Buchhaltung in einer GmbH

Die GmbH und ihre Buchhaltung

Kapitalgesellschaften wie eine GmbH benötigen eine gute Buchhaltungssoftware

Eine GmbH ist gesetzlich klar geregelt

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine Gesellschaftsform, die in Deutschland sehr beliebt ist. Sie ist eine Kapitalgesellschaft, bei ihrer Gründung muss ein Stammkapital in Höhe von 25.000 € eingelegt werden. Obwohl der Begriff Gesellschaft die Beteiligung mehrerer Personen suggeriert, sind auch GmbHs mit nur einem Gesellschafter möglich.

Als Kapitalgesellschaften sind die GmbH nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), Paragraph 238ff, buchführungs- und bilanzierungspflichtig. Ihren Gewinn müssen sie also durch einen Vermögensvergleich mit Hilfe einer Bilanz am Jahresende ermitteln. Außerdem gelten für sie die weiteren Vorschriften zur Bilanz (Paragraphen 264 ff) und zur Gewinn- und Verlustrechnung des HGB. Für die GmbH gibt es ein eigenes GmbH-Gesetz.

Bei der buchhalterischen Verarbeitung der Geschäftsvorfälle der GmbH ist vor allem auf eine strikte Trennung der Gesellschaftsebene von der der Gesellschafter zu beachten. Vor allem dann, wenn der Gesellschafter gleichzeitig als Geschäftsführer fungiert, kann es knifflig werden. Bei der GmbH gibt es kein „Privat“ – also auch keine Privatentnahmen oder -einlagen. Alle Vorgänge müssen kritisch daraufhin überprüft werden, ob sie mit einem fremden Dritten ebenso abgeschlossen worden wären.

Die Umsetzung des geltenden Rechts für die GmbH muss bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung erfolgen. Heute werden dafür moderne Buchhaltungsprogramme eingesetzt, die die Arbeit erleichtern.

Buchhaltungssoftware für GmbHs

Bereits bei der Anschaffung der Software werden die Weichen für ein erfolgreiches Rechnungswesen erstellt. Buchhaltungsprogramme ermöglichen zeitnahe Auswertungen, die von den Gesellschaftern und Kapitalgebern oft gefordert werden. So werden wirtschaftliche Veränderungen schnell erkannt und die Gesellschaft kann durch entsprechende Maßnahmen aktiv geführt werden. Dabei muss eine Buchhaltungssoftware verschiedene Aufgaben übernehmen.

Hauptaufgabe der Software ist die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle auf der Grundlage der Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung sowie der rechtlichen Forderungen des HGB und des GmbH-Gesetzes. Für die Buchhaltung der GmbH sollte ein Standardkontenrahmen (SKR) verwendet werden, der den besonderen rechtlichen Anforderungen entspricht. Oft wird der SKR 03 für Kapitalgesellschaften oder der SKR 04 für Kapitalgesellschaften verwendet. Der Kontenrahmen muss für das Eigenkapital die Konten „Gezeichnetes Kapital“, „Kapitalrücklage“ und „Gewinnrücklage“ anbieten. Außerdem werden Konten wie „Forderungen an den Gesellschafter“ oder „Darlehen Geschäftsführer“ benötigt. Bei den Kostenkonten muss das Konto „Gehälter Geschäftsführer“ gebucht werden können. Bei Buchprüfungen durch die Finanzämter werden solche Geschäftsvorfälle vorrangig begutachtet, da hier immer wieder Missbrauch befürchtet wird.

Forderungen und Verbindlichkeiten

In der modernen Buchhaltung werden die Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ausgewiesen. Eine gute Software schließt ein Mahnwesen ein. Durch die Sammlung der erforderlichen Stammdaten der Geschäftspartner können vereinbarte Zahlungskonditionen erfasst, mehrstufige Mahnkennzeichen vergeben und die Mahnschreiben auf Knopfdruck erstellt werden.

Streng davon getrennt werden Forderungen und Verbindlichkeiten an die Gesellschafter oder an den Geschäftsführer der GmbH. Im Jahresabschluss ist ein separater Ausweis gefordert. Externe Betrachter müssen sehr schnell in der Lage sein, die innergesellschaftlichen Verflechtungen zu erkennen.

Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden alle Vermögensgegenstände erfasst. Dazu zählen auch solche Wirtschaftsgüter, die als Sacheinlage durch einen Gesellschafter eingebracht worden sind. Hier gilt es, einen fairen Anschaffungswert und eine angemessene Restnutzungsdauer zu ermitteln, um diese Gegenstände korrekt abzuschreiben. Als Kapitalgesellschaft ist die GmbH verpflichtet, im Rahmen des Jahresabschlusses einen Anlagespiegel aufzustellen. Nur kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit. Die unterjährige Verarbeitung aller Geschäftsvorfälle, die das Anlagevermögen erfassen, ist mit Hilfe einer Software gut möglich und die GmbH erspart sich damit einen erheblichen Aufwand am Jahresende.

Banking und Zahlungsverkehr

Moderne Verfahren im Bankensystem haben die Vorgänge in der Buchhaltung vereinfacht. Mit den eingeführten Verfahren wie ebics oder HBCI können Überweisungsdaten online übergeben werden. Die Sammlung der Kreditorendaten erleichtert das Erstellen von Zahlungslisten. Schnittstellen zur Bank erlauben außerdem ein Einlesen der Kontoauszüge. Dadurch können Debitorenzahlungen automatisch zugeordnet und offene Posten ausgeglichen werden. Auch die Stammdaten und Bankverbindungen der Gesellschafter der GmbH können eingepflegt werden. Der Gewinn am Jahresende kann durch einen Gesellschafterbeschluss vollständig oder teilweise ausgeschüttet werden und die Zahlungsanweisungen gehen automatisiert an die Bank.

Steuern

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss den ermittelten Gewinn versteuern, auch wenn er nicht ausgeschüttet wird. Neben der Gewerbesteuer an die Gemeinde muss auch die Körperschaftssteuer abgeführt werden. Diese ist nicht auf die Einkommenssteuer der Gesellschafter anrechenbar. Die Buchhaltungssoftware unterstützt die GmbH auch bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung, die monatlich oder quartalsmäßig elektronisch abgegeben werden muss. Auch eine beantragte Dauerfristverlängerung berücksichtigt das Programm.

Berichtswesen

Neben dem Geschäftsführer und den Investoren haben bei der GmbH auch die Gesellschafter Interesse an einem regelmäßigen Reporting. Die Software bereitet alle Daten strukturiert auf. Wichtig ist oft eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung oder der betriebliche Kurzbericht. Aussagekräftige Kennzahlen für die Umsatzrentabilität oder die Liquidität können zusätzlich ausgewiesen werden. Vergleiche mit dem Vorjahr zeigen die Entwicklungstendenz der Gesellschaft. Diese Zahlen geben die Basis für Entscheidungen, Investitionen und für die Gewinnverwendung.

Die richtige Software auswählen

Für die Auswahl der Buchhaltungssoftware für eine GmbH sind Vergleiche der verschiedenen angebotenen Programme notwendig. Demoversionen helfen dabei, die Funktionen und das Handling genau einzuschätzen. Aus diesem Grund bietet Scopevisio eine 30-tägige Testphase an. Interessierte können sich so mit der Software vertraut machen und erfahren ob die Software sich für das Unternehmen eignet.

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