Rechnungsprogramm fuer Mac

5 Vorteile digitaler Rechnungen

Automatisierte Verarbeitung und Kostenersparnis

1. Kostenersparnis

  • E-Mails kosten kein Porto.
  • Man muss kein Papier und keine Briefumschläge für E-Mails kaufen, keine Druckerei mit der Herstellung von Geschäftspapieren beauftragen und keine Ordner und Aktenschränke für sie anlegen.
  • Hoch bezahlte Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, Papiere in Kuverts zu stecken oder aus diesen wieder zu befreien.
  • Ebenso wenig geht Zeit mit dem Scannen von Eingangsrechnungen verloren.

2. Zeitgewinn = Liquiditätsvorteil

  • Eine E-Mail-Rechnung ist im Nu übersandt, während Rechnungen auf dem Postwege durchaus einmal zwei Arbeitstage unterwegs sein können – im Inland. Wenn Ihr Geschäftspartner im Ausland sitzt, kann es leicht noch länger dauern.
  • Somit verkürzt sich auch die Zeit bis zum Rechnungsausgleich um die eingesparte Postlaufzeit. Will heißen: Sie bekommen Ihr Geld früher und gewinnen Liquidität.

3. Verfügbarkeit

  • Im Cloud-Speicher oder auf Ihrer Server-Festplatte kann ortsunabhängig auf die Rechnungen zugegriffen werden – etwa, wenn ein Vorgesetzter eine Rechnung prüfen muss, bevor sie überwiesen werden darf.
  • Die internen Prüfungen, die Beantwortung von Rückfragen und die Weiterbearbeitung der Rechnung gehen durch die Verfügbarkeit schnell und reibungslos vonstatten.
  • Gleichzeitig kann eine digitale Rechnung besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als eine papiergebundene. Rollen, Profile und Berechtigungseinstellungen in moderner Unternehmenssoftware machen es möglich. Wohingegen eine Papierrechnung jedem, der zufällig am Eingangskörbchen oder Aktenschrank vorbeikommt, ungeschützt preisgegeben ist.

4. Prozessverbesserungen

  • Moderne Finanzbuchhaltungssysteme können elektronische Rechnungen einlesen und vorverarbeiten, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die wesentlichen Bestandteile von Rechnungen werden per Volltexterkennung ausgelesen und in das Buchungssystem übertragen. Wenn dort Regeln für die Behandlung und Buchung bestimmter Rechnungen vorgegeben sind, können sogar automatisiert Rechnungen gebucht und offene Posten ausgeglichen werden.
  • War eine Mitarbeiterin krank oder in Urlaub, blieb früher ihre Eingangspost unbearbeitet auf dem Schreibtisch liegen. Elektronische Rechnungen können per E-Mail-Weiterleitung an Stellvertreter zur weiteren Bearbeitung übersandt werden.

5. Leichtere Archivierung

  • Digitale Rechnungen werden nicht in Aktenschränken aufbewahrt, sondern auf Server-Festplatten, die noch nicht einmal bei Ihnen im Betrieb stehen müssen.
  • Sie ist leicht auffindbar und vor Verlust besser geschützt, als ein papiergebundenes Dokument in einem Aktenschrank.
  • Sie bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg gut lesbar und erfüllen damit ein wesentliches Kriterium für die Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten gemäß GoBD. Schlecht gedruckte Papierrechnungen hingegen können binnen Monaten bis zur Unleserlichkeit verblassen.

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