Einnahmenüberschussrechnung

Einnahmenüberschussrechnung: Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit

Besonderheiten bei Freiberuflern und Kleinunternehmern

Das deutsche Steuerrecht kennt zwei Arten der Gewinnermittlung. Personen- und Kapitalgesellschaften sind bilanzierungspflichtig und unterliegen dem Handelsgesetzbuch. Das bedeutet, dass sie einen Jahresabschluss aufstellen müssen. Dazu gehören unter anderem die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden am Bilanzstichtag. Die GuV-Rechnung weist den Jahresumsatz aus und ermittelt den Gewinn oder Verlust des Unternehmens als Differenz zwischen Aufwand und Ertrag über das Jahr und bildet die Grundlage für die Berechnung der Steuern.

Gewinnermittlung in der EÜR

Für die Gewinne aus einer selbständigen Tätigkeit, auch wenn sie keinen Gewerbebetrieb erfordern, müssen Steuern gezahlt werden. Ermittelt wird der Überschuss eines Jahres als Differenz aller Betriebseinnahmen und -ausgaben. Dieser muss im Rahmen der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt gemeldet werden. Umfangreiche Aufzeichnungen müssen nicht geführt werden. Es genügt, den Kontoauszügen der Bank die entsprechenden Belege zuzuordnen. Bei sehr vielen Kontobewegungen empfiehlt es sich, monatlich einen Saldo zwischen den Einnahmen und den Betriebsausgaben zu ermitteln. Bei der EÜR gilt das Abflussprinzip, alle Einnahmen gelten zum Zeitpunkt des Geldeingangs als zugeflossen und alle Ausgaben zum Zeitpunkt der Zahlung als abgeflossen.

Betriebsausgaben in der EÜR

Hier gelten ähnliche Regeln wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Alle Ausgaben, die für die Erzielung von Einnahmen notwendig sind, können als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Dazu gehören Wareneinkäufe und Fremdleistungen sowie Aufwendungen für den Steuerberater, für Betriebsmittel, für eine PKW-Nutzung und viele weitere.

Wie bei allen anderen Betrieben auch dürfen Anschaffungsausgaben für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nicht sofort den Gewinn mindern. Ihre Abnutzung muss über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden, im Steuerrecht werden diese Abschreibungen „Absetzung für Abnutzung“ genannt. Nur wenig Spielraum gibt es für eine eigene Einschätzung der Nutzungsdauer, sie wird mit Hilfe der amtlichen AfA-Tabellen ermittelt. Auf der Grundlage des Einkommenssteuergesetzes sind nur lineare Abschreibungen erlaubt. Die Höhe des Betriebsvermögens, welches ja durch den Wert der Anlagen erheblich bestimmt wird, bleibt bei der Gewinnermittlung durch die EÜR unberücksichtigt.

Umsatz- und Vorsteuer bei der EÜR

Umsatzsteuer für die erzielten Einnahmen müssen auch jene Betriebe abführen, die nicht bilanzieren. Für manche Umsätze gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz. Davon kann die für gekaufte Waren und Dienstleistungen gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Auch hier gilt das Abflussprinzip, die Steuern sind zum Zeitpunkt des Geldflusses fällig. Die Gewerbetreibenden müssen je nach ihrem Umsatzsteueraufkommen in der Regel monatlich oder quartalsmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch abgeben. Ausnahmen gibt es nur für sehr kleine Firmen, wenn sie einen Antrag auf die Kleinunternehmerregelung stellen. Es empfiehlt sich, die Einzelheiten mit einem Steuerberater zu besprechen.

Pflichtmitgliedschaft bei der IHK

Welche Gewerbetreibende verpflichtet sind, an die örtliche IHK Beiträge abzuführen, ist in den IHK-Satzungen verankert. Grundsätzlich werden alle Betriebe Mitglied der IHK, wenn sie gewerbesteuerpflichtig sind und keiner anderen Kammer, etwa der Handwerkskammer angehören. Freiberufler sind meistens von der Pflichtmitgliedschaft in der IHK ausgenommen.

