Ruhig Blut bei der Kassennachschau 2018

Seit 2018 hat die Finanzbehörde die Möglichkeit einer Kassennachschau. Das bedeutet, dass ein Prüfer vom Finanzamt plötzlich unangekündigt vor Ihrer Tür stehen kann, um nachzuschauen, ob Sie Ihre Kasse richtig führen.

Im Jahr 2016 erklärten wir das neue Gesetz gegen Kassenmanipulationen bereits in unserem Artikel Kassen sollen sicher werden.

Manipulationssichere Kassen

Grundlage der Kassennachschau ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152), das im § 147 Abgabenordnung (AO) verewigt ist. Die Abgabenordnung verlangt, dass Unterlagen „Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“.

Die Kassennachschau gehört zu einer Reihe von Maßnahmen und neuen Regelungen, mit denen Manipulationen und Betrug bei Kassen im digitalen Zeitalter unmöglich gemacht werden soll.

Weitere Anforderungen betreffen die Erfassung und Archivierung von Belegen und die Kassenführung. Auf diese haben wir auch bereits im Artikel Schärfere Anforderungen an Kassen ab 2017 hingewiesen.

Was wird bei der Kassennachschau geprüft?

Die Kassennachschau dient der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kassenbewegungen. Außerdem wird geprüft, ob die Kassen im Geschäftsbetrieb ordnungsgemäß eingesetzt werden.  

Über die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen an Kassen haben wir bereits im Beitrag GoBD und Kassen berichtet.

Zur Erinnerung: Die wichtigsten Kriterien sind…

  • Taggenaue Erfassung von Bargeschäften
  • Einzelaufzeichnungspflicht
  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung
  • Jederzeitige Kassensturzfähigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Revisionssichere Archivierung
  • Datenschutz durch zertifizierte Sicherheitseinrichtung
  • Datenzugriff der Finanzbehörde im Rahmen von Prüfungen

Wichtig: Moderne Kassensoftware wie die von Scopevisio hilft ihren Benutzern, alle diese Anforderungen einzuhalten.

Wer führt die Kassennachschau durch?

Die Kassennachschau wird von einem Amtsträger des Finanzamts vorgenommen, der zur Nachschau berechtigt ist. Im Zweifelsfall sollten Sie sich also nicht nur einen Dienstausweis, sondern auch eine Autorisierung zur Nachschau zeigen lassen.

Wann und wo findet die Kassennachschau statt?

Das Finanzamt kann jederzeit, ohne vorherige Ankündigung, eine Kassennachschau durchführen. Diese darf auch außerhalb der einer Außenprüfung stattfinden, allerdings nur in Ihren Geschäftsräumen und nur während der branchenüblichen Geschäftszeiten.

Nachschau bei laufendem Geschäftsbetrieb

Was darf der Prüfer einsehen?

Die Nachschau beschränkt sich auf den Bereich der Kassen. Die Durchsuchung weiterer Schränke und Schubladen oder gar der gesamten Geschäftsräume ist nicht rechtmäßig. Auch Ihre Privatwohnung bleibt von der Prüfung verschont, es sei denn, es finden sich Anhaltspunkte für ein schweres Vergehen und die Finanzbehörde befürchtet Flucht- oder Verdunkelungsgefahr.

Welche Pflichten haben Sie als Steuerpflichtiger?

  • Sie müssen den Prüfer hereinlassen.
  • Sie müssen ihm seine Arbeit ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie ihm Zugang zum Kassensystem geben und die Auswertung der Daten zulassen.
  • Wenn Sie Ihre Kasse digital führen dann kann darf der Prüfer Einblick nehmen. Er kann verlangen, dass Sie ihm die Kassendaten in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung stellen. Scopevisio hat dafür eigens ein Profil für Betriebsprüfer eingerichtet und stellt Exportmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Sie müssen unter Umständen auch Benutzerhandbücher oder Anleitungen zur verwendeten Software zur Verfügung stellen.
  • Eventuell sollten Sie eine Verfahrensdokumentation zur Hand haben.
  • Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen. Außerdem kann er sich die Aufzeichnungen der vorangegangenen Tage zeigen lassen.

