Office Connector erleichtert ERP-Umstellung

ERP-Software macht das Büro-Leben leichter. Aber für die Mitarbeiter bedeutet sie eine Umstellung. Das behagt nicht jedem. Die häufigste Ursache, weshalb ERP-Projekte scheitern, ist die, dass unterwegs die Mitarbeiter von Bord gehen. Sie sind nun einmal an Microsoft Office gewöhnt.

Um den Mitarbeitern den Umgang mit ihrem neuen ERP-System zu erleichtern, hat Scopevisio zusammen mit seinem Partner Agindo den Office Connector erfunden.

Die Sorgen der Mitarbeiter

Marita P. rollt die Augen zum Himmel und stöhnt ausgiebig. Gerade hat der Chef angekündigt, dass ab nächsten Monat eine neue Software eingeführt wird. Marita hat etwas von ERP und Digitalisierung verstanden. ERP hat etwas mit „Enterprise“ zu tun, der Rest ging im allgemeinen Gemurmel unter.

Das kann ja heiter werden, denkt sie. Sind wir jetzt auf Raumschiff Enterprise? Warum lässt man mich nicht in Ruhe weiter mit meinem Word und Outlook arbeiten? Muss ich jetzt meine ganzen Termine in zwei Kalendern pflegen?

Connector verbindet Scopevisio und Office

Niemand möchte auf „seine“ Office-Anwendungen verzichten. Und alle befürchten Mehrarbeit, wenn das ERP-System einmal eingeführt ist. Mehr Tools, die gleichzeitig geöffnet, beherrscht, gepflegt werden müssen. Mehr Mausklicks, mehr Suchaufwand, mehr Komplexität.

Keine Bange, dazu kommt es nicht. Denn genau hier setzt der Office Connector von Scopevisio an. Er sorgt dafür, dass die Office-Anwendungen Word, Excel, Powerpoint und Outlook mit Scopevisio nahtlos kommunizieren – und umgekehrt.

Der Connector ist ein Add-in, das in die Symbolleisten von Word, Excel, Powerpoint und Outlook zwei neue Schaltflächen zaubert. Mit einer wird Scopevisio gestartet. Mit der anderen wird der Connector geöffnet.

Fenster zwischen Office und ERP-System

Dieser zeigt sich als kleines Fenster, das an die jeweilige Office-Anwendung angedockt ist. Wenn Sie ein Dokument speichern möchten, klicken Sie einfach dort statt in die Symbolleiste. Schon wird das Element das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio, Teamwork DMS, hochgeladen.

Aber das ist noch nicht alles. Der Sinn in eines ERP-Systems wie Scopevisio ist ja, dass Daten nicht mehr unverbunden „herumliegen“, sondern mit Geschäftsprozessen verknüpft werden. Wenn Marita P. in Word einen Brief schreibt oder in Powerpoint eine Präsentation erstellt, tut sie das nicht zum Spaß. Deshalb kann sie das Dokument

  • in einen bestimmten Ordner in Teamwork legen
  • mit einem Kontakt verknüpfen
  • mit einem Projekt verknüpfen
  • mit einer Aufgabe verknüpfen
  • oder sogar eine Aufgabe daraus erstellen. Dabei wird das Dokument mit der neuen Aufgabe verknüpft.

Auch E-Mails kann Marita P. in derselben Weise mit Vorgängen verbinden oder zu Aufgaben machen. Wenn sie es möchte, kann sie die E-Mail automatisch beim Absenden dem oder den Adressaten zuordnen.

Würde dann später ihr Chef oder ein Außendienstmitarbeiter die elektronische Akte des Adressaten öffnen, könnte er die E-Mail-Korrespondenz lückenlos nachverfolgen. Für eine individuelle, kompetente Kundenkommunikation ist dies enorm hilfreich.

