Collaboration – digitale Zusammenarbeit im Web

Collaboration, oder e-Collaboration, ist die überörtliche digitale Zusammenarbeit von Personen. Die Digitalisierung hat hierfür ganz neue Möglichkeiten geschaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Interne und externe Mitarbeiter können zeit- und standortunabhängig produktiv sein. Arbeiten werden schneller und präziser erledigt und Informationen sind in Echtzeit verfügbar. Kunden und Mitarbeiter erleben mehr Zufriedenheit und weniger Frustrationen. Und das Ganze schont nicht nur die Nerven, sondern auch die Umwelt. Grund genug, sich die neuen, kollaborativen Arbeitsmethoden genauer anzuschauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was für eine moderne Collaboration notwendig ist und wie Sie diese in der Praxis gestalten können.

Die 5 Säulen der Collaboration

Damit die Collaboration auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten kann, sollten fünf Bedingungen erfüllt sein:
  1. Cloud-Software

Software aus der Cloud läuft überall, wo ein Internetanschluss besteht. Die Mitarbeiter können standortunabhängig arbeiten. Ja mehr noch: Alle Informationen sind in Echtzeit gespeichert und abrufbar. Die Server von Cloud-Anbietern stehen rund um die Uhr zur Verfügung – zwischen 98 und 99,9 Prozent der Zeit.
  1. Zugriffssteuerung

Der Zugriff auf schutzwürdige Daten muss beschränkt sein. Motto: So viel Zugriff wie nötig und so wenig Zugriff wie möglich. Ein Azubi braucht keinen Schreibzugriff, um seine Statistik zu erstellen. Ihre Software sollte folgendes aufbieten: Zugriffsebenen (Schreibschutz oder Bearbeitungsrechte), Freigaben (für Funktionen oder Anwendungen, Dateien oder Ordner, Benutzer oder Gruppen)
  1. Datensicherheit

Der Anbieter sollte ein überzeugendes Konzept für die Datensicherheit haben. Hosting in Germany garantiert, dass die strengen deutschen Datenschutzgesetze angewendet werden. In den USA haben geschäftskritische Daten nichts zu suchen – für Buchhaltungsdaten wäre das sogar ein Compliance-Verstoß gegen die GoBD.
  1. Digitale Prozesse

Fast hätten wir es vergessen, weil es so selbstverständlich erscheint: Digitale Collaboration setzt ein gewisses Maß an Digitalisierung voraus. Digitale Dokumente in einem Cloud-Speicher sind so etwas wie die Einstiegsdroge; fast jeder hat schon mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet. Doch da geht noch viel mehr.
  1. Office-Integration

Fast jedes Büro arbeitet mit Office-Programmen. Diese sollten in eine produktive Collaboration integriert sein. Ihre Software muss den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrer gewohnten Umgebung weiter zu arbeiten, nur dann wird sie akzeptiert. Der Up- und Download, das Verknüpfen von Dokumenten, Aufgaben, Kontakten und Vorgängen muss absolut reibungslos funktionieren.

Wie funktioniert Collaboration? Beispiele aus der Praxis

Die folgenden Szenarien sind sehr vereinfacht. Dennoch verdeutlichen sie, wie Collaboration in der Praxis funktioniert. Wir betrachten dazu die fiktive Marketingagentur Knüller UG.

Collaboration im Dokumentenaustausch

Denn im DMS werden Bearbeitungen sofort als aktuellste Version gespeichert. Wenn eine Datei gerade von jemandem zur Bearbeitung geöffnet ist, können andere Personen sie nur zum Lesen öffnen. Dadurch können mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Ein E-Mail-Versand im Team erübrigt sich, weil alle Bearbeiter immer die neueste Version sehen. Außerdem wird ein Dokument nicht als Datei versendet, sondern als Link auf einen Speicherort in der Cloud. Dort sehen die Empfänger auch nachträgliche Bearbeitungen. Das ist jetzt alles noch keine Sensation. Doch da ist noch mehr: Unternehmen können jetzt „dokumentengetriebene Prozesse“ einrichten. Dabei durchlaufen Dokumente festgelegte Bearbeitungsschritte. Der Clou: Das Dokument benachrichtigt seinen Bearbeiter selbst, wenn es bereit ist für den nächsten Schritt. Zum Beispiel in einem Verlag:
  • Der Autor bearbeitet ein Manuskript. Ist ein Kapitel fertig, versieht er es mit einem Status-Schlagwort.
  • Das Schlagwort aktiviert den Lektor, der früh anfangen kann, die Kapitel zu prüfen. Er versieht die Dateien mit Kommentaren und ändert den Status des Dokuments, wenn er fertig ist.
  • Der Autor arbeitet die Änderungen ein und vergibt abermals einen Status, wenn er fertig ist.
  • Eine Fachkraft arbeitet den Index ein.
  • Der Korrektor macht die Tippfehlerkorrektur.
  • Der Grafiker erstellt das Layout.
  • Die fertigen Druckdaten werden an die Druckerei gesendet.
Früher musste der Verlag noch auf das fertige Manuskript warten und die Schritte nacheinander für das gesamte Buch abarbeiten. Heute werden sie dank Collaboration parallel erledigt – in einem Viertel der Zeit.

