Die digitale Business-Transformation aktiv gestalten

Bei der Digitalisierung geht es zuallererst nicht um die Auswahl einer Software, sondern um Prozesse. Die Strategie, Struktur, Kultur und nahezu alle Prozesse im Unternehmen müssen im Zuge der digitalen Transformation angepasst werden. Das Unternehmen muss also mehr oder weniger neu erfunden werden. Um die digitale Business-Transformation aktiv zu gestalten, bedarf es einer neuen Form von Unternehmensplattform und der Automation 4.0. Es findet derzeit ein fundamentaler Wandel in der Unternehmenskultur statt, den Alain Veuve folgendermaßen charakterisiert:
„Der grundlegendste Paradigmenwechsel findet aber dadurch statt, dass man Unternehmen in Zukunft nicht mehr verwaltet und berechnet, sondern (wieder) gestaltet und entwickelt.“
Bei der Gestaltung und Entwicklung im Unternehmen wird es immer wichtiger, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Durch die Einbeziehung der Nutzer in die Entwicklung von Prozessen und Services kann eine andere Art von Digitalisierung erschaffen werden, in der der Mensch im Fokus steht.
„Die digitale Transformation soll Prozesse, Kommunikation und Services für den Menschen verbessern.“.
findet Juliane Waack. Für sie dient die Digitalisierung dazu, Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Damit das gelingt, arbeiten führende Software-Unternehmen derzeit an künstlich intelligenten Verfahren, die mithilfe von großen Mengen an Daten Muster und Entscheidungsstrategien liefern. Dazu werden Algorithmen verwendet, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen „Erfahrungsschatz“ regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Mithilfe dieser intelligenten Mechanismen können Probleme schnell und automatisch gelöst werden. Künstliche Intelligenz bietet durch die „Formalisierung von Vorgängen in lebendigen Organismen“ (Conny Dethloff) die Möglichkeit, mithilfe einer „erweiterten Logik“ der Komplexität menschlichen Handelns Rechnung zu tragen. Schmetterling Künstliche Intelligenz ist der Enabler für eine Automation 4.0, durch die das Arbeiten enorm erleichtert werden kann. Die Scopevisio AG arbeitet derzeit etwa an einem digitalen, sprachgesteuerten Assistenten – eine Art Alexa fürs Unternehmen. Dieser digitale Assistent soll „Scoper“ heißen und die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio ergänzen. Rund 1.000 betriebliche Fragen wird der Scoper beantworten können, darunter Fragen nach Forecast, Angeboten, Aufträgen, Umsatz, Ergebnisse oder Liquidität. Dadurch wird der Recherche- und Arbeitsaufwand immens verringert. Außerdem informiert er selbst über unterschiedliche Kanäle (z.B. Mail, Slack, MS Teams oder in Scopevisio selbst) über wichtige Ereignisse. Organisationsformen, die derzeit noch primär auf starren Hierarchien und anachronistisch anmutendem Konkurrenzdenken aufgebaut sind, entwickeln sich immer mehr weg von dieser klassisch-hierarchischen Form hin zur Organisation als organischem, lebendigem Gebilde, in dem Kooperation und Netzwerke den Unternehmensalltag bestimmen. Besonders spürbar ist dieser neue Trend in der Medienbranche, wo Netzwerke und Dialog den „Frontalunterricht“ abgelöst haben. Eine neue Form von Unternehmensplattform kann dabei helfen, diesen Wandel zu gestalten. Sabine Jung-Elsen von Scopevisio (PR) sprach auf dem 5. Cloud Unternehmertag mit dem Visionär und Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas über Künstliche Intelligenz, die Zukunft der Arbeit und eine neue Art von Unternehmensplattform.  