Und wenn die Unterlagen nicht in meinem Geschäft lagern?

Wenn die Unterlagen in einem Buchführungsbüro liegen, kann der Prüfer auch dort unangekündigt erscheinen und Einsicht in die Unterlagen verlangen. Der Dienstleister muss dem Prüfer auf Verlangen auch die Daten übermitteln.

Liegen die Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, sieht es etwas anders aus. Diesen darf der Prüfer nicht unangekündigt „überfallen“, sondern er muss seinen Besuch ein bis zwei Wochen vorher ankündigen.

Welche Risiken bestehen für Sie?

Wenn Sie dem Prüfer den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen verweigern, riskieren Sie, dass er direkt zu einer Außenprüfung übergeht. Diese wird aufgrund Ihrer Weigerung kein angenehmes Erlebnis werden.

Wenn die verwendeten Kassen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann ein Bußgeld erhoben werden. Ab 2020 werden dafür neue Bußgeldtatbestände in § 379 AO aufgenommen. Die maximale Höhe der Geldbuße liegt bei 25.000 Euro.

Fazit zur Kassennachschau

Wer seine Kassen ordentlich führt, hat bei einer Kassennachschau nichts zu befürchten. Daher ist es anzuraten, den Prüfer zu unterstützen und die verlangten Unterlagen und Einsichtnahmen zu gewähren. Mit einer modernen, elektronischen Kasse oder einer GoBD-konformen Software wie Scopevisio ist das kein Problem. Auch die Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer, damit dieser sie in seinem Büro auswerten kann, ist mit einer modernen Software schnell erledigt.

Zur Sicherheit sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Kassenunterlagen im Ernstfall schnell zur Hand zu haben.

Scopevisio ist GoBD-konform – Checkliste

 

Scopevisio erfüllt Compliance-Anforderungen

Schon vor der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 erfüllte Scopevisio alle Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzbehörden. Diese hießen damals noch GDPdU und GoB, enthielten jedoch bereits die meisten Regelungen der modernen GoBD.

Mit Inkrafttreten der GoBD konnte Scopevisio sich daher schnell an den neuen, strengeren Rechtsrahmen anpassen. Wir haben die GoBD in Scopevisio vollständig umgesetzt.

Mehr noch: Es gibt ja nicht nur Vorschriften für Software-Systeme, sondern auch für die Menschen, die diese Software verwenden. Scopevisio macht Ihnen die Einhaltung durch clevere Funktionen leicht.

Zum Beispiel:

  • Damit Kassenbewegungen schnell erfasst werden können, gibt es eine App, die Belege automatisch über die Smartphone-Kamera hochlädt.
  • Damit die Funktionstrennung beim Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen beachtet wird, haben wir einen praktischen Workflow integriert.

Diese und viele weitere Lösungen finden Sie in unserer integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Lassen Sie sich in einem unserer Webinare zeigen, wie vielseitig und durchdacht Scopevisio Ihre Prozesse begleitet.

Scopevisio und GoBD – das passt!

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, wie die Scopevisio die GoBD-Anforderungen erfüllt.

Diese GoBD-Anforderung…

erfüllt Scopevisio durch folgende Maßnahmen…

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (progressiv und retrograd)

Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.

Buchungssatz und Belegbild sind unauflöslich miteinander verknüpft.

Stammdatenänderungen sind aus dem Systemprotokoll ersichtlich.

Unveränderbarkeit

Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.

Unverlierbarkeit

Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden können.

Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Dokumente vor Vernichtung, Verlust, Überschreiben, Diebstahl usw. geschützt sind.

Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten

Datenspeicherung in Deutschland

Die Datenspeicherung erfolgt auf eigenen, dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht.

Vollständigkeit (in Bezug auf außersteuerliche und steuerliche Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichten)

Steuerrelevante Informationen werden in einem an die Finanzbuchhaltung angebundenen DMS gesichert und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft.

Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft.

Auffindbarkeit

Durch Techniken wie z. B. Volltextindizierung lassen sich Informationen rasch finden.

Ordnung

Unterlagen sind eindeutig identifizierbar. Das gilt für Buchungen, Belege und begleitende Dokumente.

