# Scopevisio Deutschland > Simplify your daily business ## Beiträge ### In 6 Schritten zum ERP-Förderkredit Digitalisierung Im Juli 2025 hat die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) gemeinsam mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) ein neues Förderprogramm auf den Weg gebracht: den ERP-Förderkredit Digitalisierung. Hier erfahren Sie, wie Sie den Kredit Schritt für Schritt beantragen können. Der ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW Der ERP-Förderkredit Digitalisierung (KfW-Nr. 511/512) ist ein zinsgünstiger Kredit der KfW-Bank, der kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bis hin zum größeren Mittelstand bei Digitalisierungsprojekten unterstützt. Das Spektrum reicht von IT-Infrastruktur über Software und KI-Lösungen bis hin zu digitalen Geschäftsmodellen. Gefördert werden sowohl Investitionen als auch laufende Kosten (Betriebsmittel). Das sind die wichtigsten Vorteile des neu aufgelegtes Programms im Überblick: Zinsgünstiger Kredit bis 25 Millionen Euro Einsetzbar für ein breites Spektrum an Digitalisierungsmaßnahmen Ergänzend zum Kredit ist ein Zuschuss bis zu 5 Prozent (maximal 200.000 Euro) möglich 50 Prozent Risikoübernahme durch die KfW möglich (Programm 512) Achtung: ERP ist nicht das Kürzel für Enterprise Resource Planning, sondern steht für European Recovery Program. Nichtsdestotrotz sind auch ERP-Systeme im Rahmen des Programms förderfähig. Sie interessieren sich für das Scopevisio Cloud-ERP? Gerne unterstützen wir Sie dabei, die Fördermöglichkeiten auszuloten. Schritt-für-Schritt zur um ERP-Förderkredit Digitalisierung Schritt 1: Prüfen, ob Ihr Unternehmen förderfähig ist Förderberechtigt sind: KMU und größerer Mittelstand mit bis zu 500 Millionen Euro Jahresumsatz Freiberuflerinnen und Freiberufler Unternehmen mit Sitz oder Projektstandort in Deutschland Nicht förderfähig sind bereits begonnene Projekte, Umschuldungen oder Vorhaben, die nichts mit dem Thema Digitalisierung zu tun haben. Tipp: Nutzen Sie vorab den KfW-Digitalisierungs-Check, um Ihre Förderfähigkeit und das passende Programm-Level zu ermitteln. Für die Stufe 1 des Förderprogramms ist der Digitalisierungs-Check verpflichtend. Schritt 2: Das richtige Programm-Level wählen Je nach Digitalisierungsvorhaben können Antragsteller zwischen drei Stufen wählen. Keine Rolle spielt dabei die aktuellen Digitalisierungsreife des Antragstellers. Die Zinssätze werden von Stufe 1 bis Stufe 3 zunehmend günstiger. Je anspruchsvoller das Vorhaben, desto günstiger gestaltet sich also die Finanzierung. Die Zinskonditionen orientieren sich an der Entwicklung des Kapitalmarktes und werden laufend angepasst. Der Zinssatz wird am Tag der KfW-Zusage festgesetzt. StufeBeschreibungUnternehmensgrößeKreditbetragZuschussBesonderheitStufe 1: BasisdigitalisierungEinstieg in die Digitalisierung (z. B. neue Software oder Hardware)KMU max. 7,5 €pro Vorhaben-KfW-Digitalisierungs-Check erforderlichStufe 2: LevelUpDigitale Prozesse und vernetzte Systeme (z.B. CRM, ERP)KMU Größerer Mittelstandmax. 25 Mio. €pro Vorhabenbis 3 %-Stufe 3: HighEndKI, Automatisierung, Datenanalyse, PlattformmodelleKMU Größerer Mittelstandmax. 25 Mio. €pro Vorhabenbis 5 %- Hinweis: Für KMU gilt hier die EU-Defintion (d.h. weniger als 250 Mitarbeiter, Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro oder Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Millionen Euro). Mit "größerem Mittelstand" sind Unternehmen und Unternehmensgruppen mit einem Jahresumsatz von bis zu 500 Millionen Euro Jahresumsatz gemeint. Den ERP-Förderkredit gibt es in zwei Varianten mit den Programmnummern 511 und 512. Kreditnummer 511: Variante ohne explizite Haftungsfreistellung durch die KfW. Kreditnummer 512: Variante mit Haftungsfreistellung durch die KfW. In diesem Fall übernimmt die KfW gegenüber der Bank einen Teil des Risikos. Dies kann den Zugang zum Kredit für Unternehmen erleichtern. Tipp: Wenn Ihr Unternehmen mindestens zwei Jahresabschlüsse vorzuweisen hat, kann die Variante 512 mit 50 Prozent Risikoübernahme der KfW den Kreditzugang erleichtern. Schritt 3: Finanzierungspartner auswählen und Unterlagen vorbereiten Den Antrag für den ERP-Förderkredit stellen Sie nicht direkt bei der KfW, sondern über Ihre Bank. Dies kann eine Geschäfts­bank, Spar­kasse, Genossen­schafts­bank oder Bauspar­kasse oder auch eine Versicherung sein. Damit der Antrag zügig durchgeht, verlangen Banken in der Regel folgende Unterlagen: Projektunterlagen: Beschreibung, Ziele, Kosten- und Zeitplan, Angebote KfW-Pflichtformulare (Auszug):KMU-Selbsterklärung (vereinfachte oder reguläre)De-minimis-ErklärungKumulierungserklärung,ggf. Einwilligungserklärung (bei nicht bilanzierenden Unternehmen) Formular zur Gewerblichen Bestätigung zum Antrag (selbst ausfüllen oder mit der Bank). Für Zuschuss (nur Stufe 2/3): Der Förderzuschuss kann gleichzeitig mit dem Kredit oder bis spätestens 3 Monate danach beantragt werden. Es empfiehlt sich, Zuschussantrag Sie direkt mit dem Kreditantrag mitzuschicken (plus De-minimis). Für die Auszahlung müssen Sie später auch noch einen Auszahlungsantrag stellen. Optionales Detail-Merkblatt: Konditionen/Regeln je Programm (511/512) Digital durchstarten: Der ERP Förderkredit Digitalisierung ist für KMU und den größeren Mittelstand gleichermaßen interessant. Schritt 4: Antrag einreichen und KfW-Zusage abwarten Reichen Sie den Antrag über Ihre Hausbank vor Projektbeginn ein. Die Bank prüft die Unterlagen und leitet sie an die KfW weiter. Nach der KfW-Zusage können Sie den Kreditvertrag bei Ihrer Bank unterschreiben. Bitte beachten Sie: Erst nach Zusage dürfen Sie Ihr Vorhaben beginnen und zum Beispiel Aufträge vergeben. Schritt 5: Zuschuss sichern (nur Stufe 2 und 3) Wenn Sie LevelUp oder HighEnd beantragen, können Sie (wie oben in der Tabelle dargestellt) zusätzlich einen Zuschuss erhalten: bei Stufe 2 LevelUp bis zu 3 Prozent der Kreditsumme, bei Stufe 3 HighEnd bis zu 5 Prozent der Kreditsumme. Der maximale Zuschuss beläuft sich auf 200.000 Euro.Achtung: Der Zuschuss wird nicht automatisch gewährt. Dafür ist ein zusätzlicher Antrag erforderlich. Den Zuschussantrag stellen Sie zusammen mit dem Kreditantrag (siehe Schritt 4). Nach Vollauszahlung Ihres Kredits können Sie die Auszahlung des Zuschusses über Ihren Finanzierungs­partner bei der KfW beantragen. Dazu nutzen Sie den Auszahlungs­antrag für den ERP-Förder­zuschuss. Schritt 6: Umsetzung und Nachweis Nach der Förderzusage setzen Sie Ihr Projekt um. Die Kredit­summe können Sie zeitnah abrufen. Dabei ist der Betrag in einer Summe oder in Teilen abrufbar. Die Abruffrist für die Kreditsumme beträgt maximal 24 Monate nach Zusage. Bei Zuschussprojekten müssen Sie nach Projektende nachweisen, dass das Vorhaben wie beantragt umgesetzt wurde, etwa mit Rechnungen oder Projektberichten. Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der ERP-Förderkredit schnell beantragen. Das Wichtigste ist, vor Projektstart mit Ihrer Hausbank zu sprechen und die Unterlagen vollständig einzureichen. Nutzen Sie außerdem den KfW-Digitalisierungs-Check, um das passende Förderlevel zu finden. FAQs zum ERP-Förderkredit Digitalisierung Die Kredithöchstbeträge für den ERP-Förderkredit Digitalisierung der KfW betragen bis zu 7,5 Millionen Euro in Stufe 1 (Basisförderung) und bis zu 25 Millionen Euro in den Stufen 2 (LevelUp-Förderung) und 3 (HighEnd-Förderung). Die Zinskonditionen orientieren sich bei Förder­krediten am Kapitalmarkt und werden laufend angepasst. Die Festlegung erfolgt jeweils am Tag der Zusage bei der KfW. Dieser Zinssatz gilt dann für die Dauer der gesamten Zins­bindungs­frist. Der Förderkredit hat eine Laufzeit von 2 bis 10 Jahren, bei der der Zinssatz für die gesamte Laufzeit festgeschrieben ist. Die Mindestlaufzeit beträgt 2 Jahre. Folgende Laufzeitvarianten existieren : bis zu 5 Jahre bei höchstens 1 Tilgungsfreijahr und einer Zinsbindung für die gesamte Kreditlaufzeit bis zu 7 Jahre bei höchstens 2 Tilgungsfreijahren und einer Zinsbindung für die gesamte Kreditlaufzeit bis zu 10 Jahre bei höchstens 2 Tilgungsfreijahren und einer Zinsbindung für die gesamte Kreditlaufzeit Dieses fällt in Stufe 2 LevelUp. Kennzeichen dieser Stufe ist die systematische Erfassung und Verwendung von Daten für Unternehmenszwecke. Voraussetzung ist, dass im Rahmen des Vorhabens digitale Systeme miteinander vernetzt werden. Genau dies ist in einem intergrierten System, wie eine ERP-Software sie darstellt, der Fall. Als Alternative bietet sich gegebenenfalls der ERP‑Förderkredit Innovation (Kreditnummern 513/514) der KfW Bankengruppe an. Dieser fördert Unternehmen in Deutschland bei innovativen Vorhaben, zum Beispiel bei der Entwicklung oder Einführung neuer bzw. verbesserter Produkte, Verfahren oder Geschäftsmodelle. Auch dieses Förderprogramm wurde neu im Juli 2025 gestartet. ### Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn Der kommende Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn steht ganz im Zeichen von KI. Erfahren Sie bei diesem Mittelstandsevent der Scopevisio, wie Sie die neuesten digitalen Trends und Innovationen für Ihr Unternehmen nutzen können. Die Veranstaltung bietet praxisnahe Einblicke in die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Tipps für die tägliche Arbeit mit KI. Künstliche Intelligenz verändert alles – und Scopevisio verändert sich mit. Das Bonner Unternehmen geht den nächsten großen Schritt vom Cloud-Pionier zum KI-Unternehmen. Der Wandlungsprozess betrifft zwei Bereiche: das Unternehmen selbst und seine Produkte. KI-Transformation des Unternehmens Die Transformation von Scopevisio zu einem KI-Unternehmen markiert einen strategischen Wendepunkt in unserer Unternehmensentwicklung. Seit Herbst 2025 treiben wir den Einsatz von Künstlicher Intelligenz konsequent in allen Geschäftsbereichen voran – von der Produktentwicklung bis zur internen Organisation. Auf dem Cloud Unternehmertag geben wir Einblicke in diesen Veränderungsprozess, teilen Erfolge und Learnings und sprechen offen über die Herausforderungen auf dem Weg zur KI-getriebenen Zukunft. Unser Ziel: Ihnen praxisnahe Impulse zu geben, wie auch Ihr Unternehmen die Chancen von KI und Automatisierung gewinnbringend nutzen kann. KI-Transformation der Produkte Parallel zur organisatorischen Transformation treibt Scopevisio auch die Weiterentwicklung seiner Softwareplattform konsequent in Richtung Künstlicher Intelligenz voran. Im Mittelpunkt steht dabei das Cloud-ERP, das Schritt für Schritt um intelligente Automatisierungs- und Entscheidungsfunktionen erweitert wird. Ziel ist es, Unternehmen nicht nur digitale Werkzeuge, sondern echte KI-gestützte Assistenten an die Hand zu geben, die Prozesse vereinfachen, Effizienz steigern und strategische Entscheidungen unterstützen. Auf dem Cloud Unternehmertag zeigen wir, wie die nächste Generation der Scopevisio-Produkte aussieht – und welchen Mehrwert KI im täglichen Geschäft bereits heute schafft. Seien auch Sie dabei und sichern Sie sich Ihr kostenloses Ticket auf der Website zum Event. ### Künstliche Intelligenz für Unternehmen – Einsatz, Vorteile und Tools für mittelständische Dienstleister Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie hat schon heute großen Einfluss darauf, wie Unternehmen arbeiten, entscheiden und wachsen. Erfahren Sie, wie KI für Unternehmen Prozesse optimiert, Kosten senkt und Wettbewerbsvorteile schafft. In den vergangenen Jahren hat sich die Entwicklung im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) rasant beschleunigt. Für den Durchbruch in der öffentlichen Wahrnehmung sorgte vor allem die Veröffentlichung des Chatbots „ChatGPT“ im November 2022. Seither hat der Einsatz von insbesondere von generative KI, die Texte, Bilder, Videos oder Programmcode erstellt, auch in deutschen Unternehmen deutlich zugenommen. Wie viele Unternehmen in Deutschland nutzen künstliche Intelligenz, insbesondere im Mittelstand? Laut Destatis nutzte jedes fünfte Unternehmen (20 %) im Jahr 2024 in Deutschland Technologien der künstlichen Intelligenz (KI). Im Vergleich zum Vorjahr ergibt sich eine Steigerung um acht Prozentpunkte. Destatis bezieht sich dabei auf Unternehmen mit mindestens zehn Mitarbeitenden. Für das Jahr 2025 ermittelte der Fachverband Bitkom in einer repräsentativen Umfrage, dass inzwischen ein Viertel (26 %) der Unternehmen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Zugang zu generativer KI zur Verfügung stellt. Betrachtet man den Mittelstand gesondert, ergibt sich ein noch höher Wert. Der Deutsche Mittelstands-Bund hat in seiner KI-Index-Mittelstand-Umfrage unter mehr als 500 Firmenverantwortlichen ermittelt, dass 33 % der mittelständischen Unternehmen KI nutzen. Beim Cloud Unternehmertag 2025 in Bonn haben wir Thorsten Kranz, Head of AI Solutions bei der DHL Group einige Fragen rund um das Thema KI für Unternehmen gestellt. Welche KI-Technologien nutzen mittelständische Unternehmen in Deutschland? Unter den Firmen, die bereits Künstliche Intelligenz einsetzen, spielt die generative KI mit einem Anteil von 72,6 Prozent die mit Abstand wichtigste Rolle, während prädiktive Systeme lediglich rund 12 % ausmachen – so der Deutsche Mittelstandsbund. Nahezu zehn Prozent der Befragten haben zudem schon erste Erfahrungen mit den erst seit kurzer Zeit verfügbaren KI-Agenten gesammelt. Diese intelligenten Assistenten sind zum Beispiel in der Lage, eigenständig E-Mails zu verfassen, Formulare zu bearbeiten oder Kundendialoge zu führen. KI-Agenten sind häufig Ergänzungen zu Cloud-Lösungen wie zum Beipsiel beim Cloud-ERP von Scopevisio. Exkurs: KI in ConsultingunternehmenLaut einer aktuellen BDU-Studie setzen deutsche Consultingunternehmen Künstliche Intelligenz (KI) vor allem zur Optimierung von Kundenprojekten ein – weniger zur Verbesserung ihrer internen Abläufe. Besonders häufig wird KI im Wissensmanagement (78 %), Angebotswesen (46 %) und Marketing (38 %) genutzt. Damit steht die Steigerung von Effizienz und Markterfolg klar im Vordergrund. Generative KI, etwa zur Text- oder Bildproduktion, gilt dabei als wichtigste Technologie (65 %). Was sind die Hauptziele von KI für Unternehmen? Laut einer Erhebung des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln setzen die meisten Unternehmen in Deutschland Künstliche Intelligenz vor allem ein, um ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben zu entlasten. Wie die zugehörige Statista-Infografik zeigt, gaben 84,5 Prozent der befragten Unternehmen dieses Ziel an. Daraut folgt die Unterstützung bei komplexen Aufgaben (70,1 Prozent) und Qualitätsverbesserung (64,6). Der häufig in öffentlichen Debatten betonte Aspekt der Personalreduktion spielt dagegen eine deutlich geringere Rolle – er landet mit 29,6 Prozent abgeschlagen auf dem fünften Platz. Hauptziele von KI für Unternehmen (Quelle: Statista) Welche Abteilungen in Dienstleistungsunternehmen profitieren von KI? Kundenservice & Support Durch KI-basierte Chatbots und virtuelle Assistenten wird die Kundenkommunikation verbessert, Anfragen schneller bearbeitet und der Service rund um die Uhr gewährleistet. Marketing & Vertrieb KI ermöglicht personalisierte Kundenansprache, automatisierte Content-Erstellung, Prognosen von Kundenverhalten und effizientere Kampagnensteuerung, was Umsatz und Kundenzufriedenheit steigert. Finanz- & Rechnungswesen KI wird genutzt zur Betrugserkennung, Risikobewertung, Automatisierung von Routineaufgaben und zur Finanzanalyse. Unternehmenssteuerung & Controlling KI liefert automatisierte Berichte, Prognosen und unterstützt die Entscheidungsfindung durch Datenanalysen. Personalwesen (HR) KI unterstützt beim Recruiting durch Analyse von Bewerberdaten, automatisiert Routineprozesse und verbessert Mitarbeiterentwicklung durch datenbasierte Analysen. Forschung & Entwicklung (F&E) KI unterstützt bei der Analyse großer Datenmengen, Simulationen und der Entwicklung neuer Produkte durch automatisierte Datenverarbeitung und intelligentes Mustererkennen. IT & Datenmanagement Diese Abteilung nutzt KI für Datenanalyse, Datenqualitätssicherung, Automatisierung von IT-Prozessen und die Entwicklung von KI-Modellen, um geschäftsrelevante Erkenntnisse zu generieren und IT-Sicherheit zu erhöhen. Rechtsabteilung Der Einsatz von KI umfasst die automatisierte Prüfung von Dokumenten, Compliance-Monitoring und Fallanalysen, was die Effizienz erhöht und rechtliche Risiken minimiert. KI in Unternehmen: Herausforderungen und Risiken Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen birgt nicht nur große Chancen, sondern auch Risiken. Besonders Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und ethische Verantwortung stehen abei im Fokus. Persönliche und geschäftliche Daten dürfen nur gemäß gesetzlicher Vorgaben verarbeitet werden. So müssen Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeiten und damit den Datenschutz gewährleisten. Datensicherheit spielt ebenfalls eine wichtige Rolle: Angriffe auf KI-Modelle können erhebliche wirtschaftliche Schäden verursachen. Fehlentscheidungen durch algorithmische Verzerrungen oder intransparente Prozesse können das Vertrauen von Kunden und Partnern gefährden. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen wirft KI ethische Fragen auf: Algorithmen können unbeabsichtigt bestehende Vorurteile verstärken oder Entscheidungen treffen, deren Logik für Menschen nur schwer nachvollziehbar ist. Transparenz und menschliche Kontrolle bleiben daher unverzichtbar. Deshalb sollte jede KI-Strategie klare Richtlinien, regelmäßige Audits und ethische Standards beinhalten, um Innovation und Verantwortung in Einklang zu bringen. Der Fachverband Bitkom empfiehlt Unternehmen, Regeln für die Nutzung von KI am Arbeitsplatz festzulegen. Darin sollten zum Beispiel „Risiken im Zusammenhang mit dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen und der Vermeidung von Urheberrechts- und Datenschutzverletzungen adressiert werden.“ Zum Einsatz generativer KI in Unternehmen hat der Bitkom auch einen Leitfaden herausgegeben. Beispiele: KI-Anwendungen für Dienstleister im Mittelstand Die am häufigsten genutzten KI-Tools in Deutschland sind laut Statista DeepL, ChatGPT, Midjourney und DALL-E. Wir haben die Liste um einige interessante KI-Systeme für mittelständische Dienstleister im DACH-Raum erweitert. ChatGPT (OpenAI) Führendes KI-Tool für Textgenerierung, Recherche und Kommunikation Weit verbreitet in deutschen Büros DeepL Deutscher KI-Übersetzungsdienst Hohe Qualität bei deutschen Übersetzungen Midjourney KI-gestützter Bildgenerator für kreative Visualisierungen Eines der am häufigsten genutzten KI-Tools in Deutschland DALL-E KI-Bildgenerierung von OpenAI Zählt zu den meistgenutzten KI-Tools im deutschen Markt Microsoft Copilot KI-basierter digitaler Assistent, der in Microsoft-365-Anwendungen integriert ist Besonders relevant durch die Verbreitung von Windows in deutschen Unternehmen Perplexity KI-gestützte Suchmaschine mit Quellenangaben Kombiniert Recherche und Antwortgenerierung LanguageTool KI-basierte Rechtschreib- und Grammatikprüfung Unterstützt über 30 Sprachen inklusive Deutsch Fireflies.ai Automatische Meeting-Transkription und -Zusammenfassung Integration mit gängigen Videokonferenz-Tools Neuroflash Deutschsprachiges Tool für Content-Erstellung Speziell für längere deutsche Texte optimiert Scopevisio Ausgezeichnet als „ERP-System des Jahres“ in der Kategorie KI Cloudbasiertes ERP-System für den Mittelstand mit KI-Funktionen Fazit Künstliche Intelligenz ist längst Realität und verändert, wie Unternehmen arbeiten, entscheiden und wachsen. Sie steigert Effizienz, senkt Kosten und entlastet Mitarbeitende bei Routineaufgaben. Besonders in datenintensiven Bereichen wie Marketing, Kundenservice oder Controlling sorgt KI für mehr Präzision und Tempo. Allerdings braucht Innovation Verantwortung. Datenschutz, Transparenz und ethische Aspekte müssen Teil jeder KI-Strategie sein. Klar ist: Wer heute KI ignoriert, läuft Gefahr, morgen von agileren, intelligenter handelnden Wettbewerbern abgehängt zu werden. Mehr zum Einsatz von KI in Unternehmen erfahren Sie auch auf dem 13. Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn. Das Mittelstands-Event gilt als Treffpunkt für Vordenkerinnen und Vordenker bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Teilnahme ist kostenlos! ### Wie ERP Projektmanagement neu definiert Projektorientierte Unternehmen wie Beratungsunternehmen, IT-Unternehmen oder Ingenieurbüros kämpfen oft mit verstreuter Datenhaltung, ineffizienten Abläufen und mangelnder Transparenz. ERP-Systeme mit Projektmanagement-Schwerpunkt setzen genau hier an. ERP und Projektmanagement Die Anfänge von ERP (Enterprise Resource Planning) liegen im Fertigungsbereich. ERP-Systeme wurden ursprünglich entwickelt, um Ressourcen wie Material, Personal und Maschinen in produzierenden Unternehmen effizient zu planen und zu steuern. Heute sind ERP-Systeme jedoch branchenübergreifend in vielen Bereichen im Einsatz. Anbieter von ERP-Systemen für Dienstleister wie zum Beispiel Scopevisio haben das Projektmanagement sogar in den Fokus gerückt. So enthalten ERP-Systeme für Dienstleister oftmals integrierte Projektmanagement-Module, die Funktionen wie Projektstrukturierung, Planung und Steuerung, Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, Kostenüberwachung sowie Terminüberwachung umfassen. Für welche Branchen ist ein ERP-System mit Projekt-Fokus geeignet? Generell profitieren alle Unternehmen im Dienstleistungssektor von ERP-Projektmanagement-Modulen. Hier einige Beispiele: Unternehmensberatung: Gerade in Berratungsunternehmen ist effizientes Projektmanagement essentiell, um Kundenprojekte optimal zu verwalten. IT und Softwareentwicklung: Diese Branche profitiert vom Projektmanagement in ERP-Systemen, um die Planung, Umsetzung und Abrechnung von Softwareprojekten transparent und effizient zu gestalten. Ingenieursdienstleistungen: In Ingenieurbüros werden Projekte oft von der Konzeption bis zur Umsetzung begleitet. Ein ERP-System mit Projektmanagement-Fokus unterstützt die präzise Planung von Ressourcen, Budgets und Zeitrahmen sowie die Dokumentation technischer Prozesse und Nachweise. Zentrale Funktionen des Projektmanagements im ERP-Kontext Ein modernes ERP-System bietet eine Vielzahl von Funktionen, die das Projektmanagement effizient unterstützen. Dabei wird der gesamte Projektlebenszyklus – von der Planung bis zur Abrechnung – in einem System abgebildet, was zu einer höheren Transparenz und besseren Kontrolle führt. Projektplanung und Ressourcenmanagement Die Projektplanung ist eine der wichtigsten Funktionen im ERP. Sie ermöglicht es, Meilensteine, Zeitpläne und Ressourcen für jedes Projekt detailliert zu definieren. Mithilfe des Ressourcenmanagements können Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen Ressourcen – sei es Personal, Materialien oder Maschinen – optimal eingesetzt werden. Budgetierung, Kostenkontrolle und Abrechnung Ein weiterer wesentlicher Aspekt im Projektmanagement ist die Budgetierung. Mit einem ERP-System lassen sich Budgets für Projekte präzise planen und überwachen. Die Kostenkontrolle ermöglicht eine laufende Überprüfung der Ausgaben im Vergleich zu den geplanten Werten. Auch die Abrechnung von Projekten wird durch die Integration in das ERP-System einfacher und genauer, da alle relevanten Daten aus den verschiedenen Abteilungen zusammengeführt werden. Zeit- und Leistungs­erfassung Die Zeiterfassung und Leistungserfassung sind wesentliche Funktionen für die Projektsteuerung. Ein ERP-System ermöglicht die genaue Erfassung von Arbeitszeiten und geleisteten Arbeiten. Diese Daten sind für die Bewertung des Projektfortschritts sowie für die spätere Abrechnung von entscheidender Bedeutung. Fortschritts- und Statusberichte Im Rahmen des Projektmanagements im ERP können Fortschritts- und Statusberichte in Echtzeit erstellt werden. Diese Berichte bieten eine klare und aktuelle Übersicht über den Stand eines Projekts in Bezug auf Zeitrahmen, Budget und Leistung. Projektmanager können so frühzeitig auf Risiken oder Verzögerungen reagieren und notwendige Anpassungen vornehmen. Integration in weitere Module (z. B. Beschaffung, Personal, Buchhaltung) Die Stärke eines ERP-Systems liegt in seiner Integration. Projektmanagement ist nicht isoliert, sondern beeinflusst und wird beeinflusst von anderen Unternehmensbereichen. Die Integration mit Modulen wie Einkauf, Personal und Buchhaltung ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und einheitliche Datenbasis über alle Bereiche hinweg. Vorteile integrierter ERP-Projektmanagement-Lösungen Die Integration des Projektmanagements in ein ERP-System bringt gerade für mittelständische Dienstleister zahlreiche Vorteile mit sich. Durch die Verknüpfung aller relevanten Unternehmensdaten in einem System wird eine effiziente und fehlerfreie Projektsteuerung ermöglicht. Einheitliche Datenbasis und Transparenz Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Integration ist die einheitliche Datenbasis. Alle relevanten Projektinformationen, wie Ressourcenplanung, Zeit- und Kostenerfassung, werden zentral im ERP-System gespeichert. Diese Transparenz ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen und den Projektstatus genau nachzuvollziehen. Automatisierte Workflows und weniger Schnittstellen Ein weiteres Plus sind automatisierte Workflows: Prozesse wie Genehmigungen, Materialanforderungen oder die Übergabe von Informationen zwischen Abteilungen laufen ohne manuelle Eingriffe ab. Ein ERP-System verringert auch  Anzahl von Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen. Weniger Schnittstellen bedeuten weniger Fehlerquellen und einen schnelleren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens. Echtzeit-Auswertungen und Kennzahlen Nach der erfolgreichen ERP-Implementierung stehen Echtzeit-Auswertungen und Kennzahlen zur Verfügung, die eine schnelle und fundierte Steuerung der Projekte ermöglichen. Projektmanager können jederzeit den Fortschritt in Echtzeit überwachen. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen, bevor es zu größeren Abweichungen kommt. Unterstützung bei Compliance und Nachweispflichten Ein oft unterschätzter Vorteil der ERP-Integration im Projektmanagement ist die Unterstützung bei Compliance und Nachweispflichten. Gerade in regulierten Branchen ist es wichtig, alle relevanten Daten und Prozesse korrekt zu dokumentieren und bei Bedarf nachvollziehbar zu machen. Ein ERP-System bietet hier eine durchgängige Dokumentation und ermöglicht es, alle Vorgaben und Anforderungen jederzeit zu erfüllen. Herausforderungen bei der Nutzung von ERP-Projektmanagement Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die bei der Nutzung von ERP-Systemen im Projektmanagement berücksichtigt werden müssen. Anpassungsaufwand und Benutzerakzeptanz Die Anpassung eines ERP-Systems an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens kann mit Aufwand verbunden sein. Dies umfasst sowohl die technische Anpassung der Software als auch die Integration in bestehende Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse. Ein großer Faktor für den Erfolg eines ERP-Systems ist die Benutzerakzeptanz. Mitarbeiter müssen das System verstehen, die Vorteile erkennen und bereit sein, es im Alltag zu nutzen. Schulungen und eine klare Kommunikation besonders während der ERP-Einführung sind daher entscheidend, um Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz zu fördern. Datenpflege und Prozessdisziplin Ein weiteres Problem kann die Datenpflege sein. ERP-Systeme sind nur so gut wie die Daten, die in ihnen gespeichert werden. Unvollständige oder ungenaue Daten können zu falschen Entscheidungen und ineffizienten Prozessen führen. Darüber hinaus erfordert die Nutzung eines ERP-Systems eine hohe Prozessdisziplin. Um das System effektiv zu nutzen, müssen alle Mitarbeiter die festgelegten Prozesse konsequent einhalten, was in der Praxis oft eine Herausforderung darstellt. Grenzen im Vergleich zu spezialisierten Projektmanagement-Tools Trotz der umfassenden Funktionen eines ERP-Systems gibt es auch Grenzen im Vergleich zu spezialisierten Projektmanagement-Tools. Diese bieten oft detailliertere und spezifischere Funktionen für komplexe Projektanforderungen, wie etwa eine tiefere Integration von Aufgabenmanagement, Gantt-Diagrammen oder spezifischen Projektmethoden wie Kanban oder die klassische Wasserfall-Methodik. Wann sich Projektmanagement im ERP lohnt Die Integration von Projektmanagement in ein ERP-System ist vor allem für mittelständische und größere Unternehmen von Vorteil, die regelmäßig mehrere Projekte gleichzeitig durchführen und dabei eine enge Verzahnung zwischen Projekt-, Finanz- und Ressourcenmanagement benötigen. Doch nicht allein die Unternehmensgröße ist entscheidend. Auch die Art der Projekte und die damit verbundenen Anforderungen an Steuerung und Dokumentation sind relevant. Klar ist: Effizientes Projektmanagement erfordert Überblick, Struktur und aktuelle Daten. ERP-Systeme verbinden all diese Aspekte und bieten eine zentrale Plattform für Planung, Ressourcensteuerung und Teamarbeit in Dienstleistungsunternehmen. Um so wichtiger ist die sorgfältige Auswahl eines ERP-Systems. Dabei sollten sich Mittelständler auch über Vor- und Nachteile von Cloud-ERP-Systemen informieren. Orientierung bei der Auswahl kann die Trovarit Marktstudie „ERP in der Praxis“ bieten, eine jährliche Untersuchung der Trovarit AG, die Anwenderzufriedenheit, Nutzen und Perspektiven von ERP-Systmen im DACH-Raum analysiert. Zukunftsperspektive: KI und Automatisierung im ERP-Projektmanagement Die Zukunft des ERP-Projektmanagements wird zunehmend durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung geprägt. Bereits heute nutzen einige ERP-Systeme KI-basierte Funktionen, um Projektprognosen zu optimieren, Risiken frühzeitig zu identifizieren und Entscheidungen auf Grundlage von Datenanalysen zu unterstützen. In Zukunft könnte die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Projektmanagement weiter zunehmen, sodass Projektmanager mehr Zeit für strategische Entscheidungen und kreative Aufgaben haben. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologien setzen, können ihre Projektsteuerung weiter optimieren und Wettbewerbsvorteile erzielen. ### Hinter den Kulissen: So läuft eine ERP-Implementierung bei Scopevisio ab Die Einführung eines ERP-Systems ist mehr als nur ein IT-Projekt – es ist ein Transformationsprozess, der das ganze Unternehmen betrifft. Wir haben mit Ugur Tekin, Teamleiter Projektmanagement bei Scopevisio gesprochen, der schon zahlreiche ERP-Implementierungen begleitet hat. Im Interview teilt er seine Erfahrungen, berichtet von Herausforderungen in der Praxis und verrät, welche Faktoren über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Was sind die wichtigsten Schritte bei der ERP-Implementierung von Scopevisio? Ugur: Bei der Einführung des Cloud-ERP-Systems von Scopevisio gehen wir schrittweise vor: Zunächst werden neue Projekte von unserem Vertrieb ausführlich an das Service-Team übergeben – inklusive aller Informationen aus der Vertriebs- und Pre-Sales-Phase. Anschließend bewerten wir gemeinsam den Projektumfang und starten mit einem Vorgespräch, in dem wir uns dem Kunden persönlich vorstellen, den weiteren Ablauf erläutern und gemeinsam offene Fragen klären. Dabei sprechen wir über besondere Anforderungen, Schnittstellenanbindungen und bestehende Prozesse und koordinieren Verfügbarkeiten. Dies alles ist wichtig, um das ERP-Projekt sorgfältig und im Detail zu planen. Nach der inhaltlichen Prüfung und Projektierung folgt das Kick-off-Meeting – der offizielle Startschuss für das Projekt. Unsere Fachexperten analysieren zusammen mit dem Kunden die bestehenden Abläufe und passen diese individuell im Scopevisio ERP an. Ziel ist es, Prozesse im gesamten Unternehmen zu digitalisieren, zu automatisieren und unseren Kunden den Arbeitsalltag spürbar zu erleichtern. Nach der Definition der Prozesse startet das Onboarding: Wir schulen die Mitarbeitenden – je nach Bedarf online oder vor Ort – intensiv im Umgang mit Scopevisio. Danach folgt die Testphase, in der der Kunde mit seinen eigenen Daten arbeitet und das System ausgiebig prüft. Parallel kümmern wir uns um Themen wie Schnittstellen, Datenmigration oder Power BI-Berichte. Ist alles getestet, beginnt die Produktivphase. Hier werden die vereinbarten Daten (z. B. Stammdaten, Buchungen oder Bestände) nach Scopevisio migriert und der Kunde startet in den Echtbetrieb mit seiner neuen ERP-Lösung. Natürlich endet nach dem Go-Live unsere Begleitung nicht – wir bieten Nachbetreuungstermine und stehen jederzeit mit unseren Experten zur Verfügung, besonders in der Anfangsphase. Wie lange dauert es, die ERP-Software von Scopevisio im Unternehmen einzuführen? Das hängt stark vom Umfang des Projekts ab. Je nach Anzahl der Benutzer, Module und Schnittstellen kann die Dauer variieren. Bei Standardprojekten ohne viele individuelle Anpassungen gelingt uns die Einführung meist innerhalb von zwei bis vier Monaten. Im Vergleich zur Einführung eines On-Premises-ERP läuft die Implementierung eines Cloud-ERP in der Regel immer schneller und kosteneffizienter ab, da keine Hardware-Investitionen oder komplexen Installationen erforderlich sind. Wie bereiten sich Unternehmen idealerweise auf eine ERP-Implementierung vor? Wichtig ist zunächst, dass die internen Unternehmensprozesse sauber dokumentiert und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Das ist das Fundament jeder erfolgreichen ERP-Einführung. Nur wenn bekannt ist, wer für welche Prozesse verantwortlich ist und wie diese aktuell ablaufen, können wir darauf aufbauen und diese Strukturen innerhalb von Scopevisio gezielt optimieren und digital abbilden. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Zusammenstellung eines engagierten Projektteams auf Kundenseite, das die Prozesse im Detail kennt und Entscheidungen treffen kann. Ebenso spielt die aktive Einbindung der Geschäftsführung eine zentrale Rolle – insbesondere, wenn es um strategische oder bereichsübergreifende Entscheidungen geht. Darüber hinaus empfehle ich, realistische Zielsetzungen und einen klaren Zeitplan zu definieren, sowie die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren und abzuholen. Eine gute Vorbereitung auf Change Management-Themen hilft, Akzeptanz zu schaffen und Widerstände im Verlauf zu minimieren. Wie kann man sich den Ablauf des Scopevisio-Onboardings praktisch vorstellen? Beim Onboarding begleiten wir unsere Kunden Schritt für Schritt durch das neue System. Nach der Prozessdefinition und Einrichtung der Umgebung werden die Mitarbeitenden in praxisorientierten Schulungen mit Scopevisio vertraut gemacht. Anschließend folgt die Testphase, in der das Gelernte direkt im System angewendet wird – mit echten Unternehmensdaten. So kann der Kunde realistisch prüfen, ob alle Prozesse wie gewünscht funktionieren. Unsere Projektmanager und Consultants stehen dabei kontinuierlich im Austausch, beantworten Fragen und nehmen letzte Anpassungen vor. Sobald alles passt, erfolgt der Übergang in den Echtbetrieb. Wie gehst du mit Vorbehalten oder Widerständen im Unternehmen um? Softwareeinführungen bedeuten immer auch Veränderung – und Veränderungen führen oft zu Unsicherheit. Dieses Thema nehmen wir sehr ernst. Bereits im Kick-off-Meeting gehen wir gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden und unserem eigenen Team alle Themen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten durch. Dabei können viele erste Fragezeichen und Bedenken direkt ausgeräumt werden. Sollten im weiteren Verlauf des Projekts dennoch Unsicherheiten oder Vorbehalte bestehen, suchen wir aktiv das Gespräch. Wir erklären transparent, warum bestimmte Prozesse angepasst werden und welche Vorteile die Digitalisierung für den Alltag der Mitarbeiter bringt. Durch Schulungen, regelmäßige Feedbackrunden und greifbare Erfolgserlebnisse schaffen wir Akzeptanz. Mit dieser Vorgehensweise haben wir bisher sehr gute Erfahrungen gemacht – sowohl was die Zufriedenheit der Anwender als auch die Nachhaltigkeit der Projektergebnisse betrifft. Wie gelingt die Schulung von Mitarbeitenden im neuen ERP-System? Unsere Schulungen sind flexibel gestaltet – ob online oder vor Ort, wir passen uns den Bedürfnissen des Kunden an. Die Schulungsblöcke lassen sich individuell planen, damit sie optimal in den Arbeitsalltag passen. Zusätzlich steht in der Scopeunity – unserer Anwenderplattform – eine umfangreiche Videothek zur Verfügung. Hier finden sich zahlreiche Videokurse, die mehrere Videos zu einem bestimmten Thema bündeln. Die meisten Kurse beinhalten auch eine kurze Lernzielkontrolle am Ende. Wir empfehlen unseren Kunden diese Videos zum Selbstlernen und Einarbeiten in die jeweiligen Themen. In den anschließenden gemeinsamen Terminen mit unseren Beratern können wir auf das erworbene Wissen aufbauen und individuell auf die Kundenanforderungen eingehen.Auch nach dem Onboarding können die Mitarbeitenden ihr Wissen mithilfe des Videoangebots immer wieder auffrischen oder sich in neue Themen einarbeiten. Alle acht Wochen werden bei Scopevisio automatisch Updates eingespielt, die neue Funktionen bringen. Die Anwenderplattform Scopeunity bietet die Möglichkeit, sich immer auf dem Laufenden zu halten. Welche Kostenfallen sind bei der ERP-Implementierung zu beachten – und wie vermeidet man sie? Ein häufiger Stolperstein bei der ERP-Einführung sind Schnittstellenprojekte. Alle beteiligten Stakeholder sollten frühzeitig einbezogen und die Anforderungen an die Schnittstellen detailliert abgestimmt werden. Transparente Kommunikation und klare Definitionen verhindern spätere Mehraufwände. Auch zusätzliche Änderungswünsche während der Implementierung sollten frühzeitig besprochen werden – so bleiben Zeit- und Kostenrahmen planbar. Wie erfolgt die Datenmigration bei der Implementierung? Wir bieten verschiedene Möglichkeiten für den Datentransfer – von der klassischen CSV-Importlösung bis hin zu KI-gestützten Importtools, die Daten intelligent erkennen und zuordnen können. Die passende Methode wählen wir gemeinsam mit dem Kunden – abhängig von der Datenmenge, der Struktur und den Anforderungen. Welche häufigen Fehler gilt es bei der ERP-Einführung zu vermeiden? Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist frühzeitige und offene Kommunikation. Entscheidungen und Prozessdefinitionen sollten nicht zu spät getroffen werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Eine sorgfältige Planung ist selbstverständlich grundlegend. Noch wichtiger ist aber es, Soll-Prozesse realistisch zu planen – also nicht wie sie idealerweise sein sollten, sondern wie sie im Unternehmen tatsächlich funktionieren. Außerdem sollten ausreichend interne Ressourcen eingeplant werden, damit die Projektbeteiligten das System verstehen und aktiv mitgestalten können. Und last but not least: Geduld – eine ERP-Einführung ist kein Sprint, sondern ein nachhaltiger Veränderungsprozess, der durch gezieltes Change Management begleitet werden sollte. Was sind wichtige Faktoren für die Implementierung eines ERP-Systems? Eine erfolgreiche Einführung steht und fällt mit einer guten Projektplanung, einer klaren Kommunikation und einem erfahrenen Team. Unsere Fachexperten wissen genau, worauf es ankommt – mit Fachwissen, Fingerspitzengefühl und einer lösungsorientierten Arbeitsweise begleiten wir unsere Kunden sicher durch jedes Projekt. Zudem spielt Transparenz eine zentrale Rolle: Alle Beteiligten – vom Management bis zu den Endanwendern – sollten zu jeder Zeit wissen, wo das Projekt steht und welche Schritte als Nächstes anstehen. Können Sie ein Beispiel für ein besonders erfolgreiches ERP-Projekt nennen – und was es erfolgreich gemacht hat? Ein ERP-Projekt ist immer dann erfolgreich, wenn Technologie, Menschen und Prozesse harmonisch zusammenspielen. Was uns bei Scopevisio besonders auszeichnet, ist die Kombination aus innovativer Software und sehr erfahrenen Mitarbeitern, die das System in- und auswendig kennen. Viele unserer Consultants bringen praxisnahe Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen mit, was es uns ermöglicht, kundenspezifische Lösungen zu entwickeln, die nicht nur technisch, sondern auch fachlich überzeugen. Was unsere Projekte zusätzlich erfolgreich macht, ist die Empathie gegenüber dem Kunden – wir verstehen die Herausforderungen im Tagesgeschäft und sprechen die Sprache der Anwender. Diese Mischung aus Fachkompetenz, Erfahrung und Menschlichkeit sorgt dafür, dass unsere Projekte nachhaltig wirken und die Kunden langfristig begeistert sind. Als Beispiel kann ich etwas den DRK-Kreisverband Freiberg-Rochlitz nennen. Was kostet die ERP-Einführung bei Scopevisio? Das lässt sich pauschal nicht beantworten – jede Einführung ist individuel und hängt von den Anforderungen des Unternehmens. Faktoren wie die Anzahl der ERP-Module, Schnittstellen oder Schulungsaufwand spielen eine entscheidende Rolle. Wann spüren Unternehmen in der Regel die ersten positiven Effekte einer ERP-Einführung? Viele Unternehmen bemerken bereits während der Einführungs- und Schulungsphase die ersten positiven Veränderungen. Sobald wir mit den ersten Konfigurationen und Prozessanpassungen beginnen, werden die Vorteile der Digitalisierung spürbar, etwa durch automatisierte Abläufe, verbesserte Transparenz oder reduzierte manuelle Tätigkeiten. Unsere Fachexperten nehmen sich in dieser Phase besonders viel Zeit, um gemeinsam mit dem Kunden die optimalen Einstellungen vorzunehmen und diese praxisnah zu testen. In diesen Tests erkennt der Kunde oft schon deutlich, wie viel effizienter und übersichtlicher die Arbeit mit Scopevisio wird. Der volle Effekt zeigt sich natürlich nach dem Go-Live, wenn alle Prozesse produktiv laufen, aber die Begeisterung beginnt oft schon deutlich früher. Wie werden die Anwenderinnen und Anwender nach dem Onboarding weiter betreut? Für die langfristige Betreuung haben wir ein eigenes Konzept entwickelt: den Customer Lifetime Service. Der Customer Lifetime Service ist ein Servicepaket, das gemeinsam mit der Softwarelizenz angeboten wird. Es begleitet Kundinnen und Kunden während der gesamten Nutzungsdauer mit Service- und Supportleistungen. Alle Anwenderinnen und Anwender erhalten Zugriff auf die Plattform Scopeunity mit Schulungskursen, E-Learning-Angeboten und Austauschmöglichkeiten. Je nach Service-Modell stehen zusätzlich persönliche Ansprechpartner und individuelle Beratungsleistungen zur Verfügung. ### Buchhaltungssoftware für GmbH: So wählen Sie die richtige aus Eine GmbH benötigt eine passende Buchhaltungssoftware, weil sie gesetzlich komplexere Anforderungen erfüllen muss als ein Einzelunternehmen. Gleichzeitig kann der Einsatz der richtigen Software Zeit und Kosten sparen sowie Fehler und Risiken vermeiden. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware für GmbHs wirklich ankommt. Warum eine GmbH eine professionelle Buchhaltungssoftware braucht Eine GmbH unterliegt im Vergleich zu einem Einzelunternehmen deutlich strengeren gesetzlichen Anforderungen. Sie muss eine doppelte Buchführung führen, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) erstellen und regelmäßig Berichte an das Finanzamt übermitteln. Merkmal GmbHEinzelunternehmer/FreiberuflerPersonengesellschaft (z.B. GbR, OHG)BuchführungspflichtDoppelte BuchführungEinnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)Je nach Umsatz/Lage doppelte BuchführungJahresabschlussBilanz und GuVkeine Bilanz nötigBilanzpflicht bei KaufmannseigenschaftOffenlegungspflichtJa, BundesanzeigerNeinTeils ja, z.B. OHGBesteuerungKörperschaftssteuer plus GewerbesteuerEinkommenssteuer plus ggf. GewerbesteuerEinkommensteuer der Gesellschafter plus Gewerbesteuer der GesellschaftGeschäftsleiterpflichtStrenge GoBD- und AufbewahrungsregelnEinfachere NachweisepflichtenUnterschiedliche Regelungen:OHG: Strengere AufbewahrungspflichtenGbR: Einfachere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten Für die GmbH bedeutet das: Ohne die passende Software kann die Buchhaltung schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden. Eine moderne Buchhaltungssoftware für GmbHs hilft dabei, alle Vorgaben einzuhalten, Prozesse zu automatisieren und den Aufwand erheblich zu reduzieren. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen und vermeiden gleichzeitig unnötige Risiken und Fehler. Vorteile einer Buchhaltungssoftware für GmbHs Eine gute Software bietet mehr als nur Zahlenverwaltung. Sie unterstützt Sie in allen zentralen Bereichen Ihrer Buchführung: Automatisierte Buchungen und Belege Digitale Buchhaltungsprogramme erkennen Transaktionen automatisch, ordnen Belege zu und verbuchen sie direkt. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen. Einfache Zusammenarbeit mit Steuerberatern Viele Lösungen bieten Schnittstellen zu DATEV oder ermöglichen einen direkten Steuerberater-Zugang, damit alle relevanten Daten sicher ausgetauscht werden können. Rechtssicherheit und GoBD-Konformität Eine GmbH muss ihre Buchführung GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) gestalten. Gute Buchhaltungssoftware erfüllt diese Anforderungen automatisch. Zeit- und Kostenersparnis Durch Automatisierung und klare Prozesse reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand und sparen langfristig Kosten für externe Buchhaltungsdienste. Bessere Entscheidungsgrundlage Viele Programme bieten Dashboards und Auswertungen, die in Echtzeit zeigen, wie es um Umsatz, Kosten und Liquidität steht – eine wertvolle Basis für strategische Entscheidungen. Wichtige Funktionen, auf die GmbHs achten sollten Eine moderne Buchhaltungssoftware für GmbHs muss eine effiziente, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Buchhaltung gewährleisten. Darüber hinaus sollte sie sowohl interne Unternehmenssteuerung als auch externe Berichterstattung und Steuerpflichten unterstützen. Folgende Aspekte sind genau dabei hilfreich: Doppelte Buchführung inklusive Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Bilanz, um den gesetzlichen Anforderungen für Kapitalgesellschaften gerecht zu werden. Buchung und Kontierung bzw. Vorkontierung von Belegen, um Geschäftsvorfälle korrekt zu erfassen. Digitale Belegerfassung und automatisierte Belegbearbeitung, um Aufwand zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Anlagenbuchhaltung zur Erfassung, Bewertung und Abschreibung von Vermögenswerten. Automatisierung von Routineaufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Mahnwesen und Verwaltung offener Rechnungen. Erstellung und Vorbereitung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, inklusive Umsatzsteuervoranmeldung (z.B. via ELSTER). Controlling-Funktionen und Dashboards für betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) zur Analyse der finanziellen Lage. Schnittstellen zu Steuerberatern und gängigen Formaten wie DATEV für Datenübergabe. Verwaltung von Kostenstellen und Kostenarten für detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung. Digitale Belegarchivierung (GoBD-konform): Ab 2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von acht Jahren. Je nach Branche und Größe der GmbH kann es sinnvoll sein, zusätzlich Funktionen wie Vertrieb, Beschaffung oder Personal anzubinden. Cloud-ERP-Systeme wie zum Beispiel Scopevisio integrieren die Finanzbuchhaltung nahtlos in andere Funktionsbereiche und sichern dadurch durchgängige Prozesse. Cloud-Lösung oder lokale Software – was ist bei Buchhaltungssoftware besser? Für eine GmbH hängt die Wahl zwischen Cloud-Lösung und lokaler Buchhaltungssoftware von Faktoren wie Flexibilität, IT-Ressourcen, Kosten und Datensicherheit ab. Cloud-Lösungen bieten viele Vorteile wie hohe Verfügbarkeit, Plattformunabhängigkeit und ortsunabhängigen Zugriff – ideal für Home-Office, Außendienst oder flexible Arbeitsmodelle. Sie erfordern keinen eigenen Server, Updates erfolgen automatisch, und Skalierbarkeit sowie Ausfallsicherheit sind meist besser gewährleistet. Die Kosten entstehen laufend in Form von Nutzungsgebühren, die häufig Updates einschließen. Lokale Software bietet maximale Datensouveränität und funktioniert unabhängig vom Internet. Dafür sind Wartung, Updates und Datensicherung intern oder extern sicherzustellen, was mehr Aufwand und Kosten verursacht. Der flexible Zugriff von verschiedenen Orten ist eingeschränkt, die Anschaffungskosten sind höher. KriteriumCloud-LösungLokale SoftwareZugriffOrtsunabhängig, von verschiedenen Geräten möglichBindung an lokales Gerät/NetzwerkIT-AufwandGering, Updates automatischHoch, Wartung und Updates müssen selbst vorgenommen werdenKostenstrukturLaufende Gebühren, inklusive UpdatesHohe Erstkosten, ggf. geringere FolgekostenDatensicherheit & KontrolleGut bei renommierten Anbietern, weniger eigene KontrolleVolle Kontrolle, eigene VerantwortungSkalierbarkeitEinfach und flexibelHardwareabhängig, ggf. aufwändigOffline-NutzungNicht möglich ohne InternetUneingegeschränkt Für GmbHs eignet sich meist eine Cloud-Lösung, wenn Flexibilität, geringerer IT-Aufwand und mobiles Arbeiten zählen. Bei Bedarf nach voller Datenkontrolle oder Offline-Nutzung kann jedoch eine lokale Lösung sinnvoll sein. Kosten und Lizenzmodelle Die Kosten einer Buchhaltungssoftware für GmbHs variieren je nach Funktionsumfang, Anbieter und Lizenzmodell deutlich. Typische Preismodelle: Abonnement (Cloud): 20 – 80 € pro Monat und Nutzerin der Regel inklusive Updates und Support. Einmallizenz (lokal): 300 – 1.000 € einmaligeventuelle Folgekosten für Updates, Wartung o.ä. können hinzukommen Zusätzlich bieten viele Anbieter optionale Erweiterungen an, etwa für Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM. Diese Module werden separat berechnet und können die Gesamtkosten erhöhen, bieten dafür aber eine passgenauere Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse. Ein praktischer Tipp: Nutzen Sie kostenlose Testphasen oder Demoversionen einzelner Anwendungen, sofern verfügbar. So können Sie Funktionen und Bedienkomfort in Ruhe testen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Das Bonner Unternehmen Scopevisio AG etwa zählt zu den Cloud-Anbietern, die einen kostenlosen und unverbindlichen 30-Tage-Test Ihrer ERP-Lösung inklusive Finanzbuchhaltung anbieten. Beispiele: Buchhaltungsprogramme für GmbHs Lokal installierte Software („On-Premises“) Lexware Buchhaltung: On-Premises-Lösung von Lexware für die Buchhaltung in mittelständischen GmbHs Diamant/3 IQ: Softwarelösung für Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling im Mittelstand Sage 100: Modulare On-Premises ERP-Lösung inklusive Rechnungswesen, darunter Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Cloud-basierte Software Scopevisio: Komplettes Cloud-ERP inklusive Finanzbuchhaltung für den Mittelstand; hoher Automatisierungsgrad, Bilanz, GuV, Belegerfassung, mobile App; erweiterbar um Module wie Vertrieb, Beschaffung, Personal Sage Active: Business-Lösung mit Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projektmanagement vom britischen Software-Hersteller Sage BuchhaltungsButler: Cloudbasierte Fibu-Software mit Fokus auf Automatisierung für kleine und mittelgroße Unternehmen Mehr dazu auch in unseren Blogbeitrag zu den Top 10 Cloud-Buchhaltungssoftware. Fazit: Effiziente Buchhaltung als Wettbewerbsvorteil Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist für jede GmbH ein entscheidender Faktor, um gesetzliche Anforderungen effizient zu erfüllen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren. Eine moderne, gut integrierte Lösung bietet nicht nur Rechtssicherheit und Automatisierung, sondern schafft auch Transparenz für fundierte Entscheidungen. Entscheidend ist, dass die Software zu den individuellen Anforderungen, Prozessen und Wachstumszielen des Unternehmens passt. Wer verschiedene Systeme testet und den Funktionsumfang sorgfältig abgleicht, legt die Basis für eine zuverlässige und zukunftssichere Buchhaltung.  ### Buchhaltung automatisieren: Was ist möglich? Buchhaltungsteams im Mittelstand stehen unter wachsendem Druck. Steigende Belegmengen, komplexere Vorschriften und der Anspruch, Finanzdaten jederzeit aktuell bereitzustellen – all das sind bekannte Herausforderungen in der Praxis. Gleichzeitig rauben manuelle Prozesse wertvolle Zeit. Immer häufiger stellt sich daher die Frage, inwieweit sich die Buchhaltung automatisieren lässt, ohne die Kontrolle zu verlieren. Welche Aufgaben in der Buchhaltung können automatisiert werden? Die Buchhaltung lässt sich heute in vielen Bereichen erfolgreich automatisieren. Sofort automatisierbare Buchhaltungsaufgaben sind vor allem solche, die repetitiv sind und wenig individuelle Prüfung erfordern. Hier einige Beispiele: AufgabenbereichAutomatisierungspotenzialEingangsrechungenAutomatisches Datenauslesen bei Rechnungseingang inklusive VorkontierungAutomatisierte Kontierung durch Buchungsvorschläge mittels Regeln oder KIAusgangsrechnungenErstellung und Versand von wiederkehrenden AusgangsrechnungenMahnungenAutomatisches Mahnwesen bei überfälligen ZahlungenBuchhaltungZuweisung von Kostenstellen und ProjektzuordnungAutomatisierung von wiederkehrenden Buchungen wie Miete oder LeasingSplitbuchungen und korrekte Verbuchung von Anzahlungs- und SchlussrechnungenErstellung und fristgerechte Übermittlung der Umsatzsteuer-VoranmeldungErstellung der Einnahmen-Überschuss-RechnungBankingAutomatischer Zahlungsabgleich und Bankabgleich mit BuchhaltungsbelegenBerichtswesenAutomatisierte Erstellung von Berichten und DashboardsArchivierungOnline-Archivierung und Wiederauffinden der Belege mit Volltext-Erkennung Wie funktioniert die Buchhaltungs-Automatisierung? Datenerfassung: Belege, Rechnungen und Quittungen werden digital erfasst – entweder durch Scannen, Upload oder automatischen Import. Mithilfe von KI oder OCR-Texterkennung werden relevante Informationen wie Beträge, Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch ausgelesen und strukturiert erfasst. Verarbeitung: RPA-Roboter (Robotic Process Automation) und KI-Systeme übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie das Kategorisieren von Buchungen, das Abgleichen von Zahlungen mit Rechnungen oder das Vorbereiten von Steuerdaten. Integration: Moderne Buchhaltungssoftware lässt sich mit Bankkonten, Kreditkarten, Online-Shops und E-Commerce-Plattformen verbinden. Transaktionen und Finanzdaten werden automatisch synchronisiert. Berichterstattung: Auf Basis der erfassten und verarbeiteten Daten erstellt die Software automatisch Finanzberichte, Bilanzen und Auswertungen. Welche Vorteile hat Buchhaltungs-Automation in der Praxis? Es gibt viele gute Gründe, (Teil-)Prozese in der Buchhaltung zu automatisieren: Zeitersparnis: Automatisierte Systeme erkennen, ordnen und machen Belege durchsuchbar, wodurch manuelles Abtippen entfällt. Fehlerreduktion: Automatisierte Prüfprozesse minimieren Zahlendreher, doppelte Buchungen und falsch zugeordnete Steuersätze. Nachhaltigkeit: Alle Belege sind online archiviert und jederzeit verfügbar, keine Zettelwirtschaft mehr. Transparenz: Automatisierte Anzeige von Zahlungsflüssen, offenen Posten und wiederkehrenden Buchungen für bessere Nachvollziehbarkeit. Kosteneffizienz: Einsparungen durch weniger manuelle Arbeit, Fehlerkorrekturen und effizientere Abläufe. Compliance und Sicherheit: Automatisierte Systeme unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und schützen Daten vor unbefugtem Zugriff. Verbesserte Liquidität: Schnellere Abwicklung von Ein- und Auszahlungen stärkt Geschäftsbeziehungen. Praxisbeispiel: Buchhaltung automatisieren mit Scopevisio Finanzen 1.     Rechnung trifft per E-Mail ein – Scopevisio importiert diese automatisch 2.     Beleg wird automatisch ausgelesen – Scopevisio erstellt einen Buchungsvorschlag 3.     Zahlung erfolgt über Scopevisio – sie wir automatisch im System zugeordnet 4.     DATEV-Export an Steuerberater oder Steuerberater greift auf Software zu 5.     Power BI (zuvor angelegter Bericht) zeigt Cashflow-Report live an. Scopevisio ist eine cloudbasierte Finanzbuchhaltung, die als Teil einer ERP-Software auch andere Unternehmensprozesse automatisiert. Wenn Sie sich einen ersten Eindruck von Scopevisio verschaffen wollen, bietet sich ein unverbindlicher 30-Tage-Test an. Wer profitiert von einer automatisierten Buchhaltung? Von einer automatisierten Buchhaltung profitieren verschiedene Rollen im Unternehmen auf unterschiedliche Weise: Buchhalterinnen und Buchhalter werden von repetitiven Aufgaben wie der manuellen Belegerfassung, Kontierung oder Abstimmung entlastet. Sie können sich stärker auf die Qualität der Daten und Analysen konzentrieren. Controller erhalten durch die automatische Verarbeitung und Strukturierung von Finanzdaten schnelleren Zugriff auf aussagekräftige Kennzahlen. Sie können so fundiertere Entscheidungen unterstützen. Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer profitieren von transparenten, aktuellen Finanzübersichten und einem effizienteren Ressourceneinsatz im Unternehmen. Wie kann KI die Buchhaltung automatisieren? Ohne KI lässt sich Buchhaltung durch Regeln und Workflows, digitale Belegerfassung und Schnittstellen bereits effizient automatisieren. Mit KI wird sie intelligenter, schneller und selbstlernend – insbesondere bei wachsendem Buchungsvolumen oder komplexen Strukturen. Ohne KI: klassische Automatisierung Die grundlegende Buchhaltungsautomatisierung funktioniert auch ohne künstliche Intelligenz. Beispiele sind: Regelbasierte Workflows: Eine Rechnung mit dem Schlagwort „Miete“ wird automatisch auf das Konto 4210 gebucht. Schnittstellen (APIs): Daten fließen automatisch zwischen Bank, Buchhaltungssoftware und Steuerberater. Standardprozesse: Wiederkehrende Zahlungen, Reisekosten oder Ausgangsrechnungen werden automatisch zugeordnet. Mit KI: intelligente Automatisierung Künstliche Intelligenz (KI) geht einen Schritt weiter: Sie erkennt Muster, lernt aus bisherigen Buchungen und trifft eigenständig Vorschläge. Typische Beispiele: Sie erkennt wiederkehrende Buchungen und ordnet diese künftig selbstständig korrekt zu. Sie schlägt Kontierungen oder Kostenstellen vor, basierend auf historischen Daten. Sie kann sogar Anomalien oder Fehler erkennen – etwa doppelt gebuchte Rechnungen oder fehlende Belege. Gibt es bereits Praxiserfahrungen mit KI in der Buchhaltung? Das Analystenhaus KPMG führt jährlich eine Studie zur Digitalisierung im Rechnungswesen durch. Laut einer aktuellen Studie von 2024/2025 bestätigen 49 Prozent der befragten Unternehmen, dass KI-Anwendungen bei transaktionalen Prozessen zu signifikanten Zeiteinsparungen führen. Mittelfristig stehen bei 59 Prozent Kostensenkungen und Qualitätssteigerungen im Fokus. Wird der Beruf des Buchhalters damit überflüssig? Nein – im Gegenteil: Durch die Automatisierung verändert sich die Rolle des Buchhalters, sie wird anspruchsvoller und strategischer. Routinetätigkeiten wie Belegerfassung oder Zahlungsabgleich übernimmt zunehmend die Software. Dafür rücken Aufgaben in den Vordergrund, die menschliches Urteilsvermögen, Fachwissen und Analysefähigkeit erfordern. Beispiele dafür sind die Interpretation von Zahlen, die Beratung der Geschäftsführung oder die Optimierung interner Prozesse. Automatisierung bedeutet nicht, Personal zu ersetzen, sondern repetitive Aufgaben auszulagern. Buchhalterinnen und Buchhalter werden damit zu Datenanalysten und Prozessgestaltern, die den digitalen Wandel aktiv mitgestalten. Automatisierung ersetzt also keine Menschen, sondern schafft Freiraum für wertvollere Tätigkeiten. Worauf es ankommt, wenn Sie Ihre Buchhaltung automatisieren möchten Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt die Automatisierung der Buchhaltung. Wichtig ist es aber auch, Prozesse klar zu strukturieren. Eine reine Digitalisierung der Belege bringt wenig, wenn Abläufe unklar oder manuell bleiben. Erst wenn Aufgaben standardisiert und Systeme miteinander verknüpft sind, spart eine automatisierte Buchhaltung wirklich Zeit, Kosten und Nerven. 1. Belege richtig und frühzeitig digitalisieren Die Grundlage jeder digitalen Buchhaltung sind saubere Daten. Belege, Rechnungen und Quittungen sollten direkt in elektronischer Form vorliegen – idealerweise als PDF oder E-Rechnung. Automatische Weiterleitungen aus dem E-Mail-Postfach oder Uploads in eine Cloud-Lösung verhindern Papierchaos und ermöglichen eine reibungslose Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware. 2. Einheitliche Workflows schaffen Eine erfolgreiche Buchhaltungsautomatisierung hängt stark von klaren Abläufen ab. Wenn jeder Beleg anders behandelt wird, geht der Automatisierungseffekt verloren. Legen Sie daher verbindliche Workflows für Eingangsrechnungen, Freigabeprozesse und Buchungsvorgänge fest. Einheitliche Regeln machen Ihre Buchhaltung skalierbar und erleichtern die Integration in digitale Systeme. 3. Schnittstellen und Integrationen nutzen Damit die automatisierte Buchhaltung effizient arbeitet, müssen Systeme miteinander kommunizieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware über Schnittstellen zu Bankkonten, ERP- oder CRM-Software verfügt. So fließen Daten automatisch und doppelte Erfassung entfällt. Auch eine nahtlose Verbindung zu Ihrem Online-Banking spart wertvolle Zeit. Ideal ist eine integrierte ERP-Lösung, wie Scopevisio sie bietet. 4. Kontrolle und Transparenz behalten Automatisierung bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben. Gute Systeme dokumentieren alle Schritte und liefern nachvollziehbare Buchungsvorschläge. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Fehler schnell erkennen. 5. Mit einfachen Prozessen starten Der Einstieg in die automatisierte Buchhaltung gelingt am besten über Routineaufgaben. Beginnen Sie mit wiederkehrenden Zahlungen, Standardrechnungen oder Reisekostenabrechnungen. Wenn diese zuverlässig laufen, können Sie schrittweise komplexere Vorgänge angehen. Ideal ist eine umfassende, integrierte Lösung, deren Funktionen Sie Schritt für Schritt einführen. Fazit: Automatisierung als Schlüssel zu einer zukunftsfähigen Buchhaltung Die Automatisierung der Buchhaltung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor im Mittelstand. Moderne Buchhaltung kommt heute nicht mehr ohne Automatisierung aus. Sie entlastet Mitarbeitende von Routineaufgaben, reduziert Fehler und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten wie zum Beispiel Datenanalyse oder strategische Finanzsteuerung. Moderne Buchhaltungssoftware und KI-gestützte Prozesse ermöglichen es, Abläufe effizient, transparent und revisionssicher zu gestalten. Wer jetzt in Automatisierung investiert, legt den Grundstein für eine digitale, skalierbare und resiliente Finanzorganisation. ### Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung: Revolutioniert KI das Finanzmanagement? Künstliche Intelligenz (KI) verändert derzeit auch die Buchhaltung. Routinetätigkeiten werden automatisiert, Datenanalysen von KI übernommen. Das Versprechen: Unternehmen sollen von mehr Effizienz, geringeren Kosten und weniger Fehlern profitieren. Erfahren Sie, wie KI die Buchhaltung künftig verändern könnte. Viele Tätigkeiten in der Buchhaltung sind standardisiert und wiederkehrend – etwa bei Rechnungen, Abstimmungen oder Berichten. Solche Routinen lassen sich ideal durch Künstliche Intelligenz automatisieren. KI arbeitet dabei schneller und präziser als Menschen und ermöglicht es Buchhaltern, sich stärker auf Analyse und strategische Aufgaben zu konzentrieren. Was bedeutet Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung? Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung bezeichnet den Einsatz von intelligenten Algorithmen und automatisierten Systemen, die Aufgaben übernehmen, die bisher menschliches Urteilsvermögen erforderten. Dazu zählen etwa das Erkennen, Verarbeiten und Analysieren von Rechnungsdaten, Belegen oder Finanztransaktionen. KI-Systeme nutzen Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR), um Muster in großen Datenmengen zu erkennen und daraus zu lernen. So lassen sich beispielsweise Buchungsvorschläge automatisch erstellen, Anomalien in Zahlungen identifizieren oder wiederkehrende Prozesse eigenständig ausführen. Wie verbreitet ist KI in der Buchhaltung? Für Deutschland existieren dazu keine verlässlichen Zahlen. In einem Beitrag von des Beratungshauses EY Consulting heißt es, dass 11 Prozent der mittelständischen Unternehmen KI-Lösungen im Rechnungswesen nutzen. Viel zu wenig, wie EY findet. Denn "Künstliche Intelligenz kann die Buchhaltung mittelständischer Unternehmen problemlos bewältigen", so das Consulting-Unternehmen. Der Fachverband Bitkom sieht den Anteil im Controlling und Rechnungswesen bei 17 Prozent und stützt sich dabei auf eine Umfrage aus dem Jahr 2025: Auch der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) hat das Thema auf seine Agenda gesetzt. Der BVBC-Arbeitskreis „Digitalisierung“ hat sich dazu Anfang 2025 neu aufgestellt und heißt ab sofort „Digitalisierung, Automatisierung und künstliche Intelligenz“. Dieser setzt einen besonderen Schwerpunkt auf den Einsatz von KI-Lösungen im Rechnungswesen und Controlling. Welche Vorteile bringt KI für die Buchhaltung? Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz bringt zahlreiche Vorteile für Finanzabteilungen. Unternehmen, die KI-gestützte Buchhaltungssysteme nutzen, profitieren insbesondere durch: Automatisierung von Routineaufgaben: Wiederkehrende Tätigkeiten wie Belegerfassung, Kontierung oder Zahlungsabgleiche laufen automatisch ab – das spart Zeit und reduziert Fehler. Schnellere Prozesse: KI verarbeitet große Datenmengen in Sekunden und ermöglicht dadurch eine deutlich schnellere Finanzberichterstattung. Höhere Genauigkeit: Durch maschinelles Lernen werden Fehlerquellen erkannt und minimiert, was die Datenqualität und Compliance stärkt. Bessere Entscheidungsgrundlagen: Intelligente Analysen liefern Echtzeit-Einblicke in die Finanzlage und unterstützen fundierte Entscheidungen. Kostenersparnis: Automatisierte Abläufe senken den manuellen Aufwand und damit langfristig die Betriebskosten. In welchen Bereichen wird KI im Rechnungswesen eingesetzt? Künstliche Intelligenz kann in vielen Bereichen des Rechnungswesens eingesetzt werden und dort Aufgaben übernehmen, die früher manuell und zeitaufwendig waren. Hier einige Beispiele: Belegverarbeitung und Buchungserkennung KI-Systeme erfassen Rechnungen automatisch, erkennen relevante Daten wie Beträge und Kostenstellen und ordnen diese den richtigen Buchungskonten zu. Sie gleichen Bankbewegungen selbstständig mit offenen Posten ab, erkennen Muster und schlagen Zuordnungen vor. Dadurch werden manuelle Prüfungen drastisch reduziert und Fehlerquellen nahezu ausgeschlossen. Finanzanalyse und Reporting Die Erstellung von Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen ist meist zeitintensiv und erfordert viel manuelle Arbeit. KI-Modelle können diese Prozesse deutlich vereinfachen, indem sie aus Buchhaltungsdaten automatisch Finanzberichte erstellen und individuell anpassen. So lassen sich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder Cashflow-Übersichten in kürzester Zeit generieren. Vor allem für vorausschauende Analysen (sogenannte Predictive Analytics) kann KI genutzt werden: Durch die Analyse historischer Buchungsdaten erstellt KI präzise Vorhersagen zu Einnahmen, Ausgaben und Zahlungsströmen. Unternehmen können Engpässe frühzeitig erkennen, Zahlungsziele optimieren und strategisch besser planen. Steuer- und Compliance-Management KI-Systeme analysieren kontinuierlich Transaktionsdaten, um ungewöhnliche Muster oder Abweichungen zu erkennen – etwa doppelte Buchungen, verdächtige Zahlungsempfänger oder untypische Beträge. Durch maschinelles Lernen verbessert sich die Genauigkeit dieser Erkennung ständig. So lassen sich Unregelmäßigkeiten frühzeitig identifizieren, Risiken minimieren und Betrugsfälle verhindern, bevor sie größeren Schaden anrichten. Weitere Bereiche sind in folgender Grafik aus dem F.A.Z. Pro Digital Briefing benannt, wobei sich die Grafik nicht ausschließlich auf die Buchhaltung, sondern auch auf Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung bezieht. Welche Herausforderungen entstehen beim Einsatz von KI? Trotz der vielen Vorteile bringt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung auch Herausforderungen mit sich. Zu den größten zählen Datenschutz und Datensicherheit. Beide müssen gewährleistet sein, da KI-Systeme häufig auf sensible Finanzinformationen zugreifen. Risiken birgt außerdem das Thema Datenqualität: Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze können zu falschen Ergebnissen führen. Auch die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen ist ein Thema: Wenn KI-Modelle Buchungsvorschläge generieren, muss klar erkennbar bleiben, wie diese zustande kommen. Darüber hinaus erfordert die Einführung solcher Systeme eine gezielte Schulung der Mitarbeitenden, um Vertrauen in die Technologie aufzubauen und den Wandel aktiv zu gestalten. Schließlich sind auch rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Vorgaben zu beachten, damit der Einsatz von KI im Finanzwesen sicher, regelkonform und verantwortungsvoll erfolgt. Wie verändert KI die Buchhaltung und was bedeutet das für die Mitarbeitenden? Durch die Automatisierung der Buchhaltung sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Buchhaltungsteams können sich stärker auf Analyse, Interpretation und strategische Beratung konzentrieren. KI liefert dabei die Datenbasis – doch die menschliche Expertise bleibt unverzichtbar. Menschen prüfen Ergebnisse, bewerten Zusammenhänge und treffen Entscheidungen, die Kontext und Erfahrung erfordern. Gleichzeitig übernehmen sie eine steuernde und kontrollierende Rolle, um die Qualität und Nachvollziehbarkeit automatisierter Prozesse zu sichern. Welche zukünftige Entwicklungen sind zu erwarten? Der Trend geht hin zu einer vollständig integrierten, intelligenten Finanzplattform, in der KI, Cloud und Datenanalyse nahtlos zusammenwirken. Sprachbasierte Assistenten wie ChatGPT werden zunehmend Teil des Arbeitsalltags und übernehmen Aufgaben wie Auswertungen oder Reportings auf Zuruf. Zudem wird die Predictive Analytics an Bedeutung gewinnen: KI wird Prognosen über Cashflows, Geschäftsentwicklungen oder Risiken liefern, bevor diese eintreten. Der Beruf des Buchhalters wird sich somit aller Voraussicht nach vom Datenerfasser und Buchenden zum Finanzanalysten und Prozessgestalter hin verändern, der KI gezielt einsetzt, um Unternehmenszahlen besser zu verstehen und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Mit Scopevisio Finanzen als Bestandteil einer cloudbasierten ERP-Lösung sind mittelständische Unternehmen bestens auf das KI-Zeitalter vorbereitet. Scopevisio wurde 2025 als ERP-System des Jahres in der Kategorie KI ausgezeichnet. Testen Sie Scopevisio hier 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich. ### Top 10 Cloud-Buchhaltung: Die besten Programme für den Mittelstand Wie bei vielen anderen Software-Anwendungen gibt es auch in der Buchhaltung einen Trend hin zu Online-Lösungen. Der Grund dafür liegt auf der Hand. Mit moderner Cloud-Buchhaltung behalten Unternehmen ihre Finanzen jederzeit und überall im Blick. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Top 10 im Bereich Cloud-Buchhaltungssoftware vor und zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. Laut dem Branchenverband Bitkom werden im Jahr 2025 in der deutschen Wirtschaft rund die Hälfte (47 Prozent) aller IT-Anwendungen aus der Cloud betrieben. Lösungen für Personal, Buchhaltung und Finanzplanung zählen dabei mit 77 Prozent zu den häufig genutzten Cloud-Lösungen. Grafik: Cloud-Buchhaltung im Jahr 2025 und Perspektiven für die nächsten fünf Jahre - Quelle: Bitkom Research 2025 Im digitalen Zeitalter mit verteilten Arbeitsplätzen und zunehmender Internationalisierung gewinnt Online-Buchhaltung mehr und mehr an Bedeutung. Einen zusätzlichen Effekt dürfte dabei die E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland haben. 10 Lösungen für die Cloud-Buchhaltung im Mittelstand Vorweg sei gesagt: Cloud-Buchhaltungssoftware für große Unternehmen ist meist Teil einer komplexen Cloud-ERP-Software. Als Beispiele seien hier Microsoft und Oracle für Lösungen aus den USA und SAP aus Deutschland genannt. Anbieter von Online-Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Startups und Kleinunternehmen geben bisweilen die Zielgruppe KMU (Kleine und mittlere Unternehmen) für ihre Software an. Genauere Recherchen offenbaren dann aber manchmal einen eingeschränkten Funktionsumfang. Zwar können mit den Lösungen Einnahmen und Ausgaben überblickt, Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden. Bilanz und Jahresabschluss zählen jedoch manchmal nicht zum Funktionsumfang. Eine der wenigen cloudnativen Buchhaltungsanwendungen, die dediziert auf den Mittestand (+50 Mitarbeitende) ausgerichtet ist, bietet die Scopevisio AG mit ihrer Lösung Scopevisio Finanzen, die auch Konzernfunktionen für Unternehmensgruppen im Mittelstand umfasst. Scopevisio Der Bonner Softwarehersteller Scopevisio AG ist für seine starken Finanzbuchhaltungsfunktionen bekannt. Diese sind Teil eines Cloud-ERP-Systems für den Mittelstand (+50 Mitarbeitende). Scopevisio Finanzen überzeugt durch automatisierte Buchungsprozesse, integriertes Dokumenten- und Belegmanagement und transparente Auswertungen in Echtzeit. Scopevisio ist besonders für solche Unternehmen geeignet, die neben reiner Buchhaltung auch Module für Projektmanagement, Vertrieb oder Personal nutzen und mehrere Unternehmen parallel verwalten wollen. Haufe Die Haufe Group eine Verlags- und Softwaregruppe mit Fokus auf Lösungen für Unternehmen, Weiterbildung, Fachinformationen und digitale Services. Haufe X360 ist ein cloudbasiertes ERP-System, das auch ein Finanzbuchhaltungs-Modul beinhaltet. Die Lösung basiert technologisch auf der US-amerikanischen ERP-Software Acumatica, wurde aber für den deutschen Markt lokalisiert. Xentral Die Xentral ERP Software GmbH mit Sitz in Augsburg, bietet mit ihrer Lösung Xentral ebenfalls eine cloudbasiertes ERP-System, das auf E-Commerce-Unternehmen, Handel und Multichannel-Geschäftsmodelle ausgerichtet ist. Auch hier ist die Cloud-Finanzbuchhaltung Teil des Komplettsystems. Sage Sage ist ein britisches Softwareunternehmen, das cloudbasierte Lösungen für Buchhaltung, Finanzmanagement und Personalverwaltung für KMU anbietet. Sage Intacct ist eine cloudbasierte Finanzmanagement- und Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen und schnell wachsende Organisationen. Im Unterschied zu umfassenden ERP-Systemen wie Scopevisio oder Haufe360 ist Sage Intacct primär auf Finanzmanagement spezialisiert. Exact Exact ist ein niederländisches Softwareunternehmen, das Business-Software für unterschiedliche Geschäftsbereiche anbietet. Exact Online ist die cloudbasierte Unternehmenssoftware von Exact mit Funktionen für Buchhaltung, Finanzcontrolling, Kundenmanagement, Lagerverwaltung, Produktionsplanung und mehr. Lexware Lexware ist eine Marke der Haufe Group, die Softwarelösungen für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Warenwirtschaft und Unternehmensverwaltung anbietet. Die cloudbasierte Bürosoftware Lexware Office (vormals Lexoffice) kombiniert mehrere kaufmännische Programme – darunter auch Buchhaltungssoftware - um die wichtigsten Aufgaben im Büroalltag zentral abzudecken. Collmex Die Collmex GmbH mit Sitz in Saarbrücken entwickelt seit 2003 cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Collmex umfasst Buchhaltung, Warenwirtschaft, Rechnungsstellung und mehr und ist besonders geeignet für kleine bis mittelgroße Unternehmen und Selbstständige. BuchhaltungsButler BuchhaltungsButler ist ebenfalls ein deutsches Unternehmen, das eine automatisierte Buchhaltungssoftware anbietet, die Belegerkennung, Kontoumsatzabgleich und Finanzbuchhaltung in einer Lösung vereint. Die Plattform richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen sowie Steuerberater, um Buchhaltungsprozesse effizienter und zeitsparender zu gestalten. sevdesk SevDesk ist ein deutsches Unternehmen, das eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware entwickelt, mit der Selbstständige und kleine Unternehmen ihre Finanzen, Rechnungen und Belege einfach digital verwalten können. Durch seine modulare Struktur kann sevDesk flexibel an die Bedürfnisse des Nutzers angepasst werden. WISO WISO ist eine Softwaremarke des Unternehmens Buhl Data Service, die verschiedene Lösungen für Steuer, Finanzen und Büroorganisation anbietet. WISO MeinBüro ist eine Büro- und Buchhaltungssoftware, die kleinen Unternehmen und Selbstständigen hilft, Rechnungen, Angebote, Kunden und Finanzen zentral zu verwalten. Es handelt sich jeoch nicht um eine cloudnative Buchhaltungssoftware, sondern um eine ie lokal installierte Lösunge, die durch Cloud-Erweiterungen ergänzt werden kann. Cloud-Buchhaltung im Vergleich Cloud-BuchhaltungZielgruppeKernfunktionenDoppelte Buchführung/EÜRStärken undBesonderheitenScopevisioMittelstandFinanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr, Bankabgleich, KI-Automatisierung, KonzernfunktionenDoppelte Buchführung (Bilanz & GuV)Hochfunktionale Finanzmanagement-Lösung,integriert in ERP-System, hoher Automatisierungsgrad dank KI, mobile Nutzung, offene APIHaufe X360MittelstandHauptbuchführung,Debitoren- & Kreditorenmanagement,Anlagenbuchhaltung,Zahlungsverkehr, BankabgleichDoppelte Buchführung (Bilanz & GuV)ERP auf Acumatica-Basis, hohe Anpassbarkeit, BranchenmoduleXentralMittelstandZahlungsabgleich,Automatisches Mahnwesen, DATEV-Export,Offene-Posten-AbstimmungEÜR oder doppelte Buchführung (je nach Setup)All-in-One ERP für Onlinehandel, hohe AutomatisierungSage IntacctMittelstandHauptbuch, Debitoren/Kreditoren, Projektbuchhaltung, Finanzberichte in Echtzeit,MehrwährungDoppelte Buchführung (Bilanz & GuV)Reporting, SkalierbarkeitExact OnlineMittelstandFinanzbuchhaltung, RechnungswesenDoppelte Buchführung (Bilanz & GuV)Kombination aus Buchhaltung & weiteren Modulen, Branchenerweiterungen, automatisierte BankverknüpfungBuchhaltungsButlerKMUBelegerkennung (OCR), Bankabgleich, Automatisierung, Buchungsvorschläge, DATEV-ExportEÜR oder doppelte Buchführung (optional)Automatisierungsfunktionen, schnelle Verarbeitung, SteuerberateranbindungCollmexKMUFinanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Projekte, E-Commerce-SchnittstellenEÜR oder doppelte Buchführung (je nach Paket)Modular erweiterbar, DATEV-ExportLexware OfficeStartups und kleine UnternehmenRechnungen, Belegerfassung, Banking, USt-VoranmeldungEÜR, keine BilanzEinfacher Einstieg, intuitive OberflächesevdeskGründer und SelbständigeRechnungsstellung, Buchhaltung, Belegerkennung, Banking, USt-VoranmeldungEÜR, keine BilanzBenutzerfreundlich, mobile AppWISO MeinBüroFreelancer, Selbständige, kleine BetriebeRechnungen, Angebote, Buchhaltung, Banking, MahnwesenEÜR, keine BilanzEinfacher Einstieg, integriertes Auftragswesen, keine reine Cloud-Lösung, Kombi aus lokalen und Cloud-Komponenten Noch kurz ein Hinweis: In der Tabelle finden sich überwiegend Anbieter, die cloudnative Buchhaltungssoftware anbieten. Darüber hinaus gibt es auch Anbieter, die von Cloud-Software sprechen, wenn die Lösung in einer Managed Cloud oder Private-Cloud-Umgebung betrieben wird. Fazit Die hier vorgestellten Top-10 Buchhaltungslösungen decken ein breites Spektrum ab – von einfachen, nutzerfreundlichen Systemen bis zu umfassenden ERP-nahen Plattformen. Welche Software für Sie ideal ist, hängt von Ihrem Geschäftsmodell, Ihren Wachstumsplänen und dem Integrationsbedarf ab. Die Auswahl einer Finanzbuchhaltungssoftware fällt nicht leicht. Unsere Empfehlung lautet: Testen Sie eine Auswahl der Kandidaten in einer realistischen Umgebung mit echten Geschäftsvorfällen. Prüfen Sie, wie gut Automatisierungen funktionieren, wie stabil Schnittstellen laufen, und wie der Support reagiert. So finden Sie die Cloud Buchhaltungssoftware, die Ihrem Unternehmen langfristig echten Mehrwert bringt. Scopevisio bietet einen kostenlosen und unverbindlichen 30-Tage-Test an. FAQs rund um das Thema Cloud-Buchhaltung Cloud-Buchhaltungssoftware ist eine internetbasierte Lösung zur Verwaltung und Automatisierung von Finanz- und Buchhaltungsprozessen. Die Software wird nicht lokal installiert, sondern in der Cloud betrieben, wodurch Daten in Echtzeit abrufbar sind und von überall aus verwaltet, analysiert und geteilt werden können. Für Mittelständler bietet Cloud- oder Online Buchhaltungssoftware zahlreiche Vorteile, darunter: Kosteneffizienz – Die Ausgaben für Hardware, Wartung, Updates und IT-Personal sinken, da der Anbieter die Infrastruktur betreibt. Updates werden automatisch eingespielt. Flexibilität und Mobilität – Mitarbeitende und Steuerberater können jederzeit auf dieselben, aktuellen Daten zugreifen – unabhängig vom Standort. Schnellere Automatisierung – Viele Systeme bieten automatische Belegerkennung, Regelbuchungen oder Banking-Synchronisation, was manuelle Arbeit reduziert. Bessere Zusammenarbeit – Durch Schnittstellen zu Steuerberater-Software (z. B. DATEV) oder per Steuerberaterzugang ist der Datenaustausch effizienter und fehlerärmer. Skalierbarkeit – Bei Wachstum kann man neue Nutzer oder Module flexibel hinzufügen. Aktueller Rechtsstand – Anbieter pflegen regelmäßig gesetzliche Änderungen z. B. GoBD, Umsatzsteuergesetz oder E-Rechnungspflichten ein. Sicherheit – Professionelle Rechenzentren mit zertifizierten Standards bieten oft bessere Datensicherheit und Wiederherstellungsmechanismen als interne Lösungen. In Summe betrachtet bietet die Cloud-Buchhaltung sowohl technische als auch organisatorische Vorteile, die besonders mittelständische Betriebe mit mehreren Standorten oder zunehmend digital ausgerichteten Prozessen nutzen können. Die Auswahl der passenden Cloud Buchhaltungssoftware hängt von vielen Kriterien ab. Einige wichtige Aspekte haben wir hier aufgelistet: FunktionsumfangWie sieht es mit Bilanzierung, Jahresabschluss, Anlagenbuchhaltung und anderen wichtigen Funktionen für den Mittelstand aus? Automatisierungsgrad & KI-UnterstützungBelegerkennung (OCR), automatische Buchungsvorschläge, Abgleich mit Bankkonten etc. erleichtern das Arbeiten erheblich. Schnittstellen & ExportmöglichkeitenWichtig sind Schnittstellen zu Steuerberatern (z. B. DATEV-Export), zu Shopsystemen, Zahlungsdienstleistern etc. Benutzerfreundlichkeit & MobilitätWie intuitiv ist das System? Gibt es Apps oder responsive Weboberflächen für Smartphones & Tablets? Rechtliche & technische AnforderungenGoBD-Konformität, DSGVO, sichere Rechenzentren (idealerweise in Deutschland oder EU), regelmäßige Backups. Skalierbarkeit & KostenstrukturKann das System mit dem Unternehmen mitwachsen? Wie teuer wird das System bei Wachstum (mehr Nutzer, mehr Belege)? Gibt es Staffelpreise? Support & WeiterbildungGibt es Schulungen, laufenden Support und Community? Integration zu anderen SystemenBietet die Software offene APIs, um Fremdsysteme wie CRM, Beschaffung oder Spezialanwendungen anzubinden? Ohne gute Integration gerät Ihr Buchhaltungssystem schnell zum Inselsystem. ### Top 10 Cloud-ERP-Systeme für den Mittelstand in Deutschland ERP-Systeme gelten als das digitale Rückgrat vieler Unternehmen. Inzwischen werden sie mehr und mehr in die Cloud verlagert. Insbesondere große Unternehmen setzen auf Enterprise Resource Planning in der Cloud, allerdings holt der Mittelstand auf. Folgender Beitrag stellt 10 Cloud-ERP-Systeme für den Mittelstand und deren Anbieter vor. Eine Umfrage des Branchenverbandes Bitkom ergab, dass in Deutschland inzwischen 90 % der Unternehmen Cloud-Dienste nutzen. Cloud Computing ist also längst zum Standard geworden. Rund die Hälfte (47 %) der IT-Anwendungen von Unternehmen laufen in der Cloud. Zwar wird Cloud-HR- und Cloud-Finanzbuchhaltungssoftware mit 72 Prozent deutlich stärker genutzt als Cloud-ERP (30 Prozent). Dennoch ist laut Umfragen des Analystenhauses Trovarit Cloud-ERP auf dem Vormarsch. Gründe dafür sind die hohe Flexibilität, die einfache Skalierbarkeit und die schnelleren Innovationszyklen dieser Systeme. 2025 setzen deshalb immer mehr Anbieter auf Cloud-first- oder Cloud-only-Strategien, wodurch klassische On-Premises-Lösungen an Bedeutung verlieren. Anbieter von Cloud-ERP-Systemen für den Mittelstand im Kurzüberblick Scopevisio Scopevisio ist ein deutsches Unternehmen, das 2007 gegründet wurde und seither ausschließlich cloudnative Software entwickelt. Das Scopevisio Cloud-ERP ist speziell auf die Anforderungen im Mittelstand zugeschnitten und zeichnet sich durch seine starke Finanzfunktion und seine offene API aus. Scopevisio automatisiert administrative Routinen auch mit Hilfe von KI und wurde 2025 als ERP-System des Jahres in der Kategorie KI ausgezeichnet. SAP SAP ist ein weltweit führender Anbieter von Unternehmenssoftware, der sich auf Business-Software für große Unternehmen und Konzerne spezialisiert hat. Mit "Grow with SAP" hatte das Unternehmen unlängst eine Cloud-Offensive im Mittelstand gestartet, um diesem den Einstieg in ihre cloudbasierte ERP-Softwarelösung der neuesten Generation – SAP S/4HANA – zu vereinfachen.. Oracle Oracle hat seine Wurzeln im Datenbankgeschäft der 1970er Jahre und bietet heute ein umfassendes Portfolio aus Datenbank­technologien, Middleware, Cloud-Plattformen und Unternehmenssoftware. Seine ERP-Lösungen richten sich vorwiegend an große Unternehmen und Konzerne. Mit Oracle NetSuite hat das Unternehmen auch ein Cloud-ERP für den Mittelstand im Programm. Microsoft Der US-Konzern Microsoft bringt mit seiner Dynamics-Reihe jahrzehntelange Erfahrung in Sachen Unternehmenssoftware ein. Für den Mittelstand hat der IT-Gigant die Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central im Portfolio. Sie vernetzt Finanzen, Verkauf, Logistik, Human Resource und Projektmanagement und ergänzt sich mit Microsoft 365. Sage Gegründet 1981 in Newcastle, hat sich das britische Unternehmen Sage vom Spezialisten für Buchhaltungslösungen hin zu einem breit aufgestellten Anbieter für betriebswirtschaftliche Software entwickelt. Sage X3 (Sage Business Cloud X3) ist ein Cloud-ERP, das sich für mittelgroße und größere Unternehmen eignet und branchenübergreifend einsetzbar ist. Haufe Haufe ist ein deutscher Software- und Dienstleistungsanbieter mit Sitz in Freiburg, der sich auf digitale Unternehmens- und Arbeitsplatzlösungen sowie Weiterbildung spezialisiert hat. Mit Haufe X360 bietet das Unternehmen eine modulare Cloud-ERP-Lösung mit relevanten Kernfunktionen für KMU. Die Software basiert technologisch auf dem Acumatica Cloud ERP. Xentral Xentral ist ein deutsches Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Augsburg, das 2017 gegründet wurde. Es bietet mit Xentral eine "Software as a Service (SaaS)"-Lösung mit Warenwirtschaft und Supply Chain Management speziell für KMU im Handel und E-Commerce. Myfactory Myfactory ist ein Unternehmen mit rund 50 Mitarbeitern in Deutschland und der Schweiz, das seit 2002 eine webbasierte Cloud-ERP-Lösung für KMU anbietet. Myfactory ist modular aufgebaut und richtet sich vorwiegend an KMU aus Fertigung und Handel. Weclapp Weclapp wurde 2008 gegründet und richtet sich mit seinem Cloud-ERP an KMU im deutschsprachigen Raum. Das webbasierte System von Weclapp ist modular aufgebaut und umfasst Funktionen für CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement, Service, Faktura und Finanzwesen. Odoo Odoo ist ein belgisches Unternehmen, das modulares Cloud-ERP mit Hunderten von ERP-Modulen anbietet, die unabhängig voneinander genutzt oder kombiniert werden können. Die Software von Odoo ist Open Source und richtet sich insbesondere an KMU. Cloud-ERP-Systeme im Vergleich Cloud-ERP-Systeme zeichnen sich grundsätzlich dadurch aus, dass sie vollständig webbasiert betrieben werden und zentrale Unternehmensprozesse – vom Vertrieb über das Projektmanagement bis hin zur Buchhaltung – in einer einheitlichen, jederzeit verfügbaren Plattform abbilden. Dennoch gibt es Unterschiede, vor allem im Hinblick auf Zielgruppe, Funktionsbreite und -tiefe, Prozessautomatisierung und andere Aspekten mehr. Cloud-ERP-LösungZielgruppeKernfunktionenStärken & BesonderheitenScopevisioMittelstand im DACH-RaumFinanzbuchhaltung, CRM/Vertrieb, DMS/ECM, Projektmanagement, BeschaffungCloudnativ, Made & Hosted in Germany, offene API, starke Automatisierung mit KI, DMS- und Microsoft-Office-IntegrationSAP S/4HANAGroßunternehmen, KonzerneFinanzwesen, Controlling, Supply Chain, Produktion, HR, AnalyticsSehr umfangreich, global einsetzbar, In-Memory-DatenbankOracle NetSuiteMittelgroße bis große UnternehmenFinanzmanagement, Beschaffung, Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM)Starke Finanzfunktionen, Skalierbarkeit, tiefe Integration, Analytics-Stärke, auch On-Premises und Hybrid-BetriebMicrosoft Dynamics 365 Business CentralMittelgroße bis große UnternehmenFinanzwesen, CRM, Einkauf, Lager, Produktion, Projekte, AnalyticsModulare Architektur, nahtlose Integration mit Microsoft Office 365 und Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Automate)Sage X3 CloudMittelgroße bis große UnternehmenBuchhaltung, Lohn/HR, Warenwirtschaft, CRMMehrsprachigkeit, Multi-Company, BranchenvielfaltHaufe X360KMUFinanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, DMS, Projekte, ProduktionCloudnative Plattform, modular erweiterbar, basiert auf der US-Lösung Acumatia, die Haufe für den dt. Markt angepasst hatXentralKMUAuftragsabwicklung, Lager, Versand, Einkauf, CRM, BuchhaltungFokus auf E-Commerce, schnelle Einführung, AutomatisierungenMyfactoryKMUEinkauf, Lagerhaltung, Produktion, Finanzen, CRM, E-Commerce und PersonalmanagementFokus auf Handel und Fertigung, Online-Shop Integration, All-in-One-Lösung für KMU WeclappKMUCRM, Warenwirtschaft, Abrechnung, ProjekteIntuitive Oberfläche, Datenhaltung in Deutschland, All-in-One-Lösung für KMU OdooKMUCRM, Verkauf, Einkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung, HR, E-CommerceOpen Source, Hunderte anpassbare Module, Entwickler-Community Fazit Cloud-ERP-Systeme gewinnen auch im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Getrieben wird diese Entwicklung vom Wunsch nach mehr Flexibilität, Effizienz und Zukunftssicherheit. Für die Auswahl steht inzwischen eine breite Palette an Cloud-ERP-Systemen zur Verfügung – von internationalen Enterprise-Systemen bis hin zu Open-Source-Plattformen mit zahlreichen Apps. Viele der großen Anbieter fokussieren sich jedoch primär auf komplexe Konzernstrukturen und internationale Anforderungen. Für mittelständische Unternehmen sind diese Systeme oft zu umfangreich, zu teuer und zu aufwendig in der Implementierung. Unternehmen wie Scopevisio dagegen zählen zu Cloud-ERP-Anbietern, die sich konsequent auf den Mittelstand fokussieren und diesen nicht nur als Zielgruppe unter vielen, sondern als Kern ihres Geschäftsmodells verstehen. Zudem haben größere Player im Markt ihre Lösungen oft erst nachträglich für die Cloud angepasst. Unternehmen wie Scopevisio, Weclapp oder Xentral hingegen haben von Beginn an einen anderen Ansatz verfolgt und ausschließlich cloudnative ERP-Software entwickelt. Klar ist: Die Auswahl des passenden Cloud-ERP-Systems will gut durchdacht sein – schließlich soll die Lösung optimal zu den eigenen Prozessen, Zielen und Ressourcen passen. Wer herausfinden möchte, welches System am besten zum eigenen Unternehmen passt, sollte die Möglichkeit nutzen, verschiedene Lösungen zu testen. Softwarehersteller wie Scopevisio bieten einen kostenlosen 30-Tage-Test ihrer Cloud-ERP-Lösung. FAQ rund um das Thema Cloud-ERP Im Gegensatz zu klassischen On-Premise-Systemen entfallen bei Cloud-ERP-Systemen aufwändige Installationen und Wartungsarbeiten, da Updates und Sicherheitsmaßnahmen automatisch durch den Anbieter erfolgen, was die eigene IT-Abteilung entlastet. Auch Investitionen in die IT-Infrastruktur, wie sie für On-Premises-ERP notwendig sind, entfallen. Dadurch profitieren Unternehmen von einer hohen Agilität, planbaren Kosten und der Möglichkeit, ihre Systeme flexibel an veränderte Marktbedingungen oder Unternehmensgrößen anzupassen. Besonders für wachsende oder digital orientierte Unternehmen bietet Cloud-ERP damit eine zukunftssichere Basis, um Prozesse effizient zu steuern und datengetrieben Entscheidungen zu treffen. Bei der Auswahl eines cloudbasierten ERP-Systems sollten Unternehmen eine Reihe technischer, funktionaler und strategischer Kriterien berücksichtigen, um eine Lösung zu finden, die langfristig passt. Hier sind die wichtigsten Punkte im Überblick: ​1. Funktionsumfang & Branche: Das System sollte alle zentralen Geschäftsprozesse abdecken und branchenspezifische Anforderungen unterstützen. 2. Cloud-Technologie: Bevorzugt werden sollten Cloud-native Lösungen mit moderner Architektur, hoher Verfügbarkeit und regelmäßigen Updates. 3. Sicherheit & Compliance: Achten Sie auf DSGVO-Konformität, EU-Serverstandorte, Verschlüsselung und klare Backup-Regelungen. 4. Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives Design und einfache Bedienung fördern Akzeptanz und reduzieren Schulungsaufwand. 5. Integration & Erweiterbarkeit: Offene Schnittstellen (APIs) ermöglichen die Anbindung externer Systeme und flexible Anpassungen. 6. Kosten & Anbieter: Transparente Preismodelle, fairer Support und die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters sind entscheidend. Fragen Sie dafür nach Referenzen. Die Auswahl eines Cloud-ERP sollte systematisch und bedarfsorientiert erfolgen. Zunächst werden die eigenen Prozesse und Anforderungen definiert, um den benötigten Funktionsumfang klar zu bestimmen. Anschließend lohnt sich ein Vergleich mehrerer Anbieter anhand zentraler Kriterien wie Funktionsabdeckung, Sicherheit, Integrationsfähigkeit, Kostenstruktur und Supportqualität. Demos, Testzugänge oder Referenzen helfen, die Bedienbarkeit und Praxistauglichkeit zu prüfen. Am Ende sollte das System nicht nur technisch passen, sondern auch zur Größe, Branche und Digitalstrategie des Unternehmens. ### Scopevisio als ERP-System des Jahres in der Kategorie KI ausgezeichnet Scopevisio wurde beim diesjährigen Wettbewerb zum ERP-System des Jahres in der Kategorie Künstliche Intelligenz (KI) ausgezeichnet und erhielt damit den Award in Gold. Mit der Auszeichnung würdigte die Jury insbesondere die konsequente Integration intelligenter Automatisierung in die Scopevisio-Unternehmensplattform. „Diese Ehrung ist ein großartiger Beleg für die Innovationskraft der Scopevisio im Bereich KI-basierter Unternehmenssoftware. Sie zeigt, dass wir mit unserer Vision und Technologie Maßstäbe setzen – und Unternehmen auf dem Weg in die digitale Zukunft nachhaltig unterstützen“, sagt Alexander Kintzi, Vorstand und CRO der Scopevisio AG. Mit intelligenten Automatisierungen, generativer KI und datengetriebenen Entscheidungsfunktionen treibt Scopevisio die Entwicklung moderner ERP-Systeme konsequent voran. Der Award unterstreicht die führende Rolle des Bonner Softwareunternehmens bei der Integration von KI in betriebliche Prozesse. Wettbewerb feiert 20-jähriges Jubliäum Seit nunmehr 20 Jahren zeichnet der Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ herausragende Lösungen im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) aus. Die Auszeichnung gilt als eine der renommiertesten ihrer Art in Europa. Veranstaltet wird der Wettbewerb vom GITO Verlag in Kooperation mit der Universität Potsdam (LSWI) und dem Center for Enterprise Research (CER). Preisverleihung in Frankfurt Anlässlich des 20-jährigen Jubiläums fand die feierliche Preisverleihung im Rahmen des IT-Unternehmertags am 13. Oktober 2025 im Meliá Hotel Frankfurt City statt. Scopevisio-Gründer und CEO Dr. Jörg Haas (im Bild rechts) nahm gemeinsam mit Özlem Doger-Herter, Head of Communication (im Bild links), die Auszeichnung entgegen. Warum KI in ERP-Systemen zählt In einer zunehmend datengetriebenen Wirtschaft gewinnen intelligente Systeme entscheidend an Bedeutung. Scopevisio nutzt KI, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und Unternehmen somit zu mehr Effizienz, Transparenz und Entscheidungsqualität zu verhelfen. Im Rahmen eines Pilotprojekts haben wir kürzlich einen KI-Chatbot in unsere Online-Hilfe integriert. Derzeit arbeiten wir an einem KI-Chatbot, der in der Lage ist, sämtliche Dokumente eines Unternehmens zu durchsuchen und Antworten auf Fragen zu diesen Dokumenten zu liefern. Geplant ist anschließend, einen KI-Assistenten – ein EnterpriseGPT – in die Scopevisio-Benutzeroberfläche zu integrieren. Damit setzt Scopevisio neue Maßstäbe für die Verbindung von ERP und Künstlicher Intelligenz – und zeigt, wie Unternehmen von einer durchgängig integrierten, intelligenten Plattform profitieren können. ### Business Excellence Award für Dr. Jörg Haas Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO der Scopevisio AG, ist mit dem Unternehmerpreis „Business Excellence Award“ des Verbandes „Die Familienunternehmer e.V.“ ausgezeichnet worden. Die Verleihung fand am 1. Oktober 2025 im Rahmen einer feierlichen Gala im Althoff Grandhotel Schloss Bensberg in Bergisch Gladbach statt. Jens Stevens, geschäftsführender Gesellschafter der AFG-Recycling, hielt die Laudatio und übergab Jörg Haas die Auszeichnung im Namen des Verbandes. "Dr. Jörg Haas ist für mich über sein Entrepreneurship hinaus ein unglaublich liebenswerter Mensch, der sympathisch bodenständig ist. Dass er und seine Familie sich umfangreich sozial einsetzen und vielfältig karitativ tätig sind, möchte ich hier auch betonen“, so Jens Stevens in seiner Rede anlässslich der Priesverleihung. Der Preis wird jährlich von den Verbänden Die Familienunternehmer und Die jungen Unternehmer der Regionalkreise Düsseldorf Niederrhein und Metropolregion Köln Bonn vergeben. Über die Preisträger entschied eine siebenköpfige Jury unter der Leitung von Prof. Dr. Nadine Kammerlander, WHU – Otto Beisheim School of Management in Vallendar. Die Unternehmenspreise wurden auch in diesem Jahr in den Kategorien Wachstum, Transformation und Nachhaltigkeit vergeben. ### Verification of Payee: Mehr Sicherheit, mehr Vertrauen, weniger Risiko Ab Oktober 2025 gilt eine neue Pflicht im SEPA-Zahlungsverkehr: die Verification of Payee (VoP). Banken müssen vor der Ausführung einer Überweisung prüfen, ob der angegebene Name des Zahlungsempfängers mit der IBAN übereinstimmt. Für Mitarbeitenden in der Buchhaltung bedeutet das: Zahlungsprozesse ändern sich – und zwar sowohl bei der Erfassung als auch bei der Kontrolle von Überweisungen. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie sich einstellen müssen und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereiten. Was ist die Verification of Payee? Die „Verification of Payee“ (VoP) ist ein Verfahren zur Empfängerüberprüfung im Zahlungsverkehr, das ab Oktober 2025 für Banken und Zahlungsdienstleister im SEPA-Raum verpflichtend wird. Ziel dieser EU-weiten Vorgabe ist es, Zahlende vor Fehlüberweisungen und Betrug zu schützen, indem bereits vor der Ausführung einer Überweisung geprüft wird, ob der vom Zahler angegebene Empfängername zur eingegebenen IBAN passt. Was ist der regulatorische Hintergrund? Der VoP-Prozess ist Teil der neuen EU-Verordnung 2024/886 und der „Instant Payment Regulation“. Alle Banken im Euro-SEPA-Raum müssen diesen Service bis spätestens 9. Oktober 2025 anbieten. Welche Vorteile hat die Verification of Payee? Für Mitarbeitende in der Buchhaltung und das Unternehmen ergeben sich mehrere Vorteile: Weniger Fehler bei Überweisungen: Unterschiedliche Schreibweisen oder Tippfehler im Empfängernamen werden erkannt und dem Zahlenden zur Klärung angezeigt, inklusive Grad der Abweichung: „Close Match“ oder „No Match“. Gesteigerte Sicherheit / weniger Betrug: Besonders der APP-Betrug (Authorized Push Payment) wird gemindert, bei dem Zahlungen an falsche Konten geleitet werden. Mehr Vertrauen bei Geschäftspartnern: Ihre Lieferanten oder Kunden sehen, dass Ihr Unternehmen Maßnahmen zur Absicherung trifft. Haftungsklärung: Liegt eine „grüne Lösung“ (Match) vor und Sie führen die Zahlung durch, haftet meist die Bank für etwaige Schäden. Bei Abweichungen trägt häufig der Zahler das Risiko, wenn er dennoch freigibt. Präzisierung von Bankprozessen: Durch VoP wird die Zahlungsqualität insgesamt verbessert und Rückfragen bei fehlerhaften Daten seltener. Wie funktioniert die Verification of Payee? Der technische Ablauf von VoP läuft meist in wenigen Sekunden ab. Fünf typische Schritte dabei sind: Der Zahler gibt Empfängernamen und IBAN ein. Die Bank des Zahlers sendet eine VoP-Anfrage an die Empfängerbank. Die Empfängerbank prüft, ob Name und IBAN übereinstimmen, und sendet eine Rückmeldung (z. B. „Match“, „Close Match“, „No Match“, „No Response“). Die Rückmeldung wird dem Zahler angezeigt. Bei „Close Match“ zeigt die Bank oft den bei ihr hinterlegten Namen an. Bei „No Match“ oder „No Response“ warnt sie den Zahler. Der Zahler entscheidet dann, ob er die Zahlung freigibt oder abbricht. Wird eine Zahlung trotz Abweichung freigegeben, liegt das Risiko beim Zahler. Der Verification-of-Payee-Prozess für Firmenkunden Für Firmenkunden gelten zusätzliche Details, besonders bei Sammelüberweisungen oder elektronischen Zahlungsdateien (z. B. über EBICS): Für Einzelüberweisungen besteht auch für Firmenkunden ab Oktober 2025 keine Opt-out-Möglichkeit: jede einzelne Zahlung muss geprüft werden. Für Sammelüberweisungen (Zahlungsdateien) können Firmenkunden wählen, ob sie VoP nutzen (Opt-in) oder nicht (Opt-out). Bei der Dateiform (etwa mit ISO-20022-Dateien wie pain.001) kann ein separater Verifizierungsauftrag (nur Empfängerdaten) übermittelt werden, bevor die eigentliche Zahlungsdatei gesendet wird. Das Ergebnis einer VoP-Prüfung mit Statuscodes (z. B. „Match“, „No Match“) wird gewöhnlich über pain.002-Antwortdateien zurückgemeldet. Firmenkunden müssen sicherstellen, dass eine fehlerhafte Zeile in einer Datei nicht den gesamten Vorgang blockiert – manche Banken lehnen ganze Dateien ab, wenn einzelne Positionen abgewiesen werden. FallOpt-in möglich?BesonderheitenEinzelüberweisungNein (Pflichtprüfung)VoP immer aktivSammeldaten / ZahlungsdateienJa (Opt-in oder Opt-out)Bei Opt-in: separate Verifizierungsdatei möglichRückmeldungüber pain.002-StatusFehlermeldungen einzelner Zeilen müssen isoliert gehandhabt werden Was müssen Mitarbeitende in der Buchhaltung beachten? Damit VoP reibungslos läuft, sollten Mitarbeitende in der Buchhaltung folgendes beachten: Stammdatenpflege: Empfängernamen (Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter) müssen exakt mit dem bei deren Bank hinterlegten Kontoinhabernamen übereinstimmen. Jede Abweichung kann zu Warnungen im Prozess führen. Auch Scopevisio-Anwenderinnen und Anwender sollten dies prüfen. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Lieferanten und Kunden frühzeitig, den exakten Kontoinhaber­namen zu verwenden, wie er bei ihrer Bank registriert ist. Fehlerfälle erkennen und bearbeiten: Wenn eine Zahlung mit „Close Match“ oder „No Match“ gemeldet wird, muss geprüft werden, ob der Name falsch eingegeben oder bei der Bank anders hinterlegt ist. Verantwortungsbewusstsein bei Freigaben: Bei Abweichungen übernimmt der Zahler das Risiko, wenn er trotzdem die Zahlung freigibt. Deshalb kritisch prüfen! Monitoring von Rückmeldungen: Aus pain.002 oder anderen Statusmeldungen sollte halbautomatisch geprüft werden, ob Zahlungen abgelehnt oder korrigiert werden müssen. Hinweis für Scopevisio-Kunden: Im Zuge der neuen Verfahren müssen Sie gegebenenfalls Änderungen beim Import von Bankumsätzen beachten. Lesen Sie dazu bitte unsere Hinweise ISO 20022 und Verification of payee (VoP)in der Online-Hilfe. Wir stellen außerdem eine neue SEPA-Version (3.7) zur Verfügung. Prüfen Sie, ob diese in Ihren Einstellungen ausgewählt ist. Mehr dazu ebenfalls in unserer Online-Hilfe. Was hat Verification of Payee mit der ISO 20022 zu tun? Verification of Payee (VoP) und ISO 20022 sind unmittelbar miteinander verbunden: Die Einführung von VoP als Sicherheitsmaßnahme im Zahlungsverkehr wird durch die technischen Möglichkeiten und Standards von ISO 20022 erst ermöglicht. Die ISO 20022 ist ein moderner, standardisierter Nachrichtenstandard für Zahlungsverkehr und Finanznachrichten. Banken führen VoP auf der Grundlage der XML-basierten Zahlungsformate von ISO 20022 durch. So basieren Zahlungs- und Statusdateien wie etwa pain.001, pain.002 auf ISO 20022-Strukturen. VoP ist somit mit ISO 20022 eng verzahnt – die Sicherheit im Zahlungsverkehr kann durch VoP erst gewährleistet werden, weil ISO 20022 die entsprechenden Kommunikationswege, Felder und Prozesse bereitstellt. Fazit & Ausblick Die Verification of Payee bringt für Unternehmen in der Buchhaltung mehr Sicherheit, höhere Datenqualität und ein geringeres Risiko von Fehlzahlungen oder Betrugsfällen — insbesondere im SEPA- und Echtzeitüberweisungsumfeld. Allerdings erfordert sie ein systematisches Vorgehen: saubere Stammdaten, angepasste Software, klare Prozesse und Schulung der Mitarbeitenden. Ab Oktober 2025 wird VoP verpflichtend eingesetzt. Wer vorbereitet ist, kann Vorteile nutzen — und dem Unternehmen helfen, Zahlungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten. ### EU Data Act 2025: Was Cloud-ERP-Anwender jetzt wissen müssen Der EU Data Act tritt am 12. September 2025 in Kraft und bringt bedeutende Veränderungen für Unternehmen, die Cloud-ERP-Systeme nutzen. Mit neuen Rechten ausgestattet, stehen Anwender vor der Herausforderung, ihre Datenhoheit zu sichern und gleichzeitig die Anforderungen der EU-Datenschutzverordnung (DSGVO) einzuhalten. In diesem Artikel erfahren Sie, was der EU Data Act für Cloud-ERP-Anwender bedeutet, welche neuen Rechte er mit sich bringt und wie Scopevisio Sie bei der Umsetzung unterstützt. Was ist der EU-Data-Act? Der EU-Data-Act ist ein umfassendes Gesetzespaket, das darauf abzielt, den Umgang mit Daten innerhalb der Europäischen Union zu regulieren und zu vereinheitlichen. Sein Hauptziel ist es, den Zugang zu und die Nutzung von Daten zu verbessern, um Innovationen zu fördern und den europäischen Binnenmarkt zu stärken. Unternehmen und insbesondere Cloud-ERP-Anwender stehen im Mittelpunkt dieser neuen Regelungen. Der EU-Data-Act soll sicherstellen, dass Unternehmen mehr Kontrolle über die von ihnen generierten Daten erhalten und gleichzeitig die Interoperabilität verschiedener Systeme gefördert wird. Dies bedeutet, dass Cloud-ERP-Anwender sich auf neue Rechte und Pflichten einstellen müssen, die ihre Geschäftsprozesse erheblich beeinflussen können. Wer ist vom EU Data Act betroffen? Die Verordnung betrifft alle Unternehmen, die Daten erzeugen, nutzen oder speichern – unabhängig von Branche oder Größe. Besonders betroffen sind: Cloud-ERP-Anwender, die täglich große Datenmengen verarbeiten, IoT-Unternehmen, deren Geräte kontinuierlich Daten erzeugen, Cloud- und Softwareanbieter, die Datenportabilität und Interoperabilität gewährleisten müssen. Damit ist der Data Act nicht nur für Großkonzerne relevant, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die moderne Cloud-Lösungen nutzen. Neue Rechte für Cloud-ERP-Anwender RechtBeschreibungAuswirkungen für Cloud-ERP-AnwenderDatenportabilitätUnternehmen können ihre Daten einfacher von einem Cloud-Anbieter zu einem anderen übertragen, ohne auf technische oder rechtliche Hürden zu stoßen.Cloud-ERP-Anwender erhalten mehr Flexibilität bei der Wahl und dem Wechsel von Cloud-Anbietern.Zugang zu MetadatenUnternehmen erhalten umfassende Einblicke in die Nutzungsdaten ihrer Cloud-ERP-Systeme, um besser zu verstehen, wie ihre Systeme genutzt werden.Anwender können die Performance ihrer Systeme besser überwachen und optimieren.Erhöhte Kontrolle über DatenzugriffUnternehmen haben mehr Kontrolle darüber, wer auf ihre Daten zugreifen kann und wie diese genutzt werden dürfen.Cloud-ERP-Nutzer können den Zugriff auf ihre Daten gezielt steuern und ungewollte Zugriffe verhindern.Transparenz über DatenverwendungAnbieter müssen detaillierte Informationen darüber liefern, wie Daten gesammelt, verarbeitet und genutzt werden.Unternehmen erhalten mehr Klarheit und Transparenz über die Verwendung ihrer Daten.Zugang zu erweiterten APIsCloud-Dienstleister sind verpflichtet, APIs bereitzustellen, die eine einfachere Integration von externen Systemen ermöglichen.Cloud-ERP-Anwender profitieren von einer besseren Integration ihrer Systeme und erweiterten Schnittstellen.Wechsel des Cloud-Anbieters ohne DatenverlustDer Data Act fördert die Portabilität von Daten zwischen Cloud-Anbietern, was den Wechsel zu einem anderen Anbieter erleichtert.Unternehmen können ihre Systeme anpassen oder den Anbieter wechseln, ohne ihre Daten zu verlieren. Datenhoheit in der Cloud: Was sich ändert Die Datenhoheit von Unternehmen wird durch den EU Data Act deutlich gestärkt. Volle Kontrolle: Sie entscheiden, wer auf Ihre Daten zugreift und wie diese genutzt werden. Interoperabilität: Einheitliche Standards ermöglichen nahtlose Datenübertragungen zwischen Cloud-Systemen. Mehr Sicherheit: Anbieter sind verpflichtet, Datentransparenz und -schutz klar zu regeln. Für viele Unternehmen ist das ein entscheidender Schritt, um Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern (Vendor Lock-in) zu reduzieren. Was der Wechsel von einem älteren ERP-System jetzt für Unternehmen bedeutet Der EU Data Act senkt die Hürden für den Umstieg von alten ERP-Systemen auf moderne Cloud-ERP-Lösungen. Überhöhte Kosten für den Datenexport entfallen, Interoperabilitätsstandards erleichtern die Migration und Unternehmen gewinnen mehr Flexibilität bei der Wahl ihres Anbieters. 👉 Das ist die Chance, veraltete Systeme abzulösen und auf ein leistungsstarkes Cloud-ERP mit mehr Effizienz, Transparenz und Datenhoheit umzusteigen. Tipp: Wenn Sie gerade prüfen, ob Ihr ERP-System noch zu Ihren Anforderungen passt, empfehlen wir unser Whitepaper „Wie finde ich das passende ERP-System?“. Dort finden Sie praxisnahe Kriterien für die Auswahl einer zukunftssicheren Lösung. Fazit Der EU-Data-Act markiert einen bedeutenden Wendepunkt für Cloud-ERP-Anwender in Europa. Mit der Einführung neuer Rechte und der Stärkung der Datenhoheit bietet er Unternehmen die Möglichkeit, mehr Kontrolle über ihre Daten zu erlangen und gleichzeitig die Einhaltung der EU-Datenschutzverordnung sicherzustellen. Diese Veränderungen erfordern jedoch auch eine sorgfältige Anpassung der internen Prozesse und eine strategische Neuausrichtung, um den neuen Vorschriften gerecht zu werden. Zukünftige Entwicklungen könnten weitere Anpassungen mit sich bringen, da die EU weiterhin bestrebt ist, den digitalen Binnenmarkt zu regulieren und zu harmonisieren. Für Cloud-ERP-Anwender bedeutet dies, wachsam zu bleiben und frühzeitig auf neue Regelungen zu reagieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Vorteile der digitalen Transformation voll auszuschöpfen. ### ERP im Mittelstand: Die 5 wichtigsten Vorteile für Dienstleister  Für viele mittelständische Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist ein ERP-System heute weit mehr als nur eine praktische Ergänzung – es entwickelt sich zunehmend zum zentralen Erfolgsfaktor. Mit einer integrierten ERP-Lösung lassen sich Abläufe harmonisieren, Ressourcen optimal einsetzen und die digitale Entwicklung des Unternehmens gezielt fördern. In diesem Artikel erfahren Sie, warum gerade jetzt ein idealer Zeitpunkt ist, ein ERP-System für Dienstleister einzuführen, ab wann sich die Investition spürbar lohnt und welche besonderen Vorteile Scopevisio für Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen bietet. Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für Digitalisierung ist  Die deutsche Wirtschaft zeigt Schwächen und der Mittelstand steht unter erheblichem Druck: steigende Erwartungen der Kunden, mehr Anforderungen an die Compliance und ein Mangel an Fachkräften. Die Herausforderungen sind groß. Viele Firmen nutzen noch isolierte Lösungen, die zu Datensilos führen – diese Ansätze hemmen Wachstum und Effizienz. Eine Trendwende ist jedoch sichtbar, wie Studien, etwa die Statista-Studie zu ERP-Software im D-A-CH-Raum, belegen. Laut dieser Studie ist die Nachfrage nach ERP-Software in Deutschland, Österreich und der Schweiz aufgrund der zunehmenden Bedeutung der digitalen Transformation in Unternehmen in den letzten Jahren stark gestiegen. Auch international setzt sich dieser Trend fort.   👉 Wer jetzt digitalisiert, sichert sich Wettbewerbsvorteile. Wer wartet, verliert.  Aktuelle Herausforderungen ohne ERP-System im Mittelstand  Wie wichtig die Digitalisierung für mittelständische Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist, zeigt die folgende Übersicht. Ohne passende ERP-Software ziehen sich die Probleme durch fast alle Unternehmensbereiche.   BereichOhne ERP-SystemMit ERP-SystemDatenverwaltungExcel-Listen, manuelle Abgleiche, DateninselnZentrale Datenbank, einheitliche Informationen, Transparenz, weniger PflegeaufwandProjektmanagementZettelwirtschaft, unklare Verantwortlichkeiten, Mangel an TransparenzAufgaben- und Zeitmanagement zentralisiert u. transparentAbrechnungManuelle Fakturierung, FehleranfälligkeitAutomatisierter Rechnungsprozess, weniger FehlerReportingVerzögerte Reports, viel HandarbeitEchtzeit-Analysen, Dashboards für SteuerungSicherheitOffene Dateifreigaben, Datenverluste möglichRechteverwaltung, DSGVO-konform, Backups Ein ERP-System kann Probleme verhindern. Es sorgt für Effizienz, Transparenz und spart Zeit und Kosten im Alltag. Wann lohnt sich ein ERP-System für den Mittelstand?  Der richtige Zeitpunkt für ein ERP-System ist oft dann, wenn Unternehmen im Alltag an ihre Grenzen kommen. Nicht für jede kleine Firma ist eine ERP-Lösung notwendig. Doch ab einer gewissen Größe und Komplexität wird es unverzichtbar.   Typische Auslöser für den Einsatz eines ERP-Systems 1. Wachstum und steigende Komplexität  Mehr Kunden, Projekte und Mitarbeitende machen die Koordination mit Excel-Listen oder Insellösungen unübersichtlich und fehlerbehaftet.  Beispiel: Ein IT-Dienstleister mit 60 Mitarbeitenden hat Probleme. Projektstunden, Rechnungen und Supporttickets passen nicht mehr gut zusammen. Eine ERP-Lösung bündelt alles in einem System.  2. Ineffiziente Verwaltungsprozesse  Hoher Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Freigaben oder Abrechnungen.  Beispiel: Eine Beratungsfirma erstellt monatlich über 200 Rechnungen manuell in Word/Excel. Mit ERP erfolgt die Rechnungserstellung automatisiert direkt aus den Projektzeiten. 3. Fehlende Transparenz über Kennzahlen  Das Management erhält wichtige Daten (z. B. Auslastung, Liquidität, Projektstatus) nur mit Verzögerung.  Beispiel: Ein Ingenieurbüro hat keine Echtzeit-Übersicht über Projektkosten. Ein ERP-system liefert Dashboards, z. B. für Rentabilität und Auslastung.  4. Regulatorische Anforderungen und Compliance  Strengere Anforderungen an GoBD, DSGVO oder branchenspezifische Standards erschweren den Alltag.  Beispiel: Ein Personalvermittler muss personenbezogene Daten DSGVO-konform verwalten. ERP-Systeme bieten integrierte Rollen- und Rechtemodelle und erfüllen verschiedene Anforderungen.  5. Medienbrüche durch Insellösungen  Unterschiedliche Systeme (z. B. Buchhaltung, Zeiterfassung, CRM) sind nicht miteinander verbunden.  Beispiel: Ein Marketingdienstleister nutzt drei verschiedene Tools für Zeiterfassung, Projektplanung und Rechnungswesen. Mit einer ERP-Software werden die Systeme in einem integriert.  6. Skalierungsbedarf bei Remote-/Hybrid-Arbeit  Das Personal arbeitet verteilt, braucht aber gemeinsamen Zugriff auf zentrale Daten.  Beispiel: Ein Architekturbüro mit mehreren Standorten nutzt ein Cloud-ERP. So können Projektteams gleichzeitig an Plänen, Budgets und Ressourcen arbeiten.  Wann macht sich ein ERP-System bezahlt?   Laut verschiedenen Studien lohnt sich die Investition in ein ERP-System für mittelständische Unternehmen schnell. Die Effizienz steigt und Kosten sinken oft innerhalb weniger Monate. Nucleus Research zeigt, dass Unternehmen im Schnitt nach 16 Monaten einen positiven Return on Investment (ROI) erzielen. Andere Quellen berichten von schnelleren ROI-Zeiten. Diese liegen im Durchschnitt bei 4 bis 8 Monaten. Außerdem sparen Unternehmen 20 bis 30 Prozent bei den Betriebskosten im ersten Jahr nach der ERP-Einführung.   Das macht Scopevisio zu einem idealen ERP-System für den Mittelstand  Warum ist gerade Scopevisio interessant für mittelständische Dienstleister? Hier sind die fünf größten Vorteile:  Integrierte All-in-One-Lösung - „Made in Germany“  Scopevsisio verbindet CRM, Beschaffung, Personal, Finanzen, Organisation und DMS in einem System. Es ist zu 100 Prozent in Deutschland entwickelt und wird in deutschen Hochsicherheitszentren betrieben.   Beispiel: Berater erfasst Zeiten mobil → Rechnung wird automatisch erstellt.  Cloud-basiert und mobil nutzbar  Scopevisio ist die ERP-Lösung aus der Cloud. Der Zugriff ist jederzeit und überall möglich, es ist DSGVO-konform, ohne eigene IT-Infrastruktur   Beispiele: Mitarbeitende können hybrid arbeiten, auch von verschiedenen Standorten aus. Der Projektleiter erstellt den Kundenreport direkt nach dem Termin – sogar im Zug.  Automatisierung von Standardprozessen  Routineaufgaben und Prozesse werden intelligent automatisiert und übersichtlich dargestellt.  Beispiel: Automatisierte Buchhaltung und Rechnungserstellung – inklusive Mahnwesen und DATEV-Export   Effizientes Projektmanagement mit Abrechnung   Zeiterfassung, Budgetkontrolle und automatische Abrechnung für einen effizienten Workflow und mehr Transparenz  Beispiel: Projektleiter erhält automatisch die Information, dass das Budget-Limit erreicht wurde.   Schnelle Einführung, skalierbar, anpassbar und branchenunabhängig  Die Implementierung von Scopevisio dauert 8 bis 12 Wochen. Sie ist modular erweiterbar und hat offene Schnittstellen. Das System ist für wachsende Unternehmen geeignet. Es kann individuell an alle Branchen und Unternehmensgrößen angepasst werden.  Beispiel: Start mit CRM und Finanzen, später Zeiterfassung ergänzen.  Fazit Für mittelständische Dienstleister ist ein ERP-System wichtig. Es ist mehr als nur eine Verwaltungssoftware. Es hilft beim Wachstum, steigert die Effizienz und sorgt für Transparenz. Studien zeigen, dass sich Investitionen in ERP meist schon nach kurzer Zeit amortisieren. Einsparungen von bis zu 30 % bei Verwaltung und Betrieb sind möglich. Scopevisio ist dabei eine praxisnahe Wahl. Es ist schnell einführbar, skalierbar und speziell auf Ihre Anforderungen als Dienstleister zugeschnitten: von der Projektabrechnung über die Ressourcenplanung bis hin zum Controlling. So wird das ERP-System zum Rückgrat der digitalen Transformation. Und: Es eröffnet Freiräume für das, was wirklich zählt: exzellente Dienstleistungen für die Kunden.   Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio vereint viele Module. Dazu gehören CRM, Projekte, Finanzen und Reportings. Alles ist in einer Cloud-Lösung. Die Daten werden zentral an einem Ort gespeichert. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für Transparenz. . ERP verhindert Dateninseln, reduziert manuelle Arbeit und ermöglicht durchgängige Prozesse. Das steigert Effizienz und Wachstum.  Die Preise liegen meist zwischen 100–250 € pro Nutzer/Monat, abhängig von den Modulen. Das entspricht den Kosten von 4–5 Excel-Arbeitsstunden pro Monat Ab ca. 2–5 Mio. € Umsatz oder wenn Administration zu viel Zeit bindet. Spätestens wenn Projekte nicht mehr sauber steuerbar sind, wird eine ERP-Lösung zur Notwendigkeit. Die Einführung dauert meist 8–12 Wochen. Durch modulare Pakete ist ein schrittweiser Start mit Scopevisio möglich.  ### Scopevisio Technight beim SC Riessersee Die kommende Scopevisio Technight am 16.10.2025 findet beim SC Riessersee in Garmisch-Partenkirchen statt. Der SC Riessersee ist ein Sportverein, der besonders durch seine erfolgreiche Eishockeyabteilung bekannt ist. Diese wurde 1923 gegründet und feierte seitdem zehn deutsche Meistertitel und zahlreiche Vizemeisterschaften. Der Verein trägt seine Heimspiele im Olympia-Eissport-Zentrum aus und spielt heute in der Oberliga Süd. Was hat das aber mit Scopevisio zu tun? Moderne Unternehmenssoftware und Eishockey haben mehr gemeinsam, als es auf den ersten Blick scheint. Beide brauchen Tempo, Präzision und Teamwork. Hinzu kommt, dass der SC Riessersee die Unternehmenssoftware von Scopevisio im kaufmännischen Bereich nutzt. Deshalb passt es perfekt, dass unsere kommende Technight beim Sportclub in Garmisch-Partenkirchen stattfindet. Wir laden Sie herzlich ein, dabei zu sein: bei der Scopevisio Technight in den VIP-Räumen des SC Riessersee – dort, wo digitale Zukunft auf sportliche Leidenschaft trifft. 🗓️ 16. Oktober 2025🕕 18:00 – 21:00 Uhr📍 SC Riessersee, Am Eisstadion 1, 82467 Garmisch-Partenkirchen Wir freuen uns, Ihnen an diesem besonderen Ort Scopevisio vorzustellen – eine integrierte Cloud-Unternehmenssoftware für HR, Beschaffung, Finanzen, DMS & Vertragsmanagement. Erfahren Sie warum der SC Riessersee auf die Software von Scopevisio setzt, wie smarte Tools für HR, Finanzen, Beschaffung & DMS Ihren Arbeitsalltag erleichtern und welche Rolle KI-Anwendungen dabei spielen. Freuen Sie sich im Anschluss auf eine exklusive Stadionführung und lassen Sie den Abend mit Networking bei Snacks & Drinks ausklingen. Die Plätze sind limitiert – sichern Sie sich jetzt Ihr Ticket für die Scopevisio Technight am 16. Oktober 2025. ### C5-Testat im Interview erklärt: Wie Scopevisio Datensicherheit im ERP garantiert Interview mit Christian Hemminghaus, Head of Information Security bei Scopevisio Die Scopevisio befindet sich derzeit im Prozess der C5-Testierung und erwartet das C5-Testat im Herbst 2025. Dies haben wir zum Anlass genommen, mit dem IT-Sicherheitsleiter bei Scopevisio über die Hintergründe und den Prüfprozess zu sprechen. Christian Hemminghaus verantwortet als Head of Information Security bei der Scopevisio AG den Schutz sensibler Kundendaten und entwickelt strategische Sicherheitskonzepte für die Cloud-basierte Unternehmenssoftware. Als ehemaliger Sicherheitsforscher am Fraunhofer Institut FKIE bringt er tiefgreifende Expertise aus der Bewertung komplexer IT-Architekturen mit und hat zahlreiche Unternehmen beim Aufbau robuster Entwicklungsprozesse für sichere Systeme begleitet. Seine Arbeit verbindet wissenschaftliche Präzision mit praxisorientierten Lösungen für die Herausforderungen der modernen Cybersicherheit. Warum hat sich Scopevisio für die C5-Testierung entschieden? Christian: Die Entscheidung für die C5-Testierung war ein strategischer Schritt, der mehrere wichtige Aspekte berücksichtigt. Zunächst ist C5 der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelte Kriterienkatalog mit Mindestanforderungen an sicheres Cloud-Computing. Als deutscher Cloud-Anbieter sehen wir es als unsere Verantwortung an, die höchsten nationalen Sicherheitsstandards zu erfüllen. Darüber hinaus erwarten unsere Kunden zunehmend transparente Nachweise über die Sicherheit ihrer Daten. Das C5-Testat dient für Cloud-Kunden als wichtiger Orientierungspunkt bei der Auswahl eines Anbieters. Besonders im Geschäftsumfeld unserer Kunden – von mittelständischen Unternehmen bis hin zu größeren Organisationen – ist das Vertrauen in die Datensicherheit entscheidend für die Kaufentscheidung. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die regulatorische Entwicklung: Für Unternehmen aus dem Gesundheitswesen ist ab Juli 2025 ein BSI C5 Typ 2 Testat verbindlich, und auch andere Branchen folgen diesem Trend. Mit der C5-Testierung positionieren wir uns proaktiv für diese Entwicklungen. Welche Anforderungen müssen für das C5-Testat erfüllt werden? Und was ist der Unterschied zwischen Typ 1 und 2? Christian: Der Katalog C5:2020 besteht aus 121 Kriterien, die sich in 17 Themengebiete gliedern. Diese decken alle Aspekte der Cloud-Sicherheit ab – von der Organisationssicherheit über technische Schutzmaßnahmen bis hin zu Compliance und Transparenz. Der Unterschied zwischen Typ 1 und Typ 2 ist fundamental: Beim C5 Typ 1-Testat gibt der Auditor ein Prüfungsurteil darüber ab, ob die Kontrollen zum Zeitpunkt der Prüfung angemessen ausgestaltet und eingerichtet sind, um die Kriterien des C5 mit hinreichender Sicherheit zu erfüllen. Es handelt sich also um eine Momentaufnahme. Beim C5 Typ 2-Testat umfasst das Prüfungsurteil neben der Aussage zur Angemessenheit auch eine Aussage über die Wirksamkeit der Kontrollen in einem Prüfungszeitraum. Das Typ 2-Testat kann dabei nicht ohne eine initial durchlaufene Typ 1-Auditierung erworben werden. Der Prüfungszeitraum für das Typ 2-Testat beträgt üblicherweise sechs bis zwölf Monate. Nach Auffassung des BSI ist eine Wirksamkeitsprüfung (Typ 2) erforderlich, um eine angemessene Aussagekraft zu erzielen. Daher streben wir direkt das Typ 2-Testat an, da es den Goldstandard darstellt. Christian Hemminghaus, Head of Information Security, bei einer Präsentation auf dem Cloud Unternehmertag der Scopevisio Welche Aspekte der Sicherheitsstrategie werden im Rahmen der Testierung besonders genau geprüft? Christian: Die C5-Testierung ist sehr umfassend und bezieht sich auf alle Ebenen unserer Sicherheitsarchitektur. Besonders intensiv geprüft werden dabei unsere technischen Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselungsverfahren, Zugriffskontrollen, Netzwerksicherheit und Monitoring-Systeme. Ein Beispiel ist das Basiskriterium OPS-02, das technische und organisatorische Maßnahmen zur Überwachung fordert. Hier müssen wir nicht nur nachweisen, dass diese Systeme existieren, sondern auch, dass sie dauerhaft wirksam arbeiten. Darüber hinaus stehen organisatorische Kontrollen wie Sicherheitsrichtlinien, Schulungsprogramme, Incident-Response-Prozesse und die klare Trennung von Verantwortlichkeiten im Fokus. Ebenso legt das BSI großen Wert auf Compliance und Transparenz: Cloudanbieter müssen detaillierte Systembeschreibungen vorlegen, Angaben zu Gerichtsbarkeit und Datenstandorten machen und Zertifizierungen sowie Offenlegungspflichten dokumentieren. Schließlich wird auch die physische Sicherheit unserer Rechenzentren, also Zugangskontrollen und baulicher Umgebungsschutz, sorgfältig betrachtet. Gibt es Herausforderungen im Testierungsprozess, die besonders erwähnenswert sind? Christian: Ja, der C5-Testierungsprozess ist durchaus anspruchsvoll. Eine der größten Herausforderungen liegt in der Dokumentationstiefe, da jedes Detail beschrieben und die Wirksamkeit jeder Maßnahme belegt werden muss. Hinzu kommt das kontinuierliche Monitoring: Für ein Typ 2-Testat müssen wir über den gesamten Prüfungszeitraum hinweg beweisen, dass unsere Kontrollen nicht nur bestehen, sondern auch zuverlässig funktionieren. Das erfordert etwa lückenlose Protokolldateien und Nachweise. Eine weitere Herausforderung ist die enge Zusammenarbeit verschiedener Teams. Neben der IT-Sicherheit sind auch Development, Operations, Compliance, Legal und Management eingebunden. Und schließlich dürfen wir die sich entwickelnden Standards nicht aus dem Blick verlieren. Mit C5:2025 steht schon die nächste Version bevor, was ständige Anpassungen unserer Prozesse verlangt. Wie profitieren die Scopevisio-Kunden konkret vom C5-Testat? Christian: Unsere Kunden profitieren in mehrfacher Hinsicht. Mit einem C5-Testat können wir transparent nachweisen, dass die im Katalog definierten Kriterien zur Informationssicherheit eingehalten werden. Das schafft Vertrauen und bietet gleichzeitig objektive Nachweise durch unabhängige Wirtschaftsprüfer. Für viele Kunden ist das auch eine Unterstützung bei ihren eigenen regulatorischen Verpflichtungen, weil sie mit einem geprüften Cloud-Anbieter arbeiten. Darüber hinaus senkt die wiederholte Prüfung Risiken und gibt Sicherheit über lange Zeiträume hinweg. Ein weiterer Vorteil ist, dass organisatorischer Aufwand reduziert wird: Kunden müssen nicht mehr individuell Auskünfte einholen oder eigene Auditoren beauftragen. Und nicht zuletzt bietet die Testierung Zukunftssicherheit, da unsere Kunden für kommende regulatorische Anforderungen in Deutschland und Europa gerüstet sind. Zitat Christian Hemminghaus Head of Information Security Scopevisio AG Warum unterscheidet sich Scopevisio durch das C5-Testat von anderen Cloud-Anbietern am Markt? Christian: Die Testierung verschafft uns gleich mehrere Differenzierungsmerkmale. Als deutscher Anbieter mit C5-Testat können wir sicherstellen, dass Daten nach den strengsten hiesigen Standards geschützt sind. Besonders hervorheben möchte ich, dass wir nicht mit einem Typ 1-Testat beginnen, sondern direkt das anspruchsvollere Typ 2-Testat anstreben. Das zeigt unser klares Commitment zu höchster Sicherheit von Anfang an. Hinzu kommt, dass wir mit der C5-Testierung unsere bestehenden Maßnahmen zu einem umfassenden Sicherheitskonzept ergänzen, das speziell auf die Bedürfnisse deutscher und europäischer Unternehmen zugeschnitten ist. Für Kunden aus streng regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder KRITIS schafft das eine besonders wichtige Grundlage für Compliance. Vielen Dank für das Interview! Über das C5-Testat Das C5-Testat ist ein vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelter Standard für Cloud Dienste. Es ergänzt internationale Normen wie ISO/IEC 27001 oder den IT-Grundschutz und definiert detaillierte Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und Compliance. Grundlage ist der Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5), der seit seiner Einführung als Referenz für die Bewertung von Cloud Computing Diensten dient. Ein Cloud Dienstleister oder eine datenverarbeitende Stelle, die ein aktuelles C5-Testat vorweisen kann, dokumentiert damit ein ähnliches oder höheres Sicherheitsniveau im Vergleich zu anderen etablierten Standards. Durch die Zertifizierung nach ISO 27001 allein lassen sich viele Anforderungen abdecken, doch erst das C5-Testat stellt sicher, dass die Mindestanforderungen des BSI erfüllt werden. Damit erhalten Anwender die Gewissheit, dass sicherheitsrelevante Aspekte wie Datenhaltung, Zugriffskontrollen und rechtliche Rahmenbedingungen transparent geprüft sind. Im Gesundheitswesen ist das C5-Testat seit neuestem Pflicht für Cloud-Dienstleistungen, die Gesundheits‑ und Sozialdaten betreffen – darunter insbesondere Software as a Service‑Anwendungen im Gesundheitsbereich. Bis zum 30. Juni 2025 war ein C5‑Typ 1‑Testat noch ausreichend. Seit dem 1. Juli 2025 ist zwingend ein C5‑Typ 2‑Testat erforderlich. Diese neue Pflicht stammt aus dem § 393 SGB V, der im Rahmen des Gesetzes zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens (DigiG) eingeführt wurde. ### ERP-System Auswahl: Diese 5 Fragen sollten Sie Ihrem ERP-Anbieter stellen Die ERP-System Auswahl ist für viele mittelständische Unternehmen in Deutschland ein entscheidender Schritt bei der Digitalisierung. Doch wie findet man die richtige Lösung bei der Vielzahl an ERP-Systemen? Dieser Artikel zeigt, welche 5 Schlüsselfragen Sie Ihrem zukünftigen Anbieter stellen sollten – damit Sie langfristig von Ihrer Investition profitieren. Auf dem deutschen Markt werden mehrere Hundert ERP-Systeme angeboten – manche Fachportale sprechen gar von über 1.000. Da fällt die ERP-Auswahl nicht leicht. Üblicherweise werden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning Systeme) deshalb im Rahmen eines ERP-Projektes durch einen systematischen und mehrstufigen Vergleich recherchiert und bewertet. Ziel sollte es sein, eine ERP-Lösung auszuwählen, die sowohl die aktuellen als auch zukünftigen Anforderungen des Unternehmens bestmöglich abdeckt. Diese fünf Fragen bieten Ihnen Orientierung im Auswahlprozess. 5 wichtige Fragen bei der Auswahl eines ERP-Systems 1) Deckt das ERP-System alle relevanten Prozesse in meinem Unternehmen ab? Prüfen Sie, ob das System alle geschäftskritischen Abläufe Ihres Unternehmens unterstützt. Warum das wichtig ist: Wenn ein ERP nicht alle Kernprozesse abbildet, entstehen Ineffizienzen, Risiken und zusätzliche Kosten. Ein ganzheitliches System, das "out of the box" funktioniert und bei Bedarf skalierbar ist, hilft, Systembrüche zu vermeiden. Durchgängige AutomatisierungSind alle relevanten Prozesse abgedeckt, lassen sich Workflows automatisieren. Das spart Zeit, senkt Personalkosten und minimiert menschliche Fehler. Zentrale und konsistente DatenbasisWenn alle relevanten Vorgänge zentral erfasst werden, entstehen konsistente und vollständige Daten, die bessere Auswertungen ermöglichen. ZukunftssicherheitEin passgenaues ERP-System verhindert kostspielige Anpassungen oder Systemwechsel und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen langfristig effizient arbeitet. 2)   Wie sieht die Integration mit bestehenden und künftigen Sytemen aus? Fragen Sie den ERP-Anbieter nach Schnittstellen zu Drittsystemen. Warum das wichtig ist: Ein ERP-System ist die Steuerungszentrale und Datendrehscheibe im Unternehmen. Speziallösungen oder Branchenanwendungen, die das Unternehmen zusätzlich in Einsatz hat, sollten nahtlos an das ERP-System angebunden werden. Schnittstellen (APIs - Application Programming Interfaces) ermöglichen den nahtlosen und automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen. Automatisierter DatenaustauschDer automatisierte Datenaustausch macht manuelle Dateneingaben überflüssig und beschleunigt den Informationsfluss. Fehlerreduktion und DatenqualitätDurch automatisierte Prozesse und Synchronisierungen verringern sich Übertragungsfehler, sodass Daten genauer und konsistenter vorliegen. Effizienzsteigerung und ProzessautomatisierungAPI-Schnittstellen ermöglichen es, viele Geschäftsprozesse zu automatisieren, was Ressourcen spart und Arbeitsabläufe beschleunigt. Ganzheitlicher Überblick und bessere EntscheidungenDurch die Integration verschiedener Datenquellen erhalten Unternehmen einen aktuellen Überblick und können fundierter entscheiden. Flexibilität und SkalierbarkeitMit APIs können Unternehmen neue Anwendungen einfach anbinden, ohne das gesamte System neu aufsetzen zu müssen. Ein ERP-System mit API-Schnittstelle ist deshalb zu empfehlen. Besonders flexibel und skalierbar sind sogenannte REST-APIs (Representational State Transfer Application Programming Interfaces). Diese Programmierschnittstellen ermöglichen es, Daten und Funktionen zwischen verschiedenen Softwareanwendungen standardisiert auszutauschen – meist über das HTTP-Protokoll. 3) Wie benutzerfreundlich ist das ERP-System? Prüfen Sie, ob die Bedienoberfläche intuitiv gestaltet und die Navigation einfach ist. Dashboards, Menüs und Berichte sollten anpassbar sein. Warum das wichtig ist: Selbst das beste ERP-System scheitert an der Akzeptanz der Nutzer. Gerade bei komplexen ERP-Systemen ist die Benutzerfreundlichkeit entscheidend, damit das System sein volles Potenzial entfalten kann und nicht nur teilweise oder gar nicht genutzt wird. Höhere Produktivität und EffizienzDurch eine einfache und selbsterklärende Benutzeroberfläche können Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller und mit weniger Fehlern erledigen Reduzierte Einarbeitungszeit und geringerer Schulungsaufwand Eine gute Usability erlaubt es den Mitarbeitern, sich schneller in System zurechtzufinden, wodurch weniger Zeit und Kosten für Schulungen anfallen. Flexibler Zugriff und mobile NutzungDer Zugriff von überall erleichtert die Arbeit und sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse jederzeit weiterlaufen. ERP-Systeme sollten heutzutage ganz oder in Teilen auch auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets genutzt werden können – etwa über eine ergänzende App oder eine responsive Weboberfläche. Weil Cloud-ERP-Systeme oft webbasiert sind, lassen sie sich meist ohne Installation über jeden modernen Browser auf Smartphone, Tablet oder Laptop nutzen. Viele Anbieter bieten zusätzlich mobile Apps für iOS und Android an, mit denen bestimmte ERP-Funktionen (z. B. Zeiterfassung, Kontaktverwatlung) mobil erreichbar sind. Nicht alle Cloud-ERP-Systeme bieten den gleichen mobilen Funktionsumfang. Bei manchen Systemen sind bestimmte Prozesse nur am Desktop vollständig nutzbar. Daher lohnt es sich, beim Anbieter gezielt nachzufragen. 4)   Wie transparent und planbar sind die ERP-Kosten? Überprüfen Sie das Preismodell des ERP-Anbieters auf Transparenz und ermitteln Sie Ihre ERP-Kosten als Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO – Kosten für Lizenzen, Wartung, Updates, Hosting und Consulting). Warum das wichtig ist: Die tatsächlichen ERP-Kosten liegen meist deutlich über den reinen Anschaffungs- oder Lizenzkosten und werden oft unterschätzt. Nur wenn Sie alle Kostenbestandteile erfassen und transparent machen, können Sie verschiedene ERP-Lösungen (insbesondere Cloud- und On-Premises-Lösungen) realistisch miteinander vergleichen. LizenzenLizenzkosten hängen oft vom Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer ab. Bei On-Premise-Lösungen werden meist einmalige Lizenzgebühren fällig, bei Cloud-Lösungen laufende Abonnementgebühren, die zum Teil Wartung und Updates abdecken. HostingOn-Premise-Lösungen benötigen meist eigene Server-Infrastruktur (mit entsprechenden Hardware- und Betriebskosten), während bei Cloud-ERP-Lösungen Hosting-Gebühren bereits im Abo enthalten sind. WartungWartungsgebühren werden meist jährlich fällig und liegen marktüblich zwischen 1–1,8 % der Lizenzkosten. Diese sichern Funktionserhalt, Fehlerbehebung und technischen Support ab. Bei Cloud-Lösungen ist die Wartung i.d.R. inklusive. Updates Bei On-Premise-Lösungen verursachen größere Updates oft zusätzliche Kosten. Bei Cloud-Systemen sind Updates i. d. R. in den laufenden Gebühren enthalten. Onboarding und SupportKosten für Einführungsberatung und Anpassung der Software (Customizing) können hoch sein, wenn spezielle Anforderungen existieren. Kosten für die fortlaufende Kundenbetreuung müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Tipp: Manche Anbieter locken mit einem günstigen Basissystem, das aber wichtige Funktionen (z. B. Projektmanagement, Buchhaltung, CRM) nur gegen Aufpreis liefert. So steigen die Gesamtkosten erheblich. 5.) Wie skalierbar und zukunftssicher ist die ERP-Lösung? Prüfen Sie, wie das System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und ob neue Module/Funktionen unkompliziert ergänzt werden können. Warum das wichtig ist: Je besser skalierbar und flexibler die ausgewählte ERP-Lösung ist, desto besser kann Ihr Unternehmen künftig mit wachsenden und sich wandelnden Anforderungen umgehen. UnternehmenswachstumEin skalierbares ERP-System ermöglicht es, neue Nutzer, Funktionen oder Standorte problemlos zu integrieren. FlexibilitätSkalierbare ERP-Systeme erlauben die schnelle Anpassung an neue Marktanforderungen, rechtliche Vorschriften oder interne Veränderungen. Kostenkontrolle Sie können klein starten und das System schrittweise erweitern. Das hält die Anfangsinvestitionen niedrig und Sie zahlen nur für Ressourcen, die Sie tatsächlich benötigen. Technologische ZukunftssicherheitZukunftssichere Lösungen gewährleisten, dass das ERP-System regelmäßig mit neuen Technologien, Updates und Funktionen Schritt hält. Ein wichtiger Trend auf dem Markt ist laut Statista die zunehmende Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen in ERP-Software. „Die Zukunft von ERP-Systemen liegt in der intelligenten Automatisierung: KI ist der der Schlüssel, um ERP-Systeme von reinen Datenspeichern zu dynamischen, lernenden Plattformen weiterzuentwickeln. Sie werden künftig noch präzisere Analysen ermöglichen und damit die Basis für noch schnellere, datengetriebene Entscheidungen im gesamten Unternehmen schaffen.“Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO Scopevisio AG Auswahl ERP-System: das Fazit Die Auswahl einer geeigneten ERP-Software ist für mittelständische Unternehmen eine strategisch wichtige, aber auch herausfordernde Aufgabe – insbesondere angesichts der Vielzahl an verfügbaren Lösungen auf dem Markt. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, ist es unerlässlich, im Vorfeld die richtigen Fragen zu stellen. Besonders wichtig sind dabei Aspekte wie Funktionalität, Integrationsfähigkeit, Gesamtkosten, Benutzerfreundlichkeit sowie Skalierbarkeit des Systems. Diese Kriterien helfen nicht nur dabei, geeignete Anbieter zu identifizieren, sondern sichern auch die langfristige Nutzbarkeit und Wirtschaftlichkeit der ERP-Lösung. Ganz nebenbei hat der intensive Kontakt zu den Anbietern im Entscheidungsprozess auch noch einen weiteren Vorteil: Sie lernen die ERP-Hersteller kennen und erfahren, wie er auf kritische Fragen reagiert. Denn gerade im Hinblick auf die langfristige Zusammenarbeit gilt: Nicht nur das System muss stimmen, sondern auch die Chemie. ### Scopevisio beim IT-Unternehmertag 2025 in Frankfurt am Main Der IT-Unternehmertag in Frankfurt gilt als das Gipfeltreffen im IT-Mittelstand. Scopevisio ist auch in diesem Jahr wieder mit einem Stand vertreten. Wir freuen uns darauf, Sie zu sehen! Der IT-Unternehmertag findet in diesem Jahr am 13. und 14. Oktober 2025 im Meliá Hotel Frankfurt City statt. Über 300 CEOs, Vorstände und Inhaber kommen zusammen, um aktuelle Trends, neue Technologien und Zukunftsthemen der IT-Welt zu diskutieren und wertvolle Kontakte zu knüpfen. IT-Unternehmertag13.-14. Oktober 2025Meliá Hotel Frankfurt City Hier geht’s zu den Tickets Programm und Schwerpunkte Die Konferenz bietet inspirierende Vorträge, Panel-Diskussionen und vor allem viele Networking-Möglichkeiten. Im Fokus stehen dieses Jahr Innovationen bei ERP-Systemen, digitale Souveränität und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Softwareentwicklung. Ziel ist es, Wege aufzuzeigen, wie Unternehmen effizienter und wettbewerbsfähiger werden können. Preisverleihung „ERP-System des Jahres“ Ein Highlight des Events ist die Preisverleihung für das „ERP-System des Jahres“, bei der besonders innovative und benutzerfreundliche ERP-Lösungen gewürdigt werden. Außerdem verleiht der Bundesverband IT-Mittelstand die Urkunde „Software Made in Germany“ an Unternehmen, die durch Qualität, Zuverlässigkeit und Innovationskraft überzeugen. Digitale Souveränität als zentrales Thema Ein zentrales Thema der Veranstaltung wird in diesem Jahr die Digitale Souveränität sein. So sieht sich Deutschland schon seit längerem Herausforderungen wie der Abhängigkeit von internationalen IT-Anbietern, Datenschutzfragen und dem Ausbau sicherer digitaler Infrastrukturen gegenüber. Der IT-Unternehmertag will dazu beitragen, digitale Unabhängigkeit zu stärken und Wege aufzeigen, wie die Branche in Zukunft mehr Kontrolle über Technologien und Daten gewinnen kann. Wir freuen uns auf Ihren Besuch! Hier geht’s zu den Tickets ### ERP statt Excel: Wie digitale Unternehmen ihre Produktivität um 30% steigern Wer als Unternehmer oder Projektleiter nachhaltiges Wachstum will, muss verstehen: Excel ist nicht die beste digitale Lösung. Es ist ein Überbleibsel aus der Vergangenheit. In diesem Artikel zeigen wir die Grenzen von Excel. Wir erklären die Vorteile von ERP-Systemen. Außerdem erfahren Dienstleistungsunternehmen, wie sie ihre digitale Präsenz verbessern können, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Excel ist der Standard – aber nicht die Lösung für digitale Unternehmen In vielen Dienstleistungsunternehmen sieht der Arbeitsalltag ähnlich aus. Projektpläne, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen werden oft mit verschiedenen Programmen gemacht. Hinzu kommen viele E-Mails, manuelle Absprachen und ständig neue Versionen durch interne Freigaben und Korrekturen. Microsoft Excel – eines der am weitesten verbreiteten Tabellenkalkulationssysteme – gilt dabei als oft bewährtes Werkzeug. Es ist flexibel, bekannt und scheinbar kostengünstig. Verschiedenen Studien zufolge nutzen zwischen 60 und 80 % der kleinen und mittelständischen Dienstleistungsunternehmen das Tool regelmäßig. Vor allem in der Anfangsphase eines Unternehmens ist Excel ein nützliches Werkzeug. Es hilft bei der Organisation von Prozessen, bei Berechnungen und bei der Verwaltung von Daten. Doch mit zunehmender Komplexität wird es schnell zur Belastung für Unternehmer und Projektmanager. Wenn Unternehmen wachsen, steigt i. d. R. die Zahl der Projekte, der Mitarbeitenden und der Kunden. Die Anforderungen verändern sich. Gleichzeitig spüren viele Betriebe den zunehmenden Fachkräftemangel und suchen nach Wegen, produktiver zu arbeiten. In dieser Phase wird Excel nicht nur unpraktisch – es wird zur Wachstumsbremse. Prozesse lassen sich kaum noch skalieren, die Datenqualität leidet und das operative Geschäft wird zunehmend unübersichtlich. Wo Excel Dienstleistungsunternehmen konkret ausbremst Die Nachteile von Excel sind im Tagesgeschäft spürbar – besonders in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen. Hier einige typische Schwächen der Software, die die Arbeit unnötig erschweren: Keine zentrale ZeiterfassungMitarbeitende tragen Arbeitszeiten manuell in eigene Excel-Dateien ein. Die Folge: Unübersichtliche Projektstände, fehlende Transparenz und aufwendige Nachfragen. Manuelle Prozesse sind fehleranfälligDaten müssen mehrfach erfasst oder kopiert werden. Tippfehler, Versionskonflikte oder vergessene Einträge sind an der Tagesordnung – mit direkten Auswirkungen auf die Qualität. Keine AutomatisierungWiederkehrende Aufgaben wie Rechnungen, Auswertungen oder Reportings sind in Excel schwer zu automatisieren. Oft braucht man dafür viel technisches Wissen. Kein Echtzeit-Zugriff für TeamsArbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt, entstehen schnell Versionsprobleme. Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit ist mit klassischen Excel-Dateien kaum möglich. Fehlende Integration mit anderen SystemenExcel arbeitet isoliert. Eine Verbindung mit Buchhaltungssoftware, CRM oder Zeiterfassungssystemen muss manuell hergestellt werden. Das führt zu hohem Zeit- und Personalaufwand. Wachstum bedeutet Mehraufwand, nicht Skalierung Je größer das Unternehmen, desto mehr Dateien, Abstimmungen und manuelle Kontrollen sind nötig. Prozesse skalieren nicht, sondern blähen sich auf. Diese Punkte führen dazu, dass Mitarbeitende und Führungskräfte mehr Zeit mit internen Absprachen verbringen. Sie verbringen weniger Zeit mit wertvoller Arbeit für den Kunden. Was digitale Unternehmen anders machen Digitale Dienstleistungsunternehmen haben Excel in weiten Teilen längst ersetzt – durch integrierte, cloudbasierte Plattformen. Der zentrale Unterschied: Sie setzen auf einheitliche Systeme, in denen alle relevanten Unternehmensbereiche miteinander vernetzt sind. Digitale Unternehmen nutzen zentrale Lösungen, anstatt für jeden Prozess ein eigenes Tool zu verwenden. Diese Lösungen verbinden Bereiche wie Projektmanagement, Zeiterfassung, Beschaffung, Warenwirtschaft, Abrechnung und Controlling. Diese Systeme bieten mehr als nur digitale Tabellen – sie ermöglichen effizientes Arbeiten in Echtzeit, rollenbasierte Zugriffe und Berechtigungen, automatisierte Workflows und eine klare Datenbasis für Entscheidungen. Dabei nutzen sie oft spezielle ERP-Systeme. Diese Lösungen für Enterprise-Resource-Planning sind für projektbasierte Unternehmen gedacht. Sie helfen, Ressourcen, Finanzen und Projekte einfach zu verwalten. Alles geschieht an einem Ort. So gibt es keine Unterbrechungen und maximale Transparenz. Zentrale Module eines ERP-Systems für Dienstleistungsunternehmen Die Funktionen eines ERP-Systems sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Viele ERP-Anbieter passen die Systeme an die speziellen Bedürfnisse an. Digitale Unternehmen wissen: Prozesse, die gut funktionieren, müssen nicht immer neu erfunden werden. Sie sollten automatisiert, digitalisiert, vernetzt und messbar gemacht werden. Für Dienstleistungsunternehmen sind vor allem diese Module entscheidend: Projektmanagement: Planung, Meilensteine, Aufgabenverteilung und Budgetkontrolle zentral in einem System. Digitale Zeiterfassung: Erfasste Zeiten direkt den Projekten zugeordnet – als Basis für Auswertungen und Abrechnung. Ressourcenplanung: Übersicht über Auslastung, Kapazitäten und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden. Abrechnung & Faktura: Automatische Erstellung von Rechnungen auf Basis gebuchter Leistungen und Verträge. Controlling & Reporting: Echtzeit-Kennzahlen zu Projekten, Deckungsbeiträgen und Unternehmensperformance. Kunden- & Vertragsmanagement (CRM): Pflege von Kundenbeziehungen, Verträgen und Angebotsstatus in einem System. Je nach Unternehmensgröße und Branche können auch weitere Module wie Reisekosten, Dokumentenmanagement oder Integration in Buchhaltungssysteme sinnvoll sein. Vorteile von ERP-Systemen für Dienstleistungsunternehmen Ein ERP-System bringt genau das, was Excel nicht leisten kann: Skalierbare Strukturen, verlässliche Datenflüsse und integrierte Prozesse. Alle Abteilungen eines Unternehmens greifen auf eine einheitliche Datenbasis zurück, was zu mehr Effizienz und Kostensenkung führt. Die Vorteile von ERP-Systemen sind klar: Reduzierter VerwaltungsaufwandStatt Daten doppelt zu pflegen, greifen alle Mitarbeitenden auf ein zentrales System zu. Stammdaten, Zeiten, Budgets und Abrechnungen sind direkt miteinander verknüpft – das spart Zeit, Ressourcen und minimiert Fehler. ·Projektmanagement, digitale Zeiterfassung und Controlling aus einer HandProjektleiter sehen in Echtzeit, wie sich Budgets entwickeln, wie viele Stunden gebucht wurden und ob Meilensteine erreicht sind. Die Abrechnung erfolgt direkt auf Basis der erfassten Zeiten – ohne Excel-Zwischenschritte. Automatisierte WorkflowsWiederkehrende Aufgaben wie die Abrechnung von Projekten oder die Übergabe an die Buchhaltung laufen automatisch – fehlerfrei und nachvollziehbar. Mehr Zeit für das WesentlicheMitarbeitende verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben. Der Fokus liegt wieder auf der eigentlichen Dienstleistung – nicht auf dem Pflegen von Tabellen. Bessere Entscheidungen durch transparente DatenGeschäftsführung und Projektleitung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen. Das erleichtert Entscheidungen, verbessert das Controlling und hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Weniger Stress mit Excel – mehr Vertrauen in Prozesse Moderne ERP-Systeme bieten intuitive Oberflächen, rollenbasierte Zugriffskonzepte und hohe Sicherheit. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Vertrauen in die eigenen Daten und Prozesse. Fazit Excel ist ein nützliches Werkzeug für den Anfang. Es ist jedoch kein solides Fundament für ein wachsendes, digitales Dienstleistungsunternehmen. Solche Unternehmen müssen wettbewerbsfähig sein und für die Zukunft bereitstehen. Für langfristigen Erfolg müssen Prozesse integriert, manuelle Arbeit reduziert und die Skalierbarkeit des Geschäftsmodells gesichert werden. Cloudbasierte ERP-Systeme bieten dafür die ideale Basis. Sie ermöglichen eine durchgängige Digitalisierung aller Kernprozesse – von der digitalen Zeiterfassung bis zur Abrechnung. Mit der cloudbasierten ERP-Lösung von Scopevisio haben Sie einen Standard und sind trotzdem maximal flexibel. Sie können aus folgenden Modulen wählen: Organisation Dokumentenmanagement (DMS) / ECM Vertrieb und Kundenmanagement Beschaffung Personal (HR-Management) Finanzen (Finanzbuchhaltung und Controlling) Prozesse sind in Scopevisio bereits eingerichtet. Sie ermöglichen ein transparentes Arbeiten zwischen Abteilungen. Das Dokumentenmanagementsystem DMS-Teamwork ist in alle Prozesse integriert. Dort können alle Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Die Filter- und Suchfunktion ist ähnlich wie die Google-Suche. Eine offene Schnittstelle zu vorhandenen Systemen macht die Scopevisio ERP-Lösung zudem besonders flexibel. Mit Scopevisio sind Sie sicher. Die Lösung bietet hohe Sicherheitsstandards. Sie ist GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert. Außerdem wird sie zu 100 Prozent auf deutschen Servern gehostet. ### Cloud DMS: Die Zukunft des Dokumentenmanagements Ein Cloud DMS vereinfacht das Dokumentenmanagement und erfüllt zugleich die Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Compliance. Erfahren Sie, warum immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme setzen, wie die digitale Archivierung von Dokumenten funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen DMS-Software achten sollten. Im Zeitalter der digitalen Transformation sind Informationen der wichtigste Rohstoff - und häufig sind Informationen an Dokumente gebunden. Unternehmen, die ihre Dokumente effizient, sicher und regelkonform managen möchten, setzen zunehmend auf cloudbasierte Lösungen. Was ist ein Cloud DMS? Definition Ein Cloud DMS (Cloud-Document Management System) ist eine Software-Anwendung, die über das Internet bereitgestellt und genutzt wird und der zentralen Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten dient. Abgrenzung zu On-Premises DMS Im Gegensatz zu On-Premises-Lösungen, die lokal auf eigenen Servern betrieben werden, wird ein Cloud DMS als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Das heißt, die Anwendung läuft auf externen Servern eines Anbieters und wir vom diesem gewartet und aktualisiert. Unternehmen „mieten“ das cloudbasierte DMS-System. Die Abrechnung erfolgt meist nutzungsbasiert oder als monatliches/jährliches Abonnement. Funktionsweise Im cloudbasierten DMS werden Dokumente digital erfasst – zum Beispiel durch Hochladen, Scannen oder per E-Mail – und direkt in einem zentralen Cloud-Speicher abgelegt. Die meisten modernen DMS unterstützen eine Vielzahl von Dateiformaten wie zum Beispiel Textdokumente (z.B. Word-, TXT-, PDF-Dateien) Tabellen (z.B. Excel, CSV) Präsentationen (z.B. PowerPoint) E-Mails Bilder und Grafiken Audio- und Videodateien Das Cloud DMS ersetzt somit die lokale Ablage und ermöglicht den Zugriff auf Dokumente und Informationen jederzeit und von überall über das Internet. Zentrale Prinzipien: Benutzer- und Rechteverwaltung: Zugriffsrechte können individuell vergeben werden. So wird gesteuert, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Wichtige Dokumente zum Beispiel mit geschäftskritischen Daten bleiben so vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies ist zum Beispiel auch wichtig, wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten. Versionierung und Protokollierung: Änderungen an Dokumenten werden automatisch dokumentiert und ältere Versionen bleiben erhalten. So können Anpassungen nachvollzogen und frühere Stände wiederhergestellt werden. Effiziente Suche: Durch Metadaten, Verschlagwortung und Filterfunktionen lässt sich jedes Dokument direkt schnell auffinden. Revisionssichere Archivierung: Ein Dokumentenmanagement System DMS ermöglicht die zentrale, revisionssichere Archivierung und Verwaltung dieser Dokumente. Verbreitung in Deutschland Laut dem Bitkom „Cloud Report 2025“ ist Cloud Computing mittlerweile ein zentrales Element der deutschen Wirtschaft. Neun von zehn Unternehmen nutzen die Cloud. Insgesamt werden in der deutschen Wirtschaft rund die Hälfte (47 Prozent) aller IT-Anwendungen aus der Cloud betrieben. Speicher für Dateien stehen mit 76 Prozent auf Platz 2 der genutzten Cloud-Lösungen hinter klassischer Office-Software (z.B. Microsoft Office) sowie kaufmännischen Lösungen (je 77 Prozent). Quelle: Dr. Wintergerst, Ralf: Cloud Report 2025. (2025, Juni) Vorteile eines Cloud DMS Ein cloudbasierte DMS-Systeme bieten zahlreiche Vorteile: Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende können jederzeit auf digitale Dokumente zugreifen – egal ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs. Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO wird durch technische Maßnahmen wie revisionssichere Archivierung unterstützt. Effizienzsteigerung: Zeitraubendes Suchen entfällt, da alle elektronischen Dokumente zentral gespeichert und durchsuchbar sind. Kostensenkung: Die IT-Infrastruktur muss nicht aufwendig betreut werden, was den Betrieb deutlich günstiger macht. Skalierbarkeit: Neue Nutzer, Speicherplatz oder Funktionen lassen sich flexibel hinzufügen. Automatisierung von Workflows: Wiederkehrende Prozesse wie Freigaben oder Prüfungen lassen sich automatisiert abbilden. Zentrale Funktionen eines Cloud DMS Ein modernes Cloud DMS umfasst mehrere essenzielle Funktionen: Digitale Erfassung und Import von Dokumenten (z. B. per Scanner, E-Mail oder Upload) Automatische Verschlagwortung und Kategorisierung Suchfunktion über Volltextindizierung Versionierung und Änderungsnachverfolgung Zugriffsrechte und Rollenverwaltung Workflows zur Freigabe, Prüfung oder Archivierung Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD und DSGVO Integration in andere Systeme, z. B. ERP oder Buchhaltungssoftware Mobile Zugriffsmöglichkeiten Klassische Anwendungsfälle im Unternehmenskontext Wo lohnt sich der Einsatz eines Cloud DMS besonders? Ein Cloud DMS eignet sich bereits bei Unternehmen mit mittlerem Dokumentenvolumen und verteilten Teams. Typische Einsatzbereiche sind: Finanzbuchhaltung: Belegarchivierung, Eingangsrechnungsprüfung, GoBD-konforme Ablage Personalabteilung: Digitale Personalakten, Vertragsverwaltung Vertrieb & Einkauf: Angebots- und Auftragsdokumente, Lieferantenkorrespondenz Projektarbeit: Gemeinsamer Zugriff auf Planungs- und Projektdokumente Recht & Compliance: Nachvollziehbarkeit und sichere Ablage sensibler Unterlagen, Vertragsmanagement DMS und Workflows Dokumente sind oft Bestandteile von Geschäftsprozessen - denken Sie zum Beispiel an den Rechnungseingang mit der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe. Ein gutes Cloud DMS unterstützt Unternehmen dabei, standardisierte Workflows zu automatisieren – etwa bei der Freigabe von Rechnungen oder der dem Vertragsmanangement. Dies erhöht die Geschwindigkeit, reduziert Fehler und sorgt für Transparenz. Was muss man bei der Auswahl eines Cloud DMS beachten? Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sollten Unternehmen gezielt verschiedene Fragen stellen, um sicherzustellen, dass die Lösung zu den eigenen Anforderungen und Zielen passt. Fragen im Auswahlprozess Die wichtigsten Fragestellungen lassen sich in folgende Bereiche gliedern: Anforderungen und Ziele Welche konkreten Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Einführung eines DMS (z.B. Prozessoptimierung, Compliance, Digitalisierung)? Welche Arten von Dokumenten sollen verwaltet werden? Funktionalität und Bedienbarkeit Welche Funktionen sind zwingend erforderlich (z.B. revisionssichere Archivierung, Volltextsuche, Workflows)? Gibt es branchenspezifische Anforderungen, die das DMS erfüllen muss? Integration und Schnittstellen Wie gut lässt sich das DMS in bestehende IT-Systeme (z.B. ERP, Buchhaltung) integrieren? Werden Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt und sind diese verfügbar? Zugriffsrechte und Sicherheit Wie werden Zugriffsrechte und Rollen im System verwaltet? Wie sicher sind die Daten gespeichert und sind Compliance-Anforderungen (z.B. DSGVO, GoBD) erfüllt? Flexibilität und Skalierbarkeit Kann das System bei Bedarf erweitert werden (z.B. bei Wachstum oder Internationalisierung)? Lässt sich das DMS an veränderte Geschäftsprozesse anpassen? Kosten und Lizenzmodell Wie sieht das Preismodell aus? Welche laufenden Kosten entstehen und wie steht es um das Preis-Leistungs-Verhältnis? Anbieter und Support Wie kompetent und zuverlässig ist der Anbieter? Welche Erfahrungen und Referenzen liegen vor? Gibt es die Möglichkeit, das System vorab zu testen? Einführungsstrategie Wie erfolgt die Migration bestehender Dokumente und Daten ins neue System? Kriterien für die Auswahl Rechtskonformität Das System muss gesetzliche Vorgaben wie die GoBD, DSGVO und Archivierungspflichten erfüllen, inklusive revisionssicherer Archivierung. Revisionssicher bedeutet, dass elektronische Dokumente so gespeichert werden, dass sie über ihre gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg nicht verändert, gelöscht oder unbemerkt manipuliert werden können – und dass jede Änderung vollständig nachvollziehbar protokolliert wird. Grundlagen dafür sind die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB § 239, § 257), der Abgabenordnung (AO § 146, § 147) und der GoBD. Ein revisionssicheres Cloud DMS erfüllt diese Anforderungen durch technische und organisatorische Maßnahmen – zum Beispiel durch Zugriffsprotokolle, versionierte Archivierung und Verschlüsselung. Benutzerfreundlichkeit Eine intuitive Oberfläche und einfache Bedienung fördern die Akzeptanz im Unternehmen und senken Schulungsaufwände. Zugriffs- und Rechtemanagement Eine feingranulare Rechtevergabe stellt sicher, dass sensible Dokumente nur von berechtigten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können. Integration in bestehende Systeme Ein gutes Cloud DMS lässt sich nahtlos in ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme integrieren. Manche ERP-Systeme, wie zum Beispiel Scopevisio, enthalten bereits ein integriertes DMS. Such- und Verschlagwortungsfunktionen Volltextsuche, Filter und automatische Kategorisierung helfen beim schnellen Wiederfinden von Dokumenten. Automatisierungsmöglichkeiten Workflows für Freigaben, Prüfprozesse und Wiedervorlagen erhöhen die Effizienz im Tagesgeschäft. Datensicherheit & Hostingstandort Idealerweise wird das System in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland oder der EU betrieben, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Skalierbarkeit und Flexibilität Das DMS sollte mit dem Unternehmen mitwachsen und individuell anpassbar sein – etwa durch Benutzererweiterungen oder neue Module. Exkurs: Ist ein Open Source DMS eine Alternative? Beim sogenannten Open Source DMS ist der Quellcode öffentlich zugänglich und frei verfügbar. Das bedeutet, Nutzer können eine solches Dokumentenmanagementsystem kostenfrei einsetzen. Open Source DMS bieten im Standard allerdings oft nur Grundfunktionen. Für die Einhaltung spezifischer rechtlicher Vorgaben (z.B. GoBD-Konformität) sind häufig zusätzliche Anpassungen oder Erweiterungen nötig. Ausblick: Warum ist ein Cloud DMS die Zukunft des Dokumentenmanagements? Unstrukturierte Inhalte meistern Der Großteil unternehmensinterner Informationen liegt in unstrukturierten Daten – E-Mails, PDFs, Scans, Bilder oder Texte. Digitales Dokumentenmanagement hilft, diese Informationen strukturiert und intelligent nutzbar zu machen. Künstliche Intelligenz Zukunftsfähige Systeme setzen zunehmend auf Künstliche Intelligenz, um Inhalte automatisch zu erkennen, zu verschlagworten oder in Workflows einzubinden. So entstehen aus bisher ungenutzten Informationen echte Mehrwerte – zum Beispiel durch automatische Kategorisierung oder das Erkennen von Fristen. Fazit Ein Cloud DMS bietet mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentenprozesse effizient, sicher und rechtskonform zu gestalten. Von der digitalen Archivierung bis zur Workflow-Automatisierung – die Vorteile sind klar. Wer heute digital durchstarten will, kommt an einem leistungsstarken Cloud-basierten Dokumentenmanagement-System nicht vorbei. ### WirtschaftsWoche-Ranking: Scopevisio als „Bester Mittelstandsdienstleister 2025“ im Bereich ERP ausgezeichnet Die WirtschaftsWoche hat Scopevisio im aktuellen Ranking „Beste Mittelstandsdienstleister 2025“ ausgezeichnet. In der Kategorie ERP belegt Scopevisio den zweiten Platz – noch vor etablierten Branchengrößen. Wir freuen uns sehr über diese Platzierung, die wir als Bestätigung für die Qualität unserer ERP-Lösung und unsere konsequente Kundenorientierung sehen. Gerade im Mittelstand sind professionelle und verlässliche Dienstleister entscheidend. Seit 2015 untersucht die WirtschaftsWoche in Kooperation mit dem Marktforschungsinstitut ServiceValue, welche Anbieter in verschiedenen Dienstleistungsbereichen besonders überzeugen. Für die aktuelle Erhebung wurden zwischen Ende Dezember 2024 und Anfang Februar 2025 insgesamt 20.199 Entscheider:innen, Einkäufer:innen und Anwender:innen zu 638 Dienstleistern aus 48 Branchen befragt. „Diese Platzierung ist nicht nur ein Signal an den Markt, sondern auch ein Beleg für das Engagement und die Expertise unseres gesamten Teams“, sagt Alexander Kintzi, CRO bei Scopevisio. „Wir sind stolz darauf, dass unsere Kundinnen und Kunden die besonderen Vorteile unserer cloudbasierten Lösung schätzen und uns ihr Vertrauen schenken.“ ### Inspiration nach Feierabend: Das war die Technight am 23.04.2025 in Berlin Die KI-Nutzung boomt – vor allem im privaten Bereich. Doch wie sieht es im beruflichen Alltag aus? Wie können Automatisierung und KI hier unterstützen? Mit dieser Frage startete die Technight am 23. April 2025 in Berlin. Technight: Treffpunkt für Zukunftsgestalter Das lockere Eventformat brachte auch dieses Mal Fach- und Führungskräfte aus dem Mittelstand in entspannter Atmosphäre zusammen. Der Austausch auf Augenhöhe ist dabei für viele Gäste ein wichtiger Grund für die Teilnahme. „Die Technight bietet einen Mehrwert für alle, die in ihrer Branche Menschen führen, Unternehmen leiten und sich mit Digitalisierung auseinandersetzen“, so Frank Thiel, Digitalcoach und Besucher der Technight. Starten wird die Technight künftig mit einem Impuls von einem externen Speaker. In Berlin eröffnete Scopevisio-CRO Alexander Kintzi die Veranstaltung mit Impulsen zum Thema KI. Über 50 Prozent der Erwerbstätigen wünschen sich KI-Unterstützung Laut einer aktuellen Umfrage des Bitkom greifen 17 Prozent der Erwerbstätigen im beruflichen Alltag auf KI zurück. Weitere 22 Prozent gehen davon aus, dass dies möglich wäre, nutzen KI aber (noch) nicht. Grundsätzlich wünschen sich 56 Prozent, dass sie KI bei der Arbeit unterstützt. Für KI im Unternehmensumfeld ist das Potenzial somit sehr groß. Assistenz-Funktionen vorne auf der Hitliste Welche Vorteile sehen die Nutzenden darin? In den Antworten der Bitkom-Umfrage dominieren die klassischen Assistenz-Funktionen. An erster Stelle wird die Arbeitszeitersparnis genannt, gefolgt von mehr Freiräumen für wichtigere Aufgaben und schnelleren Problemanalysen. Abb.: Vorteile von KI. Quelle: Bitkom-Präsentation: Künstliche Intelligenz: Der Blick der Deutschen auf die neue Technologie. S. 13. Welche Beispiele für Automatisierung bei Scopevisio gibt es? Gerade in den Bereichen Unternehmenssoftware und ERP bietet sich der Einsatz von Automatisierung an, um die Anwenderinnen und Anwender noch stärker bei Routineaufgaben zu entlasten. In Scopevisio gibt es einige Beispiele für Prozessoptimierung, wie etwa die automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen mithilfe von Regeln beim Online-Banking oder der die automatisierten Bestellvorschläge im Bereich Beschaffung auf der Basis von bereits vorhandenen Bestellungen und Lagerbestand. Wie soll KI bei Scopevisio eingesetzt werden? Die genannten Beispiele gehören jedoch eher in den Bereich der regelbasierten Systeme als in den Bereich KI. Geplant ist bei Scopevisio allerdings die Integration von KI-Modellen im Stile von ChatGPT in unsere Cloud Unternehmenssoftware. Dabei haben wir uns zunächst die Online-Hilfe vorgenommen und vor kurzem einen KI-Chatbot vorgestellt. Das Dokumentenmanagementsystem (Teamwork) und die komplette Scopevisio-Anwendung sollen folgen. Ziel ist es einen KI-Assistenten als eine Art EnterpriseGPT in die Scopevisio-Benutzeroberfläche zu integrieren. „KI benötigt homogene, konsistente Daten. Eine ganzheitliche Unternehmenslösung wie Scopevisio ist deshalb ideal geeignet, um KI zu integrieren.“Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO Scopevisio AG Weitere Themen bei der Technight Zu den weiteren Themen der Technight in Berlin zählten die folgenden: Konzernprozesse optimieren: Wie moderne Softwarelösungen Unternehmen helfen, ihre Prozesse in Unternehmensgruppen zu verbessern Dokumenten- und Vertragsworkflows vereinfachen: Wie die Digitalisierung den Arbeitsalltag effizienter macht E-Rechnungen im Unternehmen: Vorteile der Digitalisierung von Rechnungsprozessen Austausch und Diskussion bei der Technight Ziel der Technight ist es, neue Perspektiven auf die Themen Digitalisierung, Automatisierung und KI zu vermitteln. Ganz wichtig ist es dabei, ins Gespräch zu kommen und Erfahrungen auszutauschen. Die Teilnehmerzahl von etwa 20-25 Personen bietet dafür beste Voraussetzungen. Außerdem legen wir Wert auf besondere Locations, die zum Event passen. Nächste Technight am 5. Juli 2025 in Heidelberg Die nächste Technight findet am 3. Juli 2025 im Tink Tank Landfried in Heidelberg statt. Seien auch Sie dabei – es lohnt sich! Das erwartet Sie: Praktische Use Cases und Insights, die für den Unternehmensalltag relevant sind Networking und Austausch mit Experten und Gleichgesinnten Exklusive Inhalte zu KI und deren praktischen Anwendungsmöglichkeiten Melden Sie sich jetzt kostenlos an! Wir freuen uns an auf Sie! ### Scopeunity Day 2025 Der Scopeunity Day ist das Event für unsere Anwenderinnen und Anwender. Inspirierende Vorträge, praxisnahe Use Cases und der persönliche Austausch mit der Scopevisio-Community machen diesen Tag immer zu einem ganz besonderen Erlebnis. Unter dem Motto #ZusammenWachsen geht es darum, voneinander zu lernen und gemeinsam zu wachsen. In diesem Jahr findet die Veranstaltung 28. August 2025 im Kameha Grand Bonn statt. Was unsere Gäste erwartet:Einblicke in unsere ERP-Suite, Präsentationen zu Konzernfunktionen, digitalen Rechnungsprozessen, E-Rechnungen im Kreditorenbereich, automatisierten Workflows, Scopevisio2Go als Lager-App und zu vielen anderen Themen mehr. Die komplette Agenda ist bereits online. Neu: Breakout-Sessions Zudem bieten Breakouts die Möglichkeit, in kleineren Runden tiefer in Branchenthemen einzutauchen – u. a. für Dienstleister, Hotellerie, Gesundheitswesen, Handel, Fibunet-Nutzer und Workflow-Interessierte. 📅 Donnerstag, 28.08.2025🕤 09:30–16:00 Uhr📍 Kameha Grand Bonn 👉 Hier geht es zum Rückblick auf die Veranstatung ### Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP): Das Wichtigste für Arbeitgeber Seit Anfang 2025 müssen Arbeitgeber im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) auch Daten der Finanzbuchhaltung digital an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln. Bislang galt dies nur für prüfrelevante Daten aus der Entgeltabrechnung. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen. Regelmäßig prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung ordnungsgemäß abführen. Die Prüfung fand bislang oft unter Vorlage von Papier- bzw. PDF-Dokumenten statt, was einen hohen Aufwand bedeutete. Um diesen Aufwand für alle Beteiligten zu verringern, wurde die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eingeführt. Seit 2023 müssen dafür Daten aus der Entgeltabrechnung elektronisch übermittelt werden. Neu ist, dass dies seit Anfang 2025 auch für prüfrelevante Daten aus der Finanzbuchhaltung gilt. Was versteht man unter euBP? Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist ein digitales Prüfverfahren, das von der Deutschen Rentenversicherung (DRV) eingeführt wurde, um den Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten bei der Betriebsprüfung zu verringern. Die euBP sieht vor, dass Unternehmen prüfungsrelevante Daten aus ihrem Entgeltabrechnungsprogramm und ihrer Finanzbuchhaltungssoftware elektronisch an die Rentenversicherung übermitteln. Rechtlicher Hintergrund ist der § 28p Abs. 1 SGB IV: Demnach sind Rentenversicherer verpflichtet, mindestens alle vier Jahre zu prüfen, ob Arbeitgeber ihre Pflichten gemäß dem Sozialgesetzbuch erfüllen. Konkret wird geprüft, ob die Betriebe ihre Melde- und Beitragspflichten korrekt erfüllen und ob sie die Umlagen nach dem Aufwandsausgleichsgesetz richtig gezahlt haben. Ist die euBP verpflichtend? Die euBP ist bereits seit dem 1. Januar 2023 Pflicht. Seit diesem Zeitpunkt müssen Arbeitgeber Daten der Entgeltabrechnung elektronisch übermitteln. Hinzu kommt, dass viele Arbeitgeber seit dem 1. Januar 2025 außerdem verpflichtet sind, relevante Finanzbuchhaltungsdaten elektronisch bereitzustellen. Die gesetzliche Regelung sieht jedoch eine Übergangsfrist vor. So können Arbeitgeber eine Befreiung von einer elektronischen Datenübermittlung beantragen, die jedoch spätestens am 31. Dezember 2026 endet. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger gesendet, der für die Betriebsprüfung zuständig ist. Für wen gilt die euBP? Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung gilt für mehrere Wirtschaftsakteure: Arbeitgeber: Für Arbeitgeber gilt die Pflicht zur elektronischen Datenübertragung im Rahmen der eu BP bereits seit 2023. Seit Anfang 2025 sind sie zusätzlich verpflichtet, neben den Daten zur Entgeltabrechnung auch Daten zur Finanzbuchhaltung zu übermitteln. Steuerberater: Diejenigen unter ihnen, die die Finanzbuchhaltung für ihre Mandanten übernehmen, sind ab 2025 ebenfalls verpflichtet, die prüfrelevanten Daten elektronisch zu übermitteln.. Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung empfangen, analysieren und prüfen die Daten aus der Entgeltabrechnungs- und Finanzbuchhaltungssoftware mithilfe von Prüfsoftware Welche Daten werden übermittelt? Aus der Lohnbuchhaltung müssen unter anderem folgende Daten elektronisch übertragen werden: Stammdaten der Beschäftigen Vollständige Beitragsnachweise Detaillierte Aufstellung der Lohndaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aus der Finanzbuchhaltung sind unter anderem folgende Daten zu übermitteln: Einzelbuchungen der Sachkonten für die entsprechenden Wirtschaftsjahre Kreditoren-Konten Falls erforderlich, sind die Prüfer berechtigt, weitere Unterlagen anzufordern. Welche Anforderungen die Datensätze im Detail erfüllen müssen und was der Mindestumfang der Buchungen in der Finanzbuchhaltung ist, erfahren Sie in mehreren pdf-Dateien, welche die Deutsche Rentenversicherung unter dem Punkt „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die eu BP“ bereitstellt. Welche sind die wichtigsten Schritte bei der euBP? Prüfungsanordnung Die euBP beginnt mit einer schriftlichen Ankündigung durch die DRV. In diesem Schreiben wird das Unternehmen über den Prüfungszeitraum (= der Zeitraum, der kontrolliert wird) informiert und zur Übermittlung der Daten aufgefordert. Eine regelmäßig wiederkehrende Datenübermittlung (z.B. monatlich oder jährlich) ist nicht vorgesehen. Übermittlung Für die Übermittelung wird ein spezielles Online-Verfahren auf Basis des sogenannten eXTra-Standards genutzt. Es handelt sich hier um ein einheitliches XML-basiertes Transportverfahren (www.extra-standard.de), das der sicheren Übertragung von Daten zwischen Unternehmen und Verwaltung dient. Der eXTra-Standard ist bereits seit 2016 in den Meldeverfahren zur sozialen Sicherung verpflichtend. Nach dem Eingang der Daten erhält das Unternehmen eine elektronische Annahmebestätigung von der Deutschen Rentenversicherung. Prüfung Die Daten werden beim Rentenversicherungsträger in einem geschützten System gespeichert. Die Speicherung der Daten erfolgt verschlüsselt. Der Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin prüft mithilfe von Prüfsoftware die Plausibilität und Richtigkeit der Beitragsbe- und -abrechnung. Kann die Prüfung mit den übermittelten Daten abgeschlossen werden, ist ein Besuch vor Ort nicht mehr nötig. Auswertung Das Prüfergebnis wird weiterhin per Post versandt. Auf Wunsch wird es als pdf im eXTra-Verfahren zum Abruf bereitgestellt. Dieser Wunsch muss allerdings bereits bei Übermittlung der Daten angegeben werden. Über die Bereitstellung wird die abrufberechtigte Person per Mail benachrichtigt. Die Ergebnisse der Auswertungen werden durch den Prüfer gemeinsam mit dem Arbeitgeber bzw. Steuerberater besprochen. Löschung der Daten Datenschutz und Vertraulichkeit spielen bei der euBP eine wichtige Rolle. Mit Bestandskraft des Bescheides werden alle Daten sicher gelöscht und aus den Systemen der Deutschen Rentenversicherung entfernt. Abschließend erhält der Arbeitgeber eine elektronische Quittung über die ordnungsgemäße Löschung der Daten. Welche Vorteile hat die euBP? Die Vorteile, die Unternehmen durch den Einsatz der euBP erzielen können, umfassen die folgenden Punkte: Transparenz: Die Online-Kommunikation zwischen Unternehmen und dem Rentenversicherungsträger ermöglicht schnellere Rückfrageprozesse und eine zügige Bereitstellung von Daten. Kosten- und Zeitersparnisse: Da alle Unterlagen online verfügbar sind, können die Behörden auf eine Prüfung vor Ort vielfach verzichten. Dadurch entstehen weniger Personalkosten, Rückfragen und Zeitaufwand. Geringere Papier- und Archivierungskosten sind eine weitere Folge. Präzision: Die automatische Erfassung und Berechnung von Daten eliminiert Fehler, die durch eine manuelle Bearbeitung auftreten können. Hardware und Technik werden überflüssig: Die Notwendigkeit zur Bereitstellung von Arbeitsplätzen, PCs und CDs mit archivierten Daten entfällt. Förderung der digitalen Transformation: Die euBP unterstützt durch die elektronische Abwicklung die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im Unternehmen. Sie modernisiert betriebliche Abläufe und bringt Unternehmen dem papierlosen Büro näher. Ersetzt die euBP einen Prüftermin vor Ort? Die euBP ersetzt nicht automatisch eine Prüfung vor Ort, kann diese jedoch in vielen Fällen überflüssig machen. Wenn die Prüfer die bereitgestellten Daten überprüfen und feststellen, dass es keine Unklarheiten oder Verdachtsmomente gibt, kann ein Vor-Ort-Termin entfallen. Was ist jetzt zu tun? Überprüfen Sie, ob Ihre eingesetzte Software den neuen Anforderungen genügt und in der Lage ist, die erforderlichen Daten im korrekten Format zu exportieren. Hersteller von Lohn- und Gehaltssoftware, Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen stellen in der Regel Funktionalitäten für die euBP bereit. Fragen Sie gegebenenfalls bei Ihrem Softwarehersteller nach. Entgeltabrechnungsprogramme müssen systemgeprüft (ITSG-geprüft) sein. Dies ist eine Voraussetzung für die Teilnahme am euBP-Verfahren. Falls Ihre aktuelle Software die euBP nicht unterstützt, sollten Sie auf geeignete Systeme wie zum Beispiel die Unternehmenssoftware für Finanzen und Personal von Scopevisio umstellen. Wichtig sind auch Schnittstellen zur Datenübertragung. Die Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung sollen sich mit den neuen Anforderungen und den entsprechenden Funktionen in Ihrer Software vertraut machen. Prüfen Sie, ob die Übergangsregelung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und reichen Sie den Antrag dafür rechtzeitig ein. ### Konzernfunktionen in Scopevisio Mehrere Unternehmen unter einem Dach managen: Wie gelingt das effizient? Scopevisio bietet spezielle Konzernfunktionen, die das „Multi-Company-Management“ vereinfachen und die Konsolidierung optimal vorbereiten. Scopevisio ist als mandantenfähige Software ideal dafür geeignet, eine Muttergesellschaft mit mehreren Töchtern zu verwalten. Mandantenfähigkeit bedeutet, dass in Scopevisio mehrere Gesellschaften („Mandanten“) innerhalb einer Instanz als abgeschlossene Einheiten geführt werden können. Die Daten der einzelnen Gesellschaften bleiben dabei streng voneinander getrennt. Ein Vorteil einer mandantenfähigen Software ist, dass übergreifende Konfigurationseinstellungen nur einmal festgelegt werden müssen. Dies betrifft zum Beispiel Währungen, Länder oder Zeitzonen. Scopevisio bietet außerdem sogenannte Konzernfunktionen. Diese vereinfachen die Verwaltung mehrerer Gesellschaften innerhalb einer Unternehmensgruppe. „Mehrere Unternehmen zu verwalten, ist eine komplexe Aufgabe. Scopevisio unterstützt mit Konzernfunktionen, die für Entlastung in der Buchhaltung sorgen“ – Dorothée Al-Duhoun, Produktmanagerin Scopevisio Beachten Sie: Alle Konzernfunktionen sind in Scopevisio auf Gesellschaften einer Instanz beschränkt. Sie funktionieren somit nicht instanzübergreifend. Wozu dienen die Konzernfunktionen in Scopevisio? Die Konzernfunktionen in Scopevisio erleichtern die operativen Vorprozesse für Konsolidierung und Konzernabschluss vereinheitlichen die Organisation stellen Übersichten bereit Welche Konzernfunktionen gibt es in Scopevisio? Konzernstammdaten: Vererben von Stammdaten, Regeln und Layouts Konzernstatusinformationen: Übersicht über den Status der Töchter Kennzeichnen von Ausgangsrechnungen als Intercompany Konzernstammdaten vererben Von der Konzernmutter können verschiedene Stammdaten auf die Töchter vererbt werden. Beispiele dafür sind: Kontenplan Debitoren Kreditoren Bankingregeln Berichtswesen (Layouts) Dimensionen (z.B. Kostenstellen, Kostenarten) Der Stammdaten-Vergleich stellt Stammdaten zuvor ausgewählter Firmen in der Übersicht dar und erlaubt es, Daten mit einem Schlag von einer auf die andere Gesellschaft zu übertragen. Mussten Änderungen zuvor Schritt für Schritt und bei jeder Gesellschaft einzeln vorgenommen werden, können Anpassungen jetzt mit wenigen Klicks über viele Gesellschaften hinweg durchgeführt werden. Gerade in Unternehmensgruppen mit vielen Tochterfirmen, wie sie zum Beispiel in der Hotellerie häufig zu finden sind, bedeutet das eine große Zeitersparnis. Unterstützung dabei liefert der Stammdaten-Vergleich. Dieser bietet eine direkte Gegenüberstellung von Stammdaten ausgewählter Töchter. Abweichungen sind farblich markiert. Mit einem Klick können Sie den Status aktualisieren und damit alle Daten auf einen Schlag angleichen. Das erspart manuellen Aufwand. Ein sukzessiver Ausbau der Konzernstammdaten (z.B. das Vererben von Rechnungslayouts) ist geplant. Konzernstatusinformationen In den Konzernstatusinformationen können Sie sich den Status ausgewählter Firmen anzeigen lassen. Dargestellt wird dieser in einer tabellarischen Übersicht mit einer Spalte je Konzerngesellschaft. Neben allgemeinen Daten zu den Gesellschaften (z.B. Kontenrahmen) sind hier zum Beispiel Informationen gelistet wie Letzte erfolgreiche UStVA-Übermittlung Letztes Buchungsdatum Letzter Zahllauf Letzter Mahnlauf Ungebuchte Rechnungen der letzten 12 Monate Auf der Basis dieser Informationen ist für den Mitarbeitenden gut ersichtlich, wie weit der Monatsabschluss bzw. Jahresabschluss im jeweiligen Unternehmen gediehen ist. Kennzeichnen von Ausgangsrechnungen als Intercompany Ausgangsrechnungen an verbundene Firmen werden automatisch mit einer Kennung  – einem Flag – versehen, wenn dies beim entsprechenden Kreditor in den Stammdaten gekennzeichnet ist („Intercompany-Kreditor“). Geplante Konzernfunktionen im Jahr 2025 Die Konzernfunktionen bauen wir sukzessive weiter für Sie aus. Folgende neue Intercompany-Funktionen sind für das Jahr 2025 geplant: Saldenabgleiche zwischen Intercompany-Personenkonten: Vergleichen Sie Salden von Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen verschiedenen Konzerngesellschaften und stimmen Sie diese ab. Automatisierte Weiterberechnung an Tochterfirmen: Kosten, Ausgaben oder andere Transaktionen zwischen Muttergesellschaft und Tochterunternehmen werden automatisch erfasst und weiterverrechnet. Automatisiertes Durchbuchen z.B. von Darlehenszinsen: Geben Sie in der Muttergesellschaft erfasste Buchungssätze direkt an die Tochter weiter. So ist sichergestellt, dass Zinsen für InterCo-Darlehen in den beteiligten Unternehmen gleichlautend gebucht sind. Konzernabschluss und Konsoldierung Für Konsolidierung und Konzernabschluss bietet unser Partner Lucanet eine umfangreiche Lösung. So ermöglicht Lucanet einen vollautomatisierten Konsolidierungsprozess über sämtliche Konzernstrukturen hinweg. Scopevisio und Lucanet sind über eine Schnittstelle verbunden, was eine nahtlose Integration von Finanzdaten ermöglicht. Lucanet und Scopevisio ergänzen sich damit ideal und bieten die perfekte Kombi für Finanzbuchhaltung und Konzernabschluss. ### Finanzbuchhaltung und Konzernabschluss mit Scopeviso und Lucanet Scopevisio und Lucanet sind das perfekte Gespann für die Finanzbuchhaltung und Abschlusserstellung in Unternehmensgruppen und Konzernen. Wie das Zusammenspiel der beiden Softwarelösungen funktioniert, erläutert nachfolgender Beitrag. Scopevisio ist eine cloudbasierte und mandantenfähige Finanzbuchhaltungssoftware, die Unternehmensgruppen bei der Verwaltung mehrerer verbundener Firmen unterstützt. Scopevisio bietet dafür auch besondere Konzernfunktionen. Im Kontext der Konzernbuchhaltung kann man Scopevisio auch als Vorsystem betrachten. Scopevisio enthält alle Buchungen bis zum Einzelabschluss. Lucanet ist eine cloudbasierte, umfassende Finanzlösung für Abschluss und Konsolidierung, Finanzplanung (FPM – Financial Planning Management) und Reporting. Der Konsolidierungslauf erfolgt ebenso wie die Erstellung des Konzernabschlusses automatisiert. Lucanet kann man somit als Konsolidierungssystem bezeichnen. Eine clevere Verbindung: Scopevisio und Lucanet Die Kombination beider Lösungen unterstützt einerseits bei der Buchhaltung der Einzelfirmen und bei der Vorbereitung des Konzernabschlusses (Scopevisio) als auch bei der Konsolidierung und beim Konzernabschlusses selbst (Lucanet). Dank der Verknüpfung von Scopevisio und Lucanet entfällt für den Anwender viel manuelle Arbeit. Einzelabschlussdaten müssen nicht mehr händisch zusammengetragen und über einen Upload in Lucanet hochgeladen werden. Vielmehr werden alle Journaldaten automatisiert zu Lucanet übertragen. Anbindung von Scopevisio an Lucanet Scopevisio und Lucanet können über eine API miteinander verbunden werden. Die initiale Anbindung von Scopevisio an Lucanet übernimmt ein:e Lucanet-Berater:in. Dabei spielt es keine Rolle, dass die einzelnen Gesellschaften gegebenenfalls unterschiedliche Kontenrahmen nutzen. Bei der Ersteinrichtung wird der Kontenrahmen jeder Einzelgesellschaft mit übertragen. Das Mapping der Kontenrahmen der unterschiedlichen Gesellschaften findet später in Lucanet statt. Im Nachgang müssen eventuell Konten, die das System nicht erkannt hat oder nicht zuordnen kann, einmalig manuell den Berichtspositionen zugeordnet werden. Die GuV kann insbesondere in ihrer Detailgliederung in Lucanet firmenspezifisch angepasst werden. Konsolidierung mit LucaNet Die Finanzbuchhaltungsdaten der Mutterfirma und den verbundenen Firmen werden von Scopevisio über eine API zu Lucanet übertragen. Aus den übertragenen Journalen generiert LucaNet eine Summenbilanz und Summen-GuV. Der Konsolidierungslauf kann danach per Knopfdruck gestartet werden. AEko, SchuKo, KapKo und die Konsolidierung der Beteiligungserträge werden automatisiert durchgeführt und anschließend der Konzernabschluss erstellt. Dieser besteht wie der Einzelabschluss aus GuV und Bilanz. Zusätzliche Positionen in der Konzernbilanz sind zum Beispiel die Firmenwerte der Töchter als immaterielle Anlagegüter, nicht beherrschte Anteile und latente Steuern. Lucanet ermöglich die Konsolidierung von Hunderten Tochtergesellschaften und unterstützt Abschlüsse nach verschiedenen Standards wie HGB und IFRS Vorbereitungen in Scopevisio für die Konsolidierung Damit Lucanet die Buchungen, die auf internen Geschäften beruhen, herausfiltern kann, müssen die Buchungen in Scopeviso gekennzeichnet werden. Dazu wird eine der sogenannten Dimensionen in Scopevisio als Partnerdimension eingerichtet. In dieser Partnerdimension sind alle Unternehmen des Konzerns gelistet. Jede Konzerngesellschaft erhält eine Partnernummer. Jeder Buchungssatz, der auf internen Transaktionen beruht, erhält automatisch die Partnernummer. Dank dieser Partnernummern können Konsoldierung und Konzernabschluss viel einfacher von statten gehen. Lucanet ist in die Lage, die Nummern herauszufiltern und in der verpartnerten Gesellschaft das „Gegenstück“ zu finden. Die internen Buchungen sollten sich gegenseitig aufheben. Buchungen, bei denen das nicht der Fall ist, werden in Lucanet angemahnt. Eventuellen Differenzen kann der Mitarbeitenden dann auf den Grund gehen. Fazit Scopevisio ist auf operative Finanztransaktionen ausgerichtet, Lucanet auf das strategische Finanzmanagement. Die Kombination beider Lösungen ermöglicht einerseits effiziente Verwaltung von Unternehmensgruppen und Konzernen (Scopevisio) und andererseits den automatisierten Konsolidierungslauf sowie die schnelle Erstellung des Konzernabschlusses (Lucanet). Beide Systeme zeichnen sich durch Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und die Möglichkeit aus, komplexe Unternehmensstrukturen abzubilden. Sie ermöglichen einen weltweiten Zugriff auf zentrale Daten und tragen so zu einer effizienteren Finanzberichterstattung bei. ### Konsolidierung und Konzernabschluss verständlich erklärt Im Konzernabschluss werden die Finanzdaten von allen Tochtergesellschaften einer Unternehmensgruppe zusammengeführt. Dabei müssen die summierten Daten um die Geschäfte bereinigt werden, die zwischen den Unternehmen getätigt wurden. Diesen Prozess bezeichnet man als Konsolidierung. Im folgenden Beitrag werden die Schritte bei der Konsolidierung und die Bedeutung des Konzernabschlusses verständlich erklärt. Ein Konzern besteht aus einer Muttergesellschaft und mehreren Tochtergesellschaften, die rechtlich eigenständig sein können, aber wirtschaftlich miteinander verbunden sind. Ab einer bestimmten Größe sind Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH oder AG) sowie große Personengesellschaften verpflichtet, einen Konzernabschluss zu erstellen. Vorher ist ein freiwilliger Konzernabschluss möglich - zum Beispiel, um einen besseren Überblick über alle Firmen und ihre Finanzsituation zu erhalten. Die Muttergesellschaft ist für die Erstellung des Konzernabschlusses verantwortlich – zusätzlich zu ihrem eigenen Jahresabschluss. Was ist ein Konzernabschluss? Ein Konzernabschluss ist ein konsolidierter Jahres- oder Zwischenabschluss, der die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines gesamten Konzerns darstellt. Grundlage für einen Konzernabschluss ist zunächst die Summe aller Einzelabschlüsse. In einem weiteren Schritt müssen jedoch die Geschäfte zwischen den Töchtern „herausgerechnet“ werden. Kosten und Erlöse, Verbindlichkeiten und Forderungen sowie Eigenkapital der Töchter und Beteiligungsbuchwert bei der Mutter werden gegeneinander aufgerechnet. Diesen Vorgang bezeichnet man als Konsolidierung. Die Konsolidierung eliminiert alle internen Vorgänge, die zwischen Konzerngesellschaften bestehen und ermittelt die Anteile Dritter. Mithilfe der Konsolidierung werden Konzernabschlüsse mit Einzelabschlüssen vergleichbar gemacht. Exkurs Grundlegende Gedanken zum Konzernabschluss finden sich in einem Blogartikel von Lucanet: "Die Grundidee des Konzernabschlusses ist bestechend logisch: werden mehrere Unternehmen aufgrund wirtschaftlicher Verflechtungen faktisch von einer Leitung geführt, kann die wirtschaftliche Lage dieser wirtschaftlichen Einheit nur durch einen gemeinsamen Abschluss richtig dargestellt werden. Dieser Abschluss muss so aufgestellt werden, als wären die Konzernunternehmen nicht einzeln rechtlich selbständig, sondern lediglich Betriebsstätten eines einzigen rechtlich selbständigen Unternehmens. Die Fiktion der rechtlichen Einheit des Konzerns ist aus meiner Sicht der wichtigste Grundsatz bei der Erstellung des Konzernabschlusses (...)." - Prof. Dr. Karin Breidenbach. Konsolidierung: Was genau wird herausgerechnet? Schuldenkonsolidierung (SchuKo): Hierbei werden alle internen Forderungen und Verbindlichkeiten herausgerechnet. Kapitalkonsolidierung (KapKo): Hierbei wird das Kapital der Töchter, das der Mutter zusteht, gegen den Beteiligungsbuchwert aufgerechnet. Zusätzlich werden die Firmenwerte der Töchter plus deren Abschreibung sowie die Anteile Dritter am Gewinn bzw. Verlust ermittelt. Aufwands- und Ertragskonsolidierung (AEKo): Hierbei werden alle internen Kosten und Erlöse saldiert. Zwischenergebniseliminierung: Bereinigung von Gewinnen und Verlusten aus konzerninternen Transaktionen, die beim Gegenüber bilanziell erfasst werden (z.B. Weiterverkauf von Anlagegütern)  Eine detaillierte Erläuterung zu den Einzelschritten der Konsolidierung findet sich bei Fibunet. Woraus besteht der Konzernabschluss? Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) umfasst ein Konzernabschluss: Konzernbilanz Konzern-GuV Konzernanhang Kapitalflussrechnung Eigenkapitalspiegel Zusätzlich kann der Konzernabschluss um einen Konzernlagebericht sowie bei Bedarf eine nichtfinanzielle Berichterstattung ergänzt werden. Warum ist ein Konzernabschluss wichtig? Der Konzernabschluss hat vielerlei Funktionen: Durch einen konsolidierten Abschluss können Investoren, Gläubiger und andere Interessengruppen die wirtschaftliche Gesamtlage des Konzerns besser einschätzen. Der Konzernabschluss bietet Unterstützung bei der finanziellen und ertragsorientierten Steuerung des Konzerns. Darüber hinaus ist die Konzernbuchhaltung oft gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere für börsennotierte Unternehmen. Rechtliche Grundlagen der Konzernbuchhaltung Die Konzernbuchhaltung unterliegt strengen gesetzlichen Regelungen, die je nach Land unterschiedlich ausfallen können. In Deutschland sind insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die International Financial Reporting Standards (IFRS) von Bedeutung. Während HGB-Abschlüsse vor allem für deutsche Konzerne relevant sind, sind IFRS-Abschlüsse bei internationalen Konzernen weit verbreitet. Schritt für Schritt zum Konzernabschluss Ein Konzernabschluss folgt einem klaren Ablauf: Einzelabschlüsse erfassen: Zunächst werden die Jahresabschlüsse aller relevanten Konzerngesellschaften gesammelt. Währungsumrechnung: Falls Tochterunternehmen im Ausland sitzen, müssen ihre Abschlüsse in die Konzernwährung umgerechnet werden. Harmonisierung: Unterschiedliche Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden werden vereinheitlicht. Konsolidierung: Die eigentliche Zusammenführung erfolgt anhand der genannten Konsolidierungs-Schritte. Konzernabschluss erstellen: Aus den bereinigten Daten entsteht eine Konzernbilanz, eine Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung sowie ggf. ein Konzernanhang und ein Konzernlagebericht. Herausforderungen in der Konzernkonsolidierung In der Praxis ist die Konzernkonsolidierung komplex. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen: Zeitdruck: Der Konzernabschluss muss oft schnell nach Ende des Geschäftsjahres fertig sein. In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufstellungspflicht 5 Monate (HGB §290). Uneinheitliche Datenquellen: Unterschiedliche Softwareanwendungen erschweren die Zusammenführung. Konzerninterne Transaktionen: Diese müssen identifiziert und korrekt eliminiert werden. Währungs- und Bewertungsunterschiede: Gerade bei internationalen Konzernen sind Umrechnungen und Anpassungen notwendig. Softwarelösungen für die Konzernbuchhaltung Moderne Softwarelösungen – wie zum Beispiel die von Scopevisio und Lucanet – bieten erhebliche Vorteile bei der Durchführung der Konzernbuchhaltung. Sie automatisieren viele Prozesse, wie z. B. die Konsolidierung und Eliminierung konzerninterner Geschäfte. Darüber hinaus ermöglichen digitale Lösungen eine schnellere und präzisere Erstellung des Konzernabschlusses. Unternehmen profitieren dadurch von einer höheren Effizienz und geringeren Fehleranfälligkeit. Fazit: Effiziente Konzernbuchhaltung als Schlüssel zum Erfolg Eine gut organisierte Konzernbuchhaltung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Durch den Einsatz moderner Softwarelösungen und klar definierter Prozesse können Konzerne die Komplexität ihrer Buchhaltung meistern und gleichzeitig Transparenz für alle Stakeholder schaffen. Damit ist die Konzernbuchhaltung ein wesentlicher Baustein für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. ### Virtuelle Datenräume – Sichere Orte für vertrauliche Dokumente Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, sensible Daten und geschäftskritische Dokumente zu schützen und sicher zu verwalten. Virtuelle Datenräume (VDRs) sind eine Antwort auf diese Herausforderungen. Firmen können mithilfe von VDRs zum Beispiel Due-Diligence-Prüfungen oder M&A-Transaktionen umsetzen. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie bei VDRs achten sollten. Was ist ein virtueller Datenraum? Ein virtueller oder digitaler Datenraum ist eine Lösung für die Speicherung und Verwaltung von Daten, auf die Sie sicher online zugreifen können. Es ist ein virtuelles Archiv, das autorisierten Nutzern jederzeit und von überall einen Fernzugriff auf vertrauliche Daten und Dokumente ermöglicht. Beachten Sie: Für den Begriff virtueller Datenraum (VDR) gibt es keine eindeutige und präzise technische Definition. Vielmehr nutzen Anbieter den Begriff häufig, um spezielle Cloud-Dienste mit besonderen Sicherheitsfeatures (z.B. Verschlüsselung, detaillierte Zugriffsrechte) von „generischen“ Cloud-Lösungen abzugrenzen. Wozu benötigt man virtuelle Datenräume? Virtuelle Datenräume bieten eine sichere Möglichkeit für den Transfer von sensiblen Daten. Gleichzeitig optimieren VDRs die Geschäftsprozesse im Unternehmen, bieten fortschrittliche Kollaborationstools und Unterstützung beim Befolgen von Compliance-Vorgaben. Virtuelle Datenräume unterscheiden sich von herkömmlichen Cloud-Speichern durch erweiterte Funktionen zur Benutzerfreundlichkeit und sicheren Datenverwaltung. In der Regel erfüllen sie auch die Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung. Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es für virtuelle Datenräume? VDRs finden in vielen Branchen und Unternehmensbereichen Einsatz und unterstützen ein sicheres Arbeiten mit Daten. Nachfolgend stellen wir einige Anwendungsbeispiele vor. Ausschreibungen und Vergabeverfahren Digitale Datenräume ermöglichen Unternehmen eine sichere Verwaltung von Ausschreibungsunterlagen. Außerdem unterstützen sieeine effiziente Koordination des Bieterprozesses, insbesondere bei großen B2B-Projekten. Lieferantenmanagement VDRs bieten eine sichere Plattform für den Austausch von sensiblen Dokumenten und Informationen mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Beispiele sind Preislisten, technische Spezifikationen und Verträge. Fusionen und Übernahmen (M&A-Aktivitäten) Bei Fusionen und Übernahmen werden heute zunehmend sogenannte M&A Data Rooms eingesetzt. Dabei handelt es ich um eine spezielle Unterkategorie der visuellen Datenräume. Sie ermöglichen Firmen, den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu kontrollieren und Due-Diligence-Prüfungen sicher durchzuführen. Der gesamte Transaktionsprozess wird dadurch deutlich beschleunigt. Unternehmensfinanzierung Virtuelle Datenräume optimieren die Beschaffung von Risikokapital, indem sie eine Plattform für Private Equity und andere Investitionen bereitstellen. Dadurch können Unternehmen und Investoren Geschäftspläne und Finanzunterlagen effizient und sicher austauschen. Vorstandskommunikation Vorstandsmitglieder haben die Möglichkeit, indem sie virtuelle Datenräume nutzen, schützenswerte Unterlagen sicher verwalten und Informationen vertraulich teilen. Was sind die Vorteile von virtuellen Datenräumen? Bei der Nutzung von digitalen Datenräumen können Unternehmen viele Vorteile realisieren. Darunter sind: Sicherheit und Kontrolle: Funktionen wie Zugriffsbeschränkungen, Wasserzeichen und Verschlüsselung gewährleisten eine sichere und vertrauliche Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Kosteneffizienz und Zeitersparnis: Automatische Geschäftsprozesse reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand. Darüber hinaus können sie die Datensicherheit optimieren und die Dokumentenverwaltung vereinfachen. Analytische Funktionen: Mit den integrierten Reporting-Tools können Sie Erkenntnisse aus Ihren Daten gewinnen und Ihre Projekte effizient überwachen. Verbesserte Zusammenarbeit: Teils bietet sich die Möglichkeit, Chats, Videoanrufe und Q&A-Funktionen zu nutzen. Dies vereinfacht die Remote-Zusammenarbeit und den Echtzeit-Austausch von Informationen erheblich. Flexibilität und Skalierbarkeit: Virtuellen Datenräumen lassen sich Bedarf meist mühelos skalieren. So können Unternehmen Projekte und Transaktionen jeder Größe problemlos umgesetzen Wie sicher ist ein virtueller Datenraum? Um ein maximales Sicherheitsmaß für schützenswerte Daten und -dokumente zu gewährleisten, setzen VDR-Anbieter auf fortschrittliche Technologien. Beispiele dafür sind die AES-256-Bit-Verschlüsselung, die TLS 1.2-Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und die End-to-End-Verschlüsselung (E2EE). Unbefugte werden so daran gehindert, auf Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus können weitere Features und Technologien zum Einsatz kommen: Mehrstufige Authentifizierungen (MFA): Es werden mindestens zwei unterschiedliche Arten von Identitätsnachweisen erforderlich, um auf ein Benutzerkonto zuzugreifen. Phishing-Attacken und Diebstahl von Anmeldedaten werden so verhindert oder zumindest erheblich erschwert. Beschränkungen der Benutzersitzungen: Hierbei geht es um zeitliche und örtliche Zugriffsbeschränkungen, Erkennung von ungewöhnlichen Verhaltensweisen und Nachverfolgbarkeit der Aktivitäten. IP-Adressenbeschränkung: Dadurch werden eine bessere Zugriffskontrolle und mehr Transparenz möglich. Darüber hinaus kann ein Unternehmen sehen, wer, wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Echtzeitaktivitätsverfolgung: Eine schnelle Erkennung vonAnomalien ermöglicht eine zeitnahe Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Wasserzeichen auf Dokumenten: Wasserzeichen in VDRs individualisieren Dokumente und erhöhen deren Sicherheit. So entsteht eine weitere Barriere gegen unerlaubtes Herunterladen und die unbefugte Verbreitung von vertraulichen Dokumenten. Viele VDR-Anbieter erfüllen die Sicherheitsstandards ISO 27017/27018 für Cloud-, Informationssicherheit und Datenschutz. Zusätzlich sorgt die Umsetzung des Compliance-Rahmenwerks SOC 2 für wirksame interne Kontrollprozesse. Welche Herausforderungen können durch die Nutzung virtueller Datenräume entstehen? Trotz ihrer unabdingbaren Vorteile erfordert die Implementierung und Nutzung virtueller Datenräume die Bewältigung von einigen Hürden. Darunter sind: Konfiguration der Berechtigungen Virtuelle Datenräume erlauben individuelle Zugriffsberechtigungen, was Herausforderungen für Mitarbeiter bringen kann. Sicherheitslücken oder übermäßig restriktive, potenziell produktivitätshemmende Einschränkungen können die Folgen davon sein. Regelmäßige Rechteanpassungen sowie Investitionen in Schulungen und den Aufbau von Fachkompetenzen können deshalb erforderlich werden. Benutzerakzeptanz Eine intuitive Benutzeroberfläche ist für die langfristige VDR-Akzeptanz im Unternehmen entscheidend. Strikte Sicherheitsvorgaben können jedoch den Benutzerkomfort einschränken und manche Benutzer abschrecken. In solchen Fällen können Super User als erfahrene Nutzer Abhilfe verschaffen und die Ansprechpartnerrolle übernehmen. Dokumentenbereitstellung In vielen Unternehmen sind VDR-relevante Dokumente noch nicht vollständig digitalisiert. Sie müssen daher vor dem Hochladen in einen virtuellen Datenraum elektronisch erfasst werden, was zusätzlichen Aufwand erzeugen kann. Nach welchen Kriterien wähle ich einen VDR-Anbieter aus? Um einen geeigneten VDR-Anbieter auszuwählen, sollten Sie neben Ihren individuellen Voraussetzungen einige grundsätzliche Punkte beachten: Sicherheit Sicherheitsaspekte spielen bei VDRs eine zentrale Rolle. Klären Sie daher, die folgenden Fragen mit potenziellen VDR-Anbietern: Serverstandort in Deutschland: Dies gewährleistet die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien wie beispielsweise der DSGVO. Authentifizierungsmechanismen: Single-Sign-On (SSO) und Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ermöglichen eine sichere und einfache Anmeldung und schützen vor unbefugten Zugriffen. Starke Verschlüsselungstechnologie: Dies gewährleistet die optimale Sicherheit von vertraulichen Daten und Dokumenten. Schutz vor Datenlecks und Datenverlust: VDRs bieten unter anderem die Möglichkeit, Zugriffsrechte zeitlich zu begrenzen. Auch die Fernlöschung von Dokumenten und die Erzeugung von dynamischen Wasserzeichen sind möglich. Das sichert die Integrität und Vertraulichkeit von Daten. Data Clean Room: Ein Data Clean Room ist eine cloudbasierte Umgebung, die es Unternehmen ermöglicht, Daten sicher und datenschutzkonform zu analysieren und auszutauschen. Daten können darin anonymisiert und pseudonymisiert analysiert werden - und zwar ohne direkten Zugriff auf die Originaldaten. Zertifizierungen gemäß ISO oder das C5-Testat des BSI geben ebenfalls Hinweise darauf, wie der Anbieter sein Sicherheitsmanagement organsiert. Benutzerfreundlichkeit Nutzerfreundlichkeit ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Unter anderem sollten Sie dabei auf folgende Punkte achten: Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Navigation Drag-and-Drop-Funktionalität Eine leistungsstarke Suchfunktion, wie sie etwa eine Volltextsuche bietet. Integration mit Lösungen von Drittanbietern (z. B. Microsoft Teams) Kundensupport Eine gute Kundenunterstützung ist entscheidend für die Nutzererfahrung und Produktivität Ihrer Mitarbeiter: 24/7 Kundensupport und gute Erreichbarkeit Multi-Kanal-Support: Die Kundenunterstützung sollte über verschiedene Kanäle wie z.B. E-Mail, Telefon oder Live-Chat möglich sein. Self-Service-Optionen: Ein Help Center oder eine Wissensdatenbank ermöglichen Ihren Mitarbeitern, viele Fragen und Probleme selbstständig und zeitsparend zu lösen. Preismodell Das Preismodell des VDR-Anbieters solle transparent sein und zu Ihrem Budgetrahmen passen. Skalierbarkeit der Lösung Sie sollten klären, inwieweit die angebotene Lösung zu Ihren langfristigen Projektanforderungen passt. Idealerweise kann die Lösung mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten. ### Die C5-Zertifizierung für sicheres Cloud-Computing Die C5-Zertifizierung – korrekt eigentlich C5-Testierung – gewinnt in Zeiten zunehmender Cloud-Nutzung und steigender Sicherheitsanforderungen immer mehr an Bedeutung. Sie wurde vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt, um Unternehmen eine transparente und verlässliche Grundlage zur Bewertung der Sicherheit von Cloud-Diensten zu bieten. Im Folgenden beleuchten wir wichtige Aspekte des C5-Kriterienkatalogs. Außerdem zeigen wir auf, wie seine Umsetzung Unternehmen dazu befähigt, ihre Sicherheitsaktivitäten zu koordinieren. Was versteht man unter C5? C5, kurz für Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue, ist ein Kriterienkatalog für sicheres Cloud Computing, den in das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt hat. Er definiert Mindestanforderungen an die Informationssicherheit von Cloud-Lösungen und zielt darauf ab, ihre Sicherheit und Transparenz zu erhöhen. Das C5-Testat dient für Cloud-Kunden als wichtiger Orientierungspunkt bei der Auswahl eines Anbieters. C5 ergänzt den IT Grundschutz um Kontrollfunktionen mit Fokus auf Cloud-Dienste. Der Letztere ist ein vom BSI bereits früher entwickelte Standard und eine Methodik, um Unternehmen und anderen Organisationen dabei zu helfen, ihre IT-Sicherheit zu verbessern. Was ist ein C5-Testat und wer stellt es aus? C5-Testate sind Nachweise über die Einhaltung von Sicherheitsstandards im Cloud Computing. Sie werden ausschließlich von Wirtschaftsprüfern ausgestellt, denn laut der geltenden Regulierung sind nur diese dazu berechtigt. Die Prüfung basiert auf dem internationalen Standard ISAE 3000. Wirtschaftsprüfer führen eine standardisierte Prüfung durch, die auf Kriterien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beruht. Falls alle relevanten Kriterien von dem geprüften Unternehmen erfüllt werden, stellen sie ein C5-Testat aus. Durch einen Prüfungsbericht können sich Kunden des Cloud Dienstes über den Scope der Prüfung und gegebenenfalls aufgetretene Mängel informieren. C5-Prüfungen unterteilen sich in zwei Arten: Angemessenheitsprüfung (Typ 1): Bei dieser Prüfung geht es um die Bewertung von Kontrollen zum Prüfungszeitpunkt und darum, ob sie angemessen ausgestattet und eingerichtet sind. Wirksamkeitsprüfung (Typ 2): Diese Prüfung ist ausführlicher und bewertet die Angemessenheit der Kontrollbeschreibungen sowie die operative Wirksamkeit der Kontrollen über einen bestimmten Zeitraum. Welches sind die wichtigsten Aspekte im C5-Kriterienkatalog? Der C5-Katalog umfasst 121 Kriterien, die in 17 Themengebiete eingeteilt sind und sich auf verschiedene Aspekte der Informationssicherheit beziehen, wie beispielsweise: Produktsicherheit Sicherer Betrieb des Cloud-Dienstes Umgang mit Sicherheitsvorfällen Kontinuität des Geschäftsbetriebs und Notfallmanagement Identitäts- und Rechtemanagement Kryptografische Maßnahmen Daneben definiert und erläutert der C5-Katalog weitere Details, welche die Organisation der Informationssicherheit betreffen: 1.   Datensicherheit: Einsatz von modernen Verschlüsselungsprotokollen sowie Berücksichtigung von physischen Sicherheitsmaßnahmen und relevanten Umgebungsfaktoren. 2.   Zugriffskontrollen: Effektive Überwachung und Steuerung von Systemzugriffen und ein umfassendes Management digitaler Identitäten. 3.   Compliance: Die Einrichtung eines Frameworks, das als Nachweis der Compliance in der Cloud gilt und den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Es basiert auf internationalen Standards wie ISO/IEC 27001 und CSA CCM 3.01 und integriert Anforderungen der DSGVO. 4.   Reaktion auf Sicherheitsvorfälle: Die Implementierung von Maßnahmen, die eine schnelle und echtzeitnahe Reaktion auf Cyberangriffe, Datenschutzverletzungen und andere IT-Störungen erlauben. 5.   Prüfung und Testat: Die Festlegung und Einhaltung der Prüfkriterien, die von neutralen Auditoren geprüft werden sollten. In diesem Zusammenhang ist es die Aufgabe der Cloud-Dienstleister, die erforderlichen Informationen zu liefern, etwa über die technischen Spezifikationen ihrer Systeme und deren Standorte. 6.   Governance: Der Aufbau einer soliden Governance-Struktur mit einem ausgefeilten Risikomanagement-System. 7.   Transparenz: Cloud-Anbieter sind verpflichtet, umfassende Informationen bereitzustellen, die eine Systembeschreibung einschließen. Dazu gehören etwa auch Angaben über die Gerichtsbarkeit und Datenverarbeitungsstandorte. Diese Transparenz soll Cloud-Kunden ermöglichen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Bestätigt das C5-Testat die Sicherheit eines Cloud-Dienstes? Das C5-Testat allein garantiert nicht automatisch eine hohe Cloudsicherheit. Es bestätigt jedoch, dass Mindestanforderungen des BSI für Cloud-Sicherheit erfüllt wurden. Ferner sollten Sie beachten, dass das C5-Testat nur für die geprüften Cloud-Dienste und nur in den geografischen Regionen gilt, in denen eine Prüfung erfolgte (Scope). Hinzu kommt: Da sich die Bedrohungen ändern, muss die Prüfung regelmäßig wiederholt werden. Erwähnenswert in diesem Zusammenhang ist auch, dass ISO/IEC 27001 ein weiteres wichtiges sicherheitsrelevantes Zertifizierungsinstrument ist. Ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS), das nach ISO 27001 aufgebaut ist, ist sogar Voraussetzung für das C5-Testat. Das Informationssicherheitsmanagement-System der Scopevisio ist bereits gemäß ISO 27001 zertifiziert. Derzeit befindet sich Scopevisio im C5-Prüfungsprozess und erwartet das Testat im Herbst 2025. Mehr zu Thema Sicherheit bei Scopevisio erfahren Sie in einem separaten Blogbeitrag Für welche Branchen ist die C5-Zertifizierung relevant? C5-Testate sind für mehrere Branchen relevant. Mit der Einführung des § 393 SGB V am 1. Juli 2024 wurde das C5-Testat im Gesundheits- und Sozialwesen verpflichtend. Dieser Paragraf soll hohe Sicherheitsstandards bei der Verarbeitung von Gesundheits- und Sozialdaten gewährleisten. Arztpraxen, Krankenhäuser, Krankenkassen und weitere Einrichtungen im Gesundheitswesen müssen seitdem darauf achten, dass ihre Cloud-Dienstleister aktuelle C5-Testate vorweisen können. Bis zum 30. Juni 2025 reicht ein C5-Typ-1-Testat aus. Seit dem 1. Juli 2025 ist das C5-Typ-2-Testat Pflicht. Für Cloud-Anbieter, die im Versorgungswesen tätig sind oder mit Betreibern kritischer Infrastrukturen (KRITIS) zusammenarbeiten, sind C5-Testate ebenfalls laut IT-Sicherheitsgesetz verpflichtend. Auch Cloud-Dienstleister, die im Allgemeinen öffentliche Aufträge anstreben oder mit Behörden zusammenarbeiten, benötigen C5-Testate. Für Bundesbehörden ist das Testat laut § 8 BSI-Gesetz verpflichtend. Wie profitieren Cloud-Anbieter und -Nutzer von einer C5-Zertifizierung? Das C5-Testat bietet sowohl Cloud-Anbietern als auch -Nutzern eine Reihe von Vorteilen. Einige davon sind: Ein Signal nach außen, dass IT-Sicherheit und Compliance für den Cloud-Dienstleister eine hohe Priorität haben. Eine höhere Transparenz, die potenziellen Cloud-Kunden eine fundierte Bewertung des Cloud-Dienstleisters und seiner Produkte ermöglicht. Eine Stärkung des Kundenvertrauens im Allgemeinen Ein verbessertes Risikomanagement Die Erfüllung einer fundamentalen Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Behörden, KRITIS-Betreibern und mit Gesundheitsdienstleistern. Ein einfacherer Zugang zu öffentlichen Aufträgen Ein Qualitätsmerkmal, das die Professionalität des Anbieters unterstreicht ### Pflicht zur E-Rechnung: Was ändert sich für Pflegeeinrichtungen? Seit Jahresbeginn gilt die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr mit Unternehmen (B2B: Business-to-Business). Inwiefern sind davon auch soziale Einrichtungen wie Alten- und Pflegeheime betroffen? Diese Frage klären wir in diesem Beitrag. „In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt“, so das Bundesministerium des Inneren und für Heimat. Das soll sich mit der E-Rechnung sehr bald ändern! Was ist eine E-Rechnung? Laut Wachstumschancengesetzt ist eine E-Rechnung „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG neue Fassung) Dieses strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen. Ein PDF gilt demnach nicht als E-Rechnung. Zwar kann ein PDF elektronisch empfangen und versendet, nicht jedoch elektronisch verarbeitet werden, da es sich um eine bildhafte Darstellung handelt. Die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Weitere detaillierte Informationen erhalten Sie auch in unserem Blogbeitrag Die E-Rechnung im Überblick. Wie sieht der Zeitplan für die Umsetzung der E-Rechnung aus? Die Pflicht zur E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Wichtig ist es hier, zwischen Empfang und Erstellung zu unterscheiden, denn für beides gibt es unterschiedliche Fristen. In folgender Übersicht wird deutlich, dass seit 1. Januar 2025 jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können muss. Ab 1. Januar 2028 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen. Für die Zeit dazwischen gibt es Übergangsregelungen, die ebenfalls in der Grafik darstellt und mit aufgehellten Icons versehen sind. Empfang von E-Rechnungen in Alten- und Pflegeheimen Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beispiel: Ihr Lieferant für Verbrauchsmaterialien oder Bürobedarf sendet Ihnen eine ZUGFeRD-Rechnung. Sie müssen diese Rechnung so annehmen und dürfen kein anderes Format verlangen. Für den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie nur ein E-Mail-Postfach. Für die Weiterverarbeitung empfiehlt sich jedoch eine passende Software wie zum Beispiel das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio. Nur so profitieren Sie nämlich von einer durchgängig digitalen und effizienten Verarbeitung. Scopevisio ermöglicht Ihnen die Prüfung die Verarbeitung die rechtssichere Speicherung von E-Rechnungen in einer einzigen Software. Erstellung von E-Rechnungen in Alten- und Pflegeheimen Der größte Teil Ihrer Faktura ist bzw. wird nicht von der E-Rechnung betroffen sein. Für welche Bereiche gilt die E-Rechnungspflicht NICHT? Abrechnung mit Kranken- und Pflegekassen: Pflegeleistungen werden gemäß § 302 SGB V / § 105 SGB XI elektronisch abgerechnet - also nicht über die E-Rechnung. Hier funktioniert die Abrechnung zum Beispiel über spezielle Abrechnungsverfahren wie das Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA). Abrechnung mit Selbstzahlern: Für die Abrechnung mit Privatpersonen (Bewohner oder Angehörige) ist derzeit keine E-Rechnung vorgesehen. Sie können weiterhin sonstige Rechnungen (PDF, Papier) nutzen. Interne Abrechnungen: Für interne Abrechnungen z.B. innerhalb von Pflegeverbünden – sofern sie nicht unter die Umsatzsteuerpflicht fallen – gilt die E-Rechnungspflicht ebenfalls nicht. Für welche Bereiche gilt die E-Rechnungspflicht? Für Alten- und Pflegeheime gilt die E-Rechnungspflicht primär für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (z.B. Sozialämter) und spätestens ab 2028 auch für umsatzsteuerpflichtige B2B-Leistungen. Abrechnung mit Ämtern und Behörden Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (z. B. Sozialämter) im XRechnungs-Format eingereicht werden. Für die Erstellung einer XRechnung wird eine sogenannte Leitweg-ID benötigt. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den öffentlichen Auftraggeber zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. Ohne Leitweg-ID ist eine Abrechnung per E-Rechnung nicht möglich. Für den Versand von E-Rechnungen können offizielle Plattformen der Ämter und Behörden genutzt werden. Abrechnung gegenüber anderen Unternehmen: Erbringen Sie umsatzsteuerpflichtige Leistungen für andere Unternehmen (z.B. Catering, Reinigung oder Vermietung von Räumen) muss die Abrechnung demnächst per E-Rechnung erfolgen. Bedeutet: Rechnungen mit Umsatzsteuer, die an andere Unternehmen adressiert sind, müssen Sie spätestens ab Anfang 2028 als E-Rechnung z.B. per E-Mail versenden. Mit einer modernen Abrechnungs-Software wie Scopevisio lassen sich korrekte E-Rechnungen in der Pflege einfach und schnell ohne Programmierkenntnisse erstellen. Den gewünschten E-Rechnungsstandard (ZUGFeRD) hinterlegen Sie in den gesellschaftsweiten Stammdaten oder spezifisch beim Debitor festgelegt (XRechnung). Dort kann auch die Leitweg-ID hinterlegt werden (optional auch rechnungsspezifisch möglich). Die Rechnungserstellung funktioniert dann nahezu automatisiert. ### CRM, SRM, XRM-System: Was bedeuten die Kürzel? Wenn es um das Kunden- und Lieferantenmanagement in Unternehmen geht, fallen oft Begriffe wie CRM-, SRM- oder XRM-System. Folgender Beitrag bahnt einen Weg im Dschungel der Abkürzungen. Die Anfänge von CRM Bis in die 1980er Jahre hinein war es üblich, Informationen zu Kunden auf Papier festzuhalten. Kundendaten wurden auf Karteikarten verwaltet und in Listen gepflegt. Das änderte sich mit dem Siegeszug des Bürocomputers Anfang der 1980er Jahre, als IBM seinen ersten Personal Computer auf den Markt brachte. In dieser Zeit entwickelten sich Softwarelösungen für verschiedene Geschäftsbereiche wie Materialwirtschaft, Produktion, Finanzen – und auch für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management - CRM). Die ersten CRM-Lösungen kamen in den 1980er Jahren auf den Markt. Customer Relationship Management (CRM) ist ein "strategischer Ansatz, der zur vollständigen Planung, Steuerung und Durchführung aller interaktiven Prozesse mit den Kunden genutzt wird" (Gabler Wirtschaftslexikon). Eine CRM-Software ist das Instrument, das dabei unterstützt. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe CRM und CRM-System jedoch häufig synonym genutzt. Was versteht man unter einem CRM-System? Ein CRM-System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten und zu optimieren. Es speichert und organisiert alle wichtigen Informationen zu Kunden, wie Kontaktdaten, Kommunikationsverläufe, Kaufhistorien und Interaktionen. Eine CRM-Software bildet somit die gesamte Kundenlebenszyklus (Customer Journey) ab und wird vor allem in Marketing und Vertrieb genutzt. Moderne CRM-Systeme unterstützen Unternehmen dabei, gezielt auf Kundenbedürfnisse einzugehen, ihren Vertrieb zu koordinieren und den Kundenservice zu verbessern - um nur einige gute Gründe zu nennen. Die ersten SRM-Systeme kommen auf In den späten 1990er Jahren folgten die ersten Anwendungen für die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, die man auch als SRM-Systeme (Supplier Relationship Management-Systeme) bezeichnet. Der Bedarf entstand durch die zunehmende Digitalisierung und die wachsende Komplexität globaler Lieferketten. Unternehmen erkannten, dass eine effiziente Lieferantenverwaltung genauso wichtig ist wie das Kundenmanagement. Was versteht man unter einem SRM-System? Ein SRM-System ist eine Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beziehungen zu Lieferanten effizient zu verwalten und zu optimieren. In einem SRM-System werden relevante Informationen zu Lieferanten gespeichert, zum Beispiel Verträge, Preise, Lieferzeiten und Qualitätsbewertungen. Dadurch ermöglicht es ein SRM-System, zuverlässige Lieferantenbeziehungen aufzubauen, Lieferketten stabil zu gestalten und Risiken zu minimieren. Parallel kamen weitere spezialisierte Systeme – zum Beispiel für das Partnermanagement (Partner Relationsship Management-Systeme) oder Mitarbeitermanagement (Human Resource Management-Systeme) – auf den Markt. Die Evolution zum XRM-System In den 2000er-Jahren änderte sich der Fokus von spezialisierten Systemen für die Kunden- (CRM) und Lieferanten (SRM)-Verwaltung hin zu universellen Lösungen für die Verwaltung jeglicher geschäftlicher Beziehungen. Als Weiterentwicklung des Kürzels CRM kam deshalb der Begriff XRM (Extended Relationship Management oder Anything Relationship Management) auf. Das "x" soll dabei zum Ausdruck bringen, dass es um das Management beliebiger Arten von Beziehungen geht. Was versteht man unter einem XRM- bzw. xRM-System? Ein XRM-System ist eine erweiterte Form der klassischen CRM-Software, die nicht nur Kundenbeziehungen, sondern alle geschäftlichen Beziehungen eines Unternehmens verwaltet. Es ist somit nicht nur für Vertrieb und Marketing relevant, sondern für alle Abteilungen und Unternehmensbereiche. XRM-Software ermöglicht die zentrale Erfassung, Organisation und Optimierung von Interaktionen mit Kunden, Lieferanten, Partnern, Mitarbeitern oder anderen internen und externen Stakeholdern. Es handelt sich um Business-Lösungen, die nicht nur Daten verwalten, sondern diese mit individuellen Geschäftsfällen und Prozessen verknüpfen. Mit einem XRM-System können Unternehmen ihre Beziehungen strategisch steuern, Workflows optimieren und alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort bündeln. Zusätzlich findet sich auch die Schreibweise mit kleinem x (xRM). Geht es beim XRM um die Beziehungsebene, bezieht xRM auch die Sachebene ein, z.B. Produkte, Verträge oder Maschinen. xRM bildet somit nicht nur Beziehungen zwischen Menschen, sondern x-beliebige Beziehungsgeflechte ab. Exkurs: Nur Marketing-Sprech? Tatsächlich hat sich der Begriff XRM/xRM im allgemeinen Sprachgebrauch kaum durchgesetzt. Im Unterschied zum Begriff CRM ist XRM zum Beispiel nicht im Duden zu finden. Auf Wikipedia finden sich gerade einmal fünf Sätze dazu. Auch weist die Abkürzung XRM im Vergleich zum Begriff CRM nur einen Bruchteil des Suchvolumens bei Google auf. Trotzdem erweist sich die Grundidee hinter dem Konzept als sinnvoll, denn XRM bietet nützliche Unterstütztung im Arbeitsalltag, weil es komplexe Beziehungen einfach abbilden kann. Das zeigt sich auch am Beispiel Scopevisio. Der XRM-Ansatz in Scopevisio Die die Scopevisio AG verfolgt in ihrer Enterprise Resource Planning (ERP)-Software einen XRM-Ansatz. In der Software können nicht nur Kunden, Lieferanten und Partner, sondern sämtliche Kontakte gepflegt und mit zughörigen Geschäftsprozessen verknüpft werden. Scopevisio versteht sich als umfassende Plattform für das Management aller geschäftlichen Beziehungen. Rollenbasiertes Konzept Grundlage dafür ist ein rollenbasiertes Kontaktmanagement, das es ermöglicht, Kontakte flexibel verschiedenen Rollen zuzuordnen, sodass diese nicht nur als Kunde oder Lieferant geführt werden, sondern mehrere Funktionen gleichzeitig innehaben können. So kann zum Beispiel ein Unternehmen sowohl Kunde als auch Partner sein. Auch die Konstellation Kunde und Lieferant ist denkbar. Der Vorteil: Statt doppelte Datensätze zu erstellen, bleibt der Kontakt einheitlich erhalten, während die unterschiedlichen Rollen im System klar definiert sind. Die Vorteile des rollenbasierten Konzepts Vermeidung von Redundanzen: Ein Kontakt muss nicht mehrfach angelegt werden, wenn er in verschiedenen Kontexten agiert. Übersichtlichkeit: Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt und abhängig von der Rolle abrufbar. Automatisierte Workflows: Je nach Rolle eines Kontakts können unterschiedliche Prozesse ausgelöst werden (z. B. Rechnungsstellung für Lieferanten, Angebotserstellung für Kunden). Flexibilität: Unternehmen können Geschäftsbeziehungen besser abbilden, da sich Strukturen oft überschneiden. Scopevisio ermöglicht das Management aller geschäftlichen Beziehungen und Prozesse auf einer zentralen Plattform. Die CRM-Kompontente in Scopevisio könnte man deshalb treffender als Contact Relation Management bezeichnen. Ein Contact Relationship Management-System kann komplexe geschäftliche Beziehungen – wie sie heute üblich sind – adäquat abbilden. Unabhängig von der Bezeichnung erscheint eine ganzheitliche Lösung, die dieses Konzept verfolgt, den Anforderungen moderner Unternehmen am besten zu entsprechen. ### Scopevisio Technight 2025 Sich in lockerer Atmosphäre austauschen? Mit anderen Branchenvertreter:innen fachsimpeln? Genau dafür die ist die Scopevisio Technight da! Wir kommen mit diesem Event direkt zu Ihnen in Ihre Stadt – zu unseren Kunden, Partnern und Interessenten. Auf der Technight bringen wir Sie alle zusammen an einen Tisch. Freuen Sie sich auf Impulse zu digitalen Trends und Themen und auf den Erfahrungsaustausch zu aktuellen Herausforderungen – in offenen und authentischen Gesprächen, Face to Face und live vor Ort. Technight 2025 Fokusthemen E-Rechnungspflicht: Was müssen Unternehmen beachten und wie kann Scopevisio unterstützen? Digitales Reisekostenmanagement: So einfach funktioniert es per App Procure-to-Pay: Beschaffungsprozesse durchgängig digital Vertragsmanagement: Alle Fristen im Blick - Verträge zentral und effektiv verwalten HR-Management: Alle Personalprozesse in einem System Termine Jeweils von 18.00-21.00 Uhr: 03.04.2025 - Berlin, Urban Loft 03.07.2025 - Heidelberg, Tink Tank Landfried 16.10.2025 - SC Riessersee, Am Eisstadion 1, 82467 Garmisch-Partenkirchen Genauere Infos und Anmeldung auf unserer Website zur Scopevisio Technight. ### Das war der Cloud Unternehmertag 2025 Der große Veranstaltungssaal des Kameha Grand Bonn war bis auf den letzten Platz besetzt, als das filmische Intro zum 12. Cloud Unternehmertag startete. Über 700 Gäste waren am 30. Januar 2025 nach Bonn gekommen, um mehr zu den Themen KI und Automatisierung zu erfahren. Der Fokus auf KI konnte in diesem Jahr nicht besser gewählt sein. Denn wenige Tage zuvor hatte das chinesische Unternehmen Deepseek mit Deepseek R1 eine neue KI vorstellt, die es locker mit den bekannten Modellen aus dem Silicon Valley aufnehmen kann – jedoch nur mit einem Bruchteil der Ressourcen entwickelt wurde. Rasante Geschwindigkeit der KI-Entwicklung Zwar ist das Thema KI nicht neu, wenn man bedenkt, dass seit Jahrzehnten daran geforscht und seit Jahren damit gearbeitet wird. Die Geschwindigkeit der aktuellen Veränderungen allerdings ist enorm. Was bedeutet dieser unaufhaltsame Aufstieg von KI für unsere Gesellschaft und Wirtschaft? Diese Frage stand im Mittelpunkt des diesjährigen Cloud Unternehmertags. Willkommen und Einstieg Aufgegriffen wurde das Thema KI gleich beim Einstieg von Scopevisio CTO und Vorstand Dr. Lukas Pustina: „Ob ich wohl nächstes Jahr noch auf der Bühne stehen werde? Vielleicht kann das ja bald eine KI übernehmen...“ Bei allem Hype um das Thema sei es jetzt für jedes Unternehmen wichtig, herauszufinden, wie es KI für sich nutzen kann. Impressionen vom Tag bietet unser Video in einer knappen Minute: https://www.youtube.com/watch?v=lyopdr_omsg Keynote „Age of AI“ Thorsten Kranz, Head of AI bei der DHL Group, hielt die Keynote über das „Age of AI“, das bei DHL schon begonnen hat. Denn hinter jedem Paket, das an der Haustür entgegengenommen wird, steckt eine aufwändige Logistik, bei der auch KI unterstützt. So besitzt die DHL eine fast ebenso große Flotte an Flugzeugen wie die Lufthansa. Für deren Einsatz müssen Prognosen getroffen werden, wie viele Flugzeuge wo und wann gebraucht werden und wie groß diese sein müssen. Aber auch bei der sogenannten „letzten Meile“ ist eine detaillierte Steuerung nötig, denn die kürzeste Strecke ist nicht immer die beste. Auch hinter den Mitteilungen, die alle aufs Smartphone erhalten, wenn wir ein Paket erwarten, steckt KI. „Wir können bis auf 18 Minuten genau vorhersagen, wann ein Paket eintrifft“, so Kranz. Zukunftsreise KI Im zweiten Teil seiner Keynote nahm Kranz das Publikum mit auf eine KI-Zukunftsreise, „denn vielen ist die Größe dessen, was gerade passiert, nicht bewusst“. Diese Reise vollzieht sich in fünf großen Schritten. Sie beginnt bei der sogenannten spezifischen KI, die für einen speziellen Zweck und vordefinierte Aufgaben entwickelt wird. Und sie endet bei der Künstlichen Allgemeinen Intelligenz (AGI), einer (noch) theoretischen Form der KI, die so intelligent wäre wie der Mensch oder ihm sogar überlegen. "Generative KI ist wahrscheinlich eine der größten Innovationen des laufenden Jahrzehnts und der Vorbote noch größerer Disruptionen. Sie hat enormes Potenzial, unser privates und berufliches Leben zu verändern."Thorsten Kranz, Head of AI DHL Group „Wir sind auf dem Weg zu einer künstlichen allgemeinen Intelligenz, die unsere Arbeitsweise revolutionieren wird“, ist Kranz überzeugt.  Ihm sei es deshalb wichtig, Wissen zu vermitteln und Gedankenanstöße zu geben – vor allem dem Mittelstand. „In fast allen Branchen wird der Einsatz von KI alternativlos sein“, so Thorsten Kranz. Der Mittelstand müsse sich auf das Zeitalter der KI vorbereiten: „Wir stehen nicht im Wettbewerb mit der KI, sondern mit Unternehmen, die KI besser einsetzen als wir selbst.“ Willkommen beim Cloud Unternehmertag 2025 Los geht's! Dr. Lukas Pustina, CTO bei Scopevisio, begrüßt die Gäste. Thorsten Kranz, Head of AI bei der DHL Group, hält die Keynote zum "Age of AI" Machine Learning, Deep Learning und Generative KI: Thorsten Kranz erläutert die Begrifflichkeiten. AI is happening. Are you ready? Das Publikum beim Cloud Unternehmertag 2025 Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO der Scopevisio, hält die Keynote der Scopevisio. Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO der Scopevisio AG Gäste beim Cloud Unternehmertag 2025 Alexander Kintzi, CRO der Scopevisio AG Thilo Burucker, Enrico Nahler und Jan Hildmann stellen im Gespräch mit Alexander Kinzti (v.l.n.r. - alle Scopevisio) Einsatzbereiche von Scopevisio vor. Connor May (links) und Christian Neulen (rechts) sprechen über Scopevisio Documents. Ganzheitliche Lösung als Grundlage für KI Um bestens auf das Zeitalter der KI vorbereitet zu sein, sollten Unternehmen jetzt die Grundlagen schaffen, ist Scopevisio-Gründer und CEO Dr. Jörg Haas überzeugt. Dazu zählen eine zukunftssichere IT und reibungslose Prozesse. Gerade im Mittelstand sind allerdings oft noch proprietäre Systeme und heterogene IT-Landschaften anzutreffen. Die Folge davon sind Datensilos, die den Einsatz von KI erschweren. Ein holistische Unternehmenslösung wie Scopevisio dagegen vereint Daten und Prozesse in einem System und bietet deshalb beste Voraussetzungen für den Einsatz von KI. „KI benötigt homogene, konsistente Daten. Eine ganzheitliche Unternehmenslösung wie Scopevisio ist deshalb ideal geeignet, um KI zu integrieren."Dr. Jörg Haas, Gründer und CEO Scopevisio AG Keynote „Geschäftsprozesse sicher automatisieren“ Dass bereits mit Automatisierung viel erreicht werden kann, zeigten Dr. Jörg Haas (CEO), Alexander Kintzi (CTO) und Markus Cramer (CTO) gemeinsam mit Mitarbeitenden in ihrer Keynote „Wie Unternehmen die Produktivität bei kaufmännischen Geschäftsprozessen signifikant steigern können“. Das Scopevisio Team hatte dafür praktische Beispiele aus unterschiedlichen Bereichen (z.B. Finanzbuchhaltung, Beschaffung und Projektmanagement) und Branchen (z.B. Hotellerie, Gesundheitswesen und Dienstleistungssektor) mitgebracht. Diese wurden in der Scopevisio Unternehmessoftware selbst demonstriert und anhand von Use Cases illustriert. Einen Nachbericht vom Events mit Statements der Keynotespeaker: https://www.youtube.com/watch?v=nd5fWJW_fVI Future Lab: KI-Chatbot geplant Einen Blick in das Future Lab konnten die Gäste am Ende der Keynote werfen: Geplant ist, KI-Technologien künftig stärker in die Unternehmenssoftware der Scopevisio zu integrieren. Erster Schritt: ein KI-Chatbot, der in der Lage ist, natürliche Sprache zu verstehen, zu verarbeiten und zu generieren. Seine Antworten zieht der KI-Assistent dabei nicht aus dem Internet, sondern aus den firmeneigenen Daten des Anwenderunternehmens. Ein feingranulares Rechtemanagement sorgt dafür, dass niemand Informationen erhält, für die er nicht berechtigt ist. Branchen- und Themenstände Auch am Nachmittag standen Künstliche Intelligenz und Automatisierung im Mittelpunkt des Programms, das in der Ausstellungshalle des Kameha Grand weitergeführt wurde. Das Nachmittagsprogramm fand im Kameha Dome statt. Branchenstände beim Cloud Unternehmertag 2025 Präsentation am Branchenstand Consulting: Scopevisio-Anwender Dr. Sascha Haggenmüller (l.) und Christian Sprujit (r.) von Scopevisio Kundenpräsentation am Healthcare-Stand: Peter Ziegler (l.) von Scopevisio und Alexander Braschoß (r.) vom Kreiskrankenhaus Alsfeld Kundenpräsentation am Hospitality-Stand: Scopevisio-Anwender und -Partner Maximilian Bräu (l.) und Thilo Burucker (r.) von Scopevisio Gäste im Gespräch Gespräche am Branchenstand Angeregte Diskussionen an den Themenständen Pressetermin am Media Point E-Scooter zu gewinnen! Verlosung am Ende der Veranstaltung Die glücklichen Gewinner An verschiedenen Branchenständen – unter anderem für Hotellerie, Gesundheitswesen und Consulting – konnten Besucher erkunden, wie sich Geschäftsprozesse gezielt optimieren und automatisieren lassen. Ob in der Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung oder im Einkauf: Potenziale für Effizienzsteigerungen gibt es in vielen Unternehmensbereichen. An sechs weiteren Themenständen wurden Anwendungen und Tools von Scopevisio vorgestellt, darunter die 2GO-App, das neue HR-Management und Scopevisio Documents, die Kombination aus DMS und Workflows. Hier hatten die Gäste außerdem Gelegenheit, direkt mit den Expertinnen und Experten von Scopevisio zu sprechen. Neben dem Wissenstransfer bot die Veranstaltung reichlich Gelegenheit zum Netzwerken und zum Austausch über Erfahrungen und Best Practices. Ein herzliches Dankeschön an alle Gäste, die gekommen sind! Wir hoffen, Sie haben viele Ideen für Ihr Unternehmen mitnehmen können. Der nächste Cloud Unternehmertag findet am 5. Februar 2026 statt. Sichern Sie sich bereits jetzt Ihr Ticket! Alle Photos: Julian Huke Photography ### E-Rechnungen empfangen: So geht's! Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Machen Sie die Pflicht zur Kür und digitalisieren Sie auch alle weiteren Schritte in der Rechnungsverarbeitung. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäftsverkehr für im Inland steuerbare Umsätze. Unternehmen sind demnach verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten. Sie dürfen vom Rechnungsersteller nicht verlangen, dass er ihnen stattdessen die Rechnung als PDF oder in Papierform schickt. Gut zu wissen: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen. Was ist eine E-Rechnung? Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz (z.B. als XML-Datei) im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 dar. Auch eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsangaben (Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.), die Sie auch von einer Papierrechnung oder einem PDF kennen. Sie stellt diese nur in einer anderen Form – nämlich in einem strukturierten Daten-Format – dar. Mit der E-Rechnung wird der Vorrang der Papierrechnung nun endgültig beendet. Andere EU-Mitgliedsstaaten haben die E-Rechnung bereits eingeführt (z.B. Italien) oder sind in der Umsetzungsplanung (z.B. Belgien, Frankreich). Der große Vorteil: E-Rechnungen ermöglichen die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung. Rechnungsformate Die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland sind die XRechnung, ein reines XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, und ZUGFeRD, ein kombiniertes Format aus XML und PDF. Sonstige Rechnungen PDF-Rechnungen, Bilddateien (z.B. tif, jppg), Worddokumente (docx) oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen an die E-Rechnung nicht. Sie gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“. Merke: Ein PDF ist keine E-Rechnung! Noch Unklarheiten? Das Bundesministerium der Finanzen hat eine Liste an häufig gestellten Fragen (FAQs) zur E-Rechnung zusammengestellt. Detailliertere Informationen bietet auch unser Blogartikel "Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Überblick". Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen? Sie können E-Rechnungen einfach per E-Mail empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht also für den Empfang aus. Daneben kommen aber auch andere Wege in Betracht – zum Beispiel der Abruf mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E-Rechnungen? Nein, sämtliche Unternehmen, auch Kleinunternehmen, müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Wie können Unternehmen E-Rechnungen lesen? Ein XML-Datensatz ist für das menschliche Auge nur schwer lesbar. Die Finanzverwaltung hat deshalb ein kostenloses Tool zur Visualisierung von E-Rechnungen bereitgestellt. Es ist über das Onlineportal ELSTER verfügbar. Sie können hier Ihre E-Rechnung hochladen und visualisieren. Anbieter von Buchhaltungssoftware, ERP-Software oder anderer Unternehmenssoftware haben in der Regel ebenfalls Funktionen integriert, mit denen E-Rechnungen visualisiert werden können. Wie können Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten? Tatsächlich sind Rechnungsempfänger gesetzlich nicht verpflichtet, eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen. Es wäre allerdings kurzsichtig, die Möglichkeit der medienbruchfreien Verarbeitung nicht zu nutzen. Gerade dafür sind die strukturierten Formate wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung bestens geeignet. Lassen Sie die Chance zur Digitalisierung nicht einfach links liegen und denken Sie den Prozess zu Ende! Anbieter von Unternehmenssoftware z.B. für Buchhaltung oder ERP stellen Lösungen für die durchgängig digitale und automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bereit. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit Scopevisio Mit dem Rechnungseingangsbuch von Scopevisio lassen sich alle Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung digital abbilden – von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe. Ein Großteil des Prozesses kann dabei automatisiert werden. Eingang E-Rechnung Wir empfehlen unseren Kundinnen und Kunden, eine allgemeine E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@musterfirma.de) einzurichten und an ihre Lieferanten zu kommunizieren. So gelangen E-Rechnungen automatisiert ins Rechnungseingangsbuch. Rechnungen können allerdings auch manuell hochgeladen ober über Fremdsoftware ins Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Generierung eines PDF zur XRechnung Damit Sie in der Lage sind, zu prüfen, ob die Rechnung auch ordnungsgemäß ausgestellt wurde, wird zum maschinenlesbaren Format XRechnung ein PDF erstellt. Beim ZUGFeRD-Format ist das nicht nötig – es hat das PDF ja bereits "im Gepäck". Automatisierte Datenextraktion Dann startet die automatisierte Verarbeitung: Die Rechnungsdaten werden vom System aus der E-Rechnung extrahiert und in das zugehörige Formular in der Software übertragen – der zuständige Mitarbeitende führt nur noch einen kurzen Check durch. Prüfung und Freigabe in der Software Die Rechnungen durchlaufen anschließend einen zuvor festgelegten Prüf- und Freigabeprozess. Alle Verantwortlichen erhalten jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung bei jedem neuen, zu prüfenden Beleg und können diesen für den nächsten Prüfungsschritt freigeben (oder ablehnen). Gut zu wissen: In Scopevisio können abteilungsbezogene, auch mehrstufige Freigabeprozesse definiert werden. Der Prüfprozess kann aus mehreren sachlichen Prüfungen und Zahlungsfreigaben bestehen. Außerdem kann ein Prüf- und Freigabeprozess zeitlich beschränkt werden (zum Beispiel bei einer Urlaubsvertretung). Vorbereitete Buchung für die Buchhaltung Ein besonderes Merkmal des Rechnungseingangsbuchs ist die automatische Vorkontierung eingehender E-Rechnungen. Basierend auf den Rechnungsdaten erstellt die Software Vorschläge für die Zuordnung zu Buchhaltungskonten (z.B. Debitor, Sachkonten, Kostenstellen). Diese Vorbelegungen lassen sich während des Buchungsprozesses jederzeit anpassen. Auch die vollautomatische Kontierung ist möglich – zum Beispiel bei Monatsrechnungen mit immer wiederkehrenden Inhalten. Gut zu wissen: Mit der Scopevisio-Profifunktion Abrechnungsmanagement können Sie auch E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) erstellen. Alle Informationen dazu finden Sie in unserem Blogartikel E-Rechnungen erstellen: Das sollten Unternehmen wissen. Wie werden empfangene E-Rechnungen archiviert? E-Rechnungen müssen im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format archiviert werden. Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gilt eine Frist von acht Jahren (§14b Absatz 1 UstG). Was die Aufbewahrungspflicht angeht, sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten. Die GoBD sehen im Kern vor, dass Unternehmen in der Buchhaltung sicherstellen, in der alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. All dies ist notwendig, um eine reibungslose Betriebsprüfung durch die Steuerprüfer und das Finanzamt zu gewährleisten. Die ERP-Software von Scopevisio unterstützt Unternehmen dabei, die GoBD einzuhalten, indem sie sämtliche Prozesse protokolliert und damit nachvollziehbar macht. Belege werden revisionssicher im DMS/ECM-Modul gespeichert. Somit werden Sie zwar nicht aus der Verantwortung entlassen, jedoch nimmt Ihnen die Software viele Aufgaben ab, um die Sie sich sonst selbst kümmern müssten. Vorteile der E-Rechnung mit Scopevisio Scopevisio ist eine integrierte Lösung, mit der Sie nicht nur E-Rechnungen empfangen und erstellen können. Scopevisio ist ein Cloud-ERP-System, welches das Thema E-Rechnung im betrieblichen Gesamtkontext sieht: Integration Modul Finanzen: Schnelle Verbuchung der vorkontierten Rechnungen in der Buchhaltung Integration Modul Beschaffung: Automatisierter Abgleich von Lieferschein und Eingangsrechnung Integration Modul DMS/ECM: Revisionssichere Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen ### ERP für den Mittelstand: ein Überblick Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) befinden sich seit Jahren im Prozess der digitalen Transformation. Die Effektivität dieses Prozesses gilt heute als Schlüssel zum unternehmerischen Erfolg. ERP-Systeme für den Mittelstand bündeln und zentralisieren Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Daher kommt ihnen bei der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse eine entscheidende Rolle zu. Brauchen mittelständische Betriebe ein ERP-System? Reichten für mittelständische Unternehmen vor ein paar Jahrzehnten isolierte Einzellösungen wie etwa eine Buchhaltungssoftware aus, sind ERP-Systeme heute unerlässlich. Die Haupttreiber für diesen Wandel sind die zunehmende Digitalisierung und steigende Prozesskomplexität, die integrierte Lösungen erfordern. "Intergriert" meint hier die Zusammenführung aller Unternehmensbereiche und ihrer Geschäftsprozesse in einem System, was zu einer konsolidierten, unternehmensweiten Datenbasis führt. "Ein Enterprise-Resource-Planning-System oder kurz ERP-System dient der funktionsbereichsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse." (Gabler Wirtschaftslexikon) Eine gutes Enterprise-Resource-Planning-System (kurz ERP-System) automatisiert manuelle Tätigkeiten und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen. Ein ERP-System ist inzwischen keine Luxuslösung mehr für große internationale Konzerne. Es ist heute vielmehr eine notwendige Investition, die die Wettbewerbsfähigkeit und die Zukunft eines Unternehmens sichert. "ERP-Systeme bilden in den IT-Architekturen von Unternehmen eine Rückgratfunktion und stellen das eigentliche Herzstück der IT-Landschaft dar. Sie eignen sich zum Planen und Steuern von Geschäftsprozessen." (Fachzeitschrift ERP-Management) Was sind die wichtigsten ERP-Module für den Mittelstand? Moderne ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Dabei bietet jedes Modul die nötige Funktionalität für die spezifischen Anforderungen in einem bestimmten Fachbereich. Welche Module einer ERP-Software für den Mittelstand am wichtigsten sind, hängt von den spezifischen Anforderungen und der Branche des Unternehmens ab. Generell gibt es jedoch einige Kernmodule, die für die meisten mittelständischen Unternehmen essenziell sind: Vertrieb und Kundenmanagement Mit diesem Modul können Unternehmen Ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten umfassend planen, durchführen, analysieren und verwalten. Es ist ein wichtiges Instrument zur Neukundengewinnung, aber auch zur Bestandskundenpflege. Finanzmanagement (Finanzbuchhaltung und Controlling) Das Finanzmanagement ist das Herzstück einer effektiven Finanzprozesssteuerung und unverzichtbar für die Erfolgskontrolle eines Unternehmens. Dieses Modul verfügt über Funktionen, die alle finanzrelevanten Daten zentral erfassen; es schließt sowohl die Kostenkontrolle als auch die Buchhaltung ein. Personalmanagement (HR-Management) Mit dem Modul Personal können Sie die Verwaltung von persönlichen Daten und mitarbeiterbezogenen Prozessen in Ihrem Unternehmen gestalten und optimieren. Die unterstützten Aufgaben umfassen sowohl die Gehaltsabrechnung als auch das HR-Management - angefangen beim Miterbeiterfindung bis zur Weiterbildung. Einkauf und Beschaffung Dieses Modul optimiert die Beschaffungsprozesse im Unternehmen. Dazu zählen etwa die Bestellabwicklung, Lieferantenverwaltung, Kostenkontrolle und Rechnungsverarbeitung. So können Sie Ihre Lieferkette optimieren und den gesamten Einkaufsprozess transparent gestalten. Dokumentenmanagement Das ERP-Modul Dokumentenmanagement (DMS) ermöglicht eine effiziente und effektive Verwaltung geschäftlicher Dokumente. Dies beschleunigt Informationsflüsse im Unternehmen, gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und baut Aktenberge ab. So wird der Weg zum papierlosen Büro konkret. Weitere ERP-Module Abhängig davon, ob das Unternehmen ein Produktions-, Handels- oder Dienstleistungsunternehmen ist, bieten sich noch weitere Module an: Produktionsplanung und -steuerung (PPS) Für produzierende Unternehmen ist dieses Modul zentral, um die Fertigung zu planen, Ressourcen effizient einzusetzen und Produktionsprozesse zu optimieren. Warenwirtschaft/Materialwirtschaft (Wawi/Mawi) Für Unternehmen, die Waren produzieren, lagern oder handeln, ist eine effiziente Material- und Lagerverwaltung unverzichtbar. Es sichert eine stabile Lieferkette und reduziert unnötige Lagerkosten. Projektmanagement Dienstleistungsunternehmen bietet dieses Modul Unterstützung bei der Projektplanung, Ressourcenverwaltung und Budgetüberwachung. Dienstleister können so ihre Projekte besser organisieren, termingerecht umsetzen und gleichzeitig die Kosten im Blick behalten. Übersicht: Die wichtigsten ERP-Module für den Mittelstand ERP-ModulFunktionenVertrieb und MarketingVerwaltung der KundeninformationenLeadmanagement und NeukundengewinnungDurchführung von MarketingkampagnenOptimierung von VerkaufsprozessenBestandskundenpflegeFinanzmanagementBuchhaltungKostenkontrolleBudgetierungBerichterstattungPersonalwesenMitarbeiterdatenverwaltungZeiterfassungUrlaubsplanungRecruitingPersonalentwicklungEinkauf und BeschaffungBedarfsplanungLieferantenauswahlBestellung und AuftragsabwicklungWareneingangskontrolleDokumentenmanagementsystem (DMS)Speicherung und Verwaltung von DokumentenComplianceVersionskontrolleVolltextsuche Weitere branchenzogene Module Produktionsplanung und -steuerung (PPS)FertigungsplanungProduktionsaufträgeStücklistenverwaltungKapazitätsplanungWarenwirtschaft/Materialwirtschaft (Wawi/Mawi)BestandsmanagementLagerverwaltungWarenauswertung und -reportingProjektmanagementProjektplanungKollaborationRessourcenverwaltungBudgetüberwachungProjektzeiterfassungProjektcontrolling Welche Vorteile bietet ein ERP-System dem Mittelstand? Mittelständische Unternehmen können mithilfe moderner ERP-Systeme mehrere Vorteile realisieren, die sich positiv auf ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit auswirken. Im Folgenden die wichtigsten Vorteile im Überblick: Kostenkontrolle: ERP-Systeme automatisieren Prozesse, wodurch der Anteil von manuellen Aufgaben im Unternehmen stark sinkt. Dies führt zu Effizienzsteigerungen und Zeiteinsparungen. Transparenz: Die Zentralisierung der Unternehmensdaten ermöglicht eine einheitliche unternehmensweite Sicht auf Geschäftsprozesse und Ressourcen. Ortsunabhängiges Arbeiten: Insbesondere SaaS-basierte ERP-Systeme ermöglichen ein mobiles und flexibles Arbeiten. Mitarbeiter benötigen lediglich einen Computer mit einem aktuellen Browser und einen Internetzugang, um auf Unternehmensdaten zuzugreifen. Skalierbare Prozesse: Ein gutes ERP-System passt sich an die Unternehmensentwicklung reibungslos an. Es ermöglicht die Verwaltung von steigenden Datenmengen, Mitarbeiterzahlen und aufwendigen Geschäftsprozessen ohne Leistungseinbußen. Prozessintegration: Eine Zentralisierung und umfassende Automatisierung unterstützt Firmen bei einer abteilungsübergreifenden Integration von Workflows und Prozessen. Schnelle Reaktionszeiten und verbesserter Kundenservice: Zentrale Echtzeitdaten ermöglichen eine individuelle Kundenansprache und optimieren die Customer Journey sowie das Beschwerdemanagement. Optimierte Projektsteuerung: Alle Informationen werden an einem Ort gebündelt. Dadurch wird ein 360-Grad-Rundumblick gewährleistet. Cloud oder On-Premises? On-Premises bezeichnet einen Softwarebetrieb, bei dem Unternehmen ihre eigenen Server und Rechenzentren nutzen. Im Gegensatz dazu ist ein Cloud-ERP eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, bei der der Anbieter den Betrieb, die Wartung und die Updates übernimmt. Falls Ihre Anforderungen an die Unternehmensprozesse so spezifisch sind, dass ein Cloud-ERP nicht mehr ausreicht, könnte eine On-Premise ERP-Lösung eine Alternative darstellen. Cloud-Lösungen sind für Unternehmen insbesondere dann interessant, wenn Sie über ein überschaubares Investitionsbudget verfügen. Mobiles Arbeiten hoch im Kurs steht. Sie keinen Aufwand in Update- und Wartungsarbeiten investieren möchten. Sie auf planbare Kosten Wert legen. On-Premises Systeme eignen sich hingegen, wenn: umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten an der Software erforderlich sind. Datenhoheit und -schutz in der Eigenverantwortung liegen sollen. das Unternehmen eine Einmalzahlung bevorzugt Übersicht: Cloud ERP vs. On-Premises ERP Cloud ERPOn-Premises ERPWartung & UpdatesVom Anbieter durchgeführtDurchführung liegt in der Verantwortung des UnternehmensInvestitionen in die InfrastrukturGeringHochSkalierbarkeitHochAbhängig von der vorhandenen Infrastruktur und anderen RessourcenSoftwarelizenzAbonnementbasiert (oft monatliches Bezahlmodell)Einmaliger ErwerbKontrolleGering bis mittel (abhängig vom Anbieter)HochDatensicherheit und -schutzFortschrittliche Sicherheitstechnologien und -standardsVerantwortung wird zwischen Anbieter und Nutzer geteiltDirekte KontrollmöglichkeitenImplementierungszeitRelativ geringRelativ hoch Branchenlösung oder nicht? Die Entscheidung zwischen einer allgemeinen und branchenspezifischen ERP-Lösung kann für Unternehmen schnell zu einer Herausforderung werden. Branchenspezifische Lösungen bieten eine maßgeschneiderte Funktionalität, die auf bestimmte Branchen zugeschnitten ist. Allgemeine ERP-Lösungen als Standardsoftware punkten hingegen mit einer breiteren Anwendbarkeit. Einige Vorteile von branchenspezifischen ERP-Systemen sind: Ein abgestimmter Funktionsumfang und tiefere Funktionsabdeckung: Somit können Sie individuelle Anforderungen besser berücksichtigen. Der Einbezug von branchenspezifischen Best Practices Eine potenziell bessere Integration mit anderen branchenspezifischen Lösungen. Standard-ERP-Lösungen haben ebenfalls Stärken: Benutzerfreundlichere Bedienung, die durch das Feedback einer breiteren Nutzerbasis und oft größere verfügbare Ressourcen ermöglicht wird. Höhere Flexibilität und bessere Skalierbarkeit Größere Anzahl von Anbietern im Markt und dadurch mehr Auswahlmöglichkeiten Geringere Kosten Höhere Weiterentwicklungsgeschwindigkeit: Hersteller von allgemeinen ERP-Systemen integrieren Innovationen oft schneller als branchenspezifische, weil sie einem höheren Wettbewerbsdruck ausgesetzt sind. Die Entscheidung zwischen Standardsoftware oder branchenspezifischen ERP-System wird in vielen Fällen von den Branchenanforderungen und der Prozesskomplexität abhängen. Eine gründliche Anforderungsanalyse kann helfen, eine ERP-Software zu wählen, die Funktionalität und Anpassungsfähigkeit optimal ausbalanciert. ERP als Open Source? Die Debatte, ob Open Source oder proprietäre Lösungen sich mehr lohnen, wird seit Jahren geführt. Für die Verwendung von Open Source ERP-Systemen sprechen einige Gründe: Es fallen keine Lizenzgebühren an. Es besteht keine Abhängigkeit von externen Anbietern Der Quellcode ist öffentlich zugänglich und kann beliebig modifiziert werden. Auf der anderen Seite haben Open Source ERP-Systeme auch erhebliche Nachteile: Nicht sofort erkennbare Kostenpunkte: Die ERP-Software muss angepasst und implementiert werden. Dazu kommen Schulungen des Personals und Support-Services. Das alles kann bereits höhere Kosten verursachen. Keine oder stark eingeschränkte Haftungsansprüche Oft höhere Einarbeitungs- und Schulungsaufwände. Open Souce-Lösungen sind häufig nicht im gleichen Maße benutzerfreundlich und den Endnutzern vertraut wie kommerzielle Lösungen. Hinzu kommt, dass ihre Dokumentation vergleichsweise weniger umfassend und benutzerfreundlich ist. Fehlende Entwicklungsplanung und keine klare Roadmap: Open Source ERP-Projekte garantieren oft keine langfristige Entwicklungsplanung. Sollte die Aktivität der Community nachlassen, die in die Planung und die Entwicklung der ERP-Software involviert ist, läuft das Projekt häufig nur auf Sparflamme weiter oder es wird ganz eingestellt. Zusammenfassend kann man festhalten, dass Open Source ERP-Software für die Unternehmen infrage kommen kann, die die Herausforderungen kennen und Ressourcen haben, um diese zu bewältigen. Andernfalls sollten Sie kommerzielle ERP-Lösungen in Betracht ziehen. ERP-Systeme und KI Das Thema Künstliche Intelligenz (KI) ist momentan nicht nur in aller Munde, sondern findet zunehmend auch Einsatz in ERP-Systemen - zum Beispiel in Form von KI-Assistenten. Dabei handelt sich hierbei um selbstständig agierende Softwareeinheiten, die unstrukturierte Daten auslesen und verstehen sowie selbstständig Entscheidungen treffen können. Ihre Stärken liegen unter anderem in der Automatisierung von Aufgaben und einer Individualisierung der Kundenkommunikation. Unternehmensmitarbeiter können an solche KI-Agenten Anfragen in natürlicher Sprache stellen, wie beispielsweise "Zeige mir unsere Produkte mit dem höchsten Umsatz im letzten Quartal". KI-Agenten und -Assistenten werden gerade von mehreren ERP-Herstellern entwickelt, eingeführt und laufend optimiert. Ein Beispiel ist hier der SAP KI-Assistent "Joule". Auch der Cloud-ERP-Anbieter Scopevisio plant die Einführung eines KI-Chatbots namens "EnterpriseGPT". Wenn Sie ein ERP-System auswählen, sollten Sie auf die GenAI-Lösungen und KI-Agenten achten, die der ERP-Hersteller anbietet oder plant. Denn diese Lösungen haben das Potenzial, sich in naher Zukunft zum wesentlichen Wettbewerbsfaktor zu entwickeln. Was sollten Mittelständler bei der ERP-Auswahl beachten? Am Ende des Artikels noch einige weitere Punkte, die Sie bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems berücksichtigen sollten: Kosten: Bewerten Sie die Kosten für Ihre ERP-Software primär im Verhältnis zum langfristigen Nutzen, nicht nur anhand der reinen Anschaffungskosten. Flexibilität und Zukunftsfähigkeit: In einer dynamischen Unternehmenswelt spielen schnelle geschäftliche Reaktionen eine Schlüsselrolle. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre ERP-Lösung auf einer zukunftssicheren Plattform aufbaut. Leistungsfähigkeit: Achten Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems, dass die Software auch steigende Datenvolumina sicher handhaben kann und reibungslos arbeitet. Integrationsfähigkeit: Das ERP-System sollte sowohl mit bestehenden als auch mit zukünftigen Softwarelösungen und Digitalisierungsprojekten im Unternehmen möglichst gut integrierbar und kompatibel sein. Tipps zur Einführung eines ERP-Systems erhalten Sie in einem separaten Blogartikel. ### E-Rechnung erstellen: Das sollten Unternehmen wissen Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab 2028 sollten sie dann auch E-Rechnungen erstellen können. Was das für Unternehmen bedeutet, erläutert der folgende Blogartikel. Zeitplan für die E-Rechnung Die E-Rechnung ist ein Thema, das Unternehmen schon seit letztem Jahr umtreibt. Denn das Wachstumschancengesetz macht elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft zur Pflicht – allerdings mit Übergangsregelungen bis Ende 2027. In welchen Schritten die E-Rechnung umgesetzt wird, erläutert die folgende Grafik. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Schon bald wird jedoch auch die Erstellung von E-Rechnungen zur Pflicht. Nur noch bis Ende 2026 haben Rechnungsaussteller die Option, statt einer E‑Rechnung eine sogenannte sonstige Rechnung (z.B. Papierrechnung oder PDF) auszustellen – es sei denn, ihr Jahresumsatz liegt unter 800.000 Euro. In diesem Fall können Unternehmen noch bis 2027 PDF- oder Papier-Rechnungen schreiben. Ab 2028 wird die E-Rechnungspflicht dann vollständig umgesetzt sein. Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden.Bundesfinanzministerium der Finanzen (Quelle: FAQs zur E-Rechnung) Wer ist überhaupt von der E-Rechnung betroffen? Die Regelungen zur E-Rechnung gelten grundsätzlich für alle Unternehmen - egal, ob Start-up oder Konzern. Sie betreffen allerdings nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die im Inland ansässig sind. Besser früher als später sollte sich Unternehmen deshalb damit beschäftigen, wie Sie künftig E-Rechnungen erstellen. Mehr als nur ein PDF: Was ist eine E-Rechnung? Eine E‑Rechnung ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“. Vorgaben für dieses Format liefert die europäische Norm EN 16931. Wichtig ist hier das Wort „strukturiert“. Im Vergleich zu einem PDF, das ja auch elektronisch vorliegt, enthält die E-Rechnung zusätzlich einen XML-Teil, der eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Rechnungen, die diese Voraussetzung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter den Begriff „sonstige Rechnung“. Detaillierte Informationen rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auch in unserem Blogbeitrag „Die E-Rechnung im Überblick“. Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung? Im Unterschied zur traditionellen Papierrechnung ermöglicht die E-Rechnung von der Erstellung bis zur Archivierung einen vollständig digitalen Prozess. Die Vorteile liegen auf der Hand: Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren Papier-, Druck- und Versandkosten erheblich. Sie minimieren auch den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung. Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die standardisierte und elektronische Übermittlung gelangen Rechnungen schneller zum Empfänger, was Zahlungslaufzeiten verkürzt. Fehlerreduktion: Automatische Prüfungen, standardisierte Formate und die medienbruchfreie Verarbeitung reduzieren Eingabefehler und machen Doppeleingaben überflüssig. Rechtssicherheit und Compliance: E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben, wie z. B. die GoBD in Deutschland, und bieten durch ihre Nachvollziehbarkeit hohe Rechtssicherheit. Effiziente Archivierung und Suche: E-Rechnungen lassen sich digital speichern und leichter durchsuchen, was den Aufwand für das Wiederauffinden reduziert. Gerade bei wenig digitalisierten Unternehmen kann die E-Rechnung deshalb für einen Digitalisierungsschub sorgen. XRechnung und ZUGFeRD In Deutschland stehen für die E-Rechnung zwei parallel genutzte Standards zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD. Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das schon seit längerem für Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern nach den geltenden Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zum Einsatz kommt. Weitere Informationen zur E‑Rechnung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de. Die XRechnung kann auch für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen genutzt werden. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist im Unterschied zur XRechnung ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten mit einem vom Menschen lesbaren PDF kombiniert. ZUGFeRD ist im B2B-Bereich weiter verbreitet als die XRechnung. Die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Wie kann ich E-Rechnungen erstellen? Um E-Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Software. Viele Anbieter von Abrechnungssoftware, Buchhaltungssoftware, ERP-Software oder Betreiber von Rechnungsplattformen bieten bereits seit längerem standardmäßig die Erstellung von E-Rechnungen an (wie z.B. Scopevisio), andere arbeiten daran, diese Möglichkeit in Kürze bereitzustellen. Gibt es kostenlose Programme für die Erstellung von E-Rechnungen? Diese gibt es. Meist handelt es sich hier allerdings um simple E-Rechnungs-Generatoren. Sie stellen in der Regel ein Formular für die erforderlichen Rechnungsangaben im Browser bereit und ermöglichen die Ausgabe als E-Rechnung per Klick. Teilweise ist dafür nicht einmal eine Registrierung notwendig. Beispiele dafür sind der E-Rechnungs-Generator von PDF24 und die Website xrechung-erstellen.com. Auch bekannte Anbieter von Bürosoftware wie Buhl Data (WISO MeinBüro) oder SevDesk locken Interessenten mit kostenlosen Versionen. Allerdings bieten derartige Webapps meist nur eine stark begrenzte Funktionalität. Eine Kundenverwaltung fehlt ebenso wie die Verwaltung der Ausgangsrechnungen selbst. Auch die ordnungsgemäße, GobD-konforme Speicherung der Belege ist mit kostenlosen Tools in der Regel nicht möglich – mal davon abgesehen, dass die Nutzung oft auf eine bestimmte Anzahl von Rechnungen begrenzt ist. Kostenlose Anwendungen für die E-Rechnungen sind deshalb allenfalls für Selbstständige und sehr kleine Unternehmen geeignet, die nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen. Wachsende Unternehmen, die von der nahtlosen Integration in bestehende Prozesse profitieren wollen, sind dagegen mit professioneller Software für Buchhaltung und ERP gut beraten. Diese sind in der Regel auch in der Lage, sowohl die Verarbeitung als auch die Erstellung von E-Rechnungen abzubilden. E-Rechnungen erstellen mit Scopevisio Mit Scopevisio, einer cloudbasierten ERP-Lösung, können Unternehmen E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform erstellen. Außerdem konnten Sie mit Scopevisio E-Rechnungen verarbeiten – dazu mehr in unserem Blogbeitrag E-Rechnungen empfangen: So geht's. ZUGFeRD und XRechnung erstellen mit Scopevisio Voraussetzungen Sie haben mindestens Lizenzen für die Hauptfunktion Organisation und die Profifunktion Abrechnungsmanagement erworben. Sie haben den gewünschten E-Rechnungsstandard (ZUGFeRD) in den gesellschaftsweiten Stammdaten oder spezifisch beim Debitor festgelegt (XRechnung). Dort kann auch die Leitweg-ID hinterlegt werden (optional auch rechnungsspezifisch möglich). Schritt für Schritt: E-Rechnung erstellen in Scopevisio Unter Organisation wählen Sie Abrechnungen > Hinzufügen, um eine neue Rechnung zu erstellen. Sie können alternativ auch vorgelagerte Belege wie Angebot oder Aufträge in Rechnungen überführen. Die Daten werden aus dem vorgelagerten Prozessschritt (z. B. Auftrag) sowie den Stammdaten des Kunden und der fakturierten Produkte übernommen. Sie müssen nichts mehr manuell eingeben und prüfen nur noch die Daten. Hierbei haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Werte zu ändern. Wenn Sie per Drucken den Beleg erzeugen, wird automatisch das zuvor eingestellte Format erzeugt. Wie kann ich E-Rechnungen übermitteln? Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg der Übertragung vor. Daher kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle oder auch der Bereitstellung in einem Portal infrage. In Scopevisio können Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung aus der Software heraus versenden oder exportieren. Haben Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, können Sie diese, wie bisher ein PDF, aus der Software heraus versenden. Das generierte PDF enthält die eingebettete XML-Datei. Auch die erzeugte XRechnung können Sie aus der Software heraus verschicken oder exportieren, um sie in die Portale der öffentlichen Verwaltung hochzuladen oder über zertifizierte Netzwerke wie PEPPOL zu übermitteln. Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt? Im Umsatzsteuergesetzt (§ 14b Absatz 1 UstG) ist festgelegt, dass Unternehmen sowohl ein- als auch ausgehende Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren müssen. Bei einer E‑Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unveränderbar archiviert werden. Wie zuvor gelten auch für E-Rechnungen die Regelungen der GoBD. Da Scopevisio eine integrierte Lösung ist, die auch ein DMS/ECM enthält, können Sie sowohl Ihre Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen rechtssicher in Scopevisio speichern. Hier zeigt sich der besondere Vorteil einer intergrierten Lösung, die vor- und nachgelagerte Prozesse bei der Abrechnung durchgängig abbildet. Vorteile der E-Rechnung mit Scopevisio Scopevisio ist mehr als nur eine Software für die E-Rechnung. Scopevisio ist eine umfassende, cloudbasierte Unternehmenssoftware, welche die E-Rechnung im Gesamtkontext betrieblicher Prozesse sieht. Das Abrechnungsmanagement ist Teil einer intergrierten Lösung, was viele Vorteile mit sich bringt: Integration Modul Finanzen: Schnelle Verbuchung der vorkontierten Rechnungen in der Buchhaltung Integration Modul DMS/ECM: Revisionssichere Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen Integraton Modul Organisation: Optional Leistungsnachweise zu E-Rechnungen hinzufügen. ### Retrieval-Augmented Generation: Die Zukunft smarter KI-Antworten Chatten mit den eigenen Dokumenten? Genau das funktioniert mit Retrieval-Augmented Generation – kurz RAG. In unserem Blogbeitrag stellen wir diese Technologie vor, die Large Language Models (LLM) mit der Suche nach Informationen kombiniert. Die digitale Welt unterliegt einem stetigen Wandel, der auch die Interaktionsformen zwischen Unternehmen und ihren Kunden beeinflusst. Die Technologie von RAG wird stetig weiterentwickelt und bietet großes Potenzial, die Funktionalität von Chatbots und Self-Service-Plattformen grundlegend zu verbessern. Einführung in Retrieval-Augmented Generation (RAG) Retrieval-Augmented Generation ist eine innovative Technologie, die sich mit der Generierung von Text auf Basis von vorab abgerufenen Informationen beschäftigt. Anstatt Text nur durch ein neuronales Netzwerk zu erzeugen, kombiniert RAG die Stärken von Suchmaschinen und Sprachmodellen. Der Prozess besteht darin, dass ein Modell Informationen sucht (Retrieve): Zunächst durchsucht das System eine Datenbank, ein Dokumentenarchiv oder andere Wissensquellen, um relevante Informationen zu einer gestellten Frage oder einem Problem zu finden. Informationen sucht (Retrieve): Zunächst durchsucht das System eine Datenbank, ein Dokumentenarchiv oder andere Wissensquellen, um relevante Informationen zu einer gestellten Frage oder einem Problem zu finden. und Antworten erstellt (Generate): Anschließend formuliert es eine verständliche, kontextuell passende Antwort, indem es die gefundenen Informationen in natürlicher Sprache aufbereitet. Warum ist RAG so leistungsfähig? Im Vergleich zu einem LLM (Large Language Model), dessen Informationsgenerierung auf der Analyse einer umfangreichen Datenmenge basiert und gelegentlich zu unpräzisen Ergebnissen führt, hat die RAG-Technik viele Vorteile:   Präzision: Die RAG-Technik umfasst die Generierung von Antworten aus einer vorgegebenen Menge an Texten, was die Konsistenz und Verlässlichkeit der Ergebnisse verbessert. Kontextsensitivität: Anders als herkömmliche KI-Modelle liefert RAG kontextsensitive Antworten mit höherer Genauigkeit und Qualität. Flexibilität: Die Methode kombiniert die Stärke eines datenbankgestützten Suchsystems mit den sprachlichen Fähigkeiten eines generativen KI-Modells. Was bedeutet RAG für den Anwender und die Anwenderin?   Die Anwenderin bzw. der Anwender erhält keine Liste von Links oder Daten, sondern eine gut formulierte Antwort. Die Antwort ist genauer, weil RAG nur die Informationen verwendet, die wirklich relevant sind. Für den Nutzer fühlt sich so an, als ob er mit einem echten Menschen spricht. Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben einen riesigen Informationsbestand an E-Books, Broschüren, Betriebsanleitungen und Whitepapern zum Thema Solarzellen. An diesen Datenbestand können Sie nun die Frage richten: „Wie funktionieren Solarzellen?“. Daraufhin erhalten Sie eine natürliche, verständliche Antwort auf Ihre Frage. Die Funktionsweise von Retrieval-Augmented Generation Die Architektur von RAG besteht aus zwei Hauptkomponenten: dem Retrieval-Modul und dem Generierungs-Modul. Das Retrieval-Modul durchsucht eine Datenbank oder einen Wissensspeicher nach relevanten Informationen, während das Generierungs-Modul diese Informationen zusammen mit dem vorliegenden Kontext nutzt, um eine präzise und kohärente Antwort zu formulieren. Der Retrieval-Prozess in RAG startet mit der Einreichung einer Frage an das Modell. Daraufhin wird die Anfrage an eine Suchmaschine oder einen Wissensspeicher weitergeleitet, um relevante Dokumente oder Daten abzurufen, die wiederum die Grundlage für die nachfolgende Antwortgenerierung bilden.  Der Generation-Prozess in RAG wird aktiviert, sobald die relevanten Informationen abgerufen wurden. Das Generierungs-Modul greift diese Informationen auf, um eine Antwort zu erstellen. Der entscheidende Vorteil von RAG besteht darin, dass es den Kontext der Anfrage versteht und gleichzeitig präzise, auf Fakten basierende Informationen liefert, die aus der abgerufenen Quelle stammen. Semantischen Suche als Bestandteil des Retrieval-Prozess Die Anfrage eines Benutzers wird zunächst technisch als Vektor dargestellt, wobei die Zuordnung von Textabschnitten zu Vektoren durch eigens dafür entwickelte Large Language Models erfolgt. Der Vektor repräsentiert somit die Position des Textes im Raum des Modells. Man spricht hier von "Embedding". Das heißt, Daten werden in einen Raum eingebettet und als Vektor in diesem Raum dargestellt. Embedding wurde von Forschern (Tomáš Mikolov et al.) bei Google im Jahr 2013 entwickelt und ermöglicht eine Ähnlichkeit von Wörtern zu berechnen. Reduziert auf drei Dimensionen lässt sich dies wie folgt visualisieren: Die Begriffe, die sich beispielsweise auf das Thema "Buchhaltung" beziehen, befinden sich im oberen linken Quadranten, während sich Begriffe und Texte zum Thema "Passwort" im rechten unteren Quadranten befinden. Diese abstrakte Darstellung verdeutlicht die Position der Begriffe im Raum. In einem weiteren Schritt kann durch die Messung des Abstandes die Ähnlichkeit bestimmt werden. Der Begriff "Konto" ist demnach in der Nähe der Begriffe rund um "Buchhaltung" zu finden, da sein mathematischer Abstand kürzer ist. Solche Modelle rechnen typischerweise mit Vektoren in über 1000 Dimensionen, was mathematisch problemlos zu berechnen ist, wenngleich sich dies in der Vorstellung als schwierig erweisen kann. Die Suche nach zugehörigen Artikeln bzw. Textabschnitten, die zur Frage des Benutzers passen, erfolgt unter Verwendung dieser Abstandsberechnungen. Der entscheidende Vorteil dieser Methode besteht darin, dass auch ähnlich passende Artikel gefunden werden können, die rein vom Wortstamm her nicht miteinander in Verbindung stehen. Generation-Prozess in Retrieval-Augmented Generation Im Generierungsmodul wird eine Antwort in natürlicher Sprache aus der Frage des Benutzers, den in der Datenbank gespeicherten Inhalten, die als Kontext für die Frage dienen, und der Grundlage des Prompts generiert. Da viele LLMs mehrsprachig sind, können die Antworten auch in der vom Benutzer angegebenen Sprache zurückgegeben werden. Zusätzlich zu der vom LLM generierten Antwort können die zuvor in der Datenbank gefundenen Textpassagen als weitere Hilfestellung ausgegeben werden. In unserem Beispiel des Scopevisio Smart Assistant wird auf den entsprechenden Hilfeartikel verlinkt. Implementierung von Retrieval-Augmented Generation in der Praxis Neben der konventionellen Suche nach Begriffen in den Artikeln der Online-Hilfe, verwendet die Scopevisio einen Chatbot, der natürlichsprachliche Anfragen entgegennehmen kann. Mithilfe der beschriebenen RAG-Technologie generiert der Chatbot eine Antwort mit Querverweisen auf die verwendeten Hilfetexte. Der Smart Assistant ist unter https://help.scopevisio.com verfügbar und findet sich rechts unten im Fenster unter dem blauen Chat-Icon. Vorteile der RAG-Architektur Die Hauptvorteile liegen im eingeschränkten Kontext. Gerade bei Anwendungen in einem domänenspezifischen Kontext spielt die RAG-Technologie ihre Vorteile aus. Die Antworten werden ausschließlich aus den bereitgestellten Datenquellen generiert. Diese können unter Umständen auch sehr unternehmensspezifische Inhalte enthalten, die bei der Verwendung eines LLM ohne weiteren Kontext nicht verarbeitet werden könnten. Im Falle von Scopevisio werden Inhalte aus der öffentlich verfügbaren Online-Hilfe verwendet. Daher kann ein LLM verwendet werden, das von einem der großen Anbieter zur Verfügung gestellt wird. Sollen Daten verarbeitet werden, für die man kein öffentlich verfügbares Modell nutzen möchte, muss auf ein eigenes gehostetes Modell zurückgegriffen werden. Auf der Plattform https://huggingface.co/ findet sich für jede Anwendung ein geeignetes Modell. Hier muss jedoch der Nutzen klar dem Aufwand für den Betrieb eines eigenen Modells gegenübergestellt werden. Der Betrieb eines eigenen vortrainierten Modells erfordert je nach Modell eine gewisse Rechenleistung. Weitere Anwendungsmöglichkeiten Grundsätzlich können die Anwendungsmöglichkeiten durch die einfache Art der Informationsbereitstellung relativ schnell erweitert werden. Wenn z.B. alle unternehmensinternen Dokumente zum Onboarding neuer Mitarbeiter, zur Urlaubsplanung, zur Raumplanung etc. in einer Datenbank vorliegen, kann ein LLM (das in diesem Fall selbst gehostet wird, da interne Daten verwendet werden) z.B. alle Fragen zur Raumbelegung einfach und zuverlässig beantworten. Interesse am Thema KI? Mehr erfahren Sie auf dem 13. Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn. Das Mittelstands-Event gilt als Treffpunkt für Vordenkerinnen und Vordenker bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Teilnahme ist kostenlos! ### KI bei Scopevisio: Was ist geplant? Künstliche Intelligenz (KI) ist auch für Business-Software ein großes Thema. Fast jeder Software- und ERP-Hersteller wirbt inzwischen mit KI-Funktionen. Künftig sollen Anwenderinnen und Anwender mit ihrer ERP-Software sogar wie mit einem Menschen kommunizieren können. Was ist in diesem Zusammenhang bei Scopevisio geplant? Das Thema Automatisierung spielt bei Scopevisio seit jeher eine wichtige Rolle. Ziel ist es, den Anwenderinnen und Anwendern den Arbeitsalltag zu erleichtern – getreu dem Motto „Simplify your daily business“. Damit das gelingt, werden Routineprozesse in der Verwaltung und Buchhaltung mithilfe von Scopevisio automatisiert. Auf diese Weise helfen wir Unternehmen, die Produktivität ihrer Backoffice-Prozesse um ein Vielfaches zu steigern. Automatisierung bei Scopevisio Beispiele für Automatisierung finden sich in Scopevisio zuhauf – etwa in der Rechnungsverarbeitung, bei der automatisiert Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen werden. Oder im Online-Banking, in welchem Kontoauszüge mithilfe von Kontoauszugsregeln automatisiert verarbeitet werden. Oder in der Beschaffung (Auftragssteuerung), die den Warenbedarf, der aus einem Auftrag resultiert, automatisch mit dem Lagerbestand abgleicht und Bestellvorschläge erzeugt. Aber ist das schon KI? Logikbasierte KI Man kann bei den genannten Beispielen von „logikbasierter KI“ oder „traditioneller KI“ sprechen. Derartige Systeme lösen Aufgaben nach vorgegebenen, fest programmierten Regeln - sie können jedoch nicht aus Daten lernen und sich folglich auch nicht im Laufe der Zeit selbständig verbessern. Es handelt sich deshalb bei diesen regelbasierten Systemen nach Ansicht vieler Expertinnen und Experten nicht um echte KI, da die Aspekte Lernen und Verstehen fehlen. Oft wird deshalb auch zwischen logikbasierter und echter KI unterschieden – allerdings sind die Grenzen fließend. (Echte) KI Das Grundprinzip aller elektronischen Datenverarbeitung lässt ich vereinfacht gesagt auf die Formel Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe reduzieren. Laut dem Fachverband Bitkom ist „heutigen „echten“ KI-Systemen (…) gemein, dass sie in der Verarbeitungskomponente auch trainiert werden und damit lernen können“. Möglich ist dies, weil auf dem Gebiet des maschinellen Lernens große Fortschritte gemacht wurden. Beim maschinellen Lernen erlernt ein Algorithmus, durch Wiederholung selbstständig eine Aufgabe zu erfüllen. Laut dem Fraunhofer Institut für Kognitive Systeme IKS wird dabei „anders als bei herkömmlichen Algorithmen kein Lösungsweg modelliert. Der Computer lernt selbstständig die Struktur der Daten zu erkennen.“ Verstehen und Lernen sind demzufolge zwei sehr wichtige Aspekte von (echter) KI. Keine allgemeingültige Definition von KI Allerdings sollte man auch beachten, dass es keine einheitliche Definition des Begriffs „Künstliche Intelligenz“ gibt. Kleinster gemeinsamer Nenner: Künstliche Intelligenz imitiert menschliche kognitive Fähigkeiten. So sieht es auch Oliver Thomas, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Universität Osnabrück: „KI ahmt menschliches Verhalten nach und bringt dieses in Systeme hinein.“ Die Definition scheint auch deshalb schwierig, weil sich seit dem Aufkommen des Begriffs in den 50er Jahren die technischen Möglichkeiten enorm erweitert haben und die Definitionen daran angepasst wurden. Generative KI ist eine Unterkategorie der KI und bezeichnet Anwendungen, die neue Inhalte wie Texte oder Bilder erzeugen können. Prominentes Beispiel dafür ist ChatGPT, der 2022 vorgestellte Chatbot des amerikanischen Softwareunternehmens OpenAI. Generative KI bei Scopevisio: Wissensmanagement neu gedacht Bei Scopevisio planen wir derzeit die Integration von KI-Modellen im Stile von ChatGPT in unsere Cloud Unternehmenssoftware. Dabei gehen wir sukzessive vor. Als erstes Projekt haben wir uns die Online-Hilfe vorgenommen. Das Dokumentenmanagementsystem (Teamwork) und die komplette Scopevisio-Anwendung sollen folgen. „Die Einbindung und Nutzung von Künstlicher Intelligenz wird die ERP-Landschaft deutlich verändern und zu einem wesentlichen Wettbewerbsfaktor werden.“ Bitkom Positionspapier "Künstliche Intelligenz und ERP" KI-Modell für die Online-Hilfe Im Rahmen eines Pilotprojekts haben wir kürzlich einen KI-Chatbot in unsere Online-Hilfe integriert. Eine Beta-Version dieses „Smart Assistant“ ist inzwischen verfügbar. Der Anwender gibt seine Frage in den Chatbot ein und erhält eine natürlichsprachige Antwort (zuzüglich weiterführender Links). Das erspart ihm die Mühe, aus einer Vielzahl an Treffern, welche die „traditionelle“ Suche liefern würde, den richtigen herauszusuchen. In diesem Projekt nutzen wir Retrieval Augmented Generation (RAG), eine Technik zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP). RAG kombiniert abfragebasierte Techniken mit generativen KI-Modellen. Das bedeutet, dass die vorhandenen Quellen – in unserem Fall die Online-Hilfe – durchsucht und die passenden Informationen extrahiert werden (abfragebasierte Techniken). Allerdings werden diese nicht eins-zu-eins wiedergegeben, sondern selbsterstellte, kontextbezogene Antworten in natürlicher Sprache geliefert (generative KI). Deshalb hat die Anwenderin bzw. der Anwender den Eindruck, mit einem Menschen zu sprechen. KI-Modell für Dokumente („Chat with your documents“) Derzeit arbeiten wir außerdem an einen KI-Chatbot, der in der Lage ist, sämtliche Dokumente eines Unternehmens zu durchsuchen und Antworten auf Fragen zu diesen Dokumenten zu liefern. Dabei kann der Anwender bzw. die Anwenderin nicht nur strukturiert vorliegende Daten wie zum Beispiel den Ablauftermin eines Vertrages abfragen. Die Besonderheit ist vielmehr, dass das System auch mit unstrukturierten Daten arbeiten kann. So erhält Anwender bzw. die Anwenderin zum Beispiel auf die Frage „Ich möchte mir an Karneval freinehmen - was muss ich beachten?“ konkrete Handlungsanweisungen in natürliche Sprache – gerade so, als ob ihm oder ihr die Kolleginnen und Kollegen aus der Personalabteilung die wichtigsten Regelungen im Unternehmen zusammengefasst hätten. Diese Möglichkeit erspart der Anwenderin oder dem Anwender die Suche im System – erstens nach dem richtigen Dokument und zweitens nach der Information im Dokument selbst. Ein Prototyp dieses KI-Assistenten für Dokumente liegt bereits vor. Die Anforderungen an diesen Assistenten sind allerdings höher als bei der Online-Hilfe. So besteht eine große Herausforderung darin, den Prozess datenschutzkonform zu gestalten. Eine weitere Herausforderung ist es, dem Sprachmodell große Mengen an unstrukturierter Daten zur Verfügung zu stellen. Voraussichtlich werden wir eines der großen Sprachmodelle (Claude von Anthropic) nutzen und dabei gleichzeitig alle Anforderungen des deutschen Datenschutzes erfüllen. Beim Einsatz eines LLM in Scopevisio benötigen wir – anders als bei der Online-Hilfe –  außerdem ein fein granulares Zugriffsmanagement, um sicherzustellen, dass Informationen nicht an Unberechtigte gelangen. Hier muss gewährleistet sein, dass die Rechte, die ansonsten bei der Nutzung der Software gelten, auch für die Nutzung des KI-Assistenten sichergestellt sind. KI-Modell für Scopevisio Cloud-ERP (Enterprise GPT) Ausgehend von unseren Erfahrungen mit den vorgenannten Projekten und aus dem Fraunhofer Projekt Speaker möchten wir schließlich einen KI-Assistenten – ein EnterpriseGPT – in die Scopevisio-Benutzeroberfläche integrieren. Dieses Enterprise GPT soll dem Nutzer Antworten auf Fragen wie „Wieviel Umsatz haben wir mit Kunde x in diesem Jahr gemacht?“ oder „Welche neuen Kunden haben wir in diesem Jahr gewonnen?“ liefern. So kann der Benutzer auf natürliche Weise Anfragen stellen, Daten abfragen oder Aktionen ausführen, was die Nutzung komplexer Software noch einfacher und intuitiver macht. Die Anforderungen an einen derartigen Assistenten im Unternehmenskontext sind mit Blick auf Datensicherheit, Datenschutz und Qualität jedoch enorm hoch. Die Integration von KI-Assistenten in ERP-Systeme erfordert deshalb eine umfassende Planung und Vorbereitung sowie entsprechende Zeit für die Umsetzung. Interesse am Thema KI? Mehr erfahren Sie auf dem 13. Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn. Das Mittelstands-Event gilt als Treffpunkt für Vordenkerinnen und Vordenker bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Teilnahme ist kostenlos! ### Scopevisio Highlights im Jahr 2024 Das Jahresende naht und mit ihm die Chance, die vergangenen Monate noch einmal Revue passieren zu lassen. In unserem Blogbeitrag fassen wir die wichtigsten Neuerungen in der Scopevisio-Anwendung und die Highlights des Jahres zusammen. Das nächste Featureset seht schon in den Startlöchern und wird noch im Dezember veröffentlicht. Bis Ende 2024 werden es dann elf Releases sein, die wir für unsere Kunden in diesem Jahr herausgebracht haben. Alle Details dazu finden sich in unseren Releasenotes im Magazin der Scopeunity, eine Auswahl an Highlights haben wir hier zusammengestellt. Die wichtigsten Scopevisio-Produktneuerungen 2024 Passkey Alternativ zur Anmeldung per Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten wir seit Neuestem die Möglichkeit an, sich mit Passkey bei Scopevisio anzumelden. Die Anmeldung erfolgt dann zum Beispiel per Gesichtserkennung, Fingerabdruck oder PIN. Passkeys bieten einen besseren Schutz gegenüber Phishing als Passwörter. E-Rechnung Eigentlich kein neues Thema – denn mit Scopevisio können Sie bereits seit längerem Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten und auch erstellen. Scopevisio-Anwenderinnen und -Anwender sind deshalb bestens auf die gesetzlichen Neuerungen vorbereitet, die ab 2025 vorsehen, dass Unternehmen E-Rechnungen von andern Unternehmen annehmen müssen. Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen greift erst später und sieht Ausnahmen vor. Reisekostenmanagement (Module Organisation, Finanzen, Abrechnungsmanagment) Scopevisio bildet den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung von der Erfassung bis zur Erstattung an den Mitarbeitenden (und ggf. der Weiterberechnung an den Kunden) nahtlos und ohne Medienbrüche in einem System ab. Sehr hilfreich ist dabei die komplett runderneuerte App Reisekosten2Go, welche die Erfassung der Reise von unterwegs aus noch einmal einfacher macht. Bedarfsanforderung (BANF) und 2GO Bedarfsanforderung (Modul Beschaffung) Die Bedarfsanforderung dient dazu, einen „internen“ Bedarf an Ressoucen wie z.B. Büromaterial oder IT-Ausstattung zu melden und die benötigten Arbeitsmittel anzufordern. Vereinfacht wird dies dadurch, dass alle Mitarbeiter aus einer Liste schnell und einfach auswählen können, welches Produkt in welcher Menge benötigt wird. Optional können für die Bedarfsmeldung Freigabeprozesse eingerichtet werden. Bedarfsmeldungen fließen anschließend die Beschaffung ein. Investitionsförderung (Modul Finanzen - Anlagenbuchhaltung) Der neue Menüpunkt „Investitionsförderung“ in Scopevisio Finanzen (Voraussetzung: Lizenz Anlagebuchhaltung) ist besonders für Unternehmen der Gesundheitsbranche oder Forschungsunternehmen relevant. Sie müssen Zuschüsse, die sie von öffentlichen und privaten Geldgebern erhalten, ordnungsgemäß verwalten. Genau dabei hilft die Fördertopfverwaltung. Hier können den angeschafften Anlagegütern Förderbeträge zugewiesen werden. Öffentliche Fördergelder oder andere Investitionszuschüsse werden über Sonderposten in der Bilanz ausgewiesen. Aufwand (Abschreibung für das erworbene Investitionsgut) und Ertrag (ertragswirksame Auflösung des passiven Sonderpostens) laufen hier parallel. Dadurch wird der Gewinnausweis möglichst wenig beeinflusst. Aktive und passive Rechnungsabgrenzung (Abrechnungsmanagement, Rechnungseingangsbuch) Die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB)“ sehen vor, dass Aufwände und Erträge in der Periode zu bilanzieren sind, in der sie realisiert wurden. Das Feature „Aktive und passive Rechnungsabgrenzung“ unterstützt diesen Bilanzierungsgrundsatz durch Automatisierung z.B. durch die automatische Ermittlung der Abgrenzungsmonate, durch automatisierte aktive oder passive Abgrenzungsbuchungen (per Dauerbuchung) oder durch die periodengerechte Darstellung des Ertrags ohne ineffiziente asynchrone manuelle Zusammenstellung und Nachbearbeitung von periodisch abzugrenzenden Geschäftsvorfällen. HR-Management HR-Management ist eine neue Anwendung von Scopevisio, die von der Bewerberverwaltung über Einstellung und Onboarding bis hin zur Personalverwaltung alle wichtigen Aufgaben in der Personalabteilung unterstützt. Employee-Self-Service-Funktionen wie z.B. die Zeiterfassung und Urlaubsplanung ermöglichen es dem Mitarbeitenden, seine Daten selbst im HR-System zu aktualisieren. E+S Migrationstool Für den nahtlosen Wechsel von der E+S Finanzbuchhaltung auf Scopevisio Finanzen haben wir ein Migrationstool gebaut. Dieses ermöglicht die unterjährige Migration auf Belegebene sowie die Übernahme aller Schnittstellen zu Vorsystemen. Auch die Anbindung an das ORBIS Krankenhausinformationssystem (KIS) wird selbstverständlich eingerichtet. Dadurch fällt die Entscheidung zum Wechsel auf eine moderne, zukunftsorientiere Cloud-Lösung noch leichter! Kennen Sie schon unseren Newsletter? Darin informieren wir Sie monatlich über Neuerungen und Events bei Scopevisio und liefern Ihnen spannende Wissensbeiträge aus der Welt der Digitalisierung. Scopevisio Partnerschaften 2024 Im Jahr 2024 sind wir neue Partnerschaften eingegangen mit folgenden Anbietern eingegangen: Pliant Die digitalen Kreditkarten von Pliant können nahtlos in Scopevisio integriert und Zahlungsprozesse durchgängig abgebildet werden. Buchhaltungsteams ersparen sich dadurch den Stress mit der Kreditkartenabrechnung am Monatsende. Pliant-Transaktionen werden täglich automatisiert mit Scopevisio synchronisiert und Daten und Belege per Schnittstelle übertragen – fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand. Apaleo Der Apaleo Connector ermöglicht es Betrieben in der Hotellerie, ihr Property Management System (PMS) von Apaleo mit der Finanzbuchhaltungssoftware von Scopevisio zu verbinden. Dank des Connectors kann die Datenübertragung – etwa von Umsätzen oder Statistikwerten – von einem in das andere System automatisiert stattfinden, was eine große Zeitersparnis für die Mitarbeitenden bedeutet. Scopevisio Firmenzukäufe 2024 HR-Sparte von MKS IT Software & Solutions GmbH Anfang des Jahres haben wir die HR-Sparte der MKS IT Software & Solutions GmbH übernommen. Dadurch haben wir unser Leistungsspektrum im Bereich Human Resources (HR) erweitert und werden in Kürze das neue Tool HR-Management anbieten können. Dieses komplettiert den Bereich Personal, der bislang auf den Bereich Lohn & Gehalt fokussiert war. eurosoft Informationstechnologie GmbH Ende 2024 haben wir die eurosoft Informationstechnologie GmbH mit Sitz in Dortmund übernommen. eurosoft ist auf Handels- und E-Commerce-Anwendungen für den Buch-, Musik- und Weinhandel spezialisiert. Die Akquisition ist weiterer Schritt der Scopevisio zur Erweiterung ihres Kundensegments im Handel. Mehr zu den gemeinsamen Plänen im Interview mit dem eurosoft-Geschäftsführer. Scopevisio Events 2024 Cloud Unternehmertag Ein Veranstaltungshighlight war auch in diesem Jahr der Cloud Unternehmertag, der am 7. Februar 2024 wieder rund 500 Gäste nach Bonn gelockt hat. Erfahrungsaustausch, Networking und neue Perspektiven prägten den Tag, der in diesem Jahr unter dem Leitgedanken „Hyperautomatisierung“ stand. Der kommende Cloud Unternehmertag findet am 30. Januar 2025 im Kameha Grand im Bonn statt. In diesem Jahr widmen wir uns der Frage, wie sich Geschäftsprozesse mit Best Practices und Künstlicher Intelligenz sicher automatisieren lassen. Die Teilnahme ist kostenfrei. Scopeunity Day Der Scopeunity Day ist die jährliche Veranstaltung für unsere Anwenderinnen und Anwender. Am 5. September 2024 waren wieder viele von ihnen nach Bonn gekommen, um sich über die neuesten Entwicklungen bei Scopevisio zu informieren. ZusammenWachsen war das Motto des Tages – was offenbar gelungen ist, wie die vielen positiven Rückmeldungen zeigen. Technights Mit unseren Technights, die sich vorwiegend an unsere Bestandskunden richten, touren wir durch Deutschland und diskutieren Digitalisierungsthemen nach Feierabend in lockerer Atmosphäre. In diesem Jahr fanden vier Technights in Berlin, Heidelberg, München und Hamburg statt. Auch im nächsten Jahr sind wieder vier Technights geplant. Kennen Sie schon unseren Webinar-Hub? Hier finden Sie unser gesamtes Webinar-Angebot, übersichtlich sortiert nach Monaten. Neugierig, auf das, was im nächsten Jahr kommt? Wir freuen uns, Ihnen in Kürze unsere Roadmap für 2025 vorzustellen. ### Was ist generative KI? Eine einfache Erklärung mit Beispielen ChatGPT ist das wohl bekannteste Beispiel generativer KI (GenAI). In diesem Blogartikel widmen wir uns dem Thema „Generative KI“ und liefern Beispiele für die neue Technologie. Im November 2024 feierte er seinen zweiten Geburtstag. Die Rede ist vom Chatbot ChatGPT, einem Tool, das innerhalb kürzester Zeit weltweit Verbreitung gefunden hat. Das Textwerkzeug ist die am schnellsten wachsende Internet-Anwendung aller Zeiten und hat damit Tiktok und Instagram in Sachen Bekanntheit überholt. Die Abkürzung GPT im Begriff ChatGPT steht für Generative Pretrained Transformer - generativer vortrainierter Transformator. ChatGTP kann menschenähnlich kommunizieren und eigenständig Texte verfassen. Was ist generative KI? Generative Künstliche Intelligenz ist eine Technologie, die mithilfe von Algorithmen neue Inhalte wie Texte, Bilder, Musik oder Videos erstellt – daher auch der Begriff „generativ“ („erzeugend“). Generative KI analysiert große Datenmengen mithilfe von maschinellem Lernen und nutzt diese, um eigenständig Ergebnisse zu generieren, die menschlich erstellten Inhalten sehr ähneln. Mit generativer KI kann man zum Beispiel ein Gedicht im Sprachduktus von Shakespeare schreiben, ein Motiv im Malstil von Van Gogh erstellen oder das Bild einer fiktiven Figur neu erschaffen. Folgendes Bild ist KI-generiert: Wie unterscheiden sich KI und generative KI? Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Überbegriff für Technologien, die menschenähnliche Fähigkeiten wie Lernen, Problemlösen und Entscheidungsfindung nachahmen. KI kommt zum Beispiel bei bei der Entsperrung von Smartphones durch Gesichtserkennung, bei der Anzeige personalisierter Werbung oder bei der medizinischen Diagnose mit bildgebenden Verfahren zum Einsatz. Weitere Beispiele insbesondere aus der Wirtschaft finden sich auch in unserem Interview mit Prof. Oliver Thomas, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Universität Osnabrück und Leiter der DFKI-Forschungsgruppe "Smart Enterprise Engeeniering). Generative KI ist dagegen eine spezielle Form von KI, die darauf abzielt, neue Inhalte wie Texte oder Bilder zu erschaffen. Welche Anwendungsbereiche gibt es? Generative KI wird für unterschiedliche Zwecke privat wie auch beruflich eingesetzt. Textgenerierung und -verarbeitung: Erstellung von Texten, Zusammenfassung von Texten und Unterstützung bei kreativen Schreibprozessen (Einsatzbereich: z.B. Unternehmenskommunikation, Public Relations) Bildgenerierung: Erstellung von Bildern basierend auf Texteingaben (Einsatzbereich: z.B. Werbung) Code-Generierung und -Vervollständigung: Unterstützung beim Schreiben von Code, indem Codezeilen oder ganze Funktionen vorschlagen werden (Einsatzbereich: Softwareentwicklung) Musikkomposition: Erstellung neuer Musikstücke durch Kombination verschiedener Musikstile und -genres (Einsatzbereich: Musikproduktion) Video- und Animationsgenerierung: Erstellen von Videos basierend auf Texteingaben (Einsatzbereich: z.B. Werbung) Generative KI bietet viele Möglichkeiten, Wissensarbeit in Teilen zu automatisieren. Laut dem Beratungsunternehmen IW Consult hat generative KI das Potenzial, bis zu 330 Mrd. Euro zur zukünftigen Bruttowertschöpfung in Deutschland beizutragen, sofern 50 % der Unternehmen in Deutschland KI nutzen. Welche Beispiele für generative KI gibt es? GitHub Copilot (Github/OpenAI) GitHub Copilot war die erste öffentlich zugängliche generative KI-Anwendung, veröffentlicht im Juni 2021. Die Anwendung unterstützt Programmierer, indem sie beispielsweise Codezeilen ergänzt. ChatGPT (OpenAI) ChatGPT ist ein Sprachmodell, das menschenähnliche Texte generieren kann. Es ist vielseitig einsetzbar, wird aber vor allem genutzt, um Fragen zu beantworten oder Texte zu schreiben. DALL·E (OpenAI) DALL·E erstellt auf Basis von Textbeschreibungen neue Bilder. Midjourney (Midjourney, Inc.) Ähnlich wie DALL E handelt es sich um ein KI-Modell, das aus Texteingaben Bilder erzeugt. Synthesia (Synthesia Ltd.) Synthesia ist eine Plattform zur Erstellung von KI-generierten Videos, bei denen z.B. virtuelle Avatare Texte in verschiedenen Sprachen vortragen können. MusicLM (Google)MusicLM erzeugt Musikstücke basierend auf Textbeschreibungen. Google Gemini (Google DeepMind): Gemini ist multimodales Sprachmodell, das verschiedene Datentypen wie Text, Bilder oder Audio verarbeiten kann (daher der Begriff „multimodal“). Es wurde entwickelt, um KI-Funktionen z.B. in die Google-Suche hineinzubringen. Microsoft Copilot (Microsoft Corporation): Copilot ist ein KI-gestützter Assistent, der in Microsoft 365-Anwendungen integriert ist. Copilot kann beispielsweise E-Mails verfassen, Präsentationen erstellen und Daten in Excel analysieren. Microsoft Copilot basiert auf ChatGPT. Nachfolgende Grafik zeigt Meilensteine generativer KI im Zeitraum von 2014 bis 2024: Quelle: Büchel, Jan, Engler Jan Felix: Generative KI in Deutschland. (2024, Mai) Wie verbreitet ist generative KI in Deutschland? Laut einer Studie des Bayerischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt) haben bereits 35 Prozent der Erwerbstätigen generative KI im Berufsalltag eingesetzt. Dabei nutzen die Befragten am häufigsten ChatGPT, gefolgt von Google Gemini und Microsoft Copilot. Quelle: Schlude, A., Harles, D., Stürz, R. A., & Stumpf, C. (2024, November 29). Verbreitung generativer KI im privaten und beruflichen Alltag 2024. Interessant ist, dass sich bei der beruflichen Nutzung keine wesentlichen Veränderungen zum Vorjahr zeigen. Dennoch gehen die Studienautorinnen und -autoren davon aus, dass im beruflichen Kontext „mittel- bis langfristig große Veränderungen durch den Einsatz generativer KI erwartet“ werden können. Der Branchenverband bitkom fand demgegenüber heraus,dass nur jedes zehnte Unternehmen (9 Prozent) generative KI-Anwendungen nutzt. Weitere 18 Prozent planen den Einsatz. Allerdings zeigte sich in einer weiteren repräsentativen Umfrage desselben Verbandes, dass in rund jedem dritten Unternehmen in Deutschland Beschäftigte generative Künstliche Intelligenz wie ChatGPT mit ihrem privaten Account nutzen – abseits der Firmen-IT. Fazit des Verbandes: Wenn das Unternehmen keine KI verwendet, bringen die Beschäftigten sie mit. Welchen Nutzen bringt sie im Arbeitsalltag? Berufliche Anwenderinnen und Anwender nehmen den Nutzen generativer KI laut oben genannter Studie positiv wahr. Über 60 % geben an, die KI-erzeugten Ergebnisse sinnvoll beruflich genutzt zu haben. Dabei wurden vor allem folgende Aspekte genannt: Einsparung von Arbeitszeit Unterstützung bei schwierigen Aufgaben Inspiration zu neuen Ideen Welche Technologien stehen hinter generativer KI? Generative Künstliche Intelligenz basiert auf einer Kombination verschiedener Technologien und Methoden. Dazu zählen unter anderem neuronale Netzwerke, spezialisierte Algorithmen wie GANs (Generative Adversarial Networks) und Transformer-Modelle, um nur einige Beispiele zu nennen. Die neuronalen Netzwerke spielen dabei eine besonders wichtige Rolle, da sie als Fundament der generativen KI gelten. Neuronale Netze sind digitale Strukturen, die vom menschlichen Gehirn inspiriert sind. Sie bestehen aus miteinander verbundenen Knoten (sogenannten Neuronen) und werden in der Regel in Schichten organisiert. Eine besondere Art von neuronalen Netzen sind die Large Language Models (LLMs), eine Schlüsseltechnologie für die generative Künstlichen Intelligenz. LLMs werden mit enormen Mengen an Textdaten trainiert, um Sprache zu analysieren und zu generieren. Durch ihre Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu verarbeiten, werden LLMs in Bereichen der Texterstellung eingesetzt. Beispiele für LLMs sind OpenAIs GPT-Serie und Googles BERT. Generative KI in ERP-Systemen Generative KI bietet auch für ERP-Systeme Potenziale. Wäre es nicht sehr bequem, das ERP-System fragen zu können: Welche sind meine Top drei Kunden in diesem Monat gemessen am Umsatz? Und das ERP-System würde die Antwort liefern, ohne dass mühsam die Daten zusammengetragen werden müssen? Die Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP) ermöglicht es einem ERP-System, menschliche Sprache zu verstehen und auf sie zu reagieren. Das wiederum führt zu einer verbesserten Benutzerinteraktion und kann die Produktivität erhöhen. Generative KI kann ERP-Systeme somit benutzerfreundlicher und intuitiver nutzbar machen. Auch bei Scopevisio arbeiten wir an einem KI-Modell, das sich zunächst auf die Online-Hilfe bezieht, in weiteren Schritten jedoch das DMS Teamwork und die komplette ERP-Anwendung umfassen soll. Interesse am Thema KI? Mehr erfahren Sie auf dem 13. Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn. Das Mittelstands-Event gilt als Treffpunkt für Vordenkerinnen und Vordenker bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Teilnahme ist kostenlos! ### „Wir haben langfristige Beziehungen immer über den kurzfristigen Erfolg gestellt“ – Interview mit eurosoft-Geschäftsführer Vincenzo Casciato Das Softwareunternehmen eurosoft ist seit Ende 2024 Mitglied der Scopevisio-Familie. Grund genug für ein Interview mit dem Geschäftsführer Vincenzo Casciato, der mit 12 seine erste Gitarre bekam, mit 27 das Unternehmen (mit-)gründete und mit 55 neue Herausforderungen angeht. Wie ist eurosoft entstanden? Die Gründungsgeschichte von eurosoft beginnt mit meinem langjährigen Geschäftspartner und Mitgesellschafter Wolfgang Winter – oder genauer gesagt, mit seiner Ehefrau. Sie eröffnete 1995 eine Buchhandlung und bat Wolfgang, die verfügbaren Warenwirtschaftssysteme zu prüfen, da sie von Anfang an mit einer solchen Lösung arbeiten wollte. Zu dieser Zeit arbeiteten Wolfgang und ich gemeinsam in einer Dortmunder Softwareschmiede. Wie es bei Handwerkern manchmal so ist, fand Wolfgang an jedem der getesteten Systeme etwas auszusetzen. Und wie es in einer Ehe manchmal so läuft, konterte seine Frau: „Kritisieren kann jeder – dann mach es doch besser!