Mit Software gegen Fachkräftemangel

Die Nachrichten sind alarmierend: „Fachkräftemangel wird für Deutschland zum Umsatz-Killer“ titelt die Welt am 5. November; „Fachkräftemangel bremst Deutschlands Mittelständler“ legen die Stuttgarter Nachrichten nach.

Grundlage ist eine Studie, deren Ergebnisse kaum überraschen: Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts GfK unter 800 mittelständischen Unternehmen in Deutschland zeigt, dass es brennt auf dem deutschen Arbeitsmarkt. 97 Prozent der Unternehmen finden nicht genügend qualifizierte Bewerber. 88 Prozent empfinden den Markt gar als „leergefegt“.

Fachkräftemangel kostet Umsatz

Der Fachkräftemangel hat weitreichende Folgen für die Wirtschaft. Investitionen werden verschoben, Projekte abgeblasen, Termine überschritten und Aufträge abgelehnt. 28 Prozent der Firmen verzichten auf Umsatz – und das trotz erheblicher Überstunden der vorhandenen Belegschaften.

Zukunftsinvestitionen scheitern am Fachkräftemangel

Ausgerechnet die digitale Transformation entwickelt sich zur Hängepartie. Wegen des Mitarbeitermangels verschieben viele Firmen ihre Digitalisierungsprojekte oder IT-Investitionen. Dabei sind diese Bereiche absolut zukunftsentscheidend. In vielen Branchen entscheidet der Grad der Digitalisierung und Automatisierung darüber, welches Unternehmen im Wettbewerb besteht und welches nicht. Wer heute seine IT-Investitionen aufschiebt, kann schon morgen große Probleme bekommen.

Kaum verwunderlich: IT-Spezialisten sind besonders begehrt – und besonders rar. 29 Prozent der großen Mittelständler, die unter Fachkräftemangel leiden, konnten aus diesem Grund IT-Projekte nicht umsetzen. 

IT Fachkräfte

Der Wettbewerb um die besten Köpfe treibt die Löhne nach oben. Kleinere Unternehmen leiden darunter stärker als große. Denn sie können die von anderen Unternehmen angebotenen Löhne nicht bezahlen.

Unternehmen nicht attraktiv genug

Rund die Hälfte der Befragten stellen fest, dass die Suche nach Talenten gar nicht an den Gehaltsvorstellungen scheitert. Stattdessen sei ihr Unternehmen wohl nicht attraktiv genug.

Fast ebenso viele Unternehmen sehen in ihrem abgelegenen Standort eine Ursache für die Recruiting-Probleme. Begehrte Fachkräfte können aus mehreren Stellenangeboten wählen. Da zieht so mancher lieber nach Stuttgart als in die Schwäbische Alb.

Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Wenn die Firmen schon erkannt haben, dass ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu wünschen übriglässt, dann sollten sie etwas dagegen tun. Selbsterkenntnis ist bekanntlich der erste Weg zur Besserung.

Arbeitsplatz
Ist die Software up-to-date?

 

Um die eigene Attraktivität zu steigern lohnt es sich, zu fragen, was moderne Arbeitnehmer wollen.

Was wollen Arbeitnehmer?

Eine Studie eines Büromöbelherstellers fand heraus, dass sich die Arbeitnehmer ergonomischere Arbeitsplätze wünschen. Die IG-Metall ermittelte mit einer groß angelegten Befragung, dass Beschäftigte kürzere Arbeitszeiten wollen und sich für Selbstverwirklichung am Arbeitsplatz kaum interessieren. Softwarehersteller finden heraus, dass sich Arbeitnehmer über veraltete Software beschweren. Und Elternverbände stellen fest, dass mehr Home Office und Teilzeitmodelle ein Schritt in die richtige Richtung sind. Der Verband der Physiotherapeuten schwört auf Massagen am Arbeitsplatz. Cui bono? fragt sich da der aufmerksame Leser.

Die folgenden Erkenntnisse stammen aus verlässlichen, neutralen Quellen.

Generation Y will Selbstverwirklichung

Anders als der DGB berichten neutrale Studien, dass die Generation Y mehr Wert auf sinnerfülltes Arbeiten, Freiräume, Familienfreundlichkeit und Selbstverwirklichung legt als frühere Generationen. Die jungen Leute finden Konzept für Neues Arbeiten gut.

Lob und Anerkennung

Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Gute Mitarbeiter freuen sich über Lob und Anerkennung. Incentives binden wertvolle Talente an Ihr Unternehmen. Wer Wertschätzung erfährt, lässt sich nicht so leicht abwerben.