Zeitgerechte Erfassung

Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst.

Mobile Apps unterstützen die zeitnahe Erfassung.

Zeitgerechte Buchung

Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen.

Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten übernehmen.

Tägliche Kassenführung

Den Kassenbewegungen kann ein elektronischer Beleg sofort zugeordnet werden.

Jederzeitige Kassensturzfähigkeit

Der Sollbestand der Kasse ist direkt abrufbar.

Maschinelle Auswertbarkeit

Das System liefert verlustfrei maschinell auswertbare Daten (kein Downgrade!).

Datenzugriff der Finanzbehörde

Im Falle einer Steuerprüfung sind die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export schnell eingerichtet bzw. im System bereits vorgesehen.

Internes Kontrollsystem

Die erforderliche Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.

Im Idealfall implementiert das System auch einen Workflow für die Rechnungsprüfung und –freigabe.

Verfahrensdokumentation

Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.

 

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir nicht befugt sind, Rechts- oder Steuerberatung zu leisten.

Scopevisio-Vorteile – vollintegrierte Prozesse für den Mittelstand

Scopevisio ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die alle wichtigen Geschäftsprozesse im Mittelstand unterstützt. Von der ersten Kundenansprache bis zur letzten Mahnung. Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind: Transparenz, Konsistenz und Effizienz. Transparenz der betrieblichen Vorgänge, Konsistenz der Daten und Abläufe, Effizienz der – vielfach automatisierten – Verarbeitung.

Alles aus einer Hand

Die Scopevisio Suite deckt in sich schon alle Abläufe im Dienstleistungssektor ab. Dazu gehören:

  • Kontakte 
  • Marketing 
  • Vertrieb 
  • Angebote und Aufträge 
  • Projekte 
  • Abrechnung 
  • Finanzbuchhaltung 
  • Dokumentenmanagement 
  • Controlling 
  • Berichtswesen
  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn das noch nicht genügt, können Sie über eine offene Schnittstelle (APIs) zusätzliche Software-Komponenten anbinden. So integrieren Sie z. B. Ihr Warenwirtschaftssystem oder Ihr PPS einfach und sicher in Scopevisio. Diese Strategie eignet sich übrigens auch für Hybrid-Lösungen. Das bedeutet: Bewährte, eigene Komponenten werden allmählich durch Scopevisio ergänzt und/oder ersetzt.

So genießen Sie die Scopevisio-Vorteile, erschließen neue digitale Geschäftsmodelle, skalieren Ihre IT und verschlanken Ihre Prozesse, ohne den enormen Aufwand einer Komplettumstellung im Hauruck-Verfahren zu riskieren.

Finanzbuchhaltung inklusive

Viele gängige ERP-Systeme haben keine eigene Finanzbuchhaltung. Bei Scopevisio ist die Finanzbuchhaltung sogar Kernkompetenz. Scopevisio Finanzen ist GoBD-konform und voll mittelstandstauglich.

Die Integration der Buchführung ins ERP bietet viele Vorteile. Viele Controlling-Auswertungen basieren auf Daten aus der Finanzbuchhaltung. Offene Posten und Mahnungen interessieren auch den Kundenbetreuer. Zu einem ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen gehört zwingend auch die Finanzbuchhaltung.

360-Grad-Überblick 

Ein befreundeter Unternehmer erzählte: „Bevor wir zum Kunden fahren, lassen wir eine Studentische Hilfskraft ein Dossier über diesen erstellen. Darin sind bisherige Kontakte und Korrespondenzen, Absprachen, Broschüren, E-Mails, Auszüge aus der Website des Kunden, eventuelle Projekte, Wettbewerber  über den Kunden, natürlich unser Angebot, zuständige Projektmanagerin und so weiter abgeheftet. Eben alle Informationen, die wir brauchen. Die Hilfskraft benötigt im Schnitt ein bis zwei Tage, um alles zusammenzutragen.“

Na prima. Mit Scopevisio hätte sich der Chef die Zeit, die Kosten und den Aufwand sparen können – ganz zu schweigen von möglichen Fehlerquellen.