“ Das war der Startschuss für die Idee, eine Software für Buchhandlungen zu entwickeln – modern, auf Basis grafischer Benutzeroberflächen und mit einer leistungsstarken Bibliografie als Herzstück. Ziel war es, eine Art Meta-Suche für Buchhändler zu schaffen. Ein erster Testballon wurde auf der Frankfurter Buchmesse 1995 gestartet, und die Reaktionen waren überwältigend positiv. So wurde zum 1. Januar 1996 die eurosoft GmbH gegründet. Was hat deine Gitarre mit dem Unternehmen eurosoft zu tun? In den ersten zehn Jahren haben wir uns voll und ganz auf den Buchhandel konzentriert. Von kleinen Sortimentsbuchhandlungen bis hin zu Unternehmen mit über 300 Filialen haben wir eine breite Kundenbasis aufgebaut und unsere Aktivitäten auch nach Österreich, die Schweiz und Südtirol ausgeweitet. Und jetzt kommen wir zu meiner Gitarre: Ich bin leidenschaftlicher Hobbymusiker – wie übrigens auch viele andere aus dem Team. Meine Kontakte zu Musikgeschäften und verschiedene Zufälle führen dazu, dass wir nach dem Buchhandel eine weitere Branche in den Blick genommen haben: die Piano- und Musikhäuser, die heute ebenfalls zu unseren Kunden zählen. Weitere zehn Jahre später haben wir unser Portfolio um den Weinhandel erweitert. Parallel zur Ausweitung unseres Portfolios haben wir unsere Softwarelösungen stetig weiterentwickelt: Aus einer Warenwirtschaft mit integrierter Kasse ist ein ganzes Handelsökosystem entstanden, das weit mehr bietet als eine klassische Warenwirtschaft. Vermutlich ist genau das euer USP? Ja, genau, unser Alleinstellungsmerkmal ist unser umfassendes Handelsökosystem, das weit über klassische Warenwirtschaft hinausgeht. Wir vereinen unter einem Dach eine einzigartige Kombination von Fähigkeiten: Wir entwickeln E-Commerce-Strategien, bauen maßgeschneiderte Webshops, bieten mit unserem Meta-Katalog Zugriff auf rund 50 Millionen Meta-Daten und integrieren Kassensysteme für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke. Dazu kommen Prozess- und Strategieberatung, Warenwirtschaft, KI-Technologien und vieles mehr – alles speziell auf die Anforderungen des Handels ausgerichtet – und komplett aus einer Hand. Hinzu kommt unsere Branchenspezialisierung, die nur die wenigsten Anbieter im Markt abdecken. „Es gibt kaum Anbieter, die in dieser Breite und Tiefe unterwegs sind wie wir.“ Firmenstandort der Scopevisio eurosoft am Phöenixsee in Dortmund Könntest du kurz euer wichtigstes Produkt vorstellen? Unser wichtigstes Produkt ist euro-Sales, eine eingetragene Marke, die wir als umfassendes Handelsökosystem verstehen. euro-Sales vereint Warenwirtschaft, Kassensysteme, CRM, Marketing, Statistik und Analysen sowie integrierte E-Commerce- und E-Procurement-Lösungen. „2007 haben wir euro-Sales als cloudbasierte Lösung neu erschaffen und so konzipiert, dass eine Vertikalisierung im Hinblick auf Branchen einfach möglich ist.“ Das Besondere an euro-Sales ist, dass es individuell an die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst wird – unabhängig davon, ob es sich um Buchhandlungen, Weinhändler, Musikfachgeschäfte oder andere Handelsbranchen handelt. Unser Ziel ist es, Händlern eine ganzheitliche Lösung zu bieten, die alle Bereiche ihres Geschäfts unterstützt und ihnen ermöglicht, sich voll auf ihre Kunden und ihr Sortiment zu konzentrieren. „Unsere Grundidee ist: Workflow statt EDV. Unsere Software ist ein Workflow-System. Es fragt den Anwender nicht: Welche Daten willst du verwalten? Sondern: Was willst du tun?“ Das Unternehmen besteht nun schon seit fast 30 Jahren. In einer solchen Zeitspanne entwickeln sich bestimmt Überzeugungen, die inzwischen fester Bestandteil der Unternehmensphilosophie geworden sind. Worauf achtet ihr bei der Unternehmensführung besonders? In fast drei Jahrzehnten haben wir eine klare Überzeugung entwickelt: Der Erfolg unserer Kunden steht im Mittelpunkt unseres Handelns. Das bedeutet, dass wir nicht nur innovative Softwarelösungen bieten, sondern unsere Kunden auch langfristig begleiten, individuell unterstützen und flexibel auf ihre Bedürfnisse eingehen. Ein weiterer zentraler Wert ist Teamwork. Wir glauben, dass ein starkes, motiviertes Team der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg ist – und dazu gehört auch, den Mitarbeitenden Verantwortung zu übertragen und ihre persönliche Weiterentwicklung zu fördern. „Wir sind alle sehr verantwortungsbewusst – sowohl den Mitarbeitenden als auch den Kunden gegenüber.“ Darüber hinaus stehen Verlässlichkeit und Qualität im Mittelpunkt unseres Handelns – beides verstehen wir auch als Beitrag zur Nachhaltigkeit. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, nicht nur heute, sondern auch in Zukunft ein verlässlicher Partner für den Handel zu sein. Durch die Integration in die Scopevisio-Welt haben wir die Möglichkeit, unsere Philosophie weiter auszubauen: Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Effizienz für den Handel. „Wir haben langfristige Beziehungen immer über den kurzfristigen Erfolg gestellt.“ Unser Grundsatz lautet: Wir schaffen Lösungen, damit Händler sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt – ihre Kunden und ihr Sortiment Wie kam es zur Übernahme durch die Scopevisio AG? Die Übernahme durch die Scopevisio AG war eine strategische Entscheidung, um die Zukunftsfähigkeit unseres Unternehmens langfristig zu sichern und gleichzeitig unser Wachstum voranzutreiben. Dabei standen zwei zentrale Themen im Fokus: (1) Nachfolgeregelung: Mit einem Blick auf die kommenden Jahre war es für uns wichtig, frühzeitig eine nachhaltige Lösung für die Unternehmensnachfolge zu gestalten, die Stabilität und Kontinuität gewährleistet. (2) Wachstum und Marktpräsenz: Gleichzeitig wollten wir unser Handelsökosystem weiterentwickeln und es einem breiteren Markt zugänglich machen, um unser Angebot für Händler noch leistungsstärker und zukunftssicherer zu gestalten. Mit Scopevisio haben wir einen Partner gefunden, der nicht nur unsere Werte und Visionen teilt, sondern auch die Innovationskraft mitbringt, um unser Portfolio um Cloud-ERP-Lösungen und weitere digitale Technologien zu erweitern. Gemeinsam setzen wir auf Wachstum, Stabilität und eine klare Ausrichtung auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Wie sehen die gemeinsamen Zukunftspläne aus? Unsere gemeinsamen Zukunftspläne mit der Scopevisio AG konzentrieren sich auf Wachstum, Innovation und die Schaffung zusätzlicher Mehrwerte für unsere Kunden. Dabei verfolgen wir drei zentrale Ziele: (1) Erweiterung des Handelsökosystems: Durch die Verbindung unseres bestehenden euro-Sales Handelsökosystems mit den Cloud-ERP-Lösungen von Scopevisio schaffen wir ein noch umfassenderes Angebot. Schon 2025 werden wir beispielsweise das Scopevisio-Dokumentenmanagementsystem in euro-Sales integrieren, um Prozesse weiter zu digitalisieren und zu automatisieren. (2) Internationalisierung und Marktdurchdringung: Wir wollen unser Angebot nicht nur im DACH-Raum weiter stärken, sondern auch neue Zielmärkte erschließen. Mit den Synergien aus beiden Unternehmen sind wir optimal aufgestellt, um unsere Reichweite auszubauen. (3) Fokus auf Innovation: Gemeinsam setzen wir auf zukunftsweisende Technologien wie KI und Cloud-Lösungen, um unseren Kunden modernste Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie effizienter arbeiten und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können. „Wir machen die Probleme des Kunden zu unseren Problemen.“ Unser gemeinsames Ziel ist es, Händlern nicht nur ein Tool, sondern ein ganzheitliches Ökosystem zu bieten, das ihnen dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: ihre Kunden und ihr Geschäft. Die Kombination aus unserer langjährigen Branchenexpertise und der Innovationskraft von Scopevisio schafft hierfür die perfekte Grundlage. Gerne möchte ich noch mal den Bogen zum Anfang des Interviews und zu den Themen Buch, Musik und Wein schlagen. Hast du einen persönlichen Buch-, Wein- und Musiktipp für uns? „Schnelles Denken, langsames Denken“ von Daniel Kahneman ist ein Augenöffner, der erklärt, wie unser Denken funktioniert. Der Nobelpreisträger zeigt anhand zweier Denksysteme – dem schnellen, intuitiven und dem langsamen, analytischen – wie wir Entscheidungen treffen und warum wir manchmal in kognitive Fallen tappen. Dieses Buch hilft, Denkprozesse besser zu verstehen und bewusster zu steuern – ein Muss für alle, die klare und fundierte Entscheidungen treffen möchten. Ein Pecorino aus den Abruzzen – frisch, fruchtig und mit einem Hauch Mineralität. Für mich eine besondere Wahl, denn er verbindet Genuss mit meinen Wurzeln in dieser wunderschönen Region. Perfekt für jede Gelegenheit! „Songbird“ von Eva Cassidy (1998) – ein Album, das Klassiker wie Fields of Gold oder Autumn Leaves auf eine ganz besondere Weise neu erzählt. Ideal für stille Momente, in denen man einfach abschalten und seinen Gedanken nachhängen möchte. Am 30. Januar 2025 können Sie Scopevisio eurosoft persönlich beim 12. Cloud Unternehmertag in Bonn treffen. Vincenzo Casciato lädt zum Deep Dive Retail unter dem Motto „Gemeinsam stärker: Was die Fusion von eurosoft und Scopevisio für unsere Kunden bedeutet“ ein. Über das Unternehmen Die Scopevisio eurosoft GmbH (vormals eurosoft Informationstechnologie GmbH) ist ein Softwareunternehmen, das sich auf Anwendungen für den Handel – insbesondere für den Buch-, Musik- und Weinhandel – spezialisiert hat. Warenwirtschaft, Kasse, CRM, Marketing, Statistik sowie integrierte E-Commerce und E-Procurement-Lösungen bilden ein ganzes Handelsökosystem, das sich individuell an die Bedürfnisse der Kunden anpassen lässt. Zu den Kunden aus dem Buchhandel zählen zum Beispiel die Buchhandlung Liesegang aus Norddeutschland, die Schweitzer Fachinformationen und die Frick-Gruppe aus Wien. Die Scopevisio eurosoft GmbH beschäftigt 40 Mitarbeitende und hat ihren Hauptsitz in Dortmund. ### Automatisierung von Geschäftsprozessen: Wie Sie Kosten senken und die Produktivität steigern Geschwindigkeit, Effizienz und Qualität spielen in der digitalen Welt eine Schlüsselrolle. Sie veranlassen Unternehmen, ökonomisch nachhaltige Lösungen zu implementieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen spielt hierbei eine wichtige Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Business Process Automation (BPA) Arbeitsprozesse und -workflows rationalisieren und welche Vorteile Ihnen dadurch entstehen. Was versteht man unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen? Unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen – auch Business Process Automatisierung (BPA) genannt – versteht man die Automatisierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen durch den Einsatz von Technologien, IT-Systemen und Software. Diese Systeme führen Aufgaben selbstständig - ohne oder mit minimalem Zutun des Menschen - im Einklang mit definierten Regeln aus. Dies führt zu mehr Effizienz und geringeren Kosten. Durch die Automatisierung werden manuelle Aufgaben gänzlich eliminiert oder auf ein Minimum reduziert. Mitarbeitende können sich dadurch auf wichtigere strategische Aufgaben konzentrieren. Zu Herkunft und Bedeutung des Begriffs "Automatisierung" haben wir einen separaten Blogartikel verfasst, der auch auf die historische Entwicklung der Automatisierung eingeht. Welche Geschäftsprozesse sind für eine Automatisierung geeignet? Für eine Automatisierung eignen sich insbesondere Aufgaben, Abläufe und Transaktionen, die sich oft wiederholen. Gute Beispiele dafür sind der Kundenservice und Support: Automatisierte Chatbots und Support-Tools können hier für eine schnelle Beantwortung von häufigen Kundenfragen sorgen. Das verbessert die Kundenzufriedenheit und entlastet die Mitarbeiter, sodass sie sich auf komplexere Anfragen und Fälle konzentrieren können. Ein anderes Beispiel ist die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung. Prozesse rund um die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen einschließlich der Zahlungsabgleiche sind oft repetitiv und zeitraubend. Ein automatisierter Prozess kann menschliche Fehler verringern und die gesamte Zahlungsabwicklung beschleunigen. Welche Vorteile hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen? Nachdem wir bereits einige grundlegende Vorteile der Automatisierung der Geschäftsprozesse angerissen haben, gehen wir im Folgenden detaillierter auf weitere Vorzüge ein: Steigerung der Produktivität und Kostensenkungen: Die Ausführung von wiederkehrenden Aufgaben und Tätigkeiten kann durch Automatisierung schneller und zuverlässiger erfolgen. Dadurch lässt sich eine höhere Produktivität erzielen. Gleichzeitig sinkt durch digitale Prozesse und deren Automation die Anzahl der Fehler. Schließlich sorgen geringere Personalkosten für weitere Einsparungen. Höhere Transparenz: Der Abbau von Datensilos im Unternehmen sorgt dafür, dass alle Abteilungen einen ungehinderten Zugriff auf die gleichen Daten haben. Dies stärkt die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Bessere Compliance: Die bessere Sichtbarkeit und Nachverfolgbarkeit der Daten, die sich aufgrund der Standardisierung und der lückenlosen Dokumentation der Unternehmensprozesse ergeben, sorgen für einen klaren Audit-Trail. So können Audits und andere Compliance-Prüfungen schneller und mit einer geringeren Vorbereitung durchgeführt werden. Innovationssteigerung: Die geringere Abhängigkeit von händischen Prozessen setzt Kapazitäten frei, da Mitarbeitende von zeitraubenden manuellen Aufgaben entlastet werden. Dadurch können sie mehr Zeit in Aufgaben investieren, die Innovation und Wachstum fördern. Besserer Kundenservice: Automatisierung schafft eine bessere Customer Experience. Beispielsweise können Unternehmen durch den Einsatz von KI-Chatbots rund um die Uhr auf Kundenanfragen reagieren. Chatbots gewährleisten auch bei Lastspitzen einen zuverlässigen Kundenservice. Förderung einer Innovationskultur: Eine Geschäftsprozessautomatisierung führt dazu, dass digitale Technologien fest in den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitenden integriert werden. Dies fördert die Entwicklung einer Innovationskultur im Unternehmen. Agilität und schnelle Anpassungsfähigkeit: Automatisierte Geschäftsprozesse ermöglichen es Firmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren. Unternehmen können so neue Produkte zügiger einführen und Compliance-Vorschriften besser einhalten. Dadurch wird möglich, sich vom Wettbewerb abzuheben. Zusammenarbeit in Echtzeit: Teams aus unterschiedlichen Standorten können aufgrund der durchgängigen Datenverfügbarkeit in Echtzeit zusammenarbeiten. Internationale Teams können so schneller Entscheidungen treffen und auf Veränderungen reagieren. Drei Beispiele für die Prozessautomatisierung in unterschiedlichen Branchen Für eine Prozessautomatisierung gibt es zahlreiche Anwendungsfälle. Drei davon stellen wir Ihnen nachfolgend vor: Dokumentenmanagement Branchen wie das Finanz-, Personal-, Versicherungswesen und die Logistik verarbeiten große Mengen an Dokumenten. Daher ist die Automatisierung des Dokumentenmanagements für sie erfolgsentscheidend. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen eine selbstständige digitale Erfassung, Archivierung und zentrale Speicherung von Dokumenten. Beispiele für automatisierte Workflows sind die automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Benachrichtigung oder Genehmigung an zuständige Personen. Auch in anderen kaufmännischen Bereichen lassen sich Prozesse automatisieren. Lieferketten- und Logistikmanagement Eine Prozessautomatisierung im Lieferketten- und Logistikmanagement-Sektor bringt viele Vorteile mit sich. Roboter und autonome Lagersysteme erhöhen die Geschwindigkeit der Lagerprozesse und beschleunigen die Warenflüsse. Gleichzeitig werden Fehler reduziert. Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Beispielsweise können so echtzeitbasierte Wetterdaten in die Transportplanung miteinfließen oder automatisierte Nachbestellungen der Warenbestände ausgelöst werden. Produktionsautomatisierung Produktionsautomatisierung basiert auf innovativen Ansätzen und Technologien wie künstliche Intelligenz und Robotik. Beispielsweise führen Schweißroboter in der Automobilindustrie präzise Schweißarbeiten an Fahrzeugteilen aus oder spezielle Roboter lackieren die Fahrzeuge. In der Lebensmittelindustrie, wo Hygiene besonders wichtig ist, sorgt der kombinierte Einsatz von Sensoren, speziellen Kameras und KI-Software für echtzeitbasierte Qualitätskontrollen. Welche Technologien und Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es? Auf dem Markt sind heute mehrere Technologien und Softwarelösungen erhältlich, die Firmen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse unterstützen können. Es handelt sich hierbei um Bestandteile und Unterbereiche von Business Process Automation (BPA). Einige davon sind: Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML): Mit KI und ML können Sie Ihre Unternehmensprozesse intelligent analysieren, Muster erkennen und darauf aufbauend, Arbeitsabläufe automatisieren und kontinuierlich optimieren. Business Process Management (BPM): Hierbei handelt es sich um Methoden und Lösungen, die eine Analyse, Messung, Modellierung und darauf aufbauende Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen. Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Software zur Automatisierung von Dokumentenprozessen bezeichnet man auch als Dokumentenmanagementsysteme oder kurz DMS. Die Automatisierung von Dokumentenprozessen mittels DMS schafft Strukturen. Diese optimieren den Dokumentenfluss und die Workflows innerhalb des gesamten Unternehmens. Darüber hinaus erleichtern eine zentrale Speicherung und eine Volltextsuche die Auffindbarkeit von Dokumenten. Nicht zuletzt sichern DMS-Lösungen Compliance durch eine automatisierte, revisionssichere Archivierung Robotic Process Automation (RPA): Diese Technologie ermöglicht es, manuelle Aufgaben und Arbeitsschritte durch Roboter zu ersetzen, was zur Steigerung der Produktivität und einer Reduzierung von menschlichen Fehlern führt. Low- und No-Code-Plattformen: Unternehmen können, mit diesen Lösungen bestimmte Prozesse und Workflows automatisieren und damit Mitarbeitende betrauen, die keine umfangreichen Kenntnisse in der Programmierung haben. CRM- und ERP-Systeme: Lösungen wie ERP-Systeme verbinden und zentralisieren Daten aus unterschiedlichen Aufgabenbereichen und Abteilungen im Unternehmen. Sie automatisieren Routineaufgaben und unterstützende Prozesse unter anderem in der Buchhaltung, im Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb und Personalwesen. Wie können Geschäftsprozesse automatisiert werden? Um die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu automatisieren, sollten Sie eine Reihe von Aspekten berücksichtigen. Deren Anzahl und Umfang können je nach Ihrer individuellen Situation variieren. Die folgenden fünf Schritte haben sich in Allgemeinen jedoch als hilfreich erwiesen: 1. Analysieren Sie die bestehenden Prozesse Setzen Sie sich vor der Prozessanalyse klare Ziele. Beispielsweise: Effizienz und Qualität steigern oder die Kosten im gesamten Unternehmen reduzieren. Anschließend wählen Sie auf Basis einer durchgeführten Analyse die Aufgaben in Ihrem Unternehmen aus, bei denen rasche Erfolge durch eine Automatisierung wahrscheinlich erscheinen. 2. Auswahl und Implementierung geeigneter Technologien Um Geschäftsprozesse zu automatisieren, stehen mehrere Technologien zur Auswahl. Darunter sind Robotic Process Automation (RPA), Low- oder No-Code-Plattformen und andere Optionen, die oben bereits diskutiert wurden. Ein wichtiger Punkt, auf den Sie achten sollten, ist, dass die gewählte Lösung sich reibungslos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Achten Sie zudem auf die Gesetzeskonformität, vor allem auf die Einhaltung von Datenschutzvorschriften. 3. Kontinuierliche Prozessverbesserung Nach der Einführung der neuen Technologien sollten Sie diese kontinuierlich überwachen und optimieren. Dabei spielen sowohl die Implementierung von Bugfixes, Patches und Verfeinerungen als auch eine Anpassung an neue Geschäftsanforderungen und Marktbedingungen eine wichtige Rolle. 4. Change Management und Kompetenzaufbau Denken Sie an den Kompetenzaufbau: Integrieren Sie Ihre Mitarbeitende frühzeitig in die Automatisierungsprojekte. Investieren Sie zudem in Schulungen über den Umgang mit den neuen Lösungen. Kommunizieren Sie die Vorteile und sprechen Sie gleichzeitig Ängste und Sorgen an, etwa über einen potenziellen Arbeitsplatzverlust. 5. Erfolgskontrolle und Reporting Eine systematische Erfolgskontrolle und ein Reporting stellen sicher, dass die Projektziele erreicht und die Ressourcen effizient eingesetzt werden. Unter anderem sollten Sie dazu KPIs (Key Performance Indicators) entwickeln. Hierbei handelt es sich um messbare Kennzahlen, anhand derer man den Erfolg eines Automatisierungsprojekts beurteilen kann. Beispiele für KPIs sind eine bereichsspezifische Reduzierung von Kosten, die Anzahl der bearbeiteten Anfragen pro Tag oder die Anzahl der Kundenbeschwerden pro Monat. Schließlich ermöglicht eine Berichterstattung, die Effektivität der Maßnahmen zu analysieren und sie weiter zu optimieren. Fazit In einer Wirtschaft, die modernen Anforderungen genügen soll, gehen Digitalisierung und Automatisierung Hand in Hand. Betrachtet man die Entwicklungen, die im Beitrag aufgezeigt wurden, wird klar, dass eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen kein flüchtiger Trend, sondern ein grundlegender Paradigmenwechsel ist. Die Hauptvorteile, die sich daraus ergeben, sind eine gesteigerte Produktivität, geringere Fehlerquote und höhere Kosteneffizienz. Bei der Umsetzung von Automatisierungsprojekten sollten Sie systematisch vorgehen und auf eine Auswahl geeigneter Technologien und Softwarelösungen achten. So stellen Sie sicher, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen und der Einsatz von Technologien Ihnen langfristige Wettbewerbsvorteile verschaffen. ### Prozesse automatisieren: 5 Beispiele in Scopevisio Beim Thema Prozessautomatisierung denken viele an Fertigungsstraßen in der industriellen Produktion. Dabei lassen sich auch im Büro viele Prozesse automatisieren. In folgendem Blogartikel schauen wir uns fünf Beispiele an, die zeigen, wie Scopevisio bei der Automatisierung kaufmännischer Abläufe unterstützt. Zunächst aber noch einige kurze Vormerkungen zur Begriffsklärung: Ein Geschäftsprozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten oder Aufgaben, die in einer Organisation durchgeführt werden, um ein spezifisches Ziel zu erreichen. Das Wort „Automatisierung“ stammt aus dem Griechischen und hat die Bedeutung „sich selbst bewegend“. In diesem Artikel beziehen wir das Wort auf Arbeitsprozesse, die technologiegestützt ohne Mitwirkung des Menschen (autonom) ablaufen. Grundvoraussetzung für die Automatisierung von Prozessen ist die deren vorherige. Mit einem Klick Geschäftsprozesse anstoßen, die automatisiert ablaufen Warum sind kaufmännische Prozesse für die Automatisierung geeignet? Hohe Wiederholungsrate und Standardisierung Büroprozesse wie Rechnungsstellung, Terminplanung oder Freigabeverfahren sind oft standardisiert und wiederkehrend. Die einzelnen Schritte sind in den jeweiligen Abläufen oft klar definiert. Software-Automatisierung bietet sich also für administrative Prozesse an. Digitale Daten als Grundlage Viele Büroprozesse basieren auf digitalen Daten, die leicht durch Software verarbeitbar sind. Beispielsweise können Rechnungsdaten, E-Mails oder Projektmanagement-Informationen durch Softwarelösungen analysiert und weiterverarbeitet werden. Einsatz künstlicher Intelligenz möglich Moderne KI-Technologien können komplexe Prozesse übernehmen, wie z. B. die Verarbeitung natürlicher Sprache in E-Mails oder das Erstellen von Berichten aus großen Datenmengen. Im Büro kann zum Beispiel auch Robotic Process Automation (RPA) genutzt werden. Dabei werden Software-Roboter eingesetzt, die wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben automatisch ausgeführt, etwa im Bereich der Buchhaltung oder beim IT-Support. Welche Beispiele gibt es für die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Scopevisio? Rechnungseingangsbuch Das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio ist die Zentrale für die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen. Im Rechnungseingang laufen viele Prozesse automatisiert ab, bevor der Mensch eine importierte Rechnung überhaupt das erste Mal „anfasst“: Automatische Formaterkennung Automatisches Auslesen der Daten (per OCR bzw. direkt aus der E-Rechnung) Automatisches Anwenden der Kontierungsregeln und Befüllung von Feldern Automatischer Vorschlag eines Prüfprozesses In Scopevisio legen Sie mit Kontoauszugs- und Belegarbeitslistenregeln Bedingungen an, die für eine Eingangsrechnung oder eine Kontobewegung automatisch eine Buchung vorschlagen. Alle Benutzer, die entsprechende Rechte haben, können auf diese Regeln zugreifen. Gerade die Kontierungsregeln sorgen für große Entlastung in der Buchhaltung: Mitarbeitende müssen allenfalls noch Daten kontrollieren, aber kaum noch Felder ausfüllen. Online-Banking Das Online-Banking in Scopevisio ermöglicht den Datenaustausch mit der Bank, ohne Dateien manuell ex- oder importieren zu müssen. Bei Scopevisio binden wir Geschäftskonten mit finAPI an die Software an. Dadurch ist die Buchung der Bankbewegungen vereinfacht. Auch hier finden Prozesse automatisiert statt, ohne dass der Mensch die Bankdaten „anfasst“: Automatische Aktualisierung der Bankdaten Kontoauszüge mithilfe der Kontoauszugsregeln automatisiert verarbeiten. So werden nach dem Import Assistenzregeln durchlaufen und jede Bewegung wird vom System vorverarbeitet. Auch Paypal Kontobewegungen können übernommen werden. Anhand der E-Mail-Adresse werden Kunden und Lieferanten erkannt und Buchungsvorschläge generiert. Beschaffung Wichtiges Element der Scopevisio Beschaffung ist die Auftragssteuerung. Hier sind der Warenbedarf, der aus einem Auftrag resultiert, automatisch mit dem Lagerbestand abgeglichen. Auf dieser Basis werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt und vorhandene Warenmengen dem Auftrag entsprechend im Lager reserviert. Das System kalkuliert außerdem Liefertermine auf Basis von „Menge am Lager“ und „Menge in Bestellung“. Eingangsrechnungen werden in Scopevisio mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet, was die Buchhaltung entlastet. Automatisierte Berichtserstellung In Scopevisio können einzelne Berichte oder ganze Berichtsmappen (Reportingmappen) automatisiert erstellt werden. Zu den Berichten, die über die Berichtsplanung automatisiert, erstellt werden können, zählen zum Beispiel Eigenkapital, Kosten, Umsatz, Ergebnis, Liquidität, Kassen & Banken sowie Fälligkeiten Debitoren/Kreditoren. Die zeitlichen Perioden können dabei vorgegeben werden. Automatische Erstellung des Reports gemäß definiertem Intervall Automatische Erstellung von Bericht oder Berichtsmappe in gewünschtem Umfang und Format Automatische Ablage oder Versand von Berichten oder Berichtsmappen. Reisekostenmanagement Auch im Scopevisio Reisekostenmanagement sind Teilprozesse automatisiert. Reisekosten, die der Reisende samt Belegen in der App Scopevisio2Go erfasst, stehen automatisch im Rechnungseingangsbuch und in der Belegarbeitsliste zur Verfügung. Für Reisekosten-/Spesenabrechnungen können eigene Freigabeprozesse definiert und per Regel zugewiesen werden. Einmal definiert, sind Reisekostenabrechnungen automatisiert den Prüfprozessen zugeordnet. Reisekosten stehen in der Abrechnung automatisiert für die Weiterberechnung zur Verfügung, sofern sie vorher entsprechend markiert wurden. Welche Vorteile hat es, kaufmännische Prozesse zu automatisieren? Entlastung bei Routineaufgaben Routineaufgaben wie das Beantworten von Standardanfragen, Datenübertragungen oder einfache Buchhaltungsaufgaben sind zeitaufwändig und binden Mitarbeiterressourcen. Durch Automatisierung sind diese Tätigkeiten effizienter erledigt. Kostenersparnis Automatisierung senkt langfristig Kosten, da weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten benötigt wird. Die Investition in Automatisierungslösungen amortisiert sich oft schnell. Fehlerreduktion Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler, wie etwa Tippfehler oder vergessene Schritte in einem Workflow. Dies erhöht die Genauigkeit und Qualität der Ergebnisse. Auf diese Weise können auch Unternehmensstandards besser eingehalten werden, was z.B. die Servicequalität erhöhen kann. Prozesse automatisieren in einem integrierten System Die Besonderheit bei Scopevisio ist die Tatsache, dass automatisierte Teilprozesse nicht isoliert ablaufen, sondern Teil einer integrierten Unternehmenslösung sind. Die Geschäftsprozessoptimierung in integrierten Systemen ist besonders effizient, weil solche Systeme Daten und Prozesse auf einer zentralen Plattform vereinen. Datenverfügbarkeit und Aktualität In einem integrierten System wie der ERP-Software von Scopevisio sind Daten funktionsübergreifend zentral gespeichert. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden den Zugriff auf aktuelle und konsistente Daten in Echtzeit. Durch die Verknüpfung verschiedener Abteilungen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Lager) werden Datensilos vermieden. Alle Beteiligten nutzen ein- und dieselbe Datenquelle. Konsistenz und Durchgängigkeit Geschäftsprozesse laufen horizontal durch das Unternehmen. Werden isolierte Systeme eingesetzt, fehlt die Durchgängigkeit. Integrierte Systeme wie das Cloud-ERP von Scopevisio vereinen zentrale Prozesse in einem System und können diese nahtlos unterstützen. Verbesserte Skalierbarkeit Automatisierte Prozesse in einem integrierten System lassen sich in der Regel leicht skalieren. Wenn ein Unternehmen wächst, können automatisierte Systeme einfach erweitert werden, ohne dass zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden. Fazit: Prozesse automatisieren lohnt sich Prozessautomatisierung lohnt sich nicht nur in der Fertigung, sondern auch in der Verwaltung. Softwareanwendungen können unliebsame, repetitive Aufgaben fehlerfreier und schneller abarbeiten als der Mensch. Mitarbeitende sind dadurch entlastet und können sich höherwertigen Aufgaben widmen. Von der Geschäftsprozessoptimierung profitiert somit der einzelne Mitarbeiter im Arbeitsalltag ebenso wie das gesamte Unternehmen. Scopevisio bietet viele Möglichkeiten, Teilprozesse in kaufmännischen Gesamtprozessen zu automatisieren. Als integrierte Lösung verbessert Scopevisio die Qualität betrieblicher Prozesse, spart Ressourcen und bietet die Flexibilität, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Diese Vorteile sind in der heutigen, dynamischen Geschäftswelt entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Beim Cloud Unternehmertag 2025 am 30. Januar 2023 stellen wir Ihnen weitere Beispiele für die Automatisierung in Scopevisio vor – zum Beispiel im Personalmanagement, Controlling und in der Dokumentenverwaltung. Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenloses Ticket! ### Digitale Akte – So geht moderne Verwaltung Der effiziente Umgang mit Daten und Dokumenten spielt in unserer digitalisierten Welt eine wichtige Rolle. Gerade hier kann die digitale Akte ihre Stärken ausspielen und wertvolle Unterstützung bieten. Sie sorgt für mehr Transparenz, erleichtert den Zugriff auf Informationen und spart Zeit und Geld in der Verwaltung. Was ist eine digitale Akte und wie funktioniert sie? Unter einer digitalen Akte (auch elektronische Akte oder E-Akte genannt) versteht man eine digitale Daten- und Dokumentensammlung zu einem bestimmten Thema. Sie ist damit das das digitale Gegenstück zur herkömmlichen Papierakte. Oft ist die digitale Akte nach dem Vorbild einer klassischen Papierakte organisert. Ziel ist es, inhaltlich zusammengehörige Daten zentral zu sammeln, zu organisieren und zu speichern. Dies können zum Beispiel personenbezogene Daten, Notizen, Termine, E-Mails, Verträge oder andere Dokumente sein. Digitale Akten sind oft Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder eines Enterprise Content Management Systems (ECM). Digitale Akten tragen nicht nur zu Platzersparnis und umweltfreundlicherem Verhalten bei. Sie bieten vor allem eine bessere Verfügbarkeit von Informationen und meist fortgeschrittene Suchfunktionalitäten (Volltextsuche), was erheblich dazu beiträgt, Zeit in der Verwaltung zu sparen. Die digitale Aktenführung ermöglicht es außerdem, Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu digitalisieren und dadurch Arbeitsabläufe zu zu beschleunigen. Ein Beispiel hierfür ist das Vertragsmangement, das zum Beispiel dabei hilft, Kündigungsstichtage von Verträgen im Blick zu halten. Vereinfacht wird dies durch automatische Benachrichtigungen rechtzeitig vor Ablauf von Fristen.  Auch erleichtert die digitale Aktenführung die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. So schützen DMS-Systeme sensible Informationen in der Regel mit einem Berechtigungssystem vor unbefugtem Zugriff. Die folgenden Aspekte veranschaulichen die Chancen, welche die digitale Akte bietet: Dokumentenerfassung und Klassifizierung Alle beim Unternehmen eingehenden Dokumente werden zeitnah in firmeninterne Systeme übernommen oder gehen automatisiert dort ein. Falls Dokumente in Papierform eingehen, werden sie eingescannt und in geeignete digitale Formate umgewandelt. Ein Dokumentenmanagementsystem dient dabei oft als zentrale Verwaltungsplattform. In der Regel bieten DMS-System die Möglichkeit, Notizen oder Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen. Meist werden auch digitale Signaturen unterstützt. Mobiler Zugriff und Workflow-Integration Sollten Sie sich für die Verwaltung Ihrer digitalen Akten mit einem cloudbasierten DMS entscheiden, können Sie mobil und geräteunabhängig auf ihre Akten zugreifen. Des Weiteren ist eine Integration in bestehende Workflows einfach möglich. Ein weiteres Beispiel neben dem erwähntetn Vertragsmanagement ist die digitale Rechnungsprüfung und -freigabe. Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen Um die Effizienz der Unternehmensprozesse weiter zu steigern, können Sie die digitale Akte mithilfe eines DMS in andere Lösungen integrieren: beispielsweise in ein CRM- oder ERP-System. Wo wird die digitale Akte eingesetzt? Die digitale Akte wird in unterschiedlichen Unternehmensabteilungen und Aufgabenbereichen eingesetzt. Dazu gehören unter anderem folgende Fachbereiche: Auftragsabwicklung Fertigung und Produktion Personalverwaltung (Digitale Personalakte) Kundenservice Kunden- und Lieferantenbeziehungen (Digitale Kundenakte) Projekt- und Vertragsmanagement Darüber hinaus bietet Branchensoftware oft auch Akten-Lösungen zum Beispiel für: Bauwesen (Digitale Bauakte) Rechtsanwaltskanzleien (Digitale Mandantenakte) Es sind jedoch nicht nur private Unternehmen, die die digitale Akte nutzen, sondern zunehmend auch Behörden und Organisationen im sozialen Sektor. Darunter fallen: Die öffentliche Verwaltung (Stichwort "E-Government" für zeit- und ortsunabhängige Verwaltungsdienste) Das Gesundheitswesen (Elektronische Patientenakte) Sozialreferate in Kommunen Ambulante Dienste Welche Varianten der digitalen Akte gibt es? Die digitale Akte existiert heute, je nach Einsatzbereich, in verschiedenen Ausprägungen. Beispiele dafür sind:  Digitale Personalakte (dient der Speicherung von Mitarbeiterdokumenten, -daten und -informationen). Digitale Kundenakte (enthält relevante Kundendaten und -informationen). Digitale Mandantenakte (ist ein zentralisiertes System zum Speichern und Verwalten von Mandantenakten, dass von Kanzleien und Beratungsunternehmen verwendet wird). Digitale Patientenakte (auch als elektronische Patientenakte oder ePA bekannt, erleichtert die Speicherung und den Austausch von Gesundheitsdaten). Digitale Projektakte (sorgt für eine sichere und zuverlässige Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu einem Projekt). Digitale Bauakte (enthält die Dokumentation über den gesamten Bauvorgang). Die E-Akte in der Verwaltung (besteht aus einer zentralen Sammlung von behördenrelevanten Dokumenten). Um die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern, ist im August 2013 das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, das sogenannte E-Government-Gesetz in Kraft getreten. Im Zuge dessen hat die E-Akte stark an Bedeutung gewonnen. Welche Vorteile bietet die digitale Akte? Wie bereits ausgeführt, bringt die digitale Aktenführung mehrere Verbesserungen mit sich. Die folgende Tabelle vergleicht die Papierakte mit der digitalen Akte und fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Eigenschaft Papierakte Digitale Akte Platz- und Raumanforderung Mäßig bis hoch (physische Aufbewahrungseinrichtungen erforderlich) Gering (keine Räumlichkeiten erforderlich) Verfügbarkeit Ortsgebunden Ortsunabhängig (mobiles Arbeiten wird begünstigt) Sicherheit und Revisionssicherheit Erfordert eine Investition in physische Einrichtungen und Kontrollen Softwareseitig vorhanden (z. B. im DMS) Papierverbrauch Hoch Entfällt Umweltfreundlichkeit Durchschnittlich Hoch Auskunftsfähigkeit (z. B. bei DSGVO-bezogenen Anfragen) Mäßig (längere Bearbeitungszeiten durch manuelle Prozesse) Hoch Integration in bestehende Workflows (z. B. Bearbeitung von Rechnungen) Mit Hürden verbunden (aufgrund von Medienbrüchen und relativ langsamer Bearbeitungsprozesse) Aufgrund der vorhandenen Schnittstellen nahtlos und schnell Durchlaufzeiten Langsam bis moderat Zügig bis schnell Anfangsinvestition Hoch (aufgrund von Vertrautheit) Anbieterabhängige Software- und Scankosten; diese amortisieren sich jedoch mittelfristig Akzeptanz Hoch (aufgrund von Vertrautheit) Eventuell anfängliche Akzeptanzbarrieren (diese lassen sich jedoch durch gute Kommunikation und Schulungen abmildern) Transparenz Gering (durch fehlende Zentralisierung und eingeschränkte Zugänglichkeit) Hoch (aufgrund einer zentralen Datenhaltung) Zusammenarbeit Durch eine langsame Informationsweitergabe erschwert Abteilungs- und standortübergreifend möglich, da physische Barrieren entfallen Suchfreundlichkeit und -effizienz Durch manuelles Suchen und zeitaufwendiges Blättern erschwert Effiziente, intuitive und integrierte Suchfunktionen einschließlich einer Volltextsuche nach einzelnen Dokumenten oder komplexen Akten sind vorhanden Sind digitale Akten sicher? Digitale Akten können grundsätzlich so sicher sein wie herkömmliche Papierakten oder sogar eine höhere Sicherheit bieten. Im Gegensatz zu Papierakten besteht bei ihnen kein Risiko für Brand- und Wasserschäden. Des Weiteren sorgen Zugriffsbeschränkungen, Rechteverwaltung und Datenverschlüsselung für eine höhere Datensicherheit. Schließlich ermöglicht eine Datenspeicherung in der Cloud eine schnelle Datenwiederherstellung und schützt so vor Datenverlusten. Wie kann man Papierakten in digitale Akten überführen? Falls Sie Dokumente in Papierform verwenden, müssen Sie diese zunächst digitalisieren. Diesen Prozess bezeichnet man als ersetzendes Scannen. Die Papieroriginale dürfen nach einer ordnungsgemäßen Digitalisierung generell vernichtet werden. Es gibt jedoch bestimmte Ausnahmen (z. B. Arbeitsverträge oder Gerichtsakten) bei denen Sie die Originale aufbewahren sollten. Was sollten Sie bei der Einführung von digitalen Akten beachten? Neben einer Digitalisierung von Papierakten gibt es weitere Aspekte, die Sie bei der Einführung von elektronischen Akten berücksichtigen sollten: Führen Sie vor der Einführung der digitalen Akte eine umfassende Bestandsaufnahme durch. Dadurch schaffen Sie eine fundierte Basis für die erforderlichen organisatorischen Anpassungen. Wählen Sie eine Softwarelösung (z. B. ein DMS) zur Verwaltung der digitalen Akte aus, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Achten Sie darauf, dass die digitale Akte mit allen wichtigen Schnittstellen verbunden ist. Aktuelle und korrekte Stammdaten spielen bei digitalen Akten eine zentrale Rolle. Räumen Sie ihnen bei der Digitalisierung von Papierakten deshalb eine hohe Priorität ein. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Akten. Fazit Digitale Akten sind die zeitgemäße Alternative zu traditionellen Papierakten. Sie verfügen im Vergleich zu Papierakten über zahlreiche Stärken. Dazu zählen vor allem die zügige, bequeme und sichere Datenverwaltung und die Möglichkeit einer flexiblen, ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Obwohl im Prozess der Digitalisierung von Papierdokumenten sicherlich auch technische Herausforderungen und Akzeptanzhindernisse auftreten können, überwiegen im Nachhinein die Vorteile. Der Wechsel von Papierakten zu digitalen Akten bedeutet nämlich nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern vor allem einen strategischen Schritt hin zu effizienteren Geschäftsprozessen und zu mehr Produktivität. Sie hat somit das Potenzial, sich in der Wirtschaft, Verwaltung und im Sozialsektor langfristig als neuer Standard durchzusetzen. ### Checkliste zur Einführung eines DMS So führen Sie ein Dokumenten­managementsystem erfolgreich ein Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) bietet Unternehmen, Organisationen und Verbänden viele Vorteile: Die täglichen Arbeiten werden effizienter, d.h. die Mitarbeiter können in der gleichen Zeit mehr leisten. Die Folge: Ihre Prozesse werden wirtschaftlicher und sie sparen Prozesskosten ein. Auch in Sachen Datensicherheit sind Sie mit einem DMS auf der sicheren Seite, weil gesetzliche Vorgaben (z.B. im Steuerrecht und Datenschutz) besser eingehalten werden. Ist die Entscheidung für ein DMS gefallen, stellt sich nachfolgend die Frage nach der Implementierung. Welche Aspekte sind bei der Software-Einführung zu beachten und welche Aufgaben müssen vorher erledigt werden? Dieser Artikel liefert Ihnen eine 6-Punkte-Checkliste mit Hinweisen, was es bei der Einführung eines DMS zu beachten gilt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung setzt dabei voraus, dass Sie sich bereits über DMS-Lösungen informiert und für einen DMS-Anbieter entschieden haben. 1) Aufsetzen eines Projekt-Teams Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, in Ihrem Unternehmen ein DMS einzuführen, sollte der erste Schritt darin bestehen, ein Projektteam einzurichten. Die Projektverantwortung trägt die Projektleitung. Diese Person sollte sich der Akzeptanz von Projektbeteiligten aus anderen Abteilungen sicher sein. Die Person fungiert auch als Ansprechpartner im Unternehmen. Ergänzt wird das Projektteam von weiteren Projektmitgliedern. Die Projektbeteiligten sollten umfangreiche Kenntnisse der bestehenden Prozesse und deren Schwachstellen im Unternehmen besitzen. Ferner sollten Sie den Rückhalt der Vorgesetzten haben und sich Informationen von Endbenutzern einholen. Die Projektbeteiligten dienen später als "Key-User": Sie verfügen über umfangreiches Wissen im Zusammenarbeit mit der Software. Sie sind dafür u.a. zuständig, die einzelnen Mitarbeiter zu schulen und dieses Wissen an alle Anwender weiterzutragen. Im Rahmen der Projektarbeit müssen vom Projektteam kurz- und langfristig umsetzbare Ziele definiert werden. Hierfür empfiehlt sich die Erstellung einer Roadmap für die Einführung eines DMS. Darin werden die einzelnen Projektphasen definiert und Meilensteine festgelegt. 2) Erfassung von betrieblichen Daten Zunächst gilt es zu eruieren, welche Dokumente im Unternehmen vorhanden sind bzw. welche Dokumente letztendlich in die DMS-Software migriert werden müssen. Meist kommen in den verschiedenen Fachbereichen unterschiedliche Dokumenten-Typen vor, darunter: PDF-Dokumente Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint, etc.) Dateien aus Fachanwendungen (z.B. Buchungs- und Bestelldatensätze) E-Mails Bilder, Fotos und Videos Audio-Dateien Ggf. Technische Zeichnungen, Konstruktionszeichnungen (CAD-Dateien) Es muss die Frage gestellt werden, welche Dokumente in welcher Abteilung anfallen, ankommen und welche archiviert werden sollen. Beispiele hierfür sind Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestelllisten etc. Nicht jedes Dokument, das in einem Unternehmen existiert, muss archiviert und/oder revisionssicher abgelegt werden. Denken Sie beispielsweise an interne Informationen oder an Werbung und Prospekte. Praxis-Tipp: Grundlegend lassen sich in diesem Schritt somit auch schon mögliche digitale Archive festlegen, in denen zukünftig Dokumente abgelegt werden sollen. In diesem Prozess-Schritt bietet sich auch eine allgemeine Bestandsaufnahme zum Zwecke der Datenbereinigung an: Identifizieren Sie z.B. nicht mehr benötigte Dokumente oder Dubletten, die dann gelöscht werden können. 3) Abbildung von Prozessen Nachdem im ersten Schritt die anfallenden Dokumente bzw. Daten gesammelt wurden, gilt es nun im nächsten Schritt die grundlegenden Prozesse dahinter im Unternehmen abzubilden. So lassen sich gerade papierabhängige Prozesse recht simpel digital abbilden. Mit Hilfe von Workflows lassen sich termingebunden Aufgaben automatisieren. Exkurs: Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisieren In der Eingangsrechnungsverwaltung lassen sich die Arbeitsschritte zunehmend automatisieren. Die E-Rechnungspflicht, nach der Unternehmen verpflichtet sind, B2B-Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen und zu verarbeiten, bietet die Gelegenheit, die Prozesse in der Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren. Geht nun eine Eingangsrechnung in das DMS ein, startet die Software einen zuvor definierten Workflow durch das automatische Weiterleiten, Überprüfen und Freigeben von Belegen. Mithilfe von E-Mail-Benachrichtigungen werden im Prozess involvierte Mitarbeiter auf die neue Aufgabe aufmerksam gemacht. Hierzu ein Beispiel aus der Eingangsrechnungsverarbeitung: Die Datei wird im DMS abgelegt. Alle relevanten Rechnungsdaten wie Empfänger, Nummer, Betrag, Skonto etc. werden nun automatisch vom DMS erfasst. Der zuvor erstellte Rechnungsworkflow startet. Der Vorgesetze/Prüfungsberechtigte erhält eine Information mit der Bitte um Prüfung der Rechnung. Er kann sie entweder sofort freigeben oder bei Rückfragen dem Mitarbeiter im Einkauf mit einer Bemerkung zukommen lassen. Final wird die Rechnung gebucht. Dies kann je nach Buchhaltungssoftware auch automatisiert passieren. Damit sorgt ein DMS für geringere Durchlaufzeiten in der Verarbeitung durch Eingangsrechnungen. Mit Hilfe von regelbasierten Prüf- und Freigabeprozessen bzw. deren automatische Abläufe wird somit Arbeitszeit gewonnen, die anderweitig genutzt werden kann. Wichtig ist hierbei, dass dies benutzerübergreifend gilt: Ist beispielsweise ein Kollege krank oder im Urlaub, bricht deswegen nicht der gesamte Workflow zusammen. Dokumente werden im System trotzdem zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet und somit wichtige Informationen jederzeit aufgefunden. In diesem Schritt der Prozesserfassung empfiehlt sich auch die Durchführung einer Prozessoptimierung, um – falls möglich – bisher komplexe Abläufe zu verschlanken. Machen Sie sich darüber im Klaren, welche Arbeitsschritte in den einzelnen Abteilungen anfallen. Im zweiten Schritt kann überlegt werden, wie sich die Prozesse automatisieren lassen. 4) Rechteverwaltung Ein wichtiger Part bei der Einführung ist die Festlegung von Berechtigungen im digitalen Dokumentenmanagementsystem. Neben der Definition von Abläufen für die Verwendung von Dokumenten spielen auch Zugriffsrechte eine zentrale Rolle. Setzen Sie gezielt Grenzen, denn nicht jeder Mitarbeiter sollte über unbegrenzten Zugriff auf alle Dokumente verfügen. Außerdem müssen hierbei auch rechtliche Aspekte bei sensiblen Daten berücksichtigt werden. Ein Rechtesystem mit festgelegten Rollen sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf diejenigen Dokumente erhält, die für seine Arbeit notwendig sind. Sind die Rechte definiert, weisen Sie jedem Mitarbeiter ein festes Rollenprofil zu. Im “Digital Office Index 2022” der bitkom geben 74% der befragten Unternehmen an, dass die Einführung digitaler Lösungen ihnen dabei geholfen hat, die Compliance-Richtlinien zu erfüllen. An zweiter und dritter Stelle wird die Performance sowie Transparenz der internen Geschäfts- und Verwaltungsprozesse erwähnt. 5) Berücksichtigung von Schnittstellen Darüber hinaus ist es wichtig, Schnittstellen zu berücksichtigen. Ein Dokumentenmanagementsystem muss mit anderen Systemen kommunizieren, Daten abrufen und Datensätze füllen können. Der reibungslose Informationsfluss ist für das digitale Dokumentenmanagement immens wichtig: Um seine Funktion als zentrale Informationsdrehscheibe zu erfüllen, muss für das digitale Dokumentenmanagement ein ungehinderter Informationsfluss sichergestellt werden. Über ein breites Spektrum an Schnittstellen können andere ERP-Lösungen integriert und die dort vorliegenden Informationen genutzt werden. Häufig müssen nachgelagerte Buchhaltungssysteme oder z.B. DATEV angebunden werden, damit die Kommunikation Richtung Buchhaltung und/oder dem Steuerberater erfolgen kann. 6) Implementierung / Einarbeitung Der erfolgreiche Einsatz eines DMS hängt auch maßgeblich von der Akzeptanz des Anwenderkreises ab. Setzen Sie gezielt auf Mitarbeiterschulungen, damit sich die Personen mit der Software vertraut machen können. Ziel ist es dabei, die Funktionen der Software zu verstehen und die Mehrwerte für die eigene Arbeit zu erkennen. Wie oben bereits erwähnt, können Key-User ihr erworbenes Wissen an die Mitarbeiter weitergeben. Durch gezielte Schulungen steigern Sie die Akzeptanz innerhalb der Belegschaft. Durch die gesteigerte Produktivität werden auch die Potenziale des digitalen Dokumentenmanagements ausgeschöpft. Vor dem tatsächlichen Start der Software in die Geschäftsprozesse muss der Software-Einsatz ausgiebig getestet werden. Häufig finden in den Fachbereichen Anwendertests statt, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsabläufe reibungslos verlaufen. Der Aufbau einer sinnvollen Archivstruktur und die Durchführung von Prozessen mit Musterdokumenten können so einige Zeit lang ausprobiert werden. Hier lassen sich auch schon eventuelle Unstimmigkeiten aufdecken und beheben, die vielleicht nach der tatsächlichen Implementierung den laufenden Geschäftsbetrieb hätten stören können. Die Einarbeitung variiert zeitlich und thematisch gesehen. Sie ist von Produkt zu Produkt unterschiedlich und kann einige Stunden, aber auch einige Tage in Anspruch nehmen. Das "Go-Live" kann entweder flächendeckend in allen Bereichen ausgerollt werden, sodass alle Mitarbeiter gleichzeitig mit der Anwendung beginnen. Alternativ ist ein stufenweise Einführung möglich, sodass zeitlich gestaffelt einzelne Benutzergruppen mit dem Einsatz der Software beginnen. Fazit zur DMS-Einführung Damit ein DMS erfolgreich in Unternehmen und Organisationen eingeführt werden kann, braucht es ein strukturiertes Vorgehen. Die Bildung eines Projekt-Teams, die Erfassung von Dokumenten und Beleuchtung der Arbeitsprozesse spielen dabei eine zentrale Rolle. Auch die technischen Faktoren (Schnittstellen-Integration) sowie der Datenschutz (Rechteverwaltung) müssen unbedingt berücksichtigt werden. Durch die gezielte Softwareschulung kann die Akzeptanz der DMS-Software erhöht und die Produktivitätssteigerung gesichert werden. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit können Sie nicht nur Dokumente digital verwalten, sondern auch dokumentenbasierte-Prozesse zusätzlich automatisieren. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com ### Personalverwaltungssoftware: Funktionen und Vorteile Die fortschreitende Digitalisierung verändert nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch die Art, wie Unternehmen mit Mitarbeitenden umgehen. Moderne Personalverwaltungssoftware bietet Ihnen passende Funktionen, um die neuen Herausforderungen zu bewältigen. Was ist eine Personalverwaltungssoftware? Eine Personalverwaltungssoftware (HR-Software) ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Prozesse effizient zu verwalten. Sie deckt Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement und Mitarbeiterentwicklung ab. In der Software werden Persoanldaten und -dokumente zentral erfasst und verwaltet. Mit Hilfe einer HR-Software können Personalabteilungen ihre HR-Aufgaben organisieren und optimieren. Personalverwaltungssoftware eignet sie sich besonders für eine Automatisierung von HR-Prozessen. Wo wird Personalverwaltungssoftware eingesetzt? Personalverwaltungssoftware wird quer durch alle Branchen und von Unternehmen aller Größen verwendet. Beispiele dafür sind: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Prozesse automatisieren und Kosten senken möchten, um dadurch wettbewerbsfähig zu bleiben. Weltweit tätige Konzerne, die vor der Herausforderung stehen, große Mitarbeiterzahlen effektiv und effizient zu verwalten. Organisationen im Gesundheitswesen, die neben der Optimierung ihrer Prozesse robuste Lösungen für die Zeiterfassung und Schichtplanung benötigen. Ein weiterer Punkt ist die Sicherstellung der erweiterten Compliance, der viele Organisationen im Gesundheitswesen unterliegen. Behörden und öffentliche Einrichtungen, die Lösungen benötigen, mit denen sie ihre komplexen Tarifstrukturen und -verträge abbilden können. E-Commerce und Einzelhandel, für die oft eine flexible Einsatzplanung der Belegschaft im Vordergrund steht. Welches sind die wichtigsten Funktionen einer Personalverwaltungssoftware? Moderne Personallösungen helfen Ihnen in der HR Abteilung, sowohl administrative Aufgaben als auch operative Tätigkeiten erfolgreich zu bewältigen. Die Funktionen sind in der Regel in spezifische Module unterteilt. Lohn- und Gehaltsabrechnung: Mit diesem Modul können Sie unter anderem die Stammdaten Ihrer Mitarbeitenden verwalten. Auch Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel können Sie erstellen. Darüber hinaus lassen sich Steuern und Sozialversicherungsbeiträge automatisch berechnen. Mitarbeitermanagement: Das ist ein weiterer Baustein zur Verbesserung der Mitarbeiterverwaltung. So können Sie mit Hilfe der digitalen Personalakte die Mitarbeitenden verwalten. Dies wird dadurch begünstigt, dass die Speicherung der Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zeugnisse an einem zentralen Ort erfolgt. Talentmanagement: Mit diesem Bestandteil können Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden individuell erfassen, Kompetenzlücken erkennen und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten erstellen. Der Aufbau und die Verwaltung eines internen Talentpools sind weitere Punkte, die dieses Modul unterstützt. Zeiterfassung: Neben der regulären Arbeitszeiterfassung können Sie diesen HR-Baustein für Aufgaben wie die Schichtplanung verwenden. Auch die Zeiterfassung für einzelne Projekte ist möglich. Personalakquise: Hier geht es nicht nur um Funktionen zur Erstellung und Verwaltung von Stellenanzeigen. Auch das Management von eingehenden Bewerbungen, einschließlich einer automatisierten Kommunikation mit den Bewerbern, wird unterstützt. Auch können oft externe Bewerberdatenbanke angebunden werden. Darüber hinaus werden Onboarding-Prozesse begleitet. Welche Vorteile bietet eine Personalverwaltungssoftware? Mit einer modernen Personalmanagementsoftware können die HR-Abteilung und das gesamte Unternehmen mehrere Vorteile realisieren. Einige davon sind: Verbesserte Compliance: Ihr Unternehmen kann gesetzliche Vorgaben ordnungsgemäß umsetzen und auf Gesetzesänderungen schnell reagieren. Beispielsweise können Sie dadurch das Einhalten der Meldefristen von Sozialversicherungsbeiträgen und -daten an Behörden sicherstellen. Ein weiterer Punkt ist die Funktionalität zur Gewährleistung eines gesetzeskonformen Umgangs mit personenbezogenen Daten. Effizienzsteigerung: Die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben sowie Routineaufgaben führt zu Aufwands- und Zeiteinsparungen. Kostenreduzierung: Diese können Unternehmen unter anderem durch die Automatisierung und Verringerung des Personalaufwandes erreichen. Beispiele dafür sind die Automatisierung der Verwaltungsprozesse oder die Reduzierung des Papierverbrauchs. Unterstützung bei strategischen Fragen: Fortgeschrittene Datenanalysen liefern einerseits wertvolle Einsichten für eine optimale langfristige Personalplanung. Andererseits unterstützen sie bei der die individuell angepasste Förderung von Talenten. Stärkung des Teamgeistes und der Zusammenarbeit: HR-Mitarbeiter können beispielsweise gemeinsam an immer aktuellen Dokumenten arbeiten. Die Gefahr, dass bei der Arbeit versehentlich Doppelversionen entstehen, wird erheblich minimiert. Auch kann seltener der Fehler unterlaufen, dass man an einer alten Dokumentenversion arbeitet. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern sorgt auch für zufriedene Mitarbeiter. Beispiele für Personalverwaltungs-Software Auf dem Markt gibt es heute zahlreiche Personalverwaltungslösungen, die sich in ihren Preisstrukturen, Lizenzmodellen und der Skalierbarkeit unterscheiden. Man sollte sich daher Zeit nehmen und die unterschiedlichen HR-Softwares vergleichen. Die folgenden Beispiele für liefern eine erste Übersicht: SAP SuccessFactors ist eine Software, die Unternehmen eine Unterstützung beim Management des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus bietet. Das Angebot ist im Premium-Segment positioniert und die Kosten liegen über dem Durchschnitt. Die Hauptzielgruppe sind größere, international tätige Unternehmen. DATEV Personalwirtschaft: Besonders in Deutschland weit verbreitet, bietet DATEV Softwarelösungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung. HRWorks präsentiert sich als eine All-in-One-Lösung mit Funktionen wie Personalverwaltung, Lohn & Gehalt, Reisemanagement und Zeitwirtschaft. Die Zielgruppe des Freiburger Softwarehauses sind KMU. Personio: Personio ist eine speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnittene Software für Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung und Bewerbermanagement. Das junge Münchner Cloud-Unternehmen ist besonders in den letzten beiden Jahren stark gewachsen. Scopevisio bietet eine integrierte HR-Software, die insbesondere auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist. Neben der digitalen Personalakte bietet Scopevisio Funktionen für HR-Bereiche wie Bewerbermanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zeiterfassung. Die Software lässt sich reibungslos mit den weiteren Modulen von Scopevisio integrieren, z. B. mit der Reisekostenabrechnung, dem DMS oder auch dem kompletten, cloudbasierten ERP-System von Scopevisio. Fazit Eine Personalverwaltungssoftware bietet Unternehmen mehrere Vorteile wie Effizienz- und Produktivitätssteigerung, Kosteneinsparungen sowie datengestützte Analyseoptionen. Um eine optimale Personalverwaltungssoftware auszuwählen, sollten Unternehmen Ihre individuellen Anforderungen mit den Angeboten von unterschiedlichen Anbietern vergleichen. Auch wenn sich viele HR-Anwendungen in der grundlegenden Funktionalität oft gleichen, gibt es Unterschiede in spezifischen Funktionen. Darüber hinaus sollten Sie die unterschiedlichen Preismodelle, Lizenzmöglichkeiten und -bestimmungen berücksichtigen. ### Einführung von Scopevisio am Beispiel des DRK-Kreisverbandes Freiberg-Rochlitz Wie funktioniert eigentlich das Onboarding bei Scopevisio? Und wie lange dauert die Einführung einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware? Antworten darauf geben wir am Beispiel der Einführung von Scopevisio beim DRK-Kreisverband Freiberg-Rochlitz. Nach der Fusion der beiden Verbände Freiberg und Rochlitz im Jahr 2022 entschied sich der neue Kreisband für die Einführung der cloudbasierten Buchhaltungssoftware von Scopevisio. Damit sollte vor allem das standortunabhängige Arbeiten unterstützt werden. „Mit Cloud-Technologie möchten wir die räumliche Trennung überwinden. Außerdem wollen wir flexibel sein, was das mobile Arbeiten angeht“, so der IT-Leiter. Das Onboarding startete im Oktober 2022. Eckdaten zum Einführungsprojekt Gewählte Module: Organisation, Finanzen, DMS/ECM plus Rechnungseingangsbuch Onboarding Finanzen: Paket Enterprise Beteiligte Personen beim DRK: sechs (Buchhaltung und IT-Leitung) Beteiligte Personen bei Scopevisio: drei (Projektleitung und zwei Fachberaterinnen) Dauer der Einführung: Finanzen: drei Monate, alle gewählten Module: sieben Monate Was war das Projektziel? Ziel des Onboardings war es, die beiden On-Premise-Buchhaltungsprogramme der Kreisverbände abzulösen und die Daten aus beiden Systemen in einer Gesellschaft zusammenzuführen. Die Anwender sollten künftig in der Lage sein, die Buchhaltung dieser Gesellschaft effizient in Scopevisio Finanzen zu führen. Zudem sollten über die Anbindung an Microsoft Power BI visuelle Dashboards für die Geschäftsführung und die Einrichtungsleiter eingerichtet werden. In welchen Schritten wurde die Einführung von Scopevisio umgesetzt? Systemeinrichtung und Migration Schulung Modul Finanzen (vorgezogen wegen Start zu Beginn des Jahres) Schulung DMS und Abrechnung (nachgelagert) Interne Gruppenschulungen durch das DRK zur App SCOPEVISIO2GO für die Rechnungsfreigabe (40 Mitarbeitende) und für die Erfassung von Kassenbelegen (30 Mitarbeitende) Anbindung von Vorsystemen (z.B. Import von Abrechnungsdaten von Kitas aus Vorsystemen über Excel2Scope nach Scopevisio; automatisiertes Controlling per Power BI) Das Onboarding wurde mit einem Kick Off-Meeting gestartet, bei dem die Projektteilnehmer vorgestellt und der Projektplan besprochen wurde. Wie lief die Datenmigration ab? Die Migration der Daten wurde gemeinsam durchgeführt. Dabei verteilten sich die Aufgaben wie folgt: DRK: Aufstellung der zu übernehmenden Kontakte, Kreditoren, Debitoren, Sachkonten, Kostenstellen, Produkte (Leistungen) Scopevisio: Bereitstellung von Importvorlagen, Demonstration von Beispielimporten, Prüfung der Migrationsdaten DRK: Migration der Kontakte, Kreditoren, Debitoren und Produkte sowie Migration der Bewegungsdaten Die Altdatenübernahme erforderte einige Vorbereitung, lief aber reibungslos ab. „Die Importtools von Scopevisio sind sehr flexibel. Das ist bei anderen Anwendungen oft viel komplizierter“, so der IT-Leiter. Wie ging die Einführung von Scopevisio vonstatten? Um den Start mit Scopevisio Finanzen zum Jahreswechsel sicherzustellen, wurde abweichend von der regulären Projektplanung das Modul Finanzen zuerst eingeführt. Nachgelagert fanden die Schulungen für das Kontaktmanagement, das Dokumentenmanagement und die Abrechnung statt. Welches Onboarding-Konzept verfolgt Scopevisio? Bei der Softwareeinführung verfolgen wir eine hybride Strategie. Darunter verstehen wir eine Kombination aus Selbstlernen mit dem umfangreichen Bestand an Video-Tutorials auf der Anwenderplattform Scopeunity Begleitung durch Fachberaterinnen und Fachberater in regelmäßigen Websessions und im abgeschlossenen Coworking-Space in der Scopeunity Wie wurde dies beim DRK Freiberg-Rochlitz umgesetzt? Das Team eignete sich im Ein- bis Zwei-Wochenrhythmus Basiswissen mit Hilfe von Videos an, anschließend fand eine gemeinsame Websession statt. Die Einführung eines Themas wie z.B. des Rechnungseingangsbuch gliedert sich in der Regel in folgende Schritte: Videos (Mediathek Scopeunity) - Kunde Konzeption (Websession) – Gemeinsam Umsetzung in der Software (z. B. Festlegung Freigabeprozesse) - Kunde Workshop & Training (Websession) - Gemeinsam Q & A (Websession) - Gemeinsam Zu jeder Websession erstellt Scopevisio ein Protokoll, das im Coworking Space der Scopeunity hinterlegt wurde. In den Protokollen werden die besprochenen Themen und Beschlüsse dokumentiert und die anstehenden To dos auf Seiten des Kunden und auf Seiten von Scopevisio festgehalten. Ziel der Websessions ist es unter anderem, den Anwender dazu zu befähigen, Einstellungen in Scopevisio selbst vorzunehmen. So zeigt der Fachberater zum Beispiel, wie Regeln im Rechnungsbuch angelegt werden. Die Umsetzung aber übernimmt der Kunde selbst. Da macht ihn auch für mögliche künftige Änderungen handlungsfähig. Gemeinsam mit dem DRK fanden insgesamt über 70 Websessions von ein bis drei Stunden Dauer statt. Der erste Teil der Websessions dienten vornehmlich der Schulung, gegen Ende des Projektes wurden vorrangig offene Fragen geklärt. Zwischendurch wurden einzelne Fragen auch telefonisch besprochen. Ist die Einführung von Scopevisio beim DRK repräsentativ? Ja und nein. Nach unserer Erfahrung ist eine Einführungszeit von etwa drei Monaten realistisch. Unmittelbar beteiligt sind in der Regel zwei bis sechs Personen. Jede Software-Einführung ist jedoch sehr individuell und von vielen Faktoren abhängig. Folgendes muss unter anderem berücksichtigt werden: Wird Scopevisio komplett oder nur in Teilen eingeführt? Sollen Daten aus Vorsystemen übernommen werden? Müssen Prozesse an die Software angepasst werden? Wie lässt sich die Software an bewährte Prozesse anpassen? Sollen neue Prozesse implementiert werden und müssen diese erst konzipiert werden? Wie individuell soll die Software konfiguriert werden? Werden Drittsysteme angebunden? Viel entscheidender dürften jedoch folgende Fragen sein: Welche Priorität hat die Einführung? Wie viel Zeit haben Mitarbeitende für das Onboarding neben ihrem Tagesgeschäft? Fazit Mit der Finanzbuchhaltung ging das DKR zum 1. Januar 2023 an den Start. Danach folgten DMS/ECM und Abrechnung sowie die Anbindung an Power BI. Das DRK Freiberg-Rochlitz bewertet die Lernvideos positiv, um sich Basiswissen anzueignen. Für tiefergehendes Wissen sei jedoch der direkte Austausch wertvoller: „Beim Onboarding standen uns Videos zum Selbstlernen und zum Wiederholen zur Verfügung. Am meisten hat uns aber die persönliche Betreuung vorangebracht.“ Nachdem sich Scopevisio nun im laufenden Betrieb befindet, kann der DRK-Kreisverband weiterhin auf die Unterstützung von Scopevisio zählen. Der sogenannte Customer Lifetime Service (CLS) bietet dem Kunden eine fortdauernde und kontinuierliche Betreuung. Zum DRK Freiberg-Rochlitz finden Sie auch eine Success Story auf unserer Website. ### Procure-to-pay: Wie Hotels ihre Beschaffungsprozesse optimieren Der Einkaufsprozess umfasst viele Teilschritte. Den gesamten Prozess vom Kauf bis zur Zahlung bezeichnet man auch als Procure-to-Pay (engl. vom Kauf zur Zahlung). Folgender Beitrag erläutert den Begriff am Beispiel der Hotellerie. Was versteht man unter Procure-to-Pay? Procure-to-Pay (abgekürzt P2P, synonym auch Purchase-to-Pay) bezeichnet den Geschäftsprozess der Beschaffung, angefangen beim Kauf bis zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Der P2P-Prozess umfasst zahlreiche Teilschritte – hier dargestellt am Beispiel Housekeeping in der Hotellerie: Bedarfsmeldung (Reinigungskraft) Genehmigung der Bedarfsmeldung (Hausdame) Bestellung (Hausdame) Wareneingang: Empfang und Kontrolle (Hausdame) Rechnungseingang (Verwaltung/Backoffice) Prüfung und Abgleich mit Bestellung/Wareneingang (Hausdame) Freigabe der Eingangsrechnung (Managing Director) Zahlung an den Lieferanten (Verwaltung/Buchhaltung) Als letzten Punkt könnte man noch die 0rdungsemäße Archivierung der Belege und Dokumentation (Verwaltung/Backoffice) hinzufügen. Die obige Grafik könnte man auch auf andere Bereiche wie Küche, Bar, Technik oder Backoffice übertragen. Daran wird deutlich: Am Procure-to-Pay-Prozess sind zahlreiche Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen beteiligt, die für verschiedene Teilschritte zuständig sind. Klar ist deshalb: Die Beschaffung stellt besondere Herausforderungen an die Kommunikation und an die Organisation. Herausforderungen im Procure-to-Pay-Prozess in der Hotellerie Im hektischen Hotelbetrieb können fragmentierte Prozesse und isolierte Tools schnell zu Missverständnissen und Fehlern führen, die gravierende Konsequenzen auf das Gasterlebnis haben. Manuelle Fehler Manuelle Eingaben erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Bedarfsermittlung, Bestellung und Rechnungsprüfung. Diese Fehler können zu falschen Bestellungen, übersehener Ware und Zahlungsproblemen führen. Mangelnde Nachverfolgbarkeit Oft fehlt die Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess. Es ist schwieriger, den Status von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen zu überwachen, was zu Verzögerungen und Unklarheiten führt. Zeitaufwendige Prozesse Manuelle Prozesse sind in der Regel langsamer als automatisierte Abläufe. Dies kann zu Verzögerungen bei der Bestellbearbeitung, der Rechnungsprüfung und der Zahlungsfreigabe führen, was sich negativ auf den Hotelbetrieb auswirken kann. Schwierigkeiten bei der Lieferantenverwaltung Ohne eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Lieferanteninformationen ist es schwierig, Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und Lieferantenbewertungen durchzuführen. Dies kann zu einer suboptimalen Lieferantenauswahl führen. Erhöhte Kosten Ineffiziente und fehleranfällige Prozesse können zu höheren Betriebskosten führen. Beispielsweise können manuelle Fehler zusätzliche Arbeitszeit zur Korrektur erfordern. Verzögerte Zahlungen können Mahngebühren verursachen oder Skonti ungenutzt lassen. Eingeschränkte Berichterstattung Ohne Softwareunterstützung ist es schwierig, aussagekräftige Berichte und Analysen zum Beschaffungsprozess zu erstellen. Dies erschwert es, Einsparpotenziale zu identifizieren und den Prozess zu optimieren. Schwierigkeiten bei der Budgetkontrolle Ohne automatisierte Systeme ist die Kontrolle und Überwachung des Budgets schwieriger. Dies kann zu ungeplanten Ausgaben und Budgetüberschreitungen führen. Vorteile digitaler Procure-to-Pay-Prozesse in der Hotellerie Der Einsatz einer P2P-Software kann diese Probleme erheblich reduzieren, indem sie Prozesse automatisiert, Transparenz erhöht und die Effizienz im gesamten Beschaffungszyklus verbessert. In der ERP-Anwendung von Scopevisio ist die Beschaffung integrierter Bestandteil einer Komplettlösung mit nahtloser Anbindung an die Finanzbuchhaltung. Der Procure-to-Pay-Prozess kann darin also durchgängig abgebildet werden. Praktisch ist es, dass zusätzlich eine leicht zu bedienende App angeboten wird. In ihr können Bedarfsmeldungen (auch BANF abgekürzt) mit wenigen Klicks angelegt werden. Der Einsatz einer integrierten Lösung für die Beschaffung hat viele Vorteile: Automatisierung und Effizienz: Beschaffungssoftware automatisiert viele manuelle Aufgaben, wie die Bestellung, Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung. Dies reduziert die Bearbeitungszeit und minimiert das Risiko von Fehlern. Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Eine zentrale Plattform ermöglicht es, den gesamten Beschaffungsprozess in Echtzeit zu überwachen. Benutzer können den Status von Bestellungen, Lieferungen und Zahlungen jederzeit einsehen, was die Transparenz erhöht und Verzögerungen minimiert. Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Eine effektive Lieferantenverwaltung ermöglicht es, Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen und zu verbessern. Die Software kann Leistungsbewertungen und Historien verwalten, was die Auswahl und Zusammenarbeit mit Lieferanten optimiert. Unterstützung interner Regeln P2P-Software unterstützt die Einhaltung von internen Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften durch standardisierte und nachvollziehbare Prozesse. Dies reduziert das Risiko von Regelverstößen. Datenanalyse und Berichterstattung: Mit integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen können Hotels aussagekräftige Daten über ihre Beschaffungsprozesse gewinnen. Dies unterstützt die kontinuierliche Prozessoptimierung. Schnellere Zahlungsabwicklung: Automatisierte Workflows beschleunigen die Genehmigung und Abwicklung von Zahlungen. Dies kann die Beziehung zu Lieferanten durch pünktliche Zahlungen stärken. Skontovorteile können besser genutzt werden. All diese Vorteile tragen dazu bei, den Beschaffungsprozess in der Hotellerie zu optimieren, Kosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern. Tipp: P2P-Software sollte sich oft nahtlos an andere Systeme wie ERP, Buchhaltung und Bestandsmanagement anbinden lassen. Dies erfolgt in der Regel über Schnittstellen. Noch effizienter ist es, gleich auf eine integrierte Lösung wie Scopevisio zu setzen. Im cloudbasierten ERP-System von Scopevisio ist die Beschaffung nahtlos mit der Finanzbuchhaltung verbunden, was eine einheitliche Datenverwaltung und durchgängige Prozesse ermöglicht. ### Purchase-to-Pay: Der Beschaffungsprozess einfach erklärt Der Einkaufsprozess im Unternehmen besteht aus vielen Teilschritten. Der Gesamtprozess wird auch mit dem englischen Begriff Purchase-to-Pay beschrieben. Folgender Beitrag erklärt, was dahintersteckt und wie Digitalisierung und Automatisierung den Prozess unterstützen können. Was bedeutet Purchase-to-Pay? Der Begriff Purchase-to-Pay (auch Procure-to-Pay oder P2P) bezeichnet den Beschaffungsprozess in seiner Gesamtheit, angefangen bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bis hin zur Bezahlung. Der P2P-Prozess beginnt mit der Bedarfsermittlung und Bedarfsanforderung, reicht über die Bestellung, Wareneingang und Rechnungseingang und endet mit der Zahlung. Welche Herausforderungen sind mit dem Procure-to-Pay-Prozess verbunden? Vom Kauf bis zur Zahlung: Was so einfach klingt, kann im Arbeitsalltag ein durchaus komplexer Prozess sein. Denn am Gesamtprozess sind typischerweise unterschiedliche Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen beteiligt. In der Regel sind dies: Einkauf Wareneingang/Logistik Finanz- und Rechnungswesen Ein weiteres Problem: In den einzelnen Abteilungen werden häufig unterschiedliche Software-Anwendungen für die einzelnen Teilprozesse genutzt. Außerdem durchläuft der Prozess verschiedene Hierarchieebenen. So müssten Bedarfsmeldungen gegebenenfalls genehmigt werden - ebenso wie die Bezahlung von Eingangsrechnungen. Daran wird schon deutlich: Es gibt viele potenzielle „Sollbruchstellen“ im Bereich der Kommunikation, der Organisation und der technischen Systeme. Welche Teilschritte gibt es im P2P-Prozess? Teilbereich Purchase: • Bedarfsanforderung durch den Mitarbeitenden, meist an den direkten Vorgesetzten • Prüfung und Freigabe durch den Vorgesetzten und Weiterleitung an den Einkauf • Bestellung beim Lieferanten durch den Einkauf • Wareneingang, Empfangsbestätigung und Qualitätsprüfung Teilbereich Pay: • Rechnungseingang im Unternehmen • Rechnungsprüfung und Abgleich von Rechnung und Bestellung bzw. Wareneingang • Rechnungsgenehmigung durch Führungsebene • Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung In intergrierten Systemen wie zum Beispiel dem cloudbasierten ERP-System Scopevisio folgt außerdem die revisionssichere Archivierung der Belege im intergrierten DMS. Typische Herausforderungen im Beschaffungsprozess Im Arbeitsalltag ergeben sich durch die fehlende Integration der Teilprozesse, durch papierbasierte Vorgänge und isolierte Systeme oft zahlreiche Herausforderungen. Fehlende Transparenz: Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Bestellungen und Lieferungen Mangelhafte Übersicht über Bestände und Lieferungen Prozess-Ineffizienz: Manuelle, zeitaufwendige Abläufe, die zu Fehlern und Verzögerungen führen können Mehrarbeit durch unzureichende Automatisierung der Prozesse Kommunikationsprobleme: Schlechte Abstimmung zwischen den Abteilungen Missverständnisse und Verzögerungen aufgrund von unklaren Informationen Dateninkonsistenzen: Ungenaue oder unvollständige Daten in verschiedenen Systemen Schwierigkeiten bei der Integration von Daten aus verschiedenen Quellen Lieferantenmanagement: Herausforderung, zuverlässige und kosteneffiziente Lieferanten zu finden und zu binden Schwierigkeiten bei der Bewertung und Überwachung der Lieferantenleistung Rechnungsabwicklung: Verzögerungen bei der Bezahlung von Lieferanten, was zu Spannungen in der Geschäftsbeziehung führen kann Ungenutzte finanzielle Vorteile z.B. durch verstrichene Skontofristen Kostenkontrolle: Schwierigkeiten bei der Überwachung und Kontrolle der Ausgaben Unzureichende Berichterstattung und Analyse der Beschaffungskosten Wie lässt sich der Purchase-to-Pay-Prozess optimieren? Digitalisierung und Automatisierung unterstützen dabei, den Purchase-to-Pay-Prozess effizienter zu gestalten. Der erste Schritt zur Optimierung des Purchase-to-Pay (P2P) besteht darin, die manuellen Abläufe zu verbessern. Dabei ist es wichtig, alle Schritte und Herausforderungen im Zusammenhang zu betrachten. P2P-Systeme haben das Ziel, sämtliche Purchase-to-Pay-Prozesse nahtlos miteinander zu integrieren. Vor allem ermöglichen sie die Integration des Einkaufs mit der Kreditorenbuchhaltung. Tipp: Idealerweise wird für den P2P-Prozess eine integrierte Lösung wie die ERP-Software von Scopevisio genutzt. Der Ablauf wird hier als End-to-End-Prozess in einem einzigen System abgebildet. Entscheidender Vorteil ist dabei die Prozess-Integration zwischen Beschaffung und Finanzbuchhaltung. Der Nutzen des digitalen Purchase-to-Pay-Prozesses Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware lassen sich die beschriebenen Ineffizienzen und Fehlerpotentiale minimieren oder sogar eliminieren. Dadurch wird der gesamte Beschaffungsprozess optimiert. Mehr Transparenz: Cloudbasierte Lösungen sorgen für tagesaktuelle Transparenz und liefern Einkaufs- und Finanzabteilungen einen Überblick in Echtzeit. Der Überblick über Bestellungen, Lieferungen und Bestände ist jederzeit gewahrt. Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten: Mit intelligenten Workflows zum Beispiel bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen wird der gesamte Ablauf beschleunigt. Eskalations- und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass die Prozessbeteiligten automatisch an ihre offenen Aufgaben erinnert werden. Durchgängige Prozesse: Medienbrüche werden vermieden. Alle Daten, die rund um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen entstehen, werden zentral an einem Ort gespeichert und stehen für alle Teilprozesse zur Verfügung. Weniger Fehler: Beschaffungssoftware sorgt dafür, dass die richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Die Software „denkt mit“: Sie gleicht Aufträge und Lagerbestände ab und liefert auf dieser Basis Bestellvorschläge. Skontoerträge realisieren: Digitale Prozesse verbessern die Koordination zwischen Einkaufs- und Finanzabteilung und beschleunigen den Gesamtprozess. Sonderkonditionen und Skonti, die viele Lieferanten rechtzeitiger Zahlung gewähren, können deshalb besser ausgenutzt werden. Effiziente Lagerhaltung: Das Investment in Lagerware wird so niedrig wie möglich gehalten. Trotzdem wird über die Meldebestände eine hohe Verfügbarkeit gesichert. Verbesserte Liquiditätsplanung: Wenn Sie einen Überblick über Ihre Bestellungen haben, kennen Sie gleichzeitig Ihre künftigen Zahlungen und können deshalb Ihre Liquidität besser planen. Wie unterstützen Software-Lösungen die P2P-Einzelschritte? Am Beispiel des Cloud-ERP-Systems von Scopevisio stellen wir die Vorteile eines automatisierten Purchase-to-Pay dar: Bedarfsanforderung Analoger Prozess: Fehlt die Softwareunterstützung, wird die Bedarfsanforderung (kurz BANF, auch Bedarfsmeldung/Bestellanforderung) meist per E-Mail oder mit manuell ausgefüllten Formularen erstellt und dem Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt. Danach wird die Bedarfsmeldung an den Einkauf weitergeleitet. Dieser analoge Prozess ist langsam und fehleranfällig. Digitaler Prozess: In einer Software, wie Scopevisio sie bietet, werden Bedarfe auf Basis der vorliegenden Aufträge automatisiert ermittelt. Auf dieser Grundlage werden automatisierte Bestellvorschläge generiert, die der Einkauf übernehmen oder ggf. abändern kann. Für „interne Bedarfe“ (z.B. Büromaterial, Hardware o.ä.) bietet Scopevisio mit der App Scopevisio2Go die Möglichkeit, eine Bedarfsmeldung einfach und schnell auf dem Smartphone anzulegen. Danach wird ein digitaler Genehmigungsprozess beim Vorgesetzen angestoßen. Wareneingang Analoger Prozess: Eingegangene Produkte werden geprüft und der quittierte Lieferschein – je nach Unternehmensorganisation – an den Einkauf oder die Buchhaltung weitergereicht. Die zuständige Abteilung sucht die Bestellung heraus und ordnet den Lieferschein zu. Diese papierbasierten Abläufe sind träge und aufwändig. Digitaler Prozess: Lieferscheine werden digital erfasst und ausgelesen. Wareneingänge laufen bei Scopevisio stets gegen eine Bestellung. Rechnungseingang Analoger Prozess: Eingangsrechnungen müssen manuell mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden. Fehlt ein Lieferschein, kann das zu Verzögerungen führen. Zur finalen Freigabe müssten die Eingangsrechnungen den Vorgesetzten vorgelegt werden. All diese analogen Prozesse kosten Zeit. Digitaler Prozess: Eingangsrechnungen werden automatisiert mit dem Wareneingang abgeglichen . Die Rechnungen durchlaufen interne Prüf- und Freigabeprozesse im System. Durch digitale Verarbeitung und zügige Freigaben können Skontofristen besser eingehalten werden. Fazit Der Purchase-to-Pay-Prozess startet mit der Bedarfsmeldung und endet mit der Zahlung. An den P2P-Teilprozessen sind unterschiedliche Abteilungen und Personen im Unternehmen beteiligt. Manuelle Prozesse und isolierte Systeme bergen die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen. Eine moderne Purchase-to-Pay-Lösung verbindet die einzelnen Vorgänge nahtlos miteinander. Alle Beteiligten arbeiten auf ein- und derselben Datenbasis. Dadurch werden Fehler vermieden und Rückfragen überflüssig. In der cloudbasierten ERP-Lösung von Scopevisio ist die Beschaffung Teil eines Komplettsystems. Daten, Dokumente und Prozesse werden zentral in einem System verwaltet. Das sorgt für Datenkohärenz und durchgängige Prozesse, was wiederum die Profitabilität eines Unternehmens steigert. ### Mobiles Arbeiten: Mehr Flexibilität und Zufriedenheit unter Mitarbeitenden Spätestens seit der Corona-Pandemie ist die Anzahl der Personen gestiegen, die teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten. In 2020 standen Unternehmen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeitenden ein Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen. Zumindest in den Berufen, wo eine Heimarbeit möglich und sinnvoll ist. Nicht selten sahen sich Unternehmen spätestens dann vor dem Problem, die Digitalisierung nicht genug voran getrieben zu haben. Denn: Wer mobil arbeiten soll, muss in der Lage sein, auf benötigte Informationen und Dokumente digital zugreifen zu können. Damit einher gehen auch analoge Arbeitsprozesse, die sich nicht vollständig digital abbilden lassen (Stichwort: Unterschriften einholen). Ebenfalls sind Mitarbeitende, die Berge von Akten mit nach Hause nehmen, nicht mehr zeitgemäß. Diese begehen oftmals auch Verstöße gegen die Datenschutz-Grundverordnung oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Laut einer Studie des Leibnitz Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung aus 2022, erwarten Unternehmen, dass im Durchschnitt ein Drittel der Belegschaft mindestens einmal wöchentlich von zu Hause aus arbeiten wird. Folgender Beitrag beleuchtet die Vorteile von mobilem Arbeiten und zeigt Lösungen auf, wie Unternehmen das mobile Arbeiten effizient und rechtssicher sicherstellen können. Was bedeutet mobiles Arbeiten? Unter Mobiles Arbeiten versteht man den Umstand, dass Menschen ihrer beruflichen Arbeit nachgehen ohne dafür einen festen Arbeitsplatz aufsuchen zu müssen. Durch die Ortsunabhängigkeit können Mitarbeitende von verschiedenen Orten aus arbeiten: Sei es von zu Hause, in Coworking Spaces oder unterwegs (z.B. im Zug). In dem Zusammenhang wird vermehrt auch von Remote Work gesprochen. Die Konzepte sind sich sehr ähnlich, wobei mobiles Arbeiten die Flexibilität in der Wahl des Arbeitsplatzes betont. Bei Remote Work geht es darum, dass man von einem festen Arbeitsplatz aus arbeitet, der nicht in der Arbeitsstätte gelegen ist. Ermöglicht wird mobiles Arbeiten durch den Einsatz verschiedener Technologien: Digitale Kommunikationstools wie E-Mail und Videokonferrenz-Tools sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit und der Austausch innerhalb von Teams gewährleistet ist. Cloud-Dienste oder Projektmanagement-Software sorgt dafür, dass die für die Arbeit notwendigen Informationen vorhanden sind und die Arbeit transparent dokumentiert ist. Für das ortsunabhängige Arbeiten sind mobile Endgeräte und Laptops sowie eine stabile und funktionierende Internetverbindung essentiell. Was sind die Vorteile von ortsunabhängigem Arbeiten? Die Vorteile von mobilem Arbeiten liegen auf der Hand: Flexibilität: Mobiles Arbeiten ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten und den Arbeitsort besser an die persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Die verbesserte Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben kann sich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken. Zeitersparnis: Wer den Arbeitsort frei wählen kann, spart sich dadurch den Weg zur Arbeit. So kann der Pendelverkehr reduziert werden und dem Mitarbeitenden selbst steht mehr Zeit zur Verfügung. Erhöhte Produktivität: Studien zeigen, dass Mitarbeitende in der mobilen Arbeit produktiver arbeiten. Dies lässt sich u.a. dadurch erklären, dass die Person die Arbeitsumgebung selber wählen und für optimale Bedingungen sorgen kann. Dies kann das effizientere Arbeiten fördern. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Die Freiheit, seinen Arbeitsplatz (zumindest eingeschränkt) frei wählen zu können, wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden aus. In Zeiten des Personalmangels ist mobiles Arbeiten und Home Office ein zentraler Faktor, den Arbeitnehmende bei der Arbeitssuche berücksichtigen. Herausforderungen beim Mobilen Arbeiten Trotz der Vorteile gibt es auch Herausforderungen. Unternehmen sind verpflichtet, die Datensicherheit auch beim mobilen Arbeiten sicherzustellen. Die Isolation der Teammitglieder kann dazu führen, dass sich das Gemeinschaftsgefühl verringert. Das kann sich negativ auf die Unternehmenskultur auswirken. Flexibles Arbeiten kann dazu führen, dass Mitarbeitende Mehrarbeit leisten und Überstunden aufbauen. Eine Studie des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus 2021 hat gezeigt, dass im "neuen Normal" unbezahlte Mehrarbeit, "die außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit" liegt, häufiger vorkommt. Die flexible Gestaltung des Arbeitsortes sollte nicht dazu führen, dass die gesetzlichen Regelungen des Arbeitsschutzes ausgehebelt werden. Für das mobile Arbeiten gelten gleichermaßen die gesetzlich verordneten Arbeitsregelungen. 28% der Befragten geben an, dass sie im "Neuen Normal" sehr häufig bis oft unbezahlte Mehrarbeit leisten. In der Vergleichsgruppe "Altes Normal" sind es 13%. Gesetzliche Regelungen zur Arbeit Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) regelt als zentrales Gesetz die Sicherheit und den Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern in Deutschland. Der Arbeitgeber trägt dafür die Verantwortung, dass sichere und gesunde Arbeitsbedingungen bei Mitarbeitenden vorliegen. Das Arbeitszeitgesetz ArbZG reglementiert die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer. Dies geschieht ebenfalls zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit und soll die Work-Life-Balance fördern. Das Arbeitszeitgesetz legt unter anderem die maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenregelungen fest. So sollte die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten. Im Zweifel kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden (näheres siehe § 3 ArbZG). Nach Beendigung der täglichen Arbeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden gewährleitet werden (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten? Stand Sommer 2024 gibt es in Deutschland keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten. Dennoch wurden in den letzten Jahren verschiedene Initiativen eingeführt, die das Thema vorantreiben. Die deutsche Bundesregierung hat in der Vergangenheit mehrfach über ein "Recht auf Homeoffice" diskutiert. In einigen Branchen können Tarifverträge vereinbarte Regelungen zum mobilen Arbeiten enthalten. Darüber hinaus können auch individuelle Vereinbarungen zwischen dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber getroffen werden. Cloud-DMS: Die Lösung für mobiles Arbeiten Software-Lösungen bieten den Vorteil, dass Mitarbeitende die Möglichkeit erhalten, ortsunabhängig zu arbeiten. Zeitgleich kann der Aspekt der Sicherheit berücksichtigt werden. Essenziell für den Erfolg des mobilen Arbeitens ist es, die gleichen Voraussetzungen wie am Arbeitsplatz zu schaffen. Das heißt: Wer von zu Hause aus arbeitet, muss den vollen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen im Unternehmen erhalten. Ein DMS aus der Cloud bietet sich hierbei als ideale Lösung an. Das DMS unterstützt alle wesentlichen Funktionen für eine gelungene Dokumentenverwaltung wie Volltextsuche, Verschlagwortung von eingehenden Informationen und die Erstellung unternehmensspezifischer Workflows und mitarbeiterbezogener Benutzerrollen. Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems DMS Ortsunabhängiges Arbeiten – mit einem DMS auf der sicheren Seite Eine weitere Sorge vieler Unternehmer sind rechtliche Aspekte. Wer jedoch für das mobile Arbeiten auf eine DMS-Lösung setzt, kann sicher sein, die Vorgaben von DSGVO und GoBD einzuhalten. So schützen beispielsweise die bereits erwähnten Nutzerprofile personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff. Zudem sind gängige Fristen zur Aufbewahrung von Dokumenten in den Systemen hinterlegt, sodass diese automatisiert eingehalten werden. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit können Mitarbeitende auf relevante Dokumente und Informationen jederzeit und von überall aus zugreifen. Mit Hilfe von "Workflows" lassen sich zusätzlich Arbeitsprozesse automatisieren, z.B. im Vertragsmanagement. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com Fazit Mittlerweile stellt mobiles Arbeiten ein zentraler Faktor der modernen Arbeitswelt da. Die Vorteile sind erhöhte Flexibilität, Zeitersparnis sowie eine erhöhte Produktivität, wie Studien zeigen. Durch die verbesserte Vereinbarkeit von Familie und Beruf steigt die Zufriedenheit und die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden. Mobiles Arbeiten hat gleichzeitig die Schwächen der Digitalisierung in vielen Unternehmen sichtbar gemacht. Unternehmen stehen in der Verantwortung, Zugang zu digitalen Informationen und Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Auch beim mobilen Arbeiten gilt die Wahrung von Datenschutz und Sicherung der Daten. Ein Cloud-DMS bietet Unternehmen eine kostengünstige und effiziente Lösung, mit der Mitarbeitende ortsunabhängig auf Dokumente und Informationen zugreifen können. Zeitgleich werden höchste Sicherheitsstandards eingehalten und die Daten des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff geschützt. Mobiles Arbeiten kann für Unternehmen eine Möglichkeit sein, die Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen und dringend benötigte Fachkräfte und Personal langfristig an sich zu binden. ### Reisekostenabrechnungssoftware: Vorteile, Tipps und Beispiele Der Vorgang der Reisekostenabrechnung ist mühsam und zeitaufwendig. Eine moderne Reisekostenabrechnungssoftware kann den gesamten Prozess digital abbilden, teils automatisieren und dadurch vereinfachen. Im Folgenden skizzieren wir die Vorteile für die Reisekostenabrechnung, benennen Funktionen und geben Ihren Auswahlkriterien an die Hand. Warum ist Reisekostenabrechnungssoftware wichtig? Die "herkömmliche" manuelle Reisekostenabrechnung erschwert den Überblick über die Reiseausgaben. Dazu kommt, dass die Fehleranfälligkeit und der Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung steigen. Das führt unter anderem dazu, dass Reisespesen verspätet an Mitarbeitende ausgezahlt werden. Auch die eventuelle Weiterberechnung an den Kunden kann sich dadurch verzogern. Eine moderne Reisekostenabrechnungs-Software empfiehlt sich deshalb für viele Unternehmen. Sie sorgt für mehr Effizienz im gesamten Abrechnungsprozess und bietet sowohl dem Reisenden als auch der Verwaltung viele Vorteile. Die wichtigsten Funktionen Eine Reisekostenabrechnungssoftware bietet mehrere Funktionen, mit denen Firmen Ihre Reiseprozesse und das Ausgabenmanagement verbessern können: Automatische Datenerfassung und Verarbeitung durch OCR-Technologie. Dies steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit und reduziert Fehler. Belege können über eine Smartphone-App eingereicht werden. Steuersätze und Pauschalen werden automatisch und aufgrund der aktuellen Rechtsvorgaben berechnet. Es besteht die Möglichkeit, Kreditkartenumsätze zu importieren und sie direkt den einzelnen Belegen und Rechnungen zuzuordnen. Eine elektronische Belegspeicherung ist verfügbar. Vorkonfigurierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Integration in gängige bestehende Unternehmenssysteme. Eine DSGVO- und GoBD-konforme Abrechnung wird unterstützt. Die wichtigsten Vorteile Wenn sich Unternehmen für eine digitale Reisekostenabrechnung entscheiden, können sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Dazu zählen: Ein besserer Überblick über die Reisekosten. Das führt oft zu einer verbesserten Kostenplanung und -kontrolle sowie einer optimierten Budgetplanung. Ein effizienter Genehmigungsprozess, der zu einer schnellern Erstattung an den Reisenden führt. Erhebliche Zeitersparnis für Mitarbeitende beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung. Eine deutliche Reduzierung von Fehlern, die durch eine automatische Berechnung ermöglicht wird. Eine jederzeitige Verfügbarkeit von aktuellen Daten – beispielsweise für das Controlling. Compliance mit internen Reisekostenrichtlinien und aktuellen gesetzlichen Vorgaben (z. B. Mehrwertsteuersätzen und Kilometergeldregelungen). Ein geringerer Papierverbrauch, der das Unternehmen ein Stück näher zum Ziel des papierlosen Büros bringt. Unterstützung der Buchhaltung, die den Monatsabschluss schneller erstellen kann und eines ganzheitlichen Reisekostenmanagements Tipps für die Auswahl von Reisekostenabrechnungssoftware Bei der Auswahl einer passenden Geschäftssoftware hat sich ein systematisches Vorgehen bewährt. Dies gilt auch bei einer Entscheidung für eine Reisekostenabrechnungssoftware. Demzufolge sollten Unternehmen im Vorfeld insbesondere die folgenden Fragen berücksichtigen: Wie bedienungsfreundlich ist die Lösung? Werden mobile Arbeitsprozesse unterstützt? Besser noch: Ist eine Reisekosten-App verfügbar, die wichtige Funktionen bietet wie das Scannen von Papierbelegen? Ist die Lösung DSGVO- und GoBD-konform? Bietet die Lösung sprachliche Unterstützung und andere länderspezifische Funktionen für alle Länder, in die Geschäftsreisen erfolgen? Wie einfach ist die Integration der Reisekostenabrechnungs-Software in die im Unternehmen vorhandenen Software-Systeme? Stellt der Anbieter eine Testversion zur Verfügung? Wie gut ist der Support? Reisekostenabrechnungssoftware (mit Beispielen) Reisekostenabrechnungssoftware ist als Stand-alone-Lösung erhältlich, häufig jedoch Teil einer umfangreicheren Lösung etwa für HR, ERP oder Reisemanagement. Reisekosten-Apps Mit Hilfe einer Reisekosten-App können Geschäftsreisende Ausgaben bereits auf Reisen schnell und einfach erfassen. Belege werden mit dem Smartphone abfotografiert und zur erfassten Reise hochgeladen. Automatismen und Assistenzfunktionen machen die Erfassung einfach: Tagespauschalen werden automatisch ermittelt. Kilometerpauschalen werden automatisch kalkuliert. Belegdaten werden automatisch extrahiert. Ein Beispiel für eine Stand-alone Reisekosten-App ist Circula. Wichtig ist, dass sich Apps in die vorhandene Systemlandschaft einbetten lassen. Dies geschieht in der Regel über Schnittstellen zu Anbietern von ERP-, Buchhaltungs- und HR-Software sowie zu Buchungssystemen wie Onesto. Reisekostenabrechnungssoftware On-Premises Reisekostenabrechnungssoftware, die auf dem Rechner installiert und On-Premises genutzt wird, ist ebenfalls am Markt erhältlich. Ein Beispiel ist Lexware reisekosten. Die Software steht jedoch nur Windows-Nutzern zur Verfügung. Eine App wird als Add-on bereitgestellt. Reisekostenabrechnung als Baustein einer Gesamtlösung Die Reisekostenabrechnung ist oft Teil einer umfangreicheren Lösung. Reisemanagement-Software All-in-One-Lösungen für Geschäftsreisen wie TravelPerk bieten von der Buchung bis zur Verwaltung vielfältige Funktionen. Sie sind in erster Linie Buchungssysteme für Geschäftsreisen. Oft ist die Reisekostenabrechnung ein weiterer Bestandteil. Ein Konkurrent von TrevelPerk im Bereich der großen Unternehmen und Konzerne ist SAP Concur. HR-Software Reisekostenabrechnung kann auch Teil von HR-Software sein. Als Beispiel sei hier HR-Works genannt, eine HR-Software für die Personalverwaltung, bei der die Reisekostenabrechnung ein Funktionsbaustein ist, der somit nicht separat bezogen werden kann. ERP-Software Wer Schnittstellen-Probleme vermeiden möchte und auf durchgängige Prozesse setzt, wählt eine integrierte Lösung. Ein Beispiel für eine Software, die den Prozess der Reisekostenabrechnung durchgängig abbildet, ist die cloudbasierte ERP-Lösung von Scopevisio.   Reisekosten können sowohl im Scopeviso-Client als auch über die mobile App Scopeviso2Go erfasst werden. Ein besonderer Vorteil ist, dass die Reisekosten in der App direkt mit einem Projekt verbunden werden können. Das erweist sich in der Faktura später als Vorteil, wenn es darum geht, Reisekosten an den Kunden weiter zu berechnen. Folgender Screenshot zeigt eine Teil-Ansicht der Reisekosten-Erfassung in SCOPEVISIO2GO. Im integrierten DMS von Scopevisio werden die Reisekostenbelege anschließend GoBD-konform archiviert. Dank der Anbindung an die Faktura (Modul Scopevisio Abrechnung) können Reisekosten – sofern vereinbart – direkt projektbezogen an den Kunden weiterberechnet werden. Fazit Reisekostenabrechnungssoftware dient der digitalen Reisekostenabrechnung. Sie optimiert den oft langwierigen und fehleranfälligen Prozess, was sich positiv für alle Beteiligten auswirkt. Eine moderne Software sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten, mobile Arbeitsprozesse unterstützen, die aktuellen Reisekostenbestimmungen berücksichtigen sowie eine GoBD-konforme Nutzung ermöglichen. Darüber hinaus sollten sie Schnittstellen für die Anbindung an andere Anwendungen im Unternehmen bieten. Die effizienteste Lösung es allerdings, auf End-to-End-Prozesse beim Thema Reisekosten zu setzen. Ein ERP-System wie Scopevisio ermöglicht genau dies. Nur in einem integrierten System lassen sich die alltäglich anfallenden Prozesse tatsächlich durchgängig und konsequent vereinfachen und automatisieren. ### Cloud Unternehmertag 2025 Der 12. Cloud Unternehmertag findet am 30. Januar 2025 statt. Der Cloud Unternehmertag ist ein jährliches Event der Scopevisio, das Geschäftsführer, Entscheider und Fachkräfte aus unterschiedlichen Branchen in Bonn zusammenbringt. „Geschäftsprozesse sicher automatisieren. Mit Best Practices und Künstlicher Intelligenz die Zukunft gestalten.“ Das ist der Leitgedanke beim kommenden Cloud Unternehmertag. Freuen Sie sich auf ein vielfältiges Programm, hochkarätige Speaker und reichlich Gelegenheit zum Networking und zum Erfahrungsaustausch. Beim 12. Cloud Unternehmertag richten wir den Blick auf die Automatisierung von kaufmännischen Prozessen im Mittelstand. Erfahren Sie, wie Sie mit intelligenten Assistenten Ihren Arbeitsalltag vereinfachen und KI für Ihr Unternehmen nutzen können. An unseren Themeninseln für die Branchen Consulting Industries, Hotellerie, Gesundheitswesen, Handel, Autohandel und Rechtsanwälte erwarten Sie Fachvorträge, Diskussionen und Use Cases. Lassen Sie sich von Brancheninsidern inspirieren und erfahren Sie, wie Branchenkolleginnen und -kollegen mit den Veränderungen und Herausforderungen durch KI umgehen. Auf unserer Website zum Event finden Sie die Agenda, die laufend erweitert wird. Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenfreies Ticket und entdecken Sie neuen Möglichkeiten, die Digitalisierung, Automatisierung und KI für Ihre Unternehmen bieten. ### Reisekostenmanagement: Warum es für Unternehmen wichtig ist Inzwischen wird längst nicht mehr so viel geschäftlich gereist wie noch vor einigen Jahren. Dennoch können Reisekosten ein bedeutender Kostenfaktor für Unternehmen sein. Ein effektives Reisekostenmanagement unterstützt Sie dabei, Ihre Reisekosten im Griff zu behalten und zu optimieren. Reisekosten fallen in fast jedem Unternehmen an. Sie entstehen zum Beispiel dann, wenn Mitarbeitende Kunden, Geschäftspartner oder Konferenzen besuchen. Der Begriff Reisekosten bezeichnet alle Ausgaben, die bei einer Geschäftsreise bzw. Dienstreise entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Für die Reisekostenabrechnung werden heute meist moderne Tools wie Dienstreise-Apps oder Reisekostenabrechnungssoftware genutzt. Reisekostenmanagement meint jedoch mehr als nur Reisekostenabrechnung. Was versteht man unter Reisekostenmanagement? Reisekostenmanagement bezeichnet den systematischen Prozess der Planung, Erfassung, Überprüfung, Abrechnung und Analyse von Kosten, die durch Geschäftsreisen entstehen. Bereits an dieser Definition wird deutlich, dass es sich um einen umfassenden Prozess handelt, der eine Vielzahl von Maßnahmen einschließt und an dem oft mehrere Personen beteiligt sind. Diese Maßnahmen umfassen zum Beispiel: die Festlegung von Reiserichtlinien die Genehmigung von Reisen die Buchung von Transportmitteln und Unterkünften die Erfassung von Reisekosten die Abrechnung und Erstattung von Ausgaben die Weiterberechnung von Reisekosten an Kunden die Analyse und Berichterstattung Warum ist ein Reisekostenmanagement wichtig? Ein ganzheitlicher Überblick über das Thema Reise ist wichtig, damit das Unternehmen seine finanziellen Ressourcen optimal nutzen und gleichzeitig die Reisetätigkeiten der Mitarbeitenden effizient steuern kann. Die durchschnittlichen Reisenkosten pro Person und Tag betrugen im Jahr 2022 laut Statista 154,00 Euro. Effektives Reisekostenmanagement hilft Unternehmen, Kosten zu senken steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiternden (z.B. durch schnelle Erstattung) erhöht Transparenz und Kontrolle legt Einsparpotenziale offen ermöglicht eine präzise Budgetplanung unterstützt die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben Herausforderungen beim Management der Reisekosten Reisekostenrichtlinien können komplex sein. Unternehmen müssen interne Reisekostenrichtlinien erstellen und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden diese kennen und einhalten. Unterschiedliche Länder haben verschiedene gesetzliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Interne Vorgaben und gesetzliche Regelungen müssen eingehalten werden. Die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften ist wichtig, um rechtliche Konsequenzen und Bußgelder zu vermeiden. Manuelle Abläufe sind zeitintensiv. Die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Reisekosten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Viele Unternehmen umgehen Zettelchaos und Excelsheets inzwischen, indem Sie Reisekostenabrechnungssoftware nutzen. Oft fehlt es an Transparenz. Wer keine Überblick über die Reisekosten hat, kann dies auch nicht gezielt steuern und Ursachen für Reisekostensteigerungen auf den Grund gehen. Reisekosten: So wenig wie möglich, so viel wie nötig Reisekosten können ein bedeutender Ausgabenposten sein. Die Herausforderung besteht darin, diese Kosten zu minimieren, ohne die Effektivität der Geschäftsreisen zu beeinträchtigen. Datensilos führen zu Inkonsistenzen. Rund um das Thema Reisekosten sind oft verschiedene Tools im Einsatz wie Reisekosten-Apps, Finanzbuchhaltungssoftware, Faktura-Software und HR-Software. Die fehlende Integration der Lösungen kann zu Dateninkonsistenzen und ineffizienten Prozessen führen. Datenanalyse und Berichterstattung sind aufwändig. Eine umfassende Datenanalyse ist notwendig, um Muster und Trends bei den Reisekosten zu erkennen. Wie lässt sich das Reisekostenmanagement optimieren? Ein entscheidender Faktor bei der Optimierung von Reisekosten ist die Verwendung einer Software, die den gesamten Prozess abbildet. Viele der oben genannten Probleme werden damit auf einen Schlag gelöst: Manuelle Prozesse entfallen, weil sie digital in der Software abgebildet und oft auch automatisiert sind. Gesetzliche Vorgaben werden leichter eingehalten, da sie in der Software berücksichtigt sind (z.B. Pauschalen). Alle Daten aus einer Quelle: Das sorgt für Transparenz und hilft dabei, die Reisekosten im Blick zu behalten. Einfachere Datenanalysen: Da sich alle relevanten Daten in einem System befinden, stehen sie dem Controlling auf Knopfdruck zur Verfügung. Beim Thema Reisekostenmanagement sollten Sie einen holistischen Ansatz wählen! Zwar helfen Reisekosten-Apps dem Mitarbeitenden beim Abfotografieren von Belegen und bei der Erfassung seiner Reise. Ohne eine Verbindung in die Finanzbuchhaltung und zu HR ist die Digitalisierung jedoch nicht zu Ende gedacht. Denn Datensilos bedeuten Aufwand durch manuelle Datenübertragung oder den Import von Daten. Diese unnötige Arbeit ersparen Sie sich, wenn Sie darauf achten, dass Ihre Reisekostenmanagement-Software in andere Unternehmenssysteme wie ERP und HR integriert ist. Bei Scopevisio, dem cloudbasierten ERP-System für den Mittelstand, ist das holistische Reisekostenmanagment integrierter Teil der Lösung. Was bedeutet holistisches Reisekostenmanagement bei Scopevisio? Einfache und schnelle Erfassung von Reisekosten mit der App Scopevisio2Go Erstattung an den Mitarbeitenden (direkt oder ggf. über Lohn & Gehalt) Sammlung der Reisekosten in einem Belegeingangsbuch für die Finanzbuchhaltung (kreditorische Buchhaltung ergänzend zum Rechnungseingangsbuch) Punkt 3. auf Wunsch unterstützt durch die Payment-App von Pliant (kreditorisches Ausgabenmanagement) Weiterberechnung der Reisekosten an den Kunden durch Übergabe an die Faktura Da die Integration des Themas Reisekosten bis in die Faktura (Scopevisio Abrechnung) hinein reicht, eignet sich Scopevisio besonders für Unternehmen, die ihren Kunden diesen Aufwand in Rechnung stellen. Ein Beispiel dafür sind Unternehmensberatungen. Reisekosten können ebenso wie erfasste Arbeitszeiten einfach an den Kunden weiterberechnet werden. Fazit: Durch den Einsatz einer ganzheitlichen Lösung können Unternehmen ihre Reisekostenmanagementprozesse optimieren, Kosteneffizienz erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern. ### Reisekostenabrechnung: Alles, was Sie wissen müssen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale – das sind nur einige Begriffe rund um das Thema Reisekosten. Fehlt Ihnen der Durchblick? Was bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist und welche Möglichkeiten es gibt, sie zu vereinfachen, erläutert folgender Beitrag. Auf Dienstreisen fallen in der Regel Kosten an, zum Beispiel für die Bahnfahrt zum Zielort oder für die Übernachtung im Hotel. Falls dem Reisenden keine Firmenkreditkarte zur Verfügung steht, streckt er die Auslagen privat vor. Diese Liquiditätsbelastung wird vom Arbeitgeber manchmal abgemildert durch einen Reisekostenvorschuss. Im Anschluss kann der Reisende die Auslagen zurückfordern. Damit der Überblick nicht verloren geht, werden alle Kosten der auswärtigen Tätigkeit in einer Reisekostenabrechnung zusammengetragen. Deren Zweck ist es, die Rückzahlung an den Reisenden anzufordern und die betrieblichen Gesamtkosten einer Reise zu ermitteln. Was ist eine Reisekostenabrechnung? Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Mitarbeiter durch eine beruflich bedingte Reise entstanden sind. Was zählt zu den Reisekosten? Als Reisekosten gelten Fahrtkosten (z.B. Bahn, Auto, Flugzeug) Übernachtungskosten Verpflegungsmehraufwand Reisenebenkosten (z.B. Eintrittskarten, Kundenbewirtung)  Was im Rahmen der Reise erstattet wird, bestimmt letztendlich der Arbeitgeber. Einen Anspruch auf Erstattung gibt es nicht. Ausgaben für Bußgelder oder Freizeitbeschäftigungen während der Reise muss man in der Regel selbst tragen.. Wer zahlt die Reisekosten? Die Reisekosten bei einer Reise übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Für diesen stellen sie wiederum Betriebsausgaben dar und werden oft den besuchten Kunden weiterbelastet. Entstandene Kosten, die der Arbeitgeber nicht oder nicht ganz übernimmt, können ggf. vom Arbeitnehmer im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Reisekosten, die erstattet wurden, lassen sich nicht mehr steuerlich geltend machen. Wer kann eine Reisekostenabrechnung erstellen? Kurz gesagt: jeder, der geschäftlich unterwegs war – sowohl Mitarbeitende als auch Geschäftsführer oder Inhaber eines Unternehmens. Was gilt als Geschäft- oder Dienstreise? Während der Begriff Dienstreise aus der öffentlichen Verwaltung stammt, spricht man im Unternehmensumfeld eher von Geschäftsreise. Vereinfachend sollen die Begriffe hier synonym stehen. Als Dienstreise gilt eine beruflich veranlasste Reise, deren Ziel nicht die regelmäßige Arbeitsstätte ist.  Hierzu zählen zum Beispiel:  Kundenbesuche  Teilnahme an Messen und Konferenzen  Fahrten zu anderen Firmenstandorten  Bei längeren Auswärtsaufenthalten (kumulierter Zeitraum von mehr als drei Monaten) gelten steuerlich spezielle Regeln.  Interessantes am Rande: Vor Ausbruch der Corona-Pandemie wurden laut Statista wurden knapp 200 Millionen Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen unternommen. Die Corona-Pandemie führte dann zu einem historischen Einbruch. Die Zahl der Dienstreisen ging um 80 Prozent zurück. Online-Meetings wurden zur Normalität. Zwar wird inzwischen wieder mehr geschäftlich gereist. Das das Niveau vor Ausbruch der Corona-Pandemie wird jedoch bei Weitem nicht erreicht. Warum wird eine Reisekostenabrechnung erstellt? Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung hat finanzielle und rechtliche Gründe. Die wichtigsten sind: Erstattung der Reisekosten: Mitarbeiter, die beruflich bedingte Ausgaben während einer Geschäftsreise hatten, können diese durch eine ordnungsgemäß erstellte Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Steuerliche Absetzbarkeit: Unternehmen können Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Dafür braucht es eine ordnungsgemäße Dokumentation. Nachweis für interne und externe Prüfungen: Reisekostenabrechnungen dienen zum Beispiel bei einer Prüfung durch Finanzbehörden als Belege dafür, dass alle Ausgaben rechtmäßig und korrekt verbucht wurden. Ist eine Reisekostenabrechnung verpflichtend? Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung. Allerdings ist sie notwendig, wenn Sie Ihre Kosten erstattet bekommen wollen. So benötigt das Unternehmen die Reisekostenabrechnung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Zudem kann der Arbeitgeber die Ausgaben nur dann als Betriebsausgaben geltend machen, wenn Reisekosten korrekt dokumentiert sind. Gibt es Fristen für die Reisenkostenabrechnung? Meist existieren firmeninterne Vorgaben, innerhalb welcher Frist Reisekostenabrechnungen eingereicht werden müssen. Dies ist häufig in einer Reiserichtlinie festgelegt. Gesetzlich gilt laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren.  Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen viele Unternehmen, Reisekostenabrechnungen regelmäßig (z.B. monatlich), besser noch unmittelbar nach der Reise einzureichen. Das ist auch im Interesse des Reisenden, der seine Auslagen zeitnah erstattet haben möchte.  Zudem freut sich die Buchhaltung über eine frühzeitige Einreichung. Sie ordnet die erstatteten Kosten in einer bestimmten Abrechnungsperiode zu. Daher ist es für die Buchhaltung immer wünschenswert, Reisekostenabrechnungen so früh wie möglich vorgelegt zu bekommen.  Welche Ausgaben können bei der Abrechnung der Reisekosten geltend gemacht werden? Fahrtkosten Es können Fahrkosten für Fahrten mit dem eigenen Auto, für öffentliche Verkehrsmittel, Flugzeug oder Mietwagen geltend gemacht werden. Dazu fügen Sie jeweils die entsprechenden Belege hinzu (ÖPNV-Ticket, Taxiquittung, Rechnung Leihwagen). Zu den Fahrten zählen die An- und Abreise, aber auch Fahrten am Zielort sowie Zwischenfahrten von einer Arbeitsstätte zu nächsten.  Bei Fahrten mit dem privaten PKW ergeben sich bei der Abrechnung der Fahrtkosten zwei Möglichkeiten:  Nutzung der Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer – Stand 2024)  Verwendung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes (Hierbei werden alle anfallenden Jahresausgaben addiert und anschließend durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Der so ermittelte individuelle Kilometersatz wird anteilig für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer eingefordert).  Voraussetzung für die Erstattung von Kilometerpauschale und Kilometersatz ist die Führung eines Fahrtenbuchs. Darin listet der Mitarbeitende alle beruflich gefahrenen Strecken auf.  Übernachtungskosten Meist wird die Hotelrechnung über eine Firmenkreditkarte oder später per Überweisung durch das Unternehmen bezahlt.  Für den Fall, dass Sie die Übernachtungskosten selbst vor Ort begleichen, nehmen Sie diese samt Beleg in die Reisekostenabrechnung auf.   Alternativ besteht bei den Übernachtungskosten die Möglichkeit, eine Übernachtungspauschale anzuwenden, wenn keine entsprechende Rechnung vorliegt, z. B. bei Übernachtung bei Freunden. Diese beträgt innerhalb Deutschlands aber nur 20 Euro.  Verpflegungsmehraufwand im Inland Wer auf Dienstreisen ist, muss in der Regel auswärts essen und kann sich nicht so günstig verpflegen wie zuhause. Um diese zusätzlichen Kosten auszugleichen, gibt es den sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Die meisten Unternehmen orientieren sich hierbei an den einkommensteuerlichen Pauschalbeträgen, die von der Dauer der Reise abhängt.  Verpflegungsmehraufwand 2024  Abwesenheit von 8 – 24 Stunden: 14,00 Euro  Abwesenheit ab 24 Stunden: 28,00 Euro  Für Reisen in andere Länder gelten andere Pauschalen. Die Länderübersichten mit der Auflistung der Pauschalen (Stand 2024) werden jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht.  Reisenebenkosten Reisenebenkosten sind zusätzliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer beruflich bedingten Reise entstehen und nicht direkt den Hauptkategorien der Reisekosten zugeordnet werden können. Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Eintrittskarten für beruflich bedingte Veranstaltungen, Kosten für Gepäckaufbewahrung oder Mautgebühren. Was sind typische Fehler bei der Reisekostenabrechnung? Bei der Reisekostenabrechnung schleichen sich immer wieder Fehler ein. Dies können zu Verzögerungen bei der Erstattung, zusätzlichen Nachfragen und im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten führen.  Beispiele:  Fehlende oder unvollständige Belege  Falsche oder ungenaue Angaben (falsche Datumsangaben, Kilometerstände oder Beträge)  Einreichung von Ausgaben, die nicht erstattungsfähig sind (z.B. private Ausgaben).  Nicht in Anspruch genommene Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen  Fehlende Kürzung von Pauschalen, wenn der Arbeitgeber Verpflegung oder Unterkunft gestellt hat  Einreichung der Reisekostenabrechnung nach Ablauf der internen Fristen  Vergessen kleinerer, aber erstattungsfähiger Nebenkosten wie Parkgebühren  Tipps für die Abrechnung von Reisekosten Sammeln und organisieren Sie alle Belege sofort während der Reise. Nutzen Sie eine Reisekosten-App zum Scannen und Speichern. So gehen keine Belege verloren und Sie haben immer eine digitale Kopie zur Hand.  Überprüfen Sie alle Eingaben sorgfältig. Eine Reisekostenabrechnungssoftware errechnet Pauschalen und Kilometergeld automatisch. Machen Sie sich mit den Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens vertraut und reichen Sie nur erstattungsfähige Ausgaben ein.  Kürzen Sie die Verpflegungspauschale entsprechend den Regelungen, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten oder Unterkunft bereitstellt.  Reichen Sie die Abrechnung zeitnah nach der Reise ein und beachten Sie die unternehmensinternen Fristen. Entwickeln Sie eine Routine, um Reisekostenabrechnungen regelmäßig (z.B. wöchentlich oder monatlich) zu erstellen.  Besonders praktisch sind auch Firmenkreditkarten. Firmen wie Pliant bieten virtuelle Firmenkreditkarten, mit denen sich die Abrechnung noch einfacher gestaltet.  Nutzen Sie Software, die den gesamten Prozess ganzheitlich abbildet. Dies reduziert den manuellen Aufwand und die Bearbeitungszeit für alle Beteiligten. Am besten geeignet ist eine integrierte Lösung wie ein ERP-System, welche das Reisekostenmanagement ganzheitlich unterstützt.  Welche Tools gibt es für die Abrechnung von Geschäftsreisen? Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine formalen Vorgaben. Deshalb kann die Reisekostenabrechnung theoretisch auch handschriftlich auf Papier erfolgen – was in der Praxis so nicht (mehr) geschieht. Grundsätzlich gilt für alle Verfahren:  Weil alle Ausgaben nachgewiesen werden müssen, müssen Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege der Abrechnung beigefügt werden.  Papierformulare  In der Vergangenheit haben Unternehmen (Papier-)Vordrucke genutzt, um Dienstreisen abzurechnen.  Diese enthielten Felder für folgende Angaben:  Name des Reisenden  Angaben zur Reise:  Abfahrt: Datum, Uhrzeit  Rückkehr: Datum, Uhrzeit  Reisedauer  Reiseziel  Reisegrund  Angefallene Kosten  Übernachtungskosten  Verpflegungsmehraufwand  Reisenebenkosten  Fahrtkosten  Gesamtkosten  Excel-Vorlagen für Reisekosten  Heute werden oft Excel-Vorlagen mit oben genannten Feldern genutzt, wobei Formeln integriert sind, um Fehler zu minimieren. So kann zum Beispiel die Reisedauer automatisch errechnet werden. Unternehmen, in denen Mitarbeiter häufig reisen, nutzen jedoch in der Regel eine Software für die Reisekostenabrechnung.  Reisekostenabrechnungssoftware Unternehmen, die eine Reisekostenabrechnungssoftware nutzen, können den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung effizienter und transparenter gestalten.  Eine cloudbasierte ERP-Lösung wie Scopevisio verfolgt einen holistischen Ansatz beim Thema Reisekosten. Die Software bietet nicht nur die Möglichkeit der einfachen Erfassung per Reisekosten-App (Scopevisio2Go) , sondern bildet den Prozess weiter ab bis hin zur Erstattung an den Reisenden (direkt oder über die Gehaltsabrechnung) bzw. bis zur Weiterberechnung an den Kunden, sofern vereinbart.  Beteiligt am Reisekostenprozess sind die Scopevisio-Module Organisation, Finanzen, Abrechnung sowie Personal (Lohn & Gehalt). Dank der Kooperation von Scopevisio mit dem Kreditkartenanbieter Pliant kann der Prozess zusätzlich durch virtuelle Kreditkarten vereinfacht werden.  Die Integration der Prozesse kommt allen Beteiligten zugute. Der Reisende profitiert von einfacher Erfassung und schneller Erstattung. Die Buchhaltung wird durch die reibungslosen Abläufe bei hoher Datenqualität entlastet. Das Controlling erhält auf Knopfdruck einen Echtzeitüberblick über alle Reisekosten, was eine bessere Budgetkontrolle ermöglicht und dabei hilft, Kostentreiber zu identifizieren. Kurzum: Von der Durchgängigkeit der Prozesse profitiert das gesamte Unternehmen.  Fazit Die Reisekostenabrechnung ist eine administrative Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, wenn Sie händisch erfolgt. Frust bei Mitarbeitern, Stress in der Buchhaltung und fehlender Überblick im Management sind die Folgen.  Reisekosten-Apps ermöglichen es, die Reisekostenabrechnung von unterwegs einfach, schnell und komplett papierlos zu erledigen. Nur auf eine App zu setzen, wäre allerdings zu kurz gesprungen.  Wirklich effizient wird es, wenn zugehörige Prüf- und Genehmigungsprozesse sowie Faktura, Buchhaltung und Controlling in einem System stattfinden. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und die Effizienz des gesamten Reisekostenmanagements nochmals gesteigert.  Ist die Reisekostenabrechnung in ein ERP-System integriert, wie dies etwa bei Scopevisio der Fall ist, ergeben sich durchgängige Prozesse von der Erfassung über die Zahlung und Weiterbrechnung bis zur Verbuchung.  ### E-Rechnungspflicht: Worauf Unternehmen achten müssen Die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wird zum 01.01.2025 wirksam. Die Grundlage dafür bildet das Wachstumschancengesetz. Doch was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für Unternehmen? Und welche Folgen ziehen die Übergangsfristen nach sich? Mehr dazu erfahren Sie in folgendem Beitrag. Was ist eine E-Rechnung und ab wann wird sie Pflicht? Eine E-Rechnung ist ein Rechung, die auf einem strukturierten elektronischen Rechnungsformat basiert und die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits heute genutzten Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung entsprechen dieser Norm. Mit Hilfe der E-Rechnung können Rechnungsinformationen digital übermittelt, empfangen und vearbeitet werden. Die E-Rechnung ermöglicht die durchgehend digitale und automatisierte Verarbeitung – von der Erstellung bis zur Bezahlung einer Rechnung. Die neuen Anforderungen bedeuten jedoch auch, dass Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format diese Kriterien nicht mehr erfüllen. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Der Gesetzgeber hat dies im Frühjahr 2024 abschließend beschlossen. Für Lieferanten des öffentlichen Auftragswesens gilt die Pflicht bereits. Auftragnehmer, die mit Bundesbehörden zusammenarbeiten, sind bereits seit Ende 2020 verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet? Die Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und später auch zu versenden, schließt alle Firmen ein, die in Deutschland tätig sind. Das gilt unabhängig von deren Größe und Umsatz. Eine Voraussetzung ist jedoch, dass das Unternehmen einen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland hat, die am Umsatz beteiligt ist. Für Unternehmen, die in Deutschland nicht ansässig, sondern lediglich umsatzsteuerlich registriert sind, gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hingegen nicht. Von der der E-Rechnungspflicht sind außerdem nur Unternehmen betroffen sind, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen (B2B). Umsätze mit Privatpersonen bleiben von der E-Rechnungspflicht vorerst ausgenommen. Was bedeutet die E-Rechnungspflicht? Um den Bestimmungen der Pflicht zur E-Rechnung nachzukommen, muss das Format der Rechnung die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 erfüllen. Dadurch wird eine elektronische Verarbeitung gewährleistet. Zwei gängige elektronische Rechnungsformate, die diesen Anforderungen genügen, sind das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 und die XRechnung. Ebenfalls dürfen Unternehmen EDI-Verfahren weiter nutzen, falls sie sicherstellen können, dass dadurch die CEN-Norm EN 16931 eingehalten wird. EDI (Electronic Data Interchange) ist ein elektronisches Datenformat zum Austausch von Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Bestellungen oder auch Rechnungen. EDI wurde erstmals 1988 eingeführt und ermöglicht im Vergleich zu einer Papierrechnung einen schnelleren und weniger fehleranfälligen Datenaustausch. Der elektronische Datenaustausch EDI entspricht zwar nicht dem EN 16931 Standard, es bleibt jedoch weiterhin zulässig. Die Voraussetzung ist allerdings, dass die Informationen für die Berechnung der Umsatzsteuer fehlerfrei extrahiert und regelkonform dargestellt werden können. Die Pflicht zur E-Rechnung und die Übergangsfristen Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung offiziell am 1. Januar 2025 beginnt, wurden vom Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen. Diese gelten jedoch nur für Unternehmen, die Rechnungen ausstellen. Die Übergangsfristen ermöglichen es Unternehmen noch eine kurze Zeit, sogenannte sonstige Rechnungen auszustellen (Papier, PDF, jpg, tif, EDI). Demnach können Firmen Rechnungen für Umsätze, die sie in den Jahren 2025 und 2026 ausführen, zum Beispiel weiterhin in Papierform ausstellen. Auch Rechnungen als PDF, so wie sie heute noch üblich sind, können Unternehmen in diesem Zeitraum anfertigen. Die Voraussetzung dafür ist allerdings die Zustimmung des Empfängers. Hinzu kommt: Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro aufweisen, dürfen noch ein weiteres Jahr, also 2027, Rechnungen in abweichenden Formaten (z. B. Papier, PDF oder JPG) versenden. Spätestens ab 2028 gilt die E-Rechungspflicht dann für alle ausgestellten Rechnungen ohne Ausnahme. Ist ein PDF eine E-Rechnung? Eine Rechnung im PDF-Format ist laut der aktuellen Definition in der Gesetzgebung keine elektronische Rechnung. Zwar wird eine PDF-Rechnung elektronisch übermittelt, aber sie kann nicht automatisiert verarbeitet werden. Das liegt daran, dass PDF-Dokumente sind nicht in einem strukturierten elekronischen Format ausgestellt sind. E-Rechnungen hingegen müssen einen strukturierten elektronischen Format ausgestellt sein und auf einem maschinenlesbaren XML-Datensatz basieren. Denn nur so kann der Rechnungsempfänger eine automatisierte elektronische Verarbeitung sicherstellen. Wie bereits ausgeführt, können Sie die PDF-Rechnung in der Übergangszeit zwar weiter verwenden. Sie wird jedoch ab 2025 als sonstige Rechnung betrachtet. Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht? Auch wenn die E-Rechnungspflicht eine breite Anwendung hat und für alle inländischen B2B-Umsätze gilt, gibt es einige Ausnahmen. Von der Pflicht zur E-Rechnung sind demnach nicht betroffen: B2C-Rechnungen Fahrausweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) Rechnungen für Leistungen und Lieferungen, die im Ausland erbracht wurden. Was steckt hinter der E-Rechnungspflicht? Manche EU-Länder haben bereits vor Jahren die E-Rechnungspflicht bei B2B-Transaktionen eingeführt, andere planen sie in der nächsten Zukunft. So besteht beispielsweise in Italien seit 2019 eine Pflicht zur elektronischen Rechnung bei B2B-Geschäften. Somit nimmt Deutschland hierbei keine Vorreiterrolle ein. Die EU-Länder verfolgen mit der Einführung der E-Rechnung das Ziel, die finanziellen Transaktionen nachvollziehbarer zu machen und Betrug vorzubeugen. Darüber hinaus soll die Rechnungsverarbeitung effizienter werden. Eine Rechnungsstellung in einem strukturierten elektronischen Datenformat, die einen elektronischen Datenaustausch ermöglicht, unterstützt dieses Ziel. Schließlich geht es auch um die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Dieser soll mit dem Tempo der digitalen Transformation der Gesellschaft Schritt halten. Eine EU-Kommission Initiative mit dem Namen VAT in the Digital Age (ViTA) hat die oben aufgezählten Punkte aufgegriffen und entsprechende Maßnahmen entwickelt. Danach sollen EU-Länder unter anderem neben einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ein zentrales Meldesystem einführen. Als Antwort darauf hat Deutschland das Wachstumschancengesetz und die daraus folgende E-Rechnungspflicht ab 2025 beschlossen. Fazit Bei der E-Rechnung handelt es sich um einen strukturierten Datensatz, der in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht. Alle Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bei der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsfristen vorgesehen. In Abhängigkeit von der Umsatzhöhe des Unternehmens können diese bis Ende 2027 reichen. Die Umstellung der Unternehmensprozesse auf eine elektronische Verarbeitung von Rechnungen bringt für Firmen einige Herausforderungen mit. Die vollständige elektronische Verarbeitung ermöglicht jedoch auch deutlich effizientere Rechnungsprozesse. Die neue E-Rechnungspflicht eröffnet Unternehmen dadurch neue Chancen und Vorteile. Dazu zählen eine Verarbeitung ohne Medienbrüche, geringere Fehleranfälligkeit, kürzere Durchlaufzeiten und weniger Papierverbrauch. ### Scopeunity Day 2024 Scopeunity Day 2024: Gemeinsam wachsen mit Hyperautomatisierung Unser Anwendertag, der Scopeunity Day, findet in diesem Jahr am 5. September 2024 statt. Alle Scopevisio-Anwenderinnen und -Anwender sind herzlich dazu eingeladen. Unabhängig davon, ob Sie im Dienstleistungssektor, in der Hotellerie oder im Gesundheitswesen tätig sind: An diesem Tag lernen unsere Gäste nicht nur neue Funktionen und Produkte von Scopevisio kennen, sondern erhalten auch Einblicke in die künftige Roadmap. Sie vernetzen sich mit anderen Teilnehmenden, tauschen Erfahrungen aus und feiern miteinander. Dazu bietet das Kameha Grand Bonn den passenden Rahmen. #ZusammenWachsen Der Scopeunity Day 2024 steht unter dem Motto Hyperautomatisierung. Gemeinsam möchten wir eine Plattform schaffen, auf der wir voneinander lernen, uns gegenseitig inspirieren und #ZusammenWachsen leben können. Platzieren Sie Ihre Fragen, tauschen Sie sich mit Geschäftsführern, kaufmännischen Leitern und Finanzbuchhaltern aus und erleben Sie praxisnahe Beispiele sowie inspirierende Ideen, die Ihren unternehmerischen Erfolg vorantreiben. #ZusammenWachsen Der Scopeunity Day 2024 steht unter dem Motto Hyperautomatisierung. Gemeinsam möchten wir eine Plattform schaffen, auf der wir voneinander lernen, uns gegenseitig inspirieren und #ZusammenWachsen leben können. Platzieren Sie Ihre Fragen, tauschen Sie sich mit Geschäftsführern, kaufmännischen Leitern und Finanzbuchhaltern aus und erleben Sie praxisnahe Beispiele sowie inspirierende Ideen, die Ihren unternehmerischen Erfolg vorantreiben. Rückblick: Kundenstimmen zum letzten Scopeunity Day Unsere Kunden schätzen den Scopeunity Day als eine einzigartige Gelegenheit, sich zu vernetzen und neue Impulse zu erhalten. Erfahren Sie hier, welche positiven Erfahrungen unsere Teilnehmer beim letzten Event gemacht haben und entdecken Sie, welches Wachstum und welchen Erfolg sie für ihr Unternehmen aus dem Scopeunity Day gezogen haben. Seien Sie in diesem Jahr dabei, wenn Menschen, Prozesse und Software zusammenwachsen und eine neue Dimension des Austauschs entstehen lassen. Eine besonders treffende Rückmeldung zum Thema #ZusammenWachsen lautet: Der Scopeunity Day 2024 ist ein besonderer Anwendertag: Scopevisio-Anwender referieren auf zentraler Bühne offen über ihre Erfahrungen und Herausforderungen in ihren Geschäftsprozessen. Highlights des Tages Impulsvorträge: Lassen Sie sich von spannenden Vorträgen zu den neuesten Features und Entwicklungen in der Scopevisio-Welt inspirieren. Networking: Knüpfen Sie wertvolle Kontakte und tauschen Sie sich mit anderen Scopevisio-Nutzern aus. Expertenwissen: An verschiedenen Themeninseln zeigen Ihnen unsere Expertinnen und Experten die spannendsten Features unserer Software. Diskussionen: Am "Sales & Service Desk" können Sie Ihre aktuellen Herausforderungen direkt mit unseren Kundenbetreuern besprechen. Ein Tag des Lernens und Vernetzens Der Scopeunity Day ist Ihre Chance, in Sachen Digitalisierung auf dem neuesten Stand zu bleiben und die Potenziale Ihres Unternehmens weiter auszuschöpfen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre digitale Strategie zu optimieren und gemeinsam mit der Scopevisio-Community zu wachsen. Agenda und Anmeldung Informationen zur Agenda folgen in Kürze. Seien Sie gespannt!Lesen Sie hier die Updates zum Scopeunity Day 2024. Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich Ihren Platz. Excerpt: Erleben Sie den Scopeunity Day 2024 am 5. September im Kameha Grand Bonn. Vernetzen Sie sich mit der Scopevisio-Community, entdecken Sie neue digitale Trends und wachsen Sie gemeinsam mit uns. #zusammenwachsen #faireswachstum ### 5 Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen "Wissen ist Macht“ – das stellte bereits der englische Philosoph Francis Bacon vor über 400 Jahren fest. Heute gilt dies umso mehr, denn: Unternehmen können aus Informationen nur dann Kapital schlagen, wenn diese uneingeschränkt verfügbar sind. Deswegen ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Dokumente mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu verwalten. In diesem Beitrag stellen wir die zentralen Vorteile von digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen dar und erklären Ihnen, welche Mehrwerte sich dadurch für Unternehmen ergeben. Zusammenfassung der Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). 1. Zentrale Dokumentenverwaltung In einem DMS werden alle Dokumente digital an einem zentralen Ort gespeichert. Alle relevanten Unternehmensinformationen werden zentral verwaltet. Über Computer oder mobile Endgerät kann leicht auf die Dokumente zugegriffen werden. So sind alle Dokumente und Informationen in Sekundenschnelle auffindbar.  Finden statt suchen: Digitales Dokumenten­management steigert die Auffindbarkeit von Informationen Wie bereits erwähnt, erleichtert die zentrale Dokumentenverwaltung die Suche von Dokumenten. Die Dauer der Suche verkürzt sich um ein Vielfaches. So muss man nicht mehr verschiedene Systeme und Ordner nach einem Dokument durchsuchen, sondern findet alles zentral in einem Dokumentenmanagementsystem. Per Volltextsuche können Dokumente auch auf ihren Inhalt hin durchsucht werden (Stichwort: Semantische Suche) In der Praxis erweist sich die schnelle Suche als sehr hilfreich: Ist beispielsweise ein Kollege krank oder im Urlaub, so müssen alle Informationen zugänglich sein, damit eine Vertretung gewährleistet werden kann. Ein digitales Dokumentenmanagement stellt dabei die zentrale Informationsdrehscheibe in jedem Unternehmen dar: Hier gehen MS Office-Daten, Scans, Belege, Vorlagen und viele weitere Daten ein. Mit Hilfe der Versionierung ist sichergestellt, dass im DMS stets das aktuellste Dokument bzw. der aktuellste Informationsstand abgelegt ist. So liegen im Fall von Krankheits- und Urlaubsvertretung alle Informationen bereit, sodass der Kollege während seiner Abwesenheit vertreten werden kann.  Mehrwert: Die zentrale Speicherung aller Dokumente sorgt für mehr Effizienz in Unternehmen, weil z.B. die Suchkosten verringert werden. 2. Erhöhte Datensicherheit Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Reihe an Sicherheitsmaßnahmen, die den Schutz sensibler Geschäftsdokumente sicherstellen. Darunter gehören z.B. Verschlüsselung, automatische Backups und ein individuelles Rechtemanagement. Berechtigungen im DMS - Setzen Sie gezielt Grenzen! Zugriffsrechte spielen eine zentrale Rolle im digitalen Dokumentenmanagement. Das Rechtemanagement sorgt dabei für die interne Datensicherheit. Denn schließlich sollen nicht alle Dokumente von jedem Mitarbeitenden eingesehen werden können. Eine intuitiv bedienbare und fein differenzierte Rechtevergabe sorgt dafür, dass jedem Mitarbeitenden ein Rechteprofil zugewiesen wird. Anhand dessen wird festgelegt, welche Dokumente für die tägliche Arbeit relevant sind. Im Gegensatz zum papierbasierten Arbeiten ist die Datensicherheit beim digitalen Dokumentenmanagement wesentlich höher: Ein unachtsam liegen gelassenes Dokument auf dem Schreibtisch kann von jedem eingesehen werden, der sich in den Büro-Räumen aufhält. Mit einem DMS haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Dokumente, die dazu befugt sind. Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems darauf, dass die Software über entsprechende Sicherheitszertifizierungen (z.B.ISO 27001) oder -testate (z.B. C5) verfügt. Mehrwert: DMS-Systeme erhöhen die Datensicherheit in Unternehmen. Der Zugriff auf Dokumente ist durch verschiedene Maßnahmen für intern und extern abgesichert. Im Falle der Fälle können durch ein Backup Dokumente wiederhergestellt werden. So sind Ihre Unternehmensdaten auch vor externen Unfällen (z.B. durch Feuer oder Wasser) geschützt. 3. Automatisierung von Arbeitsabläufen Mit einem Online DMS lassen sich betriebliche Abläufe leichter darstellen. Mit sogenannten Workflows haben sie die Möglichkeit, die mit einem Dokument verbundenen Arbeitsschritte zu optimieren. Die Standardisierung der Verwaltungsprozesse ist ein weiterer Vorteil: Optimieren Sie Ihre Workflows, indem Sie individuell auf Ihre Prozesse zugeschnittene Abläufe definieren. Hierdurch steigern Sie Ihr Qualitätsmanagement und die Transparenz in der Verwaltung. Übliche Arbeitsabläufe in Unternehmen, die sich leicht durch Workflows automatisieren lassen, sind z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder das Vertragsmanagement. Die damit verbundenen Prüf- und Genehmigungsschritte werden über das DMS abgewickelt. Dies reduziert manuelle Fehler, spart Zeit und erhöht die Produktivität von Mitarbeitenden. Laut dem "Digital Office Index 2022" der bitkom haben bereits 43% der Unternehmen die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten automatisiert oder planen dies zu tun. Mehrwert: Mit Workflows lassen sich Routineaufgaben im Unternehmen automatisieren und beschleunigen. Damit sorgen Sie für transparentere Prozesse und erhöhen die Produktivität in Ihrem Unternehmen. 4. Einhalten von gesetzlichen Vorschriften Im Zusammenhang mit Dokumenten sind Unternehmen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Zu erwähnen sei hier die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gemäß der Abgabenordnung oder die Einhaltung der GoBD im Rahmen einer digitalen Buchführung. Ein Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, dass Dokumente sicher gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Die Funktion der automatischen Löschfrist sorgt dafür, dass Dokumente nach der gesetzlich vorgeschriebenen Frist gelöscht werden. Dies ist z.B. auch im Rahmen des Bewerbermanagements sinnvoll, da Bewerbungsdokumente nach einem Zeitraum von sechs Monaten gelöscht werden sollen. Mehrwert: Eine DMS hilft Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen automatisch einzuhalten. Dies betrifft z.B. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Abgabenordnung (AO) oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). 5. Reduzierung von Papierkram Ein Dokumentenmanagementsystem kann Unternehmen helfen, den Weg in ein papierloses Büro zu ebnen. Digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente zunehmend weniger ausgedruckt werden oder in Papierform vorliegen. Unternehmen können dadurch den Papierverbrauch drastisch reduzieren. Zeitgleich werden auch damit verbundene Kosten reduziert, darunter Druckkosten oder Versandkosten. Liegt eine Rechnung z.B. in digitaler Form vor, so kann diese direkt per E-Mail an den Absender versendet werden und muss nicht per Post versendet werden. Im Sinne der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen ab 2025 verpflichtet, ausgehende Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln. Dies ist ein guter Anlass, um die betrieblichen Prozesse zu hinterfragen und unter Einsatz von z.B. DMS-Software zukunftssicher und digital umzustellen. Zudem erleichtert ein DMS die schnelle und einfache Verteilung von Dokumenten (z.B. Lohndokumente) an Mitarbeitende, insbesondere wenn diese dezentral verteilt arbeiten. Mehrwert: Ein DMS führt zu einem geringeren Papierverbrauch, senkt Kosten für Druck und Lagerung und fördert die Umweltfreundlichkeit in Unternehmen. Fazit Die wesentlichen Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen sind sehr weitreichend: Von einer verbesserten Zusammenarbeit, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Ein DMS kann dazu beitragen, dass Unternehmen die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung steigern, Kosten senken und zeitgleich die Compliance einhalten. Insbesondere vor dem Hintergrund der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen dazu angehalten, ihre betrieblichen Prozesse zu digitalisieren. Ein DMS kann dazu beitragen, modernes Arbeiten zu fördern. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit können Sie nicht nur Dokumente digital verwalten, sondern auch dokumentenbasierte-Prozesse zusätzlich automatisieren. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com ### ERP-Einführung: So gelingt sie Schritt für Schritt Die Implementierung eines ERP-Systems gleicht oft einer Mammutaufgabe. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung. In folgendem Beitrag erläutern wir alles Wissenswerte rund um die Einführung eines ERP-Systems und geben Ihnen Tipps für einen gelungenen Start an die Hand. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning-System) bildet die Geschäftsprozesse eines Unternehmens ganzheitlich ab. Es ist gleichermaßen Datendrehscheibe, Arbeitsplattform und Steuerungsinstrument. Durchschnittlich ist es zehn Jahre im Einsatz. Eine sorgfältige ERP-Auswahl ist deshalb von entscheidender Bedeutung. Ist das geeignete ERP-System gefunden, steht mit der Implementierung der Software allerdings gleich die nächste Herausforderung an. Dauer und Ziel der ERP-Implementierung Jede ERP-Einführung ist so individuell wie das Unternehmen selbst. Wie lange sie dauert, hängt immer vom einzelnen Unternehmen und seinen spezifischen Anforderungen, aber auch vom Anbieter und vom ERP-System ab. Im Mittelstand geht man bei On-Premises-Lösungen von 8 bis 18 Monaten Implementierungsdauer aus. Anbieter von Cloud-ERP versprechen dagegen Implementierungsszeiten von 3 bis 6 Monaten. Ziel ist es, ein stabil laufendes ERP-System im Unternehmen zu implementieren, das die Geschäftsprozesse optimal unterstützt und das umfassend und gerne von den Mitarbeitenden genutzt wird. Herausforderungen bei der ERP-Einführung Die Herausforderungen im Einführungsprozesssind vielfältig, wie das Beratungsunternehmen Trovarit in seiner Studie „ERP in der Praxis 2022“ herausgefunden hat. An erster Stelle steht die Datenmigration, also die Datenübernahme vom Altsystem in die neue Software. Hier gilt es sicherzustellen, dass die Daten im neuen System korrekt und vollständig sind. Oft wird der Aufwand für die Datenmigration unterschätzt. An zweiter Stelle werden die Anpassungen an das System genannt. Verzögerungen ergeben sich vor allem dann, wenn Anpassungswünsche während oder nach der Implementierung aufkommen. Auch der Personalaufwand wird häufig als Problem angesehen. Phasen bei der ERP-System-Einführung Budgetfestlegung Die Kosten einer ERP-Einführung hängen von vielen Faktoren ab und lassen sich deshalb nur schwer beziffern. Neben den Kosten für die ERP-Software selbst und eventuell notwendige Hardware fallen vor allem Dienstleistungen ins Gewicht, die der ERP-Anbieter oder ein anderer externer Partner erbringt. Als externe Partner kommen zum Beispiel erfahrene ERP-Berater in Frage, die oft großes Know-how aus anderen Projekten mitbringen. Folgende Aspekte haben einen großen Einfluss auf die Kosten der Implementierung: Art und Umfang der externen Unterstützung Komplexität der Geschäftsprozesse Individuelle Anpassungen und Konfigurationen Datenmigration Schulung der Mitarbeitenden Bei allen externen Kosten sollten Sie die internen Kosten nicht vergessen, die durch das Projektteam und durch die Schulung der Mitarbeitenden anfallen, die während dieser Zeit nicht ihrer Arbeit nachgehen können. Bei der Festlegung des Budgets für das Einführungsprojekt sollten Sie einen finanziellen Puffer vorsehen. Oft ergeben sich während des Projektes noch Änderungswünsche oder es kommen erst dann Optimierungspotenziale zum Vorschein. Benennung des Projektteams Das Projektteam besteht meist aus einem Projektleiter und mehreren sogenannten Key-Usern aus unterschiedlichen Abteilungen wie z.B. Buchhaltung oder HR. Key-User sind die Personen, die künftig am meisten mit der Software arbeiten. Sie kommen aus den Fachabteilungen und kennen die praktischen Abläufe im Unternehmen. Durch die interdisziplinäre Zusammensetzung des Projektteams bringen Sie viele verschiedene Perspektiven zusammen. In der Regel ist auch ein IT-Spezialist dabei. Diese interdisziplinäre Zusammenstellung ist wichtig für eine erfolgreiche Software-Einführung. Der Projektleiter versteht die Prozesse als Ganzes und hat eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Er ist in der Lage, zwischen den verschiedenen Interessen der Fachabteilungen zu vermitteln. Die Key-User haben auch die Aufgabe, das neue ERP-System intern "weiterzuverkaufen". Das ist wichtig, weil Anwenderinnen und Anwender manchmal Vorbehalte gegenüber neuen Systemen haben. Sie fürchten sich vor Veränderung und der Aussicht, eventuell gewohnte, aber ineffiziente Abläufe umstellen zu müssen. Das sollten Sie beachten: Das Team begleitet das Projekt idealerweise von Anfang bis Ende. Ein Austausch von Gruppenmitgliedern sollte vermieden werden. Alle Mitwirkenden müssen neben ihren eigentlichen Aufgaben genug Kapazitäten haben, die Implementation zu begleiten. Die Anregungen, Bedenken und Kritikpunkte aller Projektgruppenmitglieder sollten gehört werden. Nur so wird die ERP-Lösung bestmöglich für das Unternehmen eingerichtet und nur dann ergibt sich die notwendige Nutzerakzeptanz. Es sollte genügend Zeit für Austausch der Projektmitglieder untereinander vorgesehen sein. Bei wichtigen Meetings, in denen Entscheidungen gefällt werden müssen, sollten Personen anwesend sein, die Entscheidungsbefugnisse haben. Nur kann der Fortschritt des Einführungsprojekts sichergestellt werden. Entwurf eines Projektplans Das Projektteam entwirft einen Projektplan, in dem der Termin für das finale „Go-live“ fixiert wird. Die Meilensteine auf dem Weg dorthin werden benannt und ebenfalls terminiert. Im Projektplan werden Zuständigkeiten festgelegt und Aufgaben verteilt. Aufgabe des Projektleiters ist es, den Projektfortschritt zu kontrollieren. Bei Verzögerungen ist es wichtig, den Ursachen auf den Grund zu gehen und den Projektplan entsprechend anzupassen. Tipp: Ein ERP-System kann nicht mal eben nebenbei eingeführt werden. Es benötigt ausreichend personelle und zeitliche Kapazitäten. Dem Projektplan sollte deshalb eine ehrliche und realistische Einschätzung zugrunde liegen. Geschäftsprozesse optimieren und abbilden Ziel in dieser wichtigen Phase ist es, die Arbeitsabläufe des Unternehmens in der ERP-Software abzubilden. Nach einer Kick-off-Veranstaltung für alle Beteiligten folgen abteilungsspezifischen Workshops. Im Rahmen eines Workshops wird geklärt, welche Prozesse vorhanden sind, wie sie miteinander verknüpft und in welche Weise sie in der Software dargestellt werden sollen. Hier zeigt sich, dass eine ERP-Einführung nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Aufgabe ist. Eine ERP-Einführung ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt, das große Auswirkungen auf Unternehmensprozesse hat. Die Module eines ERP-Systems werden oft sukzessive, manchmal auch parallel eingeführt. Die sukzessive Einführung macht das ERP-Projekt überschaubarer und leichter im Unternehmensalltag umsetzbar. Sie hat auch den Vorteil, dass Erfahrungen aus der Einführung des einen Moduls in die Implementierung des anderen einfließen können. Die Wahl eines neuen ERP-Systems ist ein guter Anlass, Bestehendes auf den Prüfstand zu stellen. „Althergebrachte“ Abläufe sollten kritisch hinterfragt werden. Sind sie heute noch die bestmögliche Option oder gibt es inzwischen effizientere Möglichkeiten der Umsetzung? Als Standardsoftware bringt eine ERP-Lösung immer Best Pratices mit, die es sich zu prüfen lohnt. Oft lassen sich Standardprozesse individuell justieren und an firmenspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen. Exkurs: Pflichtenheft – Lastenheft: Wie Geschäftsprozesse künftig im ERP-System abgebildet werden, wird in sehr großen Unternehmen und Konzernen oftmals in einem sogenannten Pflichtenheft festgelegt. Darin sind alle Aufgaben aufgeführt, die bei der Implementierung des ERP-Systems durchgeführt werden sollen. Es ist das Pendant zum Lastenheft, das große Unternehmen für den Auswahlprozess erstellen. Das Lastenheft enthält die gesammelten Anforderungen an das ERP. Auch mit Mittelstand werden entsprechende Dokumente für die funktionalen Anforderungen angefertigt, jedoch häufig anders benannt. Bei der Abbildung der Geschäftsprozesse ist meist auch die Anbindung von Fremdsystemen ein Thema. Denn oft ziehen sich Prozesse über das gesamte Unternehmen und über mehrere Systeme. Dank Schnittstellen können Medienbrüche vermieden und die Datenübertragung automatisiert werden. Dazu müssen die Systeme über Schnittstellen verbunden werden. Tipp: Die grafische Darstellung von Prozessschritten hilft oft dabei, Schwachstellen zu erkennen und Abläufe zu optimieren, ehe man sie in verbesserter Form in der Software abbildet. Datenmigration Ein wichtiger Schritt ist die Übernahme der Daten und Informationen vom Altsystem in die neue Software – die Datenmigration. Dieser Prozess ist komplex, denn es geht darum, große Mengen an Informationen, wie zum Kunden-, Lieferantendaten und Finanzdaten sowie zugehörige Dokumente korrekt und vollständig zu übertragen. Vor dem Start der Datenmigration muss geklärt werden, welche Daten übertragen werden sollen. So werden im Bereich der Buchhaltung oft nicht alle Daten, sondern nur die letzten Wirtschaftsjahre übernommen. Tipp: Migrieren Sie ausschließlich essenzielle Geschäftsdaten. Alle sonstigen Altdaten verbleiben im Vorsystem. Ein wichtiger Folgeschritt ist die Datenbereinigung, bei der doppelte oder fehlerhafte Einträge eliminiert werden. So empfiehlt es sich zum Beispiel, im Bereich des Kontaktmanagements Dubletten zu entfernen. Darauf folgt die Datenumwandlung, die sicherstellt, dass die Daten mit dem neuen System kompatibel sind. Beim Daten-Mapping wird die alte Datenstruktur in die neue übertragen. Die Datenmigration geht mit vielfachem Testen und Verifizieren einher. Eine gründliche Validierung ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig übertragen wurden. All dies zeigt: Die Datenmigration ist eine herausfordernde und hochkomplexe Aufgabe. Mangelnde Sorgfalt kann zu schwerwiegenden Fehlern und Verzögerungen im Verlauf und zu erheblichen Problemen im laufenden Betrieb führen. Nicht von ungefähr gilt die Datenmigration als wichtigste Herausforderung, wenn es darum geht, ein ERP-System einzuführen (siehe oben). Testing und Qualitätssicherung Nachdem das ERP-System angepasst und mit Daten befüllt ist, sollte das Projektteam die Software in einer Testumgebung umfassend prüfen. Insbesondere sollte sichergestellt sein, dass die Daten korrekt übernommen wurden, die Geschäftsprozesse dem täglichen Arbeiten entsprechen und die Schnittstellen reibungslos funktionieren. Im Anschluss kann die Software in der sogenannten Produktivumgebung für Schulungszwecke eingesetzt werden. Onboarding und Schulung Wie erfolgreich das neue System später im Unternehmen eingesetzt wird, hängt ganz erheblich von der Akzeptanz der Nutzer ab. Schulungen spielen hier eine wichtige Rolle. Sie helfen den Mitarbeitenden, die Funktionen und Vorteile des ERP-Systems zu verstehen und anzuwenden. Sie fördern damit nicht nur die Akzeptanz, sondern erhöhen außerdem die Produktivität und Effizienz im Umgang mit der Software. Nur kompetente User können das volle Potenzial der neuen ERP-Software ausnutzen. Neben klassischen Schulungsformen wie (Präsenz-)Workshops und Seminaren werden bei der ERP-Einführung heute vielfach E-Learning-Module, Lernvideos und Webinare eingesetzt. Sie ermöglichen flexibles und selbstbestimmtes Lernen - wann und wo man will. Der Cloud-ERP-Anbieter Scopevisio zum Beispiel setzt beim Onboarding stark auf E-Learning und kombiniert Videokurse, Webinare und Remote-Expertenbetreuung. Präsenzschulungen werden ergänzend angeboten. Meist werden zunächst die Key-User geschult, die dann ihr Wissen in das Unternehmen tragen. Diesen Ansatz nennt man auch „Train the trainer“. Da ein ERP-System viele Geschäftsprozesse integriert und automatisiert, ist es jedoch wichtig, dass alle Personen, die mit dem System arbeiten sollen, effektiv geschult werden. Kontinuierliche Weiterbildung ist wichtig, um langfristig den maximalen Nutzen aus dem ERP-System zu ziehen. Scopevisio bietet dafür den sogenannten Customer Lifetime Service an, der die Anwenderinnen und Anwender fortlaufend unterstützt. Tipp: Schulungen und Trainings für Mitarbeiter sind ein anfängliches Investment, das sich mittel- und langfristig mehr als lohnt. Go-live und Endabnahme Vor ihrem Start wird die ERP-Software nochmals auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit getestet und geprüft. Oft finden Anwendertests vor dem Go-live statt. Dadurch stellen Sie im Vorfeld sicher, dass der Go-live reibungslos verläuft. Das Go-live kann auf einen Schlag erfolgen. In diesem Fall starten alle Nutzer zur selben Zeit mit der kompletten Anwendung. Die Software kann allerdings sie auch stufenweise an den Start gehen – etwa zeitlich versetzt nach Anwendergruppen (zum Beispiel aus Vertrieb, Buchhaltung, Service) oder Niederlassungen. Nach dem Produktivstart erfolgt die Endabnahme meist mit zeitlichem Versatz, da bisweilen noch Änderungswünsche aus den Abteilungen kommen. Fazit Die Einführung eines ERP-Systems ist komplex und zeitaufwändig. Fehler in der Vorbereitungsphase können zu Anlaufschwierigkeiten oder schlimmstenfalls zu langfristigen Misserfolgen führen. Gerade bei ERP-Projekten hört man von Frust, Verzögerungen und Kostenexplosionen. Ein strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass die Softwareeinführung im vorgesehenen Zeitrahmen und zu den vereinbarten Kosten umgesetzt werden kann. Dabei sind eine gute Vorbereitung und eine offene Kommunikation sehr wichtig. Ist die Implementierung erfolgreich abgeschlossen, sorgt ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) für mehr Effizienz in sämtlichen Unternehmensprozessen und unterstützt alle betrieblichen Einheiten bei ihren täglichen Aufgaben. ### ZUGFeRD und XRechnung: Zwei Formate für die E-Rechnung 2025 wird die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – zur Pflicht. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei elektronische Rechnungsformate, die in Deutschland bereits etabliert sind. Doch worin liegen ihre Gemeinsamkeiten und Unterschiede und was sind ihre jeweiligen Stärken? Mit dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Bundesrat bestätigt wurde, kommt die bereits erwartete E-Rechnungspflicht in Deutschland. Ab 2025 sind Unternehmen demnach verpflichtet, im B2B-Geschäft Rechnungen als sogenannte E-Rechnungen zu empfangen und ab 2026 bzw. 2027 auch zu senden. E-Rechnung: die maschinenlesbare Rechnung Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Sie hat die gleichen gleichen Inhalte und auch die gleichen Rechtsfolgen wie eine Rechnung z.B. auf Papier oder PDF, unterscheidet sich aber in ihrem Format. Im Sinne der zugehörigen EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, der eine automatisierte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinhalte ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind dies momentan der ZUGFeRD Standard und das Format XRechnung. Was ist ZUGFeRD? ZuGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Der Name ZUGFeRD leitet sich von der Bezeichnung „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ ab. ZUGFeRD wurde erstmals 2014 mit der Richtlinie 2014/55/EU eingeführt. Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat (PDF/A-3). Das bedeutet, es verfügt über eine strukturierte (XML) und eine visuelle Komponente (PDF). Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei dagegen enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und ist für den Menschen nicht lesbar. Die XML-Datei kann maschinell ohne manuelle Dateneingabe und Medienbrüche verarbeitet werden. ZUGFeRD-Rechnungen können auf vielfältige Weise übermittelt werden, zum Beispiel. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download). Was die Archivierung von Rechnungen bzw. die Verfahrensdokumentation angeht, ergeben sich in Zukunft Änderungen. So wird künftig wird der strukturierte Teil des hybriden Formats maßgebend sein. Bei differierenden Daten war es bisher die bildhafte Darstellung. Seit dem 1. März 2020 sind ZUGFeRD-Rechnungen in der Version 2.2.0 verfügbar. Das ermöglicht es Unternehmen, sie auch an die Bundesverwaltung zu versenden. Das neue Profil erfüllt die Norm für elektronische Rechnungsstellung EN 16931. Außerdem entspricht es der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV). ZUGFeRD kann sowohl im B2B- als auch im B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden. Der ZUGFeRD-Standard ist für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen geeignet. ZUGFeRD ist deshalb in Deutschland weit verbreitet und wird von vielen Unternehmen akzeptiert. Was ist eine XRechnung? Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Anders als die ZUGFeRD-Rechnung enthält die XRechnung nur maschinenlesbare Daten und keine visuellen Elemente. Die XRechnung wurde speziell für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Sie besteht basiert auf XML und richtet sich nach der Norm EN 16931. Der Standard XRechnung wird seit 2016 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt. Die elektronische Rechnung in Form der XRechnung wurde zunächst schrittweise im B2G-Bereich (Business-to-Government) eingeführt. Das Format XRechnung ist seit November 2020 Pflicht für Lieferanten, die Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden ausstellen. In diesem Jahr wird die E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) relevant. Auch hier kann die XRechnung dann eingesetzt werden. Auch bei der XRechnung sind viele Übertragsungsweg, zum Beispiel auch per E-Mail, möglich. Allerdings gibt es beim Versand an den Bund oder an die Länder Unterschiede zu beachten. Wie unterscheiden sich ZUGFeRD und Xrechnung? Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und Xrechnung liegt darin, dass ZUGFeRD in einem hybriden Format (PDF + strukturierte Daten) ausgestellt wird, die XRechnung dagegen nur aus einer maschinenlesbaren Datei besteht. Menschen können eine ZUGFeRD-Rechnung problemlos öffnen und lesen, sofern Sie ein gängiges Programm nutzen, das ein PDF-Dokument darstellen kann. Auch XRechnungen können jedoch mit speziellen Lösungen visualisiert werden Ein weiterer Unterschied ist, dass die XRechnung sowohl die Cross Invoice Industry (CII) als auch die Universal Business Language (UBL) Syntax unterstützt. Bei ZuGFeRD-Rechnungen können Sie dagegen nur die Cross Invoice Industry (CII) Syntax verwenden. Die Xrechnung ermöglicht somit ein breiteres Einsatzspektrum. Welches Format ist für mein Unternehmen geeignet? Sowohl XRechnugen als auch die ZUGFeRD-Rechnungen sind Rechnungen im Sinn der EU. Sie entsprechen den Vorgagen der Europäischen Union an die E-Rechhnung. Die E-Rechnung basiert auf Daten in XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient. Bei der Frage, ob ZUGFeRD oder Xrechnung für Ihr Unternehmen besser geeignet ist, gibt es keine pauschale Antwort. Ein wichtiger Faktor, den Sie jedoch berücksichtigen sollten, sind die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner. Wenn Ihre Geschäftspartner bereits einen der Standards verwenden, können Sie sich an deren Anforderungen orientieren.  ZUGFeRD-Rechnungen erfreuen sich in Deutschland einer hohen Popularität bei Unternehmen. Wenn Ihre Kunden vorwiegend aus der Privatwirtschaft kommen, kann sie ein Mittel der Wahl sein. Besteht ein Großteil Ihrer Kunden aus Behörden, können Sie von der Xrechnung profitieren. Öffentliche Auftraggeber bevorzugen dieses Format häufig.  Die XRechnung könnte im Hinblick auf internationale Geschäftsbeziehungen eventuell künftig stärker an Bedeutung gewinnen. E-Rechnungen bieten den entscheidenden Vorteil, dass geeignete Softwareanwendungen wie zum Beispiel ERP-Systeme oder  Buchhaltungslösungen die strukturierten Daten automatisch auslesen können. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm. Durch die Einführung von E-Invoicing können Unternehmen ihre Finanzabläufe rationalisieren und die Effizienz verbessern. Ob XRechnung oder ZUGFeRD – beide Formate bieten die Möglichkeit, den Rechnungsaustausch zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Klarer Trend zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom setzt bereits heute mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland auf standardisierte E-Rechnungsformate. Besonders bei großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ist die Nutzung von E-Rechnungen mit 96 Prozent weit verbreitet. Selbst bei kleineren Unternehmen (bis 99 Mitarbeitende) nutzen mehr als 50 Prozent die E-Rechnung. Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern zu tun haben, nutzen ebenfalls häufig schon ein E-Rechnungsformat. Die Verpflichtung zur Versendung von E-Rechnungen gilt beispielsweise bereits in Frankreich, Italien und Spanien. Haben Sie noch nicht auf die E-Rechnung umgestellt? Dann wird es jetzt Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen, um Anfang 2025 richtig aufgestellt zu sein! Mit Scopevisio können Sie sowohl E-Rechnungen empfangen als auch erstellen. Scopevisio unterstützt dabei die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung. ### Volltextsuche: Gesamtheitliche Suchfunktion in Dokumentenmanagementsystemen Daten und Informationen sind von großer Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Sie dienen als wichtige Entscheidungsgrundlagen und sind daher das "Erdöl der Zukunft". Es reicht jedoch nicht aus, dass Informationen theoretisch abgerufen werden können. Mitarbeiter müssen die benötigten Daten auch schnell und einfach finden können. Daher spielen Suchfunktionen, wie z.B. die Volltextsuche, eine wichtige Rolle bei der digitalen Dokumentenverwaltung. Was ist eine Volltextsuche? Die Volltextsuche ist ein Verfahren zur Informationssuche, das in Computerprogrammen oder Datenbanken angewandt wird. Man versteht darunter das Auffinden einer Zeichenfolge, eines Wortes oder einer Wortgruppe in Textinhalten, Dokumente oder Datenbanken. Bei der Volltextsuche wird den gesamte Textinhalt eines Dokuments oder einer Datenbank durchsucht. Es werden nicht nur Meta-Daten durchsucht, sondern alle Wörter in die Suche mit einbezogen.  Volltextsuche ist ein wichtiger Bestandteil der Informationsrecherche in der digitalen Welt. Das Verfahren ist weit verbreitet und beispielsweise in Suchmaschinen, Dokumentenmanagementsystemen und Content-Management-Systemen genutzt. Der Vorteil ist eine präzisere Suche von Dokumenten und Daten, weil so nicht nur Dateinamen, sondern auch der gesamte Inhalt der Dokumente auf den Suchbegriff hin untersucht wird. Volltextsuche in Dokumentenmanagementsystemen Die Volltextsuche ist eine besonders nützliche Funktion in Dokumentenmanagementsystemen (kurz: DMS). Ein DMS dient der zentralen Verwaltung von Dokumenten und ist somit Dreh- und Angelpunkt für wichtige Informationen in Unternehmen. Jedes Dokument, was im DMS abgespeichert wird, wird per Volltext (OCR-Erkennung) erkannt. Das heißt: Ich kann nach Wörtern suchen und das DMS wird mir alle Dokumente anzeigen, in denen die gesuchten Wörter vorkommen. Der Vorteil ist, dass Dokumente viel schneller aufgefunden werden können im Vergleich zu einer Suche innerhalb der Ordner-Struktur auf einem Laufwerk. Mit Hilfe der Volltextsuche lässt sich nicht nur nach Dokumenten, sondern auch nach Bildern, Videos und anderen Dateiformaten suchen. Die Volltextsuche eignet sich insbesondere dann, wenn ich nicht weiß, in welchem Ordner das gesuchte Dokument abgelegt ist oder ich nicht weiß, in welchem Dokument die Information zu finden ist, die ich suche. Beispiel aus der Praxis Ein Unternehmen ist im Projektgeschäft tätig. Ein Mitarbeiter möchte sich alle relevanten Dokumente zum Kundenprojekt ABC anzeigen lassen. Dann kann er über die Volltextsuche den Namen eines Projektes, "Kundenprojekt ABC", in die Suche eingeben und es werden ihm alle Dokumente angezeigt, die zu dem Projekt gehören.  Beispiel einer Volltextsuche unter dem Suchbegriff "Kundenprojekt ABC" im DMS Teamwork von Scopevisio. Die Informationsflut bändigen – Filter für die Volltextsuche im DMS Unser Plädoyer für einen maximalen Datenfluss bietet auch Nachteile. So ist es naheliegend, dass eine umfangreiche Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem je nach Suchbegriff eine gewaltige Masse an Treffern liefern wird. Hier kommen Filteroptionen ins Spiel, mit denen sich die Summe der ausgespielten Treffer gezielt auf die wesentlichen reduzieren lässt. Beispielsweise können hier Suchparameter wie letztes Änderungsdatum einer Datei oder deren Urheber für mehr Übersicht sorgen. So schützen Sie sensible Daten - Zugriffsrechte einschränken Leicht auffindbare und stets verfügbare Daten mögen viele Prozesse in Unternehmen beschleunigen. Beide Aspekte stellen mit Blick auf den Datenschutz oder interne Betriebsgeheimnisse aber auch ein Problem dar. Eine einfache Lösung im DMS sind individuelle Zugriffsrechte. Hierdurch können Unternehmer jedem einzelnen Mitarbeiter bestimmte Rechte zuweisen. Dadurch kann der Zugriff auf bestimmte Daten beispielsweise einer klar definierten Mitarbeitergruppe vorbehalten bleiben. Ebenso ist es möglich, dass der Dateizugriff eingeschränkt werden kann. Dokumente können so von bestimmten Nutzern gelesen, aber nicht bearbeitet werden können. Die Verwaltungsmöglichkeiten rund um Zugriffsrechte sind vielfältig und ergänzen die Volltextsuche im Dokumentenmanagementsystem sinnvoll. Fazit Die Volltextsuche ist ein Suchverfahren, bei dem in einer Datenbank befindlichen Wörter auf den Suchbegriff hin untersucht werden. Die Volltextsuche ist ein zentrale Funktion in Dokumentenmanagementsystemen. Insbesondere für Unternehmen stellt dies eine effiziente Methode dar, wichtige Informationen in sekundenschnelle abrufen zu können. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit können Sie nicht nur Dokumente digital verwalten, sondern dokumentenbasierte-Prozesse zusätzlich automatisieren. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com ### Dokumentenmanagement für Vereine, Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen Die Digitalisierung macht auch vor Organisationen nicht halt. Vereine, Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, Ihre Dokumente und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren. Informieren, kommunizieren und organisieren – das alles verschiebt sich zunehmend in die digitale Welt. Eine Software für Dokumentenmanagement (kurz: DMS) bietet Vereinen und anderen Organisationen wertvolle Unterstützung in der täglichen Arbeit. Hiermit können alle Dokumente digital verwaltet werden und die mobile Zusammenarbeit erleichtern. Welche Arten von Dokumenten finden sich häufig in Vereinen und Organisationen? Beispiele für Dokumente in Vereinen und Verbänden:Beispiele für Dokumente in sozialen Einrichtungen: Mitgliedsanmeldungen und -austritte Spendenbescheinigungen Protokolle Kommunikationsmaterialien und weitere Anamnesebögen Ärztliche Gutachten Medikamentenpläne Vollmachten / Patientenverfügung und weitere Neben einer verbesserten Zusammenarbeit spielt die gesetzeskonforme Dokumenten-Ablage eine zentrale Rolle. Eine DMS-Software kann dabei unterstützen, die rechtlichen Vorgaben einzuhalten. "Eine Software für Dokumentenmanagement unterstützt Vereine, Verbände und soziale Einrichtungen bei der rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten." Warum sollten Organisationen auf ein rechtssicheres Dokumentenmanagement achten? 1) Datenschutz und Datensicherheit Datensicherheit und Datenschutz sind nicht nur für Unternehmen relevant. Auch Vereine, Verbände und Organisationen müssen zum Beispiel den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die „Verarbeitung von personenbezogenen Daten natürlicher Personen durch natürliche Personen, Unternehmen oder Organisationen in der EU“, so die Website der EU. Das umfangreiche Regelwerk sieht Kriterien für die rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten vor, etwa die Einwilligung des Betroffenen. Zudem gibt es auf der Seite der verarbeitenden Stellen Informationspflichten und auf der anderen Seite Betroffenenrechte, unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten. Darüber hinaus sind in der DSGVO auch die verschiedenen Anforderungen an das Datenschutzmanagement niedergelegt. Folgende Vorgaben („Betroffenenrechte“) sind laut DSGVO im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten relevant: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Zweckbindung Auskunftsrecht Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) Speicherbegrenzung Integrität und Vertraulichkeit Beispiel: Auskunftsrecht über personenbezogene Informationen Die DSGVO sieht unter anderem ein Auskunftsrecht von Betroffenen vor. Danach muss eine Organisation in der Lage sein, alle Informationen – und somit auch Dokumente – über die betroffene Person innerhalb eines Monats an diese auszuhändigen. Auch ein Mitglied eines Verbandes kann diese Auskunft verlangen. Ohne Software bedeutet das eine mühevolle Suche in Ordnern, Ablagen und Archiven. Einen vollständigen Überblick in Informationssilos zu erhalten, ist oft schwierig. Ein DMS liefert dagegen alle personenbezogenen Dokumente auf Knopfdruck, denn es fungiert als zentrales Dokumentenarchiv. 2) Ordnungsgemäße Buchführung (GoB und GoBD) Auch Vereine – egal ob eingetragen oder nicht – sind zur Buchführung verpflichtet. Dies ergibt sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Gegenüber ihren Mitgliedern sind Vereine verpflichtet, in der Mitgliederversammlung Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben geben können. Sobald ein Verein eingetragen ist, ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet, die sich wiederum an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB und GoBD) orientieren sollte. Mit Hilfe der Buchführung können Vorstand und Mitgliedersammlung die finanzielle Entwicklung des Vereins nachvollziehen. Ist ein Verein im Vereinsregister aufgenommen, gilt er als juristische Person. Damit ist er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht ab diesem Zeitpunkt zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen verpflichtet, um diese dem Finanzamt übermitteln zu können. Anders als für Unternehmen gibt es für Vereine allerdings keine Vorgaben, was Buchführung und Rechnungslegung angeht. Nichtsdestotrotz ist auch für Vereine und Organisationen empfehlenswert, die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu beachten. Gut zu wissen: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – abgekürzt GoB – sind eine Sammlung allgemeiner Regeln für die Buchführung für Unternehmen und Selbstständige mit einem Handelsregistereintrag. Sie beinhalten zum Teil Richtlinien des HGB, umfassen aber auch „ungeschriebene“ Regeln, die sich aus der Praxis ergeben. GoB: Allgemeine Grundsätze der Buchführung GoBD: Spezifizierung der GoB im Rahmen der elektronischen Buchführung Mit Hilfe von Buchhaltungssoftware und DMS-Software lassen sich die GoBD viel leichter einhalten. Beispiel: Das Prinzip der Unveränderbarkeit Belege müssen in ihrem Originalzustand erhalten bleiben. Das heißt jedoch nicht, dass Änderungen ausgeschlossen sind. Diese müssen jedoch immer nachvollziehbar sein. In einer Papierablage ist das kaum zu gewährleisten. In einem DMS dagegen erzeugt jede Änderung eine neue Version des Dokuments, wobei die Originalversion immer erhalten bleibt. Ein DMS hilft somit dabei, Belege revisionssicher zu speichern. Beispiel Aufbewahrungsfristen laut Abgabenordnung (AO) Zudem müssen Vereine Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente beachten, die in der Abgabenordnung (AO) geregelt sind. Laut AO § 147 müssen steuerlich relevante Vereinsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden (z. B. Rechnungen). Schränke voll mit Aktenordnern sind im digitalen Zeitalter nicht mehr zeitgemäß und sprengen das Raumangebot von Vereinen, Organisationen und Einrichtungen. Doch auch externe Festplatten bieten keine rechtssichere Alternative für die langfristige Speicherung von Dokumenten. DMS: Rechtssichere Software-Lösung für Vereine und Organisationen Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet einen hohen Sicherheitsstandard. Mit der Software kann die DSGVO gezielt eingehalten werden. Die Daten liegen hier verschlüsselt auf Servern in hochsicheren Rechenzentren. Zudem bietet ein DMS wichtige Funktionalitäten, z.B. die Zugriffssteuerung, das Rechtemanagement und die revisionssichere Archivierung. In dem Zuge lassen sich auch automatische Löschfristen setzen. Neben der Datensicherheit bietet können mit einem DMS papierbasierte Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Mit Hilfe sog. Workflows können Verwaltungsprozesse in digitale Arbeitsabläufe umgewandelt werden. So kann z.B. mit Rechnungsworkflows bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen der Papier-Aufwand reduziert werden. Insgesamt bieten Workflows das Potential, administrative Prozesse in Vereinen und anderen Einrichtungen effizienter und kostengünstiger zu machen. Fazit Vereine sehen sich in der Pflicht, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, darunter dem Datenschutz, ggf. Buchführung sowie der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen (resultierend aus der AO). Bei all diesen Aufgaben helfen moderne Dokumentenmanagementsysteme: Mit einem DMS können Vereine, Verbände, Organisationen und sozialen Einrichtungen rechtssicheres Dokumentenmanagement einfach und bequem umsetzen. In der Praxis unterstützen digitale Lösungen dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Neben der Rechtssicherheit bietet ein DMS jedoch noch viel mehr Vorteile: So können mit automatisierten Workflows die die Prozesse in Organisationen vereinfacht und beschleunigt werden. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen eine cloudbasierte DMS-Lösung für digitales Dokumentenmanagement. Die Software erleichtert  Vereinen, Verbänden, soziale Organisationen und Einrichtungen den Arbeitsalltag. Jetzt informieren auf www.scopevisio-documents.com ### Alle Geschäftsdaten auf einen Blick: So gewinnen Sie mehr Übersicht in Ihrem Unternehmen Ein leidiges Thema, das viele Unternehmen nicht loslässt: Die Daten, die Mitarbeiter:innen für ihre tägliche Arbeit benötigen, sind überall in der Organisation verstreut. In der Folge fällt die Produktivität und Einsparpotenziale bleiben ungenutzt. Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen können hier Abhilfe schaffen. Weil die Datenmenge in Unternehmen kontinuierlich zunimmt, schwindet in vielen Organisationen die Übersicht – das belegen auch Studien. Eine Folgeerscheinung dieser Entwicklung ist, dass Daten schlecht untereinander integriert sind und der Informationsaustausch zwischen den Abteilungen daher immer langsamer wird. Dies verlängert die Suchzeiten und verlangsamt die Arbeitsprozesse. So werden beispielsweise die gleichen Aufgaben mehr als einmal erledigt, weil Abteilungen und Mitarbeiter:innen nicht ausreichend über den aktuellen Stand einer Aufgabe informiert sind. Verbessern Sie Ihr Dokumentenmanagement Praktisch alle Abteilungen im Unternehmen sind heute fundamental auf Daten angewiesen. Unabhängig davon, ob es sich um die Buchhaltung, das Controlling, die Produktion, die HR-Abteilung, das Marketing oder den Vertrieb handelt. Die Bemühungen, Datenströme im Unternehmen zu integrieren, um dadurch einen besseren Überblick zu gewinnen, sollten deshalb eine hohe Priorität genießen. https://youtu.be/eXZ2jhz-NzA?si=aq3hRUw7d9BSYfb6 Die Einführung eines professionellen digitalen Daten- und Dokumentenmanagements kann Sie diesem Ziel einen großen Schritt näherbringen. Hier ist eine Bestandsaufnahme über die Datenverteilung im Unternehmen am Anfang sinnvoll. Eine wichtige Zwischenetappe sollte sein, den Umfang der verwendeten Papierunterlagen in der Organisation zu identifizieren. Denn dies ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten. Sind alle wichtigen Unterlagen erstmals digitalisiert, wird deren Bearbeitung deutlich erleichtert. Das wiederum steigert die Produktivität und spart Kosten. Digitales Dokumentenmanagement & Revisionssicherheit Neben einer besseren Dokumentenbearbeitung ist Revisionssicherheit eine weitere wesentliche Eigenschaft einer modernen digitalen Archivierung. So werden Sie bei der Erfüllung von gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen optimal unterstützt. Dies erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Steuerbehörden im Falle einer Prüfung. Ein DMS – damit ist eine spezielle Software für ein Dokumentenmanagement gemeint – kann Sie in der Praxis beim Management und Archivieren von digitalisierten Dokumenten optimal unterstützen. Aufgaben & Projekte mit einem DMS managen Ganz grundsätzlich hilft ein DMS Ihnen dabei, Daten und Dokumente systematisch zu verwalten und somit auch besser zu finden. Ein DMS kann Sie sowohl bei der Strukturierung einzelner Aufgaben unterstützen, als auch dabei helfen, umfangreiche Projekte sicher zu managen. Moderne DMS-Lösungen bieten eine Reihe von nützlichen Funktionen: Sie können unter anderem wichtige Projektdaten, -verläufe und -ergebnisse übersichtlich in einem Dashboard darstellen. So haben Sie immer die Daten, Informationen und Unterlagen zur Hand, die den Fortschritt und Erfolg von Projekten bestimmen. Dies sorgt für einen kontinuierlichen Rundumblick über wichtige Aufgaben in der ganzen Organisation. Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich Dokumente in einem DMS in sekundenschnelle wiederfinden. Ein gutes DMS stellt Ihnen weitere Funktionen zur Verfügung, wie beispielsweise die elektronische Wiedervorlage. Viele Dokumente haben Laufzeiten oder Fristen, die bei ihrer Bearbeitung beachtet werden müssen. Beispiele dafür sind die geschäftliche Korrespondenz, Rechnungen oder Verträge, die bearbeitet, angepasst oder gekündigt werden müssen. Mithilfe eines DMS ist es möglich, in jedem Dokument bereits beim Abspeichern den Zeitpunkt festzulegen, an dem Sie an seine Bearbeitungsfrist erinnert werden möchten. Ferner lassen sich auch Vorkehrungen für unvorhergesehene Fälle treffen: Etwa, wenn im Krankheitsfall fällige Dokumente an Kolleg:innen weitergeleitet werden sollen. Moderne DMS-Lösungen bieten noch mehr Weitere nützliche Eigenschaften und Funktionen, die ein DMS bietet, sind unter anderem: Zeitgemäße IT-Sicherheit Volltextsuche Rechtemanagement Versionierung Verschlagwortung Mit Scopevisio Documents bieten Ihnen wir ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit verwalten Sie ihre Dokumente zentral an einem Ort und finden Dokumente in sekundenschnelle wieder. So können Sie jederzeit alle relevanten Unterlagen und Geschäftsdaten im Blick behalten. Jetzt informieren! ### Cloud ERP: Die Lösung für moderne Unternehmen Unternehmen, die heute über die Einführung oder den Wechsel eines ERP-Systems nachdenken, kommen an Cloud ERP nicht mehr vorbei. Cloudbasierte ERP-Lösungen haben die Unternehmenswelt seit Beginn des 21. Jahrhunderts von Grund auf verändert. Doch was macht sie so besonders und wie lässt sich ihre Popularität erklären? Was versteht man unter ERP? ERP ist die Abkürzung für den englischen Begriff Enterprise Resource Planning und bezeichnet die Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen im Unternehmen. Zu den Ressourcen zählt man zum Beispiel Personal, Kapital, Material, Maschinen und Kapazitäten. Unterstützung bei der Resourcenplanung bietet Software-Anwendungen, die man als ERP-Systeme bezeichnet. Ein ERP-System ist laut Gabler Wirtschaftslexikon eine Software, die "der funktionsbereichsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse" dienst. Basis ist eine umfassende Datenbank, in der Daten aus allen Unternehmensbereichen zusammenlaufen. In einem ERP-System könnnen also kaufmännische und technische Prozesse standardisiert und integriert abgebildet werden.  Eine ERP-Lösung wartet mit einer breiten Palette an Funktionen auf. Und sie bringt Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Produktions-, Personal-, Beschaffungs- und Supply-Chain-Management unter ein gemeinsames Dach. Eine allgemeine Definition, welche Module zum ERP zählen, existiert jedoch nicht. So werden zum Beispiel das Customer Relationship Management (CRM) oder Dokumentenmanagementysteme (DMS) in der Regel als separate Bausteine gesehen. Im Idealfall bietet ein ERP-System Schnittstellen, um weitere Systeme nahtlos anzubinden. Alle Daten aus einer Quelle - das ist der große Vorteil, den ERP-Systeme bieten. Die zentrale und einheitliche Datenbasis ermöglicht eine funktionsübergreifende, ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Außerdem macht erst die Integration verschiedenener Funktionsbereiche die durchgängige Digitalisierung und ggf. Automatisierung von Geschäftsprozessen möglich. Dies wiederum erhöht die Produktivität im Unternehmen und hilft dabei, Kosten zu senken. Gegenüber isolierten Einzellösungen bieten ERP-Systeme somit viele Vorteile. Folgendes Video zeigt am Beispiel von Scopeviso, wie die verschiedenen Bereiche einer ERP-Software ineinandergreifen: https://youtu.be/_pGZngrXcio Was versteht man unter einem Cloud ERP? Mit einem Cloud ERP ist heute in der Regel ein ERP-System gemeint, das in der Cloud eines externen Dienstleisters gehostet und auf Mietbasis – das heißt als SaaS (Software-as-a-Service) – angeboten wird. Somit kann ein Unternehmen bei einem Cloud ERP auf eine umfangreiche IT-Infrastruktur über ein Netzwerk zugreifen, ohne dabei eigene Server zu betreiben. Cloud ERP vs. On-Premises ERP Ein wesentlicher Unterschied zwischen Cloud ERP- und On-Premises ERP-Lösungen ist, dass die Letzteren intern auf unternehmenseigenen Servern gehostet werden. Cloud-ERP-Systeme werden dagegen auf der Cloud-Computing-Plattform eines Anbieters gehostet. Auf der einen Seite behält ein Unternehmen, das Sofware On-Premise betreibt, die umfassende Kontrolle über die IT-Infrastruktur, die ERP-Software und die zu verarbeitenden Daten. Das ist auch ein Grund, warum On-Premise ERP-Systeme gegenüber reinen Cloud-Lösungen bei sehr speziellen Anforderungen nach wie vor bevorzugt werden. Auf der anderen Seite muss eine Firma bei einem On-Premise ERP-System in der Regel einmalig einen relativ hohen Betrag investieren. Eine On-Premise-Lösung ist oft aufwendiger zu implementieren und teurer zu betreiben: Sie erfordert den Aufbau und die Pflege einer eigenen IT-Infrastruktur, dazu kommen Kosten für Hardware und Fachpersonal. On-Premises-ERPCloud-ERPIst Eigentum des UnternehmensWird vom Unternehmen gemietet.Die Kontrolle über Unternehmensdaten liegt vollständig in den Händen des Unternehmens.Die Kontrolle über die Unternehmensdaten liegt beim Unternehmen und beim Cloud-Dienstleister.Für den Betrieb ist ein Aufbau und eine Pflege einer entsprechenden IT-Infrastruktur sowie geschultes Fachpersonal erforderlich.Der Dienstleister stellt die Infrastruktur und das Fachpersonal bereit.Am Anfang ist eine hohe Investition erforderlich.Die Einstiegskosten sind gering, da die Bezahlung auf Abo-Basis erfolgt.Das Unternehmen muss sich selbstständig um Updates, Upgrades sowie Daten- und IT-Sicherheit kümmern.Der Cloud-Anbieter ist für Updates, Upgrades und Innovationen zuständig. Bei der Daten- und IT-Sicherheit teilen sich Anbieter und Kunde die Verantwortung. Seit wann gibt es Cloud-ERP? Die Geschichte der ERP-Software geht auf die Einführung von Manufacturing Requirements Planing (MRP)-Systemen in den 1960ern zurück. Diese Lösungen sollten großen Unternehmen helfen, die Planung ihrer Produktionsbedarfe zu optimieren. Diese Systeme dienten in erster Linie der Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning), später wurden die Funktionalitäten auf die die Planung und Steuerung von Fertigungsprozessen (PPS/Produktionsplanung- und steuerung) ausgeweitet. Erst in den 1990er Jahren entwickelte sich das „Material Requirement Planning“ zum „Enterprise Resource Planning“. In dieser Zeit wurde der Begriff ERP-System geprägt und die ersten Anwendung mit integrierten Funktionen für Vertrieb, Personal- und Rechnungswesen entsanden. Damit waren ERP-Lösungen nicht mehr nur auf den industriellen Einsatz beschränkt, sondern für alle Branchen geeignet. ERP-Systeme erhielten damit in den 1990ern den Einzug in viele mittelständische Unternehmen. Die ersten cloudbasierten ERP-Lösungen kamen um die Jahrtausendwende auf den Markt. Dieser Trend blieb zunächst jedoch weitgehend unbeachtet, denn in den Nullerjahren bildeten On-Premise ERP-Systeme den unbestrittenen Standard. Erst im folgenden Jahrzehnt begann sich die Situation langsam zu ändern. Auch wenn On-Premise ERP-Software ihre Bedeutung in Zukunft behalten dürfte, stehen die Chancen gut, dass Cloud ERP in diesem Jahrzehnt sie als neuer Standard ablöst. Zwar sind es derzeit bevorzugt Office Anwendungen oder Software für HR und CRM, die in die Cloud betrieben werden, wie folgende Grafik des Branchenverbandes Bitkom (Bitkom Cloud Report 2023) zeigt: Dennoch steigt das Interesse an Cloud ERP. In einer Studie des Analystenhauses Trovarit betrachten 25 Prozent der Befragten die Cloud als sehr relevant für den ERP-Einsatz. Cloud ERP-Systeme sind mit ihren niedrigen Investitionskosten, ihrer hohen Skalierbarkeit und der einfachen mobilen Nutzung gerade in Zeiten vielfältiger Krisen und volatiler Märkte interessant für Unternehmen, die sich resilient aufstellen und gleichzeitig ihre Innovationsfähigkeit stärken wollen. Welches sind die Vorteile eines Cloud ERP-Systems? Ein cloudbasiertes ERP-System unterstützt Sie bestmöglich bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Im Vergleich zu herkömmlichen ERP-Systemen können insbesondere folgende Punkte hervorgehoben werden. Einfache Erweiterbarkeit Sie können bei einem Cloud ERP neue Funktionen und Add-Ons schnell und einfach hinzufügen. In Abhängigkeit von Ihren Bedürfnissen und vom ERP-System ist es möglich, ein POS-Kassensystem, eine mobile Lagerverwaltung, einen Webshop oder ein DMS zu integrieren. Auch zusätzliche Rechen- und Speicherressourcen, etwa zu Spitzenzeiten, lassen sich problemlos zeitnah dazuholen. Ebenso einfach lassen sich neue Nutzer auf das System hinzuschalten. Entlastung der Unternehmens-IT Wenn Unternehmen das ERP-System in eine Cloud auslagern, die von einem externen Dienstleister betrieben wird, entlastet das die IT-Abteilung. Der Dienstleister kümmert sich um den Betrieb der IT-Infrastruktur, Wartung, Updates, Sicherheit sowie Backups und Archivierung. Auf der Firmenseite besteht somit kein Bedarf, entsprechende Ressourcen vorzuhalten. Flexibilität bei der Auswahl Der modulare Aufbau von Cloud ERP ermöglicht Ihnen jederzeit, diejenigen Module und Funktionen hinzuzufügen, die Ihren Bedarf zum gegebenen Zeitpunkt optimal erfüllen. Kurze Einführungszeiten, der relativ geringe Aufwand bei der Inbetriebnahme und geringe Anforderungen an die Betreuung begünstigen diese Vorgehensweise. Im Unterschied zum On-Premise ERP vermeiden Sie so Investitionen in Features und Ressourcen, die Sie später gar nicht oder nur sehr eingeschränkt benötigen. Kostentransparenz Da die Bezahlung in der Regel mittels monatlicher Abrechnung per User oder in anderen Pay-per-Use-Modellen erfolgt, sind die Kosten transparent und langfristig planbar. Unerwartete Ausgaben etwa durch Instandhaltung, Wartung und Upgrades lassen sich so vermeiden. Mobiles Arbeiten Durch die mobile Nutzung, die Cloud ERP unterstützt, können Sie von überall arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie im Home-Office, auf einer Geschäftsreise oder beim Field-Service-Einsatz sind. Auch bei den Gerätetypen gibt es keine Einschränkungen: Ob Smartphone, Tablet, Notebook oder klassischer PC, alles ist möglich. Was sind die Nachteile von Cloud ERP-Software? Das Cloud Computing bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Die folgenden Punkte sollen das verdeutlichen: Abhängigkeit vom Anbieter Bei Ausfällen und Störungen sind Sie auf Ihren Cloud-Dienstleister angewiesen. Die Möglichkeiten Ihrer eigenen IT-Abteilung sind in diesem Fall stark eingeschränkt. Ebenfalls im Falle, dass Ihr SaaS-Anbieter sich entscheiden sollte, eine bestimmte Softwareversion, die Sie nutzen, nicht mehr zu hosten, müssen Sie sich zwangsläufig anderweitig umschauen. Individualisierungsspielräume sind geringer Cloudbasierte ERP-Lösungen setzen auf eine hohe Standardisierung der Prozesse und Best Practices. Das macht das Arbeiten mit Ihnen so effizient. Auf der anderen Seite müssen Sie dafür eventuell Einschränkungen bei der individuellen Gestaltung Ihrer Cloud ERP-Lösung hinnehmen. Denn Sie haben keinen direkten Zugriff auf den Quellcode, welchen Sie umprogrammieren oder erweitern können. Nichtsdestotrotz bieten auch Cloud-ERP-Lösungen in gewissem Rahmen Individualisierungsmöglichkeiten in Form von selbstkonfigurierbaren Menüs oder Arbeitslisten. Wie sicher sind Cloud ERP-Lösungen? Die Sicherheit von cloudbasierten ERP-Lösungen wird in den Medien oft kontrovers diskutiert. Das Unternehmen ist in diesem Fall auf einen externen Anbieter angewiesen. Die Verantwortung für den Umgang mit persönlichen und personenbezogenen Daten liegt jedoch weiterhin beim Unternehmen, das Cloud-Dienste in Anspruch nimmt. In diesem Zusammenhang spielt der Standort der Server eine wichtige Rolle – Server in Deutschland oder der EU sind sicherer als außerhalb. Anbieter von Cloud-Software setzen sich mit dem Thema Sicherheit kontinuierlich auseinander. Dadurch ist eine Reihe von Konzepten, Verfahren und Tools entstanden, die das Cloud Computing sicherer und zuverlässiger machen sollen. Beispiele dafür sind eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Des Weiteren haben sich viele Cloud-Dienstleister aufwendigen Verfahren unterzogen, um Gütesiegel, Qualitätszeichen und Zertifikate zu erhalten, die ihnen hohe Sicherheitsstandards bescheinigen. Beispiele dafür sind Trusted Cloud, ISO 27001 oder das TÜV-Prüfzeichen. Viele Cloud-Dienstleister bieten außerdem Server-Standorte in Deutschland oder der EU an, um Rechtssicherheit und ein bestmögliches Schutzniveau zu gewährleisten. Nicht zuletzt sind viele cloudbasierte ERP-Lösungen so vorkonfiguriert, dass sie bereits die sicherheitsrelevanten Best Practices berücksichtigen. Das vereinfacht beispielsweise einen DSGVO-konformen Betrieb von Geschäftsprozessen. Für welche Unternehmen ist ein Cloud ERP-System geeignet? Weil ERP-Systeme aus der Cloud geringe Einstiegshürden haben, sind sie heute vor allem auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Selbst Start-ups und viele Selbstständige wie Handwerker oder Freiberufler können sich jetzt ein Cloud-ERP leisten. Darüber hinaus gibt es Lösungen, die branchenspezifische Bedarfe berücksichtigen. Diese richten sich beispielsweise an die Hotellerie, das Gesundheitswesen, an produzierende Unternehmen oder Handelsunternehmen. Welche Anbieter für Cloud ERP gibt es? Der Markt für ERP-Systeme ist groß und unübersichtlich: Die Anzahl der ERP-Anbieter im deutschsprachigen Raum geht in die Hunderte. Die Auswahl eines ERP-Systems ist deshalb oft herausfordernd. Inzwischen wächst auch der Markt für Cloud-ERP-Systeme. Laut der Studie "ERP in der Praxis 2022/2023" des Marktanalysten Trovarit bieten inzwischen drei Viertel aller ERP-Hersteller ihre Systeme in "irgendeiner Form in der Cloud" an. Mit einem Anteil von knapp 40 Prozent liegt dabei die „Private Cloud“ deutlich vorn. Die „Public Cloud“ als „echte“ Cloud kommt hingegen nur auf eine Verbreitung von gut 20 Prozent der Installationen. Einige international bekannte Hersteller und Anbieter von Cloud ERP insbesondere für große Unternehmen sind: SAP Microsoft Sage Oracle Infor Es gibt jedoch auch ERP-Hersteller, die ihre Lösung mit einem Fokus auf kleinere und mittlere Unternehmen entwickeln. Diese Lösungen sind oft einfacher zu bedienen, ermöglichen eine schnellere Einführung und erfordern eine geringere Einarbeitungszeit. Des Weiteren berücksichtigen sie die speziellen Anforderungen von mittelständischen Unternehmen. Einige bekannte Hersteller in diesem Bereich sind: Scopevisio Haufe (X360) myfactory weclapp Fazit Alles deutet darauf hin, dass der Marktanteil von Cloud ERP-Systemen in den nächsten Jahren weiter wachsen wird. Ihr Siegeszug wird sich somit fortsetzen. Schließlich fallen die Vorteile insbesondere für KMU deutlich ins Gewicht: Sie müssen weniger Fachpersonal vorhalten, können flexibel und mobil arbeiten und auf Daten von jedem Ort zugreifen. Darüber hinaus bieten cloudbasierte ERP-Lösungen günstige Einstiegskosten und eine gute Skalierbarkeit. Das bedeutet, dass Unternehmen auf schwankende Bedarfe an Rechen- und Speicherressourcen jederzeit schnell, kostengünstig und effektiv reagieren können. Alles in allem sorgt Cloud ERP dafür, dass Unternehmen für die Herausforderungen der digitalen Transformation gut gerüstet sind und sich im Wettbewerb langfristig behaupten können. ### Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Überblick Die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – wird ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen verpflichtend. Rechnungen auf Papier, als PDF-Rechnung oder Word-Dokument haben somit bald ausgedient. Sie werden im B2B-Bereich durch die elektronische Rechnung ersetzt. Nach längerem Ringen und nach einem Vermittlungsverfahren hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz  am 22.3.2024 zugestimmt. Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung Steuerentlastungen und Bürokratieabbau für Unternehmen ermöglichen. Im Zuge des Wachstumschancengesetztes kommt auf Unternehmer nun auch die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften zu. Die verabschiedete Fassung des Gesetztes unterscheidet sich in Bezug auf die elektronische Rechnung inhaltlich nicht von der ursprünglich vom Bundestag verabschiedeten Fassung. Was ist eine E-Rechnung eigentlich? Eine E‑Rechnung ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Dabei sind die Vorgaben der Norm EN 16931 zu beachten, die als europäischer Rechnungsstandard gilt. Beispiele für E-Rechnungsformate sind XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. In ihrer Maschinenlesbarkeit unterscheidet sich die E-Rechnung zum Beispiel von einer Rechnung im PDF-Format. Zwar handelt es sich auch beim PDF um ein elektronisches Format. Allerdings ist eine PDF-Datei eine Bilddatei, deren Inhalte z.B. erst durch OCR-Erkennung ausgelesen werden müssen, ehe sie weiterverarbeitet werden können. Das maschinenlesbare Format der E-Rechnung (z.B. das XML-Format) dagegen ermöglicht einen durchgängigen elektronischen und automatischen Prozess von der Erstellung über die Übermittlung und den Empfang bis hin zur Weiterverarbeitung und Archivierung der Rechnung.  Warum kommt die E-Rechnung? Hintergrund für die elektronische Rechnungsstellung sind Bestrebungen der EU-Kommission, verschiedene nationalen Standards in Einklang zu bringen und einen gemeinsamen Standard zu definieren. Für grenzüberschreitende und inländische Transaktionen soll die E-Rechnung künftige in Verbindung mit einem Meldesystem genutzt werden. Ist die E-Rechnung also nur eine lästige gesetzliche Pflicht? Keineswegs! Unternehmen sollten aus der Pflicht zur E-Rechnung eine Kür machen. Denn die elektronische Rechnung bietet sowohl für den Sender als auch den Empfänger viele Vorteile. Sender: Zeitersparnis bei der Erstellung (Kuvertierung, Postversand u.a. entfallen) Weniger Aufwand (Rechnungen können bei Rückfragen dank Volltextsuche leichter gefunden werden. Archivierung im System). Schnellerer Geldeingang, verbesserte Liquidität Kostensenkung (weniger Bearbeitungs-, Papier-, Druck- und Portokosten) Empfänger: Schnellere Durchlaufzeiten (elektronische Verarbeitung statt manueller Prozesse) Höhere Datenqualität (weniger Fehler durch automatisiertes Auslesen) Höhere Transparenz im Rechnungsworkflow (Status und Bearbeiter können in der verwendeten Software eingesehen werden.) Kostensenkung (Kosten für die Verarbeitung und Archivierung werden minimiert) Berechnungen zeigen, dass die Kostenersparnis beim Rechnungssender bei etwa 4,50 Euro und beim Rechnungsempfänger sogar bei bis zu 11,20 Euro pro Rechnung liegen kann. Verbände sehen in der E-Rechnung einen bedeutenden Motor für die Digitalisierung: "[Die E-Rechnung] kann einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, den digitalen Reifegrad des eigenen Unternehmens zu steigern und damit das erforderliche Rüstzeug für den Wettbewerb in der Zukunft zu liefern." – Bitkom e.V. Die E-Rechnung folgt dem Trend zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen und verbessert die Effizienz und Genauigkeit. Wann kommt die E-Rechnung im B2B-Bereich? Die E-Rechnung wird schrittweise eingeführt. Erster Schritt ist der Empfang von E-Rechnungen: E-Rechnungen werden zum 1. Januar 2025 im B2B-Bereich für alle Rechnungsempfänger zur Pflicht. Ab diesem Termin müssen Unternehmen also in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß den Vorgaben empfangen und weiterverarbeiten zu können. Auch die Erstellung von E-Rechnungen wird verpflichtend. Diese gilt grundsätzlich ebenfalls ab 1. Januar 2025. Allerdings gelten hier bis Ende 2027 Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechungen und digitale Rechnungen übermittelt werden, die nicht der neuen Norm entsprechen. Für die digitale Rechnung ist allerdings wie bisher die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Bis Ende 2027 ist dies weiterhin für kleine Unternehmen möglich, genauer gesagt für Rechnungsaussteller mit einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR. Zweiter Schritt ist die Einführung eines elektronischen Steuermeldesystems. Dieses soll in Deutschland ab 2028 folgen, allerdings ist eine Verschiebung um zwei bzw. vier Jahre in der Diskussion. Die Umsatzsteuer wird dann direkt von der Rechnung gelesen werden, was die Steuermeldung für Unternehmen und Behörden vereinfachen soll. Das bedeutet also, dass ab dem Jahr 2028 die E-Rechnungspflicht vollumfänglich für den Rechnungsein- und -ausgang umgesetzt werden muss. In anderen europäischen Ländern ist die E-Rechnung übrigens bereits Pflicht, in Italien zum Beispiel bereits seit 2019. Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen? Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern – also nur den B2B-Bereich. Zudem müssen leistendes Unternehmen und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Betroffen sind jedoch alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe. Lieferanten für öffentliche Auftraggeber sind bereits seit dem 27. November 2020 zur E-Rechnungsstellung verpflichtet. Über die E-Rechnung in der Bundesverwaltung informiert die Website E-Rechung Bund ausführlich. Wissenswertes rund um die E-Rechnung Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Genauso wie bei der Papierrechnung sind alle Pflichtangaben einer Rechnung einzuhalten. Auch für E-Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen: Sie müssen zehn Jahre (beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses) revisionssicher archiviert werden. Die europäische Dimension Die E-Rechnungspflicht geht auf die europäische Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) zurück. Ziel dieser Initiative ist es, die Mehrwertsteuersysteme der Mitgliedsstaaten zu modernisieren und widerstandsfähiger gegen Betrug zu machen. Ende 2022 präsentierte die EU-Kommission ihren Richtlinienentwurf für ViDA. Darin wurden auch Vorschläge zum E-Invoicing gemacht. Zentraler Bestandteil eines künftigen grenzüberschreitenden Meldesystems ist dabei die E-Rechnung. In der Diskussion ist auch, 2028 in Deutschland solches Meldesystem einzuführen. Dieses sieht vor, die steuerrelevanten Daten aus der E-Rechnung an die Finanzverwaltung weiterzugeben. Auf diese Weise soll die Mehrwertsteuerlücke verkleinert werden. Als Folge würde die „Zusammenfassende Meldung“ ab 2028 entfallen. Welche E-Rechnungsformate gibt es? Für die elektronische Rechnungsstellung kann man verschiedene Standards nutzen. Derartige Standards sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung sind E-Rechnungen im Sinne der europäischen Norm EN 16931. Beide können in unterschiedlichen Softwaresystemen genutzt werden. Grundsätzlich ist die im Gesetz gewählte Formulierung aber technologieoffen und gilt damit auch für mögliche neue elektronische Rechnungsformate. XRechnung Der Begriff „XRechnung“ bezeichnet ein XML-basiertes semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Veröffentlicht ist dieser Standard bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die XRechnung wird in Deutschland beim Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet. Detaillierte Informationen zur XRechnung hat die KoSIT auf der Website XStandards Einkauf zusammengestellt ZUGFeRD ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei. Dieser Standard für die E-Rechnung wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet. EDI-Verfahren EDI ist ein Akronym für Electronic Data Interchange. Es handelt sich um ein elektronisches Standardformat, das papierbasierte Dokumente wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen überflüssig macht. EDI ist also nicht speziell auf Rechnungen bezogen. EDI-Transaktionen werden durch EDI-Nachrichtenstandards definiert. EDIFACT ist ein besonders weit verbreiteter Nachrichtenstandard im elektronischen Datenaustausch. EDI ist etabliert und seit Jahrzehnten bekannt. Der erste globale Standard wurde 1988 durch die Vereinten Nationen verabschiedet (UN/EDIFACT). Eine Zeitlang war nicht final geklärt, ob auch das EDI-Verfahren den neuen Anforderungen an die E-Rechnungstellung genügt. Streng genommen entspricht EDI nicht der Liste der Syntaxe gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Dennoch darf das Format nun weiterverwendet werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat so extrahiert werden können, dass das Ergebnis der europäischen Norm entspricht oder mit ihr kompatibel ist. Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten? Die elektronische Rechnung wird künftig unabdingbar werden. Deshalb sollten eingesetzte Software-Lösungen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Zwar verlangt die Umstellung durch das E-Rechnungsgesetz zunächst lediglich einen elektronischen Rechnungseingang. Schon nach einem weiteren Jahr folgt aber der Rechnungsausgang. Sie sollten deshalb sich deshalb schon jetzt darauf vorbereiten, nicht nur Ihre E-Eingangsrechnungen digital zu verabeiten. Sie sollten auch Ihren E-Rechnungsausgang mit Hilfe eines Abrechnungsprogramms organisieren und Ihr Dokumentenmanagement mit Hilfe eines DMS digitalisieren. Bisher haben bereits 50 Prozent der Unternehmen in Deutschland auf die E-Rechnung umgestellt: Unternehmen, die sich noch nicht mit dem Thema E-Rechnung befasst haben, sollten sich mit ihren Rechnungsprozessen auseinandersetzen. Dies sollte zeitnah erfolgen – allein, weil eine korrekte Rechnungsstellung wichtig für die Liquidität jedes Unternehmens ist. Die Cloud-ERP-Software von Scopevisio unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD schon seit Jahren. So ist Scopevisio in der Lage, E-Rechnungen als Eingangsrechnungen zu lesen und zu verarbeiten und E-Rechnungen als Ausgangsrechnungen zu erstellen und zu versenden. Die aktuellen Vorgaben erhöhen die Anforderungen an den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen sollten die aktuellen Entwicklungen im Blick behalten und ihre Prozesse rechtzeitig aktualisieren. ### Das Rechnungseingangsbuch – ein Überblick Ein Rechnungseingangsbuch ist ein wichtiges Werkzeug, mit dem Unternehmen den Überblick über ihre eingehenden Rechnungen behalten können. Damals noch auf Papier erstellt, wird ein Rechnungseingangsbuch heute in der Regel digital geführt – und das nicht ohne Grund. Was versteht man unter einem Rechnungseingangsbuch? Im Rechnungseingangsbuch werden alle Rechnungen, die das Unternehmen empfängt, zentral erfasst. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen diese per E-Mail, per Post oder als E-Rechnung erreichen. Jede Rechnung wird mit bestimmten Informationen wie dem Eingangsdatum oder einer Erfassungsnummer versehen, jedoch erfolgt keine (zwingende) Kontierung. Das Rechnungseingangsbuch fällt in den Bereich der vorbereitenden Buchhaltung. Man spricht beim Rechnungseingangsbuch auch von einem Vorbuch. In Rechnungseingangsbuch werden die Geschäftsvorfälle notiert, um sie später in die Grundbücher einzutragen. Begriffe wie Grundbuch oder Hauptbuch stammen aus einer Zeit, als diese noch papierne Bücher waren. Heute findet die Buchhaltung fast immer softwaregestützt statt. Dennoch haben sich die Begriffe erhalten, obwohl sie manchmal auch als "antiquiert" betrachtet werden. Exkurs: Bücher in der Buchhaltung Grundbuch (Journal) In einem Grundbuch werden Geschäftsvorfälle in der zeitlichen Reihenfolge ihres Auftretens  erfasst. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall mit einer individuellen, laufenden Nummer versehen. Für kleinere Unternehmen reicht in der Regel ein Grundbuch aus. Mit zunehmender Firmengröße können jedoch weitere Grundbücher hinzukommen. Hauptbuch Das Hauptbuch bildet zusammen mit dem Grundbuch die Basis der doppelten Buchhaltung. Es enthält Daten und Informationen, die im Grundbuch bereits eingetragen und registriert wurden. Im Hauptbuch erfolgt jedoch eine sachliche und systematische Gliederung sowie eine Aufstellung der Transaktionen nach Konten. Nebenbücher Manchmal ergibt es Sinn, aus organisatorischen Gründen Konten aus dem Hauptbuch in einem Nebenbuch ausführlicher zu behandeln. Es geht dabei häufig um Konten, die umfangreiche Details enthalten, wie die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder die Kontokorrentbuchhaltung. Die Nebenbücher zeigen Positionen des Hauptbuchs in einem stärkeren Detailgrad und mit weiteren Informationen versehen. Rechtliche Vorschriften: Ist ein Rechnungseingangsbuch Pflicht? Die Pflichten darüber, welche Bücher ein Kaufmann zu führen hat, sind im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Ein Rechnungseingangsbuch ist nicht verpflichtend. Die Führung dieses Buches kann jedoch aus organisatorischen Gründen hilfreich sein. Beispielsweise können Unternehmen damit jederzeit die gebuchten Rechnungen mit den eingegangenen Rechnungen abgleichen. Sie ermöglicht Firmen, außerdem Aufwände und Kosten zu sparen. Welche Angaben sollten im Rechnungseingangsbuch enthalten sein? Wenn Sie sich entscheiden, ein Rechnungseingangsbuch zu führen, sollten Sie darauf achten, dass sie die folgenden (und bei Bedarf weitere) Angaben aufnehmen: Belegbetrag und -datum kurze Beschreibung des Geschäftsvorfalls Belegdatum sowie Belegnummer Lieferant bzw. Rechnungsaussteller eine eindeutige Rechnungseingangsbuchnummer Datum des Rechnungseingangs Manche Dokumente und Informationen sollten Sie nicht im Rechnungseingangsbuch aufführen. Mahnungen gehören nicht ins Rechungseingangsbuch. Dies gilt auch für Verzugszinsen und Umbuchungen vom Finanzamt. Wozu dient ein Rechnungseingangsbuch? Die Führung eines Rechnungseingangsbuches kann die Aufgaben der Buchhaltung und des Einkaufs deutlich vereinfachen. Unternehmen können mit Hilfe eines Rechnungseingangsbuchs ihre Prozesse besser organisieren und effizienter verwalten. Des Weiteren ist es möglich, bestimmte Finanztransaktionen gegenüber einer Behörde oder einer externen Wirtschaftsprüfung im Bedarfsfall leichter nachzuweisen. Das Rechnungseingangsbuch unterstützt zum Beispiel auch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Es hilft dann dabei, die gebuchten Rechnungen mit den tatsächlich eingegangenen Rechnungen abzugleichen. Was versteht man unter einem digitalen Rechnungseingangsbuch? Ein digitales Rechnungseingangsbuch ist das elektronische Gegenstück zum analogen Rechnungseingangsbuch. Man versteht darunter eine Softwareanwendung, in der Eingangsrechungen digital erfasst, geprüft und freigegeben werden. In einem digitalen Rechungseingangsbuch können buchungsrelevante Daten mit Hilfe OCR-Technologie aus eingescannten Papierrechnungen bzw. digitalen Rechnungen ausgelesen werden. E-Rechungen wie ZUGFeRD-Rechungen oder XRechnungs-Rechnungen können als maschinenlesebare Formate direkt weiterverarbeitet werden. Voreingestellte Regeln sorgen im digitalen Rechnungseingangsbuch dafür, dass Prüfende und Freigebende über ihre Aufgaben informiert werden. Prüfung und Freigabe finden in der Software, manchmal auch in einer zugehörigen App statt. Digitale Rechnungseingangsbücher werden oft in Kombination mit einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) angeboten. Manchmal sind sie auch Teil eines ERP-Systems wie etwa bei Scopevisio. Wird ein digitales Rechnungseingangsbuch in der Cloud geführt, hat das den Vorteil, dass Sie auf die Rechnungsdaten ortsunabhängig zugreifen können. Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen kann dann etwa von unterwegs oder aus dem Home-Office erfolgen. Weil der digitale Verarbeitungsprozess automatisiert abläuft, verringert sich die Fehleranfälligkeit bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen und es erhöht sich gleichzeitig deren Verarbeitungsgeschwindigkeit. Zudem lassen sich dank Volltextsuche Rechnungen bei Bedarf leicht wiederfinden. Ein digitales Rechnungseingangsbuch ist für nahezu alle Unternehmensgrößen und Branchen sinnvoll. Warum das so ist und was man bei der Auswahl der geeigneten Software beachten sollte, erläutert Digitalisierungsexpertin Katharina Derksen von Scopevisio im Interview: https://www.youtube.com/watch?v=B9FaeqUs6zE&feature=youtu.be Welche Vorteile hat ein digitales Rechnungseingangsbuch? Elektronische Rechnungseingangsbücher bieten sowohl die Vorteile von herkömmlichen Rechnungseingangsbüchern als auch eine Reihe von weiteren Vorteilen. Sie vereinfachen den Überblick über alle eingehenden Rechnungen und erhöhen damit die Transparenz der Finanztransaktionen im Unternehmen. Des Weiteren machen sie fortgeschrittene Suchfunktionen verfügbar, die Unternehmen dabei unterstützen, die gesuchten Rechnungen schnell zu finden und Duplikate zuverlässig zu identifizieren. So können Sie beispielsweise verhindern, dass Sie die gleiche Rechnung doppelt bezahlen. Weitere Vorteile sind: Automatisierung des Rechnungseingangs. Beispielsweise werden Rechnungen automatisch geprüft, ob sie alle vorgeschriebenen Angaben enthalten. Unterstützung von Fachabteilungen bei finanziellen Anfragen. Falls beispielsweise das Controlling mal Informationen zu einer bestimmten Rechnung benötigen sollte, um einen Sachverhalt zu klären, kann das Dokument schnell gefunden werden. Eine Vermeidung oder Reduzierung von Fehlern wie beispielsweise Zahlendrehern, die bei einer manuellen Bearbeitung öfter passieren können. Die Prozessautomatisierung und die damit verbundene Effizienzsteigerung bietet oft die Möglichkeit, einen Mitarbeitermangel in der Buchhaltung (zum Teil) auszugleichen. Durch die neue Transparenz, die entsteht, wissen Sie immer Bescheid, bei welchen Rechnungen wann die Zahlungsfristen ablaufen. Das ist insbesondere für Unternehmen relevant, die täglich viele Rechnungen erhalten. Sie können Monatsabschlüsse schneller durchführen. Gesetzliche Anforderungen wie das GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) lassen sich leichter einhalten. Unterstützung bei der Ermittlung der abzugsfähigen und der zu zahlenden Umsatzsteuer Fazit Das Rechnungseingangsbuch dient der zentralen Erfassung von eingegangenen Rechnungen in chronologischer Reihenfolge. Die Führung eines Rechnungseingangsbuches kann sich für viele Organisationen als durchaus nützlich erweisen. Sie bietet eine bessere Übersicht und Transparenz über Rechnungen und finanzielle Transaktionen im Unternehmen. Beim Einsatz eines digitalen Rechnungseingangsbuches können Sie mit weiteren Vorteilen rechnen – vor allem aufgrund der Automatisierung der Prozesse. ### Passkey: Sicher einloggen ohne Password Passkeys sind die bequeme und sichere Alternative zu Passwörtern. Sie ermöglichen es Ihnen, sich mit Ihrem Fingerabdruck, per Gesichtserkennung oder mit Hilfe einer PIN einzuloggen. Auch bei Scopevisio besteht die Möglichkeit, einen Passkey einzurichten. In unser Online-Hilfe erhalten Sie ausfürhliche Informationen dazu in unserem Beitrag "Schnelles Anmelden mit Scopevisio Passkeys". Cyberkriminalität: Gefahr durch Phishing Passwörter sind ein beliebtes Ziel für Cyberkriminelle. Im Jahr 2022 verzeichneten 89 Prozent der Organisationen laut der FIDO-Alliance mindestens eine Phishing Attacke. Phising ist ein Neologismus – also eine Wortneuschöpfung – die sich aus den Begriffen Passwort und Fishing zusammensetzt. Bei dieser Art von Cyberkriminalität versuchen Betrüger, Passwörter von Benutzern auszuspionieren. Unternehmen riskieren durch Phishing-Attacken den Diebstahl vertraulicher Informationen, Systemschäden und sogar den Zusammenbruch ihrer Internetdienste. Zu den Hauptgefahren zählen aber finanzielle Schäden. Laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik (BSI) werden die „volkswirtschaftlichen Schäden von Cyber-Delikten, die mit gezielten Phishing-Attacken beginnen, […] in Deutschland pro Jahr mindestens auf einen zweistelligen Millionenbetrag geschätzt.“ Um das Risiko durch Phishing zu minimieren, nutzen User heute eine Zwei-Faktor-Authentifizierung und/oder einen Passwortmanager. Noch mehr Sicherheit versprechen jedoch Passkeys. Was ist ein Passkey? Ein Passkey ist ein Verfahren der Benutzerauthentifizierung, das den passwortlosen Login bei Websites oder Apps ermöglicht. Stattdessen nutzen Passkeys den Entsperrmechanismus eines Geräts (z. B. biometrische Daten – TouchID, FaceID - oder PIN). Ein Passkey besteht aus einen virtuellen Schlüsselpaar. Ein öffentlicher Schlüssel wird an die Website bzw. App übermittelt. Ein privater Schlüssel bleibt auf dem Gerät, zum Beispiel dem Smartphone. Beim Login wird bestätigt, dass beide Schlüssel zusammenpassen. Dies funktioniert um Beispiel über TouchID, FaceID oder PIN. Ein Passkey ist immer auf einen einzigen Webdienst bezogen. Warum Passkeys? Passkeys sind im Gegensatz zu Passwörtern resistent gegen Phising und Hacking-Versuche. Passkeys sind außerdem einfach und schnell zu nutzen, da Anwenderinnen und Anwender sich keine Passwörter mehr merken muss.   Welche Dienste unterstützen Passkeys? Immer mehr große IT-Unternehmen wie Google oder Microsoft entscheiden sich für das neue Verfahren.  Eine Liste mit allen Diensten, die derzeit Passkeys unterstützen, findet sich unter www.passkeys.directory Experten gehen davon aus, dass Passkeys in Zukunft Passwörter ersetzen werden. Wie funktionieren Passkeys genau? Bei der ersten Registrierung einer Website oder App wird ein „Schlüssel-Paar“ erzeugt, das nur für dieses Konto gültig ist. Dieses Schlüsselpaar besteht aus einem privaten und einem öffentlichen Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel wird auf dem Server des Web-Dienstes gespeichert. Der private Schlüssel wird auf Ihrem lokalen Gerät wie etwa dem Smartphone hinterlegt. Bei jeder weiteren Anmeldung prüft die Website, ob der öffentliche Schlüssel mit dem privaten Schlüssel übereinstimmt. Dafür sendet der Webdienst eine sogenannte Aufgabe (Challenge) an Ihr Gerät. Dieses löst die Aufgabe, indem es sie mit dem eigenen privaten Schlüssel digital signiert und zurück an den Dienst schickt. Dieser Vorgang wird dadurch ausgelöst, dass Sie Ihr Gerät auf die festgelegte Art und Weise entsperren (etwa durch Fingerabdruck oder „Wisch-Muster“). Der Webdienst prüft über den öffentlichen Key, ob diese Signatur wirklich von Ihnen stammt. Der private Schlüssel und die biometrischen Daten bleiben ausschließlich auf dem lokalen Gerät gespeichert, das Sie für den Passkey nutzen. Der private Schlüssel wird niemals mit dem Webdienst geteilt. Anders als beim Passwort gibt es also kein „Shared Secret“, wie es beim Passwort der Fall ist, das sowohl Anbieter und als auch Nutzer kennen. Wer hat Passkey entwickelt? Passkey ist ein technologischer Standard des Word Wide Web Consortiums (W3C) und der FIDO Alliance (FIDO = Fast IDentity Online). Das W3C ein internationales Konsortium, das standardisierte Technologien für das World Wide Web entwickelt. Die FIDO Alliance wurde 2012 gegründet, um offene und lizenzfreie Industriestandards für die Authentifizierung im Internet zu entwickeln. In der Allianz haben sich Hunderte Unternehmen weltweit zusammengeschlossen. Zu den bekanntesten zählen Google, Apple, Microsoft, Amazon, Visa und Mastercard. Gemeinsam haben Sie die Entwicklung von sicheren Authentifizierungsverfahren wie Passkey vorangetrieben. Ziel ist es, sowohl das Passwort als auch die traditionelle Multi-Faktor-Authentifizierung zu ersetzen. Auch bei Scopevisio können Sie sich mit Ihrem Passkey anmelden. Dafür müssen Sie jedoch zunächst Ihren Passkey erstellen. Wie Sie Passkeys für Scopeviso unter Windows und Apple einrichten, erfahren Sie in unserer Online Hilfe. ### Das war der 11. Cloud Unternehmertag Die Themen Künstliche Intelligenz und Hyperautomatisierung bewegen den Mittelstand. Und das im wahrsten Sinne des Wortes – denn mehr als 500 Gäste waren am 7. Februar 2024 nach Bonn gekommen, um auf dem 11. Cloud Unternehmertag mehr über diese beiden Megatrends zu erfahren. Auf dem Cloud Unternehmertag wurden Technologien, Praxisbeispiele und Innovationen für mehr Effizienz im Arbeitsalltag präsentiert. Das Ziel: dem Menschen die tägliche Arbeit erleichtern. Wir bei Scopevisio nennen das: „Simplify your daily business“. Dr. Lukas Pustina, CTO der Scopevisio, begrüßte die Gäste im Universal, dem großen Vortragssaal des Kameha Grand, der bis auf den letzten Platz besetzt war. Den eher düsteren Prognosen der OECD für die Konjunktur in Deutschland in diesem Jahr hielt er die Chancen entgegen, die durch Digitalisierung und Automatisierung entstehen. Gleichzeitig betonte er: „Uns geht es um konkrete Lösungen, nicht um Buzzwords“. Die Keynote hielt Prof. Dr. Oliver Thomas, der sich dem Thema KI sowohl als Wissenschaftler als auch Unternehmer widmet. Für ihn darf KI kein Selbstzweck sein, sondern muss immer Nutzen stiften. Dazu hatte er gleich mehrere Praxisbeispiele mitgebracht: Vorausschauende Wartung im Maschinenbau, intelligentes Fräsen in der Automobilproduktion, vernetzte KI bei der Heizungssteuerung, KI in der Wirtschaftsprüfung und viele andere Anwendungsfälle. Das Schöne daran: „KI-Anwendungen sind oft Cross-Innovationen und lassen sich deshalb auf verschiedene Branchen übertragen“, so Thomas. Die Aufzeichnung der Keynote und auch der Mitschnitt der Scopevisio-Keynote finden sich hier. Die Keynote der Scopevisio-Vorstände widmete sich der Hyperautomatisierung betrieblicher Prozesse. Dabei werden Technologien wie zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) oder Machine Learning (ML) miteinander kombiniert. „Der Mensch wird effizient und unmerklich durch betriebliche Prozessautomatisierung unterstützt,“ so Dr. Jörg Haas, CEO der Scopevisio AG. Die Hyperautomatisierung sei auch eine Antwort auf den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel. „Hyperautomatisierung ist ein Wohlstandsgarant“, so Haas. Wie Hyperautomatisierung konkret in der Unternehmenssoftware von Scopevisio umgesetzt wird, erläuterte CRO Alexander Kintzi im Anschluss. In seine Präsentation hatte auch er Filmsequenzen eingefügt, die anschaulich demonstrierten, wie Automatismen und Regeln die Mitarbeitenden bei der Rechnungsverarbeitung, in der Buchhaltung und im Controlling unterstützen. Was Digitalisierung und Automatisierung für unterschiedliche Branchen bedeuten, wurde am Nachmittag diskutiert. An den Themenbühnen für die Hotellerie, das Gesundheitswesen, die Consulting Industry, den Handel, den Autohandel und Anwaltskanzleien konnten die Gäste branchenspezifische Vorträge, Use Cases und Produktsessions erleben. Vorgestellt wurden auch Neuerungen wie das Scopevisio HR-Management. Ein Personenführungssystem sorgte dafür, dass auch alle Botschaften bei den Zuhörerinnen und Zuhörern ankamen. Beim Cloud Unternehmertag wird selbstverständlich immer auch das Networking großgeschrieben. Besonders am Nachmittag gab es Zeit für Gespräche – die offensichtlich gut waren: Am Ende des 11. Cloud Unternehmertages wartete noch ein besonderer Themenpunkt auf die Gäste: die Verlosung eines E-Mopeds der Marke Black Tea. Die Freude bei der Gewinnerin war augenscheinlich groß. Klar ist aber auch: Das Event selbst war für alle ein Gewinn. In unserem Video haben wir einige Stimmen und Impressionen vom Event eingefangen. https://youtu.be/L7ls3EFwfso Wir freuen uns, dass der Cloud Unternehmertag seine Mission erfolgreich erfüllt und für eine Atmosphäre gesorgt hat, die Mut macht, den Herausforderungen standzuhalten und neue Wege zu beschreiten. Wir danken allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, dass sie diesesn Tag zu etwas Besonderem gemacht haben. Merken Sie sich schon jetzt den Termin für das nächste Jahr vor: Der 12. Cloud Unternehmertag findet am 30. Januar 2025 im Kameha Grand Bonn statt. Sie können sich bereits jetzt anmelden! Alle Fotos: Julian Huke / www.julianhuke.com ### Vertragsmanagement-Software: Alle Vertragsdaten im Blick Um Fristen und Termine im Blick zu behalten, ist es wichtig, Verträge sorgfältig zu verwalten. Wer kennt es nicht aus dem privaten Bereich? Die Kündigungsfrist für den Streaming-Dienst oder das Fitnessstudio ist unbemerkt verstrichen. Die gute Nachricht für Verbraucher ist, dass seit 2022 stillschweigende Vertragsverlängerungen nicht mehr so einfach möglich sind. Im geschäftlichen Bereich ist strukturiertes Vertragsmanagement jedoch wichtiger denn je. Verträge enthalten oft geschäftskritische und teils vertrauliche Informationen. Für unterschiedliche Vertragsarten gibt es unterschiedliche Zugriffsberechtigungen. Wenn von Verträgen die Rede ist, kann dies von strategischen Rahmenverträgen über Miet-, Arbeits- und Wartungsverträge bis hin zu Geheimhaltungsvereinbarungen reichen. Da bei vielen Verträgen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO) berücksichtigt werden. All dies zeigt: Das Vertragsmanagement ist eine komplexe Aufgabe im Unternehmen. Eine Vertragsmanagement-Software kann dabei helfen, die Verträge sicher und strukturiert zu verwalten. Was ist Vertragsmanagement-Software? Vertragsmanagement-Software (engl. Contract-Management-Software) ist eine Software, mit der Verträge digital verwaltet werden können. Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei allen Aufgaben rund um das Thema Verträge. Angefangen bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen über deren Freigabe und Verwaltung bis hin zur rechtssicheren Archivierung. Ein Vertragsmanagementsystem bildet also den Vertrags-Lebenszyklus digital ab. Oft sind Vertragsmanagement-Tools Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Mit sogenannten Workflows können Sie Prozesse rund um die Vertragsverwaltung digital abbilden und beschleunigen. Was sind die wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement-Software? Ein Vertragsmanagement-System bietet unterschiedliche Funktionen für die Erstellung, Freigabe und Speicherung von Verträgen. Mit Hilfe von Vertragsvorlagen können Sie neue Verträge einfach und konsistent erstellen. Die Software ermöglicht es, Verträge mit sogenannten Metadaten zu versehen. Dies können zum Beispiel der verantwortliche Mitarbeiter oder bestimmte Laufzeiten und Kündigungsfristen sein. Das Fristenmanagement hilft, Kündigungsstichtage von Verträgen im Blick zu halten. Vereinfacht wird dies durch automatische Benachrichtigungen (Wiedervorlage) rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Der zuständige Mitarbeiter reagiert nicht auf eine Fristenwarnung? Dann greift ein Eskalationsworkflow und ein vorab definierter Personenkreis wird informiert. Dem Vertrag können Sie weitere Dokumente (z.b B. Vertragskorrespondenz) zufügen. Alle zugehörigen Dokumente werden in der digitalen Vertragsakte gespeichert. Eine Vertragsmanagement-Software bildet Freigabe-Prozesse digital ab. Anwender definieren diese in Form von regelbasierten und individuellen Workflows. Viele Vertragsmanagementsysteme bieten auch die Möglichkeit der digitalen Signatur. In der Software vergeben Sie zentral Zugriffsberechtigungen und schützen sensible Verträge so vor unberechtigtem Zugriff. Die Software protokolliert vorgenommene Änderungen und legt automatisch neue Dokumentenversionen an. Dabei entsteht eine Veränderungshistorie. Alle Änderungen bleiben durch Versionierung nachvollziehbar. Was sind die Vorteile von Vertragsmanagementsystemen? Moderne Lösungen helfen dabei, Verträge transparent und zentral zu verwalten. Automatisierte Prozesse entlasten die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen Ordnung und Transparenz, Übersicht und Kontrolle sowie Sicherheit und Compliance (gesetzliche Vorschriften). Doch was bedeutet das konkret? Die Software ermöglich allen Berechtigten einen einfachen und zentralen Zugriff von überall. Mit Vertragsvorlagen sichern Sie die Einheitlichkeit Ihrer neu erstellten Verträge. Vertragsdokumente sind dank Volltextsuche schnell auffindbar. Vertragsinhalte und Metadaten sind komplett durchsuchbar. Der Informationsstand aller Beteiligten ist immer aktuell und einheitlich. Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur das sehen kann, was er sehen darf. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen lassen sich transparent und einfach nachvollziehen. Automatisch verschickte Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Fristen mehr übersehen werden. Standardisierte (Freigabe-) Prozesse sorgen für schnelleren Durchlauf und minimieren Fehlerquellen. Verträge werden revisionssicher archiviert. Die Software erleichtert es, gesetzliche Regelungen einzuhalten und bietet somit Rechtssicherheit. Protokollierung und Änderungshistorie helfen dabei, Compliance-Richtlinien einzuhalten. Die in der Software gespeicherten Vertragsdaten bieten die Basis für schnelle Auswertungen auf Knopfdruck. Sie unterstützen damit das Vertriebscontrolling. Zusammenfassung der wesentlichen Vorteile eines Vertragsmanagement-Systems Fazit Unternehmen, die ihre Verträge noch „händisch“ verwalten, sollten sich den hohen Kosten- und Zeitaufwand vor Augen führen. Schlimmer noch: Nichtauffindbare Verträge oder versäumte Fristen können negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben. Ein digitales Vertragsmanagement sorgt dafür, dass es er gar nicht erst so weit kommt. Die Vertragsmanagement-Software unterstützt die effiziente Vertragsverwaltung und bietet eine automatisierte Termin- und Fristüberwachung. Sie sorgt für schnelle Auffindbarkeit von Informationen und gewährleistet die rechtssichere Archivierung. Scopevisio Documents bietet Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem. Die Business-Lösung "Contract" unterstützt Sie dabei, alle Verträge und Fristen jederzeit im Blick zu behalten. Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement durch strukturierte Workflows, automatisierte Fristüberwachung und revisionssichere Archivierung aller Unterlagen Im folgendem Video erhalten Sie einen kurzen Überblick über Scopevisio Documents Contract: https://www.youtube.com/watch?v=2pwvXA6jVOY Machen Sie sich die Vorteile eines digitalen Contract Management Tools zunutze – erhöhen Sie die Effizienz und Transparenz bei der Verwaltung Ihrer Verträge. Jetzt mehr erfahren auf scopevisio-documents.com! ### Vertragsmanagement: Grundlage für moderne Geschäftsbeziehungen In Unternehmen sind Verträge oft die Grundlage für moderne Geschäftsbeziehungen. Dabei geht es nicht nur darum, die Verträge fristgerecht zu verwalten. Es geht auch darum, die Vertragsbeziehungen kontinuierlich zu optimieren, sodass die Verträge für Mehr-Umsatz sorgen oder Kosten in Unternehmen gesenkt werden. Was ist Vertragsmanagement? Unter Vertragsmanagement (engl. contract management) versteht man alle Prozesse im Zusammenhang mit Verträgen in einem Unternehmen. Dies beginnt bei den Vertragsverhandlungen über die Vertragserstellung bis hin zur Archivierung von Verträgen. Im Englischen spricht man deshalb auch von Contract Lifecycle Management. Ziel ist es, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens kontinuierlich zu optimieren. Aufgaben im Vertragsmanagement Die Aufgaben der Vertragsverwaltung werden häufig in die Teildisziplinen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling untergliedert. Vertragsverwaltung Unter der Vertragsverwaltung versteht man die systematische Ablage und Überwachung von Vertragsdokumenten. Ihre Funktion ist es, Vertragsdokumente und zugehörige Informationen sicher aufzubewahren und für berechtigte Personen leicht auffindbar zu machen. Vertragscontrolling Das Vertragscontrolling hat die Aufgabe, Vertragsrisiken zu ermitteln und zu bewerten. Für die Abschätzung verschiedener Risiken nutzt das Vertriebscontrolling die erfassten Vertragsdaten, aber auch andere Daten aus dem Unternehmen. Ziel ist es, Risiken wie zum Beispiel die abnehmende Kreditwürdigkeit eines Vertragspartners frühzeitig zu erkennen. Warum ist Vertragsmanagement wichtig? Unabhängig von Größe oder Branche ist die Vertragsverwaltung eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen. Eine gute Vertragsverwaltung unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsbeziehungen zu optimieren und Risiken zu minimieren. Laut Wikipedia gilt Vertragsmanagement in der Praxis auch „als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens“. Nachvollziehbar ist das, wenn man sich vergegenwärtigt, dass zahlreiche Abteilungen und Teams von dem Thema betroffen sind, darunter finden sich zum Beispiel viele Arten von Verträgen: Einkauf: Verträge mit Lieferanten Verkauf: Verträge mit Kunden Personal: Arbeitsverträge IT: Softwareverträge Kundenservice: Kundenverträge Funktionen des Vertragsmanagements Das Vertragsmanagement umfasst Funktionen für die Erstellung und Bearbeitung sowie für die Verwaltung und Überwachung von sämtlichen Verträgen. Sie deckt somit den gesamten Lebenszyklus eines Vertragsdokuments ab. Vertragserstellung Bei der Erstellung des Vertragsdokuments sollten alle relevanten Inhalte berücksichtigt werden. Das Vertragsdokument sollte rechtlich bindend sein. Input zum Vertrag kommt meist von mehreren Parteien. Vertragsprüfung Die Vertragsinhalte sollten von allen Parteien sorgfältig geprüft werden. Hiermit wird sichergestellt, dass die Anforderungen aller Parteien berücksichtigt sind und den rechtlichen Standards entsprechen. Vertragsverhandlung Über die Inhalte des Vertrages findet ein Austausch mit allen Parteien statt. Die Diskussion über die Vertragsbedingungen hat zum Zweck, ein gegenseitiges Abkommen zu erreichen. Vertragsfreigabe Sind alle Vertragsinhalte abgestimmt, müssen alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden. Durchaus sind dabei mehrere Personen einer Partei an der Vertragsfreigabe beteiligt. Der Vertrag wird formal durch die Unterschriften in Kraft gesetzt. Vertragsüberwachung Die Vertragsüberwachung prüft, ob alle vertraglichen Vereinbarungen, z.B. über Zahlungen und Leistungen, gemäß des Vertrages erfüllt werden. Außerdem kann es darum gehen, die Entwicklung von zuvor festgelegten Meilensteinen zu überwachen oder Fristen im Blick zu halten. Vertragsänderungen Nicht selten kommt es vor, dass ein Vertrag während seiner Gültigkeitsdauer neu justiert werden muss. Die Vertragsbedingungen werden angepasst durch Hinzunahme weiterer Bedingungen, Veränderungen der Vertragsinhalte oder Wegnahme einzelner Vertragsabsprachen. Archivierung der Vertragsunterlagen Das Vertragsdokument muss sicher aufbewahrt werden. Bei Bedarf sollte leicht und einfach auf das Dokument zugegriffen werden können. Weitere Dokumenten-Anhänge oder Vertragsanpassungen sollten sich beim Ursprungs-Dokument befinden. Best Practice: digitales Vertragsmanagement Die Vertragsverwaltung ist mit vielen Herausforderungen verbunden – insbesondere dann, wenn es auf papierbasierten Abläufen basiert. Die manuelle Pflege der Verträge nimmt viel Zeit in Anspruch und ist zusätzlich fehleranfällig. Zu den bekannten Problemen zählen: schwieriges Auffinden von Verträgen intransparente Genehmigungsprozesse ungleicher Informationsstand Verlust von Vertragsdokumenten Fristversäumnisse Um eine bessere Kontrolle über Termine und Fristen zu behalten, behelfen sich Unternehmen manchmal mit Excel-Tabellen. Hinzu kommen Kalendereinträge (Wiedervorlagen), die an Termine erinnern. Doch wie sorgfältig werden Excel-Listen gepflegt? Und was passiert, wenn eine wichtige Frist verstreicht, weil der zuständige Mitarbeitende krank oder im Urlaub ist? Digitales Vertragsmanagement ist weit mehr als Excel und Outlook. Statt unzusammenhängender Tools sollten Unternehmen auf professionelle Unterstützung durch eine Vertragsmanagement-Software setzen. Digitales Vertragsmanagement mit der passenden Software minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse. Software für Vertragsmanagement Mit einer Vertragsmanagement-Software (engl. contract management software) können Sie Ihre Vertragsdokumente digital verwalten. Sie unterstützt Unternehmen dabei, alle anfallenden Aufgaben rund um das Thema Verträge zu digitalisieren. Die Software kann zur einer besseren Ordnung und Übersicht der Verträge beitragen. Ferner unterstützt die Software bei der Kontrolle von Verträgen und erinnert z.B. an zeitnahe Fristen und Termine. Weitere Vorteile beim Einsatz einer Software-Lösung sind: Mitarbeitende mit Zugriffsberechtigung können jederzeit und von überall auf die Vertragsdokumente zugreifen. Voraussetzung hierbei ist eine Internetverbindung auf dem Laptop oder mobilen Gerät Vertragsvorlagen sorgen für Einheitlichkeit bei der Vertragserstellung Mit Hilfe der Volltextsuche sind Verträge schnell auffindbar. So können Sie das Dokument nicht nur mit dem Dateinamen sondern auch durch semantische Bezüge (Vertragsinhalte und Metadaten) wiederfinden. Mit Hilfe der Versionierung können alle Berechtigten jederzeit auf die aktuellste Version des Vertrages zurückgreifen. Änderungen am Dokument lassen sich in der Historie nachvollziehen. So sind alle Beteiligte auf dem gleichen und aktuellen Informationsstand. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jede Person nur die Vertragsdokumente einsehen kann, für die Sie auch berechtigt ist. Die Software liefert eine einheitliche Übersicht über alle Verträge im Unternehmen, inklusive Vertragslaufzeiten. Automatisch versendete E-Mails können die verantwortlichen Personen an herannahende Kündigungsfristen erinnern Standartisierte Freigabeprozesse sorgen für schnellere Abstimmung bei der Vertragserstellung und-prüfung. Die Verträge werden revisionssicher archiviert unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen. Die Software generiert Auswertungen per Knopfdruck und unterstützt somit das Vertriebscontrolling. Eine Software für Vertragsmanagement ist meist Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Die Software dient der zentralen und digitalen Verwaltung von Dokumenten. Mit speziellen Workflows lassen sich die Arbeitsabläufe, z.B. im Vertragsmanagement, automatisieren. Ein Beispiel für eine Vertragsmanagement-Software ist Scopevisio Documents Contract, das in folgendem Video kurz vorsgestellt wird: https://www.youtube.com/watch?v=2pwvXA6jVOY Automatisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen Mit dem Einsatz einer Vertragsmanagement-Software können Sie nicht nur die Verträge digital verwalten, sondern auch dazugehörige Prozesse digitalisieren. Dadurch können Sie Ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und senken dabei die Prozess-Kosten. Im weiteren möchten wir Beispiele aufzeigen, in welchem Kontext sich Verwaltungsprozesse automatisieren lassen. Automatische Erinnerung an Kündigungsfristen Wer hat es nicht schon einmal erlebt? Die Kündigungsfrist ist verstrichen und die Laufzeit eines Vertrages hat sich automatisch verlängert. Mit der automatischen Fristenüberwachung verpassen Sie keine Kündigungsfrist mehr. Die Vertragsmanagement-Software benachrichtigt Sie automatisch per E-Mail, wenn Verträge ihre Aufmerksamkeit erfordern. Zu jedem Ihrer Geschäftsverträge lassen sich beliebig viele Termine einrichten. So werden Sie z.B. automatisch an die Kündigungsfrist erinnert. Aufgabe zur Vertragsverlängerung Nicht nur bei der Kündigung eines Vertrags auch bei der Vertragsverlängerung kann die Software die Arbeitsprozesse unterstützen. Steht eine Vertragsverlängerung an, kann automatisch eine Erinnerung an die verantwortliche Person gesendet werden. Die Person erhält dann automatisch an dem festgelegten Tag den Vertrag ins Postfach, mit der Bitte um Prüfung. So lassen sich Vertragsinhalte zeitnah auf Aktualität prüfen und es bleibt noch genügend Vorlauf, entsprechende vertragliche Verhandlungen einzugehen. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse bei der Vertragserstellung In der Regel ist der Prozess einer Vertragserstellung komplex. Meist sind viele Personen daran beteiligt. Spezielle Workflows können dabei unterstützen, die Prüfung und Freigabe von Verträgen zu erleichtern. Von einfachen Freigaben bis hin zu mehrstufigen Freigabeprozessen wird der Vertragsentwurf digital den entsprechenden Parteien zur Genehmigung vorgelegt. Hierdurch sparen Sie Zeit bei der Vertragserstellung ein. Außerdem sind Sie jederzeit über den aktuellen Freigabestatus Ihrer Verträge informiert, weil sich die Korrespondenzen sowie der Freigabe-Status jederzeit in der Software einsehen lässt. Fazit Eine effektive Verwaltung von Verträgen stärkt die Beziehungen zu Geschäftspartnern und trägt zu mehr Effizienz im Geschäftsablauf bei. Das Vertragsmanagement bezieht sich nicht nur auf den Prozess der Vertragserstellung. Auch die regelmäßige Überprüfung, Überwachung und Archivierung von Verträgen ist damit verbunden. Ein digitales Vertragsmanagement hilft dabei, papierbasierte Prozesse zu reduzieren und eine bessere Übersicht über die Vertragsverwaltung zu erlangen. Eine Vertragsmanagement-Software kann hierbei helfen, Verträge digital zu verwalten und Freigabeprozesse zu beschleunigen. Außerdem können Sie jederzeit alle Fristen und Laufzeiten im Blick behalten. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus der Cloud. Damit können Sie nicht nur Ihre Geschäftsdokumente zentral verwalten, sondern auch Ihre dokumentenbasierten Prozesse, z.B. um das Vertragsmanagement, mit Hilfe von "Workflows" automatisieren. Jetzt mehr erfahren auf scopevisio-documents.com! ### Revisionssichere Archivierung: Was heißt das eigentlich? Wenn es darum geht, Belege im Unternehmen rechtskonform aufzubewahren, fällt oft der Begriff „revisionssicher“. Doch was genau versteht man darunter? Unser Blogbeitrag erläutert, was die revisionssichere Archivierung ausmacht. Verträge, Angebote, Rechnungen – immer mehr Dokumente liegen im Unternehmen digital vor. Da ist es nur konsequent, diese auch digital zu archivieren. Denn ein digitales Archiv bietet nicht nur den Vorteil, dass weniger Platz benötigt wird. Digital archivierte Dokumente können außerdem unkompliziert abgelegt und  schneller wiedergefunden werden. Bei aufbewahrungspflichtigen Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, gelten bestimmte Vorgaben für die Aufbewahrung. So hat der Gesetzgeber Zeiträume definiert, wie lange bestimmte Informationen aufbewahrt werden müssen. Bei Rechnungen sind dies zehn Jahre. In dieser Zeit muss der Zugriff auf die aufbewahrungspflichtigen Belege jederzeit schnell und einfach möglich sein. So müssen Firmen zum Beispiel bei einer unangekündigten Betriebsprüfung Ihre Unterlagen offenlegen können – ansonsten drohen Bußgelder. An aufbewahrungspflichtige Dokumente werden aber noch weitere rechtliche Anforderungen gestellt. Und genau hier kommt die revisionssichere Archivierung ins Spiel. Was bedeutet revisionssicher? Im Wort „revisionssicher“ steckt der Begriff Revision, der aus dem Lateinischen (revidere – wieder(an)sehen) stammt. Revision bedeutet übersetzt Überprüfung, Untersuchung oder Durchsicht. Der Begriff der revisionssicheren Archivierung stammt aus der Betriebswirtschaft und bezieht sich ursprünglich nur auf aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente. Inzwischen wird er aber oft auch generell für die verfälschungssichere, langfristige Archivierung von Daten benutzt. Definition revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man die Aufbewahrung von digitalen Dokumenten mit Hilfe von technischen Lösungen und Verfahren, die sicherstellen, dass die Dokumente jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher sind. Durch die revisionssichere Archivierung werden die rechtlichen Anforderungen an digitale Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten erfüllt. Kurz gesagt: Revisionssicher archivieren heißt manipulationssicher archivieren. Relevant für die Revisionssicherheit ist dabei nicht nur die verwendete Software. Wichtig sind auch die zugehörigen internen Prozesse. Revisionssicherheit ist ein ganzheitliches Konzept, das sich auf Hardware, Software (z.B. ein DMS) und deren Zertifizierung durch unabhängige Wirtschaftsprüfer sowie interne Abläufe bezieht. Welche Gesetze und Normen regeln die Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen? Elektronische Archivsysteme müssen in Deutschland bestimmten Anforderungen genügen, die festgehalten sind im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Mit den GoBD will der Gesetzgeber sicherstellen, dass für die elektronische Archivierung vergleichbar strenge Standards gelten wie für die traditionelle Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten in Papierform. Die revisionssichere Archivierung ist ein Teilaspekt in den genannten Gesetzen und Verordnungen. Der Begriff der Revisionssicherheit existiert seit 1992. Er wurde erstmals vom deutschen Unternehmensberater und Autor Ulrich Kempffmeyer aufgebracht. Der Fachverband Organisations- und Informationssysteme (VOI) veröffentlichte im Jahr 1996 einem „Code of Practice“ zum Thema. Durch welche Merkmale zeichnet sich Revisionssicherheit aus? Wer die Datenspeicherung gesetzteskonform durchführen möchte, muss verschiedene Anforderungen beachten. Aus den Vorschriften des HGB, der AO und der GoBD ergeben sich mehrere Kriterien für die Revisionssicherheit. Zu diesen hat der Verband VOI zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung formuliert. Folgende Punkte sollten Sie beachten, wenn Sie Dokumente archivieren. Ordnungsmäßigkeit Bei der Archivierung müssen die rechtlichen und unternehmensinternen Richtlinien beachtet werden. Vollständigkeit Auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst dürfen keine Informationen (keine Dokumente, aber auch keine Metadaten) verloren gehen. Zeitgerechte Archivierung Unternehmen müssen jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archivieren. Unveränderbarkeit Das Dokument muss mit dem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden. Nutzung nur durch Berechtigte Die Archivierung muss so erfolgen, dass nur berechtige Personen auf die Daten zugreifen können. Wiederauffindbarkeit Alle Informationen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit auffindbar sind. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Ein Dokument darf erst nach Ablauf der vorgegebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Schutz vor Verlust Es muss dauerhaft sichergestellt sein, dass Daten nicht verloren gehen. Dokumentation Das Archivierungsverfahren muss dokumentiert werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Änderungen müssen grundsätzlich protokolliert werden. Für welche Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung relevant? Die Archivierungspflicht betrifft Unternehmen, Geschäftsleute, Handelsgesellschaften und juristische Personen gleichermaßen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen buchführungspflichtig ist oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, ist es an die Aufbewahrungsplicht gebunden. Unternehmer müssen somit für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente sicherstellen, dass diese ohne Ausnahmen revisionssicher archiviert sind. Die Bedeutung einer revisionssicheren Archivierung steigt allerdings mit der Größe und der zunehmenden Komplexität der Prozesse eines Unternehmens. Denn mit steigender Anzahl und Komplexität der Geschäftsvorfälle wird es schwieriger, die Übersicht über alle steuerrelevanten Unterlagen zu behalten und deren gesetzeskonforme Aufbewahrung sicherzustellen. Schließlich müssen im Falle einer Betriebsprüfung die notwendigen Unterlagen innerhalb einer angemessen kurzen Zeit der Finanzbehörde vorgelegt werden können. Welche Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden? Steuerrelevante Dokumente wie zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen oder auch Handels- und Geschäftsbriefe müssen revisionssicher abgelegt werden. Welche Unterlagen im Einzelnen betroffen sind, ist in §147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Es sind dies:   Bücher und Aufzeichnungen   Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)   Buchungsbelege   Empfangene und versandte Geschäfts- und Handelsbriefe   Für die Zollabwicklung erforderliche Unterlagen   Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind (z. B. Personalunterlagen) Revisionssicherheit ist auch bei der rechtssicheren E-Mail-Archivierung ein wichtiger Aspekt. Revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass steuerrelevante Unterlagen gesetzeskonform und sicher aufbewahrt werden. Je nach Branche müssen auch weitere Informationen revisionssicher gespeichert werden, zum Beispiel Akten in der pharmazeutischen Forschung oder Patientenakten in der Medizin. Revisionssichere Archivierung und das papierlose Büro Eine revisionssichere Archivierung kann Unternehmen auch auf dem Weg zum papierlosen Büro unterstützen: Denn laut GoBD und einem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) können Papierbelege, wie etwa Rechnungen, nach dem Einscannen in vielen Fällen vernichtet werden. Das heißt, es ist ausreichend, wenn nur die digitale Version aufbewahrt wird. Dafür müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden, wie zum Beispiel die Erstellung einer Verfahrensdokumentation.  Was sind die Vorteile eines elektronischen Archivs? Wer seine geschäftlichen Dokumente als PDF-Dateien auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud archiviert, wird den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung nicht gerecht. Viel zu einfach wäre es möglich, Daten zu manipulieren oder einzelne Dokumente zu löschen. Um eine sachgerechte und gesetzeskonforme Aufbewahrung der Unterlagen zu gewährleisten, sind eine professionelle Archivierungsfunktionen notwendig, wie zum Beispiel ein Dokumentenmanagementssystem (DMS) sie bietet. Dieses stellt sicher, dass alle Unterlagen, die im Unternehmen eingehen, in einem elektronischen Archiv zentral gespeichert werden. Das elektronische Archiv hat viele Vorteile: Einsparung von Lagerraum und Archivsystemen (Regalen) Schutz vor Verlust durch Überschwemmung oder Brand Schutz vor Diebstahl Kosteneinsparung bei Papier, Toner und Drucker Problemlose Langzeitarchivierung über Monate und Jahre, ohne Gefahr des Ausbleichens Zeitersparnis durch schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten In einem elektronischen Archiv werden Dokumente unveränderbar und über die gesamte Dauer der vom Gesetz bestimmten Aufbewahrungsfristen aufgehoben. Somit werden Auskünfte gegenüber dem Finanzamt im Falle einer Steuerprüfung deutlich erleichtert. Wie unterstützt Software die revisionssichere Archivierung? Bei der Software, die für eine sichere Dokumentenarchivierung eingesetzt wird, handelt es sich zumeist um Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bzw. Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Oft kommen in kleineren und mittleren Unternehmen DSM aus der Cloud zum Einsatz. In diesem Fall wird das DMS online genutzt. Cloud-DMS garantieren höchste Datensicherheit dank Speicherung in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und verschlüsselter Übertragung. Gute DMS/ECM-Lösungen haben viele nützliche Funktionen, die dabei helfen, die rechtskonforme Archivierung zu unterstützen. Dadurch wird der Aufwand für den Anwender minimiert. MerkmalSoftware-FunktionUnveränderbarkeitDas Original bleibt erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.NachvollziehbarkeitAktivitätenprotokoll am Dokument macht Änderungen nachvollziehbar.Nutzung nur für BerechtigteZugriffsverwaltung und Rechtesystem sorgen dafür, dass jeder nur das sieht, was er sehen soll.WiederauffindbarkeitDie Suchfunktion (Vollsuche) ermöglicht schnelles Wiederfinden.UnverlierbarkeitDokumente können im System vor Überschreiben oder Löschung geschützt werden.Zeitnahe ErfassungMobile Apps können die zeitnahe Erfassung unterstützen. Über digitale Schnittstellen können Daten – etwa im Rahmen der Steuerprüfung – einfach übertragen werden. Zertifizierung von revisionssicheren Archivsystemen Hersteller von DMS-Software, elektronischen Archivsystemen oder Buchhaltungssoftware lassen ihre Produkte häufig durch unabhängige Dritte im Hinblick auf Revisionssicherheit zertifizieren. Typischerweise findet die Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer vor Ort statt. Das IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland) hat mit der Verlautbarung IDW RS FAIT 3 eine Prüfungsrichtlinie für DMS-Systeme entwickelt. Eine Zertifizierung ist auch durch die TÜV-Informationstechnik (TÜViT) möglich. Hier werden die Prüfkriterien des Verbands für Organisations- und Informationssysteme (VOI) zugrunde gelegt. Fazit Revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Unternehmen die für die Besteuerung wichtigen Dokumente im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben aufbewahren. Es handelt sich hierbei um Vorgaben der GoBD, des HGB, der AO und um weitere Normen und gesetzliche Regelungen. Sind die Daten revisionssicher archiviert, können sie im Falle einer Betriebsprüfung mit relativ geringem Aufwand von der Finanzbehörde überprüft werden. Außerdem bietet eine elektronische Archivierung weitere Vorteile, beispielsweise eine Unterstützung auf dem Weg zum papierlosen Büro. Mithilfe einer guten DMS-Software kann sowohl eine revisionssichere Archivierung von Steuerunterlagen als auch die weitere Digitalisierung der Geschäftsprozesse deutlich vereinfacht werden. ### Interview: „KI kann viel, aber nicht alles“ - Zur Rolle von KI in der Arbeitswelt Laut einer aktuellen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom erwartet eine Mehrheit der Befragten in Deutschland, dass Künstliche Intelligenz (KI) die Gesellschaft spürbar verändern wird. Wir haben mit Professor Oliver Thomas gesprochen, der das Thema KI sowohl aus Sicht des Wissenschaftlers und Forschers als auch Unternehmers einordnen kann. Herr Professor Thomas, das Thema KI ist derzeit in aller Munde. Wie würden Sie den Begriff erklären? Viele wissenschaftliche Definitionen, die beispielsweise auf die Komplexität von Anwendungen zielen oder auf die Fähigkeit zu lernen, sind oft schwer zu verstehen. Eine allgemeinverständliche Definition könnte lauten: Künstliche Intelligenz ahmt menschliches Verhalten nach und bringt dieses nachgeahmte Verhalten in Systeme hinein. Wir Menschen können zum Beispiel sehr gut Muster erkennen, Zusammenhänge erfassen und Ähnlichkeiten identifizieren. All das sind Fähigkeiten, die wir in Systemen abbilden, die zum Teil automatisiert agieren. Das Themenfeld ist dabei sehr breit. Man denke nur an Expertensysteme, wissensbasierte Systeme oder Robotik-Anwendungen. Tatsächlich ist das Thema KI – überspitzt gesagt – schon ewig alt. Wir haben bereits in den 90er Jahren damit gearbeitet. Was extrem zugenommen hat, ist die Mächtigkeit der Systeme und gleichzeitig die Performanz der Rechner. Können Sie ein paar Beispiele für KI im Alltag nennen? KI begegnet uns in Steuerungssystemen, zum Beispiel bei der selbstlernenden Heizungssteuerung, oder auch im weiten Feld der Navigationssysteme. Derzeit sind besonders die generativen KI-Anwendungen wie ChatGPT oder Midjourney in der Diskussion. Das ist der Bereich, der am schnellsten in das private Umfeld übergegangen ist. Der Grund ist eindeutig die Nützlichkeit der Anwendungen, die für alle direkt offensichtlich ist. Allerdings führt die Trenddiskussion rund um KI auch dazu, dass die Möglichkeiten der Technologien überschätzt werden. KI wird dann als Allheilmittel für alle mögliche Probleme gesehen. Dem ist allerdings nicht so: KI kann vieles, aber nicht alles. Was kann KI denn im Unternehmensumfeld? Können Sie uns ein, zwei konkrete Beispiele geben? Beispiele für KI in Unternehmen gibt es viele: Wir haben etwa für einen Medizintechnikhersteller Qualitätsverbesserungen an mehreren Produktionsanlagen, unter anderem für Spritzen, erzielt. Dabei kam Machine Learning in Kombination mit Bilderkennung zum Einsatz. Bei der Produktion von Spritzen ist es sehr wichtig, Risse zu erkennen. Die Bilderkennung kann selbst kleinste Anomalien identifizieren. Dadurch vermeidet der Hersteller Ausschuss im zweistelligen Bereich. Aber nicht nur in der Industrie, sondern auch in der Dienstleistungsbranche gibt es Beispiele – etwa in der Wirtschaftsprüfung. Hier wird häufig kritisiert, dass Wirtschaftsprüfer stichprobenartig vorgehen und Erkenntnisse aus der Analyse ausgewählter Datensätze auf das gesamte Mandat übertragen. Beim Einsatz von KI in der Wirtschaftsprüfung ergeben sich nun gleich mehrere Effekte: Man erkennt schneller Auffälligkeiten in Datensätzen, hinter denen eine betrügerische Absicht stecken kann. Außerdem man kann man mit KI viel größere Datenmengen analysieren und praktisch eine Vollprüfung durchführen. Wo kommt KI in Unternehmenssoftware zum Einsatz? Ein sehr starker Effekt ergibt sich aus der Vermischung von strukturierten und unstrukturierten Daten. In der Vergangenheit haben wir zum Beispiel bei Data-Mining-Anwendungen viel Zeit darauf verwendet, Daten aufzuarbeiten und zu vorzustrukturieren. Die aktuell diskutierten KI-Ansätze kommen auch mit unstrukturierten Daten klar. Dies kann zum Beispiel den Aufbau von Wissensdatenbanken in Unternehmen erleichtern. Und das kann wiederum hilfreich im Service sein: Um dem Servicetechniker die richtigen Informationen für die Wartung eines Geräts vor Ort zu liefern, mussten bisher Informationen aus unterschiedlichen Quellen aufwändig aufbereitet werden, etwa aus den Wartungsanleitungen der Hersteller und bereits vorhandenen eigenen Serviceberichten. Dank KI ist all das nicht mehr nötig. KI kann mit unstrukturierten Daten umgehen. Die Modelle, die ich dazu verwende, sind bereits vortrainiert. Deshalb komme ich bei den generativen KI-Ansätzen mit einem geringen Datenbestand aus. Genau dies wird auch ERP-Systeme verändern: Eine Strukturierung von Daten wird hier immer weniger nötig sein. Außerdem können KI-Modelle Ähnlichkeiten bei der Bearbeitung von Daten finden und diese als Muster für die Automatisierung nutzen. Ein Beispiel ist das Buchungsverhalten. Die ERP-Hersteller nehmen hier eine wichtige Position ein: Sie kennen die Abläufe in Unternehmen. Sie sind gleichermaßen BWLer und ITler. Das sind beste Voraussetzungen dafür herauszufinden, wo und wie man KI in ERP-Systemen einsetzen kann. Dass KI dem Menschen Arbeit abnimmt, kann man so oder so sehen. Welche Auswirkungen von KI auf die Arbeitswelt erwarten Sie? Wenn wir an das Beispiel der Wirtschaftsprüfung anknüpfen: Kein Wirtschaftsprüfer hat Interesse daran, durch eine Bilanz geführt zu werden wie ein Mensch in einem autonomen Auto. Die menschliche Entscheidungskompetenz soll und wird im Vordergrund stehen bleiben. Wichtig bei der Nutzung von KI ist die Zielrichtung: Möchte ich reporten? Möchte ich forcasten? Geht es um eine prädiktive Applikation? Das kann man nicht wie Null und Eins diskutieren, man muss in unterschiedlichen Stufen denken. Jedes Unternehmen muss sich fragen: Auf welche Stufe möchte ich? Klar ist aber auch: KI führt in Teilen zu Rationalisierung. Die generativen Ansätze sind sehr stark bei der Text- und Bilderzeugung. Das Generieren von Ideen, das Erstellen von Texten, das Erzeugen von Logos – all dies funktioniert heute schon auf einem hohen Niveau. Das wird mindestens zu einem hohen Preisdruck in den designorientierten Bereichen, im Umfeld der Verlage, vielleicht auch im Bereich der Weiterbildung führen. Wo sehen Sie die Chancen von KI für den Mittelstand? Das Verhältnis zu den Themen Digitalisierung und KI ist im Mittelstand oftmals schwierig. Eine Herausforderung ist es zum Beispiel, das entsprechende Know-How im Unternehmen bereitzuhalten. Beim Thema Digitalisierung geht das noch: Man setzt auf neue Standards, vielleicht auf neue Softwaresysteme. Oder man bildet etablierte Prozesse digital ab und optimiert sie damit. Beim Thema KI ist das schwieriger: Ich brauche nicht „nur“ den Fachanwender und den Software-Entwickler, sondern auch den KI-Experten. Das Thema KI ist deutlich interdisziplinärer. Und das Wissen rund um KI ist auch deutlich komplexer als im Softwarebereich. Viele große Mittelständler bauen jetzt hektisch KI-Abteilungen auf. Das halte ich für schwierig. Der Aufbau des KI-Know-Hows geht häufig schief, weil dieses Wissen nicht so schnell mit dem eigenen Produkt-, Markt- und Branchenwissen verbunden werden kann. Deshalb rate ich dazu, das Wissen dazuzukaufen. Viel wichtiger als die beste KI-Anwendung oder den besten KI-Algorithmus zu haben, ist es für den Mittelstand zu wissen, was die Wirkungen des Einsatzes von KI sind. Interesse am Thema KI? Mehr erfahren Sie auf dem 13. Cloud Unternehmertag am 5. Februar 2026 in Bonn. Das Mittelstands-Event gilt als Treffpunkt für Vordenkerinnen und Vordenker bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Die Teilnahme ist kostenlos! ### Vorteile eines DMS für Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen Die Digitalisierung ist nicht nur ein Thema für Unternehmen. Auch Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen können davon profitieren. Dabei bildet das Dokumentenmanagement Vereine und andere Organisationen den perfekten Einstieg in die Digitalisierung. Mitgliedsanträge, Protokolle oder Beitragsrechnungen – Verbände, Organisationen und Einrichtungen haben mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun. Welche Vorteile ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bei der Verwaltung dieser Unterlagen bietet, erläutert nachfolgender Beitrag. Was bedeutet DMS? DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich hierbei um eine Software, mit der digitale Dokumente und Informationen verwaltet, bearbeitet, verteilt und archiviert werden können. Die Anschaffung einer Software für Dokumentenmanagement rentiert sich bereits nach kurzer Zeit. Wir zeigen Ihnen 10 Vorteile, die Dokumente in Ihrer Organisation digital zu verwalten. 10 Vorteile für den Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software (Rechts-)Sicherheit Die klassische Dokumentenverwaltung – auf Papier oder auch hybrid – ist aufwändig und risikobehaftet. Man denke nur an Worst-Case-Szenarien wie Wasserschaden, Brand oder Einbruch. Diese Gefahren werden durch den Einsatz eines Online DMS erheblich minimiert. Darüber hinaus sorgt ein DMS für Rechtssicherheit, da es Dokumente revisionssicher speichert. Revisionssicherheit bedeutet, dass die Anforderungen der GoBD an Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt werden. In einem Netzwerkordner oder in einem Microsoft Sharepoint-Verzeichnis ist dies hingegen nicht sichergestellt. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen auch dabei, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Gesicherter Zugriff Physische Ablagen wie Aktenordner und Archivräume lassen sich nur mit großem Aufwand vor unberechtigtem Zugriff schützen. So muss zum Beispiel sichergestellt werden, dass weder externes Personal noch Besucher sich Zugang zu sensiblen Daten verschaffen können. Ein DMS bietet besondere Rechtekonzepte, die es bis auf Dokumentenebene hinab erlauben, den Zugriff individuell zu justieren. So erreichen Sie ein hohes Maß an Sicherheit – zum Beispiel auch für Vertragsdokumente. Platz- und Kostenersparnis Steuerrechtlich relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Rechnungen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Aufbewahrungsfristen gelten zum Beispiel auch bei Bewohnerakten in Seniorenheimen, die laut Heimgesetz fünf Jahre archiviert werden müssen. Vorteil bei der digitalen Archivierung: Bei der Anmeldung im Seniorenheim müssen unzählige Dokumente beigebracht werden, welche die Einrichtung am verlässlichsten in einer DMS-Software speichert. Liegen die Dokumente in Papierform vor, führt dies zu Platzbedarf, der oftmals durch Anmietung externer Flächen gedeckt wird. Mit einem digitalen Archiv in einer DMS-Software sparen Verbände und Organisationen Platz und somit Lagerkosten ein. Belege können nach dem Scannen entsorgt werden, wenn die Regeln für ersetzendes Scannen beachtet werden. Standortunabhängiges und mobiles Arbeiten Große Verbände, wie etwa die Wohlfahrtsverbände (z.B. Diakonie, Caritas, DRK), sind als Dachverbände mit verschiedenen Einheiten organisiert. Diese dezentrale Organisation führt zu hohem Kommunikationsaufwand. Gerade die E-Mail erweist sich hier oft als ineffizient. Einfacher ist es, wenn eine zentrale und idealerweise cloudbasierte Lösung eingesetzt wird, in der zum Beispiel Dokumente zu Hygienemaßnahmen oder Informationen zur Arbeitssicherheit immer aktuell und für alle Berechtigten ortsunabhängig erreichbar sind – zum Beispiel auch im Homeoffice. Das DMS wird dadurch auch zu einer Wissensdatenbank für die Gesamtorganisation. Statement von Gaby Schneider, Finanzbuchhalterin im Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen (KAT) e.V., über das mobile Arbeiten in der Cloud. Zeitersparnis durch schnelles Wiederfinden der Dokumente Ist ein Papierdokument einmal in eine falsche Akte eingeordnet, wird es praktisch unauffindbar. Doch selbst bei korrekter Ablage kostet die Suche in Ordnern und Archiven Zeit und Nerven. Gerade Vereine und Verbände, die sich über Spendengelder finanzieren, sollten in der Administration so effizient wie möglich arbeiten. In Dokumentenmanagementsystemen lassen sich Dokumente dank der Volltextsuche (OCR: Optical Character Recognition) automatisch auf Schlagwörter hin durchsuchen und in Sekundenschnelle wiederfinden. Statement von Marlis Pfützenreuter, Verwaltungsfachkraft Arid-Hus e.V., über das Arbeiten in einem Dokumentenmanagementsystem. Weniger Monotonie, mehr Komfort bei der Dokumentenablage Das händische Zuordnen, Abheften, Weiterleiten und Archivieren einzelner Dokumente ist zeitaufwändig und wenig komfortabel. Die Ablage in einem DMS funktioniert dagegen einfach und schnell und entlastet Mitarbeitende in ihrem Arbeitsalltag. Auch die Möglichkeit, Dokumente mit Löschfristen zu versehen, ist komfortabel. Die Software erinnert dann rechtzeitig daran. Dadurch werden auch Fehler vermieden. Transparenz und Nachvollziehbarkeit Fehlt ein DMS, kursieren zum Beispiel Office-Dateien oft in unterschiedlichen Versionen unter den Mitarbeitenden. Das kann zu Doppelarbeit und Missverständnissen führen. Ein DMS bietet durch Versionierung mehr Transparenz. Versionierung bedeutet: Mit jeder Änderung und Speicherung des Dokuments wird automatisch eine neue Version erstellt. So bleibt nachvollziehbar, wer das Dokument wann geändert hat. Fehler durch unterschiedliche Informationsstände können so gar nicht erst entstehen, denn jedes Dokument ist nur einmal vorhanden. Mehr Effizienz mit digitalen Workflows Dokumente sind keine isolierten Objekte, sondern oft Bestandteile von umfangreichen Prozessen – klassisches Beispiel: die Eingangsrechnungsbearbeitung. Liegt ein Dokument erst einmal digital vor, können auch die zugehörigen Vorgänge – wie etwa Prüf- und Freigabeprozesse – digitalisiert werden. Der Informationsfluss ist dabei immer gewährleistet. Dies sorgt dann für einen weiteren Effizienzschub. Statement von Silvia Ebbighausen, Prokuristin und Verwaltungsleisterin der Julius Tönebön Stiftung über den digitalen Rechnungseingang mit Scopevisio. Zusammenarbeit leichtgemacht In Dachverbänden werden Aufgaben wie etwa die Buchhaltung oft zentral erledigt. Das hat zur Folge, dass Belege aus den verbundenen Organisationen an die Zentralverwaltung geschickt werden müssen – eine träge und langwierige Angelegenheit, wenn papierbasiert gearbeitet wird. Ein DMS kann diesen Prozess beschleunigen, wenn es als zentrale Belegablage fungiert und die Belege in Workflows eingebunden sind. Das vermindert auch den Abstimmungsaufwand, da Bearbeitungsschritte vorgegeben sind und Erinnerungen – zum Beispiel bei der Rechnungsprüfung – eingestellt werden können. Mehr Zufriedenheit bei allen Mitarbeitenden Sich wiederholende Aufgaben wie das Sortieren, Abheften und Archivieren von Dokumenten wirken wenig motivierend. Übernimmt die Software dies, werden Mitarbeitende entlastet. Gerade Ehrenamtler, die in Verbänden oder Vereinen aktiv sind, möchten sich nicht mit administrativen Aufgaben beschäftigen. Ein DMS kann ihnen Arbeit abnehmen. Aber auch Mitglieder oder Spender sind zufriedener, wenn sie schnellere Auskünfte und besseren Service erhalten. So sorgt ein DMS nicht zuletzt bei allen Beteiligten für mehr Zufriedenheit. Fazit Die vielen DMS-Vorteile zeigen: Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen macht sich auch für Verbände, Vereine und Organisationen in mehrfacher Hinsicht bezahlt. Ein DMS unterstützt bei der sicheren und rechtsicheren Ablage von Dokumenten. Außerdem hilft es dabei, Zeit und Kosten in der Verwaltung zu sparen. Vor allem aber sorgt es in Zeiten hoher Informationsdichte und ineinandergreifender Arbeitsabläufe für effizientes und produktives Arbeiten. So ermöglicht es Verbänden, Organisationen und sozialen Einrichtungen, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren und diese noch besser zu erfüllen. Scopevisio Documents ist ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) aus der Cloud. Die Software zur Dokumentenverwaltung ermöglicht ein standortunabhängiges Arbeiten an Dokumenten. Mit Workflows lassen sich Arbeitsschritte (z.B. im Rechnungseingangsprozess) zunehmend digitalisieren und Routineaufgaben automatisieren. Jetzt mehr erfahren auf scopevisio-documents.com!  ### 5 Tipps: Dokumente suchen und finden Die Suche nach Dokumenten ist ein echter Zeitfresser. Studien gehen davon aus, dass Mitarbeitende bis zu zwei Stunden pro Tag mit Dateien-Suchen verschwenden – Zeit, die für produktive Arbeit fehlt. Gleichzeitig vervielfacht sich die Datenmenge im Unternehmen. Der nachfolgende Blogbeitrag zeigt Ihnen, wie Sie Dokumente in Windows wiederfinden und liefert Ihnen fünf Tipps, die Ihnen helfen, Daten und Dokumente schneller zu finden. Dokumente in Windows suchen - so geht's In Windows 10 lassen sich Dateien und Dokumente auf verschiedenen Wegen auffinden. Suchen über die Suchfunktion Klicken Sie auf das Start-Icon mit der rechten Maustaste Wählen Sie im Start-Menü die Option "Suchen" Nun können Sie den Namen des Dokuments in das Suchfeld eingeben Suchen über den Windows Explorer Alternativ können Sie das Dokument über den Datei-Explorer suchen Rufen Sie hierfür den Explorer aus Wählen Sie links das entsprechende Laufwerk aus Geben Sie oben rechts in die Suchleiste den gesuchten Dokumentennamen ein Können Sie die gesuchte Datei auf einen Ordner einschränken, dann wählen Sie links den entsprechenden Speicherort, wo Sie die Datei vermuten, und suchen dann nach dem Dokument Dokumente suchen – zeitraubend und nervenzehrend Kennen Sie das auch aus dem Arbeitsalltag? Sie suchen ein Protokoll, das Sie dringend für eine Teamsitzung oder für ein Kundengespräch benötigen. Nur: Wo ist es? „Verschollene“ Dateien sind ein Ärgernis. Der Grund ist oft, dass die Datei nicht am richtigen Ort abgelegt wurde – etwa, weil Mitarbeitende sie versehentlich in andere Ordner verschoben haben. Hinzu kommen die Papierdokumente, die im Unternehmen physisch in Ordnern und Archiven abgelegt werden. Kurzum: Informationen im Unternehmen sind oftmals schwer zugänglich, weil sie nicht systematisch und vor allem nicht zentral organisiert sind. Die Lösung bietet die Digitalisierung – folgende fünf Tipps zeigen, wie. 1. Digitalisieren Sie Papierdokumente Das digitale Arbeiten ist in KMU auf dem Vormarsch. Aber: Weiterhin wird ein beträchtlicher Anteil an Dokumenten in Papierform bearbeitet und aufbewahrt. Papierdokumente allerdings bremsen die Arbeitsprozesse aus und erschweren die Suche nach Informationen. Durch eine Digitalisierung Ihrer Papierunterlagen lassen sich bislang papierbasierte Abläufe auf ein neues Level heben! Ein erster Ansatzpunkt kann hier der Rechnungseingang sein. Wer seine Eingangsrechnungen scannt und in einen digitalen Freigabeworkflow übergibt, erhöht das Tempo der Bearbeitung und spart dadurch Zeit und Geld. Zudem sind die digitalisierten Eingangsrechnungen viel leichter auffindbar. In der Regel sind sie nämlich in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert, das die Volltextsuche z. B. nach Lieferant, Bestellung o.a. ermöglicht. 2. Führen Sie ein DMS mit Volltextsuche ein Der Einsatz moderner digitaler Technologien gehört für die Mehrheit der Unternehmen fest zum Alltag. Allerdings ist die unternehmensweite Suche nach Dokumenten für viele Firmen noch nicht selbstverständlich. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) mit Volltextsuche sind die Lösung. Dateien suchen und finden: So einfach wie Googlen – dank Volltextsuche Mit der Volltextsuche lassen sich Dokumente nicht nur nach ihren Namen, sondern auch nach jeglichem Inhalt durchsuchen. So wie die Nutzer es von Google kennen. Dabei kommt die sogenannte OCR-Technologie zum Einsatz. OCR ist die Abkürzung für „Optical Character Recognition“. Mit Hilfe von OCR lassen sich zum Beispiel auch in Bildern oder PDFs einzelne Buchstaben erkennen. Manche Dokumentenmanagementsysteme bieten sogar die Möglichkeit, aus jedem beliebigen Programm heraus (z. B. aus der Buchhaltungssoftware) die Suche nach Dokumenten (z. B. Belegen) im DMS zu starten. Auf diese Weise können Sie eine unternehmensweite Suche umsetzen. 3. Managen Sie Ihre Dokumente in einem Cloud-System Das Problem der Informationssuche betrifft häufig auch E-Mails und deren Anhänge. Die Lösung: Verzichten Sie darauf, Dokumente per E-Mails zu versenden – und nutzen Sie ein DMS in der Cloud. So können sie problemlos mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten oder im Homeoffice zusammenarbeiten. Alle Berechtigten haben Zugriff auf ein- und dasselbe Dokument im DMS. Dank Versionierung arbeiten außerdem alle immer mit der aktuellen Version. Auch mit externen Partnern können Sie einfacher zusammenarbeiten. Erstellen Sie einfach externe Links, statt Dateien zu verschicken. Oder erstellen Sie Upload-Ordner, in die Ihre Partner Dateien hochladen können. 4. Legen Sie sich ein zweites Gedächtnis an Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie es wäre, wenn Ihre Software Sie automatisch an Termine erinnern würde? Dies ist zum Beispiel bei Dokumentenmanagementsystemen der Fall, die auch Workflows für den Rechnungseingang oder das Vertragsmanagement integrieren. Sie müssen nicht mehr suchen. Die Informationen kommen zu Ihnen! Sind Sie als Prüfer in Workflows eingebunden, erhalten Sie automatisiert E-Mails, wenn neue Rechnungen eingegangen sind oder Verträge geprüft werden müssen. Digitale Wiedervorlagen sind ebenfalls praktisch: Falls Ihr Software-System (z. B. ein Online DMS) diese Funktion unterstützt, werden sie an zu einem Datum und der Zeit, die Sie zuvor im Dokument hinterlegt haben, automatisch erinnert. Vor allem aber müssen Sie nicht mehr nach den Dateien suchen. Sie werden direkt aus der E-Mail dorthin geleitet. 5. Automatisieren Sie die Bearbeitung von Rechnungen Jedes Unternehmen erhält Rechnungen, die geprüft und bearbeitet werden müssen. Im Alltagsgeschäft bereitet diese Aufgaben jedoch immer wieder Schwierigkeiten: Das Suchen nach Rechnungen beansprucht viel Zeit. Auch ein Zugriff auf ältere, bereits archivierte Rechnungen zur Klärung von Sachverhalten ist bürokratisch und mit hohem Aufwand verbunden. Die Freigabeprozesse für eingehende Rechnungen sind langsam und ineffizient. Mit einem DMS können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren. Damit setzen Sie einen durchgängig digitalen Prozess: vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Verbuchung und Archivierung ein. Außerdem ermöglicht das DMS jederzeit, Belege in digitalen Archiven schnell zu finden, ohne dass Sie in physischen Archiven graben müssen. Mit Scopevisio Documents bieten wir ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Damit verwalten Sie ihre Dokumente zentral an einem Ort und finden Dokumente in sekundenschnelle wieder. Gleichzeitig können Sie ihre dokumenten-basierten Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten. Hierfür bieten wir spezielle Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- und Personalmanagement. ### DMS Online: Dokumentenzentrale für alle Abteilungen Statt DMS-Lösungen auf den eigenen Servern zu betreiben, entdecken Organisationen zunehmend das DMS aus der Cloud. Somit könnte die cloudbasierte Lösung langfristig eine Schlüsselrolle beim Dokumentenmanagement spielen. Im Folgenden gehen wir auf die Chancen und Vorteile ein, die DMS Online Ihnen bietet. Was versteht man unter einem DMS Online? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Online ist eine cloudbasierte Software. Diese sorgt dafür, dass wichtige Dokumente revisionssicher in einer zentralen Online-Datenbank gespeichert werden. So können Sie unabhängig von Ihrem Aufenthaltsort auf digitale Unterlagen zugreifen und mit diesen arbeiten. Dafür benötigen Sie nur einen Rechner mit einem Browser und einen Internetzugang. Was ist der Unterschied zwischen DMS, DMS Online und DMS On-Premises? Der Begriff DMS ist breiter gefasst und schließt sowohl DMS-Software, die On-Premises betrieben wird als auch cloudbasierte DMS-Software ein. DMS Online oder Cloud DMS ist mehr spezifisch und bezieht sich in der Regel auf die letztere Variante, die als SaaS (Software-as-a-Service) in einer Public Cloud bereitgestellt wird. DMS On-Premises heißt, dass die Lösung vom Unternehmen selbst innerhalb des Unternehmens auf eigenen Servern betrieben wird. In der Regel wird die DMS-Software von der Organisation selbstständig gekauft. Die Datenspeicherung erfolgt dabei lokal. Den Begriff On-Premises verwendet man heute oft auch dann, wenn eine DMS-Lösung in einer Private Cloud betrieben wird. Das ist ein vom Unternehmen exklusiv genutzter Speicherplatz. Dieser und die DMS-Lösung können sich auch außerhalb des Unternehmens befinden und von einem IT-Dienstleister betreut werden.   Hinweis: Möglicherweise sind Sie neben dem Begriff DMS auch der Bezeichnung ECM (Enterprise Content Management) begegnet. ECM-Lösungen haben zum Ziel, alle Daten, Dokumente und Informationen unternehmensweit in einem Software-System zu speichern. Ihr Funktionsumfang ist damit breiter gefasst als der eines DMS – zumindest in der Theorie. Andererseits bieten DMS-Lösungen heute weit mehr als eine revisionssichere Datenarchivierung und viele Funktionen sind mit denen eines ECM identisch. In der Praxis werden die beiden Begriffe daher oft synonym verwendet.   DMS-Software: Vergleich zwischen einer Cloud- und On-Premises-Lösung. Was sind die Vorteile von DMS Online? Sie können flexibel auf Daten zugreifen und mobil von überall arbeiten. Damit können Sie die Zusammenarbeit von Mitarbeiter:innen im Unternehmen verbessern. Eine übersichtliche und selbsterklärende Benutzeroberfläche minimiert Lernaufwände und steigert die Produktivität. Der Anbieter eines DMS Online stellt die IT-Infrastruktur bereit. Sie benötigen im Grunde nur einen Computer mit einem lauffähigen Browser und einer Internetverbindung. Die Einführung von DMS Online im Unternehmen kann relativ schnell und einfach erfolgen. Daher ist die Lösung gerade auch für kleinere Organisationen mit begrenzten Ressourcen interessant. Den Betrieb übernimmt der IT-Dienstleister. Sind DMS Online nicht so ausgereift wie On-Premises-Lösungen? Grundsätzlich können Sie On-Premises-Lösungen individueller anpassen als cloudbasierte Software. DMS Online-Lösungen orientieren sich jedoch an "Best Practices" – also an üblichen und bewährten Arbeits- und Geschäftsprozessen. Für Prozesse und Workflows, die sich weitgehend am Standard orientieren, ist DMS Online daher eine gute Lösung. Sie können Ihre cloudbasierte DMS-Software auch bis zu einem bestimmten Maß individualisieren, indem Sie die entsprechenden Einstellungen konfigurieren. Ist ein DMS Online sicher? Das Thema Datensicherheit und -schutz bei Cloudlösungen wird oft kontrovers diskutiert. Bedenken Sie jedoch, dass ein professioneller Cloud-Dienstleister mehr Ressourcen in die Sicherheit seiner Lösungen steckt als ein durchschnittliches KMU es sich leisten kann. Auch DMS Online Anbieter investieren in die Datensicherheit und den Datenschutz ihrer Lösungen kontinuierlich – viele besitzen eine IT-Sicherheitszertifizierung wie ISO 27001. Sie sorgen für eine hohe Datenverfügbarkeit, indem sie die Daten gleichzeitig auf mehreren Servern speichern, die sich an verschiedenen Standorten befinden. Dazu kommt, dass viele DMS-Lösungen Ihnen durch vorkonfigurierte Einstellungen das Einhalten von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO erleichtern. Was sollte ein DMS Online können? Eine DMS-Cloud-Lösung sollte: Eine automatische, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von elektronischen Dokumenten ermöglichen. Rollenbasierte Zugriffsrechte unterstützen. Das einfache Bearbeiten von Dokumenten unterstützen, z.B. durch eine Integration mit MS Office. Eine Volltextsuche beinhalten: Damit können Sie nicht nur nach Dateinamen, sondern nach allen Begriffen und Stichwörtern in den digitalen Dokumenten suchen. Eine Integration mit anderen Programmen ermöglichen. So können Sie durch entsprechende Adapter und Konnektoren Ihre DMS-Software schnell mit gängigen Softwarelösungen integrieren. Mit Scopevisio Documents bieten wir ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Mit speziellen Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- oder Personalmanagement können Sie nicht nur Ihre Dokumente online verwalten, sondern auch damit einhergehende Geschäftsprozesse digitalisieren. Jetzt mehr erfahren auf scopevisio-documents.com! ### Kreditorenbuchhaltung: Definition, Aufgaben und Tools Eine professionelle Kreditorenbuchhaltung sollte ab einer bestimmten Organisationsgröße ein fester Bestandteil jeder Firma sein. Da die Kreditorenbuchhaltung Unternehmen dabei unterstützt, ihren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, stellt sie so deren langfristigen Erfolg sicher. Worauf es dabei ankommt, zeigen wir im folgenden Artikel. Was versteht man unter Kreditorenbuchhaltung? Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, für eine fristgerechte und korrekte Bezahlung von eingehenden Rechnungen zu sorgen. Dadurch können Firmen gute Beziehungen zu Ihren Geschäftspartnern aufrechterhalten und darüber hinaus Geld sparen. Das Ziehen von Skonti oder die Verhinderung von Mahngebühren durch eine rechtzeitige Rechnungsbezahlung sind Beispiele dafür. Die Kreditorenbuchhaltung ist in der Regel in eine Buchhaltungssoftware oder in das ERP-System integriert. Was ist der Unterschied zwischen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung? Die Bezeichnungen Kreditor (lat. „credere“ = „glauben“) und Debitor (lat. „debere“ = „schulden“) kommen aus der Finanzbuchhaltung. Dabei steht Kreditor für einen Gläubiger und Debitor für einen Schuldner. Ein Debitor kauft beim Kreditor bestimmte Leistungen ein. Dies können Geldbeträge, Arbeitsstunden oder bestimmte Waren sein. Dementsprechend ist die Kreditorenbuchhaltung damit beschäftigt, die eingehenden Rechnungen für die bestellten und gelieferten Leistungen zu bearbeiten und zu begleichen. Auf der anderen Seite steht die Debitorenbuchhaltung. Diese rechnet die Leistungen ab, die das Unternehmen an seine Kunden erbringt. Die Bereiche Mahnwesen und Bonitätsüberprüfung sind ebenfalls Bestandteile der Debitorenbuchhaltung. Was sind die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung und welche Bereiche umfasst sie? Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sowie der kreditorischen Rechnungsprüfung und Kontierung fallen insbesondere in die folgenden Bereiche: Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen Der Weg der kreditorischen Eingangsrechnung beginnt mit der Erfassung und Prüfung. Hierbei wird sie durch die Kreditorennummer einem Lieferanten oder Dienstleister zugeordnet. Danach erfolgt die Rechnungsprüfung. Beispiele für Fragen, die Sie hier klären sollten, sind: Erfüllt die Rechnung die formalen Vorgaben? Stimmt die gelieferte Menge? Weist die Ware die vereinbarte Qualität auf und ist sie unbeschädigt? Falls es sich um eine Dienstleistung handelt: Entspricht die Leistung dem, was vereinbart wurde? Wurden die Arbeitsstunden richtig abgerechnet? Bezahlung der offenen Rechnungen Eine weitere Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist der rechtzeitige Ausgleich der Verbindlichkeiten, die durch die eingehenden Rechnungen entstehen. Der zu bezahlende Betrag wird heute in der Regel durch eine Software, die mit Online-Banking verbunden ist, automatisch freigegeben und beglichen. In manchen Fällen – z. B. bei hohen Summen – muss die Überweisung noch durch eine weitere Person genehmigt werden. Fernerhin kümmert sich die Kreditorenabteilung um Daueraufträge: Sie sorgt für deren Einrichtung und Verwaltung. Die Verwaltung der offenen Posten Durch eine optimale Verwaltung der offenen Posten können Sie dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen liquide bleibt. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie die kreditorischen Rechnungen nach ihrem Zahlungsziel sortieren – und dementsprechend begleichen. Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten: Prüfen Sie die erhältlichen Skonti-Optionen und nehmen Sie diese in Anspruch, da wo es sinnvoll ist. Archivierung der bezahlten Rechnungen Nachdem Sie eine Rechnung beglichen haben, zählt diese nicht mehr zu den offenen Posten. Sie kommt daher in das Archiv. In Deutschland gilt eine 10-jährige Archivierungspflicht für Rechnungen. Bei Nachfrage sollten Sie in der Lage sein, die entsprechenden Rechnungen dem Finanzamt zeitnah verfügbar zu machen. Zur Archivierung der Eingangsrechnungen können Sie Akten und Ordner oder spezielle Softwarelösungen verwenden. Wie funktioniert die Kreditorenbuchhaltung? Damit Ihre Kreditorenbuchhaltung einwandfrei funktioniert, sollten Sie einige Schritte beachten. Dazu gehört die Einteilung der Kreditoren in diejenigen, mit denen Sie beabsichtigen, langfristig zusammenzuarbeiten. Diesen sollten Sie eine eigene Kreditorennummer zuweisen. Dafür wird ein regelmäßig zu pflegender Kreditorenstammsatz im ERP-System oder im Buchhaltungsprogramm angelegt. Er enthält unter anderem die folgenden Daten: Name Rechtsform Adresse Telefonnummer E-Mail-Adresse Bankverbindung Der andere Teil Ihrer Kreditoren sollte diejenigen umfassen, mit denen Sie nur unregelmäßig zusammenarbeiten. Die Rechnungsbezahlung sollte in diesem Fall über ein Sammelkonto – auch als CpD-Konto (lat. „Konto pro Diverse) bekannt – erfolgen. Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung Das folgende vereinfachte Beispiel soll die Funktion der Kreditorenbuchhaltung verdeutlichen. Ein Unternehmen entscheidet sich, Haftnotizen in einer Menge von 10000 Stück bei einem neuen Lieferanten zu bestellen. Die Kosten betragen 10 Euro pro 1000 Stück. Der Lieferant räumt ein Skonto von 3 Prozent ein, wenn der Kunde die Rechnung früher bezahlt als die vorgesehenen 14 Tage. Die Kreditorenbuchhaltung erstellt in diesem Fall zunächst einen Kreditorenstammsatz. Danach prüft sie, ob der Lieferant die Rechnung korrekt ausgestellt hat. Weitere Fragen, die geklärt werden: Ist der Preis richtig berechnet? Stimmen die Qualität und die gelieferte Menge? Inwieweit ist es sinnvoll, das angebotene Skonto zu ziehen? Die Kreditorenbuchhaltung arbeitet diese und weitere Schritte ab. Schließlich wird die Rechnung nach einer erfolgten Bezahlung archiviert. Welche Tools nutzt man für die Kreditorenbuchhaltung? Die Praxiserfahrung zeigt, dass die meisten Unternehmen die Aufgaben ihrer Kreditorenbuchhaltung mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder eines ERP-Systems bewältigen. Für die vorbereitende Buchhaltung bietet sich ein Tool für die Rechnungsverarbeitung an. Rechnungseingangsbuch In einem Rechnungseingangsbuch werden alle in einem Unternehmen eingehenden Rechnungen zentral erfasst und verwaltet. Wie der Name schon sagt, geschah dies früher in einem Buch und auf Papier. Heute gibt es dafür ein digitales Pendant, mit dem Eingangsrechnungen einfacher und schneller verwaltet werden können. Als Beispiel sei hier der Prozess im Scopevisio Rechnungseingangsbuch skizziert. Lieferanten senden ihre Rechnungen an eine eigens eingerichtete E-Mail-Adresse. Diese leitet die Belege direkt an das digitale Rechnungseingangsbuch weiter. Dort werden die Rechnungen vom System ausgelesen, vorkontiert und zuvor definierten Prüf- und Freigabeprozessen zugeordnet. Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beschleunigt den Prozess enorm. Arbeitsschritte, die vorher viel Zeit erforderten, entfallen gänzlich oder werden automatisiert. Das Unternehmen spart dadurch Prozesskosten ein. Außerdem profitiert es von verbesserter Liquidität, weil bei Rechnungen, die schneller bearbeitet werden, auch Skonto besser genutzt werden kann. Buchhaltungssoftware Die Buchung von Eingangsrechnungen findet in einer Buchhaltungssoftware statt, die auch Teil eines ERP-Systems sein kann. Bei Scopevisio werden die Eingangsrechnungen im Modul Finanzen gebucht. Dank der Tatsache, dass die Rechnungen im Rechnungseingangsbuch bereits vorkontiert werden, ist meint nur noch eine Kontrolle notwendig. Die Kreditorenbuchhaltung wird durch ein Rechnungseingangsbuch also erheblich entlastet. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Ein weiterer Aspekt, den Sie beachten sollten, ist die Archivierung von Eingangsrechnungen. Wie bereits erwähnt, müssen Sie diese in Deutschland zehn Jahre lang aufbewahren. Sollten Sie sich dazu entscheiden, Ihre Eingangsrechnungen in Papierform zu archivieren, benötigen Sie dafür Ordner, Kisten, Schränke und ausreichend Platz. Für eine digitale Aufbewahrung Ihrer Rechnungen stehen Ihnen entsprechende Softwarelösungen – sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS)  – zur Verfügung. Diese sollten GoBD-konform sein. Denn so können Sie eine optimale Dokumentenverwaltung und eine revisionssichere Archivierung sicherstellen. ### Bedarfsanforderung: der erste Schritt im Beschaffungsprozess Der Beschaffungsprozess im Unternehmen wird in der Regel durch eine Bedarfsanforderung angestoßen. Einige Firmen setzen dabei noch auf Papier. Effizienter funktioniert die Bedarfsmeldung jeodoch digital. Um Kundenaufträge zu erfüllen, werden im Unternehmen Ressourcen in Form von Materialien oder Dienstleistungen benötigt. Existiert eine Einkaufsabteilung, ist diese dafür zuständig, die Ressourcen zu beschaffen. Grundlage dafür ist die Bedarfsmeldung. Was ist eine Bedarfsanforderung? Unter einer Bedarfsanfoderungen (auch Bedarfsmeldung/Bestellanforderung, abgekürzt BANF) versteht man eine Mitteilung an den Einkauf, Materialien oder Dienstleistungen in der gewünschten Art und Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. Die Bedarfsanforderung kann von verschiedenen Stellen im Unternehmen gestellt werden. Was enthält sie? Eine Bedarfsanforderung kann je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich aussehen. In der Regel enthält sie folgende Informationen: Artikel oder Material, ggf. mit Materialspezifikation bzw. Qualitätsanforderung oder Dienstleistung mit Beschreibung gewünschte Menge und Mengeneinheit gewünschtes Lieferdatum Kontierung Fakultativ möglicher Lieferant abweichender Lieferort gleichwertiger alternativer Artikel Hier ein Beispiel einer Bedarfsanforderung: Bedarfsanforderung Oft besprechen Einkäufer und Spezialist die Auswahl des Lieferanten gemeinsam. Die endgültige Wahl des Lieferanten liegt jedoch beim Einkauf. Warum ist die Bedarfsanforderung wichtig? Effiziente Ressourcenplanung: Eine Bedarfsmeldung hilft, die benötigten Ressourcen präzise zu identifizieren und zu planen. Ressourcen werden dadurch effizienter genutzt und Verschwendung wird vermieden. Optimierung der Beschaffungsprozesse:  Frühzeitige und korrekte Bedarfsmeldungen tragen dazu bei, Beschaffungsprozesse zu optimieren. Verbesserte Budgetkontrolle:  Bedarfsmeldungen ermöglichen eine genaue Budgetplanung und -kontrolle. Unternehmen und Organisationen können ihre Ausgaben dadurch besser vorhersagen und verwalten. Risikominimierung:  Durch rechtzeitige Bedarfsmeldungen können Risiken wie Lieferengpässe, Preisschwankungen oder Qualitätsprobleme frühzeitig erkannt werden. Wie läuft die Meldung eines Bedarfs ab und was sind die Herausforderungen? Wie der Prozess der Bedarfsmeldung abläuft, hängt von der Ablauforganisation des Unternehmens ab. Vereinzelt kommt noch Papier zum Einsatz, manchmal wird der Bedarf auch per Mail angemeldet, selten auch auf Zuruf. All diese Verfahren entsprechen jedoch längst nicht mehr den Anforderungen an einen effizienten Beschaffungsprozess. Denn die Probleme sind offenkundig: Intransparenz über Zuständigkeit und Bearbeitungsstaus Lange Bearbeitungszeiten (z.B. durch Liegezeiten, Vergessen) Zeitintensive Suche nach Papierformularen Verlust von Meldungen auf Papier Fehlende Anbindung an die Buchhaltung Diese wiederum kann die Auftragsausführung massiv beeinträchtigen, zu Lieferverzögerungen und damit zu Unzufriedenheit beim Kunden führen.  Traditionelle Verfahren führen außerdem intern zu unnötiger Mehrarbeit und Belastung. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die Buchhaltung Informationen aus anderen Abteilungen einholen muss. Welche Vorteile hat die digitale Bedarfsanforderung? Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verspricht effizientere Abläufe - besonders auch in der Beschaffung. Denn der Beschaffungsprozess – auch als Purchase-to-Pay-Prozess bezeichnet – besteht aus vielen Einzelschritten. Beispiele dafür sind Bedarfsmeldung und die Eingangsrechnungsverarbeitung, die für die Automatisierung geradezu prädestiniert sind. Bei der Festlegung der digitalen Freigabeprozessen können Regeln festgelegt werden, wer diese freigibt und ab welchem Wert. Mitarbeitende müssen sich dann keine Gedanken mehr über Zuständigkeiten machen. Auch können vertretungs- oder urlaubsbedingte Vertretungen hinterlegt werden. Die größten Effizienzeffekte verspricht allerdings ein integriertes System. Als Beispiel sei hier die cloudbasierte Unternehmenssoftware der Scopevisio genannt, die als eines von sechs Modulen auch die Beschaffung enthält. Bedarfsanforderung (BANF) in Scopevisio Die Beschaffung ist in Scopevisio Teil eines integrierten Systems. Das hat den Vorteil, dass die Beschaffung auch an andere Module, zum Beipiel die Buchhaltung, angebunden isst. Folgende Abbildung stellt den Prozessfluss im Modul Scopevisio Beschaffung dar: Im mittleren Prozessstrang (gelb) ist der Ablauf vom Auftrag bis zur Zahlung dargestellt. Erfasste Aufträge landen in der Auftragssteuerung. Hier wird der Bedarf aus den eingegangenen Aufträgen unter Berücksichtigung des Bestandes ermittelt. Das bedeutet: Die Bedarfsmeldung findet in der Software automatisch und ohne Zutun des Menschen statt. Nun existieren im Unternehmen aber auch Bedarfe, die nicht aus Aufträgen resultieren. Einfaches Beispiel: der „interne“ Bedarf an Büromaterial, Soft- oder Hardware. Für die Bedarfsanforderung (auch BANF, in der Grafik oben: "Interne Anforderung") bietet Scopevisio eine Smartphone-App an. Mit  Scopevisio2Go können Mitarbeiter den Bedarf unmittelbar erfassen und zur Freigabe an die entsprechend hinterlegte Person weitergeben. Das gilt für den Bedarf an persönlicher Ausrüstung oder Arbeitsmitteln wie Arbeitskleidung oder IT-Ausstattung, aber auch für den Bedarf, den der Mitarbeiter zum Beispiel als Barkeeper wahrnimmt, wenn er Getränke aus dem Lager benötigt. Die Bedarfsmeldung betrifft also alle Produkte, deren Verbrauch und Abgang vom Lager der Mitarbeiter nicht dokumentieren kann oder möchte. In folgendem Expertenvideo erläutert Kevin Heinevetter, Product Owner und Agile Coach bei Scopevisio, die Herausforderungen beim Thema Bedarfsmeldung: https://youtu.be/uB7xPVXmw6s Welche Vorteile bietet ein integriertes System wie Scopevisio?  Mobile Bedarfsmeldung auf dem Smartphone oder Tablet Schnelle Erstellung auf der Basis bereits im System angelegter Produkte und Dienstleistungen Automatisierte Übergabe an die Zuständigen (auch im Vertretungsfall) Vordefinierte Prozess-Schritte inklusive Erinnerung der Zuständigen Erhöhte Transparenz über den Status (Schon genehmigt?) aber auch über Folgeschritte (Gibt es bereits ein Angebot oder eine Bestellung?) Automatische Einhaltung interner Richtlinien Fazit Die Bedarfsanforderung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess. Sie liefert alle notwendigen Informationen für die Bestellung, die dann durch den Einkauf erfolgt. Eine elektronische Bedarfsanforderung sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten, höhere Transparenz für alle Beteiligten und reibungslose Beschaffungsprozesse. Ist die Bedarfsanforderung in ein integriertes System eingebettet, sorgt dies für zusätzliche Effizienzgewinne. Nachgelagerte Prozesse wie die Eingangsrechnungsbearbeitung und Buchhaltung sind dann nahtlos angebunden. ### Mit KI die Datenflut beherrschen Künstliche Intelligenz wird auch im Jahr 2024 ein zentrales Thema sein. In unserem Alltag ist KI bereits weit verbreitet – man denke an Navigationssysteme, Kaufempfehlungen oder Übersetzungsprogramme. Aber auch im Unternehmenskontext ist Künstliche Intelligenz längst angekommen – Stichwort ChatGPT. Ein besonders erfolgsversprechendes Einsatzgebiet von KI in Unternehmen ist jedoch die Datenanalyse.  Alles, was sich digitalisieren lässt, wird digitalisiert!  In Unternehmen fallen unablässig Daten in gigangischem Ausmaß an. Einst lagerten solche Daten in riesigen Archiven, während sie heute in der Cloud gespeichert werden. Firmen, die in der Lage sind, ihre Daten erfolgreich auszuwerten, werden auf dem Markt erfolgreich sein. Hierbei sind die passende Technologie und das entsprechende Fachwissen entscheidend für den Erfolg. Die Digitalisierung umfasst neben der reinen digitalen Abbildung analoger Dokumente wie z.B. Rechnungen und Kundendaten auch den dazugehörigen Kontext. Nur wenn die Daten im Kontext betrachtet werden, ergeben sie einen sinnvollen Zusammenhang. Hierin liegt der Mehrwert der vielen Daten. Ein Unternehmen kann z.B. das Kaufverhalten seiner Kunden erst dann genau analysieren und passende Angebote zur passenden Zeit an geeignete Kundengruppen anbieten, wenn es über ausreichendes Datenmaterial verfügt und dieses richtig interpretieren kann.   Effizienz schafft Wettbewerbsvorteile  Nur durch die gezielte Bündelung der Kräfte eines Unternehmens, sei es bei der Vermarktung neuer Produkte oder bei der Erbringung von Dienstleistungen für Kunden, können Unternehmen auch in Zukunft sicher am Markt bestehen. Die gezielte Auswertung unterschiedlichster Daten und darauf basierende Strategien schaffen den Mehrwert für Unternehmen. Voraussetzung dafür ist, dass alle Daten digital vorliegen und in einem durchgängigen ERP-System gespeichert sind. Daten, die miteinander in Beziehung stehen, sind dabei ein wertvoller Rohstoff.  KI hilft Unternehmen auch ohne hochspezialisierte Datenanalysten  Künstliche Intelligenz spielt hierbei eine wichtige Rolle und kann Unternehmen helfen, gezielte Auswertungen vorzunehmen, auch wenn sie nicht über hochspezialisierte Datenanalysten verfügen. Moderne Anwendungen verfügen über Abfragemöglichkeiten in natürlicher Sprache. Beispiele wie "Zeige mir den Umsatz der Zweigstelle in Berlin des letzten Quartals" sind problemlos zu bewältigen und erfordern vom Anwender keine besonderen Kenntnisse.   Wir werden KI zunehmend als sinnvolle und wertvolle Ergänzung nutzen, um unsere tägliche Arbeit effektiver und effizienter zu erledigen.  ### So ist die Datenarchivierung gesetzeskonform Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen, seine Daten zu archivieren. Im Kern drehen sie sich immer darum, dass man auch in Zukunft auf bestimmte Dokumente zugreifen möchte oder diese Behörden zur Verfügung stellen muss. Im Zuge der Digitalisierung ist die digitale Datenarchivierung daher immer mehr in den Fokus des Gesetzgebers gerückt. Immerhin müssen auch sensible Daten wie etwa steuerrelevante Unterlagen dauerhaft verfügbar gemacht werden können. Um hier Missbrauch und anderen Problemfällen vorzubeugen, hat der Gesetzgeber einige rechtliche Grundlagen geschaffen. Diese möchten wir Ihnen vorstellen und erläutern, damit Sie bei Ihrer elektronischen Datenarchivierung auf der sicheren Seite stehen. Was versteht man unter Datenarchivierung? Unter dem Begriff "Datenarchivierung" versteht man die langfristige Aufbewahrung von (Geschäfts-)daten. Diese werden zwar nicht regelmäßig benötigt, jedoch müssen bestimmte Informationen langfristig aufbewahrt werden. Die Gründe zur langfristigen Aufbewahrung sind vielfältig: Von Compliance-Gründen bis hin zur Dokumentation der Unternehmenshistorie können viele Belange eine Rolle spielen. Häufig müssen die Daten aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden. In der Regel handelt es sich dabei um steuerrelevante Unterlagen. Im Grunde geht es bei der Datenarchivierung darum, dass Dokumente über einen langfristigen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Bei Bedarf sollte auf die gespeicherten Daten rasch zugegriffen werden können. Methoden der Datenarchivierung Es gibt verschiedene Möglichkeiten, seine Daten langfristig zu speichern. Je nach Organisation, Anforderungen und Bedürfnissen kann die Wahl der richtigen Methode unterschiedlich ausfallen. Wie häufig soll auf wichtige Informationen zugegriffen werden und wie soll die Datensicherheit gewährleistet werden? Aber auch die Kosten und das Speichervolumen der Datenmenge spielen eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung. Grundsätzlich kann man zwischen der Online- und Offline Datenarchivierung unterscheiden. Offline-Datenarchivierung Bei der Offline-Datenarchivierung werden die Daten auf physisch gesicherten Medien gespeichert, z.B. auf externen Festplatten, SSDs, optischen Medien (CDs, DVDs, Blu-rays) oder Magnetbändern (tape storage). Die Medien sind vom Netzwerk getrennt und können auch an geografisch getrennten Orten aufbewahrt werden. Online-Datenarchivierung Bei der Online-Datenarchivierung werden die Daten so gesichert, dass Sie über ein Netzwerk zugänglich sind. So können die Daten bei Bedarf in Echtzeit abgerufen werden. Folgende Methoden sind hierbei üblich: Online-Speicher auf Festplatten oder SSDs: Im Gegensatz zur Offline-Sicherung sind die Medien dauerhaft mit dem Netzwerk verbunden Netzwerkspeicherlösungen (NAS oder SAN): Speicherung auf gemeinsam genutzten Netzwerkspeicherlösungen Cloud-basierte Archivierung: Speicherung der Daten in einer Software-Lösung eines Drittanbieters, die über das Internet zugänglich sind. Wir empfehlen grundsätzlich eine Online-Sicherung der Daten. Die Vorteile gegenüber der physischen Archivierung liegen in der verbesserten Zugänglichkeit, Skalierbarkeit sowie in der erhöhten Datensicherheit. Wie bei der Offline-Datenarchivierung ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verpflichtend. Rechtliche Grundlagen der digitalen Datenarchivierung Einer der zentralen Gründe für die Datenarchivierung ist das Vorhalten von Informationen für die Finanzbehörden. Damit auch digitale Dokumente ihre Beweiskraft erhalten, hat der Gesetzgeber klare Regeln für die elektronische Datenarchivierung formuliert. Die zentralen gesetzlichen Anforderungen definieren in diesem Zusammenhang das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Um Ihnen einen Leitfaden für die digitale Datenarchivierung an die Hand geben zu können, haben wir die wesentlichen Eckpunkte der jeweiligen Gesetzestexte zusammengefasst. Diese ersetzen aber keinerlei rechtliche Beratung und sollen Ihnen als erste Orientierung dienen. So gelingt die digitale Datenarchivierung: Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit Zunächst gilt es, die zu archivierenden Dokumente unter dem Aspekt der Richtigkeit zu digitalisieren. Dies mag banal klingen, doch der Punkt ist entscheidend. Der Gesetzgeber will damit gegen Manipulation vorgehen. Ein Dokument muss im Originalzustand eingescannt werden. In diesen Kontext gehört auch der Punkt Vollständigkeit, denn nicht nur das Verändern von Dokumenten kommt einer Fälschung nahe. Auch das Weglassen von einzelnen Passagen oder größeren Abschnitten wäre Manipulation. Weitere Anforderungen zur Digitalisierung von Dokumenten finden Sie unter dem Begriff des Ersetzenden Scannens. Das Gesamtverfahren bei der Datenarchivierung beachten Im Zusammenhang mit diesen beiden Punkten steht die Forderung des Gesetzgebers, bei der Datenarchivierung die Sicherheit des Gesamtverfahrens zu beachten. Dem liegt eine schlichte Annahme zu Grunde: Neben bewusster Manipulation kann es auch zu verschiedenen Fehlern im Rahmen der Digitalisierung kommen. Deswegen müssen für diesen Prozess klare Prozesse etabliert werden, bei denen der Grundsatz gilt, dass steuerrechtlich relevante Dokumente frühestmöglich archiviert werden müssen. Andernfalls, so die Argumentation des Gesetzgebers, steige die Wahrscheinlichkeit, dass es Fehler im Prozess gibt. Schutz vor Manipulation und unbefugtem Zugriff Haben Sie alle Dokumente auf Basis dieser Vorgaben digitalisiert, sind die ersten wichtigen Hürden gemeistert. Doch es kommen noch weitere Herausforderungen auf Sie zu. Im Zuge der elektronischen Datenarchivierung müssen digitalisierte Dokumente natürlich auch danach vor Manipulation geschützt werden. Das heißt, sie müssen dauerhaft mit dem analogen Ausgangsdokument übereinstimmen. Um dies zu gewährleisten, darf die Nutzung der Dokumente lediglich einer kleinen und klar definierten Gruppe berechtigter Personen obliegen. Neben der Bewältigung diesen personell-organisatorischen Aspekten stehen Sie auch vor der Herausforderung, die Dokumente ausreichend vor Verlust zu schützen, der im Zusammenhang mit Datenverlust steht. Hierbei müssen Sie IT-Problemen genauso wie Hackerangriffen vorbeugen. Elektronische Back-Ups in der Cloud können hierfür eine gute Lösung darstellen. Bürokratische Hürden: Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation In aller Regel müssen die Dokumente zehn Jahre revisionssicher archiviert werden. In bestimmten Fällen sind die Fristen jedoch noch länger. Erst nach Ablauf dieser Fristen dürfen die archivierten Daten gelöscht werden. Es ist naheliegend, dass bei all diesen verschiedenen Aspekten diverse Fehler auftreten können. Um die Nachvollziehbarkeit des Prozesses zu gewährleisten, schreibt der Gesetzgeber außerdem eine umfangreiche Verfahrensdokumentation vor. Datenarchivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) Die genannten Punkte sind schon in der einzelnen Umsetzung, aber erst recht in ihrem Zusammenspiel eine Herausforderung. Diese Aussage soll Sie nicht einschüchtern – täglich werden Unmengen von Daten fachgerecht und sicher archiviert. Dafür greifen Unternehmen allerdings aus gutem Grund auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zurück. Das DMS unterstützt Sie bei der Archivierung Ihrer Daten. Zeitgleich werden die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Richtlinien erfüllt. So lassen sich zum Beispiel eingescannte Dokumente revisionssicher abspeichern, d.h. sie sind gegen nachträgliche Manipulation geschützt. Dabei können auch direkt Löschfristen gemäß der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gesetzt werden. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet außerdem hohe Sicherheitsstandards: So sorgen festgelegte Zugriffsrechte dafür, dass die Daten nur von berechtigen Personen eingesehen werden können. Außerdem bietet ein DMS die Möglichkeit, ein Back-Up in der Cloud zu erstellen. So sind Sie zusätzlich vor Datenverlust abgesichert. Im Falle eines Datenverlust, z.B. durch die Beeinträchtigung der IT-Infrastruktur, können die Dokumente rasch wiederhergestellt werden (sog. Notfall-Wiederherstellung bzw. disaster recovery). Mit Scopevisio-Documents bieten wir Ihnen eine hochsichere Dokumentenmanagement-Software. So können Sie nicht nur Ihre Daten digital archivieren, sondern auch Ihre dokumenten-basierten Verwaltungsprozesse optimieren.   Fazit Die Datenarchivierung beschreibt die langfristige Aufbewahrung von Daten. Einfache Zugriffsmöglichkeiten und hohe Sicherheitsstandards sind dabei entscheidend. Die Speicherung von Daten kann online- oder offline erfolgen. Für welche Methodik Sie sich auch – entscheiden, die gesetzlichen Anforderungen sind gleichermaßen zu erfüllen. Die Regelungen für die digitale Daten-Speicherung sind im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung festgelegt. Cloud-Speicher bzw. Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsdaten sicher und zentral zu archivieren. Neben einem erleichterten Zugriff auf die Daten werden die gesetzlichen Regelungen und hohe Sicherheitsstandards eingehalten.   ### Akten digitalisieren: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung Effizienz und Flexibilität sind heutzutage für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dabei spielt auch die Verwaltung und Digitalisierung von Akten eine tragende Rolle. Doch viele Unternehmer fürchten den Aufwand und sehen darin eine zusätzliche Belastung neben dem Alltagsgeschäft. Doch der Aufwand lohnt sich – denn die Umwandlung von Papier-Dokumenten in digitale Dokumente kann sich als Wettbewerbsvorteil herausstellen: Nur wer seine Dokumente digitalisiert und Prozesse optimiert, wird im Markt langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Die Digitalisierung von Akten bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre dokumenten-basierten Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Dieser Leitfaden erörtert die wichtigsten Vorteile und gibt Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand. Digitalisieren Sie Ihre Akten und eben Sie damit den Weg in ein papierloses Büro. Welche Gründe sprechen dafür, seine Akten zu digitalisieren? Die Vorteile für die Digitalisierung von Dokumenten sind vielfältig. Nachfolgend gehen wir auf die prägnantesten Gründe ein. Erhöhte Sicherheit Erhöhen Sie die Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, indem Sie den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einschränken. Mit anderen Worten: Mitarbeitende haben nur die Berechtigung, auf jene Dokumente zugreifen, die für Ihre Arbeit erforderlich sind. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei helfen, die Akten digital zu verwalten und den Zugriff auf Dokumente personenbezogen einzuschränken. Sicherlich können Sie auch Papierdokumente vertraulich behandeln. Gleiches gilt für E-Mails mit sensiblen Geschäftsinhalten. Allerdings ergeben sich hierdurch auch Nachteile: Die Verfügbarkeit der Informationen wird teilweise eingeschränkt: Stellen Sie sich vor, dass ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub nicht arbeitet. Die berechtigte Vertretung kann im schlimmsten Fall nicht auf entscheidende Dokumente zugreifen. Anders sieht es aus, wenn die Dokumente digitalisiert und in einer digitalen Dokumentenverwaltung gespeichert werden. Dann kann die Vertretung sicher auf die Dokumente zugreifen und den letzten Arbeitsstand am Dokument nachvollziehen. Mehr Flexibilität bei der Arbeit Die Arbeitswelt findet sich im digitalen Wandel. Je nach Beruf genießen Mitarbeitende die Freiheit, Arbeitsort und -zeit flexibel gestalten zu können. Home-Office oder Geschäftsreisen sorgen dafür, dass die Arbeit nur eingeschränkt am Unternehmensstandort durchgeführt wird. Zeitgleich wird die Arbeit durch private Zeit unterbrochen, weil z.B. Arzttermine oder die Kinderbetreuung dazwischen kommen. Wer seine Akten und Dokumente digitalisiert, ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Das wiederum führt zu einer besseren Work-Life-Balance bzw. zu einem besseren Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben. Die Flexibilität kann sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit auswirken. Von flexiblen Arbeitswelten profitieren daher sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Arbeitstätigkeiten werden effizienter 90 Prozent der Zeit, die für ungeliebte Ablage- und Suchtätigkeiten anfällt, ist vermeidbar, wenn Unternehmen ihre Unterlagen digitalisieren. Damit werden u.a. die Vertriebseffizienz und Kundenbindung deutlich verbessert. Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von Tätigkeiten sind vor allem bei sensiblen Vorgängen entscheidend. Akten in Papierform geben jedoch keine Auskunft darüber, wer eine Unterlage zuletzt genutzt hat. Im schlimmsten Fall liegt diese sogar unauffindbar unter einem Papierberg begraben und der zuständige Mitarbeiter ist aufgrund von Krankheit zu Hause. Wenn Sie dennoch Auskunft und Nachvollziehbarkeit zu jedem Workflow und zu jeder Zeit für alle berechtigten Mitarbeiter anstreben, müssen Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Anleitung: So digitalisieren Sie Ihre Akten 1) Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete In erster Linie gilt es zu entscheiden, ob Sie die Akten selber digitalisieren (Inhouse) oder professionelle Unterstützung hinzuziehen möchten. Es gibt mittlerweile Dienstleister am Markt, von denen Sie sich Ihre Akten scannen lassen können und Ihnen somit die Digitalisierungsarbeit abnehmen. Hierbei gilt es, Aufwand und Kosten gegeneinander abzuwägen. Sollten Sie sich dafür entscheiden, die Akten selber zu digitalisieren, empfehlen wir, folgende Schritte einzuhalten: Sortieren: Machen Sie sich einen Überblick über die Dokumente und teilen Sie diese in Kategorien ein, z.B. Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen und weitere. Entfernen Sie Heftklammern: Entfernen Sie Büro- und Tacker-Klammen oder ähnliches, die den Scan-Vorgang einschränken können. Reinigen der Dokumente: Entfernen Sie Flecken und Staub von den Unterlagen, um eine bestmögliche Scan-Qualität zu gewährleisten. 2) Scanner einrichten Scanner auswählen: Sie haben die Wahl, ob Sie einen Dokumentenscanner für die Stapelverarbeitung oder einen flachen Scanner nutzen wollen, um die Dokumente einzeln zu verarbeiten. Scanqualität prüfen: Stellen Sie vor dem Scannen sicher, dass das Gerät die gewünschte Qualität und Auflösung für die Dokumente mit sich bringt. 3) Dokumente scannen Einstellungen anpassen: Passen Sie die Einstellungen am Scanner bezüglich Auflösung, Farbmodus und Dateiformat an. Wir empfehlen eine Auflösung der Druckdaten in Höhe von 200 dpi. Außerdem können Sie das Dokument im besten Fall als PDF-Datei abspeichern. Eine Schwarz-Weiß-Kopie ist in der Regel dafür ausreichend. Dokumente scannen: Je nach Scanner-Typ legen Sie die Dokumente einzeln oder stapelweise auf das Gerät. 4) Dateibenennung und -organisation Dateien sinnvoll benennen: Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen, so dass Sie deren Inhalt kennen, ohne dafür das Dokument öffnen zu müssen. Ein aussagekräftiger Dateiname könnte z.B. wie folgt strukturiert sein: 2024-MM-Vertrag_Firmenname.pdf Erstellung von Ordnern: Erstellen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur für die Akten und benennen Sie diese entsprechend aussagekräftig. Dabei kann es hilfreich sein, die Ordnerstruktur mit denjenigen Personen abzustimmen, die darin tagtäglich arbeiten. So sorgen Sie für eine bessere Organisation. 5) OCR - Techniken verwenden Textabschnitte im Dokument identifizieren: Mit einer OCR-Software (OCR: Optical Character Recognition) können Sie Textabschnitte im gescannten Dokument extrahieren. Dies ist für die weitere Verarbeitung hilfreich, denn so können Sie auch nach Inhalten in Dokumenten suchen. Texterkennung prüfen: Natürlich sollte man die Texterkennung nicht ausschließlich der Software überlassen. Überprüfen Sie daher die Dokumente, ob alle relevanten Textabschnitte im Scan identifiziert wurden. Ggf. können Sie Korrekturen vornehmen. 6) Sicherung und Speicherung der digitalen Dateien Backup erstellen: Haben Sie die Akten final digitalisiert, empfiehlt sich die Erstellung eines Backups. Speichern Sie die Daten an einem sicheren Ort und erstellen Sie regelmäßig Backups, um Datenverlust zu vermeiden. Cloud-Speicher verwenden: Wir empfehlen, auf Cloud-Speicher zurückzugreifen. Diese verfügen über zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Tipp: Wir empfehlen den Einsatz eines Cloud-Dokumentenmanagementsystems. Dabei profitieren Sie von hohen Sicherheitsmaßnahmen und von standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Akten. Das Beste: Die regelmäßige Wartung und Backups werden vom Anbieter übernommen und sichergestellt. Sie müssen sich daher nicht um die Infrastruktur kümmern. 7) Qualitätskontrolle Check der digitalen Daten: Stellen Sie sicher, dass alle Akten vollständig und lesbar digitalisiert worden sind. Vergleich mit dem Original: Vergleichen Sie bei Bedarf das Papier-Dokument mit dem digitalisierten Dokument. Stellen Sie sicher, dass keine wertvollen Informationen verloren gegangen sind. Alle Akten sind digitalisiert. Wie geht's weiter? Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden Sie auch in Zukunft Dokumente in Papierform erhalten, die für Ihre Akten-Dokumentation relevant sind. Legen Sie hierfür Prozesse im Unternehmen fest, damit auch zukünftig eingehende Dokumente gescannt und digitalisiert werden. Best Practice: Digitale Akten verwalten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) Bei der Akten-Digitalisierung sollten Sie sich nicht nur die Frage stellen, "Wie digitalisieren?", sondern auch "Wo sollen die Daten gespeichert werden?". Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hierbei eine sinnvolle Lösung sein. Die Software-Lösung hilft Unternehmen, ihre Geschäftsdokumente digital an einem Ort zu verwalten. Ein Cloud-DMS bietet dabei den Vorteil, dass Sie von jedem Ort auf Dokumente zugreifen können (sofern eine Internetverbindung besteht). Gleichzeitig verfügen DMS-Systeme über hohe Sicherheitsstandards. So können Sie zum einen unbefugten Zugriff von Extern auf Ihre Akten unterbinden. Zum anderen sorgt ein differenziertes Rechtemanagement dafür, dass intern nur die Mitarbeitende auf Dokumente zugreifen können, wofür Sie auch berechtigt sind. Mit Scopevisio-Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem, mit speziellen Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- oder Personalmanagement. So können Sie nicht nur Ihre Akten digital verwalten, sondern auch Ihre Verwaltungsprozesse rund um Verträge, Rechnungen und Personalakten optimieren. ### Interview: Wie sicher ist Scopevisio? Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht von Cyberattacken auf Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen berichtet wird. Wie schützt Scopevisio die Anwendungen und Daten der Kunden? Wir haben mit Christian Hemminghaus, Head of IT-Security bei der Scopevisio AG, gesprochen. In seinem jüngsten Lagebericht von November 2023 kommt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu dem Schluss: „Die Bedrohung im Cyberraum ist so hoch wie nie zuvor“. Betroffen sind laut BSI nicht nur große Unternehmen, sondern „zunehmend auch kleine und mittlere Organisationen sowie staatliche Institutionen und Kommunen“. Eine zentrale Gefahr: Ransomware. Dabei handelt es sich um Schadprogramme, die Funktionen lahmlegen, Daten vernichten und beides nur gegen Lösegeld wieder freigeben. Einen hundertprozentigen Schutz davor kann niemand bieten. Allerdings man kann sich mit einer Vielzahl an Maßnahmen schützen. Was das Thema Datensicherheit für KMU bedeutet und wie Scopevisio damit umgeht, erläutert Christian Hemminghaus im Interview. Christian Hemminghaus Head of IT-Security bei der Scopevisio AG, bei einer Präsentation auf dem Cloud Unternehmertag Vor welchen Herausforderungen stehen kleinen und mittleren Unternehmen beim Thema Datensicherheit? Unabhängig von der Größe eines Unternehmens sind grundsätzlich alle Mitarbeitenden tagtäglich Cyberangriffen ausgesetzt – zum Beispiel durch Phishing oder Spam Mails. Zudem ist Social Engineering eine stetig wachsende Bedrohung. Hierbei versucht der Hacker das Vertrauen des Opfers zu gewinnen und es so zur Preisgabe von vertraulichen Informationen wie zum Beispiel Passwörtern zu bewegen. Gerade beim Social Engineering werden Cyberkriminelle kontinuierlich besser in ihren Betrugsmaschen. Klar ist: Durch die zunehmenden Cyber-Bedrohungen stehen Administratoren heute mehr denn je unter Druck. Das gilt vor allem im KMU-Bereich. Denn hier sind für das Thema Datensicherheit meist kleine Teams verantwortlich, die im Alltag aber neben der Administration von IT-Systemen auch noch tausend andere Dinge zu erledigen haben, wie zum Beispiel die Ausstattung von Arbeitsplätzen oder den internen IT-Support. Worin genau besteht der große Aufwand für IT-Administratoren? Um ihre Systeme auf den Ernstfall vorzubereiten, müssen IT-Administratoren eine Vielzahl an Aufgaben rund um die Cyber-Security erledigen: Sie müssen Anwendungen und Systeme fast durchgängig patchen. Dabei müssen dabei schnell sein und dürfen gleichzeitig bestehende Prozesse nicht stören. Sie müssen einen Überblick über Zugriffe auf Daten des Unternehmens behalten und diese regelmäßig prüfen. Bei selbst gehosteten Systemen ist das wegen der Zugriffssteuerung auf Netzwerk, Datenbank, System und Anwendungsebene komplex und kostet viel Zeit. Sie müssen Daten regelmäßig sichern (Backups) und kommen aus Zeitgründen meist nicht dazu, diese testweise zurückzuspielen (Restore). Das ist für den Extremfall nicht gut genug. Zudem müssen Backups außerhalb des Unternehmens gespeichert werden, um wirklich Sicherheit bei einem Angriff zu geben. Eine Alternative zu gehosteten Systemen sind zertifizierte Cloud-Anwendungen. Das Thema Datensicherheit wird hier auf mehrere Schultern verteilt. Die interne IT wird somit entlastet. Das bedeutet, Cloud-Anwendungen sind per se sicherer? Ernstzunehmende Anbieter von Cloud-Anwendungen haben verlässliche Sicherheitsprozesse aufgesetzt – zum Beispiel in Form eines Informationssicherheitsmanagementsystems für ihre Systeme und die Daten ihrer Kunden. Datensicherheit gehört zum Kerngeschäft von Cloud-Anbietern. Deshalb können sie Schwachstellen- und Patchmanagement, Zugangs- und Zugriffssteuerung sowie Backup- und Restore-Prozesse effizient und effektiv umsetzen. Cloud-Anbieter beschäftigen Experten, um die Qualität ihrer Sicherheitsmaßnahmen ständig zu verbessern. Und sie setzen ihr Sicherheitskonzept für eine Vielzahl von Kunden um. Ein vergleichbares Sicherheitsniveau im einzelnen Unternehmen lässt sich nur durch unverhältnismäßig große Investitionen im IT-Bereich erreichen. Das BSI registriert durchschnittlich knapp 70 neue Schwachstellen in Software-Produkten – pro Tag! Kann es solche Schwachstellen auch bei Scopevisio geben? Wie in jeder anderen IT-Anwendung, tauchen auch in der Scopevisio-Anwendung Schwachstellen auf. Wir schützen unsere eigenen Produkte sowie die von uns verwendeten Software-Abhängigkeiten jedoch auf vielfältige und umfassende Weise. Für unsere eigenen Produkte lassen wir regelmäßig Penetrationstests durchführen, um ein möglichst gutes Bild über unsere eigenen Schwachstellen zu bekommen. Dort auftretende Mängel werden in einem Verbesserungsprozess systematisch und in Tiefe behoben. Zudem haben wir in unserer Anwendung eine „Defense in Depth“-Architektur implementiert, die die Daten unserer Kunden kapselt und so auch bei schwerwiegenden Schwachstellen schützt. Schwachstellen in unseren Software-Abhängigkeiten werden von uns durch unser Patch-Management behoben. Dabei ist der Warndienst des BSI eine unserer Quellen. Da wir uns beim Patchen Abhängigkeiten in unseren eigenen Produkte fokussieren können und diese gut kennen, können wir Updates schnell und verlässlich einspielen. Unsere Kunden merken davon gar nichts. Wie kann Cloud-Software vor den oben genannten Ransomware-Angriffen schützen? Ransomware Angriffe zielen auf Systeme und Daten innerhalb des Unternehmens ab. Cloud-Software kann durch die eingeschränkten Schnittstellen davon nicht betroffen sein. Im Falle eines Ransomware Angriffs nutzen Sie als Anwender einfach ein anderes Endgerät um sich bei der Cloud Anwendung anzumelden und können dort Ihre Arbeit mit Ihren Daten fortsetzen. Für Scopevisio Kunden sind beispielsweise die Prozesse und Daten verschlüsselt in unserem Rechenzentrum hinterlegt. Sie installieren einfach den Scopevisio Client auf Ihrem neuen Endgerät und können Ihre Arbeit fortsetzen. Ihre Dokumente liegen zudem sicher in Teamwork, unserer DMS-Lösung. Woran erkennt man einen sicheren Cloud-Anbieter? Gibt es Zertifikate? Sichere Cloud-Anbieter erkennt man an der Transparenz und Offenheit, mit der sie über die Sicherheit ihres Produktes kommunizieren. Anbieter, die sich nie selbst einem Penetrationstest unterzogen haben, wurden noch nie auf Herz und Nieren geprüft. Auch die Frage nach einem Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) oder einem Business Continuity Management (BCM) gibt schnell Auskunft darüber, ob ein Cloud-Anbieter das Thema Daten- und Informationssicherheit ernst nimmt. Zertifikate wie ISO 27001 für das ISMS stellen sicher, dass das ISMS qualitativen Normen entspricht. Sie sind heutzutage Standard für Cloud-Anbieter. Produkttestate nach dem Kriterienkatalog Cloud Computing C5 des BSI bieten zusätzliche Sicherheit und Transparenz für den Endkunden. ### Reisekosten-App: Reisekosten mit dem Smartphone erfassen Reisekosten können heutzutage schnell und einfach auch von unterwegs erfasst werden. Alles, was man dazu braucht, ist ein Smartphone und die passende Reisekosten-App. Vorbei die Zeiten, in den Taxiquittungen und Spesenbelege auf Dienstreisen zum Zettelchaos führten. Auch muss heute niemand mehr Papierformulare für die Reisekostenabrechnung ausfüllen oder Beträge mühsam in Excel-Tabellen erfassen. Statt dessen können Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung mit einer Reisekosten-App erledigen. Belege werden abfotografiert und zugeordnet. Brauchte es vorher Stunden, ist die Reisekostenabrechnung heute im Handumdrehen erledigt. Was ist eine Reisekosten-App? Eine Reisekosten-App ist eine mobile Anwendung für die Reisekostenabrechnung. Sie ermöglicht es Reisenden, ihre Ausgaben während einer Reise zu verwalten und abzurechnen. Mit ihrer Hilfe können Reisende Reisedetails digital erfassen, Belege fotografieren und den Ausgaben zuordnen. Oft sind die Apps in der Lage, Ausgaben für Fahrtkosten, Unterkünfte, Verpflegung und andere Reisekosten zu kategorisieren. Nach der Erfassung können die Reisekosten digital beim Unternehmen eingereicht werden. Oft bieten Reisekosten-Apps auch Funktionen zur Spesenabrechnung. Reisekosten-Apps sind oft eine Ergänzung zu einer Reisekostenabrechnungssoftware. Was sind die Vorteile einer Reisekosten-App? Eine Reisekosten-App entlastet den Mitarbeitenden beim leidigen Papierkram, (teil-)automatisiert die Reisekostenabrechnung und beschleunigt die Erstattung der Reisekosten. Mit Hilfe einer Reisekosten-App kann ein 100 Prozent papierloser Prozess umgesetzt werden. Vorteile für den Reisenden Die Erfassung kann schon während der Reise stattfinden. Kein Papier und Quittungschaos - Belege werden einfach mit dem Smartphone abfotografiert und gehen seltener verloren. Belegdaten werden ausgelesen und extrahiert. Der Tippaufwand entfällt. Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Pauschalen für Übernachtungskosten werden automatisiert berechnet. Der Mitarbeitende kann den Bearbeitungsstatus seiner Reisekostenabrechnung (z.B. eingereicht, genehmigt, erstattet) einsehen. Die Abrechnung wird beschleunigt und der Reisende erhält seine Auslagen schneller erstattet. Doch nicht nur die Mitarbeitenden ist die Reisekostenabrechnung per App von Vorteil. Auch das Rechnungswesen eines Unternehmens profitiert. Vorteile für die Verwaltung Falscheingaben oder fehlende Angaben werden vermieden, da die App den Benutzer durch die Erfassung führt. In der Buchhaltung liegen alle notwendigen Informationen – insbesondere auch die Belege – digital vor. Die „Jagd“ nach Belegen entfällt ebenso wie lästige Nachfragen bei den Kolleginnen und Kollegen. Die Buchhaltung kann einfacher Berichte erstellen, die aufzeigen, welche Ausgaben wofür angefallen sind. Wer ist an der Reisekostenabrechnung beteiligt? Die Reisekosten-App wird in erste Linie von den reisenden Mitarbeitenden zur Erfassung genutzt. Allerdings sind am Gesamtprozess noch viel mehr Personen beteiligt: ggf. eine budgetverantwortliche Führungskraft, welche die abgerechneten Leistungen genehmigt die Buchhaltung, die die Reisekostenabrechnung verarbeitet die Lohnbuchhaltung, die die Reisekosten erstattet Wie funktioniert eine Reisekostenabrechnungs-App? Reisekosten-Apps bietet die Möglichkeit, die Reisekosten digital zu erfassen und einzureichen. Am Beispiel der App Scopevisio2Go des Cloud-ERP-Anbieters Scopevisio werden die einzelnen Schritte kurz skizziert: Erfassung (bzw. automatisiertes Ausfüllen nach OCR-Erkennung der Belege) Reisedaten: Reisebeginn und -ende, Zieladresse, Reiseanlass Fahrtkosten (mit zugehörigen digitalen Belegen) Übernachtung (mit zugehörigen digitalen Belegen) Nebenkosten (wie z.B. Ausgaben für Parken mit hochgeladenen Belegen) Vorschuss (sofern Vorschusszahlungen geleistet wurden) Auf der Basis der eingegebenen Daten errechnet das System automatisiert die Verpflegungspauschalen. Sind Spesen angefallen, wird in Scopevisio2Go separat eine Spesenabrechnung erstellt. Der Funktionen der meisten Reisekosten-Apps enden hier. Die Weiterverarbeitung der Reisekosten findet in anderen Programmen wie z.B. einer Finanzbuchhaltungssoftware statt. Wie gelangen die Daten der Reisekosten-App in die Buchhaltungssoftware und Lohnbuchhaltungssoftware eines Unternehmens? Reisekosten-Apps bieten in der Regel die Möglichkeit, Daten als CSV-, Excel- oder XML-Datei zu exportieren. Diese werden danach in eine Buchhaltungssoftware bzw. eine Lohnbuchhaltungssoftware importiert. Noch einfacher ist die Datensynchronisation per Schnittstelle. Sie gewährleistet einen reibungslosen Prozess, der manuelle Arbeiten in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert. Eine integrierte Lösung ist jedoch zweifellos die cleverste Lösung, um alle Daten und Dokumente an einer Stelle zusammenzuführen. ERP-Systeme wie etwa Scopevisio bieten eine Reisekosten-App als Ergänzung zum ihrem Komplettsystem an. Das sichert eine durchgehend medienbruchfreie, digitale Verarbeitung von der Erfassung der Reisekosten bis zu ihrer Verbuchung. Denn: Jeder Betrag der Reisekostenabrechnung muss einem bestimmten Buchungskreis und einer Kostenstelle zugeordnet werden. Nur so lassen sich die Kosten intern korrekt verrechnen lassen. In einem integrierten System werden die Positionen der Reisekostenabrechnung direkt automatisch vorkontiert. Was sind die Vorteile einer integrierten Lösung? Die Reisekostenabrechnung endet in einer integrierten Lösung nicht mit der Erfassung. Vielmehr kann die Weiterverarbeitung in ein- und demselben System fortgesetzt werden. Das bedeutet eine komplett digitale Reisekostenabrechnung - Vom Beleg bis zur Buchung. Außerdem können Reisekosten in einem integrierten System wie Scopevisio auftrags- oder projektbezogen erfasst werden. Prüfung- und Genehmigung In Scopevisio werden die Positionen in Reisekostenabrechnung automatisiert mit den passenden Konten verknüpft. Die weitere Verarbeitung der Reisekostenabrechnung findet im Scopevisio Rechnungseingangsbuch statt. Hier folgen Prüf- und Freigabeprozesse, die zuvor festgelegt wurden. So kann z.B. bestimmt werden, wer die Reisekosten der Vertriebsabteilung prüft und wer sie freigibt. Verbuchung der Reisekosten In Scopevisio werden vollständige Buchungssätze samt Kontierung und digitalem Beleg erstellt. Dadurch werden manuelle Arbeiten und typische Fehlerquellen vermieden. In einer integrierten Lösung wird somit der komplette Prozess durchgängig abgebildet. Unternehmenssoftware wie Scopevisio enthält außerdem oft ein Dokumentenmanagementsystem. Darin werden die Belege GoBD-konform archiviert. Fazit Reisekosten-Apps sind heute unverzichtbar für die Reisekostenabrechnung von unterwegs. Reisen schnell erfassen, Belege abfotografieren, Kosten einreichen – die Reisekostenabrechnung ist damit in kürzester Zeit erledigt. Gleichwohl bilden Reisekosten-App nur einen Teil des Gesamtprozesses ab. Für eine reibungslose Weiterverarbeitung mit den Prozess-Schritten Genehmigung – Verbuchung – Erstattung bietet sich ein integriertes System an. In einer integrierten Lösung wie Scopevisio wird der komplette Prozess durchgängig abgebildet, was zum maximaler Effizienz führt. ### Work-Life-Ba­lance: Vereinbarkeit zwischen Arbeits- und Privatleben Gerade von der Arbeit zu Hause angekommen, klingelt wieder das Diensthandy. Dann kommt noch ein Arbeitsauftrag rein, der unbedingt bis zum nächsten Tag erledigt werden muss. Anschließend kurz noch die E-Mails checken – es könnte ja etwas Wichtiges im Postfach liegen. Nach dem Essen mit der Familie macht man sich erneut an die Arbeit. Obwohl man zu Hause ist, hat man doch keinen Feierabend. Diese Szenarien sind die Kehrseite der ständigen Erreichbarkeit: permanenter Stress, keine Zeit für Hobbys oder Familiäres. Viele beklagen auch, dass seit der Corona-Pandemie die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben noch mehr verschwommen ist. Die Nachteile der ständigen Erreichbarkeit Allgemein ist der Druck auf Beschäftigte deutlich gestiegen. Nach der Arbeit abzuschalten und Ruhe zu finden, ist zunehmend schwieriger geworden. Mehr als 40 Prozent der Beschäftigten können abends nicht von der Arbeit abschalten, das zeigt eine Umfrage des Landesinstituts Nordrhein-Westfalen. Problematisch ist das allerdings für unsere Gesundheit. Immer mehr Menschen leiden an psychischen Krankheiten, die durch Stress ausgelöst wurden. Das Wort „Burn-out“ ist mittlerweile im täglichen Sprachgebrauch angekommen. Die Krankmeldungen aufgrund von Burn-out sind im letzten Jahrzehnt um mehr als 50 Prozent angestiegen, wie eine Studie unter AOK Versicherten zeigt. Zur Vorbeugung von Burn-out wäre die Förderung einer gesunden Work-Life-Balance sinnvoll. Es geht darum, ein Gleichgewicht zwischen der Arbeit und im Privatleben zu finden. Definition: Was ist Work-Life-Balance? Unter dem Begriff Work-Life-Balance versteht man das Gleichgewicht zwischen dem Arbeits- und dem Privatleben. Das Ziel von Work-Life-Balance ist es, ein ausgeglichenes Verhältnis zu schaffen zwischen der Zeit und Energie, die man jeweils für den Beruf und für das Privatleben aufwendet. Kennzeichnend für die Work-Life-Balance sind dabei folgende Aspekte: Zeitmanagement: Eine effiziente Zeit-Einteilung ist wichtig, damit man sowohl beruflichen als auch privaten Verpflichtungen nachkommen kann. Flexibilität: Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort und -zeit kann eine ausgewogene Work-Life-Balance unterstützen. Prioritäten setzen: Es ist wichtig zu entscheiden, wann welche Verpflichtungen Priorität haben. Dabei hilft die Erkenntnis, dass nicht alle Tätigkeiten gleichzeitig erledigt werden können. Selbstfürsorge: Die Erhaltung der geistigen und physischen Gesundheit ist zentraler Bestandteil einer guten Work-Life-Balance. Grenzen setzen: Das Setzen klarer Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit ist entscheidend, um Stress zu vermeiden. Allerdings ist die mit Work-Life-Balance umschriebene strikte Trennung des Berufs- und Privatlebens ist heute kaum noch möglich. Das Phänomen des "Work-Life-Blendings" trifft die Realität schon eher. Work-Life-Balance vs. Work-Life-Blending In der Theorie des „Work-Life-Blending“ gehen die Bereiche Arbeit und Freizeit fließend ineinander über. Das heißt, manche Arbeitsaufträge werden auch in der Freizeit, z.B. abends zu Hause, erledigt. Gleichzeitig ist es aber auch möglich, Aktivitäten, wie z. B. Friseurbesuche, die eigentlich nach Feierabend gemacht werden, auch während der Arbeitszeit zu erledigen. Bei beiden Ansätzen gibt es keine festen Regeln, wie Arbeit und Freizeit für den idealen Ausgleich gewichtet sein müssen. Jeder Mensch braucht unterschiedliche Arten des Ausgleichs, auch wird das Verhältnis zwischen „work“ und „life“ individuell ausbalanciert. Fraglich ist allerdings, ob die Verschmelzung von Arbeits- und Privatleben positive oder negative Auswirkungen mit sich bringt. Hier kommt das Thema Erreichbarkeit wieder zur Sprache. Wenn ein Arbeitnehmer auch zu Hause oder im Urlaub immer erreichbar ist, dann gibt es keine Trennung mehr zwischen dem Privat- und dem Arbeitsleben. Beides verschmilzt und lässt sich nur schwer voneinander trennen. Auch beim weit verbreiteten Home-Office verwischt der Übergang zum klassischen Feierabend – man ist ja ohnehin zu Hause. Der Antrieb ist groß, offene Aufgaben „noch eben“ zu Ende zu bringen, auch wenn es schon spät am Abend ist. Die Folge: permanenter Stress und Druck, da man das Gefühl hat, ständig zu arbeiten. Das kann zu gesundheitlichen Problemen führen, wie z.B. dem erwähnten und mittlerweile verbreiteten Burnout. Mehr Flexibilität durch mobiles Arbeiten Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann durch mobiles Arbeiten erleichtert werden. Dadurch ergeben sich einige Vorteile, wenn Sie Ihre Arbeit eben nicht im Büro verrichten müssen. Ob beruflich oder privat, Sie können dort sein, wo Sie gerade gebraucht werden, ohne den anderen Bereich zu vernachlässigen. Auch in Not- oder Krisenfällen können Sie flexibel sein, da Sie an keinen festen Arbeitsort gebunden sind. Vorteile durch mobiles Arbeiten Sie sind viel unterwegs und oft auf Dienstreise? Wer regelmäßig pendelt oder oft auf Geschäftsreise ist, empfindet die Reise als Belastung und verschwendete Zeit. Vor allem wenn man lange unterwegs ist, sucht man sich schnell sinnvolle Dinge, die man im Zug oder im Flugzeug erledigen könnte. Wenn Sie alle Ihre Dokumente immer bei sich haben und zum Arbeiten nur einen Internetzugang und ein Laptop, Tablet oder Smartphone benötigen, nutzen Sie Reisezeiten ideal und haben im besten Fall alles erledigt, wenn Sie am Ziel angekommen sind. Die Reisezeit kann gezielt für die Arbeit genutzt werden und die Zeit vergeht wie im Flug. Sie haben Familie? Durch Ihre Vollzeitarbeit sehen Sie Ihre Kinder abends nur kurz, weil Sie spät nach Hause kommen und die Kinder früh ins Bett gehen? Oder brauchen Ihre Eltern Pflege und Sie wollen für sie da sein? In vielen Unternehmen kann Home-Office heutzutage einfach umgesetzt werden – z.B. mit Hilfe von Cloud-Software. Nicht nur im Büro sondern auch zu Hause stehen Ihnen alle nötigen Unterlagen für die Arbeit zur Verfügung. Warum fahren Sie also nicht schon mittags nach Hause, essen mit Ihrer Familie oder kochen für Ihre Eltern und arbeiten am Nachmittag während Ihre Kinder im Nebenzimmer spielen? Sie brauchen dringend einen Tapetenwechsel und würden zu gerne ein bisschen Sonne und Wärme genießen, sind aber momentan in viele wichtige Projekte eingespannt und können keinen Urlaub nehmen? Packen Sie einfach Ihren Laptop ein und fliegen Sie mit Ihrer Familie ins Ausland. Das zeitweise Arbeiten aus dem Ausland ist unter dem Begriff "Workation" bekannt und erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems und einer Internetverbindung haben Sie jederzeit Zugriff auf die Firmen-Dokumente. Tagsüber können Sie so Ihre Arbeit erledigen und abends .B. den Sonnenuntergang am Strand genießen. Gezielte Erreichbarkeit für eine ausgewogene Work-Life-Balance Um Erreichbarkeit mit einem ausgeglichenen Leben zu vereinbaren, muss man wissen, welche Faktoren bei der Komponente „Arbeit“ und welche bei der Komponente „Leben“ zu Ausgeglichenheit und guter Laune führen. Die Herzbergsche Zweifaktorentheorie nennt sogenannte „Hygienefaktoren“ wie Gehalt, Arbeitsplatzsicherheit und physische Arbeitsbedingungen als Einflussgrößen gegen die Entstehung von Unzufriedenheit bei der Arbeit. Strebt man eine besondere Arbeitszufriedenheit an, müssen auch die „Motivationsfaktoren“ stimmen, wie z.B. Anerkennung, Verantwortung und Leistungserfolg. Laut einer Studie der Jobbörse Stepstone, sind außerdem folgende Faktoren für Zufriedenheit im Arbeitsleben verantwortlich: Respektvoller Umgang miteinander Eine interessante Tätigkeit Arbeiten in einem guten Betriebsklima Arbeiten in einer fairen und offenen Unternehmenskultur Im Privatleben sind es andere Faktoren, die uns zufrieden stellen: Sozialleben (Freunde, Familie) Sport treiben Ausgewogene Ernährung Hobbys Auszeiten nehmen und abschalten Wenn diese Faktoren erfüllt sind, steht einer Zufriedenheit in beiden Bereichen zunächst nichts mehr im Wege. Aber wie lassen sich Arbeit und Freizeit ausgeglichen vereinbaren, wenn man permanent erreichbar ist? Ständige Erreichbarkeit kann stressen, das steht außer Frage. Ohne Smartphones und Laptops könnte man nach Feierabend von Kollegen oder Chefs nicht mehr kontaktiert werden. Man selbst kann einiges dafür tun, dass die Erreichbarkeit nicht zur Belastung wird und ein Ausgleich so nicht mehr möglich ist. Dass Stress entsteht, liegt nicht nur an der Digitalisierung, sondern auch an der Einstellung und der Umsetzung des Einzelnen. So sind Sie erreichbar und dennoch nicht gestresst: Konkrete Arbeitszeiten auch außerhalb des Büros festlegen, und nur zu diesen Zeiten arbeiten Nach Feierabend keine E-Mails mehr checken und das Diensthandy ausschalten Bewusstes Abschalten durch Sport, Freunde treffen o.ä. Freizeitaktivitäten Urlaub ist zur Erholung da und nicht zum Arbeiten Prioritäten setzen und Dinge/Aufgaben zurückstellen oder delegieren Mit anderen Worten: Wenn die Erreichbarkeit zwischendurch eingeschränkt wird, ist der Erholungseffekt größer und schafft eine Ausgewogenheit zwischen dem Berufs- und dem Privatleben. Fazit Work-Life-Balance beschreibt das Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben. Die heutige Welt ist oft sehr hektisch, so dass berufliche und private Tätigkeiten sich einander abwechseln. Das Verschwinden der Grenzen wird auch als "Work-Life-Blending" bezeichnet. Von entscheidender Bedeutung ist es, in beiden Lebensbereichen Stress zu reduzieren und die Lebensqualität zu erhöhen. Geeignete Maßnahmen können dafür sein: Effektives Zeitmanagement, flexible Arbeitszeiten, Selbstfürsorge sowie eine dedizierte Erreichbarkeit. ### Hyperautomation: Nur ein Hype oder „The Next Big Thing“? Hyperautomation gilt als einer der wichtigsten aktuellen Technologietrends. Handelt es sich nur um einen weiteres Buzzword? In unserem Beitrag gehen wir der Hyperautomation auf den Grund. Automation kommt in der Industrie, zum Beispiel bei Steuerungsprozessen, schon lange zum Einsatz. Auch bei administrativen Abläufen wird sie genutzt, etwa beim Auslesen von Dokumenten durch Optical Character Recognition (OCR). Bei der Hyperautomation geht es jedoch nicht (nur) um die Automation einzelner wiederkehrender, manueller (Teil-)Aufgaben. Hyperautomation geht einen Schritt weiter: Sie versucht, selbst komplexe Prozesse zu automatisieren und nutzt dafür verschiedene neuartige Technologien. Hyperautomation gilt deshalb als Königsdisziplin der Automatisierung. Was ist Hyperautomation? Hyperautomation bezeichnet die umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Dazu werden verschiedene Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA), Low Code und andere miteinander kombiniert. Die Automatisierung wird damit auf ein neues, höheres Level gehoben. Es handelt sich bei Hyperautomation also nicht um eine neue Technologie an sich. Eher beschreibt sie einen strategischen Ansatz für die ganzheitliche Automation. Diese wird durch den orchestrierten Einsatz mehrerer, aufeinander abgestimmter Technologien und Tools erreicht. Hyperautomatisierung ist ein Begriff, den das US-Marktforschungsunternehmen Gartner im Jahr 2020 geprägt hat. In den Jahren 2021 und 2022 zählte Hyperautomation zu den Top Ten Technologietrends. Beim 11. Cloud Unternehmertag am 7. Februar 2024 in Bonn wird "Hyperautomatisierung betrieblicher Prozesse" Gegenstand der Keynote des Scopevisio Vorstands sein. Welche sind die wichtigsten Technologien? Hyperautomation nutzt verschiedene Technologien und Tools. Zu den wichtigsten zählen: Robotic Process Automation (RPA) Robotic Process Automation gilt als Kerntechnologie für die Hyperautomation. Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) übernehmen Softwareroboter (sogenannte Bots) die Rollen von Anwendern und interagieren mit Softwaresystemen. Sie klicken zum Beispiel auf Tasten und übertragen Informationen von einer App zur anderen. RPA wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, um Prozesse wie Dateneingabe oder Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Beispiel aus dem Kundenservice: Bearbeitung von Kundenanfragen mit Software-Robotern Künstliche Intelligenz Künstliche Intelligenz (KI) bezieht sich auf die Entwicklung von Algorithmen und computergestützten Systemen, die in der Lage sind, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Dazu gehören Problemlösung, Lernen, Wahrnehmung und Sprachverarbeitung. KI-Systeme verwenden Daten und Modelle, um Muster zu erkennen, Entscheidungen zu treffen und sich im Laufe der Zeit zu verbessern. Machine Learning Machine Learning (ML) oder auch maschinelles Lernen ist ein Teilgebiet der künstlichen Intelligenz. Es ermöglicht Computern, aus Daten zu lernen und Prognosen zu erstellen. ML basiert auf Algorithmen und statistischen Modellen, die Muster und Zusammenhänge in den Daten erkennen können. Deep Learning ist eine spezielle Methode der Informationsverarbeitung und lässt sich dem maschinellen Lernen zuordnen. Durch das Training mit großen Datenmengen können ML-Systeme Aufgaben wie Bilderkennung oder Sprachverarbeitung zu übernehmen. Machine Learning wird in verschiedenen Anwendungsgebieten eingesetzt, zum Beispiel im Finanzwesen oder in der Medizin. Beispiel aus der medizinischen Diagnostik: Erkennung von Lungenkrebs auf der Basis von CT-Scans Process Mining Process Mining ist eine datengetriebene Methode zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Sie nutzt Protokolldaten aus IT-Systemen, um den tatsächlichen Ablauf von bestehenden Prozessen zu visualisieren und zu verstehen. So können ineffiziente Schritte, Engpässe und Abweichungen von den geplanten Prozessen identifiziert werden. Beispiel aus der Industrie: Gründe für Lieferschwierigkeiten durch Detailanalyse der Produktionsprozesse identifizieren Low Code Low-Code ist eine Softwareentwicklungsmethode, die es Menschen ohne tiefergehende Programmierkenntnisse ermöglicht, Anwendungen zu erstellen. Dabei werden visuelle Benutzeroberflächen und vorgefertigte Bausteine verwendet. Bei Low Code ist somit wenig bis gar kein Quellcode für notwendig. Anwendungen lassen sich so schneller entwickeln. Beispiel aus der IT: Erstellung von Workflows mit Hilfe eines grafischen Editors Mit den genannten Technologien können Unternehmen an Stellen automatisieren, wo dies zuvor nicht möglich war. Man denke hier an Prozesse, die unstrukturierte Daten nutzen oder eine kognitive Komponente benötigen. Diese konnten bislang kaum in einem starren Regelwerk abgebildet werden. Die Hyperautomatisierung bietet hier neue Funktionen für intelligentere Geschäftsprozesse. Was sind typische Anwendungsfälle für Hyperautomation? Zu den typischen Anwendungsbereichen der Hyperautomatisierung zählen: Automatisierung von Geschäftsprozessen: Routinemäßige Aufgaben wie Datenverarbeitung, Berichterstellung und Workflow-Management werden automatisiert. KI-gesteuerte Entscheidungsfindung: KI-Systeme werden eingesetzt, um datengesteuerte Entscheidungen ohne menschliches Zutun zu treffen. Chatbots und virtuelle Assistenten: Diese werden verwendet, um den Kundenservice zu verbessern und Routinekommunikation zu automatisieren. Predictive Analytics: Durch die Analyse großer Datenmengen können Unternehmen zukünftige Trends vorhersagen, um proaktiv agieren zu können. Automatisierung von IT-Operationen: Die Überwachung von IT-Systemen und -Infrastrukturen wird automatisiert, um Ausfallzeiten zu minimieren. Beispiele für Hyperautomation in verschiedenen Branchen Handel: Im Handel kann Hyperautomation genutzt werden, um Lagerbestände zu überwachen, automatisch zu optimieren und Bestellabwicklungen zu beschleunigen. Produktion: Durch die Auswertung von Maschinendaten in Kombination mit Machine Learning lassen sich Störungen von industriellen Anlagen vorhersagen. Auch bei der Steuerung von Fertigungsprozessen wird KI genutzt. Gesundheitswesen: In der Medizin und Forschung kommt KI schon länger zum Einsatz. Im Krankenhaus können KI-Algorithmen die künstliche Beatmung überwachen und anpassen, damit die Patienten optimal versorgt werden. Logistik: ein Beispiele für Hyperautomation in der Logistik ist Wegeoptimierung im Lager, um die Kommissionierung zu optimieren. Finanzwesen: Durch KI und RPA können Aufgaben wie die digitale Rechnungsverarbeitung oder die Erstellung von Finanzberichten automatisiert werden. Warum Hyperautomation? Gartner sieht Hyperautomation als notwendig an, um im Wettbewerb zu bestehen. „Hyperautomation ist keine Option mehr, sondern eine Überlebensbedingung", so Fabrizio Biscotti, Research Vice President bei Gartner. Die Vorteile im Überblick: Zeitersparnis: Wiederkehrende Aufgaben werden durch Automation beschleunigt. Die Anzahl manueller Tätigkeiten sinkt. Kostensenkung: Durch Automation können zum Beispiel Fertigungsbetriebe ihre Produktionszyklen verkürzen und so die Produktionskosten senken. Effizienzsteigerung: Dank Automation können mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigt werden. Qualitätssteigerung: Automatisierte Prozesse in gleichbleibender Qualität ab. Dadurch wird die Fehlerwahrscheinlichkeit gesenkt. Produktivitätsseigerung: Mitarbeiterende haben mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren statt sich mit Routineaufgaben abzumühen. Verbesserte Entscheidungsfindung: Mit Hilfe von Automation können umfangreicher und komplexer Datenmengen (Big Data) schneller und besser analysiert werden. So können Unternehmen Schwachstellen schneller identifizieren, Trends früher erkennen und fundierte Entscheidungen treffen. Insgesamt zielt die Hyperautomatisierung darauf ab, Unternehmen agiler und wettbewerbsfähiger zu machen. Sie steigert die Effizienz steigert, reduziert Kosten und verbessert die Fähigkeit zur Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen. Was sind die Nachteile? Der Begriff (Hyper-)automation weckt nicht überall positive Assoziationen. Viele befürchten, dass Hyperautomation und KI den Menschen überflüssig machen. Tatsächliches Ziel ist es jedoch, banale, stupide, wiederkehrende Tätigkeiten den Algorithmen zu überlassen. Der Mensch kann sich dadurch wertschöpfenden Tätigkeiten widmen und gewinnt Raum für Kreativität. Die Zusammenarbeit von Mensch und Maschine sollte der Optimalfall sein und der Mensch Entscheidungsträger bleiben. Ob und wie dies gelingt, hängt jedoch vom einzelnen Unternehmen ab. Viele sehen in der Hyperautomation auch eine Möglichkeit, den großen Herausforderungen des Fachkräftemangels zu begegnen. Mit welchen Herausforderungen ist zu rechnen? So einfach die Hyperautomation zunächst scheinen mag, so herausfordernd kann ihre Umsetzung sein: Es ist ein hohes Technologie-Know-How erforderlich. Gleichzeitig muss die Bereitschaft zu Veränderung und Innovation im gesamten Unternehmen gefördert werden. Hyperautomation muss als kontinuierliches Projekt angesehen werden und nicht als isolierter Prozess, der einmalig abgeschlossen wird. Die Umsetzung erfordert ein entsprechendes Budget. Vor diesem Hintergrund ist die individuelle Auswahl der richtigen Technologien und Tools um so wichtiger. Trotz aller Widrigkeiten lohnt sich laut Gartner jedoch die Umsetzung, weil der ROI positiv ausfällt. Ein Grund dafür ist, dass laut Gartner Unternehmen, die Hyperautomation nutzen und ihre Geschäftsprozesse neu strukturieren, ihre Betriebskosten um 30 Prozent senken. Welche Prozesse lassen sich hyperautomatisieren? Für die Hyperautomation sind wiederkehrende Aufgaben und standardisierte Abläufe besonders geeignet. Lohnenswert wird es besonders bei Prozessen mit mit hohen Volumina oder hohen Fehleranfälligkeiten. Im Bereich der administrativen Prozesse sind dies zum Beispiel: die Rechnungsverarbeitung das Bestellwesen das Kundenmanagement die Personalverwaltung das Lagermanagement der Kundenservice Wo ein Unternehmen mit der Automatisierung beginnt, hängt von der individuellen Situation und den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse und ihrer Automatisierungspotenziale sollte jedoch vorher stattfinden, um einen ganzheitlichen Plan zu entwickeln. Rechnungseingang als Beispiel für die Hyperautomation Für die Software-Automatisierung gibt es unterschiedliche Anwendungsfälle auch im administrativen Bereich. So eröffnen sich zum Beispiel im Vertrieb, im Dokumentenmanagement oder in der Buchhaltung zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Nachfolgendes Beispiel zeigt einen Screenshot des Scopevisio Rechnungseingangsbuchs und benennt die dort verwendeten Technologien für die digitale Rechnungsverarbeitung und deren Automation. So werden Künstliche Neuronale Netze für die Datenextraktion (z.B. Belegdatum, Rechnungsnummer) genutzt. Robotic Process Automation kommt beim Ausfüllen der Lieferantendaten zum Einsatz, Expertensysteme (XPS/Regelbasierte Systeme) bei den Prüf- und Freigabeprozessen. Der folgende Screenshot zeigt links den digitalen Beleg und rechts die mittels OCR ausgelesenen Daten sowie Prüf- und Freigabeprozesse. Fazit Hyperautomation ist eine derzeit wichtigsten Entwicklungen in der Unternehmenswelt. Sie ermöglicht es Firmen, komplexe Geschäftsprozesse durch den Einsatz verschiedener Technologien wie KI und Machine Learning zu automatisieren. Hyperautomation eröffnet damit Unternehmen in allen Branchen heute völlig neue Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Selbst bei komplexen Aufgaben sorgt Hyperautomation für effizientere Prozesse. Dadurch steigt die Produktivität im Unternehmen enorm. Firmen sichern sich so in einem volatilen Business-Umfeld einen entscheidenden Vorsprung. Hyperautomation unterstützt Unternehmen sich an wandelnde Marktanforderungen anzupassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt zu stärken. ### Versionierung: Definition, Vorteile und Tools Das Bearbeiten von Dokumenten gehört zum Alltag jedes Unternehmens. Oft entstehen dabei jedoch mehrere unterschiedliche Versionen, die die Übersicht und Orientierung bei der Arbeit erschweren. Mit einer Versionierung bekommen Sie dieses Problem in den Griff und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden. Was versteht man unter Versionierung und Versionsverwaltung? Der Begriff „Versionierung“ kommt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Es ist eine fortlaufende Nummer, die die Version einer aktualisierten und ausgelieferten Software angibt. Diese Nummer stellt sicher, dass zwischen den einzelnen Software-Versionen problemlos unterschieden werden kann. Versionierung von Dokumenten Heute wird mit dem Begriff „Versionierung“ auch die Verwaltung verschiedener Versionen von Dateien und Dokumenten bezeichnet. Viele Organisationen verwenden in der Praxis die Bezeichnungen „Versionierung“ und „Versionierung von Dokumenten“ daher synonym. Wie funktioniert Versionierung? Wenn Unternehmen sich entscheiden, Dokumente zu versionieren, bedeutet das, dass sie alle Änderungen an ihnen protokollieren und aufzeichnen. Somit wissen Sie stets, wer wann welche Änderung an einem Dokument durchgeführt hat. Dadurch können Sie alte Versionen eines Dokumentes problemlos von der aktuellen Version unterscheiden. Mehr noch: Sie können durch den Versionsverlauf bei Bedarf auf alte Stände der Dokumente zugreifen und sie wiederherstellen. Das ist möglich, weil der Versionsverlauf eine Sammlung aller bisherigen Versionen enthält. Welche Arten von Versionsverwaltung gibt es? Man unterscheidet grundsätzlich zwischen einer manuellen und automatischen Versionierung. Bei einer manuellen Versionierung entscheidet der Bearbeiter darüber, wann und wie er eine neue Version des Dokumentes erstellt. Er fügt dem Dokument eine Nummer oder weitere Informationen hinzu. Ein Nachteil dieser Art der Versionierung: Sie haben keine Möglichkeit zu erkennen, wann andere an einem Dokument gerade arbeiten und daran Änderungen vorgenommen werden. Somit besteht immer die Gefahr, dass neben Ihnen noch jemand anders am Dokument arbeitet und Sie es erst später davon erfahren. So kann es passieren, dass Änderungen ohne Abstimmung und somit doppelt oder mehrfach erfolgen. Die automatische Versionierung erfolgt in der Regel durch eine Software. Ein Programm ist für das Erfassen von Änderungen zuständig und speichert automatisch jede Version des Dokumentes. Die Versionen enthalten einen Benutzernamen sowie ein Datum und einen Zeitstempel. Dazu können Sie jederzeit sehen, ob sich eine Datei gerade in Bearbeitung befindet. Warum ist die Versionierung wichtig für die Dokumentenverwaltung? Eine Versionierung ist wichtig, weil Sie so Änderungen an Dokumenten genau nachvollziehen können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Übersicht verloren geht und Mitarbeitende veraltete Versionen von Dokumenten bearbeiten. So kann es beispielsweise passieren, dass Sie Ihren Mitarbeitenden oder diese sich untereinander unterschiedliche Versionen per E-Mail zuschicken. Dies kann zu Missverständnissen und doppelter Arbeit führen. Eine geeignete Software hingegen erleichtert die eCollaboration über Unternehmensgrenzen hinweg und vereinfacht so die digitale Zusammenarbeit an unterschiedlichen Orten. Welche Software setzt man dafür ein? Es gibt heute eine Reihe von Lösungen auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Dokumente versionieren können. Beispielsweise bieten Microsoft 365-Produkte wie Outlook eine Möglichkeit der automatischen Versionierung. Noch bequemer geht es, wenn Sie sich für eine DMS-Software entscheiden. Damit können Sie Ihre Dateien und Dokumente nicht nur zuverlässig versionieren, sondern auch revisionssicher archivieren. Was sind die Vorteile einer Software für die Versionsverwaltung? Wenn Sie eine Software verwenden, die eine Funktion zur Versionsverwaltung bietet, können Sie mehrere Vorteile realisieren: Sie stellen sicher, dass Sie die aktuelle Version eines Dokumentes inmitten verschiedener Versionen schnell und zuverlässig identifizieren können. Eine funktionierende Versionierung sorgt dafür, dass Sie immer auf dem neusten Stand sind. Dadurch verhindern Sie auch, dass Sie und Ihr Team unabsichtlich alte Versionen bei der Arbeit verwenden. Sie reduzieren Fehler. Beispielsweise verschicken Sie keine veraltete Version eines Vertrages an einen Ihrer Kunden. Welche Funktionen bietet ein DMS für die Versionsverwaltung? Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie neben einer automatischen Versionsverwaltung, Ihre Dokumente DSGVO-konform bearbeiten. Darüber hinaus erfolgt eine zentrale Datenspeicherung und Archivierung einzelner Dokumente – lokal auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Dadurch können Sie alte Fassungen von Dokumenten reibungslos wiederherstellen. Schließlich stehen Ihnen Funktionen zur Einrichtung von Benutzerkennungen und Zugriffsberechtigungen bereit. So können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen. ### Digitale Wiedervorlage: besser organisiert im Arbeitsalltag Anmelde-Deadline verpasst oder Kündigungsfristen versäumt? Das muss nicht sein! Die Wiedervorlage erinnert sie an wichtige Termine und Fristen. So behalten Sie termingebundene Aufgaben immer im Blick. Was versteht man unter einer Wiedervorlage? Der Begriff „Wiedervorlage“ kommt ursprünglich aus dem Rechts- und Verwaltungsbereich. Er bezeichnet eine Erinnerungshilfe. Dadurch wissen Sie, wann Sie eine Akte oder ein Dokument (wieder-)bearbeiten sollen. Eine Wiedervorlage kann analog oder digital sein. Digitale Wiedervorlagen gewinnen heute zunehmend an Bedeutung. Für welche Prozesse ist sie besonders geeignet? Die Wiedervorlage hilft Ihnen, die Arbeit mit Dokumenten und Terminen besser zu organisieren. Wenn Sie wichtige Aufgaben und Termine auf Wiedervorlage legen, vergessen Sie nichts mehr. Beispiele aus unterschiedlichen Abteilungen: Einkauf: Verträge (z.B. Mobilfunkverträge, Wartungsverträge), deren Kündigungsfristen Sie unter Kontrolle halten müssen Vertrieb: Dienstleistungsverträge, deren Laufzeiten Sie verfolgen möchten, um ggf. Anschlussverträge auszuhandeln HR: Probezeit von Mitarbeitern, die Sie im Blick behalten wollen. So können Sie die Teamleitung rechtzeitig daran erinnern, über die weitere Zusammenarbeit zu entscheiden. Falls Sie keine Wiedervorlage nutzen, können verschiedene Probleme auftreten: Sie verpassen Kündigungsfristen von Verträgen. Dies kann hohe Kosten nach sich ziehen. Sie verpassen möglicherweise wichtige Termine mit Mitarbeitenden, bei Behörden oder Vorgesetzten. Ihre Arbeitsplatzvertretungen benötigen deutlich mehr Zeit, um sich einzuarbeiten.   Wie wird die Wiedervorlage analog organisiert? Traditionell sind mehrere Möglichkeiten vorhanden, um ein Wiedervorlage-System aufzubauen. Dieses ist gerade bei umfangreicheren Vorgängen sinnvoll, die viele papierbasierte Dokumente enthalten. Eine Option ist die Nutzung von Ablagekörbchen. Das kann eine gute Lösung sein, solange die Dokumentenmenge nicht zu groß ist. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die Anzahl der Körbchen gering bleibt – wegen der Übersicht. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung von Pultordnern. Das sind Mappen aus Pappe oder Plastik mit Fächern und Registern. Sie enthalten nummerierte Fächer, die 1 bis 31 Tage und 1 bis12 Monate umfassen. Damit können Sie Ihre Unterlagen unter den jeweiligen Monat oder Tag einsortieren. Sie bekommen so einen guten Gesamtüberblick über wichtige Aufgaben und Termine, die der aktuelle Monat mit sich bringt. Und dazu haben Sie die zugehörigen Unterlagen immer parat. Eine weitere Möglichkeit stellen Hängeregister dar. Das sind technische Vorrichtungen, mit deren Hilfe sie eine große Anzahl von Mappen sortieren und aufbewahren können. Digitale Wiedervorlage in Softwareanwendungen Neben herkömmlichen Lösungen bieten heute viele Programme Funktionen, mit denen Sie Ihre Dokumente auf Wiedervorlage legen können. Damit können Sie Ihre Arbeitsprozesse weiter verbessern. Eine populäre Möglichkeit ist es, die Wiedervorlage mit Outlook zu organisieren. Legen Sie dazu die entsprechende E-Mail als Outlook Aufgabe an. Eine ausführliche Anleitung finden Sie beispielsweise hier. Eine besonders zuverlässige und effiziente Möglichkeit, eine Wiedervorlage einzurichten, bietet Ihnen eine DMS-Software. Darüber hinaus können Sie mit dieser Lösung Ihre Dokumente umfassend verwalten und revisionssicher archivieren. Vorteile der digitalen Wiedervorlage Wenn Sie sich für eine digitale Variante entscheiden, können Sie im Vergleich zum analogen Pendant weitere Vorteile realisieren. Darunter sind: Die Einrichtung und Bedienung sind einfach. Es sind keine Investitionen in die Beschaffung, den Aufbau und die Einrichtung erforderlich. Sie werden an Aufgaben und Termine automatisch erinnert. Sie sparen Platz, weil der Bedarf an physischen Einrichtungen entfällt. Sie sparen Zeit: Die Wege zwischen Aktenordnern und Ihrem Arbeitsplatz entfallen. Es besteht keine Gefahr, Dokumente durch Feuer, Wasser oder Naturkatastrophen zu verlieren. Mit einem DMS behalten Sie alle Dokumente und Fristen im Blick Moderne DMS-Lösungen bieten die Funktionalität, Wiedervorlagen direkt am Dokument zu hinterlegen. Dabei wird am Dokument ein Datum definiert, an dem man per E-Mail an die zugehörige Aufgabe erinnert wird. Am besten wird die Erinnerung direkt beim Speichern des Dokuments angelegt. Mit Scopevisio Documents bieten wir Ihnen eine moderne Software zur Dokumentenverwaltung mit dem Schwerpunkt auf "Workflows". Die Business-Lösung Contract ist dabei speziell auf das Vertragsmanagement ausgelegt. So profitieren Sie nicht nur von einer automatischen Fristenüberwachung, sondern halten auch alle Verträge transparent im Blick. ### Rechnungen per Mail versenden: Schon oder noch zeitgemäß? Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist aus dem deutschen Mittelstand nicht mehr wegzudenken. Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind Unternehmen in der Verantwortung, ihre betrieblichen Prozesse zu digitalisieren. Die Rechnungserstellung bzw. Faktura kann hier ein erster Ansatz sein. Laut der Bitkom-Studie zum Digital Office Index 2022 erstellen 7 von 10 Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Da liegt es nahe, digital Rechnungen direkt per E-Mail zu versenden. Dieser Ratgeber liefert einen wissenswerten Überblick über den elektronischen Versand von Rechnungen. Digitale vs. elektronische Rechnung Die digitale Rechnung ist das digitale Pendant zur Papierrechnung. Sie wird häufig als PDF-Rechnung ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt beim PDF um eine bildhafte digitale Darstellung. Eine elektronische Rechnung oder E-Rechnung hat dagegen ein strukturiertes Format. Die E-Rechnung ist als Rechnung definiert, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispiele für elektronische Formate sind die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format. Die E-Rechnung wird voraussichtlich ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend werden. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird in der Regel allerdings beides in einen Topf geworfen: Sowohl bildhafte Rechnungs-Darstellungen wie auch strukturierte Datenformate werden als E-Rechnung bezeichnet. Gleichsam wie Papier-Rechnungen muss die elektronische Rechnung gesetzliche Voraussetzungen und Anforderungen erfüllen. Digitale Rechnungen werden dem Rechnungsempfänger über digitale Wege übermittelt, z.B. über E-Mail-Kommunikation. Wird ein DMS eingesetzt, kann man dem Adressaten einen Freigabe-Link zukommen zu lassen. Über diesen kann er sich die Rechnung downloaden. Vorteile des digitalen Rechnungsversands Insgesamt bietet der elektronische Versand von Rechnungen Potentiale für Kosteneinsparung und Effizienz-Steigerung. 1. Zeitersparnis: Wenn Sie Rechnungen digital versenden, geht das deutlich schneller als per Post. Sie sparen Zeit, da der Weg über einen Postdienstleister oder Zustelldienst entfällt. 2. Kostenersparnis: Ein schnellere Rechnungszustellung bedeutet für Sie: Die Rechnung kann schneller bezahlt werden. Sie fördern somit die Liquidität Ihres Unternehmens. 3. Ökologische Aspekte: Wenn Unternehmen auf Papier-Ressourcen verzichten, hat das auch ökologische Vorteile: Sie müssen die Ausgangsrechnung nicht mehr drucken, kuvertieren und frankieren. So sparen Sie Material sowie Porto und Aufwand. Niemand mag Schuhkarton-Ablagen oder hat Lust, lange in Aktenordnern zu stöbern. Deswegen werden es immer mehr Leute, die Rechnungen digitalisieren. Sie müssen die Rechnungen nicht drucken, kuvertieren und frankieren – Sie sparen Material, Porto und Aufwand 4. Archivierung: Elektronische Rechnungen können direkt digital aufbewahrt werden. Der Prozess der gesetzlichen Aufbewahrung wird dadurch wesentlich vereinfacht. Ferner können Sie auf digitale Rechnungen später viel schneller zugreifen. Sie sparen somit Zeit und Suchkosten, wenn Sie nicht ganze Aktenordner nach einem bestimmten Beleg absuchen müssen. Welche rechtlichen Aspekte gilt es beim Rechnungsversand per Mail zu beachten? Einwilligung des Empfängers Um Ihren Kunden Rechnungen digital zur Verfügung zu stellen, benötigen Sie die Einwilligung des Empfängers. Sie sollten den Adressaten deshalb fragen, ob er oder sie mit dem Empfang elektronischer Rechnungen einverstanden ist. Bei einer ausdrücklichen Zustimmung steht dem Versand nichts mehr im Wege. In der Praxis wird zumeist auch eine stillschweigende Einwilligung angenommen, wenn der Empfänger elektronische Rechnungen akzeptiert bzw. weiter verarbeitet. Wenn ein Kunde Widerspruch einlegt und seine Rechnungen nicht elektronisch empfangen möchte, müssen Sie ihm die Rechnungen in Papierform zukommen lassen. Gesetzliche Anforderungen nach dem Umsatzsteuergesetz Auch elektronische Rechnungen müssen spezielle Anforderungen erfüllen. Diese sind in § 14 UStG festgelegt. Auch wie bei Papier-Rechnungen müssen folgende Informationen vollständig auf der Rechnung angegeben sein: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ausstellungsdatum Rechnungsnummer Art und Umfang der durchgeführten Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Produkte Zeitpunkt der Lieferung sowie Zahlungsziel Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag GoBD Wie bei allen Rechnungen müssen Unternehmen die Vorgaben der GoBD, d.h. die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff einhalten. Aufbewahrung Wie alle buchführungs-relevanten Dokumente müssen Rechnungen gesetzlich aufbewahrt werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt i.d.R. zehn Jahre. Dies gilt gleichermaßen für Papier- und elektronische Rechnungen. Wenn die Rechnung elektronisch eingeht, muss diese auch elektronisch verarbeitet werden. Andersherum besteht die Möglichkeit, Papier-Rechnung digital aufzubewahren, wenn die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden (Stichwort: Ersetzendes Scannen). Authentizität, Integrität und Lesbarkeit Für die Dauer der Aufbewahrung muss die Echtheit der Herkunft, die Integrität des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung zu jeder Zeit gewährleistet sein. Früher musste dafür auf der elektronischen Rechnung eine "qualifizierte elektronische Signatur" vorhanden sein. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber 2011 die Hürden für elektronische Rechnungen gesenkt. Die zuvor erforderliche „qualifizierte elektronische Signatur“ ist für elektronische Rechnungen seitdem nicht mehr verpflichtend. Stattdessen können andere Verfahren die Echtheit der Herkunft oder die Unverfälschtheit des Inhalts belegen. Darunter fällt die digitale Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI). Tipps und Best Practices für den Versand von Rechnungen per Mail Wenn Sie sich dafür entscheiden, Rechnungen per E-Mail zu verschicken, sollten Sie folgende Dinge beachten: Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails entsprechend, um die Sicherheit Ihrer Daten zu verbessern. Legen Sie eine Zustellbenachrichtigung fest. So stellen Sie sicher, dass die Rechnung auch ankommt. Verwenden Sie einen konkreten Betreff, damit Ihre Mail nicht direkt im Spam-Filter hängen bleibt. Wir möchten darauf hinweisen, dass der elektronische Rechnungsversand Sicherheitsrisiken birgt. Die Übertragungswege sind meist undurchsichtig und der Versand erfolgt zumeist unverschlüsselt. Sie können nicht sichergehen, dass Ihre Nachricht nicht von Unbefugten mitgelesen oder verändert wird. Rechnungen sollten nicht per E-Mail verschickt werden. Die Übertragungswege sind undurchsichtig und der Versand erfolgt unverschlüsselt. Sie wissen nicht, wer Ihre Nachricht mitgelesen, gespeichert oder gar verändert hat. Es besteht die Gefahr des Phishings, dass Ihre Daten von unbefugten Dritten verwendet werden, um unrechtmäßige Zahlungsaufforderungen zu stellen. DMS als Alternative zum Mail-Versand Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur digitalen Dokumentenverwaltung. Alle Dokumente, die in einem Unternehmen anfallen, werden digital verarbeitet und gespeichert. Sofern eine Internetverbindung besteht, kann von überall aus auf Dokumente zugegriffen werden - egal ob im Büro, zu Hause oder von unterwegs. Digitales Dokumentenmanagement kann daher nicht nur die interne sondern auch die externe Zusammenarbeit verbessern. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, Geschäftsunterlagen (Rechnungen) revisionssicher zu archivieren. Ein DMS kann daher eine echte Alternative zum Rechnungsversand per Mail darstellen. Das Sicherheitsniveau ist dabei besser, als beim Mailversand und der Zugriff auf Daten kann personenbezogen eingeschränkt werden und mit einem Passwort-Schutz versehen werden. Wie funktioniert das? Bieten Sie Ihren Kunden einen persönlichen Download-Bereich an. Sie kennen solche Downloadbereiche bestimmt von Ihrem Telefon- oder Mobilfunkanbieter. In einem Downloadbereich können Sie Ihren Kunden alle Rechnungen zum Download zur Verfügung stellen. Der Kunde erhält einen Zugangslink, um die Rechnung aus ihrem Dokumentenmanagementsystem sicher abrufen zu können. Sie speichern die Rechnung im Kundenbereich ab – der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über die Bereitstellung der Rechnung. Sie können diesen Kunden-Bereich auch nutzen, um weitere Informationen bereitzustellen, z.B. Vertragsunterlagen oder ihre AGB. Nutzen Sie den Weg des Downloadportals, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Ihnen Rechnungen auf hochsicherem Weg zukommen zu lassen. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Mit Scopevisio Documents bieten wir ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren können. Jetzt mehr erfahren auf www.scopevisio-documents.com! ### Digitale Rechnungsfreigabe: Der Weg zur effizienten Rechnungsverarbeitung Meist gestalten sich Rechnungsfreigaben in Unternehmen sehr mühsam. Aus der Rechnung geht nicht direkt hervor, wer der zuständige Ansprechpartner im Unternehmen ist. Hat man es in Erfahrung gebracht, ist der- oder diejenige vielleicht gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend. Schließlich bekommt man die Freigabe per E-Mail, dem Messenger oder auf sonstigem Wege. Der Prozess ist dabei weder schnell noch transparent. Der Prozess der Rechnungsfreigabe kann digital erheblich beschleunigt werden. Besser ist es, sich Freigaben direkt digital am Dokument einzuholen. Diese Informationen sind mit dem Dokument untrennbar verbunden, so dass Sie nur noch an einer Stelle nachsehen müssen, wer was wann dazu entschieden hat. Der Ratgeber liefert Ihnen Wissenswertes zur digitalen Rechnungsfreigabe und zeigt Hinweise auf, wie Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen beschleunigen können. Was versteht man unter der Rechnungsfreigabe? Die Rechnungsfreigabe ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen und dient zur Vorbereitung der Finanzbuchhaltung. Bevor eine Rechnung bezahlt wird, muss einen Prüf- und Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen werden. Dabei werden eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und anschließend von den verantwortlichen Personen zur Zahlung freigegeben. Die Freigabe-Prozesse sind in Unternehmen individuell festgelegt und können sich auch von Abteilung zu Abteilung unterscheiden. In der Regel gibt es ein internes Kontrollsystem, bei dieser eine Rechnung verschiedene Freigabestufen durchlaufen muss, ehe sie zur Zahlung angewiesen werden kann. Eine organisierte und ordentlich geführte Rechnungsfreigabe trägt dazu bei, dass ein Unternehmen einen sicheren Überblick über die Ausgaben verfügt und eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet. Bei einer digitalen Rechnungsfreigabe werden die Freigabeprozesse digital abgewickelt. Mit Hilfe einer Software können die Prozesse rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisiert werden. Dabei wird die Rechnung den verantwortlichen Personen digital zur Freigabe vorgelegt. Zudem werden alle Prüf- und Freigabeschritte digital am Rechnungsbeleg hinterlegt. Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe? Die digitale Rechnungsfreigabe bietet einige Vorteile: 1) Die Arbeit wird effizienter Mit einer digitalen Rechnungsfreigabe sparen Sie Zeit ein: Die Rechnung kann von den Kontroll-Organen wesentlich schneller freigegeben werden. Nicht selten sitzen die verantwortlichen Personen an verschiedenen Standorten oder im Home-Office. Mit der digitalen Freigabe spart man sich den zeitlichen Aufwand, die physische Rechnung von einem Ort zum nächsten zu bringen. 2) Sie sparen Kosten ein Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto mehr Einspar-Potentiale ergeben sich dadurch auf der Kosten-Seite. Skonti In der Regel gewähren Lieferanten und Dienstleistung einen Rabatt, wenn Rechnungen zeitnah bezahlt werden. Erfolgt die vollständige Rechnungsfreigabe fristgerecht, kann die Rechnung in der Buchhaltung zeitnah zur Zahlung angewiesen werden. So lassen sich Skonti auch leichter realisieren. Mahngebühren Wenn der Freigabeprozess digital erfolgt, kann die Rechnung schneller gebucht und innerhalb der Zahlungsfrist angewiesen werden. Je höher das Aufkommen von Eingangsrechnungen, desto größer auch das Einsparpotential an Mahngebühren, weil Sie Rechnungen zeitnah bezahlen. 3) Sie gewinnen an Transparenz Mit dem Einsatz von Software lässt sich der Rechnungseingangsprozess digital optimieren. Die einzelnen Teilschritte gestalten sich wie folgt: Zunächst geht die Rechnung digital ins System ein. Mit Hilfe einer Volltexterknnung (OCR-Technik) werden Informationen auf der Rechnung ausgelesen und identifiziert. Hierdurch wird der erste Schritt der Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht. Über vorher festgelegte Regel-Prozesse wird die digitale Rechnung automatisch den verantwortlichen Beteiligten zur Freigabe vorgelegt. Mit einem Klick wird die Rechnung bestätigt oder abgelehnt. Bei erfolgter Freigabe geht die Rechnung an die nächste Kontroll-Instanz über. Die verantwortliche Person wird darüber per E-Mail informiert. Der Freigabeprozess ist für alle Berechtigten (z.B. Buchhaltung) im digitalen Rechnungseingangsbuch einzusehen. So kann jederzeit bewertet werden, bei wem die Rechnung gerade liegt und wie weit der Freigabeprozess fortgeschritten ist. Digitaler Prüf- und Freigabeprozess einer Eingangsrechnung - am Beispiel von Scopevisio. Der Vorteil ist, dass alle Informationen untrennbar mit dem Dokument untrennbar verbunden sind. Jeder Arbeitsschritt ist am Beleg dokumentiert: Von der Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zum letzten Schritt der Archivierung. Meist bieten Anbieter von Rechnungssoftware die Möglichkeit, die Rechnungen im Anschluss digital aufzubewahren. So ist zudem gewährleistet, dass Sie alle Rechnungen bei Bedarf direkt wiederfinden und Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten. Best Practice Wie die Julius Tönebön Stiftung mit einer Software für den digitalen Rechnungseingang Ihren Freigabeprozess um 50% verkürzt hat. Die Julius Tönebön Stiftung ist eine gemeinnützige Stiftung im Bereich der Altenpflege. Über 25 Jahre wurden Eingangsrechnungen dort analog verarbeitet. Das hatte zahlreiche Botenfahrten zur Folge, denn die Rechnungen mussten auf die unterschiedlichen Standorte verteilt werden. Mit dem Einsatz von Scopevisio hat die Julius Tönebön Stiftung ihre Prozesse um den Rechnungseingang digital umgestellt: Alle Arbeitsschritte wurden mit regelbasierten Prüf-und Freigabeprozessen in einem digitalen Rechnungsworkflow abgebildet. Alle Rechnungsfreigaben erfolgen digital über das System. Von der sachlichen Freigabe durch die Einrichtungsleitung bis hin zur Zahlungsfreigabe durch den Vorstand oder die Verwaltungsleiterin. Weitere Details finden Sie im Referenzkundenbericht der Tönebön Stiftung. Fazit Analoge Freigabeprozesse bei Rechnungen sind oft sehr mühsam und zeitaufwändig. Mit einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung sind Unternehmen in der Lage, die Prüf- und Freigabeprozesse von Rechnungen zu beschleunigen. Rechnungen können schneller freigegeben werden, unabhängig vom Standort der beteiligten Personen. Dadurch lassen sich Kosten einsparen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten. ### Digitales Archiv: Dokumente platzsparend aufbewahren Sie möchten ihre geschäftlichen Dokumente digital archivieren, wissen aber nicht genau, wie Sie beginnen sollen? Wir klären, was ein digitales Archiv ist und welche Vorteile es bietet. Außerdem werfen wir einen Blick auf die gesetzlichen Bestimmungen zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten. Wenn Sie diese kennen, steht Ihrem digitalen Archiv nichts mehr im Weg! Was ist ein digitales Archiv? Mit dem Begriff Archiv verbinden viele Menschen Regalmeter an Aktenordnern in Kellern oder Lagerräumen. Auch heute noch werden papierbasierte Belege, Rechnungen und andere Dokumente so aufbewahrt. Ein digitales Archiv ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die in digitaler Form aufbewahrt werden. Es dient der langfristigen Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten und unterstützt Unternehmen dabei, der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nachzukommen. Darüber hinaus helfen digitale Archive dabei, den rechtlichen Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu genügen. Nicht zuletzt können Unternehmen mit einem digitalen Archiv auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) einfacher einhalten. DMS und digitales Archiv Wenn es um Archivierungssysteme geht, stößt man häufiger auf den Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS). Wo liegt nun der Unterschied? Ein Dokumentenmanagementsystem dient der Verwaltung von digitalen Dokumenten. Ziel ist es dabei, die betrieblichen Abläufe in Unternehmen effizienter zu gestalten. Mit einem DMS können Dokumente gespeichert, bearbeitet und mit anderen Personen geteilt werden. Ein digitales Archiv hingegen ist auf die Langzeitspeicherung von Informationen ausgerichtet. Manche DMS-Lösungen haben ein digitales Archiv als Funktion mit integriert. Was sind die Vorteile von digitalen Archiven? 1) Sie sparen Platz Wenn Sie Ihre Dokumente digital aufbewahren, sparen Sie sich den Platz für physische Aktenschränke und Aktenordner. Sie benötigen daher weniger Raum und müssten daher weniger Fläche anmieten. 2) Sie finden Dokumente schneller wieder Digitale Archive unterstützen die schnellere Suche. Sie finden benötigte Dokumente schnell wieder, wenn Ihr Archiv über eine Volltextsuche mit OCR-Erkennung verfügt. Dabei ist es egal, ob es sich um gescannte Dateien oder um digitale Dokumente handelt. Sie geben einfach einen Suchbegriff ein und haben in wenigen Sekunden Zugriff auf das Dokument.  3) Sie sparen Kosten Ein verringerter Bedarf an physischem Platz geht auch mit geringeren Kosten einher. Auch bei der Dokumenten-Suche können Sie die Arbeitskosten einsparen. Denn für die Suche müssen nicht endlos Aktenordner gewälzt werden . Einige Software-Anbieter bieten die Möglichkeit, neben dem digitalen Archiv auch vorgelagerte Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren. Welche gesetzlichen Bestimmungen gilt es bei einem digitalen Archiv zu beachten? GoBD Die Abkürzung GoBD steht für die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das Regelwerk hält die Anforderungen fest, die an die digitale Aufbewahrung von Dokumenten gestellt werden. Es enthält die Vorgaben, die Unternehmen befolgen müssen, um den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Diese Vorgaben betreffen die Buchführung, Aufzeichnungen und die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten. Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. Revisionssichere Archivierung Die revisionssichere Archivierung wird häufig im Kontext der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) genannt. Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente vor einer Revision, also einer Veränderung geschützt sind. Dokumente, die revisionssicher gespeichert sind, können nicht geändert oder manipuliert werden. Revisionssicher gespeicherte Dokumente müssen im Original (oder als Scan) unverlierbar unveränderbar jederzeit verfügbar lesbar aufbewahrt werden. AO, HGB und Aufbewahrungsfristen Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzuheben. Dabei unterscheidet man in Fristen von sechs und von zehn Jahren. Die Grundlagen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen finden Sie im Steuerrecht und im Handelsrecht. Beim Steuerrecht werden die Vorgaben in der Abgabenordnung (AO), beim Handelsrecht im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt. Welche Unterlagen ein steuerpflichtiger Unternehmer aufbewahren muss, sind in § 147 AO genau aufgelistet. DSGVO Die DSGVO regelt EU-weit die Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen und Behörden. DSGVO steht für „Datenschutzgrundverordnung“. Die Schwierigkeit für Unternehmen besteht darin, personenbezogene Informationen insbesondere in unstrukturierten Dokumenten zu verwalten. Dokumente, E-Mails oder Notizen, all diese können personenbezogene Daten enthalten, die nach DSGVO archiviert, verwaltet, geschützt und kontrolliert werden müssen. Fazit Ein digitales Archiv bietet die Möglichkeit, Geschäftsdokumente in digitaler Form aufzubewahren. Dadurch ergeben sich Kostenvorteile (z.B. Miet- und Suchkosten) und Arbeitsprozesse werden effizienter. Ein Dokumentenmanagementsystem bietet die Möglichkeit zur digitalen Aufbewahrung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Whitepaper zur Archivierung. Jetzt downloaden! Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei tiefergehenden Fragen wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt. ### Cloud Unternehmertag 2024 Am 7. Februar 2024 findet der 11. Cloud-Unternehmertag der Scopevisio AG in Kameha Grand Bonn statt. Seien auch Sie bei diesem großen Event für den Mittelstand im digitalen Wandel dabei. Lernen Sie auf dem Cloud Unternehmertag neue Trends und digitale Innovationen kennen, die Sie dabei unterstützen, Ihr Unternehmen voranzubringen. Erfahren Sie, wie Sie aktuelle Herausforderungen meistern und Ihr Unternehmen bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten. Noch bis 30. November 2023 sind Early-Bird-Tickets verfügbar, danach gilt er reguläre Preis. 11. CLOUD UNTERNEHMERTAGSimplify your daily businessam Mittwoch, 07.02.2024von 9:30 - 17:00 Uhrim Kameha Grand Bonn Jetzt anmelden! Unter dem Motto Simplify your daily business bietet die Veranstaltung ein inspirierendes Programm mit Keynotes, Expertentalks und Diskussionen rund um die Themen Digitalisierung und Automatisierung.  Am Vormittag sind zwei Keynotes mit renommierten Speaktern im Saal Universal geplant. Scopevisio-CEO Dr. Jörg Haas wird zum Thema Hyperautomatisierung sprechen. Am Nachmittag laden branchenspezifische Themeninseln für Dienstleister, Hotellerie, Gesundheitswesen, Handel und Autohandel zum Wissensaustausch und Netzwerken ein. Speaker aus Branchenverbänden lieferten Impulse und Denkanstöße. In vielen Praxisbeispielen werden konkrete Problemstellungen und mögliche Lösungswege diskutiert. Fachexperten der Scopevisio werden zu ausgewählten Themen präsentieren und mit Ihnen diskutieren. Auf dem Cloud Unternehmertag kommen jährlich mehrere Hundert Geschäftsführer, Digital-Experten, Abteilungs- und IT-Leiter mittelständischer Unternehmen zum Wissens-, Erfahrungs- und Meinungsaustausch zusammen. Die Veranstaltung zählt zu den größten Digitalisierungs-Events in Nordrhein-Westfalen. Seien auch Sie dabei und sichern Sie sich Ihr Ticket! ### Große Dateien versenden: So klappt's problemlos Im Geschäftsalltag stoßt man beim Versand von Dateien häufig an seine Grenzen. Für gewöhnlich werden Dateien über E-Mail mit Internen und Externen geteilt. Übersteigt der E-Mail-Anhang dann einen bestimmten Dateigröße, kann die E-Mail nicht dem Empfänger zugestellt werden. Die mehr oder weniger bekannte Fehlermeldung ("Undelivered Mail Returned to Sender") ist die Folge. Welche Möglichkeiten habe ich, Dokumente mit Externen zu teilen? 1) Datei als E-Mail-Anhang versenden Die E-Mail gilt als der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal (s. Digital Office Index 2022 der Bitkom). Da liegt die Entscheidung nah, Dateien per E-Mail zu versenden. Für kleine Dateien mag das eine schnelle und einfache Methode sein. Die meisten E-Mail-Dienste haben jedoch eine Beschränkung für die Größe von Dateianhängen. Wie viel MB kann man per E-Mail verschicken? Die Höhe der Dateigröße im E-Mail-Anhang hängt von den jeweiligen E-Mail-Providern ab. Bei Gmail sind es bis zu 25MB, für Internet-E-Mail-Konten wie Outlook beträgt die maximale Versandgröße in Summe 20MB. Für Microsoft Exchange-Konten, d.h. geschäftliche E-Mail-Adressen, sind es standardmäßig 10 MB. Nicht nur die Dateigröße, sondern auch der Datei Upload birgt mögliche Sicherheitsrisiken. Anlass genug, Alternativen zu evaluieren, wie man große Dateien verschicken kann. Gründe, die gegen den Dateiversand per E-Mail sprechen: Die Übertragung erfolgt unverschlüsselt Man kann sich nicht sicher sein, dass die E-Mail unterwegs abgefangen, gelesen oder verändert wird Die Datei übersteigt die maximale Dateigröße für E-Mail-Anhänge Der Empfänger hat nicht genug Platz, die Datei zu empfangen. (Undelivered Mail Returned to Sender – Mailbox quota exceeded). Die meisten E-Mailserver haben Beschränkung für die Größe einer E-Mail. Diese Größenbeschränkung liegt meistens zwischen 5 und 20 MB, je nachdem, welchen Anbieter Sie nutzen. Man produziert möglicherweise Duplikate, weil man für jeden neuen Arbeitsstand Dateien neu versenden muss. (Version 1,2,3..,final, final-final, usw.) 2) Dateiübertragungsdienste nutzen Anbieter sogenannter Filesharing-Dienste, ermöglichen es Ihnen, Dateien online auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und anderen Zugriff auf diese Dateien zu gewähren. Das dauerhafte Speichern und Teilen steht dabei nicht im Vordergrund. Dateien werden beispielsweise per Drag and drop hochgeladen. Anschließend wird dem Gegenüber Zugang gewährt (über den Client oder direkt im Web-Browser). Diese Methode eignet sich für Dateien, die eine hohe Speicherkapazität benötigen. Gängige Anbieter dabei sind z.B. WeTransfer. Nachteil bei diesem Vorgehen ist allerdings, dass die hochgeladenen Dateien dort nicht zentral gespeichert werden können, sondern nur temporär dort verweilen. Eine echte Alternative könnten Dienste sein, welche das Teilen großer Dateien mit der Dokumentenverwaltung vereinen. 3) Cloud-Speicherdienste Mit Cloud-Speichern wie z.B. Dropbox oder Google Drive können Sie Dateien hochladen und diese auf externen Servern speichern. Diese werden in Rechenzentren von den entsprechenden Anbietern gehostet. Zeitgleich können Sie Dateien anderen zur Verfügung stellen und den Zugriff auf die Datei per Freigabe-Link ermöglichen. Für Unternehmen geeignet sich besonders der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS). Eine Business-Cloud-Lösung vereinfacht die das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und setzt dabei hohe Sicherheitsstandards. Wie teile ich große Dateien mit Externen? Bei Scopevisio Documents, unserer DMS-Lösung für den Mittelstand, funktioniert dies zum Beispiel so: Die betreffende Datei speichere ich zentral im Dokumentenmanagementsystem ab. Danach generiere ich einen Zugangslink, über welchen man direkt auf das Dokument zugreifen kann, sofern eine Internetverbindung vorliegt. In der E-Mail an den externen Geschäftspartner versendet man den Link zur Datei, die er erhalten soll. Über diesen Link kann das Gegenüber die Datei ansehen und herunterladen. Bei sensiblen Dateien kann ich den Link mit einem Passwort-Schutz versehen. So hat niemand Zugriff auf den Link, sollte die E-Mail unterwegs abgefangen und gelesen werden. https://youtu.be/Xfj9jocTuME Dateien versenden und mit Externen teilen, am Beispiel von Scopevisio.   Neben der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten bietet ein DMS zudem die Funktionalität der Versionierung. Stellen Sie sich dabei folgendes Szenario vor: Sie versenden eine Präsentation an einen wichtigen Kunden. Kurz nach dem Versand der E-Mail merken Sie, dass die Präsentation einen bedeutsamen Fehler enthält. Wenn Sie nun die Datei als E-Mail-Anhang versendet haben, könnten Sie versuchen, die versendete E-Mail zurückzuholen. Alternativ könnten den Kunden zu bitten, die E-Mail zu ignorieren. Eine unangenehme Situation. Wenn Sie die Datei über einen externen Freigabelink versenden, haben Sie die Möglichkeit, den Fehler in der Präsentation zu korrigieren. Das entsprechende Dokument wird überarbeitet und als neue Version gespeichert. Über den generierten Freigabe-Link hat das Gegenüber immer Zugriff auf die aktuellste Dateiversion. So können sie den Fehler in der Präsentation korrigieren, noch bevor Ihr Kunde etwas merkt. Fazit Wer große Dateien verschicken möchte, steht häufiger vor dem Problem, dass die Datei zu groß für den E-Mail-Anhang ist. Filesharing-Dienste können ein Ansatz sein, Dokumente temporär auf einem Server abzulegen und Externen Zugriff darauf zu gewähren. Gerade für Unternehmen eigenen sich Dokumentenmanagementsysteme als Cloud-Speicherdienste sehr gut. Die Unternehmensdaten können dort sicher und digital verwaltet werden. Zudem erleichtern Sie die interne und externe Zusammenarbeit, u.a. über den Datenaustausch via Freigabelinks. ### Scopevisio verteidigt Gold beim CloudComputing Insider-Award 2023 Auch in diesem Jahr gehört Scopevisio zu den Siegern beim Cloud CloudComputing Insider-Award. Wir konnten uns in der Kategorie „Enterprise SaaS“ nach 2022 erneut die Trophäe in Gold sichern. Alexander Kintzi aus dem Scopevisio-Vorstand und Lorena Tengler aus dem Marketing waren zur Preisvergabe nach Augsburg gefahren. Sie konnten die begehrte Auszeichnung im Rahmen einer festlichen Gala am 26.10.2023 in Empfang nehmen. Lorena Tengler (Scopevisio), Elke Witmer-Goßner (CloudComputing Insider), Margit Lieverz (Moderation) und Alexander Kintzi (Scopevisio) (v.l.n.r.) In Bonn war die Freude groß, als man von der Auszeichnung erfuhr. „Wir sind stolz, zwischen den internationalen Schwergewichten Salesforce und Workday Gold gewonnen zu haben“, so Scopevisio-CEO Dr. Jörg Haas. Alexander Kintzi, Vorstand der Scopevisio, sieht in dem Award eine „tolle Bestätigung für unsere tägliche Arbeit, die Digitalisierung und Automatisierung von betriebswirtschaftlichen Prozessen im Mittelstand voranzutreiben.“ Ausrichter des Wettbewerbs, der jährlich stattfindet, sind die Vogel IT-Medien. Der Fachverlag hatte die große Leserwahl in seinen Insider Portalen in diesem Jahr zum neunten Mal ausgerufen. Sie fand von April bis August 2023 statt. Wir freuen uns, dass wir auch in diesem Jahr so viele Stimmen auf uns vereinen konnten. Damit setzen wir unsere Erfolgsserie in diesem Jahr fort – waren wir doch vor Kurzem erst als ERP-System des Jahres (Kategorie Branchenübergreifend für KMU) ausgezeichnet worden. So kann es auch 2024 weitergehen! ### Data Driven: auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen Unternehmen, die regen Gebrauch von ihren Daten machen, realisieren erhebliche Wettbewerbspotenziale. Indem Sie zu einer Data Driven Company werden, können auch Sie die Datenschätze in Ihrem Unternehmen heben und gewinnbringend verwerten. „Data Driven“: Was versteht man darunter? In einer Data-Driven Company werden Daten zielgerichtet erhoben, bearbeitet und bewertet. Die Interpretation diese Daten dient als Grundlage für Entscheidungen. „Data Driven“ oder „datengetrieben“ bedeutet somit: weniger aus dem Bauch heraus, sondern vielmehr datenbasiert entscheiden. Dazu sind aktuelle, konsistente und aussagekräftige Daten nötig. In einem datengetriebenen Unternehmen wird eine bestimmte Datenkultur gepflegt und aufrechterhalten. Diese Datenkultur führt dazu, dass Mitarbeiter Erkenntnisse aus den vorhandenen Daten aktiv nutzen, um die geschäftlichen Ziele des Unternehmens voranzutreiben. Das setzt jedoch voraus, dass Sie die entsprechenden Daten regelmäßig und systematisch erheben. Im Anschluss können Sie diese analysieren und gemäß der daraus gewonnenen Erkenntnissen handeln. Unternehmen können so ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren. In der Folge können sie ihren Kunden zum Beispiel bessere Produkte und Dienstleistungen bieten. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) spielen hierbei eine große Rolle. Was sind die Vorteile, wenn man datengetrieben agiert? Wenn Sie in Ihrer Firma Entscheidungen treffen, indem Sie auf hochwertige Daten setzen, realisieren Sie dadurch mehrere Vorteile. Die folgenden Punkte sollen das verdeutlichen: Sie können die Risiken für Ihre Unternehmensstrategie frühzeitig erkennen und Unternehmensziele schneller erreichen. Die Gestaltung der Prozesse in Ihrer Firma wird transparenter und effizienter. Sie können eine höhere Kundenbindung erzielen und langfristig loyale Kunden gewinnen. Ihre Mitarbeiter werden zufriedener: Datenbasierte Entscheidungen, ermöglichen es Ihnen, besser auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Daten sind wichtig für die Unternehmenssteuerung. Datengetriebene Unternehme können langfristig mehr Wettbewerbsvorteile realisieren. Das gilt gerade im Vergleich zu Mitbewerber, die ihre eigenen Daten nicht oder nur unsystematisch nutzen. Zusammenfassend kann man festhalten, dass datengetriebene Unternehmen oder Data Driven Businesses erfolgreicher sind. Gründe dafür sind zufriedenere Mitarbeiter und Kunden sowie mehr Umsatz und Kosteneinsparungen. Welche Beispiele für Data Driven Companies gibt es? Klassische Beispiele für Unternehmen, die datenbasiert agieren, sind Google, Microsoft und Amazon. Daten sind für diese Unternehmen ein wesentlicher Bestandteil ihres Erfolgs. Amazon nutzt beispielsweise Daten, um Kunden neue Produkte anhand von deren Kaufhistorie und -gewohnheiten zu empfehlen. Schätzungen legen nahe, dass etwa ein Drittel der Verkäufe, die Amazon erzielt, auf Empfehlungen beruhen. Auch Banken und Finanzinstitute greifen auf Daten zu, um ihren Kunden passende Produkte anzubieten. Beispielsweise helfen Tools, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, Bankmitarbeiter dabei, ihren Kunden geeignete Finanzprodukte vorzuschlagen. Was macht eine Data Driven Company aus? In datengetriebenen Organisationen wird eine Unternehmenskultur gepflegt, die der Erhebung, Analyse und Nutzung von Daten eine hohe Priorität einräumt. Das ist die Grundvoraussetzung für gute Entscheidungen. Eine Praxishilfe für den Wandel zur datengetriebenen Organisation hat der Digitalverband Bitkom mit dem Leitfaden „Digital Analytics & Optimization – Strategische, kulturell-personelle und organisatorische Aspekte bei der Transformation zur datengetriebenen Organisation“ herausgegeben. Data Driven Companies haben es geschafft, sich von althergebrachten Hierarchien und Datensilos zu lösen. Dadurch können sie ihre Daten ganzheitlich sehen und analysieren. Ein wichtiger Punkt dabei: Sie führen nachhaltige Data-Governance-Strukturen sowie Standards, Richtlinien und Rollen für Mitarbeiter ein. Diese systematischen Leitlinien und Regeln sorgen dafür, dass Ihre Datenqualität kontinuierlich steigt. Eine Konsequenz daraus ist beispielsweise, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, bei Alltagsentscheidungen auf die relevanten Daten zuzugreifen. Wie können Unternehmen datengetriebener werden? Es gibt Unternehmen, die Innovationsabteilungen gründen und Datenwissenschaftler einstellen. Oder sie rufen die Position eines Chief Data Officer (CDO) ins Leben. All das kann durchaus berechtigt sein. Vor allem ist es jedoch wichtig, dass Sie eine Infrastruktur schaffen, mit der Sie Ihre Daten umfassend, dauerhaft und zuverlässig erheben und analysieren können. Externe Berater können hier zwar weiterhelfen, langfristig ist jedoch eine unternehmensinterne Transformation zu einer datengetriebenen Organisation entscheidend. Beispiele für Datenarten, die Sie für die Verbesserung Ihrer Arbeits- und Produktionsprozesse nutzen können, sind Logdateien von Maschinensteuerungen oder Sensordaten von IoT-Geräten. Ebenfalls gehören dazu Daten aus CRM- und ERP-Systemen oder Daten aus sozialen Medien. Besonders im Online-Marketing spielen Daten eine große Rolle - man spricht auch von Data driven Marketing. Hier geht es darum, große Datenmengen zu nutzen, um Online-Kampagen entlang der Customer Journey zu optimieren. Das datengetriebene Marketing hilft zum Beispiel dabei, Kunden individueller anzusprechen. Unabhängig vom Unternehmensbereich es wichtig, die richtigen Daten zentral zu sammeln und zu speichern. Dies kann entweder im Unternehmen oder in einer Cloudlösung erfolgen. In einem weiteren Schritt erfolgt die Datenanalyse. Die Begriffe wie Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Data-Mining oder Predictive Analytics gewinnen hierbei an Bedeutung. Schritte zum Data Driven Business Bei der praktischen Umsetzung Ihrer Datenstrategie sollten Sie systematisch vorgehen. Eine wichtige Aufgabe hierbei ist der Aufbau einer unternehmensweiten Datenkultur. Des Weiteren können sich die folgenden Schritte als nützlich erweisen: Ein modernes Datenmanagement einführen. Beim erfolgreichen Date Management geht es darum, die geeigneten Daten zu identifizieren, sie fachgerecht zu erheben, zu speichern und zu analysieren. Anschließend sollten die Einsichten daraus den richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Eine robuste Data Governance Strategie entwickeln und umsetzen. Diese sollte aus Standards, Richtlinien und aus Schulungen der Mitarbeiter bestehen. Das Ziel sollte sein, dass Mitarbeiter mit schützenswerten Daten kompetent und verantwortungsvoll umgehen. Die konfliktfreie und produktive Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter fördern. Dies gilt insbesondere für Teams, in denen Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten. Den Einsatz von Cloud-Technologien erwägen. Dadurch erhalten Sie den Zugang zu modernen Lösungen, mit denen Sie umfassende Datenanalysen in Echtzeit durchführen können. Was hat „Data Driven“ mit „Big Data“ zu tun? Die Begriffe „Data Driven“ und „Big Data“ werden oft zusammen gebraucht. Es gibt zwischen ihnen jedoch einen wichtigen Unterschied. Big Data bezeichnet vordergründig die reine Ansammlung und Speicherung von großen Datenmengen. Der Begriff „datengetrieben“ bedeutet jedoch mehr. Er setzt voraus, dass ein Unternehmen „Big Data“ in „Smart Data“ umgewandelt hat. Das heißt: Sie haben die vorhandenen Daten organisiert, strukturiert, analysiert und aus ihnen nützliche Einsichten generiert. Was haben die Begriffe „Data Driven“ und KI miteinander zu tun? Ein anderer Punkt ist der Zusammenhang zwischen „Data Driven“ und Künstlicher Intelligenz (KI). Künstliche Intelligenz ist eine Fähigkeit von Software und Maschinen, aus den vorhandenen Daten gewinnbringende Erkenntnisse zu erzielen. Das erfolgt, indem aus Daten logische und der menschlichen Intelligenz nahekommenden Schlüsse gezogen werden. Künstliche Intelligenz spielt somit in datengetriebenen Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie hilft ihnen dabei, das bestmögliche aus ihren Daten herauszuholen. Was sind die größten Hürden auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen? Die Umwandlung zum datengetriebenen Unternehmen ist mit erheblichen Änderungen der Unternehmensstrukturen und der Unternehmenskultur verbunden. Das bedeutet, dass Sie auf dem Weg dahin einige Hindernisse bewältigen müssen. Darunter sind häufig die folgenden Punkte: Sie müssen traditionelle Organisationsstrukturen überwinden. Denn diese bremsen die erforderlichen Änderungen aus. Die interdisziplinäre Arbeit in der Firma muss gestärkt werden. Sie sollten bei der Akzeptanz der neuen Arbeitsprozesse mit Widerständen in der Belegschaft rechnen. Eine entsprechende Vorarbeit ist daher angebracht. Sie müssen dem mangelnden Bewusstsein für die Vorteile moderner Technologien (Analytics, Cloud, KI) in Ihrer Organisation nachhelfen. Auswahl wichtiger Tools für datengetriebene Organisationen Möchten Sie Ihre Organisation zu einem Data Driven Business ausbauen? Dann brauchen Sie Unterstützung durch geeignete technische Werkzeuge. Sie sollten jedoch beachten, dass es keine All-In-One Lösung dafür gibt. In der Regel sind es mehrere Softwareanwendungen, die viele Unternehmen bereits verwenden. Wichtig ist, dass diese Tools miteinander integriert sind und Daten reibungslos austauschen können. Im Laufe der Zeit und je nach Bedarf können Sie diese Lösungen ergänzen und erweitern. Unter anderem sind für ein optimales Datenmanagement die folgenden Softwarelösungen hilfreich: Ein CRM- und ERP-System. Dadurch haben Sie eine gemeinsame Datenbank, in der Daten aus allen Unternehmensbereichen und Abteilungen zusammenfließen. Ein ECM-/DMS-System. Mit dieser Lösung können Sie alle Dokumente in Ihrem Unternehmen digital und gesetzeskonform verwalten. Datenanalyse-Tools. Viele dieser Lösungen können Sie als cloudbasierte Add-ons zusammen mit einem DMS- oder ERP-System nutzen. Data Lake und Data Warehouse Tools. Damit können Sie Ihre gesamten Datenbestände speichern und für eine weitere Verarbeitung vorhalten. Lösungen zur Datenvisualisierung: Tools wie zum Beispiel Microsoft Power BI können dabei helfen, Daten zusammenuzuführen und grafisch aufzubereiten. ### Scopevisio ist „ERP-System des Jahres 2023“ Beim Wettbewerb zum ERP-System des Jahres 2023 ist die Scopevisio AG als Sieger in der der Kategorie „Branchenübergreifend für KMU“ hervorgegangen. Wir freuen uns riesig darüber, denn der Award zählt zu den wichtigsten und ältesten ERP-Auszeichnungen in Europa. Veranstaltet wird der Wettbewerb zum ERP-System des Jahres vom Center for Enterprise Research der Universität Potsdam. Preisverleihung in Potsdam Die diesjährige Preisverleihung fand am 6. September 2023 in Potsdam statt.  Alexander Kintzi, CSO der Scopevisio, nahm die Auszeichnung stellvertretend für das Team live auf der Bühne des Zentrums Industrie 4.0 entgegen. Die Auszeichnung beruht auf dem Urteil einer unabhängigen Jury aus Journalisten, Beratern und Wissenschaftlern. Prof. Norbert Gronau (links) und Chantal Ruppert (rechts) vom Gito Verlag übergeben den Preis an Alexander Kintzi, CSO der Scopevisio AG. Vorausgegangen war der Entscheidung ein zweistufiges Verfahren mit ausführlicher schriftlicher Ausarbeitung inklusive Video und Referenzkundenliste (Schritt 1), die von der Jury bewertet wurde. Das Material überzeugte offenbar, denn wir kamen als einer von drei Finalisten in die engere Wahl für den Titel. Nun war ein digitaler Pitch samt Video (Schritt 2) gefragt, der uns schließlich auf dem Siegertreppchen nach ganz oben beförderte. Die Finalisten-Präsentationen konnten online mitverfolgt werden. Wir möchten uns bei allen Kunden und Partnern bedanken, die uns auf diesem spannenden Weg begleitet haben. Ein ganz besonderer Dank geht an die Referenzkunden, die dem Wettbewerbskomitee Rede und Antwort standen. Jährlicher ERP-Wettbewerb Der Wettbewerb zum ERP-System des Jahres wird seit 2011 von Center for Enterprise Research in Kooperation mit dem Berliner GITO-Verlag sowie dem Fachmedium ERP Management veranstaltet. Enterprise Resource Planning (ERP) und Digitalisierung gehören laut Veranstalter eng zusammen. Die ERP-Integration gilt folglich als eine der zentralen Säulen für die erfolgreiche digitale Transformation. Anhand von sorgfältig ausgewählten Kriterien werden deshalb jedes Jahr die besten ERP-Systeme in verschiedenen Kategorien gekürt.  Gruppenbild mit allen Siegern der verschiedenen Kategorien Beim Wettbewerb zum ERP System des Jahres 2023 waren fünf Kategorien ausgeschrieben: Handel, Fertigung, Cloud, Branchenübergreifend KMU und Branchenübergreifend Kundennutzen. Zusätzlich wurden drei Sonderpreise für Kundenzufriedenheit, Kundennutzen und Einführungsvorgehen vergeben. Eine erfahrene Jury aus hochkarätigen Digital- und Branchen-Experten aus Beratung, Journalismus und Wissenschaft ermittelte den Gesamtsieger je Kategorie. Wir freuen uns, zu den Gewinnern der begehrten Awards zu gehören – laut Wettbewerbsveranstalter sind dies „die Trendsetter, die Besten und die Innovativsten, die der ERP-Markt zu bieten hat“. Lesen Sie dazu auch aktuelle Presseveröffentlichungen, zum Beispiel im Handelsblatt. Wir knüpfen damit an vergangene Erfolge an. Scopevisio war bereits 2013 als ERP-System des Jahres ausgezeichnet worden – damals mit dem Innovationspreis und dem KMU-Sonderpreis. ERP-Forschungs- und Exzellenznetzwerk Die Scopevisio AG wird allerdings nicht nur als Siegerin gefeiert, sondern auch als Teil des Forschungs- und Exzellenznetzwerks ERP-System der Zukunft aufgenommen. Dieses Netzwerk bringt führende Köpfe aus der ERP-Branche zusammen, um den technologischen Fortschritt, die Innovation und das Networking zu fördern und den Wettbewerb stets einen Schritt voraus zu sein. ### Dokumente archivieren: Das sollten Sie beachten Viele Unternehmen setzen bei der Archivierung ihrer Geschäftsunterlagen noch auf papierbasierte Archive. Im digitalen Zeitalter werden diese jedoch zunehmend ineffizient. Dokumente archiveren – das funktioniert heute besser digital. Was Sie bei der Archivierung von Geschäftsdokumenten beachten sollten und warum diese am besten digital erfolgt, lesen Sie in folgendem Beitrag. Was genau versteht man unter „Dokumente archivieren“? Wenn Sie Dokumente archivieren, heißt das, dass Sie diese unverändert sowie vor unberechtigten Zugriffen und Zerstörung ausreichend geschützt für einen längeren Zeitraum aufbewahren. Die Archivierung kann sowohl analog als auch digital erfolgen. Organisationen entscheiden sich heute immer häufiger für eine Archivierung in digitaler Form – unter anderem auch aufgrund der zahlreichen Vorteile, die diese Archivierungsform bietet. Was ist der Unterschied zwischen Speichern und Archivieren? Beim Speichern von Daten, versuchen Organisationen diese in erster Linie vorläufig zu sichern. Eine systematische Organisation der gespeicherten Daten oder andere langfristige Ziele stehen dabei nicht im Mittelpunkt. Ein Beispiel dafür ist das Backup, das in vielen Unternehmen erfolgt. Hierbei werden Daten in regelmäßigen Abständen an einem weiteren Ort gespeichert. Der Sinn eines Backups besteht darin, eine Möglichkeit zur Wiederherstellung der Daten zu bieten, wenn sie bei der Verarbeitung im Hauptspeicherort verloren gehen oder beschädigt werden. Eine Archivierung ist hingegen eine langfristige und systematische Datenspeicherung. In der Regel werden die Daten hier besonders geschützt, sodass sie nicht gelöscht oder verändert werden können. Was ist ein Archiv? Ein Archiv ist ein Ort, an dem Sie Ihre Daten oder papierbasierten Unterlagen langfristig aufbewahren können. Es eignet sich besonders zur Aufbewahrung von Daten oder Unterlagen, für die es keinen aktiven Gebrauch im Unternehmen mehr gibt. Diese werden vorgehalten, damit Mitarbeiter später bei Bedarf auf sie zurückgreifen können. In klassischen Archiven werden Unterlagen in physischen Räumlichkeiten, in entsprechenden Ordnern und Schränken aufbewahrt. Diese müssen regelmäßig gepflegt und gewartet werden. Für die Aufbewahrung von digitalen Daten eignen sich hingegen Datenträger wie Tonbänder, CDs oder Festplatten. Die ausreichende Langlebigkeit der Datenträger und die Zugangssicherheit sind wichtige Fragen, die sich Unternehmen hier stellen sollten. Eine weitere Option, Daten digital zu archivieren, bieten Cloud-Lösungen. Was ist ein revisionssicheres Archiv? Für die Archivierung von Papierdokumenten gelten bereits seit Langem bestimmte Vorschriften. Mit der Digitalisierung und dadurch, dass immer mehr Dokumente digital verarbeitet werden, sind neue Herausforderungen hinzugekommen. Beispielsweise können digitale Daten viel einfacher verändert und manipuliert werden als ihre papierbasierten Gegenstücke. Wenn Sie Ihre Dokumente digital bearbeiten und die speziellen Anforderungen an deren Aufbewahrungsfristen einhalten möchten, müssen Sie weitere gesetzliche Anforderungen erfüllen – Revisionssicherheit gehört dazu. Das Konzept des revisionssicheren Archivs orientiert sich an den Anforderungen des GoBD – einer Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Dokumente im revisionssicheren Archiv sollten demnach unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllen: Vollständig sein Unveränderbar sein Logisch aufgebaut und strukturiert sein. Schnell auffindbar und kurzfristig verfügbar sein. Fernerhin sind für den erfolgreichen Aufbau und Betrieb eines revisionssicheren Archivs auch die entsprechenden Strukturen außerhalb wichtig. So sollten Sie ein Verfahren einführen, überwachen und dokumentieren, in dem Sie systematisch und allgemein verständlich erklären können, wie Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Dokumente archivieren. Wenn Sie den gesamten Prozess erfolgreich durchführen, haben Sie einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro bewältigt. Wer muss archivieren? Alle Kaufleute sind nach dem Handelsgesetzbuch (§257 HGB) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Aufbewahrungspflichen und -fristen, die sich aus steuerlichen Gründen ergeben, regelt die Abgabenordnung (AO). Welche Dokumente sollte man archivieren? Im Unternehmensalltag entstehen zahlreiche Dokumente, die einer gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen. Darunter fallen zum Beispiel: Rechnungen Zollpapiere Bilanzen Lieferscheine Geschäfts- und Handelsbriefe Geschäftsberichte Grundsätzlich müssen alle Dokumente zu buchungsrelevanten Geschäftsvorgängen archiviert werden. Dazu zählen neben Rechungen auch Bestellungen, Aufträge oder Rabattverhandlungen - oder vereinfacht gesagt: alles rund um die Rechnungsstellung. Warum müssen Unternehmen Geschäftsunterlagen und Dokumente archivieren? Ganz grundsätzlich müssen Organisationen Geschäftsunterlagen und relevante Dokumente archivieren, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Die verbindlichen Richtlinien hierzu finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Ein anderer Grund für eine Archivierung ist etwa die Beweissicherung bei möglichen gerichtlichen Auseinandersetzungen. Daneben dient das Aufbewahren von Dokumenten selbstverständlich auch internen Zwecken - zum Beispiel zur Informationen über vergangene Projekte oder zur Überarbeitung bestehender Unterlagen. Wie lange muss man Dokumente archivieren? In der Regel müssen Organisationen viele ihrer geschäftlichen Dokumente für mehrere Jahre aufbewahren, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. In den meisten Fällen sind es sechs bzw. zehn Jahre. Für die jeweilige Aufbewahrungsfristen gelten unterschiedliche Bedingungen. Die gesetzlichen Vorgaben sind in § 147 AO (Abgabenordnung) zu finden. Wie archivieren Sie Ihre Dokumente richtig? Wenn Sie papierbasierte Dokumente archivieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen: Legen Sie die für die Archivierung aufbereiteten Dokumente in den vorgesehenen Briefablagen, Aktenordnern, Kartons oder Regalen ab. Achten Sie, dass die Ordner, Kartons, Regale oder andere Aufbewahrungsorte logisch und systematisch beschriftet sind (z. B. das Datum, den Kundennamen oder das Anliegen enthalten). Bestimmen Sie am besten eine Person, die für diese Aufgaben zuständig ist. Sie sollte auch für die Sicherheit und eine angemessene Zugangskontrolle Sorge tragen. Bei einer digitalen Archivierung ist es sinnvoll, eine spezielle Software zu nutzen. Idealerweise nutzen Sie bereits ein digitales Dokumenten-Management-System, das auch die Archivierung Ihrer Dokumente unterstützt. Die einzelnen Schritte könnten dabei wie folgt aussehen: Archivierungssoftware installieren Dokumente, die für eine Archivierung vorgesehen sind, systematisch ordnen und klassifizieren. Papierbasierte Dokumente sollten Sie zuerst einscannen. Sicherstellen, dass das digitale Archiv und die Archivierungssoftware ordnungsgemäß gepflegt und gewartet werden. Was sollten Sie beim Archivieren beachten? Wenn Sie sich für die elektronische Archivierung entscheiden, sollten Sie einige weitere Aspekte berücksichtigen: Investieren Sie in entsprechende Schulungen von Mitarbeitern. Im Falle der Einführung eines elektronischen Archivs steigert das die Akzeptanz der Lösung und wirkt sich positiv auf die Produktivität aus. Achten Sie darauf, dass sich die Serverstandorte nach Möglichkeit in Deutschland befinden. Schützen Sie sensible Daten, indem Sie nur berechtigten Mitarbeitern einen Zugang zu ihnen ermöglichen. Gerade bei persönlichen und personenbezogenen Daten ist besondere Vorsicht und Sorgfalt geboten. Die Einzelheiten dazu regelt die DSGVO. Welche Programme können Sie nutzen, um Dokumente zu archivieren? Unter den Softwarelösungen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, eignen sich DMS (Dokumentenmanagementsysteme) oder ECM (Enterprise-Management-Systeme) am besten, um geschäftliche Dokumente digital zu archivieren. Ein gutes DMS (oder ECM) kann auch einen schnellen und rechtskonformen Zugriff auf Informationen sicherstellen. Unter anderem beschleunigt und erleichtert das die Betriebsprüfungen durch die Steuerbehörden. Was sollten DMS-Programme können? Das Hauptziel von DMS-Software ist es, die Bearbeitung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Dokumentenverwaltung gesetzeskonform zu gestalten. Einige Funktionen und Eigenschaften, die eine moderne DMS-Software beherrschen sollte, sind: Revisionssichere Archivierung Mobiles Arbeiten: Ein DMS ermöglicht es Ihnen, ortunabhängig zu ariben. In diesem Zusammenhang kann DMS-Online für Sie interessant sein. Bei dieser Variante der DMS-Software haben Sie Zugriff auf ein cloudbasiertes System mit allen Vorteilen, die sich durch modernes Cloud-Computing ergeben. OCR-Erkennung: Sie können so eingescannte Unterlagen für einen Computer lesbar machen. Volltextsuche: Dadurch können Sie nicht nur nach bestimmten Wörtern oder Wortgruppen in den Dateinamen suchen, sondern auch in den gesamten Textinhalten. Versionierung: Dies ermöglicht, dass Mitarbeitern auf die vollständige Historie der Veränderungen am Dokument zugreifen können und stets mit der aktuellen Dokumentenversion arbeiten. ### Digitale Personalakte: alle Personaldokumente an einem Ort Täglich wachsende Papierbelege und übersichtliche Aktenstapel? HR-Abteilungen kämpfen oft mit einer wahren Datenflut, die Ressourcen und Personal beanspruchen und Prozesse langsamer machen. Mit der digitalen Personalakte bringen Sie Struktur in Ihre Datenwelt: Sie schafft Übersichtlichkeit, reduziert Papierberge und ermöglicht eine geordnete Ablage aller relevanten Mitarbeiterinformationen.  Was ist eine digitale Personalakte? Im Grunde genommen ist die digitale Personalakte das Pendant zur Papierakte, in der alle relevanten Daten und Dokumente von Arbeitnehmern, die von Bedeutung für das Arbeitsverhältnis sind, gespeichert und bearbeitet werden können. Durch die Umstellung auf die digitale Personalakte und der Unterstützung des Cloud-Computing, wird der HR-Prozess um einiges effizienter und digitaler gestaltet. Dieser umfassende Prozess wird auch als digitale Transformation bezeichnet und ebnet den Weg zu einem papierlosen Büro. Zusätzlich bieten digitale Akten hohe Sicherheitsstandards, ermöglichen automatisierte Workflows und erlauben ortunabhängigen Zugriff für berechtigte Nutzer, was die Zusammenarbeit in der HR-Abteilung erleichtert, und die Effizienz steigert. Wie funktioniert eine digitale Personalakte? Das Funktionsprinzip der digitalen Personalakte ist das gleiche, wie bei der klassischen Personalakte: Sie dient als zentraler Speicherort für alle wichtigen Mitarbeiterinformationen. Allerdings gibt es einen wesentlichen Unterschied zur papierbasierten Methode, und zwar, dass Sie eine spezielle Software-Lösung nutzen, um mit der elektronischen Personalakte zu arbeiten. Häufig handelt es sich dabei um eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell auf die Anforderungen des Personalwesens angepasst ist. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten oftmals Erweiterungen für die digitale Akten, für zugehörige Workflows und für die revisionssichere Archivierung an. Sie können die Software entweder lokal auf den firmeneigenen Servern oder als Cloud-Lösung in Ihrem Unternehmen nutzen. Eine lokale Installation gewährleistet die volle Kontrolle über sämtliche Daten und Sicherheitsstandards, um gerade bei strengen Datenschutzvorgaben abgesichert zu sein. Die Cloud-Variante ermöglicht dagegen mobiles Arbeiten über einen Browser und man benötigt lediglich eine Internetverbindung. Dieser Fall ist besonders praktisch für Unternehmen mit mehreren Standorten oder im Home-Office. Cloud-Anbieter sorgen zudem für hohe Sicherheitsstandards und automatische Updates, sodass Ihre HR-Daten stets geschützt sind. Damit das elektronische Archiv schnell und zielsicher durchsucht werden kann, wird jedes Dokument, egal ob Bild oder Text, mit spezifischen Schlagworten versehen. Typische Schlagworte sind unter anderem der Name des Mitarbeiters, seine dazugehörige Personalnummer, sowie das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Darüber hinaus werden Textdokumente mithilfe einer Software zur Texterkennung so aufbereitet, dass sich später danach gezielt suchen lässt. Mit Hilfe der Volltextsuche können Dokumente nicht nur nach Ihrer Bezeichnung, sondern auch nach ihrem Inhalt durchsucht werden.  Welche Vorteile biete eine digitale Personalakte? Wenn Sie die papierbasierte Personalakte in eine digitale Akte umwandeln, profitiert davon nicht nur HR. Die Vorteile der digitalen Personalakte sind vielfältig: Mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden in der HR-Abteilung: Ein schneller und bequemer Zugriff auf alle relevanten Personaldaten entlastet die Mitarbeitenden und steigert die Arbeitszufriedenheit. Entlastung der Personalabteilung: Die Digitalisierung spart Zeit und ermöglicht es, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Der Zugriff auf digitale Akten ist effizienter und ermöglicht durch räumliche Unabhängigkeit flexible Arbeitsmodelle. Platz- und Kosteneinsparungen: Da physische Ablagen entfallen, wird zum einen Platz gespart und zum anderen werden die Registraturkosten reduziert. Nahtlose Integration in die HR-Software: Moderne Dokumentenmanagementsysteme lassen sich problemlos in die bestehende HRM-Software integrieren, um Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und zu beschleunigen. Dadurch entsteht eine tiefgreifende Verbindung zum Personal- und Vertragsmanagement sowie weiteren Bereichen. Automatisierung administrativer Prozesse: Zusatzfeatures wie beispielsweise ein Terminkalender mit einer automatisierten Erinnerungsfunktion sorgen für mehr Effizienz und Einhaltung von wichtigen Fristen z.B. bei Bewerbungen oder Vertragsverlängerungen. Texterkennung und Suchfunktionen: Dokumente lassen sich per Scanner digitalisieren und Informationen über Keywords und intelligenter Texterkennung schnell ausfindig machen. Ortsunabhängiger & zeitgleicher Zugriff: HR-Mitarbeiter können problemlos von verschiedenen Standorten oder mobil von unterwegs auf digitale Personalakten zugreifen. Neben dem ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht die elektronische Akte ebenfalls einen zeitgleichen Zugriff aller zuständiger Mitarbeiter. Einhaltung gesetzlicher Datenschutzstandards: Ein ausgefeiltes Berechtigungsmanagement und der Schutz vor unberechtigtem Zugriff sorgen für die sichere und gesetzeskonforme Verwaltung sensibler Personaldaten. Was enthält eine digitale Personalakte? Inhaltlich besteht die digitale Personalakte aus den gleichen Informationen und Dokumenten wie die papierbasierte Personalakte. Allerdings sind Inhalt und Struktur der Personalakte gesetzlich nicht klar geregelt. Lediglich zu den Informationen, die nicht in der Personalakte aufbewahrt oder gespeichert werden dürfen, gibt es Vorschriften. Welche Dokumente und Einträge in der Personalakte aufgenommen und gespeichert werden, bestimmt der Arbeitgeber selbstständig. Hier ein paar Beispiele: 1. Personenbezogene- & Vertragsunterlagen Bewerbungsunterlagen Abschluss- oder Arbeitszeugnisse (Kopien) Lebensläufe & Passbilder Persönliche Daten z.B. Geburtsdaten, Anschrift, etc. Arbeitsverträge Abmahnungen, Kündigungen und Schriftwechsel 2. Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen Sozialversicherungsnummer Krankenkasse Lohn- und Gehaltsbescheinigungen Lohnsteuerkarte Gehaltsentwicklung 3. Sonstige Unterlagen Mitarbeiterbeurteilungen Beförderung und Fortbildungszertifikate Personalentwicklungspläne Amtliche Urkunden z.B. Arbeits- oder Aufenthaltszeugnisse oder Führungszeugnisse (Kopien) Was gehört nicht in eine digitale Personalakte? Die digitale Personalakte darf nur berufsbezogene und für das Arbeitsverhältnis relevante Angaben enthalten. Und hier auch nur die Informationen, die direkt im Bezug mit der Tätigkeit der Mitarbeitenden im Unternehmen stehen. Ausschließlich private Daten gehören nicht in die digitale Akte. Beispiel für private Daten sind: Politische und religiöse Einstellungen Hobbys und Interessen Private Reiseziele Krankheiten Unterlagen des Betriebsarztes (z.B. Befundbogen) Neben den genannten Beispielen gibt es einige berufliche Informationen, die nicht in die elektronische Personalakte dürfen. Das sind beispielsweise Angaben über die Leistungsbereitschaft der Arbeitnehmer oder Gründe, warum sie krankheitsbedingt abwesend sind. Ebenfalls dürfen Unterlagen des Betriebsarztes aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht nicht in der Personalakte aufbewahrt werden. Ist die elektronische Personalakte gesetzlich erlaubt? Die digitale Personalakte ist gesetzlich nicht verboten.  Unternehmen besitzen jedoch die Freiheit, die elektronische Akte jederzeit einzuführen, sofern sichergestellt ist, dass diese den gleichen rechtlichen Vorschriften wie bei papierbasierten Personalakten entsprechen. Zu diesen Anforderungen gehört etwa die sorgfältige Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung der Daten, wenn diese personenbezogene Daten enthalten. Damit wird zum einen der Datenschutz und die Authentizität bewahrt, aber auch die Gefahr der Manipulation und die Einsicht von Drittpersonen ausgeschlossen. Neben den aufgeführten Punkten muss auch die verwendete Software für die digitale Personalakte sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllen, um Daten sicher und seriös zu verschlüsseln. Zusätzlich sorgen definierte Benutzerrollen und Zugriffsprotokolle sorgen ebenfalls für die Einhaltung der Sicherheitsstandards. Was ist beim Einsatz von digitalen Personalakten zu beachten? Falls Sie sich als Unternehmen dazu entscheiden, die elektronische Personalakte einzuführen, gibt es einige Punkte zu beachten. Allen voran muss das Unternehmen beispielsweise gewährleisten, dass Mitarbeitende Ihre persönliche Personalakte jederzeit nach §83 Betriebsverfassungsgesetz einsehen dürfen. Des Weiteren können Mitarbeitende unter Umständen verlange, dass bestimmte Informationen aus ihrer persönlichen Akte gelöscht werden. Ferner haben Unternehmen die Pflicht, nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses, sei es nach Kündigung oder Auslaufen des Vertrages, die Personalakte für mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. In bestimmten Fällen können diese Dokumente auch länger aufbewahrt werden. Daher sollte stets gewährleistet sein, dass die technischen Voraussetzungen jederzeit erfüllt sind, damit diesen und weiteren Rechten und Pflichten Genüge getan wird. Ein weiterer wichtiger Aspekt der beim Einsatz von einem elektronischen Archiv berücksichtig werden muss, ist der umfassende Schutz der persönlichen und personenbezogenen Daten Ihrer Mitarbeitenden. Detaillierte Regelungen dazu finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Digitale Personalakte: der Digitalisierungsprozess Bei der Digitalisierung von Papierakten sind ebenfalls einige Aspekte zu berücksichtigen. Um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen, sollte daher eine Verfahrensdokumentation eingeführt werden, in der konkret beschrieben wird, wie die Personalakte in Ihrer Organisation digitalisiert wird. Dieser Prozess ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gebündelt. Zusätzlich müssen die digitalisierten Akten so gespeichert werden, dass sie jederzeit lesbar und maschinell ausgewertet werden können. Änderungen an diesen Daten müssen protokolliert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Darüber hinaus sind die digitalen Akten gemäß GoBD vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust zu schützen. Neben dem Datenschutz gelten die Anforderungen der EU-Datenschutzverordnungen (DSGVO), welche zusätzliche Schutzmaßnahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten beinhalten. Im Anschluss an den Digitalisierungsprozess können die eingescannten Dokumente gesetzeskonform archiviert werden. Nach einem ordnungsgemäßen Einscannen dürfen Papierdokumente zwar grundsätzlich vernichtet werden (ersetzendes Scannen). Jedoch ist es bei wichtigen Unterlagen wie Personalakten empfehlenswert, die Originale als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme aufzubewahren. Wann lohnt sich die Einführung einer digitalen Personalakte? Prinzipiell kann jedes Unternehmen von der Einführung einer elektronischen Personalakte profitieren. Insbesondere kann sie sich jedoch in folgenden Fällen lohnen: Bei größeren Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterzahl und einem entsprechend hohen Aufwand für die papierbasierte Aktenverwaltung. Für Unternehmen, die nicht ausreichend qualifiziertes HR-Personal haben. Aus technischer Sicht empfiehlt es sich, zu prüfen, ob in Ihrem Unternehmen demnächst ein größeres Projekt, wie etwa die Implementierung eines DMS-Systems oder HR-Management-Software geplant ist. Eventuell kann so die Einführung der elektronischen Personalakte beispielsweise mit so einem Projekt zusammengelegt werden, um dadurch Aufwand und Kosten zu reduzieren. Darüber hinaus bieten Moderne DMS-Lösungen bieten im Übrigen viele weitere Vorteile im Bereich HR. Damit wird sichergestellt, dass alle Daten und Dokumenten-Workflows (Anträge, Verträge, Zertifikate, usw.), die in Ihrer HR-Abteilung und im gesamten Unternehmen im Umlauf sind, optimal verwaltet und gesetzeskonform archiviert werden. Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung der digitalen Personalakte nicht nur die Effizienz im HR-Bereich steigert, sondern auch eine wichtige Grundlage für modernes und flexibles Arbeiten schafft. Zudem bietet sie eine sichere und gesetzeskonforme Lösung für die Verwaltung sensibler Mitarbeiterdaten. ### Self Service BI: Erfolgreicher mit automatisiertem Controlling Vorbei die Zeiten, als nur große Unternehmen sich ausgefeilte Controlling-Software leisten konnten. Mit Self-Service BI können nun auch kleine und mittlere Unternehmen zu datengetriebenen Unternehmen werden. Hohe Inflation, steigende Energiepreise und gestörte Lieferketten setzen Unternehmen derzeit besonders unter Druck. Zwar müssen sich Unternehmen seit jeher auf veränderte Rahmenbedingungen einstellen. Die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Veränderungen vollziehen, erscheint heute jedoch besonders hoch. In dieser Situation ist es besonders wichtig, zu wissen, wo das eigene Unternehmen steht, um flexibel und – falls nötig schnell - reagieren zu können. Vor welchen Herausforderungen stehen KMU beim Thema BI? Die gute Nachricht zuerst: Die Grundlage für BI-Auswertungen liegt in der Regel in jedem Unternehmen vor, denn laufend entstehend Daten in mehr oder weniger großen Umfang. Die schlechte Nachricht ist jedoch: Oft bleibt dieser Datenschatz ungenutzt. Stattdessen fallen Entscheidungen auf der Grundlage von Bauchgefühlen, Meinungen oder Erfahrungen. Data-Driven-Companies dagegen setzen auf datengetriebene Entscheidungsfindung. Der Gründe liegen auf der Hand: Aus Daten lassen sich wichtige Erkenntnisse über die Status Quo des Unternehmens gewinnen, zukünftige Ereignisse vorhersehen und Probleme verhindern, bevor sie entstehen. Das Herausforderung ist allerdings: IT-Landschaften im Mittelstand sind oft gewachsen und entsprechend fragmentiert. Unterschiedliche IT-Anwendungen (Buchhaltung, Auftragssteuerung, Produktion, Zeiterfassung etc.) sind im Einsatz, die übergreifend ausgewertet werden müssen. Isolierte IT-Anwendungen (Datensilos) Unterschiedliche Quellformate Externe IT-Systeme (z.B. Lieferantenportale) Das Controlling ist deshalb häufig mit hohem manuellen und zeitlichem Aufwand, mühsamer Kleinarbeit und vielen Problemen verbunden: Fehlende Transparenz über Prozesse und Kennzahlen Relevante Information nicht greifbar oder zu spät verfügbar Datenqualität entspricht nicht den Anforderungen Heterogene Daten und Dateninkonsistenzen bei paralleler Datenpflege in verschiedenen Systemen Fehleranfälligkeit bei der Zusammenführung von Daten Umständliche Zusammenarbeit an gemeinsamen Aufgaben Bei all diesen Herausforderungen kann Self-Service Business Intelligence helfen. Was ist Self-Service BI? Self-Service BI (auch SSBI abgekürzt) erlaubt es Anwenderinnen und Anwendern, auf der Basis von Unternehmensdaten selbstständig Auswertungen zu erstellen und zu visualisieren. Ermöglicht wird dies durch benutzerfreundliche und intuitiv bedienbare Self-Service BI-Software. Was ist das Ziel? Ziel von Self-Service BI sind schnellere und bessere datengetriebene Entscheidungen im Unternehmenskontext. Berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiten wird dafür der Zugang zu den für Sie relevanten Unternehmensdaten eröffnet. Um diese Daten für BI zu nutzen, werden diese meist in einem sogenannten Data Warehouse gesammelt. Dort laufen große Datenmengen aus mehreren Quellen zusammen. Mit Self Service BI Tools können Anwenderinnen und Anwender diese Datenmengen für Analysen und Reports nutzen und Datenvisualisierungen schnell und einfach selbst erstellen. Alternativ können auch nur Leserechte vergeben werden. Die erstellten Berichte unterstützen die verschiedenen Bereiche im Unternehmen bei ihren Entscheidungsprozessen und die Leitungsebene bei der Unternehmenssteuerung. Was unterscheidet Self-Service BI-Tools von konventionellen BI-Lösungen? Konventionelle und moderne BI haben grundsätzlich das gleiche Ziel: belastbare Einsichten in die Geschäftsdaten zu generieren. Was sie unterscheidet, ist das vor allem das Thema Benutzerfreundlichkeit. Moderne SSBI-Software bietet üblicherweise intuitiv benutzbare Drag-and-Drop-Benutzeroberflächen. Dies ermöglicht es praktisch jedem Mitarbeiter unabhängig von der IT, visuelle Reports und Dashboards zu erstellen. In der in Vergangenheit war BI-Software dagegen oft komplex und schwierig zu bedienen. Die Fachabteilungen in den Unternehmen waren bei der Datenauswertung deshalb häufig auf die IT und/oder das Controlling angewiesen. Mit SSBI-Software ist dies Abhängigkeit nicht mehr geben. Dies fördert gleichzeitig auch die Akzeptanz von BI im Unternehmen und die Bedeutung datengetriebener Entscheidungen im gesamten Unternehmen. Dies wiederum hilft, eine datengesteuerte Kultur zu etablieren. So wichtig die Daten und Werkzeuge dafür auch sind: Der Mensch ist es, der die Daten interpretiert, kritisch über sie nachdenkt und entsprechend handelt. https://youtu.be/8tKeLtgmYDE Self-Service BI-Tools sind häufig cloudbasiert und erleichtern damit auch die ortsunabhängige Zusammenarbeit an Analysen und Reports. Beispiele für Self-Service BI-Systeme sind Microsoft Power BI und Tableau. Power BI kann sowohl on-premise als auch cloudbasiert verwendet werden. Die Basis-Version von Power BI ist kostenlos. Sobald es ans Teilen von Berichten geht, wird es kostenpflichtig. Tableau, die Business Intelligence Plattform von Salesforce, ist ebenfalls als On-Premises und Cloud-Lösung verfügbar. Was sind die Vorteile von Self-Service BI? Self-Service BI bietet dank Automatisierung sowohl den Fachabteilungen als auch der Geschäftsführung viele Vorteile: Auswertungen schneller verfügbar erfolgskritische Informationen in Sekundenschnelle abrufbar einmal erstellte, automatisierte Reportings auf Knopfdruck aktualisieren sinkende Fehleranfälligkeit, da manuelle Eingaben entfallen Kombination diverser Datenquellen: bereichs- und abteilungsübergreifende Business-Daten zusammenführen durch die Integration von Daten mehr und bessere Informationen gewinnen Entlasung der IT und des Controlling, die zuvor die Datenanalysen liefern mussten Daten in Echtzeit: Mobile Nutzung cloudbasierter Self-Service BI-Anwendungen einfacheres Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Inhalten Aussagekräftige Datenvisualisierungen in Form von Dashboards Mit Self-Service BI lassen sich Ressourcen und Arbeitszeit einsparen. Das Controlling wird effizienter und kann sich stärker darauf konzentrieren, aus den Daten Wissen zu generieren. Controller werden dadurch mehr zu Sparringspartnern der Geschäftsführung. Vor allem aber lassen sich mit Self-Service BI bessere und schnellere Entscheidungen treffen. Datengetriebene Unternehmen können sich so flexibler auf sich ständig verändernde Marktgegebenheiten einstellen. Dadurch sichern sie sich langfristig Wettbewerbsvorteile. Fazit Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, immer größere Datenmengen in immer kürzeren Zeiten auszuwerten, um ihre Entscheidungsprozesse effizient zu unterstützen. Keiner kann es sich heute noch leisten, Stunden oder Tage auf Auswertungen zu warten. Die Zeit, in der große Datenmengen in Tabellen exportiert wurden, um sie anschließend in Diagramme zu verwandeln, scheint sich damit dem Ende zu nähern. Self-Service BI erhöht Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit der Datenanalyse. Sie befähigt die einzelnen Abteilungen, ihr Controlling selbst durchzuführen und schnellere und präzisere Entscheidungen zu treffen. In einer Zeit, in der alle Informationen, sofort und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, gilt diese Erwartung erst recht im Business-Kontext. Moderne Unternehmen wollen ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit managen. Self-Service BI-Tools machen genau das möglich. ### Unternehmenssteuerung: auf klarem Kurs zum Ziel Wie sich ein Unternehmen entwickelt, hängt ganz entscheidend von der Unternehmenssteuerung ab. Doch was genau versteht man darunter und was haben Controlling und Business Intelligence damit zu tun? „Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden". Dieses Zitat von Christian Morgenstern lässt sich durchaus auf den Businesskontext übertragen. Die Unternehmensleitung muss Ziele für die Entwicklung ihres Unternehmens festlegen. Sie muss Pläne erstellen, wie diese erreicht werden können und zu den Zielen hinsteuern. Was versteht man unter Unternehmenssteuerung? Unter Unternehmenssteuerung versteht man die die Planung, Umsetzung und Überprüfung von Maßnahmen, die dazu dienen, ein Unternehmen auf seine Ziele hin auszurichten. Dabei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Die Unternehmenssteuerung ist eine betriebswirtschaftliche Aufgabe, die für jede Unternehmensgröße, für jede Branche und auch für Non-Profit Organisationen relevant ist. Unternehmensziele: Fixpunkte der Unternehmenssteuerung Die Unternehmenssteuerung ist grundsätzlich auf Ziele hin ausgerichtet. Geschäftsziele sind festgelegte Ziele, die ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchte. Unternehmensziele werden im Rahmen der Unternehmensplanung entwickelt. Unternehmensziele sind unternehmensspezifisch. Zu den grundlegenden Unternehmenszielen zählen Existenzsicherung, Wachstum und Rentabilität. Ziele können kurz- oder langfristig ausgerichtet (operative/strategische Ziele), sie können ökonomischer, ökologischer oder sozialer Art sein. Beispiele für Unternehmensziele Ökonomisches Ziel: Wir wollen unseren Gewinn bis zum Zeitpunkt x um y Prozent erhöhen. Ökologisches Ziel: Wir wollen in der Produktion die Abfallmenge bis zum Zeitpunkt x um y Prozent vermindern. Soziales Ziel: Wir wollen die Mitarbeiterzufriedenheit bis Ende x erhöhen. Den Unternehmenszielen sind bestimmten Kennzahlen (z.B. Marktanteil, Umsatz, Gewinn) zugeordnet. So lässt sich messen, ob die Ziele erreicht wurden. Warum ist Unternehmenssteuerung wichtig? Zu den Kernaufgaben der Geschäftsführung zählt es, die Existenz des Unternehmens zu sichern und sein Wachstum zu fördern. Erreicht werden kann dies durch eine umsichtige und zielorientierte Unternehmenssteuerung. Doch auch der Gesetzgeber hat Interesse daran, Insolvenzen zu vermeiden und Unternehmen zu erhalten. Deshalb verlangt er von Unternehmen, Risiken frühzeitig zu erkennen. Ziel muss es sein, den Erhalt des Unternehmens zu sichern. In diesem Zusammenhang sei die Insolvenzverschleppung genannt. So kann der Geschäftsführer einer GmbH mit seinem persönlichen Vermögen haftbar gemacht werden. Dies kann dann geschehen, wenn er bei Zahlungsunfähigkeit seines Unternehmens den Insolvenzantrag nicht bzw. nicht fristgerecht stellt. Um die ständige Überwachung der Zahlungsfähigkeit zu erreichen und Risiken frühzeitig zu erkennen, braucht es ein professionelles Controlling. Was hat Controlling mit Unternehmenssteuerung zu tun? Unternehmenssteuerung und Controlling (engl. to control – steuern, regeln, überwachen) werden oft synonym gebaucht. Strenggenommen arbeitet das Controlling aber der Unternehmenssteuerung zu. Es liefert die Datengrundlage, auf deren Basis die Geschäftsführung Entscheidungen trifft und das Unternehmen steuert. Controlling dient der Entscheidungsunterstützung des Managements. Die Übergänge zwischen Controlling und Unternehmenssteuerung sind jedoch fließend. In Startups sind beide Aufgaben oft Chefsache und werden von einer Person übernommen. Was ist Controlling? Unter Controlling versteht man die systematische Erfassung, Aufbereitung und Analyse von Daten, die für die Steuerung von unternehmerischen Aktivitäten erforderlich sind. Im Controlling laufen Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, zum Beispiel aus der Finanzbuchhaltung, dem Rechnungswesen oder der Produktion. Das Controlling bietet einen Überblick über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens. Es liefert Informationen, Analysen und Empfehlungen als Basis und Vorbereitung für unternehmerische Entscheidungen. Dabei bezieht sich das operative Controlling sich auf die kurzfristige Planung Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen. Man spricht auch von Vertriebs-Controlling, Logistik-Controlling, Personal-Controlling oder weiteren Controlling-Arten. Das strategische Controlling hingegen ist auf die Steuerung der gesamten Unternehmensstrategie hin ausgerichtet und hat einen längerfristigen Horizont. Was leistet die Buchhaltung für die Unternehmenssteuerung? Steuerung kann vorlaufend (perspektiv), mitlaufend oder nachlaufend (retrospektiv) erfolgen. Betrachten wir die Bedeutung der Buchhaltung für die Unternehmensteuerung, handelt es sich um die nachlaufende Option. Daten aus der Buchhaltung sind grundsätzlich Vergangenheitsdaten. Hinzu kommt, dass die Buchhaltung in erster Linie rechtliche (Stichwort GoBD) und steuerliche Gründe hat. Sie dient allenfalls in zweiter Linie betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen. Ein Unternehmen kann deshalb nicht allein auf Basis von Informationen aus der Buchhaltung gesteuert werden. Nichtsdestrotz liefert sie sehr wichtige Daten. Dennoch fängt Controlling eigentlich erst dort an, wo die Finanzbuchhaltung aufhört. Beispiel Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Das leistet die BWA: Die BWA zeigt das Ergebnis des letzten Geschäftsmonats an. Wird die Finanzplanung miteinbezogen, kann anhand von Ist und Soll-Werten ermittelt werden, ob sich Umsätze, Kosten und Erträge plangemäß entwickeln. Das leistet die BWA nicht: Die BWA kann keine Prognosen zum Beispiel zum Gewinn liefern. Sie kann auch keine Aussagen zum Erfolg einzelner Geschäftsbereiche oder Produkte (Renner/Penner) machen. Planung und Prognosen Unternehmenssteuerung ist zukunftsorientiert. Deshalb erstellt dass Controlling nicht nur Ist-Analysen, sondern auch Planungen (z.B. Liquiditätsplanung) und analysiert Plan-Ist-Abweichungen. Generell hat im Controlling ein Verschiebung von vergangenheitsbezogenen hin zu vorausschauenden Methoden stattgefunden. Berichte hatten früher eher dokumentierenden Charakter. Heute wird ist das Reporting viel stärker auf Prognosen hin ausgerichtet Ein bedeutender Evolutionsschritt ist hier das sogenannte Predictive Planning. Dabei werden mathematische Modelle auf große Datenmengen angewendet, um Muster zu identifizieren und zukünftige Ergebnisse vorherzusagen. Möglich macht dies die fortschreitende Digitalisierung – Stichwort Machine Learning. Moderne Systeme sollen mit Hilfe von KI künftig noch besser darin werden, Auffälligkeiten und Zusammenhänge selbst zu erkennen und automatisiert Simulationen und Prognosen zu liefern. Welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf die Unternehmenssteuerung? In Zeiten immer schnelleren Wandels brauchen Unternehmer für ihre Entscheidungen valide und belastbare Real-Time Daten. Für diese Herausforderung bietet die Digitalisierung dem Controlling neue Möglichkeiten: Standardisierung und Automatisierung von Controllingprozessen Analyse riesiger Datenvolumen (Big Data) Real-Time Data: Daten in Echtzeit (Cloud Computing) Daten aus unternehmensübergreifenden Prozessen Zuverlässigere Vorhersagen (Predictive Planning und Forecasting mit KI) Die Unternehmensteuerung kann dank Digitalisierung heute schneller, flexibler, integrierter und vorausschauender sein. Welche Software hilft bei der Steuerung eines Unternehmens? Bei der Unternehmensteuerung und beim Controlling unterstützen sogenannte Business-Intelligence (BI)-Software und/oder ERP-Systeme. Mit Ihrer Hilfe können Sie den hohen Aufwand bei der Kennzahlen- und Datenaufbereitung enorm reduzieren. BI und BI-Software Unter dem Begriff Business Intelligence (dt. Geschäftsanalytik) fasst man Verfahren und Prozesse zusammen, die der Analyse von Unternehmensdaten dienen, um daraus Wissen zu generieren. Unter Business Intelligence Software versteht man Softwareanwendungen, die dabei unterstützen, Unternehmensdaten zu sammeln, zu strukturieren und zu visualisieren. Das ist besonders hilfreich, wenn große Datenmengen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssten. Daten werden meist im einem sogenannten Data Warehouse gesammelt und mit Hilfe von Dashboards oder anderen Tools ausgewertet. Die teuren und komplexen BI-Tools waren bislang vor allem IT-Experten, Datenanalysen und Controllern vorbehalten. Neue Möglichkeiten bieten heute sogenannte Self-Service-BI-Systeme. Mit ihrer Hilfe können Mitarbeiter auch ohne IT-Kenntnisse relevante Kennzahlen auf Knopfdruck abrufen. Self-Service BI macht datengetriebene Entscheidungen einfacher als je zuvor. ERP-Systeme Abgesehen von speziellen BI-Tools bieten auch ERP-Systeme meist Funktionen für das Controlling an. Enterprise-Recource-Planning (ERP)-Anwendungen sind ganzheitliche Systeme, das komplette Unternehmen in einer Software abbilden. Sie decken dabei verschiedene Bereiche wie beispielsweise Finanzen, Personal, Beschaffung und Vertrieb ab. Selbst wenn ERP-Systeme keine BI-Funktionen bereitstellen, sind sie eine zentrale und enorm wichtige Datenquelle für das Controlling. Welche Kennzahlen sind wichtig für die Unternehmenssteuerung? Ohne Kennzahlen kein Controlling. Kennzahlen (auch Key-Performance-Indicators oder KPIs genannt) sind die Basis für das Controlling. Mit Hilfe von Kennzahlen werden zum Beispiel aussagekräftige Management-Reportings erstellt. Kennzahlen sind individuell und je nach Branchen und Unternehmen höchst unterschiedlich (z.B. Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote, Ausschussquote, etc.). Folgende Kennzahlen gelten jedoch als besonders wichtig für KMU. Sie können aus der Bilanz bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt werden. Es handelt sich um historische Daten. Liquidität Die Liquidität ist eine der wichtigsten Kennzahlen in KMU. Denn klar ist: Wenn Rechnungen nicht mehr bezahlt werden können, dann nützt auch die beste Auftragslage nichts. Liquidität 1. Grades: Verhältnis von liquiden Mitteln zu kurzfristigen Verbindlichkeiten an (Richtwert: 10-30 Prozent). Liquidität 2. Grades: Verhältnis von liquide Mitteln und kurzfristigen Forderungen zu kurzfristigen Verbindlichkeiten (möglichst 100 Prozent, um Zahlungsfähigkeit sicherzustellen) Liquidität 3. Grades: Verhältnis von liquiden Mittel, kurzfristigen Forderungen und Vorräten im Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten (möglichst über 200 Prozent). Cash-Flow Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer bestimmten Periode. Im Unterschied zum Gewinn werden beim Cashflow zahlungsunwirksame Erträge (z.B. Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen) nicht berücksichtigt. Umsatzrendite Anteil des Umsatzes, den ein Unternehmen als Gewinn erwirtschaftet. Eine Umsatzrendite von zum Beispiel 10% bedeutet, dass mit jedem umgesetzten Euro ein Gewinn von 10 Cent erwirtschaftet wurde. Je höher die Umsatzrendite, desto besser hat ein Unternehmen im Zeitvergleich gewirtschaftet. Eigenkapitalquote Die Eigenkapitalquote beschreibt das Verhältnis des Eigenkapitals zum Gesamtkapital eines Unternehmens. Der Eigenkapitalquote kommt vor allem bei der Bewertung eines Unternehmens eine große Rolle zu. Meist erstellen Unternehmen Kennzahlensysteme oder greifen auf vorhandene zurück. Darin werden Controlling Kennzahlen in Beziehung zueinander gesetzt. Ein Beispiel für ein Kennzahlensystem ist die sogenannte Balanced Scorecard, die sich auf strategische Kennzahlen bezieht. Welche Reports sind sinnvoll für die Unternehmenssteuerung? In Berichtswesen (Reporting) werden Berichte, wie zum Beispiel Finanz- und Managementberichte erstellt, die der Unternehmenssteuerung dienen. Zu den wichtigsten Finanzberichten zählen unter anderem: Summen- und Saldenliste (Susa) Eigenkapital Ergebnis Kosten Liquidität Umsatz Bilanz Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Management Reportings sind ähnlich wie Kennzahlen individuell. Sie können ganz unterschiedliche Bereiche wie etwa Service (z.B. Kundenzufriedenheit), Sales (z.B. Umsatz pro Kunde) oder Personal (z.B. Fehlzeitquote) betreffen. Meist werden die zugehörigen KPIs anschaulich in Diagrammen visualisiert oder in modernen Dashboards dargestellt. Daraus lassen sich ganze Unternehmenscockpits aufbauen. Deren Ziel ist es, Führungskräfte dabei zu unterstützen, die richtigen Entscheidungen zu treffen Fazit Damit ein Unternehmen auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht, müssen Entscheidungen datenbasiert getroffen werden. Existiert kein Controlling im Unternehmen, fallen Entscheidungen meist auf eingeschränkter Wissensbasis und nicht selten nach Bauchgefühl. Erfolgreiche Unternehmen sind heute data-driven. Wichtig für die Unternehmenssteuerung ist es, die richtigen Daten, zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Form vorliegen zu haben. Dies zu liefern, ist Aufgabe des Controllings. Das Controlling nutzt dafür BI-Software, die der Aufbereitung und Visualisierung von Daten dient. Benutzerfreundliche, visuelle Self-Service-BI-Tools ermöglichen es heute, Echtzeitdaten auf Knopfdruck ohne tiefergehende IT-Kenntnisse abzurufen. Dies ermöglicht eine effiziente Unternehmenssteuerung. ### Digitaler Rechnungsworkflow – so bleibt alles im Fluss Die Bearbeitungsprozesse von Rechnungen bieten viele Einsparpotenziale. Durch eine planmäßige Digitalisierung des Rechnungsworkflows können Unternehmen produktiver arbeiten und Kosten sparen. Der digitale Rechnungsworkflow bedeutet für Unternehmen außerdem einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro. Was ist ein Rechnungsworkflow? Der Begriff Rechnungseingangsworkflow oder auch Rechnungsworkflow umfasst typische Tätigkeiten, die notwendig sind, um eine Eingangsrechnung ordnungsgemäß zu bearbeiten. Diese umfassen den gesamten Prozess vom Eingang über die Buchung bis zur Archivierung einer Rechnung. Durch einen funktionierenden Rechnungsworkflow wissen die einzelnen Mitarbeiter jederzeit, in welchem Bearbeitungsstadium sich eine Rechnung befindet. Außerdem ist klar, was sie als Nächstes tun sollen. Wie läuft ein Rechnungsworkflow typischerweise ab? Der Rechnungsworkflow beginnt im Normalfall mit dem Eingang einer Rechnung. Es folgt eine chronologische Nummerierung und die erste Prüfung. Danach geht die Rechnung an die zuständigen Personen, die sie genehmigen und freigeben müssen. Anschließend wird sie kontiert, gebucht und archiviert. Unternehmen, die diese Prozesse heute noch manuell ausführen, verlieren Zeit und nehmen vermeidbare Fehler in Kauf. Das gilt insbesondere bei einem höheren Rechnungsaufkommen. Eine Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungsworkflows kann die Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen deutlich verbessern. Die wichtigsten Schritte eines digitalen Rechnungsworkflows Auch wenn es von Unternehmen zu Unternehmen Unterschiede geben kann, läuft ein digitaler Rechnungsworkflow meist wie folgt ab: Per E-Mail bzw. digital eingehende Rechnungen (auch in unterschiedlichen Formaten wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) werden zentral erfasst. Rechnungen, die in Papierform eingehen, kommen nach dem Einscannen dazu.  Im nächsten Schritt gehen die Rechnungen an die zuständigen Abteilungen zur sachlichen Prüfung durch die berechtigten Mitarbeiter. Die Mitarbeiter prüfen und korrigieren die Rechnungen im Bedarfsfall und geben sie für den Buchungsprozess frei. Nach der abschließenden Bearbeitung und Begleichung werden die Rechnungen revisionssicher digital archiviert. Dafür ist ein DMS-System gut geeignet. In Organisationen, die ein DMS online nutzen, können die berechtigten Mitarbeiter Rechnungen von jedem Ort aus einsehen und bearbeiten. Das erleichtert zum Beispiel das Arbeiten im aus dem Home-Office. Auch dadurch können sich Durchlaufzeiten nochmals deutlich verkürzen. Was sind die Vorteile eines digitalen Rechnungsworkflows? Der digitale Workflow kann Unternehmensprozesse effizienter und Mitarbeiter produktiver machen. Firmen können so Kosten und Geld sparen. Mittelständische Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, können von einer digitalen Rechnungsverarbeitung besonders stark profitieren. Konkret ergeben sich daraus viele Vorteile: Einsparungen bei Druck-, Papier- und Portokosten Vermeidung von Medienbrüchen beim Austausch der Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Software-Systemen Einfachere Bearbeitung der Rechnungen: Das gilt neben digitalen Rechnungen auch für papierbasierte Rechnungen. Sie können Papierrechnungen durch ersetzendes Scannen digitalisieren. Sofern Sie dabei bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können Sie die Rechnungen auf Papier danach sogar vernichten. Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden. Sie und Ihre Lieferanten können Waren oder Dienstleistungen aufgrund der schnellen und zuverlässigen Rechnungsbearbeitung rechtzeitig liefern können. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für langfristig zufriedene und loyale Kunden. Vermeidung von Fehlern, die durch eine manuelle Bearbeitung entstehen. So werden Daten aus Rechnungen automatisiert und vollständig erfasst. Dadurch können Sie menschliche Fehlerquellen eliminieren, die auf Unachtsamkeit beruhen. Sie haben einen guten Überblick darüber, welche Kunden nicht rechtzeitig bezahlen und können Ihr Mahnungswesen effizienter gestalten. Sie selber vermeiden potenzielle Mahngebühren ebenfalls, indem Sie stets im Bilde darüber sind, wann welche Rechnungen fällig werden. Darüber hinaus verpassen Sie keine Frühzahlerrabatte und Skonti mehr. Eine durchgehend hohe Effizienz und Leistungsfähigkeit der Arbeitsprozesse. Dies ist besonders zu Spitzenzeiten wichtig, wenn überdurchschnittlich viele Rechnungen eingehen. Auch wenn die an der Rechnungsbearbeitung beteiligte Mitarbeiter krank werden oder Urlaub machen, sind Sie gut vorbereitet. Denn in einem digitalen Rechnungsworkflow können Sie auch Vertreterregeln vorsehen. Zudem lassen sich neue Mitarbeiter schnell in die entsprechenden Prozesse einweisen und einarbeiten. Ein besserer Schutz von sensiblen und vertraulichen Daten. Digitale Rechnungen gelangen in der Regel direkt an die zuständigen Mitarbeiter. Sie liegen nicht auf Schreibtischen, wo unbefugte Personen sie sehen könnten. Effizienz- und Kostenvorteile gegenüber von Mitbewerber, die noch immer auf traditionelle Prozesse und auf papierbasierte Rechnungen setzen. Eine digitale, revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen. Digitaler Rechnungsworkflow: Welche Software ist geeignet? Um Ihren Rechnungen digital zu verarbeiten, benötigen Sie eine geeignete Softwarelösung. Eine gute DMS-Lösung kann hier ein Mittel der Wahl sein. Moderne DMS-Software ist nicht nur für die abschließende revisionssichere Archivierung von Dokumenten geeignet. Sie unterstützt vor allem die Abwicklung des gesamten Rechnungsworkflows. Es gibt auch spezielle Rechnungsworkflow Software, die meist über Schnittstellen an ein DMS angebunden wird. Oft bietet auch ein ERP-System Funktionen für die digitale Rechnungsverarbeitung. So zum Beispiel läuft der Rechnungsworkflow in der cloudbasierten Unternehmenssoftware von Scopevisio ab: Wie richtet man einen elektronischen Workflow ein? Um einen elektronischen Workflow einzurichten, sollten Sie am Anfang die einzelnen Teilprozesse und deren Reihenfolge bestimmen. Der genaue Ablauf, die einzelnen Regeln, Vorschriften und deren Umfang wird in jedem Unternehmen etwas anders aussehen. Sie sollten in diese Aufgabe alle Verantwortlichen mit einbeziehen, um sicherzustellen, dass wichtige Aspekte nicht untergehen. Sie sollten dabei unter anderem den Umgang mit papierbasierten Rechnungen regeln. Hier kann das bereits erwähnte Konzept des ersetzenden Scannens besonders interessant sein. Ist der Ablauf des Rechnungsworkflows in den Grundsätzen festgelegt, ist eine erste Prozessvisualisierung möglich. So können Sie sehen wie und wann einzelne Rechnungsvorgänge starten, verlaufen und enden. Eine spezielle Software für das Design von Workflows kann Sie bei der Gestaltung und Visualisierung der einzelnen Schritte bei der digitalen Rechnungsbearbeitung unterstützen. Man nennt diese auch Workflow Designer. Achten Sie darauf, dass der gesamte Workflow-Prozess flexibel und anpassbar bleibt. Denn Ihre Anforderungen an den Rechnungsworkflow könnten sich im Laufe der Zeit verändern. Fazit Der digitale Rechnungsworkflow hilft Unternehmen, die Rechnungsprüfung, Genehmigung, Freigabe, Kontierung und Buchung viel effizienter und zuverlässiger abzuwickeln. Grundsätzlich können alle Organisationen unabhängig von ihrer Größe von der Digitalisierung der Rechnungsprozesse profitieren. Manche mittelständischen Unternehmen sind mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse noch nicht sehr weit vorangeschritten. Gerade sie können sie aus der Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows überdurchschnittlichen Nutzen ziehen. Ein digitaler Rechnungsworkflow kann nicht nur den Rechnungsdurchlauf beschleunigen. Er hilft auch, unnötige Fehler bei der Bearbeitung von Rechnungen zu verhindern und Kosten zu sparen. Des Weiteren können Sie dadurch sicherstellen, dass die Rechnungen in Ihrer Firma revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Hierbei können Softwarelösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Sie wirksam unterstützen. ### Scopeunity Day 2023 Am 29.08.2023 findet der Scopeunity Day 2023 in Bonn statt. Der Scopeunity Day ist das jährliche Kundenevent der Scopevisio in Kameha Grand Bonn. Die Veranstaltung versteht sich als Plattform, auf der sich Kundinnen und Kunden untereinander austauschen, vernetzen und voneinander lernen. Nach einer längeren Pandemie-bedingten Pause freuen wir uns auf einen Neustart unseres etwas anderen Anwendertages, bei dem der persönliche Austausch im Vordergrund steht. Erfahrungsaustausch: Best Practices und Anwenderbeispiele – Anwender teilen Erfahrungen und Wissen Lernen: Neue Funktionen, kurze Trainings, hilfreiche Praxistipps – vielfältige Wissensangebote kompakt an einem Tag. Networking: Neue Kontakte knüpfen, das Netzwerk erweitern – im besonderen Ambiente des Kameha Grand direkt am Rhein Kundenpräsentation beim Scopeunity Day Der Scopeunity Day ist eine einzigartige Gelegenheit zum Wissensaustausch und Netzwerken, die Anwenderinnen und Anwender nicht verpassen sollten. Die Agenda wird derzeit ausgearbeitet und findet sich in Kürze auf der Website zum Scopeunity Day. Eine Anmeldung ist jetzt schon möglich! ### Digital Workplace: der Arbeitsplatz der Zukunft? Die digitale Transformation hat unsere Arbeitsweise stark verändert und neue Arbeitsmodelle hervorgebracht. Der Digital Workplace nimmt hier eine zentrale Stelle ein. Die neue Art des Informationsaustausches und der Zusammenarbeit bestimmt den Erfolg von Unternehmen bereits heute stark mit. Digital Workplace: Was versteht man darunter? Der Digital Workplace (auf Deutsch etwa: „digitaler Arbeitsplatz“) ist eine digitale Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende mit mobilen Endgeräten auf cloudbasierte Arbeitstools und -services zugreifen. Dazu gehören Datenspeicher, Anwendungen und andere Kollaborationswerkzeuge. Es ist ein moderner, digitaler Arbeitsplatz, der es Mitarbeitenden ermöglicht, ortsunabhängig arbeiten zu können. Hier verschmelzen das papierlose Büro und der Arbeitsplatz der Zukunft. Ein weiteres wichtiges Merkmal des digitalen Arbeitsplatzes: Die einzelnen Lösungen sind nicht lose zusammengewürfelt, sondern bestmöglich aufeinander abgestimmt. Das resultiert in effizienten Workflows und hilft Mitarbeitenden über digitale Plattformen optimal zusammenzuarbeiten. Hinweis: Sie sollten einen Digital Workplace nicht mit einem Digital Workspace (auf Deutsch etwa: „digitaler Arbeitsraum“) verwechseln. Die beiden Begriffe überschneiden sich zwar und werden in der Praxis oft synonym benutzt. Der Digital Workspace ist jedoch ein Bestandteil des Digital Workplace. Der digitale Arbeitsraum entspricht eher einem individuell eingerichteten Arbeitsplatz. Der digitale Arbeitsplatz dagegen bezeichnet eher die Gesamtheit der einzelnen digitalen Arbeitsplätze im Unternehmen. Wann und warum ist der Begriff Digital Workplace aufgekommen? Die erste Verwendung des Begriffes Digital Workplace im heutigen Sinne stammt aus den 1990er Jahren. An Bedeutung gewonnen hat der Digital Workplace jedoch erst mit dem schnellen Internets. Zuletzt ist der digitale Arbeitsplatz aufgrund der Pandemie und der Arbeit im Home-Office noch populärer geworden. In den Grundzügen spiegelt der digitale Arbeitsplatz die neue Realität wider. Sie erhält mit der fortschreitenden Digitalisierung immer stärker Einzug in die Arbeitswelt. Danach ist das Arbeiten nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Das gilt vor allem für Büro-, Dienstleistungs- und Wissensberufe. Auch die Trennung zwischen Privat- und Berufsleben verläuft heute nicht mehr so scharf wie noch vor wenigen Jahrzehnten. Welche Vorteile bietet ein Digital Workplace? Die Vorteile eines Digital Workplace sind: Das Arbeiten ist nicht mehr an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Zeit gebunden. Mitarbeitende können sich live austauschen und besprechen, selbst wenn sie auf verschiedenen Kontinenten arbeiten. So wird das remote Arbeiten bestens unterstützt. Indem Sie Ihre digitalen Arbeitsprozesse in der Cloud betreiben, können Sie diese automatisieren und Kosten sparen. Alle Mitarbeitenden im Unternehmen arbeiten auf einer zentralen Plattform. Sie greifen zentral auf Daten, Informationen und Dokumente zu. Mobiles Arbeiten wird so einfach möglich. Mehr Transparenz: Sie können stets Aufgaben und Projekte überblicken und sehen, in welchem Stadium sich diese befinden. Die Mitarbeitenden arbeiten bequem und strukturiert. Informationen zu finden ist für Mitarbeiter von überall möglich. Das ist eine Grundvoraussetzung für mehr Zufriedenheit und eine höhere Produktivität. Ist der Digital Workplace richtig aufgebaut und eingerichtet, sind alle Tools untereinander gut integriert. Somit ist es möglich, Cloudlösungen und Arbeitsgeräte wie Smartphones, Tablets, Notebooks oder PCs reibungslos in die Arbeitsprozesse einzubinden. Mehr Datenschutz und -sicherheit sind möglich. Eine zentrale Datenorganisation erleichtert die Übersicht und Kontrolle über Daten. Die Mitarbeitenden innen erhalten nur einen Zugang zu den Informationen, zu denen sie berechtigt sind. Wo gibt es Stolpersteine beim Digital Workplace? Der Digital Workplace kann auch einige Nachteile haben, die Sie beachten sollten: Die Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes in der Praxis kann aufwändig und zeitintensiv sein. Schwierigkeiten bei der Integration zwischen den einzelnen Lösungen sind ein Beispiel. Ein großes Angebot an Lösungen für den Digital Workplace auf dem Markt erschwert die Auswahl. Da es schwierig werden kann, das Arbeits- und Privatleben zu trennen, kann das bei manchen Mitarbeiter:innen zur häufigen Mehrarbeit und langfristig zum Burnout führen. Weil sich die Abstimmungsprozesse in der neuen Arbeitsumgebung zumeist stark verändern, kann es mühsam werden, sich die Akzeptanz aller Mitarbeiter:innen zu sichern. Sie sollten mit einem höheren Aufwand bei der Koordination und Organisation der Arbeitsprozesse rechnen, weil die althergebrachten Strukturen fehlen. Was gehört zu einem Digital Workplace? Der digitale Arbeitsplatz besteht unter anderem aus folgenden Grundkomponenten und digital Workplace Lösungen: Datenspeicher Cloud-Lösungen und Services Hardware (Smartphones, Laptops, Webcams, Lautsprecher usw.) Schneller und zuverlässiger Internetzugang Ressourcen für die Erfassung, Analyse und Verwaltung von Daten, Tools und Services Kommunikationsmittel und -technologien Ein praktikables Sicherheitskonzept, das den Datenschutz und die IT-Sicherheit regelt. Was sind Beispiele für Digital Workplace Software? Zum Digital Workplace können viele unterschiedliche Softwarelösungen gehören. Die Liste kann prinzipiell sehr lang sein. Einige Beispiele für häufig genutzte Software sind: Kommunikations-Software (beispielsweise Microsoft Teams) Projektmanagement-Software BI-Lösungen CRM- und ERP-Lösungen Office-Software wie Microsoft Office 365. Vielen gilt Microsoft 365 als wichtiger Baukasten für den modernen Digital Workplace. Enterprise-Content-Management (ECM)- oder eine DMS-Software Fazit Die fortschreitende Digitalisierung und die sich dadurch verändernden Arbeitsanforderungen sind die treibenden Kräfte hinter dem Digital Workplace. Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht Ihnen, unabhängig vom Ort zu arbeiten, schnell auf die richtigen Informationen zuzugreifen und mit Ihren Kollegeninnen und Kollegen effektiv auf Distanz zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus lohnt sich der Einsatz von Lösungen wie ein DMS oder ERP, um die Daten und Prozesse unternehmensweit zu strukturieren. So arbeiten Sie bestmöglich produktiv und sind Sie für die Zukunft gut gerüstet. ### Eingangsrechnung buchen: So geht´s Die Eingangsrechnung ist eine häufige Belegart in der Buchhaltung. Alles Wissenswerte rund um die Eingangsrechnung und wie Sie eine Eingangsrechnung buchen, erläutert folgender Artikel. Was ist eine Eingangsrechnung? Je nachdem, ob eine Rechnung empfangen oder versendet wird, verwendet man die Begriffe Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Die Begriffe bezeichnen also letztlich nur die unterschiedliche Perspektive auf ein- und dieselbe Rechnung. Eine Eingangsrechnung ist ein Rechnungsdokument, das im Unternehmen eingeht. In der Eingangsrechnung sind Lieferantenforderungen erfasst. In der Buchhaltung des Empfängers entstehen durch die Eingangsrechnung Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten. Durch Zahlungen werden die Rechnungen ausgeglichen und die Verbindlichkeiten nehmen ab. Wie werden Eingangsrechnungen bearbeitet? Eingangsrechnungen werden formal, sachlich und rechnerisch geprüft sowie gebucht. Neben der inhaltlichen Prüfung ist es wichtig, auch auf die Pflichtangaben einer Rechnung zu achten. Dazu zählen unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmens bzw. Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Anschließend müssen Sie die Eingangsrechnung buchen. Rechtlich dient die Eingangsrechnung als Beleg für die ordnungsgemäß durchgeführte Buchung („Keine Buchung ohne Beleg“). Wie wird eine Eingangsrechnung gebucht? Eine Eingangsrechnung wird in der Kreditorenbuchhaltung des Empfängers gebucht. Beim Buchen einer Eingangsrechnung werden verschiedene Konten im Soll und im Haben angesprochen und mit dem gleichen Betrag bebucht. Die Forderungen des Lieferanten werden auf dem Kreditorenkonto als Verbindlichkeit im Haben eingestellt. Im Soll wird entweder ein Bestandskonto oder ein Aufwandskonto bebucht. Sollte Mehrwertsteuer ausgewiesen sein, so wird diese auf einem Vorsteuerkonto erfasst. Eingangsrechnung buchen: Beispiel Beispiel – Rechnung über 119,00 EUR  SollHabenWareneingang100,00 EUR Vorsteuer19.00 EUR Kreditor 119,00 Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Eingangsrechnungen? Sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen bis zum Ende dieser Frist lesbar sind. Eingangsrechnung als Teilrechnung Bei einer Eingangsrechnungen kann es sich auch um eine Teilrechnung handeln. Eine Teilrechnung stellt bereits erbrachte Teilleistungen eines Auftrages in Rechnung. Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung Im Unterschied zu Teilrechnungen wird bei der Abschlagsrechnung ein Teilbetrag in Rechnung gestellt, obwohl noch keine Leistung erbracht wurde. Dies ist zum Beispiel bei großen sehr großen Projekten, etwa bei Bauprojekten, üblich. Abschlagsrechnungen werden vor Vollendung von Leistungen oder vor der Lieferung von Waren gestellt. Häufig wird dafür auch der Begriff Akonto genutzt. Aus Sicht des Kunden handelt es sich um Anzahlungen. Wurde die komplette Leistung erbracht, erhält der Kunde eine Schlussrechnung. Darin werde alle Zahlungen, die auf Basis der Abschlagsrechnungen eingegangen sind, berücksichtigt. Eingangsrechnungen einfacher buchen mit Buchhaltungssoftware Wenn die Zahl ein Eingangsrechnungen größer wird, steigt auch der Verwaltungsaufwand. Es wird dann auch immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Abhilfe schafft hier ein digitaler Rechnungseingang in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware. Moderne Tools nehmen den Mitarbeitenden viele manuelle Arbeiten ab. Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass Eingangsrechnungen GoBD-konform bearbeitet werden. In einem digitalen Rechnungseingangsbuch werden Kreditoren und weitere Rechnungsdaten automatisch erkannt. Deshalb können Eingangsrechnungen automatisiert vorkontiert werden. Der Mitarbeiter braucht diese Vorkontierung dann nur noch zu prüfen. Die Verbuchung der Eingangsrechnung geht so viel schneller von der Hand. Auch kann die Software die Eingangsrechnung automatisiert mit dem Lieferschein bzw. der gelieferten Ware abgleichen. Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt somit auch für eine schnelle Bezahlung der erbrachten Leistung. So vermeiden Sie Mahnungen und verpassen keine Skontofristen von Lieferanten oder Dienstleistern. Mit moderner Buchhaltungssoftware überlassen Sie lästige Routineaufgaben in der Verwaltung einfach dem System. ### Rechnungen digital aufbewahren – wie lange gilt die Aufbewahrungspflicht? Unternehmen sind in Deutschland dazu verpflichtet, Rechnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Doch wie kann man diese und andere Dokumente richtig archivieren, damit sie auch entsprechend gesetzeskonform aufbewahrt werden? Wie behält man zeitgleich den Überblick, wenn im Bedarfsfall Rechnungen aufgefunden werden müssen? In diesen Fällen bietet die elektronische Speicherung von Rechnungen – im Gegensatz zu physischen Aktenordnern – viele Vorteile. Dieser Beitrag liefert Ihnen wertvolle Tipps und Hinweise, worauf Sie bei der digitalen Aufbewahrung von Rechnungen achten müssen. Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Die verbindlichen Vorschriften sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Neben Rechnungen müssen auch weitere Geschäftsunterlagen für eine Mindestzeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet hier zwischen einer Mindestdauer von 10 bzw. 6 Jahren. 10-jährige Aufbewahrungsfrist 6-jährige Aufbewahrungsfrist Gilt u.a. für Bücher Inventare Jahresabschlüsse Eröffnungsbilanzen Buchungsbelege Rechnungen Kontoauszüge Gilt u.a. für Handels- und Geschäftsbriefe Angebote Bestell- und Auftragsunterlagen sonstige Dokumente, soweit sie für die Besteuerung relevant sind   Was muss ich beachten, wenn Rechnungen digital aufbewahrt werden? Grundsätzlich ist es zulässig, wenn Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die elektronische Rechnung denselben Inhalt des Original-Dokuments wiedergibt. Wer seine Rechnungen digitalisiert, muss sicherstellen, dass die Belege revisionssicher abgespeichert werden. Konkret bedeutet das: Die Rechnung darf weder verändert werden, noch verloren gehen können. Die Richtlinien sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) festgelegt. Unternehmen sind verpflichtet, auf eine ordnungsgemäße Buchführung wert zu lesen und die Regeln zur sog. Verfahrensdokumentation zu beachten. Sind diese Anforderungen erfüllt, gilt die elektronische Archivierung als zulässig und das Papier-Dokument darf vernichtet werden. Der Vorgang wird auch als "ersetzendes Scannen" bezeichnet. Welche Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden? Es gibt einzelne Ausnahmen, in denen Rechnungen im Original aufbewahrt werden müssen. Bei solchen Rechnungen ist es ratsam, das Papier-Dokument aufzubewahren, um Konflikte mit den Finanzbehörden zu vermeiden. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an einen Steuerberater. Warum sollte ich Rechnungen digital aufbewahren? Die Digitalisierung von Rechnungen kann viele Vorteile für Ihr Unternehmen bieten. Für die elektronische Archivierung sprechen u.a. die folgenden Stichpunkte: Platzersparnis: Sie benötigen keinen Stauraum, um die Papier-Rechnungen in Aktenordnern, Aktenschränken oder gar Kellerräumen aufzubewahren. So sparen Sie Platz und Mietfläche ein. Kostenersparnis: Wer z.B. seine Ausgangsrechnungen direkt digital versendet, spart Kosten für Druck, Papier und Porto ein. Auffindbarkeit: Softwaresysteme zur Archivierung bieten einen schnelleren Zugriff auf Rechnungen. Im Archiv kann schneller nach Rechnungen gesucht werden, weil beispielsweise durch Verschlagwortung Rechnungen schneller auffindbar sind. Sicherheit: Insbesondere Cloud-Archivsysteme bieten ein höheres Maß an Sicherheit und können leichter vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Außerdem sind Rechnungen im digitalen Archiv ebenfalls vor Feuer oder Wasser geschützt. Effizienz: Der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung kann automatisiert und beschleunigt werden. Dadurch sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit ein und die Produktivität wird erhöht. Wie kann ich meine Rechnungen digital aufbewahren? Eine Rechnung zu scannen und anschließend auf dem Server zu speichern ist nicht ausreichend für eine rechtssichere Archivierung! Für die rechtssichere Archivierung von digitalen Rechnungen kann eine Archivierungssoftware eingesetzt werden. Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen beispielsweise helfen, Ihre Rechnungen elektronisch aufzubewahren. Die Software dient allgemein der Verwaltung von digitalen Dokumenten. Darin können Sie Rechnungen digital aufbewahren bzw. archivieren. Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen zu erfüllen. Fazit Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen senkt ihre Kosten und erhöht gleichzeitig die Effizienz im Unternehmen. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben ermöglicht die digitale Ablage eine platzsparende, leicht auffindbare und sichere Archivierung über den festgelegten Zeitraum. Software-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme können dabei unterstützen, Rechnungen zu archivieren und die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Hinweis: Unser Ratgeber ersetzt keine juristische oder rechtliche Beratung. Im Zweifel oder bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater. ### Dokumente digitalisieren: Das sollten Sie darüber wissen! Viele Unternehmen denken immer noch, dass es aufwendig ist und viel kostet, wenn sie Ihre Akten digitalisieren. Gehen Organisationen diese Aufgabe jedoch rechtzeitig und sachgerecht an, können sie Arbeitsprozesse optimieren, erhebliche Kosten einsparen und mit der digitalen Transformation Schritt halten. Dokumente digitalisieren: Was versteht man darunter? Wenn wir das Thema Dokumentendigitalisierung diskutieren, meinen wir in der Regel, dass Dokumente auf Papier in eine elektronische Form umgewandelt werden. Dabei kommen theoretisch viele elektronische Formate infrage, die PDF-Datei gehört jedoch zu den gängigsten Formaten. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, kommen Sie dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Besonders mittelständische Unternehmen, die oft einen größeren Nachholbedarf bei der Digitalisierung haben, können davon profitieren. Wie und wo kann man Dokumente digitalisieren? Sie können Dokumente auf Papier durch das Einscannen der Unterlagen mit einem Scanner digitalisieren. Außerdem benötigen Sie für die Texterkennung eine OCR-Software. Heute setzen Mitarbeiter:innen im Unternehmen jedoch immer öfter auch Smartphones oder Digitalkameras zum Scannen ein. Das erleichtert das mobile Arbeiten und ist nützlich, wenn sie unterwegs oder zu Besuch beim Kunden sind. Müssen Sie große Mengen von Akten digitalisieren, kann sich eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister lohnen. Fernerhin sollten Sie bedenken, dass Sie Ihre Dokumente nach der Digitalisierung gesetzeskonform aufbewahren müssen. Welche Vorteile hat eine Digitalisierung von Dokumenten? Wenn Sie die papierbasierten Unterlagen in Ihrer Firma digitalisieren, hat das mehrere Vorteile. Die wichtigsten davon sind, dass Sie mit digital abgelegten Dokumenten bequemer arbeiten und sie einfacher verwalten können. Darüber hinaus können Sie die freigewordenen Räumlichkeiten und Aktenschränke anderweitig nutzen. Das volle Potenzial steht Ihnen jedoch erst mit einer Dokumentenmanagement-Software (DMS) zur Verfügung. Welche Dokumente können digitalisiert werden? Generell können Sie die meisten Dokumente digitalisieren. Einige Beispiele dafür sind: Rechnungen Verträge Jahresabschlüsse Unterlagen aus der Buchhaltung Kaufbelege Personalakten Was muss man beim Digitalisieren von Dokumenten beachten? Eingehende Dokumente in Papierform sind zeitnah zu scannen, nach Möglichkeit innerhalb von 10 Tagen nach dem Empfang. Darüber hinaus sollten alle Dokumente gut lesbar sein. Halten Sie in einem entsprechenden Dokument auch fest, welche Unterlagen, wann gescannt wurden. Nach dem Einscannen müssen Sie die digitalen Dokumente eventuell noch bearbeiten – beispielsweise in ein PDF-Format umwandeln, richtig zuschneiden oder mit Metadaten versehen. Ein weiterer wichtiger Punkt: Grundsätzlich können Sie die Originaldokumente nach dem Einscannen vernichten. Die Voraussetzung für das sog. ersetzende Scannen ist jedoch, dass Sie eine Verfahrensdokumentation einführen und konsequent verwenden. In dieser sollten Sie unter anderem die verwendete Hardware, alle relevanten Arbeitsprozesse und die beteiligten Personen dokumentieren. So können Sie immer sehen, wer, wann, welches Dokument gescannt und bearbeitet hat und dies im Bedarfsfall gegenüber Behörden nachweisen. Hierbei sollten Sie auch auf die GoBD achten, die weiter unten diskutiert werden. Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass Sie einige Dokumentenarten aufgrund gesetzlicher Vorschriften nach der Digitalisierung nicht vernichten dürfen. Dazu gehören unter anderem Eröffnungsbilanzen, Dokumente mit Wasserzeichen und Zollpapiere. Wie archiviert man Dokumente GoBD-konform? GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie regeln die Aufbewahrung geschäftlicher Dokumente. Folgende Punkte sind dabei grundlegend: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und der fortlaufenden Aufzeichnung Einzelaufzeichnungspflicht und Vollständigkeit Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Ordnung und Unveränderbarkeit Wo kann man Akten digitalisieren lassen und was kostet das? Wenn Sie sich entscheiden einen externen Dienstleister zu engagieren, beginnen die Kosten für die Digitalisierung eines DIN A4 Blattes bei wenigen Cent. Wenn Sie größere Dokumentenmengen einscannen müssen, bieten viele Anbieter Sonderpreise. Sinnvoller ist es jedoch oft, von vornherein eine DMS-Software in die Digitalisierung Ihrer Dokumente einzubinden. Bei einer cloudbasierten Lösung bezahlen Sie in der Regel Lizenzgebühren pro Nutzer nach einem monatlichen Abo-Plan. Dadurch arbeiten Sie von Anfang an optimal und bekommen immer rechtzeitig die neusten Updates sowie den Zugang zu den aktuellsten Funktionen. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und welche Vorteile hat es? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Sie Dokumente bequem und effizient digitalisieren, verwalten und archivieren können. https://www.youtube.com/watch?v=VqOkbrJftdE Im Folgenden finden Sie einige Vorteile einer DMS-Software: Sie bekommen eine zentrale Sicht und beseitigen Datensilos und Insellösungen. Es entfällt dann auch die Notwendigkeit, Aktenschränke und -ordner zu durchsuchen. Die Aktualisierung Ihrer Dokumente ist jederzeit möglich. So arbeiten Sie immer mit der neusten Dokumentenversion. Sie können alle Änderungen lückenlos nachverfolgen. Dadurch ist immer erkennbar, wer für die letzte Veränderung verantwortlich war. Der Zugriff auf Dokumente kann von überall erfolgen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob Sie im Home-Office, unterwegs oder in der Firma sind. Die gesetzlichen Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung können insbesondere bei großen Dokumentenbeständen einfacher und vielfach auch kostengünstiger erfüllt werden. Die strukturierte und systematisch gegliederte Suche verringert die Anzahl der Fehler. Mitarbeiter:innen können nur auf die Daten zugreifen, für die Sie berechtigt sind.          Sie können die digitalisierten Dokumente unter Umständen besser vor einem Zugriff durch Außenstehende schützen. Das ist möglich durch Firewalls, Passwörter, Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen. Sie schonen die Umwelt. Bei Unternehmen, die viel Papier benötigen, fällt das besonders ins Gewicht. Dadurch werden Wasserressourcen geschützt und weniger Wälder abgeholzt. ### Vorbereitende Buchhaltung: Erklärung und Tipps Bevor die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens verbucht werden, müssen die zugehörigen Buchhaltungsunterlagen gesammelt und aufbereitet werden. Dies bezeichnet man als vorbereitende Buchhaltung. Doch welche Tätigkeiten gehören dazu? Folgender Artikel gibt einen Überblick. Was versteht man unter vorbreitender Buchhaltung? Unter der vorbereitenden Buchhaltung versteht man die Erfassung, Prüfung, Sortierung und Aufbereitung von Belegen für die eigentliche Buchhaltung. Die vorbereitende Buchhaltung stellt den ersten Schritt im Buchhaltungsprozess dar. Sie bildet somit die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. Die vorbereitende Buchhaltung wird von denjenigen Unternehmen und Geschäftsleuten durchgeführt, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. In Deutschland sind dies laut §238 HGB alle Gewerbetreibende, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betriebe und Freiberufler. Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen? In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird die vorbereitende Buchhaltung meist von Bürokaufleuten erledigt. Die eigentliche Buchhaltung wird meist von einer Buchhalterin bzw. einem Buchhalter übernommen. In der Regel findet die vorbereitende Buchhaltung im Unternehmen selbst statt. Bei KMU findet man aber auch häufig das Modell, dass sie an einen Steuerberater übergeben wird. Manchmal wird die vorbereitende Buchhaltung auch an einen Dienstleister (Buchhaltungsservice) übergeben. Im Unterschied zu einem Steuerberater sind Buchhaltungsdienstleister allerdings nicht dazu befugt, einen Jahresabschluss aufzustellen oder eine Steuererklärung anzufertigen. Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung? Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Tätigkeiten vor der Kontierung und Buchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Dazu zählen Tätigkeiten wie die formale, sachliche und rechnerische Prüfung von Eingangsrechnungen ggf. das Vermerken von Zusatzinformationen auf Eingangsrechnungen (sog. „Vorkontierung“- die eigentliche Kontierung gehört zur Buchhaltung) das Zusammentragen und chronologische Sortieren und die Ablage aller Belege das Führen von Rechnungseingangs-, Rechnungsausgangs- und Kassenbüchern der Download und Ausdruck von Kontoauszügen die Zuordnung von Belegen zu Kontobewegungen das Erstellen des Kassenberichts das Sortieren der Barbelege die Erstellung der Reisekostenabrechnung das Schreiben von Rechnungen das Mahnwesen Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung Die vorhergenannten Tätigkeiten zeigen, wie vielfältig die Aufgaben in der vorbereitenden Buchhaltung sind. Zu den Aufgaben gehört es, Belege zu sammeln  Papierbelege zu digitalisieren Eingangsrechnungen zu erfassen und ggf. Informationen zu ergänzen Eingangsrechnungen zu prüfen Ausgangsrechnungen zu erfassen bei fehlenden Belegen Eigenbelege zu erstellen Belege vorab zu kontieren Belege den Kontobewegungen und Kreditkartenabbuchungen zuzuordnen (gemäß der Regel "Keine Buchung ohne Beleg") Beim klassischen, papierbasierten Vorgehen werden die Papierbelege den passenden Zahlungsein- und ausgängen zugeordnet. Traditionell bedeutet das: Im Aktenordner werden die Belege hinter die Kontoauszüge mit den entsprechenden Zahlungsvorgängen einsortiert oder angetackert. Der letzte Schritt der vorbereitenden Buchhaltung ist die Übergabe der gesammelten Belege an die Buchhaltung. Liegt diese beim Steuerberater, findet diese Übergabe meist monatlich oder auch quartalsweise statt. Dies hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. In der Buchhaltung werden die Daten und Dokumente weiterverarbeitet, sprich verbucht. Zu ihren Aufgaben gehören außerdem die Erstellung des Monatsabschlusses und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Auch kümmert sie sich um die Umsatzsteuervoranmeldung. Sie bereitet außerdem den Jahresabschluss vor. Warum vorbereitende Buchhaltung? Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle nötigen Unterlagen so zu übergeben, dass die eigentliche Buchhaltung schnell und ordnungsgemäß erledigt werden kann. So sorgt eine gute Vorbereitung zum Beispiel dafür, dass alle Buchungen korrekt und vollständig erfasst werden. Deshalb ist es sinnvoll, gerade bei der vorbereitenden Buchführung penibel zu sein. Eine gut vorbereitete Buchhaltung bedeutet auch weniger Stress beim Monatsabschluss. Davon profitiert man auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung und schließlich bei der jährlichen Steuererklärung. Ohne sorgfältige Vorbereitung können sich diese nachgelagerten Prozesse verzögern. Zudem erleichtert eine ordnungsgemäße Vorbereitung die Erstellung von betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Die Daten dienen auch als Grundlage für die Erstellung von Abschlüssen wie der GuV und der Bilanz. Generell bringt die vorbereitende Buchhaltung mehr Ordnung in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt sind Unternehmen damit bestens vorbereitet und haben alle Unterlagen griffbereit. Je besser die vorbereitende Buchhaltung, desto weniger Rückfragen von Seiten des Buchhalters, Steuerberaters oder des Finanzamtes. Hoher Aufwand ohne Software Wer keine Software für die vorbereitende Buchführung einsetzt, wird diese Aufgaben meist händisch erledigen. Das ist jedoch mit hohem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Als Beispiel sei hier die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen genannt. https://www.youtube.com/watch?v=vwcyYcDEhio Die Rechnungsverarbeitung erfordert beim analogen Prozess eine Vielzahl an Schritten. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wird der Prozess dagegen erheblich verkürzt. Hier übernimmt die Software viele Aufgaben wie zum Beispiel die Datenextraktion und automatische Weiterleitung an die zuständigen Rechnungsprüfer. Mehr Entlastung durch Software Wer dagegen eine Software nutzt, lässt einen Großteil der Aufgaben vom System erledigen. Mit Buchhaltungsprogrammen lassen sich zugehörigen Aufgaben weitestgehend automatisieren. Dadurch gelingt die vorbereitende Buchführung schneller und einfacher. Hier ein paar Beispiele: Eingangsrechnungen: Statt Belege in Papierform zu sammeln, werden diese eingescannt und in der Software abgelegt. Unternehmen, die ihre Rechnungen digitalisieren setzen der Zettelwirtschaft ein Ende. Denn Papierbelege können vernichtet werden, wenn das sogenannte ersetzende Scannen beachtet wird. Mitarbeitende können die digitalisierten Rechnungen und die extrahierten Rechnungsdaten nach vielfältigen Aspekten (z.B. Datum) filtern. Das erspart jede Menge Zeit. Auch das händische Vorkontieren entfällt: Im Rechnungseingangsbuch der Scopevisio werden zum Beispiel Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und Rechnungen auf dieser Basis vom System vorkontiert. Ausgangsrechnungen/Mahnungen: Rechnungen und Mahnungen werden in der Software erstellt. Wenn die Software über eine API an die Bankkonten angebunden ist, können Zahlungseingänge mit offenen Posten abgeglichen und Belege automatisch den Kontobewegungen zugeordnet werden. Reisekostenabrechnung: Wird diese von der Software unterstützt, können Mitarbeitende Reisekosten selbst digital erfassen und Belege hinterlegen – praktischerweise per App. So sind alle relevanten Belege für Spesen und andere Ausgaben an einem Ort gespeichert und für die die Zuständigen nachvollziehbar. Liegen alle Daten digital vor, erleichtert das auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Statt Ordner oder Kartons zur Steuerkanzlei zu schleppen, werden nur noch Daten transferiert. Idealerweise kann der Steuerberater auf Ihre Software zugreifen und sich die relevanten Daten und Dokumente selbst abholen. Die Alternative dazu: der Export von Daten und der Transfer über eine DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater. Tipp: Achten Sie darauf, welche DATEV-Schnittstelle Ihre Softwarehersteller anbietet. Oft wird nur ein einfacher Export aus Ihrer Software und ein Import in DATEV unterstützt. Dabei sind die Buchhaltungsdaten aber nicht mit den Belegen verknüpft. Diese Verknüpfung muss dann erneut von der Steuerkanzlei hergestellt werden. Dieses Problem umgehen Sie mit einer DATEV-Schnittstelle, die als „Rechnungsdatenservice 1.0“ gekennzeichnet ist. In diesem Fall werden Buchungsdaten inklusive Belegbild übertragen. Die fünf wichtigsten Vorteile softwaregestützter vorbereitender Buchhaltung Zeit sparen durch automatisierte Prozesse Einfacher den Überblick über alle Belege behalten Fehler vermeiden dank regelbasierter Abläufe Kosten senken für externe Dienstleister Reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei Fazit Die vorbereitende Buchhaltung leistet wichtige Vorarbeit für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Wer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, sollte deren Vorbereitung sorgfältig durchführen. Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet jedoch zahlreiche repetitive, manuelle Aufgaben, die sich teilweise automatisieren lassen. Sie ist deshalb für die Digitalisierung prädestiniert. Mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erfassen KMU ihre Belege einfach und sicher. Sie können die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen weitgehend automatisieren. Dabei behalten Sie jederzeit die Kontrolle über alle Belege. Am einfachsten gelingt die vorbereitende Buchhaltung mit einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware. Dann ist es allerdings auch nur noch ein kleiner Schritt, die komplette Buchhaltung gleich selbst zu erledigen. ### Rechnungen digitalisieren - so mindern Sie Ihre Papierflut! In Deutschland sind Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, Eingangs- und Ausgangsrechnungen für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Nicht selten findet man in Büros ganze Aktenschränke vor, in denen jede Papier-Rechnung sorgsam zur Archivierung abgeheftet wird. Mit der Zeit wächst die Anzahl an Aktenordnern und die Papierflut nimmt schnell überhand. Nicht selten müssen Lagerräume angemietet werden, um der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nachzukommen. Doch wie kann man die Zettelwirtschaft in Unternehmen eingrenzen und den weiterhin den Überblick über das Rechnungsarchiv bewahren? Eine Lösung kann hierfür die Digitalisierung von Rechnung sein. Dieser Beitrag gibt einen Überblick darüber, warum es hilfreich ist, Rechnungen zu digitalisieren und welche Bedingungen dabei zu beachten sind. Erfahren Sie, wie Sie mit Digitalisierung von Rechnungen (z.B. durch ersetzendes Scannen) die Papierflut in Ihrem Unternehmen reduzieren können. Warum sollte man Rechnungen digitalisieren? Der offensichtlichste Punkt wurde bereits genannt: Wer Rechnungen digitalisiert, kann diese in einem digitalen Archiv aufbewahren. Eine Aufbewahrung des Papier-Dokuments ist damit nicht mehr nötig – vorausgesetzt, die Richtlinien der GoBD werden eingehalten. Ferner lassen sich noch weitere Gründe dafür finden, weshalb man Dokumente digital aufbewahren und verarbeiten sollte: Ordnung: Sie müssen keine Papierbelege mehr durchsuchen, um eine bestimmte Rechnungen zu finden. Speichern Sie die Rechnungen an einem digitalen, sicheren Ort. So werden die Dokumente leichter zugänglich für Berechtigte. Effizienz: Sie können Zeit und Kosten sparen, indem Sie beispielsweise Eingangsrechnungen digitalisieren. Rechnungsprüfung und -freigabeprozesse werden digital abgewickelt. So kann die Durchlaufzeit um bis zu 50 Prozent verringert werden. Kostenersparnis: Werden weniger Rechnungen ausgedruckt, spart das Unternehmen Kosten für Papier, Tinte und Briefporto ein. Sicherheit: Digitale Rechnungen sind besser vor unbefugtem Zugriff geschützt als analoge Rechnungen, die in klassischen Unterschriftenmappen durchs Haus gereicht werden. Mit Hilfe bestimmter Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüsselung und Passwortvergabe) können Rechnungen zusätzlich geschützt werden. Umweltfreundlichkeit: Mit digitalen Rechnungen können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch umweltfreundlicher handeln. Wer weniger Rechnungen ausdruckt, reduziert zeitgleich den Papierverbrauch. Was sind die Vor- und Nachteile von digitalen Rechnungen? Die Gründe für die Digitalisierung von Rechnungen machen gleichzeitig die Vorteile deutlich, die damit einhergehen. Unternehmen sparen Zeit ein, wenn die Rechnungsverarbeitung automatisiert wird. Elektronische Rechnungen können somit schneller verarbeitet werden und müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Dadurch können Unternehmen Geld sparen und dabei die Umwelt schonen. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus dem Sicherheitsaspekt: Digitale Rechnungen sind durch Passwörter und Verschlüsselung besser geschützt als physische Rechnungen. Achten Sie darauf, dass Ihr digitales Rechnungseingangsbuch und die Archivierungssoftware mit Sicherheitszertifikaten ausgezeichnet ist. Ein Nachteil von digitalen Rechnungen kann sich jedoch im Arbeitsalltag ergeben. So kann es sein, dass manche Kunden und Lieferanten weiterhin Papierrechnungen bevorzugen. Dann müssen Eingangsrechnungen eingescannt werden. Durch den zunehmenden Digitalisierungsdruck sollte die Präferenz für die papierbasierten Abrechnung jedoch abnehmen. Wie digitalisiert man Rechnungen? Der Prozess der Digitalisierung ist davon abhängig, ob man Eingangs- oder Ausgangsrechnungen digitalisieren möchte. Eingangsrechnungen digitalisieren Rechnung einscannen: Sofern Sie die Rechnung in Papierform erhalten haben, scannen Sie diese ein. Achten Sie dabei darauf, dass der Scan gut lesbar ist. Dateiformat wählen: Speichern Sie die Rechnung als PDF-Datei oder im JPG-Format. Auslesung des Dokuments: Zur Weiterverwendung lesen Sie das Dokument mit Hilfe einer OCR-Software. Dadurch wird der Text im gescannten Dokument erkannt und analysiert. Rechnungsinformationen extrahieren: Die relevanten Informationen (Rechnungsnummer, -datum und Betrag) werden von der Software erkannt. So werden die Daten automatisiert erfasst und der Prozess beschleunigt. Weitergabe an Buchhaltungsprogramm: Importieren Sie die Daten vom Rechnungseingangsbuch automatisiert in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System. Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch lassen sich Eingangsrechnungen automatisiert auslesen und verarbeiten. Entdecken Sie jetzt das Potential der digitalen Rechnungsverarbeitung. Ausgangsrechnungen digitalisieren Rechnung erstellen: Erstellen Sie die Rechnung direkt in digitaler Form. Sie können hierfür z.B. eine Buchhaltungssoftware verwenden. Dateiformat wählen: Speichern Sie das Dokument im PDF-Format, so ist die Qualität und Lesbarkeit der Texte gewährleistet. Elektronisch verschicken: Versenden Sie die Rechnungen per E-Mail. In der Regel ist der Versand der Rechnung an eine zentrale E-Mail-Adresse / Postfach vorgehsehen. Rechnung archivieren: Archivieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin können Rechnungen einfach, revisionssicher und GoBD-konform aufbewahrt werden. Rechnung verwalten: Erfassen Sie die Ausgangsrechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ein digitales Rechnungseingangsbuch liefert Ihnen hierfür die vorbereitende Buchung mit entsprechendem Belegbild. Können Rechnungen digital aufbewahrt werden? Ja, Rechnungen können digital aufbewahrt werden, sofern die rechtlichen Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Die GoBD sind ein Richtlinienwerk, dass vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wird. Die Abkürzung GoBD steht dabei für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In den Richtlinien sind u.a. Vorgaben zur technischen und organisatorischen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vorgesehen, die steuerrechtlich relevant sind. Wenn Rechnungen - oder andere Geschäftsunterlagen - digitalisiert werden, müssen diese so archiviert werden, dass die Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Verfügbarkeit gewährleistet ist. In den GoBD ist unter anderem auch festgelegt, wie lange die Dokumente mindestens aufbewahrt werden müssen. Wann darf eine Rechnung vernichtet werden? Archivierte Rechnungen dürfen dann vernichtet werden, wenn die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. In den GoBD ist festgelegt, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen steuerlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Diese sowie andere steuerrelevante Unterlagen müssen in der Regel für zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen worden ist. Ist eine eingescannte Rechnung gültig? Die Aufbewahrung von digitalen Rechnungen bzw. digitalen Belegen gilt in Deutschland dann als gültig, wenn sie den Anforderungen der GoBD entspricht: Die digitale Rechnung muss lesbar sein. Die eingescannte Rechnung sollte unverändert und unverfälscht die Informationen des Papier-Dokuments wiedergeben. Das Dokument sollte gemäß der Aufbewahrungspflicht aufgehoben und im Bedarfsfall schnell verfügbar sein. Die digitale Rechnung sollte GOBD-konform, d.h. angemessen gesichert sein und vor unbefugtem Zugriff und Diebstahl geschützt sein. Wenn die Richtlinien der GoBD erfüllt sind, werden die eingescannten Rechnungen als gültige Belege für steuerliche Zwecke anerkannt. Ist eine digitale Rechnung GoBD-konform archiviert, können sie ggf. das zugehörige Papier-Dokument vernichten. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bestimmte Unterlagen (z.B. notarielle Dokumente) unbedingt im Original aufbewahrt werden müssen. Bei Unsicherheiten empfehlen wir Ihnen, sich von einem Steuerberater beraten zu lassen. Welche Software brauche ich, um meine Rechnungen zu digitalisieren? Für die Digitalisierung von Eingangsrechnungen können folgende Software-Tools Sie im Prozess unterstützen: Eine Scanner-Software für den eigentlichen Scan-Vorgang sowie eine OCR-Software zur Extraktion von Text-Inhalten auf dem Scan Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie zur Archivierung von Rechnungen und Belegen Eine Buchhaltungs- und ERP-Software, an welche Sie die Rechnung inkl. Belegbild zur Buchung weiterleiten Scopevisio liefert Ihnen als integrierte Unternehmenssoftware mehrere Funktionen - alles in einem System. Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch erfassen Sie Ihre Rechnungen auf digitalem Wege. Prüf- und Freigabeprozesse erfolgen auf digitalem Wege. So können Sie den Rechnungsdurchlauf um bis zu 50 Prozent beschleunigen. Mit dem Scopevisio DMS können Sie Ihre Rechnungsbelege revisionssicher archivieren. Ist die Rechnung freigegeben, können Sie die Rechnung inkl. Belegbild an die Buchhaltung zur vorbereitenden Buchung weiterleiten. Mit Scopevisio lässt sich der Rechnungseingangsprozess abbilden: vom Rechnungseingang über die revisionssichere Archivierung bis hin zur Weitergabe an die Buchhaltung. Fazit Die Digitalisierung von Rechnungen ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt, die Buchhaltung effizienter zu gestalten und die Papier-Flut einzudämmen. Ein digitales Rechnungseingangsbuch bzw. ein integriertes DMS kann Sie bei der Verarbeitung und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterstützen. Wichtig ist dabei, das digitale Dokumente auch den gesetzlichen Anforderungen (GoBD) entsprechen. ### Eingangsrechnungen verwalten: So geht es leichter! Jedes Unternehmen muss seine Eingangsrechnungen verwalten, egal, ob Start-up oder Konzern. Was dabei zu beachten ist und wie man diese Verwaltungsaufgabe am einfachsten meistert, erläutert nachfolgender Artikel. Was ist eine Eingangsrechnung? Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen erhält. Die Eingangsrechnung fordert den Empfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung auf. Zu beachten ist allerdings, dass die Eingangsrechnung nicht für das Entstehen einer Forderung relevant ist. Diese entsteht bereits durch den Vertragsabschluss beziehungsweise durch die Ausführung der Leistung oder die Lieferung der Waren. Die Rechnung dient allerdings als Begründung eines etwaigen Ausgleichsverzuges der Forderungen.  Eine Rechnung ist sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnung - es kommt dabei nur auf die Perspektive an. Sie ist Eingangsrechnung für den Empfänger und Ausgangsrechnung für den Sender. Warum muss man Eingangsrechnungen verwalten? Bei jeder Rechnung handelt um ein steuerlich und betriebswirtschaftlich relevantes Dokument. Deshalb müssen Rechnungen sorgfältig verwaltet werden. Steuerlich relevant: Das Finanzamt verlangt bei einer Betriebsprüfung eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorfälle. Eine Eingangsrechnung enthält Daten über einen Geschäftsvorfall (zum Beispiel zum Kauf einer Ware). Eine Eingangsrechnung gilt deshalb in der Buchhaltung auch als Beleg. Dieser ist wiederum Grundlage für eine Buchung. Betriebswirtschaftlich relevant: Eine Eingangsrechnung benennt die Verbindlichkeiten des Schuldners gegenüber seinem Gläubiger. Es ist also wichtig, den Überblick über seine Eingangsrechnungen zu behalten, um nicht in Zahlungsverzug zu geraten. Mit der Zahlung über den ausgewiesenen Betrag wird die Rechnung beglichen. Was bedeutet „Eingangsrechnungen verwalten“ konkret? „Eingangsrechnungen verwalten“ umfasst mehrere Tätigkeiten: So müssen Eingangsrechnungen erfasst, geprüft und gebucht werden. Anschließend werden sie archiviert. Pflichtangaben Eingangsrechnung: Worauf Sie achten müssten Zur Prüfung einer Rechnung gehört es, festzustellen, ob alle Pflichtangaben darauf zu finden sind. Welche dies sind, ist in §14 und §14a UstG definiert. Auf folgende Pflichtangaben einer Rechnung sollten Sie achten: Rechnungsersteller: Vollständiger Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat Rechnungsempfänger: Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Ware oder die Leistung erhalten hat Steuernummer des liefernden Unternehmens oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)  Fortlaufende Rechnungsnummer Lieferdatum oder Leistungszeitraum Rechnungspositionen: Menge und Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung Entgelt, nach Steuersätzen bzw. -befreiungen aufgeschlüsselt Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts (z.B. Skonti, Rabatte) Anzuwendender Steuersatz (19 %, 7 %) Auf Entgelt entfallener Steuerbetrag Ohne diese Angaben ist die auf der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer nicht abzugsfähig. Deshalb sollte man jede Eingangsrechnung auf Korrektheit prüfen. Für die Kleinunternehmer Rechnung gelten andere Regeln. Eingangsrechnungen und Vorsteuerabzug Wenn auf der Eingangsrechnung die Umsatzsteuer (= abziehbare Vorsteuer) ausgewiesen ist, so ist der Rechnungsempfänger zum sogenannten Vorsteuerabzug berechtigt. Das Unternehmen zahlt zunächst den Bruttobetrag und lässt sich die enthaltene Vorsteuer im Nachhinein vom Finanzamt erstatten. Dabei wird die Vorsteuer mit der Umsatzsteuer aus eigenen Lieferungen und Leistungen verrechnet und der Differenzbetrag an das Finanzamt abgeführt. Wie werden Eingangsrechnungen verwaltet? Der „traditionelle“ Prozess: langwierig und umständlich Früher (aber teils heute auch noch) wurden Eingangsrechnungen manuell verwaltet: Sie gingen auf Papier ein und wurden zunächst oftmals in einer Liste erfasst. Manchmal wurden sie auch kopiert, um bei Verlust einen Ersatz zu haben. Das Original wurde zur Prüfung in Unterschriftenmappen oder Ablagen verteilt. Schließlich wurde die Eingangsrechnung es in Ordnern abgeheftet und in (Keller-)archiven abgestellt. Eingangsrechnungen verwalten in Excel Eine Excel-Liste zur Verwaltung von Eingangsrechnungen konnte zum Beispiel so aussehen: Eingangsrechnungen archivieren Um Belege bei Bedarf wiederzufinden, wurden diese in der Vergangenheit in Aktenordnern abgeheftet. Pro Jahr wurde ein Ordner angelegt. Im Ordner war eine alphabetische Sortierung nach Lieferanten vorgesehen (ABC-Register). Im Reiter des Lieferanten wurden die Rechnungen chronologisch nach Datum abgeheftet (neueste Rechnung oben: amerikanisches System; älteste Rechnung oben: behördliches System). Eingangsrechnungen 2022 Lieferant A Re-2022-0024 Re-2022-0013 Lieferant B 14-02-2022-0034 Der moderne Prozess: übersichtlich und einfach Schon bei einer geringen Anzahl an Eingangsrechnungen kommt die Verwaltung mit Excel und Aktenordnern aber schnell an ihre Grenzen: ·        Die Übersicht geht verloren, wenn das Rechnungsaufkommen steigt. ·        Der Rechnungsdurchlauf auf Papier dauert unnötig lange und kann durch Urlaub oder Krankheit ins Stocken geraten. ·        Die Rechnungen sind in den Aktenordner oft schwer wiederzufinden, besonders wenn sie falsch abgeheftet wurden. Deshalb setzen die meisten Unternehmen heute auf eine digitale Rechnungsverarbeitung. Eingangsrechnungen werden in einer Software – zum Beispiel einem ERP-System oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) – verwaltet. Die Eingangsrechnungen werden in der Software elektronisch erfasst, geprüft, freigegeben und rechtssicher archiviert. Unternehmen haben dadurch alle Belege und alle dazugehörigen Prozesse an einem Ort – sicher und jederzeit im Zugriff. Dadurch ergibt sich ·        eine bessere Übersicht: Der Status einer Rechnung ist immer bekannt und damit auch, wo im Prozess sie sich gerade befindet. Alle Bearbeitungsschritte werden automatisch protokolliert. ·        ein einfacherer Zugriff: Dank Volltextsuche können Sie jede Rechnung schnell finden statt Ordner zu durchsuchen. ·        ein schnellerer Durchlauf: Prüfer werden erinnert und Vertretungsregeln treten bei Bedarf automatisch in Kraft. Dadurch werden Liegezeiten reduziert und der Durchlauf beschleunigt. Besonderer Vorteil auch: In der Software werden Eingangsrechnungen revisionssicher archiviert. In folgenden Video haben wir den manuellen und den digitalen Prozess gegenübergestellt - dadurch treten die Vorteile noch deutlicher zutage: https://www.youtube.com/watch?v=vwcyYcDEhio Wie müssen Eingangsrechnungen verwahrt werden? Eingangsrechnungen müssen sicher und nachvollziehbar archiviert werden. Man spricht auch von revisionssicherer Archivierung. Revisionssicher bedeutet, dass dabei die Anforderungen im Hinblick auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz eingehalten werden. Die drei Regelwerke, in denen dies genauer spezifiziert ist, sind die GoBD, das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Aufbewahrungspflicht: Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden? Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für alle Rechnungen (also Eingangs- wie Ausgangsrechnungen) beträgt zehn Jahre. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Für die Dauer dieser Zeit müssen die Eingangsrechnungen lesbar und vollständig sein. ### Digitale Rechnungsverarbeitung: Was Sie darüber wissen sollten Die digitale Rechnungsverarbeitung ist der ideale Einstieg in die Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen. Sie sparen dadurch erhebliche Kosten ein und profitieren von transparenten und effizienten Prozessen beim Rechnungsmanagement. Warum digitale Rechnungsverarbeitung? Der Rechnungseingangsprozess in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft oft noch papierbasiert ab. Eingangsrechnungen kursieren in Unterschriftenmappen zur Prüfung und Freigabe durchs Unternehmen. Beides kann dauern - besonders, wenn verschiedene Abteilungen und unterschiedliche Mitarbeiter beteiligt sind. Dies zeigt deutlich: Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Papierform ist zeitaufwändig und teuer. Die Nachteile liegen auf der Hand: Lange Liege- bzw. Durchlaufzeiten Mangelnde Transparenz im Bearbeitungsstatus Verzögerungen in den Abläufen durch unklare Vertretungsregeln Hohe Prozesskosten (Schätzungen: 11-17 Euro je Rechnung) Fehleranfälligkeit und möglicher Verlust von Rechnungen Verpasste Zahlungsziele und unnötige Skontoverluste Die Umstellung auf die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann dies ändern! Bei der Verarbeitung einer Eingangsrechnung handelt sich um ein Geschäftsprozess, der sehr häufig wiederkehrend ausgeführt wird. Deshalb ist dieser Prozess prädestiniert für die Digitalisierung und Automatisierung. Was ist digitale Rechnungsverarbeitung? Unter digitaler Rechnungsverarbeitung versteht man die softwaregestützte Verarbeitung von Rechnungen in einem digitalen Format. Dieser Prozess umfasst in der Regel die digitale Erfassung, Prüfung, Freigabe, Verbuchung, Bezahlung und Archivierung der Rechnung. Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung Durch die Umstellung der Rechnungsverarbeitung von analog auf digital profitieren Sie in vielfacher Weise. Allen voran ist hier die Kosteneinsparung zu nennen – aber nicht nur. Wichtige Aspekte sind außerdem die Erhöhung der Transparenz und die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Kosten- und Zeitersparnis: Prüfung und Freigaben erfolgen mit wenigen Klicks. Die Rechnung rückt automatisch im digitalen Workflow weiter. Dadurch werden Durchlaufzeiten und somit Prozesskosten reduziert. Dies sieht man besonders deutlich, wenn man die "klassische Eingangsrechnungsverarbeitung" der digitalen gegenüberstellt: Quelle: Leitfaden Elektronische Rechnung in der Verwaltung. Frankfurt, 2014. S. 38 Mehr Transparenz: Alle Beteiligten können in der Software sehen, wo im Prozess sich eine Rechnung gerade befindet. Auch der jeweilige Status (z.B. sachlich geprüft, freigeben) ist ersichtlich. Skontonutzung: Kürzere Durchlaufzeiten führen dazu, dass Sie Zahlungsfristen besser einhalten oder zuverlässiger Skonto ziehen können. Niedrigere Fehlerquote: Dank der systemgestützten, teils automatisierten Rechnungsverarbeitung mit vordefinierten Workflows sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Rechtskonforme Archivierung: Rechnungsbelege werden rechtskonform und gemäß den GoBD archiviert. Mehr Nachhaltigkeit: Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs entfallen Papier und Toner. Auch Ordnungssysteme und Archivflächen werden überflüssig. Wie werden Papierrechnungen digitalisiert? Papierrechnungen werden mit Hilfe eines Scanners (z.B. Archivscanner, Multifunktionsgerät oder mobiler Scanner) digitalisiert oder zum Beispiel von unterwegs mit der Kamera des Smartphones abfotografiert. Exkurs: Digitale vs. elektronische Rechnung Eine digitale Rechnung ist zum Beispiel ein PDF, das durch Scannen einer Papierrechnung entstanden ist. Eine elektronische Rechnung (oder e-Rechnung) ist eine Datei in einem maschinenlesbaren Format (z.B. EDI, XRechnung oder ZUGFeRD), das von IT-Systemen automatisiert verarbeitet werden kann. Eingescannte Rechnungen oder PDF-Rechnungen sind somit keine „echten“ elektronischen Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers. Sie können nicht vollständig elektronisch verarbeitet werden, da in einem unstrukturierten Format – zum Beispiel als Bild (PDF) - vorliegen. Können Papierrechnungen nach der Digitalisierung weggeworfen werden? Nachdem Papierrechnungen eingescannt und gesichert wurden, dürfen sie vernichtet werden (§§ 239 Absatz 4, §§ 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO) - vorausgesetzt, es werden die Leitlinien des „Ersetzenden Scannens“ beachtet werden. Das „Ersetzende Scannen“ wird in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, geregelt. Wichtig zu wissen ist, dass dabei auch eine sogenannten Verfahrensdokumentation vorgesehen ist. In der Verfahrensdokumentation wird festgehalten, wer mit dem Scannen beauftragt ist, welcher Scanner genutzt wird und anderes mehr. Für das ersetzende Scannen gibt es vom BSI außerdem eine technische Leitlinie mit dem Namen TR RESISCAN. Tipp: Um sich das Scannen zu ersparen, sollten Sie Ihre Lieferanten bitten, Ihnen nur noch digitale Rechnungen zuzusenden. Wie verbreitet sind digitale Rechnungen? Laut aktuellen Erhebungen des Digitalverbandes Bitkom aus dem Jahr 2022 erstellen 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form. 2020 waren es erst 65 Prozent und 1996 sogar erst 41 Prozent. Neben digitalen Rechnungen im PDF-Format werden Unternehmen inzwischen auch strukturierte Formate genutzt. Allerdings verwendnen erst 45 Prozent der Unternehmen Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung? Die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist ein strukturierter Prozess, der in der Regel nach einem vorgegebenen Schema abläuft. Dabei können ein oder mehrere Softwareanwendungen beteiligt sein - zum Beispiel ein ERP-System oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Kombination mit einer Buchhaltungssoftware. 1.    Erkennung und Erfassung Egal, ob es sich um einen eingescannte Papierrechnung, eine PDF-Rechnung, die per Mail eingeht, oder eine XRechnung handelt: Zu Beginn des Prozesses werden sogenannte OCR Technologien (Optical Character Recognition) genutzt. Mit deren Hilfe werden relevante Daten erkannt, extrahiert und automatisch an die Rechnungsverarbeitungssoftware übertragen werden. Dies können zum Beispiel sein: Rechnungsdatum Rechnungsnummer Rechnungsbetrag Steuernummer Umsatzsteuer-ID Bankverbindung Die Texterkennung findet mit Hilfe von OCR statt. Nach der Erkennung können die ausgelesenen Daten vom Bearbeiter kontrolliert und ggf. bearbeitet werden. 2.    Prüfung und Freigabe In der Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung können Sie Prüf- und Freigabeprozesse nach Ihren Regeln festlegen. Das bedeutet: Sie legen fest, welche Person für welche Aufgabe zuständig ist: Wer übernimmt die sachliche Prüfung? Und wer übernimmt das, wenn der Zuständige in Urlaub ist (Vertretungsregeln)? Wer erteilt die Freigabe? Das Ergebnis ist ein regelbasierter Workflow. Dieser bildet die Basis bildet für die automatische Zuordnung, effiziente Prüfung und schnelle Freigabe der digitalen Rechnungen. Ist der Workflow aufgesetzt, werden die Bearbeiter werden künftig automatisch per Mail erinnert, wenn Eingangsrechnungen zur Prüfung anstehen. 3.    Verbuchung und Zahlung Nach der Rechnungsfreigabe werden die Daten in an die Buchhaltungssoftware oder ERP-System übergeben und dort gebucht. Da alle notwenigen Prüfprozesse bereits erfolgreich durchlaufen wurden, können Buchung und Bezahlung der Rechnung auch ohne weitere Benutzeraktion stattfinden, sofern die Fibu- oder ERP-Lösung dies unterstützt. Oder aber es die Buchhaltung kontrolliert die Daten abschließend und gibt die Rechnungen manuell zur Zahlung frei. 4.    Rechtssichere Archivierung Die digitalen Eingangsrechnungen werden rechtssicher archiviert. Softwareunterstützt können Sie so die Anforderungen von DSGVO, GoBD, HGB und AO noch einfacher erfüllen. Professionelle Anbieter bieten eine revisionssichere digitalen Archivierung an. Revisionssicher bedeutet, dass die Informationen wiederauffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher abgelegt werden. Im digitalen Archiv ist jede Eingangsrechnung dank Volltextsuche jederzeit einfach wiederauffindbar.  Manuelles vs. digitales Rechnungseingangsbuch Im Video werden der manuelle und digtale Prozess miteinander verglichen: https://www.youtube.com/watch?v=vwcyYcDEhio Digitale Rechnungen: Aufbewahrung Digital eingehende Rechnungen müssen auch digital aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, digitale Rechnungen auszudrucken und als Papierrechnung zu archivieren. Rechnungen, die Sie digital erhalten, müssen Sie in demselben Dateiformat abspeichern, in dem Sie diese erhalten haben. Auch bei digitalen Rechnungen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten werden. Ebenso wie Papierrechnungen müssen digitale Rechnungen mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden. Eingangsrechnungen müssen GoBD-konform archiviert und so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann. Rechnungsverarbeitungssoftware und DMS Rechnungsverarbeitungssoftware wird meist von Softwareherstellern angeboten, die Dokumentenmanagementsystemen (DMS) entwickeln. Oft handelt es sich um ein Modul, das mit dem DMS kombiniert wird. DMS gibt es schon seit über 30 Jahren. Klassische DMS fokussieren auf das Dokument und seine Archivierung. Diese wird mit sogenannten Metadaten versehen und ggf. in digitalen Akten (z.B. Kundenakte, Personalakte) gespeichert. Moderne DMS haben dagegen eine stärker prozessuale Sicht. Sie nehmen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse stärker in den Blick. Ein Klassiker ist hier der digitale Rechnungsworkflow, aber auch das Vertragsmanagement. Moderne DMS ermöglichen auch die Speicherung von Notizen oder E-Mails am Dokument. Digitale Rechnungsverwaltung in der Cloud Klassische Dokumentenmanagementsysteme wurden und werden oft im eigenen Haus betrieben. Man spricht auch von sogenannten On-Premise-Lösungen. In den 90er Jahren war diese das vorherrschende Betriebsmodell. Heutzutage wird Softare für die Rechnungsverarbeitung auch als Cloud-Lösung angeboten und manchmal auch ausschließlich als Webanwendungen entwickelt. Das hat viele Vorteile – allen voran die mobile Nutzung von unterwegs oder im Home Office. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, auch außerhalb des Büros Aufgaben erledigen zu können. Auch die Rechnungsprüfung kann in einer Cloud-Softwaware einfach von unterwegs auf dem Tablet oder Smartphone stattfinden. Der Cloud-Betrieb hat aber auch noch weitere Vorteile im Vergleich zum On-Premise-Betrieb wie zum Beispiel: Geringere Investitionen in Hardware Geringere Einführungskosten und schnelleres Onboarding Betrieb, Wartung und Administration durch den Anbieter Regelmäßige, automatisch eingespielte Update Leichtere Anpassbarkeit, teils durch den Nutzer selbst Rechnungsprozessoptimierung als Einstieg in die Digitalisierung Der digitale Rechnungseingang ist ein echter Klassiker unter den unzähligen Möglichkeiten der digitalen Transformation. Er bietet vor allem solchen KMU einen idealen Einstieg, denn: Der digitale Rechnungseingang lässt sich in überschaubarer Zeit aufsetzen. Der Nutzen sind innerhalb kurzer Zeit für alle Beteiligten sichtbar. Die Kosten amortisieren sich schnell. Fazit In Zeiten des digitalen Wandels wirkt es fast anachronistisch, eine Unterschriftenmappe durch die Büros zu reichen. Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Papierrechnungen ist nicht nur unzeitgemäß, sondern vor allem zeitaufwändig und teuer. Mit dem digitalen Rechnungseingang kann eine Zeitersparnis von 60-80 Prozent erreicht werden. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht und das Team entlastet. Die digitale Rechnungsverarbeitung wird deshalb von vielen als erster Schritt hin zum digitalen, papierlosen Büro gesehen. Ein digitaler Rechnungseingang macht Unternehmen zukunftssicher. Papierrechnungen werden künftig nahezu verschwinden. Innovative Unternehmen setzen Sie daher auf moderne Lösungen und digitalisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess. ### Scopevisio: die Alternative zu „GROW with SAP“. Gemeinsam schneller wachsen! Suchen Sie nach einer cloudbasierten ERP-Lösung für den Mittelstand? Scopevisio liefert Ihnen eine leistungsstarke Alternative zu „Grow with SAP“. Die Unternehmenssoftware der Scopevisio optimiert und automatisiert Geschäftsprozesse in allen wesentlichen Unternehmensbereichen, angefangen beim Vertrieb bis hin zum Finanzwesen. Damit beschleunigt Scopevisio das Wachstum von kleinen und mittleren Unternehmen. Die ERP-Alternative zu "Grow with SAP" "Grow with SAP" (auch kurz SAP Grow) ist ein speziell auf den Mittelstand zugeschnittenes ERP-Angebot aus der Cloud. Nach BusinessByDesign hat SAP damit eine zweite Mittelstands-Initiative für ERP in der Cloud gestartet. Einmal mehr will der Walldorfer Konzern damit kleine und mittelständische Unternehmen als Neukunden gewinnen. Bewährte Cloud-ERP-Systeme gibt es allerdings schon seit Jahren auf dem Markt. Die 2007 in Bonn gegründete Scopevisio AG zählt zu den Vorreitern in diesem Bereich. Mit unserer Unternehmenssoftware bieten wir vor allem schnell wachsenden Unternehmen eine echte Alternative zu Grow with SAP. Wie findet man das passende ERP-System? In unserem Blogartikel zur ERP-Auswahl haben wir die wichtigsten Schritte beim Auswahlprozess zusammengestellt. Skalierbarkeit für wachsende Unternehmen Ebenso wie SAP Grow handelt es sich bei Scopevisio um eine Standardsoftware. Jedoch ist Scopevisio darauf ausgelegt, Unternehmen in Ihrem Wachstum zu begleiten. Mit unserer cloudbasierten Infrastruktur bieten wir kleinen und mittleren Unternehmen eine flexible und skalierbare Plattform. In volatilen Zeiten ändern sich die Anforderungen an Ihr Unternehmen laufend. Scopevisio ermöglicht es Ihnen, sich jederzeit anzupassen. Sie können Sie schnell zusätzliche Nutzer hinzufügen oder Ihre Funktionen erweitern, um Ihren Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. So sind Sie jederzeit in der Lage, schneller auf Veränderungen im Markt oder im Unternehmen zu reagieren. Auf diese Weise befördert Scopevisio als skalierbare Lösung das Wachstum ambitionierter Unternehmen. Umfassende Komplettlösung für wachsende KMU Scopevisio ist eine cloudbasierte ERP-Software mit einer breiten Palette an Funktionen, einschließlich Vertrieb, Teamwork (DMS/ECM), Organisation (Kontakt - und Aufgabenmanagement), Personal (HR) und Finanzen (Buchhaltung und Controlling). Alle Bausteine sind alle in einer integrierten Plattform zusammengefasst. Unternehmen können mit Scopevisio alle relevanten Geschäftsprozesse an einem Ort verwalten und gleichzeitig Effizienz und Produktivität steigern. Scopevisio bietet damit einen vergleichbaren Funktionsumfang wie Grow with SAP. Anders als andere ERP-Systeme bietet Scopevisio allerdings eine offene API (Open Scope: REST API), die es ermöglicht, andere Systeme einfach anzubinden. Kostengünstig implementiert und schnell einsatzbereit Bei vielen ERP-Anbietern ist die Softwareeinführung und -nutzung oft mit komplexen Implementierungs- und Upgrade-Prozessen verbunden. Scopevisio hingegen lässt sich schnell und kosteneffektiv einführen. Auf der Basis von vergangenen Erfahrungen beträgt die Einführungszeit wenige Wochen bis wenige Monate, abhängig von den individuellen Voraussetzungen beim Kunden. Die Einführung erfordert außerdem deutlich weniger IT-Ressourcen und Beraterunterstützung als bei anderen Anbietern. Was die Unterstützung bei der laufenden Nutzung angeht, ist diese bei Scopevisio inklusive. Wir nennen dieses Konzept Customer Lifetime Service. Dieser Service wird im Bundle mit der Software angeboten. Geringe Implementierungs- und Servicekosten unterschiedenen uns auch von ERP-Anbietern wie Microsoft oder Sage. Sicherheit mit Brief und Siegel Für Unternehmen, die eine sichere und zuverlässige Cloud-Lösung suchen, ist Scopevisio eine gute Wahl. Scopevisio ist gemäß ISO 27001 zertifiziert. Die Anwendung ist „Hosted in Germany“ und wird einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Frankfurt betrieben. Mit verschlüsselter Datenübertragung, regelmäßiger, redundanter Datensicherung und wirksamem Schutz vor Cyberattacken erfüllt Scopevisio höchste Sicherheitsansprüche. Unsere Anwendung Finanzen ist nach IDW PS 880 zertifiziert und somit GoBD-konform nutzbar. Unser Modul DMS/ECM basiert auf einer C5-testierten Lösung. ERP für KMU: Wer versteht den Mittelstand? SAP hat seine Stärken bei großen Unternehmen und Konzernen bewiesen. Nicht von ungefähr zählt SAP zu den größten Softwareanbietern weltweit. Das Mittelstandssegment in Deutschland gehörte jedoch bislang nicht zur Kernzielgruppe des international tätigen Konzerns. Mit dem Angebot „Grow“ hat SAP das Produkt S/4HANA Cloud (Public Edition), das auf große Unternehmen ausgerichtet ist, jetzt mit Best Practices für den Mittelstand vorkonfiguriert. Scopevisio ist ein mittelständischer Softwarehersteller mit Hauptsitz in Bonn. Anders als andere Anbieter verfolgen wir eine reine Cloud-Strategie. Unser Fokus liegt seit über fünfzehn Jahren ausschließlich auf den Anforderungen von KMU. Wir sprechen die Sprache des Mittelstands und hören unseren Kunden zu. Deshalb vertrauen uns inzwischen über 7.500 Kunden. Scopevisio im Überblick  Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware Zielgruppe Kleine und mittlere Unternehmen branchenübergreifend (ohne Fertigung) Produktstrategie Cloud only. Scopevisio ist „Made and hosted in Germany“. Funktionsumfang Vielseitige Suite mit den Hauptfunktionen Organisation DMS/ECM Vertrieb Beschaffung Personal Finanzen Funktionsumfang individuell konfigurierbar Implementierung Schnelle und einfache Implementierung, überschaubare Implementierungskosten Integration Einfache Anbindung von Fremdsystemen Open Scope (REST API) Skalierbarkeit Gut skalierbar, hohe Flexibilität, mandantenfähige Software Kundenbetreuung Customer Lifetime Service (inklusive): Kombination aus persönlicher Betreuung und digitalen Services auf einer eigenen Content-, Collaboration und E-Learning-Plattform Kosten Preisbeispiel: Konfiguration mit den Modulen Organisation, Finanzen, DMS/ECM inklusive Customer Lifetime Service (Basis): 67,20 Euro netto pro Benutzer und Monat Fazit: Echte Alternative zu Grow with SAP Scopevisio eine kosteneffektive, flexible, benutzerfreundliche und sichere Alternative zu Grow with SAP, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Scopevisio ist außerdem eine Alternative zu ERP-Anbietern wie NetSuite, Microsoft und Sage, wenn Sie eine moderne, fortschrittliche und benutzerfreundliche Unternehmenssoftware suchen. Mit seiner cloudbasierten Infrastruktur, seiner breiten Palette von Funktionen und seiner Skalierbarkeit ist Scopevisio die perfekte Wahl für Unternehmen, die schnell wachsen und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren möchten. ### ERP-Auswahl: Wie finde ich das richtige ERP-System? Bei der ERP-Auswahl gilt: Wer die Qual hat, hat die Wahl. Auf dem Markt gibt es mehrere Hundert ERP-Systeme, je nach Zählung sogar über tausend. Kleinere und mittlere Unternehmen stehen deshalb vor der schwierigen Frage: Welche ERP-Software passt am besten zu meinem Unternehmen und welche Schritte sind bei der Auswahl zu beachten? Folgender Beitrag bietet eine Orientierungshilfe. Warum ist eine sorgfältige ERP-Auswahl so wichtig? Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme spielen branchenübergreifend eine große Rolle für den Erfolg von Unternehmen. In einem ERP-System sind alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet. Mit ERP-Software können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und teils automatisieren. Eine ERP-Software gilt das Rückgrat oder als „zentrales Nervensystem“ des Unternehmens. Ein ERP-System ist DAS zentrale Instrument für die Unternehmensteuerung. ERP-Systeme sind in der Regel viele Jahre in Einsatz (ca. 10 – 15 Jahre). Deshalb verwundert es nicht, dass der Einsatz von Unternehmenssoftware inzwischen zum Standard geworden ist. Laut Erhebungen des Digitalverbandes Bitkom setzten 95 Prozent aller Unternehmen im Jahr 2022 ein ERP-System ein. 2020 waren es erst 77 Prozent. Grafik: Bitkom e.V. Was KMU angeht, nutzen laut dem Beratungshauses Trovarit 60 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen im Jahr 2022 ein ERP-System. Welche Herausforderungen gibt es bei der ERP-Auswahl? Mit der gestiegenen Nachfrage hat sich der ERP-Markt gewandelt. Bis zur Jahrtausendwende waren ERP-Systeme fast ausschließlich Großunternehmen vorbehalten. Damals bestimmten umfangreiche und kostenintensive Komplettlösungen den Markt, die sich nur große (Industrie-)unternehmen oder Konzerne leisten konnten – Stichwort SAP. Dank der voranschreitenden Digitalisierung sind die Kosten für ERP-Software inzwischen gesunken. Damit sind ERP-System auch für mittelständische und sogar für kleine Unternehmen erschwinglich geworden. Gleichzeitig ist das Angebot an Lösungen gewachsen und der Markt inzwischen fragmentierter denn je. Daraus ergeben sich besondere Herausforderungen bei der ERP-Auswahl: Großes und vielfältiges Angebot an ERP-Systemen Unterschiedlicher Funktionsumfang der ERP-Lösungen Schwierige Vergleichbarkeit Standardanwendungen vs. Branchenlösungen On Premise und Cloud-Lösungen Die ERP-Auswahl bedarf einer sorgfältigen Planung. Unternehmen sollten bei der Softwareauswahl deshalb strukturiert vorgehen. Wie gehe ich bei der ERP-Auswahl vor? Der Fünf-Punkte-Plan Beim Prozess der EPR-Auswahl sollten Sie verschiedene Schritte berücksichtigen: 1.    ERP-Projekt aufsetzen Von Anbeginn sollte allen klar sein, dass ein ERP-Projekt Zeit in Anspruch nimmt und Personal bindet. Eine gute Planung des ERP-Projektes sollte deshalb zum Start folgendes berücksichtigen: Projektteam ins Leben rufen: Stellen Sie ein Projektteam zusammen und wählen Sie einen Projektleiter. Da die ERP-Einführung viele Unternehmensbereiche betrifft, sollten verschiedene Abteilungen vertreten sein – zumindest aber alle betroffenen Bereichen gehört werden. Ziele festlegen: Welche Ziele sollen mit der Einführung eines ERP-Systems erreicht werden? Wollen Sie Prozesse vereinfachen und beschleunigen? Einen besseren Informationsfluss im Unternehmen erreichen? Oder geht es Ihnen darum, den IT-Aufwand zu reduzieren? Fixieren Sie Ihre Ziele und legen Sie Prioritäten fest. Zeitplan erstellen: Das Projektteam sollte einen realistischen Zeitplan entwerfen. Die Terminplanung ist bei ERP-Projekten ein äußerst kritischer Faktor. Gerade der interne personelle Aufwand wird gerne unterschätzt. Deshalb laufen ERP-Projekt zeitlich manchmal aus dem Ruder. Budget bestimmen: Auch der finanzielle Rahmen muss abgesteckt werden. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Kosten für das System, sondern die Kosten für eine eventuelle Datenmigration aus Altsystemen und für die Schulung der Mitarbeiter. 2.    Bestehende Strukturen und Prozesse checken Bevor Sie daran gehen, die Anforderungen das neue ERP-System zu formulieren, ist es sinnvoll einerseits die bestehende Organisationsstrukturen und andererseits die bestehende Prozesse unter die Lupe zu nehmen. Nutzen Sie die Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen und bei Bedarf vor der Einführung des ERP-Systems zu verändern. Der Grund: Die Einführung einer neuen Software beseitigt problematische Strukturen und Abläufe nicht per se. Oder anders gesagt: Ein schlechter Prozess bleibt auch in der Software ein schlechter Prozess. Schlimmer noch: Er wird eventuell sogar manifestiert. Deshalb müssen Sie Schwachstellen aufspüren, Strukturen bei Bedarf verändern und Prozesse optimieren. 3.    Anforderungen zusammenstellen Die Anforderungen an das neue ERP-System werden zusammengetragen. Dabei handelt es sich vor allem um Anforderungen auf funktionaler Ebene. Aber auch nichtfunktionale Anforderungen (z.B. Internationalisierung, Skalierbarkeitn, Compliance etc.) werden berücksichtigt. Halten Sie schriftlich fest, was Sie benötigen. Stellen Sie die Soll-Funktionen und -Prozesse des neuen ERP-Systems zusammen. Bei großen Unternehmen ergeben sich hier meist umfangreiche Anforderungsdokumente, die man Lastenheft nennt. Neben der rein textlichen Beschreibung können auch Prozessdarstellungen in visueller Form – zum Beispiel als Flussdiagramm – eingefügt werden. Auf der Grundlage Ihrer Anforderungen können Ihnen ERP-Anbieter Angebote erstellen. Tipp: Kann Ihr künftiges ERP-System mit Ihnen mitwachsen? In unseren volatilen Zeiten ändern sich Anforderungen ständig. Deshalb sollten Sie auf die Erweiterungsmöglichkeit der Anwendung achten. Viele Systeme sind modular aufgebaut und ermöglichen es, mit einem kleineren Funktionsumfang zu starten und weitere Funktionsbausteine später hinzuzunehmen. 4.    ERP-Markt sondieren und Vorauswahl treffen Der Anforderungskatalog unterstützt dabei, das passende ERP-System zu finden. Für die Marktrecherche haben wir in Folgenden einige Inspirationsquellen zusammengestellt. Anbieterwebsites: Achten Sie bei den gefundenen ERP-Anbietern auf Fallstudien und Referenzen aus Ihrer Branche. Je ähnlicher die beschriebene Unternehmen dem eigenen sind, desto eher lassen sich Success Stories sich auf Ihr Unternehmen übertragen. Wichtig auch: Verfügt der Anbieter über Kunden in Ihrer Unternehmensgröße? Seit wann ist der Software-Anbieter am Markt und wird er Sie langfristig begleiten können? Top 10 Listen („Die besten ERP-Anbieter“) kann man bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung konsultieren, sie sind allerdings mit Vorsicht zu genießen. Nicht selten steckt bezahlte Werbung dahinter. ERP-System des Jahres: Das Center for Enterprise Research (CER) der Universität Potsdam kürt jedes Jahr im Rahmen der Preisverleihung das „ERP-System des Jahres“ in unterschiedlichen Seementen. Vergleichsportale wie Softwarecheck o.ä. können hilfreich sein, da sie teilweise den (groben) Vergleich unterschiedlicher Anwendungen erlauben und die Möglichkeit bieten, nach ERP-Funktionalitäten zu filtern. Fachmagazine Ihrer Branche stellen in ihren IT-Rubriken oft Softwareanwendungen vor. Das Magazin ERP-Management bietet regelmäßig – teils branchenbezogen – aktuelle Marktübersichten an. Verbände wie z.B. der Digitalverband Bitkom beschäftigen sich auch mit dem Thema ERP – vor allem in Zusammenhang mit Trend-Themen wie KI oder Plattformwirtschaft (siehe Studie ERP Trend-Check). ERP-Beratung: Viele Beratungsunternehmen mit IT-Schwerpunkt versprechen ein unabhängige Beratung bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software. Sie verstehen sich als Sparringspartner nehmen Unternehmen – zu entsprechenden Kosten - die zeitintensive Marktrecherche ab. Das Beratungshaus Trovarit führt seit über zwanzig Jahren eine Studie mit dem Titel „ERP in der Praxis“ durch, bei der Unternehmen zu Anwenderzufriedenheit und Nutzen befragt werden. Messen und Konferenzen: Wenn Sie den Zeitaufwand nicht scheuen, kann auch der Besuch einer IT- oder Branchenmesse Ideen für mögliche ERP-Systeme liefern. In Folge der Corona-Pandemie hat sich die Zahl der IT-Messen jedoch deutlich reduziert. Schon seit 2019 gibt es die CeBIT nicht mehr. Das Ergebnis der Recherche sollte eine Vorauswahl von fünf bis zehn ERP-potenziellen Anbietern sein. Diese Vorauswahl sollte mit Hilfe von ERP-Auswahlkriterien auf drei bis fünf Anbieter reduziert werden. 5.    ERP-Anbieterpräsentationen, Angebote und Entscheidung Es folgt die Kontaktaufnahme zu den ausgewählten Anbietern, mit denen das Unternehmen in einen detaillierten Austausch geht. In der Folge finden ausführliche Anbieterpräsentationen oder auch Workshops statt. Manche Anbieter bieten auch einen unverbindlichen Test ihrer ERP-Software an. Sie haben hier oft die Möglichkeit, die Anwendung auch mit eigenen Daten zu testen. Schränken Sie den Anbieterkreis danach mit einer Shortliste ggf. weiter mit ein. Die verbliebenen ERP-Anbieter fertigen Konzepte – ggf. als Pflichtenheft - an, aus denen hervorgeht, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse digital abbilden werden. Sie beschreiben darin, wie und womit das ERP-Vorhaben umsetzen wird. Nachfolgend oder in Kombination mit dem Pflichtenheft erstellt Ihnen die ERP-Anbieter ein konkretes Angebot. Die Angebote werden unter Berücksichtigung des Anforderungskatalogs bzw. Lastenheftes bewertet, der passende ERP-Anbieter ausgewählt und beauftragt. Beachten Sie: Sie treffen nicht nur eine Entscheidung für ein System, sondern auch für einen Anbieter! Mit dem ERP-Anbieter gehen Sie in der Regel eine lange Partnerschaft ein. Deshalb sollte es auch zwischenmenschlich passen. Außerdem sollten Support und Serviceleistungen nicht außer Acht gelassen werden. Im ERP-Vertrag sind alle wesentlichen Bestandteile der Zusammenarbeit wie etwa Lizenzen, Wartungsgebühren und laufende Kosten während des Betriebs fixiert. Danach kann die ERP-Einführung starten! ### Aktuelle Herausforderungen für IT-Unternehmen und wie ein ERP-System dabei unterstützen kann Der Krieg in der Ukraine, die globale Rohstoff- und Energiekrise und die hohe Inflation: Die Auswirkungen der aktuellen politischen und wirtschaftlichen Lage betreffen auch die Tech-Branche. Vor welchen Herausforderungen stehen mittelständische IT-Unternehmen im Jahr 2023 und wie kann ein ERP-System aus der Cloud helfen, diesen zu begegnen? Wie eine Umfrage des Bundesverbandes IT-Mittelstand (bitmi e.V.) zeigt, ist im Jahr 2023 weiterhin der Fachkräftemangel die größte Herausforderung für IT-Unternehmen – gefolgt von Inflation und Wirtschaftslage. Obwohl die Umfrage nicht repräsentativ ist, benennt sie dennoch zentrale Probleme und lässt deren Gewichtung erkennen. Quelle: Bundesverband I_T-Mittelstand (bitmi e.V.) Top 1 Herausforderung IT-Unternehmen: Fachkräftemangel Zahlen des Digitalverbandes Bitkom stützen die Ergebnisse der Bitmi-Umfrage. So herrscht laut Bitkom in Deutschland seit Jahren ein struktureller IT-Fachkräftemangel. Im Jahr 2022 gab es 137.000 unbesetzte Stellen. Quelle: bitkom e.V. Hauptgrund dafür ist der demografische Wandel: Es kommen weniger junge Menschen mit IT-Qualifikationen auf den Arbeitsmarkt. Zugleich scheiden mehr Ältere aus dem Berufsleben aus. Im Schnitt dauert die Personalsuche derzeit sieben Monate. Gesucht werden vor allem Entwickler. So kann ein Cloud-ERP helfen Ideen gegen die Fachkräftemangel gibt es viele: Employer Branding verbessern, Quereinsteiger qualifizieren, ausländische Fachkräfte gewinnen. Wie aber soll ein Cloud-ERP-System helfen können? Die Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt – und die Corona-Pandemie hat diesem Wandel noch deutlichen Schub verpasst: Mitarbeitende möchten selbstbestimmt und flexibel arbeiten – im Büro, im Homeoffice oder anderswo. Cloud-Lösungen sind dazu ideal geeignet. Cloud-Lösungen machen Unternehmen deshalb attraktiver als Arbeitgeber. Auch IT-Mitarbeiter kommen hin und wieder mit administrativen Aufgaben in Berührung: Reisekosten abrechnen oder Rechnungen freigeben sind zwei Beispiele. Wie gut, wenn man dies mit wenigen Klicks von unterwegs oder aus dem Homeoffice erledigen kann. Ein Cloud ERP-System schont Zeit und die Nerven der wertvollen IT-Mitarbeiter und unterstützt sie bei unvermeidlichen Verwaltungsaufgaben. Top 2 Herausforderung IT-Unternehmen: Inflation und Wirtschaftslage Die hohe Inflation und die unsichere Wirtschaftslage führen nicht nur zur Kaufzurückhaltung bei den Konsumenten, sondern auch zu reduzierten Investitionen im B2B-Sektor. Gleichwohl ist die IT-Branche dadurch weniger betroffen als manche andere Branche: Laut Gartner bleiben die IT-Ausgaben von von Unternehmen stabil. Deshalb verwundert es nicht, dass über 60 Prozent der befragten IT-Unternehmen in der schon erwähnten Bitmi-Umfrage mit steigenden Umsätzen in Jahr 2023 rechnen und knapp 30 Prozent mit gleichbleibenden. Dies deutet auf eine große Widerstandsfähigkeit der IT-Branche in Krisensituationen hin. Nichtsdestotrotz gibt es keinen Grund für Selbstzufriedenheit. In einer schwer einzuschätzenden Wirtschaftssituation wie der derzeitigen, sind auch IT-Unternehmen gut beraten, ihre Kosten zu senken. Da ist auch mit Blick auf die steigenden Energiekosten (Herausforderung Nr. 4) sinnvoll. So kann ein Cloud-ERP helfen In Verwaltungsprozessen wie der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der Auftragsabwicklung steckt enormes – oftmals unentdecktes – Automatisierungs- und damit Kostensenkungspotenzial. IT-Dienstleister sollten sich z.B. fragen: Gibt es Verknüpfungen zwischen Aufträgen, Projekten und Abrechnungen? Werden Eingangsrechnungen auf Papier zur Prüfung und Freigabe im Unternehmen herumgereicht? Werden alle IT-Dienstleistungen wirklich abgerechnet? Erstaunlicherweise haben IT-Unternehmen oft Nachholbedarf bei der Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Aufgrund der Auftragsfülle sind sie so in eigenen Kundenprojekten „absorbiert“, dass oft keine Zeit für die eigene digitale Transformation bleibt. Ein Cloud-ERP kann dabei helfen, die Effizienz im administrativen Bereich zu erhöhen und Kosten zu senken. Gleichzeitig bietet des der Geschäftsführung mehr Transparenz in ihren Zahlen. Weitere Herausforderungen IT-Unternehmen: Lieferengpässe Besonders bei IT-Hardware bestehen weiterhin Lieferengpässe. Netzwerkkomponenten, Server, Laptops sind Mangelware. Der Grund: Die Halbleiterindustrie ist besonders vom Ukraine-Krieg betroffen. Das liegt an Engpässen bei den benötigten Rohstoffen wie z.B. beim Neongas, das bei der Halbleiterproduktion eingesetzt wird. Neon kam bislang in großen Mengen aus Russland und der Ukraine. So kann ein Cloud-ERP helfen Zwar kann ein ERP-System Lieferengpässe nicht beseitigen, es kann allerdings grundsätzlich bei der Beschaffung unterstützten. Wer einen transparenten Überblick über Aufträge, Bestellungen und Bestände hat, kann besser planen. Ein ERP-System ist in „normalen Zeiten“ eher auf eine bedarfsgerechte Versorgung bzw. „Just-in-time“-Bestellung ausgerichtet. Es unterstützt aber auch beim Kauf auf Vorrat, wie er sich eventuell in der aktuellen Situation anbietet – auch wenn dadurch Lagerkapazität gebunden wird. Fazit Ein Cloud-ERP-System kann nicht unmittelbar bei den aktuellen Herausforderungen von IT-Unternehmen helfen. Es kann jedoch dabei unterstützen, die eigene Verwaltungsorganisation zu optimieren, manuelle Arbeiten zu reduzieren und Prozesskosten zu senken. All dies sorgt in Krisenzeiten für mehr Resilienz und versetzt IT-Dienstleister in die Lage, ihr Wachstum wieder zu beschleunigen. ### Tipps für den 30-Tage-Test von Scopevisio Scopevisio bietet ein bereits Spektrum an Informationen, interaktiven Lernangeboten und Möglichkeiten des Austauschs sowohl mit Fachexpert:innen als auch mit Anwender:innen. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über unsere begleitenden Services – denn Scopevisio ist mehr als Software! Sie möchten Scopevisio selbst entdecken und dafür Lernvideos nutzen? Sie lesen lieber eine ausführliche Dokumentation? Oder Sie bevorzugen den direkten Austausch mit Experten oder der Anwender-Community? Was Sie auch vorhaben: Bei Scopevisio gibt es für die unterschiedlichen Anforderungen ein breites Spektrum an Informationen, Lernangeboten und Hilfestellungen. Online-Demo Wenn Sie die Hauptfunktionen von Scopevisio am liebsten präsentiert bekommen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere kostenlose Online-Demo. Lernen Sie Scopevisio live kennen und lassen Sie sich gerne beraten. Unsere Digitalisierungsexptert:innen stehen Ihnen bei allen Fragen rund um die Digitalisierung gerne zur Seite. Online-Hilfe In der umfangreichen Online-Hilfe von Scopevisio finden Sie ausführliche Erläuterungen zu sämtlichen Scopevisio-Hauptfunktionen. Im Kapitel "Erste Schritte" erhalten Sie grundlegende Informationen für den Start. Sie erreichen die Online-Hilfe auf verschiedenen Wegen: Über das Rettungsring-Symbol in der Menüleiste der Anwendung. Hier können Sie übrigens auch eine Online-Demo buchen. Über das Fragezeichen-Icon, das als kontextsensitive Hilfe fungiert und Sie direkt zum passenden Thema in der Online-Hilfe leitet Über die Scopevisio-Website (Link im Footer) Schauen Sie doch einfach mal vorbei! Scopeunity: unsere Anwender:innen-Community Die Scopeunity ist die Kommunikations-, Wissens-, und Lernplattform für unsere Anwender:innen. In der Scopeunity setzen wir auf kollaborative Zusammenarbeit und digitale Fortbildungsmöglichkeiten. Hier gelangen Sie zur Startseite der Scopeunity. Das alles bietet die Scopeunity Schauen Sie sich auch gerne noch weiter in der Scopeunity um. Sie finden hier auch: Aktuelle Releasenotes Interessante Veranstaltungen & Webinare News von Scopevisio und ihren Töchtern Coworking Spaces für den Austausch unter Scopevisio-Anwender:innen und mit Fachexperten Beiträge aus der Welt der Digitalisierung und hilfreiche Impulse zu Themen wie New Work oder Automation … und vieles andere mehr Der Customer-Lifetime-Service (CLS) Wenn Sie Scopevisio-Kund:in werden, abonnieren Sie nicht nur Software. Inklusive ist auch gleich ein ganz besonderer Service – der Customer Lifetime Service. Er begleitet Sie als Scopevisio-Anwender:in kontinuierlich, damit Sie jederzeit das Optimum aus Ihrer Software herausholen. Die Scopeunity ist so etwas wie die Heimat dieses Rund-um-sorglos-Services und Ihre zentrale Anlaufstelle bei Fragen rund um Scopevisio. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit Scopevisio! Wir sind uns sicher, dass viele spannende Themen auf Sie zukommen werden. Mit uns als Partner sind Sie damit nicht alleine. Wir freuen uns, Sie begleiten zu dürfen. Bei Rückfragen schreiben Sie uns gerne eine Mail an sales@scopevisio.com oder rufen Sie uns unter 0800 800 800 2 an. ### Willkommen beim 30-Tage-Test von Scopevisio: Erste Schritte Wir freuen uns, dass Sie mit uns in die Cloud abheben und die Digitalisierung Ihres Unternehmens vorantreiben wollen! Für die ersten Schritte mit Scopevisio haben wir Ihnen hier Informationen zur Scopevisio-Philosophie, zur Benutzeroberfläche der Software und zu Ihrer Testphase zusammengestellt. Welche Philosophie steht hinter Scopevisio? Wir bei Scopevisio haben uns zum Ziel gesetzt, Unternehmenssoftware für das 21. Jahrhundert neu zu erfinden. Flexibel, mobil, vernetzt – so wollen Unternehmen heute arbeiten. Das passende Werkzeug dafür ist unsere cloudbasierte, integrierte Unternehmenssoftware.  Scopevisio digitalisiert und automatisiert kaufmännische Routineaufgaben – angefangen beim Vertrieb bis hin zur Buchhaltung. Für unsere Anwender:innen bedeutet das mehr Effizienz, bessere Zusammenarbeit, Echtzeitdaten auf Knopfdruck und vor allem weniger Stress im Arbeitsalltag – getreu unserem Motto: Simplify your daily business. Wie kann ich mir einen Überblick über Scopevisio verschaffen? Wir möchten Ihnen den Einstieg so leicht wie möglich machen, damit Sie sich schnell in Scopevisio zurechtfinden. Wir empfehlen Ihnen dazu einen persönlichen Demo-Termin mit unseren Digitalisierungsexpert:innen. Diese führen Sie live durch die Software, erläutern die wichtigsten Funktionen und können dabei auf Ihre individuellen Fragen eingehen. Lassen Sie sich beraten - unsere Digitalsierungsexpert:innen begleiten Sie gerne. Die Online-Demo ist selbstverständlich kostenlos. Sie möchten Scopevisio auf eigene Faust entdecken? Nützliche Informationen für einen schnellen und einfachen Start in unserer Software haben wir hier für Sie zusammengestellt. Die Benutzeroberfläche von Scopevisio Die Testversion, für die Sie sich registriert haben, umfasst sämtliche Funktionsbereiche von Scopevisio. Einen Überblick über die grafische Benutzeroberfläche (GUI) gibt Ihnen folgende Grafik. Diese zeigt alle wesentlichen Bedien-Elemente, über die Sie als Nutzer:in mit der Software agieren. Was die Gestaltung angeht, orientieren wir uns an Microsoft Office 365. Viele Elemente lassen sich deshalb leicht identifizieren. Manche Icons sind auch mit einem Mouse-over versehen. In unserem Video erläutern wir Ihnen, wie die grafische Benutzeroberfläche von Scopevisio strukturiert ist. Sie erfahren mehr über die Funktionen im Menüband und in der Symbolleiste, lernen Icons und Symbole kennen und erhalten einen ersten Eindruck von Startseite und Formularbereich. Auch in unserer Online-Hilfe erhalten Sie Informationen zur Benutzeroberfläche. Wie kann ich Scopevisio testen? Sie können die Software auf verschiedene Weise testen: Sie testen die Funktionen in der Instanz „Scopevisio Demo AG“. Diese enthält Demodaten. Sie befinden sich in der Scopevisio Demo AG, wenn Sie die Software öffnen. Sie richten eine eigene Gesellschaft ein und arbeiten mit den von Ihnen eingegebenen Daten. Nachdem Sie diese Gesellschaft eingerichtet haben, erscheint sie oben rechts in der Menüleiste. Hier können Sie auch zwischen der Demo AG und Ihrer Gesellschaft wechseln. Ihre eingegebenen Daten werden nach Ende Ihrer Testphase automatisch gelöscht. Wie richte ich eine eigene Gesellschaft in Scopevisio ein? Unser Einrichtungsassistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Ersteinrichtung. Starten Sie den Einrichtungsassistenten in Ihrer Software über die markierte Schaltfläche rechts im Menüband: Sie gelangen so zum Einrichtungsassistenten. Grün ist der Schritt markiert, in dem Sie sich gerade befinden. Pflichtfelder sind gelb hervorgehoben. Als Tester:in müssen Sie mindestens Rechtsform und Branche angeben. Weitere Felder sind optional. Manche Felder sind mit Empfehlungen vorausgefüllt, zum Beispiel der Kontenrahmen SKR03. Hier können Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen. Felder können selbstverständlich auch im Nachhinein ausgefüllt oder verändert werden. Erläuterungen zum Einrichtungsassistenten finden Sie in unserer Online-Hilfe. Bei Rückfragen schreiben Sie uns gerne eine Mail an sales@scopevisio.com oder rufen Sie uns unter 0800 800 800 2 an. ### Scopevisio setzt auf finAPI zur Anbindung von Geschäftskonten Scopevisio Finanzen bietet umfangreiche Funktionen für die Buchhaltung, von A wie Anlagenbuchhaltung bis Z wie Zahlungslauf, um alle anfallenden Aufgaben schnell und effizient zu erledigen. Durch die direkte Anbindung der Geschäftskonten per Bankschnittstelle ist es möglich, die aktuelle finanzielle Situation jederzeit im Auge zu behalten. Außerdem können Sie dadurch Buchhaltungsprozesse automatisieren und manuelle Aufwände reduzieren. Als Banking-Schnittstelle nutzen wir seit Herbst 2022 die finAPI. Die Herausforderung: Zuverlässiger Import von Kontotransaktionen  Für die Anbindung der Bankkonten an die Software wird eine sogenannte Banking-API benötigt, also eine Schnittstelle, die das Bankkonto mit der Software verknüpft. Um Ihnen auch an dieser Stelle einen guten, verlässlichen Service bieten zu können, sind für uns mehrere Kriterien bei der Auswahl des richtigen Partners besonders wichtig. Aus diesen Gründen haben wir uns im Herbst 2022 für einen Wechsel zu finAPI entschieden:  Zuverlässige und sichere Bankschnittstelle Anbindung von Konten von möglichst jeder Bank in Deutschland und Österreich sowie weiteren Ländern  Automatische tägliche Batch-Updates  Auslösen von Zahlungen direkt aus der Software  Die Lösung: Wechsel zu finAPI als neuem Partner  Die finAPI GmbH gehört zu den führenden Open Banking-Anbietern Deutschlands und ist von der BaFin als Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienst lizenziert. Über die finAPI Schnittstelle können Sie Bankkonten, Kreditkartenkonten, Depots und PayPal Business-Accounts an unsere Software anbinden. finAPI verfügt über eine sehr hohe Bankenabdeckung in Deutschland, Österreich, Ungarn, der Tschechischen Republik sowie der Slowakei. Weitere Länder Europas sind bereits in der Planung und sollen in Kürze folgen.  Umstellung auf finAPI in Scopevisio   Für Sie ist die Umstellung auf finAPI in Scopevisio mit wenigen Klicks und dem Login ins Online-Banking erledigt. Wie Sie das Online-Bankings einrichten und die Kontoumsätze abrufen erklären wir Ihnen in unserer Online-Hilfe. Einmal eingerichtet, können direkt aus Scopevisio heraus Kontoumsätze und Salden ohne die Zwangseingabe einer TAN abgerufen werden – die Aktualisierung der Kontoumsätze erfolgt täglich automatisch.  „Die Umstellung auf die neue Bankschnittstelle von finAPI verlief für uns und unsere Kunden reibungslos. Wir freuen uns, damit unseren Kunden eine sichere und zuverlässige Schnittstelle für den Import von Kontodaten und das Auslösen von Zahlungen, sowie weitere Vorteile wie automatische tägliche Updates anbieten zu können.“  Silke Kanes (CPO), Vorständin Produkte   Zahlungen direkt über das Online-Banking auslösen   Über die finAPI Bankschnittstelle können Sie auch direkt Zahlungen auslösen. SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften sind somit in Sekundenschnelle erledigt und XML-Dateien sind Schnee von gestern.  Ihre Vorteile mit finAPI  Sicher  PSD2-konforme Bankschnittstelle   Höchster IT-Sicherheit und Systemverfügbarkeit  Nutzung von Servern mit Standort Deutschland  TÜV-geprüft und zertifiziert  Effizient  Anbindung von Banken in DE, AT, CZ, HU & SK; und weitere Länder in Planung  Einfache Anbindung Ihrer Geschäftskonten per Online-Banking  Zusätzliche Anbindung von PayPal-Geschäftskonten und Depots  Tägliche Aktualisierung von Kontoumsätzen (Batch Updates)  Direkte Überweisungen aus der ERP-Software über den Zahlungsauslösedienst finAPI  (XML-Datenträger entfallen) Über finAPI Die finAPI GmbH gehört zu den führenden Open Banking-Anbietern Deutschlands und ist von der BaFin als Kontoinformations- und Zahlungsauslösedienst lizenziert. Bereits seit 2008 entwickelt und implementiert das Münchner Unternehmen anspruchsvolle Software und Lösungen zur Aggregation und Analyse von Finanzdaten. Im Fokus stehen die Produktbereiche Open Banking, Data Intelligence, KYC und Payment. Zu den Kunden zählen bereits über 300 Unternehmen unterschiedlichster Branchen, darunter Banken, Finanzdienstleister, Fintechs, Versicherungen und Softwareanbieter. ### Scopevisio Beschaffung: die neuen Funktionen Die Scopevisio Beschaffung unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Entscheidend dafür ist der Überblick über den Bedarf, damit alle Aufträge bedient werden können. Ein wesentlicher Pluspunkt der Scopevisio Beschaffung ist die nahtlose Integration des Moduls in die Cloud Unternehmenssoftware der Scopevisio. Herausforderungen in der Beschaffung Die Beschaffung im Unternehmen ist keine Insel, sondern mit allen Unternehmensbereichen wie dem Verkauf und der Geschäftsführung verknüpft. Die Mitarbeitenden haben in ihren jeweiligen Rollen unterschiedliche Anforderungen an die Beschaffung: Der Verkäufer will seinem Kunden ein sicheres Lieferdatum nennen können. Er möchte dafür aber nicht lange recherchieren, denn dadurch geht ihm Zeit für die Neukundengewinnung verloren. Der Einkäufer braucht einen schnellen und zuverlässigen Überblick über Aufträge und Bestände, um bedarfsgerecht zu bestellen. Der Buchhalter benötigt Klarheit über Lieferungen und Leistungen, um Eingangsrechnungen zur Zahlung anweisen zu können. Darüber hinaus braucht der diese Informationen auch für die Umsatzsteuervoranmeldung. Der Geschäftsführer will zuverlässig wissen, zu welchem Zeitpunkt er mit welchen Umsätzen rechnen kann. Probleme in der Beschaffung Oft werden diese Herausforderungen aber auch heute noch mit suboptimalen Werkzeugen bewältigt. Manuelle Prozesse und Systembrüche prägen weiterhin den Arbeitsalltag. Die Folgen: Fehlender Gesamtüberblick über Aufträge und Bestände Ineffizienter Beschaffungsprozess durch Medienbrüche und aufwändige manuelle Tätigkeiten Zeitintensive Informationssuche in unterschiedlichen Abteilungen, getrennten Systemen oder an unterschiedlichen Ablageorten Fehlende Auskunftsfähigkeit, wenn Kolleg:innen nicht im Hause sind Hoher Arbeitsaufwand durch die Aggregation und Aufarbeitung von Daten All dies kann negative Auswirkungen auf den Beschaffungsprozess haben, was wiederum dazu führen kann, dass benötigte Artikel fehlen und Umsätze nicht realisiert werden: Kunden beschweren sich wegen verstrichener Liefertermine. Kunden stornieren und bestellen bei der Konkurrenz. Die Kundenbindung schwindet. Setzen Sie auf Software, die Ihre Beschaffungsprozesse optimiert! Scopevisio nimmt dem Einkauf manuelle Prozesse ab, minimiert die Fehleranfälligkeit und erhöht die Liefertermintreue. Scopevisio Beschaffung als Teil eines Gesamtsystems Scopevisio Beschaffung: Die richtigen Produkte in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort! Die Scopevisio Beschaffung ist ein Modul der vollständig interierten ERP-Software von Scopevisio. Das hat den Vorteil, dass vor- und nachgelagerte Prozesse nahtlos mit der Beschaffung verbunden sind und die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Übertragung von Daten von einem System ins andere entfällt. Silos werden aufgebrochen. Statt dessen werden Daten zentral in einem System gepflegt. So wird Datenkohärenz geschaffen und eine Echtzeitsynchronisation garantiert. So werden zum Beispiel Rechnungen Ihrer Lieferanten den eingehenden Lieferungen zugeordnet und automatisch sachlich geprüft. Hier zeigt sich der Vorteil der Integration von Beschaffung und Rechnungseingangsbuch. Die Auftragssteuerung als zentrales Element Ausgangspunkt der Beschaffung in Scopevisio ist die Auftragssteuerung. In der Auftragssteuerung erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die anstehenden Aufträge und die zugehörigen Auftragspositionen sowie die Reservierungen. In dieser Übersicht wird mittels Ampel-Kennung (grün, gelb, rot) ersichtlich, ob und wann Aufträge ausgeführt werden können. Sie sehen, welche Aufträge aus dem aktuellen Lagerbestand und den bevorstehenden Lieferungen aus den Bestellungen bei Ihren Lieferanten bedient werden können. Liefertermine werden für alle Aufträge zentral gerechnet auf Basis von Lagerbeständen und bereits im System erstellten Bestellungen. So können Sie Ihre Aufträge optimal planen und steuern! Prozessmodell zur  Scopevisio Beschaffung Aufträge erfassen / Auftragssteuerung In der Auftragssteuerung laufen alle erfassten Aufträge ein, die wiederum einen Bedarf an Artikeln erzeugen (unterer Teilprozess). Auf der Basis des Bedarfs werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt. Dabei werden zwei Aspekte berücksichtigt: Melde- und Maximalbestände Unterdeckung aus aktuellen Aufträgen So wird gewährleistet, dass Sie alle Aufträge erfüllen können. Die zentrale Auftragssteuerung reserviert die Warenmengen entsprechend der Aufträge und kalkuliert Liefertermine auf Basis von "Menge am Lager" und "Menge in Bestellung" beim Lieferanten. Bestellvorschläge / Bestellungen Die Bestellvorschläge kann der Anwender in Bestellungen überführen, die er aus dem System heraus an den bevorzugten Lieferanten (Standardlieferant) versendet. Die Bestellübersicht bietet Ihnen einen Überblick über sämtliche Bestellungen. Von hier aus können Sie in die einzelnen Bestellungen mit allen relevanten Daten wie Bestelldatum, Status, Mengenangaben und viele andere mehr abrufen. Wareneingänge Wareneingänge laufen in Scopevisio stets gegen eine Bestellung. Der obere Teilprozess zeigt, wie die Wareneingänge in den Prozess der Auftragsabwicklung übergehen (Kommissionierung, Auslieferung, Abrechnung). In der Übersicht zu den Wareneingängen sehen Sie, welche Lieferungen eingetroffen sind oder noch ausstehen. Rechnungen / Zahlungen Eingangsrechnungen werden im Scopevisio Rechnungseingangsbuch mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet. Dadurch entfällt weitgehend die manuelle Prüfung, ob zur Rechnung Ihres Lieferanten die Ware entsprechend eingebucht wurde. Da dies automatisch erfolgt, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Die Buchhaltung ist in der Lage, Skonto zu ziehen und Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Möglich ist dies, weil Scopevisio Beschaffung und Scopevisio Finanzen als Bestandteile der integrierten Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware sind. Vorteile der Scopevisio Beschaffung Sicherlich kennen Sie Fragen wie: Wer hat das bestellt? Wann wurde das bestellt? Haben wir das noch auf Lager? Wurde das bereits geliefert? In der Vergangenheit bedeutete das lästiges Nachfragen im Einkauf oder Nachschauen im Lager. Mit Scopevisio sind diese Informationen für alle Berechtigten zentral auf Knopfdruck verfügbar. Für Sie bedeutet das endlich mehr Transparenz in der Beschaffung - und mehr Effizienz! In Scopevisio sind Prozesse basierend auf erprobten Best Practices vorkonfiguriert. Für alle Beteiligten im Einkauf und Verkauf ergeben sich dadurch viele Vorteile. Ganzheitlicher Überblick über die gesamte Auftragslage Bedarfsgerechte Beschaffung auf der Basis von automatisierten Bestellvorschlägen Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kolleg:innen und Kunden durch Echtzeitdaten Zeitersparnis durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung Verlässliche Liefertermine und erhöhte Kundenzufriedenheit Funktionen der Scopevisio Beschaffung Die Scopevisio Beschaffung wird kontinuierlich zu einer umfassenden Material- und Warenwirtschaft ausgebaut. Derzeit sind folgende Funktionen verfügbar: Standorte und Lager Mehrere Standorte und Lager Produkte Produktverwaltung mit Text, Bild, Verkaufspreisen Staffeleinkaufspreise und individuelle Preise Einheiten Mehrere Lieferanten und Preise pro Produkt Bevorzugter Lieferant pro Produkt Lieferanten Lieferantenverwaltung mit Kontaktmanagement Stücklisten Mehrstufige Stücklisten als Auftragsstücklisten Aufträge Auftragserfassung Auftragssteuerung und Produktreservierung nach Wunschdatum und Priorität Automatische Vorbereitung der Kommissionierung/Auftragsfertigung nach Wunschdatum Liefertermine an Aufträge übertragen aus Bestand und eingehenden Lieferungen Bestellungen Automatische Bestellvorschläge zur Bedarfsdeckung aus Auftrag oder Meldebestand Ausfertigung Bestellung und Versand dieser per Mail an Lieferanten Wareneingang Buchung Wareneingang gegen Bestellung Eingangsrechnungen Teilautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank der Integration der Beschaffung in Scopevisio Finanzen (Rechnungseingangsbuch) Inventur Fazit Optimierte Beschaffung = zufriedene Kunden Mit Scopevisio Beschaffung behalten Sie alle Daten im Blick und verschlanken und straffen gleichzeitig den Beschaffungsprozess. Beides trägt dazu bei, die Auftragsabwicklung zu optimieren, was schlussendlich die Kundenzufriedenheit erhöht. Mehr Transparenz: Daten müssen nicht mehr in verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Lager) zusammengesucht werden. Statt dessen rufen Sie mit einem Klick Übersichten über Aufträge, Bestellungen und Wareneingänge auf. Beschleunigte Prozesse: Beschaffungsprozesse werden in Kombination mit vor- und nachgelagerten Prozessen in einem integrierten System gelenkt und gestrafft. So erreichen Sie durch Standardisierung, Automatisierung und Transparenz eine optimale Kundenzufriedenheit. ### 10. Cloud Unternehmertag: Mehr Mut zur Digitalisierung Auch in seinem Jubiläumsjahr zog der Cloud Unternehmertag der Scopevisio AG wieder zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen an. So wurde der Bonner Bogen am 1. Februar 2023 einmal mehr zum Treffpunkt für Digitalisierung im Mittelstand. Unter dem Motto Simplify your daily business bot der Cloud Unternehmertag ein inspirierendes Programm aus Keynotes, Expertentalks und Diskussionen. Deutschland Innovationsversager? Mit dabei waren prominente Speaker wie Professor Hermann Simon, der die Veranstaltung eröffnete. Simon ist Gründer des Beratungsunternehmens Simon-Kucher & Partners und gilt als Koryphäe auf dem Gebiet des Pricings. Seine provokante Frage beim Cloud Unternehmertag: „Deutschland Innovationsversager?“ Seine Antwort: Ja. Zunächst jedenfalls. „Amazon, Facebook, Google: Wir haben kein einziges Unternehmen, das in der Massendigitalisierung weltweit eine Rolle spielt.“ Aber: Deutschlands Stärken lägen nicht im „High Tech“ sondern im „Deep Tech“. So habe Apple zum Beispiel über 700 deutsche Zulieferer, die niemand kenne.  Professor Hermann Simon eröffnet die Veranstaltung mit einem Impulsvortrag. Sein Fazit: Deutschland sei Innovationsversager, wenn es um die großen digitalen Plattformen im Consumer Geschäft gehe. Was aber die zahlreichen digitalen „Hidden Champions“ beträfe, sei Deutschland ein echter "Innovationsgewinner". Erfolgsbausteine der digitalen Transformation Zum Talk auf dem Podium hatte Scopevisio die Digitalexperten und Buchautoren Dr. Carsten Hentrich und Michael Pachmajer eingeladen. Im Zentrum stand die Frage, welche Fähigkeiten jetzt wichtig sind, damit Unternehmen auch noch in zehn Jahren erfolgreich sind. Expertentalk mit Michael Pachmajer (links) und Dr. Carsten Hentrich (rechts) - moderiert von Alex Kintzi Die beiden Experten konnten dazu aus zahlreichen Mittelstandprojekten berichten. Diese hätten wiederkehrende Muster offengelegt – Elementarteilchen der Digitalisierung sozusagen. Agile Zusammenarbeit sei ein solcher Erfolgsbaustein – aber auch die zugehörige Technologie. Simplify your daily business In Keynote der Scopevisio stellte Scopevisio CEO Dr. Jörg Haas dar, was Scopevisio von anderen ERP-Anbietern unterscheidet. Er nannte hier besonders den Bezug zum Mittelstand. Die Zukunft von ERP sieht er in der Cloud. Dr. Jörg Haas hält die Scopevisio-Keynote Scopevisio-Vorständin Silke Kanes hatte eigene persönliche Beispiele mitgebracht, die zeigten, warum es ihr wichtig ist, ortsunabhängig zu arbeiten. Längst wird dies von Mitarbeitenden erwartet. Homeoffice ist nach den Erfahrungen der letzten drei Jahre zur Normalität geworden. Cloud Software macht dies ganz einfach möglich. Silke Kanes ging insbesondere auf das Thema "Ortsunabhängiges Arbeiten" ein. Beim 10. Cloud Unternehmertag stand das Motto „Simplify your daily business“ im Fokus. Denn Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern für den Menschen da.  Sie entlastet ihn im ganz normalen Arbeitsalltag – und das vor allem durch die Automatisierung von Prozessen. Was dies konkret bedeutet, wurde am Nachmittag in parallelen Kurzpräsentationen und Produktdemos zu Themen wie Abrechnung, Buchhaltung und Beschaffung gezeigt. Sebastian Hörsch stellt die neuen Funktionen der "Beschaffung" vor. Cloud-Sicherheit und Kundenservice standen ebenfalls auf dem Programm. Erstmals wurden auch Pläne zu einem neuen Partner-Ökosystem der Scopevisio vorgestellt. Wie andere digitalisieren: Best Practices Wie gehen andere Unternehmen die Digitalisierung an? Inspirationen dazu boten Kundenvorträge von zwei jungen Unternehmen. So zeigte Dr. Sascha Haggenmüller vom Beratungsunternehmen Radial Consulting ein automatisiertes Reporting, das auf Knopfdruck alle wichtigen Kennzahlen liefert. Jan Kammerath vom Softwareunternehmen LODGEA zeigte in seinem Vortrag, wie er seine Buchhaltung nahezu komplett automatisiert hat. Kundenpräsenation von Jan Kammerath (LODGEA GmbH) Digitalisierung als Gamechanger Mit Teilnehmer:innen aus vielen unterschiedlichen Branchen war das Diskussionspanel am Nachmittag besetzt. Geschäftsführerin Iris Wilhelm vom Unternehmen U. Günter vertrat die Druckbranche, Geschäftsführer Dirk Müller die Gebäudereinigerbranche, Marcus Hess die Hotellerie und Sven Giebler die Digitalberatung. Einhelliger Tenor: Digitalisierung ist für alle Branchen und Unternehmensgrößen relevant. Mehr noch: Sie kann im Mittelstand ein echter Gamechanger sein. Mit diesem Gedanken ging ein Tag mit vielfältigen Impulsen, spannenden Erkenntnissen und interessanten Kontakten zu Ende. Mehr Fotos und einen Videorückblick bietet in Kürze die Website zum Event. Der Cloud Unternehmertag wurde erneut zum Mutmacher in Sachen Digitalisierung. Grund genug, sich den nächsten Termin zu vorzumerken: Der 11. Cloud Unternehmertag findet am 7. Februar 2024 im Kameha Grand Bonn statt. ### d.quarks: Erfolgsbausteine für die digitale Transformation Gibt es ein Patentrezept für die erfolgreiche digitale Transformation von Unternehmen? Schön wär‘s. Allerdings gibt es elementare Bestandteile für den digitalen Wandel, die man kennen sollte. Dr. Carsten Hentrich und Michael Pachmajer haben dies in ihrem Buch als d.quarks beschrieben. Die beiden Digitalexperten haben viele Jahre als Berater, unter anderem als Direktoren bei PricewaterhouseCoopers (PwC), gearbeitet. In ihren Projekten im Mittelstand und bei Familienunternehmen sind sie immer wieder auf gleichartige und wiederkehrende Muster im Zusammenhang mit der digitalen Transformation gestoßen. Ihre Erkenntnisse haben sie einem Buch zusammengetragen. Managementbuch des Jahres 2016 erschien dieses unter dem Titel „d.quarks. Der Weg zum digitalen Unternehmen“. Noch im selben Jahr wurde es als „Managementbuch des Jahres“ ausgezeichnet. d.quarks ist auch der Name des Unternehmens, das Pachmajer und Hentrich heute gemeinsam mit weiteren Sparringspartnern führen. d.quarks-Autoren: Michael Pachmajer (links) und Dr. Carsten Hentrich (rechts) „Die Digitalisierung ersetzt den Menschen nicht, sie erweitert vielmehr seine Möglichkeiten.“Dr. Carsten Hentrich und Michael Pachmajer Parallelen zu Teilchenphysik In ihrem Buch haben die beiden Autoren und Digitalexperten Anleihen an die Teilchenphysik genommen. Ähnlich wie Quarks elementare Bausteine der Materie sind, verstehen sie d.quarks als Elementarteilchen der digitalen Transformation. 46 haben sie davon identifiziert. Was ist ein d.quark? Ein d.quark beschreibt laut Hentrich und Pachmajer „eine Fähigkeit, die ein Unternehmen bei der Realisierung digitaler Geschäftsmodelle organisieren, beschaffen, entwickeln muss. Es wird entlang der vier strategischen Dimensionen ‚Organisation‘, ‚Menschen & Kompetenzen‘, ‚Prozesse‘ und ‚Technologie‘ beschrieben.“ Technologie & Kultur Die beiden Autoren haben also nicht nur einen rein technologischen Blick auf die digitale Transformation, sondern verbinden damit auch kulturelle und strukturellen Veränderungen im Unternehmen. „Es wird sehr oft unterschätzt, dass die Digitale Transformation kein Tech-Change, sondern ein People-Change ist“, betont Hentrich. Auch zeigt ihr Modell: Es gibt nicht einen einzigen Ansatz, der zum Ziel führt, sondern verschiedene Einstiegsmöglichkeiten und verschiedene Bausteine, die in Kombination die digitale Transformation ausmachen. d.quarks Beispiele Omni-Channel: Viele Kanäle? Nutze sie alle! Die Beobachtung: Kund:innen sind heute auf vielen Kanälen unterwegs, analog und digital, sie sind besser und schneller informiert, sie sind kritischer und wechselbereiter. Der Tipp: Die Kund:innen so gut wie möglich kennenlernen und auf allen Kanälen (am besten integriert) ansprechen. Agile Collaboration – Kompetenzen statt Hierachie Kontrolle und Führung im traditionellen Sinne funktionieren nicht mehr. Agile Collaboration bringt Menschen mit unterschiedlichen Talenten zusammen, die sich selbst organisieren und auf Augenhöhe kommunizieren. Es wird viel ausprobiert und viel verworfen. Alles wird permanent weiterentwickelt. Unterstützung bieten Collaboration-Tools. Personalized Employment – der Mitarbeitende als Individuum Nicht nur die Bedürfnisse des Kunden rücken ins Scheinwerferlicht. Auch die des Mitarbeitenden werden stärker berücksichtigt. Und diese lauten heutzutage nicht in erster Linie Eckbüro, Gehalt und Dienstwagen, sondern Flexibilität, Work-Life-Balance und New Work. Nur so lassen sich künftig Talente gewinnen und halten. Wie lange dauert die Umsetzung? Für die Analyse des Status Quo im eigenen Unternehmen und für die Ausarbeitung einer Strategie anhand des d.quark-„Werkzeugkastens“ veranschlagen die Autoren je nach Unternehmensgröße drei bis sechs Monate. Danach soll der Projektplan für die digitalen Wandel stehen. Positive Kritiken Den beiden Autoren ist ein Anliegen, die Komplexität von Transformationsprozessen zu reduzieren. Sie wollen diese begreifbar machen und die Abhängigkeiten der verschiedenen Ebenen darstellen. Die Rezensenten würdigen die verständliche und praxisorientierte Darstellung im Buch. So schreibt etwa das Management-Journal: „Das Buch "d-quarks" ist aber das erste, das dem Management mittelständischer Unternehmen eine umsetzbare Roadmap zur Verfügung stellt.“ Im Expertentalk auf dem 10. Cloud Unternehmertag am 1. Februar 2023 in Bonn können Sie die beiden Autoren persönlich erleben! Hier geht´s zur Anmeldung! ### Jahresabschluss erstellen: Checkliste für 2022 Jedes Jahr steht die Buchhaltung vor einer wichtigen Aufgabe: Sie muss den Jahresabschluss erstellen – oder besser gesagt: für den Steuerberater vorbreiten. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei. Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist immer wieder eine komplexe Herausforderung – besonders angesichts des Tagesgeschäfts, das weiterläuft. Der Arbeitsaufwand ist hoch. Oft verbringen Unternehmen Wochen und Monate damit. Eine unstrukturierte Organisation kann da schnell zu Mehrarbeit führen und die Fehleranfälligkeit erhöhen. Folgender Beitrag möchte Orientierung bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses bieten. Exkurs: Wer muss einen Jahresabschluss erstellen? Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen nach § 242 Abs. 3 HGB einen Jahresabschluss erstellen. Bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden reicht eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR). Welche Bestandteile muss ein Jahresabschluss enthalten? Die elementaren Bestandteile des Jahresabschlusses sind Bilanz und GuV. Je nach Unternehmensgröße kommen Ergänzungen wie Lagebericht Anhang oder Kapitalflussrechnung hinzu. Mehr Informationen liefert der Beitrag Jahresabschluss-Bestandteile und -fristen. Bis wann muss der Jahresabschluss erstellt werden? Was die Aufstellung des Jahresabschlusses betrifft, gelten je nach Rechtsform und Unternehmensgröße Fristen von 3 bis 6 Monaten ab Bilanzstichtag (31. März, bzw. 30. Juni, wenn Geschäftsjahr = Kalenderjahr).  Oft wird der Jahresabschluss zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Dann gilt die Frist für die Steuererklärung, nämlich der 31. Juli. Auf Anfrage kann diese Frist bis Ende Februar des darauffolgenden Jahres verlängert werden. Auch für eventuell vorgeschriebene Prüfung und Offenlegung des Jahresabschlusses sind ebenfalls bestimmte Fristen zu beachten, die von der Unternehmensgröße abhängig sind. Eine Übersicht liefert der oben genannte Beitrag. Jahresabschluss erstellen: Checkliste für die Vorbereitung Viele Unternehmen lassen ihren Jahresabschluss von der Ihrer Steuerberatung übernehmen. Dennoch ist auch die Vorbereitung eine umfangreiche Aufgabe. Folgende Jahresabschluss-Checkliste kann dabei helfen. Grundsätzlich sollte frühzeitig mit den Vorarbeiten begonnen werden, da eine Vielzahl an Dokumenten zusammengestellt werden muss. Jahresabschluss vorbereiten Notwendige Unterlagen sammeln und ordnen: Geschäftsunterlagen wie zum Beispiel Verträge über Miet-, Pacht- oder Leasingverhältnisse, Versicherungs- und Kreditverträge, aber auch Dokumente wie Handelsregisterauszug oder Gesellschaftervertrag werden zusammengestellt. Inventur durchführen: Bei der Inventur wird das Inventar erfasst und auflistet. Das Ergebnis ist ein detailliertes Bestandsverzeichnis von Vermögen und Verbindlichkeiten, geordnet nach Art, Menge und Wert. Fahrtenbuch kontrollieren: Führen Sie ein Fahrtenbuch? Prüfen Sie, ob alle erfassten Fahrten vollständig und aktuell sind. Offen Posten abklären: Welche Vorgänge sind nicht durch Zahlung oder Ausbuchung ausgeglichen worden? Zweifelhafte Forderungen müssen ggf. umgebucht werden. Drohen (Teil-)Ausfälle? Dann können diese abgeschrieben werden. Abschreibungen ermitteln und buchen: Ermitteln Sie die Wertminderung Ihre Anlagen wie z.B. Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge. Verbuchen Sie die ermittelten Abschreibungen. Rechnungsabgrenzungsposten verbuchen: Auf die Rechnungsabgrenzungsposten werden Erträge bzw. Aufwände verbucht, bei denen die zugehörigen Einnahmen bzw. Ausgaben in ein anderes Geschäftsjahr fallen. Hintergrund: Manchmal kommt es mit Blick auf die Rechnungsperiode zur zeitlichen Abweichung von Zahlung und Leistungserbringung. Das Ziel der Rechnungsabgrenzung liegt darin, zu erkennen, welcher Teil der erfolgten Zahlung dem alten Geschäftsjahr und welcher Teil dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen ist Rückstellungen bilden: Um auf ungewisse finanzielle Verbindlichkeiten vorbereitet zu sein, bilden Unternehmen Rückstellungen. Es gibt verschiedene Arten von Rückstellungen, die unterschiedlich gebucht werden. Gesetzliche und freiwillige Rücklagen bilden: Um mögliche Verluste aufzufangen, müssen einige Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene sowie freiwillige Rücklagen einstellen. Sie dienen ähnlich wie Rückstellungen als finanzielles Polster. Im Unterschied zu Rückstellungen zählen Rücklagen aber zum Eigenkapital. Jahresabschluss erstellen Unter- und Hauptkonten abschließen Im laufenden Jahr werden Geschäftsvorfälle der Übersicht halber in verschiedene Unterkonten gebucht. Am Ende des Jahres werden sie wieder in den zugehörigen Hauptkonten zusammengeführt. Anschließend werden die Hauptkonten geschlossen, die Salden gezogen und in die Bilanz übertragen. Abschlussübersicht erstellen In der Abschlussübersicht werden alle Anfangs- sowie die Endbestände aufgelistet. Gegliedert wird die Liste nach Bestandskonten und Erfolgskonten. Jahresabschluss feststellen Zum Schluss muss der Abschluss festgestellt werden. Man versteht darunter die Genehmigung des Abschlusses durch den Gesellschafter (GmbH), den Aufsichtsrast (AG) oder durch einen anderen gesetzlichen Vertreter. Dies geschieht per Unterschrift. Jahresabschluss erstellen: Einfacher mit Buchhaltungssoftware Wer seine Buchhaltung mit einer modernen Buchhaltungssoftware erledigt, hat weniger Stress mit dem Jahresabschluss. Viele Finanzprozesse können digitalisiert und sogar automatisiert werden. Das hat viele Vorteile: Entlastung im Arbeitsalltag z.B. durch Assistenzfunktionen und Buchungsregeln Geringere Fehlerquote und höhere Effizienz Transparenz und Nachvollziehbarkeit dank der Protokollierung von Änderungen (GoBD-Konformität) Digitale Archiv für die Belege und leichte Wiederauffindbarkeit Moderne Buchhaltungssoftware nimmt der Buchhalter:in somit viele manuelle Aufgaben ab. Gerade Online-Buchhaltungssoftware bietet Schnittstellen für die einfache digitale Zusammenarbeit mit der Steuerberater:in. Über diese Schnittstellen können Belege einfach und schnell digital übertragen werden. Tipp: Abschlussarbeiten über das Jahr verteilt durchführen Belegchaos und mangelnde Sorgfalt führen spätestens beim Jahresabschluss zu unnötigem Stress. Das lässt sich vermeiden, wenn die Buchhaltung während des Jahres unterjährig konsequent geführt wird – am besten mit einer professionellen Buchhaltungssoftware. Dann nämlich sind sämtliche Belege geordnet abgelegt und alle Konten korrekt bebucht und abgestimmt. Abschlussarbeiten wie Rückstellungen oder Abschreibungen können auch auf im laufenden Jahr erledigt werden. Dadurch spart man sich Aufwand für die Nachbereitung und vermeidet Stress am Jahresende bzw. -anfang. Im Idealfall kann dann der Jahresabschluss fast auf Knopfdruck erstellt werden. ### Jahresabschluss-Bestandteile und -Fristen Der Jahresabschluss gibt Rechenschaft ab über den Erfolg des abgelaufenen Geschäftsjahres. Doch was sind die Jahresabschluss-Bestandteile? Und welche Fristen müssen beachtet werden? Der folgende Artikel gibt einen Überblick über grundlegende Fragen beim Thema Jahresabschluss. Definition: Was ist der Jahresabschluss? Unter dem Jahresabschluss versteht man den Abschluss der Buchführung eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Der Jahresabschluss enthält laut Handelgesetzbuch (HGB) alle „Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten sowie Aufwendungen und Erträge“ eines Unternehmens. Der Jahresabschluss gibt somit Auskunft über das Vermögen eines Unternehmens und seinen Erfolg im abgelaufenen Geschäftsjahr. In der Regel entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr. Im HBG ist die Erstellung des Jahresabschlusses geregelt. Dieser muss ebenfalls den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoB) entsprechen. Je nach Rechtsform können auch International Financial Reporting Standards (IFRS) für den Jahresabschluss relevant sein. Warum wird ein Jahresabschluss erstellt? Das deutsche Handels- und Steuerrecht schreibt die Aufstellung eines Jahresabschlusses vor. Dieser dient der Information verschiedener Parteien und ist relevant für das Finanzamt: Der Jahresabschluss dient als Grundlage für die die Besteuerung. die Gesellschafter, Geschäftspartner oder Gläubiger eines Unternehmens: Anhand des Jahresabschlusses können sie die wirtschaftliche und finanzielle Situation des Unternehmens bewerten. die Unternehmer:in: Während laufenden Geschäftsjahres zieht der Unternehmer wichtige Informationen über die wirtschaftliche Lage seines Betriebes aus der Buchhaltung. Nur der Jahresabschluss liefert jedoch ein umfassendes Bild der Vermögens- und Ertragslage. Wer muss einen Jahresabschluss erstellen? Kaufleute müssen gem. HGB einen Jahresabschluss erstellen, aber durch das Steuerrecht erweitert sich dies praktisch auf alle Selbstständigen und Unternehmer:innen. Eindeutig ist die Lage immer bei: Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG) Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG) Freiberufler und Kleingewerbetreibende müssen keinen Jahresabschluss im Sinne des HGB erstellen. Bei ihnen genügt zur steuerlichen Gewinnermittlung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei wird Unternehmensgewinn über die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ermittelt – im Gegensatz zum Betriebsvermögensvergleich der Bilanz. Oft wird im allgemeinen Sprachgebrauch allerdings auch von der EÜR als „Jahresabschluss“ gesprochen. Bei Einzelkaufleuten (e.K.) gelten steuerliche Betragsgrenzen: Sie müssen nur dann eine Bilanz erstellen, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 € Umsatzerlös oder 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet haben (Stand 2022). Was hat der Jahresabschluss mit der Unternehmensgröße zu tun? Welche Jahresabschluss Bestandteile notwendig sind und welche Jahresabschlussfristen beachtet werden müssen, hängt von der Unternehmensgröße ab. Bevor also auf Umfang und Fristen eingegangen wird, ist folgende Abgrenzung wichtig, die auf den Ausführungen im HGB basiert.  Bilanzsumme (in Euro)Umsatzerlöse (in Euro)Mitarbeitende (Jahresdurchschnitt)Kleinstkapital-gesellschaften350.000700.00010Kleine Kapitalgesellschaft< 6 Mio.< 12 Mio.50Mittelgroße Kapitalgesellschaft6 - 20 Mio.12-40 Mio250Große Kapitalgesellschaft> 20 Mio> 40 Mio.> 250 Jahresabschluss-Bestandteile: Welche Unterlagen werden benötigt? Der Jahresabschluss nach dem Handelsrecht (HGB) ermittelt den Gewinn durch Vermögensvergleich (Betriebsvermögen und Schulden). Laut HGB besteht ein Jahresabschluss mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bilanz und GuV sind das Ergebnis der unterjährigen doppelten Buchführung. Bilanz Die Bilanz ist eine Übersicht über Vermögen, Eigenkapital und Schulden zum Bilanzstichtag. GuV Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, stellt Erträge und Aufwendungen, des Geschäftsjahres einander gegenüber. Je nach Größenklasse des Unternehmens müssen dem Jahresabschluss weitere Berichtsinstrumente wie der Lagebericht und der Anhang zugefügt werden. Mehr dazu finden Sie auf der Website des Bundesamtes für Justiz  Kleinst-kapitalgesesellschaftKleine KapitalgesellschaftMittelgroße KapitalgesellschaftGroße KapitalgesellschaftBilanzja, aber verkürztja, aber verkürztjajaGuVneinneinja, aber verkürztjaLageberichtneinneinjajaAnhangneinneinjaja Lagebericht Laut §289 HGB soll der Lagebericht einen Gesamtüberblick über das Unternehmen geben. Dazu geht er auf den Geschäftsverlauf, das Geschäftsergebnis, die Lage und die Risiken des Unternehmens ein. Anhang Der Anhang enthält ergänzende Informationen zu einzelnen Positionen der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei Konzernabschlüssen sind noch weitere Dokumente erforderlich. Jahresabschluss-Fristen: Was gilt es zu beachten? Beim Jahresabschluss sind folgende Vorgänge relevant: Aufstellung Prüfung Feststellung Veröffentlichung Für diese Vorgänge wiederum gelten Fristen, die von den oben genannten Größenklassen der Unternehmen abhängen. Jahresabschluss Aufstellung: Welche Fristen gelten? Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen den Jahresabschluss innerhalb der ersten drei Monate nach Geschäftsjahresende aufstellen. Es handelt sich also um den 31. März des Folgejahres, sofern das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Kleine Kapitalgesellschaften haben bis zu sechs Monate nach Geschäftsjahresende Zeit. Somit ergeben sich folgende Jahresabschluss Fristen für 2022: 31.3.2023: mittelgroße und große Kapitalgesellschaften 30.6.2023: Kleine Kapitalgesellschaften Wer die Fristen nicht einhalten kann, kann eine Fristverlängerung beantragen. Jahresabschluss Prüfung: Wann ist sie erforderlich? Auch das hängt von der Größenklasse des Unternehmens ab. Bei kleinen Kapitalgesellschaften ist keine Prüfung notwendig. Der Jahresabschluss einer mittelgroßen Gesellschaft dagegen muss von einer Wirtschaftsprüfer:in oder einer vereidigten Buchprüfer:in, der Abschluss einer großen Kapitalgesellschaft von einer Wirtschaftsprüfer:in geprüft werden. Jahresabschluss Feststellung: Was versteht darunter? Mit der Feststellung des Jahresabschlusses genehmigen die Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft den aufgestellten Jahresabschluss. Dies muss bei kleinen Kapitalgesellschaften spätestens 11 Monate nach Ende des Geschäftsjahres geschehen, bei einer mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaft bis spätestens 8 Monate danach. Jahresabschluss im Bundesanzeiger: Für wen gilt die Publizitätspflicht? Je nach Rechtsform und Unternehmensgröße unterliegen Unternehmen der sogenannten Publizitätspflicht. Das bedeutet: Sie müssen ihren Jahresabschluss öffentlich zugänglich machen. Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften geschieht dies durch Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger., Kleine Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften können auch die Hinterlegung beim zuständigen Amtsgericht wählen. Durch die Publizität können sich Geschäftspartner, Kunden oder auch Mitarbeitende über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens informieren. Überblick über die Fristen bei Jahresabschluss-Aufstellung, Prüfung und Offenlegung  Kleinst-kapitalgesellschaftKleine KapitalgesellschaftMittelgroße KapitalgesellschaftGroße KapitalgesellschaftAufstellungmax. 6 Monate nach Bilanzstichtagmax. 6 Monate nach Bilanzstichtagmax. 3 Monate nach Bilanzstichtagmax. 3 Monate nach BilanzstichtagPrüfung11 Monate11 Monate8 Monate8 MonateOffenlegungmax. 12 Monatemax. 12 Monatemax. 12 Monatemax. 12 Monate Aufbewahrungsfrist Jahresabschluss 2022: Wie lange dauert sie? Der Jahresabschluss muss inklusive aller Dokumente zehn Jahre aufbewahrt werden. Stichtag ist dabei der letzte Tag des Jahres, in dem der Jahresabschluss erstellt wird. Für den Jahresabschluss für das Jahr 2022, der 2023 erstellt wird, gilt somit eine Aufbewahrungsfrist vom 31.12.2023 bis zum 01.01.2034. Fazit Die Erstellung des Jahresabschlusses wird im HGB, in den IFRS, dem EStG und der AO geregelt. Einen Jahresabschluss müssen alle Selbständigen und Unternehmer aufstellen, Freiberufler und Kleinunternehmen dagegen erstellen lediglich eine EÜR. Bilanz und GuV sind die Pflichtbestandteile des Jahresabschlusses. Je nach Größe des Unternehmens kommen weitere Ergänzungen wie Lagebericht und Anhang hinzu. Beim Jahresabschluss sind bestimmte Fristen einzuhalten, die je sich je nach Unternehmensgröße unterscheiden. ### Die 5 zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung und wie man sie automatisieren kann In der Buchhaltung wird immer noch zu viel manuell gearbeitet. Dabei kann heute jedes Unternehmen Routineaufgaben in der Buchhaltung automatisieren. Das spart Zeit und Aufwand. Mehr noch: Viele Flüchtigkeitsfehler und Rückfragen, die ebenfalls große Zeitfresser sind, entfallen. Dieser Beitrag stellt fünf Wege vor, wie Sie Ihren Finanzbereich mit moderner Buchhaltungssoftware besser aufstellen können, indem Sie einzelne Prozesse in der Buchhaltung automatisieren. 1. Eingangsrechnungen prüfen, kontieren, buchen und überweisen Eingangsrechnungen waren früher der Zeitfresser schlechthin: formale Prüfung, sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, drei vielbeschäftigte Manager befassen sich Eingangsrechnungen, ehe sie endlich kontiert, gebucht und überwiesen werden konnte, was noch einmal zwei Mitarbeiter auf den Plan rief. Ohne Automatisierung ein wahrer Albtraum! Heute macht das eine Buchhaltungssoftware im Handumdrehen. In der Software legen Sie fest, welche Stationen eine Rechnung durchlaufen soll und wie sie zu buchen ist. Die Software erkennt an den Rechnungsdaten den Lieferanten schaut nach, welchen Prüfungsworkflow sie für diesen Fall hat legt die Rechnung den richtigen Personen in ihren digitalen Eingangskorb leitet sie weiter bis zur Zahlungsfreigabe kontiert die Rechnung vor führt einen automatisierten Rechnungslauf durch Die Buchhalterin wirft nur noch einen prüfenden Blick darauf ob alles ok ist, und entscheidet, mit welchem Rechnungslauf das Geld überwiesen wird. Gerade beim Rechnungseingangs-Workflow kann also eine automatisierte Buchhaltung perfekt unterstützen. 2. Bankauszüge blind buchen Einen Kontoauszug zur Hand nehmen, die Positionen in das Buchhaltungsprogramm eintasten und die Buchungssätze manuell festlegen – so zeitaufwändig war das früher einmal. Heute kommt Ihnen Kollege Computer zur Hilfe. Die meisten Buchungen auf dem Bankauszug sind bekannte oder wiederkehrende Posten. Die Buchhaltungssoftware lädt selbst die Bankbuchungen über ihren Online-Banking-Zugang, erkennt die Positionen, wendet vordefinierte Buchungssätze darauf an und voilà: Das ist moderne Echtzeit-Buchhaltung, korrekt, schnell, zuverlässig. Das Geheimnis sind Buchungsregeln und vordefinierte Geschäftsvorfälle. Und, na ja, ein wenig Künstliche Intelligenz. 3. Ausgangsrechnungen vom System generieren und versenden lassen Eigene Rechnungen schreiben, gar Projekte abrechnen, das ist für viele Unternehmer ein Graus. Erst nimmt man das Angebot: „Was hab ich nochmal zu welchem Preis angeboten?“, dann die E-Mails „Ach ja, an der Position haben wir noch geschraubt und hier eine Leistung rausgenommen.“, dann die Stundenzettel des Teams „Oje, am Montag haben die ja noch gar nichts eingetragen!“, die Reisekosten, Materialkosten und so weiter. So schieben manche Manager das Schreiben von Rechnungen noch ein paar Tage auf und verlieren dadurch Liquidität. Dabei sind doch so viele Rechnungsdaten schon im System vorhanden! Man muss sie nur zu nutzen wissen. Vom Angebot über den Auftrag zur Rechnung Die einfachste Art, Ausgangsrechnungen zu automatisieren, ist ein sogenanntes Faktura-Programm, das in jede gute Buchführungssoftware integriert sein sollte. Das bietet den Vorteil, dass die Daten vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung weitergereicht werden und nicht jedesmal neu eingegeben werden. Natürlich können Sie Posten korrigieren, wenn zum Beispiel auf zum Angebot noch eine Position hinzugekommen ist. Ihre Rechnung ist mit wenigen Handgriffen geschrieben und mit einem Klick schon versendet und beim Kunden. 4. Projektabrechnung leichtgemacht Wenn  Sie im Projektgeschäft tätig sind, sollten Sie auf eine integrierte Projektabrechnung keinesfalls verzichten! Damit sparen Sie sich immensen Zeitaufwand und empfindliche Fehler. Eine integrierte Projektabrechnung liefert Ihnen auf Knopfdruck Zeitabrechnungen der Kollegen, Reisekosten, Auftragsdaten, Materialkosten und alles, was Sie sonst noch so brauchen, um ganz schnell mal eine Projektabrechnung zu machen. Eine tolle Sache beim automatisierten Rechnungswesen ist die eingebaute Compliance. Sie sind immer auskunftsfähig und erfüllen die Vorschriften der GoBD sehr viel leichter, als wenn Sie alles „zu Fuß“ machen. 5. Offene-Posten-Kontrolle und Mahnungen automatisieren Eine moderne Buchhaltungssoftware, inklusive Online-Banking und Auszifferung, hilft Ihnen bei der Offene-Posten-Verwaltung. Sie können jeden Tag sehen, welche Beträge ein- und ausgehen, welche Rechnungen bezahlt wurden und wo sich der Kunde noch Zeit lässt. Natürlich können Sie das Mahnwesen genauso automatisieren wie Ihre Ausgangsrechnungen. In Ihrer Software hinterlegen Sie Ihre Zahlungsbedingungen. Die können je nach Kunden auch unterschiedlich sein. Die Buchhaltungssoftware erkennt, wann eine Zahlungsfrist überschritten wurde. Nach Ihren Vorgaben durchläuft der Computer automatisiert die verschiedenen Mahnstufen bis zur Übergabe des Falls an ein Inkassobüro. Bei besonderen Kunden können Sie natürlich auch Ausnahmen machen oder Mahnungen erst auf Nachfrage der Software versenden. Entscheidend ist: Sie haben volle Flexibilität – und automatisieren trotzdem! Fazit: Buchhaltung automatisieren für mehr Effizienz und Komfort In der Buchhaltung laufen Vorgänge teils noch manuell und papierbasiert ab, wenn keine moderne Software verwendet wird. Dies kann zeitliche Verzögerungen, Missverständnisse und Fehler zur Folge haben. Moderne Buchhaltung setzt auf Digitalisierung und Automatisierung und bietet dadurch den Mitarbeitenden Entlastung bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz. Scopevisio Finanzen ist ein Paradebeispiel für eine moderne Buchhaltungssoftware, die bei allen wichtigen Prozessen in der Buchhaltung Unterstützung bietet. ### Moderne Buchhaltung: Das zeichnet sie aus Papierbelege sortieren und Daten abtippen – solche Tätigkeiten prägten früher den Arbeitsalltag. Heute bestimmen digitale und automatisierte Prozesse die moderne Buchhaltung. Das entlastet nicht nur den Mitarbeitenden, sondern bringt vielfältige Vorteile mit sich. Welche Belegarten auf welche Weise digital bearbeitet werden können, erläutert folgender Beitrag . Die Buchhaltung ist ein zentrales Element in jedem Unternehmen. Sie stellt wichtige Daten für jede Abteilung bereit. Quantität und Qualität der Daten hängen jedoch stark davon ab, wie die Buchhaltung geführt wird. Im ungünstigsten Fall werden nur die allernötigsten Daten geliefert, im optimalen Fall dagegen umfassende und aussagekräftige Informationen. Letzteres wird heutzutage immer wichtiger, denn die Anforderungen an das Rechnungswesen steigen laufend – sowohl intern im Hinblick auf ein aussagekräftiges Reporting als auch extern seitens der Finanzverwaltung. Warum moderne Buchhaltung? Der Fachkräftemangel macht auch vor den Finanzabteilungen nicht halt. Qualifiziertes Personal für das Rechnungswesen ist immer schwieriger zu finden. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Mitarbeitenden nicht mit automatisierbaren Tipparbeiten oder anderen manuellen Tätigkeiten zu belasten. Das blockiert nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern führt häufig dazu, dass aus Zeitmangel nur die allernötigsten Daten erfasst werden. Die Folge: Die Datenbasis für ein aussagekräftiges Reporting fehlt. Was versteht man unter moderner Buchhaltung? Moderne Buchhaltung nutzt Software-Anwendungen, um manuelle, papierbasierte Prozesse in der Buchhaltung zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Lästige und stupide Routineaufgaben werden dabei von der Software übernommen. Dem Mitarbeitenden kommt dabei immer stärker eine kontrollierende und steuernde Funktion zu. Die Vorteile einer modernen Buchhaltung zahlen sich auch beim Jahresabschluss aus. Dieser ist in der Regel ein „Großprojekt“: Konten abstimmen, Jahresbuchungen oder Abgrenzungen erfassen oder vom Vorjahr auflösen, Belege für die Steuerberatungskanzlei zusammenstellen – all das erfordert Zeit. Eine moderne Buchhaltung unterstützt den Mitarbeitenden kontinuierlich bei allen Aufgaben im laufenden Jahr, so dass der Jahresabschluss seinen Schrecken verliert. Moderne Buchhaltung bedeutet vor allem: Abschied vom Papier. Die Umstellung auf eine digitale und automatisierte Buchhaltung ist in jedem Fall empfehlenswert. Eine cloudbasierte Buchhaltung bietet zusätzliche Vorteile. Sie ist zum Beispiel standortunabhängig und sicher überall verfügbar, auch im Homeoffice und unterwegs. Der Umstieg auf eine moderne Buchhaltung erfordert zu Beginn einen gewissen Zeitaufwand – allerdings rechnet sich dieser schon bald dank korrekter, automatisiert erstellter Daten mit einem wesentlichen Mehrwert. Moderne Buchhaltung: Beispiele für unterschiedliche Belegarten Was bedeutet moderne Buchhaltung konkret im Arbeitsalltag? Wo genau und bei welche Belegarten unterstützt sie? Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Aspekte. Import der Bankbuchungen Eine schnelle und einfache Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen, ist der Import von Bankbuchungen. Die Standardformate für elektronische Kontoauszüge (MT940 bzw. camt.053) können von jeder Bank bereitgestellt und von Buchhaltungsprogrammen verarbeitet werden. Damit entfällt die Tipparbeit, Fehler sowie Fehlersuche werden vermieden und viele Bankbuchungen können automatisch zugeordnet und verbucht werden. Eine automatische Erkennung von Empfänger oder Auftraggeber bzw. den Rechnungsnummern ist eine Standardfunktionalität, über Importregeln können individuelle Zuordnungen ergänzt und automatisiert werden. Durch den geringen Zeitaufwand kann die Bankverbuchung tagaktuell gehalten werden, so dass Vertrieb, Kundenservice, Fakturierung und Management jederzeit sehen können, welche Kunden pünktlich zahlen oder wo sich Außenstände sammeln. Ein schnelles und zeitgerechtes Mahnwesen erhöht die Chancen auf die Werthaltigkeit von Forderungen immens, so dass die Kosten für Forderungsausfälle minimiert werden. Digitale Eingangsrechnungen Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist mit einer geeigneten Software einfach aufzusetzen, reduziert Kosten sowie Zeitaufwand und bringt viele Vorteile: Die Rechnungen sind sofort mit dem Eingang zentral im System vorhanden – das Suchen oder Nachfragen bei Freigeber:innen entfällt Die OCR-Erkennung sorgt dafür, dass die Rechnungsdaten automatisch sofort verfügbar sind (z.B. Lieferant:in, Rechnungsdatum, Summe uvm.) Die vom OCR erkannte UStID kann automatisch auf Gültigkeit geprüft und dokumentiert werden, um den Vorsteuerabzug abzusichern Rechnungsduplikate werden sofort erkannt und verhindern die doppelte Verarbeitung oder sogar Zahlung von Rechnungen Berechtigte Personen können jederzeit die Rechnungen digital einsehen – Suchen, Kopieren, Versenden usw. sind nicht mehr nötig Für den Jahresabschluss entfällt die gesamte Bereitstellung und Übermittlung, da der Steuerberatungskanzlei direkter Zugriff gewährt werden kann Ausgangsrechnungen Sobald eine Ausgangsrechnung korrekt erstellt wurde, sind in zeitgemäßen Abrechnungsprogrammen automatisch alle zur Verbuchung nötigen Informationen vorhanden. Dazu zählen zum Beispiel Debitorennummer, Rechnungsdatum, Beträge, Umsatzsteuer und Erlöskonten (je nach Einrichtung vom Produkt oder der Umsatzsteuer-Zuordnung). Nie wieder abstippen: Ausgangsrechungen können auf Knopfdruck verbucht werden. Erfolgen Buchhaltung und Fakturierung im gleichen Programm, genügt zur automatischen Verbuchung ein Knopfdruck oder eine entsprechende Automatik-Einstellung. Erfolgt dies in unterschiedlichen Programmen, können die Daten über Standard-csv-Schnittstellen oder XML-Rechnungen (z.B. XML-Formate wie ebInterface, ZUGFeRD, XRechnung etc.) übertragen werden. Sonstige Belege Auch für andere Belegarten lässt sich eine automatisierte oder zumindest digitale Verarbeitung einrichten. Lohnabrechnung Programme zur Lohnabrechnung verfügen in der Regel über eine Möglichkeit, die Lohnbuchungen in eine Standard-csv-Datei auszugeben, sodass diese – nach einmaliger Hinterlegung mit den gewünschten Konten – auf Knopfdruck in Sekunden verbucht ist. Reise- und Fahrtkosten Bei Reise- und/oder Fahrtkosten erfolgt meist auch schon eine Erfassung, die zur automatisierten Kontierung genügt. Sobald der Mitarbeiter (mit hinterlegtem Fibu-Konto) die Kostenart (KM-Geld, Nächtigung, Fahrttickets, Bewirtung etc.) sowie Betrag und Umsatzsteuersatz erfasst, lassen sich – sofern das Erfassungsprogramm nicht automatisch kontiert – mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. Microsoft Excel) die Buchungen erzeugen. Alternativ können diese eingescannt werden, so dass durch die OCR-Auslesung bereits die meisten Daten vorhanden sind und nur mehr geprüft bzw. ggf. ergänzt werden müssen. Kreditkarten und andere Zahlungsmittel Über den Online-Zugang zum jeweiligen Zahlungsmittel lassen sich die Daten in der Regel problemlos als csv-Datei exportieren, so dass diese entweder direkt oder über eine Excelvorlage importiert werden können. Bei eingehenden Zahlungen über Kreditkarte oder Zahlungsdienstleister empfiehlt sich häufig die Verwendung der Bankdatenimportfunktion, um die Zuordnung und Kontierung sowie die Disagio-Verbuchung automatisch vornehmen zu lassen. Viele Webshops verfügen über optionale Module, die sowohl die Ausgangsrechnungen als auch die vom Webshop ausgelösten Zahlungen kontieren und direkt für die Buchhaltung als Standard-csv-Datei zur Verfügung stellen. Moderne Buchhaltung: Vorteile Die moderne Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich: Hohe Zeit- und Kostenersparnis durch Automatisierung Tippfehler werden vermieden (dadurch entfällt auch die Zeit für Korrekturen) Durch die Aktualität der Buchhaltung können mögliche Skonti genutzt und Mahngebühren vermieden werden Da der Aufwand für das Tippen entfällt, können viel mehr Informationen verarbeitet werden wie z.B. Kostenstellen, Projektkostenstellen, Kostenträger – dies ermöglicht ein viel genaueres und aussagekräftiges Reporting Steht dem Vertrieb der aktuelle Zahlungsstatus der Debitoren zur Verfügung, wird vermieden, dass unabsichtlich weitere Lieferungen oder Leistungen an Kund:innen mit Liquiditätsproblemen erfolgen. Die Steuerberatungskanzlei kann durch eine Zugriffsermächtigung viel rascher und genauer auf Fragen und Anliegen reagieren. Der Aufwand zur Daten- und Belegbereitstellung sowie zur Klärung von Fragen minimiert sich für den Jahresabschluss Durch aktuelle, vollständige und verknüpfte Daten stehen dem Management jederzeit aussagekräftige Auswertungen und Zahlen zur Verfügung, so dass rasche und zielgerichtete Maßnahmen ermöglicht werden Das Mahnwesen kann bei Zahlungsverzug rasch reagieren und Maßnahmen treffen, was die Chancen auf Werthaltigkeit wesentlich erhöht. Dies erspart die immens hohen Kosten von Forderungsausfällen – diese können je nach Branche und Gewinnspanne das bis zu 50-fache des ursprünglichen Rechnungsbetrages betragen. So können Sie mit moderner Buchhaltung starten Erstellen Sie als ersten Schritt eine Liste Ihrer Belegarten und prüfen Sie, woher die jeweiligen Daten bzw. Belege kommen. Wählen Sie anschließend eine Belegart aus, mit der Sie starten möchten. Besonders geeignet sind hierfür die Ausgangsrechnungen, da deren Verarbeitung die Basis für die Bank-Verbuchung darstellt. Ist die Digitalisierung oder Automatisierung des ersten Belegkreises abgeschlossen, fahren Sie mit der nächsten Belegart fort. So digitalisieren Sie nach und nach die Buchhaltung in Ihrem gewünschten Tempo. Ziel ist Ihre größtmögliche Entlastung beim Umgang mit allen Belegarten. Scopevisio bietet mit Finanzen einen hochautomatisierte Buchhaltungssoftware, die den Mitarbeitenden bestmöglich unterstützt. Die Anwendung ist Teil einer umfassenden Unternehmenssoftware für Dienstleistungsunternehmen. ### Scopevisio gewinnt Cloud Computing Insider-Award 2022 in Gold Bei den diesjährigen IT-Awards in Augsburg haben wir den „CloudComputing Insider-Award“ in Gold in der Kategorie „Enterprise SaaS“ gewonnen. Wir freuen uns sehr über diese renommierte Branchenauszeichnung. Zum nunmehr achten Mal haben die sieben Insider-Portale des Fachverlags Vogel IT-Medien die Awards verliehen. Die Auszeichnung der Gewinner fand am 20. Oktober 2022 im Rahmen einer feierlichen Gala in Augsburg statt, bei der die favorisierten Anbieter und Hersteller die begehrten Trophäen entgegennehmen konnten. Alexander Kintzi, CSO der Scopevisio, und Özlem Doger-Herter, Head of Communications der Scopevisio Group, nahmen vor Ort die Auszeichnung stellvertretend für das ganze Scopevisio-Team in Empfang. „Als Cloud-Pionier der ersten Stunde verfügen wir über profundes Wissen im Bereich von Cloud-Technologien. Und als Mittelständler wissen wir, worauf es bei der digitalen Transformation des Mittelstands ankommt. Diese Kombination ist unseren Kund:innen sehr wichtig – und möglicherweise auch der Grund für die Beliebtheit von Scopevisio bei den Leser:innen von CloudComputing-Insider“, so Alexander Kintzi. „Über Auswahl durch die Fachjury und die Bestätigung durch das Leservotum haben wir uns sehr gefreut.“ Die Gewinner in der Kategorie "Enterprise SaaS" 2022 Scopevisio knüpft damit an vergangene Erfolge an: Bereits in den Jahren 2015, 2016, 2017 und 2018 war Scopevisio bei den IT-Awards ausgezeichnet worden. Inzwischen ist Scopevisio deutlich gewachsen – teils auch durch Zukäufe von Unternehmen. Die Scopevisio Group beschäftigt mittlerweile fast 300 Mitarbeitende. Vorangegangen war der Preisverleihung zu den IT-Awards eine große Leser:innenwahl, die von April bis August 2022 stattgefunden hatte. Das diesjährige Voting war mit über 72.000 Stimmen das bisher teilnehmerstärkste Voting seit dem Start im Jahr 2015. Bilder und Videos finden sich auf der Website zum IT-Award 2022. ### 9 Tipps für Schlagwörter im digitalen Dokumentenmanagement Im DMS von Scopevisio können Sie Schlagwörter (engl. „Tags“) vergeben, um gespeicherte Dateien zu kategorisieren. Diese Wörter assoziieren einen Zusammenhang zur Information. Schlagwörter können den Typ beschreiben („Rechnung“ „Angebot“), einen Bearbeitungsstatus markieren („in Bearbeitung“, „offen“) oder einen Projektbezug haben (Projektnummer, Projektname, Kundenname). Natürlich können Sie auch Schlagwörter zu Rechnungsnummern, Kundennummern oder Projektnummern vergeben. Generell müssen Schlagwörter immer aussagekräftig und klar identifizierbar sein. Wie Sie gute und sinnvolle Schlagwörter vergeben können und was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie in diesem Beitrag.   Weitere Praxistipps & Tricks sowie Wissenswertes zum digitalen Dokumentenmanagement finden Sie in unserem E-Book "Unternehmen Zukunft - Tschüss Papier! Hallo Cloud!". JETZT KOSTENLOS DOWNLOADEN! Unsere 9 Tipps für sinnvolle Schlagwörter Verwenden Sie immer die Singular-Form: „Rechnung“, „Auftrag“ Verwenden Sie keine Synonyme. Wenn Sie in Projekten arbeiten, bestimmen Sie eine Person, die die „Schlagwort-Hoheit“ erhält. Vergeben Sie sinnvolle Schlagwörter: „Rechnung“, „Eingang“, „bezahlt“ „Auftrag“, „Ausgang“, „offen“ So können Sie innerhalb Ihres Tag-Sets kombinieren Legen Sie sich auf eine Schreibweisefest: Alle Schlagwörter werden kleingeschrieben: „auftrag“, „rechnung“, „angebot“ Substantive werden großgeschrieben: „Auftrag“, „Rechnung“, „Angebot“ Kombinierte Begriffe werden zusammengefasst: „inBearbeitung“, „Projekt1234“, „E-MailKampagneNeukunden“ oder Kombinierte Begriffe werden generell getrennt geschrieben: „in Bearbeitung“, „Projekt 1234“, E-Mail Kampagne Neukunden“ Kombinierte Begriffe werden mit Unterstrichen oder Bindestrichen getrennt: „in_Bearbeitung“, „Projekt-1234“, E-Mail_Kampagne_Neukunden“ Welche Variante Sie verwenden möchten, liegt ganz bei Ihnen. Lösen Sie Umlaute auf: aus „löschen“ wird „loeschen“. Vergeben Sie drei bis fünf Schlagwörter pro Datei. Überlegen Sie sich für wiederkehrende Workflows ein Schlagwort-Set.Ein Beispiel aus der Redaktion für den Freigabe-Workflow eines Blogartikels: In Bearbeitung wartet auf Freigabe Korrektur  freigegeben Verwenden Sie Abkürzungen nur zusätzlich. Wenn Sie Abkürzungen verwenden, stellen Sie sicher, dass diese allgemein bekannt sind" Wenn Sie sich an diese Tipps halten, steht einer übersichtlichen und praktikablen Verschlagwortung nichts mehr im Wege und ein weiterer Schritt Richtung digitalem Dokumentenmanagement ist vollbracht!Versuchen Sie es! Ihr Weg zum digitalen Dokumentenmanagement! Wenn Sie noch mehr über modernes und digitales Dokumentenmanagement wissen wollen, laden Sie sich gleich unser E-Book „Unternehmen Zukunft – Tschüss Papier! Hallo Cloud“ herunter und profitieren Sie von vielen Fallbeispielen und praktischen Tipps & Tricks! Whitepaper kostenlos downloaden!   ### Passwortsicherheit: 8 Tipps für sichere Passwörter Komplexe Passwörter einzurichten und sie regelmäßig zu ändern ist heute keine Garantie mehr für Passwortsicherheit. Dieser Artikel erklärt, wie Sie heute Ihre Passwörter richtig wählen und schützen können, welche Tricks Cyberkriminelle auf Lager haben und warum eine Zwei-Faktor-Authentisierung so wichtig ist. Passwortrichtlinien auf dem Prüfstand Die klassische Passwortrichtlinie besagt: Ein Passwort sollte mindestens 8 bis 12 Zeichen lang sein, ein Administratorpasswort gar 16 Zeichen und mehr. Es sollte Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten, denn der Zeichenmix bedeutet Komplexität. Und es sollte mindestens vierteljährlich geändert werden. Doch das allein ist heute kein Garant mehr für Passwortsicherheit. So sieht es zumindest die US-Behörde für Standards und Technologie NIST (National Institutes of Standards & Technology), federführend für Cybersicherheit in den USA. Sie veröffentlichte bereits im Jahr 2015 ihre neuen Digital Identity Guidelines. Danach ist ein Passwort, das sich sklavisch an die alten Regeln hält, tendenziell sogar stärker gefährdet als eines, das dies nicht tut, aber zusätzlich durch Mehr-Faktor-Authentisierung abgesichert wird. Warum? Weil Zeichenfolgen, die für uns Menschen komplex aussehen, für Computer ein Klacks sind. Die Befolgung der alten Passwortstrategie macht es Cyberkriminellen womöglich sogar noch leichter, Routinen zu schreiben, die Passwörter knacken können. Angriffe auf die Passwortsicherheit: Die Tricks der Passwort-Hacker Die folgenden Techniken werden von Cyberkriminellen am häufigsten genutzt: Phishing und Social Engineering Welches ist das unsicherste Passwort? Kommen Sie drauf? – In der Praxis ist es das Passwort, das Sie weitergeben! Phishing und Social Engineering sind die häufigsten Ursachen, wenn Passwörter kompromittiert werden. Beide sind Betrugstechniken, bei denen Sie unter Vorspiegelung falscher Tatsachen veranlasst werden, Ihr Passwort zu verraten. Phishing funktioniert mit fingierten Mails, beim allgemeineren Social Engineerinig kann Sie auch jemand persönlich, z.B. per Telefon, beschwatzen, Ihr Passwort herauszugeben. Nach Erkenntnissen des NIST beruhen die meisten Attacken auf die Passwortsicherheit heute nicht mehr auf dem Erraten oder Knacken von Passwörtern, sondern auf Phishing und Social Engineering. Passwortdatenbanken kompromittieren Dann gibt es immer wieder Fälle, in denen Cyberkriminelle die Passwortdatenbanken von Firmen knacken, herunterladen und die Daten gewinnbringend verkaufen. Wenn Firmen schlecht gegen Passwortdiebstahl abgesichert sind, hilft Ihnen auch kein noch so komplexes Passwort. Passwortraten Das Passwortraten ist eine sehr bekannte Angriffsmethode. Dabei spielt eine Software nach dem Zufallsprinzip alle möglichen Zeichenkombinationen gegen eine Login-Seite, so lange, bis ein Treffer gefunden wird. Meistens werden häufig genutzte oder bekannte Passwörter zuerst ausprobiert. Die Cyberkriminellen profitieren dabei von schwachen Passwörtern, die entweder zu kurz oder zu leicht zu erraten sind. Have I Been Pwned? Machen Sie die Nagelprobe: Geben Sie Ihre E-Mail-Adressen in diese Seite ein: https://haveibeenpwned.com/ Diese prüft, ob Ihre Anmeldedaten schon im Internet veröffentlicht sind. Das geschieht, wenn eine Passwortdatenbank eines Unternehmens oder eines Onlinedienstes geknackt und heruntergeladen wird. Es ist ein unangenehmes Gefühl, wenn die eigene E-Mail dabei abgegriffen wurde. Noch schlimmer ist es, wenn Sie Passwörter wiederverwenden oder gar nur ein einziges Passwort für alle Ihre Accounts benutzen. Ändern Sie schnellstens Ihre Passwörter und verwenden Sie keines zweimal! Neben haveibeenpwned können Sie übrigens auch den Identity Checker des deutschen Hasso-Plattner Instituts (https://sec.hpi.de/ilc/) nutzen. Selbst wenn Ihr Passwort kompromittiert wurde, sind sie mit einer Zwei-Faktor-Authentisierung zunächst sicher. Denn diese schirmt Ihre Daten durch eine zweite Anmeldeschranke vor unbefugtem Zugriff ab. Zwei-Faktor-Authentisierung Die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) ist so wichtig, dass wir sie noch vor der Frage behandeln, wie denn nun ein möglichst sicheres Passwort gestrickt sein sollte. Sie wird auch Zweistufige Überprüfung oder Anmeldung in zwei Schritten genannt. Was ist Zwei-Faktor-Authentisierung? Eine Zwei-Faktor-Authentisierung - manchmal auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt - verwendet neben der üblichen Benutzernamen/Passwort-Kombination einen zusätzlichen Faktor, um Ihre Identität zu überprüfen. Drei Arten von Faktoren sind dabei üblich: Etwas, das Sie wissen: Sie geben ein zusätzliches Einmal-Passwort, eine PIN oder ein Identifikationsmerkmal ein, das nur Sie kennen. Etwas, das Sie sind: Sie identifizieren sich biometrisch, das heißt durch Fingerabdruck, Stimme oder Iris-Scan. Etwas, das Sie haben: Sie benutzen ein weiteres Gerät, zum Beispiel ein Smartphone oder eine Chipkarte, das Ihnen eindeutig zugeordnet ist. Die beiden Faktoren, die Ihre Identität nachweisen, müssen aus unterschiedlichen Kategorien stammen, zum Beispiel Passwort (wissen) und Fingerabruck (biometrisch), PIN (wissen) und TAN-Generator (haben) usw. Wobei ist Zwei-Faktor-Authentisierung besonders wichtig? Für Accounts, bei denen es um sensible Daten oder Geld geht, ist die zusätzliche Sicherheit der Zwei-Faktor-Authentisierung unerlässlich. Bei Online-Banking-Verfügungen ist sie bereits verpflichtend eingeführt. Doch auch Anbieter von Business-Software, wie Scopevisio, sowie Online-Shops, E-Mail-Programme und Social Media bieten häufig eine Zwei-Faktor-Authentisierung für ihre Kunden an. Es lohnt sich, in die verschiedenen Anmeldeoptionen hereinzuschauen. Datenschützer empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentisierung überall, wo sie verfügbar ist, einzuschalten. 8 Tipps für die Passwortsicherheit Die folgenden Tipps für sichere Passwörter basieren auf Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und des NIST: 1.      Passwörter – kurz und komplex oder lang und unkomplex Länge und Komplexität sind immer noch wichtig. Ein Passwort gilt als sicher, wenn es vier Zeichenarten und mindestens 8-12 Zeichen hat (kurz und komplex) oder zwei Zeichenarten und 20 bis 25 Zeichen hat (lang und weniger komplex). Je länger ein Passwort ist und je mehr verschiedene Zeichen es verwendet, umso besser bzw. sicherer ist es. Kaum zu glauben: Laut einer Studie des britischen National Cybersecurity Centre ist das häufigste Passwort „123456“, das zweithäufigste „123456789“, das dritthäufigste „qwerty“ und an vierter Stelle kommt – „Password“. Das Hasso Plattner Institut (HPI) hat 2021 eine Umfrage zu Passwörtern in Deutschland durchgeführt. Das erschreckende Ergebnis hier: 2.      Passwort-Manager benutzen Wozu einen Passwort-Manager verwenden, wenn mir der Browser ebensogut meine Zugangsdaten pflegen und sichere Passwörter generieren kann? Ganz einfach: In einem Passwort-Manager verwalten Sie Ihre Passwörter an einer zentralen Stelle, sodass sie in jedem Browser und für jede App zur Verfügung stehen. Mit einem Passwort-Manager generieren und verwalten Sie mühelos Hunderte von hochkomplexen, verschiedenen Passwörtern, ohne sie sich merken zu müssen. Sie benötigen lediglich ein einziges starkes Master-Passwort für den Zugriff auf den Passwort-Manager selbst. Das erhöht die Passwortsicherheit erheblich. 3.      Kreative Passwörter wählen Das BSI empfiehlt ein gut zu merkendes Passwort für den Zugriff auf Ihren Passwort-Manager. Sie könnten einen Satz verwenden, der eine Zahl enthält. Fügen Sie die Anfangsbuchstaben der Wörter und die Zahl zusammen. Als Beispiel nennt das BSI den Satz: „Am liebsten esse ich Pizza mit vier Zutaten und extra Käse!“ Daraus wird nach der obigen Vorschrift das Passwort AleiPm4Z+eK! Wichtig ist, dass Sie Ihren Passwort-Satz selbst erfinden. Texte, die aus Liedern, Romanen oder Gedichten stammen, werden von Angreifern als erstes durchprobiert. Mindestens 8 Zeichen sollte Ihr so generiertes Passwort haben; wenn WLAN-Verschlüsselung WPA2 oder WPA3 genutzt wird, sogar mindestens 20 Zeichen. 4.      Passwörter immer nur einmal verwenden Wird ein Passwort gestohlen, das Sie für mehrere Online-Zugänge verwenden, dann sind alle diese Zugänge auf einmal kompromittiert. Der Angreifer kann mit Hacker-Tools automatisiert und in Sekundenbruchteilen durchtesten, für welche Accounts das gestohlene Passwort sonst noch verwendet wird. Vergeben Sie deshalb eindeutige Passwörter. Mit den Passwort-Generatoren von Browsern und Passwort-Manager-Programmen können Sie einfach für jeden Nutzeraccount ein eigenes, starkes Passwort erstellen – und im Notfall ohne Mühe ändern. 5.      E-Mail-Konto besonders schützen Hat ein Angreifer einmal den Zugriff auf Ihren E-Mail-Account, kann er sich für jeden Online-Zugang, bei dem Sie mit dieser E-Mail-Adresse angemeldet sind, ein neues Passwort geben lassen. Der Schaden für Sie kann sehr groß sein. Deshalb sollten Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Programm mit einem extra-starken Passwort sichern und, wenn möglich, zusätzlich mit einem zweiten Faktor. 6.      Bildschirmschoner mit Passwort sperren Um Ihre Passwörter in Abwesenheit zu sichern, schalten Sie bei Verlassen des Comupters den Bildschirmschoner ein. Das geht bei gängigen Betriebssystemen mit einer einfachen Tastenkombination. Stellen Sie ein Passwort ein, das man eingeben muss, um den Bildschirmschoner wieder zu entsperren. So können Sie auch sicherstellen, dass niemand Ihre wichtigen Dateien löscht. 7.      Passwörter unter Verschluss halten Klingt einfach, wird aber oft vernachlässigt. Die gelbe Haftnotiz mit dem Passwort, die am Bildschirm oder unter der Tastatur pappt, ist schon legendär. Aber auch ein Zettel in der Schublade oder eine Liste von Passwörtern im Buchkalender, der in der Mittagspause offen herumliegt oder mit der Handtasche gestohlen werden könnte, ist keine gute Idee, wenn es um die Passwortsicherheit geht. Geben Sie Ihre Passwörter niemals per E-Mail weiter. Wenn Sie ein Passwort per E-Mail erhalten, was häufig der Fall ist, wenn Sie sich erstmals bei einem Dienst einloggen, dann sollten Sie dieses Passwort sofort ändern, sobald Sie Ihren Account bei diesem Dienst erstellt haben. Passwörter sind etwas Persönliches und niemand außer Ihnen sollte sie kennen – nicht einmal Ihr IT-Administrator. 8.      Passwörter nach Sicherheitsvorfall ändern Früher hieß es, dass Passwörter alle 30 Tage oder alle drei Monate geändert werden sollten. Das wird heute nicht mehr unbedingt empfohlen. Doch wenn ein Account von Ihnen kompromittiert wurde, dann ist es dringend geboten, das zugehörige Passwort zu ändern. Cyberkriminelle greifen oft komplette Passwort-Datenbanken bei Firmen ab oder spähen die Anmeldedaten einzelner Nutzer aus. Diese Daten werden im Internet verkauft. Websites wie die oben erwähnten haveibeenpwned.com und HPI Identity Checker informieren darüber. Sie können sogar eine Warnmeldung für Ihre E-Mail-Adresse einstellen. Finger weg von diesen Passwörtern Um folgende, leider immer noch gebräuchliche, Passwörter sollten Sie einen großen Bogen machen: Begriffe aus Wörterbüchern. Passwort-Rateprogramme lassen oft komplette Wörterbücher gegen eine Login-Seite laufen. Ihr Name oder Namen Ihrer Familienmitglieder oder Haustiere, inklusive der zugehörigen Geburtsdaten, so wie „Helmut3103“ oder „LisaMueller“. Auch ein vorangestelltes oder angehängtes Sonderzeichen oder eine Zahl, wie in „!Helmut3103?“, machen die Eigennamen-Methode nicht besser. Zahlenfolgen wie „23456789“, Buchstabenfolgen wie „abcdefg“ oder Tastaturmuster wie „sdfghjk“ sind sehr unsicher. Oder natürlich Klassiker wie „password“ oder „P@sswort1!“ in allen seinen Variationen. Passwortsicherheit: Was Unternehmen tun können Das NIST hat umfangreiche Empfehlungen für Passwortsicherheit bei Unternehmen formuliert. Die wichtigste Rolle spielt dabei die Mehr-Faktor-Authentisierung. Verschiedene Modelle mit asymmetrischen oder symmetrischen Schlüsselpaaren bzw. Kombination verschiedener Faktoren sind möglich. Darüber hinaus sollten Unternehmen die Zahl der Anmeldeversuche für ein Nutzerkonto überwachen und beschränken. Damit mildern sie die Gefahr, dass Passwörter durch Passwortraten kompromittiert werden. Drittens sollten Unternehmen ihren Nutzern verbindlich eine bestimmte Länge und Komplexität für die Passwörter vorschreiben. Damit werden die berüchtigten allzu einfachen Passwörter „qwertz“ oder „abc123“ verhindert. Ein zusätzlicher automatischer Abgleich mit häufig genutzten Passwörtern erhöht weiter die Sicherheit. Ein weiterer Aspekt ist die regelmäßige Mitarbeiterschulung in Fragen der IT-Sicherheit. Laut DSGVO müssen Mitarbeiter ohnehin eine Unterweisung in grundlegenden Datenschutz- und Datensicherheitsfragen bekommen. In einer solchen Schulung sollte auch Authentifizierung und Passwortsicherheit angesprochen werden. ### Was die Maslowsche Bedürfnispyramide mit Scopevisio zu tun hat Die Maslow-Pyramide beschreibt auf einfache Weise menschliche Bedürfnisse und Motivationen. Wir haben das populäre Modell auf die Nutzung von Scopevisio in Unternehmen übertragen. Was treibt Menschen an? Diese essenzielle Frage liegt der Maslowschen Bedürfnispyramide zugrunde, die eines der bekanntesten sozialpsychologischen Modelle dafür ist, menschliche Bedürfnisse und Motivationen zu beschreiben. Die Maslow-Pyramide: Fünf Bedürfnisebenen Das Modell geht es von fünf menschlichen Bedürfnissen aus, die in einer hierarchischen Struktur aufeinander aufbauen. Zunächst muss das Bedürfnis auf der jeweils unteren Stufe (größtenteils) gestillt sein, bevor die nächsthöhere Stufe wirksam wird. Bedürfnispyramide in Anlehnung an Maslow Physiologische Bedürfnisse Auf der untersten Ebene der Pyramide finden sich physiologische Grundbedürfnisse wie Wasser, Nahrung oder Schlaf. Sicherheitsbedürfnisse Sind die physiologischen Bedürfnisse befriedigt, gewinnt das Thema Sicherheit an Bedeutung. Der Mensch strebt nach Stabilität und Ordnung und versucht diese zum Beispiel durch Regeln oder Gesetze herzustellen. Soziale Bedürfnisse Der Mensch ist ein soziales Wesen und sucht die Beziehung zu anderen Menschen. Die Zugehörigkeit zu einer Gruppe wie etwa der Familie oder dem Freundeskreis und die Interaktion und Kommunikation mit anderen sind ihm wichtig. Individualbedürfnisse Sind die sozialen Bedürfnisse sichergestellt, rücken die Individualbedürfnisse in den Vordergrund. Dazu zählen zum Beispiel – je nach Persönlichkeit – Anerkennung, Wertschätzung, Erfolg oder Macht. Selbstverwirklichung An der Spitze der Pyramide steht die Selbstverwirklichung und damit der Wunsch, die eigenen Fähigkeiten zu entfalten und seine Persönlichkeit weiterzuentwickeln. Hintergrund: Die Maslowsche Bedürfnispyramide Die Maslowsche Bedürfnispyramide wurde aus der Bedürfnishierarchie des amerikanischen Psychologen Abraham Maslow (1908–1970) abgeleitet. Die Grundlagen dazu veröffentlichte Maslow 1943 unter dem Titel A Theory of Human Motivation, später entwickelte er die Theorie weiter und fügte weitere Bedürfnisse (z.B. Transzendenz) hinzu. Die Maslowsche Bedürfnispyramide gilt als Klassiker der Psychologie und wird oft auch in der Betriebswirtschafts- bzw. Managementlehre verwendet. Übertragung der Bedürfnispyramide auf Scopevisio Die Maslowsche Bedürfnispyramide gilt als universales Modell, das sich auf verschiedene Zusammenhänge anwenden lässt. Auch auf Scopevisio? Als Hersteller und Anbieter von Unternehmenssoftware wollen wir umfassend die Anforderungen unsere Anwender:innen erfüllen. Wie dies in Zusammenhang mit der Bedürfnispyramide gebracht werden kann, zeigen wir im Folgenden. Zu beachten ist, dass hier die Bedürfnisse, die Maslow auf das einzelne Individuum bezogen hat, hier zum Teil auf das Unternehmen als Ganzes angewendet werden. Wachstum Im Zuge der Globalisierung und des fortschreitenden Wettbewerbs in nahezu allen Branchen scheint Wachstum die notwenige Bedingung für den Unternehmenserfolg zu sein. Wer nicht mindestens mit dem Marktvolumen wächst, verliert Marktanteil. Demgegenüber sind wachsende Unternehmen sowohl für Kunden als auch für Mitarbeitende attraktiv. Wachstum bezieht sich Wesentlichen auf zwei Dimensionen: auf die Mitarbeiterzahl oder auf den jährlichen Umsatz. Scopevisio kann vor allem bei der Umsatzsteigerung unterstützen: Durch Digitalisierung und Automatisierung führt der Einsatz von Scopevisio sowohl zu Kosteneinsparungen als auch zur Produktivitätssteigerung. Scopevisio fördert das Unternehmenswachstum zum Beispiel durch Effizientere Geschäftsprozesse Automatisierung von Routineaufgaben Entlastung der Mitarbeitenden Höhere Kundenzufriedenheit Transparenz und Kontrolle in Echtzeit Mit einem ERP-System, das alle Daten aus allen Bereichen miteinander verknüpft, sparen Unternehmen manuellen Aufwand und minimieren Fehlerquoten. Dies ermöglicht es Unternehmen, Zeit in die Weiterentwicklung ihres Geschäfts zu investieren. Sicherheit Unternehmen sind an Stabilität und langfristiger Existenzsicherung interessiert. Genau dabei kann Scopevisio unterstützen: Scopevisio bildet als ERP-System alle betrieblichen Prozesse ab und führt diese intelligent zusammen. Nicht von ungefähr kommt es, dass das ERP-System als Rückgrat eines Unternehmens bezeichnet wird. ERP-Systeme bilden die stabile Grundlage für unternehmerische Entscheidungen. Scopevisio deckt das Thema Sicherheit gleich im mehrfacher Weise ab: Sicherheit durch reibungslose Verwaltungsprozesse und transparente Daten Sicherheit einer Cloud-Anwendung, die im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben wird Sicherheit der ordnungsgemäßen Buchhaltung dank der Unterstützung GoBD-konformer Vorgaben Zusammenarbeit Nicht von ungefähr heißt das DMS-System der Scopevisio Teamwork - denn genau das unterstützt es. Teamwork ermöglicht die reibungslose Zusammenarbeit über Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen hinaus, weil alle Dokumente zentral an einer Stelle liegen und ihre Bearbeitung dokumentiert wird. Doch nicht nur das DMS vereinfacht und beschleunigt die Zusammenarbeit: Dies trifft auch auf Scopevisio als Komplettlösung zu, bei der der Zugriff auf Funktionen über Berechtigungen gesteuert werden kann. Ausgewählte Beispiele für die Förderung der Zusammenarbeit durch Scopevisio: Gleicher Informationsstand in Bezug auf Kunden und Projekte (inkl. E-Mails, Kommentare und Dokumente) Externe Links und Upload-Ordner für Externe Zuschalten des Steuerberaters auf das System Insellösungen gehören dank Scopevisio der Vergangenheit an. Auch langwieriges Suchen in Papierablagen bzw. Ordnern oder lästiges Nachfragen bei Kolleg:innen entfallen. Dadurch steigt die Produktivität im Team erheblich und die Zusammenarbeit ist von überall aus effizient mölgich. Anerkennung Sind Bedürfnisse wie Wachstum, Sicherheit und Zusammenarbeit abgedeckt, dann kann der Mitarbeitende, aber auch das Unternehmen nach Anerkennung streben. Ist das Unternehmen bereits auf dem Markt etabliert und auf Wachstumskurs ausgerichtet, geht es darum, die nächsthöhere Stufe zu verwirklichen, etwa durch Steigerung von Image und Bekanntheit des Unternehmens, aber auch durch Förderung und Wertschätzung des einzelnen Mitarbeitenden. So wird der Mitarbeitende, aber auch das Unternehmen gleichermaßen gestärkt. In Scopevisio können die Erfolge des Unternehmens und des Mitarbeiters einfach und ressourcenschonend – weil digital – dokumentiert werden. Selbstverwirklichung Durch Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen schenkt Scopevisio Mitarbeitenden Zeit, die diese in wichtigere Aufgaben investieren können. Zwangsläufig handelt es sich dabei um kreative und anspruchsvolle Aufgaben, die nicht automatisiert werden können, sondern die Kreativität und Lösungskompetenz des Mitarbeitenden fordern. Genau diese Aufgaben sind es aber, die zur Selbstverwirklichung des Einzelnen im Beruf beitragen. Und nicht nur das: Sie bringen gleichzeitig auch das Unternehmen voran. Fazit Die Maslowsche Bedürfnispyramide lässt sich auch auf Scopevisio übertragen. Die Software unterstützt grundlegende Bedürfnisse ebenso wie anspruchsvollen Anforderungen und bietet somit eine ganzheitliche Lösung für verschiedene Bedürfnisebenen. ### Das war der 9. Cloud Unternehmertag 2022 25 Vorträge, 35 Speaker und unendliche viele Impulse: Der 9. Cloud Unternehmertag 2022 bot ein vielfältiges Programm rund um die Digitalisierung – und das erstmals nach zwei Jahren wieder in Präsenz. 700 Unternehmer:innen waren am 4. Mai 2022 ins Kameha Grand nach Bonn gekommen, um sich über die Zukunft der digitalen Arbeitswelt und den Wandel der Unternehmenskultur zu informieren. Der Bedarf an persönlichem Austausch nach zwei Jahren fast ohne Präsenzveranstaltungen war groß, wie die vielen Gespräche im Kameha Dome zeigten. „New Work – Erfolgreiche Unternehmensführung nach der Pandemie“ lautete das Motto der diesjährigen Veranstaltung. Scopevisio-CEO Dr. Jörg Haas, die Moderatorin Veronika Prühs und Scopevisio-Vorstand Alexander Kinzti (CSO) begrüßen die Gäste. Moderatorin Veronika Prühs Publikum beim Cloud Unternehmertag Scopevisio-Keynote „Simplify your daily business“ New Work und Homeoffice waren die zentralen Themen der Keynote von Scopevisio. Auch bei Scopevisio arbeiteten zeitweise 90 Prozent des Teams während der Pandemie von zu Hause aus. Zeitgleich wurde bei Scopevisio eine Transformation der Unternehmenskultur in Richtung New Work angestoßen, die einiges in Bewegung gesetzt hat. Darüber berichtete Scopevisio-Gründer und CEO Dr. Jörg Haas gemeinsam mit den Vorständen Silke Kanes, Alexander Kintzi und Stephan Müller in ihrem Vortrag „Simplify your daily business“. Die Scopevisio-Vorstandsriege (v.l.n.r.): Stepan Rutz (CTO), Dr. Lukas Pustina (CIO), Silke Kanes (CPO), Dr. Jörg Haas (CEO), Dr. Markus Cramer (CFO), Alexander Kintzi (CSO) und Stephan Müller (COO) Die wichtigsten Learnings: New Work bedeutet Kontrollverlust. Statt Kontrolle ist Vertrauen gefragt, statt Arbeitszeit zählt Arbeitsleistung. Kommunikation ist King. Beim hybriden Arbeiten muss die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden aufrechterhalten werden. New Work führt zu Veränderungen in der Führungskultur. Die Führungskraft wird zum Coach und Enabler. In Marketing und Vertrieb müssen in der Kundenansprache neue Wege gefunden werden, „digitale Empathie“ zu vermitteln. Digitalisierung macht New Work erst möglich. Dafür braucht es die passende Soft- und Hardware. Cloud-Anwendungen wie die Unternehmenssoftware von Scopevisio oder die neue Coworking-Plattform spielen dabei eine wichtige Rolle, denn mit ihrem ganzheitlichen Ansatz beziehen sie alle Abteilungen ein und setzen den verbreiteten Einzellösungen und Datensilos einen integrierten Ansatz entgegen. "Was früher das Firmengebäude war, ist heute die Cloud."- Dr. Jörg Haas, Scopevisio-Gründer und CEO Vorgestellt wurden auch viele Scopevisio-Neuerungen, die für das Jahr 2022 vorgesehen sind wie zum Beispiel die englische Oberfläche, die Hauptfunktion Beschaffung (Material- und Warenwirtschaft - Beta-Version), die neue, frei konfigurierbare Startseite und vor allem der neue Customer Lifetime Service (CLS) – Informationen, die besonders die Scopevisio-Kunden interessieren, die zum Cloud Unternehmertag gekommen waren. Während der Veranstaltung haben wir übrigens unsere Gäste gefragt, was New Work für Sie bedeutet. Das Ergebnis stellt diese Word-Cloud dar. Flexibilität, Freiheit und Vertrauen stehen bei vielen Befragten im Mittelpunkt: Urs Meier: Zwischen den Fronten – Entscheidungen unter Druck Die zweite Keynote am Vormittag hielt der Schweizer Urs Meier, ehemaliger FIFA-Schiedsrichter, Fußballexperte und Sportkommentator. Mit vielen Videobeispielen aus dem Profifußball und amüsanten Anekdoten erläuterte Meier, wie man mit „Entscheidungen unter Druck“ umgeht. Bis zu 300 Entscheidungen hat ein Schiedsrichter im Spiel zu fällen – und das in Sekundenschnelle. „Null oder Hundert,“ so Meier. Dazwischen gäbe es nichts. "Der gute Schiedsrichter pfeift schneller als das Publikum." - Urs Meier, Unternehmer, Referent, Fußballexperte Urs Meier beim Cloud Unternehmertag 2022 Die wichtigsten Führungsgrundsätze sind für Urs Meier sowohl auf dem Spielfeld als auch im Geschäftsleben Fairplay, Teamwork, Durchsetzungsvermögen, Klarheit – und manchmal auch eine ordentliche Portion Intuition. Urs Meier im Interview Für jeden etwas dabei: Networking, Breakouts und mehr Die zweite Tageshälfte war geprägt von Networking und Austausch im Kameha Dome, in dem sich auch die Aussteller präsentierten. Außerdem fiel am Mittag der Startschuss für verschiedene Breakouts, die teils branchenspezifisch ausgerichtet waren. So waren Kurzvorträge für die Hotellerie, das Gesundheitswesen und Rechtsanwälte vorgesehen. Weitere Vorträge widmeten sich fachlichen Themen wie Business Intelligence, Dokumentenmanagement oder Kollaborationsplattformen. Rund 700 Gäste waren zum Cloud Unternehmertag 2022 gekommen. Prof. Dr. Eckart von Hirschhausen: Der Mensch zwischen 0 und 1 Die Keynote am Nachmittag hielt der Arzt, Comedian und Erfolgsautor Prof. Dr. Eckart von Hirschhausen, der sich mit seiner Stiftung „Gesunde Erde – Gesunde Menschen“ besonders auch mit dem Thema Klimaschutz beschäftigt. In seinem Vortrag „Der Mensch zwischen 0 und 1“ betrachtete Prof. Dr. Eckart von Hirschhausen die Vor- und Nachteile der Digitalisierung aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Dr. Prof. Dr. Eckart von Hirschhausen beim Cloud Unternehmertag 2022 So mache die Digitalisierung den Menschen einerseits unbeweglicher, denn wer dauernd auf sein Smartphone starre, betätige sich weniger sportlich („Sitzen ist das neue Rauchen“). Andererseits böte die Digitalisierung wertvolle Möglichkeiten in der Medizin, etwa wenn KI genutzt werde, um Hautkrebs zu diagnostizieren. An Beispielen aus Kunst und Musik zeigte Hirschhausen, dass es gerade die Zwischentöne seien, die das menschliche Leben bereicherten. Kreativität und Empathie ließen sich schwer in die Kategorien 0 und 1 einsortieren. Sein Fazit: „Beziehungen bleiben analog.“ Video-Impressionen vom Cloud Unternehmertag 2022 Eindrücke vom Tag vermittelt unser kurzes Review-Video. Weitere Bilder und Impressionen finden sich in Kürze auch auf der Website zum Event. Cloud Unternehmertag 2023: Save the date! So ging schließlich gegen 17.00 Uhr eine Veranstaltung zu Ende, die den Gästen unterschiedliche Perspektiven auf die Themen Digitalisierung und New Work geboten hat und zahlreiche „Take aways“ für das eigene Unternehmen mitgegeben konnte – so hoffen wir jedenfalls! Der nächste Cloud Unternehmertag findet am 1. Februar 2023 statt. Bilder: © Scopevisio / Fotos: Iris Wißkirchen ### New Work - vom Buzzword zum Megatrend Ob in Blogs oder bei Events – immer wieder taucht der Begriff New Work auf. Doch was versteht man darunter? Beschreibt der Begriff die Unternehmenskultur? Oder geht es dabei um Homeoffice und Remote Work? Folgender Artikel nimmt den Megatrend New Work in seinen Facetten unter die Lupe (K)eine Definition von New Work Eine genaue Definition von New Work gibt es nicht. Man versucht darunter den Wandel der Arbeitswelt zu subsummieren, der durch die Globalisierung, aber auch die Digitalisierung angetrieben wird. Der Wandel vollzieht sich dabei weg von der „klassischen Lohnarbeit“ mit definierten Arbeitszeiten und -orten und strengen Vorgaben „von oben“ hin zu mehr Flexibilität, Eigenverantwortung und Teamfähigkeit in einem mitarbeiterorientierten Arbeitsumfeld. Was ist New Work?New Work steht für die Gesamtheit der modernen und flexiblen Formen der Arbeitsorganisation und ist damit Sammelbegriff für verschiedene mitarbeiterorientierte Arbeitsmodelle und -formen. Was sind New Work Bestandteile? Bei New Work geht es um eine neue Organisation von Zusammenarbeit (flache Hierarchien, agiles Arbeiten). Gleichzeitig geht es um neue Freiheiten, beispielsweise bei der Wahl des Arbeitsortes (z.B. Homeoffice) und bei der Wahl der Arbeitszeit. Die Selbstständigkeit und Eigenverantwortung des Mitarbeiters gewinnt an Bedeutung. Ebenso wichtig ist allerdings die Teamarbeit, vor allem auch abteiltungsübergreifend. Der sinnstiftende Aspekt des Arbeitenshat große Bedeutung. Es geht nicht nur ums „Abarbeiten“, sondern um Identifikation mit dem Job. Mit New Work geht ein Plus an Vertrauen in die Mitarbeitenden einher. Vorgesetze und Führungskräfte müssen im Zuge von New Work ein neues Verständnis von Führung (New Leadership) entwickeln. Basis für die Umsetzung von neuen Arbeitsformen (Hybrides Arbeiten, Remote Work) ist die Digitalisierung (z.B. Cloud-Unternehmenssoftware) Voraussetzung Die Corona-Pandemie hat der Digitalisierung einen Schub verpasst und Entwicklungen beschleunigt, die ansonsten deutlich länger gedauert hätten. Damit einher ging auch eine Veränderung der Kultur am Arbeitsplatz, inbesondere in Hinblick auf Führung, Kollaboration und Prozesse.  © Bitkom (Pressemitteilung: Die Häflte der Deutschen arbeitet im Homeoffice) Seit wann gibt es New Work? Der in Sachen geborene Sozialphilosoph und Anthropologe Fritjof Bergmann (1930-2021), der als 19-Jähriger in die USA ging, gilt als Begründer der New Work Bewegung. Bergmann besuchte in den 1970-Jahren mehrfach die Ostblockländer und erlebte dort den Niedergang des Sozialismus. Gleichzeitig bekam er bei General Motors in Flint (Michigan) die negativenAuswirkungen des Kapitalismus in der Automobilindustrie zu spüren. Dort gingen die Fließbandarbeiter mechanisch ihrem Job nach, ohne darin Erfüllung zufinden und ohne Identifikation mit dem Job. Frithjof entwickelte vor diesem Hintergrund die Utopie einer „Neuen Arbeit“, nach der ein Job immer auch Berufung sein sollte. Sein Modell von Arbeit enthielt einen Teil Erwerbsarbeit, einen Teil Selbstversorgung (mit Lebensmitteln und Technologie) und einen Teil „Arbeit, die man wirklich, wirklich will“. Seine Thesen für New Work fasste Fritjof Bergmann 2004 in dem Buch "Neue Arbeit, neue Kultur" zusammen. Es geht uns um die Schaffung einer Gesellschaft und Kultur, in der wirklich jeder, Mann oder Frau, die Chance bekommt, einen beträchtlichen Teil seiner Zeit mit einer Arbeit zuverbringen, die er oder sie erfüllend und faszinierend findet und die die Menschen aufbaut und ihnen mehr Kraft und mehr Vitalität gibt.“ (Fritjof Bergmann) Wie entwickelte sich das Modell New Work weiter? Etwa ab 2010 taucht der Begriff New Work in Deutschland vermehrt im Zusammenhang mit HR- und Personalthemen auf. Allerdings wird er nicht unbedingt im Sinne von Fritjof Bergmann verwendet. Es geht weniger um persönliche Entfaltung, als vielmehr um neue Organisationskonzepte undArbeitsmodelle. Der Hintergrund: Die Generation Y hat andere Bedürfnisse als die Erwerbstätigen zuvor. Nicht allein Karriere, Geld und Status sind ausschlaggebend. Dagegen werden die Vereinbarkeit von Privatleben und Job, eine ausgeglichene Worklifebalance, flexible Arbeitsgestaltung (Homeoffice, Remote Work), Vertrauensarbeitszeit, Partizipation an Entscheidungen und flache Hierarchien zunehmend wichtiger. Einen besonderen Schub hat das Thema New Work durch die Corona-Pandemie erfahren, die viele Erwerbstätige ins Homeoffice wandern ließ und neue Formen der Zusammenarbeit, etwa über Videocalls, zur Normalität machte. Vieles davon wird überdauern: So belegen aktuelle Studien etwa des Fraunhofer IAO , dass zum Beispiel das hybrides Arbeiten, also die Kombination von Homeoffice und Büro, von Mitarbeitenden bevorzugtwird. Gleichzeitig wird ein Trend zur Büroarbeit mit betont kooperationsbezogenen, abteilungsübergreifenden Ansätzen immer deutlicher. Was sind New Work Themen? New Work hat sehr viele Dimensionen und umfasst zahlreiche Themen, angefangen beim Arbeitsplatz (z.B. Homeoffice), über Arbeitsmodelle, (z.B. agile Arbeitsmethoden) bis hin zur Arbeitskultur (z.B. selbstorganisierende Teams). Arbeitsorte: Hybrides Arbeiten Die ausschließliche Arbeit im Büro wird in der freien Wirtschaft zunehmend zum Auslaufmodell. Insbesondere nach den Erfahrungen der Corona-Pandemie wollen viele Mitarbeitende zwei bis drei Tage im Arbeit im Homeoffice arbeiten. Remote Work an selbstwählten Orten – Stichwort digitales Nomadentum – hat seinen Exotenstatus verloren. Der Trend geht von der Präsenz- zur Ergebniskultur. © Bitkom (Pressemitteilung: Die Häflte der Deutschen arbeitet im Homeoffice) Bürokonzepte: Arbeitsplätze der Zukunft Eine Folge von Homeoffice sind Shared Desks, also Schreibtische, die sich die Arbeitnehmer:innen im Büro teilen – auch bekannt unter dem Begriff Hotdesks. Neue Formen abteilungsübergreifender Zusammenarbeit führen zu anderen Raumzuschnitten und Ausstattungen. In einemsogenannten Multispace werden mehrere Büroformen kombiniert, die flexibel genutzt werden können. Ein Konzept, das gerne von Freiberuflern und Startups sind Coworking Spaces. Dies sind Räumlichkeiten, in die man sich zeitweise oder dauerhaft einmietet. Arbeitszeit: Flexibilität ist Trumpf Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten, Arbeitszeiten flexibel zu handhaben. Ein Job nach dem Motto 9-to-5: Das scheint für viele Berufstätige nicht mehr zeitgemäß. New Work spricht dem Mitarbeitenden auch hiermehr Freiheiten zu. Vertrauensarbeitszeit ist hier das Schlagwort. Es kommt mehr auf die Ergebnisse statt auf die Zeit an. Dies unterstützt eine ausgeglichene Worklifebalance. Organisation: Flache Hierachien Traditionelle Hierarchien werden aufgelöst. Nicht mehrstrukturelle Rahmenbedingungen wie Titel oder Abteilungszugehörigkeitentscheiden über die Teilnahme an Projekten, sondern Kompetenzen und Interessen. Vorgesetzte werden zu Wegbereitern und Kümmerern, die dafür sorgen, dass im Teamalles optimal läuft. Das erfordert ein neues Verständnis von Führung, einsogenanntes New Leadership von der Führungskraft, die mehr zum Coach und Mentor wird. Methoden: kreatives Denken New Work Methoden fördern Kreativität, Problemlösung und Flexibilität. Agiles Arbeiten ist eine solche Methode, die gekennzeichnetist durch iteratives Vorgehen in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden - in einemTeam mit definierten Rollen. Ausprägungen agilen Arbeitens sind Methoden wie Design Thinking, das zum Beispiel gerne bei der Ideenfindung am Anfang einer Produktentwicklung zum Tragen kommt oder Business Model Canvas, das der Erstellung eines Business Plans dient – um nur einige New Work Methoden zunennen. Tools: Digital zusammenarbieten Ohne digitale Tools stößt New Work an Grenzen. Zusammenarbeit und Vernetzung brauchen – vor allem wenn sie remote stattfinden – Kollaborationstools, aber auch Unternehmenssoftware aus der Cloud erleichtertdas Teamwork und entlastet von administrativer Arbeit. New Work und Technologie gehören deshalb zusammen. © Shutterstock / fizkes Warum New Work? Für die Umsetzung von New Work gibt es viele Gründe, die letztlich alle zu größerem Unternehmenserfolg, optimierter Wettbewerbsfähigkeitund größerer Zufriedenheit sowohl bei Kunden als auch Mitarbeitenden führen: Attraktiver Arbeitgeber mit der Folge optimierterMitarbeitergewinnung und Mitarbeiterbindung Positives Image durch moderne Unternehmenskultur Bessere Potenzialentfaltung bei jedem einzelnen Mitarbeitenden Förderung von Innovation durch Einbeziehung der Kreativität aller Größere Effizienz durch kooperative Arbeitsmethoden Höhere Produktivität durch den Einsatz digitaler Tools Was sind mögliche New Work Probleme? Je nachdem wie die Unternehmenskulturaussieht, kann New Work einen radikal neues Mindset bedeuten.Veränderungsprozesse stellen Unternehmen jedoch oft vor Herausforderungen. Sharing Culture bedeutet, dass„Hoheheitswissen“ nicht in Silos gehalten werden darf – dies fällt manchen Mitarbeitenden schwer. Der Kommunikations- und Koordinationsaufwandnimmt zu, wenn Teams verteilt arbeiten, da der schnelle Austausch auf dem Flur oder in der Kaffeeküche entfällt. Es ist denkbar, dass hybride Arbeitswelten die emotionale Bindung an Unternehmen aufweichen könnten. Vorstellbar ist, dass die Tendenz, qualifizierte Arbeit in wegen günstigerer Lohnkosten ins Ausland zu verlegen, durch New Work verstärkt wird Fazit New Work Mit New Work sind Unternehmen in der Lage, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, was auch in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger wird. 63 Prozent aller Unternehmen betrieben bereits 2018 Initiativen zur Umsetzung von New Work, wie eine Studie von IDG herausfand. Zukunftsorientierte Unternehmen erkennen, dass sich ortspräsente und virtuelle Arbeitsformen in einem Mix ergänzen. Neue digitale Tools werden Remote Work noch einfacher unterstützen. Eine veränderte Unternehmenskultur führt zu einer Win-Win-Situation sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. New Work hilft somit dabei, die Zukunft der Arbeitswelt positiv zu gestalten. ### Gemeinsam stärker: die Scopevisio Group Die vierzehn IT-Unternehmen der Scopevisio Group AG haben ein gemeinsames Ziel: den Arbeitsalltag ihrer Kunden mit cloudbasierten Tools einfacher und effizienter zu machen. „Simplify your daily business“ lautet deshalb das Motto der Gruppe. Schon seit 2007 gibt es die Scopevisio AG, die damals Cloud-Pionier gestartet ist und heute als einer der erfolgreichsten deutschen Anbieter im Cloud-ERP-Markt gilt. Im Laufe der Zeit wurden im Umfeld der Scopevisio und ihrer Cloud-Unternehmenssoftware verschiedene Unternehmen neu gegründet, Firmen übernommen oder Beteiligungen gesucht. So einstand ein Ökosystem, das seit November 2021 den Namen Scopevisio Group AG trägt. Unter dem Dach der Group sind inzwischen 14 Technologieunternehmen (Stand 2022) mit über 250 Mitarbeitenden beheimatet. Alle cloudbasierten Anwendungen der Scopevisio Group AG sind darauf ausgelegt, die betriebliche Abläufe im Mittelstand durch Digitalisierung und Automatisierung zu vereinfachen. Nachfolgende Member der Scopevisio Group haben einen besonderen Branchenfokus. Member mit Branchenschwerpunkt HOTELLERIE: Filosof Software GmbH „Wir bringen Digitalisierung in jedes Backoffice der Hotellerie“ – das ist das Motto der Filosof, die seit rund 30 Jahren Software-Partner für die Hotellerie mit Anwendungen für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Fakturierung und Dienstplan ist. Die Filosof GmbH hat ihren Sitz in Hürth. Seit 2018 ist die Filosof ist eine hundertprozentige Tochter der Scopevisio AG. GESUNDHEITSWESEN: E+S Unternehmensberatung für EDV GmbH Die E+S mit Sitz in Bielefeld entwickelt und vertreibt seit 1979 Software für Personaldienstleister, Rechnungswesen, Personalabrechnung und Controlling. Der Schwerpunkt liegt auf dem Gesundheitswesen. Alle Programme sind webbasiert und werden einschließlich Oracle-Datenbank ausgeliefert. Im Dezember 2019 hat die Scopevisio die E+S übernommen, die seither eine Tochter der Scopevisio AG ist. RECHTSANWÄLTE: Legalvisio GmbH Die Legalvisio wurde 2016 in Kooperation der Kölner Kanzlei Wilde Beuger Solmecke (WBS) und der HW Partners AG gegründet. Das Unternehmen entwickelt eine cloudbasiert Software für Rechtsanwälte auf der Basis der Kanzleisoftware von WBS und der Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Legalvisio ist darauf spezialisiert, anwaltliche Verfahren, Prozesse und Schriftsätze zu einem hohen Grad zu automatisieren. AUTOHANDEL: Carmato Group Die Carmato Group ist ein digitaler Dienstleister für Autohändler, der angetreten ist, die Automobilbranche zu revolutionieren. Mit der Plattform Carmato hat das Unternehmen ist die erste digitale Komplettlösung für den Kauf und Verkauf von Gebrauchtfahrzeugen und Neuwagen – und damit das Autohaus 4.0 – geschaffen. Member mit Technologie-Schwerpunkt Andere Unternehmen der Scopevisio Group AG richten sich branchenübergreifend an Unternehmen unterschiedlicher Größe. Technologien dieser Group-Member sind teilweise in Scopevisio integriert oder werden es künftig sein. CenterDevice GmbH CenterDevice ist DIE deutsche Business-Cloud für sensible Geschäftsdokumente. Einfache Zusammenarbeit, smarte Workflows und deutsche Sicherheit – das zeichnet das Dokumentenmangagenmentsystem (DMS) der 2011 gegründeten CenterDevice GmbH aus. CenterDevice ist nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI zertifiziert. Die Scopevisio Hauptfunktion DMS/ECM basiert auf CenterDevice. IQUADRAT AG Die IQUADRAT AG mit Sitz in Wuppertal ist seit 2021 neu in der Scopevisio Group AG. Das 1994 gegründete Unternehmen verfügt über langjährige Expertise in den Bereichen Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Contentmanagementsysteme (CMS) und Workflowmanagement. Das Kernprodukt PHOENIX Documents kann wahlweise On-Premises oder in der Cloud genutzt werden. act'o soft GmbH Informationssysteme act'o-soft ist ein IT-Unternehmen aus Halle (Westfalen) mit einer Passion für die Themen fiskalisierte POS-Lösungen, ERP-Systeme, mobile Apps und exzellente Services rund um die eigene Retail-Plattform act4brand. Mit innovativen Software-Produkten in mehr als 25 Ländern in Europa ermöglicht act'o-soft seinen Kund:innen, die tägliche Arbeit erfolgreich und zukunftssicher zu gestalten – und das seit fast 25 Jahren. Hypatos GmbH Hypatos ist ein Technologie-Startup aus Berlin, das in den Bereichen Maschinelles Lernen für Business Development tätig ist. Hypatos unterstützt Unternehmen dabei, das Potenzial künstlicher Intelligenz zur Automatisierung ihrer Backoffice-Prozesse zu nutzen. Dazu setzt Hypathos Deep Learning Technologien ein. Technologien der Hypatos sind im Rechnungseingangsbuch der Scopevisio integriert. Scopevisio Extensions GmbH (vormals agindo GmbH) Die Scopevisio Extentions GmbH ist 2022 aus der 2012 gegründeten agindo GmbH hervorgegangen. Die Scopevisio Extentions verfügt über besondere Expertise in der Softwareentwicklung im Umfeld von MS-Office- und Office 365 und bei der Integration von cloudbasierten Office-365-Diensten. Die Scopevisio Extentions entwickelt Add-ons für Scopevisio, zuletzt den Scopevisio Connector für Outlook. Internationale Member dvo GmbH Die dvo mit Standorten in Wien und Linz vertritt Scopeviso in Österreich und hat dort den Vertrieb, Service und Support von Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware übernommen. Gegründet im Jahr 1967 als Unterstützung für Steuerberater in Österreich, entwickelt dvo seit über 50 Jahren Kanzleisoftware, professionelle Buchhaltungssoftware und Finanzsoftware für Unternehmen. Seit 2019 hält Scopevisio eine Mehrheitsbeteiligung an dvo. Weitere Member GigWork GmbH GigWork ist eine Plattform, die flexible Jobs vermittelt und den einfachen und schnellen Kontakt zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern ermöglicht. Dadurch wird das Recruting für befristete und kurzfristig anfallende Vakanzen beschleunigt und vereinfacht. GigWork steht einerseits für den „New way of Work“, stärkt aber andererseits mit Gigs in Direktanstellung die Sozialversicherung. Digitaler Hub Region Bonn AG (DIGITALHUB.DE) DIGITALHUB.DE ist ein Gründungsnetzwerk für digitale Startups in der Region Bonn/Rhein-Sieg. Dabei ist der Digital Hub gleichermaßen Anlaufstelle und Coworking Space für Gründer, Veranstalter von Startup-Events und Treffpunkt und Ort des Austauschs für Unternehmen, Wissenschaft und Forschung. Der Digital Hub bietet als Förderprojekt von Digitale Wirtschaft NRW außerdem ein Accelerator-Programm für digitale Start-ups an. To be continued… Wir wachsen weiter und freuen uns auf viele neue Mitglieder der Scopevisio-Familie. ### Der neue Scopevisio Connector für Microsoft Outlook Der neue Scopevisio Connector ist da! Anders die der „alte“ Office Connector ist der neue Scopevisio Connector plattformübergreifend auf Windows, Mac und im Browser nutzbar. Das kleine, aber feine Tool richtet sich an alle Scopevisio-Anwenderinnen und Anwender, die Office 365 nutzen. Der Scopevsio Connector ist für derzeit für Outlook verfügbar. Nach einer umfangreichen Qualitäts- und Sicherheitsprüfung durch Microsoft ist der neue Connector jetzt freigeben. Er ist ab sofort kostenlos im Office Store erhältlich und kann mit wenigen Klicks in die Outlook-Menüleiste geladen werden. Entwickelt wurde der neue Connector von der Scopevisio Extensions GmbH (vormals agindo). Der Scopevisio Connector ist ein sogenanntes Add-In, das eine Brücke zwischen Scopevisio und Microsoft Outlook schlägt.  Reibungsloses Arbeiten mit Scopevisio und Outlook Für den Nutzer ist der Connector als zusätzlicher Arbeitsbereich (Task Pane) auf der rechten Seite des Outlook-Fensters sichtbar. Das ermöglicht es zum Beispiel, schnell und einfach E-Mails und Anhänge aus Outlook mit Kontakten und Projekten zu verknüpfen, ohne Scopevisio geöffnet zu haben. Sie können auch Freigaben auf Teamwork-Dokumente in Office erzeugen und diese per E-Mail versenden. Der Scopevisio Connector ermöglicht es auf diese Weise, in Outlook nahtlos mit Scopevisio zu arbeiten. Wer den Connector geladen hat, kann auch ganz einfach aus E-Mails Aufgaben in Scopevisio erzeugen oder aus Outlook-Terminen Zeiteinträge in Projekten erstellen – um nur einige Anwendungsfälle zu nennen. Neue technologische Basis für den Scopevisio Connector Acht Jahre gibt es den „alten“ Office Connector bereits – ­eine Ewigkeit im digitalen Zeitalter. Zeit also für eine Runderneuerung, die wir auf der Basis von Kundenwünschen und von veränderten Kundenbedürfnissen durchgeführt haben. Der neue Connector ist derzeit für Outlook verfügbar, eine Erweiterung ist geplant. Beim „alten“ Office Connector handelt es sich um ein sogenanntes VSTO-Add-In (Visual Studio Tools für Office), das nur unter Windows ausgeführt werden kann. Der neue Connector hingegen ist ein JavaScript basiertes Office 365 Add-In. Das macht den neuen Connector plattformunabhängig: Er ist lauffähig auf einem Windows PC, im Webbrowser und in den On-Premise-Anwendungen auf dem MAC. Wir werden den Scopevisio Connectoar als JavaScript basiertes AddIn weiter ausbauen. Wir sind mit Outlook gestartet, weil hier die größte Kundennachfrage bestand. Der neue Scopevisio Connector eröffnet neue Möglichkeiten, die sich in vielfältiger Weise positiv bemerkbar machen. Der neue Outlook Connector ist betriebssystemunabhängig, einfacher zu installieren, wesentlich schneller, übersichtlicher, und für die Touch-Bedienung optimiert War im Falle eines Updates bisher auch die Systemadministration für das Ausrollen einer neuen Version mit eingebunden, so werden Neuerungen ab sofort in Echtzeit bereitgestellt – so wie es die Anwenderinnen und Anwender auch von Scopevisio gewohnt sind. Was sind die Funktionen des Scopevisio Connectors? Wir haben Kernfunktionen des alten Connectors mit Bezug auf Outlook übernommen: Kontakte Projekte Aufgaben Teamwork Teams Die Liste bietet die Möglichkeit, noch weitere Funktionen aufzunehmen. Das bedeutet: Der Connector kann funktional weiter wachsen. Unter der jeweiligen Kernfunktion werden die zentralen Handlungsoptionen gelistet, zum Beispiel im Falle von „Kontakte“ die folgenden: KONTAKT neuen Kontakt anlegen neue E-Mail an Kontakt Dateianhänge zuordnen E-Mail zuordnen Um das Tool schlank und übersichtlich zu halten, haben wir uns auf die allerwichtigsten Funktionen fokussiert. Nur in Bezug auf Teamwork ist die Funktionsbreite deutlich größer. So lässt sich zum Beispiel im Connector die komplette Ordner-Struktur von Teamwork aufrufen. Was muss ich tun, wenn ich den neuen Scopevisio Connector nutzen möchte? Da der neue Connector nicht mehr auf einem System installiert werden muss, sondern einfach nur für die Nutzung geladen wird, können Sie den Connector bequem über das Outlook Menüband (Ribbon) in die Anwendung laden. Als Nutzer von Office 365 finden Sie in Ihrem Menüband das Icon Add-Ins durchsuchen (im Screenshot unten das umrandete rote Icon). Dieses führt Sie zum Microsoft Office 365 Store. Hier geben Sie „Scopevisio“ in das Suchfeld ein. Alternativ finden Sie hier den Direktlink zum Scopevisio Outlook Connector im Store. Fügen Sie den Connector hinzu. Das entsprechende Icon wird nun in Ihrem Menüband hinterlegt (gelbes Icon). Was passiert mit dem „alten“ Office Connector? Alle, die weiterhin die „Brücke“ zu Word, Excel oder Powerpoint nutzen möchten, könnten den Office-Connector weiter nutzen bzw. den alten und neuen Connector parallel verwenden. Der bisherige Connector wird – allerdings voraussichtlich nur noch bis Ende 2022 – weiter gewartet. Somit wird auch bei Microsoft-Updates die Lauffähigkeit weiter gewahrt sein. Auch können Anwenderinnen und Anwender den bisherigen Connector weiterhin noch über einen Link „Mein Scopevisio“ im Client installieren. Brauche ich ein oder zwei Logins? Um den Connector zu nutzen, melden Sie sich separat bei Office 365 und Scopevisio mit Ihren jeweiligen Login-Daten an. Ein Single-Sign-On ist derzeit noch nicht möglich, aber perspektivisch geplant. Wo kann ich mehr Informationen zum Scopevisio Connector finden? In unserer Online-Hilfe finden Sie weitere Informationen zum neuen Scopeviso Connector. Systemvoraussetzungen: Microsoft 365 Microsoft 365 für Mac Alle gängigen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera, IE u.a.) eine gültige Scopevisio Lizenz ### Scopevisio Preise: Das neue Preismodell Was kostet Scopevisio Unternehmenssoftware? Folgender Artikel erläutert, wie sich die Scopevisio Preise zusammensetzen und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen. Der Preiskonfigurator unterstützt dabei, die Kosten der individuell zusammengestellten Software-Suite zu berechnen. Grundsätzliches zu den Kosten Bevor wir ins Detail gehen, gibt es noch einen grundsätzlichen Aspekt zu beachten: Scopevisio ist ein „Software-as-a-Service“ (SaaS)-Anbieter. Als solcher stellen wir den Kunden unsere Unternehmenssoftware über das Internet zur Nutzung bereit. Die Software geht somit nicht in den Besitz des Kunden über – der Kunde mietet oder abonniert sie vielmehr für jeden einzelnen Anwender im Unternehmen. Die Kosten für eine Scopevisio Lizenz werden deshalb pro Monat und Nutzer angegeben. Warum macht Scopevisio Preise transparent? Anders als andere EPR-Anbieter, die teils gar keine Angaben zu Preisen auf ihrer Website machen, ist es uns wichtig, unsere Preise offen zu kommunizieren. So können unsere Kunden besser abschätzen, was auf sie zukommt, ohne mit bösen Überraschungen zu rechnen. Wir legen Wert auf dauerhafte, tragende Kundenbeziehungen. Deshalb beginnen wir die Kundenbeziehung von Anfang an mit Transparenz. Warum gibt es seit 2021/2022 ein neues Preismodell? Die Wünsche unserer Kunden nach mehr Möglichkeiten der individuellen Zusammenstellung und nach mehr Flexibilität haben uns dazu gebracht, von feststehenden Software-Suiten abzurücken und Nutzern die Chance zu eröffnen, ihre individuelle Scopevisio-Suite ganz nach ihrem persönlichen Bedarf zusammenzustellen. Bauen Sie sich Ihre individuelle Software-Suite - bedarfsgerecht und jederzeit erweiterbar. Dadurch wird die Scopevisio Business Automation Plattform zu Ihrer individuellen Unternehmenslösung für die Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse. Was kostet Scopevisio? Bei der Ermittlung des Gesamtpreises für den Kunden spielen folgende Faktoren eine Rolle: die Anzahl der gewählten Funktionsbereiche (bspw. Funktionsbereich Finanzen) die Benutzeranzahl die Laufzeit der Abrechnungsrhythmus sowie bei Bedarf: Profifunktionen (bspw. unser Rechnungseingangsbuch) Produkte des Marketplace Zusammengeführt haben wir diese Einflussfaktoren in unseren innovativen und am Markt wohl einmaligen Preiskonfigurator, der sich unter Scopevisio Preise auf unserer Website findet. Drehen Sie einfach an den „Stellschrauben“ und konfigurieren Sie nach Ihren Wünschen und Anforderungen Ihre individuelle Scopevisio Business Automation Plattform. Probieren Sie es aus - Sie werden sehen, dass die monatlichen Kosten pro Nutzer von niedrigen zweistelligen Beträgen bis zu niedrigen dreistelligen Beträgen reichen. Je mehr Module, desto günstiger Scopevisio ist bereits als Einzelfunktionsbereich mächtig, entfaltet aber seine volle Wirkungsgrad in der Integration verschiedener Funktionsbereiche. So können Sie Ihre kaufmännischen Prozesse bestmöglich und nahtlos digitalisieren. Bausteine jeder individuell zusammengestellten Softwaresuite sind insgesamt sechs Funktionsbereiche: Organisation Finanzen DMS/ECM Vertrieb Beschaffung (Coming soon in 2022) Personal Organisation stellt hierbei das Basis-Modul dar, zu dem weitere Bausteine hinzugebucht werden können. Hierbei gilt: Je mehr Module, desto günstiger der Gesamtpreis pro Monat und Nutzer. Je mehr Benutzer, desto günstiger Den Gedanken des Mengenrabattes bilden wir über die Benutzeranzahl ab. Insgesamt sind hier fünf Unternehmensgrößen wählbar – vom kleinen Unternehmen mit 1-24 Mitarbeitenden bis hin zum großen Mittelständler mit über 500 Mitarbeitenden. Je mehr Benutzer in Ihrem Unternehmen mit Scopevisio arbeiten, desto günstiger der Preis. Je länger die Laufzeit, desto günstiger Bei der Länge der Vertragsbindung stehen sechs Optionen zur Verfügung: die flexible, jederzeit kündbare Variante sowie Laufzeiten von einem Jahr bis hin zu fünf Jahren. Hier gilt: Je länger man sich bindet, desto günstiger. Je größer der Abrechnungszeitraum, desto günstiger Auf die Scopevisio Preise hat auch der Abrechnungsrhythmus einen Einfluss. Wird monatlich abgerechnet, so ist der Preis höher als bei einer 3-jährlichen Abrechnung. Bei der jährlichen Abrechnung (1, 2, 3-jährlich) erfolgt diese im Voraus. Grundsätzlich ist die mobile App Scopevisio2Go bei jeder Konfiguration inklusive. Zu den genannten Funktionsbereichen können einzelne Profi-Funktionen hinzugebucht werden – etwa die Abrechnungsfunktion als Add-on zu „Organisation“. Die Profi-Funktionen werden zum Preis der gewählten Suite addiert. Kann ich unterschiedliche Software-Suites für die Anwender im Unternehmen zusammenstellen? Nein, das ist nicht möglich. Ihre individuell konfigurierte Software-Suite abonnieren Sie in genau dieser Form für alle Benutzer. Und das machen wir aus einem sehr guten Grund: So können Ihre Benutzer nahtlos und ohne Brüche in Scopevisio arbeiten und Sie die Integration Ihrer kaufmännischen Prozesse problemlos vornehmen. Kann ich meine Suite im Rahmen der Vertragslaufzeit auch aufstocken? Selbstverständlich – denn wir richten uns insbesondere an wachsende Unternehmen, die zu Beginn ggf. mit einem reduzierten Funktionsumfang starten, jedoch die Gewissheit haben möchten, ihre Unternehmenssoftware per Klick ausbauen zu können. Auch zusätzliche Lizenzen für die gewählte Suite können per Klick hinzugebucht werden. Die ursprünglich gewählte Vertragslaufzeit bleibt dabei bestehen. Markt der Möglichkeiten: Welche weiteren Optionen habe ich? Auf dem Scopevisio Marketplace finden Sie zusätzliche Leistungen, die nicht mit in die Rabattierung eingehen. So können Sie zum Beispiel mit Scopevisio als mandantenfähiger Software auch weitere Gesellschaften verwalten und diese Option kostenpflichtig hinzubuchen. Mit Scopevisio2Go (das für alle Voll-Lizenzen bereits im Preis inbegriffen ist) können Sie kostengünstig mobile-only Nutzer mit einen reduzierten Funktionsumfang ausstatten, ohne eigene Lizenzen erwerben zu müssen. Diese und weitere Leistungen des Marketplaces können Sie gerne bei uns anfragen. Kostenlos Scopevisio testen Wenn Sie sich vorab von den Scopevisio Funktionen ein Bild machen wollen und prüfen wollen, ob die Software zu Ihren Anforderungen passt, laden wir Sie ein, Scopevisio kostenlos und unverbindlich zu testen. Der komplette Funktionsumfang (noch ohne Beschaffung) steht Ihnen während der Testphase 30 Tage lang zur Verfügung. Die Testphase läuft automatisch aus. Eine Kündigung ist nicht erforderlich. Wenn Sie von Scopevisio überzeugt sind, können Sie sich Ihre Suite im Scopevisio Shop in der Software zusammenstellen. Unsere Berater unterstützen Sie gerne dabei. ### Online-Event "New Work – Läuft?!" mit über 250 Teilnehmenden Am 02.02.2022 hat die Scopevisio Group erstmals zu einem reinen Online-Event eingeladen. Die Veranstaltung mit dem Titel „New Work – Läuft?!“ begeisterte über 250 Gäste, die sich auf der Event-Plattform Hopin zugeschaltet hatten. Im Mittelpunkt des dreistündigen Online-Events standen „Digitale Heldengeschichten aus der Pandemie“: Welche Herausforderungen hatten und haben Unternehmen während der Pandemie zu meistern und wie hat sich das Arbeiten dadurch verändert? Wie werden wir künftig mit Remote Work umgehen und wie bleibt das Teamgefühl auch auf Distanz erhalten? Diese und weitere Fragen wurden eifrig diskutiert. Einen kompletten Überblick über die Veranstaltung mit Mitschnitten aller Vorträge bietet die Landingpage zu „New Work – Läuft?!“. Alexander Kintzi, Vorstand Marketing & Vertrieb der Scopevisio, begrüßt die Gäste. Diskussionsrunde: Unternehmen während der Pandemie Nach der Begrüßung durch Alexander Kintzi, Vorstand Marketing &  Vertrieb der Scopevisio Group, startete die Veranstaltung mit einer Diskussionsrunde, in der drei Kunden und die Scopevisio Group über ihre Erfahrungen während der Pandemie berichteten. Özlem Doger-Herter, Head of Communictions der Scopevisio Group, moderierte die Panel-Diskussion, an der auch Dr. Jörg Haas, CEO der Scopevisio Group, teilnahm. Paul IT: Handlungsfähigkeit sichern Petra Ebeling, Geschäftsführerin der Paul IT-Service GmbH aus Berlin, war es wichtig, die Handlungsfähigkeit der Verwaltung im Homeoffice sicherzustellen. Dies konnte unter anderem mit Hilfe von Scopevisio erreicht werden. Die IT-Mitarbeiter allerdings mussten zu 50 Prozent bei Kunden vor Ort bleiben. Zur Kommunikation mit den Mitarbeitenden wurde unter anderem eine Videoplattform genutzt. Doch natürlich gab es auch Herausforderungen: „Die schöne neue Welt des Arbeitens von zu Hause ist nicht immer leicht umsetzbar“, so Ebeling. Mitarbeiter mussten parallel Kinder betreuen und nicht überall war stabiles Internet gegeben. New Work-Diskussionspanel (im Uhrzeigersinn: Özlem Doger-Herter und Dr. Jörg Haas von Scopevisio, Susanne Koplin von Textbroker (Sario), Dr. Robert Dahlke von TNG, Petra Ebeling von Paul IT Service TNG: Krise als Chance Auch das Software-Unternehmen TNG Technology Consulting GmbH musste seine Consultants, die eigentlich beim Kunden vor Ort arbeiten, nahezu komplett ins Homeoffice schicken. Das stieß beim Kunden nicht immer auf Verständnis. Einzelne Kunden kündigten, weil sie durch die Pandemie in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten waren. Projekte wurden eingestellt, Consultants zurückgeschickt, Preise gedrückt. Dennoch wusste das Unternehmen die Krise als Chance zu nutzen. So betont der Geschäftsführer Dr. Robert Dahlke: „Wir sehen das Remote Arbeiten inzwischen als riesigen strategischen Vorteil. Wir tun uns viel leichter, Leute einzustellen“. TNG hat während der Pandemie einen weiteren Standort in Ungarn eröffnet und eine Tochtergesellschaft in Australien gegründet. Auch das Kundenportfolio hat sich erweitert. Innerhalb von einem halben Jahr ist das Unternehmen von 500 auf 600 Mitarbeitende gewachsen – und das während der Pandemie. Textbroker: Digitales Arbeiten im digitalen Unternehmen Obwohl Textbroker (Sario Marketing GmbH) ein digitales Geschäftsmodell verfolgt und ein Cloud-Unternehmen ist, war dort vor 2019 das Homeoffice eher die Ausnahme als die Regel. Während der Pandemie dagegen wechselten fast alle Mitarbeitende ins heimische Büro. Im ersten Pandemiejahr wurde mit „Daily Standups“ die Zusammenarbeit gefördert, im zweiten Jahr wurden Teamdays in Präsenz vor Ort mit begrenzter Personenzahl eingeführt. „Es war kein Problem, die Kolleginnen und Kollegen ins Homeoffice zu schicken, aber wir wollten auch Möglichkeiten schaffen, sie wieder zurückzuholen“, so Susanne Koplin, Business Analyst bei Textbroker. Scopevisio Group: Wandel in der Unternehmenskultur Dr. Jörg Haas, CEO der Scopevisio Group AG betonte, dass zwar alle Mitarbeitenden „Homeoffice-ready“ waren – allerdings nur aus technischer Sicht. So musste das verteilte Arbeiten in der neuen Intensität erst gelernt werden – was aber gelang: So wurden während der Pandemie neue agile Teams in der Softwarenwicklung geschaffen – sogar länderübergreifend in Deutschland und Österreich. New Work bedeutet für Haas auch eine neue Art von Führungskultur: „Mehr Vertrauen in die Mitarbeiter, mehr Eigenverantwortung, mehr Teamverantwortung“. Sein Fazit: „Wir werden nicht mehr in die alten Strukturen zurückfallen.“ Wie werden Unternehmen zu Wellenreitern? Die Online-Umfrage lieferte diese Schlagwort-Wolke. Wir-Gefühl beim Remote Work Aus dem Publikum kam mehrfach die Frage, wie der Teamzusammenhalt über die Distanz hinweg erhalten werden kann. Hierbei helfen zum Beispiel Teamevents, wie Dr. Dahlke berichtete. Das Gespräch in der Küche oder auf dem Flur lässt sich dennoch schwer ersetzen – das persönliche Miteinander ist und bleibt eine „Baustelle“ von Remote Work. Parallele Sessions zu New Work Im Anschluss an die Diskussion fanden zwei Vortragsblöcke mit mehreren parallelen Vortragssessions statt. Verschiedene Unternehmen der Scopevisio Group erzählten darin ihre eigenen, ganz unterschiedlichen Heldengeschichten. Der erste Vortragsblock widmete sich verschiedenen Schwerpunkten rund um das Thema New Work mit jeweils halbstündigen Erfahrungsberichten zur standortübergreifenden Softwareentwicklung, zu neuen Coworking-Plattformen, zu agilen Formen des Recrutings und zum gemeinsamen Arbeiten an sensiblen Dokumenten. Der zweite Vortragsblock war branchenspezifisch ausgerichtet und beschäftigte sich mit New Work-Themen für die Hotellerie, für Anwaltskanzleien und Startups, für den Autohandel und das Gesundheitswesen. Eine der Sessions richtete sich an Startups. Präsentiert wurde sie von Nicolay Wirges von Scopevisio und Julia Gontscharow von brego. Customer Lifetime Service Zum Abschluss der Veranstaltung präsentierten Stephan Müller, Vorstand der Scopevisio AG und Dr. Lukas Mohr, Head of Platform, das neue hybride Service- und Support-Konzept der Scopevisio unter dem Namen „Customer Lifetime Service“ (CLS). Dabei geht es um die kontinuierliche Unterstützung und Fortbildung der Bestandskunden mit einer Kombination aus digitalen Diensten (z.B. Trainingsvideos) und analogen Services (z.B. persönlicher Ansprechpartner). Basis des CLS ist eine eigene Anwenderplattform, auf der zum Beispiel Videos bereitgestellt und Coworking-Spaces zum Erfahrungsaustausch eingerichtet werden. Daumen hoch für „New Work – Läuft?!“ Die Veranstaltung führte auch im Chat zu regen Diskussionen, der über 400 Einträge verzeichnete. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zeigten sich insgesamt sehr angetan: Bei einer anschließenden Umfrage zur Bewertung der Veranstaltung vergaben 60 Prozent der Teilnehmenden 4 von 5 Sternen für das Event und 20 Prozent 5 von 5 Sternen. ### Wenn Automatisierung groß geschrieben wird... Die Maschinenbau Brunner GmbH plant Maschinen nach Kundenwunsch und liefert schlüsselfertige Anlagen, z.B. im Bereich der Fördertechnik, Lebensmittelindustrie, Verpackungstechnik oder auch EPS-Produktion. DI Stefan Knöbl, Geschäftsführer Maschinenbau Brunner, erklärt im Interview warum sich sein Unternehmen für Scopevisio und somit für ein hohes Grad an Automatisierung entschieden hat.  Maschinenbau Brunner - ein Überblick Wir bei Maschinenbau Brunner machen Sondermaschinen und -Anlagen für die Industrie – im Prinzip überall dort, wo die anderen aufhören. Die Kunden kommen mit einer Vorstellung von Automatisierung zu uns und wir entwickeln gemeinsam mit ihnen die Lösung. Wir planen die Maschinen und die genaue Umsetzung, setzen sie zusammen, testen sie und bauen sie beim Kunden auch gleich auf. Problemstellung und Herausforderungen Im Maschinenbau gibt es hochspezialisierte Programme. Da wir Automatisierungstechnik machen, wollten wir daher im Bereich der Unternehmens-Software auch so viel wie möglich selbst automatisieren. Bei unserem alten System hat vor allem der Aufwand und der Zeitverlust gestört. Man weiß erst nach einem Monat wie sich ein Projekt entwickelt hat. Ich erhoffe mir viel vom Projekt Controlling, ebenso von der Lagerverwaltung. Ziel ist es, vom Zeitpunkt der Bestellung an genau zu wissen was auf ein Projekt an Posten so draufkommt. Wie das Beschaffungstool in Scopevisio aussehen wird weiß ich noch nicht. Aber wenn es so gut wird wie das Rechnungstool, dann bin ich zuversichtlich. Scopevisio als Problemlösung Wir sind im Projekt noch nicht ganz durch und stehen gerade vor dem Abschluss des  E-Boards für die Buchhaltung. Zudem nutzen wir auch das Dokumentenmanagement mit. In weiterer Folge werden wir dann den kompletten Workspace nutzen – die Frage ist noch, wie wir diesen mit CRM und Vertrieb kombinieren.  Was mir bei Scopevisio besonders gut gefällt, ist der Rechnungs-Erfassungsprozess. Den haben wir bereits weitestgehend automatisiert, auch mit den Freigabeprozessen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie gut das Tool Rechnungen auslesen kann. Das erspart viel Zeit. Es ist außerdem sehr intuitiv, vom Angebot über den Auftrag bis zum Lieferschein sehr durchgängig und übersichtlich. Herausforderungen während des Projekts Wir sind gerade dabei, Bestandsbuchungen aufzunehmen. Diesen Aufwand haben wir total unterschätzt. Allerdings werden wir vom dvo/Scopevisio Österreich-Team sehr gut unterstützt. Es bleibt trotzdem viel bei uns hängen, weil wir viel im System einrichten und sämtliche Daten migrieren müssen. Dadurch hat sich unser Plan um ein Monat nach hinten verschoben. Was gut funktioniert, sind die Schulungsvideos. Es ist ein echter Vorteil nachschauen zu können, wie die Dinge funktionieren. Neu für uns ist das “Scopen”. Das funktioniert ähnlich wie die Google Suche, nur im Unternehmen. Eine sehr coole Funktion, die man aber im ersten Schritt erst erlernen muß. Das Ganze ist sehr intuitiv, schlank und übersichtlich. Wir haben mit der der Testversion viel selbst ausprobiert, das das geht sehr gut. Allerdings macht es begleitend schon Sinn, wenn man jemand fragen kann und das System Schritt für Schritt durchgehen kann. Scopevisio ist ein ziemlich offenes System. Wir überlegen derzeit auch, wie wir über die API noch das eine oder andere dazu basteln können. ZB ein Zeiterfassungssystem, Daten von CAD Programmen zu speichern, oder Bestellvorgänge direkt auszulösen.   Interview in dem IT-Fachmagazin "Computerwelt" veröffentlicht unter: Maschinenbau Brunner setzt auf Scopevisio (computerwelt.at) ### Cloud-Sicherheit – Wie sicher sind Anbieter und Services? Die Cloud ist in aller Munde. Nicht nur private Nutzer, sondern auch immer mehr Unternehmen setzen auf die flexiblen Dienste. Das befeuert auch die Debatte über die Cloud-Sicherheit von Daten und Anwendungen in der Cloud. Was bedeutet Cloud-Sicherheit? Cloud-Sicherheit ist ein Teilbereich des übergeordneten Themas Computer-Sicherheit. Cloud-Sicherheit (engl. Cloud-Security) beschreibt Prozesse, Richtlinien und Verfahren zum Schutz von Daten, Anwendungen und Infrastrukturen im Bereitstellungsmodell Cloud-Computing. Dabei sind alle Service-Modelle, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS), eingeschlossen. In puncto IT-Sicherheit sind viele Aspekte zwischen Cloud- und On-Premise-IT-Architektur identisch, egal ob Private Cloud, Public Cloud oder Hybrid Cloud. In der Praxis existieren viele Methoden und Möglichkeiten, um einen ordentlichen Präventivschutz zu gewährleisten. Diese Vielschichtigkeit erlaubt jedoch keine einzelne konkrete Erklärung, wie Cloud-Sicherheit übergreifend funktioniert. Zudem spielen die individuellen Anforderungen, z. B. von Unternehmen, eine enorme Rolle bei der Auswahl der passenden Sicherheitsmaßnahmen. Je besser ein Sicherheitskonzept auf den genutzten Cloud-Service sowie den Nutzer zugeschnitten ist, desto höher ist der Schutz. Geteilte Verantwortung Sobald ein Vertrag zwischen einem Nutzer und einem Cloud-Anbieter eingegangen wird, Informationen und Systeme in die Cloud verlagert und die IT-Infrastruktur umgestellt wurde, haben beide Parteien Anteil an der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen. Es ist eine Partnerschaft der gemeinsamen Verantwortung. Der Cloud-Provider stellt dabei die grundlegende Sicherheitsstrategie, um hauptsächlich die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Welche Verantwortung letzten Endes beim Nutzer liegt, ist unter anderem von dem genutzten Service-Modell (Saas, Paas, IaaS) abhängig. Viele große Anbieter wie Google, Microsoft Azure oder Amazon Web Services veröffentlichen eine gleitende Skala als Modell der gemeinsamen Verantwortung für Cloud-Sicherheit. Die Risiken einer Cloud – Sicherheit geht vor Jeder ist in der digitalen Welt ist angreifbar. Die Kriminalität hat sich im 21. Jahrhundert und im Zuge der Digitalisierung ebenfalls weiterentwickelt. Heute gehören Cyberangriffe mit zu den häufigsten Problemen, mit denen Unternehmen und Organisationen zu kämpfen haben. Ein aktuelles Beispiel zeigt, welche Auswirkungen derartige Attacken gerade auf die Anbieter von Cloud-Diensten haben. Die amerikanische Firma Kaseya ist ein internationaler IT-Dienstleister, dessen Cloud-basierte Software tausende Unternehmen nutzen. Hackern gelang es, das Unternehmen zu infiltrieren und weltweit für Chaos zu sorgen. Hierbei spielt die Cloud eine wichtige Rolle. Da sie von einer zentralen Quelle (bspw. einem Rechenzentrum) gesteuert wird, können Angreifer über diese Schnittstelle in allen verbundenen Systemen Schaden anrichten. Dementsprechend ist die Sicherheit der Cloud-Anwendungen und Cloud-Speicher von äußerster Wichtigkeit, um weitläufige negative Auswirkungen zu vermeiden. Kernbestandteile der Cloud-Security Um für einen effektiven Schutz von Cloud-Umgebungen zu sorgen, existieren eine Reihe von robusten Werkzeugen und Vorgehensweisen. Das sogenannte Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM) ist eines davon. Mithilfe dieses Tools ist eine Kontrolle der Zugriffe auf persönliche, sensible Daten und Anwendungen möglich und somit ein essenzieller Bestandteil jeder Sicherheitsstrategie. Ein weiterer Grundbaustein ist die physische Sicherheit des Rechenzentrums, also der Hardware-Grundlage jedes Cloud-Dienstes. Hier sind Zugangsbarrieren und -kontrollen, Brandschutz, Stromversorgung und vieles mehr inbegriffen. Eine ähnliche Grundvoraussetzung auf digitaler Ebene bilden Firewalls. Deren traditionelle Funktionen wie Paketfilterung, Proxying oder IP-Blockierung werden immer öfter durch zusätzliche Ansätze, sogar teilweise auf der Basis von künstlicher Intelligenz, erweitert. Threat Intelligence, Intrusion Prevention Systems (IPS) und Intrusion Detection Systems (IDS) bilden die modernen Bestandteile einer Firewall der nächsten Generation. Diese Werkzeuge erlauben eine Identifizierung von derzeitigen und potenziellen Angreifern, helfen dabei, Angriffe abzuschwächen und warnen den Anwender rechtzeitig, damit eine angemessene Reaktion möglich ist. Im Zusammenhang mit Cloud-Nutzung und der häufigen Datenverwahrung und -übertragung über das Internet ist eine Verschlüsselung der Daten besonders wichtig. Der Endanwender besitzt dabei einen Sicherheitsschlüssel, ohne den keine Entschlüsselung und Beeinflussung sensibler Daten möglich ist. Sicherheitsrisiken in der Cloud Gerade in der Cloud gibt es eine Reihe spezifischer Sicherheitsrisiken, die denen lokaler IT-Systeme zwar ähneln, aber dennoch besondere Aufmerksamkeit benötigen. So ist der Verlust der Sichtbarkeit von Datenübertragungen bei komplexen Systemen ein solches Risiko. Wenn der Überblick darüber, wer wann Daten wie hoch- und herunterlädt, verloren geht, drohen Datenverlust und -verletzungen. Weiterhin sind bei einem Umstieg auf Cloud-Dienste die Compliance-Vorschriften des Unternehmens zu beachten. Es droht die Gefahr, dass allein durch die neue Systemumgebung gewisse Punkte nicht umsetzbar sind. Hier muss ebenfalls der Überblick gewahrt werden. Im Zuge der Migration eines Systems messen viele Nutzer einer übergreifenden Cloud-Sicherheitsstrategie oft zu wenig Aufmerksamkeit bei. Nur mit einer solchen Grundlage können größere Risiken und Probleme langfristig vermieden werden. Eines der größten Risiken stellen die externen Benutzerschnittstellen (API) dar. Jede nach außen gerichtete API ist ein möglicher Gateway für unbefugten Zugriff. Gerade hier lohnt es sich, größere Anstrengungen für einen sicheren Zugriff in Kauf zu nehmen. Beispiele aus der Vergangenheit, wie der Cambridge-Analytica-Skandal, betonen diese Wichtigkeit. Nicht zu vergessen ist in diesem Zusammenhang auch das Thema Passwortsicherheit, für welche die Anwender:innen eine große Verantwortung tragen. In unserem Beitrag "8 Tipps für sichere Passwörter" gehen darauf ein, wie Nutzer:innen die Sicherheit ihrer Passwörter erhöhen können. Scopevisio Cloud-Software - mit Sicherheit Scopevisio legt viel Wert auf den Schutz der Cloud-Anwendungen und Daten der Nutzer. Sicherheit wird hier seit jeher großgeschrieben. Gerade beim Thema Cloud-Computing sind viele Interessenten skeptisch. Lassen Sie sich von unserem Sicherheitskonzept überzeugen! Datenspeicher in deutschen zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, automatische Backups und ein umfassendes Rechtemanagement sind ein essenzieller Bestandteil jeder Partnerschaft. Für weitere Informationen sprechen Sie jederzeit unsere Experten an und lassen Sie sich unverbindlich zum Thema Cloud-Security beraten. Scopevisio ist Ihr Partner für sichere und zuverlässige Cloud-Lösungen. ### Scopevisio, die Software für Klein und Groß - eine Erfolgsgeschichte Wenn ein Imker und eine Kräuterpädagogin gemeinsame Sache machen, dann kommen viele gute Dinge dabei heraus. Aber auch bei der Software setzt das Unternehmerpaar auf Qualität: Seit Anfang des Jahres arbeiten sie mit Scopevisio, der Unternehmenssoftware speziell für österreichische KMU. Norbert Moser erzählt über seine ersten Erfahrungen damit. Warum haben Sie nach einer neuen Software-Lösung gesucht? Norbert Moser: Das ging von unserem Steuerberater aus, der uns empfohlen hatte, ein mit seiner Software kompatibles Buchhaltungsprogramm zu verwenden. Nachdem er uns erzählt hat, dass seine Software mit der Scopevisio-Software sehr gut kompatibel ist, dachten wir: Da nehmen wir doch gleich Scopevisio! Die Software hat uns auch deshalb gereizt, weil das ein neues Programm ist, bei dem wir vielleicht noch Feedback bei der Entwicklung geben können. Das Wichtigste war uns aber: Die Software muss einfach funktionieren, damit das Unternehmen läuft. Wie setzen Sie Scopevisio jetzt im Unternehmen ein? Norbert Moser: Wir wickeln unsere komplette Buchhaltung damit ab. Der Vorteil bei Scopevisio ist, dass man viele Import- und Exportmöglichkeiten hat. Das ist ein für uns nützliches Tool. Wir importieren zum Beispiel jetzt unsere Tageslosungen von der Registrierkasse. Scopevisio hat aber eigentlich einen weit größeren Funktionsumfang als eine reine Buchhaltungssoftware, den wir längst noch nicht nutzen. In Zukunft wollen wir eventuell auch die Fakturierung, die nicht über Registrierkasse läuft, über Scopevisio abwickeln. Das würde uns Zeit ersparen, weil dabei das Mahnwesen gleich integriert ist. Was gefällt Ihnen besonders an der Arbeit mit der Software? Norbert Moser: Das Programm ist im Handling sehr einfach und intuitiv. Man kann sich mit PC-Grundkenntnissen rasch und ohne Unterstützung darin zurechtfinden. Wir haben bei der Einrichtung genau eine Stunde lang den Support in Anspruch genommen, ansonsten haben wir uns die Software selbst für unser Unternehmen eingestellt, und zwar bis hin zur Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Finanzamt. Was wir auch sehr schätzen, ist die Tatsache, dass Scopevisio cloudbasiert läuft. Wir loggen uns im Internet ein und können loslegen, müssen uns nicht um Updates oder Wartungen kümmern und brauchen auch keine starke Rechnerleistung im Haus. Wie war denn Ihre generelle Erfahrung mit dem Support? Norbert Moser: Der Support war auch ein Grund, warum wir uns für Scopevisio entschieden haben. Die Mitarbeiter sind sehr freundlich und ganz unkompliziert verfügbar. Wir wollten einfach nur gezielt unsere Fragen stellen, und das war dann auch problemlos möglich.   Interview in dem IT-Fachmagazin "Computerwelt" veröffentlicht unter: Scopevisio: Unternehmenssoftware für Genießer (computerwelt.at) ### Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Die Digitalisierung beeinflusst die Entwicklung der Gesellschaft und Wirtschaft auf fundamentale Art und Weise. Digitale Technologien gehören heute auch am Arbeitsplatz oftmals zur Grundausstattung. Auch die Corona-Pandemie hat mit der Homeoffice-Pflicht bzw. Empfehlung die Arbeitswelt der Zukunft mitgeprägt. Homeoffice, Jobsharing, Co-Working-Spaces und Hotdesking sind die Schlagworte rund um neue Arbeitszeitmodelle und moderne Arbeitsmethoden in mittelständischen Unternehmen. Doch wie verhält es sich mit den Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt? Status quo: Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt im Jahr 2022 Die Auswirkungen der Digitalisierung führen in mittelständischen Unternehmen und Industriebetrieben zu vielen Veränderungen – sowie Vorteilen. Jedes Digitalisierungsprojekt birgt ein enormes Potenzial zur Optimierung und Effizienzsteigerung – insbesondere in Industrieunternehmen. Unter Fachleuten im industriellen Sektor wird die Digitalisierung – die vierte industrielle Revolution – auch als Industrie 4.0 bezeichnet. In Industrieunternehmen werden die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt am Arbeitsplatz besonders deutlich. Arbeiten in der Industrie 4.0 (Copyright: Shutterstock / Zapp2Photo) Die Industrie 4.0 vereint drei Kernaspekte: Intelligente Informations- und Kommunikationstechnologien, das Internet der Dinge (IoT) und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und Augmented Reality platzieren sich mit ihrem Nutzen in diversen Anforderungsbereichen und schließen technologische Branchennischen auf praktisch allen Märkten. So sollte sich auch mittelständische Unternehmen auf ganzer Bandbreite nicht mehr der Digitalisierung verschließen und den digitalen Wandel der Arbeitswelt im Sinne der Mitarbeitenden in ihrem (Industrie)betrieb fördern. Schließlich wird die Arbeit immer digitaler werden. Die digitale Revolution hat viele Kinder – beispielsweise bei der Heimarbeit oder im Homeoffice. Zugleich hilft die Digitalisierung weiteren innovativen Arbeitsmodellen mit hybridem Aufbau auf die Sprünge. New Work und Arbeit 4.0 sind dabei keine Synonyme. New Work beschreibt hingegen vielmehr das sich ändernde Verständnis von Arbeit in Unternehmen. Hierbei ist der Dienstleistungssektor genauso einbezogen wie die produzierende Industrie. In praktisch allen Branchen haben die Digitalisierung und Globalisierung dazu geführt, dass digitale Technologien die Arbeit unterstützen oder gar komplett verrichten. Damit einher gingen neue Arbeitsmodelle und -methoden, die den Arbeitsmarkt der Zukunft prägen und heute schon zu Vorteilen führen: Internationale Zusammenarbeit Firmenübergreifende Standortvernetzung Systematische Datenverarbeitung und Kommunikation Automatisierung von Prozessen Arbeit zeit- und ortsungebunden via mobilen Endgeräten Arbeitsmodelle im digitalen Zeitalter – mobil, agil, flexibel Agilität in den Prozessen, unabhängige Entscheidungen und flexibles Arbeiten sowie eine Verbesserung des Workflows – mit der Digitalisierung am Arbeitsplatz können für die Unternehmensseite oft große Vorteile einhergehen. Viele Modelle der Arbeitswelt 4.0 haben bereits in zahlreichen Bereichen der Wirtschaft Einzug gehalten, doch ist ein Faktor beim Thema Digitalisierung erfolgsentscheidend: die digitale Kompetenz der Mitarbeitenden. Wichtig: Die initialisierten Arbeitsmodelle sollten sich stets nach dem Menschen richten, doch muss die Belegschaft 4.0 den Hybrid aus digitalen Technologien, virtueller Realität und individuellem Know-how auch einzusetzen wissen. Mit regelmäßigen Schulungen und Weiterbildungen können Unternehmen die interne Wissensbasis stets auf dem neuesten Stand halten. Zugleich muss die Entwicklung der IT-Infrastruktur für die Implementierung digitaler Arbeitsplätze vorangetrieben werden. New Work - New Mindset: Es geht nicht nur um Tools, sondern auch um die Unternehmenskultur. Mit diesen Vorkehrungen können mittelständische Unternehmen im digitalen Zeitalter das Stichwort Arbeiten 4.0 in Form von modernen Arbeitsmodellen und Zeitenregelungen in die Tat umsetzen. Damit einher gehen neuen Perspektiven im HR-Bereich sowie dem Betriebsklima allgemein. Ein Unternehmensmitglied mit Entscheidungsfähigkeit auf Vertrauensbasis und flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten, um seine Leistung zu erbringen, fühlt sich in seiner Rolle oftmals wohler. Folgende Arbeitsmodelle unterstützen diesen Trend in der Mitarbeiterführung: Homeoffice: Das bekannteste Modell vereint den Arbeitsplatz mit dem privaten Wohnbereich. Mitarbeitenden wird so ein enormes Maß an Unabhängigkeit in Form von Vertrauensarbeitszeit entgegengebracht, was viele Betriebsangehörige besonders schätzen. Insbesondere bei der Ersparnis von Arbeitswegen und Aufwand wird die dadurch gewonnene Freizeit gerne für die eigene Werktätigkeit eingesetzt. Co-Working-Spaces: Besonders beliebt bei kleinen Unternehmen mit wenig Platz oder fehlenden Büros. Die hier vorhandene Infrastruktur (WLAN, Beamer, Besprechungsräume etc.) kann vergleichsweise zum eigenen Unternehmensstandort sehr günstig genutzt werden. Zudem wird der Austausch zwischen internen und externen Arbeitnehmern gefördert.  Hotdesking: Speziell für Unternehmen mit vielen freiberuflich Mitarbeitenden ein aussichtsreiches Modell – ein Arbeitsplatz auf Zeit innerhalb einer Organisation. Dieser kann von externen Beschäftigten ohne vorheriges Einrichten genutzt werden. Jobsharing: Geteilte Arbeit ist doppelte Motivation und Erfahrung. Zwei Teilzeit-Beschäftigte teilen sich eine Vollzeitstelle zu jeweils dem gleichen Gehalt. Wie die Einteilung aussieht, ist flexibel gestaltbar.  Arbeitszeitmodelle – Flexibilität ist wichtiger denn je Der digitale Wandel der Arbeitswelt lässt auch bei der Einteilung von Arbeitszeit mehr Agilität einfließen. Ein klassisches 9-to-5-Arbeitsverhältnis ist zwar immer noch das häufigste Format, aber gerade innovative Unternehmen sowie Startups setzen auf andere Arbeitszeitmodelle, respektive Arbeitszeiteinteilung:  4-Tage-Woche: Eine längere Erholungsphase sorgt für eine bessere Gesundheit der Mitarbeitenden. Zudem ist die Motivation häufig höher als bei der klassischen 5-Tage-Woche im 9-to-5-Modus. Immer mehr Unternehmen, gerade in den USA und in Nordeuropa, setzen mit Erfolg auf den Trend für die Zeiteinteilung. Teilzeit: Die Teilzeitstelle ist ein bereits sehr verbreitetes Modell. Gerade Familien und Alleinerziehende schaffen es so, Job und privaten Alltag besser aufeinander einzustellen, da sie maximal nur 35 Stunden, für gewöhnlich weniger, in der Woche arbeiten müssen. Entsprechend geringer als bei einer Vollzeitstelle ist die Entlohnung. Gleitzeit: Hierbei handelt es sich um ein sehr flexibles Arbeitszeitmodell. Im Arbeitsmodell Gleitzeit müssen die Mitarbeitenden ein Wochen-Soll an Arbeitszeit erbringen. Dabei kann die Zeit sehr frei eingeteilt werden. Lediglich eine Kernarbeitszeit sorgt bei den meisten Gleitzeitmodellen dafür, dass alle Mitarbeitenden in einer festgelegten Zeitspanne am Arbeitsplatz sind.  Vertrauensarbeitszeit: Bei diesem Modell vertrauen Unternehmen darauf, dass ihre Mitarbeitenden die übertragenen Aufgaben zuverlässig erledigen. Wie viel Zeit für die Erfüllung einer Aufgabe benötigt wird, ist beim Modell Vertrauensarbeitszeit eher zweitrangig. Dies kann jedoch auch zum Nachteil für einige Betriebsangehörige werden.  Jahresarbeitszeit: Wie der Name schon sagt, geben Unternehmen ihren Mitarbeitern einen festen Satz für das gesamte Jahr vor. Oft wird das Modell Jahreszeitarbeit auch als Monatsarbeitszeit abgewandelt. Digital Nomad (dt. digitaler Nomade): Der sogenannte Internet-Nomade, Büronomade oder auch Urban Nomad ist bei der Auswahl seines Arbeitsplatzes zeit- und ortsunabhängig. Die fast ausschließliche Nutzung von digitale Technologien Kommunikation, Projektmanagement und sein operatives Ausgabengebiet – beispielweise Design – erlaubt ihnen ein multilokales (Freelance-)Arbeitsleben. Die einzige Bedingung ist eine funktionierende Internetverbindung. Der demografische Wandel - Herausforderung der digitalen Zukunft Ein weiterer Einflussfaktor im Zuge des digitalen Zeitalters ist der demografische Wandel. In den nächsten 20 Jahren wird die arbeitsfähige Bevölkerung Deutschlands immens schrumpfen. Nur zwei Arbeitskräfte ersetzen dann drei, die in Rente gehen. Was folgen wird, ist klar: mehr Arbeit für weniger Beschäftigte. So wird der demografische Wandel laut Expertenmeinung auch die Digitalisierung und Automatisierung der Arbeitswelt weiter befeuern. Für viele mittelständische Unternehmen ist deshalb eine radikale digitale Umgestaltung ihres Geschäftsmodells der einzige Weg, weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben. Besonders im Bereich des Mittelstands und kleiner Unternehmen wird sich der Wandel der Arbeitswelt bemerkbar machen. Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt Im Verlauf des Artikels ist es bereits deutlich geworden: Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt bietet mittelständischen Unternehmen eine Vielzahl von Chancen. Zum einen wird der Arbeitsalltag flexibler und mobiler. Arbeiten in Heimarbeit und on-remote im Homeoffice ist kein Problem mehr, sofern die IT-Infrastruktur dafür gegeben ist. Der erhöhte Grad der Vernetzung digitaler und automatisierter Prozesse, aber auch von den Mitarbeitenden untereinander, sind weitere große Vorteile. Zudem können Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit das Verhältnis unter den Betriebsangehörigen auf allen Ebenen stärken – nicht nur in der Industrie 4.0. Neben diesen Aspekten führt der digitale Wandel der Arbeitswelt auch zur Entstehung neuer Berufsgruppen, wie Content Managern, Data Scientists oder E-Commerce Managern.  Zugleich werden die negativen Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt laut einer im September 2019 durchgeführten Studie von Bitkom Research mit Fokus auf das Konzept Arbeit 4.0 als eher gering eingeschätzt. Dennoch sind es gerade die oftmals als Vorteil erscheinenden Fakten, die ebenfalls eine Kehrseite haben. So ist die ständige Erreichbarkeit gleichzeitig beides: einfach in der Kommunikation, aber auch eine Belastung der Mitarbeitenden. Die Arbeit in den eigenen vier Wänden, die eigentlich ein Rückzugsort sein sollen, kann ebenfalls eine psychische Herausforderung sein. Zudem muss erwähnt werden, dass einige Berufsgruppen weniger von der Digitalisierung profitieren und teilweise sogar vom Verschwinden bedroht sind.  Das Fazit lautet: Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist, trotz ihrer immensen positiven Eigenschaften, ein zweischneidiges Schwert. Es liegt in Ihrer Hand. Bei vorbildlich implementierten digitalen Arbeitsmodellen können das Unternehmen sowie die Mitarbeitenden enorm profitieren. Die integrierten Softwarelösungen von Scopevisio können dabei unterstützten – mehr noch: das Wachstum des Unternehmens begleiten und befördern. Schließlich sind mobiles Arbeiten, digital optimierte Workflows und vernetzte Prozesse die besten Optionen, um dem demografischen Wandel zu begegnen. Lassen Sie sich von unseren Experten auf dem Weg zum Arbeitsplatz 4.0 beraten. Mit der integrierten Unternehmenssoftware von Scopevisio schaffen Sie die Grundvoraussetzungen für die digitale Transformation Ihrer Arbeitswelt. Das höhere Ziel dabei: die Geschäftsprozesse optimieren. Schließlich ist digitale Arbeit auch die Zukunft Ihres Unternehmens. Testen Sie unsere Komplettlösung für 30 Tage kostenlos! ### CRM und ERP: Schlüsseltechnologien für die Digitalisierung Ihres Unternehmens Die digitale Transformation der Kundenbetreuung auf der einen Seite und der Ressourcenplanung auf der anderen Seit spiegeln sich in mittelständischen Unternehmen in Form von zwei Systemen wieder – CRM und ERP. CRM-Systeme und ERP-Lösungen zählen zu den verbreitetsten Arten der Unternehmenssoftware. Trotz des hohen Bekanntheitsgrads sind ihre Funktionen und Möglichkeiten der kombinierten Nutzung bei Mittelständlern oft nur in Grundzügen bekannt. Mit diesem Artikel wollen wir Verständnis rund um CRM und ERP schärfen. CRM und ERP - Definition und Differenzierung CRM-Lösungen und ERP-Systeme sind digitale Technologien, die Unternehmen helfen, effizienter und effektiver zu wirtschaften. Im Zuge der digitalen Transformation sind derartige Softwarelösungen heute relevanter als jemals zuvor, um auf dem Markt erfolgreich zu sein. CRM und ERP sind darauf ausgerichtet, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Beim Einsatz von CRM-Programmen und ERP-Systemen geht dies generell mit der Digitalisierung und oftmals auch Automatisierung von Routinetätigkeiten einher. Dabei können in Folge einer systematischen Betriebsdatenerfassung auf der Organisationsebene, die vorhandenen Ressourcen geschont und die Produktivität gesteigert werden. Die gewonnene Zeit lässt sich derweil in andere Aufgaben investieren. Im erfolgreichen Kundenbeziehungsmanagement, in der Verwaltung der Finanzen, als digitales Reporting aus der Buchhaltung oder zur Steuerung der Sales-Aktivitäten – CRM und ERP-Software bilden im Zusammenspiel ein passgenaues Enterprise System. Gemeint ist eine digitale Plattform, auf welcher die CRM- und ERP-Systeme interagieren und ein gemeinsames Ziel verfolgen: die ganzheitliche Optimierung der kleinteiligen Geschäftsprozesse in unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Betriebsabläufen. CRM-Systeme: Digitales Kundenmanagement stellt gute Beziehungen in den Mittelpunkt CRM ist eine Abkürzung für den Ausdruck Customer-Relationship-Management. Wer von CRM spricht meint häufig ein CRM-System. Dabei handelt es sich um Unternehmenssoftware, welche zur digitalen Unterstützung im Kontaktmanagement, Vertriebsmanagement von Marketing und Vertrieb sowie der generellen Produktivitätsverbesserung im Betriebsablauf verwendet wird. CRM-Systeme unterstützen die digitale Transformation im Kundenmanagement. So lautet die oberste Maxime für jeden CRM-Manager: Die Kundenbindung muss stetig gefördert werden, um gute Kundenbeziehungen nachhaltig zu gestalten. Kundenorientierte Geschäftsprozesse stehen im Mittelpunkt der CRM-Funktionen. Viele Anbieter stellen CRM-Programme zur Verfügung, die auch Serviceprozesse in der Kundenbetreuung abwickeln können. Schließlich wäre die CRM-Planung ohne spezifische Applikationen für ganzheitliches Kundenmanagement nicht zeitgemäß. In allen Bereichen sind die Nutzungsmöglichkeiten einer CRM-Lösung sehr vielfältig – von der Analyse von Kundendaten über ein automatisiertes Kampagnenmanagement und nicht zuletzt auch, um die Datensicherheit bei allen Marketing- und Vertriebsaktivitäten zu gewährleisten. Die Datenbasis einer CRM-Lösung stellen virtuelle Kundenakten dar. Hier werden alle relevanten und notwendigen Informationen gespeichert und für weitere Marketing- und Vertriebsprozesse – beispielsweise als Statistik – zur Verfügung gestellt. Unterstützt durch ein CRM-System lassen sich so Bestandskunden besser pflegen sowie Neukunden gezielt ansprechen und individuell abholen. ERP-Systeme: Optimale Steuerung von Geschäftsprozessen durch systematische Planung der Unternehmensressourcen ERP-Lösungen steuern Geschäftsprozesse und helfen dabei, die Ressourcenplanung im mittelständischen Unternehmen zu optimieren. Dabei bietet ERP-Software die Möglichkeit, diverse Abteilungen und Fachbereiche in ein übergreifendes Enterprise System zu integrieren. ERP-Systeme übernehmen sozusagen die digitale Transformation von Unternehmens- und Geschäftsprozessen. Genau in dieser Vernetzung liegen die großen Vorteile von ERP-Systemen. Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen lautet die Zielsetzung der Implementierung. Ob durch die Automatisierung von Prozessabläufen oder digitale Erstellung von Personalakten, Berichten und Rechnungen – die Einsparung von Ressourcen ist an vielen Stellen im Unternehmen möglich . ERP-Lösungen sind bereits seit vielen Jahren in unterschiedlichster Branchenausrichtung und Funktionsvielfalt am Markt verfügbar und entwickeln sich im rasanten Tempo weiter. Speziell im Bereich der cloudbasierten Softwarelösungen mit externem Hosting, den Cloud-ERP-Systemen, nehmen die Angebote stetig zu. Verschiedene ERP-Anbieter bieten Cloud-ERP als Standardsoftware mit zahlreichen Möglichkeiten zur Individualisierung der gewünschten Cloud-Lösungen an. So ist die beste und günstigste Methode zur digitalen Transformation von mittelständischen Unternehmen eine Frage der richtigen Entscheidung – für die passende CRM- oder ERP-Auswahl. Die Integration von CRM und ERP in Ihre IT-Lösungen Die Integration von CRM und ERP ist bei bestimmten Softwareunternehmen möglich und kann äußerst nutzbringend sein. In der Regel stellen ERP-Systeme die umfassenderen Funktionalitäten und verfügen bereits häufig über Schnittstellen zu den CRM-Programmen oder integrierten CRM-Systemen. Moderne CRM-Software ist im Funktionsumfang flexibel mit Datenanalysen, Berichterstattung und anpassbaren Dashboards erweiterbar. So lohnt es sich auch im Mittelstand, eine ganzheitliche CRM-Lösung mit einem bereichsübergreifenden ERP-System zu kombinieren, um die Vorteile beider Systeme voll auszuschöpfen. Eine adäquate Integration vermindert Reibungsverluste und redundante Daten. Zudem verbessert sich der Workflow im Unternehmen nach der Implementierung spürbar. Dafür müssen die im CRM-System gesammelten, kundenspezifischen Daten permanent im ERP-System abrufbar und verwertbar sein. So ist die beste IT-Lösung ein Hybrid aus beiden Technologien: CRM und ERP kommen im Zusammenspiel ihrer organisatorischen oder kontaktbezogenen Prozesse als benutzerfreundliche Komplettlösung zum Einsatz – ohne die Funktionalität der einzelnen Softwarelösungen einzuschränken. Software-as-a-Service: Viel Potenzial für mittelständische Unternehmen Die Schlagworte CRM und ERP sind schon lange nicht mehr ausschließlich im Kontext der großen Marktführer zu finden. Vor allem mittelständische Unternehmen, aber auch immer mehr kleine Unternehmen, betreiben die Digitalisierung sukzessive. CRM- und ERP-Softwarelösungen sind mit wachsender Anzahl und Vielfalt für spezifische Anforderungen am Markt vertreten und heutzutage spielt cloudbasierte Unternehmenssoftware eine tragende Rolle – nicht zuletzt für den Mittelstand. Zum Vergleich: Es gibt On-Premise-Software, die fest auf dem unternehmenseigenen Server installiert ist und dezentrale Cloud-Lösungen, welche einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf das System erlauben. Das jeweilige Produkt im Software-as-a-Service (SaaS) angeboten. Die Anschaffung von SaaS ist in der Regel günstiger als selbst eine On-Premise-Lösung in die IT-Infrastruktur zu implementieren. Kostengünstige, komplexe und kombinierte ERP- und CRM-Systeme spiegeln zunehmend einen Trend in kleinen und mittelständischen Unternehmen wider – den Trend zur digitalen Transformation. Die Integration von CRM und ERP verstehen wir als All-In-ONE Lösung Die Funktionalitäten und Anwendungsvorteile in der Zusammenfassung: ERP-Systeme haben sich als Komplettlösung für die Prozessoptimierung eines Unternehmens etabliert. Daneben fokussiert ein CRM-System das Kundenmanagement und führt die Daten, Aktivitäten und Ereignisse rund um eine Kundenbeziehungen auf einer intuitiven Benutzeroberfläche zusammen. Insbesondere im Marketing, Vertrieb, Service und Kundensupport ergeben sich dadurch Vorteile für die gezielte Akquise und Verkaufsansprache. So werden CRM und ERP im digitalen Zeitalter oftmals in einem Enterprise System zusammengeführt, wenn auch die Systeme eine differenzierte Zielsetzung verfolgen: CRM-Lösungen sollen dabei helfen, den Umsatz und Absatz zu steigern. ERP-System hingegen dienen Ihnen vor allem dazu, Ressourcen einzusparen und die Betriebskosten zu reduzieren. Für Kunden von Scopevisio ist die Integration von CRM und ERP in einer Cloud-basierten Software der Schlüssel für ein erfolgreiches Management von Geschäftsprozessen. Hier finden Sie eine Komplettlösung für jede Anforderung in verschiedenen Branchen. Mit Scopevisio erreichen Sie durchgängige Workflows, perfekte Vernetzung und ein mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten. Neben den Funktionalitäten von ERP- und CRM-Software, bietet die integrierte Cloud-Suite ebenfalls Möglichkeiten zum effizienten Personal-, Projekt- und Dokumentenmanagement mit hoher Datensicherheit. Automatisierte Prozesse beschleunigen die Routinetätigkeiten bereichsübergreifend und verschaffen einen beispiellosen Überblick über das gesamte Unternehmen. Testen Sie unsere Cloud Unternehmenssoftware für den Mittelstand 30 Tage kostenlos! ### Digitalisierung von Geschäftsprozessen – so gelingt die Umsetzung Ein ungeschriebenes Marktgesetzt lautet: Mittelständische Unternehmen müssen effizient, effektiv und produktiv agieren, um ihre Wirtschaftlichkeit auszubauen. Mit dem Einsatz von digitalen Technologien können Sie hier neue Maßstäbe für Ihr Unternehmen definieren. Ob im Dokumentenmanagement oder Rechnungswesen – die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt immer zu einer Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Doch welche Digitalisierungsstrategie und digitalen Technologien bieten Ihnen eine passgenaue Prozessoptimierung mit zugleich einfacher Einführung? Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Neue Möglichkeiten für den Mittelstand Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet den Übergang von analogen Arbeitsabläufen zu elektronischen Äquivalenten. Meist findet dies im Zuge einer Geschäftsprozessoptimierung statt. Eine klare Digitalisierungsstrategie ist zwingend notwendig, um das Unternehmen nachhaltig und erfolgreich zu digitalisieren. Gerade wiederkehrende Prozesse oder zeitintensive Routinetätigkeiten können automatisiert und dadurch Fehlerquellen zum großen Teil minimiert werden. Ein klassisches Beispiel aus der Zeit vor der Pandemie ist die Geschäftsreise. Die damit verbundenen Prozesse sind händisch recht aufwendig. Mit Hilfe der Digitalisierung können diese Zeitfresser automatisiert werden. Vom Antritt der Geschäftsreise bis hin zur Verbuchung im Rechnungswesen folgt die automatisierte Abrechnung der Reisekosten einem abteilungsübergreifenden Arbeitsablauf. Aber erst die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit spezieller Software ermöglicht dem Arbeitsprozess „Abrechnung“ seine ganzheitliche Automatisierung. Daran kann auch ein Dokumentenmanagement System (DMS) beteiligt sein, etwa zur Speicherung und Dokumentation der Reisekostenbelege. Dadurch werden die Abläufe transparent und intelligente Systeme – wie z.B. ein DMS – machen die Daten über ein Data Warehouse in einem Cloud-Speicher zentral verfügbar. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann darauf orts- und zeitunabhängig zugreifen. So sparen mittelständische Unternehmen sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen ein. Prozesse digitalisieren heißt: Die Arbeitnehmer müssen weniger Zeit und Aufwand in Routinearbeiten stecken und können die gewonnenen Ressourcen in wichtigere Aufgaben investieren. Die Steigerung der Effizienz im Unternehmen geht damit unmittelbar einher. © Shutterstock/Sfio Cracho Ein stringenter Arbeitsablauf durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Ein Geschäftsprozess umfasst die Bündelung und Organisation aller Aktivitäten eines Unternehmens zur Umwandlung eines bestimmten Inputs in einen gewünschten Output. Eine individuelle Digitalisierungsstrategie ist die Hauptvoraussetzung für die erfolgreiche Geschäftsprozessautomation. Prozesse digitalisieren ohne einen klar definierten Plan, ist wie Wandern in einem tiefen Wald ohne Landkarte und Kompass. Man bleibt zwar in Bewegung, bewegt sich möglicherweise aber im Kreis, ohne es zu merken. Denn die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sollte im mittelständischen Unternehmen immer ganzheitlich, im vernetzten Arbeitsablauf, initiiert werden. Dafür lassen sich branchenunabhängig folgende Arbeitsprozesse im Geschäftsprozessmanagement eines mittelständischen Unternehmens abbilden: Produktentwicklung: Computer Aided Design- (CAD) und Effective Radiated Power- (ERP) Systeme optimieren im Verbund die Projektbearbeitung. Beschaffung: Im Einkauf zählt Schnelligkeit. Wenn manueller Aufwand entfällt, weil ein Projektmanagementtool eingesetzt wird, dann beschleunigt dieses die zugehörigen Geschäftsprozesse. Marketing & Vertrieb: Ein systematisches Dokumentenmanagement ist vernetzt mit dem E-Mail-Programm sowie den hinterlegten Terminen, Kontakten und Aufgaben in verschiedenen Datenspeichern – zum Beispiel in der Cloud. So sind alle relevanten Informationen zentral verfügbar und lassen sich über ein Customer Relation Management (CRM) System schnell an die Kunden weitergeben Eingangslogistik: Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser – z.B. über ein Warenwirtschaftssystem mit innovativem „Dateimanager “. Damit werden weiße Flecken im Wareneingang und der weiteren Projektbearbeitung vermieden. Fertigung: Digitale Technologien wie ein ERP-System vernetzen eine Vielzahl von IT-Anwendungen. Die gewonnenen Daten und Kennzahlen liegen zentral im Data Warehouse. So wird die Produktivität transparent. Ausgangslogistik: Termin- und Liefertreue sind das A und O der Wirtschaftlichkeit. Der Einsatz von intelligenten Systemen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen gewährleistet die fristgerechte Auslieferung getreu Terminplan. Wartung & Instandhaltung: Sensortechnik und Fernwartung gehören zu den digitalen Technologien, die besonders zur Steigerung der Effizienz beitragen. Die Qualitätssicherung erfolgt darüber im Remote-Modus. Kundenservice: Auftraggeber können im digitalen Zeitalter orts- und zeitunabhängig betreut werden – z.B. im Online-Meeting oder über Fernwartung. Phasenplan für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Eine stringente Digitalisierung von Geschäftsprozessen im mittelständischen Unternehmen beginnt mit der Analyse und Auswertung aller bestehenden Arbeitsabläufe. Stichwort: Geschäftsprozessmodellierung. Dafür gilt es im Vorfeld viele Fragen zu beantworten: Welche Geschäftsprozesse sind im Unternehmen vorhanden? Wie ist deren Digitalisierungspotenzial einzuschätzen? Welche Anforderungen müssen digitale Geschäftsprozesse für die Automatisierung mitbringen? Ist eine Digitalisierung wirtschaftlich tragbar oder überwiegt der Aufwand den möglichen Nutzen? Das individuelle Know-how der Mitarbeiter ist hierfür die wichtigste Ressource. Mit dem folgenden Phasenplan lässt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch intelligente Systeme wie CRM- und ERP-Software in unterschiedlichen Branchen erfolgreich umsetzen. Überblick über die vorhandenen Prozesslandschaft erstellen Planung der individuellen Vorgehensweise und Festlegung konkreter Ziele Umfassende Analyse des Ist-Zustandes der unternehmerischen Prozesse Prozessoptimierung: Integration von Lösungen und Vernetzung im gesamten Unternehmen Kontrolle und Erfolgsmessung mittels qualifizierter Ressourcen Ausgewertete Erfahrungen in künftige Optimierungen unbedingt miteinbeziehen Hinweis für die nachhaltige Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Die Umsetzung kann mitunter tief in den aktuellen Arbeitsablauf eingreifen. So ist es besonders wichtig, Mitarbeiter frühzeitig über die Veränderungen zu informieren – oder noch besser – sie in die Prozesse einzubeziehen. Für die nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen sollten zudem fortlaufend die digitale Kompetenz des gesamten Teams geschult werden. Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sichert das Know-how der einzelnen Arbeitnehmer die Wertschöpfung im gesamten Unternehmen. Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Kennen Sie bereits Ihren digitalen Reifegrad? Bereits im Jahr 2020 hat der Digitalverband Bitkom Unternehmen aller Größen und Branchen einen Leitfaden zur Digitalisierung zur Verfügung gestellt. In ihm wird ein Modell zur Ermittlung des Reifegrads digitaler Geschäftsprozesse angeführt. Das Modell wurde auf Basis von bestehenden Studien sowie verschiedenen Umfragen entwickelt und steht kostenfrei als Download zur Verfügung. Im Initiationsprozess der digitalen Transformation im mittelständischen Unternehmen kann dieses Modell Ihnen schnell einen Überblick verschaffen. Scopevisio bietet Ihnen die notwendige Erfahrung und das branchenübergreifende Know-how, um die Anforderungen Ihres Geschäftsmodells zu erkennen. Gemeinsam identifizieren wir das Potenzial für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen. Wir erstellen eine digitale Landkarte der Prozesslandschaft und passen die digitale Transformation gemeinsam mit Ihnen an Ihre individuellen Geschäftsprozesse an – stets im Vergleich mit den Best Practices der Wettbewerber. So entsteht eine passgenaue Unternehmenssoftware für mittelständische Unternehmen. Sie können die Leistungen von Scopevisio unverbindlich testen. ### Digitale Steuerberatung - neue Wege der effizienten Zusammenarbeit Cloud-Buchhaltungssoftware wie Scopevisio sie anbietet, ermöglicht neue arbeitsteilige Formen der Kooperation zwischen Steuerberatern und deren Klienten. Mit Scopevisio gehört die papierbasierte Zusammenarbeit der Vergangenheit an, denn die Cloud-Buchhaltungssoftware legt die Basis für den effizienten Daten- und Belegaustausch und die komplett papierlose, digitale Zusammenarbeit. Viele österreichische KMU wickeln ihre Buchhaltung weiterhin extern ab. Auch im 21 Jahrhundert ist diese Arbeit immer noch papierbasiert, sowohl am Weg zum Steuerberater als auch am Weg zurück zum Klienten. Allerdings wird diese Arbeitsweise immer mehr zum Auslaufmodell und Prozesse immer weiter digitalisiert.  Digitale Zusammenarbeit  - Steuerberater und Klient Mit Scopevisio arbeiten Steuerberater und ihre Klienten gemeinsam in einem System oder haben durch viele offene Schnittstellen die Möglichkeit auch mit verschiedenen Programmen von einer einwandfreien Zusammenarbeit zu profitieren. Damit ist sowohl der Export und Import von Daten als auch der direkte digitale Zugriff zur Buchhaltung des Klienten gewährleistet.  Steuerberater haben somit die Möglichkeit sich frei im System der Klienten zu bewegen und zudem auch proaktiv Hinweise für deren Klienten zu hinterlegen, sollten noch Aufgaben offen sein. Dabei übernimmt der Kunde die klassische Vorarbeit der Buchhaltung in Form von Rechnungen erstellen und Eingangsrechnungen bearbeiten. Auch hier profitiert bereits das Unternehmen, da diese Aufgaben weitgehend automatisiert sind und Rechnungen quasi per Knopfdruck geschrieben werden. Im nächsten Schritt hat der Steuerberater die Möglichkeit die Buchungen direkt im Scopevisio System der Klienten durchzuführen.  Digitale Buchhaltung beim Steuerberater Für Klienten die ihre Buchhaltung zu 100% von ihrem Steuerberater abwickeln lassen hat Scopevisio auch hier eine Lösung. Durch die Scopevisio Innovationspartnerschaft haben alle Steuerberater und Steuerkanzleien die Chance einige Mitarbeiter in Scopevisio zu schulen und Scopevisio Innovations Partner zu werden. Somit können geschulte Steuerberater die Buchhaltung für ihre Klienten eigenständig direkt in Scopevisio erledigen. Das Unternehmen kann wiederum jederzeit auf seine Daten in der Buchhaltungssoftware zugreifen und aktuelle Zahlen und Auswertungen einsehen.  Digitale Buchhaltung im Unternehmen Natürlich gibt es auch für die sogenannten "Selbstbucher" (Unternehmen die ihre Buchhaltung selbstständig in Scopevisio erledigen) eine ideale Lösung mit Scopevisio. Genannte Klienten lassen lediglich den Jahresabschluss bei ihrem Steuerberater erledigen und kümmern sich um die restliche Buchhaltung intern. In diesem Fall können Unternehmen ihren Steuerberater einfach zu Scopevisio "hinzuschalten" falls dies gewünscht oder sogar nötig ist. Das kann im Fall des bereits genannten Jahresabschluss sein als auch bei Sonderfällen, bei denen die interne Buchhaltung externe Unterstützung benötigt. Persönlicher Kontakt bleibt Egal für welches Modell sich ein Unternehmen auch entscheidet, eines ist klar - der persönliche Kontakt zwischen Klient und Steuerberater bleibt! Durch die schnellere und einfachere Abwicklung der Buchhaltung mit Scopevisio bleibt mehr Zeit für strategische und betriebswirtschaftliche Themen. Die Vertrauensbasis und die Zusammenarbeit kann dadurch sogar gestärkt werden und die Unternehmensentwicklung fördern.  www.scopevisio.at ### Geschäftsprozesse optimieren - Geschäftserfolg steigern Geschäftsprozesse optimieren: Das bietet sich in vielen Unternehmensbereichen an – ob im Personal- und Budgetmanagement, bei der Produktionsplanung, für die ganzheitliche Projektverwaltung sowie im kleinteiligen Projektmanagement. In jedem Bereich führt die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) unmittelbar zur Effizienzsteigerung im mittelständischen Unternehmen. Doch welche Kriterien zeichnen einen erfolgreichen Geschäftsprozess aus? Wo ergeben sich Möglichkeiten zur Standardisierung und welche spezifische Rolle spielen digitale Lösungen bei Ihrer Prozessoptimierung? Geschäftsprozesse optimieren: eine kurze Erläuterung Die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) umfasst alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verbesserung von Geschäftsprozessen beitragen. Verbesserung heißt in diesem Sinne: Vereinfachung, Beschleunigung sowie mehr Transparenz und eine Effizienzsteigerung im mittelständischen Unternehmen. Geschäftsprozesse optimieren heißt: Geschäftsprozesse darstellen, um alle unternehmerischen Abläufe identifizieren zu können. Dies wird durch unterschiedliche Faktoren bedingt, welche zugleich als Impulsgeber für die Prozessanalyse gelten. So sind hohe Prozesskosten und Fehlerquoten, lange Durchlaufzeiten und geringe Produktivität die gängigsten Auslöser der Geschäftsprozessoptimierung. Auch veränderte Prozessvorgaben, wie eine integrierte Systemlandschaft ohne Insellösungen, zählen neben dem Ausbau der IT-Infrastruktur als Auslöser für die Geschäftsprozessoptimierung. Werden Key Performance Indikatoren (KPIs) in den Bereichen Kosten, Qualität und Serviceleistungen mit einbezogen, sind mögliche Wechselwirkungen, während der GPO zu beachten. Eine Steigerung der Qualität kann zum Beispiel höhere Kosten bewirken. Ebenso wie eine Kosteneinsparung zulasten der Qualität gehen könnte. So empfiehlt sich eine agile Arbeitsweise für die Prozessoptimierung – z.B. anhand einer dynamischen Roadmap. Darin lassen sich Benchmarks für angestrebte Business Solutions in der Produktionssteuerung und zur Kostenkontrolle im Detail planen. Zudem erfolgt die Standardisierung von internen Betriebsabläufen flexibel je nach konkreter Anforderung. Ihre Einführung gelingt anschließend nahtlos – ohne den bestehenden Workflow zu gefährden. Geschäftsprozesse optimieren, bedeutet Wettbewerbsvorteile generieren. Der Lösungsansatz dafür lautet: Prozessintelligenz. Es gilt, Workflows zu vernetzen und über die resultierenden Synergieeffekte einen erfolgreichen End-to-End-Geschäftsprozess abzusichern. © Shutterstock / Photon Photo Interne Geschäftsprozesse mit Optimierungspotenzial im mittelständischen Unternehmen Im KMU-Segment finden sich vom Managementprozess bis in die Projektdurchführung zahlreiche Unternehmensbereiche, in denen sich die betrieblichen Unternehmensprozesse bündeln lassen. Stichwort: Prozessmodellierung. Das Ziel der gebündelten Unternehmensprozesse ist eine Beschleunigung der betrieblichen Abläufe. Dies geschieht auf Basis der bestehenden Ressourcen in Form von Zeit, Material, Arbeitskraft und Budget. Diese Zielvorgaben beziehen sich auf die Herstellung sowie Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Generell empfiehlt sich die Geschäftsprozessoptimierung in folgenden Kernaspekten: Im Führungs- und Managementprozesse zur Gestaltung der Unternehmensorganisation und -führung In Form von konkreten Wertschöpfungsprozessen z.B. bei der Produktionsplanung und im Projektmanagement Bei unterstützenden, administrativen Prozessen wie z.B. im Personalmanagement Zur Optimierung der allgemeinen Projektverwaltung, der Finanzbuchhaltung und im Budgetmanagement Vorteile der ganzheitlichen Optimierung von Geschäftsprozessen Für die Erfüllung der Kernaspekte müssen klare Zuständigkeiten sowie die Strukturierung von Abläufen mit messbaren Ergebnissen festgelegt werden. Mit einer agilen Arbeitsweise, fachlichem Know-how und einer ganzheitlichen Strategie können mittelständische Unternehmen durch die Geschäftsprozessoptimierung folgende Ziele erreichen: Reduzierung der notwendigen Material- und Informationsflüsse Senkung der Kosten und Bearbeitungszeiten Erhöhung der Flexibilität von Unternehmen und der Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen von Gegebenheiten am Markt Steigerung der Leistungsfähigkeit und Kundenzufriedenheit Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit Dokumentensicherheit für Unternehmensinformationen Qualitätsverbesserung Verringerung von Durchlaufzeiten Produktivitätssteigerung Mitarbeiterentlastung Allgemeine Effizienzsteigerung Geschäftsprozesse optimieren in 5 Schritten Geschäftsprozesse optimieren #1: Vorbereitungsphase Diese Phase definiert die Anforderungen der GPO und setzt entsprechende Zielvorgaben fest. Unterstützende Techniken in der Projektplanung sind z.B. Mindmapping, Brainstorming oder Brainwriting. Geschäftsprozesse optimieren #2: Voruntersuchung Mittels Dokumentenanalyse, Interviews mit Mitarbeitern, Workshops und analytischen Schätzungen wird der derzeitige Stand der Prozesslandschaft abgesteckt. Geschäftsprozesse optimieren #3: Hauptuntersuchung Bei der konkreten Analyse des Ist-Zustands helfen Methoden wie die SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen; Chancen-Risiken), ABC-Analysen und Ursache-Wirkungs-Diagramme. Dabei gilt es ebenfalls, mögliche Risiken und Fehlerquellen zu prognostizieren. Geschäftsprozesse optimieren #4: Realisierungsphase In der Praxis haben sich zwei Methoden besonders bewährt: der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) und das Business Process Reengineering. Zum besseren Verständnis möchten wir beide Methoden wie folgt abgrenzen: KVP o. a. Kaizen (japanisch für "Veränderung zum Besseren") ist ein Bottom-up Ansatz zur laufenden Verbesserung hauptsächlich lokaler, einzelner Prozesse. Diese Optimierungen beginnen meist in unterer Hierarchie des Unternehmens. Beim Business Process Reengineering wird wiederum Top-down Ansatz vorgegangen. Das heißt, es wird ein übergreifender Bereich hierarchisch absteigend verändert, bis hin zur Umstrukturierung des gesamten Unternehmens. Geschäftsprozesse optimieren #5: Evaluationsphase Am Ende der Umsetzung ist das Ergebnis mit den Zielvorgaben abzugleichen. Etwaige Abweichungen müssen analysiert und im weiteren GPO-Vorgehen beachtet werden. Geschäftsprozesse optimieren: Ihre Herausforderung mit unseren Lösungen meistern! Geschäftsprozessoptimierung ohne den Einsatz von entsprechenden IT-Systemen und intelligenten Softwarelösungen ist heutzutage undenkbar. Das Vorgehen, Prozesse digital abzubilden und somit voll oder teilweise zu automatisieren, beschreibt bei vielen Unternehmen bereits die ersten Schritte zur digitalen Transformation. Schließlich ist die Digitalisierung in der Industrie 4.0 ebenso allumfassend wie die Optimierung von Unternehmensprozessen im Segment der KMU. So gilt es, für eine erfolgreiche Geschäftsprozessoptimierung innerhalb der bestehenden IT-Landschaft die folgenden Aspekte zu beachten: Managementprozess: Gesamtheitliche Betrachtung der Unternehmenssituation Prozessanalyse: Ganzheitlicher Überblick auf die Prozess- und Systemlandschaft Personalmanagement: Externe Experten zur Generierung von Know-how miteinbeziehen Standardisierung: Klare Vorgehensweise festlegen und befolgen Meilensteintrendanalyse: Klare Zielvorgaben festlegen und Ergebnisse daran messen New Work: Mitarbeiter in den Prozess der Optimierung einbeziehen Dabei können die altbewährten Prozesse mit neuer Technik digitalisiert und automatisiert werden. Digitale Geschäftsprozesse vereinfachen ihre analogen Vorgänger. So müssen sie einer differenzierten Betrachtung unterzogen werden. Zeitgemäße Prozessintelligenz bedeutet, alle unternehmerischen Aspekte mit ganzheitlichem Blick und im Zusammenhang zu betrachten. Wenn Sie die relevanten Abläufe systematisch analysieren, erschließen sich wertvolle Erkenntnisse zu den individuellen Anforderungen. Nur so lassen sich Ihre Unternehmensprozesse zielführend in digitale Methoden, Techniken und Tools übersetzen. Dadurch entstehen systematisch Synergieeffekte wie der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern und eine abteilungsübergreifende Wertschöpfungskette. Scopevisio ist Ihr Partner für die digitale Optimierung und Automatisierung Ihrer administrativen Geschäftsprozesse. Wir bieten Ihnen integrierte Lösungen sowie umfassende Expertise für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. ### Digitales Büro: Das schlummernde Potenzial administrativer Prozesse In der industriellen Produktion stehen Prozesse und ihre Optimierung seit jeher im Fokus, momentan vor allem forciert durch Digitalisierung und Automatisierung. Während die Industrie 4.0 in aller Munde ist, scheinen die Begriffe Büro 4.0 oder Digitales Büro dagegen kaum gebräuchlich. Bleiben die Potenziale administrativer Prozesse ungenutzt? Digitale Industrie: Vom Siegeszug der Automatisierung Die sogenannte dritte industrielle Revolution hat dazu geführt, dass Maschinen produktiver und eigenständiger arbeiten. Als Meilenstein gilt häufig die Erfindung der speicherprogrammierbaren Steuerung 1969. Infolgedessen wurden in den 1970er Jahren erstmals Industrieroboter in der Automobilproduktion eingesetzt. Lackierroboter, Schweißroboter, Schleifroboter und viele andere Roboterkollegen gehen seither auch in anderen Industriezweigen mit unglaublicher Präzision zu Werke. Der nächste wichtige Meilenstein: das Internet. Zwanzig Jahre nach seiner „Erfindung“ wird es 1990 für die kommerzielle Nutzung freigegeben und somit außerhalb des amerikanischen Militärs und von Universitäten zugänglich. Inzwischen sind wir im Zeitalter der vierten industriellen Revolution angekommen, in der Produkte, Maschinen und Prozesse über das Internet verknüpft sind. Dadurch können zum Beispiel Maschinen miteinander Informationen austauschen und sich selbstständig koordinieren. Viele Prozesse in der Produktion laufen automatisiert ab. Bereits 2013 lag der Automatisierungsgrad im Karosseriebau bei 98 Prozent. Digitales Büro auf dem Vormarsch Von solchen Zahlen ist man im Büro weit entfernt. Dennoch hat auch hier parallel zur Industrie die Digitalisierung Einzug gehalten. Die Anwendung von Computern im betriebswirtschaftlichen Kontext weitete sich in den 1950er Jahren aus. Die anfangs raumgroßen Computersysteme dieser Zeit befanden sich überwiegend in sehr großen Unternehmen oder Institutionen. Doch die Mineaturisierung schritt voran. Computer wurden immer schneller. Laut dem Moorschen Gesetz verdoppelt sich die Leistung von Prozessoren alle zwei Jahre. Schon in den sechziger Jahren entstanden erste Systeme zur EDV-technischen Unterstützung der Produktion in Unternehmen als Vorläufer der ERP-Systeme. Dank des universell nutzbaren Personal Computers (PC) und der sinkenden Anschaffungskosten zu Beginn der 1980er gab es Computer bald in jedem Unternehmen. Buchhaltungsprogramme wurden über Disketten und später CDs lokal auf den Rechnern installiert. Die Entwicklung von ERP-Systemen begann im Laufe der 80er Jahre, um die isolierten Anwendungssysteme zu einer ganzheitlichen Lösung zu verbinden. Seit dem Jahr 2000 wandern mehr und mehr betriebliche Anwendungen in die Cloud. Die breite Verwendung von Cloud Computing kann man aber erst seit etwa zehn Jahren beobachten. Was ist ein papierloses Büro? Im papierlosen Büro werden Informationen auf Papier digitalisiert und papierbasierte Geschäftsabläufe durch digitale Prozesse ersetzt. Dadurch ermöglicht es das papierlose Büro, wertvolle Ressourcen einzusparen. Nicht nur wird weniger Papier verbraucht und damit die Umwelt geschont. Auch das das Archivieren von Papier entfällt. Vor allem aber ersparen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  den umständlichen Austausch von Informationen auf Papier. Das macht das kollaboratives Arbeiten einfacher und erhöht somit die Produktivität. Mobiles Arbeiten wird für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch digitale Lösungen erheblich vereinfacht. Der Begriff vom papierlosen Büro kam Anfang des 21. Jahrhunderts auf. Zu dieser Zeit erschienen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) auf der Bildfläche. Seither werden Verwaltungsprozesse immer stärker digitalisiert. So zieht der Digitalverband Bitkom nach einer repräsentative Umfrage im Jahr 2021 unter 500 Unternehmen folgende Bilanz: „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen.“ Liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse noch papierbasiert ab, gilt das 2021 nur noch für jedes Vierte (23 Prozent). Umgekehrt wird in einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) überwiegend papierlos gearbeitet. Fast die Hälfte der Unternehmen hat den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert. Von Automatisierung sind allerdings viele Abläufe im Büro noch weit entfernt. Dabei verspricht die Software-Automatisierung administrativer Prozesse viele Vorteile. Warum papierloses (oder papierarmes) Büro? Kosten senkenNicht nur das Papier selbst, sondern auch das Drucken, Ablegen, Archivieren und Versenden verursacht Kosten. Stärker aber schlagen die indirekte Kosten zu Buche: Papierbasierte Prozesse sind Zeiträuber und halten Mitarbeiter von produktiveren Tätigkeiten ab. Produktivität steigernMitarbeiter können Informationen, die digital vorliegen schneller durchsuchen und einfacher mit anderen teilen. Zeit, die zuvor für die manuelle Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten auf Papier verschwendet wurde, können Mitarbeiter in wertschöpfende Tätigkeiten investieren. Integrierte digitale Lösungen erweisen sich hier als besonders hilfreich: So werden bei der automatische Rechnungsbearbeitung und digitalen Belegerfassung die Prozesse automatisch mit relevanten Dokumenten verknüpft. Nebenbei werden dabei auch Fehlerquellen reduziert, die sich beim Handling mit Papier leichter einstelle Sicherheit erhöhenGeschäftskritische Daten sind in digitalen Systemen sicher aufgehoben als auf Papier. Dokumente und Kommunikation können verschlüsselt, Zugriffsrechte auf Informationen individuell vergeben werden. Abschied von Papier: So wird aus einem analogen ein digitales Büro Diese Bereiche lassen sich im Büro digitalisieren oder sogar automatisieren: Briefpost E-Mail-Programme gehören längst zum Alltag. Jeder Mitarbeiter hat heute eine E-Mail-Adresse. Was nicht heißt, dass keine Briefpost mehr auf Papier eintrifft. Die Deutsche Post, aber auch andere Dienstleister, bieten die Digitalisierung der täglichen Briefpost an. In der Regel stellen die Anbieter die digitale Eingangspost via Web oder mobiler App zur Verfügung – häufig in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System. Naheliegend ist es, eigene Lieferanten zu bitten, Dokumente wie etwa Eingangsrechnungen nur noch digital zu versenden. Kalender Digitale Kalender, wie sie zum Beispiel Outlook, aber auch Projektmanagement-, ERP- oder Unternehmenssoftware bieten, sind längst nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken. To-Do-Listen Unternehmenssoftware bietet oft Projektmanagement-Komponenten, die es ermöglichen, Projekte und zugehörige Aufgaben zu koordinieren. Digitale Ablage Statt auf internen Servern werden Daten häufig in der Cloud gespeichert. Dies ermöglicht es, mit unterschiedlichen Geräten von unterschiedlichen Orten aus auf Daten zugreifen zu können. Im Privatbereich sowie bei Startups sind Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive beliebt. Mittelständische Unternehmen setzten aus Gründen des Datenschutzes und der DSGVO-Konformität eher auf europäische Cloudspeicher. Bürosoftware Laut Statista liegt der Marktanteil von Microsoft Office (Desktop und Online) in Unternehmen in Deutschland bei 85 Prozent. Das SaaS-Pendant Google Docs, das gerne von Startups genutzt wird, kommt auf neun Prozent. Gerade die Online-Varianten der Office-Programme, wie zum Beispiel Office 365, ermöglichen es, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen und diese einfach mit anderen Benutzern zu teilen und zu bearbeiten. In Unternehmen gibt es Dokumente mit besonderer Relevanz: die Belege, zu denen etwa Angebote, Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder Mahnungen zählen. Sie lassen sich mit der entsprechenden digitalen Lösung, zum Beispiel einer Online-Buchhaltung in Kombination mit einem digitalen Dokumentenmangement einfach erstellen, verwalten und archivieren. Eingehende analoge Dokumente können gescannt werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) macht Vorgaben, wie gescannt werden muss, um auf das Original verzichten zu können. „Ersetzendes Scannen“ ist hier das Schlagwort. Was dabei zu beachten ist und wie PDF-Dateien archiviert werden, fasst die Regelung BSI TR 03138 zusammen. Enterprise-Content-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) In ECM-Systemen werden strukturierte Informationen wie etwa Angebote, Rechnungen oder Verträge, aber auch schwach strukturierte oder unstrukturierte Informationen wie Gesprächsnotizen oder E-Mails gespeichert. DMS-Systeme werden oft als Unterkategorie von ECM gesehen. Sie dienen als Archiv speziell für Dokumente. In einem DMS können Dateien in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet und zurückverfolgt werden – und das viel schneller als in einem physischen Archiv. Gleichzeitig kann ein DMS-System den Unternehmer bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bezüglich GoBD perfekt unterstützen. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) in Verbindung mit § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen). Verwaltung von Kunden, Waren, Maschinen, Services und mehr Ähnlich wie für die Verwaltung von Dokumenten existieren für alle unternehmensbezogenen Daten etwa zu Kunden, Waren oder Dienstleistungen jeweils spezielle Softwareanwendungen – etwa CRM-Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement, Warenwirtschaftssysteme für die Beschaffung und Lagerhaltung oder Produktionsplanungssysteme (PPS) für die Fertigung. Sie alle dienen nicht nur der Verwaltung, sondern auch der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Umfassend werden diese Prozesse von ERP-Systemen – ganzheitlichen Lösungen zur Unternehmenssteuerung – abgebildet. Geschäftsprozesse Dokumente sind in Unternehmen in der Regel an Geschäftsprozessen beteiligt. Liegen Dokumente digital vor, ist der Weg zum digitalen Geschäftsprozess nicht mehr weit. Ein konkretes Beispiel dafür ist der Rechnungseingangsprozess, bei dem die digitale Rechnung auch einer digitalen Prüfung und digitalen Freigabe unterzogen werden kann. Ein anderes Beispiel: die digitale Buchhaltung. Hier können durch vordefinierte Buchungsregeln manuelle Tätigkeiten entfallen. © Shutterstock / LightField Studios So wird die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Basis für die Automatisierung von Workflows, die etwa bei wiederkehrenden Routineaufgaben zu mehr Effizienz führt. Kommunikation Gerade in der Corona-Pandemie wurde die Bedeutung digitaler Kommunikation offensichtlich. Tools wie Zoom für die Video-Telefonie waren und sind im Dauereinsatz. Teams und Slack fungieren als Teams-Messenger. Die Zusammenarbeit wird damit über Standorte, Zeitzonen und Arbeitsbereiche wesentlich einfacher. Als Pendant zum Internet nutzen viele Firmen ein innerbetriebliches Intranet, um Informationen zu bündeln und den Informationsfluss zu sichern. Das Intranet wird dadurch zur Wissensdatenbank. In einer weiteren Evolutionsstufe treten nun neuartige Plattformen an, diese Funktion zu übernehmen. Sie dienen als digitale Litfaßsäule für den Informationsaustausch, vor allem aber für den Aufbau einer offenen, agilen Unternehmenskultur unter dem Stichwort „Employee Engagement“. Fazit Der Grundsatz „Automatisiert wird, was automatisiert werden kann“ gilt längst nicht mehr nur für die Industrie, sondern betrifft zunehmend auch geistige Tätigkeiten – zum Beispiel in der Versicherungsbranche bei der automatisierten Bearbeitung von Schadensmeldungen. Auch in den Verwaltungsprozessen von Unternehmen steck jede Menge Digitalsierungs- und Automatisierungspotenzial. Cloud-Software als Fundament für das digitale Büro Das Fundament und gleichzeitig das Haus für das digitale Unternehmen kann eine Cloud-Lösung sein, die möglichst viele der zuvor genannten Aspekte umfasst. So werden Schnittstellen zwischen Einzellösungen vermieden und automatisierte Prozesse müssen nicht erst in verschiedenen Lösungen orchestriert werden. Die Scopevisio AG bietet mit ihrer gleichnamigen ERP-Lösung aus der Cloud eine integrierte, multifunktionale Software an, die abteilungsübergreifende Prozessautomation ermöglicht. Scopevisio-Anwender berichten von nahezu fünfzig Prozent Zeitersparnis bei Verwaltungstätigkeiten. So macht ein digitales Büro Unternehmen im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig und langfristig erfolgreich. ### Automatisch zum Erfolg durch Automatisierung Der digitale Wandel bewirkt eine Veränderung jeglicher Prozesse in der Wertschöpfungskette von Unternehmen. Dies umfasst sowohl die primären Wertschöpfungsprozesse als auch administrative Unterstützungsprozesse. In diesem Zusammenhang ist auch das Schlagwort Automatisierung immer häufiger zu finden. Was ist Automatisierung? Herkunft und Bedeutung Der Begriff entstammt dem antiken Sprachgebrauch der Griechen (altgriechisch automatos) und bedeutet so viel wie "sich selbst bewegend". Die Automatisierung bezeichnet auf der einen Seite den Prozess des Automatisierens, welcher die Einrichtung von sich selbst steuernden Abläufen in einem System umfasst. Das Ergebnis dieses Prozesses ist ein automatisiertes Arbeitsobjekt. Erfolgt die Einrichtung der Abläufe ausschließlich mithilfe mechanischer Komponenten, wird von einer sogenannten Automation gesprochen. Stellen elektronische Komponenten sowie Software die Grundlage des automatisierten Arbeitsobjekts dar, wird dieses ebenfalls als Automatisierung bezeichnet. Dem Menschen kommt in beiden Fällen allenfalls eine Überwachungsfunktion zu. In der Industrie finden sich automatisierte Systeme vor allem im Bereich von Fertigungsanlagen zur Produktion von Gütern. Im Bereich des Dienstleistungssektors umfassen Automatisierungen hauptsächlich Systeme zur Abwicklung datenbasierter Arbeitsprozesse. Administrative Aufgaben zur Unterstützung der wertschöpfenden Aktivitäten können hierbei ebenso wie die primären Wertschöpfungsprozesse an sich abgebildet werden. Formen der Automatisierung Grundsätzlich existieren drei verschiedene Formen (o.a. Stufen) der Automatisierung eines Arbeitsobjekts: Verfahrensautomatisierung - Fokus auf einzelnen Arbeitsschritten Prozessautomatisierung - Fokus auf gesamtheitlichen Prozessen Systemautomatisierung - Fokus auf gesamtem System, beinhaltet mehrere Prozesse Je nach Menge der automatisierten Prozesse und Funktionen eines Systems wird von einer Teil- oder Vollautomatisierung gesprochen. Die Kennzahl des Automatisierungsgrads macht den jeweiligen Stand erkennbar und vergleichbar. Entwicklungsprozess der Automatisierung Historische Entwicklung Die Entwicklung der Automatisierung blickt auf eine lange Historie zurück. Bereits im 18. Jahrhundert stellten Windmühlen, welche sich selbst in den Wind drehten, eine der frühesten Formen dar. Über die Zeit hinweg hat sich in Abhängigkeit von den technischen Möglichkeiten ihr Angesicht verändert. Bereits Dampfmaschinen und Elektrizität führten in der ersten und zweiten industriellen Revolution dazu, dass Arbeit zunehmend automatisch verrichtet wurde. Seit dem Beginn der digitalen Revolution hat die Digitalisierung gänzlich neue Umstände geschaffen. Eine digitalisierte Infrastruktur bot fortan ein enormes Potenzial der Automatisierung einzelner Arbeitsaufgaben oder ganzer Arbeitsprozesse. Im Rahmen der Industrie 4.0 hat diese Entwicklung heute ihren vorläufigen Höhepunkt erreicht. Heutige Situation Bisher lag der Fokus vor allem auf der Automatisierung starrer Routineprozesse. Mit der fortschreitenden Entwicklung der Technologie und einem enormen Aufschwung des Dienstleistungssektors verschieben sich jedoch die Perspektiven. Nicht nur haptische Produktionsprozesse stehen heute im Mittelpunkt. Vielmehr gewinnt die Automation von Serviceleistungen auf der Basis von Software an Bedeutung. Immer flexiblere und effizientere Lösungen ermöglichen den unterschiedlichsten Branchen einen enormen Zuwachs an Produktivität. Die Stichworte lauten Digital Process Automation (DPA) und Robotic Process Automation (RPA). DPA ist eine Methode zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels Einsatz von Software. Das Ziel ist die Vervollständigung und Optimierung von Workflows, wobei jedoch weiterhin auch Mitarbeiter spezifische Funktionen übernehmen. RPA verzichtet wiederum gänzlich auf menschliche Hilfe bei der Abwicklung repetitiver Aufgaben. Hier nehmen sich Software-Roboter (sog. Bots) jeglicher Funktionen an. Durch das Hinzufügen einer kognitiven, intelligenten Komponente ist die Anwendung einer Intelligent Process Automation (IPA) möglich. Diese stellt die bislang höchste Form des Automatisierungsgrades eines Arbeitsobjekts dar. Ein prominentes Beispiel ist der Einsatz von komplexen Chatbots in der Kundenkommunikation. Wozu automatisieren? Die Automatisierung ist eines der wichtigsten Instrumente der betrieblichen Rationalisierung. Diese steht für jegliche Maßnahmen, um die Effizienz der Arbeitsleistung zu steigern und betriebliche Rahmenbedingungen zu verbessern. Ineffiziente Prozesse sollen auf ein Maximum an Quantität und Qualität im Output getrimmt werden. Dabei liegt der Fokus auf konkreten Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden. Intelligente Systeme reagieren von selbst auf sich ändernde Rahmenbedingungen und passen den Workflow automatisch an. Das erspart Mitarbeitern viel Aufwand und Stress. Als Grundlage dafür ist jedoch eine umfassende Software notwendig.. Neben vielfältigen Möglichkeiten hinsichtlich der wertschöpfenden Prozesse, sind die Potenziale auch im administrativen Bereich riesig – denken Sie etwa an den Prozess der Rechnungseingangsprüfung und -freigabe, der in Teilen automatisiert werden kann. Studien des Bitkom zum Digital Office Index zeigen noch weitere Ansatzpunkte, seien es Dokumentenmanagement oder Buchhaltung. Viele Unternehmen setzen diesbezüglich auf Cloud-Lösungen und die Expertise externer Dienstleister wie Scopevisio. © Shutterstock / NicoElNino Vorteile der Automatisierung Automatisierte Geschäftsprozesse bringen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Die automatische n Anpassungen des Workflows von intelligent gesteuerten Systemen erhöhen deren Effizienz und Effektivität enorm. Ebenfalls reduzieren automatisierte Arbeitsobjekte in der Regel die Fehlerquote in standardisierten, repetitiven Aufgabenbereichen. Somit sind weniger Korrekturarbeiten notwendig und  die Produktqualität steigt.  Unternehmen sparen in der Folge eine Menge an zeitlichen und personellen Ressourcen. Diese Arbeitszeit können Mitarbeiter in spannende, interessante Projekte stecken sowie die betrieblichen Automatisierungen weiterentwickeln und verbessern. Automatisierte Prozesse laufen zudem in rasantem Tempo ab. Dies steigert die Produktionsleistung und folglich die verfügbare Absatzmenge von Produkten. Eine adäquat umgesetzte Automatisierung führt schlussfolgernd zu einer erheblichen Kostenersparnis. Auch die Prozesstransparenz wird durch handliche Steuerungs- und Planungsmöglichkeiten bereichert. Auf diese Weise können Risiken zeitig erkannt und behoben werden. Ebenfalls führen transparente Arbeitsabläufe zu einer Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Situation im Mittelstand Die Wichtigkeit der Automatisierung zeichnet sich in vielen Branchen bereits seit den 90er-Jahren ab. Obwohl sich seitdem ein sukzessives Wachstum abzeichnet, hinkt vor allem der deutsche Mittelstand im internationalen Vergleich hinterher. Ein Verständnis der Notwendigkeit von  Investitionen entwickelt sich gerade erst in vielen Bereichen. Dabei gibt es gerade hierzulande die erforderlichen Technologien, um auch KMUs auf die nächste Ebene der Automatisierung zu heben. Der Fortschritt stockt, da die Herausforderungen einer Teil- oder Vollautomatisierung weitläufig als zu überwältigend angesehen werden. Hierzu zählen vor allem hohe Kosten für die Anschaffung von Technologie, eine aufwändige Integration der Systeme sowie der Erwerb des erforderlichen Know-hows. Viele Unternehmen machen dabei den großen Fehler, die Automatisierung zu allumfassend zu sehen. Bereits kleine Anpassungen von Geschäftsprozessen führen häufig zu einer immensen Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Mit der richtigen Expertise und Mut zur Veränderung blickt auch der Mittelstand in eine rosige Zukunft. Digitalisieren - Automatisieren - Profitieren Mittelständische Unternehmen profitieren nachhaltig enorm von einer gezielten Automatisierung einzelner oder mehrerer Geschäftsprozesse. Um langfristig vor allem im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben, ist dieser Schritt unerlässlich. Notwendig ist jedoch eine sorgfältige Planung der zu digitalisierenden Inhalte, welche als Grundlage benötigt werden. Zudem sollten Führungskräfte keine Scheu vor Investitionen und Veränderungen haben. Dabei ist es besonders wichtig, jeden Mitarbeiter auf den Weg mitzunehmen, zu schulen und Vertrauen zu schaffen. Es lohnt sich in den meisten Fällen in spezifischen Bereichen klein anzufangen und sich Schritt für Schritt weiterzuentwickeln. Auch der Einbezug externer Experten ist äußerst empfehlenswert, um nicht den roten Faden im digitalen Dschungel zu verlieren. Scopevisio steht Ihnen bei der Automatisierung administrativer Prozesse mit Rat und Tat zur Seite. Testen Sie die benutzerfreundlichen und effizienten Cloud-Lösungen kostenfrei und unverbindlich. Überzeugen Sie sich, wie schnell auch Ihr Unternehmen von der Automatisierung profitiert. ### Pflegeheime vertrauen auf Scopevisio Scopevisio als ERP-Lösung bietet neben vielen anderen Funktionen auch eine Cloud-Buchhaltungssoftware, welche neue arbeitsteilige Formen der Zusammenarbeit zwischen externen Partnern und Unternehmen ermöglicht. Viele kleine, aber auch mittelständische österreichische Unternehmen lassen ihre Buchhaltung weiterhin extern abwickeln, was immer wieder zu Problemen führen kann. Die Gepflegt Wohnen-Gruppe hat hier das große Potenzial von Scopevisio erkannt und ist nun zufriedener Anwender der Cloud-Software. Die Geschäftsführer von Gepflegt Wohnen: Michael Schwölberger, Helmut Puntigam, Aribert Wendzel, MSc (c) Gepflegt Wohnen Pflegeheime der "neuen Art" Die GEPFLEGT WOHNEN Häuser wurden im Oktober 2009 gegründet und sind aktuell mit sieben Pflegeheimen in der Steiermark vertreten. Mittlerweile beschäftigt GEPFLEGT WOHNEN rund 430 Mitarbeiter*innen, die mit großer Verantwortung rund ca 450 Menschen in einem ganz speziellen Lebensabschnitt pflegen und begleiten. Es handelt sich bei den Häusern um Pflegeheime der „neuen Art“, in denen die Idee des „Pflege-Hotels“ gelebt wird:  Ein Ambiente und eine Dienstleistung wird geboten, die sich an den Wünschen und Bedürfnissen der „Gäste“ orientiert. Problemstellung und Herausforderungen Da die Buchhaltung bei uns extern ist, gab es immer wieder Probleme bei der Rechnungskontrolle bzw. bei der Freigabe. Dies betraf auch Kompetenzen und Zuständigkeiten. Scopevisio als Problemlösung Scopevisio verfügt über verschiedene Freigabeebenen im Rechnungseingangsbuch (REBU). Somit können wir Zuständigkeiten genau und rasch regeln.Die Handhabung ist einfach. Das Rechnungseingangsbuch ist KI-unterstützt. Es liest automatisch Rechnungen aus und nimmt automatisch Zuordnungen zu Projekten, Kostenstellen und Sachbearbeitern vor. Die Anzahl der Arbeitsschritte hat sich deutlich vereinfacht. Wir gewinnen dadurch Zeit und können auch unser Zahlungsverhalten verbessern. Das Projekt und seine Herausforderungen An dem Projekt arbeiteten – neben den Mitarbeitern von Scopevisio – bei uns die Buchhaltung, die jeweilige Verwaltung in den Gepflegt Wohnen Häusern und die 3 Geschäftsführer. Die Herausforderung lag aus meiner Sicht in der Einrichtung der verschiedenen Firmen und Instanzen, welche doch einiges an Planung und Aufwand bedeutet.   Das Interview wurde in dem IT-Fachmagazin "Computerwelt" veröffentlicht. ### Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen – profitieren Sie von flexiblen Lösungen Die digitale Transformation der Unternehmensprozesse kennt keinen Masterplan –Unternehmenssoftware spielt jedoch fast immer eine wichtige Rolle. Ob als ERP-System für die Prozessoptimierung zum Beispiel in der Warenwirtschaft, als Unternehmenssoftware für die digitale Zeiterfassung oder als Analysesoftware im ganzheitlichen Einsatz auf verschiedenen Datenbanken – jedes mittelständische Unternehmen benötigt Business Solutions in Form von spezifischer oder standardisierter Unternehmenssoftware. Doch welche Softwarelösung empfiehlt sich für die Zeiterfassung, Buchhaltung oder Serviceleistung in Ihrem Anwendungsszenario? Unternehmenssoftware im Zeitalter der Digitalisierung Im Zuge der vierten industriellen Revolution hat Unternehmenssoftware in fast allen Unternehmensbereichen einen wichtigen Platz eingenommen. Im Controlling, Personalwesen, Produktionsprozess oder Außendienst – ganzheitliche ERP-Systeme agieren als Komplettlösung und vernetzen die wertschöpfenden Prozesse und administrativen Abläufe auf einer Softwareplattform. So versteht sich Unternehmenssoftware im mittelständischen Geschäftsstrukturen als universell einsetzbare Anwendungssoftware. Daneben gibt es spezifische Business Solutions – zum Beispiel für die Finanzbuchhaltung – und allgemeine Unternehmenssoftware, die sich im geschäftlichen, wie privaten Umfeld wiederfindet. In manchen Fällen ist keine klare Unterscheidung möglich – siehe Microsoft Office. Die Entwicklung von Unternehmenssoftware kommt einer Evolution gleich. Befeuert vom steigenden Grad der Globalisierung nimmt auch die Vernetzung der Märkte und Branchen stark zu. Stetig entstehen neue und spezifischere Anforderungen an Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen. Infolgedessen müssen die Anwendungsarten in den unterschiedlichen Branchen(nischen) fortlaufend optimiert werden. Die Weiterentwicklung der Business Solutions wird beispielsweise auf der Benutzeroberfläche einer CRM- oder ERP-Software sichtbar. Die kontinuierliche Zunahme der Anforderungen lässt den Wunsch nach neuen und mehr Funktionalitäten in Komplexität wachsen. Dabei besitzen viele Betriebe im KMU-Segment nicht die erforderlichen Ressourcen, um selbst eine optimale Unternehmenssoftware zu entwickeln. Hier treten erfahrene Softwareunternehmen auf den Plan und programmieren ein ERP-System als individuell gestaltete Komplettlösung für die Geschäftsprozesse. Dabei werden die Softwarelösungen via Cloud-Computing auch extern betrieben und lassen sich zumeist über einen Webbrowser bedienen. In diesem Modell kommt Unternehmenssoftware einer Serviceleistung gleich. Sie wird dem Nutzer gegen eine Gebühr zur Verfügung gestellt. Stichwort: Software-as-a-Service (SaaS). Grundsätzlich bietet die Nutzung von Unternehmenssoftware viele Chancen für mittelständische Unternehmen: Höheres Maß der Automatisierung von Unternehmensprozessen Steigerung der Produktivität durch Prozessoptimierung Kostensenkung und Zeitersparnis Höhere Kundenzufriedenheit durch personalisierten Kundenservice Umsatzwachstum durch effizientere Geschäftsprozesse Engere Zusammenarbeit von Fachbereichen Mehr Transparenz in den Unternehmensprozessen © Shutterstock / Pressmaster Unternehmenssoftware für unterschiedliche Geschäftsprozesse in der Übersicht Das Angebot der heute am Markt verfügbaren Systeme lässt sich grob in Business Solutions zur betriebswirtschaftlichen Nutzung auf der einen Seite und zur technischen Anwendung auf der anderen Seite einteilen – ein Beispiel für ersteres ist ERP-Software und für letzteres Data Base Management Systeme (DBMS). Zu DBMS zählen unter anderem Computer-Aided-Systems (CAS) sowie Management-Informationssysteme (MIS). Computer-Aided-Systems Computer-Aided-Systems (CAS) werden auf die technischen Unternehmensprozesse angewendet. Ingenieure und Techniker sind die hauptsächlichen Nutzer. Die Anwendungsgebiete sind vielfältig und reichen von der Fertigung über die Konstruktionsplanung bis hin zur Qualitätssicherung. Oftmals haben sie Schnittstellen zu den betriebswirtschaftlichen Systemen in der IT-Infrastruktur eines mittelständischen Unternehmens. Management-Informationssysteme Management-Informationssysteme (MIS) kommen vor allem im Controlling und Personalwesen zur Anwendung. Sie greifen direkt auf die Datenbank einzelner Softwarelösungen im operativen Einsatz zu. Mittels integrierter Analysesoftware werden die Daten bewertet und Erkenntnisse für das Management gewonnen. Ziel ist es, der aufkommenden Big Data im digitalen Zeitalter Herr zu werden. Data Mining und Business Intelligence sind weitverbreitete Begriffe in diesem Anwendungsbereich. Betriebswirtschaftliche Anwendungen Diese Softwarelösungen bilden das Kernangebot an Unternehmenssoftware. Sie bieten On-Premise (also vor Ort installierte und betriebene) Business Solutions und SaaS-Lösungen als innovative Softwareplattform-Technologie für alle unternehmerischen Bereiche. Von der Buchhaltung über das Personalwesen und Projektmanagement bis ins Warenwirtschaftssystem gibt es spezifische Unternehmenssoftware – vorzugsweise als Komplettlösung. Dafür braucht es verschiedenen Bausteine. Im Vertrieb sind in erster Linie Systeme zum Customer-Relationship-Management (CRM) und im Marketing-Bereich zudem die Content-Management-System (CMS) einer Webapplikation zu erwähnen. Eine übergreifende Möglichkeit der software-gestützten Betriebssteuerung bietet das Enterprise Resource Planning (ERP). ERP-Systeme sind die häufigsten Vertreter von Unternehmenssoftware, da sie ein großes Maß an Funktionalität bieten und diverse Bereiche kombinieren können. Der konkrete Einsatz von Unternehmenssoftware im mittelständischen Unternehmen Die Vielfalt an verfügbarer Unternehmenssoftware nimmt auf dem deutschen Markt stetig zu. Dabei springen auch schon zahlreiche kleine und mittelständischen Unternehmen (KMU) auf den Zug der Digitalisierung mit auf – mitunter, um neben den großen Konzernen konkurrenzfähig zu bleiben. Dennoch werden die Vorteile von Unternehmenssoftware oftmals nur zu einem geringen Teil genutzt, doch ein Umbruch zeichnet sich bereits ab. Erste Hinweise sind die sich verändernden Rahmenbedingungen durch Politik und Justiz sowie ein sich veränderndes Konsumverhalten der Kunden. Der E-Commerce mit Online-Shops und digitalen Services boomt und eröffnet Waren und Dienstleistungen aus dem KMU-Segment bislang unbekannte Märkte. Hinzu kommen beispielsweise im Homeoffice die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 Höchste Zeit für mittelständische Unternehmen – sie sollten jetzt reagieren, denn der Einsatz einer innovativen Branchenlösung hängt heute nicht mehr von der Größe eines Betriebs ab. Durch die Implementierung der richtigen Unternehmenssoftware lassen sich auch in KMU die Geschäfts- und Unternehmensprozesse beschleunigen oder für den autonomen Einsatz automatisieren. So ermöglichen es adäquate Softwarelösungen, das umfangreiche zeitliche Ressourcen im KMU-Betrieb freiwerden. Das Plus auf dem Zeitkonto kann wiederum in kreative Aktivitäten investiert werden, die zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Wertschöpfungsprozesse beitragen. Der Markt bietet dafür eine ungeheure Bandbreite von Business Solutions – ob im Projektmanagement und Kundenkontakt, für die digitale Zeiterfassung und Lohnabrechnung oder als Buchhaltungssoftware. CRM-Software für mittelständische Unternehmen Gute Kundenbeziehungen gehören im 21. Jahrhundert immer noch zu wichtigsten Faktoren, um im Wettbewerb allgemein erfolgreich zu sein. Deshalb ist ein IT-gestütztes Customer-Relationship-Management (CRM) unumgänglich. Dabei basiert der digitale Kundenkontakt auf einer Datenbank mit allen relevanten Informationen. Mit CRM-Systemen lassen sich Kunden fundiert betreuen und Interessenten gezielt ansprechen. Die Kundensegmentierung ist deutlich vereinfacht – beispielsweise für Vertriebskampagnen im E-Mail-Marketing. ERP-Systeme: Die Komplettlösung für KMU Das digitale Enterprise Resource Planning (ERP) ist heutzutage ein weiteres Muss für ambitionierte KMU. ERP-Systeme werden gerne als die 'All-in-One-Lösungen' der Betriebswirtschaft bezeichnet. Folglich haben sie ein besonders hohes Potenzial für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Keine andere Softwarelösung verknüpft Fachbereiche eines Unternehmens auf einem so hohen Level. Dabei braucht eine gute ERP-Software eine intuitive Benutzeroberfläche, um als Komplettlösung zu bestehen. Document Management Software (DMS) für KMU DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung von digitalen Dokumenten. Im Personalwesen zum Beispiel entsteht ein großes Aufkommen an Dokumenten für die Lohnabrechnungen oder in der Zeiterfassung. Wenn das Zeiterfassungssystem und die Personaleinsatzplanung digital gepflegt werden, lassen sich parallel zu HR-Software über ein Dokumentenmanagementsystem alle relevanten Daten zentral speichern und nutzen. Die Anwendung erfordert oftmals kein personengebundenes Fachwissen und so können auch Kleinunternehmen beispielsweise in der Lohnbuchhaltung davon profitieren. Mit einer Schnittstelle zum ERP-System oder direkt in die Buchhaltungssoftware gestalten sich die dokumentarischen Abläufe zudem effizienter und transparenter. So optimiert die Einführung solch spezifischer Softwarelösungen im Zusammenspiel den Workflow nachhaltig. Schritt für Schritt zur richtigen Unternehmenssoftware Die Anwendungsmöglichkeiten von Unternehmenssoftware entwickeln sich in rasantem Tempo. Dies liegt hauptsächlich am starken Einfluss der Digitalisierung in Gesellschaft und Wirtschaft. Für mittelständische Unternehmen gilt es, die eigene Situation und die vorhandenen Softwarelösungen umfassend zu analysieren. Auf Basis der Erkenntnisse können Sie Ihren individuellen CRM-, ERP- oder DMS-Lösungen zielgerichtet auswählen und integrieren. Verantwortlichkeiten und Rollen für den Umsetzungsprozess der Digitalisierung im Unternehmen festlegen. Klare Abgrenzung der Bereiche und Aktivitäten, welche durch Unternehmenssoftware gestützt werden sollen. Festlegen des verfügbaren Budgets für Digitalisierungsprojekte Entscheidung über Art der Integration und Implementierung: Cloud-Lösung oder on-premise? Screening des Marktes nach möglichen Angeboten für spezifische Business Solutions Analyse der Kernauswahl: Erreichbarkeit des Kundenservice Intuitive Nutzung Kompatibilität auf genutzten Endgeräten Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit Schnittstellen zu bisherigen genutzten Systemen (wenn vorhanden) Favoriten empfehlen lassen und auswählen: Ansprechpartner suchen! Neue Herausforderungen erfordern neue Lösungen – Unternehmenssoftware von Scopevisio Ob nun auf der Konzernebene oder in kleinen und mittelständischen Unternehmen – ohne den Einsatz von Unternehmenssoftware lassen sich die modernen Geschäfts- und Unternehmensprozesse kaum noch händeln. Eine langfristige Wettbewerbsfähigkeit ist beinahe undenkbar, wenn sie nicht von innovativen Lösungen wie Cloud-ERP gestützt wird. Neben den zahlreichen Vorteilen ergeben sich aber auch Herausforderungen, die es bei der Umsetzung zu meistern gilt. Im Folgenden finden Sie hilfreiche Tipps und Anregungen: Expertisen einholen Umfassende Analyse der Unternehmenssituation und des Umfelds Gründliche Analyse der Angebote am Markt Klare Erfolgskriterien für die Umsetzung definieren Mitarbeiter kontinuierlich einbeziehen Transparente Zielvorgaben durch das Top-Management Keine 'Hau-Ruck-Aktionen': lieber Schritt für Schritt zur optimalen Unternehmenssoftware Eine Form der Komplettlösung bietet Ihnen Scopevisio mit der Cloud Unternehmenssoftware – jetzt 30 Tage lang kostenlos testen! ### Effizienzsteigerung mit Scopevisio - die European Society of Radiology zeigt wie es geht Als Anbieter einer cloudbasierten Unternehmenssoftware trägt Scopevisio nicht nur zu dazu bei, tägliche Aufgaben im Unternehmen effizienter zu erledigen, Geschäftsabläufe schlank und dynamisch zu gestalten sondern macht auch das Zusammenarbeiten zwischen Steuerberatern und deren Kunden so einfach wie noch nie! Die European Society of Radiology nutze die Zwangspause der der Eventbranche als Chance für eine Neuaufstellung der Prozesse und Rechnungsworkflows und ist seither begeisterter Scopevisio-Anwender! Die European Society of Radiology (ESR) stellte während der Pandemie auf die Unternehmens-Software von Scopevisio um und erreichte dadurch eine effizientere Zusammenarbeit des Accounting, auch aus dem Homeoffice.  European Society of Radiology - ein Überblick Die European Society of Radiology wurde 2005 durch die Fusion des Europäischen Kongresses für Radiologie (ECR) und der European Association of Radiology (EAR) gegründet und ist eine apolitische, gemeinnützige Organisation, die sich der Stärkung und Vereinheitlichung der europäischen Radiologie widmet. Mit aktuell 121.608 Mitgliedern weltweit hat sie sich zur größten radiologischen Gesellschaft der Welt entwickelt und veranstaltet jedes Jahr in Wien eines der größten und innovativsten wissenschaftlichen Treffen Europas, den Europäischen Kongress für Radiologie. Die Gesellschaft arbeitet eng mit nationalen radiologischen Gesellschaften in ganz Europa und darüber hinaus zusammen und baut gleichzeitig Beziehungen zu großen europäischen und internationalen Organisationen, aus anderen verwandten Bereichen, auf. Sie überwacht auch die Entwicklungen auf EU-Ebene, die sich auf die Forschung und Praxis in der Radiologie auswirken könnten. Dabei wird das Wohl des Patienten als vorrangiges Ziel verfolgt. Kundschaft für die von uns veranstaltenden Weiterbildungen und Kongresse sind vor allem Privatpersonen aus dem Sektor des medizinischen Personals. Schwerpunkt liegt hier auf dem Berufsbild des Facharztes für Radiologie, sowie den Radiologie-Technologen und anderem medizinischen Personal. Hierbei richtet sich deren Aufmerksamkeit ganz unserem wissenschaftlichen Programm, da Weiterbildungsmaßnahmen in einem gewissen Umfang vorgeschrieben sind. Problemstellung und Herausforderungen Grundsätzlich ging es um eine Erleichterung bzw. Vereinfachung des Arbeitsprozesses, der uns neben einer Zeit- und Geldersparnis auch eine Dezimierung etwaiger Fehlerquellen in unseren täglichen Arbeitsabläufen ermöglicht hat. Die Probleme, die gelöst wurden, wandelten sich in den letzten 12-15 Monaten enorm. Ging es zu Beginn der Zusammenarbeit um Effizienzsteigerung und Zeitersparnis, wurde durch die COVID-19 Pandemie schon bald vieles anders. Durch den vorrangigen Arbeitsalltag im Home-Office wurde es essenziell, schnellen Zugriff von überall auf die Dokumente zu erhalten. Hierzu eignet sich Scopevisio aus zwei Gründen: zum einen bietet es Zugriff über die Web-Applikation ohne VPN-Zugriff auf den Firmenserver, zum anderen eine leichte Handhabung via Smartphone-APP. Scopevisio als Problemlösung Wir haben uns aufgrund der bereits oben genannten Gründen für Scopevisio entschieden. Zudem hat uns die Präsentation vor Ort und das zuständige Team vollkommen überzeugt. Der Support war bisher immer freundlich, zuvorkommend und man fühlt sich gut aufgenommen in die Familie „DVO & Scopevisio“. Die menschliche Komponente macht in vielen Fällen den Unterschied. Das hat von Anfang an gepasst. Als wir eingestiegen sind, war das Projekt quasi noch in den Kinderschuhen, zumindest hier in Österreich. Großen Dank somit an Ronald Horyna und sein Team! Eine Vielzahl an Kollegen kann nun komplett unabhängig an der Bearbeitung der Eingangsrechnungen miteinander agieren und mittels einfachem Drag & Drop Verfahren zeitnah und tagesaktuell Zwischenstände präsentieren und Übersichten liefern. Der oft mühsame Freigabeprozess wird mit simplen Maßnahmen erleichtert und für die betreffenden Personen wesentlich angenehmer gestaltet. Rechnungsprüfungen und langwierige Prozesse wurden durch effiziente, vollkommen digitale Arbeitsschritte abgelöst. Anwendung und Support Das Beste an diesem System ist die einfache Handhabung. In wenigen Schritten kann eine neue Eingangsrechnung bearbeitet und auch gleich zur Freigabe geschickt werden. Grundsätzlich haben wir mit dieser Unterstützung Zeit gewonnen, die in der Buchhaltung für wichtigere Dinge als die Aufnahme von RE und/oder Bearbeitung der eingehenden Rechnungen genutzt werden kann. Außerdem sind wir sehr an einer weiteren Zusammenarbeit interessiert, da sich das System weiterentwickelt und neue Tools hinzugefügt werden, auch Vorschläge von Kundenseite sind beim Team der DVO immer gern gesehen. Außerdem möchte ich an meine vorherige Antwort anknüpfen und mich für die Unterstützung beim Set-Up des Systems bedanken. Das Team rund um Ronald Horyna hat uns nach anfänglichen Schwierigkeiten besucht und mit uns persönlich alle offenen Fragen geklärt und Probleme ausgeräumt. Grundsätzlich schafft man es auch, indem man den Schritt-für-Schritt-Anwendungen der Lernvideos folgt und sich durch die Hilfe klickt. Herausforderungen während des Projekts Zunächst muss man sagen, dass sich Aufbau und Arbeitsabläufe weitgehend selbsterklärend und einfach darstellen. Durch die Möglichkeit das System sehr stark den eigenen Bedürfnissen anzupassen, ist es aber auf der anderen Seite auch sehr individuell. Bei uns im konkreten Fall war die Hauptschwierigkeit das initiale Setup, also die Einrichtung bis man das System so nutzen konnte, dass ohne viel Zutun ein problemloses Arbeiten möglich war. Zusammenarbeit mit Steuerberatern Wir wollen in Zukunft auch mit dem Steuerberater eng über Scopevisio zusammenarbeiten. Die automatische Erfassung der Eingangsrechnungen ist hier zum Beispiel eine hervorragende Hilfestellung, da wir auch in unserem Buchhaltungssystem eine elektronische Datenablage eingeführt haben. Auch zu lesen in dem IT-Fachmagazin "Computerwelt" unter: https://computerwelt.at/promotion/european-society-of-radiology-wechselt-unternehmens-software-waehrend-pandemie ### Konrad Technologies setzt auf Scopevisio - eine Erfolgsgeschichte Mit dem Markteintritt in Österreich begeistert Scopevisio weiterhin zahlreiche Unternehmen. Die Cloud-basierte ERP-Software bildet das gesamte Unternehmen in einer einzigen Software ab und ist speziell für KMU konzipiert. Auch Konrad Technologies sieht diesen Mehrwert und entschied sich zur Integration von Scopevisio als umfassende Unternehmens-Software. Konrad Technologies - ein Überblick Das Kerngeschäft von Konrad Technologies ist die Entwicklung, Konstruktion und Integration von kundenspezifischen Testlösungen, sowohl Software- als auch Hardwareseitig. Unternehmen können Forschung und Entwicklung, Qualifizierung und Fertigung von elektronischen Geräten outsourcen, um ihre Qualitätsziele zu erfüllen. Je nach Kundenanforderung reicht das Leistungsspektrum dabei von einzelnen Softwarelösungen und Hardwarekomponenten bis hin zum vollautomatisierten und schlüsselfertigen Gesamtsystem. Unsere Kunden finden sich in der Automobilindustrie, der Luft- und Raumfahrt, Telekommunikation, Haushaltsgeräte, Medizintechnik, Halbleiter, Elektronikfertigung und industrieller Automatisierungstechnik. Problemstellung und Herausforderungen Konrad Österreich ist ein kleines Unternehmen, deshalb hatten wir bis dato keine spezielle Software in Anspruch genommen. Da das Unternehmen wächst und die Arbeitsprozesse optimiert werden sollen, haben wir nach einer Softwarelösung gesucht. Scopevisio als Problemlösung Die Software erleichtert uns die Auftrags-, und Abrechnungsabwicklung. Zudem ermöglicht Scopevisio eine bessere Übersicht von Zahlen und Kosten. Nach etwas Einarbeitungszeit ist es nun schon recht angenehm damit zu arbeiten. Programmpunkte finden durch einfache Suche mittels Wortteilen spart einfach Zeit. Herausforderungen während des Projekts Die Herausforderungen bei diesem Projekt sind die vielen notwendigen, eigenständigen Eingaben von Regeln, Layouts und Hintergrundinformationen. Ohne diese können gewisse Belege oder Funktionen nicht richtig dargestellt oder verwendet werden. Es ist deshalb sehr herausfordernd da es doch eines großen Zeitaufwands bedarf, bis man die benötigten Funktionen und Arbeitsabläufe Unternehmensspezifisch hinterlegt bzw. aktiviert hat Auch zu lesen in dem IT-Fachmagazin "Computerwelt" unter: https://computerwelt.at/promotion/konrad-technologies-setzt-auf-scopevisio/ ### ÖAMTC Reisen stellt auf Scopevisio um - modern und effizient Scopevisio, als innovative Unternehmenssoftware, begeistert viele Unternehmen mit effizienten und vielfältigen Arbeitsoberflächen. Besonders die hohe Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit stechen dabei sehr positiv hervor. Auch ÖAMTC Reisen hat Anfang des Jahres 2021 Scopevisio Österreich erfolgreich in Betrieb genommen und ist seither überzeugter Scopevisio Nutzer.  „Der ÖAMTC ist mit 2,3 Mio. Mitgliedern und über 4.000 Mitarbeitern der größte Mobilitätsclub Österreichs und arbeitet aktiv in einem weltweiten Netz von Mobilitätsclubs mit. Er ist ein wirtschaftlich und parteipolitisch unabhängiger Verein. Er ist Ansprechpartner in allen Fragen rund um Mobilität – im Alltag wie in Notsituationen – und Förderer der Interessen seiner Mitglieder. Der ÖAMTC betreibt österreichweit 20 Reisebüro-Filialen. Die größte Filiale befindet sich, integriert in den ÖAMTC-Flagship Store, am Wiener Schubertring. Die Abteilung Finanz- und Rechnungswesen (FRW) des ÖAMTC ist unter anderem zuständig für die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie den Zahlungslauf. Sie steht Kolleginnen und Kollegen des ÖAMTC ebenso wie externen Firmen für Rückfragen rund um das Thema Buchhaltung zur Verfügung. Wir sind zuständig für alle Unternehmensbereiche des ÖAMTC, darunter auch das ÖAMTC Reisebüro." Herausforderungen und Problemstellung  Die Herausforderungen sind Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit des Systems, Standards im Bezug auf die Sicherheit von Systemen, die dem ÖAMTC entsprechen und eine stetige Weiterentwicklung des Systems. Wichtig ist ebenfalls, dass neue Systeme in die bereits vorhandene ÖAMTC-interne Systemwelt eingebunden werden können. Aufgrund des auslaufenden Wartungsvertrages unserer bis dato bestehenden Mid- und Backoffice Software für den Reisebüro-Bereich, hatten wir uns dazu entschieden, auf eine neue und modernere Software-Lösung umzusteigen. Diesen Umstieg nutzten wir ebenfalls um bis dahin bestehende Prozesse, bei denen wir ein Verbesserungspotenzial sahen, durch die neue Softwarelösung zu optimieren. Scopevisio als Problemlösung Scopevisio dient als Schnittstelle zwischen dem Mid- und Backoffice System des Reisebüros und unserem bilanzführenden System. In Scopevisio können wir alle reisevorgangsbezogenen Änderungen und Erfassungen einsehen und haben die Möglichkeit, so einen guten Überblick über alle Tätigkeiten zu behalten. Scopevisio gewährt uns im Finanz- und Rechnungswesen einen sehr guten Überblick über die Tätigkeiten im Reisebüro. Durch die Übersichtlichkeit und die sehr hohe Benutzerfreundlichkeit garantiert uns das System eine sehr hohe Effizienz in unserer täglichen Arbeit. In Scopevisio wird sehr viel Wert auf die Benutzerfreundlichkeit gesetzt. Erfassungen und Änderungen werden in wenigen Sekunden über die eingebaute Schnittstelle zwischen dem Vorsystem und Scopevisio dargestellt und ermöglicht uns ein sehr effizientes Arbeiten. In Scopevisio haben wir die Möglichkeit, viele Auswertungen in kürzester Zeit sehr einfach durchzuführen. Mithilfe des intelligenten Suchfeldes in Scopevisio ist es uns auch möglich, mit wenigen Klicks bzw. durch wenige Umwege auf gewünschte Arbeitsmasken zuzugreifen. Herausforderungen während des Projekts Eine der größten Herausforderungen bestand darin, bestehende Prozesse und auch unsere für das Reisebüro bestehende Buchhaltungs- bzw. Buchungslogik in Scopevisio zu etablieren. Zeitgleich haben sich auch bei uns intern einige Prozesse durch den Systemwechsel geändert, welche wir sukzessive in unserer täglichen Arbeit eingebaut haben. Die Prozesse wurden laufend erhoben, beurteilt und in einigen Bereichen in Hinblick auf eine Optimierung zu unserem Vorteil hin neu erfunden. Das Interview wurde im IT-Fachmagazin Computerwelt veröffentlicht: https://computerwelt.at/promotion/oeamtc-reisebuero-stellt-auf-scopevisio-um/ ### Warum Manager intelligente Finanzauswertungen lieben Dr. Rainer Haude, Geschäftsführer der Scopevisio Österreich spricht im Interview mit Computerwelt über die zentrale Rolle der kaufmännischen Prozesse in Krisensituationen. Software, die Unternehmensfinanzen in Echtzeit und intelligent verknüpft abbildet, wird wichtiges Managementtool und Werkzeug zur Unternehmenssteuerung. Unternehmen stehen derzeit vor großen Herausforderungen. In einer Situation wie der Corona-Krise sind viele Dinge nicht einschätzbar, alle paar Tage kommen neue gesetzliche Änderungen, man ist mit neuen Rahmenbedingungen konfrontiert. Es ist immer wichtiger, den finanziellen Überblick im Unternehmen zu behalten, um rasch Anpassungen vornehmen zu können. COMPUTERWELT: Was sind die größten Schwierigkeiten die KMU derzeit in Bezug auf Unternehmenssoftware haben? Rainer Haude: Aus meiner Sicht gibt es zwei „Lager“ von Unternehmen. Jene, die versuchen mit den bestehenden Mitteln, Instrumenten und Prozessen durch die Krise zu kommen – nach dem Prinzip „Augen zu und durch“. Wir können das als Konsumenten beobachten, wenn wir zB etwas bestellen. Solche Unternehmen sind teilweise schwer erreichbar, haben eingeschränkte Services, können am Telefon nicht Auskunft über Lieferdaten oder genaue Preise etc. geben. Sie haben nichts verändert. Dann gibt es jene, die die Situation genutzt haben, um sich neu aufzustellen. Sie haben erkannt, dass sie mit ihren bestehenden Tools und Prozessen zu langsam sind und zB durch ihre unflexible Backoffice-Infrastruktur die Mitarbeiter im Home Office nicht optimal einsetzen oder auf Nachfragen nicht reagieren konnten. Sie haben ihre internen Abläufe und ihr Backoffice umgestellt und sind jetzt extrem schnell. Denn Schnelligkeit und die Fähigkeit sich rasch an neue Bedingungen anzupassen ist jetzt gefragt. Und wird es auch bleiben. Das haben uns Amazon & Co schon lange so vorgemacht. Was ist der Grund für die eingeschränkten Services in den Unternehmen? Ein Teil der angesprochenen Probleme resultiert daher, dass in vielen Unternehmen Software eingesetzt wird, die Arbeitsprozesse, Funktionen und Arbeitskonzepte der 80er und 90er Jahre abbildet. Das macht zB das – jetzt so notwendige – dislozierte Arbeiten so schwierig: Ich habe keinen Zugang zu Information, benötige diese Information aber von überall, jederzeit und für alle. Ein Beispiel für Schwierigkeiten, wenn man mit veralteter Software arbeitet ist das Thema Rechnungen. Konventionell abgebildet landen Rechnungen meist im Sekretariat. Man muss sie dann suchen, manchmal bleiben sie liegen, und nicht alle Verantwortlichen geben die Rechnung frei. Oder man verpasst Skonti, muss eventuell sogar Mahnspesen zahlen. Mit moderner Software wie Scopevisio wird dieser Prozess digitalisiert und automationsunterstützt. Die Rechnung wird im Unternehmen automatisch weitergereicht, mittels KI. Was ist Scopevisio, was kann es? Also wenn ich im Unternehmen etwas verändern möchte, dann muss ich auch die Software verändern. Denn dies verändert – ähnlich wie auch gute Architektur – das Zusammenarbeiten und Zusammenleben. An diesem Punkt setzt die Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio an. Das Cloud-System macht vernetztes und verteiltes Arbeiten möglich, auch mobil und im Home Office. Scopevisio hat einen sehr modernen Arbeitsansatz, der jeden Mitarbeiter potenziell ermächtigt, sich Informationen zu holen und sofort Auskünfte zu geben. Um es ganz einfach zu erklären: Stellen Sie sich vor, Sie würden Google in Ihrem Unternehmen einsetzen – und zwar für alle Daten, Finanzen, Kunden, CRM, Mitarbeiter, Projekte und auch für alle Dokumente. Viele Prozesse, die ich heute im Unternehmen definieren muss, damit die Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen erhalten, erübrigen sich dann auf einmal. Jeder hat alle Daten verknüpft sofort am Schirm. Für wen ist die Software besonders geeignet? Für all jene, für die kaufmännische Finanzen wichtig sind. Jene, die die Betrachtung der Unternehmenszahlen nicht als Anhängsel des Unternehmer-Daseins „damit man halt die Buchhaltung erledigt hat“ ansehen. Scopevisio ist für diejenigen, die die Finanzen nicht als notwendiges Übel, sondern als sehr wichtiges Managementtool und Werkzeug für die Unternehmenssteuerung betrachten. Aus meiner Sicht sind Unternehmer gefordert, dass sie sich mit den Zahlen beschäftigen – auch wenn sie natürlich der eigentliche Unternehmensgegenstand viel mehr interessiert. Was sind für ihre Kunden die wichtigsten Features der Software? Das Wichtigste – und das ist um einiges mehr als ein Feature – ist die Möglichkeit mein Unternehmen mit Scopevisio in eine ergebnisorientierte Organisation zu transformieren. Früher stellte man Unternehmen mit Tätigkeit und Funktionen auf. Heute wird ergebnisorientiert gearbeitet. Das Ergebnis zählt, nicht die Tätigkeit allein. Da bietet Scopevisio standardmäßig eine riesige Unterstützung mit live-Auswertungen auf Daten und Prozesse. Weitere wichtige Features von Scopevisio sind KI-unterstützte Prozesse wie das Rechnungseingangsbuch, das automatisch Rechnungen ausliest, oder automatisch Zuordnungen zu Projekten Kostenstellen und Sachbearbeitern vornimmt. Man kann zudem flexible Kostenstellendefinitionen und -auswertungen vornehmen. Und es gibt ein variables Auswertungstool für die BWA, mit dem Perioden beliebig miteinander verglichen werden können. Mit einfach zu erstellenden Dashboards kann man Deckungsbeiträge schnell erkennen. Zudem ist ein umfassenden CRM integriert sowie Leistungserfassung und Fakturierung. Und “last but not least” auch ein Dokumentenmanagement mit integrierter Archivierung, die für Belege, Verträge, internes Dokumentenmanagement und Wissensmanagement genutzt werden kann. Alles ist mit allem verknüpft. Ein internes Unternehmens-„Google“ wenn man will. Scopevisio hat sich ja unlängst an dvo beteiligt. Was war der Grund für diesen Schritt? Scopevisio wollte in den österreichischen Markt einsteigen und hat einen starken Player gesucht, der in Österreich verankert ist. Wir wollen als österreichisches Unternehmen agieren und nicht als deutsches Unternehmen. Für Scopevisio war bei dvo Software die starke Expertise im Bereich Finanzen interessant. dvo spielt in Österreich im Bereich Rechnungswesen und Steuerberatung seit über 50 Jahren eine maßgebliche Rolle und verfügt über eine hohe Fachexpertise. Das nutzen wir jetzt gemeinsam um das Thema der kaufmännischen Finanzen voranzutreiben. Das Interview wurde auch im IT-Fachmagazin Computerwelt veröffentlicht: https://computerwelt.at/promotion/warum-manager-intelligente-finanzauswertungen-lieben/ Wenn Sie mehr über die Cloud-Lösungen von Scopevisio Österreich erfahren wollen, besuchen Sie unsere Website. ### Scopevisio startet den Österreich-Rollout mit unwiderstehlichem Angebot Jetzt anmelden: 10 Pilotkunden bekommen die leistungsfähige ERP-Software von Scopevisio für sechs Monate gratis, und dazu ein umfangreiches Paket für Schulung und Support. Die gleich in vielfacher Hinsicht attraktive ERP-Software Scopevisio kommt nach Österreich. Ab sofort können 10 Unternehmen als Pilotkunden das System für 6 Monate gratis nutzen. Auf sie wartet eine visionäre Unternehmenssteuerungs-Lösung mit künstlicher Intelligenz, Assisted Work, offenen Schnittstellen und mobilem Arbeiten in der Cloud. Was heißt ERP? ERP (Enterprise Ressource Planning), das bedeutet eine einzige Software für alle Bereiche des Unternehmens: von Marketing und Vertrieb über Projektplanung und Abrechnung bis zur Finanzbuchhaltung. Die Vorteile davon sind klar: Jede Information ist nur einmal erfasst, alle Bereiche sind miteinander verknüpft und können aufeinander zugreifen. So laufen interne Prozesse flüssig und zeitsparend ab und die Firmenleitung hat es deutlich leichter, die richtigen Entscheidungen zu treffen, denn sie hat jederzeit das gesamte Unternehmen am Schirm. Das klingt nach einer großen, komplizierten Software. Ist es aber nicht unbedingt. Künstliche Intelligenz automatisiert Business-Prozesse im KMU Der deutsche Software-Entwickler Scopevisio ist ein wahrer Pionier in Sachen Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Er hat sich speziell für kleine und mittlere Unternehmen ein ERP-System ausgedacht, das genau den jeweiligen Ansprüchen angepasst werden kann. Von ganz klein bis ganz groß, und passend für fast alle Branchen. Das Basispaket lässt sich um einzelne Module und auch zusätzliche Arbeitsplätze erweitern. Das wirkt sich auch positiv auf den Preis aus: So kaufen Unternehmen keine überdimensionierte ERP-Lösung, sondern zahlen nur das, was sie wirklich benötigen. Der Preis beginnt schon bei 35 Euro pro Nutzer und Monat. Europäische ERP-Lösung für heimische Unternehmen Entwickelt in Deutschland, ist die Software genau auf die Bedürfnisse und Arbeitsweisen heimischer Unternehmen zugeschnitten. Und sie ist jetzt schon fit für die zukünftigen Herausforderungen des Marktes: Mit Assisted Work und Künstlicher Intelligenz lassen sich viele Geschäftsprozesse automatisieren und Ressourcen sparen. Die Software und der gesamte Content liegen in der Cloud. Das macht nicht nur mobiles Arbeiten für alle möglich, sondern bewirkt auch einen deutlichen Preisvorteil. Das lieben IT-Leiter: Offene Schnittstellen und Datenschutz laut EU-Vorgaben Da Unternehmen oft spezifische Software-Lösungen haben und diese auch weiterhin verwenden wollen, können sie über eine offene Schnittstelle in Scopevisio eingebunden werden. Und auch in Sachen Datensicherheit hat der Pionier aus Deutschland die Nase vorn: Die Cloud-Server von Scopevisio stehen in Europa und unterliegen daher den strengen Datenschutzregeln der EU. Gerade bei Unternehmensdaten hat man schließlich gerne Extra-Sicherheit.   Werden Sie jetzt einer von 10 Scopevisio Pilotkunden Software mit allen gewünschten Modulen für sechs Monate gratis (unabhängig von der Zahl der benötigten Arbeitsplätze) Zusätzlich ein wertvolles Paket mit Onboarding, Support und Schulung ebenfalls kostenlos Keine Verpflichtung Scopevisio weiter zu nutzen. Mehr Info und Anmeldung: https://lp.scopevisio.com/at/pilotkunden Deshalb ist die ERP-Cloud-Software Scopevisio so perfekt für österreichische KMU 1. Cloud-Dienst für mobiles Arbeiten2. Künstliche Intelligenz und Assisted Work für reibungs- und fehlerlose Abläufe3. Skalierbar durch einzelne Module4. Europäischer Anbieter mit gut erreichbarem Support5. ab 35 Euro pro Nutzer und Monat ### Innovative Cloud-Unternehmenssoftware für KMU Die meisten umfassenden ERP-Lösungen sind für große Unternehmen konzipiert. Scopevisio richtet sich hingegen speziell an KMU. Die branchenunabhängige Business Solution adressiert über das komplette Rechnungswesen hinaus weitere Prozesse im Unternehmen und löst damit die vielen Insellösungen mit ihren Schnittstellenproblemen ab. Scopevisio ist eine umfassende, integrierte Unternehmenssoftware, die in Deutschland entwickelt wurde, und nun mit dvo Software, dem österreichischen Spezialisten für Buchhaltungssoftware, auf dem österreichischen Markt erhältlich ist. Und zwar speziell für kleine und und vor allem mittlere Unternehmen. Das bedeutet: übersichtliche Bedienung, eine Lösung für verschiedene Branchen, cloudbasiert und skalierbar – Merkmale, die sonst eher nur in Enterprise Software zu entsprechend hohen Kosten zu finden sind. Das gesamte Unternehmen am Schirm Scopevisio stellt eine einheitliche Lösung für alle Unternehmensbereiche dar. Von CRM, Marketing und Vertrieb über Projektplanung und Abrechnung bis zur Finanzbuchhaltung. Eine hochfunktionale Dokumentenverwaltung gehört ebenfalls dazu. Da alle Teilbereiche - von Aufgabenverwaltung bis Zeiterfassung - in die Lösung integriert sind, lassen sich auch abteilungsübergreifend sämtliche Unternehmensprozesse durchgängig abbilden und auch Workflows über alle Abteilungen hinweg nahtlos erstellen. Assisted Work Wer Workflows einsetzt, lässt die Software gleichbleibende, wiederkehrende Tätigkeiten automatisch erledigen. Einmal angelegt, sorgt ein Workflow für reibungs- und fehlerlose Abläufe. Zum Beispiel von der Auftragserteilung über Projektplanung, Logistik und Ausführung bis zur Qualitätskontrolle und schließlich zur Abrechnung. Oder von der Akquise über Vertrieb, Angebotserstellung und Kundendatenpflege bis zu Abrechnung und Service-Intervallen. Ein Workflow-orientierter Ansatz bedeutet eine gewaltige Rationalisierung aller Unternehmensprozesse, die Scopevisio jetzt auch für KMU ermöglicht. Auch die oft mühsame Rechnungsfreigabe wird durch Workflows zum Selbstläufer. Rechnungen werden vom E-Mail-Postfach automatisch ins Rechnungseingangsbuch übernommen. Durch Texterkennung liest das System alle Daten aus und kontiert schon einmal automatisch vor. Je nach Art der Rechnung wählt die Buchhaltung nur noch den vorinstallierten Freigabeprozess aus. So geht zum Beispiel die Agenturrechnung zur Marketingleitung und Geschäftsführung. Diese erhalten eine Nachricht in Echtzeit und können die Rechnung im System prüfen und absegnen – und zwar auch vom Handy aus. Alle Schritte werden automatisch im Ereignisprotokoll dokumentiert, eine Überblicksliste zeigt immer den aktuellen Status sämtlicher eingegangener Rechnungen an. So verpasst man auch keine Skontofrist mehr. Alles greift auf alles zu So lässt sich die Funktionsweise von Scopevisio wohl am einfachsten beschreiben. Schließt ein Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag ab, braucht er je nach Branche Informationen aus Kundenstammdaten, die gesamte Kommunikation mit dem Kunden, Produktkatalog und Verfügbarkeit eines Kollegen aus der Service-Abteilung. Dasselbe geschieht bei der Verrechnung: Diesmal greift die Buchhaltungsabteilung auf die jeweils notwendigen Informationen aus denselben Bereichen zu. Jede Information ist nur einmal erfasst und taucht überall dort auf, wo sie gebraucht wird. Management-Tool Wenn alle Informationen auf diese Art miteinander verknüpft sind, kann die Unternehmensführung alle Bereiche überblicken und miteinander in Beziehung setzen – ein wesentlicher Faktor erfolgreichen Managements. Berichte sind daher ein wichtiger Bestandteil jeder ERP-Lösung. Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Liquiditätsbericht, Umsätze und Aufwände pro Kunde, Sales Forecasts, ein genauer Überblick über variable und fixe Kosten... viele Auswertungen sind bereits im System angelegt. Wer zusätzliche Auswertungen braucht, legt sie sich mit dem Berichtsgenerator selbst an. Skalierbar in der Cloud Mit Scopevisio liegen Software und sämtlicher Content in der Cloud. Das bedeutet, dass mobiles Arbeiten für alle möglich ist, mit der App auch auf Handy und Tablet. Je nach Bedarf lässt sich das Basispaket um einzelne Module und auch um zusätzliche Arbeitsplätze erweitern. Dadurch zahlt man nur, was man wirklich braucht, und die hochinnovative Unternehmenssoftware bleibt trotz ihrer umfangreichen Funktionalität auch für KMU erschwinglich.   Ihr Interesse ist geweckt? Dann nutzen Sie jetzt die einmalige Chance und werden Sie Scopevisio Pilotkunde!   Jetzt über das Pilotkunden-Projekt informieren ### Scopevisio: Revolutionäre Software bietet absoluten Durchblick Dr. Rainer Haude, Geschäftsführer von dvo Software, über den Technologiesprung für Steuerberater und Unternehmen in Österreich. Es gibt eine große Neuigkeit bei Unternehmenssoftware in Österreich. Was ist Scopevisio? Rainer Haude: Scopevisio ist ein deutscher Software-Hersteller, der nun gemeinsam mit dvo Software radikal neue Ansätze für Unternehmenslösungen auch in Österreich anbietet. Das bringt hochautomatisierte Prozesse ins Rechnungswesen und andere Unternehmensbereiche, wie es sie bisher hier nicht gab. Im Endeffekt macht der gigantische Technologiesprung durch reine Cloud-Software unsere Unternehmen auch auf dem globalen Markt auf lange Sicht konkurrenzfähig. Warum sollten sich auch Steuerberater für moderne Unternehmenssoftware interessieren? Weil Scopevisio für ihre Klienten interessant ist. Und das kommt wiederum der Beziehung zwischen Kanzlei und Unternehmen zugute. Derzeit setzen viele Unternehmen alte Softwaretechnologie, basierend auf Konzepten der neunziger Jahre ein – einfach deshalb weil es bisher nichts adäquates Neues gab. Hier können Steuerberater ihre Klienten beim Digitalisierungsprozess auf modernste Art unterstützen und sich selbst mit ihren Beratungsleistungen positionieren. Scopevisio wird übrigens mit allen Kanzleisoftware-Lösungen (z.B. BMD, Datev, RZL, dvo) kompatibel sein. Was genau ist bei Scopevisio anders? Zunächst einmal handelt es sich bei Scopevisio um eine hundertprozentige Cloud-Lösung, die sich auch an größere mittelständische Unternehmen richtet. Für diese gab es bisher nur die klassischen Lösungen, also funktional getrennte Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Auftragsmanagement, Personalplanung und so weiter. Scopevisio wurde hingegen von Grund auf neu in einer reinen Cloud-Architektur entwickelt und nach modernen Konzepten aufgebaut. So wie man eben im 21. Jahrhundert arbeitet: mit künstlicher Intelligenz und Assisted Work. Für Anwender am meisten spürbar ist die Tatsache, dass hier wirklich alles miteinander verknüpft und google-like durchsuchbar ist. Was kann man sich darunter vorstellen? Früher hat man in Kategorien wie Finanzbuchhaltung, Auftragsmanagement und  Personalplanung gedacht und gearbeitet. Bei Scopevisio geht es darum, wie Information möglichst ohne Reibungsverluste zugänglich ist und für die verschiedenen Zwecke aufgerufen werden kann. Was bisher in einzelnen Software-Programmen gespeichert war, liegt bei Scopevisio in einer großen Cloud und wird je nach Anforderung miteinander verknüpft. Das gesamte Wissen des Unternehmens ist somit in sich vernetzt. Welchen Vorteil bringt das? Das bringt einerseits eine enorme Zeitersparnis. Denn jede Information muss nur einmal erfasst werden, um dann für verschiedene Unternehmensbereiche zugänglich zu sein. Durch diese komplette Verknüpfung aller Inhalte erspart man sich auch langes Suchen und – besonders wichtig – man hat immer alle Informationen zu einem bestimmten Suchbegriff, einem Kunden oder einem Mitarbeiter sofort zur Hand. Dadurch ist ein 360-Grad-Blick auf das Unternehmen sichergestellt. Können Sie uns ein Beispiel für dieses vernetzte Wissen geben? Wenn ich einen Kundennamen eingebe, erhalte ich alle Informationen zu diesem Kunden, ohne ein Programm öffnen zu müssen: Rechnungen, Support-Tickets, Verträge, E-Mails, Dokumentation, ... Hat dieser Kunde zum Beispiel eine Rechnung noch nicht bezahlt, kann ich sehen, ob der Grund dafür darin liegt, dass er einen Fehler reklamiert hat oder sein Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Ich muss dazu niemanden anrufen und auch keine Mahnung schicken. Derzeit wird ein Großteil der Zeit in Unternehmen nämlich damit verbracht, Informationen oder Kollegen für Auskünfte zu suchen. Das fällt bei Scopevisio weg. Wie hängen Scopevisio und dvo zusammen? Scopevisio hat den deutschen Markt für Unternehmenssoftware bereits aufgerüttelt und will diesen Erfolg auch auf Österreich ausweiten. Dafür suchte das Unternehmen einen etablierten Partner vor Ort. Den fand Scopevisio mit dvo Software, einem Experten mit jahrzehntelanger Erfahrung auf dem Gebiet der Kanzlei- und Unternehmenssoftware in Österreich. In Kombination bringen die beiden Unternehmen eine Hochleistungs-Software auf den österreichischen Markt, die im Alleingang hier nicht verwirklicht werden könnte. Und was bedeutet das für langjährige dvo-Kunden? Die dvo bleibt ja erhalten, wir beschreiten aber neue Wege und lassen die neue Technologie auch in unsere Steuerberatersoftware einfließen. Dadurch können wir erstklassige Software, die für den deutschen und europäischen Markt geschrieben wurde, auch in Österreich anbieten. Für Steuerberater genauso wie für Unternehmen. Nutzen Sie jetzt Ihre Chance, um Scopevisio ausführlich kennenzulernen und werden Sie Scopevisio Pilotkunde: Jetzt Pilotkunde werden ### Fehlerkonfrontation vs. Feedback im Mitarbeitergespräch Tagtäglich landen am Schreibtisch von Führungskräften unzählige Arbeiten der Mitarbeiter zur Information, zur Kontrolle, zur Freigabe oder häufig auch zur Korrektur. Steigert sich ständig die Anzahl der Arbeiten, die Sie ohne Korrektur freigeben? Oder grübeln Sie im Stillen, warum Sie die gleichen Dinge genauso wiederholt korrigieren und urgieren? Haben Sie sich auch schon mal dabei ertappt, dass Sie der direkten Konfrontation des Mitarbeiters dazu aus dem Weg gehen, um nicht noch zusätzlich Zeit für die Rechtfertigungen des Mitarbeiters investieren zu müssen? Zeitdruck und die Fokussierung auf effizientes Arbeiten bringen rasch mit sich, dass die Überarbeitung der vorgelegten Unterlagen wie bei einem Fehlersuchbild erfolgt. Die Anzahl an notwendigen Korrekturen und die meist unliebsame Tätigkeit, die Mitarbeiter damit konfrontieren zu müssen, können dann häufig auch bei Führungskräften zur Frustration führen. Möchten Sie sich selbst etwas Gutes tun und das Entwicklungspotential Ihrer Mitarbeiter erhöhen? Dann lassen Sie sich von der Technik des Feedback-Gebens inspirieren, wie es von Erwachsenen-Trainern und Beratern angewandt wird. Was macht Feedback aus? Feedback folgt einem festgelegten Aufbau aus Lob – Entwicklungspotential – Lob (auch „Sandwich-Prinzip“ genannt). Sämtliche Inhalte sind immer eine sachliche Beschreibung des Wahrgenommenen in der „Ich-Formulierung“. Verallgemeinerungen und Pauschalierungen werden vermieden. Das Feedback sollte auch nicht für ein späteres Mitarbeitergespräch aufgehoben, sondern zum schnellstmöglichen Zeitpunkt gegeben werden, damit der Sachverhalt für Sie und Ihren Mitarbeiter noch möglichst präsent ist. Was habe ich als Führungskraft davon? Dass Feedback immer auch Lob enthalten muss, zwingt den Feedbackgeber dazu, nicht nur auf Fehlersuche zu gehen, sondern auch gezielt darauf zu achten, was der Mitarbeiter gut gemacht hat. Das zeigt Ihnen konkret auf, wie sich Ihre Mitarbeiter entwickeln, welche Fähigkeiten und Stärken sie haben und erinnert Sie somit auch in stressigen, problemreichen Phasen, dass Sie ein kompetentes Team um sich zu haben. Konkret auszusprechen, was Ihr Mitarbeiter richtig und zu Ihrer Zufriedenheit gemacht hat, ist auch ein wichtiger Grundstein für den nächsten Arbeitsauftrag – er weiß somit, was er beim nächsten Mal wieder genauso machen soll, woran er sich orientieren soll, genauso wie was er beim nächsten Mal anders machen soll (kritischer Anteil). Jeder Mitarbeiter freut sich über ausgesprochene Anerkennung, und die sachliche, beschreibende Ausdrucksweise lässt keinen Zweifel aufkommen, dass diese Anerkennung auch tatsächlich so gemeint ist. Ein erfreuter Mitarbeiter wird sich dann mit noch mehr Motivation – anstatt mit Angst vor erneuter Kritik - seiner nächsten Aufgabe widmen. Das macht gutes Feedback aus Beschreibung Ihrer Wahrnehmung Beschreiben Sie konkret und sachlich Ihre Wahrnehmung aus Ihrer Perspektive, zB „ich habe gesehen…“, „ich habe gehört…“, „ich habe gelesen…“. Zeitnah Geben Sie Feedback so zeitnah wie möglich, damit sowohl Sie selbst als auch Ihr Mitarbeiter das Geschehen gut in Erinnerung haben. Keine Verallgemeinerungen Ein Feedback wie zB „Sie verhalten sich abweisend gegenüber den Klienten!“ ist für den Mitarbeiter nicht hilfreich, wenn er nicht weiß, welches Verhalten von ihm als abweisend verstanden wird. Aussagekräftiger ist zB „Ich habe beim Besuch vom Klienten X beobachtet, dass Sie ihm nicht die Hand gegeben haben und nicht von Ihrem Schreibtischsessel aufgestanden sind. Für mich wirkte das abweisend gegenüber dem Klienten.“ Was wünschen Sie sich für die Zukunft? Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter konkret und sachlich mit, was Sie von ihm für die Zukunft erwarten. Erwarten Sie von Ihrem Mitarbeiter nicht, dass ein für Sie selbstverständliches Verhalten für ihn genauso selbstverständlich ist, sondern sprechen Sie Ihre Erwartung konkret und detailliert aus. Dies könnte zB lauten: „Für mich ist wichtig, dass der Klient sich bei uns wohl und willkommen fühlt. Für die Begrüßung wünsche ich mir, dass Sie vom Schreibtisch aufstehen, Ihrem Klienten die Hand zur Begrüßung geben und nachfragen, ob er etwas trinken möchte.“ Gut investierte Zeit Natürlich benötigt Feedback etwas mehr Zeit, ggf. auch in der Vorbereitung, als Kritik. Jedoch bringt reine Kritik häufig mit sich, dass Ihr Mitarbeiter nach dem Gespräch innerlich blockiert ist, darüber nachdenkt dass er sich unfair behandelt fühlt und schlimmstenfalls Kollegen einbezieht, bei denen er sich über die ungerechte Behandlung beklagt. Beenden Sie das Feedbackgespräch daher möglichst immer mit einer positiven Aussage, die dem Mitarbeiter zeigt, dass Sie ihn schätzen, vielleicht auch mit einem Handschlag und Augenkontakt als symbolischen Pakt für eine weitere gute Zusammenarbeit. Haben Sie Geduld mit sich selbst Erwarten Sie nicht von sich selbst, von heute auf morgen zum Meister des perfekten Feedbacks zu werden, vielmehr macht Übung den Meister. Beginnen Sie einfach damit, es zu versuchen und nehmen Sie sich nach einem Mitarbeitergespräch noch einen Moment Zeit zu reflektieren, wie es aus Ihrer Sicht verlaufen ist, welchen Eindruck der Mitarbeiter am Ende des Gesprächs auf Sie gemacht hat und was Sie sich für das nächste Gespräch von sich selbst wünschen würden. Wenn Sie die Zusammenarbeit im Team, mit Ihren Mitarbeitern oder generell im Unternehmen effizienter gestalten möchten, können Sie sich hier über die innovative ERP-Software Scopevisio informieren.    Gastautorin: Martina Jungert-Deutner (Leitung Projektmanagement und Controlling, dvo Software/Vertriebspartner Scopevisio Österreich) ### 5 Tipps für mehr Produktivität im Home-Office Derzeit arbeiten viele Menschen von Zuhause aus, manche sogar zum ersten Mal. Die Arbeit am heimischen Schreibtisch bietet viele Vorteile, erfordert aber auch Selbstdisziplin. Wir haben einige Tipps für mehr Produktivität im Home-Office zusammengestellt. Laut Umfragen des Branchenverbandes Bitkom im Jahr 2019 erlauben vier von zehn Unternehmen ihren Mitarbeitern, im Home-Office zu arbeiten. Momentan dürften es erheblich mehr sein. Insbesondere die Digitalwirtschaft prescht vor: Neun von zehn Unternehmen (89 Prozent) der Digitalwirtschaft empfehlen ihren Mitarbeitern, im Homeoffice zu arbeiten. So gerät die aktuelle Krise unfreiwillig zu einem großangelegten Feldversuch in Sachen Home-Office. Dass die technischen Voraussetzungen stimmen, sollte geklärt sein, wenn es um das Thema Produktivität im Home-Office geht. Viel bedeutsamer aber ist der Mensch. Und hier kommen unsere Tipps ins Spiel. Arbeitstag strukturieren - feste Zeiten setzen Wer gewohnt ist, zu bestimmten Zeiten ins Büro zu gehen, kann mit der „neuen“ Freiheit im Homeoffice durchaus überfordert sein. Erst mal gemütlich frühstücken, dann im Schlafanzug vor den Rechner, beim Arbeiten Mittagessen – das sorgt schnell für eine Vermischung von Beruflichem und Privatem. Man sollte sich deshalb selbst Regeln für die zeitliche Strukturierung der Arbeit auferlegen - zumal die vereinbarten Arbeitszeiten selbstverständlich auch im Home-Office gelten. Ideal ist, wenn man zu seinen produktivsten Zeiten arbeiten kann – die können individuell allerdings sehr unterschiedlich sein. Absprachen mit Kollegen sind deshalb sinnvoll. Um sich mental auf das Arbeiten einzustellen, sollte man am besten so gekleidet zur Heimarbeit erscheinen wie auch im Büro. Effizienter arbeiten - Ablenkung minimieren Die Ablenkung zu Hause kann groß werden: Kinder platzen ins Büro, der Hund muss raus und die Waschmaschine ist auch gerade fertig. Um Ablenkung zu vermeiden, sollte man innerhalb der Familie Klarheit darüber schaffen, dass Home-Office Konzentration erfordert. Abschottung kann eine Option sein: Arbeiten auf der Terrasse ist zwar schön, aber wenn rundherum das Leben tobt, fällt das Arbeiten schwer. Idealerweise steht auch zu Hause ein eigener Raum zur Verfügung, der es erlaubt, die Tür hinter sich zu schließen. Größtenteils hat man es selbst in der Hand, andere Ablenkungsfaktoren zu minimieren: das private Handy wegzulegen ist dafür ein Beispiel. Produktiv im Team - Kommunikation aufrechterhalten Im Home-Office sitzt man in der Regel physisch allein. Was die Arbeit angeht, sollte man aber mit den Kollegen vernetzt bleiben, etwa über Teams oder Slack. Hinzu kommt der regelmäßige Austausch per Telefon- oder Videokonferenz. Das kann zwar den persönlichen Kontakt und den Plausch an der Kaffeemaschine nicht ersetzen, aber gelacht wird auch in Videokonferenzen. Die digitalen Kommunikationsmittel erleichtern es, sich zu gemeinsamen Projekten abzustimmen und auf dem Laufenden darüber zu bleiben, woran andere arbeiten. So kann die Produktivität im Home-Office hochgehalten werden, auch wenn das Team örtlich getrennt ist. Produktiver arbeiten - Pausen machen „Wer macht mit Mittag?“ - Diese Frage entfällt im Home-Office leider. Das bedeutet aber nicht, dass man auf Pausen verzichten sollte. Gerade eine längere Mittagspause, eventuell mit einem Spaziergang an der frischen Luft, kann dafür sorgen, den Kopf freizubekommen. Bereits der Weg zur Arbeit ist ja entfallen. Da kann es nach längerem Sitzen nicht schaden, sich die Füße zu vertreten – was natürlich auch fürs Büro gilt. Sinnvoll ist es, seine Pausen nicht am Schreibtisch zu machen, um nicht verleitet zu werden, doch noch ganz kurz an einer Sache weiterzuarbeiten. Einfacher verbunden bleiben - Cloud-Software nutzen Besonders einfach gestaltet sich die Arbeit von zu Hause aus, wenn Software aus der Cloud genutzt wird. Auf diese greift der Nutzer einfach über das Internet zu. Noch besser ist es, wenn die Software möglichst alle wichtigen Unternehmensdaten beinhaltet. Dann muss man nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Auch das steigert die Produktivität im Home-Office. Jetzt kostenlos Scopevisio testen ### Digitale Helfer im Homeoffice Tools fürs Homeoffice gibt es zuhauf. Dieser Artikel erklärt, welche Software-Angebote zur Wahl stehen, was Sie davon haben und wie Sie das Richtige für Ihre Produktivität finden. Ihre Zahlen stimmen und der Chef ist zufrieden, obwohl Ihr Team Homeoffice macht. Eine Utopie? Meistens ist Heimarbeit eine Hürde. Der Flurfunk und die schnelle Abstimmung im Vorbeigehen fallen ja aus. Mit den bekannten Folgen: eine Arbeit wird doppelt erledigt, die andere dafür gar nicht. Drei verschiedene Leute schreiben etwas in die Projektdokumentation und hinterher haben Sie drei verschiedene Dokumentationen. Abstimmungsprozesse brauchen zermürbend viel Zeit. Digitale Tools beheben die meisten dieser Missstände und stärken die Motivation der Mitarbeiter. Aber die Auswahl ist kompliziert, denn es gibt gefühlte Quintillionen davon. Einige sind Einzelanwendungen, andere sind komplette integrierte Arbeitsumgebungen. Einige sind lokal installiert, andere Cloud-gestützt. Doch welche helfen wirklich bei der Zusammenarbeit? Office-Anwendungen für die Teamkommunikation Eine Gruppe von Anwendungen kann den täglichen Kontakt im Büro auch zu Hause simulieren. Nennen wir sie Kommunikationsanwendungen. Outlook ist wohl die bekannteste Anwendung aus dieser Gruppe. Mit Outlook können Sie Kontakte verwalten, E-Mails schreiben und archivieren, Kalender führen, Aufgaben und Termine einstellen und vieles mehr. In der Microsoft-Welt finden Sie darüber hinaus den Cloud-Speicher OneDrive und das Chat-Tool Teams. Im Cloud-Speicher – auch Dokumentenmanagementsystem (DMS) genannt – können Sie Dateien verwalten und mit Teams, Kunden oder Einzelpersonen teilen. Ein Chat-Tool simuliert die tägliche, informelle Kommunikation auf Zuruf. Abgerundet wird die Sache durch eine Teamwebsite, auch als eCollaboration-Plattform bezeichnet. Diese ist der gemeinsame Arbeitsplatz für das virtuelle Team. Sharepoint ist ein Beispiel für solche Anwendungen. Auch Trello ist ein beliebtes Tool für die Mitarbeiter im Homeoffice. Viele Firmen haben die eines oder mehrere dieser Tools im Angebot. Sie sind allesamt nützlich, aber leider nur die halbe Miete. Warum? Warum sind Office-Anwendungen nur die halbe Miete? Office-Anwendungen helfen Ihren Kollegen nicht bei der fachlichen Arbeit. Überlegen Sie einmal: Beispiel Vertrieb Vertrieb mit Kontaktliste, E-Mail, Telefon und Kalender war gestern. Heute arbeiten die Vertriebler mit Anwendungen, die den gesamten Verkaufstrichter oder Sales Funnel abbilden. Wenn Sie in einer solchen Software einen Kontakt aufrufen, haben Sie eine komplette virtuelle Kontaktakte auf dem Bildschirm. Diese sagt Ihnen welche Verkaufschancen bei welchen Produkten bestehen wie die Zahlungsmodalitäten sind welche SLAs infrage kommen welche Projekte schon abgewickelt wurden was dem Kunden wichtig ist …und tausend andere Dinge Ihr Vertrieb hat dadurch auch im Homeoffice die Chance, Kunden optimal zu betreuen. Beispiel Projekte Angenommen, Sie haben ein Beratungsunternehmen und Ihr Team soll eine neue Strategie für einen Kunden ausarbeiten. Wegen Corona haben Sie den Kickoff-Workshop als Videokonferenz abgehalten und aufgezeichnet. Die Aufzeichnung speichern Sie in Ihrer Business Software in einer virtuellen Projektakte. Dazu alle relevanten E-Mails. Sie fügen die internen und externen Teammitglieder und Ansprechpartner hinzu. Sie definieren die Arbeitspakete und Meilensteine. Ok, ich brauche Ihnen nicht zu erklären, wie Sie Ihre Projekte handhaben, aber eines ist klar: Mit Office allein können Sie kein Projekt organisieren. Stattdessen brauchen Sie eine Projektsoftware, die verteilte, virtuelle Teams und Homeoffice unterstützt. Das ideale Homeoffice: Integrierte Business Software plus Office-Anbindung Wenn Ihre Kollegen produktiv im Homeoffice arbeiten sollen, müssen Sie das Unternehmen zu Ihren Mitarbeitern nach Hause bringen. Sie beides bereitstellen: professionelle Business Anwendungen plus Dokumentenmanagement plus Office-Programme für die Kommunikation und Arbeitsorganisation. Eine integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud, die zusätzlich Schnittstellen zu Office bietet, ist die eierlegende Wollmilchsau, die Sie brauchen. Fürs Homeoffice und im Betrieb. Zu Hause arbeiten wie im Unternehmen In einer solchen Software können Ihre Mitarbeiter professionelle Software für ihren Arbeitsbereich nutzen, zum Beispiel für Vertrieb, Projekte, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung, E-Mails und Dokumente erstellen, gemeinsam in Echtzeit bearbeiten, teilen, schützen, archivieren und verwalten, nahtlos aus Office-Anwendungen in die Unternehmenssoftware wechseln und umgekehrt Angenommen, eine Buchhalterin möchte Eingangsrechnungen bearbeiten. Die Rechnungen würden in einem automatisierten Workflow in ihre Arbeitsliste eingelesen. Die Kollegin leitet die Belege digital an die genehmigenden Stellen weiter. Anschließend kann sie diese Rechnungen kontieren (oder von der Software kontieren lassen) und in einen Zahlungslauf zum passenden Fälligkeitstermin einstellen. Alles von zu Hause aus, alles GoBD-konform, alles integriert und datenschutzkonform. Cloud erleichtert Homeoffice Zu Beginn der Corona Krise merkten viele Unternehmen, dass sie für Heimarbeit suboptimal aufgestellt waren. Sie mussten massenweise VPN-Zugriffe einrichten und hatten nicht genug Leitungskapazität dafür. In dieser Situation zeigte sich der Vorteil der Cloud. Mit Cloud-Software können Mitarbeiter ihr Büro im Nullkommanix nach Hause verlegen. Denn die Cloud ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten überall dort, wo Sie eine Internetverbindung haben. Auch mobiles Arbeiten ist mit Cloud-Anwendungen kein Problem. Software-Anbieter haben oft mobile Apps im Programm. Mit diesen digitalen Helfern lassen sich viele Aufgaben auch von unterwegs erledigen. Fazit: Mehrwert durch Homeoffice mit Cloud-Unternehmenssoftware Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, entscheidet die passende Software-Ausstattung über Erfolg oder Misserfolg. Die klassischen Office-Anwendungen sind nur die halbe Miete. Schließlich sollen Ihre Kollegen weiterhin auch verkaufen, Projektarbeit machen, Rechnungen schreiben und buchen. Eine integrierte Unternehmenssoftware mit Office-Schnittstellen ermöglicht es, jede administrative Arbeit von zuhause aus zu erledigen. Ihr Team arbeitet schnell, reibungslos und professionell auf einer digitalen Plattform. Und ganz nebenbei können Sie auch noch ein paar Prozesse optimieren. Damit Sie sich selbst von der Effizienz der innovativen Cloud-Lösung von Scopevisio überzeugen können, bieten wir Ihnen die Chance kostenlos Pilotkunde zu werden: Jetzt Pilotkunde werden ### Steuervorauszahlungen von 2019 schnell zurückholen Liquide bleiben in der Krise, das möchten alle Unternehmer. Doch woher nehmen, wenn der Umsatz und Gewinn wegbricht? Das BMF ermöglicht jetzt, Steuervorauszahlungen von 2019 rasch erstatten zu lassen. Unser Artikel untersucht, was dahintersteckt. 2020er Verluste pauschal schätzen Rechnen Sie 2020 mit einem Verlust? Diesen können Sie schon vor Ende des Jahres mit dem Gewinn des Vorjahres 2019 verrechnen. Man nennt dies einen Verlustrücktrag. Das Besondere: Der 2020er Verlust muss noch gar nicht eingetreten sein, er kann pauschal geschätzt werden. Verlustrücktrag und Erstattung der Steuervorauszahlungen von 2019 Aufgrund dieser Schätzung können Unternehmer die nachträgliche Herabsetzung der Steuervorauszahlungen von 2019 beantragen. Das Finanzamt wird diese Vorauszahlungen dann erstatten. So bekommen Betriebe, die besonders von Corona betroffen sind, wieder Luft zum Atmen. Flüssig bleiben: Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, die Liquidität zu sichern BMF-Sondermaßnahmen in der aktuellen Situation Normalerweise müsste ein Verlust erst eingetreten sein, bevor er als Vortrag oder Rücktrag steuersparend eingesetzt werden kann. So will es der §10d EStG. Als Nachweis verlangt das Finanzamt dafür eine aussagekräftige BWA. Das würde aber bedeuten, dass erst mit dem Jahresabschluss 2020 die Option entsteht, einen Verlustrücktrag auf das Vorjahr geltend zu machen. Sie bekämen Ihre Erstattung erst 2021. Das ist jedoch für viele kleine Betriebe zu spät. Besonders in der Gastronomie und Hotellerie kämpfen Unternehmen heute schon ums nackte Überleben. Mit seinem Schreiben IV C 8 – S 2225/20/10003:010 vom 24.4.2020 verkündete das BMF daher die vereinfachte und schnelle Geltendmachung eines pauschal ermittelten Verlustes, um die Liquidität dieser besonders betroffenen Unternehmen zu stärken. Schließlich hat das Finanzamt nichts davon, Sie in die Insolvenz zu treiben. Es möchte Sie noch viele Jahre melken. Schon einen Monat zuvor, mit Schreiben vom 19.3.2020 stellte das BMF Unternehmerinnen und Unternehmern anheim, Anträge auf Anpassung der Steuervorauszahlungen 2020 zu stellen. Herabsetzungsantrag stellen Wenn Sie zu diesen Betroffenen gehören, sollten Sie einen Herabsetzungsantrag stellen. Aus Sicht des Finanzamts sind Sie automatisch „besonders betroffen“, wenn Sie bereits die Herabsetzung der Steuervorauszahlungen für 2020 beantragt haben und diese auf null reduziert wurden. Im Rahmen dieses Antrags haben Sie ja bereits dargelegt, wie schlecht es Ihrem Unternehmen geht. Das steigert Ihre Chancen auf rückwirkende Erstattung gezahlter Steuern für 2019. Entwickelt sich Ihr Betrieb besser als für 2020 erwartet, kann es Ihnen allerdings passieren, dass Sie die Erstattung erstatten müssen. Sie sollten in dem Fall in Ihrer Finanzplanung auch Rückstellungen für die 2019er Steuern bilden. Sonst kann Ihnen das Ganze auf die Füße fallen. Beispielrechnung für die Erstattung der Steuervorauszahlungen von 2019 Das folgende Beispiel stammt von Haufe und gilt für eine GmbH. Bei anderen Rechtsformen kann die Rechnung anders aussehen. Steuervorauszahlungen von 2019 Angenommen, Sie haben ein Restaurant. Sie haben 2019 für einen voraussichtlichen Gewinn von 270.000 Euro Körperschaftsteuervorauszahlungen in Höhe von 40.500 Euro geleistet, das sind 10.125 Euro pro Quartal. Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen Weil Ihr Restaurant Corona-bedingt schließen, aber weiterhin Fixkosten zahlen musste, haben Sie nach dem BMF-Schreiben vom 19. März 2020 (siehe oben) Ihre Vorauszahlungen für das zweite bis vierte Quartal 2020 auf null setzen lassen. Steuervorauszahlungen von 2020 Die Vorauszahlung für das erste Quartal 2010 haben Sie am 10. März noch pflichtgemäß in Höhe von 8.000 Euro geleistet. Antrag auf pauschalen Verlustrücktrag Außerdem beantragen Sie für das laufende Corona-Jahr einen pauschalen Verlustrücktrag in Höhe von 15% auf den vermuteten 2019er Gewinn von 270.000 Euro. Das bedeutet: Negative Einkünfte von 2020 werden mit positiven Einkünften des Vorjahres verrechnet. So rechnet das Finanzamt Das Finanzamt wird jetzt wie folgt rechnen: Ursprünglich zu versteuerndes Einkommen 2019270.000 €minus pauschaler Verlustrücktrag-40.500 €neues zu versteuerndes Einkommen 2019229.500 €neue, herabgesetzte Vorauszahlung 201934.425 € So viel Steuern bekommen Sie erstattet Sie haben damit Anspruch auf zwei Erstattungen den überzahlten Steuerbetrag 2019, also 40.500 - 34.425 = 6.075 Euro; die Vorauszahlung fürs erste Quartal 2020 = 8.000 Euro. Das verschafft Ihnen zusätzliche Liquidität in Höhe von 14.075 Euro. Wenn das mal hilft. Liquidität im Blick Es ist ein gutes Gefühl, über seine Liquidität Bescheid zu wissen. Sie steuern Ihr Unternehmen mit sicherer Hand durch den Sturm, statt wie ein Korken manövrierunfähig auf den Wellen zu tanzen. Eine integrierte Unternehmenssoftware wie die von Scopevisio gibt Ihnen jederzeit einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen. Auch wenn diese mal mau aussehen: Besser Sie wissen rechtzeitig Bescheid und können ihre Planungen anpassen. Fazit: So bekommen Sie die Steuervorauszahlungen von 2019 zurück Manche Branchen sind durch Corona besonders betroffen. Das Finanzamt gibt Unternehmen deshalb die Möglichkeit, einen absehbaren Verlust von 2020 pauschal zu schätzen und mit dem Gewinn von 2019 zu verrechnen. Der Verlustrücktrag kann Ihnen eine Liquiditätshilfe in schweren Zeiten sein. ### Scopevisio im Home-Office In den vergangenen Wochen war Großteil der Scopevisio Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ins Home-Office umgezogen – auch die Marketing-Abteilung. Unsere Lieblingsfunktion in dieser Situation? Natürlich Scopevisio – und zwar insbesondere die Hauptfunktionen Organisation, Dokumente und Projekte. Sie bilden die Grundlage für unsere gemeinsame Arbeit an verschiedenen Orten. Das hat uns übrigens dazu veranlasst, eine eigene Software fürs Home-Office herauszubringen, die bis Ende 2020 sogar kostenlos ist. Wie alles begann Home-Office von jetzt auf gleich? Für uns im Marketing war das aus dem Stand heraus möglich, weil wir komplett in der Cloud arbeiten. Unsere meistgenutzte Anwendung ist unsere eigene Software, die als cloudbasierte Lösung von überall her nutzbar ist. Hinzu kommen Tools für die Kommunikation und Office 365 – fertig ist das heimische Büro. Seit Mitte März haben wir mit diesen Werkzeugen größtenteils von zu Hause aus gearbeitet. Inzwischen sind einige wieder ins Büro zurückgekehrt. Raum zum Abstandhalten gibt es in reduzierter Besetzung genug. Wie wir uns organisieren In der neuartigen Situation schien es uns anfangs uns wichtig, täglich eine Videokonferenz über Teams zu organisieren, um den Austausch, der sonst im Büro passiert, ins Digitale zu verlagern. Dies hat allerdings im Laufe der Wochen nachgelassen. Geblieben ist ein wöchentliches gemeinsames Teammeeting – unser Jour fixe – und laufende Absprachen nach Bedarf unter den Leuten, die gemeinsam an Projekten arbeiten. „Eine Videokonferenz, in der nicht irgendetwas unvorhergesehenes passiert, wie ein schemenhaftes Auftreten eines Familienmitgliedes, möchte ich gar nicht mehr missen. So paradox es klingt, irgendwie rücken wir doch gerade deswegen alle näher zusammen“, so Lukas, der im April neu bei Scopevisio angefangen hat. Über unsere individuellen Arbeitszeiten informieren wir in Teams, damit klar ist, wer wann erreichbar ist. Unsere Arbeitszeiten erfassen wir in Scopevisio.   Wie wir zusammenarbeiten Grundsätzlich arbeiten wir in Scopevisio mit Projekten und projektbezogen Aufgaben, die man in persönlichen Aufgabenlisten bündeln kann. Auf diese Weise organisieren wir uns praktisch fast komplett digital. Da jeder Berechtigte Zugriff auf Projekte und Aufgaben und vor allem auf die damit verbundenen Dokumente hat, funktioniert die Zusammenarbeit auch von verschiedenen heimischen Büros aus weitgehend reibungslos. Ein Beispiel kann das verdeutlichen: Nach einem gemeinsamen Abstimmungsmeeting hat Stefan Aufgabe, das Konzept für eine Landing Page zu stellen, Sabine soll den Text schreiben. Beides hängen sie an ihre jeweiligen Aufgaben an, die wiederum dem Projekt zugeordnet sind. Pati, die für die Grafik zuständig ist, findet im Projekt Konzept und Text vor und erstellt auf dieser Basis ein Design für die Landing Page, die sie an ihre Aufgabe anhängt, die ebenfalls dem Projekt zugeordnet ist. Dazu tauschen sich alle natürlich auch immer wieder persönlich aus. Dominik, für die Webentwicklung zuständig, findet im Projekt alle Infos, Texte und Grafiken vor, die er für die Website-Erstellung braucht. Am Projekt können auch Kommentare und E-Mails hinterlegt werden. „Das hört sich kompliziert an, ist eigentlich ganz einfach, weil alle Informationen an einer Stelle zusammenfließen. Und das ist im Nachhinein sehr nützlich“, findet Stefan. Scopevisio wird dadurch zu einer Art virtuellen Drehscheibe für den Informations- und Wissensaustausch im Team. Was nicht ersetzt werden kann Dennoch fehlt der Informationsfluss, der sonst zwischen Tür und Angel, in der Küche oder auf dem Flur stattfindet. „Es ist schon erstaunlich, wie viele Informationen man im Büro nebenbei aufschnappt. Das ist einem gar nicht so bewusst“, findet Sabine. All dies lässt sich auch mit den besten Tools nicht abbilden. Vor allem aber fehlt der informelle Austausch und das unmittelbare Miteinander, die auch wichtig für den Projekterfolg, vor allem aber für die Unternehmenskultur sind. Wie uns das gefällt In der aktuellen Situation ist es gerade für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Kindern sehr praktisch, von zu Hause aus arbeiten zu können. Auch scheut mancher die Fahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln und freut sich darüber, mit wenigen Schritten am Arbeitsplatz sein zu können. Zudem hat man zu Hause oft mehr Ruhe, sich konzentriert einer Aufgabe zu widmen. Angenehm ist es, wenn in dieser Situation technischen Voraussetzungen stimmen. Mit Scopevisio sind wir bestens ausgestattet für die Zusammenarbeit in unseren Home-Offices. Aber Technik alleine ist nicht alles. Viele vermissen den persönlichen Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen. Deshalb freuen wir uns sehr, uns wieder „in echt" zu sehen – wohl wissend, dass wir auch gut „virtuell“ im Home-Office zusammenarbeiten können. ### Home-Office heute - ein Überblick Wer im Bekanntenkreis nachfragt, bekommt den Eindruck, halb Deutschland sei ins Home-Office umgezogen. Der folgende Artikel befasst sich mit Zahlen, Daten und Fakten zum Thema. Die Zahlen zum Thema Home-Office in Zeiten der Krise sind sehr inkonsistent. Eine Mannheimer Studie, die das Thema branchenübergreifend betrachtet, fand heraus, dass vom 20. bis zum 31. März 2020 21,2 Prozent aller Beschäftigten im Home-Office arbeiteten. Statista beziehungsweise YouGov ermittelten zwischen 19. - 25. März 2020 einen Prozentsatz von 45 Prozent. Der Branchenverband Bitkom verkündete, dass fast die komplette Digitalwirtschaft (neun von zehn Unternehmen) ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter derzeit in heimische Büro geschickt hat. So weit die Zahlen auch auseinander liegen mögen - sie sind in jedem Fall höher als vor der Krise.   Home-Office schützt Mitarbeiter Schon vor Wochen haben viele große Unternehmen – darunter zum Beispiel Bosch, adidas oder Beiersdorf – ihre Mitarbeiter ins Home-Office geschickt. Soziale Distanz war und ist immer noch das Gebot der Stunde – und das nicht nur im privaten Bereich. Je weniger Mitarbeiter unterwegs zur Arbeit sind und je weniger sie mit Kollegen in Kontakt kommen, desto stärker sinkt das Risiko der Verbreitung des Krankheitserregers. Angestellte wünschen Home-Office in besonderen Situationen Nicht verwunderlich, dass die Mehrheit der deutschen Angestellten derzeit im Home-Office arbeiten möchte. So hat eine Umfrage des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW) unter 1.000 Angestellten ergeben, dass 58 Prozent in gesundheitsgefährdenden Situationen wie der aktuellen von zu Hause arbeiten möchten. 66 Prozent erwarten, dass Arbeitgeber dafür technische Lösungen bereithalten. Diagramm "Wunsch nach Home Office" (Quelle: Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V. ) Recht auf Home-Office? Der Wunsch nach Homeoffice mag stark sein. Tatsache ist jedoch: Sofern es beim Arbeitgeber eine solche Sonderregelung wegen der aktuellen Situation derzeit nicht gibt, "gilt als Arbeitsort weiterhin der vertraglich vereinbarte Ort, welcher im Zweifel der Betrieb ist. Erscheint man nicht zur Arbeit, kann der Arbeitgeber abmahnen und letztlich sogar kündigen“, erklärt Medienanwalt Christian Solmecke in seinen FAQs. Denn anders als in den Niederlanden gibt es in Deutschland kein Recht auf Homeoffice. Gleichwohl wünscht sich jeder zweite Berufstätige einen gesetzlichen Anspruch auf Heimarbeit. Derzeit gibt es Betrebungen von Arbeitsminister Hubertus Heil dies gesetztlich zu verankern - jedoch kommt von den Arbeitgebern Gegenwind. Zwang zum Home-Office? Umgekehrt dürfen Mitarbeiter aber auch nicht ins Home-Office gezwungen werden. Die Regelung darüber muss einstimmig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen werden. Computerarbeitsplätze auf dem Vormarsch Die Voraussetzungen dafür sind eigentlich gegeben: In Deutschland gehen viele Angestellte Tätigkeiten nach, die problemlos auch von zu Hause aus erledigt werden könnten. Mehr als fünfzig Prozent aller Arbeitsplätze in Deutschland sind laut dem Branchenverband bitkom Bildschirmarbeitsplätze. Home-Office lässt sich mit den entsprechenden digitalen Tools in diesem Fall einfach umsetzen.   Einstellung der Arbeitgeber Allerdings hängt Home-Office nicht allein von den technischen Möglichkeiten ab. So kam eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung 2019 zu dem Schluss, dass viele Vorgesetzten glauben, ihre Mitarbeiter seien im Homeoffice weniger produktiv. Deshalb ist die Anwesenheitskultur noch vielerorts verankert - auch wenn die technischen Möglichkeiten eigentlich gegeben wären. So ist die Meinung, dass dem Vorgesetzten die Anwesenheit am Arbeitsplatz wichtig ist, einer der Hauptgründe nie zu Hause zu arbeiten. Jeder zehnte Betrieb führt die erschwerte Führung und Kontrolle durch die Vorgesetzten ins Feld. Demgegenüber stehen die positiven Erfahrungen der Betriebe mit Home-Office. So sprechen 45 Prozent der Firmen, die dieses anbieten, sogar von einer höheren Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Technik und Tools Damit Home-Office funktioniert, stellt der Arbeitgeber dafür die nötigen Arbeitsmittel, zum Beispiel PC oder Notebook, zur Verfügung. Die IT-Abteilung setzt in der Regel ein privates Netzwerk (VPN) auf, über das Austausch von Daten erfolgt. Noch einfacher funktioniert Home-Office mit Tools aus der Cloud. Für die Kommunikation bieten sich Anwendungen wie Teams und Slack an, für Meetings Telefon- und Videokonferenzen. Auch für Kontakt- und Projektmanagement, Abrechnung und Finanzbuchhaltung gibt es bereits eine Palette an Cloud-Lösungen. Doch seien wir ehrlich: Wer möchte mit jeder Menge unterschiedlicher Tools jonglieren und womöglich Daten vom einen ins andere System übertragen? Effizienter ist die Zusammenarbeit in einer Home-Office Unternehmenslösung, wie Scopevisio sie derzeit sogar kostenlos bietet. Diese vereint die wichtigsten Funktionen für eine produktives Arbeiten im Home-Office: Dokumente-, Kontakt- und Aufgabenmanagement. Dadurch wird die gemeinsame Arbeit bei örtlicher Trennung einfacher: In der Software können Aufgaben erstellt und im Team überblickt werden. An diese Aufgaben werden Ergebnisse in Form von Dokumenten oder Kommentaren angehängt. Dies ist auch bei Kontakten möglich. Die Zusammenarbeit an Dokumenten wird nachvollziehbar und transparent, da das geänderte Dokument jeweils als neue Versionen gespeichert wird. Kommentare können ebenfalls am Dokument hinterlassen werden. Dabei arbeiten alle Beteiligten auf ein- und derselben Datenbasis, statt Dokumente hin- und herzuschicken. Cloud-Software schafft damit die Basis, im Büro wie auch zu Hause produktiv zu sein. Mit Hilfe der Software rücken Heimarbeiter ihre Schreibtische virtuell zusammen.     Home-Office: gehasst und geliebt So gerne auch jetzt Home-Office genutzt wird - in normalen Zeiten ist es nicht jedermanns und jederfraus Sache. So lehnen 62 Prozent der Beschäftigten, denen dies erlaubt ist, dankend ab – sie arbeiten lieber im Büro, wie eine Umfrage des Bitkom herausfand. Hauptgründe dafür sind der direkte persönliche Austausch im Büro sowie die Ansicht, dass die eigene Arbeitsweise eine persönliche Anwesenheit erfordert. Gleichwohl ist die Mehrzeit der Befraten überzeugt, dass sich ortsunabhängiges Arbeiten immer stärker durchsetzen wird. So erwarten 53 Prozent, dass der Anteil der Mitarbeiter, die in Unternehmen ganz oder teilweise vom Home-Office aus arbeiten, in den kommenden fünf Jahren steigen wird. Vielfach wird negativ hervorgehoben, dass diese Arbeitsform zu einer stärkeren Vermischung von Arbeit und Privatleben führt. Das sagen sowohl diejenigen, die im Home-Office arbeiten als auch diejenigen, die grundsätzlich im Büro sind. Diese Vermischung kann auch zu psychischer Belastung führen. Erholungsphasen schrumpfen oder lassen sich nicht mehr klar abgrenzen, etwa wenn Home-Office am Abend oder am Wochenende stattfindet. Home-Office nach der Krise Ob die verstärke Nutzung von Home-Office, wie Sie derzeit praktiziert wird, dazu beiträgt, bleibt abzuwarten. Nach der Krise dürften sich viele Heimarbeiter sich darauf freuen, endlich wieder ins zu Büro fahren, um die Kolleginnen und Kollegen leibhaftig statt digital zu sehen und den lang vermissten Plausch in der Kaffeeküche wieder aufleben zu lassen. Dennoch dürften diese Erfahrungen aus dem Jahr 2020 dazu führen, dass der flexible Wechsel ins Home Office möglich bleibt, wenn es nötig und gewünscht ist. Denn gerade das Arbeiten in der Krise dürfte zeigen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genauso produktiv von zu Hause aus arbeiten wie im Büro. Noch Fragen zum Home-Office? Bei Fragen rund um das Thema Home-Office beträt das Netzwerk Mittelstand goes Home-Office kostenlos telefonisch. Das Expertenetzwerk wurde im Rahmen des Hackathons der Bundesregierung #WirVsVirus am 20. März 2020 gegründet. Über 240 ehrenamtliche Berater beantworten am Telefon Fragen von kleinen und mittleren Unternehmen zu technischen Grundlagen, rechtlichen Themen, Organisation und Arbeitsprozessen. ### SCOPEVISIO2GO: Die mobile Anwendung für unterwegs SCOPEVISIO2GO ist die mobile Anwendung der Scopevisio Unternehmenssoftware. Über die App können Sie Scopevisio auch über mobile Geräte, wie das Tablet oder Handy nutzen. SCOPEVISIO2GO enthält die Scopevisio-Funktionen, die häufig mobil genutzt werden, wie etwa das Kontaktmanagement, die Reisekostenabrechnung oder den Kalender. Nicht alle Funktionen des Software-Clients sind auch in der App enthalten. Der Fokus der Anwendung liegt dabei in der Erfassung der Daten. Die Weiterverarbeitung der Daten, z.B. der Reisekosten-Belege, findet mehrheitlich im Software-Client statt. Anwendungsbereiche der SCOPEVISIO2GO - App Kontaktmanagement Das Modul Kontakte gibt Zugriff auf Ihr Scopevisio Kontaktmanagement mit allen verbundenen Informationen. Über die App können Sie Neue Kontakte anlegen Bestehende Kontakte ändern Eine E-Mail an den Kontakt schreiben Den Kontakt anrufen Kontaktübersicht in SCOPEVISIO2GO Wenn Sie auf einen Kontakt klicken, können Sie alle Daten, Aufgaben, E-Mails und Dokumente einsehen, die am Kontakt gespeichert sind. Kalender Im Kalender werden Ihnen alle Zeiteinträge angezeigt, die Sie in Ihrem Kalender in Scopevisio hinterlegt haben. Zeit-Einträge können beispielsweise Reisen, Projekte und Aufgaben sein. Kalender-Ansicht in SCOPEVISIO2GO Aus dem Kalender heraus können Sie ganz einfach neue Zeiteinträge anlegen, z.B. eine neue Reise dokumentieren. Reisekostenerfassung SCOPEVISIO2GO bietet die Möglichkeit, die Reisekosten von unterwegs per App zu erfassen und einzureichen. Bei der Erfassung werden die Reisedaten, Fahrtkosten, Übernachtungs- und Nebenkosten sowie ggf. Vorschusszahlungen berücksichtigt. Nachdem die Reisekosten eingereicht wurden, findet die Weiterverarbeitung im Software-Client im Funktionsbereich FINANZEN statt. Das Beispiel macht deutlich: Der Fokus der App liegt auf der Erfassung der Daten. Die Weiterverarbeitung und die eigentliche Reisekostenabrechnung findet in anderen Funktionsbereichen der Software, z.B. in der Buchhaltung, statt. Scopevisio ist eine integrierte Lösung, mit der sich alle Daten und Belege einfach in der App erfassen und schließlich im Software-Client zusammenführen lassen. Freigabe von Eingangsrechnungen Mit SCOPEVISIO2GO lassen sich Rechnungen von unterwegs prüfen oder freigeben. Jeder App-Nutzer sieht dabei nur jene Rechnungen, für dessen Prüfung und Freigabe er verantwortlich ist. Das sorgt für mehr Effizienz in der Rechnungsfreigabe sowie für den Schutz der Daten. Die mobile Freigabe per App ermöglicht dabei effizientere Freigabeprozesse und der Rechnungsdurchlauf wird zudem erhöht. Freigabe von Eingangsrechnungen in SCOPEVISIO2GO Bedarfsmeldung Im ersten Halbjahr 2024 wurde die SCOPEVISIO2GO-App um die Funktion der Bedarfsmeldung erweitert. Mitarbeiter eines Unternehmens können über die App eine Bestellanforderung (BANF) senden, wenn sie Materialien oder Produkte benötigen. Die Bedarfsmeldung folgt einem Freigabeprozess ähnlich der Rechnungsfreigabe: Die Bedarfsmeldung muss zunächst durch den Budget-Verantwortlichen freigegeben werden. Ist dies erfolgreich geschehen, landet die Bedarfsmeldung im Einkauf. Dort wird die Anfrage mit den aktuellen Lagerbeständen abgeglichen. Ist das entsprechende Produkt nicht vorrätig, wird automatisch ein Bestellvorschlag generiert. Das Beispiel zeigt: Ähnlich wie bei der Reisekosten-Abrechnung lässt sich die App mit der Beschaffung bzw. weiteren Funktionsbereichen in der Unternehmenssoftware integrieren. Die mobile Anwendung für unterwegs SCOPEVISIO2GO ist für die Nutzung auf dem Smartphone oder Tablet optimiert. Scopevisio-Kunden können die App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) auf ihr mobiles Endgerät herunterladen. Alternativ kann die Anwendung über den Internet-Browser genutzt werden. Hierfür müssen Sie sich auf der Seite https://app.go.scopevisio.com/a1/index.html mit Ihren Anmeldedaten einloggen. Wir empfehlen Ihnen jedoch, auf Smartphones oder Tablets zu arbeiten, da mobile Geräte die vergleichbar geringe Bildschirmoberfläche ideal ausnutzen. Wie kann ich Scopevisio über die 2GO-App nutzen? Um die Funktionen in SCOPEVISIO2GO nutzen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Lizenzen. Die App-Lizenzen können zusätzlich zu den Software-Lizenzen hinzugebucht werden. Mehr Informationen zur Preisstruktur entnehmen Sie den Preisen. Darüber hinaus wird für jeden App-Nutzer ein entsprechendes Rechtprofile vergeben. So hat jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf jene Funktionen, die er in seiner täglichen Arbeit benötigt. Sie möchten mehr über SCOPEVISIO2GO erfahren? Sie möchten mehr über die SCOPEVISIO2GO-App erfahren? In der Online-Hilfe finden Sie weitere Informationen zu Umfang und Funktionen der App. Sie haben weitere Fragen zur App oder möchten persönlich beraten werden? Wir sind gerne für Sie da. Jetzt Kontakt aufnehmen ### Vertriebsinformationen immer dabei Als Vertriebler muss man bei Kundenterminen gut vorbereitet sein. Sollte man dennoch einmal etwas vergessen haben, ist es sehr praktisch, wenn alle Daten und Dokumente in der Cloud liegen. Lars Bußmann, Geschäftsführer der Signtec Leit- und Informationssysteme GmbH, schätzt es sehr, jederzeit und überall auf sein Büro zugreifen zu können. Das Unternehmen Signtec Signtec hat sich auf hochwertige Beschilderungssysteme spezialisiert: Ob Türschild, Stele, Pylon oder taktiles Leitsystem für Blinde – Signtec bietet sowohl für den Innen- als auch den Außenbereich eine breite Palette an Lösungen an. Von der Planung über die Herstellung bis hin zur Montage betreut Signtec Projekte bundesweit. Vorteil Cloud für Außendienstler Auch aus diesem Grund bot sich eine überall verfügbare Cloud-Lösung für die betrieblichen Prozesse an. Und deren Vorteile machen sich schon jetzt bemerkbar – obwohl Scopevisio noch gar nicht komplett eingeführt ist. So profitiert zum Beispiel der Vertrieb: „Man braucht immer viele Informationen, wenn man beim Kunden ist, und manchmal braucht man sie überraschend,“ erläutert Lars Bußmann, der als Geschäftsführer auch im Vertrieb tätig ist. „Früher musste man immer alles dabei haben. Heute kann man über das Tablet auf alle Informationen zugreifen, auf jede Datei, jede E-Mail, jeden Beleg. Das ist meine Lieblingsfunktion.“ Integriertes System Signtec wechselte im letzten Jahr zu Scopevisio, weil sich bestimmte Prozesse nicht im alten System abbilden ließen. Gewünscht war eine Cloud-Lösung, die „out-of-the-box“ die gewünschten Prozesse abbilden konnte, ohne dass Sonderentwicklungen nötig waren. So sollten etwa die vertrieblichen Prozesse ebenso wie die Auftragsabwicklung und Buchhaltung vom System unterstützt werden. „Genau das war das Set an Funktionalitäten, das Scopevisio mitbringt“, so Bußmann. Auf dem letzten Cloud Unternehmertag haben wir mit Lars Bußmann gesprochen: https://youtu.be/d4PU2dx8RHU Unkomplizierte Einführung Die eigentliche Einführung von Scopevisio lief – auch aufgrund des sogenannten Onboardings – zügig ab. „Wir wollten uns und unsere Mitarbeiter in die Lage versetzen, das System selbst zu pflegen,“ so Bußmann, der das Onboarding-Programm der Scopevisio aus Video-Tutorials, Workshops und Beratung positiv beurteilt. Signtec nahm die Einführung von Scopevisio gleich zum Anlass, die komplette Softwarelandschaft umzubauen: „Wir haben unsere komplette Datenhaltung in die Cloud verlagert,“ so Bußmann. So ist inzwischen auch Office 365 im Einsatz. „Von der Telefonanlage bis zur Betriebssoftware haben wir jetzt nur noch cloudbasierte Systeme.“ ### Schneller mit Scopevisio arbeiten Manchmal führen verschiedene Wege zum Ziel. Ähnlich in Scopevisio: Auch hier bieten sich verschiedene Optionen an, um ein und dasselbe Ziel zu erreichen, zum Beispiel einen neuen Kontakt anzulegen. Wie Sie schneller ans Ziel kommen, erläutert Sabine Jung-Elsen aus dem Marketing. Beispiel „Person anlegen“ Sie wollen einen neuen (Personen-)Kontakt anlegen? In Scopevisio haben Sie verschiedene Möglichkeiten: So können Sie über das Menüband gehen, hier Kontakte anklicken, Personen auswählen und unten in der sich dann öffnenden Liste den Button Hinzufügen wählen. Die Bilanz: Drei Klicks und ein ziemlich langer Weg mit der Maus. Plus-Icon in der Symbolleiste Geht es auch schneller? Ja, wenn Sie in der schmalen grauen Symbolleiste oben auf das Plus-Icon („Objekt anlegen“) klicken, öffnet sich eine Auswahlliste, in der Sie unter Kontakte direkt Person anlegen auswählen können. Wie sieht hier die Bilanz aus? Zwei Klicks und ein ganz kurzer Weg mit der Maus. Schnellzugriff in der Symbolleiste Noch bequemer wird es, wenn Sie viel genutzte Funktionen direkt in die graue Symbolleiste hineinlegen und sich dadurch einen Schnellzugriff schaffen. Dazu klicken Sie auf den abwärts zeigenden Pfeil in der Symbolleiste und haken hier Geschäftskontakt anlegen an. Das entsprechende Icon taucht nun in der Liste auf und Sie können es direkt ansteuern. Wenn Sie den Haken in der Auswahlliste entfernen, verschwindet das Symbol wieder aus der Leiste. Allerdings sollten Sie beachten, dass nicht alle Funktionen aus Objekt anlegen auch im Schnellzugriff vorhanden sind. Fazit: Schneller arbeiten mit der Symbolleiste Fazit: Die graue Symbolleiste am oberen Rand des Programms ermöglicht es Ihnen, einfacher und schneller mit Scopevisio zu arbeiten. So haben Sie über das Pfeil-Icon die Möglichkeit, vielgenutzte Funktionen schneller aufzurufen – Sie können hier zum Beispiel direkt ein Produkt anlegen oder ein Angebot schreiben. Für bestimmte Funktionen, die Sie oft nutzen, können Sie auch ein Symbol in der Leiste hinterlegen, um sich den Schnellzugriff darauf zu sichern. ### So funktioniert die Einführung von Scopevisio Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Der Professional Service der Scopeviso AG hat dafür ein spezielles Onboarding-Programm entwickelt. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Kombination von digitalen Trainingsmethoden mit der persönlichen Beratung und Schulung vor Ort. Best Practice ERP-Einführung Wie die Einführung von Scopevisio in der Praxis ablaufen kann, präsentierten Lars Bußmann, Geschäftsführer der Signtec Leit- und Informationssysteme GmbH und Angelique Sottek, Beraterin bei Scopevisio, auf dem diesjährigen Cloud Unternehmertag. Die Firma Signtec ist seit 2019 Kunde der Scopevisio und wurde bei der Einführung durch den Professional Service der Scopevisio begleitet. Die circa 20-minütige Aufzeichnung des kompletten Vortrags sehen Sie hier: https://youtu.be/yJYJY590nRg Signtec steht seit 25 Jahren für hochwertige Beschilderungssysteme und bietet vom Türschild bis hin zu Stelen und Pylonen im Außenbereich eine breite Produkt-Palette an. Auf der Suche nach einer integrierten Unternehmenssoftware entschied sich Signtec für Scopevisio, da die Software alle Anforderungen bereits im Standard erfüllte. Zusammen mit der Software buchte Bußmann auch gleich das sogenannte Onboarding mit. Was es damit auf sich hat, erklärt Sottek mit Hilfe des Bildes einer Rakete. „Wir wollen den Anwendern mit dem Onboarding schnell einen starken Schub verschaffen, damit diese mit Scopevisio arbeiten können“, erklärt Sottek Das Phasenkonzept Das Onboarding gliedert sich in mehrere Phasen. Es startet mit einer Selbstlernphase, in welcher der Anwender eigenständig mit Hilfe von Video-Tutorials lernt. In der anschließenden Konzeptionsphase werden Prozesse identifiziert und gemeinsam definiert, wie diese in Scopevisio abgebildet werden. In der letzten Phase werden diese dann in Scopevisio umgesetzt. Die Selbstlernphase Bei Signtec wurde zunächst ein kleines Team gebildet, das die internen Prozesse identifiziert hat, die in Scopevisio abgebildet werden sollten. Dann wurde ein Fahrplan dazu entwickelt, wann welche Video-Tutorials in welcher Abteilung angeschaut werden sollten. Scopevisio hat für das Lernen mit Videos eine eigene Videoplattform entwickelt, die auch Wissenstests zum Selbstcheck bereithält. Das dort Gelernte konnten die SIGNTEC-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter außerdem in einer Scopevisio Demo-Version gleich ausprobieren. Während der Selbstlernphase wird der Anwender nicht allein gelassen. So kann er sich per Chat oder auch per Videokonferenz an einen Scopevisio-Berater wenden. Gerade die Selbstlernphase ist sehr effektiv: „Wir konnten so die Mitarbeiter sehr zügig in die Lage versetzen, selbständig mit dem System zu arbeiten“, erläutert Bußmann. Die Konzeptionsphase: Prozesse in Workshops erarbeiten Nach der Selbstlernphase schließt sich eine Konzeptionsphase an, in der das Nutzungskonzept gemeinsam erarbeitet wird. Dies geschieht im persönlichen Austausch mit dem Berater – per Webcall und in Workshops vor Ort. Dabei wird geschaut, welche Prozesse vorhanden sind und inwieweit diese in gleicher oder auch optimierter, veränderter Form in Scopevisio abgebildet werden. So war es auch bei Signtec. „Die Workshops waren dazu da, dass man zusammen Prozesse definiert. Man konnte konstruktiv arbeiten und brauchte sich nicht an Kleinigkeiten aufzuhalten“, so Bußmann. Dies war nur deshalb möglich, weil in der Selbstlernphase bereits das grundlegende Verständnis von Scopevisio erarbeitet worden war. Die Durchführungsphase: Abbildung der Prozesse in der Software In der abschließenden Phase werden die definierten Prozesse umgesetzt, letzte Fragen geklärt und eventuell noch Einzelheiten angepasst. Der Abschluss der Durchführungsphase kann laut Sottek so erfolgen, dass das gesamte Team geschult wird – so wie bei Signtec – oder aber einzelne Teammitglieder ausgebildet werden, die als Multiplikatoren fungieren. Bußmann fügt hinzu: „Wir haben jetzt sämtliche Belege erstellt und alle Vertriebsprozesse abgebildet. Die Zeit der Einführung von Scopevisio haben wir allerdings auch genutzt, um unsere Softwarelandschaft umzustellen. Wir wollten weg von eigenen Servern und hinein in die Cloud“, erklärt Bußmann. Dieser umfangreiche Gesamtprozess konnte nach sechs Monaten abschlossen werden. „Das hat überraschend gut geklappt“, resümiert Bußmann. Sein Fazit: „Der Hauptvorteil ist, dass man das System durch das Onboarding sehr gut kennenlernt. Dadurch ist man später in der Lage, eigenständig Anpassungen vorzunehmen. Wenn man nicht alles vorgekaut bekommt, sondern sich selbst damit beschäftigt, braucht man nachher kaum noch jemanden.“ Und falls doch? Dann kann man auf die besonderen Weiterbildungsangebote der Scopevisio zurückgreifen. ### Die Digitalisierung der Arbeitswelt: Vortrag von Christina Kampmann auf dem CUT 2020 Die Arbeitswelt steht vor tiefgreifenden Veränderungen. Was wir zu erwarten haben und welche Rahmenbedingungen die Politik schaffen muss, stand im Mittelpunkt der Keynote von Christina Kampmann, MdL und digitalpolitische Sprecherin der SPD, auf dem Cloud Unternehmertag 2020. Christina Kampmann auf dem Cloud Unternehmertag (Foto: S, Hecht)   Fünf Thesen zur digitalen Zukunft der Arbeitswelt Kampmann startete ihren Vortrag mit fünf Forderungen zur Zukunft der Arbeitswelt. Der „alte“ Gegensatz von Kapital und Arbeit muss überwunden und eine neue Sozialpartnerschaft von Arbeitgebern und Arbeitnehmern begründet werden. Der Wandel der öffentlichen Verwaltung hin zu einer effizienten, unbürokratischen und digitalen Verwaltung sollte forciert werden. In der Plattformökonomie darf kein „digitales Prekariat“ entstehen. Es muss ein faires Modell digitaler Arbeit und Wertschöpfung entworfen und umgesetzt werden. Es braucht ein neues Bildungssystem, in dem es nicht nur um Wissensvermittlung geht, sondern vor allem darum, Fähigkeiten wie Kooperation, Kreativität und Problemlösungskompetenz zu fördern, um Schülerinnen und Schüler auf bewegte Arbeitsbiografien vorzubereiten. Digitalpolitik hat bisher zu sehr reagiert als agiert. Trends müssen frühzeitig erkannt werden, damit die richtigen politischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. „Notwendig sind langfristige Visionen einer nachhaltigen Wirtschafts- und Gesellschaftsordnung“. Sketchnote zur Keynote von Christina Kampmann (Copyright Alexandra Perl)   Wie begegnen wir dem digitalen Wandel? Im Anschluss ging Kampmann darauf ein, was bisher unternommen wurde, um diesen Forderungen gerecht zu werden. Entscheidend ist für sie das Thema Weiterbildung, denn laut OECD werden sich bis 2030 35 Prozent aller Jobs grundlegend verändern. Die Politik steht hier vor der Herausforderung, soziale Sicherheit zu gewährleisten. Kampmann schlägt ein Recht auf Weiterbildung vor, um Menschen eine Perspektive zu bieten, wenn ihre Arbeit automatisiert wird. Was aber passiert mit der „Digitalisierungsdividende“, die entsteht, wenn etwa eine KI teilweise Aufgaben übernimmt, die zuvor ein Mensch bearbeitet hat? Eine Idee ist es, dass Beschäftigte die neugewonne Zeit in Ehrenämter investieren, eine andere, die Arbeitszeit zu reduzieren, wie dies etwa in einer Bielefelder Werbeagentur geschehen ist, die den 5-Stunden-Tag eingeführt hat. Wichtig sei es in jedem Fall, Ängste vor der Digitalisierung zu nehmen. Das kann gelingen, wenn Mitarbeiter in Prozesse einbezogen werden und selbst Vorschläge einbringen können. In nachfolgendem Interview betont Kampmann, dass es wichtig sei, die Vorteile der Digitalisierung herauszustellen, etwa in der Pflege – dann sei der Nutzen so offensichtlich, dass Sorgen gar nicht erst entstünden. https://youtu.be/dkuyTiN7hgU Kampmann plädiert dafür, im Zeitalter der Digitalisierung ganz neue Ansätze zu entwickeln und Arbeit neu zu denken, als Beispiel führt sie ein Netzwerk von Unternehmen in Ostwestfalen an, das „Shared Recruiting“ betreibt. Kampmann verweist auch auf die vielen Impulse, die aus Startups kommen und auf die Ideen des New Work. Zusammenfassend stellt Kampmann fest: „Wir brauchen einen neuen arbeits- und wirtschaftspolitischen Ansatz, der den Herausforderungen der digitalen Transformation gerecht wird.“ Kampmann sieht diesen im Moment bei keiner Partei. Wichtig sei es, diesen Ansatz „gemeinsam mit den Beschäftigten zu schaffen. Dieses neue Miteinander brauchen wir, um tatsächlich am Ende erfolgreich zu sein“.   ### Digitalisierung im Handwerk: So digitalisieren Sie Ihre Dokumente Eine Sache nervt in fast jedem Handwerksbetrieb: der leidige Papierkram. Abschaffen kann man ihn nicht. Aber die Digitalisierung im Handwerk kann den Umgang mit Papierunterlagen vereinfachen. Wie das funktioniert und wie Sie dabei enorm Zeit sparen, erklärt folgender Beitrag. Die Auftragsbücher im Handwerk sind so gefüllt wie nie. Handwerksbetriebe kommen mit der Umsetzung kaum noch hinterher. Gleichzeitig ist der Fachkräftemangel im Handwerk immens. Dennoch mühen sich viele Betriebe weiter mit der Büroarbeit ab. Handwerk 4.0: Digitalisierung der Prozesse im Handwerk „Ohne digitale Technik wird in Zukunft kein Gewerk mehr auskommen“, sagt Hans Peter Wollseifer, Präsident des Zentralverbandes des Deutschen Handwerks (ZDH). Er rät deshalb den Handwerksbetrieben, ihre Stärken wie etwa ihren Qualitätsanspruch und ihre Kundenorientierung mit „digitaler Modernität“ zu verbinden. Der Kunde ist im Zeitalter von Internet und Smartphone noch bequemer, noch ungeduldiger und noch anspruchsvoller als zuvor. Darauf muss sich das Handwerk einstellen. Digitale Tools können dabei helfen. Einige Beispiele: Schon lange kommt im Maler- und Lackiererhandwerk das digitale Aufmaß mittels Lasergerät oder das Fotoaufmaß zum Einsatz, um Wandflächen zu berechnen. Kunden konfigurieren Möbel individuell und online, bevor sie der Tischler handwerklich anfertigt. In der Orthopädietechnik werden auf der Basis von 3D-Scans Orthesen modelliert und mittels digitaler Verfahren hergestellt. Laut einer aktuellen Studie von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom haben 43 Prozent der Handwerksbetriebe Digitalisierungsmaßnahmen ergriffen, weitere 38 Prozent kurbeln die Umsetzung einzelner digitaler Projekte gerade an. Möglicher Ansatzpunkt für alle Gewerke ist hier die Prozessoptimierung, da sie fachübergreifend relevant ist. Auch Oliver Krämer, Hauptgeschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Bonn/Rhein-Sieg beobachtet eine große Offenheit gegenüber digitalen Technologien: „Die Handwerksbetriebe sind dabei, die betrieblichen Abläufe zu digitalisieren – das geht von der Planung bis zur tatsächlichen Umsetzung. Auch die Kommunikation mit Zulieferern und Kunden läuft zunehmend auf digitalem Wege.“ Wir haben Oliver Krämer auf dem Cloud-Unternehmertag zu diesem Thema interviewt: https://youtu.be/GnAogdC0nzw Büroarbeit: Zu viel Papier belastet Tischlermeister Jörg sitzt vor einem Stapel von Eingangsrechnungen. „Der Papierkram raubt mir wahnsinnig viel Zeit“, klagt er. „Diese Stunden fehlen mir für die Kunden und für die Aufträge. Auch um meine Auszubildenden kann ich mich nicht so kümmern, wie ich möchte.“ In dieser Situation kann die Digitalisierung helfen. Denn die Zeit für langwierige manuelle Abläufe ist nicht mehr da. Das Problem ist jedoch die wachsende Papierflut: Was in einem Handwerksbetrieb an Papierdokumenten anfällt, ist enorm. Auf dem Holzweg: Probleme im Handwerks-Alltag Verschwenden Sie viel Zeit bei der Suche nach Papierdokumenten in Ordnern und Ablagen? Haben Sie bei Kundenterminen oder auf der Baustelle die nötigen Unterlagen dabei und sind diese immer aktuell? Sind Ihre Mitarbeiter:innen immer alle auf dem gleichen Informationsstand? Gehen manchmal Belege oder andere Dokumente verloren? Wünschen Sie sich mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft – Ihr Handwerk? All diese Probleme lassen sich mit einer Software lösen, in der Sie sämtliche Dateien zentral verwalten: in einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit haben Handwerksbetriebe die Büroarbeit schnell vom Tisch. DMS als Einstieg in die Digitalisierung Ein DMS ist der gemeinsame Speicherort für alle digitalen Dokumente im Handwerksbetrieb, zum Beispiel für Belege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen etc.) Pläne Zeichnungen Verträge Formulare Bilder Weil darin alle Dokumente einfach digital verwaltet, verteilt und archiviert werden, sparen Sie sich jede Menge Arbeit: Keine Belege mehr ausdrucken, sortieren und abheften. Kein langes Suchen mehr nach Dokumenten. Keinen Pendelordner mehr zum Steuerberater bringen. Mit einem DMS geht Ihnen die Büroarbeit schnell von der Hand! Alles im Lot – mit einem DMS für Handwerksbetriebe Kinderleichte Suche Alle Dokumente im Online DMS sind leicht durchsuchbar. Ein Stichwort genügt – und in Sekundenschnelle hat die Software das gewünschte Dokument gefunden. Auch Mitarbeiter:innen, die sich mit der Ablage in der Software nicht auskennen, können alles leicht finden – vorausgesetzt, sie haben die Berechtigung dazu. Mobil auf alles zugreifen Gerade im Handwerk muss die Kommunikation zwischen Büro, Werkstatt, Baustelle und Kunden reibungslos laufen. Mit einem Cloud-DMS haben Sie alle Daten auch von unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet vorliegen. Sicher und rechtskonform Bestimmte Dokumente müssen laut DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) rechtskonform archiviert werden. Mit einem DMS erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen praktisch „nebenbei“. Alles nachvollziehbar Änderungen an Dokumenten werden vom System mitgeschrieben. So ist immer klar, wer wann was geändert hat. Praktisch ist auch die Änderungshistorie: Alte Versionen des Dokuments bleiben erhalten und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Nichts mehr vergessen Bei Verträgen können Sie sich zum Beispiel an Kündigungsfristen erinnern lassen. Oder Sie lassen sich an andere Termine erinnern. So verpassen Sie zum Beispiel keine Abgabetermine mehr bei gemieteten Werkzeugen oder Maschinen. Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Nie wieder Ordner zum Steuerberater bringen! Ihre Steuerkanzlei erhält einen Zugang zum System und holt sich die Belege selbst ab. Fazit: Vorteile der Digitalisierung im Handwerk nutzen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Pläne, Zeichnungen – wie in jeder anderen Branche fallen auch im Handwerk zahlreiche Dokumente an. Wer seine Dokumente an einem Ort digital zusammenführt und den sicheren mobilen Zugriff darauf ermöglicht, macht sich das Büroleben leichter. Die Abläufe im Büro, auf der Baustelle und beim Kunden werden stressfreier und reibungsloser. Das bedeutet: Weniger Chaos, weniger Abstimmungsaufwand. Handwerksbetriebe mit einem DMS arbeiten effizienter! Mit Scopevisio Documents bieten wir ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem aus der Cloud. Verwalten Sie Ihre Geschäftsdokumente digital an einem Ort. Mit speziellen Workflows, z.B. für das Rechnungsmanagement können Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse digitalisieren. Jetzt mehr erfahren auf scopevisio-documents.com! ### Rückblick auf den 8. Cloud Unternehmertag 2020 Wie wird man erfolgreich? Diese Frage stand im Mittelpunkt einer Diskussionsrunde beim 8. Cloud Unternehmertag 2020. Mit dabei waren herausragende Bonner Persönlichkeiten aus Wirtschaft und Wissenschaft, die Einblicke in ihre individuellen Erfolgswege gaben. Moderator Dr. Jörg Haas stellt die Teilnehmer der Diskussion vor. (Foto: S. Hecht) Auf dem Podium diskutierten Dr. Hubertus Hille, Hauptgeschäftsführer der IHK Bonn/Rhein-Sieg, Prof. Dr. Dr. h.c. Michael Hoch, Rektor der Universität Bonn, Prof. Tobias Kollmann von der Universität Duisburg-Essen, Annette Lux, Geschäftsführerin der Luxreisen GmbH und Prof. Dr. Anton Zensus, Direktor des Max-Planck-Instituts für Radioastronomie. Die Moderation hatte Dr. Jörg Haas übernommen. Sie finden hier den kompletten Mitschnitt der circa einstündigen Diskussion. https://youtu.be/h4wT_MhGyV8   Erfolgsfaktor Krisenmanagement Welche Zutaten gehören in ein Erfolgsrezept? Für Annette Lux ist die Schaffung eines perfekten Krisenmanagements erfolgsentscheidend. Und dies nicht ohne Grund: Die Luxreisen GmbH, die Anette Lux gemeinsam mit ihrer Schwester führt, ist auf die Organisation von Orchesterreisen spezialisiert. Ihre Kunden vertrauen darauf, dass Tourneen auf jeden Fall stattfinden – auch wenn Wetterkapriolen, Streiks oder Flugausfälle drohen. In einem Kurzinterview haben wir Annette Lux zum Erfolg ihres Unternehmens in einem Nischenmarkt und zum Wandel der Führungskultur befragt. https://youtu.be/4Jsg8m5e9Mk   Etwas zu einer gemeinsamen Sache machen Wie wird eine Universität exzellent? Seit vier Jahren ist Prof. Dr. Dr. h.c. Michael Hoch Rektor der Universität Bonn. Im letzten Jahr wurde die Bonner Uni zur Exzellenzuniversität gewählt. Prof. Hoch wurde zum Hochschulmanager des Jahres 2019 und soeben zum Rektor des Jahres gekürt. Was ist seine Erfolgsformel? Eigentlich möchte er keine aufstellen, denn Hoch hält es für schwierig, allgemeine Erfolgsrezepte zu formulieren. Er stellt dennoch Aspekte heraus, die für Bonn bei der Wahl zur Exzellenzuni entscheidend waren, allen voran eine positive Grundhaltung andern gegenüber gepaart mit Neugier, Kommunikationsfähigkeit und Offenheit, gleichzeitig aber auch die Eigenschaft, andere für eigene Konzepte zu gewinnen. „Dafür ist es wichtig, dass man auch zulassen kann, dass jemand anderes eine bessere Idee hat.“ Wichtig sind darüber hinaus Qualitätsstandards, die sich am besten erreichen lassen, wenn alle auf Augenhöhe über Fachbereiche hinweg miteinander sprechen. Außerdem betont er die Errungenschaften der Vergangenheit: „Man baut immer auf das auf, was andere erbracht haben“. Podiumsdiskussion beim Cloud Unternehmertag (Foto: S. Hecht)   Als Team über den einzelnen hinauswachsen „Es kommt immer darauf an, dass man sehr gute Leute hat, und dann kommt es darauf an, dass diese Leute gute Führung verlangen und verdienen“, betont Prof. Dr. Anton Zensus, für den 2019 ein ganz besonderes Jahr war. Als Kopf eines internationalen Forschungsteams hat er 2019 das erste Bild eines Schwarzen Loches mit einem erdumfassenden Zusammenschluss von Teleskopen veröffentlicht. Dieses Projekt hat eine über dreißigjährige Geschichte. Was war in der Rückschau entscheidend für den Erfolg? Ganz viele Faktoren spielten eine Rolle, darunter auch Glück und Zufall, vor allem aber Risikobereitschaft, Kooperationsfähigkeit und – ganz wichtig– eine Idee, die zieht. Unabdingbare Voraussetzung außerdem: die Freiheit der Forschung, diese Idee zu verfolgen. Im Kurzinterview erläutert er das Projekt. https://youtu.be/MnvR-APNNLo   Wie wird eine ganze Region exzellent? Dr. Hubertus Hille steht als Hauptgeschäftsführer der IHK Bonn/Rhein-Sieg stellvertretend für eine ganze Wirtschaftsregion mit über 53.000 Unternehmen. Wie schafft man es, eine Region exzellent zu machen? Hille beruft sich auf den amerikanischen Hochschulprofessor Richard Florida und seine drei T‘s: Talente, Technologie und Toleranz. Im Kern geht es nach Hilles Meinung um die Frage: „Wie kriegen wir die klügsten Köpfe der Welt in unsere Region?“. In diesem Sinne versucht die IHK zu beraten und die Standortattraktivität zu beeinflussen. Auf dem Cloud Unternehmertag haben wir Dr. Hille zum Thema Digitalisierung im Mittelstand und der Rolle der IHK befragt. https://www.youtube.com/watch?v=naimzC_GbHw   Die Formel für Erfolg Was für Hille die drei T’s sind, ist für Prof. Tobias Kollmann der Dreiklang: Wollen, Können, Machen. „Diese drei Ebenen sind für mich der Erfolgsmix“, erklärt Kollmann. Als Landesbeauftragter für digitale Wirtschaft hat Kollmann drei Jahre daran gearbeitet, in NRW die Weichen in Richtung Digitalisierung zu stellen – etwa mit den sogenannten Digitalen Hubs und einem Frühphasenfinanzierungsprogramm. All diese Maßnahmen haben elementare Veränderungen bewirkt: So gibt es inzwischen viel mehr Startups in NRW und einen nachgewiesenen höheren Digitalisierungsgrad.   Macht und Erfolg Muss man tough sein, um erfolgreich zu sein? Nicht unbedingt, meint Anette Lux, die in ihrer Branche eher Sensibilität als bedeutsam ansieht, hat sie es doch mit Menschen im Kulturbereich zu tun. Toughes Auftreten ist hier eher schädlich. Wichtig ist es vielmehr, einfühlend zu agieren, aber auch taktisch klug. „Ich glaube auch, dass sich der Managementstil gewandelt hat“, so Lux.  Rektor Hoch geht es weniger um Macht, als um die Kraft der Ideen: „Es geht darum, die beste Idee zu haben und die anderen für diese Idee zu gewinnen.“ Wichtig sei es, zu begeistern. Zensus dagegen hält Macht durchaus für wichtig – allerdings nur im Zusammenhang mit Verantwortung. „Heute zählt Autorität durch eigene Qualität.“ Top Down-Management funktioniert nicht mehr, an seine Stelle sind partizipative Führung und Transparenz getreten. Allerdings beobachtet Zensus auch: „Die Mitarbeiter wollen oft die machtvolle Person sehen“. Wichtig sei deshalb für die Führungspersönlichkeit, eine Richtung vorzugeben. Aber: „Letztlich ist nur etwas zu schaffen, wenn alle an einer gemeinsamen Idee arbeiten.“   Vision und Erfolg Ist Erfolg nur mit einer Vision möglich? In der Diskussionsrunde gab es hier weitgehend Übereinstimmung. „Man braucht diesen Blick: Wo will ich hin?“, betont Zensus. Eine Vision gehört auch für Hoch dazu: „Der unbedingte Wille, Erfolg zu haben“ sei elementar. Für ihn jedoch gehört eine Stärken-Schwächen-Analyse dazu. Die Stärken herauszuarbeiten und in die Vision einzubauen oder diese daraus zu entwickeln, sei wichtig. „Wir sollten uns angewöhnen zu sagen, was toll ist, bevor wir sagen, was nicht funktioniert. Wir müssen ein bisschen mehr auf die Kreativität vertrauen, die nicht nur in uns, sondern auch in den anderen Generationen schlummert. Es geht nur darum, diese zu entdecken und zum Wirken zu bringen.“ ### Eine kluge Verbindung: Der MS Office Connector Nutzen Sie eigentlich schon den Scopevisio MS Office Connector? Karim Zorgati aus dem Vertrieb der Scopevisio empfiehlt dieses nützliche Zusatztool sehr. Denn der Office Connector baut eine Brücke zwischen Scopevisio und den bekannten Office-Anwendungen Outlook, Word und Excel. Über diese Brücke können Daten und Dokumente in beide Richtungen ausgetauscht werden. Das ist nicht nur im Arbeitsalltag praktisch, sondern unterstützt auch bei der Einführung von Scopevisio. Karim erklärt, wieso. Scopevisio liebt Office "Bei Umstellung auf eine neue Unternehmenssoftware oder der erstmaligen Einführung einer ERP-Lösung fürchten Mitarbeiter oft, dass sie umlernen und sich auf eine völlig neue Arbeitsweise einstellen müssen. Vor allem die Office Anwendungen sind heilig – schließlich beherrscht Microsoft den Markt und auch privat nutzen Anwender zumeist MS Office. Auch ich habe anfangs meine Zweifel gehabt. Scopevisio hat dieses vermeintliche Problem jedoch gut gelöst. Denn mithilfe des Office Connectors werden Word, Excel und Outlook nahtlos angebunden. Auf Knopfdruck kommuniziert die ERP-Software mit MS Office – und umgekehrt. Ich nutze vor allem die Möglichkeit, Mails aus Outlook heraus direkt an Projekte „anzuhängen“. Das erspart viel Zeit", erklärt Karim. Weitere Beispiele für Funktionen des Office Connectors: Outlook E-Mails und Anhänge aus Outlook mit Kontakten und Projekten in Scopevisio verknüpfen Im Connector einen neuen Kontakt in Scopevisio anlegen Einen Outlook-Termin als Zeiteintrag einem Projekt zuordnen E-Mails an einzelne Scopevisio-Kontakte mit Teamwork-Dokumenten im Anhang verschicken Word Word-Dateien bei Kontakten oder Projekten oder in Teamwork ablegen Adressdaten für Einzel- und Serienbriefe, die man in Word erstellen möchte, aus dem Scopevisio-Kontaktmanagement ziehen Excel Kontakte, Produkte oder Journaldaten selektieren und in ein Excel-Tabellenblatt einfügen Im Connector können Sie auch Ihre Kontakte, Projekte und Aufgaben verwalten, ohne Scopevisio zu öffnen. Ebenso können Sie hier Ihre Teamwork-Dokumente durchsuchen. Das clevere Add-In Der Office Connector ist ein Zusatzprogramm (Add-In), das erst installiert werden muss. Nach der Installation wird es in den MS Office-Symbolleisten angezeigt. Dort erscheinen zwei gelbe Icons: eines zum Starten von Scopevisio und ein weiteres zum Starten des Connectors. Klickt man auf „Scopevisio Connector“, erscheint nach der Anmeldung rechts ein Fenster, das an die jeweilige Office-Anwendung angedockt ist. In diesem Fenster können per Drag-and-Drop E-Mails, Excel-Tabellen und Word-Dokumente kinderleicht zu Scopevisio übertragen werden. Der Office Connector wurde von unserem Partnerunternehmen agindo entwickelt. agindo hat umfangreiche Informationen, darunter auch kurze Demo-Videos, auf einer Website zum MS Office Connector hinterlegt, die auch Tipps und Beispiele zur Einrichtung und Verwendung sowie Anleitung zur Installation bietet. Auch unsere Online-Hilfe bietet Unterstützung. Wer viel mit den Office-Anwendungen arbeitet, sollte nicht auf den Connector verzichten. ### OpenScope REST API: das Schweizer Taschenmesser Scopevisio bietet mit OpenScope eine REST-API, die sozusagen als Allzweckwerkzeug einsetzbar ist. Matthias Rink von artiso erklärt warum. artiso stellt sich vor Die artiso solutions GmbH aus Blaustein in Baden-Württemberg ist auf die Entwicklung individueller Softwarelösungen spezialisiert. Allerdings ist artiso mehr als eine Softwareschmiede: Das Unternehmen sieht sich vor allem als Ideengeber, Innovator und Möglichmacher in Sachen Digitalisierung. Das Kundenspektrum ist breit gefächert und reicht vom Mittelständler bis hin zum Pharma- und Automobilkonzern. Die artiso solutions GmbH gibt es seit 25 Jahren – doch gerade in den letzten Jahren ist das Unternehmen stark gewachsen. Inzwischen beschäftigt artiso 60 Mitarbeiter. Auf dem Cloud-Unternehmertag haben wir ein kurzes Interview mit Matthias Rink geführt: https://www.youtube.com/watch?v=3c_uy5gq6Yk   Integration statt Insellösungen Das Wachstum des Unternehmens hat dazu geführt, dass sich über die Jahre Insellösungen angesammelt haben. „Wir hatten Systeme, die einfach nicht integriert gearbeitet haben“, so Matthias Rink, Leiter Digitale Innovation bei artiso. „Das Zusammenspiel war schwierig und arbeitsintensiv bei der Wartung“. Ziel war deshalb eine integrierte Lösung. Verschiedene Lösungen wurden verglichen, ehe die Entscheidung für Scopevisio fiel. Vorteile der REST-API Scopevisio ist erst seit Kurzem im Einsatz – deshalb ist es noch etwas früh, eine Lieblingsfunktion zu benennen. Dennoch hebt Rink einen Aspekt besonders hervor: die OpenScope REST-API. Der Grund liegt nahe: „Wir sind Softwareentwickler, wir spielen gerne selber mit den Funktionen und nehmen nicht nur die, die in Scopevisio drin sind.“ Der Nutzen der API machte sich schon beim Einrichten des Systems positiv bemerkbar: So hat Rink die 60 Mitarbeiter nicht etwa von Hand angelegt, sondern im bisherigen System heraus über die API automatisch in Scopevisio erstellt. Die Pflege der Mitarbeiterdaten wird auch weiterhin über API erfolgen. Ein weiterer Einsatzbereich ist die Zeiterfassung, die artiso mit einem anderen System abdeckt. So plant Rink, für die visuelle Kontrolle der Zeiterfassung die Stempelzeiten aus dem Fremdsystem und die Buchungen aus Scopevisio gemeinsam darzustellen. Mit der API hat er hierzu die benötigten Filtermöglichkeiten schon beim Laden der Daten. Für einzelne Kunden hat artiso sehr spezielle Anforderungen an die Rechnungserstellung, die von Scopevisio derzeit nicht unterstützt werden. Hier ist vorgesehen, den derzeit manuellen Prozess für die Erstellung möglichst bald über die API zu automatisieren. Eingebaute Zukunftsfähigkeit Diese Beispiele zeigen: Die Scopevisio REST-API ist flexibel für ganz unterschiedliche Anforderungen nutzbar. „Darüber hinaus eröffnen sich aber genug Möglichkeiten, in Zukunft mit den Anforderungen und Bedürfnissen zu wachsen. Hier bietet die API die Sicherheit, dass das auch möglich sein wird, auch wenn wir uns Mal außerhalb des Standards bewegen“, so Rink. ### Das war der 8. Cloud Unternehmertag 2020 Teilnehmerrekord beim Cloud Unternehmertag der Scopevisio – Input und Inspiration für das digitale Business – Gewinnsteigerung durch Automation Über 900 Unternehmensvertreter waren zum 8. Cloud Unternehmertag nach Bonn gekommen, um mehr über die Chancen der Digitalisierung zu erfahren. Die jährliche Veranstaltung stand diesmal unter dem Motto „Gewinnsteigerung durch Automation“. Ausdrücklich war damit nicht die Industrie, sondern der Dienstleistungssektor angesprochen. So wurde vor allem gezeigt, wie kaufmännische und betriebliche Abläufe automatisiert werden können – und das in unterschiedlichen Branchen wie zum Beispiel in der Hotellerie oder im Handwerk. Mitschnitte der Vorträge finden Sie auf unserer Website zur Veranstaltung, die auch weitere Bilder und Impressionen bietet. Moderatorin Susanne Schöne begrüßt die Gäste. (Foto: S. Hecht) Der Kameha Dome ist gut gefüllt beim 8. Cloud Unternehmertag. (Foto: S. Hecht) Filmische Impressionen Die Atmosphäre am Tag haben wir in einem kurzen Rückblicks-Video festgehalten, in dem auch viele Gäste zu Wort kommen. https://www.youtube.com/watch?v=bt9C89yNQ_s   Keynote zur digitalen Transformation der Arbeitswelt Die Eröffnungskeynote hielt Christina Kampmann MdL, digitalpolitische Sprecherin der SPD-Fraktion im Landtag, zum Thema „Digitale Transformation der Arbeitswelt“. Immer mehr Tätigkeiten werden in Zukunft automatisiert ablaufen, was unseren Arbeitsalltag und ganze Berufsbilder dramatisch verändern wird. Aufgabe der Politik sei es, die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass der digitale Fortschritt auch ein sozialer wird. Christina Kampmann hält die Keynote beim Cloud Unternehmertag. (Foto: M. Lichte) Ein wichtiger Aspekt sei dabei das Thema Weiterbildung. So forderte Kampmann ein „Recht auf Weiterbildung“ vor dem Hintergrund von Patchwork-Arbeitsbiografien. Darüber hinaus müsse man Arbeit neu denken – wie dies etwa eine Bielefelder Werbeagentur getan hat, die den 5-Stunden-Tag bei gleicher Bezahlung eingeführt hat. Sketchnote zur Keynote von Christina Kampmann (Copyright: Alexandra Perl) Christina Kampmann MdL und Stephan Müller (Vorstand Scopevisio) im Gespräch.  (Foto: M. Lichte) Gewinn durch Automation Die Scopevisio-Gastgeber Dr. Jörg Haas und Stephan Müller führten in ihrem Vortrag das Motto der Veranstaltung „Assisted Work – Gewinn durch Automation“ aus. Aktuelle Studien belegen, dass frühzeitige Digitalisierung sowohl zu mehr Umsatzwachstum als auch zu mehr Gewinnwachstum führt. Erster Ansatzpunkt für Unternehmen sei die Prozessoptimierung – auch und gerade in der Verwaltung von Unternehmen. Hier kann Software für den Menschen unliebsame Routineaufgaben übernehmen, wodurch mehr Zeit für Kreativität, Planung und all die Aufgaben bleibt, die wirklich wertschöpfend sind. Haas und Müller zeigten am Beispiel von Scopevisio, warum eine integrierte Lösung dabei die größten Vorteile bringt. Videos zur Automation von Vertriebs- und Finanzprozessen gaben Einblicke in die Software. Dr. Jörg Haas und Stephan Müller sprechen über "Assisted Work - Gewinnsteigerung durch Automation". (Foto: S. Hecht) Podiumsdiskussion rund um das Thema Exellenz „Gut – Besser – Exzellenz“ – so war die darauffolgende Diskussion überschrieben. Auf dem Podium diskutieren Dr. Hubertus Hille, Hauptgeschäftsführer der IHK Bonn/Rhein-Sieg, Prof. Dr. Dr. h.c. Michael Hoch, Rektor der Universität Bonn, Prof. Tobias Kollmann von der Universität Duisburg-Essen, Annette Lux, Geschäftsführerin der Luxreisen GmbH und Prof. Dr. Anton Zensus, Direktor des Max-Planck-Instituts für Radioastronomie, darüber, wie sich Exzellenz erreichen lässt. Der Begriff Exzellenz war auch deshalb gewählt worden, weil die Bonner Universität seit dem letzten Jahr den Titel Exzellenzuniversität trägt. In der Podiumsdiskussion betonte Hoch, Rektor und außerdem Hochschulmanager des Jahres 2019, dass Neugier eine wichtige Eigenschaft für Erfolg sei, ebenso wie die Fähigkeit, die Leistung anderer anzuerkennen. Podiumsdiskussion beim Cloud Unternehmertag (Foto: S. Hecht) Für Annette Lux, die sich auf die Organisation von Orchesterreisen spezialisiert hat, ist ein professionelles Krisenmanagement entscheidend. Anton Zensus hält „sehr gute Leute und sehr gute Führung“ für wichtig. Als Kopf eines internationalen Forschungsteams hat er 2019 das erste Bild eines Schwarzen Loches mit einem erdumfassenden Zusammenschluss von Teleskopen veröffentlicht. Hille spricht von den drei „Ts“, nämlich Talente, Technologie und Toleranz, die wichtig seien, um eine ganze Region exzellent zu machen. Für Kollmann ist der Weg zur Exzellenz geprägt durch „Können, Wollen, Machen“. Der Mut zum Machen allerdings fehle manchmal – so zum Beispiel beim Thema Digitalisierung: „In Deutschland haben wir bei der Digitalisierung kein Erkenntnisproblem, sondern ein Umsetzungsproblem.“ Fachvorträge am Nachmittag Nach der Mittagspause hatten die Besucher dann die Qual der Wahl zwischen drei verschiedenen Vortragsorten und freiem Networking. Der Nachmittag war dabei vor allem geprägt durch Fachvorträge für spezielle Branchen wie etwa die Hotellerie und das Handwerk. Darüber hinaus standen auch Themen wie Datensicherheit (BSI C5 Attestierung) und Onboarding/Software-Training auf dem Programm. Wissen Sie schon und lernen Sie noch? Fachvortrag zur Einführung von Scopevisio und zur Mitarbeiter-Schulung. Es berichten Angelique Sotteck von Scopevisio und Lars Bußmann von Signtec. (Foto: S. Hecht) Autohandel 4.0 Den Anfang der Fachvortrag-Reihe machte das Unternehmen Carmato: Die beiden Geschäftsführer Marc Herrschbach und Norman Kassler gaben einen Ausblick auf „Autohandel 4.0. – Digitale Transformation & Automation“. In ihrem Vortrag schilderten sie den Weg vom analogen, sehr traditionellen Automobilhandel über den teils digitalisierten Autokauf und -verkauf – und wie sie es geschafft haben, dank Prozessanalyse und konsequenter Umsetzung diesen mit Carmato zu 100% zu digitalisieren. Arbeitsabläufe werden dadurch sowohl im Front Office wie auch mit Scopevisio im Back Office automatisiert, können gestrafft werden und sparen so Kunde wie Händler Zeit und Geld. Fachvortrag Autohandel 4.0 mit Marc Herschbach und Norman Kassler von Carmato (Foto: S. Hecht) Automation in der Beratung Aus Sicht der Dienstleister referierten Ralf Meissner von P3, Chefentwickler Stepan Rutz und Christian Spruijt vom Vertrieb der Scopevisio AG. In ihrem Vortrag „Automation in der Beratung – Prozesse verbessern“ zeigten sie die Vorteile automatischer Steuerung von Projekten und Abrechnungen u.a. mit der in Zukunft in Scopevisio integrierten Funktion des Human Ressource Plannings, der bereits existierenden Reisekostenabrechnung und der automatischen Berichtefunktion auf. Christian Sprujit von Scopevisio (links) im Gespräch mit Ralf Meißner von der P3 Group (Mitte) und Stepan Rutz von Scopevisio (rechts) (Foto: S. Hecht) Prozesse automatisieren in der Hotellerie Einen weiteren Beitrag mit dem Thema „Automation in der Hotellerie“ lieferten Claudia Bauer von der Invite Group und Christian von Ahlefeldt aus dem Kameha Grand Bonn. Das Kameha Grand hat im letzten Jahr das neue Rechnungseingangsbuch von Scopevisio eingeführt. Hierbei sind vor allem die diversen hinterlegbaren Freigabeprozesse zu nennen, die zu schnellerer und transparenter Bearbeitung geführt haben, was beeindruckende Einsparungen durch Skontoausnutzung und somit eine hohe Gewinnsteigerung zum Ergebnis hatte. Claudia Bauer (links) von der Invite Group und Christian von Ahlefeldt (Mitte) vom Kameha Grand diskutieren mit Makro Schmitz von Filosof (rechts) Automation in der Anwaltskanzlei Den Abschluss bildete der Fachvortrag von Anwalt Christian Solmecke, der die Frage „Ist Automation in der Anwaltskanzlei möglich?“ mit einem klaren Ja beantworten konnte. Mithilfe seiner Kanzleisoftware Legalvisio gelingt es ihm, simple Rechtsfälle zu automatisieren und so dem Anwalt mehr Zeit für herausforderndere Fälle zu verschaffen. Christian Solmecke über die Möglichkeiten der Automatisierung in der Anwaltskanzlei (Foto: M. Lichte) Einladung zum nächsten Cloud Unternehmertag 2021 Moderatorin Susanne Schöne und die Gastgeber Dr. Jörg Haas und Stephan Müller von der Scopevisio AG bedankten sich pünktlich zu Veranstaltungsende bei allen Beteiligten und Gästen und verabschiedeten sich mit der Einladung zum 9. Cloud Unternehmertag im nächsten Jahr. Merken Sie sich dafür unbedingt den 20.01.2021 vor! ### Dublettencheck Neujahrsputz in der Kontaktverwaltung? Wenn Sie Ihren Adressbestand aufräumen wollen, bietet der Start ins neue Jahr eine gute Gelegenheit. Warum der Dublettencheck dabei hilfreich ist, erklärt Tycha Dinse aus dem Vertrieb von Scopevisio. Immer mal wieder kann es vorkommen, dass Kontaktdaten doppelt eingegeben werden. Das ist zunächst nicht weiter störend. Über die Zeit kann sich allerdings ein Ballast an Datenmüll auftürmen. Hin und wieder sollte deshalb ausgemistet werden. So können zum Beispiel mehrfach vorhandene Kontakte zu Verwirrung im Arbeitsalltag führen, wenn fünf verschiedene Telefonnummern bei fünffach eingetragenen Kontakten zu finden sind. Deshalb sollten Sie doppelt (und mehrfach) vorhandene Kontakte zusammenlegen. Sie markieren dazu in der Kontaktübersicht die beiden Kontakte, die sie zusammenführen wollen und klicken auf die Schaltfläche Zusammenführen. Es wird Ihnen nun ein Formular angezeigt, in dem die Daten beider Kontakte einander gegenübergestellt werden. Übereinstimmende Felder werden ausgeblendet, so dass Sie sich auf die abweichenden Angaben konzentrieren und die jeweils richtigen Daten auswählen können. Wichtig zu wissen: Die Verknüpfungen des Kontaktes zu etwa Dokumenten und Projekten aus beiden Ursprungskontakten bleiben erhalten. Sie können auch mehrere Kontakte zusammenführen. Was es dabei zu beachten gilt, erläutert unsere Online-Hilfe. ### Jahresübergreifende Buchhaltung Eine jahresübergreifende Buchhaltung hat viele Vorteile. Dorothée Al-Duhoun aus dem Produktmanagement der Scopevisio schätzt diese Funktionalität sehr. Jahrelang war Dorothee Al-Duhoun in der Buchhaltung tätig, ehe sie ins Produktmanagement wechselte. Sie ist also gleichermaßen Anwenderin wie auch Produktmanagerin von Scopevisio Finanzen. An Scopevisio gefällt ihr besonders das Konzept der jahresübergreifenden Buchhaltung. Dieses unterscheidet Scopevisio von anderen Buchhaltungs-Programmen, die oftmals mit einzelnen, abgeschlossenen Geschäftsjahren arbeiten. Ein wesentlicher Vorteil einer jahresübergreifenden Buchhaltung sind periodenunabhängige Ansichten. Muss man in Programmen anderer Anbieter zwischen den gewünschten Jahren wechseln und sich die Informationen manuell zusammenstellen, lassen sich in Scopevisio etwa Kontoblätter für frei definierbare Perioden anzeigen, die auch über mehrere Jahresgrenzen hinweg gehen können. So sind vergleichbare Vorjahresbuchungen ganz schnell gefunden oder Abgrenzungsbuchungen aufgelöst. Darüber hinaus macht Scopevisio die Verwendung von Vortragsbuchungen beim Geschäftsjahreswechsel unnötig - ebenso wie die Suche danach, wie sich Vortragsbuchungen zusammensetzt haben. Ein weiterer Vorteil einer jahresübergreifenden Buchhaltung ist die einfache und flexible Erstellung von vergleichenden Auswertungen. Die Marketingkosten der letzten drei Jahre lassen sich ebenso einfach gegenüberstellen wie eine GuV. Auch an anderer Stelle hat eine jahresübergreifende Buchhaltung Vorteile: Werden in einem Vorjahr noch Buchungen getätigt oder korrigiert, aktualisiert sich ohne weitere Salden- oder Jahresübernahme der aktuelle Saldo der bebuchten Konten. Selbstverständlich sind damit auch alle Auswertungen automatisch immer auf dem neuesten Stand. Fazit: Scopevisio bietet mit seinem jahresübergreifenden System eine Funktionsweise, wie sie sonst nur von hochpreisigen Konzern-Systemen geboten wird. Insgesamt ergibt sich für die Buchhalter dadurch eine größere Flexibilität und weniger Aufwand beim Aufbereiten von Daten.   ### ERP-Systeme - der vollständige Leitfaden ERP steht für Enterprise Resource Planning, Ressourcenplanung im Unternehmen. Tatsächlich leisten ERP-Systeme viel mehr: Sie integrieren und vernetzen unternehmensweit Daten, Prozesse und Ressourcen aller Art. Controller und Führungskräfte haben dadurch einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen. Darüber hinaus ermöglicht es viele Prozess-Automatisierungen. Damit sind ERP-Systeme Treiber der digitalen Transformation in Unternehmen. In diesem Ratgeber haben wir bereits viele Aspekte von ERP-Systemen beleuchtet. Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über ERP-Software und relevante Fachthemen für unsere Leser und Nutzer. Viel Spaß beim Lesen und Entdecken! Inhalt ERP-Definition und Überblick ERP für KMU und Mittelstand Software für Dienstleister – Prozesse straffen mit ERP Teamleiter führen Montage-Teams besser mit ERP-Software Auftragsbearbeitung mit ERP-Software Cloud-ERP – Eine Grundsatzfrage? Nahtloses ERP aus vielen Komponenten Online-ERP ist benutzerfreundlich Office-Anbindung erleichtert ERP-Umstellung Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office Integration? Ratgeber ERP-System 10 Vorteile von ERP-Systemen ERP-Systeme und Datenschutz ERP-System im Unternehmen einführen Power BI plus ERP - Auswertungen nach Maß ERP-Definition und Überblick ERP ist eine unternehmerische Aufgabe, die vorhandene Ressourcen bestmöglich einsetzt und einen optimalen betrieblichen Wertschöpfungsprozess gewährleistet. Planung und Steuerung bilden die Schwerpunkte des Prozesses. Ressourcenplanung im Unternehmen Grundlegende Ressourcen im Unternehmen sind Personal, Finanzmittel, Betriebsmittel und Informationen. Eingesetzt werden sie in Projekten und Prozessen, zur Herstellung von Produkten und zur Erbringung von Leistungen, für kommerzielle oder administrativen Aufgaben. ERP Definition Man kann ERP also definieren als die Managementaufgabe, alle Unternehmensressourcen so zu planen, zu steuern und einzusetzen, dass sie die betrieblichen Abläufe und letztlich den Unternehmenszweck bestmöglich unterstützen. Somit ist die Ressourcenplanung eine zentrale Unternehmensfunktion, die in jede Abteilung und jeden Teilbereich des Unternehmens hineinragt. Konkret gehören dazu so unterschiedliche Dinge wie der optimale Einsatz von Projektmitarbeitern, die Lagerverwaltung und rechtzeitige Beschaffung von Material, die Steuerung von Produktionsprozessen, die Logistik, die Verwaltung von Informationen, Dokumenten und elektronischen Ressourcen, der IT-Einsatz, die Finanzbuchhaltung und Liquiditätsplanung, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und vieles mehr. ERP-Unternehmenssoftware ERP-Unternehmenssoftware kann unterschiedliche – oder im Extremfall alle – Teilbereiche des Ressourceneinsatzes organisieren, optimieren und integrieren. Je mehr ressourcenrelevante Funktionen und Bereiche integriert werden, umso umfassender wird das Gesamtbild der Unternehmensprozesse, umso präziser werden Prognosen und Analysen und umso engmaschiger wird die Abstimmung und Koordination im Ressourceneinsatz. Branchenlösungen Es existieren viele Branchenlösungen im ERP-Bereich. Selbstverständlich hat Krankenhaus andere Anforderungen als ein Großhandelsunternehmen und eine Spedition andere Anforderungen als eine Maschinenbaufirma. Was liegt näher, als eine Software zu erwerben, die auf die eigene Branche abgestimmt ist? Großunternehmen lassen nicht selten ihre eigene Individuallösung programmieren. Standardsoftware Eine preiswertere und für KMUs oft sinnvolle Alternative ist hoch konfigurierbare Standardsoftware. Diese bietet die Möglichkeit, Systemteile durch entsprechende Einstellungen auf die jeweilige Branche und sogar auf die einzelnen Anwender abzustimmen. Abgespeckte Lösungen gibt es sogar auch für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer. So bekommen kleine Akteure eine große Software an die Hand, die in puncto Funktionalität und Integration den Branchen- und Individuallösungen in nichts nachsteht. Disparate versus integrierte ERP-Systeme Viele Leser kennen die Spezialsoftware-Produkte für Buchhaltung, CRM, Projektmanagement, Daten- und Dokumentenmanagement, Personalverwaltung und Warenwirtschaft. Indessen ist nicht jedem bewusst, dass moderne, integrierte Systeme in der Lage sind, Unternehmen und ihre Prozesse ganzheitlich abzubilden. Ein unbestreitbarer Vorteil solcher Lösungen ist der Drill Down zu verknüpften Informationen: Von der Buchung zum Beleg, vom Vertrag zum Projekt, vom Bearbeiter zur Urlaubsplanung, vom Kontakt zum Offenen Posten. Elemente von ERP-Software Die nachfolgend aufgelisteten Elemente werden in vielen Unternehmen heute noch durch unterschiedliche Programme von unterschiedlichen Herstellern beigesteuert. Bedingt durch die Vielfalt und Komplexität moderner Unternehmen und Wirtschaftsabläufe existieren ERP-Systeme von sehr unterschiedlicher Prägung. ERP-Systeme können folgende Bereiche (oder einen Ausschnitt davon) abdecken: Finanzen und Buchhaltung Controlling und Berichtswesen Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Marketing und Vertrieb Projektmanagement Produktdaten Dokumentenmanagement Personalverwaltung Supply Chain Management und Logistik Produktionsplanung Lagerhaltung Warenwirtschaft Produktionssteuerung Forschung und Entwicklung Zentrale Überlegungen zu ERP-Systemen Die Integration aller ERP-Funktionen in einem ganzheitlichen System ist noch eine relativ junge Entwicklung in der Unternehmenssoftware. Viele Unternehmen verwalten nach wie vor ihre Kunden in dem einen und ihre Finanzen in dem anderen System. Wer schon immer – und meistens auch erfolgreich – so gearbeitet hat, ist sich häufig nicht im Klaren darüber, welche Optimierungs- und Einsparpotenziale eine integrierte ERP-Lösung haben kann. Viele schrecken auch vor dem Aufwand zurück, den eine Migration auf ein umfassendes ERP-System verursacht. Dieser Aufwand sollte jedoch Gegenstand einer sorgfältigen Kosten-Nutzen-Abwägung sein. Denn häufig steigert eine moderne ERP-Lösung die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit im Unternehmen und trägt dazu bei, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern. Cloud Systeme sind überlegen Zunehmend greifen Unternehmen auf ERP-Lösungen aus der Cloud zurück. Aus gutem Grund: Auf die Cloud-Software kann standortunabhängig zugegriffen werden. Sie ist beliebig skalierbar und spart Investitionen in IT-Systeme und Administration. Und sie ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, so professionell und sicher zu arbeiten wie die Großen. ERP für KMU und Mittelstand Der Nutzen der ERP-Systemanwendungen (Enterprise Resource Planning) liegt darin, die Ressourcenplanung für Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf eine solide, anwenderfreundliche Grundlage zu stellen. Vor der Einführung muss eine gründliche Analyse erfolgen. Folgende Fragen sollten beantwortet werden: Was leistet das System? Welche Geschäftsbereiche sollen das ERP-System nutzen? Welche Funktionen müssen abgedeckt werden? Wie erfolgt die Evaluation und Integration? Was ist vorteilhafter: eine integrierte Lösung oder eine über Schnittstellen? Aufbau einer eigenen Infrastruktur oder Lösungen aus der Cloud? Wo kommt ERP-Software zum Einsatz? ERP wurde anfangs hauptsächlich in der Materialwirtschaft sowie Produktionsplanung und –steuerung eingesetzt. Doch schon bald stellte sich der Vorteil einer Verknüpfung aller Geschäftsbereiche heraus, so dass aktuelle ERP-Lösungen als komplexe Anwendungen zu verstehen sind, die alle Ressourcen und Aktivitäten eines Unternehmens umfassen. Das gilt für jeden Unternehmensbereich. Sowohl für Logistik und Materialbeschaffung als auch für Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft und Finanzwesen, Daten- und Dokumentmanagement, Management sowie alle weiteren Bereiche, die sich sinnvoll einbinden lassen. Je nach Branche und Aufbau der geschäftlichen Beziehungen muss daher eine Lösung gefunden werden, die den gesamten Aufbau des Unternehmens und seiner externen Beziehungen und Strukturen angemessen abbildet und erfasst. Welche Funktionen und Prozesse bildet ERP ab? Die ERP-Software soll dem Unternehmen praktische Vorteile bringen, indem sie Arbeitsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht. So können beispielsweise Aufträge leichter einzeln oder im Team bearbeitet, Projekte erstellt und abgeglichen werden. Dabei lassen sich Aufgabenbereiche zuordnen, Ansichten erstellen, Abhängigkeiten definieren und Verlaufseinträge vornehmen. Dokumente, Dateien und Nachrichten werden vordefinierten Nutzern zugänglich gemacht, die Suche – auch von Filiale zu Filiale oder vom Vertrieb zum Einkauf – wird erleichtert. Neben der Projekt- und Auftragsverwaltung ermöglicht ERP auch die Verwaltung von Produkten und Kontakten, bringt Management, Lager, Verkauf, CRM (Customer Relationship Management) sowie Kundenservice in Verbindung und unterstützt das Unternehmen in Banking und Buchhaltung. Integrierte ERP-Software oder Einzellösungen? Um Kosten zu sparen, setzten gerade KMUs anfänglich auf Einzellösungen, mit denen sie bestimmte Unternehmensbereiche effizienter gestalten konnten. Im Ergebnis führte dies dazu, dass der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen erschwert wurde und eine zentrale Steuerung – wie sie integrierte Lösungen erlauben – nicht möglich war. Die Weiterentwicklung von ERP hat dazu geführt, dass auch für KMU mittlerweile erschwingliche Softwareanwendungen verfügbar sind, die zu einer zentral steuerbaren, ganzheitlichen Lösung führen. Die Umstellung auf ein ganzheitliches System erfolgt am Ende der Analyse des Bedarfs und der unternehmenseigenen Prozessabläufe. Evaluation und Einführung: Was ist zu beachten? Eine ERP-Suite lässt sich nicht über Nacht implementieren. Der gesamte Vorgang erfolgt als gründliche Abfolge von Bedarfsbestimmung, Vorauswahl und abschließender Entscheidungsfindung. Ablauf: Analyse der unternehmenseigenen Aufgaben und Prozesse durch das Management – Bedarfsermittlung über Abbildung der Geschäftsprozesse – Ausformulierte Anforderungen an die ERP-Suite – Softwarevergleich (Funktionen, Kosten, Anbieter) – Anbieter- Demonstration – Entscheidung – Implementierung. Bei der Frage, wie sehr sich die ERP-Suite auf weitere unternehmensspezifische Belange und Prozesse anpassen lässt, gilt als Faustformel: Je größer und verzweigter ein Unternehmen ist, desto komplexer müssen die Lösungen sein. Für KMU´s ohne eigene IT-Abteilung ist es dagegen empfehlenswert, sich bei der Auswahl auf die Hauptanwendungen zu beschränken. Auch bei einer ERP-Einführung gilt hier: keine „Featuritis“, sondern Konzentration aufs Wesentliche. Software für Dienstleister – Prozesse straffen mit ERP Dienstleistungsunternehmen benötigen ein integriertes ERP-System, das ihre Prozesse unterstützt. Viele KMU und Mittelständler scheitern heute noch an den Hürden ihrer Daten-Silos und investieren wertvolle Zeit in Arbeiten, die sie auch automatisieren könnten. Dieser Beitrag skizziert den Hauptprozess von Dienstleistungsunternehmen und verdeutlicht den Mehrwert, den eine integrierte Software für Dienstleister generiert. Von der Kampagne zum Angebot Angenommen, Sie sind B2B-Dienstleister und helfen Ihren Kunden bei der Umsetzung der DSGVO. Sie stellen für kleinere Unternehmen den Datenschutzbeauftragten. Ihr Team nimmt die Prozesse Ihrer Kunden unter die Lupe und stellt fest, was im Hinblick auf die neue Richtlinie geändert werden muss. Wegen der Einführung der DSGVO haben Sie eine Kampagne gestartet. Über das Kampagnen-Tool in Ihrem ERP-System haben Sie potenzielle Interessenten gefiltert und automatisiert eine E-Mail-Kampagne über Ihre Leistungen ausgesendet. Sie haben auf Ihrer Website eine Landing Page mit einem Registrierungsformular erstellt, damit Besucher der Website von Ihnen ein Angebot anfordern können. Das Webformular haben Sie ebenfalls aus der Toolbox Ihres ERP-Systems heraus erstellt. Es übermittelt die eingegebenen Daten der Interessenten direkt in Ihr ERP-System. Dort werden sie mit dem Vertriebsstatus "Lead" gekennzeichnet und können nach diesem Status für weitere Vertriebsaktivitäten gefiltert und ausgewählt werden. Durch die DSGVO-Panik der letzten Wochen und Monate können Sie sich vor Anfragen kaum retten. Müssten Sie Ihre Angebote von Hand schreiben, kämen Sie kaum noch hinterher. Gut, dass Ihnen Ihr ERP-System dies abnimmt. Sie haben Ihre Leistungen und Preise darin hinterlegt und brauchen diese nur noch per Klick in die Angebots-Maske Ihrer Software für Dienstleister einzufügen. Mehrere gleichartige Angebote sind noch schneller erstellt, indem Sie das erste einfach als Vorlage nehmen und duplizieren. Vom Angebot zum Auftrag Eine Software für Dienstleister macht den gesamten Vertriebsprozess transparent und auswertbar. Sie zeigt an, wie ein Lead zum Interessent und ein Interessent zum Kunden konvertiert, und übernimmt die Daten aus dem jeweils vorgeschalteten Beleg, um doppelten Aufwand, Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. Im Vertriebsmodul der Dienstleister-Software haben Sie immer den Überblick über Ihre Vertriebsprojekte, Kunden- und Umsatzentwicklungen. Angebote und Aufträge werden mit Status angereichert und in einer Art Projektakte mit allen relevanten Kontakten, Dokumenten, Kommentaren und Abrechnungsbelegen gespeichert. Hurra, Ihre Angebote treffen den Nerv. Die Kunden strömen in Massen herbei. Angebote, die angenommen wurden, führen Sie mit einem Klick zum Auftrag weiter. Dieser ist die Grundlage Ihres Durchführungsprojekts Vom Auftrag zum Projekt So viele Aufträge können Sie kaum mit Ihrem eigenen Personal bewältigen. Im Kontaktmanagement Ihrer Software für Dienstleister haben Sie zum Glück eine Reihe von IT-Spezialisten und Fachanwälten gespeichert, die Ihnen als Externe zur Hand gehen können.  Die zentrale Datenhaltung und die Cloud-Technologie machen es möglich, dass Sie Ihre Projekte mit diesen Externen umsetzen können. Sie setzen im Projektmanagement-Modul die einzelnen Projekte auf - auch hier können Sie einfach eine Projektvorlage duplizieren - und weisen die Tätigkeiten Ihren Mitarbeitern zu. Informationen und Dokumente geben Sie gezielt frei, indem Sie Benutzergruppen und Rollen einrichten.  Jede gute Software für Dienstleister enthält auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin können Sie Checklisten, Verträge und Anforderungen als Dokumente speichern und mit den relevanten Projekten verknüpfen. Außerdem legen Sie einen Workflow für die Projekttätigkeiten an. Durch die Zuweisung von Tätigkeiten und Folgeaktivitäten zu den einzelnen Verantwortlichen managen Sie die Qualität in Ihren Projekten. Jeder Schritt wird dokumentiert und verursacht eine Statusänderung. Auftretende Schwierigkeiten werden ebenfalls auf der Zusammenarbeits-Plattform in der Cloud gelöst.  Vom Projekt zur Abrechnung Das Projektmodul und die Faktura oder Abrechnungssoftware sind ebenfalls in Ihrem ERP-System integriert. Außerdem enthält eine Software für Dienstleister regelmäßig auch eine Zeiterfassung. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeiten auch mobil von ihrem Smartphone aus direkt beim Kunden auf das Projekt erfassen. Sie haben damit den Überblick, ob Ihre kalkulierten Zeitaufwände stimmen. Über die Projekt-Kostenstelle können Sie sich den Deckungsbeitrag anzeigen lassen.  Darüber hinaus fließen die Daten der Zeiterfassung direkt in Ihre Projektabrechnung ein. Natürlich können Sie die erfassten Daten korrigieren und die Abrechnung letztlich auch selbst gestalten. Aber grundsätzlich genügt es, die Positionen des Auftrags in die Abrechnung zu übernehmen und den Stundennachweis aus der Zeiterfassung zu generieren. Die Rechnungen können Sie in einem einzigen Rechnungslauf per E-Mail an die Kunden übermitteln. Rechnungstexte, Zahlungsbedingungen, Skonti usw. brauchen Sie jeweils nur einmal zu hinterlegen, sie werden vom System automatisch eingefügt. Je standardisierter Ihre Leistungen und Bedingungen sind, umso schneller sind Ihre Rechnungen "draußen", weil Sie einen kompletten Rechnungslauf "en bloc" erledigen können. Von der Abrechnung zum Zahlungseingang Aus der Software generierte Rechnungen werden regelmäßig auch kontiert und an das Buchführungs-Modul Ihres ERP-Systems überspielt. Dort werden sie automatisch als Forderungen gegen Ihre Debitoren eingebucht. Sie werden dann auch inlusive Fälligkeiten auf der Offene-Posten-Liste ausgewiesen. Das erleichtert Ihnen die Liquiditätssteuerung. Eingehende Zahlungen sehen Sie auf Ihrem elektronischen Kontoauszug. Diesen lesen Sie über die Onlinebanking-Schnittstelle in Ihre Software für Dienstleister ein. Aufgrund von Kundennummern, Rechnungsnummern, Beträgen usw. können die Zahlungen den Rechnungen automatisch zugeordnet und gebucht werden. Auch das komplette Mahnwesen können Sie in einem ERP-System nach Ihren individuellen Anforderungen einrichten und automatisieren. So lassen sich ausstehende Beträge schneller und professioneller eintreiben als manuell. Vom Zahlungseingang zur Buchführung Die Buchführung ist ein idealer Kandidat für Automatisierungen. Gleichartige Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel monatlich wiederkehrende Mietzahlungen und Lastschriften, können Sie anhand von Buchungsregeln automatisiert verbuchen. Auch auf der anderen Seite, der Seite der Eingangsrechnungen unterstützt Ihr ERP-System eine automatisierte Verarbeitung. Digitale Rechnungen werden per Volltexterkennung analysiert und die entsprechenden Felder der Buchungsmaske vorausgefüllt. Das spart Erfassungsaufwand und Fehler. Von der Buchführung zum Berichtswesen Die integrierte Datenhaltung ermöglicht Berichte über mehrere Ebenen hinweg. Software für Dienstleister bietet in der Regel Standardberichte für die Buchführung, Liquiditätssteuerung, Umsatzplanung, Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Personal und Kostenkontrolle. Und natürlich alles für Bank und Finanzamt, wie eine Echtzeit-BWA, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung.  Individuelle Berichte lassen sich durch die vielen filterbaren Ansichten in einem ERP-System mit wenigen Klicks erstellen und meist auch grafisch visualisieren. Fazit: Schneller und besser mit Software für Dienstleister Mit einer ERP-Software bearbeiten Sie Prozesse quer durch das gesamte Unternehmen effizient, qualitätsgesichert und rationell. Sie digitalisieren Ihr Rechnungswesen und befinden sich steuerrechtlich auf der sicheren Seite. Automatisierungen sparen viel manuelle Arbeit und eliminieren Fehlerquellen. Projekte mit internen und externen Beteiligten lassen sich besser steuern. Die unternehmensweite, einheitliche und stets aktuelle Datenbasis liefert Auswertungen und Forecasts für Ihre Unternehmenssteuerung. So nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und lassen den Wettbewerb hinter sich.  Teamleiter führen Montage-Teams besser mit ERP-Software B2B-Service findet meist beim Kunden statt. Ganz gleich ob es um die Einrichtung von technischen Anlagen oder um die Implementierung von Software-Systemen geht:  Regelmäßig müssen Service- oder Montageteams ausrücken. Bisweilen sind ihre Aufgaben recht komplex und die Teamzusammensetzung variiert. Auch Mitarbeiter und Manager des Kundenunternehmens installieren, kontrollieren und lernen mit, wenn die Operation am offenen Herzen stattfindet.  ERP-Software erleichtert Koordination  In der Praxis müssen Teamleiter oft mehrere Teams und Montage-Aufträge koordinieren. Die Vielzahl von Terminen, Ressourcen, Restriktionen und Arbeitsschritten ist ohne Software-Unterstützung kaum noch zu bewältigen. Daher ist es am besten, wenn Teamleiter mit einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Software arbeiten. Wie der Name schon sagt, dient eine solche App dazu, Ressourcen in (Montage)-Projekten zu planen und mühelos im Auge zu behalten.  ERP-Software kann Montageteams und IT-Servicepersonal maßgeblich unterstützen. Der Vorteil dieser integrierten Systeme liegt darin, dass sie die Projektkommunikation und Projektumsetzung ganzheitlich begleiten. Sie hilft, Aufgaben zu koordinieren und strukturiert abzuarbeiten. Informationen stehen durchgängig zur Verfügung, dank der allgegenwärtigen Zugriffssteuerung allerdings nur für die zuständigen Personen.  Darüber hinaus unterstützen ERP-Systeme das Qualitätsmanagement und den Abnahmeprozess und schaffen damit Rechtssicherheit.  Teamleiter-Aufgaben  Betrachten wir, welche Aufgaben ein Montageteam-Leiter hat und wie er diese mit ERP-Unterstützung besser erledigen kann.  Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer   Der Teamleiter sollte eng mit Auftraggebern und dem Fachpersonal beim Kunden zusammenarbeiten. Je nachdem, welche Branche wir betrachten, können das IT-Leiter, Administratoren, aber auch Bauleiter, Betriebsleiter oder Ingenieure sein. In jedem Fall ist er das Bindeglied zwischen seinem Unternehmen und dem Kunden.  In einer ERP-Software können Sie Kontakte mit unterschiedlichen Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten einrichten. Von Ihrem Vorgesetzten bis hin zu den Ansprechpartnern beim Kunden, von Ihren internen Mitarbeitern bis hin zu Lieferanten und Zeitarbeitern.  Wenn Sie im Anschluss Aufgaben verteilen oder Informationen weitergeben, können Sie dies zielgenau für die unterschiedlichen Akteure tun. So stellen Sie nicht nur den Informationsfluss sicher, sondern auch die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente.   Die Beteiligten sind im ERP-System in virtuellen Kontaktakten dokumentiert. In der Akte des Kunden können Sie dessen Kompetenzen und Anforderungen nachschlagen. In den Akten Ihrer Mitarbeiter erkennen Sie deren Qualifikationen und Verfügbarkeiten.  Planung und Vorbereitung von Projekten  In der Planungsphase erstellt der Teamleiter einen Projektstrukturplan. Er identifiziert Stakeholder, Kompetenzen und Zuständigkeiten. Und er ist dafür verantwortlich, Aufgaben und Tätigkeiten so zu strukturieren und zu kommunizieren, dass das Projekt reibungslos ablaufen kann. Abhängigkeiten und Prioritäten nimmt er ebenso wie Termine und Zwischenergebnisse in die Planung auf.  In einer ERP-Software lassen sich solche Projekte hervorragend planen. Aufgabenpakete und Tätigkeiten, Aktionen und Folgeaktionen, werden mit den Zuständigkeiten, Terminen und Begleitdokumenten angereichert. So haben die Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff auf Planzeichnungen oder Maschinenspezifikationen.   ERP-Software lässt sich sehr individuell konfigurieren. Statusanzeigen geben Auskunft über den Erledigungsgrad. Andere kritische Parameter lassen sich nach Bedarf einrichten. Der Teamleiter kann es einrichten, dass bestimmte Ereignisse – ein Termin, die Erledigung einer Aufgabe usw. - automatisierte Benachrichtigungen an die zuständigen Bearbeiter auslösen. So muss er sich nicht um jeden Arbeitsschritt einzeln kümmern, sondern kann in der Software Workflows hinterlegen. Besonders praktisch: Bei ähnlichen Folgeprojekten können diese übernommen werden. Und natürlich werden sie im Projektverlauf verfeinert.   Schulungen und Meetings  Zur Projektvorbereitung gehören häufig Schulungen, Workshops und Kickoff-Meetings. Auch diese müssen organisiert und durchgeführt werden.  Die notwendigen Ressourcen sind im ERP-System hinterlegt: Projektkalender, Schulungsdokumente, Workflows für strukturierte Meetings und Workshops können angelegt, verteilt und wiederverwendet werden.   Die Einladungen zu diesen Events lassen sich direkt aus der ERP-Software heraus verschicken.  Manche ERP-Anbieter stellen sogar Plattformen für Videotrainings bereit. Auf diesen können Sie Schulungen niedrigschwellig abhalten und kontrollieren, ob die Adressaten das Material bearbeitet haben.  Durchführung von Projekten  An erster Stelle steht hier die Ressourcenplanung und Logistik. Geräte, Maschinen und Materialien müssen zur richtigen Zeit bereitstehen. Eventuell muss eine Baustelle, ein Gebäude oder eine Halle eingerichtet werden, damit die Monteure loslegen können.  Cloud-gestützte ERP-Systeme fungieren als standortunabhängige Arbeitsplattform für alle Projektbeteiligten. Das ist eine große Arbeitserleichterung und sorgt für einen perfekten Informationsfluss. Die erfassten Daten und Tätigkeiten sind stets aktuell. Eine überörtliche Zusammenarbeit lässt sich so ohne Reibungsverluste organisieren.  Personaldisposition und fachliche Leitung  Für die operativen Tätigkeiten verfasst der Teamleiter Arbeitsanweisungen und weist Aufgaben zu. Das heißt, er disponiert neben dem Equipment auch das Personal, das die Montage oder Installation ausführen soll. Die Disposition soll möglichst wirtschaftlich und bedarfsorientiert sein, damit die Aufträge vor Ort optimal abgewickelt werden können.  Die fachliche Führung des Projekts ist ebenfalls Aufgabe des Teamleiters. Er muss Spezifikationen und Anleitungen bereithalten, Hilfskräfte unterweisen und Fachkräfte unterstützen.   Bei der Projektdurchführung jongliert der Teamleiter also mit einer Fülle von Aufgaben. Die filterbaren Ansichten in  Qualitätssicherung und Dokumentation  Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, dass später beim Kunden alles nach Maß ist. Er leistet die Termin-, Kosten-, Qualitäts- und Leistungskontrolle.   Kosten, Leistungen, Termine und Qualitätsanforderungen sind in der ERP-Software transparent aufgeschlüsselt. Sofern Ihr ERP-System auch Buchhaltung und Budgetierung beinhaltet, können Sie auf Knopfdruck den Deckungsbeitrag des Projektes abrufen.  Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien erfüllen  Nicht nur die Aufgaben müssen vollständig, richtig und termingerecht ausgeführt werden, sondern auch die einschlägigen Vorschriften müssen beachtet werden. Und davon gibt es viele: Sicherheitsanweisungen, Unfallverhütungsvorschriften, Baurecht (VOB), Datensicherheit, Ausfallsicherheit – die Liste ließe sich unendlich weiterführen.  Im Dokumentenbestand eines ERP können Compliance-Richtlinien und einschlägige Gesetze und Arbeitsanweisungen hinterlegt werden. Unter Umständen können Sie im Projekt Parameter oder Benachrichtigungen einrichten, die gewährleisten, dass wichtige Vorgaben beachtet werden. Zum Beispiel kann die Erledigung der DSGVO-Checkliste zur Bedingung für die Endabnahme des Projektes gemacht werden.  Ein wesentlicher Bestandteil der der Qualitätssicherung ist die Dokumentation der Arbeiten und der Erreichung der vorgegebenen Ziele.  Im ERP-System werden Arbeitsschritte direkt am Projekt dokumentiert. Zielvorgaben oder KPIs können als Vorgaben hinterlegt werden, die überprüft und erfüllt werden müssen.  Abnahme und Restarbeiten   Zum Schluss muss das Projekt abgenommen werden. Anhand von Lasten- und Pflichtenheft geht der Teamleiter mit dem Kunden die wesentlichen Punkte durch und erbringt anhand der Dokumentation den Nachweis, dass die Arbeiten auftragsgemäß ausgeführt wurden.  Abschließend koordiniert er mögliche Restarbeiten, wie beispielsweise das Aufräumen der Baustelle, die Inbetriebnahme der montierten Anlagen oder das Hochfahren der IT-Installationen.   Für solche Arbeiten können ebenfalls wiederverwendbare Workflows, Checklisten oder komplette Teilprojekte angelegt werden. Die erforderlichen Unterlagen können direkt aus dem Enterprise Content Management System oder Dokumentenmanagementsystem aufgerufen, bearbeitet und geteilt werden.  Abrechnung  Eine wichtige Rolle spielt der Montageteam-Leiter auch bei der Abrechnung der Montagearbeiten. Er nimmt die sachliche Prüfung der Rechnungen vor oder erstellt diese gleich selbst, weil er besser als jeder andere weiß, welche Arbeiten erbracht wurden.   Rechnungen kann der Teamleiter über das Faktura-Modul des ERP-Systems weitgehend automatisiert stellen. Mehr noch: Wenn die Software eine integrierte Zeiterfassung bietet, kann der Arbeitsaufwand der Monteure direkt in die Rechnung übernommen werden. Arbeitsstunden sind ebenso wie Produkte, Materialien und Leistungen mit den entsprechenden Preisen in der Software hinterlegt. Die Preise können übrigens individuell für die Kunden festgelegt werden.  Reporting  Anschließend berichtet der Teamleiter seinem Fachvorgesetzten und steht dem Kunden für Rückfragen zur Verfügung.  Die vernetzte und durchgängige Datenbasis im ERP-System kann nach allen nur denkbaren Kriterien gefiltert werden und erlaubt ein detailliertes Projekt-Reporting und Controlling. Als Teamleiter sind Sie gegenüber Ihren Vorgesetzten unmittelbar auskunftsfähig.  Auftragsbearbeitung mit ERP-Software Auftragsbearbeitung ist eine Kernfunktion aller Unternehmen. Wir untersuchen, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung mit einer integrierten Softwarelösung optimieren können.  Gleichzeitig verringern sich Durchlaufzeiten und Reklamationen.  Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess Die Auftragsbearbeitung ist ein Prozess, an dem viele Funktionen im Unternehmen beteiligt sind. Vorgelagert ist die gesamte Akquise, der Vertrieb, die Angebotserstellung und die Datenpflege im Zusammenhang mit Ihrem Kunden. Nachgelagert sind Abrechnung, Buchung und Service. Bei der Erledigung von Aufträgen benötigen die Beteiligten Informationen aus unterschiedlichen Quellen: Kundenstammdaten, Produktkatalog, Lager und so weiter. Das alleine spricht schon für eine integrierte Software, bei der Sie beispielsweise ein Verkaufspotenzial in ein Angebot, das Angebot in einen Auftrag und den Auftrag später in eine Rechnung und einen Lieferschein überführen können. Klar, das spart Zeit, wenn nicht jedes Dokument neu erstellt werden muss, weil die relevanten Daten einfach wiederverwendet werden können. Dies nur zur Einstimmung. Denn eine Auftragsbearbeitungs-Software muss noch viel mehr können. Sie sollte den Auftrag als Geschäftsprozess verarbeiten können. Betrachten wir also die einzelnen Schritte und wie ein ERP System sie bearbeitet. Angebotserstellung Erstellen Sie Angebote direkt in der Software. Sie greifen auf Ihren Produktkatalog zu oder erstellen Produkte und Leistungen individuell. Als Grundlage können Sie ein vorhandenes Produkt duplizieren und dann die Parameter, etwa den Preis oder die Zahlungsbedingungen, anpassen. Es ist gut, dass alle diese Informationen in Ihrer Datenbank hinterlegt sind. Dann können Sie vergleichbare Vorgänge aufrufen, sich daran orientieren und sicherstellen, dass Sie nichts vergessen. Kundendaten bearbeiten Die Bearbeitung und Pflege der Kundendaten ist enorm wichtig. Sie müssen diese nicht aus E-Mails oder Dokumenten zusammensuchen, sondern haben in einer virtuellen Kundenakte alle Informationen unter einem Hut. Adressen, Ansprechpartner, Besonderheiten, Verträge, Rechnungen. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Datenpflege übernimmt, können Sie Änderungen direkt übernehmen. Ihr System ist eine "single source of truth", eine maßgebliche Informationsquelle für alle Lebenslagen. Aufträge erhalten Am besten empfangen Sie Aufträge digital. Viele ERP-Systeme können direkt an das System des Kunden andocken. Dann geht der Auftrag digital bei Ihnen ein und Ihr ERP schickt eine Bestätigung. Manche Systeme sehen automatisch nach, ob die gewünschten Produkte am Lager sind und übergeben den Auftrag in die Warenwirtschafts-Software. Auf diese Weise erfolgt Ihre Auftragsbearbeitung weitgehend digital. Sie können aber auch Aufträge, die per Mail oder sonstwie eingehen, schnell in Ihr System eintragen und den Prozess auf diese Weise fortsetzen. In der Warenwirtschaft Die gewünschten Waren werden automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand nach unten korrigiert. Das System weiß, wo genau die Produkte eingelagert sind. Ihre Lagerlogistiker picken und kommissionieren die Waren. Die Erstellung von Lieferschein und Rechnung erfolgt automatisiert. Und ab geht die Post. Wenn Sie Ihre Logistik ausgelagert haben, macht es übrigens Sinn, auch den Logistik-Anbieter per Schnittstelle an Ihr Bestell- und Auftragssystem anzudocken. Die Schnelligkeit und Transparenz im Lager ermöglicht Ihnen, Ihre Lagerbestände zu optimieren. Das ist besonders im Saisongeschäft ein großer Vorteil, weil es Ihnen Lagerkosten spart und eine Auftragsbearbeitung just-in-time ermöglicht. Beschaffung / Einkauf Die Lagerbestände werden im System immer aktuell nachgehalten. Sie können festlegen, dass bei Unterschreiten einer bestimmten Mindestmenge die Ware nachbestellt wird. Sobald ein Mitarbeiter das geprüft hat, kann der Auftrag ebenso digitalisiert an Ihren Lieferanten gehen.  Engpässe können bei unerwartet großen Bestellungen schon einmal vorkommen. Sie sind in Echtzeit informiert, wenn es brennt, und können dem Kunden einen realistischen Liefertermin sagen. Manche Systeme erlauben es dem Kunden, den Status seiner Bestellung selbst zu tracken. Erstellung von Dienstleistungen Ja, geht es den hier nur um Fertigungs- und Handelsbetriebe? Mitnichten! Auch Dienstleister profitieren von einer softwaregestützten Auftragsbearbeitung. Nur, was der Industrie die Waren sind, das sind dem Dienstleister seine Mitarbeiter.  