Steuern

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Pflichten, Bestimmungen, Ausnahmen und Spielräume

Jeder Unternehmer muss Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Wirklich jeder? Eine kleine Gruppe hört nicht auf, dem Finanzamt Widerstand zu leisten.

Abgabefristen

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen, das nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.

Jährliche Umsatzsteuererklärung

Wer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro Umsatzsteuer entrichtet hat, muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Er erstellt lediglich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro betrug, geben quartalsweise Voranmeldungen ab – immer zum 1. des auf das Quartal folgenden Monats.

Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr über 7.500 Euro lag, geben eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ab – und zwar spätestens zum 10. des Folgemonats.

Ein Termin ist in einem Kalender eingetragen: Finanzamt

Nullmeldungen

Wenn einmal gar keine Umsatzsteuer zu melden ist, ist das kein Grund, die Umsatzsteuervoranmeldung zu unterlassen. In diesem Fall muss der Unternehmer eine auf „Null“ lautende Meldung abgeben.

Elektronische Abgabe

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen elektronisch abgegeben werden. Für diesen Zweck haben die Finanzämter das ELSTER-Portal eingerichtet; ELSTER steht für „Elektronische Steuererklärung“. Hier können Steuerpflichtige alle Angaben auf elektronischen Formularen machen. Das ist allerdings umständlich und etwas zeitaufwändig.

Buchhaltungssoftware

Einfacher und zuverlässiger geht es mit einer Buchhaltungssoftware. Da Unternehmen ohnehin verpflichtet sind, ihre Geschäftsvorfälle buchhalterisch zu dokumentieren, liegen alle Daten, die für eine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig sind, bereits im Buchführungsprogramm vor. Viele Buchführungsprogramme verfügen auch über eine ELSTER-Schnittstelle und können elektronische Umsatzsteuervoranmeldungen fix und fertig übermitteln.

ELSTER-Zertifikat

Für Jungunternehmer und Gründer ist es wichtig zu wissen, dass man sich beim ELSTER-Portal aus Sicherheitsgründen registrieren muss. Zur Datenübermittlung benötigt man ein Sicherheitszertifikat. Bis dieses eingerichtet ist, können schon einmal 14 Tage vergehen.

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Stattdessen geben sie in einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung den Gesamtumsatz des Erklärungsjahres und des Vorjahres an.

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer sind Einzelunternehmer, Freiberufler oder GbRs, deren Brutto-Umsatz im Vorjahr 17.500 Euro Umsatz nicht übersteigt und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Gründer sind Kleinunternehmer, wenn ihr Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich 17.500 Euro nicht übersteigt.

Kleinunternehmer müssen ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen, dürfen dann aber auch keine Vorsteuer abziehen.

Verzicht auf Kleinunternehmerregelung möglich

Sie dürfen sich jedoch auch für die Regelbesteuerung entscheiden, d. h. vom Kunden Umsatzsteuer vereinnahmen und dementsprechend auch Vorsteuer abziehen. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt genügt. Aber Vorsicht: Während der Wechsel zur Regelbesteuerung jederzeit möglich ist, ist die Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung erst nach fünf Jahren wieder zulässig.

Dauerfristverlängerung und Umsatzststeuervorauszahlung

Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt, darf seine Umsatzsteuervoranmeldung einen Monat später abgeben, z. B. die für den Monat März am 10. Mai statt am 10. April. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung für das laufende Kalenderjahr muss bei Monatszahlern spätestens am 10. Februar und bei Quartalszahlern spätestens am 10. April des Jahres beim Finanzamt eingehen.

Für den Zahlungsaufschub verlangt das Finanzamt von Monatszahlern eine Sondervorauszahlung. Diese beträgt 1/11 der Summe der USt-Vorauszahlungen des Vorjahres. Die Sondervorauszahlung wird mit der Umsatzsteuerzahllast des Monats Dezember verrechnet und im Folgejahr aufgrund der neuen Vorjahreszahlen neu festgelegt.

Soll- und Ist-Versteuerung

Bei der Soll-Versteuerung werden Umsatzsteuern nach dem Leistungsdatum gemeldet (Leistungsprinzip) – und nicht erst, wenn sie vereinnahmt wurden. Damit tritt der Unternehmer in Vorleistung gegenüber dem Finanzamt und erleidet eine Liquiditätseinbuße.

Bei der Ist-Versteuerung werden Umsatzsteuern erst dann gemeldet, wenn der Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt (Zuflussprinzip). Das ist besser für die Liquidität und vereinfacht die Buchhaltung.

Die Vorsteuer kann bei beiden Versteuerungsarten sofort abgezogen werden.

Leider dürfen nicht alle Unternehmer für die Ist-Versteuerung optieren. Dies ist nur Unternehmen erlaubt, die im Vorjahr nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz gemacht haben, sowie für Freiberufler, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgeben.

Geschäfte mit dem EUR-Ausland

Für sogenannte innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen existieren besondere umsatzsteuerliche Regeln.

Die Faustregel:

  • Für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Geschäfte muss zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden.
  • Für steuerpflichtige innergemeinschaftliche Geschäfte wurde zur Vereinfachung der Besteuerung das Reverse-Charge-Verfahren eingerichtet.

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