Zu den Scopevisio-Vorteilen gehört es, alle Informationen unternehmensweit zu vernetzen und in übersichtlicher Form anzuzeigen. Je nachdem, ob Sie eine Vertriebs-, Kunden- oder Projekt-Perspektive einnehmen: In Scopevisio stehen alle Informationen abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend zur Verfügung. Aus jedem Bildschirm sind über Hyperlinks wieder weitere Informationen erreichbar. Kontakte, Projekte, Notizen, Rechnungen, Deckungsbeiträge,  und ganze Prozessketten sind immer nur einen Mausklick entfernt. So ist jederzeit ein 360-Grad-Blick über das gesamte Unternehmen gesichert. 

Transparente, optimierte Prozesse

Ob im Vertrieb, im Projektmanagement oder in der Buchhaltung: Alle Mitarbeiter werden durch automatisierte Workflows und clevere Assistenzsysteme unterstützt. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität. Auch die Zusammenarbeit funktioniert einfacher und besser.

Die Pure-Cloud-Philosophie von Scopevisio ist dabei ein Pluspunkt. An jedem Standort haben die Mitarbeiter in Echtzeit aktuelle Informationen. Ohne große Absprachen weiß jeder, was er zu tun hat, weil Verantwortlichkeiten klar geregelt und Prozesse strukturiert aufgesetzt sind.

Dadurch eignet sich Scopevisio wie kaum eine andere Software für das Neue Arbeiten in flexiblen, autonomen Teams. Das Arbeitsmodell des Digital Workplace ist in Scopevisio umgesetzt.

Scopevisio-Vorteile
Arbeiten, wo und wann Sie wollen

BWL-Wissen, Compliance und Best Practices

Einerseits ist Scopevisio flexibel genug, um individuelle Prozesse zu unterstützen. Andererseits enthält Scopevisio geballtes betriebswirtschaftliches und steuerrechtliches Know-how, das Ihre Abläufe besser macht.

So unterstützt das Scopevisio-CRM eine Vertriebsorganisation entlang der Sales Pipeline. Im Marketing ist eine Vorqualifizierung von Leads nach dem BANT-Verfahren integriert. In der Eingangsrechnungsbearbeitung ist die Funktionstrennung nach IKS angelegt. Die gesamte Scopevisio-Suite funktioniert GoBD-konform, schreibt im Hintergrund eine Verfahrensdokumentation und archiviert Belege rechtssicher.

Einheitliche Datenhaltung

Da Ihre gesamten Geschäftsprozesse integriert abgebildet werden, haben Sie mit Scopevisio eine einheitliche Datenbasis für die Unternehmenssteuerung. Das bedeutet zum Einen: Weniger Aufwand beim Erfassen und Abrufen von Daten. Nichts wird doppelt eingegeben oder in mehreren verschiedenen Versionen gespeichert.

Zum anderen entfällt durch die hochgradige Vernetzung der Daten und ein zugrunde liegendes, leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (Teamwork-DMS) fast der gesamte Such- und Erfassungsaufwand. Die Volltexterkennung, nicht nur von Dokumenten sondern auch von Fotos und PDF-Dateien, sorgt für blitzschnellen Zugriff.

Das große Problem der inkonsistenten Daten gehört der Vergangenheit an.

In Echtzeit rundum informiert

Mit Scopevisio haben Sie Ihr komplettes Büro immer dabei, denn Sie können jederzeit und überall auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Schutzwürdige Unternehmensdaten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert – im Einklang mit strengsten Datenschutzanforderungen.

Darüber hinaus verfügt Scopevisio über eine professionelle Rechteverwaltung. So können Sie gewährleisten, dass jeder interne oder externe Mitarbeiter nur auf die Dinge Zugriff hat, die er auch wirklich benötigt.

Fazit – Scopevisio-Vorteile im Überblick

Die wichtigsten Scopevisio-Vorteile sind die Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen, die Transparenz und Konsistenz der Datenhaltung und das geballte BWL-Wissen, das in die Entwicklung eingeflossen ist.

Die Scopevisio Suite deckt den gesamten Hauptprozess im Unternehmen ab.