Collaboration – digitale Zusammenarbeit im Web

Collaboration, oder e-Collaboration, ist die überörtliche digitale Zusammenarbeit von Personen. Die Digitalisierung hat hierfür ganz neue Möglichkeiten geschaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Interne und externe Mitarbeiter können zeit- und standortunabhängig produktiv sein. Arbeiten werden schneller und präziser erledigt und Informationen sind in Echtzeit verfügbar. Kunden und Mitarbeiter erleben mehr Zufriedenheit und weniger Frustrationen. Und das Ganze schont nicht nur die Nerven, sondern auch die Umwelt. Grund genug, sich die neuen, kollaborativen Arbeitsmethoden genauer anzuschauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was für eine moderne Collaboration notwendig ist und wie Sie diese in der Praxis gestalten können.

Die 5 Säulen der Collaboration

Damit die Collaboration auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten kann, sollten fünf Bedingungen erfüllt sein:
  1. Cloud-Software

Software aus der Cloud läuft überall, wo ein Internetanschluss besteht. Die Mitarbeiter können standortunabhängig arbeiten. Ja mehr noch: Alle Informationen sind in Echtzeit gespeichert und abrufbar. Die Server von Cloud-Anbietern stehen rund um die Uhr zur Verfügung – zwischen 98 und 99,9 Prozent der Zeit.
  1. Zugriffssteuerung

Der Zugriff auf schutzwürdige Daten muss beschränkt sein. Motto: So viel Zugriff wie nötig und so wenig Zugriff wie möglich. Ein Azubi braucht keinen Schreibzugriff, um seine Statistik zu erstellen. Ihre Software sollte folgendes aufbieten: Zugriffsebenen (Schreibschutz oder Bearbeitungsrechte), Freigaben (für Funktionen oder Anwendungen, Dateien oder Ordner, Benutzer oder Gruppen)
  1. Datensicherheit

Der Anbieter sollte ein überzeugendes Konzept für die Datensicherheit haben. Hosting in Germany garantiert, dass die strengen deutschen Datenschutzgesetze angewendet werden. In den USA haben geschäftskritische Daten nichts zu suchen – für Buchhaltungsdaten wäre das sogar ein Compliance-Verstoß gegen die GoBD.
  1. Digitale Prozesse

Fast hätten wir es vergessen, weil es so selbstverständlich erscheint: Digitale Collaboration setzt ein gewisses Maß an Digitalisierung voraus. Digitale Dokumente in einem Cloud-Speicher sind so etwas wie die Einstiegsdroge; fast jeder hat schon mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet. Doch da geht noch viel mehr.
  1. Office-Integration

Fast jedes Büro arbeitet mit Office-Programmen. Diese sollten in eine produktive Collaboration integriert sein. Ihre Software muss den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrer gewohnten Umgebung weiter zu arbeiten, nur dann wird sie akzeptiert. Der Up- und Download, das Verknüpfen von Dokumenten, Aufgaben, Kontakten und Vorgängen muss absolut reibungslos funktionieren.

Wie funktioniert Collaboration? Beispiele aus der Praxis

Die folgenden Szenarien sind sehr vereinfacht. Dennoch verdeutlichen sie, wie Collaboration in der Praxis funktioniert. Wir betrachten dazu die fiktive Marketingagentur Knüller UG.

Collaboration im Dokumentenaustausch

Denn im DMS werden Bearbeitungen sofort als aktuellste Version gespeichert. Wenn eine Datei gerade von jemandem zur Bearbeitung geöffnet ist, können andere Personen sie nur zum Lesen öffnen. Dadurch können mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Ein E-Mail-Versand im Team erübrigt sich, weil alle Bearbeiter immer die neueste Version sehen. Außerdem wird ein Dokument nicht als Datei versendet, sondern als Link auf einen Speicherort in der Cloud. Dort sehen die Empfänger auch nachträgliche Bearbeitungen. Das ist jetzt alles noch keine Sensation. Doch da ist noch mehr: Unternehmen können jetzt „dokumentengetriebene Prozesse“ einrichten. Dabei durchlaufen Dokumente festgelegte Bearbeitungsschritte. Der Clou: Das Dokument benachrichtigt seinen Bearbeiter selbst, wenn es bereit ist für den nächsten Schritt. Zum Beispiel in einem Verlag:
  • Der Autor bearbeitet ein Manuskript. Ist ein Kapitel fertig, versieht er es mit einem Status-Schlagwort.
  • Das Schlagwort aktiviert den Lektor, der früh anfangen kann, die Kapitel zu prüfen. Er versieht die Dateien mit Kommentaren und ändert den Status des Dokuments, wenn er fertig ist.
  • Der Autor arbeitet die Änderungen ein und vergibt abermals einen Status, wenn er fertig ist.
  • Eine Fachkraft arbeitet den Index ein.
  • Der Korrektor macht die Tippfehlerkorrektur.
  • Der Grafiker erstellt das Layout.
  • Die fertigen Druckdaten werden an die Druckerei gesendet.
Früher musste der Verlag noch auf das fertige Manuskript warten und die Schritte nacheinander für das gesamte Buch abarbeiten. Heute werden sie dank Collaboration parallel erledigt – in einem Viertel der Zeit.