Warum die Digitalisierung kein Selbstzweck sein sollte

Die Deutsche Bahn hat eine große Digitalisierungsstrategie, der Vorstandschef Rüdiger Grube leitet ein „Competence Center Digitalisierung“ und der Kunde kann sich Fahrtinformationen via App holen. Aber was nützt das dem Kunden, wenn der Automat nicht funktioniert? Die Digitalisierung im Alltag: am Kunden vorbei Wer hat nicht schon mal am Ticketautomaten gestanden und sich gefragt, was die ganze Digitalisierung denn bringt, wenn man am Ende weder mit Karte, noch mit Scheinen bezahlen kann, weil der Automat streikt? Oder wenn der große Fortschritt der Deutschen Bahn darin liegt, dass der Kunde keine Tickets mehr im Zug kaufen darf, es sei denn, er will eine Strafgebühr zahlen? Oder wenn das „kostenlose“ W-LAN in allen ICEs nach lächerlichen 200MB Datenvolumen runtergedrosselt wird? So wie der Köder dem Fisch und nicht dem Angler schmecken soll, sollte die Digitalisierung auch dem Nutzer bzw. Kunden gefallen und nicht demjenigen, der sie implementiert. Wenn ich von Kunden rede, meine ich übrigens auch die Mitarbeiter, die am Ende mit neuen digitalen Workflows arbeiten müssen. Denn unzufriedene Mitarbeiter bzw. langwierige Prozesse betreffen auch den Kunden. So erhalten alle Schwarzfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe BVG ihren Schein mit einem eingescannten Barcode, der das Identifizieren des Vorgangs einfach macht. Der Kontrolleur kann sogar besondere Umstände notieren. Doch dann muss man trotzdem zur stark überfüllten unbequemen Meldestelle mit ungünstigen Öffnungszeiten, wo der Barcode keine Verwendung mehr findet und neben den Eingaben im Computerprogramm auch noch eine Papierliste ausgefüllt wird. Hier kann nicht mehr von Digitalisierung 2.0 und nicht einmal mehr von der Digitalisierung 0,5 geredet werden. Digitale Prozesse sollen Arbeit optimieren, nicht erschweren Das Wichtigste, sobald man die Planung der digitalen Transformation beginnt und sich überlegt, welche neue Software man implementiert, welche Apps man entwickelt und welche Workflows man initiiert, ist der Gedanke des „wozu“. Digitalisierung-kein-Selbstzweck-1 Wenn ich selbst nicht weiß, warum ich einen Vorgang digitalisiere, sondern es nur tue, weil es alle tun, dann werde ich früher oder später ein Problem bekommen. In einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus dem Jahr 2016 gaben 46% aller befragten Arbeitnehmer an, dass sie durch die Digitalisierung noch mehr belastet werden (Quelle: t3n). Bankenmitarbeiter gestanden Anfang 2016 in einer Studie der Unternehmensberatung PPI (zitiert von der FAZ), dass die Digitalisierung bei ca. 25% aller Angestellten zu mehr Arbeitsschritten führt (also Computer und Papierliste). Wie kann so etwas passieren? Wenn wir uns vorstellen, dass die neuen Anwendungen über den Köpfen der Angestellten (also der Nutzer) hinweg ausgesucht und implementiert wurden, dann fehlt natürlich wichtige Information zu den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer, die beim Auswahlprozess nötig gewesen wäre. Auch aus Kundensicht fallen immer wieder „gut gemeinte“ Digitalisierungsvorgänge auf, die in der Praxis nach hinten losgehen. Bei der Post kann man beispielsweise bequem online Briefmarken bestellen. Da jedoch das im Shop angezeigte Angebot anscheinend nicht mit einer logistischen Software verknüpft ist, kann man als Kunde Markensets in den Einkaufswagen legen, die bereits ausverkauft sind. Das wäre generell schon ärgerlich, aber nicht unbedingt ein Grund für den Absprung, wenn der Kaufprozess dadurch nicht in einen Fehlermodus käme, bei dem der Kunde zu keinem Zeitpunkt informiert wird, warum es nicht weitergeht. Ich möchte hier mal den Direktor der Konzernkommunikation und Unternehmensverantwortung der Post, Christof Ehrhart, zitieren:
„Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance.“ Digitalisierung-kein-Selbstzweck-2
4 Grundlagen einer effektiven digitalen Transformation:
  • Überlegen Sie sich zuerst, welche Unternehmensbereiche wie optimiert werden können. Ignorieren Sie dabei erst einmal die technischen Lösungen, sondern konzentrieren Sie sich auf Workflows und Strategien. Die Technologie ist nur das Mittel zum Zweck.
  • Wählen Sie digitale Anwendungen nach Ihren Bedürfnissen aus und nicht nach Popularität. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Anforderungskatalog.
  • Lassen Sie den Anforderungskatalog nicht ausschließlich von der Geschäftsführung und/oder IT zusammenstellen, sondern auch von den Unternehmensbereichen, die später mit der Software umgehen sollen.
  • Binden Sie alle Nutz(nieß)er neuer digitaler Prozesse und Services in den Entwicklungs- und Auswahlprozess mit ein. Sei es durch Testgruppen, Beta-Versionen oder kontinuierliche Feedback-Möglichkeiten.
Herr Ehrhart hat Recht, die Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance. Aber nur dann, wenn sie nicht zum Selbstzweck umgesetzt wird, sondern ein klares Ziel verfolgt: Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Über die Autorin: Juliane-Waack-1 Juliane Waack ist Fachautorin für Digitalisierung, Content Marketing und Customer Journey Management. Sie schreibt für die ec4u expert consulting ag

