web apps für die zeiterfassung

Web Apps für die Zeiterfassung

Zeiterfassung, Projektabrechnung und Urlaubsplanung

Unübersichtlicher Markt

Web-Apps für die Zeiterfassung sind im Internet zu Dutzenden erhältlich – vielfach mit einem vergleichbaren Funktionsumfang. Daher kann die folgende Übersicht nur einen Marktausschnitt zeigen. Sie beschränkt sich darüber hinaus auf Angebote aus dem deutschen Sprachraum.

Die Unterschiede liegen im Detail. Für Einzelkämpfer oder Mini-Fimen sind manche kostenfreien Angebote bereits völlig ausreichend. Größere Firmen, die umfangreichere Lösungen benötigen, werden ca. 4 bis 5 Euro pro Monat und Nutzer aufwenden müssen.

Funktionalitäten-Checkliste

Die folgenden Funktionen sollten in allen Online-Apps vorhanden sein:

  1. Zeiterfassung mit Stoppuhr („digitale Stechuhr“)
  2. Zeiterfassung mit manuellem Zeiteintrag
  3. Einstellung verschiedener Arbeitszeitmodelle
  4. Kalender
  5. Überstunden und Fehlzeiten
  6. Urlaubsplanung
  7. Bezüge, z. B. zu einem Projekt, Kunden oder Arbeitsauftrag
  8. Bezugswechsel bei laufender Zeiterfassung
  9. Berichte und grafische Auswertungen
  10. Mehrbenutzerfähigkeit / Teamfähigkeit
  11. Berechtigungskonzept
  12. Verschlüsselte Datenübertragung (SSL)
  13. Mobile Apps für iOS und Android
  14. Im-/Export von Zeiterfassungsdaten

Darüber hinaus bieten manche Systeme noch Zusatzfunktionen, etwa eine Anbindung zu einem Abrechnungssystem (sehr praktisch, wenn Arbeitszeiten im Rahmen von Projekten abgerechnet werden sollen), Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung, Budgetierung oder auch Mehrsprachigkeit.

Mobile Apps können zum Teil sogar GPS-gesteuert registrieren, wann ein Mitarbeiter auf dem Firmengelände des Kunden oder an seinem Arbeitsplatz eintrifft, und automatisch die Stoppuhr für die Arbeitszeiterfassung in Gang setzen. Hiermit kann beispielweise kontrolliert werden, ob ein Unternehmen frei von Scheinselbstständigkeit ist.

Übersicht über deutschsprachige Apps

Im Folgenden werden einige Online-Apps gegenübergestellt. Dazu gehören einerseits Web-Apps, die auf dem Desktop im Browser laufen und häufig auch mobile Apps umfassen, und andererseits „reine“ mobile Apps für iOS und Android.

Die vorgestellten Lösungen haben alle Funktionen der obigen Checkliste, soweit nichts Anderes erwähnt wird. Besonderheiten, Preise und Produktvarianten werden kurz beschrieben. Links führen zu den Web-Angeboten.

Clockodo

Diese Zeiterfassung wenet sich an Freiberufler und kleine Unternehmen. Das Tool kann online genutzt oder lokal heruntergeladen werden. Stoppuhr und manuelle Zeiteinträge, Diagramme und Auswertungen, zwischengeschobene Aufgaben, Im- und Export: Notwendige ist an Bord und intuitiv bedienbar. Das Tool ist auch in mehreren Sprachen und Zeitzonen nutzbar. Eine Schnittstelle zum Abrechnungssystem FastBill ist enthalten. In der Grundgebühr von 5 Euro pro Monat ist ein Nutzer enthalten; jeder weitere kostet 4 Euro pro Monat – brutto.

Finarx

Nutzer haben die Wahl zwischen dem kostenlosen Lite Account und dem Pro Account, der 5 Euro pro aktivem Benutzer und Monat kostet. Die Zeiterfassung lässt sich via WLAN-Ortung und GPS automatisieren. Das Tool kann u.a. PDF-Reports als Rechnungsanlage generieren.

