Geschäftsprozesse automatisieren in der Praxis

Software hält Mitarbeitern den Rücken frei

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Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich. Denn die meisten von ihnen wiederholen sich zwangsläufig. Heute erledigt Software dabei die lästigen Routinearbeiten. Denn Unternehmensanwendungen können wiederkehrende Abläufe – Workflows – schneller und genauer abarbeiten als jeder Mensch. Damit bekommen Ihre Mitarbeiter den Kopf frei für jene Aufgaben, die im Unternehmen nur von Menschenhand erledigt werden können.

Geschäftsprozesse automatisieren in der Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein klassischer Geschäftsprozess.

Das funktioniert folgendermaßen: Frau A öffnet die Rechnung und leitet sie an Herrn B weiter. Herr B prüft ihre sachliche Richtigkeit und leitet sie an Frau C weiter. Frau C prüft ihre inhaltliche Richtigkeit erneut und leitet sie an Abteilungsleiter E weiter. Dieser gibt die Rechnung zur Zahlung frei – vielleicht heftet er sich noch eine Kopie in den Projektordner – und leitet sie an Frau F in die Buchhaltung weiter. Frau F kontiert sie, bucht sie und legt sie ab. So geht es tagein, tagaus, mit jeder einzelnen Rechnung. In Kleinbetrieben mag das noch angehen, aber je größer das Unternehmen ist, umso höher ist der Verwaltungsaufwand.

Sollte ein Glied in der Verarbeitungskette dann noch krank oder beurlaubt sein, kann sich der Prozessabschluss merklich nach hinten verschieben.

Was früher für Papierrechnung galt, gilt heute ebenso für digitale Rechnungen. Warum? Weil viele Unternehmen immer noch nicht ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

Prozessautomatisierung in der Belegverarbeitung

Erhalten Sie noch Papierrechungen? Und versenden Sie eventuell auch Ihre eigenen Rechnungen auf Papier? Dann sollte Ihr erster Schritt sein, Belege und Dokumente zu digitalisieren. Scannen Sie Ihre Papiere und laden Sie sie in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hoch.

Wenn Sie die richtige DMS-Software verwenden, können Sie individuell festlegen, welchen Weg das Dokument durch Ihr Unternehmen nimmt und welche Arbeiten an jeder Station daran getan werden sollen.

Im Falle von Belegen funktioniert das noch besser, wenn Sie eine Software verwenden, in der Abrechnung, Dokumentenmanagement und Finanzbuchhaltung integriert sind.

Ein Beispiel:

Ihre Firma erhält eine Rechnung von einem Lieferanten. Direkt beim Posteingang wird die Rechnung gescannt. In den Scanner-Einstellungen haben Sie einen Ordner für Eingangsrechnungen angelegt, der automatisch mit Ihrer Software synchronisiert wird.

Die Rechnung weiß gewissermaßen, dass sie eine Eingangsrechnung ist, und wandert automatisch in den elektronischen Eingangskorb von Herrn B. Dieser nimmt die formale Prüfung direkt am Bildschirm vor. Das kann er auch von unterwegs tun, denn einschlägige Software-Lösungen bieten auch eine mobile App an. Ein Mausklick kennzeichnet die Rechnung als richtig und überstellt sie automatisch an den jeweils Nächsten in der Kette bis hin zur Buchhaltung.

Und wenn irgendetwas mit der Rechnung nicht stimmt? Auch Abweisungsgründe oder Stopp-Merkmale können in der Software hinterlegt werden – ebenfalls mit den dazu passenden Folgeaktionen. So verläuft die Verarbeitung schnell, qualitätsgesichert und um ein Vielfaches effizienter als früher.

Wenn die Rechnung beanstandet werden muss, liegen entsprechende Textbausteine für die Kundenkommunikation im System bereit.

Vertriebsprozesse im CRM automatisieren

Jeder kennt die verschiedenen Vertriebsphasen. Aus einem Kontakt wird ein Verkaufspotenzial, dann ein Interessent und schließlich ein Kunde. In jeder Phase des Vertriebstrichters existieren spezifische Praktiken und Aktionen, die sich wiederholen.

Moderne Unternehmen machen gute Erfahrungen damit, den gesamten Vertriebsvorgang zu standardisieren und in einer CRM-Software abzubilden. Auf jeder Stufe gibt es eine zuständige Person und eine notwendige Aktivität. Für die Aktivitäten können Fälligkeiten festgelegt werden. Auf diese Weise laufen Prozesse reibungslos und sind nebenbei auch noch gut dokumentiert.

Zum Beispiel die Lead-Qualifizierung. Nicht alle Leads haben dieselbe Qualität. Gewiefte Vertriebler trennen die Spreu vom Weizen, indem sie ihre Leads bewerten. Sie widmen ihre Zeit den Akquisitionen, die sich lohnen.