Digitale Führungsintelligenz: „Adapt to Win“

Was zeichnet für Sie zukünftig eine souveräne Führungspersönlichkeit aus? Sie sieht die Digitalisierung als Chance. Sie weiß, dass wir in einem digitalen Change Kontinuum leben und Veränderung dadurch allgegenwärtig ist.  Mit dieser Überzeugung und diesem Denken setzt automatisch ein ganz anderes Handeln ein. Eine Führungskraft, die im digitalen Zeitalter erfolgreich ist, verfügt m.E. über eine sehr hohe digitale Expertise, einen transformativen Führungsstil sowie eine hohe digitale Führungsintelligenz. Dem letzteren liegt zu Grunde, dass Intelligenz sich u.a. durch die Anpassungsfähigkeit des Menschen zeigt. Im heutigen Zeitgeschehen meint das: Jemand versteht auf strategischer, struktureller und kultureller Ebene, wie es sich anzupasssen gilt, um das eigene Business zum Erfolg zu bringen. Das, was Businesses früher erfolgreich gemacht hat, wird zukünftig nur noch bedingt helfen. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist ein kollaborativer Führungsstil, in dem das Selbstmanagement bzw. die Selbststeuerung des eigenen Teams gefördert wird. Wie kann man dies als Führungskraft umsetzen, ohne Angst vor einem Verlust an Identität und Autorität? Die Ängste der Führungskräfte sind mannigfaltig, wenn es um das Dezentralisieren von Verantwortung geht. Die Angst vor Autoritätsverlust finde ich persönlich nicht die relevanteste, sondern Risikoaversion. Meist fehlt das Vertrauen in die Entscheidungsfähigkeit der Mitarbeitenden. D.h. es gilt bei der Rekrutierung der neuen Mitarbeitenden noch stärker auf ein hohes Selbstmanagement zu achten.  Zudem setzt ein kollaborative Führungsstil die Kunst des „gesunden“ Delegierens voraus. „Gesund“ ist es dann, wenn das Risiko der Übergabe an Verantwortung vertretbar ist. Dies wiederum bedeutet, dass Führungskräfte den Mitarbeitenden klare Guidelines geben, welche Entscheidungen sie alleine fällen dürfen und sollen und bei welchen sie sich auf Führungsebene ein finales Go einholen müssen. Wie kann man die eigene Rolle als Führungskraft von einer klassischen Kommando- und Kontrollrolle hin zu einer informationsbasierten, auf Zielen und Strategien basierenden Führung entwickeln? Das ist eine schwierige Frage, denn sie impliziert, dass es eine global-galaktische Anleitung gibt. Die gibt es jedoch nicht: Ich empfehle hier immer, dass man sich in einem möglichst heterogenen Netzwerk austauscht, sich mit Peers über die Thematik „Führung in einer digitalen Welt“ austauscht und sich Lunch-Termine mit digitalen Leader mit Erfolgsnachweis organisiert. Oder sich