Goodtime

Have a good time! Dieses österreichische Tool bietet für nur 1,79 Euro brutto alles, was eine Zeiterfassung leisten muss. Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, Kunden, Statistiken, konfigurierbare Zeitarten, individuelle Arbeitszeitmodelle, Urlaubsverwaltung, Projekte und Export/Import-Funktionen. Und das auf einer Oberfläche ohne Schnickschnack. Cheers.

Jobstaff

Das Tool kostet je nach Zahl der Benutzerlizenzen 3,99 bis 4,99 Euro pro Person und Monat. Die Oberfläche ist zweckmäßig und übersichtlich und enthält alle oben genannten Funktionen. Komplettiert wird das Angebot durch freie und zeitbasierte Rechnungstellung. Letztere übernimmt nach Auswahl eines Kunden und Projekts die fakturierbaren Arbeitszeiten und stellt sie automatisiert in Rechnung.

jOli

jOli gibt es nur ganz oder gar nicht – für 10 Euro brutto pro Benutzer und Monat. Dafür bietet das Produkt einiges mehr als nur eine (Projekt-)Zeiterfassung – nämlich Projektverwaltung, Kundenverwaltung und Mitarbeiterverwaltung sowie eine potenzielle Anbindung an weitere Anwendungen des Anbieters. Das Produkt wendet sich hauptsächlich an die Dienstleistungsbranche. Was eigenartigerweise fehlt, ist eine Stoppuhr. Dafür können Arbeitszeiten per Drag&Drop erfasst werden.

Mite

Das Tool reiht sich in die Legionen ein, die ihr Pricing mit 5 Euro brutto pro Person und Monat angeben. Es wendet sich an Teams und Freiberufler – Agenturen, Kanzleien, Kreative usw. Die puristische Oberfläche ist intuitiv zu bedienen. Zeiten werden manuell oder per Stoppuhr auf Projekte und Tätigkeiten erfasst. Die Daten können nach Excel und anderen Formaten exportiert werden. Persönliche und Team-Übersichten, filterbare Reports, Projektübersichten und –details – alles nichts Besonderes, aber im attraktiven Design.

Time & Bill

Time & Bill setzt auf Einfachheit. Die Arbeitszeiterfassung und -verwaltung wendet sich an Freiberufler und kleine Teams. Anwender können Projekte anlegen, Tätigkeiten und Arbeitszeiten darauf buchen und einfache Berichte erstellen. Diese können auch in Excel ausgegeben werden. Das Angebot ist kostenlos.

timeCard blue

Dieses System kostet 5 Euro pro Monat und Benutzer. Zeiten können getrennt nach Kunden, Projekten, Tätigkeiten und Arbeitsschritten erfasst werden. Die Zeiterfassungsdaten können in Abrechnungen und Kalkulationen importiert werden. Gleitzeitguthaben, Resturlaub usw. werden dem Benutzer angezeigt. Grafische und tabellarische Auswertungen sind verfügbar. Die Benutzeroberfläche wirkt allerdings m.E. unübersichtlich.

Timelog

Klick – Timer starten, klick – Timer anhalten, Tipptipp – Label (d.h. Bezug) eintragen. Fertig. Puristischer geht es nicht. Die Online-Stoppuhr ist gratis und verlangt noch nicht einmal eine Registrierung – Zeitabnahmen werden mithilfe von Cookies gespeichert. Eine Zusammenfassung zeigt, mit welcher Tätigkeit (Label) wieviel Zeit verbracht wurde. Ansonsten ist kein Punkt aus der obigen Checkliste vorhanden. Professionell ist das nicht, aber zur Selbstkontrolle genügt’s.