Entlastung statt Mehrarbeit

Für Marita P. entsteht also keine Mehrarbeit, sondern das Gegenteil ist der Fall. Nicht ein einziger Mausklick mehr ist vonnöten. Sie muss keine zwei Systeme pflegen und kann weiter in ihrer vertrauten Windows-Umgebung arbeiten.

Office

Tatsächlich wird sie entlastet. Informationen, die früher mühsam zusammengetragen oder bei Kollegen erfragt werden mussten, kann sie heute mit einer simplen Suchanfrage über den Office Connector direkt aus Scopevisio ziehen. Adressen tippt sie nicht mehr ins Dokument ein, sondern überträgt sie mit einem Klick aus Scopevisio in ihren Brief.

Und auch Termine braucht sie nicht doppelt einzutragen. Denn der Scopevisio-Kalender lässt sich einfach mit dem Office-Kalender verknüpfen.

Excel und Scopevisio

Marita P. ist nicht die einzige Mitarbeiterin, die ihre Vorbehalte hat. Auch Klaus R. runzelt die Stirn. Als Controller hat er im Laufe der Jahre etliche Excel-Tabellen gebaut, alles maßgeschneidert aufs Unternehmen. Er ist ein wenig stolz auf seine komplexen Auswertungen und aussagekräftigen Diagramme.

Es wäre natürlich toll, einheitliche Echtzeit-Daten aus einer ERP-Software ziehen zu können. Aber wie, um Himmels willen, soll er seine Auswertungen in der neuen Software nachbilden?

Datenquelle Scopevisio

Eine praktische Funktion von Excel ist die Verknüpfung von Datenquellen. Es ist möglich, einen Link auf eine Datenquelle in eine Excel-Tabelle einzufügen und die Tabelle über diesen Link mit Daten zu befüllen.

Scopevisio stellt eine Vielzahl von Informationen als Datenquellen bereit. Wer mit den zahlreichen „eingebauten“ Controlling-Auswertungen nicht auskommt oder weiterhin seine eigenen Auswertungen verwenden möchte, kann das tun. Controller finden in Scopevisio eine intuitive Funktion vor, mit der sie ERP-Daten als Datenquelle konfigurieren können. Anschließend wird ein Link auf die Datenquelle abgerufen und in Excel eingefügt.

Damit konnten auch die Bedenken des Controllers Klaus R. schnell zerstreut werden.

Mit Software gegen Fachkräftemangel

Die Nachrichten sind alarmierend: „Fachkräftemangel wird für Deutschland zum Umsatz-Killer“ titelt die Welt am 5. November; „Fachkräftemangel bremst Deutschlands Mittelständler“ legen die Stuttgarter Nachrichten nach.

Grundlage ist eine Studie, deren Ergebnisse kaum überraschen: Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts GfK unter 800 mittelständischen Unternehmen in Deutschland zeigt, dass es brennt auf dem deutschen Arbeitsmarkt. 97 Prozent der Unternehmen finden nicht genügend qualifizierte Bewerber. 88 Prozent empfinden den Markt gar als „leergefegt“.

Fachkräftemangel kostet Umsatz

Der Fachkräftemangel hat weitreichende Folgen für die Wirtschaft. Investitionen werden verschoben, Projekte abgeblasen, Termine überschritten und Aufträge abgelehnt. 28 Prozent der Firmen verzichten auf Umsatz – und das trotz erheblicher Überstunden der vorhandenen Belegschaften.

Zukunftsinvestitionen scheitern am Fachkräftemangel

Ausgerechnet die digitale Transformation entwickelt sich zur Hängepartie. Wegen des Mitarbeitermangels verschieben viele Firmen ihre Digitalisierungsprojekte oder IT-Investitionen. Dabei sind diese Bereiche absolut zukunftsentscheidend. In vielen Branchen entscheidet der Grad der Digitalisierung und Automatisierung darüber, welches Unternehmen im Wettbewerb besteht und welches nicht. Wer heute seine IT-Investitionen aufschiebt, kann schon morgen große Probleme bekommen.

