Lineare Abschreibung berechnen und buchen

Durch Buchhaltungssoftware weitgehend automatisiert

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Irgendwann geht die Maschine kaputt. Jahrelang hat sie treue Dienste geleistet und auf ihre Anschaffungsinvestition eingezahlt. Und nun ist ihre Nutzungsdauer vorbei. Und jetzt?

Was sind Abschreibungen?

Wirtschaftsgüter haben nun einmal eine begrenzte Lebensdauer. Und ab dem Tage ihrer Anschaffung beginnen sie, an Wert zu verlieren – bis irgendwann allenfalls ein Schrottwert übrig bleibt.

Abschreibungen, oder “Absetzungen für Abnutzung” (AfA) bilden diesen Wertverlust buchhalterisch nach.

Sie sind handelsrechtlich vorgeschrieben (§ 253 HGB in Verbindung mit § 7 EStG). Und Abschreibungen sorgen auch dafür, dass Gegenstände in der Bilanz mit dem Wert angesetzt werden, den sie tatsächlich haben: dem Zeitwert.

AfA-Tabellen des BMF

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen), aus denen die “betriebsgewöhnlichen” Nutzungsdauern für gebräuchliche Wirtschaftsgüter hervorgehen (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Wegen der Vielzahl der Wirtschaftsgüter sind die AfA-Tabellen nach Branchen gegliedert, von A wie “Abfallentsorgungs- und Recyclingwirtschaft” bis Z wie “Zigarrenfabrikation”.

Die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle AV) enthält die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Gegenstände des Anlagevermögens, die nicht branchenspezifisch genutzt werden.

Abschreibungsmethoden

Lineare Abschreibung

Die lineare Abschreibung ist die gesetzlich festgelegte, reguläre Abschreibungsmethode. Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes einfach durch die Nutzungsdauer in Jahren (gemäß AfA-Tabelle) dividiert. Der Buchhalter schreibt dann jährlich immer den gleichen Betrag ab. Da die meisten Güter nicht am 1. Januar angeschafft werden, sondern irgendwann im Geschäftsjahr, werden im ersten und letzten Jahr anteilige Beträge abgeschrieben.

Die lineare Abschreibung wird im Koordinatensystem als eine Gerade bzw. Linie dargestellt.

Ein Beispiel:

Angenommen, Sie kaufen am 17. Februar 2017 einen Laptop für 2100 Euro. Laptops werden laut AfA-Tabelle über eine Zeitraum von drei Jahren abgeschrieben, also jährlich 2100 / 3 = 700 Euro.

Die Abschreibungsbeträge lauten:

Jahr Betrag Anteil
2017 641,66 11 / 12tel von 700
2018 700,00 Voller Betrag
2019 700,00 Voller Betrag
2020 58,34 1 / 12tel von 700

Lineare versus degressive Abschreibung

Bis 2011 existierte auch die Möglichkeit, Wirtschaftsgüter degressiv abzuschreiben. Degressive Abschreibung bedeutet, dass die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zu ungleichen Teilen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Es wird immer ein fester Prozentsatz vom jeweiligen Buchwert des Vorjahres abgeschrieben. Die Folge: Im ersten Jahr ist der Betrag der Abschreibung am höchsten und gegen Ende der Nutzungsdauer wird er immer geringer. Im Koordinatensystem würde die degressive Abschreibung einen kurvenförmigen Verlauf nehmen.

Diese Abschreibungsmethode spiegelt im Grunde die Realität besser wider als die lineare Abschreibung. Jeder weiß, dass zum Beispiel der Wiederverkaufswert eines Automobils im ersten Jahr seiner Nutzung am stärksten sinkt und auch in den Folgejahren einen degressiven Verlauf nimmt.

Wechsel der Abschreibungsmethoden

Es war früher durchaus möglich, nach den ersten Jahren mit hohen Abschreibungsbeträgen von der degressiven auf die lineare Abschreibung zu wechseln. Denn bliebe man bei der degressiven Methode, würde die Abschreibungskurve zwar immer weiter gegen null streben, aber diese nie erreichen.

Abschreibungen berechnen

Die lineare Abschreibung ist die Regel und lässt sich sehr einfach berechnen, sobald die Nutzungsdauer ermittelt ist. Dennoch stehen im Internet auch Abschreibungsrechner zur Verfügung, um die AfA zu ermitteln.