Über entsprechende Module können Sie Ihre Mitarbeiter besser verwalten und zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort bringen. CRM war gestern, heute haben wir xRM-Systeme, in denen Sie interne und externe Mitarbeiter inklusive Verfügbarkeit, Qualifikationen, Stundensatz usw. anlegen und verwalten können.  Eine integrierte Arbeitszeiterfassung, die gleich auch Stundenzettel auswirft, sollte Teil Ihres ERP Systems für Service und Dienstleistungen sein. Am besten ist es, wenn Mitarbeiter per Smartphone Login auf ihre Software und Zeiterfassung zugreifen können. Denn viele Dienstleister arbeiten außerhalb vom Office. Viele Softwarehersteller bieten als Service auch mobile Apps zu ihren ERP Anwendungen an.  Auswertungen Die Analysemöglichkeiten sind eine Stärke von integrierten ERP-Systemen. Sie möchten wissen, ob Sie dem Kunden im Preis noch entgegenkommen können? Rufen Sie einfach die Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge aus der Software ab und drehen Sie an einigen Stellschrauben, bis es für Sie und Ihren Kunden passt. Die Integration von Informationen aus verschiedenen betrieblichen Funktionen - Vertrieb, Herstellung, Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung - schafft Transparenz über den gesamten Prozess. Auch dem Kunden gegenüber sind Sie jederzeit auskunftsfähig. Cloud-ERP – Eine Grundsatzfrage? Durch umfangreiche Cloud-Lösungen sind komplexen Software-Suiten auch für KMU erschwinglich geworden. Die Datensicherheit ist entgegen verbreiteter Auffassung oft besser als bei einer Datenhaltung im eigenen Unternehmen. Der Einsatz eines Cloud ERP avanciert oft zur Grundsatzfrage. Eine hinreichende Beschäftigung mit dem Thema vor dem Wechsel in die Cloud beseitigt Unklarheiten. ERP-Lösungen vereinigen unterschiedliche Bereiche, darunter Projektmanagement Faktura Finanzbuchhaltung eCommerce Warenwirtschaft Logistik Grundsatzfrage: Cloud oder On Premise? Manche Anbieter verkaufen ihr Produkt sowohl als On-Premise-Lösung wie auch als Cloud ERP. Was sollten Interessenten beachten? On Premise-Lösungen sind teuer Die grundsätzliche Frage, die es zu entscheiden gilt, ist: Kann und will sich das Unternehmen eine lokale („On Premise“) Lösung überhaupt leisten? Denn ERP-Lösungen sind traditionell teuer. Früher blieben sie fast ausschließlich Großunternehmen vorbehalten, die die entsprechende Lösung oft passgenau für ihre Firma entwickeln ließen. Die hohen Entwicklungskosten sowie zusätzliche Ausgaben für Server-Hosting und IT-Personal waren für kleine und mittlere Unternehmen kaum zu tragen. Cloud ERP ist umfangreich und kostengünstig Heute stellt sich eher die Frage, ob eine On Premise-Lösung überhaupt sinnvoll wäre, selbst wenn sie erschwinglich ist. Moderne Cloud ERP-Lösungen sind ebenso umfangreich, aber unter Umständen wesentlich kostengünstiger. Die Software existiert bereits und kann sofort eingesetzt werden. Je nach Bedarf können Lizenzen für Benutzer hinzugebucht und gekündigt werden. Diese Flexiblität wissen vor allem stark expandierende Unternehmen zu schätzen. Mit einem monatlichen Obolus pro Benutzer (nach dem SaaS-Modell) erwirbt das Unternehmen eine Software, die mit den Großen der Branche mithalten kann. Auch bei der Gestaltung der digitalen Prozesse müssen Unternehmen keine Abstriche machen, wenn sie eine ERP Standardsoftware aus der Cloud verwenden. Heutige Systeme sind so flexibel konfigurierbar, dass es meistens gelingt, die individuellen Prozesse des Unternehmens darin abzubilden. Oder sie zu optimieren, denn die Hersteller und Anbieter von Cloud ERP Systemen lassen viel betriebswirtschaftliches Know-how in die Entwicklung ihrer Software einfließen.  So finden Unternehmer sinnvolle Workflows und Integrationen im ERP-System vor, die sie vielleicht bisher in ihrem Betrieb noch nicht durchgängig umgesetzt haben. Dazu gehören Prüf- und Genehmigungsworkflows, beispielsweise für Eingangsrechnungen, aber auch strukturierte Vertriebsabläufe entlang der Sales Pipeline oder Best Practices für die Projektsteuerung. Nahtloses ERP aus vielen Komponenten Unternehmer Heinrich Schmidt ist verwundert. Er hat verstanden, dass nur Cloud-Anwendungen skalierbar, flexibel und aktuell genug sind, um die Digitalisierung im Unternehmen zu unterstützen. Also hat er seine Abteilungsleiter angewiesen, auf Cloud-Software umzusteigen. Schließlich sind diese die Experten in ihrem Funktionsbereich und können am besten entscheiden, welche Lösung zu ihnen passt. Die Abteilungsleiter gingen ans Werk. Marketing und Vertrieb suchten sich ein Cloud CRM aus. Einkauf und Disposition einigten sich auf ein Warenwirtschaftssystem. Ein hervorragendes Projektmanagementsystem wurde ausgesucht und eine Finanzbuchhaltungssoftware, auch diese aus der Cloud. Doch nachdem die Systeme eingeführt waren, kam das böse Erwachen: Die Einzellösungen der unterschiedlichen Hersteller kommunizierten nicht miteinander. „Ich dachte, wenn ich in die Cloud gehe, habe ich ein nahtloses ERP und die digitale Transformation meines Unternehmens wird ein Selbstläufer,“ wundert sich Schmidt. „Aber die Abteilungsgrenzen sind immer noch da!“ Nahtloses ERP und Cloud sind zwei verschiedene Dinge Es ist richtig, dass Cloud-Anwendungen viele Aspekte der Digitalisierung von Unternehmen unterstützen: Sie sind standortunabhängig, skalierbar, flexibel, immer up-to-date, ausfallsicher und werden professionell administriert. Sie ersparen IT-Investitionen und das Vorhalten von eigenen Ressourcen. Aber sie sind nicht zwangsläufig vernetzt. Herr Schmidt machte den Fehler, zu denken, dass er nur „in die Cloud“ gehen muss, um eine vernetzte IT zu haben. Doch allein die Tatsache, dass Cloud-Anwendungen im Internet laufen, bedeutet noch längst nicht, dass sie sich auch integrieren können. Interoperabilität fördert digitale Transformation Die digitale Transformation kann indessen nur gelingen, wenn die Abteilungsgrenzen und Informations-Silos im Unternehmen fallen. Denn Prozesse kümmern sich nicht um Abteilungsgrenzen. Sie laufen durch das gesamte Unternehmen. Um ein nahtloses ERP mit einer einheitlichen Datenbasis zu etablieren, das Prozesse übergreifend abbilden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie finden eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Scopevisio bietet eine solche integrierte Lösung aus einer Hand. Oder Sie finden verschiedene Systeme von verschiedenen Anbietern, die jedoch – anders als im obigen Beispiel – perfekt zusammenarbeiten. Diese Fähigkeit der Zusammenarbeit nennt man Interoperabilität. Damit die Interoperabilität gewährleistet ist, sollten die einzelnen Software-Komponenten ein gemeinsames Ökosystem bilden. Sie sollten nicht nur über Schnittstellen mehr schlecht als recht Daten austauschen, sondern so miteinander verknüpft sein, als handele es sich um ein einziges, durchgängiges System. Drei Stufen zum perfekt integrierten, nahtlosen ERP-System Das perfekt integrierte System können Sie sich als dreistufige Pyramide vorstellen: Unten liegt die Basis, das Fundament, die Must-haves. Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Abrechnung, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur hochgeladene Dokumente, sondern auch systemgenerierte Belege am richtigen Ort archiviert und mit den richtigen Vorgängen verknüpft. Man nennt dies ein Enterprise Content Management System (ECM). In diesem Fundament Ihres vernetzten Unternehmens laufen alle Informationen strukturiert und vernetzt zusammen. Aus dieser reichen Quelle können Sie schöpfen, wenn Sie unternehmensweite Analysen, Reports und Auswertungen benötigen, um Ihre Strategie zukunftsfähig zu machen. Die zweite Stufe umfasst die „Should-haves“ Ihres Business-Ökosystems. Dazu gehört beispielsweise die Integration von Office-Anwendungen. Microsoft Office und Outlook sind in 99 Prozent aller Büros fest etabliert. Die Fähigkeit, Inhalte aus Office und Outlook in Ihr ERP-System hinein- und herauszubekommen, macht vieles im Büroalltag leichter – und Ihre Datenbasis reicher. Allerdings können auf dieser zweiten Stufe auch andere Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel Warenwirtschaft oder Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Auf der dritten Stufe Ihrer ERP-Pyramide sind die „Nice-to-haves“ angesiedelt: Branchenlösungen zum Beispiel, oder spezialisierte Anwendungen, die Sie mit Ihrem ERP verknüpfen. Einheitliches Ökosystem bietet Transparenz und Sicherheit Was ist der Vorteil eines Ökosystems wie dem von Scopevisio gegenüber einer selbst zusammengestellten Lösung? Erstens ist ein Ökosystem eine Umgebung, die Interoperabilität gewährleistet. Scopevisio hat sich beispielsweise Partner gesucht, deren Systeme exzellent mit dem Enterprise Business System harmonieren. Dazu gehören unter anderem, aber nicht ausschließlich, eine Warenwirtschaftslösung von Weclapp, Lohn- und Gehaltssoftware von eurodata, selbstverständlich Microsoft Office 365, aber auch Microsoft Teams für die Projektkommunikation, und Power BI für die Datenvisualisierung. Zur Verfügung stehen außerdem das Chat-Tool Slack und Legalvisio als Branchenlösung für Rechtsanwaltskanzleien. CleverReach für Kampagnen kann ebenso angebunden werden wie DATEV für die Buchhaltung. Ein nahtloses ERP wird über eine einheitliche Schnittstelle (API) integriert. Diese Schnittstelle, die sich bei Scopevisio OpenScope nennt, garantiert eine strukturierte Datenübernahme aus den anderen Software-Lösungen. Zum Beispiel müssen Berechtigungen, die im Weclapp-Warenwirtschaftssystem angelegt wurden, in Scopevisio nicht erneut eingerichtet werden. Außerdem ist die OpenScope-API maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere API zu haben als ein Dutzend unsichere. A Propos Sicherheit: Bei den ausgewählten Partnern ist nicht nur die Interoperabilität gewährleistet, sondern auch die Sicherheit. Natürlich werden die Fremdsysteme zuallererst auf Compliance und Datenschutz-Aspekte hin durchleuchtet. Nur wer dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) genügt, wird akzeptiert. Vorteile für Unternehmen Unternehmen, die sich für eine solche Digitalisierungslösung entscheiden, haben eine Reihe von Vorteilen. Da die IT meistens über Jahre hinweg gewachsen ist, ziehen viele es vor, die Systeme nach und nach zu aktualisieren. Mit der modularen Lösung, wie sie oben skizziert wird, kann der Change schrittweise und behutsam stattfinden, auf eine Weise, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht überfordert. Ein Unternehmen wie Scopevisio – es gibt noch einige wenige andere, wie SAP oder Oracle, die ähnlich vorgehen – ist ein kompetenter Partner. Die Digitalisierungsberatung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Ein Software-Hersteller kann Ihnen und Ihrem Unternehmen die Arbeit abnehmen, geeignete Software-Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auszuwählen. Gemeinsam mit den Experten können Sie aus einem Pool von Lösungen diejenigen auswählen, die Ihre Prozesse am besten unterstützen. Das Ergebnis ist eine unternehmensweite, durchgängige, prozessorientierte ERP-Lösung, deren Komponenten nahtlos ineinandergreifen wie Zahräder in einem gut geölten Getriebe. Der Geschäftsführer kann morgens auf seinem Smartphone seine KPIs checken. Er kann nachsehen, wie viele Angebote draußen sind, welchen Umsatz er nächsten Monat machen wird und welche Zahlungen anstehen. Diese und viele andere Informationen quer durch das Unternehmen stehen ihm jetzt transparent und in Echtzeit zur Verfügung. Online-ERP ist benutzerfreundlich Online ERP Software für Unternehmen ist aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen und der Prozesse, die sie abbilden muss, naturgemäß sehr komplex. Standardsoftware hat eine zusätzliche Komplexitätsebene, weil sie vielseitig einsetzbar und frei konfigurierbar sein muss. Indessen benötigen die Anwender zur effizienten Nutzung eine möglichst einfache Handhabung ihres Online ERP. Dieses Spannungsfeld zwischen hochflexibler, komplexer Standardsoftware und dem Anspruch an eine intuitive, einfache Handhabung gilt es aufzulösen. Komplexität verbergen Dass dies möglich ist, zeigen zahlreiche Softwareanwendungen und Apps im Privatbereich, in denen die Komplexität vor den Nutzern verborgen wird. Die beliebten Smartphone-Apps mit ihrem oft minimalistischen Design und ihrer engen Benutzerführung haben es vorgemacht. Doch während Einfachheit und intuitive Bedienung im Privatbereich eine zentrale Anforderung sind, tun sich Hersteller von Unternehmenssoftware immer noch schwer damit. Ein Grund dafür ist, dass dies von den Geschäftskunden zu wenig eingefordert wird, ein anderer, dass es bei einem komplexen Online ERP System schwieriger als bei einer Smartphone-App ist, die Komplexität zu verbergen. Software-Hersteller denken um Nun setzt auch im geschäftlichen Umfeld ein Umdenken bei den Software-Anbietern ein. Denn es geht ums Geld: Anwender können mit einer intuitiv bedienbaren Software schneller und besser produktiv werden, als mit einer Software, die ihre Komplexität nach außen trägt. Wer erst lange Schulungen und dicke Handbücher braucht, um ein Tool zu verstehen, reagiert frustriert und demotiviert. Online ERP ohne Ballast Zum Einen gilt es, Business-Anwendungen wie zum Beispiel eine Online ERP Anwendung von Ballast zu befreien. Es ist nicht notwendig, dass eine Software Dutzende von Möglichkeiten bietet, um ein und dieselbe Sache zu tun. Es genügt, einen einzigen Weg zu zeigen, der dem Anwender durch das Design der Benutzeroberfläche klar vor Augen geführt wird. Die Benutzerführung sollte so gestaltet sein, dass niemand sich in der Anwendung verirren kann. Intuitives Design Die Leserichtung sollte beachtet werden, die in westlichen Ländern von links nach rechts und von oben nach unten geht. Will heißen: Der Workflow beginnt links oben und endet rechts unten. Dieser Trick klingt banal, wird aber erstaunlich oft ignoriert. Ebenso erwarten Anwender aufgrund jahrelanger Übung bestimmte Bedienelemente an bestimmten Stellen des Fensters. Konsistente Abläufe Arbeitsabläufe sollten im Online ERP konsistent gestaltet werden, damit der Anwender sich zurechtfindet, sobald er das Prinzip einmal verstanden hat. Im Idealfall sind der Look&Feel der Software auf dem PC, dem Tablet und dem Smartphone gleich. Konfiguration Je einfacher und standardisierter die Abläufe sind, umso leichter lässt sich ein solches stringentes Design umsetzen. Doch auch eine hochkomplexe Software kann so gestaltet werden, dass der Anwender schnell damit zurechtkommt – etwa durch nützliche Einstellungsalternativen im Online ERP. Sinnvoll ist das, was dem Anwender und seiner Produktivität nützt. Je nachdem, welche Rolle er hat – ob Sachbearbeiter, Abteilungsleiter, Manager – sollte es möglich sein, genau die Funktionen und Elemente einzuschalten, die benötigt werden, und alles andere auszublenden. Die Konfigurationen können auf Branchen, Rollen, Prozessen und/oder Anwendungsfällen basieren. Das Ziel sollte sein, dass die Benutzer einen individuellen Arbeitsplatz bekommen, an dem sie sich intuitiv zurechtfinden. [erpbanner] Software-as-a-Service Cloud-basierte Unternehmenssoftware, die im SaaS-Modell angeboten wird, hat den Vorteil, dass die Konfiguration von Spezialisten auf Seiten des Software-Herstellers übernommen werden kann. Dieser hat einen besseren Überblick als der Administrator beim Kunden vor Ort. Ein Online ERP System inkludiert geballtes betriebswirtschaftliches Fachwissen und erleichtert dem Anwender die Gestaltung von Best Practices. Im Idealfall werden für den Anwender nur die tatsächlich benötigten Funktionen konfiguriert, freigeschaltet und bezahlt. Dadurch wird die eigentlich hochkomplexe Software vom Anwender als einfach und intuitiv wahrgenommen. Zur Flexibilität, Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit der SaaS-Lösung kommt für den Kunden noch der Vorteil des schlanken Preises. Best Practices konfigurieren Das Beste aus beiden Welten bekommt der Anwender, wenn Software-Hersteller und Kundenunternehmen zusammenarbeiten: Das Kundenunternehmen bringt seine Prozesse und Best Practices ein, der Software-Hersteller konfiguriert seine Tools gleichsam wie einen Maßanzug nach den Anforderungen des Kunden. Die Standardsoftware wird dabei in einem solch hohen Maße individualisiert, dass sie beinahe wie maßgeschneidert wirkt und nirgendwo mehr zwickt. Online ERP muss hochkonfigurierbar sein Die Software muss so konzipiert sein, dass es einfach ist, das Branchenwissen des Anwenders darin einzubringen und auf andere Anwender zu übertragen. Im Normalfall zieht der Anwender einen IT-Spezialisten hinzu, um seinen Arbeitsplatz und seine Prozesse in der Standardsoftware abzubilden. Effizienter wäre es, wenn der Anwender selbst alle Konfigurationen – seien es Tabellenlayouts mit Spaltenauswahl, -anordnung, -sortierung oder Datenfelder in Formularen – auf einfache Weise, etwa mit der rechten Maustaste, selbst bestimmen könnte. Alle Konfigurationen, Anpassungen, Vorlagen, Berichte usw. sollten in der Online ERP Software leicht zu speichern und portierbar sein. Dadurch werden sie auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen und in beliebiger Ausprägung anwendbar: für das Gesamtunternehmen, die Funktionsbereiche und die Anwender. Office-Anbindung erleichtert ERP-Umstellung ERP-Software macht das Büro-Leben leichter. Aber für die Mitarbeiter bedeutet sie eine Umstellung. Das behagt nicht jedem. Die häufigste Ursache, weshalb ERP-Projekte scheitern, ist die, dass unterwegs die Mitarbeiter von Bord gehen. Sie sind nun einmal an Microsoft Office gewöhnt. Um den Mitarbeitern den Umgang mit ihrem neuen ERP-System zu erleichtern, hat Scopevisio zusammen mit seinem Partner Agindo den Office Connector erfunden. Die Sorgen der Mitarbeiter Marita P. rollt die Augen zum Himmel und stöhnt ausgiebig. Gerade hat der Chef angekündigt, dass ab nächsten Monat eine neue Software eingeführt wird. Marita hat etwas von ERP und Digitalisierung verstanden. ERP hat etwas mit "Enterprise" zu tun, der Rest ging im allgemeinen Gemurmel unter. Das kann ja heiter werden, denkt sie. Sind wir jetzt auf Raumschiff Enterprise? Warum lässt man mich nicht in Ruhe weiter mit meinem Word und Outlook arbeiten? Muss ich jetzt meine ganzen Termine in zwei Kalendern pflegen? Connector verbindet Scopevisio und Office Niemand möchte auf "seine" Office-Anwendungen verzichten. Und alle befürchten Mehrarbeit, wenn das ERP-System einmal eingeführt ist. Mehr Tools, die gleichzeitig geöffnet, beherrscht, gepflegt werden müssen. Mehr Mausklicks, mehr Suchaufwand, mehr Komplexität. Keine Bange, dazu kommt es nicht. Denn genau hier setzt der Office Connector von Scopevisio an. Er sorgt dafür, dass die Office-Anwendungen Word, Excel, Powerpoint und Outlook mit Scopevisio nahtlos kommunizieren - und umgekehrt. Der Connector ist ein Add-in, das in die Symbolleisten von Word, Excel, Powerpoint und Outlook zwei neue Schaltflächen zaubert. Mit einer wird Scopevisio gestartet. Mit der anderen wird der Connector geöffnet. Fenster zwischen Office und ERP-System Dieser zeigt sich als kleines Fenster, das an die jeweilige Office-Anwendung angedockt ist. Wenn Sie ein Dokument speichern möchten, klicken Sie einfach dort statt in die Symbolleiste. Schon wird das Element das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio, Teamwork DMS, hochgeladen. Aber das ist noch nicht alles. Der Sinn in eines ERP-Systems wie Scopevisio ist ja, dass Daten nicht mehr unverbunden "herumliegen", sondern mit Geschäftsprozessen verknüpft werden. Wenn Marita P. in Word einen Brief schreibt oder in Powerpoint eine Präsentation erstellt, tut sie das nicht zum Spaß. Deshalb kann sie das Dokument in einen bestimmten Ordner in Teamwork legen mit einem Kontakt verknüpfen mit einem Projekt verknüpfen mit einer Aufgabe verknüpfen oder sogar eine Aufgabe daraus erstellen. Dabei wird das Dokument mit der neuen Aufgabe verknüpft. Auch E-Mails kann Marita P. in derselben Weise mit Vorgängen verbinden oder zu Aufgaben machen. Wenn sie es möchte, kann sie die E-Mail automatisch beim Absenden dem oder den Adressaten zuordnen. Würde dann später ihr Chef oder ein Außendienstmitarbeiter die elektronische Akte des Adressaten öffnen, könnte er die E-Mail-Korrespondenz lückenlos nachverfolgen. Für eine individuelle, kompetente Kundenkommunikation ist dies enorm hilfreich. Entlastung statt Mehrarbeit Für Marita P. entsteht also keine Mehrarbeit, sondern das Gegenteil ist der Fall. Nicht ein einziger Mausklick mehr ist vonnöten. Sie muss keine zwei Systeme pflegen und kann weiter in ihrer vertrauten Windows-Umgebung arbeiten. Tatsächlich wird sie entlastet. Informationen, die früher mühsam zusammengetragen oder bei Kollegen erfragt werden mussten, kann sie heute mit einer simplen Suchanfrage über den Office Connector direkt aus Scopevisio ziehen. Adressen tippt sie nicht mehr ins Dokument ein, sondern überträgt sie mit einem Klick aus Scopevisio in ihren Brief. Und auch Termine braucht sie nicht doppelt einzutragen. Denn der Scopevisio-Kalender lässt sich einfach mit dem Office-Kalender verknüpfen. Excel und Scopevisio Marita P. ist nicht die einzige Mitarbeiterin, die ihre Vorbehalte hat. Auch Klaus R. runzelt die Stirn. Als Controller hat er im Laufe der Jahre etliche Excel-Tabellen gebaut, alles maßgeschneidert aufs Unternehmen. Er ist ein wenig stolz auf seine komplexen Auswertungen und aussagekräftigen Diagramme. Es wäre natürlich toll, einheitliche Echtzeit-Daten aus einer ERP-Software ziehen zu können. Aber wie, um Himmels willen, soll er seine Auswertungen in der neuen Software nachbilden? Datenquelle Scopevisio Eine praktische Funktion von Excel ist die Verknüpfung von Datenquellen. Es ist möglich, einen Link auf eine Datenquelle in eine Excel-Tabelle einzufügen und die Tabelle über diesen Link mit Daten zu befüllen. Scopevisio stellt eine Vielzahl von Informationen als Datenquellen bereit. Wer mit den zahlreichen "eingebauten" Controlling-Auswertungen nicht auskommt oder weiterhin seine eigenen Auswertungen verwenden möchte, kann das tun. Controller finden in Scopevisio eine intuitive Funktion vor, mit der sie ERP-Daten als Datenquelle konfigurieren können. Anschließend wird ein Link auf die Datenquelle abgerufen und in Excel eingefügt. Damit konnten auch die Bedenken des Controllers Klaus R. schnell zerstreut werden. Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office Integration? Microsoft Office ist aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken. Seit Jahrzehnten begleiten Word, Excel, Outlook und Co. Heerscharen von Wissensarbeitern durch den Tag. Durch lange Gewöhnung bewegen sich auch Menschen, die ansonsten nicht gerade „Technik-Freaks“ sind, mit traumwandlerischer Sicherheit durch die Programme des Marktführers Microsoft. Die Folge ist, dass Office-Anwendungen in fast jeden Geschäftsprozess Ihres Unternehmens eingebunden sind. Sie sind unersetzlich. Jede ERP-Anwendung, die das nicht berücksichtigt, ist zum Scheitern verurteilt. Sie kann immer nur einen Teil der betrieblichen Abläufe abbilden, nie das Gesamtbild. Ihre Datenbasis bleibt zwangsläufig lückenhaft. Daher lohnt es sich zu fragen: Wie gut realisiert Ihr ERP-System die Microsoft Office Integrationen? Grundlegende Microsoft Office-Integrationen Die Integration von Explorer, Outlook, Word und Excel ist Pflichtprogramm für jedes gute ERP-System. Doch Integration ist nicht gleich Integration: Welche Funktionen bietet Ihre Office-Schnittstelle an? Nur das Speichern von Microsoft Office-Objekten in der ERP-Anwendung? Oder können diese auch in Vorgänge eingebunden werden? Und wie ist es umgekehrt mit dem Abruf von Dokumenten, Kontakten usw. aus Ihrer ERP-Anwendung in Office? Die Kommunikation zwischen der Microsoft-Welt und der ERP-Welt sollte in beide Richtungen funktionieren. Zwar bieten die meisten ERP-Anwendungen eine Schnittstelle zu Microsoft-Programmen, aber nicht alle können dasselbe. Daher lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Microsoft Explorer für Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung ist so etwas wie das Rückgrat Ihrer Business-Anwendungen – ganz gleich, ob diese von Microsoft oder von Ihrem ERP-Anbieter programmiert wurden. Viele Cloud-Anbieter geben ihren Anwendern kleine Programme, so genannte Add-Ins, die Cloud-Speicher als Verzeichnis im Explorer anzeigen. Was Google Drive, One Drive und Dropbox können, um nur die bekanntesten zu nennen, das sollte auch Ihr ERP beherrschen: Eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Windows Explorer bereitstellen. Diese sollte dem Benutzer das Speichern von Dokumenten im ERP ohne zusätzliche Klicks und ohne Wechsel der Arbeitsumgebung ermöglichen. Denn jeder zusätzliche Aufwand geht zu Lasten der Produktivität, erzeugt Frust und mindert die Akzeptanz. Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben In diesem Bereich sollte die ERP-Anbindung folgendes können: Verzeichnisstruktur aus Ihrem DMS in Windows Explorer anzeigen Mehrere Gesellschaften / Mandanten Hochladen durch Drag & Drop oder Synchronisation Externen Freigabe-Link erstellen, optional mit Passwort, mit Verfallsdatum und/oder mit einem Verbot oder einer Begrenzung möglicher Downloads Einstellungen für Microsoft Office-Integration In den Grundeinstellungen der Schnittstelle sollte es möglich sein, Ordner oder einzelne Dateien zwischen Ihrer Festplatte und dem ERP zu synchronisieren. Des Weiteren werden Einstellungen für das Speichern von lokalen Änderungen benötigt. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das im DMS liegt, soll dieses dann automatisch mit Ihren Änderungen aktualisiert werden, oder möchten Sie dies manuell tun, um mehr Kontrolle über die Speicherung zu haben? In einem guten DMS können Dateien nur von ihrem Eigentümer gelöscht werden. Im Zweifel ist das die Person, die ein Dokument erstellt oder als Erste hochgeladen hat. Andere sind nicht löschberechtigt, auch wenn sie Zugriff auf das betreffende Dokument haben. Dieser Lösch-Schutz sollte auch für DMS-Dokumente gelten, die im Windows-Explorer zugänglich sind. Outlook Ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz läuft immer noch über E-Mails. In E-Mails werden Konditionen vereinbart, Aufträge erteilt, Dateianhänge übermittelt, Genehmigungen ausgesprochen, Mängel gerügt. Solche wichtigen Mitteilungen sind Bestandteile von Geschäftsprozessen und unterliegen, ganz nebenbei, der Aufbewahrungspflicht. Jedes ERP-System sollte daher zumindest ein Plug-In für Outlook anbieten. Das Plug-In sollte im Menüband von Outlook zugänglich sein und außerdem Automatisierungen erlauben. Der Grundsatz lautet wie immer: Mitarbeiter sollen mühelos wichtige Mails ins ERP hochladen können, ohne ihre vertraute Outlook-Anwendung zu verlassen. Die Outlook-Schnittstelle Ihres ERPs sollte einen passwortgeschützten Zugang auf Ihre Unternehmensdaten aus Outlook heraus bieten, der natürlich die Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Nutzers berücksichtigt. Außerdem sollte die Outlook-Anbindung ans ERP folgende Aspekte abdecken: E-Mails Zuordnen und Speichern von empfangenen und gesendeten E-Mails unter Kontakten Projekten Aufgaben Dokumenten (DMS) Auswahl, was gespeichert wird: nur die E-Mail nur der E-Mail-Anhang beides bei gesendeten Mails: der Anhang als Link oder als Datei Weiteres Gesendete E-Mails den Empfängern zuordnen automatisch manuell nicht zuordnen Aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen Termine Können Sie über die Schnittstelle ausgewählte Outlook-Termine bzw. Kalendereinträge im ERP-System speichern, beispielsweise unter einem Projekt? Aufgaben Ermöglicht es Ihre Schnittstelle, Aufgaben genauso einfach im ERP-System wie in Outlook anzulegen, d. h. mit einem Mausklick? Kontakte Können Sie aus Outlook heraus einen neuen Kontakt im ERP-System anlegen? Können Sie Kontakte aus dem ERP-System in Outlook durchsuchen und mit einem Mausklick zum Beispiel eine E-Mail an einen solchen Kontakt schreiben? Dokumente In Outlook benötigen Sie Zugriff auf die Dokumente aus Ihrem DMS. Schließlich möchten Sie diese gelegentlich als E-Mail-Anlage oder – besser – als Link versenden. Können Sie aus Outlook heraus Ihre Dokumente im ERP bzw. dem zugehörigen DMS durchsuchen, anzeigen, filtern, per Link freigeben, herunterladen und/oder einer neuen Mail als Anhang hinzufügen? Zusätzlich sollte Ihre Outlook-Schnittstelle eine Funktion bieten, mit der Sie eine ausgewählte E-Mail in Ihr DMS hochladen können. Microsoft Office-Integrationen für Word, Excel, Powerpoint Für diese Anwendungen gilt sinngemäß dasselbe wie für Dokumente. Die Schnittstelle zwischen den Office-Produkten und Ihrem ERP muss in beide Richtungen funktionieren. Von Office ins ERP… Prüfen Sie also nach, ob Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen zu Kontakten, Projekten oder Aufgaben in Ihrem ERP zuordnen können, mit einem Mausklick in einem geeigneten Ordner in Ihrem ERP bzw. DMS ablegen können. …und wieder zurück Die Mitarbeiter möchten sich gerne Daten aus dem DMS oder ERP „auf den Schirm“, sprich: in ihre Office-Anwendung holen. Das muss mühelos möglich sein, ohne die Office-Umgebung verlassen zu müssen. Das ERP-Add-In für Microsoft Office sollte daher über Menüsymbole oder eine Seitenleiste in Word, Excel und Powerpoint erreichbar sein. Es sollten den Benutzern ermöglichen, Dokumente über eine komfortable Such- und Filterfunktion zu finden, herunterzuladen und im DMS zurückzuspeichern. Word Für die Word-Anbindung ist es nützlich, wenn im ERP gespeicherte Kontakte zum Beispiel in Anschreiben als Adressaten eingefügt werden können. Im Idealfall wird dies durch eine Serienbrieffunktion komplettiert. Excel Die Excel-Anbindung sollte es ermöglichen, Daten aus der ERP-Software ohne Umweg abzurufen, herunterzuladen, in Excel-Tabellen einzufügen, weiter zu bearbeiten und wieder hochzuladen. Powerpoint Verfügt Ihre ERP-Anwendung auch über eine Schnittstelle zu Powerpoint, der ubiquitären Microsoft-Lösung für Business-Präsentationen? Dann sind Sie gut mit Microsoft-Integrationen ausgestattet. Die Powerpoint-Schnittstelle sollte in derselben Weise wie die für Word und Excel bidirektional funktionieren, inklusive Upload, Download, Bearbeitung und Zurückspeichern im DMS der ERP-Software. Weiterführende Microsoft Office-Integrationen Projektkommunikation mit MS Teams Wenn Sie denken, dass das bereits das Ende der Fahnenstange ist, dann liegen Sie falsch. Microsoft bietet einiges mehr als nur Office-Anwendungen. So ist zum Beispiel Microsoft Teams eine beliebte Anwendung, die Projekte mit Chat-Funktionalität bereichert. Die Projektmitarbeiter können Teams bilden und über MS Teams Informationen sozusagen auf dem kleinen Dienstweg austauschen, sich verabreden, schnelle Entscheidungen treffen und unbürokratisch zusammenarbeiten. Können Sie eine Chat-Anwendung wie MS Teams in Ihre ERP-Software einbinden? Das ist ein sehr nützlicher Mehrwert für alle, die Neues Arbeiten und einen strukturierten und sicheren Informations-Austausch innerhalb von Projekten praktizieren. Kalender Jede ERP-Anwendung enthält auch Kalenderfunktionen. Nicht jede ist in der Lage, auch Outlook-Kalender über einen Link zu importieren. Daher sollten Sie auf diese Funktionalität Wert legen. Sonst enden Sie dort, wo Sie mit der ERP-Lösung eigentlich weg wollten: in Datensilos, bei denen dieselben Informationen an mehreren Stellen – sprich: redundant – gepflegt werden müssen. Business Intelligence (BI) Die BI-Lösung von Microsoft heißt Power BI. Sie ermöglicht es, Daten auf viele verschiedene Arten zu aggregieren, zu analysieren und zu visualisieren – Daten, die in Ihrem ERP gespeichert sind. Natürlich hat jede ERP-Anwendung, die auf sich hält, auch eine Fülle von Auswertungsmöglichkeiten. Aber sind diese auch so komfortabel und vielseitig wie Power BI? Und kommen Ihre Mitarbeiter auch wirklich damit klar? Ansonsten sollte Ihr ERP-System die Möglichkeit bieten, Power BI anzubinden. Dann können Sie direkt mit Power BI Analysen aus den Echtzeit-Daten Ihres ERP-Systems ziehen. Geht nicht? Gibt’s nicht. Daher unser Rat: Achten Sie darauf, was Ihr ERP-System in puncto Microsoft-Integration tatsächlich zu bieten hat. Ratgeber ERP-System Aufbau von ERP-Systemen ERP-Systeme sind in der Regel dreigliedrig aufgebaut. In der Datenbank werden alle für das Unternehmen relevanten Daten gespeichert – in der Regel sind dies Daten aus der Kundenkartei, Rechnungsdaten, Daten über den Lagerbestand, über Preise und Marketingmaßnahmen. Die Anwendungsebene folgt der Logik der Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens. Die dritte Ebene ist die Benutzeroberfläche, so wie sie sich dem Mitarbeiter darstellt. Am Beispiel der Kunden- und Rechnungsdaten kann der Nutzen des ERP-Systems verdeutlicht werden. Die Daten eines Bestandskunden werden in die gemeinsame Datenbank eingegeben, auf die Vertrieb und Rechnungsstelle ebenso Zugriff haben wie die Marketingabteilung. Ist eine Aktualisierung erforderlich, so erfolgt dies einheitlich für alle Abteilungen, da diese auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Typische Probleme wie die unvollständige oder die doppelte Erfassung von Daten entfallen. Alle Abteilungen können alle vorhandenen Daten für ihre geschäftlichen Teilprozesse nutzen. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für Kundendaten, sondern auch für inner- und übertriebliche Daten und Ereignisse. Dabei lassen sich Daten nicht nur abbilden, sondern auch für andere Prozesse wie beispielsweise Kalkulation, Überblick über den Bestand, Buchhaltung, Überprüfung notwendiger Anpassungen und dergleichen mehr verwenden. ERP im Wandel der Zeit Beim ERP handelt es sich um die Weiterentwicklung und Bündelung verschiedener Formen der Datenerhebung und Nutzung, wie sie seit rund fünf Jahrzehnten betrieben wird. Die Ursprünge der ERP-Systeme können in den ersten IMC-Anwendungen (Investory Management and Control) und MRP-Systemen (Material Requirement Planning) gesehen werden. Mithilfe von IMC konnten die Lagerbestände elektronisch kontrolliert und verwaltet werden, MRP diente der Materialplanung und Beschaffung und damit auch der Kontrolle und Verbesserung von Produktionsabläufen. Seit den 1980er Jahren werden Prozesse aus der Produktion, der Materialbeschaffung, der Lagerwirtschaft, dem Finanzwesen und dem Vertrieb nicht mehr einzeln, sondern über MRP-II-Systeme erfasst und verwaltet. Mit den 1990er Jahren schließlich wurde mit ERP ein System geschaffen, das alle unternehmensrelevanten Bereiche erfassbar, planbar und untereinander vernetzbar macht. Anwendungsbereiche für kleine und mittlere Unternehmen Mit der Weiterentwicklung von ERP steht dieses nicht mehr allein großen Konzernen zur Verfügung, die Implementierung lohnt sich auch für kleinere und mittlere Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse in den Bereichen Einkauf und Verkauf, Lagerung und Vertrieb, Finanzwesen und Buchhaltung sowie Produktion, Marketing und Service effektivieren wollen. Mit der ERP-Software lassen sich Angebote kalkulieren, Lagerbestände managen oder der Ablauf von Prozessen überprüfen. Wo sind die Stärken, wo liegen die Schwächen eines Unternehmens? Werden finanzielle und personelle Ressourcen optimal genutzt? Wie lassen sich Bestell- und Bezahlvorgänge weiter verbessern? Welche Anpassungen sind erforderlich, damit Vertrieb und Kundenservice noch direkter auf Kundenwünsche und -anregungen reagieren können? In diesen und vielen weiteren Anwendungsmöglichkeiten liegt das Potenzial, das ERP Unternehmen bietet. Klassische Anwendungen sind: Fertigung, Warenwirtschaft, Steuerung, CRM, Personalwirtschaft, Lagerverwaltung, Beschaffung, PPS und sonstige Funktionen. ERP für Dienstleister ERP-Systeme sind überall dort sinnvoll einsetzbar, wo eine Vernetzung zwischen Warenwirtschaft und Lagerhaltung, zwischen Vertrieb und Service sowie weiteren Unternehmensbereichen geschaffen werden soll. Doch auch Dienstleister, die projektorientiert arbeiten, profitieren von schlankeren ERP-Systemen, deren einzelne Module auf ihren Bedarf hin zugeschnitten werden. Ob im Architektenbüro oder in der Werbeagentur – mit ERP lassen sich in allen Bereichen Zeit und Kosten einsparen. So kann der Aufwand für ein Projekt schneller kalkuliert werden, benötigte Informationen werden allen am Projekt Beteiligten problemlos zugänglich gemacht, Prozesse können kontrolliert und optimiert werden. Gerade für kleine Unternehmen und Anbieter von Dienstleistungen ist es dabei von besonderer Wichtigkeit, dass mittels ERP auch die Abrechnung und Rechnungsstellung deutlich schneller erfolgt. Welcher Anbieter ist der richtige? Welche ERP-Systeme für ein Unternehmen am geeignetsten sind, lässt sich ohne Kenntnis der Unternehmensstruktur nicht generell sagen, da es zu den Grundlagen von ERP Lösungen gehört, dass die vorhandenen Standards sich auf die unternehmensinternen Prozesse anpassen lassen. SAP, Microsoft und Oracle dürften den meisten Interessenten als Enterprise Systeme bekannt sein, sind aber nicht die einzigen Anbieter. Es lohnt sich, auch andere Anbieter zu evaluieren, die zum Teil einen größeren oder anderen Funktionsumfang bieten, wie z. B. die Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio. Letztlich entscheiden die Anforderungen, die von der jeweiligen Company gestellt werden, darüber, welches ERP-System infrage kommt. Im Gegensatz zu SAP bietet Sage mit der Unternehmenssoftware „Office Line Evolution“ eine Businesssoftware an, die dem Bedarf mittelständischer Unternehmen besonders gerecht wird. Andere Softwareanbieter haben sich auf spezielle Branchen spezialisiert. Lohnfertiger beispielsweise gehören zur Zielgruppe von Vectotax; die ams. Solution AG realisiert vor allem Softwareimplementierungen im Metall-, Maschinen- und Anlagenbau. Die in München ansässige TPG (The Project Group) wendet sich mit ihrem Softwareangebot vornehmlich an Projektleiter, die 5 Point AG hat mit „projectfacts“ eine Lösung geschaffen, die als „All-in-one“-Lösung vor allem Dienstleistern zugutekommen soll. Businesssoftware aus der Cloud vertreibt die Scopevisio, bei der Kunden die Möglichkeit haben, genau jene Module auszuwählen, die sie benötigen, um ihre Investition gering zu halten. Das Angebot ist insgesamt sehr vielfältig – was die Notwendigkeit unterstreicht, vor dem Erwerb eines ERP-Systems zu überprüfen, welche Software am besten zur Unternehmensstruktur passt. Vor- und Nachteile eines ERP-Systems Die Vorteile von ERP-Systemen dürften durch die bisherige Darstellung bereits deutlich hervorgetreten sein und lassen sich in Kürze zusammenfassen: ERP-Systeme helfen, die Unternehmensprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen und Mitarbeitern (den sog. Anwender) eines Unternehmens zu vereinfachen. Dabei werden alle unternehmensrelevanten Daten und Ressourcen in die Durchführung von Geschäftsprozessen einbezogen. Die Daten werden für die Erfassung von Beständen und Istzuständen genutzt und sind Grundlage der Kalkulation, der Anpassung an Veränderungen auf dem Markt, der Festlegung zukünftiger Strategien. Bezüglich der Nachteile von ERP-Systemen kann zwischen temporären und dauerhaften Problematiken unterschieden werden. Bei der Einführung umfangreicher ERP-Systeme ergeben sich temporär Schwierigkeiten durch eine ungenaue oder fehlerhafte Planung, durch die Notwendigkeit, Mitarbeiter von der Nutzung zu überzeugen und sie dafür zu schulen, durch die zeit- und kostenintensive Implementierung. Dauerhaft ergibt sich durch die Einführung von ERP-Software zuweilen die Notwendigkeit, dass ein Unternehmen seine eigenen Geschäftsprozesse in bestimmten Bereichen an die Software anpassen muss. Wichtige Auswahlkriterien Eine ERP-Software ist so gut, wie sie sich dem Bedarf eines Unternehmens anpassen lässt. Doch kann kein ERP-System allen Anforderungen genügen und kein Anbieter hält alle Lösungen für die verschiedenen Branchen und Dienstleister parat. Es ist daher von besonderer Wichtigkeit, sich vor der Einführung gründlich über den tatsächlichen Leistungsumfang, den Service und die Flexibilität von Software und Anbieter zu informieren. Neben den Informationen, die die Unternehmen selbst bereitstellen, sollten auch andere Informationsquellen genutzt werden, beispielsweise Anwenderforen oder Kunden, die bereits mit der favorisierten Software arbeiten. Auch die Einbeziehung der unternehmenseigenen Mitarbeiter kann hilfreich sein, da diese die Erfordernisse ihres Arbeitsplatzes oder ihrer Abteilung in der Regel besser einschätzen können, als die Unternehmensleitung. Im Folgenden benennen wir wesentliche Schritte und Kriterien, die die Vorauswahl erleichtern: Eigene Anforderungen formulieren. Was soll das System können? Worin soll es das Unternehmen unterstützen? Welche Erwartungen sind damit verbunden und wie lassen sich Kosten senken und Erfolge durch ERP steigern? Am Anfang steht damit auch eine Stärken/Schwächen-Analyse des gesamten Unternehmens. Daraus ergibt sich die Entscheidung für ein ERP-System, das möglichst viele Bereiche abdeckt, oder für eines, das Teilgebiete unterstützt und effektiviert. Anbieterwahl: Ist der Anbieter auf die Branche oder die Art des Unternehmens spezialisiert? Gehört das eigene Unternehmen oder Dienstleistungsangebot zur Zielgruppe des Anbieters? Wie viel Unterstützung und Service bietet er neben der Entwicklung und Implementierung der Software? Wie flexibel ist das Softwaresystem? Diese Frage betrifft zum einen die Anpassbarkeit der Standardsoftware an die Unternehmensprozesse und zum anderen ist damit ein Blick in die Zukunft verbunden: Kann das System auch bei technischen Neuerungen oder bei Schwerpunktverlagerungen noch genutzt werden? Über welches Renommee verfügt der Anbieter? Wird er sich dauerhaft am Markt halten können und was passiert, wenn dies nicht der Fall sein sollte? Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand für das ERP-System und welche Kosten/welcher Zeitaufwand müssen für die Mitarbeiterschulung einkalkuliert werden? Diese Frage betrifft somit auch die Benutzerfreundlichkeit der Software. Lässt sich die Software über Schnittstellen mit bereits vorhandenen Business Software Anwendungen verbinden? Funktioniert der Datenaustausch? Je nach Größe des Unternehmens kann es auch entscheidend sein, ob für die Einführung der Erwerb einer eigenen technischen Ausstattung erforderlich ist oder ob das ERP-System beispielsweise als Software aus der Cloud genutzt werden kann. Wie transparent erfolgt die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung und Implementierung der Software und wie realistisch ist die Einschätzung von Zeit- und Kostenaufwand? Unternehmer und Dienstleister, die Zweifel hegen, ob sie alle Kriterien ausreichend beurteilen können, sollten vor der Kaufentscheidung den Rat eines unabhängigen Dritten einholen. Denn die fehlerhafte ERP-Einführung stellt gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein hohes finanzielles Risiko dar. Entscheidend für den Erfolg: Einführungsphase und Schulung Vor der Auswahl eines ERP-Systems steht die Analyse des Bedarfs und der möglichen Anpassung an die unternehmenseigenen Prozesse. Während der Einführung kommt es wesentlich darauf an, dass der Softwareanbieter eng mit dem Unternehmen, in dem das neue System eingeführt wird, zusammenarbeitet. Dies betrifft alle Prozesse der Installation, der notwendigen Anpassungen, des Datentransfers und der Mitarbeiterschulung. Auch sollte eine Roadmap erstellt worden sein, die den Ablauf und die dafür aufzuwendende Zeit klar regelt und streng eingehalten wird. Zudem sollte sich die Unternehmensleitung im Klaren sein, dass die ERP-Software nur ein Instrument darstellt, mit dem sich Geschäftsprozesse verbessern lassen. Angewandt und gesteuert wird dieses von den Mitarbeitern. Wurden diese nicht von Beginn an einbezogen und entsprechend geschult, so werden sich auch mit dem besten System kaum Vorteile erwirtschaften lassen. ERP aus der Cloud nutzen Nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Dienstleister benötigt eine serverbasierte Lösung für ERP-Systeme. Häufig können kleinere und schlankere Lösungen die bessere Alternative darstellen. So werden ERP-Modelle auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud angeboten. In der Regel wählt der Kunde dann aus einem Angebot an Modulen jene aus, die genau zu seinem Unternehmen passen. Der Vorteil besteht darin, dass er sich weder mit der Administration noch mit der Anschaffung einer technischen Grundausstattung befassen muss. Hinzu kommt, dass die Angebote kostengünstig sind, da nur die benötigten Module mit einer monatlichen Grundgebühr bezahlt werden müssen. 10 Vorteile von ERP-Systemen Enterprise Resource Planning-Systeme oder kurz ERP Systeme unterstützen Ihre Geschäftsprozesse. Wie? ERP Software ist in der Lage, von CRM über Projekte und Rechnungswesen bis hin zu Buchhaltung und Reporting alle Geschäftsprozesse abzubilden. Integrierte ERP Lösungen helfen Ihnen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal und IT-Systeme. Ziel der Enterprise Resource Planning Systeme ist es, Ihr Unternehmen noch ein Stück perfekter zu machen. Die Qualität der Geschäftsprozesse nimmt durch den Einsatz von ERP Software zu, während die Kosten abnehmen. Wir haben zehn Gründe zusammengefasst, weshalb jedes Unternehmen ERP Software einsetzen sollte. Gemeinsame Datenbasis ERP Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen (engl. Enterprise). Das verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand gehören der Vergangenheit an.  Einheitlichkeit und Transparenz ERP Software ist modular aufgebaut und vernetzt die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen, vollständigen Informationen. Transparente Informationen stehen im gesamten Unternehmen zur Verfügung - schließlich ziehen sich ja auch die Prozesse durchs gesamte Unternehmen. Dadurch werden bereichsübergreifende Business Intelligence (BI)-Auswertungen möglich. Prozessoptimierung Workflows und Prozesse Ihres Unternehmens werden schon bei der Einführung eines ERP Systems auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Business Best Practices und die Einhaltung von Compliance Regeln. Verfahrensdokumentationen, die vom Gesetzgeber gefordert werden, erledigt das ERP System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert. Die Anbieter von ERP Software unterstützen ihre Kunden bei der Einführung neuer Module oder Systeme. Sie wissen, welche Anforderungen wie umgesetzt werden können. Bei der Anbieter-Auswahl sollten Sie darauf achten, dass Ihr Software Anbieter bereits andere Unternehmen aus Ihrer Branche im Portfolio hat.  Zusammenarbeit verbessern ERP Systeme fördern die elektronische Zusammenarbeit (E-Collaboration) insbesondere durch Dokumentenmanagement (DMS)- und Projektmanagement-Systeme. Durch Versionierung und Wiederherstellung können verteilte Teams mit denselben Dokumenten und Informationen über große Entfernungen zusammenarbeiten. Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse nach außen dringen. Bessere Berichte für die Unternehmenssteuerung Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen für das Management werden im ERP System integriert und vernetzt. Das ermöglicht flexible und aussagekräftige Berichte. Ein gutes ERP System unterstützt sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen, die Sie selbst zusammenstellen. So entsteht ein Reporting nach Maß zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung sind alle Unternehmensebenen jederzeit auskunftsfähig. Fehlerquellen eliminieren Die Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, daher entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. Rechnungen werden durch die ERP Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt. Zeitersparnis ERP Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten fallen weg. Der Suchaufwand verringert sich. Die Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil. Dank Prozess-orientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten - Sie arbeiten mit einem ERP System effizienter und produktiver. Die Funktionen Ihrer ERP Software können Sie in aller Regel selbst konfigurieren und schnell an sich ändernde Anforderungen anpassen. Dadurch können Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden und Ihr Unternehmen zieht an langsameren Wettbewerbern vorbei. Kostensenkung Die Einführung von ERP Systemen reduziert den Verwaltungsaufwand enorm, weil Ihre Unternehmensabläufe reibungslos ineinander greifen. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz und Büromaterial, vor allem aber Zeit. Erfolgreiche Projektsteuerung Der 360-Grad-Blick auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und das Controlling bei Projekten. Die Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird erleichtert. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung für Projekte rasch abgerufen werden. Sie sehen - je mehr Module Sie in Ihr ERP System integrieren, je mehr Funktionen Sie abdecken, umso mehr Nutzen ziehen Sie aus der Einführung dieser Software. Mitarbeitermotivation Langweilige Routineaufgaben werden durch ERP Software automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiter empfinden weniger Druck und mehr Arbeitszufriedenheit. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden machen. Das motiviert und bindet wertvolle Fachkräfte an Ihr Unternehmen. ERP Systeme und Datenschutz Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Fragen von Datenschutz und Datensicherheit abermals ins Gedächtnis gerückt. ERP Software hilft Unternehmen, die strengen Bestimmungen im deutschen Datenschutz einzuhalten. Voraussetzung ist, dass Ihre Software in Deutschland oder der EU gehostet wird. DSGVO-Anforderungen und ERP Systeme Einige Anforderungen der DSGVO sind: Sie müssen die Einwilligung Ihrer Kontakte nachweisen, ob und in welchem Rahmen Sie deren Daten speichern und verarbeiten dürfen. ERP Software ermöglicht Ihnen, Einwilligungen z. B. von einem Webformular direkt in Ihr CRM zu übernehmen und zu dokumentieren.  Sie dürfen nur so wenig Daten wie möglich bzw. so viele wie nötig speichern (Datenminimierung). In ERP Systemen gibt es keine redundante Datenerfassung. Prozesse werden durchgängig abgebildet. Das bedeutet, dass Sie nur die notwendigen Daten Ihrer Kontakte speichern und das auch nur an einer Stelle. Sie müssen in der Lage sein, einem Kontakt seine Daten komplett herauszugeben (Übertragbarkeit) oder alles, was ihn betrifft, aus Ihren Systemen zu löschen (Recht auf Vergessenwerden). In einer ERP Software können Sie alle Daten, die mit einem Kontakt verknüpft sind, mit einer einfachen Filtersuche abfragen, extrahieren oder löschen.  Sie müssen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten. Zugriffsbeschränkungen und Benutzerrollen sorgen dafür, dass nur die befugten Mitarbeiter personenbezogene Daten einsehen und verarbeiten können. Was fällt unter die "personenbezogenen Daten"? Personenbezogene Daten (im Folgenden nur: Daten) lassen sich direkt oder indirekt einer Person zuordnen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, IP-Adresse, Cookies, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen und biometrische Daten aus Überwachungskameras. Besonders sensible Daten über Gesundheit, Bonität, Strafregister usw. sowie die Daten von Kindern unterliegen einem besonderen Schutz. Lesen Sie weitere interessante Fakten zu diesem Thema in:  Wie eine integrierte Unternehmenssoftware die DSGVO-Einhaltung unterstützt Was ist neu an der Datenschutz-Grundverordnung? Fazit Mit Enterprise Resource Planning, kurz ERP, arbeiten Unternehmen effektiver und effizienter. ERP Lösungen können dank mehrerer Module die Abläufe durchgängig digitalisieren und transparent abbilden. Das erstreckt sich vom CRM für Marketing und Vertrieb über Projekte und Warenwirtschaft bis hin zu Faktura und Finanzbuchhaltung. Dank einheitlicher Datenhaltung werden Daten nicht mehr doppelt erfasst und Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden. Mit ERP Systemen haben Manager den vollen Überblick über ihr Unternehmen. Wird das ERP zusätzlich in der Cloud gehostet, stehen Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung. Das gefürchtete Planning Gap gehört der Vergangenheit an. ERP-System im Unternehmen einführen Die Einführung eines ERP-Systems ins Unternehmen stellt ein komplexes Projekt dar. Viele Herausforderungen müssen gemeistert werden. Eine genaue Vorbereitung und Planung hilft. Vorbereitungsphase Vor der Einführung einer ERP-Software werden im Idealfall folgende Vorbereitungen getroffen: Roadmap erstellen Die grobe Planung der ERP-Einführung sollte von Anfang an in einer Roadmap festgehalten werden. Nach Projektfortschritt kann diese Planung sukzessive verfeinert werden, sobald neue Erkenntnisse auf dem Tisch liegen. Analyse der bestehenden IT-Landschaft In den meisten Unternehmen sind bereits Anwendungen im Einsatz, die einen Teilbereich von ERP abdecken. Dazu gehören z. B. CRM-Systeme, Projektmanagement-Software, Lösungen für Warenwirtschaft und Logistik, Beschaffung, Personalwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Viele IT-Umgebungen sind historisch gewachsen und entsprechend zerklüftet. Es sind separate Datensilos entstanden, deren Daten teilweise inkonsistent sind. Andererseits sind einige Anwendungen möglicherweise fest mit den unternehmenseigenen Prozessen verdrahtet. Die Stärke einer ERP-Lösung besteht darin, die künstliche Trennung zwischen Unternehmensbereichen aufzuheben und Daten konsistent quer durch das Unternehmen verfügbar zu machen. Daher stellt sich die Frage: Welche der alten Lösungen sollten abgelöst, welche beibehalten werden? Wenn die neue ERP-Software in eine gewachsene IT-Umgebung integriert werden soll, sind Schnittstellen wichtig, die eine solche Integration erlauben. Bedarfsanalyse / Anforderungen An welche Stellen besteht Verbesserungsbedarf für die bestehenden Prozesse? Welche Ressourcen werden nicht optimal genutzt? Was möchte das Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Welche Stärken und Schwächen hat es? Welche Prozesse sollen mit der neuen ERP-Lösung abgebildet werden? Diese Fragen stehen am Anfang einer Anforderungsanalyse. Die Anforderungen sind so vielfältig wie Unternehmen und ihre Kulturen. Mögliche Zielsetzungen wären z. B. den Vertriebsprozess zu straffen, das Dokumentenmanagement revisionssicher zu machen, die Bestellabwicklung zu rationalisieren oder ein gestiegenes Buchungsvolumen ohne Neueinstellungen zu bewältigen. Analyse der eigenen Geschäftsprozesse Eine Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) Ihres Unternehmens liefert wertvolle Erkenntnisse. Vielleicht ist Ihr Vertrieb äußerst leistungsfähig, aber die interne Abwicklung hinkt hinterher. Oder bei der Rechnungstellung werden immer mal wieder Positionen vergessen. Oder die Erstellung von Angeboten dauert übermäßig lange. Oder es werden Compliance-Regeln nicht richtig eingehalten. Die Liste ließe sich fortsetzen. Wenn Prozesse im Unternehmen dokumentiert werden, fällt auf, wo Optimierungsbedarf ist. So wird z. B. Arbeit umständlich oder doppelt erledigt oder das Vier-Augen-Prinzip wird in der Rechnungsbearbeitung nicht eingehalten. Eine neue ERP-Lösung bietet die Chance, solche Schwächen zu beheben. Buy-in der Mitarbeiter Die Mitarbeiter sollten möglichst früh in den Change-Prozess eingebunden werden. Sie sind es, die am besten über ihre Prozesse und Ressourcen Bescheid wissen und die letztlich mit der neuen Software arbeiten müssen. Es ist wichtig, in der Belegschaft Fürsprecher und Multiplikatoren zu finden, da manche Mitarbeiter konservativ sind und Änderungen nicht gerne sehen. Argumente gibt es genug: ERP-Systeme sparen überflüssige Schritte ein, automatisieren stupide Routinearbeiten und eliminieren Fehlerquellen. Sie verbessern die Tranparenz und den Informationsfluss. Die Mitarbeiter bekommen mehr Erfolgserlebnisse, langweilen sich weniger und müssen nicht so viele Überstunden machen. Das alles wirkt motivierend und bessert das Arbeitsklima. Marktanalyse der Anbieter Sobald die Marschrichtung klar ist, kann der Markt evaluiert werden. Es gibt Branchenlösungen und Standard-Software, die an viele Unternehmensumgebungen angepasst werden kann. ERP-Systeme sind häufig modular aufgebaut. Anwendungen für Projektmanagement, Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Personalwirtschaft werden einzeln oder als Komplettlösung (Suite) angeboten. Basierend auf den Anforderungen werden die ERP-Systeme z. B. auf folgende Fragen untersucht: Werden die von uns benötigten Funktionen angeboten? Lässt sich die Software an unsere Prozesse anpassen? Müssen wir eventuell Prozesse an die Software anpassen? Bietet sie die notwendigen Schnittstellen, um in unsere IT integriert zu werden? Welche Kosten entstehen für Lizenzen, IT-Hardware, Administration und Rechenkapazitäten? Wie flexibel, skalierbar und erweiterbar ist die Lösung? Entscheidung über Cloud- oder On-Premise-Lösung Cloud-gestützte Systeme haben den Vorteil, dass keine hohen Investitionskosten für Server und Administration entstehen. Die Anwendungen werden als „Software as a service“ (SaaS) gemietet und vom Anbieter ständig aktualisiert. Sie sind beliebig skalierbar und können durch die Buchung von Lizenzen pro Mitarbeiter und Monat flexibel an den Unternehmensbedarf angepasst werden. Darüber hinaus unterstützen sie die standortunabhängige Online-Zusammenarbeit. Bei Lösungen aus der Cloud sollte darauf geachtet werden, dass die Datenhaltung und –verarbeitung in Deutschland angesiedelt ist. Damit unterliegen die Unternehmensdaten dem deutschen Datenschutzrecht. On-Premise-Lösungen müssen angeschafft, im Unternehmen gehostet und administriert werden. Dadurch sind die Anlaufkosten höher und die Skalierbarkeit und Flexibilität ist geringer als bei SaaS-Lösungen. Branchensoftware oder Standardsoftware Manche Software-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert, etwa auf Lohnfertigung, Versandhandel, Metallverarbeitende Industrie oder die Finanzbranche. Andere bieten eine Standardsoftware an, die hoch konfigurierbar ist und sich an unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anpassen lässt. Einige Lösungen, z. B. Scopevisio, ermöglichen es, die ERP-Software nach den Anforderungen von Unternehmen und Benutzern zu konfigurieren und diese Konfigurationen zu speichern, um sie blitzschnell unternehmensweit auf andere Arbeitsplätze zu übertragen. Unter all diesen Angeboten gilt es, eine Vorentscheidung für die besten Kandidaten zu treffen – unter enger Einbeziehung der Mitarbeiter. Entscheidung für eine bestimmte Software Nun ist der Zeitpunkt da, Testversionen der in Frage kommenden Software-Lösungen zu installieren, um ihre Eignung zu untersuchen. Am besten ist es, die Anwendungen zunächst in einer Testumgebung mit Testdaten auszuführen. Die Mitarbeiter sollten ausprobieren können, wie sie mit der Software zurechtkommen. Die Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit spielen hier eine wichtige Rolle. An diesem Punkt ist es oft sinnvoll, den Service und Support des Software-Anbieters gleich mit zu testen. Werden Schulungen angeboten? Werden alle Fragen beantwortet? Gibt es eine Präsentation oder eventuell eine Einführung vor Ort? In dieser Phase zeigt sich auch, ob und wo man die Software an Prozesse oder die Prozesse an die Software anpassen muss. Am Ende dieses Schrittes steht die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Lösung und letztlich der Vertragsabschluss und Kauf der Software. Implementierungsphase Zunächst wird das neue System eine Zeitlang parallel zum alten betrieben, bis es schließlich in der Produktion eingesetzt wird. Datenmigration Oft hilft das Service-Personal des Anbieters, die Daten von dem alten auf das neue System zu übertragen. In der Regel müssen die Datenstrukturen etwas angepasst werden. Es können Daten von allen Systemteilen übernommen werden: Produkte, Abrechnungsdaten, Buchhaltungsdaten, Kontaktdaten usw. Anpassung der Software Um die neue Software an die eigenen Prozesse und Bedürfnisse optimal anzupassen, ist wieder die Hilfe der eigenen Mitarbeiter notwendig. Die Menüs und Funktionen lassen sich sehr individuell zuschneiden. So sieht eine Buchhalterin eine völlig andere Bedienoberfläche als ein Vertriebsmitarbeiter und ein Dienstleistungsbetrieb andere Funktionen als ein Industriebetrieb, obwohl alle mit derselben Software arbeiten. Anpassung der eigenen Prozesse Wenn sich ein Prozess nicht mit der ERP-Software abbilden lässt, muss er „passend gemacht“ werden. Manchmal geht es nur darum, umständliche Zwischenschritte abzuschaffen, fehlende Schritte einzuführen oder Schritte besser voneinander abzugrenzen. Manche Software-Lösungen enthalten Workflows, die sich an Best Practices orientieren und möglicherweise eine bessere Lösung bieten, als die im Unternehmen tradierten Vorgehensweisen. Mitarbeiterschulung Unternehmenssoftware kann komplex sein. Trainings und Webinare sind notwendig, damit die Mitarbeiter die Umstellung akzeptieren und sich weiterhin auf ihren Arbeitsplätzen kompetent und vollwertig fühlen. Die Mitarbeiter sollten für ihre Trainings und die Umgewöhnung auf das neue System Zeit bekommen. Auch die Administratoren müssen neues Wissen erwerben, etwa um Benutzer und Berechtigungen in der neuen Software richtig einzurichten. Roll-out Wenn alle Systeme laufen, alle Daten migriert wurden, alle Tests zur Zufriedenheit abgelaufen sind und alle Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben, ist der Zeitpunkt gekommen, das neue System in Produktion zu übernehmen. Eventuelle Störungen zeigen sich meist relativ kurze Zeit nach der Umstellung. Um schnell reagieren zu können, sollte das Roll-out nicht am Freitagabend stattfinden. Modulare Lösungen können auch in mehreren Teilschritten eingeführt werden, um die Umstellung möglichst reibungslos zu bewerkstelligen. Evaluation Sobald das neue ERP-System produktiv ist, sollte es auf Grundlage der zuvor formulierten Erwartungen evaluiert werden. Welche Verbesserungen werden erreicht? Welche werden nicht erreicht und warum? Welche Funktionalitäten der neuen Software werden nicht oder nicht richtig genutzt? Welche Probleme haben die Mitarbeiter? Gibt es noch einfachere Wege, um einen Vorgang zu bearbeiten? Sind weitere Schulungen notwendig? Ist es sinnvoll, das System um weitere Module zu erweitern, die eventuell ältere Komponenten der IT-Landschaft ablösen? Diese Fragen können Bestandteil einer Evaluation sein. Sammeln und Umsetzen von „Lessons learnt“ Gerade zu Anfang wird an einem neuen System noch viel „gebastelt“. Es ist sinnvoll, Erfahrungswerte zu sammeln und Verbesserungsvorschläge nach einem strukturierten Prozess zu bewerten und umzusetzen. Die „Lessons Learnt“-Sitzung dient nicht nur der laufenden Verbesserung in diesem Projekt, sondern kann auch die Vorbereitung zukünftiger, ähnlicher Projekte erleichtern. Power BI plus ERP - Auswertungen nach Maß Was ist BI? Power BI steht für „Business Intelligence“, wobei „Intelligence“ im Sinne von „Verständnis“ oder „Erkenntnis“ gemeint ist. BI ist also eine Kurzformel für datengestützte Analysen und Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen besser zu verstehen. Vielfach werden solche Auswertungen heute noch in Excel-Tabellen erstellt. Bis vor kurzem war das auch ausreichend, weil die Daten im Unternehmen in vielen, isolierten Anwendungen vorlagen. Die Auswertungen waren nicht sonderlich komplex und endeten an den Abteilungsgrenzen. ERP-Software als Datenquelle für Auswertungen Spätestens seit es ERP-Software gibt, sind Excel-Berichte nicht mehr zeitgemäß. ERP-Software führt Daten aus dem gesamten Unternehmen zusammen, strukturiert sie und vernetzt sie. Dadurch wachsen sowohl die Menge als auch die Qualität und Zugänglichkeit der Daten. Erst durch BI werden Daten zu einem wichtigen Unternehmens-Asset – dem viel beschworenen „Gold des 21. Jahrhunderts“. ERP-Anwendungen können Berichte zu fast allen Fragen und Buiness Units generieren. Scopevisio als führendes ERP-System Scopevisio ist eine durchgängig integrierte Unternehmenssoftware, die beispielsweise integrierte Finanz-, Management-, Marketing- und Vertriebsberichte liefert. Dazu kommt die Möglichkeit, Berichte nach den eigenen Vorstellungen zusammenzustellen oder Scopevisio als Datenquelle zu nutzen. Datenquellen sind ein mächtiges und sehr praktisches Verfahren, um aus verlässlichen ERP-Daten Excel-Auswertungen zu bauen. Allerdings, wie eingangs schon gesagt: Das behagt nicht jedem. Denn mit zunehmender Komplexität stößt Excel an seine Grenzen. Mehrwert der Integration von ERP und BI Mit der neuen Qualität, Menge und Bedeutung der Unternehmensdaten haben spezialisierte Software-Lösungen das Feld der Business-Analysen erobert. Business Intelligence- oder kurz BI-Anwendungen erstellen und visualisieren Analysen und Berichte. Diese liefern Ihnen leicht verständliche Diagramme und wertvollen Input für Ihre Untermehmenssteuerung. Scopevisio ERP und Microsoft Power BI Damit das funktioniert, müssen BI- und ERP-Systeme nahtlos miteinander integriert sein. Diesen Schritt geht nun Scopevisio gemeinsam mit Microsoft: Eine von unserem Partner Agindo programmierte Schnittstelle, der Power BI Connector, hat die Fähigkeit, Daten aus Scopevisio auszulesen und in Echtzeit zu visualisieren. Vorhandene Excel-Auswertungen abbilden Controller haben häufig viel Arbeit in komplexe und aussagekräftige Excel-Auswertungen investiert. Diese müssen Sie nun nicht gleich wegwerfen. Sie können sie auch weiterverwenden. Wir haben die Möglichkeit, Ihre Excel-Berichte auf Power BI abzubilden, denn das Datenmodell von Excel ist nicht sehr kompliziert und lässt sich relativ einfach übertragen. In der Zukunft können Sie dann zunehmend mit dem komfortableren und professionelleren Power BI Tool arbeiten. Bessere Berichte, weniger manueller Aufwand Mit weniger Aufwand erhalten Anwender mit dem Power BI Connector bessere Berichte. Attraktive Diagramme verdeutlichen die Knackpunkte in Ihren Daten und erleichtern das Verständnis. Es sind weniger Anpassungen als früher vonnöten, um individuelle Auswertungen zu generieren. Vier Standardberichte für den Anfang Die Integration von Scopevisio ERP und Microsoft Power BI geht mit vier vordefinierten Berichten an den Start. Diese gehören zu den am häufigsten benötigten Business-Analysen. Es handelt sich um Vertriebsbericht Sales Forecast Finanzbericht Umsatz und Kosten Projektbericht digitale, tages- und kontenaktuelle BWA Über klickbare Links können Scopevisio-Anwender aus den Berichten zu den weiterführenden Informationen im ERP navigieren. Das bedeutet: Die Kommunikation zwischen Microsoft Power BI und Scopevisio ERP funktioniert in beide Richtungen. Und, wie bei Cloud Software üblich: in Echtzeit. Eigene Berichte aus dem Berichtsdesigner Im Laufe der Zeit werden weitere Auswertungen als vordefinierte Berichte hinzugefügt. Dessen ungeachtet können Anwender individuelle Analysen aus dem Berichtsdesigner ziehen. Der Berichtsdesigner Power BI Desktop erlaubt Ihnen, Ihre eigenen, individuellen Auswertungen über alle Daten aus dem Scopevisio ERP zu erstellen. Die komfortable Benutzeroberfläche von Microsoft macht es Ihnen einfach, die Rendite aus dem Gold des 21. Jahrhunderts zu ziehen: Mehr Business Intelligence für schnelle und zielgerichtete Unternehmenssteuerung, und damit auch mehr Wettbewerbsfähigkeit. ### Zahlungsläufe: Rechnungen in einem Schwung überweisen Offene Lieferantenrechnungen können Sie in Scopevisio bequem in einem Schwung überweisen. Petra Ebeling, Geschäftsführerin der Paul IT-Service GmbH, schätzt diese Funktion sehr. Die 2011 gegründete Paul IT ist ein Berliner IT-Personaldienstleister, der bundesweit IT-Projekte betreut sowie IT-Services für Großkunden und Bundesbehörden erbringt. Zu diesen Services zählen etwa 1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support, IT-Hotline und Wartung, Rollouts und Migrationen, Projektmanagement und Programmierung. Vor rund drei Jahren hat sich die Paul IT auf die Suche nach einer Unternehmenssoftware gemacht, welche die Abläufe im Unternehmen umfassend abbildet. Bei Scopevisio wurde das Unternehmen fündig. Seither nutzt der IT-Dienstleister vor allem das Kontaktmanagement für die Verwaltung der Mitarbeiter in digitalen Personalakten. Darüber hinaus arbeitet Paul IT auch mit den Hauptfunktionen "Projekte" und "Finanzen". Beim Scopeuniy Day haben wir Petra Ebeling, Geschäftsführerin von Paul IT, zum Einsatz von Scopevisio im Unternehmen befragt.   https://www.youtube.com/watch?v=ffIV2BLJyaE   Lieblingsfunktion von Petra Ebeling, Geschäftsführerin von Paul IT, ist die Möglichkeit, Rechnungen auf einen Schlag zu überweisen. Nachdem die Rechnungen die Prozesse im Rechnungseingangsbuch durchlaufen haben, „baut“ sich Petra Ebeling ihr „Überweisungspaket“ zusammen, das Sie dann an die Banksoftware sendet. Dazu ruft sie den Zahlungslauf auf und markiert in der Offenen-Posten-Sicht die Positionen, die sie überweisen möchte. Danach werden die markierten Positionen auf die Zahlungsliste gesetzt, in der noch Details nachgearbeitet werden können. Mit dem Ausführen des Zahlungslaufs wird eine XML-Datei erzeugt, die in alle gängigen Banking-Tools eingelesen werden kann. Weitere Informationen zu Zahlungsläufen finden Sie in unserer Online-Hilfe. ### Digitalisierungsstrategie für Dienstleistungsunternehmen Dienstleister brauchen eine Digitalisierungsstrategie nötiger als Industriebetriebe. Im Dienstleistungssektor sind erst drei Prozent der Prozesse automatisiert, während es in der Industrie bereits stolze 75 Prozent sind. 2018 hatten gerade einmal 19 Prozent der deutschen Unternehmen wenigstens einen administrativen Arbeitsschritt automatisiert. Das bedeutet für vier Fünftel der Unternehmen in Deutschland: Digitalisierung im Büro - Fehlanzeige.     Dieser Beitrag untersucht, wie Sie in Ihrer Organisation zu einer Digitalisierungsstrategie kommen, die Ihnen wirklichen Mehrwert bringt.  Digitalisierungsstrategie - Wissen, was geht Klar, Sie arbeiten heute schon digital. Sie nutzen E-Mail, Outlook, Word, Excel, Buchhaltungssoftware und noch mehr. Was kann man da noch optimieren? Eine Menge. Digitalisierung bedeutet, komplette Prozesse auf die Software zu verlagern und zu automatisieren. Das bringt enorme Effizienzgewinne, wenn man es richtig anpackt. Ein McKinsey Report belegt, dass Ihre Mitarbeiter um 30 Prozent effizienter arbeiten können, wenn sie durch sinnvolle Digitalisierungsmaßnahmen unterstützt werden. Das bedeutet 45 Stunden Einsparpotenzial pro Monat und pro Mitarbeiter.  Doch wo fangen Sie an? Zunächst einmal, indem Sie sich vergegenwärtigen, was heute alles digitalisierbar ist. Auf Papier können Sie vollständig verzichten. Belege werden eingescannt, automatisch ausgelesen und maschinell verarbeitet.  Durch Volltexterkennung und -indizierung Ihres Dokumentenbestands haben Sie keinen Suchaufwand mehr. Ebenso fällt der Erfassungsaufwand weg. Integrierte ERP-Software liefert ein unternehmensweites Reporting und belastbare Auswertungen für Ihre Unternehmenssteuerung. Eingangsrechnungen können heute fast vollautomatisch erkannt, gebucht und bezahlt werden. Elektronische Freigabe- und Genehmigungsprozesse sind schnell, präzise und wohldokumentiert. Business Software unterstützt Prozesse und Workflows, die es möglich machen, mit wechselndem Personal konsistente Ergebnisse zu erzielen. Elektronisches Bestellwesen sorgt für passgenaue Lieferungen just-in-time. Und das sind nur einige von vielen Beispielen für Digitalisierung in Unternehmen. In diesem Ratgeber finden Sie viele Artikel, die sich mit Teilbereichen der Digitalisierung und ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen befassen. Digitalisierungsstrategie in 6 Schritten  Eine gute Digitalisierungsstrategie ist agil und iterativ. Das bedeutet, dass Sie Ihre betrieblichen Vorgänge schrittweise nach einem sinnvollen Maßnahmenplan umstellen. Dabei ist es enorm wichtig, auch die Mitarbeiter mit an Bord zu nehmen. Digitalisierung verändert die Kultur und Kommunikation im Unternehmen. Einige Mitarbeiter werden Befürchtungen hegen, dass ihr Arbeitsplatz verloren gehen könnte. Andere werden sich mit Feuereifer auf neue, modernere Arbeitsmethoden stürzen und diese als Chance begreifen. Solche Early Adopters sollten Sie in Ihr Change Management einbeziehen. Sie können den Change in ihren Abteilungen und Teams vorantreiben und andere Kollegen positiv einstimmen und coachen. Die Digitalisierung eines Unternehmens ist ein fortlaufendes Projekt. Gehen Sie nach dem PDCA-Modell vor und etablieren Sie Ihre Strategie in mehreren Plan, Do, Check, Act-Zyklen. Nach jedem Teilprojekt zünden Sie die nächste Stufe. Da sich die Technologie für die Unterstützung administrativer Prozesse laufend weiterentwickelt, sollten Sie auch im Nachgang die kontinuierliche Verbesserung im Blick behalten, damit Sie in Zukunft nicht wieder den Anschluss verlieren. Ist-Aufnahme Bevor Sie eine Strategie entwickeln, müssen Sie den Status Quo in Ihrem Unternehmen verstehen. In welchen Funktionsbereichen haben Sie bereits Digitalisierung eingeführt? Wo können Sie andocken? In welchen Bereichen hinken Sie hinterher? Hier sind einige Beispiele: Finanzbuchhaltung - Sie erledigen Ihre Buchhaltung vermutlich mit einer Buchhaltungssoftware. Da ist es sinnvoll, auch die Erstellung von Ausgangsrechnungen zu digitalisieren. Eingangsrechnungen können inzwischen digital erkannt, ausgelesen und kontiert werden. Ihre Buchhaltungssoftware bietet vermutlich Möglichkeiten, Vorgänge über Buchungsregeln automatisiert zu buchen. Wird beispielsweise ein bestimmter Firmenname, eine Kundennummer oder eine Vertrags-ID auf einer wiederkehrenden Eingangsrechnung erkannt, ordnet die Software automatisch den korrekten Buchungssatz zu.  Banking - Kontobewegungen können automatisiert eingelesen und anhand von Buchungsregeln vorkontiert werden. Viele Bewegungen können als Blindbuchungen ohne menschliches Zutun verarbeitet werden. Freigabe- und Genehmigungsprozesse - Diese treten bei Eingangsrechnungen ebenso auf wie bei Bestellungen, Reisekostenabrechnungen und anderen Vorgängen. Viele Unternehmen leiten die entsprechenden Belege und Anforderungen papiergebunden an die zuständigen Entscheider weiter. Solche Prozesse zu digitalisieren bringt einen großen Effizienzgewinn. Reisekostenabrechnung - Kleben Ihre Außendienstler Belege auf Papierbögen auf, füllen händisch Formulare aus und reichen diese ans Sekretariat weiter? Das ist Zeitverschwendung. Moderne Reisekostenabrechnungssysteme digitalisieren den kompletten Prozess. Außendienstler fotografieren unterwegs ihre Belege ab, ordnen sie über eine mobile App ihrer Reise zu und das Reisekostensystem übernimmt den Rest. Kostenstelle, Projekt, Ausgabenkategorie, Erstattungsregeln, eventuelle Vorschüsse - alles wird automatisch berücksichtigt. Die Abrechnung wird fast ohne manuellen Aufwand erstellt. Faktura - Die meisten Unternehmen erstellen ihre Ausgangsrechnungen mit einem Faktura-Programm. Doch bilden sie auch den gesamten Belegfluss vom Verkaufspotenzial über Angebot und Auftrag bis hin zu Lieferschein und Rechnung durchgängig ab? Das erspart Zeit, Fehler, Rückfragen und Erfassungsaufwand.  Sicher finden Sie etliche weitere Beispiele für sinnvolle Digitalisierungsinitiativen. Betrachten Sie Marketing und Vertrieb, Operations, Finanzen, Projekte, Einkauf, Reporting. Jetzt sind Sie am Zug: Was sind Ihre Haupt-Ärgernisse? Wie kostspielig sind sie? Was ist dringend, was kann warten? Haben Sie ein Problem mit der Kundenzufriedenheit? der Liquidität? der Effizienz? der Leadgenerierung? Untersuchen Sie Ihre Prozesse auf Optimierungsbedarf hin.  SMARTe Zielbestimmung - Handlungsfelder Nachdem Sie Ihre Problemfelder erkannt haben, definieren Sie SMARTe Ziele. SMART steht für spezifisch - messbar - akzeptabel - realistisch - terminiert (d.h. zeitgebunden). Angenommen, Sie möchten Ihren Rechnungseingang digitalisieren. Ein SMARTes Ziel könnte lauten: Ab 1. Januar werden 90 Prozent der Eingangsrechnungen in einem digitalen Prozess eingelesen, kontiert, geprüft, genehmigt, gebucht und überwiesen.  Identifikation der Soll-Ist-Abweichung Wie groß ist der Abstand zwischen Soll und Ist, zwischen Anspruch und Wirklichkeit? Angenommen, Sie haben eine Buchhaltungssoftware, die das digitale Erkennen und Kontieren von Rechnungen unterstützt, aber nicht den zugehörigen Freigabeprozess. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie reizen die Funktionalität Ihrer Anwendung voll aus und bilden den Freigabeprozess mit anderen Mitteln ab. Schlimmstenfalls bleibt er manuell, bestenfalls können Sie zum Beispiel in einem vorhandenen Dokumentenmanagementsystem einen entsprechenden Prozess anlegen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie ermitteln: Was kostet es Ihr Unternehmen, wenn auf einem von Ihnen identifizierten Handlungsfeld alles so bleibt wie es ist?  Wieviel wollen Sie in eine Lösung des Problems investieren? Angenommen, Sie erhalten viele Eingangsrechnungen. Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet im Schnitt sieben Euro, die automatisierte kostet im Schnitt 20 Cent. Die Digitalisierung des Rechnungseingangs spart Ihnen für jede empfangene Rechnung 6,80 Euro. Wie viele Rechnungen bekommen Sie pro Monat? Hundert? Tausend? Rechnen Sie nach. Definition der Teilprojekte Angenommen, Sie haben folgende Handlungsfelder identifiziert: Rechnungseingang digitalisieren Bestellwesen digitalisieren Vertriebsprozess / Sales Pipeline digitalisieren Dokumentenmanagement Reisekostenabrechnung Zeiterfassung auf Kunden und Projekte eCollaboration Reporting Erinnern Sie sich daran, dass wir empfohlen haben, iterativ vorzugehen? Sie möchten nicht alles gleichzeitig anpacken. Andererseits ist es jedoch wichtig, dass Sie alle Digitalisierungsschritte als Teile eines Ganzen sehen. Esoterisch ausgedrückt ist dieses Ganze eine Vision. Praktisch ausgedrückt ist es eine integrierte Software-Lösung.  Tatsächlich ist es sinnvoll, schon in diesem Stadium zu verstehen, dass alle Unternehmensbereiche miteinander zu tun haben. Sie sind wie ein Organismus. Man kann nicht die Passivseite losgelöst von der Aktivseite sehen, die Reisekosten losgelöst von der Buchhaltung, das Dokumentenmanagement losgelöst von der Belegarchivierung. Alle diese Funktionen sind lediglich Puzzlestücke eines Gesamtbilds. Bei der Auswahl von Lösungen für Einzelmaßnahmen behalten Sie immer das Ganze im haben, damit am Ende eine ganzheitliche, prozessorientierte Lösung steht.   Überlegen Sie also von vornherein, wie Sie sich alle Digitalisierungsbemühungen mit integrierter Software erleichtern können. Priorisierung der Schritte Bei der Priorisierung legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Teilprojekte umgesetzt werden sollen. Ausgehend von der obigen Auflistung überlegen Sie, wo der Schmerz am größten ist. Vielleicht erstellen Sie eine Eisenhower-Matrix:   Gehen wir im Weiteren davon aus, dass der Rechnungseingang Ihr wichtigstes und eiligstes Anliegen ist und die Top-Priorität erhält. 8 Schritte für Ihren Maßnahmenplan Am besten ist es, wenn Sie auf dem, was Sie haben, aufbauen können. Wenn Ihre Finanzbuchhaltungssoftware die Digitalisierung des Rechnungseingangs hergibt, können Sie weiter damit arbeiten. Ist das nicht der Fall, sollten Sie sich nach Alternativen umsehen. Nicht vergessen: Sie wollen am Ende ein ganzheitliches System ohne Medienbrüche haben und kein Sammelsurium von Einzellösungen, die nicht richtig zusammen funktionieren.  Folgendes sollte Ihr Maßnahmenplan enthalten: Software-Auswahl - Lassen Sie sich vom Professional Service der Anbieter beraten! Die Experten werden sich gerne Ihre Situation und Prozesse ansehen und Lösungen vorschlagen. Wägen Sie gründlich Kosten und Nutzen ab.  Es hat sich gezeigt, dass Cloud-Software der wichtigste Enabler der Digitalisierung ist: Sie fördert mobiles Arbeiten, ist skalierbar und stets aktuell. Sie schont Ressourcen und erfordert keine eigenen IT-Investitionen des Unternehmens. Noch besser ist eine integrierte Softwarelösung aus der Cloud, die alle Ihre Funktionen unterstützt: vom Vertrieb über Kundenbetreuung, Projekte und Beschaffung bis hin zu Rechnungswesen und Reporting. Eine solche Lösung hat den Vorteil, dass sie erweiterbar ist. Sie riskieren nicht, am Ende mit lauter Silo-Lösungen dazustehen. Zeitplan - Fast jedes IT-Projekt gerät in Zeitverzug. Planen Sie großzügig und legen Sie Meilensteine fest.  Ressourcen - Studien zeigen, dass der Ressourcenaufwand bei IT-Projekten oft unterschätzt wird. Insbesondere das Personal ist knapp. Die meisten Unternehmen können niemanden vom Tagesgeschäft völlig freistellen. Daher müssen Mitarbeiter die Digitalisierung neben ihren sonstigen Aufgaben stemmen.  Einbindung der Mitarbeiter - Wie bereits gesagt: Ohne das Buy-in der Mitarbeiter werden Sie nicht weit kommen. Identifizieren Sie Change Ambassadors in den jeweiligen Abteilungen, bieten Sie Unterstützung bei der Karriereentwicklung, Schulungen und andere Anreize, damit Ihre Digitalisierungsstrategie nicht am internen Widerstand scheitert. Fangen Sie jetzt schon an, Ihre Mitarbeiter in den neuen Methoden und Technologien zu schulen. Datenaufbereitung - Bei der Bereinigung und dem Export Ihrer Daten sollte Ihr Software-Anbieter helfen. Datenmigration - Bevor Sie migrieren, sollten Ihre Prozesse in der neuen Software implementiert werden. Dafür sollte die ausgewählte Lösung die nötige Flexibilität und Konfigurierbarkeit mitbringen, zum Beispiel das Einrichten von mehreren Prüf- und Freigabeworkflows für unterschiedliche Zwecke. Test der neuen Lösung - Bevor Sie die neue Lösung produktiv schalten, testen Sie sie unter Realbedingungen. Abermals sind dabei die Mitarbeiter Ihre besten Verbündeten: Sie gehen in die Tiefe und entscheiden, ob die Lösung einsatzfähig ist. Produktivschaltung der neuen Lösung - Es ist so weit: Ihr Teilprojekt geht in die Produktion. Wahrscheinlich wird sich dabei offenbaren, dass noch einige Stellschrauben nachgezogen werden müssen. Beobachten Sie Kennzahlen, die Ihnen sagen, welche Verbesserungen eintreten und wann. Eine Lessons-Learnt-Sitzung wird Ihnen wertvolle Aufschlüsse für den nächsten Schritt in Ihrer Digitalisierungsstrategie geben.   Kontinuierliche Verbesserung Nach jedem Schritt untersuchen Sie, welche Verbesserungen eingetreten sind. Gleichzeitig werden Sie erkennen, dass vielleicht noch etwas mehr geht. Die technologischen Möglichkeiten wachsen mit jedem Tag. Beobachten Sie Kennzahlen und ermitteln Sie den ROI Ihrer Digitalisierungsschritte. Etablieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die von allen im Unternehmen gelebt wird. Fazit Digitalisierung um ihrer selbst willen ist nicht zielführend. Daher brauchen Sie eine Digitalisierungsstrategie. Diese ist Ihr Kompass, um sukzessive die Teilbereiche Ihrer Organisation zu optimieren, die Ihnen am meisten Mehrwert bringen. Wie Sie dabei vorgehen, hängt davon ab, wo Sie den größten Bedarf ermitteln. Eine Digitalisierungsstrategie fängt damit an, dass Sie in Erfahrung bringen, was heute bereits möglich ist. Suchen Sie die Schnittstellen zu Ihren wichtigsten Schmerzpunkten. Realisieren Sie die Digitalisierung schrittweise und beobachten Sie den Erfolg mittels Kennzahlen. Schon von Anfang an sollten Sie das Ende - Ihre Vision - im Blick behalten. Das bedeutet: Am Ende des Tages müssen alle Teilbereiche reibungslos zusammenarbeiten. Das können Sie nur mit einer integrierten Softwarelösung erreichen, die Ihre Anforderungen bestmöglich abbildet und flexibel genug ist, um Ihre individuellen Prozesse zu unterstützen. Cloud-Unternehmenssoftware hat den Vorteil, dass Sie keine großen IT-Investitionen aufbringen müssen. Sie unterstützt mobiles Arbeiten - heute ein Hauptanliegen in vielen Unternehmen - und ist skalierbar. Offene Schnittstellen ermöglichen die Einbindung in Ihre vorhandene IT-Landschaft. Ihre Digitalisierungsstrategie sollte auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umfassen. Denn die Digitalisierung Ihrer Office-Prozesse ist eine fortlaufende Aufgabe. Mit dem richtigen Softwarepartner können Sie diese lösen. ### Sprachsteuerung für Business Software Sprachsteuerung für integrierte Unternehmenssoftware rückt in Reichweite. Wissenschaft und Wirtschaft arbeiten gemeinsam an praxistauglichen Sprachassistenten. Diese sollen mehr können als nur Diktate aufnehmen und simple Befehle ausführen.  Der Unterschied zwischen Sprachsteuerung und Spracheingabe Wenn Sie sagen "Hey Google, E-Mail an Susanne" ist das ein Beispiel für Sprachsteuerung. Sie rufen ein Programm oder eine Funktion auf. Die Spracherkennung Ihrer Software interpretiert den gesprochenen Befehl als Anweisung, eine Funktion auszuführen. Sie ersparen sich damit das Navigieren und Klicken in Menüs. Wenn Sie Ihre E-Mail dann diktieren, ist dies ein Beispiel für Spracheingabe. Sie sprechen Ihren Text, statt ihn einzutippen. Die Spracherkennung Ihrer Software interpretiert das Diktat als Eingabe in eine aktive Anwendung. Sie ersparen sich damit das Bedienen der Tastatur. Anwendungen von Sprachsteuerung Digitalunternehmen wie Google, Amazon, Apple und Microsoft haben ihre Apps mit Sprachsteuerung ausgerüstet. Siri, Cortana und Co. erkennen menschliche Sprache bereits recht gut. Durch künstliche Intelligenz werden sie immer besser darin. Auch Navis, Maschinen und Smart-Home-Geräte können Sie über Sprache steuern. Diese sind allerdings hauptsächlich für den B2C-Bereich ausgelegt. Im Büro können Sie diktieren und Programme wie zum Beispiel eine Diktiersoftware oder die Microsoft Spracherkennung können Ihre Sprache in Text umwandeln. Die Spracheingabe in Windows 10 und Office 365 ermöglicht eine PC-Sprachsteuerung. Anbieter von Spracherkennungssoftware ermöglichen auch die Steuerung speziellerer Apps. Enorme Datenmengen und Rechenleistungen schaffen ideale Bedingungen für KI und Sprachsteuerung. Es sieht also gut aus für eine Zukunft, in der niemand mehr klicken und tippen muss. Was noch fehlt In Business Software steht Sprachsteuerung noch am Anfang. Dabei ist der Bedarf groß: Mitarbeiter im Vertrieb, in Projekten, im Service und Kundendienst sitzen meist nicht am Schreibtisch. Ärzte und Pfleger, Hotelmitarbeiter, Bauingenieure und viele andere Berufsgruppen brauchen ihre Augen und Hände, um ihre Kernaufgaben zu erfüllen. Diese Personen könnten sich mit Sprachsteuerung viel Zeit sparen. Warum tun sie es noch nicht?  Qualität der Spracherkennung Es gibt zwar spezielle Diktiersoftware für Juristen und Ärzte. Diese erkennt Fachausdrücke und lässt sich darauf trainieren, den Sprecher besser zu verstehen. Allerdings ist es oft mühsam, einer Spracherkennungssoftware neue Ausdrücke beizubringen und Fehler abzugewöhnen.  Noch komplizierter wird es, wenn Sie eine Business Software mit Tausenden Funktionen nutzen. Anwender möchten keine roboterhaften Anweisungen geben. Sie möchten, dass die Software ihre normale Sprechweise versteht. Die Spracherkennungssoftware soll das Gewollte aus dem Gesagten erschließen. Fachleute sprechen von "Intent Parsing".  Prozesse per Sprache steuern Es ist nett, einen Kalender oder Navi per Sprache bedienen zu können. Aber diese Anwendungen kommen schnell an ihre Grenzen. Anwender in Unternehmen möchten komplette Prozesse sprachlich abarbeiten können. Sie möchten mit Sprachbefehlen Berichte abrufen, Kontakte anlegen, Teams organisieren und Eingangsrechnungen prüfen können. Vertraulichkeit gewährleisten Viele Unternehmen schrecken vor Sprachsteuerung zurück, wenn die Technologie aus den USA kommt. Bekanntlich müssen US-Anbieter in ihren Software-Lösungen eine Hintertür für den Geheimdienst NSA offenhalten. Deutsche Anwender befürchten Industriespionage durch Erfassung ihrer sprachlichen Eingaben und Befehle. Sprechen mit Kollege Computer Anwender möchten mit ihren Apps in natürlicher Sprache reden. Software soll die Intention des Sprechers richtig verstehen und umsetzen. Sie soll "Neue Aufgabe an Sabine Müller, Bestandskunden-Kampagne anlegen bis 20.11." und "Sabine soll bis 20. November eine neue Kampagne für Altkunden vorbereiten" genau gleich interpretieren. Außerdem soll die Spracherkennung mit verschiedenen Sprechweisen umgehen können. Stimmlage oder Dialekt dürfen keinen Einfluss auf die Erkennung haben. Auch eine Dialogverarbeitung soll möglich sein. So könnten Sie beispielsweise eine ganze Reihe von Eingangsrechnungen in einem Frage-Antwort-Dialog freigeben. A propos Antwort: Natürlich soll Ihnen die Software auch in natürlicher Sprache antworten. Ganz gleich ob Sie Informationen abfragen oder sich eine Agenda vorlesen lassen; das Endgerät soll intuitiv und natürlich mit Ihnen kommunizieren.  Deutsche Sprachassistenz-Lösung Unter der Federführung von Fraunhofer IAIS entsteht bald eine deutsche Sprachassistenzplattform für B2B. Das sogenannte Speaker-Projekt soll die Datensouveränität der anwendenden Unternehmen wahren und für B2B-Anwendungen einsetzbar sein. In dem Projekt entwickeln Forschungsinstitutionen zusammen mit Unternehmen eine praxistaugliche Sprachsteuerung für alle nur denkbaren digitalen Systeme.  Robuste Spracherkennung Die Qualität der Spracherkennung wurde in letzter Zeit deutlich verbessert. Die Fehlerquote wurde um 30 Prozent gesenkt. Künstliche neuronale Netze, die in mehreren Schichten gestaffelt sind, heben das maschinelle Lernen (Deep Learning) auf eine höhere Stufe. Technologien wie Audio Mining analysieren Multimedia-Inhalte und treiben die Erkennungsqualität voran. Bei der Spracherkennung muss die Erkennungsleistung allerdings bei etwa 95 Prozent liegen, um akzeptabel zu sein. Mindestens genauso wichtig ist es, Falscherkennungen zu vermeiden. Anpassbares Vokabular B2B-Anwendungen nutzen häufig ein bestimmtes Fachvokabular. Business Software muss mit diesem Vokabular "gefüttert" werden, damit sie richtig funktioniert. Das Vokabular für Sprachsteuerung ist inzwischen frei definierbar und kann an bestimmte Software-Lösungen angepasst werden - von einfachen Steuerungsbefehlen bis hin zu komplexen Dialogsystemen. Die Spracherkennung arbeitet umso genauer, je besser das Vokabular an die Anforderungen der Einsatzbereiche angepasst ist. Fazit: Sprachsteuerung für Business-Software In den nächsten Jahren werden Künstliche Intelligenz, Spracherkennungssoftware und die wissenschaftlichen Grundlagen zur Sprachverarbeitung riesige Fortschritte machen. Das kommt bald auch den Nutzern von Unternehmenssoftware zugute. Das Ziel ist es, komplette Prozesse sprachgesteuert abzuarbeiten. In Zukunft werden Nutzer mit ihrer Business Software ganz natürlich reden und verstanden werden. Umgebungsgeräusche und verschiedene Sprechweisen werden der robusten Spracherkennung nichts ausmachen. Anwender, die ihre Hände und Augen für die eigentliche Arbeit brauchen - sei es im Projekt, im Kundenservice oder bei der medizinischen Versorgung - werden ganz nebenbei ihre Vorgänge dokumentieren und Software steuern können.   ### Ein Blick zurück nach vorn: Meilensteine der Produktentwicklung Unser 100. Featureset steht bevor. Grund genug, zurückzuschauen auf die Meilensteine der Produktentwicklung von den Anfängen bis heute. Als die Scopevisio AG im Jahr 2007 gegründet wurde, steckte das Thema Cloud Computing noch in den Kinderschuhen. Von Anbeginn an war den Gründern Dr. Jörg Haas und Dr. Rüdiger Wilbert jedoch klar: Der Cloud gehört die Zukunft. Software nach Bedarf wie Strom aus der Steckdose zu beziehen – also Software als Service (SaaS) zu nutzen – bot nach Meinung der Gründer zahlreiche Vorteile: allen voran natürlich die Kostenvorteile, die sich daraus ergeben, dass in einer sogenannten Multi-Tenancy-Architektur alle Anwender ein- und dieselbe Software nutzen. Dadurch verteilen sich die Kosten für den Betrieb, für die Sicherheit und für Updates auf alle Nutzer. Die Folge: Professionelle Software, wie sie vormals nur Konzernen vorbehalten war, wird für Mittelständler erschwinglich. Die Vision einer umfassenden Unternehmenssoftware aus der Cloud war damit geboren. Bis heute halten wir an dieser Leitidee fest und komplettieren die Anwendung in kleinen und oft auch großen Schritten. Wichtig sind dabei die regelmäßigen Featuresets mit vielen Neuerungen, die alle vier bis sechs Wochen ausgerollt werden und allen Anwendern automatisch zur Verfügung stehen. In Kürze steht unser 100. Featureset an. Wir freuen uns, Scopevisio auch in Zukunft für die Anwender kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zurück in die Zukunft Begeben Sie sich mit uns auf die Reise     2007/2008 Die beiden Anfangsjahre der Scopevisio stehen ganz im Zeichen der Entwicklung. Wir konzentrieren uns auf das Design und die Entwicklung der Basistechnologie.     2009 Ziel ist es zunächst, eine Online-Lösung für die Finanzbuchhaltung auf den Markt zu bringen. Zu den ersten Funktionen zählen die Berichte und die Berichtsmappe, der IDEA-Export, ELSTER und die Umsatzsteuervoranmeldung. Von Anfang an ist ein Shop in der Software vorgesehen. 2009 kommt die Anwendung FINANZEN erstmals intern zum Einsatz.     2010 Die Buchhaltungslösung wird weiter ausgebaut. Hinzu kommen das Rechnungseingangsbuch, das damalige „Homebanking“ und die Anlagenbuchhaltung. Mit dem so komplettierten Baustein FINANZEN erfolgt der Markteintritt. Parallel werden die Themen Produktverwaltung und Abrechnung in Angriff genommen. Mit der „Faktura“ veröffentlichen wir die entsprechende Anwendung.     2011 Im Jahr 2011 stehen die Themen Kontaktverwaltung und Kundenbeziehungsmanagement im Fokus. Das Modul CRM wird vorgestellt. Parallel entwickeln wir die Aufgabenverwaltung.     2012 Das CRM wird weiter ausgebaut und erhält mit der Kontaktakte die Möglichkeit, alle Daten und Dokumente zum Kontakt zentral an einer Stelle zu speichern. Mit FINANZEN2GO erscheint unsere erste mobile Anwendung. Scopevisio ist von Anfang an als offenes System konzipiert. Die Anbindung von Fremdsystemen erfolgt noch ausschließlich über die SOAP-API.     2013 Das Thema Dokumentenmanagement steht im Jahr 2013 im Vordergrund: Das DMS-System Teamwork wird erstmals vorgestellt. Zu den weiteren Meilensteinen in diesem Jahr zählen die übergreifende Suchfunktion „Scopen“, CRM2GO, Rechnungsläufe (bei Ausgangsrechnungen), die DATEV-Schnittstelle sowie die Anbindung von Paypal.     2014 Das Zusammenspiel mit den bekannten Microsoft Office-Programmen funktioniert mit den Office- und Outlook-Connectoren noch einfacher. Für die Projektverwaltung wird ein neuer Baustein geschaffen: PROJEKTE sowie die zugehörige App PROJEKTE2GO. Im Bereich Marketing/Vertrieb entwickeln wir ein Kampagnen-Tool. Neu hinzu kommt der Kalender. Dank der Zusammenarbeit mit Creditreform können wir die automatische Adressvervollständigung anbieten sowie die Creditreform-Bonitätsabfrage. Scopevisio wird in einer Smart-Edition für kleine Unternehmen bzw. in einer Business-Edition für mittelständische Unternehmen angeboten. Erstmals wird 2014 die Enterprise-Edition vorgestellt     2015 Scopevisio wird ZUGFeRD-kompatibel. Neu hinzu kommt die Zeiterfassung. Die Möglichkeit, sein eigenes Menü einzurichten, wird mit „Mein Menü“ umgesetzt. Im Bereich Vertrieb kommen Potenziale und BANT hinzu. Außerdem besteht ab sofort die Möglichkeit, Scopevisio als Datenquelle z.B. in Verbindung mit Excel zu nutzen.     2016 Gemeinsam mit DATEV wird die neue Schnittstelle DATEVconnect online vorgestellt. Das Aktivitätenjournal bietet einen kompletten, filterbaren Überblick über alle Ereignisse, die in der Gesellschaft stattgefunden haben. Mit BELEGE2GO und KASSE2GO kommen zwei neue Apps hinzu. ScanToScopevisio ermöglicht es, mit bestimmten Scannern Visitenkarten, Belege und andere Dokumente direkt nach Scopevisio zu scannen.     2017 Mit Scoper stellt die Scopevisio einen sprachgesteuerten digitalen Assistenten vor. Anwender können ab sofort Listen nach eigenen Vorgaben filtern und als individuelle Arbeitslisten speichern.     2018 Wir stellen die Vertriebsprojekte vor: Jeder Verkaufsvorgang kann mit der ihm eigenen Gewichtung, Risikobewertung sowie BANT-Qualifizierung erfasst, gefiltert und analysiert werden. Neu ist die Projektakte. Sie bündelt – ähnlich wie die Kontaktakte – Daten und Dokumente an einem zentralen Ort. Über die E-Mail-Benachrichtigungen können Anwender einstellen, dass sie über Änderungen in Scopevisio, z.B. an Kontakten, informiert werden. Die REST API wird präsentiert: -Sie stellt den nächsten Evolutionsschritt in der Verknüpfung von Scopevisio mit externen Anwendungen dar.     2019 Scopevisio erhält eine neue Benutzeroberfläche, die an die bekannten Office-Anwendungen angelehnt ist. Wir stellen das neue Rechnungseingangsbuch vor. Es bildet den Prozess der Rechnungsprüfung und -freigabe komplett digital ab und automatisiert diesen in weiten Teilen.   Ein Blick nach vorn: Das erwartet Sie: Reisekostenabrechnung Neues Berichtswesen Beschaffung mit Warenwirtschaft und integriertem Beschaffungsprojekt Personalakte HRP (HumanResourcePlanning) Lokalisierung / Übersetzung in andere Sprachen USt-Konsolidierung Mandantenübergreifende Stammdaten ### Lieblingsfunktion: Dauerrechnungen Wiederkehrende Rechnungen schreiben sich in Scopevisio praktisch von allein. Christian Brendel, Geschäftsführer von FIBU-doc, schätzt diese Funktion sehr. Wenn Rechnungen mit den immer gleichen Produkten oder Leistungen in regelmäßigen Intervallen für denselben Kunden ausgestellt werden, handelt es sich um sogenannte „Wiederkehrende Rechnungen“ oder „Dauerrechnungen“ (Begriff im neuen Menüband). Derartige Rechnungen müssen in Scopevisio nicht immer wieder aufs Neue geschrieben werden. Sie können vielmehr als Dauerrechnung einmalig angelegt und anschließend automatisiert erstellt und verschickt werden. Diese eher unspektakuläre Funktion erweist sich im Alltag als sehr nützlich, wie auch Christian Brendel, Geschäftsführer von FIBU-doc Praxismanagement, betont: „Wiederkehrende Rechnungen bedeuten für uns weniger repetitive Arbeit. Außerdem müssen wir uns keine Termine für die Rechnungsstellung merken.“ FIBU-doc Praxismanagement GmbH hat sich auf kaufmännische Lösungen für Ärzte und Zahnärzte spezialisiert. Das Angebot umfasst dabei branchenspezifische Software und Beratung in den Bereiche Belegmanagement, Buchhaltung, Praxiscontrolling, Praxissteuerung und Personalmanagement. FIBU-doc bietet nicht nur Schulungen, Seminare und Beratung an, sondern hält mit solvi flow, solvi control und pepito auch eine Suite an Onlinelösungen für Ärzte und Zahnärzte bereit. Da das Unternehmen seine Cloud-Lösungen als Software as a Service anbietet, fallen monatliche und jährliche Mietgebühren an. Diese werden bequem über die Funktion „Dauerrechungen“ abgebildet. Um die Rechnungsstellung für die Nutzer von solvi und pepito braucht sich deshalb in der Verwaltung von FIBU-doc Praxismanagement niemand zu kümmern, diese übernimmt Scopevisio automatisiert. Wenn auch Sie wiederkehrende Rechnungen einrichten möchten, lohnt ein Blick in die Online-Hilfe. Für die wiederkehrenden Rechnungen können Sie eigene Intervalle definieren bzw. Gültigkeitszeiträume festlegen. Wie Sie im Detail vorgehen, ist in der Online-Hilfe beschrieben. ### Teamwork: Scannen mit mobilen Endgeräten Dokumente unterwegs scannen und in Teamwork hochladen und am besten in Topqualität? Das geht jetzt ganz einfach auch mit mobilen Endgeräten. Julia Kelm, Mitarbeiterin im Produktmanagement von Scopevisio, stellt Ihnen verschiedene Möglichkeiten vor, die praktische Funktion im Alltag zu nutzen. Um die Funktion nutzen zu können, benötigen Sie die TEAMWORK App, die Sie sich einfach im jeweiligen App Store herunterladen können. iOS-Nutzer iOS-Nutzern wird diese Funktion seit iOS13 noch leichter gemacht. Öffnen Sie die App Dateien und wählen Sie als Speicherort Teamwork. Öffnen Sie den entsprechenden Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll. Über die drei Punkte oben links, wählen Sie die Funktion Dokument scannen Es öffnet sich die Kamera, mit der automatisch das Dokument gescannt wird. Nach Bedarf können Sie noch den Bildausschnitt optimieren. Scannen Sie eine weitere Seite oder speichern Sie das Foto als PDF. Nachdem Sie einen Dateinamen gewählt und das Foto gespeichert haben, befindet sich Ihr gescanntes Dokument in Teamwork.   Android-Nutzer Auch als Android-Nutzer steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Tipp: Richten Sie sich auf dem Startbildschirm das Widget "Google Drive-Scan“ ein. So können Sie das Dokument mit nur einem Klick scannen. Ohne das Widget öffnen Sie zunächst Google Drive. Klicken Sie unten rechts auf das Plus-Symbol und wählen Sie Scannen. Es öffnet sich die Kamera, mit der Sie ein Foto von dem Dokument aufnehmen und nach Bedarf den Bildausschnitt optimieren können. Bestätigen Sie die Aufnahme mit dem Häkchen und Speichern Sie das Dokument. Nachdem das Dokument gescannt und in Google Drive gespeichert wurde, können Sie es in der Teamwork App hochladen. Bitte beachten Sie als iOS bzw. Android-Nutzer immer auch AGB Ihres Anbieters und die jeweilige Version des Betriebssystems.   Alternativ können Sie auch als iOS- oder Android-Nutzer die Scanfunktion der TEAMWORK App nutzen. Öffnen Sie dazu die Teamwork App und wählen Sie über das blaue Plus die Funktion Dokument scannen aus. Wählen Sie Foto machen/aufnehmen und nehmen Sie ein Foto von dem Dokument auf. Nun können Sie das Foto noch optimieren und anschließend in Teamwork als PDF speichern.   Im Gegensatz zu einem normalen Foto des Dokuments wird das gescannte Dokument als PDF gespeichert, wodurch die geringe Dateigröße die Performance unterstützt. Die Scanfunktion ist somit eine praktische Erweiterung zur Anwendung von Scopevisio auf mobilen Endgeräten. ### Microsoft Power BI vs Excel Begriffe wie „Künstliche Intelligenz“, „Deep Learning“, „Data Mining“ und „Predictive Analytics“ beherrschen die Medien, aber in der Praxis dominieren ganz andere Programme: Excel und PowerPoint. Doch auch wenn die Digitale Transformation Zeit braucht und in Einzelschritten am ehesten zum Erfolg führt, gibt es Möglichkeiten, alltägliche Prozesse moderner und automatisierter zu gestalten. Eine davon ist die Nutzung von Microsoft Power BI für Routine-Auswertungen. In diesem Zusammenhang werde ich oft gefragt, wo denn genau der Vorteil zu althergebrachten Excel-Lösungen sei und was Power BI von diesen unterscheide. Microsoft Power BI vs Excel im Vergleich Im Folgenden zeige ich deshalb einen Vergleich der beiden Anwendungen nach verschiedenen Kriterien im Hinblick auf das operative Reporting. Obwohl ich als Berater für BI-Lösungen natürlich nicht ganz objektiv sein kann, habe ich dennoch versucht, möglichst neutral auf die Vor- und Nachteile zu blicken und habe dabei auch Kundenerfahrungen miteinbezogen. Dabei gehe ich im ersten Teil meines Vergleichs auf die Lernkurve und das Handling, die möglichen Datenquellen und die Datenaufbereitungsfunktionen ein. In einem späteren zweiten Teil folgen dann die Möglichkeiten zur Visualisierung, Verteilung und Aktualisierung der Berichte. Der Einstieg - wie sieht die Lernkurve aus? Excel ist so bekannt, dass man eigentlich kaum von einem Einstieg sprechen kann. Einfache Berechnungen, Kalkulationstabellen, aber auch Grafiken, gehen leicht von der Hand. Sie gehören in bestimmten Berufen zum Allgemeinwissen. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, wobei die Lernkurve angenehm flach ist und viele Kleinigkeiten einen echten Mehrwert bringen. Die Anwendung ist sowohl für Einsteiger als auch für Profis geeignet. Power BI wird aufgrund der geringeren Bekanntheit automatisch als komplexer empfunden. Tatsächlich ist die Lernkurve beim ersten Einstieg steiler. Dennoch lassen sich auch ohne Programmier- oder Datenbankkenntnisse gute Ergebnisse erreichen. Einige komplexere Funktionen wie z.B. die Datenaufbereitung in Power Query sind prominent platziert. Deshalb ist der Einstieg in diese professionelleren Funktionen leichter. Viele der fortgeschrittenen Funktionen von Power BI lassen sich zwar auch mit Excel nachbilden, sind in Power BI aber deutlich einfacher als in Excel zu nutzen. Fazit zur Lernkurve Um in Power BI zu ersten Erfolgen zu kommen, braucht man mehr Geduld, dafür ist es einfacher, das volle Potenzial des Programms auszuschöpfen. Power BI vs Excel - Datenquellen anbinden Mit seinen vielfältigen Möglichkeiten ist Excel das „Schweizer Taschenmesser“ der Office Anwendungen. Gerade in der aktuellen Version können Sie viele Datenquellen anbinden. Die Anzahl der möglichen Datenquellen kann zwar nicht mit Power BI mithalten, wird von Microsoft aber kontinuierlich erweitert. Ein wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit von manuellen Eingaben, die sofort in Formeln, Tabellen und Grafiken verwertet werden können. Power BI zukunftstauglich Power BI kann noch mehr Datenquellen als Excel anbinden und hat gerade bei Cloud-Datenquellen einen Vorteil. Mit Excel ist dagegen oft ein Zwischenspeichern von zu verwertenden Daten in speziellen Datenbanken notwendig ist. Damit ist Power BI als Werkzeug besser für die Zukunft aufgestellt, da Live-Verbindungen der modernere Weg gegenüber Datenspeichern im Hintergrund sind. Die mögliche Unabhängigkeit von On-Premise-Datenquellen ermöglicht eine ganz neue Art der Zusammenarbeit. Manuelle Eingaben sind dagegen für Endanwender nicht vorgesehen, so dass man hierfür spezielle Datenquellen, wie z.B. Excel-Tabellen bereitstellen muss. Damit ist die Reaktion auf diese Eingaben ggf. weniger dynamisch, da die Daten dieser Datenquelle nach neuen Eingaben komplett aktualisiert werden müssen. Fazit zu Datenquellenanbindung Wie beim Einstieg hat Excel Vorteile bei „kleineren“ Aufgaben, während Power BI scheinbar Einfaches komplizierter und scheinbar Kompliziertes einfacher macht. Power BI vs Excel - Daten aufbereiten Excel bietet genauso wie Power BI die Möglichkeit, alle gängigen Funktionen zur Datenaufbereitung in Power Query zu nutzen. Auf der Oberfläche in den Excel-Tabellen können Sie Excel-Formeln nutzen. Diese sind vielen Anwendern ja bestens bekannt. Genauso wie bei Excel gibt es in Power BI die Möglichkeit der Datenaufbereitung mit Power Query. Der Unterschied ist an der „Oberfläche“ zu sehen. Wenn Sie auf der Power BI Oberfläche neue Spalten erstellen, können Sie vergleichbare Formeln wie in Excel nutzen. Der Umgang damit ist aber eher komplizierter als in Excel, weil die Visualisierung anders ist und nicht direkt sichtbar in der Tabelle gearbeitet werden kann. Beziehungen zwischen Datentabellen modellieren Dafür ist aber die Modellierung von Beziehungen zwischen Datentabellen in Power BI deutlich präsenter und einfacher. Sie stellt ein wichtiges Element von MS Power BI dar. Dynamische, berechnete Werte in Power BI Der wichtigste Unterschied im Vergleich Power BI vs Excel ist aber die Möglichkeit, in Power BI sogenannte „Measures“ mit der Programmiersprache DAX zu erstellen. Dies ist zwar beim Einstieg auch komplexer, weil ungewohnter als die Excel-Formeln, bietet aber ganz neue Möglichkeiten. Die Measures sind berechnete Werte, die aus der Tabellenlogik ausbrechen und sich komplett dynamisch beim Betrachten des Berichts verändern können (z.B. durch Filter). Dies ermöglicht eine ganz andere Dynamik und müsste in Excel aufwändig programmiert werden. Fazit zur Datenaufbereitung Beide Programme sind sehr mächtig, wobei Excel beim Einstieg einfacher ist, MS Power BI dafür aber die größere Stabilität und mehr Möglichkeiten bietet. ### Scopevisio als zentrale Datenbasis Die five(9)s ist ein IT-Dienstleister und Software-Hersteller, der sich auf System-, Asset-, Service- und Management-Lösungen spezialisiert hat. Ziel ist es, die Effizienz und Sicherheit von IT-Infrastrukturen für den Kunden zu optimieren. Einen Schwerpunkt bildet die Entwicklung von prozessorientierten Softwarelösungen auf Basis von Ivanti-Technologien. Jörg Simon, CEO der five(9)s GmbH, war länger auf der Suche nach eine „konzertierten Lösung“ für alle wichtigen Geschäftsprozesse im Unternehmen. Zwar fand er zahlreiche einzelne Cloud-Lösungen für unterschiedliche Anforderungen, jedoch nur wenige ganzheitliche Ansätze – bis er auf Scopevisio aufmerksam wurde. Heute ist Scopevisio laut Simon das „zentrale Backend-Steuerungssystem“ der five(9)s. Im Unternehmen ist Scopevisio als Komplettsystem – angefangen beim Vertrieb bis hin zur Buchhaltung – im Einsatz. Simons Lieblingsfunktion ist deshalb kein einzelnes Feature, sondern die Tatsache, dass Scopeviso in seinem Unternehmen als zentrale Datenbasis und als Drehscheibe für die Zusammenarbeit fungiert. Im Video haben wir den Geschäftsführer zum Einsatz von Scopevisio bei five(9)s befragt. https://youtu.be/RqgskHPGgf4 ### Mahnungen „en bloc“ verschicken Müssen Sie manchmal Mahnungen versenden? In Scopevisio funktioniert dies ganz einfach und seit Kurzem noch schneller als bisher. Gertrud Hinrichs erklärt, wie Sie zeitsparend Mahnungen auf einen Schlag versenden können. Mit dem letzten Update wurde der Versand von Mahnungen vereinfacht. Anwender können seither ausgewählte Mahnungen gesammelt mit einem Klick verschicken. Damit dies reibungslos funktioniert, sind allerdings bestimmte Einstellungen im Debitorenkonto nötig. Hier wird im Datenfeld „Mahnschreibenversand“ der „E-Mail Versand“ ausgewählt, was per Massenänderung auch bei allen Kunden definiert werden kann. Sobald Sie diese Einstellung vorgenommen haben, generiert Scopevisio automatisch die aktuellen Mahnschreiben, und mit einem einzigen Klick können alle zuvor ausgewählten Mahnungen versendet werden. So gehen Sie im Detail vor: Unter Organisation/Stammdaten/Buchhaltung/Buchhaltung verwalten/Debitorenstamm können Sie sich die Spalte „Mahnschreibenversand“ einblenden lassen. Nun wählen Sie alle Debitoren aus und wählen den „E-Mail Versand“. Somit ist diese Eigenschaft bei allen Kunden hinterlegt. Unter Finanzen/Mahnungen können nun alle Kunden ausgewählt werden, die angemahnt werden sollen. Nachdem Sie festgelegt haben, bis wann Zahlungseingänge berücksichtigt wurden und bis wann die Zahlung getätigt sein sollte, kann der Mahnlauf erstellt werden. Über die Auswahl „Mahnläufe anzeigen“ wird jetzt genau ein Mahnlauf mit allen ausgewählten Mahnungen angezeigt. Diese können dann mit einem Klick auf „Ausgewählte Mahnungen direkt versenden“ an die Kunden geschickt werden. Zu empfehlen ist eine getrennte Auswahl der verschiedenen Mahnschreiben: Unter Organisation/Stammdaten/Sprachen und Textbausteine/Textbausteine verwalten können Sie beispielsweise für den Textbaustein der 1. Mahnung hinterlegen, dass dieser als Standard des E-Mail-Textes für das Mahnverfahren gilt. Somit sind alle Mahnungen, die sich in der Mahnstufe „1. Mahnung“ befinden, sofort zu versenden, ohne dass der Text angepasst werden muss. Lediglich für die Mahnungen der 2. oder letzten Mahnstufe muss nun der E-Mail Text manuell angepasst werden. Dies spart Zeit und Klicks. Alle Details zum Thema Mahnungen finden Sie in unserer Online-Hilfe. ### Order to Cash digitalisieren - das sind die Vorteile Der Order to Cash Prozess (OTC) umfasst alle betrieblichen Vorgänge von der Bestellung eines Kunden bis zum Zahlungseingang.  Der entsprechende Prozess im Einkauf ist Purchase to Pay (PTP). Ihm widmen wir einen gesonderten Artikel. In einer ERP-Software können Sie diesen Prozess digitalisieren und automatisieren. Sie arbeiten dadurch wirtschaftlicher und mit geringerem Personaleinsatz.  Dieser Beitrag erklärt folgende Themen: Schritte im Order to Cash Prozess Vorteile der Digitalisierung von Order to Cash Der Order to Cash Prozess in Scopevisio Schritte im Order to Cash Prozess Die folgende Abbildung zeigt schematisch, wie der OTC-Prozess abläuft. Anschließend gehen wir auf die einzelnen Schritte im Prozess ein.   Auftrag Wenn ein Auftrag oder eine Bestellung eingeht, beginnt die Auftragsabwicklung. Der Auftrag wird angelegt und zur Prüfung an die Fachabteilung weitergegeben. Prüfung Die Fachabteilung prüft, ob der Auftrag ausgeführt werden kann. Entspricht er dem Angebot? Sind die Ressourcen vorhanden, um ihn abzuwickeln? Steht genügend Personal zur Verfügung? Ist der Termin zu halten? Wenn die Verfügbarkeitsprüfung positiv verläuft, wird eine Auftragsbestätigung versandt und der Auftrag geht in die Produktion. Auftragsausführung Die Auftragsabwicklung und Auslieferung hängt von der Branche ab. In Produktionsbetrieben werden Produkte gefertigt, in Dienstleistungsbetrieben Leistungen erbracht, in Handelsunternehmen Waren für den Weiterverkauf beschafft. Unter Umständen wird die Ware kommissioniert, ein Lieferschein erstellt und dem Versandgut beigefügt. Auch kann vorab ein Lieferavis an den Kunden geschickt werden, damit dieser seine Logistik auf den Wareneingang vorbereiten kann.  Rechnung Nach Lieferung oder Leistung wird die Rechnung gestellt und an den Kunden versandt. Eine Forderung gegen den Kunden wird eingebucht. Zahlung Die Zahlungseingänge werden überwacht und mit den Offenen Posten abgeglichen. Wenn die Zahlung des Kunden eintrifft, wird die Forderung gegen ihn ausgebucht. Vorteile der Digitalisierung von Order to Cash Der OTC-Prozess ist ein Hauptprozess, der sich durch mehrere Abteilungen zieht. Viele Aufgaben werden von zahlreichen Bearbeitern koordiniert erledigt. Ressourcen müssen bereitgestellt und Dokumente versendet werden. Unternehmen, die OTC digitalisieren, arbeiten strukturierter und wirtschaftlicher als die, die ihre Aufträge noch größtenteils manuell abwickeln. Es unterlaufen ihnen weniger Fehler und folglich sind auch ihre Kunden zufriedener.   Am deutlichsten werden die Vorteile eines digitalen OTC Prozesses in Gegenüberstellung zu den Nachteilen der herkömmlichen Arbeitsweise: Vorteile der digitalen OTC-Abwicklung Nachteile der manuellen OTC-Abwicklung Fehlerfreier Prozess, da Daten digital erfasst, auf Plausibilität geprüft und nur vollständig angenommen werden Fehleranfälligkeit, zum Beispiel durch falsche oder lückenhafte Erfassung Wirtschaftlich durch automatisierten Prozess; im ERP stehen alle Informationen zur Verfügung Hohe Kosten wegen Personaleinsatz, Rückfragen und Suche nach fehlenden Informationen Schnell, weil der digitale Belegs- und Auftragsfluss koordiniert abläuft und zuständige Bearbeiter auch bei Abwesenheit Freigaben erteilen können Langsam, weil Belege papierhaft von Bearbeiter zu Bearbeiter gereicht werden, Tätigkeiten schlecht koordiniert sind und Abwesenheiten zu Verzögerungen führen  Bestens informiert, weil Deckungsbeitrag, Kosten und andere KPIs aus dem ERP-System jederzeit verfügbar sind Uninformiert, weil Zahlen, etwa für Kalkulation und Deckungsbeitragsrechnung, kaum verfügbar sind Kundenfreundlich, weil schnell, vollständig und im Einklang mit den Kundenwünschen geliefert und geleistet werden kann Kundenunfreundlich, weil der Prozess lange dauert und die Wünsche des Kunden oft unter den Tisch fallen, was zu weiteren Reklamationen und Verzögerungen führt Kosten für Rechnungen/Mahnungen nur wenige Cent Bis zu 60 Euro Kosten pro Rechnung / Mahnung bei papierhafter Bearbeitung Hohe Effizienz der Mitarbeiter, weil keine Mehrfacherfassung oder papiergebundene Arbeit anfällt Geringe Effizienz durch papierhafte, unstrukturierte Arbeitsweise Einfache, selbsterklärende Vorgänge können auch durch Hilfskräfte ausgeführt werden Hochkomplexe Vorgänge binden teure und knappe Fachkräfte Systemweite Protokollierung, gesicherte digitale Prozesse, Datenschutzvorkehrungen und revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleisten Rechtssicherheit Gefahr von Compliance-Verstößen durch mangelhafte Prozess-Dokumentation und Archivierung, fragwürdiger Datenschutz Der Order to Cash Prozess in Scopevisio Aufträge kommen gemeinhin nicht aus dem luftleeren Raum. Im Abrechnungsprozess von Scopevisio ist daher der vorgelagerte Prozess, in dem der Auftrag entsteht, integriert. Angenommen, Sie eine Firma als potenziellen Interessenten identifiziert und legen sie als Potenzial in Scopevisio an. Dieses Potenzial, auch Opportunity genannt, ist die Grundlage für alle weiteren Belege der Kundengewinnung und -betreuung. Sie brauchen nichts doppelt einzugeben. Geht Ihr Vertriebsprojekt in die Angebotsphase, erstellen Sie Ihr Angebot auf Grundlage des Potenzials. Um das zu tun, steht Ihnen nicht nur Ihr Leistungskatalog zur Verfügung. Sie haben zudem auch den Überblick über Ihre Ressourcen: Personal, Zeit, Warenwirtschaft, Kapazitäten. Scopevisio lässt sich über offene Schnittstellen in Ihre Warenwirtschaft und Produktionsprozesse integrieren. Sie verhandeln ein wenig und der Interessent nimmt Ihr Angebot an. Dieses wird in einen Auftrag überführt. In Scopevisio haben Sie den gesamten Prozess angelegt. Daher wissen Sie, welche Personen und Abteilungen welche Rolle in der Auftragsausführung ausführen müssen. Die internen Arbeitsaufträge werden digital erteilt und die Bearbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn sie ihren Part erfüllen müssen. Während dieser Prozess läuft, können alle entstehenden Kosten und prognostizierten Erträge aus dem ERP-System abgerufen werden, ebenso wie der Projekt-Deckungsbeitrag und die Entwicklung der Ressourcen. Das ermöglicht Unternehmen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Rentabilität in jeder Projektphase sicherzustellen. Ist der Auftrag fertig, generieren Sie den Lieferschein. Er ist Teil des digitalen Belegflusses von Scopevisio. Also haben Sie auch hiermit kaum manuellen Aufwand. Wie Sie sich denken können, wird auch die Rechnung digital generiert und an den Kunden versendet. Dabei wird in der Finanzbuchhaltung automatisch die Debitorenforderung eingebucht. Die Banking-Funktionen der Anwendung ordnen den Geldeingang automatisch Ihrer Rechnung zu, wenn der Kunde Zahlung leistet. Tut er dies nicht, können auch die nachgelagerten Prozesse Mahnwesen und Forderungsinkasso in der Scopevisio-Anwendung weitgehend automatisiert abgewickelt werden. Fazit Order to Cash Prozesse sind ideale Kandidaten für eine Digitalisierung. Unternehmen, die ihre Kundenprozesse von der Bestellung bis zum Zahlungseingang elektronisch abwickeln, sind dem Wettbewerb voraus. Sie arbeiten wirtschaftlicher, minimieren Fehler und nutzen die Arbeitskraft ihrer Mitarbeiter effizienter. In der Auftragsausführung haben sie den Überblick über die Kosten/Erlös-Situation und über die Ressourcen. Der digitale Belegfluss und der strukturiert ablaufende Prozess sorgen für Tempo in der Auftragserfüllung und ein zufriedenes Gesicht beim Kunden. ### Scopeunity Day begeistert Anwender Der Scopeunity Day lockte am 11. September 2019 rund 200 Gäste in das Kameha Grand. Die Scopevisio hatte zum ersten Mal zu einem Anwendertreffen eingeladen. So wurde der Tag gleichzeitig zum „Richtfest“ für die Scopeunity. Impressionen und Gästestimmen liefert folgendes Video: https://youtu.be/rcjWlITtVkw Die Veranstaltung stand ganz im Zeichen des Kennenlernens und des Erfahrungsaustauschs. Dafür war ein offenes Konzept gewählt worden, das Scopevisio-Vorstand Stephan Müller in seiner Begrüßung kurz vorstellte. Scopevisio-Roadmap Im Anschluss schlug Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas in seiner Scopevisio-Roadmap den Bogen von den Anfängen der Scopevisio AG bis hin zu den großen, langfristigen Zukunftsplänen. Dabei ging er auch auf unmittelbar anstehende Neuerungen wie die Reisekostenabrechnung, das neue Berichtswesen und die Personalakte ein. Ihm war es besonders wichtig, die Vision hinter Scopevisio deutlich zu machen und das große Bild aufzuzeigen. Ausführlich präsentierte Jörg Haas die künftige Strategie, die auf die funktionale Erweiterung der Komplettlösung zielt, vor allem aber die Branchenausrichtung im Blick hat – etwa auf die Hotellerie, das Handwerk und Anwaltskanzleien. Auch die Internationalisierung beziehungsweise Lokalisierung der Unternehmenssoftware ist mittelfristig geplant. Austausch und Networking Der Großteil der weiteren Veranstaltung fand im Kameha Dome statt, der zum Mittelpunkt für den lebendigen Austausch zwischen den Anwendern und Scopevisio, aber auch der Vernetzung der Anwender untereinander wurde. In entspannter Atmosphäre gelang dies bestens. Open Space Im Kameha Dome waren – passend zu den Scopevisio Hauptfunktionen – hohe Stelen platziert worden, an denen Vertreter der Referenzkunden Althoff, Eitco, five(9)s, L & D sowie Paul IT Service für Gespräche bereit standen. An diesen Stationen kamen die Anwender untereinander ins Gespräch. Gleichzeitig wurden hier Ideen, Anregungen und Wünsche gesammelt. Circle Training Lange Schlangen bildeten sich beim Circle Training. Hier konnten Anwender ihre Software-Fitness unter Beweis stellen. Mitarbeiter des Professional Service der Scopevisio hatten dafür kleine „Workouts“ mit Videos vorbereitet. Das traf offenbar den Nerv der Besucher: Durchgehend waren die Stationen belegt. Best Practice Am Best Practice-Stand fanden im 20-Minuten-Takt Kurzpräsentationen von Scopevisio-Mitarbeitern statt – etwa zur Online-Hilfe und zum Support, zum mobilen Arbeiten im Projektgeschäft oder zur Konzeption des neuen Bausteins „Beschaffung“. Auch dieses Angebot wurde rege genutzt, denn die Anwender waren besonders gespannt auf alle Neuerungen bei Scopevisio. Interessenten hatten an den Demo-Stationen von Scopevisio und Filosof die Gelegenheit, sich die Cloud-Unternehmenssoftware zeigen zu lassen. Anwender freuten sich, am Stand des Supports die Support-Mitarbeiter von Scopevisio einmal persönlich kennenzulernen. Innovation Lab Das Entwicklungs-Team der Scopevisio stand im Innovation Lab bereit, um Interessierten zu zeigen, wie einfach Anwendungen über die API Openscope angebunden werden und eigene Web-Apps entwickelt werden können. Keynote Die Keynote am Nachmittag hielt Conny Dethloff, Diplom-Mathematiker und BI-Spezialisit bei der Otto Group. Dort entwickelte er eine neue Business Intelligence Plattform mit. Heute berät der Gesellschaften der OTTO Group zum Thema BI im Kontext von Organisation und Zusammenarbeit. In seiner Keynote ging es ihm darum, die Chancen, vor allem aber auch die Grenzen von Big Data und KI aufzuzeigen. So würden Daten immer nur das Was, nicht aber das Warum erkennen. Nur der Mensch könne Sinn und Bedeutung in Daten erzeugen. Kreativität und Empathie habe nur der Mensch. Deshalb führt BI alleine nicht zum Erfolg. After Business Event Der erste Anwendertag klang gechillt in der Pure Gold Bar aus – zum Sound der Band Jephly mit der souligen Stimme von Jenny, begleitet von Gitarre und Saxophon. Dazu einen Gin von der Bar, einen Latte von der Kaffee-Barista oder eine Eiskreation aus dem Eislabor – auch das kulinarische Angebot ließ keine Wünsche offen. Es war ein toller Tag. Danke, liebe Anwenderinnen und Anwender, dass Sie mit dabei waren! Ganz besonders freuen wir uns über das positive Feedback, das wir vor Ort bekommen haben. Freuen Sie sich auf den Scopeunity Day 2020! ### Lieferantenrechnungen auf einen Schlag überweisen Ralf Steinhoff kümmert sich als Geschäftsführer um alle kaufmännischen Belange des Friseursalons Steinhoff Haardesign in Reutlingen – und nicht nur das. Gleichzeitig betreut er das Online-Marketing, die Sozialen Medien und die Unternehmenskultur allgemein. Deshalb freut sich Steinhoff über jede zeitsparende Funktion, die ihn in der Verwaltung unterstützt – so zum Beispiel über die Möglichkeit in Scopevisio, Zahlungsläufe anzulegen und Überweisungen auf einen Schlag auszuführen. Ob Rechnungswesen oder Mitarbeitergewinnung: Steinhoff ist ein echter Allrounder, der sich hinter den Kulissen wichtige Innovationen wie etwa ein spezielles Ausbildungsprogramm auf den Weg gebracht hat. „Als Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens füllt man viele Rollen in Personalunion aus. Das kostet Zeit. Deshalb vermeide ich das Jonglieren mit zu vielen Tools. Bei Scopevisio gefällt mir, dass viele Funktionen integriert sind. So kann ich zum Beispiel offene Posten zu einer Zahlungsliste hinzufügen. Aus dieser Zahlungsliste wird eine XML-Datei generiert, die ich in mein Online-Banking einlesen kann. Auf diese Weise können mehrere Eingangsrechnungen in einem Schwung beglichen werden.“ Beim Erstellen einer Zahlungsliste wird zunächst eine Offene-Posten-Liste angezeigt. In der Liste wählen Sie die Positionen aus, die Sie überweisen möchten. Nachdem dies geschehen ist, erzeugen Sie die Zahlungsliste. In dieser können Sie auch noch einmal Positionen nachbearbeiten. Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit abgebildet, erzeugen Sie Dateien und Buchungen. Daraufhin wird eine XML-Datei erstellt, die Sie in Ihre Banking-Software oder Ihr Online-Banking einlesen können. Wie genau Zahlungsläufe erstellt werden, ist in der Online-Hilfe detailliert beschrieben. Schauen Sie doch einfach mal rein. ### Bequemer arbeiten mit Vorlagen beim Kontaktimport Importieren Sie auch manchmal Kontaktdaten in Scopevisio? Dann können Sie sich Arbeit sparen, indem Sie mit Vorlagen arbeiten. Felix Fikowski vom Scopevisio Support erklärt, wie Sie dabei vorgehen. Immer wieder gibt es Anlässe dafür, Kontaktdaten aus Excel nach Scopevisio zu transferieren. Neue Marketingkampagnen sind ein Beispiel dafür. Wie gut, dass der Kontaktimport in Scopevisio ganz einfach funktioniert: Sie rufen über Organisation > Import & Export > Kontakte importieren das zugehörige Formular auf, wählen als Quelle CSV aus und schieben Ihre Excel-Datei mit den neuen Kontakten einfach per Drag-and-Drop auf das Formular. Nun ist allerdings etwas mühselige Kleinarbeit nötig, denn Sie müssen die Spaltenbenennungen noch anpassen. Die gute Nachricht ist: Diese Frickelsarbeit (wie der Rheinländer sagt) brauchen Sie nur einmal zu machen, wenn Sie das Formular anschließend als Vorlage speichern. Doch wie speichern Sie das Formular als Vorlage? Nach einem Rechtsklick auf den Reiter „Kontaktimport“ wählen Sie „Als Vorlage speichern“ und vergeben direkt einen Namen für Ihre Vorlage. Beim nächsten Import können Sie diese Vorlage wiederverwenden und sich das lästige Ausfüllen der Spaltenüberschriften sparen. ### Auftragsbearbeitung mit ERP Software Auftragsbearbeitung ist eine Kernfunktion aller Unternehmen. Wir untersuchen, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung mit einer integrierten Softwarelösung optimieren können.  Gleichzeitig verringern sich Durchlaufzeiten und Reklamationen.  Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess Die Auftragsbearbeitung ist ein Prozess, an dem viele Funktionen im Unternehmen beteiligt sind. Vorgelagert ist die gesamte Akquise, der Vertrieb, die Angebotserstellung und die Datenpflege im Zusammenhang mit Ihrem Kunden. Nachgelagert sind Abrechnung, Buchung und Service. Bei der Erledigung von Aufträgen benötigen die Beteiligten Informationen aus unterschiedlichen Quellen: Kundenstammdaten, Produktkatalog, Lager und so weiter. Das alleine spricht schon für eine integrierte Software, bei der Sie beispielsweise ein Verkaufspotenzial in ein Angebot, das Angebot in einen Auftrag und den Auftrag später in eine Rechnung und einen Lieferschein überführen können. Klar, das spart Zeit, wenn nicht jedes Dokument neu erstellt werden muss, weil die relevanten Daten einfach wiederverwendet werden können. Dies nur zur Einstimmung. Denn eine Auftragsbearbeitungs-Software muss noch viel mehr können. Sie sollte den Auftrag als Geschäftsprozess verarbeiten können. Betrachten wir also die einzelnen Schritte und wie ein ERP System sie bearbeitet. Angebotserstellung Erstellen Sie Angebote direkt in der Software. Sie greifen auf Ihren Produktkatalog zu oder erstellen Produkte und Leistungen individuell. Als Grundlage können Sie ein vorhandenes Produkt duplizieren und dann die Parameter, etwa den Preis oder die Zahlungsbedingungen, anpassen. Es ist gut, dass alle diese Informationen in Ihrer Datenbank hinterlegt sind. Dann können Sie vergleichbare Vorgänge aufrufen, sich daran orientieren und sicherstellen, dass Sie nichts vergessen. Kundendaten bearbeiten Die Bearbeitung und Pflege der Kundendaten ist enorm wichtig. Sie müssen diese nicht aus E-Mails oder Dokumenten zusammensuchen, sondern haben in einer virtuellen Kundenakte alle Informationen unter einem Hut. Adressen, Ansprechpartner, Besonderheiten, Verträge, Rechnungen. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Datenpflege übernimmt, können Sie Änderungen direkt übernehmen. Ihr System ist eine "single source of truth", eine maßgebliche Informationsquelle für alle Lebenslagen. Aufträge erhalten Am besten empfangen Sie Aufträge digital. Viele ERP-Systeme können direkt an das System des Kunden andocken. Dann geht der Auftrag digital bei Ihnen ein und Ihr ERP schickt eine Bestätigung. Manche Systeme sehen automatisch nach, ob die gewünschten Produkte am Lager sind und übergeben den Auftrag in die Warenwirtschafts-Software. Auf diese Weise erfolgt Ihre Auftragsbearbeitung weitgehend digital. Sie können aber auch Aufträge, die per Mail oder sonstwie eingehen, schnell in Ihr System eintragen und den Prozess auf diese Weise fortsetzen. In der Warenwirtschaft Die gewünschten Waren werden automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand nach unten korrigiert. Das System weiß, wo genau die Produkte eingelagert sind. Ihre Lagerlogistiker picken und kommissionieren die Waren. Die Erstellung von Lieferschein und Rechnung erfolgt automatisiert. Und ab geht die Post. Wenn Sie Ihre Logistik ausgelagert haben, macht es übrigens Sinn, auch den Logistik-Anbieter per Schnittstelle an Ihr Bestell- und Auftragssystem anzudocken. Die Schnelligkeit und Transparenz im Lager ermöglicht Ihnen, Ihre Lagerbestände zu optimieren. Das ist besonders im Saisongeschäft ein großer Vorteil, weil es Ihnen Lagerkosten spart und eine Auftragsbearbeitung just-in-time ermöglicht. Beschaffung / Einkauf Die Lagerbestände werden im System immer aktuell nachgehalten. Sie können festlegen, dass bei Unterschreiten einer bestimmten Mindestmenge die Ware nachbestellt wird. Sobald ein Mitarbeiter das geprüft hat, kann der Auftrag ebenso digitalisiert an Ihren Lieferanten gehen.  Engpässe können bei unerwartet großen Bestellungen schon einmal vorkommen. Sie sind in Echtzeit informiert, wenn es brennt, und können dem Kunden einen realistischen Liefertermin sagen. Manche Systeme erlauben es dem Kunden, den Status seiner Bestellung selbst zu tracken. Erstellung von Dienstleistungen Ja, geht es den hier nur um Fertigungs- und Handelsbetriebe? Mitnichten! Auch Dienstleister profitieren von einer softwaregestützten Auftragsbearbeitung. Nur, was der Industrie die Waren sind, das sind dem Dienstleister seine Mitarbeiter.  Über entsprechende Module können Sie Ihre Mitarbeiter besser verwalten und zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort bringen. CRM war gestern, heute haben wir xRM-Systeme, in denen Sie interne und externe Mitarbeiter inklusive Verfügbarkeit, Qualifikationen, Stundensatz usw. anlegen und verwalten können.  Eine integrierte Arbeitszeiterfassung, die gleich auch Stundenzettel auswirft, sollte Teil Ihres ERP Systems für Service und Dienstleistungen sein. Am besten ist es, wenn Mitarbeiter per Smartphone Login auf ihre Software und Zeiterfassung zugreifen können. Denn viele Dienstleister arbeiten außerhalb vom Office. Viele Softwarehersteller bieten als Service auch mobile Apps zu ihren ERP Anwendungen an.  Auswertungen Die Analysemöglichkeiten sind eine Stärke von integrierten ERP-Systemen. Sie möchten wissen, ob Sie dem Kunden im Preis noch entgegenkommen können? Rufen Sie einfach die Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge aus der Software ab und drehen Sie an einigen Stellschrauben, bis es für Sie und Ihren Kunden passt. Die Integration von Informationen aus verschiedenen betrieblichen Funktionen - Vertrieb, Herstellung, Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung - schafft Transparenz über den gesamten Prozess. Auch dem Kunden gegenüber sind Sie jederzeit auskunftsfähig. ### Künstliche Intelligenz: Wie geht‘s weiter mit der Zukunftstechnologie? Vertriebsmitarbeiter Kurt K. ist auf dem Weg zu einem Kundentermin. Über die Freisprechanlage arbeitet er mit seiner Business Software. „Scoper, gib die Adresse von Firma Schmitz in Herne in das Navi ein.“ „Erledigt. In einer Stunde 23 Minuten bist du vor Ort.“ „Lis mir das Auftragsdokument vor.“ Das Gerät gibt Kurt eine mündliche Zusammenfassung der wichtigsten Vereinbarungen. „Nenne mir die Teilnehmer an der heutigen Besprechung.“ Die Teilnehmerliste wird vorgelesen. „Lies mir die Agenda vor.“ Das Gerät greift auf das entsprechende Dokument zu und liest es vor. „Was muss ich vorher noch tun?“ „Das SLA vorbereiten und Vertragsdokumente für den Wartungsvertrag erstellen.“ „Öffne SLA. Füge ein: Name: Schmitz GmbH in Herne; die Adresse kannst du aus dem CRM holen, Gegenstand ...“ Solche Gespräche mit einer künstlichen Intelligenz via Spracherkennung rücken in den Bereich des Möglichen. Schon bald werden Unternehmensanwendungen in der Lage sein, mündlich mit ihren Benutzern zu kommunizieren. Dann kann auch die Reisezeit im Auto produktiv genutzt werden und viele Dinge werden leichter, wie zum Beispiel das Stöbern nach Auftragsdokumenten. Seit Künstliche Intelligenz auch in Business Software ihren Siegeszug angetreten hat, ist fast alles denkbar, sowohl in den administrativen Prozessen als auch in den Fertigungsabläufen der Industrie 4.0. Wussten Sie‘s schon? So entwickelt sich KI Künstliche Intelligenz (KI) hat ein enormes Wachstumspotenzial. Eine US-amerikanische Publikation veröffentlichte jüngst Zahlenmaterial: Bis zum Jahr 2025 wird der globale Markt für KI Lösungen auf 60 Milliarden € anwachsen. 2016 waren es lediglich 1,4 Milliarden €. Das globale Bruttoinlandsprodukt (BIP) soll dank KI bis 2030 auf 15,7 Billionen € anwachsen. KI kann die Produktivität von Unternehmen um 40 % steigern. Schon heute nutzen 77 % unserer Geräte KI. Künstliche Intelligenz wird der Menschheit helfen, körperliche und geistige Handicaps zu überwinden - Stichwort: Cyborg. Nach Einschätzung von Google-Analysten werden bereits 2020 künstlich intelligente Roboter in der Lage sein, komplexes menschliches Verhalten nachzuahmen. Wachstumsschub nicht nur für die IT-Branche Eine Studie der Unternehmensberatung Accenture prognostiziert, dass Künstliche Intelligenz das Wirtschaftswachstum in westlichen Industrienationen bis 2035 verdoppeln könnte. Einen wesentlichen Anteil daran haben Produktivitätssteigerungen. Besonders im IT-Bereich werden KI-Technologien das Personal entlasten. Drei Viertel aller Manager sehen in KI eine Chance, dass ihre Unternehmen expandieren und Wettbewerbsvorteile für sich erschließen können. Innovative Unternehmen nutzen bereits heute KI-Anwendungen für mobile Marketing. KI macht das Leben einfacher Auch die Verbraucher setzen große Hoffnungen auf KI: Die meisten rechnen damit, dass Künstliche Intelligenz ihnen das Leben leichter machen wird. Besonders die Inder und Chinesen sind den Segnungen der neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen. Wussten Sie, dass sie bei jeder Internetrecherche KI benutzen? Nur 33 % der Verbraucher wissen, dass ihre Geräte Künstliche Intelligenz nutzen. Tatsächlich verwenden aber 77 % der Menschen KI-Technologien. Ein Großteil der Menschen weiß gar nicht, wann er es mit künstlicher Intelligenz zu tun hat. Spracherkennung ist allgegenwärtig 97 % der Smartphone Benutzer verwenden heute bereits digitale Sprachassistenten. 40 % tun dies sogar mindestens einmal am Tag. Auch am Computer setzt sich Spracheingabe allmählich durch. Suchanfragen bei Google und Co. laufen immer mehr über das Mikro statt über die Tastatur. Aktuelle Anwendungen für Künstliche Intelligenz Autonomes Fahren Dank KI können Autos ihre Umwelt wahrnehmen, verstehen und auf Situationen im Straßenverkehr richtig reagieren.  Kameras und Sensoren liefern Daten-Input, aus dem das Fahrzeug Handlungen ableitet. Künstliche Intelligenz ist eine notwendige Bedingung, damit das funktionieren kann. Denn KI-Technologien werden aus Erfahrung klug: Sie verbessern sich selbsttätig immer weiter, indem sie aus Situationen lernen und ihr Verhalten laufend optimieren. Das maschinelle Lernen Abend in gewisser Weise die Funktionsweise des menschlichen Gehirns nach. Daher der Ausdruck „künstliche neuronale Netze“. Qualitätskontrolle Künstliches Lernen funktioniert durch Musterabgleich. Eine KI ist in der Lage, Muster zu erkennen und Musterabweichungen zu diagnostizieren. Deshalb eignet sie sich sehr gut, um die Qualität von Produkten zu sichern. Die Firma Bosch brachte im Jahr 2019 ein Gerät für die optische Prüfung von Industrieprodukten heraus. Denn mit Hochleistung-Grafikprozessoren können riesige Datenmengen schnell verarbeitet und entsprechende Schlüsse daraus gezogen werden. Chatbots Viele Unternehmen müssen immer wieder dieselben Routinefragen beantworten. Das kostet viel Zeit und Kraft, die die Mitarbeiter sinnvoller einsetzen könnten.  gewiefte digitalisieren wissen: Wo dieselbe Tätigkeit, Frage oder Überlegung immer und immer wieder anfällt, dort ist Automatisierungspotenzial. Dank KI können sich heute Chatbots um wiederkehrende Kundenanfragen kümmern. Die Mitarbeiter können derweil komplexere beantworten, die einen echten Mehrwert für die Kundenbeziehung bringen. Buchhaltung Bedeutende Erleichterungen sind auch für die kaufmännischen Berufe in Sicht. Buchhaltungsprogramme setzen heute bereits künstliche Intelligenz ein, um Eingangsrechnungen richtig zu erkennen und zu buchen. Aber die smarten Maschinen können noch mehr: Komplette Workflows in Rechnungswesen und Buchhaltung lassen sich dank KI präzise abarbeiten, ganz ohne menschliche Einflussnahme. Sprachassistenten Ein wichtiges Forschungsgebiet sind derzeit die Sprachassistenzplattformen. Diese sollen in Zukunft nicht mehr nur Konsumenten beglücken, wie es Siri, Cortana und Google schon seit Längerem tun, sondern auch mehr Effizienz in Unternehmensprozesse bringen. Überall dort, wo Menschen keinen Computer bedienen können oder wollen, leisten Sprachassistenten ihren Beitrag: im Auto, in der Fabrikhalle, unterwegs bei Besorgungen und natürlich bei Menschen mit Handikap. Ein mögliches Szenario schildert unsere kleine Geschichte am Anfang dieses Beitrags. Fazit Künstliche Intelligenz durchdringt zunehmend unseren Alltag, zu Hause wie im Büro. Sprachassistenten werden uns schon bald ermöglichen auch Reisezeiten produktiv zu nutzen. In der Finanzbuchhaltung, bei der Qualitätskontrolle, beim Kundenservice, im Vertrieb, beim autonomen Fahren und in der Medizintechnik tun sich fast täglich neue Anwendungsgebiete auf. KI-Technologien haben das Potenzial, eine neue industrielle Revolution auszulösen. Branchen-Insider Bogen prognostizieren ein enormes Wirtschaftswachstum durch selbstlernende Systeme. ### Kennen Sie schon die Schnellauswahl? In Scopevisio können Sie vieles individuell einrichten – so zum Beispiel den Schnellzugriff auf bestimmte Funktionen. Max Adolphs, Mitarbeiter in Support von Scopevisio, zeigt Ihnen, wie´s funktioniert. Arbeiten Sie im Vertrieb und wollen schnell neue Geschäftskontakte anlegen? Oder sind Sie Teil eines Projektteams und möchten ohne Umwege Kommentare zu Dokumenten hinterlegen? Den Schnellzugriff auf diese und weitere Funktionen können Sie individuell für Ihre Zwecke einrichten. Dazu bestücken Sie die dunkelgraue Titelleiste mit den Icons derjenigen Funktionen, die Sie am meisten nutzen. Klicken Sie auf den abwärts zeigenden Pfeil („Schnellzugriff einrichten“) in der Leiste. Im Pulldown-Menü setzen Sie einen Haken bei den Funktionen, die Sie per Schnellzugriff erreichen möchten. Sobald Sie eine Funktion angehakt haben, erscheint das zugehörige Icon in der grauen Leiste und ermöglicht somit den Schnellzugriff auf genau diese Funktion. Sie können die Auswahl selbstverständlich auch wieder rückgängig machen, in dem Sie die Häkchen durch Anklicken wieder entfernen. Auf diese Weise bauen Sie sich Ihre ganz persönliche Funktionsleiste. ### Rechnungen von unterwegs freigeben Das Scopevisio Rechnungseingangsbuch ist als App REBU2GO auch mobil verfügbar. Nadine Bogatzki, Eventmanagerin bei Scopevisio, nutzt die App, wenn sie im Home-Office arbeitet. Wer sich in REBU2GO einloggt, sieht nur die Rechnungen, die ihm zur Prüfung bzw. Freigabe zugewiesen wurden. „REBU2GO ist intuitiv zu bedienen. Nach der Anmeldung werden die Vorschaubilder der Eingangsrechnungen gezeigt. Die Rechnungen gehe ich durch und prüfe, ob sie sachlich korrekt sind. Außerdem hinterlege ich die Projektnummer. Meist hinterlasse ich auch einen Kommentar für denjenigen, der anschließend für die Zahlungsfreigabe zuständig ist. Danach gebe ich die Rechnung sachlich frei – und damit verschwindet sie dann auch von meiner Liste“, erläutert Nadine Bogatzki. REBU2GO ist besonders für Mitarbeiter ideal, die viel unterwegs sind – etwa für Geschäftsführer, die Rechnungen mit wenigen Klicks auf einer Dienstreise zur Zahlung freigeben können. Auch Mitarbeiter, die zeitweise oder dauerhaft im Home Office arbeiten, werden somit einfach in Freigabeprozesse einbezogen. Auf diese Weise wird der Eingangsrechnungsworkflow zeitnah und schnell durchlaufen. Das wiederum sorgt dafür, dass Skonti ausgenutzt oder Mahnungen vermieden werden können. Weitere Informationen zu REBU2GO finden Sie auch in unserer Online-Hilfe. ### Dein Kunde ist dein Baby: Was Dienstleister von Eltern lernen können Vor kurzem bin ich zum ersten Mal Vater geworden – ein süßes, überwiegend liebes Mädchen ist es geworden. Man malt sich im Vorfeld gerne aus, wie etwas sein wird, wenn es dann soweit ist. Die tatsächliche Transformation von Leben, Ansichten und Prioritäten ist aber ein Faszinosum, das einen noch viel weittragenderen Einfluss hat. Die Erkenntnis: Alle Dienstleister können von Eltern lernen. Wissensquellen dürfte es in jedem Unternehmen genügend geben. Das Kind ist da und mit einem Schlag der Lebensmittelpunkt ein anderer als zuvor. Im Privaten bedeutet dies, dass mitunter Familie, Freunde und Bekannte den Kürzeren ziehen, wenn es um die Aufmerksamkeit der Jungeltern geht. Vorwürfe macht einem niemand. Es ist unausgesprochen klar, dass eine neue Zeit angebrochen ist. Ab sofort bestimmt nur eines die Entscheidung, wann was zu tun ist: das Wohlbefinden des Babys. Wenn alles richtig läuft, ist dies auch von den Eltern grundsätzlich akzeptiert. Hier einige Beispiele für den damit einhergehenden Lebenswandel: Das Baby weint, dann stimmt etwas nicht und es muss sofort gehandelt werden. Es wird nach Aufmerksamkeit verlangt. Alles andere ist zweitrangig. Der Hunger ist groß und das Kind wird zunehmend lauter, d.h. „Gas geben“ und den Brei schneller anrühren. Irgendetwas stimmt körperlich nicht, dann wird umgehend das Problem untersucht und mit der höchsten Prioritätsstufe gelöst. Falls notwendig, wird interne oder externe Unterstützung hinzugezogen. Die Aufforderung zum Spielen wird immer angenommen und man nimmt sich ganz viel Zeit. Der Clou: das alles macht man gerne, wenn es dazu führt, dass die Kleine zufrieden ist und einen dies auch wissen lässt – das meist damit verbundene Lachen ist unbezahlbar. Der Transfer zur Dienstleistung Warum akzeptiert man all diese Situationen mit einer zuvor nicht erahnten Selbstverständlichkeit? Das Kind hat keinerlei Zauberkraft, mit der es einen beeinflusst. Es genießt einfach uneingeschränkte Zuneigung der Eltern, die die Verantwortung für das Wohl ihres Babys verstanden haben. Natürlich spielen hier angeborenes und angelerntes Verhalten eine Rolle. Der Mutterinstinkt ist kaum auf das Verhältnis Dienstleister-Kunde zu übertragen. Betrachten wir dennoch die fünf Beispiele aus Perspektive eines Kundenbetreuers noch einmal neu: Der Kunde ist unzufrieden, dann stimmt etwas nicht und es muss sofort gehandelt werden. Es wird nach Aufmerksamkeit verlangt. Alles andere ist zweitrangig. Das Verlangen nach einer Lösung ist groß und der Kunde wird zunehmend lauter, d.h. „Gas geben“ und die Lösung schneller herbeiführen. Der Kunde droht mit Kündigung, dann wird umgehend das Problem untersucht und mit der höchsten Prioritätsstufe gelöst. Ggf. wird intern oder extern Unterstützung hinzugezogen. Alle Kundenthemen werden stets mit Interesse angenommen und man nimmt sich ganz viel Zeit. Die Adaption der Beispiele zeigt, was eine kundenzentrierte Einstellung ausmacht – eine Denkweise, die das Wohl der Kunden analog zu dem des eigenen Kindes in den Mittelpunkt des Handelns stellt. Dies funktioniert, wenn man wie nach der Geburt des eigenen Kindes sich selbst stetig zurücknimmt und der Kunde in allen Belangen an erster Stelle kommt. Fazit Als Dienstleister sollte man stehts bemüht sein, im Sinne des Kunden zu agieren. Dies betrifft alle Mitarbeiter im Unternehmen. Der Vergleich zum für viele nachvollziehbaren Elterndasein bietet die Möglichkeit, für mehr Verständnis zu sorgen. Wenn der Kunde dein Baby wäre, wie verantwortungsvoll würdest du mit der Betreuung umgehen? ### invoicefetcher und Scopevisio kooperieren Der Cloud-Dienstleister invoicefetcher® ist auf die vollautomatische Abholung von Rechnungen aus Online-Portalen spezialisiert. Philip Strauch, Inhaber, Gründer und Geschäftsführer von invoicefetcher, berichtet über die neue Kooperation mit Scopevisio. Lieferantenrechnungen werden nicht immer per Mail oder Post zugestellt, sondern häufig auch in Lieferantenportalen hinterlegt – so zum Beispiel bei Online-Händlern, Mobilfunk- oder Hosting-Dienstleistern. Das lästige und zeitintensive Herunterladen dieser Rechnungen gehört zum Tagesgeschäft in der Buchhaltung. invoicefetcher® ist eine Cloud-Software, die dies für den Mitarbeiter übernimmt und Rechnungen automatisiert herunterlädt, sammelt und an einem Ort speichert. Ab sofort kann invoicefetcher diese „abgeholten“ digitalen Eingangsrechnungen auch nach Scopevisio übertragen, ohne dass der Anwender einen Finger rühren muss. „Kunden von Scopevisio sparen mit unserer Lösung viel Zeit“, ist Phillip Strauch, CEO von invoicefetcher® überzeugt. Zwar ist der Anteil an Portalrechnungen mit 10-20 Prozent noch gering, aber der Aufwand, den sie verursachen, ist je nach Branche immens. Strauchs Ziel ist es, den Empfang und das Sammeln von digitalen Belegen für Privatleute und Geschäftskunden zu vereinfachen. Dafür baut er Schnittstellen und Connectoren zu den Lieferanten. Bislang hat er 600 Lieferantenanbindungen realisiert. Das Kernteam besteht aus drei festen und sechs freien Mitarbeitern. Die Kundenstruktur reicht vom Kleinunternehmen über den Mittelständler bis hin zum internationalen Konzern. „Jeder von ihnen hat dieses kleine Problem – und genau das lösen wir“, so Strauch. Die Perspektiven sind ausgezeichnet, denn die Zahl der Portalrechnungen nimmt stetig zu. Möglich wird die Kooperation durch die OpenScope REST-API von Scopevisio, eine offene Schnittstelle zur Anbindung von Fremdsystemen. „Die Anbindung an andere Lösungen ist unser tägliches Business. Wir haben hier schon viele Erfahrungen gesammelt. Weil für die Scopevisio-API eine umfangreiche Dokumentation existiert, konnten wir die Anbindung besonders schnell umsetzten. Wir standen dabei in intensivem Austausch mit Mitarbeitern von Scopevisio, die uns immer sehr schnell Rückmeldung gegeben haben. Die Zusammenarbeit hat wirklich Spaß gemacht.“ ### Praktischer Guide zur neuen Scopevisio-Benutzeroberfläche Die Scopevisio-Benutzeroberfläche hat vor Kurzem einen neuen Look bekommen. Simone Asbach, Grafikdesignerin bei Scopevisio, hat eine Übersicht über die Elemente der neuen Oberfläche erstellt. Bevor Tester oder neue Anwender erstmals mit Scopevisio starten, kann es hilfreich sein, sich zunächst einen Überblick über die Benutzeroberfläche zu verschaffen. Auch empfehlen wir, sich mit den Bezeichnungen vertraut zu machen, die wir verwenden, denn diese kehren zum Beispiel in der Online-Hilfe immer wieder. Schauen Sie doch einfach einmal in unser PDF hinein! Dann wird zum Beispiel schnell klar, was Geschäftsfelder und Aktionsschaltflächen sind. Der kurze Scopevisio-Guide bietet eine allgemeine Übersicht über die Benutzeroberfläche und die Bedienelemente im Kopfbereich (Seite 2), zeigt dann ein Übersichtsformular mit den wichtigsten Bausteinen (Seite 3) und schließlich ein Detailformular mit Erläuterungen (Seite 4). Der Mini-Guide kann auch für Bestandskunden interessant sein, die nach der Umstellung auf die neue Benutzeroberfläche noch unsicher sind, wo sie welche Funktion finden. Über den Schieberegler „In Kürze verfügbar“ können Sie weiterhin zwischen alter und neuer Benutzeroberfläche wechseln. Die Umstellung auf die neue Oberfläche soll Ende August erfolgen. Laden Sie hier den Mini-Guide herunter! ### Teamwork von Steuerberater und Mandant Der Pendelordner hat ausgedient. Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant wird digital. Viktoria Ahlendorf von der Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H erklärt, wie dies auf der Basis von Scopevisio Teamwork funktioniert. Die Germania Steuerberatungsgesellschaft wurde 1977 in Regenstauf gegründet. Im Laufe der Jahre hat sie ein Netz aus über 115 Zweigstellen mit mehr als 700 Mitarbeitern aufgebaut und ist inzwischen Teil der ETL-Gruppe. Was das Thema Digitalisierung angeht, hat die Germania schon vor längerer Zeit die Weichen gestellt. Sie bietet ihren Mandanten ein Online-Angebot für die einfache und effiziente Zusammenarbeit an: das sogenannte Mandanten-Portal. Dieses basiert auf dem Scopevisio Dokumentenmanagementsystem „Teamwork“. Teamwork bildet in diesem Fall die digitale Drehscheibe für den Belegaustausch und fungiert somit als Ersatz für den klassischen Pendelordner. Statt auf Papier liefern die Mandanten ihre Belege digital, indem sie diese in Teamwork hochladen. Das Mandantenportal wird außerdem dazu genutzt, um den Mandanten Informationen bereitzustellen. Die Digitalisierung hilft der Germania somit, Kosten zu senken und die Qualität zu steigern. Dies gilt auch für den Mandanten. „Die Mandanten haben im Mandantenportal jederzeit Zugriff auf ihr Belegmaterial“, so Viktoria Ahlendorf. Sollte zum Beispiel einmal eine Betriebsprüfung anstehen, ist die Vorbereitungszeit deshalb viel kürzer als  beim papierbasierten Weg. „Teamwork bietet uns eigentlich ein ganzes Bündel an Lieblingsfunktionen“, meint Viktoria Ahlendorf, die in der Zweigniederlassung Schwabach für die Organisation und Koordination rund um das Online-Angebot zuständig ist. „Es macht unsere Zusammenarbeit mit den Mandanten jedenfalls sehr viel einfacher.“ Lesen Sie hier den kompletten Anwenderbericht. ### Scopevisio expandiert nach Österreich Scopevisio steigt mit einer Mehrheitsbeteiligung bei dvo Software, einem österreichischen Hersteller von Kanzlei- und Finanzsoftware ein. Gemeinsam mit dvo bieten wir unsere unsere cloudbasierten Lösungen nun auch in Österreich an. Damit ist der erste Schritt in Richtung Internationalisierung getan. „Mit dem Einstieg in die dvo haben wir einen ausgesprochenen Spezialisten in den Bereichen Finanzen, Lohn und Steuern gewonnen, der sehr selbständig die Scopevisio Lösung an die landesspezifischen Anforderungen anpassen kann und den Vertrieb, Service und Support unserer Lösung sicherstellen wird“, erläutert Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas die weitere Roadmap für Scopevisio in Österreich. Rainer Haude, Geschäftsführer und Miteigentümer von dvo Software, freut sich auf die Zusammenarbeit: „Mit dvo und Scopevisio machen österreichische Unternehmen und Steuerberater zukünftig einen Technologiesprung in eine neue Softwaregeneration. Scopevisio bietet die Basis für hochautomatisierte Prozesse im Rechnungswesen, wie es sie bisher in Österreich noch nicht gibt.“ Freuen sich auf die Zusammenarbeit: Dr. Jörg Haas, Gründer der Scopevisio AG, und Dr. Rainer Haude, Geschäftsführer dvo Software - © David Pan - www.davidpan.at Tatsächlich verbindet die Partnerschaft zwei Welten – nämlich die von Steuerberater und Mandant –  und ermöglicht auf diese Weise die einfache Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter. So erlaubt die leistungsfähige Unternehmenslösung der Scopevisio in Kombination mit der dvo-Kanzleilösung eine komplett papierlose Kommunikation – mit erheblichen Effizienzgewinnen für beide Seiten. ### Teamwork Benachrichtigungen Möchten Sie Benachrichtigungen erhalten, wenn Dokumente in Teamwork hochgeladen oder kommentiert werden? Daniel Quast, Leiter Support bei Scopevisio erklärt, was Sie tun müssen, um per Mail darüber informiert zu werden. Um im Dokumentenmanagement immer auf dem Laufenden zu bleiben, bietet Scopevisio die Möglichkeit, dokumentenbezogene Benachrichtigungsoptionen individuell anzupassen. Unter Administration > Systemadministration > DMS Teamwork > Einstellungen bearbeiten lassen sich dazu verschiedene konkrete Ereignisse auswählen. So kann sowohl die Freigabe eines Dokumentes, das Hochladen oder ein neuer Kommentar als Auslöser einer Email-Benachrichtigung dienen. Zusätzlich lässt sich hier die „Tägliche Zusammenfassung“ verwalten, welche Nutzer tagesaktuell über alle Veränderungen im Dokumentenmanagementsystem informiert hält. Auf diese Weise bleiben Sie immer auf dem Laufenden darüber, was sich in Teamwork getan hat. ### Das Scopevisio-Rechnungseingangsbuch Auch in kleinen Unternehmen bietet sich großes Einsparpotenzial beim Rechnungseingang. Ulrich Schreck, Geschäftsführer des Digitaldruck-Unternehmens eindrucksvoll, hat seinen Rechnungseingang digitalisiert und automatisiert – und spart dadurch nicht nur Papier, sondern vor allem Aufwand. https://www.youtube.com/watch?v=pH28JhGbsY4 Das Unternehmen eindrucksvoll – Ulrich Schreck, das 2012 in Bonn gegründet wurde, ist sowohl ein Digitaldruck-Dienstleister für Endkunden als auch Produktionspartner für Grafikagenturen und klassische Druckereien. Der Schwerpunkt liegt auf individualisierten Druckmedien. Die Leistungen umfassen Digitaldruck, Werbetechnik und Gestaltung. Noch 2017 hat Schreck drei große Ordner für Eingangsrechnungen benötigt. Heute ist ein einziger Ordner nicht mal halbvoll. Der Grund: Mit Scopevisio hat Schreck den Rechnungslauf in großen Teilen automatisiert und somit Papier weitgehend verbannt. Fast alle seiner Lieferanten senden Rechnungen inzwischen digital. Die Eingangsrechnungen landen automatisiert in Scopevisio und werden hier ebenfalls automatisiert weiterverarbeitet. Fazit von Medienproduktioner Ulrich Schreck „Das gesamte manuelle Handling ist weg.“ ### Mein Jahr mit Scopevisio – vom Gast zur Mitarbeiterin in 365 Tagen Vor fast einem Jahr hatte Hadya ihren ersten Arbeitstag im Produktmanagement (Schwerpunkt Dokumentation) der Scopevisio. Doch wie kam sie eigentlich zu Scopevisio? In folgendem Blogbeitrag erzählt sie, wie alles begann. „17. Januar 2018, 9:00 Uhr: 6. Cloud Unternehmertag, kurz CUT. Trotz Schneefalls bin ich früh im Kameha. Self-Check-In klappt. Keiner stellt meine Anwesenheit infrage, obwohl ich mich mit „privat“ als Firmenzugehörigkeit angemeldet habe. Ich staune über die Aussteller und wie schick sich die digitale Branche präsentiert. Die opulente Kulisse des Kameha Grand und das schön präsentierte Buffet tun ihr Übriges, mich zu beeindrucken. Und das soll alles umsonst sein? „Scopevisio“ – bevor mir die ersten Anzeigen zum CUT2018 in den Printmedien aufgefallen sind, habe ich den Namen noch nie gehört. Mal sehen, inwieweit ich dem Geschehen als interessierter Laie überhaupt folgen kann… Dann die positive Überraschung: ich kann nicht nur folgen, sondern insbesondere Keynote-Speaker Minister Pinkwarts Vortrag hat hohen Unterhaltungswert. Der Mann ist der geborene Entertainer und schafft es, viele Lacher zum Thema Digitalisierung (oder auch nicht) in Ämtern zu generieren. Der Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas und der Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach präsentieren ebenfalls sehr interessant und vor allem überzeugend. Die schwarzen Rollis beschwören irgendwie Steve Jobs herauf. Kapiere ich alles, kann ich nachvollziehen!   Weitere gute Sprecher mit hochinteressanten Themen folgen. Auch die Podiumsdiskussion reizt mich, die vorgestellten Firmen kann ich nicht so wirklich mit dem Thema Digitalisierung in Einklang bringen – wie soll das gehen? Der Zusammenhang wird mir aber im Laufe des Panels klar. Noch schnell ein Breakout-Pitch über das Video-Erstellen, danach geht`s für mich nach Hause. Am nächsten Tag ist etwas Recherche angesagt: Wie kann sich eine Software-Firma wie Scopevisio dieses luxuriöse Riesenevent überhaupt leisten? Normalerweise zahlt man für Informationsveranstaltungen oder Messen, hier nicht. Google spuckt dann aber auch schnell die Antwort aus – die beiden Firmen sind irgendwie verbandelt. Dr. Jörg Haas, Invite Group – aha. Scopevisio sitzt direkt neben dem Kameha am Bonner Bogen? Da ist doch auch der Digital Hub, wo ich 2017 schon auf dem Summer Slam war! Also so eine Art rheinisches Mini-Silicon Valley? Hört sich irgendwie gut an. Februar 2018: Am Ende eines Bewerbungstrainings steht die Frage, wohin denn nun? Auf welche Stellenausschreibung will ich reagieren? Antwort: auf gar keine. Ich möchte mir die Stelle aussuchen. Und zwar bei Scopevisio – da will ich hin. Leider kann ich online nichts Passendes für mich dort finden. Allerdings sticht mir als Latte Macchiato-Liebhaberin gleich der Hinweis auf den besten Kaffee am Bonner Bogen ins Auge. Dann bewerbe ich mich halt erst recht initiativ: Suche coolen Job, biete quirlige Quereinsteigerin, gebe absolut Alles. März 2018: Zwei Wochen später auf telefonische Nachfrage dann die ernüchternde Absage. Sehr schade. Mai 2018: Mitte Mai dann die große Überraschung: ein Anruf von Scopevisio. Ob ich noch Interesse hätte und vielleicht mal vorbeikommen wollte? Sie hätten da eventuell was für mich. Und ob ich will! 5. Juni 2018: Erstes Beschnuppern bei Scopevisio. Der Termin passt super, ich schlage zwei Fliegen mit einer Klappe, da ich mich eh zum Summer Slam im Digital Hub angemeldet habe. Auf meiner Suche nach dem richtigen Raum in der Rohmühle treffe ich nur auf freundliche Gesichter. Das Gespräch mit Frau Al-Duhoun und Herrn Wilke verläuft entspannt – der Job, den sie mir vorstellen, hört sich sehr interessant an. Schon eine halbe Stunde später auf dem Slam dann bereits die E-Mail mit einer Einladung zum Probearbeiten in drei Wochen. Yessssss! 26. Juni 2018: Meine Chance zu zeigen, dass ich kann, was Scopevisio braucht. Meine Aufgabe heute wird sein, eine Anleitung zum Anlegen der „E-Mail-Adresse der Gesellschaft“ zu schreiben. Bitte was?? Zum Glück erklären mir Frau Al-Duhoun und Herr Wilke dann doch so viel vom Sinn des Ganzen, dass ich den Tag über munter vor mich hinarbeiten kann und am Ende ein recht brauchbares Ergebnis abliefere. Ein weiteres Vorstellungsgespräch wird vereinbart mit einem der Vorstände, der leider so kurzfristig nicht zur Verfügung steht, genauer Termin folgt. 4. Juli 2018: Die Firma kommt mir wahnsinnig entgegen: Spontan noch einen Termin bei Dr. Markus Cramer bekommen, da ich danach aus familiären Gründen auf unbestimmte Zeit nicht in Bonn sein werde. Auch dieser verläuft positiv, Dorothee (mittlerweile per „Du“) ist auch dabei. Leider jedoch immer noch nichts Definitives, ein letztes OK muss vom obersten Chef kommen, der so fix aber nicht greifbar ist. Wir visieren Pi-mal-Daumen einen Termin in zwei Wochen an. 6. Juli 2018: Ein Termin bei Dr. Jörg Haas steht nun fest, es soll der 18.7. werden. 18. Juli 2018: Wie schon die Male zuvor fahre ich mit dem Rad am Rhein entlang auf den Bonner Bogen zu. Bloß nicht in diese Szenerie verlieben – wie schön wäre es, hier täglich entlangradeln zu können! Das Gespräch mit Dr. Haas und Dr. Cramer verläuft gut, sehr gut sogar – meine Freude und Erleichterung ist riesengroß, als mich Dr. Haas am Ende mit Handschlag als neue Mitarbeiterin bei Scopevisio willkommen heißt. Zum 1. August soll ich anfangen. Als mir Dr. Haas dann noch schöne zwei Wochen wünscht bis Arbeitsbeginn, bricht es aus mir heraus: nix mit Urlaub, Beerdigungsvorbereitungen sind angesagt – mein Vater ist vor drei Tagen verstorben. Beide Vorstände reagieren bestürzt und überaus menschlich, was äußerst tröstlich ist und einen positiven bleibenden Eindruck bei mir hinterlässt. Beim Rausgehen noch schnell einen Abstecher in die erste Etage gemacht, einmal kurz Doro voller Freude in die Arme gefallen – „Ich hab‘ den Job!!!“ Als ich unten vor der Tür mit dem Scopevisio-Logo stehe, weine und lache ich zugleich. Den Rückweg am Rhein entlang nehme ich kaum noch wahr. 1. August 2018: Mein erster Arbeitstag. Alle Papiere sind mir vorher zeitnah zugeschickt worden – die meinen das wirklich ernst mit mir! Ich komme in das große Büro im Glaskasten der ersten Etage – von überall her nur wirklich nette Hallos und Willkommensgrüße. Mein Arbeitsplatz ist fertig eingerichtet, mit Passwort, funktionierender E-Mail-Adresse und allem Pipapo. Eine Stunde später Rundgang mit Doro und ein paar weiteren neuen Kollegen durchs Haus und rüber zu PS. Überall dasselbe: nur freundliche Gesichter, wenn auch wenige -- es ist schließlich Haupturlaubszeit. Im Anschluss eine Einführung mit detaillierten Infos zu Scopevisio und unserer Arbeit. In der Mittagspause nimmt Doro mich mit zum Bäcker, um mich einzunorden. Auch einen Chip als Zugang zum Gebäude habe ich schon. Onboarding-Prozess abgehakt, ich fühle mich gut eingewiesen. Danach ein bisschen in meine Dokumentationsarbeit einlesen. Am Ende dieses Tages schnappe ich mir mein Rad und fahre mit einem verklärten Grinsen auf dem Gesicht nach Hause. 16. Januar 2019, 8:30 Uhr: Fast-forward zum 7. CUT. Während ich zu meinem Posten im Universal Saal des Kameha Grand gehe, erinnere ich mich, wie es vor fast genau einem Jahr war. Damals noch Besucherin, heute Mitarbeiterin von Scopevisio und hinter den Kulissen des CUT. Ich freue mich auf den spannenden Tag. Die Aufbauarbeiten der Aussteller, Technik-Proben und Besprechung mit der Moderatorin sind bereits am Vortag alle gelaufen, die Generalprobe gut über die Bühne gegangen. Während letzterer hat mich Jörg doch glatt mit Namen angesprochen und gefragt, wie es mir mittlerweile bei Scopevisio gefalle, dabei sind wir uns seit dem Vorstellungsgespräch Mitte Juli nur einmal kurz im September über den Weg gelaufen. Diese persönliche Anrede freut mich. Jetzt geht es also gleich los mit der Keynote, den Vorträgen, der Podiumsdiskussion,... Der Dome, die große Halle im Kameha, füllt sich recht schnell mit an Digitalisierung interessierten Gästen, man schaut sich um, findet Gesprächspartner. Kurz nach 10:00 Uhr: Meinen Platz hinten im Universal bei der Technik mit den vielen Monitoren möchte ich um nichts auf der Welt tauschen. Mein Interesse an den Themen ist nach wie vor ungebrochen. Der große Unterschied zu vor einem Jahr: jetzt mache ich selbst mit „in Digitalisierung“. Ein bisschen kommt es mir fast surreal vor, nun dazuzugehören…Am Abend eines erfolgreichen Tages lassen wir kurz Revue passieren bei Gulaschsuppe und Getränken – alle sind im Großen und Ganzen zufrieden, und wo etwas gut gelaufen ist, wird dies auch sofort artikuliert und gewürdigt. Ich merke, wie ungern ich nach Hause fahre, so sehr bin ich noch im Flow… Der nächste Tag fühlt sich an wie ein Montag (es ist Donnerstag). Kernarbeitszeit ist jetzt angesagt. Auch gut – schließlich ist nach dem CUT vor dem CUT." Wie wahr: Der nächste Cloud Unternehmertag findet am 15. Januar 2020 statt! ### 5 Schritte zur Prozessoptimierung im Mittelstand Digitalisierung und Prozessoptimierung sind zwei Seiten einer Medaille. Den größten Nutzen ziehen Mittelständler aus der Digitalisierung, wenn sie vorher ihre Geschäftsprozesse genau durchleuchten und standardisieren. Hier erfahren Sie, was Prozessoptimierung im Mittelstand bedeutet. Der Beitrag beschreibt anschließend die zehn Schritte der Geschäftsprozessoptimierung und erläutert, was Software damit zu tun hat. Was ist Prozessoptimierung? Prozessoptimierung ist ein Teilbereich des Qualitätsmanagements (QA). Ihr Ziel ist es, Zeit- und Geldverschwendung bei der Bearbeitung von Geschäftsprozessen zu minimieren und Schwachstellen zu beseitigen. Sie legt den Fokus auf die Ablauforganisation statt auf die Aufbauorganisation. Anstelle von Funktionsbereichen, Abteilungen und Hierarchien nimmt die Prozessoptimierung Geschäftsprozesse ins Visier. Das ist ja auch sinnvoll, denn Prozesse beginnen oder enden nicht an der Eingangstür zur nächsten Abteilung. Hauptprozesse ziehen sich durch Bevor Sie eine Rechnung stellen, muss das Marketing Kunden gewinnen, der Vertrieb Ihr Produkt verkaufen, die Fertigung es herstellen, der Versand es kommissionieren und der Logistiker es liefern. Später wird die Finanzbuchhaltung die Forderung und (hoffentlich auch) die Zahlung buchen. Diese lange Prozesskette besteht aus vielen Teilprozessen, die gleichzeitig oder nacheinander stattfinden. Manche sind auch von anderen abhängig. So kann die Fertigung nichts tun, wenn der Einkauf nicht für Material sorgt und die Lieferantenrechnung nicht gezahlt werden, bevor der Einkauf sie freigegeben hat. Logisch, dass sich die Geschäftsprozessoptimierung, analog zu den Prozessen selbst, über viele Stationen und Funktionsbereiche hinzieht. Software-Silos sind Showstopper Was passiert nun aber mit Ihren Geschäftsprozessen, wenn jede Abteilung eine andere Software verwendet? Wenn Marketingtools und CRM, Projektsoftware und Abrechnung, Einkauf und Finanzbuchhaltung in voneinander isolierten Systemen arbeiten? Dann weiß eine Hand nicht, was die andere tut. Die Prozesse stocken immer mal wieder, Daten werden doppelt erfasst oder nachträglich manuell korrigiert, Vorgänge bleiben liegen oder Fehler und Lücken in der Bearbeitung führen zu Ärger beim Kunden und aufwändigen Korrekturen. Erschwerte Unternehmenssteuerung Ganz zu schweigen, was dies für Ihre Unternehmenssteuerung bedeutet. Widersprüchliche Zahlen, die die Abteilungen in selbstgestrickten Excel-Tabellen eintragen, sind leider immer noch ein Quell steter Freude für Controller.  Prozesssoptimierung, soviel ist sicher, setzt eine integrierte und individuell anpassbare Software voraus. Doch damit noch nicht genug. Schauen wir uns die fünf Schritte zur erfolgreichen Prozessoptimierung an. Fünf Schritte zur Prozessoptimierung Die folgenden Schritte werden Ihnen helfen, Ihre Abläufe besser in den Griff zu bekommen und effizienter zu gestalten. 1. Prozessanalyse In diesem Schritt nehmen Sie Ihre Prozesse auf und zerlegen sie in einzelne Schritte. Dabei erkennen Sie am besten eventuelle Schwachstellen und Verbesserungspotenziale. Für die Prozessdokumentation verwenden Sie ein Visualisierungstool. Bewährt haben sich Swimlane-Diagramme. Für einen ganzheitlichen Überblick erstellen Sie eine Prozesslandkarte. In diesem Schritt analysieren Sie Ihre Prozesse Welche Prozesse oder Schritte sind voneinander abhängig? Welche müssen hintereinander geschaltet werden und welche können auch parallel ablaufen? Wo zeigen sich Schwachstellen, Flaschenhälse, Redundanzen?  2. Definition von Standardprozessen Wenn Sie Ihre Prozesse aufzeichnen, wird es nicht ausbleiben, dass Sie Standardvorgehensweisen nach Ihren Best Practices modellieren. Standardisierte Abläufe haben folgende Vorteile: Qualität - Sie stellen sicher, dass alle Schritte korrekt und mit konsistenten Ergebnissen abgearbeitet werden. Schnelligkeit - Standardisierung bringt Routine und Routine sorgt für schnelle, konstante und kalkulierbare Durchlaufzeiten Kostensenkung - Wenn jeder genau weiß, wann er was zu tun hat, kommt das der Kostenstruktur zugute. Die Arbeit läuft effizienter, Ressourcen und Personal werden besser eingesetzt. Kundenzufriedenheit - Bei gleichbleibend hoher Qualität und schneller, kompetenter Auftragsabwicklung gibt es weniger Rückfragen und Reklamationen vonseiten der Kunden. Automatisierung - Last but not least lassen sich hochstandardisierte, konsistente Prozesse leicht automatisieren. Das führt zu noch mehr Qualität, Schnelligkeit, Kostensenkung und Kundenzufriedenheit.    3. Prozessmodellierung In diesem Schritt gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse so, wie Sie sie im optimalen Fall umsetzen können. Achten Sie dabei auf unsere Warnung weiter oben und versuchen Sie, unternehmensweit eine integrierte Software zu etablieren. Wenn Sie noch kein ERP-System haben, ist das der richtige Moment, eines anzuschaffen. Keine Sorge wegen eventuell vorhandener, geschäftskritischer Software: Über Schnittstellen lässt sich das meiste ganz gut anbinden. Nun, warum dieser Exkurs zur Software in einem Abschnitt über Prozessmodellierung? Ganz einfach: Business Software hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu glätten. Die Programme enthalten eine Unmenge betriebswirtschaftliches Know-how und helfen Ihnen mit integrierten Workflows und konfigurierbaren Teilprozessen, die bestmöglichen Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren. 4. Prozess-Implementierung Wenn Sie Ihre Standardprozesse modelliert haben, setzen Sie sie um. Einen Teil kann ab jetzt Ihre Unternehmenssoftware übernehmen, einen anderen Teil Ihre Fachkräfte. Beachten Sie, dass Bürojobs heute noch ein enormes Potenzial für Prozessoptimierung und -digitalisierung aufweisen. Sind in der industriellen Fertigung bereits drei Viertel der Prozesse automatisiert, so sind es bei den administrativen Tätigkeiten lediglich einige Prozent. Versuchen Sie, alles zu digitalisieren, was digitalisierbar ist. Standardfälle sollten weitgehend vom Computersystem abgearbeitet werden. Nur die außergewöhnlichen oder besonders komplexen Aufgaben und Entscheidungen sollten weiterhin von Mitarbeitern oder Managern erledigt werden. Bei der Implementierung Ihrer Geschäftsprozesse helfen Ihnen die Berater Ihres Softwareanbieters gerne.   5. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Geschäftsprozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Sie unterliegen einem permanenten Wandel, genau wie Ihr Unternehmen. Zweifellos werden nach der Inbetriebnahme Ihrer optimierten Prozesse noch Schwächen zutage treten. Das Beste ist es, wenn Sie die gesamte Belegschaft auf ein Lean-Konzept einschwören. Die Leute an der Basis merken als Erste, wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Ziehen Sie dann die notwendigen Stellschrauben nach. Auch technische Entwicklungen, Änderungen bei Produkten und Services oder der Wechsel eines Lieferanten können einiges ändern. Angenommen, ein Lieferant ermöglicht Ihnen ab heute, Aufträge digital in sein System einzuspielen. Das ist eine perfekte Möglichkeit zur Nachoptimierung. Schreiben Sie Ihren Beschaffungsprozess entsprechend um und docken Sie sich an das System des Lieferanten an. Das klassische Tool für kontinuierliche Verbesserung ist der Deming-Kreis oder PDCA-Zyklus (kurz für Plan - Do - Check- Act). Dieser wurde in anderen Beiträgen bereits erklärt. Wichtig ist, dass Sie organisatorische Maßnahmen definieren, umsetzen, dokumentieren und überwachen, damit kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich stattfindet bzw. gelebt wird. Wozu übrigens auch gehört, dass Sie vermeiden, dass sich Fehler wiederholen und Schwachstellen bestehen bleiben. Dies ist unter anderem für Ihre EN ISO 9001 Zertifizierung maßgeblich: Für diese müssen Sie ein normgerechtes Qualitätsmanagement nachweisen.  ### Die Macher hinter der Scopevisio-Benutzeroberfläche Die neue Scopevisio-Benutzeroberfläche wurde von Johannes Klein und Sergej Schorcht entworfen. Wir haben Johannes Klein, einen der beiden Geschäftsführer des Bonner Startups doors, zu den Hintergründen befragt. Johannes Klein kommt als Kommunikationsdesigner eigentlich aus dem Print-Bereich, hat sich aber inzwischen ganz auf User Experience-Design spezialisiert. Sergej Schorcht ist Entwickler mit Fokus auf SaaS-Anwendungen. Mit ihrer App doorlin sind die beiden Gründer auch selbst im Cloud-Business aktiv – beste Voraussetzungen also, sich um den neuen Look von Scopevisio zu kümmern. „Die umfangreichen Design- und Programmiererfahrungen, die wir insbesondere bei der Entwicklung unserer eigenen App gesammelt haben, haben uns sehr dabei geholfen, an den „Relaunch“ der Scopevisio-Oberfläche heranzugehen“, so Johannes Klein. Tatsächlich war die Optik der Anwendung etwas „in die Jahre gekommen“. Gleichzeitig war die Funktionalität unaufhaltsam weitergewachsen. Ziel war und ist es deshalb, den Anwender noch besser dabei zu unterstützen, sich in der komplexen Anwendung zurecht zu finden. Die wichtigsten Leitideen für die neue Benutzeroberfläche: Vereinfachung, Klarheit und intuitives Design. Auf welcher Design-Idee beruht die neue Benutzeroberfläche? Bei einer derart umfangreichen Anwendung wie Scopevisio ist es uns besonders wichtig, Orientierung für den Nutzer zu schaffen und so viele Elemente wie möglich selbsterklärend zu gestalten. Deshalb lag es nahe, die Anwendung an eine sehr vertraute Benutzeroberfläche anzulehnen – an das Design von Microsoft Office 365. Die Oberfläche ist den Nutzern aus ihrem Arbeitsalltag bestens bekannt und bietet aus diesem Grund einen einfachen und intuitiven Einstieg. Der Nutzer hat somit mehr Ressourcen und Zeit für seine eigentlichen Aufgaben zur Verfügung. Letztlich führt dies zu einem fließenden Arbeitsablauf und mehr Zufriedenheit beim Anwender. https://youtu.be/n9qBdwjgx3g Gab es weitere Vorgaben? Wunsch von Scopevisio war es, möglichst viel in einer Ansicht zu zeigen, ohne sie mit Informationen zu überladen. Außerdem sollten wichtige Funktionen, die bislang zu versteckt waren, stärker ins Blickfeld gerückt werden. Ein Beispiel dafür ist die Vorgangsleiste, die man als solche im alten Design gar nicht wahrgenommen hat. Wir haben die Vorgangsleiste jetzt in die Formulare integriert und als eine Art Prozessablauf dargestellt. Nach der Bearbeitung der Menüleiste gehen wir jetzt stärker in die Formulargestaltung hinein – der Gestaltungsprozess ist ja noch nicht beendet. Was ist Ihrer Meinung nach das Wichtigste beim Erstellen einer GUI? Man sollte die Probleme bei der Nutzung einer Anwendung in Verbindung mit der verwendeten Hardware kennen. Dabei geht es um scheinbar banale Fragen wie etwa: Wie und wo findet der Nutzer welche Funktion? Wie schnell sind seine Wege dorthin? Hat sich ein allgemeines Bedienungsverhalten etabliert – und wenn ja, wie kann dieses aufgegriffen und effizienter gemacht werden? Auch bei dem Einsatz von Icons empfiehlt es sich, sich an Konventionen zu orientieren und keine ausgefallene Symbolik zu verwenden, sondern etablierte Symbole, die gegebenenfalls in ihrer Formsprache individuell sind. Des Weiteren ist die Kenntnis über die spezifischen Probleme der Zielgruppe entscheidend. Hier fragt man danach, was der Nutzer als erstes tun möchte, wie er möglichst schnell und komfortabel eine bestimmte Aufgabe löst. Ein Beispiel dazu: Bei Einrichtungsprozessen ist der schnellste Weg nicht zwingend auch der beste. Hier ist es sinnvoll, den Nutzer an die Hand zu nehmen und ihn mit knapp gehaltenen Informationen an sein Ziel zu führen. Der Nutzer muss wissen, was im Folgenden passiert. So kann er möglichst viel kognitive Kapazität einsparen und sich auf die Lösung seines eigentlichen Problems konzentrieren. Zuletzt gilt es zu hinterfragen, wie der Nutzer die Bedienung wahrnimmt und ob sie positive Gefühle bei ihm erzeugt. Was sind Ihre persönlichen Design-Grundsätze? Mein Firmenpartner Sergej und ich haben über die Jahre hinweg gelernt, komplexe technische Abläufe immer wieder neu zu vereinfachen und möglichst verständlich zu kommunizieren. Dabei haben wir die Erkenntnis gewonnen, dass Einfachheit, Klarheit, Nachhaltigkeit und Unaufdringlichkeit fundamentale Designkriterien sind, um ein Produkt nützlich zu machen. Das betrifft nicht nur die Optik, sondern auch Handlungsabläufe, „Klickwege“ und sprachliche Formulierungen. Diese Aspekte des Designs, gepaart mit einem reibungslosen technischen Ablauf, schaffen das notwendige Vertrauen, welches der Anwender sucht.   Benutzerfreundlichkeit ist ein beliebtes Schlagwort. Gibt es dafür einheitliche Kriterien? Für den Einstieg ist Orientierung das Wichtigste. Grundsätzlich sollte die Kommunikation klar und knapp sein. Der Benutzer muss unbeschwert zum nächsten „Zustand“ geführt werden. Folgende Kriterien sind meiner Meinung nach beim Design von Benutzeroberflächen universell wichtig: Klarheit & KnappheitReduktion und Verständlichkeit von Buttons, Symbolen und Navigation EffizienzKommt der Nutzer mit wenig Aufwand ans Ziel? Attraktivität / BegeisterungEs sollte Spaß machen, mit der Anwendung zu arbeiten. Dazu muss die Oberfläche nicht zwingend verspielt sein. DurchgängigkeitKonsistente Struktur, damit sich der Nutzer in unterschiedlichen Zuständen zurechtfinden kann SchnelligkeitSchnelle Performance, damit der Nutzer möglichst schnell zum Ziel kommt FehlertoleranzGeringe Fehlerquote. Und falls Fehler aufkommen, sollten die Ursachen klar kommuniziert werden. Gibt es bestimmte Trends bei der Gestaltung von Benutzeroberflächen? Oberflächen werden immer weiter komprimiert, um schneller Orientierung zu schaffen und den Fokus auf das Wesentliche zu lenken. Der Nutzer soll nicht abgelenkt werden und sich auf seine Aufgabe konzentrieren können. Des Weiteren verändert sich der Trend nicht nur optisch. Der Trend der Benutzerführung geht auch weiter in Richtung der Steuerung über gesprochene Sprache oder auch über Gestik – Stichwort „Smart Home“. Auch in meinen Arbeitsbereich als Designer hat das bereits Einzug gehalten. Etablierte UX Design Anwendungen werden bereits stark auf die Prototypenerstellung mit verbaler Steuerung ausgelegt. Das wird sich vermutlich in den kommenden Jahren noch verstärken, vor allem in Bezug auf mobile Anwendungen. ### Teamwork-Tipp: Dokumentennamen kopieren Mit einem kleinen Trick können Sie das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Teamwork noch einfacher gestalten. Sabine Jung-Elsen aus dem Marketing-Team der Scopevisio verrät, wie es funktioniert. Arbeiten Sie auch manchmal gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an Dokumenten? Der Klassiker schlechthin ist sicherlich das Korrekturlesen. Wie kann man das in DMS-Teamwork am besten organisieren? Externe Links wären eine Idee – allerdings in diesem Fall keine besonders gute. Denn der Korrekturleser müsste über den externen Link das Dokument erst herunterladen, bearbeiten und dann wieder hochladen. Einfacher geht´s digital: Die Zusammenarbeit an Dokumenten kann in Teamwork effizient organisiert werden. Schneller geht es, wenn Sie den Dokumentennamen einfach „durchgeben“. Der Korrekturleser kann dann in Teamwork danach suchen und Änderungen direkt im Dokument vornehmen. Problem dabei: Teamwork „spuckt“ manchmal ganz schön viele Treffer aus. Abhilfe schafft die simple Funktion „Dokumentennamen kopieren“. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument und wählen den Befehl aus. Der exakte Dateiname samt Dateiendung wird in die Zwischenablage kopiert. Sie können diese Info nun einfach weiterleiten – und der Kollege oder die Kollegin, die Korrektur liest, findet ohne langes Suchen exakt das gewünschte Dokument. ### Software aus der Steckdose Wer Software als Service („Software-as-a-Service“ – kurz SaaS) nutzt, braucht sich nicht mehr um eigene Server zu kümmern. Für Reiseversicherungsexperte Hans Walter Schäfer war das einer der wichtigsten Gründe, in die Cloud zu gehen. Der Umzug der A + E GmbH brachte zwar mehr Platz für die Mitarbeiter – allerdings hatte der Server das Nachsehen, denn der hätte im Flur stehen müssen. Für Hans Walter Schäfer war dies nicht praktikabel und auch im Hinblick auf die fehlende Datensicherheit keine akzeptable Lösung. Der Tipp, in die Cloud zu wechseln, kam deshalb gerade recht. In einem Video, das wir beim diesjährigen Cloud Unternehmertag aufgenommen haben, erläutert Hans Walter Schäfer, warum er mit Scopevisio arbeitet. https://www.youtube.com/watch?v=xx8dBXj_CYA ### Prozesslandkarte schafft Orientierung im Unternehmen Eine Prozesslandkarte zeichnet Prozesse in einem Unternehmen auf. Sie ist ein Instrument, um betriebliche Prozesse zu strukturieren und im Zusammenhang zu betrachten. Alle Prozesse und Prozessketten, die wertschöpfenden ebenso wie die unterstützenden, werden in einer Prozesslandkarte grafisch dargestellt. So vermittelt sie ein ganzheitliches Bild und Verständnis eines Unternehmens. Nutzen der Prozesslandkarte Aus drei Gründen ist dieses Vorgehen heute state-of-the-art: Qualitätsmanagement Erstens basiert jedes Qualitätsmanagement darauf, dass Unternehmen ihre Vorgänge in Prozesse gliedern. Der Prozess definiert und dokumentiert, welche Aktivitäten zu welcher Zeit mit welchen Ressourcen und welchem Ergebnis ausgeführt werden. Nur so kann konsistentes und effizientes Arbeiten mit gleichbleibender Qualität gewährleistet werden. Digitalisierung Zweitens ist die Beschreibung von Prozessen der erste Schritt zur Digitalisierung – und die wird für Unternehmen schon bald zu einer Überlebensfrage. Viele Prozesse lassen sich ganz oder in Teilen automatisieren. Voraussetzung ist, dass sie in ihre Bestandteile zerlegt und auf eine prozessorientierte Software – beispielsweise ein ERP-System – abgebildet werden. Unternehmenssteuerung Drittens schafft eine Prozesslandkarte eine Übersicht über die Vorgänge und ihr Zusammenspiel im Unternehmen. Diese prozessorientierte Sicht ist notwendig für die Unternehmenssteuerung. Während klassische Organigramme lediglich eine statische Sicht eröffnen, gibt die Prozesslandkarte Aufschluss über funktions- und abteilungsübergreifende Prozesse und deren Implikationen. Prozesslandkarte erstellen Sie erstellen eine Prozesslandkarte gewissermaßen nach dem Top-Down-Prinzip. Auf der obersten Abstraktionsebene überlegen Sie, welche Prozessketten Sie haben. Das sind Hauptprozesse, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken, wie zum Beispiel die Materialbeschaffung.   Quelle: Simone Glitsch, https://prozessoptimierung-sprung.de/prozesslandkarte-erstellen/ Dann gliedern Sie diese in Teilprozesse auf und ordnen die Teilprozesse in Kategorien ein. Die klassischen Kategorien sind Managementprozesse, Wertschöpfungs- oder Kernprozesse und unterstützende oder Support-Prozesse. Mangementprozesse Diese Prozesse finden nur auf den Leitungsebenen statt. Strategische Planung und Unternehmenssteuerung sind Beispiele für Managementprozesse. Wenn die Geschäftsleitung plant, ein ERP-System für die Auftragsabwicklung einzuführen, wäre das ein Managementprozess. Wertschöpfungsprozess Die Wertschöpfungsprozesse oder auch Kernprozesse sind die Prozesse, mit denen Sie Geld verdienen. Also die Vorgänge, die mit der Erfüllung der Kundenwünsche zu tun haben. Das beginnt mit der Erstellung des Produktes oder der Leistung und endet – nun, das kommt darauf an. Wenn Sie Dinge verkaufen, die langfristig betreut oder gewartet werden müssen, dann gehören Service und Wartung auch zu den Kernprozessen.   Quelle: Simone Glitsch, https://prozessoptimierung-sprung.de/prozesslandkarte-erstellen/ Unterstützende Prozesse Dies sind administrative Prozesse, die nicht unmittelbar der Wertschöpfung dienen, aber die Organisation am Laufen halten, wie zum Beispiel Rechnungswesen und Buchhaltung. F&E-Prozesse, Beschaffungs- und Logistikprozesse sind streng genommen Unterstützungs- oder Supportprozesse, auch wenn sie sich im nahen Umfeld der Wertschöpfungsprozesse bewegen bzw. diese beliefern. Wenn Sie nicht genau wissen, ob ein Prozess unterstützend oder wertschöpfend ist, fragen Sie sich: Befriedigt das Ergebnis des Prozesses ein Kundenbedürfnis? Wenn ja, dann ist er ein Kernprozess. Zunehmende Verfeinerung Top-Manager benötigen in der Regel den Überblick, während sich Abteilungsleiter oder Controller mehr für bestimmte Details interessieren. Je tiefer Sie in die Details der Prozesse einsteigen, umso mehr Stellschrauben finden Sie, um diese zu optimieren. Für Ihre Schwachstellenanalyse oder Lean-Projekte ist diese Detailtiefe unerlässlich. Sie ist im Übrigen eine Voraussetzung, um Geschäftsprozesse in einer Business Software zu verarbeiten. Prozesse automatisieren Nehmen wir als Beispiel den Teilprozess „Materialrechnung bezahlen“ aus der Prozesskette oben. Die Rechnung trifft ein, jemand stempelt sie und reicht sie an den Einkauf zur Prüfung weiter. Der Einkauf prüft, bringt einen Prüfvermerk an und reicht sie an den zuständigen Manager zur Freigabe weiter. Dieser gibt die Rechnung frei und schickt sie an die Buchhaltung. Ein Buchhalter kontiert die Rechnung und erfasst sie im Buchhaltungsprogramm. Er prüft die Fälligkeit, checkt die Liquidität auf den Firmenkonten und weist die Zahlung an. Den kompletten Prozess, einschließlich aller denkbaren Varianten, können Software-Systeme heute voll digital und teilautomatisiert abwickeln. Mit Varianten ist gemeint: Je nach Art und Höhe der Eingangsrechnung unterschiedliche Zuständigkeiten für den Genehmigungsworkflow, Elektronische Vermerke auf der digitalisierten Rechnung, verschiedene Folgeaktivitäten je nachdem, ob eine Rechnung bezahlt, zurückgestellt oder abgewiesen wird, automatisiertes Kontieren, Überweisungsläufe und vieles mehr. Tools für Prozesslandkarten Sie können verschiedene Tools verwenden, um eine Prozesslandkarte zu erstellen. Grafisch werden Prozesse meist mit Blockpfeilen dargestellt. Excel und Word haben mit SmartArt ein Toolset, das die notwendigen grafischen Elemente enthält. Manche verwenden auch eine Mindmap-Software. Solche Anwendungen haben den Vorteil, dass Sie Ebenen ein- und ausblenden können, d. h. die Details weglassen und nur den übergreifenden Prozess oder die Prozesskette betrachten. Prozessorientierte Software Wenn Sie diesen Artikel lesen, ist das ein gutes Zeichen: Sie denken und steuern Ihr Unternehmen prozessorientiert. Haben Sie diese Perspektive auch bereits auf Ihre IT-Umgebung übertragen? Viele Manager leiden heute daran, dass ihr Denken zwar ganzheitlich ist, aber nicht ihre Software. Marketing und Vertrieb, Lager, Projektabwicklung, Kundenbetreuung, Fertigung, Buchhaltung – alles hat eine eigene Softwarelösung und vielerorts verhindern Medienbrüche und fehlende Schnittstellen die Integration, die eigentlich notwendig wäre, um durchgängige Prozesse im Unternehmen einzurichten. Prozessorientierte Unternehmen brauchen prozessorientierte Software. ERP-Anbieter haben heute modulare Systeme im Programm, die sich schrittweise einführen lassen und Prozesse bruchlos implementieren. Viele Bereiche werden durch diese Lösungen bereits abgedeckt. Offene APIs ermöglichen darüber hinaus die Anbindung von Fremdsystemen und die Integration in eine bereits vorhandene IT-Umgebung. Fazit Eine Prozesslandkarte bildet Prozesse im Unternehmen ab. Wie eine traditionelle Landkarte gibt sie dem Betrachter einen ganzheitlichen Überblick und Orientierung über die wertschöpfenden und administrativen Prozesse im Unternehmen. Diese Prozesse können in eine beliebig detaillierte Sicht heruntergebrochen werden, um Schwachstellen genau zu analysieren, Lean-Methoden anzuwenden oder Vorgänge auf Software-Lösungen abzubilden. Vom Top-Manager über die Funktionsebenen bis zur IT haben alle Bereiche Vorteile von dieser ganzheitlichen Betrachtung der Prozesse im Unternehmen. Modulare, prozessorientierte Business Software ist ideal geeignet, um die Prozessketten durchgängig zu implementieren. ### Die Scopevisio Online-Hilfe Die wichtigste Anlaufstelle für Tipps und Tricks ist natürlich unsere Online-Hilfe. Doch wo genau finde ich sie in der Anwendung? Sie erreichen die Online-Hilfe über verschiedene Wege: über das Rettungsring-Icon In der dunkelgrauen Kopfleiste können Sie die Hilfe über das Rettungsring-Icon  aufrufen. Sie gelangen dann auf die Übersichtsseite mit dem Inhaltsverzeichnis der Hilfe. über das Fragezeichen Icon Über das Fragezeichen-Icon, das Sie rechts in der hellgrauen Leiste finden, rufen Sie die kontextsensitive Hilfe auf. Sie gelangen hier zu einer Auswahlliste, die thematisch zum gerade geöffneten Formular passt. Befinden Sie sich zum Beispiel gerade in Teamwork, bekommen Sie in der Hilfe diverse Beiträge zum Thema (Teamwork-) Dokumente angezeigt. Taste F1 Über die Taste F1 rufen Sie ebenfalls die kontextsensitive Hilfe zum jeweiligen Formular auf. Für neue Anwender bieten die Kapitel zur Ersteinrichtung und zu den ersten Schritten einen guten Einstieg. Fortgeschrittene finden in den Kapiteln zu den einzelnen Scopevisio- Anwendungen nützliche Hilfestellungen. Sie können in der Hilfe selbstverständlich auch nach Begriffen suchen. Sollte die Hilfe Ihre Fragen einmal nicht beantworten, können Sie sich natürlich an unseren Support wenden – am besten erstellen Sie dazu ein Supportticket. Sie finden diese Funktion ebenfalls unter dem Rettungsring-Icon. ### Mobil arbeiten in der Cloud Als Unternehmensberater benötigt Alfons Geelhoed dezentrale Lösungen, die beim Kunden vor Ort, im Büro, im Homeoffice und unterwegs genutzt werden können. Seine Lieblingstechnologie dafür: die Cloud. Die GGT Consulting & Projects GmbH mit Sitz in Frankfurt hat sich auf die strategische Unternehmensberatung und Personalvermittlung spezialisiert. Dabei stehen vor allem regulatorische, finanzregulatorische und Compliance-Anforderungen (MiFID, DSGVO/GDPR) im Vordergrund. Zu den Kunden zählen vornehmlich Banken. Das Team der GGT besteht aus rund 20 Mitarbeitern sowie externen Business Partnern und Freelancern. Sie alle sind an unterschiedlichen Standorten angesiedelt und viel unterwegs. Das Consulting-Unternehmen nutzt alle Funktionen von Scopevisio – vom Erstkundenkontakt bis hin zur Rechnungsstellung und Verbuchung. Da alles zentral in Scopevisio verwaltet und dokumentiert wird, kann das Team weitgehend papierlos arbeiten. „Das ist außerdem sehr effizient, denn es entstehen keine Medienbrüche in unserer täglichen Arbeit“, erklärt Geelhoed. Lesen Sier hier den kompletten Anwenderbericht. ### GoBD-konforme Email Archivierung Was hat Email Archivierung mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, GoB, zu tun? Warum schreiben Ihnen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vor, was mit Ihren Emails zu geschehen hat? Und wie können Sie nun Ihre Emails GoBD konform archivieren? Diesen Fragen geht dieser Beitrag auf den Grund. Warum Email Archivierung? Was früher der gute alte Geschäftsbrief war, ist heute die Email. Alle möglichen Vereinbarungen werden informell per Mail getroffen. Aufträge und Preise werden verhandelt, Artikel bestellt, Zahlungsmodalitäten geklärt, Zuständigkeiten verteilt und Projektstatus gemeldet. Daher gilt für die Archivierung von Mails mit Geschäftsbrief-Charakter dieselbe Aufbewahrungsfrist wie für klassische Geschäftsbriefe, nämlich zehn Jahre. Müssen alle Mails archiviert werden? Nein, Sie müssen nicht alle Emails archivieren. Mails die gleichsam ein elektronischer Briefumschlag für eine mitgeschickte Datei sind, können Sie ruhig löschen (aber vorher die Datei speichern!). Typischerweise sind dies Emails mit dem Inhalt "Sehr geehrte Frau xy, anbei senden wir unsere Rechnung für den Monat Januar, mit freundlichen Grüßen." Für Betriebsprüfer sind nur diejenigen Mails relevant, die mit steuerlichen Sachverhalten zu tun haben. Im Zweifel sind das nicht nur Emails, die Absprachen mit Kunden enthalten, sondern auch Emails mit Details zur Auftragsausführung, Nachfragen etc. Alles, was einen Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht, denn die Nachvollziehbarkeit und vollständige Dokumentation der Geschäftsvorfälle ist eine der wichtigsten Anforderungen der GoBD (ehemals GDPdU). Was sagt der Gesetzgeber? In den GoBD erläutert das Bundesministerium der Finanzen (BMF), wie Sie steuerrelevante Belege, Daten und Informationen, einschließlich der Emails, revisionssicher archvieren sollen. Die wichtigsten Anforderungen sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit der Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht. Der Datenschutz nach DSGVO ist ein weiteres Kriterium für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, arbeitet Ihr Unternehmen revisionssicher.  Da viele Ihrer Emails für die Buchhaltung relevant sind und zur näheren Erklärung Ihrer Geschäftsvorfälle herangezogen werden, ist es sinnvoll, wichtige Mails in Ihrer Buchhaltungssoftware mit diesen Vorfällen zu verknüpfen. Emails mit ERP Software GoBD konform archivieren  Viele Unternehmen archivieren ihre Emails auf einem Email Server oder in Microsoft Office. Sind dann Vorgänge zu klären, geht das große Suchen los. Die Hersteller von Business Software haben jedoch längst Wege gefunden, Ihnen das Ablegen, Suchen und Finden von Email Dateien leicht zu machen. Software Anbieter wie Scopevisio haben Funktionen eingerichtet, um Ihre Emails ohne Medienbruch direkt aus Microsoft Outlook oder anderen Email Programmen an die entsprechenden Vorgänge zu senden, sie gewissermaßen zu den Akten zu nehmen. Sie installieren ein kleines Plug-in in Ihr Email Programm und können fortan mit einem einzigen Klick die Email revisionssicher archivieren. Das Plug-in wird von den Software Herstellern kostenlos als Service zur Verfügung gestellt. Die Praxis der Email Archivierung Angenommen, Ihr Kunde verlangt eine Preisreduktion für einen Service, den Sie anbieten. Die Verhandlung wird per Mail geführt. Wenn Sie Scopevisio verwenden, funktioniert die Email Archivierung wie folgt: In Outlook wurde durch das Plug-in ein kleines Fenster installiert, das eine Direktverbindung zu Ihrer Business Software öffnet. Sie können Ihre Mails einem Projekt, einer Aufgabe oder einem Kontakt zuordnen. Eine Suchfunktion mit Auto-Vervollständigung sucht das richtige Projekt für Sie aus, wenn Sie nur zwei oder drei Buchstaben eingeben. Ein Klick, schon ist die Mail hochgeladen. Zur besseren Übersicht wird die Mail in Outlook farbig markiert. So erkennen Sie, welche Mail Sie wo archiviert haben.  Mails automatisch archivieren Zugegeben, manchmal soll es einfach nur schnell gehen. Sie können die Archivierung von Mails auch automatisieren. Dann wird im Hintergrund jede Mail in Ihrer Software an dem Kontakt abgelegt, mit dem Sie korrespondiert haben. Da die Email Adressen Ihrer Kontakte in der Kontaktverwaltung der Business Software hinterlegt sind, weiß das Programm, wo es die Dateien ablegen muss.   Später können Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter die Email Dateien dann noch den einzelnen Vorgängen in Ihrem ERP System zuordnen.  Nach Wunsch mit oder ohne Anhang Viele Mails haben einen Anhang. Sind sie nur elektronische Briefumschläge ("Anbei erhalten Sie..."), dann genügt die Aufbewahrung des Anhangs; die Mail können Sie löschen. Stehen in der Mail ebenso wie im Anhang relevante Informationen, archivieren Sie beides. Auch diese Einstellung können Sie von Fall zu Fall oder ein für allemal treffen - und sie natürlich auch wieder abändern. Das kleine Outlook Fenster macht es möglich. DMS hilft beim Email Management Wenn Sie die Emails per Mausklick in Ihrem ERP System von Scopevisio oder anderen hinterlegen, werden die Schreiben samt Anhang nicht nur am zugehörigen Vorgang gespeichert. Sie stehen dann auch im DMS (Dokumentenmanagementsystem) zur Verfügung. Alle Dateien, die in das ERP geladen oder dort generiert werden, sind im DMS archiviert - inklusive der Verknüpfungen, die ihnen anhaften.  Das DMS gibt Ihnen eine perfekte Übersicht über Ihre Informationen. Der Datenschutz wird durch Zugriffsrechte gewährleistet. Datenschutz und Echtzeitzugriff in der Cloud Läuft Ihr ERP System in der Cloud, haben Sie zusätzlich den Vorteil, dass die Daten standortübergreifend in Echtzeit abrufbar sind. Deutsche ERP Unternehmen bieten den Vorteil, dass ihre Produkte auf hochverfügbaren, maximal gesicherten Servern gehostet werden. Perfekt für Ihre Email Archivierung.   Dass die Software alle Bearbeitungsschritte inklusive dem zuständigen Mitarbeiter und der Uhrzeit protokolliert, erleichtert Ihnen auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Eine solche wird nämlich ebenfalls von den GoBD gefordert. Fazit Unternehmen, die digital arbeiten, benötigen eine GoBD konforme Email Archivierung. Die Aufbewahrung, Integrität und Nachvollziehbarkeit der Mail Korrespondenz muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.  Eine aktuelle Business Software erleichtert Ihnen dies. ERP Hersteller bieten Plug-ins und Schnittstellen zu Email Programmen als kostenlosen Service an. Die Bedienung ist sehr benutzerfreundlich. Je nach Konfiguration ist eine automatische oder individuelle Archivierung von Mails mit oder ohne Anhang möglich. Auf einem deutschen Server und mit Zugriffsbeschränkungen versehen unterliegen die Mails dem Datenschutz. Sie werden mit dem zugehörigen Kontakt und Vorgang verknüpft und sind über die gesamte Aufbewahrungfrist revisionssicher archiviert. In Ihren elektronischen Akten können Sie jeden Geschäftsvorfall lückenlos nachvollziehen und steuerliche Sachverhalte mühelos aufklären. ### Zauberei? Nein, Automatisierung! Viele Wege führen ins Rechnungseingangsbuch. Den besten kennt Dorothée Al-Duhoun. Sie erklärt, wie Rechnungen ins Rechnungseingangsbuch gelangen, ohne dass man sie hochladen muss. Wie gehen Sie mit Rechnungen um, die Sie per Mail erhalten? Laden Sie diese herunter und anschließend in das Scopevisio Rechnungseingangsbuch hoch? Diesen Aufwand können Sie sich sparen! Bitten Sie einfach Ihre Lieferanten, Rechnungen direkt in das Scopevisio Rechnungseingangsbuch zu senden. Für Ihre Lieferanten bedeutet das keinen Mehraufwand! Nutzt Ihr Lieferant diese E-Mail-Adresse, läuft der Prozess wie folgt ab: Die Lieferantenrechnung gelangt per E-Mail direkt in das Rechnungseingangsbuch. Werte wie Betrag oder Rechnungsdatum sind bereits ausgelesen und in die entsprechenden Felder vorgetragen. Die Rechnung erhält den Status unbearbeitet. Damit der automatisierte Rechnungseingang so funktioniert, wie beschrieben, benötigen Ihre Lieferanten spezielle E-Mail-Adressen, an die sie die Rechnungen künftig schicken. Diese Mail-Bot-Adressen müssen Sie in der Systemadministration unter „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“ zuvor anlegen. Hier lesen Sie, wie Sie dabei vorgehen. Anschließend informieren Sie Ihre Lieferanten darüber, dass sie die spezielle E-Mail-Adresse künftig zum Versand von Rechnungen verwenden möchten. So gelangen Ihre Eingangsrechnungen einfach, schnell und zuverlässig ins Rebu – ganz ohne Ihr Zutun. Eine Praxisanleitung haben wir hier für Sie vorbereitet. ### Die Abschlagszahlung - Vorteile für Auftraggeber und Auftragnehmer Mit einer Abschlagszahlung oder Akontozahlung (früher: à conto-Zahlung) wird ein Teil einer vereinbarten Lieferung oder Leistung vorab oder nach Arbeitsfortschritt bezahlt. Die Abschlagszahlung ähnelt einer Teilzahlung. Mit der Teilzahlung werden bereits erbrachte Leistungen bezahlt. Ein Abschlag kann dagegen auch vorab für noch nicht erbrachte Leistungen gezahlt werden. Sinn von Abschlagszahlungen Bei langlaufenden Projekten oder großen Gewerken, wie zum Beispiel Bauleistungen, werden zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer häufig mehrere Abschlagszahlungen über den Projektzeitraum vereinbart. Das hat für beide Seiten Vorteile.  Vorteile für den Auftragnehmer Der Auftragnehmer muss nicht in Vorleistung treten und das gesamte Projekt vorfinanzieren. Häufig muss er über die Laufzeit des Gewerks oder der Leistung Subunternehmer oder eigene Angestellte bezahlen, dazu Material und Maschinen. Die vorgezogene Akontozahlung beschert ihm die dafür notwendige Liquidität. Der Auftragnehmer kann seine Subunternehmer schneller bezahlen, wenn er liquide ist. Das erhöht die Motivation und die Arbeiten werden schneller abgeschlossen. Einkünfte werden auf mehrere Perioden verteilt, was sich steuerlich und liquiditätsmäßig vorteilhaft auswirken kann. Wenn Abschlagsrechnungen geschrieben werden, kann sich der Kunde regelmäßig vom Projektfortschritt überzeugen und eventuelle Missverständnisse können frühzeitig bereinigt werden. Sie fallen nicht erst bei der Endabnahme auf. Vorteile für den Auftraggeber Der Auftraggeber zahlt zwar einen Teil der Lieferung oder Leistung vor der endgültigen Abnahme, aber dafür wird die Zahlung in Raten fällig. Die einzelnen Akontozahlungen sind leichter zu verkraften als eine einzige, hohe Zahlung bei Abnahme. Der Aufwand wird auf mehrere Perioden verteilt, was sich steuerlich und liquiditätsmäßig vorteilhaft auswirken kann. Der Auftragnehmer erhält mit jeder Abschlagsrechnung einen Überblick über den Stand der Arbeiten und kann diesen überprüfen. Außerdem reduzieren Abschlagszahlungen das Risiko, dass der Auftragnehmer insolvent wird und am Ende gar nicht mehr leisten kann. BGB-Regelung für Abschlagszahlungen Nach § 623a BGB kann ein Auftragnehmer Abschlagszahlungen verlangen, sofern diese nicht explizit vertraglich ausgeschlossen wurden. Das bedeutet: Bei Werkverträgen kann der Auftragnehmer für abgeschlossene Teile eines Werks Abschlagsrechungen in Höhe des erbrachten Wertzuwachses stellen (BGB-Werkvertrag).   Dem Auftraggeber (Besteller) leistet er für dessen Abschlagszahlungen Sicherheit, etwa durch eine Bankbürgschaft (§ 632a BGB). Abschlagsrechnungen richtig stellen Eine Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, Abschlagsrechnungen richtig zu erstellen und zu buchen.  Abschlagsrechnungen benötigen dieselben gesetzlichen Rechnungsbestandteile wie alle anderen Rechnungen auch. In Ihrer Buchhaltungssoftware können Sie entsprechende Vorlagen hinterlegen, damit Ihnen keine formalen Fehler unterlaufen. Häufig können Sie dieselben Daten, die Sie bereits im Angebot erfasst haben, einfach zu einer Abschlagsrechnung weiterführen.  Wenn Sie gleichbleibende Beträge akonto verlangen, können Sie eine wiederkehrende Rechnung anlegen. Diese wird so oft erstellt, wie Sie es möchten, und kann automatisch bzwl. in einem Rechnungslauf als elektronische Rechnung an den Auftraggeber gesandt werden. Automatisiert buchen in der Buchhaltungssoftware In der Buchhaltungssoftware werden Rechnungen korrekt gebucht, sobald sie generiert wurden. In den Stammdaten des Buchhaltungsprogramms sind Debitoren, Zahlungsbedingungen, Steuerkennzeichen usw. bereits angelegt. Die Software spricht automatisch die richtigen Konten an, bucht die Forderung gegen den Auftraggeber und die Umsatzsteuer und erstellt einen offenen Posten, der später gegen den Zahlungseingang auf Bankkonto ausgeziffert werden kann. Fazit zu Abschlagszahlungen Im Projektgeschäft, aber auch im Handwerk und in der Versorgungsbranche, werden häufig Abschlagsrechnungen gestellt. Diese haben Vorteile, sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer. Der Auftraggeber erhält seine Leistung schneller, kann zwischendurch den Projektfortschritt prüfen und kann Teilleistungen periodengerecht zahlen. Der Auftragnehmer profitiert von besserer Liquidität. Er hat häufigeren Kundenkontakt und mehr Sicherheit, dass die erbrachte Leistung auch die richtige ist. Buchhaltungssoftware vereinfacht die Erstellung von Abschlagsrechnungen und die Verbuchung von Abschlagszahlungen wesentlich. ### Dokumente scannen bringt 6 große Vorteile "Jeden Tag Dokumente scannen", seufzt die studentische Aushilfe. "Wie langweilig." Dabei sind die wenigen Minuten für das Einscannen von Unterlagen sinnvoll investierte Zeit. Jede Minute, die Ihre Hilfskraft mit Scannen verbringt, spart zehn Minuten Arbeitszeit von hochbezahlten Fachkräften. Also beruhigen Sie Ihre Hilfskraft. Denn die Arbeit, die sie tut, ist für das Unternehmen wichtig. Dieser Beitrag schildert sechs wichtige Vorteile, die ein digitales Archiv bzw. Dokumentenmanagement System (DMS) Ihrem Unternehmen bringt.  Vorteil 1 - Unterlagen im DMS schnell finden Bürokräfte verbringen durchschnittlich 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen. Suchen nach Informationen, nach Belegen, nach Akten, nach Dateien. Ja, auch nach Dateien, denn eine elektronische Dokumentenablage bedeutet noch nicht, dass die Informationen auch tatsächlich verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Denken Sie nur an die vielen E-Mails und Anhänge, die im Posteingang schlummern, oder an die Berichte und Dokumente unter verschlungenen Speicherpfaden auf Laufwerk Z (oder, schlimmer noch, auf dem lokalen Rechner der Kollegin, die gerade im Home Office arbeitet). In einem Dokumentenmanagement System (DMS) finden Sie Ihre Unterlagen, Belege und Informationen dagegen in Sekundenschnelle. Das ist möglich, weil Ihre Dokumente direkt beim Hochladen mit einer Volltexterkennung analysiert und indexiert werden. Sie geben einfach einen Suchbegriff ein, wie bei Google, und das elektronische Archiv präsentiert Ihnen eine Ergebnisliste.  Am besten funktioniert das mit Cloud-basierten DMS-Systemen. Denn diese sind überall, wo es Internet gibt, zur Stelle.  Vorteil 2 - GoBD einhalten Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wurden 2014 an die digitalisierte Bürowelt angepasst. Heraus kamen die GoBD, eine Richtlinie, die die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung definiert.  Eine dieser Anforderungen ist, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitnah erfasst werden müssen. Das ist ganz einfach, wenn Sie Belege und Dokumente scannen und in einem DMS speichern. Sie sind dann erfasst und alles, was mit ihnen geschieht, wird dokumentiert. Ist Ihr DMS in eine Buchhaltungssoftware integriert, können Sie z. B. Eingangsrechnungen direkt in eine Belegliste scannen. Alle weiteren Schritte, von der Prüfung und Genehmigung der Rechnung bis hin zur Buchung und Überweisung können dann in einem teilautomatisierten Workflow schnell und sicher abgearbeitet werden. Und die Dokumentationspflichten nach GoBD werden im Hintergrund gleich mit erledigt. Vorteil 3 - Revisionssicherheit Eine dieser Anforderungen ist die revisionssichere Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen. Das bedeutet, dass Informationen im digitalen Archiv wie folgt gespeichert werden müssen: auffindbar, d. h. eindeutig identifizierbar, unveränderlich und fälschungssicher, nachvollziehbar (also unter Umständen mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall verknüpft) und geschützt (nach den geltenden Datenschutz-Bestimmungen) Wenn Sie Ihre Dokumente in einem GoBD-konformen DMS ablegen, sind sie revisionssicher gespeichert.  Daneben soll auch der Zugriff der Finanzbehörden über die gesamte Aufbewahrungsfrist der Dokumente gewährleistet sein. Vorteil 4 - Datenschutz gewährleisten Fast jeder kennt das: Sie gehen an einem Arbeitsplatz vorbei und im Postkorb liegt ein vertrauliches Dokument. Nicht jeder würde den Blick abwenden, wie Sie es korrekterweise tun. Neugier steckt uns Menschen im Blut.  Da ist es schon besser, wenn vertrauliche Unterlagen in einer elektronischen Dokumentenablage durch Zugriffsbeschränkungen geschützt sind.  Besonders schutzwürdig sind personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz und die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzen einen engen Rechtsrahmen für Datenschutz und Datensicherheit.  Eine konforme Archivsoftware verbessert Ihren Datenschutz und damit auch Ihre Rechtsposition. Vorteil 5 - papierloses Büro Was das alles kostet: Papier von A nach B tragen, in Körbchen und Aktenschränken nach Informationen suchen, Büromaterial und Platz für die Akten beschaffen, Lochen, einheften, ausheften...  All diese Kosten und Mühen ersparen Sie sich, wenn Sie Dokumente einfach einscannen und elektronisch verwalten. Das papierlose Büro können Sie überallhin mitnehmen. Sie können Dokumente filtern, verschlagworten, kommentieren und einfach als Link teilen - zur Ansicht oder Bearbeitung und eventuell auch zum Download. Das alles können Sie einstellen. Dokumente werden versioniert gespeichert, das heißt, Vorversionen lassen sich wiederherstellen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, können sie sich die Bälle zuspielen, ohne später mehrere Versionen miteinander verschmelzen zu müssen. Kommentare, Links zu verbundenen Informationen, Workflows und Verantwortlichkeiten, das alles lässt sich mit Ihren elektronischen Dokumenten verbinden. Einfach und praktisch, optimiert ein DMS die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Vorteil 6 - Einstieg in die Digitalisierung Für viele Unternehmen ist ein DMS System der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.  Was Ihnen das bringt? Ganz einfach: Sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie auch für digitalisierte Prozesse zur Verfügung. Digitale Visitenkarten für Kontaktmanagement und Vertrieb, digitale Eingangsrechnungen für Rechnungsbearbeitung und Buchung, digitale Berichte für den Soll/Ist-Vergleich und die Überwachung von KPIs, digitale Verträge für die Wiederverwendung als Vorlage, digitale Angebote zum Überführen in eine digitale Ausgangsrechnung. Es gibt kaum ein Dokument, das digital nicht viel nützlicher wäre als auf Papier.  Fazit Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse. Für viele Unternehmen ist ein Dokumentenmanagement System der beste Einstieg in die Digitalisierung. ### Kooperation mit Concardis – Integration Online-Shop Scopevisio ist eine Kooperation mit dem Payment-Dienstleister Concardis eingegangen. Michael Rosbach vom Vorstand der Scopevisio gibt Einblick in die Ziele der Zusammenarbeit. Die Concardis Payment Group aus Eschborn ist ein führender Komplettanbieter für bargeldloses Bezahlen in der DACH-Region. Zum Produktportfolio zählt auch der Concardis One Page Shop, eine schlanke E-Commerce-Lösung, die Einkaufsplattform und Payment verbindet und einen einfachen Einstieg in den Online-Handel ermöglicht. Der One Page Shop wird künftig in Scopevisio integriert. Durch Einbindung der Zahlungsdaten in die Unternehmenssoftware werden finanzwirtschaftliche Prozesse wie Rechnungsabwicklung und Überprüfung der Zahlungseingänge automatisiert. Kreditkartenumsätze werden dabei direkt durch den integrierten Assistenten von Scopevisio ausgeziffert. Händisches Abgleichen ist nicht mehr nötig - dadurch werden Fehlerquellen reduziert und die Nutzer sparen Zeit und Aufwand. Gaben auf dem Cloud Unternehmertag 2019 die Kooperation bekannt: Michael Rosbach von Scopevisio (links) und Dr. Peter Walz von Concardis (rechts) „Die effiziente Gestaltung der Geschäftsabläufe unserer Kunden steht sowohl bei Concardis als auch bei uns im Fokus“, so Michael Rosbach. „Unsere Kooperation ist deshalb bestens geeignet, um Effizienz und Automatisierung in mittelständischen Unternehmen weiter voranzutreiben.“ Dem stimmt Dr. Peter Walz, Chief Sales Officer der Concardis Payment Group, zu: „Wir teilen mit Scopevisio das Ziel, die Vorteile der Digitalisierung für unsere Kunden nutzbar zu machen und Prozesse zu vereinfachen. Mit dem One Page Shop haben wir eine Lösung entwickelt, die ohne IT-Kenntnisse konfiguriert werden kann und bei der bereits alle gängigen Bezahlarten integriert sind. Damit ist unsere Lösung ideal, um in den E-Commerce einzusteigen." Mit der Integration des One Page Shops wird sich auch das Scopevisio-Portfolio erweitern: Denn auf diese Weise entsteht eine vollintegrierte Komplettlösung aus Onlineshop, Payment und ERP (Enterprise Resource Planning). Die gemeinsame E-Commerce-Komplettlösung soll im Laufe des Jahres verfügbar ein. Am Rande des diesjährigen Cloud Unternehmertages haben wir Dr. Peter Walz zu Innovationen im Bereich Payment und zur Kooperation mit Scopevisio befragt: https://www.youtube.com/watch?v=YUqG__BM0Qg ### Buchungsvorlagen erstellen Für Buchungen, die Sie häufig vornehmen, können Sie ganz einfach eine Buchungsvorlage anlegen und damit Ihre Arbeit effizienter gestalten. Maike Miesen vom Professional Service der Scopevisio erklärt, wie´s funktioniert. Buchungen, die Sie häufig vornehmen, können nicht durch eine wiederkehrende Buchung abgedeckt werden. Die Alternative: eine Buchungsvorlage in Ihrem Arbeitsplatz. Sie können dadurch „ohne Umwege“ direkt auf die Buchungsmaske zugreifen und profitieren von den vorausgefüllten Feldern. Dadurch lassen sich unregelmäßig wiederkehrende Buchungen schnell und einfach buchen. So gehen Sie vor Um eine Buchungsvorlage zu erstellen, erfassen Sie zunächst die Buchungsdaten im Stapel- oder Dialogbuchen. Bevor Sie nun die Buchung auslösen, klicken Sie in der Menüleiste auf das Sternchen. Dahinter verbirgt sich Ihr individueller Arbeitsplatz mit Ihren persönlichen Favoriten, Vorlagen und Arbeitslisten. Ziehen Sie nun den Tab der Eingabemaske einfach per Drag & Drop auf „Meine Vorlagen“ und vergeben in dem Pop-up-Fenster einen Namen für Ihre Vorlage. Fertig! Sceenshot Buchungsvorlage Mit Klick auf die angelegte Vorlage wird Ihnen die Buchungsmaske vorausgefüllt geöffnet, sodass lediglich geänderte Daten zu erfassen sind. Wenn Sie die Vorlage entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Vorlage und wählen „Entfernen“. ### Das neue Rechnungseingangsbuch: 5 Vorteile Das neue Rechnungseingangsbuch ist eigentlich mehr als nur eine Funktion – es ist ein großer Funktionsbaustein. Es steht trotzdem hier unter „Lieblingsfunktion“, weil es wie kaum ein anderes Element in Scopevisio die Vorteile durch Automatisierung erfahrbar macht. Hadya Eisfeld vom Produktmanagement der Scopevisio hat die fünf wichtigsten zusammengefasst. Zeit und Kosten sparen Zeit und Kosten – an diesen Stellschrauben würde sicher jeder gerne drehen. Scopevisio macht es Ihnen möglich: mit dem neuen digitalen Rechnungseingangsbuch straffen Sie Ihren Rechnungseingangsworkflow und sorgen für eine transparente, effiziente Rechnungsverarbeitung. Das Sahnehäubchen: die daraus resultierende Kostenersparnis und gleichzeitige Verbesserung der Liquidität. Flexibel einzurichtende Freigabeprozesse, automatische Benachrichtigungen, Verwendung von Regeln, OCR-Volltexterkennung und KI, optionale Einzelpositionserkennung – das alles spricht für ein enormes Zeitsparpotential. Liquidität verbessern Abgesehen davon, dass eine effiziente Rechnungsbearbeitung klar die Kosten senkt, optimieren Sie Ihr eigenes Zahlungsverhalten. Sie reizen Zahlungsfristen aus, erzielen Preisnachlässe durch Skonti und vermeiden Mahngebühren. All dies wirkt sich positiv auf Ihre Liquidität aus – und trägt sogar zu einer Verbesserung des Arbeitsklimas bei. Denn durch das Vermeiden von Fristüberschreitungen verringern Sie auch mögliches Konfliktpotential zwischen Ihren Mitarbeitern in der Buchungsabteilung. Einfacher Upload Der einfache Upload von Eingangsrechnungen und die enorme Flexibilität, die Ihnen das neue Rechnungseingangsbuch bietet, sprechen für sich. Automatisch per E-Mail-Adresse der Gesellschaft, per Drag & Drop, per Scanner, per App, ... – viele Wege führen ins neue Rechnungseingangsbuch. Flexibel & mobil:  Nutzen Sie Leerlaufzeiten, indem Sie ortsunabhängig, nicht nur vom Desktop, sondern auch mobil aus der App REBU2GO heraus Rechnungen hochladen, prüfen und freigeben können. Mit Freigabeprozessen, die an Ihren betrieblichen Workflow angepasst und mitarbeiter-, abteilungs- oder auch projektbezogen angelegt werden können. Sicherheit, Transparenz und GoBD-Konformität Mit Scopevisio speichern Sie Ihre Daten in der Cloud, die in zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland verwaltet wird. Sollte Ihnen je ein Endgerät abhandenkommen – kein Grund zur Panik, denn die Daten liegen sicher in der Cloud. Firmenintern hat nur derjenige Prüfer die Einsicht in eine bestimmte Rechnung, welcher durch eine entsprechende Rechtevergabe dazu berechtigt ist. Also keine Angst vor unautorisiertem Zugriff! Transparenz und GoBD-Konformität gehen bei Scopevisio Hand in Hand: Stichwort Dokumentation. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer was wann wie in welchem Rahmen mit einer Rechnung zu tun hatte. Und archiviert wird das Ganze dann auch noch. Automatisch und ohne Zusatzaufwand. Das neue Rechnungseingangsbuch von Scopevisio: ist flexibel anpassbar bietet vielfache Upload-Möglichkeiten lässt anwenderspezifische Arbeitslisten zu zeigt eine Simultanansicht von Beleg und Datenfeldern macht automatisches Vorkontieren dank KI möglich lässt Sie neue Lieferanten-Kontakte direkt aus dem Rechnungseingangsbuch heraus anlegen präsentiert nur prüferrelevante Rechnungen ist unabhängig vom Aufenthaltsort der Mitarbeiter Umfangreiche Informationen zu unserem Rechnungseingangsbuch bietet auch unsere Online-Hilfe. ### Rückblick auf den 7. Cloud Unternehmertag 2019 Der 7. Cloud Unternehmertag stand unter dem Motto "Produktivitätssteigerung durch Automation." Was durch Automation in der Industrie erreicht wurde, steht nun für den Dienstleistungssektor an. Viele manuelle Handgriffe, wie sie Buchhalter, Steuerberater, Anwälte, Hotelbetreiber, Controller, Sachbearbeiter, Abteilungsleiter, Kundenbetreuer, Vertriebler, Marketeers, aber auch Geschäftsführer und viele Berufsgruppen unterschiedlicher Branchen täglich hundertfach am PC, Tablet oder Smartphone ausführen, werden künftig teilweise oder ganz von künstlich-intelligenter Software übernommen. Wie das technisch funktioniert, aber auch welche organisatorischen und menschlichen Faktoren dabei eine wichtige Rolle spielen, diskutierten Experten und Teilnehmer auf dem Cloud Unternehmertag am 16. Januar 2019 in Bonn. Bilder und einen Kurzfilm zur Veranstaltung finden sich hier. Das Interesse an dem Digital-Event, das mittlerweile zu den größten in NRW zählt und zu dem Scopevisio zum siebten Mal geladen hatte, war enorm: Mehr als 800 Teilnehmer nutzten die Veranstaltung, um sich intensiv mit dem Thema Digitalisierung auseinanderzusetzen und beim Networking auszutauschen. Der fast einstimmige Tenor von Experten und Teilnehmern: Automatisierung und künstliche Intelligenz werden kommen und wer nicht jetzt anfängt, sich mit den Themen zu beschäftigen, wird es in Zukunft schwer haben. Der Kameha Dome bot Raum zum Networking. Foto: S. Hecht Zukunft heißt Veränderung Wie schwierig es jedoch ist, mit Veränderungen umzugehen, zeigte Eröffnungsredner Dr. Alex von Frankenberg in seiner Keynote an einem einfachen Selbstversuch. Er forderte die Teilnehmer auf, ihren Ehering oder einen anderen Ring, den sie gewohnheitsmäßig immer an derselben Hand tragen, doch einmal an die andere Hand zu stecken. Bereits nach kurzer Zeit hatten die ersten Teilnehmer diese Veränderung wieder rückgängig gemacht – ganz unbewusst und ohne es zu merken. Das Beispiel zeigt: Wir Menschen tun uns mit Veränderungen schwer und sind meist das größte Hindernis bei Innovationen. Und mit denen kennt sich Frankenberg bestens aus: Als Geschäftsführer des High-Tech Gründerfonds muss er bewerten, welche Innovationen erfolgversprechend sind und welche nicht. Und das tat er eindrücklich an den Beispielen Cloud, Künstliche Intelligenz und Blockchain. Seine Message: Neugierig bleiben und offen sein für Veränderungen, denn man weiß nie, was kommt. Dr. Alex von Frankenberg startet ein kleines Publikums-Experiment zur menschlichen Veränderungswilligkeit. Foto: S. Hecht Assisted Work – Gemeinsam effizienter Eine ganz konkretes Anwendungsszenario von künstlicher Intelligenz stellten Dr. Jörg Haas und Michael Rosbach von Scopevisio vor: Am Beispiel des neuen Scopevisio Rechnungseingangsbuches erläuterten sie die Assisted-Work-Strategie von Scopevisio und zeigten, wie sich der aus vielen manuellen Schritten bestehende Prozess einer einfachen Rechnungseingangsverarbeitung mit unterschiedlichen KI-Verfahren zu weiten Teilen automatisieren lässt. Die Idee: „Take the robot out oft he human“ – gemeint ist, den Menschen von roboterhaften Routine-Tätigkeiten zu befreien. Der Kollege Roboter soll dafür sorgen, dass ROI und Profitabilität steigen, aber dass auch Kreativität bei den Mitarbeitern freigesetzt und ihre Zufriedenheit erhöht wird. Gleiches gilt für die Kundenzufriedenheit. Wie KI-Verfahren – etwa künstliche neuronale Netze – dabei genau funktionieren, erläuterte der KI-Experte Dr. Ulrich Erxleben, Geschäftsführer der SMACC GmbH. Martin Jung, Geschäftsführer der Invite Group, bestätigte den Nutzen von Automatisierung mit einem anschaulichen Praxisbericht aus seinem eigenen Hause, das 15 Unternehmen aus der Hotellerie erfolgreich und zentral managt. Die Message der Experten: Assited Work – keine Angst vor dem Kollegen Roboter, sondern gemeinsam schneller und besser zum Ziel. Michael Rosbach (links) und Dr. Jörg Haas (rechts) erklären, wie sich "Produktivitätssteigerung durch Automation" erzielen lässt. Foto: S. Hecht ScopeEconomy – die virtuelle Wirtschaftsgemeinschaft Darüber hinaus gab Matthias Foempe von Scopevisio einen Ausblick auf die ScopeEconomy, eine virtuelle Wirtschaftsgemeinschaft, deren Teilnahme kleinen und mittelständischen Firmen erhebliche Vorteile bringen soll. Am Beispiel einer Kooperation mit Concardis zeigte er auf, wie Scopevisio-Kunden als Teilnehmer der ScopeEconomy künftig von günstigen Konditionen bei ihren Kreditkartenabrechnungen profitieren können. Darüber hinaus kündigte er an, den Online-Shop von Concardis in die Scopevisio Plattform zu integrieren – für einen durchgängigen Bestell- und Bezahlprozess vom Kunden bis in die Buchhaltung. Hidden Champions – Eine deutsche Erfolgsgeschichte Mit den Hidden Champions, der deutschen Erfolgsgeschichte, beschäftigte sich Prof. Dr. Hermann Simon in seinem Vortrag. Simon ist Gründer und Honorary Chairman der erfolgreichen Strategieberatung Simon-Kucher & Partners und der einzige Deutsche in der Thinkers50-Rangliste der einflussreichsten Managementdenker der Welt. In einer eindrucksvollen Keynote zeigte er auf, wie die Hidden Champions dafür sorgen, dass Deutschland den mit Abstand höchsten Pro-Kopf-Export verzeichnet. Er ließ alle am Erfolgsrezept teilnehmen: Höchst ambitioniert sein und dabei äußerst fokussiert und global agieren. Und dabei immer auf Innovation, Digitalisierung, Kundennähe und Top-Mitarbeiter setzen. Dr. Hermann Simon über "Hidden Champions digital". Foto: S. Hecht Podiumsdiskussion: Mensch im Zentrum Lebhaft und kontrovers diskutiert wurde auf der Podiumsdiskussion, die Heinrich Vaske, Chefredakteur von Computerwoche und CIO, moderierte. Neben Dr. Jörg Haas, Dr. Ulrich Erxleben und Prof. Dr. Simon stand auch Prof. Dr. Stefan Wrobl, Leiter des Fraunhofer IAIS, auf dem Podium. Nach technischen Aspekten wie der Architektur der Zukunft und dem Nutzen von Künstlicher Intelligenz ging es vor allem um die praktische Umsetzung und die Frage: Wie können Unternehmen die Mitarbeiter bei der Digitalisierung und Automatisierung mitnehmen? Wie lassen sich Widerstände auflösen? Auch wenn diese Fragen aus Zeitmangel weitestgehend unbeantwortet blieben, so stand eines am Ende jedoch fest: Neben all den technischen Aspekten der Digitalisierung muss vor allem der Mitarbeiter die Digitalisierung tragen und vorantreiben wollen. Dies zu schaffen, ist eine der größten Management-Aufgaben im digitalen Change-Prozess. Podiumsdiskussion zum Thema "Wird KI zum Game Changer?". Foto: S. Hecht Smart City Bonn – Stadt der Zukunft mit Vision Was Digitalisierung für die Stadt Bonn bedeutet, stellte Ashok Sridharan, Oberbürgermeister der Stadt Bonn, in seiner spannenden Keynote vor: Bonn soll führende Smart City in NRW werden. Der Fokus liegt dabei auf Themen wie Mobilität, Bildung, Digitale Verwaltung. Die Liste der Pilotprojekte ist lang und reicht vom Smart Lighting über Smart Parking bis hin zu Digitalen Dienstleistungen der Verwaltung, etwa ein Online-Verfahren für Baugenehmigungen. Dazu setzt Bonn auf starke Partnerschaften. Sridharans Message: Zusammen mit unseren Partnern realisieren wir unsere Vision und sichern die Zukunftsfähigkeit unserer Stadt. So wird Bonn zur "Smart City": Oberbürgermeister Ashok Sridharan. Foto: S. Hecht  Die Zukunft der Hotellerie ist digitale Vernetzung Auf eine spannende Zeitreise durch die Hotel- und IT-Geschichte der Dorint Hotelgruppe nahm Dirk Iserlohe, CEO der Honestis AG und Mitglied des Aufsichtsrats der Dorint GmbH, die Teilnehmer mit. Anschaulich und praxisnah erläuterte er dabei die neue Digitalisierungsoffensive der Dorint GmbH. Das Ziel: Durch eine digitale Plattform in der Cloud Prozesse zusammenführen, verschlanken und automatisieren. Auslastung und Personal lassen sich damit optimal in Echtzeit steuern. Seine Message: Digitalisierung trägt maßgeblich dazu bei, sich optimal auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. In seinem Fall: ein perfekter Gastgeber zu sein. Dirk Iserlohe berichtet über den digtialen Masterplan der Dorint-Hotels. Foto: S. Hecht Payment – wie zahlen wir in der Zukunft? Um das Bezahlen in der Zukunft ging es in der Keynote von Dr. Peter Walz, Chief Sales Officer der Concardis Payment Group. Er zeigte auf, wie kompliziert der Bezahlprozess mit Bargeld im Vergleich zu modernen digitalen Methoden wie Kartenzahlungen, Mobile Payment oder Bezahlen über die Blockchain ist. Neben Effizienzaspekten geht es vor allem um eine optimale Customer Journey, die er an anschaulichen Beispielen aus dem Alltag erläuterte, wobei er auch einen Ausblick auf die Zukunft wagte. Seine Message: Digitales Payment macht das Leben einfacher und Geschäfte erfolgreicher. Da hat Deutschland im Vergleich zu anderen Staaten allerdings noch ziemlich viel zu tun. Dr. Peter Walz spricht über Innovationen, die uns in Sachen Payment erwarten. Foto: S. Hecht Voll besuchte Breakoutsessions zu Branchen- und Anwendungsthemen In zahlreichen voll besuchten Breakout-Sessions wurden weitere Top-Themen mit einem spezifischen Branchen- oder Anwendungsfokus diskutiert. So gaben Josef Esser und Marko Schmitz, beides Geschäftsführer der Filosof Software GmbH, einen spannenden Einblick in die Branche der Hotellerie und Gastronomie und zeigten auf, wie sich durch revolutionär automatisierte Abläufe der Gewinn steigern lässt. Um ein modernes und Interaktives Berichtswesen in der Hotellerie ging es dann im Vortrag von Artur König, Scopevisio AG, und Martin Jung der Invite Group GmbH. Christian Soldecke stellt die Cloud-Kanzleisoftware Legalvisio vor. Foto: S. Hecht Die Integration von Personalanwendungen in Scopevisio beschäftigte Christof Kurz, Geschäftsbereichsleiter eurodata AG und Dr. Nicolai Kranz, Geschäftsführender Gesellschafter der GigWork GmbH. Dr. Kranz mischt geht mit seiner Online-Jobvermittlungsplattform GigWork neue Wege in Sachen Zeitarbeit. Das war auch das Thema einer weiteren Breakout-Session, in der Dr. Nicolai Kranz und Medienanwalt Christian Solmecke diskutierten, wie zwei Unternehmen aus dem Scopevisio-Umfeld ganze Branchen aufmischen. Christian Solmecke forciert mit LegalVisio den disruptiven Wandel in der Anwaltsbranche. In einer separaten Session erläuterte er, wie er sein enormes Mandantenwachstum durch die Automatisierung von Anwaltsprozessen gut meistern konnte und was die Cloud Software Legalvisio für die Zukunft der Arbeit in Anwaltskanzleien bedeutet. Darüber hinaus gab es Breakouts zu Neuerungen bei Scopevisio: Das neue Scopevisio Rechnungseingangsbuch en Detail präsentierte Nico Berhausen von der Scopevisio AG. Bianca Stattrop aus dem Professional Service von Scopevisio und Katrin Staudinger der Q.One Technologies zeigten in ihrem Praxisbericht, wie eine ERP-Einführung clever & smart gelingt und welche Rolle dabei die digitale Beratung mit Videotutorials und einem digitalen Trainer spielt. Und nicht zuletzt wurde ein Ein- und Ausblick auf die neue Warenwirtschaft für Scopevisio gegeben. Zum Ausklang des spannenden Tages nutzten viele Teilnehmer noch die Möglichkeit zum Networking im Kameha Dome. Networking im Kameha Dome. Foto: S. Hecht Merken Sie sich jetzt schon das Datum für den nächsten Cloud Unternehmertag vor! Dieser findet am Mittwoch, dem 15. Januar 2020 statt. ### Produktivität steigern durch Automatisierung Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sie legt die Grundlage für Automatisierung. Automatisierung bedeutet, dass Prozesse ohne menschliches Zutun von einer Software abgearbeitet werden: schnell, fehlerfrei, nachprüfbar, dokumentiert und optimal auf Ihr Geschäft und Ihre Complianceanforderungen abgestimmt. Folglich wachsen durch Automatisierung Ihre Produktivität und Profitabilität. Zu schön um wahr zu sein? Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie die Automation in die Praxis umsetzen. Assisted Work "Take the Robot out of the human", ist ein Mantra der Prozessautomatisierung und des Business Process Management. Frei übersetzt könnte man sagen: "Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von roboterhaften Tätigkeiten". In jedem Unternehmen gibt es solche Aktivitäten: Eingangsrechnungen stempeln und an die immer gleichen Bearbeiter weiterleiten. Telefonrechnungen buchen, jeden Monat gleich und immer von Neuem. Rechnungen erfassen durch stumpfes (und fehleranfälliges) Abtippen von Daten in eine Bildschirmmaske. Die Beispiele beschränken sich nicht auf den Verwaltungsapparat. Auch in der Produktion und Logistik existieren Tausende von kleinen Arbeitsschritten, die standardisiert, digitalisiert, automatisiert werden können. Nachholbedarf bei Büroarbeit Allerdings ist das Potenzial für Automatisierung nirgends so groß wie im Büro. Während Abläufe in der Fertigung zu 75 Prozent bereits automatisiert wurden, sind es im administrativen Bereich erst magere 3 Prozent! Und das bei dem Fachkräftemangel! Die Folge: Sachbearbeiter machen Überstunden. Viele werden krank vor Arbeitsüberlastung. Monotone Routinetätigkeiten lassen die Arbeitsmoral sinken und die Fehlerquote steigen. Frust macht sich breit. Wir gerne hätten manche Mitarbeiter einen Assistenten, der sie vom stumpfen Einerlei entlastet und ihnen Zeit gibt, um die interessanten und kreativen Dinge zu tun, die ihre Aufgabe bereithält. Assisted Work Moment mal - ein Assistent? Heute gibt es doch digitale Assistenten. Die können Ihre Mitarbeiter entlasten, ohne dass Sie auf dem ausgetrockneten Arbeitsmarkt nach neuem Personal suchen müssen. Genau dieses Konzept bezeichnen wir als Assisted Work. Es handelt sich darum, dass digitale "Assistenten", sogenannte Bots, die roboterhaften Dinge für Ihre wertvollen Fachkräfte erledigen. Take the robot out of the human. Das leistet eine smarte Software für Sie. Wie das funktioniert, schildern wir nun am Beispiel von Scopevisio. Welche Aufgaben können Bots erledigen? Bots sind Software-Programme, die Vorgänge automatisieren. Technisch basieren sie auf Entscheidungsbäumen, künstlicher Intelligenz, unscharfer (fuzzy) Logik und einer Menge Sachverstand seitens der Programmierer. So arbeiten Bots heute Hand in Hand mit Sachbearbeitern, wie Roboter dies schon seit längerem mit Produktionsarbeitern tun. Bots sind zum Beispiel auf folgenden Gebieten aktiv: Kommunikation steuern und ausführen Virtuelle digitale Assistenten (sog. Chatbots) können 60 bis 80 Prozent der menschlichen Fragen von Lieferdiensten und Online-Händlern beantworten. Ticket-Systeme können Kundenanfragen und Reklamationen aufnehmen, dokumentieren und an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten. Business Software, etwa von Scopevisio, beantwortet in natürlicher Sprache Fragen nach Geschäftsdaten. Sachbearbeiter bekommen vom System gemeldet, wann sie im Rahmen größerer, mehrschrittiger Prozesse mit ihrer Aktivität an der Reihe sind - zum Beispiel eine Rechnung prüfen, einen Kunden anrufen, eine Entscheidung treffen müssen. Bots versenden automatisch personalisierte E-Mails und Kampagnen an Empfängerlisten und triggern das Nachfassen. Bots erfassen Kontakte, die sich über ein Registrierungsformular im Internet melden, automatisch im CRM-System und weisen sie einem Sachbearbeiter zu. Geschäftsprozesse automatisieren In Administration und Dienstleistungssektor existiert ein enormes Potenzial für die Automatisierung von Workflows oder Teilprozessen. Wie wir eingangs gesehen haben, ist Büroarbeit zu 97 Prozent noch nicht automatisiert. Nur 18 Prozent der Unternehmen haben überhaupt irgendeine Tätigkeit digital umgesetzt. Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung möchten wir illustrieren, was wir unter Workflow-Automatisierung verstehen. Der Rechnungseingangs-Prozess besteht aus insgesamt acht Schritten: Rechnung (Papier) empfangen Rechnung erfassen Rechnung stempeln Rechnung vorkontieren Rechnung dem Verantwortlichen zuweisen Rechnung prüfen und freigeben Rechnung buchen Zahlung anweisen Von diesen acht Schritten lassen sich insgesamt sechs automatisieren. Manuell sind lediglich der Empfang einer papiergebundenen Rechnung sowie die Prüfung und Freigabe der Rechnung durch die jeweils Verantwortlichen. Alle anderen Schritte können automatisiert werden. Wechselnde Verantwortlichkeiten kein Problem Ein häufiger Einwand ist: "Je nach Betrag und Gegenstand der Rechnung haben wir unterschiedliche Genehmigungs-Workflows und Zuständigkeiten." Kein Problem mit einer Software, die alle Rechnungsdetails dank ihrer fortgeschrittenen künstlichen Intelligenz ausliest und interpretiert. Hier können Sie nämlich je nach Rechnungsinhalt den jeweils passenden Workflow hinterlegen. Und falls einmal ein Verantwortlicher krank wird, hinterlegen Sie gleich auch noch dessen Stellvertreter. Alles ist im System säuberlich dokumentiert und bei Änderungen ziehen Sie einfach eine Stellschraube - sprich: Einstellung - nach. Die automatisierte Verarbeitung ist nicht nur viel schneller und kostengünstiger als ein manueller Prozess, sondern auch weniger fehleranfällig. Denn was tun Sie, wenn die Sekretärin, die alle Zuständigkeiten im Kopf hat, einmal ausfällt? Im günstigsten Fall hat sie für ihre Vertretung ein Dokument hinterlassen, in dem sie den jeweils gültigen Prozess nachschlagen kann. Und idealerweise tut die Vertretung das dann auch. Nur leider sind solche schematischen Arbeiten auch besonders fehleranfällig, denn das menschliche Gehirn dürstet nach Abwechslung. Der Computer hat damit kein Problem, er arbeitet am liebsten nach "Schema F". Beim Assisted Work tut jeder das, was er am besten kann. Der Bot das Schematische, der Mensch das Kreative. Im Verbund sind beide unschlagbar. Unschlagbar gut, unschlagbar günstig, unschlagbar fix. Prozessintegration in der Scopevisio World Alleskönner-Software-Hersteller sind ungefähr so häufig anzutreffen wie die berühmte eierlegende Wollmilchsau. Jeder hat Kernkompetenzen, niemand kann jeden Geschäftsprozess in jeder Branche optimal realisieren und automatisieren. Scopevisio hat einen weiten Weg hin zu einer integrierten Unternehmenslösung zurückgelegt: Die Scopevisio Enterprise Solution vereint CRM, Marketing und Vertrieb, Rechnungswesen, Projekte, Finanzbuchhaltung und Berichtswesen, ergänzt um ein unternehmensweites Enterprise Content Management, in einer einzigen, sehr anpassungsfähigen Business Software. Diese zeichnet sich zusätzlich aus durch Office-Integration, mobile Apps, intuitive Oberfläche, einheitliche und konsistente Datenhaltung und sichere Cloud-Technologie mit standortunabhängigem Echtzeit-Zugriff. Doch das Beste an der Scopevisio-Lösung ist ihre Erweiterbarkeit. Die offene Programmierschnittstelle OpenScope erlaubt Anwendern, Scopevisio in ihre vorhandene IT-Umgebung zu integrieren, sodass Daten und Informationen bidirektional von Scopevisio in angebundene Systeme und umgekehrt übergeben werden. Der Vorteil: Je tiefer die Integration, umso mehr Prozesse lassen sich unternehmensweit automatisieren. Sie erinnern sich: es geht um Ihre Produktivität und Profitabilität. ScopeEconomy Unter dem Begriff ScopeEconomy verstehen wir eine virtuelle Wirtschaftsgemeinschaft. Gemeinsam mit Partnern und verbundenen Unternehmen kann die Business Software von Scopevisio auf jede Anforderung zugeschnitten werden. Zu den traditionellen Stärken von Scopevisio kommen auf diese Weise hinzu: Warenwirtschaft und Logistik Lohnbuchhaltung Zahlungsverkehrs-Lösungen Künstliche Intelligenz Business Intelligence Kommunikation Einkauf eCommerce Darüber hinaus bietet Scopevisio auch Branchenlösungen für Anwälte (durch die Eigenentwicklung Legalvisio) Hotels und Gaststätten (durch Zukauf und Integration der Branchensoftware Filosof) Online-Shops (durch Integration von Shop-Software und die Payment-Lösung Concardis) Fazit Automatisierung entlastet ihre Mitarbeiter und steigert Ihre Profitabilität und Produktivität. Im Büro und Dienstleistungssektor arbeiten heute künstlich intelligente Bots mit Sachbearbeitern Hand in Hand. Sie nehmen dem Mensch die stupiden Routinetätigkeiten ab. Diese erledigen sie schnell, günstig, präzise und wohl dokumentiert. Dem Menschen bleiben die anspruchsvollen Tätigkeiten. Sie profitieren davon in mehrfacher Hinsicht. Stichworte sind: höherer Durchsatz, mehr Arbeitszufriedenheit, geringere Fehlerquote, bessere Compliance, niedrigere Personalkosten. Der Fachkräftemangel betrifft Sie nicht mehr, Sie können trotzdem wachsen. Scopevisio bietet eine integrierte Unternehmenslösung, die Ihren Weg in die Automatisierung ebnet. Sinnvolle Automatisierungen sind darin bereits angelegt, weitere können Sie passgenau für Ihr Unternehmen einrichten. Ohne Programmierkenntnisse. Durch ein wachsendes Partnernetzwerk bietet Scopevisio inzwischen auch branchenspezifische Lösungen und smarte Erweiterungen an. Warenwirtschaft, Logistik, Einkauf, Zahlungsverkehr - You name it. ### Rechnungseingang digitalisieren: Wie Sie bis zu 50% der Zeit einsparen In vielen Unternehmen ist der Rechnungseingang noch nicht so digitalisiert, wie er sein könnte. Rechnungen gehen auf dem Postweg ein und das Eingangsdatum wird handschriftlich auf dem Papier-Dokument vermerkt. Anschließend wird die Rechnung in einer Unterschriftenmappe durchs Haus gereicht. Ein Prozess, der mit manuellem Aufwand verbunden ist. Dies hat zur Folge, dass Eingangsrechnungen nicht zeitnah bezahlt und gebucht werden können. Vorher gehen sie durch mehrere Hände, weil sie geprüft, genehmigt und zur Zahlung freigegeben werden müssen. Ein digitales Rechnungseingangsbuch kann hierbei Abhilfe schaffen. Rechnungsprüfung – ein schleppender Prozess Es dauert teilweise sehr lange, bis Eingangsrechnungen geprüft und schließlich zur Zahlung freigegeben werden. Vielleicht kennen Sie auch die folgenden Beispiele aus Ihrem Unternehmen: Die Sekretärin bestellt neues Büromaterial. Diese ist somit für die sachliche Prüfung der Rechnung verantwortlich. Die Zahlungsfreigabe wiederum erledigt ihr Chef. Der IT-Administrator bestellt neue Laptops bestellt. Beträge in Höhe von bis 10.000 Euro kann sein Abteilungsleiter freigeben. Höhere Beträge müssen von einem Geschäftsführer gegengezeichnet werden. Die Personalabteilung bucht Seminare für diverse Beschäftigte. Zuständig für die Zahlungsfreigabe ist immer der Abteilungsleiter der Beschäftigten. Die Komplexität und Vielfalt der Prüf- und Genehmigungsverfahren bremst immer wieder die Digitalisierung des Rechnungseingangs aus. Die Folge: Viel manueller Aufwand für alle Beteiligten, Rechnungen bleiben in der Urlaubszeit zu lange unbezahlt liegen, Skonto-Fristen verstreichen.   Wie kann ich meinen Rechnungseingang digitalisieren? E-Mail-Postfach einrichten Ein erster Schritt zur Digitalen Transformation ist die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs. Ein digitaler Posteingang, in den fortan alle eingehenden Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern per E-Mail eingehen. Elektronische Rechnungen automatisch im Rechnungseingangbuch hinterlegen Eine praktische Sache: Ihre Software sendet Eingangsrechnungen automatisch in Ihr Rechnungseingangsbuch. Wie das funktioniert? Indem Sie sogenannte "E-Mail-Agenten" für Ihre Lieferanten anlegen. Es handelt sich um speziell konfigurierte E-Mail-Adressen, die in der Software hinterlegt werden. Läuft nun eine E-Mail von einem dieser E-Mail-Agenten im Postfach ein, so werden die Anhänge direkt im Rechnungseingangsbuch hinterlegt. Kleiner Tipp: Wenn Sie viele Lieferanten haben, müssen Sie diese nicht mühsam separat anschreiben. Sie können einfach eine Kampagne aufsetzen, die Ihren Lieferanten das neue Verfahren erklärt und die neue E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungseingang mitteilt. Weiteres lesen Sie hier. Freigabeprozesse definieren Im Rechnungseingangsbuch lassen sich sogenannte Prüf- und Genehmigungsworkflows konfigurieren. Diese helfen, die Prozesse zu automatisieren und erleichtern gerade bei wiederkehrenden Rechnungen die Bearbeitung. Durch die Festlegung dieser Regeln können Sie z.B. definieren, dass Rechnungen vom Lieferanten XY bei einer Höhe von bis zu 150€ automatisch freigegeben werden. Manche Rechnungen kehren immer wieder. Angenommen, Sie bestellen jeden Monat bei demselben Getränkelieferanten vierzig Kästen Mineralwasser für die Belegschaft. Da wäre es übertrieben, jedes mal einen kompletten Prüf- und Genehmigungsworkflow zu durchlaufen. Das Regelwerk des Rechnungseingangsbuchs von Scopevisio ermöglicht Ihnen, Prüfungen wiederkehrender Rechnungen automatisiert vorzunehmen. Das kann sich auf die sachliche Prüfung beziehen oder auch zusätzlich auf die Zahlungsfreigabe. Um die automatische Prüfung möglichst sicher zu gestalten, können Sie im Regelwerk festlegen, welche Parameter die Rechnung erfüllen muss, um dergestalt automatisch „durchgewunken“ zu werden. Die einzelnen Freigabeprozesse wiederum können Sie mehrstufig gestalten, jeweils mit den passenden Verantwortlichkeiten. Mehr noch: Sie können dabei direkt die passende Kostendimension ansprechen. Und eventuell fehlende Adressen zieht die Software direkt aus der Creditreform-Datenbank. Darüber hinaus haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, wie Sie Ihren Rechnungseingang digital verwalten können. Jetzt kostenlos downloaden! Einbettung in den Gesamtprozess Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, das Banking bzw. das Buchen aus Kontoauszügen – alle diese Prozesse Ihres Rechnungswesens lassen sich mit einem ERP-System effizient und größtenteils automatisiert bewältigen. Ihre individuellen Einstellungen und Bearbeitungsregeln konfigurieren Sie ohne Programmierkenntnisse auf einer intuitiven und logischen Benutzeroberfläche. Sie nutzen die Vorteile der Digitalisierung durchgängig im gesamten Unternehmen. Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang? Die Eingangsrechnung läuft automatisch in das Rechnungseingangsbuch ein. Anschließend wird das PDF mit Hilfe einer OCR-Texterkennung gescannt. Rechnungssteller, Referenz und weitere relevante Details werden automatisch ausgelesen. Die von Ihnen eingestellten Regeln ordnen daraufhin jede Rechnung dem jeweils passenden Workflow zu. Der zuständige Bearbeiter bekommt die Rechnung in seinen digitalen Eingangskorb. Ganz gleich, ob im Büro oder von unterwegs, er kann die Rechnung direkt prüfen und mit einem Klick ihre sachliche Richtigkeit feststellen. Automatisiert wird die Rechnung an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet. Dieser erledigt die Freigabe ebenfalls unabhängig von Ort und Zeit, denn das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio gibt es auch als mobile App. Sobald er seinen Haken gesetzt hat, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um Zahlung und Buchung kümmert. Übrigens: Wenn ein Verantwortlicher in den Urlaub geht, kann die Verantwortlichkeit so lange auch an einen im System hinterlegten Stellvertreter abgegeben werden. Oder es kann auch eine ganze Abteilung als Verantwortlicher bestimmt werden. Rechnungen abweisen oder zurückstellen Eine Prüfung wäre nicht notwendig, wenn immer alles so glatt verliefe. In der Praxis ist aber leider nicht jede Rechnung in Ordnung. Es kommt vor, dass eine Lieferung fehlerhaft oder unvollständig war. Oder dass die Rechnung höher ist als vereinbart. In diesen Fällen müssen Rechnungen bis zur Klärung der Angelegenheit zurückgestellt werden. Scopevisio hat die häufigsten Fälle in seinen Rechnungsprüfungs-Prozessen bereits abgebildet. Der Prüfer kann also mit einem einfachen Mausklick angeben, was mit der Rechnung geschehen soll und warum. Zum Beispiel kann er festlegen, dass eine Zahlung zurückgestellt oder nur teilweise freigegeben werden soll, und dazu eine passende Begründung auswählen. Immer wissen, wo eine Rechnung gerade ist Angenommen, eine Rechnung wurde zurückgestellt, weil der Betrag in Klärung ist. Der Lieferant ruft an und möchte wissen, was mit seiner Rechnung passiert. Aufgrund der Statusangaben können Sie erkennen, bei welchem Bearbeiter die Rechnung „festhängt“ und aus welchem Grund. Sie können dem Lieferanten Auskunft geben und gegebenenfalls auch beim Bearbeiter nachhören, wie der Stand der Dinge ist. Das aufwändige Suchen nach Belegen oder interne Nachfragen können Sie sich in Zukunft sparen. Durch den digitalisierten Rechnungsdurchlauf sind jederzeit alle relevanten Informationen im Rechnungseingangsbuch dokumentiert. Welche Vorteile habe ich, wenn ich meinen Rechnungseingang digitalisiere? Die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung liegen auf der Hand. Wir fassen sie noch einmal zusammen. Zeit sparen Digitale Rechnungen können viel schneller erfasst werden. Prüfung und Genehmigung erfolgt zeitnah, denn die Weiterleitung erfolgt elektronisch und die Bearbeitung erfolgt zeit- und ortsunabhängig. Ein hohes Maß an Automatisierungen erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern manuelle Arbeit. Durch die hohe Effizienz der Bearbeitung können Sie mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bewältigen. Ihre Mitarbeitenden haben somit mehr Zeit für das Wesentliche. Kosten sparen Aufgrund der schnellen Rechnungsbearbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Davon profitiert auch Ihr Cash Management. Außerdem: Mehr Termintreue bei den Zahlungen stärkt Ihre Reputation bei den Lieferanten. Dies kann sich günstig auf Ihre Bonitätsbewertungen auswirken. Überblick bewahren Dank digitaler Rechnungsverarbeitung gewinnen Sie absolute Transparenz über den Prozess. Sie können den Status einer Rechnung immer nachvollziehen und wissen immer, von welchem Verantwortlichen sie gerade bearbeitet wird. GOBD-Konformität gewährleisten Die automatische Dokumentation aller Vorgänge im Rechnungseingangsprozess sowie die revisionssichere Archivierung der Belege sind GoBD-konform bzw. entsprechen den Anforderungen der GoBD. Eventuell aufkommende Bedenken, die Rechnungen zu digitalisieren, werden somit aus dem Weg geräumt. Welche Software kann mir helfen, den Rechnungseingang zu digitalisieren? Eine praktische Abhilfe bietet ein digitales Rechnungseingangsbuch. Mit der Software-Lösung von Scopevisio können Sie Eingangsrechnungen digital verwalten sowie die Prüf- und Freigabeprozesse digital abwickeln. Je schneller die Rechnung bearbeitet wird, desto eher können Sie Skonti nutzen und Mahngebühren vermeiden. In einer Umfrage haben wir unsere Scopevisio Anwender befragt, inwieweit das Rechnungseingangsbuch Ihre Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen verkürzt hat. Das Ergebnis lautete, dass die Nutzung des Scopevisio Rechnungseingangsbuch die Durchlaufzeiten um bis zu 50% verringert hat. Fazit Mit einem digitalen Rechnungseingang können Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verarbeiten. Prüf- und Freigabeprozesse werden digital abgewickelt, so dass Rechnungen von überall freigeben werden können. Im Vergleich zu einem manuellen Rechnungseingang kann somit die Durchlaufzeit um bis zu 50% verkürzt werden. Dies bietet die Möglichkeit, Skonti in Anspruch zu nehmen und Mahngebühren zu vermeiden. ### So praktisch sind Arbeitslisten Mit Arbeitslisten machen Sie sich den Arbeitsalltag leichter! Christian Sprujit, Regionalvertriebsleiter bei Scopevisio, erklärt, wie´s funktioniert. In Scopevisio können alle Listen nach eigenen Vorgaben gefiltert werden. Eine derart gefilterte Liste können Sie unter einem selbstgewählten Namen abspeichern – fertig ist Ihre Arbeitsliste! So können Sie sich zum Beispiel eine Liste aller noch zu bearbeitender Belege anlegen oder eine Liste Ihrer Aufgaben speichern. So gehen Sie vor: Zuerst setzen Sie alle gewünschten Filter in Ihrer Liste. Um eine Auswahlliste als Favorit abzuspeichern, klicken Sie einfach auf das Plus-Zeichen oberhalb Ihrer Liste und vergeben einen Namen. Über „Mein Menü“ in der Navigation oder das Drop-Down-Menü im Kopfbereich aller Arbeitslisten können Sie Ihre persönliche Liste jederzeit wieder aufrufen. Alle Filter und Selektionen bleiben erhalten. Um Spalteninhalte anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften. Sie erhalten eine komplette Übersicht der zur Verfügung stehenden Daten. Kurz selektieren - und fertig! Übrigens: Das Sternchen zeigt Ihnen an, dass die aktuelle Liste Ihr Favorit ist. ### Visitenkarte gescannt – Kontakt automatisch angelegt Kontaktinformationen von Visitenkarten landen wie von Zauberhand mit ein, zwei Klicks in Scopevisio – eine Funktion, die Florian Hinz vom Kameha Grand gerne nutzt. Tippen Sie noch Angaben von Visitenkarten ab? Diesen Aufwand können Sie sich sparen. Mit wenigen Handgriffen scannen Sie Visitenkarten und lassen Scopevisio automatisch einen Kontakt anlegen. Florian Hinz, Cluster Senior Sales Manager im Kameha Grand, findet dies besonders auf Veranstaltungen sehr praktisch. vCard: die elektronische Visitenkarte Voraussetzung dafür ist, dass der Kontakt als vCard per E-Mail an Scopevisio gesendet wird. Eine vCard ist eine elektronische Visitenkarte, die üblicherweise die Dateiendung *.vcf (vCard file) trägt. Eine vCard kann man automatisch in andere Anwendungen übernehmen – so auch in Scopevisio. „Die Genauigkeit ist dabei enorm und bietet mir einen hohen Komfort und eine gute Zeitersparnis. Gerade auf Messen und Veranstaltungen, bei denen man viele neue Kontakte knüpft, ist diese Funktion sehr hilfreich“, erläutert Hinz. So geht´s Voraussetzung für das Visitenkarten-Einscannen mit dem Handy ist ein Smartphone mit Kamera (iOS, Android, etc.) und eine Visitenkartenscanner-App (z.B. Abbyy BCR), die eingescannte Visitenkarten als vcf-Datei per E-Mail versenden kann. Gescannte Daten prüfen Nachdem Sie eine Visitenkarte mit der ausgewählten App gescannt haben, sollten Sie die erfassten Informationen noch einmal überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Sollten Sie es wünschen, können Sie die Daten natürlich auch gleich als Kontakt auf Ihrem Handy speichern. Kontakt per Mail versenden In der App haben Sie nun außerdem die Möglichkeit, den Kontakt per E-Mail zu versenden. Sie wählen dafür als Absender den zuvor eingerichteten Scopevisio-Alias aus und versenden die Kontaktdaten mit der vcf-Datei im Anhang. In Scopevisio wird der Kontakt anschließend automatisch angelegt. Notwendige Vorarbeiten in Scopevisio Damit die vcf-Datei in Scopevisio angekommen kann, müssen Sie in Scopevisio in der Systemadministration > Persönliche E-Mail-Adresse verwalten Ihre persönliche E-Mail-Adresse anlegen. Diese Adresse kopieren Sie anschließend. In Outlook erstellen Sie im nächsten Schritt einen neuen Kontakt – zum Beispiel mit dem Namen „Scopevisio Mailbot“ – und hinterlegen hier die soeben kopierte E-Mail-Adresse aus Scopevisio. Bitte beachten Sie, dass die Scopevisio-Mailbot-Adresse personenbezogen ist und deshalb im persönlichen Outlook hinterlegt werden muss. ### Eingangsrechnungen automatisiert hochladen Beim Bearbeiten von Eingangsrechnungen lässt sich einiges an Zeit sparen. Thomas Lenz vom Digital Hub Region Bonn nutzt die Möglichkeit, Rechnungen automatisiert ins Rechnungseingangsbuch zu laden. Das Hantieren mit Rechnungen, die per Mail bei Ihnen eintreffen, kostet Zeit, wenn die Rechnungen einzeln heruntergeladen und manuell in das Rechnungsbuch hochgeladen werden müssen. Scopevisio kann Ihnen hier einiges an Arbeit abnehmen. Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie regelmäßig Rechnungen von denselben Lieferanten erhalten. In der Systemadministration richten Sie dafür unter dem Punkt „E-Mail-Adressen der Gesellschaft“ spezielle E-Mail-Adressen für diejenigen Kontakte ein, deren Eingangsrechnungen automatisch ins Rechnungseingangsbuch eingehen sollen. Sie können diese Funktion entweder auf einzelne Lieferanten, auf Lieferanten-Gruppen oder aber alle Kontakte anwenden. Haben Sie die nötigen Einstellungen vorgenommen, werden die Rechnungen der betreffenden Lieferanten automatisch ins Rechnungseingangsbuch hochgeladen, ohne dass Sie etwas tun müssen. Sie legen damit praktisch Lieferanten-Postfächer an. Details dazu finden Sie in der Online-Hilfe. ### Automatische Versionierung in Teamwork Dokumente werden im DMS Teamwork automatisch versioniert. Diese Funktion findet Patrica Lopez, Grafikerin bei Scopevisio, sehr nützlich. Fehlt ein Dokumentenmanagementsystem mit Versionierung, kommt es oft zu Unstimmigkeiten, wenn mehrere Personen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Oft werden dann Dokumente dupliziert oder gar per Mail hin- und hergeschickt - mit der Folge, dass manchmal x-Versionen des Dokuments kursieren. Schnell kommt dann die Frage auf: Welche ist die aktuelle Fassung? Und wo liegt sie? Dieses Fahnden nach Dokumenten kostet Zeit. Im ungünstigsten Fall müssen Änderungen zusammengeführt werden. Deshalb ist eine Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Versionierung, wie Scopevisio sie bietet, so nützlich. Scopevisio protokolliert automatisch jede Änderung, so dass immer klar ist, wer welches Dokument wann geändert hat. Dadurch ergibt sich eine Versionshistorie für jedes Dokument. Jede vorangegangene Version kann eingesehen werden. Wurde eine Version versehentlich überschrieben, können alte Versionen ganz einfach wiederhergestellt werden. Folgender Screenshot zeigt die Historie eines Dokuments mit elf Versionen. Jede Version kann man sich durch Anklicken auf den entsprechenden Link ansehen. Soll beispielsweise Version 10 wiedergestellt werden, genügt ein Klick auf "Wiederherstellen" und diese Variante rückt nach oben als Version 12. ### OpenScope API einfach erklärt Softwarelösungen werden über Schnittstellen (APIs) miteinander verbunden. Sven Bartolomé, Mitarbeiter in der Qualitätssicherung bei Scopevisio, erklärt im Video, was es mit der OpenScope API auf sich hat. https://youtu.be/MlUl72C1AdI API ist die Abkürzung für "Application Programming Interface". Man spricht im Deutschen auch von Programmierschnittstellen. Diese dienen der Kommunikation zwischen Systemen. Auch Online-Dienste stellen Programmierschnittstellen zur Verfügung. Man bezeichnet diese als "Webservices". Ein solcher Webservice ist auch unsere OpenScope API. Diese stellen wir als sogenannte REST API zur Verfügung. Die Abkürzung REST steht für „Representational State Transfer“. Es handelt sich hier um einen Programmierstil für Webservices. Über OpenScope können Vorsysteme oder auch spezielle Branchenlösungen an Scopevisio angebunden werden. Über die Schnittstelle werden Daten danach sicher ausgetauscht. Entwickler benötigen für die Anbindung an Fremdsysteme allerdings eine detaillierte Dokumentation der Schnittstellen-Funktionen. Diese sogenannten Endpoints haben wir für die OpenScope API in Swagger hinterlegt. Zugegeben, ein recht technisches Thema - aber trotzdem ist es für alle Anwender interessant zu wissen, dass Scopevisio sich nicht gegenüber anderen Systemen verschließt, sondern die Option eröffnet, andere Lösungen anzubinden. ### Shortcuts: Tastatur statt Maus Tastenkombinationen erleichtern und beschleunigen das Arbeiten. Für alle Anwender in der Buchhaltung hat Nico Berhausen vom Professional Service einen Tipp parat: den Shortcut STRG + O, mit dem man ein Buchungskonto direkt öffnen kann. Dazu geben Sie im Dialog einfach die Bezeichnung oder die Nummer – zum Beispiel eines Sachkontos – ein und es wird sofort angezeigt. Sie können aber auch einen Gesellschaftsnamen eingeben. In diesem Fall wird der Kontakt geöffnet. Von hier aus gelangen Sie mit einem Klick zum Debitor. Besonders Buchhalter arbeiten häufig lieber mit der Tastatur als mit der Maus. Das Arbeiten mit Shortcuts wird aber auch von anderen Anwendern geschätzt. Eine Übersicht über alle hilfreichen Tastenkombinationen, die Sie in Scopevisio nutzen können, finden Sie hier. ### Aufgaben schnell und einfach organisieren Aufgabenmanagement ist gerade bei Selbstständigen ein wichtiges Thema. Dorothea Heymann-Reder, Texterin und Content-Spezialistin aus Bonn, organisiert ihre Aufgaben am liebsten mit Scopevisio. "Meine Lieblingsfunktion in Scopevisio sind Aufgaben. Mit den Aufgaben von Scopevisio arbeite ich ständig. Zunächst, weil sie so schnell angelegt sind. Die meisten Aufgaben erhalte ich in Form von E-Mails. In Outlook habe ich mir einen QuickStep angelegt, ein kleines Makro, das mit einem einzigen Klick aus einer E-Mail eine Aufgabe in Scopevisio macht – indem es die Mail mit dem Vermerk [Aufgabe] an meine persönliche E-Mail-Adresse sendet. Gleichzeitig wird die E-Mail dem Kontakt in Scopevisio zugeordnet, der sie gesendet hat. Denn das ist meistens der Auftraggeber. Seit Längerem geht das noch einfacher: Der Outlook Connector kann ebenfalls aus einer Outlook-E-Mail eine Aufgabe in Scopevisio machen, einschließlich Zuordnung zu Kunde und Projekt. Aufgaben delegieren Außerdem kann ich einen Verantwortlichen einstellen, falls ich die Aufgabe delegieren möchte (ich selbst bin als Standardverantwortliche voreingestellt). Ich kann einen Status (Anstehend, in Bearbeitung, Erledigt) sowie eine Priorität und ein Fälligkeitsdatum einstellen. Mit einem Klick lege ich die Aufgabe an. Beispiel Use Case In der folgenden Abbildung erstelle ich aus einer E-Mail die Aufgabe, einen Blogartikel zu schreiben. Praktisch finde ich auch, dass die betreffende Mail in Outlook farbig markiert wird. So lege ich nicht zweimal dieselbe Aufgabe an. Ok, nun habe ich also eine Aufgabe in Scopevisio. Was bedeutet das? Aufgaben in Scopevisio sind Mini-Projekte In Scopevisio finde ich meine Aufgabe in der Aufgabenliste wieder. Öffne ich sie, erkenne ich, dass ich ein Mini-Projekt angelegt habe. Gliederung in Tätigkeiten Ich kann die Aufgabe in Tätigkeiten untergliedern. Jede dieser Tätigkeiten kann einen eigenen Fälligkeitstermin und Verantwortlichen haben, zum Beispiel, wenn ich die Recherche für meinen Blogartikel von einer Werkstudentin erledigen lassen möchte. Manchmal lege ich eine Tätigkeit an, die sich im Laufe der Zeit zu einer eigenständigen Aufgabe mausert. In diesem Fall konvertiere ich sie einfach in eine Aufgabe, die dann wieder untergeordnete Tätigkeiten haben kann. In größeren Projekten ist das ungemein praktisch, wenn sich erst im Laufe der Zeit Arbeitspakete herauskristallisieren. Doch nun zeige ich Ihnen, was die Aufgaben von Scopevisio sonst noch können: Soll-Ist-Abgleich des Zeitaufwands Für jede Tätigkeit kann ich eine Bearbeitungsdauer veranschlagen. Das hilft mir einerseits bei der Kalkulation, andererseits beim Controlling. Da ich eine Zeiterfassung auf meine Aufgabe vornehmen kann, weiß ich die Soll- und Ist-Werte meines Zeitverbrauchs, um eine gegebene Arbeit zu erledigen. Das ist übrigens auch für Projektmanager und Abteilungsleiter eine wichtige Information: Wie lange dauert die Aufgabenerledigung tatsächlich? Liegen wir noch im Zeitbudget? Hier erfahren Sie es. Wie eine Projektakte Wie in einer „richtigen“ Projektakte stehen mir alle Begleitdokumente in der Aufgabe zur Verfügung. Ich kann diese aus Teamwork oder meinem lokalen Dateisystem der Aufgabe zuordnen. Die E-Mail, aus der sie generiert wurde, wurde natürlich direkt zu Anfang mit der Aufgabe verknüpft. Praktisch ist auch die Fähigkeit, Kommentare zu den Aufgaben zu verfassen. Das können Memos sein, Telefonnotizen, Verträge oder weitere E-Mails. Aufgaben als To-do-Liste anzeigen Nach dem Speichern steht meine Aufgabe in Scopevisio in der Aufgabenliste. In dieser kann ich eine Unzahl von Spalten anzeigen, filtern und analysieren. Für mich wichtig sind der Titel und die Fälligkeit der Aufgabe, die nächste anfallende Tätigkeit und der Status der Erledigung, weil ich es liebe, wie der grüne Balken mit zunehmendem Arbeitsfortschritt wächst.   Außerdem habe ich gerne meine Produktivität im Blick und zeige daher noch die geschätzte und die tatsächlich geleistete Anzahl Stunden an. Haben Sie die Buttons am unteren Ende des Formulars bemerkt? Hier kann ich nicht nur neue Aufgaben hinzufügen, sondern auch vorhandene zusammenführen oder aufteilen, ich kann neue, ähnliche Aufgaben durch Duplizieren erstellen, was mir Erfassungsaufwand spart, und ich kann Aufgaben mit einem Klick als erledigt markieren. Arbeitsliste mit anstehenden Aufgaben Da ich mit den Aufgaben so viel arbeite, habe ich sie als Startseite für mein Scopevisio eingerichtet. Aber nicht alle, sondern eine gefilterte Liste der Arbeiten, die jetzt gerade für mich wichtig sind. Natürlich filtere ich nach Aufgaben, die den Status Anstehend oder In Bearbeitung haben, aber ich kann noch mehr: Als Scrum-Fan versehe ich Aufgaben, die jetzt, hier und heute nach Erledigung schreien, mit dem Stichwort „Sprint“. Der Rest erhält das Stichwort „Backlog“. So stelle ich effizientes Arbeiten mit Aufgaben sicher. Übrigens: Da Aufgaben in Scopevisio unterhalb von Projekten angesiedelt sind, steht mir die ganze Mächtigkeit von Projektauswertungen zur Verfügung, einschließlich Kostenstellen und Deckungsbeitragsrechnung. Für mich sind Aufgaben der Hit." ### Brauchen Sie mandantenfähige Software? Die meisten Mittelständler haben mehrere Niederlassungen oder sogar Tochtergesellschaften. Diese Unternehmen ziehen Vorteile aus mandantenfähiger Software. Was bedeutet „mehrmandantenfähig“? Dies ist die Eigenschaft mancher Software-Systeme, mehrere Kunden auf derselben Plattform mit denselben Ressourcen zu bedienen, ohne dass der eine Einblick in die Daten des anderen hat. „Tenant“ bedeutet eigentlich „Mieter“ und Multi Tenancy lässt sich tatsächlich am besten an einem Mietshaus verdeutlichen: Die Mieter bewohnen getrennte Wohnungen. Jeder hat einen Schlüssel zu seiner Wohnung und ohne diesen Schlüssel kommt niemand herein. Mieter können nach Belieben Gegenstände in die und aus der Wohnung transportieren. Solange sie die Hausordnung beachten, können sie ihn ihren Wohnungen tun und lassen, was sie möchten. Bestimmte Einrichtungen im Mietshaus stehen allen zur Verfügung: Treppenhaus, Aufzug, Eingangshalle, Heizung, Leitungen, die die einzelnen Wohnungen erschließen. So ähnlich funktionieren auch mandantenfähige Systeme. Mit „Mandanten“ sind hier nicht nur die Kunden von Rechtsanwälten und Steuerberatern gemeint, sondern alle separaten Betriebe, Organisationen und Personen in einer mandantenfähigen Software-Umgebung.   Der Begriff „Mehrmandantenfähigkeit“ leitet sich ab von engl. „Multi-Tenancy“, einem Fachbegriff, der genau diese Eigenschaft von Informationssystemen meint. In Deutschland sagt man häufig auch schlicht „mandantenfähig“. Mandantenfähige Systeme Große Webhosting-Anbieter, Betreiber von Content-Management-Systemen und Cloud-Anbieter bedienen alle ihre Kunden in unterschiedlichen Instanzen auf derselben Plattform. Doch daneben existiert noch eine weitere Variante: Es gibt mandantenfähige ERP-Systeme. In diesen können mehrere Unternehmen geführt werden, wie zum Beispiel eine Muttergesellschaft mit mehreren Tochtergesellschaften. Von diesen handelt dieser Beitrag. Was ist das Besondere an Mandantenfähigkeit? IT-Experten unterscheiden zwischen „Instanzen“ – dem Mietshaus aus der obigen Analogie - und „Mandanten“ – den einzelnen Wohnungen mit ihren Mietern. Innerhalb einer Software – einer so genannten „Instanz“ – ist ein Mandant das oberste Ordnungskriterium. Eine Instanz ist zum Beispiel Ihre ERP-Software. Ein Mandant ist eine Gesellschaft, die Sie in diesem ERP-System betreiben. Sie können also mehrere „Mandanten“ oder Gesellschaften in derselben Instanz Ihrer Software anlegen. Die Daten dieser Gesellschaften bleiben streng getrennt. Vorteil der Mandantenfähigkeit Mandantenfähige Software ist aus folgenden Gründen wirtschaftlich. Übergreifende Konfigurationseinstellungen müssen nur einmal festgelegt werden. Es muss nur eine Instanz der Software gekauft oder als SaaS gemietet werden. Damit haben Sie einen festen Kostenbetrag. Ihre Kosten steigen nicht, wenn weitere Mandanten-Gesellschaften hinzukommen. Ressourcen werden geschont, da sie in einem Ressourcenpool auf mehrere Mandanten verteilt werden. Lastverteilung sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Rechen- und Speicherkapazitäten. Ein cloudgestütztes ERP-System hat darüber hinaus den Vorteil der Skalierbarkeit. Die IT-Infrastruktur wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kosten für Hardware, Wartung, Serveradministration, Entwicklung, Updates und Sicherheit sind in der SAAS-Miete enthalten und werden damit pro Instanz gezahlt – nicht pro Mandant. Mandantendaten und -Einstellungen Hierunter fällt alles, was direkt mit dem Mandanten verbunden ist, zum Beispiel: die eigenen Daten und Objekte der Gesellschaft, etwa Kundendaten, Produktkatalog, Buchhaltungsdaten, Dokumente usw. die Konfigurationen und Ansichten, die speziell für den gegebenen Mandanten angelegt werden. Mandantenübergreifende Daten und Einstellungen Dies sind neben dem Anwendungscode allgemeine Konfigurationseinstellungen des Systems, d.h. Angaben wie: Währungen und Währungskurse Länder, Orte, Zeitzonen international standardisierte Branchenkataloge Brauchen Sie ein mandantenfähiges ERP-System? Wenn Sie mehrere Gesellschaften, Zweigniederlassungen, Standorte oder Filialen haben, benötigen Sie eine mandantenfähige ERP-Software. In einem solchen System legen Sie jede Ihrer selbständigen organisatorischen Einheiten separat als Gesellschaft an. Üblicherweise werden Filialen getrennt geführt, aber bestimmte Dinge, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, werden in der Zentrale erledigt. In einer mandantenfähigen Software ist es ganz einfach, allen Beteiligten die notwendigen Zugriffe zu geben und ihnen einen passenden digitalen Arbeitsplatz einzurichten. Angenommen, Ihr Betrieb liegt in Köln, mit Niederlassungen in Bonn, Düsseldorf und Aachen. Sie haben in Ihrem ERP-System vier Gesellschaften angelegt: Ihre Kölner Zentrale und die drei Niederlassungen. Der jeweilige Niederlassungsleiter bekommt Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen seiner Filiale. Der Buchhalter, der zentral in Köln die Buchführung für die gesamte Gruppe erledigt, hat Zugriff auf die Buchhaltung aller vier Standorte. Er bucht diese Filialen zentral. Buchungsregeln für die automatisierte Buchung von Geschäftsvorfällen muss er nur einmal anlegen und kann sie dann auf die anderen Standorte übertragen. Kosten senken, Synergien nutzen In einem solchen Szenario profitieren Sie gleich mehrfach vom Einsatz einer mandantenfähigen Cloud-Unternehmenssoftware: Sie nutzen Synergien, um wirtschaftlich zu arbeiten. Alle Standorte arbeiten konsistent, auf der gleichen Software und mit den gleichen Prozessen. Als Geschäftsführer oder Entscheidungsträger bekommen Sie Auswertungen und Informationen über die Unternehmensgruppe in Echtzeit von Ihrem ERP geliefert. Multi-Tenant-Architektur Was für Anwender die Mandantenfähigkeit ist, ist für IT-Unternehmen die Multi-Tenant-Architektur. Dieses Konzept gewährleistet, dass Cloud-Anbieter wie Scopevisio die Daten von Kundenunternehmen streng getrennt und hoch gesichert auf ihren Servern verarbeiten können. Eine Multi-Tenant-Architektur im eigenen Unternehmen zu entwickeln kann kostspielig sein. Besonders Mittelständler schrecken vor den hohen Investitionen zurück und finden auf dem ausgetrockneten Markt keine Fachkräfte, die dies umsetzen könnten. Die Lösung: Eine Cloud-Software wie Scopevisio mieten! Scopevisio hat intensiv in den Ausbau einer hochsicheren Multi-Tenant-Architektur investiert. Diese bietet jederzeit und an jedem Standort Zugriff auf Ihre Anwendungen, inkludiert mobile Apps und erfüllt höchste Ansprüche an Datenschutz und Ausfallsicherheit. Nutzer von Scopevisio partizipieren an diesen Investitionen und an der Arbeit der qualifizierten IT-Experten. All dies ist in der Software-Miete im SaaS-Modell inbegriffen. Fazit Mittelständler haben meist mehr als einen Standort und benötigen daher mandantenfähige Software. Ein mandantenfähiges ERP-System erlaubt den Anwendern, in einer einzigen Instanz der Software mehrere „Mandanten“ – oder Niederlassungen – anzulegen und zu betreiben. Die Vorteile sind Kostensenkung, Datensicherheit, Synergie-Effekte und Konsistenz der Daten und Prozesse. Nutzer partizipieren an den hohen IT-Investitionen des Herstellers, ohne mehr aufzuwenden als die Miete für ihre Cloud-Applikationen.  ### Lean Administration und Lean Management: So steigern Dienstleister ihre Effizienz Was in der Industrie schon lange praktiziert wird, kann auch in Dienstleistungsunternehmen angewandt werden: Lean Administration und Lean Management sind Methoden, die auch in Büro und Verwaltung für mehr Effizienz sorgen können. Unser Beitrag erklärt praxisnah, was Lean Management für Sie tun kann und wie Sie beispielsweise mit einer einfachen Projektsoftware schlanke Prozesse einrichten. Was bedeutet Lean Management für Sie? Kennen Sie das? Der Kunde ruft an – wo liegt nur wieder der Beratungsvertrag, warum wurde die letzte Rechnung immer noch nicht verschickt und was hat der Kollege eigentlich mit dem Kunden besprochen? Zugegeben, mit diesem Szenario sind die Herausforderungen an Sie als Dienstleister ein wenig übertrieben geschildert. Starre Organisationsstrukturen und ausufernde Administration stehen jedoch häufig einem gelungenen Kundenservice im Weg. Lean Management und Lean Administration können dazu beitragen, dass ein Dienstleistungsunternehmen schlankere und transparentere Prozesse in seiner Organisation einführt. Das fördert Ihre Kundenbeziehungen, bringt aber auch einen umfassenden Kulturwandel mit sich. Vorgesetzte und Mitarbeiter müssen dazu auch ihr Mindset ändern. So gelingt es. Perfekte Geschäftsabläufe Beste Qualität gewährleisten und den gewünschten Service zum vereinbarten Termin beim Kunden erbringen – diesen Anforderungen müssen Sie sich als Dienstleister permanent stellen. Egal, ob Unternehmensberatung oder Softwarespezialist – die Bedürfnisse des Kunden stehen für Sie stets an erster Stelle. Und dieser drängt, Informationen und Projektupdates just-in-time zu erhalten. Jedes verzögerte Projekt, jede falsche Abrechnung gefährden Ihre Kundenbeziehung. Der Lean Administration Ansatz unterstüzt dabei, Abläufe effizient zu machen und die Produktivität zu steigern, so dass Sie Ihr Kundenversprechen einlösen können. Lean Management Beispiel: Am Anfang war das Auto Die Automobilindustrie ist Vorbild, was Lean Production, die schlanke Fertigung von Produkten, und das damit verbundene Lean Management, die Verschlankung der Produktionsprozesse und der damit verbundenen Bereiche wie Logistik, Qualitätsmanagement etc. angeht. Toyota führte als erster Automobilhersteller standardisierte Abläufe und Tätigkeiten in seinen Werken ein und achtete am einzelnen Montageplatz darauf, dass sogar für den Griff in die Werkzeugkiste ein bestimmter Ablauf definiert war und das Werkzeug am richtigen Platz lag. Heute wird Lean Management von Industrieunternehmen wie Porsche, VW oder Bosch ebenso wie von weltweit erfolgreichen Mittelständlern wie Trumpf täglich gelebt. Sie alle praktizieren Kaizen, eine Methode der schrittweisen Perfektion von Prozessen mit dem Ziel, die Effizienz zu erhöhen. Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und bezeichnet eine Lebens- und Arbeitsphilosophie, die das Streben nach konstantem Wandel und kontinuierlicher Verbesserung sowiedie Minimierung von Verschwendung zum Ziel hat. In der westlichen Wirtschaft wurde das Konzept übernommen und zu einem Managementsystem weiterentwickelt, das auch unter dem Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt ist. Industrieunternehmen, die mit diesen Verfahren die Produktivität steigern, fokussieren dank transparenter Prozesse komplett auf die Wertschöpfung. Mangelnde Lagerkapazitäten oder zu hohe Bestände, Engpässe bei der Belieferung oder Verzögerungen in der Montage gehören der Vergangenheit an. Und die Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter: Lean Management ist die Grundlage der digitalen Fabrik. Was bedeutet Lean Administration für Dienstleister? Dienstleister sehen sich ähnlichen Herausforderungen gegenüber, nur dass ihre „Produkte“ nicht wirklich greifbar sind. Erfolgreiche Produktion auf den Dienstleistungssektor übertragen heißt eine intakte Kundenbeziehung und einen perfekten Kundenservice bieten zu können. Ein IT-Dienstleister oder Consultant ist gut beraten, Fälle zu vermeiden, bei denen sich ein Kunde nicht gut bereut fühlt oder zu lange auf wichtige Informationen warten muss. Schnelligkeit, Präzision und Transparenz in den internen und externen Vorgängen herzustellen ist daher oberste Maxime. Wie lassen sich die aus der Produktion stammenden „Lean-Prinzipien“ auf Dienstleister übertragen? Wie gelingt der „Griff in die Kiste“, also das richtige Werkzeug an der richtigen Stelle zur richtigen Zeit bereitzuhalten? Zunächst, indem man sich klar macht, dass die Artikel bei Dienstleistern meist die Informationen sind, auf die sie Zugriff haben müssen, die sie miteinander in Kombination setzen und auswerten können müssen. Und zwar mit möglichst wenigen manuellen Handgriffen – also mit möglichst wenigen Klicks, Griffen zum Telefon, aufwändigen Exporten oder gar dem Gang hinüber ins Büro der Kollegen. Sie sollten sich also fragen: Wie sieht der Arbeitsablauf für einen Vorgang aus? Gibt es darin Unstimmigkeiten, Medienbrüche, zeitraubende Archivierungsvorschriften oder langwierige Abstimmungswege? Wie kommen Sie an die Informationen? Wo ist Verschwendung zu finden? Zufriedenstellende Antworten auf diese Fragen erhalten Sie wahrscheinlich nur dann, wenn Sie bereits die organisatorische Grundlage geschaffen haben: eine leane Organisation. Bei einer solchen bilden alle Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Projektmanagement, Buchhaltung oder Controlling und weitere Bereiche der Unternehmensorganisation eine durchgängige Prozess- und Informationslandschaft, die Abteilungsgrenzen überwindet. Das kann durch organisatorische Umstellungen etwa in agile und selbstorganisierende Teams erreicht werden, durch den Abbau von Hierarchien, durch die Optimierung von Geschäftsabläufen und vielen weiteren Methoden schlanker Arbeitsmodelle. Integration, Vernetzung und Automatisierung Egal, wie ihre leane Organisation schlussendlich aussieht, müssen die Informationssysteme, die Sie einsetzen, diese abbilden. Die Grundlage eines Informationsmanagements auf der Basis von Lean Administration ist das Single-Source-of-Truth-Prinzip. Und hier liegt oft die Crux: Transparenz und Schnelligkeit in der Kundenkommunikation beispielsweise fallen in der Praxis nur allzu häufig der Tatsache zum Opfer, dass Dienstleistungsunternehmen ihre Dokumente und Informationen in verschiedenen Silo-Systemen, an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Sprachen ablegen. Das macht die Administration langsam und das gesamte Unternehmen sehr schwerfällig. Sollen die Abteilungen, die Geschäftsprozesse steuern und dokumentieren, „lean“ zusammenarbeiten, heißt das Stichwort Integration und Vernetzung. Sind alle Abteilungen digital vernetzt, können zum Beispiel im Projektmanagement alle an einem Projekt Beteiligten per Suchfunktion direkt auf die nötigen Dokumente zurückgreifen und anhand von Stichworten im gesamten System suchen. Sie finden die für einen Auftrag nötigen Unterlagen gebündelt und müssen nicht mehr auf den (manuell erstellen) Input der Nachbarabteilungen warten. Ideal ist es dabei, wenn Veränderungen dabei immer automatisch protokolliert werden, sodass Freigaben, Rückfragen, Absprachen und vieles mehr für alle Nutzer sichtbar sind. Bei der leanen Produktion werden Routinehandgriffe durch Roboter automatisiert. Das gelingt auch bei Dienstleistern – und zwar überall dort, wo Informationen nach wiederkehrenden Routinen verarbeitet werden, zum Beispiel in der Finanzbuchhaltung. Die Miete, Telekommunikation, Versicherungen – all diese Posten sind wiederkehrend und müssen jeden Monat auf dasselbe Konto verbucht werden. Warum also diesen Prozess nicht automatisieren? Neues Arbeiten wird möglich Das Abbilden der Unternehmerprozesse in einer integrierten und vernetzten IT-Landschaft macht nicht nur Arbeitsprozesse schlanker und übersichtlicher. Auch Kunden und Lieferanten lassen sich einfach digital anbinden und vernetzen. Unternehmensintern und unternehmensübergreifend sind die Abläufe damit durchgängig digital und hochgradig transparent. Dies alles fördert dank eines Plus an Nachvollziehbarkeit und Tempo eine starke Kundenorientierung und Kundenbindung. Der Lean-Gedanke ermöglicht auch mehr Flexibilität. Teams können ihre Arbeitsabläufe selbst optimieren und kontinuierlich ermüdende Routinen abstellen. Die Mitarbeiter werden damit zu Wissensarbeiten, die in komplett neuen Arbeitsformen, mit agilen Methoden wie SCRUM oder Kanban oder selbstorganisiert, miteinander kooperieren – weit entfernt von starren Regelungen und unter einer informationsbasierten, auf Zielen und Strategien basierenden Führung. Management muss Lean-Gedanken mittragen Wichtig ist allerdings, dass die Einführung von Lean Administration im Unternehmen vom Management getragen wird. Eine Organisation, deren Führung nicht selber den Lean-Gedanken lebt, wird diese Idee auch nicht auf ihre Mitarbeiter übertragen können. Schließlich sind diese eine klare Arbeitsteilung mit klaren Hierarchien gewöhnt. Ist der Lean-Gedanke jedoch einmal verstanden, eingeführt und wird er von allen aktiv gelebt, trägt er zu einer besseren Kundenbeziehung und damit einer erfolgreicheren Positionierung des Dienstleisters bei. Lean Management mit Projektsoftware Projektsoftware ist ein Allzweck-Tool, das weit über das Projektmanagement hinausreicht. Warum? Weil sie alles mögliche organisieren kann und nicht nur „klassische“ Projekte. Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten sind flexible, schlanke Allzweck-Helfer. Sie können z. B. Infrastruktur-, KFZ- und Personalakten ganzheitlich abbilden und mit Betriebsabläufen vernetzen. Damit eignet sich Projektsoftware auch für Personalakten, Fahrzeuge, Infrastruktur-Verwaltung, die Planung und Abrechnung von Dienstleistungen und vieles mehr. Die Anwendung PROJEKTE von Scopevisio kann unter anderem folgende Informationen an einem Projekt speichern. Aufgaben Tätigkeiten Termine Projektteam und Verantwortlichkeiten Notizen und Kommentare Dokumente Abrechnungsbelege Kosten und Erlöse Kostendimensionen In dieser Projektsoftware ist jede Aufgabe ihrerseits wieder ein kleines (Unter-)Projekt, an dem Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Notizen und Kommentare, Dokumente usw. hängen. Wird die Aufgabe zu unhandlich, können einzelne Tätigkeiten wiederum in Aufgaben konvertiert werden. Beispiel Flottenmanagement Mit dieser Software-Lösung aus der Cloud lassen sich auch viele Organisationsaufgaben abbilden, bei denen nicht jeder gleich an Projekte denkt. Beispielsweise beim Management Ihrer Fahrzeugflotte. In diesem Kontext könnte jedes Dienstfahrzeug ein eigenes „Projekt“ sein. Die Dokumente in diesem Projekt sind z. B.: Fahrzeugschein, Wartungshandbuch, Inspektionsheft, Werkstatt-Angebote, -Rechnungen und -Dienstleistungen, Unfalldokumentationen, Tankquittungen und dergleichen mehr. Die Kosten des Fahrzeugs werden auf die zugehörige Projektkostenstelle gebucht. Durch den Ausweis der Kosten und Erlöse des KFZ-„Projektes“ können mit einem Mausklick die Vollkosten des Fahrzeugs im Projektmanagement ermittelt werden. Und das sogar online und in Echtzeit, wie es bei einer Cloud-Lösung üblich ist. Beispiel Personalakten Es ist möglich, private Projekte anzulegen, auf die nur der Ersteller Zugriff hat. Eine solche Konstruktion eignet sich auch für das Führen von Personalakten, in denen viele schutzwürdige Informationen liegen. Durch Berechtigungseinstellungen können einzelne Dokumente gezielt für bestimmte Personen freigegeben werden. Diese Freigaben können Leserechte oder Lese- und Bearbeitungsrechte umfassen. So kann z. B. die Rechtsabteilung einen Anstellungsvertrag ausarbeiten und die Lohnbuchhaltung kann Spesenquittungen in der Personalakte sehen und verbuchen.. Auch Zeiterfassungseinträge, die beim Erbringen einer Dienstleistung erstellt werden, können auf diese Weise in die Personalakte einfließen. Beispiel Mobile Device Management Die Ausgabe von Laptops oder Mobiltelefonen an Mitarbeiter kann in Form von Tätigkeiten in einer Aufgabe protokolliert werden. Es ist darüber hinaus möglich, Kommentare, die an Aufgaben oder Projekten gespeichert sind, vor Veränderung oder Löschung durch Dritte zu schützen. Sie können dann nur noch vom Ersteller selbst bearbeitet werden. Das macht sie rechtssicher. ### Scopevisio gewinnt IT Award in Gold Beim diesjährigen Reader´s Choice Award der IT Vogel-Medien hat die Scopevisio AG die Auszeichnung in Gold in der Kategorie „Cloud ERP“ gewonnen. Damit konnten wir unsere Medaillenserie aus den letzten Jahren fortsetzen, was uns sehr freut. Im Rahmen einer festlichen Abendgala wurden die Gewinner vor kurzem in Augsburg gekürt. Marko Schmitz, Leiter Vertrieb und Marketing, nahm den Preis entgegen. Wir danken an dieser Stelle allen, die für uns abgestimmt haben! Die sieben Insider-Portale der Vogel IT-Medien, darunter auch Cloud Computing-Insider, hatten im Frühjahr dazu aufgerufen, über die IT-Unternehmen des Jahres abzustimmen. Bis zum Sommer wählten die Leser ihre Favoriten in über 40 Kategorien zu wählen. Insgesamt gingen nach den Angaben des Veranstalters rund 36.000 Stimmen ein. Mit Insider-Medien zählen zu den wichtigsten Informationsquellen im IT-Umfeld. Derzeit betreiben die Vogel IT-Medien sieben themenfokussierte Fachportale für IT-Professionals: BigData-Insider, CloudComputing-Insider, DataCenter-Insider, Dev-Insider, IP-Insider, Security-Insider und Storage-Insider. Mehr Fotos und ein Video zur Veranstaltung bietet das Cloud Computing Insider-Portal. ### Tabellen-Daten schnell und einfach exportieren Zwei Klicks genügen, um eine Tabelle aus Scopevisio nach Excel zu überführen. Diese Funktion weiß Christin Leue, Leitern der kaufmännischen Abteilung beim Baulogisik-Dienstleister griep sehr zu schätzen. „Meine Favoritenfunktion ist die sogenannte Excel-Funktion. Auf Knopfdruck bekomme ich Daten aus Scopevisio in Excel extrahiert, ohne Umwege wie mehrschrittige Exporte oder die Zwischenablage. Die Excel-Funktion hilft mir, schnell und zuverlässig Informationen tabellarisch aufzubereiten. So einfach wie mit Scopevisio geht es mit keinem anderen mir bekannten Programm.“ Über das Druckersymbol im Tabellenkopf oben links kann man Tabellen schnell in verschiedene Formate exportieren - zum Beispiel in eine Excel oder Word-Datei oder in ein PDF. Nach dem Klick auf das Drucksymbol öffnet sich eine Abfrage mit den Optionen Direkt-Exportieren und Exportieren. Im Bereich Direkt-Exportieren wählen das gewünschte Format aus, in das Sie Ihre Tabelle übertragen möchten. Im Bereich Exportieren können Sie die Tabelle als "Settings"-Datei exportieren. Dann werden die Einstellungen (engl. "Settings") in einer .pck-Datei gespeichert, die wiederum in eine andere Scopevisio-Instanz importiert werden kann. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter Tabellen exportieren, können Sie die Berechtigung für den Export von Tabellen in der Systemadministration widerrufen. ### Ein Klick schließt unzählige Formulare Kennen Sie das? Sie haben das x-te Scopevisio-Formular geöffnet und verlieren im Wust der Tabs den Überblick? Dann hat Daniel Weiner vom Scopevisio Vertriebs-Team einen Tipp für Sie. Im Arbeitsalltag kommt es mitunter zum „Stau“ in der oberen Menüleiste von Scopevisio, wenn Sie neue Formulare öffnen, ohne andere zu schließen. Dann nämlich sammeln sich unzählige Tabs, also Formular-Reiter in der Menüleiste an.   Daniel Weiner rät in diesem Fall: „Bevor Sie alle Tabs einzelnen nach und nach schließen, nutzen Sie zum Aufräumen einfach die rechte Maustaste: Klicken Sie dazu in einen beliebigen Tab und wählen Sie im Pulldown-Menü „Alle anderen Tabs schließen“. Daraufhin werden – bis auf das aktuell angezeigte Formular – alle anderen geschlossen.“ ### Erfahrungen mit Scopevisio: Anwender berichten Anwender, die eigentlich "nur" nach einer Unternehmenssoftware gesucht haben, erfahren oft, dass Scopevisio die gesamte Prozesslandschaft von Grund auf optimiert. Drei Anwender aus unterschiedlichen Branchen berichten über Ihre Erfahrungen mit Scopevisio. Scopevisio als branchenübergreifende Lösung Da wäre zunächst die Saxess AG, die Software für das Beteiligungsmanagement entwickelt. Ihre Lösung wird von Kreditinstituten, Finanzdienstleistern und der öffentlichen Hand eingesetzt, um Beteiligungs-Portfolios zu managen. Inexogy entwickelt und vertreibt intelligente Stromzähler für „Smart Metering“. Diese Geräte erfassen den Verbrauch detailliert in Echtzeit via Webportale und Apps. Das und die raffinierten Auswertungsmöglichkeiten ermöglicht Verbrauchern, den Strombedarf zu senken. Das Unternehmen hat rund 70 Mitarbeiter. Die VIEWENTO GmbH schließlich ist ein Digitalmarketing-Spezialist, der eine zukunftsweisende Kundenansprache nach dem Digital-out-of-Home (DOOH)-Konzept realisiert. Dabei werden Videos, Werbebotschaften und relevante Inhalte werden per Monitor am Point of Sale im Handel platziert. Alle drei Unternehmen machten die Erfahrung, dass Scopevisio mehr ist als eine Business Software: nämlich ein Digitalisierungs-Enabler. Altsysteme stoßen an Grenzen Wenn Unternehmen wachsen, zeigen sich die Lücken und Schwächen der Altsysteme. So benötigte Discovergy für ein Großkundenprojekt eine jahresübergreifende Finanzbuchhaltung, die mit den bisherigen „Bordmitteln“ nicht verfügbar war. Auf Anraten des Steuerberaters entschied man sich für Scopevisio, das nicht nur Geschäftsjahre flexibel abbildet, sondern auch Belege in einem mächtigen Dokumentenmanagementsystem revisionssicher speichert. Darüber hinaus ist dezentrale Collaboration für Discovergy wichtig. Ähnlich lagen die Dinge bei der Saxess AG, deren frühere Buchhaltungssoftware schon nach wenigen Jahren den gestiegenen Anforderungen nicht mehr genügte. Eine integrierte Lösung mit Anlagenbuchhaltung musste her. Neben dem Funktionsumfang sprach die intuitive Benutzerführung für Scopevisio. Überzeugend fand man bei Saxess auch, dass Scopevisio als Cloud-Lösung orts- und zeitunabhängig zur Verfügung steht. Gute Erfahrungen mit Scopevisio machte auch VIEWENTO. Die zuvor genutzte ERP-Lösung konnte mit dem Wachstum und den komplizierter werdenden Prozessen nicht mehr Schritt halten. Als Unternehmen der Digitalwirtschaft wünschte man sich zudem eine Software, die ein komplett papierloses Arbeiten mit Echtzeit-Auswertungen und durchgängigen, transparenten Prozessen ermöglicht. Scopevisio, so der Gründer und Geschäftsführer Kay Schulz, erwies sich als „echter Digitalisierungs-Enabler“. Erfahrungen mit Scopevisio als Digitalisierungs-Enabler Scopevisio läuft in der Cloud. So sind die Anwendung und alle Daten von überall aus erreichbar – vorausgesetzt, der Anwender verfügt über ausreichende Berechtigungen. Die ausgeklügelten Berechtigungskonzepte der Software ermöglichen es, auch in Zeiten der DSGVO alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und trotzdem produktiv zu sein. An jedem Standort und zu jeder Zeit. Cloud-Lösung für verteiltes und flexibles Arbeiten Eher nebenbei machen Kundenunternehmen die Erfahrung, dass Scopevisio eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie ermöglicht. Während der Elternzeit oder bei kranken Kindern können Nutzer von zuhause aus arbeiten. Da alles im System dokumentiert ist, entfallen langwierige Übergaben und Mitarbeiter können sich gleichsam die Klinke in die Hand geben. Der nächste Bearbeiter macht einfach dort weiter, wo sein Vorgänger aufgehört hat. So hilft die Cloud beim Umsetzen einer modernen Arbeitsplatzstrategie, die ein wichtiger Faktor ist, um begehrte Fachkräfte an ein Unternehmen zu binden. Im Weiteren erfahren Sie, wie das Scopevisio Cloud-ERP die Transparenz in Kundenunternehmen steigert und Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt. Papierloses Büro Scopevisio bietet digitale und automatisierte Workflows, mit denen Unternehmen wirtschaftlicher und qualitätvoller arbeiten können. Ein Paradebeispiel dafür ist die digitale Erfassung, Verarbeitung und Buchung von Rechnungen. VIEWENTO digitalisiert jetzt fast alle Belege. 90 Prozent der Rechnungen werden über eine spezielle E-Mail-Adresse direkt an das elektronische Rechnungseingangsbuch von Scopevisio gesendet. Digitaler Rechnungseingang und smarte Buchführung Im ERP-System von Scopevisio können Nutzer Regeln einrichten, die Belege automatisch richtig zuordnen. Digitale Eingangsrechnungen werden in einer speziellen Ablage im Dokumentenmanagementsystem Temwork-DMS gesammelt und mit einem elektronischen Eingangsstempel versehen. Von diesem Moment an dokumentiert die Software jeden Schritt, den die Belege durchlaufen – inklusive Zeitstempel und dem Benutzer, der die Verarbeitung vornimmt. Soweit überhaupt ein Benutzer Hand anlegen muss. Das ist zum Beispiel bei der Genehmigung und Freigabe von Rechnungen der Fall. Da auch Zuständigkeiten in der Software hinterlegt sind, legt Scopevisio die Rechnung z. B. dem Abteilungsleiter in seinen elektronischen Eingangskorb. Sobald dieser seinen Prüfvermerk gesetzt hat, erhält auch schon der nächste Bearbeiter das digitale Dokument zur Freigabe. Rechnungsdaten per OCR in die Buchung übernehmen Bruchlos geht der Prozess in der Buchhaltung weiter. Schon beim Hochladen in Teamwork-DMS werden die wesentlichen Belegdaten per Volltexterkennung ausgelesen. Diese setzt Scopevisio nun in eine Buchungsmaske ein und die Software generiert einen Buchungsvorschlag. So können Rechnungen noch am Tag des Eingangs komplett verarbeitet werden. Mittels elektronischer Kontoauszüge nimmt die clevere Buchhaltungssoftware von Scopevisio sogar Blindbuchungen vor. Denn das System erlaubt die Einrichtung von Buchungsregeln, die Kontobewegungen anhand von festgelegten Bedingungen automatisch kontieren. VIEWENTO lebt jetzt seinen Anspruch, ein Realtime-Unternehmen zu sein und die Saxess AG stellt fest, dass sie mit Scopevisio interne Prozesse durchgängig digitalisieren konnte. Buchungsvorschläge mit hoher Präzision Derselbe Workflow für die Prüfung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen funktioniert auch bei Discovergy, denn er ist individuell konfigurierbar. Discovergy-CFO Bernhard Seidl bescheinigt der Belegerfassung und den automatisch generierten Buchungsvorschlägen eine hohe Präzision. Kontrollieren und Freigeben, mehr muss er nicht tun. Wiederkehrende Posten erkennt das System automatisch und bucht sie gleich korrekt. So konnte das Unternehmen Billing, Finanzbuchhaltung und Mahnwesen als einheitlichen Prozess auf Scopevisio abbilden und automatisieren. Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verwendet Discovergy die von Scopevisio gebotene Schnittstelle zur DATEV. Die bruchlose Kommunikation beider Systeme verhindert Doppelarbeiten und Zeitverluste bei den Abschlussarbeiten. Den Kopf frei für Wesentliches Julia Gontscharow, die Leiterin des Rechnungswesens der Saxess AG, lobt die Durchgängigkeit der automatisierten Verarbeitung von Belegen. Sie schildert die Erfahrungen mit Scopevisio so: „Routinetätigkeiten laufen bei uns zu 50 Prozent automatisiert ab. Belege scannen wir ein, das System lernt einmalig die Positionen sowie Debitoren und Kreditoren kennen und schlägt später dann automatisch eine Buchung vor. Ablage, Archivierung usw. macht das System ebenfalls automatisch. Auch das Banking funktioniert prima. Da müssen wir uns um nichts mehr kümmern außer die Zahlung freizugeben.“ Die Entlastung von manuellen Routinetätigkeiten bringe nicht nur Zeitgewinn, sondern mache auch den Kopf frei für Wesentliches, findet Julia Gontscharow: „Auch gedanklich ist es eine große Erleichterung, weil wir uns um vieles einfach nicht mehr kümmern müssen.“ Gute Erfahrungen mit mobilen Apps Saxess machte auch mit mobilen Scopevisio-Apps gute Erfahrungen. Im mobilen Rechnungseingangsbuch konnten Vorstände auch von unterwegs Zahlungsfreigaben ohne Zeitverlust erteilen. Das frühere, papiergebundene Verfahren war dagegen fehleranfällig und langwierig und „bot ein nicht unerhebliches Konfliktpotenzial, wenn wir zu spät reagierten“, wie sich Julia Gontscharow erinnert. Früher wurden oft unter Zeitdruck Freigaben telefonisch eingeholt. Diese ließen sich anschließend nicht mehr einwandfrei nachvollziehen – problematisch für die Compliance. Mehr als eine Ablage: Dokumentenmanagement Teamwork-DMS Das Dokumentenmanagementsystem Teamwork-DMS ist ein zentrales Repository und eine Drehscheibe für Informationen in Unternehmen – auch Enterprise Content genannt. Nutzer können Dateien über Ordner-Synchronisierung oder per Upload-Funktion in Teamwork hochladen. Alle Inhalte werden beim Hochladen analysiert und mit einer Volltext-Indizierung versehen. Dadurch wird erreicht, dass Nutzer Dokumente nicht nur anhand des Themas, Autors oder Dateinamens, sondern ganz einfach anhand von Suchbegriffen filtern können, die irgendwo im Inhalt vorkommen. Vom System generierte Dokumente, wie Rechnungen, Angebote usw., werden ebenfalls in Teamwork hinterlegt – mit Verknüpfung zum Vorgang und kompletter Vorgangs-Historie. Arbeitsdokumente können von mehreren Personen ortsunabhängig bearbeitet werden; die Versionierung verhindert Versionskonflikte. Verschiedene Arten von Freigaben und Berechtigungen und die Fähigkeit, Dokumente mit Kommentaren zu versehen, machen Teamwork zu einem Tool für die Online-Zusammenarbeit. Das gilt auch für vertrauliche Inhalte. Selbst als Mitarbeiterportal oder für Personalakten und HR-Informationen wird Scopevisio Teamwork-DMS eingesetzt. Für mehr Transparenz werden Dokumente mit den zugehörigen Vorgängen, Personen, Projekten und Aufgaben verknüpft. Scopen wie Googeln „Wissensmanagement in verteilten Organisationen ist fundamental und nur mit der Cloud zu lösen,“ weiß Bernhard Seidl aus Erfahrung. Mit Scopevisio fand er einen Cloud-Anbieter, der diesen Ansatz unternehmensweit unterstützt. Ein wichtiger Baustein des Wissensmanagements ist die intelligente Suche, bei Scopevisio „Scopen“ genannt. Scopen ist so einfach wie Googeln. Nutzer geben einen Suchbegriff ein und erhalten systemweit alle damit zusammenhängenden Informationen, für die sie befugt sind: Dokumente, Belege, Buchungen, CRM-Daten, Aufgaben und E-Mail-Korrespondenz. Informationen und Reporting Wozu wäre eine durchgängige, konsistente unternehmensweite Datenbank gut, wenn man keine Auswertungen daraus ziehen könnte? Julia Gontscharow: „Wir können uns nun per Klick alle Informationen aus dem System ziehen, die wir brauchen, um unterschiedlichste Informationsbedürfnisse decken zu können, etwa Aufsichtsratssitzungen vorzubereiten, Reportings für den Vorstand erstellen und vieles mehr.“ Mehrere Anwender berichten über die Erfahrungen mit Scopevisio, dass komplexe Dokumentationen im Vergleich zu früher nur noch einen Bruchteil der Zeit verschlingen. Scopevisio gibt Nutzern die Möglichkeit, auch die Business Intelligence Lösung von Microsoft, Power BI, in das ERP zu integrieren. Diese führt Daten aus dem ERP und aus weiteren, über Schnittstellen angebundenen Fremdlösungen zusammen. Die Echtzeit-Auswertungen können auf verschiedene Weise gefiltert und visualisiert werden. „Power BI zieht sich die Daten aus Scopevisio und der Call-Center-Lösung und liefert uns auf Knopfdruck Live-Reportings aller Art, zum Beispiel eine Live-BWA“, resümiert VIEWENTOs CFO Kay Schulz seine Erfahrungen mit Scopevisio. Vertriebseffizienz um 15 Prozent steigern Auch die Vertriebszahlen haben Mittelständler dank Scopevisio und Power BI besser im Griff. Scopevisio inkludiert einen strukturierten, auswertbaren und an die individuellen Kundenunternehmen anpassbaren, digitalen Vertriebsprozess. Dessen Effizienz wird durch Auswertungen mit oder ohne Power BI-Visualisierungen transparent gemacht. Schulz berichtet, wie er mit Scopevisio die Vertriebseffizienz um rund 15 Prozent steigern konnte. Eine Halbtagskraft genügt ihm, um Rechnungen und Verträge von 1.500 Werbekunden zu verwalten. Prozesse statt Silos Da Scopevisio auch alle Prozesse von der ersten Kontaktaufnahme bis zur letzten Rechnung abdeckt, fallen die Schranken zwischen Abteilungen und Funktionen weg. Das Marketing ist keine Insel mehr, das Rechnungswesen keine „Black Box“. Der gesamte Betrieb profitiert davon, wenn Abläufe prozessorientiert organisiert werden und es keine „Informationsfürstentümer“ mehr gibt. So können Absatzprognosen aus dem Vertriebsmodul von Scopevisio direkt in Finanz-Forecasts einfließen. Saxess beispielsweise plant, Informationen aus dem Marketing, wie etwa Abschlusswahrscheinlichkeiten, direkt in das Rechnungswesen einfließen zu lassen, um Forecasts zu präzisieren. Alle Abteilungen werden besser verzahnt und transparenter gemanagt. Angenehmer Nebeneffekt: Im Hintergrund protokolliert Scopevisio alle Prozesse, sodass Anwender die Verfahrensdokumentation nach GoBD gleichsam frei Haus mitgeliefert bekommen. Fremdsysteme einfach anbinden Scopevisio verfügt über eine Schnittstelle (API) namens OpenScope, die Fremdsysteme einfach an das ERP „andocken“ kann. Das ist notwendig, weil Mittelständler häufig bereits Software im Einsatz haben, auf die sie auch in Zukunft nicht verzichten möchten. Damit daraus keine getrennten Daten-Silos entstehen, ist es wichtig, solche Lösungen in das Scopevisio ERP zu integrieren. Discovergy verwaltet zum Beispiel seinen Kundenstammdaten und die Verbrauchsdaten in einem eigenen Admin-Portal und setzt im Vertrieb ein anderes CRM ein als das von Scopevisio. Über Openscope ließen sich die beiden Fremdsysteme problemlos anbinden. Der Mehrwert: Rechnungen erzeugt das Unternehmen weiterhin in seinem bewährten Altsystem; die Daten jedoch überträgt es ohne Medienbruch in Scopevisio, wo sie für die Buchhaltung und Auswertungen zur Verfügung stehen. VIEWENTO wiederum möchte sein individuelles Warenwirtschaftssystem beibehalten. An diesem hängen auch ein Ticketsystem und eine Benutzerverwaltung mit Berechtigungen. Auch die bisher eingesetzte Call-Center-Software wird mithilfe von OpenScope bruchlos in das Gesamtkonzept integriert. Migration innerhalb von vier Wochen Dank der Cloud-Technologie lassen sich unternehmensspezifische und rollenspezifische Einstellungen an mehreren Standorten replizieren und konsistent ausrollen. Mit fundierter Kenntnis der Prozesse und der Software und innovativen Schulungsmethoden schaffen es die Berater, dass die Implementierung beim Kunden schnell und einfach vonstatten geht. Die Fachberater vom Professional Service des Cloud-Unternehmens helfen Kunden, das Standard-ERP Scopevisio so zu konfigurieren, dass die Software dem Unternehmen auf den Leib geschneidert wird. VIEWENTO-CFO Schulz bringt seine Erfahrungen mit Scopevisio auf den Punkt: „Die Geschwindigkeit und Professionalität bei der Migration waren wirklich einzigartig“. Fazit Mittelständische Unternehmen berichten viel Positives über ihre Erfahrungen mit Scopevisio. Mit der integrierten Cloud-ERP-Software von Scopevisio bilden Unternehmen ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich und durchgängig ab, unabhängig von Standorten und Endgeräten. Die Software deckt als Komplettlösung verschiedene Unternehmensbereiche wie Marketing, Vertrieb, Finanzen und Controlling ab und integriert Geschäftsprozesse wie Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Abrechnung, Buchhaltung und Dokumentenmanagement in einer zentralen Lösung. Dabei setzt Scopevisio bereits heute auf den Einsatz neuer Technologien wie künstliche Intelligenz, um Unternehmensprozesse hochgradig zu automatisieren und zu vereinfachen. Unternehmer loben Scopevisio als „echten Digitalisierungs-Enabler“. ### Scopevisio Teamwork als Desktop-Client verfügbar Teamwork, das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Scopevisio, ist auch als Desktop-Client verfügbar. Wenn Sie Teamwork als Desktop-Client installieren, können Sie Ihre Teamwork-Sammlungen im Windows Explorer, dem Dateimanager von Microsoft, verwalten. Dirk Kohnen vom Professional Service der Scopevisio kennt die Vorteile: „Im Explorer verwalten Sie dann Ihre Teamwork-Dateien genau so, wie Sie es sonst von Ihren Ordnern und Dateien her kennen. Sie nutzen Ihre Teamwork-Ordner wie Windows-Ordner. Bei jedem Speichern werden die Daten zwischen dem Teamwork Client (lokal) und Teamwork (Cloud) synchronisiert und vor allem auch versioniert.“ Warum der Desktop-Client nützlich ist Welche Vorteile bietet Teamwork als Desktop Client? Vor allem eröffnet es Ihnen die Möglichkeit, auch offline mit einzelnen Dateien oder Ordnern zu arbeiten. Interessant ist der Desktop-Client aber auch für Anwender, die Scopevisio nicht so intensiv nutzen. Sie können in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben und Scopevisio-Dateien einfach im Explorer durchsuchen und bearbeiten, ohne Scopevisio zu öffnen. Besonders praktisch ist es außerdem, Dateien zum Beispiel in Word oder Excel mit „Speichern unter…“ im Explorer unter „Teamwork“ zu speichern. Sie können für Teamwork im Explorer auch einen Laufwerksbuchstaben vergeben. Aus dem Explorer heraus können Sie außerdem externe Links an Geschäftspartner schicken, wie Sie es bisher aus Teamwork kannten. Die Vorteile des Desktop-Clients im Überblick: Offline arbeiten mit einzelnen Dateien oder Ordnern Gewohntes Arbeiten mit dem Windows-Explorer Versionierung bei jedem Speichern Dateien synchron auf allen Rechnern Erstellen und Versenden von externen Links aus dem Windows-Explorer Speichern in Teamwork aus allen Anwendungen mit "Speichern unter..." Wie Sie den Teamwork Desktop-Client installieren, erfahren Sie hier. Wie auch immer Sie Teamwork nutzen: Sie können sich sicher sein, alle Dateien immer aktuell auf allen Geräten zu haben – egal, ob Sie Teamwork im Client, im Browser, in der App oder als Desktop-Client nutzen. ### Schneller arbeiten mit Mehrfachauswahl (Multiselect) "Mehrfachauswahl – auch Multiselect genannt – ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, um mehrere Angaben in einem Formular auf einen Schlag zu ändern", erklärt Martina Deforné von Scopevisio. Am Beispiel der „Aufgaben“ lässt sich dies verdeutlichen: Haben Sie zum Beispiel mehrere Aufgaben erledigt und möchten dies entsprechend kennzeichnen, brauchen Sie nicht in jeder einzelnen Aufgabe den Status umzustellen. Zeitsparender funktioniert dies mit der Multiselect-Auswahl: Dazu klicken Sie die jeweiligen Aufgaben mit gedrückter STRG-Taste an und wählen im Drop-Down Menü den gewünschten Status (hier „erledigt“). Alle selektierten Aufgaben werden daraufhin entsprechend im Status umgestellt. Keine große Sache – aber im Arbeitsalltag ein kleiner Tipp, der manchen Prozess beschleunigen kann. Die Multiselect-Auswahl können Sie selbstverständlich auch auf andere Spalten anwenden, bei denen eine einheitliche Umstellung gewünscht ist. ### Routinetätigkeiten automatisieren Das Leipziger IT-Unternehmen Saxess arbeitet seit Kurzem mit Scopevisio. Statt einer einzelnen Lieblingsfunktion stellt Julia Gontscharow, Leiterin Rechnungswesen, den allgemeinen Nutzen durch Automatisierung in den Vordergrund, der sich mit Scopevisio erzielen lässt. „Routinetätigkeiten laufen bei uns zu 50 Prozent automatisiert ab. Belege scannen wir ein, das System lernt einmalig die Positionen sowie Debitoren und Kreditoren und schlägt später dann automatisch eine Buchung vor. Ablage, Archivierung usw. macht das System ebenfalls automatisch. Auch das Banking funktioniert prima. Da müssen wir uns um nichts mehr kümmern, außer die Zahlung freizugeben. Das System entlastet uns von vielen manuellen Routinen. Auch gedanklich ist es eine große Erleichterung, weil wir uns um vieles einfach nicht mehr kümmern müssen.