10 Fragen und Antworten zum Thema Rechnungen

10 Fragen und Antworten zum Thema Rechnungen

Rechnungen müssen viele Anforderungen erfüllen

1. Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Nein, Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden. Wichtig ist nur, dass sie alle Pflichtangaben enthalten.

2. Muss man auch bei Dienstleistungen ohne klaren Termin ein Lieferdatum angeben?

Ja. Der Liefer- oder Leistungstermin muss angegeben werden. Er darf auch mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Es genügt allerdings auch die Angabe des Monats als Leistungsdatum.

3. Muss ich ein Zahlungsziel angeben?

Nein. Laut Paragraph 286 BGB kommt der Schuldner automatisch „spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ zahlt. Es kann allerdings auch ein anderes Zahlungsziel benannt werden („zahlbar am 15….“ Oder „zahlbar innerhalb von 45 Tagen“), jedoch nur, wenn dies zuvor vertraglich vereinbart wurde. Das Zahlungsziel ist eine Zahlungsbedingung, die beim Abschluss eines Kaufvertrages gewährt werden kann. Es reicht somit nicht aus, einseitig einen Zahlungstermin festzulegen. Dies ist nur möglich, wenn Sie die Leistungszeit bereits im Vertrag festgelegt haben.

4. Sind Rechnungen per E-Mail zulässig?

Ja. Die Papierform ist nicht zwingend erforderlich. Mit Einverständnis des Empfängers darf eine Rechnung auch elektronisch verschickt werden (z. B. als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang). Der Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen wird derzeit jedoch nur dann anerkannt, wenn die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist.

5. Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung?

Der Wechsel von der klassischen Rechnung per Post zum elektronischen Austausch spart einem Unternehmen Kosten und Zeit. Der Rechnungssteller kann Einsparungen in den Bereichen Druck, Distribution und Porto erreichen. Der Rechnungsempfänger spart die Kosten der manuellen Rechnungsbearbeitung. Falls der Rechnungsempfänger Rechnungen bereits elektronisch verarbeitet, entfallen das Scannen der Dokumente und das Erfassen von Rechnungsdaten. Darüber hinaus profitieren Sie von einer Verkürzung und Vereinfachung des Rechnungsprozesses.

6. Wie viel lässt sich bei der elektronischen Rechnungsstellung sparen?

Laut einer Studie der Europäischen Kommission können Unternehmen Einsparungen von bis zu 72% beim Wechsel von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnung erreicht werden. In einer weiteren Untersuchung wurde ermittelt, dass eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt mit 16,16 Euro zu Buche schlägt, während der Gesamtprozess des standardisierten Datenaustauschs zwei Euro kostet. Somit können Sie mehr als 14 Euro pro Rechnung sparen.

7. Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

Laut Paragraph 147 Abgabenordnung müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

8. Was ist Factoring?

Beim Factoring verkaufen Sie als Unternehmer Ihre offenen Forderungen aus Warenlieferungen und Dienstleistungen an ein Factoringinstitut. Sie erhalten Liquidität und Schutz vor Forderungsausfällen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Deutschen Factoring Verband.

9. Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung. Eine Quittung hingegen bestätigt, dass eine Forderung erloschen ist, d.h. die Leistung wurde bezahlt.

10. Muss ich drei Mahnungen schreiben?

Hierbei handelt es sich um einen typischen Geschäftsirrtum. Laut §286 Abs.3 BGB kommt „der Schuldner einer Entgeltforderung […] spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet“. Sie müssen somit aus juristischer Sicht keine drei Mahnungen schreiben.

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