Nahtloses ERP aus vielen Komponenten

Unternehmer Heinrich Schmidt ist verwundert. Er hat verstanden, dass nur Cloud-Anwendungen skalierbar, flexibel und aktuell genug sind, um die Digitalisierung im Unternehmen zu unterstützen. Also hat er seine Abteilungsleiter angewiesen, auf Cloud-Software umzusteigen. Schließlich sind diese die Experten in ihrem Funktionsbereich und können am besten entscheiden, welche Lösung zu ihnen passt.

Die Abteilungsleiter gingen ans Werk. Marketing und Vertrieb suchten sich ein Cloud CRM aus. Einkauf und Disposition einigten sich auf ein Warenwirtschaftssystem. Ein hervorragendes Projektmanagementsystem wurde ausgesucht und eine Finanzbuchhaltungssoftware, auch diese aus der Cloud.

Doch nachdem die Systeme eingeführt waren, kam das böse Erwachen: Die Einzellösungen der unterschiedlichen Hersteller kommunizierten nicht miteinander.

„Ich dachte, wenn ich in die Cloud gehe, habe ich ein nahtloses ERP und die digitale Transformation meines Unternehmens wird ein Selbstläufer,“ wundert sich Schmidt. „Aber die Abteilungsgrenzen sind immer noch da!“

Nahtloses ERP und Cloud sind zwei verschiedene Dinge

Es ist richtig, dass Cloud-Anwendungen viele Aspekte der Digitalisierung von Unternehmen unterstützen: Sie sind standortunabhängig, skalierbar, flexibel, immer up-to-date, ausfallsicher und werden professionell administriert. Sie ersparen IT-Investitionen und das Vorhalten von eigenen Ressourcen.

Aber sie sind nicht zwangsläufig vernetzt. Herr Schmidt machte den Fehler, zu denken, dass er nur „in die Cloud“ gehen muss, um eine vernetzte IT zu haben. Doch allein die Tatsache, dass Cloud-Anwendungen im Internet laufen, bedeutet noch längst nicht, dass sie sich auch integrieren können.

Interoperabilität fördert digitale Transformation

Die digitale Transformation kann indessen nur gelingen, wenn die Abteilungsgrenzen und Informations-Silos im Unternehmen fallen. Denn Prozesse kümmern sich nicht um Abteilungsgrenzen. Sie laufen durch das gesamte Unternehmen.

Um ein nahtloses ERP mit einer einheitlichen Datenbasis zu etablieren, das Prozesse übergreifend abbilden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Entweder Sie finden eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Scopevisio bietet eine solche integrierte Lösung aus einer Hand.
  • Oder Sie finden verschiedene Systeme von verschiedenen Anbietern, die jedoch – anders als im obigen Beispiel – perfekt zusammenarbeiten. Diese Fähigkeit der Zusammenarbeit nennt man Interoperabilität.

Damit die Interoperabilität gewährleistet ist, sollten die einzelnen Software-Komponenten ein gemeinsames Ökosystem bilden. Sie sollten nicht nur über Schnittstellen mehr schlecht als recht Daten austauschen, sondern so miteinander verknüpft sein, als handele es sich um ein einziges, durchgängiges System.

Drei Stufen zum perfekt integrierten, nahtlosen ERP-System

Das perfekt integrierte System können Sie sich als dreistufige Pyramide vorstellen:

Unten liegt die Basis, das Fundament, die Must-haves. Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Abrechnung, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur hochgeladene Dokumente, sondern auch systemgenerierte Belege am richtigen Ort archiviert und mit den richtigen Vorgängen verknüpft. Man nennt dies ein Enterprise Content Management System (ECM).

In diesem Fundament Ihres vernetzten Unternehmens laufen alle Informationen strukturiert und vernetzt zusammen. Aus dieser reichen Quelle können Sie schöpfen, wenn Sie unternehmensweite Analysen, Reports und Auswertungen benötigen, um Ihre Strategie zukunftsfähig zu machen.

Die zweite Stufe umfasst die „Should-haves“ Ihres Business-Ökosystems. Dazu gehört beispielsweise die Integration von Office-Anwendungen. Microsoft Office und Outlook sind in 99 Prozent aller Büros fest etabliert. Die Fähigkeit, Inhalte aus Office und Outlook in Ihr ERP-System hinein- und herauszubekommen, macht vieles im Büroalltag leichter – und Ihre Datenbasis reicher. Allerdings können auf dieser zweiten Stufe auch andere Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel Warenwirtschaft oder Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Auf der dritten Stufe Ihrer ERP-Pyramide sind die „Nice-to-haves“ angesiedelt: Branchenlösungen zum Beispiel, oder spezialisierte Anwendungen, die Sie mit Ihrem ERP verknüpfen.