Der Abzug von Schuldzinsen bei der EÜR

Schuldzinsen eines Einnahme-Überschussrechners sind dann Betriebsausgaben, wenn sie für Investitionsgüter angefallen sind. Dann sind sie unbegrenzt gewinnmindernd. Weitere Schuldzinsen können für Darlehen oder für Kontokorrentkonten entstehen. Solange ihre Höhe den Betrag von 2.050 € nicht überschreiten (sogenannte Bagatellgrenze), sind sie ebenfalls abziehbar. Für alle Beträge darüber hinaus muss separat berechnet werden, ob sie abziehbar sind. Dabei achtet das Finanzamt sehr genau darauf, wie viel Geld der Unternehmer sich aus dem Betrieb entnimmt.

Die Organisation einer EÜR

Für das Finanzamt muss die Einnahmenüberschussrechnung als Anhang der Einkommenssteuer auf einem Formular eingereicht werden. Während in früheren Jahren Vordrucke dafür bereitgestellt wurden, können inzwischen die Erklärungen nur noch elektronisch eingereicht werden. Das Finanzamt hat aber das Recht, weitere Dokumente anzufordern.

Die Ermittlung des Überschusses kann durch eine Excel-Aufstellung erfolgen, die alle Einnahmen und Ausgaben enthält. Weitere Aufzeichnungen wie ein Kassenbuch oder Wareneingangs- und -ausgangsbücher werden nicht gefordert. Aber inzwischen bieten einige Softwareunternehmen auf gute Buchhaltungsprogramme an, die eine EÜR ermöglichen.

Funktionen der Software bei der EÜR

Kaufmännische Software für Einnahme-Überschussrechner muss einfach strukturiert und leicht zu bedienen sein. Eine doppelte Buchführung und auch das Mitführen von offenen Posten der Kreditoren und Debitoren ist eigentlich nicht notwendig. Eine gute Softwarelösung bietet eine Buchungsmaske, die ein Verbuchen der Geschäftsvorfälle erleichtert. Dabei sollten Einnahmen und Ausgaben unterschieden werden. Das Programm sollte nur wenige Sachkonten anbieten, um einen guten Überblick zu gewährleisten. Die unterschiedlichen Steuersätze, die in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind, müssen automatisch verbucht werden. Gebucht werden nur die Zahlungsaus- und -eingänge der Kontoauszüge oder von Kassenbelegen mit dem Datum der Ausführung. So wird das Abflussprinzip durchgesetzt. Der Anwender der Software sollte in der Lage sein, mit wenigen Befehlen eine Aufstellung aller Buchungen auszudrucken und den Überschuss einer Periode zu ermitteln.

Wenn der Einnahme-Überschussrechner umsatzsteuerpflichtig ist, dann hilft ihm eine Schnittstelle der Buchhaltungssoftware zum ELSTER-Programm der Finanzbehörden. Das Programm sollte alle Sachkonten so verschlüsselt haben, dass die entsprechenden Beträge automatisch im Formular eingetragen werden.

Buchhaltungssoftware für die EÜR können durch weitere Module ergänzt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Anlagenbuchhaltung. Angeschaffte Wirtschaftsgüter werden mit ihren Kosten erfasst und die voraussichtliche Nutzungsdauer festgehalten. Daraus kann ein Programm automatisch die jährlichen Abschreibungsraten ermitteln und verbuchen.

Für die Abrechnung beim Finanzamt benötigt der Einnahme-Überschussrechner die Anlage EÜR. Auch hier sollte die Software beim Ausfüllen helfen.

Software gründlich testen

Nicht jedes Buchhaltungsprogramm, das erhältlich ist, eignet sich auch für eine Einnahmenüberschussrechnung. Auf den entsprechenden Hinweis sollte jeder Interessent bereits bei der Suche nach Software achten. Viele Anbieter stellen eine Demoversion zur Verfügung, mit der die Software ausführlich getestet werden kann. Nur nach einem umfassenden Test kann die Entscheidung getroffen werden, ob die Software alle Anforderungen erfüllt. Eine Tabelle mit Anforderungen, Pro- und Contra-Liste hilft eine gute Wahl zu treffen.

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