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Online-Tools für die Zeiterfassung

Zeiterfassungstools können mehr als nur Stunden aufschreiben

Viele Gründe für Zeiterfassung

Zeiterfassung ist ein wichtiges Instrument für Projektabrechnung, Controlling, Prozessoptimierung und Stundennachweise im Rahmen des Mindestlohngesetzes. Mit den neuen Online-Tools ist eine professionelle Zeiterfassung einfacher und preiswerter denn je.

Online-Apps für die Zeiterfassung

Mit Online-Apps können Arbeitszeiten an einem Internet-fähigen Computer über eine Browser-Oberfläche erfasst werden. Die meisten Anbieter stellen auch Apps für Smartphones oder sonstige mobile Endgeräte zur Verfügung. Die Online-Tools werden über das Internet als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Unternehmen die Software für eine gewisse Zahl von Benutzern bzw. Mitarbeitern mieten. Nutzer sollten darauf achten, dass die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt und keine langfristige Vertragsbindung eingegangen wird.

Die Rechnung wird üblicherweise pro Mitarbeiter und pro Monat gestellt. Je nach Funktionsumfang der Software müssen Unternehmen mit Kosten zwischen ca. drei und zehn Euro pro Monat rechnen. Sehr einfache Systeme, wie z. B. Timelog sind sogar kostenfrei, bieten aber keine professionelle Lösung.

Einen Marktüberblick über gebräuchliche Online-Zeiterfassungstools gibt die Webseite deutsche-startups.de.

Funktionen der Online-Zeiterfassung

  • Stundenaufschreibung: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt per Zeiteintrag eingeben. Dies ist die praktischste Möglichkeit, Projektzeiten zu erfassen. Das Tool sollte die Möglichkeit bieten, Zeiteinträge auf Projekte, Abteilungen, Tätigkeiten oder Kunden zu buchen.
  • Stoppuhr: Diese Funktion gleicht einer digitalen Stechuhr. Mit Beginn der Arbeitzeit wird eine Stoppuhr eingeschaltet; bei Unterbrechung oder Ende der Arbeitszeit wird sie wieder angehalten. Auch hier sollte es möglich sein, das zugehörige Projekt bzw. den Bezug für die Arbeitszeit einzustellen. Es ist gut, wenn dieser Bezug während der Laufzeit der Stoppuhr geändert werden kann, für den Fall, dass z. B. ein Mitarbeiter seine Arbeitszeit auf mehrere Projekte aufteilt.
  • Import/Export-Funktionen: Diese sind sinnvoll, wenn z. B. Zeiteinträge aus einem Tool wie Outlook oder dem Google-Kalender in das Zeiterfassungssystem importiert werden sollen, oder wenn Zeiteinträge als Excel-Tabelle exportiert werden sollen.
  • Rechtemanagement: Eine Möglichkeit zum Einstellen von Benutzerrollen ist sinnvoll. Für einen einfachen Mitarbeiter genügt der Zugriff auf seine eigene Zeiterfassung, während der Projektleiter die Arbeitszeiten des gesamten Teams kontrollieren muss. Die Personalabteilung wiederum benötigt Zugriff auf die Zeiterfassungen aller Mitarbeiter und muss auch in der Lage sein, neue Benutzer anzulegen.
  • Flexible Arbeitszeitmodelle: Immer mehr Fimen führen Arbeitszeitkonten und flexible Teilzeit-Modelle ein, damit Mitarbeiter z. B. Job und Familie besser koordinieren können. Ein Zeiterfassungssystem sollte entsprechend konfigurierbar sein, um auch derartige Modelle abbilden zu können.
  • Urlaubsplanung: Selbstverständlich sollte ein Zeiterfassungs-Tool auch die Urlaubstage und –planung der Mitarbeiter erfassen können.
  • Berichtsfunktionen: Das Projekt- und Personalcontrolling benötigt Datenmaterial, um Arbeitszeiten, Projektzeiten und den Zeitaufwand für Einzeltätigkeiten und Prozesse analysieren und optimieren zu können. Statistikfunktionen und grafische Auswertungen geben einen Überblick und erleichtern die Auswertung der Zeitaufwände.

Integration in Unternehmensprozesse

Eine Zeiterfassungsfunktion, die in eine umfassende Unternehmenssoftware integriert ist, bietet die besten Möglichkeiten für Abrechnung, Dokumentation, Controlling und Nachweis von Arbeitszeiten. Im Idealfall können die Arbeitszeiten unmittelbar auf das relevante Projekt gebucht, vom Projektleiter abgezeichnet und freigegeben, vom Abrechnungssystem in die Rechnungstellung einbezogen und in der Finanzbuchhaltung schon direkt gebucht bzw. vorkontiert werden. Nützlich ist es, wenn direkt aus dem Zeiteintrag heraus die Projektdetails oder Kundenkontaktdaten aufgerufen werden können. Eine solche Informationsvernetzung bietet z. B. die Bonner Software-Schmiede Scopevisio.

Eine derartige Transparenz und Durchgängigkeit von Informationen ist nur bei einer entsprechenden Einbettung der Zeiterfassung in den Gesamtprozess möglich.

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