Einheitliches Ökosystem bietet Transparenz und Sicherheit

Was ist der Vorteil eines Ökosystems wie dem von Scopevisio gegenüber einer selbst zusammengestellten Lösung?

Erstens ist ein Ökosystem eine Umgebung, die Interoperabilität gewährleistet. Scopevisio hat sich beispielsweise Partner gesucht, deren Systeme exzellent mit dem Enterprise Business System harmonieren. Dazu gehören unter anderem, aber nicht ausschließlich, eine Warenwirtschaftslösung von Weclapp, Lohn- und Gehaltssoftware von eurodata, selbstverständlich Microsoft Office 365, aber auch Microsoft Teams für die Projektkommunikation, und Power BI für die Datenvisualisierung. Zur Verfügung stehen außerdem das Chat-Tool Slack und Legalvisio als Branchenlösung für Rechtsanwaltskanzleien. CleverReach für Kampagnen kann ebenso angebunden werden wie DATEV für die Buchhaltung.

Ein nahtloses ERP wird über eine einheitliche Schnittstelle (API) integriert. Diese Schnittstelle, die sich bei Scopevisio OpenScope nennt, garantiert eine strukturierte Datenübernahme aus den anderen Software-Lösungen. Zum Beispiel müssen Berechtigungen, die im Weclapp-Warenwirtschaftssystem angelegt wurden, in Scopevisio nicht erneut eingerichtet werden.

Außerdem ist die OpenScope-API maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere API zu haben als ein Dutzend unsichere.

A Propos Sicherheit: Bei den ausgewählten Partnern ist nicht nur die Interoperabilität gewährleistet, sondern auch die Sicherheit. Natürlich werden die Fremdsysteme zuallererst auf Compliance und Datenschutz-Aspekte hin durchleuchtet. Nur wer dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) genügt, wird akzeptiert.

Vorteile für Unternehmen

Unternehmen, die sich für eine solche Digitalisierungslösung entscheiden, haben eine Reihe von Vorteilen.

Da die IT meistens über Jahre hinweg gewachsen ist, ziehen viele es vor, die Systeme nach und nach zu aktualisieren. Mit der modularen Lösung, wie sie oben skizziert wird, kann der Change schrittweise und behutsam stattfinden, auf eine Weise, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht überfordert.

Ein Unternehmen wie Scopevisio – es gibt noch einige wenige andere, wie SAP oder Oracle, die ähnlich vorgehen – ist ein kompetenter Partner. Die Digitalisierungsberatung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Ein Software-Hersteller kann Ihnen und Ihrem Unternehmen die Arbeit abnehmen, geeignete Software-Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auszuwählen. Gemeinsam mit den Experten können Sie aus einem Pool von Lösungen diejenigen auswählen, die Ihre Prozesse am besten unterstützen.

Das Ergebnis ist eine unternehmensweite, durchgängige, prozessorientierte ERP-Lösung, deren Komponenten nahtlos ineinandergreifen wie Zahräder in einem gut geölten Getriebe. Der Geschäftsführer kann morgens auf seinem Smartphone seine KPIs checken. Er kann nachsehen, wie viele Angebote draußen sind, welchen Umsatz er nächsten Monat machen wird und welche Zahlungen anstehen. Diese und viele andere Informationen quer durch das Unternehmen stehen ihm jetzt transparent und in Echtzeit zur Verfügung.

 

 

 

IT-Trends – Cloud Computing wichtigste Enabling-Technologie

In einem viel beachteten Paper, IDG IT-Trends, nennen die Experten von A.T. Kearney, Bain, Crisp, Forrester, Gartner, IDC, ISG, PAC und Roland Berger jeweils ihre „Top Ten“ der technologischen Zukunftstrends für 2018.

In den meisten Prognosen sind Künstliche Intelligenz und Analytics, Robotic Process Automation (RPA), IoT und Plattform-Entwicklung vorne mit dabei. Auch Augmented und Virtual Reality (AR/VR), DevOps und Blockchain werden genannt. Daten werden zum Produktionsfaktor Nummer eins. Digitalisierung ist und bleibt ein Querschnittsthema. Quantencomputer werden noch ein wenig auf sich warten lassen.

Erfreulich für Scopevisio: Public Cloud-Anwendungen hatten 2017 endgültig ihren Durchbruch. PAC nennt das Cloud Computing „die wichtigste Enabling-Technologie“.

IT-Trends: Ereignisgesteuerte Prozesse

Gartner sagt voraus, dass mehr und mehr Vorgänge in Unternehmen „Event-driven“, ereignisgesteuert, ablaufen werden.

Ein Ereignis im Sinne der Computertechnik ist jede Zustandsänderung im System. Das kann ein Klick auf eine Landing Page sein, oder auch die Erteilung eines Großauftrags. Ereignisgesteuerte Prozesse verknüpfen mit jedem Ereignis eine Folgeaktivität, die idealerweise automatisiert ausgeführt wird und in den nächsten Prozess-Schritt mündet.

