Scopevisio-Vorteile – vollintegrierte Prozesse für den Mittelstand

Scopevisio ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Geschäftsprozesse im Mittelstand unterstützt. Von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung. Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind: Transparenz, Konsistenz und Effizienz. Transparenz der betrieblichen Vorgänge, Konsistenz der Daten und Abläufe, Effizienz der – vielfach automatisierten – Verarbeitung.

Alles aus einer Hand

Die Scopevisio Suite deckt in sich schon alle Abläufe im Dienstleistungssektor ab. Dazu gehören:

  • Kontakte 
  • Marketing 
  • Vertrieb 
  • Angebote und Aufträge 
  • Projekte 
  • Abrechnung 
  • Finanzbuchhaltung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Controlling 
  • Berichtswesen
  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn das noch nicht genügt, können Sie über eine offene Schnittstelle (APIs) zusätzliche Software-Komponenten anbinden. So integrieren Sie z. B. Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr PPS einfach und sicher in Scopevisio. Diese Strategie eignet sich übrigens auch für Hybrid-Lösungen. Das bedeutet: Bewährte, eigene Komponenten werden allmählich durch Scopevisio ergänzt und/oder ersetzt.

So genießen Sie die Scopevisio-Vorteile, erschließen neue digitale Geschäftsmodelle, skalieren Ihre IT und verschlanken Ihre Prozesse, ohne den enormen Aufwand einer Komplettumstellung im Hauruck-Verfahren zu riskieren.

Finanzbuchhaltung inklusive

Viele gängige ERP-Systeme haben keine eigene Finanzbuchhaltung. Bei Scopevisio ist die Finanzbuchhaltung sogar Kernkompetenz. Scopevisio Finanzen ist GoBD-konform und voll mittelstandstauglich.

Die Integration der Buchführung ins ERP bietet viele Vorteile. Viele Controlling-Auswertungen basieren auf Daten aus der Finanzbuchhaltung. Offene Posten und Mahnungen interessieren auch den Kundenbetreuer. Zu einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gehört zwingend auch die Finanzbuchhaltung.

360-Grad-Überblick 

Ein befreundeter Unternehmer erzählte: „Bevor wir zum Kunden fahren, lassen wir eine Studentische Hilfskraft ein Dossier über diesen erstellen. Darin sind bisherige Kontakte und Korrespondenzen, Absprachen, Broschüren, E-Mails, Auszüge aus der Website des Kunden, eventuelle Projekte, Wettbewerber  über den Kunden, natürlich unser Angebot, zuständige Projektmanagerin und so weiter abgeheftet. Eben alle Informationen, die wir brauchen. Die Hilfskraft benötigt im Schnitt ein bis zwei Tage, um alles zusammenzutragen.“

Na prima. Mit Scopevisio hätte sich der Chef die Zeit, die Kosten und den Aufwand sparen können – ganz zu schweigen von möglichen Fehlerquellen.

Zu den Scopevisio-Vorteilen gehört es, alle Informationen unternehmensweit zu vernetzen und in übersichtlicher Form anzuzeigen. Je nachdem, ob Sie eine Vertriebs-, Kunden- oder Projekt-Perspektive einnehmen: In Scopevisio stehen alle Informationen abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend zur Verfügung. Aus jedem Bildschirm sind über Hyperlinks wieder weitere Informationen erreichbar. Kontakte, Projekte, Notizen, Rechnungen, Deckungsbeiträge,  und ganze Prozessketten sind immer nur einen Mausklick entfernt. So ist jederzeit ein 360-Grad-Blick über das gesamte Unternehmen gesichert. 

Transparente, optimierte Prozesse

Ob im Vertrieb, im Projektmanagement oder in der Buchhaltung: Alle Mitarbeiter werden durch automatisierte Workflows und clevere Assistenzsysteme unterstützt. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität. Auch die Zusammenarbeit funktioniert einfacher und besser.

Die Pure-Cloud-Philosophie von Scopevisio ist dabei ein Pluspunkt. An jedem Standort haben die Mitarbeiter in Echtzeit aktuelle Informationen. Ohne große Absprachen weiß jeder, was er zu tun hat, weil Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prozesse strukturiert aufgesetzt sind.

Dadurch eignet sich Scopevisio wie kaum eine andere Software für das Neue Arbeiten in flexiblen, autonomen Teams. Das Arbeitsmodell des Digital Workplace ist in Scopevisio umgesetzt.

Scopevisio-Vorteile
Arbeiten, wo und wann Sie wollen

BWL-Wissen, Compliance und Best Practices

Einerseits ist Scopevisio flexibel genug, um individuelle Prozesse zu unterstützen. Andererseits enthält Scopevisio geballtes betriebswirtschaftliches und steuerrechtliches Know-how, das Ihre Abläufe besser macht.