ggfs. auf ein „Reverse Mentoring“ einlässt, d.h. sich von einer digital affinen Junior coachen zu lassen. Die alte und neue Welt zu diskutieren und dabei zu lernen, was ver- und was am eigenen Führungsstile erlernt werden muss. Oder dementsprechend die eigene Führungsriege mit Personen zu besetzen, die das schon können. Wodurch zeichnen sich Ihrer Ansicht nach zeitgemäße Strukturen und Organisationsformen aus? Ambidextrie: Gemeint ist, dass sie einerseits effizient sind, aber eben dennoch genügend flexible Strukturen haben, um dem permanenten Wandel gerecht zu werden, um Innovation zu ermöglichen. Zudem werden Unternehmen Gewinner sein, die genügend Leader und nicht nur Manager im eigenen Unternehmen haben. Manager sind wichtig, um die Dinge richtig zu tun. Leader jedoch unabdingbar, um heute die richtigen Dinge zu tun, um Morgen erfolgreich zu bleiben. Agile Methoden wie Scrum/Design Thinking/Lean Startup erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Wie kann man mit ihnen digitale Führungsintelligenz beweisen? Digitale Führungsintelligenz führt zu mehr Wert und Mehrwert, denn genau deshalb befassen wir uns damit. Agile Methoden sollen uns helfen, Innovation in schnellebigen Markt möglichst mit kurzer Produkteinführungszeit zu lancieren und um schneller und besser als die Konkurrenz zu sein. Dieser (Mehr)wert wird sich langfristig in der Bilanz niederschlagen. Hier scheint es mir wichtig darauf hinzuweisen, dass der Beweis des Erfolgs immer länger auf sich warten lässt, als man glaubt. Selbst, wenn man bereits weiss, dass es länger dauern wird. Geduld ist auch hier gefragt, weil „Everything looks like a failure in the Middle“ – wie Kant sagte. Welche weiteren Handlungsansätze für die digitale Praxis können Sie empfehlen? Tun!   leilasumma Leila Summa, (Author, Digital Executive, Digital Advisor) Ihre Welt sind die digitalen Medien. Seit 19 Jahren verantwortet und begleitet sie digitale Transformations- und datengetriebene Innovationsprojekte im Bereich Medien, HR, Marketing & Sales. Schon früh hat sie ihre Vorliebe für datengetrieben Innovation erkannt und in verschiedenen Positionen umgesetzt. Von 2011 – 2015 war sie in unterschiedlichen Positionen im Vertriebsteam von Facebook Germany tätig und beriet Großunternehmen im Bereich Telco, Retail und Travel bei der digitalen Transformation ihrer Marketing- & Salesmassnahmen.  Seit 2015 baut sie als Geschäftsführerin die neue Geschäftseinheit „XING Marketing Solution GmbH“ auf. Sie hat 2016 ein Buch zum Thema „Digitale Führungsintelligenz: Adapt to win“ bei Springer-Gabler herausgegeben.