Bei einem Klick auf die Landing Page wird zum Beispiel ein Störer mit einer Handlungsaufforderung eingeblendet. Ein elektronisch erteilter Auftrag wird automatisch mit einer Auftragsbestätigung quittiert. Der Upload eines Belegs setzt eine OCR-Erkennung in Gang. Erkennt diese bestimmte Inhalte, wird eine Kontierung mit dem Beleg verknüpft.

Diese Beispiele sind heute bereits Realität. In Zukunft könnten alle Ereignisse sofort erfasst, analysiert und durch ein Regelsystem mit Folgeaktivitäten oder -ereignissen verknüpft werden. Künstliche Intelligenz kann helfen, Ereignisse noch schneller einzuordnen und flexibel auf sie zu reagieren.

IT-Trends: Digitale Transformation

IDC erwartet, dass bis 2021 mindestens die Hälfte der globalen Wertschöpfung digitalisiert sein werden. Unternehmen sollten DX-Plattformen einrichten. Das sind Technologielandschaften, die im Hinblick auf Umfang, Schnelligkeit und Skalierbarkeit die digitale Transformation im Unternehmen unterstützen. Und hier kommt die Cloud ins Spiel.

IT-Trends: Cloud als Technologietreiber

Cloud Computing ist nicht länger „nur“ gut für die Wirtschaftlichkeit und Agilität. „Die Cloud wird zur wichtigsten und zuverlässigsten Quelle nachhaltiger Technologieentwicklung eines Unternehmens“, so Lynn-Kristin Thorenz, Research & Consulting IDC.

Das Management und die Integration von Cloud-Ressourcen wird entscheidend für die Leistungsfähigkeit von Organisationen. Nur wer seine Altsysteme rechtzeitig auf das neue, agile und skalierbare Cloud-Paradigma umstellt, kann den Kulturwandel bewältigen, den die digitale Transformation mit sich bringt.

Cloud Computing ermöglicht es auch, IT-Dienstleistungen dezentral in den Fachbereichen zu erbringen. Das ist vielen Unternehmen heute wichtiger als die Skaleneffekte einer zentralisierten IT, die aber auch zum Flaschenhals geraten und Wachstum verhindern kann.

IDC rechnet weiterhin damit, dass bis 2021 Unternehmensapplikationen zu 90 Prozent auf Cloud Plattformen (PaaS) laufen, die Microservices und Cloud-Funktionen nutzen. Über 95 Prozent der neuen Microservices werden in Containern bereitgestellt werden.

IT-Trends: Neue IT-Kultur

Die Erwartungen der Kunden wachsen täglich – sowohl im B2B als auch im B2C. Waren und Dienstleistungen sollen tunlichst in Echtzeit bereitgestellt werden. Verbesserungen und Erweiterungen digitaler Produkte und Services werden ebenfalls sofort erwartet. Zusätzlich werden Produkte und Dienstleistungen immer individueller – von der „Losgröße 1“ in der Fabrik der Zukunft, ermöglicht durch Robotik und 3D-Druck, bis hin zu maßgeschneiderten digitalen Produkten für Consumer.

Dieser Trend erfordert einen Kulturwandel in der IT. CIOs transformieren nicht nur ihre IT-Systeme, sondern auch ihre Organisationen und Teams. Gleichzeitig muss auch das Silodenken in den Fachabteilungen und Bereichen aufgegeben werden. Das Ziel ist eine Innovationskultur mit durchgängiger Datenbasis, agilen Entwicklungsansätzen und selbstorganisierenden Teams.

IT-Trends: Daten sind die neue Währung

Für Unternehmen wird es immer wichtiger, hochwertige Daten zu erfassen, zu generieren und in Beziehung zu setzen, um daraus wieder neue, aussagekräftigere Informationen abzuleiten. Sie schaffen damit einen ökonomischen Wert auf Basis von Daten. Und genau das ist die „Kernkompetenz“ von ERP-Systemen.

Der Erfolg und der Wert von Unternehmen bemisst sich in Zukunft nach ihrer Fähigkeit, relevante und qualitative Daten zu produzieren und wertschöpfend zu nutzen. Unternehmen, die dies können, gewinnen an Einfluss und kommen auch im Bereich der KI-basierten Lösungen voran.

Das exponentielle Wachstum von Datenvolumen wird noch durch eine andere Entwicklung befeuert: Sprachsteuerung löst über kurz oder lang die bisher üblichen Benutzeroberflächen ab. Bei Smartphones ist das schon längst der Fall. Dazu kommt der Siegeszug von VR/AR-Anwendungen. Alle diese sind stark datenlastig und ohne die Skalierbarkeit von Cloud-Plattformen praktisch gar nicht mehr zu realisieren.

