Bewirtungskosten

Abzugsfähige Bewirtungskosten und wie man sie bucht

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Doch welche Bewirtungskosten kann ein Unternehmer in welcher Höhe absetzen? Was gehört auf den Bewirtungsbeleg? Ist auch Trinkgeld abzugsfähig? Hier erfahren Sie alles Wichtige über Bewirtungskosten.

Welche Bewirtungsarten gibt es?

Das Finanzamt erkennt unterschiedliche Anlässe der Bewirtung in verschiedener Höhe als Betriebsausgaben an. Es unterscheidet dabei zwischen geschäftlichen Anlässen (70 Prozent Abzug) und betrieblichen Anlässen (100 Prozent Abzug). Die gezahlte Mehrwertsteuer kann in jedem Fall als Vorsteuer abgesetzt werden.

Trinkgelder und Garderobengebühren gehören in der Regel mit zu den Bewirtungskosten. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss, welche Kosten Sie in der Steuererklärung absetzen können:

Steuerabzug Bedingung / Art der Bewirtung
70% Geschäftlicher Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR), d. h.

Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten sowie deren Begleiter

100% Betrieblicher Anlass (R 4.10 EStR), d. h. Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern und deren Familienangehörigen (keine freien Mitarbeiter! Die sind dann wieder Geschäftspartner).

Dann ist die Bewirtung „allgemein betrieblich veranlasst“ (R 21 Abs. 7 EstR 2003).

Auch Weihnachts- und Jubiläumsfeiern gelten als Betriebsveranstaltungen.

100% Geringfügige Bewirtung gilt als Höflichkeitsgeste, z. B. wenn zu einer Besprechung Kaffee, Tee, Softdrinks und Gebäck gereicht werden.
0% Unangemessene Ausgaben, z. B. wenn zum exquisiten Essen der Champagner in Strömen fließt.

Oder aber die Bewirtung spielt eine untergeordnete Rolle, wie z. B. ein Glas Sekt in der Pause bei einem Theaterbesuch.

Was bedeutet „angemessen“ in Bezug auf Bewirtungskosten?

Das ist je nach Branche und Betriebsgröße unterschiedlich.

Das Finanzamt vergleicht den Bewirtungsaufwand mit den Aufwendungen ähnlicher Unternehmen. Entscheidend ist auch die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes der Bewirtung für den Geschäftserfolg (H 4.10 EStR). Einen Kindergeburtstag werden Sie schwerlich als Bewirtungskosten absetzen können, aber wenn Sie anlässlich des 90. Geburtstags des Firmengründers ein großes Event organisieren und alle Geschäftsfreunde bewirten, wird das Finanzamt keine Einwände haben.

Welche Formalitäten sind zu beachten?

Die Rechnungen müssen korrekt sein. Folgende Angaben gehören auf eine Bewirtungsrechnung, damit das Finanzamt sie in der Steuererklärung als Betriebsausgabe anerkennt:

  • Maschinelle Quittung oder Rechnung
  • Anlass der Bewirtung (und zwar möglichst konkret!)
  • Preis der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Namen aller bewirteten Personen
  • Genaue Auflistung der Lieferungen und Leistungen bzw. Speisen und Getränke
  • Name und Adresse des Restaurants oder sonstigen leistenden Unternehmens
  • Steuernummer oder USt.-ID des leistenden Unternehmens bzw. Rechnungsstellers
  • Rechnungsnummer
  • Trinkgeld sollte man sich auf der Rechnung quittieren lassen, es kann dann ebenfalls mit 70% als Bewirtungskosten abgesetzt werden
  • Unterschrift des bewirtenden Unternehmers

Diese Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Nachträgliche Ergänzungen, etwa nach Ablauf des Geschäftsjahres, führen dazu, dass die Rechnung bei einer Steuerprüfung vom Finanzamt nicht anerkannt wird.

Wichtig ist auch der Anlass der Bewirtung. Eine allgemeine Angabe wie „Besprechung“ oder „Mandantentermin“ und dergleichen sind zu unkonkret. „Besprechung wg. Auftrag AU-123“ ist da schon aufschlussreicher. Die Aufwendungen für die Bewirtung müssen sich dem geschäftlichen Zweck eindeutig zuordnen lassen.

Wie erfasse ich den Bewirtungsbeleg direkt vor Ort?

Clevere Unternehmer erfassen ihren Bewirtungsbeleg direkt nach dem Essen noch im Restaurant.

In mancher Kassensoftware ist auch eine mobile App enthalten. Der Beleg wird einfach mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera abfotografiert, direkt in die Software hochgeladen und mit einem Fingertippen erfasst. Die notwendigen Angaben sind im Nu gemacht, weil der Anlass noch präsent ist. Der ganze Vorgang dauert keine zehn Sekunden und der Beleg ist in Sicherheit. Er kann nicht mehr verloren gehen und liegt der Buchhaltung in Echtzeit vor.

Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?

Eine Bewirtungskostenrechnung, die höher als eine Kleinbetragsrechnung (250 Euro) ist, muss auf den Namen des Unternehmers ausgestellt sein (§15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Und 250 Euro sind bei einer Bewirtung von mehreren Geschäftspartnern schnell erreicht.

Es kann nur der Vorsteuerbetrag abgezogen werden, der auf die abzugsfähigen Bewirtungsaufwendungen entfällt. Das bedeutet: Bei Geschäftsessen, die zu 70 Prozent als Betriebsausgabe anerkannt werden, sind auch nur 70 Prozent der Vorsteuern abziehbar.

Wie immer gilt: Risiken und Nebenwirkungen besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Der Steuerberater weiß am besten, welche Kosten und Aufwendungen Sie in der Steuererklärung geltend machen können und in welcher Höhe Rechnungen steuerlich berücksichtigt werden.

Fazit

Für den Steuerabzug von Bewirtungskosten gelten unterschiedliche Sätze, je nachdem, ob der Anlass geschäftlich oder betrieblich ist. Geschäftsessen können Sie zu 70 Prozent als Bewirtungskosten geltend machen, eine Einladung an Ihre Mitarbeiter zu 100 Prozent. Übersteigt die Bewirtungsrechnung 250 Euro, muss sie auf den Namen des Unternehmers ausgestellt werden. Darüber hinaus muss eine Rechnung für Bewirtungskosten noch weitere gesetzliche Pflichtbestandteile enthalten.

Moderne Kassensoftware macht die Erfassung der Belege leicht: Der Bewirtungsbeleg wird einfach mit der Smartphone-Kamera noch im Restaurant abfotografiert und online hochgeladen.

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