Digital Leadership – Unternehmenskultur 4.0

Digitalisierung bedeutet mehr als die Vernetzung der Fabriken, die durch das Schlagwort Industrie 4.0 derzeit überall propagiert wird. Längst geht es nicht mehr nur um Technik, sondern um Lebensformen. Technologischer Wandel geht mit sozialen Veränderungen einher. Die digitale Transformation erfasst inzwischen alle Lebens- und Arbeitsbereiche. Sie verändert die Art und Weise wie wir miteinander kommunizieren, wie wir Daten austauschen und Informationen gewinnen. Während wir Digitalisierung und Vernetzung mittlerweile als festen Bestandteil unseres Alltags erleben, tun sich Unternehmen jedoch oftmals schwer, diese als Teil ihrer Unternehmenskultur zu verstehen und in ihre Strategie zu integrieren. Sie halten an alten Geschäftsmodellen und Managementkonzepten fest, die lange vor der digitalen Transformation entwickelt wurden. Veraltete Organisationsstrukturen und Hierarchien prägen den Alltag in den Unternehmen. Um eine Unternehmenskultur 4.0 zu schaffen, ist jedoch ein zeitgemäßer Digital Leadership nötig.

Wie die Digitalisierung unseren Alltag verändert

Digitalisierung und Vernetzung spielen in Zeiten des Internets in allen Lebensbereichen eine immer größere Rolle. Social-Media-Dienste ermöglichen es uns, schnell und unkompliziert Text-, Sprach-, Bild- und Videonachrichten auszutauschen. Mithilfe von Filehosting-Diensten wie Dropbox können wir leicht auch größere Dateien anderen zugänglich machen. In Zukunft wird die Kommunikation mehr und mehr durch das Internet bestimmt sein. Der Wandel hat auch die Medienwelt und die Art und Weise, wir wir uns informieren, erfasst. Über den täglichen Newsfeed bei Twitter und Facebook erfahren wir über das Internet schon morgens in der U-Bahn, was in der Welt da draußen gerade geschieht. Mit dem Smartphone stets in Reichweite können wir uns den ganzen Tag über mit einem Klick auf dem Laufenden halten. Durch den dem Newsfeed zugrundeliegenden Algorithmus sind die Nachrichten auf unsere persönlichen Lesepräferenzen abgestimmt. Wir können selbst entscheiden, ob wir die Nachricht nur in Kurzform lesen oder ob wir die via Social Media angeteaserten und verlinkten Zeitungsartikel oder Blogartikel komplett lesen, wenn uns das Thema besonders interessiert. Digital Leadership

Arbeit 4.0: Neues Arbeiten in Zeiten der Digitalisierung

Genauso wie sich unser Kommunikations- und Leseverhalten durch die neuen digitalen Möglichkeiten transformiert, verändert sich im Zuge dieser digitalen Transformation auch die Art und Weise, wie wir arbeiten. Collaboration Tools wie Slack vereinfachen etwa die Kommunikation im Unternehmen. Software-Lösungen bieten Dokumentenmanagementsysteme, mit denen der Wissenstransfer im Unternehmen vereinfacht wird. Wissen ist dadurch kein Herrschaftswissen mehr, das eifersüchtig gehütet wird, sondern es wird schnell und unkompliziert geteilt; Informationen sind frei zugänglich. Das vereinfacht die Kommunikation im Unternehmen und wird auch von außen positiv wahrgenommen, denn Kunden schätzen transparente Unternehmen. Durch die zunehmende Vernetzung nehmen in allen Unternehmensbereichen Beweglichkeit und Geschwindigkeit zu. Doch in der derzeitigen Phase der digitalen Transformation muss in Führung und Management erst einmal mit den neuen digitalen Möglichkeiten umgegangen werden. Intern müssen praktisch alle Aufgaben überdacht und angepasst werden; die Zusammensetzung von Teams wird verändert, neue Bereiche und Positionen entstehen. Brainstorming Business Vision Teamwork Casual Concept Hier ist das Management gefordert, das zur Schaffung einer neuen Unternehmenskultur eine Strategie entwickeln muss.