Der Führungsstil sollte nicht autoritär sein, sondern die Mitarbeiter fördern und motivieren. Offenes Lob, aber auch konstruktive Kritik, sind dabei wichtig. Auch geldwerte Incentives kommen in Betracht, zum Beispiel ein Bonus, eine Urlaubsbeihilfe oder ein Dienstwagen. Gemeinsame Betriebsfeiern und Ausflüge stärken den Zusammenhalt.

Urlaub und Weiterbildung

Genügend Urlaub steht bei vielen Arbeitnehmern weit oben auf der Wunschliste. Die wenigsten würden für einen neuen Arbeitgeber auf Urlaub verzichten. Auch Weiterbildung steht hoch im Kurs, dient sie doch der persönlichen Weiterentwicklung und zeigt, dass der Chef sich für den Mitarbeiter interessiert. Fast 90 Prozent der Arbeitnehmer würden sich über eine Weiterbildung freuen, aber nur knapp die Hälfte bekommt tatsächlich eine angeboten.

Flexible Arbeitszeiten und Familienfreundlichkeit

Arbeitnehmer möchten ihre schmale Freizeit nicht auch noch im Stau verbringen. Flexible Arbeitszeitmodelle geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten auf ihre Bedürfnisse abzustimmen: Außerhalb der Stoßzeiten zur Arbeit fahren, in der Familienphase die Arbeitszeit reduzieren, gelegentlich auch einmal im Home-Office arbeiten, die Hobbies mit der Arbeit in Einklang bringen – immerhin rund drei Viertel der Arbeitnehmer hegen diese nachvollziehbaren Wünsche.

Eine wahre Geschichte: Mitten im größten IT-Fachkräftemangel fand eine erfahrene Informatikerin, ihres Zeichens Datenbankadministratorin, keine Arbeit. Warum? Weil sie ein Kind bekommen hatte und nur 30 Stunden zur Verfügung stehen konnte. Wer als Arbeitgeber solche Bewerber ziehen lässt, hat das Recht verwirkt, einen Fachkräftemangel zu beklagen.

Geld macht nicht glücklich

…aber es beruhigt, sagt eine Volksweisheit. Faire Bezahlung sollte selbstverständlich sein. Das bedeutet: Sie sollten bei der Entlohnung im Branchenvergleich mindestens im Mittelfeld liegen.

Stärken betonen, Schwächen kompensieren

In der Realität hängt es stark von Branche, Standort und der eigenen Firmenkultur ab, welche Arbeitsmodelle die Attraktivität Ihrer Firma als Arbeitgeber steigern können. Werfen Sie doch einmal einen Blick darauf, was Sie haben und was Ihnen fehlt. Dann können Sie bei der Personalsuche Ihre Stärken besser ins Licht rücken und Ihre Schwächen kompensieren.

  • Haben Sie einen attraktiven Standort und eine gute IT-Ausstattung? Dann könnten mehr Flexibilität und bessere Löhne die Antwort sein.
  • Ist Ihre Branche unattraktiv und Ihre Firmenzentrale in Posemuckel? Dann können Sie vielleicht mit einer tollen Arbeitsplatz-Ausstattung, gutem Betriebsklima und einem Betriebskindergarten punkten.
  • Suchen Sie verzweifelt IT-Personal und können es in hundert Kilometer Umkreis nicht finden? Dann verwenden Sie doch Cloud-Software und sparen Sie sich das Personal für Wartung und Administration eigener Server!
  • Brauchen Sie mehr Wirtschaftsinformatiker, Marketing-Leute, Betriebswirte, Logistik-Fachkräfte? Dann bilden Sie doch selbst welche aus. Viele Studierende in dualen Studiengängen freuen sich über eine Chance.

Software als Helfer in der Not

Und jetzt folgt das unvermeidliche Lob der aktuellen Software. Denn nach wie vor schöpfen die meisten Unternehmen die Effizienzpotenziale etwa eines ERP-Systems oder einer Cloud-Lösung nicht komplett aus.

Cloud bringt die Arbeit zum Mitarbeiter

Dabei kann Cloud-Software ein kleines Wunder vollbringen: Wenn der Mitarbeiter nicht zur Firma kommen kann, bringt sie die Firma zum Mitarbeiter. So kann ein deutsches Unternehmen beispielsweise einen Entwickler auf den Philippinen beschäftigen. Nicht etwa per Outsourcing, sondern als Angestellten.

e-Collaboration für Job Sharing

Moderne ERP-Systeme machen Workflows stabil, Prozesse transparent und Informationen zugänglich. In einem solchen Umfeld ist es kein Problem mehr, eine Arbeitsstelle auf zwei oder mehr Personen aufzuteilen.