So unterstützt das Scopevisio-CRM eine Vertriebsorganisation entlang der Sales Pipeline. Im Marketing ist eine Vorqualifizierung von Leads nach dem BANT-Verfahren integriert. In der Eingangsrechnungsbearbeitung ist die Funktionstrennung nach IKS angelegt. Die gesamte Scopevisio-Suite funktioniert GoBD-konform, schreibt im Hintergrund eine Verfahrensdokumentation und archiviert Belege rechtssicher.

Einheitliche Datenhaltung

Da Ihre gesamten Geschäftsprozesse integriert abgebildet werden, haben Sie mit Scopevisio eine einheitliche Datenbasis für die Unternehmenssteuerung. Das bedeutet zum Einen: Weniger Aufwand beim Erfassen und Abrufen von Daten. Nichts wird doppelt eingegeben oder in mehreren verschiedenen Versionen gespeichert.

Zum anderen entfällt durch die hochgradige Vernetzung der Daten und ein zugrunde liegendes, leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (Teamwork-DMS) fast der gesamte Such- und Erfassungsaufwand. Die Volltexterkennung, nicht nur von Dokumenten sondern auch von Fotos und PDF-Dateien, sorgt für blitzschnellen Zugriff.

Das große Problem der inkonsistenten Daten gehört der Vergangenheit an.

In Echtzeit rundum informiert

Mit Scopevisio haben Sie Ihr komplettes Büro immer dabei, denn Sie können jederzeit und überall auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Schutzwürdige Unternehmensdaten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – im Einklang mit strengsten Datenschutzanforderungen.

Darüber hinaus verfügt Scopevisio über eine professionelle Rechteverwaltung. So können Sie gewährleisten, dass jeder interne oder externe Mitarbeiter nur auf die Dinge Zugriff hat, die er auch wirklich benötigt.

Fazit – Scopevisio-Vorteile im Überblick

Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen, die Transparenz und Konsistenz der Datenhaltung und das geballte BWL-Wissen, das in die Entwicklung eingeflossen ist.

Die Scopevisio Suite deckt den gesamten Hauptprozess im Unternehmen ab.

Vernetzte Prozesse abbilden und bewältigen

Vernetzte Prozesse parallel abarbeiten

Viele Prozesse laufen nicht linear ab, sondern vernetzt. Der Vorgang geht nicht von Bearbeiter A zu Bearbeiter B zu Bearbeiter C usw., sondern es können mehrere Prozessschritte parallel abgearbeitet oder die Reihenfolgen von Schritten geändert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Mensch denkt gerne in Eins-zu-Eins-Beziehungen, linearen Abläufen und monokausalen Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen. In einem organischen Gebilde wie einem Unternehmen ist diese Perspektive zu eng und grob vereinfachend. Hier haben Sie es mit Viele-zu-Viele-Beziehungen, Vernetzung und Multikausalität zu tun. Da kann es schwierig bis unmöglich sein, DIE eine Ursache für einen Missstand zu identifizieren. Wo dem Menschen der Kopf schwirrt, kommen Software-Lösungen zur Hilfe. Integrierte Unternehmenssoftware ist in der Lage, Zusammenhänge quer durch das Unternehmen aufzudecken, zu analysieren und zu quantifizieren. Ist z. B. ein Projektmanagement-System in die Komplettlösung integriert, können Sie Aspekte aus der Deckungsbeitragsrechnung, Abrechnung, Zeiterfassung, Kostenstellen, Organigramm usw. zusammenführen und Erkenntnisse für Ihre Prozessverbesserung daraus gewinnen.

Handwerkszeug für vernetzte Prozesse

Folgende Aktivitäten sollten Sie anstoßen:
  • Workflows definieren und in der Software festschreiben. Jeder muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen, Compliance-Vorschriften und Termine für seinen Beitrag gelten, welche Anschlussaktivitäten er ausführen muss, an wen er die Verantwortlichkeit weitergibt. Es empfiehlt sich, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die Workflows und vernetzte Prozesse unterstützt bzw. in der Aufgaben mit den entsprechenden Parametern definiert und delegiert werden können.
  • Teilprozesse aufsplitten / zusammenführen. Machen Sie aus linearen Prozessen vernetzte Prozesse. Experimentieren Sie mit Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und justieren Sie nach. Gestalten Sie Ihre Prozesse schlank, logisch und transparent. Und dokumentieren Sie sie. Splitten Sie Aufgaben nicht zu stark auf. Sonst entstehen mehr Liegezeiten und das Committment der Bearbeiter sinkt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt.
  • Störungen eliminieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Rückzugsräume haben und nicht permanent mit Fragen, Anrufen und E-Mails belästigt werden. Man kann z. B. Fragestunden einrichten. Eventuell halten Sie ein Coaching für Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen ab (z. B. nur dreimal am Tag in die E-Mail schauen, Anrufe nur annehmen, wenn sie wichtig sind usw.). Wenn das Coaching Erfolg hat, halten Sie es nächstes Jahr wieder ab.
  • Zuständigkeiten nach der RACI-Matrix definieren. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Die Durchführungsverantwortung liegt beim Bearbeiter, die Ergebnisverantwortung beim Manager, für den Input verantwortlich (Consulted) ist z. B. der Kunde und bestimmte Stakeholder sind über bestimmte Aspekte zu informieren.

