Die Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung

Langlebige Wirtschaftsgüter richtig verwalten

Was sind Anlagegüter?

In der Buchhaltung jedes Unternehmens werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, um die korrekte Verbuchung zu gewährleisten. Alle Einkäufe und Anschaffungen vermehren das Vermögen des Betriebes. Unterschieden wird dabei in Umlaufvermögen und Anlagevermögen. Alle Gegenstände, die wieder verkauft werden und so nur kurzfristig dem Unternehmen gehören, werden auf den Sachkonten des Umlaufvermögens verbucht. Alle Werte, die dem Unternehmen langfristig dienen, nicht verbraucht werden und einen gewissen Wert überschreiten, werden als Anlagegüter definiert und entsprechend behandelt.

Der Ausweis des Anlagevermögens

Das Anlagevermögen hat für die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens eine große Bedeutung, denn es bildet die Grundlage für den betrieblichen Leistungsprozess. Rechtliche Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz finden sich im Handelsgesetzbuch, in den Paragraphen 247 und 253. Hier wird auch geregelt, dass zum Bilanzstichtag alle Vermögensgegenstände bewertet werden müssen. Es gehört zum Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung, dass jeder Vermögensgegenstand nur mit seinem tatsächlichen Wert angesetzt werden darf. Für alle nicht bilanzierungspflichtigen Betriebe gelten die Regelungen der Absetzung für Abnutzung (AfA) des deutschen Einkommenssteuergesetzes.

Was ist eine Abschreibung?

Vermögensgegenstände, die sich abnutzen und verschleißen, können im Unternehmen nur zeitlich begrenzt genutzt werden. Dieser Werteverzehr des Vermögens wird durch Abschreibungen abgebildet, die regelmäßig vorgenommen werden. Grundlage für die Berechnung der jährlichen Abschreibungsraten sind die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten der Wirtschaftsgüter. Die Abschreibungen werden als Kosten gebucht und vermindern so den Gewinn des Unternehmens.

Im Rechnungswesen werden verschiedene Abschreibungsarten unterschieden. Für die Kostenrechnung können gleichmäßig hohe Abschreibungsraten (lineare Abschreibung), Abschreibungsraten in fallenden Beträgen (degressiv*) oder auch die Abschreibung entsprechend der betrieblichen Nutzung gewählt werden. Anmerkung: *Sowohl für den handelsrechtlichen als auch für den steuerlichen Jahresabschluss sind seit 2011 keine degressiven Abschreibungen möglich. Steuerliche Abschreibungsregeln werden von den Bundesbehörden gern geändert, da sie eine Möglichkeit bieten, die Investitionsfreude der Unternehmen zu fördern.

Verwaltung der Anlagen in der Anlagenbuchhaltung

In großen Unternehmen müssen in der Regel sehr viele Anlagegüter verwaltet werden. Für Kapitalgesellschaften gehört es zu den Pflichten des Jahresabschlusses, das Anlagevermögen in einem Anlagegitter aufzuführen. In diesem sind alle Gegenstände mit den Anschaffungs- und Herstellkosten aufzulisten, die Höhe der regelmäßigen und auch der außerordentlichen Abschreibungen zu notieren sowie alle Zu- und Abgänge zu verzeichnen. Der Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit dem Anlagevermögen beschäftigt, wird als Anlagenbuchhaltung bezeichnet.

Die Anlagenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung

Die Grundlagen für alle Buchungen in der Anlagenbuchhaltung werden in der Finanzbuchhaltung gelegt. Hier finden sich alle Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die für das Verbuchen des Anlagezuganges wichtig sind. Der Zugang darf erst dann erfolgen, wenn der Vermögensgegenstand betriebsbereit ist. Alle dafür benötigten Aufwendungen gehören zu den Anschaffungskosten von Sachanlagen. Das ist dann nicht nur der Einkaufspreiseiner Maschine, sondern auch die Errichtung eines Fundamentes, der Transport und die Kosten für das Abladen, das erste Befüllen mit Betriebs- und Schmiermitteln usw. Bei Eigenleistungen gehören der Lohn der Mitarbeiter und auch ein angemessener Teil der Lohnnebenkosten zu den Anschaffungskosten. Auch nachträglich können solche Kosten noch anfallen, ein Skontoabzug verringert die Kosten wieder.