Digital Leadership in volatilen, unsicheren und komplexen Zeiten (VUCA)

Damit die Mitarbeiter den Wandel in der Unternehmenskultur mittragen, ist es wichtig, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitern Orientierung bei Veränderungen geben. Dazu ist es notwendig, dass sich die mit den neuen digitalen Prozessen einhergehende Agilität und Dynamik auch auf die Art und Weise der Führung überträgt. In volatilen, unsicheren und komplexen Zeiten (VUCA) muss die Führung in der tagtäglichen Arbeit immer wieder angepasst werden, Führungskräfte müssen agil und anpassungsfähig sein, sich auf kommunikative Prozesse einlassen und permanent offen für Veränderungen sein. Dabei sollten sie stets die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter im Blick haben und diesen mehr Handlungsspielräume geben, denn, so beobachtet Leadership-Experte Lutz W. Eichler,
„wer den Kampf ums Talent gewinnen will, muss dem Talent erst einmal freie Hand lassen“.

Charakteristika agiler Führung:

  • Akzeptanz schaffen: Vorbild sein, Zuversicht wecken (Mitarbeiter muss sich mit Führungskraft identifizieren können; Glaubwürdigkeit)
  • Motivieren: Fähigkeit, begeistern zu können, Mitarbeiter inspirieren, anregen, Stimulation und Herausforderungen schaffen
  • Feedback geben: stete Rückmeldung, faire Kritik, Lob, Anerkennung, individuelle Förderung, Coaching, situationsgerechte Förderung
  • Umsetzungsstärke zeigen: ergebnisorientiert handeln, über Widerstände hinwegsetzen
Durch die Schaffung einer neuen, offeneren Kommunikationskultur im Unternehmen werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, durch freies Denken („Thinking outside the box“) Bestehendes zu hinterfragen, neue Lösungen und Wege zu finden und Innovationen zu schaffen. In Zeiten der Digitalisierung ist das dringend notwendig, damit Unternehmen überlebensfähig bleiben. Eine mitarbeiterorientierte Form der agilen Führung, die auf die intrinsische Motivation der Mitarbeiter vertraut, ist die zeitgemäße Alternative zu dem, was Digital Leadership-Expertin Christiane Brandes-Visbeck als die vorherrschende Command-and-Control-Kultur“  bezeichnet und die für sie den „Chef aus der Hölle“  charakterisiert. Der erste Schritt zur Unternehmenskultur 4.0 ist also die Abkehr von veralteten Managementkonzepten und Führungsweisen und die Spiegelung der Agilität und Dynamik der in den Unternehmen zunehmenden digitalen Prozesse in einer neuen Art und Weise der Führung, dem Digital Leadership.   Weiterführende Lektüre:
  • Christiane Brandes-Visbeck: Create your Future: Wie Sie zum Digital Leader werden und Ihr Team zum Erfolg führen
  • Leila Summa: Digitale Führungsintelligenz: Adapt to win. Wie Führungskräfte sich und ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft machen
  • Holger Schmidt und Tobias Kollmann: Deutschland 4.0: Wie die Digitale Transformation gelingt
  • Tim Cole: Digitale Transformation. Warum die deutsche Wirtschaft gerade die digitale Zukunft verschläft und was jetzt getan werden muss!
  • Niels Pfläging: Führen mit flexiblen Zielen. Praxisbuch für mehr Erfolg im Wettbewerb
  • Lutz W. Eichler: Führung rockt! Wie Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Klima für freies Denken und Innovationen schaffen

Digitalisierung I – Informationsmanagement

Digitalisierung ist gleichbedeutend mit der Verfügbarkeit von Informationen. Wenn Daten und Prozesse digital sind, können Ihre Mitarbeiter sie als Input für ihre Arbeit verwenden. In einem sicheren, zentralen Speicher sind Informationen leicht zu finden. Im Idealfall können sie ohne Erfassungsaufwand weiter verwendet werden. Digitalisierung ist somit die Basisvoraussetzung für ein modernes Informationsmanagement. Analoge Informationen – sprich Papier – liegen dagegen in Aktenschränken und Schubladen. Manch einer hat sich in diesen Schränken bereits totgesucht. Andererseits kann jeder Unbefugte in jede Akte schauen, wenn gerade niemand da ist, der ihn daran hindert. Und was geschieht, wenn ein Brand ausbricht oder ein Hochwasser den Archivraum im Keller überschwemmt? Besser gar nicht daran denken.

