Welche Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen?

Online-Zeiterfassung auf dem Vormarsch

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Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Firmen üblich. Sie ist oft sogar gesetzlich vorgeschrieben. Oder sie dient der Abrechnung von Projekten. Doch intern trifft die Zeiterfassung manchmal auf Widerstände. Wir liefern Argumente und Hintergrundwissen rund um das Thema Zeiterfassung.

Nachweisfunktion der Arbeitszeiterfassung

Die Zeiterfassung hat immer eine Nachweisfunktion – entweder gegenüber Externen, wie z. B. dem Kunden, der Finanzbehörde oder dem Zoll (Stichwort Minijobs), oder gegenüber internen Stellen, wie zum Beispiel der Personalabteilung oder dem Projektmanager.

Auch für das Controlling hat die Erfassung der Arbeitszeit große Bedeutung. Das Projektcontrolling und die Deckungsbeitragsrechnung werden präziser, wenn etwa den Stundenhonoraren, die nach außen fakturiert werden, die internen Stundenverrechnungssätze der Mitarbeiter gegenüber gestellt werden. Die Differenz ist der Rohertrag aus den geleisteten Arbeitsstunden.

Nicht zuletzt der Mitarbeiter selbst kann seiner Zeiterfassung entnehmen, wie viel Zeit er für welche Aufgaben benötigt. Die Arbeitszeiterfassung ist der erste Schritt zu einem effizienten Zeitmanagement. Der Test zeigt: Die meisten Arbeitnehmer empfinden mehr Zufriedenheit, wenn sie das Gefühl haben, in ihrer Arbeitszeit etwas zu bewegen.

Organisatorische Gründe für Arbeitszeiterfassung

Daneben gibt es noch mehr organisatorische Gründe, um Arbeitszeiten zu erfassen:

  • Stundenabrechnungen für Mitarbeiter und Teams liefern Input für eine vorausschauende Personaleinsatzplanung.
  • Arbeitszeiterfassung ist die Grundlage für ein realistisches Auslastungsmanagement. Dazu gehören auch die Urlaubstage und die Abwesenheitsplanung.
  • Mitarbeiterauswertungen ermöglichen einen Leistungsvergleich und dienen als Grundlage für Personalgespräche und Boni.

Gesetzliche Dokumentationspflichten

Betriebe sind in manchen Fällen gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren.

Bei Minijobbern oder jugendlichen Mitarbeitern muss der Nachweis erbracht werden, dass die gesetzlich vorgesehenen Arbeitszeiten nach Mindestlohngesetz und Jugendarbeitsschutzgesetz nicht überschritten werden. Überstunden kommen bei diesen Beschäftigten nicht in Frage. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass die Arbeitszeiten penibel eingehalten werden.

Wer einen 450-Euro-Job hat, darf nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) nur rund 50,9 Stunden pro Monat oder knapp 12 Stunden pro Woche arbeiten. Dieser Wert ergibt sich durch Division der 450 Euro Monatslohn durch den Mindestlohn von 8,84 Euro pro Stunde (aktueller Wert seit 1.1.2017). Auch Minijobber dürfen also keine Überstunden machen.

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Minijobber korrekt, vollständig und rechtzeitig aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Sonst droht ihnen ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 7, Abs. 3 MiLoG).

Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung

Vorteile

  • Das Erstellen einer Zeiterfassung liefert die notwendigen Daten, um Aufträge korrekt abrechnen zu können. Das gilt für alle jene Branchen, die ihre Leistung nach Arbeitszeit berechnen. Etwa für Berater und Projektarbeiter. Korrekte Zeit- und Leistungsnachweise sind hier eine Voraussetzung, um überhaupt eine Rechnung stellen zu können.
  • Die Arbeitszeiterfassung hilft im Rahmen der Fertigungsplanung, Kapazitäten richtig einzuplanen. Wenn Durchlaufzeiten bekannt sind, können die Termine für Fertigungsaufträge besser vorausgeplant werden.
  • Jeder Arbeitgeber hat die Pflicht, geleistete Mehrarbeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Überstundenkonten von Mitarbeitern werden mit einer modernen Zeiterfassungs-Software präzise und einfach geführt.
  • Das Management kann mithilfe der Zeiterfassung kontrollieren, ob die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten einhalten.
  • Viele Freiberufler erfassen im Test ihre Arbeitszeiten, um ihr Zeitmanagement zu verbessern. Es ist sinnvoll, zu wissen, womit man wie viel Zeit verbringt.

