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Software für die Rechnungsstellung

Für kleine und große Firmen, für Mac und Windows

Wie kann man die Rechnungsstellung nutzenbringend digitalisieren? Zwar werden Rechnungen im modernen Büro bereits computergestützt erstellt und verarbeitet. Allerdings beschränkt sich „computergestützt“ häufig darauf, dass Rechnungspositionen einzeln in ein Excel-Formular oder eine Vorlage eingetragen, addiert und mit einem Mehrwertsteuersatz und -Betrag ausgewiesen werden. Die Rechnung wird ausgedruckt oder digital per E-Mail versendet – wobei vielen nicht klar ist, dass eine E-Mail ein sehr unsicherer Übertragungsweg ist.

Was ist eine Faktura?

„Faktura“ bedeutet „Rechnung“ und ist im kaufmännischen Sprachgebrauch ein Kürzel für Rechnungssoftware oder Abrechnungsprogramm. Dieses kann die Erstellung und den Versand von Rechnungen automatisieren und dadurch Geld, Zeit und Feherquellen einsparen.

Doch mit einer Faktura oder Rechnungssoftware können Sie nicht nur Rechnungen schreiben. Schließlich sind die Rechnungsdaten ja vorher bereits vorhanden und im Idealfall auch gespeichert worden. Was liegt näher, als diese Daten für den gesamten Abrechnungsprozess nutzbar zu machen?

Somit umfasst eine moderne Rechnungs-Software auch Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen. Hinzu kommen eine Kontaktverwaltung und ein Produkt- bzw. Leistungskatalog sowie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem die Rechnungen und Verkaufsdokumente gespeichert werden.

Manche Faktura-Programme lassen sich in eine umfassendere Unternehmenssoftware integrieren. So können (vor dem Rechnungsprozess) Marketingmaßnahmen abgebildet und (nach dem Rechnungsprozess) die Rechnungsdaten direkt als Buchungssatz in die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater übergeben werden. Dabei wird auch die enthaltene Mehrwertsteuer als Umsatzsteuerzahllast gebucht und in der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt. Offene Posten werden aktualisiert und können in der Buchführung notfalls angemahnt werden.

Wie bedient man ein Rechnungsprogramm?

Moderne Rechnungsprogramme sind benutzerfreundlich. Man muss kein Buchhalter sein, um sie bedienen zu können. Die meisten Rechnungsangaben werden automatisch ausgefüllt. Dazu gehören die (mahnsichere) Adresse des Empfängers, die Rechnungspositionen und die Zahlungsbedingungen. Einleitung und Schluss sowie die gesetzlichen Rechnungsbestandteile werden nur ein einziges Mal angelegt und dann immer wiederverwendet. Nichts wird mehr doppelt erfasst.

Im Idealfall werden die Daten bereits aus einem vorgeschalteten Angebot oder Auftrag übernommen und lediglich noch überprüft. Es kann ja sein, dass der Kunde eine andere Menge bestellt hat als angeboten wurde, oder dass er den Preis nachträglich heruntergehandelt hat (heraufgehandelt wäre natürlich besser…).

Anschließend versendet der Bearbeiter die Rechnung (oder den Rechnungslauf) mit einem einzigen Klick. Die Rechnung wird als PDF-Dokument an eine vorbereitete E-Mail angehängt und der Versand systemseitig dokumentiert. Natürlich wird die Rechnung auch beim Ersteller gespeichert.

Ebenso wie das Rechnungsdokument wird auch die Begleitnachricht nur ein einziges Mal formuliert und anschließend immer wieder verwendet. Variable Angaben, wie z. B. die Kundenanrede, werden als Platzhalter eingefügt, ganz wie bei einem Serienbrief.

lachende junge geschäftsfrau sitzt lässig im büro

Wie sehen die Rechnungen dann aus?

Rechnung

Manche Anwender befürchten, elektronische Rechnungen sähen zu unpersönlich aus. Das muss nicht so sein. Jede gute Faktura-Software gibt Ihnen die Möglichkeit, Vorlagen in Ihrem eigenen Corporate Design zu hinterlegen.

Wichtig ist nur, dass Sie die Platzhalter (für die Kundenanschrift, Anrede, Tabelle der Rechnungspositionen usw.) richtig einsetzen und dass alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile an Bord sind.

Dann sehen Ihre computergenerierten Rechnungen sogar ordentlicher aus als manuell erstellte. Auf die Unterschrift des Rechnungsstellers kann übrigens heutzutage verzichtet werden.

Welche Vorteile hat eine Rechnungssoftware?

Kurz gesagt: Sie sparen Zeit, Geld, Arbeit und Nerven.

