budgetplanung komplex aber keine hexerei

Budgetplanung – komplex aber keine Hexerei

Strategische Ziele durch Planung besser erreichen

Die Budgetplanung hilft Unternehmen bei der Zielerreichung, indem sie die verfügbaren Mittel in die richtigen Kanäle lenkt. Im Idealfall werden die knappen Ressourcen so eingeteilt, dass das Unternehmen seine strategischen Ziele möglichst erreicht. Dabei ist es schwierig, die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen gegeneinander abzuwägen – denn jede Abteilungsleitung hat gute Argumente, um ihre Forderungen zu untermauern.

Budgetplanung

In der betriebswirtschaftlichen Praxis versteht man unter Budgetierung die kurzfristige (operative) Unternehmensplanung. Ein Budgetplan wird üblicherweise für das jeweils anstehende, neue Geschäftsjahr aufgestellt und im Laufe des Jahres nach Maßgabe der tatsächlichen Geschäftsentwicklung, d. h. der Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zahlen, laufend aktualisiert.

Aufgaben und Ziele

  • Das Budget richtet das Unternehmen auf seine strategischen Ziele aus
  • Das Budget konkretisiert die Unternehmensziele und zeichnet die Schritte zur Zielerreichung vor.
  • Das Budget ermöglicht die Abstimmung und Koordination der Einzelpläne.
  • Durch Vergleich von Planzahlen mit den Ist-Werten und die Abweichungsanalyse ist das Budget auch ein Kontrollinstrument.
  • Das Budget hilft, die Leistung der verantwortlichen Führungskräfte zu bewerten.
  • Das Budget ist ein Instrument zur Motivation und Führung von Mitarbeitern.

Planungsarten

Bei der rollierenden Planung werden der jeweils anstehende Monat detailliert und die Folgemonate eher grob geplant. Der geplante Zeitabschnitt wird rollierend verschoben. Bei der revolvierenden Planung werden die Plandaten der kommenden Monate anhand der gemachten Erfahrungen und aktualisierten Zahlen überprüft. Zugleich wird der Planungszeitraum nach hinten wieder um einen Monat verlängert.

Das Zero-Base-Budgeting (Nullbasisbudgetierung) schreibt keine Daten der Vergangenheit fort, sondern geht wie bei einer Neugründung immer von der Basis Null aus. Damit müssen alle Kostenbereiche ihre Relevanz immer wieder neu beweisen. Alt-Ansätze und frühere Prioritäten werden grundsätzlich in Frage gestellt und alle Budgetansätze von Grund auf neu verhandelt.

Instrumente

In die Budgetierung fließen viele Aspekte der Unternehmensplanung ein. Dazu gehören Umsatzplanung, Liquditätsplanung, Investitionsplanung, Kostenpläne mit Planeinzelkosten und Plangemeinkosten, sowie Planbilanz, Plan-GuV-Rechnung, Plan-Kapitalflussrechnung und Finanzplanung.

Für alle diese Bereiche existieren Kennzahlensysteme und Benchmarks, um aus dem Zahlenmaterial inhaltliche Aussagen abzuleiten.

Software für die Budgetierung

Unternehmen arbeiten heute mit Software und speziellen Tools, um ihre Budgets zu erarbeiten und zu überwachen.

Für Controller stehen z. B. Excel-Planungstools zur Verfügung, die Einzel- und Detailplanungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche in jeweils einzelnen Tabellen erfassen, um daraus übergreifende Unternehmensberichte ableiten zu können.

Im Idealfall lassen sich historische und aktuelle Ist-Daten aus dem Unternehmen direkt aus der Unternehmenssoftware in die Planungstools importiert werden. Wenn sich die Business Software, z. B. das Buchhaltungsprogramm, als Datenquelle in die Planungssoftware einbinden lässt, werden die Ist-Werte bei jedem Öffnen des Tools mit Echtzeit-Daten aus dem Unternehmen ausgefüllt. So kann der Controller in seinen Auswertungen auf konsistente, korrekte und vor allem aktuelle Daten zurückgreifen.

