Papierloses Buero

6 Tipps für das papierlose Büro

Wozu mit Papier hantieren, wenn es digital viel einfacher geht?

Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Akten – viele Dokumente kursieren immer noch auf Papier. Dabei können inzwischen sogar Buchungsbelege nach dem Scannen getrost entsorgt werden – technisch ist ein papierloses Büro also längst möglich. Auch der Gesetzgeber hat das Tor für das papierlose Büro weit geöffnet. Sie müssen nur noch durchgehen.

Tipp Nr. 1: Papierbelege sichten

Mit welchen Papierbelegen haben Sie es zu tun? Wenn Sie das papierlose Büro umsetzen möchten, sollten Sie Ihre Papierdokumente ausgiebig sichten.

Möglicherweise gehören dazu Buchungsbelege, wie Rechnungen oder Kassenquittungen. Einige gehen papiergebunden bei Ihnen ein, andere werden in Ihrem Unternehmen produziert.

Hinzu kommen all die vielen Verträge, Protokolle, Anleitungen, Checklisten, Tagesordnungen, Notizzettel und dergleichen. Sie haben die Eigenschaft, sich wirksam zu verstecken, wenn man sie gerade dringend braucht, und sie scheinen Kaffeeflecken magisch anzuziehen.

Für alle diese Dokumente gibt es digitale Lösungen, die den papiergebundenen um Lichtjahre überlegen sind.

Tipp Nr. 2: Dokumente gar nicht erst ausdrucken

Ein Großteil der Dokumente werden zwar digital erstellt, z. B. in Word, Excel oder PowerPoint, aber für Besprechungen oder zum Redigieren werden sie nach wie vor ausgedruckt.

Redigieren funktioniert heute ebenso gut am Bildschirm wie im Papierausdruck. Durch Änderungsverfolgung können die Änderungen mehrerer Bearbeiter am Bildschirm sichtbar gemacht und selektiv angenommen oder abgelehnt werden.

Auch für PDFs bieten moderne PDF-Viewer Bearbeitungsmöglichkeiten an. Kommentare, Hervorhebungen, Streichungen und Markierungen können auf dem PDF angebracht werden.

Wenn Dokumente im Cloud-Speicher oder in einem Intranet oder Netzlaufwerk liegen, können sie in Besprechungen über ein mobiles Gerät geöffnet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente, die auf dem Laptop mit zur Besprechung gebracht werden, über einen Beamer an die Wand geworfen werden können. Das macht Besprechungen effizienter.

Tipp Nr. 3: Dokumente digital erstellen

Bleiben wir bei der Besprechung: Auch ein Protokoll kann direkt während des Termins in den Laptop eingetippt werden, anstatt es in – oft unleserlicher – Handschrift auf Papier zu kritzeln und hinterher mühsam abzutippen. Das spart wertvolle Arbeitszeit und sorgt dafür, dass die Besprechungsergebnisse sofort vorliegen.

Ausgangsrechnungen muss heute niemand mehr ausdrucken, unterschreiben, in Briefumschläge stecken, frankieren und zur Post tragen. Es gibt inzwischen eine Fülle von günstigen Faktura-Programmen. Diese können Rechnungen aus Daten, die im digitalen Produktkatalog sowie in Aufträgen, Zahlungsbedingungen und Kontakten vorliegen, generieren.

Die Rechnungen werden als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen, Forderungen gebucht und offene Posten ausgeziffert. Alles ohne Papier!

Tipp Nr. 4: Papierdokumente scannen für das papierlose Büro

Früher dauerte es eine Ewigkeit, bis eine simple DIN A4-Seite eingescannt war. Kein Vergleich zu den Leistungen heutiger Scanner und Smartphone-Kameras.

papierloses_Büro_Scanner

Manch eine Unternehmenssoftware bietet auch eigene Scan-Apps oder kann eine Volltexterkennung in Bilddateien wie JPEG oder PNG ebenso gut leisten wie in PDFs. Die Volltexterkennung hilft dabei, Dokumente nach Suchbegriffen wiederzufinden.

Für Buchhaltungsbelege gelten besondere Regeln (GoBD), die allerdings mit modernem Equipment recht einfach einzuhalten sind.

Eingangsrechnungen können z. B. von professionellen Lösungen direkt in die Buchhaltungsmaske hineingescannt und von dort aus nahtlos weiterverarbeitet werden. Die notwendigen Kontrollen, z. B. die Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch die zuständigen Mitarbeiter, werden direkt im System veranlasst. Die Software archiviert die Belege anschließend selbsttätig und sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Das Gleiche gilt für Kassenbelege und Kontoauszüge: Wozu sollten Sie mit Papier hantieren, wenn es digital viel einfacher geht? Digitale Rechnungen landen in Sekundenschnelle beim richtigen Bearbeiter. So können Fragen schneller geklärt oder Skonti ausgenutzt werden.

Tipp Nr. 5: Dokumente richtig benennen

In manchen Cloud-Speichern und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) finden Sie Dokumente anhand von Suchbegriffen, die sich auf den Inhalt beziehen. Trotzdem sind und bleiben aussagekräftige Namen und digitale Ordner empfehlenswert.

Praktisch jeder digitale Dokumentspeicher kann eine Verzeichnisstruktur mit Ordnern und Unterordnern abbilden. Viele Anwender sind von Windows her daran gewöhnt.

DMS-Software macht es den Benutzern leicht, Ordner gezielt an bestimmte Personen oder Gruppen freizugeben. Das dient dem Datenschutz und macht das System für Mitarbeiter übersichtlicher.

Aussagekräftige Dateinamen helfen beim Finden von Inhalten. Software-Systeme, Scanner und Tools vergeben solche Namen oft automatisiert. Oder der Benutzer gibt nach Dateityp, Inhalt und anderen Kriterien Regeln für die Benennung seiner Dokumente vor.

Eine Buchhaltungssoftware generiert Rechnungen meist mit fortlaufenden Rechnungsnummern, wie vom Gesetzgeber vorgesehen.

Tipp Nr. 6:  Dokumente in Cloud-Speicher laden

Cloud-Speicher sind häufig besser als lokale Lösungen geeignet, um das papierlose Büro umzusetzen. Sie sind einfach zu benutzen und für jedes internetfähige Gerät zugänglich. Kollegen, die oft unterwegs sind, wissen es zu schätzen, wenn sie nicht mehr kiloweise Papier mit sich herumtragen müssen.

Daten im Cloud-Speicher sind vor Verlust und Spionage geschützt, anders als z.B. auf der Festplatte eines Laptops, der jederzeit gestohlen oder beschädigt werden kann. Das gilt besonders für Lösungen, die in Deutschland gehostet werden. Diese unterliegen nämlich den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen.

Zugriffsbeschränkungen und die Hochleistungs-Rechenzentren professioneller Anbieter sorgen für die Datensicherheit und machen wertvolle Informationen genau für die Personen zugänglich, die sie benötigen.

Das papierlose Büro wird Realität

Mit schnellen Scannern und Smartphone-Kameras ist jedes Dokument im Nu gesichert und digitalisiert. Im Verbund mit Office-Programmen kann moderne DMS- und Buchhaltungssoftware diese digitalen Dokumente schnell, sicher und ohne Medienbruch verwalten und weiterverarbeiten.

Auf diese Weise spart das papierlose Büro viel Zeit und Arbeit. Es erhöht die Qualität und fördert digitale Prozesse. Das macht es in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor.

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