Wichtige Funktionen

Die 10 wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Was Buchhaltungssoftware heute können muss

1. Buchführung mit Assistenzsystemen

Für unterschiedliche Anforderungen sollten verschiedene Arten der Eingabe zur Verfügung stehen: Für Einzelunternehmer oder Nicht-Buchhalter ist es einfacher, Geschäftsvorfälle zu buchen, anstatt Buchungssätze selber bestimmen zu müssen. Buchhalter bevorzugen häufig eine flexible Buchungsmaske mit der Fähigkeit zum Stapel- oder Dialogbuchen. Freiberufler buchen nur Einnahmen und Ausgaben, während für mittelständische Unternehmen eine doppelte Buchführung und Bilanzierung wichtig ist.

Assistenzsysteme unterstützen Buchhalter durch Automatismen, die sich passgenau einstellen lassen. Eine gute Buchhaltungssoftware kann Eingangsrechnungen digitalisiert in das System einlesen, die wichtigsten Angaben daraus extrahieren und die Rechnungen anhand bestimmter Kriterien und Regeln zu kontieren. So lässt sich die Buchung wiederkehrender Geschäftsvorfälle automatisieren.

In den Buchungsregeln kann z. B. festgelegt werden, dass Rechnungen Ihres Telefonanbieters, die Ihre Kundennummer enthalten, als Ihre Telefonrechnung gebucht werden, ohne dass sich ein Buchhalter darum noch kümmern muss. SEPA-Lastschriften werden automatisiert verarbeitet.

2. Online-Banking mit Assistenzsystemen

Dies ist das Gegenstück zur regelbasierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Das Buchhaltungsprogramm sollte in der Lage sein, Ihre Kontoauszüge automatisiert zu importieren und vorzuverarbeiten. Ein Assistenzsystem mit einem flexiblen Regelwerk kann Ihre Buchungsregeln speichern, sodass bestimmte, häufig vorkommende Geschäftsvorfälle schon direkt auf Grundlage der Kontoauszüge vorkontiert werden können.

Gute Programme bieten den Import von Kontoauszügen nach unterschiedlichen Standards an. Der häufigste Standard ist HBCI, aber manche Banken stellen ihre Kontoauszüge auch als MT940-Dateien zur Verfügung. Darüber hinaus sollte das Programm auch Umsätze auf PayPal-Konten sowie Lastschriften und Überweisungen über seine Online-Banking-Schnittstelle verarbeiten können.

3. Offene-Posten-Verwaltung

Offene Posten werden übersichtlich nach Debitoren und Kreditoren angezeigt und können in der Software mit wenigen Klicks mit ihren jeweiligen Gegenbuchungen abgeglichen (ausgeziffert) werden. Auch Teilauszifferungen und das Ausbuchen von Skonti und Kleindifferenzen sollte ermöglicht werden. Die Offene-Posten-Liste informiert Sie zudem über Fälligkeiten und Mahnstufen.

Die Fälligkeiten der Offenen Posten sind ein wichtiger Input für Ihre Liquiditätsbetrachtung.

4. Mahnwesen

Die Buchhaltungssoftware sollte das Mahnwesen unterstützen und den Workflow beim Forderungsinkasso abbilden. Es sollte möglich sein, einen Mahnrhythmus und mehrere Mahnstufen bis hin zur Übergabe ausgemahnter Posten an ein Inkassobüro einzustellen. Die Software sollte die mahnbaren Posten samt Historie übersichtlich darstellen und auch ermöglichen, Posten für einen Mahnlauf zu sperren.

Der Versand von Mahnschreiben sollte auf Basis von Vorlagen automatisierbar sein.

5. Anlagenbuchhaltung

Längst keine Selbstverständlichkeit, aber für investitionintensive Betriebe absolut unverzichtbar: Die Anlagenbuchhaltung. Die Anlagenverwaltung sollte Zugänge zum und Abgänge vom Anlagevermögen ausweisen, sie sollte einen Anlagenspiegel und ein Inventar aufstellen können und eine Zuordnung von Finanz- und Anlagenbuchhaltung ermöglichen. Selbstverständlich sollte sie auch die rechtskonforme Buchung der Abschreibungen und Abschreibungsläufe umfassen sowie entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen.