Daneben gibt es immer professionellere Planungswerkzeuge. Eine Studie des Würzburger Business Application Research Center (BARC) stellt fest, dass die „Best in Class“-Unternehmen durch schnellere Datenbereitstellung und –verarbeitung einen zeitlichen Vorsprung bei der Auswertung ihrer Daten gewinnen, der sich in einen Wettbewerbsvorteil ummünzen lässt.

Der Budgetierungsprozess

Zum Budgetierungsprozess gehören die Aufstellung, Verabschiedung, Kontrolle und Abweichungsanalyse der im Budget enthaltenen Werte.

Ein Budgetierungsprozess könnte beispielsweise folgende Schritte umfassen:

  1. Die Geschäftsleitung legt in Abstimmung mit dem Controlling und den Funktionsbereichen die strategischen Unternehmensziele fest.
  2. Die Ziele werden quantifiziert.
  3. Die Bedürfnisse der Funktionsbereiche werden ermittelt, priorisiert und koordiniert.
  4. Daraus werden die Teilpläne für die Funktionsbereiche abgeleitet.
  5. Für die einzelnen Ertrags- und Aufwandspositionen werden Einzelpläne erstellt.
  6. Die Kostenplanung wird je Kostenstelle erstellt.
  7. Manche Teilpläne bauen aufeinander auf, so die Produktionsplanung auf der Umsatzplanung, die Einkaufsplanung auf der Produktionsplanung und die Logistikplanung wiederum auf der Einkaufsplanung.
  8. Weitere Planungsbereiche sind Personalplanung, Investitionsplanung und Finanzplanung

Studie belegt Bedeutung der Planung

Der BARC-Survey „Planung bei Best-in-Class-Unternehmen in der DACH-Region – Von den Besten lernen“ zeigt auf, dass in der Budgetplanung noch vieles im Argen liegt. Und das trotz der Fortschritte, die bei Software und Methoden gemacht wurden.

Viele Unternehmen schaffen es nicht, ihre langfristigen, strategischen Planungsziele in kurzfristige, operative Ziele zu übersetzen. Die Planungen der Teilbereiche werden zu wenig abgestimmt; so wird der Vertrieb in manchen Unternehmen noch isoliert von den anderen Geschäftsbereichen geplant. Durch eine derartige Praxis fehlt natürlich die Basis für eine durchgängige Unternehmensplanung, da weitere Teilpläne (etwa Produktion, Einkauf und Logistik) von dem Vertrieb abhängig sind.

Kritik und neue Ansätze

Wegen ihrer geringen Flexibilität ist die Budgetierung nach traditionellem Muster in die Kritik geraten. Problematisch sind folgende Aspekte:

  • Die starre Fixierung auf eine Geschäftsperiode.
  • Zu viel Rückschau und zu wenig Vorausschau.
  • Strategische Ziele werden unzureichend von der Budgetplanung unterstützt.
  • Kaum verabschiedet, ist die Planung schon wieder veraltet.
  • Führungskräfte kämpfen um Budgets, um ihr eigenes Einkommen und Prestige zu maximieren, anstatt die Unternehmensentwicklung zu fördern.

Moderne Methoden der Budgetierung und Finanzplanung sollen helfen, diese Schwächen zu überwinden. Dazu zählen folgende Ansätze:

  • Better Budgeting setzt auf laufende Weiterentwicklung der Planung, bessere Software und regelmäßige Forecasts.
  • Advanced Budgeting denkt kurzfristiger und will mit weniger Ressourceneinsatz eine bessere Planungsqualität erzielen. Externe Benchmarks werden einbezogen mit dem Ziel, relative Planungen in den Vordergrund zu stellen. Die Planung soll nicht so detailverliebt sein, sondern stattdessen strategische Unternehmensziele stärker berücksichtigen.
  • Beyond Budgeting verfolgt eine gänzliche Abkehr von der traditionellen Budgetierung und stellt stattdessen bestimmte Prinzipien für Management und Leistungsmessung in den Vordergrund. Motto: Wir wollen keinen starren Plan erfüllen, sondern besser als die Mitbewerber sein. Dazu gehört auch die stärkere Berücksichtigung nicht-monetärer Aspekte (KPIs, Balanced Scorecards).

Weiterführende Informationen:

Jens Obermöller: Moderne Planung und Budgetierung

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