ERP Benutzerfreundlich

ERP-Software wird benutzerfreundlich

Hochkomplexe Systeme werden einfach wie Smartphone-Apps

ERP-Software für Unternehmen ist aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen und der Prozesse, die sie abbilden muss, naturgemäß sehr komplex. Standardsoftware hat eine zusätzliche Komplexitätsebene, weil sie vielseitig einsetzbar und frei konfigurierbar sein muss.

Indessen benötigen die Anwender zur effizienten Nutzung eine möglichst einfache Handhabung ihrer Software. Dieses Spannungsfeld zwischen hochflexibler, komplexer Standardsoftware und dem Anspruch an eine intuitive, einfache Handhabung gilt es aufzulösen.

Komplexität verbergen

Dass dies möglich ist, zeigen zahlreiche Softwareanwendungen und Apps im Privatbereich, in denen die Komplexität vor den Nutzern verborgen wird. Die beliebten Smartphone-Apps mit ihrem oft minimalistischen Design und ihrer engen Benutzerführung haben es vorgemacht.

Doch während Einfachheit und intuitive Bedienung im Privatbereich eine zentrale Anforderung sind, tun sich Hersteller von Unternehmenssoftware immer noch schwer damit. Ein Grund dafür ist, dass dies von den Geschäftskunden zu wenig eingefordert wird, ein anderer, dass es bei einer hochkomplexen Unternehmenssoftware schwieriger als bei einer Smartphone-App ist, die Komplexität zu verbergen.

Software-Hersteller denken um

Nun setzt auch im geschäftlichen Umfeld ein Umdenken bei den Software-Anbietern ein. Denn es geht ums Geld: Anwender können mit einer intuitiv bedienbaren Software schneller und besser produktiv werden, als mit einer Software, die ihre Komplexität nach außen trägt. Wer erst lange Schulungen und dicke Handbücher braucht, um ein Tool zu verstehen, reagiert frustriert und demotiviert.

Kein Ballast

Zum Einen gilt es, Business-Anwendungen von Ballast zu befreien. Es ist nicht notwendig, dass eine Software Dutzende von Möglichkeiten bietet, um ein und dieselbe Sache zu tun. Es genügt, einen einzigen Weg zu zeigen, der dem Anwender durch das Design der Benutzeroberfläche klar vor Augen geführt wird. Die Benutzerführung sollte so gestaltet sein, dass niemand sich in der Anwendung verirren kann.

Intuitives Design

Die Leserichtung sollte beachtet werden, die in westlichen Ländern von links nach rechts und von oben nach unten geht. Will heißen: Der Workflow beginnt links oben und endet rechts unten. Dieser Trick klingt banal, wird aber erstaunlich oft ignoriert. Ebenso erwarten Anwender aufgrund jahrelanger Übung bestimmte Bedienelemente an bestimmten Stellen des Fensters.

Konsistenz

Arbeitsabläufe sollten in der Software konsistent gestaltet werden, damit der Anwender sich zurechtfindet, sobald er das Prinzip einmal verstanden hat. Im Idealfall sind der Look&Feel der Software auf dem PC, dem Tablet und dem Smartphone gleich.

Konfiguration

Je einfacher und standardisierter die Abläufe sind, umso leichter lässt sich ein solches stringentes Design umsetzen. Doch auch eine hochkomplexe Software kann so gestaltet werden, dass der Anwender schnell damit zurechtkommt – nämlich durch sinnvolle Konfigurationsmöglichkeiten.

Sinnvoll ist das, was dem Anwender und seiner Produktivität nützt. Je nachdem, welche Rolle er hat – ob Sachbearbeiter, Abteilungsleiter, Manager – sollte es möglich sein, genau die Funktionen und Elemente einzuschalten, die benötigt werden, und alles andere auszublenden. Die Konfigurationen können auf Branchen, Rollen, Prozessen und/oder Anwendungsfällen basieren. Das Ziel sollte sein, dass die Benutzer einen individuellen Arbeitsplatz bekommen, an dem sie sich intuitiv zurechtfinden.

Software-as-a-Service

Cloud-basierte Unternehmenssoftware, die im SaaS-Modell angeboten wird, hat den Vorteil, dass die Konfiguration von Spezialisten auf Seiten des Software-Herstellers übernommen werden kann. Dieser hat einen besseren Überblick als der Administrator beim Kunden vor Ort.

Im Idealfall werden für den Anwender nur die tatsächlich benötigten Funktionen konfiguriert, freigeschaltet und bezahlt. Dadurch wird die eigentlich hochkomplexe Software vom Anwender als einfach und intuitiv wahrgenommen. Zur Flexibilität, Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit der SaaS-Lösung kommt für den Kunden noch der Vorteil des schlanken Preises.

Best Practices konfigurieren

Das Beste aus beiden Welten bekommt der Anwender, wenn Software-Hersteller und Kundenunternehmen zusammenarbeiten: Das Kundenunternehmen bringt seine Prozesse und Best Practices ein, der Software-Hersteller konfiguriert seine Tools gleichsam wie einen Maßanzug nach den Anforderungen des Kunden.

Die Standardsoftware wird dabei in einem solch hohen Maße individualisiert, dass sie beinahe wie maßgeschneidert wirkt und nirgendwo mehr zwickt.

Software muss hochkonfigurierbar sein

Die Software muss so konzipiert sein, dass es einfach ist, das Branchenwissen des Anwenders darin einzubringen und auf andere Anwender zu übertragen. Im Normalfall zieht der Anwender einen IT-Spezialisten hinzu, um seinen Arbeitsplatz und seine Prozesse in der Standardsoftware abzubilden. Effizienter wäre es, wenn der Anwender selbst alle Konfigurationen – seien es Tabellenlayouts mit Spaltenauswahl, -anordnung, -sortierung oder Datenfelder in Formularen – auf einfache Weise, etwa mit der rechten Maustaste, selbst bestimmen könnte.

Alle Konfigurationen, Anpassungen, Vorlagen, Berichte usw. sollten leicht zu speichern und portierbar sein. Dadurch werden sie auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen und in beliebiger Ausprägung anwendbar: für das Gesamtunternehmen, die Funktionsbereiche und die Anwender.

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