Collaboration im Vertrieb

Wir verlassen jetzt die Sphäre des DMS. Im Vertrieb geht es um mehr als Dokumente. Collaboration im Vertrieb bedeutet Informationsaustausch in Echtzeit und strukturierte Aktivitäten entlang der Sales Pipeline. Mit den Einzelheiten dieser Prozesse beschäftigen sich andere Artikel in diesem Ratgeber. Hier möchten wir nur einige Schlaglichter setzen: Vertriebsmitarbeiter haben im Außendienst durch ihr CRM einen Rundum-Blick auf die Kundenbeziehung. Im CRM werden Vertriebsaktivitäten mit Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Folgeaktionen angelegt. Dadurch wird automatisch der jeweils nächste Bearbeiter getriggert. Ein Außendienstmitarbeiter hat von unterwegs den kurzen Draht zu seinem Back Office. Er kann z. B. Aufgaben für den Innendienst einstellen und noch am Messestand dafür sorgen, dass ein Interessent weiterbetreut wird.

Collaboration mit Externen

Collaboration funktioniert auch mit Externen. So bekommt zum Beispiel ein Call Center genau die Informationen sowie Upload- und Download-Berechtigungen, die es für seinen Job benötigt. Eine Freigabe- und Zugriffssteuerung sorgt dafür, dass keine unternehmenskritischen Informationen nach draußen gelangen. Das Call Center dokumentiert seine Anrufe in Echtzeit auf der Collaboration-Plattform. Hat sich ein Ansprechpartner geändert? Ist das Bestandsprodukt zu umständlich? Solche wichtigen Vertriebsinformationen werden direkt ins Kontaktmanagement übertragen und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter berichtet.

Collaboration im Projektgeschäft

Im Projektgeschäft arbeiten besonders viele externe und interne Beteiligte in unterschiedlichen Rollen zusammen. Unter Umständen rund um den Erdball. Alle diese Beteiligten treffen sich auf einer gemeinsamen Collaboration-Plattform. Dort werden Projektarbeiten abgestimmt, Schritte geplant, Aktivitäten und Arbeitszeiten dokumentiert, Informationen ausgetauscht und Probleme gelöst. Die Prozesse sind hochgradig vernetzt. Collaboration ist Zusammenarbeit Je nachdem, welche Rolle eine Person im Projekt hat und ob sie interner oder externer Mitarbeiter ist, bekommt sie maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen auf Informationen, Bereiche und Funktionen der gemeinsamen Projektplattform.

Collaboration im Rechnungswesen

Digitale Eingangsrechnungen müssen nicht mehr in einem zeitraubenden Prozess von Eingangskorb zu Eingangskorb getragen werden. Auf einer Cloud-gestützten Collaboration-Plattform, greifen formale Prüfung, sachliche Prüfung, Freigabe, Genehmigung und Buchung nahtlos ineinander. Kommentare, die für den Buchhalter oder Betriebsprüfer wichtig sind, werden direkt mit der Rechnung verknüpft. Es spielt keine Rolle, an welchem Ort der Welt die sachlich zuständige Managerin weilt, ob der Buchhalter gerade im Home Office ist. Die Aktivitäten greifen ineinander wie ein gut geöltes Räderwerk.

Fazit

Collaboration ist mehr als nur Dokumentenaustausch. In einer Cloud-gestützten Unternehmenssoftware arbeiten Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig zusammen. Informationen fließen in Echtzeit und Prozesse werden qualitätsgesichert und strukturiert abgearbeitet. Aktivitäten greifen schnell und sicher ineinander. Das führt zu massiven Produktivitätsgewinnen und letztlich zu Wettbewerbsvorteilen, die das Unternehmen zukunftsfähig machen. Die Leichtigkeit und Sicherheit der Cloud-gestützten Collaboration ermöglicht neue Formen des Arbeitens. Heute muss sich niemand mehr in den Stau stellen oder in endlosen Meetings seine Zeit verlieren. Besprechungen können kurz und produktiv vonstatten gehen, denn für den Austausch von Meinungen und Informationen gibt es die Collaboration-Plattform.  

Warum gehört Cloud Computing die Zukunft?