Vom Kunden her denken

  • Der Kunde braucht das Ergebnis X zum Zeitpunkt Y. Und nicht das Ergebnis X plus (Upgrades 1 bis n) zum Zeitpunkt Y minus 2 oder Y plus 3. Produzieren Sie nicht am Bedarf vorbei.
  • Wenn Sie es schaffen, genau zur richtigen Zeit die richtige Leistung zu liefern, stärkt das die Kundenbindung und verschafft Ihnen den Ruf von Verlässlichkeit. Das ist eine gute Basis für Anschlussverkäufe.
  • Die Lieferung bzw. Leistungserbringung wird vom Kunden getriggert. (Als Kunde zählt in diesem Sinne auch die interne Business Unit, die ein Arbeitsergebnis anfordert.)
  • Also sollte der Prozess auch ausgehend von diesem Trigger von hinten nach vorne durchdacht werden, nicht nur – wie üblich – von vorne nach hinten.
  • Etablieren Sie Möglichkeiten, das Pull-Konzept umzusetzen, d. h. der Empfänger holt sich die Leistung beim jeweiligen Vordermann bzw. der Bearbeiter holt sich neue Arbeit, wenn er Zeit hat.

Standardisieren, digitalisieren, automatisieren

Wenn Sie einen Prozess optimiert haben, standardisieren Sie ihn. Schreiben Sie ihn fest und implementieren Sie ihn in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Unternehmenssoftware. Beachten Sie dabei die einschlägigen Gesetzesvorgaben und implementieren Sie diese gleich mit in Ihre vernetzten Prozesse. Viele zeitraubende Routineaufgaben können heute durch Digitalisierung und Automatisierung erledigt werden. Das geht nicht nur schneller, sondern eliminiert auch Fehlerquellen und Risiken (Stichwort menschliche Unachtsamkeit) und setzt Ressourcen frei.   So lässt sich z. B. die Prüfung, Freigabe, Buchung und Überweisung von Eingangsrechnungen teilweise automatisieren. Wiederkehrende Kontobewegungen und Ausgangsrechnungen können in der Buchhaltung automatisiert verarbeitet werden. Komplizierte Splittbuchungen können als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden. Rechnungs- und Mahnläufe werden auf Knopfdruck versandt. Der Buchhalter kontrolliert nur noch und kümmert sich um die ungewöhnlichen Fälle.

Mauerfall – jetzt auch im Unternehmen

Folgende wichtigen Aspekte spielen eine Rolle (die Liste könnte noch weitergeführt werden):
  • Die Software muss den Prozess-Flow von vernetzten Prozessen unterstützen, nicht behindern.
  • Lassen Sie keine Daten-Silos und Schnittstellen-Hürden in Ihrer Systemlandschaft zu
  • Verhindern Sie redundante Arbeiten, z. B. wenn dieselben Daten in mehreren Systemen erfasst werden
  • Achten Sie darauf, dass in der Software individualisierbare Workflows angelegt werden, z. B. die für eine Weitergabe der Verantwortlichkeit mit Folgeaktivitäten oder für die Funktionstrennung nach IKS bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
  • Reißen Sie Mauern ein. Dazu gehören Abteilungsmauern, räumliche Mauern (mobiles Arbeiten ermöglichen!), Mauern zwischen Steuerberater und Mandant, Mauern zwischen lokalen Speichern auf irgendwelchen PCs, Mauern zwischen Software-Systemen (Office, CRM, Abrechnung, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Reporting).

Integrierte Software verwenden

Das sollte aus allem vorher Gesagten bereits logisch hervorgehen: Je stärker eine Software integriert ist, je besser sie den ganzen Hauptprozess im Unternehmen abbilden kann, umso besser die Transparenz und Durchgängigkeit, umso geringer die Reibungsverluste. Folgende Aspekte sollten die Wahl der Software steuern:
  • Durchgängige, vernetzte Prozesse statt Datensilos
  • Suchaufwand / Liegezeiten / Rückfragen minimieren
  • Inhärente Prozessdokumentation
  • Inhärente Workflows
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie z. B. den GoBD.
  • Risikominimierung – z. B. beim Thema Vertrauensschaden, Steuerschätzung usw.
Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, werden Sie in Zukunft auch vernetzte Prozesse mit Leichtigkeit managen.