In der Software lässt sich die Lead-Qualifizierung teilweise automatisieren. Vertriebsmitarbeiter geben eine Einschätzung über Budget, Entscheidungskompetenz, Bedarf und Dringlichkeit ab. In einem guten CRM-System geht das in Sekunden. Das System bewertet den Lead und stößt die entsprechende Folgeaktivität bei dem jetzt zuständigen Bearbeiter an.

Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Die Vertriebsmitarbeiter haben mehr Sicherheit.
  • Sie wissen, welche Fragen sie stellen sollen und welche Aktivitäten von ihnen erwartet werden.
  • Sie können ihre Zeit mit maximalem Gewinn einsetzen und arbeiten produktiver.
  • Und sie werden an ihre Pflichten erinnert, damit nichts ‚durchgehen‘ kann.
  • Das bedeutet einen großen Produktivitätsgewinn.
  • Außerdem sind die Prozesse klar dokumentiert.
  • Ein neuer Mitarbeiter oder eine Vertretung ist sofort mit dem Geschehen vertraut.

Unternehmen können ganz individuell, nach ihren Erfahrungswerten und Best Practices, entscheiden, wie sie im Vertriebsprozess verfahren möchten. Denn die entsprechenden CRM-Systeme sind hoch konfigurierbar. Sie bilden fast jeden Prozess getreu ab.

Automatisierung in der Finanzbuchhaltung

Ganz gleich, ob Sie selbst buchen oder die Buchführung von einem Steuerberater erledigen lassen: Buchführung ist ein idealer Kandidat für Prozessautomatisierung.

Belege von Hand kontieren und Daten in Buchungsmasken eingeben war gestern. Heute lassen sich die meisten Buchungen automatisieren.

Wo Abrechnung und Finanzbuchhaltung in der Software integriert sind, werden die Ausgangsrechnungen selbsttätig vom Programm verarbeitet und gebucht. Große Unternehmen mit vielen Kunden und standardisierten Produkten versenden monatlich Tausende von Rechnungen vollautomatisch und buchen diese gleich mit.

Auch Kassen- und Bankbewegungen können zu 90 Prozent automatisiert gebucht werden. Die meisten Buchungssätze wiederholen sich ständig, also werden sie als Regeln in der Software hinterlegt. Beim nächsten Mal weiß das Programm von alleine, welchen Geschäftsvorfall es wie zu buchen hat.

Workflows für Dokumente

In professionellen DMS-Anwendungen können Unternehmen Workflows einstellen. Damit lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, die quasi „dokumentgetrieben“ sind.

Überdies bietet eine solche Software Funktionen für die E-Collaboration. Das bedeutet, dass mehrere Bearbeiter an einem Dokument arbeiten können, ohne sich gegenseitig ins Gehege zu kommen. Am besten funktioniert das mit einer Cloud-Software, die einen standortunabhängigen Zugriff ermöglicht.

Nehmen wir als Beispiel einen Ablauf in einer Redaktion. Ein Artikel ist nächste Woche fällig. Mit einem Klick holt sich der Redakteur das vorausgefüllte Briefing auf den Schirm und setzt die Texterin ein, die er beauftragt. Diese erstellt den Text und liefert ihn. Der Text geht in die redaktionelle Überarbeitung und zum Schluss in das Korrektorat. Da die Redaktion feste Termine einhalten muss, werden nicht nur die Aktivitäten und zuständigen Bearbeiter, sondern auch die jeweiligen Termine in der Software hinterlegt. Alle Arbeiten werden zugleich dokumentiert.

Business Process Management

Für das Business Process Management (BPM) existiert eine ganze Reihe von Software-Anwendungen. Dort können Unternehmen ihre Prozesse modellieren und simulieren. Dabei lassen sich auch fachliche Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen in Geschäftsprozessen aufdecken.

Die modellierten Prozesse können direkt umgesetzt werden. Professionelle BPM-Systeme können Unternehmensanwendungen und Benutzer über Schnittstellen integrieren. Prozessmodelle können mit Entscheidungsbedingungen ausgestattet werden. So lassen sich technische Abläufe und Geschäftsprozesse automatisieren.

Fazit

Digitalisieren bedeutet auch Geschäftsprozesse zu automatisieren. In moderner Unternehmenssoftware lassen sich individuelle Workflows einrichten, die Standardvorgänge in Ihrem Unternehmen abbilden. Und jedes Unternehmen ist voller Standardabläufe – in Rechnungswesen und Buchhaltung, im Vertrieb, in der Dokumentbearbeitung und im Projektmanagement.

Prozessautomatisierung sorgt für schnellere und korrektere Abläufe. Sie entlastet Mitarbeiter von lästigen Arbeiten und schafft in Ihrem Unternehmen Zeit und Raum für Wachstum.

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