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15 Kriterien für GoBD-konforme Software

Rechtssichere Prozesse mit fortschrittlicher Unternehmenssoftware

Ordnungsmäßige Buchführung 4.0

Die GoBD wurden im November 2014 in einem Schreiben des BMF formuliert und traten am 1.1.2015 in Kraft. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Mit diesem BMF-Schreiben wurden die früheren GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ersetzt. Damit ist der Weg zum papierlosen Büro frei.

Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen, die Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein.

Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben und ein internes Kontrollsystem die Funktionstrennung im Betrieb dokumentieren.

Checkliste für GoBD-konforme Unternehmenssoftware

Die folgende Checkliste zeigt, welche Anforderungen eine Software erfüllen sollte, die die GoBD-Anforderungen zu erfüllen hilft.

 

Anforderung erfüllt durch  
Sichere Aufbewahrung Die Datenspeicherung erfolgt auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Die digitalen Belege und Unterlagen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.
Unveränderbarkeit Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.
Unverlierbarkeit Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nie mehr gelöscht werden können.
Vollständigkeit Belege werden direkt am Geschäftsvorfall hinterlegt. E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden durch Technologien wie z. B. Office-Integration oder E-Mail-Agent mit dem Vorfall verknüpft.
Nachvollziehbarkeit Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.
Auffindbarkeit Durch eine schnelle Volltextsuche und Drill-Down-Funktionen ist jede Information im Nu gefunden.
Ordnung Unterlagen sind eindeutig identifizierbar und ordentlich im System abgelegt.
Zeitgerechte Erfassung Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen die Bearbeitung von unterwegs.
Zeitgerechte Buchung Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten schnell übernehmen.
Tägliche Kassenführung Kassenbewegungen wird der buchungsbegründende Beleg unmittelbar zugeordnet.
Jederzeitige Kassensturzfähigkeit Der Sollbestand der Kasse sollte aus der Software mit einem Mausklick direkt abrufbar sein.
Maschinelle Auswertbarkeit Umfassende Berichtsfunktionalitäten geben in Echtzeit Aufschluss über alles, was Betriebsprüfer wissen müssen.
Datenzugriff der Finanzbehörde Im Falle einer Steuerprüfung erhält die Finanzverwaltung Datenzugriff. Die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export sind schnell eingerichtet.
Internes Kontrollsystem Die Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.
Verfahrensdokumentation Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.

Fazit

Was früher die GDPdU waren, sind heute die GoBD. Die Finanzverwaltung hat im BMF-Schreiben von November 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form aktualisiert. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre digitalen Finanzen in den Griff bekommen.

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