ERP-Software, CRM und Dokumentenmanagementsysteme bilden eine ideale Plattform für die elektronische Zusammenarbeit, neudeutsch: eCollaboration. Die Informationen fließen nahtlos von einer Kollegin zur nächsten. Die kann dann ihre Arbeit genau dort aufnehmen, wo ihre Job Sharing-Partnerin aufgehört hat.

20 Praxistipps für Teamwork-DMS

Vieles wurde an dieser Stelle bereits über die Vorteile eines DMS wie z. B. Scopevisio Teamwork geschrieben. Dass man darin Informationen speichern und schnell wiederfinden kann, ist klar. Die Sicherheit, Handlichkeit, Standortunabhängigkeit sind bekannt. Ebenso die Versionierung und rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Oder die Unterstützung von Workflows und e-Collaboration. Oder die Erfüllung aller Datenschutzkriterien.

Doch manches davon ist ein wenig abstrakt. Die folgenden Praxistipps mögen veranschaulichen, wie viel Zeit und Aufwand Sie tatsächlich mit Teamwork-DMS sparen können.

20 Aufgaben schnell erledigt

Die meisten dieser „Hacks“ funktionieren mit Teamwork-DMS allein. Einige, wie z. B. die Belegverarbeitung, setzen weitere Anwendungen von Scopevisio voraus, z. B. Scopevisio Abrechnung.

  1. Aufgaben erstellen

Sie können direkt aus einem Teamwork-Dokument eine Aufgabe anlegen. Beispielsweise können Sie Frau Müller die Aufgabe „Bitte erledigen“ eintragen. Dazu geben sie ihr den Termin und alles Weitere an, das sie wissen sollte. Das Dokument wird an die Aufgabe angeheftet.

  1. Bezüge herstellen

Ein Vertrag gehört zu einem bestimmten Projekt? Stellen Sie einfach einen Bezug her. Oder verbinden Sie ein Gesprächsprotokoll mit einem Kontakt. Übrigens: In Scopevisio erstellte Belege oder Notizen sind schon von Haus aus mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft.

  1. Versionen verwalten

Ein Dokument wurde „verschlimmbessert“? Kein Problem, die Vorversion lässt sich mit zwei Klicks wiederherstellen.

  1. Aktivitäten dokumentieren

Im Versionsverlauf ist erkennbar, wer ein Dokument wann zuletzt bearbeitet hat. Ihre Mitarbeiter können auch am (und nicht nur im) Dokument Kommentare hinterlassen…

  1. Kommentare hinterlassen

Manche Lektüre ist obligatorisch. Das bedeutet, der Empfänger muss den Nachweis erbringen, dass er das Dokument gelesen hat. Dies kann er in Teamwork-DMS mit der Kommentarfunktion tun. Sogar Workflows können Sie mit Kommentaren abbilden.

  1. Abrechnungsbelege generieren

Alle mit Scopevisio erstellten Abrechnungsbelege werden in Teamwork gespeichert – mit Bezug zum jeweiligen Vorgang und in einem eigens dafür vorbereiteten Ordner.

Teamwork DMS Vorteile
Mit Teamwork-DMS arbeiten Sie papierlos
  1. Belege verarbeiten

Eingangsrechnungen werden automatisch in Scopevisio importiert und durchlaufen dort die Stationen von Prüfung, Freigabe und Buchung. Die zuständigen Kollegen finden die Rechnungen in ihrem elektronischen Eingangskorb. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit einem automatischen Stempel und in einem Protokoll dokumentiert.

  1. Zuständigkeiten hinterlegen

Betrifft ein Dokument den Kollegen aus der Vertragsabteilung? Oder ist Frau Heinze zuständig? Jedes Dokument können Sie mit einer Verantwortlichkeit verknüpfen.

  1. Akten führen

Dokumente sind in Scopevisio mit den zugehörigen Projekten, Personen, Vorgängen etc. vernetzt. Öffnen Sie eine Projektakte, finden Sie auch das Dokument darin wieder.