Was bedeutet Digitalisierung?

Digitalisieren macht aus unstrukturierten Daten strukturierte. Wie das? Wenn ein Dokument gescannt und z. B. in ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware hochgeladen wird, durchläuft es eine OCR-Volltexterkennung. Diese bewirkt, dass Informationen nicht nur nach einem Dateinamen, sondern auch nach Suchbegriffen und unter Umständen sogar nach ihrer Struktur oder Verortung im Dokument wiedergefunden werden. Hinzu kommen Schlagwörter und Verknüpfungen mit Vorgängen und Projekten, in denen das Dokument eine Rolle spielt. Dies ist die Grundlage für ein zeitgemäßes Informationsmanagement.

Strukturierte Daten können in Prozesse eingebunden werden.

Angenommen, Sie haben ein Vertragsdokument. Verträge durchlaufen in Ihrem Unternehmen einen bestimmten Prozess. Wenn Sie den Vertrag digitalisiert haben, können Sie ihn in diesem Prozess verwenden. Sie können ihn mit einem Kontakt, etwa einem Kunden, verknüpfen oder an einem Projekt speichern. Wenn Sie Abläufe im Unternehmen digitalisieren, können diese digitalen Prozesse auf die notwendigen Dokumente und Ressourcen zugreifen.

Informationsmanagement in der Cloud?

Ein Cloud-Speicher oder Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass jeder, der die Informationen benötigt und eine Zugriffsberechtigung besitzt, mit jedem internetfähigen Gerät zu jeder Zeit und an jedem Ort darauf zugreifen kann. In der Cloud kann kein Feuer und kein Hochwasser den wertvollen Daten mehr etwas anhaben. Wer darauf achtet, dass der Anbieter einen deutschen Server-Standort hat, ist vollends auf der sicheren Seite. NSA & Co. können ihm nichts anhaben.

Mindestvoraussetzung DMS

Ein Cloud-Speicher bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die Mindestvoraussetzung, um die Vorteile der Digitalisierung ausschöpfen zu können. Noch besser ist es, wenn die Inhalte des DMS zugleich als Input für weitere Unternehmensanwendungen zur Verfügung stehen. Zu nennen wären beispielsweise eine Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware. DMS, die solchen Anwendungen Input liefern, bezeichnet man auch als ECM: Enterprise Content Management-Systeme. Daten, die lediglich in einem lokalen Verzeichnis auf einem Computer gespeichert sind, sind zwar ebenfalls digital, aber ihre Verfügbarkeit, Durchsuchbarkeit, Sicherheit und Wiederverwendbarkeit sind doch sehr eingeschränkt.

Gesetzliche Vorgaben erfüllen

Die aktuelle Rechtslage zwingt praktisch jedes Unternehmen zum Einsatz eines DMS. Insbesondere Dokumente, die für steuerliche Geschäftsvorfälle relevant sind, müssen sicher, unverlierbar und unveränderbar gespeichert werden. Nur ein DMS, das aus jeder Änderung eines Dokuments eine neue Version macht und Urheber, Zeitpunkt und Art der Änderung protokolliert, kann diese Anforderungen tatsächlich erfüllen.

Digitalisierung ist nur der Anfang…

Die Vernetzung als zweiter Schritt setzt digitale Daten miteinander in Beziehung und erschafft dadurch neue Informationen und Erkenntnisse. Die Automatisierung als dritter Schritt entlastet den Menschen von Routinetätigkeiten und sorgt gleichzeitig für Konsistenz und Qualität in den Arbeitsergebnissen. Mit diesen Themen beschäftigen sich die weiteren Beiträge in unserer kleinen Artikelreihe.