IT-Trends: Cloud Security

Im Hinblick auf Sicherheit in der Cloud hat 2017 ein radikales Umdenken eingesetzt. Galt vor einigen Jahren die Cloud noch als unsicherer Kandidat, haben die meisten Unternehmen heute erkannt, dass das Gegenteil der Fall ist. Wer seine IT in die Cloud verlagert, macht sie sicherer.

Europäische Gesetzgeber haben entsprechende Regelwerke auf den Weg gemacht, damit Wirtschaft, Behörden und Verbraucher mit sicheren, rechtlich einwandfreien Cloud-Services versorgt werden. Deutsche Cloud-Anbieter wie Scopevisio genügen auch hohen regulatorischen und technischen Sicherheitsanforderungen.

Die fast unbegrenzten Rechenkapazitäten in der Cloud ermöglichen auch eine genauere Analyse von sicherheitsrelevanten Daten. Kommt noch KI hinzu, können diese Analysen zu neuen Sicherheits-Services ausgebaut werden. „Security as a Service“ lässt sich mittlerweile als nutzungsabhängige Dienstleistung aus der Cloud beziehen.

Fazit

Die IT-Trends des Jahres 2018 finden in der Cloud statt. Noch stärker als in zurückliegenden Jahren profitieren die datenlastigen neuen Technologien von der Flexibilität und Skalierbarkeit des Cloud Computing. Cloud-basierte Plattformen helfen, die kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Services und Prozessen kosteneffizient und nachhaltig zu unterstützen.

20 Praxistipps für Teamwork-DMS

Vieles wurde an dieser Stelle bereits über die Vorteile eines DMS wie z. B. Scopevisio Teamwork geschrieben. Dass man darin Informationen speichern und schnell wiederfinden kann, ist klar. Die Sicherheit, Handlichkeit, Standortunabhängigkeit sind bekannt. Ebenso die Versionierung und rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Oder die Unterstützung von Workflows und e-Collaboration. Oder die Erfüllung aller Datenschutzkriterien.

Doch manches davon ist ein wenig abstrakt. Die folgenden Praxistipps mögen veranschaulichen, wie viel Zeit und Aufwand Sie tatsächlich mit Teamwork-DMS sparen können.

20 Aufgaben schnell erledigt

Die meisten dieser „Hacks“ funktionieren mit Teamwork-DMS allein. Einige, wie z. B. die Belegverarbeitung, setzen weitere Anwendungen von Scopevisio voraus, z. B. Scopevisio Abrechnung.

  1. Aufgaben erstellen

Sie können direkt aus einem Teamwork-Dokument eine Aufgabe anlegen. Beispielsweise können Sie Frau Müller die Aufgabe „Bitte erledigen“ eintragen. Dazu geben sie ihr den Termin und alles Weitere an, das sie wissen sollte. Das Dokument wird an die Aufgabe angeheftet.

  1. Bezüge herstellen

Ein Vertrag gehört zu einem bestimmten Projekt? Stellen Sie einfach einen Bezug her. Oder verbinden Sie ein Gesprächsprotokoll mit einem Kontakt. Übrigens: In Scopevisio erstellte Belege oder Notizen sind schon von Haus aus mit dem zugehörigen Vorgang verknüpft.

  1. Versionen verwalten

Ein Dokument wurde „verschlimmbessert“? Kein Problem, die Vorversion lässt sich mit zwei Klicks wiederherstellen.

  1. Aktivitäten dokumentieren

Im Versionsverlauf ist erkennbar, wer ein Dokument wann zuletzt bearbeitet hat. Ihre Mitarbeiter können auch am (und nicht nur im) Dokument Kommentare hinterlassen…

  1. Kommentare hinterlassen

Manche Lektüre ist obligatorisch. Das bedeutet, der Empfänger muss den Nachweis erbringen, dass er das Dokument gelesen hat. Dies kann er in Teamwork-DMS mit der Kommentarfunktion tun. Sogar Workflows können Sie mit Kommentaren abbilden.

  1. Abrechnungsbelege generieren

Alle mit Scopevisio erstellten Abrechnungsbelege werden in Teamwork gespeichert – mit Bezug zum jeweiligen Vorgang und in einem eigens dafür vorbereiteten Ordner.

Teamwork DMS Vorteile
Mit Teamwork-DMS arbeiten Sie papierlos
  1. Belege verarbeiten

Eingangsrechnungen werden automatisch in Scopevisio importiert und durchlaufen dort die Stationen von Prüfung, Freigabe und Buchung. Die zuständigen Kollegen finden die Rechnungen in ihrem elektronischen Eingangskorb. Jeder Verarbeitungsschritt wird mit einem automatischen Stempel und in einem Protokoll dokumentiert.

  1. Zuständigkeiten hinterlegen

Betrifft ein Dokument den Kollegen aus der Vertragsabteilung? Oder ist Frau Heinze zuständig? Jedes Dokument können Sie mit einer Verantwortlichkeit verknüpfen.

