Jahresabschluss 2016 – alles was Recht ist

Bewertungsfragen, E-Bilanz und GoBD

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In unserem allgemeinen Beitrag zum Jahresabschluss haben wir erklärt, welche Elemente zu Ihrem Jahresabschluss 2016 gehören. Die Größenklassen für Unternehmen nach dem 2015 novellierten Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetz (BilRUG) können Sie ebenfalls in unserem Ratgeber nachlesen.

Der vorliegende Beitrag ist als Checkliste für den Jahresabschluss 2016 zu lesen. Sie erfahren, welche Umsatzerlöse Sie berücksichtigen müssen, welche Prinzipien für die Aufstellung von Bilanz und GuV maßgeblich sind und welche weiteren Aspekte – Stichwort GoBD – Sie beachten sollten.

Wichtiger Hinweis: Die folgenden Ausführungen stellen keine steuerberatende Tätigkeit dar. Eventuelle Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Umsatzerlöse

Kleine und mittlere Unternehmen (nach § 276 HGB) müssen lediglich ein Rohergebnis ausweisen, sie brauchen keine genaue Gliederung der GuV-Rechnung vorzulegen wie die größeren Unternehmen.

Erweiterte Definition von Dienstleistungsumsätzen

Nach den Neuregelungen im BilRUG müssen Dienstleistungsunternehmen jetzt nicht mehr nur die Erlöse aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit ausweisen. Die Definition von Erlösen umfasst jetzt auch Dienstleistungen, die über dieser gewöhnliche Tätigkeit hinausgehen. Dazu gehören beispielsweise Mieteinnahmen, Umlagen innerhalb des Konzerns oder der Gruppe, wenn die Umlage eine Gegenleistung für erbrachte Leistungen ist, sowie auch Services, die nur gelegentlich und nicht regelmäßig erbracht werden. Wichtig: Umsatzerlöse sind auch nach dieser erweiterten Definition lediglich Erlöse, denen eine erbrachte Leistung gegenübersteht.

Wann sind Umsätze und Gewinne entstanden?

Des Weiteren dürfen Umsätze und Gewinne nur ausgewiesen werden, wenn die Lieferung oder Leistung erbracht bzw. das Gewerk (bei Werkverträgen) abgenommen worden ist.

Erlösschmälerungen berücksichtigen

Preisnachlässe, wie z. B. Skonti, Rabatte oder Erstattungen für Retouren, müssen für das abgelaufene Jahr 2016 vollständig erfasst und sowohl bei den Umsatzerlösen als auch bei der Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Größere Erlösschmälerungen müssen im Bilanz-Anhang erläutert werden. Für erwartete Erlösschmälerungen müssen entsprechende Rückstellungen gebildet werden. Die entsprechenden Korrekturbuchungen gehören zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss.

Maßgeblichkeitsprinzip gilt nicht durchgängig

Gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 1 EStG ist die Handelsbilanz für die Steuerbilanz maßgeblich. Allerdings steht im 2. Halbsatz dieses Paragrafen die Einschränkung „es sei denn, im Rahmen der Ausübung eines steuerlichen Wahlrechts wird oder wurde ein anderer Ansatz gewählt“. Will sagen: Steuerliche Wahlrechte können beim Jahresabschluss 2016 unabhängig vom handelsrechtlichen Wertansatz ausgeübt werden.

Doch Vorsicht: Diese Wahlrechte können nur ausgeübt werden, wenn die von der Handelsbilanz abweichenden Werte „in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufgenommen werden. In den Verzeichnissen sind der Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Vorschrift des ausgeübten steuerlichen Wahlrechts und die vorgenommenen Abschreibungen nachzuweisen“. Unter Umständen genügt hierfür das Anlageverzeichnis bzw. das GWG-Verzeichnis.

Abschlusssaldo = Eröffnungssaldo

Im Sinne der Bilanzkontinuität und Bilanzidentität müssen die Schlusssalden der Konten der Vorjahresbilanz korrekt auf die Eröffnungsbilanzkonten des neuen Geschäftsjahres vorgetragen werden. Die gute Nachricht: Diesen Saldenvortrag erledigt in der Regel Ihre Buchhaltungssoftware für Sie.

Scopevisio bietet mit seinem jahresübergreifenden System eine Funktionsweise, wie sie sonst nur von hochpreisiger Unternehmenssoftware angeboten wird. Da sich die Jahresübernahme erübrigt, kann sie auch nicht vergessen werden. Eine Fehlerquelle weniger! Die Buchungen der Vorjahre bleiben vollständig mit allen Metadaten und Unterlagen erhalten.

Kontenwahrheit und Kontenklarheit

Die Bezeichnungen Ihrer Konten müssen natürlich ebenfalls in das neue Geschäftsjahr 2017 übernommen werden und sie müssen mit dem Inhalt der Konten übereinstimmen.

Rechnungsabgrenzungsposten

Die passiven und aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP und ARAP) müssen korrekt eingestellt sein. Auch diese Aufgabe wird Ihnen Ihre Buchhaltungssoftware abnehmen.