Restwert von 1 Euro stehen lassen

Wenn voll abgeschriebene Wirtschaftsgüter weiter im Betrieb sind, sollte der Buchhalter einen Restwert von 1 Euro in den Büchern stehen lassen, d. h. im letzten “planmäßigen” Nutzungsjahr die Abschreibung um einen Euro reduzieren. Ansonsten könnte es bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen kommen.

Wie Buchhaltungssoftware die lineare Abschreibung erleichtert

Wer eine Buchhaltungssoftware verwendet – und wer tut dies heute nicht! – hat in aller Regel den Abschreibungsrechner in sein Buchhaltungsprogramm integriert. Doch eine gute Buchhaltungssoftware kann noch viel mehr.

Die folgenden Funktionen haben wir bei einer professionellen Software kennen gelernt:

Wenn Sie ein Anlagegut einbuchen, das mehr als ein so genanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut kostet, werden Sie automatisch zum Systemteil Anlagenbuchhaltung weitergeleitet. Dort hat das Programm bereits angefangen, für das Anlagegut eine Inventarkarte auszufüllen.

Die AfA-Tabellen der Finanzbehörden sind direkt aus dem Formular heraus verlinkt. Sie tragen die Nutzungsdauer ein und das Programm erstellt einen Abschreibungsplan.

Bewegungen, Kostenstellen und Kostenträger, inventarmäßige Beschreibung, Barcode, Seriennummer und Bild des Anlagegutes sowie eventuelle Dokumente, die für das Verständnis des Vorfalls relevant sind – all dies wird auf der Inventarkarte festgehalten. Nur wenige Einträge muss der Buchhalter noch manuell vornehmen.

Abschreibungen buchen

Am Jahresende werden die Abschreibungen gebucht, um die Wertansätze der Anlagegüter entsprechend dem Wertverzehr nach unten zu korrigieren.

Das Buchhaltungsprogramm hat die lineare Abschreibung für sämtliche Anlagegüter bereits berechnet. Auf Knopfdruck wird ein Abschreibungslauf gebucht – das war’s. Kein Aufwand, keine Fehlbuchungen, keine Zahlendreher oder Rechenfehler. Kollege Computer, übernehmen Sie.

Nachdem die Abschreibungen gebucht wurden, kann der Anlagespiegel mit den aktuellen Wertansätzen ausgegeben werden. Kapitalgesellschaften müssen ihrem Jahresabschluss einen Anlagespiegel beifügen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis zwischen 150,01 und 410 Euro netto können entweder sofort abgezogen oder zu einem Sammelposten zusammengefasst werden. Wirtschaftsgüter mit einem Nettokaufpreis zwischen 410,01 und 1.000 Euro werden zu einem Sammelposten zusammengefasst und über fünf Jahre linear abgeschrieben. Viele Unternehmen verwenden diese so genannten Pool-Abschreibungen auf GWG.

Und wenn das Anlagegut untergeht?

Angenommen, Sie haben einen Dienstwagen. PKW werden laut AfA-Tabelle über sechs Jahre abgeschrieben, aber Sie bauen schon nach vier Jahren einen Totalschaden. In einem solchen Fall können Sie außerplanmäßig den buchmäßigen Restwert komplett abschreiben.

Wichtig für die außerplanmäßige Abschreibung ist, dass der Wertverlust dauerhaft ist (§ 253 HGB) Bei dem Totalschaden kann dies unterstellt werden, aber in anderen Fällen, zum Beispiel bei Wertpapieren, die im Kurs schwanken, kann ein Wertverlust auch wieder aufgeholt werden. In solchen Fällen kommt keine außerplanmäßige Abschreibung in Betracht.

Fazit

Um den Normalfall der linearen Abschreibung braucht sich heute kein Buchhalter mehr zu kümmern. Die Buchhaltungssoftware berechnet die Abschreibungen und bucht am Jahresende auf Knopfdruck einen Abschreibungslauf.

Nur bei außerplanmäßigen Abschreibungen und Sonderfällen ist heute noch die Hand des Meisters im Spiel. Dazu gehören Abschreibungen auf Wertpapiere oder auf Gegenstände, die vor Ablauf der Nutzungsdauer untergegangen sind.

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