Nachteile

  • Dass eine Arbeitszeiterfassung für die Zeitabrechnung notwendig ist, sieht jeder Mitarbeiter ein. Anders liegt der Fall in Abteilungen, in denen keine Zeiterfassung notwendig ist. Manche Unternehmen führen eine Arbeitszeiterfassung ein, die alle Bereiche erfasst – nicht nur die, die zwingend auf Zeiterfassung angewiesen sind. Das kann negative Folgen haben.
  • Die Mitarbeiter fühlen sich durch die Zeiterfassung – zu Recht – kontrolliert. Sie haben den Eindruck, dass der Chef ihnen misstraut. Das gilt besonders, wenn manche Abteilungen plötzlich ihre Zeiten erfassen müssen und andere nicht. Das Betriebsklima kann durch eine solche Maßnahme leiden.
  • Das Konkurrenzdenken unter den Mitarbeitern kann zunehmen. Rivalitäten entstehen, man versucht, einander auszustechen. Arbeiten werden nach der Quick-and-Dirty-Methode erledigt, um gut dazustehen. Der Druck nimmt zu. Manche Mitarbeiter reagieren darauf mit psychosomatischen Beschwerden oder gehen in die innere Kündigung.
  • Früher haben viele Mitarbeiter ein gewisses Maß an Überstunden “unter den Tisch fallen lassen”. Diese Stunden wurden stillschweigend nicht abgerechnet. Jetzt, durch die Arbeitszeiterfassung, wird jede Überminute aufgeschrieben und abgerechnet. Das kann die Personalkosten erhöhen.

Mitbestimmungsrechte der Arbeitnehmer

Wenn das Unternehmen einen Betriebsrat hat, so besitzt dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung. Dieses Recht ist in § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG geregelt.

Arbeitgeber, die die Einführung von Zeiterfassung planen, sollten sich daher bereits im Vorfeld mit dem Betriebsrat zusammensetzen und beraten. Der Betriebsrat hat keinen Einfluss darauf, welches System der Betrieb einführt, aber er kann mitbestimmen, wie dieses System genau eingesetzt wird. Dieses Vorgehen ist ohnehin anzuraten, denn bei einer einschneidenden Maßnahme wie der Einführung von Arbeitszeiterfassung sollten Manager unbedingt ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen.

Systeme

Elektronische Zeiterfassung

In Industrie- und Produktionsbetrieben haben Hardware-Terminals bei der Zeiterfassung die gute alte Stechuhr abgelöst. Solche Terminals werden am Ein- und Ausgang des Betriebs montiert. Der Arbeitnehmer bekommt ein Medium, das er bei sich trägt und mit dem er sein Kommen und Gehen am Terminal erfasst. Ein solches Medium kann eine Magnetkarte im Scheckkartenformat sein, oder ein Ausweis-Chip oder RFID-Chip.

Unter Umständen kann sich der Arbeitnehmer auch mit seinem Fingerabdruck oder durch ein Kennwort an- und abmelden. Die Arbeitszeiterfassung mittels Fingerabdruck hat den Vorteil, dass sie absolut fälschungssicher ist. Mit Zeiterfassungskarten oder -chips kann es schon einmal vorkommen, dass der Mitarbeiter einen Kollegen bittet, ihn später “auszustempeln”. Mit Fingerabdruck-Identifikation ist ein solcher Betrug ausgeschlossen.

Der Fingerabdruck ist eine biometrische Methode der Zeiterfassung. Weitere biometrische Methoden sind der Retinascan und die Gesichtserkennung. Letztere macht zurzeit große Fortschritte.

Arbeitszeiterfassung mittels Software

Die einfachste Form einer Software-gestützten Zeiterfassung ist die gute alte Excel-Tabelle. Im Internet werden zuhauf Excel-Lösungen zum Download angeboten. Sie haben jedoch den Nachteil, dass Excel kein fälschungssicheres Dateiformat ist und vom Zoll und den Finanzbehörden nicht als Nachweisdokument für Arbeitszeiten anerkannt wird. Das kann umgangen werden, indem Excel-Dateien im PDF-Format gespeichert werden.

Trotzdem: Wenn Sie die Arbeitszeit mit Excel erfassen, haben Sie zwar einen Stundenzettel, aber sonst nichts. Zeiterfassung sollte in die Projekt- und Abrechnungssoftware integriert sein. Dann können in der Software die korrekten Bezüge zum Anwender, Team, Projekt, Kunden usw. hergestellt werden. Die Daten stehen für das Auslastungsmanagement und die Deckungsbeitragsrechnung zur Verfügung und werden automatisch Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation. Versuchen Sie das einmal mit einer Excel-Tabelle.