  • Zeit, weil die Rechnung schneller erstellt und versendet wird und weil Sie Suchaufwand, Rückfragen und Mehrfacherfassung sparen.
  • Geld, weil Sie Büromaterial (Aktenordner, Papier, Schränke), Archivraum, Porto und Arbeitskosten einsparen.
  • Arbeit, weil Sie Abläufe automatisieren können – z. B. ein Angebot in einen Auftrag, diesen in eine Rechnung und evtl. einen Lieferschein, diese in eine Buchung und diese in eine Mahnung überführen können. Außerdem sparen Sie das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten.
  • Nerven, weil viele Fehlerquellen entfallen und weil Ihr elektronisches Kontakt- und Dokumentenmanagement alle Rechnungs- und Kundeninformationen wohl geordnet auf Knopfdruck bereithält. Besonders nervenschonend ist das bei einer steuerlichen Außenprüfung. Denn die Software hilft, die inhaltlichen und formalen Anforderungen der Finanzverwaltung

Kann man elektronischen Rechnungen vertrauen?

Absolut. Das Finanzamt stellt sie sogar über die Papierrechnungen. Eine gute Software für elektronische Rechnungen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Es muss allerdings gewährleistet sein, dass die Rechnung in sich korrekt ist und alle Bearbeitungsschritte an ihr dokumentiert werden. Das ist der Fall, wenn die Rechnung in der elektronischen Ablage (Dokumentenmanagementsystem) versioniert gespeichert wird. Manche Software-Lösungen fügen ihr zudem ein Protokoll bei.

Im Idealfall wird die elektronische Rechnung in einem fälschungssicheren Format (PDF/A) erzeugt.

Des Weiteren ist wichtig, dass die Rechnung in Deutschland gespeichert ist, weil die Finanzverwaltung gegenüber einer Speicherung im Ausland (insbesondere USA) Sicherheitsbedenken hat.

Gibt es das auch kostenlos?

Die meisten „kostenlosen Angebote“ sind nur in der Testphase gratis, oder sie entpuppen sich als zu stark abgespeckt für den professionellen Gebrauch. Qualitätsanbieter geben den Interessenten üblicherweise die Möglichkeit, ihre Faktura-Software längere Zeit kostenlos zu testen. Vergleichen Sie ein solches Produkt mit den Gratis-Angeboten, werden Sie schnell merken, dass sich die vergleichsweise preisgünstige Anschaffung eines kommerziellen Programms lohnt. Sie bekommen mehr Funktionsumfang, einen besseren Support, eine professionelle, zertifizierte Lösung und weniger Beschränkungen.

Gibt es das auch online?

Ja, es gibt Rechnungsprogramme als Online-Software. Diese Online-Angebote werden auch als Cloud Software bezeichnet.

Für den Anfang sind Cloud-Softwareanwendungen besonders zu empfehlen. Diese werden häufig als „Mietsoftware“ (sog. SaaS für Software-as-a-Service) bereitgestellt. Ein solches Programm ist bereits für eine monatliche Gebühr von unter 10 Euro pro Lizenz zu haben. Verglichen mit dem Verwaltungsaufwand, den es einspart, ist das ein Klacks. Außerdem können Lizenzen flexibel hinzu- oder abbestellt werden. Bei einigen Herstellern sogar mit tagesgenauer Abrechnung. So kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen.

Cloud-Software hat den großen Vorteil, dass sie online, d. h. standortunabhängig, nutzbar ist.

Außerdem ist sie entgegen verbreiteten Vorurteilen sicherer als der eigene Computer. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und in einem Hochsicherheitsrechenzentrum mit professioneller Wartung gespeichert. Welches Kleinunternehmen kann das schon von sich behaupten? Mit einer Cloud-Software haben Sie keinen Aufwand für IT-Personal, Server und Installationen. Der Anbieter administriert die Software für Sie und hält sie aktuell. Sie selbst brauchen nur online zu gehen und loszulegen – mit PC, Tablet oder Smartphone.

Für welche Anwender?

Es gibt Rechnungssoftware für jede Branche und jeden Geldbeutel. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie sich über Ihre Anforderungen und Bedürfnisse im Klaren sein und einige Rechnungsprogramme testen.

  • Manche Anbieter spezialisieren sich auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen, andere bieten modulare Lösungen in verschiedenen Ausprägungen von klein bis groß an.
  • Handwerker, die überwiegend nach Baurecht abrechnen, sind mit einer entsprechenden Handwerkerlösung am besten bedient.
  • Online-Shops tun gut daran, ihre Shop-Software mit der Rechnungssoftware zu integrieren oder von vorneherein eine integrierte Lösung zu wählen.
  • Für bestimmte Berufsgruppen, wie Ärzte, Rechtsanwälte, Agenturen usw. sind Branchenlösungen vorhanden. Aber Vorsicht: Diese sind häufig teurer als Standardsoftware und leisten nicht unbedingt mehr. Viele Geschäftsmodelle lassen sich in einer Standardsoftware ebenso gut abbilden.

Wer seine Buchhaltung vom Steuerberater erledigen lässt, findet heute ebenfalls Abrechnungsprogramme, die Rechnungsdaten inklusive der Buchungssätze direkt in die Steuerberater-Software (häufig DATEV) übermitteln.