Kaum verwunderlich: IT-Spezialisten sind besonders begehrt – und besonders rar. 29 Prozent der großen Mittelständler, die unter Fachkräftemangel leiden, konnten aus diesem Grund IT-Projekte nicht umsetzen. 

IT Fachkräfte

Der Wettbewerb um die besten Köpfe treibt die Löhne nach oben. Kleinere Unternehmen leiden darunter stärker als große. Denn sie können die von anderen Unternehmen angebotenen Löhne nicht bezahlen.

Unternehmen nicht attraktiv genug

Rund die Hälfte der Befragten stellen fest, dass die Suche nach Talenten gar nicht an den Gehaltsvorstellungen scheitert. Stattdessen sei ihr Unternehmen wohl nicht attraktiv genug.

Fast ebenso viele Unternehmen sehen in ihrem abgelegenen Standort eine Ursache für die Recruiting-Probleme. Begehrte Fachkräfte können aus mehreren Stellenangeboten wählen. Da zieht so mancher lieber nach Stuttgart als in die Schwäbische Alb.

Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Wenn die Firmen schon erkannt haben, dass ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu wünschen übriglässt, dann sollten sie etwas dagegen tun. Selbsterkenntnis ist bekanntlich der erste Weg zur Besserung.

Arbeitsplatz
Ist die Software up-to-date?

 

Um die eigene Attraktivität zu steigern lohnt es sich, zu fragen, was moderne Arbeitnehmer wollen.

Was wollen Arbeitnehmer?

Eine Studie eines Büromöbelherstellers fand heraus, dass sich die Arbeitnehmer ergonomischere Arbeitsplätze wünschen. Die IG-Metall ermittelte mit einer groß angelegten Befragung, dass Beschäftigte kürzere Arbeitszeiten wollen und sich für Selbstverwirklichung am Arbeitsplatz kaum interessieren. Softwarehersteller finden heraus, dass sich Arbeitnehmer über veraltete Software beschweren. Und Elternverbände stellen fest, dass mehr Home Office und Teilzeitmodelle ein Schritt in die richtige Richtung sind. Der Verband der Physiotherapeuten schwört auf Massagen am Arbeitsplatz. Cui bono? fragt sich da der aufmerksame Leser.

Die folgenden Erkenntnisse stammen aus verlässlichen, neutralen Quellen.

Generation Y will Selbstverwirklichung

Anders als der DGB berichten neutrale Studien, dass die Generation Y mehr Wert auf sinnerfülltes Arbeiten, Freiräume, Familienfreundlichkeit und Selbstverwirklichung legt als frühere Generationen. Die jungen Leute finden Konzept für Neues Arbeiten gut.

Lob und Anerkennung

Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Gute Mitarbeiter freuen sich über Lob und Anerkennung. Incentives binden wertvolle Talente an Ihr Unternehmen. Wer Wertschätzung erfährt, lässt sich nicht so leicht abwerben.

Der Führungsstil sollte nicht autoritär sein, sondern die Mitarbeiter fördern und motivieren. Offenes Lob, aber auch konstruktive Kritik, sind dabei wichtig. Auch geldwerte Incentives kommen in Betracht, zum Beispiel ein Bonus, eine Urlaubsbeihilfe oder ein Dienstwagen. Gemeinsame Betriebsfeiern und Ausflüge stärken den Zusammenhalt.

Urlaub und Weiterbildung

Genügend Urlaub steht bei vielen Arbeitnehmern weit oben auf der Wunschliste. Die wenigsten würden für einen neuen Arbeitgeber auf Urlaub verzichten. Auch Weiterbildung steht hoch im Kurs, dient sie doch der persönlichen Weiterentwicklung und zeigt, dass der Chef sich für den Mitarbeiter interessiert. Fast 90 Prozent der Arbeitnehmer würden sich über eine Weiterbildung freuen, aber nur knapp die Hälfte bekommt tatsächlich eine angeboten.

