Finanzen

Deckungsbeitragsrechnung in Projekten

Deckungsbeitrag I und II schnell und aktuell ermitteln

Die meisten Projekte werden nicht aus purer Mildtätigkeit durchgeführt, sondern verfolgen durchaus Gewinnabsichten. Doch rentiert sich das Projekt überhaupt? Diese Frage treibt viele Unternehmer um und lässt sich mit wachsender Komplexität des Projektes immer schwieriger beantworten.

Die drei Elemente der Deckungsbeitragsrechnung

Jede Deckungsbeitragsrechnung und jedes Projektbudget beruhen auf drei Dingen:

  • Aufwandsarten
  • Mengenangaben
  • Monetäre Bewertung

Je genauer diese Elemente prognostiziert, disponiert, kontrolliert und justiert werden, umso besser lässt sich das Angebot kalkulieren und umso mehr steigen die Chancen, dass sich das Projekt schlussendlich rechnet.

Einzel- und Gemeinkosten

Für eine Deckungsbeitragsrechnung müssen Einzel- und Gemeinkosten beziffert werden.

Vereinfacht ausgedrückt geben die Einzelkosten Positionen an, die zu 100 Prozent direkt dem Projekt zugeordnet werden. Das sind z. B. Beratungshonorare, Reisekosten oder auch Fremdleistungen wie etwa die Erstellung eines Vertrags durch einen Anwalt.

Gemeinkosten sind Kosten, die anteilig auf Projekte verrechnet werden, z. B. für IT und Büro-Infrastruktur, Sekretariat, Buchhaltung usw. Diese Kostenarten werden nach einem Verrechnungsschlüssel verteilt. Einen guten Gemeinkostenverrechnungsschlüssel so zu entwickeln, dass das Ergebnis möglichst realistisch, d. h. verursachergerecht ist, ist nicht einfach.

Deckungsbeitrag

Zeiterfassung für präzisere Deckungsbeitragsrechnung

Um diese Gerechtigkeit zu verbessern, wäre es sinnvoll, dass auch administratives Personal Arbeitszeiten direkt auf die zugrunde liegenden Projekte erfasst. Wenn z. B. der Grafiker die Materialien für Projekt x gestaltet oder die Abteilungssekretärin die Präsentation für Projekt y erstellt, spricht nichts dagegen, auch diese Arbeitszeiten auf die Projekte zu erfassen – als nicht-fakturierbare Leistungen zu einem internen Verrechnungssatz, der aus den jeweiligen Gehältern errechnet wird.

Für die Projektsteuerung und das Controlling können solche Daten wertvolle Hinweise liefern.

Personalaufwand

Die größte Aufwandsposition in allen Dienstleistungsunternehmen sind die Personalkosten. Diese variablen Kosten, d. h. die aufgewendeten „Mannstunden“, entscheiden über den Projekterfolg. Liegen sie über dem Budget, hat der Projektmanager ein Problem.

Es ist wichtig, Personalaufwände für interne und externe Mitarbeiter vor der Angebotskalkulation genau zu kennen und für die extern fakturierten Projektstunden auf dieser Basis einen Mindestpreis und einen optimalen Preis zu definieren.

Des Weiteren ist es wichtig, bei der späteren Umsetzung des Projektes darauf zu achten, dass die Mitarbeiter auf ihrem Qualifikations- und Leistungsniveau eingesetzt werden. Wenn zu teure Mitarbeiter auf zu billigen Leistungen eingesetzt werden, kann die Kalkulation in Schieflage geraten. Disposition und Auslastungsmanagement haben somit eine zentrale Steuerungsfunktion für die Rentabilität von Projekten.

Sonstige Aufwandsarten in Beratungsprojekten

Je nach Art der Projekte sind folgende Aufwände ebenfalls nicht zu vernachlässigen:

  • beteiligte Fachbereiche
  • IT-Infrastruktur
  • Raumkosten
  • Fuhrpark
  • Schulungen

Hinzu kommen Kostenfaktoren, die sich nur aufgrund von Erfahrungswerten einschätzen lassen. Dazu gehören die erwartete Änderungshäufigkeit, die Kosten für nachträgliche Änderungen sowie Zusatzleistungen, die so nicht verabredet waren. Manch ein Berater hat schon erlebt, wie nachträgliche Forderungen von Kunden den Projekterfolg gefährdeten.

Software muss viele Daten aggregieren

Eine Software, die einen Projekt-Deckungsbeitrag errechnen soll, benötigt dazu Informationen aus unterschiedlichen Teilen des Unternehmens. Zum Beispiel:

  • Aus dem Projekt selbst

Dazu zählen z. B. vereinbarte und erfolgte Lieferungen und Leistungen, Aufgaben und Aufgabenstatus, Fakturierbarkeit von Zeiten und Leistungen, vertragliche Vereinbarungen, Projekt-Kostenstelle.

  • Aus der Zeiterfassung

Hier sind natürlich die direkt zurechenbaren Zeiten von internen und externen Projektmitarbeitern mit ihren Stunden- oder Tagessätzen zu nennen, aber auch Zeiten von administrativen Mitarbeitern, wie z. B. der Abteilungssekretärin, die für den Deckungsbeitrag II auf die Projekte umgelegt werden müssen.

  • Aus dem Abrechnungssystem

Dies wären z. B. Angebote, Aufträge und (Teil)-Rechnungen sowie auch Fälligkeiten, wenn eine in die Zukunft gerichtete Betrachtung gewünscht ist.

  • Aus der Finanzbuchhaltung

Alle direkt auf das Projekt entfallenden Kosten und Erlöse sollten auf die Projektkostenstelle gebucht werden, um den Deckungsbeitrag I in Echtzeit abrufen zu können. Des Weiteren sind Gemeinkosten auf die Projekte umzulegen, um den Deckungsbeitrag II berechnen zu können, der eine umfassende Sicht auf die Rentabilität des einzelnen Projekten eröffnet.

Eine Software, die alle diese Informationen – möglichst in Echtzeit – verarbeiten und auswerten kann, muss zwangsläufig hoch integriert sein und umfassende Auswertungsmöglichkeiten und Berichte ermöglichen. Diese Kriterien erfüllen derzeit nur wenige Unternehmenssoftware-Lösungen am Markt – wie die Unternehmens-Suite des Bonner Cloud-Software-Anbieters Scopevisio.

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