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Studie belegt Nutzen der Digitalisierung

Digitalisierung von Daten und Prozessen bringt Unternehmen nach vorne

Die Zukunft der Arbeit ist digital. Und am besten funktioniert die digitale Arbeitswelt, wenn nicht nur Daten, sondern Prozesse und Vorgänge digital sind. Das ist das Fazit aus einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO aus dem Jahr 2016.

Digitalisierung in zwei Stufen

Digitalisierung hat tatsächlich zwei Ausprägungen oder Stufen. Das sei im Folgenden genauer erläutert.

Daten und Objekte digitalisieren

In der ersten Stufe werden Dokumente digital erstellt, verarbeitet und gespeichert und Informationen werden digital ausgetauscht. Das ist in praktisch jedem Unternehmen bereits seit vielen Jahren der Fall. Bürosoftware und E-Mail-Programme sind allgegenwärtig. Computer stehen an jedem Arbeitsplatz. Niemand tippt mehr seine geschäftlichen Dokumente auf der Schreibmaschine. Auch das Speichern und Abrufen von Arbeitsergebnissen von einem Server und das Einrichten eines Netzwerks ist inzwischen üblich. Manche Unternehmen setzen auch bereits auf Cloud-Speicher und fühlen sich damit als Vorreiter des digitalen Zeitalters.

Weit gefehlt. Denn alles, was hier passiert, dreht sich lediglich darum, Objekte der realen Welt (Blatt Papier, Brief, Aktenordner, Postauto) durch Objekte der digitalen Welt (Datei, E-Mail, Speicher, Netzwerk) zu ersetzen. Das spart Ressourcen und macht vieles einfacher, aber es tangiert nicht die eigentlichen Arbeitsabläufe. Eigentlich bewegen wir uns hier noch auf einer Vorstufe der digitalen Arbeitswelt.

Prozesse und Prüfpfade automatisieren

Hier fängt es an, interessant zu werden: Die Digitalisierung unserer Arbeitsobjekte versetzt uns in die Lage, in einem zweiten Schritt auch den Umgang damit – die betrieblichen Abläufe – zu digitalisieren. Und damit zunehmend zu automatisieren.

Nehmen wir als Beispiel die Buchhaltung. Buchhaltungssoftware ist ja ebenfalls im modernen Unternehmen überall präsent.

In einem manuellen Prozess nimmt ein Buchhalter Rechnungen, ordnet sie den Bestellungen/Lieferscheinen zu, lässt sie von kompetenter Stelle freizeichnen, gibt die Daten in eine Buchungsmaske ein und klickt auf „Buchen“.

In einem automatisierten Prozess würden dieselben Rechnungen von der Buchhaltungssoftware automatisch eingelesen, mit Stammdaten verglichen, in die Buchungsmaske übertragen und anhand von voreingestellten Regeln vorkontiert. Sie würden aufgrund von Systemeinstellungen automatisch den passenden Personen zum Prüfen und Freigeben vorgelegt. Und anschließend würde der Buchhalter lediglich die Vorkontierung überprüfen und die Buchung festschreiben.

Der automatisierte Workflow hat zudem den Vorteil, dass weniger Fehler und Ungenauigkeiten unterlaufen können. Die Abläufe sind besser dokumentiert und die Bearbeiter haben weniger stumpfe Routinetätigkeiten, sondern konzentrieren sich auf die Aufgaben, die das Unternehmen wirklich nach vorne bringen.

DAS ist Effizienz.

Digitalisierung nimmt zu

Kein Wunder, dass die Digitalisierung auf dem Vormarsch ist: 10 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten bereits vollkommen digital und papierlos. Nur rund ein Viertel setzt noch auf papiergebundene Arbeit. 70 Prozent tauschen ihre Dokumente und Informationen bereits vorwiegend digital aus.

Informationsaustausch

Informationen schnell finden und weitergeben – das ist für 91 Prozent der Teilnehmer ein wichtiger Antrieb für die Digitalisierung. In vielen Firmen werden keine elektronischen Dokumente mehr versendet, sondern nur ein Link auf einen Speicherort, an dem das betreffende Dokument in der aktuellsten Fassung sicher und versioniert gespeichert liegt. Das sorgt für Datenkonsistenz, schnelle Auffindbarkeit und geringen Bedarf an Speicher und Leitungskapazitäten.

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten

Standort- und Zeitunabhängigkeit führen 78 Prozent der Befragten als Vorteile an. Wenn die Arbeitswelt traditionelle Rollenmodelle überwinden will, muss sie für Familien und Alleinerziehende mehr Flexibilität schaffen. Digitalisierung ist der Schlüssel dazu. Das funktioniert am besten in der Cloud und mit einer integrierten Unternehmenssoftware.

Early Adopters haben auch wirtschaftlich die Nase vorn

Liegt es an der Digitalisierung oder daran, dass Unternehmen, die neue Technologien nutzen, grundsätzlich zukunftsfähiger sind? Die Fraunhofer-Studie zeigt, dass Unternehmen, die stets die neuesten Tools und Techniken nutzen, produktiver sind als andere. Vielleicht ist Modernität und Offenheit für Neues eine Haltung, die sich durch die gesamte Unternehmens-DNA zieht. Und diese Eigenschaften haben schon immer über Erfolg und Misserfolg entschieden.

Komplexität beherrschen

Gleichzeitig wird allerdings die Komplexität vieler IT-Tools moniert. Vielleicht ist dies der Grund dafür, dass fast zwei Drittel der Befragten Dokumente für Besprechungen ausdrucken und Notizen mit der Hand schreiben.

IT-Hersteller sollten also noch an der Benutzerfreundlichkeit ihrer Produkte arbeiten. Da die Welt und ihre Anforderungen tendenziell nicht einfacher werden, gilt es, die unumgängliche Komplexität vor dem Benutzer zu verbergen. Einige Software-Hersteller bieten die Möglichkeit, Benutzeroberflächen so zu konfigurieren, dass der Anwender nur das sieht, was er unmittelbar braucht.

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