Die digitale Business-Transformation aktiv gestalten

Bei der Digitalisierung geht es zuallererst nicht um die Auswahl einer Software, sondern um Prozesse. Die Strategie, Struktur, Kultur und nahezu alle Prozesse im Unternehmen müssen im Zuge der digitalen Transformation angepasst werden. Das Unternehmen muss also mehr oder weniger neu erfunden werden. Um die digitale Business-Transformation aktiv zu gestalten, bedarf es einer neuen Form von Unternehmensplattform und der Automation 4.0. Es findet derzeit ein fundamentaler Wandel in der Unternehmenskultur statt, den Alain Veuve folgendermaßen charakterisiert:
„Der grundlegendste Paradigmenwechsel findet aber dadurch statt, dass man Unternehmen in Zukunft nicht mehr verwaltet und berechnet, sondern (wieder) gestaltet und entwickelt.“
Bei der Gestaltung und Entwicklung im Unternehmen wird es immer wichtiger, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Durch die Einbeziehung der Nutzer in die Entwicklung von Prozessen und Services kann eine andere Art von Digitalisierung erschaffen werden, in der der Mensch im Fokus steht.
„Die digitale Transformation soll Prozesse, Kommunikation und Services für den Menschen verbessern.“.
findet Juliane Waack. Für sie dient die Digitalisierung dazu, Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Damit das gelingt, arbeiten führende Software-Unternehmen derzeit an künstlich intelligenten Verfahren, die mithilfe von großen Mengen an Daten Muster und Entscheidungsstrategien liefern. Dazu werden Algorithmen verwendet, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen „Erfahrungsschatz“ regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Mithilfe dieser intelligenten Mechanismen können Probleme schnell und automatisch gelöst werden. Künstliche Intelligenz bietet durch die „Formalisierung von Vorgängen in lebendigen Organismen“ (Conny Dethloff) die Möglichkeit, mithilfe einer „erweiterten Logik“ der Komplexität menschlichen Handelns Rechnung zu tragen. Schmetterling Künstliche Intelligenz ist der Enabler für eine Automation 4.0, durch die das Arbeiten enorm erleichtert werden kann. Die Scopevisio AG arbeitet derzeit etwa an einem digitalen, sprachgesteuerten Assistenten – eine Art Alexa fürs Unternehmen. Dieser digitale Assistent soll „Scoper“ heißen und die integrierte Unternehmenssoftware Scopevisio ergänzen. Rund 1.000 betriebliche Fragen wird der Scoper beantworten können, darunter Fragen nach Forecast, Angeboten, Aufträgen, Umsatz, Ergebnisse oder Liquidität. Dadurch wird der Recherche- und Arbeitsaufwand immens verringert. Außerdem informiert er selbst über unterschiedliche Kanäle (z.B. Mail, Slack, MS Teams oder in Scopevisio selbst) über wichtige Ereignisse. Organisationsformen, die derzeit noch primär auf starren Hierarchien und anachronistisch anmutendem Konkurrenzdenken aufgebaut sind, entwickeln sich immer mehr weg von dieser klassisch-hierarchischen Form hin zur Organisation als organischem, lebendigem Gebilde, in dem Kooperation und Netzwerke den Unternehmensalltag bestimmen. Besonders spürbar ist dieser neue Trend in der Medienbranche, wo Netzwerke und Dialog den „Frontalunterricht“ abgelöst haben. Eine neue Form von Unternehmensplattform kann dabei helfen, diesen Wandel zu gestalten. Sabine Jung-Elsen von Scopevisio (PR) sprach auf dem 5. Cloud Unternehmertag mit dem Visionär und Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas über Künstliche Intelligenz, die Zukunft der Arbeit und eine neue Art von Unternehmensplattform.  