Online-Zeiterfassung

Professioneller und besser ist es, eine Spezialsoftware für die Zeiterfassung zu verwenden. In einem anderen Beitrag hier in diesem Ratgeber haben wir einen Überblick über Software für die Online-Arbeitszeiterfassung gegeben. Viele dieser Apps bieten auch Projekt- und Abrechnungsfunktionen. Damit können die Daten der Arbeitszeiterfassung automatisch in Rechnungen und in die Projektmanagement-Software übernommen werden.

In einem solchen Programm können mehrere Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf ein Projekt erfassen. Mit einer Online App ist die Zeiterfassung und Abrechnung ein Kinderspiel. Integrierte Lösungen ermöglichen dann die Berechnung der gesamten abzurechnenden Arbeitsstunden mit einem einzigen Mausklick.

Online-Zeiterfassung hat den großen Vorteil, dass sie auch auf mobilen Geräten funktioniert. Der Service-Techniker oder Projektberater kann seine Arbeitszeit damit vor Ort beim Kunden in die App eintragen.

Die Zeiterfassung mittels Software steht und fällt mit der Aufrichtigkeit der Mitarbeiter. Da die Mitarbeiter ihre Stunden selbst erfassen, können sie diese theoretisch auch manipulieren. Ein derartiges Vorgehen kann allerdings mit einer Abmahnung bestraft werden. In schweren Fällen ist sogar die fristlose Kündigung möglich.

Standardsoftware oder Branchensoftware?

Standardsoftware ist heute hoch konfigurierbar und kann viele Business Cases für die Arbeitszeiterfassung abbilden. Die Voreinstellungen lassen sich ganz einfach individuell anpassen. Sind die Funktionen zur Erfassung von Arbeitsstunden in eine größere, integrierte Unternehmenssoftware eingebettet, können spannende Auswertungen automatisch berechnet werden, wie beispielsweise eine Deckungsbeitragsrechnung in Projekten.

Viele Unternehmen bieten auch Zeiterfassungsysteme an, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten sind, zum Beispiel:

  • Handwerksbetriebe
  • Unternehmensberater
  • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
  • Ingenieure, Gutachter, Sachverständige
  • Hotellerie und Gastronomie
  • Handel
  • Produktion
  • Gebäudereinigung
  • Pflegeberufe
  • Agenturen
  • Sicherheits-/Wachdienst

Andere Anbieter sind hochspezialisiert. Dazu zählt Tax Time Solutions, eine Softwareschmiede, die ihre Lösung auf Steuerberaterkanzleien zugeschnitten hat. Die besonderen Aufgaben, Qualifikationen und Prozesse, die bei Steuerberatern anfallen, sind hier bereits in der Software angelegt. Die Software dient nicht nur der Zeiterfassung, sondern dem Verwalten eines Betriebs umfassend und ist damit eine ‚komplette‘ Kanzleimanagement-Lösung.

Integration in Projekte, Abrechnung, Finanzen

Einige Anbieter von Cloud-Unternehmenssoftware stellen mobile Apps zur Verfügung. Diese können nicht nur Arbeitszeiten erfassen, sondern sind vollständig in die Unternehmensprozesse integriert. Dokumentation, Abrechnung, Deckungsbeitragsrechnung, Auswertungen – mit diesen hochentwickelten Lösungen ist fast alles möglich:

  • Sie sind sinnvoll wegen der besonderen Bedeutung, die Arbeitszeiterfassung für Projekte, Controlling und Abrechnungsprozesse hat.
  • Sie bieten die Möglichkeit der Verknüpfung mit anderen relevanten Daten – Kunde, Projekt, Projektdokumente, Stakeholder usw.
  • Sie geben dem Projektleiter einen Echtzeit-Überblick, wie er im Arbeitszeitbudget steht, und liefern den Deckungsbeitrag II.
  • Sie ermöglichen es, Zeiteinträge zuzuordnen, zu korrigieren oder auf Plausibilität zu prüfen.
  • Mit ihnen kann man Leistungsnachweise automatisch direkt aus dem Programm generieren und Zeitabrechnungen ohne Doppelerfassung direkt in die Projektabrechnung übernehmen.

Fazit

Arbeitszeiterfassung ist in vielen Branchen üblich. Für die Abrechnung von Leistungen auf Stundenbasis ist sie ohnehin unerlässlich. Doch auch für viele interne Aufgaben ist eine Zeiterfassung wichtig. Dazu zählen unter anderem die Projekt- und Preiskalkulation, Personaldisposition und viele Controlling-Aufgaben.

Elektronische und Software-gestützte Zeiterfassungssysteme lassen heute keine Wünsche offen. Unternehmen, die eine Arbeitszeiterfassung einführen möchten, sollten die Vor- und Nachteile abwägen und ihre Maßnahmen mit dem Betriebsrat abstimmen.

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