Die Cloud vernetzt Produkte, Geräte, Menschen und Unternehmen. Für Kurt Rindle von IBM ist Cloud Computing deshalb
„ein notwendiges und hilfreiches Instrumentarium, mit dem sich der Übergang in die Digitalisierung bewerkstelligen lässt“.
Die Skalierbarkeit und die Flexibilität, die Cloud-Services mit sich bringen, sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten sind Vorteile, die für die Nutzung von Cloud-Diensten sprechen. Doch wie steht es um die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen? Laut der Studie „Cloud Readiness 2015“ von COMPUTERWOCHE, CIO und TecChannel sind die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Diensten in den Unternehmen in Deutschland gut. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen dazu bereit sind, über Geschäftsprozesse und -modelle im Kontext von Cloud-Services nachzudenken. Darüberhinaus wurden vielerorts auch schon strategische Weichen in Richtung Cloud gestellt.

Analyse der Voraussetzungen von Cloud Computing

Unter den Befragten gab ein Fünftel an, dass es Geschäftsmodelle oder -chancen gibt, die für das eigene Unternehmen erst durch Cloud-Lösungen möglich werden. In Organisationen mit mehr als 1000 Mitarbeitern liegt der Anteil sogar bei mehr als einem Drittel. Gefragt, ob sie für ihr Unternehmen eine umfassende Analyse der organisatorischen, technischen und juristischen Voraussetzungen einer Cloud-Nutzung vorgenommen haben, antwortete mehr als ein Viertel (27,5%) mit „ja“. Die Werte steigen abhängig von der Unternehmensgröße: Unternehmen mit jährlichen IT-Ausgaben von mehr als 100 Millionen Euro haben schon zu 51,2% einen Cloud-Readiness-Check abgeschlossen, um Cloud Computing demnächst in ihrer Firma einführen zu können. Anstelle einer umfassenden Analyse der Voraussetzungen der Cloud-Nutzung findet in 28,8% der befragten Unternehmen eine Prüfung der Voraussetzungen in einem bestimmten Bereich statt. Dabei findet eine Fokussierung auf einzelne Themen und Bereiche im Business statt. Gänzlich auf eine Analyse verzichten wollen nur 15% der Umfrage-Teilnehmer. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik1

Selbsteinschätzung zur Cloud-Readiness

Bei der Einschätzung der unternehmenseigenen Cloud-Readiness auf einer Skala von 1 (= gar nicht Cloud-ready) bis 10 (= vollständig Cloud-ready) lagen die Unternehmen mit einem Wert von 6,1 im Durchschnitt im oberen Mittelfeld. Ihrer IT-Abteilung trauten die Unternehmen noch mehr zu, sie schätzten deren Cloud-Readiness bei 7,1 von 10 Punkten. Die anderen Abteilungen bewegen sich ebenfalls im Mittelfeld (Marketing: 6 Punkte; Vertrieb: 5,9 Punkte, Top-Management: 5,8 Punkte; Personal: 5,1 Punkte, Finanzabteilung: 4,9 Punkte). Cloud Readiness - Selbsteinschätzung

Umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services

Eine umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services (inklusive Roadmap und definierten Milestones) hat knapp ein Viertel (24,7%) der Befragten. Bei Firmen, die jährlich mehr als 100 Millionen Euro für IT aufwenden, liegt der Wert über 50%. Eine grundsätzliche Strategie ohne Roadmap verfolgen immerhin 37% der befragten Unternehmen. Statt einer Cloud-Strategie für das gesamte Unternehmen verfolgen 23,5% der Umfrage-Teilnehmer Initiativen in einzelnen (Fach-)Abteilungen. In kleineren Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es gar 30,5%. Unternehmen, die keine explizite Cloud-Strategie verfolgen, sind in der Minderheit, es handelt sich dabei um nur 14,5%. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik2

Zuerst eine Digitalisierungsstrategie entwickeln!

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Cloud-Strategie sollte für Unternehmen eine umfassende Digitalisierungstrategie sein, fordert EMC-Managerin Elke Steinegger:
„Es wäre wünschenswert, wenn sich die Cloud-Strategie von der Digitalisierungsstrategie ableiten würde. Das sehe ich aber bisher leider nicht. Viele Initiativen innerhalb eines Unternehmens konkurrieren eher gegeneinander und werden nicht miteinander abgeglichen.“
Bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sollten auch Themen wie Informationssicherheit und die Orientierung am Grundschutz eine Rolle spielen. Der IT-Grundschutz ist ein Standard, an dem sich dabei orientiert werden kann. Gute Cloud-Anbieter zeichnen sich durch eine Cloud Zertifizierung aus. In Zeiten, in denen Unternehmen immer mehr Rechenkapazität, Speicherplatz und Software über das Internet beziehen, gehört Cloud Computing die Zukunft.