Warum die Digitalisierung kein Selbstzweck sein sollte

Die Deutsche Bahn hat eine große Digitalisierungsstrategie, der Vorstandschef Rüdiger Grube leitet ein „Competence Center Digitalisierung“ und der Kunde kann sich Fahrtinformationen via App holen. Aber was nützt das dem Kunden, wenn der Automat nicht funktioniert? Die Digitalisierung im Alltag: am Kunden vorbei Wer hat nicht schon mal am Ticketautomaten gestanden und sich gefragt, was die ganze Digitalisierung denn bringt, wenn man am Ende weder mit Karte, noch mit Scheinen bezahlen kann, weil der Automat streikt? Oder wenn der große Fortschritt der Deutschen Bahn darin liegt, dass der Kunde keine Tickets mehr im Zug kaufen darf, es sei denn, er will eine Strafgebühr zahlen? Oder wenn das „kostenlose“ W-LAN in allen ICEs nach lächerlichen 200MB Datenvolumen runtergedrosselt wird? So wie der Köder dem Fisch und nicht dem Angler schmecken soll, sollte die Digitalisierung auch dem Nutzer bzw. Kunden gefallen und nicht demjenigen, der sie implementiert. Wenn ich von Kunden rede, meine ich übrigens auch die Mitarbeiter, die am Ende mit neuen digitalen Workflows arbeiten müssen. Denn unzufriedene Mitarbeiter bzw. langwierige Prozesse betreffen auch den Kunden. So erhalten alle Schwarzfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe BVG ihren Schein mit einem eingescannten Barcode, der das Identifizieren des Vorgangs einfach macht. Der Kontrolleur kann sogar besondere Umstände notieren. Doch dann muss man trotzdem zur stark überfüllten unbequemen Meldestelle mit ungünstigen Öffnungszeiten, wo der Barcode keine Verwendung mehr findet und neben den Eingaben im Computerprogramm auch noch eine Papierliste ausgefüllt wird. Hier kann nicht mehr von Digitalisierung 2.0 und nicht einmal mehr von der Digitalisierung 0,5 geredet werden. Digitale Prozesse sollen Arbeit optimieren, nicht erschweren Das Wichtigste, sobald man die Planung der digitalen Transformation beginnt und sich überlegt, welche neue Software man implementiert, welche Apps man entwickelt und welche Workflows man initiiert, ist der Gedanke des „wozu“. Digitalisierung-kein-Selbstzweck-1 Wenn ich selbst nicht weiß, warum ich einen Vorgang digitalisiere, sondern es nur tue, weil es alle tun, dann werde ich früher oder später ein Problem bekommen. In einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus dem Jahr 2016 gaben 46% aller befragten Arbeitnehmer an, dass sie durch die Digitalisierung noch mehr belastet werden (Quelle: t3n). Bankenmitarbeiter gestanden Anfang 2016 in einer Studie der Unternehmensberatung PPI (zitiert von der FAZ), dass die Digitalisierung bei ca. 25% aller Angestellten zu mehr Arbeitsschritten führt (also Computer und Papierliste). Wie kann so etwas passieren? Wenn wir uns vorstellen, dass die neuen Anwendungen über den Köpfen der Angestellten (also der Nutzer) hinweg ausgesucht und implementiert wurden, dann fehlt natürlich wichtige Information zu den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer, die beim Auswahlprozess nötig gewesen wäre. Auch aus Kundensicht fallen immer wieder „gut gemeinte“ Digitalisierungsvorgänge auf, die in der Praxis nach hinten losgehen. Bei der Post kann man beispielsweise bequem online Briefmarken bestellen. Da jedoch das im Shop angezeigte Angebot anscheinend nicht mit einer logistischen Software verknüpft ist, kann man als Kunde Markensets in den Einkaufswagen legen, die bereits ausverkauft sind. Das wäre generell schon ärgerlich, aber nicht unbedingt ein Grund für den Absprung, wenn der Kaufprozess dadurch nicht in einen Fehlermodus käme, bei dem der Kunde zu keinem Zeitpunkt informiert wird, warum es nicht weitergeht. Ich möchte hier mal den Direktor der Konzernkommunikation und Unternehmensverantwortung der Post, Christof Ehrhart, zitieren:
„Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance.“ Digitalisierung-kein-Selbstzweck-2
4 Grundlagen einer effektiven digitalen Transformation:
  • Überlegen Sie sich zuerst, welche Unternehmensbereiche wie optimiert werden können. Ignorieren Sie dabei erst einmal die technischen Lösungen, sondern konzentrieren Sie sich auf Workflows und Strategien. Die Technologie ist nur das Mittel zum Zweck.
  • Wählen Sie digitale Anwendungen nach Ihren Bedürfnissen aus und nicht nach Popularität. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Anforderungskatalog.
  • Lassen Sie den Anforderungskatalog nicht ausschließlich von der Geschäftsführung und/oder IT zusammenstellen, sondern auch von den Unternehmensbereichen, die später mit der Software umgehen sollen.
  • Binden Sie alle Nutz(nieß)er neuer digitaler Prozesse und Services in den Entwicklungs- und Auswahlprozess mit ein. Sei es durch Testgruppen, Beta-Versionen oder kontinuierliche Feedback-Möglichkeiten.
Herr Ehrhart hat Recht, die Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance. Aber nur dann, wenn sie nicht zum Selbstzweck umgesetzt wird, sondern ein klares Ziel verfolgt: Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Über die Autorin: Juliane-Waack-1 Juliane Waack ist Fachautorin für Digitalisierung, Content Marketing und Customer Journey Management. Sie schreibt für die ec4u expert consulting ag

Warum gehört Cloud Computing die Zukunft?

