6 Tipps für das papierlose Büro

Wozu mit Papier hantieren, wenn es digital viel einfacher geht?

Scopevisio Online-Demo

Kostenlose Produktpräsentationen im Livestream.
Verschaffen Sie sich in 30 Minuten einen Überblick über einzelnen Funktionen in Scopevisio.

Jetzt anmelden!

Verträge, Notizen, Akten, die letzte Rechnung und der vorletzte Buchungsbeleg – viele Dokumente kursieren immer noch auf Papier. Dabei können inzwischen mit dem richten Programm und den passenden tools sogar Buchungsbelege nach dem Scannen getrost entsorgt werden: Das Programm einer Bürosoftware mit den entsprechenden Funktionen macht das papierlose Büro technisch längst möglich. Auch der Gesetzgeber hat das Tor für das papierlose Büro weit geöffnet. Sie müssen nur noch durchgehen.

Tipp Nr. 1: Papierbelege sichten

Mit welchen Papierbelegen haben Sie es in ihrem Business zu tun? Überblicke über ihre Finanzen? Die Rechnung eines Kunden? Schreiben Sie Belege über von Ihrem Unternehmen erbrachten Service und drucken sie aus? Erstellen Sie Notizen über diverse Angebote? Wenn Sie das papierlose Office in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, sollten Sie Ihre Papierdokumente ausgiebig sichten.

Von allen Buchungsbelegen, Rechnungen oder Kassenquittungen gehen einige auf Papier bei Ihnen ein, andere werden in Ihrem Unternehmen produziert.

Hinzu kommen all die vielen Verträge, Protokolle, Anleitungen, Checklisten, Tagesordnungen, Notizzettel und dergleichen. Sie haben die Eigenschaft, sich wirksam zu verstecken, wenn man sie gerade dringend braucht, und sie scheinen Kaffeeflecken magisch anzuziehen.

Weniger Papier, mehr Zeit: In Zeiten, in denen ein Großteil der Arbeit und der Kommunikation online stattfindet, gibt es für alle diese Dokumente digitale Lösungen, die den papiergebundenen um Lichtjahre überlegen sind.

Tipp Nr. 2: Dokumente gar nicht erst ausdrucken

Ein Großteil der Dokumente wird zwar digital erstellt, z. B. in Word, Excel oder PowerPoint, aber für Besprechungen, etwa mit dem Kunden, oder zum Redigieren werden sie nach wie vor ausgedruckt.

Redigieren funktioniert heute ebenso gut am Bildschirm wie im Papierausdruck. Ein passendes Programm mit den gewünschten Funktionen ist heute bald gefunden. Durch Änderungsverfolgung können dann die Änderungen mehrerer Bearbeiter am Bildschirm sichtbar gemacht und selektiv angenommen oder abgelehnt werden.

Auch für PDFs bieten moderne PDF-Viewer Möglichkeiten zum Bearbeiten an. Kommentare, Hervorhebungen, Streichungen und Markierungen können auf den PDF-Dateien angebracht werden.

Wenn Dokumente im Cloud-Speicher oder in einem Intranet oder Netzlaufwerk liegen, können sie in Besprechungen über ein mobiles Gerät geöffnet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente, die auf dem Laptop mit zur Besprechung gebracht werden, über einen Beamer an die Wand geworfen werden können. Das macht Besprechungen im papierlosen Büro effizienter und die Arbeit im Office übersichtlicher.

Tipp Nr. 3: Dokumente digital erstellen

Bleiben wir bei der Besprechung: Auch ein Protokoll kann man während des Termins direkt im Laptop erstellen, anstatt es in – oft unleserlicher – Handschrift auf Papier zu kritzeln und hinterher mühsam abzutippen. Der Protokollführer kann es noch vor Ort bearbeiten. Das spart wertvolle Arbeitszeit und sorgt dafür, dass die Besprechungsergebnisse sofort vorliegen.

Ausgangsrechnungen müssen im papierlosen Büro nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben, in Briefumschläge gesteckt, frankiert und zur Post getragen werden. Es gibt inzwischen eine Fülle von günstigen Faktura-Programmen. Ein solches Programm kann mithilfe vielseitiger Funktionen Rechnungen aus Daten generieren, die im digitalen Produktkatalog vorliegen. Selbiges gilt aber auch für eine Rechnung, die etwa in Aufträgen, Zahlungsbedingungen oder Kontakten integriert ist.

Die Rechnungen werden als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen, Forderungen gebucht und offene Posten ausgeziffert. Alles ohne Papier! Die in Ihrem Business für die Verwaltung der Finanzen verantwortlichen Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Tipp Nr. 4: Papierdokumente scannen für das papierlose Büro

Früher dauerte es eine Ewigkeit, bis eine simple DIN A4-Seite eingescannt war. Kein Vergleich zu den Leistungen heutiger Scanner und Smartphone-Kameras.

