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Betriebswirtschaftliche Auswertung

BWA erstellen - lesen – verstehen

Was ist die BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein aktueller, detaillierter Überblick über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Sie basiert auf den Zahlen der Finanzbuchhaltung und legt in der Regel einen Standardkontenrahmen zugrunde, etwa SKR 3 oder 4. Die aktuellen Buchhaltungsdaten können aufbereitet und mithilfe von Kennzahlen analysiert werden. Damit gibt die BWA unterjährig Aufschluss über den wirtschaftlichen Erfolg, die Liquidität und die Kapitalstruktur des Betriebs.

Datenanalyse

Die gebräuchlichste BWA-Gliederung stammt von der DATEV eG. Sie fungiert auch in den meisten Buchhaltungsprogrammen als Vorlage für die betriebswirtschaftliche Auswertung. Auf dieser Basis kann fast jedes Buchhaltungsprogramm eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen.

Wozu dient die BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein Instrument der Unternehmenssteuerung. Es empfiehlt sich, eine monatliche BWA zu erstellen, um die Geschäftsentwicklung im Betrieb nachvollziehen zu können. Die monatliche BWA präsentiert aktuelle Unternehmensdaten in komprimierter Form. Dadurch ermöglicht sie dem Unternehmer, seine Entscheidungen zeitnah auf der Basis von gesicherten Zahlen zu treffen. So kann er z. B. seine Einkommensteuer-Vorauszahlungen justieren oder prüfen, ob eventuell ein Investitionsabzugsbetrag in Frage kommt.

Außerdem ist die BWA für Kreditgespräche wichtig. Banken verlangen zur Vorbereitung von Kreditentscheidungen neben den Bilanzen und GuV-Rechnungen der Vorjahre auch eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung. Für den Erfolg solcher Gespräche ist es nützlich, wenn auch der Unternehmer selbst seine BWA lesen und verstehen kann.

Wie wird die BWA erstellt?

Die meisten Unternehmer erstellen heute ihre betriebswirtschaftliche Auswertung per Knopfdruck direkt aus ihrer Buchhaltungssoftware. Es stehen jedoch auch Excel-Tools und Vorlagen für die BWA-Erstellung und -Analyse bereit. Die Buchhaltungssoftware zieht sich die benötigten

Verschiedene BWA-Arten

Die Standard-BWA (BWA 01) der DATEV ist zwar das häufigste BWA-Format, aber es existieren durchaus auch noch weitere Formate. Für Freiberufler und Kleinunternehmer genügt eine Einnahmen-Ausgaben-BWA; Ärzte können eine BWA in Anlehnung an ihren Spezialkontenrahmen erstellen (BWA 02). Die BWA 20 wendet sich an Handwerksbetriebe. Auch für Steuerberater und Controller existieren besondere Aufbereitungen der BWA.

Darüber hinaus kann eine BWA-Gliederung auch an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden.

Wie liest man eine BWA?

Bewegungsdaten in der BWA

Eine einzelne Momentaufnahme der Erlös- und Finanzsituation eines Unternehmens ist nur mäßig interessant. Aussagekraft erhalten die Informationen vor allem im Zeit- und Benchmark-Vergleich. Verschiedene Größen werden miteinander oder mit anderen Perioden verglichen, prozentuale oder absolute Veränderungen werden ermittelt und Kennziffern werden berechnet. So lassen sich beispielsweise für einzelne Kosten- und Erlösarten bzw. für die Gesamtsituation folgende Fragen beantworten:

  • Wie stehen wir im Vergleich zum Vormonat da?
  • …und wie im Vergleich zum selben Monat des Vorjahres?
  • Welche Kosten- und Erlösarten haben unsere Planwerte unter- oder überschritten?
  • …Um wieviel Prozent?
  • Wie haben sich die Personalkosten im Verhältnis zum Betriebsergebnis verändert?

Ein Beispiel für eine Bewegungs-BWA steht als Vordruck unter anderem beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zum Download bereit. Dieses Formular bietet Platz für detaillierte Auswertungen, wie z. B. Vormonats- und Vorjahres-Vergleiche sowie Plan-Ist-Abweichungen. Die BWA führt sämtliche Konten und Unterkonten zu Kosten und Erlösen auf und verdichtet die darauf verzeichneten Bewegungen zu einem Gesamtbild.

Die übergreifenden Werte in einer BWA sind wie folgt (berechnete / kumulierte Werte sind fettgedruckt):

  • Umsatzerlöse
  • Gesamtleistung
  • Wareneinkauf
  • Fremdleistungen
  • Waren und Material
  • Personalkosten
  • Gesamtkosten
  • Betriebsergebnis
  • Ergebnis

Auswertungen in der Software

Eine fortschrittliche Unternehmenssoftware erstellt nicht nur eine aktuelle BWA, sondern kann noch einiges mehr. Sie liefert unter anderem

  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Periodenvergleich
  • Gefilterte betriebswirtschaftliche Auswertungen, z. B. für bestimmte Geschäftsstellen, Bereiche, Projekte, Produkte usw.
  • Unterschiedliche, konfigurierbare Berichtsformate

Manche Software-Lösungen können Buchhaltungsdaten als individuelle Berichte in Excel-Tools exportieren, die sich bei jedem Öffnen selbsttätig mit Echtzeit-Daten aktualisieren. Damit stellen sie schier unerschöpfliche Auswertungsmöglichkeiten für die Unternehmenssteuerung bereit.

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