Fallstricke in der Anlagenbuchhaltung

Buchungen des Anlagevermögens beeinflussen die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Dabei gilt zu beachten:

  • Die Anschaffungs- und Herstellkosten müssen in der richtigen Höhe erfasst werden. Bei vielen Positionen kann die Berechnung sehr umfangreich sein.
  • Die Abschreibungsart muss genau definiert werden. Wechsel zwischen den Abschreibungen sind möglich, sobald sie wirtschaftlich vorteilhaft sind.
  • Güter bis zu einem Nettokaufpreis von 150 Euro dürfen immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Anlagenbuchhaltung entfällt.
  • Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es durch die Steuergesetzgebung Möglichkeiten zur Verwaltungsvereinfachung. So können entweder alle Güter ab 150,01 Euro bis 1.000 Euro einem Sammelposten (GWG-Pool) zugeordnet werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Alternativ können Güter von 150,01 bis 410 Euro netto im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, Güter ab 410,01 Euro sind dann einzeln aufzuführen (kein Sammelposten).
  • In der Bilanz ist der tatsächliche Wert der Vermögensgegenstände anzusetzen. Dazu sind zum Bilanzstichtag Bewertungen notwendig. Außerordentliche Abschreibungen, aber auch gegebenenfalls Zuschreibungen, sind vorzunehmen.

Die Buchhaltungssoftware hilft

Die Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens haben sich mit dem Einzug des Computers in die Arbeitswelt grundlegend gewandelt. Inzwischen helfen Programme, alle Geschäftsvorfälle systematisch und zeitnah zu verbuchen. Der große Vorteil: Alle Daten können so aufbereitet werden, dass Jahresabschlüsse und unterjährige, betriebswirtschaftliche Auswertungen ohne großen Zeitaufwand erledigt werden können. Durch die Verknüpfungen zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung wird es leicht möglich, alle Vermögensgegenstände mit ihrem aktuellen Buchwert zu ermitteln. Sind die Vermögensgegenstände mit ihren Anschaffungskosten einmal erfasst und die Abschreibungsart festgelegt, werden Abschreibungen automatisch verbucht. Damit ist eine unterjährige Auswertung möglich.

Wichtige Funktionen einer Software für die Anlagenbuchhaltung

Ein professionelles Programm für die Verwaltung des Sachanlagevermögens soll die Arbeit vereinfachen, das zeitnahe Erstellen des Jahresabschlusses ermöglichen sowie unterjährige Auswertungen ermöglichen. Es muss alle Daten für die Weitergabe an den Steuerberater oder den Wirtschaftsprüfer aufbereiten. Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

  • Abschreibungen werden monatsweise an die Finanzbuchhaltung übergeben und in einem Arbeitsgang gebucht. Oder sie werden als komplette Abschreibungsläufe am Jahresende in einem Arbeitsgang gebucht.
  • Berücksichtigung der aktuellen gesetzlichen Regelungen zu den einzelnen Abschreibungsarten, sowie zu geringwertigen Wirtschaftsgütern und der aktuellen und branchentypischen AfA-Tabellen.
  • Möglichkeit der unterschiedlichen Abschreibung für den handels- und den steuerrechtlichen Abschluss.
  • Erstellen des Anlagenspiegels für den Jahresabschluss.

Die Auswahl der geeigneten Software

Viele Finanzbuchhaltungsprogramme bieten eine Anlagenbuchhaltung als zusätzliches Modul an. Interessieren Sie sich für solch eine Software, fordern Sie vom Hersteller am besten Infomaterial an. Eine Demoversion sollte zum Testen zur Verfügung stehen. Achten Sie darauf, dass regelmäßige Updates bereitgestellt werden, damit Sie immer auf dem aktuellen Gesetzesstand sind. Die Software sollte verschiedene Auswertungsmöglichkeiten anbieten, die sich auch auf Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen lassen. Schauen Sie auch auf die Erreichbarkeit des angebotenen Supports sowie die Schulungen für Ihre Mitarbeiter. In den Entscheidungsprozess für eine Anlagenbuchhaltung sollten Sie Ihren Softwarebetreuer und Ihre Mitarbeiter der Buchhaltung von Anfang an mit einbeziehen, denn sie kennen die betrieblichen und buchhalterischen Abläufe Ihres Unternehmens am besten.

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