Mann und Frau bei einem Beratungsgespräch

Belegportal hilft Steuerberatern und Mandanten

Papierloser Belegaustausch ermöglicht Verarbeitung ohne Medienbruch

Steuerberater und Unternehmen arbeiten zunehmend digital zusammen. Das bedeutet Zeit- und Kostenersparnis auf beiden Seiten: Digital werden Belege schneller, günstiger und sicherer übertragen als auf dem Postwege. Doch das ist erst der Anfang: Moderne Softwarelösungen erschließen bedeutende Effizienz- und Automatisierungspotenziale. Und sie erleichtern die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben.

Digitale Belege mit Vorkontierung

Eine aktuelle Lösung wäre z. B. ein Belegportal, das folgendermaßen funktioniert: Mandanten erstellen ihre Rechnungen direkt im Portal. Papiergebundene Eingangsrechnungen scannen sie direkt in die Portalsoftware hinein und Kassenbewegungen erfassen sie ebenfalls über die einfache Portalschnittstelle.

Die digitalen Belege werden durch automatisierte Verarbeitung direkt vorkontiert, wobei der Buchungsdatensatz fest mit dem Belegbild verbunden wird. Vom Upload bis hin zur Übergabe der Belege per DATEVconnect online werden alle Bearbeitungsschritte systemseitig dokumentiert.

Pendelordner, Erfassungsaufwand und das Zuordnen von Belegen in der Kanzlei erübrigen sich damit.

Zentrale Mandantenverwaltung

Steuerberater finden in ihrer Software eine übersichtliche Mandantenverwaltung mit Single Sign-On vor. Im Rahmen eines differenzierten Berechtigungssystems können sie auf Mandantendaten zugreifen, deren Stammdaten aufbereiten und z. B. Buchungsregeln oder Kassengeschäftsvorfälle anlegen.

Diese Geschäftsvorfälle können auch en bloc an mehrere Mandanten gleichzeitig übergeben und in deren Unternehmenssoftware integriert werden. Das spart Zeit, wenn z. B. einige Dutzend Betriebe mit gleichartiger Ausrichtung (Ärzte, Boutiquen, Gastro-Betriebe usw.) zur Mandantschaft gehören.

GoBD-Konformität und Verfahrensdokumentation

In puncto GoBD-Konformität, insbesondere für Kassen, ist diese Lösung traditionellen Methoden überlegen. Die Authentizität, Unverlierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege und Geschäftsvorfälle sind gewährleistet. Die zeitgerechte Erfassung seitens der Mandanten wird durch die einfache Benutzeroberfläche – auch auf mobilen Endgeräten – drastisch erleichtert. Belege können z. B. einfach per Smartphone-Kamera abfotografiert und mit einem einzigen Fingertippen zugeordnet werden.

Eine Verfahrensdokumentation ist ab dem Moment des Uploads der Belege bereits ins System eingebaut. Damit sind Steuerberater weitgehend aus der Haftung für GoBD-konformes Arbeiten heraus.

Sicherer Dokumentenaustausch

Ein sicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Rechtemanagement gewährleistet den Austausch von Informationen zwischen Steuerberater und Mandant. Auf diesem Wege kann der Steuerberater sein Mandantenrundschreiben an alle Mandanten gleichzeitig herausgeben und die individuellen Berichte und Auswertungen an den jeweiligen Mandanten persönlich. Ohne Porto und Postlaufzeiten. Versionsprobleme und das Versenden von vielen Megabytes Daten per (potenziell unsicherer) E-Mail gehören der Vergangenheit an.

Für jede Betriebsgröße die passende Lösung

Große Steuerberater-Kanzleien könnten ein solches Belegportal mit ihrem eigenen Branding in ihre Website integrieren. Kleinere Kanzleien könnten einzelne Funktionen anbieten. Und als „kleine Lösung“ bietet sich der einfache digitale Belegaustausch über ein DMS an.

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