  1. Akten führen

Dokumente sind in Scopevisio mit den zugehörigen Projekten, Personen, Vorgängen etc. vernetzt. Öffnen Sie eine Projektakte, finden Sie auch das Dokument darin wieder.

Doch auch wenn Sie „nur“ mit Teamwork-DMS arbeiten, können Sie Akten über alles führen, was Ihnen einfällt. Kunden, Mitarbeiter, Anlageobjekte, Dienstwagen, Projekte und vieles mehr. Anders als im offenen Büroschrank oder Eingangskorb sind die Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt.

  1. E-Mails speichern

Geschäftliche E-Mails unterliegen der Aufbewahrungspflicht, wie die früher üblichen Geschäftsbriefe. Mit wenigen Handgriffen archivieren Sie E-Mails in Teamwork-DMS – und am Kontakt oder Vorgang.  

  1. Mit Externen arbeiten

Sie möchten Dokumente mit Externen teilen, die keine Benutzerlizenz für Teamwork-DMS haben? Zum Beispiel mit einem externen Call Center oder Partner? Dann versenden Sie Dokumente oder Sammlungen einfach als externen Link. Sie können bestimmen, ob der Empfänger die Dokumente nur sehen oder auch bearbeiten darf. Oder ob er sie herunterladen darf. Oder ob der Link ein Verfallsdatum haben soll.

  1. Virtuell zusammenarbeiten

Teams müssen heute nicht mehr in einem Raum oder Gebäude zusammenkommen. Mit Teamwork-DMS kann Ihr Projektleiter in Hamburg, Ihr Kunde in München und Ihr Team irgendwo auf der Welt verstreut sitzen. Auf Teamwork-DMS finden alle zusammen und teilen Informationen in Echtzeit.

  1. Dokumente schützen / sperren

Durch Berechtigungen schützen Sie Dokumente vor neugierigen Blicken. Oder Sie sperren ein Dokument, das andere zwar sehen, aber nicht verwenden dürfen.

  1. PDFs zusammenführen

Manche Scanner können keine mehrseitigen PDFs erstellen. Ein fünfseitiger Vertrag landet in fünf „Portionen“ im DMS. Gut, dass man diese in Teamwork-DMS zu einem einzigen PDF zusammenfügen kann. Umgekehrt ist es ebenso möglich, einzelne Seiten aus einem großen PDF herauszulösen.

  1. Revisionssicher archivieren

Teamwork-DMS erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine revisionssichere Belegarchivierung. Jegliche Aktion wird protokolliert. Und Dokumente können nur von der Person gelöscht werden, die sie hochgeladen hat. Wenn dies Herr Maurer ist und Herr Maurer ansonsten keinen Zugriff hat, ist ein versehentliches Löschen ausgeschlossen.

Durch die Speicherung auf deutschen Hochsicherheits-Servern sind Ihre Dokumente in guten Händen. Wir öffnen keine Hintertüren für den amerikanischen Heimatschutz. Versprochen.

  1. Individuell filtern

Sie möchten alle Dokumente sehen, die mit dem Kunden Heinerle AG zu tun haben? Oder alle Dokumente mit dem Belegstatus „Rechnung nicht bezahlt“? Oder alle Textdokumente der letzten zwei Wochen mit dem Schlagwort „Blog“? Mit Teamwork-DMS ein Kinderspiel.  

  1. Schlagwörter vergeben

Durch Schlagwörter schaffen Sie ein eigenes Ordnungskriterium. Auch wenn Sie nicht mit den weiteren Scopevisio-Anwendungen arbeiten, können Sie zum Beispiel Projektdokumente zusammenfassen, indem Sie den Projektnamen als Schlagwort vergeben.

  1. Nutzergruppen einrichten

Steuern Sie den Zugang zu Dokumenten einfach über Nutzergruppen. Jede Gruppe bekommt den Zugriff, den sie braucht. Die Buchhaltung auf Belege, das Projektteam auf Projektdokumente, die Marketing-Abteilung auf Content und Broschüren usw.

  1. Office und Outlook integrieren

Office und Teamwork vertragen sich gut. Sie können zum Beispiel Ihre Dateien einfach mit der Maus in Teamwork ziehen und von da aus nahtlos mit Word oder Excel weiterbearbeiten. E-Mails, Mail-Anhänge und Kalender aus Outlook können Sie ebenfalls mit Scopevisio synchronisieren. Ein kleines Plugin namens Office-Connector macht das sogar noch einfacher.

  1. Mobil zugreifen

Was wäre ein Cloud-DMS ohne mobile App? Natürlich können Sie auch auf Teamwork-DMS über eine sichere, intuitive App zugreifen. Wo Sie wollen, wann Sie wollen, mit Smartphone, Tablet oder Notebook.