Doch auch wenn Sie „nur“ mit Teamwork-DMS arbeiten, können Sie Akten über alles führen, was Ihnen einfällt. Kunden, Mitarbeiter, Anlageobjekte, Dienstwagen, Projekte und vieles mehr. Anders als im offenen Büroschrank oder Eingangskorb sind die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt.

  1. E-Mails speichern

Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht, wie die früher üblichen Geschäftsbriefe. Mit wenigen Handgriffen archivieren Sie E-Mails in Teamwork-DMS – und am Kontakt oder Vorgang.  

  1. Mit Externen arbeiten

Sie möchten Dokumente mit Externen teilen, die keine Benutzerlizenz für Teamwork-DMS haben? Zum Beispiel mit einem externen Call Center oder Partner? Dann versenden Sie Dokumente oder Sammlungen einfach als externen Link. Sie können bestimmen, ob der Empfänger die Dokumente nur sehen oder auch bearbeiten darf. Oder ob er sie herunterladen darf. Oder ob der Link ein Verfallsdatum haben soll.

  1. Virtuell zusammenarbeiten

Teams müssen heute nicht mehr in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen. Mit Teamwork-DMS kann Ihr Projektleiter in Hamburg, Ihr Kunde in München und Ihr Team irgendwo auf der Welt verstreut sitzen. Auf Teamwork-DMS finden alle zusammen und teilen Informationen in Echtzeit.

  1. Dokumente schützen / sperren

Durch Berechtigungen schützen Sie Dokumente vor neugierigen Blicken. Oder Sie sperren ein Dokument, das andere zwar sehen, aber nicht verwenden dürfen.

  1. PDFs zusammenführen

Manche Scanner können keine mehrseitigen PDFs erstellen. Ein fünfseitiger Vertrag landet in fünf „Portionen“ im DMS. Gut, dass man diese in Teamwork-DMS zu einem einzigen PDF zusammenfügen kann. Umgekehrt ist es ebenso möglich, einzelne Seiten aus einem großen PDF herauszulösen.

  1. Revisionssicher archivieren

Teamwork-DMS erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere Belegarchivierung. Jegliche Aktion wird protokolliert. Und Dokumente können nur von der Person gelöscht werden, die sie hochgeladen hat. Wenn dies Herr Maurer ist und Herr Maurer ansonsten keinen Zugriff hat, ist ein versehentliches Löschen ausgeschlossen.

Durch die Speicherung auf deutschen Hochsicherheits-Servern sind Ihre Dokumente in guten Händen. Wir öffnen keine Hintertüren für den amerikanischen Heimatschutz. Versprochen.

  1. Individuell filtern

Sie möchten alle Dokumente sehen, die mit dem Kunden Heinerle AG zu tun haben? Oder alle Dokumente mit dem Belegstatus „Rechnung nicht bezahlt“? Oder alle Textdokumente der letzten zwei Wochen mit dem Schlagwort „Blog“? Mit Teamwork-DMS ein Kinderspiel.  

  1. Schlagwörter vergeben

Durch Schlagwörter schaffen Sie ein eigenes Ordnungskriterium. Auch wenn Sie nicht mit den weiteren Scopevisio-Anwendungen arbeiten, können Sie zum Beispiel Projektdokumente zusammenfassen, indem Sie den Projektnamen als Schlagwort vergeben.

  1. Nutzergruppen einrichten

Steuern Sie den Zugang zu Dokumenten einfach über Nutzergruppen. Jede Gruppe bekommt den Zugriff, den sie braucht. Die Buchhaltung auf Belege, das Projektteam auf Projektdokumente, die Marketing-Abteilung auf Content und Broschüren usw.

  1. Office und Outlook integrieren

Office und Teamwork vertragen sich gut. Sie können zum Beispiel Ihre Dateien einfach mit der Maus in Teamwork ziehen und von da aus nahtlos mit Word oder Excel weiterbearbeiten. E-Mails, Mail-Anhänge und Kalender aus Outlook können Sie ebenfalls mit Scopevisio synchronisieren. Ein kleines Plugin namens Office-Connector macht das sogar noch einfacher.

  1. Mobil zugreifen

Was wäre ein Cloud-DMS ohne mobile App? Natürlich können Sie auch auf Teamwork-DMS über eine sichere, intuitive App zugreifen. Wo Sie wollen, wann Sie wollen, mit Smartphone, Tablet oder Notebook.

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Haben wir Sie auf den Geschmack gebracht? Oder sind Sie als erfahrener Anwender auf neue Einsatzmöglichkeiten aufmerksam geworden? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Für Ihre Fragen stehen wir zur Verfügung.