6. Digitales Belegmanagement

Moderne Buchführungsprogramme sind in der Lage, digitalisierte Belege einzulesen und zu verarbeiten; das wurde oben bereits gesagt. Einige dieser Programme können zudem Belege mit Eingangs-, Prüf-, Freigabe- und Buchungsstempeln versehen. Die Belege werden mit der gesamten Versionshistorie abgelegt, um allen Anforderungen an die elektronische Archivierung zu entsprechen. Sie erfüllen damit die Erfordernisse für das „Ersetzende Scannen“ und machen eine Ablage und Lagerung von Papierbelegen letztlich überflüssig.

7. USt-Voranmeldung via ELSTER

Dies ist eine Standardfunktionalität, die praktisch jedes Buchhaltungsprogramm mitbringen muss. Unternehmer müssen bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums eine elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz“ abgeben. Für die Übermittlung muss sich der Steuerpflichtige beim elektronischen Finanzamt – ElsterOnline – registrieren. Über die ELSTER-Schnittstelle kann er anschließend die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung mit seiner Buchhaltungssoftware an das Finanzamt senden. Das Programm extrahiert die erforderlichen Werte automatisch aus den Daten der Finanzbuchhaltung.

Gute Programme bieten mehr als nur die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können auch mithilfe einer Umsatzsteuer-Verprobung die Richtigkeit der zugrunde liegenden Werte feststellen. Darüber hinaus kann der Anwender mit ihnen eine Dauerfristverlängerung beantragen und die dafür notwendige Umsatzsteuersondervorauszahlung berechnen, um einen Aufschub für die Abgabe der USt.-Voranmeldung zu erwirken. Des Weiteren kann eine gute Buchhaltungssoftware auch eine Zusammenfassende Meldung der Umsätze im EU-Ausland gemäß § 18 UStG elektronisch abgeben.

8. Datenübergabe an Steuerberater

Viele Betriebe erledigen die vorbereitende Buchführung selbst und geben die Daten dann weiter an den Steuerberater zur Weiterverarbeitung und Erstellung der Geschäftsabschlüsse. Da viele Steuerberater mit DATEV arbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle bei Buchführungsprogrammen gang und gäbe. Besonders komfortabel ist der digitale Belegtransfer per DATEVconnect online. Die Übermittlung der Daten an den Steuerberater sollte möglichst einfach zu bewerkstelligen sein. Darüber hinaus ist es gut, wenn das Programm auch weitere Schnittstellen für den Im- und Export von Daten zur Verfügung stellt.

9. Berichte und Auswertungen

Die gebräuchlichsten Berichtsformate sind Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Jahresabschluss bzw. E-Bilanz. Diese Auswertungen sollte jedes Buchführungsprogramm bewältigen können.

Komfortable Programme bieten darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Berichte, die sowohl vordefiniert als auch individuell zusammengestellt werden können. Finanzberichte, Umsatz-, Kosten-, Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung und viele weitere Analysen und Kennziffern liefern belastbare Informationen für die Unternehmenssteuerung. Die Übergänge vom Berichtswesen zu den Controlling-Funktionen sind fließend.

10. Controlling und Datenquellen

Die Fülle von Daten, die in einem Buchhaltungsprogramm gespeichert werden, sind eine Fundgrube für Controller und Unternehmer. Oben wurde bereits gesagt, dass gute Programme die Daten zu den verschiedensten standardisierten und individuellen Berichten und Auswertungen zusammenstellen können. Je nach Controlling-Bereich – strategisches Controlling, operatives Controlling, Finanzcontrolling, Projektcontrolling usw. – können die Berichte als übersichtliche Dashboards für den jeweiligen Nutzer individuell kombiniert werden.

Manche Software lässt sich darüber hinaus als Datenquelle verwenden. Sie können z. B. vorhandene Excel-Berichte und Pivot-Tabellen mit dieser Datenquelle verknüpfen. Sobald die Zuordnung einmal „steht“, werden Ihre individuellen Berichte bei jedem erneuten Öffnen mit aktuellen Daten aus der Buchführungssoftware befüllt.

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