Mehr erfahren über Teamwork-DMS

Haben wir Sie auf den Geschmack gebracht? Oder sind Sie als erfahrener Anwender auf neue Einsatzmöglichkeiten aufmerksam geworden? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Für Ihre Fragen stehen wir zur Verfügung.

Collaboration – digitale Zusammenarbeit im Web

Collaboration, oder e-Collaboration, ist die überörtliche digitale Zusammenarbeit von Personen. Die Digitalisierung hat hierfür ganz neue Möglichkeiten geschaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Interne und externe Mitarbeiter können zeit- und standortunabhängig produktiv sein. Arbeiten werden schneller und präziser erledigt und Informationen sind in Echtzeit verfügbar. Kunden und Mitarbeiter erleben mehr Zufriedenheit und weniger Frustrationen. Und das Ganze schont nicht nur die Nerven, sondern auch die Umwelt. Grund genug, sich die neuen, kollaborativen Arbeitsmethoden genauer anzuschauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was für eine moderne Collaboration notwendig ist und wie Sie diese in der Praxis gestalten können.

Die 5 Säulen der Collaboration

Damit die Collaboration auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten kann, sollten fünf Bedingungen erfüllt sein:
  1. Cloud-Software

Software aus der Cloud läuft überall, wo ein Internetanschluss besteht. Die Mitarbeiter können standortunabhängig arbeiten. Ja mehr noch: Alle Informationen sind in Echtzeit gespeichert und abrufbar. Die Server von Cloud-Anbietern stehen rund um die Uhr zur Verfügung – zwischen 98 und 99,9 Prozent der Zeit.
  1. Zugriffssteuerung

Der Zugriff auf schutzwürdige Daten muss beschränkt sein. Motto: So viel Zugriff wie nötig und so wenig Zugriff wie möglich. Ein Azubi braucht keinen Schreibzugriff, um seine Statistik zu erstellen. Ihre Software sollte folgendes aufbieten: Zugriffsebenen (Schreibschutz oder Bearbeitungsrechte), Freigaben (für Funktionen oder Anwendungen, Dateien oder Ordner, Benutzer oder Gruppen)
  1. Datensicherheit

Der Anbieter sollte ein überzeugendes Konzept für die Datensicherheit haben. Hosting in Germany garantiert, dass die strengen deutschen Datenschutzgesetze angewendet werden. In den USA haben geschäftskritische Daten nichts zu suchen – für Buchhaltungsdaten wäre das sogar ein Compliance-Verstoß gegen die GoBD.
  1. Digitale Prozesse

Fast hätten wir es vergessen, weil es so selbstverständlich erscheint: Digitale Collaboration setzt ein gewisses Maß an Digitalisierung voraus. Digitale Dokumente in einem Cloud-Speicher sind so etwas wie die Einstiegsdroge; fast jeder hat schon mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet. Doch da geht noch viel mehr.
  1. Office-Integration

Fast jedes Büro arbeitet mit Office-Programmen. Diese sollten in eine produktive Collaboration integriert sein. Ihre Software muss den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrer gewohnten Umgebung weiter zu arbeiten, nur dann wird sie akzeptiert. Der Up- und Download, das Verknüpfen von Dokumenten, Aufgaben, Kontakten und Vorgängen muss absolut reibungslos funktionieren.

Wie funktioniert Collaboration? Beispiele aus der Praxis

Die folgenden Szenarien sind sehr vereinfacht. Dennoch verdeutlichen sie, wie Collaboration in der Praxis funktioniert. Wir betrachten dazu die fiktive Marketingagentur Knüller UG.

Collaboration im Dokumentenaustausch

Denn im DMS werden Bearbeitungen sofort als aktuellste Version gespeichert. Wenn eine Datei gerade von jemandem zur Bearbeitung geöffnet ist, können andere Personen sie nur zum Lesen öffnen. Dadurch können mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Ein E-Mail-Versand im Team erübrigt sich, weil alle Bearbeiter immer die neueste Version sehen. Außerdem wird ein Dokument nicht als Datei versendet, sondern als Link auf einen Speicherort in der Cloud. Dort sehen die Empfänger auch nachträgliche Bearbeitungen. Das ist jetzt alles noch keine Sensation. Doch da ist noch mehr: Unternehmen können jetzt „dokumentengetriebene Prozesse“ einrichten. Dabei durchlaufen Dokumente festgelegte Bearbeitungsschritte. Der Clou: Das Dokument benachrichtigt seinen Bearbeiter selbst, wenn es bereit ist für den nächsten Schritt. Zum Beispiel in einem Verlag:
  • Der Autor bearbeitet ein Manuskript. Ist ein Kapitel fertig, versieht er es mit einem Status-Schlagwort.
  • Das Schlagwort aktiviert den Lektor, der früh anfangen kann, die Kapitel zu prüfen. Er versieht die Dateien mit Kommentaren und ändert den Status des Dokuments, wenn er fertig ist.
  • Der Autor arbeitet die Änderungen ein und vergibt abermals einen Status, wenn er fertig ist.
  • Eine Fachkraft arbeitet den Index ein.
  • Der Korrektor macht die Tippfehlerkorrektur.
  • Der Grafiker erstellt das Layout.
  • Die fertigen Druckdaten werden an die Druckerei gesendet.
Früher musste der Verlag noch auf das fertige Manuskript warten und die Schritte nacheinander für das gesamte Buch abarbeiten. Heute werden sie dank Collaboration parallel erledigt – in einem Viertel der Zeit.