Flexible Arbeitszeiten und Familienfreundlichkeit

Arbeitnehmer möchten ihre schmale Freizeit nicht auch noch im Stau verbringen. Flexible Arbeitszeitmodelle geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten auf ihre Bedürfnisse abzustimmen: Außerhalb der Stoßzeiten zur Arbeit fahren, in der Familienphase die Arbeitszeit reduzieren, gelegentlich auch einmal im Home-Office arbeiten, die Hobbies mit der Arbeit in Einklang bringen – immerhin rund drei Viertel der Arbeitnehmer hegen diese nachvollziehbaren Wünsche.

Eine wahre Geschichte: Mitten im größten IT-Fachkräftemangel fand eine erfahrene Informatikerin, ihres Zeichens Datenbankadministratorin, keine Arbeit. Warum? Weil sie ein Kind bekommen hatte und nur 30 Stunden zur Verfügung stehen konnte. Wer als Arbeitgeber solche Bewerber ziehen lässt, hat das Recht verwirkt, einen Fachkräftemangel zu beklagen.

Geld macht nicht glücklich

…aber es beruhigt, sagt eine Volksweisheit. Faire Bezahlung sollte selbstverständlich sein. Das bedeutet: Sie sollten bei der Entlohnung im Branchenvergleich mindestens im Mittelfeld liegen.

Stärken betonen, Schwächen kompensieren

In der Realität hängt es stark von Branche, Standort und der eigenen Firmenkultur ab, welche Arbeitsmodelle die Attraktivität Ihrer Firma als Arbeitgeber steigern können. Werfen Sie doch einmal einen Blick darauf, was Sie haben und was Ihnen fehlt. Dann können Sie bei der Personalsuche Ihre Stärken besser ins Licht rücken und Ihre Schwächen kompensieren.

  • Haben Sie einen attraktiven Standort und eine gute IT-Ausstattung? Dann könnten mehr Flexibilität und bessere Löhne die Antwort sein.
  • Ist Ihre Branche unattraktiv und Ihre Firmenzentrale in Posemuckel? Dann können Sie vielleicht mit einer tollen Arbeitsplatz-Ausstattung, gutem Betriebsklima und einem Betriebskindergarten punkten.
  • Suchen Sie verzweifelt IT-Personal und können es in hundert Kilometer Umkreis nicht finden? Dann verwenden Sie doch Cloud-Software und sparen Sie sich das Personal für Wartung und Administration eigener Server!
  • Brauchen Sie mehr Wirtschaftsinformatiker, Marketing-Leute, Betriebswirte, Logistik-Fachkräfte? Dann bilden Sie doch selbst welche aus. Viele Studierende in dualen Studiengängen freuen sich über eine Chance.

Software als Helfer in der Not

Und jetzt folgt das unvermeidliche Lob der aktuellen Software. Denn nach wie vor schöpfen die meisten Unternehmen die Effizienzpotenziale etwa eines ERP-Systems oder einer Cloud-Lösung nicht komplett aus.

Cloud bringt die Arbeit zum Mitarbeiter

Dabei kann Cloud-Software ein kleines Wunder vollbringen: Wenn der Mitarbeiter nicht zur Firma kommen kann, bringt sie die Firma zum Mitarbeiter. So kann ein deutsches Unternehmen beispielsweise einen Entwickler auf den Philippinen beschäftigen. Nicht etwa per Outsourcing, sondern als Angestellten.

e-Collaboration für Job Sharing

Moderne ERP-Systeme machen Workflows stabil, Prozesse transparent und Informationen zugänglich. In einem solchen Umfeld ist es kein Problem mehr, eine Arbeitsstelle auf zwei oder mehr Personen aufzuteilen.

ERP-Software, CRM und Dokumentenmanagementsysteme bilden eine ideale Plattform für die elektronische Zusammenarbeit, neudeutsch: eCollaboration. Die Informationen fließen nahtlos von einer Kollegin zur nächsten. Die kann dann ihre Arbeit genau dort aufnehmen, wo ihre Job Sharing-Partnerin aufgehört hat.