TimeNote

Dieses Tool kostet 5 Euro brutto pro Nutzer und Monat. Es prunkt mit vielen Projektmanagement-Funktionen, einschließlich Projektfortschritt, Umsätze und Budgets. Die Zeiterfassung selbst funktioniert wie bei den übrigen Tools. Mitarbeiter können zur Selbstkontrolle eigene Auswertungen fahren, Projektleiter können Arbeitszeiten schnell und sicher fakturieren, indem sie sie mit den jeweiligen Stundensätzen der Mitarbeiter verrechnen. Trotz der komplexen Funktionen wirkt die Präsentation sehr aufgeräumt.

Timero Cloud

Die Grundlizenz von Timero kostet 1,99 Euro pro Benutzer und Monat, mit Zusatzmodulen wie Workflow (z.B. für Urlaubsanträge), zeitabhängige Einträge (ermöglicht genaue Festlegung von Arbeitszeitmodellen), Schnittstellen (etwa zur Stechuhr oder für den Lohnabrechnungsexport) und Planung und Auswertung fallen 4,25 Euro an. Die übersichtliche Urlaubsplanung gefällt.

timr

Timr kostet 8 Euro pro Benutzer und Monat und eignet sich gut für Handwerker und andere Berufsgruppen, die viel unterwegs sind. Neben den üblichen Funktionen und Apps bietet das Tool ein Fahrtenbuch, eine GPS-Positionserfassung und Zeiterfassung für Teams und Vorarbeiter. Eine Gratis-Variante ist auf eines der drei Programmbestandteile Arbeitszeiterfassung (max. 2 Arbeitszeitarten) oder Projektzeiterfassung (max. 5 Aufgaben) oder Fahrtenbuch (1 KFZ) beschränkt.

TimeTac

TimeTac punktet mit frei definierbaren Projekt- und Aufgabenstrukturen und einer differenzierten Rechteverwaltung. In die Abwesenheitsverwaltung ist ein Freigabeworkflow integriert. Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet. Die Arbeitszeiterfassung kostet netto 3,50, die Projektzeiterfassung 8 und die Urlaubsplanung 1,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat – plus 15 Euro für den Firmenaccount. Besonderheit: TimeTac hat auch Branchenlösungen im Gepäck!

Wolke Zeiterfassung

Dieses Zeiterfassungstool kann auch Projektberichte als Arbeitsprotokolle für Kunden liefern. Das Pricing richtet sich nach der Nutzerzahl, angefangen von einer kostenlosen Variante für 1-2 Personen bis hin zur „large“-Version für 16-30 Benutzer für 120 Euro pro Monat. Die Lösung ist rein browserbasiert und sieht keine Mobile Apps vor.

XOPIDO

Das Projekt-Zeiterfassungstool kostet „Solo“ (1 Benutzer) 5 Euro und „Unlimited“ (beliebig viele Benutzer) 20 Euro netto pro Monat. Projektverwaltung, Vordefinierbare Leistungen, Abrechnung, Telefonie-Schnittstelle, Adress-Manager und Schnittstellen gehen über das übliche Niveau einer einfachen Zeiterfassung hinaus. Webspace kann hinzugebucht werden.

ZEP Zeiterfassung für Projekte

ZEP wirbt mit besonders intuitiver Handhabung und umfangreichen Zusatzmodulen, die aber alle separat bezahlt werden müssen. Die Compact-Version kostet 10 Euro pro Benutzer. Für die Professional-Variante mit allen Zusatzmodulen, darunter Reisekostenabrechnungen einschließlich Verpflegungsmehraufwand, Projektcontrolling-Funktionen mit Freigabe-Mechanismus, Sperrung abgerechneter Zeiten, Auswertungen und Soll/Ist-Vergleichen, Dokumenten-Generator, ein Faktura-Modul, Projektmanagement-Funktionen (Tickets, Arbeitspakete, ToDos), eine Dokumentenverwaltung, Buchhaltungs-/DATEV- und Salesforce-Schnittstelle sind satte 76,25 Euro netto pro Monat fällig.

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