“ Unser Kunde Saxess ist ein Anbieter von Software für das Beteiligungsmanagement. Mit ihrer Lösung fidas unterstützt die Saxess AG Banken und Sparkassen, die öffentliche Verwaltung und Beteiligungsgesellschaften wie Private Equity- und Venture Capital-Firmen bei der Steuerung ihrer Beteiligungsportfolios. Saxess suchte zunächst nur eine neue Software für die Finanzbuchhaltung. In Scopevisio fand der Softwareanbieter jedoch eine Lösung, mit der über die Buchhaltung hinaus eine sukzessive durchgängige digitale Prozesslandschaft aufgebaut werden kann. ### So gestalten Sie Ihr individuelles Menü Wussten Sie schon, dass Sie in Scopevisio Ihr ganz persönliches Menü einrichten können? Sabine Jung-Elsen, Mitarbeiterin im Marketing der Scopevisio erklärt, wie es funktoniert. Scopevisio deckt von A wie Angebotserstellung bis Z wie Zeiterfassung vielfältige Anforderungen ab – entsprechend umfangreich ist das Menü. Nun braucht allerdings nicht jeder alle Funktionen. Es ist deshalb praktisch, dass Sie in Scopevisio ihr eigenes Menü zusammenstellen können. In diesem Menü können Sie diejenigen Menüpunkte bestimmen, die Sie wirklich für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Das hat auch den Vorteil, dass Sie ohne langes Suchen schneller auf die für Sie relevanten Menüpunkte zugreifen können. Mein Menü finden Sie in links in der oberen Leiste. Im folgenden Screenshot ist das zugehörige Icon rot markiert: Um Mein Menü nach Ihren Wünschen zusammenzustellen, klicken Sie im Bereich der Menü-Fläche mit der rechten Maustaste. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie „Mein Menü einrichten“ anklicken. Im Fenster können Sie dann die Menüpunkte anhaken, die Sie in Ihrem Menü wiederfinden wollen. ### Live-BWA in Power BI Erst kürzlich hat die VIEWENTO GmbH die Integration von Microsofts Business Intelligence Suite Power BI in Scopevisio realisiert. Geschäftsführer Kay Schulz dazu: „Power BI zieht sich die Daten aus Scopevisio und liefert uns auf Knopfdruck Live-Reportings aller Art, zum Beispiel eine „Live-BWA“. Bei dieser BWA handelt es sich um die digitale Version der klassischen BWA mit mehreren Ebenen. Diese BWA erlaubt außerdem eine Ansicht bis auf die Buchungsebene. Hier eine Ansicht eines Beispiel-BWA-Dashboards: Mit Hilfe von Power BI können Scopevisio-Anwender Berichte und Dashboards erstellen, die Einblicke in die wichtigsten Bereiche des Unternehmens liefern und dadurch Transparenz schaffen. Als Basis dienen die Daten in Scopevisio. In Power BI können durch Drag & Drop individuelle Berichte gestaltet werden, wobei sich Power BI als sehr flexibel erweist, etwa bei der Auswahl von  Kriterien zur Gliederung von Berichten. Daneben können auch Standardberichte von Power BI genutzt werden. Die Datenanalyse mit dem Scopevisio Power BI Connector bietet viele Vorteile: Echtzeit-Analyse: Daten fließen automatisch in Power BI ein und stehen für die Analyse zur Verfügung. Mobile Ansicht: Mit der Power BI App können Sie Ihre Berichte auch mobil nutzen. Intelligente Visualisierungen: Neue Spalten und Daten werden automatisiert verarbeitet. Algorithmen liefern Ihnen Zukunftsprognosen. Automatische Erweiterungen: Ein neuer Arbeitsprozess in Scopevisio bedeutet automatisch weitere Analysen in Power BI. ### Multiprojektmanagement – wenn Projekte um Ressourcen kämpfen „Ich kann mich doch nicht in zwei Teile teilen!“ Der Entwickler ist entrüstet. Zu Recht: Wer ist nur auf die Idee gekommen, ihn zur selben Zeit in zwei verschiedene Kundenprojekte zu schicken? Projektportfolio mit begrenzten Ressourcen Viele Unternehmen arbeiten heute stark projektorientiert. Das bedeutet: Projektleiter und häufig auch die Arbeitskräfte schultern mehrere Projekte gleichzeitig. Die Projektleitung jongliert permanent mit den leider allzu beschränkten Ressourcen. Der Zeitdruck nimmt zu, die Komplexität der Projekte ebenfalls, und der Wettbewerb schläft nicht. Wie schaffen Sie es, viele Projekte gleichzeitig mit demselben Ressourcenpool abzuwickeln, ohne dabei den Verstand zu verlieren? Schwierig, insbesondere dann, wenn sich Projekte und Ressourcen an verschiedenen Standorten befinden und zeitlich, organisatorisch sowie personell voneinander abhängen. Überblick behalten Wenn Sie ein Projektportfolio koordinieren, ist der Überblick über Projekte und Ressourcen besonders wichtig. Sie benötigen dafür ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen alle Aspekte Ihrer Projekte anzeigt: Art und Umfang des Projekts Budget und aktuellen Deckungsbeitrag Projektpriorität und Projektrisiko Projektphase und Projektkalender Arbeitspakete, Aufgaben und Tätigkeiten Verantwortlichkeiten und Projektbeteiligte Projektdokumente und Tätigkeitenprotokoll Das ist aber noch längst nicht alles: Im Idealfall leistet Ihr Projektmanagement-Tool auch die Zeiterfassung Ihrer internen und externen Projektmitarbeiter, die Projektabrechnung einschließlich Abschlagszahlungen und die Projektkommunikation auf einer gemeinsamen Plattform. Daraus folgt, dass Ihre Projektmanagement-Software in Ihr ERP-System integriert sein sollte. Schließlich sind Ihre Projekte ja auch in Ihr Unternehmen integriert und auf vielfache Weise mit vor- und nachgelagerten Prozessen verbunden. Sie benötigen daher eine ganzheitliche Sicht und eine zentrale Datenbasis. Cloud-gestützte Business-Software erleichtert das Arbeiten an verteilten Standorten. Die Software-Anbieter stellen regelmäßig auch mobile Apps zur Verfügung. Diese erleichtern den Projektbeteiligten vor Ort die Kommunikation, den Zugriff auf die gemeinsame Arbeitsplattform und eben auch die Zeiterfassung. 6 Erfolgsrezepte für Ihr Multiprojektmanagement Projektlisten mit Filter und Drill-Down Wie gesagt: Das Wichtigste ist, den Überblick zu behalten. Also sollte Ihr Tool eine Projektliste anbieten, die nach sinnvollen Kriterien filterbar ist: Zum Beispiel nach Projektart, Status, Ressourcen usw. Von dort aus navigieren Sie in Einzelprojekte. Das Tool sollte Ihnen hier Steuerungsinstrumente zur Verfügung stellen. Zum Beispiel Statusberichte, eine Risikomatrix, Ressourcenauslastung und Deckungsbeitrag. Die Ansichten sollten filterbar sein und sich auch grafisch visualisieren lassen. Damit fällt es Ihnen leichter, zu planen und Berichte zu erstellen. Wenn mehrere Projekte um dieselben Ressourcen konkurrieren, gehen Sie nach Priorität vor. Es kann strategische, wirtschaftliche und operative Gründe haben, bestimmten Projekten die Priorität gegenüber anderen zu geben. Projektvorlagen und Standards definieren Multiprojektmanagement wird einfacher, wenn nicht jedes Projekt ein Unikat ist. Am effizientesten können Sie arbeiten, wenn Sie eine Projektvorlage haben. Angenommen, Sie führen regelmäßig Beratungsprojekte durch. Auch wenn die Kunden und möglicherweise der Umfang variieren mögen, so ist doch das Grundgerüst immer dasselbe. Also erstellen Sie eine Projektvorlage und duplizieren diese, um nicht jedes Mal das Rad neu zu erfinden. Wenn Ihre Projekte sehr komplex und individuell sind, können Sie vermutlich zumindest Teilprojekte und / oder Arbeitspakete wiederverwenden. Projektmanagement Office (PMO) etablieren Ein PMO ist eine übergeordnete Koordinierungsstelle für Projekte eines Unternehmens. Es definiert Prozesse und Rollen und sorgt für Datenqualität im Multiprojektmanagement. Dazu gehört auch die Erstellung von Berichten und Analysen. Das PMO fungiert als Drehscheibe und Kommunikations-Hub für Projektleiter, Teamleiter, sonstige Stakeholder und Controller. Außerdem ist das PMO für die kontinuierliche Verbesserung der Projektabwicklung zuständig, wozu auch die Fortbildung der Beteiligten gehört. Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten das PMO akzeptieren und nutzen. Warum? Weil Unternehmen, die mit einem PMO arbeiten, operative Vorteile haben: Zeitersparnis durch Standardisierung von Abläufen Kompetenz durch Schulungen und gute Projektdokumentation Sicherheit durch klare Regeln und Zuständigkeiten Wirtschaftlichkeit durch Koordination von Synergien und Abhängigkeiten Kundenzufriedenheit durch Qualitätsgewinn und Termintreue Projekte richtig priorisieren Kennen Sie die Eisenhower-Matrix? In der ein oder anderen Form ist sie jedem schon einmal begegnet. Vorhaben werden darin nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert. Wichtig und dringend – Priorität A, sofort erledigen Wichtig und nicht dringend – Priorität B, planen Unwichtig und dringend – Priorität C, delegieren Weder wichtig noch dringend – Priorität D, ablegen Dies ist die einfachste Form einer Entscheidungsmatrix. Für Ihr Multiprojektmanagement benötigen Sie vermutlich mehr Kriterien, aber das Prinzip ist dasselbe. Vergeben Sie Punktzahlen in den Disziplinen Dauer, Projektrisiko, Rentabilität, Größe des Projektteams, Personalaufwand, strategische Bedeutung, Komplexität usw. und erstellen Sie anhand der Punktzahl eine Prioritätenliste. Ein Vorteil einer solchen objektiven Prioritätenliste ist: Sie hilft beim Lösen von Ressourcenkonflikten. Im Zweifel weisen Sie eine Ressource einfach dem Projekt zu, das die höhere Priorität hat. Eine Projektplanungs-Software sollte solche Kategorien wie das Projektrisiko und die Projektpriorität als Filterkriterien anbieten – natürlich mit Drill-Down in das Einzelprojekt. Personal und Ressourcen strategisch planen Eine solide Kapazitätsplanung bewirkt, dass Sie in Multiprojekt-Umgebungen nicht so leicht in Zeitverzug kommen. Bei Dienstleistern bedeutet Kapazitätsplanung im Wesentlichen Auslastungsplanung für die Mitarbeiter und Projektbeteiligten auf Kundenseite. Zum Beispiel kann eine Unternehmensberatung nur so viele Projekte abwickeln, wie sie personell ausstatten kann. In einem Wachstumsmarkt muss sie daher rechtzeitig für Nachwuchs sorgen – oder Projekte ablehnen. Wenn Ressourcen knapp werden, sollten Sie die Projekte mit der höchsten Priorität zuerst bedienen. Woher die Fachkräfte nehmen, wenn der Markt leergefegt ist? Notfalls bilden Sie einfach selber Ihren Nachwuchs aus – zum Beispiel, indem Sie duale Studenten einstellen. Eine andere Möglichkeit ist es, selbstorganisierende Teams zu bilden. Aber vorsicht: Bei Beratungsprojekten ist Kundenkenntnis das A und O. Hier können Sie nicht einfach mit wechselnden Besetzungen planen. Operative Abstimmung verbessern Mit „operativer Abstimmung“ meinen wir die Abstimmung zwischen Projektleiter und Teamleiter. In der Praxis ist die Ressourcenplanung oft komplizierter als auf dem Papier oder Computerbildschirm. Nur der Teamleiter (oder Ihre ERP-Software) hat den kompletten Überblick über die Einsatzplanung der Teammitglieder. Arbeitskräfte sind für Projekte nur verfügbar im Rahmen ihrer Arbeitszeit minus Abwesenheiten minus andere (geplante) Einsätze für Projekt- oder Linientätigkeiten. Transparenz herstellen Neben Ressourcenkonflikten erschweren projektübergreifende Abhängigkeiten das Multiprojektmanagement. Diese zu koordinieren ist Aufgabe des Projektmanagement Office (PMO) oder eines entsprechenden Steuerungsgremiums. Dieses entwirft Richtlinien für wichtige Meilensteine. Wenn Projekt B erst starten kann, wenn im Projekt A ein bestimmter Meilenstein erreicht ist, müssen beide Projekte gleichsam im Paket geplant werden. Angenommen, für eine Software-Einführung beim Kunden A muss zuerst eine Schnittstelle für die Datenübergabe vom und zum Fremdsystem programmiert werden. Die Implementierung der Software kann erst anschließend stattfinden, eventuell mit einem anderen Team. Dieselbe Schnittstelle kann mit geringfügigen Änderungen aber auch für ein weiteres Projekt bei einem anderen Kunden B wiederverwendet werden. Dieses Projekt wäre dann vom Projekt bei Kunde A abhängig. Entsprechend müssen Ressourcen und Prioritäten verteilt werden. Transparenz lässt sich am besten über die einheitliche Datenbasis eines ERP-Systems mit Projektmodul herstellen. Anhand von Berechtigungen und Benachrichtigungen werden die zuständigen Personen in das Multiprojektmanagement eingebunden. So lassen sich auch Abhängigkeiten innerhalb von Projekten managen. Fazit Multiprojektmanagement ist eine Herausforderung. Mit einer Projektmanagement-Software, die in Ihr ERP integriert ist, lassen sich die komplexen Planungsaufgaben bewältigen. Eine übergeordnete Koordinierungsstelle, d.h. ein Projektmanagement Office, hilft bei der Standardisierung, Koordination und Qualitätssicherung in Ihrem Projektportfolio. ### 10-Punkte-Plan für erfolgreiche Workshops Workshops spielen in Projekten eine wichtige Rolle. Wenn Sie zum Beispiel IT-Unternehmer oder Software-Produzent sind, halten Sie regelmäßig mit Kunden und anderen Stakeholdern Workshops ab. Dabei geht es mal um das Onboarding von Mitarbeitern im Kundenunternehmen, mal um das Sammeln von Requirements und mal um die Ausgestaltung der Benutzeroberfläche.   Unternehmensberater veranstalten ebenfalls Workshops, um ihre Lösungen bei den betreuten Firmen einzuführen, die gemachten Erfahrungen zu sammeln und die vorgeschlagene Methodik weiterzuentwickeln.   Damit Ihre Workshops zielführend und effektiv sind, sollten Sie diese Veranstaltungen sorgfältig planen und durchführen. Eine Business Software macht Ihnen das in vieler Hinsicht leichter.  Was macht erfolgreiche Workshops aus?  Ein Workshop ist dann erfolgreich, wenn er seine Ziele erreicht. Klingt banal, ist es aber nicht. Allzu oft werden Workshops veranstaltet, ohne dass vorher konkrete Ziele definiert wurden. Da zum Workshop immer Teilnehmer gehören, sollten Sie sich im Vorfeld auch über die Zielgruppe klar sein und über die Rollen, die die Beteiligten spielen.  Und damit sind wir bereits mitten im Thema.  10 Punkte für den Erfolg Ihres Workshops  Mal schnell eine Rundmail versenden, eine Agenda schreiben und damit hat es sich. So einfach machen Sie es sich natürlich nicht, aber trotzdem: Wenn Workshops ihr Ziel verfehlen, liegt das häufig an der mangelnden Vorbereitung. Wir haben einen Zehn-Punkte-Plan für Sie entworfen, damit Ihr nächster Workshop alle Erwartungen übertrifft.  Vorbereitung  1. Konkretes Ziel setzen  "Wir zeigen denen mal, wie unsere App funktioniert" ist als Zieldefinition etwas mager.   Besser sind Zielsetzungen wie:  Nach dem Workshop sollen die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung ihre HR-Prozesse mit unserer App selbständig bearbeiten können.  In dem Workshop finalisieren wir gemeinsam mit dem Kunden unser Pflichtenheft.  Im Kick-off-Workshop stellen wir dem Kunden das Projektteam vor, sichten die bereits gemachten Vorarbeiten und stellen einen belastbaren Zeitplan auf.  Sie sehen, worauf es ankommt: Die Ziele sind so formuliert, dass Sie hinterher a) ein Ergebnis haben, von dem Sie b) überprüfen können, ob es den Anforderungen genügt.  2. Teilnehmer berücksichtigen  Ein Workshop richtet sich immer an einen ganz bestimmten Teilnehmerkreis. Wählen Sie die Adressaten sorgfältig aus. Wenn gemeinsam diskutiert werden soll, sind maximal ein Dutzend Teilnehmer in Ordnung, mehr sollten es nicht sein. Manche Teilnehmer sind obligatorisch, andere fakultativ.  Schicken Sie den Teilnehmern vorab Ihre Agenda und Zielsetzung, damit diese sich vorbereiten können. Vielleicht kommt jemand auf Sie zu und formuliert weitergehende Erwartungen, die Sie noch in die Agenda mit aufnehmen möchten. In die Abstimmung sollten Sie auch die Führungsebene mit einbeziehen.   3. Agenda ausarbeiten  Teilen Sie die Themen und den Ablauf des Workshops in sinnvolle Abschnitte ein. Für jeden Abschnitt stecken Sie einen Zeitrahmen ab und nehmen eine Detailplanung vor. Zwischen den Abschnitten reservieren Sie Zeitpuffer und planen Pausen ein. Eventuell können Sie für die verschiedenen Workshop-Phasen auch Zwischenziele definieren.  Ein dreistündiges App-Onboarding unserer HR-Kräfte könnte so aussehen (die Detailplanung haben wir weggelassen):   Eine halbe Stunde Einführung in die Software  Eine Stunde Hands-on-Training der Mitarbeiter an ihren laufenden Prozessen  Kaffeepause  Eine halbe Stunde selbständiges Einüben des Gelernten  Eine halbe Stunde Fragen und Antworten  4. Organisatorisches  Selbstverständlich muss für den Workshop ein ausreichend großer Raum reserviert werden, der für alle Beteiligten – auch die mit körperlichen Einschränkungen! - gut zugänglich ist.  Die benötigte Technik, etwa Mikrofon, Beamer, Präsentations-PC, Aufnahme-Equipment und dergleichen sollte bereitstehen oder rechtzeitig vorher installiert werden. Seien Sie rechtzeitig vor Beginn des Workshops vor Ort und überzeugen Sie sich, dass alles funktioniert.   Auch für Kaffee, Getränke und Snacks sollte gesorgt sein.   Durchführung  5. Moderation und Assistenz  Workshops werden häufig von mehreren Personen durchgeführt, zum Beispiel einem Moderator und einem Unterstützer, oder von Teams, die einander abwechseln. Sinnvoll ist eine Arbeitsteilung, bei der der Moderator für das inhaltliche und der Assistent für das organisatorische Gelingen zuständig ist.  6. Auf das Ziel hinarbeiten  Das Ziel des Workshops sollte immer präsent sein. Am besten schreiben Sie es in metergroßen Lettern auf ein Flipchart, das permanent zu sehen ist.   Der Moderator hat die Aufgabe, für einen fokussierten und zielführenden Ablauf zu sorgen. Den Teilnehmern sollte in jeder Phase bewusst sein, dass sie hier auf ein Ziel hinarbeiten, das auch ihr eigenes Ziel ist.  7. Umgang mit den Teilnehmern  Es gilt, Rücksicht auf das Publikum zu nehmen. Holen Sie die Leute dort ab, wo sie stehen. Wenn Sie als IT-Experte ein Onboarding mit Benutzern aus nicht-technischen Berufen veranstalten, können Sie keine Fachkenntnisse voraussetzen. Drücken Sie sich klar und einfach aus. Und achten Sie darauf, alle Teilnehmer so einzubinden, dass bei niemandem Langeweile aufkommt.  Rücksichtnahme ist allerdings keine Einbahnstraße. Auch von den Teilnehmern können Sie ein angemessenes, konstruktives Verhalten verlangen. Wenn nötig, legen Sie Regeln für die Diskussion fest: Rednerliste, Redezeitbegrenzung, andere ausreden lassen, dies sind Vereinbarungen, die verhindern, dass Gruppengespräche aus dem Ruder laufen. Abschweifungen sollten sanft aber konsequent unterbunden werden.  Nachbereitung  8. Dokumentieren  Wenn alle Beteiligten einverstanden sind, können Sie den Workshop, sofern das sinnvoll ist, aufzeichnen. In jedem Fall sollten Sie im Anschluss an den Workshop ein Ergebnisprotokoll erstellen. Je nach Art und Zielsetzung können Sie dieses Protokoll auch gleich in der Gruppe einvernehmlich formulieren.  Die erarbeiteten Punkte können Sie anschließend noch in einer separaten Unterlage ausführlich dokumentieren. Diese Unterlage ist auch ein Tätigkeitsnachweis für Ihre Auftraggeber und kann für Beteiligte, die am Termin verhindert waren, eine große Hilfe sein.  Darüber hinaus hilft Ihnen die ausführliche Dokumentation, wenn Sie den Workshop in ähnlicher Form erneut durchführen möchten. Sie können dann auf die gemachten Erfahrungen zurückgreifen.  9. Weitere Schritte festlegen  Häufig zieht ein Workshop eine ganze Reihe von "To-Dos" nach sich. Halten Sie fest, wer bis zu welchem Termin welche Aufgabe mit welchem Ergebnis zu erledigen hat. Diese To-Dos gehören zwingend mit in das Ergebnisprotokoll, das im Anschluss an die Veranstaltung an alle Teilnehmer verschickt wird.  10. Erfolgskontrolle  Nach dem Workshop sollten Sie von den Teilnehmern abfragen, inwieweit ihre Erwartungen erfüllt wurden. Dies tun Sie mit einem vorbereiteten Formular, das Sie vor Ort verteilen oder online bereitstellen.  Endet der Workshop mit einem Aktionsplan, den oben genannten To-Dos, so sollten Sie auch die Erledigung dieser Aufgaben nachhalten.  Zeit sparen durch cleveren Software-Einsatz  Wie Sie sehen: Für einen erfolgreichen Workshop sind viele Dinge zu koordinieren. Teilnehmer, Räumlichkeiten, Unterlagen, Tagesordnungen, Ablaufpläne, Präsentationen, Beurteilungsbögen, und, und, und. Das alles manuell zu bewältigen kostet viel Zeit und die Gefahr ist groß, dass Sie im Eifer des Gefechts etwas übersehen.  Vielleicht haben Sie in Ihrem Unternehmen eine integrierte Business Software zur Verfügung? In diesem Fall können Sie den gesamten Workflow, die Aufgaben, Ressourcen, Beteiligten, Termine und Evaluationen über Ihre Software steuern.  In einem rollenbasierten Kontaktmanagement können Sie die Beteiligten speichern. Ein Dokumentenmanagementsystem nimmt alle Dokumente auf. Diese verteilen Sie einfach, indem Sie Links auf die aktuelle Fassung verschicken oder Stakeholdern einen Zugriff einräumen.  Workshop als Projekt managen  Den kompletten Workshop können Sie als kleines Projekt handhaben. Das Projekt-Modul Ihrer Business Software zeigt Ihnen eine virtuelle Projektakte, in der Sie sämtliche Abläufe, Ressourcen, beteiligten Personen, Zulieferer, Termine, Aufgaben, E-Mails, Dokumente, Präsentationen, Feedback-Bögen und so weiter strukturiert und gebündelt anzeigen und bearbeiten können.   Und für den nächsten Workshop brauchen Sie das Projekt nur noch zu duplizieren. Der gefürchtete Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung – in der Regel das Doppelte der Dauer des Workshops – schrumpft damit auf ein Viertel der Zeit zusammen.   Fazit  Wenn Sie sich an unseren 10-Punkte-Plan halten, wird Ihr nächster Workshop bestimmt eine produktive, runde Sache. Und falls Sie ihn als Projekt in einer integrierten Business Software anlegen, sparen Sie Zeit und gehen sicher, dass Sie nichts vergessen. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.  ### E-Mails ganz einfach Projekten zuordnen Nutzen Sie Scopevisio für Ihre Projekte? Dann ist es sicherlich wichtig für Sie, die Kommunikation am Projekt zu dokumentieren. Scopevisio-Vorstand Michael Rosbach verrät Ihnen, wie Sie Ihre Mails automatisch vom System den richtigen Projekten zuordnen lassen können. „Gerade wenn ich unterwegs bin, finde ich sehr praktisch, Mails von Smartphone oder Tablet an Projekte anhängen zu können – einfach nur durch Weiterleitung an Scopevisio“, so Rosbach. Diese Funktion ist besonders dort nützlich, wo man den Connector nicht nutzen kann, zum Beispiel auf dem iPad oder iPhone. Damit die Weiterleitung zu Projekten funktioniert, sind zuvor einige Handgriffe notwendig - aber danach spart man sich manuellen Aufwand. In der projektbezogenen Mail, die Sie an einen Kontakt schreiben, verwenden Sie im Betreff zusätzlich die sogenannte Master-ID (MID) in eckigen Klammern - wie etwa in diesem Beispiel:  [Projekt 123456] Die MID finden Sie in der Projektübersicht gleich oben im Geschäftsfeld Projekt. Sollte sie nicht sichtbar sein, blenden Sie diese über den Klick mit der rechten Maustaste Datenfeld suchen ein. Praktisch ist es nun, dass Sie Antworten, die Sie auf diese Mail erhalten, wie zum Beispiel hier: AW: Protokoll unseres Meetings [Projekt 123456] einfach an Scopevisio weiterleiten können, wo Sie automatisch dem Projekt zugeordnet werden. Für die Weiterleitung an Scopevisio verwenden Sie Ihre persönliche Scopevisio E-Mail-Adresse, die Sie in der Systemadministration unter Systemadministration > Persönliche E-Mail-Adresse verwalten > Allgemein finden. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, unter dem Punkt Kommentare einzustellen, ob Sie E-Mails als Kommentar eingeblendet haben möchten. ### Scopen ist wie googeln Unsere Reihe "Meine Lieblingsfunktion" starten wir mit einem Statement von Bernhard Seidl, Geschäftsführer und CFO der Discovergy GmbH. "Mir gefällt die Scopen-Funktion bei Scopevisio sehr gut. Scopen funktioniert wie Googeln und ist eine echte Hilfe bei der Suche nach Transaktionen im System. In der Suchzeile gibt man ein Suchwort ein und erhält daraufhin alle im System vorhandenen Einträge und Dokumente wie zum Beispiel Belege, Kontakte oder Dokumente, die dieses Wort enthalten. Scopen macht die Suche im System sehr effizient. Es ist wirklich eine praktische Allzweckwaffe." Scopen ist die Volltextsuche über alle Inhalte in Scopevisio. "Volltextsuche" bedeutet, dass nicht nur Dateinamen gefunden werden, sondern jeglicher Inhalt, der bei der OCR-Volltexterkennung erkannt wird. Folgender Screenshot zeigt die Ergebnisse, die erscheinen, wenn im Scopen-Feld unserer Testfirma das Wort "Sommer" eingegeben wird. Es werden Treffer aus Abrechungsbelegen, Aufgaben und Projekten angezeigt: Um schneller zu den gesuchten Ergebnissen zu gelangen, können Sie Ihre Suche einschränken. Dazu klicken Sie im Scopen-Feld auf den schwarzen Filter-Symbol, um die Suche auf bestimmte Inhalte zu fokussieren, etwa auf Inhaltstypen, Zeiträume oder Besitzer. Unser Kunde Discovergy ist einer der führenden Komplettanbieter von Smart-Metering-Lösungen für Privat- und Gewerbekunden in Deutschland. Das Leistungsangebot umfasst die Entwicklung und den Vertrieb intelligenter Stromzähler bis hin zur detaillierten Verbrauchserfassung in Webportalen und Apps. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Aachen sowie Außenstellen in Heidelberg und München. Scopevisio unterstützt die über mehrere Standorte verteilte Arbeitsorganisation der Discovergy. ### Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office-Integration? Microsoft Office ist aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken. Seit Jahrzehnten begleiten Word, Excel, Outlook und Co. Heerscharen von Wissensarbeitern durch den Tag. Durch lange Gewöhnung bewegen sich auch Menschen, die ansonsten nicht gerade „Technik-Freaks“ sind, mit traumwandlerischer Sicherheit durch die Programme des Marktführers Microsoft. Die Folge ist, dass Office-Anwendungen in fast jeden Geschäftsprozess Ihres Unternehmens eingebunden sind. Sie sind unersetzlich. Jede ERP-Anwendung, die das nicht berücksichtigt, ist zum Scheitern verurteilt. Sie kann immer nur einen Teil der betrieblichen Abläufe abbilden, nie das Gesamtbild. Ihre Datenbasis bleibt zwangsläufig lückenhaft. Daher lohnt es sich zu fragen: Wie gut realisiert Ihr ERP Microsoft Office Integrationen? Grundlegende Microsoft Office-Integrationen Die Integration von Explorer, Outlook, Word und Excel ist Pflichtprogramm für jedes gute ERP-System. Doch Integration ist nicht gleich Integration: Welche Funktionen bietet Ihre Office-Schnittstelle an? Nur das Speichern von Microsoft Office-Objekten in der ERP-Anwendung? Oder können diese auch in Vorgänge eingebunden werden? Und wie ist es umgekehrt mit dem Abruf von Dokumenten, Kontakten usw. aus Ihrer ERP-Anwendung in Office? Die Kommunikation zwischen der Microsoft-Welt und der ERP-Welt sollte in beide Richtungen funktionieren. Zwar bieten die meisten ERP-Anwendungen eine Schnittstelle zu Microsoft-Programmen, aber nicht alle können dasselbe. Daher lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Microsoft Explorer für Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung ist so etwas wie das Rückgrat Ihrer Business-Anwendungen – ganz gleich, ob diese von Microsoft oder von Ihrem ERP-Anbieter programmiert wurden. Viele Cloud-Anbieter geben ihren Anwendern kleine Programme, so genannte Add-Ins, die Cloud-Speicher als Verzeichnis im Explorer anzeigen. Was Google Drive, One Drive und Dropbox können, um nur die bekanntesten zu nennen, das sollte auch Ihr ERP beherrschen: Eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Windows Explorer bereitstellen. Diese sollte dem Benutzer das Speichern von Dokumenten im ERP ohne zusätzliche Klicks und ohne Wechsel der Arbeitsumgebung ermöglichen. Denn jeder zusätzliche Aufwand geht zu Lasten der Produktivität, erzeugt Frust und mindert die Akzeptanz. Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben In diesem Bereich sollte die ERP-Anbindung folgendes können: Verzeichnisstruktur aus Ihrem DMS in Windows Explorer anzeigen Mehrere Gesellschaften / Mandanten Hochladen durch Drag & Drop oder Synchronisation Externen Freigabe-Link erstellen, optional mit Passwort, mit Verfallsdatum und/oder mit einem Verbot oder einer Begrenzung möglicher Downloads Einstellungen für Microsoft Office-Integration In den Grundeinstellungen der Schnittstelle sollte es möglich sein, Ordner oder einzelne Dateien zwischen Ihrer Festplatte und dem ERP zu synchronisieren. Des Weiteren werden Einstellungen für das Speichern von lokalen Änderungen benötigt. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das im DMS liegt, soll dieses dann automatisch mit Ihren Änderungen aktualisiert werden, oder möchten Sie dies manuell tun, um mehr Kontrolle über die Speicherung zu haben? In einem guten DMS können Dateien nur von ihrem Eigentümer gelöscht werden. Im Zweifel ist das die Person, die ein Dokument erstellt oder als Erste hochgeladen hat. Andere sind nicht löschberechtigt, auch wenn sie Zugriff auf das betreffende Dokument haben. Dieser Lösch-Schutz sollte auch für DMS-Dokumente gelten, die im Windows-Explorer zugänglich sind. Outlook Ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz läuft immer noch über E-Mails. In E-Mails werden Konditionen vereinbart, Aufträge erteilt, Dateianhänge übermittelt, Genehmigungen ausgesprochen, Mängel gerügt. Solche wichtigen Mitteilungen sind Bestandteile von Geschäftsprozessen und unterliegen, ganz nebenbei, der Aufbewahrungspflicht. Jedes ERP-System sollte daher zumindest ein Plug-In für Outlook anbieten. Das Plug-In sollte im Menüband von Outlook zugänglich sein und außerdem Automatisierungen erlauben. Der Grundsatz lautet wie immer: Mitarbeiter sollen mühelos wichtige Mails ins ERP hochladen können, ohne ihre vertraute Outlook-Anwendung zu verlassen. Die Outlook-Schnittstelle Ihres ERPs sollte einen passwortgeschützten Zugang auf Ihre Unternehmensdaten aus Outlook heraus bieten, der natürlich die Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Nutzers berücksichtigt. Außerdem sollte die Outlook-Anbindung ans ERP folgende Aspekte abdecken: E-Mails Zuordnen und Speichern von empfangenen und gesendeten E-Mails unter Kontakten Projekten Aufgaben Dokumenten (DMS) Auswahl, was gespeichert wird: nur die E-Mail nur der E-Mail-Anhang beides bei gesendeten Mails: der Anhang als Link oder als Datei Weiteres Gesendete E-Mails den Empfängern zuordnen automatisch manuell nicht zuordnen Aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen Termine Können Sie über die Schnittstelle ausgewählte Outlook-Termine bzw. Kalendereinträge im ERP-System speichern, beispielsweise unter einem Projekt? Aufgaben Ermöglicht es Ihre Schnittstelle, Aufgaben genauso einfach im ERP-System wie in Outlook anzulegen, d. h. mit einem Mausklick? Kontakte Können Sie aus Outlook heraus einen neuen Kontakt im ERP-System anlegen? Können Sie Kontakte aus dem ERP-System in Outlook durchsuchen und mit einem Mausklick zum Beispiel eine E-Mail an einen solchen Kontakt schreiben? Dokumente In Outlook benötigen Sie Zugriff auf die Dokumente aus Ihrem DMS. Schließlich möchten Sie diese gelegentlich als E-Mail-Anlage oder – besser – als Link versenden. Können Sie aus Outlook heraus Ihre Dokumente im ERP bzw. dem zugehörigen DMS durchsuchen, anzeigen, filtern, per Link freigeben, herunterladen und/oder einer neuen Mail als Anhang hinzufügen? Zusätzlich sollte Ihre Outlook-Schnittstelle eine Funktion bieten, mit der Sie eine ausgewählte E-Mail in Ihr DMS hochladen können. Microsoft Office-Integrationen für Word, Excel, Powerpoint Für diese Anwendungen gilt sinngemäß dasselbe wie für Dokumente. Die Schnittstelle zwischen den Office-Produkten und Ihrem ERP muss in beide Richtungen funktionieren. Von Office ins ERP… Prüfen Sie also nach, ob Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen zu Kontakten, Projekten oder Aufgaben in Ihrem ERP zuordnen können, mit einem Mausklick in einem geeigneten Ordner in Ihrem ERP bzw. DMS ablegen können. …und wieder zurück Die Mitarbeiter möchten sich gerne Daten aus dem DMS oder ERP „auf den Schirm“, sprich: in ihre Office-Anwendung holen. Das muss mühelos möglich sein, ohne die Office-Umgebung verlassen zu müssen. Das ERP-Add-In für Microsoft Office sollte daher über Menüsymbole oder eine Seitenleiste in Word, Excel und Powerpoint erreichbar sein. Es sollten den Benutzern ermöglichen, Dokumente über eine komfortable Such- und Filterfunktion zu finden, herunterzuladen und im DMS zurückzuspeichern. Word Für die Word-Anbindung ist es nützlich, wenn im ERP gespeicherte Kontakte zum Beispiel in Anschreiben als Adressaten eingefügt werden können. Im Idealfall wird dies durch eine Serienbrieffunktion komplettiert. Excel Die Excel-Anbindung sollte es ermöglichen, Daten aus der ERP-Software ohne Umweg abzurufen, herunterzuladen, in Excel-Tabellen einzufügen, weiter zu bearbeiten und wieder hochzuladen. Powerpoint Verfügt Ihre ERP-Anwendung auch über eine Schnittstelle zu Powerpoint, der ubiquitären Microsoft-Lösung für Business-Präsentationen? Dann sind Sie gut mit Microsoft-Integrationen ausgestattet. Die Powerpoint-Schnittstelle sollte in derselben Weise wie die für Word und Excel bidirektional funktionieren, inklusive Upload, Download, Bearbeitung und Zurückspeichern im DMS der ERP-Software. Weiterführende Microsoft Office-Integrationen Projektkommunikation mit MS Teams Wenn Sie denken, dass das bereits das Ende der Fahnenstange ist, dann liegen Sie falsch. Microsoft bietet einiges mehr als nur Office-Anwendungen. So ist zum Beispiel Microsoft Teams eine beliebte Anwendung, die Projekte mit Chat-Funktionalität bereichert. Die Projektmitarbeiter können Teams bilden und über MS Teams Informationen sozusagen auf dem kleinen Dienstweg austauschen, sich verabreden, schnelle Entscheidungen treffen und unbürokratisch zusammenarbeiten. Können Sie eine Chat-Anwendung wie MS Teams in Ihre ERP-Software einbinden? Das ist ein sehr nützlicher Mehrwert für alle, die Neues Arbeiten und einen strukturierten und sicheren Informations-Austausch innerhalb von Projekten praktizieren. Kalender Jede ERP-Anwendung enthält auch Kalenderfunktionen. Nicht jede ist in der Lage, auch Outlook-Kalender über einen Link zu importieren. Daher sollten Sie auf diese Funktionalität Wert legen. Sonst enden Sie dort, wo Sie mit der ERP-Lösung eigentlich weg wollten: in Datensilos, bei denen dieselben Informationen an mehreren Stellen – sprich: redundant – gepflegt werden müssen. Business Intelligence (BI) Die BI-Lösung von Microsoft heißt Power BI. Sie ermöglicht es, Daten auf viele verschiedene Arten zu aggregieren, zu analysieren und zu visualisieren – Daten, die in Ihrem ERP gespeichert sind. Natürlich hat jede ERP-Anwendung, die auf sich hält, auch eine Fülle von Auswertungsmöglichkeiten. Aber sind diese auch so komfortabel und vielseitig wie Power BI? Und kommen Ihre Mitarbeiter auch wirklich damit klar? Ansonsten sollte Ihr ERP-System die Möglichkeit bieten, Power BI anzubinden. Dann können Sie direkt mit Power BI Analysen aus den Echtzeit-Daten Ihres ERP-Systems ziehen. Geht nicht? Gibt’s nicht. Daher unser Rat: Achten Sie darauf, was Ihr ERP-System in puncto Microsoft-Integration tatsächlich zu bieten hat. ### Generation Y - Selbstbewusst und engagiert Allgemein werden die jungen Menschen, die zurzeit teils noch in Ausbildung sind, teils in den Arbeitsmarkt gehen, als „Generation Y“ bezeichnet. Unter welchen Bedingungen wuchs diese Generation heran, was macht ihre DNA aus? Im Wesentlichen gab es drei prägende Einflüsse. Selbstwertgefühl Die Generation Y ist eine geburtenschwache Generation. Viele ihrer Vertreter wuchsen als Einzelkinder oder mit maximal zwei Geschwistern wohlbehütet auf. Sie bekamen viel Zuwendung und Aufmerksamkeit. Die Eltern investierten viel in die Bildung ihrer Kinder, setzten (und setzen) aber auch hohe Erwartungen in sie. Die Kinder bekamen einen Sinn für ihren Wert und ihre Wichtigkeit. Daraus resultiert ein gesundes Selbstvertrauen, aber auch eine Erwartungshaltung an das eigene Leben, die Karriere, die eigene Wirkmächtigkeit. Digitale Kommunikation Die Vertreter dieser Generation sind Digital Natives. Apps und Social Media, digitale Technologien und unbegrenzter Zugang zu Informationen und Medien sind eine Selbstverständlichkeit. Die jungen Fachkräfte und Mitarbeiter bringen eine große Offenheit mit. Die informelle, hierarchiefreie digitale Kommunikation prägt auch die Kommunikationsgewohnheiten der jungen Berufstätigen. Sie sind es gewohnt, sich zu artikulieren, zu kommentieren, zu kritisieren und gehört zu werden. Individualismus Sicherheit, Konsum und Individualität sind weitere prägende Faktoren. Die Generation Y hat zum Glück kaum existenzielle Sorgen und Probleme erlebt. In einer friedlichen Wohlstandsgesellschaft wurden ihre Wünsche zumeist rasch befriedigt. Wenn für das Materielle gesorgt ist, richtet sich der Blick auf das Immaterielle. Sinnsuche, die Verwirklichung eigener Lebensentwürfe, Werte wie Freundschaft, Familie und Individualität rücken in den Vordergrund. Arbeit hat hohe Bedeutung für die Generation Y Arbeit ist der Generation Y wichtig. In Umfragen liegt der Stellenwert der Arbeit gleichauf mit Familie und Freunden und noch vor dem Thema Freizeit. Doch auf die Art der Arbeit kommt es an. Diese Generation möchte in der Arbeit nicht nur eine Einkommensquelle sehen, sondern auch eine Chance, sich zu entfalten. Ergebnisse statt Präsenz-Zwang Wesentlich sind dabei interessante Arbeitsinhalte und eine Portion Selbstbestimmtheit. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre jungen Talente anders anpacken und fördern sollten als früher. Denn diese lieben es, Ergebnisse zu liefern, statt Stunden abzusitzen – ein Umstand, der Führungskräfte aufhorchen lassen sollte. Denn schließlich geht es dem Unternehmen ja um Leistung und Produktivität, um „Getting-Things-Done“. Eine clevere Personalpolitik kommt den berechtigten Wünschen der Generation Y entgegen – indem sie Elemente des „Neuen Arbeitens“ in den Betrieb integriert. Neues Arbeiten Dazu gehören agile Methoden, selbstorganisierende Teams und interdisziplinäre Ansätze, die Kreativität freisetzen und die Motivation der jungen Mitarbeiter fördern. Diese erleben selbstbestimmtes Arbeiten und erhalten interessante Aufgaben, an denen sie ihre Kompetenzen entfalten können. Bottom-up-Ansätze im Change Management, bei denen die Mitarbeiter an der Basis den Wandel antreiben, anstatt ihn „von oben“ verordnet zu bekommen, sind eine weitere Möglichkeit, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: Die jungen Talente können etwas bewegen und das Unternehmen integriert die permanente Selbstoptimierung in seine Kultur. Potenziale werden erkannt und entfaltet, Wertschätzung vermittelt.  Das alles trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Zeit- und ortsunabhängig dank Cloud Die Digitalisierung ermöglicht heute eine zeit- und standortunabhängige Zusammenarbeit auf Cloud Plattformen. Junge Talente wissen das und fordern eine Aufweichung der althergebrachten, stationären Arbeitsweise ein. Warum auch nicht? Cloud Software hat den Vorteil, dass sich flexible Arbeitszeiten und Home Office mühelos in den Betrieb integrieren lassen. Das sind Arbeitsbedingungen, wie sie die Generation Y schätzt. Motivationen Ein gutes Einkommen ist jungen Berufstätigen generell wichtig, ganz unabhängig von der Generation. Logisch, denn wenn man sich sein Leben gerade erst aufbaut und eventuell bald eine Familie gründen möchte, braucht man Geld. Später, bei den finanziell gesättigten, älteren Berufstätigen ändern sich die Prioritäten. Extrinsische Motivatoren Also haben extrinsischen Motivatoren weiterhin einen hohen Stellenwert. Fast gleichauf liegen allerdings bei den jungen Talenten die berufliche Selbstbestimmung und ein gutes Arbeitsklima. Positiv auf die Motivation wirken sich auch vielseitige, verantwortungsvolle und sinnstiftende Aufgaben sowie Aufstiegschancen aus. Eine ausgesprochene Spaßorientierung konnte nicht nachgewiesen werden. Intrinsische Motivatoren Junge Berufstätige fühlen sich wohl in Unternehmen, die ihnen Entwicklungmöglichkeiten bieten, um ihre Talente optimal zu entfalten. Das fördert zugleich die intrinsische Motivation, das Gefühl, dass die eigene Arbeit einen Sinn hat und dass man etwas bewegen kann. So entsteht eine klassische Win-Win-Situation. Um sie zu nutzen, sollten Arbeitgeber eine Lernkultur im gesamten Unternehmen etablieren Hierarchien abbauen gemeinsam mit Beschäftigten erörtern, wie sich diese weiterentwickeln können und wollen jungen Mitarbeitern frühzeitig Projekte und Verantwortung übertragen altersgemischte und interdisziplinäre Teams fördern, in denen die Älteren die Jüngeren coachen informelle Kommunikationsformen, zum Beispiel Chat Tools, einführen Ergebnisse statt Anwesenheit belohnen Work-Life-Balance Kaum ein Begriff wird im Zusammenhang mit der Generation Y so sehr strapaziert wie die Work-Life-Balance. Dabei greift er zu kurz: Junge Talente empfinden Arbeitszeit als Lebenszeit. Es geht nicht darum, beides gegeneinander abzuwägen oder auszuspielen. Das Gesamtpaket muss stimmen. Junge Arbeitnehmer – und besonders Arbeitnehmerinnen – möchten nicht auf ein glückliches Familien- und Privatleben verzichten. Die Familiengründung steht bei den jungen Arbeitskräften hoch im Kurs. Flexible Einsatzzeiten und -orte sowie Sabbaticals geben beiden Seiten, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die Möglichkeit, kinderfreundlich und trotzdem produktiv zu sein. Modernes Personalmanagement Das Personalmanagement sollte flexibel auf die Wünsche der jungen Fachkräfte eingehen. Eine Familiengründung darf keinesfalls zum Karrierekiller werden, weder für Frauen noch für Männer. Gemeinsam mit den jungen Eltern unter Ihren Fachkräften sollten Sie überlegen, welche Auslastung Sinn macht und wie sich Arbeits- und Familienzeit optimal verzahnen lassen. Auch hier ist wieder der Königsweg die Fokussierung auf Resultate statt auf Zeitrahmen. Außerdem können Angebote wie zum Beispiel ein Betriebskindergarten, Wäscheservice, Sport oder gesundheitsfördernde Maßnahmen den Mitarbeitern helfen, mit der Doppelbelastung klarzukommen. Fazit Die junge Generation der Berufstätigen ist leistungsorientiert, selbstbewusst und innovativ. Und aufgrund des allgegenwärtigen Fachkräftemangels ist sie durchaus in der Position, Forderungen zu stellen. Und diese Forderungen sind nicht unvernünftig: Mehrheitlich wünscht sich die Generation Y interessante, sinnstiftende Aufgaben, ergebnisorientiertes, flexibles Arbeiten, Selbstbestimmung und Verantwortung sowie eine sinnvolle Verzahnung von Arbeit und Privatleben. Unternehmen, die Flexibilität und Entgegenkommen beweisen, haben gute Chancen, in der Generation Y Mitarbeiter zu finden, die für ihre Aufgabe „brennen“. Wenn sich das Management für neue Arbeitsweisen öffnet, lockt es damit hervorragend ausgebildete Fachkräfte an und verordnet dem Unternehmen einen Innovationsschub. ### 10 Schritte für erfolgreiches Change Management Ingrid ist begeistert vom Change. Die Datenbankarchitektin eines großen Unternehmens schwärmt: „Die Reorganistion hat uns richtig Schub gegeben. Die gesamte Abteilung ist total motiviert. Da ist eine Aufbruchstimmung entstanden, die einfach Spaß macht und alle mitzieht.“ So schön kann der Wandel sein. Was ist das Geheimnis dahinter? Wie schaffen Sie es, dass ein Change in den Köpfen und Herzen der Mitarbeiter ankommt? Dieser Artikel zeigt Ihnen den Weg zum gelungenen Change Prozess. Den Veränderungsprozess planvoll angehen Ein wenig Theorie kann nicht schaden, aber wir wollen es nicht übertreiben. Wer verschiedene Change Management Modelle nachlesen möchte, kann das hier tun. Von all den Modellen finden wir den Stufenplan nach Kotter1 am besten. Darauf aufbauend haben wir einen Zehn-Punkte-Plan entworfen. Auf dieser Basis können Sie Ihren Veränderungsprozess individuell ausgestalten.   In zehn Schritten zum Change Erfolg Die Mitarbeiter erkennen, dass die Änderung nötig ist. Ein Team, in dem vom Sachbearbeiter bis zum Manager alle Ebenen vertreten sind, übernimmt die Führung. Das Führungsteam identifiziert Unterstützer in den betroffenen Abteilungen und entwickelt mit diesen gemeinsam eine Vision und Strategie. Das Team erklärt die Vision und Strategie den Betroffenen und wirbt dafür. Die Change-Kommunikation muss bidirektional laufen! Das Team schafft Rahmenbedingungen, um den Change auf breite Basis zu stellen (Hindernisse abschaffen, Organisation umbauen, Leitlinien / Prozesse definieren, Mitarbeiter befähigen, Widerstände ansprechen, Kommunikationswege und Vernetzung schaffen, Verantwortlichkeiten klären, Rückkoppelungsprozesse einrichten) Das Management entlastet die beteiligten Mitarbeiter, um Zeit für die Umsetzung der Änderungsinitiative freizumachen. Der Change soll nicht in einer unerträglichen Arbeitsbelastung münden. Der Bundesverband der Unternehmensberater (BDU) zitiert eine Studie, wonach 86 Prozent der am Wandlungsprozess beteiigten über eine Arbeitsverdichtung klagen, weil sie zusätzlich zum Tagesgeschäft jetzt auch noch den Change vorantreiben sollen. 76 Prozent arbeiten unter Zeitdruck und 75 Prozent absolvieren zu viele Überstunden. Unter solchen Bedingungen schwindet die anfängliche Motivation recht bald. Das Team setzt bereichernde, motivierende Etappenziele, die als Erfolge gefeiert werden. Das geht am besten mit einer agilen Methode, zum Beispiel Scrum. Kurze Besprechungen, neudeutsch: Stand-up Sessions, geben neuen Schwung und Impulse, die Ziele und Vorgehensweisen zu verfeinern. Die Mitarbeiter werden durch eigene, am besten selbstgewählte Aktivitäten am Change Prozess beteiligt. Partizipation ist wichtig! Und angemessenes Lob natürlich auch. Die unmittelbar erfahrbaren Erfolge stärken das Verständnis für den Change und den Willen zur Veränderung. Die Änderungen werden in die Firmenkultur übernommen und weiter gepflegt. Neues Arbeiten + Change Management = Lernende Organisation Die oben skizzierte Methodik hat sich tausendfach bewährt. Allerdings wird sie meistens als Top-Down-Ansatz praktiziert. Hand aufs Herz: Obwohl ich mit „Die Mitarbeiter identifizieren einen Änderungsbedarf“ gestartet bin und im Folgenden meist von „das Team“ gesprochen habe, haben Sie den Prozess vermutlich zunächst so verstanden: Die Chefs sagen, wo es lang geht, und die Mitarbeiter ziehen mit. Wie wäre es, wenn Sie das einmal andersherum praktizieren? Häufig sind es nämlich die Indianer, die die besten Ideen haben. Kein Wunder, sitzen sie doch an der Quelle, mitten in den betrieblichen Abläufen. Sie erleben aus erster Hand, was funktioniert und was nicht. Potenzial anzapfen Zapfen Sie dieses Potenzial an und Sie haben weniger Mühe, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen. Deswegen habe ich auch weiter oben viel Wert darauf gelegt, dass die Kommunikation bidirektional verlaufen muss und nicht nur von oben nach unten (abgesehen von den obligatorischen Erfolgsmeldungen, die ans Management zurückgespielt werden). Bottom-up, lernende Organisation und Neues Arbeiten sind Facetten desselben Konzepts: die Mitarbeiter zu ermächtigen, sodass sie selbst Initiative ergreifen und sich mit dem Wohl der Firma identifizieren, weil es auch ihr eigenes Wohl ist. Der Weg zur lernenden Organisation Ihre Devise im Änderungsmanagement sollte sein: So viel Bottom-up wie möglich, so wenig Top-down wie nötig. Ermutigen Sie Ihre Leute, ihr Potenzial zu entfalten. Geben Sie ihnen Möglichkeiten zu lernen und initiativ zu werden. Im Neuen Arbeiten spielen interdisziplinäre Teams eine große Rolle. Deren Mitglieder erwerben neue Kompetenzen und blicken über den Tellerrand ihrer eigenen Zuständigkeiten hinaus. So entwickeln sie Verständnis füreinander und für die Belange der Organisation und kommen auf kreative, neue Ansätze. Das individuelle Lernen mündet in das Lernen der gesamten Organisation. Diese neue Lernkultur wird in der Unternehmenskultur verankert. Vielleicht schaffen Sie, diese auf Kunden, Lieferanten und andere zu übertragen. Dann profitieren alle davon! In lernenden Organisationen verliert der Change seinen Schrecken, weil sie sich selbst permanent transformieren, flexibel und spielerisch neue Lösungen und Methoden entwickeln. In einer digitalisierten Welt, die sich schneller wandelt als je zuvor, ist es ein enormer Wettbewerbsvorteil, wenn Sie Ihre Firma zu einer lernenden Organisation umgestalten. Mitarbeiter binden statt zu Tode langweilen Ganz nebenbei wird es Ihnen gelingen, ihre wertvollen Fachkräfte länger zu halten. Mitarbeiter binden sich emotional an ein Unternehmen, das sie mitgestalten dürfen. Sie erfahren Abwechslung und Bestärkung statt langweiliger Routine. Sie entwickeln eine intrinsische Motivation. Was hat das mit ERP zu tun? Gut kommuniziert ist halb gewonnen, sagen viele Change Management Experten. Das kann und soll heute nicht nur in Besprechungen oder am Telefon passieren. Informelle, digitale Chat-Programme wie zum Beispiel Slack ermöglichen vernetztes Kommunizieren aller Stakeholder und machen auch noch Spaß. Doch die beste Information ist die, die man nicht erst verschicken muss – weil sie einfach schon da ist. An dieser Stelle setzen ERP-Lösungen an. Gemeinsam den Change anpacken In der Business Software sehen die am Change Prozess Beteiligten, wer was tut, welche Aufgaben für sie und andere anstehen und welche Stakeholder mit welchen Zuständigkeiten involviert sind. Termine, Workflows, Projektpläne, Projektdokumente und alles, was für effizientes Arbeiten notwendig ist, steht auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform zur Verfügung. Benachrichtigungen müssen nicht extra per E-Mail verfasst werden, sondern werden automatisch vom System versandt. Teams können nach Lage der Dinge gebildet und umbesetzt werden. Dokumente liegen in der ERP-Software in einer einheitlichen, aktuellen Version vor und können von mehreren Anwendern parallel genutzt werden. Und wenn Sie einen Veränderungsvorschlag prüfen möchten, können Sie im Handumdrehen individuelle Auswertungen generieren, die Ihnen sagen, ob das Vorhaben erfolgversprechend ist. Fazit Unser Zehn-Stufen-Modell für erfolgreiche Change Initiativen lässt Ihre Änderungsvorhaben leichter gelingen. Am besten funktioniert es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Motoren des Wandels ermächtigen. So erschaffen Sie eine lernende Organisation, die den Wandel begrüßt und in ihre Firmenkultur integriert. Eine ERP-Software unterstützt die Kommunikation und vernetzte Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. So legen Sie die Grundlage für gezielte, schlanke und produktive Änderungsinitiativen. 1 Quelle: Kotter, J. P. (2004): Leading Change – Eight Steps to Successful Implementation. Harvard Business School Press ### DSGVO: Wie eine integrierte Unternehmenssoftware unterstützt Am 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) EU-weit wirksam. Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und stärkt die Verbraucherrechte. Wer sich bisher noch nicht damit befasst, sollte jetzt Gas geben. Denn die Nicht-Einhaltung der DSGVO könnte Unternehmen teuer zu stehen kommen: Satte Strafen drohen – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Konzernjahresumsatzes. Da personenbezogene Daten so gut wie jede Tätigkeit in einem Unternehmen betreffen, muss also auch jeder Prozess auf DSGVO-Konformität geprüft werden. Das erfordert nicht selten strukturelle und organisatorische Veränderungen. Zudem muss jeder Mitarbeiter ein Bewusstsein und Wissen über die Datenschutzregeln haben, um ihre Einhaltung in Bezug auf seine Tätigkeit sicherstellen zu können. Welche Daten sind betroffen? Personenbezogene Daten (im Folgenden nur: Daten) lassen sich direkt oder indirekt einer Person zuordnen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, IP-Adresse, Cookies, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen und biometrische Daten aus Überwachungskameras. Besondere Vorschriften gelten für den Umgang mit Daten, die „ein Risiko für die Rechte und Freiheiten“ einer Person bedeuten können, etwa ethnische Zugehörigkeit, sexuelle Orientierung, Straftaten, Bonität oder Gesundheitsdaten. Auch Daten von Kindern unterliegen einem besonderen Schutz. DSGVO erfordert besseres Wissen über Daten und Prozesse Selbst wenn sich Unternehmen theoretisch schon intensiv mit der DSGVO beschäftigt haben, scheitern sie oft in der Praxis am ersten Schritt in Richtung DSGVO-Compliance: nämlich am Wissen, wo Daten lagern, was sie enthalten, inwieweit sie relevant sind und wann sie gelöscht werden müssen. Eine Untersuchung von Veritas Technologies 2017 bestätigt: 39 Prozent der befragten Unternehmen befürchten, dass sie Daten nicht treffsicher identifizieren und in der IT-Landschaft lokalisieren können. Die einfache Ursache: Es mangelt an technologischen Voraussetzungen. In allen Unternehmen werden personenbezogene Daten an ganz unterschiedlichen Stellen erhoben und verarbeitet: Im Marketing, im Vertrieb, im Support, in der Finanzbuchhaltung oder im Online-Shop. In den meisten mittelständischen Unternehmen liegen die Daten dann in abgekapselten und wenig kontrollierbaren Silos. Das können Insellösungen für einzelne Unternehmensanwendungen wie Kontaktmanagement oder Finanzbuchhaltung, Excel-Tabellen, Word-Dokumente genauso wie kleine Datenbanken oder aber der PC sowie das E-Mail-Postfach einzelner Mitarbeiter sein. 1. Schluss mit Datensilos Der erste und ganz fundamental wichtige Schritt in Richtung DSGVO-Compliance ist, zu wissen, wo überall im Unternehmen welche personenbezogenen Daten liegen. Bei einer heterogenen IT-Landschaft mit Datensilos kann die Suche nach bestimmten Daten schon einmal der einer Nadel im Heuhaufen gleichen. Bei einer integrierten Komplettlösung wie Scopevisio stellt sich die Frage „Wo liegen meine Daten?“ nicht: Dort werden alle Daten einmal und zentral in der Cloud gespeichert. Eine einheitliche Datenbasis ist das Herzstück von Scopevisio. Alle Prozesse der Datenverarbeitung greifen auf diese Datenbasis zu – natürlich an den jeweiligen Verwendungszweck angepasst. 2. Intelligente Suche mit dem Scoper Mit einer einheitlichen Datenbasis haben Unternehmen den Grundstein für die Umsetzung der „Betroffenenrechten“ der DSGVO gelegt. Diese sehen etwa ein „Recht auf Auskunft“ oder ein „Recht auf Korrektur“ vor: Das bedeutet, Unternehmen müssen auf Nachfrage über personenbezogene Daten Auskunft geben, sie korrigieren oder aktualisieren und auf Wunsch löschen können. Eine intelligente Suche wie das Scopen in Scopevisio hilft, alle zu einem Kontakt vorhandenen Informationen und Dokumente auf Knopfdruck zu finden – etwa Adressdaten, Belege, Aufträge, Rechnungen, Verträge und vieles mehr. Unternehmen müssen dabei nicht in vielen Silos „graben“, sondern wie beim Googeln lediglich den Suchbegriff in die Suchzeile eingeben. Scopevisio erlaubt zudem die automatische E-Mail-Archivierung an einem Kontakt. Dann wird jede eingehende und ausgehende E-Mail direkt am Kontakt angehängt. Auch das gibt Transparenz. 3. Automatisches Protokollieren Um die DSGVO einzuhalten, muss der Umgang mit personenbezogenen Daten nach strengen Regeln erfolgen, die auch dokumentiert sind. Scopevisio verfügt über eine automatische Protokollierung, dem so genannten Aktivitätenjournal. Dieses zeichnet Änderungen an Daten und Dokumenten unveränderlich auf – zum Beispiel wenn Kontaktdaten, Belege, Verwendungszwecke oder ähnliches geändert werden, erstellt Scopevisio einen automatischen Protokolleintrag. Über die Protokollierung regelt Scopevisio auch die geforderte Eingabekontrolle. Im Rechtsstreit kann diese Funktion Unternehmen helfen, die Beweislast zu tragen, die mit der DSGVO von der betroffenen Person auf das Unternehmen übertragen wurde. Einfaches Beispiel: Jemand zieht um und gibt seine Adressänderung bekannt. Anschließend bestellt er einen Artikel, der nie bei ihm ankommt. Der Verdacht: Die Adresse ist nicht korrekt aktualisiert worden. Mit dem Aktivitätenjournal kann das Unternehmen jedoch leicht nachweisen, dass sie korrekt aktualisiert wurde und dass die Ursache für den Verlust an anderer Stelle zu suchen ist. 4. Zweckbindung im System hinterlegen Die Nutzung von personenbezogenen Daten ist laut DSGVO zweckgebunden. Unternehmen dürfen also Daten nur zu einem bestimmten dafür freigegebenen Zweck und nur für den dafür vorgesehenen Zeitraum nutzen. In Scopevisio gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, diese Zweckbindung im System zu hinterlegen. Ganz klassisch können Firmen im CRM von Scopevisio Felder anlegen, in denen sie den Zweck eintragen und selektieren. Also etwa, wenn eine Person nur zu einem bestimmten Thema Informationen erhalten möchte. Für die automatisierte Kontakterfassung über das Web, also bei klassischen Web-to-Lead-Prozessen, hilft das sehr einfache selbst zu konfigurierende Webformular „web2lead“: Darüber können Firmen eine Einwilligungserklärung zur zweckgebundenen Verarbeitung der Daten einholen und diese Einwilligung am Kontakt speichern. Auch lässt sich die Zweckgebundenheit über abgeschlossene Container beziehungsweise Projekte abbilden: Das können vertriebliche, wiederkehrende oder auch interne Projekte sein. Wird ein Projekt abgeschlossen, endet auch die zweckgebundene Verarbeitung der personenbezogenen Daten. 5. Ausnahmentatbestände – etwa GoBD-relevante Daten In bestimmten Fällen schreibt die DSGVO die Löschung oder Veränderung von Daten vor. Dies gilt aber nicht für solche Daten, die zum Beispiel im Sinne der GoBD unveränderbar und aufbewahrungspflichtig sind. Die Scopevisio-Software ist von PwC nach den GoBD zertifiziert. Das heißt, ein Löschen oder Verändern von GoBD-relevanten Daten „aus Versehen“ ist in Scopevisio nicht möglich. 6. Privacy by Default Dieser Begriff bedeutet, dass in einer Software datenschutzfreundliche Voreinstellungen getroffen sind. Scopevisio unterstützt Unternehmen in Bezug auf diese datenschutzrechtlichen Voreinstellungen mit einer Reihe von Funktionalitäten, darunter ein Rollen- und Berechtigungskonzept. Zum Beispiel ist ein in das Dokumentenmanagement-System hochgeladenes Dokument für andere erst nach manueller Freigabe sichtbar. 7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) für Datensicherheit an Anbieter delegieren Im Rahmen der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, Maßnahmen zur Daten- und IT-Sicherheit zu ergreifen, zum Beispiel Netzwerk, Server und Speichermeiden ausreichend vor Datenlecks zu schützen und eine Backup-Strategie zu haben, die vor Datenverlust schützt. Ebenso dazu gehören Themen wie Verschlüsselung, Firewalls und die Benutzer-Authentifizierung. Im Fall von Scopevisio sind diese Kriterien erfüllt: Die Cloud-Lösung ist technologisch „State oft he Art“ und wird in einem hoch sicheren und zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Daten werden dort redundant gesichert und verschlüsselt. Der Zugang und Zugriff auf das Rechenzentrum sind streng geregelt. Mit der Auftragsdatenverarbeitung an einen externen Dienstleister können Unternehmen also bereits einige der technischen und organisatorischen Maßnahmen delegieren. Fazit Jedes Unternehmen selbst dafür verantwortlich, die Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Ein integriertes Komplettsystem auf einer einheitlichen und zentralen Datenbasis wie Scopevisio hilft jedoch dabei, bestimmte Grundanforderungen einfacher zu erfüllen.   ### Filosof und Scopevisio bündeln Kompetenzen Die Scopevisio AG hat die Filosof Software GmbH (www.filosof.de) übernommen. Beide Unternehmen bündeln damit Ihre Kompetenzen im Bereich der Branchensoftware für die Hotellerie und Gastronomie. Die Filosof GmbH hat mit dem Verkauf ihres Unternehmens eine strategische Entscheidung für die Zukunft getroffen: Im Zuge der Übernahme wird die Filosof-Software auf die zukunftsweisende und bereits im Markt etablierte Technologieplattform der Scopevisio gehoben. Die Scopevisio AG baut dadurch ihrerseits den Branchenfokus im Bereich der Hotellerie und Gastronomie weiter aus. Notwendiger technologischer Wandel Filosof ist seit über 25 Jahren Software-Partner für die Hotellerie. Damit die Hotelbetriebe an der digitalen Transformation ihrer Branche teilhaben können, ist ein technologischer Wechsel nötig geworden, den das Unternehmen mit eigenen Mitteln nicht hätte leisten können. In der Bonner Scopevisio AG hat Filosof den idealen Partner dafür gefunden. Aus dem Zusammenschluss hervorgehen wird „Filosof 4.0“, eine Branchensoftware auf SaaS-Basis. Kontinuität und Veränderung Die operative Geschäftsführung von Filosof bleibt in den Händen der bestehenden Geschäftsleitung (Josef Esser, Thomas Brück, Manfred Hansen). Erweitert wird das Leitungsteam durch Marko Schmitz, Geschäftsführer Vertrieb & Marketing. Alle Filosof-Mitarbeiter werden übernommen und durch ein Scopevisio-Team ergänzt. Lesen Sie hier die vollständige Pressemitteilung. Videos zur Übernahme der Filosof Software GmbH Interview mit Dr. Jörg Haas (Gründer Scopevisio AG) Interview mit Josef Esser und Thomas Brück (Geschäftsführer Filosof Software GmbH) ### Die Anwaltskanzlei wird digital Digitalisierung und Anwaltskanzleien – passt das zusammen? Im Video-Interview spricht Medienanwalt Christian Solmecke über digitale Akten, automatisierte Workflows und die Kanzlei der Zukunft. Beim Thema Digitalisierung denken die wenigsten an Rechtsanwälte. Dabei ist dieses Thema gerade für Anwaltskanzleien spannend, denn – so Christian Solmecke – „Anwälte arbeiten mit Akten, und Akten lassen sich perfekt digitalisieren.“ Außerdem gibt es in der Kanzlei immer wiederkehrende Abläufe, die sich hervorragend digital unterstützen und zum Teil automatisieren lassen. Eine Software, die genau dies leistet, hat Solmecke in seiner Kanzlei im Einsatz. https://youtu.be/J27K6laT80o Digitalisierung der Anwaltskanzlei: Vorteile Im Videointerview stellt er die Vorteile einer Kanzleisoftware sehr praxisnah dar: So sei es interessant zu wissen, ob der Mandant, für den man gerade arbeite, in der Vergangenheit auch pünktlich gezahlt habe. Auch sei es wichtig, „unlukrative Akten mit geringen Stundensätzen“ zu identifizieren, um langfristig profitabel zu sein. All dies sei aber nur mit einer Kanzleimanagement-Software möglich, die zudem die Kommunikation mit den Mandanten vereinfache. Kommunikation vereinfachen und beschleunigen So erlaubt die Software zum Beispiel auch den Versand von Dokumenten direkt aus der Akte heraus. Mit nur wenigen Klicks werden Schreiben gleichzeitig an den Mandanten, den Gegner und die Rechtsschutzversicherung mit Unterstützung eines Postversandzentrums  auf den Weg gebracht. Outsourcing an den Computer Sein Fazit: Viele Aufgaben in der Kanzlei lassen sich an den Computer outsourcen. Im Laufe des Jahres 2018 wird Solmecke deshalb eine Branchensoftware speziell für Anwälte herausbringen. Legalvisio ist eine neuartige Kanzleisoftware aus der Cloud, die anwaltliche Verfahren und Prozesse digitalisieren und zu einem hohen Grad zu automatisieren wird. ### Scopevisio unterstützt Deutsche Kinderkrebsstiftung Eine Spende in Höhe von 3.500 Euro überreichte Christopher Baxter von Scopevisio jetzt an Jens Kort, den Geschäftsführer der Deutschen Kinderkrebsstiftung. Diese Spende hat Philipp Depiereux, ein KeyNote Speaker auf unserem Cloud Unternehmertag, möglich gemacht, da er auf sein Honorar zugunsten einer gemeinnützigen Spende verzichtet hat. Mit dem Geld werden die vielfältigen Projekte der Stiftung unterstützt, die krebskranken Kindern und ihren Familien neuen Lebensmut schenken. Jährlich erkranken rund 2.000 Kinder an Krebs. Für die Kinder und die betroffenen Familien bedeutet das eine enorme emotionale Belastung. In dieser Krisensituation steht die Deutsche Kinderkrebsstiftung den Familien mit Projekten wie den „Waldpiraten“ zur Seite. Es handelt sich hier um ein Freizeitcamp, in dem die jungen Patienten nach der anstrengenden Zeit der Therapie wieder Kraft für den Alltag tanken können. Mit der „SyltKlinik“ betreibt die Kinderkrebsstiftung außerdem die einzige Nachsorgeklinik in Deutschland. Sie eröffnet Familien mit krebskranken Kindern die Möglichkeit der ganzheitlichen Rehabilitation. Verschiedene Experten, darunter Ärzte, Psychologen und Erzieher, arbeiten hier interdisziplinär und gemeinsam mit dem erkrankten Kind, seinen Geschwistern und Eltern an einer Rückkehr in das „normale“ Leben. Neben diesen konkreten Familienhilfen ist es aber vor allem das Engagement im Bereich der Forschung, das die Kinderkrebsstiftung auszeichnet. So ist die Stiftung zusammen mit dem Dachverband der Elternvereine DLFH der größte private Geldbegeber für klinische Forschung in der Kinderonkologie in Deutschland. Das ist deshalb so wichtig, weil die Kinderkrebsforschung aufgrund der geringen Fallzahlen kaum Mittel von anderer Seite erhält. Die Deutsche Kinderkrebsstiftung wurde 1995 vom Dachverband der regionalen Elterninitiativen „Deutsche Leukämie-Forschungshilfe, Aktion für krebskranke Kinder e.V.“ gegründet. In der Stiftung und im Dachverband sind die Entscheidungsträger ausschließlich betroffene Eltern oder ehemals betroffene Patienten. Sie sind ehrenamtlich in den Vorständen tätig. Die gemeinsame Geschäftsstelle hat ihren Sitz in Bonn. Die Arbeit beider Organisationen finanziert sich zum größten Teil aus Spenden und Mitgliedsbeiträgen. ### Exzellentes Projektmanagement Gutes Projektmanagement ist ein zentraler Baustein für den Unternehmenserfolg. Doch Projekte sind heute oft äußerst komplex. Die Pi-mal-Daumen-Methode funktioniert nicht mehr. Projekte brauchen ein strukturiertes Vorgehen und einen durchgreifenden Überblick über alle Ressourcen – Zeit, Personal, Material, Dienstleistungen, Aktivitäten… Dieser Beitrag erklärt, welche Elemente exzellentes Projektmanagement ausmachen. IPMA-Modell gibt Leitlinien für exzellentes Projektmanagement Die International Project Management Association (IPMA) und die Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfehlen ein Projekt-Excellence-Modell, mit dem Ihr Unternehmen Projekte besser planen, steuern und realisieren kann. Das Projekt-Excellence-Modell identifiziert fünf Bereiche, in denen sich Ihr Projektmanagement bewähren muss: Zielorientierung Führung Mitarbeiter-Einbindung Ressourcen-Management Projektmanagement-Prozesse Zielorientierung Projektziele sind nicht in Stein gemeißelt. Unterschiedliche Stakeholder verbinden unterschiedliche Ziele mit einem Projekt. Außerdem können sich während der Projektlaufzeit Ziele ändern. Neue Ziele kommen hinzu, alte werden konkretisiert oder über Bord geworfen. Wer soll da noch den Überblick behalten? Achten Sie auf folgende zielrelevanten Aspekte: Berücksichtigen Sie alle Stakeholder und nehmen Sie deren Ziele auf. Wenn Zielkonflikte auftreten, können Sie diese rechtzeitig ansprechen und korrigieren. Bestehen Sie auf einer SMARTen Definition der Ziele. SMART bedeutet: Die Ziele müssen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und zeitlich terminiert werden. Das ist eine Grundvoraussetzung, um später den Projekterfolg bestimmen zu können. Sie sollten den Stakeholdern (dazu gehört auch das Projektteam!) die Ziele zurückmelden. Dann sind die Kriterien für den Projekterfolg klar und unmissverständlich festgelegt. Etablieren Sie einen Prozess für nachträgliche Änderungen oder Aktualisierungen der Ziele. Solche Änderungen werden häufig verlangt, also seien Sie darauf vorbereitet. Ihr Prozess sollte unbedingt auch eine Risikoanalyse und die Kommunikation der Änderungen umfassen. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan, in dem Sie die Ziele in (SMARTe) Arbeitspakete unterteilen. Führung Die Projektleitung sollte die Kommunikation im Projekt organisieren, strukturieren und – ganz wichtig – selbst vorleben. Effektive Projektkommunikation erfordert eine pragmatische Abwägung zwischen Informationsbedürfnis und Transparenz auf der einen sowie Datenschutz und Vertraulichkeit auf der anderen Seite. Das Projektmanagement muss sich an Zielen orientieren und nicht in Details verlieren. Jede Aktivität muss der Zielerreichung dienen, jedes Arbeitspaket messbar zum Projekterfolg beitragen. Der Umgang mit Stakeholdern und Projektteam sollte partnerschaftlich sein. Je nach Ihrer Unternehmenskultur können Sie Formen des Neuen Arbeitens etablieren, wie zum Beispiel Aufgabenpools und selbstorganisierte Teams. Durch kontinuierliche Verbesserung kann die Projekteffizienz gesteigert werden. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird im Projektteam gelebt, indem kleine Verbesserungsschritte als PDCA (Plan-Do-Check-Act)-Zyklen durchlaufen und die so erreichten Ergebnisse als Best Practices dokumentiert werden. Die Projektleitung sollte auch die Best Practices kennen, die von anderen innerhalb des Unternehmens entwickelt wurden. Dafür muss sie über den Tellerrand schauen. Mitarbeiter-Einbindung Geeignete personelle Ressourcen müssen rechtzeitig beschafft oder geblockt werden. Wenn Neueinstellungen erforderlich sind, müssen Projektleitung, Stakeholder und HR schon Monate vor Projektstart aktiv werden. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter das Projektziel mit tragen. Daher sollte das Ziel kommuniziert werden, nicht nur ein isoliertes, individuelles Arbeitspaket. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihre Stärken einzubringen. Eine auf die Projektarbeit ausgerichtete Personalentwicklung kann durch Qualifizierungsmaßnahmen und Coaching dazu beitragen, dass jeder Mitarbeiter im Rahmen seiner Fähigkeiten bestmöglich gefördert wird. Mitarbeiter sollten die Chance haben, selbständig zu arbeiten und Eigeninitiative zu zeigen. Sie sollten Verantwortung übernehmen. Zwei Möglichkeiten dazu sind selbstorganisierende Teams und Aufgabenpools, aus denen sich jeder „bedienen“ kann. Ressourcen-Management Das Ressourcen-Management sollte sich an den „7 R“ der Logistik orientieren, nämlich: die richtige Ressource in der richtigen Menge und Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zum richtigen Preis und mit den richtigen Informationen zur Verfügung stellen. Daraus ergibt sich: Die finanziellen Ressourcen müssen ausreichen. Ihr Projektbudget sollte die Kosten aller Ressourcen berücksichtigen - eventuell in einer geeigneten zeitlichen Staffelung und auf jeden Fall mit einer Sicherheitsmarge. Planen Sie Zeitpuffer ein, die notwendig sind, um eine Ressource zu beschaffen. Das gilt sowohl für den Einkauf von Waren als auch für Dienstleistungen oder andere Leistungen von internen und externen Projektbeteiligten. Externe Lieferanten und Dienstleister sollten in die Projektarbeit und Projektkommunikation soweit wie notwendig eingebunden werden. In der digitalisierten Welt sind Informationen ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Projektarbeit. Projektaufgaben und -ergebnisse müssen mit allen relevanten Informationen vernetzt sein, damit Akteure effizient arbeiten können. Die Bereitstellung, Strukturierung und Vernetzung von Informationen ist Kernaufgabe eines ERP-Systems. Arbeitszeit- und Projektkostenerfassung helfen Ihnen, die wichtigen Ressourcen Zeit und Geld zu managen. Projektmanagement-Prozesse Von der Initiierung über die Planung, Durchführung und Kontrolle bis hin zum Abschluss und der Lessons-Learned-Sitzung existieren erprobte Projektmanagement-Prozesse. Die Standardprozesse können Sie als Vorlage nehmen, um Ihre eigenen, individuellen Prozesse daraus zu entwickeln. Entwickeln, dokumentieren und erproben Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse und implementieren Sie diese in Ihrem Projekt. Verfeinern Sie die Prozesse mithilfe der PDCA-Methodik. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Projektmanagement-Prozesse standardisieren und in Ihrer Organisation zur Verfügung stellen. So können Sie, aber auch andere Abteilungen und Niederlassungen, jederzeit auf aktuelle, praxistaugliche Best Practices zurückgreifen, anstatt jedesmal „das Rad neu zu erfinden“. Entwickeln Sie kein starres Regelwerk, sondern eine lebende Methodik, die Raum für Kreativität und Flexibilität lässt. Ein Prozess für Änderungsmanagement (Change Management) gewährleistet, dass nachträgliche Änderungen die Wirtschaftlichkeit Ihres Projekts nicht gefährden. Zum Change Management-Prozess gehört es auch, neue Projektrisiken zu bewerten, Abhängigkeiten zu analysieren und Verantwortlichkeiten sowie eine Eskalatiosstrategie festzulegen. Projektcontrolling ermöglicht Ihnen eine effiziente Steuerung Ihrer Projektmanagement-Prozesse. Die Deckungsbeitragsrechnung in Projekten gibt Aufschluss, ob Sie sich noch innerhalb des Budgets bewegen. Ziele erreicht? So bewerten Sie Ihr Projektergebnis Oberste Maxime für Ihren Projekterfolg ist die Rentabilität. Ein Projekt, bei dem Sie draufzahlen, bringt Ihnen nichts. Daher ist es so wichtig, den Deckungsbeitrag mithilfe Ihres ERP-Systems engmaschig zu überprüfen und Abweichungen zu analysieren. Darüber hinaus existieren allerdings noch drei weitere Kriterien für den Projekterfolg: Zielerreichung des Projekts Kundenzufriedenheit Zufriedenheit der Mitarbeiter und anderen Beteiligten Zielerreichung des Projekts Haben Sie Ihre Projektziele erreicht? Wenn Sie diese SMART definiert haben, sollte die Antwort nicht zu schwierig sein. Konnte das Budget eingehalten werden? Untersuchen Sie, ob durch das Projekt eventuell noch weitergehende Erträge realisiert werden können. Außerdem sollten Sie nachträglich den Ressourceneinsatz überprüfen: Wurden alle Ressourcen effizient und sinnvoll eingesetzt oder wurde etwas verschwendet? Kanban lässt grüßen! Idealerweise konnte das Projekt dazu beitragen, Ihre Marktposition zu stärken oder immaterielle Werte zu erzielen, wie zum Beispiel ein besseres Image Ihres Unternehmens. Projekte bieten viele Ansatzpunkte, um die Kundenbindung zu stärken. Sie haben jetzt einen Zugang zu neuen Mitarbeitern und Entscheidern im Kundenunternehmen. Nutzen Sie ihn! Vielleicht finden Sie Potenzial für Anschlussprojekte. Wenn der Kunde zufrieden ist – siehe nächster Punkt – können Sie ihn vielleicht als Referenzkunden gewinnen. Schreiben Sie einen Anwenderbericht, den Sie für Ihr Marketing verwenden können. Kundenzufriedenheit Die Abnahme des Projektergebnisses sollte in einem strukturierten Prozess stattfinden. Bei dieser Gelegenheit bekommen Sie Feedback zur übergreifenden Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig zeigt das Klima, in dem die Abnahme stattfindet, ob die Chemie (noch) stimmt. Wenn Sie bei der Zieldefinition alles richtiggemacht haben, sollte der Kunde den Projekterfolg an denselben Maßstäben messen wie Sie. Fragen Sie trotzdem nach. Etablieren Sie eine Methode, um die Kundenzufriedenheit abzufragen und langfristig sicherzustellen. Ein intaktes Vertrauensverhältnis zeigt sich daran, dass der Kunde Ihnen und Ihrem Team auch in schwierigen Situationen die Problemlösung zutraut. Das Feedback der Kunden sollte in Ihre weitere Projektarbeit einfließen. Die Erfahrungen aus dem Projekt sollten zentral dokumentiert werden, sie sind ein wichtiger Baustein für Ihre kontinuierlichen Verbesserungsanstrengungen. Der Vertrieb und die Kundenbetreuung sollten Zugriff auf diese dokumentierten Erfahrungen haben. Zufriedenheit von Mitarbeitern und anderen Beteiligten Analysieren Sie die Krankheitsquote und die Fluktuation Ihrer Mitarbeiter. Holen Sie (eventuell auch anonym) Feedback ein, was Sie besser machen können. Projektarbeit ist mehr als nur Pflichterfüllung. Das Feedback und die Anregungen Ihrer Mitarbeiter sind ein wesentliches Element Ihres Erfolgs. Lob und Anerkennung ist das Mindeste, was Sie ihnen geben können. Die Mitarbeiter sollen Spaß an ihrer Arbeit haben. Dazu gehört, dass sie interessante, inspirierende Aufgaben und einen angenehmen Arbeitsplatz haben. Nicht jeder übernimmt gerne Verantwortung, doch wer es möchte, sollte dies auch tun können. Wenn es zu Ihrer Firmenkultur passt, können Sie Team-Events oder Freizeitaktivitäten anbieten, oder – noch besser – diese von den Mitarbeitern in Eigenregie organisieren lassen. Mitarbeiter und auch andere Stakeholder sollten ihre Interessen in das Projekt einbringen können. Damit ist keine „Wünsch dir was“-Selbsthilfegruppe gemeint, sondern Anregungen für ein produktiveres Miteinander und eine effizientere Kommunikation. Dazu können zum Beispiel Teamwebsites, agile Tools und E-Collaboration beitragen. Projektmanagement und ERP Dabei offenbart sich, dass exzellentes Projektmanagement ohne ERP undenkbar ist. Vom Kontaktmanagement über Projektplanungsfunktionen bis hin zur Ressourcenbeschaffung und den Controlling-Auswertungen bietet Ihnen eine ERP-Software vernetzte Daten und verlässliche Informationen in Echtzeit. Hoch konfigurierbare Lösungen, die eine Projektmanagement-Software einbinden, erlauben Ihnen, Ihre Projekte individuell abzubilden. Tipp: Lesen Sie auch unsere Checkliste für Ihr Projektmanagement. ### Schuster & Walther und Scopevisio gehen Vertriebspartnerschaft ein Die Schuster & Walther IT-Gruppe und die Scopevisio AG haben auf dem Cloud Unternehmertag eine Vertriebskooperation bekannt gegeben. Die Scopevisio AG baut damit ihre Vertriebs- und Beratungsaktivitäten im Süden Deutschlands aus. Schuster & Walther erweitert im Gegenzug die eigenen Geschäftsfelder mit dem Angebot von Scopevisio bei Mittelstandskunden. Durch die vertriebsorientierte Zusammenarbeit wollen beide Unternehmen mittelständische Unternehmen in Süddeutschland besser gemeinsamen bei der digitalen Transformation unterstützen. Die Schuster & Walther IT-Gruppe zählt mit drei regionalen Niederlassungen und über 130 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu den führenden IT-Lösungsanbietern in Bayern. Zur Gruppe gehört auch die Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH, die auf Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und deren Mandanten fokussiert ist. „Scopevisio und Schuster & Walther ergänzen sich optimal, um Mittelständler und Steuerberater gemeinsam fit für die digitale Zukunft zu machen“, freut sich Norbert Zinkel, geschäftsführender Gesellschafter bei der Schuster & Walther Kanzlei GmbH. „Denn künftig werden Steuerberater und Mandanten noch viel enger zusammenarbeiten und Prozesse verknüpfen. Steuerberater nehmen für ihre Mandanten dabei auch zunehmend eine signifikante Rolle als Unternehmens- und Digitalisierungsberater ein. Dafür brauchen sie aber eine gemeinsame digitale Basis. Diese können wir zusammen mit Scopevisio schaffen.“ „Der Bedarf nach Unterstützung und Beratung bei der digitalen Transformation im Mittelstand ist immer noch enorm hoch“, erläutert Christopher Baxter, Leiter Vertrieb und Marketing bei Scopevisio. „Wir gehen davon aus, dass erst rund 20 Prozent aller mittelständischen Unternehmen angefangen haben, sich digital zu transformieren. Wir beobachten, dass die Investitionen in IT im Mittelstand sehr oft noch zugunsten der Substanzerhaltung in anderen Bereichen vernachlässigt werden. Dabei hängt die Zukunftssicherheit davon ab, ob und wie Mittelständler den Wandel angehen und umsetzen. Mit Scopevisio und Schuster & Walther haben sie dafür starke Partner an ihrer Seite.“ ### Cloud Unternehmertag 2018: Anders denken – Digital im Mittelstand Mut zur Digitalisierung – das war das Apell aller Speaker an die rund 800 Teilnehmer des sechsten Cloud Unternehmertages. Auf der Veranstaltung wurde über den digitalen Wandel, über neue Geschäftsmodelle und die Zukunft der Arbeit diskutiert. Spannende Vorträge, Breakout-Sessions zu Fachthemen, eine Podiumsdiskussion sowie jede Menge Networking am Rande der Veranstaltung begeisterten die Gäste. Aus der Cloud kamen an diesem Tag allerdings nicht nur neue Technologien, sondern auch viele Schneeflocken, was den Start etwas verzögerte. Das tat der entspannten Atmosphäre jedoch keinen Abbruch. Die begleitende Ausstellung bot nämlich bereits vorab Gelegenheit für Gespräche und Networking. Die Moderatorin Carmen Hentschel konnte die Besucher gleich zu Beginn auf einen Tag voller neuer Impulse einstimmen. Eröffnungsrede von NRW-Minister Pinkwart Die Eröffnungsrede hielt NRW-Wirtschaftsminister Andreas Pinkwart, der einen Blick zurück in die Vergangenheit warf: Vom Buchdruck angefangen bis heute habe bei der Speicherung von Wissen eine „Dematerialisierung“ der Datenträger stattgefunden. Er ermutigte die Mittelständler, selbstbewusst auf das Silicon Valley zu blicken und die Möglichkeiten der Digitalisierung für sich zu ergreifen. Dies setze Wandlungsfähigkeit voraus und würde zuweilen auch bis zur Selbstkannibalisierung führen. Jedoch zeigten erfolgreiche Beispiele digitaler Transformation, etwa bei Otto oder dem Handelsblatt, welche Chancen dadurch entstünden. Auch das Land NRW sieht er in Sachen Digitalisierung in der Pflicht: Wichtige Themen seien hier Bildung, insbesondere die Lehreraus- und fortbildung, dann aber auch die Infrastruktur und der Breitbandausbau und nicht zuletzt die Verwaltung – Stichwort e-Government. Neue Scopevisio-Partnerschaften und ScopeEconomy Die Gastgeber Dr. Jörg Haas und Michael Rosbach von Scopevisio nahmen die Zuhörer in ihrem Vortrag mit auf eine Zukunftsreise in die Welt der Scopevisio und die ScopeEconomy. Scopevisio verfügt bereits heute über vielfältige Funktionen für alle wichtigen betrieblichen Funktionen im Mittelstand. Um die Welt der Scopevisio noch weiter auszubauen, wurden einzelne, exklusive Partner ausgewählt und vorgestellt, darunter Microsoft (Office 365), eurodata (Lohn & Gehalt) und weclapp (Warenwirtschaft). Die Anwendungen der ausgewählten Partner werden an Scopevisio angebunden bzw. nahtlos integriert. Scopevisio-Anwender profitieren dabei nicht nur von einer umfassenden Anwendungsplattform. Sie können in Zukunft auch Teil einer „Virtual Super Company“ werden. Es handelt sich hier um eine virtuelle Wirtschaftsgemeinschaft, in der Mittelständler Skalenvorteile beim gemeinsamen Einkauf erzielen können. In dieser Virtual Super Company können etwa Waren (Büromaterial, IT-Ausstattung) und Services (Buchhaltungsservices) günstiger bezogen oder günstigere Konditionen bei Kfz-Leasing oder Mobilfunkverträgen erreicht werden. Mehr noch: Laut Haas und Rosbach entsteht dadurch eine "Sharing & Gig & Collaborative Economy", wie sie bisher noch völlig unbekannt ist. Breakouts kommen an Erstmals fanden am diesjährigen Cloud Unternehmertag sogenannte Breakout Sessions statt, in denen verschiedene Fachthemen behandelt wurden, darunter „Unternehmenssteuerung: Echtzeit & in Farbe“ (Scopevisio und agindo GmbH), „Hotels & Gastronomie werden digital“ (Scopevisio), „Mit dem Rücken zur Wand! Wie die Digitalisierung unsere Kanzlei rettete – und uns nebenbei massenhaft Mandanten bescherte" (Christian Solmecke, Legalvisio GmbH) sowie „ScopeTorial – Projekteffizienz durch modernes Videocoaching“ (Scopevisio). Start-up-Denke im Mittelstand Philipp Depiereux von etventure stellte in seinem Vortag unmissverständlich klar, dass heute gilt: „Digitize or die“ – und zwar in allen Branchen. Anhand verschiedener Beispiele machte Depiereux deutlich, dass die Konkurrenz für etablierte Mittelständler inzwischen nicht mehr (nur) aus der eigenen Branche kommt. Vielmehr lauern agile, digitale Start-ups mit neuen Geschäftsmodellen darauf, zum richtigen Zeitpunkt vorzupreschen. Um den digitalen Wandel voranzutreiben, gab Depiereux den anwesenden Mittelständlern Tipps an die Hand, die aus der Start-up-Welt stammen, wie zum Beispiel hohe Risikofreudigkeit, extreme Testmentalität und maximale Nutzerzentrierung. Er empfahl dem Mittelstand außerdem den Aufbau einer eigenen, überschaubaren Digitaleinheit, die im geschützten Raum operiert, während das Kerngeschäft weiter läuft. Veränderung der Arbeitswelt Die Podiumsdiskussion am Mittag trug den Titel „Arbeit der Zukunft – Mut zur Veränderung“ und wurde von Heinrich Vaske (Computerwoche) moderiert. Mit auf dem Podium standen Sigurd Jaiser von sipgate, Ulrike Lüneburg von Siegwerk Druckfarben, Philipp Depiereux von etventure und Dr. Jörg Haas von Scopevisio. In der Runde wurde diskutiert, wie in unserer heutigen, teils noch sehr papierbasierten Arbeitswelt der Sprung in die digitale Zukunft gelingt und was dies für die Arbeits- und Unternehmenskultur bedeutet. Dabei ging es weniger um Tools, als um Fragen der Führungskultur, der Weiterbildung und um Ängste und Sorgen der Mitarbeiter. Digitalisierung in der Gastronomie Inwiefern auch die Gastronomie von der Digitalisierung profitieren kann, erläuterte Kent Hahne in seinem Vortrag. Hahne ist einer der erfolgreichsten Systemgastronomen Deutschlands. Ehemals jüngster Franchisenehmer von McDonalds und Mitbegründer von Vapiano, ist er inzwischen Chef von aperion, einer Dachgesellschaft für Gastronomiemarken wie The ASH, GinYUU und Bullitt. Hahne beschrieb, wie wichtig es sei, den Personaleinsatz flexibel in den Restaurants planen zu können. Das sei nicht nur das A und O für die Wirtschaftlichkeit, sondern auch für die Zufriedenheit der Gäste. Mit Excel käme man da schnell an die Grenzen, ausgefeilte Tools seien nötig. „Digitalisierung schaufelt Zeit frei für die Gäste“, so seine Überzeugung. Partnerschaft mit Microsoft Zum Kreis der engsten Scopevisio-Partner zählt auch Microsoft. Welche Vorteile sich für den Kunden aus der Partnerschaft ergeben, erläuterte Christian Geckeis, Head of Partner Development bei Microsoft Deutschland, in seinem Vortrag. Zunächst ging Geckeis aber auf die veränderte Erwartungshaltung der Menschen an ihre Arbeit ein. Beeinflusst durch die private Nutzung von Smartphone, Tablet & Co., gelte heute auch in Arbeitswelt der Anspruch: „Überall, einfach, effizient, gemeinsam“. Dazu kann die Partnerschaft von Microsoft und Scopevisio in besonderer Weise beitragen. So ging Geckeis auf die Integration von Office 365 in die Scopevisio-Welt ein. Diese erlaube zum Beispiel ein Single-Sign-On inklusive einheitlichem Rechtemanagement und zentraler Benutzerverwaltung. Durch die Integration würden Silos vermieden und Geschäftsprozesse unmittelbar mit den entsprechenden Dokumenten verbunden. Die Integration von Power BI in Scopevisio erlaube es, komplexe Datenanalysen in Echtzeit durchzuführen und in übersichtlichen Auswertungen zu visualisieren. Beim anschließenden Get-Together wurden die Diskussionen rund um die Digitalisierung fortgeführt. Mit einer Vielzahl an neuen Ideen und neuen Kontakten gingen die Teilnehmer der Veranstaltung nach Hause. Der nächste Cloud Unternehmertag findet am 16. Januar 2019 statt. Mehr Impressionen und ein Filmmitschnitt in Kürze unter www.cut2018.de. ### eurodata und Scopevisio kooperieren Scopevisio und eurodata bündeln ihre Kräfte: Auf dem Cloud Unternehmertag in Bonn haben beide Unternehmen eine umfassende Produkt-, Technologie- und Entwicklungspartnerschaft bekannt gegeben. Im Zuge der Kooperation werden die Scopevisio AG und eurodata AG bestehende Produkte integrieren, vor allem aber gemeinsam neue Lösungen und Dienste für den Mittelstand und Steuerberater entwickeln. Geplant ist der Aufbau einer gemeinsamen Unternehmensplattform für vernetztes Arbeiten. Stark im Personalwesen Die eurodata AG ist insbesondere im Personalwesen mit ihren Cloudlösungen funktional sehr breit aufgestellt. Inzwischen werden jährlich rund fünf Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen in der Cloud erstellt – mit steigender Tendenz. In der Cloud bietet eurodata außerdem eine Online Zeiterfassung und eine Online Dienstplanung an. Partner für den Mittelstand „Wir passen sowohl von der Strategie wie auch von der praktischen Umsetzung sehr gut zusammen“, freut sich Dieter Leinen, Vorstand der eurodata, auf die Kooperation. „Die Entwickler beider Häuser nutzen dieselbe Entwicklungstechnologie als Basis, das gegenseitige Verständnis sowohl bei Technologie als auch fachlichen Themen ist groß. Gemeinsam können wir dem Mittelstand eine herausragende ganzheitliche Unternehmenslösung anbieten.“ Synergien zum Nutzen der Kunden Auch bei Scopevisio sieht man sehr großes Potenzial in der gemeinsamen Zusammenarbeit. „Mit eurodata haben wir sowohl fachlich als auch technologisch den idealen strategischen Kooperationspartner gefunden, um dem Mittelstand eine umfassende Lösung für sämtliche Geschäftsbereiche anzubieten.“ Ergänzende Lösungen In einem ersten Schritt werden die Lösungen der eurodata aus den Bereichen Lohn und Gehalt sowie Personaleinsatzplanung in Scopevisio integriert. eurodata wiederum ergänzt ihr Produktspektrum mit der Scopevisio Finanzbuchhaltung, die als Mandantenlösung angeboten wird. Digitale Zusammenarbeit von Steuerberater und Unternehmen Neue gemeinsame Projekte sind bereits in der Pipeline: So haben beide Partner vereinbart, eine moderne asynchrone Webservice API zu entwickeln, welche die eurodata Rechnungswesen-Lösung für Steuerberaterkanzleien mit der Scopevisio Mandantenfinanzbuchhaltung verbindet. „Dies wird eine wesentlich effizientere und schnellere Zusammenarbeit zwischen dem Steuerberaterbüro und dem Unternehmen als Mandanten erlauben“, so Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas. Interoperabilität für bessere Zusammenarbeit In den nächsten zwölf Monaten soll die Interoperabilität beider Lösungen hergestellt werden. Steuerberater und Unternehmen können dann Teilprozesse der Finanzbuchhaltung bedarfsgerecht hin und her verlagern. Beide Seiten verfügen jederzeit über aktuelle Daten in der Finanzbuchhaltung. Außerdem besitzen sie eine gemeinsame Plattform zur Erstellung der handels- und steuerrechtlichen Jahresabschlüsse sowie der betrieblichen Steuererklärungen. Diese wegweisende Interoperabilität lässt das vernetzte Arbeiten mit dem dienstleistungsorientierten Steuerberaterbüro der Zukunft zur Realität werden. ### Scopevisio ist GoBD-konform Scopevisio erfüllt Compliance-Anforderungen Schon vor der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) im Jahr 2015 erfüllte Scopevisio alle Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzbehörden. Diese hießen damals noch GDPdU und GoB, enthielten jedoch bereits die meisten Regelungen der modernen GoBD. Mit Inkrafttreten der GoBD konnte Scopevisio sich daher schnell an den neuen, strengeren Rechtsrahmen anpassen. Wir haben die GoBD in Scopevisio vollständig umgesetzt. Mehr noch: Es gibt ja nicht nur Vorschriften für Software-Systeme, sondern auch für die Menschen, die diese Software verwenden. Scopevisio macht Ihnen die Einhaltung durch clevere Funktionen leicht. Zum Beispiel: Damit Kassenbewegungen schnell erfasst werden können, gibt es eine App, die Belege automatisch über die Smartphone-Kamera hochlädt. Damit die Funktionstrennung beim Prüfen und Freigeben von Eingangsrechnungen beachtet wird, haben wir einen praktischen Workflow integriert. Diese und viele weitere Lösungen finden Sie in unserer integrierten Cloud-Unternehmenssoftware. Lassen Sie sich in einem unserer Webinare zeigen, wie vielseitig und durchdacht Scopevisio Ihre Prozesse begleitet. Scopevisio und GoBD - das passt! Die folgende Tabelle gibt einen Überblick, wie die Scopevisio die GoBD-Anforderungen erfüllt. Diese GoBD-Anforderung… erfüllt Scopevisio durch folgende Maßnahmen… Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (progressiv und retrograd) Alle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung. Buchungssatz und Belegbild sind unauflöslich miteinander verknüpft. Stammdatenänderungen sind aus dem Systemprotokoll ersichtlich. Unveränderbarkeit Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert. Unverlierbarkeit Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden können. Es ist systemseitig sichergestellt, dass die Dokumente vor Vernichtung, Verlust, Überschreiben, Diebstahl usw. geschützt sind. Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten Datenspeicherung in Deutschland Die Datenspeicherung erfolgt auf eigenen, dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Vollständigkeit (in Bezug auf außersteuerliche und steuerliche Buchhaltungs- und Aufzeichnungspflichten) Steuerrelevante Informationen werden in einem an die Finanzbuchhaltung angebundenen DMS gesichert und mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft. Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft. Auffindbarkeit Durch Techniken wie z. B. Volltextindizierung lassen sich Informationen rasch finden. Ordnung Unterlagen sind eindeutig identifizierbar. Das gilt für Buchungen, Belege und begleitende Dokumente. Zeitgerechte Erfassung Sobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen die zeitnahe Erfassung. Zeitgerechte Buchung Durch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten übernehmen. Tägliche Kassenführung Den Kassenbewegungen kann ein elektronischer Beleg sofort zugeordnet werden. Jederzeitige Kassensturzfähigkeit Der Sollbestand der Kasse ist direkt abrufbar. Maschinelle Auswertbarkeit Das System liefert verlustfrei maschinell auswertbare Daten (kein Downgrade!). Datenzugriff der Finanzbehörde Im Falle einer Steuerprüfung sind die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export schnell eingerichtet bzw. im System bereits vorgesehen. Internes Kontrollsystem Die erforderliche Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden. Im Idealfall implementiert das System auch einen Workflow für die Rechnungsprüfung und –freigabe. Verfahrensdokumentation Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt. Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass wir nicht befugt sind, Rechts- oder Steuerberatung zu leisten. ### Mit Software gegen Fachkräftemangel Die Nachrichten sind alarmierend: „Fachkräftemangel wird für Deutschland zum Umsatz-Killer“ titelt die Welt am 5. November; „Fachkräftemangel bremst Deutschlands Mittelständler“ legen die Stuttgarter Nachrichten nach. Grundlage ist eine Studie, deren Ergebnisse kaum überraschen: Eine Umfrage des Marktforschungsinstituts GfK unter 800 mittelständischen Unternehmen in Deutschland zeigt, dass es brennt auf dem deutschen Arbeitsmarkt. 97 Prozent der Unternehmen finden nicht genügend qualifizierte Bewerber. 88 Prozent empfinden den Markt gar als „leergefegt“. Fachkräftemangel kostet Umsatz Der Fachkräftemangel hat weitreichende Folgen für die Wirtschaft. Investitionen werden verschoben, Projekte abgeblasen, Termine überschritten und Aufträge abgelehnt. 28 Prozent der Firmen verzichten auf Umsatz - und das trotz erheblicher Überstunden der vorhandenen Belegschaften. Zukunftsinvestitionen scheitern am Fachkräftemangel Ausgerechnet die digitale Transformation entwickelt sich zur Hängepartie. Wegen des Mitarbeitermangels verschieben viele Firmen ihre Digitalisierungsprojekte oder IT-Investitionen. Dabei sind diese Bereiche absolut zukunftsentscheidend. In vielen Branchen entscheidet der Grad der Digitalisierung und Automatisierung darüber, welches Unternehmen im Wettbewerb besteht und welches nicht. Wer heute seine IT-Investitionen aufschiebt, kann schon morgen große Probleme bekommen. Kaum verwunderlich: IT-Spezialisten sind besonders begehrt – und besonders rar. 29 Prozent der großen Mittelständler, die unter Fachkräftemangel leiden, konnten aus diesem Grund IT-Projekte nicht umsetzen.  Der Wettbewerb um die besten Köpfe treibt die Löhne nach oben. Kleinere Unternehmen leiden darunter stärker als große. Denn sie können die von anderen Unternehmen angebotenen Löhne nicht bezahlen. Unternehmen nicht attraktiv genug Rund die Hälfte der Befragten stellen fest, dass die Suche nach Talenten gar nicht an den Gehaltsvorstellungen scheitert. Stattdessen sei ihr Unternehmen wohl nicht attraktiv genug. Fast ebenso viele Unternehmen sehen in ihrem abgelegenen Standort eine Ursache für die Recruiting-Probleme. Begehrte Fachkräfte können aus mehreren Stellenangeboten wählen. Da zieht so mancher lieber nach Stuttgart als in die Schwäbische Alb. Attraktivität als Arbeitgeber steigern Wenn die Firmen schon erkannt haben, dass ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu wünschen übriglässt, dann sollten sie etwas dagegen tun. Selbsterkenntnis ist bekanntlich der erste Weg zur Besserung. Ist die Software up-to-date? Um die eigene Attraktivität zu steigern lohnt es sich, zu fragen, was moderne Arbeitnehmer wollen. Was wollen Arbeitnehmer? Eine Studie eines Büromöbelherstellers fand heraus, dass sich die Arbeitnehmer ergonomischere Arbeitsplätze wünschen. Die IG-Metall ermittelte mit einer groß angelegten Befragung, dass Beschäftigte kürzere Arbeitszeiten wollen und sich für Selbstverwirklichung am Arbeitsplatz kaum interessieren. Softwarehersteller finden heraus, dass sich Arbeitnehmer über veraltete Software beschweren. Und Elternverbände stellen fest, dass mehr Home Office und Teilzeitmodelle ein Schritt in die richtige Richtung sind. Der Verband der Physiotherapeuten schwört auf Massagen am Arbeitsplatz. Cui bono? fragt sich da der aufmerksame Leser. Die folgenden Erkenntnisse stammen aus verlässlichen, neutralen Quellen. Generation Y will Selbstverwirklichung Anders als der DGB berichten neutrale Studien, dass die Generation Y mehr Wert auf sinnerfülltes Arbeiten, Freiräume, Familienfreundlichkeit und Selbstverwirklichung legt als frühere Generationen. Die jungen Leute finden Konzept für Neues Arbeiten gut. Lob und Anerkennung Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Gute Mitarbeiter freuen sich über Lob und Anerkennung. Incentives binden wertvolle Talente an Ihr Unternehmen. Wer Wertschätzung erfährt, lässt sich nicht so leicht abwerben. Der Führungsstil sollte nicht autoritär sein, sondern die Mitarbeiter fördern und motivieren. Offenes Lob, aber auch konstruktive Kritik, sind dabei wichtig. Auch geldwerte Incentives kommen in Betracht, zum Beispiel ein Bonus, eine Urlaubsbeihilfe oder ein Dienstwagen. Gemeinsame Betriebsfeiern und Ausflüge stärken den Zusammenhalt. Urlaub und Weiterbildung Genügend Urlaub steht bei vielen Arbeitnehmern weit oben auf der Wunschliste. Die wenigsten würden für einen neuen Arbeitgeber auf Urlaub verzichten. Auch Weiterbildung steht hoch im Kurs, dient sie doch der persönlichen Weiterentwicklung und zeigt, dass der Chef sich für den Mitarbeiter interessiert. Fast 90 Prozent der Arbeitnehmer würden sich über eine Weiterbildung freuen, aber nur knapp die Hälfte bekommt tatsächlich eine angeboten. Flexible Arbeitszeiten und Familienfreundlichkeit Arbeitnehmer möchten ihre schmale Freizeit nicht auch noch im Stau verbringen. Flexible Arbeitszeitmodelle geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten auf ihre Bedürfnisse abzustimmen: Außerhalb der Stoßzeiten zur Arbeit fahren, in der Familienphase die Arbeitszeit reduzieren, gelegentlich auch einmal im Home-Office arbeiten, die Hobbies mit der Arbeit in Einklang bringen – immerhin rund drei Viertel der Arbeitnehmer hegen diese nachvollziehbaren Wünsche. Eine wahre Geschichte: Mitten im größten IT-Fachkräftemangel fand eine erfahrene Informatikerin, ihres Zeichens Datenbankadministratorin, keine Arbeit. Warum? Weil sie ein Kind bekommen hatte und nur 30 Stunden zur Verfügung stehen konnte. Wer als Arbeitgeber solche Bewerber ziehen lässt, hat das Recht verwirkt, einen Fachkräftemangel zu beklagen. Geld macht nicht glücklich …aber es beruhigt, sagt eine Volksweisheit. Faire Bezahlung sollte selbstverständlich sein. Das bedeutet: Sie sollten bei der Entlohnung im Branchenvergleich mindestens im Mittelfeld liegen. Stärken betonen, Schwächen kompensieren In der Realität hängt es stark von Branche, Standort und der eigenen Firmenkultur ab, welche Arbeitsmodelle die Attraktivität Ihrer Firma als Arbeitgeber steigern können. Werfen Sie doch einmal einen Blick darauf, was Sie haben und was Ihnen fehlt. Dann können Sie bei der Personalsuche Ihre Stärken besser ins Licht rücken und Ihre Schwächen kompensieren. Haben Sie einen attraktiven Standort und eine gute IT-Ausstattung? Dann könnten mehr Flexibilität und bessere Löhne die Antwort sein. Ist Ihre Branche unattraktiv und Ihre Firmenzentrale in Posemuckel? Dann können Sie vielleicht mit einer tollen Arbeitsplatz-Ausstattung, gutem Betriebsklima und einem Betriebskindergarten punkten. Suchen Sie verzweifelt IT-Personal und können es in hundert Kilometer Umkreis nicht finden? Dann verwenden Sie doch Cloud-Software und sparen Sie sich das Personal für Wartung und Administration eigener Server! Brauchen Sie mehr Wirtschaftsinformatiker, Marketing-Leute, Betriebswirte, Logistik-Fachkräfte? Dann bilden Sie doch selbst welche aus. Viele Studierende in dualen Studiengängen freuen sich über eine Chance. Software als Helfer in der Not Und jetzt folgt das unvermeidliche Lob der aktuellen Software. Denn nach wie vor schöpfen die meisten Unternehmen die Effizienzpotenziale etwa eines ERP-Systems oder einer Cloud-Lösung nicht komplett aus. Cloud bringt die Arbeit zum Mitarbeiter Dabei kann Cloud-Software ein kleines Wunder vollbringen: Wenn der Mitarbeiter nicht zur Firma kommen kann, bringt sie die Firma zum Mitarbeiter. So kann ein deutsches Unternehmen beispielsweise einen Entwickler auf den Philippinen beschäftigen. Nicht etwa per Outsourcing, sondern als Angestellten. e-Collaboration für Job Sharing Moderne ERP-Systeme machen Workflows stabil, Prozesse transparent und Informationen zugänglich. In einem solchen Umfeld ist es kein Problem mehr, eine Arbeitsstelle auf zwei oder mehr Personen aufzuteilen. ERP-Software, CRM und Dokumentenmanagementsysteme bilden eine ideale Plattform für die elektronische Zusammenarbeit, neudeutsch: eCollaboration. Die Informationen fließen nahtlos von einer Kollegin zur nächsten. Die kann dann ihre Arbeit genau dort aufnehmen, wo ihre Job Sharing-Partnerin aufgehört hat. ### Arbeit 4.0 - nur langsame Fortschritte Die Digitalisierung schafft neue Möglichkeiten für dezentrales, vernetztes Arbeiten - eben Arbeit 4.0. Aber sie bedingt auch einen Kulturwandel in Unternehmen. Am 20. September 2017 wurden auf der Messe Zukunft Personal in Köln die Ergebnisse der Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2017 der Öffentlichkeit präsentiert. Der Fachverlag IDG Business Media befragte rund 1.500 Unternehmen und Beschäftigte, wie sie sich den Arbeitsplatz der Zukunft vorstellen. 18 Millionen Büroarbeiter in Deutschland sind betroffen. Grund genug, sich die Arbeitswelt von morgen und das Thema Arbeit 4.0 noch einmal genauer anzusehen. Collaboration – die traurige Realität Ist es zu glauben? Die wichtigsten Arbeitsinstrumente bei der überörtlichen Zusammenarbeit sind im Jahre 2017: E-Mail und Telefon. Mehr als 95 Prozent der Büroarbeiter kooperieren per E-Mail, fast 88 Prozent greifen zum Telefon. Collaboration sieht anders aus. Auf den Plätzen folgen Office Tools und Intranet sowie Web- und Videokonferenzen. Nur jeder Vierte kooperiert via ERP und jeder Fünfte über CRM-Systeme. Willkommen in der Realität der Arbeit 4.0. Aufgeschlossenheit ist groß Dabei sind Büroarbeiter durchaus aufgeschlossen für neue Methoden der Zusammenarbeit. 70 Prozent würden sich darüber freuen oder zumindest dafür interessieren, über eine eigene URL standortunabhängig Zugriff auf alle ihre Anwendungen zu haben. Lediglich zwei Prozent der Befragten würden das rundweg ablehnen. Warum also bestehen althergebrachte Methoden in Büros so zählebig fort? Ganz einfach: Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern keine zeitgemäßen Arbeitsplätze. Jeder vierte Büroarbeiter ist mit der technischen Ausstattung seines Arbeitsplatzes unzufrieden. Es liegt also nicht unbedingt an der mangelnden Akzeptanz der Mitarbeiter, wenn Unternehmen die Zukunft der Arbeit verschlafen. Vielmehr sind zeitgemäße, Cloud-gestützte Arbeitsmethoden in den Unternehmen selbst noch unzureichend verankert. Was Mitarbeiter wünschen... Vier von fünf Arbeitnehmern wünschen sich mehr Freiheit und Selbstbestimmung. Sie möchten Arbeit und Leben miteinander vereinbaren. Sie fordern flexiblere Arbeitszeitmodelle oder die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Sie möchten, dass ihre Arbeitgeber ihnen vertrauen. Wer schon einmal im Berufsverkehr auf dem Kölner Autobahnring unterwegs war, kann gut verstehen, warum das so ist. Doch das Dilemma ist lösbar. Mobilität funktioniert nämlich in zwei Richtungen: Entweder der Arbeitnehmer ist mobil, das heißt, er kommt zu seinem Arbeitsplatz (und verliert dabei viel Zeit und Nerven), Oder die Arbeit ist mobil und kommt zum Arbeitnehmer, wo auch immer dieser sich aufhält. Es zeigt sich, dass immer mehr Arbeitnehmer die zweite Variante bevorzugen. ...interessiert Unternehmen wenig Lediglich ein Drittel der Unternehmen hat seine Arbeitnehmer überhaupt gefragt, wie diese sich ihren Arbeitsplatz in Zukunft vorstellen. Ein schwaches Bild angesichts von Fachkräftemangel und einer zunehmend unabhängigen, individuellen und selbstbewussten Generation Y, die sich Personaler nur allzu gerne ins Unternehmen holen möchten. Neue Räume, neue Arbeitsmodelle Doch da ist auch Licht: Zwei von drei Firmen haben erkannt, dass sie ihre Arbeitsplätze weiterentwickeln müssen. Grundvoraussetzung ist eine gute Technologie-Ausstattung, die auch das Arbeiten von unterwegs ermöglicht. Auch die Ergonomie und der Wohlfühl-Faktor in der Büroarbeit verbessern sich allmählich. Das fängt beim rückenschonenden Stehpult an und hört beim Obstkorb in der Teeküche noch längst nicht auf. Die räumliche und technische Ausstattung ist ein Anfang, aber mehr auch nicht. Software aus der Cloud schafft auch neue Perspektiven für Job Sharing und Heimarbeit. In integrierter Cloud-Unternehmenssoftware sind Vorgänge mit allen relevanten Informationen angereichert. Qualitätsgesicherte Workflows werden im System hinterlegt. So weiß die Teilzeit-Kollegin sofort, wer wann was mit wem besprochen hat und welche Schritte sie als Nächstes übernehmen sollte. Aufgabenpools statt Mikromanagement Chefs können ihren Mitarbeitern mehr Freiheit lassen, wenn es gilt, die eigene Arbeit zu organisieren. Die Zukunft der Arbeit braucht kein Mikromanagement mehr. Eine sinnvolle Einrichtung sind zum Beispiel Aufgabenpools, aus denen sich Mitarbeiter ihre neuen Aufgaben holen, wenn sie eine Arbeit erledigt haben. Arbeitsaufträge nach der Pull-Methode statt nach der Push-Methode. Auch das ist Arbeit 4.0. Statt zu manchen Zeiten überlastet und zu anderen Zeiten gelangweilt zu sein, können Mitarbeiter selbst ihre Arbeitsauslastung steuern. Der Druck, der heute noch viele Mitarbeiter in Burn-out und Erschöpfung treibt, wird vielleicht bald der Vergangenheit angehören. Reporting-Tools, Benachrichtigungen und Statusmeldungen sorgen dafür, dass der Manager weiterhin einen Überblick über die Leistung und den Erledigungsgrad der Aufgaben hat. Kulturwandel im Unternehmen Die digitale Transformation bringt nicht nur mehr Vernetzung, mehr Internet, mehr Automatisierung, mehr Produktivität in die Unternehmen. Sie führt auch zu einem tiefgreifenden Kulturwandel. Fortschrittliche Unternehmen arbeiten mit dezentralen, flexiblen Teams, die über Collaboration-Plattformen, Chat-Tools, ERP- und CRM-Systeme kommunizieren und zusammenarbeiten. Die alten, hierarchischen Linienorganisationen haben ihre Gültigkeit verloren. Die neuen Teams sind nicht mehr an Standorte oder Organisationen gebunden. Heute sind in der IT-Umgebung eingerichtete Rollen und Verantwortlichkeiten, Freigaben und Berechtigungen, Benachrichtigungen und Statusanzeigen die neuen Organisationsstrukturen, wenn es gilt, Aufgaben und Projekte effizient zu bewältigen. Fazit: Cloud schafft Dynamik für Arbeit 4.0 Cloud-Lösungen bringen eine neue Freiheit, Unabhängigkeit und Dynamik in die Arbeitswelt. Die e-Collaboration über die Cloud, mit sicherem, standortunabhängigem Echtzeit-Zugriff auf Daten und Anwendungen wird weiter voranschreiten. Cloud-Services sind ein Heilmittel gegen den Fachkräftemangel hierzulande. Arbeitszeiten und Leistungen werden durch sie hoch skalierbar und ultra-flexibel. ### Scopevisio gewinnt Silber bei den IT Awards 2017 Zum dritten Mal in Folge ist Scopevisio bei den IT-Awards ausgezeichnet worden. In der Kategorie "Cloud-ERP" erhielten wir in diesem Jahr den Award in Silber. Der Preisverleihung war eine große Leserwahl vorausgegangen. Dabei hatten die Vogel IT-Medien die Leser ihrer Insider-Portale dazu aufgerufen, in über 40 Kategorien ihre Favoriten zu wählen. Von April bis August gingen über 30.000 Stimmen ein. Jetzt überreichten die Chefredakteure der Insider-Portale im Rahmen einer feierlichen Gala in Augsburg den drei Gewinnern in jeder Kategorie Auszeichnungen in Silber, Gold und Platin. Scopevisio erhielt Silber vom CloudComputing-Insider Portal in der Kategorie "Cloud-ERP". Die Insider-Medien richten sich an IT-Experten im B2B-Umfeld. Aktuell betreiben die Vogel IT-Medien sieben Fachportale für IT-Professionals, darunter DataCenter-Insider, BigData-Insider, CloudComputing-Insider, Dev-Insider, IP-Insider, Security-Insider und Storage-Insider. ### Wie funktioniert künstliche Intelligenz? Watson ist die KI von IBM. Er ist ein kognitives System, das durch Interaktionen lernt, und liefert laut IBM "evidenzbasierte Antworten, die für bessere Ergebnisse sorgen." https://www.youtube.com/watch?v=lag22Hl2RQw#t=0m4s "Evidenzbasiert" bedeutet, dass aus Daten und Fakten Einsichten gewonnen werden. Der Computer wertet Daten aus und zieht selbsttätig - aufgrund seiner einprogrammierten Pseudo-Intelligenz - Schlüsse aus diesen Daten. Dahinter steht die Überlegung, dass die Datenmengen schon heute kaum mehr zu bewältigen sind und in den nächsten fünf Jahren um weitere 800 Prozent zunehmen werden. Was für Menschen unübersichtlich ist, liefert für selbstlernende Systeme ideale Bedingungen: Viel Stoff zum Lernen und Erkennen von Mustern. So soll künstliche Intelligenz in den nächsten Jahren zunehmend die Unternehmen und die Arbeitswelt revolutionieren. KI in Unternehmen Alexa, Siri, Cortana – die Chatbots von Amazon, Apple und Microsoft sind Beispiele dafür, wie künstliche Intelligenz die Interaktion zwischen Mensch und Computer einfacher und effizienter macht. Auch der Scoper von Scopevisio fällt in diese Kategorie. Hersteller von Unternehmenssoftware verwenden zunehmend intelligente Algorithmen, um ihren Kunden das Leben zu erleichtern. Virtuelle persönliche Assistenten durchforsten die Millionen von Daten, die sich im Unternehmen ansammeln, und filtern das heraus, was der Anwender benötigt. Die Zugriffsrechte für die angeforderten Informationen sind dabei die einzige Bedingung. KI übernimmt Büroarbeiten Büroarbeiten werden in Zukunft mehr und mehr von künstlicher Intelligenz unterstützt oder ersetzt. Maschinelle Übersetzung und Sprachproduktion sind nur zwei Beispielanwendungen. Künstliche Intelligenz lässt sich überall dort anwenden, wo Lösungen durch den Vergleich mit ähnlich gelagerten Problemen generiert werden können: Zum Beispiel für die Korrespondenz, die Erstellung von Berichten, Social Media-Postings – oder die Finanzbuchhaltung. Theoretisch könnten sogar Gutachten oder Gerichtsurteile von einer KI erstellt werden – Merkmale und andere Urteile, die in vergleichbaren Fällen ergangen sind, liegen in Hülle und Fülle vor. Es ist kein Problem, hier Muster zu erkennen und die "fitteste" Lösung zu finden. Die Algorithmen, auf denen KI basiert, werden im Folgenden untersucht. Was ist ein Algorithmus? Ein Algorithmus ist eine exakte, schrittweise Vorschrift zur Lösung eines Problems. Er besteht in einer Folge von eindeutigen Anweisungen. Er wird nicht unbedingt in einer Programmiersprache notiert, sondern oft auch als Flussdiagramm und in natürlicher Sprache. Dennoch geht es letztlich immer darum, den Algorithmus in maschinenlesbarer Form zu implementieren. Das bedeutet, dass auf Grundlage der Verarbeitungsvorschrift ein Computerprogramm geschrieben wird, das das betreffende Problem löst. Wodurch wird ein Algorithmus “intelligent”? Heuristische Methoden Viele künstliche Intelligenzen arbeiten mit heuristischen Methoden. Diese Methoden sind geeignet, schnelle Lösungen zum Beispiel in Entscheidungsbäumen zu finden. “Normale” Algorithmen brauchen vier Jahre, um einen Baum der Tiefe 15 und mit einer Verzweigungsrate von 3 zu durchforsten. Heuristische Algorithmen schaffen das in Sekunden, zum Beispiel, indem sie den kürzesten Pfad zwischen zwei Knoten in einem Netzwerk finden. Dazu werden KI-Progamme geschrieben, die auf Schätzungen und Beobachtungen basieren – auf so genannter Fuzzy Logic oder unscharfer Logik. Viele Virenscanner implementieren Heuristik. Sie erkennen Viren anhand von typischen Merkmalen. Erst kürzlich wurden zwei Jenaer Informatiker für ihre Weiterentwicklung der Lokale-Suche-Heuristik in Netzwerken ausgezeichnet. Neuronale Netze Neuronale Netze verfolgen einen Ansatz, der der Funktionsweise von Neuronen ähnelt. Künstliche neuronale Netze sind parallel verbundene Netzwerke aus einfachen, adaptiven Elementen in hierarchischer Anordnung, die mit ihrer Umgebung in derselben Weise wie biologische Nervensysteme interagieren. Diese etwas sperrige Definition stammt vom KI-Pionier Teuvo Kohonen (1984). Neuronale Netze sind gekennzeichnet durch massive parallele Informationsverarbeitung. Sie haben mehrere Schichten. Sie leiten Informationen über künstliche Synapsen weiter (Propagation) und sind in der Lage zu lernen. Wie das? Indem sie gezielt trainiert werden und Schwellenwerte sowie Gewichte für Richtig-Falsch-Bewertungen in diesem Prozess immer neu anpassen. Die einzelnen Formeln, nach denen dies geschieht, dürfen hier ausgespart bleiben. Schematisch ist der Ablauf in der (kontrollierten) Trainingsphase wie folgt: Beispiel-Daten werden dem Netz als Input übergeben. Der Output für die Beispiele ist bekannt. Der tatsächliche Output wird mit dem Soll-Output verglichen. Wenn beide voneinander abweichen, werden Schwellenwert und Gewichte zwischen den einzelnen Schichten so angepasst, dass der mittlere Fehler zwischen Soll und Ist sinkt. Fehlerdaten werden durch das Netz zurückgegeben (Backpropagation). Systeme, die Muster erkennen, verwenden häufig neuronale Netze. Diese können auch mit unvollständigen und unklaren Input-Werten arbeiten und verschiedene Arten von Input aufnehmen – Wörter, Zahlen, Töne, Farben usw. Dies macht neuronale Netze zu sehr guten Kandidaten, wenn es gilt, Sprach- oder Gesichtserkennung, Schrifterkennung (OCR), Data Mining oder allgemein wissensbasierte Systeme zu programmieren. Genetische Algorithmen Genetische Algorithmen wurden von John Henry Holland in den 1970er Jahren erfunden. Sie werden auch als evolutionäre Algorithmen bezeichnet, da sie ihre Problemlösungsmethoden aus der Evolutionsbiologie abgeschaut haben. Sie kennen bestimmt Charles Darwins Diktum vom “Survival of the fittest”, dem Überleben des am besten angepassten Organismus. Genetische Algorithmen verwenden eine so genannte “Fitness-Funktion”, die mithilfe von genetischen Operatoren die natürliche Auslese simuliert. Fitness-Funktionen implementieren diesen Ausleseprozess wie folgt: Lösungen werden als binäre Zeichenfolgen (Bitstrings) codiert. Der Input in den genetischen Algorithmus besteht aus mehreren Lösungsvorschlägen. Diese bilden eine Population, in der die besten Lösungen die größten Fortpflanzungschancen haben. Die Fitness-Funktion wählt die besten Lösungen aus und entscheidet über eine Rekombination von deren Bestandteilen. Das Ergebnis sind Kreuzungen und Mutationen; so entstehen neue Lösungen. Der Output ist die beste Lösung. Fazit Künstliche Intelligenz ist heute schon weit verbreitet. Sie arbeitet in Spielprogrammen, in Suchmaschinen, in Fahrassistenzsystemen, in maschinellen Übersetzungsprogrammen und in allen Anwendungen, die etwas “erkennen”. Dazu gehören Bilderkennung, Spracherkennung, Schrifterkennung, Gesichtserkennung. Auch Hersteller von Unternehmenssoftware verwenden zunehmend KI-Anwendungen. Virtuelle persönliche Assistenten ermöglichen es, mit dem Computer zu sprechen. Selbstlernende Systeme werden schon bald einen Großteil der Büroarbeit leisten – ähnlich wie Roboter dies heute schon in der Industrieproduktion tun. KI-Systeme arbeiten mit intelligenten Algorithmen. In diese Kategorie fallen heuristische Verfahren, künstliche neuronale Netze sowie evolutionäre (genetische) Algorithmen. Diese Algorithmen können Daten-Input entgegennehmen und Lösungs-Output ausgeben. Sie kopieren biologische und evolutionäre Mechanismen, um aus einer Menge von Lösungen die beste herauszufinden. In diesem Prozess “lernen” sie aus Fehlern und perfektionieren ihr Verhalten selbsttätig. ### Home Office – Fluch oder Segen? Pro und Contra Home Office Die digitale Arbeitswelt macht es möglich: Immer mehr Unternehmen und Mitarbeiter setzen auf Home Office. Viele Argumente sprechen dafür: Arbeit und Familie lassen sich besser vereinbaren, man steht nicht mehr jeden Morgen und Abend im Stau, arbeitet ungestört in einer vertrauten Umgebung… 30 Prozent der Unternehmen bieten mittlerweile Heimarbeit an. Doch das Paradies sieht anders aus. Anfang 2017 machte ein Video die Runde, in dem ein Professor mitten in einem Live-Interview mit der BBC von seinen Kindern unterbrochen wurde. IBM, ein Unternehmen, das lange Zeit Home Office propagierte und praktizierte, beorderte seine Mitarbeiter „back to barracks“. Studien werfen Zweifel auf Eine Studie der Arbeitsorganisation ILO der Vereinten Nationen und der Europäischen Stiftung Eurofund mit dem Titel „ Arbeiten jederzeit und überall: Auswirkungen auf die Arbeitswelt“ belegte, dass alle Telearbeiter im Vergleich zu ihren Kollegen am Bürostandort anfälliger seien für Krankheiten und Stress-Symptome. 42 Prozent von ihnen leiden unter Schlafstörungen. Was die Produktivität betrifft, so glauben die meisten Telearbeiter, im Home Office adäquat arbeiten zu können. Aber nur 30 Prozent der Unternehmen teilen diese Meinung, wie eine Studie des Jobportals Monster belegt. Dagegen befürchtet ein Großteil der Arbeitgeber, dass die Produktivität im Home Office sinke. Und wie steht es um den Austausch mit Kollegen? Den kreativen Flow zwischen Windeln und Abwasch? Die Karrierechancen von Mitarbeitern, die der Chef kaum je zu Gesicht bekommt? Ist Home Office schlecht? Plakative Aussagen werden einem komplexen Problem nicht gerecht. Die Probleme liegen nämlich auf mehreren Ebenen. Die menschliche Ebene Manche Menschen arbeiten in aller Abgeschiedenheit am besten. Sie lieben die Stille und können sich ausschließlich auf ihre Arbeit fokussieren. Andere, extrovertierte Menschen haben in derselben Situation das Gefühl zu versauern. Die Einsamkeit schlägt ihnen aufs Gemüt. Sie reagieren im schlimmsten Fall mit psychosomatischen Störungen bis hin zu Depressionen und Burn Out. Folgerung: Heimarbeit muss zum Typ passen. Die Arbeitssituation daheim Frischgebackene Eltern neigen dazu, sich zu überfordern. Kein Wunder, stehen sie doch mit rund 30 Jahren in einer Lebensphase, in der sie beruflich und privat weiterkommen möchten. Gerade junge Frauen unterschätzen den Stress, ein Baby zu versorgen und zugleich im Betrieb am Ball zu bleiben. Auch kranke oder behinderte Kinder oder die Pflege von Angehörigen sind mit einem Acht-Stunden-Tag als Telearbeiter schlechterdings unvereinbar. Andere Schwierigkeiten können aus Platzmangel resultieren. Ein winziger Computertisch in der Diele oder ein Laptop in der belebten Wohngemeinschaftsküche sind keine produktivitätsfördernden Arbeitsplätze. Folgerung: Die familiäre und räumliche Situation muss ungestörte Telearbeit ermöglichen. Das Zeitmanagement Prokrastination ist ein neues Modewort. Es meint das Aufschieben von notwendigen Arbeiten bis zum allerletzten Termin. Manchen Telearbeitern fehlt schlicht die Disziplin, das Arbeiten zuhause durchzuhalten. Die soziale Kontrolle des Büros fehlt, stattdessen gibt es tausend Ablenkungen. Folgerung: Telearbeiter brauchen Disziplin und ein gutes Zeitmanagement. Arbeitgeber sollten die Heimarbeit in einer Weise begleiten, dass sich der Mitarbeiter nicht überwacht, aber auch nicht alleingelassen fühlt. Der Austausch mit Kollegen Kreativer Austausch ist keine Einbahnstraße. Arbeitet ein kreativer Kopf im Home Office, geht seiner Abteilung etwas verloren. Im umgekehrten Fall ist ein weniger kreativer Mitarbeiter daheim vom Ideenreichtum der Kollegen abgeschnitten. Auch die Plaudereien an der Kaffeemaschine und den Flurfunk wird er möglicherweise schmerzlich vermissen. Daraus kann eine schleichende Entsolidarisierung des Mitarbeiters mit seiner Firma erwachsen, die er nicht mehr als sein Arbeitsumfeld wahrnimmt. Dagegen lässt sich etwas tun. Chatprogramme und Videotelefonate können die Abkapselung des Heimarbeiters durchbrechen. Ein wenig Zuspruch kann Wunder wirken Folgerung: Es genügt nicht, dem Heimarbeiter seine Arbeit auf den Server zu stellen und einen Termin einzutragen. Auch die Kommunikation mit Kollegen muss gewährleistet sein. Die Arbeitgeberseite Arbeitgeber und Vorgesetzte sollten sich selbstkritisch fragen, ob sie bereit sind, Telearbeiter als vollwertige Mitarbeiter wahrzunehmen. Sie sollten unbedingt den Kontakt halten und auch ihre Wertschätzung und Anerkennung für die Leistung der Heimarbeiter bekunden. Es darf nicht dazu kommen, dass sich Mitarbeiter im Home Office vernachlässigt, isoliert und missachtet fühlen. Ein weiteres Problem entsteht, wenn von Heimarbeitern erwartet wird, dass sie rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Folgerung: Telearbeiter brauchen ebenso wie Büroarbeiter die Zuwendung ihrer Führungskräfte und einen strukturierten Arbeitstag ohne permanente Erreichbarkeit. Die Art der Tätigkeit Es gibt auch eine Studie, die besagt: Heimarbeiter sind seltener krank, machen kürzere Pausen und kommen auf eine 13 Prozent höhere Produktivität. Befragt wurden allerdings nur Callcenter-Mitarbeiter eines Reiseveranstalters. Dieser Befund lehrt uns: Manche Tätigkeit eignet sich besser für Telearbeit, manche aber auch schlechter. Die umfassendere Studie, die oben zitiert wurde, betrachtet drei Gruppen von Telearbeitern: Personen, die teils im Home Office und teils im Büro arbeiten, hochmobile Mitarbeiter, die überall arbeiten, nur nicht im Büro, Angestellte, die regelmäßig von zuhause aus arbeiten. Es existiert also zumindest eine Gruppe, die gar nicht vom Büro aus arbeiten kann: die hochmobile. Vielleicht treibt diese Gruppe ja auch die Stress- und Schlafstörungs-Quote nach oben? Folgerung: Telearbeit sollte nicht nur zur Person, sondern auch zur Tätigkeit passen. Hier sollte jedes Unternehmen eigene Erfahrungen machen. Die eingesetzten Tools und Methoden Ein E-Mail-Account und eine Netzwerkfreigabe reichen nicht aus. Heimarbeiter benötigen eine zeitgemäße e-Collaboration-Plattform, auf der sie gemeinsam mit ihren Kollegen arbeiten können. Sie brauchen Zugriff auf Anwendungen und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud bietet einen solchen Echtzeit-Zugriff auf Daten und Anwendungen. Außerdem macht sie Abläufe transparent. Der Heimarbeiter sieht nicht nur einen kleinen Ausschnitt der Vorgänge, sondern – soweit notwendig und sinnvoll – das große Ganze. Er kennt seine Rolle im Prozess und weiß, wozu seine Arbeit gut ist. Workflows schaffen die notwendige Sicherheit, damit auch im Home Office immer Klarheit darüber herrscht, was wann zu tun ist. Eine Zeiterfassungsfunktion macht es den Heimarbeitern leicht, den Nachweis über ihre Leistung zu erbringen, und zerstreut Bedenken von Arbeitgebern. Folgerung: Telearbeiter sollten durch definierte Prozesse und eine integrierte, Cloud-gestützte Unternehmenssoftware unterstützt werden. Home Office-Schulung anbieten In Anbetracht der vielen Herausforderungen ist es sinnvoll, eine Schulung für Telearbeiter und ihre Manager zu entwickeln. Darin sollten alle die aufgelisteten Punkte offen zur Sprache kommen und praxisnahe Lösungen und Workflows eingeübt werden. Mitarbeiter sollten in Zeitmanagement und Arbeitsorganisation geschult werden, Vorgesetzte ihr Wissen über Führung von dezentralen Teams ausbauen. Die bereits gemachten Erfahrungen mit Home Office sollten in diese Schulung einbezogen werden. Zentrale Anlaufstelle im Unternehmen Es wäre auch zu überlegen, ob für Telearbeiter eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen benannt wird, die den Mitarbeitern mit Rat und Tat hilft. Manche Mitarbeiter geben Probleme vor ihren Vorgesetzten ungern zu. Darüber hinaus ist es gut, wenn eine kompetente Kraft in der HR-Abteilung das Feedback der Telearbeiter sammelt und entsprechend den Überblick hat, welche Probleme häufig auftreten. So können Prozesse verbessert und Handreichungen entwickelt werden. Anschließend kann ein Leitfaden für Telearbeiter entwickelt werden. Und wenn alles nichts hilft, ist es wichtig, auch eine „Rückfahrkarte“ ins Büro anzubieten. Wer sich ohne dieses professionelle Umfeld nicht wohlfühlt, der sollte ohne Gesichtsverlust an den Firmenschreibtisch zurückkehren können. Fazit Der eine schwärmt von Freiheit und Stauvermeidung, der andere stöhnt unter Doppelbelastung und Stress. In jüngeren Studien ist die Heimarbeit in Verruf gekommen. Das liegt zum Teil an überzogenen Erwartungen, sowohl der Mitarbeiter wie ihrer Vorgesetzten. Erreichbarkeit rund um die Uhr ist ebenso ein Mythos wie das Märchen von der mühelosen Work-Life-Balance. Heimarbeit kann produktiv und gesund sein, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Unternehmen sollten daher die Einzelaspekte für sich klären, in Schulungen vermitteln und als Richtlinie kommunizieren. ### Collaboration - digitale Zusammenarbeit im Web Collaboration, oder e-Collaboration, ist die überörtliche digitale Zusammenarbeit von Personen. Die Digitalisierung hat hierfür ganz neue Möglichkeiten geschaffen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Interne und externe Mitarbeiter können zeit- und standortunabhängig produktiv sein. Arbeiten werden schneller und präziser erledigt und Informationen sind in Echtzeit verfügbar. Kunden und Mitarbeiter erleben mehr Zufriedenheit und weniger Frustrationen. Und das Ganze schont nicht nur die Nerven, sondern auch die Umwelt. Grund genug, sich die neuen, kollaborativen Arbeitsmethoden genauer anzuschauen. In diesem Artikel erfahren Sie, was für eine moderne Collaboration notwendig ist und wie Sie diese in der Praxis gestalten können. Die 5 Säulen der Collaboration Damit die Collaboration auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten kann, sollten fünf Bedingungen erfüllt sein: Cloud-Software Software aus der Cloud läuft überall, wo ein Internetanschluss besteht. Die Mitarbeiter können standortunabhängig arbeiten. Ja mehr noch: Alle Informationen sind in Echtzeit gespeichert und abrufbar. Die Server von Cloud-Anbietern stehen rund um die Uhr zur Verfügung – zwischen 98 und 99,9 Prozent der Zeit. Zugriffssteuerung Der Zugriff auf schutzwürdige Daten muss beschränkt sein. Motto: So viel Zugriff wie nötig und so wenig Zugriff wie möglich. Ein Azubi braucht keinen Schreibzugriff, um seine Statistik zu erstellen. Ihre Software sollte folgendes aufbieten: Zugriffsebenen (Schreibschutz oder Bearbeitungsrechte), Freigaben (für Funktionen oder Anwendungen, Dateien oder Ordner, Benutzer oder Gruppen) Datensicherheit Der Anbieter sollte ein überzeugendes Konzept für die Datensicherheit haben. Hosting in Germany garantiert, dass die strengen deutschen Datenschutzgesetze angewendet werden. In den USA haben geschäftskritische Daten nichts zu suchen – für Buchhaltungsdaten wäre das sogar ein Compliance-Verstoß gegen die GoBD. Digitale Prozesse Fast hätten wir es vergessen, weil es so selbstverständlich erscheint: Digitale Collaboration setzt ein gewisses Maß an Digitalisierung voraus. Digitale Dokumente in einem Cloud-Speicher sind so etwas wie die Einstiegsdroge; fast jeder hat schon mit Dropbox oder OneDrive gearbeitet. Doch da geht noch viel mehr. Office-Integration Fast jedes Büro arbeitet mit Office-Programmen. Diese sollten in eine produktive Collaboration integriert sein. Ihre Software muss den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, in ihrer gewohnten Umgebung weiter zu arbeiten, nur dann wird sie akzeptiert. Der Up- und Download, das Verknüpfen von Dokumenten, Aufgaben, Kontakten und Vorgängen muss absolut reibungslos funktionieren. Wie funktioniert Collaboration?Beispiele aus der Praxis Die folgenden Szenarien sind sehr vereinfacht. Dennoch verdeutlichen sie, wie Collaboration in der Praxis funktioniert. Wir betrachten dazu die fiktive Marketingagentur Knüller UG. Collaboration im Dokumentenaustausch Denn im DMS werden Bearbeitungen sofort als aktuellste Version gespeichert. Wenn eine Datei gerade von jemandem zur Bearbeitung geöffnet ist, können andere Personen sie nur zum Lesen öffnen. Dadurch können mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Ein E-Mail-Versand im Team erübrigt sich, weil alle Bearbeiter immer die neueste Version sehen. Außerdem wird ein Dokument nicht als Datei versendet, sondern als Link auf einen Speicherort in der Cloud. Dort sehen die Empfänger auch nachträgliche Bearbeitungen. Das ist jetzt alles noch keine Sensation. Doch da ist noch mehr: Unternehmen können jetzt „dokumentengetriebene Prozesse“ einrichten. Dabei durchlaufen Dokumente festgelegte Bearbeitungsschritte. Der Clou: Das Dokument benachrichtigt seinen Bearbeiter selbst, wenn es bereit ist für den nächsten Schritt. Zum Beispiel in einem Verlag: Der Autor bearbeitet ein Manuskript. Ist ein Kapitel fertig, versieht er es mit einem Status-Schlagwort. Das Schlagwort aktiviert den Lektor, der früh anfangen kann, die Kapitel zu prüfen. Er versieht die Dateien mit Kommentaren und ändert den Status des Dokuments, wenn er fertig ist. Der Autor arbeitet die Änderungen ein und vergibt abermals einen Status, wenn er fertig ist. Eine Fachkraft arbeitet den Index ein. Der Korrektor macht die Tippfehlerkorrektur. Der Grafiker erstellt das Layout. Die fertigen Druckdaten werden an die Druckerei gesendet. Früher musste der Verlag noch auf das fertige Manuskript warten und die Schritte nacheinander für das gesamte Buch abarbeiten. Heute werden sie dank Collaboration parallel erledigt – in einem Viertel der Zeit. Collaboration im Vertrieb Wir verlassen jetzt die Sphäre des DMS. Im Vertrieb geht es um mehr als Dokumente. Collaboration im Vertrieb bedeutet Informationsaustausch in Echtzeit und strukturierte Aktivitäten entlang der Sales Pipeline. Mit den Einzelheiten dieser Prozesse beschäftigen sich andere Artikel in diesem Ratgeber. Hier möchten wir nur einige Schlaglichter setzen: Vertriebsmitarbeiter haben im Außendienst durch ihr CRM einen Rundum-Blick auf die Kundenbeziehung. Im CRM werden Vertriebsaktivitäten mit Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Folgeaktionen angelegt. Dadurch wird automatisch der jeweils nächste Bearbeiter getriggert. Ein Außendienstmitarbeiter hat von unterwegs den kurzen Draht zu seinem Back Office. Er kann z. B. Aufgaben für den Innendienst einstellen und noch am Messestand dafür sorgen, dass ein Interessent weiterbetreut wird. Collaboration mit Externen Collaboration funktioniert auch mit Externen. So bekommt zum Beispiel ein Call Center genau die Informationen sowie Upload- und Download-Berechtigungen, die es für seinen Job benötigt. Eine Freigabe- und Zugriffssteuerung sorgt dafür, dass keine unternehmenskritischen Informationen nach draußen gelangen. Das Call Center dokumentiert seine Anrufe in Echtzeit auf der Collaboration-Plattform. Hat sich ein Ansprechpartner geändert? Ist das Bestandsprodukt zu umständlich? Solche wichtigen Vertriebsinformationen werden direkt ins Kontaktmanagement übertragen und dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter berichtet. Collaboration im Projektgeschäft Im Projektgeschäft arbeiten besonders viele externe und interne Beteiligte in unterschiedlichen Rollen zusammen. Unter Umständen rund um den Erdball. Alle diese Beteiligten treffen sich auf einer gemeinsamen Collaboration-Plattform. Dort werden Projektarbeiten abgestimmt, Schritte geplant, Aktivitäten und Arbeitszeiten dokumentiert, Informationen ausgetauscht und Probleme gelöst. Die Prozesse sind hochgradig vernetzt. Je nachdem, welche Rolle eine Person im Projekt hat und ob sie interner oder externer Mitarbeiter ist, bekommt sie maßgeschneiderte Zugriffsberechtigungen auf Informationen, Bereiche und Funktionen der gemeinsamen Projektplattform. Collaboration im Rechnungswesen Digitale Eingangsrechnungen müssen nicht mehr in einem zeitraubenden Prozess von Eingangskorb zu Eingangskorb getragen werden. Auf einer Cloud-gestützten Collaboration-Plattform, greifen formale Prüfung, sachliche Prüfung, Freigabe, Genehmigung und Buchung nahtlos ineinander. Kommentare, die für den Buchhalter oder Betriebsprüfer wichtig sind, werden direkt mit der Rechnung verknüpft. Es spielt keine Rolle, an welchem Ort der Welt die sachlich zuständige Managerin weilt, ob der Buchhalter gerade im Home Office ist. Die Aktivitäten greifen ineinander wie ein gut geöltes Räderwerk. Fazit Collaboration ist mehr als nur Dokumentenaustausch. In einer Cloud-gestützten Unternehmenssoftware arbeiten Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig zusammen. Informationen fließen in Echtzeit und Prozesse werden qualitätsgesichert und strukturiert abgearbeitet. Aktivitäten greifen schnell und sicher ineinander. Das führt zu massiven Produktivitätsgewinnen und letztlich zu Wettbewerbsvorteilen, die das Unternehmen zukunftsfähig machen. Die Leichtigkeit und Sicherheit der Cloud-gestützten Collaboration ermöglicht neue Formen des Arbeitens. Heute muss sich niemand mehr in den Stau stellen oder in endlosen Meetings seine Zeit verlieren. Besprechungen können kurz und produktiv vonstatten gehen, denn für den Austausch von Meinungen und Informationen gibt es die Collaboration-Plattform. ### Vernetzte Prozesse abbilden und bewältigen Vernetzte Prozesse parallel abarbeiten Viele Prozesse laufen nicht linear ab, sondern vernetzt. Der Vorgang geht nicht von Bearbeiter A zu Bearbeiter B zu Bearbeiter C usw., sondern es können mehrere Prozessschritte parallel abgearbeitet oder die Reihenfolgen von Schritten geändert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Prozesse zu standardisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Mensch denkt gerne in Eins-zu-Eins-Beziehungen, linearen Abläufen und monokausalen Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen. In einem organischen Gebilde wie einem Unternehmen ist diese Perspektive zu eng und grob vereinfachend. Hier haben Sie es mit Viele-zu-Viele-Beziehungen, Vernetzung und Multikausalität zu tun. Da kann es schwierig bis unmöglich sein, DIE eine Ursache für einen Missstand zu identifizieren. Wo dem Menschen der Kopf schwirrt, kommen Software-Lösungen zur Hilfe. Integrierte Unternehmenssoftware ist in der Lage, Zusammenhänge quer durch das Unternehmen aufzudecken, zu analysieren und zu quantifizieren. Ist z. B. ein Projektmanagement-System in die Komplettlösung integriert, können Sie Aspekte aus der Deckungsbeitragsrechnung, Abrechnung, Zeiterfassung, Kostenstellen, Organigramm usw. zusammenführen und Erkenntnisse für Ihre Prozessverbesserung daraus gewinnen. Handwerkszeug für vernetzte Prozesse Folgende Aktivitäten sollten Sie anstoßen: Workflows definieren und in der Software festschreiben. Jeder muss genau wissen, wofür er verantwortlich ist, welche Qualitätsanforderungen, Compliance-Vorschriften und Termine für seinen Beitrag gelten, welche Anschlussaktivitäten er ausführen muss, an wen er die Verantwortlichkeit weitergibt. Es empfiehlt sich, eine Unternehmenssoftware zu verwenden, die Workflows und vernetzte Prozesse unterstützt bzw. in der Aufgaben mit den entsprechenden Parametern definiert und delegiert werden können. Teilprozesse aufsplitten / zusammenführen. Machen Sie aus linearen Prozessen vernetzte Prozesse. Experimentieren Sie mit Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und justieren Sie nach. Gestalten Sie Ihre Prozesse schlank, logisch und transparent. Und dokumentieren Sie sie. Splitten Sie Aufgaben nicht zu stark auf. Sonst entstehen mehr Liegezeiten und das Committment der Bearbeiter sinkt, weil sich niemand wirklich verantwortlich fühlt. Störungen eliminieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter Rückzugsräume haben und nicht permanent mit Fragen, Anrufen und E-Mails belästigt werden. Man kann z. B. Fragestunden einrichten. Eventuell halten Sie ein Coaching für Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen ab (z. B. nur dreimal am Tag in die E-Mail schauen, Anrufe nur annehmen, wenn sie wichtig sind usw.). Wenn das Coaching Erfolg hat, halten Sie es nächstes Jahr wieder ab. Zuständigkeiten nach der RACI-Matrix definieren. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Die Durchführungsverantwortung liegt beim Bearbeiter, die Ergebnisverantwortung beim Manager, für den Input verantwortlich (Consulted) ist z. B. der Kunde und bestimmte Stakeholder sind über bestimmte Aspekte zu informieren. Vom Kunden her denken Der Kunde braucht das Ergebnis X zum Zeitpunkt Y. Und nicht das Ergebnis X plus (Upgrades 1 bis n) zum Zeitpunkt Y minus 2 oder Y plus 3. Produzieren Sie nicht am Bedarf vorbei. Wenn Sie es schaffen, genau zur richtigen Zeit die richtige Leistung zu liefern, stärkt das die Kundenbindung und verschafft Ihnen den Ruf von Verlässlichkeit. Das ist eine gute Basis für Anschlussverkäufe. Die Lieferung bzw. Leistungserbringung wird vom Kunden getriggert. (Als Kunde zählt in diesem Sinne auch die interne Business Unit, die ein Arbeitsergebnis anfordert.) Also sollte der Prozess auch ausgehend von diesem Trigger von hinten nach vorne durchdacht werden, nicht nur – wie üblich – von vorne nach hinten. Etablieren Sie Möglichkeiten, das Pull-Konzept umzusetzen, d. h. der Empfänger holt sich die Leistung beim jeweiligen Vordermann bzw. der Bearbeiter holt sich neue Arbeit, wenn er Zeit hat. Standardisieren, digitalisieren, automatisieren Wenn Sie einen Prozess optimiert haben, standardisieren Sie ihn. Schreiben Sie ihn fest und implementieren Sie ihn in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Unternehmenssoftware. Beachten Sie dabei die einschlägigen Gesetzesvorgaben und implementieren Sie diese gleich mit in Ihre vernetzten Prozesse. Viele zeitraubende Routineaufgaben können heute durch Digitalisierung und Automatisierung erledigt werden. Das geht nicht nur schneller, sondern eliminiert auch Fehlerquellen und Risiken (Stichwort menschliche Unachtsamkeit) und setzt Ressourcen frei.   So lässt sich z. B. die Prüfung, Freigabe, Buchung und Überweisung von Eingangsrechnungen teilweise automatisieren. Wiederkehrende Kontobewegungen und Ausgangsrechnungen können in der Buchhaltung automatisiert verarbeitet werden. Komplizierte Splittbuchungen können als Vorlage gespeichert und wiederverwendet werden. Rechnungs- und Mahnläufe werden auf Knopfdruck versandt. Der Buchhalter kontrolliert nur noch und kümmert sich um die ungewöhnlichen Fälle. Mauerfall - jetzt auch im Unternehmen Folgende wichtigen Aspekte spielen eine Rolle (die Liste könnte noch weitergeführt werden): Die Software muss den Prozess-Flow von vernetzten Prozessen unterstützen, nicht behindern. Lassen Sie keine Daten-Silos und Schnittstellen-Hürden in Ihrer Systemlandschaft zu Verhindern Sie redundante Arbeiten, z. B. wenn dieselben Daten in mehreren Systemen erfasst werden Achten Sie darauf, dass in der Software individualisierbare Workflows angelegt werden, z. B. die für eine Weitergabe der Verantwortlichkeit mit Folgeaktivitäten oder für die Funktionstrennung nach IKS bei der Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen Reißen Sie Mauern ein. Dazu gehören Abteilungsmauern, räumliche Mauern (mobiles Arbeiten ermöglichen!), Mauern zwischen Steuerberater und Mandant, Mauern zwischen lokalen Speichern auf irgendwelchen PCs, Mauern zwischen Software-Systemen (Office, CRM, Abrechnung, Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Reporting). Integrierte Software verwenden Das sollte aus allem vorher Gesagten bereits logisch hervorgehen: Je stärker eine Software integriert ist, je besser sie den ganzen Hauptprozess im Unternehmen abbilden kann, umso besser die Transparenz und Durchgängigkeit, umso geringer die Reibungsverluste. Folgende Aspekte sollten die Wahl der Software steuern: Durchgängige, vernetzte Prozesse statt Datensilos Suchaufwand / Liegezeiten / Rückfragen minimieren Inhärente Prozessdokumentation Inhärente Workflows Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie z. B. den GoBD. Risikominimierung – z. B. beim Thema Vertrauensschaden, Steuerschätzung usw. Wenn Sie diese Ratschläge beherzigen, werden Sie in Zukunft auch vernetzte Prozesse mit Leichtigkeit managen. ### Scopevisio als "ERP-System des Jahres" nominiert Beim diesjährigen Wettbewerb zum "ERP-System des Jahres" sind wir in die Riege der Finalisten aufgenommen worden. Die letzte und entscheidende Runde steht aber mit einer Anbieterpräsentation Mitte Oktober noch bevor. Der Wettbewerb zum ERP-System des Jahres wird jährlich vom "Center for Enterprise Research" an der Universität Potsdam durchgeführt und findet nunmehr zum zehnten Mal statt. Ziel des Wettbewerbs ist die neutrale Betrachtung und Bewertung nicht-funktionaler Kriterien von ERP-Systemen, um so eine bessere Transparenz für Anwenderunternehmen zu schaffen. „Der Funktionsumfang ist natürlich wichtig und muss passen, aber es gibt auch noch viele andere Kriterien, die für eine erfolgreiche Einführung von großer Bedeutung sind“, so Wirtschaftsinformatik-Professor Dr.-Ing. Norbert Gronau, der den Wettbewerb initiiert hat. Zu den sieben ausgewählten „weichen“ Kriterien haben wir umfangreiche Bewerbungsunterlagen eingereicht, die von einer unabhängigen Jury mit Vertretern aus Beratung, Presse und Wissenschaft begutachtet worden sind. Diese Jury hat uns jetzt – gemeinsam mit zwei weiteren Systemen aus der Kategorie "Cloudbasierte ERP-Systeme" – für das ERP-System des Jahres nominiert und uns dadurch die Möglichkeit eröffnet, unsere Software vor der Jury zu präsentieren. Die Präsentation findet Mitte Oktober statt. Nachdem wir den Preis in den Jahren 2010 und 2013 gewonnen haben, freuen wir uns, diesmal wieder zu den Finalisten zu gehören. ### Whitepaper "Neues Arbeiten" Tischfußball in der Mittagpause, frisches Obst in der Küche, Arbeitsbeginn um 11.00 Uhr: Auch wenn dieses Szenario nicht in jedem Unternehmen anzutreffen ist – die Arbeitswelt wandelt sich rasant. Besonders die Digitalisierung hat darauf großen Einfluss. Räumlich getrennte Teams arbeiten problemlos über das Internet zusammen. Smartphone und Tablet ermöglichen das Arbeiten von überall. Gleichzeitig verändert sich die Organisation von Arbeit: Statt in festgelegten Teams arbeiten Menschen projektbezogen in immer wieder neuen Konstellationen zusammen. Dies führt auch dazu, dass in manchen Branchen klassische, lineare Hierarchien verschwinden und durch neue, flexiblere Formen der Führung ersetzt werden. An die Stelle statischer Strukturen tritt das Thema Vernetzung. Vernetzung wiederum bedeutet Flexibilität. Und diese ist in einer Zeit, in der die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen zunehmend unberechenbarer werden, auch dringend notwendig. Die Geschwindigkeit der Informationsproduktion und -verbreitung steigt ständig. Innovations-, Produkt- und Marktlebenszyklen werden immer kürzer, die Ansprüche der Kunden verändern sich rasant. Diese Veränderungsgeschwindigkeit stellt Unternehmen heute vor besondere Herausforderungen. An die Stelle von Sicherheit tritt das Thema Volatilität. Zudem ändern sich Anforderungen der Mitarbeiter an das Unternehmen. Die sogenannte Generation Y erwartet ein sinnvolles und selbstbestimmtes Arbeiten – und flexible Arbeitszeiten, um Beruf und Familie miteinander verbinden zu können. Dennoch scheinen die alten Anreizsysteme, die auf Geld und Status basieren, in vielen Branchen weiterhin zu funktionieren. Im Scopevisio-Whitepaper „Neues Arbeiten“ spüren wir diesen Entwicklungen rund um das „Neue Arbeiten“ nach. Wie lassen sich Homeoffice, flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle, Desk-Sharing, mobiles Arbeiten, Design Thinking, agile Projektmethoden wie Scrum und vieles mehr in der Praxis für ein mittelständisches Unternehmen umsetzen? Was bedeutet diese neue Form des New Work für mittelständische Unternehmen – vom Geschäftsführer bis zum Mitarbeiter? Diese und viele weitere Fragen greifen wir in unserem Whitepaper auf, das es kostenlos hier zum Download gibt. Kostenlos zum Download: Whitepaper "Neues Arbeiten. Arbeitswelt im Wandel" ### Zielgruppe finden und richtig ansprechen Ihre Zielgruppe sind die Personen oder Firmen, bei denen die Wahrscheinlichkeit am größten ist, dass sie Ihr Produkt kaufen. Und innerhalb dieser Zielgruppe sind die A-Kunden die wichtigsten. Das sind jene Kunden, die Ihnen nach Abzug Ihres Aufwands den größten Kundenwert bringen.  Nach dem Pareto-Prinzip, auch 20-80-Regel genannt, sind die A-Kunden die 20 Prozent Ihrer Kunden, mit denen Sie den meisten Ertrag erwirtschaften.   Buyer Persona beschreiben  Diese "Traumkunden" sollten Sie möglichst eingehend beschreiben. Auf diese Weise erstellen Sie die Buyer Persona Ihrer Zielgruppe.  Angenommen, Sie haben eine Unternehmensberatung für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Bisher haben Sie Ihre Zielgruppe nur als "mittelständische Unternehmen" charakterisiert, wie gefühlte 95 Prozent aller deutschen B2B-Marketer.  Zielgruppe eingrenzen  Je detaillierter Sie Ihre Zielgruppe eingrenzen, umso besser lernen Sie Ihre Buyer Persona kennen: Ihren idealtypischen Kunden. Dieser Vorgang gleicht einer Marktsegmentierung von der Kundenseite her. Sie können Ihren Markt auch von der Produktseite her segmentieren, und sicher tun Sie dies auch bereits, wenn Sie Produkte oder Leistungen für unterschiedliche Zielgruppen anbieten  Um Ihre Buyer Persona zu identifizieren, öffnen Sie Ihr CRM und sehen genauer hin. Dabei betrachten Sie folgende Aspekte:  Demographie  Aus welchen Branchen kommen Ihre Kunden?  Wie viele Mitarbeiter hat der durchschnittliche Kundenbetrieb?  Welcher Umsatz wird erwirtschaftet?  Sind Ihre Kunden eher Traditionsbetriebe oder Startups?  In welchen Regionen sitzen Ihre Kunden?  Wie groß ist das Kundenpotenzial, d. h. die Menge der Kunden, die Sie und Ihre Wettbewerber bedienen? Und wie entwickelt sich dieses Potenzial? Ist ein Konzentrationsprozess im Gange, sterben die Firmen weg? Oder wächst das Potenzial jährlich zweistellig?  Nachfrageverhalten  Welche Preise ist Ihre Zielgruppe bereit, zu zahlen?  In welchem Umfang und wie häufig wird Ihr Produkt gekauft? Das hängt auch von Ihrem Geschäftsmodell ab. Manche Produkte werden nur einmal gekauft, andere wiederholt und wieder andere regelmäßig auf Vertragsbasis.  Warum kaufen die Kunden? Aus welchen Beweggründen wechseln sie z. B. von einem Wettbewerber zu Ihnen?   Wer trifft oder beeinflusst im Kundenunternehmen die Kaufentscheidung?  Wann wird gekauft? Vielleicht in einer bestimmten Saison oder nach einer bedeutenden Messe?  Wo verkaufen Sie am besten? Auf Messen, im Geschäft, im Internet oder über Vertriebspartner?  Wo finden Sie Branchendaten?  Branchendaten finden Sie bei IHKen, großen Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, auf Internetportalen und in Studien. Viele davon stehen im Internet gratis zur Verfügung, andere sind kostenpflichtig. Das Portal fuer-gruender.de listet einige Quellen auf. Auch die Firmendatenbank von Hoppenstedt ist eine gute Anlaufstelle.  Messen sind für B2B-Anbieter eine unerschöpfliche Quelle von Daten. Laden Sie sich die Ausstellerlisten als Excel-Datei herunter, filtern Sie diese und setzen Sie Ihre Werkstudenten an die Arbeit. Auf den Webseiten der interessierenden Zielgruppe oder in Wikipedia erfahren Sie nicht nur Gründungsdaten und Mitarbeiterzahl. Sie erhalten auch Einblick in die DNA der Unternehmen und recherchieren, wer die aktuellen Ansprechpartner sind. Halten Sie alle Erkenntnisse in einem guten CRM fest, das Ihren Akquise-Prozess unterstützt.  Marktsegmentierung versus Kundensegmentierung  Diese Analyse wird auch als Kundensegmentierung bezeichnet. Vereinfacht gesagt identifizieren Sie dabei Ihre Zielgruppen nach bestimmten Kriterien. Tun Sie dasselbe mit Ihrem Markt, spricht man von Marktsegmentierung. Das Ziel ist jeweils dasselbe: Kunden richtig anzusprechen und ihnen passgenaue Angebote zu unterbreiten.   CRM liefert Segmentierungskriterien  Der obige Fragenkatalog zeigt, dass Sie mit einer herkömmlichen Adressendatei und Informations-Schnipseln, die in den Köpfen Ihrer Außendienstmitarbeiter oder auf verschiedenen Festplatten und Smartphones ruhen, nicht sehr weit kommen.   Der beste Rat für ein effizientes, auf Zielgruppen ausgerichtetes Marketing lautet daher: Pflegen Sie Ihre Daten. Viele Daten. Und speichern Sie sie zentralisiert in Ihrem CRM, am besten Cloud-gestützt, damit Ihr Marketing und Vertrieb standortunabhängig alle benötigten Informationen einsehen können.  Ein CRM-System wie z. B. Scopevisio bietet von Haus aus Hunderte von Kriterien an, um Ihre Zielgruppen zu beschreiben. Und da jedes Unternehmen anders ist, können Anwender auch ganz eigenen Kriterien definieren und analysieren. Darüber hinaus kann Ihnen die Software auch Details über Ihre Top-Kunden verraten.  USP auf die Zielgruppe ausrichten  Ihr Alleinstellungsmerkmal sollte Ihrer Zielgruppe auf den Leib geschneidert sein. Mehr noch: Die beste Strategie ist es, dieses kontinuierlich zu schärfen und zu verbessern.  Wenn unsere hypothetische Beratungsfirma mit dem Schwerpunkt Prozesse und Automatisierung festgestellt hat, dass ihre Leistungen besonders im Logistikgewerbe gefragt sind, könnte sie weiterhin analysieren, welche ihrer Leistungen am Markt besonders erfolgreich sind. Durch Kundenbefragungen könnte sie feststellen, wie sie in diesem Segment noch besser werden kann.  Eng oder breit positionieren?  Es ist gut, wenn Ihre Leistungen hundertprozentig auf Ihre Zielgruppe abgestimmt sind. Dann haben Sie das Zeug zum Marktführer in Ihrer speziellen Nische, Region. Damit definieren Sie Ihre Zielgruppe und Ihren Markt allerdings relativ eng.   Das setzt Sie der Gefahr aus, dass konjunkturelle, technologische oder Wettbewerbs-Dynamiken Ihnen arg zusetzen können. Was tun, wenn ein mächtiger Wettbewerber mit einem bahnbrechenden neuen Produkt oder einem ruinösen Preiskampf Ihren Markt aufrollt?  Angenommen, unser Beispielunternehmen hat seine besonderen Stärken im Bereich Kommissionierungsprozesse bei mittelständischen Lagerlogistik-Anbietern. Das ist eine solide Basis, um mehr zu wagen. Das Unternehmen könnte weitere vor- und nachgelagerte Prozesse in seine Lösungen integrieren. Oder Lösungen für Frachtführer oder andere Logistikanbieter entwickeln. Oder weitere Nischen für sich erobern.  Wichtig ist es, den Wettbewerb und die Branchentrends genau zu beobachten. Daraus können Sie viel Inspiration schöpfen, wenn es gilt, USPs zu entwickeln und zu schärfen.  Targeting  Eine fokussierte Zielgruppenansprache wird auch als Targeting bezeichnet. Häufig wird Targeting heute im Internet betrieben. Nachdem Werbebanner von den meisten Anwendern gar nicht mehr wahrgenommen werden, verlagert sich das Targeting inzwischen zum Glück auf relevante Inhalte, die dem hoffentlich-bald-Kunden einen Mehrwert geben.   Dies geschieht natürlich sinnvollerweise auf den Kanälen, in denen sich Ihre Zielgruppe bewegt und informiert. Maschinenbauer finden ihre Kundschaft wohl kaum bei Pinterest.  Im B2B-Marketing dreht sich das Targeting im Internet weiterhin um die eigene Homepage. Mit eigenem, hochwertigen Content haben Sie die Chance, dass Ihre Zielgruppe Ihr Unternehmen selbst findet und aktiv mit ihm Kontakt aufnimmt. Dies ist das Prinzip des Inbound Marketings.  Weiterhin können Sie beispielsweise Newsletter, Google-Ads und spezielle Business-Suchmaschinen einsetzen.  Fazit  Ihre Zielgruppe und Ihr Alleinstellungsmerkmal müssen zusammenpassen wie Schloss und Schlüssel. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe nach Demographie und Kaufverhalten und ermitteln Sie Ihr Kundenpotenzial. Der Dreh- und Angelpunkt dafür ist Ihr CRM-System. Anhand von Segmentierungskriterien können Sie Ihren idealtypischen Kunden, die Buyer Persona, genau beschreiben. Das ist die Voraussetzung für ein wirkungsvolles Targeting und nachhaltigen Markterfolg.   ### Customer Lifetime Value - dem Kundenwert auf der Spur Der Customer Lifetime Value (CLV) beschreibt den Deckungsbeitrag, den ein Kunde während der Laufzeit der gesamten Geschäftsbeziehung (Kundenlebenszyklus) für ein Unternehmen erbringt, abgezinst auf den jeweiligen Betrachtungszeitpunkt. Vereinfacht gesagt drückt er den Wert aus, den ein Kunde im Durchschnitt über sein gesamtes Kundendasein hinweg für ein Unternehmen hat. Abgezinst bedeutet, dass der anteilige Wert künftiger Zahlungen des Kunden mit eingerechnet wird. Das Ergebnis ist der Barwert der Kundenbeziehung. Die Abzinsung ist eine etwas komplexe Berechnung, die in einem Artikel von Dr. Rainer Hastedt genauer erläutert wird. Sie wird der Einfachheit halber in unseren weiteren Ausführungen vernachlässigt. Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen den Erlösen und den zurechenbaren variablen Kosten der Kundenbeziehung. Er sollte die Fixkosten decken und zusätzlich einen Ertrag für das Unternehmen abwerfen. Sinn des Customer Lifetime Value Der CLV betrachtet Ihre Investitionen in Kunden im Verhältnis zum Ertrag, den diese Investitionen abwerfen. Damit gibt er Auskunft über den ROI (Return on Investment) Ihrer Maßnahmen im Marketing, Vertrieb und Kundenmanagement. Der Sinn ist natürlich die Optimierung Ihrer Maßnahmen und die Fokussierung auf möglichst profitable Zielgruppen. Voraussetzungen für die Customer Lifetime Value-Betrachtung Um aussagekräftige Zahlen zu erhalten, benötigen Sie differenzierte Daten. Es genügt nicht, die Kosten von Marketing plus Vertrieb plus Kundenbetreuung durch den gesamten Ertrag aus allen Kundenbeziehungen zu dividieren. Diese Zahl bringt Ihnen für Ihre Unternehmenssteuerung keinen Erkenntnisgewinn. Daher sollten Sie mindestens zwei Dimensionen in Ihre Betrachtung einbeziehen: Customer Lifetime Value nach Phasen des Kundenlebenszyklus Die folgenden Phasen des Kundenlebenszyklus und Ihre Investitionen darin sollten analysiert werden: Anbahnung Wie hoch sind Ihre Marketing-Investitionen und welchen Effekt haben sie? Zu dieser Phase gehören Kampagnen, Werbemaßnahmen, Leadgenerierung und die Qualifizierung der gewonnenen Kontakte bis hin zur Übergabe an den Vertrieb. Vertriebliche Betreuung Wie hoch sind Ihre Vertriebsinvestitionen und welchen Effekt haben sie? Zu dieser Phase gehört die intensivere, individuellere Betreuung der gewonnenen Kontakte bis hin zum Angebot und den Abschlusskosten. Kundenbetreuung Wie hoch sind die Kosten von Service, Support und individueller Kundenbetreuung nach dem Abschluss? In dieser Phase ist erstmals auch eine Deckungsbeitragsrechnung möglich. Mit zunehmender Reife der Kundenbeziehung können Sie diese auch ausbauen und Cross-Selling-Potenziale realisieren. Customer Lifetime Value nach Zielgruppen Selbst wenn Sie Ihren Aufwand in den obigen Phasen kennen, bringt Ihnen das wenig, wenn Sie keine Kundengruppen oder, je nach Geschäftsmodell, im Idealfall auch einzelne Kunden analysieren können. Daher sind die Kundengruppen oder Segmente die zweite wichtige Dimension Ihrer CLV-Berechnungen. Folgende Segmentierungskriterien könnten Ihnen weiterhelfen: ABC-Kundensegmente Die ABC-Kundenanalyse orientiert sich am Pareto-Prinzip. Danach sind die 20 % umsatzstärksten Kunden A-Kunden, die 20 % umsatzschwächsten Kunden C-Kunden und die übrigen B-Kunden. Diese „Daumenregel“ kann natürlich in Ihrem geschäftlichen Umfeld andere Prozentsätze aufweisen. Kundenportfolio Der aus der Finanzbranche stammende Portfolio-Ansatz funktioniert wie folgt:  Hoher KundennutzenGeringer KundennutzenHoher Wert für UnternehmenStarsFragezeichenGeringer Wert für UnternehmenTrittbrettfahrerArme Hunde Stars – haben viel Mehrwert aus den Produkten des Unternehmens, sind loyal und bringen dem Unternehmen viel Ertrag. Es besteht eine Win-Win-Situation. Arme Hunde - haben wenig Mehrwert aus den Produkten des Unternehmens und bringen dem Unternehmen wenig Ertrag. Man sollte nicht viel in die Kundenbindung investieren. Fragezeichen – haben wenig Mehrwert aus den Produkten des Unternehmens, bringen dem Unternehmen aber viel Ertrag. Es lohnt sich, bessere Produkte für diese entwickeln, damit sie nicht zum Wettbewerb abwandern. Trittbrettfahrer - haben viel Mehrwert aus den Produkten des Unternehmens, bringen diesem jedoch wenig Ertrag. Dies können z. B. Großunternehmen sein, die ihre Einkaufsmacht bei den Zulieferern ausspielen. Hier könnte das Unternehmen versuchen, die Preise zu erhöhen oder das Serviceniveau senken. Scoring-Modelle Hier vergeben Sie an die für Sie relevanten Segmentierungskriterien Punkte, um diese zu gewichten. Je mehr Punkte ein Kunde oder eine Zielgruppe insgesamt hat, umso wertvoller ist er bzw. sie für Ihr Unternehmen. Ein Scoring-Modell kann statt Segmentierungskriterien auch Transaktionen mit Kunden betrachten und gewichten. Voraussetzung für die Berechnung des Customer Lifetime Value Um den CLV berechnen zu können, benötigen Sie also folgende Daten: Ihre Kosten für Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung. Eine Aufgliederung dieser Kosten in variable und fixe Kosten. Eine Aufgliederung dieser Kosten auf Kundengruppen, Segmente, Sparten. Ein- und Auszahlungsströme aus der Kundenbeziehung, Zielgruppe, Produktgruppe usw. Möglichkeiten, diese Daten nach Perioden aufzugliedern und zu vergleichen. Im Idealfall eine in Ihr CRM integrierte Deckungsbeitragsrechnung. Derart gerüstet können Sie nicht nur den Kundenwert ermitteln, sondern erhalten auch wertvolle Erkenntnisse über den ROI Ihrer Maßnahmen im Bereich Marketing, Vertrieb und Kundenbindung. Der gesamte Kundenlebenszyklus in einer Software Viele dieser Daten sucht man in einem traditionellen CRM vergeblich. Hier werden keine Ein- und Auszahlungsströme erfasst. Und die Deckungsbeitragsrechnung ist ohne Zugriff auf Kosten- und Leistungsrechnung ebenfalls ein Ding der Unmöglichkeit. Viele Unternehmen behelfen sich daher mit Excel-Auswertungen. Diese haben aber den Nachteil, dass sie aus einer unvollständigen und inkonsistenten Datenbasis gespeist werden. Manche Werte sind gar nicht verfügbar, andere in drei verschiedenen Versionen. So steht die Auswertung von Anfang an auf tönernen Füßen. Die Lösung dieses Dilemmas ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg aggregiert und auswertet. Wenn Marketing, Vertrieb, Kundenbetreuung, Projekte und Finanzen in einer einheitlichen, konsistenten Datenbasis integriert sind, können aussagekräftige Analysen auch über Abteilungsgrenzen hinweg erstellt werden. Eine Software wie Scopevisio ist darüber hinaus so flexibel, dass sich die Prozesse aus fast allen Branchen darin abbilden lassen. CLV-Modell im B2C-Bereich Angenommen, ein durchschnittlicher Kunde kauft alle vier Jahre eine neue Kaffeemaschine im Gegenwert von 100 Euro. Der Deckungsbeitrag beläuft sich auf 40 Euro. Im Verlauf von 20 Jahren erlöst der Hersteller einen Kundenwert von 200 Euro. Problematik Diese Modellrechnung wirft schon auf den ersten Blick viele Fragen auf. Die Kundenloyalität im Konsumgüterbereich nimmt seit Langem ab. Kein Hersteller von Konsumgütern kann sich heute ohne Weiteres darauf verlassen, dass ein Kunde zwanzig Jahre lang seine Kaffeemaschinen nur bei ihm kauft. Zweiter Punkt zum Thema Kaufverhalten: Die Ansprüche steigen, der Produktlebenszyklus nimmt ab. Kaufte ein Kunde in der Vergangenheit alle vier Jahre ein neues Modell, wird er vielleicht in Zukunft alle drei oder alle zwei Jahre eines kaufen. Zudem wird er sich hoffentlich für ein teureres Modell entscheiden, da mit dem Alter auch die Kaufkraft zunimmt. Oder er steigt auf Tee um und kauft in Zukunft Wasserkocher oder scheidet als Kunde ganz aus. Das Cross-Selling-Potenzial wird nicht mit eingerechnet. Ist der Kunde mit der Kaffeemaschine zufrieden, wird er womöglich auch andere Haushaltsgeräte bei demselben Hersteller erwerben. Sein Kundenwert steigt damit drastisch. Bei so viel Zufriedenheit spricht er vielleicht Empfehlungen aus und zieht weitere Kunden an. Auch dies ist eine Wertsteigerung, die sich mit dem CLV schwerlich quantifizieren lässt. Auch berücksichtigt die Modellrechnung keine Änderungen in der Erlös- und Kostenstruktur und im Markt. Vielleicht wird in einigen Jahren viel kostengünstiger produziert und der Deckungsbeitrag steigt entsprechend an. Oder der Trend dreht sich – Geiz ist geil – und es werden nur noch Billigprodukte mit geringem Deckungsbeitrag nachgefragt. Konjunkturelle oder demographische Entwicklungen sowie Internet-Angebote beeinflussen das Kaufverhalten, und, und, und… Daraus wird ersichtlich, dass eine Berechnung des CLV über einen langen Zeitraum hinweg allzu theoretisch ist. Im B2C-Bereich sind langfristige Prognosen eines zukünftigen Kundenwerts mit extremen Unsicherheiten behaftet. Customer Lifetime Value im B2B-Geschäft Im B2B-Bereich sind langfristige Kundenbeziehungen eher die Regel. Je komplexer und individueller das Produkt oder der Service, umso größer ist die Chance, dass der einmal gewonnene Kunde treu bleibt. Doch auch hier kommt es vor, dass Kunden den Anbieter wechseln. Grund ist nicht immer der Preis. Besserer Service, höherwertige Produkte, größere räumliche Nähe, persönliche Sympathie oder Antipathie, Wechsel im Personal, in der Geschäftspolitik oder Strategie können den Ausschlag geben, eine langfristige Kundenbeziehung zu beenden. Die Konkurrenz schläft nicht. Allerdings haben Anbieter Möglichkeiten, die Abwanderung zu verringern: Als Maßnahmen zur Kundenbindung haben sich langfristige Service-Verträge und eine aktive Kundenbetreuung bewährt. Diese kosten allerdings Geld. Also sollte der Anbieter immer den Deckungsbeitrag der Kundenbeziehung vor Augen haben, um zu entscheiden, ob sich die Investition in den Kunden lohnt. Modellrechnung für Mietmodelle Am einfachsten lässt sich der CLV quantifizieren, wenn Sie Leistungen mit einem Mietmodell anbieten. Angenommen Sie bieten Software-as-a-Service an. Ein durchschnittlicher Kunde bringt monatlich 1.000 Euro an Erlösen. Der Deckungsbeitrag nach Abzug der zurechenbaren variablen Kosten beträgt 500 Euro und die Geschäftsbeziehungen erstrecken sich über mindestens fünf Jahre. Dann würde der Kundenwert (ohne Abzinsung) im Durchschnitt über den gesamten Zeitraum 30.000 Euro betragen. Fazit Der Customer Lifetime Value ist ein arg theoretischer Wert. Je nach Branche ist es schwierig, auf lange Sicht den Wert einer Kundenbeziehung zu prognostizieren. Im B2B-Geschäft ist dies eher möglich als im B2C, wenngleich auch hier die Vorhersagen sehr unsicher sind. Trotzdem ist die Betrachtung des Kundenwerts für Unternehmen eminent wichtig. Analytische CRM-Systeme sind heute in der Lage, Kundengruppen sauber zu segmentieren und die Maßnahmen von Marketing und Vertrieb fokussiert auszurichten. Je besser die Datenbasis, desto größer das analytische Potenzial. Ein- und Auszahlungsströme werden beispielsweise von einem traditionellen CRM nicht erfasst. Ohne Zugriff auf Kosten- und Leistungsrechnung ist auch keine Deckungsbeitragsrechnung möglich. Die Lösung ist eine integrierte Unternehmenssoftware, die Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg aggregiert und auswertet. ### Der Siegeszug der digitalen Sprachassistenten Nicht erst mit Star Wars drang das Bild von Robotern in unsere Vorstellung, mit denen wir uns intelligent unterhalten können – also wie mit einem (annähernd intelligenten) Menschen. Die Aussicht, mit Maschinen mittels direkter Kommunikation zu interagieren, anstatt nur immer wieder dieselben Knöpfe zu drücken und Hebel zu ziehen – das hat den Ehrgeiz der technologischen Pioniere vorangetrieben. Die Anwendungsmöglichkeiten scheinen unbegrenzt. Ob im Alltag, in der Verwaltung, in der Industrie, im Auto: quasi allen Bereichen des Lebens steht zumindest die Möglichkeit offen, durch intelligente und sprechende Maschinen bereichert zu werden. Und ob uns unser digitaler Sprachassistent jeweils eher wie ein amerikanischer Gebrauchtwarenhändler oder wie ein britischer Butler begegnet, das liegt allein in der Hand des Menschen. Computer und Maschinen machen ungeheure Fortschritte im Verständnis menschlicher Sprache. Nach Einschätzung des amerikanischen Elektronik-Branchenverbandes CTA dürften Maschinen noch dieses Jahr erstmals gesprochene Worte annähernd so gut verstehen wie Menschen. 2013 hatte die Fehlerquote noch bei 23 Prozent gelegen. Scopevisio informiert Sie über die gegenwärtigen Neuheiten und einige spannende Themenfelder in der Welt der Mensch-Maschine-Interaktion. Sprachsteuerung für digitale Assistenten Sprachsteuerung wird besonders oft für digitale Assistenten eingesetzt. Diese kleinen Programme, auch Chatbots genannt, verstehen Anweisungen von menschlichen Anwendern und können Fragen beantworten. Die Sprachsteuerung trägt Namen wie Alexa, Cortana, Google Now, Siri oder Scoper und erleichtert die Bedienung von Smartphones und Büroanwendungen. Auf der Technikmesse CES in Las Vegas Anfang 2017 ließ die CTA verlauten, dass alleine in diesem Jahr fünf Millionen digitale Assistenten verkauft werden dürften. Der Siegeszug der Künstlichen Intelligenz (KI) wird diese Entwicklung zusätzlich ankurbeln. KI ermöglicht eine selbstlernende Spracherkennung. Das Spracherkennungsmodul kann im Laufe der Zeit immer mehr sprachliche Äußerungen verstehen und selbst hervorbringen, weil es permanent dazulernt. Es erkennt Muster in gesprochenen Texten und lernt allmählich, diese Muster einzuordnen und zu interpretieren. Irgendwann werden wir mit den digitalen Assistenten beinahe so sprechen können, als wären es Menschen. https://www.youtube.com/watch?v=Sk-dbX-wlgY Was leisten die Sprachassistenten? Eine konsequent angewandte Sprachsteuerung kann die Produktivität in vielen Unternehmen steigern: Die Masse der zu bearbeitenden Daten wird nicht weniger, die zur Verfügung stehende Zeit dagegen meist knapper, die Konkurrenz tut einem auch selten den Gefallen, ruhig zu schlafen, während man selbst im Organisationschaos versinkt. Digitale Helfer aber beschaffen die nötigen Informationen schneller und vollständiger als es bei manuellem Suchen der Fall wäre. Die Hürden eines exponentiell wachsenden Datenbergs bestehen für die KI nicht. Und sie kann, mit dem entsprechenden Sprachmodul ausgestattet, diese Informationen verständlicher formulieren – sogar in verschiedenen Sprachen. Sprachsteuerung im Büro Digitale Assistenten werden zunehmend im Support und im Online-Kundenservice eingesetzt. Vor technischen Schwierigkeiten ist kein Privatmann gefeit. Gerade in modernen Zeiten mit wachsender Technologisierung des Alltags stößt man besonders in Gewöhnungsphasen an seine Grenzen und verzweifelt an den neuen Herausforderungen. https://www.youtube.com/watch?v=M1WemnsB98o#t=0m6s Abhilfe schaffen mehr und mehr digitale Sprachassistenten. Über ihren Datenspeicher können sie unverzüglich die richtigen Antworten liefern. Gerade in schwierigen Fällen müsste ein menschlicher Gesprächspartner die korrekten Informationen vielleicht erst zusammensuchen oder zeitintensive Rückfragen anstellen. Zugleich müsste sich der Kunde nicht mehr mit eventuell gestressten oder unleidigen Beratern auseinandersetzen: Geduld und Stimmung eines digitalen Sprachassistenten werden durch kein noch so großes Unverständnis des Kunden belastet. Von Vorteil ist auch die Lernfähigkeit der Maschinen: Wiederkehrende Fragen werden sofort beantwortet. Änderungen bei Prozessen werden augenblicklich gelernt und umgesetzt. Hände und Augen bleiben frei Diese Fähigkeit ist in der Logistik und der Maschinenbedienung besonders praktisch. Ein Hersteller von Sprachsteuerungslösungen für die Logistik verheißt Produktivitätssteigerungen von fünf bis 25 Prozent bei Lagerprozessen. Lagerarbeiter müssen nicht mehr innehalten, um Daten in ein Terminal einzugeben. Sie haben beide Hände frei und können sich auf ihre Kernaufgaben statt auf einen Bildschirm konzentrieren. Anwendungen in der Gastronomie In einem Vergnügungspark im Südwesten Japans steht ein etwas anderes Hotel. Das Henn-na Hotel (wörtlich in etwa "Merkwürdiges Hotel") in der Nähe von Nagasaki kommt fast ohne menschliches Personal aus. An der Rezeption steht eine adrette junge Dame (mitunter auch ein adäquat gekleideter Dinosaurier). Dieser Rezeptionist entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als Roboter. Die Dame schaut mit professionellem Lächeln nach, ob ein Zimmer für Sie frei ist und kann sogar Small Talk mit den Gästen machen – derzeit auf Japanisch, Chinesisch, Koreanisch und Englisch (wenn auch mitunter etwas abenteuerlich). Manager Sawada möchte eine ganze Kette solcher Hotels einrichten. Das Konzept liegt darin, dass Ankunft, Unterbringung, Aufenthalt und Versorgung des Gastes im Idealfall ohne menschliches Hotelpersonal auskommt. Ein Luxuxhotel ist das Henn-na Hotel allerdings nicht. Auf den Zimmern gibt es Kühlvorrichtungen (gewissermaßen umgekehrte Heizkörper) anstatt Klimaanlagen und keine Kühlschränke. Dies hängt mit dem Zweck des Hotels zusammen, Kosten zu sparen: Da zum Beispiel keine Personalkosten anfallen, kann Herr Sawada seine Zimmer billiger anbieten als der Wettbewerb. Der Einsatz moderner Technologie zeigt sich dabei als sehr innovativ, dem Kunden den Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten. Natürlich funktioniert nicht alles im Hotel sprachgesteuert. Den Eintritt ins gebuchte Zimmer gewährt ein Gesichtserkennungs-Programm. Ob sich ein Gast nähert, erkennen die Türen mittels Kamera. So eigenartig und teilweise bizarr alles vor allem für westliche Augen wirken mag, Herr Sawada hat besonders mit dem Aushängeschild der sprechenden Assistenten-Maschinen einen neuen Pfad in der Gastronomie betreten und ein gehörges Maß an Innovation bewiesen. https://www.youtube.com/watch?v=oCDY3kNz5hw Korrekte Auskünfte in Echtzeit Viele sind von den Möglichkeiten des digitalen und technologischen Fortschritts fsaziniert, mögen es aber doch etwas weniger plastisch als im Henn-na Hotel. Aber es ist dennoch absehbar, dass sich beispielsweise Empfangsdamen und -herren vielleicht schon bald nach einem neuen Betätigungsfeld umsehen müssen. Das Gleiche gilt für viele Call-Center-Mitarbeiter. Wo immer Informationen aus Datenbanken abgerufen und in sprachliche Äußerungen übersetzt werden können, sind Computer dem Menschen überlegen. Erinnern Sie sich an die sprachgesteuerten Assistenten im Support? Angenommen, Sie betreten ein großes Verwaltungsgebäude und suchen nach einem bestimmten Mitarbeiter. Eine menschliche Kraft, die gut gelaunt und wohlorganisiert – und damit auch nicht ganz billig – ist, wird in ihrem Computer nachschauen (das dauert einen Moment) und sagen: "Herrn Müller finden Sie im dritten Stock, vierte Tür links, Zimmer Nummer 3.14." Eine schlecht gelaunte Kraft auf Minijobber-Tarif wird Sie vielleicht angähnen und sagen: "Dritter Stock." Ein digitaler Assistent könnte freundlich und in Echtzeit antworten: “Ihren Fall bearbeitet Herr Müller. Er ist im Moment nicht im Büro. Er wird in einer halben Stunde zurück erwartet. Möchten Sie einen Kaffee?” Was bei Maschinen als Zeichen von Intelligenz und kluger Programmierung gesehen wird, könnte bei einem menschlichen Gesprächspartner beinah aufdringlich wirken. Industrie 4.0 Die Sprach- und Gestensteuerung macht industrielle Prozesse effizienter, produktiver und weniger fehleranfällig. Industrie 4.0 bedeutet intelligente Vernetzung von Entwicklung, Herstellung, Logistik und Kundenprozessen. Sprachschnittstellen und Gesten-Erkennung können diese Vernetzung fördern und viele Aufgaben beschleunigen und erleichtern: Von der Fertigung über die Montage und Wartung bis hin zur Qualitätssicherung. Spracheingabe unterstützt auch die Schulung und Ausbildung von Fachkräften. Denn das Benutzerhandbuch der Zukunft ist ein Chatbot. Sprachsteuerung im Automotive-Bereich Klar, wir wissen aus Kindertagen: Knöpfchen drücken KANN auch Spaß machen, vorausgesetzt sie blinken schön und machen lustige Geräusche. Wenn man sich als Erwachsener aber auf der Autobahn wiederfindet und bei der Steuerung seines Fortbewegungsmittels von unzähligen Bedienvorrichtungen angestarrt wird, das mag den einen oder anderen verstören. Tatsache: Manche Automobile haben heutzutage so viele Knöpfe und Schalter wie ein mittlerer Düsenjet. Der Fahrer muss regelmäßig den Blick von der Straße nehmen, wenn er eine Funktion benötigt, die er nicht alle Tage benutzt. Und wenn er wieder aufblickt, ist vielleicht schon ein Reh auf die Straße gelaufen – oder der richtige Augenblick für den Turbo Boost verpasst. Spaß beiseite. Diese gefährliche Fummelei an überladenen Bedienpanels hat hoffentlich bald ein Ende. Der Fahrer der Zukunft wird mit seinem Auto sprechen. Ganz gleich, ob er den Navi nach dem Weg fragt oder die Sitzheizung einschalten möchte. https://www.youtube.com/watch?v=Hm3AFz4wrw4#t=1m2s Sprachsteuerung im digitalen Heim Bewohner eines “Smart Home” steuern heute schon ihre Spielkonsolen, Haustechnik, Fernseher und Bestellungen per Sprache. Wer morgens etwa nicht weiß, was er anziehen soll (und keinen Partner hat, der es ihm sagt), fragt kurz nach der Wettervorhersage (die übrigens ebenfalls computergeneriert ist). Sprachsteuerung ermöglicht Inklusion Die neue Technologie ist mehr als nur eine Spielerei. Sie verschafft Menschen, die durch Krankheit, Alter oder Behinderung eingeschränkt sind, einen ganz neuen Aktionsspielraum. Dagmar ist an den Rollstuhl gefesselt. Sie ist 19 Jahre alt und leidet an Spinaler Muskelatrophie (SMA). Diese Krankheit raubt den Betroffenen allmählich jede Mobilität, bis sie nur noch vom Hals aufwärts beweglich sind. Sprachsteuerung sorgt dafür, dass Dagmar heute Germanistik studieren kann. Sie lässt sich Fachtexte vorlesen und diktiert ihre Hausarbeiten in einen speziell ausgerüsteten Computer. Die Chancen stehen gut, dass Dagmar nach dem Studium einen normalen Beruf ausüben kann. Fazit Mensch-Maschine-Interaktion mittels Sprache ist eine Zukunftstechnologie. Was mit Siri begann, findet in digitalen Assistenten und Industrie 4.0 seine logische Fortsetzung. Selbstlernende Sprachanwendungen verstehen die Äußerungen der Benutzer jedes Mal besser. Sie beantworten Fragen kompetenter als mancher Service-Mitarbeiter es könnte. Sprachsteuerung bereichert unser Leben und macht viele Anwendungen einfacher. Sie wird allerdings dazu führen, dass einige niedrig qualifizierte Jobs in Zukunft wegfallen könnten. Video 1: Scopevisio AG Video 2: danielsangeo Video 3: The Japan Times Video 4: JoelMuehlebach ### Neukundenakquise im B2B: Erfolgreiche Strategien und Tipps Clemens Cloud bietet Beratung und Software-Lösungen auf dem IT-Sektor an. Sein Unternehmen arbeitet für zehn Bestandskunden, zwei davon machen 80 Prozent seines Umsatzes aus. Der Betrieb läuft auf Hochtouren. Clemens Cloud sonnt sich im Erfolg. Maßnahmen zur Neukundengewinnung hält er für überflüssig. Bis sein Hauptkunde ihm eröffnet, dass man ab nächsten Monat keinen Bedarf mehr für seine Leistungen habe. Es habe einen Wechsel in der Geschäftsführung gegeben und der neue Chef möchte die Softwareentwicklung auf eine ihm bekannte Firma in Indien auslagern. Dieses Szenario ist gar nicht so selten. Unternehmen mit einigen wenigen Auftraggebern sind rasch in ihrer Existenz bedroht, wenn ein Großkunde abspringt. Und dafür kann es etliche Gründe geben: Einen Wechsel in der Entscheidungsebene, Fusionen, Umstrukturierungen, Strategiewechsel oder schlicht finanzielle Probleme bis hin zur Insolvenz. Neukundengewinnung als Lebensversicherung Jedes Unternehmen muss einkalkulieren, dass seine Kundenbasis schrumpft, wenn es keine aktive Akquise betreibt. Die Neukundengewinnung ist auch für gut laufende Betriebe die beste Lebensversicherung. Doch woher nehmen und nicht stehlen? Kunden vom Wettbewerb abwerben Die meisten Firmen aus Ihrer Zielgruppe haben bereits eine Lösung im Einsatz – vom Wettbewerb! Daher lautet unser erster Tipp für die Kundengewinnung: Analysieren Sie die Schwächen Ihrer Wettbewerber und natürlich Ihre eigenen Stärken. Können Sie ein Bestandsprodukt ablösen und dem Kunden darüber hinaus einen echten Mehrwert geben, sind Sie im Geschäft. Die meisten potenziellen Kunden finden Sie beim Wettbewerb. Angenommen, Ihr Wettbewerber bietet eine gute Faktura-Software an, aber das Hochladen von Belegen ist umständlich. Das können Sie besser! Zusätzlich bieten Sie auch noch eine mobile App an, mit der Ihre Kunden Belege schnell einscannen und ein Kassenbuch rechtlich einwandfrei führen können. Fragen Sie bei der Kundenakquise immer nach, welches Bestandsprodukt der Kunde verwendet. Anschließend sollten Sie genau präsent haben, in welchen Punkten Sie besser sind als dieses Bestandsprodukt. Erstellen Sie eine entsprechende Liste als Handreichung für Ihren Vertrieb. Dann kann er im Kundengespräch besser argumentieren. Stärken und Schwächen analysieren Im B2B-Umfeld spielt der Preis eine geringere Rolle als andere Aspekte. So lange Sie sich preislich im üblichen Rahmen bewegen, sollten Sie andere Stärken Ihres Angebots hervorheben. Zum Beispiel: Integration in die Systemlandschaft des Kunden Zusatznutzen durch Prozessoptimierung Effizienzsteigerung Automatisierungen Rechtssicherheit, Datenschutz Standortunabhängigkeit (Stichwort Cloud-Lösungen) Zuverlässigkeit Ansprechpartner im Unternehmen Support Schnelle, kostengünstige Implementierung Schnittstellen, die der Kunde benötigt Geübte Verkäufer erkennen schon im Erstgespräch, wo der Schmerz des Kunden am größten ist. Unterschiedliche Ebenen können zur Sprache kommen, von der technischen über die kaufmännische und organisatorische bis hin zur Beziehungsebene. Wissen, was der Kunde braucht Die Neukundengewinnung gelingt umso besser, je mehr Sie über den potenziellen Kunden wissen. Durch aktuelle Techniken der Lead-Generierung und Marketing Automation können Sie über einen Interessenten viel erfahren, bevor Sie das erste Gespräch mit ihm führen. Anhand der Content-Angebote, die er auf Ihrer Website aufruft, können Sie ihm immer speziellere weiterführende Informationen liefern und von Ihrer Kompetenz überzeugen. Die Nachverfolgung dieser „Customer Journey“ in Ihrem CRM liefert Ihrem Vertrieb wertvolle Anknüpfungspunkte. Wenn Sie dann zum ersten Mal den Hörer in die Hand nehmen, um den Interessenten anzurufen, haben Sie bereits eine konkrete Vorstellung von seinem Problem. Überzeugungsarbeit leisten Überzeugungsarbeit erschöpft sich nicht im Aufzählen von Leistungsmerkmalen. Auch die beste Software findet keine Freunde, wenn Sie kommunizieren wie ein Nerd. Sie sollten den Kunden nicht nur fachlich, sondern auch persönlich ansprechen und überzeugen. Der beste Rat für die Neukundengewinnung kann nur lauten: Hören Sie genau hin, was den Kunden bewegt und gehen Sie darauf ein. So schaffen Sie Vertrauen und bewirken, dass er sich öffnet. Zeigen Sie Verständnis und schildern Sie dem Kunden eine Welt, in der sein Problem durch Ihre Dienstleistungen behoben ist. Lassen Sie ihn träumen und strahlen Sie Begeisterung und Einsatz aus – nicht nur für Ihre Produkte, sondern auch für das Geschäftsmodell und den Erfolg des Kunden. Ihr Vertrieb sollte so geschult werden, dass er die notwendige Empathie und Behutsamkeit aufbringt. Kunden sehen die Ablösung von Softwareprodukten im Betrieb zu Recht als Risiko an. Es braucht Zeit, um das Vertrauen in Ihre Kompetenz und Ihre Lösung aufzubauen. Es kann kontraproduktiv sein, wenn Sie zu viel Druck aufbauen. Denken und argumentieren Sie von Anfang an lieber partnerschaftlich als in einem Verkäufer-Kunde-Paradigma. Den Fuß in die Tür bekommen Die meisten Dienstleister und IT-Unternehmen bieten modulare Lösungen an, häufig mit Schnittstellen, die eine Integration in die vorhandene Systemlandschaft ermöglichen. Vielleicht finden Sie für den Anfang eine unkritische Nische, in der Sie sich beweisen können. Zum Beispiel: „Sie haben erwähnt, dass Ihre Werkstudenten die Visitenkarten oft fehlerhaft in Ihr Kontaktmanagement eingeben. Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Karten direkt in Ihre Kontakte hinein scannen! Sie würden viel Zeit gewinnen und die Datenqualität wäre ungleich höher.“ Goldene Brücken bauen Um den Fuß in die Tür zu bekommen, können Sie auch eine goldene Brücke bauen, etwa so: „Angenommen, Sie würden zunächst einmal ein oder zwei Leute mit unserer Software ausstatten. Wir helfen Ihnen mit der Einrichtung und zeigen Ihnen vor Ort, wie es funktioniert. Dann probieren Sie die Lösung erst einmal aus. Unser Support steht Ihnen zur Verfügung. Wenn wir Sie überzeugen können, helfen wir Ihnen bei der Migration. Und in spätestens einem Monat ist die vollständige Lösung live, ohne Beeinträchtigung Ihres Geschäftsbetriebs.“ Verkäufer richtig motivieren Viele IT-Unternehmen kennen das Dilemma: Produktmanagement und Entwicklung sprechen eine andere Sprache als Marketing und Vertrieb. Es ist eminent wichtig, die Verkäufer bei Neuentwicklungen rechtzeitig mit ins Boot zu nehmen, ihnen den Kundennutzen zu erklären und ihre Begeisterung für das Produkt permanent hoch zu halten. Gleichzeitig sollte ein strukturierter Vertriebsprozess dafür sorgen, dass die Verkäufer sich nicht an hoffnungslosen Fällen abarbeiten. Ehrgeizige Zielvereinbarungen sind gut und schön, aber man muss den Vertriebsmitarbeitern auch sagen, wie sie ihre Ziele erreichen können. Dafür sind ein gutes Vertriebscontrolling und konkrete Leitfäden wichtig. Erfolge in der Neukundengewinnung sollten angemessen belohnt werden – nicht nur mit Boni, sondern auch mit Lob und Anerkennung. Aus Erfahrung klug werden Aus erfolgreichen Vertriebsprojekten kann Ihr Vertriebsteam für die Zukunft lernen und seine Akquise-Methoden verfeinern. Doch auch aus Misserfolgen lassen sich wichtige Erfahrungen gewinnen. Daher sollten Sie ein CRM mit hervorragenden Analysefunktionen verwenden. In welcher Zielgruppe, in welchem Vertriebskanal, in welcher Branche oder Region steckt das höchste Potenzial? Wie lange dauert es, bis genug Vertrauen aufgebaut wurde, um auf den Abschluss hinzuarbeiten? Welche Aktivitäten oder Kommunikationswege haben sich bei der Neukundengewinnung als sinnlos oder kontraproduktiv erwiesen? Wer diese Fragen zu beantworten weiß, kann seinen Vertrieb in eine erfolgreiche Zukunft steuern. ### Kleinbetragsrechnung: Die Lösung für kleine Rechnungsbeträge Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Eine Kleinbetragsrechnung ist – Überraschung! – eine Rechnung über einen kleinen Betrag. Die Höchstgrenze wurde zuletzt von 150 auf 250 Euro brutto festgesetzt. Sie gilt seit 1. Januar 2017; Stichtag ist der Tag der Rechnungsstellung. Kleinbetragsrechnungen sind „einfacher“ als Rechnungen über höhere Beträge. Diese Vereinfachung besteht darin, dass sie weniger gesetzliche Angaben enthalten müssen. Rechtsgrundlage ist der § 33 UStDV. Die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge ist allerdings kein Muss. Jedem Unternehmer steht es frei, auch für Kleinbeträge ganz gewöhnliche Rechnungen zu schreiben, die alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile enthalten. Vom Brutto zum Netto Wie bereits gesagt, lautet eine Kleinbetragsrechnung maximal auf 250 Euro brutto. Doch was bedeutet das für den Nettobetrag und die Mehrwertsteuer? Die jeweiligen Höchstbeträge können Sie aus folgender Tabelle ablesen: Brutto (Euro)SteuersatzNetto (Euro)Steuerbetrag (Euro)250,0019 %210,0839,92250,007 %233,6416,36 Sie können übrigens auch „gemischte“ Rechnungen ausstellen, auf denen ein Teil der Umsätze dem vollen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent und ein anderer Teil der ermäßigten Umsatzsteuer von 7 Prozent unterliegt. Hauptsache, der Brutto-Endbetrag der Kleinbetragsrechnung ist kleiner oder gleich 250,00 Euro. Voraussetzungen für die Kleinbetragsrechnung Im Grunde ist eine Kleinbetragsrechnung eine Rechnung wie alle anderen auch. Für sie gelten keine Sonderregeln, sondern nur Vereinfachungen. Sie müssen nicht alle Rechnungsmerkmale enthalten. Das erleichtert dem Rechnungssteller die Arbeit. Notwendige Angaben Die folgenden Angaben sind auf einer Kleinbetragsrechnung Pflicht: Vollständiger Name und Anschrift des des Rechnungsstellers Datum der Rechnungsstellung Art und Umfang der erbrachten Leistung oder gelieferten Gegenstände Bruttopreis / Honorar inklusive Mehrwertsteuer Mehrwertsteuersatz; alternativ Hinweis auf die Steuerbefreiung (Kleinunternehmer) Die Mehrwertsteuer muss unbedingt als Prozentsatz angegeben werden. Der Hinweis „inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer“ oder ähnlich genügt nicht. Wenn Sie Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind, machen Sie überhaupt keine Angaben zur Mehrwertsteuer. Vorsicht, Falle Man kann Rechnungsausstellern nur raten, alle Rechnungen bis zur 250-Euro-Grenze nur mit den absoluten Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen zu versehen (siehe § 33 UStDV). Ein leeres Empfängerfeld bedeutet, dass der Empfänger keine Probleme mit dem Vorsteuerabzug bekommen kann. Wenn Sie aber einen Empfänger nennen, kann eine falsche oder fehlerhafte Angabe den Vorsteuerabzug verhindern. Die Finanzverwaltung begründet dies damit, dass die Rechnung nicht den Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen entspricht. Manche Rechnungen müssen trotz allem noch weitergehende Angaben enthalten. Das klassische Beispiel ist die Bewirtungsrechnung. Auf ihr müssen natürlich weiterhin der Anlass der Bewirtung sowie die bewirteten Personen vermerkt werden. Sinn der Kleinbetragsregelung Die Kleinbetragsregelung erleichtert bei vielen alltäglichen Geschäften den Vorsteuerabzug. Laut Umsatzsteuergesetz muss ein Waren- oder Leistungsempfänger dem Finanzamt normalerweise eine Rechnung präsentieren, die alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile enthält, um die Umsatzsteuer daraus geltend machen zu können. Umsatzsteuer aus einer Kleinbetragsrechnung kann jedoch auch abgezogen werden, wenn kein Leistungsempfänger angegeben ist und die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen wird. Für den Aussteller und Empfänger der Rechnung ist dies wesentlich unbürokratischer und einfacher. Ausnahmen Auslandsgeschäfte sind von der Kleinbetragsrechnung ausgenommen, auch wenn sie die Grenze von 250 Euro brutto nicht überschreiten. Dazu gehören steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen ( 6a UStG) Umsätze aus dem grenzüberschreitenden Versandhandel ( 3c UStG) Reverse-Charge-Geschäfte ( 13b UStG) Der Trick mit dem Scan Rechnungen müssen über eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren hinweg archiviert werden. Haben Sie schon einmal versucht, ein Fax auf Thermopapier nach wenigen Monaten „Liegezeit“ noch zu entziffern? Oder einen mit schlechter Tinte gedruckten Kassenbon? Solche Unterlagen werden schneller unleserlich, als dem Finanzamt lieb ist. Daher sollten Sie grundsätzlich jeden Papierbeleg bei Erhalt scannen oder fotografieren. Solche Belegbilder lassen sich in moderne Buchführungsprogramme hochladen und in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sicher speichern. Manche dieser nützlichen Apps können die Belegbilder sogar automatisch erkennen. So finden Sie die Belege schneller wieder und Ihr Steuerberater kann die Angaben einfach automatisch in seine Buchhaltung übertragen. Fazit Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über maximal 250 Euro brutto. Sie muss weniger Angaben enthalten als eine gewöhnliche Rechnung. Insbesondere muss kein Rechnungsempfänger angegeben werden. Das erleichtert dem Lieferanten die Rechnungsstellung und dem Kunden den Vorsteuerabzug. Für grenzüberschreitende Geschäfte gilt die Kleinbetragsregelung nicht. ### Weshalb IT-Projekte scheitern Murphy's Law besagt (vereinfacht formuliert): Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Das gilt auch und besonders für IT-Projekte. Wir sagen Ihnen, wie Sie sich gegen die häufigsten Projektrisiken wappnen können. Schwammige Definition der IT-Projekte Häufig werden Projekte in Auftrag gegeben, bei denen weder der Kunde noch der Auftragnehmer so genau weiß, was eigentlich erreicht werden soll. Die Projektziele und der Umfang werden vage umschrieben und lassen viel Spielraum für Interpretationen. Auf dieser Grundlage kann kein Mensch einen ordentlichen Projektstrukturplan erstellen, geschweige denn eine Machbarkeits- oder Kostenabschätzung. Was tun? Erstellen Sie eine Blaupause für einen Projektauftrag, die alles Wichtige enthält: Die Bezeichnung und eine Kurzbeschreibung des IT-Projekts, Auftraggeber, Start und Ende, Terminvorgaben, Ziele, angestrebte Arbeitsergebnisse, Projektbudget, Grundannahmen und Beschränkungen, Ressourcen. Auch die wichtigsten Stakeholder, der Projektmanager und das Projektteam können im Projektauftrag bereits bestimmt werden. Legen Sie den Leistungsumfang fest und behalten Sie sich vor, für nachträgliche Änderungen entsprechend mehr Zeit und Honorar zu verlangen. Ganz wichtig: Setzen Sie SMARTe Ziele. SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Nur dann können Sie die Zielerreichung dokumentieren und Ärger bei der Abnahme vermeiden. Planungs- und Methodenfehler Ihr Projektplan steht. Sie haben sinnvolle Arbeitspakete geschnürt, Zuständigkeiten verteilt und ein schönes Gantt-Diagramm erstellt. Jetzt kann doch eigentlich nichts Schlimmes mehr passieren, oder? Doch, es kann. Eine zu starre Projektplanung ist ebenso schädlich wie eine zu lockere, das Kleben an einer Methode ebenso unangemessen wie überhaupt keine Methode. Ihr Vorgehen sollte gewährleisten, dass genug Flexibilität vorhanden ist, um auf Changes und veränderte Bedingungen reagieren zu können. Sie sollten immer vor Augen haben: Der Projektumfang kann sich ändern. Anforderungen können sich ändern. Ressourcen können wegfallen. Teilprojekte können in Verzug geraten. Das kann Ihre Zeitplanung durcheinanderwirbeln und das Budget sprengen, wenn Sie nicht rechtzeitig etwas unternehmen. Was tun? Rechtzeitig bedeutet: Am besten noch vor Projektstart. Lassen Sie sich nicht auf unrealistische Zeitvorgaben ein, wenn Sie wissen, dass diese ohnehin nicht einzuhalten sind. Im Gegenteil: Zeit, Ressourcen, Budget – alles sollte mit einer Sicherheitsmarge geplant werden. Aus den Lessons-Learned-Sitzungen vergangener Projekte können Sie eine realistische Einschätzung ableiten, wie groß diese Marge sein sollte. Haben Sie das Ohr am Kunden, damit Sie antizipieren können, was dieser ändern möchte und wann er es möchte. War da Unzufriedenheit in seiner Stimme zu hören? Oder der Anspruch auf mehr? Fragen Sie ihn danach. Sonst werden Sie am Ende überrumpelt. Etablieren Sie für Ihre IT-Projekte ein strukturiertes Change Management. Entwerfen Sie ein Dokument, das die Änderungen konkret (am besten SMART) auflistet. Anschließend sollten Sie oder Ihr Projektmanager für jeden Change dokumentieren, wie sich dieser auf den Zeitplan und das Budget auswirkt. Lassen Sie sich das Dokument vom Kunden unterschreiben und legen Sie es mit dem Projektauftrag ab. Projektkommunikation funktioniert nicht IT-Projekte stehen und fallen mit der Kommunikation. Was Sie nicht wissen, können Sie nicht managen. Gleiches gilt für das Projektteam und alle Stakeholder bis hin zum Auftraggeber. Angenommen, der Verantwortliche für ein Arbeitspaket vertuscht einen Fehler, weil er fürchtet, "einen Kopf kürzer gemacht" zu werden. Oder es treten Konflikte mit dem Team oder dem Kunden auf. Oder die Arbeit stockt, weil den Teammitgliedern der Ablauf nicht klar ist. Oder Kundenbeschwerden werden aus Furcht vor den Konsequenzen nicht weitergeleitet. Ein Großteil des Projektmanagements besteht aus Kommunikation und seltsamerweise glauben immer noch viele, dass sich diese schon von alleine regeln werde. Was tun? Sie benötigen ein Kommunikationskonzept, das alle Beteiligten dort abholt, wo sie stehen. Achten Sie auf transparente, sachliche und angstfreie Kommunikation. Die vielbeschworene "Authentizität" in allen Ehren, aber wenn jemand in Ihrem Team ein Stinkstiefel ist, soll er sich gefälligst zurückhalten. Niemand darf schlecht über Kunden oder Kollegen reden. Probleme sachlich ansprechen ist in Ordnung, Hetze oder Hohn nicht. Das gehört zur Unternehmenskultur und die sollte auch für IT-Projekte gelten. Teammeetings sollten eine Agenda haben, aus der sich klare Arbeitsaufträge mit Termin und Zuständigkeit ergeben. Ein Austausch über das IT-Projekt und eine Diskussion sollten ebenfalls Platz haben, aber das Meeting sollte nicht zu lange dauern. Maximal anderthalb Stunden, sonst ufert es aus. Stellen Sie Kommunikationsrichtlinien für IT-Projekte auf. Alle Beteiligten müssen über Abläufe, Entscheidungen, Dokumente, Termine und Zuständigkeiten für ihren Arbeitsbereich im Bilde sein. Legen Sie fest, welche Arbeitsergebnisse wann und in welcher Form an wen kommuniziert werden. Besser zu viel Standardisierung als zu wenig. Dazu können Sie Software-Lösungen verwenden. Ihre Projektmanagement-Software sollte eine umfassende Projektakte enthalten, die den Mitarbeitern einen Überblick verschafft und ein Dokumentenmanagement mit E-Collaboration-Funktionen enthält. Für die alltägliche Teamkommunikation eignen sich Chat-Anwendungen. Für Absprachen oder Dinge, die dokumentiert werden müssen, ist E-Mail die bessere Wahl. Aber nicht zum Versand von Dokumenten! Sonst liegen bald zig unterschiedliche Versionen in zig E-Mail-Postfächern und niemand weiß mehr, welche die aktuelle ist. Verschicken Sie Links auf einen Online-Speicher. Für das Konfliktmanagement im Team oder mit dem Kunden benötigen Sie eine Eskalationsrichtlinie, die klarstellt, ab welchem Punkt welcher Vorgesetzte sich einschalten muss. Wenn es ganz schlimm wird, sollten Sie einen Mediator zur Hand haben. Fehler bei der Ressourcenzuweisung Mit dem Personal ist es wie mit der Zeit: Man hat immer zu wenig davon. Viele Projektmanager überschätzen ihre Leute, überfordern sie oder zwingen sie in eine Position, die für sie eine Nummer zu groß ist. Der aktuelle Fachkräftemangel tut ein Übriges. Und dann sitzt vielleicht eine studentische Hilfskraft an einer Aufgabe, die einen ausgewachsenen Software-Architekten erfordert - und versucht, den Eindruck zu erwecken, als sei sie der Sache gewachsen. Spätestens bei der Qualitätssicherung platzt dann die Bombe. Auch andere Personalprobleme treten auf. Jemand fällt aus wegen Krankheit oder - Überrraschung! - Kündigung. Doch das Schlimmste, was einem IT-Projekt passieren kann, ist ein unfähiger oder unerfahrener Projektmanager mit Allmachtsphantasien. Auch auf materieller Ebene können Lieferengpässe oder Kostensteigerungen den Zeitplan oder das Budget für IT-Projekte ins Wanken bringen. Was tun? Ein guter Projektmanager und gutes Personal sind das A und O für erfolgreiche Projekte. Bilden Sie Teams aus erfahrenen und unerfahrenen Leuten und achten Sie auch beim Personal auf einen Sicherheitspuffer. Das betrifft die Qualität, sprich Qualifikation, ebenso wie die Quantität der Mitarbeiter. Haben Sie eine gute Personalvermittlung für IT-Fachkräfte an der Hand? Sie werden sie brauchen. Die weiteren Maßnahmen wurden bereits erwähnt: Planen Sie Termine für IT-Projekte großzügig und legen Sie noch einen Puffer von zehn Prozent drauf. Ihr CEO oder Kunde schüttelt den Kopf? Dann bieten Sie ihm die Stirn. Das Gleiche gilt sinngemäß für Budgets. Schlechtes Management von Abnahme und Deployment Wenn der Projektauftrag präzise und das Change Management professionell waren, dürfte die Abnahme keine größere Hürde mehr sein. Oder? Tatsächlich ist diese Phase oft eine Herausforderung für IT-Projekte. Eine weitere, oft unterschätzte Schwierigkeit tritt bei der Einführung der Software auf. Die Endanwender kommen nicht damit zurecht. Doch nur wenn diese zufrieden sind, ist das Projekt ein Erfolg. Was tun? Sie benötigen einen Prozess für die Endabnahme. Dazu gehören eine schriftliche Spezifikation, die vom Auftraggeber abgesegnet wird, sowie ein Akzeptanztest mit dokumentierten Testfällen. Wenn die Software den Test besteht, wird sie abgenommen. IT-Projekte behandeln die Endanwender oft stiefmütterlich. Dabei ist es wichtig, diese eigentlichen Adressaten mit ins Boot zu nehmen. Dazu genügt es nicht, Schulungen und Anwenderhandbücher vorzubereiten. Besser ist es, wenn jemand aus Ihrem Team die Einführung in der Organisation des Auftraggebers persönlich begleitet und die Anwender "an die Hand nimmt". Diese Person sollte über Empathie verfügen und sich ohne Fach-Chinesisch verständlich machen können. Fazit Schwammige Projektdefinition, Fehler bei der Planung, fehlendes Change Management, Patzer bei der Kommunikation - die Gründe, weshalb IT-Projekte scheitern, sind vielfältig. Strukturierte Prozesse vom Projektauftrag bis zur Endabnahme können viele Projektrisiken bereits mildern. Ausreichende Sicherheitspuffer bei Budget, Zeit und Ressourcen tun ein Übriges. Und wenn dann noch die Teamzusammensetzung und Kommunikation stimmt, haben Sie Murphys Gesetz ein Schnippchen geschlagen. Unsere Checkliste für Projektmanager gibt weitere nützliche Tipps für Projektmanager. ### Inkassokosten richtig erfassen und buchen Wenn Kunden trotz Fristsetzung und Mahnung ihre Rechnung partout nicht bezahlen wollen, ist oft ein Inkassobüro die Rettung. Inkassounternehmen sind darauf spezialisiert, Forderungen von Schuldnern einzutreiben, die in Zahlungsverzug geraten sind. Dafür berechnen sie allerdings Inkassokosten. Fallbeispiel Angenommen, Sie haben einem Kunden gegenüber Leistungen im Wert von 1.000 Euro erbracht und in Rechnung gestellt. Der Buchungssatz lautet bei einem unterstellten Umsatzsteuersatz von 19 Prozent: SollHabenDebitoren 1.190,00 EuroUmsatzerlöse 1.000,00 Euro Umsatzsteuer 190,00 Euro Der Zahlungstermin wird überschritten. Sie haben zwei Mahnungen geschrieben, die ebenfalls ergebnislos geblieben sind. Mit der zweiten Mahnung haben Sie zusätzlich Mahngebühren in Höhe von 10 Euro in Rechnung gestellt. Die Zahlungsfrist ist am 1. März 2017 abgelaufen und ab diesem Tag berechnen Sie dem Schuldner auch Verzugszinsen. Da es sich um ein Handelsgeschäft handelt, liegt der Verzugszinssatz bis zum 30. Juni 2017 um 9 Prozentpunkte und ab dem 1. Juli 2017 8,12 Prozent über dem Basiszinssatz. Sie übergeben die Forderung einem Inkassobüro Ihres Vertrauens. Und endlich bezahlt der Schuldner seine Rechnung am 10. Juli 2017 inklusive den 10 Euro Mahngebühren und 29,37 Euro aufgelaufenen Verzugszinsen. Tipp: Berechnen Sie die Verzugszinsen mit einem Internet-Verzugszinsrechner. Die Abrechnung des Inkassobüros Das Inkassobüro rechnet den Vorgang in etwa wie folgt ab: PositionBetragIhre Forderung (brutto)1.190,00 EuroMahngebühren10,00 EuroVerzugszinsen29,37 EuroInkassokosten (vom Schuldner zu tragen)201,71 EuroZahlung des Schuldners1.431,08 EuroEinbehaltene Inkassokosten201,71 EuroIhr Zahlungseingang1.229,37 Euro   Mahnkosten und Verzugszinsen buchen So weit, so gut. Das Inkassobüro hat seinen Job gemacht. Nun muss der Geschäftsvorfall gebucht werden. Das tun Sie wie folgt: SollHabenBank 1.229,37 EuroDebitoren 1.190,00 Euro Sonstige Erträge 10,00 Euro Zinserträge 29,37 Euro   Die Mahngebühren und die Verzugszinsen unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Inkassokosten buchen Doch damit nicht genug. Sie haben eine Dienstleistung des Inkassobüros in Anspruch genommen, die mit 201,71 Euro brutto berechnet wurde. Diese wurde zwar mit der Kundenzahlung verrechnet, muss aber gleichwohl buchhalterisch erfasst werden. Die Inkassokosten setzen sich wie folgt zusammen: 149,50 Euro Gebühren20,00 Euro Auslagenpauschale_______________________________169,50 Euro Nettobetrag der Inkassokosten32,21 Euro 19% Umsatzsteuer_______________________________201,71 Bruttobetrag der Inkassokosten Diese Inkassokosten wurden mit dem Inkassogebühren-Rechner ermittelt. Sie werden, ganz so wie Kontoführungsgebühren einer Bank, als "Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht". Der Buchungssatz lautet: SollHabenNebenkosten des Geldverkehrs 169,50 EuroSonstige Erträge 201,71 EuroVorsteuer 32,21 Euro    Inkassokosten des Rechtsanwalts Gläubiger haben auch die Möglichkeit, ihre Forderungen vom Rechtsanwalt eintreiben zu lassen. Die Rechtsanwaltsgebühren für das außergerichtliche Verfahren liegen womöglich niedriger als die des Inkassobüros. Die einfache Gebühr bei einem Gegenstandswert zwischen 1.001 und 1.500 Euro beträgt 115,00 Euro. Dies ist allerdings nur ein Richtwert. Klären Sie mit Ihrem Anwalt, wie hoch die tatsächliche Gebühr ist. Zusätzlich zur Gebühr können Rechtsanwälte auch noch Reisekosten und Auslagenpauschalen berechnen. Und natürlich unterliegen auch die Rechtsanwaltsgebühren der Umsatzsteuer. Ebenso wie die Inkassogebühren sind auch die Anwaltsgebühren vom Schuldner zu tragen – im Erfolgsfall, das heißt, falls dieser zahlt. Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, hat das den Vorteil, dass dieser auch gleich das gerichtliche Mahnverfahren einleiten kann, wenn alle außergerichtlichen Maßnahmen nichts fruchten. In diesem Fall kommen allerdings auch noch Gerichtskosten auf Sie zu. Fazit Inkassokosten sind die Vergütung eines Inkassobüros für seine Tätigkeit. Die Gebühren von Inkassounternehmen basieren üblicherweise auf dem Gegenstandswert der Forderung. Sie unterliegen der Mehrwertsteuer und werden als Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht, genau wie Kontoführungsgebühren. Im Erfolgsfall erhält der Gläubiger seine komplette Forderung, einschließlich Mahngebühren und Zinsen, vom Inkassounternehmen überwiesen. Die Inkassokosten werden vom Schuldner getragen. Das gilt allerdings nur, wenn dieser tatsächlich die gesamte Forderung mit allen Nebenkosten ausgleicht. Wenn er weiterhin nicht zahlt, bleiben die Inkassokosten am Gläubiger hängen. ### Digitale Schnittstelle zum Steuerberater  Moderne Unternehmen belasten sich nicht mehr mit Papierkram. Weder im täglichen Business, noch in der Finanzbuchhaltung. Eine digitale Schnittstelle zum Steuerberater macht Buchhaltung und Steuererklärungen einfacher denn je. Wie funktioniert Fibu über eine digitale Schnittstelle? Die einfachste, schnellste und sicherste Schnittstelle zum Steuerberater geht über die Cloud. Cloud Software "made and hosted in Germany" verbindet die Vorteile des Cloud Computing mit hochgradiger Datensicherheit nach deutschem Recht. Sogar die DATEV bietet seit einiger Zeit Cloud-Lösungen wie "DATEV Unternehmen online" an. Auch andere Finanzanwendungen, darunter Scopevisio, haben die Schnittstelle zum Steuerberater bereits eingebaut. Der Steuerberater bekommt in der Software einen Zugang zu Ihrer Buchhaltung – ohne weitere Kosten für Sie. Von dort aus kann er Ihre Finanzen verwalten und Auswertungen und Steuererklärungen erstellen. Finanzbuchhaltung ausgelagert Haben Sie Ihre Buchführung an den Steuerberater ausgelagert? Dann haben Sie ihm vermutlich bisher Ihre Belege im Pendelordner geliefert. Das ist heute unnötig. Sie können Ihre Belege einfach scannen oder fotografieren. Dann haben Sie verschiedene Optionen: Sie legen die Belegbilder in einen Cloud-Speicher und geben dem Steuerberater Zugriff darauf. Er kann die Belege abholen und buchen. Mandanteninformationen, Steuererklärungen usw. wird er Ihnen ebenfalls über den Cloud-Speicher als Schnittstelle liefern. Wenn Ihr Steuerberater modern denkt und seine Digitalisierung bereits angepackt hat, wird er Ihnen eine Anwendung empfehlen, über die Sie zusammenarbeiten können. Dort laden Sie Ihre elektronischen Belege hoch. Viele Steuerberater arbeiten mit DATEV und empfehlen DATEV Unternehmen online als digitale Schnittstelle für den Austausch von Daten und Belegen. Doch es kann auch eine andere Software sein. Wenn Ihr Steuerberater technologisch auf dem aktuellsten Stand ist, wird er Ihnen außerdem Apps zur Verfügung stellen, in denen Sie Ihre Kasse führen und Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital erfassen können. Diese Apps haben den großen Vorteil, dass Sie z. B. unterwegs Belege einfach fotografieren können: Parkquittungen, Bewirtungsausgaben und dergleichen können nicht mehr verloren gehen, wenn sie direkt an Ort und Stelle mit der Smartphone-Kamera gesichert werden. Finanzbuchhaltung bei Ihnen im Unternehmen Sie buchen Ihre Geschäftsvorfälle selbst und lassen nur den Jahresabschluss und die Umsatzsteuererklärung vom Steuerberater erledigen? In diesem Fall benötigen Sie für Ihre Buchhaltung eine leistungsfähige Software, die alle erwähnten Optionen umfasst: Revisionssichere Datenspeicherung in der Cloud Digitale Faktura und Buchführung Apps für Kasse und Rechnungsverarbeitung Online-Banking-Schnittstelle für die Buchung von Bankbewegungen Und last but not least auch den Steuerberaterzugang. Über seinen Zugang kann sich der Steuerberater in Ihre Buchführung einloggen und von dort aus Steuererklärungen und Jahresabschlüsse anstoßen. Aus den Echtzeit-Daten der Cloud-Buchführung kann er früh erkennen und warnen, wenn Ihre Finanzkennzahlen sich verschlechtern. Falls der Steuerberater mit DATEV arbeitet, sollte Ihre Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online anbieten. Über diese Cloud-Schnittstelle der DATEV lassen sich Belege und Buchungen einfach in die Kanzleisoftware des Steuerberaters überspielen. Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung Fibu Digital ist mehr als nur ein neues Schlagwort. Sie bietet Unternehmen und ihren Steuerberatern handfeste Vorteile: Schnelle, sichere Erfassung, Buchung und Archivierung von Belegen Rechtssicherheit durch GoBD-Konformität Kein Suchaufwand mehr, Belege stehen direkt zur Verfügung Zeitgewinn durch Automatisierung bei der Rechnungsstellung und Buchung Standort-Unabhängigkeit Frühwarnsystem durch Echtzeit-Auswertungen Mehr Zeit für betriebswirtschaftliche Beratung Die digitalen Lösungen für Steuerkanzleien und ihre Mandanten sind mittlerweile ausgereift. Wer heute bereits seine Finanzbuchhaltung auf eine digitale Schnittstelle umstellt, positioniert sich als Technologieführer und gewinnt Zeit, Qualität und Effizienz. Und er kann vom Steuerberater mehr und bessere Beratung erhalten, weil Informationen zeitnah, auswertbar und in hoher Qualität zur Verfügung stehen. Fazit Der digitalen Finanzbuchhaltung gehört die Zukunft. Moderne Steuerberater bieten ihren Mandanten Schnittstellen für einen digitalen Austausch von Informationen, Buchungen und Belegen an. Neben der DATEV bieten auch einige Hersteller von Finanzsoftware sehr clevere Lösungen an. Eine Möglichkeit besteht darin, dass der Mandant dem Steuerberater alle Belege über die digitale Schnittstelle übermittelt. Der Steuerberater kümmert sich um die Buchung, Belegarchivierung sowie Steuererklärungen und Jahresabschluss. Automatisierungen sorgen dafür, dass er mehr Zeit für die Mandantenberatung hat. Selbstbucher können für ihre Buchführung entweder ein vom Steuerberater empfohlenes Buchhaltungsprogramm verwenden, oder eine Lösung ihrer Wahl, die eine Schnittstelle zur DATEV aufweist (DATEVconnect online). Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist es wichtig, dass diese GoBD-konform arbeitet, eine revisionssichere Belegarchivierung auf deutschen Servern garantiert und mobile Apps für eine unkomplizierte und schnelle Belegerfassung von unterwegs anbietet. ### Workflow Management – Prozesse strukturieren und steuern Was sind Workflows? Workflows sind wiederkehrende Arbeitsabläufe in Unternehmen und Organisationen. Sie bestehen aus einer Kette von Tätigkeiten, die voneinander abhängen und aufeinander aufbauen. Insofern sind sie eine Unterkategorie von Prozessen. Die Verwaltung von Workflows – eben das Workflow Management – ist eng mit dem Business Process Management (BPM) verwandt. Technisch ist ein Workflow eine Kette von Bedingungen und Aktionen. Er hat einen klar definierten Anfang, einen strukturierten Ablauf und ein festgelegtes Ergebnis. Salopp gesagt, kann man einen Workflow mit einem Kochrezept vergleichen: Am Anfang steht die Beschaffung der Zutaten, dann folgt eine Kette von Zubereitungs-Aktivitäten und zum Schluss ist das Drei-Sterne-Menü fertig. Beispiel für einen Standard-Workflow Jeder kennt Workflows aus seinem Betrieb. Der digitale Rechnungsworkflow dient zum Beispiel der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Herr Müller scannt die Eingangsrechnungen und speichert sie im Rechnungseingangsordner der Buchhaltungssoftware. Frau Meier prüft die formale Richtigkeit der Rechnung. Herr Huber prüft die sachliche Richtigkeit. Hat seine Abteilung die Leistung so beauftragt, wie sie abgerechnet wird? Frau Hagen zeichnet die Rechnung frei. Herr Zimmermann bucht sie und stellt sie in den Zahlungslauf ein. Frau Gärtner führt den Zahlungslauf aus. Hier haben wir einen Workflow mit aufeinander aufbauenden Tätigkeiten, an dem sechs Personen beteiligt sind. Die Tätigkeiten sind voneinander abhängig. Doch wie erfahren die zuständigen Bearbeiter, dass ihr Vorgänger seine Aufgabe erledigt hat und sie mit ihrer jeweiligen Aktivität an der Reihe sind? Workflows damals und heute Früher stand auf jedem Schreibtisch ein Eingangskorb. Dokumente wurden in Hauspost-Umschläge gelegt und an die nächste Abteilung weitergegeben. War etwas dringend oder erklärungsbedürftig, heftete man eine Klebenotiz auf das Dokument. Die löste sich gelegentlich ab oder blieb innen im Hauspost-Umschlag stecken. Der gesamte Vorgang verlief träge und fehleranfällig. Es war gut möglich, dass jemand vom Ablauf abwich – vielleicht eine Urlaubsvertretung oder ein Zeitarbeiter, der es nicht besser wusste. Im günstigsten Fall fiel der Fehler auf, bevor die Rechnung bezahlt wurde, und das Dokument durchlief die Reise durch die Abteilungen erneut. Im ungünstigsten Fall wurde eine Rechnung bezahlt, die überhöht oder fehlerhaft war. Diese Herausforderungen bestehen in einer digitalisierten Arbeitswelt mit standardisierten Abläufen und automatisierten Prozessen zum Glück nicht mehr. In einer Unternehmenssoftware wie Scopevisio sind Workflows bereits angelegt. Oder sie werden vom Unternehmen selbst definiert und in der Software verankert. Workflow Management heute Eines haben Workflows damals wie heute gemeinsam: Sie müssen exakt beschrieben und in der Organisation durchgesetzt werden. In der modernen Arbeitswelt werden Geschäftsprozesse in sinnvolle Teilprozesse untergliedert. Die zugehörigen Workflows werden dann modelliert, spezifiziert, simuliert und optimiert. Grundlage dafür ist das altbekannte Plan-Do-Check-Act (PDCA)-Modell. Wenn sichergestellt ist, dass der Workflow gut funktioniert und mit minimalem Ressourceneinsatz das angestrebte Ergebnis zeitigt, dann wird er implementiert. Dieses Vorgehen bürgt für qualitätsgesicherte Prozesse. Wozu das Rad zweimal erfinden? Angenommen, Sie sind Vertriebsleiter und möchten Ihren Vertrieb besser steuern. Der Auftragseingang lässt zu wünschen übrig, obwohl Ihre Vertriebsmitarbeiter fleißig akquirieren. Sie haben sich mit Ihrer Sales Pipeline beschäftigt und festgestellt, dass bestimmte Vertriebsprojekte weiter vorangetrieben werden, obwohl die Abschlusswahrscheinlichkeit minimal ist. Der Vertriebsmitarbeiter merkt nicht, dass er ein totes Pferd reitet. Wie können Sie bessere Workflows für die Vertriebssteuerung finden und implementieren? Bevor Sie eine Doktorarbeit aus dieser Aufgabe machen, sollten Sie sich einschlägige Software-Lösungen ansehen, die entsprechende Best Practices frei Haus mitliefern. Denn das Rad, das Sie brauchen, wurde längst erfunden. Bewährte Standard-Workflows sind z. B. in Scopevisio bereits angelegt. Von der ersten Kontaktaufnahme über die Lead-Qualifizierung und Bewertung der Abschluss-Chancen bis hin zur vertrieblichen Bearbeitung des Interessenten ist alles bereits an Bord. Logisch aufeinander aufbauende Aktivitäten und Folgeaktivitäten, Termine, Zuständigkeiten, gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeiten, Status und Auswertungen erleichtern Ihnen die Steuerung der Vertriebsaktivitäten. Natürlich ist alles so anpassbar, dass Sie die individuellen Gegebenheiten Ihres Business auf den Workflow übertragen können. Workflow Management durch prozessorientierte Business Software Wenn Workflows in der Software angelegt und gesteuert werden, stehen sie den Mitarbeitern zur Verfügung, sobald sie gebraucht werden. Die Beteiligten gewinnen mehr Sicherheit und Zutrauen zu ihrer Arbeit. Die Informationsverfügbarkeit wird besser. Die peinliche Frage "Wie ging das nochmal?", auf die manche Inhaber von Herrschaftswissen mit hochgezogenen Brauen oder Augenrollen antworten, bleibt neuen Mitarbeitern oder Auszubildenden erspart. Unternehmensweite Transparenz und Compliance Workflows können unternehmensweit implementiert werden. Das ist besonders für große Unternehmen und Filialisten von Vorteil. Angenommen, Sie sind Franchise-Geber und möchten gewährleisten, dass Ihre Franchise-Nehmer konsistent arbeiten. Außerdem sollen natürlich die einschlägigen rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Diese Anforderungen lassen sich am besten mit einem System erfüllen, in dem qualitätsgesicherte Workflows von vornherein angelegt sind und das bestimmte Aktivitäten nur dann ermöglicht, wenn zuvor die einschlägigen Bedingungen erfüllt wurden. Mit einer Cloud-Unternehmenssoftware ist es möglich, solche Workflows zu konfigurieren und auf beliebig viele Arbeitsplätze unternehmensweit zu übertragen. Auf diese Weise können Sie per Workflow Management die gesamte Organisation steuern. Ihren Franchise-Nehmern ermöglichen Sie vom ersten Tag an effizientes Arbeiten und sinnvolle Automatisierungen. Probleme beim Workflow Management Wenn Arbeiten bis ins Kleinste vorherbestimmt sind, fühlen sich Mitarbeiter gegängelt. Jeder möchte sich ein gewisses Maß an Individualität und Verantwortung bewahren. Dieser Konflikt wird sich mit zunehmender Standardisierung und Digitalisierung von betrieblichen Abläufen verschärfen. Denn ähnlich wie in der Fertigung wird auch in den Büros die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und Workflows zunehmen. Vielleicht ist es möglich, Mitarbeitern einen Mix aus standardisierten und nicht-standardisierten Aufgaben zuzuweisen. Denn Workflows eignen sich ja hauptsächlich für Standardsituationen, insbesondere im innerbetrieblichen Raum. Vertriebler werden jedoch immer mit ihren Kunden verhandeln. Servicemitarbeiter werden immer die Probleme der Anwender lösen. Wissensarbeiter werden immer ihre Kreativität und ihr vernetztes Denken einbringen können.  Auf diese Weise können die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter langfristig bewahrt werden. Fazit Workflow Management ist eine Grundvoraussetzung für effiziente betriebliche Abläufe. Die moderne, digitale Arbeitswelt schafft ideale Bedingungen, um Workflows zu definieren und softwaregestützt umzusetzen. Viele nützliche Workflows sind in Software-Lösungen bereits angelegt. Vom Marketing über den Vertrieb, die Auftragsbearbeitung, Projekte, Faktura und Finanzbuchhaltung liefert eine gute Unternehmenssoftware bewährte und auf den Einzelfall anpassbare Workflows frei Haus. ### Innovation als schöpferischer Prozess Das Thema des nächsten Digitalisierungstreffs heißt „Disruption und Innovation“. Als Inga Ketels mich fragte, ob ich auf dem Podium mitdiskutieren möchte, musste ich erst einen Moment überlegen. Schließlich ist mein Hauptthema das Selbstbewusstsein und unser damit verbundenes Mindset mit dem wir an unsere Aufgaben – gerade auch in der Zusammenarbeit mit anderen – herangehen. Nach einigen Überlegungen war mir aber klar, dass genau das einen entscheidenden Unterschied macht. Innovation und gerade auch der Umgang mit Disruption, bei dem bestehende Technologien, Produkte oder Verfahren durch die Innovation vollkommen ersetzt werden, erfordert ein entsprechendes Denken, Fühlen und die passende Einstellung zum Wandel.  Ich würde sogar so weit gehen zu behaupten, dass unser Selbstbewusstsein ein Schlüssel zum konstruktiven und schöpferischen Prozess der Innovation ist. Bei Wikipedia finde ich folgende Erläuterungen zum Begriff Innovation: Innovation heißt wörtlich „Neuerung“ oder „Erneuerung“. Das Wort ist vom lateinischen Verb innovare (erneuern) abgeleitet. /…/ In die Wirtschaftswissenschaft wurde der Begriff durch Joseph Schumpeter mit seiner Theorie der Innovationen eingeführt; hier ist er als Aufstellung einer neuen Produktionsfunktion definiert. Die Innovation ist ein willentlicher und gezielter Veränderungsprozess hin zu etwas Erstmaligem, „Neuem“.“ Innovation ist also ein schöpferischer Prozess und dieser wird nach meiner Auffassung stark durch unsere Wahrnehmung und die daraus resultierende Bewertung unserer Realität beeinflusst. Genau deshalb halte ich Selbstbewusstsein und Achtsamkeit für die großen Schlüsselfaktoren des schöpferischen Prozesses. Ich möchte in den folgenden 4 Punkten meine ganz persönlichen Thesen für mehr Innovationsfreundlichkeit in Organisationen beschreiben. Sie entstammen meiner subjektiven Sichtweise und basieren auf meinen Erfahrungen, die ich allerdings immer mit aktuellen wissenschaftlichen Erkenntnisse abgleiche. Schauen Sie einfach selbst, wie Sie dazu stehen. Wo Sie zustimmen und bei welchen meiner Ausführungen Sie anderer Meinung sind oder Ihnen weitere Assoziationen und Ergänzungen einfallen. Das sind meine 4 Thesen: Innovation braucht Lebendigkeit Innovation braucht Selbstbewusstsein Innovation braucht Raum Innovation braucht Vertrauen 1. Innovation braucht Lebendigkeit Menschen sind keine Maschinen. Das kann man gar nicht oft genug sagen. Denn in unserer aktuellen Unternehmenswelt ist diese Aussage und das damit verbundene mentale Modell noch nicht wirklich in den Köpfen und Herzen angekommen. Vielfach wird nach den alten Programmierungen gearbeitet: Der Mensch funktioniert an einer Stelle in der Unternehmenshierarchie und bringt dort ein bestimmtes, vorher festgelegtes Ergebnis. Oder anders ausgedrückt, er erfüllt ein vorher festgelegtes Ziel. Der Mensch als Produktivitätsfaktor, in den meisten Organisationen wird ja auch der Begriff der Ressource verwendet, die Sprache spiegelt unsere noch vorherrschende innere Einstellung. Und genau da entsteht das Dilemma zur Innovation. Denn das Ergebnis des Innovationsprozesses ist ja niemals vorhersagbar, es wird ja über den schöpferischen Prozess der Innovation erst erzeugt. Damit ist es schwierig bis gar unmöglich genaue Ergebnisse festzulegen, präzise Ziele zu formulieren oder auch detaillierte Planungen zu erstellen. Gerade das sind aber grundlegende Anforderungen in den meisten Unternehmen. Klar gibt es jetzt einige von Ihnen, die sagen werden Agilität und die daraus resultierenden Ansätze gehen ja schon in die richtige Richtung. Ja, das sehe ich auch so, aber trotzdem funktionieren die meisten Unternehmen und Prozesse ja noch nach diesen alten, impliziten Programmen. Ich habe gerade das Wort „Programme“ benutzt und diesen Begriff sehr bewusst gewählt. Denn gerade die Prägungen aus unserer Erziehung, der Schulzeit und der Ausbildung bestimmen unseren Umgang mit Veränderungen und Innovation. Wir wurden dafür belohnt, wenn wir vom Lehrer vorgegebene Ergebnisse erarbeiten. Diese Prägung ist tief in unserem Unbewussten verankert, deshalb wünschen sich viele Menschen klare Vorgaben, damit Sie sich sicher sein können, dass Sie den Erwartungen ihrer Vorgesetzten entsprechen und Anerkennung für ihre Leistungen erhalten. Der Mensch ist aber keine Maschine, sondern ein lebendiges Wesen mit Gefühlen, Gedanken, Ideen, Bewertungen und Urteilen. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle eine Metapher von Heinz von Foerster vorstellen, die einige von Ihnen vielleicht bereits kennen. Heinz von Foerster unterscheidet die triviale und die nicht triviale Maschine. Der trivialen Maschine entsprechen all die Technologien egal ob analog oder digital – die wir geschaffen haben. Der Output der Maschine ist vorhersagbar, weil wir ihr Inneres vorgegeben haben durch Mechanik, Programmierungen, Algorithmen usw..  Auch wenn uns das nicht immer 100ig gelingt: Der Mensch entscheidet über das, was hinten aus der Maschine als Output herauskommen soll. Demgegenüber steht die lebendige, nicht triviale Maschine. Deren Output ist nicht vorhersagbar, weil er durch ihren inneren Zustand beeinflusst wird. Übertragen auf den Menschen heißt das: Der Output wird beeinflusst durch seine Gedanken, seine Ideen, seine Gefühle, seine Bedürfnisse,  die Wahrnehmung und Bewertung seiner Realität – oder zusammengefasst seinem inneren Zustand. Nur die nicht triviale Maschine ist kreativ:  Sie kann einen neuen Output schaffen, den es in dieser Form vorher nicht gegeben hat. Der einzigartig ist und besonders. Bis man ihn vielleicht später mal als Produkt standardisiert und automatisiert. Lebendigkeit, Wandel und Unvorhersagbarkeit, die Merkmale, die eine nicht triviale Maschine ausmachen, sind Grundvoraussetzungen für Innovation. Um „innovativer“ zu werden oder besser gesagt unsere Kreativität zu verstärken, müssen wir also die Rahmenbedingungen für einen guten inneren Zustand in der nicht trivialen Maschine verbessern und nicht wie es heute vielfach noch geschieht in den Kategorien der trivialen Maschine denken und die Menschen für den vorhersagbaren Output belohnen. Dazu gehört auch, dass wir unsere alten, gelernten Programme und Konditionierungen, die unseren inneren Zustand ausmachen, erkennen und infrage stellen. Ich gehe im nächsten Punkt näher darauf ein, lasse hier aber noch mal Heinz von Foerster zu Wort kommen: „Trivialisierung ist Amputation interner Zustände, Blockierung der Entwicklung unabhängigen Denkens und Belohnung von vorschriftsmäßigem, also voraussagbarem Verhalten.“ Heinz von Foerster Ich möchte Ihnen an dieser Stelle auch noch ein kurzes Video empfehlen, einen Ausschnitt aus einem Film mit dem betagten Heinz von Foerster. Er schildert darin ein Erlebnis eines Schülers, der eine ungewöhnliche, aber für die Lehrerin nicht passende Antwort gegeben hat und dafür eine Stunde in der Ecke stehe musste. Sehr anschaulich, um sich die Wirkung unserer Prägungen noch mal bewusst zu machen: https://www.youtube.com/watch?v=-Y5nhnAza7k 2. Innovation braucht Selbstbewusstsein Wie sieht der Alltag in ihrem Unternehmen aus? Alle sind betriebsam und immer in Aktion? Wie sieht es in ihrem Kalender aus? Ist ihr Tag verplant mit vielen Terminen und  Meetings, so dass Sie kaum zur Besinnung kommen? So sieht es zumindest bei vielen meiner Kunden aus und bei mir selbst war das auch nicht anders, als ich noch angestellte Projektleiterin war und eine interne Beratungsabteilung geführt habe. Das Ergebnis ist Stress und der Druck alles zu schaffen, was man sich  vorgenommen hat. Da bleibt wenig Zeit für ein achtsames und bewusstes Erleben des eigenen Tagesablaufes. Genau das wäre aber die Grundlage für meinen nächsten Schlüsselfaktor, das Selbstbewusstsein. Mit Selbstbewusstsein meine ich jetzt nicht das Ego-Bewusstsein und die möglichst gute Selbstdarstellung nach außen. Mit Selbstbewusstsein meine ich, dass man sich seiner selbst bewusst ist. Das man mitbekommt, wie man sich gerade fühlt, welche Gedanken einem gerade durch den Kopf gehen, wie das persönliche Verhalten bei anderen ankommt und dass man aufmerksam und konzentriert ist. Egal ob bei den eigenen Tätigkeiten oder in der Zusammenarbeit mit anderen. Viele, die ich kenne, stehen unter einer ständigen Anspannung. Druck, und der daraus resultierende Stress sind aber sehr kontraproduktiv zu Innovation und der Offenheit für neue Dinge. Um zu verstehen, was dabei passiert, müssen wir in unser Inneres schauen: Druck erzeugt in der Regel Stress und Stress sorgt dafür, dass sich unsere körperliche Energie auf die Bewältigung der Stress-Situation ausrichtet. Das bedeutet: Kämpfen, Fliehen oder Totstellen. Für unsere mentale Kapazität hat das fatale Folgen: Die Verbindung zu unserem denkenden Gehirnareal – dem Neokortex – wird stark eingeschränkt, im schlimmsten Fall sogar ganz unterbrochen. Sie stehen ganz unter dem Einfluss ihrer Emotionen und möchten auf keinen Fall die Kontrolle verlieren. Sie setzen auf Sicherheit und bekannte, bewährte Lösungen, die Sie kennen. Da ihr Denken und ihre Wahrnehmung in einem solchen Zustand stark eingeschränkt ist, fällt Ihnen auch gar nichts Neues ein. Und was fast das Verrückteste ist: Durch mehr Denken können Sie diesen Kreislauf nicht stoppen. Ganz im Gegenteil, indem Sie sich immer mehr im Problemdenken verfangen, erzeugen Sie immer mehr unangenehme Gefühle, wie Angst, Frustration, Ohnmacht oder Ärger und ihre mentale Kapazität wird immer weiter eingeschränkt. Das bedeutet überspitzt formuliert: Stress, Leistungsdruck, innere Anspannung und das Streben nach Perfektion sind der Tod jeglicher Kreativität und damit Gift für jede Innovationskultur. Druck und Stress können dazu führen, dass folgende für uns in der Situation meist unbewussten inneren Verhaltens- Programme gestartet werden: Sich noch mehr anstrengen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Sich keine Ruhepause zu gönnen, Zeit ist schließlich Geld. Versuchen, andere zu manipulieren. Druck ausüben, um an das gewünschte Ziel zu kommen. Alles Unangenehme abblocken, dafür bin ich nicht verantwortlich. In den Widerstand gehen und ungewöhnliche Vorschläge kritisieren und abwerten, um sicher zu gehen, dass auch wirklich alles beim Alten bleibt. Wenn Sie das jetzt so lesen, werden Sie wahrscheinlich meine Einschätzung teilen: Dies sind keine sehr intelligenten Verhaltensweisen. Aber schauen Sie sich in ihrer Unternehmensrealität mal um, wie stark prägen solche Programme die gelebte Unternehmenskultur? Aus meiner Sicht sind Achtsamkeit, Selbstbewusstsein und Selbstvertrauen die Grundlage für ein kreatives Klima. Überlegen Sie mal, wann Sie ihre besten Einfälle hatten? Das war sicher nicht, als Sie angespannt und unter Zeitdruck über eine Lösung nachgedacht haben. Achtsamkeit und Selbstbewusstsein entstehen allerdings nicht von selbst, sondern man muss sie kultivieren. Der erste Schritt ist, sich seiner unbewussten Programme bewusst zu werden, um diese verändern zu können. Halten Sie doch einmal öfter am Tag inne und achten Sie einfach mal auf ihren inneren Zustand. Wie fühlen Sie sich gerade? Welche Gedanken gehen Ihnen durch den Kopf? Gefällt Ihnen das was Sie gerade tun oder eher nicht? Was spüren Sie im Körper? Vielleicht erkennen Sie ja bestimmte Verhaltensmuster, die immer wieder auftauchen. Wie oft nehmen Sie sich Zeit, einmal etwas Neues auszuprobieren? Oder geht alles doch eher in der täglichen Routine und den Gewohnheiten unter?  Wenn ja, dann achten Sie doch mal auf den nächsten Punkt 3. Innovation braucht Raum Innovation braucht Raum, um sich entfalten zu können. Denn neue Ideen, Konzepte und eine gute Zusammenarbeit funktionieren am besten, wenn Sie in einem offenen, selbstbewussten inneren Zustand sind. Wenn der ganze Arbeitstag schon generalstabsmäßig durchgeplant ist, dann ist ihr innerer Raum für neue, kreative Impulse stark eingeschränkt, wenn überhaupt noch vorhanden. Was den meisten gar nicht bewusst ist: Innovation und Lernen braucht auch die Pause, das innere Abschalten. Der Mensch ist ein rhythmisches Wesen und unterliegt auch im Tagesablauf ganz bestimmten inneren Rhythmen. Der amerikanische Therapeut und Forscher, Ernest Rossi, hat dazu ein Buch geschrieben: Die 20 Minuten Pause. Darin erklärt er, dass unser Körper einen ultradianen Leistungsrhythmus hat: Wir können ca. 90 Minuten konzentriert und produktiv arbeiten, danach schalten unsere inneren Systeme automatisch in eine ca. 20 minütige Regenerationsphase. Eine Phase in der Körper und Seele wieder in Einklang kommen. Es geht dabei nicht nur um die körperliche Regeneration sondern: „Unser Geist wendet sich in diesen Zeiten stärker nach innen, um Ereignisse aus der Vergangenheit zu verarbeiten und neue Erkenntnisse und Bedeutungen daraus abzuleiten, während unser Unbewusstes versucht, das Ganze zusammenzufassen und darin einen Sinn zu erkennen.“ Ernest Rossi Die Verarbeitung  des Inputs, den wir in den Leistungsphasen gewonnen haben, ist eine Voraussetzung für den schöpferischen Prozess. Wenn wir immer mehr in uns hineinstopfen, dann können wir das nicht mehr zuordnen und verarbeiten und die Qualität unserer Ergebnisse sinkt. Mehr Anstrengung führt also nicht zu mehr und vor allem zu keinen besseren Ergebnissen. Das fällt bei Standardtätigkeiten vielleicht noch nicht so ins Gewicht, es werden einfach mehr Fehler gemacht. Für schöpferische Prozesse reicht die Kapazität nicht mehr aus, wir bleiben in den alten Mustern stecken. Auszeiten sind also extrem wichtig für Innovationsprozesse. Sie denken jetzt vielleicht, das ist doch total unrealistisch, wie soll ich denn so meinen Tagesablauf einrichten? Ich habe doch weder Zeit noch die Gelegenheit ständig solche Regenerationspausen zu machen? Es geht auch gar nicht darum jetzt alles auf einmal zu verändern. Fangen Sie einfach mit machbaren kleinen Schritten an und achten Sie im Tagesablauf auf die Signale aus ihrem Inneren: Das Gefühl, sich zu recken, umherzulaufen oder eine Pause machen zu wollen; Sie stellen fest, dass Sie trödeln und nicht mehr in der Lage sind, zügig zu arbeiten; Sie stellen fest, dass ihr Körper verspannt und erschöpft ist; Sie bekommen plötzlich Hunger; Sie sind deprimiert und fühlen sich unwohl; Sie sind zerstreut und haben Tagträume; Sie machen viele Flüchtigkeitsfehler. Damit signalisiert Ihnen ihr Körper, dass Sie eine Regenerationsphase brauchen. Eine kurze 5 minütige Auszeit ist besser, als erschöpft immer weiter zu machen. Was meinen Kunden dabei besonders gut hilft ist die Herzatmung: Innehalten, Gefühle, Gedanken und Körperreaktionen wahrnehmen. Sie fokussieren sich mit ihrer Aufmerksamkeit auf ihr Herz. Sie stellen sich vor, wie Sie langsam und gleichmäßig durch ihr Herz aus und einatmen. Spüren Sie in sich hinein, wie sich ihr Zustand verändert. Diese kleine Übung hat noch einen weiteren Vorteil, sie holt Sie aus dem eingeschränkten Stressmodus heraus, öffnet ihre Wahrnehmung und erweitert ihr Bewusstsein. Und das ist eine hervorragende Voraussetzung für den schöpferischen Prozess. Probieren Sie es aus, es ist eine einfache Übung mit einer sehr großen Wirkung. 4. Innovation braucht Vertrauen Innovation bedeutet, sich auf neue, ungewöhnliche und ungewisse Dinge einlassen zu können. Ich habe schon viele Veränderungsprojekte geleitet und begleitet und es ist immer gleich: Am Anfang gibt es oft noch viel Motivation und Begeisterung über die neuen Herausforderungen. Irgendwann tauchen dann die ersten Probleme auf. Einige gehen vielleicht in den Widerstand. Wir geraten selbst unter Druck und verlieren immer mehr an Energie, weil wir so viele Baustellen bearbeiten und uns um so viele Dinge gleichzeitig kümmern müssen. Alles ist gleich wichtig, wir sind nicht mehr in der Lage, Prioritäten zu setzen. Wie Sie schon gesehen haben, ist die Qualität ihres inneren Zustandes eine Grundvoraussetzung für den schöpferischen Prozess der Innovation. Wenn Sie jetzt langsam das Gefühl bekommen, alles wird schwierig und anstrengend, dann leidet ihr innerer Zustand und damit auch ihre Bereitschaft, sich dem Neuen, Ungewissen zu öffnen. Hier kommt jetzt mein vierter Schlüsselfaktor ins Spiel, das Vertrauen. Damit meine ich sowohl das Vertrauen in mich selbst und meine Fähigkeiten, meine Kompetenzen, meine Wahrnehmung und meine Selbstwirksamkeit. Ich meine natürlich auch das Vertrauen, dass wir anderen entgegenbringen, dass sie ihre Arbeit so erledigen, dass ein gutes Ergebnis erreicht wird. Dadurch, dass Sie immer selbstbewusster werden, immer mehr die Wirkungen ihres inneren Zustandes auf ihr Verhalten und ihre Handlungen erkennen und ihren inneren Zustand in positiver Weise beeinflussen können, schaffen Sie Selbstvertrauen. Denn Sie wissen, was auch immer geschieht, Sie sind in der Lage sich selbst wieder in die entsprechende Balance zu bringen. Diese innere Zuversicht hat auch Auswirkungen auf ihre Ausstrahlung und ihr Verhalten und damit auf ihr Team und die Zusammenarbeit. Um Vertrauen aufzubauen, können Sie noch einen Schritt weiter gehen und ihre Wahrnehmung auf die Dinge fokussieren, die gut gelingen. Oder auf den schöpferischen Prozess bezogen: Sie richten ihre Aufmerksamkeit auf die Erfolge, die Sie schon erzielt haben und die dabei gewonnenen Erkenntnisse. Damit trainieren Sie ihr Gehirn zu immer mehr Vertrauen. Sie schaffen neue Gewohnheiten und verändern so ihre inneren Programme. Denn wir können gar nicht alle Eindrücke verarbeiten, die in unserem Umfeld sind. Dazu ein paar Zahlen zum Thema Unterbewusstsein und unbewusstes Denken: Unser Unterbewusstsein verarbeitet in jeder Sekunde bis zu 20 Millionen Reize. Mit unserer bewussten Wahrnehmung können wir aber nur ca. 40 dieser Reize in einer Sekunde bewusst verarbeiten. Es ist wie eine Taschenlampe, die nur einen ganz kleinen Teil des vorhandenen Raumes erhellt. Wenn wir also aufmerksam und selbstbewusst sind, dann können wir unsere bewusste Wahrnehmung steuern und unsere Taschenlampe auf die Dinge richten, die zum Gelingen des schöpferischen Prozesses positiv beitragen. Das wiederum erhöht unsere Wahrnehmungsfähigkeit für solche positiven Einflussfaktoren oder Möglichkeiten. Weil wir unser Bewusstsein auf die positiven Wirkungen ausgerichtet haben, machen wir immer mehr stärkende Erfahrungen und das erhöht am Ende unser Selbstvertrauen in uns aber auch in unser Umfeld. Sie erhöhen die Qualität ihres inneren Zustandes  -  als Voraussetzung für den schöpferischen Prozess – ganz einfach indem Sie ihre Wahrnehmung bewusst auf die positiven, stärkenden Dinge und die Möglichkeiten ausrichten. Dazu müssen Sie zunächst mal keine ausgefeilten Methoden und Standards einsetzen. Wenn Sie das bewusst regelmäßig praktizieren, dann erkennen Sie automatisch, dass Fehler nur den Zweck haben, Sie auf nicht passende Lösungsstrategien aufmerksam zu machen und ihnen damit den Vorteil einer neuen Erkenntnis verschaffen. Damit steigt auch ihre Bereitschaft, Dinge auszuprobieren an. Am besten schaffen Sie sich neue Rituale, um ihre alten Programme upzudaten. Meine Kollegin Sylvie Bueb und ich machen einmal in der Woche unseren „Wertschätzungsbooster“ in dem wir uns drei Dinge aufschreiben, für die wir uns in der vergangenen Woche besonders wertschätzen und uns darüber austauschen.  Das sind sehr oft Erkenntnisse, die wir gerade aus Fehlern oder unseren Handlungen unter ungünstigen Voraussetzungen gewonnen haben. Wir freuen uns, wenn wir es geschafft haben eines unserer alten Programme abzuschalten und nach einer vermeintlich negativen Erfahrung schnell aus den Grübelschleifen aus Zweifeln, Sorgen und Angst auszusteigen. Das gelingt uns beiden mittlerweile sehr schnell – selbst bei großen Herausforderungen. Wie Sie gesehen haben, können Sie selbst eine ganze Menge in Richtung Innovationsfreundlichkeit verändern, ohne dass Sie darauf warten müssen, dass sich die Menschen in ihrer Umgebung und die organisatorischen Strukturen verändern. Ich habe festgestellt, dass die meisten Menschen einfach nicht darüber informiert sind, wie Sie ihr persönliches Mindset so beeinflussen können, dass es sie unterstützt und nicht behindert. Das ist aber ein schneller und sehr wirksamer Weg zu einer neuen inneren Haltung, die von Offenheit, Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein geprägt ist. Auch wenn die Umsetzung in den bestehenden funktionalen Organisationsstrukturen zugegebenermaßen nicht immer einfach ist. Was sind Ihre Erfahrungen im Umgang mit Innovation und Wandel? Welche Erfolgsfaktoren finden Sie besonders wichtig? Was blockiert Sie bei der Umsetzung am meisten? Wenn Sie zum Thema Innovation/Disruption mitdiskutieren möchten, dann empfehle ich Ihnen den 3. Digitalisierungstreff am 27. Juli 2017 im Digital Hub in Bonn: Die Autorin Martina Baehr ist Arbeits- und Organisationspsychologin und seit 2009 als freiberufliche Projektmanagerin, Trainerin und Coach tätig. Sie ist Inhaberin von www.projektmanagement-plus.de – Mit dem richtigen Mindset zum Projekterfolg. Schwerpunkt ihrer Arbeit ist es, Projektmanager, Teams und Führungskräfte dabei zu unterstützen, erfolgreich mit Veränderungen im Berufsalltag umzugehen und mehr Energie und Gelassenheit im Projektalltag zu entwickeln. Gemeinsam mit Sylvie Bueb bloggt sie auf der Gelassenheitsformel.   ### Flache Hierarchien: Missverständnis und Chance Wie sollen künftige Führungsstrukturen aussehen? Sind traditionelle Konzepte mit den Idealen der Neuen Arbeit vereinbar? Können radikale Wechsel im System den Erfolg im Arbeitsleben garantieren? Auch Scopevisio beschäftigt die Frage nach der neuen Führung in der Arbeitswelt. So vielschichtig die Diskussionen um das Thema auch sein mögen – ein Schlagwort steht, wenn es um die Umsetzung moderner und erfüllender Verhältnisse in der Arbeit geht, stets im Rampenlicht: Die flache Hierarchie. Sie dient dabei geradezu als das Aushängeschild für (vermeintlich) innovative und emanzipierte Autoritätsstrukturen. Scopevisio möchte aber das eine oder andere Missverständnis aufdecken und auf den eigentlichen Sinn und Zweck flacher Hierarchien hinweisen. Flache Hierarchien – das Schlagwort Junge, adrette Menschen in halblegerer Bürokleidung im zweifellos fruchtbaren Austausch, die sich in einladender Atmosphäre zu unserer Überraschung doch tatsächlich inmitten einer modernen und fortschrittlichen Arbeitssituation befinden sollen (irgendwo spielt zudem bestimmt gerade jemand Kicker). So ungefähr wird uns visuell die sogenannte Flache Hierarchie am Arbeitsplatz häufig verkauft: Alle sind gleichberechtigt, alle haben mitzureden, keiner dominiert, jeder ist als Baustein genauso groß und wichtig wie die anderen – so etwas wie eine feste Rangordnung gibt es nicht. Und jeder entscheidet und gestaltet natürlich zu gleichen Teilen das Wie und Was im Unternehmen mit. Wenn solche Verhältnisse heutzutage hier und da durchaus existieren mögen: Mit der korrekten Definition einer flachen Hierarchie hat das erstmal wenig zu tun. Flache Hierarchien – das Missverständnis "Flache Hierarchien in der Arbeitswelt": Das klingt so schön antiautoritär, das klingt wunderbar antikapitalistisch, das hört sich nach Gleichberechtigung und nach einer Absage an rigide Führungsstile an. Allerdings: Wie die Begriffe des Kapitalismus und der Autorität wird auch die Flache Hierarchie im heutigen Sprachgebrauch meist falsch verwendet: Es geht nicht um das Zurücklassen jedweder Rangordnung. Flach heißt im Kontext eben nicht Wegfall jeder Hierarchie, sonst wäre die gesamte Bezeichnung unsinnig. Was sind flache Hierarchien NICHT? Das Erzielen „flacher Hierarchien“ wird in diesem Zusammenhang oft als Auflösung angestammter hierarchischer Verhältnisse – und damit als Verzicht auf vorrevolutionäre Autoritätsstrukturen fehlinterpretiert. Die flache Hierarchie bezieht sich aber nicht auf die Emanzipation sämtlicher Arbeitskräfte eines Unternehmens. Der einfache Arbeitnehmer im Erdgeschoss soll mitnichten auf eine Ebene mit Abteilungsleitern oder gar der Chefetage gestellt werden, was etwa Entscheidungskraft oder Stimmgewicht angeht. Es geht beim Thema nicht darum, dass jeder im Betrieb überall mitreden und in lockerer Arbeitsatmosphäre über alles mitbestimmen darf. Mitsprache und faire Verhältnisse sind ohne Frage schöne Dinge am Arbeitsplatz, besonders für jene, die in der Befehlskette weiter unten vegetieren. Das Prinzip der flachen Hierarchie ist jedoch ein anderes und betrifft im Ursprung weniger diese unteren Sphären der Hackordnung. Delegieren statt Kommandieren – der eigentliche Zweck flacher Hierarchien Flache Hierarchien sind weder neu noch in dem Sinne innovativ. Sie sind vielmehr ein uraltes Erfolgsmodell für Führungskräfte jeder Art, ausgewählten (untergebenen) Posten Befugnisse und Entscheidungsgewalten zu erteilen, wodurch das ursprünglich von oben gesetzte Gesamtziel erreicht werden soll. Gerade weil es sich hierbei um ein altbewährtes Konzept handelt, betrifft uns die Sache der flachen Hierarchie auch in der Diskussion des Neuen Arbeitens und darin des Problems neuer Führungsstrukturen. Unternehmen sind oft große und komplexe Körper. Es versteht sich von selbst, dass das Delegieren von Befugnissen sowie das ‚Aufteilen‘ von Arbeiten nötig ist, um den Erfolg des Gesamtprojekts zu gewährleisten. Diese einzelnen Glieder oder Ebenen der Befehlskette werden dabei beispielsweise durch die Chefetage und (je nach Aufbau der Firma) durch Filial-, Abteilungs- und/oder Projektleiter vertreten. Dass nun jedem verantwortlichen Vertreter einer solchen Befehlsebene ‚von oben‘ gewisse Freiheiten und Entscheidungsgewalten überlassen werden, dass diese gleichsam aber auch Eigenverantwortung für das Funktionieren ihres Bereiches tragen – das ist Flache Hierarchie: Den jeweils rangniedrigeren Stufen der Befehlsordnung Freiheiten zu lassen; Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung zu übertragen anstatt jedes Detail des Arbeitsprozesses von oben herab zu kommandieren. In dieser Delegation von Selbständigkeit zeigt sich das wahre Wesen und vor allem der Wert flacher Hierarchien in der Diskussion um Neue Führung. New Work, Neue Führung und die Flache Hierarchie – die Herausforderung Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Vorgesetzte wie Untergebene sollte idealerweise das Ziel vereinen, das Projekt des Unternehmens voran zu bringen und die geforderte Arbeit bestmöglich zu verrichten. In Zeiten des Wandels, in denen sich technologische und soziale Paradigmen in der Arbeitswelt rasant verändern, darf die Sache der Führungsorganisation nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Neue Verhältnisse Mit dem technologischen Wandel haben sich nämlich auch die Wünsche der Arbeiter im Job, aber ebenso die Anforderungen an sie verändert: Viele wollen die Grundbedingungen ihrer Arbeit – über das Wie, Wann, Wo und Warum – nachvollziehbarerweise mitbestimmen, wollen ihre Arbeitsverhältnisse frühzeitig in ihrem Sinne optimieren. Dabei stellen sie ferner den Anspruch, bei der Gestaltung der allgemeinen Arbeitsabläufe mehr als nur ein Wörtchen mitzureden. Auf der anderen Seite fordern Führungskräfte von ihren Arbeitern zunehmend Kreativität im Job und (faktisch) ständige Verfügbarkeit Die Angestellten sollen umfassend vernetzt und gewissermaßen ‚automatisiert‘ sein. Es entsteht der Druck, sich selbst parallel zum Wandel stets immer wieder neu zu optimieren. Manch einer fühlt sich da zu sehr gefordert und zu schlecht geführt. Die Herausforderung des Wandels Beide Bilder zeugen von der komplexer und fordernder werdenden Arbeitswelt des digitalen Zeitalters. Man findet sich auf der Suche nach dem Schnittpunkt zwischen individueller Selbstverwirklichung und der Erfüllung aller Anforderungen wieder. Die Herausforderungen des gegenwärtigen Wandels zu meistern ist ein schwieriges Unterfangen. Der tatsächliche Horizont der künftigen Arbeitswelt scheint bereits im Nebel der Unübersichtlichkeit zu verschwimmen, kaum dass man die ersten Grenzen abgesteckt hat. Mit den Inhalten und Prozessen unserer Arbeit werden auch viele Unternehmen selbst immer komplexer. Um zu funktionieren, müssen solche Körper dafür sorgen, dass ihre einzelnen Glieder möglichst selbständig arbeiten können. Die Chance Das Konzept der flachen Hierarchien bietet, wenn richtig angewendet, im teilweise undurchsichtigen Dschungel des New Work eine altbewährte Möglichkeit, die mit dem Wandel einhergehenden Probleme der Führungsorganisation zu minimieren. Es braucht zum einen Vertrauen der Führungskräfte in die Delegierten: Filial-, Abteilungs-, Projektleiter etc. Es braucht zum anderen (seitens der Delegierten) eine gewissenhafte Wahrnehmung der eigenen Verantwortung. Ob dann in den einzelnen Bereichen eines Unternehmens die Arbeit in einer lockeren und freundschaftlichen Atmosphäre verrichtet wird; oder ob stattdessen rigide und autoritäre Führungsstile angewandt werden, muss vom Einzelfall des jeweiligen Betriebs bzw. seiner Befehlsebenen abhängen: Solange die Arbeit erledigt wird, spricht nichts gegen die erste Variante. Um aber andernfalls den Erfolg des Unternehmens und das Funktionieren des eigenen Bereichs zu garantieren, dürfen hartes Durchgreifen und eine gewisse Strenge nicht gescheut werden – Beides ist, wie gesehen, mit dem Konzept der Flachen Hierarchie durchaus vereinbar. Diese Erkenntnisse sind nicht neu. Wer sie aber in seinem Unternehmen konsequent durchsetzt, hat gute Chancen, angesichts sich verändernder Arbeitsstrukturen und künftiger Herausforderungen nicht schon frühzeitig den Anschluss zu verlieren. Fazit Flache Hierarchien sind dann erfolgreich umgesetzt, wenn alle Ebenen im Unternehmen (Filialen, Abteilungen, Unterabteilungen, Büros, der geteilte Schreibtisch etc.) als geschlossene Teilkörper auf der Basis der in sie gestellten Anforderungen und Aufgaben funktionieren; UND wenn sie das Ergebnis durch das in sie vertraute Maß an Selbständigkeit und Autonomie erzielt haben (und nicht durch ständige Beobachtung und Leitung von oben). Kurzum, wenn die wechselseitige Abhängigkeit von teilsouveränen Ebenen eines Unternehmens dem Ganzen zugutekommt. Ob die ‚von oben‘ Delegierten – die die Flache Hierarchie als solche verkörpern – ihren Teilbereich dann rigide, streng und autoritär führen oder eine lockere bzw. familiäre Atmosphäre zulassen, und ob und wieviel sie ihre jeweiligen Mitarbeiter in Planung, Gestaltung und Umsetzung der Arbeit miteinbeziehen; DAS hat mit der Frage nach flachen Hierarchien nichts zu tun. Die Neue Arbeitswelt wird uns noch lange vor Probleme und Fragen bezüglich der Organisation, der Konzepte und der Umsetzung moderner Ideale und Anforderungen stellen. Die Flache Hierarchie, wenn richtig verstanden, kann vor allem in der Übergangsphase helfen, das Funktionieren des eigenen Unternehmens zu gewährleisten. Das Headerbild dieses Artikels ist von Ronnie Garcera Bugay. ### Checkliste für Ihr Projektmanagement Jeder arbeitet mit Projekten. Doch trotz allen Projekt-Know-hows verlaufen immer noch manche Projekte chaotisch. Denn je nach Branche und Vorhaben können sie so verschiedenartig und komplex sein, dass selbst geübte Manager ins Schwimmen geraten. In einer solchen Situation ist es gut, eine Checkliste zur Hand zu haben. Projektmanagement-Methode PMBOK Unsere Checkliste für das Projektmanagement orientiert sich an dem führenden Projektmanagement-Standard PMBOK (Project Management Body of Knowledge). PMBOK geht davon aus, dass Projektarbeiten in Prozessen erledigt werden. Zwischen diesen Prozessen können vielfältige Abhängigkeiten bestehen – zeitliche, personelle und materielle. PMBOK unterscheidet die Phasen Initiierung, Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung sowie Abschluss. Da sich Initiierung und Planung, ebenso wie Durchführung und Steuerung/Überwachung, oft überschneiden, haben wir diese zusammengefasst. Checkliste für Ihr Projektmanagement Die folgenden Schritte sollten Sie in den jeweiligen Projektphasen berücksichtigen. Vorbereitung und Planung Wurden bereits ähnliche Projekte durchgeführt? Wenn ja, dann könnten Sie Elemente aus diesen Projekten wiederverwenden. Die Dokumentation und Lessons-Learned aus früheren Projekten sind wichtige Ressourcen, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Projektdefinition festlegen Die Projektdefinition fasst die Vorgaben für die Projektplanung zusammen. Sie skizziert das Projektziel sowie die Organisation des Projektes und Prozesses. Dazu gehört auch eine Projektmethodik (traditionelle oder agile Methoden). Stakeholder identifizieren Zu den Stakeholdern gehören, je nach Ausprägung des Projekts Projektadressat / Auftraggeber Projektträger / Auftragnehmer Projektinhaber / Verantwortlicher für das Projekt Projektteam / interne und externe Mitarbeiter und Unternehmen Rollen und Verantwortlichkeiten Entscheidungsbefugnisse Es ist sinnvoll, sich bereits in diesem Stadium Gedanken über die Projektkommunikation, Eskalationsstrategien, Geheimhaltung und Zeichnungsberechtigungen zu machen. Anforderungen sammeln, Lastenheft erstellen Dies geschieht üblicherweise in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Das Ergebnis ist ein Lastenheft, in dem die Gesamtheit der Anforderungen präzise beschrieben sind. Lösungen beschreiben, Pflichtenheft erstellen Im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer möglichst konkret, wie er die einzelnen Anforderungen des Auftraggebers erfüllen will. Projektrisiken antizipieren und bewerten Projektrisiken können hier nur beispielhaft genannt werden. Am häufigsten geraten Projekte ins Trudeln, weil Termine überschritten werden, Lösungen nicht dem versprochenen Umfang entsprechen, Budgets nicht ausreichen, Zahlungen nicht geleistet werden oder Konflikte zwischen den Beteiligten auftreten. Oder der Auftraggeber stellt Nachforderungen, die nicht mit dem Projektmanagement abgesprochen waren. Zu den Projektrisiken gehören auch Ressourcen-Engpässe – Lieferungen bleiben aus, Fachkräfte sind nicht zu finden. Je besser Sie die Risiken antizipieren, umso effizienter wird Ihr Risikomanagement sein. Projektauftrag / Project Charter erstellen Der Projektauftrag ist die formelle Bestätigung des Projekts. Er ist der eigentliche Einstieg in das Projekt. Nachdem der Projektauftrag unterzeichnet wurde, kann das Kickoff-Meeting geplant werden. Ein Projektauftrag enthält mindestens: Umfang des Produkts / Projekts Ziele SMARTe Erfolgskriterien Zeit- und Ablaufplan Budget Freigabe durch den Projektsponsor / Auftraggeber Projektstrukturplan erstellen Der Projektstrukturplan (oder einfach Projektplan) wurde in diesem Ratgeber bereits in einem eigenen Beitrag behandelt. Zu einem Projektstrukturplan gehören folgende Maßnahmen: Arbeitspakete / Teilprozesse / Aktivitäten definieren Reihenfolge festlegen Prioritäten festlegen Abhängigkeiten analysieren Dauer der Aktivitäten festlegen Ressourcen- und Personaleinsatz planen Wann werden welche Ressourcen benötigt? Wie ist die Verfügbarkeit? Wie kann eine maximale Auslastung gewährleistet werden, die Leerlaufzeiten ebenso vermeidet wie eine Überlastung? Auf diese Fragen muss das Projektmanagement Antworten parat haben. Bei Dienstleistungsprojekten ist besonders die Personalplanung wichtig. Urlaubszeiten und Ausfälle können eventuell durch Springer, Freiberufler oder Zeitarbeiter aufgefangen werden. Auch deren Einsatz muss vorab geplant werden. Kosten abschätzen Einkaufspreise, Fertigungskosten, evtl. Miet- und Leasingkosten, Reisekosten, Stundenverrechnungssätze und eine Sicherheitsmarge fließen in die Kostenschätzung mit ein. Auch die Projektrisiken können zu Kostensteigerungen führen. Anhand von früheren Projekten lässt sich dieser schwer berechenbare Faktor vielleicht eingrenzen. Je detaillierter die Kosten auf die einzelnen Projektphasen, Termine und Arbeitspakete heruntergebrochen werden, umso besser lässt sich das Projekt finanziell steuern. Budgets planen Anhand der Kostenabschätzung kann das Projektmanagement ein Projektbudget sowie Teilbudgets erstellen. Qualitätsmanagement planen Wie definieren Sie die Qualität Ihres Produkts? Wie überprüfen Sie diese? Wie gehen Sie mit Abweichungen um? Welche quantitativen und qualitativen Mängel können Sie beschreiben und welche Gegenmaßnahmen treffen Sie? Das Qualitätsmanagement muss eng in die Durchführungsphase des Projekts eingebunden werden. Jedes Lieferergebnis sollte vor Abgabe eine Qualitätskontrolle durchlaufen. Kommunikation planen Dies kommt oft zu kurz. Man verlässt sich darauf, dass die Projektbeteiligten ihre Kommunikation schon selbst organisieren werden. Dies geschieht aber nicht von selbst. Daher sollte das Projektmanagement den Informationsfluss gestalten die Kommunikation strukturieren und sicherstellen den Umgang mit Feedback, Kritik und Konflikten planen Meetings effektiv gestalten die Motivation bei der Kommunikation nicht zu kurz kommen lassen. Beachten Sie bei der Gestaltung der Projektkommunikation: Transparenz – Information soll keine "Holschuld" sein. Effizienz - Meetings, Chat, Telefon, E-Mail, eCollaboration, Dateifreigaben – Kommunikationskanäle sollten so eingesetzt werden, dass die Beteiligten möglichst effizient kommunizieren können, ohne dass die Belange der Projektdokumentation und der Geheimhaltung zu kurz kommen Struktur – bestimmte Kommunikationen müssen eskaliert oder einem definierten Personenkreis zugänglich gemacht oder bestätigt werden. Formerfordernisse sind zu beachten. Durchführung, Überwachung und Steuerung Abarbeiten des Projektstrukturplans Die eigentliche Projektarbeit besteht darin, die Teilprozesse, Arbeitspakete und Tätigkeiten des PSP abzuarbeiten. Ressourcenmanagement / Beschaffung Dies sind die logistischen Herausforderungen des Projektmanagements. Der Projektmanager arbeitet hier mit HR, Einkauf und Logistikanbietern zusammen. Fakturierung In vielen Projekten werden Zwischenrechnungen nach Arbeitsfortschritt gestellt. Der Projektmanager stellt die Zeit- und Leistungsabrechnungen zusammen, ordnet sie den jeweiligen Meilensteinen zu und erstellt die Rechnungen. Projektdokumentation Die Projektdokumentation kann rasch anwachsen und unübersichtlich werden. Daher ist von Anfang an eine strukturierte Ablage wichtig, am besten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Projektdokumentation umfasst: Prozessdokumentation Projektkommunikation Strukturierte Ablage aller projektrelevanten Dokumente Finanzdokumentation Change-Dokumentation Change Management In jedem Projekt treten Änderungen oder Änderungswünsche auf. Das Change Management definiert einen strukturierten Prozess, wie diese Änderungen in das Projektmanagement zu integrieren sind. Risikomanagement (quantitativ und qualitativ) Was geschieht, wenn Risiken, die in der Planungsphase antizipiert wurden (oder auch nicht...), tatsächlich eintreten? Das Projektmanagement sollte immer einen Plan B in der Tasche haben – oder zumindest eine standardisierte, bewährte Vorgehensweise. Zum Risikomanagement gehören auch Controlling-Aufgaben, nämlich Qualitätskontrolle der Arbeitsergebnisse Laufende Wirtschaftlichkeitskontrolle / Deckungsbeitrag Monitoring Zeitaufwand (fakturierbar und nicht fakturierbar) Ressourceneinsatz Termineinhaltung Qualität Laufendes Projektcontrolling und Abweichungsanalyse Beaobachten Sie regelmäßig Ihren Deckungsbeitrag. Definieren Sie Kennziffern für Ihren Projekterfolg. Je mehr Parameter im Projekt Sie regelmäßig pflegen, umso besser können Sie Ihr Projekt steuern. Steuerungsmaßnahmen implementieren Je nachdem, welche Risiken Ihre Auswertungen zu Tage fördern, können Sie frühzeitig an den entsprechenden Stellschrauben drehen, um Ihr Projekt wieder auf die Schiene zu setzen. Abschluss In dieser letzten Projektphase wird das Projekt – hoffentlich erfolgreich – beendet. Der Auftraggeber erhält sein Produkt und der Auftragnehmer stellt die Schlussrechnung. Abnahme durch den Auftraggeber Die Abnahme ist ein wichtiger Schritt und muss in der Projektakte dokumentiert werden. Sie schafft für alle Beteiligten die Rechtssicherheit, dass der Auftragnehmer alle Pflichten aus dem Projekt erledigt hat. Endabrechnung Auf Grundlage der Endabnahme kann auch die Schlussrechnung für das Projekt gestellt werden. Alle noch offenen Forderungen sollten in dieser berücksichtigt werden, einschließlich eventuell noch offener Reisekosten, Spesen, Auslagen, Zinsen usw. Lessons-Learned-Sitzung In der Lessons-Learned-Sitzung werden die Erfahrungen aus dem Projektmanagement zusammengetragen und analysiert. Diese Erfahrungssicherung ist ein wesentliches Element der kontinuierlichen Verbesserung. Fazit Mancher Projektmanager wünscht sich eine Checkliste, um im Dickicht der komplexen Prozesse, strengen Anforderungen und harten Termine nichts Wesentliches zu vergessen. Dieser Artikel gibt Ihnen eine Checkliste oder einen Leitfaden für erfolgreiches Projektmanagement. In einem folgenden Artikel beschäftigt uns die Frage, wie sich Projekte am besten in Software abbilden lassen. ### Cash Flow – Wie Sie Ihre Ertragskraft sichern Der Cash Flow gibt Aufschluss über die Liquidität und Ertragskraft eines Unternehmens. Er ist eine wichtige Bonitätskennziffer. Daher sollten Unternehmer ihren Cash Flow beobachten und, wenn nötig, verbessern. Wir verraten 10 Praxistipps für einen besseren Cash Flow. Doch zunächst... Kennen Sie Ihren Cash Flow? Der Cash Flow, auch „Kassenzufluss“, ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Geldzuflüssen und den Geldabflüssen in einer Periode. Das bedeutet: Es werden nur echte Geldbewegungen einbezogen, keine rechnerischen bzw. kalkulatorischen Größen. Eine Rechnung, die Sie schreiben, wird noch nicht in den Cash Flow eingerechnet. Das geschieht erst, wenn die Zahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist. Auch Abschreibungen sind keine wirklichen Geldabflüsse und tangieren daher nicht den Cash Flow. Wofür ist der Cash Flow wichtig? Der Cash Flow ist eine wichtige Liquiditätskennziffer. Ein positiver Cash Flow bedeutet, dass mehr Geld ins Unternehmen hineinströmt als heraus. Das Unternehmen bleibt liquide, d. h. zahlungsfähig. Es kann seine finanziellen Verpflichtungen aus eigener Kraft erfüllen, ohne Kredite aufzunehmen. Das betrifft nicht nur die Finanzierung des laufenden Geschäftsbetriebs. Ein hoher Cash Flow kann auch zur Finanzierung von Investitionen herangezogen werden (dies wird auch als die Innenfinanzierungskraft eines Unternehmens bezeichnet). Oder zur Stärkung des Eigenkapitals – und je höher dieses ist, umso entspannter sind bekanntlich die Banker bei Kreditverhandlungen. Wie wird der Cash Flow berechnet? Man kann den Cash Flow direkt oder indirekt berechnen. Die indirekte Berechnung ist häufiger, sie wird z. B. von Banken bei der Bonitätsprüfung angewendet. Indirekte Berechnung Bei der indirekten Berechnung werden aus dem Jahresüberschuss die Erträge und Aufwendungen herausgerechnet, die nicht zahlungswirksam sind, d. h. bei denen kein Geld fließt. Nicht zahlungswirksame Erträge sind zum Beispiel: Entnahme aus den Rücklagen oder Auflösung von Rückstellungen Aktivierte Eigenleistungen Bestandserhöhungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen Auflösung von Wertberichtigungen Periodenfremde und außerordentliche Aufwendungen Zu den nicht zahlungswirksamen Aufwendungen gehören: Einstellungen in die Rücklagen oder Rückstellungen Abschreibungen Bestandsminderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen Periodenfremde und außerordentliche Erträge Direkte Berechnung Zur direkten Berechnung des Cash Flow werden alle betriebsnotwendigen, zahlungswirksamen Aufwendungen von allen betriebsnotwendigen, zahlungswirksamen Erträgen des Unternehmens subtrahiert. Zahlungswirksam bedeutet, dass Geld fließt – ganz gleich ob aus Umsatzerlösen, Zinserträgen, Steuern oder anderen Quellen. Die direkte Berechnung ist im Grunde die einfachere. Sie wird nur deshalb seltener angewendet, weil die erforderlichen Daten nicht immer vorliegen. Eine Bank muss sich z.B. bei der Bonitätsprüfung auf den Jahresabschluss stützen und daher die indirekte Berechnung anwenden. Zahlungswirksame Erträge sind zum Beispiel: Umsatzerlöse Eigenkapitaleinlagen Kreditaufnahmen Desinvestitionen Zu den zahlungswirksamen Aufwendungen gehören: gezahlte Löhne und Gehälter Zahlungen an Lieferanten Investitionen Kredittilgung Eigenkapitalentnahmen Spezialisierte Cash Flow-Rechnungen Ein Cash Flow kann auch für Teilbereiche des Unternehmens ermittelt werden. Dazu gehören etwa der operative Cash Flow (aus der laufenden Geschäftstätigkeit): Das ist der Cash Flow aus der Finanzierungstätigkeit und aus der Investitionstätigkeit zusammen. Negativer Cash Flow Wenn der Cash Flow ins Minus rutscht, spricht man von einem Cash Loss. Je nach Branche und Abrechnungsmodus kann das schon einmal passieren. Wenn Sie im Mai ein großes Projekt abrechnen und der Kunde zahlt erst im Juni, ist der Saldo der Geldzu- und -abflüsse im Mai vielleicht negativ. Solche Situationen können eintreten, sollten es aber nicht (dazu mehr in unseren Tipps weiter unten). Wenn Sie jedoch häufig oder gar regelmäßig einen Cash Loss verzeichnen und dieser sogar den Cash Flow aus glücklicheren Zeiten übersteigt, dann verbrennen Sie Geld. Die Cash Burn Ratio, die Kennziffer für das Tempo, in dem Ihre Finanzmittel schwinden, sagt Ihnen dann, wie lange es noch dauert, bis Sie insolvent sind. Es sei denn, Sie reißen das Steuer noch herum. 10 Tipps für einen positiven Cash Flow Ein positiver Cash Flow ist gut fürs Geschäft, für die Reputation, für die Liquidität. Das leuchtet jedem ein. Aber wie erreicht man ihn? Dazu gibt es einige konkrete Tipps: Stellen Sie Rechnungen schnell aus und achten Sie auf pünktlichen Zahlungseingang. Dazu gehört auch ein strenges Forderungsmanagement. „Streng“ bedeutet nicht, dass Sie gleich unhöflich werden, wenn ein Kunde den Zahlungstermin verschwitzt. Aber Sie können diesem ruhig zeigen, dass Sie das gemerkt haben. Wir empfehlen ein höfliches Schreiben oder einen Anruf. Wenn Ihre Kunden notorisch spät zahlen (die öffentliche Hand ist dafür berüchtigt), dann können Sie Ihre Forderungen notfalls verkaufen. Factoring nennt man das. Es ist nicht billig, aber besser als die Insolvenz ist es allemal. Gewähren Sie Ihren Lieferanten weniger Zahlungsziel, als Sie selber in Anspruch nehmen. Man muss nicht alles gleich kaufen. Mieten oder Leasen schont die Liquidität. Stellen Sie Ihre Kosten auf den Prüfstand. Kleine und mittlere Unternehmen brauchen keine eigenen Serverstandorte und IT-Spezialisten. Stattdessen mieten sie Services und Plattformen von Cloud-Anbietern. Nutzen Sie die Rationalisierungseffekte der Digitalisierung. Viele Prozesse lassen sich effizienter gestalten oder sogar automatisieren. Auch in Ihrem Unternehmen. Liquiditätsplanung – Der Blick in die Zukunft gelingt mit einer guten Unternehmenssoftware, die Liquiditätsauswertungen und Prognosen unterstützt. Zum Beispiel, indem sie gewichtete Abschlusswahrscheinlichkeiten entlang der Sales Pipeline berechnet. Machen Sie sich nicht von einem einzigen A-Kunden abhängig. Denn wenn dieser einmal wegbrechen sollte, sehen Sie alt aus. Außerdem verleiten solche Abhängigkeiten (die der Kunde genau kennt) zu ruinösem Preisdumping. Überhaupt, der Preis: Wann haben Sie diesen zuletzt erhöht? Gesetzliche Anforderung: Die Kapitalflussrechnung Investoren und Aktionäre benötigen umfassende Daten, um sich ein Bild von der Finanz- und Ertragslage ihrer Unternehmen zu machen. Die Kapitalflussrechnung oder Cash-Flow-Rechnung gehört daher auch in einen Konzernabschluss nach § 297 HGB hinein. Dort heißt es in Absatz (1): „Der Konzernabschluss besteht aus der Konzernbilanz, der Konzern-Gewinn- und Verlustrechnung, dem Konzernanhang, der Kapitalflussrechnung und dem Eigenkapitalspiegel. Er kann um eine Segmentberichterstattung erweitert werden.“ Auch die internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) schreiben eine Cash-Flow-Berechnung zwingend vor. ### Innergemeinschaftliche Lieferung richtig abrechnen  Die globalisierte Welt rückt immer stärker zusammen. Das betrifft besonders die europäischen Länder. Immer mehr Unternehmen liefern auch ins europäische Ausland. Wie solche Lieferungen und Leistungen abgerechnet werden, erklärt unser Artikel. Was ist eine innergemeinschaftliche Lieferung? Wenn ein deutsches Unternehmen an ein Unternehmen im EU-Ausland liefert, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Dabei müssen laut Umsatzsteuergesetz folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Die Lieferung ist unmittelbar in das Gemeinschaftsgebiet verschickt worden und dort auch angekommen Der Abnehmer ist ein Unternehmer oder eine juristische Person Die Waren werden für den Einsatz im Geschäftsbetrieb erworben, nicht zur privaten Nutzung etwa durch den Unternehmer Prüfungspflichten des Lieferanten Sie müssen als Lieferant gegenüber der Finanzbehörde nachweisen können, dass der Erwerber tatsächlich Unternehmer und die Ware am Bestimmungsort angekommen ist. Nur dann handelt es sich wirklich um eine innergemeinschaftliche Lieferung. Erbringen Sie den Nachweis nicht, müssen Sie im schlimmsten Fall Steuern nachzahlen. USt-IdNr. des Empfängers Um diesen Nachweis zu erbringen, geben Sie die USt-Id des Erwerbers auf Ihrer Rechnung an. Ob die USt-Id korrekt ist, überprüfen Sie auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern. Oder Sie verwenden ein Buchhaltungsprogramm, das die Überprüfung mit einem Mausklick erledigt. Eine professionelle Buchhaltungssoftware kann übrigens noch mehr, als nur die USt.-Id. zu prüfen. Sie generiert auch automatisch die Zusammenfassende Meldung über innergemeinschaftliche Lieferungen für das Finanzamt. Gelangensbestätigung Bei Lieferungen ins EU-Ausland müssen Sie zudem nachweisen, dass die Lieferung am Bestimmungsort auch tatsächlich angekommen ist. Dazu dient die Gelangensbestätigung. Für diese stehen im Internet diverse Muster zum Download bereit, z. B. bei der Deutschen Handwerkszeitung. Inhalt Eine Gelangensbestätigung enthält folgende Angaben: Name und Anschrift des Erwerbers Beschreibung des Liefergegenstands (Art, Menge, genaue Beschreibung, wie z. B. Seriennummer) Tag und Ort des Empfangs Tag und Ort, an dem die Verbringung ins EU-Ausland endet Ausstellungsdatum der Bestätigung Unterschrift des Empfängers, inkl. Nachweis seiner Vertretungsberechtigung Form Es muss nicht unbedingt eine formale Gelangensbestätigung sein. Bei Versand über eine Spedition oder einen Kurier kann der entsprechende Nachweis auch mit einem Frachtbrief, einem Konnossement oder einem Spediteur-Beleg erbracht werden. Darüber hinaus kann der Empfänger die Gelangensbestätigung auch elektronisch und/oder als Sammelbestätigung erteilen. Eine Sammelbestätigung kann die Umsätze von bis zu einem Quartal zusammenfassen. Bei elektronischen Bestätigungen muss sichergestellt sein, dass sie auch wirklich vom Absender stammen. Steuerliche Regelungen Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen sind grundsätzlich dort zu versteuern ("steuerbar"), wo der Empfänger - Ihr Kunde – seinen Sitz hat. Damit soll verhindert werden, dass die betreffende Ware zweimal versteuert werden muss. Lieferungen in andere EU-Länder sind also für Sie steuerfrei. Nach dem Reverse-Charge-Verfahren tritt eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ein. Das bedeutet, dass der Erwerber nach den bei ihm geltenden Steuersätzen die anfallende Umsatzsteuer berechnet, deklariert und bei seinem Finanzamt entrichtet. Liefern Sie hingegen an Privatpersonen, sind Sie selbst der Steuerpflichtige. Rechnungen an EU-Ausländer schreiben Grundsätzlich enthalten Rechnungen an Firmen im Gemeinschaftsgebiet dieselben Pflichtbestandteile wie Rechnungen ins Inland (§ 14 UStG). Allerdings kommen noch zwei Dinge dazu: Der Hinweis "Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung" - oder eine Übersetzung dieses Hinweises in andere Amtssprachen, beide USt-Ids, sowohl Ihre eigene als auch die Ihres Kunden. Checkliste und Musterrechnung Hier ist eine Checkliste aller Pflichtbestandteile einer Rechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens USt-IdNr.des leistenden Unternehmens Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers / Abnehmers Von Ihnen überprüfte USt-IdNr. des Empfängers Das Wort "Rechnung" Eine fortlaufende Rechnungsnummer Das Ausstellungsdatum Das Liefer- oder Leistungsdatum (oder der Leistungszeitraum) Die Rechnungspositionen: Art, Beschreibung, Menge, Einheit Der Netto-Rechnungsbetrag (das ist das "Entgelt" für die innergemeinschaftliche Lieferung) Soweit vorhanden ein Hinweis auf vorher vereinbartes Skonto oder Rabatt Der Hinweis auf die Steuerbefreiung Und sinnvollerweise natürlich Ihre Bankverbindung und das Zahlungsziel Eine Musterrechnung für innergemeinschaftliche Lieferungen hat die IHK Berlin ins Internet gestellt. Umsatzsteuer darf auf solchen Rechnungen natürlich nicht ausgewiesen werden. Frist für die Rechnungsstellung Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen müssen bis zum 15. des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz stattfand. Angaben in der Umsatzsteuervoranmeldung In der Umsatzsteuervoranmeldung werden Warenlieferungen ans EU-Ausland in Zeile 41 („innergemeinschaftliche Lieferungen an Abnehmer mit USt-IdNr.") eingetragen. Eine innergemeinschaftliche Dienstleistung rangiert dagegen in Zeile 42 unter „übrige nicht steuerbare Umsätze (Leistungsort nicht im Inland)“. Wenn Sie Ihre Buchführung mit einem guten Buchhaltungsprogramm erledigen und die Umsätze gleich richtig kontieren, werden die entsprechenden Angaben automatisch in die Erklärung übertragen. Die Umsatzangaben sind in dem Voranmeldungszeitraum zu machen, in dem die Rechnung für diesen Umsatz ausgestellt wird, spätestens in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der auf die Ausführung der innergemeinschaftlichen Lieferung folgende Monat endet. Fazit Eine innergemeinschaftliche Lieferung an Unternehmen ist steuerfrei. Zu versteuern ist der Umsatz beim Empfänger-Unternehmen. Der Lieferant muss sicherstellen, dass alle Voraussetzungen für den innergemeinschaftlichen Erwerb vorliegen und er muss seine Rechnung entsprechend formulieren. Mit einer Gelangensbestätigung weist er nach, dass die Ware tatsächlich im ausländischen Bestimmungsort angekommen ist. In der Umsatzsteuererklärung gibt es spezielle Rubriken, in denen diese Umsätze aufgeführt werden. Hinweis Umsätze mit EU-Ausländern sind eine komplexe Materie. Unser Artikel kann naturgemäß nicht alle Fälle und Sonderregelungen abhandeln. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, wenn Sie weitere Fragen zu dieser Thematik haben. ### Neues Arbeiten: Permanente Selbstoptimierung? Immer mehr und immer schneller – immer besser, immer höher, immer weiter: Immer perfekter! Bisher wurde der technologische Wandel als eine unbefleckte Verbesserung unserer Lebensbedingungen verstanden – die Digitalisierung mit einem Dienst am Menschen gleichgesetzt. Aber wie verhält es sich da mit der Praxis? Wie erklären sich Beobachtungen, wonach mehr und mehr von uns in einen Selbstoptimierungswahn abgleiten? Wo bleiben die Annehmlichkeiten des Fortschritts, wenn man alle Zeit darauf verwenden muss, mit den durch den forcierten Wandel in die Welt gesetzten Anforderungen Schritt halten zu wollen? Trügerischer Fortschritt Ein ganz simples Beispiel macht deutlich, mit welcher Logik wir als Menschen bisher die Digitalisierung aufgefasst haben: Die Erfindung der E-Mail machte es möglich, dass ich als Mensch, wenn ich mit einem anderen Menschen in Kommunikation treten möchte, der nicht greifbar ist, nun eine sehr viel einfachere und vor allem schnellere (zeitsparendere) Möglichkeit habe, um mein Ziel des kommunikativen Austauschs zu erreichen. Das mag jetzt sehr banal erscheinen, aber ich möchte Sie bitten, dass Sie mir bei diesem einfachen Beispiel einfach weiterhin folgen. Denn der so oft und an vielen Stellen laut geforderte Bewusstseinswandel in Verbindung mit dem Neuen Arbeiten kann nur erreicht werden, wenn sich jeder einzelne Beteiligte des Wesentlichen auch bewusst ist. Im Falle unserer E-Mail-Kommunikation sieht das wie folgt aus: Dadurch, dass wir nun nicht mehr mit unserem Brief zur Post gehen, diesen aufgeben und auf die Zustellung beim Empfänger sowie dessen Antwort warten müssen, haben wir enorm viel Zeit gewonnen. Wir tippen nun ganz einfach unsere Nachricht ab und drücken auf „Senden“: direkt landet die E-Mail im Posteingang des Empfängers und dieser kann sofort antworten. An genau diesem Punkt nun könnten wir uns einfach über diese schnellere Art der Kommunikation und die dadurch gewonnene Zeit freuen. Doch wie oft haben Sie dieses freudige Gefühl, wenn Sie eine E-Mail lesen? Und wie oft haben Sie eine freie Minute zwischen zwei, drei, vier, zwanzig E-Mails, die Sie dann auch noch sinnvoll (für sich) nutzen? Wer ist Herr und wer ist Knecht in unserem Lebenslied? Dieses einfache Beispiel zeigt die weitreichende Eigendynamik der Digitalisierung: Statt die gewonnene Zeit zu nutzen, verpacken wir sie mit immer mehr und noch mehr E-Mails, Aufgaben und Aktivitäten. Gleichzeitig wird das Gefühl, dass wir keine Zeit haben, immer stärker. Wir gestehen den technisch-rationalen Errungenschaften so viel Macht zu, dass wir nicht länger Schöpfer und Herr der Digitalisierung sind. Nein, die Digitalisierung ist der Herr und wir sind der ausführende Knecht. Als Knecht sind wir automatisch permanent im Aufnahme-und-Tun-Modus. Der Fehler in dieser Logik ist, dass der Mensch sich in der neuen, digitalen Welt und im damit verbundenen Neuen Arbeiten noch nicht als Mensch verstanden hat. Mensch ist gleich Herr, denn der Mensch hat die Digitalisierung konzipiert. Stattdessen fungiert der Mensch als Instrument des Höher-Schneller-Weiter-Wahns, verliert sich darin, immer mehr und mehr leisten zu müssen und ist Ping-Pong-Ball des Neo-Kapitalismus. Wenn der Mensch Instrument bleibt, dann bleibt ihm nichts anderes übrig als die permanente Selbstoptimierung, weil er sich auf einer Stufe mit den Technologien und Prozessen befindet und hier im Zugzwang der steten Optimierung und Perfektion mitgefangen ist. Wenn die Digitalisierung Herr bleibt, dann rationalisiert, automatisiert und optimiert sie eben fortlaufend nicht nur die Technologien und Prozesse, sondern auch die Menschen. Momentan ist die Digitalisierung Komponist unseres Lebensliedes, Optimierung ist ihre Melodie. Ist der Mensch weiterhin nur ein Instrument in diesem Lied, so muss auch er in dessen Weise mitschwingen. Das erschöpfte Selbst ist die logische Konsequenz dieses Zustandes. Mehr als Ratio und Arbeitswesen – Emanzipation des Menschen Wenn sich der Mensch bewusstmacht, dass er gegenwärtig nur Instrument ist, dann kann er sich hier auch seiner eigentlichen Position wieder gewahr werden: der des Schöpfers der digitalen Welt. Zu diesem Schritt gehört gleichzeitig auch, dass der Mensch anerkennt, nicht nur Ratio und Arbeitswesen zu sein. Er ist eben auch mit Wahrnehmungen, Emotionen, Einstellungen, Konditionierungen, Bewusstsein und Unterbewusstsein ausgestattet. Die Technik ermöglicht zwar, dass eine E-Mail schnell beim Empfänger ankommt, das heißt aber nicht, dass die Arbeit auch schnell(er) getan ist. Dem Menschen eigen ist nun mal, dass er über den Input nachdenkt und auf diese Weise erst Output im Sinne von Lösungen, Optimierungen und Verbesserungen hervorbringt. Das geschieht indem er den Input aufnimmt, reflektiert, verarbeitet, das Wesentliche erkennt und extrahiert sowie den Ballast wieder aussortiert. Und all das braucht eben Zeit! Luc Boltanski und Ève Chiapello beschreiben in ihrem Buch „Der neue Geist des Kapitalismus“ den „flexiblen Neo-Kapitalismus“. Durch diesen sei die Freiheit der Arbeiter gestiegen, dafür aber auch die Unsicherheit des Jobs und die zu erbringende Flexibilität. In einem Interview mit einem österreichischen Journalisten erklärt Chiapello, dass das Künstlerleben als eine Lebensmodell-Alternative zum Kapitalismus angesehen wurde, weil es eben für das freie, selbstbestimmte Arbeiten steht. An dieser Stelle möchte ich ganz stark betonen, dass Künstler in der Regel ihre Kreativität und damit ihre Arbeit erst entfalten können, gerade wenn sie von Leistungszwängen frei sind und sich zwischen Tun und Nichts-Tun bewegen. Nur in diesem Raum kann Kreativität entstehen. Doch auf alle Nicht-Künstler bezogen gilt auch im „flexiblen Neo-Kapitalismus“ weiterhin, dass Leistung, Zeit und Optimierung unsere Arbeitswelt regieren und das Arbeitsergebnis daran gemessen wird. Wir waren und sind eine Leistungsgesellschaft. Vielleicht denken Sie nun: "Das ist mir bewusst." Aber ich frage Sie: Wie bewusst ist uns das „wirklich, wirklich“?, um im Jargon des New Work Konzeptes zu bleiben. Und vor allem, was machen wir in der praktischen Umsetzung daraus? Denn selbst wenn der Mensch weiß, was er „wirklich, wirklich will“, so reicht das alleine nicht aus, um das eigene Neue Arbeiten in Harmonie mit dem eigenen Selbst zu leben. Wenn sich nun im Zuge des Neuen Arbeitens wirklich etwas verändern und zum Positiven für den Menschen in der Arbeitswelt entwickeln soll, dann muss sich der Mensch als Mensch verstehen und sich entsprechend emanzipieren (dürfen) – mit all seinen Anteilen. Was an sich schon verrückt ist, da der Mensch doch der Schöpfer all dessen ist, worüber wir uns hier Gedanken machen. Aber zurück. Was kann das heißen: Die Emanzipation des Menschen als Mensch? Meiner Meinung nach fängt das einerseits bei jedem Einzelnen im Kleinen und andererseits gleichzeitig im Arbeits-Kollektiv an. Das ursprünglich Menschliche ist eben, dass wir keine automatisierten Leistungsmaschinen sind, die jeden Tag den gleichen Output erzielen können. Das Wesentliche ist, dass der Mensch Grenzen hat, sei es der Körper als sichtbare physische Grenze, sei es das Ruhe-, Nichts-Tun- und Schlafbedürfnis zur körperlichen und geistigen Regeneration. Ganz banal wieder: Technologien und Künstliche Intelligenzen sind 24/7-Spaces, aber 24/7 ist out of space des Menschlichen. Das Akzeptieren und Annehmen der Grenzen Ich möchte das Neue Arbeiten nicht als DAS Neue Arbeiten ansehen. Es gibt stattdessen so viele verschiedene Ausprägungen (flexible Arbeitszeiten, Home Office, Coworking Spaces, Teilzeit, flache Hierarchien, Digitalisierung, Automatisierung u.v.m.) und so viele Arbeitsfelder, die bis dato in keiner Weise vom Neuen Arbeiten profitieren. Ich möchte vielmehr darauf eingehen, dass das erschöpfte Selbst im „neuen Geist des Kapitalismus“ flächendeckend vorhanden ist, selbst wenn man macht, was man wirklich will. In letzter Zeit entdecke ich vermehrt Artikel mit Überschriften wie dieser: „So vermeidet ihr als Yogalehrer den Burn-out“ oder „So gelingt ein entschleunigtes Leben“. Ob Burn-out (-Gefahr) oder der Wunsch nach Entschleunigung, Grenzen sind das Thema und der Schlüssel zum gesunden, gelingenden Leben. In der Arbeitswelt dominieren bis dato folgende Empfindungen zur Arbeit: schwer, hart, anstrengend, ernst, kompliziert. Der Druck auf den Einzelnen steigt immer mehr – trotz Selbstbestimmung. Wir müssen in kürzerer Zeit immer mehr leisten. Wer es anders machen möchte, der muss doppelt oder dreifach so hart arbeiten wie die anderen. Und und und. Hier setzt jener Punkt an, dass ich als Mensch nicht nur wissen sollte, was ich wirklich will, sondern eben auch, wo meine Grenze des mir Möglichen und mein gesundes Maß der Realisierbarkeit liegen: Ich muss wissen, was ich wirklich leisten kann und ab wann genug einfach (gut) genug ist. Grenzen zu haben, diese anzunehmen und zu akzeptieren ist genauso menschlich wie das eigene Potenzial zu erkennen, zu entfalten und zu leben. Es sind die zwei Seiten der gleichen Medaille. Leistung zu erbringen und zu funktionieren gelingt nur dann nachhaltig, wenn auch der Raum der Regeneration, der Muße, des Nach-Sinnens, des Nichts-Tuns Beachtung findet. Und hier ist jeder Einzelne mehr denn je gefordert – und zwar jetzt, hier und heute. Die kapitalistischen Grundstrukturen können wir nicht mal eben so abschaffen, sie sind immer noch gesetzt. Wir können aber unsere Vorstellungen und Einstellung zur Arbeit ändern. Spielen, digitale Kompetenz & Neue Kommunikation Parallel zur permanenten Selbstoptimierung und dem Selbstverwirklichungswahn werden Stimmen laut, die das Spiel mit ins Spiel bringen. So fordern der Neurobiologe Gerald Hüther und der Philosoph Christoph Quarch in ihrem gemeinsamen Buch „Rettet das Spiel! Weil Leben mehr als Funktionieren ist“ die Kraft des Spielens wieder zu entdecken und für uns zu nutzen. Auch sogenannte Gamification-Experten sind auf dem Vormarsch und verbinden die positive Einstellung zum Spiel mit den Herausforderungen der neuen Arbeitswelt. Roman Rackwitz, einer der Pioniere, macht sich in diesem Kontext für die „Engagement Economy“ stark. Was hier mit der spielerischen Komponente verbunden wird, ist das Erlernen von neuen Technologien, Prozessen und Arbeitsweisen. Und ganz generell haben wir alle Bildungsbedarf in unserer digitalen Kompetenz. Die positive Nutzung der Digitalisierung setzt Bildung voraus. Bildung setzt Mitdenken, Selbstdenken, Nachdenken und kritisches Hinterfragen voraus. Die Generation Y, zu der auch ich zähle, wird so genannt, weil sie das Warum (das Why) er- und hinterfragt. Wer die positiven Seiten der Digitalisierung in der Arbeitswelt nutzbar machen möchte, der sollte in seinem Unternehmen genau dieses Denken begrüßen und als Führungskraft keine Angst vor Fragen haben, sei es von der Gen Y oder allen anderen Generationen. Hier komme ich auch zu meinem Schlusspunkt, denn dies setzt eine Unternehmenskultur voraus, in der die transparente, wertschätzende Kommunikation auch tatsächlich gelebt wird. Das Neue Arbeiten, egal wie genau es individuell gestaltet ist, braucht eine Neue Kommunikation. Eine Kommunikation, die das Mit- und Selbstdenken erlaubt, das Miteinanderreden in den Vordergrund stellt und dabei gemeinsam die realen Grenzen absteckt sowie die gemeinsam machbaren Ziele anstrebt. Der Einzelne, das Team und die Unternehmung müssen Grenzen haben dürfen. Wie das im Speziellen aussieht, das ist ebenso unterschiedlich wie die Formen des Neuen Arbeitens selbst. Entscheidend ist, dass Führungskräfte nicht nur die Kennzahlen im Blick haben, sondern auch ihre Mitarbeiter, die eben Mitmenschen mit Grenzen sind. Vor allem Führungskräfte wie auch Selbstständige brauchen die Kompetenz der klaren Kommunikation. Das wiederum setzt voraus, dass die Person weiß, was wirklich wesentlich ist. Und das wiederum setzt voraus, dass der Mensch ein Bewusstsein von sich als Mensch und ein Bewusstsein für seine Mit-Menschen und die Arbeitsorganisation hat. Diese Neue Arbeitsorganisation setzt auf Kohärenz und Kooperation sowie auf ein stabiles Netzwerk und den regelmäßigen persönlichen Austausch in diesem. Dann können wir zum Beispiel einen Teil des Effizienzbestrebens auf unsere Kommunikation umlegen, diese bewusster, achtsamer und dadurch nachhaltiger gestalten. Achtsame Kommunikation entlastet die Beziehungen der Menschen untereinander und fördert die gemeinsame Sache. Und ja, diese Form der Kommunikation braucht ebenfalls Bildung und Zeit. Aber das ist ein Beispiel, wie der Mensch (wieder) zum Gestalter des Neuen Arbeitens werden kann und wie er den wahren Instrumenten, den Technologien, Kommunikationsmittel usw. an die Position rückt, die ihnen eigen ist – nämlich eine Erleichterung für die Menschen und deren Arbeit zu sein, so dass das (erschöpfte) Selbst Zeit gewinnt, statt unter permanentem Zeit- und Optimierungsdruck zu stehen. Die Autorin: Sara Baier ist freiberufliche Kommunikationsberaterin und Strategin, Content Marketing Managerin, PR-Texterin und Autorin. Nach ihrem Studium der Medienwirtschaft (Diplom, FH) mit den Schwerpunkten Marketing- und Medienmanagement ging sie von Köln nach Berlin und absolvierte ein PR-Volontariat. Es folgten Festanstellungen im Bereich der Markenkommunikation für Lifestyle- und Musik-Projekte. Nach einer tiefgehenden Sinnkrise ging ihr die Frage "Wie sieht ein gesundes, gelingendes Leben aus?" nicht mehr aus dem Kopf. Sie stellte ihr Leben auf den Kopf: Denn nach einer ebenso tiefgehenden Auszeit zog sie wieder nach Köln, machte sich (wieder) selbstständig und begann 2013 ihr Zweitstudium an der Universität Bonn. Seitdem studiert sie Philosophie aus vollem Herzen und möchte als Autorin Brücken schlagen zwischen der "(alten) Liebe zur Weisheit" und den aktuellen menschlichen Themen. In diesem Kontext bloggt sie mit einem Team zu Themen der #Lebenskunst4Null. ### Das war unsere CeBIT 2017 Auf der diesjährigen CeBIT haben wir erstmals eine Betaversion unseres digitalen, sprachgesteuerten Assistenten namens Scoper präsentiert. Die Stimme von Scoper zog immer wieder vorbeiströmende Messebesucher in ihren Bann. Denn Scoper wusste nicht nur über das Wetter in Hannover Bescheid, sondern auch über aktuelle Unternehmenskennzahlen. Per Sprachsteuerung können Scopevisio-Nutzer zukünftig Informationen, etwa zu Forecast, Leadgenerierung oder Umsatz, leicht und ohne Tasteneingabe abrufen. Über intelligente Benachrichtigungen informiert Scoper zudem per Mail, Chat (z.B. Slack) oder auf der Plattform über wichtige Ereignisse.   In diesem Jahr waren wir zum vierten Mal auf der CeBIT vertreten – allerdings fand man uns zum ersten Mal in Halle 2. Der Messestand wurde an diese neue Situation angepasst: Er präsentierte sich mit der längeren Seite zum Hauptgang hin und bot somit eine optimale Bühne sowohl für Präsentationen als auch für Gespräche und Demonstrationen. Ausgangspunkt war dabei häufig unser neuer Claim „Unternehmenssoftware – nur anders“, der natürlich die Frage provoziert, worin wir uns von anderen Anbietern unterscheiden. Die Themen Cloud, Integration, Sicherheit, Openscope und vor allem auch künstliche Intelligenz spielen dabei eine wichtige Rolle. Letzteres - die „Künstliche Intelligenz“ (KI) – war der Aufhänger für viele Journalisten-Gespräche. „Im Zentrum unserer Arbeiten steht die Automatisierung intelligenten Verhaltens in betrieblichen Abläufen“, betonte Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas. Somit ist es nur folgerichtig, dass unsere Cloud-Unternehmenssoftware derzeit um Verfahren der künstlichen Intelligenz erweitert wird. Wir konzentrieren uns dabei insbesondere auf die exakte Positionsextraktion in Rechnungen. Entwickelt werden zusätzlich Expertensysteme auf Basis der erweiterten Booleschen Algebra, um entsprechende Regelsysteme aufzubauen. Mit solchen Verfahren können in der Buchhaltung Rechnungen und Belege aller Art exakt und positionsgetreu erkannt, automatisiert kontiert und verbucht werden. Dies wiederum hat zur Folge, dass die Finanzbuchhaltung weitgehend automatisiert werden kann. In einem Präsentationsbereich im vorderen Teil des Messestandes fanden laufend Vorträge statt – etwa von Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas zum Thema „KI in Unternehmenssoftware“ und von Robin Brinkmann zum Thema „Openscope“. Aber auch Scopevisio-Nutzer waren gekommen, um Anwendungsfälle aus der Praxis zu präsentieren, so zum Beispiel Dirk-Henrik Feier, IT-Leiter des Hosen-Herstellers Gardeur, und Philip Preuß, Geschäftsführer des Catering-Unternehmens L&D. Sehr erfolgreich verliefen auch unsere Gespräche mit Steuerberatern, die in der Halle 2 besonders häufig anzutreffen sind, da sich dort die DATEV seit Jahren präsentiert. Im letzten Jahr haben wir gemeinsam mit der DATEV die Schnittstelle DATEVconnect online entwickelt, über die Belegsatzdaten und Belege einfach und schnell an den Steuerberater übermittelt werden können. Diese und weitere neue Lösungen wie etwas das Mandanten-Cockpit waren oft Thema der Gespräche mit Steuerberatern. Längst hat die Digitalisierung nämlich auch die Steuerkanzleien erreicht. Scopevisio bietet hier verschiedene Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit an, die auf großes Interesse bei den Steuerberatern stießen – ebenso wie die Vorträge von Branchenkollegen am Stand, etwa zu den Themen Unternehmensführung 4.0 (Birgitta Bruder, Laufenberg, Michels & Partner) und GoBD (Dr. Marcus Staub, Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft), zum Steuerberater im Spannungsfeld zwischen Automatisierung & gesetzlichen Anforderungen (Carsten Schulz, HSP-GRUPPE) und zum Thema Change Management (Karin Janssen, Janssen Beratung). Unser Fazit für dieses Jahr fällt somit positiv aus. Mit dem Scoper konnten wir für viel Aufmerksamkeit bei Fachbesuchern, Analysten und der Presse sorgen. Dies passt allerdings nicht zum Gesamteindruck, den wir von der Cebit haben, die uns eher als unspektakulär und wenig dynamisch erschien. Nicht verwunderlich, dass die Messe soeben eine komplette Neuausrichtung angekündigt hat. Die Messe wird nicht nur in den Sommer verlegt (11.-15. Juni 2018), sondern laut Aussage der CeBIT-Macher zum coolen „Innovationsfestival der Digitalisierung mit Open-Air-Charakter“ werden. Wir sind gespannt. „Die Cebit neu zu erfinden ist die einzige Möglichkeit, die CeBIT überleben zu lassen. Insofern ist der Versuch, radikal ein neues Konzept zu verfolgen, richtig. Die Cebit-Macher müssen es schaffen, ein Happening zu organisieren“, so Dr. Jörg Haas. ### Zahlungstoleranzen – So vermeiden Sie Zahlungsabweichungen Beispiel für Toleranz im Zahlungsverkehr Eine Zahlungstoleranz kann aus verschiedenen Gründen zustande kommen. Es kommt zum Beispiel vor, dass ein Kunde beim Ausfüllen der Überweisung einen “Zahlendreher” gemacht hat. Statt 397,98 Euro hat er 397,89 Euro überwiesen. Oder 379,98 Euro. Im ersten Fall liegt die Toleranz im Nachkommabereich. Sie beträgt nur 9 Cent. Diese Differenz lohnt keine Mahnung oder Korrektur, sie kann direkt ausgebucht werden. Im zweiten Fall ist die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Überweisungsbetrag höher. Sie beträgt hier 18 Euro. Ob diese Abweichung noch als Toleranz durchgeht, ist fraglich. Das muss der Rechnungssteller und Zahlungsempfänger schon selbst klären. Aspekte der Toleranz Damit sind zwei Aspekte der Toleranz bereits genannt: Erstens: Eine Zahlungstoleranz ist eine Abweichung zwischen dem Rechnungsbetrag und dem tatsächlich vom Kunden überwiesenen Betrag. Zweitens: Eine Toleranz sollte einen bestimmten Wert nicht übersteigen. Diesen muss der Rechnungssteller selbst festlegen. Skontotoleranz – wenn der Skontotermin verstrichen ist Eine Sonderform der Toleranz ist die Skontotoleranz. Hier geht es um die Frage: Toleriert der Rechnungssteller einen Skontoabzug auch nach Verstreichen des Skontotermins? Manche Überweisungen dauern etwas länger und manche Skontotermine sind recht kurz. Wenn der Kunde Skonto abzieht und die Zahlung mit ein oder zwei Tagen Verspätung nach dem Skontodatum eintrifft, kann der Rechnungssteller ein Auge zudrücken und die Differenz zur Ursprungsrechnung als Skontotoleranz akzeptieren. Hierfür müsste allerdings festgelegt werden, wie viele Tage “Karenzfrist” der Gläubiger seinen Kunden nach Verstreichen des Skontodatums einräumt. Toleranz buchen Eine wichtige Voraussetzung drückt niemand so poetisch aus wie SAP: “Richten Sie ein Haben- und ein Soll-Verkaufszahlungstoleranzkonto sowie ein Haben- und ein Soll-Einkaufszahlungstoleranzkonto ein.” Richtig – der Zahlendreher kann ja nicht nur Ihren Kunden passieren, sondern auch Ihnen selbst. Auch der Einkäufer muss Toleranzen für abweichende Zahlungs- und Rechnungsbeträge buchen können. Fortgeschrittene Buchhaltungsprogramme geben den Anwendern Buchungshilfen für Skonto und Toleranz an die Hand. Die Benutzerführung macht es leicht, Erlös- und Kostenkonten für das Ausbuchen von Zahlungstoleranzen zu hinterlegen. Mithilfe von Buchungsregeln können Sie Toleranzen automatisiert buchen. Oder Sie buchen diese manuell, was zumeist mit einem einzigen Buttonklick möglich ist. Manche Software ermöglicht es auch, die Toleranz für einen Debitor oder Kreditor individuell einzustellen oder zu blockieren. Toleranzen können als Prozentsätze (Skonto!) oder als Zahlenwerte angegeben werden. Buchungssätze Zahlungstoleranzen buchen Sie genau so wie Skonto. Vergessen Sie nicht den Effekt auf die Vorsteuer: Wenn der Kunde zu wenig überweist, mindert dies Ihr Entgelt; wenn er zu viel überweist, mehrt es Ihr Entgelt – und analog dazu die Umsatzsteuer respektive die Vorsteuer. Im folgenden Beispiel lautete die Rechnung über 1.190 Euro, aber es wurden nur 1.180 Euro bezahlt. Der Rechnungssteller / Gläubiger bucht die Rechnung wie folgt ein: peranForderungen 1.190 EuroWarenverkauf 1.000 EuroUmsatzsteuer 190 Euro …und anschließend die Zahlung mit Toleranz: peranBank 1.180,00 EuroForderungen 1.190 Euro Toleranz 8,40 Euro Umsatzsteuer 1,60 Euro   Tatsächlich hat der Kunde nur 991,60 Euro netto plus 188,40 Euro Mehrwertsteuer gezahlt. Der Kunde seinerseits bemerkt seinen Fehler bei der Kontrolle seiner Bankauszüge, entschuldigt sich beim Lieferanten und bucht wie folgt: peranWareneinkauf 1.000 EuroVerbindlichkeiten 1.190 EuroVorsteuer 190 Euro …und anschließend peranVerbindlichkeiten 1.190 EuroBank 1.180,00 Euro Toleranz 8,40 Euro Vorsteuer 1,60 Euro   Die hier gezeigte Methode ist die Nettomethode, weil sofort zwischen Entgeltminderung bzw. Erhöhung und Umsatzsteuer getrennt wird. Buchhalter können auch die Bruttomethode verwenden, bei der zunächst der gesamte Mehr- oder Minderbetrag auf ein Toleranzkonto gebucht und erst nachträglich die enthaltene Umsatzsteuer herausgezogen wird. Grenze für Toleranz? Toleranzen sind auch aus anderen Bereichen bekannt. Wenn Sie bei einer Geschwindigkeitsübertretung geblitzt werden, zieht die Polizei von Ihrem Tempo eine Toleranz ab, in der Annahme, dass Ihr Tacho nicht präzise angezeigt hat. Bei technischen Produkten existieren Fertigungstoleranzen oder Messabweichungen. Diese sind oftmals Gegenstand von Lasten- und Pflichtenheften und eine Überschreitung wird sanktioniert. Diese Toleranzen sind jedoch nicht gesetzlich, sondern vertraglich vereinbart. Hat der Gesetzgeber eine Obergrenze für Zahlungstoleranzen festegelgt? Nein, eine solche Regelung existiert nicht. Der Rechnungssteller darf auf beliebig viel Geld verzichten und der Rechnungsempfänger darf die Rechnung beliebig hoch überzahlen. In der Praxis werden die Werte jedoch eher gering ausfallen. Fazit Zahlungstoleranzen werden ähnlich behandelt und gebucht wie Skonto. Sie entstehen, wenn eine Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlungseingang auftritt. Das kann durch ein Versehen passieren oder aus anderem Grund, etwa, wenn der Zahlungspflichtige nach dem Skontotermin noch Skonto gezogen hat. Eine gute Buchhaltungssoftware bietet Buchungshilfen für die Toleranz an und ermöglicht es, kleine Differenzen beim Ausziffern und Buchen der offenen Posten automatisiert zu bereinigen. ### Verzugszinsen - wenn Zahlungsfristen überschritten werden Lieferanten können Kunden, die ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen, Verzugszinsen berechnen. Dieser Beitrag erklärt, wann der Zahlungsverzug eintritt, was ein Basiszinssatz und ein Verzugszinssatz ist und welche BGB Paragraphen für die Berechnung von Verzugszinsen herangezogen werden. Dazu geben wir Beispiele für die Buchung und Berechnung der Zinsen. Wann gerät ein Schuldner in Verzug? Wenn ein Schuldner eine Rechnung nicht bis zum Fälligkeitstermin bezahlt, gerät er in Verzug. Genauere Regelungen finden sich in § 286 BGB (Verzug des Schuldners). Danach bedarf es folgender Voraussetzungen, damit ein Zahlungsverzug eintritt: Der Schuldner wird entweder durch eine Mahnung (oder einen Mahnbescheid oder eine Klageerhebung) in Verzug gesetzt, …oder er gerät nach Verstreichen eines in der Rechnung genannten Zahlungstermins in Zahlungsverzug, …oder er gerät automatisch 30 Tage nach Empfang der fälligen Rechnung in Zahlungsverzug. Deshalb bezeichnet man die 30 Tage auch als "gesetzliche Zahlungsfrist". Gegenüber Verbrauchern muss auf diese Rechtsfolge in der Rechnung besonders hingewiesen werden. Bei Kaufleuten unterstellt der Gesetzgeber, dass diese sich über diese Frist im Klaren sind. Tipp: Geben Sie in Ihren Rechnungen immer einen konkreten, nach dem Kalender bestimmten Zahlungstermin an. Schreiben Sie z. B. "Zahlbar bis zum 30.03.2017", aber nicht "Zahlbar innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Rechnung". Darüber hinaus müssen noch weitere Voraussetzungen erfüllt sein: Die Zahlung muss fällig sein Der Gläubiger muss die berechnete Ware oder Leistung geliefert haben Der Anspruch des Gläubigers muss durchsetzbar sein. Zum Beispiel darf die Forderung nicht verjährt sein. Der Schuldner muss auch die Möglichkeit gehabt haben, Zahlung zu leisten. Ab wann sind Verzugszinsen zu bezahlen? Die Zinsberechnung läuft ab dem ersten Tag, an dem die Zahlungsfrist überschritten ist, bis zu dem Tag, an dem die Zahlung geleistet wird. Alle Tage zwischen Fälligkeit und Rückzahlung sind voll verzinsliche Tage. Ein Beispiel: Unternehmer A hat bei Versandhandel B Büromaterial für 500 Euro brutto gekauft. Die Ware wurde am 1.2.2017 geliefert. Der Lieferung lag eine Rechnung bei, die den Zahlungstermin auf den 15.2.2017 festlegte. A begleicht die Rechnung erst am 15.3.2017 (Geldeingang auf dem Konto von B). Die Zinsen laufen damit vom 16.2. bis zum 14.3.2017, das sind 27 Tage. Es fallen rund drei Euro an Zinsen an. Was der Gläubiger bei Verzug übrigens immer beanspruchen kann, ist eine Verzugsschadenspauschale in Höhe von 40 Euro. Diese Pauschale wird auch bei verspäteten Abschlags- und Ratenzahlungen fällig. Sie wird auf einen höheren Verzugsschaden, den der Gläubiger nachweist, angerechnet. Wie hoch sind Verzugszinsen? Die Rechtsgrundlage für die Berechnung von Verzugszinsen findet sich im § 288 BGB. Dort wird festgelegt: Der Verzugszinssatz für Geschäfte mit Verbrauchern beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist (Handelsgeschäfte), liegt der Zinssatz sogar um neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Gläubiger kann aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen. Und was ist nun dieser ominöse Basiszinssatz? Dieser wird von der Bundesbank immer zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres berechnet und beträgt derzeit (Stand 1.1.2017) -0,88% pro anno. Der derzeitige Zinssatz für Verzugszinsen beträgt also: 4,12% p.a. für Verbrauchergeschäfte 8,12% p.a. für Handelsgeschäfte Die Zinsen werden täglich berechnet. Das bedeutet: Wenn sich der Basiszinssatz ändert, ändert sich damit auch die Höhe der Verzugszinsen. Muss ich als Rechnungssteller Verzugszinsen manuell ausrechnen? Im Internet finden Sie Verzugszinsen-Rechner, die Ihnen das manuelle Rechnen abnehmen. Das obige Beispiel wurde mithilfe von https://basiszinssatz.info/zinsrechner/index.php berechnet. Werden Verzugszinsen auf den Brutto- oder den Nettobetrag berechnet? Grundsätzlich dienen Verzugszinsen dazu, dem Gläubiger einen Zinsschaden zu ersetzen. Ein (steuerlicher) Aufwand, der gar nicht eingetreten ist, kann keinen Zinsschaden bewirken. Aus dieser Logik heraus kann man folgende Regel ableiten: Unterliegt der Gläubiger der Soll-Versteuerung, kann er Verzugszinsen auf den Bruttobetrag seiner Rechnung verlangen. Denn bei der Soll-Versteuerung muss er die Umsatzsteuer auf die unbezahlte Rechnung an die Finanzbehörde abführen, und zwar in der Periode, in der die Forderung entstanden ist. Unterliegt der Gläubiger der Ist-Versteuerung, kann er Verzugszinsen auf den Netto-Rechnungsbetrag verlangen. Denn bei der Ist-Versteuerung führt er die Umsatzsteuer erst ab, wenn die Rechnung bezahlt wurde. Da die meisten Unternehmer Soll-Versteuerer sind, werden Verzugszinsen auch meist auf den Brutto-Rechnungsbetrag erhoben. Kann ich Verzugszinsen vertraglich ausschließen? Nein, dies wird in § 288 Nr. 6 BGB ausdrücklich verboten. Dort heißt es: "Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam." Müssen Verzugszinsen die gesetzlich vorgesehene Höhe haben? Nein, aber sie dürfen. Unternehmer sind nicht verpflichtet, Zinsen genau in der Höhe zu berechnen, die der Gesetzgeber vorsieht. Sie können auch Mahnzinsen in einer anderen Höhe oder je nach Mahnstufe gestaffelte Zinsen berechnen – allerdings maximal bis zur gesetzlich festgelegten Höhe. Beispiel 1: Berechnung von Verzugszinsen bei B2B-Geschäften: Unternehmer A hat bei Versandhandel B Büromaterial für 500 Euro brutto gekauft. Die Ware wurde am 1.2.2019 geliefert. Der Lieferung lag eine Rechnung bei, die den Zahlungstermin auf den 15.2.2019 festlegte. A begleicht die Rechnung erst am 15.3.2019 (Geldeingang auf dem Konto von B). Die Zinsen laufen damit vom 16.2. bis zum 14.3.2019, das sind 27 Tage. Es fallen rund drei Euro an Zinsen an. Was der Gläubiger bei Verzug übrigens immer beanspruchen kann, ist eine Verzugsschadenspauschale in Höhe von 40 Euro. Diese Pauschale wird auch bei verspäteten Abschlags- und Ratenzahlungen fällig. Sie wird auf einen höheren Verzugsschaden, den der Gläubiger nachweist, angerechnet. Beispiel 2: Berechnung von Verzugszinsen bei B2C-Geschäften: Ein Verbraucher hat im Versandhandel Motorradreifen bestellt. Die Ware wurde am 1.2.2019 geliefert. Der Lieferung lag eine Rechnung bei, die den Zahlungstermin auf den 15.2.2019 festlegte. Der Verbraucher begleicht die Rechnung erst am 15.3.2019 (Geldeingang auf dem Konto von B). Die Zinsen laufen damit vom 16.2. bis zum 14.3.2019, das sind 27 Tage. Es fallen rund 1,50 Euro an Zinsen an. Die Differenz erklärt sich aus den unterschiedlichen Zinssätzen bei Zahlungsverzug von Verbrauchern versus Geschäftskunden. Verzugszinsen in der Abrechnungssoftware anlegen Wer es sich noch einfacher machen möchte, lässt die Verzugszinsen automatisiert von seiner Faktura-Software berechnen. Eine gute Faktura-Software kann den gesamten Abrechnungsprozess von Unternehmen darstellen. Dazu gehört auch ein mehrstufiges Mahnverfahren bis hin zur Übergabe der Forderungen an ein Inkasso-Büro. In der Software können Sie in der Regel Mahnkosten und Verzugszinsen hinterlegen. Vielfach werden für Mahnungen Gebühren verlangt. Auch diese Gebühren können in einer Faktura-Software eingestellt werden. Wie buche ich Verzugszinsen? …als Rechnungssteller Angenommen, Sie haben eine Rechnung in Höhe von 10.000 Euro gestellt. Im Mahnvorgang wurden dem säumigen Schuldner 10 Euro Mahngebühr und 203 Euro Verzugszinsen in Rechnung gestellt. Der Gesamtbetrag von 10.213 Euro wird schließlich bezahlt. Sie buchen den Zahlungseingang wie folgt: Per An Bank 10.213 Euro Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 10.000 Euro Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 213 Euro …als Rechnungsempfänger Auch der säumige Zahler muss – sofern er ein Unternehmen ist – den Zahlungsausgang buchen: Per An Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 10.000 Euro Bank 10.213 Euro Sonstige Zinsen und ähnlicher Aufwand 213 Euro Fazit Gerät ein Schuldner mit seiner Zahlung in Verzug, muss er dem Gläubiger Verzugszinsen zahlen. Der Zinssatz ist gesetzlich verankert und liegt bei Handelsgeschäften zurzeit (Stand 1.3.2017) bei 8,12% und bei Verbrauchergeschäften bei 4,12% jährlich. Ein Zahlungsverzug tritt ein, wenn der in der Rechnung genannte Zahlungstermin (Kalenderdatum!) oder die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen überschritten wurde oder wenn der Gläubiger eine Mahnung schreibt. Üblicherweise werden Verzugszinsen auf den Bruttobetrag einer Rechnung berechnet. Eine Faktura-Software berechnet und bucht Verzugszinsen automatisch. ### Anlagevermögen – Das Wichtigste in Kürze Was gehört zum Anlagevermögen? Wie der Name sagt, besteht das Anlagevermögen aus Vermögenswerten, die langfristig im Geschäftsbetrieb angelegt sind. Beispiele für Anlagevermögen sind: Immaterielle Vermögensgegenstände, wie zum Beispiel Patente, Lizenzen und Konzessionen, Sachanlagen, wie zum Beispiel Grundstücke und Gebäude, Maschinen und Produktionsanlagen, Finanzanlagen, wie zum Beispiel Beteiligungen an verbundenen Unternehmen oder Wertpapiere des Anlagevermögens. Das Anlagevermögen wird oft auch mit dem Buchwert eines Unternehmens gleichgesetzt. Dieser Buchwert drückt die finanzielle Substanz einer Firma aus. Setzt man ihn in Beziehung zur Börsenbewertung der Firma, kann man erkennen, wie groß die Abweichung zwischen dem Börsenwert und dem realen Wert ist und ob das Unternehmen eventuell an der Börse überbewertet ist. Das Anlagevermögen in der Bilanz Das Anlagevermögen wird in der Bilanz links oben ausgewiesen. Darunter folgt das Umlaufvermögen. Je kürzer die Verweildauer im Unternehmen (Fristigkeit) ist, umso weiter unten steht eine Position in der Bilanz. Bei den Vermögenswerten stehen Grundstücke und Gebäude oben und der Kassenbestand unten. Das entspricht der in § 266 HGB festgelegten Bilanzgliederung. Die Bilanz ist in Kontenform aufzustellen, wobei die Vermögenswerte auf der linken Seite – der Aktivseite – und das Eigenkapital sowie die Verbindlichkeiten auf der rechten Seite – der Passivseite – ausgewiesen werden. Die Passivseite zeigt somit die Kapitalherkunft und die Passivseite die Kapitalverwendung an. Die Bilanzpositionen werden von oben nach unten mit abnehmender Fristigkeit notiert. Oben stehen die langfristigen, weiter unten immer kurzfristigere Positionen. Fristenkongruenz Infolgedessen kann der geübte Leser auf den ersten Blick erkennen, ob das Unternehmen die Grundsätze der Fristenkongruenz eingehalten hat. Diese verlangt, dass langfristige Vermögensgegenstände langfristig gegenfinanziert sind und kurzfristige Vermögensgegenstände kurzfristig. Man nennt dies auch die “Goldene Bilanzregel”. Das Anlagevermögen sollte dem entsprechend aus Eigenkapital und langfristigem Fremdkapital gegenfinanziert werden. Häuslebauer kennen das: Grundstücke und Gebäude sollten durch einen Mix aus Eigenkapital und langfristigen Bankdarlehen gedeckt sein. Anlagevermögen versus Umlaufvermögen Während das Anlagevermögen langfristig im Unternehmen verbleibt, ist die Verweildauer beim Umlaufvermögen kurz. Zum Umlaufvermögen gehören: Vorräte, zum Beispiel Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände, zum Beispiel Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Wertpapiere des Umlaufvermögens, Kassenbestand, liquide Mittel. IFRS versus HGB Internationale Unternehmen stellen ihre Bilanz häufig nach den IFRS (International Financial Reporting Standards) als nach dem § 266 HGB auf. In den IFRS werden die Aktiva einfach als langfristiges Vermögen und kurzfristiges Vermögen bezeichnet. Das langfristige Vermögen entspricht hier dem Anlagevermögen laut HGB. Ist jede Maschine Anlagevermögen? Nicht unbedingt. Angenommen, Sie haben einen Betrieb und besitzen einen Firmen-PKW. Dieser PKW würde zum Anlagevermögen gehören. Anders, wenn Sie einen Autohandel betreiben und PKW ankaufen, um sie wieder zu verkaufen. In diesem Falle wären die PKW gewissermaßen Ihr Lagerbestand und würden somit zum Umlaufvermögen gehören. Es hängt also davon ab, was der Betrieb mit dem jeweiligen Vermögensgegenstand vorhat. Je nach Verwendung kann derselbe Gegenstand einmal zum Anlagevermögen gehören und ein andermal zum Umlaufvermögen. Bewertung des Anlagevermögens und Abschreibungen Neu erworbene Anlagen werden zunächst mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten, auch als “AHK” abgekürzt, in die Bilanz eingestellt. Wenn der Wert der Anlagen sich durch Abnutzung verringert, wird diese Wertminderung in der Bilanz durch Abschreibungen dargestellt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht Abschreibungstabellen, die die gewöhnliche Nutzungsdauer von Gegenständen des Anlagevermögens beschreiben. