Finanzbuchhaltung

Zahlungstoleranzen – Wenn Rechnung und Zahlung abweichen

13. März 2017 1799 Aufrufe

Beispiel für Toleranz im Zahlungsverkehr

Eine Zahlungstoleranz kann aus verschiedenen Gründen zustande kommen. Es kommt zum Beispiel vor, dass ein Kunde beim Ausfüllen der Überweisung einen “Zahlendreher” gemacht hat. Statt 397,98 Euro hat er 397,89 Euro überwiesen. Oder 379,98 Euro. Im ersten Fall liegt die Toleranz im Nachkommabereich. Sie beträgt nur 9 Cent. Diese Differenz lohnt keine Mahnung oder Korrektur, sie kann direkt ausgebucht werden. Im zweiten Fall ist die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag höher. Sie beträgt hier 18 Euro. Ob diese Abweichung noch als Toleranz durchgeht, ist fraglich. Das muss der Rechnungssteller und Zahlungsempfänger schon selbst klären.

Aspekte der Toleranz

Damit sind zwei Aspekte der Toleranz bereits genannt: Erstens: Eine Zahlungstoleranz ist eine Abweichung zwischen dem Rechnungsbetrag und dem tatsächlich vom Kunden überwiesenen Betrag. Zweitens: Eine Toleranz sollte einen bestimmten Wert nicht übersteigen. Diesen muss der Rechnungssteller selbst festlegen.

Skontotoleranz – wenn der Skontotermin verstrichen ist

Eine Sonderform der Toleranz ist die Skontotoleranz. Hier geht es um die Frage: Toleriert der Rechnungssteller einen Skontoabzug auch nach Verstreichen des Skontotermins? Manche Überweisungen dauern etwas länger und manche Skontotermine sind recht kurz. Wenn der Kunde Skonto abzieht und die Zahlung mit ein oder zwei Tagen Verspätung nach dem Skontodatum eintrifft, kann der Rechnungssteller ein Auge zudrücken und die Differenz zur Ursprungsrechnung als Skontotoleranz akzeptieren. Hierfür müsste allerdings festgelegt werden, wie viele Tage “Karenzfrist” der Gläubiger seinen Kunden nach Verstreichen des Skontodatums einräumt.

Toleranz buchen

Eine wichtige Voraussetzung drückt niemand so poetisch aus wie SAP: “Richten Sie ein Haben- und ein Soll-Verkaufszahlungstoleranzkonto sowie ein Haben- und ein Soll-Einkaufszahlungstoleranzkonto ein.” Richtig – der Zahlendreher kann ja nicht nur Ihren Kunden passieren, sondern auch Ihnen selbst. Auch der Einkäufer muss Toleranzen für abweichende Zahlungs- und Rechnungsbeträge buchen können. Fortgeschrittene Buchhaltungsprogramme geben den Anwendern Buchungshilfen für Skonto und Toleranz an die Hand. Die Benutzerführung macht es leicht, Erlös- und Kostenkonten für das Ausbuchen von Zahlungstoleranzen zu hinterlegen. Mithilfe von Buchungsregeln können Sie Toleranzen automatisiert buchen. Oder Sie buchen diese manuell, was zumeist mit einem einzigen Buttonklick möglich ist. Manche Software ermöglicht es auch, die Toleranz für einen Debitor oder Kreditor individuell einzustellen oder zu blockieren. Toleranzen können als Prozentsätze (Skonto!) oder als Zahlenwerte angegeben werden.

Buchungssätze

Zahlungstoleranzen buchen Sie genau so wie Skonto. Vergessen Sie nicht den Effekt auf die Vorsteuer: Wenn der Kunde zu wenig überweist, mindert dies Ihr Entgelt; wenn er zu viel überweist, mehrt es Ihr Entgelt – und analog dazu die Umsatzsteuer respektive die Vorsteuer. Im folgenden Beispiel lautete die Rechnung über 1.190 Euro, aber es wurden nur 1.180 Euro bezahlt. Der Rechnungssteller / Gläubiger bucht die Rechnung wie folgt ein:
per an
Forderungen 1.190 Euro Warenverkauf 1.000 Euro
Umsatzsteuer 190 Euro
…und anschließend die Zahlung mit Toleranz:
per an
Bank 1.180,00 Euro Forderungen 1.190 Euro
Toleranz 8,40 Euro Umsatzsteuer 1,60 Euro
  Tatsächlich hat der Kunde nur 991,60 Euro netto plus 188,40 Euro Mehrwertsteuer gezahlt. Der Kunde seinerseits bemerkt seinen Fehler bei der Kontrolle seiner Bankauszüge, entschuldigt sich beim Lieferanten und bucht wie folgt:
per an
Wareneinkauf 1.000 Euro Verbindlichkeiten 1.190 Euro
Vorsteuer 190 Euro
…und anschließend
per an
Verbindlichkeiten 1.190 Euro Bank 1.180,00 Euro
Toleranz 8,40 Euro Vorsteuer 1,60 Euro
  Die hier gezeigte Methode ist die Nettomethode, weil sofort zwischen Entgeltminderung bzw. Erhöhung und Umsatzsteuer getrennt wird. Buchhalter können auch die Bruttomethode verwenden, bei der zunächst der gesamte Mehr- oder Minderbetrag auf ein Toleranzkonto gebucht und erst nachträglich die enthaltene Umsatzsteuer herausgezogen wird.

Grenze für Toleranz?

Toleranzen sind auch aus anderen Bereichen bekannt. Wenn Sie bei einer Geschwindigkeitsübertretung geblitzt werden, zieht die Polizei von Ihrem Tempo eine Toleranz ab, in der Annahme, dass Ihr Tacho nicht präzise angezeigt hat. Bei technischen Produkten existieren Fertigungstoleranzen oder Messabweichungen. Diese sind oftmals Gegenstand von Lasten- und Pflichtenheften und eine Überschreitung wird sanktioniert. Diese Toleranzen sind jedoch nicht gesetzlich, sondern vertraglich vereinbart. Hat der Gesetzgeber eine Obergrenze für Zahlungstoleranzen festegelgt? Nein, eine solche Regelung existiert nicht. Der Rechnungssteller darf auf beliebig viel Geld verzichten und der Rechnungsempfänger darf die Rechnung beliebig hoch überzahlen. In der Praxis werden die Werte jedoch eher gering ausfallen.

Fazit

Zahlungstoleranzen werden ähnlich behandelt und gebucht wie Skonto. Sie entstehen, wenn eine Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungseingang auftritt. Das kann durch ein Versehen passieren oder aus anderem Grund, etwa, wenn der Zahlungspflichtige nach dem Skontotermin noch Skonto gezogen hat. Eine gute Buchhaltungssoftware bietet Buchungshilfen für die Toleranz an und ermöglicht es, kleine Differenzen beim Ausziffern und Buchen der offenen Posten automatisiert zu bereinigen.
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