Collaboration im Vertrieb

Wir verlassen jetzt die Sphäre des DMS. Im Vertrieb geht es um mehr als Dokumente. Collaboration im Vertrieb bedeutet Informationsaustausch in Echtzeit und strukturierte Aktivitäten entlang der Sales Pipeline. Mit den Einzelheiten dieser Prozesse beschäftigen sich andere Artikel in diesem Ratgeber. Hier möchten wir nur einige Schlaglichter setzen: Vertriebsmitarbeiter haben im Außendienst durch ihr CRM einen Rundum-Blick auf die Kundenbeziehung. Im CRM werden Vertriebsaktivitäten mit Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Folgeaktionen angelegt. Dadurch wird automatisch der jeweils nächste Bearbeiter getriggert. Ein Außendienstmitarbeiter hat von unterwegs den kurzen Draht zu seinem Back Office. Er kann z. B. Aufgaben für den Innendienst einstellen und noch am Messestand dafür sorgen, dass ein Interessent weiterbetreut wird.

Collaboration mit Externen

Collaboration funktioniert auch mit Externen. So bekommt zum Beispiel ein Call Center genau die Informationen sowie Upload- und Download-Berechtigungen, die es für seinen Job benötigt. Eine Freigabe- und Zugriffssteuerung sorgt dafür, dass keine unternehmenskritischen Informationen nach draußen gelangen. Das Call Center dokumentiert seine Anrufe in Echtzeit auf der Collaboration-Plattform. Hat sich ein Ansprechpartner geändert? Ist das Bestandsprodukt zu umständlich? Solche wichtigen Vertriebsinformationen werden direkt ins Kontaktmanagement übertragen und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter berichtet.

Collaboration im Projektgeschäft

Im Projektgeschäft arbeiten besonders viele externe und interne Beteiligte in unterschiedlichen Rollen zusammen. Unter Umständen rund um den Erdball. Alle diese Beteiligten treffen sich auf einer gemeinsamen Collaboration-Plattform. Dort werden Projektarbeiten abgestimmt, Schritte geplant, Aktivitäten und Arbeitszeiten dokumentiert, Informationen ausgetauscht und Probleme gelöst. Die Prozesse sind hochgradig vernetzt. Collaboration ist Zusammenarbeit Je nachdem, welche Rolle eine Person im Projekt hat und ob sie interner oder externer Mitarbeiter ist, bekommt sie maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen auf Informationen, Bereiche und Funktionen der gemeinsamen Projektplattform.

Collaboration im Rechnungswesen

Digitale Eingangsrechnungen müssen nicht mehr in einem zeitraubenden Prozess von Eingangskorb zu Eingangskorb getragen werden. Auf einer Cloud-gestützten Collaboration-Plattform, greifen formale Prüfung, sachliche Prüfung, Freigabe, Genehmigung und Buchung nahtlos ineinander. Kommentare, die für den Buchhalter oder Betriebsprüfer wichtig sind, werden direkt mit der Rechnung verknüpft. Es spielt keine Rolle, an welchem Ort der Welt die sachlich zuständige Managerin weilt, ob der Buchhalter gerade im Home Office ist. Die Aktivitäten greifen ineinander wie ein gut geöltes Räderwerk.

Fazit

Collaboration ist mehr als nur Dokumentenaustausch. In einer Cloud-gestützten Unternehmenssoftware arbeiten Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig zusammen. Informationen fließen in Echtzeit und Prozesse werden qualitätsgesichert und strukturiert abgearbeitet. Aktivitäten greifen schnell und sicher ineinander. Das führt zu massiven Produktivitätsgewinnen und letztlich zu Wettbewerbsvorteilen, die das Unternehmen zukunftsfähig machen. Die Leichtigkeit und Sicherheit der Cloud-gestützten Collaboration ermöglicht neue Formen des Arbeitens. Heute muss sich niemand mehr in den Stau stellen oder in endlosen Meetings seine Zeit verlieren. Besprechungen können kurz und produktiv vonstatten gehen, denn für den Austausch von Meinungen und Informationen gibt es die Collaboration-Plattform.