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden durch die Nutzungsdauer in Jahren dividiert und in jährlich gleichbleibenden Beträgen abgeschrieben (so genannte lineare Abschreibung). Infolgedessen sinkt der bilanzielle Wert der Anlagen und die Wertminderung fließt als (kalkulatorischer) Aufwand in die GuV-Rechnung des Unternehmens ein. Sie mindert den Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens. Im Jahresabschluss wird sowohl auf der Aktiv- als auch auf der Passivseite der Bilanz derselbe Wert subtrahiert. Die Abschreibungen bewirken eine Bilanzverkürzung. Manche Gegenstände des Anlagevermögens, wie zum Beispiel Wertpapiere, unterliegen keiner planbaren Wertminderung. Sie werden in der Regel nicht abgeschrieben, es sei denn, sie erleiden einen substanziellen und dauerhaften Wertverlust. Dann kommt eine außerplanmäßige Abschreibung in Betracht. Anlagevermögen im Anlagenspiegel Kapitalgesellschaften müssen ihrem Jahresabschluss eine Aufstellung ihres Anlagevermögens beifügen, den so genannten Anlagenspiegel nach § 284 Abs. 3 HGB. Darin werden, ausgehend von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und Zuschreibungen des Geschäftsjahrs sowie die Abschreibungen gesondert aufgeführt. Dazu gehören folgende Angaben: Die Abschreibungen werden in der gesamten Höhe zu Beginn und zum Ende des Geschäftsjahrs angegeben. Außerdem werden die jeweils im Laufe des Geschäftsjahrs vorgenommenen Abschreibungen beziffert. Änderungen in den Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe im Zusammenhang mit Zu- und Abgängen sowie Umbuchungen im Laufe des Geschäftsjahrs sind ebenfalls zu benennen. Sind in die Herstellungskosten Zinsen für Fremdkapital einbezogen worden, ist für jeden Posten des Anlagevermögens anzugeben, welcher Betrag an Zinsen im Geschäftsjahr aktiviert worden ist. Investitionen Aus dem vorher Gesagten wird offenbar, dass das Anlagevermögen, bedingt durch Abnutzung, mit der Zeit an Wert verliert. Zugleich setzt das Unternehmen seine Anlagen produktiv ein und generiert (hoffentlich) Gewinne. Hinzu kommt die durch Abschreibungen verminderte Steuerlast. Dieser Mechanismus versetzt ein Untenehmen, das betriebswirtschaftlich erfolgreich geführt wird, in die Lage, seine Produktionsmittel auf dem neuesten Stand zu halten – es kann einen Teil der Erträge in Investitionen umsetzen. Die Investitionen werden als Zugänge zum Anlagevermögen ausgewiesen. Den Ersatz veralteter Maschinen und Anlagen bezeichnet man als Ersatzinvestition, die Erweiterung des Betriebs bei einem wachsenden Unternehmen als Erweiterungsinvestition. Wichtige Kennziffern für das Anlagevermögen Stellen Sie Ihrer Bilanz doch einfach Fragen! Kennzahlen liefern Ihnen die Antworten darauf. Frage: Wie ist mein Anlagevermögen gegenfinanziert? Antwort: Der Deckungsgrad I gibt an, wie weit das Anlagevermögen durch Eigenkapital gedeckt wird. Dieser Wert sollte 70 bis 100% betragen. Der Deckungsgrad II bezieht in diese Rechnung neben dem Eigenkapital auch das langfristige Fremdkapital mit ein. Er sollte mehr als 100% betragen, Werte zwischen 110% und 150% sind in der Regel in Ordnung. (Das ist natürlich branchenabhängig.) Berechnung: Deckungsgrad I = Eigenkapital / Anlagevermögen * 100 Deckungsgrad II = Eigenkapital + Langfristiges Fremdkapital / Anlagevermögen + 100 Frage: Investiere ich genug? Antwort: Auf lange Sicht sollte Ihre Investitionsquote größer oder gleich Ihrer Abschreibungsquote sein. In diesem Fall investieren Sie mehr als Sie abschreiben. Es ist wichtig, die Investitionsquote über mehrere Jahre zu betrachten, da z. B. eine neue Produktionsstraße normalerweise nicht jedes Jahr angeschafft wird. Will sagen: In manchen Jahren wird viel investiert, in anderen Jahren recht wenig, während die Abschreibungen keine so große Schwankungsbreite aufweisen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Investitionsgüter zu leasen oder zu mieten. In einem solchen Fall hat die Investitionsquote keine oder wenig Aussagekraft. Frage: Wie verfügbar ist mein Kapital? Antwort: Die Anlagenintensität (Anlagevermögen / Gesamtvermögen) gibt an, wie viel von Ihrem Vermögen langfristig im Unternehmen gebunden ist. Je niedriger die Anlagenintensität, umso verfügbarer ist Ihr Kapital. Industriebetriebe haben naturgemäß eine höhere Anlagenintensität als Dienstleistungsunternehmen, weil sie Produktionsstätten und Maschinen benötigen. Die Anlagenintensität lässt sich beeinflussen, indem Maschinen nicht gekauft, sondern geleast werden. Finanzierung von Anlagevermögen Wenn ein Unternehmen einen Vermögensgegenstand aus eigenen Mitteln kauft, verringert sich dadurch sein Bestand an Finanzierungsmitteln, während das Anlagevermögen zunimmt. Da beide Positionen auf der Aktivseite der Bilanz stehen, spricht man von einem Aktivtausch. Es verändert sich allerdings die Relation zwischen Anlagevermögen und Umlaufvermögen: Das Erstere wächst, das Letztere schrumpft. Die Liquidität nimmt ab. Nimmt das Unternehmen ein Darlehen auf, um den Vermögensgegenstand zu erwerben, erhöhen sich sowohl das Anlagevermögen als auch die Verbindlichkeiten. Es kommt zu einer Bilanzverlängerung. Bestimmte Bilanzkennziffern, wie z. B. die wichtige Eigenkapitalquote können darunter leiden. Werden Vermögensgegenstände hingegen geleast oder gemietet, so tauchen sie nicht in der Bilanz auf, sondern werden unter dem Bilanzstrich oder im Anhang ausgewiesen. ### Projektstrukturplan - Grundlage für den Projekterfolg Was ist ein Projektstrukturplan? Wie der Name schon sagt: Ein Projektstrukturplan (abgekürzt PSP) ist eine Planungsunterlage zum Strukturieren eines Projekts. Nach dem Motto “Teile und herrsche” wird ein Projekt dabei hierarchisch in Teilprojekte zerlegt, diese wiederum in Arbeitspakete und so weiter. Je nachdem, wie groß und komplex ein Projekt ist, können unterschiedlich viele Gliederungsebenen existieren, die die Projekttätigkeiten immer detaillierter beschreiben. Der Projektstrukturplan ist die zentrale Unterlage für die Projektplanung und das Projektmanagement (PM). Darstellung eines Projektstrukturplans Ein Projektstrukturplan wird als Liste mit Nummerierungen oder Einrückungen oder grafisch als Baumdiagramm dargestellt. Die Teilprojekte sind Blöcke, von denen die Arbeitspakete als weitere Blöcke abgehen. Auf der untersten Ebene befinden sich Aufgaben und Teilaufgaben. Der Projektstrukturplan hat viele Zwecke Bei der Erstellung des PSP werden alle Arbeitspakete ermittelt, die zum Erreichen des Projektziels notwendig sind. Die übersichtliche und vollständige Darstellung trägt zur Transparenz bei und ist eine gute Grundlage für die Kommunikation im Team. Der Plan macht das Projekt beherrschbar und bildet eine Grundlage für die Aufgabenverteilung. Die klar definierten Teilprojekte und Arbeitspakete ermöglichen eine präzise Ressourcenplanung und Budgetierung. Häufig werden Arbeitspakete mit einem Zeitbudget, einem Verantwortlichen und einer Kostenstellen verbunden. Dadurch kann der Projektleiter im laufenden Projekt nicht nur die Zielerreichung, sondern auch die Kosten kontrollieren. Projektteams wiederum können anhand des Projektstrukturplans ihre Kommunikation gestalten, ihre Teilaufgaben koordinieren und ihre Arbeitszeiten auf die jeweiligen Teilaufgaben erfassen. Die klare Zuständigkeit eines Arbeitspaket-Verantwortlichen sorgt dafür, dass jemand in der Pflicht ist, die Arbeit konsequent zu steuern und Statusberichte an den Projektleiter zu liefern. Werden die Soll-Vorgaben des Projektstrukturplans mit dem Ist-Zustand verglichen, zeigt sich recht früh, ob Ressourceneinsatz, Zielerreichung und Kosten im Plan liegen oder ob sich Probleme abzeichnen. Das Projektmanagement hat dadurch Gelegenheit, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, die den Kurs des Projektes korrigieren. Projektstrukturplan erstellen Das Projektmanagement erstellt den Projektstrukturplan meist in einem Top-Down-Verfahren. Im Idealfall werden die Projektteams und der Auftraggeber in diese Planungsphase eingebunden, etwa im Kick-off-Termin. Alle Projektaktivitäten müssen auf das ultimative Projektziel oder auf die relevanten Teilziele einzahlen. Diese Ziele werden nach SMARTen Methoden definiert: Die Abkürzung SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und termingebunden. Anhand dieser Ziele werden die Meilensteine und Projektphasen festgelegt. Das Team überlegt, welche Aktivitäten zum Ziel führen und ordnet diese Aktivitäten den Teilprojekten zu. Im nächsten Schritt werden die Teilprojekte in Arbeitspakete gegliedert. Die einzelnen Teilaufgaben im Rahmen dieser Arbeitspakete werden in einem späteren Schritt von den zuständigen Abteilungen in Absprache mit dem Projektleiter festgelegt. Auf dieser Ebene werden auch die Prozesse definiert, die letztlich zur Zielerreichung führen. Elemente des Projektstrukturplans Das Projektmanagementhandbuch stellt verschiedene Gliederungen und ein Beispiel vor. Im Beispiel kann man sehen, wie ein Projektstrukturplan aussieht... Projektstrukturplan-Beispiel ... und wie ein Arbeitspaket spezifiziert wird. Arbeitspaket im Projektstrukturplan Bildquelle: https://www.projektmanagementhandbuch.de/projektplanung/projektstrukturplan/ Ein Arbeitspaket sollte folgende Details umfassen: Start- und Endtermin Zuständigkeit Aktualisierung Grad der Fertigstellung Methoden zur Gliederung des PSP Die funktionsorientierte Gliederung orientiert sich an den Unternehmensfunktionen, zum Beispiel. Produktion, Einkauf, Vertrieb. Sie hat den Vorteil, dass alle mit den Strukturen vertraut sind. Die Kommunikation ist unproblematisch, weil jeder weiß, an wen er zu berichten hat. Die Linienmanager und das Projektteam kennen einander und die Hierarchien sind klar und praxiserprobt. Die objektorientierte Gliederung eignet sich für Projekte, in denen parallel mehrere ähnliche Teilprojekte abgewickelt werden. Dies wäre zum Beispiel bei einem Kongress der Fall, bei dem auf mehreren Bühnen Podiumsdiskussionen oder Vorträge stattfinden. Jede Bühne wäre ein Teilprojekt für sich. Eine phasenorientierte Gliederung ist günstig, wenn das Projekt linear mehrere Phasen durchläuft, die aufeinander aufbauen. Dies ist zum Beispiel in vielen Entwicklungsprojekten der Fall. Natürlich sind auch Mischformen denkbar, wobei zum Beispiel bei der Projektvorbereitung eine funktionsorientierte und bei der Projektdurchführung eine objektorientierte Gliederung verwirklicht wird. Begriffe rund um den Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) wird auf Englisch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet, was den Kern der Sache eigentlich besser trifft als der deutsche Begriff. Ein Projektplan umfasst nach der reinen Lehre den Projektstrukturplan sowie (mindestens) einen Terminplan und einen Kostenplan. Wie jedoch oben ausgeführt wurde, enthält der Projektstrukturplan ebenfalls Kosten- und Zeitvorgaben und entsprechende Ressourcenzuordnungen. Damit ist ein Projektplan praktisch das Gleiche wie ein PSP und vice-versa. Häufig wird in diesem Kontext auch der PMBoK erwähnt, ein internationaler Standard für das Projektmanagement, der sich im Wesentlichen an dem “Deliverable”, dem Liefergegenstand oder Endergebnis des Projektes orientiert. PMBoK steht für “Project Management Body of Knowledge”. Ein phasenorientierter Standard für das Projektmanagement hört auf den schönen Namen PRINCE2 (Procjects in Controlled Environments). Für jede Projektphase werden den Team-Mitgliedern Handlungsempfehlungen gegeben. Die International Project Management Association (IPMA), deren deutscher Ableger die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) ist, hat mit der International Competence Baseline (ICB) einen internationalen Standard für das Projektmanagement erarbeitet, der jünger ist als das amerikanische Pendant PMBoK. Software für den Projektstrukturplan   Spezialsoftware Im Internet gibt es Excel-Vorlagen für Projektpläne zum Herunterladen. Welche Qualität diese haben und welche Gliederung sie unterstützen, kann hier nicht im Einzelnen erörtert werden. Gratis-Angebote zum Herunterladen haben leider häufig das Manko, dass sie nicht besonders professionell sind. Kostenpflichtige Excel-Vorlagen mögen eine bessere Qualität haben, aber sie sind, nun ja – Excel. Wer eine spezielle Software zum Erstellen von Projektstrukturplänen sucht, wird beispielsweise bei MindView von Matchware fündig. Interessenten können eine kostenlose Probeversion herunterladen, um die Software zu testen. Die Visualisierungssoftware von Edraw ermöglicht es, Projektstrukturpläne von Grund auf oder basierend auf Vorlagen zu erstellen. Edraw gibt es für Windows, Mac und Linux. Das Programm eignet sich nicht nur für Projektpläne, sondern auch für viele andere Arten von Diagrammen und Plänen: Mindmap, Bauplan, Landkarte, Prozessdiagramm, Datenbankdiagramm, UML – alles an Bord. Integrierte Unternehmenssoftware Unternehmenssoftware mit PM-Funktionen erlaubt eine Projektplanung, die die Methoden des PSP umsetzt. Mit einer solchen Software können Sie Projekte anlegen und diese in Teilprojekte, Aufgabenpakete Aufgaben und Tätigkeiten untergliedern. Für jedes Element geben Sie einen Start- und Endtermin und eine Verantwortlichkeit ein. Auf jeder Ebene wird der Stand der Erledigung grafisch oder als Prozentsatz angezeigt. Der große Vorteil ist: Sie sind nicht auf den PSP begrenzt, sondern können auch sämtliche anderen Informationen, die einen Bezug zum Projekt haben, darin einsehen - oder durch spezielle Berechtigungen verhindern, dass jemand unbefugt auf sie zugreift. Anwender können auf Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten Arbeitsstunden erfassen, die direkt in die Projektabrechnung einfließen. Alle Stakeholder, Kommunikation, Abrechnungsbelege usw. sind in der Projektakte einsehbar und über Hyperlinks mit weiteren Daten verknüpft. Umsetzung des Projektstrukturplans Planen ist gut, Umsetzen ist besser. Für die Umsetzung des Projektstrukturplans benötigen Sie eine Unternehmenssoftware, die folgendes leistet: Projekte mit Stakeholdern, Verantwortlichkeiten und Teilprojekten definieren. Untergliederung der Projekte in Aufgaben Untergliederung der Aufgaben in Tätigkeiten Zeiterfassung auf die Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten Deckungsbeitragsrechnung Zeit- und Leistungsabrechnung Integration in die Faktura und Finanzbuchhaltung Reporting-Funktionen Mit diesen Instrumenten und einem guten Projektstrukturplan kann eigentlich nichts mehr schiefgehen. Fazit Ein Projektstrukturplan oder Projektplan ist die Grundlage für Ihren Projekterfolg. Er basiert auf SMARTen Zielen und einer Gliederung nach Phasen, Funktionen oder Objekten, je nach den Anforderungen des spezifischen Projektes. Sie können den PSP in Excel erstellen und dafür gängige Vorlagen verwenden. Oder Sie setzen eine spezielle Visualisierungssoftware ein. Wichtig ist, dass der Plan auch eingehalten wird. Klare Zuständigkeiten und eine engmaschige Soll-Ist-Analyse durch den Projektleiter sind unerlässlich. Sollten Probleme auftreten, müssen die Maßnahmen mit dem Team und dem Kunden diskutiert werden. Für die Umsetzung und letztlich den Projekterfolg ist eine integrierte Unternehmenssoftware hilfreich, die den gesamten Projektprozess unterstützt. Excerpt: Projektstrukturplan-Beispiel ### Lineare Abschreibung berechnen und buchen Irgendwann geht die Maschine kaputt. Jahrelang hat sie treue Dienste geleistet und auf ihre Anschaffungsinvestition eingezahlt. Und nun ist ihre Nutzungsdauer vorbei. Und jetzt? Was sind Abschreibungen? Wirtschaftsgüter haben nun einmal eine begrenzte Lebensdauer. Und ab dem Tage ihrer Anschaffung beginnen sie, an Wert zu verlieren – bis irgendwann allenfalls ein Schrottwert übrig bleibt. Abschreibungen, oder “Absetzungen für Abnutzung” (AfA) bilden diesen Wertverlust buchhalterisch nach. Sie sind handelsrechtlich vorgeschrieben (§ 253 HGB in Verbindung mit § 7 EStG). AfA-Tabellen des BMF Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen), aus denen die “betriebsgewöhnlichen” Nutzungsdauern für gebräuchliche Wirtschaftsgüter hervorgehen (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EStG). Wegen der Vielzahl der Wirtschaftsgüter sind die AfA-Tabellen nach Branchen gegliedert, von A wie “Abfallentsorgungs- und Recyclingwirtschaft” bis Z wie “Zigarrenfabrikation”. Die Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle AV) enthält die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Anlagegüter, die nicht branchenspezifisch genutzt werden. Abschreibungsmethoden Lineare Abschreibung Diese ist die gesetzlich festgelegte, reguläre Abschreibungsmethode. Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Anlagegutes einfach durch die Nutzungsdauer in Jahren (gemäß AfA-Tabelle) dividiert, um dann jährlich immer den gleichen Betrag abzuschreiben. Da die meisten Güter nicht am 1. Januar angeschafft werden, sondern irgendwann im Geschäftsjahr, werden im ersten und letzten Jahr anteilige Beträge abgeschrieben. Die lineare Abschreibung wird im Koordinatensystem als eine Gerade bzw. Linie dargestellt. Ein Beispiel: Angenommen, Sie kaufen am 17. Februar 2017 einen Laptop für 2100 Euro. Laptops werden laut AfA-Tabelle über eine Zeitraum von drei Jahren abgeschrieben, also jährlich 2100 / 3 = 700 Euro. Die Abschreibungsbeträge lauten: JahrBetragAnteil2017641,6611 / 12tel von 7002018700,00Voller Betrag2019700,00Voller Betrag202058,341 / 12tel von 700 Lineare versus degressive Abschreibung Bis 2011 existierte auch die Möglichkeit, Wirtschaftsgüter degressiv abzuschreiben. Degressiv bedeutet, dass die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten zu ungleichen Teilen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Es wird immer ein fester Prozentsatz vom jeweiligen Buchwert des Vorjahres subtrahiert. Die Folge: Im ersten Jahr ist der Abschreibungsbetrag am höchsten und gegen Ende der Nutzungsdauer wird er immer geringer. Im Koordinatensystem würde die degressive Abschreibung einen kurvenförmigen Verlauf nehmen. Diese Abschreibungsmethode spiegelt im Grunde die Realität besser wider als die lineare Abschreibung. Jeder weiß, dass z. B. der Wiederverkaufswert eines Automobils im ersten Jahr seiner Nutzung am stärksten sinkt und auch in den Folgejahren einen degressiven Verlauf nimmt. Wechsel der Abschreibungsmethoden Es war früher durchaus möglich, nach den ersten Jahren mit hohen Abschreibungsbeträgen von der degressiven auf die lineare Abschreibung zu wechseln. Denn bliebe man bei der degressiven Methode, würde die Abschreibungskurve zwar immer weiter gegen null streben, aber diese nie erreichen. Abschreibungen berechnen Die lineare Abschreibung ist die Regel und lässt sich sehr einfach berechnen, sobald die Nutzungsdauer ermittelt ist. Dennoch stehen im Internet auch Abschreibungsrechner zur Verfügung, um die AfA zu ermitteln. Restwert von 1 Euro stehen lassen Wenn voll abgeschriebene Wirtschaftsgüter weiter im Betrieb sind, sollte der Buchhalter einen Restwert von 1 Euro in den Büchern stehen lassen, d. h. im letzten “planmäßigen” Nutzungsjahr die Abschreibung um einen Euro reduzieren. Ansonsten könnte es bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen kommen. Wie Buchhaltungssoftware die lineare Abschreibung erleichtert Wer eine Buchhaltungssoftware verwendet – und wer tut dies heute nicht! – hat in aller Regel den Abschreibungsrechner in sein Buchhaltungsprogramm integriert. Doch eine gute Buchhaltungssoftware kann noch viel mehr. Die folgenden Funktionen haben wir bei einer professionellen Software kennen gelernt: Wenn Sie ein Anlagegut einbuchen, das mehr als ein so genanntes Geringwertiges Wirtschaftsgut kostet, werden Sie automatisch zum Systemteil Anlagenbuchhaltung weitergeleitet. Dort hat das Programm bereits angefangen, für das Anlagegut eine Inventarkarte auszufüllen. Die AfA-Tabellen der Finanzbehörden sind direkt aus dem Formular heraus verlinkt. Sie tragen die Nutzungsdauer ein und das Programm erstellt einen Abschreibungsplan. Bewegungen, Kostenstellen und Kostenträger, inventarmäßige Beschreibung, Barcode, Seriennummer und Bild des Anlagegutes sowie eventuelle Dokumente, die für das Verständnis des Vorfalls relevant sind – all dies wird auf der Inventarkarte festgehalten. Nur wenige Einträge muss der Buchhalter noch manuell vornehmen. Abschreibungen buchen Am Jahresende werden die Abschreibungen gebucht, um die Wertansätze der Anlagegüter entsprechend dem Wertverzehr nach unten zu korrigieren. Das Buchhaltungsprogramm hat die lineare Abschreibung für sämtliche Anlagegüter bereits berechnet. Auf Knopfdruck wird ein Abschreibungslauf gebucht – das war’s. Kein Aufwand, keine Fehlbuchungen, keine Zahlendreher oder Rechenfehler. Kollege Computer, übernehmen Sie. Nachdem die Abschreibungen gebucht wurden, kann der Anlagespiegel mit den aktuellen Wertansätzen ausgegeben werden. Kapitalgesellschaften müssen ihrem Jahresabschluss einen Anlagespiegel beifügen. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis zwischen 150,01 und 410 Euro netto können entweder sofort abgezogen oder zu einem Sammelposten zusammengefasst werden. Wirtschaftsgüter mit einem Nettokaufpreis zwischen 410,01 und 1.000 Euro werden zu einem Sammelposten zusammengefasst und über fünf Jahre linear abgeschrieben. Und wenn das Anlagegut untergeht? Angenommen, Sie haben einen Dienstwagen. PKW werden laut AfA-Tabelle über sechs Jahre abgeschrieben, aber Sie bauen schon nach vier Jahren einen Totalschaden. In einem solchen Fall können Sie außerplanmäßig den buchmäßigen Restwert komplett abschreiben. Wichtig für die außerplanmäßige Abschreibung ist, dass der Wertverlust dauerhaft ist (§ 253 HGB) Bei dem Totalschaden kann dies unterstellt werden, aber in anderen Fällen, z. B. bei Wertpapieren, die im Kurs schwanken, kann ein Wertverlust auch wieder aufgeholt werden. In solchen Fällen kommt keine außerplanmäßige Abschreibung in Betracht. Fazit Um den Normalfall der linearen Abschreibung braucht sich heute kein Buchhalter mehr zu kümmern. Die Buchhaltungssoftware berechnet die Abschreibungsraten und bucht am Jahresende auf Knopfdruck einen Abschreibungslauf. Nur bei außerplanmäßigen Abschreibungen und Sonderfällen ist heute noch die Hand des Meisters im Spiel. ### Germania Steuerberatungsgesellschaft und Scopevisio kooperieren Digitale Plattform für GoBD-konforme Geschäftsprozesse und Online-Kollaboration Bonn, 16.02.2017 – Die Scopevisio AG und die Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. (www.germania-steuerberatung.de) geben ihre strategische Partnerschaft bekannt. Das Ziel ist, den Mandanten von Germania eine Plattform zu bieten, auf der sie ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse einfach, sicher und GoBD-konform steuern und verwalten können (GoBD: Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Gleichzeitig erlaubt die Plattform, die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater auszubauen. Dazu hat die Steuerberatungsgesellschaft, die mehr als 40.000 kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen zu ihren Mandanten in rund 100 Niederlassungen in Deutschland zählt, die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio als flexibel buchbaren On-Demand-Service in ihr Mandantenportal integriert. Die Cloud Buchhaltungssoftware von Scopevisio entspricht den strengen Vorschriften der GoBD, wird in Deutschland entwickelt und gehostet und ist damit konform mit den Anforderungen rund um Datenschutz und sichere Datenübertragung. 2016 neu hinzugekommen ist die Schnittstelle DATEVconnect online, die DATEV gemeinsam mit Scopevisio und weiteren Partnern entwickelt hat. Darüber können Mandanten ihre Belege aus Scopevisio medienbruchfrei direkt in die DATEV-Software ihres Steuerberaters übermitteln. Das minimiert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit. „Von der digitalen Transformation sind Unternehmen und Steuerberater gleichermaßen betroffen“, erläutert Herbert Zankl, Steuerberater und Geschäftsführer der Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. „Alle stehen seit dem 1.1.2017 verstärkt unter dem Druck, die GoBD einhalten zu müssen und die Einhaltung auch nachzuweisen. Mit den nach GoBD zertifizierten Cloud-Lösungen von Scopevisio sind unsere Mandanten auf der sicheren Seite. Aus diesem Grund haben wir Scopevisio als Partner gewählt und die Cloud-Lösungen in unser Mandantenportal integriert.“ „Unser leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem optimiert viele Dokumentenprozesse, beschleunigt Suchen und vereinfacht das mobile Arbeiten“, ergänzt Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG. „Und durch die DATEV-Schnittstelle können Unternehmen nun endlich ohne Medienbruch mit ihrem Steuerberater online zusammenarbeiten.“ Die Anwendungen des Mandantenportals im Überblick: Das Angebot im Mandantenportal umfasst mit BELEGE2GO eine App für die Erstellung von Ausgangsrechnungen, die Freigabe von Eingangsrechnungen und für die Kassenführung. Mit KASSE2GO erfassen Unternehmen ihre Kassenbewegungen schnell und einfach, laden Quittungen hoch und rufen Kassenblätter oder das Kassensturzprotokoll per Knopfdruck ab. Auch Verrechnungskonten für Kreditkarten können auf diese Weise einfach erfasst und verarbeitet werden – die Suche nach Bewirtungs- oder Tankbelegen gehört damit der Vergangenheit an. Die Anwendung Dokumentenverwaltung basiert auf dem Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio. Damit verwalten Mandanten Dokumente mobil vom Smartphone, Tablet oder PC/Mac aus. Dokumente können strukturiert, organisiert und den Geschäftsprozessen angepasst werden. Für Mandanten, die ihre Finanzbuchhaltung komplett selbst erledigen, steht der Service Buchhaltung in der Cloud bereit. Damit verbuchen Mandanten Einnahmen und Ausgaben einfach selbst und stellen sie ihrem Steuerberater über DATEVconnect online aufbereitet zur Verfügung. Den Rechnungsverkehr behalten sie mit dem übersichtlichen Rechnungseingangsbuch jederzeit im Blick.   Über Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. Die GERMANIA Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. mit Sitz in Regenstauf wurde 1977 vom Bayerischen Staatsministerium der Finanzen als Steuerberatungsgesellschaft anerkannt. Mit mehr als 100 Niederlassungen profitieren die Mandanten von einem starken Netzwerk und dem Zusammenschluss von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten.  Die Germania Steuerberatungsgesellschaft bietet durch ihr ausgeprägtes Fachwissen und die Erfahrung hochqualifizierter Steuerberater und Mitarbeiter ihren Mandanten individuell zugeschnittene Dienstleistungen bzw. Beratungen an.Pressemitteilung als PDF ### Die Finanzbuchhaltung - Kernstück des Rechnungswesens Finanzbuchhaltung – Definition Salopp gesagt versteht man unter Finanzbuchhaltung (kurz: Fibu) “die” kaufmännische Buchhaltung schlechthin. Sie ist der Teil des betrieblichen Rechnungswesens, in dem alle Geschäftsvorfälle, die sich in Zahlen ausdrücken lassen, dokumentiert werden. Die Finanzbuchhaltung erfasst diese Geschäftsvorfälle auf Konten. Auf dieser Grundlage stellt das Unternehmen seine Bilanz auf und ermittelt sein Ergebnis – also den Gewinn oder Verlust des Geschäftsjahres oder der Periode. Auch die Steuererklärung basiert auf der Finanzbuchhaltung. Abgrenzung zu anderen Buchhaltungen Während die Finanzbuchhaltung im engeren Sinn die Hauptbuchhaltung betrifft, existieren noch andere Nebenbücher, die ebenfalls in die Fibu einfließen. Dazu gehören z.B. die Anlagenbuchhaltung (Anbu), Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, Materialbuchhaltung bzw. Lagerwirtschaft, die Kontokorrentbuchhaltung mit Bezug auf Kunden und Lieferanten, Kassenbücher und dergleichen mehr. Die Finanzbuchhaltung dient der externen Rechnungslegung, insbesondere auch gegenüber den Finanzbehörden. Eine interne Berichtsfunktion kommt daneben der Kosten- und Leistungsrechnung zu. Grundbuch und Hauptbuch Im Grundbuch – auch Journal – werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch aufgezeichnet. Dabei werden mindestens Betrag, Buchungstext, Belegnummer, angesprochene Konten, Steuersatz und Buchungsdatum hinterlegt. Diese Buchungen werden anschließend auf den Sachkonten im Hauptbuch zusammengefasst. Erfolgskonten und GuV Neben den Sachkonten existieren die Erfolgskonten. Auf diesen werden Aufwendungen und Erträge gebucht, die in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden. Kontenrahmen Die kaufmännische Buchführung ist stark reglementiert und standardisiert. In den meisten Fällen wird ein Kontenrahmen der DATEV verwendet und eventuell an die betrieblichen Erfordernisse angepasst. Für Wirtschaftsunternehmen haben sich die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 eingebürgert, wobei “SKR” für “Standardkontenrahmen” steht. Daneben existieren noch andere Kontenrahmen, etwa für die Buchführung von Vereinen, Ärzten oder anderen Entitäten mit besonderen Anforderungen. Ziele der Finanzbuchhaltung Das erste und wichtigste Ziel der Fibu ist die ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle des Unternehmens. Diese muss in Form und Inhalt den einschlägigen Gesetzen und Regelungen entsprechen. Die Buchführung muss vollständig, richtig, nachvollziehbar und zeitgerecht sein. Zweitens ist die Fibu maßgeblich für die Gewinnermittlung des Unternehmens. Der Gewinn interessiert nicht nur den Unternehmer, sondern auch das Finanzamt: Auf Basis der Gewinnermittlung müssen Einkommenssteuern abgeführt werden. Auch die Umsatzsteuerlast wird anhand der Finanzbuchhaltung ermittelt. Vereinnahmte Umsatzsteuern und gezahlte Vorsteuern werden für die jeweilige Steuerperiode saldiert und die Differenz an das Finanzamt abgeführt. Eine Buchhaltungssoftware führt alle Berechnungen selbsttätig aus und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung per Knopfdruck über die ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt. Die Finanzbuchhaltung verschafft dem Management, dem Controlling und den Anteilseignern einen Überblick über die finanziellen Verhältnisse des Unternehmens. Ohne diesen Überblick wäre keine Unternehmenssteuerung denkbar. Aufgaben der Finanzbuchhaltung In der Finanzbuchhaltung laufen die beiden Hauptprozesse des Unternehmens zusammen, die sich in Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen manifestieren. Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge Die Rechnungen, die das Unternehmen selbst stellt, werden heute zumeist über ein Faktura-Programm erstellt und vorkontiert in die Finanzbuchhaltung eingespielt. Ist das Faktura-Programm in die Buchhaltungssoftware integriert, buchen sich die Rechnungen sozusagen von selbst ein. Mit ein wenig Vorbereitung können ganze Rechnungsläufe automatisch versendet und gebucht werden, einschließlich Lastschrifteinzug. Wenn die Kundenzahlung auf dem Bankkonto gutgeschrieben wird, kann der Zahlungseingang als Gegenbuchung erfasst werden. Auch diese Aufgabe kann von einer Buchhaltungssoftware erledigt werden. Viele Unternehmen lesen nur noch ihre elektronischen Kontoauszüge ein und die Software macht den Rest. Ganz gleich, ob die Ausgangsrechnungen automatisiert oder manuell erstellt und gebucht werden; der Vorgang ist schematisch wie folgt: Das Unternehmen stellt an einen Kunden eine Rechnung. Dabei wird ein Umsatz gebucht und das Debitorenkonto des Kunden belastet, der Buchungssatz lautet per Debitor an Erlöse und an Umsatzsteuer. Wenn die Zahlung eingeht, wird das Bankkonto belastet und das Debitorenkonto ausgeglichen, der Buchungssatz lautet per Bank an Debitor. Debitorenkonten sind Personenkonten. Im Hauptbuch werden sie zu einer einzigen Position, den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, zusammengefasst. Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge Rechnungen, die das Unternehmen von seinen Lieferanten (Kreditoren) erhält, werden ebenfalls in der Finanzbuchhaltung bearbeitet. Nachdem die Fachabteilung die sachliche Richtigkeit bestätigt und das Management die Zahlungsfreigabe erteilt hat, untersucht der Buchhalter, ob alle formalen Rechnungsbestandteile enthalten sind. Ist das nicht der Fall, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr! Daran schließen sich die Buchung der Rechnung inklusive Vorsteuer sowie der Zahlungsausgang an. Auch diese Vorgänge können von einem Buchhaltungsprogramm wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Anhand von in der Software hinterlegten Regeln können Eingangsrechnungen mit minimalem Aufwand gebucht werden. Auch Überweisungsläufe können auf Knopfdruck ausgeführt werden. Sinngemäß ist der Ablauf spiegelbildlich zum oben geschilderten: Die Rechnung wird mit dem Buchungssatz per Aufwand und per Vorsteuer an Kreditorenkonto eingebucht. Beim Zahlungsausgang wird sie mit dem Buchungssatz per Kreditorenkonto an Bank ausgebucht. Kreditorenkonten sind ebenfalls Personenkonten; sie werden im Hauptbuch zu der Position Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zusammengefasst. Sind die entsprechenden Steuersätze in der Buchhaltungssoftware hinterlegt, werden die Umsatzsteuer- und Vorsteuerbuchungen automatisch im Hintergrund erledigt. Gleichfalls wird der Saldo der Personenkonten auf die jeweiligen Sachkonten übertragen, ohne dass der Buchhalter manuell eingreifen muss. Elektronische Rechnungen Immer mehr Rechnungen werden elektronisch erstellt. Der Vorteil solcher Rechnungen ist, dass sie nicht nur als PDF existieren, sondern auch ihre Daten in einem fälschungssicheren, maschinenlesbaren Format gleichsam im Gepäck haben. Ein Standard für elektronische Rechnungen heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland). Doch auch eine Rechnung, die einfach nur als PDF existiert (oder eine gescannte Papierrechnung) ist mit Buchhaltungssoftware mittlerweile gut zu verarbeiten. Fortschrittliche Programme erkennen die Rechnungsbestandteile des elektronischen Dokuments und füllen die Felder der Buchungsmaske entsprechend aus. So sparen elektronische Rechnungen enorm viel Zeit und Arbeit in der Finanzbuchhaltung. Pflicht zur Finanzbuchhaltung Die grundsätzliche Buchführungspflicht ist in § 238 HGB und die Pflicht zur Bilanzierung in § 242 HGB geregelt. Die Größenklassen für Unternehmen sind im Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) festgeschrieben. Freiberufler und Kleinbetriebe erstellen eine Einnahmenüberschussrechnung, um ihren Gewinn zu ermitteln. Sie sind von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit. In § 241a HGB (“Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars”) heißt es: “Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden.” Weitere Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung Die Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung sind in einer Fülle von Gesetzen niedergelegt. Dazu zählen unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Einkommensteuergesetz (EStG), das Umsatzsteuergesetz (UStG), das GmbH-Gesetz und das Aktiengesellschaftengesetz (AktGG). Besondere Bedeutung haben in jüngerer Zeit die GoBD gewonnen. Darin hat das Finanzministerium die Grundsätze für eine ordnungsmäßige Buchführung und Belegarchivierung mit digitalen Systemen – sprich Buchführungssoftware – formuliert. Finanzbuchhaltung in Unternehmensprozesse integrieren Neben den reinen Buchungsbelegen sind noch viele andere Dokumente und Aufzeichnungen wichtig, um betriebliche Vorgänge nachvollziehen zu können. Dazu gehören Geschäftsbriefe, Verträge, Zeiterfassungssysteme, Kassen und viele andere mehr. Bei einer Betriebsprüfung ist Transparenz und Beweiskraft der Aufzeichnungen oberstes Gebot. Daher wird es zunehmend wichtig, die Finanzbuchhaltung in die Unternehmensprozesse zu integrieren – in dem Sinne, dass der Zugriff auf alle relevanten Informationen und Vorgänge gewährleistet ist. Dieses Erfordernis kann nicht jede Buchhaltungssoftware erfüllen. Wer rechtlich auf der sicheren Seite sein möchte, sollte eine Software verwenden, die zumindest auch ein Rechnungsprogramm und eine Archivierungslösung (Dokumentenmanagementsystem) integriert. Fazit In der Finanzbuchhaltung werden alle Vorgänge eines Unternehmens, die sich in Geld ausdrücken lassen, dokumentiert. Sie dient der externen Rechnungslegung und internen Information, nicht zuletzt der Gewinnermittlung. Eine zeitgemäße Buchhaltungssoftware vereinfacht und beschleunigt die Vorgänge in der Finanzbuchhaltung enorm. Darüber hinaus erleichtert sie die Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. ### Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken Was ist ein internes Kontrollsystem (IKS)? Ein internes Kontrollsystem ist ursprünglich ein Instrument für das interne Risikomanagement von Unternehmen. Es beschreibt Prozesse, Rollen und Kontrollen, die gewährleisten, dass in Organisationen alles mit rechten Dingen zugeht – insbesondere im Bereich der Rechnungslegung. Das ist etwas vereinfacht ausgedrückt. Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) definiert ein internes Kontrollsystem im Prüfungsstandard (PS) 261 "Feststellung und Beurteilung von Fehlerrisiken und Reaktion des Abschlussprüfers auf die beurteilten Fehlerrisiken" als: "... die von dem Management im Unternehmen eingeführten Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen (Regelungen) [verstanden], die gerichtet sind auf die organisatorische Umsetzung der Entscheidungen des Managements zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des Geschäftstätigkeit (hierzu gehört auch der Schutz des Vermögens, einschließlich der Verhinderung und Aufdeckung von Vermögensschäden), zur Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der internen und externen Rechnungslegung zur Einhaltung der für das Unternehmen maßgeblichen rechtlichen Vorschriften.” Inhalt eines IKS Das IKS besteht aus Regelungen zur Steuerung der Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und Regelungen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem). Zum internen Überwachungssystem gehören sowohl prozessabhängige Maßnahmen und Kontrollen, als auch prozessunabhängige, wie z. B. eine Innenrevision. Eine mögliche Gliederung des IKS kann nach dem IDW wie folgt aussehen: IKS internes Steuerungssystem internes Überwachungssystem prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen organisatorische Sicherungsmaßnahmen Kontrollen prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen Interne Revision Sonstige Grundsätze von internen Kontrollsystemen Die wichtigsten Grundsätze eines IKS sind: Transparenz – Prozesse definieren und einhalten, sodass “Außenstehende” (Betriebsprüfer!) die Konformität beurteilen können. Vier-Augen-Prinzip – Das Kontrollsystem soll gewährleisten, dass kein wichtiger Vorgang von einer Person alleine ohne Gegenkontrolle ausgeführt wird. Funktionstrennung – Ein Prozess, der operative, buchhalterische und verwaltende Tätigkeiten umfasst, darf nicht in einer Hand liegen. Ein Beispiel hierfür wäre der Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung über die Bestellung, Eingangsrechnungsbearbeitung, Buchung, Zahlung und Lagerhaltung. Wichtig ist hier die Abgrenzung von Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen. Berechtigungen – Hier gilt das Prinzip der Mindestinformation: Jeder Mitarbeiter weiß so viel wie nötig und so wenig wie möglich, um seine Arbeit zu tun. Entsprechende Rollen und Berechtigungen sind im IKS zu dokumentieren und in der Praxis im Unternehmen zu beachten. Rechtsgrundlagen Die neueste und wesentliche Rechtsgrundlage für IKS sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Der Punkt 6 der GoBD – Internes Kontrollsystem – besagt: “Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.” Darauf folgt eine kurze Aufzählung wichtiger Bestandteile bzw. Kontrollen, die ein IKS definieren sollte: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennungen Erfassungskontrollen (durch Fehlermeldungen und Plausibilitätsprüfungen) Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Verarbeitungskontrollen und Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von digitalen Verarbeitungen und Inhalten Allerdings konzediert das Finanzministerium, dass sich die konkrete Ausgestaltung nach Unternehmenstyp, Unternehmensgröße und eingesetzer Software richtet. In kleinen Unternehmen können schon einmal mehrere Prozess-Schritte in einer Hand liegen, das ist unvermeidlich. Darüber hinaus existieren einschlägige Vorschriften im Aktiengesellschaftengesetz, Handelsgesetzbuch und Kreditwesengesetz, da früher ein IKS hauptsächlich für Kapitalgesellschaften und insbesondere Unternehmen der Kreditwirtschaft vorgeschrieben war. Auch die euroäische Solvency II Richtlinie verlangt in Artikel 46 ein internes Kontrollsystem. Interne Kontrolle über die Finanzberichterstattung (IcoFR) hat für Umsetzung des Sarbanes Oxley Act (SOX) besondere Bedeutung. Dieser entstand als Reaktion auf verschiedene Bilanzskandale und hat das Ziel, das Vertrauen in die Rechnungslegung von Unternehmen wiederherzustellen. IKS und Verfahrensdokumentation Das IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation, die ebenfalls in den GoBD vorgeschrieben ist. Da eine Verfahrensdokumentation allen Unternehmen abverlangt wird, gilt dies sinngemäß auch für das IKS. Über die Verfahrensdokumentation haben wir im Rahmen der GoBD-Beiträge in diesem Ratgeber bereits berichtet. Ziele des IKS Die Ziele von internen Kontrollsystemen sind im Grunde recht simpel: Die Verfahrensdokumentation sowie auch das IKS sollen sicherstellen, dass die Geschäftsprozesse im Unternehmen transparent sind und funktionieren die Informationen, Daten und Software-Lösungen zuverlässig und konsistent sind und dass gesetzliche Regelungen eingehalten werden (Compliance). Insgesamt wird das IKS oft in den Kontext eines funktionierenden Risikomanagements im Unternehmen gestellt: Durch Prozesskonsistenz, Funktionstrennung sowie entsprechende Kontrollen wird das Risiko von Vertrauensschäden oder wirtschaftlichen Schäden – sowohl für das Unternehmen selbst als auch für die Finanzbehörden – minimiert, die durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit begangen werden können. Das IKS in der Praxis Ein internes Kontrollsystem hat große Schnittmengen mit anderen Dokumenten im Bereich Governance, Risikomanagement, Compliance-Management und Unternehmenssteuerung sowie mit der Verfahrensdokumentation nach GoBD. Hier können sich Synergie-Effekte ergeben. Das bedeutet: Selbstverständlich haben Sie bereits Prozesse und Kontrollmechanismen in Ihrem Unternehmen etabliert. Höchstwahrscheinlich, sofern Sie kein Einzelkaufmann sind, praktizieren Sie auch das Vier-Augen-Prinzip. Ganz besonders gilt dies für die Unternehmensfunktionen, die steuer- oder rechnungslegungsrelevant sind. Es ist wichtig, diese Prozesse zu standardisieren, zu dokumentieren und zu überwachen. Dies alles muss in einer Weise geschehen, die auch vor den Augen eines Betriebsprüfers Bestand hat. Software hilft bei der IKS-Compliance An anderer Stelle haben wir bereits auf die Bedeutung der Software für die Erfüllung von GoBD-Anforderungen hingewiesen. Es existieren Software-Lösungen, die alle Vorgänge rund um Ihre Geschäftsprozesse protokollieren und dokumentieren. Des Weiteren werden in der Software Berechtigungen eingerichtet, die eine Funktionstrennung und den obligatorischen Zugriffsschutz gewährleisten. Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit, Nachprüfbarkeit und Zeitigkeit der geschäftlichen Aufzeichnungen können durch eine integrierte Software-Lösung ebenfalls sehr gut erfüllt werden. Hinzu kommt eine GoBD-konforme Belegarchivierung in einem entsprechenden Dokumentenmanagementsystem. Reibungslose Betriebsprüfung Externe Prüfer sind in der Regel hoch erfreut, wenn ein Unternehmen ein internes Kontrollsystem vorweisen kann. Denn das IKS ist ein starkes Indiz dafür, dass das Unternehmen seine Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge vollständig, systematisch und rechnerisch korrekt erfasst. Das schafft Vertrauen, weil ein funktionierendes IKS im Prinzip ein Instrument zur Verhütung von Fehlern ist. Wenn der externe Prüfer es für gut befindet, wird er oft die weiteren Prüfungshandlungen nur noch überblicksartig vornehmen. Fazit Das IKS sorgt dafür, dass Fehler gar nicht erst passieren und dass die Prozesse im Unternehmen transparent und auch für externe Prüfer nachvollziehbar sind. Zu einem IKS gehören verschiedene Dokumente, darunter z. B. ein Organisationsplan, Arbeitsanweisungen, der Kontenplan sowie die Dokumentation von Kontrollen und Kontrolleinrichtungen – sowohl menschliche als auch organisatorische und EDV-mäßige. Eine professionelle Unternehmenssoftware kann die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen wesentlich erleichtern! Grundsätzlich gilt: Je mehr Sie digitalisieren, umso besser können Sie dokumentieren. Unternehmen, die noch kein IKS haben, sollten sich mit dieser Thematik auseinandersetzen. Eventuell sollte dazu die Hilfe eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers in Anspruch genommen werden. ### Warum die Digitalisierung kein Selbstzweck sein sollte Die Deutsche Bahn hat eine große Digitalisierungsstrategie, der Vorstandschef Rüdiger Grube leitet ein "Competence Center Digitalisierung" und der Kunde kann sich Fahrtinformationen via App holen. Aber was nützt das dem Kunden, wenn der Automat nicht funktioniert? Die Digitalisierung im Alltag: am Kunden vorbei Wer hat nicht schon mal am Ticketautomaten gestanden und sich gefragt, was die ganze Digitalisierung denn bringt, wenn man am Ende weder mit Karte, noch mit Scheinen bezahlen kann, weil der Automat streikt? Oder wenn der große Fortschritt der Deutschen Bahn darin liegt, dass der Kunde keine Tickets mehr im Zug kaufen darf, es sei denn, er will eine Strafgebühr zahlen? Oder wenn das "kostenlose" W-LAN in allen ICEs nach lächerlichen 200MB Datenvolumen runtergedrosselt wird? So wie der Köder dem Fisch und nicht dem Angler schmecken soll, sollte die Digitalisierung auch dem Nutzer bzw. Kunden gefallen und nicht demjenigen, der sie implementiert. Wenn ich von Kunden rede, meine ich übrigens auch die Mitarbeiter, die am Ende mit neuen digitalen Workflows arbeiten müssen. Denn unzufriedene Mitarbeiter bzw. langwierige Prozesse betreffen auch den Kunden. So erhalten alle Schwarzfahrer der Berliner Verkehrsbetriebe BVG ihren Schein mit einem eingescannten Barcode, der das Identifizieren des Vorgangs einfach macht. Der Kontrolleur kann sogar besondere Umstände notieren. Doch dann muss man trotzdem zur stark überfüllten unbequemen Meldestelle mit ungünstigen Öffnungszeiten, wo der Barcode keine Verwendung mehr findet und neben den Eingaben im Computerprogramm auch noch eine Papierliste ausgefüllt wird. Hier kann nicht mehr von Digitalisierung 2.0 und nicht einmal mehr von der Digitalisierung 0,5 geredet werden. Digitale Prozesse sollen Arbeit optimieren, nicht erschweren Das Wichtigste, sobald man die Planung der digitalen Transformation beginnt und sich überlegt, welche neue Software man implementiert, welche Apps man entwickelt und welche Workflows man initiiert, ist der Gedanke des „wozu“.   Wenn ich selbst nicht weiß, warum ich einen Vorgang digitalisiere, sondern es nur tue, weil es alle tun, dann werde ich früher oder später ein Problem bekommen. In einer Umfrage des Deutschen Gewerkschaftsbundes aus dem Jahr 2016 gaben 46% aller befragten Arbeitnehmer an, dass sie durch die Digitalisierung noch mehr belastet werden (Quelle: t3n). Bankenmitarbeiter gestanden Anfang 2016 in einer Studie der Unternehmensberatung PPI (zitiert von der FAZ), dass die Digitalisierung bei ca. 25% aller Angestellten zu mehr Arbeitsschritten führt (also Computer und Papierliste). Wie kann so etwas passieren? Wenn wir uns vorstellen, dass die neuen Anwendungen über den Köpfen der Angestellten (also der Nutzer) hinweg ausgesucht und implementiert wurden, dann fehlt natürlich wichtige Information zu den Anforderungen und Bedürfnissen der Nutzer, die beim Auswahlprozess nötig gewesen wäre. Auch aus Kundensicht fallen immer wieder "gut gemeinte" Digitalisierungsvorgänge auf, die in der Praxis nach hinten losgehen. Bei der Post kann man beispielsweise bequem online Briefmarken bestellen. Da jedoch das im Shop angezeigte Angebot anscheinend nicht mit einer logistischen Software verknüpft ist, kann man als Kunde Markensets in den Einkaufswagen legen, die bereits ausverkauft sind. Das wäre generell schon ärgerlich, aber nicht unbedingt ein Grund für den Absprung, wenn der Kaufprozess dadurch nicht in einen Fehlermodus käme, bei dem der Kunde zu keinem Zeitpunkt informiert wird, warum es nicht weitergeht. Ich möchte hier mal den Direktor der Konzernkommunikation und Unternehmensverantwortung der Post, Christof Ehrhart, zitieren: "Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance."   4 Grundlagen einer effektiven digitalen Transformation: Überlegen Sie sich zuerst, welche Unternehmensbereiche wie optimiert werden können. Ignorieren Sie dabei erst einmal die technischen Lösungen, sondern konzentrieren Sie sich auf Workflows und Strategien. Die Technologie ist nur das Mittel zum Zweck. Wählen Sie digitale Anwendungen nach Ihren Bedürfnissen aus und nicht nach Popularität. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Anforderungskatalog. Lassen Sie den Anforderungskatalog nicht ausschließlich von der Geschäftsführung und/oder IT zusammenstellen, sondern auch von den Unternehmensbereichen, die später mit der Software umgehen sollen. Binden Sie alle Nutz(nieß)er neuer digitaler Prozesse und Services in den Entwicklungs- und Auswahlprozess mit ein. Sei es durch Testgruppen, Beta-Versionen oder kontinuierliche Feedback-Möglichkeiten. Herr Ehrhart hat Recht, die Digitalisierung ist eine Jahrhundertchance. Aber nur dann, wenn sie nicht zum Selbstzweck umgesetzt wird, sondern ein klares Ziel verfolgt: Probleme zu lösen, Kundenerfahrungen zu optimieren, Mitarbeitererfahrungen zu optimieren, Workflows effizienter zu gestalten und allen das Leben ein bisschen einfacher zu machen. Über die Autorin:   Juliane Waack ist Fachautorin für Digitalisierung, Content Marketing und Customer Journey Management. Sie schreibt für die ec4u expert consulting ag ### Teilnehmerrekord beim Cloud Unternehmertag 2017 „Volles Haus“ hieß es beim Cloud Unternehmertag am 18. Januar in Bonn: Mehr als 700 Gäste waren gekommen, um mehr über die digitale Transformation zu erfahren. „Von der Vision zur Umsetzung“ lautete das Motto in diesem Jahr. Vorträge digitaler Experten einerseits sowie Praxiserfahrungen mittelständischer Firmen andererseits standen auf der Agenda. Durch das Programm führte in diesem Jahr mit Henriette Frädrich erstmals eine Moderatorin. Die Keynote hielt Digital-Experte Karl-Heinz Land, der anschaulich darstellte, mit welcher Macht die Digitalisierung durch alle Geschäftsbereiche hindurchfegt. Sie verändert die Art, wie Unternehmen gefunden werden, wie sie mit Kunden kommunizieren, wie sie produzieren, was sie herstellen und wie sie Produkte vertreiben. „Die Digitalisierung betrifft alle wesentlichen Parameter des unternehmerischen Handelns und damit die Wertschöpfung und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen“, so Land. Erste Schritte in Richtung digitale Transformation ist die ORTEN-Gruppe aus Bernkastel-Kues gegangen. Der Spezialist für LKW-Aufbauten hat mit der Einführung einer Cloud Unternehmenssoftware nicht nur seine Abläufe im Rechnungswesen effizient und durchgängig gestaltet. Er hat auch gleichzeitig einen Kulturwandel im Unternehmen eingeleitet, der zu mehr Transparenz und Zusammenarbeit führt. Scopevisio-Gründer Dr. Jörg Haas sieht die Unternehmenslenker in der Pflicht, den digitalen Wandel zur Chefsache zu machen. Wer den Veränderungsprozess einleitet, brauche aber auch geeignete Tools, die neue Formen der Zusammenarbeit überhaupt erst möglich zu machen. Als eine der wenigen integrierten Cloud-Lösungen ist Scopevisio wie kaum eine andere Business Software in der Lage, Silos abzubauen, durchgängige Geschäftsprozesse zu etablieren und ortsunabhängig zu arbeiten. Die Unternehmenssoftware der Zukunft nutzt neueste Technologien, um das Arbeiten noch einfacher und effizienter zu machen. Haas plant deshalb die Entwicklung eines digitalen Assistenten namens „Scoper“. Der Scoper soll für Unternehmer das werden, was Alexa für den Konsumenten ist. Ein weiteres Anwender-Interview gab den Gästen Einblicke in Digitalisierungsprojekte beim einem Gastronomie- und Catering-Dienstleister. Philip Preuß, junger Geschäftsführer der L & D GmbH, steht vor der Herausforderung, die Kommunikation der neuen Zentrale auf der Grafschaft mit 91 Betriebsrestaurants zu organisieren. Seit kurzem funktioniert das in der Cloud, was nicht nur weniger Papier, sondern auch bessere Zusammenarbeit bedeutet. So müssen Lieferscheine nicht mehr hin- und hergeschickt werden und auch der Prozess der Rechnungskontrolle wurde vereinfacht und beschleunigt, weil alle Dokumente digital vorliegen. Während der Mittagspause konnten sich die Gäste am Buffet stärken, miteinander ins Gespräch kommen, die Stände der Cloud Expo besuchen oder den Ausführungen im Cloud Theater lauschen. Der Nachmittag wurde mit einem Vortrag von Dr. Robert Mayr, dem Vorstandsvorsitzenden der DATEV, eröffnet. Mayr wies auf die enorme Verbreitungsgeschwindigkeit neuer Technologien und ihre Auswirkungen auf unterschiedliche Branchen hin. Mayr ging aber auch auf die Vorteile der Digitalisierung betriebswirtschaftlicher Prozesse ein, die sich in vereinfachtem Datenzugriff, aktuellen Daten, geringeren Fehlerquoten und schnelleren Prozessen niederschlagen. Ausdrücklich lobte er die Zusammenarbeit von DATEV und Scopevisio bei der gemeinsamen Entwicklung der Schnittstelle DATEVconnect online, die eine medienbruchfreie Verlängerung der Prozesskette vom Unternehmen zur Steuerkanzlei möglich macht. Eindrücke vom Cloud Unternehmertag, die besonders Steuerberater interessieren, liefert auch der Blog steuerköpfe.de. Hier findet sich auch ein Interview mit Dr. Robert Mayr. Ein Plädoyer für die Cloud hielt Eva Ramuschkat vom IT-Unternehmen tecRacer aus Hannover. Dank Cloud Computing können Unternehmen agiler handeln, da IT-Strukturen schnell aufgebaut, verändert und auch wieder abgebaut werden können. Das biete auch Raum zum Ausprobieren neuer Geschäftsmodelle. „Jeder kann heute zu Hause eine App bauen, die weltweit unbegrenzt skaliert“, so Ramuschkat. Künstliche Intelligenz sei der nächste Hype, der dank Cloud Computing nur einen API-Aufruf entfernt und damit sehr einfach in jede Anwendung integrierbar sei. Dirk Henrik Feier, IT-Leiter beim Hosenspezialisten Gardeur in Mönchengladbach erläuterte, welche Vorteile Cloud-Software im Vertrieb bringt. „Wir möchten jedem, der an den Vertriebsprozessen beteiligt ist, eine möglichst umfassende und einfache Informationsplattform bieten und den natürlichen Verlust von Informationen, zum Beispiel durch Personalwechsel usw., ausschalten“, so Feier. Genau diese Funktion erfüllt die Kombination von Scopevisio CRM und Teamwork (DMS): Hier fließen die Informationen Innendienst, Außendienst und der sogenannte Flächenmanager zusammen. Gardeur nutzt das Kampagnentool, um den Fachhändlern Infos für das Visual Merchandising per Link zuzusenden oder sogenannte Flash-Angebote, also kurzfristige Sonderaktionen mit Trend-Artikeln schnell zu kommunizieren. Der Cloud Unternehmertag bot mit einem Mix aus Anwender-Interviews und Expertenvorträgen sowohl Hintergrundwissen als auch praktische Tipps rund um das Thema Digitalisierung. Angeregte Diskussionen vor allem in den Pausen zeigten: Die Impulse waren beim Publikum angekommen. Auch das Feedback war durchweg positiv - was gleichermaßen Ansporn und Herausforderung für den nächsten Cloud Unternehmertag 2018 ist. Alle Bilder (Copyright): Aschoffotografie ### Tax Compliance-System - Pflicht oder Kür? Tax Compliance-Systeme haben zwei Vorteile: Sie schreiben im Unternehmen Best Practices für steuerrelevante Tätigkeiten fest. Und sie weisen gegenüber dem Finanzamt nach, dass der Unternehmer seine Sorgfaltspflicht erfüllt. Mit Tax Compliance-System auf der sicheren Seite Wer arbeitet, macht Fehler. Das kann auch bei Steuererklärungen passieren. Und wenn man sich zu seinen eigenen Gunsten verrechnet, denkt das Finanzamt direkt an Steuerhinterziehung. Es sei denn, man hat ein Tax Compliance-System. Denn wenn ein „innerbetriebliches Kontrollsystem“ für Steuern vorliegt, wird das zugunsten des Steuerpflichtigen gewertet. Das Finanzamt wird ihm dann keinen Vorsatz und auch keine Fahrlässigkeit unterstellen können. So steht es im Anwendungserlass zu § 153 AO, den das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 23. Mai 2016 herausgegeben hat. Rechtsgrundlage In seinem Anwendungserlass zu § 153 AO erwähnt das BMF den Begriff Tax Compliance-System überhaupt nicht. Inhaltlich geht es im Erlass um die Frage, wodurch sich eine Berichtigung einer Steuererklärung (§ 153 AO) von einer Selbstanzeige (§ 371 AO, § 378 Absatz 3 AO) unterscheidet. Die folgenden Erläuterungen beziehen sich unmittelbar auf das Schreiben des BMF und nicht auf die diversen Interpretationen, die im Internet kursieren. Berichtigung einer Steuererklärung Wenn ein Steuerpflichtiger nachträglich erkennt, dass eine von ihm abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig ist, muss er dies anzeigen und die Erklärung berichtigen – allerdings nur, wenn es durch den Fehler zu einer Steuerverkürzung kommt. Die Logik des Finanzamts: Zuviel Steuer bezahlen geht in Ordnung, zu wenig bezahlen geht gar nicht. Das BMF-Schreiben enthält einige Präzisierungen zu diesen Sachverhalten. Die wichtigste davon ist, dass ein Fehler des Steuerpflichtigen nur dann straf- oder bußgeldrechtlich vorwerfbar ist, wenn er vorsätzlich oder leichtfertig begangen wurde (Rz. 2.5). In Rz. 2.6 wird es dann interessant. Hier heißt es: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann […]“. Genau dies ist die Vorschrift, auf der alle einschlägigen Empfehlungen für Tax Compliance-Systeme beruhen. Alle weiteren Einlassungen, die im BMF-Schreiben unter dem Punkt „Berichtigung“ folgen, betreffen Fragen der Ausgestaltung. Diese umfassen: Umfang der Anzeige- und Benachrichtigungspflicht Zur Anzeige und Berichtigung verpflichtete Personen Zeitpunkt der Anzeige und Berichtigung Selbstanzeige Eine Selbstanzeige kommt in Betracht, wenn der Steuerpflichtige vorsätzlich oder bedingt vorsätzlich eine unrechtmäßige Steuerverkürzung bewirkt. Was ist bedingter Vorsatz? Ein bedingter Vorsatz liegt vor, „wenn der Täter die Tatbestandsverwirklichung für möglich hält. Es ist nicht erforderlich, dass der Täter die Tatbestandsverwirklichung anstrebt oder für sicher hält.“ (Rz. 2.6) Das ist der Fall, wenn der Steuerpflichtige weiß oder erfährt, dass seine Erklärung unrichtig ist und eine Steuerverkürzung bewirken könnte und es trotzdem darauf ankommen lässt. Das heißt, er zeigt nichts an, gibt keine Berichtigung ab und hofft, dass das Finanzamt nichts merkt. Dies wäre dann eine „Steuerhinterziehung durch Unterlassen“ (Rz. 5.3). Was ist Leichtfertigkeit? Eine Steuerhinterziehung kann nicht nur vorsätzlich, sondern auch durch Leichtfertigkeit begangen werden (§ 378 AO). Die Rechtsprechung setzt „leichtfertig“ mit „grob fahrlässig“ gleich und definiert dies wie folgt: „Ein derartiges Verschulden liegt danach vor, wenn ein Steuerpflichtiger nach den Gegebenheiten des Einzelfalles und seinen individuellen Fähigkeiten in der Lage gewesen wäre, den sich aus den einschlägigen gesetzlichen Regelungen im konkreten Fall ergebenden Sorgfaltspflichten zu genügen (BFH-Urteil vom 17. November 2011 IV R 2/09, BFH/NV 2012, 1309).“ Dies ist nachzulesen im BFH-Beschluss vom 18. 11. 2013 – X B 82/12, Nr. [8]. Muss ich ein Tax Compliance-System haben? Nein, ein solches System ist nicht unbedingt vorgeschrieben. Es kann allerdings sehr nützlich sein, um Schaden abzuwenden. Unternehmer wissen, wie unangenehm das Finanzamt werden kann, wenn es einen Anlass zu der Annahme findet, dass es vielleicht übervorteilt werden könnte. Wenn Sie in einem solchen Fall ein Tax Compliance-System vorweisen können, kann man Ihnen schon einmal nicht mehr Fahrlässigkeit oder Vorsatz unterstellen. Ich fand im Internet unter Anderem einen Artikel mit dem Titel „Tax Compliance wird Pflicht“. Dies ist in mehrfacher Hinsicht Unsinn: Erstens bedeutet Tax Compliance „Steuerehrlichkeit“ und diese IST bereits Pflicht. Zweitens, unter der Annahme, dass der Autor eigentlich „Tax Compliance-System“ sagen wollte, muss konstatiert werden: Nein, eine Pflicht zur Implementierung besteht ausdrücklich NICHT. Lassen Sie sich also nicht verwirren. Steuerpflichtigen-Rating bei der Finanzverwaltung Wenn Steuerpflichtige gegen die Tax Compliance verstoßen, laufen sie eher Gefahr, eine Betriebsprüfung ins Haus zu bekommen. Nach Auffassung von Steuerberaterin wird die Finanzverwaltung in Zukunft immer strenger und systematischer gegen Unternehmen vorgehen, die ihre steuerlichen Pflichten nicht ernst genug nehmen. Jeder Verstoß wird in der Steuerakte des Betreffenden festgehalten und führt letztlich zu einer Beurteilung - einem Rating. Diese Beurteilung entscheidet darüber, ob der Steuerpflichtige als zuverlässig oder unzuverlässig gilt. Bei unzuverlässigen Kandidaten schaut die Finanzverwaltung genauer hin. Schon allein aus diesem Grunde kann man Unternehmen nur dazu raten, ein internes Kontrollsystem im Sinne des oben zitierten BMF-Schreibens zu etablieren. Was ist ein Tax Compliance-System? Ein Tax Compliance-System ist ein Bündel von Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen sicherstellt, dass die Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten werden. Das ist einfacher gesagt als getan. An vielen Stellen des Unternehmens finden Tätigkeiten statt, die mittelbar oder unmittelbar Einfluss auf die Steuerveranlagung haben. Von A wie Abschreibungen bis Z wie Zahlungsverkehr. Dazu gehören unter anderem: Prozesse Steuerrelevante Vorgänge sollen standardisiert und in einer Weise implementiert sein, die die Einhaltung der einschlägigen steuerrechtlichen Vorschriften gewährleistet. Verantwortlichkeiten Die Zuständigkeiten für alle steuerrelevanten Tätigkeiten und Vorgänge müssen klar geregelt sein. Und die beteiligten Mitarbeiter sollten genau wissen, was sie zu tun haben. In diesem Zusammenhang ist es praktisch, wenn Sie eine Software verwenden, in der Verantwortlichkeiten festgeschrieben werden können und die Zuständigkeit nach Erledigung eines Prozess-Schrittes automatisch an den nächsten Bearbeiter in der Kette weitergegeben wird. Zum Beispiel bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen: Hier existiert eine Software, die eine Rechnung automatisch den zuständigen Personen für die Prüfung, Freigabe und Buchung übermittelt und alle Schritte am Beleg dokumentiert. Umsetzung Papier ist bekanntlich geduldig. Wichtig ist, dass die beschlossenen Maßnahmen auch in der Praxis umgesetzt werden. Das bedeutet, dass eine geeignete Software verwendet wird und dass die betroffenen Mitarbeiter über ihre Pflichten und Abläufe genau informiert werden. Ein Steuercontrolling sollte etabliert werden, um zu gewährleisten, dass die Richtlinien minutiös eingehalten werden. Termine Die steuerrelevanten Vorgänge haben natürlich auch eine zeitliche Dimension. Will sagen: Das Finanzamt wartet nicht gerne auf sein Geld. Deshalb verwendet es so häufig Begriffe wie "unverzüglich". Also gehören auch zeitliche Vorgaben in ein Tax Compliance-System. Dokumentation Richtlinien, Maßnahmen und Umsetzung müssen dokumentiert werden. Dies kann auf mehreren Ebenen geschehen. Das Unternehmen kann das gewollte Vorgehen in einer Richtlinie festschreiben. Diese ist eine Handreichung und Anleitung für die betroffenen Mitarbeiter. Gleichzeitig sollte eine Software verwendet werden, die alle relevanten Arbeitsschritte zusammenhängend und manipulationssicher dokumentiert. Die nach GoBD vorgeschriebene Verfahrensdokumentation ist ein guter Ausgangspunkt für die Dokumentation der Tax Compliance. Manche Software-Lösungen für Abrechnung und Finanzbuchhaltung schreiben die Verfahrensdokumentation automatisch im Hintergrund mit. Bei einer eventuellen Prüfung kann das Finanzamt Vorgänge und beteiligte Personen nachvollziehen. Laufende Pflege und Weiterentwicklung des Systems Steuerliche Vorschriften können sich ebenso ändern wie die Gegebenheiten im Betrieb. Daher ist das Tax Compliance-System ein „lebendes“ Dokument. Es sollte in festen Abständen fortgeschrieben werden. Fazit Ein Tax Compliance (Management)-System ist ein Maßnahmenbündel, das die Einhaltung aller steuerrechtlichen Vorschriften gewährleisten soll. Ein solches System einzurichten ist nicht verpflichtend, aber für Unternehmen sehr nützlich. Denn dann kann das Finanzamt keinen Vorsatz und keine Fahrlässigkeit mehr unterstellen, wenn bei der Abgabe von Steuererklärungen Fehler unterlaufen. Die (verpflichtende!) Verfahrensdokumentation nach GoBD ist bereits ein großer Schritt in Richtung Tax Compliance. Sie kann als Grundlage dienen, um steuerrelevante Prozesse rechtssicher zu beschreiben und zu implementieren. Fortschrittliche Software-Lösungen schreiben die Verfahrensdokumentation selbsttätig im Hintergrund. Ja mehr noch: Sie ermöglichen es, Prozesse inklusive aller Aktionen und Zuständigkeiten in der Software zu hinterlegen und ihre Einhaltung zu überwachen. Auf diese Weise sind Unternehmer gegenüber dem Finanzamt auf der sicheren Seite. Hinweis Wie bei allen steuerlichen Themen gilt: Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie bitte Ihren Steuerberater. Dieser ist zur steuerlichen Beratung berechtigt, wir sind es nicht. Die obigen Ausführungen sind aus Gründen der Verständlichkeit pointiert und vereinfacht dargestellt und beinhalten keine Steuer- oder Rechtsberatung. Weiterführende Literatur Anwendungserlass zu § 153 AO des BMF vom 23. Mai 2016 Kromer/Pumpler/Henschel, Beurteilung der Effektivität eines Tax-Compliance-Systems Teil 1 Kromer/Pumpler/Henschel, Beurteilung der Effektivität eines Tax-Compliance-Systems Teil 2 (siehe hier insbesondere den Abschnitt „IKS für Erfüllung von Steuererklärungspflichten“) Rödl & Partner: Tax Compliance Management System KPMG: Tax Compliance Management-System Stefan Groß / PSP München: Tax Compliance wird Pflicht – BMR veröffentlicht Anwendungserlass zu § 153 AO (Trotz des Titels ein sehr guter Beitrag) ### Die Eröffnungsbilanz Wann wird eine Eröffnungsbilanz benötigt? Jedes bilanzierende Unternehmen muss zu Beginn eines jeden neuen Geschäftsjahres eine Eröffnungsbilanz erstellen. Damit werden die Konten, die mit dem Jahresabschluss geschlossen wurden, für das neue Geschäftsjahr wieder eröffnet. Die Bestände der Konten sind identisch mit der Schlussbilanz des soeben beendeten Geschäftsjahres. Jedes Eröffnungsbilanzkonto weist den Abschluss-Saldo des entsprechenden Kontos der Schlussbilanz aus. Außerdem müssen neu gegründete Unternehmen eine Eröffnungsbilanz erstellen. Diese Vorschrift findet sich im Handelsgesetzbuch in § 242 HGB. Darüber hinaus wird eine Eröffnungsbilanz in folgenden Situationen benötigt: Wenn das Unternehmen seine Rechtsform ändert. Wenn Gesellschafter einer Personengesellschaft ausscheiden. Wenn der Eigentümer des Unternehmens wechselt. Wenn zwei Unternehmen fusionieren oder eine Unternehmensumwandlung stattfindet. Was ist eine Eröffnungsbilanz? Laut Gesetz ist sie ein „das Verhältnis von Vermögen und Schulden darstellender Abschluss“ eines Unternehmens – wie jede andere Bilanz auch. Sie listet links, auf der Aktivseite, die Vermögenswerte eines Unternehmens und rechts, auf der Passivseite, seine Eigenmittel und Schulden auf. Damit gibt die Passivseite Aufschluss über die Kapitalherkunft, d. h. Eigen- und Fremdkapital, und die Aktivseite über die Kapitalverwendung, d. h. Vermögenswerte und Forderungen. In einer Bilanz sind beide Seiten ausgeglichen, d. h. betragsgleich. Bilanz kommt aus dem italienischen „bilancia“, was „Waage“ bedeutet. Aktiva und Passiva halten sich die Waage. Bilanzgliederung Die Bilanzpositionen werden auf aktiven und passiven Bestandskonten ausgewiesen. Diese sind nach Art und Fristigkeit gegliedert. Die Bilanzgliederung ist standardisiert und gesetzlich vorgeschrieben. Für unterschiedliche Unternehmenstypen existieren unterschiedliche Bilanzgliederungen. Außerdem sind die Rechtsform, die Größe, der Unternehmensgegenstand und verschiedene andere Kriterien für die Wahl der richtigen Bilanzgliederung maßgeblich. Wer muss eine Eröffnungsbilanz erstellen? Jedes bilanzierungspflichtige Unternehmen muss dies tun. Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, sind von dieser Pflicht ausgenommen; sie müssen überhaupt keine Bilanz aufstellen. Wie wird eine Eröffnungsbilanz aufgestellt? Das Eröffnungsbilanzkonto ist ein Hilfsmittel, um die Bestandskonten in der Bilanz zu eröffnen. Die Buchhaltung überträgt die Anfangsbestände der Eröffnungsbilanz aus dem Eröffnungsbilanzkonto (EBK) auf die Bestandskonten. Buchhalter sprechen von „Saldenvortragsbuchungen“. Somit spiegelt das Eröffnungsbilanzkonto die Bilanz wider. Die Anfangspositionen der Aktivseite stehen im EBK auf der Habenseite und die Anfangspositionen der Passivseite stehen im EBK auf der Sollseite. In den Kontenrahmen der DATEV hat das Eröffnungsbilanzkonto die Nummer 9000 und heißt „Saldenvorträge Sachkonten“. Buchungssätze für den Saldenvortrag Die Buchungssätze für die Saldenvortragsbuchungen lauten: per Aktivkonto an EBK per EBK an Passivkonto Damit werden die Schluss-Salden des abgelaufenen Geschäftsjahres als Anfangssalden für das neue Geschäftsjahr eingebucht. Buchhaltungssoftware automatisiert den Vorgang Alle Unternehmen verwenden heute für ihr Rechnungswesen eine Buchhaltungssoftware. Diese automatisiert den gesamten oben geschilderten Vorgang. Beim Jahresabschluss werden Saldenvortragsbuchungen für die Sachkonten erzeugt und die Salden ins neue Geschäftsjahr übernommen. Damit ist dem Grundsatz der Bilanzkontinuität und Bilanzidentität Genüge getan. Es existiert auch Software mit jahresübergreifender Funktion. Diese ist für das Rechnungswesen und die Buchhaltung besonders komfortabel, weil sie die Bilanz automatisch fortschreibt. Der Unternehmer muss nicht jedes Jahr extra eine neue Eröffnungsbilanz erstellen. Neu gegründete Unternehmen Eine Übernahme der Salden der Vorjahreskonten ist natürlich nur bei bestehenden Unternehmen möglich. Wie aber stellt ein neu gegründetes Unternehmen seine Eröffnungsbilanz auf? (Man spricht in diesem Fall auch von einer „Anfangsbilanz“ oder „Gründungsbilanz“ der Gesellschaft. Ganz einfach: Neue Unternehmen müssen zunächst Inventur machen. Die Inventur ist eine Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden des neuen Unternehmens. Das Verzeichnis dieser Bestände nennt man Inventar und dieses ist die Grundlage für die Eröffnungsbilanz. Stichtag für Eröffnungsbilanz GmbH Lange Zeit war nicht klar, zu welchem Stichtag eine neue GmbH ihre Eröffnungsbilanz erstellen muss. Bei der Geschäftsaufnahme? Bei der Eintragung ins Handelsregister? Bei der notariellen Beurkundung? Die Meinungen gingen auseinander. 2009 urteilte der BFH (Az. IV R 38/07), dass der Stichtag der Eröffnungsbilanz das Datum der Geschäftsaufnahme ist – sozusagen der frühestmögliche Zeitpunkt. Wertansätze in der Eröffnungsbilanz Allgemeine Bewertungsgrundsätze finden Sie in § 252 f HGB. Das Handelsrecht legt darin Wert auf eine „vorsichtige“ Bewertung, die alle vor dem Stichtag entstandenen Risiken und Verluste berücksichtigt, aber Gewinne nur so weit, wie sie bis zum Stichtag tatsächlich zugeflossen sind. Ebenso wie eine Bilanzkontinuität gibt es auch eine Bewertungskontinuität. Die Bewertungsverfahren können nicht einfach gewechselt werden. Die Wertansätze von Sachgegenständen und Aktien sind häufig nicht exakt bestimmbar. Bei laufenden Unternehmen sind Vermögensgegenstände zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich Abschreibungen anzusetzen. Bei neuen Unternehmen in Gründung muss z. B. der Gebrauchtwagen, der in die Firma eingebracht wird, mit einem Schätzwert angesetzt werden. Ist dies getan, ist die Grundlage für eine ordnungsgemäße Anlagenbuchhaltung gelegt. Anschaffungs- und Herstellungskosten Was genau sind Anschaffungs- und Herstellungskosten? Zu den Anschaffungskosten gehören auch Nebenkosten. Preisminderungen sind abzusetzen. Herstellungskosten sind im Wesentlichen Material- und Fertigungskosten. Für diese gilt ein Bilanzierungsgebot. Darüber hinaus dürfen auf den hergestellten Gegenstand entfallende Verwaltungskosten angesetzt werden. Für diese gilt ein Bilanzierungswahlrecht. Forschungs- und Vertriebskosten rechnen nicht zu den Herstellungskosten; für sie gilt ein Bilanzierungsverbot. Wer es genauer wissen möchte, schaut in § 255 HGB. Hier sind die Bewertungsmaßstäbe für das Rechnungswesen festgelegt. Was muss eine Eröffnungsbilanz sonst noch enthalten? Die Eröffnungsbilanz enthält (natürlich) auch noch Folgendes: Den Namen des Unternehmens Den Ort und das Datum der Gründung Die Namen der Geschäftsführer Die Unterschriften aller Geschäftsführer Muss ich wirklich…? Ja. An der Eröffnungsbilanz führt kein Weg vorbei. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben. Das ist die schlechte Nachricht. Doch es gibt auch gute Nachrichten: Gründer können sich beim  Aufstellen Ihrer Eröffnungsbilanz vom Steuerberater helfen lassen. Die Kosten sind recht übersichtlich und Sie sind damit gewissermaßen auf der sicheren Seite. Außerdem dient die Eröffnungsbilanz als Grundlage und Ausgangspunkt für ihre weitere Buchhaltung. Einmal in die Buchhaltungssoftware eingepflegt, wird die Bilanz vom Programm automatisch fortgeschrieben. Nach den Grundsätzen der Kontinuität von Bilanz und Wertansätzen werden die Sachkonten anhand der übers Jahr gebuchten Geschäftsvorfälle fortgeschrieben und am Ende des Wirtschaftsjahres wieder saldiert und neu eröffnet. Und der Kreislauf beginnt von Neuem. Fazit Die Eröffnungsbilanz bildet das Verhältnis von Vermögen und Schulden bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit oder zu Beginn eines Geschäftsjahres ab. Die Bilanzkonten sind (aktivische oder passivische) Bestandskonten. Im laufenden Geschäftsbetrieb wird die Eröffnungsbilanz automatisch von der Buchhaltungssoftware aus den Salden des Jahresabschlusses abgeleitet. Bei Neugründungen wird die Eröffnungsbilanz aus dem Inventar erstellt. Dieses ist ein Verzeichnis aller Vermögenswerte und Schulden des jungen Unternehmens. Die Aufstellung einer solchen Gründungsbilanz ist kein Kinderspiel. Am besten lassen Sie sich dabei von Ihrem Steuerberater unterstützen. ### Verjährung von Forderungen: Was Sie wissen sollten Die Verjährung ist in § 195 BGB geregelt. Sie gilt für die Verjährung von Forderungen unter Kaufleuten ebenso wie für Privatpersonen. Man spricht daher auch von der „regelmäßigen Verjährung“ oder Regelverjährungsfrist. Was ist Verjährung? Juristen definieren die Verjährung als „durch Zeitablauf begründetes Leistungsverweigerungsrecht des Schuldners gegenüber seinem Gläubiger“. Das bedeutet: Der Schuldner hat das Recht, die Zahlung einer verjährten Forderung zu verweigern. Doch der Anspruch des Gläubigers löst sich nach der Verjährung nicht in Luft auf, sondern er besteht weiter. Sie macht es dem Gläubiger lediglich schwer, seinen Anspruch durchzusetzen. Im Fachjargon: Die Verjährung ist „rechtshemmend“ aber nicht „rechtsvernichtend“. Wenn der Schuldner eine verjährte Forderung seines Gläubigers nachträglich noch bezahlt, hat er anschließend nicht das Recht, seine Zahlung zurück zu verlangen. Für welche Forderungen gilt die Verjährungsfrist? Die regelmäßige Verjährung betrifft alle Forderungen aus Kauf-, Miet- und Werkverträgen. Sie gilt auch für andere „Ansprüche des täglichen Lebens“, darunter z. B. Schadenersatzforderungen. Kann die Verjährungsfrist beeinflusst werden? Ja, das ist möglich. Die Frist kann ausgesetzt (gehemmt) werden, von vorne beginnen oder durch vertragliche Regelungen geändert werden. Hemmung der Verjährung Wenn die Verjährungsfrist ausgesetzt wird, spricht man von „Hemmung“ der Verjährung (§203 ff BGB). Eine Mahnung reicht hierfür allerdings nicht aus. Sie müssen schon das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das bedeutet: Sie sollten rechtzeitig vor Ablauf der Verjährungsfrist einen Mahnbescheid gegen den Schuldner beantragen und diesem zustellen. Üblicherweise wird damit ein Anwalt beauftragt. Folgende Ereignisse können den Lauf der Verjährungsfrist hemmen: Der Gläubiger eröffnet das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren gegen den Schuldner und stellt ihm rechtzeitig einen Mahnbescheid zu. Der Gläubiger klagt auf Leistung oder Feststellung eines Anspruchs. Der Gläubiger meldet seinen Anspruch im Insolvenzverfahren an. Gläubiger und Schuldner nehmen Verhandlungen über den Anspruch auf. Der Gläubiger reicht einen Antrag auf Prozesskostenhilfe ein. Nach dem Ablauf des Ereignisses, das die Hemmung ausgelöst hat, läuft die Verjährungsfrist bis zu ihrem Ende weiter. Neubeginn der Verjährung Unter bestimmten Umständen (§ 212 BGB) beginnt die Verjährungsfrist von neuem: Der Schuldner leistet eine Teilzahlung, Zinszahlung oder Sicherheit auf die Forderung oder erkennt diese ausdrücklich an. Es wird eine gerichtliche Zwangsvollstreckung beantragt oder vorgenommen. Vertragliche Regelung Verjährungsregeln sind grundsätzlich „dispositives Recht“. Das bedeutet, dass sie durch einen Vertrag abgeändert oder ausgeschlossen werden können. Es bestehen nur zwei Einschränkungen (§ 202 BGB): Ein Anspruch aus einer vorsätzlichen Pflichtverletzung kann nicht ausgeschlossen werden. Es kann keine Verjährungsfrist vereinbart werden, die länger als 30 Jahre dauert. Gibt es noch andere Verjährungsfristen? Abweichend von der Regelfrist gelten für bestimmte Fälle besondere Verjährungsfristen: FristBedingung30 Jahre Der Gläubiger hat einen vollstreckbaren Rechtstitel auf seine Forderung erlangt. Der Gläubiger hat Schadenersatzansprüche aus Fällen von vorsätzlicher Körperverletzung. Der Gläubiger hat familien- oder erbrechtliche Ansprüche. 10 JahreDies ist die regelmäßige Verjährungsfrist für Ansprüche aus Rechte an Grundstücken.5 JahreInnerhalb dieser Frist müssen Ansprüche aus Mängeln an Bauwerken geltend gemacht werden (§§ 634a und 438 BGB)2 JahreDiese Frist gilt für Ansprüche aus kauf- und werkvertraglichen Mängelrügen. Sie beginnt mit der Abnahme der Sache oder, bei Reisen, mit dem (geplanten) Ende der Reise.1 JahrDies ist die Verjährungsfrist für Fracht- und Speditionskosten (§ 439 BGB). Sie beginnt ab Zustellung der Ware zu laufen.6 MonateDiese Frist gilt für Ersatzansprüche eines Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache (§ 548 BGB). Sie beginnt, wenn der Vermieter den vermieteten Gegenstand zurück erhält.   Gibt es auch Ansprüche, die überhaupt nicht verjähren? Ja, es existieren auch unverjährbare Ansprüche. Diese sind im täglichen Geschäftsverkehr aber von untergeordneter Bedeutung. Unverjährbare Ansprüche sind im BGB in den §§ 194 II (familienrechtliches Verhältnis / Vaterschaftstest), 758 (Aufhebung der Gemeinschaft), 894- 898 BGB (Berichtigung des Grundbuchs), 902 (eingetragene Rechte), 924 (nachbarrechtliche Ansprüche) geregelt. Unverjährbar sind auch Ansprüche, die im Zeitablauf ständig neu entstehen. Paradebeispiel ist der Mängelbeseitigungsanspruch im Mietverhältnis: Dieser besteht nicht nur einmal, sondern bei jedem neuen Mangel erneut. Warum gibt es überhaupt Verjährungsfristen? Verjährungsfristen dienen der Rechtssicherheit und dem Rechtsfrieden. Sie verhindern, dass sich Gerichte mit sehr alten Ansprüchen befassen müssen, bei denen die Beweislage häufig unklar ist. Sie dienen auch dem Schutz des Schuldners, da dieser die Beweislast trägt. Wenn nach vielen Jahren ein Gläubiger mit einem vermeintlichen Anspruch auf einen Schuldner zukommt, der vielleicht keine Beweismittel mehr hat um sich zu wehren, ist die Anspruchsgrundlage häufig nicht mehr eindeutig zu klären. Die Rechtsprechung unterstellt, dass berechtigte Forderungen innerhalb einer zumutbaren Frist geltend gemacht werden. Zusammenfassung Im normalen Geschäftsverkehr verjähren Forderungen nach drei Jahren. Diese Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem eine Forderung entstanden ist, und endet mit Ablauf des dritten Folgejahres. Forderungen, die 2017 entstehen, verjähren am 31. Dezember 2020. Wenn Sie es als Gläubiger nicht schaffen, in diesem Zeitraum Ihre Forderung beizutreiben oder sich durch ein gerichtliches Mahnverfahren einen vollstreckbaren Titel zu beschaffen, wird es für Sie schwierig, Ihren Anspruch nachträglich noch durchzusetzen. Eine außergerichtliche Mahnung hemmt die Verjährungsfrist nicht. Schaffen Sie es, vom Schuldner zumindest einen Teilbetrag zu erhalten, beginnt die Verjährungsfrist von neuem. Praxistipp Fast alle Unternehmen verwenden heutzutage eine Buchhaltungssoftware, die taggenaue Debitorenlisten erstellen kann. Es gehört zur Sorgfaltspflicht jedes Unternehmers, seine Offenen Posten zu überprüfen und säumige Schuldner rechtzeitig zur Zahlung aufzufordern. Anfangs sollte man dabei mit etwas Fingerspitzengefühl vorgehen, denn nicht jeder Zahlungsverzug ist böse Absicht von Seiten des Schuldners. Auch möchte man sich seine Kunden nicht vergraulen. Wenn der Kunde aber nach wiederholter Aufforderung immer noch nicht zahlt, ist es Zeit, die Glacéhandschuhe auszuziehen und die Angelegenheit einem Anwalt oder Inkassobüro zu übergeben. Hinweis: Schuldrecht ist ein komplexes und umfangreiches Thema. In diesem Artikel können wir lediglich einen groben Überblick geben, aber nicht in die Details der Materie einsteigen. Auch leisten wir keine Rechtsberatung. Weitergehende Fragen klären Sie am besten mit einem Rechtsanwalt oder Steuerberater. ### Künstliche Intelligenz - was ist intelligente Software? Künstliche Intelligenz (KI) gilt als Zukunftsthema, das auf keiner Konferenz fehlen darf. Doch was verbringt sich hinter dem Begriff? Kann Software wirklich so intelligent sein (oder werden) wie der Mensch? Unser Grundlagenbeitrag stellt das Thema verständlich dar.  Beim Thema KI denken viele zunächst an menschenähnliche Roboter wie auf dem nachfolgenden Bild. Hiroshi Ishiguro, Direktor des Intelligent Robotics Laboratory am Department of Adaptive Machine Systems der Universität Osaka, entwickelt solche Roborter, sogenannte Androiden, welche sehr menschenähnlich aussehen und agieren. Sein künstliches Ebenbild gilt als bekannteste Schöpfung des exzentrischen Wissenschaftlers. Dieser Forschungszweig dient der Grundlagenforschung zu menschenähnlichen Robotern und der Steigerung von deren Akzeptanz. Wie sieht es aber mit der bereits im derzeitigen Alltag verwendeten „Künstlichen Intelligenz“ aus? Zunächst ist KI-Software intelligente Software. Was ist jedoch intelligent, bzw. wird als intelligent empfunden? Ein frühes Gedankenexperiment von 1980 des Philosophen John Searle1 soll zeigen, dass man durch ein Computerprogramm grundsätzlich keine menschliche Intelligenz simulieren kann. Das chinesische Zimmer Eine Person sitzt alleine in einem geschlossenen Raum. Vor ihr liegen verschiedene chinesische Texte. Die Person ist der chinesischen Sprache nicht mächtig. Durch einen Schlitz in der Tür werden der Person Zettel mit chinesischen Geschichten zugeschoben, sowie ein Fragezettel dazu, den die Person beantworten soll. In dem Raum befindet sich ein „Handbuch“ in der Muttersprache der Person. Indem die Person den Anweisungen aus der Anleitung des Handbuches folgt, ordnet sie die chinesischen Symbole richtig an, sodass sinnvolle Antworten entstehen. Demnach folgt die Person einer rein mechanischen Anweisung, ohne jedoch ein Wort aus den Geschichten verstanden zu haben. Vor der Tür steht ein chinesischer Muttersprachler, der durch den Antwortzettel fälschlicherweise zu dem Schluss kommt, dass die Person in dem geschlossenen Raum ebenfalls chinesisch sprechen kann.2 John Searle will damit zeigen, dass die Person, ähnlich wie ein Computerprogramm, zwar die richtigen Antworten geben kann, jedoch den Sinn bzw. die Bedeutung dahinter nicht versteht. Demnach ist ein Programm nicht zwangsläufig intelligent, sondern erscheint nur als intelligent. "Künstliche Intelligenz" ist also keinesfalls mit menschlicher Intelligenz gleichzusetzen, da Programme zwar richtige Antworten geben, diesen aber keinen Sinn bzw. kein Bedeutung verleihen können. Soweit zum Kenntnisstand über künstliche Intelligenz im Bereich der Theorie. Doch wie wird künstliche Intelligenz bzw. intelligente Software im Alltag verwendet? Wie sieht hier die Perspektive kurzfristig und langfristig aus? KI ist Software Das Forschungsfeld der KI umfasst Disziplinen, welche sich Teilaspekte als Forschungsschwerpunkt zum Gegenstand ihrer Arbeit gemacht haben. Dies sind unter anderem: Verarbeitung von natürlicher Sprache Wissensrepräsentation Planung Maschinelles Lernen Bildverarbeitung Robotik Daten spielen hier eine entscheidende Rolle - Unmengen von Daten in jeglicher Form. Geringe Mengen an Daten kann menschliche Intelligenz selbst gut verarbeiten und analysieren. Ab einer gewissen Menge an Daten wird die Verarbeitung ohne Hilfe eines Computers jedoch unmöglich. Nun haben wir Computer schon seit Jahrzehnten im Einsatz, ohne diese mit künstlicher Intelligenz versehen zu haben. Wir stehen jedoch an einer Schwelle der digitalen Überschwemmung mit Daten, die eine schlauere Art der Verarbeitung erfordern – eine intelligente Art. Deep Blue konnte im Jahre 1996 als erster Computer den Schachweltmeister Garri Kasparow in einer Partie Schach schlagen. Dies hatte weniger mit der „Intelligenz“ des Computers bzw. dessen Software zu tun, als vielmehr mit der enormen Rechenleistung von Deep Blue3. Dieser berechnete im Durchschnitt 126 Millionen Stellungen pro Sekunde und verarbeitete damit eine Unmenge von Daten in einer sehr kurzen Zeit. Sehen wir davon ab, ob dies intelligent ist oder nicht, haben wir eine Maschine die eine Aufgabe erfüllen kann, die ein Mensch in einer absehbaren Zeit nur mit einer gewissen Intelligenz erfüllen könnte. Systeme müssen also nicht im menschlichen Sinne intelligent sein, sondern Aufgaben erfüllen, die von außen betrachtet eine Intelligenz vermuten lassen. Datenflut bewältigen Ein weiterer wichtiger Aspekt der KI sind lernende Systeme und Systeme, die nicht nur genau das tun, was wir ihnen vorher beigebracht oder einprogrammiert habe, sondern auch Aspekte links und rechts davon berücksichtigen. Ein Beispiel hierfür sind einfache Regelsysteme, die z.B. eine Heizung steuern können. Die Heizung hat nicht nur den Zustand 'an' oder 'aus', sondern auch Zwischenzustände. Diese werden von Umweltfaktoren gesteuert, die genauso auch eine Vielzahl von Zuständen haben können. Würde man alle möglichen Zustände so einprogrammieren wollen, wie sie in der natürlichen Umgebung vorkommen, würde man ein recht komplexes System entwickeln müssen. Systeme, die mit einer gewissen Unschärfe umgehen können, wurden jedoch bereits in den 60er Jahren entwickelt. Bereits Plato hatte in der griechischen Antike über eine unscharfe Logik philosophiert, in der es neben 'wahr' und 'falsch' auch noch weitere Bereiche geben muss. Darauf basiert die sogenannte "Fuzzylogik", die Angaben wie „ein bisschen“, „ziemlich“, „stark“ oder „sehr“ berücksichtigt und diese in mathematische Modelle einfließen lässt. Im Alltag finden sich Systeme, die mit Unschärfe umgehen können, in unseren Autos in ABS- und ESP-Systemen. Diese Systeme finden eine Lösung für ein Problem, welches vorher so nicht programmiert wurde. Ist unser Auto nun intelligent? Es macht schließlich mehr, als wir oder die Entwicklungsingenieure Schritt für Schritt aufgezeichnet haben! Dies zu behaupten führt sicher zu weit. Solche Regelsysteme berücksichtigen mathematische Verfahren, die eine unscharfe Logik zulassen. Was können nun Maschinen – also Software – lernen und von wem? Software kann aus Daten lernen. Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto mehr und besser lernt das System. Daten stehen ausreichend zur Verfügung. Es muss nur sichergestellt werden, dass die richtigen Inhalte zu einem gewünschten Ergebnis führen. Ein geführtes Lernen führt zu einem gewünschten Ergebnis. Dies kann z.B. die Erkennung einer Handschrift sein. Vor der Zeit des Online Bankings haben wir alle noch Überweisungsträger ausgefüllt – Maschinen haben diese dann verarbeitet. Die Erkennung der Zahlen und Ziffern basiert auf gelernten Mustern. Der Software zur Erkennung eines Musters wird in der Trainingsphase eine große Anzahl von Zahlen und Ziffern mit der zugehörigen Lösung gezeigt. Liegt eine ausreichende Zahl von Mustern vor, kann das System eine handschriftliche Acht erkennen – auch wenn im Training nicht genau dieses Muster gezeigt wurde, sondern sehr ähnliche Muster. Was im Kleinen funktioniert, funktioniert auch mit sehr vielen Daten und sehr komplexen Mustern. Spracherkennung basiert auf komplexen Mustern. Jede Stimme hat ihren eigenen Klang, Umgebungsgeräusche und Ausprachevarianten tun ihr eigenes zur Steigerung der Komplexität hinzu. Nicht mehr nur Deep Blue kann nur mit solchen Mengen an Daten umgehen, sondern mittlerweile auch unser alltäglicher Begleiter, das Smartphone. Sprachsteuerung ist da und wird ein weiterer gebräuchlicher Bestandteil der Mensch-Maschine-Kommunikation werden. Wir werden die Heizung nicht mehr am Drehregler justieren, sondern unsere Haustechnik mit Sprache steuern. Jüngst hat Mark Zuckerberg seine eigene intelligente Heimsteuerung fertiggestellt. Was zu Zeiten von James T. Kirk Fiktion war, ist da. Jetzt und heute. Wandel der Gesellschaft Wie gehen wir nun mit dem zunehmenden Einzug intelligenter Systeme in unser alltägliches Leben um? Einiges ist bereits Bestandteil unseres Alltags - und das, ohne dass wir davon abgeschreckt werden. Im Gegenteil: Mit Einzug der KI tritt Komfort in unser Leben. Der Umgang mit IT wird menschlicher und einfacher. Datenmengen können verarbeitet und entsprechend menschlich aufbereitet werden. Früher gab es komplexe Listen mit Zahlen und Ziffern, die nur von Fachpersonal verstanden wurden. Heute können komplexe Zusammenhänge auf das Wesentliche gebracht und visualisiert werden. Das geht bis hin zu virtuellen Welten und Simulationen, die es uns ermöglichen, Welten zu betreten, die es noch gar nicht gibt. Zusammenfassung Künstliche Intelligenz (KI) ermöglicht es computergesteuerten Systemen, Entscheidungen zu treffen und Aufgaben auszuführen, die intelligent anmuten - ohne dass sie in Wirklichkeit über eine menschliche Intelligenz verfügen. Um dies zu tun, benötigen die "intelligenten" Systeme im Wesentlichen drei Dinge: Algorithmen, die in der Lage sind, mit logischer Unschärfe umzugehen, Muster in Datenmengen zu erkennen und ihren eigenen "Erfahrungsschatz" regelbasiert auszubauen und zu verfeinern. Große Mengen an Daten, aus denen Muster und Entscheidungsstrategien abgeleitet werden können. Eine hohe Rechenleistung, um aus vielen möglichen Alternativen das jeweils gewünschte Ergebnis in angemessener Zeit herausfiltern zu können (z. B. Schachcomputer, sprachliche Informationsverarbeitung). Heute stehen wir an einer Schwelle, in der KI zunehmend in Software Einzug hält und viele komplexe Arbeiten, die früher hoch technisch waren, für Menschen wesentlich vereinfacht. Dies geschieht zum Beispiel durch Sprachsteuerung für eine intuitive, einfache Mensch-Maschine-Kommunikation. Im Kleinen finden intelligente Systeme auch im Bereich der Heimsteuerung Anwendung. Diese arbeiten weniger mit großen Datenmengen und Mustererkennung, verwenden aber dafür verstärkt intelligente Algorithmen. Quellen: 1Gedankenexperiment, Das chinesische Zimmer, 2John R. Searle: Minds, brains and programs. In: Behavioral and brain sciences 3 (1980), 417-424. 3https://sjeng.org/ftp/deepblue.pdf ### Die Auftragsbestätigung: Nicht notwendig, aber hinreichend Mit der Auftragsbestätigung legt der Lieferant die genauen Modalitäten seines Auftrags gegenüber dem Kunden / Auftraggeber verbindlich fest. Wenn zuvor bereits ein schriftlicher Auftrag erteilt oder ein schriftliches Angebot angenommen wurde, ist keine weitere Bestätigung notwendig. Wann sollten Sie eine Auftragsbestätigung schreiben? Wenn der Auftrag von dem Angebot abweicht oder eventuell nur eine mündliche oder formlose Vereinbarung getroffen wurde, kann eine Auftragsbestätigung wichtig sein, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Rechtssicherheit in Bezug auf die Auftragserteilung herzustellen. Die Auftragsbestätigung ist in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Nach DIN-Norm 69905 ist sie eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrags“. Dies kann etwa in den folgenden Fällen sehr empfehlenswert sein: Wenn ein Auftrag nur telefonisch erteilt wurde Wenn Unklarheit über wesentliche Inhalte des Auftrags besteht, z. B. Umfang, Preis oder Termin Wenn das Angebot „freibleibend“ abgegeben wurde Wenn vom Text des Angebots abgewichen wird Wenn das Risiko von Missverständnissen besteht (z. B. erster Auftrag eines Neukunden, ausländische Geschäftspartner) Wenn Sie noch einmal explizit auf Ihre AGB oder sonstige vertragliche Vereinbarungen hinweisen möchten. Damit nicht der Eindruck entsteht, dass man ein Angebot stillschweigend (konkludent) in der vorliegenden Form angenommen hat Was sollte eine Auftragsbestätigung enthalten? Das kommt darauf an. Wenn ein Auftrag bisher nur mündlich erteilt wurde, ist es sinnvoll, im Bestätigungsschreiben wirklich alle Auftragsdaten festzuhalten. Wenn ein schriftlicher Auftrag besteht, von dem lediglich in einem oder einigen wenigen Punkten abgewichen wird, genügt es, sich eindeutig auf diesen Auftrag zu beziehen und die Abweichungen in der Auftragsbestätigung unmissverständlich klarzustellen. Eine vollständige Auftragsbestätigung könnte folgende Angaben enthalten: Die Bezeichnung „Auftragsbestätigung“ als Überschrift Namen und Adressen von Auftraggeber und Auftragnehmer sowie den Namen des Gesprächspartners, mit dem die Vereinbarung getroffen wurde. Eventuell Kundennummer des Auftraggebers Datum der Auftragserteilung Genaue Spezifikation der beauftragten Produkte oder Dienstleistungen. Unter Umständen kann hier auf weitere Dokumente wie z. B. Lastenheft Bezug genommen werden. Ansonsten sollten die Waren- oder Leistungsbezeichnungen, Mengen, Einzelpreise, Gesamtpreis, Umsatzsteuersatz und Zahlungsmodalitäten angegeben werden. Liefermodalitäten (Fracht, Versicherung, Verpackung usw.) Voraussichtlicher Lieferungs- oder Leistungstermin Zahlungsbedingungen, Rabatte oder sonstige Nebenabreden Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lieferanten Ein Dank für den erteilten Auftrag ist ebenfalls angebracht. Welche Formvorschriften gibt es? Eigentlich keine. Eine Auftragsbestätigung kann sogar mündlich erteilt werden. Das ist jedoch nicht empfehlenswert, da sie dann bei einem eventuellen Rechtsstreit keine Beweiskraft hat. Daher empfiehlt sich für eine Auftragsbestätigung die Schriftform, damit sie bindend ist. Je nachdem, wie groß und wichtig das Geschäft ist, kann eine einfache E-Mail genügen oder ist möglicherweise ein Fax oder ein unterschriebenes Dokument die bessere Lösung. Welche Folgen hat eine Auftragsbestätigung? Mit der Auftragsbestätigung verpflichtet sich der Lieferant bindend, den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen auszuführen. Der Kunde hat damit die Sicherheit, dass sein Auftrag zum vereinbarten Preis und Termin erfüllt wird. Bei einem eventuellen Rechtsstreit entfaltet die Auftragsbestätigung Beweiskraft und kann entscheidend für die Klärung der Angelegenheit sein. Die Auftragsbestätigung ist übrigens juristisch gesehen ein Handelsbrief, für den eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren gilt. Sie zählt zu den rechnungslegungsrelevanten Unterlagen, die in der Buchhaltung aufbewahrt und am Vorgang archiviert werden müssen. Dies ist für die Nachweispflichten nach GoBD im Falle einer Betriebsprüfung unbedingt erforderlich. Muster und Vorlagen für die Auftragsbestätigung Formulierungsvorschläge finden Sie zum Beispiel im Juraforum unter https://www.juraforum.de/lexikon/auftragsbestaetigung . Darüber hinaus liefert Ihnen eine einfache Google-Abfrage auch Muster-Auftragsbestätigungen. Aber diese müssen nicht unbedingt auf Ihr Geschäftsmodell und Ihren Anwendungsfall passen. Daher kann man nur raten: Fassen Sie selbst die vereinbarten Punkte übersichtlich und knapp zusammen. Und stellen Sie sicher, dass der Kunde die Bestätigung auch empfangen und verstanden hat. Dann können Sie daran gehen, die Ressourcen für die Auftragserfüllung zu planen. Ein Wort für Auftraggeber Lesen Sie eine Bestätigung, die der Lieferant Ihnen schreibt, genau durch. Da diese rechtlich bindende Wirkung hat, sollten Sie alle Angaben überprüfen. Hat der Lieferant alle Vereinbarungen richtig verstanden und korrekt wiedergegeben? Riskieren Sie nicht, dass Ihnen ein abweichender Liefertermin oder andere unerwünschte Vertragsänderungen untergeschoben werden. Zusammenfassung Die Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung des Lieferanten über die Annahme eines Auftrags zu den darin näher bezeichneten Bedingungen. Sie ist nicht verpflichtend, kann aber wichtig sein, wenn die genauen Modalitäten eines Auftrags nicht zu hundert Prozent klar sind oder nur mündlich vereinbart wurden. Wenn eine Auftragsbestätigung erteilt wird, ist sie rechtlich bindend. Sie muss als Beleg zu den Unterlagen der Finanzbuchhaltung genommen werden, da sie wichtig ist, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. ### Deckungsbeitragsrechnung: So behalten Sie Ihre Kosten im Griff Welche Produkte oder Services tragen wie viel zum Betriebsergebnis bei? Welche sind besonders lohnend, welche sind unwirtschaftlich? Diese Fragen beantwortet die Deckungsbeitragsrechnung. Was ist ein Deckungsbeitrag? Vereinfacht ausgedrückt ist dies der Anteil, den ein verkauftes Produkt zur Deckung der Betriebskosten beiträgt. Im Idealfall wird das Produkt natürlich teurer verkauft als produziert – dann entsteht für das Unternehmen ein Gewinn. Betriebswirtschaftlich gehört die Deckungsbeitragsrechnung zum Themenkomplex der Kosten- und Leistungsrechnung. Wie wird ein Deckungsbeitrag berechnet? Der Deckungsbeitrag berechnet sich zu Umsatz minus anteilige variable Kosten. Der (hoffentlich) verbleibende Betrag dient zur Deckung der fixen Kosten und das, was danach (hoffentlich) noch übrig bleibt, fließt in das Betriebsergebnis ein. Salopp gesagt ist es Ihr Gewinn. Das scheint einfacher als es ist, denn zunächst müssen Sie einmal: Ihre fixen und variablen Kosten kennen, diese auf die verkauften Produkte umlegen und die Einstands- und Verkaufspreise Ihrer Leistungen und Produkte definieren. Fixkosten und variable Kosten Fixe Kosten sind Kosten, die dem einzelnen Produkt bzw. der Leistung nicht eindeutig zugeordnet werden können; sie werden daher auch als Gemeinkosten bezeichnet. Dem gegenüber sind variable Kosten eindeutig zuzuordnen; man spricht daher auch von Einzelkosten. Deckungsbeitrag I und II Der Deckungsbeitrag I ist die Differenz zwischen Umsatzerlös und variablen Kosten. Der Deckungsbeitrag II ergibt sich, wenn davon auch noch die Fixkosten abgezogen werden. Ein Beispiel aus der Dienstleistungsbranche Angenommen, ein Beratungsunternehmen entsendet Consultants für eine Strategieberatung in ein Kundenunternehmen. Die Leistung der Consultants wird dem Kunden gegenüber mit EUR 1.000 pro Person und Tag berechnet. Die Gehälter der Consultants belaufen sich auf EUR 400 pro Tag. Der Deckungsbeitrag pro „Manntag“ beträgt also EUR 600 Euro. Das Unternehmen hat aber auch Gemeinkosten. Dazu gehören die Büromiete, die Gehälter für die Mitarbeiter im Innendienst – Sekretariat, Buchhaltung, Software usw. Diese Fixkosten betragen vielleicht EUR 200.000 pro Jahr, umgelegt auf 200 Arbeitstage also EUR 1.000 pro Tag. Wenn täglich mindestens zwei Manntage abgerechnet werden können, ist das Unternehmen in der Gewinnzone, denn: Umsatzerlöse   2.000 Variable Kosten  - 800 Deckungsbeitrag I   1.200 Fixe Kosten -  1.000 Betriebsergebnis oder Deckungsbeitrag II   200 Damit der Chef mehr verdient als seine Consultants und zusätzlich auch noch die Weihnachtsfeier bezahlen kann, müsste er allerdings noch einiges mehr an Umsatz generieren. Oder er reduziert seine Kosten… Produzierende Industrie Was dem Dienstleistungssektor die „Manntage“ sind, das ist der produzierenden Industrie der Wareneinsatz. Häufig gilt die Faustregel: Je höher die Produktionsmenge, desto geringer die Stückkosten, da Lieferanten in der Regel bei Abnahme größerer Mengen günstigere Preise berechnen. Dies sollte ein Unternehmen jedoch nicht veranlassen, auf Halde zu produzieren, da hohe Lagerbestände hohe Kosten generieren. In Logistik und Produktion setzt sich vielerorts das Just-in-Time-Prinzip durch. Es wird genau das eingekauft, geliefert und produziert, was auch abgesetzt werden kann – genau zur richtigen Zeit, eben „just in time“. Möglich ist dies durch immer intelligentere Software, die Echtzeitdaten über alle Unternehmensbereiche liefert und somit eine nie gekannte Feinsteuerung der Prozesse ermöglicht. Viele Kostenarten Wenn man bedenkt, wie viele Kosten und Kostenarten es gibt – Personal, Wareneinsatz, Produktion, Logistik, Energie, Mieten, Zinsen, Bürokosten, kalkulatorische Kosten, interne und externe Dienstleister usw. – dann wird deutlich, wie schwierig es werden kann, einen Deckungsbeitrag zu berechnen. Darüber hinaus gibt es Leistungen, deren Wert ebenfalls zunächst einmal schwierig zu beziffern ist. Wenn Sie z. B. Deckungsbeiträge in laufenden Projekten berechnen möchten, lässt sich nicht zu jedem Zeitpunkt genau quantifizieren, welche Leistungen bereits erbracht wurden, wieviel diese gekostet haben und welche Einnahmen diese Leistungen generieren. Einstufige und mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung Bei der einstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Fixkosten im Ganzen von der Summe der berechneten Deckungsbeiträge abgezogen. Bei der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Fixkosten aufgespalten und auf die verschiedenen Verursacher im Unternehmen umgelegt. Dadurch wird transparent, welche Bereiche im Unternehmen welche Kosten verursachen. Diese differenzierte Betrachtung ermöglicht es, Schwachstellen zu analysieren, Vergleiche anzustellen und Steuerungsmaßnahmen für mehr Kostenkontrolle zu implementieren. Deckungsbeitragsrechnung als Steuerungsinstrument Wenn ein Unternehmen seine Kosten- und Erlössituation genau analysiert, kann es besser entscheiden, wohin die Reise gehen soll. Zeigt sich auf der Erlösseite bei einem bestimmten Erzeugnis oder Service eine Unterdeckung, kann dieses aus dem Angebot genommen werden, bevor eine finanzielle Schieflage entsteht. Oder es werden andere Parameter geändert, z. B. beim Preis oder bei den Kosten, damit sich die Sache wieder lohnt. Auf der Kostenseite ist es wichtig zu wissen, wie sich die Kosten zusammensetzen und entwickeln. Welche Produktionsfaktoren können eventuell günstiger erworben oder gewinnbringender eingesetzt werden? Steuerung ist proaktiv Wenn Deckungsbeiträge immer erst nachträglich – nach Ende des Projektes – berechnet werden, nutzen sie der Unternehmenssteuerung wenig. Mit einer solchen retrospektiven Deckungsbeitragsrechnung können lediglich Erfahrungswerte gesammelt werden, aber Sie erkennen nicht rechtzeitig, ob das „Kind in den Brunnen fällt“. Daher ist es wichtig, ein Instrumentarium aufzubauen, das eine laufende Kontrolle der Kosten und Deckungsbeiträge ermöglicht. Zum Beispiel in laufenden Projekten: Welche Leistungen zu welchen Kosten wurden oder werden noch erbracht und wie rentieren sie sich? Drohen irgendwelche Kosten, aus dem Ruder zu laufen? Software für das Kostencontrolling Mit Unternehmenssoftware können heute manche Deckungsbeiträge in Echtzeit abgerufen werden. Das ist, wie oben gesagt, besonders für die Projektsteuerung wichtig. Wenn die Software Projektfunktionalitäten mit Abrechnungs- und Buchführungsfunktionen integriert, kann der Projektmanager zu jeder Zeit sehen, wie sich die Kosten und Erlöse im Projekt entwickeln. Dabei können nicht nur die Einzelkosten, sondern auch die auf das Projekt entfallenden variablen Kosten auf diese Projektkostenstelle gebucht werden. Ein Beispiel dafür wäre es, wenn eine Sekretärin eine Präsentation für ein Projekt erstellt und die dafür aufgewendete Arbeitszeit auf dieses Projekt erfasst. Wenn für die Sekretärin ein Stundenverrechnungssatz im System hinterlegt ist, kann ihr Anteil an den Projektkosten direkt einbezogen werden. Zusammenfassung Die Deckungsbeitragsrechnung ermittelt, wie viel ein Produkt oder eine Leistung zum Betriebserfolg beiträgt. Außerdem gibt sie Aufschluss über die Kostenstruktur und Kostenentwicklung im Unternehmen. Diese Analysen sind wichtig, um die Wirtschaftlichkeit der Produkte und Leistungen zu ermitteln. Diese sollten tunlichst nicht nur die Einzel- und Gemeinkosten decken, die bei ihrer Herstellung anfallen, sondern zusätzlich noch einen positiven Beitrag zum Betriebsergebnis leisten. Leistungsfähige Unternehmenssoftware ermöglicht heute auch eine laufende Deckungsbeitragsrechnung und eine Prognose der Rentabilität. Wenn der Deckungsbeitrag nicht ausreicht, müssen Kosten gesenkt, Preise angehoben oder Sortimente umstrukturiert werden. ### Stornorechnung für die Rechnungskorrektur – So geht's Manchmal unterläuft beim Schreiben einer Rechnung ein Fehler. Vielleicht wurde eine Position vergessen oder mit dem falschen Steuersatz abgerechnet. Oder ein Rabatt wurde vergessen. Was tun? Was ist eine Stornorechnung? Damit die Buchhaltung stimmt, müssen falsch ausgestellte Rechnungen korrigiert werden. Eine Rechnungskorrektur besteht im Grunde aus zwei Schritten: Die Originalrechnung wird mit einer Stornorechnung ausgeglichen. Es wird eine neue, korrekte Rechnung gestellt. Daraus folgt, dass die Begriffe „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ und „Korrekturrechnung“ im Grunde dasselbe bedeuten. Ist eine Stornorechnung eine Gutschrift? Buchhalterisch ist dies der Fall. Aber tatsächlich darf eine Stornorechnung heute nicht mehr als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Denn dadurch werden zwei grundverschiedene Vorfälle vermischt: Bei einer „echten“ Gutschrift wird dem Lieferanten ein Betrag gutgeschrieben, ohne dass dieser eine Rechnung gestellt hätte. Nicht der Lieferant, sondern sein Kunde stößt den Zahlvorgang an, indem er die Gutschrift erteilt. Häufig werden Gutschriften für Provisionsgeschäfte erteilt. Auch Verlage zahlen ihre „Festen Freien“ Mitarbeiter häufig im Wege der Gutschrift. Es handelt sich hier also um eine Art „umgekehrte Rechnung“. Bei einer Stornorechnung wird dem Kunden ein Betrag gutgeschrieben. Dieser dient zum Stornieren einer Rechnung, die der Lieferant ursprünglich geschrieben hatte, aber dann korrigieren musste. Damit dieser Vorgang buchhalterisch sauber und nachvollziehbar erfasst werden kann, ist ein Beleg notwendig, eben die Stornorechnung. Was passiert, wenn ich eine Stornorechnung „Gutschrift“ nenne? In diesem Fall kann es sein, dass das Finanzamt dem Gutschriftsempfänger den Umsatzsteuerabzug versagt. Außerdem wird die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage nicht um den Betrag der Gutschrift (der eigentlichen Rechnungskorrektur) reduziert. Im Klartext: Dem Empfänger einer solchen, fälschlich als „Gutschrift“ benannten Stornorechnung drohen steuerliche Nachteile. Das möchte kein Lieferant seinem Auftraggeber zumuten. Wie wird eine Stornorechnung geschrieben? Eine Stornorechnung enthält dieselben gesetzlichen Rechnungsbestandteile wie jede andere Rechnung. Sie erhält eine eigene Rechnungsnummer. Zusätzlich muss sie eindeutig auf die zu stornierende Originalrechnung Bezug nehmen. Sie muss daher Folgendes enthalten: Die Rechnungsnummer der Originalrechnung Das Rechnungsdatum der Originalrechnung Den Betrag der Originalrechnung mit einem Minuszeichen davor Geht es auch etwas einfacher? Für alle, denen jetzt der Kopf schwirrt, gibt es eine gute Nachricht: Mit einer modernen Buchhaltungssoftware brauchen Sie sich keine Gedanken um die Richtigkeit der Korrekturrechnung zu machen. In der Regel funktionieren solche Programme ganz einfach. Sie klicken auf die zu stornierende Rechnung. Sie klicken auf „Stornieren“ oder „Gutschreiben“ oder wie auch immer die Funktion in der jeweiligen Software heißt. …Und die Software generiert die Korrekturrechnung automatisch, ohne dass Sie noch etwas tun müssen. Mit einem weiteren Mauklick ist es in der Regel möglich, den Beleg direkt aus der Software heraus per E-Mail an den Kunden zu senden. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine solche, computergenerierte Stornorechnung. Was kann ich tun, damit gar kein Rechnungsstorno nötig wird? Am besten ist es, wenn Rechnungen von Anfang an stimmen. Dann wird gar keine Korrektur nötig. Wie können Sie Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden? Verwenden Sie doch einfach eine Abrechnungssoftware! Diese praktischen Programme nehmen suchen sich viele Rechnungsangaben selbsttätig zusammen. Preise, Steuersätze, korrekte Rechnungsanschrift, Kundennummer, Rechnungsnummer, Steuernummer, Datum, Gesamtbetrag – alle diese Daten werden von der Software ausgefüllt. Tipp-, Rechen- und Übertragungsfehler sind damit schon einmal ausgeschlossen. Neue Rechtsprechung zu Rechnungskorrekturen Der Europäische Gerichtshof (EUGH) hat kürzlich entschieden, dass eine Stornorechnung umsatzsteuerlich auch rückwirkend für das Jahr der Ausstellung der Originalrechnung gültig ist (vgl. Urteil vom 15.09.2016 Rs. C-518/14 "Senatex"). Früher wirkte in Deutschland eine Rechnungskorrektur nur für die Zukunft, in dem Jahr der Erteilung der Stornorechnung. Vorlage für eine Stornorechnung Eine Vorlage finden Sie beispielsweise unter https://rechnungen-muster.de/downloads/Stornorechnung-Muster-Vorlage.pdf . Fazit Stornorechnungen sind dasselbe wie Korrekturrechnungen: Sie dienen dazu, eine unrichtige Rechnung nachträglich zu stornieren. Die Buchhaltung benötigt einen Beleg, um die verkehrte Rechnung auszubuchen und dieser Beleg ist die Stornorechnung. Diese muss als „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ gekennzeichnet sein und eindeutig auf die zu stornierende Rechnung Bezug nehmen. Sie darf nicht als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Fehler bei der Rechnungsstellung lassen sich am besten mit einer Abrechnungssoftware vermeiden. Diese füllt viele Rechnungsangaben aus ihren gespeicherten Daten aus. Das geht nicht nur schneller sondern spart auch Tipp- und Übertragungsfehler. ### DMS Software – mehr als Dokumentenmanagement Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen die früheren Windows-Ordner ab. Sie bergen ein enormes Effizienzpotenzial. Privat nutzen viele bereits Dropbox, Onedrive oder Google Drive arbeiten. Doch im Business zögern Unternehmen noch. Was bringt mir ein DMS? Wie finde ich das richtige DMS für meine Anforderungen? Wofür kann ein DMS eingesetzt werden? Hier finden Sie Antworten auf Ihre Fragen. Anforderungen an ein DMS-System Zu den häufigsten Anforderungen an DMS-Systeme gehören: Einfache Bedienbarkeit Dokumente sicher und strukturiert ablegen Suchaufwand minimieren Belege erfassen und revisionssicher archivieren Dokumente in Geschäftsprozesse einbeziehen Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten (eCollaboration) Standortunabhängig auf Informationen zugreifen Diese Anforderungen gehen über das hinaus, was die üblichen Cloud-Speicher bieten. Die beste Lösung ist ein DMS, das in die betrieblichen Prozesse integriert ist. Je weiter diese Integration fortschreitet, umso eher kann man dann schon von einem ECM (Enterprise Content Management System) sprechen, das quer durch das Unternehmen alle Prozesse flankiert. Einfachheit ist wichtig Auch die beste Software bringt nichts, wenn Ihre Leute nicht damit arbeiten. Das gilt besonders für das DMS, denn mit diesem muss praktisch jeder zurechtkommen. Daher sind eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Möglichkeiten für den Dokumenten-Upload zentral. Eine Scanner-Anbindung ermöglicht, Dokumente direkt in das DMS hinein zu scannen. Die Software soll Verbindung mit lokalen Ordnern auf einem PC (Ordner-Synchronisierung) ermöglichen. Auch sollte es ein Leichtes sein, Dateien einfach per Drag&Drop in die DMS-Software zu ziehen. Individuelle Anforderungen klären Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen. Daher sollten Sie sich am Anfang einige Fragen stellen, zum Beispiel: Welche Dokumente fallen in Ihrem Unternehmen an? Wie, wo und von wem werden diese bearbeitet? Welche Anforderungen stellen Sie an Geheimhaltung und Datenschutz? Ein Verlagshaus wird z. B. andere Anforderungen an sein DMS stellen als eine Autowerkstatt. Beide haben sehr unterschiedliche Dokumentenprozesse. Ein Beispielfall Ein Geschäftsführer eines Beratungsunternehmens erklärte mir einmal: „Wir hatten früher schränkeweise Akten. Es dauerte manchmal Tage, Unterlagen zu einem großen Projekt zusammenzusuchen. Jeder Praktikant brauchte zunächst einmal einige Tage, um sich mit der Ablage vertraut zu machen. Der Suchaufwand machte schätzungsweise 40 Prozent unserer Arbeitszeit aus. Das wollten wir unbedingt beenden.“ Das Unternehmen entschied sich für eine DMS-Software mit besonders starken OCR-Fähigkeiten. Es ging darum, diese vielen Meter Akten einfach einzuscannen, ohne jedes Dokument einzeln benennen zu müssen. Die OCR-Volltexterkennung scannte und indizierte den Inhalt ganz selbsttätig. Anschließend konnten die Bearbeiter einfach anhand einer Stichwortsuche – ähnlich wie bei Google – in Sekunden alle Informationen finden, die sie brauchten. Damit war der größte „Schmerz“, den das Unternehmen empfand, beseitigt. Viele weitere Nutzungsmöglichkeiten der DMS-Software wurden erst nach und nach erschlossen; sie waren quasi „nice-to-have“. eCollaboration? Das machen Sie mit Links. Mit einem DMS liegen Dokumente nicht verstreut in `zig unterschiedlichen Versionen auf verschiedenen Festplatten und in E-Mail-Postächern. Stattdessen existiert genau eine aktuelle Version. Diese kann zur Bearbeitung, zur Ansicht und/oder zum Download an einzelne Benutzer oder Gruppen freigegeben werden. Fortschrittliche Systeme ermöglichen sogar, ein Passwort oder Verfallsdatum hinzuzufügen, um die Geheimhaltung schutzwürdiger Daten zu gewährleisten. Seine Stärken zeigt ein DMS bei der Team-Zusammenarbeit. Alle Beteiligten arbeiten an einer konsistenten Version. Wenn eine Person bearbeitet, können andere Personen das Dokument nur schreibgeschützt öffnen. Wenn das Dokument mit anderen geteilt wird, dann nicht als Datei, sondern als Link auf einen einzigen, versionierten Speicherort. Der Link gibt immer Zugriff auf die allerneueste Fassung. Diese Option ist besonders komfortabel für verteilte Teams und die Kooperation mit Externen. Filterfähigkeiten, Kommentarfunktionen und Schlagwörter schaffen zusätzliche Ordnung und erleichtern das Management von Dokumenten. Die dritte Dimension der Unternehmensprozesse Was hat ein DMS mit Geschäftsprozessen zu tun? Eine Menge. Wenn Unternehmensdaten ein Bienenstock sind, sind Dokumente die Arbeiterinnen. Sie laufen überall im Hintergrund mit und sind auf vielfältige Weise mit den Prozessen verknüpft. Akquisition und Vertrieb Angebote, E-Mail-Korrespondenz, Präsentationen, Gesprächsprotokolle, Notizen, Werbeprospekte und Broschüren – alle diese Dokumente fallen im Vertriebsprozess an. Vertriebsorganisationen sind oft dezentral aufgestellt. Da kann es fatal sein, wenn wichtige Unterlagen auf einer Festplatte im Büro schlummern, während der Verkäufer glaubt, über den Stand der Gespräche wohlinformiert zu sein. In einem Cloud-DMS stehen alle relevanten Dokumente aktuell, vollständig und sicher zur Verfügung. Wenn ein CRM für die Vertriebsunterstützung eingesetzt wird, können diese Unterlagen zusätzlich noch mit dem entsprechenden Vertriebsvorgang verknüpft werden. Das bedeutet, dass der zuständige Mitarbeiter nicht nur das Dokument sieht, sondern aus diesem auch erschließen kann, in welcher Phase sich die Akquisition befindet und welche Aktivitäten als Nächstes anstehen. Auf diese Weise unterstützt ein DMS zum Beispiel die Vertriebs-Pipeline. Kundenbetreuung und Projekte Wenn der Kunde gewonnen wurde, wird aus dem Angebot ein Auftrag – wieder zwei Dokumentenarten. Danach fallen weitere Dokumente an, etwa Lasten- und Pflichtenhefte, Vertragsentwürfe inklusive der früheren Versionen, weitere Protokolle, E-Mails, Telefonnotizen, Projektpläne, Zeit- und Leistungserfassung, Dokumentationen, Spezifikationen. Alle diese Informationen laufen im DMS zusammen - in Echtzeit, aktuell und unverlierbar. Wenn das DMS in die Projekt- und Buchhaltungsfunktionen der Unternehmenssoftware integriert ist, speist es zugleich auch die Projektakte und die damit verbundene Rechnungsstellung. Rechnungswesen und Reporting Im Rechnungswesen laufen dokumentengetriebene Prozesse ab. Wenn eine Eingangsrechnung eintrifft, wird sie gescannt und im DMS abgelegt und kann – je nach Grad der Integration – von dort aus konsistent und teilweise automatisiert weiter bearbeitet werden. An den Belegen können Prüfvermerke, Kommentare und Bearbeitungsprotokolle gespeichert werden. Die Rechnungen werden ohne Medienbruch in die Buchhaltungssoftware überspielt. Gleichzeitig sind sie mit dem Vertriebs- und Kundenprozess derart verknüpft, dass vom Dokument aus ein Zugriff auf den sachlichen Hintergrund möglich ist. Die GoBD (Richtlinien der Finanzbehörde für die digitale Buchführung) haben implizit zur Folge, dass Unternehmen ohne ein DMS gar nicht mehr rechtskonform arbeiten können. Die DMS-Software wird für die ordnungsgemäße Erfassung, Sicherung, Verarbeitung und Archivierung von Buchhaltungsbelegen praktisch zu einem Muss. Microsoft Office-Integration Einige Systeme können an Microsoft Office angebunden werden. Das hat gleich mehrere Vorteile. Die Mitarbeiter können Dokumente wie gewohnt in Office bearbeiten. Sie müssen ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen, um mit dem Dokumentenmanagementsystem zu arbeiten. Das erhöht die Akzeptanz auch bei jenen Mitarbeitern, die ihre traditionellen Arbeitsweisen nicht gerne ändern möchten. Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen oder Powerpoint-Präsentationen werden einfach mit einem Klick im DMS gespeichert. Ebenso können die Dokumente aus dem DMS geladen werden und darin zurück gespeichert werden. E-Mails und E-Mail-Anhänge können nach bestimmten Einstellungen automatisch im DMS gespeichert werden. Das ist wichtig, wenn eine E-Mail den Charakter eines Handelsbriefs hat. Solche Mitteilungen haben eine wichtige Dokumentationsfunktion und unterliegen per Gesetz einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Das gilt auch für alle anderen Nachrichten, die notwendig sind, um Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können. Liegt die Mail erst im DMS, ist dem Gesetz Genüge getan. Fazit In einer DMS-Software werden Dokumente rechtskonform gespeichert. Durch Versionierung, Freigabe-Möglichkeiten und die Integration mit Microsoft Office und anderen Anwendungen kann ein solches System die Geschäftsprozesse im Unternehmen immens unterstützen. Außerdem ermöglicht es eine reibungslose virtuelle Zusammenarbeit von Teams mit internen und externen Mitgliedern. ### Chancen der Digitalisierung für Steuerberater Die Digitalisierung bietet für Steuerberater und ihre Mandanten enorme Chancen. Von A wie Archivierung bis Z wie Zusammenarbeit wird alles effizienter, einfacher, transparenter. Neue Software-Anwendungen und Arbeitsweisen entlasten die Kanzlei und schaffen Freiraum für die aktive Beratung von Mandanten. Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen an Steuerberatungskanzleien. Dieser Beitrag untersucht, wie Sie diese Anforderungen zu Ihrem Wettbewerbsvorteil machen können. Aspekte des Wandels Steuerberater arbeiten nicht im luftleeren Raum, sondern unterliegen vielen Einflüssen in einem äußerst dynamischen Umfeld: Der Gesetzgeber schafft neue Rahmenbedingungen und Regulierungen, z. B. durch die GoBD. Die Mandanten stellen immer höhere Ansprüche an Beratungsqualität und Service. Gute Mitarbeiter sind immer schwieriger zu bekommen. Andere Dienstleister nehmen den Steuerberatern Marktanteile weg. Die Cloud-Software hält Einzug in den Kanzlei-Alltag. Die Digitalisierung von Standardprozessen und Routineaufgaben schafft Raum für eine strategische Weiterentwicklung der Kanzlei. Widerstände und Fehleinschätzungen Viele Steuerberater sehen in der Digitalisierung eine Bedrohung oder befürchten Mehrarbeit. „Dafür haben wir keine Zeit“ ist eine oft gehörte Antwort. Tatsächlich spart Digitalisierung sogar Zeit – die der Steuerberater dann wertschöpfend für Beratungstätigkeiten einsetzen kann. Wie funktioniert das? Digitalisierung von Einzeltätigkeiten Belege (z.B. Eingangsrechnungen) scannen Digitalisierung beginnt mit dem Scannen von Belegen. Das BMF hat mit seiner Richtlinie zum Ersetzenden Scannen den Weg dafür frei gemacht. Fast jedes Büro hat heute einen Scanner. Übrigens auch Ihr Mandant! Am besten ist es, wenn dieser seine Belege direkt einscannt. Volltexterkennung Die Scans werden in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hochgeladen. Dabei durchlaufen die Belege eine Volltexterkennung, die den Textinhalt liest und z. B. Beträge, USt.-IDs, IBAN-Nummern oder Datumswerte interpretieren kann. Doch ohne Hilfe kann das DMS die Daten nicht weiterverarbeiten. Zum Glück gibt es integrierte Softwarelösungen, die dies ermöglichen. Vorkontierung Wenn das DMS in die Unternehmenssoftware des Mandanten integriert ist, können die Belege vorkontiert werden. Das System nimmt sich Informationen aus den Kundendaten, bringt sie mit den Angaben der Eingangsrechnungen zusammen und erstellt daraus Buchungssätze. Der Name oder die USt-ID auf der Eingangsrechnung wird mit den Kundendaten abgeglichen. So findet die Software den Kreditor inklusive seiner Personenkontonummer, Zahlungsbedingungen usw. Für häufige oder Standard-Geschäftsvorfälle kann eine Kontierung hinterlegt werden. Wenn z. B. der Telefonanbieter des Mandanten eine Rechnung stellt, kann für Rechnungen dieses Kreditors der passende Buchungssatz in der Fibu-Software festgelegt werden. Auf die gleiche Art und Weise können Bankauszüge elektronisch übertragen, eingelesen und vorkontiert werden. Die erkannten Rechnungsangaben und Vorkontierungen werden in die Buchungsmaske übertragen. Der Sachbearbeiter muss diese nur noch überprüfen. Dokumentation Das BMF verlangt eine vollständige Dokumentation aller rechnungslegungsrelevanten Vorfälle. Eine fortschrittliche, digitale Fibu-Lösung dokumentiert alle Schritte automatisch direkt am Beleg bzw. am Vorgang. Protokolle und digitale Belegstempel sorgen dafür, dass die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben. Übertragung an die DATEV Die DATEV hat mit DATEVconnect online eine Schnittstelle geschaffen, die die digitale Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerberatern fördert. Wenn der Unternehmer eine fortschrittliche Cloud-Software nutzt, werden seine vorkontierten Belege beim Steuerberater direkt in DATEV Unternehmen online bereitgestellt. Digitalisierung von Prozessen Mit integrierter Software lässt sich der gesamte Erfassungs- und Buchführungsprozess, inklusive GoBD-konformer Belegarchivierung durchgängig und transparent abwickeln – mit einem Höchstmaß an zeitsparenden Automatisierungen. Einmal eingerichtet, läuft der Prozess wie am Schnürchen: Der Mandant scannt seine Belege in einen Ordner, der mit seiner Unternehmenssoftware synchronisiert wird. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassen- und sonstige Belege werden n dieser Software direkt richtig zugeordnet. Mithilfe von integrierten Geschäftsvorfällen und Kontierungsassistenten werden die Belege vorkontiert. Über DATEVconnect online werden die vorkontierten Belegbilder inklusive Kontierung direkt vom Mandanten in die Kanzleisoftware überspielt. Beim Steuerberater müssen die Buchungen nur noch kontrolliert und ergänzt werden. Über Freigaben im DMS kann der Steuerberater dem Mandanten Auswertungen und Berichte zur Verfügung stellen. Zugleich kann er Unterlagen, die ihm noch fehlen, ohne zeitraubende Rückfragen abrufen. Was gewinne ich dabei? Sie gewinnen Zeit – die Sie produktiv einsetzen können. Und Sie gewinnen Rechtssicherheit, da Geschäftsvorfälle in einer zeitgemäßen Unternehmenssoftware zeitnah erfasst, dokumentiert, sowie nachvollziehbar und unverlierbar aufbewahrt werden. Einige Beispiele mögen illustrieren, welches Effizienzpotenzial Steuerberater durch die Digitalisierung gewinnen. Vor der DigitalisierungNach der DigitalisierungAkte aus Schrank heraussuchenVirtuelle Mandantenakte in Echtzeit aus der Cloud ladenTelefonnummer suchen und Telefon bedienenIn einer Software auf einen Button klickenBuchungen manuell erledigenAutomatisiert buchen durch in der Software eingestelltes RegelwerkInformationen nur beim Mandanten oder in der Kanzlei vorhandenInformationen liegen bei beiden Partnern in Cloud-DMS vorInformationen suchenInformationen durch Volltexterkennung findenBelege suchen und ordnenBelege digital geordnet verfügbarZeitverlust durch RückfragenZugriff auf relevante Dokumente über die Mandantenverwaltungundokumentierte Abläufedokumentierte, qualitätsgesicherte Prozesse Buchführung ist aber ein wichtiges Geschäftsfeld für mich! Wenn die Buchführung ein zentraler Bestandteil Ihrer Leistungen ist, dann klingt dieses Szenario bedrohlich. Wie wird die Arbeit ersetzt, die durch Digitalisierung früher oder später wegfällt? Tatsächlich lässt sich diese Entwicklung praktisch schon heute nicht mehr aufhalten. Was digitalisiert werden kann, wird früher oder später auch digitalisiert werden. Hinzu kommt, dass die Buchhaltung auch von anderen Dienstleistern oder vom Mandanten selbst erledigt werden kann. Aktive Beratung gewünscht Zum Wohle des Steuerberaters kommen die gestiegenen Ansprüche von Mandanten einerseits und Finanzbehörden andererseits ins Spiel. Digitalisierung führt zu einer Art Tauschgeschäft: Statt Buchführung wird mehr Beratung geleistet. Zwei Drittel der Mandanten wünschen sich eine aktive Beratung seitens Ihrer Kanzlei (vgl. Studie zur Studie zur Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant). Denn der Steuerberater ist immer noch Ansprechpartner Nummer eins für den deutschen Mittelstand. Beratung wird insbesondere zu folgenden Themen nachgefragt: Unternehmensstrategie und Steuerung Wachstum Fragen der Unternehmensnachfolge Investitionen Rentabilität und Liquidität KPIs und Benchmarks Software für die Mandantenberatung Ein Mandanten-Beratungsportal kann den Wandel für Steuerberater erleichtern, indem es nach einmaliger Anmeldung Echtzeit-Zugriff auf die Zahlen aller Mandanten gibt. So kann der Steuerberater seine Beratung individuell und stets aktuell gestalten. Steuerberater können gemeinsam mit ihren Mandanten deren Ziele durchleuchten, passende KPIs finden, im Zeit- und Branchenvergleich eine sinnvolle Strategie erarbeiten. Durch den Echtzeitzugriff auf die Fibu-Daten der Mandanten können Steuerberater den Geschäftsgang nachvollziehen und rechtzeitig warnen und nachjustieren, wenn die Kennzahlen sich verschlechtern. Durch eine solche personalisierte und hochqualifizierte Leistung binden Steuerberater ihre Mandanten an sich und setzen sich langfristig gegen den Wettbewerb durch. Der Faktor Mensch Als Dienstleister haben Steuerberater vor allem mit Menschen zu tun. Mandanten und Mitarbeiter sollten auf dem Weg des digitalen Wandels mitgenommen werden. Während die Mandanten selbst ihre Unternehmen zunehmend digitalisieren (müssen), sehen Mitarbeiter manchmal skeptisch in die Zukunft. „Rationeller Prozess“ wird mit „wegrationalisieren“ assoziiert. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter die digitale Transformation mit unterstützen. Jeder sollte verstehen, dass die Entlastung von Routinetätigkeiten Raum für Weiterqualifizierung und interessantere Aufgaben schafft. Wer Innovationen ablehnt, kann im digitalen Wettbewerb bald nicht mehr bestehen. Fazit GoBD, Ersetzendes Scannen, DATEVconnect online, Cloud-Software, integriertes Reporting, Prozess-Optimierung – die Digitalisierung von Steuerberaterkanzleien ist DAS Zukunftsthema der Branche. Neue Services und Software-Produkte sorgen für schnelle und konsistente digitale Abläufe und schaffen Raum für hochwertige Beratungsleistungen. Steuerberater, die heute die Chancen der Digitalisierung ausschöpfen, können mehr wertschöpfende Beratungsleistungen anbieten und ihre Mandanten mit überzeugenden Problemlösungen an sich binden. Diesen Wandel zu bewältigen ist die beste Strategie für moderne Steuerberaterkanzleien. ### Reverse Charge und Steuerdeklaration Was ist das Reverse Charge-Verfahren? Reverse Charge bedeutet nichts Anderes als „Umkehr der Steuerschuldnerschaft“. Es handelt sich dabei um eine Sonderregelung bei der Umsatzsteuer. Diese ist in §13b UStG geregelt und betrifft innergemeinschaftliche, grenzüberschreitende Geschäfte mit Firmenkunden. Während normalerweise der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer zahlen muss, zahlt beim Reverse Charge-Verfahren der Leistungsempfänger – der Besteller – die Umsatzsteuer - und zieht sie direkt wieder ab. Rechnung netto ausstellen Daraus folgt, dass der leistende Unternehmer die Rechnung netto ausstellt. Der Leistungsempfänger (Auftraggeber) dagegen versteuert die erhaltene Leistung in seinem Land und zieht diese Steuer als Vorsteuer ab. Daher hat sich auch der Begriff „Abzugsverfahren“ für dieses Vorgehen eingebürgert. Durch den Vorsteuerabzug entsteht für den Auftraggeber in der Regel keine Zahllast. Anwendungsfälle Das Reverse Charge-Verfahren wird normalerweise angewendet, wenn ausländische Unternehmen in Deutschland steuerpflichtige sonstige Leistungen oder Werklieferungen ausführen. Zum Beispiel: Ein deutsches Unternehmen hat einen Auftrag an einen Lieferanten in Frankreich vergeben und erhält von diesem nach getaner Arbeit eine Rechnung. Bei langfristigen Geschäften, z. B. Wartungsverträgen, wird die Steuer für Reverse Charge-Geschäfte anteilig berechnet. Gegenstandswert ist die Tranche, die den jeweiligen Voranmeldungszeitraum betrifft. Unter bestimmten Umständen können auch reine Inlandsfälle unter die Reverse Charge-Regelung fallen. Dazu zählen z. B. Bauleistungen, Emissionshandelsgeschäfte und Lieferungen von Tablet-PCs. Entstehung der Steuerschuld Die Steuerschuld entsteht grundsätzlich mit Ende des Voranmeldungszeitraums, in dem die betreffende Rechnung ausgestellt wurde. Ersatzweise, z. B. bei Anzahlungen, entsteht die Steuerschuld dann, wenn die Anzahlung vereinnahmt wurde. Vorteile durch Reverse Charge Das Reverse Charge-Verfahren hat für alle Beteiligten Vorteile. Vorteile für den Leistungserbringer Ein französisches Unternehmen stellt seine Rechnung gegenüber dem deutschen Auftraggeber auf den Nettobetrag mit dem Vermerk „Reverse Charge“ aus. Da das französische Unternehmen keine Umsatzsteuer berechnet, muss es sich nicht mit dem deutschen Finanzamt auseinandersetzen. Es braucht sich z. B. nicht in Deutschland umsatzsteuerlich registrieren zu lassen. Stattdessen führt der in Deutschland ansässige, mit den deutschen Regelungen vertraute Auftraggeber die Steueranmeldung durch. Vorteile für den Leistungsempfänger Der deutsche Leistungsempfänger muss zwar die Umsatzsteuer für die Leistungen seiner französischen Lieferanten in Deutschland abführen. Aber er kann diese Umsatzsteuer in voller Höhe als Vorsteuer geltend machen. So ergibt sich für ihn keine Zahllast. Außerdem vereinfacht das Reverse Charge-Verfahren die Steuerdeklaration bei Auslandsgeschäften. Vorteile für die Finanzverwaltung Zusätzlich zieht auch das Finanzamt Vorteile aus dem Reverse Charge-Verfahren. Erstens wird die Steuererhebung erleichtert, da der Fiskus auf das Vermögen von Inländern besseren Zugriff hat als auf ausländisches Vermögen. Zweitens verbessert Reverse Charge in Branchen mit hohem Insolvenzrisiko (z. B. Baubranche) das Steueraufkommen. Früher kam es häufig vor, dass der Auftraggeber Vorsteuer aus Rechnungen eines Bauunternehmens abzog, das dann seinerseits aufgrund von Insolvenz keine Umsatzsteuer aus der betreffenden Rechnung mehr zahlen konnte. Dies führte zu Verlusten für den Fiskus. Dieses Verlustrisiko ist durch Reverse Charge ausgeschaltet. Rechnung korrekt ausstellen Die Rechnung des Leistungserbringers muss den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse Charge“ enthalten. Außerdem muss unbedingt die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers auf der Rechnung angegeben werden. Darüber hinaus sind im Wesentlichen die nach deutschem Recht verpflichtenden Rechnungsbestandteile notwendig: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmers (oder Steuernummer), Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers Rechnungsnummer Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Lieferungs- oder Leistungszeitpunkt oder Zeitpunkt des Empfangs der Anzahlung nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte für die Lieferungen/Leistungen sowie evtl. Entgeltminderungen Aufenthaltsort genau bestimmen Der Leistungsort und Leistungsempfänger sind genau zu bestimmen! So banal es klingt, birgt dies doch einigen Zündstoff, z.B. wenn der Leistungsempfänger zu einer Unternehmensgruppe gehört, die – teilweise in Personalunion – an demselben Standort arbeitet. Was ein ausländisches Unternehmen ist, ist ebenfalls genau geregelt: Ein ausländischer Unternehmer hat in Deutschland „weder einen Wohnsitz, seinen gewöhnlichen Aufenthalt, seinen Sitz, seine Geschäftsleitung noch eine Betriebsstätte“ (§ 13b Abs. 7 UStG). Bauleistungen und Reverse Charge Bauleistungen sind häufig Gegenstand von Reverse Charge-Geschäften. Welche besonderen Festlegungen hier gelten, hat die Oberfinanzdirektion Niedersachsen hier zusammengefasst. Buchungssätze Eine Bauleistung im Werte von EUR 1.000, die z. B. ein französischer Unternehmer für einen Deutschen erbringt, würde von dem deutschen Auftraggeber wie folgt gebucht (wir legen den SKR 03 zugrunde). SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag 3120 Bauleistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 1.000 70000 Kreditorenkonto 1.000 1577 Vorsteuer nach § 13b UStG 19 % 190 1787 Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19 % 190 Zusammenfassende Meldung Wer Auslandsgeschäfte tätigt, muss eine zusammenfassende Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben. Diese Meldung umfasst: Reverse Charge-Geschäfte, steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte. Die Zusammenfassende Meldung wird per ELSTER zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben. Eine gute Buchhaltungssoftware ist in der Lage, diese Meldung automatisch zu generieren. Die Informationen sind verfügbar, weil die üblichen DATEV-Kontenrahmen die entsprechenden Tatbestände auf eigenen Konten registrieren. Weitere Informationen lesen Sie in unserem Ratgeber-Artikel zur Zusammenfassenden Meldung. ### Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement Was ist Debitorenbuchhaltung? Im Zentrum der Debitorenbuchhaltung stehen die buchhalterischen Prozesse rund um das Forderungsmanagement. Es geht um das Buchen der Forderungen inklusive Umsatzsteuer und der zugehörigen Zahlungseingänge. Die Schuldner eines Unternehmens sind aus dessen Perspektive Debitoren und die Gläubiger sind Kreditoren. Während Debitorenbuchhalter sich mit Ausgangsrechnungen beschäftigen, bearbeiten Kreditorenbuchhalter Eingangsrechnungen. Die Aufgaben ähneln sich, häufig werden sie auch von demselben Buchhalter erledigt. Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung sind Teil der Finanzbuchhaltung. Einteilung der Funktionen im Rechnungswesen Externes RechnungswesenBuchführung und Rechnungslegung (Inventar, Jahresabschluss)Internes RechnungswesenControlling (engl. Management Accounting) Kosten- und Leistungsrechnung, Kalkulatorische PostenSonstige Controlling-Funktionen des RechnungswesensBetriebswirtschaftliche Statistik, Benchmarking, Planungsrechnung, Forecasting Aufgaben der Debitorenbuchhaltung Zur Debitorenbuchhaltung gehören die folgenden Aufgaben: Das Erstellen von Rechnungen Die dokumentierten Lieferungen und Leistungen werden dem Kunden gegenüber abgerechnet. Der Buchhalter führt die Rechnungspositionen mit den zugehörigen Einheiten und Preisen auf dem Rechnungsformular auf, addiert sie und schlägt die Mehrwertsteuer auf. Selbstverständlich muss er gewährleisten, dass alle gesetzlich geforderten Rechnungsbestandteile vorhanden sind. Bei Warenlieferungen im B2C-Geschäft sind die Verkaufspreise weitgehend standardisiert, aber bei komplexen Projekten im B2B-Geschäft ist die Rechnungsstellung ein Job für hoch qualifizierte Sachbearbeiter. Häufig wird gegenüber den Debitoren ein Mix aus Arbeitsstunden, Pauschalpreisen und Waren oder Gewerken abgerechnet. Der Lieferungs- und Leistungszeitpunkt muss genau festgehalten werden, es müssen Leistungsnachweise und Vereinbarungen herangezogen werden und bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen die entsprechenden Umsatzsteuer-Regelungen eingehalten werden. SEPA-Lastschriften und wiederkehrende Rechnungen anlegen Auch diese beiden Zahlungsmethoden werden vom Debitorenbuchhalter eingerichtet: Vielfach werden Rechnungen nicht nur im Einzelfall ausgestellt. Besonders im B2C-Segment ist es üblich, dass sich das liefernde Unternehmen von den Kunden SEPA-Mandate für den Lastschrifteinzug besorgt. So kann es seine fälligen Forderungen direkt vom Bankkonto des Kunden einziehen. Eine andere Möglichkeit bei Forderungen, die immer wieder in gleicher Höhe entstehen, sind wiederkehrende Rechnungen, die in einem bestimmten Rhythmus versendet werden, am besten automatisch von der Buchhaltungssoftware.   Das Anlegen und Pflegen von Debitorenkonten Wenn ein Neukunde den ersten Auftrag erteilt, wird für ihn ein Debitorenkonto angelegt. Dieses ist ein Personenkonto. Im Gegensatz zu den Sachkonten taucht es nicht in der Bilanz auf. Sein Saldo fließt in die Bilanzposition Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ein. Wenn Sie eine Rechnung an einen neuen Kunden in einer Faktura-Software erstellen, wird Ihnen das Programm vorschlagen, den neuen Debitor anzulegen. Pflegen Sie die Stammdaten möglichst vollständig ein, inklusive z. B. der Umsatzsteuer-ID des neuen Kunden. Ist die Rechnungsadresse identisch mit der Firmenadresse? Viele Unternehmen verwenden für ihre Rechnungen ein Postfach. Das Einbuchen der Forderungen Unternehmen, die eine Faktura-Software mit integrierter Buchhaltungssoftware verwenden, brauchen normalerweise nichts weiter zu tun, um ihre Rechnungen korrekt einzubuchen. Die Software bucht die Rechnung wie folgt: SollHabenDebitorenkonto (bzw. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen)Erlöse 19% UStUmsatzsteuer Die Überwachung der offenen Posten In der Offene-Posten-Liste überwacht der Debitorenbuchhalter seine Fälligkeiten. Auch in diesem Bereich arbeiten die meisten Unternehmen mit Buchhaltungssoftware. Diese erstellt die Offene-Posten-Liste stets mit aktuellen Daten. Wenn Forderungen fällig werden, kann das System entsprechende Warnhinweise generieren, damit die Debitorenbuchhaltung die Chance hat, rechtzeitig nachzufassen. Das Ausbuchen der Forderungen bei Zahlungseingang Wenn der Schuldner seine Rechnung gezahlt hat, kann die Forderung ausgebucht werden. Üblicherweise rufen Unternehmen elektronische Kontoauszüge über eine Onlinebanking-Schnittstelle ab und lesen diese in ihr Buchhaltungsprogramm ein. Es ist sehr gut möglich, in der Buchhaltungssoftware Regeln einzustellen, die einen Zahlungseingang automatisch der zugehörigen Rechnung zuordnen können. In diesem Fall muss der Buchhalter nur noch überprüfen, ob der systemseitig erstellte Buchungsvorschlag richtig ist. SollHabenBankDebitorenkonto (bzw. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) Das Ausziffern der offenen Posten Ausziffern bedeutet, offene Posten gegeneinander auszugleichen. Wird eine Rechnung bezahlt, kann der offene Posten, der beim Buchen der Debitorenrechnung entstand, gegen den Zahlungseingang ausgeziffert werden. Ein gutes Buchhaltungsprogramm kann erkennen, welche Posten zusammengehören und die Auszifferung in vielen Fällen automatisch vornehmen oder vorschlagen. In der Buchhaltungssoftware können häufig Regeln definiert werden, um offene Posten auszugleichen. Mahnwesen Wenn das Warnsignal in der Offene-Posten-Liste auf dunkelrot springt, weil ein Kunde sein Zahlungsziel überschritten hat, hat der Debitorenbuchhalter verschiedene Möglichkeiten – zum Beispiel: Mahnung senden Er kann dem säumigen Schuldner eine Mahnung senden. Diese kann ebenfalls direkt aus dem Buchhaltungsprogramm heraus generiert werden. In der Software wird vermerkt, nach wie viel Tagen welche Mahnung versendet wird. Die erste Mahnung ist häufig noch freundlich formuliert und kostenfrei. Mit jeder weiteren Mahnung verschärft sich der Ton und erhöht sich die Mahngebühr. Zu guter Letzt können auch Verzugszinsen berechnet werden. Alle diese Parameter – Mahnrhythmus, Mahntext, Gebühren, Zinsen, ja sogar Folgeaktivitäten – können in einer guten Buchhaltungssoftware hinterlegt werden. Dieses Vorgehen empfiehlt sich, wenn viele Kunden mit Standardprodukten oder –leistungen beliefert werden. Kundenbetreuung kontaktieren Im Projektgeschäft oder im B2B-Business werden häufig nicht-standardisierte Leistungen für große Kunden erbracht. Einen solch wichtigen Partner verärgert man ungern mit einer prompten Mahnung. Stattdessen würde sich der Debitorenbuchhalter mit dem zuständigen Kundenbetreuer in Verbindung setzen. Dieser kennt meist die Gründe für den Zahlungsverzug oder kann sie in einem persönlichen Gespräch mit dem Kunden klären. Rechtsanwalt oder Inkassobüro beauftragen Vielfach werden Forderungen nach der letzten Mahnung an einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro übergeben. Der Rechtsanwalt kann das gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsverfahren betreiben. Das Inkassobüro wird sich um die außergerichtliche Beitreibung der Forderung bemühen. Die Kosten für dieses Verfahren trägt der Gläubiger. Der Gegenstandswert, an dem sich die Gebühren orientieren, ist der Wert der Hauptforderung, d. h. der ursprüngliche Rechnungsbetrag. Zahlungsbedingungen, Steuer, besondere Vereinbarungen Üblicherweise haben Unternehmen feste Zahlungsbedingungen. Doch im B2B-Geschäft kommt es vor, dass Kunden individuelle Zahlungsfristen heraushandeln. Je größer die Marktmacht des Einkäufers, umso mehr Entgegenkommen erwartet dieser. Zulieferer der großen Automobilkonzerne können ein Lied davon singen, wie die Einkäufer ihnen die Bedingungen diktieren. Damit entsteht für den Debitorenbuchhalter die Herausforderung, für jeden Kunden die korrekten Zahlungsbedingungen auf der Rechnung auszuweisen. Sind diese Sonderbedingungen abermals in der Buchhaltungssoftware hinterlegt, kann der Sachbearbeiter im Rechnungswesen die Rechnung einfach erstellen – Irrtum und Fehler ausgeschlossen. Unter Umständen wird in Ausgangsrechnungen für besonders schnelle Zahlung auch Skonto angeboten, oder es wird ein Rabatt gegeben. Darüber hinaus muss die Steuer richtig geschlüsselt und gebucht werden. Auch diese Details muss der Debitorenbuchhalter bzw. seine Software im Blick haben. Zahlungsfrist ist Kredit Der Zeitraum von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang ist im Grunde ein Kreditzeitraum. Während dieser Zeit besteht für den Gläubiger – den Lieferanten – das Risiko eines Zahlungsausfalls. Häufig werden den Debitoren daher Kreditlimits eingeräumt, die nicht überschritten werden dürfen. Auch die Überwachung dieser Kreditlimits obliegt dem Debitorenbuchhalter. Absicherung von Lieferantenkrediten Bei Neukunden sind Lieferanten oft gut beraten, sich eine Bonitätsauskunft von einer Auskunftei wie z. B. der Creditreform einzuholen, um die Zahlungsfähigkeit des Schuldners einschätzen zu können. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Forderungen an ein Factoring-Unternehmen zu verkaufen oder bei einer Kreditversicherung abzusichern. Sollte mit dem Kunden eine Ratenzahlung vereinbart werden, hält der Debitorenbuchhalter den pünktlichen Eingang der Raten nach. Die Ratenzahlung ist zwar oft kein probates Mittel gegen Zahlungsschwierigkeiten, aber sie kann mit einem Schuldanerkenntnis einhergehen, das später unter Umständen hilft, die Forderung doch noch beizutreiben. Mehr Liquidität durch schnellen Zahlungseingang Es ist für den Lieferanten günstig, wenn seine Kunden schneller zahlen als er selbst, d. h. wenn er bei seinen Gläubigern ein längeres Zahlungsziel in Anspruch nimmt, als seine Schuldner bei ihm. Er gewinnt dadurch Liquidität und benötigt weniger Finanzierungsmittel. Seine Bilanzrelationen verbessern sich. Skonto kann dem Schuldner einen Anreiz geben, seine Rechnung schnell zu bezahlen. Skonto ist für den Kunden ein extrem günstiger Kredit und für den Lieferanten immer noch besser als die Abschläge, die beim Factoring hinzunehmen sind. Korrekte Steuersätze kennen Welcher Steuersatz ist richtig? In Deutschland existiert der reguläre Mehrwertsteuersatz von 19% und der ermäßigte von 7%. Die ermäßigte Steuer gilt z. B. für Verlagsprodukte oder Lebensmittel. Im Allgemeinen wissen Unternehmen bzw. ihre Debitorenbuchhalter, welche Steuersätze für ihre Produkte gelten. Überdies sind die Produkte einschließlich jeweils geltender Steuer in modern arbeitenden Unternehmen ebenfalls in der Faktura-Software hinterlegt. Doch welche Steuersätze gelten für grenzüberschreitende Geschäfte? Grenzüberschreitende Geschäfte Die folgende Darstellung ist ein wenig vereinfacht. Da die Umsatzsteuerregelungen kompliziert sind und von den Finanzämtern sehr formal angewendet werden, sollten Sie für Ihre Detailfragen unbedingt einen Steuerberater konsultieren. Wir machen vorsorglich darauf aufmerksam, dass wir hier keine Steuerberatung erteilen. Bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorfällen gilt grundsätzlich der Mehrwertsteuersatz aus dem Land des Kunden bzw. der Leistungsort. Zur Bestimmung des Leistungsortes hat die Handelskammer Hamburg gute Ressourcen ins Internet gestellt. Drittländer und EU-Länder Bei der Berechnung solcher Umsätze unterscheidet man zwischen EU-Ländern und so genannten Drittländern. Umsätze mit Drittländern sind häufig umsatzsteuerfrei. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen an einen Unternehmer erfolgt nach dem Reverse-Charge-Verfahren eine Umkehr der Steuerschuld. Hierbei schuldet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Bei der Rechnungsstellung wird also keine Umsatzsteuer aufgeschlagen. Voraussetzung: Die Umsatzsteuer-ID des Empfängers / Schuldners wird auf der Rechnung vermerkt. Innergemeinschaftliche Leistungen an einen Nicht-Unternehmer werden am Ort des leistenden Unternehmers besteuert. Das bedeutet für den Debitorenbuchhalter: Hier muss Steuer auf der Rechnung ausgewiesen werden. Viele Geschäftsvorfälle und Buchungssätze rund um Auslandsgeschäfte finden Sie unter anderem im Rechnungswesen-Portal. Kennzahlen rund um die Debitorenbuchhaltung Welche Auswirkungen haben Ihre Zahlungsbedingungen auf die Liquidität? Wie ist die Umschlagshäufigkeit Ihrer Forderungen und Ihrer Verbindlichkeiten? Controller benötigen Kennziffern für ihre Analysen und Empfehlungen zur Unternehmenssteuerung. Die Kennzahl „Debitorenlaufzeit“ (auch: Debitorenziel, Kundenziel) zeigt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Ist die Debitorenlaufzeit kürzer als die Kreditorenlaufzeit, freut sich der Controller, denn das ist gut für die Liquidität. Ein Zeitvergleich dieser Kennzahlen zeigt, wie sich die Zahlungsmoral der Kunden entwickelt, und ein Branchenvergleich gibt Aufschluss, wie schnell Ihr Unternehmen seine Forderungen im Vergleich zum Wettbewerb realisieren kann. Kreditorenbuchhaltung – komplementär zur Debitorenbuchhaltung Während der Debitorenbuchhalter mit Ausgangsrechnungen und Forderungsmanagement befasst ist, kümmert sich der Kreditorenbuchhalter um Prozesse in Verbindung mit Eingangsrechnungen und Verbindlichkeiten. Seine Aufgaben ähneln denen des Debitorenbuchhalters – nur gewissermaßen auf der anderen Seite der Bilanz. Der wichtigste Prozess in der Kreditorenbuchhaltung ist der Eingangsrechnungs-Workflow. Eingangsrechnungen müssen auf ihre sachliche und formale Richtigkeit überprüft, anschließend freigegeben und schließlich kontiert und gebucht werden. Dieser Prozess muss nach dem Vier-Augen-Prinzip ablaufen und genau dokumentiert werden, damit jeglicher Missbrauch ausgeschlossen ist. Schließlich handelt es sich bei der Überweisung um einen Geldabfluss! Darüber hinaus werden in der Kreditorenbuchhaltung Daueraufträge eingerichtet und verwaltet und die Kontendeckung der Konten des Unternehmens wird überwacht. Faktura-Software hilft Glücklicherweise existieren heute Abrechnungsprogramme (auch Faktura-Software genannt), die Buchhaltern diese Arbeiten wesentlich erleichtern können. Die Software übernimmt Preise, Positionen, Zahlungsbedingungen, Kontoinformationen und Umsatzsteuerschlüssel aus den Stammdaten und einem eventuell zuvor abgegebenen Angebot oder Auftrag. Leistungsnachweise, Zahlungsfreigaben, eventuelle Sondervereinbarungen oder Anweisungen an die Buchhaltung werden von der Software bereitgestellt. Dies hilft dem Debitorenbuchhalter, Rechnungen korrekt, schnell und konsistent zu erstellen. Die Rechnung wird in der Regel elektronisch versendet; sie kann aber auch ausgedruckt werden, falls Kunden dies ausdrücklich wünschen. Gleichzeitig mit der Rechnungsstellung bucht die Software die Forderung ein. Und dies nicht nur im Einzelfall: Die Stärke einer Faktura-Software besteht darin, komplette Rechnungsläufe in einem zu versenden und zu buchen. Fazit In der Debitorenbuchhaltung werden Ausgangsrechnungen erstellt und gebucht. Außerdem werden alle Prozesse rund um das Forderungsmanagement verarbeitet, geprüft, überwacht und gesteuert. Um diese Prozesse kümmert sich ein qualifizierter Sachbearbeiter, in der Regel ein Debitorenbuchhalter. Die meisten Unternehmen verwenden heute leistungsfähige Software für ihre Abrechnungsvorgänge und Finanzbuchhaltung. Diese Software nimmt dem Buchhalter Routinearbeiten ab und schafft ihm Freiraum für wichtige Aufgaben, die nicht zu standardisieren sind. Außerdem erleichtert Buchführungs- und Faktura-Software die Controlling-Aufgaben, indem sie fertige Auswertungen liefert. So kann ein Unternehmen rechtzeitig auf Herausforderungen reagieren und sich im Wettbewerb besser durchsetzen. ### Gutschrift – Rechtsfolgen und Fallstricke Eine Gutschrift ist eine „umgekehrte Rechnung“. Mit allen umsatzsteuerlichen Folgen. Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuergesetzes In diesem Artikel geht es um Gutschriften, die ein Käufer einem Verkäufer erteilt, um eine Ware oder Leistung zu bezahlen. Für diese Gutschriften gelten die rechtlichen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes. Ausdrücklich nicht gemeint sind Bankgutschriften oder Stornorechnungen bzw. Rechnungskorrekturen. Gutschrift: Die Rechnung, die der Käufer stellt Üblicherweise schreibt der Verkäufer dem Käufer eine Rechnung, die dieser bezahlt. In vielen Fällen ist es jedoch umgekehrt. Der Käufer oder Auftraggeber erstellt für den Verkäufer oder Leistungserbringer eine Gutschrift. Dieses Verfahren kommt oft bei Provisionsgeschäften vor. Auch Verlage oder Medienunternehmen, die mit „Festen Freien“ arbeiten, schreiben ihren Lieferanten häufig eine Gutschrift. Gutschrift: Rechtsfolgen Äußerlich unterscheidet sich eine solche Gutschrift kaum von einer Rechnung. Sie enthält gemäß § 14 UStG dieselben Pflichtbestandteile und hat dieselben umsatzsteuerlichen Rechtsfolgen. Das kann für Unternehmer fatale Folgen haben. Denn wenn ein Unternehmer, der nicht umsatzsteuerpflichtig ist, eine Gutschrift akzeptiert, in der Umsatzsteuer ausgewiesen wurde, so schuldet er auch diesen Mehrbetrag (§ 14c UStG). Mehr noch: Das Finanzamt kann entscheiden, dass seine gesamten Einkünfte von nun an der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. Die Nachforderungen, die sich daraus ergeben, können ganz erheblich sein. Fallbeispiel mit Kleinunternehmer Ein Beispiel: Ein Journalist schreibt regelmäßig Artikel für einen Zeitschriftenverlag. Der Verlag bezahlt den Journalisten regelmäßig per Gutschriften. Der Journalist ist Freiberufler und unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Doch der Verlag hat die Artikelhonorare mit dem üblichen Umsatzsteuersatz belegt und die entsprechenden Beträge als Vorsteuer abgezogen. Am Ende des Jahres ist der Journalist sehr verwundert, als das Finanzamt von ihm Umsatzsteuern verlangt. Er schaut zum ersten Mal auf seine Gutschriften und sieht, dass auf diesen tatsächlich Umsatzsteuer ausgewiesen wurde. Was kann er tun? Ist er tatsächlich verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen? Gutschrift: Widerspruch gegen unrichtige Vorsteuer Freiberufler und Kleinunternehmer sollten erhaltene Gutschriften genau prüfen. Wenn der Leistungsempfänger in dieser Gutschrift fälschlich Umsatzsteuer ausgewiesen hat, muss der Kleinunternehmer widersprechen. Durch diesen Widerspruch verliert die Gutschrift ihre umsatzsteuerliche Wirkung (§ 14 Absatz 2 Satz 3 UStG). Der Gutschriftsaussteller muss seinen Fehler korrigieren. Der Bundesfinanzhof urteilte am 23.03.2013, dass bei einem wirksamen Widerspruch keine Umsatzsteuerpflicht des Gutschriftsempfängers entsteht – und auch der Vorsteuerabzug des Gutschriftausstellers seine Berechtigung verliert. Widerspruchsfrist beträgt drei Jahre Das Finanzgericht München urteilte am 05.11.2014 unter dem Az. 3 K 3209/11, dass für den Widerspruch gegen Gutschriften die „regelmäßige zivilrechtliche Verjährung des § 195 BGB“ gilt. Diese beträgt drei Jahre. Trotzdem ist es natürlich besser, wenn Sie sofort tätig werden, sobald Sie auf Ihren Gutschriften einen irrtümlichen Umsatzsteuerausweis bemerken. Wann entsteht welche Umsatzsteuerschuld? Wenn ein Unternehmer eine Gutschrift akzeptiert, in der die ausgewiesene Umsatzsteuerschuld höher ist als die gesetzlich geschuldete, so schuldet er auch den Mehrbetrag (§ 14c UStG) bis der Steuerausweis berichtigt worden ist. Der Gutschriftaussteller darf dennoch nur Vorsteuer in Höhe des gesetzlich richtigen Betrages abziehen. Gutschriften genau prüfen Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, weil Sie z. B. Kleinunternehmer oder Arzt sind, prüfen Sie erhaltene Gutschriften bitte genau nach. Hat der Leistungsempfänger irrtümlich Mehrwertsteuer ausgewiesen? In diesem Falle sollten Sie der Gutschrift widersprechen und sie korrigieren lassen. ### Rabatt richtig verwenden und buchen Ein Rabatt ist ein Preisnachlass auf den regulären Preis eines Angebots. Dieser Preisnachlass kann auf Waren oder Dienstleistungen gewährt werden. Meist gibt es für einen Rabatt einen besonderen Grund. Dies kann z. B. ein zeitlich befristetes Aktionsangebot sein, oder die Zugehörigkeit des Käufers zu einer besonderen Kundengruppe. Auch Mengenrabatte und Treuerabatte sind häufig zu finden. Warum werden Rabatte gewährt? Ein Rabatt wird oft aus Gründen der Kundenbindung eingeräumt. Er ist ein Kaufanreiz, der Neukunden anlockt und Bestandskunden „bei der Stange hält“. Bei B2B-Geschäften handelt oft der Einkäufer einen Preisnachlass heraus. Der Verkäufer stellt sich darauf ein, indem er von vornherein eine Verhandlungsmasse in den Angebotspreis „einpreist“. In jedem Fall signalisiert der Verkäufer durch den Rabatt ein Entgegenkommen. In manchen Kulturen kommt ohne Preisminderung kein Geschäft zustande. Feilschen gehört für Händler und Kunden selbstverständlich zum Geschäft dazu. Manche Händler gewähren einen Rabatt auch, um ihr Lager von Saisonware zu räumen. Oder neue Anbieter versuchen, sich über Rabatte, Gutscheine und Coupons in ihrem Markt zu etablieren, ohne sich von vornherein die Preise zu verderben. Etablierte Händler geben gerne Kundenkarten aus. Diese schaffen eine Art Win-Win-Situation. Der Kunde erhält einen Treuerabatt und der Händler wertvolle Daten für sein Marketing. Rabatt-Arten Nach dem Grund oder nach dem Zahlungszeitpunkt unterscheidet man verschiedene Arten des Rabatts. Diese werden im Folgenden kurz erklärt. Rabatt nach dem Zahlungszeitpunkt Hier unterscheidet man zwischen einem Sofortrabatt und einem nachträglichen Rabatt. Der Sofortrabatt wird direkt bei Zahlung vom Kaufpreis abgezogen. Er ähnelt somit einem Skonto. Der nachträgliche Rabatt wird dem Käufer im Nachhinein zurückerstattet. Rabatt-Arten nach dem Grund Frühbezugsrabatt Häufig geben z. B. Reisebüros einen Frühbucherrabatt. Ebenso gewähren Großhändler ihren Abnehmern oft Nachlässe für die frühzeitige Abnahme von Saisonwaren. Sonderrabatt Sonderrabatte werden oft für bestimmte Kundengruppen eingeräumt. Dies ist der Fall, wenn z. B. Studenten einen Preisnachlass auf Leistungen oder Waren bekommen. Eine andere Möglichkeit ist ein Rabatt auf Versicherungen für bestimmte Berufsgruppen. Barzahlungsrabatt Der Barzahlungsrabatt ist eine Art Skonto. Er ist die Belohnung für eine sofortige Zahlung des Kaufpreises. Der Angebotspreis wird direkt beim Zug-um-Zug-Geschäft reduziert. Mengenrabatt Im Dutzend billiger – diesen Spruch kennt jeder. Ein Mengenrabatt wird für die Abnahme größerer Posten oder Warenmengen eingeräumt. Er kommt meist bei B2B-Geschäften vor. Man spricht auch von einem Warenrabatt. Aktionsrabatt Der Aktionsrabatt kommt bei zeitlich befristeten Werbeaktionen vor. Möglich sind auch Saison-Rabatte, z. B. bei einem Schlussverkauf. Aktionsrabatte werden auch im Internet in Form von Coupons und Gutscheinen zur Neukundengewinnung eingesetzt. Treuerabatt Viele Einzelhändler geben ihren Kunden Kundenkarten. Diese gelten als Nachweis dafür, dass der Kunde häufig wiederkommt. Wenn der Kunde z. B. zehnmal etwas gekauft oder eine Leistung abgenommen hat, erhält er einen Nachlass oder eine Gratis-Leistung. Rabattberechnung Rabatte werden häufig in Prozent vom Kaufpreis berechnet. Ein einfaches Rechnungsbeispiel: Sie möchten für eine Ware 10 Euro erlösen und geben den Käufern 5% Rabatt. Die Berechnung ist ein einfacher Dreisatz: 10 Euro entsprechen 95%. Gesucht ist der Betrag x, der 100% entspricht. Also lautet die Rechnung: 10 x 100 / 95 = 10,53 Das bedeutet: Sie müssen dem Kunden 10,53 Euro berechnen, um nach Abzug des Rabatts von 5% Ihren Preis von 10 Euro zu erlösen. Rabatte auf der Rechnung ausweisen Nach §14 IV Nr. 7 UStG muss ein Rabatt auf der Rechnung ausgewiesen werden. Rabatte und Umsatzsteuer Auf einen gewährten Preisnachlass muss der Verkäufer keine Umsatzsteuer zahlen. Da sich der Umsatzerlös reduziert, reduziert sich auch die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage. Rabatte richtig buchen Verkäufer Angenommen, Sie haben eine Rechnung über 100 Euro zuzüglich 19% Umsastzsteuer gestellt und geben dem Käufer 5% Rabatt. Der Rechnungsbetrag lautet auf EUR 119 und der Kunde überweist Ihnen EUR 113,05. Sie buchen wie folgt: perBetraganBetragForderungen aus L+L119,00Umsatzerlöse100,00Umsatzsteuer19,00Bank113,05Forderungen aus L+L119,00Erlösschmälerung5,00Umsatzsteuerkorrektur0,95 Am Jahresende werden die Erlösschmälerungen gegen die Umsatzerlöse ausgebucht. Die Erlöse vermindern sich und mit ihnen die Bemessungsgrundlage für Umsatzsteuern. Käufer Der Käufer muss keine Korrekturbuchungen vornehmen. Er bucht die Anschaffung einfach mit dem reduzierten Preis und der reduzierten Umsatzsteuer. perBetraganBetragz. B. Wareneinsatz95,00Bank113,05Umsatzsteuer18,05   Rabatt vom Buchhaltungsprogramm berechnen lassen Moderne Buchhaltungsprogramme können einen Rabatt automatisch berechnen und richtig buchen. Wenn Sie Ihre Rechnungspositionen erfassen, geben Sie in der Buchhaltungssoftware ein, wie viel Rabatt Sie dem Kunden geben möchten. Den Rest erledigt das Programm. Die Rechnung wird korrekt ausgegeben. Wenn Ihr Rechnungsprogramm mit dem Buchhaltungsprogramm integriert ist, wird die Rechnung auch direkt richtig gebucht. Integrierte Buchhaltungsprogramme können die Zahlungsbedingungen direkt aus den Stammdaten im System entnehmen. Wenn Sie verschiedene Rabatte für verschiedene Kunden gewähren, nimmt sich das System direkt den richtigen Rabatt-Satz aus den Kundendaten. So kommen Sie nicht durcheinander und können den Rabatt ohne Rechenaufwand richtig ausweisen und korrekt buchen. Nicht jeder Rabatt ist zulässig Ein Rabattangebot darf den Käufer nicht übermäßig unter Zeitdruck setzen. Auch vor unlauterer Werbung (§§3,4 UWG) sollte sich ein Rabatt-Anbieter hüten: Übertrieben hohe Rabatte erfüllen den Tatbestand des Kundenfangs. Und wer seine Preise vor der Rabattaktion massiv heraufsetzt, um dann den Eindruck eines Preisnachlasses zu erwecken, verhält sich bewusst irreführend. Auch das ist nicht erlaubt. Fazit Ein Rabatt ist in vielen Branchen ein gutes Mittel zur Gewinnung von Neukunden und Bindung von Bestandskunden. Er bietet einen Kaufanreiz und kann den Umsatz steigern. Wer mit Preisnachlässen arbeitet, sollte darauf achten, dass er trotzdem auf seine Kosten kommt. Das heißt: Rabatte sollten im Angebot „eingepreist“ werden. Ein Rabatt wird auf der Rechnung gesondert ausgewiesen und wird als Erlösschmälerung gebucht. Er mindert auch die Umsatzsteuer. Buchhaltungsprogramme helfen dem Unternehmer, Rabatte richtig zu berechnen und zu buchen. ### Gewerbesteuer-Leitfaden Was ist Gewerbesteuer? Die Gewerbesteuer ist eine Steuer auf gewerbliche Einkünfte. Sie wird von der Stadt bzw. Gemeinde erhoben, in der ein Unternehmen ansässig ist. Ist ein Unternehmen in mehreren Gemeinden tätig, werden die Erträge auf die jeweiligen Standorte aufgeteilt. Die Gewerbesteuer ist eine Realsteuer gemäß § 3 AO und wird im Gewerbesteuergesetz (GewStG) geregelt. Standortwettbewerb via Gewerbesteuer-Hebesatz Die Gewerbesteuer ist eine Haupteinnahmequelle der Gemeinden. Aufgrund der Finanznöte vieler Gemeinden gibt es zurzeit zwei gegenläufige Trends: Die einen setzen die Hebesätze möglichst hoch an, um die kommunalen Steuereinnahmen zu maximieren. Andere halten ihre Gewerbesteuer-Hebesätze möglichst niedrig, um den Standortwettbewerb mit den Nachbargemeinden um die Ansiedelung von neuen Betrieben zu gewinnen. Häufig sehen kleinere, ländliche Gemeinden ihr Heil in niedrigen Hebesätzen, während die attraktiven, urbanen Standorte höhere Hebesätze verlangen. Der Gewerbesteuer-Hebesatz für 2016 beträgt z. B. in Bonn 490%, in der benachbarten Gemeinde Grafschaft hingegen nur 330%. Hier müssen Standortvor- und -nachteile gründlich gegeneinander abgewogen werden. Auf der grünen Wiese wird zwar weniger Steuer fällig, aber viele begehrte Fachkräfte möchten nicht auf die weichen Standortvorteile der City mit ihrer Infrastruktur und ihren Freizeitangeboten verzichten. Wer ist gewerbesteuerpflichtig? Wie der Name schon sagt, wird die Gewerbesteuer nur auf gewerbliche Einkünfte erhoben. Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen, ganz gleich, wie hoch ihr Gewinn ist. Gewerbebetriebe, d. h. Personen- und Kapitalgesellschaften, ebenso wie Einzelunternehmungen, sind ab dem Zeitpunkt der Geschäftsaufnahme (z. B. Gewerbeanmeldung) gewerbesteuerpflichtig. Berechnung der Gewerbesteuer Die Gewerbesteuer berechnet sich wie folgt. Begriffserklärungen finden Sie weiter unten in unserem kleinen Gewerbesteuer-Glossar. Zu versteuerndes Einkommenmultipliziert mit der Steuermesszahl 3,5%multipliziert mit dem Gewerbesteuer-Hebesatz= Gewerbesteuer Berechnungsbeispiel Das folgende Beispiel bezieht sich auf eine natürliche Person oder Personengesellschaft. Für diese gilt ein Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 Euro. In einem solchen Fall berechnet sich die Gewerbesteuer wie folgt: Gewinn nach EStG oder KStG124.500 Euro + Hinzurechnungen - Kürzungen   - Freibetrag = Gewerbeertrag 24.500 Euro 100.000 Euro * Steuermesszahl 3,5% = Steuermessbetrag   3.500 Euro * Hebesatz, z. B. 490% für Bonn = Gewerbesteuer   17.150 Euro Würde man den Gewerbebetrieb in einer Gemeinde mit einem Hebesatz von 330% ansiedeln, würde sich die Gewerbesteuer auf 11.500 Euro reduzieren. Die Berechnung lautet: Messbetrag 3.500 Euro * Hebesatz 330% = 11.500 Euro Gewerbesteuer Wann und wie wird die Gewerbesteuer abgeführt? Das Finanzamt setzt Gewerbesteuermessbetrages Vorauszahlungen fest. Dasselbe Verfahren gilt auch bei der Umsatzsteuer. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres (meist das Kalenderjahr) gibt der Unternehmer eine Gewerbesteuererklärung ab. Anhand dieser Erklärung stellt das Finanzamt einen Gewerbesteuermessbescheid aus. Darin wird die endgültige Gewerbesteuer für den Erhebungszeitraum unter Anrechnung der geleisteten Vorauszahlungen festgesetzt. Wie lässt sich die Gewerbesteuer reduzieren? Wir machen rein vorsorglich darauf aufmerksam, dass wir an dieser Stelle keine Steuerberatung leisten können und dürfen. Daher gilt wie immer: Zu Risiken und Nebenwirkungen konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater. Dies vorausgeschickt, möchten wir folgende Möglichkeiten zur Steuergestaltung kurz vorstellen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit: Startups: Hebesätze der Kommunen vergleichen! Wenn Sie ein Startup ins Leben rufen, müssen Sie eine Standortentscheidung treffen. In diese Entscheidung fließen unterschiedliche Faktoren mit ein. Dazu gehören die Fragen, wo Sie am besten vernetzt sind, wo Ihre Kunden sitzen, wo Sie die besten Fachleute finden, wo genügend Internet-Bandbreite zur Verfügung steht. Bei alledem sollten Sie auch auf die Gewerbesteuer-Hebesätze der infrage kommenden Gemeinden achten. Kleinere Gemeinden mit aufstrebenden Industriegebieten haben oft die attraktiveren Hebesätze. Außerdem rollen Ihnen die Wirtschaftsförderer dort gerne den roten Teppich aus. Wenn Sie geschickt verhandeln, erhalten Sie vielleicht Sonderkonditionen für manche kommunalen Lasten und Leistungen. Freiberuflichen vom gewerblichen Teil abspalten Vermutlich wissen Sie, ob Sie Freiberufler sind oder nicht. Wenn nicht, dann schauen Sie nach, ob Ihre Tätigkeit unter die so genannten „Katalogberufe“ nach § 18 Abs. 1 EStG fällt. Zu diesen Berufen zählen viele Angehörige der Heilberufe, klassischer beratender Tätigkeiten und Medienschaffende. Ärzte, Ingenieure, Rechtsanwälte und Notare, Journalisten, aber auch Steuerberater und vereidigte Buchprüfer üben freie Berufe aus. Freiberufler können ihre Einkünfte per Einnahmenüberschuss-Rechnung ermitteln. Sie sind von der doppelten Buchführung befreit und brauchen keine Bilanz aufzustellen – und auch keine Gewerbesteuer zu zahlen. Viele Freiberufler haben gewerbliche Nebeneinkünfte. Das ist der Fall, wenn ein Arzt bestimmte Heilmittel in seiner Praxis verkauft oder wenn eine Journalistin nebenbei einen Verlag hat. Wird das Finanzamt darauf aufmerksam, kann es die gesamten Einkünfte des Freiberuflers als gewerbesteuerpflichtig einstufen – und das auch rückwirkend. Wenn der gewerbliche Anteil der Einkünfte sehr gering ist, urteilen Finanzgerichte zwar gelegentlich, dass dies nicht auf das gesamte Einkommen „abfärbt“. Aber man sollte es nicht darauf ankommen lassen. Daher kann man den Betroffenen nur raten, die gewerblichen streng von den freiberuflichen Einkünften zu trennen. Melden Sie also ein eigenes Gewerbe für den gewerblichen Teil der Tätigkeit an. Rechtsform beachten Kapitalgesellschaften haben keinen Gewerbesteuer-Freibetrag und können keine Steuerermäßigung nach § 34 EStG in Anspruch nehmen (siehe folgender Abschnitt). Diese Aspekte können wichtig sein, wenn Sie die Rechtsform eines neuen Unternehmens wählen. Sprechen Sie das Für und Wider der infrage kommenden Rechtsformen daher gründlich mit einem Steuerberater oder Anwalt durch. Investitionsabzugsbetrag und Verlustvorträge nutzen Der Investitionsabzugsbetrag gibt Unternehmern eine gewisse steuerliche Gestaltungsmöglichkeit. Unter bestimmten Voraussetzungen können sie dadurch Einkünfte in ein zukünftiges Geschäftsjahr verschieben. Umgekehrt können Verluste durch einen Verlustvortrag in künftige Geschäftsjahre verschoben werden. Steuerermäßigung durch Anrechnung der Gewerbe- auf die Einkommensteuer Dies ist eigentlich keine Reduktion der Gewerbesteuer, wirkt sich aber per Saldo steuermindernd aus: Personengesellschaften, Einzelunternehmer usw. können ihre tarifliche Einkommensteuer um das 3,8-fache des Gewerbesteuermessbetrags vermindern. Es handelt sich im Prinzip um eine Anrechnung der Gewerbe- auf die Einkommensteuer. Diese Regelung findet sich im §35 EStG. Sie ist auf Kapitalgesellschaften nicht anwendbar. Voraussetzung für die Gewerbesteueranrechnung ist: Es handelt sich (a) um die auf die gewerblichen Einkünfte entfallende Einkommensteuer und (b) um die tatsächlich gezahlte Einkommensteuer. Kleines Gewerbesteuer-Glossar Gewerbesteuer-Hebesatz Der Gewerbesteuer-Hebesatz wird von den Städten und Gemeinden per Satzung festgesetzt. Er ist ein Multiplikator für die Berechnung der Gewerbesteuer. Vereinfacht gesagt, berechnet sich diese als Gewinn mal Steuermesszahl mal Hebesatz. Auf der Website Ihrer Stadtverwaltung oder bei den Mitarbeitern des Gewerbeamtes bekommen Sie Auskunft über den in Ihrer Gemeinde gültigen, aktuellen Hebesatz. Die Hebesätze können je nach Standort sehr unterschiedlich sein; zurzeit liegen die meisten Hebesätze zwischen 300 und 600%. Steuermesszahl Die Steuermesszahl beträgt bundeseinheitlich 3,5%. Die Multiplikation des Gewerbeertrags mit der Steuermesszahl ergibt den Messbetrag. Gewerbesteuermessbetrag Der Steuermessbetrag wird vom Finanzamt anhand des Gewerbeertrags eines Unternehmens ermittelt. Er wird den Unternehmen im Gewerbesteuermessbescheid mitgeteilt. Er berechnet sich wie folgt: Gewerbeertrag, auf volle 100 Euro abgerundetminus einem etwaigen Freibetragmultipliziert mit der einheitlichen Steuermesszahl von 3,5%.= Gewerbesteuermessbetrag Gewerbesteuerfreibetrag Der Gewerbesteuerfreibetrag beläuft sich für natürliche Personen und Einzelunternehmen auf 24.500 Euro pro Jahr. Dieser Betrag wird vom Gewerbeertrag beim Ermitteln der Bemessungsgrundlage abgezogen. Vereine oder juristische Personen des öffentlichen Rechts können einen Freibetrag von 5.000 Euro abziehen. Kapitalgesellschaften haben keinen Gewerbesteuerfreibetrag. Gewerbeertrag Der Gewerbeertrag eines Unternehmens ist der nach Einkommensteuerrecht bzw. Körperschaftssteuerrecht berechnete Gewinn abzüglich eines etwaigen Freibetrags. Bemessungsgrundlage Der Gewerbeertrag wird gemäß §8 GewStG um bestimmte Hinzurechnungen erhöht bzw. um Kürzungen vermindert. Anschließend können noch Verlustvorträge aus Vorjahren, soweit vorhanden, vom Gewinn abgezogen werden. Sinn dieser Rechnung ist es, den realen Gewerbeertrag zu ermitteln, da die Gewerbesteuer eine Realsteuer ist. Hinzurechnungen Zu den Hinzurechnungen zählen zum Beispiel jeweils ein Viertel der Finanzierungskosten des Unternehmens (Zinsaufwendungen, Renten und dauernde Lasten). Hinzu kommen Aufwendungen für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten und Gewinnanteile stiller Gesellschafter. Außerdem werden 20% der Miet- und Pachtzinsen für die Nutzung von beweglichen und von 50% der Miet- und Pachtzinsen für die Benutzung von unbeweglichen Wirtschaftsgütern hinzugerechnet. Allerdings gilt für diese Beträge ein Freibetrag von 100.000 Euro pro Jahr. Kürzungen Die Vorschriften für Kürzungen der Gewerbesteuer-Bemessungsgrundlage sind komplex. So werden z. B. Erträge von im Ausland liegenden Betriebsstätten, Spenden und Zuwendungen, Gewinnanteile an in- und ausländischen Personen- oder Kapitalgesellschaften sowie 1,2% des Einheitswerts eigener Immobilien des Unternehmens unter bestimmten Umständen bis zu einer bestimmten Grenze von der Gewerbesteuer ausgenommen. Einzelheiten regelt der § 9 GewStG. Gewerbesteuer-Rechner Bei der IHK Köln können Sie kostenlos einen Gewerbesteuerrechner für ganz NRW bestellen. Es handelt sich um ein Excel-Tool, das nicht nur die Hebesätze aller 396 Städte und Gemeinden Nordrhein-Westfalens enthält, sondern auch zeigt, wie sich die Gewerbesteuer-Hebesätze in den letzten 30 Jahren entwickelt haben. Weiterlesen: Investitionsabzugsbetrag Welche Rechtsform eignet sich bei der Existenzgründung? Quellen: Rechnungswesen-Portal, de-jure.org, IHK Köln,   ### Skontobuchung: Was ist das und wie funktioniert es? Skontobuchung ist ein wenig komplex. Dieser Artikel beschreibt, was Skonto ist und wie Sie die Skontobuchung vornehmen. Am einfachsten ist das, wenn Sie sich von einem Buchführungsprogramm helfen lassen. Skonto verkürzt Zahlungsziel Skonto ist ein Preisnachlass, der Kunden bei schneller Zahlung gewährt wird. Das gesetzliche Zahlungsziel beträgt in Deutschland 30 Tage. Dieses Zahlungsziel ist im Grunde nichts Anderes als ein Lieferantenkredit, den das liefernde Unternehmen dem Käufer einräumt. Durch Gewährung von Skonto veranlassen Lieferanten ihre Kunden, schneller zu zahlen. Das mindert das Ausfallrisiko und verbessert die Liquidität des Skonto-gewährenden Unternehmens. Manchmal werden Lieferanten auch durch die Marktmacht des Einkäufers gezwungen, Skonto einzuräumen. Üblicherweise werden auf der Rechnung die Skontofrist in Tagen und der Skontosatz in Prozent angegeben, z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen“. Eine übliche Skontofrist kann z. B. zwischen fünf und zehn Tagen liegen. Üblicherweise wird die Skontofrist in Kalendertagen und nicht in Werktagen angegeben. Vorteile von Skonto Skonto ist für den Käufer ein extrem günstiger Kredit. Durch eine Verkürzung der Zahlungsfrist von 30 auf 5 Tage zahlt er den Rechnungsbetrag zwar 25 Tage früher, aber um 2 % reduziert. Auf ein Jahr hochgerechnet entspräche das einem Zinssatz von 29,2 %! Ein Unternehmen, das es sich leisten kann, sollte daher Skonto in Anspruch nehmen ("Skonto ziehen"), auch wenn es dafür einen Bankkredit aufnehmen muss. Denn der Zinssatz der Bank liegt normalerweise deutlich niedriger. Skonto buchen Es gibt bei der Skontobuchung zwei Perspektiven: die des Lieferanten bzw. Verkäufers und die des Kunden bzw. Käufers. Im ersteren Fall mindert das Skonto den Umsatz und im letzteren Fall mindert es den Wert der bezogenen Waren oder Leistungen. Die Buchhaltung bucht abgezogene Skonti auf spezielle Skontokonten. Diese sind Erfolgskonten, d. h. sie fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Auf ähnliche Weise werden auch andere Zahlungstoleranzen ausgebucht. Skonto in Anspruch nehmen - Lieferantenskonto Angenommen, Sie haben Waren im Werte von 1000 Euro gekauft. Der Lieferant berechnet Ihnen inklusive Mehrwertsteuer 1.190 Euro und bietet auf der Rechnung 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen an. Sie möchten das Skonto in Anspruch nehmen und zahlen daher sofort 1.190 Euro minus 2% = 1.166,20 Euro. Der Buchungssatz lautet: peranWareneinkauf 1.000 EuroVerbindlichkeiten 1.190 EuroVorsteuer 190 Euro …und anschließend peranVerbindlichkeiten 1.190 EuroBank 1.166,20 Euro Lieferantenskonto 20,00 Euro Vorsteuer 3,80 Euro Skonto gewähren - Kundenskonto Angenommen, Sie haben Waren im Wert von 1.000 Euro verkauft. Da Sie einen schnellen Geldeingang benötigen oder keinen langen Lieferantenkredit geben möchten, berechnen Sie dem Kunden inklusive Mehrwertsteuer 1.190 Euro und bieten auf Ihrer Rechnung 2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 5 Tagen an. Der Kunde überweist sofort 1.190 Euro minus 2% = 1.166,20 Euro. Der Buchungssatz lautet: peranForderungen 1.190 EuroWarenverkauf 1.000 EuroUmsatzsteuer 190 Euro …und anschließend die Skontobuchung: peranBank 1.166,20 EuroForderungen 1.190 Euro Kundenskonto 20,00 Euro Umsatzsteuer 3,80 Euro Skontobuchung automatisieren Wer das kompliziert findet, kann die Skontobuchung mithilfe einer aktuellen Buchhaltungssoftware automatisieren. Dabei werden Skontobedingungen - Skontofrist, Zinssatz bzw. Skontosatz - beim Anlegen von Debitorenkonten im System hinterlegt. Es können auch für unterschiedliche Debitoren verschiedene Bedingungen eingestellt werden. Wenn ein Geldeingang von einem Debitor eintrifft, wird dieser mit dem Rechnungsbetrag und dem hinterlegten Skontosatz sowie der Zahlungsfrist abgeglichen. Das Programm erkennt, ob die Zahlung innerhalb der Skontofrist rechtzeitig erfolgt und der Skontoabzug korrekt ist. Ist dies der Fall, wird die Buchung des gesamten Geschäftsvorfalls im System automatisch vorgenommen   ### Papierloses Büro: In 7 Schritten das Büro digitalisieren Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Akten – viele Dokumente kursieren in mittelständischen Unternehmen immer noch auf Papier. Dabei ermöglicht die Digitalisierung mittlerweile ein zunehmend papierloses Büro. Laut der Bitkom Studie zum Digital Office Index 2022 "arbeitet jedes zwölfte Unternehmen (8 Prozent) bereits komplett papierlos." Die Vorteile des papierlosen Büros liegen auf der Hand: Papierlose Prozesse unterstützen die Digitalisierung in Unternehmen. Durch die Umstrukturierung von Prozessen werden Kosten und Zeit eingespart. Möchten auch Sie Ihre papierbasierten Prozesse durch digitale ersetzen? Dieser Artikel enthält eine 7-Schritte-Anleitung hin zum papierlosen Unternehmen. Was ist ein papierloses Büro? Der Begriff "papierloses Büro" beschreibt eine Arbeitsumgebung, in welcher physisches Papier (fast) gar keine keine Verwendung mehr findet. Die Nutzung von papierbasierten Unterlagen wird auf ein Minimum reduziert. Alternativ werden Dokumente digital verwaltet. Das bedeutet: Von der Erstellung bis hin zu Versand und Speicherung werden die Geschäftsprozesse rein digital abgebildet. Quelle: Bitkom Research. (2022). Digital Office Index 2022. Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros? Effizienzsteigerung: Die Arbeit mit digitalen Dokumenten verläuft schneller, weil z.B. Dokumente viel schneller geteilt werden können. Die Arbeit kann in kürzerer Zeit erledigt werden, was die Produktivität erhöht. Kostenersparnis: Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, postalisch versendet oder in Aktenschränken aufbewahrt werden. Das spart Kosten für Druck, Versand und Mietfläche. Verbesserte Zusammenarbeit: Die digitale Dokumentenverwaltung (z.B. mit Hilfe einer Cloud-Lösung) ermöglicht den Zugriff von überall und jederzeit. Egal, ob das Team gemeinsam im Büro oder an unterschiedlichen Standorten arbeitet. Datenschutz: Der Zugriff auf digitale Dokumente kann personenbezogen eingeschränkt werden. Je nach Fachbereich kann der Zugriff auf Dokumente gewährt werden. Zusätzliche Passwort-Vergaben unterstützen die Einschränkung. Sicherheit: Eine Aufbewahrung von Dokumenten in einem digitalen System schützt zeitgleich vor Umwelteinflüssen, wie z.B. Feuer oder Wasser. So ist die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen nicht durch externe Ereignisse gefährdet. Den Vorteilen des papierlosen Büros kann allerdings ein hoher (Investitions-)aufwand gegenüberstehen, da bestehende Prozesse analysiert und ggf. neue Lösungen eingekauft werden müssen. Ein weiterer Nachteil des papierlosen Büros können mögliche Vorbehalte innerhalb der Belegschaft sein, welche den Digitalisierungsprozess im Büro erschweren. Wie kann ich das papierlose Arbeiten in meinem Unternehmen vorantreiben? Folgende Maßnahmen können ein erster Einstiegspunkte für das papierlose Büro bieten. In weiteren Schritten können Sie Büro-Tätigkeiten durch digitale Prozesse verbessern. Digitalisierung des Posteingangs Dokumente, die sie auf postalischem Weg erhalten, werden eingescannt und digital gespeichert. Zusätzlich können Unternehmen versuchen, die Briefpost zu reduzieren und zunehmend auf digitale Kommunikationswege umzuschwenken. Gerade für eingehende Rechnungen lohnt sich der Umstieg auf einen digitalen Rechnungseingang, um die Freigabeprozesse zu beschleunigen. Digitale Signaturlösungen Nutzen Sie eine elektronische Signatur-Funktion zur Unterzeichnung von z.B. Verträgen. Hierdurch können Arbeitsschritte zunehmend digital abgewickelt werden. Ergänzend dazu kann der Einsatz einer Vertragsmanagement-Lösung zur übersichtlichen Verwaltung von Vertragsdokumenten hilfreich sein. Kommunikationskanäle digitalisieren Nutzen Sie für die interne und externe Kommunikation primär elektronische Wege, z.B. E-Mail, Messaging- und Konferenz-Tools oder kollaborative Arbeitsplattformen. Letztere wirken sich positiv auf die Unternehmenskultur aus und fördern den unternehmensinternen Austausch auch in hybriden Arbeitsmodellen. Digitalisierung bestehender Dokumente Dokumente, die bereits in Papierform existieren, können eingescannt und digital abgespeichert werden. Bei steuerrelevanten Unterlagen gibt es hierbei spezielle Anforderungen einzuhalten (Stichwort: Ersetzendes Scannen). Bei der Aufbewahrung sollten Sie darauf achten, dass Dokumente, die für die Besteuerung relevant sind (z.B. Belege), gemäß den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD-Richtlinien) archiviert werden. Digitales Dokumentenmanagement Sind die Papier-Dokumente erst einmal digitalisiert, können diese in einem Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) zur Speicherung und Organisation abgelegt werden. Ein DMS dient zur digitalen Dokumentenverwaltung und ermöglicht ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten unabhängig vom Standort. Arbeitsprozesse digitalisieren Bei der Arbeit an Dokumenten werden häufig wiederkehrende Prozesse durchlaufen, die ebenfalls Potential zur Digitalisierung bieten. Identifizieren Sie hierfür Bürotätigkeiten, die regelmäßig anfallen und/oder bei denen mehr als eine Person involviert ist. Digitale Workflows können helfen, die Prozesse effizienter zu gestalten und zeitgleich Kosten zu senken. Beispiele für digitale Workflows: Mit einem digitalen Rechnungseingang können Prüf- und Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen digital verwaltet werden. Abstimmungen über Verträge mit mehreren Beteiligten können mit digitalen Workflows beschleunigt werden. Alternativ kann die Urlaubsplanung der Belegschaft digital abgewickelt werden. Urlaubsanträge auf Papier werden dann nicht mehr benötigt. 7 Schritte zum Einstieg in das papierlose Büro 1) Analyse des derzeitigen Papierverbrauchs Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Dokumente. Finden Sie Antworten darauf, wo und warum im Unternehmen derzeit Papier verwendet wird. Möglicherweise gehören dazu Buchungsbelege, wie Rechnungen oder Kassenquittungen. Einige gehen auf Papier bei Ihnen ein, andere werden in Ihrem Unternehmen produziert. Hinzu kommen Verträge, Protokolle, Anleitungen, Checklisten, Tagesordnungen, Notizzettel und anderes mehr. Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, bewerten Sie nun, welche Dokumente digitalisiert werden können und welche physisch aufbewahrt werden müssen (z.B. rechtliche Dokumente). 2) Mitarbeitende für das Thema sensibilisieren Kein Digitalisierungsvorhaben wird erfolgreich sein, wenn nicht alle Beteiligten frühzeitig in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Binden Sie daher Mitarbeitende frühzeitig in die Umstrukturierungen mit ein. Hierzu sollten Sie z.B. begründen, worin die Vorteile eines papierlosen Büros liegen und Schulungen anbieten, welche erforderlichen Fähigkeiten vermitteln. Nehmen Sie die Sorgen der Belegschaft ernst und versuchen Sie diese zu entkräften. Trainings für Software oder digitale Tools können dabei helfen, dass Mitarbeitende sich an neue Arbeitsweisen gewöhnen und die Digitalisierung im Unternehmen weiter voran tragen. 3) Investition in digitale Lösungen Nachdem Sie sich nun einen Überblick über die Dokumente verschafft haben, machen Sie sich klar, welche Hilfsmittel Sie nun im Büro brauchen. Dies fängt beim Scanner an: Scannen ist der erste Schritt zur Digitalisierung. Früher dauerte es eine Ewigkeit, bis ein Dokument eingescannt war. Kein Vergleich zu den Leistungen heutigen Druck-Scanner. Auch Smartphone-Kameras können mit der richtigen App ein Hilfsmittel sein, Dokumente zu digitalisieren. Ferner benötigen Sie eine Cloud-Speicherlösung, um elektronische Dokumente sicher zu speichern. Ein digitales Büro ist daher sehr gut mit einem Dokumentenmanagementsystem zu realisieren. Aus dem privaten Bereich sind Lösungen wie Dropbox oder Google Docs bekannt. Jedoch sind professionelle Business-Lösungen mit „Hosting in Germany“ auch unter Datenschutz-Aspekten die bessere Wahl.  Cloud-Speicher, die in Deutschland gehostet werden, gelten als hochsicher. Sie unterliegen den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen. Die Daten in der Cloud werden in deutschen Hochsicherheitszentren gehostet. Sie sind damit vor Verlust und Spionage geschützt – anders als z.B. auf der Festplatte eines Laptops, der jederzeit gestohlen oder beschädigt werden kann. Ein DMS sollte insbesondere eine Anbindung an Ihr E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Office-Anbindung) ermöglichen. Dann können Sie alles, was per Mail bei Ihnen ankommt, nahtlos ins DMS übertragen. Die E-Mail-Archivierung ist nicht zu unterschätzen, werden doch heute Geschäftsbriefe fast nur noch per E-Mail versandt. Um das zu vereinfachen, haben clevere Anbieter von Business Software längst entsprechende Konnektoren für die Integration von Office Software und DMS integriert. 4) Reduzierung von Papierpost Zwar werden heutzutage schon viele Geschäftsdokumente über elektronische Wege übermittelt. Jedoch bietet sich immer noch Ausbau-Potential. Bitten Sie z.B. Ihre Geschäftspartner und Lieferanten darum, Eingangsrechnungen auf elektronischem Wege zu übermitteln und setzen Sie selbst auf elektronische Rechnungen. Auch digitale Lohnabrechnungen können ein weiterer Schritt sein, Dokumente nicht mehr ausdrucken zu müssen. Quelle: Bitkom Research.(2022). Digital Office Index 2022. 5) Einsatz von digitalen Workflows Nutzen Sie hilfreiche Tools, um Arbeitsprozesse digital abzubilden und effizienter zu gestalten. Ein erster Schritt kann daher die Lösung für eine digitale Signatur sein. Damit müssen Dokumente nicht mehr händisch unterschrieben werden. Projektmanagement-Tools können Teams dabei helfen, ihre Aufgaben intern zu organisieren. Dies schafft zeitgleich Transparenz im Unternehmen. Insbesondere wenn es um die Verwaltung von Verträgen geht, kann eine Vertragsmanagement-Software eine Lösung sein, die administrativen Prozesse zu verbessern. Auch Eingangsrechnungen können z. B. von professionellen Lösungen direkt eingelesen und von dort aus nahtlos weiterverarbeitet werden. Die notwendigen Kontrollen, z. B. die Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch die zuständigen Mitarbeiter, werden direkt im System veranlasst und automatisch auf dem Scan vermerkt. https://youtu.be/kxxTgUSFtME Digitale Rechnungsverarbeitung, am Beispiel von Scopevisio. Die Software archiviert die Belege anschließend selbsttätig und sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. 6) Überarbeitung der Sicherheitsrichtlinien Im Zuge der Umstrukturierung von Büroprozessen gehört verpflichtend mit dazu, die eigenen Sicherheitsvorkehrungen im Unternehmen auf den Prüfstand zu stellen. Erstellen Sie klare Richtlinien, für die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten. Dies bezieht auf die Speicherung, das Teilen und Archivierung. Die Nutzung eines DMS in Unternehmen kann dazu beitragen, den Datenschutz zu erhöhen bzw. die DSGVO einzuhalten. Ein DMS ermöglicht es, verschiedene Benutzerrollen und entsprechenden Zugriffsrechte zu vergeben. So wird ein Dokument nur jenen verfügbar gemacht, die dazu berechtigt sind, es zu lesen und/oder zu bearbeiten. Die Datensicherheit wird somit um ein Vielfaches erhöht. 7) Regelmäßige Überprüfung Der Weg in das papierlose Büro ist ein iterativer Prozess. Es ist daher unwahrscheinlich, dass Sie im ersten Schritt alles direkt perfekt umsetzen. Setzen Sie sich regelmäßig zusammen, um die umgesetzten Maßnahmen rückblickend zu bewerten und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Ziehen Sie Mitarbeitende für Feedback-Runden aktiv mit ein. Erst in der täglichen Arbeit werden noch Schwachstellen sichtbar, die noch weiteren Raum für Verbesserung bieten. Machen Sie sich bewusst, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro in der Regel nicht reibungslos verläuft. Die Anpassung administrativer Prozesse erfordert Zeit und Geduld bei allen Beteiligten. Wer bei der Umstellung flexibel bleibt und agil auf Veränderungen reagiert, wird langfristig erfolgreich sein. Fazit Heutzutage gibt es technisch gute Möglichkeiten, das Büro zu digitalisieren. Das papierlose Büro zeichnet sich dadurch aus, dass auf Papierdokumente weitgehend verzichtet wird. Statt dessen wird überwiegend digital mit und an Dokumenten gearbeitet wird. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse, lässt sich die Arbeit effizienter gestalten und zeitgleich Kosten einsparen. Ein DMS zur digitalen Dokumentenverwaltung kann dabei helfen, die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern. Es unterstützt auch dabei, Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen leichter zu realisieren. Der Übergang in das papierlose Büro ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden soll. Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden, damit neue Software-Lösungen und digitale Prozesse auch Akzeptanz in der Belegschaft finden. Allen Schwierigkeiten und möglichen Widerständen zum Trotz lohnt sich die Umstellung langfristig, um kosteneffizient zu agieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. ### Buchhaltung: Selber machen oder auslagern? Wer sich selbstständig macht, steht meist schnell vor der Frage, wie die Buchhaltung geregelt werden soll. Viele Gründer ziehen es aus finanziellen Gründen besonders anfangs vor, sich selbst darum zu kümmern. Dabei sollte man allerdings die fachlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung nicht unterschätzen. Buchhaltung auf eigene Faust ist nur dann eine Option, wenn man zumindest über Grundkenntnisse in diesem Bereich verfügt. Die örtlichen IHKs, aber auch Volkshochschulen und private Institute bieten Fortbildungen an, in denen man die Grundlagen im Rechnungswesen erlernen kann. Außerdem findet man online viele Artikel zu Themen wie Finanzen, Controlling und Buchführung, die einem weiterhelfen können. Es ist jedoch die Frage, ob man in Crash-Kursen oder durch Artikel tatsächlich Profi-Kenntnisse erlangt – und ob man in der Zeit, die man beim Lernen für die Buchhaltung verwendet, nicht eigentlich mehr Geld mit dem eigenen Business verdienen könnte. Was die finanzielle Seite angeht, sollte man auch beachten, dass der Jahresabschluss (oder die Steuererklärung), den bzw. die dann doch der Steuerberater machen muss, eventuell aufwändiger und damit teurer werden kann, wenn die Buchhaltung zuvor nicht durch einen Experten abgewickelt wurde. Dennoch kann es gerade für Existenzgründer und ihre Mitarbeiter sinnvoll sein, zu lernen, wie Buchhaltung funktioniert. Selbst wenn man die Buchhaltung später auslagert, hat man doch ausreichend Kenntnisse gewonnen, die einem helfen, die Resultate der Dienstleister in Bezug auf das Rechnungswesen beurteilen zu können. Buchhaltung beim Steuerberater Der Steuerberater begleitet den Unternehmer vor allem in allen steuerlichen Fragen. Zu seinem Tätigkeitsfeld gehört aber auch die Buchhaltung für gewerbliche Mandanten. Doch was kostet der Service? Ähnlich wie bei Rechtsanwälten und Ärzten gibt es bei Jobs aus dem Bereich der Buchführung in Deutschland bestimmte Vorgaben, die in der Steuerberatergebührenverordnung (StBGebV) gesetzlich geregelt sind. Die Honorare von Steuerberatern sind deshalb aber noch lange nicht einheitlich – die Gebührenverordnung gibt lediglich einen groben Rahmen vor. Die Kosten für den Steuerberater orientieren sich unter anderem am Gegenstandswert. Im Falle der Buchhaltung handelt es sich hierbei um den Jahresumsatz. Dem Gegenstandswert ist eine sogenannte "volle Gebühr" zugeordnet. Je nach Schwierigkeitsgrad bzw. Aufwand kann der Steuerberater nun diese Gebühr in einem gewissen Rahmen ausschöpfen und seinem Kunden mehr oder weniger berechnen. Nachvollziehbar wird dies, wenn man sich zum Beispiel vor Augen hält, dass ein Unternehmer bei 100.000 Euro Jahresumsatz 150 Belege, aber auch 1500 Belege haben kann. Für die Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege beträgt die Monatsgebühr 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach der genannten Tabelle (Mittelwert 7/10). Verringern kann man den Betrag durch Vorkontieren der Belege. Bei Einnahmen in Höhe von 100.000 Euro ergibt sich somit eine Bandbreite von 30,- bis 180,- Euro (Mittelwert: 105, -Euro). Im Vergleich zum freien Buchhalter sind die Kosten für den Kunden beim Steuerberater meist höher. Vorteil ist allerdings, dass Sie nur einen einzigen Ansprechpartner für die laufende Buchhaltung und den Jahresabschluss bzw. Steuererklärung haben. Von Vorteil kann es darüber hinaus sein, dass der Steuerberater auch im Hinblick auf die Buchhaltung wertvolle steuerliche Tipps und Ratschläge geben kann. Buchhaltung durch den Buchhalter Auch ein freier oder bei Ihnen angestellter Buchhalter kann die Buchhaltung für Ihr Unternehmen erledigen. Dieser kontrolliert und dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos und ordnungsgemäß und bereitet den Jahresabschluss vor. Darüber hinaus kümmert sich der Buchhalter auch um die Anlagenbuchhaltung, in der alle langlebigen Wirtschaftsgüter erfasst sind. Er übernimmt bei Bedarf außerdem die Lohnbuchhaltung. Im Unterschied zum Steuerberater kann der Buchhalter allerdings keinen Jahresabschluss machen. Oder korrekter: Er kann ihn zwar machen, allerdings muss dieser anschließend von einem Revisor geprüft werden, der wiederum Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sein muss. Für Sie hat das den Nachteil, dass Sie zwei Dienstleister brauchen: den Buchhalter für die Buchhaltung und den Steuerberater für Jahresabschluss oder Steuererklärung - es sei denn, Sie wollen dies selbst übernehmen. Das ist durchaus möglich, denn Sie sind nicht gezwungen, einen Steuerberater zu beauftragen. Im Vergleich zur Buchhaltung beim Steuerberater kann sich die Kombination von Buchhalter und Steuerberater durchaus als günstiger für Sie erweisen. Selbstständige Buchhalter und Bilanzbuchhalter können die Höhe der Gebühren bzw. ihr Gehalt mit den Mandanten nämlich frei vereinbaren. Sofern Buchhalter Mitglieder im Bundesverband selbstständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter sind, ziehen Sie in Bezug auf Lohn und Gehalt oftmals die Gebührentabelle des Verbandes heran, sind allerdings beim Schreiben ihrer Rechnungen nicht an diese gebunden. Ein weiterer praktischer Nebeneffekt der Kombination Buchhalter-Steuerberater ist, dass sich beide gegenseitig kontrollieren können. Zeit und Geld sparen durch "Cloud-Lösung" Moderne kaufmännische Software auf der Basis von Cloud Computing ermöglicht Ihnen ganz neue Möglichkeiten der Arbeitsteilung zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister – egal, ob Buchhalter oder Steuerberater. Sie trauen sich ein bisschen Buchhaltung zu, brauchen aber trotzdem Unterstützung durch einen Experten? Sie können Cloud-Software dazu nutzen, Ihre Buchhaltung teilweise oder ganz selbst online zu organisieren und je nach Bedarf die Unterstützung eines Experten in Anspruch zu nehmen. Der Clou dabei: Da die Software über das Internet genutzt wird, können Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater einfach freischalten. Das lästige Hin- und Herreichen von Papieren und/oder Dateien entfällt; Sie, ihre Mitarbeiter und Ihr Dienstleister haben den gleichen Blick auf dieselben Zahlen und können ganz einfach online buchen und Rechnungen versenden. Cloud Software und ein Buchhaltungsservice machen es also möglich, die Vorteile des Selbermachens mit denen des Auslagerns zu kombinieren! Das erweist sich gerade für Existenzgründer als kostengünstige, zeitsparende und sichere Option: Sie erledigen einen Teil der Buchhaltung selbst – das spart Kosten Sie holen Sie sich Unterstützung durch einen Experten – das gibt Ihnen die Sicherheit, mit einem starken Partner an der Seite alles ordnungsgemäß abzuwickeln Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Zahlen – und sind immer aktuell über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens informiert Pro und Contra: Buchhaltung selber machen Pro Lernen: Fachwissen aufbauen Kosten sparen Eigenes Unternehmen zeitnah im Blick behalten Contra Zeit in den Aufbau von Know-How investieren Zeit und Nerven für laufende Buchhaltung einplanen, geringer Spaßfaktor Ständiger Zweifel, ob im eigenen Unternehmen alles richtig gemacht wird ### Kassenbuch: Was ist das und wie funktioniert's? Was ist ein Kassenbuch? Im Kassenbuch oder Kassenblatt, werden sämtliche Geschäftsvorfälle erfasst, bei denen Bargeld vereinnahmt oder ausgegeben wurde. Eine Kasse kann auch eine Geldkassette oder Hosentasche sein. Ein Kassenbuch hingegen ist immer die buchhalterische Abbildung dieser Kasse - etwa durch eine Kassenbuch-Software, ein Online Kassenbuch oder eine Registrierkasse. GoBD einhalten Für das Controlling und für eventuelle Steuerprüfungen ist es wichtig, dass Kassen alle gesetzlichen Anforderungen penibel einhalten. Ein Kassenbericht darf z. B. nicht in Excel erstellt werden, auch wenn Kassenbuch-Vorlagen in Excel zum Teil kostenlos online verfügbar sind. Denn im Excel-Format lassen sich nachträgliche Manipulationen nicht ganz ausschließen. Auch Registrierkassen müssen vor Manipulationen geschützt sein. Technische Sicherheitsvorkehrungen für Registrierkassen werden derzeit vom BSI erarbeitet. Es gibt allerdings zertifizierte Software für die Kassenbuchführung. Diese verhindert Manipulationen am Kassenbuch. Einige Lösungen erlauben zudem eine DATEV-Anbindung oder Online-Übermittlung der Kassendaten an den Steuerberater. Wer muss ein Kassenbuch führen? Alle bilanzierenden Unternehmen sowie Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern,  müssen ein Kassenbuch führen. Kleingewerbetreibende und Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen dies nicht, können es aber auf freiwilliger Basis tun. Das ist auch zu empfehlen, wenn regelmäßig Bargeldgeschäfte getätigt werden. Es ist heute sehr einfach, ein Kassenbuch online zu führen. Interessenten sollten allerdings die Anbieter von Software für die Online-Buchhaltung und Online-Kassenführung genau unter die Lupe nehmen. Nicht jeder erfüllt die Anforderungen der Finanzverwaltung, die das BMF in den GoBD formuliert hat. Im Zweifel kann der Steuerberater weitere Auskünfte darüber erteilen, wie Unternehmer am besten ihr Kassenbuch führen können. Wie führt man ein Kassenbuch? Nach § 145 Abs. 1 AO muss die Buchführung für einen sachverständigen Dritten (z.B. Betriebsprüfer) klar, geordnet, vollständig, richtig und nachvollziehbar sein. Außerdem muss sie zeitnah erfolgen. Was das bedeutet, wurde unlängst in den GoBD präzisiert: Kassenbewegungen müssen taggenau erfasst werden - nicht nur in der Registrierkasse, sondern auch in der Kassenbuch-Software. Das Controlling im Unternehmen sollte diese Anforderungen im Blick haben. Grundsätzlich werden alle baren Geschäftsvorfälle im Kassenbuch dokumentiert, auch private Entnahmen und Einlagen. Das wichtigste Kriterium für ein Kassenbuch ist, dass der Saldo niemals negativ sein kann. Darauf achtet das Finanzamt zuerst. Am besten täglich Kassenbuch führen Darüber hinaus muss jede Kassenbewegung in der Buchhaltung bzw. im Kassenbericht mit folgenden Daten erfasst werden: Handelt es sich um eine Einnahme oder Ausgabe? Keine Buchung ohne Beleg! Dieser kann eine Einnahmen- oder Ausgabenquittung sein oder derjenige einer Barabhebung vom oder Bareinzahlung aufs Konto. Datum der Kassenbewegung Erklärender Buchungstext Betrag und Währung der Kassenbestand muss jederzeit ersichtlich sein. Die Kassenbewegungen müssen mit den genannten Angaben taggenau erfasst werden. Außerdem muss es jederzeit möglich sein, den Sollbestand der Kasse (Kassenbestand laut Buch) mit dem Ist-Bestand (physisch vorhandenes Geld) zu vergleichen, d. h. das Geld zu zählen und ein Zählprotokoll zu erstellen. Dies wird als Kassensturz bezeichnet. Des Weiteren sind die Kassenbewegungen chronologisch, d. h. in zeitlicher Reihenfolge, zu erfassen. Es gibt noch weitere Indizien für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch, beispielsweise unrunde Summen, regelmäßige Bewegungen und keine außergewöhnlichen, unerklärlichen Vorfälle – also gar keine oder ungewöhnlich hohe Bewegungen. Keine Buchhaltung ohne Beleg Des Weiteren gehört zu jedem im Kassenbuch dokumentierten Vorgang ein Beleg, also etwa eine Ausgabenquittung oder der Beleg einer Barabhebung vom Konto beziehungsweise der entsprechenden Einzahlung. Aus diesem Faktum ergibt sich auch, dass im Kassenbuch nicht unbedingt die Mehrwertsteuer dokumentiert werden muss. Das wäre zwar vorbildlich, die steuerliche Bewertung ergibt sich jedoch aus den beigefügten Belegen. Muss die Umsatzsteuer vermerkt werden? Der Vermerk der Umsatzsteuer ist angeraten, wenn ein Unternehmen oft mit verschiedenen Steuersätzen konfrontiert wird. Handelsübliche Kassenbücher und Kassenbuch-Vorlagen enthalten die Spalte „Umsatzsteuersatz“, das Finanzamt besteht allerdings bei einer Prüfung nicht auf dem Vermerk und verwirft deshalb auch keine Kassenbuchaufzeichnungen. Werden in einem Online-Kassenbuch vorbereitete Geschäftsvorfälle angesprochen, ist der Steuersatz meist schon automatisch in der Buchführung berücksichtigt. Der Steuerberater kann detaillierte Auskünfte hierüber geben. Welche Kassenbuch-Software ist gut? Kassenbuch-Software sollte zertifiziert, GoBD-konform und einfach zu bedienen sein. Dann erübrigt sich auch das handschriftliche Ausfüllen von Vorlagen und die Zuordnung der Belege, die die Angewohnheit haben, immer dann, wenn man sie braucht, unauffindbar zu sein. Mit vermeintlich kostenlosen Kassenbuch-Vorlagen und Tools verliert der Unternehmer so viel produktive Arbeitszeit, dass sich die professionelle Lösung im Endeffekt mehr rentiert. Kasse online führen Bei Cloud-Software-Anbietern kann ein Online-Kassenbuch zu geringen monatlichen Gebühren gemietet werden, die sich durch Zeitgewinn schnell amortisieren. Wer auch von unterwegs Spesen oder Restaurantbesuche erfassen möchte, ist gut bedient mit Programmen, die eine Mobile App anbieten. Bei manchen Lösungen kann man einen Beleg, z. B. ein Parkticket oder einen Bewirtungsbeleg, der Kassenbewegung zuordnen, indem man ihn einfach mit der Smartphone-Kamera abfotografiert. Es gibt Vorlagen, denen die entsprechende Quittung dann zugeordnet wird. Damit ist der Beleg für alle Zeiten gesichert, ganz gleich, in welchem Handschuhfach er später einmal landet. Dem Abzug der Bewirtungskosten steht nichts mehr im Wege. Kriterien für gute Kassensoftware Eine gute Kassen-Software ermöglicht Folgendes: digitale, GoBD-konforme Kassenführung vorbereitete und für die Buchhaltung verschiedener Unternehmen individuell konfigurierbare Geschäftsvorfälle leicht verständliche Vorlagen bzw. Masken für Geschäftsvorfälle und Kassenbuch automatische Vervollständigung von Eingaben bzw. Auswahlfelder schnelle, sichere, vollständige, nachvollziehbare und unverlierbare Erfassung der Kassenbewegungen Integration in die Buchhaltung unkomplizierte Belegzuordnung Mobile App für die Kassenführung online und von unterwegs Ausgabe von Quittungen integriertes Zählprotokoll, das ausgedruckt und gesichert werden kann keine Manipulationsmöglichkeit, revisionssichere Speicherung Belegübermittlung aus dem Programm an die DATEV bzw. den Steuerberater Einfache Ausgabe von Kassenberichten Stimmt es, dass alte Registrierkassen ausgetauscht werden müssen? Tatsächlich werden viele ältere Modelle ab 2017 die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Alle Daten und Unterlagen müssen digital auswertbar und manipulationssicher aufbewahrt und dem Finanzamt auf Anforderung zur Verfügung gestellt werden. Ab dann sind auch keine Tagesendsummen-Bons (so genannte Z-Bons) mehr zulässig. Jede einzelne Kassenbewegung muss mit Beleg erfasst werden. Registrierkassen müssen so gesichert sein, dass Manipulationen unmöglich sind. Manche älteren Kassen können entsprechend umgerüstet werden, aber viele werden auch ersetzt werden müssen. Unternehmer sollten sich früh genug um eine neue Registrierkasse kümmern, weil Ende 2016 Liefer-Engpässe der Hersteller absehbar sind. Welche Probleme gibt es bei der Kassenbuchführung? Der Kassenbestand muss positiv sein. Wenn geringfügige negative Differenzen auftauchen, weil der Unternehmer Kleinigkeiten aus dem Portemonnaie bar bezahlt und die Eintragung vergessen hat, ist eine entsprechende Bareinlage zu vermerken. Hierbei ist zu beachten, dass der Fiskus fragt, woher das Bargeld gekommen ist. Wenn sich diese Summen häufen, wird Schwarzgeld vermutet. Im schlimmsten Fall wird das Kassenbuch verworfen, die Einnahmen werden geschätzt. Das Steuerbüro gleicht den Kassenbericht mit den Belegen über bare Ausgaben und Einnahmen ab. Wenn es hier Differenzen gibt, bucht der Steuerberater auf ein Gegenkonto eine entsprechende Einnahme oder Entnahme aus dem Kassenbuch. Die Entnahme wäre unproblematisch, sie führt allerdings zur steuerlichen Bewertung, hier wurde ja ein Gewinn erzielt. Prekär sind gegengebuchte Einlagen, noch prekärer wird es, wenn das Steuerbüro diese stillschweigend bucht, ohne den Unternehmer zu informieren und die Vorfälle abzuklären. Was passiert bei einer Steuerprüfung? Es ist darauf zu achten, dass Steuerprüfungen in der Regel erst nach mehreren Jahren vorgenommen werden, hierbei werden stets mehrere Geschäftsjahre zusammengefasst. Wenn Bargeldflüsse nicht nachvollziehbar oder nur in Excel erfasst sind, kann das Finanzamt eine Steuerschätzung vornehmen. Diese fällt immer zu Ungunsten des Unternehmens aus und bedroht im schlimmsten Fall dessen Existenz. Handschriftlich geführte Kassen sind riskant. Am besten ist eine Kasse, die den Bedingungen der GoBD entspricht und DATEV-kompatibel ist - zum Beispiel mit DATEV-Belegtransfer über DATEV connect online. Bei handschriftlich geführten Kassenbüchern muss der Vermerk „Bareinlage“ oder „Barentnahme“ gut leserlich sein. Viele Kleinunternehmer mit einem Barumlauf von etwa 20 bis 30 Prozent ihres Umsatzes leben privat vom Bargeld aus der Kasse. Das ist zulässig, sofern es nachvollziehbar ist. Wenn der Betriebsprüfer nicht erkennen kann, dass der Unternehmer seinen privaten Lebensunterhalt aus der Kasse bestritten hat (weil die Schrift nicht lesbar ist) und auch sonst keine privaten Entnahmen vom Konto bemerkt werden, wird der private Lebensunterhalt hinzugeschätzt und entsprechend versteuert. Dies ist ein Fall aus der Praxis: Das Finanzamt setzte für einen Zeitraum von drei Jahren 800 Euro monatliche Lebenshaltungskosten mit einem persönlichen Einkommenssteuersatz von 30 Prozent an, der Unternehmer musste also 13.000 Euro Steuern nachzahlen. ### GoBD-konforme Software - der vollständige Leitfaden Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit diesem Regelwerk ersetzte das BMF Ende 2014 die früheren GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Es ebnete damit den Weg zum papierlosen Büro. Was sind die GoBD? Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen, die Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben und ein internes Kontrollsystem die Funktionstrennung im Betrieb dokumentieren. Mehr dazu in unserem Artikel Was sind die GoBD? 15 Kriterien für GoBD-konforme Software Die folgende Checkliste zeigt, welche Anforderungen eine Software erfüllen sollte, die die GoBD-Anforderungen zu erfüllen hilft. Anforderungerfüllt durch Sichere AufbewahrungDie Datenspeicherung erfolgt auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Die digitalen Belege und Unterlagen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.√UnveränderbarkeitEin einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert.√UnverlierbarkeitDurch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nie mehr gelöscht werden können.√VollständigkeitBelege werden direkt am Geschäftsvorfall hinterlegt. E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden durch Technologien wie z. B. Office-Integration oder E-Mail-Agent mit dem Vorfall verknüpft.√NachvollziehbarkeitAlle Verarbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert – von der ersten Entstehung eines Vorgangs bis zur abschließenden Buchung.√AuffindbarkeitDurch eine schnelle Volltextsuche und Drill-Down-Funktionen ist jede Information im Nu gefunden.√OrdnungUnterlagen sind eindeutig identifizierbar und ordentlich im System abgelegt.√Zeitgerechte ErfassungSobald Belege vom Scanner oder von der Smartphone-Kamera in die Software hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst. Mobile Apps unterstützen die Bearbeitung von unterwegs.√Zeitgerechte BuchungDurch Kontierungsassistenten und die am Vorgang dokumentierten, buchungsrelevanten Informationen sind Buchungen schneller zu bewältigen. Bei Ausfall einer Fachkraft kann eine Vertretung mit den passenden Zugriffsrechten schnell übernehmen.√Tägliche KassenführungKassenbewegungen wird der buchungsbegründende Beleg unmittelbar zugeordnet.√Jederzeitige KassensturzfähigkeitDer Sollbestand der Kasse sollte aus der Software mit einem Mausklick direkt abrufbar sein.√Maschinelle AuswertbarkeitUmfassende Berichtsfunktionalitäten geben in Echtzeit Aufschluss über alles, was Betriebsprüfer wissen müssen.√Datenzugriff der FinanzbehördeIm Falle einer Steuerprüfung erhält die Finanzverwaltung Datenzugriff. Die unterschiedlichen Zugriffsarten oder ein IDEA-GDPdU-Export sind schnell eingerichtet.√Internes KontrollsystemDie Funktionstrennung kann durch Berechtigungseinstellungen im System festgeschrieben und für eine etwaige Prüfung dokumentiert werden.√VerfahrensdokumentationDie von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird systemseitig durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die digitale Protokollierung aller Bearbeitungsschritte unterstützt.√ Die wichtigsten Anforderungen der GoBD  In den GoBD geht es vorrangig darum, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Im Zentrum stehen Ihre digitalen Belege und ihre softwaregestützten buchhalterischen und steuerlichen Prozesse. Zentrale Anforderungen sind: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Vollständigkeit und Richtigkeit Zeitgerechte Buchung und Erfassung Ordnung und Unverlierbarkeit Unveränderbarkeit Datenzugriff der Finanzbehörde Mehr dazu in unserem Artikel 6 Anforderungen der GoBD Ersetzendes Scannen Ersetzendes Scannen ist der Trick, mit dem Sie aus Papierbelegen auf GoBD-konforme Weise digitale Belege machen. Grundsätzlich sollten alle Belege in der Buchführung im originalgetreu erhalten bleiben. Mit einem wohldokumentierten Scanprozess ersetzen Sie Rechnungen und andere Papierbelege durch digitale Varianten, die dem Original entsprechen. Sobald das getan ist, können, ja, müssen Sie sogar, die Papierbelege entsorgen. Denn es kann nur einen maßgeblichen Beleg geben und dieser liegt nach dem Scannen digital vor. In einer Novellierung der GoBD hat das BMF mittlerweile festgeschrieben, dass das Abfotografieren von Belegen dem Scannen gleichgestellt ist. Buchführungsprogramme sowie auch Kassen- oder Reisekostenanwendungen geben Ihnen heute die Möglichkeit, Belege mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera zu fotografieren und über eine App direkt in die relevante Anwendung zu laden. Mehr dazu in unserem Artikel Ersetzendes Scannen Belege digitalisieren und GoBD  Software-Systeme unterstützen Sie bei der Digitalisierung und Archivierung von Belegen. Scannen alleine genügt nicht; es müssen auch noch technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden: Auf der technischen Seite müssen Sie sicherstellen, dass Belege im Original erhalten bleiben. Über den gesamten Lebenszyklus des Belegs müssen alle Bearbeitungsschritte lückenlos am Beleg protokolliert werden. Das Protokoll muss in der Software mit dem Beleg verknüpft sein, damit das Ganze nachvollziehbar bleibt. Auf der organisatorischen Seite müssen in der Buchführung und im Rechnungswesen Zugriffskontrollen eingerichtet werden, die eine Löschung der Belege verhindern. Mehr dazu in unserem Artikel Beleg-Digitalisierung und GoBD Kassen GoBD-konform führen Eine zeitgemäße Kassensoftware kann Ihnen das Leben bedeutend erleichtern. Nach den GoBD müssen Bargeldgeschäfte täglich aufgezeichnet werden und es gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ganz einfach, wenn Sie Quittungen direkt aus der Software ausgeben und Eingangsbelege per Smartphone hochladen, sobald Sie sie in Händen halten. Gängige Kassenbewegungen sind in einer Kassensoftware schon vordefiniert, etwa wenn Sie tanken, Briefmarken kaufen oder einen Barverkauf tätigen. Auf diese Weise ist jeder Vorgang in Sekundenschnelle gebucht. Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme Kassen Rechtssichere E-Mail-Archivierung  Viele E-Mails sind mit bestimmten Geschäftsvorfällen untrennbar verbunden. Sie sind für das Verständnis und die lückenlose Dokumentation von steuerrelevanten Vorgängen sehr wichtig. Deshalb müssen sie mit diesen Vorgängen verknüpft und archiviert werden. Eine GoBD-konforme Software sollte die Archivierung von E-Mails zusammen mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen unterstützen. Praktisch sind beispielsweise Lösungen, die ein Outlook-Plugin enthalten, mit dem Sie wichtige Mails ohne Umweg direkt in Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware übermitteln können. Auf Wunsch mit oder ohne Anhang. Eine Archivierung erübrigt sich, wenn die E-Mail nur eine Art elektronischer Briefumschlag für eine Rechnung oder dergleichen ist. Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme E-Mail-Archivierung GoBD-konforme digitale Rechnungen  Digitale Rechnungen halten gesetzliche Anforderungen ebenso ein wie papiergebundene. Der Vorsteuerabzug ist durch elektronische Rechnungen in keiner Weise gefährdet!  So verknüpft eine gute Buchhaltungssoftware Buchungsinformationen und Bearbeitungsschritte direkt mit dem Beleg. Ein revisionssicheres Dateiformat und die feste Verknüpfung von Buchung und Beleg macht alle Vorgänge transparent und nachvollziehbar. Neben der Rechtssicherheit bieten elektronische Rechnungen weitere Vorteile. Sie lassen sich schneller verarbeiten, sind immer sofort auffindbar und sparen die enormen Kosten papiergebundener Rechnungen ein.  GoBD und Ausgangsrechnungen  Eine Abrechnungssoftware (auch Faktura-Programm genannt) generiert Ihre Rechnungen in elektronischer Form direkt aus dem System. Aus den hinterlegten Stamm- und Bewegungsdaten ist die Rechnung schnell erstellt. Meistens können Sie auch ein Angebot oder einen Auftrag in eine Rechnung überführen, ohne weitere Eingaben tätigen zu müssen. GoBD-konforme Rechnungssoftware gewährleistet: die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, wie Wahrheit, Klarheit, Nachvollziehbarkeit usw. die Zuordnung von Buchung und Beleg die Aufzeichnung in zeitlicher und sachlicher Ordnung die Unveränderbarkeit der Rechnung die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte den Datenzugriff nur für berechtigte Personen und die revisionssichere Belegsicherung Mehr dazu in unserem Artikel GoBD und Ausgangsrechnungen GoBD und Eingangsrechnungen  Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist eine Art Königsdisziplin für Buchhaltungsprogramme. Viele Rechnungen gehen noch papiergebunden ein. Sie werden gescannt oder abfotografiert und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Beim Hochladen werden die Rechnungsbestandteile durch eine erkannt. Bei diesem Vorgang kommt neben der bekannten OCR-Technologie zunehmend auch Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Diese erkennt Muster und ordnet sie korrekt zu. Das Ergebnis ist eine automatisierte Erfassung der Rechnung. Vor der Buchung und Zahlung durchlaufen Eingangsrechnungen einen Freigabe- und Genehmigungsprozess. Dieser kann als Workflow in der Software angelegt, dokumentiert und überprüft werden. Aktuelle Buchhaltungsprogramme ermöglichen es, für unterschiedliche Vorfälle unterschiedliche Workflows und Zuständigkeiten zu erstellen. Die Dokumentation dieses Prozesses ist ein wichtiger Bestandteil des internen Kontrollsystems und der Verfahrensdokumentation. Ebenso wie Ausgangsrechnungen werden Eingangsrechnungen mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall verknüpft, um die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit des Vorgangs zu gewährleisten.  Auch die Buchung und Zahlung der Rechnung kann durch sinnvolle Automatisierungen, etwa durch Buchungsregeln und Ermittlung der Liquidität auf Konten, wesentlich vereinfacht und rechtssicher umgesetzt werden. Mehr dazu in unserem Artikel GoBD und Eingangsrechnungen Haftungsrisiken vermeiden durch rechtssichere Datensicherung  Geschäftsführer und IT-Administratoren können bei groben Pflichtverstößen gegen die Regelungen zur Datensicherheit persönlich haftbar gemacht werden. Besonders wichtig ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine definierte Backup-Strategie haben. Daten müssen gesichert und im Verlustfall zeitnah wiederhergestellt werden. Geschäftskritische Daten sollten dreimal existieren: auf zwei verschiedenen Medien gespeichert und als weiterer Sicherungssatz Offsite aufbewahrt. Darüber hinaus müssen alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden. Cloud Software hat den Vorteil, dass Ihre Daten auf sicheren Servern redundant, das heißt mindestens zweimal an verschiedenen Serverstandorten, gespeichert sind. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass Ihr Cloud-Anbieter Hosting in Deutschland oder der EU garantiert und GoBD-zertifiziert ist. Mehr dazu in unserem Artikel Haftungsrisiken vermeiden durch rechtssichere Datensicherung GoBD-konforme Datenbereitstellung für das Finanzamt  "Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein." - so steht es in den Richtlinien. Das bedeutet, dass Ihre Buchhaltungssoftware einen maßgeschneiderten Zugang für die Finanzbehörde anbieten muss. Manche Software-Hersteller ermöglichen das über ein spezielles Benutzerprofil, das dem Betriebsprüfer exakt die Zugriffsrechte einräumt, die er braucht. Sollte er die Herausgabe von Daten der Finanzbuchhaltung verlangen, ist eine IDEA-Exportschnittstelle notwendig. Über diese Schnittstelle lassen sich Finanzdaten in dem vom Finanzamt benötigten Format exportieren.  Mehr dazu in unserem Artikel GoBD-konforme Datenbereitstellung für das Finanzamt Verfahrensdokumentation nach GoBD  Unternehmen müssen in ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben, wie sie ihre steuerlich relevanten Dokumente und Belege empfangen, identifizieren, erfassen, verarbeiten, ausgeben, archivieren und nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichten. Zu den Belegen gehören alle in Papierform oder in digitaler Form eingehenden und ausgehenden oder als Eigenbelege selbst erstellten Nachweise. Beispiele sind Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge, Entnahmebelege, AfABelege usw. Dazu gehören auch digitale Belege wie PDFs oder Datensätze aus Vor- und Nebensystemen der Buchführung, z. B. Warenwirtschaftssystem, Kassensystem, Lohnbuchführung, Anlagenbuchführung usw.  Dabei sind technische, organisatorische und prozessuale Anforderungen zu beachten.  Zu den technischen Voraussetzungen gehören die Hard- und Software-Systeme, mit denen Sie Ihre Buchführung erledigen. Mit dazu gehören auch alle Vor- und Nebensysteme der Buchhaltung. Die organisatorischen Voraussetzungen umfassen die beteiligten Elemente Ihrer Aufbau- und Ablauforganisation. Prozessuale Voraussetzungen sind die relevanten Workflows und Prozesse. Diese müssen konsistent und belegbar die Anforderungen der GoBD erfüllen. Muster-Verfahrensdokumentation Wie können Sie in Ihrer Software einen "wasserdichten" Prozess einrichten, um Ihre Belege GoBD-konform zu archivieren? Eine Handreichung dazu finden Sie in der Muster-Verfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberaterverbandes. Die Dokumentation muss vor allem diese Fragen beantworten:  Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert? Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt? Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt? Wie ist das Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert? Wie ist der Ablageort (z. B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt? Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren? In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z. B. interne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege? Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten? Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden? Mehr dazu in unserem Artikel Hilfe bei der GoBD-konformen Belegablage Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken  Die GoBD schreiben vor, dass jedes Unternehmen ein internes Kontrollsystem (IKS) etablieren muss. Das IKS ist ein zentraler Baustein für Ihr Risikomanagement. In diesem Zusammenhang wird oft das Prinzip der Funktionstrennung angeführt, auch Vier-Augen-Prinzip genannt. Dieses ist tatsächlich ein Kern-Anliegen des IKS - aber nicht das einzige. Ein IKS beschreibt Prozesse, Rollen und Kontrollen, die gewährleisten, dass in Organisationen alles mit rechten Dingen zugeht – insbesondere im Bereich der Rechnungslegung.  Ein IKS formuliert Regelungen für Unternehmensaktivitäten (internes Steuerungssystem) und für die Überwachung der Einhaltung dieser Regelungen (internes Überwachungssystem).  Mehr dazu in unserem Artikel Internes Kontrollsystem (IKS) mindert Risiken Fazit Was früher die GDPdU waren, sind heute die GoBD. Die Finanzverwaltung hat im BMF-Schreiben von November 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form aktualisiert. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre digitalen Finanzen GoBD-konform in den Griff bekommen. ### Quittungen besser digital: Tipps von Scopevisio Was sind Quittungen? Mit einer Quittung bestätigt ein Gläubiger einem Schuldner, dass er einen Geldbetrag oder eine Leistung empfangen hat. Sie ist ein Dokument, das im übertragenden Sinne aussagt: „Wir sind quitt.“ Gesetzliche Grundlagen von Quittungen 368 Satz 1 BGB: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“ Die Rechtsgrundlagen für Quittungen sind in §§ 368f BGB und § 416 ZPO geregelt. Für eine Quittung gilt das Schriftformerfordernis, d. h. sie sollte ausgedruckt und unterschrieben werden. In der Buchhaltung wird eine Quittung häufig als Buchungsbeleg für bare Zahlungen verwendet. Im heutigen Rechtsverkehr sind die Unterschrift und Angabe der Person, die die Zahlung leistet, nicht in jedem Fall üblich. Elektronisch generierte Quittungen im PDF-Format, die als Beleg mit dem Zahlungseingang fest verbunden sind, werden in der Regel anerkannt. Spendenquittungen werden ebenfalls meist nicht unterschrieben. Bei Ladengeschäften gilt der Kassenbon als Zahlungsbeleg und Empfangsbestätigung. Welche Bestandteile hat eine Quittung? Die Bestandteile von Quittungen sind üblicherweise: Name und Anschrift des Ausstellers Ausstellungsort und -datum Art und Menge der empfangenen Waren oder Leistungen (soweit anwendbar) Bruttopreis und Steuersatz Unterschrift des Empfängers Wie wird eine Quittung erstellt? Theoretisch kann eine Quittung handschriftlich oder auf einem Quittungsblock bzw. Quittungsvordruck erstellt werden. Aber falsch ausgestellte Quittungen können den Vorsteuerabzug gefährden. Daher warnt der Bundesverband der Buchhalter und Controller grundsätzlich vor handschriftlichen Belegen. Werden Vordrucke verwendet, muss bei steuerfreien Umsätzen der Vermerk „inkl. 19% Mehrwertsteuer“ oder „inkl. 7 % Mehrwertsteuer“ gestrichen werden. Online-Quittungen, Word-Quittungen und Co. Der Quittungsblock hat ausgedient. Stattdessen werden Quittungsvorlagen mit Word oder Excel erstellt. Wenn ein Unternehmer eine Quittung ausstellen möchte, findet er eine Quittungsvorlage in seiner Kassen- oder Buchführungssoftware vor. Oder er greift auf eine Online-Vorlage oder eine selbst gestaltete Quittungs-Vorlage zurück. Digital auf der sicheren Seite Moderne Kassen- und Buchführungsanwendungen haben üblicherweise integrierte Funktionen, um Quittungen zu generieren. Wird eine Bareinnahme mit dem zugehörigen Mehrwertsteuersatz im Kassenprogramm erfasst, kann auf Knopfdruck eine Quittung im PDF-Format generiert werden. Anders als ein Quittungsvordruck lassen sich die Quittungsvorlagen in solchen Programmen individualisieren. So kann der Unternehmer sein Logo und andere Angaben in der Kopf- oder Fußzeile der Quittungsvorlage einfügen. Textbausteine und Platzhalter sorgen dafür, dass die Vorlage mit den korrekten Daten befüllt wird. Gleichzeitig mit der Erstellung, direkt zum Zeitpunkt der Zahlung, wird der Geschäftsvorfall in der Buchhaltungssoftware vorkontiert. Vorteile der digitalen Quittungen Es hat gleich mehrere Vorteile, Quittungen mit einer Buchhaltungs- oder Kassen-Software aus einer entsprechenden Vorlage zu erstellen: Die Kassen-Software „vergisst“ keine gesetzlichen Bestandteile. In der Quittungsvorlage sind diese bereits angelegt. Sie berechnet den Brutto- und Nettobetrag und die Mehrwertsteuer korrekt. Der Benutzer muss nur Betrag und Steuersatz eingeben. Sie irrt sich nicht im Datum. Sie schreibt leserlich. Sie druckt schneller, als ein Mensch jemals schreiben könnte. Sie erstellt die Quittung in Ihrem Corporate Design, wenn Sie dieses einmal in der Anwendung gespeichert haben. Sie ordnet die Quittung dem Verkauf unmittelbar als Beleg zu und bucht den ganzen Geschäftsvorfall. Erst dann sind die Anforderungen des Gesetzgebers an eine ordnungsmäßige Buchführung erfüllt. Quittungsvorlagen aus dem Internet Manche Anbieter stellen im Internet kostenlos Quittungsvorlagen zum Download zur Verfügung. Diese sind zumeist ganz brauchbar, aber passen sie auch zu Ihrem Corporate Design? Ganz zu schweigen davon, dass eine Quittungsvorlage noch längst keine Buchung ist. Was geschieht nach dem Ausstellen der Quittung auf dem kostenlosen Formular? Keine Buchung ohne Beleg, sagt der Gesetzgeber, woraus folgt: Der Beleg ist nur die „halbe Miete“. Rechtssicherheit durch Buchhaltungssoftware Bargeschäfte müssen nach der heutigen Rechtslage täglich erfasst werden. Eine Quittungskopie im Schuhkarton gilt jedoch noch nicht als „Erfassung“ in der Buchhaltung. Wer beweiskräftige, rechtssichere Bücher führen will, muss seine Geschäfte wohl oder übel auch in der Kassen- oder Buchhaltungs-Software dokumentieren. Und hier stoßen die kostenlosen Vorlagen, die allenthalben angeboten werden, an ihre Grenzen. ### Change Management: Veränderungsprozesse aktiv gestalten Prozesse, die einen kulturellen Wandel im Unternehmen erfordern, werden als „Change-Prozesse“ bezeichnet. Um sie erfolgreich zu bewältigen, bedarf es eines Veränderungsmanagements bzw. Change Managements. Das Planen und Umsetzen von Veränderungen sollte vom Management gut durchdacht werden, damit keine unrealistischen Ziele gesetzt werden und der Unternehmenskultur trotz der Veränderungen treu geblieben wird. Durch erfolgreiches Change Management können Sie den Unternehmenswandel so gestalten, dass auch Ihre Mitarbeiter durch Veränderungen ihrer Einstellungen und ihres Verhaltens den Wandel mittragen: Machen Sie die Betroffenen zu Beteiligten, indem Sie Ihre Mitarbeiter in die Gestaltung des Veränderungsprozesses einbeziehen. Dadurch werden diese zu Gestaltern des Unternehmenswandels und die Umsetzung des Change gelingt. Begeisterung für Veränderungsprozesse: Die Startphase im Change Management Gewohnte Denk- und Verhaltensmuster über Bord werfen und neue entwickeln – was zunächst positiv nach Veränderung klingt, wird oft auch mit Arbeit und Aufwand in Verbindung gebracht. Besonders in schwierigen Zeiten sind die Mitarbeiter meistens mit anderen Dingen beschäftigt und stehen Maßnahmen, die einen grundlegenden Wandel in der Unternehmenskultur einläuten sollen, skeptisch gegenüber. Gefragt, ob eine Veränderung oder ein Wechsel gut sei, wird die überwiegende Mehrheit Ihrer Mitarbeiter dementsprechend zunächst vielleicht antworten: „Aber sicher doch, Veränderung ist gut!“ Sobald es aber konkreter wird und nachgefragt wird, wer sich ändern will, flaut die anfängliche Euphorie jedoch leider oft schnell wieder ab. Radikale und plötzliche Veränderungen möglichst vermeiden! Um die schwindende Euphorie zurückzugewinnen, lassen sich in vielen Unternehmen phantasievolle Aktionen beobachten, so etwa das Bedrucken von Kaffeetassen und Plakaten mit einem Slogan. In Abteilungsbesprechungen werden außerdem neue Vorgehensweisen umfassend erklärt. Doch erhöhen derartige Maßnahmen tatsächlich die Akzeptanz von Veränderungsprozessen? Leider eher selten. Eine alternative Vorgehensweise wäre, radikale und plötzliche Veränderungen möglichst zu vermeiden, denn diese erzeugen in der Regel Widerstand. Stattdessen sollte sich so nahe wie möglich an bereits existierenden Prozessen orientiert werden. Einführung neuer Technologieanwendungen: Möglichst intuitiv, selbsterklärend und natürlich Soll beispielsweise eine neue Technologieanwendung bei Ihnen eingeführt werden, sollte diese möglichst selbsterklärend sein. Muss erst ein Seminar oder ein Workshop besucht werden, um sie anwenden zu können, wird sie weniger gut akzeptiert. Denn hier muss erst umgedacht werden und oft vergisst man die neu erlernten Inhalte schnell wieder. Besser ist es, wenn die neue Anwendung intuitiv verständlich ist. Die Einführung einer neuen Software wie etwa ein CRM-System erscheint auf den ersten Blick nicht wie eine große Veränderung - für die IT-Abteilung stellt sie keine große Herausforderung dar. Schaut man genauer hin, wird man jedoch feststellen, dass sich mit der Einführung einer neuen Software immer auch die Arbeitsinhalte sowie die Arbeitsbeziehungen der Mitarbeiter untereinander verändern. Dieser Wandel sollte durch Change Management aktiv gestaltet werden, damit Veränderungsprozesse in Bezug auf Arbeitsinhalte und -beziehungen wie geplant ablaufen. Die Mitarbeiter von Anfang an ins Boot holen! Stärker als in der klassischen Organisationsentwicklung werden Veränderungsprozesse im Change Management stärker auf ein vorher definiertes und als innerhalb eines festgelegten Zeitraums realisierbar eingeschätztes Ziel ausgerichtet. Dieses wird zunächst von oben kommuniziert. Das Management legt die Phasen und Prozesse fest, die bei einer Veränderung anstehen. Dennoch hängt der Erfolg der Umsetzung des Change entscheidend davon ab, dass die Angestellten mit ins Boot geholt werden! Bereits in der Planungsphase sollten deshalb für ein gelungendes Veränderungsmanagement möglichst viele Führungskräfte integriert sein. Die Motivation der Führungskräfte sollte im Rahmen des Change Managements gezielt gestärkt werden, damit sie dazu in die Lage versetzt werden, den Mitarbeitern eine positive Zukunftsvision vor Augen zu führen. Die Mitarbeiter müssen vom Nutzen der Veränderung überzeugt sein, denn die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter ist die Ausgangsbasis für einen erfolgreichen Change Prozess. Auch ihre Veränderungsfähigkeit muss gezielt gefördert werden: Sie müssen die für die Veränderung notwendigen Kenntnisse besitzen. Mitarbeiter brauchen Orientierung bei Veränderungen: Von Anfang an müssen die Führungskräfte kommunizieren und erklären, worum es in dem Veränderungsprozess geht und es muss ein Maßnahmenplan vorgestellt werden. Führungsstil: Sicher durch Veränderungsprozesse führen Um die Mitarbeiter sicher durch Veränderungsprozesse zu führen, bedarf es eines Führungsstils, der weder autoritär noch reines Laissez-Faire ist. Durch autoritäre Führung nimmt die Eigenmotivation der Mitarbeiter ab; eine Laissez-Faire-Haltung seitens der Vorgesetzen führt zu Verunsicherung bei den Mitarbeitern. In beiden Fällen werden sie nicht in die Lage versetzt, Entscheidungen selbst zu treffen. Eines der wichtigsten Ziele im Change Management, ist es jedoch, das unternehmerische Denken und Handeln der Mitarbeiter zu fördern. Erst die Eigenverantwortung und das Engagement der Mitarbeiter lassen größere Veränderungen in Ihrem Unternehmen gelingen. ### Scheinselbständigkeit: Sozialbetrug im großen Stil Ein Whistleblower brachte unlängst Ermittlungen gegen den Kölner Stadtanzeiger und das Boulevard-Blatt Express, die beide zum DuMont-Verlag gehören, ins Rollen. Der Vorwurf: Der Verlag habe absichtlich und im großen Stil Mitarbeiter zu rechtlich falschen Konditionen als so genannte Scheinselbstständige beschäftigt. Systematisch seien Sozialversicherungsbeiträge vorenthalten worden. Scheinselbständigkeit - ein gerne angewendetes Mittel, um in wirtschaftlich schlechten Zeiten auf Kosten der Steuerzahler Geld zu sparen. Jeder Dritte von Scheinselbstständigkeit betroffen Es handelt sich bei DuMont keineswegs um einen Einzelfall. Es werden immer mehr Fälle bekannt, in denen wegen der Beschäftigung scheinselbstständiger Mitarbeiter Sozialabgaben und Steuern nachgezahlt werden müssen. Dieser Gefahr sieht sich wohl auch der Springer-Verlag ausgesetzt, der verlauten ließ, es sei nicht auszuschließen „dass in Redaktionen der Axel-Springer-Gesellschaften branchentypisch eingesetzte freie Mitarbeiter in der Vergangenheit arbeitsrechtlich nicht richtig eingeordnet wurden.“ Laut der Studie „Scheinselbständigkeit bei Journalisten in NRW“ der TU Dortmund wird etwa jeder Dritte der befragten freien Mitarbeiter als „scheinselbständig“ eingestuft. Freischaffende Künstler und Publizisten: Künstlersozialkasse springt ein Bei Zeitungen übernehmen beispielsweise sogenannte „Pauschalisten“ die gleichen Aufgaben wie festangestellte Mitarbeiter, also etwa schreiben und recherchieren, redigieren von Fremdtexten, die Betreuung von Praktikanten und das Planen und Bestücken der Seiten. Sie haben wie die anderen Arbeitnehmer einen festen Arbeitsplatz in der Redaktion und nehmen an Redaktionssitzungen teil. Dennoch muss der Verlag für sie keine Sozialversicherungsbeiträge abführen - der Auftraggeber profitiert von dem Arrangement. Die von der Scheinselbständigkeit Betroffenen selbst haben dadurch zunächst keinen finanziellen Nachteil. Wie ist das möglich? Indem die Verlage mithilfe eines Tricks staatliche Subventionen ergattern; sie verlassen sich darauf, dass hier die Künstlersozialkasse (KSK) einspringt. Diese übernimmt für freischaffende Künstler und Publizisten den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungsbeiträge. Zwar wird die KSK zum Teil über pauschale Abgaben von den Verlagen und anderen sogenannten „Vermarktern“, also Unternehmen, die die Ergebnisse künstlerischer Arbeit wirtschaftlich nutzen, mitfinanziert. Über diese Künstlersozialabgabe werden 30% der KSK finanziert. 20% der KSK werden jedoch über Bundesmittel finanziert. Betriebsprüfungen - Nachzahlungen drohen! Um diesem Sozialbetrug entgegenzuwirken, werden in jüngster Zeit vermehrt Kontrollen beim Arbeitgeber durchgeführt. Scheinselbstständigkeit wird als ein Verstoß gegen das Gesetz (§ 266 a StGB), also als Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt, verfolgt. Folgende Behörden haben ein Interesse daran, Scheinselbständigkeit aufzuspüren: die Deutsche Rentenversicherung, wenn ihr Sozialversicherungsbeiträge vorenthalten wurden das Finanzamt, wenn ihm Steuern (Lohn- und Umsatzsteuer) vorenthalten wurden der Zoll, wenn Schwarzarbeit vorliegt oder keine Arbeitserlaubnis erteilt ist. Wird bei einer Betriebsprüfung eine abhängige Beschäftigung festgestellt, drohen Nachzahlungen – der Arbeitnehmer muss in diesem Fall seine Sozialabgaben für maximal 3 Monate nachzahlen. Die Ansprüche an den Arbeitgeber verjähren dabei erst nach 4 Jahren. Betroffene freie Mitarbeiter wie z.B. auch Beschäftigte der Film- und Fernsehbranche, Honorarärzte,  Bauarbeiter und Kurierfahrer sowie Pflegekräfte wie Krankenschwestern und Altenpfleger, sollten sich also lieber freiwillig an die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung wenden. Dort wird auf Antrag noch vor Aufnahme der Beschäftigung geprüft, ob es sich bei der Tätigkeit der Arbeitnehmer um eine abhängige Beschäftigung handelt oder nicht. Checkliste: Kriterien für Scheinselbständigkeit: Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn die angeblich Selbständigen in betriebliche Abläufe des Arbeitgebers eingebunden sind wie die anderen Arbeitnehmer. Auch feste Arbeitszeiten und Weisungsgebundenheit des Auftragsgebers hinsichtlich Zeit, Dauer und Ort der Arbeit sind wichtige Indizien für Scheinselbständigkeit. Weitere Kriterien für Scheinselbständigkeit sind die Folgenden: Ausübung der Tätigkeit gleichbleibend an einem bestimmten Ort Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers Feste Bezüge Persönliche Abhängigkeit Überstundenvergütung Fehlendes Unternehmerrisiko und Unternehmerinitiative Fehlender Kapitaleinsatz Keine Pflicht zur Beschaffung von Arbeitsmitteln Notwendigkeit der engen ständigen Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern Gerade in Zeiten, in denen es immer mehr „Wissensarbeiter“ gibt, die auf keinen festen Arbeitsort angewiesen sind und in virtuellen Arbeitswelten ihre Leistungen per Smartphone und Laptop von jedem Ort aus für verschiedene Auftraggeber online erbringen können, ist es wichtig, zwischen wirklichem Freiberuflertum und Scheinselbstständigkeit unterscheiden zu können. Nur so kann Sozialbetrug und das zunehmende Auseinanderdriften von Rechtssicherheit und Praxis gestoppt werden. ### Digitale Transformation Digitale Transformation durch disruptive Technologien Eine disruptive Technologie ist eine Innovation, die alles ändert. Die Dampfmaschine war eine solche Technologie; sie änderte nicht nur die Produktionsbedingungen, sondern die gesamte Gesellschaft. Seit jener ersten industriellen Revolutionen sind weitere Umwälzungen ins Land gegangen: Als Zweites kam die Elektrizität, als Drittes die computergesteuerte Fertigung und nunmehr als Viertes die digitale Revolution: Grenzenlose Vernetzung, Dematerialisierung und Automatisierung ändern so gut wie alles. Die Art, wie wir arbeiten, wirtschaften, kommunizieren, produzieren und konsumieren.   Digitale Transformation verdrängt Traditionsunternehmen Die neuen, digitalen Unternehmen verdrängen Traditionsunternehmen von den ersten Plätzen der Börsencharts. Neue Unternehmen drängen in Handel, Gesundheitswesen, Touristik und Finanzdienstleistungen. Hoteliers protestieren gegen AirBnB, aber es wird ihnen so wenig nutzen, wie einst den Postkutschenfahrern ihr Protest gegen die Eisenbahn. Denn es wird genauso gehen, wie bereits in den ersten industriellen Revolutionen: Wer nicht mitzieht, bleibt zurück. Plattenläden, Buchhändler und Unternehmen wie Grünenthal und HDI haben das zu spüren bekommen, sie gelten in Deutschland als digitale Nachzügler. Bosch und die Allianz bewältigen den Wandel besser, sie gelten als Vorreiter. Unter den Industrieunternehmen steht Bosch laut Digital Readiness Index mit seinem breiten Angebot an Apps, Blogs, Communities und sonstigen digitalen Kanälen an der Spitze. Das Potenzial digitaler Geschäftsmodelle zeigt sich daran, dass Apple und Microsoft zusammen dieselbe Marktkapitalisierung besitzen wie die 20 größten DAX-Unternehmen. Und auch im DAX hat sich SAP an die Spitze gesetzt – vor Traditionalisten wie Bayer oder Siemens (Stand Ende Januar 2016). Digitalisierung im Mittelstand Auf dem Cloud Unternehmertag haben wir Dr. Alois Kreins vom Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW) dazu interviewt, wie er die Chancen und Risiken der Digitalisierung für den Mittelstand einschätzt und wie sein Verband Mittelständler beim Prozess der digitalen Transformation unterstützt. https://youtu.be/5_Q08jHTr6s Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor Digitale Unternehmen haben im Schnitt 9 % mehr Umsatz, eine um 26 % höhere Profitabilität und einen um 12 % höheren Firmenwert als nichtdigitale Unternehmen (MIT-Sloan-Studie „The Digital Advantage“ 2012). Und das gilt für kleine und mittlere Unternehmen genauso wie für Börsenstars. Davon betroffen sind Organisation, Prozesse, Geschäftsmodelle, Marken, interne und externe Kommunikation. Jeder Geschäftsbereich, jede Funktion kann digital transformiert werden; in den meisten betrieblichen Abläufen steckt Automatisierungspotenzial. Apps ersetzen Gegenstände in der Ära der Digitalisierung Kugelschreiber, Notizblock, Kalender, Geld, Eintrittskarten, Ausweis, Schlüssel, Stadtplan, Buch – Dinge des täglichen Lebens werden zunehmend durch Apps ersetzt. Die Dematerialisierung betrifft ganze Wertschöpfungsketten. Sie bedeutet, dass bestimmte Produkte nicht mehr hergestellt und bestimmte Arbeitsplätze nicht mehr angeboten werden. Die Arbeit verlagert sich. Vorgänge laufen automatisiert ab. Die digitale Wirtschaft bietet unendliche Chancen für innovativ denkende Firmen und Arbeitskräfte, aber wer sich abschottet, wird auf der Verliererseite landen. Digitale Transformation am Beispiel Vertrieb Früher steckte das meiste Vertriebswissen in den Köpfen der Kundenbetreuer und wurde wie Herrschaftswissen eifersüchtig gehütet. Der Kundenbetreuer schrieb seine Kunden an oder griff zum Telefonhörer. Ein Termin wurde vereinbart. Eine Reise wurde unternommen. Ein Musterkoffer wurde mitgenommen. Dazu Notizblock, Kalender, Schreibsachen, diverse Formulare. Gesprächsergebnisse wurden notiert oder sich gemerkt – mehr oder weniger zuverlässig. Die Auftragsbearbeitung war ein langwieriger, personalintensiver, mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Der Weggang eines guten Vertrieblers kam einer Katastrophe gleich. Heute steckt mehr Vetriebswissen in den CRM-Systemen der Unternehmen. Die Verfügbarkeit und Analyse von immer mehr Kundeninformationen – Stichwort Big Data – führt zu einem unerschöpflichen Datenaufkommen, das mit fortschreitender Technologie immer schneller und differenzierter analysiert und zu kompletten Kundenprofilen verdichtet wird. Damit können Unternehmen ihren Kunden passgenaue Angebote machen. Digitale Transformation am Beispiel menschenlose Prozesse Kundenkontakte spielen sich häufig ganz ohne Zutun von Vertriebspersonal automatisiert ab. Über Registrierungsformulare und Social Media sammelt das Unternehmen Leads ein, die anschließend in einem strukturierten Prozess qualifiziert und bearbeitet werden. Kontakte finden über das Netz statt. Prozesse dematerialisieren sich, werden schlanker, effizienter, kundenfreundlicher und qualitativ besser. Der gleiche Trend lässt sich in der Produktionswirtschaft beobachten. Das Internet of Things (IoT) macht es möglich, dass sich Werkstücke und Industrieroboter ohne menschliches Eingreifen über die notwendigen Arbeitsschritte verständigen, weil sie über das Netz miteinander kommunizieren können. Verhalten und Erwartungen der Verbraucher ändern sich Das Smartphone als Nabelschnur zur digitalen Welt weckt beim Verbraucher das Bedürfnis und die Vorstellung, alles unverzüglich und überall bekommen zu können. Der Druck auf B2C-Unternehmen ist so immens, dass bei großen Online-Händler inzwischen der Trend zur Same Day Delivery geht – die Ware sollte tunlichst noch am Bestelltag beim Kunden sein. Modulare Angebote und die Fähigkeit, Unikate mittels 3-D-Drucker herzustellen, suggeriert dem Kunden, dass sich jedes Angebot auf seine ganz konkreten Bedürfnisse zuschneiden lässt. Werbeprofis sprechen von einem maßgeschneiderten Kundenerlebnis, wiederum ermöglicht und befeuert von Big Data. Sensibilität im Umgang mit Daten ist Trumpf. Durch Sicherheitslecks und unseriöses Gebaren hat schon manche Firma das Vertrauen der Kunden verspielt. Daher sind Sicherheitsfragen die nächste große Herausforderung der digitalen, vernetzten Welt. ### Mahnungen schreiben: Tipps zur Durchsetzung offener Forderungen Vor allem Kleinunternehmer sind stark darauf angewiesen, dass ihre Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen begleichen. Doch einige Zeit nach der Rechnungsstellung fällt in der Debitorenbuchhaltung oft auf, dass die Forderung nicht beglichen wurde. Gerade Freiberufler mit stark schwankenden Einkünften stoßen an ihre Grenzen, wenn Zahlungen ihrer Kunden ausbleiben. Wenn der Kunde die Rechnung nicht zahlt, kann das aber auch die Liquidität der Kleinunternehmer oder sogar die von größeren Unternehmen beeinträchtigen, denn leicht kann es dazu kommen, dass mehrere Schuldner gleichzeitig eine schlechte Zahlungsmoral an den Tag legen und zu spät oder überhaupt nicht zahlen. Um das Schreiben einer einer Mahnung kommt man kaum herum. Nun möchte man seinen Kunden aber auch nicht verärgern, insbesondere dann, wenn der Kundenstamm am Anfang der Selbständigkeit noch nicht so groß ist. Welche Möglichkeiten gibt es, an sein Geld zu kommen? Was man muss man beim Schreiben einer Mahnung beachten? Wie kann man mahnen, ohne die Kunden zu verschrecken? Das Gespräch suchen, bevor Mahnungen geschrieben werden! Ein freundliches Gespräch hat schon so manches Problem gelöst. Bevor Mahnungen geschrieben werden, sollten Sie den Kontakt mit dem Kunden suchen. Vielleicht wird dann schnell klar, dass die Rechnung nicht angekommen ist. Mit Blick auf eine langfristige Kundenbeziehung ist es immer empfehlenswert, vor dem Schreiben einer Mahnung eine gemeinsame Lösung mit dem Kunden zu finden, z.B. in Form eines Zahlungsaufschubs. Die schriftliche Zahlungserinnerung - Mahnstufe 1 Sollte das Gespräch zu nichts führen, so schicken Sie Ihrem Kunden nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Frist - für gewöhnlich 10 bis 14 Tage -  ein Erinnerungsschreiben, in dem Sie den Kunden schriftlich an die noch ausstehende Zahlung erinnern. Diese schriftliche Zahlungserinnerung ist noch nicht mit Mahngebühren verbunden. Dabei sollten Sie eine neue Frist von fünf bis zehn Tagen setzen. Es kommt darauf an, die Zahlungserinnerung möglichst freundlich zu formulieren, etwa so: „Sicherlich haben Sie übersehen, dass die o.g. Rechnung noch nicht beglichen wurde. Wir bitten Sie die Regulierung nachzuholen und haben diesem Schreiben eine Rechnungskopie beigefügt.". Das Erinnerungsschreiben sollte eine genaue Bezeichnung des Auftrages oder des Vertrages enthalten, die Höhe der Forderung, das Datum der Fälligkeit sowie das Lieferdatum und die Rechnungsnummer. Eine solche Zahlungserinnerung hat vor Gericht den gleichen Wert wie eine Mahnung. Die zweite Mahnung: Mahnstufe 2 Mahnstufe 2 sollte im Wortlaut ausdrücklicher ausfallen. Hier werden erstmals Mahngebühren angedroht. Die 2. Mahnung könnte wie folgt beginnen: „Wir bitten Sie, den offenen Rechnungsbetrag umgehend zu begleichen. Sofern Sie die Zahlungsfrist zum [tt.mm.jjjj] nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen." Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens: Mahnstufe 3 Die 3.  Mahnstufe ist i.d.R. die letzte Mahnung; sie kündigt das gerichtliche Mahnverfahren an und beginnt beispielsweise mit: „Sollten Sie diese Zahlungsfrist unbeachtet verstreichen lassen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einzuleiten." Hier kommt es darauf an, dem Kunden mit der Mahnung deutlich zu machen, dass alle weiteren Schritte für ihn mit Kosten verbunden sind. Neben Mahngebühren können bei Überschreiten der Fälligkeit und bei Zahlungsverzug Gebühren für Gerichtsverfahren anfallen. Der Schuldner ist nun in Verzug, da er nach der Fälligkeit seiner Leistung gemahnt wurde und nach dem Erhalt der Mahnung noch immer nicht bezahlt hat. Es empfiehlt sich, die dritte und letzte Mahnung als Einschreiben zu versenden. Mit der letzten Mahnung verdeutlichen Sie Ihrem Gläubiger, dass Kosten auf ihn zukommen werden, wenn seine Zahlung weiterhin ausbleibt. Mahnung per E-Mail Mahnungen bedürfen grundsätzlich keiner bestimmen Form. Deshalb könnte eine Mahnung rein theoretisch auch mündlich oder in Form einer E-Mail erfolgen. Sollte es jedoch zu einem Gerichtsprozess kommen, wird die Beweislage in diesem Fall schwierig. Ihr Kunde könnte behaupten, die E-Mail mit der Mahnung sei bei ihm nicht angekommen oder in seinem Spam-Filter gelandet. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, wenn Sie mahnen, sollten Sie also lieber einen Brief schreiben. Kurzzeitiger Lieferstopp für säumige Kunden! Geplante Lieferungen an den Kunden sollten vorerst gestoppt werden, bis die Zahlung erfolgt ist. Auf die Verhältnismäßigkeit der Mahnung achten! Achten Sie stets auf die Verhältnismäßigkeit. Pflegen Sie eine sehr persönliche Beziehung zum säumigen Zahler, reicht vielleicht bereits ein freundlicher Anruf.  Ist Ihr Kundenstamm sehr groß oder die Kundenbeziehungen nicht so eng, beispielsweise im E-Commerce, kommen Sie nicht um ein professionelles Forderungsmanagement herum, da das Kundengeflecht schlicht zu groß sein wird. Als Unternehmer können Sie i.d.R. Ihre Kunden am besten einschätzen und das passende Vorgehen wählen. Wenn Sie sich dazu entscheiden zu mahnen, seien Sie in den Mahnschreiben stets freundlich, aber bestimmt. Mahngebühren müssen etwa nicht unbedingt schon mit der ersten Mahnung einhergehen. Falls Sie eine Vorlage bzw. ein Muster für Ihre Mahnung suchen, finden Sie online verschiedene kostenlose Mahnungsvorlagen zum Download. Üblich, aber nicht Pflicht! Die genannten Mahnstufen sind allerdings gesetzlich nicht vorgeschrieben! Sie können so vorgehen, müssen es aber nicht. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf eine Mahnung verzichtet werden: Ist die Rechnung mit einem nach dem Kalender bestimmbaren Zahlungsziel versehen, kommt der Schuldner automatisch in Verzug. Mögliche Formulierungen sind: "Zahlbar innerhalb 30 Tagen nach Rechnungserhalt", "Sofort zahlbar", "Zahlbar bis [tt.mm.jjj]", "zahlbar in KW 22". Hat der Schuldner die Zahlung endgültig und ernsthaft verweigert, kommt dieser automatisch in Verzug. Dies ist auch der Fall, wenn der Schuldner die Leistung kurzfristig zusagt, aber nicht einhält oder der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist, z.B. bei der Reparatur eines Wasserbruchs. Ist der Schuldner Verbraucher, tritt der Verzug automatisch ein, wenn er in der Rechnung darauf hingewiesen wurde (Punkt 2.). Ist der Schulder kein Verbraucher kommt er automatisch 30 Tage nach Empfang/Erhalt der Lieferung/Leistung in Verzug. Die gesetzlichen Regelungen finden Sie in § 286 BGB. Die Alternative zum klassischen Mahnverfahren Wenn Sie weniger Geduld mit säumigen Zahlern an den Tag legen wollen, können Sie das ganze Verfahren auch etwas straffen. Dazu empfehlen sich klare Ansagen direkt im Rechnungsschreiben. Sie schreiben in Ihre Rechnung einen unmissverständlichen Zahlungshinweis, der beispielsweise so lauten könnte:"Der Rechnungsbetrag ist 14 Tage nach Rechnungsdatum fällig. Um Ihnen und uns unnötige Kosten zu ersparen, verzichten wir auf ein mehrstufiges Mahnverfahren. Sollten Sie diese Rechnung im Laufe der nächsten 14 Tage nicht begleichen, geraten Sie gemäß § 286 BGB automatisch in Zahlungsverzug. Ab diesem Zeitpunkt können wir Verzugszinsen in Höhe von 8,12 Prozent p.a. berechnen. Außerdem müssen alle Kosten eines anschließenden gerichtlichen Mahnverfahrens von Ihnen getragen werden. Bitte setzen Sie sich daher bei absehbaren Zahlungsverzögerungen rechtzeitig mit uns in Verbindung." Sollte der Kunde nicht zahlen, suchen Sie auch hier das Gespräch. So können Sie ganz einfach feststellen, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist. Sie können auf diese Weise herausfinden, wo es hakt und eine gemeinsame Lösung suchen. Sollte dies nicht fruchten, schicken Sie dem Schuldner eine Mahnung (und zwar nur eine). Darin weisen Sie nochmals auf die gesetzliche Grundlage des Zahlungsverzugs hin und nennen den Termin, an dem Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten wollen. Das gerichtliche Mahnverfahren Das Mahnverfahren ist ein Gerichtsverfahren, mit dem Geldforderungen auf vereinfachte und verhältnismäßig schnelle Art und Weise - ohne Klageerhebung - durchgesetzt werden können. Durchgeführt wird das Verfahren von einem Rechtspfleger (bzw. voll automatisiert), wobei nur auf Plausibilität geprüft wird, nicht aber, ob dem Antragsteller der Zahlungsanspruch auch wirklich zusteht. Wie läuft das Mahnverfahren vor Gericht ab? Zuständig für das Mahnverfahren ist in der Regel das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Antragsteller seinen Wohnsitz/Firmensitz hat. Die Kosten für den Antrag auf einen Mahnbescheid, die zunächst der Antragsteller tragen muss, finden Sie in der Gerichtskostentabelle. Bei Ihrem zuständigen Mahngericht reichen Sie einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides ein. Den Antrag gibt´s im Schreibwarenhandel. Alternativ können Sie auch online einen Mahnantrag stellen. Das Antragsformular drucken Sie aus und schicken es an Ihr zuständiges Mahngericht. Sie können das Formular auch gleich online verschicken. Dazu bedarf es allerdings einer digitalen Signatur. Dafür wiederum benötigen Sie eine Signaturkarte. Das Gericht prüft Ihren Antrag auf Plausibilität und stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Nachdem dem Schuldner der Mahnbescheid zugestellt wurde, hat er 14 Tage Zeit, vor Gericht Widerspruch einzulegen. Geht er diesen Weg, können Sie überlegen, ob Sie mit einem „richtigen" Gerichtsverfahren, also einer Zivilklage zu Ihrem Recht kommen wollen. Falls der Schuldner nicht widerspricht, können Sie unmittelbar anschließend einen Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides stellen. Der Vollstreckungsbescheid wird vom dem Schuldner durch das Gericht zugestellt oder durch einen vom Gläubiger beauftragten Gerichtsvollzieher. Danach beginnt erneut eine 14-tägige Widerspruchsfrist. Wird kein Einspruch eingelegt, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig und Sie haben die Möglichkeit, Ihre Forderungen mit Zwangsvollstreckungsmaßnamen einzutreiben. Weitere Informationen und Tipps zum gerichtlichen Mahnverfahren bietet die IHK. Dort finden Sie außerdem kostenlose Vorlagen und Muster für Mahnungen als PDF. ### Debitorischer Kreditor und kreditorischer Debitor In der Buchhaltung spielt der Umgang mit Debitoren eine wichtige Rolle - schließlich handelt es sich um Kunden des Unternehmens, die im Begriff sind, unsere Produkte oder Leistungen zu erwerben. Bevor der Kaufpreis vereinnahmt wurde, stellt er eine Forderung unseres Unternehmens gegenüber dem Kunden dar. In der Debitorenbuchhaltung werden diese Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebucht, die Bonität der Debitoren wird geprüft (diese erhalten gewissermaßen Kredit) und es werden Fälligkeiten in der Offene-Posten-Liste überwacht. Bei Personenkonten mit dem Merkmal Debitorischer Kreditor und Kreditorischer Debitor gelten bestimmte Vorgaben für die Buchhaltung und den Bilanzausweis. Und in der Buchhaltungs- und Berichtssoftware müssen bestimmte Einstellungen vorgenommen werden, um diese Fälle korrekt abzubilden. Debitoren – der Normalfall Debitoren schulden dem Unternehmen Geld, da sie noch nicht alle ihre Rechnungen bezahlt haben. Das Personenkonto eines Debitors hat im Normalfall einen Sollsaldo und dieser wird in der Bilanz unter den „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ausgewiesen. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Unternehmen einem Kunden Ende Dezember für seine Leistung eine Rechnung stellt, die erst im Januar des Folgejahres (nach dem Bilanzstichtag 31.12.) bezahlt wird. Der Debitor erhält so lange Kredit, wobei das Risiko wegen der kurzen Laufzeit jedoch begrenzt ist. Dieser Kredit wird in der Bilanz als Forderung gegenüber dem Debitor bzw. Kunden ausgewiesen. Dessen Personenkonto weist einen Sollsaldo aus. Kreditorische Debitoren Der Sonderfall „Kreditorischer Debitor“ tritt ein, wenn Debitoren am Ende des Geschäftsjahres einen Habensaldo aufweisen. Sie müssen in der Bilanz gesondert unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ ausgewiesen werden. Das bilanzierende Unternehmen bezahlt die Leistung erst später und erhält bis dahin Kredit – wiederum mit begrenztem Risiko für den Gläubiger. Dies geschieht z. B. in dem Fall, dass ein Kunde eine Rechnung für eine Leistung oder einen Artikel bezahlt hat, aber nachträglich aufgrund einer Reklamation vom liefernden Unternehmen Geld zurück erhält. Dieses Geld darf nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) nicht mit anderen offenen Posten verrechnet werden, sondern muss separat ausgewiesen werden. Dies verlangt das „Saldierungsverbot“ nach § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB Kreditoren – der Normalfall Kreditoren sind üblicherweise Gläubiger, deren Rechnungen vom Unternehmen noch nicht vollständig beglichen wurden. Das Personenkonto eines Kreditors hat im Normalfall einen Habensaldo und wird unter den „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ausgewiesen. Er gibt dem Unternehmen einen Kredit. Das ist z. B. der Fall, wenn ein Online-Händler oder Lieferant Ende Dezember einen Artikel liefert und in Rechnung stellt, seine Forderung bzw. der offene Posten aber erst im Januar des Folgejahres (nach dem Bilanzstichtag 31.12.) bezahlt wird. Das bilanzierende Unternehmen hat also zum Stichtag Schulden beim Kreditor/Lieferanten. Debitorische Kreditoren Der Sonderfall „Debitorischer Kreditor“ tritt ein, wenn Kreditorenkonten am Ende des Geschäftsjahres einen Sollsaldo aufweisen. Sie müssen gesondert unter „Sonstige Vermögensgegenstände“ ausgewiesen werden. Dies geschieht z. B. in dem Fall, dass ein Unternehmen seinem Lieferanten eine Rechnung bezahlt hat, aber nachträglich aufgrund einer Reklamation von diesem Geld erhält. Hier greift analog wie oben erwähnt das Saldierungsverbot nach § 246 Abs. 2 Satz 1 HGB. Einstellungen in der Buchhaltungssoftware In der Praxis werden Forderungen in der Buchhaltung umgegliedert, damit in der Bilanz keine Verbindlichkeiten auf der Aktivseite und keine Forderungen auf der Passivseite zu finden sind. Eine professionelle Buchhaltungssoftware sollte es jedoch ermöglichen, Sonderfälle abzubilden, ohne dafür Umbuchungen vornehmen zu müssen. Wer häufiger mit solchen Fällen zu tun hat, sollte dies bei der Auswahl des geeigneten Buchhaltungsprogramms berücksichtigen. ### Lohnsteuerklassen – Alles Wichtige im Überblick In Deutschland wird die Lohnsteuer und Einkommensteuer anhand der Steuerklassen berechnet und ans Finanzamt abgeführt. Der Lohnsteuerabzug sowie der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer richten sich nach der auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Lohnsteuerklasse eines Arbeitnehmers. Die Richtlinien stehen im Einkommenssteuergesetz (EStG). Sechs Steuerklassen entscheiden über die Höhe der Steuer, die übrigens auch in der Lohnsteuertabelle nachgeschlagen werden kann. In manchen Fällen lassen sich durch einen Wechsel der Lohnsteuerklasse Steuern sparen. Zuviel gezahlte Lohn- oder Einkommensteuer wird aufgrund der Steuererklärung zurückerstattet. Freibeträge und Pauschbeträge Ein Freibetrag definiert einen Geldbetrag, von dem keine Lohn- und Einkommensteuer berechnet wird. Der Grundfreibetrag entspricht dem existenzsichernden Grundeinkommen. Von ihm wird keine Lohnsteuer abgezogen. Er wird jährlich angehoben und stieg zuletzt von 8.472 Euro (2015) auf 8.652 Euro (2016) für Ledige. Für Verheiratete beträgt er das Doppelte. Daneben gibt es andere Freibeträge für Ausbildung, Kinder, Betreuung und anderes mehr. Ein Pauschbetrag ist ein Betrag, den das Finanzamt in der Regel ohne weiteren Nachweis als abzugsfähig anerkennt. Bekannt ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag in Höhe von 1.000 Euro jährlich, der anstandslos anerkannt wird. Übersteigen die Werbungskosten eines Arbeitnehmers diesen Betrag, muss er Einzelnachweise beibringen. Das sind die 6 Lohnsteuerklassen: Steuerklasse 1: Diese Lohnsteuerklasse gilt immer für ledige Arbeitnehmer, die mehr als 400 Euro verdienen. Dies gilt auch für unverheiratete Paare, geschiedene und verwitwete Arbeitnehmer und dauerhaft getrennt lebende Ehegatten sowie für Partner einer eingetragenen Lebenspartnerschaft. Wenn ein Ehegatte dauerhaft im Ausland wohnt, gilt für den daheim Gebliebenen immer die Lohnsteuerklasse 1. Ledige (unverheiratete) Personen Verheiratete, deren Ehegatte beschränkt steuerpflichtig ist Lebenspartner in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft Steuerklasse 2: Diese Steuerklasse kann von allein erziehenden Arbeitnehmern beantragt werden, die mehr als 400 Euro im Monat verdienen. Mit der Wahl dieser Lohnsteuerklasse stellen sich diese Arbeitnehmer günstiger, als in der alternativen Lohnsteuerklasse I. Die Lohnsteuerklasse II kann nur dann beantragt werden, wenn dem Alleinerziehenden Kindergeld und der Kinderfreibetrag zusteht. Ist das Kind bei mehreren Personen gemeldet, bekommt der den Freibetrag zugesprochen, der das Kindergeld allgemein erhält. Alleinerziehende, bei denen die Voraussetzungen der Steuerklasse I vorliegen und die Anspruch auf den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende haben. Für Verwitwete mit mindestens einem Kind. Steuerklasse 3: Diese Lohnsteuerklasse gilt für vor allem für verheiratete Paare. Dieser Steuertarif unterstützt also Ehepartner, von denen nur eine Person Arbeitnehmer ist und sich die andere, z.B. um die Kinder kümmert. Wählt ein Ehepartner diese Steuerklasse, muss von dem anderen Ehepartner, wenn dieser arbeiten geht, gleichzeitig die Lohnsteuerklasse V gewählt werden. Bei der Lohnsteuerklasse 3 fallen die niedrigsten zu zahlenden Steuern an. Es werden die vollen Freibeträge für beide Ehepartner berücksichtigt. Der Ehepartner mit der Lohnsteuerklasse V verzichtet auf die Freibeträge. Die Lohnsteuerklasse kann nur einem Arbeitnehmer mit einem monatlichen Mindesteinkommen von 400 Euro gewählt werden. Verheiratete, die nicht dauernd getrennt leben Steuerklasse 4: Diese Steuerklasse gilt für verheiratete Arbeitnehmer und ist eine Alternative zu der Kombination der Lohnsteuerklassen 3 und 5. Die Steuerklasse 4 kann nur gewählt werden, wenn beide Ehegatten mindestens 400 Euro im Monat verdienen und nicht dauernd getrennt leben. Diese Lohnsteuerklasse eignet sich vor allem dann, wenn beide Gatten ein in etwa gleich hohes Einkommen haben. Verheiratete, bei denen beide Ehepartner Arbeitslohn über 400 Euro beziehen. Steuerklasse 5: Gilt für einen Ehegatten, wenn der andere Ehepartner erwerbstätig ist und die Lohnsteuerklasse 3 gewählt hat. Alternativ zu der Lohnsteuerklassenkombination 5 und 3 können beide Ehepartner auch die Lohnsteuerklasse 4 wählen. Die Lohnsteuerklasse 5 ist für den Arbeitnehmer eine ungünstige Steuerklasse, da in ihr kein Grund- und Kinderfreibetrag geltend gemacht werden kann. Gilt bei Verheirateten automatisch für den Ehegatten, der nicht erwerbstätig ist. Steuerklasse 6: Diese ist eine besondere Lohnsteuerklasse und gilt immer dann, wenn eine erwerbstätige Person über das erste Arbeitsverhältnis hinaus einer weiteren Erwerbstätigkeit nachgeht. D.h. jeder der bereits eine Arbeit nachgeht, die unter die Lohnsteuerklassen 1 bis 5 fällt, wird jede weitere Erwerbstätigkeit mit der Klasse 6 besteuert. Gilt für bereits Erwerbstätige, die einer weiteren Erwerbstätigkeit nachgehen. Was für Partner am besten ist Ehegatten, die ungefähr gleich viel verdienen, sind mit der Steuerklassenkombination 4+4 am besten dran. Wenn das Einkommen sehr unterschiedlich ausfällt, ist die Steuerklassenkombination 3+5 am besten, wobei der Gatte mit dem höheren Verdienst die Klasse 3 wählt. Faktorverfahren Bei der Kombination 4+4 können Ehegatten und eingetragene Lebenspartner zusätzlich einen Antrag auf  Faktorverfahren stellen, um ihren monatlichen Lohnsteuerabzug direkt zu senken. Der Antrag auf Faktorverfahren muss jährlich wiederholt und spätestens zum 30. November gestellt werden. Beim Faktorverfahren werden steuermindernde Abzüge bereits im Voraus bei der Berechnung der Lohnsteuer angesetzt. Das bedeutet, dass das Finanzamt einen Faktor (=Multiplikator) festlegt, der mit der "eigentlichen" Steuerschuld nach Steuerklasse 4 multipliziert wird. Dadurch entspricht der Steuerabzug bereits sehr präzise der voraussichtlichen Jahressteuerschuld. Bei der Steuerklassenkombination 3+5 sind die Karten zwischen den Partnern ganz anders gemischt, ob sich der Faktor hier lohnt, muss durch einen Steuerrechner ermittelt werden. Zu Risiken und Nebenwirkungen sollten Sie jedenfalls Ihren Steuerberater fragen. Wofür brauchen wir Lohnsteuerklassen? Die Steuerklassen dienen der Berechnung der Lohnsteuer für Einkommen aus nicht-selbstständiger Arbeit unter Berücksichtigung der individuellen Lebens- und Einkommenssituationen. Ändert sich an dieser Situation etwas (z. B. durch Heirat, Scheidung usw.), kommt ein Wechsel der Steuerklasse in Betracht. Die Steuerklassen entscheiden über die Höhe der Steuer, die vom Einkommen des Arbeitnehmers abgezogen und ans Finanzamt überwiesen wird. Die Lohnsteuer wird bei der Gehaltsabrechnung vom Bruttolohn abgezogen und vom Arbeitgeber in voller Höhe direkt an die Finanzbehörde abgeführt. Die Steuereinnahmen werden dann an Bund, Länder und Gemeinden zur Finanzierung öffentlicher Aufgaben weiter verteilt. Das Lohnsteueraufkommen steigt seit dem Jahr 2010 kontinuierlich an und betrug im Kalenderjahr 2015 ca. 178 Mrd. Euro (Quelle: BMF). ### Bewirtungskosten Doch welche Bewirtungskosten kann ein Unternehmer in welcher Höhe absetzen? Was gehört auf den Bewirtungsbeleg? Ist auch Trinkgeld abzugsfähig? Hier erfahren Sie alles Wichtige. Welche Bewirtungsarten gibt es? Das Finanzamt erkennt unterschiedliche geschäftliche Anlässe in verschiedener Höhe als Betriebsausgaben an. Es unterscheidet dabei zwischen geschäftlichen Anlässen (70 Prozent Abzug) und betrieblichen Anlässen (100 Prozent Abzug). Die gezahlte Mehrwertsteuer kann in jedem Fall als Vorsteuer abgesetzt werden. Trinkgelder und Garderobengebühren gehören in der Regel mit zu den Bewirtungskosten. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss, welche Kosten Sie in der Steuererklärung absetzen können: SteuerabzugBedingung / Art der Bewirtung70% Geschäftlicher Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR), d. h. Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten sowie deren Begleiter 100% Betrieblicher Anlass (R 4.10 EStR), d. h. Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern und deren Familienangehörigen (keine freien Mitarbeiter! Die sind dann wieder Geschäftspartner). Dann ist die Bewirtung „allgemein betrieblich veranlasst“ (R 21 Abs. 7 EstR 2003). Auch Weihnachts- und Jubiläumsfeiern gelten als Betriebsveranstaltungen. 100%Geringfügige Bewirtung gilt als Höflichkeitsgeste, z. B. wenn zu einer Besprechung Kaffee, Tee, Softdrinks und Gebäck gereicht werden.0% Unangemessene Ausgaben, z. B. wenn zum exquisiten Essen der Champagner in Strömen fließt. Oder aber die Bewirtung spielt eine untergeordnete Rolle, wie z. B. ein Glas Sekt in der Pause bei einem Theaterbesuch. Was bedeutet „angemessen“ in Bezug auf Bewirtungskosten? Das ist je nach Branche und Betriebsgröße unterschiedlich. Das Finanzamt vergleicht den Bewirtungsaufwand mit den Aufwendungen ähnlicher Unternehmen. Entscheidend ist auch die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg (H 4.10 EStR). Welche Formalitäten sind zu beachten? Die Rechnungen müssen korrekt sein. Folgende Angaben gehören auf eine Bewirtungsrechnung, damit das Finanzamt sie in der Steuererklärung als Betriebsausgabe anerkennt: Maschinelle Quittung oder Rechnung Anlass der Bewirtung (und zwar möglichst konkret!) Preis der Bewirtung Tag der Bewirtung Namen aller bewirteten Personen Genaue Auflistung der Lieferungen und Leistungen bzw. Speisen und Getränke Name und Adresse des Restaurants oder sonstigen leistenden Unternehmens Steuernummer oder USt.-ID des leistenden Unternehmens bzw. Rechnungsstellers Rechnungsnummer Trinkgeld sollte man sich auf der Rechnung quittieren lassen, es kann dann ebenfalls mit 70% abgesetzt werden Unterschrift des bewirtenden Unternehmers Diese Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Nachträgliche Ergänzungen, etwa nach Ablauf des Geschäftsjahres, führen dazu, dass die Rechnung bei einer Steuerprüfung vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Wichtig ist auch der Anlass der Bewirtung. Eine allgemeine Angabe wie „Besprechung“ oder „Mandantentermin“ und dergleichen sind zu unkonkret. „Besprechung wg. Auftrag AU-123“ ist da schon aufschlussreicher. Die Aufwendungen für das Geschäftsessen müssen sich dem geschäftlichen Zweck eindeutig zuordnen lassen. Wie erfasse ich den Bewirtungsbeleg direkt vor Ort? Clevere Unternehmer erfassen ihren Bewirtungsbeleg direkt nach dem Essen noch im Restaurant. In mancher Kassensoftware ist auch eine mobile App enthalten. Der Beleg wird einfach mit der Smartphone- oder Tablet-Kamera abfotografiert, direkt in die Software hochgeladen und mit einem Fingertippen erfasst. Die notwendigen Angaben sind im Nu gemacht, weil der Anlass noch präsent ist. Der ganze Vorgang dauert keine zehn Sekunden und der Beleg ist in Sicherheit. Er kann nicht mehr verloren gehen und liegt der Buchhaltung in Echtzeit vor. Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten? Eine Bewirtungskostenrechnung, die höher als eine Kleinbetragsrechnung (100 Euro) ist, muss auf den Namen des Unternehmers ausgestellt sein (§15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Und 100 Euro sind bei einem Geschäftsessen schnell erreicht. Es kann nur der Vorsteuerbetrag abgezogen werden, der auf die abzugsfähigen Bewirtungsaufwendungen entfällt. Das bedeutet: Bei Geschäftsessen, die zu 70 Prozent als Betriebsausgabe anerkannt werden, sind auch nur 70 Prozent der Vorsteuern abziehbar. Wie immer gilt: Risiken und Nebenwirkungen besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Der Steuerberater weiß am besten, welche Kosten und Aufwendungen Sie in der Steuererklärung geltend machen können und in welcher Höhe Rechnungen steuerlich berücksichtigt werden. ### Kontenrahmen SKR 03: Alles, was Sie wissen müssen Auf der Suche nach einer geeigneten Buchführungssoftware stolpern Interessenten in der Softwarebeschreibung auch über die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Die Abkürzung SKR steht hier für den Begriff "Standardkontenrahmen" und die Kürzel SKR 03 und SKR 04 für die  gebräuchlichsten Varianten. Ein Kontenrahmen enthält alle Bilanz- und Erfolgskonten für einen Wirtschaftszweig in systematisch gegliederter Form Was ist ein Kontenrahmen? Ein Kontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis der Bilanz- und Erfolgskonten von Unternehmen. Die Verwendung von Kontenrahmen führt dazu, dass Finanzberichte einheitlich, transparent und vergleichbar sind. Da Unternehmen je nach Größe, Rechtsform und Branche unterschiedliche Anforderungen haben, existieren auch unterschiedliche Kontenrahmen. Die gebräuchlichen Kontenrahmen wurden von der DATEV eG entwickelt, die führender Dienstleistungsanbieter für die wirtschafts- und steuerberatenden Berufe ist. Die DATEV setzt damit gleichsam einen Standard. Dieser wird kontinuierlich weiterentwickelt und an den Wandel der gesetzlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen angepasst. Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut? Ein Kontenrahmen umfasst 10 Kontenklassen (von 0 bis 9). Die Kontenklassen des gebräuchlichen Kontenrahmens SKR 03 gliedern sich wie folgt: Klasse 0Anlage- und KapitalkontenKlasse 1Finanz- und PrivatkontenKlasse 2AbgrenzungskontenKlasse 3Wareneingangs- und BestandskontenKlasse 4Betriebliche AufwendungenKlasse 5FreiKlasse 6FreiKlasse 7Bestände an ErzeugnissenKlasse 8ErlöskontenKlasse 9Vortragskonten und statistische Konten Bei den Kontonummern gibt die erste Stelle die Kontenklasse an (siehe oben). Die zweite Stelle gibt die Kontengruppe an, die dritte die Kontenart und die vierte die Kontenunterart. Was ist ein Standardkontenrahmen? Wie bereits eingangs erwähnt, stammen die heute gebräuchlichen Kontenrahmen von der DATEV. Neben den Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die von den weitaus meisten Wirtschaftsunternehmen genutzt werden, gibt es noch eine Vielzahl weiterer DATEV Kontenrahmen: SKR 14 für Land- und Forstwirtschaft, SKR 45 für Heime und soziale Einrichtungen, SKR 49 für Vereine und Stiftungen, SKR 80 für Zahnärzte und SKR 81 für Ärzte und diverse andere mehr. DATEV Standardkontenrahmen sind für viele unterschiedliche Unternehmen verwendbar. Sie bieten alle benötigten Konten an und enthalten zusätzlich Möglichkeiten zur Individualisierung. Zurzeit besteht die Tendenz, die Zahl der Kontenrahmen zu verringern, etwa, indem den SKR 03 und SKR 04 zusätzliche Konten mitgegeben werden, um die besonderen Gegebenheiten anderer Organisationen und Akteure buchhalterisch darstellen zu können. SKR 03 und SKR 04 Diese beiden überaus verbreiteten Standardkontenrahmen decken fast alle Belange von Wirtschaftsunternehmen ab. Der SKR 03, der von 60 Prozent aller Unternehmen verwendet wird, ist nach Prozessen gegliedert, der SKR 04 nach Bilanz- und GuV-Positionen, d. h. nach dem Jahresabschluss-Reporting. Für die Praxis der Verwendung spielt dies keine große Rolle, abgesehen davon, dass die ersten beiden Stellen der Kontonummern unterschiedlich sind. Beide Kontenrahmen, SKR 03 und SKR 04, werden von gängigen Buchhaltungsprogrammen angeboten. Wer sich einmal für einen Kontenrahmen entschieden hat, kann diesen in der Buchhaltungssoftware nicht so leicht wieder wechseln. Daher sollte die Wahl des Kontenrahmens im Zweifelsfall vorher mit einem Steuerberater besprochen werden. SKR 03 arbeitet nach dem Prozessgliederungsprinzip Die Reihenfolge der Konten im Standardkontenrahmen SKR 03 orientiert sich am Geschäftsablauf bzw. den betrieblichen Prozessen. Daher spricht man hier vom Prozessgliederungsprinzip. SKR04 arbeitet nach dem Abschlussprinzip Der Kontenrahmen SKR 04 orientiert sich an der Bilanzgliederung. Die Kontenklassen 0 bis 3 sind für Bestandskonten reserviert ( 0 und 1 für Aktivkonten; 2 und 3 für Passivkonten). Die Kontenklassen 4 bis 7 umfassen die Erfolgskonten (Erträge, Aufwendungen bzw. sonstige Erträge und sonstige Aufwendungen). Die Klasse 8 ist frei und die Klasse 9 enthält Vortrags- und statistische Konten. Kontenrahmen versus Kontenplan Der Kontenrahmen bildet die übergeordnete Systematik, nach der ein Unternehmen seinen individuellen Kontenplan aufstellt. Das Unternehmen wählt sich einen Kontenrahmen aus, der die Blaupause für den Kontenplan bildet. Es übernimmt die Konten, die es benötigt, aus dem Kontenrahmen und definiert eventuell Unterkonten. Moderne Buchhaltungsprogramme bieten regelmäßig neben verschiedenen Kontenrahmen auch die Möglichkeit, eigene Konten in die Systematik eines Kontenrahmens einzufügen. Ein Beispiel: Nach dem SKR 03 hat das Kassenkonto die Kontonummer 1000. Wenn ein Unternehmen mehrere Kassen führt, kann es neben der Hauptkasse 1000 noch eine Nebenkasse 1 mit der Kontonummer 1010, eine Nebenkasse 2 mit der Kontonummer 1020 und so weiter führen. Ebenso können zusätzlich zum Standard-Bankkonto 1200 noch weitere Banken mit den Kontonummern 1210, 1220 usw. eingerichtet werden. Bei anderen Kontenrahmen sind die Kontonummern zwar andere, aber das Prinzip ist dasselbe. Der Vorsteuerabzug im Kontenrahmen SKR 03 Der Kontenrahmen hat keinen Einfluss darauf, wie Steuern in der Buchhaltung behandelt werden. Das Prinzip ist immer das Gleiche, nur die Kontonummern können je nach SKR abweichen. Jeder Unternehmer, der berechtigt ist, Vorsteuer geltend zu machen, kann die Umsatzsteuer, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer abziehen. Wenn der reguläre Steuersatz von 19% angewendet wird, ist im Kontenrahmen SKR 03 das Konto 1576 anzusprechen ("Abziehbare Vorsteuer 19 %"). Gilt dagegen der ermäßigte Steuersatz von 7%, wird im SKR 03 das Konto 1571 bebucht ("Abziehbare Vorsteuer 7 %"). Für die Gegenbuchung verwendet der SKR 03 entweder das Konto 1200 ("Bank") oder ein Kreditorenkonto. Der Buchungssatz lautet: Abziehbare Vorsteuer an Bank (oder an Kreditorenkonto). Fazit Der SKR 03 ist einer der gebräuchlichen Standardkontenrahmen der DATEV. Er umfasst alle Bestands-, Personen-, Erfolgs- und Steuerkonten, die die Buchhaltung benötigt. Überdies können Unternehmen im SKR 03 auch eigene Konten einrichten. Fast jede Software für die Buchhaltung bietet die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 an. Gründer sollten sich genau überlegen, welchen Kontenrahmen sie benötigen, da ein nachträglicher Wechsel kompliziert werden kann. Am besten kann Sie der Steuerberater in diesen Fragen unterstützen. ### Besser digital: Wissenstransfer und Wissensmanagement In Unternehmen findet sich ein ähnliches Phänomen, denn auch dort ist nicht immer die nötige Information vorhanden, wenn sie gebraucht wird. Das hat jedoch weniger mit Vergesslichkeit zu tun, sondern mit einem fehlenden einheitlichen Wissensmanagement. Der Extragang umfasst dabei unnötige Recherche, ausufernde Mailkommunikation und frustrierende Odysseen auf der Suche nach dem Kollegen mit dem richtigen Know-how. Einer McKinsey-Studie zufolge sinkt die Produktivität immerhin um 35%, wenn Informationen nicht frei zugänglich sind. Wissenstransfer im Unternehmen Wenn es um Daten- und Informationsmanagement in Unternehmen geht, denkt man gerne zuerst an Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen, doch natürlich hat man Daten nicht nur, um sie zu schützen. Man hat sie vor allem, weil man sie verwenden will und sollte, um Arbeitsprozesse, Kundenerlebnisse und Herausforderungen besser zu meistern. Dabei gibt es zahlreiche Quellen: Kundendaten Unternehmensdaten Content (Whitepaper, Studien, Protokolle) Google Analytics Mitarbeiterwissen Team-Wissen Kundenwissen aus Projekten Doch so viele Quellen es gibt, so wenig Mittel gibt es oftmals, sie auch effektiv zu nutzen. Stattdessen arbeiten Teams isoliert voneinander, wird individuelles Fachwissen von Mitarbeitern eher selten geteilt und liegen Daten und redaktionelle Inhalte in irgendeinem Ordner, der schwer oder gar nicht zugänglich für die Angestellten ist (Stichwort Datensilo). Mit der digitalen Transformation und insbesondere Cloud-Anwendungen, die der Kommunikation und dem Dokumentenmanagement dienen, löst sich das Problem der zerfaserten Kommunikation hingegen in Wohlgefallen auf, wenn man es richtig angeht. Drei Schritte für besseres Wissensmanagement So gibt es drei notwendige Schritte, die das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern können: Daten aus der Isolation holen und strukturieren Es gibt zahlreiche Unternehmen, die ihre Daten völlig unstrukturiert (sprich, ohne Zuordnung) auf irgendwelchen Servern lagern. Unstrukturierte Daten sind wie eine Bibliothek ohne Archivierungssystem – nutzlos, wenn man etwas Bestimmtes sucht. Zusätzlich befinden sich diese Daten nicht gesammelt an einer Stelle, sondern sind quer über verschiedene Software-Anwendungen, Abteilungen und Unternehmensstandorte verteilt. Auch wenn es initial einen erheblichen Aufwand erfordert, lohnt es sich mit Blick auf die Zukunft, alle Daten zu strukturieren. So lassen sich auch ungenutzte, obsolete Datensätze löschen, was insbesondere in der Lagerung etliche Kosten spart. Zusätzlich wird hier auch ein Stück Datenschutz gewährleistet, da unstrukturierte Daten auch sensible Daten enthalten können, die unter Umständen nicht korrekt gelagert werden. Sobald die Daten strukturiert sind, können sie ortsunabhängig in der Cloud gelagert werden und sind so zugänglich für jeden, der die entsprechenden Zugriffsrechte hat. Abteilungen & Software miteinander verknüpfen Datensilos entstehen besonders dann, wenn ein Unternehmen seine Abteilungen nicht als Teil eines Ganzen, sondern als Splitterfraktionen versteht, die völlig isoliert voneinander arbeiten können. Dieser eher industrielle Ansatz mag zwar am Fließband in einer Fabrik funktionieren, doch wenn das Marketing nicht weiß, was der Vertrieb macht oder welche Produkte gerade entwickelt werden, dann können Strategien und Geschäftsentscheidungen immer nur halbgar geplant werden. Verknüpfte oder einheitliche Software kann dabei bereits helfen, Informationen zu sammeln und den Zugang zu erleichtern, denn die Daten fließen dort auch über Abteilungsgrenzen hinaus. Anwendungen, die den Austausch von Daten erleichtern (sichere Chat-Software, Intranet-Systeme), bieten zusätzlich die richtigen Werkzeuge, um die Arbeit miteinander zu begünstigen. So können sich Experten aus anderen Teams sehr viel schneller in ein Projekt einklinken, wenn es Kommunikationsräume dafür gibt, die gleichzeitig eine Übersicht bieten (anstelle von endlosen E-Mailketten und verpassten Meetings). Die Mitarbeiter mitnehmen Eine aktuelle Umfrage in Banken zeigt auf, dass Bankangestellte zusehends überfordert sind mit den Bemühungen ihres Unternehmens, Arbeitsvorgänge zu digitalisieren. Schuld daran ist jedoch laut Umfrage weniger die Technik als vielmehr die Tatsache, dass es kein einheitliches Software-Konzept gibt und daher zahlreiche Insellösungen, die einen einzigen Arbeitsprozess in fünf Schritte und mehr aufblasen. Dieses Ergebnis zeigt zwei Dinge auf: zum einen muss ein Wissensmanagement mit der entsprechenden Software übergreifend für das ganze Unternehmen gedacht werden (siehe Punkt 2). Zum anderen ist es jedoch mehr als wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen, denn sie sind es am Ende, die von den neuen Strukturen profitieren sollen. Tun sie es nicht, ist etwas schief gelaufen (und das ist selten die Schuld der Mitarbeiter). Gerade deshalb ist es sehr wichtig, alle Beteiligten bereits in der Planungs- und Testphase einzubeziehen, so dass Konflikte, Probleme und Herausforderungen früh genug erkannt und beseitigt werden können. Zusätzlich sollte man immer das Know-how seiner Mitarbeiter nutzen, um zu erfragen, welche Anforderungen sie überhaupt an eine Software haben, denn CEOs und Abteilungsleiter wissen nicht immer, welche operativen Hürden tatsächlich im Büroalltag lauern. Die Autorin Juliane Waack ist Fachautorin für Cloud Computing, Digitalisierung, Content Marketing und die Customer Journey. Sie schreibt für den Cloud-Marktplatz cloud world und arbeitet für die ec4u expert consulting ag. ### 10 Kriterien für den Investitionsabzugsbetrag Unternehmer und Freiberufler leisten gegenüber dem Finanzamt Steuervorauszahlungen, die dem geschätzten Jahresgewinn entsprechen. Nur ist diese Schätzung häufig ungenau. Und da man im Voraus nicht weiß, was das Jahr bringen wird, werden Prognosen oft bewusst niedrig angesetzt, um den finanziellen Spielraum nicht durch überhöhte Vorauszahlungen zu gefährden. Steuernachzahlung senken Liegt der Gewinn dann deutlich höher als vermutet, wird eine entsprechend hohe Steuernachzahlung fällig. Was tun, wenn die Rückstellungen dafür nicht ausreichen? Gibt es eine Möglichkeit, das Damoklesschwert der Steuernachzahlung abzuwenden, oder wenigstens zu entschärfen? Investitionskosten antizipieren Wer in den nächsten drei Jahren Investitionen plant, darf unter bestimmten Umständen schon im Voraus 40 Prozent der voraussichtlichen Investitionskosten als betriebliche Ausgaben von seinem Gewinn abziehen: Das ist der in § 7g EStG geregelte Investitionsabzugsbetrag. Ein Beispiel: Bei einem angenommenen durchschnittlichen Steuersatz von 30 Prozent und einer geplanten Anschaffung in Höhe von 30.000 Euro (z. B. Firmenwagen) können 12.000 Euro vom Gewinn abgezogen werden und die Steuerlast verringert sich um 3.600 Euro. Investition nachträglich „antizipieren“? Ist das nicht ein Widerspruch? Nein, so der BFH in seinem Urteil vom 6.4.2016 XR 15/14. Entscheidend ist, dass der Unternehmer seine Investitionsabsicht nachweisen kann – für den Gewinnermittlungsstichtag und den Zeitraum der Investition. Was sehr abstrakt klingt, wird an einem Beispiel klarer: Ein Taxiunternehmer hatte im Jahr 2011 den Antrag gestellt, den Investitionsabzugsbetrag für ein 2010 angeschafftes Fahrzeug nachträglich in seiner Bilanz für das Jahr 2008 geltend zu machen. Dies wurde ihm in zweiter Instanz vom BFH erlaubt. Rechtsprechung zum Investitionsabzugsbetrag Das Finanzgericht hatte zunächst bezweifelt, dass der Unternehmer schon 2008 die Absicht hatte, 2010 das Fahrzeug anzuschaffen. Im Revisionsverfahren gab jedoch der BFH der Revision des Taxiunternehmers statt: Investitionsabsicht ist entscheidend Nach § 7g Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EStG in der Fassung des UntStRefG („neue Fassung“) sei die Investitionsabsicht ein „gesetzliches Tatbestandsmerkmal“ für die Inanspruchnahme des Investitionsabzugsbetrags. Entscheidend sei, dass der Antragsteller diese Absicht für den Gewinnermittlungsstichtag sowie den gesamten Investitionszeitraum glaubhaft machen kann. In dem oben genannten Urteil wird weiter ausgeführt: „Der Zeitpunkt, zu dem der Investitionsabzugsbetrag geltend gemacht wird, lässt für sich genommen im Allgemeinen keine Rückschlüsse auf das Vorliegen oder Fehlen der Investitionsabsicht zu.“ Das bedeutet, dass es unerheblich ist, ob der Investitionsabzugsbetrag nachträglich, d. h. nach der Anschaffung oder Herstellung des betreffenden Investitionsgegenstands, beantragt wird. Ein Finanzierungszusammenhang sei darüber hinaus „nicht mehr zu fordern“, d. h. der Investitionsabzugsbetrag muss nicht mit der Finanzierung des Investitionsguts in Zusammenhang stehen. Die frühere Rechtsprechung nach §7b EStG hatte dies noch gefordert. Im Klartext ist nach der neuen Rechtsprechung: ein Finanzierungszusammenhang zwischen Investition und Investitionsabzugsbetrag unerheblich, das Tätigen einer Investition bereits ein Indiz dafür, dass eine Investitionsabsicht bestanden hatte, eine Investitionsabsicht (auch nachträglich) zu unterstellen, wenn sie mit einem Minimum an Plausibilität nachgewiesen werden kann. Bedingungen und Fallstricke Der Investitionsabzugsbetrag kann in Anspruch genommen werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Es muss sich um eine Investition in die Anschaffung oder Herstellung von Gegenständen des beweglichen Anlagevermögens handeln, etwa Maschinen, Fahrzeuge und Büroeinrichtung. Immobilien oder zum Verkauf bestimmte Waren fallen nicht darunter. Die Investition muss glaubhaft gemacht werden, z. B. durch eine verbindliche Bestellung. Welche Möglichkeiten sonst noch bestehen, kann am besten der Steuerberater erklären. Das Investitionsobjekt muss in den folgenden drei Jahren nachweislich zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden. Vorsicht ist geboten bei PKWs, die auch privat gefahren werden. Hier muss zwingend ein Fahrtenbuch geführt werden. Einnahmenüberschussrechner dürfen den Investitionsabzugsbetrag nur geltend machen, wenn ihr Jahresüberschuss 100.000 Euro nicht übersteigt. Bilanzierende Unternehmen dürfen dies nur tun, wenn sie nicht mehr als 235.000 Euro Betriebsvermögen ausweisen. Nach dem Steueränderungsgesetz 2015 müssen Investitionsabzugsbeträge und deren Auflösung dem Finanzamt elektronisch nach den amtlich vorgeschriebenen Datensätzen übermittelt werden (§ 7g Abs. 1 Nr. 2 EStG n.F.). Die Funktion der geplanten Investitionen muss nach dem neu gefassten § 7g EStG nicht mehr benannt werden. Kann der Unternehmer diese 90prozentige betriebliche Nutzung im Anschaffungsjahr und im Folgejahr nicht nachweisen, verlangt das Finanzamt nachträglich die komplette Steuernachzahlung – plus sechs Prozent Verzugszinsen. Die gleichen Folgen treten ein, wenn der Unternehmer die angekündigte Investition gar nicht tätigt. Ebenso verhält es sich, wenn er einen völlig anderen Gegenstand kauft als angekündigt. Liegen die tatsächlichen Investitionskosten niedriger als die prognostizierten, wird der Investitionsabzugsbetrag nachträglich neu berechnet, der Abzug teilweise rückgängig gemacht und eine teilweise Steuernachzahlung verlangt – wiederum plus sechs Prozent Zinsen. In den auf das Abzugsjahr folgenden Jahren müssen Investitionsabzugsbeträge natürlich auch wieder aufgelöst werden, was sich wiederum erhöhend auf die Betriebseinnahmen auswirkt. Denn was heute bereits steuerwirksam gewinnmindernd abgezogen worden ist, kann morgen nicht mehr steuerwirksam verwendet werden. Ein Tipp zum Schluss Bevor Sie zur Tat schreiten, sprechen Sie mit dem Steuerberater. Denn falls Sie in kommenden Jahren eher mit steigenden Einnahmen rechnen, kann es unklug sein, den Investitionssteuerabzugsbetrag heute bereits geltend zu machen - zumal der Durchschnittssteuersatz mit dem Gewinn wächst. Auf das obige Beispiel bezogen bedeutet dies: Wüchse die durchschnittliche Steuerlast von 30 auf 40 Prozent, nähme die Steuerersparnis der Investition von 3.600 auf 4.800 Euro zu. ### Office Integration treibt Digitalisierung Office ist allgegenwärtig Digitale Dokumente existieren seit vielen Jahren. Spätestens seit den 1980er Jahren haben die meisten Unternehmen EDV-Systeme eingeführt. Windows – Microsoft – Office: Das ist der Dreiklang, der seit 35 Jahren die Welt der Bürosoftware dominiert. Von Anfang an waren es hauptsächlich die Office-Programme, die den Arbeitsalltag der meisten Büro- und Wissensarbeiter bestimmten. Kein Wunder, dass viele Anwender die gewohnte Office-Komfortzone ungern verlassen. „Kenne ich nicht – brauche ich nicht“ – so werden Programme jenseits von Word, Excel und Outlook beurteilt. Abwehrreflexe Nicht zu Unrecht, bedeutete doch jede neue Anwendung Mehrarbeit: Die Einarbeitung war aufwändig, häufig wurden keine Schulungen angeboten, man fühlte sich inkompetent, allein gelassen und überfordert. Hatte man sich endlich mühsam mit einem System vertraut gemacht, galt man schnell als „Guru“ und wurde mit Mehrarbeit überschüttet. So entstanden Abwehrreflexe. Logik der Digitalisierung Da nun einmal der erste Schritt, die digitale Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von betrieblichen Daten und Prozessen, getan war, ist die Digitalisierung, wie wir sie heute erleben, der logische nächste Schritt. Wo früher disparate Daten auf verteilten Speichern lagen, können heute mächtige Software-Systeme dem Menschen lästige Routinearbeiten abzunehmen. CRM-Systeme, ERP-Software, Finanzbuchhaltung, Reporting-Tools kombinieren und rekombinieren Daten vieltausendfach und schaffen daraus Neues: automatisch generierte Dokumente, Belege und Buchungssätze, gewichtete Verkaufswahrscheinlichkeiten, komplette Vertriebskampagnen, Jahresabschlussberichte und unzählige weitere Artefakte. Brücke zwischen Office- und Unternehmenssoftware Um die Akzeptanz der Mitarbeiter und Integration der betrieblichen Prozesse zu stärken, ist es notwendig, eine Brücke zwischen Office-Anwendungen und Unternehmenssoftware zu schlagen. Im Idealfall können die Mitarbeiter weiter in ihrer gewohnten Office-Umgebung arbeiten – aber unter Einbeziehung der Unternehmenssoftware. Das bedeutet, dass Arbeitsergebnisse aus Office in die Unternehmenssoftware und umgekehrt aus der Unternehmenssoftware in Office übertragen werden. Dabei sind gleichzeitig drei Aspekte wichtig: Aktualität – Daten werden möglichst in Echtzeit hoch- und heruntergeladen. Am aktuellsten sind Cloud-Systeme. Einheitlichkeit – Dubletten bzw. doppelte Speicherung sollte ausgeschlossen werden. Alle arbeiten an einem einheitlichen Datenbestand. Ältere Versionen von Dokumenten und Daten bleiben erhalten und sind wiederherstellbar. Datensicherheit – Zugriffssteuerung und sichere Speicherung gewährleisten, dass jeder die Daten zur Verfügung hat, die er benötigt. Nicht mehr und nicht weniger. Praxislösungen für Office Integration Folgende Lösungen sind heute bereits möglich, um die Mitarbeiter auf dem Weg zur Digitalisierung mitzunehmen: Ordner-Synchronisierung – ein oder mehrere Ordner auf dem PC des Mitarbeiters werden mit dem Dokumentenmanagementsystem der Unternehmenssoftware synchronisiert. Office-Add-Ins – diese kleinen Zusatzprogramme werden in Office installiert und stellen eine Verbindung zur Unternehmenssoftware her. Der Anwender klickt einfach auf einen neuen Button auf der Symbolleiste und die Tür zur Unternehmenssoftware öffnet sich. Vorsicht: Nicht alle Anbieter von Unternehmenssoftware haben diese Lösungen auf Lager. Es lohnt sich, zweimal hinzuschauen. Was hat der Mitarbeiter davon? Er hat Zugriff auf eine Fülle von Daten, die er zuvor mühsam zusammensuchen musste. Er kann E-Mails, die er versendet, automatisch direkt am Empfänger-Kontakt oder einem Projekt oder Vorgang speichern. Er kann Termine oder Zeiterfassungsdaten ohne Medienbruch aus Outlook in die Projekt- oder Abrechnungssoftware übertragen. Er braucht nie wieder eine Adresse auf einem Brief eintippen. Er arbeitet nie wieder an einer veralteten Dokumentversion. Er kann Daten aus der Software per Mausklick in ein Office-Dokument einfügen. Er spart sich mühsamen Erfassungsaufwand. Gute Argumente Office Integration liefert Unternehmen gute Argumente, um ihre Belegschaften von dem Sinn des digitalen Wandels zu überzeugen. Sie ist das Sprungbrett, von dem auch Ängstliche den Sprung ins tiefe Wasser wagen können. Sie überzeugt durch sofortige, einfache und unmittelbare Arbeitsentlastung. Und sie erlöst die vielen, genialen Arbeitsergebnisse, die auf den Festplatten der Kollegen schlummern, aus dem Dornröschenschlaf und macht sie als Unternehmenswissen verfügbar. ### Belege digitalisieren: Ihr Weg zum papierlosen Arbeiten In mittelständischen Unternehmen werden Belege in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung zunehmend elektronisch erzeugt und versendet. Dennoch gibt es in Unternehmen noch eine Vielzahl von Belegen, die in Papierform vorliegen. Laut dem Digital Office Index 2022 von Bitkom laufen in jedem fünften Unternehmen die Büro- und Verwaltungsprozesse zu mindestens 75% papierbasiert ab. Deshalb gehört das Scannen und Digitalisieren von Belegen zum täglichen Arbeitsalltag dazu. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt-für-Schritt, wie Sie Ihre Belege erfolgreich und nachhaltig digitalisieren. So können Sie das Papieraufkommen in Unternehmen reduzieren und den Weg in ein papierloses Büro ebnen. Warum es sich lohnt, Belege zu digitalisieren Die Vorteile der digitalen Belegverwaltung sind vielfältig: Mehr Zeitersparnis: Die Bearbeitung von Papier-Dokumenten nimmt wesentlich mehr Zeit in Anspruch. Liegt der Beleg hingegen digital vor, kann das Dokument per Mausklick erstellt, gespeichert oder weitergeleitet werden. Erleichterter Zugriff auf Dokumente: Sind die Belege digital in einer Dokumentenablage abgespeichert, können Mitarbeitende von überall aus drauf zugreifen. Benötigt wird hierfür eine lediglich eine stabile Internetverbindung. Dies erleichtert die Zusammenarbeit an Dokumenten von unterschiedlichen Standorten ungemein. Transparente Arbeitsprozesse: Mit digitalen Belegen lassen sich auch die damit verbundenen Arbeitsschritte effizienter gestalten. Mit sogenannten Workflows werden die jeweiligen Arbeitsschritte ebenfalls digitalisiert. Beispielsweise können Gehaltsnachweise digital per E-Mail statt per Post versendet oder Eingangsrechnungen digital geprüft und freigegeben werden. Geringerer Papierverbrauch: Klar ist, das Trägermedium Papier ist kostspielig. Unternehmen, die es schaffen, Ihre Belege vollständig zu digitalisieren, verbrauchen weniger Papier und schonen damit die Umwelt. Weniger Kosten: Die digitale Belegverwaltung bietet einige Einsparpotenziale: Unternehmen können die Kosten für Papier, Versand und Lagerung senken. Zum anderen werden durch die Digitalisierung der Arbeitsschritte Prozesse effizienter, sodass die Prozess-Kosten ebenfalls geringer ausfallen. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Belege digitalisieren Bei der Beleg-Digitalisierung geht es zunächst darum, analoge Dokumente digital zu verwalten. Die Anleitung fokussiert demnach auf die Umwandlung von Papier-Dokumenten, die ursprünglich in analoger Form vorliegen. Sind die Prozesse der Beleg-Digitalisierung etabliert, kann es im nächsten Schritt darum gehen, Belege direkt von Beginn digital zu erstellen, damit sie nicht erst eingescannt werden müssen. 1) Planung und Vorbereitung Ziel und Umfang definieren. Ein Ziel konnte z.B. "weniger Papierkram und effizientere Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung" sein. Deswegen werden zunächst alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen digitalisiert. Über rechtliche Anforderungen informieren: Gerade in der Buchhaltung gibt es rechtliche Vorgaben zu beachten. Diese sollten Sie vorher kennen und sich deswegen vorab darüber informieren (nähere Informationen dazu siehe unten). 2) Auswahl von Hardware und Software Hardware: Wählen Sie einen Scanner, der Ihren Anforderungen entspricht., z.B. eine Stapelverarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Alternativ kann auch eine Scan-App auf mobilen Geräten verwendet werden. Wir empfehlen jedoch die Verarbeitung über einen Scanner. Software: Wählen Sie eine passende Software für ihr Dokumentenmanagement, welche die Aufbewahrung, Verarbeitung und Zusammenarbeit an Belegen erleichtert. Ferner sollten die gesetzlichen Vorschriften sowie hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden. 3) Arbeitsschritte definieren Scan-Prozess definieren: Erstellen Sie einen Prozess für das Scannen und Abspeichern der Belege. Ein festgelegte Arbeitsabfolge hilft, den Überblick zu bewahren. Verantwortliche benennen: Legen Sie fest, wer für die Beleg-Digitalisierung zuständig ist und wer anschließend Zugriffsrechte auf die digitalen Dokumente benötigt. Die Zugriffsrechte können z.B. in einer Dokumentenmanagement-Software personenbezogen zugeteilt werden. 4) Mitarbeitende schulen Kein Digitalisierungsschritt in Unternehmen ist erfolgreich, wenn nicht das Personal ausführlich über die Veränderungen informiert wird. Vermitteln Sie den Mitarbeitenden Ziel und Zweck des Projektes sowie bieten Sie Schulungen zum Umgang mit Scanner und der Dokumentenmanagement-Software an. 5) Belege digitalisieren Belege vorbereiten: Sortieren Sie die Papier-Belege. Entfernen Sie Heftklammern und Schmutz vom Dokument. Belege scannen: Scannen Sie die Belege unter Einhaltung des vorher definierten Prozesses und der gesetzlichen Vorschriften. 300 dpi genügen in der Regel für gut lesbare Belege. Als Format empfiehlt sich PDF. Belege kontrollieren: Überprüfen Sie, ob bei der Beleg-Digitalisierung alle Informationen vollständig und korrekt übernommen wurden. Belege speichern: Ist der digitale Beleg vollständig und korrekt, speichern Sie diesen unter einem aussagekräftigen Namen im gewählten Dokumentenmanagementsystem. Das DMS archiviert nicht nur die Informationen, sondern auch Nachweise für jedwede Änderung, Bearbeitung und Ergänzung wird direkt am Dokument gespeichert. 6) Prozesse digitalisieren Bei der Beleg-Digitalisierung macht es zusätzlich Sinn, die Prozesse rund um die Dokumenten-Verarbeitung zu digitalisieren. Arbeitsschritte auswählen: Legen Sie fest, welche dokumentenbasierten Prozesse digitalisiert werden sollen. Beispiel: Haben Sie Eingangsrechnungen digitalisiert, so bietet sich an, die Prüf und-Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen ebenfalls zu digitalisieren. Ein digitaler Rechnungseingang kann hierbei unterstützen. Digitale Workflows definieren: Definieren Sie anschließend einen digitalen Prozess, der die vorherigen, analogen Arbeitsschritte digital abbildet. Tipp: Ein Dokumentenmanagementsystem kann Sie dabei unterstützen, Ihre Dokumenten-basierten Prozesse mit definierten Workflows, z.B. für das Rechnungsmanagement, zu unterstützen. 