Für welche Unternehmensgrößen?

Für kleine und mittlere Unternehmen existieren schlanke Abrechnungsprogramme, die den benötigten Funktionsumfang abdecken. Gerade dann, wenn die Personaldecke dünn und die Anforderungen vielfältig sind, möchten sich Unternehmer nicht mit überflüssigem Administrationsaufwand und undurchsichtigen Ablagesystemen plagen. Am größten ist der Automatisierungseffekt, wenn die Abrechnung in eine durchgängige Unternehmenslösung eingebettet ist, die auch Kundenwerbung, Vertrieb und Finanzbuchhaltung umfasst. Für unter 30 Euro SaaS-Gebühr pro Monat existieren bereits hochprofessionelle Komplett-Suiten.

Größere Unternehmen profitieren von Abrechnungsprogrammen, die alle Arten von Abrechnungsbelegen generieren, Fremdsprachen sowie viele Vorlagen unterstützen und umfangreiche Rechnungs- und Mahnläufe ausführen können. Hier sollte das Abrechnungsprogramm in eine Finanzbuchhaltung integriert sein (soweit keine Steuerberater-Lösung verwendet wird). Dann fließen die Rechnungen gleich nach ihrer Erstellung in die Offene-Posten-Liste und das Reporting ein und der Unternehmer sieht in Echtzeit eine Liquiditätsprognose.

Ein professionelles Kontaktmanagement im Hintergrund ist ebenfalls für größere Unternehmen sinnvoll. So findet der Chef oder Kundenbetreuer nicht nur Abrechnungsbelege, sondern auch alle anderen relevanten Informationen direkt in der virtuellen Kundenakte vor.

Welcher Funktionsumfang?

Folgende Funktionen können in einer Rechnungssoftware enthalten sein:

  • Angebot
  • Auftrag
  • Rechnung
  • Gutschrift
  • Lieferschein
  • Packzettel
  • Produkt- und/oder Leistungsverwaltung
  • Stammdatenverwaltung
  • Kontaktmanagement / Kundendatenverwaltung
  • Dokumentenmanagement / Revisionssichere Speicherung
  • Vorlagen für Abrechnungsbelege
  • Import- und Exportfunktionen

und eventuell auch

  • Eingangsrechnungen
  • Kassenführung
  • Bestands/Lagerverwaltung
  • eCommerce-Anbindung
  • Online-Banking
  • Finanzbuchhaltung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Berichtsfunktionen
  • DATEV-Anbindung
  • Steuerberater-Anbindung

Gibt es das auch für den Mac?

Die Auswahl an Rechnungsprogrammen für Mac nimmt zu. Alle großen Anbieter sind inzwischen an Bord. Eine Google-Suche fördert Angebote von Lexware, Scopevisio, Deltra, Sage, Azuro und anderen zu Tage.

Aber Vorsicht: Nicht jedes dieser Tools ist in eine umfassende Unternehmenslösung integriert. Und wenn Sie auf Integration verzichten, verzichten Sie auf Automatisierungs- und Effizienzpotenziale.

Da Prozesse im Unternehmen nicht an Abteilungs- und Funktionsgrenzen Halt machen, bedeutet jeder Medienbruch, jede Insellösung eine verpasste Chance auf dem Weg zum durchgängig digitalen Unternehmen.

Wo finde ich Testberichte?

Das Internet ist voller „Vergleichstests“, aber nicht alle sind seriös. Am besten sind noch die Tests, die in Fachpublikationen und unabhängigen Blogs erscheinen. Hier besteht aber wiederum das Problem, dass die Tester nicht wissen können, was Sie für Ihr eigenes Unternehmen brauchen. Außerdem ist der Markt so unübersichtlich und der Test so aufwändig, dass viele gute Software-Lösungen bei den üblichen Vergleichstests „hinten runterfallen“.

Wer eine Branchenlösung sucht, wird eventuell in Fachzeitschriften oder bei seinem Berufsverband fündig.

Testberichte können somit eigentlich nur eine erste Orientierung über das geben, was Sie von einer Rechnungssoftware zu erwarten haben. Sie können der Vorauswahl dienen.

Der beste Tester sind Sie selbst. Nehmen Sie sich Zeit und prüfen Sie nicht nur das, was Sie heute brauchen, sondern überlegen Sie auch, was Sie eventuell morgen benötigen. Suchen Sie eine Software aus, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Fazit

Automatisiert Rechnungen zu erstellen und nachzuhalten – und das möglichst auch noch von unterwegs – bedeutet eine große Entlastung. Durch die zentrale Ablage, die Standardisierung und die Transparenz der Prozesse können sich auch mehrere Minijobber die Rechnungsstellung teilen. Bei Nutzung einer Online-Software ist das überdies vom Home Office aus möglich.

Am größten sind die Automatisierungs- und Einsparpotenziale dann, wenn sich die Abrechnungssoftware nahtlos in eine umfassendere Unternehmenssoftware integriert.

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