Der Service manch einer Bürosoftware beinhaltet auch eigene Scan-Apps oder eine Volltexterkennung: Diese kann in Bilddateien wie JPEG oder PNG ebenso gut arbeiten wie in PDFs. Die Volltexterkennung hilft dabei, Dokumente nach Suchbegriffen wiederzufinden. Teilweise kann der Scan auch durch eine Bilddatei ersetzt werden. Das bedeutet: Rechnungen einfach mit dem Smartphone abfotografieren und die Dateien in die Rechnungssoftware hochladen. Die moderne OCR-Technik kann Bilddateien genauso leicht bearbeiten wie PDF-Dateien.

Für Buchhaltungsbelege gelten besondere Regeln (GoBD), die allerdings mit moderner Technik im papierlosen Büro recht einfach einzuhalten sind.

Eingangsrechnungen können z. B. von professionellen Lösungen direkt in die Buchungsmaske hineingescannt und von dort aus nahtlos weiterverarbeitet werden. Die notwendigen Kontrollen, z. B. die Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch die zuständigen Mitarbeiter, werden direkt im System veranlasst und automatisch auf dem Scan vermerkt. Die Software archiviert die Belege anschließend selbsttätig und sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Das Gleiche gilt für Kassenbelege und Kontoauszüge: Wozu sollten Sie – noch dazu im Zeitalter von Internet und online erfolgender Kommunikation – noch mit Papier hantieren, wenn das Bearbeiten von Dokumenten und Unterlagen digital viel einfacher geht? Papierlos landen digitale Unterlagen ganz schnell beim richtigen Bearbeiter. So können Fragen schneller geklärt oder Skonti ausgenutzt werden.

Tipp Nr. 5: Dokumente richtig benennen

In manchen Cloud-Speichern und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) finden Sie Unterlagen anhand von Suchbegriffen, die sich auf den Inhalt beziehen. Trotzdem sind und bleiben aussagekräftige Namen und digitale Ordner empfehlenswert.

Praktisch jeder digitale Dokumentspeicher besitzt Funktionen, Verzeichnisstrukturen mit Ordnern und Unterordnern abzubilden. Viele Anwender sind von Windows her daran bereits gewöhnt.

Weniger Papier, mehr Übersicht: DMS-Software macht es den Benutzern leicht, Ordner oder Dateien gezielt an bestimmte Personen oder Gruppen freizugeben. Das dient dem Datenschutz und macht das System für Mitarbeiter übersichtlicher.

Aussagekräftige Dateinamen helfen beim Finden von Inhalten. Software-Systeme, Scanner und Tools vergeben solche Namen oft automatisiert. Oder der Benutzer gibt nach Dateityp, Inhalt und anderen Kriterien Regeln für die Benennung seiner papierlosen Dokumente vor.

Eine Cloud-Abrechnungssoftware generiert elektronische Rechnungen meist mit fortlaufenden Rechnungsnummern, wie vom Gesetzgeber vorgesehen. Die elektronischen Unterlagen werden sicher gespeichert. Wenn Kollegen sie weiter bearbeiten, wird jeder Schritt automatisch am papierlosen Beleg dokumentiert.

Tipp Nr. 6:  Dokumente in Cloud-Speicher laden

Cloud-Speicher eignen sich besser als lokale Lösungen dafür, das papierlose Büro umzusetzen. Sie sind einfach zu benutzen und für jedes internetfähige Gerät zugänglich. Kollegen, die oft unterwegs sind, wissen es zu schätzen, wenn sie nicht mehr kiloweise Papier mit sich herumtragen müssen.

Daten im Cloud-Speicher sind vor Verlust und Spionage geschützt, anders als z.B. auf der Festplatte eines Laptops, der jederzeit gestohlen oder beschädigt werden kann. Besonders sicher sind Cloud-Speicher, die in Deutschland gehostet werden. Diese unterliegen nämlich den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen.

Zugriffsbeschränkungen und die Hochleistungs-Rechenzentren professioneller Anbieter sorgen für die Sicherheit Ihrer Unterlagen und machen wertvolle Informationen genau für die Personen zugänglich, die sie benötigen.

Das papierlose Büro wird Realität

Mit schnellen Scannern und Smartphone-Kameras ist jedes Dokument im Nu gesichert und digitalisiert. Im Verbund mit Office-Programmen kann moderne DMS- und Bürosoftware diese digitalen Dokumente schnell, sicher und ohne Medienbruch verwalten und weiterverarbeiten. Die Buchhaltung wird so massiv erleichtert und zudem übersichtlicher – der Service des eigenen Unternehmens bzw. der Dienst am Kunden somit von einer Belastung befreit.

Weniger Papier, mehr Erfolg: Das papierlose Büro spart viel Zeit und Arbeit. Es erhöht die Qualität der erbrachten Leistung und fördert digitale Prozesse. Das macht es in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor.

Cloud Dokumenten-Management-System

Scopevisio TEAMWORK-DMS

Scopevisio TEAMWORK-DMS

Alle Informationen und Dokumente sicher in Deutschland speichern.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen!

Slider