Collaboration im Vertrieb

Wir verlassen jetzt die Sphäre des DMS. Im Vertrieb geht es um mehr als Dokumente. Collaboration im Vertrieb bedeutet Informationsaustausch in Echtzeit und strukturierte Aktivitäten entlang der Sales Pipeline. Mit den Einzelheiten dieser Prozesse beschäftigen sich andere Artikel in diesem Ratgeber. Hier möchten wir nur einige Schlaglichter setzen: Vertriebsmitarbeiter haben im Außendienst durch ihr CRM einen Rundum-Blick auf die Kundenbeziehung. Im CRM werden Vertriebsaktivitäten mit Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Folgeaktionen angelegt. Dadurch wird automatisch der jeweils nächste Bearbeiter getriggert. Ein Außendienstmitarbeiter hat von unterwegs den kurzen Draht zu seinem Back Office. Er kann z. B. Aufgaben für den Innendienst einstellen und noch am Messestand dafür sorgen, dass ein Interessent weiterbetreut wird.

Collaboration mit Externen

Collaboration funktioniert auch mit Externen. So bekommt zum Beispiel ein Call Center genau die Informationen sowie Upload- und Download-Berechtigungen, die es für seinen Job benötigt. Eine Freigabe- und Zugriffssteuerung sorgt dafür, dass keine unternehmenskritischen Informationen nach draußen gelangen. Das Call Center dokumentiert seine Anrufe in Echtzeit auf der Collaboration-Plattform. Hat sich ein Ansprechpartner geändert? Ist das Bestandsprodukt zu umständlich? Solche wichtigen Vertriebsinformationen werden direkt ins Kontaktmanagement übertragen und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter berichtet.

Collaboration im Projektgeschäft

Im Projektgeschäft arbeiten besonders viele externe und interne Beteiligte in unterschiedlichen Rollen zusammen. Unter Umständen rund um den Erdball. Alle diese Beteiligten treffen sich auf einer gemeinsamen Collaboration-Plattform. Dort werden Projektarbeiten abgestimmt, Schritte geplant, Aktivitäten und Arbeitszeiten dokumentiert, Informationen ausgetauscht und Probleme gelöst. Die Prozesse sind hochgradig vernetzt. Collaboration ist Zusammenarbeit Je nachdem, welche Rolle eine Person im Projekt hat und ob sie interner oder externer Mitarbeiter ist, bekommt sie maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen auf Informationen, Bereiche und Funktionen der gemeinsamen Projektplattform.

Collaboration im Rechnungswesen

Digitale Eingangsrechnungen müssen nicht mehr in einem zeitraubenden Prozess von Eingangskorb zu Eingangskorb getragen werden. Auf einer Cloud-gestützten Collaboration-Plattform, greifen formale Prüfung, sachliche Prüfung, Freigabe, Genehmigung und Buchung nahtlos ineinander. Kommentare, die für den Buchhalter oder Betriebsprüfer wichtig sind, werden direkt mit der Rechnung verknüpft. Es spielt keine Rolle, an welchem Ort der Welt die sachlich zuständige Managerin weilt, ob der Buchhalter gerade im Home Office ist. Die Aktivitäten greifen ineinander wie ein gut geöltes Räderwerk.

Fazit

Collaboration ist mehr als nur Dokumentenaustausch. In einer Cloud-gestützten Unternehmenssoftware arbeiten Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig zusammen. Informationen fließen in Echtzeit und Prozesse werden qualitätsgesichert und strukturiert abgearbeitet. Aktivitäten greifen schnell und sicher ineinander. Das führt zu massiven Produktivitätsgewinnen und letztlich zu Wettbewerbsvorteilen, die das Unternehmen zukunftsfähig machen. Die Leichtigkeit und Sicherheit der Cloud-gestützten Collaboration ermöglicht neue Formen des Arbeitens. Heute muss sich niemand mehr in den Stau stellen oder in endlosen Meetings seine Zeit verlieren. Besprechungen können kurz und produktiv vonstatten gehen, denn für den Austausch von Meinungen und Informationen gibt es die Collaboration-Plattform.  

Warum gehört Cloud Computing die Zukunft?

