Die Auftragsbestätigung – nicht notwendig, aber hinreichend

Wichtige Modalitäten beweiskräftig festhalten

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Wozu dient eine Auftragsbestätigung?

Mit der Auftragsbestätigung legt der Lieferant die genauen Modalitäten seines Auftrags gegenüber dem Kunden / Auftraggeber verbindlich fest. Wenn zuvor bereits ein schriftlicher Auftrag erteilt oder ein schriftliches Angebot angenommen wurde, ist keine weitere Bestätigung notwendig.

Aber wenn der Auftrag von dem Angebot abweicht oder eventuell nur eine mündliche oder formlose Vereinbarung getroffen wurde, kann eine Auftragsbestätigung wichtig sein, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Rechtssicherheit in Bezug auf die Auftragserteilung herzustellen.

Die Auftragsbestätigung ist in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Nach DIN-Norm 69905 ist sie eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“.

Wann sollten Sie eine Auftragsbestätigung schreiben?

Dies kann etwa in den folgenden Fällen sehr empfehlenswert sein:

  • Wenn ein Auftrag nur telefonisch erteilt wurde
  • Wenn Unklarheit über wesentliche Inhalte des Auftrags besteht, z. B. Umfang, Preis oder Termin
  • Wenn das Angebot „freibleibend“ abgegeben wurde
  • Wenn vom Text des Angebots abgewichen wird
  • Wenn das Risiko von Missverständnissen besteht (z. B. erster Auftrag eines Neukunden, ausländische Geschäftspartner)
  • Wenn Sie noch einmal explizit auf Ihre AGB oder sonstige vertragliche Vereinbarungen hinweisen möchten.
  • Damit nicht der Eindruck entsteht, dass man ein Angebot stillschweigend (konkludent) in der vorliegenden Form angenommen hat

Was sollte eine Auftragsbestätigung enthalten?

Das kommt darauf an. Wenn ein Auftrag bisher nur mündlich erteilt wurde, ist es sinnvoll, im Bestätigungsschreiben wirklich alle Auftragsdaten festzuhalten.

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Wenn ein schriftlicher Auftrag besteht, von dem lediglich in einem oder einigen wenigen Punkten abgewichen wird, genügt es, sich eindeutig auf diesen Auftrag zu beziehen und die Abweichungen in der Auftragsbestätigung unmissverständlich klarzustellen.

Eine vollständige Auftragsbestätigung könnte folgende Angaben enthalten:

  • Die Bezeichnung „Auftragsbestätigung“ als Überschrift
  • Namen und Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie den Namen des Gesprächspartners, mit dem die Vereinbarung getroffen wurde.
  • Eventuell Kundennummer des Auftraggebers
  • Datum der Auftragserteilung
  • Genaue Spezifikation der beauftragten Produkte oder Dienstleistungen. Unter Umständen kann hier auf weitere Dokumente wie z. B. Lastenheft Bezug genommen werden. Ansonsten sollten die Waren- oder Leistungsbezeichnungen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtpreis, Umsatzsteuersatz und Zahlungsmodalitäten angegeben werden.
  • Liefermodalitäten (Fracht, Versicherung, Verpackung usw.)
  • Voraussichtlicher Lieferungs- oder Leistungstermin
  • Zahlungsbedingungen, Rabatte oder sonstige Nebenabreden
  • Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten
  • Ein Dank für den erteilten Auftrag ist ebenfalls angebracht.

Welche Formvorschriften gibt es?

Eigentlich keine. Eine Auftragsbestätigung kann sogar mündlich erteilt werden. Das ist jedoch nicht empfehlenswert, da sie dann bei einem eventuellen Rechtsstreit keine Beweiskraft hat. Daher empfiehlt sich für eine Auftragsbestätigung die Schriftform, damit sie bindend ist. Je nachdem, wie groß und wichtig das Geschäft ist, kann eine einfache E-Mail genügen oder ist möglicherweise ein Fax oder ein unterschriebenes Dokument die bessere Lösung.

Welche Folgen hat eine Auftragsbestätigung?

Mit der Auftragsbestätigung verpflichtet sich der Lieferant bindend, den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen auszuführen. Der Kunde hat damit die Sicherheit, dass sein Auftrag zum vereinbarten Preis und Termin erfüllt wird. Bei einem eventuellen Rechtsstreit entfaltet die Auftragsbestätigung Beweiskraft und kann entscheidend für die Klärung der Angelegenheit sein.

Die Auftragsbestätigung ist übrigens juristisch gesehen ein Handelsbrief, für den eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren gilt. Sie zählt zu den rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, die in der Buchhaltung aufbewahrt und am Vorgang archiviert werden müssen. Dies ist für die Nachweispflichten nach GoBD im Falle einer Betriebsprüfung unbedingt erforderlich.

Muster und Vorlagen für die Auftragsbestätigung

Formulierungsvorschläge finden Sie zum Beispiel im Juraforum unter http://www.juraforum.de/lexikon/auftragsbestaetigung . Darüber hinaus liefert Ihnen eine einfache Google-Abfrage auch Muster-Auftragsbestätigungen. Aber diese müssen nicht unbedingt auf Ihr Geschäftsmodell und Ihren Anwendungsfall passen. Daher kann man nur raten: Fassen Sie selbst die vereinbarten Punkte übersichtlich und knapp zusammen. Und stellen Sie sicher, dass der Kunde die Bestätigung auch empfangen und verstanden hat.

Dann können Sie daran gehen, die Ressourcen für die Auftragserfüllung zu planen.

Ein Wort für Auftraggeber

Lesen Sie eine Bestätigung, die der Lieferant Ihnen schreibt, genau durch. Da diese rechtlich bindende Wirkung hat, sollten Sie alle Angaben überprüfen. Hat der Lieferant alle Vereinbarungen richtig verstanden und korrekt wiedergegeben? Riskieren Sie nicht, dass Ihnen ein abweichender Liefertermin oder andere unerwünschte Vertragsänderungen untergeschoben werden.

Zusammenfassung

Die Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung des Lieferanten über die Annahme eines Auftrags zu den darin näher bezeichneten Bedingungen. Sie ist nicht verpflichtend, kann aber wichtig sein, wenn die genauen Modalitäten eines Auftrags nicht zu hundert Prozent klar sind oder nur mündlich vereinbart wurden. Wenn eine Auftragsbestätigung erteilt wird, ist sie rechtlich bindend. Sie muss als Beleg zu den Unterlagen der Finanzbuchhaltung genommen werden, da sie wichtig ist, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können.

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