Die Cloud vernetzt Produkte, Geräte, Menschen und Unternehmen. Für Kurt Rindle von IBM ist Cloud Computing deshalb
„ein notwendiges und hilfreiches Instrumentarium, mit dem sich der Übergang in die Digitalisierung bewerkstelligen lässt“.
Die Skalierbarkeit und die Flexibilität, die Cloud-Services mit sich bringen, sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten sind Vorteile, die für die Nutzung von Cloud-Diensten sprechen. Doch wie steht es um die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen? Laut der Studie „Cloud Readiness 2015“ von COMPUTERWOCHE, CIO und TecChannel sind die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Diensten in den Unternehmen in Deutschland gut. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen dazu bereit sind, über Geschäftsprozesse und -modelle im Kontext von Cloud-Services nachzudenken. Darüberhinaus wurden vielerorts auch schon strategische Weichen in Richtung Cloud gestellt.

Analyse der Voraussetzungen von Cloud Computing

Unter den Befragten gab ein Fünftel an, dass es Geschäftsmodelle oder -chancen gibt, die für das eigene Unternehmen erst durch Cloud-Lösungen möglich werden. In Organisationen mit mehr als 1000 Mitarbeitern liegt der Anteil sogar bei mehr als einem Drittel. Gefragt, ob sie für ihr Unternehmen eine umfassende Analyse der organisatorischen, technischen und juristischen Voraussetzungen einer Cloud-Nutzung vorgenommen haben, antwortete mehr als ein Viertel (27,5%) mit „ja“. Die Werte steigen abhängig von der Unternehmensgröße: Unternehmen mit jährlichen IT-Ausgaben von mehr als 100 Millionen Euro haben schon zu 51,2% einen Cloud-Readiness-Check abgeschlossen, um Cloud Computing demnächst in ihrer Firma einführen zu können. Anstelle einer umfassenden Analyse der Voraussetzungen der Cloud-Nutzung findet in 28,8% der befragten Unternehmen eine Prüfung der Voraussetzungen in einem bestimmten Bereich statt. Dabei findet eine Fokussierung auf einzelne Themen und Bereiche im Business statt. Gänzlich auf eine Analyse verzichten wollen nur 15% der Umfrage-Teilnehmer. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik1

Selbsteinschätzung zur Cloud-Readiness

Bei der Einschätzung der unternehmenseigenen Cloud-Readiness auf einer Skala von 1 (= gar nicht Cloud-ready) bis 10 (= vollständig Cloud-ready) lagen die Unternehmen mit einem Wert von 6,1 im Durchschnitt im oberen Mittelfeld. Ihrer IT-Abteilung trauten die Unternehmen noch mehr zu, sie schätzten deren Cloud-Readiness bei 7,1 von 10 Punkten. Die anderen Abteilungen bewegen sich ebenfalls im Mittelfeld (Marketing: 6 Punkte; Vertrieb: 5,9 Punkte, Top-Management: 5,8 Punkte; Personal: 5,1 Punkte, Finanzabteilung: 4,9 Punkte). Cloud Readiness - Selbsteinschätzung

Umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services

Eine umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services (inklusive Roadmap und definierten Milestones) hat knapp ein Viertel (24,7%) der Befragten. Bei Firmen, die jährlich mehr als 100 Millionen Euro für IT aufwenden, liegt der Wert über 50%. Eine grundsätzliche Strategie ohne Roadmap verfolgen immerhin 37% der befragten Unternehmen. Statt einer Cloud-Strategie für das gesamte Unternehmen verfolgen 23,5% der Umfrage-Teilnehmer Initiativen in einzelnen (Fach-)Abteilungen. In kleineren Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es gar 30,5%. Unternehmen, die keine explizite Cloud-Strategie verfolgen, sind in der Minderheit, es handelt sich dabei um nur 14,5%. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik2

Zuerst eine Digitalisierungsstrategie entwickeln!

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Cloud-Strategie sollte für Unternehmen eine umfassende Digitalisierungstrategie sein, fordert EMC-Managerin Elke Steinegger:
„Es wäre wünschenswert, wenn sich die Cloud-Strategie von der Digitalisierungsstrategie ableiten würde. Das sehe ich aber bisher leider nicht. Viele Initiativen innerhalb eines Unternehmens konkurrieren eher gegeneinander und werden nicht miteinander abgeglichen.“
Bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sollten auch Themen wie Informationssicherheit und die Orientierung am Grundschutz eine Rolle spielen. Der IT-Grundschutz ist ein Standard, an dem sich dabei orientiert werden kann. Gute Cloud-Anbieter zeichnen sich durch eine Cloud Zertifizierung aus. In Zeiten, in denen Unternehmen immer mehr Rechenkapazität, Speicherplatz und Software über das Internet beziehen, gehört Cloud Computing die Zukunft.