Die Cloud vernetzt Produkte, Geräte, Menschen und Unternehmen. Für Kurt Rindle von IBM ist Cloud Computing deshalb
„ein notwendiges und hilfreiches Instrumentarium, mit dem sich der Übergang in die Digitalisierung bewerkstelligen lässt“.
Die Skalierbarkeit und die Flexibilität, die Cloud-Services mit sich bringen, sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten sind Vorteile, die für die Nutzung von Cloud-Diensten sprechen. Doch wie steht es um die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen? Laut der Studie „Cloud Readiness 2015“ von COMPUTERWOCHE, CIO und TecChannel sind die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Diensten in den Unternehmen in Deutschland gut. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen dazu bereit sind, über Geschäftsprozesse und -modelle im Kontext von Cloud-Services nachzudenken. Darüberhinaus wurden vielerorts auch schon strategische Weichen in Richtung Cloud gestellt.

Analyse der Voraussetzungen von Cloud Computing

Unter den Befragten gab ein Fünftel an, dass es Geschäftsmodelle oder -chancen gibt, die für das eigene Unternehmen erst durch Cloud-Lösungen möglich werden. In Organisationen mit mehr als 1000 Mitarbeitern liegt der Anteil sogar bei mehr als einem Drittel. Gefragt, ob sie für ihr Unternehmen eine umfassende Analyse der organisatorischen, technischen und juristischen Voraussetzungen einer Cloud-Nutzung vorgenommen haben, antwortete mehr als ein Viertel (27,5%) mit „ja“. Die Werte steigen abhängig von der Unternehmensgröße: Unternehmen mit jährlichen IT-Ausgaben von mehr als 100 Millionen Euro haben schon zu 51,2% einen Cloud-Readiness-Check abgeschlossen, um Cloud Computing demnächst in ihrer Firma einführen zu können. Anstelle einer umfassenden Analyse der Voraussetzungen der Cloud-Nutzung findet in 28,8% der befragten Unternehmen eine Prüfung der Voraussetzungen in einem bestimmten Bereich statt. Dabei findet eine Fokussierung auf einzelne Themen und Bereiche im Business statt. Gänzlich auf eine Analyse verzichten wollen nur 15% der Umfrage-Teilnehmer. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik1

Selbsteinschätzung zur Cloud-Readiness

Bei der Einschätzung der unternehmenseigenen Cloud-Readiness auf einer Skala von 1 (= gar nicht Cloud-ready) bis 10 (= vollständig Cloud-ready) lagen die Unternehmen mit einem Wert von 6,1 im Durchschnitt im oberen Mittelfeld. Ihrer IT-Abteilung trauten die Unternehmen noch mehr zu, sie schätzten deren Cloud-Readiness bei 7,1 von 10 Punkten. Die anderen Abteilungen bewegen sich ebenfalls im Mittelfeld (Marketing: 6 Punkte; Vertrieb: 5,9 Punkte, Top-Management: 5,8 Punkte; Personal: 5,1 Punkte, Finanzabteilung: 4,9 Punkte). Cloud Readiness - Selbsteinschätzung

Umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services

Eine umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services (inklusive Roadmap und definierten Milestones) hat knapp ein Viertel (24,7%) der Befragten. Bei Firmen, die jährlich mehr als 100 Millionen Euro für IT aufwenden, liegt der Wert über 50%. Eine grundsätzliche Strategie ohne Roadmap verfolgen immerhin 37% der befragten Unternehmen. Statt einer Cloud-Strategie für das gesamte Unternehmen verfolgen 23,5% der Umfrage-Teilnehmer Initiativen in einzelnen (Fach-)Abteilungen. In kleineren Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es gar 30,5%. Unternehmen, die keine explizite Cloud-Strategie verfolgen, sind in der Minderheit, es handelt sich dabei um nur 14,5%. Zunkunf-Cloud-Computing-Grafik2

Zuerst eine Digitalisierungsstrategie entwickeln!

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Cloud-Strategie sollte für Unternehmen eine umfassende Digitalisierungstrategie sein, fordert EMC-Managerin Elke Steinegger:
„Es wäre wünschenswert, wenn sich die Cloud-Strategie von der Digitalisierungsstrategie ableiten würde. Das sehe ich aber bisher leider nicht. Viele Initiativen innerhalb eines Unternehmens konkurrieren eher gegeneinander und werden nicht miteinander abgeglichen.“
Bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sollten auch Themen wie Informationssicherheit und die Orientierung am Grundschutz eine Rolle spielen. Der IT-Grundschutz ist ein Standard, an dem sich dabei orientiert werden kann. Gute Cloud-Anbieter zeichnen sich durch eine Cloud Zertifizierung aus. In Zeiten, in denen Unternehmen immer mehr Rechenkapazität, Speicherplatz und Software über das Internet beziehen, gehört Cloud Computing die Zukunft.