Eventualverbindlichkeiten

Bürgschaften, Garantien und Gewährleistungen müssen unterhalb des Bilanzstrichs ausgewiesen werden. Zuvor ist aber zu gewährleisten, dass für diese Eventualverbindlichkeiten ausreichend Rückstellungen in der Bilanz gebildet wurden.

Vollständigkeit des Jahresabschlusses

  • 246 Abs. 1 HGB stellt klar: „Der Jahresabschluss hat sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten sowie Aufwendungen und Erträge zu enthalten […]“ Daher sollten Sie Ihren Jahresabschluss immer auf Vollständigkeit prüfen oder prüfen lassen.
  • Nicht nur alle bilanzierungspflichtigen Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Aufwendungen und Erträge, sondern auch schwebende Risiken und Wagnisse müssen angemessen berücksichtigt und ausgewiesen werden.
  • Auch die Restlaufzeiten Ihrer Forderungen und Verbindlichkeiten müssen in der Bilanz oder im Anhang aufgeführt werden.
  • Im folgenden Absatz 2 des § 246 HGB ist das Verbot der Verrechnung von Aktiv- und Passivposten in der Bilanz festgelegt. Eine solche Aufrechnung würde gegen die Bilanzwahrheit und -klarheit verstoßen.
  • Sehen Sie bitte alle Ihre Verträge durch: Enthalten sie Bestimmungen, die Einfluss auf Ihre wirtschaftliche Lage nehmen können? Wurden im abgelaufenen Geschäftsjahr neue Verträge geschlossen, die bilanzierungspflichtige Aspekte enthalten? Hinterfragen Sie, ob langfristige Verträge, wie z. B. Liefer-, Kredit- oder Mietverträge, auch tatsächlich eingehalten wurden und werden.
  • Für Verträge mit nahen Angehörigen gelten besonders strenge steuerrechtliche Regelungen. Solche Verträge sollten Sie mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater abklären, um sicherzustellen, dass sie keine unwirksamen Bestimmungen enthalten.

Aktivierungsmethoden müssen beibehalten werden

Vermögensgegenstände dürfen nicht in einem Jahr nach Schema X und im nächsten nach Schema F bewertet werden. Wenn Sie sich einmal für eine Aktivierungsmethode entschieden haben, muss diese beibehalten werden. Das gilt für das Vorratsvermögen ebenso wie für das Anlagevermögen.  Dies folgt aus dem Grundsatz der Ansatzstetigkeit, der in § 246 Abs. 3 HGB geregelt ist und aus dem Grundsatz der Bewertungsstetigkeit gemäß § 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB.

E-Bilanz

Nach § 5b EStG müssen Unternehmen ihre Bilanz und GuV-Rechnung für den Jahresabschluss 2016 elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Man spricht daher von der E-Bilanz. Unter Umständen müssen Sie Ihren Kontenrahmen anpassen, damit Ihre Konten auf die E-Bilanz-Konten („E-Bilanz-Taxonomie“) abgebildet werden können. Keine Sorge: Mit einer modernen Buchhaltungssoftware ist auch dies keine Kunst. Bei den Feinheiten hilft Ihnen Ihr Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Steuerrechtliches Wahlrecht

6b EStG ermöglicht es, in der Steuerbilanz stille Reserven bei der Veräußerung bestimmter Anlagegüter auf andere Anlagegüter zu übertragen, so dass sich deren Anschaffungskosten vermindern. Die Wertansätze in der Handelsbilanz bleiben davon unberührt. Die Bedingungen zur Anwendung dieser Regelung sind etwas komplex und sollten auf jeden Fall mit einem Steuerberater durchgesprochen werden, wenn Sie diesen Gestaltungsspielraum in Betracht ziehen.

Einhaltung der GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) werden von den Finanzbehörden zunehmend ernst gehandhabt. In vielen Unternehmen sind sie das wichtigste Compliance-Thema.

Die GoBD legen die Anforderungen an digitale Buchhaltung und Belegarchivierung fest. Im Zentrum stehen die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit und Unveränderbarkeit aller buchhalterischen und steuerlich relevanten Vorgänge.

Um auf der sicheren Seite zu sein, benötigen Sie professionelle Software für die Buchhaltung und Bilanzierung plus eine Faktura-Software. Außerdem benötigen Sie ein GoBD-konformes Dokumentenmanagementsystem (DMS), um Ihre Belege und sonstigen relevanten Dokumente zehn Jahre lang sicher, auffindbar und unverändert zu archivieren.

Fazit

Mit einer guten Buchhaltungssoftware, einer GoBD-konformen Belegarchivierung (Stichwort DMS) und dokumentierten digitalen Prozessen können Sie die Klippen des Jahresabschlusses auch für das Geschäftsjahr 2016 erfolgreich umschiffen. Die meisten gesetzlichen Vorgaben für den Jahresabschluss lesen sich zwar kompliziert, sind aber bei genauerem Hinsehen eher banal: Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit, Kontinuität und dergleichen sollten bei der Erstellung eines Jahresabschlusses eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Und sie sind in moderne Buchhaltungsprogramme bereits „eingebaut“.

Für größere Unternehmen existieren allerdings etliche Aspekte und steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten, die bei der Erstellung einer Steuerbilanz am besten mit dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer geklärt werden.

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