The hands of a young man is placeing a piece of paper on a flatbed scanner in preperation for copying it

Ersetzendes Scannen

Vom Papier zum digitalen Beleg

Der Begriff „Ersetzendes Scannen“ erzeugt immer noch Unsicherheit. Viele Unternehmen bewahren die Originale nach dem Scannen weiter auf, weil sie nicht sicher sind, ob und wie sie ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit gescannten Dokumenten erfüllen können.

Wie kann gewährleistet werden, dass die Rechnung auch nach der Digitalisierung ihre Beweiskraft behält?

Bedeutet Ersetzendes Scannen einfach scannen und wegwerfen?

Diese Frage stellen sich Anwender im Hinblick auf Papierbelege. Die Antwort: Ja, aber. Denn bei der Digitalisierung von Belegen müssen bestimmte Ordnungsmäßigkeitsanforderungen erfüllt werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt in seiner Technischen Richtlinie 03138 klar, unter welchen Bedingungen elektronische Belege die Rechnung auf Papier ersetzen können. Wir stellen einige dieser Anforderungen vor.

Technische Anforderungen

  • Die Kommunikationsverbindungen, über die Belege in das System eingespielt und innerhalb des Sytems übertragen werden, müssen sicher sein, d.h. durch Firewall und ähnliche Technologien vor Schadprogrammen und unbefugtem Zugriff geschützt. Die Schutz-Software muss immer aktuell gehalten werden.
  • Zum Schutz der elektronischen Unterlagen gehört auch eine regelmäßige Datensicherung. Die Sicherheit der elektronischen Belege ist auch bei Cloud-Unternehmen gewährleistet, weil diese die Daten auf Spiegelservern sichern und verschlüsselt übertragen.
  • Die gescannten Belege müssen so gespeichert werden, dass sie vor Verlust und Verfälschung geschützt sind und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
  • PDF- und Bilddateien (wie z. B. JPEG und TIFF) eignen sich für die elektronische Archivierung, weil sie als unveränderbar gelten.
  • Verwendete Scanner müssen einwandfrei funktionieren. Der Scan muss die Rechnung originalgetreu abbilden. Eine Zertifizierung ist hierfür aber nicht unbedingt notwendig.

Prozessuale Anforderungen

  • Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation für ihren Scanprozess vorweisen. Dies ist eine Grundvoraussetzung für das Ersetzende Scannen. Der Deutsche Steuerberaterverband hat eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, die unter folgendem Link zugänglich ist: Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen. Diese Grundlage muss allerdings an das jeweilige Unternehmen angepasst und die darin festgelegten Prozesse müssen unbedingt eingehalten werden.
  • Der generische Scanprozess wird im BSI-Dokument folgendermaßen skizziert:
generischer-scanprozess

Quelle: BSI TR 03138, S. 10

Dokumentvorbereitung

  • Die Papierdokumente müssen sorgfältig vorbereitet werden. Das bedeutet, dass sie unbeschädigt, unverfälscht, vollständig und unter Bewahrung des logischen Kontext, einschließlich aller Anlagen und Begleitdokumente, eingescannt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten muss die richtige Reihenfolge der Seiten beibehalten werden. Klammern, Knicke, irrelevante Haftnotizen usw. sind zu entfernen.
  • Haftnotizen, die für einen Beleg oder eine Rechnung relevant sind, müssen auf einer eigenen Seite eingescannt werden.
  • Der Scanner muss im Hinblick auf Helligkeit und Auflösung so eingestellt werden, dass beim Scannen keine Informationen verloren gehen können.
  • Unterschiedliche Dokumente müssen angemessen voneinander getrennt werden.
  • Dokumente, die offensichtlich manipuliert wurden oder grundsätzlich nicht zur Erfassung vorgesehen sind, dürfen nicht gescannt werden.

Scannen

  • Eine wesentliche Fehlerquelle beim Scannen sind die Mitarbeiter, die den Scanner bedienen. Es ist wichtig, dass das Personal ausreichend geschult ist, um ein einwandfreies Scanergebnis zu gewährleisten.
  • Der Zugriff auf den Scanner und Scanprozess sollte durch Passwörter geregelt sein. Das gilt auch für netzwerkfähige Scanner.
  • Der Scanner muss korrekt konfiguriert sein.
  • Der Scanner muss geeignete Datenformate (insbesondere PDF) und doppelseitiges Scannen unterstützen.

Nachverarbeitung

  • Die Nachbearbeitung der Scans dient vor allem der Qualitätssicherung und Vollständigkeitsprüfung.
  • Die Scanprodukte dürfen erst gelöscht werden, wenn die Qualitätskontrolle positiv abgeschlossen ist.
  • Wurde automatisiert gescannt, muss bei der Nachbearbeitung geprüft werden, ob nicht versehentlich mehrere Seiten gleichzeitig vom Scanner eingezogen worden sind. Dies kann z.B. durch einen Vergleich der bei der Dokumentvorbereitung und Nachbearbeitung ermittelten Anzahl der Blätter geschehen.
  • In Behörden und anderen Unternehmen, die dies vorschreiben, muss die Barrierefreiheit auch für Scanprodukte gewährleistet sein.

Integritätssicherung

  • Unterschiedliche Dokumente haben einen unterschiedlichen Schutzbedarf. Grundsätzlich sollten sich die Mechanismen zum Integritätsschutz an diesem Schutzbedarf orientieren.
  • Die Technische Richtlinie vom BSI stellt klar, dass für Dokumente mit „normalem“ Schutzbedarf keine besonderen Maßnahmen (z.B. Kryptographie, Prüfsumme) erforderlich sind.
  • Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf gelten besondere Zugangsbeschränkungen (und zwar auch für die Papierdokumente!) sowie eine Pflicht zur Protokollierung beim Scannen und diene Pflicht zur regelmäßigen Auditierung.
  • Dazu kommen bei hohen Integritätsanforderungen Verfahren wie Schlüsselmanagement und kryptographische Verfahren

Beweiswerterhaltende Aufbewahrung

Die Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Belege sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesministeriums der Finanzen enthalten. Die Kriterien für GoBD-konforme Software werden in einem separaten Ratgeberartikel weiter vertieft.

Fazit

Ersetzendes Scannen bedeutet, die papiergebundene Rechnung durch einen Scan zu ersetzen, der elektronisch gespeichert und weiterverarbeitet wird. Das Original der Rechnung kann im Anschluss daran entsorgt werden. Der Scan ersetzt diese Rechnung in jeder Hinsicht. Die technischen Anforderungen an die Belegdigitalisierung sind in den GoBD festgelegt, einer seit 2015 gültigen Richtlinie für die digitale Belegarchivierung und Buchführung. Die digitale Rechnung nach geltendem Recht wird von der DATEV ebenso wie vom BMF vollständig anerkannt.

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