7) Backups und Datensicherheit Regelmäßige Backups: Führen Sie regelmäßig Backups zur Datensicherung durch, um den Verlust von Belegen zu vermeiden. Sicherheitsmaßnahmen prüfen: Prüfen Sie regelmäßig die Datensicherheit und schützen Sie Ihre Dokumente z.B. vor unbefugtem Zugriff oder Datenlecks. Implementieren Sie ggf. weitere Maßnahmen zur Erhöhung der Datensicherheit. 8) Kontrolle und Optimierung Prozesse kontrollieren: Stellen Sie die Beleg-Digitalisierung regelmäßig auf den Prüfstand. Läuft der Prozess reibungslos oder haben sich in der Umsetzung Schwierigkeiten ergeben, die es auszumerzen gilt? Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldung von Mitarbeitenden ein und optimieren Sie den Digitalisierungsprozess bei Bedarf. Rechtliche Vorschriften beachten Bei der Digitalisierung von Belegen müssen in Deutschland rechtliche Anforderungen eingehalten werden. Dies betrifft im Allgemeinen steuerrechtliche sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen, die gleichermaßen für analoge und digitale Belege gelten. GoBD Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Digitale Belege müssen die Echtheit gewährleisten, unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sein. Das heißt, das digitale Dokument muss ein 1:1 Abbild des Papierdokumentes sein. unveränderbar abgespeichert werden und es darf nicht manipulierbar sein. Alle Geschäftsvorfälle müssen zudem so aufgezeichnet werden, dass eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Die Belege sollten nummeriert oder durch eindeutige Identifikationsmerkmale genau bestimmbar sein. Steuerrelevante Informationen müssen dem zugehörigen Geschäftsvorfall in der Buchführung eindeutig zugeordnet werden. Verfahrensdokumentation Eine Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD ist notwendig, um die Abläufe in der Belegverarbeitung transparent und nachvollziehbar zu machen. Die Beleg-Digitalisierung ist davon eingeschlossen und muss daher notwendigerweise in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Aufbewahrungsfristen Unternehmen müssen bestimmte Dokumente für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Belege sind steuerrelevante Unterlagen und damit von dieser Vorschrift eingeschlossen. Die Aufbewahrungsfrist der steuerrechtlichen Unterlagen kann - je nach Dokumentenart - sechs bis zehn Jahre lauten. Stellen Sie sicher, dass in ihrer Software zur Dokumentenverwaltung die Belege entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Datenschutz (DSGVO) Bei der Beleg-Digitalisierung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Beachten Sie hierbei, dass die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung eingehalten werden. Wir empfehlen Ihnen, bei der Auswahl einer geeigneten Dokumentenmanagement-Software auf Zertifikate zu achten. Diese können zusätzlich die GoBD-Konformität und das Sicherheitsniveau einer Software objektiv bewerten. Digitale Belegverwaltung in einem DMS Ein Dokumentenmanagementsystem ist die ideale Software-Lösung zur Verwaltung der digitalen Belege. Es ermöglicht Ihnen einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Dies erleichtert vor allem die Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten. Außerdem können mit einem DMS hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden. So wird der Dokumenten-Zugriff personenbezogen eingeschränkt. Das heißt, die Personen erhalten nur Zugriff auf jene Dokumente, für die sie fachlich verantwortlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einem DMS ihre dokumentenbasierten Prozesse ebenfalls digitalisieren können. Digitale Belege bieten Ihnen viele Möglichkeiten, effektive Workflows in Ihrem Unternehmen zu definieren. Mit Scopevisio-Documents bieten wir Ihnen ein hochsicheres Dokumentenmanagementsystem mit speziellen Workflows für das Vertrags-, Rechnungs- oder Personalmanagement. So können Sie nicht nur Ihre Belege digitalisieren, sondern auch Ihre Verwaltungsprozesse optimieren. ### Der Jahresabschluss Was gehört zum Jahresabschluss? Zu einem Jahresabschluss können folgende Elemente gehören: Bilanz Die Bilanz zeigt Vermögen, Schulden und Eigenmittel eines Unternehmens zum Bilanzstichtag an. Somit gibt sie eine Momentaufnahme der Finanzlage einer Firma wieder. Formal stellt sie Vermögensgegenstände (Aktiva) dem Eigen- und Fremdkapital (Passiva) gegenüber. In der Regel werden neben den Bilanzzahlen auch die Vorjahreswerte dargestellt, um die Entwicklung der Finanzlage zu verdeutlichen (sog. Bewegungsbilanz). Die Bilanz wird aus den Stichtagssalden der Sachkonten entwickelt. Die Gliederung orientiert sich an § 266 HGB. Gewinn- und Verlustrechnung Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gibt die Erträge und Aufwendungen wieder, die ein Unternehmen im Laufe des Geschäftsjahres hatte. Die Differenz ist der Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Dieser fließt im Bereich „Eigenkapital“ mit in die Bilanz ein. Beim Jahresabschluss wird die GuV saldiert und über das Eigenkapitalkonto der Bilanz abgeschlossen. Einnahmenüberschussrechnung Freiberufler und kleine Unternehmen geben eine Einnahmenüberschussrechnung ab. Diese ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung; eine doppelte Buchführung oder Bilanzierung ist für Einnahmenüberschuss-Rechner nicht erforderlich. Anhang Der Anhang enthält allgemeine und erläuternde Angaben zum Jahresabschluss, zu einzelnen Posten der Bilanz und der GuV sowie ergänzende Angaben zum Beispiel zu Organen der Gesellschaft. Anlagespiegel Der Anlagenspiegel (auch Anlagengitter genannt) ist in §3274a HGB geregelt. Er gibt Aufschluss über die wertmäßige Veränderung des Anlagevermögens einer Kapitalgesellschaft bezogen auf das Abschlussjahr. Lagebericht Der Lagebericht ist in §289 HGB geregelt. Er soll ein realistisches Bild vom Geschäftsverlauf und der Lage einer Kapitalgesellschaft zeichnen, die wesentlichen Chancen und Risiken erläutern und die voraussichtliche weitere Entwicklung der Gesellschaft aufzeigen. Dazu gehören z. B. das Risikomanagement einer Gesellschaft, ihre Forschung und Entwicklung und Angaben über Beteiligungs- und Stimmrechtsverhältnisse, Befugnisse usw. Testat Mit einem Testat oder Bestätigungsvermerk bestätigt ein beeidigter Abschlussprüfer, dass der Jahresabschluss und die Buchführung eines Unternehmens den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Gesetzesgrundlage für das Testat ist § 322 I 1, 2 HGB. Die Prüfungsgrundsätze und Prüfungshandlungen hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) in seiner Verlautbarung IDW PS 400 dargelegt. Bericht des Aufsichtsrates Diese Unterlage müssen nur Aktiengesellschaften vorweisen: Der Bericht des Aufsichtsrats und die nach § 161 des Aktiengesetzes vorgeschriebene Erklärung. Warum ein Jahresabschluss? Eine Vielzahl von nationalen und internationalen Gesetzen und Verordnungen fordert und regelt die ordnungsgemäße Rechnungslegung von Unternehmen. In Deutschland wären als Beispiele Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, GmbH-Gesetz, Aktiengesellschaftengesetz und GoBD genannt, auf internationaler Ebene sind die IFRS (International Financial Reporting Standards) und die US-GAAP wesentliche Grundlagen für die Rechnungslegung, insbesondere bei großen Unternehmen. So viel zu den gesetzlichen Erfordernissen, doch da wäre noch mehr. Unternehmer, Kreditgeber und Geschäftspartner haben ein berechtigtes Interesse an Informationen über die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens. Der Fiskus benötigt Bemessungs- und Besteuerungsgrundlagen. Und letztlich dokumentiert der Jahresabschluss auch die Geschäftsvorfälle und finanziell relevanten Sachverhalte im Unternehmen. Welcher Jahresabschluss für wen? Kleinunternehmer Kleinunternehmer sind nach §19 UStG Unternehmer, deren Umsatz im letzten Kalenderjahr 17.500 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 € nicht überschreiten wird. Sie müssen lediglich eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Freiberufler Freiberufler dürfen eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, um ihren Gewinn zu ermitteln. Sie sind nicht bilanzierungspflichtig, ja, noch nicht einmal zur Buchführung verpflichtet. Der § 18 UStG regelt, wer als Freiberufler gilt; dazu zählen z. B. Ärzte, Anwälte, Autoren, Übersetzer, freie Architekten, Ingenieure und andere „Wissensarbeiter“. Interessanterweise gilt keine Umsatz- oder Einkommensgrenze nach oben. Personengesellschaften Personengesellschaften, wie oHG und KG, erstellen in der Regel eine Bilanz und eine GuV-Rechnung gemäß 243 Abs. 1 HGB. Im Übrigen sind sie, wie alle anderen Unternehmen auch, an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gebunden, bzw. an die GoBD, die diese Ordnungsmäßigkeitskriterien für die softwaregestützte Buchhaltung redefinieren (siehe unten). Der Jahresabschluss muss laut Gesetz klar und übersichtlich sein und innerhalb eines Jahres nach dem Ende des Geschäftsjahres vorliegen. Als Währung ist der Euro und als Sprache Deutsch zu verwenden. Kapitalgesellschaften Große Kapitalgesellschaften (§267 Abs. 3 HGB) und mittelgroße Kapitalgesellschaften (§267 Abs. 2 HGB) sowie GmbH & Co. KGs müssen zusätzlich zu Bilanz und GuV-Rechnung einen Lagebericht aufstellen. Diese beiden Größenklassen müssen ihren Jahresabschluss im Übrigen auch testieren lassen (§ 316 I 2 HGB). Kleine Kapitalgesellschaften müssen kein Anlagengitter erstellen. Nach § 264 Abs. 1 HGB sind sie auch von der Pflicht zur Abgabe eines Lageberichtes befreit. Auf Grundlage der EU-Richtlinie 2012/6/EU und des Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetzes (MicroBilG) brauchen Kleinstunternehmen nur eine vereinfachte Bilanz aufzustellen und müssen ihren Jahresabschluss nicht um einen Anhang erweitern, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen werden. Welche Schwellenwerte gelten? Das 2015 novellierte Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetz (BilRUG) hat die Schwellenwerte für den Jahresabschluss auf die EU-rechtlich höchstzulässige Größe erhöht, sodass für viele Unternehmen Erleichterungen in Kraft getreten sind. Die Größenklassen für Kapitalgesellschaften sind nunmehr wie folgt definiert:  Bedingungen*Bilanz, GuVAnhangKleinstkapitalgesellschaftenBilanzsumme bis 350.000 €, Umsatz bis 700.000 €, max. 10 ArbeitnehmerJa, vereinfachte BilanzNein, Ausweis unter dem BilanzstrichKleine KapitalgesellschaftenBilanzsumme bis 6 Mio €, Umsatz bis 12 Mio €,   max. 50 ArbeitnehmerJaJa, aber kein AnlagengitterMittelgroße und große KapitalgesellschaftenBilanzsumme bis 20 Mio €, Umsatz bis 40 Mio €,   max. 250 ArbeitnehmerJaJa * 2 der 3 Bedingungen müssen jeweils erfüllt sein. Die Vorschriften für Kapitalgesellschaften gelten sinngemäß auch für GmbH & Co KGs und GmbH & Co oHGs. Personengesellschaften (oHG und KG) müssen lediglich eine Bilanz und GuV-Rechnung vorlegen, aber keinen Anhang, und für Freiberufler und sehr kleine Unternehmen genügt eine Einnahmenüberschussrechnung als Jahresabschluss. Unahbhängig von den vorgenannten groben Richtlinien sollte sich jedes Unternehmen beim Steuerberater über die genauen Anforderungen an seinen Jahresabschluss und die eventuellen Publizitätspflichten informieren. Welche Fristen existieren? Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist bis zum 31. Mai des Folgejahres fällig. Maßgeblich ist das Kalenderjahr, nicht das (abweichende) Geschäftsjahr. Auf Antrag kann das Finanzamt eine Fristverlängerung gewähren. Der Jahresabschluss einer großen oder mittleren Kapitalgesellschaft muss laut § 264 Abs. 1 HGB innerhalb der ersten drei Monate des neuen Geschäftsjahres aufgestellt werden. Eine kleine Kapitalgesellschaft hat für die Aufstellung des Jahresabschlusses die ersten sechs Monate des Jahres Zeit. Wie wird der Jahresabschluss erstellt? Praktisch jedes Unternehmen verwendet eine Buchhaltungssoftware. Die darin festgehaltenen Daten bilden die Basis des Jahresabschlusses. Viele Buchhaltungsprogramme sind in der Lage, Jahresabschlussberichte zu generieren. Manche Unternehmen stellen ihren Jahresabschluss selbst auf, andere lassen ihn von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfungsunternehmen erstellen und testieren. In jedem Fall wird der Jahresabschluss softwaregestützt erstellt. Muss der Jahresabschluss veröffentlicht werden? Eine Offenlegungspflicht ist in §§ 325-329 HGB geregelt und besteht grundsätzlich für Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften, deren persönlich haftender Gesellschafter keine natürliche Person ist (so genannte KapCos). Personenhandelsgesellschaften sind laut Publizitätsgesetz zur Offenlegung ihres Jahresabschlusses verpflichtet, wenn mindestens zwei der folgenden drei Kriterien zutreffen: Die Bilanzsumme übersteigt 65 Mio € Der Umsatz übersteigt 130 Mio € Die Belegschaft übersteigt 5.000 Arbeitnehmer Kleinstkapitalgesellschaften sind nach dem MicroBilG und dem 2015 verabschiedeten Bilanzrichtlinien-Umsetzungsgesetz (BilRUG) von der Offenlegungspflicht befreit. Die IHK Frankfurt am Main hat unter dem folgenden Link differenzierte Informationen über die Offenlegungspflichten zusammengetragen. Offenlegung im Bundesanzeiger Kapitalgesellschaften veröffentlichen ihren Jahresabschluss im Bundesanzeiger. Auf der Publikations-Plattform des Bundesanzeigers finden Unternehmen Informationen, Checklisten und Anleitungen für die Hinterlegung ihrer Daten. Der Unternehmer ist selbst dafür verantwortlich, seine Offenlegungspflicht zu erfüllen. Um Fehler dabei zu vermeiden, wird empfohlen, die Veröffentlichung an den Steuerberater zu delegieren. Welche Vorschriften sind zu beachten? Die wichtigsten Novitäten von 2015 betreffen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und das BilRUG. Beide werden in separaten Artikeln in diesem Ratgeber behandelt.   Weiterführende Beiträge: Dreyer/Gabriel (CURACON GmbH): Häufige Fehler bei der Offenlegung von Jahresabschlüssen ### Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) - Finanzanalyse leicht gemacht Was ist die BWA? Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein aktueller, detaillierter Überblick über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Sie basiert auf den Zahlen der Finanzbuchhaltung und legt in der Regel einen Standardkontenrahmen der DATEV zugrunde, etwa SKR 3 oder 4. Die aktuellen Daten der Buchhaltung können aufbereitet und mithilfe von Kennzahlen analysiert werden. Damit gibt die BWA unterjährig Aufschluss über den wirtschaftlichen Erfolg, die Liquidität und die Kapitalstruktur des Betriebs. Die gebräuchlichste BWA-Gliederung stammt von der DATEV eG. Mit dieser Gliederung arbeiten alle Steuerberater, Buchhalter und Controller. Sie fungiert auch in den meisten Buchhaltungsprogrammen als Vorlage für die betriebswirtschaftliche Auswertung. Auf dieser Basis kann fast jedes Buchhaltungsprogramm eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen. Auch für Excel existieren verschiedene Muster und Vorlagen. Häufig wird Excel verwendet, um weitergehende Analysen zu erstellen. Wer eine solche Vorlage nutzt, sollte prüfen, ob die Daten aktuell, korrekt und vollständig sind. Dies lässt sich am besten gewährleisten, indem die Daten der Buchführung direkt aus der Unternehmenssoftware importiert werden. Das bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware mit der Excel-Vorlage so verknüpft wird, dass diese Vorlage automatisch mit den Daten der Buchführung befüllt wird - auch mit Positionen, die gerade erst gebucht wurden. Wozu dient die betriebswirtschaftliche Auswertung? Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein Instrument der Unternehmenssteuerung. Es empfiehlt sich, regelmäßig, z. B. monatlich, eine BWA zu erstellen, um die Geschäftsentwicklung im Betrieb prüfen zu können. Die monatliche BWA präsentiert aktuelle Unternehmensdaten in komprimierter Form. Dadurch ermöglicht sie dem Unternehmer, seine Entscheidungen zeitnah auf der Basis von gesicherten Zahlen zu treffen. So kann er z. B. seine Einkommensteuer-Vorauszahlungen justieren oder prüfen, ob eventuell ein Investitionsabzugsbetrag in Frage kommt. Auf wichtige Besprechungen können sich Unternehmer am besten vorbereiten, wenn sie die Daten ihrer Buchführung eingehend studiert haben. Außerdem ist die BWA für Kreditgespräche wichtig. Banken verlangen zur Vorbereitung von Kreditentscheidungen neben den Bilanzen und GuV-Rechnungen der Vorjahre auch eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung. Für den Erfolg solcher Gespräche ist es nützlich, wenn auch der Unternehmer selbst seine BWA lesen und verstehen kann. Wie wird die BWA erstellt? Die meisten Unternehmer erstellen heute ihre betriebswirtschaftliche Auswertung per Knopfdruck direkt aus ihrer Buchhaltungssoftware. Die Buchhaltungssoftware stellt sich die benötigten Informationen aus den aktuellen Daten der elektronischen Buchhaltung zusammen. Es stehen jedoch auch Excel-Tools und Vorlagen für die Erstellung und Analyse der BWA bereit. Standardberichte wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung sollten allerdings besser direkt der Buchhaltungssoftware heraus erstellt werden. In Excel können dann weiterführende Auswertungen gebaut werden. Manche Software-Lösungen können Buchhaltungsdaten als individuelle Berichte in Excel-Tools exportieren, die sich bei jedem Öffnen selbsttätig mit Echtzeit-Daten aktualisieren. Damit stellen sie schier unerschöpfliche Auswertungsmöglichkeiten für die Unternehmenssteuerung bereit. Verschiedene Arten der betriebswirtschaftlichen Auswertung Die Standard-BWA (BWA 01) der DATEV ist zwar das häufigste BWA-Format, aber es existieren durchaus auch noch weitere Formate. Für Freiberufler und Kleinunternehmer genügt eine Einnahmen-Ausgaben-BWA; Ärzte können eine BWA in Anlehnung an ihren DATEV-Spezialkontenrahmen erstellen (BWA 02). Die BWA 20 wendet sich an Handwerksbetriebe. Auch für Steuerberater und Controller existieren besondere Aufbereitungen der BWA. Darüber hinaus kann eine BWA-Gliederung auch an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden. Wie liest man eine BWA? Bewegungsdaten in der BWA Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist eine besonders praxisrelevante Form der BWA. Sie gibt Aufschluss über die Gesamtleistung, den betrieblichen Rohertrag, die nach Kostenarten gegliederten Gesamtkosten und die Ergebnisentwicklung. Eine einzelne Momentaufnahme der Erlös- und Finanzsituation eines Unternehmens ist nur mäßig interessant. Aussagekraft erhalten die Informationen vor allem im Zeit- und Benchmark-Vergleich. Daraus lassen sich Trends ableiten: Verschiedene Größen werden miteinander oder mit anderen Perioden verglichen, prozentuale oder absolute Veränderungen werden ermittelt und Kennziffern werden berechnet. So lassen sich beispielsweise für einzelne Kosten- und Erlösarten bzw. für die Gesamtsituation folgende Fragen beantworten: Wie stehen wir im Vergleich zum Vormonat da? …und wie im Vergleich zum selben Monat des Vorjahres? Welche Kosten- und Erlösarten haben unsere Planwerte unter- oder überschritten? …Um wieviel Prozent? Wie haben sich die Personalkosten im Verhältnis zum Betriebsergebnis verändert? Ein Beispiel für eine Bewegungs-BWA steht als Vordruck unter anderem beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zum Download bereit. Dieses Formular bietet Platz für detaillierte Auswertungen, wie z. B. Vormonats- und Vorjahres-Vergleiche sowie Plan-Ist-Abweichungen. Die BWA führt sämtliche Konten und Unterkonten zu Kosten und Erlösen auf und verdichtet die darauf verzeichneten Bewegungen zu einem Gesamtbild. Die übergreifenden Werte in einer BWA sind wie folgt (berechnete / kumulierte Werte sind fettgedruckt): Umsatzerlöse Gesamtleistung Wareneinkauf Fremdleistungen Waren und Material Personalkosten Gesamtkosten Betriebsergebnis Ergebnis Auswertungen in der Software Eine fortschrittliche Unternehmenssoftware erstellt nicht nur eine aktuelle BWA, sondern kann noch einiges mehr. Sie liefert unter anderem Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Periodenvergleich Gefilterte betriebswirtschaftliche Auswertungen, z. B. für bestimmte Geschäftsstellen, Bereiche, Projekte, Produkte usw. Unterschiedliche, konfigurierbare Berichtsformate Auswertungen, die auch kalkulatorische Aspekte berücksichtigen Die BWA als Gesprächsgrundlage Für Gespräche mit der Bank oder dem Steuerberater sollten Unternehmer immer eine aktuelle BWA bereithalten. Der Steuerberater kann aus den Daten mehr herauslesen als der Laie. Er wird seine Beratung entsprechend ausrichten und Sie auf positive und negative Trends in Ihren Zahlen aufmerksam machen. Schwächen der einfachen BWA Die Schwäche der "einfachen BWA" besteht darin, dass sie nur Posten berücksichtigt, die bereits gebucht wurden. Einige Vorfälle werden allerdings erst am Jahresende gebucht und werden daher unterjährig nicht berücksichtigt. Zu diesen Posten gehören: Abschreibungen Boni und andere Einmal-Zahlungen an Mitarbeiter Versicherungsprämien und ähnliche Posten, die einmal jährlich bezahlt werden, aber eigentlich auf die Monate des Jahres umgelegt werden sollten "Umsätze", die keine sind, weil lediglich Abschlagszahlungen vereinnahmt wurden, aber die Leistung noch nicht abgenommen worden ist Bestandsveränderungen, da diese nicht zu Verkaufspreisen, sondern zu Herstellungskosten berücksichtigt werden sollten Ertragssteuern Daher wird für einen vollständigen Überblick eine qualifizierte BWA benötigt, die auch Abgrenzungen ins Kalkül zieht. Fazit Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung und Gespräche mit Banken und anderen Partnern. Eine gute Buchhaltungssoftware kann eine BWA automatisch erstellen und damit einen vollständigen, aktuellen und korrekten Überblick über die Ertragssituation des Unternehmens geben.  Neben den Geschäftsvorfällen, die bereits gebucht wurden, sind auch Positionen zu berücksichtigen, die erst am Jahresende erfasst werden. Dazu gehören Abschreibungen und Einmal-Zahlungen oder -Einnahmen, die  auf die Monate des Geschäftsjahres zu verteilen sind. Die BWA erhält ihre Aussagekraft im Periodenvergleich. Aus ihr lassen sich Trends der Unternehmensentwicklung ablesen. Unternehmer, die ihre BWA regelmäßig prüfen, wissen rechtzeitig, an welchen Stellen sie gegensteuern oder ihre Anstrengungen verstärken sollten. ### Warum gehört Cloud Computing die Zukunft? Die Cloud vernetzt Produkte, Geräte, Menschen und Unternehmen. Für Kurt Rindle von IBM ist Cloud Computing deshalb „ein notwendiges und hilfreiches Instrumentarium, mit dem sich der Übergang in die Digitalisierung bewerkstelligen lässt“. Die Skalierbarkeit und die Flexibilität, die Cloud-Services mit sich bringen, sowie die Sicherheit der gespeicherten Daten sind Vorteile, die für die Nutzung von Cloud-Diensten sprechen. Doch wie steht es um die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen? Laut der Studie „Cloud Readiness 2015“ von COMPUTERWOCHE, CIO und TecChannel sind die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud-Diensten in den Unternehmen in Deutschland gut. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen dazu bereit sind, über Geschäftsprozesse und -modelle im Kontext von Cloud-Services nachzudenken. Darüberhinaus wurden vielerorts auch schon strategische Weichen in Richtung Cloud gestellt. Analyse der Voraussetzungen von Cloud Computing Unter den Befragten gab ein Fünftel an, dass es Geschäftsmodelle oder -chancen gibt, die für das eigene Unternehmen erst durch Cloud-Lösungen möglich werden. In Organisationen mit mehr als 1000 Mitarbeitern liegt der Anteil sogar bei mehr als einem Drittel. Gefragt, ob sie für ihr Unternehmen eine umfassende Analyse der organisatorischen, technischen und juristischen Voraussetzungen einer Cloud-Nutzung vorgenommen haben, antwortete mehr als ein Viertel (27,5%) mit „ja“. Die Werte steigen abhängig von der Unternehmensgröße: Unternehmen mit jährlichen IT-Ausgaben von mehr als 100 Millionen Euro haben schon zu 51,2% einen Cloud-Readiness-Check abgeschlossen, um Cloud Computing demnächst in ihrer Firma einführen zu können. Anstelle einer umfassenden Analyse der Voraussetzungen der Cloud-Nutzung findet in 28,8% der befragten Unternehmen eine Prüfung der Voraussetzungen in einem bestimmten Bereich statt. Dabei findet eine Fokussierung auf einzelne Themen und Bereiche im Business statt. Gänzlich auf eine Analyse verzichten wollen nur 15% der Umfrage-Teilnehmer. Selbsteinschätzung zur Cloud-Readiness Bei der Einschätzung der unternehmenseigenen Cloud-Readiness auf einer Skala von 1 (= gar nicht Cloud-ready) bis 10 (= vollständig Cloud-ready) lagen die Unternehmen mit einem Wert von 6,1 im Durchschnitt im oberen Mittelfeld. Ihrer IT-Abteilung trauten die Unternehmen noch mehr zu, sie schätzten deren Cloud-Readiness bei 7,1 von 10 Punkten. Die anderen Abteilungen bewegen sich ebenfalls im Mittelfeld (Marketing: 6 Punkte; Vertrieb: 5,9 Punkte, Top-Management: 5,8 Punkte; Personal: 5,1 Punkte, Finanzabteilung: 4,9 Punkte). Umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services Eine umfassende Strategie zur Einführung von Cloud-Services (inklusive Roadmap und definierten Milestones) hat knapp ein Viertel (24,7%) der Befragten. Bei Firmen, die jährlich mehr als 100 Millionen Euro für IT aufwenden, liegt der Wert über 50%. Eine grundsätzliche Strategie ohne Roadmap verfolgen immerhin 37% der befragten Unternehmen. Statt einer Cloud-Strategie für das gesamte Unternehmen verfolgen 23,5% der Umfrage-Teilnehmer Initiativen in einzelnen (Fach-)Abteilungen. In kleineren Organisationen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es gar 30,5%. Unternehmen, die keine explizite Cloud-Strategie verfolgen, sind in der Minderheit, es handelt sich dabei um nur 14,5%. Zuerst eine Digitalisierungsstrategie entwickeln! Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Cloud-Strategie sollte für Unternehmen eine umfassende Digitalisierungstrategie sein, fordert EMC-Managerin Elke Steinegger: „Es wäre wünschenswert, wenn sich die Cloud-Strategie von der Digitalisierungsstrategie ableiten würde. Das sehe ich aber bisher leider nicht. Viele Initiativen innerhalb eines Unternehmens konkurrieren eher gegeneinander und werden nicht miteinander abgeglichen.“ Bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie sollten auch Themen wie Informationssicherheit und die Orientierung am Grundschutz eine Rolle spielen. Der IT-Grundschutz ist ein Standard, an dem sich dabei orientiert werden kann. Gute Cloud-Anbieter zeichnen sich durch eine Cloud Zertifizierung aus. In Zeiten, in denen Unternehmen immer mehr Rechenkapazität, Speicherplatz und Software über das Internet beziehen, gehört Cloud Computing die Zukunft. ### 10 Vorteile im Cloud Computing, die das Business besser machen Die Cloud wird von den meisten Menschen favorisiert, von einigen in Frage gestellt. Seit den letzten Jahren erstrecken sich die Nutzungsmöglichkeiten von Cloud Computing neben dem reinen Onlinespeicher auch auf die Abbildung gesamter Prozesse. Das ermöglicht Nutzern eine ungeahnte Palette an Möglichkeiten. Etablierte Arbeitsweisen wandern teilweise oder komplett in die Cloud. Nutzen auch Sie die Cloud zu Ihrem Vorteil. An zehn Kriterien können Sie erkennen, ob Sie reif für die Cloud sind. 1. Zeitnahe Skalierbarkeit der IT-Leistungen IT-Leistungen aus der Cloud sind dynamisch und daher innerhalb kurzer Zeiträume nach oben und unten skalierbar. So lassen sich Cloud-Dienste zeitnah an den Bedarf des Anwenders anpassen. 2. Gesteigerte organisatorische Flexibilität Unternehmen erhöhen ihre Flexibilität, da Cloud-Services nach Bedarf auch bei schwer kalkulierbarem Nutzungsverhalten flexibel in Anspruch genommen werden können. Unternehmen können Sicherheits-, Auslastungs-, Know-how und Technologierisiken an den Dienstleister auslagern. 3. Reduzierter IT-Administrationsaufwand Betrieb und Wartung von IT-Ressourcen entfallen, Upgrades werden vom Anbieter durchgeführt, Freischalten zusätzlicher User ist im Minutenbereich möglich. 4. Keine Investitionskosten für Server-Hardware Aus fixen Investitionskosten und -risiken werden variable Kosten, wobei Kosten und Nutzen dem tatsächlichen Bedarf entsprechen (verbrauchsabhängige Fakturierung). Investitionen in Überkapazitäten für Lastspitzen müssen nicht vorgenommen werden. Das nicht gebundene Kapital kann z. B. in die Entwicklung und Einführung neuer Produkte / Dienstleistungen bzw. in den Ausbau des Vertriebs investiert werden. Auch kleine und mittlere Unternehmen können sich jetzt eine Unternehmenssoftware leisten, wie sie früher nur den Großen vorbehalten war. 5. Geräte-, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf geografisch verteilte IT-Ressourcen Technikbedingte, dynamische Verteilung der IT-Leistungen über mehrere Standorte ermöglicht neue Arbeitsweisen wie E-Kollaboration von Mitarbeitern und Partnern. 6. Erhöhung der Datensicherheit durch Cloud Computing Professionelles Security-Management erfolgt durch den Anbieter nach dem 24/7-Prinzip. Datenhaltung erfolgt in großen, professionell geschützten Rechenzentren. 7. Bessere Performance - erhöhte Datenverfügbarkeit Verlässliche Verfügbarkeit der IT-Services durch professionellen Betrieb und Wartung von IT-Ressourcen wird rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr sichergestellt. Neue Komponenten und Funktionalitäten der Anwendungen sind sofort verfügbar. 8. Schnelle, günstige Implementierung neuer Anwendungen Indem eine Anwendung für viele Kunden simultan genutzt wird (Ressourcen-Pooling), sind sowohl ein einmal durchgeführter Releasewechsel als auch die Implementierung neuer Anwendungen für alle Benutzer gleichzeitig wirksam und damit kosteneffizient durchführbar. 9. Konzentration aufs Kerngeschäft Erhöht Qualität, Wettbewerbs- und Wachstumschancen. 10. Wettbewerbsvorteile Standardisierte, aktualisierte und konsolidierte IT erleichtert und beschleunigt die Markteinführung neuer Produkte / Dienstleistungen und generiert damit Wettbewerbsvorteile. Zur weiterführenden Information besuchen Sie unser Glossar Unternehmenssoftware. ### Budgetplanung – komplex aber keine Hexerei Die Budgetplanung hilft Unternehmen bei der Zielerreichung, indem sie die verfügbaren Mittel in die richtigen Kanäle lenkt. Im Idealfall werden die knappen Ressourcen so eingeteilt, dass das Unternehmen seine strategischen Ziele möglichst erreicht. Dabei ist es schwierig, die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen gegeneinander abzuwägen – denn jede Abteilungsleitung hat gute Argumente, um ihre Forderungen zu untermauern. Budgetplanung In der betriebswirtschaftlichen Praxis versteht man unter Budgetierung die kurzfristige (operative) Unternehmensplanung. Ein Budgetplan wird üblicherweise für das jeweils anstehende, neue Geschäftsjahr aufgestellt und im Laufe des Jahres nach Maßgabe der tatsächlichen Geschäftsentwicklung, d. h. der Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zahlen, laufend aktualisiert. Aufgaben und Ziele Das Budget richtet das Unternehmen auf seine strategischen Ziele aus Das Budget konkretisiert die Unternehmensziele und zeichnet die Schritte zur Zielerreichung vor. Das Budget ermöglicht die Abstimmung und Koordination der Einzelpläne. Durch Vergleich von Planzahlen mit den Ist-Werten und die Abweichungsanalyse ist das Budget auch ein Kontrollinstrument. Das Budget hilft, die Leistung der verantwortlichen Führungskräfte zu bewerten. Das Budget ist ein Instrument zur Motivation und Führung von Mitarbeitern. Planungsarten Bei der rollierenden Planung werden der jeweils anstehende Monat detailliert und die Folgemonate eher grob geplant. Der geplante Zeitabschnitt wird rollierend verschoben. Bei der revolvierenden Planung werden die Plandaten der kommenden Monate anhand der gemachten Erfahrungen und aktualisierten Zahlen überprüft. Zugleich wird der Planungszeitraum nach hinten wieder um einen Monat verlängert. Das Zero-Base-Budgeting (Nullbasisbudgetierung) schreibt keine Daten der Vergangenheit fort, sondern geht wie bei einer Neugründung immer von der Basis Null aus. Damit müssen alle Kostenbereiche ihre Relevanz immer wieder neu beweisen. Alt-Ansätze und frühere Prioritäten werden grundsätzlich in Frage gestellt und alle Budgetansätze von Grund auf neu verhandelt. Instrumente In die Budgetierung fließen viele Aspekte der Unternehmensplanung ein. Dazu gehören Umsatzplanung, Liquditätsplanung, Investitionsplanung, Kostenpläne mit Planeinzelkosten und Plangemeinkosten, sowie Planbilanz, Plan-GuV-Rechnung, Plan-Kapitalflussrechnung und Finanzplanung. Für alle diese Bereiche existieren Kennzahlensysteme und Benchmarks, um aus dem Zahlenmaterial inhaltliche Aussagen abzuleiten. Software für die Budgetierung Unternehmen arbeiten heute mit Software und speziellen Tools, um ihre Budgets zu erarbeiten und zu überwachen. Für Controller stehen z. B. Excel-Planungstools zur Verfügung, die Einzel- und Detailplanungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche in jeweils einzelnen Tabellen erfassen, um daraus übergreifende Unternehmensberichte ableiten zu können. Im Idealfall lassen sich historische und aktuelle Ist-Daten aus dem Unternehmen direkt aus der Unternehmenssoftware in die Planungstools importiert werden. Wenn sich die Business Software, z. B. das Buchhaltungsprogramm, als Datenquelle in die Planungssoftware einbinden lässt, werden die Ist-Werte bei jedem Öffnen des Tools mit Echtzeit-Daten aus dem Unternehmen ausgefüllt. So kann der Controller in seinen Auswertungen auf konsistente, korrekte und vor allem aktuelle Daten zurückgreifen. Daneben gibt es immer professionellere Planungswerkzeuge. Eine Studie des Würzburger Business Application Research Center (BARC) stellt fest, dass die „Best in Class“-Unternehmen durch schnellere Datenbereitstellung und –verarbeitung einen zeitlichen Vorsprung bei der Auswertung ihrer Daten gewinnen, der sich in einen Wettbewerbsvorteil ummünzen lässt. Der Budgetierungsprozess Zum Budgetierungsprozess gehören die Aufstellung, Verabschiedung, Kontrolle und Abweichungsanalyse der im Budget enthaltenen Werte. Ein Budgetierungsprozess könnte beispielsweise folgende Schritte umfassen: Die Geschäftsleitung legt in Abstimmung mit dem Controlling und den Funktionsbereichen die strategischen Unternehmensziele fest. Die Ziele werden quantifiziert. Die Bedürfnisse der Funktionsbereiche werden ermittelt, priorisiert und koordiniert. Daraus werden die Teilpläne für die Funktionsbereiche abgeleitet. Für die einzelnen Ertrags- und Aufwandspositionen werden Einzelpläne erstellt. Die Kostenplanung wird je Kostenstelle erstellt. Manche Teilpläne bauen aufeinander auf, so die Produktionsplanung auf der Umsatzplanung, die Einkaufsplanung auf der Produktionsplanung und die Logistikplanung wiederum auf der Einkaufsplanung. Weitere Planungsbereiche sind Personalplanung, Investitionsplanung und Finanzplanung Kritik und neue Ansätze Wegen ihrer geringen Flexibilität ist die Budgetierung nach traditionellem Muster in die Kritik geraten. Problematisch sind folgende Aspekte: Die starre Fixierung auf eine Geschäftsperiode. Zu viel Rückschau und zu wenig Vorausschau. Strategische Ziele werden unzureichend von der Budgetplanung unterstützt. Kaum verabschiedet, ist die Planung schon wieder veraltet. Führungskräfte kämpfen um Budgets, um ihr eigenes Einkommen und Prestige zu maximieren, anstatt die Unternehmensentwicklung zu fördern. Moderne Methoden der Budgetierung und Finanzplanung sollen helfen, diese Schwächen zu überwinden. Dazu zählen folgende Ansätze: Better Budgeting setzt auf laufende Weiterentwicklung der Planung, bessere Software und regelmäßige Forecasts. Advanced Budgeting denkt kurzfristiger und will mit weniger Ressourceneinsatz eine bessere Planungsqualität erzielen. Externe Benchmarks werden einbezogen mit dem Ziel, relative Planungen in den Vordergrund zu stellen. Die Planung soll nicht so detailverliebt sein, sondern stattdessen strategische Unternehmensziele stärker berücksichtigen. Beyond Budgeting verfolgt eine gänzliche Abkehr von der traditionellen Budgetierung und stellt stattdessen bestimmte Prinzipien für Management und Leistungsmessung in den Vordergrund. Motto: Wir wollen keinen starren Plan erfüllen, sondern besser als die Mitbewerber sein. Dazu gehört auch die stärkere Berücksichtigung nicht-monetärer Aspekte (KPIs, Balanced Scorecards). Weiterführende Informationen: Jens Obermöller: Moderne Planung und Budgetierung IDL-Unternehmensgruppe Controlling-Portal ### 9 Tipps, wie Sie Forderungen zu Geld machen Forderungen sollten bei Fälligkeit beglichen werden. Und die meisten Kunden zahlen auch pünktlich. Doch was tun, wenn das Zahlungsziel überschritten wurde? Mancher Unternehmer scheut sich einfach davor, Kunden zu mahnen. Andere wissen noch nicht einmal, welche Außenstände sie haben und wie die Fälligkeiten sind. Fakt ist: Es gibt sehr viele KMU, in denen das Forderungsmanagement bestenfalls unprofessionell ist. Man arbeitet bis zum Umfallen, liefert stolz das Ergebnis ab, schreibt frohgemut eine Rechnung – und dann? Überfällige Forderungen haben Folgen für die Liquidität Dabei sind die Folgen den meisten Betroffenen klar: Die eigene Liquidität verschlechtert sich, wenn zu lange Zahlungsziele gewährt werden. Um die Lücke zu stopfen, müssen Bankkredite aufgenommen werden. Das kostet Zinsen – falls die Bank überhaupt bereit ist, den Kredit zu geben. Vielleicht ist der Schuldner finanziell in Schieflage und kann Forderungen nicht mehr bedienen. Dann sollte man sich möglichst beeilen, an sein Geld zu kommen, bevor die Insolvenz eintritt und die Forderung uneinbringlich wird. Oder der Schuldner will gar nicht bezahlen. In dem Fall muss die Forderung eingeklagt werden, was den Geldeingang zusätzlich verzögert. Last but not least können Forderungen auch verjähren. Das geschieht in der Regel mit Ablauf des dritten Jahres nach Eintritt der Forderung – es sei denn, es wird vorher ein Mahnbescheid beantragt. Dieser „hemmt“ die Verjährung (§204 BGB). Das 1x1 des Forderungsmanagements Mit den folgenden Maßnahmen können Unternehmer einem Forderungsausfall vorbeugen. Vorkasse, Anzahlung oder Sicherheiten verlangen Vorkasse ist natürlich das sicherste Mittel, um an sein Geld zu kommen. Erst das Geld, dann die Ware – bei vielen, leidgeprüften Webshops ist das inzwischen die Devise. Auf diese Weise entstehen erst gar keine Forderungen. Das ist beim Kunden leider nicht immer durchsetzbar und je nach Geschäftsmodell auch nicht realistisch. Eine Anzahlung zu verlangen ist hingegen in vielen Branchen gang und gäbe. Schließlich braucht der Unternehmer Geld, um die – materiellen oder personellen – Ressourcen zu beschaffen, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind. Sicherheiten werden nur in bestimmten Branchen gestellt. So ist z. B. für Mietwagen häufig eine Kaution zu hinterlegen und in der Baubranche ein Sicherheitseinbehalt nach VOB/B üblich.Identität und Bonität des Kunden feststellen Besonders bei Neukunden und großen Aufträgen sollte dies ein Muss sein. Ein erstes Bild kann man sich durch Internetrecherche machen, Bonitätsauskünfte gibt es bei Auskunfteien wie dem Verein Creditreform. Es existieren sogar Unternehmenssoftware-Lösungen, in denen Bonitätsauskünfte über eine Schnittstelle unmittelbar abgerufen werden können. Übrigens kann sich auch die Zahlungsfähigkeit von Bestandskunden verschlechtern. Wachsamkeit ist angebracht. Korrekte Rechnungen schreiben Gar nicht so einfach: Alle formalen und inhaltlichen Anforderungen an rechtssichere Rechnungen zu erfüllen. Das beginnt mit der mahnsicheren, korrekten Kundenadresse im Briefkopf und endet mit der Angabe der Steuernummer im Fuß des Dokuments. Im §14 UStG erfahren Sie mehr darüber. Eine eventuelle Leistungsdokumentation im Rechnungsanhang muss ebenfalls vollständig, nachvollziehbar und richtig sein. Insbesondere Stundenabrechnungen bei Dienstleistungen sind entsprechend zu spezifizieren. Moderne Softwarelösungen helfen dabei, indem sie Arbeitszeiten direkt an einem Projekt, Kunden oder Auftrag erfassen und eine Abrechnung automatisiert erstellen.Rechnung frühzeitig stellen Je schneller Unternehmer abrechnen, umso schneller können sie ihre Fordrrungen realisieren. Kaum zu glauben, wie viel Zeit sich manche Unternehmen lassen, ehe sie ihr wohlverdientes Geld in Rechnung stellen. Manche vergessen die Rechnung sogar ganz. Schließlich ist es nicht immer leicht, alle Positionen zusammenzufügen und mit den richtigen Steuersätzen korrekt zu spezifizieren. Glücklicherweise existieren heute Faktura-Lösungen, die nach Abschluss des Auftrages die Rechnung von alleine erstellen und auf Knopfdruck absenden. Im Idealfall wird dazu das digitale Rechnungsformat ZUGFeRD verwendet – dann kann die Rechnung vollständig automatisiert weiterverarbeitet und gebucht werden und das Geld trifft noch früher ein. Zahlungsbedingungen nicht vergessen Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage (§286 BGB). Im B2B-Geschäft wurde diese Frist aufgrund einer EU-Richtlinie 2014 neu geregelt: Laut § 271 BGB tritt bei Geschäften zwischen Unternehmen nach 60 Tagen Verzug ein. Bedingt der Rechnungsgegenstand Abnahmen oder Überprüfungen oder ist die öffentliche Hand Vertragspartner, beträgt die Frist wiederum 30 Tage. Clevere Unternehmer verlassen sich nicht auf die gesetzlichen Regelungen sondern setzen explizit ein Zahlungsziel auf die Rechnung – am besten als konkreten Termin, z. B. „Zahlbar bis zum 30.12.2015“. Formulierungen wie „innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungseingang“ sind zu vermeiden. Ist ein solcher Termin vorgegeben oder die gesetzliche Zahlungsfrist verstrichen, tritt ohne weitere Mahnung Verzug ein. Skonto wirkt manchmal Wunder Geiz ist geil, sagen sich manche Kunden, und ergreifen jede Gelegenheit zum Geldsparen. Aus gutem Grund, denn wenn ich zwei Prozent sparen kann, indem ich 30 Tage früher zahle, macht das bezogen aufs Jahr einen Zinssatz von – satten 24 Prozent! Mit keinem anderen Investment lassen sich derzeit so hohe Renditen erzielen. Doch was haben Sie als Unternehmer davon? Zweierlei: Erstens kommen Sie extrem schnell an Ihr Geld, zweitens wissen Sie, dass der Kunde solvent ist. Offene Posten beobachten Jedes Unternehmen bucht heute softwaregestützt – ganz gleich, ob dies im Hause oder beim Steuerberater erledigt wird. Es dürfte also kein Problem sein, regelmäßig einen Blick in die Offenen Posten der Debitoren zu werfen und die Fälligkeiten zu überprüfen. Damit schlüpft kein Schuldner durch die Maschen. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte säumige Schuldner in den offenen Posten entsprechend markieren und Funktionen bieten, um gleich eine vorformulierte (freundliche) Mahnung auszusenden. Anruf oder freundliche Mahnung Manche Schuldner sind einfach nur schlampig oder haben Ihre Rechnung aus irgendeinem Grund nicht erhalten oder vergessen. In diesem Fall genügt eine freundliche Erinnerung, um dem Angesprochenen die Schamröte ins Gesicht zu treiben; er wird in der Regel prompt zahlen. Hat ein Unternehmen nur wenige, große Kunden, ist ein freundlicher, persönlicher Anruf vielleicht das Mittel der Wahl. Wie gesagt: Eine Mahnung ist kein „Muss“. Wenn der Schuldner bereits durch einen explizit auf der Rechnung angegebenen Fälligkeitstermin in Verzug gesetzt wurde, kann theoretisch sofort ein Mahnbescheid ergehen. Ob das guter Stil ist, mag jeder für sich selbst entscheiden. Inkassobüro oder Mahnverfahren Wenn alles nichts fruchtet, bleibt noch der Weg, Forderungen an ein Inkassobüro zu übergeben oder auf dem Gerichtswege auszuklagen, meist unter Einschaltung eines Anwalts. ### GoBD und Ausgangsrechnungen Wer Rechnungen schreibt, muss inhaltliche und formale Anforderungen erfüllen. Diese gleichen sich bei papiergebundenen und elektronischen Rechnungen. Eine Abrechnungssoftware erspart Ihnen die Mühe, bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen an alles selbst zu denken. Und die Grundsätze für ordnungsmäßige Buchhaltung sind sozusagen bereits „eingebaut“. Die digitale Zukunft von Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen lassen sich mit einer guten Abrechnungssoftware weitgehend automatisieren. Die Rechnungsdaten sind ja im System alle bereits angelegt: Produkte und Leistungen samt Preisen und Mehrwertsteuersätzen, Bestellungen und Aufträge mit den Rechnungspositionen, Zeiterfassungsdaten, Kundenanschrift, Steuernummer, Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen, Standard-Rechnungstexte. Wozu neu eingeben, was bereits vorhanden ist? Doppelter Erfassungsaufwand ist somit nicht mehr nötig. Und im Einhalten von formalen Bestimmungen sind Computer ohnehin besser als Menschen. Insbesondere, wenn diese Bestimmungen in der Software sehr gut vorbereitet und ständig aktuell gehalten werden. Klicken und kassieren Wenn Sie computergestützt mit Angeboten und Aufträgen arbeiten, ist folglich die Rechnungsstellung mit zwei, drei Mausklicks erledigt. Die Software erstellt eine digitale Rechnung, vergibt eine laufende Nummer und sendet die Rechnung an den Empfänger. Alle Schritte werden direkt an der Rechnung dokumentiert, jedoch ohne das Originaldokument zu ändern. Denn die Finanzverwaltung legt Wert auf Unverfälschtheit von Belegen und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen. Das gilt insbesondere auch für Rechnungskorrekturen. Wird eine Rechnung versendet, legt die Software selbsttätig eine entsprechende Buchung an. Der Kunde wird zum Debitor, der Rechnungsbetrag zum offenen Posten mit einer bestimmten Fälligkeit. Sie als Rechnungssteller brauchen nichts weiter zu tun, als den Zahlungseingang zu registrieren. Diesen erfahren Sie durch die Online Banking-Anbindung zeitnah, und wenn Sie dem integrierten Regelassistenten einmal mitgeteilt haben, wie es geht, bucht die Software auch von alleine den offenen Posten aus. Ihnen bleibt nur noch, sich über den Geldeingang zu freuen. Und was ist mit der Einhaltung der GoBD? Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist. Lesen Sie, welche Anforderungen die GoBD stellen und wie die Software sie erfüllt. Allgemeine Anforderungen Hierzu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Im Grunde geht es darum dass Rechnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, ordentlich und unveränderbar sind. Alle diese Kriterien muss die Software erfüllen. Belegwesen Die Belegsicherung, Zuordnung von Beleg und Buchung sowie Belegsicherung sind quasi Nebenprodukte der Abrechnungsfunktionen einer integrierten Unternehmenssoftware. Aufzeichnung in zeitlicher und sachlicher Ordnung (Journal- und Kontenfunktion) Die zeitnahe, fortlaufende, ordentliche Buchung aller Geschäftsvorfälle, einschließlich aller Pflichtangaben, ist bei der Rechnungsstellung mit einem integrierten Abrechnungs- und Finanzbuchhaltungsprodukt automatisch gewährleistet. Splitbuchungen und Stornos solltn vom System ebenfalls GoBD-konform verarbeitet und dokumentiert werden. Internes Kontrollsystem Zugangsberechtigungen, Schutzmaßnahmen, Funktionstrennung (4-Augen-Prinzip) und Abstimmungskontrollen sollten in der Software vorgesehen sein – wobei der Gesetzgeber selbst eingesteht, dass „die konkrete Ausgestaltung […] von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit“ abhängig ist (GoBD Punkt 6 RZ 100). Will sagen: Einzelkämpfer dürften sich mit dem 4-Augen-Prinzip gelegentlich etwas schwertun. Datensicherheit und Aufbewahrung Dokumente in einem zertifizierten, deutschen Cloud-Speicher oder Abrechnungssystem sind sicher. Sie werden auf Hochsicherheitsservern gespeichert, wo sie über die gesamte, zehnjährige Aufbewahrungsfrist unversehrt zugänglich bleiben. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Ausgangsrechnungen werden in einem zeitgenössischen Dokumenten- oder Buchhaltungssystem versioniert und mit kompletter Änderungshistorie gespeichert. Das Original bleibt unverfälscht erhalten. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Prozesse Hierunter fallen die Verfahrensdokumentation und die Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen. Der gesamte Abrechnungsprozess sollte in der Software lückenlos protokolliert und jederzeit nachvollziehbar sein. Datenzugriff Damit ist der Zugriff des Finanzamts gemeint, bzw. die Mitwirkungspflicht des Rechnungsstellers. Der Zugriff lässt sich in der Software jederzeit einrichten. Was sind die GoBD? Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen. Mehr Informationen über die GoBD finden Sie in den Ratgeber-Artikeln Was sind die GoBD?, 6 Anforderungen der GoBD und Datenbereitstellung für das Finanzamt. ### GoBD und Eingangsrechnungen Mit Wirkung ab 2015 hat das Finanzministerium mit den GoBD auch für Eingangsrechnungen genau festgelegt, wie eine korrekte Software-gestützte Buchführung aussehen soll. Unternehmer haben die Wahl: sich durch den Gesetzestext zu kämpfen oder eine Software zu benutzen, die diese Anforderungen von Haus aus bereits erfüllt.     Eingangsrechnungen binnen acht Tagen erfassen Die GoBD legen Wert auf eine zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen. Eingangsrechnungen sollten innerhalb von acht Tagen nach Eingang erfasst werden. Empfehlenswert ist es, die Rechnungen gleich nach dem Empfang an einer zentralen Stelle (z. B. Sekretariat) zu scannen und auf einen sicheren Speicherort - z. B. ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem -  hochzuladen. Erster Schritt: Eingangsrechnung digitalisieren Sie erhalten eine Rechnung entweder digital oder in Papierform. Der Gesetzgeber hat digitale Rechnungen den papiergebundenen gleichgestellt. Daher können Sie Papierrechnungen ohne Weiteres scannen und den Papierbeleg anschließend wegwerfen – denn die digitale Verarbeitung spart Zeit, Platz und Kosten. Wichtig ist nur, dass Ihr Scanner eine ausreichende Auflösung hat; 300 dpi reichen normalerweise aus. Sobald Sie die Rechnungen in Ihre Buchhaltungssoftware als Eingangsrechnungen hochgeladen haben – was übrigens auch automatisiert geschehen kann – haben Sie etliche GoBD-Erfordernisse bereits erfüllt: Zeitnahe Belegsicherung, Datensicherheit Die Belege sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. In einem professionellen Dokumentenmanagementsystem sind die Rechnungen sicher gespeichert und vor Verlust oder Unauffindbarkeit geschützt. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Seriöse Softwareanbieter können gewährleisten, dass die Originalrechnung im Speicher über die gesamte Aufbewahrungsfrist unverfälscht erhalten bleibt. Es gibt Systeme, die alle Bearbeitungen genau protokollieren und das Protokoll mit der Rechnung verknüpfen. Bei eventuellen Änderungen wird der Originalbeleg nicht überschrieben, sondern eine neue Version gespeichert, während alle Vorversionen erhalten bleiben. Zuordnung des Belegs zur Buchung Sobald ein Beleg als Eingangsrechnung gespeichert ist, findet auch schon eine entsprechende Zuordnung statt. Die Buchung bleibt mit dem Beleg fest verbunden. Damit ist auch die Anforderung der Überprüfbarkeit erfüllt. Elektronische Aufbewahrung Auch nach zehn Jahren Aufbewahrungsfrist sind Ihre digitalen Belege auf einem Hochsicherheitsserver noch unverfälscht wie am ersten Tag. Zweiter Schritt: Eingangsrechnung prüfen Sind die gesetzlichen Rechnungsbestandteile alle vorhanden? Stimmen die darin enthaltenen Angaben? Digitale Eingangsrechnungen sollten ebenso wie papiergebundene eine formale und sachliche Prüfung durchlaufen. Es ist heute durchaus möglich, diese Prüfung bereits im System vorzubereiten. Die Rechnung wird dann automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergereicht und Prüfvermerke werden an der Rechnung protokolliert. Kontrollerfordernis Nach den GoBD müssen Steuerpflichtige ein „Internes Kontrollsystem“ (IKS) etablieren, in dem Zugangsberechtigungen, Funktionstrennungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen sowie Schutzmaßnahmen vor Verfälschung der Daten eingerichtet sind. Diese werden durch einen digitalen Workflow nicht nur etabliert, sondern in einem gleich auch dokumentiert. Einfacher geht’s nicht. Dritter Schritt: Eingangsrechnungen buchen Wenn eine digitale Rechnung gut lesbar ist, füllt ein fähiges Buchhaltungsprogramm die meisten Angaben dank Volltexterkennung automatisch in die Buchungsmaske ein. Der Buchhalter muss nur noch wenige manuelle Korrekturen vornehmen. Sobald die Buchung erledigt ist, ist der Geschäftsvorfall im System festgeschrieben. Die Buchung wird abermals am Rechnungsbeleg protokolliert. Damit ist das GoBD-Erfordernis der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ebenfalls erfüllt. Dasselbe gilt für das Kriterium der maschinellen Auswertbarkeit. Und der Journal- und Kontenfunktion, die von den GoBD verlangt wird, ist ebenfalls Genüge getan. Verfahrensdokumentation Auch diese wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Doch die Umsetzung ist nicht so kompliziert, wie es klingt. Eigentlich muss nur klargestellt werden wer die Rechnungen wann scannt. Alle weiteren Verarbeitungsschritte werden in der Software lückenlos aufgezeichnet. Was sind die GoBD? Vereinfacht ausgedrückt sind dies die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung – Digital, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen.  Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist. ### Auslastungsmanagement für Beratungsunternehmen Die Handelsware von Beratern ist Arbeitszeit. Da eine Dienstleistung anders als ein materielles Produkt nicht auf Vorrat produziert werden kann, ist eine vergeudete Arbeitsstunde vergeudetes Geld. Sie kann nie wieder hereingeholt werden. Aus diesem Grund ist die Personaldisposition von unschätzbarer Bedeutung für Dienstleister. Auslastungsmanagement bedeutet: Jede Arbeitsstunde wird maximal produktiviert. Niemand arbeitet unter seinem Niveau. An- und Abwesenheiten Mitarbeiter haben unterschiedliche Arbeitszeiten und manchmal nehmen sie auch Urlaub. Auch Auszeiten wegen Krankheit kommen vor; manche lassen sich planen – z. B. eine Operation oder Mutter-Kind-Kur – andere sind unplanbar, z. B. Unfälle oder Erkältungen. Früher hätte man alle diese An- und Abwesenheiten in einem Kalender erfasst und die Arbeitszeiten entsprechend manuell geplant, z.B. in einer Excel-Mappe. Heute haben Unternehmen zum Glück weit mächtigere Tools zur Verfügung. Softwaregestütztes Auslastungsmanagement Ein softwaregestütztes Auslastungsmanagement sollte mit Blick auf ein Projekt, eine Leistung und einen Mitarbeiter (oder ein Team) melden können wie viele Stunden beauftragt wurden wie viele davon bereits geleistet wurden wie viele davon bestätigt sind (disponiert) wie viele noch unbestätigt sind (vordisponiert) wie viele noch unklar sind (in Planung) welcher Mitarbeiter wann verfügbar ist, welcher Mitarbeiter auf welche Leistung über welchen Zeitraum gebucht ist wie viel er oder sie pro Stunde kostet wie viel er oder sie pro Stunde einbringt Ziel ist es, dass kein „Leerlauf“ entsteht und dass die Arbeitszeit teurer Mitarbeiter nicht auf zu einfachen Tätigkeiten verschlissen wird. Gewichtung von Leistungen Bei der Planung von Projekten, insbesondere lang laufenden, werden Leistungen und Budgets häufig erst nach Projektfortschritt freigegeben. Für die Personalplanung hat das zur Folge, dass zwischen disponierten, vordisponierten und noch unklaren Leistungen unterschieden werden sollte. Die jeweiligen Auftragswerte sind mit unterschiedlichen Gewichtungen anzusetzen, etwa mit 100, 75 und 50 Prozent, je nachdem, wie weit die Dinge gediehen sind. Für eine realistische Gewichtung sollten Unternehmen ihre eigenen, individuellen Erfahrungswerte heranziehen. Auslastungsmanagement mit Zeiterfassung koppeln Es ist sinnvoll, das Auslastungsmanagement mit der Zeiterfassung zu koppeln. Unternehmenssoftware wie die von Scopevisio ist in der Lage, komplette Projekte mit Zeiterfassung und Zeitabrechnung integriert abzubilden – einschließlich Leistungskatalog und Abrechnungsinformationen. Mobile Apps machen es den Mitarbeitern leicht, ihre Zeit- und Leistungsdokumentation auch unterwegs und beim Kunden immer aktuell zu halten. Soll-Ist-Vergleich Wenn die Planung steht, muss kontrolliert werden, ob sie auch eingehalten wird. Zeit- und Kostenbudgets sind mit den tatsächlich abgeleisteten Werten zu vergleichen. Da die Informationsbedürfnisse so individuell sind wie die Unternehmen, bieten professionelle Tools den Anwendern nicht nur integrierte Auswertungsmöglichkeiten, sondern stellen auch Schnittstellen bereit, um eigene Auswertungen zu bauen. Dabei werden über eine einfache Verknüpfung, die nur einmal einzurichten ist, Echtzeit-Daten aus der Software in ein Analysetool hineingezogen. Damit wäre es beispielsweise möglich, eine Auslastungsprognose nach Dienstleistungsarten zu erstellen oder für Einzelpersonen oder Teams herauszufinden, wie viele Arbeitsstunden noch nicht zu einem Projekt oder einer Leistung zugewiesen sind. Abrechnungsstatus In einem weiteren Schritt ist es natürlich auch interessant zu wissen, wie weit die Monetarisierung der Leistungen gediehen ist, sprich: welche Leistungen im Projekt bereits abgerechnet und bezahlt wurden. Dies übersteigt nun eindeutig die Kapazitäten eines normalen Auslastungsmanagements, weil es den Durchstoß zu Daten aus dem Projektmanagement, der Abrechnung und der Finanzbuchhaltung erfordert. Bei einer ganzheitlichen Sicht auf Prozesse im Unternehmen ist jedoch genau diese Art der Transparenz richtig und notwendig. Ein Komfort, den Ihnen nur eine Software bieten kann, die alle Unternehmensbereiche integriert. ### Deckungsbeitragsrechnung in Projekten Die meisten Projekte werden nicht aus purer Mildtätigkeit durchgeführt, sondern verfolgen Gewinnabsichten. Doch rentiert sich das Projekt überhaupt? Wie hoch ist sein Deckungsbeitrag? Diese Frage treibt viele Unternehmer um und lässt sich mit wachsender Komplexität des Projektes immer schwieriger beantworten. Die drei Elemente der Deckungsbeitragsrechnung Jede Deckungsbeitragsrechnung und jedes Projektbudget beruhen auf drei Dingen: Aufwandsarten Mengenangaben Monetäre Bewertung Je genauer diese Elemente prognostiziert, disponiert, kontrolliert und justiert werden, umso besser lässt sich das Angebot kalkulieren und umso mehr steigen die Chancen, dass sich das Projekt schlussendlich rechnet. Einzel- und Gemeinkosten Für die Deckungsbeitragsrechnung müssen Einzel- und Gemeinkosten beziffert werden. In der Kostenrechnung sind diese vergleichbar mit variablen und fixen Kosten. Vereinfacht ausgedrückt geben die Einzelkosten Positionen an, die zu 100 Prozent direkt dem Projekt zugeordnet werden. Das sind z. B. Beratungshonorare, Reisekosten oder auch Fremdleistungen wie etwa die Erstellung eines Vertrags durch einen Anwalt. Die Einzelkosten entsprechen den variablen Kosten bei der Kostenrechnung in produzierenden Unternehmen. Gemeinkosten sind Kosten, die anteilig auf Projekte verrechnet werden, z. B. für IT und Büro-Infrastruktur, Sekretariat, Buchhaltung usw. Diese Kostenarten werden nach einem Verrechnungsschlüssel verteilt. Einen guten Verrechnungsschlüssel für Gemeinkosten so zu entwickeln, dass das Ergebnis möglichst realistisch, d. h. verursachergerecht ist, ist nicht einfach. Diese Kosten entsprechen den Fixkosten bei der Kostenrechnung in produzierenden Unternehmen. Zeiterfassung für präzisere Deckungsbeitragsrechnung Um den Deckungsbeitrag besser berechnen zu können, ist es sinnvoll, dass auch administratives Personal Arbeitszeiten direkt auf die zugrunde liegenden Projekte erfasst. Wenn z. B. der Grafiker das Werbematerial für Projekt x gestaltet oder die Abteilungssekretärin die Präsentation für Projekt y erstellt, spricht nichts dagegen, auch diese Arbeitszeiten auf die Projekte zu erfassen – als nicht-fakturierbare Leistungen zu einem internen Verrechnungssatz, der aus den jeweiligen Gehältern errechnet wird. Wenn jedes Projekt eine eigene Kostenstelle hat, kann das Unternehmen mit einer geeigneten Software den Deckungsbeitrag automatisch und in Echtzeit ermitteln. Für die Projektsteuerung und das Controlling, wie beispielsweise die Break-Even-Analyse, können solche Daten wertvolle Hinweise liefern. Personalaufwand Die größte Aufwandsposition in allen Dienstleistungsunternehmen sind die Personalkosten. Diese variablen Kosten, d. h. die aufgewendeten „Mannstunden“, entscheiden über den Projekterfolg. Liegen sie über dem Budget, hat der Projektmanager ein Problem. Der Deckungsbeitrag rutscht ins Minus. Es ist wichtig, die Höhe der Kosten für interne und externe Mitarbeiter vor der Angebotskalkulation genau zu kennen und für die extern fakturierten Projektstunden auf dieser Basis einen Mindestpreis und einen optimalen Preis zu definieren. Des Weiteren ist es wichtig, bei der späteren Umsetzung des Projektes darauf zu achten, dass die Mitarbeiter auf ihrem Qualifikations- und Leistungsniveau eingesetzt werden. Wenn zu teure Mitarbeiter auf zu billigen Leistungen eingesetzt werden, kann die Kalkulation in Schieflage geraten. Disposition und Auslastungsmanagement haben somit eine zentrale Steuerungsfunktion für den Deckungsbeitrag von Projekten. Sonstige Aufwandsarten in Beratungsprojekten Je nach Art der Projekte sind folgende Kosten ebenfalls nicht zu vernachlässigen: beteiligte Fachbereiche IT-Infrastruktur Raumkosten Fuhrpark Schulungen Hinzu kommen Kostenfaktoren, die sich nur aufgrund von Erfahrungswerten einschätzen lassen. Dazu gehören die erwartete Änderungshäufigkeit, die Kosten für nachträgliche Änderungen sowie Zusatzleistungen, die so nicht verabredet waren. Manch ein Berater hat schon erlebt, wie nachträgliche Forderungen von Kunden den Projekterfolg gefährdeten. Software muss viele Daten aggregieren Eine Software, die einen Projekt-Deckungsbeitrag errechnen soll, benötigt dazu Informationen aus unterschiedlichen Teilen des Unternehmens. Zum Beispiel: Aus dem Projekt selbst Dazu zählen z. B. vereinbarte und erfolgte Lieferungen und Leistungen, Aufgaben und Aufgabenstatus, Fakturierbarkeit von Zeiten und Leistungen, vertragliche Vereinbarungen, Projekt-Kostenstelle. Aus der Zeiterfassung Hier sind natürlich die direkt zurechenbaren Zeiten von internen und externen Projektmitarbeitern mit ihren Stunden- oder Tagessätzen zu nennen, aber auch Zeiten von administrativen Mitarbeitern, wie z. B. der Abteilungssekretärin, die für den Deckungsbeitrag II auf die Projekte umgelegt werden müssen. Aus dem Abrechnungssystem Dies wären z. B. Angebote, Aufträge und (Teil)-Rechnungen sowie auch Fälligkeiten, wenn eine in die Zukunft gerichtete Betrachtung gewünscht ist. Aus der Finanzbuchhaltung Alle direkt auf das Projekt entfallenden Kosten und Erlöse sollten auf die Projektkostenstelle gebucht werden, um den Deckungsbeitrag I in Echtzeit abrufen zu können. Des Weiteren sind Gemeinkosten auf die Projekte umzulegen, um den Deckungsbeitrag II berechnen zu können, der eine umfassende Sicht auf die Rentabilität des einzelnen Projekten eröffnet. Eine Software, die alle diese Informationen – möglichst in Echtzeit – verarbeiten und auswerten kann, muss zwangsläufig hoch integriert sein und umfassende Auswertungsmöglichkeiten und Berichte ermöglichen. Diese Kriterien erfüllen derzeit nur wenige Unternehmenssoftware-Lösungen am Markt – wie die Unternehmens-Suite des Bonner Cloud-Software-Anbieters Scopevisio. Fazit Deckungsbeitragsrechnung in komplexen Projekten ist schwierig. Die Einzelkosten und Gemeinkosten - entsprechend den variablen und den fixen Kosten - müssen auf die Projektkostenstelle gebucht werden. Dazu ist eine integrierte Software notwendig, die Projektkalkulation, Zeiterfassung, Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung vereinigt. Nur dann lässt sich aus der Differenz zwischen Kosten und Erlösen der aktuelle Deckungsbeitrag in Echtzeit berechnen. ### 10 Anforderungen an Dokumentenmanagement in Projekten Im Verlauf eines Projekts entstehen oft Hunderte von Dokumenten. Dazu zählen nicht nur Angebote, Verträge und Abrechnungen, sondern auch Spezifikationen, Handbücher, Zeichnungen, Besprechungsprotokolle, Abnahmen, Arbeitszeitnachweise und sehr, sehr viele E-Mails mit zum Teil wichtigen Inhalten. Mit traditionellen Mitteln ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Und es kommt erschwerend hinzu, dass bei einer Vielzahl von internen und externen Projektbeteiligten tunlichst nicht jeder auf alles zugreifen darf. Das Wissensmanagement ist somit eine Kernherausforderung an das Projektmanagement. Bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools sollten Entscheider folgende 10 Kriterien im Blick behalten:Zentrale virtuelle Projektakte Damit die Teamzusammenarbeit funktioniert und der Manager jederzeit den Überblick hat, sollte die Projektsoftware ein Dokumentenmanagementsystem integrieren. Es muss auf einfache Weise möglich sein, Dokumente und Projektkorrespondenz direkt der Projektakte zuzuordnen – am Besten mit Bezug auf die jeweilige Aufgabe, den Bearbeiter und weitere projektrelevante Kriterien. Am besten ist es, wenn mit der Projektakte bzw. dem Dokument weitere relevante Informationen verlinkt sind, wie dies in mancher integrierten Unternehmenssoftware heute schon der Fall ist. E-Mail-Agent Die Projektsoftware sollte die Möglichkeit bieten, relevante E-Mails direkt am Projekt zu speichern, wahlweise mit oder ohne Anhang. Der Benutzer sollte die Korrespondenz aus seinem gewohnten E-Mail-Programm auf einfache Weise in die Projektakte senden können. Office-Integration Microsoft Office ist der Industriestandard für Büroanwender. Es ist wichtig, dass die Bearbeiter Dokumente ohne Medienbruch direkt aus MS Office in die Projektmanagement-Software hochladen können. Das Bonner Softwarehaus Scopevisio ist führend in dieser Art der Office-Integration; als einziger Softwarehersteller bietet es leicht bedienbare Office-Connectoren kostenlos direkt im Microsoft Store an. Konsistenz Wenn drei Personen per E-Mail an einem Dokument arbeiten, existieren nach drei Tagen im Durchschnitt 56 Versionen dieses Dokuments. Das ist unbedingt zu vermeiden – durch eine Software, die nur eine einzige Instanz des Dokuments an einem zentralen Ort speichert und in versionierter Form ablegt. Das bedeutet, dass das Dokument nach jeder Bearbeitung aktualisiert zur Verfügung steht, während die Vorversionen erhalten bleiben, um sie notfalls wiederherstellen zu können. Bearbeiter und Bearbeitungszeitpunkt werden protokolliert. Wenn ein Dokument geöffnet wird, während es anderswo in Bearbeitung ist, wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben und das Dokument nur zum Lesen freigegeben. Auffindbarkeit Dokumente sollten schnell auffindbar sein – nicht nur nach ihrem Dateinamen, sondern auch nach inhaltlichen Kriterien, Schlagwörtern, Projektbezug oder Bearbeiter. Ein Projektmanagement-Tool sollte ein integriertes Dokumentenmanagement mit semantischer Suchfunktion haben, das Ressourcen auch nach Inhalten wiederfinden kann. Verfügbarkeit und Mobilität Wer häufig beim Kunden arbeitet, benötigt auch von unterwegs Zugriff auf seine Projektdokumente, um Absprachen prüfen, Spezifikationen nachlesen und Informationen erreichen zu können. Für das verteilte Arbeiten oder auch für Coworking ist eine Cloud-Lösung ideal, weil sie zeit- und standortunabhängig zur Verfügung steht. Moderne, Cloud-gestützte Projektmanagement-Tools bieten dem Anwender Apps für seine mobilen Endgeräte an. Wissensmanagement Wenn wertvolles Wissen nur in den Köpfen oder auf den lokalen Computern von Mitarbeitern existiert, ist das Verlustrisiko groß. Mitarbeiter können kündigen oder ihr Wissen unter Verschluss halten. Laptops können gestohlen werden oder zu Bruch gehen. Lokale Computer können sich mit dem BSOD (Blue Screen of Death) aus dem elektronischen Dasein verabschieden. Mit einem zentralen Wissensmanagement werden wertvolle Erfahrungen und Projektwissen für die Zukunft gesichert. Es gibt keinen Know-how-Abfluss durch Fluktuation und kein Herrschaftswissen mehr, sondern eine transparente, kollaborative Plattform, die allen hilft. Sicherheit Zugriffsbeschränkungen sind wichtig. Nicht jeder soll in jedes Dokument Einblick haben. Es ist wichtig, dass die Software ein Berechtigungskonzept hat, um Daten mit internen und externen Mitarbeitern gezielt teilen zu können. Auch hierfür ist eine Cloud-Lösung das ideale Konzept. Da jede Information nur einmal, aktuell und versioniert, im System abgelegt wird, werden Links auf Dokumente geteilt, die auf Hochsicherheitsservern maximal gegen Datenverlust geschützt sind. Es ist nützlich, wenn diese Links mit Schreibschutz, Verfallsdatum oder Download-Beschränkung versehen werden können – so sieht jeder Anwender so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Kommentarfunktion Existiert im Projektmanagement-Tool eine Möglichkeit, Dokumente zu kommentieren? Dann kann z. B. im Rahmen von Due Diligence-Prozessen per Kommentar nachgewiesen und protokolliert werden, dass ein Stakeholder ein Dokument gelesen hat. Es können Anmerkungen zu Vertragsentwürfen hinzugefügt werden. Arbeitsergebnisse können kommentiert werden. Exzellent ist es, wenn der Dokumentinhaber vom System automatisch über einen an seinem Dokument hinterlegten Kommentar informiert wird. Integration Erst durch Unternehmensprozesse erhält ein Dokument seine Bedeutung. Das gilt besonders für Projektdokumente. Kontakte, Freigaben, Abrechnungen, Workflows, Buchungen, Mahnungen – all dies ist für ein Projekt relevant. Nur eine voll integrierte Software kann das Gesamtbild und den Kontext, in dem ein Dokument steht, vermitteln. Auch in dieser Hinsicht ist die Unternehmenssoftware von Scopevisio wegweisend. Derzeit existiert auf dem Markt keine andere Lösung, die auch nur annähernd dasselbe Maß an Integration aller Unternehmensprozesse aufweist. ### Forecast – gesicherte Auftragsplanung Der Forecast ist eines der wichtigsten Steuerungsmittel im Vertrieb. Moderne Unternehmenssoftware bietet eingebaute Tools, um Umsätze realistisch und objektiv zu prognostizieren. Viel Nachholbedarf Nach wie vor schätzen viele Unternehmen ihren zukünftigen Auftragseingang nach der „Pi-mal-Daumen“-Methode. Erfahrungswerte aus der Vergangenheit werden unhinterfragt übernommen. Die Planzahlen werden über verschiedene Ebenen, vom Vertriebler über den Gebietsvertriebsleiter über den Bereichsleiter Vertrieb an das Controlling in der Zentrale übermittelt. Lässt man allen diesen Ebenen freie Hand, werden die Daten unterwegs „zurechtgebogen“ und das derart verfälschte Ergebnis hat am Ende des Weges nicht mehr viel mit der Realität gemein. Chancen werden überschätzt, Risiken unterschätzt. Auch die zeitliche Einordnung von potenziellen Auftragseingängen ist ein schwieriges Kapitel. Ganz zu schweigen von der Personal- und Materialdisposition. Unrealistische Einschätzung birgt Gefahren Fehlende oder schlechte Umsatzprognosen bergen ein nicht unerhebliches Risikopotenzial: Umsatz zu hoch geschätztPersonal und Material wird unnötig vorgehalten, Güter werden auf Halde produziert, Kapital wird gebunden, Liquidität sinkt, Finanzierung gerät in Schieflage, Zwang zu Preisdumping kann ruinös wirken, Abschreibungen drücken aufs Ergebnis, die Motivation sinkt, gute Kräfte bewerben sich weg.Umsatz zu niedrig geschätztRessourcen fehlen, um die Nachfrage zu befriedigen, Zeitverzug bei Lieferungen und Leistungen, Kunden wandern ab, Marktpotenzial wird nicht erschlossen, Wettbewerber ziehen vorbei, Mitarbeiter sind überlastet und bewerben sich weg.Umsatz richtig geschätztPersonal und Ressourcen werden just-in-time disponiert, wenig Kapital wird gebunden, trotzdem pünktliche Leistungserbringung, Effizienzvorteil gegenüber dem Wettbewerb stärkt die Marktposition, Vertrauen bei Kunden und Mitarbeitern wächst. Objektivierte Gewichtungen Eine realistische Umsatzprognose setzt belastbare Zahlen und Gewichtungen voraus. Sinnvollerweise werden Verkaufschancen (Neudeutsch „Opportunities“) und Angebote in den Forecast einbezogen. Dies allerdings natürlich nicht mit dem vollen potenziellen Auftragswert, sondern mit einer Gewichtung, die dem jeweiligen Stadium im Vertriebsprozess entspricht. Diese Gewichtungen sollte jedes Unternehmen anhand seiner Erfahrungswerte selbst definieren. Im Stadium des Erstgesprächs ist die Erfolgsquote beim einen Unternehmen 3 und beim anderen 20 Prozent. Wurde ein Angebot unterbreitet, kann die Abschlussquote je nach Geschäftsmodell bei 10 oder bei 90 Prozent liegen. Vorsicht, Falle: Die Abschlusswahrscheinlichkeit kann im Zeitverlauf schwanken. Alle Gewichtungen gehören mindestens einmal pro Jahr auf den Prüfstand! Eine Unternehmenssoftware wie die von Scopevisio kann die unternehmensspezifischen Gewichtungen abbilden und in genaue Prognosen übersetzen. Dabei lassen sich auch periodische Einkünfte (etwa aus Mieten, Lizenzen oder Nutzungsentgelten) für die Vertragslaufzeit als Umlage mit einbeziehen. Neben der Gewichtung des Vertriebsmitarbeiters kann als Korrektiv noch eine zweite Gewichtung, etwa die des Controllers, angegeben werden. Zusätzlich werden die potenziellen Auftragseingänge aufgrund der erfassten Entscheidungszeitpunkte auch zeitlich eingeordnet. Auf dieser Grundlage entsteht eine belastbare Prognose, die für die Unternehmenssteuerung von unschätzbarem Wert ist. Bewertungen und Prozesse im Vertrieb Zur besseren Prognose von künftigen Umsätzen existieren Bewertungsmethoden und Prozessbeschreibungen. Eine Bewertungsmethode ist z. B. die BANT-Methode; BANT steht für Budget, Authority, Need und Time. Bei diesem Vorgang wird das Budget eines Interessenten in Erfahrung gebracht, der Entscheider ausfindig gemacht, der potenzielle Bedarf ermittelt und die Dringlichkeit abgeschätzt. Eine Prozessbeschreibung wäre z. B. die Sales Pipeline (Vertriebstrichter), die den Verkaufsprozess in Phasen einteilt, wobei sich der Kreis der potenziellen Kunden auf jeder Stufe zusehends verengt, während die Abschlusswahrscheinlichkeit steigt – daher die Trichter-Metapher. ### Checkliste für mehr Vertriebserfolg Wer als Vertriebsleiter das Gefühl hat, dass es in seinem Vertrieb nicht so richtig rund läuft, sollte die einzelnen Aspekte des Vertriebs durchleuchten. Divide et impera - teile und herrsche, lautet dabei die Devise. Je genauer die Stärken-Schwächen-Analyse, umso größer die Chance, den Finger auf die Wunde zu legen und Schlimmerem vorzubeugen. Mithilfe unserer Checkliste können Sie Effizienzpotenziale im Vertrieb besser nutzen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, um den Vertriebserfolg zu steigern: Performance: Welche Daten werden heute erfasst? Tools: Sind die vorhandenen Tools eher Belastung oder Entlastung des Vertriebs? Zusammenarbeit: Hat der Vertrieb einen 360-Grad-Blick auf alle Informationen? Oder gibt es Kommunikations- und Wissenslücken? Haben auch die anderen Abteilungen alle notwendigen Informationen zu den Vertriebsprojekten? Anreize: Sind die Anreize (Provision, Incentives etc.) am Deckungsbeitrag orientiert oder wird eventuell ein zu hoher Bestand an Auftragseingängen erzeugt, welcher aufgrund von Engpässen nicht oder nicht in der gewünschten Zeit oder in der gewünschten Qualität abgearbeitet werden kann? Methodik: Passen die Ziele, Kennzahlen und Tools zur bestehenden Vertriebsstruktur? Sind sie auf allen Ebenen bekannt und werden die Spielregeln in der täglichen Praxis eingehalten? Coaching: Tragen die IT-Infrastruktur und -Tools zur Weiterentwicklung des Vertriebsteams bei oder gibt es Beschränkungen im Hinblick auf Flexibilität, Effizienz, Datenbereitstellung und Skalierbarkeit? Pipeline: Ist die Vertriebspipeline im Unternehmen bekannt und wird die Abschlusswahrscheinlichkeit von allen Mitarbeitern unterstützt? Sind alle Prioritäten immer im Sinne des Unternehmens oder im Sinne einzelner Personen? Auswertung von Vertriebsmitarbeitern: Sind Neukundenbesuche genauso an der Tagesordnung oder eher Bestandkundenbesuche (in der typischen Komfortzone des Vertriebsmitarbeiters)? Ist die Erfolgsmessung mit den wichtigsten Kennzahlen vom System in Echtzeit abrufbar und ist der Wasserstand auch dem Vertriebsleiter zu jedem Zeitpunkt bekannt? Abermals gehört hier die Unternehmenssoftware auf den Prüfstand? Externe Einflüsse: Welche Marktgegebenheiten haben sich geändert? Sind neue Marktbegleiter in den Wettbewerb eingetreten? Existieren neue Trends? Unter folgendem Link finden Sie auch 7 zentrale Fragen für eine bessere Vertriebssteuerung. ### OCR-Erkennung – nützlich, aber kein Alleskönner Die gute Nachricht zuerst: Der Mensch ist noch nicht ganz überflüssig. Eine Volltexterkennung mit OCR-Techniken kann die kognitive Leistung eines menschlichen Lesers bei Weitem noch nicht erreichen. Wo der Mensch unbewusst Schlüsse zieht, gewichtet, einordnet und versteht, kann der Computer lediglich Muster erkennen und vorprogrammierte Regeln befolgen. Qualität der Vorlage ist wichtig Je besser die Vorlage, desto präziser das OCR-Ergebnis. Wenn eine Rechnung kleine, dünne oder verschwommene Schriften enthält oder kontrastarm ist – z.B. dunkelgraue Schrift auf hellgrauem Grund –, so behindert das die Erkennung. Auch eine ungewöhnlich designte Rechnung kann Probleme aufwerfen. Das Gleiche gilt für digitale Belege, die aus einem billigen Scanner mit geringer Auflösung kommen oder mit einer schlechten OCR-Software vorverarbeitet sind. PDFs enthalten häufig neben Grafiken auch Text, der sich von einer Software leichter auslesen lässt. Wird ein solches PDF kopiert oder in reine Grafik umgewandelt, geht die Erkennungsgenauigkeit zurück. Beispiel für OCR-Unterstützung In modernen Buchhaltungsprogrammen werden Rechnungen und Belege digitalisiert verarbeitet. Dadurch, dass diese Dokumente digital vorliegen, können sie einer so genannten „Volltexterkennung“ unterzogen werden. Dabei liest die Software bestimmte Angaben aus einer Rechnung aus und versucht, diese Angaben in bestimmte Datenkategorien einzuordnen. Auf diese Weise werden Buchungsmasken automatisch mit den Rechnungsdaten befüllt, ohne dass ein Buchhalter diese manuell eintippen muss. Das spart eine Menge Erfassungsaufwand, mindert Fehlerquellen, die durch „Vertipper“ entstehen können und erhöht die Produktivität, weil mehr Arbeit in kürzerer Zeit geleistet werden kann. Trotzdem sind nicht alle Anwender glücklich mit dieser Technologie, denn die Zuordnung der Rechnungsangaben zu den Datenfeldern ist nicht immer vollständig und präzise. Woran liegt das? Zwei Techniken der OCR-Erkennung Bislang existieren zwei grundlegende Konzepte der OCR-Erkennung: Geometrische Erkennung Dies ist die ältere, unschärfere Methode. Sie erschließt die Bedeutung von Daten aus ihrer Positionierung. Beispielsweise steht die Rechnungsnummer häufig rechts oben auf dem Rechnungsdokument. Also setzt die OCR-Software das, was rechts oben steht, in das Datenfeld „Rechnungsnummer“ ein. Der Rechnungssteller steht links oben, also wird das, was an dieser Stelle platziert wurde, als „Kreditor“ interpretiert. Es liegt auf der Hand, dass diese Erkennungsmethode ziemlich unsicher ist, weil es keine verbindlichen Konventionen gibt, wo welche Rechnungsangabe zu stehen hat. Also werden Angaben leicht in die verkehrten Datenfelder eingeordnet oder die Felder bleiben leer. Der Nachbearbeitungsaufwand für den Buchhalter ist entsprechend hoch, die Zeitersparnis gering. Dieses System muss vom Anwender „angelernt“ werden, bis es ausreichende Erkennungsgenauigkeit liefert. Semantische Erkennung Dies ist die modernere, genauere Methode. Sie interpretiert die Daten aufgrund ihrer Struktur. Sie erkennt ein Datumsformat und fügt das Datum in das entsprechende Feld der Buchungsmaske ein. Sie weiß, wie eine IBAN und wie eine Umsatzsteuer-ID aufgebaut sind und befüllt die entsprechenden Felder präzise. Die Mehrwertsteuer steht in derselben Zeile, in der der Umsatzsteuersatz genannt wird. Ein Wort wie „Rechnungsbetrag“ oder „Gesamt“ verweist auf den Forderungsbetrag. Dieses System kann, wenn es gut programmiert wird, eine hinreichende Erkennungsgenauigkeit erreichen, ohne besonders angelernt zu werden. Damit kann sie einem Buchhalter viel Erfassungsaufwand ersparen, ist aber ebenfalls nicht unfehlbar. Der Nachbearbeitungsaufwand ist gering, aber immer noch vorhanden. Kombinationslösung ist am besten Eine Kombination aus beiden Techniken der OCR-Erkennung, wie sie z. B. von Scopevisio in der Belegerkennung eingesetzt wird, liefert die besten Ergebnisse. Fortschrittliche Systeme erschließen sowohl aus dem semantischen Kontext als auch aus der Platzierung im Beleg, um welchen Rechnungsbestandteil es sich handelt. Einige Software-Hersteller bieten zusätzlich die Möglichkeit, Angaben aus der digitalen Rechnung durch einfaches Markieren mit der Maus in die passenden Felder der Buchungsmaske zu kopieren. Das geht schnell und einfach und es eliminiert Übertragungsfehler. Qualitätsunterschiede bei der Umsetzung Wer sich für eine Unternehmens- und/oder Buchhaltungssoftware entscheidet, sollte sein Augenmerkt auf die Qualität der OCR-Erkennung richten. Eine hochwertige Erkennung kann an vielen Stellen Erfassungsaufwand sparen und die Produktivität steigern. Allerdings sind die Qualitätsunterschiede nach wie vor groß. Manche Systeme erkennen nur wenige Rechnungsangaben. Andere, höherwertige, bieten eine hohe Erkennungsgenauigkeit und nutzen ihre Kompetenz in der Volltexterkennung auch in anderen Softwarekomponenten, etwa zum Suchen von Inhalten in Dokumenten oder quer durch das gesamte Enterprise Content Management-System. Ausblick: elektronische ZUGFeRD-Rechnung Ein moderner Standard für elektronische Rechnungen, das so genannte „ZUGFeRD“-Format (Abkürzung für „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“), wird die Erkennung von digitalen Rechnungen in Zukunft derart erleichtern, dass irgendwann keine OCR-Erkennung mehr notwendig ist. Im ZUGFeRD-Format werden Rechnungen als strukturierte XML-Datei übergeben, sodass die Daten gewissermaßen bereits wissen, wo sie hingehören. Trotzdem wird die OCR-Erkennung weiter für das Suchen und Finden von Informationen im Unternehmen einen hohen Stellenwert haben. ### Schlagkraft im Vertrieb durch die Sales Pipeline Die Sales Pipeline ist ein unerlässliches Instrument, um den Vertrieb konsistent und wirksam zu steuern. Trotzdem beklagt die Hälfte der deutschen Mittelständler das Fehlen eines strukturierten Vertriebsprozesses. Mangels verbindlicher Richtlinien und effizienter Organisation fischen Verkäufer im Trüben und gestalten ihren Prozess nach der Trial-and-Error-Methode. So wird viel Potenzial verschenkt und wertvolle Verkaufszeit verschwendet. Sales Pipeline Die Sales Pipeline (oder Verkaufs-Pipeline) teilt den Verkaufsprozess in sinnvolle Phasen ein, denen bestimmte Aktivitäten, Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und Verkaufswahrscheinlichkeiten zugeordnet sind. Ziel ist es, den Vertrieb effizienter zu steuern und die Vertriebskostenquote zu senken. Vom Kunden her denken Im konkreten Einzelfall sollten die Verkaufsphasen in Anlehnung an die parallel ablaufenden Kaufphasen (die „Buyer Journey“) definiert werden. Jeder gute Verkäufer weiß, dass er vom Kunden her denken muss. Eine sinnvolle Struktur der Vertriebsprozesse entsteht nicht am „grünen Tisch“, sondern zapft die Erfahrungen der Vertriebsmannschaft an. Daher sollte das Team mit ins Boot geholt werden, wenn ein Unternehmen eine Struktur für seinen Vertriebsprozess aufsetzt. Das erhöht später auch die Akzeptanz im Vertriebsteam. Eine klare, logische Sales Pipeline ist die Basis für funktionierende und handhabbare Prozesse im gesamten Vertrieb. Sie entscheidet darüber, ob die Vertriebsmitarbeiter einer klaren Agenda folgen oder im Blindflug agieren – mit einem Wort: Sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Best Practices für die Sales Pipeline Da Kunden verschieden sind, sind auch die Buyer Journey und der darauf ausgerichtete Vertriebsprozess nicht starr. Dennoch gibt es Best Practices für das Pipeline Management. Um Vertriebsprozesse und die zugehörigen Phasen zu definieren, müssen zuerst die richtigen Fragen gestellt werden. Welche Informationen benötigt das Vertriebsteam? Wie zeigt es sich, wann ein Kunde von einer Phase in die nächste übertritt? Welche Aussagen müssen vom Kunden kommen? Am besten ist es, eine Checkliste zu erstellen und die Indikatoren zu überwachen. Die Checkliste muss von der gesamten Vertriebsorganisation beachtet, gepflegt und weiterentwickelt werden. Jede Phase im Vertriebsprozess muss klar benannt und beschrieben werden, ebenso wie die Übergänge zwischen zwei Phasen. Es ist wichtig, dabei das richtige Maß an Differenzierung zu finden. Nicht jede Vertriebsaktivität hat eine eigene Phase verdient. 30 Phasen sind zu viel, zwei definitiv zu wenig. Die Phaseneinteilung darf keine akademische Kopfgeburt sein, sondern muss für die Vertriebsorganisation praktikabel und für den einzelnen Mitarbeiter einsichtig bleiben. Da von einer Phase zur nächsten immer potenzielle Kunden abspringen und sich der Kreis verengt, spricht man auch von einem Vertriebstrichter („Sales Funnel“). Vertriebsphasen Schematisch lassen sich die Vertriebsphasen wie folgt einteilen: PhaseAktivitäten (Beispiele)Adressat istDokumentIdentifizierungsphaseDurch Webregistrierungen, Messeaktivitäten, Adressenbeschaffung, Marktsegmentierung, E-Mail-Marketing o.ä. werden potenzielle Käufer identifiziert.LeadVerkaufs-chanceQualifizierungsphaseBedarf einschätzen, Lead qualifizieren (z. B. nach BANT, d.h. Budget, Authority, Need, Time), passt Produkt zum Kunden?PräsentationsphaseEntscheider identifizieren, Termin vereinbaren, Bedarf genau ermitteln, Beraten („Trusted Advisor“), Produkt auf Bedarf abstimmen und präsentieren.InteressentAngebotAngebotsphaseAngebot vorbereiten, Bedingungen aushandeln, Angebot vorlegen, nachverhandeln, Angebot justieren, Preisverhandlungen.AbschlussphaseMündliche Zusage einholen, letzte Justierungen vornehmen, Vertrag abschließenKundeAuftragPost SalesSignale des Kunden aufnehmen, Nachbetreuung, Anschlussaufträge generierenKundeAuftrag Nicht zu vernachlässigen ist die sechste Phase, in der Vertriebsaktivitäten häufig durch Servicemitarbeiter oder den Innendienst initiiert werden, da diese am nächsten „am Kunden dran“ sind, während sich der Vertrieb wieder seinen originären Aufgaben zuwendet. Diese Aufstellung ist als Blaupause zu sehen, aus der eine entsprechende Checkliste abgeleitet werden kann. Jede Vertriebsorganisation sollte hier auf Basis ihrer Erfahrungen ihren eigenen Verkaufsprozess abbilden. Eventuell sind die Phasen auf die einzelnen Vertriebskanäle, Regionen, Niederlassungen, Produkte, Maßnahmen und Vertriebsmitarbeiter zuzuschneiden. Metriken in der Sales Pipeline Damit aus der Sales Pipeline ein Steuerungsinstrument wird, müssen bestimmte Parameter gemessen werden. Auf diese Weise kann die Vertriebsorganisation zielgerichtet Auswertungen erstellen und die Vertriebsplanung optimieren: In Zahlen, z. B. Wie viele Akquisitionen befinden sich aktuell in der Pipeline bzw. in Phase X? In Geld, z. B. Wie hoch ist der Gegenwert eines potenziellen Auftrags? In Prozent, z. B. wie viel Prozent der Verkaufschancen führen zum Abschluss? In Zeit, z. B. wie lang ist die durchschnittliche Verweildauer in einer der Phasen oder im gesamten Funnel, bis hin zum Abschluss? Diese Angaben lassen sich natürlich ebenfalls auf einzelne Mitarbeiter, Regionen, Produktlinien und Kundensegmente herunterbrechen. Sobald belastbare Zahlen zu diesen Aspekten vorliegen, können auch Schlussfolgerungen abgeleitet und Verbesserungen angestoßen werden. Ein fähiges Betriebscontrolling wird diese Beobachtungen mit weiteren KPIs zu einem Kennzahlensystem zusammenfassen, das mehr Aussagekraft besitzt als eine isoliert betrachtete Zahl. Der gesamte Vertriebs- und Umsatzforecast ist davon abhängig, dass an dieser Stelle ein effizientes Reporting implementiert wird. Optimierung der Vertriebsprozesse Wenn es beispielsweise zu einem Stau in der Angebotsphase kommt, sind vielleicht die Angebote nicht richtig ausgearbeitet. Sinkt der durchschnittliche Auftragswert, kann die Vertriebssteuerung ihr Augenmerk auf die Preisdurchsetzung richten. Wenn eine Folgeaktivität bessere Ergebnisse zeitigt als eine andere, ist sie höher zu priorisieren. Und endlich: Steigt die Abschlussquote, ist dies eine Bestätigung für den eingeschlagenen Kurs. Im Idealfall kann die Vertriebssteuerung durch geschicktes Bedienen der möglichen Stellschrauben für einen stetigen und wachsenden Auftragseingang sorgen. Wichtig ist in jedem Fall, dass jedem Vertriebsmitarbeiter die Bedeutung der Maßnahmen klar ist. Die Einhaltung der ausgearbeiteten Vertriebsprozesse ist das A und O für den Erfolg Ihres Business. Software für das Pipeline Management Viele Vertriebsleute zögern, einen Prozess zu implementieren, weil sie befürchten, gegängelt zu werden und – in ihren Augen – sinnlose Zusatzarbeit tun zu müssen. Das muss nicht sein. Moderne Software-Lösungen sind so flexibel, dass sie fast jeden Verkaufsprozess abbilden können und den Verkäufer unterstützen, statt ihn zu behindern. Zusätzlich liefern sie wertvolle Auswertungen, um die Vertriebsorganisation weiter zu optimieren. Sales Pipeline in Software abbilden Ein befreundeter Unternehmer hat eine History Marketing Agentur. Die Zielgruppe sind traditionsreiche mittelständische Unternehmen. Der Vertriebsprozess zieht sich oft über mehrere Monate hin. Potenzielle Leads werden individuell angesprochen. Dabei schält sich bald heraus, ob ein Bedarf, ein Budget und ein Interesse seitens der Inhaber besteht. Diese Informationen fließen in die Lead-Bewertung mit ein. Leads mit hoher Bewertung erhalten Priorität. Erfahrungswerte zeigen überdies, dass die Abschlusswahrscheinlichkeit beim Erstgespräch bei ca. 20 Prozent liegt, beim zweiten Gespräch bei 60 und beim dritten bei 80 Prozent. Die Aktivitäten, Zuständigkeiten, Reihenfolge der Aktivitäten und zugehörigen Chancen und Risiken werden in einer Standardsoftware abgebildet und regelmäßig überprüft. Dadurch verkürzt sich die Durchlaufzeit durch die Vertriebsphasen, da keine Schritte übersehen werden und die Zuständigkeiten der Mitarbeiter klar sind. Kampagnen und andere Aktivitäten zur Lead-Generierung lassen sich automatisieren. Alle Vertriebsaktivitäten sind nachvollziehbar und überprüfbar- und sie werden in der Software dokumentiert. Benutzerfreundlich und zeitsparend Ist der Prozess der Sales Pipeline einmal in der Vertriebssoftware implementiert, sind die wenigen Eingaben im Nu getätigt. Auf der anderen Seite wird viel mehr Zeit gespart, weil Suchen, mangelnde Koordination, unstrukturierte Arbeitsweise und das Verfolgen unrentabler Vertriebsprojekte Vergangenheit sind. Last but not least: Leitplanken sind notwendig, um konsistent zu arbeiten und Umwege zu vermeiden. Außerdem sorgt Vertriebssoftware für Transparenz und wirft auf Knopfdruck differenzierte Berichte und Analysen aus, für die man früher tagelang Zahlen sammeln und Excel-Tabellen programmieren musste. Die softwaregestützte Dokumentation der Verkaufsprozesse sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen an einem Platz gespeichert und jederzeit zugänglich sind. Doppel-Erfassung und Informationslücken gehören der Vergangenheit an. Mit mobilen Geräten kann der Außendienst Gespräche protokollieren, Auswertungen erstellen, Dokumente hochladen und Aufgaben an den Innendienst delegieren – standortunabhängig und in Echtzeit. Im Idealfall ist das Pipeline Management so in die gesamte Unternehmenssoftware eingebettet, dass vom Kontaktmanagement über die Angebots- und Auftragserstellung bis zur Abrechnung der gesamte Hauptprozess im Unternehmen abgebildet werden kann. Immer beweglich bleiben Märkte, Metriken und Methoden ändern sich mit der Zeit. Vertriebsleiter wissen um diesen kontinuierlichen Wandel. Sie beobachten Veränderungen genau, installieren ein funktionierendes Vertriebscontrolling und erstellen realistische Forecasts. Gute Manager begrüßen den Wandel als Chance, führen ihr Team proaktiv und sind immer bereit, ihr Instrumentarium nachzujustieren. Fazit Ein strukturierter Vertriebsprozess kann eine Vertriebsorganisation viel erfolgreicher machen. Jedes Unternehmen sollte seine Sales Pipeline dokumentieren, optimieren und in einer konfigurierbaren Vertriebssoftware implementieren. Auf diese Weise wird der Prozess schlanker, effizienter und konsistenter. Durch Auswertungen in den verschiedenen Vertriebsphasen kann sich die Vertriebsorganisation auf die lohnenden Anbahnungen konzentrieren und diese fokussiert zum Abschluss bringen. ### Vertriebssteuerung optimieren Was ist Vertriebssteuerung? Vertriebssteuerung ist der Bereich des betrieblichen Controlling, der sich primär mit dem Vertrieb befasst. Controlling ist beratend an der Definition der strategischen und operativen Ziele des Unternehmens beteiligt und befasst sich mit der Planung, Steuerung, Überwachung und Analyse der Zielumsetzung. Dazu betrachtet die Vertriebssteuerung u.a. folgende Elemente: den Vertriebs-Forecast als Instrument der Auftragseingangsplanung Beteiligte Akteure, z. B. Vertriebsinnendienst, Außendienst, Kundendienst Prozesse, z. B. Akquisitionsprozess, Verkaufstrichter, Angebotsmanagement Kennzahlen, z. B. Abschlussquote, Deckungsbeiträge, siehe auch ausführlicher Abschnitt weiter unten Plan-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse in Bezug auf die Vertriebsziele Benchmarks Ziel der Vertriebssteuerung ist es, die Effizienz im Vertrieb zu optimieren, d. h. mit den vorhandenen Ressourcen möglichst gute Ergebnisse im Hinblick auf die übergeordneten, strategischen Unternehmensziele zu erwirtschaften. Wofür ist Vertriebssteuerung wichtig? Kein Vertrieb ist so gut, dass er nicht noch besser werden könnte. Vertriebssteuerung identifiziert Optimierungspotenziale und sorgt für deren Umsetzung. Manche Vertriebsmitarbeiter neigen dazu, ihren Anteil am Vertrieb überzubetonen, ihre Zahlen zu beschönigen und Prozesse eher suboptimal zu gestalten. Der Vertriebscontroller behält dagegen das Gesamtbild im Blick, analysiert schonungslos Zahlen und Abweichungen und definiert Pläne und strukturierte Prozesse entlang der Sales Pipeline. Er erkennt frühzeitig strategische Fehler und initiiert und steuert die Implementierung von neuen Methoden und Tools. Die Vertriebssteuerung trägt maßgeblich dazu bei, das Unternehmen wettbewerbsfähig und den Vertrieb schlagkräftig zu erhalten. Wann besteht Handlungsbedarf in der Vertriebssteuerung? Spätestens wenn das Ergebnis sinkt und Ziele verfehlt werden, muss die Vertriebssteuerung eingreifen. Dabei ist übrigens nicht der Umsatz, sondern der Ertrag die bestimmende Größe. Wenn Umsatz auf Kosten der Rentabilität geht, weil zu hohe Rabatte gewährt werden, ist Umsteuern angesagt. Der Berater und Schweizer Professor Peter Schreiber dazu in der KMU-Rundschau I/2012: „Angenommen, die Gewinnmarge eines Unternehmens beträgt zehn Prozent bei einem jährlichen Umsatz von zehn Millionen Euro. Dann sinkt bei einem Preisnachlass von zwei Prozent der Gewinn um 200.000 Euro – also um 20 Prozent. Um den verlorenen Gewinn wieder zu erwirtschaften, müsste bei einer Gewinnmarge von zehn Prozent ein zusätzlicher Umsatz von zwei Millionen Euro erzielt werden. Dies würde eine Umsatzsteigerung von 25 Prozent bedeuten.“ Diese abenteuerliche, aber völlig korrekte Rechnung zeigt ein Problem auf, das in vielen Vertriebsorganisationen besteht. Verkäufer unterschätzen den Schaden, der durch Rabatte entsteht, weil sie mehr auf den Umsatz als auf den Ertrag schauen. Dieses Beispiel lässt sich auch auf andere Gebiete ausdehnen. Prozesse sollten klar definiert und Standards, etwa für die Gesprächsführung, nicht nur aufgestellt, sondern überwacht und eingefordert werden. 10 Warnsignale, die Handlungsbedarf signalisieren Die Kennzahlen sind schlechter als beim Wettbewerb (Benchmarking) Hier ist das Vertriebscontrolling auf externe Daten angewiesen. Eine Konkurrenz- und Branchenanalyse kann helfen, die entsprechenden Zahlen des Wettbewerbs zu bekommen und den Best-in-Class zu identifizieren. Wenn das eigene Unternehmen gegenüber dem Wettbewerb zurückfällt, ist Handeln angesagt. Akteure verschwenden Zeit mit ineffizienten Arbeiten Wenn Verkäufer immer wieder zu Bestandskunden fahren, um kleine Anschlussaufträge zu holen, anstatt sich um neue und größere Akquisitionen zu kümmern, ist das ineffizient. Schlechte oder fehlende Software kann ein weiterer Effizienzkiller sein. Heute gibt es integrierte Unternehmenssoftware, die Vertriebszahlen, Kundenakten, Forecasts und Marketingaktivitäten konsistent und standortunabhängig – aus der Cloud – begleitet. Es wird keine Zeit mit Suchen, Abgleichen oder der Mehrfacherfassung von Daten verloren. Die Abschlussquote sinkt Wenn Akquisitionen seltener als früher zum Erfolg führen, sind die Gründe zu hinterfragen. Fokussiert sich der Vertrieb vielleicht auf die falschen Leads? Ein softwaregestütztes Leadmanagement kann hier Abhilfe schaffen. Die Marktbedingungen ändern sich Überall beschleunigt sich der Wandel. Neue Gesetze oder Compliance-Vorschriften, Änderungen in der regionalen oder globalen Wirtschaft, Börsenflaute, Internet-Handel, mündige Verbraucher – ständig sind die Parameter, die Einfluss auf das Unternehmen haben, in Bewegung. Aufgabe des Vertriebscontrolling ist es, Marktveränderungen zu antizipieren, zu analysieren und in unternehmerisches Handeln umzusetzen. Neue Wettbewerber treten in den Markt ein Nur nicht in einen ruinösen Preiskampf eintreten, wenn sich die Wettbewerbssituation verschärft! Hier sind intelligentere Steuerungsmechanismen gefragt. Eine SWOT-Analyse hilft, sich auf die eigenen Stärken zu besinnen und Alleinstellungsmerkmale auszubauen. Die Preise verfallen, es werden zu viele Rabatte gewährt Siehe oben. Der Vertrieb muss die klare Anweisung haben, möglichst keine Rabatte zu gewähren. Entsprechende Leitfäden für die Gesprächsführung und Einwandbehandlung sollten formuliert werden. Die Argumentation sollte sich auf den Kundennutzen konzentrieren und nicht auf den Anspruch, billiger zu sein als die Konkurrenz. Es hilft, die Vertriebsziele nicht nach Umsatz sondern nach Ertrag oder Deckungsbeitrag zu definieren. Die Fluktuation in der Vertriebsabteilung nimmt zu Wenn gute Vertriebsmitarbeiter abwandern, muss es dafür Gründe geben. Vertriebssteuerung tangiert auch die Führung und Motivation der Verkaufsmannschaft. Demotivierte Vertriebsleute können keine guten Ergebnisse erzielen. Vertriebsziele werden verfehlt (übergreifend und bezogen auf den Pro-Kopf-Umsatz) Die Vertriebssteuerung sollte abermals auf Effizienzkiller im Vertrieb achten. Aber vielleicht sind die Ziele auch zu hoch angesetzt worden? Wenn die operative Planung unrealistisch ist, ist irgendwann eine Grenze erreicht. Anstatt jedes Jahr zehn Prozent auf die Vertriebsziele des Vorjahres aufzuschlagen, könnte die Planung neu aufgesetzt werden. Die Vertriebskosten pro Auftragseingang steigen Hier kann das Vertriebscontrolling mehrere Parameter analysieren, sowohl auf der Kostenseite als auch auf der Umsatz- und Ertragsseite. Entscheidend ist, dass die Mitarbeiter ihre Zeit auf lohnende Vertriebsprojekte verwenden, anstatt Akquisitionen mit geringen Abschlusschancen zu verfolgen. Prozesse sind inkonsistent, intransparent oder lückenhaft Beispiel 1: Wenn der Kundendienst die Angebote des Unternehmens kennt und entsprechende Leitfäden und Anweisungen hat, kann er vor Ort beim Kunden Anschlussverkäufe initiieren – zumal er den Betrieb aus einer ganz anderen Perspektive sieht als ein Verkäufer. Beispiel 2: Bei einem professionellen Angebotsmanagement werden Kundenanfragen zunächst qualifiziert, bevor über ihre weitere Behandlung entschieden wird. Wenn nur eine kurze Frage zu beantworten ist, muss nicht extra ein Verkäufer zum Kunden hinausfahren. Vertriebskennzahlen: Harte Fakten statt Bauchgefühl Vertriebscontrolling im Mittelstand wird immer komplexer. Mit zunehmender Ausdifferenzierung von Vertriebskanälen und Produkt- sowie Leistungspaletten potenzieren sich auch die Kennzahlen. Kennzahlen helfen, Stärken und Schwächen zu analysieren, Abweichungen vom Top-in-Class-Unternehmen aufzudecken (Benchmarking) und Ressourcen effizient einzusetzen. Alle Kennzahlen lassen sich auf einzelne Vertriebsmitarbeiter, Produktlinien, Kunden(gruppen), Vertriebsregionen und Vertriebskanäle herunterbrechen. Werden die richtigen Kennzahlen richtig interpretiert und daraus die richtigen Maßnahmen abgeleitet und implementiert, steuert das Unternehmen auf Erfolgskurs. Was ist Vertriebscontrolling? Das allgemeine Controlling steuert ein Unternehmen auf seine strategischen Ziele hin. Es gewinnt seine Erkenntnisse aus der Erhebung, Analyse und Extrapolation von Zahlen und Daten aus allen Bereichen des Unternehmens. Diese fließen als Input wieder in die zukünftige Planung und Strategieentwicklung ein. Analog hierzu erhebt, analysiert und extrapoliert das Vertriebscontrolling Informationen aus den Bereichen Marketing und Vertrieb. Anhand dieser Informationen sowie Plan/Ist-Vergleichen und Benchmarking werden Abweichungen und Schwachstellen erkannt und analysiert. Aus diesen werden operative Maßnahmen für die Vertriebsplanung und Vertriebsstrategie abgeleitet, die den Vertrieb zu seinen strategischen Zielen hinsteuern. Erfolgsfaktor Kennzahlensystem Das renommierte Kienbaum-Institut konstatiert in der Studie „Exzellenz im Vertrieb“, dass Vertriebskennzahlen nach dem Change Management der zweitwichtigste Erfolgsfaktor für Unternehmen sind. Das Kienbaum-Vertriebsmodell analysierte zehn Elemente, die erfolgreiche von weniger erfolgreichen Unternehmen unterscheiden. Die Unterschiede im Bereich „Kennzahlen und Management-Cockpit“ - sprich Controlling - waren eklatant. Im Dschungel der Zahlen Die richtigen Kennzahlen für das Vertriebscontrolling auszuwählen ist nicht leicht. Es geht darum, Schwächen offenzulegen und Defizite zu benennen. Überlässt man allein dem Vertrieb die Auswahl der Kennzahlen, besteht die Gefahr, dass unangenehme Wahrheiten verschleiert werden. Dies umso mehr, als Vertriebsmitarbeiter meistens leistungsabhängig vergütet werden. Daher sollten Controlling und Vertrieb gemeinsam ein geeignetes Kennzahlensystem für das Vertriebscontrolling erarbeiten, das an die Vertriebsstrategie angepasst ist. Wer braucht welche Kennzahlen? Das lässt sich nicht allgemeingültig beantworten, da sich die Voraussetzungen und Ziele der Unternehmen unterscheiden. Da außerdem die internen und externen Bedingungen immer komplexer werden, wächst die Zahl der Kennzahlen – aber auch die Erhebung der Daten und Berechnung der Werte wird durch Software-Unterstützung immer besser. Eine Deckungsbeitragsrechnung kann erste Anhaltspunkte ergeben, Zeiteffizienz im Vertrieb Ein ganz entscheidender Faktor ist die Verwendung der wertvollen Ressource Zeit. Pro Woche machen Verkäufer im Schnitt zehn Besuche, wobei sie 800 Kilometer zurücklegen – das entspricht einem Arbeitstag reine Fahrtzeit. Umso wichtiger ist es, die Akquisitionszeit dort einzusetzen, wo sie den höchsten Ertrag bringt: bei potenzialstarken Kunden. Die Zeiteffizienz lässt sich mit Kennziffern wie z. B. Abschlussquote, Durchschnittliche Anzahl der Kundenbesuche, Durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Reisetag usw. ermitteln. Statt umsatzbasierter Zahlen empfehlen sich ertrags- oder deckungsbeitragsbasierte Kennziffern. Wenn Volumen vor Ertrag geht, kann eine verzerrte Wahrnehmung entstehen. Hohe Umsatzzahlen können mit sinkender Rentabilität einhergehen, wenn der Vertrieb zu hohe Zugeständnisse beim Preis macht. Die Spreu vom Weizen trennen Moderne CRM-Systeme helfen Vertriebsorganisationen, ihre Kräfte in die richtigen Kanäle zu lenken. Es gibt Programme, in denen Geschäftsanbahnungen direkt in der Software klassifiziert und nach bewährten Methoden qualifiziert werden. Unternehmen können ihren Vertriebsprozess in der Software abbilden und optimieren. Routinearbeiten werden automatisiert und Verkaufschancen konsistent analysiert und vorangetrieben. Je nach Stand der Akquisition wird eine Anbahnung mit gewichteten Abschlusswahrscheinlichkeiten bewertet – softwaregesteuert, ohne weiteren Rechenaufwand für den Vertrieb. Auf diese Weise kristallisieren sich die besten Verkaufschanchen heraus und die Vertriebsmitarbeiter investieren ihre Zeit gewinnbringend. Die Planung von Dienstreisen und allgemein die Vertriebsplanung profitieren davon. Das hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Provisionskonto auf die Sprünge – ein gutes Argument, um Kennzahlen gegenüber skeptischen Vertriebsleuten, die sich vor allzuviel Transparenz fürchten, durchzusetzen. KPI-Kategorien Eine Studie von Mercuri International und den Universitäten St. Gallen und Bochum empfiehlt acht KPI-Kategorien, um den Informationsschatz zu heben und das Vertriebscontrolling auf eine neue Stufe zu heben: Marktperspektive – Marktanteil im Vergleich zu einer Benchmark sowie Kundenzufriedenheit. Ergebnisse und Prognosen – Ertrag pro Kanal, Gebiet, Außendienstler, Produkt Effizienz im Vertrieb – Vertriebskostenquote (im Vergleich zum Branchendurchschnitt) Produktivität im Vertrieb – Umsatz/Ertrag pro Verkäufer und pro Kundengruppe, gewonnene und verlorene Geschäfte Vertriebsaktivitäten – Anzahl der Besuche / Telefonate / Videokonferenzen, pro Außendienstler, pro Gebiet, pro Segment oder Kanal Vertriebsmitarbeiter – Stabilität der Mannschaft, Durchschnittsalter, Betriebszugehörigkeit, Fluktuation Produkte und Innovationen – Umsatz- und Ertragsanteil alter im Vergleich zu neuer Produkte Führung – Anzahl der Mitarbeitergespräche und Coaching-Einheiten Vertriebskennzahlen (Auswahl) Viele Quellen veröffentlichen Kennzahlen für die Vertriebssteuerung. Genannt seien hier das Controlling-Portal sowie die österreichische Agentur Salesfocus. Jedes Unternehmen muss sich selbst das zu seiner Vertriebsstrategie passende Kennzahlensystem erarbeiten, das seinen Bedürfnissen nach Daten, Transparenz und Steuerung gerecht wird. Hier daher nur einige Beispiele: KennzahlBeschreibungMarktanteil (%)Anteil des Unternehmens am Gesamtumsatz seiner BrancheVertriebsdeckungsbeitrag (%)Umsatzrendite nach Abzug aller VertriebskostenVertriebsquote (%)Anteil der Vertriebskosten am UmsatzKundenwert oder Customer Lifetime Value (CLV) (€)Deckungsbeitrag, den ein Kunde zum Betrachtungszeitpunkt erbringt, zeigt, ob sich die Akquisition monetär gelohnt hatÆ Umsatz pro Auftrag (€)Zeigt an, ob der Vertrieb oder der einzelne Verkäufer in die richtige Richtung akquiriertDurchschnittlicher Umsatz pro Reisetag (€)Gibt Aufschluss über die Monetarisierung von ReisetätigkeitStammkunden-Umsatzanteil (%)Zeigt an, wie stark die Stammkunden zum Umsatz beitragenStornoquote (%)Gibt an, welcher Anteil der Abschlüsse eines Mitarbeiters (oder Teams) nachträglich storniert werden. Man kann auch eine Stornowertquote errechnen, die den Gegenwert statt der Anzahl der Aufträge als Basis nimmt. Das Kienbaum-Vertriebsmodell Kennzahlen sind wichtig, aber eben nur ein Element eines erfolgreichen Vertriebsmodells. Erfahrene Verkäufer wissen, dass eine erfolgreiche Geschäftsanbahnung immer vom Kundennutzen her verargumentiert werden muss. Das Kienbaum-Vertriebsmodell (siehe Studie „Exzellenz im Vertrieb“) nennt zehn strategische und operative sowie unternehmens- und mitarbeitergetriebene Elemente. Vertriebs- und Marketingstrategie Kundennutzen Vertriebsorganisation und –prozesse CRM-System Vertriebskennzahlen Managementsystem Führen mit Zielen und Anreizsystemen Personalauswahl und Diagnostik Personalentwicklung Veränderungsmanagement Jeder dieser Bereiche kann und muss optimiert werden – in jedem Unternehmen, das sein Vertriebscontrolling ernst nimmt. Doch das ist Stoff für einen weiteren Artikel. ### Vertriebskennzahlen: Harte Fakten statt Bauchgefühl Vertriebscontrolling im Mittelstand wird immer komplexer. Mit zunehmender Ausdifferenzierung von Vertriebskanälen und Produkt- sowie Leistungspaletten potenzieren sich auch die Kennzahlen. Kennzahlen helfen, Stärken und Schwächen zu analysieren, Abweichungen vom Top-in-Class-Unternehmen aufzudecken (Benchmarking) und Ressourcen effizient einzusetzen. Alle Kennzahlen lassen sich auf einzelne Vertriebsmitarbeiter, Produktlinien, Kunden(gruppen), Vertriebsregionen und Vertriebskanäle herunterbrechen. Werden die richtigen Kennzahlen richtig interpretiert und daraus die richtigen Maßnahmen abgeleitet und implementiert, steuert das Unternehmen auf Erfolgskurs. Was ist Vertriebscontrolling? Das allgemeine Controlling steuert ein Unternehmen auf seine strategischen Ziele hin. Es gewinnt seine Erkenntnisse aus der Erhebung, Analyse und Extrapolation von Zahlen und Daten aus allen Bereichen des Unternehmens. Diese fließen als Input wieder in die zukünftige Planung und Strategieentwicklung ein. Analog hierzu erhebt, analysiert und extrapoliert das Vertriebscontrolling Informationen aus den Bereichen Marketing und Vertrieb. Anhand dieser Informationen sowie Plan/Ist-Vergleichen und Benchmarking werden Abweichungen und Schwachstellen erkannt und analysiert. Aus diesen werden operative Maßnahmen für die Vertriebsplanung und Vertriebsstrategie abgeleitet, die den Vertrieb zu seinen strategischen Zielen hinsteuern. Erfolgsfaktor Kennzahlensystem Das renommierte Kienbaum-Institut konstatiert in der Studie „Exzellenz im Vertrieb“, dass Vertriebskennzahlen nach dem Change Management der zweitwichtigste Erfolgsfaktor für Unternehmen sind. Das Kienbaum-Vertriebsmodell analysierte zehn Elemente, die erfolgreiche von weniger erfolgreichen Unternehmen unterscheiden. Die Unterschiede im Bereich „Kennzahlen und Management-Cockpit“ - sprich Controlling - waren eklatant. Im Dschungel der Zahlen Die richtigen Kennzahlen für das Vertriebscontrolling auszuwählen ist nicht leicht. Es geht darum, Schwächen offenzulegen und Defizite zu benennen. Überlässt man allein dem Vertrieb die Auswahl der Kennzahlen, besteht die Gefahr, dass unangenehme Wahrheiten verschleiert werden. Dies umso mehr, als Vertriebsmitarbeiter meistens leistungsabhängig vergütet werden. Daher sollten Controlling und Vertrieb gemeinsam ein geeignetes Kennzahlensystem für das Vertriebscontrolling erarbeiten, das an die Vertriebsstrategie angepasst ist. Wer braucht welche Kennzahlen? Das lässt sich nicht allgemeingültig beantworten, da sich die Voraussetzungen und Ziele der Unternehmen unterscheiden. Da außerdem die internen und externen Bedingungen immer komplexer werden, wächst die Zahl der Kennzahlen – aber auch die Erhebung der Daten und Berechnung der Werte wird durch Software-Unterstützung immer besser. Eine Deckungsbeitragsrechnung kann erste Anhaltspunkte ergeben, Zeiteffizienz im Vertrieb Ein ganz entscheidender Faktor ist die Verwendung der wertvollen Ressource Zeit. Pro Woche machen Verkäufer im Schnitt zehn Besuche, wobei sie 800 Kilometer zurücklegen – das entspricht einem Arbeitstag reine Fahrtzeit. Umso wichtiger ist es, die Akquisitionszeit dort einzusetzen, wo sie den höchsten Ertrag bringt: bei potenzialstarken Kunden. Die Zeiteffizienz lässt sich mit Kennziffern wie z. B. Abschlussquote, Durchschnittliche Anzahl der Kundenbesuche, Durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Reisetag usw. ermitteln. Statt umsatzbasierter Zahlen empfehlen sich ertrags- oder deckungsbeitragsbasierte Kennziffern. Wenn Volumen vor Ertrag geht, kann eine verzerrte Wahrnehmung entstehen. Hohe Umsatzzahlen können mit sinkender Rentabilität einhergehen, wenn der Vertrieb zu hohe Zugeständnisse beim Preis macht. Die Spreu vom Weizen trennen Moderne CRM-Systeme helfen Vertriebsorganisationen, ihre Kräfte in die richtigen Kanäle zu lenken. Es gibt Programme, in denen Geschäftsanbahnungen direkt in der Software klassifiziert und nach bewährten Methoden qualifiziert werden. Unternehmen können ihren Vertriebsprozess in der Software abbilden und optimieren. Routinearbeiten werden automatisiert und Verkaufschancen konsistent analysiert und vorangetrieben. Je nach Stand der Akquisition wird eine Anbahnung mit gewichteten Abschlusswahrscheinlichkeiten bewertet – softwaregesteuert, ohne weiteren Rechenaufwand für den Vertrieb. Auf diese Weise kristallisieren sich die besten Verkaufschanchen heraus und die Vertriebsmitarbeiter investieren ihre Zeit gewinnbringend. Die Planung von Dienstreisen und allgemein die Vertriebsplanung profitieren davon. Das hilft nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Provisionskonto auf die Sprünge – ein gutes Argument, um Kennzahlen gegenüber skeptischen Vertriebsleuten, die sich vor allzuviel Transparenz fürchten, durchzusetzen. KPI-Kategorien Eine Studie von Mercuri International und den Universitäten St. Gallen und Bochum empfiehlt acht KPI-Kategorien, um den Informationsschatz zu heben und das Vertriebscontrolling auf eine neue Stufe zu heben: Marktperspektive – Marktanteil im Vergleich zu einer Benchmark sowie Kundenzufriedenheit. Ergebnisse und Prognosen – Ertrag pro Kanal, Gebiet, Außendienstler, Produkt Effizienz im Vertrieb – Vertriebskostenquote (im Vergleich zum Branchendurchschnitt) Produktivität im Vertrieb – Umsatz/Ertrag pro Verkäufer und pro Kundengruppe, gewonnene und verlorene Geschäfte Vertriebsaktivitäten – Anzahl der Besuche / Telefonate / Videokonferenzen, pro Außendienstler, pro Gebiet, pro Segment oder Kanal Vertriebsmitarbeiter – Stabilität der Mannschaft, Durchschnittsalter, Betriebszugehörigkeit, Fluktuation Produkte und Innovationen – Umsatz- und Ertragsanteil alter im Vergleich zu neuer Produkte Führung – Anzahl der Mitarbeitergespräche und Coaching-Einheiten Vertriebskennzahlen (Auswahl) Viele Quellen veröffentlichen Kennzahlen für die Vertriebssteuerung. Genannt seien hier das Controlling-Portal sowie die österreichische Agentur Salesfocus. Jedes Unternehmen muss sich selbst das zu seiner Vertriebsstrategie passende Kennzahlensystem erarbeiten, das seinen Bedürfnissen nach Daten, Transparenz und Steuerung gerecht wird. Hier daher nur einige Beispiele: KennzahlBeschreibungMarktanteil (%)Anteil des Unternehmens am Gesamtumsatz seiner BrancheVertriebsdeckungsbeitrag (%)Umsatzrendite nach Abzug aller VertriebskostenVertriebsquote (%)Anteil der Vertriebskosten am UmsatzKundenwert oder Customer Lifetime Value (CLV) (€)Deckungsbeitrag, den ein Kunde zum Betrachtungszeitpunkt erbringt, zeigt, ob sich die Akquisition monetär gelohnt hatÆ Umsatz pro Auftrag (€)Zeigt an, ob der Vertrieb oder der einzelne Verkäufer in die richtige Richtung akquiriertDurchschnittlicher Umsatz pro Reisetag (€)Gibt Aufschluss über die Monetarisierung von ReisetätigkeitStammkunden-Umsatzanteil (%)Zeigt an, wie stark die Stammkunden zum Umsatz beitragenStornoquote (%)Gibt an, welcher Anteil der Abschlüsse eines Mitarbeiters (oder Teams) nachträglich storniert werden. Man kann auch eine Stornowertquote errechnen, die den Gegenwert statt der Anzahl der Aufträge als Basis nimmt. Das Kienbaum-Vertriebsmodell Kennzahlen sind wichtig, aber eben nur ein Element eines erfolgreichen Vertriebsmodells. Erfahrene Verkäufer wissen, dass eine erfolgreiche Geschäftsanbahnung immer vom Kundennutzen her verargumentiert werden muss. Das Kienbaum-Vertriebsmodell (siehe Studie „Exzellenz im Vertrieb“) nennt zehn strategische und operative sowie unternehmens- und mitarbeitergetriebene Elemente. Vertriebs- und Marketingstrategie Kundennutzen Vertriebsorganisation und –prozesse CRM-System Vertriebskennzahlen Managementsystem Führen mit Zielen und Anreizsystemen Personalauswahl und Diagnostik Personalentwicklung Veränderungsmanagement Jeder dieser Bereiche kann und muss optimiert werden – in jedem Unternehmen, das sein Vertriebscontrolling ernst nimmt. Doch das ist Stoff für einen weiteren Artikel. ### 7 Fragen für mehr Vertriebserfolg im Mittelstand Erfolgreiche Vertriebsaktivitäten zu gestalten ist eine Kernaufgabe im Unternehmen. In neuen sowie gewachsenen, mittelständischen Strukturen kann diese Kernaufgabe durchaus eine Herausforderung sein. Diese 7 Fragen geben eine Anregung für mehr Vertriebserfolg im Mittelstand. 1. Was sind die Kernaufgaben von Vertriebsleiter und Geschäftsführung? Einstellung von erfolgreichen Vertriebsmitarbeitern Training der Vertriebsmitarbeiter (im Hinblick auf Unternehmen, Produkt, Kundennutzen, Vertriebsmethodik) Steuerung der Vertriebsmitarbeiter für den größtmöglichen Deckungsbeitrag pro Vertriebszeit Aufbau einer hohen Anzahl und einer hohen Qualität von Leads unter Einsatz von Methoden zur Leadqualifizierung Konsistenz im Leadmanagement und in allen Vertriebsprozessen, um Skalierbarkeit und einen weiteren Ausbau des Vertriebs zu ermöglichen Aufbau von Vertriebs-Alphatieren, um den Prozess umzusetzen und zu perfektionieren 2. Wie kann das Potenzial von Vertriebsmitarbeitern voll ausgeschöpft werden? Verständnis für vier Ziele entwickeln, welche maßgeblich die Resultate beeinflussen: Performance Professionalität Monetäre Motivation Persönliche Aspekte 3. Wie lassen sich Vertriebsfehler vermeiden? Fehler 1: Einstellung von zu vielen Vertriebsmitarbeitern zu Lasten der Qualität. Die Kosten einer schlechten Einstellung sind extrem hoch in zwei Disziplinen - nämlich Investment und Schädigung der Unternehmenskultur Fehler 2: Aufbau von Vertriebsprozessen entlang Personen. Auch wenn Personen unterschiedliche Eignungen und Neigungen haben, müssen die Vertriebsprozesse inklusive der wichtigen Reportingstrukturen und Qualitätskriterien eingehalten werden. Fehler 3: Fehlende Struktur und fehlende Tools. Fehler 4: Fehlende Messbarkeit. Fehler 5: Falsche Anreize für den Vertrieb. Das führt im Einzelfall zur Bewerbung von Produkten und Projekten mit zu geringem Deckungsbeitrag oder zu hohen After-Sales-Aufwendungen 4. Welche wichtigen Eigenschaften sollen Vertriebsbeauftragte besitzen? Lernfähigkeit und die Bereitschaft, dauerhaft und nachhaltig zu lernen und auch von anderen zu lernen. Anspruch des Vertriebsbeauftragten: Ein Vertriebsbeauftragter, dessen Motivation primär monetär ist, wird oft nur kurzfristig erfolgreich sein. Ein Vertriebsbeauftragter, der eine hohe Erwartungshaltung an sich selbst hat, private Zeit in Vorbereitungen investiert, intelligente Fragen stellt, bei Feedback der Kunden aufmerksam hinhört (und nicht „über-“hört) und stets versucht, ein tiefes Verständnis für die Kundensituation zu erreichen, wird viele wichtige Hinweise eher erhalten und Signale sehen, die den Erfolg weisen. Früherer Erfolg korrespondiert in der Regel auch mit heutigem Erfolg. Wenn frühere Erfolge vorliegen, kann dies ein guter Indikator für die Erfolgswahrscheinlichkeit in einer neuen Umgebung sein. Aufnahmefähigkeit: Schnelligkeit, neue Konzepte und Impulse zu verinnerlichen und dem Kunden im nächsten Satz in der Antwort widerzuspiegeln. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht Bindung. Rolle „Berater meines Vertrauens“: Ein guter Vertriebsmitarbeiter wirkt wie ein neutraler Unternehmensberater, der eine hohe Kompetenz in seinem Thema hat und als Problemlöser des Kunden auftritt. Leidenschaft: Ohne echte und intrinsische Begeisterung für die Aufgabe beim Kunden und den Willen, diesem bei der Lösung der Aufgabe zu helfen, ist Vertrieb nur schwer möglich. Auch wenn der Vertriebsbeauftragte von „seinem Produkt“ überzeugt ist, wird sich diese „Überzeugung“ nicht in Begeisterung auf Seiten des Kundens übertragen, wenn die Leidenschaft für die „echte Problemlösung“ nicht authentisch, sondern aufgesetzt ist. Dies führt zu dem Ersatz des Leitbilds „Heute wird abgeschlossen“ zu „Heute helfe ich meinen Interessenten“. Ein Kunde, der für einen Kaufabschluss „überredet“ wurde, hat aus Sicht eines Vertriebscontrollers ein wesentlich höheres Risiko des Nachbetreuungsaufwands oder auf lange Sicht des Kundenverlusts. Zu starker Fokus auf Erfahrung: Viele klassischen Vertriebstugenden wie Abschlussgespräche, Einwandbehandlung, Angebotspräsentationen sind weniger wichtig als die oben skizzierten Eigenschaften, welche auch eins-zu-eins auf einen Unternehmensberater passen könnten. Im Rückschluss bedeutet dies die Verlagerung des Fokus von der Erfahrung auf das Potenzial des Vertriebsmitarbeiters. 5. Wie lassen sich wichtige Vertriebseigenschaften coachen und entwickeln? Qualifizierung geht vor Produktdemo. Die Qualifizierungsphase ist extrem wichtig und ermöglicht den Aufbau einer vertrauensvollen Kundenbeziehung. Eine Produktpräsentation ohne vorherige Kenntnis der Kundenbedürfnisse ist nur im absoluten Ausnahmefall erfolgreich. Sie schafft jedoch keine Sympathiewerte und Kundenbindung in der Direktansprache. Bedarfsursachen analysieren. Ohne ein detailliertes Verständnis, was die konkreten Ursachen des Bedarfs sind, sind die Risiken von Nachkauf-Dissonanzen oder schlimmstenfalls des Verlusts der Kundenbeziehung zu hoch. Konkret lässt sich dies in drei Dimensionen aufschlüsseln: Identifikation eines konkreten Bedarfs anhand qualifizierter und quantifizierter Informationen. Verständnis über die Zielsetzung des Interessenten und der Konsequenzen was passiert, wenn das Ziel oder Teilziele nicht erreicht werden. Aufzeigen der Kosten und des Aufwands, wenn die Entscheidung zur Problemlösung zeitlich verschoben wird. Ausbildung der Vertriebsmitarbeiter mit Blick auf diese Analyse, um möglichst kompetent die maßgebliche Ursache zu lösen, welche für den Bedarf verantwortlich ist. Auf Seiten des Interessenten wird dann möglicherweise das Bild über die Problematik im eigenen Haus nochmals transparenter (und bestätigt), was den Aufbau von Vertrauen fördert. Das Vertrauen wird dabei vom Vertriebsmitarbeiter zur Produktlösung hin transportiert. 6. Wie werden Vertriebsmitarbeiter gesteuert? Es muss Klarheit herrschen über die Ziele und Methodik zur Vertriebssteuerung. Vertriebsmitarbeiter benötigen unternehmensweites Wissen und den Kundenstatus in Echtzeit. Diese Informationen können durch integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud standortunabhängig abrufbar sein. Der Vertrieb und alle weiteren Abteilungen müssen verzahnt werden. Unternehmensweit müssen die Mitarbeiter verstehen, dass jeder einzelne im Vertrieb ist. Es gibt nur eine Unterscheidung in zwei Kategorien. Kategorie 1: Vertrieb im Feld, direkte Beratung und Verkauf. Kategorie 2: Alle Abteilungen und Personen im Unternehmen, die einen Beitrag dazu leisten, damit der Vertrieb erfolgreich sein kann. 7. Welche Metriken sind zu analysieren? Die Vertriebspipeline muss analysiert und bewertet werden. Dazu braucht es eine Analyse der Verkaufschancen. Die Verkaufswahrscheinlichkeiten müssen gewichtet werden, wobei der Schwerpunkt auf der Frage liegt, warum der Interessent vermutlich abschließen wird. Die täglichen Vertriebsaktivitäten sollten automatisiert im Hintergrund ausgewertet werden. Es können z. B. die Anzahl der Neukundenbesuche, Telefonate, E-Mails, Terminvereinbarungen, Finalisierungen von Qualifizierungsprozessen u.v.m. erfasst und zur Kennzahlenberechnung sowie für Analysen herangezogen werden. Die Erfolgsmessung von Vertriebsbeauftragten ist ein wichtiger Motivator. Mögliche Kennzahlen sind: Durchschnittliche Höhe der Angebote und Anzahl der Angebote Produktivität pro Vertriebsmitarbeiter (Umsatz und DB pro VB) LTV (Life Time Value) des Kunden   Unter folgendem Link finden Sie auch eine Checkliste für mehr Vertriebserfolg. ### DATEVconnect online für Steuerberater DATEVconnect online ist ein neuer Konnektor für den digitalen Daten- und Belegtransfer zwischen Mandant und Kanzlei. Der Mandant lädt seine Buchungen und Belege mit einer Unternehmenssoftware, die DATEVconnect online unterstützt, direkt in die DATEV-Kanzleisoftware hoch. Dort kann sie der Steuerberater unmittelbar bearbeiten. Das Besondere daran: Die PDF-Belege werden vorkontiert übergeben, d. h. mit jeder Buchung erhält der Steuerberater auch den buchungsbegründenden Beleg. Sicher, schnell und vollständig. Pilotphase ist angelaufen DATEVconnect online befindet sich derzeit in der Pilotphase. Scopevisio ist in dieser Innovation das DATEV-Partnerunternehmen, das den Fokus besonders auf mittelständische Mandantenunternehmen legt. Scopevisio bietet Steuerberatern das praktische Mandantenportal und den in der Software angelegten Belegfluss an. Hinzu kommen bemerkenswerte Effizienzgewinne. Keine aufwändigen Rückfragen mehr Früher mussten Steuerberater den richtigen Ansprechpartner beim Mandanten ans Telefon bekommen, wenn sie Rückfragen hatten. Akten mussten kopiert und Antworten gefunden werden - ein lästiges und zeitraubendes Verfahren, insbesondere, wenn die zuständige Person nicht greifbar war. Mit Scopevisio ist es nunmehr möglich, direkt in die digitalen Akten des Mandanten Einblick zu nehmen und durch komfortable Such- und Filterfunktionen sekundenschnell genau die Information zu finden, die gerade benötigt wird. Das spart Arbeitskraft und Aufwand, sowohl beim Berater als auch beim Mandanten. Zeit- und ressourcensparend Der Steuerberater entscheidet nun selbst, wann er die Buchhaltung seiner Mandanten abschließen möchte und kann dem erhöhten Arbeitsaufwand am Ende eines Monats entgegen wirken. Alle Angaben der Mandanten werden automatisch in die DATEV-Buchungsmaske übernommen, wo die Buchungen lediglich bestätigt werden müssen. Die manuelle Erst-Erfassung entfällt vollkommen. Muss eine Vorkontierung ergänzt oder korrigiert werden, hat die Kanzlei alle benötigten Informationen und Belege zur Hand und kann die Buchungen am Bildschirm abgleichen. Dies spart Zeit und Berater sowie Mitarbeiter können ihre Kapazitäten auf die Kernkompetenzen einer Steuerkanzlei konzentrieren. Das papierlose Büro Belege müssen nicht mehr kopiert, in Aktenordnern abgeheftet werden und an den Mandanten zurückgegeben werden - der digitalisierte Belegtransfer macht das überflüssig. Alle Belege der Mandanten werden in einem hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, das strengen Datenschutzgesetzen unterliegt. Sie werden verschlüsselt übertragen und sind für den Berater jederzeit zugänglich. Sie als Berater benötigen Zugriff auf eine Rechnung, die schon vor einigen Monaten verbucht wurde? Kein Problem – anhand von einfachen Suchbegriffen aus dem Textinhalt finden Sie den Beleg innerhalb weniger Sekunden. Funktionsweise Ein Beispiel: Der Mandant erstellt eine Rechnung in seiner Unternehmenssoftware. Die notwendigen Angaben – z. B. Rechnungsempfänger, zu berechnende Produkte oder Leistungen, Stückpreis, Zahlungsziel, Mehrwertsteuersatz usw. – sind in der Software hinterlegt. So wird die Rechnung mit minimalem Erfassungsaufwand größtenteils automatisch generiert. Gleichzeitig werden die Rechnungsdaten in der Abrechnungs-Software bereits vorverarbeitet. Da die Software „weiß“, wer der Rechnungsempfänger ist, kann sie die Buchung vorkontieren. Der elektronische Beleg wird mitsamt dem Buchungssatz über DATEVconnect online in die DATEV-Kanzleisoftware des Steuerberaters überspielt. So wird die Zusammenarbeit mit dem Mandanten optimiert und der Prozess in der Kanzlei gestrafft. Der Bearbeiter muss nicht länger auf den Austausch von Pendelordnern warten, um die monatliche Buchführung fristgerecht abschließen zu können. Alle Bewegungen in einer Software Ausgangsrechnungen erstellt der Mandant direkt in der Abrechnungs-Software. Dort hinterlegt er nicht nur alle relevanten Daten wie etwa Kunde und Artikel, er erstellt auch die Rechnungsbelege direkt im Programm. Alle Daten und die Belege im PDF-Format werden über DATEVconnect online an die Kanzlei übertragen. Eingangsrechnungen werden vom Mandanten eingescannt (soweit sie nicht bereits digital vorliegen) und abgerechnet. Eingangsrechnungen, die als E-Mail Anhang erhalten wurden, können per E-Mail an die Software weitergeleitet werden. Diese Belege werden mit dem DATEV-konformen Standardkontenrahmen vorkontiert und über DATEVconnect online übertragen. Kassenbewegungen können mit wenigen Mausklicks eingegeben und anhand von Buchungsvorschlägen vorkontiert werden. Quittungen und eingescannte Ausgabenbelegekönnen diesen zugeordnet werden. Abgeschlossene Kassenblätter werden als Ganzes inklusive der Belege über DATEVconnect online an die Kanzlei übergeben. Vorteile im Überblick Die Daten werden gesichert und vollständig zur DATEV-Kanzleisoftware übertragen. Der Mandant liefert GoBD-konform vorbereitete Belege. Diese umfassen Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbewegungen. Die Belege müssen nicht mehr manuell in DATEV zugeordnet werden. Bei Rückfragen hat der Steuerberater Zugriff auf relevante Informationen des Mandanten, wie z. B. Vertragsunterlagen. Rückfragen und aufwändiges Suchen entfallen. Prüfprotokolle schließen Fehler aus und verbessern die Datenqualität. Die von den GoBD geforderte, zeitnahe Buchung und unveränderliche Kassenführung kann realisiert werden. Eine komfortable, einfache und qualitätsgesicherte Finanzbuchhaltung wird ermöglicht. Kanzleien können besser planen und Bearbeitungsspitzen am Monatsende vermeiden. Sie müssen nicht mehr auf Pendelordner warten, um die Buchführung fristgerecht zu erledigen. Keine Gefahr des Verlusts, der Beschädigung oder Vertauschung von Belegen. Die Zeitersparnis durch digitalisierte Abläufe spart Prozesskosten und schafft Raum für mehr Beratungsleistungen. Daraus resultieren Wettbewerbsvorteile und ein Reputationsgewinn. ### Bereitstellungs- und Servicemodelle im Cloud-Computing Durch die hohe Verfügbarkeit von Cloud-Services und die Akzeptanz von Cloud-Computing werden die Service- und Bereitstellungsmodelle zunehmend nachgefragt. Die Unterscheidungsmerkmale werden wie folgt abgegrenzt. Bereitstellungsmodelle: Public Cloud – Hybrid Cloud – Private Cloud Privatanwender, Start-up, Klein-Unternehmen, öffentliche Hand, Mittelständler oder transnational agierender Großkonzern: Die Anwender-Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Möglichkeiten der Dienste aus der Cloud differieren teils erheblich. Mehrere Bereitstellungsmodelle erfüllen die unterschiedlichen Anforderungen. Das Bereitstellungsmodell Public Cloud nutzen zum Beispiel Unternehmen, die ihre IT-Kosten senken wollen. Sie arbeiten mit Standardanwendungen und können auf umfangreiches Customizing verzichten. Die Public Cloud eignet sich ebenfalls für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Kollaboration und mobilen Daten-Zugriff (Außendienst, Zweigstellen, Filialen, Home Offices). Public Cloud Von einer Public Cloud wird gesprochen, wenn die Services von der Allgemeinheit oder einer großen Gruppe genutzt werden können und die Services von einem Anbieter zur Verfügung gestellt und der Allgemeinheit oder einer großen Gruppe genutzt werden. Privatanwender nutzen die Public Cloud zum Beispiel wie eine zusätzliche Festplatte, um Musik-, Video- und Bilddateien abzuspeichern. Unternehmen nutzen in der Public Cloud zum Beispiel IT-Services wie E-Mail-Systeme, Rechnerkapazitäten, Speicherplatz, Software oder Kommunikationslösungen. Private Cloud In einer Private Cloud wird die Cloud-Infrastruktur nur für eine Institution betrieben. Sie kann von der Institution selbst oder einem Dritten organisiert und geführt werden. Die benötigte Infrastruktur steht im Rechenzentrum der eigenen oder einer fremden Institution. Die IT-Leistungen stehen im Regelfall ausschließlich autorisierten Nutzern wie Mitarbeitern oder Geschäftspartnern zur Verfügung, die über das Internet oder VPN darauf zugreifen. Hybrid Cloud Die Hybrid Cloud ist eine Kombination aus Public und Private Cloud sowie traditioneller IT-Umgebung. Hybride Clouds ermöglichen es beispielsweise, bei Auslastung der internen Cloud auf eine öffentliche auszuweichen. Servicemodelle: Software-, Platform-, Infrastruktur-as-a-Service Beim Cloud Computing werden IT-Leistungen bedarfsgerecht als Dienste („as a Service“) über das Internet bereitgestellt. Die IT-Leistungen können sich auf Anwendungen, auf Plattformen für die Anwendungsentwicklung und den -betrieb oder auf die Basisinfrastruktur beziehen. Man unterscheidet dementsprechend drei Servicemodelle. Software as a Service (SaaS) Im SaaS-Modell wird Anwendungssoftware durch einen externen Dienstleister betrieben, betreut und dem Kunden über das Internet zur Verfügung gestellt. Platform as a Service (PaaS) PaaS meint die Bereitstellung von Laufzeit- oder Entwicklungsumgebungen über das Internet. Auf diesen Plattformen lassen sich Anwendungskomponenten entwickeln. Infrastructure as a Service (IaaS) Unter IaaS versteht man Bereitstellung einer skalierbaren IT-Infrastruktur wie z. B. Rechenleistung, Datenspeicher oder Netze als Dienst. Handlungsempfehlung Cloud Computing Das passende Cloud-Modell: Welche Bereitstellung – welcher Service – welche Abrechnung? Bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen hat sich die Kombination aus „Public Cloud“ und „Software as a Service“ als praxisnahe und effiziente Sourcing-Alternative zur konventionellen Client-Server-Architektur erwiesen. Auf die komplett anpassbaren Software-Anwendungen greifen die Nutzer über das Internet zu und teilen sich dabei Hardware- und Plattform-IT-Ressourcen, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen. Viele Business-Segmente wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und DMS (Dokumentenmanagement-System) können durch solche Cloud-Dienste kostengünstig und zeitnah unterstützt werden. Die IT-Leistungen des Cloud-Providers sollten folgende Eigenschaften besitzen: funktionell, schnell, skalierbar, flexibel, sicher, zuverlässig, hochverfügbar, kostengünstig, effizient und transparent. Als Abrechnungsmodell empfiehlt sich u. a. das so genannte „Pay-per-use“, bei dem am Monatsende nur die tatsächlich gebuchten Services tagesgenau erfasst und abgerechnet werden: pro Lizenz, pro Anwendung, pro Tag. ### Was soll eine Software für Anlagenbuchhaltung leisten? Langlebige Wirtschaftsgüter, die einen bestimmten Wert übersteigen und dem Produktions- bzw. Leistungsprozess eines Unternehmens dienen, gehören zu dessen Anlagevermögen und müssen gemäß §247 HGB ausgewiesen und gemäß §253 HGB abgeschrieben werden, wobei sich der Wertansatz in der Bilanz jeweils um den als Aufwand gebuchten Abschreibungsbetrag vermindert. Die Abschreibung (auch Absetzung für Abnutzung oder AfA) soll sich über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz) erstrecken, für deren Ermittlung das Bundesfinanzministerium AfA-Tabellen ins Netz stellt. Dessen ungeachtet müssen bei einer ungeplanten Wertminderung auch außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden. Software für die Anlagenbuchhaltung (AnBu) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung, Abschreibung, Bewertung, Verbuchung und Aufstellung ihrer Anlagen. Was sollte eine Anlagenbuchhaltung leisten? Eine gute Software für die Anlagenbuchhaltung sollte folgende Funktionen aufweisen: Anlagenverwaltung Im Idealfall kann für jedes Anlagegut eine Anlagekarte erfasst werden, die alle relevanten Informationen aufnimmt. Dazu gehören die Inventarnummer die Bezeichnung des Anlagegutes die Anschaffungs- oder Herstellungskosten das Sachkonto, auf dem es gebucht wird die Kostenstelle der Beginn der Abschreibung die Nutzungsdauer die Abschreibungsart der vom Programm ermittelte Buchwert Dokumente, Kommentare usw., die das Anlagegut betreffen Es sollte festgehalten werden, ob es sich um einen Abgang oder Zugang oder eine andere Art von Bewegung handelt, wie etwa eine Teilwertabschreibung, Umbuchung, Korrektur usw. Praktisch ist, wenn die Anlagenbuchhaltungs-Software die AfA-Tabellen integriert. Anlagengitter Das Anlagevermögen wird in einem Anlagengitter gemäß §268 II HGB verzeichnet. Kapitalgesellschaften müssen das Anlagengitter als Anhang zur Bilanz beifügen. In einer Anlagenbuchhaltungssoftware richtet sich die Gliederung nach Bilanzpositionen. Unterhalb von Posititionen wie „Sachanlagen/Technische Anlagen und Maschinen“ werden z. B. Maschinen des Unternehmens einzeln mit den Angaben aus der Anlagekarte ausgewiesen: Inventarnummer, Zugänge/Abgänge, AfA, Buchwert usw. Es ist sinnvoll, das Anlagengitter in verschiedenen Berichtsformaten ausgeben und ausdrucken zu können. Inventarliste Ein gutes Programm für die Anlagenbuchhaltung kann aus den im System hinterlegten Daten im Handumdrehen eine Inventarliste des Anlagevermögens eines Unternehmens erstellen. Rechtsgrundlage ist §240 I HGB, der jeden Kaufmann verpflichtet, bei Aufnahme seines Geschäfts sowie am Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar, d. h. ein ausführliches Bestandsverzeichnis seiner Vermögenswerte und Schulden, zu erstellen. Abgleich von Finanz- und Anlagenbuchhaltung Üblicherweise wird neben der Anlagenbuchhaltungssoftware auch eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt. Um die Konsistenz der Buchführung und Wertansätze zu gewährleisten, sollten die Salden von Finanz- und Anlagenbuchhaltung abgestimmt werden. Wenn sich Differenzen ergeben, kann es sein, dass Positionen nachgebucht werden müssen. Der Saldenabgleich sollte nach Sachkonten tabellarisch geordnet sein, um einen raschen und vollständigen Überblick zu geben. Abschreibungsläufe Eine softwaregestützte Anlagenbuchhaltung berechnet automatisch zum Periodenschluss Buchungsläufe für die Abschreibungen. Der Buchungsstapel enthält alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen sowie die Kostenbuchungen nach Kostenarten, Dimensionen und Kostenträgern. Die Beträge errechnen sich anhand der für die Anlagegüter erfassten Werte (AHK, AfA, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode). So können in einem einzigen Arbeitsgang alle Abschreibungsbuchungen einer Periode festgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können als Poolabschreibung sofort abgeschrieben werden. Sinnvoll ist es, wenn das Programm zusätzlich Differenzen zur Finanzbuchhaltung ermittelt und dem Anwender Möglichkeiten gibt, diese direkt zu korrigieren. Zuordnung von Posten der Anlagen-/Finanzbuchhaltung Manche Programme können auflisten, welche Bewegungen auf Anlagekonten innerhalb eines Zeitraums nicht eindeutig einem Vorgang in der Anlagen- oder Finanzbuchhaltung zugeordnet werden können. Anhand dieser Informationen kann der Bearbeiter nachträglich die Zuordnung vornehmen, etwa bei neuen Anlagegütern oder bei nachträglichen Anschaffungskosten.   ### ERP Definition und Überblick ERP ist eine unternehmerische Aufgabe, die vorhandene Ressourcen bestmöglich einsetzt und einen optimalen betrieblichen Wertschöpfungsprozess gewährleistet. Planung und Steuerung bilden die Schwerpunkte des Prozesses. Ressourcenplanung im Unternehmen Grundlegende Ressourcen im Unternehmen sind Personal, Finanzmittel, Betriebsmittel und Informationen. Eingesetzt werden sie in Projekten und Prozessen, zur Herstellung von Produkten und zur Erbringung von Leistungen, für kommerzielle oder administrativen Aufgaben. ERP Definition Man kann ERP also definieren als die Managementaufgabe, alle Unternehmensressourcen so zu planen, zu steuern und einzusetzen, dass sie die betrieblichen Abläufe und letztlich den Unternehmenszweck bestmöglich unterstützen. Somit ist die Ressourcenplanung eine zentrale Unternehmensfunktion, die in jede Abteilung und jeden Teilbereich des Unternehmens hineinragt. Konkret gehören dazu so unterschiedliche Dinge wie der optimale Einsatz von Projektmitarbeitern, die Lagerverwaltung und rechtzeitige Beschaffung von Material, die Steuerung von Produktionsprozessen, die Logistik, die Verwaltung von Informationen, Dokumenten und elektronischen Ressourcen, der IT-Einsatz, die Finanzbuchhaltung und Liquiditätsplanung, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und vieles mehr. ERP-Unternehmenssoftware ERP-Unternehmenssoftware kann unterschiedliche – oder im Extremfall alle – Teilbereiche des Ressourceneinsatzes organisieren, optimieren und integrieren. Je mehr ressourcenrelevante Funktionen und Bereiche integriert werden, umso umfassender wird das Gesamtbild der Unternehmensprozesse, umso präziser werden Prognosen und Analysen und umso engmaschiger wird die Abstimmung und Koordination im Ressourceneinsatz. Branchenlösungen Es existieren viele Branchenlösungen im ERP-Bereich. Selbstverständlich hat Krankenhaus andere Anforderungen als ein Großhandelsunternehmen und eine Spedition andere Anforderungen als eine Maschinenbaufirma. Was liegt näher, als eine Software zu erwerben, die auf die eigene Branche abgestimmt ist? Großunternehmen lassen nicht selten ihre eigene Individuallösung programmieren. Standardsoftware Eine preiswertere und für KMUs oft sinnvolle Alternative ist hoch konfigurierbare Standardsoftware. Diese bietet die Möglichkeit, Systemteile durch entsprechende Einstellungen auf die jeweilige Branche und sogar auf die einzelnen Anwender abzustimmen. Abgespeckte Lösungen gibt es sogar auch für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer. So bekommen kleine Akteure eine große Software an die Hand, die in puncto Funktionalität und Integration den Branchen- und Individuallösungen in nichts nachsteht. Disparate versus integrierte ERP-Systeme Viele Leser kennen die Spezialsoftware-Produkte für Buchhaltung, CRM, Projektmanagement, Daten- und Dokumentenmanagement, Personalverwaltung und Warenwirtschaft. Indessen ist nicht jedem bewusst, dass moderne, integrierte Systeme in der Lage sind, Unternehmen und ihre Prozesse ganzheitlich abzubilden. Ein unbestreitbarer Vorteil solcher Lösungen ist der Drill Down zu verknüpften Informationen: Von der Buchung zum Beleg, vom Vertrag zum Projekt, vom Bearbeiter zur Urlaubsplanung, vom Kontakt zum Offenen Posten. Elemente von ERP-Software Die nachfolgend aufgelisteten Elemente werden in vielen Unternehmen heute noch durch unterschiedliche Programme von unterschiedlichen Herstellern beigesteuert. Bedingt durch die Vielfalt und Komplexität moderner Unternehmen und Wirtschaftsabläufe existieren ERP-Systeme von sehr unterschiedlicher Prägung. ERP-Systeme können folgende Bereiche (oder einen Ausschnitt davon) abdecken: Finanzen und Buchhaltung Controlling und Berichtswesen Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Marketing und Vertrieb Projektmanagement Produktdaten Dokumentenmanagement Personalverwaltung Supply Chain Management und Logistik Produktionsplanung Lagerhaltung Warenwirtschaft Produktionssteuerung Forschung und Entwicklung Zentrale Überlegungen zu ERP-Systemen Die Integration aller ERP-Funktionen in einem ganzheitlichen System ist noch eine relativ junge Entwicklung in der Unternehmenssoftware. Viele Unternehmen verwalten nach wie vor ihre Kunden in dem einen und ihre Finanzen in dem anderen System. Wer schon immer – und meistens auch erfolgreich – so gearbeitet hat, ist sich häufig nicht im Klaren darüber, welche Optimierungs- und Einsparpotenziale eine integrierte ERP-Lösung haben kann. Viele schrecken auch vor dem Aufwand zurück, den eine Migration auf ein umfassendes ERP-System verursacht. Dieser Aufwand sollte jedoch Gegenstand einer sorgfältigen Kosten-Nutzen-Abwägung sein. Denn häufig steigert eine moderne ERP-Lösung die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit im Unternehmen und trägt dazu bei, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern. Cloud Systeme sind überlegen Zunehmend greifen Unternehmen auf ERP-Lösungen aus der Cloud zurück. Aus gutem Grund: Auf die Cloud-Software kann standortunabhängig zugegriffen werden. Sie ist beliebig skalierbar und spart Investitionen in IT-Systeme und Administration. Und sie ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, so professionell und sicher zu arbeiten wie die Großen. ### ERP-Systeme: 10 Vorteile, die Ihr Unternehmen voranbringen Bevor wir über die Vorteile von ERP Software sprechen, untersuchen wir, was ERP eigentlich ist und welche Module und Funktionen in einem ERP System enthalten sind. Im Anschluss gehen wir noch auf weitere interessante Aspekte rund um ERP Software und Prozessoptimierung ein. Was ist ERP? ERP – Enterprise Resource Planning – ist ein schwammiger Begriff, denn streng genommen ist alles, was ein Unternehmen ausmacht, eine Ressource: Materielle ebenso wie immaterielle Vermögensgegenstände, Geld, Forderungen, Menschen, Informationen, Daten, Dokumente, Kunden, Zeit, das Wissen in den Köpfen, das Ranking bei Google. Eine unternehmensweite Ressourcenplanung müsste alle Assets und Prozesse abbilden, die mit diesen Unternehmensteilen zu tun hat. In der betrieblichen Realität bezieht sich Enterprise Resource Planning meist auf bestimmte Bereiche und Prozesse. Deshalb gleicht ERP vielerorts heute noch einem Flickenteppich. Nehmen wir als Beispiel die Auftragsabwicklung. Sie umfasst Beschaffung, Bestellung, Warenwirtschaft, Fertigung, Logistik, Implementierung, Abrechnung, Wartung und Service, Reklamationsbearbeitung, Belegfluss und so weiter. Vielerorts werden solche komplexen Vorgänge nicht durchgängig abgebildet. Insbesondere zwischen administrativen Tätigkeiten und Werkshalle klafft oft eine Lücke. Was ist ERP Software? In der Welt der Software hat es sich eingebürgert, folgende Anwendungen oder Module unter dem Begriff ERP Software zusammenzufassen: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung Abrechnung (Faktura) Projektmanagement eCommerce Warenwirtschaft Produktionsplanung und -steuerung Lagerverwaltung und Logistik Dokumentenmanagement Eine ERP Lösung kann alle oder einen Teil davon enthalten, je nachdem, welche Anforderung Ihr Unternehmen hat und welche Module Ihr Anbieter zur Verfügung stellt. Regelmäßig enthalten ERP Systeme auch ein Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dieses ist wichtig, um Dokumente, wie beispielsweise Belege, revisionssicher und GoBD-konform zu speichern und mit dem zugrunde liegenden Vorgang zu vernetzen. Transparenz, Schnelligkeit und verminderter Suchaufwand sind starke Argumente, auch ohne ERP zunächst einmal ein DMS einzuführen. ERP Systeme einführen Die meisten Unternehmen stampfen auch nicht von heute auf morgen eine neue Komplettlösung aus dem Boden. Sie führen ERP Module schrittweise ein und integrieren sie über Schnittstellen in ihre vorhandene IT-Umgebung. Es entsteht eine Hybrid-Lösung mit einem führenden System und weiterer angebundener Software. Diese kann Eigenentwicklungen umfassen oder auch Module anderer Anbieter, die Ihr ERP Hersteller nicht im Gepäck hat. ERP alleine genügt nicht Wie gesagt, selbst umfangreiche ERP Systeme können nicht alles abdecken. Sie benötigen zusätzlich: ein Customer Relationship Management System (CRM) für Marketing und Vertrieb vielleicht eine Marketing Automation-Lösung ein Entgeltabrechnungssystem und/oder Personalverwaltungssoftware ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS), falls Sie eine Fertigung haben ein Ticketsystem für Reklamationen und Service Die Liste ließe sich fortsetzen. Aber das Prinzip ist klar: Je mehr Prozesse Sie in Ihr ERP integrieren und dadurch miteinander vernetzen und verzahnen, umso effizienter arbeiten Sie und umso besser können Sie Ihr Unternehmen steuern. Deshalb ist es wichtig, ein ERP System auszuwählen, das offene Programmierschnittstellen (APIs) für die Integration von Drittanbieter-Software hat. Betrachten wir nun einige ausgewählte Ergänzungen zum ERP. CRM ergänzt ERP Bevor ein Projekt begonnen oder ein Produkt hergestellt wird, benötigt das Unternehmen Aufträge, die in den Bereichen von Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung generiert werden – Bereiche, die klassische Einsatzgebiete von CRM (Kundenbeziehungsmanagement)-Software sind. Um betriebliche Abläufe möglichst umfassend abzubilden, sollten CRM und ERP integriert sein. Wenn diese beiden Systemteile von verschiedenen Anbietern stammen, entstehen zwangsläufig Reibungsverluste und Insellösungen. DMS ergänzt CRM und ERP Quer durch alle Unternehmensprozesse ziehen sich Korrespondenzen, Verträge, Dokumente, Absprachen, Spezifikationen, Belege und unzählige Informationen, die ganz eigene Ressourcen darstellen und für die Planung und Steuerung von Prozessen wichtig sind. Im Idealfall ist also auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in die Unternehmenssoftware integriert. Marktüberblick über ERP verschaffen Wer sich für ERP Systeme interessiert, sollte den Cloud Unternehmertag besuchen. Diese jährliche Kongressmesse ist ein Top Event im Köln-Bonner Raum. Es gibt kaum eine bessere Gelegenheit, um sich umfassend über Unternehmenssoftware zu informieren. 10 Vorteile von ERP Systemen Enterprise Resource Planning-Systeme oder kurz ERP Systeme unterstützen Ihre Geschäftsprozesse. Wie? ERP Software ist in der Lage, von CRM über Projekte und Rechnungswesen bis hin zu Buchhaltung und Reporting alle Geschäftsprozesse abzubilden. Integrierte ERP Lösungen helfen Ihnen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal und IT-Systeme. Ziel der Enterprise Resource Planning Systeme ist es, Ihr Unternehmen noch ein Stück perfekter zu machen. Die Qualität der Geschäftsprozesse nimmt durch den Einsatz von ERP Software zu, während die Kosten abnehmen. Wir haben zehn Gründe zusammengefasst, weshalb jedes Unternehmen ERP Software einsetzen sollte. Gemeinsame Datenbasis ERP Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen (engl. Enterprise). Das verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand gehören der Vergangenheit an. Einheitlichkeit und Transparenz ERP Software ist modular aufgebaut und vernetzt die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen, vollständigen Informationen. Transparente Informationen stehen im gesamten Unternehmen zur Verfügung - schließlich ziehen sich ja auch die Prozesse durchs gesamte Unternehmen. Dadurch werden bereichsübergreifende Business Intelligence (BI)-Auswertungen möglich. Prozessoptimierung Workflows und Prozesse Ihres Unternehmens werden schon bei der Einführung eines ERP Systems auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Business Best Practices und die Einhaltung von Compliance Regeln. Verfahrensdokumentationen, die vom Gesetzgeber gefordert werden, erledigt das ERP System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert. Die Anbieter von ERP Software unterstützen ihre Kunden bei der Einführung neuer Module oder Systeme. Sie wissen, welche Anforderungen wie umgesetzt werden können. Bei der Anbieter-Auswahl sollten Sie darauf achten, dass Ihr Software Anbieter bereits andere Unternehmen aus Ihrer Branche im Portfolio hat. Zusammenarbeit verbessern ERP Systeme fördern die elektronische Zusammenarbeit (E-Collaboration) insbesondere durch Dokumentenmanagement (DMS)- und Projektmanagement-Systeme. Durch Versionierung und Wiederherstellung können verteilte Teams mit denselben Dokumenten und Informationen über große Entfernungen zusammenarbeiten. Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse nach außen dringen. Bessere Berichte für die Unternehmenssteuerung Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen für das Management werden im ERP System integriert und vernetzt. Das ermöglicht flexible und aussagekräftige Berichte. Ein gutes ERP System unterstützt sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen, die Sie selbst zusammenstellen. So entsteht ein Reporting nach Maß zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung sind alle Unternehmensebenen jederzeit auskunftsfähig. Fehlerquellen eliminieren Die Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, daher entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. Rechnungen werden durch die ERP Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt. Zeitersparnis ERP Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten fallen weg. Der Suchaufwand verringert sich. Die Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil. Dank Prozess-orientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten - Sie arbeiten mit einem ERP System effizienter und produktiver. Die Funktionen Ihrer ERP Software können Sie in aller Regel selbst konfigurieren und schnell an sich ändernde Anforderungen anpassen. Dadurch können Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden und Ihr Unternehmen zieht an langsameren Wettbewerbern vorbei. Kostensenkung Die Einführung von ERP Systemen reduziert den Verwaltungsaufwand enorm, weil Ihre Unternehmensabläufe reibungslos ineinander greifen. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz und Büromaterial, vor allem aber Zeit. Erfolgreiche Projektsteuerung Der 360-Grad-Blick auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und das Controlling bei Projekten. Die Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird erleichtert. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung für Projekte rasch abgerufen werden. Sie sehen - je mehr Module Sie in Ihr ERP System integrieren, je mehr Funktionen Sie abdecken, umso mehr Nutzen ziehen Sie aus der Einführung dieser Software. Mitarbeitermotivation Langweilige Routineaufgaben werden durch ERP Software automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiter empfinden weniger Druck und mehr Arbeitszufriedenheit. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden machen. Das motiviert und bindet wertvolle Fachkräfte an Ihr Unternehmen. ERP Systeme und Datenschutz Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Fragen von Datenschutz und Datensicherheit abermals ins Gedächtnis gerückt. ERP Software hilft Unternehmen, die strengen Bestimmungen im deutschen Datenschutz einzuhalten. Voraussetzung ist, dass Ihre Software in Deutschland oder der EU gehostet wird. DSGVO-Anforderungen und ERP Systeme Einige Anforderungen der DSGVO sind: Sie müssen die Einwilligung Ihrer Kontakte nachweisen, ob und in welchem Rahmen Sie deren Daten speichern und verarbeiten dürfen. ERP Software ermöglicht Ihnen, Einwilligungen z. B. von einem Webformular direkt in Ihr CRM zu übernehmen und zu dokumentieren. Sie dürfen nur so wenig Daten wie möglich bzw. so viele wie nötig speichern (Datenminimierung). In ERP Systemen gibt es keine redundante Datenerfassung. Prozesse werden durchgängig abgebildet. Das bedeutet, dass Sie nur die notwendigen Daten Ihrer Kontakte speichern und das auch nur an einer Stelle. Sie müssen in der Lage sein, einem Kontakt seine Daten komplett herauszugeben (Übertragbarkeit) oder alles, was ihn betrifft, aus Ihren Systemen zu löschen (Recht auf Vergessenwerden). In einer ERP Software können Sie alle Daten, die mit einem Kontakt verknüpft sind, mit einer einfachen Filtersuche abfragen, extrahieren oder löschen. Sie müssen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten. Zugriffsbeschränkungen und Benutzerrollen sorgen dafür, dass nur die befugten Mitarbeiter personenbezogene Daten einsehen und verarbeiten können. Was fällt unter die "personenbezogenen Daten"? Personenbezogene Daten (im Folgenden nur: Daten) lassen sich direkt oder indirekt einer Person zuordnen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, IP-Adresse, Cookies, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen und biometrische Daten aus Überwachungskameras. Besonders sensible Daten über Gesundheit, Bonität, Strafregister usw. sowie die Daten von Kindern unterliegen einem besonderen Schutz. Lesen Sie weitere interessante Fakten zu diesem Thema in: Wie eine integrierte Unternehmenssoftware die DSGVO-Einhaltung unterstützt Was ist neu an der Datenschutz-Grundverordnung? Fazit Mit Enterprise Resource Planning, kurz ERP, arbeiten Unternehmen effektiver und effizienter. ERP Lösungen können dank mehrerer Module die Abläufe durchgängig digitalisieren und transparent abbilden. Das erstreckt sich vom CRM für Marketing und Vertrieb über Projekte und Warenwirtschaft bis hin zu Faktura und Finanzbuchhaltung. Dank einheitlicher Datenhaltung werden Daten nicht mehr doppelt erfasst und Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden. Mit ERP Systemen haben Manager den vollen Überblick über ihr Unternehmen. Wird das ERP zusätzlich in der Cloud gehostet, stehen Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung. Das gefürchtete Planning Gap gehört der Vergangenheit an. ### Abschreibungen: Anlagegüter richtig bewerten Handelsrechtliche und bilanzielle Abschreibungen Rechtsgrundlage für handelsrechtliche Abschreibungen sind die §§ 253f HGB in Verbindung mit § 7 Abs. 1 EStG: Wenn im Betrieb Wirtschaftsgüter eingesetzt werden, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen und über diesen Zeitraum planmäßig abzuschreiben. Die Abschreibung ist bilanz- und ergebniswirksam: Sie vermindert den Wertansatz der betreffenden Anlagegüter und erhöht die Aufwendungen des Unternehmens – und mithin auch die Steuerlast. Grundlagen für die planmäßige Abschreibung Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht Abschreibungstabellen, die in guter Buchhaltungssoftware verlinkt bzw. implementiert sind. Diese helfen bei der Bestimmung der voraussichtlichen Nutzungsdauer. Die AfA-Tabellen stellen zwar keine Rechtsnorm dar, werden aber in der Rechtsprechung allgemein anerkannt. Für Wirtschaftsgüter, die dort nicht verzeichnet sind, muss das Unternehmen selbst die Nutzungsdauer aufgrund von Erfahrungswerten schätzen. Geringwertige Wirtschaftsgüter können je nachdem sofort abgeschrieben oder zu Sammelposten zusammengefasst und gleichmäßig abgeschrieben werden. Was ist besonders zu beachten? Nutzungsdauer ermitteln: Auf Grundlage der AfA-Tabellen, der Angaben des Herstellers oder der Erfahrungen im eigenen Betrieb muss die voraussichtliche Nutzungsdauer geschätzt und in der Anlagenbuchführung erfasst werden. Bei gebrauchten Gegenständen wird ein entsprechend kürzerer Zeitraum zugrunde gelegt. In einer Folgebewertung nach § 253 HGB müssen die Anschaffungs- und Herstellungskosten um die planmäßige Abschreibung vermindert werden. Immaterielle Güter, wie z. B. Software, Marken oder Firmenwert, sind in den amtlichen AfA-Tabellen nicht verzeichnet. Bei Software muss unter Umständen ein kurzer Innovationszyklus berücksichtigt werden. Die Nutzungsdauer ist ein Schätzwert; manchmal wird sie über- oder unterschritten. In diesen Fällen werden unterlassene oder überhöhte Abschreibungen nachträglich richtiggestellt, indem der Restbuchwert auf die neu festgelegte Nutzungsdauer verteilt wird. Überhöhte Abschreibungen müssen durch gewinnerhöhende Zuschreibungen kompensiert werden. Auch für außerplanmäßige Abschreibungen muss, wenn die Gründe für diese wegfallen, eine entsprechende Zuschreibung (so genannte Wertaufholung) erfolgen. Kalkulatorische Abschreibungen Die kalkulatorische Abschreibung hat keine Auswirkungen auf das externe Rechnungswesen; sie ist lediglich ein internes Controlling-Instrument des Unternehmens. Durch Berücksichtigung des voraussichtlichen Wiederbeschaffungswerts bzw. des Tageswerts zum geplanten Ersatzzeitpunkt sollen möglichst realistische Zahlen für die Unternehmensplanung und -steuerung bereitgestellt werden. Abschreibungsmethoden Lineare Abschreibung Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten gleichmäßig über die geplante Nutzungsdauer im Unternehmen verteilt. Das Wirtschaftsgut wird in jährlich gleichbleibenden Beträgen abgeschrieben. Leistungsabhängige Abschreibung Wenn ein Wirtschaftsgut eine mess- und nachweisbare Jahresleistung hat und seine Gesamtleistung bekannt ist, wie es bei Kfz, Maschinen und Anlagen häufig der Fall ist, kann dieses Wirtschaftsgut leistungsabhängig abgeschrieben werden. Der Abschreibungssatz ist der Anteil der Jahresleistung an der Gesamtleistung. Diese Möglichkeit (nach § 7 Abs. 1 EStG) lohnt sich eventuell bei Wirtschaftsgütern mit stark schwankender Jahresleistung. Außerplanmäßige Abschreibung Üblicherweise wird der Wert der Gegenstände des Anlagevermögens beim Jahresabschluss mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der planmäßigen Abschreibung angesetzt. Die planmäßige Abschreibung orientiert sich an den AfA-Tabellen des Finanzministeriums. In der Realität halten sich jedoch nicht alle Anlagegüter an diesen „Fahrplan“. Manchmal ist die Wertminderung höher, als in der planmäßigen Abschreibung vorgesehen. Dies geschieht etwa, wenn ein PKW einen Totalschaden hat. Auch können Sachanlagen schneller als gedacht veralten oder Schaden nehmen. In diesem Fall nimmt das Unternehmen eine außerplanmäßige Abschreibung vor. Ist der Wert, wie beim PKW, ganz untergegangen, wird der Restwert komplett ausgebucht. Tritt lediglich eine Wertminderung ein, dient die außerplanmäßige Abschreibung zur Bereinigung des Buchwerts. Für die restliche Nutzungsdauer wird dann die planmäßige Abschreibung neu berechnet bzw. an den gesunkenen Wert der Sachanlagen angepasst. In der Buchführung würde dieser Fall durch den Buchungssatz Außerplanmäßige AfA an Sachanlagen dokumentiert. Kapitalgesellschaften sind nach §277 HGB verpflichtet, außerplanmäßige Abschreibungen auf Gegenstände des Anlagevermögens separat, meistens im Anhang, anzugeben. Das Niederstwertprinzip Für das Umlaufvermögen gilt das strenge, für das Anlagevermögen das gemilderte Niederstwertprinzip nach §253 HGB. Dieses setzt für eine außerplanmäßige Abschreibung voraus, dass die Wertminderung von Dauer ist. Wenn z. B. der Kurs von Wertpapieren des Anlagevermögens dauerhaft einbricht, muss der Wert im Jahresabschluss entsprechend bereinigt werden; unterliegen sie hingegen nur den üblichen Kursschwankungen, ist keine außerplanmäßige Abschreibung angezeigt, weil die Wertminderung nicht von Dauer ist. Zuschreibung und Wertaufholung Es kann umgekehrt auch passieren, dass ein Gegenstand des Anlagevermögens im Wert steigt oder dass der ursprüngliche Grund für die Wertminderung entfällt. Man spricht in diesem Fall von einer Wertaufholung. Der Buchungssatz lautet: Sachanlagen an Erträge aus Zuschreibung von Sachanlagen. Diese Erträge werden im Jahresabschluss als sonstige Erträge ausgewiesen. Außerdem müssen Zuschreibungen in einer gesonderten Spalte im Anlagespiegel ausgewiesen werden. Sollte der volle Wert der Sachanlagen wieder aufgeholt werden, d. h. die komplette außerplanmäßige Abschreibung wieder zugeschrieben werden, muss neben der Buchung der Wertaufholung als sonstiger Erlös auch die planmäßige Abschreibung wieder aufgeholt werden. Ein gutes Beispiel für diesen Geschäftsvorfall finden Sie im Portal "Rechnungswesen verstehen". Abschreibungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Für geringwertige Wirtschaftsgüter - Güter mit einem Netto-Anschaffungswert zwischen 150,01 und 1.000 Euro - gibt es durch die Steuergesetzgebung Möglichkeiten zur Verwaltungsvereinfachung. So können entweder alle Güter ab 150,01 Euro bis 1.000 Euro einem Sammelposten (GWG-Pool) zugeordnet werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird (so genannte Pool-Abschreibung). Alternativ können Güter von 150,01 bis 410 Euro netto im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, Güter ab 410,01 Euro sind dann jedoch einzeln aufzuführen (kein Sammelposten, keine Pool-Abschreibung). Güter bis zu einem Nettokaufpreis  von 150 Euro dürfen immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Anlagenbuchhaltung entfällt. Software-Unterstützung Wer Abschreibungen bucht, tut gut daran, eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Anlagenbuchhaltung zu verwenden. Die Software hilft, Anlagegüter richtig zu buchen, zu bilanzieren und abzuschreiben. Sie greift auf die relevanten AfA-Tabellen zu und kalkuliert die korrekten Abschreibungen. Zugänge zum und Abgänge vom Anlagevermögen, der gesetzlich vorgeschriebene Anlagespiegel sowie die Inventarliste können mit der Software schnell erfasst, eingesehen bzw. generiert werden. Übersichtliche Anlagekarten geben Aufschluss über alle für die Abschreibung des betreffenden Wirtschaftsguts relevanten Informationen. Abschreibungen werden monatsweise an die Finanzbuchhaltung übergeben und in einem Arbeitsgang gebucht. Im besten Fall kann die Software sogar die Finanz- und Anlagenbuchung gegeneinander abgleichen, um eventuelle Differenzen aufzudecken und zu bereinigen. ### Cloud, SaaS, On Demand - Mode oder Megatrend? Cloud Technologie wird den Client-Server-Ansatz ablösen Geschätzte 99,8 % aller Hersteller von Unternehmenssoftware verdienen heute mit klassischen Client-Server-Lösungen ihr Geld. Das Geschäft mit solchen Lösungen blüht, wohingegen mit Cloud-Anwendungen im Geschäftsmodell „Software as a Service“ (SaaS) heute noch fast nirgends Ertrag erwirtschaftet wird. Dennoch spricht nahezu jeder IT-Hersteller von SaaS, Cloud, On Demand & Co. Kein Hersteller möchte alt wirken. Unter Fachleuten herrscht heute Einigkeit, dass Cloud-Anwendungen die alten Client-Server-Systeme zukünftig immer stärker verdrängen. Die hinter dem Begriff Cloud stehende technologische Philosophie ist dem Client-Server-Ansatz völlig überlegen und hat disruptiven Charakter, d.h. Cloud-Anwendungen werden über kurz oder lang die Client-Server-Lösungen ganz ablösen. Als Zeitraum für diese Entwicklung kann man grob die nächsten zehn Jahre ansetzen, wobei die Geschwindigkeit der Ablösung in den nächsten Jahren stark zunehmen wird. Hybrid-Strategien als Übergangslösungen Wer vor dem Hintergrund dieser Entwicklung Cloud-Anwendungssysteme entwickeln möchte, muss sich von der Client-Server-Technologie völlig lösen. Immer wieder trifft man im Markt auf sogenannte Hybrid-Strategien. Hierbei können alte Client-Server-Systeme über Schnittstellen an moderne Cloud-Lösungen angebunden werden. Damit bleiben die alten Single-Tenant-Client-Server-Lösungen aber immer noch alt und in ihren Möglichkeiten eingeschränkt. Bei echten Cloud-Lösungen wird die Applikationslogik für einen zentralen Applikationsserver entwickelt. Ziel ist es, dass alle Benutzer parallel auf derselben Anwendungslogik arbeiten. Beim klassischen Client-Server-System hingegen wird die Applikationslogik für den Client entwickelt. Folglich arbeiten alle Benutzer auf der gleichen Anwendungssoftware, welche physikalisch auf jedem PC oder MAC, dem Client, installiert wird. Während also beim Cloud-System tausende von Anwendern parallel auf derselben homogenen Software arbeiten, haben beim Client-Server-Modell im besten Fall alle Benutzer die gleiche Software als Version auf ihrem Rechner installiert. Da aber im Laufe der Zeit sehr häufig die Updates der Client Software und Client Betriebssysteme heterogen erfolgen, kommt es zu potentiell stark abweichenden Versionen, welche nicht mehr gleich, sondern höchsten noch vergleichbar sind. Dies führt mittelfristig zwangsläufig zu sehr hohen Supportkosten, Sicherheitsrisiken und verlangsamt die Weiterentwicklungsfähigkeit enorm. Multi-Tenant führt zu enormen Kostenvorteilen Handelt es sich um eine Multi-Tenant-Cloud-Anwendung, dann können sogar tausende von Unternehmen (Tenants) mit tausenden von Benutzern parallel mit derselben Anwendungssoftware arbeiten. Beim Client-Server-System handelt es sich hingegen um eine Single-Tenant-Anwendung, und es kann immer nur ein einziges Unternehmen (sowie gegebenenfalls Konzernunternehmen als Mandanten) mit seinen Benutzern mit einer im besten Fall gleichen, auf allen Firmen-PCs installierten Software arbeiten. Da jeder einzelne Client dabei anfällig für schädliche Software ist, darf man mit dem Firmennotebook häufig nicht von Zuhause oder mit fremder Software arbeiten. Hackern bietet ein solches klassisches Modell eine enorme Angriffsfläche. Bei modernen Multi-Tenant-Cloud-Anwendungen profitieren Unternehmen von zum Teil enormen Kosten-, Administrations- und Sicherheitsvorteilen, die durch die zentrale Installation in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum auf einer virtualisierten Cloud-Infrastruktur entstehen. Tausende von Unternehmen mit wiederum vielen tausenden Benutzern können sich so die Kosten für eine hoch professionelle IT-Infrastruktur teilen. Extrem schnelle Applikations- und Daten-Serverumgebungen, sehr stark verschlüsselte und sichere Zugangskonzepte, ein professionelles Ausfallkonzept, eine vielfach gestaffelte Firewall-Landschaft sowie modernste Sicherungssysteme werden zentral bereitgestellt und von einer gut ausgebildeten IT-Betriebsmannschaft rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr überwacht. Cloud-Image als Zukunftssicherung Im klassischen Client-Server-System sind dagegen tausende Unternehmens-Server sowie eine noch größere Zahl an Client-Rechnern zu installieren, zu betreiben und zu sichern. Alle Server müssen vom Unternehmen eigenverantwortlich gekauft und durch eigenes Personal oder externe Dienstleister betrieben werden. Die Unternehmen sind selbst für die Sicherheit, die Firewalls, die Datenspeicherung, das Ausfallkonzept etc. verantwortlich, und Reparaturen, Erweiterungen und Erneuerungen müssen alleine entschieden, beauftragt und bezahlt werden. Dies nennt man dann „On Premise“ (im Eigenbetrieb). Vor dem Hintergrund der Vorteile, die eine moderne Cloud-Lösung bietet, ist es verständlich, dass viele Softwarehersteller an diesem Cloud-Image partizipieren möchten. Die technologische Überlegenheit wird sich auf Dauer durchsetzen. Jeder kennt das Schicksal der analogen Kamera, die heute nur noch für Nostalgiker eine Alternative darstellt. Oder nutzen Sie noch eine Kassette oder Diskette? Und was passiert derzeit mit den CDs? Eine ähnliche Entwicklung wird auch der Markt für Unternehmenssoftware gehen. Die heute noch vorherrschenden ERP- & CRM-Systeme werden auf absehbare Zeit von modernen Cloud-Lösungen verdrängt werden. Definition der Begriffe Vor dem Hintergrund dieses Megatrends im Softwaremarkt wird mit vielen Begriffen hantiert, welche die Softwarehersteller als Cloud-Anbieter kennzeichnen sollen. Mit der genauen Bedeutung der Begriffe nimmt man es dabei oftmals nicht ganz genau. Lassen Sie uns ein wenig Licht ins Dunkle der Begriffe bringen, die im Umfeld von Cloud-Software eine ganz besondere Bedeutung haben, aber nicht exklusiv für die Cloud gelten: Software as a Service (SaaS) bedeutet, Infrastrukturressourcen und Anwendungssoftware zu einem betriebsfertigen Leistungsangebot zu bündeln und dem Benutzer über das Internet zur Verfügung zu stellen. Zwar ist SaaS heute das häufigste Geschäftsmodell für Cloud Computing, allerdings nicht zwingend mit der Technologie verbunden. Denn auch im Rechenzentrum gehostete Client-Server-Software kann als Dienstleistung via Internetzugriff im virtuell geschlossenen Netz (kurz: ASP via IP im VPN) bezogen werden. SaaS ist daher primär die Entscheidung über die gewählten Vertragsform: kein Kaufvertrag, kein Werkvertrag, sondern ein Dienstleistungsvertrag. „SaaS“ ist nicht gleich „Cloud Computing“, wird aber zunehmend synonym verwendet. On Demand beschreibt das Betreiben von Software bei einem externen Dienstleister. Der externe Anbieter stellt die Software gemäß vereinbarten Service-Level-Agreements (SLA) gegen Bezahlung zur Verfügung. Seit Jahrzehnten werden alte Client-Server-Lösungen von Application Service Providern (ASP) über virtuelle private Netze (VPN) "On Demand", also über Fernzugriff im Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Viele sprechen dann in expansiver Auslegung von „Private Cloud“. "On Demand" sowie „ASP“ sind nicht gleich „Cloud Computing“. Das Preismodell "pay per use" ist eine kaufmännische Entscheidung, nach welchem Prinzip abgerechnet wird. Bei „pay per use“ wird nach dem Nutzungsgrad abgerechnet. Dieser Nutzungsgrad wird unterschiedlich gemessen, z.B. pro Zeiteinheit, pro Transaktion, pro Fall usw. Dieses Abrechnungsmodell gilt als besonders fair und somit auch zukunftsträchtig, ist aber ebenfalls losgelöst von der Technologie. „Pay per use“ ist nicht gleich „Cloud Computing“. Auch wenn die Begriffe „SaaS“, „On Demand“ und „pay per use“ also nicht mit „Cloud Computing“ gleichzusetzen sind, ist eine Multi-Tenant-Cloud-Lösung prädestiniert für die Kombination eines SaaS-Geschäftsmodells mit „On Demand“-Zugriff über öffentliche IP-Netze, verbunden mit einem fairen „pay per use“ Preis- und Abrechnungsmodell. Multi-Tenant-Fähigkeit als große Differenzierung Aber aufgepasst. Selbst bei Cloud-Anwendungen gibt es große Unterschiede. Der wichtigste Unterschied ist wohl die Multi-Tenant-Fähigkeit, verbunden mit einer individuellen Anpassungsfähigkeit auf Instanzebene. Single-Tenant-Cloud-Anwendungen haben nicht die großen Kostenvorteile der Multi-Tenant-Systeme und werden meistens als Private Cloud Systeme oder sogar für den On Premise Einsatz (Eigenbetrieb) angeboten. Multi-Tenant bedeutet, dass der Softwarehersteller technologisch das Teilen von Ressourcen auf einer abstrakteren, sichereren Ebene der Software abbilden kann. Bei dieser Implementierungsmethode wird die Problemstellung der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen als technologisches Ziel erkannt und das Potential voll ausgeschöpft. Bei Multi-Tenant-Anwendungen muss technologisch eine von der Zugangsschicht, über die Anwendungsschicht, bis hin zur Datenschicht durchgehende Unterstützung beherrscht werden. Dies geht über ein einfaches Teilen von Ressourcen hinaus und verfolgt einen Ansatz, der für die Hersteller, Anbieter und Nutzer viele Vorteile im Betrieb und in der Weiterentwicklung bedeutet. Wir, die Scopevisio AG aus Bonn, sind Hersteller und Anbieter einer hochfunktionalen Multi-Tenant-Cloud ERP & CRM & DMS Suite. Die völlig integrierte und betriebswirtschaftlich fundierte Cloud-Unternehmenslösung kann logisch in einzelne Anwendungen für die Bereiche Vertrieb, Abrechnung, Finanzen, Dokumentenmanagement, eCollaboration und eCommerce aufgeteilt werden. Die Anwendung wird ausschließlich als "Software as a Service", also im Dienstleistungsvertrag angeboten und beinhaltet den kompletten Betrieb einer Enterprise-Business-Cloud im Hochsicherheits-Rechenzentrum sowie den Support, die Pflege und die Updates. Bereitgestellt wird die Anwendung hoch verschlüsselt über das öffentliche IP-Netz und steht somit weltweit "On Demand" zur Verfügung. Die Abrechnung erfolgt kalendertaggenau auf Basis günstiger Tages- und Monatspreise und orientiert sich sehr eng an dem besonders fairen Abrechnungsmodell "pay per use". Die Scopevisio AG gehört zu den geschätzten 0,01 % der Hersteller von Unternehmenssoftware, die ausschließlich echte, hochfunktionale und integrierte Pure-Cloud-B2B-Software herstellen und anbieten. Dies ist die Königsklasse. Über Jörg Haas Jörg Haas ist verantwortlich für die Unternehmensentwicklung. Zur weiterführenden Information besuchen Sie unser Glossar Unternehmenssoftware. ### Unternehmenssoftware im Kosten-Check Rechnungsprogramme aus der Cloud sind schon für fünf Euro pro Monat, Buchhaltungslösungen für zehn Euro pro Monat erhältlich. Immer wieder stehen außerdem die geringen IT-Investitionskosten ganz oben auf der Hitliste der Cloud-Vorteile. Doch es gibt auch Stimmen, die auf die langfristigen Betriebskosten hinweisen, die sich durch Software as a Service (SaaS) bei mehreren Nutzern über die Jahre hinweg ergeben. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich deshalb, ob der Wechsel in die Cloud wirklich lohnt. On-Demand vs. On-Premise Ein Vergleich der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, kurz TCO), bei dem nicht nur die Anfangsinvestitionen, sondern auch die Kosten während der Dauer der Nutzung miteinbezogen werden, gibt Aufschluss. Zugrunde gelegt wurden die Anforderungen eines kleinen Dienstleistungs-Unternehmens mit zehn Mitarbeitern, das Unternehmenssoftware für die Dauer von fünf Jahren als Software as a Service (On Demand) beziehungsweise On-Premise, also installiert auf eigenen Servern, nutzt. Keine Unterschiede bei den reinen Softwarekosten Ob CRM-, Projektmanagement- oder Buchhaltungssoftware: Das Zehn-Mann-Unternehmen hat die breite Auswahl – sowohl in der Cloud als auch außerhalb. Für welche Anwendungen sich das Unternehmen entscheidet, hängt stark von der Branche und von den individuellen Anforderungen ab. Deshalb ist es schwierig, einen Standard-Funktionsumfang für das Unternehmen zu definieren. Je nach Umfang und Qualität der gewünschten Unternehmenslösung können die Softwarekosten für den Zeitraum von fünf Jahren bei zehn Anwendern erheblich differieren – von vierstelligen Beträgen bis hin zu mehreren zehntausend Euro ist alles möglich. Die große Überraschung dabei: Die reinen Softwarekosten unterscheiden sich – wenn man das On-Demand- und On-Premise-Modell vergleicht – nicht erheblich voneinander, sofern auch beim On-Premise-Modell regelmäßige Updates durchgeführt werden. Sowohl bei Software, die intern betrieben wird, wie auch bei solcher aus der Cloud gibt es günstige Basis-Anwendungen ebenso wie hochprofessionelle, kostenintensivere Business-Lösungen. Die reinen Softwarekosten bei Cloud Anwendungen beziehungsweise bei der klassischen Installation im Unternehmen sind dabei durchaus vergleichbar. Auch Migrations- und gegebenenfalls Schulungskosten fallen bei On-Demand und On-Premise Lösungen gleichermaßen an. Den großen Unterschied macht die IT-Infrastrukur, wenn Unternehmenssoftware in eigener Regie betrieben wird. Eigener Betrieb schlägt ins Kontor Wer Unternehmenssoftware selbst betreiben will, benötigt die entsprechende Hardware. Dafür fallen nicht nur Anfangsinvestitionen, sondern auch laufende Kosten an. Server müssen gewartet werden, sie verbrauchen Strom und erfordern Administration. Wer Unternehmenssoftware aus der Cloud bezieht, hat dagegen erheblich niedrigere laufenden Kosten für die ITInfrastruktur. Denn im Cloud-Modell wird nicht nur die Software gemietet, sondern der Service gleich dazu. Dies schließt Administration, Wartung und Updates mit ein. Nebenbei werden auch Risiken minimiert: Ein Serverausfall im On-Premise-Modell genügt häufig schon, das komplette Unternehmen mehrere Stunden lahmzulegen. Sofern ein Unternehmen also ausschließlich auf Cloud-Software setzt, muss es keine Server und Server-Software kaufen und warten, keine Stromkosten zahlen und keinen Serverraum samt Kühlung vorhalten. Realistisch betrachtet, haben Unternehmen, die Cloud-Software nutzen, jedoch häufig weitere Lösungen im Einsatz, die einen eigenen Server im Haus und ein Intranet erfordern. Doch selbst wenn Hardware, Energiekosten und Raummiete aus der TCO-Betrachtung anteilig „herausgerechnet“ werden, bleibt im On-Premise-Modell ein beachtlicher Aufwand aufgrund von Wartung, Administration und Datensicherung bestehen. Datensicherung Wollte man die Sicherheitsmechanismen der Cloud-Anbieter im eigenen Unternehmen nachbilden, müssten jeden Tag Backups erstellt und diese in einem Tresor ortsfern gelagert werden. Der Aufwand ist kaum abzuschätzen. Ähnlich aufwändig ist es, die gesetzlichen Vorgaben bei der Archivierung zu erfüllen: Viele Dokumente wie Rechnungen, Buchungsbelege oder Inventarlisten müssen revisionssicher über zehn Jahre archiviert werden. Dass dies regelkonform, arbeits und datenschutzrechtlich korrekt geschieht, muss regelmäßig kontrolliert werden. Anders im Cloud-Modell: Hier kümmert sich der Cloud-Anbieter um die Datensicherung, wobei diese Dienstleistung im monatlichen Mietpreis inbegriffen ist. Updates Im On-Premise-Modell verursachen Updates regelmäßig Aufwand und Kosten. Zuweilen führen Softwareaktualisierungen sogar zu ungewollten Arbeitsunterbrechungen. Im Cloud-Modell dagegen werden Updates im Data-Center des Anbieters eingespielt und die Software somit automatisch aktualisiert, ohne dass Störungen im Arbeitsablauf eintreten. Gerade die Personalkosten im Bereich der Administration (Datensicherung, Updates etc.) werden im Cloud-Modell erheblich reduziert, während gleichzeitig automatisch eingespielte Updates die Anwenderakzeptanz erhöhen. Die Nutzer können nämlich ungestört weiterarbeiten, ohne durch Updates in ihrem Arbeitsalltag behindert zu werden. IT-Infrastruktur als Kostentreiber Beim TCO-Vergleich von Cloud-Unternehmenssoftware mit On-Premise-Lösungen sind die Investitionen und der Betrieb der IT-Infrastruktur die stärksten Kostentreiber. Jenseits der Kostenbetrachtung spielen selbstverständlich auch andere Faktoren wie etwa der Komfort- und der Produktivitätsgewinn durch automatische Updates eine Rolle beim Vergleich der verschiedenen Modelle. Vor allem aber hat die On-Demand Bereitstellung den Vorteil, dass Lösungen flexibel skaliert werden können, wodurch sich wiederum Kostenvorteile ergeben. In nachfolgendem Rechenbeispiel werden die TCO für eine Basis-Unternehmenssoftware mit den Grundfunktionalitäten Kundenverwaltung, Auftragsabwicklung und Buchhaltung im SaaS- beziehungsweise On-Premise-Betrieb für die Dauer von fünf Jahren gegenübergestellt. Die Kosten für die IT-Infrastruktur wurden bewusst niedrig ansetzt. Fazit Zwar sind die reinen Software-Kosten - bezogen auf einen Fünf-Jahres-Zeitraum - im Cloud-Modell höher als bei der klassischen Installation im eigenen Unternehmen. Jedoch verursacht der Betrieb im eigenen Haus derart hohe Kosten, dass die Gesamtkostenbetrachtung eindeutig pro Cloud ausfällt. Mit 18.000 Euro gegenüber 27.260 Euro, sind die Gesamtbetriebskosten nicht einmal halb so hoch wie im klassischen Modell. Der Grund sind die enormen Aufwendungen für die IT-Infrastrukur, die im klassischen Modell erforderlich sind. Hier ergibt sich für Anschaffung von Server und Software sowie für Betrieb und Wartung ein Betrag von mehr als 27.000 Euro. Eine Summe, die im Cloud-Modell entfällt und die die neue Technologie gerade für kostenbewußte Unternehmen attraktiv macht. Kostenvergleich Unternehmenssoftware im Einsatz bei einem Dienstleistungs-Unternehmen mit 10 Anwendern Erläuterungen zur Tabelle: Entry-Level-Server: z.B. Dell PowerEdge™ T420 mit 32GB RAM, 2 CPUs mit insgesamt 8 Kernen und 3 Festplatten (Near Line SAS) à 1000GB im RAID5 Verbund (2000GB Nettokapazität) als Anwendungs- und Datenbankserver Server-Software: z.B. SUSE Linux Enterprise Server inkl. Support und Updates Personalkosten: für Datensicherung/Wartung der Hardware/Administration von Server und Software, zugrunde gelegt sind die Arbeitskosten eines IT-Systemadministrators von 60.000 Eur p.a. (Bruttoverdienst + Lohnnebenkosten) bei 1760 Arbeitsstunden p.a. Aufwand: 4 h/Monat für Wartung, Datensicherung, Administration Energiekosten Server: 140 kWh pro Monat bei einem Strompreis von 22,5 ct Miete Serverraum: 3 qm à 7,- Euro/qm + Sicherung des Servers bzw. Raumes Nebenkosten Archivierung: Tresor, Schließfach, Datenträger Über Markus Cramer Markus Cramer ist Vorstand der Scopevisio AG. ### ELSTER-Übermittlung von Steueranmeldungen – wie es geht Sind Sie auch umsatzsteuerpflichtig? Aufgrund einer gesetzlichen Änderung werden nicht authentifizierte Steueranmeldungen von Ihrem Finanzamt ab dem Jahr 2015 abgelehnt. Das bayerische Finanzamt hat zur neuen Gesetzeslage ein Merkblatt herausgegeben. Das bedeutet für Sie: Sie können Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht wie gewohnt abgeben. Was müssen Sie tun, um weiterhin Ihre Steueranmeldungen übermitteln zu können? Besuchen Sie das Internetportal der Finanzverwaltung ElsterOnline (www.elsteronline.de/eportal) und beantragen Sie rechtzeitig eine Zertifizierung. Beachten Sie dabei, dass der Prozess bis zu zwei Wochen in Anspruch nehmen kann. So gehen Sie vor: Fordern Sie das verlangte Zertifikat zur Übermittlung von Steueranmeldungen im Internetportal ElsterOnline www.elsteronline.de/eportal an. (Quelle: ELSTER Basis Zertifikat) Klicken Sie auf „Registrierung“. Es werden auf Elster-Online drei unterschiedliche Zertifikate angeboten, die sich im Funktionsumfangund dem Preis unterscheiden. Um mit Scopevisio Steueranmeldungen übermitteln zu können, müssen Sie das kostenfreie ELSTERBasis-Zertifikat verwenden. Klicken Sie unterhalb der Spalte ELSTERBasisauf „Infos und Registrierung“. Im sich öffnenden Info-Bereich erscheint der Button„Zur Registrierung“. Klicken Sie ihn an und führen Sie die Schritte der Registrierung aus. Welches Zertifikat ist das richtige für mich? Als Unternehmer können Sie eine Registrierung für ein nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) durchführen. Im Gegensatz zu den persönlichen Zertifikaten sind sie nicht an einzelne Personen, sondern an eine steuerrechtliche Organisation (Firma, Gesellschaft, Verein) gebunden. Organisationszertifikate können zur Datenübermittlung an Mitarbeiter der Firma weitergegeben werden. Unser Rat: Achten Sie darauf, dass die Weitergabe protokolliert wird und nur an vertrauenswürdige Personen erfolgt. Ob für Sie das persönliche oder das Organisationszertifikat besser geeignet ist, hängt von Ihren innerbetrieblichen Verwaltungsprozessen ab. Überlegen Sie sich in Ruhe, welches Zertifikat Sie verwenden möchten. Wohin mit dem Software-Zertifikat? Das Software-Zertifikat kann auf unterschiedlichsten Speichermedien (z. B. auf der Festplatte, einer CD oder einem USB-Stick) abgelegt und beliebig oft kopiert werden. Bei der Übertragung der Steueranmeldung mit Scopevisio, müssen Sie den Speicherort Ihres Zertifikats angeben. Wie sollte die PIN gestaltet werden? Ihre individuelle PIN und das Software-Zertifikat bilden ein Schlüsselpaar für die Übermittlung einer Steueranmeldung. Beachten Sie, dass die Auswahl der PIN entscheidend für die Sicherheit des Elster Software-Zertifikats ist. Die Mindestlänge einer PIN beträgt 6 Stellen, die maximale Länge beträgt 20 Zeichen. Sie kann aus a ... z, A ... Z, 0 bis 9, gebildet werden. Zusätzlich können Sie für Ihre PIN auch aus Sonderzeichen wählen. Die zertifizierte Übermittlung mit Scopevisio Ihr Software-Zertifikat wird nicht von Scopevisio gespeichert. Sie geben lediglich für eine einmalige Übermittlung den Speicherort Ihres Zertifikats an. Dieses wird sodann von dem angegebenen Speicherort zusammen mit der Steueranmeldung an die Finanzverwaltung übertragen. So gehen Sie vor: Rufen Sie in Scopevisio die Umsatzsteuer-Voranmeldung über die Suche im oberen Bildschirm einfach über den Begriff "Elster" (1) auf. Der Link "Umsatzsteuer-Voranmeldung" (2) führt dann in das entsprechende Formular. Wählen Sie nun den Anmeldezeitraum aus und überprüfen Ihre weiteren Angaben. Über den Button "An Finanzamt übermitteln" (3) wird die Auswahl für das Zertifikat geöffnet. Wählen Sie hier "Übermittlung mit Software-Zertifikat" (4) aus und geben den Speicherort Ihres Zertifikats an. Zum Schluss können Sie den Pfad zu Ihrem Software-Zertifikat fest hinterlegen (5). Screenshot: Elster Einrichtung 3 Excerpt: (Quelle: ELSTER Basis Zertifikat) ### Controlling-Aufgaben Controlling-Prämissen und vorbereitende Aufgaben Anforderungen sammeln Planung ist alles, auch im Controlling. Die erste Aufgabe des Controllers ist es, in Abstimmung mit dem Management die Anforderungen und die Struktur von Unternehmensplanung und Berichtswesen festzulegen. Der Controller besitzt die Richtlinienkompetenz für Planungselemente, Berichtsperioden, Benchmarks sowie internen Regeln und Abläufe. Es ist z. B. eine strategische Entscheidung im Unternehmen, ob die Ziele für 2016 anhand der Vorjahreszahlen oder aufgrund von Vergleichsdaten aus der Branche definiert werden sollen. Kalkulationsgrundlagen und Berichtsformate bestimmen Viele Kalkulationsgrundlagen werden vom Controller (mit)bestimmt: Dazu gehören die Kostenstellenstruktur, Kalkulationsverfahren, Budgetierungsverfahren, Prinzipien der internen Leistungsverrechnung, Festlegung der Messmethoden und nicht zuletzt die Festlegung der Kennzahlen und Kennzahlensysteme. Damit hat das Controlling die Kontrolle über die Zielerreichung und kann eine Planung im Fall einer Abweichung justieren. In der Organisation müssen Verantwortlichkeiten festgelegt, Berichtsformate erarbeitet und Prozesse gestaltet werden. Software muss benötigte Daten liefern Der Controller sollte zudem Mitspracherecht bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware haben, die die Daten so zur Verfügung stellt, wie er sie für das Berichtswesen benötigt. Controlling braucht eine einheitliche Datenbasis. Diese kann am besten von einer integrierten Software bereitgestellt werden, die Informationen unternehmensweit sammelt und verarbeitet. Mit Insellösungen kann es passieren, dass der Controller auf dieselbe Frage unterschiedliche Antworten bzw. Daten erhält. Die Software sollte über integrierte Berichtsfunktionen verfügen, aber auch als Datenquelle für Pivot-Analysen dienen können. Die Zuordnung der Kosten zu einzelnen Abteilungen oder Projekten ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen. Es ist gut, wenn die Unternehmenssoftware entsprechende Kostenstellen oder Kosten-Dimensionen abbilden kann. Datenerfassung Controller ziehen die benötigten Unternehmensdaten in der Regel aus EDV-Systemen. Die Menge und Qualität der verfügbaren Daten hängt damit einerseits von der eingesetzten Software, andererseits aber auch von der Disziplin und Kooperation der Mitarbeiter ab. Gute Unternehmenssoftware unterstützt die Mitarbeiter durch intuitive und schnelle Bedienbarkeit. Für die Finanzbuchhaltung setzen fast alle Unternehmen eine Buchhaltungssoftware ein. Daher und aufgrund des engen gesetzlichen Rahmens, ist die Datenbasis im Rechnungswesen und in der Buchhaltung meistens gut. In Bereichen wie Produktion, Logistik, Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung ist dagegen die Datenlandschaft in vielen Unternehmen uneinheitlich. Oft findet man hier Excel-Tabellen und halbherzig gepflegte Insellösungen. Plan-Ist-Vergleiche sind die Ausnahme. Zahlen, die ans Management gemeldet werden, sind nicht selten geschönt. In diesem Fall muss der Controller abwägen, ob sich der Aufwand für eine zuverlässige Datenerfassung und Kontrolle lohnt. Oder, besser noch, er besorgt eine zeitgemäße Software, die ihm die benötigte Datengrundlage bietet, ohne die Anwender zu überfordern. Cloud-Lösungen sind preiswert und schnell implementiert und können die Unternehmenssteuerung und Koordination der Ziele dramatisch verbessern. Analyse der Informationen In Abhängigkeit von der jeweiligen Fragestellung verdichtet das Controlling die erhobenen Daten mithilfe von Kennzahlensystemen, Benchmarks und Abweichungsanalysen. Die Auswertungen werden für die jeweiligen Adressaten aufbereitet und dem Management in Berichten erläutert. Der Controller erstellt unter anderem Budgets, Prognosen, Abweichungsanalysen, Wirtschaftlichkeitsanalysen, Kostenstellen- und Kostenträgerechnungen sowie oft auch Jahresabschlussarbeiten. Beispiel Analyse von Wertschöpfungsprozessen Der Controller stellt fest, welchen Beitrag einzelne Elemente und Schritte zum Wertschöpfungsprozess liefern. Mit Unterstützung der Fachabteilung beschreibt er alle Einzelaktivitäten, um den Ist-Zustand des Prozesses zu dokumentieren. Dies kann mithilfe eines Flussdiagrammes oder eines Prozessmodellierungstools geschehen. Auf dieser Grundlage werden Zusammenhänge, Abhängigkeiten, Redundanzen und Überschneidungen betrachtet. Schwachstellen werden identifiziert und Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet. Eine Nutzwertanalyse kann helfen, mögliche Verbesserungsmaßnahmen auf strategischer, organisatorischer, technischer oder personeller Ebene abzuwägen und zu koordinieren. Einleiten von Verbesserungsmaßnahmen Die Erkenntnisse, die aus den Analysen gewonnen wurden sollten auch entsprechende Maßnahmen bewirken. Auf die Definition der Ziele folgt die Umsetzung. Spätestens jetzt kommen die definierten Verantwortlichkeiten ins Spiel. Die verantwortlichen Personen haben die Aufgabe, die Maßnahmen zu planen, zu koordinieren und über den Fortschritt zu berichten. Die Changes und Leistungen müssen beobachtet und überprüft werden, um notfalls um- oder gegensteuern zu können. Neue Prozesse müssen implementiert, dokumentiert und optimiert werden. Auch hier kann Unternehmenssoftware bei der Erarbeitung von Best Practices gute Dienste leisten. Manche Systeme verfügen über integrierte Workflows, die Prozesse rationell und gesetzeskonform gestalten helfen. Nachhaltige Sicherung von Ergebnissen Die neuen Vorgehensweisen und Prozesse sollten schnellstmöglich dokumentiert und standardisiert werden, damit sich nicht wieder „alte Gewohnheiten“ durchsetzen. Man spricht hierbei von organisatorischem Lernen: Nicht nur der einzelne Mitarbeiter, sondern die Gesamtorganisation denkt um und lernt dazu. Die wichtigste Aufgabe des Controllings ist es, hierfür den Weg zu zeigen. ### Controlling-Arten Unternehmenscontrolling Controlling ist ein Teil der Unternehmenssteuerung. Mithilfe des Controlling-Instrumentariums und anhand der Plan- und Ist-Werte aus dem Betrieb analysiert der Controller Abweichungen und trifft Vorhersagen über zukünftige Entwicklungen. Durch Analyse des Zahlenmaterials, häufig mithilfe von Kennzahlen (KPIs) findet der Controller Ursachen für Abweichungen, prognostiziert deren Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf und zeigt dem Management Maßnahmen auf, um Fehlentwicklungen zu beheben und Ziele dennoch zu erreichen. Oder er warnt rechtzeitig, wenn Ziele eventuell korrigiert werden müssen. Strategisches versus operatives Controlling Das strategische Unternehmenscontrolling betrachtet längere Zeiträume (ca. ab einem Jahr) und unterstützt die obere Führungsebene darin, strategische Ziele zu definieren und das Unternehmen entsprechend zu steuern. Das operative Controlling betrachtet kürzere Zeiträume (bis ca. ein Jahr) und unterstützt die mittleren und unteren Führungsebenen darin, die strategischen Ziele in realistische operative Ziele zu übersetzen und diese im täglichen Geschäft auch umzusetzen. Controlling-Arten nach Funktion In den einzelnen Einheiten des Unternehmens – Abteilungen, Bereiche, Filialen, Projekte – können eigenständige Controlling-Arten identifiziert werden. Die folgende Liste kann nur eine Kurzübersicht geben, ist aber in keiner Weise erschöpfend. Das Finanzcontrolling dient der Steuerung und Koordination von Maßnahmen im Finanzbereich des Unternehmens. Im Vordergrund stehen die Liquiditätssicherung und die Vorbereitung von Investitions- und Finanzierungsentscheidungen. Außerdem überwacht das Finanzcontrolling die Kapitalstruktur und Kapitalbindung im Unternehmen und analysiert Mittelherkunft und Mitteleinsatz. Manchmal fällt auch das Finanzreporting – einschließlich Jahresabschluss und GuV-Rechnung – in den Aufgabenbereich des Finanzcontrolling. Das Kostencontrolling betrachtet Kostenstellen und Kostenstrukturen und setzt sie in Beziehung zu den jeweils erwirtschafteten Erlösen, um die Rentabilität der einzelnen betrieblichen Aktivitäten zu analysieren und zu optimieren. Die Kosten werden periodenbezogen nach Kostenarten und Kostenstellen gegliedert und mit den Planwerten verglichen. Das Projektcontrolling untersucht, plant und steuert Projekte und Projektressourcen. Im Projektplan werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter auf verschiedene Projekttätigkeiten veranschlagt und die Meilensteine und Termine festgelegt. Weitere Ressourcen werden nach Priorität, Bedarf und Verfügbarkeit eingeplant. Die Deckungsbeitragsrechnung gibt Aufschluss über die Rentabilität im einzelnen Projekt. Die Leistungswertanalyse (Earned Value Analysis) bewertet den Projektfortschritt in monetärer Hinsicht. Das Vertriebscontrolling betrachtet Vertriebskennzahlen, wie z. B. Auftrags- und Abschlussquoten, Vertriebskosten im Vergleich zum Auftragseingang und den Umsatz pro Kopf der Vertriebsmannschaft, um Schwachstellen offenzulegen und Potenziale im Vertrieb besser auszuschöpfen. Das Produktionscontrolling kontrolliert und steuert den Prozess der Produktions- oder Leistungserstellung im Unternehmen. Dabei wird der Ressourcenverbrauch im Verhältnis zum Output betrachtet. Wie in allen Bereichen leitet das Controlling aus seinen Erkenntnissen auch Handlungsempfehlungen für die Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen ab. Das Personalcontrolling untersucht z. B. die Fluktuation im Unternehmen, die Personalplanung, Planstellen, Fortbildungsbedarf, Arbeitszufriedenheit usw. Neben dem vorhandenen Zahlenmaterial dienen auch Umfragen und Stimmungsbilder zur Erhebung von Daten. Das IT-Controlling plant, steuert und kontrolliert die unterschiedlichen Aspekte der Datenverarbeitung im Unternehmen. Mit zunehmender Komplexität der IT-Landschaften und der IT-Konzepte kommt dem IT-Controlling eine Schlüsselfunktion zu. Schwerpunkte sind Hard- und Software- sowie Personalausstattung, Ressourcenausnutzung, Datenschutz, Integration und – wie immer – Prozessoptimierung. Das Kundenwertcontrolling betrachtet die Wertentwicklung und das Potenzial einzelner Kundenbeziehungen. Es unterstützt den Vertrieb und die Kundenbetreuung darin, den Kundenwert optimal abzuschöpfen, indem es z. B. Kundenwünsche analysiert und den Betrieb daran ausrichtet. Das Investitionscontrolling hilft bei der Planung und Entscheidung in Bezug auf Investitionen. Dabei spielen nicht nur Sachinvestitionen eine Rolle, sondern auch Finanzinvestitionen und Investitionen in immaterielle Vermögensgegenstände (Software, Marken, Patente usw.). Da Investitionen Mittel binden und die Liquidität und Bilanzstruktur des Unternehmens berühren, fließen viele Kennzahlen und Aspekte in das Investitionscontrolling ein. Die quantitativen Methoden der Investitionsrechnung helfen bei der Einschätzung und Erfolgsprognose von Investitionsprojekten. Die Wertschöpfungskettenanalyse untersucht all jene Prozesse, bei denen ein Mehrwert geschaffen wird. Sie den Beitrag ein, den die einzelnen Glieder der Wertschöpfungskette erbringen. Abermals geht es darum, Schwächen zu beheben, Potenziale auszunutzen, Redundanzen auszumerzen, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren. Werkzeuge sind auch hier Plan-Ist-Vergleiche, Extrapolationen und spezifische Kennziffern. Die Erkenntnisse sind für das Strategische Management wichtig, um Wettbewerbsvorteile zu ergattern und auszubauen. Vergleich mit Wettbewerbern Für Unternehmen ist es sehr aufschlussreich, ihre Kennzahlen im Branchenvergleich zu betrachten: So werden strukturelle Stärken und Schwächen offenbar. Wurde ein Gewinneinbruch selbst verschuldet sein oder betrifft er die gesamte Branche und ist mithin konjunkturell bedingt? Controlling-Arten nach Branche Controlling kann auch branchenspezifisch interpretiert werden. Logistikbranche, Pharmaindustrie, Telekommunikationswirtschaft, Discounter, Kreditinstitute, Einzelhandel, produzierende Industrie, Gastronomie, Behörden, Vereine, Stiftungen und NGOs – die Liste ließe sich endlos fortsetzen – alle haben sie eigene Kennzahlensysteme, strategische Methoden, Zielsetzungs- und Entscheidungsverfahren und Kontroll- und Analysebedürfnisse; alle müssen sie unterschiedliche Compliance-Anforderungen erfüllen. Und jede Firma und Organisation muss die Mischung von Kennzahlen und Analysemethoden finden, die ihre Bedürfnisse optimal erfüllt. Controlling-Aufgaben Neben den Controlling-Arten sind die Aufgaben des Controllings ein wichtiger Teilbereich. Die Controlling-Aufgaben sind vielfältig und vereinen die operative und strategische Planung, Steuerung und Kontrolle des gesamten Unternehmensprozesses. Lesen Sie weiter - Controlling Aufgaben - Prämissen setzen, Daten bereitstellen, Maßnahmen ableiten. ### Cloud Computing – vertragliche Regelungen Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung Wenn Unternehmen Cloud-Dienste in Anspruch nehmen, schließen sie in der Regel einen Vertrag mit dem Anbieter. Kernstück einer solchen vertraglichen Regelung ist eine schriftliche Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG. Sie ist zwingend vorgeschrieben, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein Mustervertrag findet sich z. B. auf der Website der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Hinzu kommen Regelungen betreffend die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 9 BDSG. Wer sichergehen will, passt ein Vertragsmuster an die Belange seines Unternehmens an und lässt das Ganze vom Fachanwalt überprüfen. Wesentliche Vertragsinhalte Vertrag nach deutschem oder zumindest nach EU-Recht Deutsche Cloud-Anbieter sind an deutsches Datenschutzrecht nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gebunden. Eine BDSG-konforme Auftragsdatenverarbeitung ist z. B. in einer EU/EWR-Cloud gewährleistet. Dabei dürfen die Daten nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes verarbeitet werden. Individuelle vertragliche Regelungen finden nur insoweit Anwendung, als sie nicht gegen das übergeordnete (Datenschutz)-Recht verstoßen. Der Vertrag sollte deutsches oder europäisches Recht und als Gerichtsstand das Heimatland des Kunden vorsehen. Der Ort der Datenverarbeitung und Datenhaltung sollte spezifiziert werden. Vorsicht bei US-Anbietern! Manche US-Provider bieten ebenfalls EU/EWR-Clouds an. Dabei ist allerdings oft nicht gewährleistet, dass die Daten auch wirklich in Europa verbleiben. Außerdem werden die Bestimmungen des § 11 BDSG verletzt, was für ein deutsches Unternehmen Bußgelder und rechtliche Verwicklungen nach sich ziehen kann. Wer bereits mit einem US-Anbieter zusammenarbeitet, sollte seinen Vertrag genau überprüfen und gegebenenfalls nachverhandeln! Das renommierte IT-Magazin ix hat nachgefragt, welche Garantien US-Anbieter ihren Kunden bieten und wie sie mit Anfragen von US-Behörden (Stichwort „Patriot Act“) umgehen. Die Cloud-Anbieter Salesforce, IBM, Amazon und Google reagierten gar nicht erst auf die Anfrage. Außerdem legen viele US-Anbieter einen Gerichtsstand in den USA fest, was die Rechtsposition und Durchsetzungsfähigkeit deutscher Kunden empfindlich schwächen kann. Regelungen zum Datenschutz Schutzwürdige Daten sollten jederzeit verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Das gilt nicht nur für personenbezogene Daten, sondern auch für F&E-Daten und Finanzinformationen. Cloud-Anbieter können Auskunft über die Sicherheit ihrer Verschlüsselungstechnologien geben. Einhaltung regulatorischer Vorschriften Neben dem BDSG können auch noch andere Gesetze und Regelungen für die Datenspeicherung und –verarbeitung maßgeblich sein, etwa für die revisionssichere Speicherung geschäftlicher Unterlagen. Aus Compliance-Gründen ist es gut, wenn der Cloud-Anbieter alle diese Vorschriften erfüllt. Für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen u.dgl. ist aber der Kunde selbst verantwortlich; schließlich kann er seine Daten jederzeit löschen. Eigentumsrechte Der Kunde bleibt Eigentümer seiner Daten. Der Cloud-Provider darf diese nicht für eigene Zwecke kopieren, lediglich im Rahmen von Datensicherungsmaßnahmen. Der Provider bleibt Eigentümer seiner Soft- und Hardware. Er stellt diese üblicherweise als SaaS (Software-as-a-Service) entgeltlich zur Verfügung. Nach Vertragsende müssen die Daten eines Kunden von den Servern des Cloud-Providers gelöscht werden. Eventuell muss ein Nachweis darüber erbracht werden. Laufzeiten, Kündigungsfristen Die Vertragslaufzeit ist ein wichtiger Punkt, da sehr unterschiedliche Vertragsbindungen vorkommen. Die fairste Regelung ist das so genannte „Pay-per-Use“-Prinzip, wonach Anwendungen und Lizenzen taggenau gebucht und gekündigt werden. Der Cloud-Provider rechnet die Services dann im Nachhinein ab. Der Vertrag sollte auch regeln, wie nach einer Kündigung mit Altdaten verfahren wird. Entgelt für die Nutzung der Services In den Zahlungsvereinbarungen wird geregelt, wie der Kunde dem Provider seine Services vergütet. Auch ist zu regeln, was geschieht, wenn der Kunde nicht zahlt. Gegebenenfalls wird ihm eine angemessene Frist eingeräumt, um seine Daten zu exportieren, damit anschließend den Vertrag beendet werden kann. Service Level Agreement Service Level Agreements (SLAs) legen im Detail fest, welche Leistungen der Provider wie, wo, wann und in welchem Umfang erbringt. Die Vergütung ist häufig an die Qualität der Leistung gekoppelt. SLAs sind Zusatzvereinbarungen zu den Regelungen für die Auftragsdatenverarbeitung. Outsourcing Wenn der Provider Unteraufträge an andere IT-Dienstleister (insbesondere Rechenzentren) vergibt, muss gewährleistet sein, dass auch diese die zwingenden gesetzlichen Vorschriften und die einschlägigen Vertragsvereinbarungen einhalten. Weisungsbefugnisse und Kontrollrechte des Kunden Auch die kundenfreundlichste Regelung nutzt nichts, wenn der Kunde nicht nachprüfen kann, ob sie auch eingehalten wird. Daher sollte der Vertrag vorsehen, dass sich der Cloud-Provider an die vertraglichen Weisungen des Kunden hält und diesem Auskünfte und Nachweise liefert, soweit datenschutzrechtlich zulässig. Zertifizierungen Sowohl der Cloud-Provider als auch die von ihm beauftragte Rechenzentren sollten zertifiziert sein. Die Zertifizierungen sind dem Kunden gegenüber nachzuweisen. Bestimmungen zu Haftung und Schadenersatz Die Einhaltung der Vertragsbestimmungen sollte durch Vertragsstrafen abgesichert werden. Weitere Bestimmungen Der Fantasie der Anwälte sind kaum Grenzen gesetzt. Neben den oben genannten Bestimmungen sind noch viele weitere Reglungen möglich, etwa zur Leistungsübergabe, zu Mitwirkungspflichten oder zu eventuell auftretenden Engpässen (Overbooking). ### Controlling-Ziele Ziele im Unternehmen sind vielfältig Wirtschaftsunternehmen sind auf Gewinnerzielung ausgerichtet. Allerdings werden auf dem Weg dorthin auch eine Fülle von Teilzielen verfolgt: Produktivitätssteigerung, Abbau von Redundanzen, optimaler Ressourceneinsatz, Prozessoptimierung – dies sind Ziele, die unmittelbar den Ertrag steigern. Dies vorausgeschickt, sind viele Unternehmen nicht ausschließlich vom Gewinnstreben getrieben. Manchen geht es darum, eine Vision zu leben. Einen Standort zu stärken. Soziale oder gemeinnützige Ziele zu verwirklichen. Corporate Citizenship in aktives Handeln umzusetzen. Und das nicht nur für die Reputation, sondern auch aus dem Wunsch heraus, das Richtige zu tun. Hinzu kommen weitere Ziele, darunter die Einhaltung von Vorschriften (Compliance), die Reputation eines Unternehmens, Public Relations, Mitarbeiterzufriedenheit und Markenkommunikation. Alle diese sind ebenfalls Aspekte, die zu einem ganzheitlich gesunden Unternehmen beitragen und sich mittelbar positiv auswirken oder Schaden abwenden können. Rolle des Controlling Das Controlling hilft, Unternehmensziele zu identifizieren, zu definieren und zu quantifizieren. Im Prozess hilft es, Soll-Ist-Abweichungen aufzudecken und zu analysieren (Kontrollfunktion). Ziel- und Ressourcenkonflikte werden erkannt und gelöst (Koordinationsfunktion). Und schließlich schlägt das Controlling auch Maßnahmen vor, um erkannte Probleme zu beheben oder Positivtrends zu verstärken (Steuerungsfunktion). Ziele des Controlling Je nach Funktionsbereich und Controlling-Art kann das Controlling im Verbund mit den jeweiligen Adressaten des Datenmaterials die (Teil-)Ziele des Unternehmens unterstützen. Von der Fülle der Möglichkeiten seien folgende exemplarisch genannt: Informationen bereitstellen Das Controlling sammelt, verdichtet, visualisiert und berichtet Informationen für verschiedene Empfänger. Wenn sich z. B. herausstellt, dass 20% der Arbeitsleistung 80% des Unternehmenserfolgs bewirken – eine Verteilung, die ungefähr dem Pareto-Prinzip entspricht – wird das Controlling Maßnahmen vorschlagen, um die übrigen 80% der Arbeitskraft wirkungsvoller einzusetzen. Ziele koordinieren Die Ziele verschiedener Bereiche und der Unternehmensleitung stehen manchmal miteinander im Konflikt. Das Controlling hilft, solche Konflikte zu erkennen und zu lösen, indem Prioritäten gesetzt und Ressourcen koordiniert werden (Koordinationsfunktion des Controlling). Prozesse optimieren Das Controlling untersucht Workflows und Prozesse im Unternehmen auf Redundanzen und Ineffizienzen hin. Angenommen, in der Buchhaltung werden digitale Rechnungen ausgedruckt und die Daten anschließend manuell in eine Buchungsmaske übertragen. Durch Übertragungsfehler entstehen manchmal Differenzen. Das Controlling könnte ermitteln, wie viel Zeit mit dieser Arbeit vergeht und vorschlagen, eine Software mit automatischer Belegerkennung und regelbasierter Buchungungsautomatik anzuschaffen. Als Ergebnis können die vorhandenen Kräfte in der Buchhaltung doppelt so viele Buchungen in derselben Zeit bearbeiten. Ressourcen zuweisen Wenn ein neuer Auftrag eingeht, kann das Controlling analysieren, an welchem Standort des Unternehmens Ressourcen verfügbar sind und wie der Auftrag möglichst preisgünstig abgearbeitet werden kann. Dazu werden Lohnkosten, Kapazitäten und logistische Aspekte analysiert und verglichen. Aufgrund dieser Daten kann das Management entscheiden, wo die Produktion stattfinden soll. Finanzen steuern Durch Plan-Ist-Vergleiche der Daten von Kostenstellen und Kostenträgern hilft das Controlling, die Kosten im Griff zu behalten und den Betrieb kostensparend zu steuern. Analysen der Finanzierungsstruktur und der Fristigkeit von Forderungen und Verbindlichkeiten sind die Grundlage für ein Frühwarnsystem, das mögliche Liquiditätsengpässe proaktiv erkennt. Compliance gewährleisten Compliance-Verstöße werden für die Verantwortlichen und für das Unternehmen zunehmend strafrechtlich relevant. Sie gelten nicht mehr nur als Verfehlungen Einzelner, sondern als Organisationsversagen. Ein internes Kontrollwesen und Risiko-Management (Compliance Management System) wird immer wichtiger. Dieses auszuarbeiten ist Aufgabe des Controlling. Die lückenlose Dokumentation aller Geschäftsprozesse und Verfahren sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien wird durch Unternehmenssoftware erleichtert, die Workflows vorzeichnet, Arbeitsschritte dokumentiert und Dokumente versioniert. ### Controlling-Kennzahlen Vielfalt und Bedeutung von Controlling-Kennzahlen Kennzahlen und Kennzahlensysteme – d. h. sinnvolle Kombinationen von Kennzahlen, die differenzierte Erkenntnisse ermöglichen – sind die Grundausstattung des Controllers. Sie verdichten Informationen und ermöglichen, diese zu einander, zu anderen Perioden oder zu Branchen-Benchmarks ins Verhältnis zu setzen. Unterschiedliche Organisationen und Controlling-Arten verwenden unterschiedliche Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung, um ihren jeweiligen Teilbereich zu analysieren, zu planen und zu steuern. Die folgende Aufstellung ist in keiner Weise vollständig. Kennzahlen-Gruppen Controlling-Kennzahlen lassen sich daher in Gruppen einteilen. Doch Vorsicht: Kein einzelner Aspekt sollte isoliert betrachtet und umgesetzt werden. Wenn der Ertrag auf Kosten der Nachhaltigkeit steigt – etwa notwendige Investitionen aufgeschoben und Mitarbeiter unterbezahlt werden – wird der Erfolg des Unternehmens rasch verpuffen. Werden umgekehrt überhöhte Gehälter und Sozialleistungen gezahlt und zu hohe Investitionen getätigt, kann das Unternehmen erst recht in Schieflage geraten. Für manche Kennzahlen kursieren gleich mehrere Berechnungsformeln. In diesem Artikel werden in der Regel die Interpretationen verwendet, die im Controlling-Portal zu finden sind. Erfolgskennzahlen Diese Gruppe von Kennzahlen misst ergebnisrelevante Aspekte des Unternehmens. Dazu gehören relativ einfache Kennzahlen, wie z. B. der Jahresüberschuss, aber auch komplexere Gebilde, wie das EBITDA (Jahresüberschuss, bereinigt um Zinsen, Abschreibungen und außerordentliche Einflüsse) oder der Cash Flow, der ebenfalls verschiedene Einflüsse aus dem Ergebnis herausrechnet, um die Ertragskraft eines Unternehmens zu ermitteln. Bilanzkennzahlen Bilanzkennzahlen erhalten ihre Aussagekraft fast ausschließlich im Zeit- und Branchenvergleich. Banker interessieren sich vor allem für die Einhaltung der Goldenen Bilanzregel: Anlagevermögen sollte langfristig finanziert sein; Umlaufvermögen kann auch durch kurzfristige Mittel gedeckt sein. In diese Rubrik fallen auch die Anlagen-Deckungsgrade. Die Kapitalstruktur (Eigenkapital/Fremdkapital) sollte ausgewogen sein und die Eigenkapitalquote sollte der Branchen-Benchmark entsprechen. Liquiditätskennzahlen Drei verschiedene Liquiditätsgrade werden unterschieden. Ursachenforschung kann mithilfe der Daten zur Debitoren- und Kreditorenlaufzeit bzw. zum Lieferanten- und Kundenziel betrieben werden. Ein positives Working Capital – d. h. das Umlaufvermögen übersteigt die kurzfristigen Verbindlichkeiten – ist günstig für die Liquidität. Kennzahlen des Personalcontrolling Hier seien beispielhaft die Lohnquote genannt (entspricht sie dem Branchen-Standard?), die Fluktuationsrate sowie die Fehlzeitenquote und der durchschnittliche Personalaufwand. Kennzahlen für Produktion und Logistik Für Handel und Industrie gleichermaßen relevant ist die Umschlagshäufigkeit der Vorräte. Ist die Lagerdauer zu lang? Sollte das Beschaffungswesen auf Just-in-Time-Konzepte umgestellt werden. Gleichfalls von Interesse sind Produktivitätskennziffern Marketing- und Vertriebskennzahlen Im Vertriebsbereich sind der Umsatz pro Kunde und pro Vertriebsmitarbeiter von Interesse. Des Weiteren werden die Angebotsquoten und Auftragsquoten analysiert. Es wird außerdem hinterfragt, welchen Umsatzanteil die verschiedenen Produkte und Leistungen haben und wo der Break-Even-Point liegt, an dem der Ertrag aus der Kundenbeziehung die Akquisitions- und Werbungskosten übersteigt. IT-Controlling-Kennzahlen Im IT-Bereich sind natürlich auch die Kostenstrukturen von Bedeutung. Was kosten die eigenen Server und das IT-Personal und wie ist die Auslastung? Müssen weitere Kapazitäten vorgehalten werden? Wie hoch sind die IT-Kosten gemessen am Umsatz? Falls eine In-House-Lösung installiert ist, sollte eine Vergleichsrechnung mit einer Cloud-Lösung angestellt werden (Softwarelizenzkosten pro User). Cloud-Lösungen sparen Investitions- und Personalkosten und sind äußerst professionell und flexibel. Kennzahlen für das Beschaffungswesen Im Einkauf und Bestellwesen lässt sich häufig durch Optimierung der Mengen Geld sparen. Wie häufig muss Ressource X beschafft werden und was wäre die optimale Bestellmenge in Anbetracht der Wiederbeschaffungszeit? Wie hoch ist die Beanstandungsquote bei Waren vom Lieferant Y? Wo liegen die Durchschnittskosten pro Bestellung? Je nach Fragestellung können diese oder andere Kennzahlen analysiert werden. Kennzahlen für Forschung & Entwicklung Unternehmen müssen ihre Produkte und Leistungen permanent weiterentwickeln, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Daher ist die Innovationsrate von Bedeutung. Sie zeigt den Umsatzanteil neuer Produkte auf und gibt Aufschluss, ob die Produktentwicklung erfolgreich war oder nicht. Durchschnittliche Projektkosten und der Anteil der F&E-Kosten an den Gesamtkosten sind ebenfalls Größen, die zur Optimierung herangezogen werden können. F&E-Kosten sind branchenbedingt sehr unterschiedlich: Die Pharma-Industrie hat mit anderen Größenordnungen zu tun als die App-Programmierung. Kennzahlen in Maßnahmen umsetzen Es genügt nicht, geeignete Kennzahlen für ein Unternehmen zu finden und zu berechnen, wenn diesen Berechnungen und Analysen keine Taten folgen. Eine gute Kennzahl ist eine Kennzahl, die etwas bewirkt. Deshalb ist es wichtig, dass das Controlling und das Management gut kooperieren. Immer noch werden viele lebenswichtige Unternehmensentscheidungen „aus dem Bauch heraus“ getroffen, ohne durch eine entsprechende Datenbasis abgesichert zu sein. Die Motive dafür sind vielfältig. Manager möchten als entschlussfreudige Macher wahrgenommen werden, nicht als technokratische „Erbsenzähler“. Doch mit zunehmendem Wettbewerbsdruck wird diese Haltung gefährlich. Unternehmenssoftware kann heute in Sekundenschnelle Zahlenmaterial und Berichte liefern, die Managemententscheidungen absichern und mit Informationen unterlegen. Fähige Controller, fähige Manager und fähige Software sind gemeinsam ein unschlagbares Team. Siehe auch: https://www.controllingportal.de/Fachinfo/Kennzahlen/Bilanzkennzahlen-zur-Bilanzanalyse.html https://www.haufe.de/controlling/controllerpraxis/unternehmenssteuerung-mit-kennzahlen/zweck-und-ziel-von-kennzahlen-und-kpis_112_295274.html ### E-Collaboration - Eine Definition Der Arbeitsprozess moderner Unternehmen hat sich stetig weiterentwickelt. Immer mehr Beteiligte wie interne und externe Mitarbeiter, Partner und Kunden mit Arbeitsplätzen an unterschiedlichen Orten, sollen in komplexer werdende Projekte integriert werden. Die Anzahl an übergebenen Informationen steigt rasant, wenn sich jede Partei ohne festgelegten Zeitablauf mit eigenen Wünschen und Anregungen in die Projektentwicklung einbringt. In diesem Prozess sollen Kunden und Partnern idealerweise jedoch ohne Zeitverlust an der Umsetzung eines Projekts beteiligt werden, noch bevor die eigenen Mitarbeiter mit der Weiterentwicklung eine andere Richtung einschlagen. Um mit diesen Entwicklungen Schritt halten zu können, müssen diese Prozesse computergestützt abgearbeitet werden. Online-Tools helfen bei der Durchführung und Planung von Projekten zeitlich und örtlich getrennter Teams, Absprachen werden über Online-Kalender getroffen, Daten und Dateien werden mit Dokumentenmanagementsystemen online ausgetauscht und Videokonferenzen ersetzen persönliche Meetings. Die internetbasierte Zusammenarbeit zur gemeinsamen Erfüllung einer Aufgabe oder eines Projekts wird E-Collaboration genannt. In welchen Bereichen kann E-Collaboration eingesetzt werden? Die Vielfalt der Anwendungsgebiete wurde bereits angeschnitten. Insbesondere bei einer zeit-effizienten Planung und Umsetzung von Projekten können internetbasierte Programme die Zusammenarbeit wesentlich unterstützen und vereinfachen, da alle benötigten Informationen zentral an einem Ort gespeichert werden, kann ein schneller Zugriff der berechtigten Partei unmittelbar erfolgen. Durch intelligente Suchfunktionen, kann eine Datei in wenigen Sekunden gefunden und bearbeitet werden. Software für E-Collaboration kann daher in allen Berufsbereichen eingesetzt werden, in denen Dateien gemeinsam erstellt und bearbeitet werden, Dateien und Grafiken sicher an Kunden übertragen werden sollen, oder in denen Mitarbeiten darauf angewiesen sind, auch mobil auf Dokumente zugreifen zu können. So profitieren insbesondere Werbeagenturen. Was leistet E-Collaboration? Dateien, Grafiken und Texte werden in Online-Dokumentenspeichern gespeichert und organisiert, mit spezifischen Aufgaben und Projekten verknüpft und mit individuellen Zugriffs- und Bearbeitungs-Berechtigungen versehen werden. Es können auch große Dateien versendet werden, die die meisten E-Mail Clients vor Probleme stellt. Die gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten und Tabellenkalkulationen wird wesentlich vereinfacht. So können Änderungen einfach nachverfolgt werden, veraltete Versionen kommentiert und immer wieder aufgerufen werden. Abgeschlossene Dokumente können zur Bearbeitung gesperrt werden und per Link gleich an den Empfänger gesendet werden. Auch die Umsetzung großer Projekte kann mit geeigneten Tools Auge behalten und gesteuert werden. Alle Beteiligten können gemeinsam an einem Projekt arbeiten, Aufgaben delegieren und relevante Dokumente austauschen. Fristen und Budgets können gemeinsam gesetzt und Rückstände rechtzeitig erkannt werden. In übersichtlich aufbereiteten Dashboards lassen sich Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Aufgaben jederzeit im Auge behalten und dokumentieren. Die Mitarbeiter werden vor einer Informationsflut geschützt, da Informationen in einer dezentralen Plattform, in geeigneter Form, bereitgestellt werden und darauf in dem Moment zugegriffen werden können, wenn diese tatsächlich benötigt werden. Welche Vorteile bietet E- Collaboration? E-Collaboration ist mehr als nur ein Ersatz für die traditionelle Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Der mobile Echtzeitzugriff auf die neusten Daten aller Beteiligten ist sicherlich das Hauptargument, das für die Online-Zusammenarbeit spricht. Doch E-Collaboration hat noch weitaus mehr Vorteile zu bieten: Zugriff auf identische Daten, ganz unabhängig vom Arbeitsplatz Dokumente sind durch Synchronisation stets aktuell Verteiltes Arbeiten an einem Projekt, ohne Komplexitätssteigerung Einfaches Teilen von Dokumenten, eindeutige Versionierung Erleichterte Zusammenarbeit mit Externen durch Gastzugänge Wege in die E-Collaboration Mit internetbasierter Collaboration entstehen neue Geschäftspotentiale, vorhanden Ressourcen werden effizienter genutzt, doch erfordert sie ebenso neue Strategien und Organisationsstrukturen. Welches System in einem Unternehmen eingesetzt wird, sollte zu Beginn gut überlegt werden. Die Vielfalt an möglichen Programmen ist groß und die Funktionen sollten genau auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sein. So empfiehlt es sich, zu Beginn des Einführungs-Prozesses die Anforderungen der Arbeitsabläufe an das zukünftige Programm genau zu definieren und abzustimmen. Viele Anbieter entsprechender Programme bieten neben umfassender Beratung auch eine individuelle Konfiguration der Software an. So kann diese genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden und Ihre Arbeitsabläufe und –prozesse können in kürzester Zeit optimiert werden. ### Compliance in der Rechnungsbearbeitung Was ist Compliance? Es existiert kein spezielles Compliance-Gesetz. Mit „Compliance“ (deutsch: Regeltreue) ist die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften und Vorgaben gemeint, die sich auf den betroffenen Unternehmensbereich oder Prozess beziehen. Dies umfasst ein breites Spektrum an Gesetzen, Verordnungen, Obliegenheiten, berufs- und standesrechtlichen Vorschriften, Normen, Pflichten und Vereinbarungen bis hin zu allgemein anerkannten Best Practices. Compliance ist kein Selbstzweck. Sie sichert Unternehmen und deren Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner vor dem Missbrauch oder Verlust schutzwürdiger Daten. Sie wendet Vertrauensschäden und Reputationsverlust ab und vermeidet ernste juristische Nachteile und Konsequenzen, wie etwa Bußgelder oder Zwangsmaßnahmen. Im Standard IDW PS 980, einem vom Institut der Wirtschaftsprüfer definierten Compliance-Standard, und in der Internationalen Norm ISO 19600 sind Compliance Management Systeme (CMS) genauer definiert. Compliance-Risiken in der Eingangsrechnungsbearbeitung Wenn eine Rechnung im Unternehmen eingeht, wird sie normalerweise geprüft, bezahlt, gebucht und abgelegt. In diesem Prozess verbergen sich jedoch etliche Compliance-Risiken. Wenn die Verantwortlichkeit für das Anlegen von Kreditoren sowie die Prüfung, Freigabe und Zahlung der Rechnung nicht streng getrennt wird, besteht die Gefahr von Veruntreuung. Es würde dann niemand merken, wenn jemand sich selbst oder einen Komplizen oder Avatar als Kreditor im System anlegt, fingierte Rechnungen einschmuggelt und Zahlungen auf sein eigenes Konto laufen lässt. Wenn Rechnungen in der Buchhaltung offen herumliegen und Publikumsverkehr herrscht, kann jeder die Rechnungsdetails sehen. Lieferanten, bezogene Waren und Leistungen, und vereinbarte Zahlungsbedingungen sind dann kein Geheimnis mehr. Peinlich ist es, wenn Außenstehende sehen, dass das Unternehmen eine Mahnung erhalten hat. Auch Mitarbeiter aus fremden Abteilungen dürfen keinen Einblick in diese sensiblen Daten bekommen. Je mehr Personen etwas wissen, umso größer die Gefahr von Datenlecks. Was könnten z. B. Wettbewerber, Banken, Kunden oder die Öffentlichkeit aus solchen Rechnungsdaten ablesen? Eine offene Unternehmenskultur ist gut für das Klima, aber schlecht für den Datenschutz. Nicht jeder sollte auf alle Daten zugreifen können. Manche kleinen und mittleren Unternehmen haben ihre IT-Landschaft nicht ausreichend gegen Hacker und Bedrohungen aus dem Netz abgesichert. …und wie Software hilft, sie zu vermeiden Manche Unternehmens-Software unterstützt ihre Anwender durch einen Workflow zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen, der die Einhaltung von Compliance-Anforderungen erleichtert und sich an bewährten Best Practices orientiert. Dazu gehören die Prüfung, Freigabe und Buchung der Rechnungen. Für diese drei Schritte sollten unterschiedliche Personen zuständig sein (Vier-Augen-Prinzip). Alle Bearbeitungsschritte müssen lückenlos dokumentiert und nachvollziehbar sein. Der Zugang zu den schutzwürdigen Informationen im Abrechnungs- und Buchhaltungssystem muss streng geregelt und auf die jeweils Verantwortlichen beschränkt sein. In der Unternehmenssoftware von Scopevisio wird der Prozess folgendermaßen abgebildet: Rechnungen werden unmittelbar nach Eingang digitalisiert. Dadurch liegen sie nicht länger auf dem Schreibtisch für jeden sichtbar herum. Digitale Rechnungen werden auch digital weiterverarbeitet, um einen durchgängigen, nachvollziehbaren Workflow zu gewährleisten und Fehler zu minimieren. Berechtigungseinstellungen in der Software garantieren dafür, dass nur befugtes Personal Einsicht in die Rechnung bekommt. Die Bearbeitungsschritte Einscannen, Prüfen, Freizeichnen und Buchen sowie das Anlegen von Kreditoren sind klar nach Verantwortlichkeiten getrennt. Ein Schritt folgt logisch auf den anderen und nach jeder Aktion springt die Verantwortlichkeit auf den nächsten Bearbeiter in der Kette über. Sowohl bei der Prüfung als auch bei der Freigabe und Buchung der Rechnung haben die Bearbeiter die Möglichkeit, die Rechnung zurückzuweisen, die Zahlung zu sperren, die Verarbeitung anzuhalten usw. Gleichzeitig hat jeder Bearbeiter die Möglichkeit, die Rechnung mit einem Kommentar zu versehen, z. B. mit einer Anweisung oder Erklärung für die Buchhaltung. Jeder dieser Schritte, Vermerke und Kommentare wird im System lückenlos dokumentiert, z. B. mit einem elektronisch vergebenen Bearbeitungsstempel und mit Angabe des Verantwortlichen. Die Rechnung wird versioniert in der Software gespeichert und mit einem Bearbeitungsprotokoll ergänzt, damit einfach überprüft werden kann, was mit der Rechnung geschehen ist. Das Hosting der Software erfolgt auf deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und die Datenübertragung ist stets verschlüsselt. Das garantiert ein Sicherheitsniveau, mit dem die IT in kleinen und mittelständischen Unternehmen meist nicht mithalten kann. ### Controlling: Wichtige Grundlagen und Tools im Überblick Controlling ist ein deutscher Pseudo-Anglizismus, der sich auf das englische Verb „to control“ bezieht, vereinigt die Bedeutung von Planung, Steuerung und Kontrolle in Bezug auf Unternehmen und ihre Teilbereiche. Der Controller sammelt und analysiert Informationen und leitet darauf Erkenntnisse, Prognosen und Handlungsempfehlungen ab. Auf dieser Grundlage kann das Management seine Leitungs- und Steuerungsfunktion wahrnehmen, den Wandel beherrschen und die organisatorischen Voraussetzungen für die Zielerreichung des Unternehmens und seiner Teilbereichen schaffen. Controlling – Definition Die DIN SPEC 1086 liefert einen Orientierungsrahmen für gutes Controlling. Laut ihrer Definition ist Controlling „der gesamte Prozess der betriebswirtschaftlichen Zielfindung, Planung und Steuerung eines Unternehmens. Controlling ist auf die Sicherstellung einer nachhaltigen wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens ausgerichtet und beruht auf der Wechselwirkung vielfältiger Regelkreise aus Zielfestlegung, Planung, Umsetzung, Messung und Verbesserung.“ Stellen für Controller In kleinen und mittleren Unternehmen herrscht häufig der Manager des Rechnungswesens zugleich über den Bereich des Controllings. Denn das Rechnungswesen liefert einen Großteil der Daten, die für die Steuerung und Kontrolle sowie für die Planung und Koordination von Maßnahmen relevant sind. Größere Unternehmen richten eigene Stellen für Controller ein. Deren Aufgabe ist es, das Management zu beraten und die Themen des Controllings immer wieder auf die Agenda zu setzen. Ziele Das Controlling analysiert Daten und liefert Informationen mit dem Ziel, die jeweils betrachteten Unternehmensteile und letztlich das Unternehmen als Ganzes proaktiv auf die Unternehmensziele hin zu steuern. Daraus lassen sich vier Ziele ableiten: Controller sollen das Unternehmen durch belastbares Datenmaterial in die Lage versetzen, strategische, operative und finanzielle Ziele festzulegen. Controller sollen mess- und prüfbare Kriterien liefern, um Strategien und Pläne für das Unternehmen formulieren zu können Controller sollen durch Plan-Ist-Abgleich, Kennziffernanalyse, Auswertungen und Prognosen Abweichungen von den Zielen frühzeitig erkennen und Handlungsempfehlungen zum Gegensteuern daraus ableiten Übergreifende Aufgabe des Controllings ist es, die Datengrundlage zu liefern und Empfehlungen abzugeben, um die wirtschaftliche Stabilität und Ertragskraft des Unternehmens durch gezielte Maßnahmen zu sichern und zu steigern. Controlling-Arten nach Zeitraum Nach betrachtetem Zeitraum lassen sich drei Arten des Controllings differenzieren: das strategische, das taktische und das operative Controlling. Das strategische Controlling betrachtet Zeiträume von mehr als vier Jahren, das technische untersucht mittelfristige Zeiträume von einem bis vier Jahren und das operative beschäftigt sich mit dem Tagesgeschäft und Zeiträumen von unter einem Jahr, etwa mit dem Projektcontrolling. Controlling-Arten nach Funktion Je nach betrachteter Unternehmensfunktion lassen sich weitere Teilbereiche definieren, die jeweils mit den ihnen zu Gebote stehenden Instrumentarien die Controllingfunktion wahrnehmen. Die folgende Liste kann nur eine Kurzübersicht geben, ist aber in keiner Weise erschöpfend. Das Finanzcontrolling dient unter anderem der Liquiditätssicherung und der Vorbereitung von Investitions- und Finanzierungsentscheidung. Das Kostencontrolling analysiert Kostenstellen und Kostenstrukturen, um die Rentabilität des Betriebs zu optimieren. Das Projektcontrolling untersucht, plant und steuert Projekte und Projektressourcen. Die Deckungsbeitragsrechnung gibt Aufschluss über die Rentabilität im einzelnen Projekt. Das Vertriebscontrolling betrachtet z. B. die Auftrags- und Abschlussquote, Vertriebskosten im Vergleich um Auftragseingang und den Umsatz pro Kopf der Vertriebsmannschaft, um Schwachstellen offenzulegen und Potenziale im Vertrieb besser auszuschöpfen. Hinzu kommen weitere, bereichsbezogene Controlling-Arten, z. B. Produktionscontrolling, Wissenscontrolling, Kundenwertcontrolling, Wertschöpfungskettenanalyse, Marketingcontrolling, Kooperationscontrolling, IT-Controlling, Investitionscontrolling oder Personalcontrolling. Anforderungen je nach Branche unterschiedlich Branchen haben ebenfalls ihre spezifischen Controlling-Anforderungen und –Methoden. Diese alle aufzulisten, würde zu weit führen. Beispielhaft seien hier nur z. B. das Medizincontrolling, das Logistik-Controlling oder etwa das Gastronomie-Controlling genannt. Instrumentarium Auch dieser Bereich kann nur grob angerissen werden, um dem Leser eine Vorstellung von der Vielfalt der verwendeten Werkzeuge zu geben. Dazu gehören vor allem Plan-Ist-Vergleiche im Hinblick auf Erlöse, Leistungen, Kosten, Investitionen, Personal, Materialwirtschaft, Forderungen und Verbindlichkeiten und sonstige Kennzahlen für das Controlling. Des Weiteren ist es wichtig, eine Planungs- und Budgetierungsstruktur einschließlich Festlegung der Perioden und der Verantwortlichkeiten zu erarbeiten. Dies ist nur ein Ausschnitt aus den Anforderungen an das Instrumentarium des Controllings laut DIN SPEC 1086. Mögliche Analyseinstrumente Dank moderner Analysewerkzeuge und Unternehmenssoftware ist ein detailliertes, professionelles Controlling heute auch für den Mittelstand möglich. Aus den Analyseebenen für das Controlling wird erkennbar, dass es notwendig ist, strukturierte Unternehmensdaten direkt aus der Software zu ziehen, um Kennzahlen, Abweichungsanalysen und Planungsdaten daraus zu entwickeln. Einige zentrale Analysewerkzeuge sind: Dashboard mit den wichtigsten Kenngrößen Plan-, Ist- und Vorschau-Ebene Soll- / Ist-Vergleiche für Bilanz, GuV und Kapitalflussrechnung automatisch aus den Daten generierte Kennzahlen mehrjährige Planung monatliche Analyse des aktuellen Geschäftsjahres grafische Darstellung von Entwicklungen einzelner Positionen Detailplanung für Umsatzerlöse, Wareneinsatz, Personal usw. Finanzierungs- und Investitionsplanung ROI-Kennzahlensystem Importtabelle für die Ist-Daten-Erfassung ### E-Mails archivieren – aber richtig! Was muss archiviert werden? Manche Unternehmen archivieren jeglichen E-Mail-Verkehr, weil sie nicht sicher sind, was aufgehoben werden muss und was nicht. Andere denken fälschlich, die Archivierung von E-Mails sei eine freiwillige, nach dem eigenen Gutdünken zu regelnde Angelegenheit. Beides ist falsch. Richtig ist vielmehr: Geschäftliche und steuerliche Unterlagen müssen archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt für allgemeinen geschäftlichen Schriftverkehr sechs und für handels- und steuerrechtlich bedeutsame Dokumente zehn Jahre. Dies ist eine gesetzliche Verpflichtung ohne Wenn und Aber. Ja mehr noch: Die Dokumente müssen zur Einsichtnahme im Fall einer Betriebsprüfung schnell, einfach und vollständig zur Verfügung gehalten werden. Unter diese Vorschrift fallen unter anderem, aber nicht ausschließlich, folgende E-Mail-Dokumente: alle Daten mit Belegcharakter, also Rechnungen, Aufträge, Nachweise, Quittungen usw. alle Mitteilungen, die den Charakter von Handelsbriefen haben, einschließlich Bestellungen, Vereinbarungen, Reklamationen, Nebenabreden, Spezifikationen usw. Eine ausführliche Liste unterschiedlicher Dokumenttypen und ihrer Aufbewahrungsfristen finden Sie hier. Im Zweifelsfalle sollte ein Steuerberater hinzugezogen werden. Newsletter, Spam, elektronische Briefumschläge und interne Mitarbeiter-Mails müssen nicht archiviert werden. Manche Unternehmen archivieren jeden elektronischen Schriftverkehr, weil Speicherplatz nicht viel kostet und weil sie wichtige und unwichtige Nachrichten nicht trennen können. Aber auch geringe Kosten können sich akkumulieren und die Spam-Flut erschwert das Wiederfinden relevanter Dokumente. Private E-Mails unterliegen besonderen Datenschutzanforderungen. In vielen Unternehmen tauschen Mitarbeiter auch private E-Mails aus. Rechtlich gesehen wird damit der Arbeitgeber zum Dienstanbieter gemäß §2 Abs. 1 Telemediengesetz. Das wiederum erschwert eine rechtssichere Archivierung, weil private E-Mails unter das Bundesdatenschutzgesetz fallen. Dieses enthält strenge Regelungen für personenbezogene Daten – Regelungen, die sich mit den Archivierungspflichten für geschäftliche E-Mails nicht vertragen. Wie muss archiviert werden? Speichern ist nicht gleich Archivieren. Beim Archivieren werden E-Mails rechtskonform, sicher und dauerhaft gespeichert und vor Verlust geschützt. Falls ein Unternehmen die E-Mails auf seiner eigenen IT archiviert, ist dies eine Aufgabe für den Systemadministrator. Unternehmenssoftware für die einfache, sichere E-Mail-Archivierung Eine preisgünstige, rechtssichere Alternative bietet die Speicherung in der Cloud. Die Daten sind vor Verlust und Beschädigung geschützt und stehen jederzeit zur Verfügung. Manche CRM-Systeme bieten die Möglichkeit, E-Mails automatisch direkt am Kontakt oder Projekt zu speichern. Daten nicht nur archivieren, sondern auch nutzen Mitteilungen, die archiviert werden müssen, können automatisiert oder per Mausklick in das CRM übermittelt werden. Dort sind sie nicht nur revisionssicher archiviert, sondern auch leicht zu finden. Wertvolle Informationen gehen nicht verloren, sondern fließen in das Wissensmanagement des Unternehmens mit ein. Ein weiterer Vorteil: Die Mails im Mail-Programm können anschließend gelöscht werden – und mit ihnen aller Spam und alle privaten oder irrelevanten Nachrichten. Archiviert wird nur das, was wirklich für das Unternehmen wichtig ist. Deutsche Unternehmen sollten deutschen Cloud-Anbietern den Vorzug geben, da die Finanzämter verlangen, dass Steuerunterlagen im Inland aufbewahrt werden „sollten“. Ausnahmen sind auf Antrag möglich. Rechtsgrundlagen Rechtsgrundlagen für die Archivierung sind unter anderem die seit 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), sowie §146 AO und §239 HGB. ### Zusammenfassende Meldung Was ist die Zusammenfassende Meldung? Die Zusammenfassende Meldung ist in § 18 a UStG geregelt. Sie ist, vereinfacht gesagt, eine Aufstellung der Umsätze im EU-Ausland. Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abgeben? Unternehmer, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringen oder als mittlerer Unternehmer an innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften beteiligt sind, sind verpflichtet, gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Zusammenfassende Meldung über solche Umsätze abzugeben. Der Erwerb von Lieferungen und Leistungen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten ist an dieser Stelle nicht zu melden. USt-ID muss geprüft werden Voraussetzung ist, dass beide Beteiligten, der deutsche Lieferant/Leistende und der innergemeinschaftliche Kunde/Leistungsempfänger, eine USt-ID haben. Diese ist sehr wichtig, denn sie gilt als Nachweis der Unternehmereigenschaft. Der deutsche Unternehmer muss prüfen, ob die USt-ID seines Geschäftspartner korrekt ist. Ist sie falsch, steht er für die Zahlung der Umsatzsteuer gerade. Er kann sich nicht darauf berufen, auf die Richtigkeit der Angabe seines Kunden vertraut zu haben. Bei Scopevisio kann die Korrektheit der USt-ID eines Geschäftspartners direkt aus dem System heraus geprüft werden. Eine qualifizierte Bestätigung der Korrektheit liefert die Seite https://evatr.bff-online.de/eVatR/ des Bundeszentralamtes für Steuern. Was wird gemeldet? Die Meldung betrifft folgende Umsatzarten, die zusammengefasst in der USt-Voranmeldung deklariert wurden. Die beiden Meldungen sollten in der Summe übereinstimmen. 1. Innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG) an Abnehmer mit USt-ID. Wer als deutscher Unternehmer an ein Unternehmen im EU-Ausland Waren liefert, muss dafür keine Umsatzsteuer berechnen, aber er muss die USt-ID des Erwerbers angeben. Die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist an zwei Voraussetzungen gebunden: Erstens eine korrekte USt-ID des Gegenübers als Nachweis seiner Unternehmereigenschaft und zweitens eine Gelangensbestätigung, die wieder eigenen Bestimmungen nach § 17a UStDV unterliegt. In dieser Bestätigung wird detailliert nachgewiesen, dass die Lieferung beim Empfänger auch tatsächlich angekommen ist. Diese Nachweispflicht ist dem Umstand geschuldet, dass es in der Vergangenheit bei Geschäften dieser Art zu Betrugsfällen gekommen ist. Der Erwerber muss die in seinem Land geltende USt. zahlen, kann diese aber gleichzeitig als Vorsteuer in Abzug bringen – unter der Voraussetzung, dass er überhaupt zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Ansonsten muss er die Umsatzsteuer zahlen. 2. Nicht steuerbare sonstige Leistungen gem. § 18b Satz 1 Nr. 2 UStG Leistungen gelten als an dem Ort erbracht, an dem der Leistungsempfänger sitzt. Daher sind diese nicht steuerfrei, sondern einfach nur im Inland nicht steuerbar. Dies gilt auch nur für Unternehmen mit USt-ID. Wer als deutscher Unternehmer diese Art von sonstigen Leistungen an ein Unternehmen im EU-Ausland erbringt, muss auf seiner Rechnung darauf hinweisen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht, der die in seinem Land geltende Umsatzsteuer zu entrichten hat („Reverse-Charge-Verfahren“). Er sollte den Wortlaut „Die Umsatzsteuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse-Charge-System)“ oder bei nicht deutschsprachigen Leistungsempfängern „VAT due to the recipient (Reverse Charge System)“ auf die Rechnung schreiben. 3. Lieferungen des ersten Abnehmers bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (§ 25b Abs. 2 UStG) Wenn mindestens drei Unternehmer in drei unterschiedlichen EU-Staaten an einem Geschäft mit Warenlieferung beteiligt sind, spricht man von einem Dreiecksgeschäft. Alle drei benötigen eine eigene USt-ID ihres jeweiligen Landes. Die Lieferung erfolgt vom ersten direkt an den letzten Unternehmer, wobei die Steuerschuld vom mittleren auf den letzten Unternehmer übergeht. Eine solche Konstellation liegt beispielsweise vor, wenn ein Unternehmen aus Deutschland, das mit einem polnischen Hersteller zusammenarbeitet, an ein spanisches Unternehmen liefert und die Lieferung direkt von Polen nach Spanien erfolgt. Das deutsche Unternehmen als Mittelsmann wäre demnach der erste Abnehmer der Ware und müsste diese Lieferung in der ZM als innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft deklarieren. Eine ausführliche Darstellung dieser Konstellation finden Sie bei Haufe.de. Inhalt der Zusammenfassenden Meldung Die drei oben beschriebenen Umsatzarten, die in der USt-Voranmeldung gemeldet wurden, werden in der ZM nach der USt-ID des Erwerbers bzw. Leistungsempfängers und nach der Art des Umsatzes aufgegliedert. Gemeldet werden: die Umsatzsteuer-ID des Erwerbers die Bemessungsgrundlage, d. h. der Netto-Rechnungsbetrag und die Art des Umsatzes. Wenn im Meldezeitraum keine innergemeinschaftlichen Umsätze zu erklären sind, muss keine ZM abgegeben werden, auch keine Nullmeldung. Welche Frist ist zu beachten? Die ZM für innergemeinschaftliche Lieferungen muss bis zum 25. des auf den zu meldenden Umsatz folgenden Monats abgegeben werden. Diese Frist kann nicht verlängert werden. Ein Unternehmer, der für das laufende Quartal und die vergangenen vier Quartale jeweils nicht mehr als 50.000 Euro zu melden hat, darf die Meldung quartalsweise abgeben. Für nicht steuerbare sonstige Leistungen wird die Meldung quartalsweise abgegeben. Wie funktioniert die Meldung? Die ZM wird – von Ausnahmefällen abgesehen – elektronisch abgegeben. In der Regel wird über das ElsterOnline-Portal gemeldet; so genannte „Massenmelder“ müssen die ZM über das BZStOnline-Portal abgeben. Gut ausgestattete Buchhaltungsprogramme können die ZM automatisiert abgeben. Die entsprechende Funktionalität ist oft unter den Funktionen zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ELSTER zu finden. Bitte beachten Sie: Es ist notwendig, dass Ihre eigene USt-ID in Ihrem Buchhaltungsprogramm hinterlegt ist. Normalerweise wird diese bereits ganz zu Anfang mit den Stammdaten zu Ihrer Firma eingegeben. Gibt es Befreiungen von der ZM? Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG müssen keine ZM abgeben. Dies sind alle Unternehmer, die im vergangenen Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 Euro Nettoumsatz gemacht haben und die im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich 50.000 Euro Umsatz nicht übersteigen. ### 10 Schritte zur Einführung einer CRM-Software Unternehmen, die eine neue CRM-Software einführen, sollten mindestens die folgenden zehn Punkte beherzigen: 1. Projektteam bilden Im Idealfall ist dies bereits während der Auswahl- und Testphase geschehen. Das Projektteam sollte einen kaufmännischen und einen technischen Projektleiter haben und unbedingt auch die Personen einbeziehen, die später mit dem CRM arbeiten werden: Mitarbeiter aus Marketing und Vertrieb, Außendienst und Innendienst, Sekretariat und Management. 2. Buy-in der Mitarbeiter Die Akzeptanz für die CRM-Software muss sich durch das gesamte Unternehmen ziehen. Die Mitarbeiter sollen verstehen, was das neue System ihnen bringt und wie sie damit umgehen können. Schulungen und Support sind in dieser Phase wichtig. Mit der CRM-Einführung sollte der gesamte Betrieb auf einen höheren Level der Kundenorientierung gehoben werden. Das CRM bietet die Chance einer höheren Transparenz und schnelleren, umfassenderen Bereitstellung aller Kunden- und Servicedaten. Mit diesem Informationsvorteil können Mitarbeiter die Kunden und Interessenten rundum besser betreuen. 3. Datenbestand analysieren Welche Daten werden wo gespeichert? Und wie lassen sie sich auf die neue CRM-Software migrieren? In vielen Unternehmen existieren mehrere Datensätze pro Kunden, z. B. beim Vertrieb, in der Kundenbetreuung, in der Rechnungsabteilung und/oder im Call Center. Der Aufwand, alle diese Daten zu einem einzigen Datensatz zusammenzuführen, wird manchmal unterschätzt. 4. Daten bereinigen Die Migration der Altdaten bietet eine Chance, die Bestandsdaten zu bereinigen und zu vervollständigen. Per Dubletten-Abgleich können redundante Einträge gelöscht werden. Die restlichen Kontaktdaten können, soweit möglich, auf Korrektheit und Aktualität geprüft werden. Im Idealfall werden auch Excel-Arbeitsmappen, E-Mails und Dokumente, die das CRM betreffen, in ein Format übertragen, das von der neuen CRM-Software akzeptiert wird. In diesen Fragen sollte das Projektteam mit Service-Mitarbeitern des CRM-Anbieters zusammenarbeiten. 5. Daten migrieren Der Export aus dem alten und der Import in das neue System sind ebenfalls Themen, die am besten in Kooperation mit Consultants des Software-Anbieters bewältigt werden. Im Grunde handelt es sich um eine Datenbank-Migration. Die Kunden- bzw. Kontaktdatensätze lassen sich häufig im CSV-Format am besten übertragen. Wichtig ist, dass die Datenfelder korrekt aufeinander abgebildet werden. 6. Individuell konfigurieren Die meisten CRM-Systeme sind hochgradig konfigurierbar. Das betrifft insbesondere Standardsoftware. Da diese so viele und unterschiedliche Unternehmen unterstützen soll, steckt sie voller Datenfelder und Funktionen, die Mitarbeiter überfordern könnten. Fast alles davon lässt sich ein- oder ausblenden und zu individuellen Arbeitsplätzen zurecht konfigurieren. Außerdem müssen die Berechtigungen korrekt eingestellt werden. Auf diese Weise sieht der Mitarbeiter nur die Daten und Funktionen, die er benötigt, und die Komplexität bleibt vor ihm verborgen. Dies trägt wesentlich zur Akzeptanz bei. 7. Prozesse neu definieren Bei der Formulierung von Lasten- und Pflichtenheft wurden bereits die Prozesse im Betrieb analysiert und es wurde geklärt, wie diese auf mit der CRM-Software abgebildet werden können. Dabei stellt sich in der Praxis oft ein Optimierungspotenzial heraus. Teilweise müssen Prozesse auch ein wenig umgestaltet werden, um sie mit der CRM-Software abzuarbeiten. In der Regel hilft CRM-Software, die betrieblichen Abläufe besser zu strukturieren und effizienter zu bewältigen. Mitarbeiter, die Angst vor Veränderungen haben, müssen sanft an die neuen Abläufe herangeführt werden. 8. Integration in die IT-Landschaft Bei Cloud-Systemen erübrigt sich die Installation der CRM-Software auf einem Unternehmensserver. Das System wird auf der Hardware des Anbieters betrieben. Das IT-Personal des einführenden Unternehmens muss allerdings einige Einstellungen konfigurieren, Benutzer anlegen und Berechtigungen erteilen. Diese Aufgaben können unter Umständen auch mithilfe der Service-Mitarbeiter des Anbieters erledigt werden. Außerdem muss die CRM-Software in die bestehende IT des Unternehmens integriert werden. Wenn das CRM zu einer Suite gehört, kann die entsprechende ERP-Software gleich mit eingesetzt werden. Ansonsten müssen Schnittstellen zu den übrigen Business-Anwendungen eingerichtet oder programmiert werden. 9. Pilotbetrieb In der ersten Einführungsphase sollte möglichst ein Parallelbetrieb von altem und neuem CRM-System stattfinden. Die Mitarbeiter sollten sich angstfrei in die CRM-Software einarbeiten können, ohne befürchten zu müssen, dass sie irgendetwas „verderben“. Hier ist es wichtig, dass alle Betroffenen miteinander kommunizieren und im Gespräch bleiben, um die neuen Prozesse und Arbeitsweisen gemeinsam zu verinnerlichen. In dieser Phase stellt sich auch heraus, ob das System auf alle benötigten Daten zugreifen kann und ob es korrekt arbeitet oder Fehlfunktionen auftreten. 10. Roll-out und Abnahme Wenn alle „Kinderkrankheiten“ aus dem Pilotbetrieb ausgeräumt, alle Mitarbeiter geschult und alle Schnittstellen eingerichtet worden sind, kann die CRM-Software unternehmensweit ausgerollt werden. Bei einer On-Premise-Lösung bedeutet dies, dass die Software auf allen Unternehmensrechnern installiert werden muss und dass entsprechende Server- und Datenbankkapazitäten aufgebaut werden müssen. Bei einer Cloud-Lösung genügt es, einen Browser zu öffnen und ein Passwort einzugeben. Spätestens mit dem Roll-Out endet auch der Parallelbetrieb des Legacy-Systems.   ### Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung Wer ein Unternehmen steuert, benötigt belastbare Informationen, um kompetente Entscheidungen zu treffen. Wenn die Produktivität schrumpft, müssen Prozesse rationalisiert werden. Ein Unternehmer, der einen Kredit beantragen möchte, sollte vor dem Bankgespräch seine Eigenkapitalquote und Bilanzrelationen kennen. Sinkt die Umschlagshäufigkeit der Vorräte, produziert die Firma Ladenhüter. Wichtig: Alle diese Entwicklungen werden nur dann deutlich, wenn man die Kennzahlen sowohl im Zeit- als auch im Branchenvergleich betrachtet. Soll heißen: Man beobachtet, wie sich die Kennzahlen im eigenen Unternehmen gegenüber dem Vorjahr entwickeln, vergleicht sie aber auch mit einer branchenüblichen Benchmark. Welche Kennzahlen in welcher Situation für welches Unternehmen am meisten Erkenntnisgewinn bringen, ist durchaus unterschiedlich. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Kennzahlen vorgestellt, die einen Eindruck von der Vielfalt der Analysemöglichkeiten vermitteln. Bilanzkennzahlen Eigenkapitalquote (Eigenkapital/Gesamtkapital) Die Eigenkapitalquote sagt aus, wie viel Prozent des Kapitals eines Unternehmens aus den eigenen Mitteln der Gesellschafter finanziert wird. Sie gibt Aufschluss über die Bonität eines Unternehmens und wird daher von Banken genau analysiert. Das Anlagevermögen sollte durch Eigenkapital und langfristiges Fremdkapital gedeckt sein. Je höher der Deckungsgrad durch Eigenkapital ist (Deckungsgrad I), umso solider ist das Unternehmen finanziert. Liquidität (Flüssige Mittel und ggfs. kurzfristige Forderungen / kurzfristige Verbindlichkeiten) Man unterscheidet mehrere Liquiditätsgrade, aber im Wesentlichen geht es immer um die Frage, ob das Unternehmen seine kurzfristigen Verbindlichkeiten erfüllen kann. Eine zu geringe Liquidität bedeutet unmittelbare Konkursgefahr! Deshalb sollten Firmenchefs ihre Außenstände im Auge haben: Mit welcher Frist zahlen die Kunden (und mit welcher Frist werden die Lieferanten bezahlt)? Um dies zu beurteilen, kann man die Umschlagshäufigkeit der Forderungen berechnen (Umsatzerlöse/Forderungsbestand). Je höher die Umschlagshäufigkeit, umso geringer die Kapitalbindung durch ausstehende Forderungen. Wenn sich die Liquidität verschlechtert und der Forderungsbestand erhöht, kann man Zahlungsziele verkürzen und das Mahnwesen optimieren – oder eventuell mit Inkassobüros zusammenarbeiten. Cash Flow (Bilanzergebnis +/- Änderung von Rücklagen und langfristigen Rückstellungen +/- Außerordentliche Einflüsse) Der Cash Flow gibt an, welchen Finanzmittelübeschuss ein Unternehmen erwirtschaftet, d. h. in welchem Maß es sich aus eigener Kraft finanzieren kann. Auch diese Kennzahl ist wichtig für die Bonitätsbeurteilung von Unternehmen. Je größer der Cash Flow ist, umso größer ist das Eigenkapital des Unternehmens. Rentabilitätskennzahlen Umsatzrendite (Gewinn/Umsatzerlöse) In der Umsatzrendite spiegelt sich die Ertragskraft eines Unternehmens. Fünf Prozent Umsatzrendite bedeuten, dass das Unternehmen mit jedem Euro Umsatz fünf Cent Gewinn macht. Eine Verschlechterung kann verschiedene Gründe haben: Gestiegene Kosten wurden nicht an die Kunden weitergegeben. Ein ruinöser Preiskampf herrscht in der Branche. Die Wertschöpfung pro Mitarbeiter sinkt, etwa, weil die Belegschaft demotiviert ist oder die Qualifikation sinkt. Alle diese Entwicklungen kann man mit geeigneten Gegenmaßnahmen in den Griff bekommen. Rohertrag (Umsatz – Wareneinsatz) Den Rohertrag kann man nicht nur für das Unternehmen insgesamt, sondern auch für einzelne Produkte berechnen, um die Handelsspanne oder den wirtschaftlichen Erfolg des Produkts zu beurteilen. Wenn sich der Rohertrag verschlechtert, kann das bedeuten, dass ein Unternehmen keine angemessenen Preise verlangt oder durchsetzen kann. Vielleicht sollte es weniger Skonto gewähren oder selbst bei seinen Lieferanten mehr Skonto in Anspruch nehmen, um die Einkaufspreise zu senken. Kapitalrendite oder ROI (Gewinn / Gesamtkapital) Gesellschafter möchten eine gute Verzinsung für ihr eingesetztes Kapital. Sonst besteht die Gefahr, dass sie es früher oder später abziehen und in lohnendere Projekte investieren. Deshalb ist es wichtig, den ROI für das Gesamtunternehmen – und eventuell für Teilbereiche – im Auge zu behalten. Außerdem ist ein sinkender ROI ein Warnsignal: Er kann zum Beispiel auf sinkende Produktivität, steigende Kosten, schleppenden Lagerumschlag und schlechtes Forderungsmanagement hinweisen. Vertriebskennzahlen Auftragsquote (Angebote / Aufträge) Wenn der Vertrieb viele Angebote macht, aber wenige Aufträge holt, läuft etwas schief: Konzentrieren sich die Vertriebsleute auf die falschen „Kandidaten“? Mit einer guten CRM-Software können Interessenten auf ihr Abschlusspotenzial hin durchleuchtet werden. Außerdem ist es möglich, dass die Preise zu hoch sind oder das Angebot am Bedarf des Interessenten vorbei geht. Vielleicht kann durch Kostenreduktion und Neukalkulation nachgebessert werden. Unter Umständen kann eine Vertriebssoftware helfen, Prozesse zu straffen und die Erfolgsquote zu steigern. Auftragseingang (pro Quartal oder pro Jahr) Der Auftragseingang ist eine wichtige Kennzahl für Zukunftsprognosen in Bezug auf die Liquidität und Rentabilität. Hat ein Unternehmen, das durchschnittlich drei Monate von der Auftragserteilung bis zur Abrechnung benötigt, heute eine Auftragsdelle, so benötigt es vielleicht in drei Monaten einen Betriebsmittelkredit, um die Löhne und Gehälter zahlen zu können. Am besten werden schon heute entsprechende Kreditverhandlungen in die Wege geleitet. Und natürlich müssen alle Kräfte darauf gerichtet werden, die Flaute möglichst schnell zu beenden und mit neuen Aufträgen zu kompensieren. ### Rechnungsmuster Vorlage: Mit Scopevisio schnell und einfach Scopevisio bietet verschiedene Rechnungsmuster zum kostenlosen Download an. Anhand einer PDF-Beispielrechnung werden die Pflichtangaben dargestellt, um Unternehmern Anregungen für ihre eigenen Rechnungen zu geben. Die Gratis-Vorlage ist allerdings nur der erste Schritt. Niemand muss heute noch manuell Rechnungen in Excel schreiben. Clevere Unternehmer verwenden ein Rechnungsprogramm, das Rechnungen direkt aus der Software heraus erstellen kann. Rechnungsmuster individualisieren Unternehmer, Existenzgründer und Freelancer können ihre Rechnungsdokumente mit den kostenlosen Word- und PDF-Vorlagen einfach erstellen. Werden diese um die eigenen Daten ergänzt und an das Firmendesign angepasst, entsteht eine individuelle Rechnungsvorlage. Kleinunternehmer und andere Betriebe finden im Scopevisio-Ratgeber Anleitungen, wie sie rechtskonforme Rechnungen schreiben können. Rechnungsmuster mit Ausweis der Umsatzsteuer Wählen Sie aus den Rechnungsvorlagen für Word 97-2003 oder Word ab 2010 aus und ergänzen Sie die Vorlage um Ihre Daten – und schon ist die persönliche Vorlage fertig. Die gesetzlichen Grundlagen zur rechtskonformen Rechnung finden sich in § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung). Hier finden Sie Downloads unserer Muster: PDF Vorlage Word ab 2010 Vorlage Word 97-2003 Vorlage Noch besser geht´s mit einem Tool: Abrechnungssoftware für Freelancer Rechnungsmuster ohne Ausweis der Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung) Wer eine Rechnung nach den Vorschriften für Kleinunternehmer erstellt, darf (muss aber nicht) auf den Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung verzichten. Wer nach dieser Regelung verfährt, muss auf der Rechnung auf seine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht hinweisen. Abgesehen vom Umsatzsteuerausweis bleiben alle anderen Pflichtangaben auf der Rechnung auch für Kleinunternehmer bestehen. Die gesetzlichen Grundlagen zur Kleinunternehmerregelung finden sich in § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz). Hier finden Sie Downloads unserer Muster: PDF Vorlage Word ab 2010 Vorlage Word 97-2003 Vorlage Komplizierte Rechnungsvorlagen in Word oder Excel erstellen? So geht´s einfacher. Rechnungsmuster über Kleinbeträge bis 150 € Auch für Kleinbeträge bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € müssen ordentliche Rechnungen ausgestellt werden, um den Vorsteuerabzug für den Rechnungsempfänger zu ermöglichen. Hier kann allerdings auf einige Pflichtangaben verzichtet werden. So benötigt eine Kleinbetragsrechnung nur vier Angaben: Den vollständigen Namen und die Anschrift des Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen und das Entgelt mit dem darauf entfallenden Steuersatz oder dem Hinweis auf eine eventuelle Steuerbereiung. Rechtsgrundlage dafür ist der § 33 UStDV. Hier finden Sie Downloads unserer Muster: PDF Vorlage Word ab 2010 Vorlage Word 97-2003 Vorlage Rechnungsvorlage in Word zu kompliziert? Jetzt Rechnungen einfacher erstellen. Rechnungsmuster für Excel Eine Rechnungsvorlage für Excel ermöglicht das einfache Erstellen einer Rechnung. Die Rechnungssummen können bequem in das Muster eingegeben werden. Die Summierung der Beträge und die Berechnung der Umsatzsteuer erledigen die hinterlegten Formeln. Die Rechnungsvorlage muss für die Verwendung der Kleinunternehmerregelung entsprechend angepasst werden. Ein Hinweis auf Befreiung der USt gem. § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) ist dann zwingend erforderlich. Excel Vorlage zum Download Dynamische Rechnungsstellung mit Scopevisio Abrechnung Sie haben viele Aufträge und keine Zeit zum Rechnungen Schreiben? Mit Scopevisio können Sie ein Angebot oder einen Auftrag mit einem einzigen Mausklick in eine Rechnung überführen. Sind die Vorlagen einmal erstellt, werden sie vom System automatisch ausgefüllt. Natürlich können die Angaben auf jedem Dokument nachkorrigiert werden, falls Sie z. B. dem Kunden abweichend vom Angebot einen Rabatt eingeräumt haben oder eine Teilrechnung stellen möchten. Sind die Rechnungsvorlagen korrekt, gehören Tippfehler, Zahlendreher und vergessene Pflichtangaben der Vergangenheit an. Die Rechnungen werden professionell und mit minimalem Aufwand aus dem vorhandenen Muster erstellt. Eine voll integrierte Lösung mit weiteren Funktionen wie Produktverwaltung, Auftragsverwaltung und Lieferscheinerstellung finden Sie in der Abrechnungssoftware von Scopevisio. Das Rechnungsprogramm kann durch weitere Anwendungen, wie z. B. eine Finanzbuchhaltung ergänzt werden. Und die Anleitung gibt es gratis dazu. Unser umfangreicher Support-Bereich erklärt, wie Sie die Software richtig verwenden. Sie können sich einfach anmelden und die Anwendung 30 Tage lang kostenlos ausprobieren. Vorteile von Rechnungsvorlagen Die Rechnungsvorlagen sind einfach und kostenlos. Sie stehen zum Download bereit. Die Rechnungen und sonstigen Belege können mit einheitlichem Design auf Basis der Muster erstellt werden. Die Vorlage kann abgeändert und weiterverwendet werden. Tipp- und Rechenfehler werden vermieden, da die Daten nicht jedesmal neu erfasst, sondern wiederverwendet werden. Die Rechnungsstellung wird wesentlich beschleunigt, da Sie nicht mehr von Hand oder in Excel Rechnungen schreiben müssen. Mit Scopevisio können die Rechnungen archiviert und weiterverarbeitet werden. Pflichtangaben auf einer Rechnung Jede Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers Rechnungsdatum Lieferdatum und/oder Leistungsdatum Rechnungsnummer Menge und Art der Produkte oder Umfang und Art der Dienstleistungen Nettobetrag der Leistung bzw. Lieferung Steuersatz, Höhe des Steuerbetrages oder Hinweis auf Steuerbefreiung Sofern vorhanden: Entgeltminderung (Skonto, Rabatt) Die Pflichtangaben in Rechnungen sollten unbedingt beachtet werden. Kompetenz signalisieren Eine Rechnung, die alle steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben erfüllt, ist nicht nur für das Finanzamt wichtig, sondern macht auch bei Kunden einen guten Eindruck. Gerade große Firmen prüfen die Rechnungen ihrer Dienstleister und Lieferanten sehr genau und reklamieren jede kleine Ungenauigkeit. Wer seine Rechnungen von vornherein korrekt schreibt, vermeidet Stress und signalisiert Sorgfalt, Kompetenz und Zuverlässigkeit. Die gesetzlichen Grundlagen zur rechtskonformen Rechnung finden sich in § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung). ### 5 gute Gründe für CRM-Software Ein CRM-System hilft Unternehmen auf vielen Ebenen, Prozesse schlanker zu gestalten und Ressourcen effizienter einzusetzen. Die folgenden fünf guten Gründe für eine CRM-Software können nur einen kleinen Teil der vielen Vorteile eines EDV-gestützten Kundenbeziehungsmanagements wiedergeben. 1. Zeit, Arbeit und Kosten sparen Informationen werden schnell gefunden. Der Such-Aufwand sinkt. Adressen können automatisiert ins System übernommen werden. Die manuelle Eingabe entfällt. Nach vorgegebenen Kriterien werden automatisch Verteiler generiert und Kampagnen ausgesendet. Angebote und Aufträge werden per Knopfdruck generiert. Ganze Ketten von Vorgängen werden strukturiert abgearbeitet. Informationen werden nicht mehr doppelt erfasst. Das Abheften von Papieren entfällt – und damit auch der Aufwand für Büromaterial und Aktenschränke bzw. Archivräume. Durch bessere Kundenorientierung wird das Potenzial der Bestandskunden stärker ausgeschöpft. Der Akquisitionsaufwand sinkt. 2. Kunden schneller akquirieren Durch Zielgruppen-Segmentierung können Interessenten gezielt angesprochen werden. Methoden zur Lead-Qualifizierung helfen, sich auf aussichtsreiche Akquisitionen zu konzentrieren. Werbemaßnahmen werden individuell abgestimmt. Marketing und Vertrieb können sich besser abstimmen, da beide auf demselben Kenntnisstand agieren. Auf Kundenwünsche kann schneller eingegangen werden.  3. Kunden besser binden Durch die Informationen im CRM werden die richtigen Angebote für die richtigen Kunden gefunden. Das Kundenpotenzial wird besser ausgeschöpft. Kunden können schneller bedient werden, weil Kundenbetreuer im Urlaubs- oder Krankheitsfall leicht ersetzt werden können. Die Informationen über die Geschäftsbeziehung sind leicht zugänglich. Wissen über den Kunden wird im CRM genau dokumentiert und liegt nicht nur auf lokalen PCs oder in den Köpfen der Mitarbeiter.  4. Effizienter kommunizieren Der Vertrieb hat eine gemeinsame Arbeitsplattform. Das beschleunigt die Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit. Viele CRM-Systeme sind auch mobil nutzbar. Verkäufer können auf Kundenanfragen auch von unterwegs antworten. Dokumente – z. B. Angebote – können in der Software mit Kommentaren versehen werden. Auch mit Telearbeitern und Call Centern wird über das CRM wirksam kommuniziert. E-Mails und Telefonnotizen werden direkt am Kontakt gespeichert und sind dadurch jedem mit dem Kunden befassten Mitarbeiter zugänglich.  5. Rechtzeitig reagieren Analysen ermöglichen frühzeitiges Erkennen von Negativtrends. Kennzahlen wie z. B. die Auftragsquote sind wichtig für die Unternehmenssteuerung. Veränderungen des Marktes oder der Nachfrage werden dokumentiert und diagnostiziert. Positive Entwicklungen werden früh erkannt und durch Ressourcenzuweisung gestärkt. Marketing- und Vertriebsmitarbeiter sind immer über ihre Zielerfüllung im Bilde. Diese Liste zeigt, dass eine CRM-Software weit mehr leisten kann als eine herkömmliche Kontaktverwaltung. ### Ersetzendes Scannen: Was Sie beachten sollten Der Vorgang des „Ersetzenden Scannens“ beschreibt die Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Doch viele Unternehmen scheuen davor zurück und bewahren die Dokumente in Papierform nach dem Scannen weiter auf. Oftmals sind Sie sich nicht sicher, ob und wie sie ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit gescannten Dokumenten erfüllen können. Wie kann gewährleistet werden, dass die Rechnung auch nach der Digitalisierung ihre Beweiskraft behält? Wir liefern Ihnen die Antworten zu Definition, Voraussetzungen und Funktion des Ersetzenden Scannens. Was bedeutet Ersetzendes Scannen? Der Begriff "Ersetzendes Scannen" bezeichnet einen Vorgang, bei dem Geschäftsdokumente (z.B. Rechnungsbelege) eingescannt und digital erfasst und gespeichert werden. Die eingescannten Belege werden dadurch digital aufbewahrt und stellen ein elektronisches Abbild zu Ihrem Papier-Dokument dar. Das digitale Dokument fungiert als eine rechtsgültige Kopie, solange bestimmte Anforderungen eingehalten werden. Sind die Voraussetzungen dafür gegeben, erfüllt das digitale Dokument die Pflichten zur Aufbewahrung. Das dazugehörige Papier-Dokument darf anschließend vernichtet werden. Mit Hilfe des ersetzenden Scannens können Dokumente eingescannt und digital aufbewahrt werden. Dies gilt als eine Maßnahme, Geschäftsprozesse in Unternehmen zu digitalisieren bzw. die Arbeitsprozesse mehr in Richtung eines Papierlosen Büros zu entwickeln. Warum sollte ich ersetzendes Scannen im Unternehmen einführen? Die Vorteile des ersetzenden Scannens sind vielfältig: Zum Einen spart man im Büro Platz ein, da die physischen Dokumente nicht mehr in Aktenschränken archiviert werden müssen. Zum Anderen steigert das Arbeiten mit digitalen Dokumenten die Effizienz im Unternehmen: Die Bearbeitung digitaler Dokumente verläuft zunehmend schneller im Vergleich zu Papier-Dokumenten. Ein Beispiel hierfür ist die Weiterverarbeitung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen. Welche Voraussetzungen müssen für das Ersetzende Scannen erfüllt sein? "Kann ich Papierbelege einfach scannen und wegwerfen?" Diese Frage stellen sich Anwender im Hinblick auf Papierbelege. Die Antwort: Ja, aber. Im Zuge des ersetzenden Scannens kann der papierhafte Beleg vernichtet werden. Bei der Digitalisierung von Belegen müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden. Technische Anforderungen (TR RESISCAN) Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat eine Technische Richtlinie 03138 zum ersetzenden Scannen herausgegeben. In der TR RESISCAN ist beschrieben, unter welchen technischen Voraussetzungen elektronische Belege die Rechnung auf Papier ersetzen können. Die Richtlinie stellt allerdings lediglich eine Empfehlung dar. Es sei auch erwähnt, dass die Verhältnismäßigkeit einzelner Punkte von Fachleuten diskutiert wird. Folgende Empfehlungen und Grundsätze werden in der TR RESISCAN vorgestellt: Die Kommunikationsverbindungen, über die Belege in das System eingespielt und innerhalb des Sytems übertragen werden, müssen sicher sein. Mit Hilfe einer Firewall und ähnlichen Technologien müssen die Dokumente vor Schadprogrammen und unbefugtem Zugriff geschützt werden. Die Schutz-Software muss immer auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Zum Schutz der elektronischen Unterlagen gehört auch eine regelmäßige Datensicherung. Die gescannten Belege müssen so gespeichert werden, dass sie vor Verlust und Verfälschung geschützt sind PDF- und Bilddateien (wie z. B. JPEG und TIFF) eignen sich für die elektronische Archivierung, weil sie als unveränderbar gelten. Verwendete Scanner müssen einwandfrei funktionieren. Der Scan muss die Rechnung im Original abbilden. Eine Zertifizierung ist hierfür aber nicht unbedingt notwendig. Der generische Scanprozess wird im BSI-Dokument folgendermaßen skizziert: Quelle: BSI TR 03138, S. 10 Prozessuale Anforderungen (Verfahrensdokumentation) Um zu gewährleisten, dass digitale Dokumente weder inhaltlich noch bildlich manipuliert werden, müssen Unternehmen eine sogenannte Verfahrensdokumentation etablieren. Die Verfahrensdokumentation stellt somit eine Grundvoraussetzung für das Ersetzende Scannen dar. Der Deutsche Verband der Steuerberater hat eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht, die unter folgendem Link zugänglich ist: Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen. Diese Grundlage muss allerdings an das jeweilige Unternehmen angepasst und die darin festgelegten Prozesse müssen unbedingt eingehalten werden. Was muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten? Eine Verfahrensdokumentation sollte die notwendigen Schritte enthalten, um einen effizienten und korrekten Scan- und Aufbewahrungsprozess zu gewährleisten. Ergänzend dazu sollten folgende Schritte unternommen werden: Die einzuscannenden Dokumente sollten sorgsam ausgewählt werden. Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, dass eingehende physische Dokumente möglichst innerhalb von 10 Tagen, eingescannt bzw. digitalisiert werden (Bei der Festlegung des Zeitraums handelt es sich um einen Standpunkt der Finanzverwaltung). Benennen Sie eine Person, welche die Verantwortung für das Scannen der Rechnungen und Dokumente trägt. Prüfen Sie, ob die Dokumente vollständig und ausreichend digitalisiert wurden. Das Dokumente sollte gut lesbar und nicht mehrfach eingelesen werden. Beim Verfahren des Ersetzenden Scannen sollte unbedingt das Prinzip der Unveränderbarkeit eingehalten werden. Das heißt, nach dem Einlesen und während der Archivierung der Geschäftsdokumente sollten nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden. Die Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Belege sind in den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen enthalten. Die Kriterien für GoBD-konforme Software werden in einem separaten Artikel weiter vertieft. Wie funktioniert das Ersetzende Scannen? 1. Dokument zum Scannen vorbereiten Die Papierdokumente sollten unbeschädigt, unverfälscht und vollständig sein. Das Dokument sollte unter Bewahrung des logischen Kontexts, einschließlich aller Anlagen und Begleitdokumente, eingescannt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten muss die richtige Reihenfolge der Seiten beibehalten werden. Haftnotizen, die für einen Beleg oder eine Rechnung relevant sind, müssen auf einer eigenen Seite eingescannt werden. Der Scanner muss im Hinblick auf Helligkeit und Auflösung so eingestellt werden, dass beim Scannen keine Informationen verloren gehen können. 2. Dokument einscannen Eine wesentliche Fehlerquelle beim Scannen sind die Mitarbeiter, die den Scanner bedienen. Es ist wichtig, dass das Personal ausreichend geschult ist, um ein einwandfreies Scanergebnis zu gewährleisten. Der Zugriff auf den Scanner und Scanprozess sollte durch Passwörter geregelt sein. Das gilt auch für netzwerkfähige Scanner. Der Scanner muss korrekt konfiguriert sein. Der Scanner muss geeignete Datenformate (insbesondere PDF) und doppelseitiges Scannen unterstützen. 3. Digitales Dokument auf Ordnungsmäßigkeit prüfen Die Nachbearbeitung der Scans dient vor allem der Qualitätssicherung und Vollständigkeitsprüfung. Die Scanprodukte dürfen erst gelöscht werden, wenn die Qualitätskontrolle positiv abgeschlossen ist. Wurde automatisiert gescannt, muss bei der Nachbearbeitung geprüft werden, ob nicht versehentlich mehrere Seiten gleichzeitig vom Scanner eingezogen worden sind. 4. Dokument gegen unbefugten Zugriff absichern Unterschiedliche Dokumente haben einen unterschiedlichen Schutzbedarf. Grundsätzlich sollten sich die Mechanismen zum Integritätsschutz an diesem Schutzbedarf orientieren. Die Technische Richtlinie vom BSI stellt klar, dass für Dokumente mit „normalem“ Schutzbedarf keine besonderen Maßnahmen (z.B. Kryptographie, Prüfsumme) erforderlich sind. Für Dokumente mit hohem Schutzbedarf gelten besondere Zugangsbeschränkungen (und zwar auch für die Papierdokumente!) sowie eine Pflicht zur Protokollierung beim Scannen und eine Pflicht zur regelmäßigen Auditierung. Dazu kommen bei hohen Integritätsanforderungen Verfahren wie Schlüsselmanagement und kryptographische Verfahren Welche Dokumente dürfen digitalisiert werden? Ein Großteil der Dokumente, die in Unternehmen im Umlauf sind, können mit Hilfe des Ersetzenden Scannens digitalisiert werden. Hierunter fallen z.B., Kaufbelege Rechnungen Verträge technische Unterlagen Doch, Vorsicht! Es gibt einzelne Arten von Dokumenten, die verpflichtend in Papierform aufbewahrt werden müssen, beispielsweise Eröffnungsbilanzen oder Zollpapiere. Diese Dokumente dürfen nicht vernichtet werden, damit die gesetzlichen Vorschriften erfüllt sind. Grundsätzlich sollte eine Vernichtung der Dokumente in Papierform keine vertraglichen Pflichten verletzen. Zudem darf die Aussage- und Beweiskraft eines Dokuments durch das Scanverfahren nicht gefährdet werden. Im Falle von notariellen Urkunden weist ein Papier-Dokument im Original eine höhere Beweiskraft auf. Fazit Unter Ersetzendes Scannen versteht man die digitale Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten. So können beispielsweise papierbasierte Rechnungen durch einen Scan ersetzt werden. Das Original der Rechnung kann im Anschluss daran entsorgt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass gewisse Anforderungen (TR RESISCAN) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBD) eingehalten werden. GOBD ist eine seit 2015 gültige Richtlinie für die digitale Beleg-Archivierung und Buchführung. Die digitale Rechnung nach geltendem Recht wird vom BMF vollständig anerkannt. ### Leads qualifizieren für den Vertriebsprozess Leads sind potenzielle Interessenten, die als mögliche Käufer eines Produkts oder einer Dienstleistung in Frage kommen, weil das Marketing sie aufgrund bestimmter Kriterien einer Zielgruppe zuordnet. So wenden sich bestimmte Produkte nur an Frauen oder bestimmte Dienstleistungen zielen auf Unternehmen im Großraum Hamburg. Für die Leadgenerierung sind solche Kritierien von zentraler Bedeutung. Moderne Unternehmenssoftware kann den Marketing- und Vertriebsprozess bedeutend rationalisieren. CRM-Systeme liefern umfangreiche Informationen, um Zielgruppen zu selektieren. Auch die Analyse von Big Data spielt zunehmend eine Rolle. Ja mehr noch: Bewährte Methoden zur Leadgenerierung und Lead-Qualifizierung sind in einigen Tools gleich mit implementiert. Wir betrachten den Workflow der Lead-Qualifizierung in der Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio. Leads generieren Scopevisio verfügt in seiner Enterprise Line über ein Kampagnen-Tool, in dem der Anwender Kriterien festlegen kann, um Leads zu qualifizieren und zu generieren. Die Auswahl der Kriterien ist groß: Neben grundlegenden Angaben für Gesellschafts- oder Personenkontakte, wie z. B. Ort, Branche oder Geschlecht, können auch Kriterien ausgewählt werden, die z. B. bei Firmen die Branchensegmentierung oder bei Personen den Lebensstil, die Einstellungen, den Bildungsstand und die Motivationen der Kontakte betreffen. Auch eigene, benutzerdefinierte Kriterien können angelegt werden. Sobald die Zielgruppe anhand der im CRM hinterlegten Informationen aus den Kontakten herausgefiltert wurde, kann sie nachbearbeitet werden. Dabei fügt das Marketing manuell einzelne Kontakte hinzu und entfernt andere (z. B. weil sie bereits zu Interessenten geworden sind). Die Mitglieder der derart bereinigten Kontaktliste können mit einem einzigen Klick en bloc als Leads gekennzeichnet werden. So kann das Management größerer Datenmengen massiv beschleunigt werden. Lead-Qualifikation im Marketing Leads werden den zuständigen Marketingbeauftragen zugewiesen. Diese bearbeiten die Leads und qualifizieren sie weiter nach dem BANT-System. Das BANT-System ist eine bewährte Methodik zur Evaluierung von Verkaufschanchen. Es schätzt die Erfolgschancen eines Leads ein, indem es in vier Disziplinen Punkte vergibt: Budget, Authority (Entscheidungskompetenz), Need (Bedarf), Time (Entscheidungszeitpunkt). Die Lead-Klassifikation als A-, B- oder C-Lead richtet sich nach der Punktzahl der BANT-Bewertung. A-Interessenten werden automatisch mit einer Verkaufschance gekennzeichnet. Automatisch wird anhand der erreichten Punktzahl vorgeschlagen, A-Leads zu Interessenten zu konvertieren und an den Vertrieb weiterzureichen, B-Leads im Marketing weiter zu bearbeiten, oder C-Leads, bei denen die BANT-Zahl sehr niedrig ausfällt, zum einfachen Kontakt zurückzustufen. Das erspart nicht nur Arbeitszeit und –kosten, sondern erhöht auch die Motivation, da die Mitarbeiter keine Zeit und Kraft mehr für „aussichtslose Fälle“ verschwenden, sondern stattdessen mehr Erfolgserlebnisse haben. Weiterbearbeitung im Vertrieb Geschäftsprozesse spiegeln sich in der Weitergabe der Verantwortung von einem Bearbeiter an den nächsten in der Kette. Die Zuständigkeiten sind in Scopevisio klar geregelt: Ein Kontakt wird aufgrund einer Kampagne oder Verkaufschance als Lead qualifiziert. Zuständig ist der Marketingbeauftragte. Ein Lead wird aufgrund eines angegebenen Angebots als Interessent qualifiziert. Zuständig ist der Vertriebsbeauftragte. Ein Interessent wird durch Annahme eines Angebots als Kunde qualifiziert. Zuständig ist die Kundenbetreuung. Ein Kunde wird durch Abrechnung des Auftrags zum Debitor. Zuständig ist das Rechnungswesen. Scopevisio kann den gesamten Geschäftsprozess von der Zielgruppen-Segmentierung bis zum Zahlungseingang abbilden, rationalisieren und zum Teil sogar automatisieren. Mit dieser Fähigkeit ist es manchen anderen Tools überlegen, die nur einen Teil der Geschäftsprozesse im Unternehmen abbilden können, weil sie z. B. ausschließlich auf den Vertriebsprozess fokussiert sind. Lead-Bearbeitung in Salesforce Salesforce ist im Bereich Marketing und Vertriebsunterstützung ein Hauptwettbewerber von Scopevisio. Auch hier können Kontakte nach Kriterien selektiert und als Leads qualifiziert werden. Wenn man sie einer Kampagne hinzufügt, werden sie Kampagnenmitglieder mit einem bestimmten Mitgliedsstatus. Ordnet man einem Lead eine Opportunity zu (in Scopevisio wäre dies eine Verkaufschance), wird der Lead automatisch in einen Account konvertiert. In Salesforce ist der Vertriebstrichter demnach zweistufig strukturiert, mit den Rollen Lead und Account, während er in Scopevisio dreistufig ist, mit den Rollen Lead, Interessent und Kunde. Nach der Konvertierung kann ein Lead in Salesforce nicht mehr als Lead angezeigt und bearbeitet werden. Dies ist ein Unterschied zu Scopevisio, wo ein Kontakt in einem Projekt ein Kunde und in einem anderen, neuen Projekt erneut ein Lead sein kann - auf Ebene der dynamischen Kunden-Projekt-Akte. ### CRM-Software für Vereine Viele Vereine arbeiten heute hochprofessionell. Dazu gehört auch der Einsatz einer geeigneten Software. CRM-Systeme sind Programme, die Nonprofit-Organisationen helfen, ihre Mitglieder zu verwalten, ihre Angebote auf die Zielgruppe auszurichten und Ehrenamtliche zu mobilisieren. Was ein CRM leistet CRM-Software kann Vereine in folgenden Bereichen unterstützen: Mitglieder mit vielen Meta-Informationen speichern, wie z. B. Interessen, Alter, Familienstand, Beruf. Ehrenamtliche passgenau für Aufgaben auswählen und mobilisieren. Werbung um Neumitglieder professionalisieren. Veranstaltungen organisieren, einschließlich der Verteilung von Aufgaben und der Termin- und Ressourcenplanung Newsletter, Veranstaltungshinweise, Spendenaufrufe und Mitgliederwerbung automatisiert versenden und zielgruppengenau platzieren. Auf mobilen Geräten, sogar auf dem Fußballplatz, immer zugänglich sein. Beispiel: Spenden akquirieren Eine Bürgerstiftung möchte mehr Stifter gewinnen. Im Kontaktmanagement hat sie viele Informationen über ihre vorhandenen Stifter gespeichert. Es stellt sich heraus, dass die meisten davon einen ähnlichen Bildungsstand haben und zu einer ähnlichen Altersgruppe gehören. Es sind überdurchschnittlich viele Selbständige und leitende Angestellte darunter. Männer und Frauen sind etwa gleich stark vertreten. Anhand dieser Erkenntnisse kann die Stiftung entsprechende Adressen besorgen und direkt aus dem CRM heraus zielgerichtet potenzielle Stifter anschreiben. Die Nachverfolgung dieser „Akquisitionen“ wird ebenfalls Software-gestützt nach einem klaren, bewährten Prozess organisiert. Beispiel: Ehrenamtliche mobilisieren Ein Förderverein sucht Ehrenamtliche, um Arbeitsgemeinschaften für benachteiligte Kinder anzubieten. Erfahrungsgemäß ist es sinnlos, Aufrufe an alle Mitglieder zu senden und zu hoffen, dass sich jemand meldet. Im Kontaktmanagement des Vereins ist hinterlegt, welche besonderen Fähigkeiten und beruflichen Eignungen die Mitglieder mitbringen. Außerdem haben die Mitglieder angegeben, ob sie prinzipiell bereit sind, sich ehrenamtlich zu engagieren, und wann sie abkömmlich sind. Der Vereinsvorstand ruft daraufhin gezielt bestimmte Personen an und bittet sie persönlich um ihre Mithilfe. Auf diese Weise konnte eine Übersetzerin gewonnen werden, einmal die Woche nachmittags einen Sprachkurs anzubieten. Ein Hobby-Musiker, der nur abends zur Verfügung steht, hat sich bereit erklärt, Jugendlichen mittwochsabends das Gitarrespiel beizubringen. Integration mit Beitragsinkasso und Mahnwesen Fortgeschrittene CRM-Systeme sind heute keine Insellösungen mehr. Sie können um weitere Module ergänzt werden. Für Vereine empfiehlt es sich, ein CRM-System auszusuchen, das sich mit einer Buchführungssoftware integrieren lässt. Viele Buchführungsprogramme bieten auch den speziellen Kontenrahmen für Vereine an. Sie ermöglichen auch Laien eine korrekte Buchführung und helfen, die Beitragszahlungen zu überwachen und wenn nötig anzumahnen. Auf diese Weise können auch Ehrenamtliche ihren Verein professionell managen. ### GoBD-konforme Datenbereitstellung für das Finanzamt Die Finanzverwaltung hat sehr weitgehende Zugriffsrechte auf betriebliche Daten. Unternehmen sind verpflichtet, alle steuerrelevanten Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht in maschinenlesbarer und auswertbarer Form bereit zu halten. Finanzamt besteht auf einfache Datenübernahme In den GoBD (Abs. 176 und 177) heißt es: „Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein. […] Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht den Einsatz einer Software, die den in diesem Schreiben niedergelegten Anforderungen zur Datenträgerüberlassung nicht oder nur teilweise genügt und damit den Datenzugriff einschränkt.“ Verbindliche Software-Lösungen Um die automatische Analyse der vom Betrieb gelieferten Daten im Finanzamt zu gewährleisten, wurden 2002 bundesweit zwei Software-Lösungen eingeführt: IDEA für den Import, die Selektion und die Analyse großer Datenmengen und AIS TaxAudit für fortgeschrittene Analyse und Jahresabschlussprüfung. Beide Lösungen werden von dem Unternehmen Audicon bereitgestellt. Schnittstellen für Finanzbuchhaltungs-Software Führende Anbieter von Finanzbuchhaltungs-Software haben dafür gesorgt, dass ihre Lösungen die erforderlichen Daten im richtigen Format exportieren. So verfügt z. B. die Anwendung Scopevisio FINANZEN über eine IDEA-Exportschnittstelle. Über diese Schnittstelle können steuerrelevante Daten ganz oder teilweise exportiert werden. Die IDEA-Daten werden anschließend wiederum in die Prüfsoftware TaxAudit importiert. Dafür gibt es ein eigens für die TaxAudit-Software programmiertes Scopevisio-Plugin, um den Import möglichst einfach zu gestalten. Immer die aktuelle Version Scopevisio gewährleistet, dass die Schnittstellen immer auf die aktuelle Version aufgerüstet werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Daten, wie in den GoBD gefordert, in angemessener Zeit bereitgestellt werden können. ### 8 Unterschiede zwischen Kontaktverwaltung und CRM-Software Die Wahrheit ist: Kontaktverwaltung ist eine Teilmenge eines CRM-Systems. Und zwar eine recht kleine Teilmenge. Man kann auch sagen: CRM fängt dort an, wo die Kontaktverwaltung aufhört. Eine Kontaktverwaltung kann statisch Kontakte abbilden. Dagegen kann eine CRM-Software auch dynamisch Prozesse begleiten. CRM bedeutet schließlich „Kundenbeziehungsmanagement“. 8 Gründe, weshalb CRM besser ist als einfache Kontaktverwaltung 1. Kontakte speichern Eine Software für die Kontaktverwaltung tut das, was der Name schon sagt: Kontakte verwalten. In der Regel speichert sie die klassischen Kontaktdaten, wie sie auch auf Visitenkarten abgedruckt werden. Dazu gehören beispielsweise Position, diverse Telefonnummern, Adressen, auch für E Mail usw. Viele Unternehmen verwalten ihre Kontaktdaten in Outlook. Wer es etwas professioneller haben möchte, nutzt eine Office Software wie Excel mit umfangreicheren Optionen, individuelle Spalten anzulegen und Kontakte zu filtern. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Programmen im Internet, die. Die Breite und Tiefe an Informationen, die ein CRM-System bietet, wird dabei jedoch nicht erreicht. Das Kontaktmanagement in einem CRM speichert Personen und Firmen mit einer großen Zahl von Daten und Meta-Angaben. Diese ist häufig individuell konfigurierbar. Es spielt schließlich eine Rolle, ob Sie einen Service oder Produkte B2B oder B2C verkaufen. 2. Mit weiteren Informationen anreichern CRM Systeme haben gegenüber einer reinen Kontaktverwaltung einen weiteren großen Vorteil: Sie können auch E-Mails, Dokumente, Kommentare, Notizen und vieles mehr direkt an den Kontakten speichern und ermöglichen damit einen umfassenden Blick auf eine Geschäftsbeziehung. CRM Software kann Kontakte je nach deren Rolle darstellen. So wird z. B. zwischen Leads, Interessenten und Kunden differenziert. So werden bei einem Lead etwa die zugehörigen Verkaufschancen oder Opportunities angezeigt oder Informationen, die zur Qualifizierung von ABC-Leads wichtig sind. Zu einem Interessenten werden die abgegebenen Angebote, sonstige Vertriebsinformationen und Wettbewerber angegeben. Zu einem Kunden werden wiederum Abrechnungsdokumente sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen angezeigt. CRM-Systeme werden zunehmend zu xRM-Systemen, die alle im Unternehmen vorkommenden Kontakte abbilden können. Dazu gehören auch Mitarbeiter, Partner, Lieferanten und Freelancer. 3. Segmentierungsdaten Wenn Sie im B2C Vertrieb sind, interessiert Sie das Alter, Geschlecht, Einkommen und Bildungsniveau Ihrer Zielgruppe. Vermarkten Sie B2B, möchten Sie die Branche, Größe und Manager eines Unternehmens wissen. Solche Segmentierungsdaten bietet Ihnen nur ein leistungsfähiges CRM System. Damit hilft es Ihnen, zielgruppengenau Newsletter auszusenden. Sie filtern einfach die Kontakte heraus, die auf das Käuferprofil passen und gestalten ein individuelles Kundenerlebnis für diese Segmente. Angenommen, Sie verkaufen Business Software für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen. Ein CRM bietet in der Regel Funktionen an, um den Newsletter Versand und Kampagnen zu automatisieren. An diesem Punkt steigen die meisten einfachen Tools zur Verwaltung von Kontakten aus. Lediglich eine unhandliche und schwer zu pflegende Excel-Datenbank kann mit dieser Detailtiefe noch mithalten. Allerdings ohne die Option, Kontakte schnell zu erstellen und automatisch mit relevanten Daten zu verknüpfen. 4. Analysemöglichkeiten Durch raffinierte Analysen kann ein CRM Kontaktdaten mit Business Intelligence kombinieren. Schnittstellen zu BI Tools und ERP Lösungen ermöglichen Analysen, die viele Parameter miteinander in Beziehung setzen. Definieren Sie Ihre individuellen KPIs und ermitteln Sie den Erfolg Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten. So kann der Marketing-Mix passgenau abgestimmt und Aktivitäten fokussiert werden. Besonders in Volumenmärkten steigert dieses Vorgehen nachweislich den Erfolg in der Akquisition. 5. Kampagnen CRM-Systeme haben Kampagnenfähigkeiten. Filtern Sie einfach Ihre Segmente nach den passenden Parametern und erstellen Sie Newsletter, Content und Angebote, die auf Ihre verschiedenen Zielgruppen perfekt zugeschnitten sind. E-Mails und Einladungen versenden Sie direkt aus dem System heraus. Es können Vorlagen definiert und Benachrichtigungen für Rückläufer eingestellt werden. Wenn ein Interessent eine Anfrage stellt, kann sie schnell und kompetent beantwortet werden. Fortgeschrittene CRM Systeme lassen sich auch mit Marketing Automation verbinden. So schaffen Sie den Einstieg ins Inbound Marketing. 6. Marketingunterstützung Mit einem CRM-System werden Kontakte entlang der Sales Pipeline weiterqualifiziert. Sie erfassen Verkaufschancen und BANT-Informationen (BANT steht für Budget, Authority, Need und Timeline) aus der telefonischen Nachbearbeitung von Kampagnen. Dabei stellen Sie fest, welche Leads aussichtsreich sind und welche nicht. Darüber hinaus können Zuständigkeiten verteilt, Aufgaben an Mitarbeiter zugewiesen, Aktivitäten protokolliert und Termine überwacht werden. Kontakte, die nach Ihren festgelegten KPIs eine große Abschlusswahrscheinlichkeit erkennen lassen, werden an die Kollegen vom Vertrieb weitergereicht. 7. Vertriebsunterstützung CRM Systeme fördern einen einheitlichen, konsistenten Vertriebsprozess. Die Zuständigkeiten sind klar geregelt und die Aktivitäten greifen reibungslos ineinander. Reaktionszeiten werden kürzer, die Betreuung individueller. Analysen und Bewertungen der potenziellen Abschlüsse helfen dem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie können Alerts und Workflows einstellen, damit jeder Mitarbeiter weiß, welche Vertriebsaktivität er wann ausführen soll. 8. Kundenbetreuung Änderungen im Markt, im Nachfrageverhalten und im Wettbewerbsumfeld werden durch die Transparenz von Informationen schnell erkannt und an Marketing und Vertrieb weiterberichtet. Durch die lückenlose Dokumentation und Vertriebshistorie kann ein Kundenbetreuer individuell auf jeden Kontakt eingehen. Reklamationen, Anregungen und Sonderwünsche werden schnell gelöst und können in die Prozessoptimierung auf allen Berührungspunkten zum Kunden einbezogen werden. Zusammenfassung: Kontaktmanagement versus CRM Software Kontaktmanagement speichert statische Daten Im Kontaktmanagement geht es darum, Kontakte möglichst vollständig abzubilden. Ein modernes Kontaktmanagement speichert zunächst alle Daten einer Person oder Firma. Dazu gehören nicht nur Adressen, Ansprechpartner und Telefonnummern. Hinzu kommen auch vertriebsrelevante Daten. Bei Personenkontakten sind dies z. B. Alters- und Einkommensgruppe, Einkaufsverhalten, Bildungsstand und Risikoeinstellung. Bei Firmen wiederum werden z. B. die Branche, Mitarbeiterzahl, B2B- oder B2C-Ausrichtung und Ähnliches gespeichert. CRM-Software speichert dynamische Daten Eine CRM-Software speichert zusätzlich eine Dokumentation der Kundenbeziehung am Kontakt: Telefonnotizen, E-Mails, Schriftwechsel, Verträge, Dokumente und Belege – alle Arten von Dateien lassen sich heute in virtuellen Kundenakten ablegen. Auf diese Weise entsteht ein Rundum-Blick auf die Kundenbeziehung im Zeitverlauf. CRM-Software überführt Daten in Prozesse In einer CRM-Software ist ein Kontakt nicht einfach nur Kontakt. Je nachdem, in welchem Stadium sich die Geschäftsbeziehung befindet, hat der Kontakt unterschiedliche Rollen, an die unterschiedliche Aktivitäten geknüpft sind: Lead, Interessent, Kunde, Debitor, aber auch Rollen wie Lieferant oder Mitarbeiter lassen sich in einem CRM-System verwalten. Von der Erstansprache… Zuerst werden anhand von Segmentierungsdaten Kontakte herausgefiltert, die potenzielle Interessenten sein könnten. Eine CRM-Software kann anschließend per Knopfdruck eine Kampagne aussenden und die Nachverfolgung organisieren. …über die Lead-Qualifizierung… Die CRM-Software hilft dem Marketing-Team, aus den Rückläufern einer Kampagne die aussichtsreicheren Kandidaten herauszufiltern. Hierzu gibt es Mechanismen, um Verkaufschancen – oder Opportunities – einzuschätzen und Abschlusswahrscheinlichkeiten zu analysieren. Auf diese Weise werden die Ressourcen auf die aussichtsreichsten Akquisitionen fokussiert. …und die Vertriebssteuerung… Wenn der Lead zum Interessenten wird, geht die Zuständigkeit vom Marketing auf den Vertrieb über. In einem CRM-System können Verkaufschancen in Angebote und Angebote in Aufträge überführt werden. Aufgaben können delegiert, Zuständigkeiten zugewiesen, Vereinbarungen dokumentiert, Wiedervorlagen eingestellt werden. Die CRM-Software hilft auch kleinen und mittleren Betrieben, einen strukturierten und professionellen Vertriebsprozess einzuhalten. Sie bildet für Marketing, Vertrieb und Call Center eine gemeinsame Arbeitsplattform. …bis zum Kundenservice… Die Kundenbeziehung läuft auch nach dem Verkauf weiter. Im weiteren Verlauf wird in der CRM-Software dokumentiert, welche Wünsche der Kunde sonst noch hat, welche Reklamationen vorgefallen sind und welche Änderungen im Markt- oder Kundenverhalten eintreten. So werden frühzeitig Chancen für Cross-Selling und Up-Selling erkannt und das Kundenpotenzial kann besser ausgeschöpft werden. Integration in die Unternehmensprozesse Eine CRM-Software lässt sich in den gesamten Unternehmensprozess integrieren. Denn wenn ein Auftrag abgearbeitet wurde, folgen als nächste Prozessschritte die Abrechnung und buchhalterische Verarbeitung der Geschäftsvorfälle bis hin zur Bilanzierung. Was liegt näher, als die bereits vorhandenen Informationen auch für diese nachgelagerten Prozesse nutzbar zu machen? Ebenso, wie ein Angebot in einen Auftrag überführt werden kann, kann ein Auftrag in eine Rechnung überführt werden. Ist das CRM mit einer ERP-Lösung samt Finanzbuchhaltung integriert, lässt sich der gesamte Hauptprozess des Unternehmens damit abbilden. Lesen Sie in einem anderen Beitrag 8 Unterschiede zwischen CRM und Kontaktmanagement nach. Fazit Ein CRM System leistet mehr als eine einfache Kontaktverwaltung mit Outlook und Co. Es speichert und vernetzt Informationen, wo andere Tools nur Unternehmen und Adressen verwalten. Das CRM kann Zielgruppen segmentieren und filtern. So versorgen Sie diese zielgerichtet mit Informationen. Das CRM unterstützt Ihre Marketing- und Vertriebsprozesse von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Service. Es optimiert Ihre Aktivitäten entlang der gesamten Sales Pipeline, automatisiert Kampagnen und liefert detaillierte Analysen.   ### Informationsmanagement Papier archivieren ist ineffizient In Unternehmen, die Informationen noch papiergebunden archivieren, verbringen Mitarbeiter viel Zeit damit, Daten abzulegen, Dokumente zu kopieren, Informationen zu suchen und sich gegenseitig zu fragen, wo sie aktuell stehen. Digitale Informationen sind schnell verfügbar In einem digitalen Informationsmanagement sind Dokumente per Suchfunktion schnell gefunden, so wie man es von den Internet-Suchmaschinen her kennt. Was vielen nicht bewusst ist: Nicht nur Office-Dokumente, sondern auch die Inhalte von Bild- und PDF-Dateien werden von modernen Dokumentverwaltungssystemen erkannt und verschlagwortet. Auf diese Weise reduziert sich die Zeit, die zum Auffinden von Dokumenten benötigt wird, auf ein Minimum. Ja mehr noch: Durch Schlagwörter und Verknüpfungen werden Dokumente miteinander in Beziehung gesetzt, die früher in ganz verschiedenen Ordnern, womöglich an unterschiedlichen Standorten lagen. Den Überblick behalten Bei der Projektsteuerung ist es wichtig, das Ganze im Blick zu behalten. Ein Projekt- und Dokumentenmanagement wie das von Scopevisio bündelt und strukturiert alle wichtigen Informationen und macht sie auf Knopfdruck verfügbar. Und dieses „alle“ meint auch wirklich alle: E-Mails und Verträge, Angebote und Aufträge, Belege und Stundennachweise, Projektbeteiligte und Protokolle, Kommentare und Korrespondenzen, Abrechnungen und Termine, Ansprechpartner und Kollegen. Zentrale Arbeits- und Informationsplattform Unternehmer wünschen sich heute eine zentrale Arbeitsplattform, auf der Informationen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können – von Mitarbeitern, die eine entsprechende Berechtigung haben. Diese Plattform sollte auch von unterwegs, mit mobilen Geräten, verfügbar sein und im Idealfall Cloud-basiert, damit die Benutzer standortunabhängig darauf zugreifen können. Durchgängig informiert mit Scopevisio-Unternehmenssoftware Informationsmanagement ist keine Insel. Informationen ziehen sich quer durch das gesamte Unternehmen und durch alle Prozesse. Und sie sind auf vielerlei Arten miteinander vernetzt: Wenn ich ein Geschäft mit einem neuen Interessenten anbahnen möchte, interessiert mich alles, was jemals schon mit ihm oder seiner Firma beredet worden ist. Wenn ich für ein Projekt verantwortlich bin, möchte ich nicht nur wissen, wo die einzelnen Ressourcen verplant sind, sondern hätte auch gerne eine Deckungsbeitragsrechnung. Dies können nur Systeme leisten, die die Prozesse im Unternehmen von A bis Z abbilden können. Die alle Unternehmensfunktionen, von der Akquise bis hin zum Inkasso, integrieren. Scopevisio ist dafür eine gute Wahl. ### Transparenz in Unternehmen Was bedeutet Transparenz heute? Transparenz bedeutet eine umfassende, vollständige Sicht auf alle Personen, Gegenstände, Prozesse und Vorgänge, mit denen Sie im Unternehmen zu tun haben. Komplexe Wechselbeziehungen Diese stehen oft in einem komplexen Beziehungsgeflecht: Ein Kontakt kann mit einem Vertriebsmitarbeiter über einen Kauf verhandeln und zugleich im Debitorenmanagement als säumiger Zahler geführt werden. Ein Projekt kann Verträge, Korrespondenzen, Termine, Arbeitszeiten, freie und angestellte Mitarbeiter, Auftraggeber, Lieferergebnisse, Angebote, Rechnungen, Aufgaben und viele weitere Elemente beinhalten. Alle diese Informationen möchten Sie beieinander haben, wenn Sie zum Kunden fahren oder ein Projekt steuern. Datensilos verhindern Transparenz Wenn alle diese Informationen in unterschiedlichen Datensilos liegen – z. B. ein Teil im E-Mail-Programm, ein Teil in einer Projektmanagement-Software, ein Teil im Kalender, ein Teil im Rechnungswesen – dann fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Erst recht, wenn Sie außer Haus, etwa beim Kunden, sind und auf lokal gespeicherte Informationen in Ihrem Unternehmen nicht zugreifen können. Rundum-Sicht durch integrierte Cloud-Software Eine Rundum-Sicht auf das Projekt bedeutet, alle projektrelevanten Daten an einer Stelle übersichtlich gebündelt zur Verfügung zu haben. Und das am besten auch unterwegs. Ein idealer Einsatzbereich für eine Cloud-Lösung. Geschäftsprozesse durchgängig abbilden Wie wäre es, eine Software zu haben, die alles integriert: Kontakte managen, Dokumente verwalten, Daten schützen, Projekte steuern, Arbeitszeiten erfassen, Vertriebsaktivitäten organisieren, Zusammenarbeit ermöglichen, Belege vorkontieren Finanzbuchhaltung erledigen, Jahresabschluss aufstellen, Analysen und Berichte anfertigen, Office-Anwendungen integrieren und und und… Scopevisio ist eine Software, die Geschäftsprozesse vollständig abbilden kann, auch wenn sie sich über unterschiedliche Funktionen im Unternehmen erstreckt. Scopevisio funktioniert als gemeinsame Arbeitsplattform für interne und externe Mitarbeiter und gibt schutzwürdige Daten nur denen preis, die eine Berechtigung besitzen. Hier geht es zum zweiten Teil:Unternehmenssteuerung Teil II: Informationsmanagement ### Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung beantragen Je nach dem Umsatzsteueraufkommen müssen Unternehmer entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Der Gesetzgeber hat dafür eine Frist von zehn Tagen nach Ablauf der jeweiligen Periode, d. h. nach Monats- oder Quartalsende eingeräumt. Sprich: Spätestens bis zum 10. des Folgemonats muss die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster an das Finanzamt übermittelt werden. Zehn Tage bis zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung können für einen Unternehmer je nach Geschäftsmodell oder Geschäftspartnern zu knapp bemessen sein, um den Vormonat oder das vorhergehende Quartal in der eigenen Buchhaltung fertig bearbeitet zu haben. Erhalten Sie Rechnungen Ihrer Lieferanten zu spät, geht vorerst der Abzug der Vorsteuer verlustig und der Unternehmer muss, um diese Vorsteuer geltend zu machen, nachträglich eine Berichtigung der Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wirkung einer Dauerfristverlängerung Wenn ein Betrieb monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgibt („Monatszahler“), muss etwa die Voranmeldung für den Monat Februar mit Dauerfristverlängerung erst am 10. April beim zuständigen Finanzamt vorliegen. Normalerweise wäre sie am 10. März fällig. Beispiel: Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Zeitraum Februar Wenn ein Betrieb vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgibt („Quartalszahler“), muss die Voranmeldung für das erste Quartal erst am 10. Mai beim zuständigen Finanzamt vorliegen. Normalerweise wäre sie am 10. April fällig. Die Frist verlängert sich immer bis zum nächsten Werktag, wenn der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Eine einmal genehmigte Dauerfristverlängerung gilt auf unbestimmte Zeit, d. h. nicht nur für das Jahr, in dem sie beantragt wurde, sondern auch darüber hinaus. Fristen zur Abgabe des Antrags auf Dauerfristverlängerung Die Dauerfristverlängerung muss spätestens bis zum 10. des auf den Bezugsmonat folgenden Monats beim Finanzamt eingegangen sein (ist der 10. kein Werktag, verlängert sich die Frist entsprechend auf den nachfolgenden Werktag). Das bedeutet: Wenn die Dauerfristverlängerung ab dem Monat Januar 2017 gelten soll, muss der Antrag von Monatszahlern spätestens am 10. Februar 2017 beim zuständigen Finanzamt liegen. Quartalszahler können sich bis zum 10. April 2017 Zeit lassen. Die Sondervorauszahlung Gleichzeitig mit dem Antrag auf Dauerfristverlängerung müssen Unternehmen in der Regel auch eine Sondervorauszahlung anmelden. Im Gegenzug für die Fristverlängerung müssen Monatszahler, eine Sondervorauszahlung leisten. Diese gewährleistet, dass der Steuerbehörde durch die um einen Monat aufgeschobene Zahlung der Umsatzsteuern keine Zins- und Liquiditätsnachteile entstehen (und dem Unternehmer keine Vorteile). Quartalszahler müssen keine Sondervorauszahlung anmelden. Sie geben auf dem Antragsformular stattdessen eine Nullmeldung ab, d. h. sie tragen an den relevanten Stellen im Formular einfach den Wert „0“ ein. Berechnung der Sondervorauszahlung Die Sondervorauszahlung wird jährlich neu berechnet. Sie beträgt 1/11 der Summe der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres. Wenn im Vorjahr bereits eine Sondervorauszahlung geleistet wurde, wird diese auf die Umsatzsteuervorauszahlungen angerechnet. Da die Sondervorauszahlung jährlich neu berechnet wird, wird die für das Vorjahr geleistete Sondervorauszahlung bei der Anmeldung der Umsatzsteuervorauszahlung für den Monat Dezember angerechnet. Beispiele In Summe hat ein Unternehmen im Vorjahr Umsatzsteuer-Voranmeldungen in Höhe von 55.000 Euro abgegeben. Daraus berechnet sich bei 1/11 von 55.000 Euro eine für das aktuelle Jahr zu leistende Sondervorauszahlung in Höhe von 5.000 Euro. Ein Unternehmen hat im Vorjahr eine Sondervorauszahlung von 5.000 Euro angemeldet und Umsatzsteuervorauszahlungen von insgesamt 39.000 Euro geleistet. Beides addiert sich zu 44.000 Euro. Rechnet man davon 1/11, so ergibt sich für das neue Jahr eine Sondervorauszahlung in Höhe von 4.000 Euro. Ein anderes Unternehmen hat im Vorjahr Umsatzsteuer-Voranmeldungen in Höhe von -10.000 Euro erklärt. Die Dauerfristverlängerung wird vom Finanzamt gewährt, die Sondervorauszahlung jedoch entfällt. Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die in Summe einen negativen Betrag ergeben, bewirken keine Sondervorauszahlung. Wenn ein Unternehmen gerade erst gegründet wurde, kann es noch nicht auf ältere Umsatzsteuerdaten zurückgreifen. Daher muss es seine Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich abgeben und die Sondervorauszahlung schätzen, z. B. anhand eines Businessplans. Die Vorauszahlung entspricht dem durchschnittlichen Betrag einer zu erwartenden monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung Der Antrag auf Dauerfristverlängerung wird normalerweise mit dem Elster-Vordruck USt 1H elektronisch übermittelt. Papiergebundene Anträge werden nur in Ausnahmefällen akzeptiert. Formulare und eine Anleitung bekommen Sie z. B. beim Bundesfinanzministerium. Wenn Ihrem Antrag nicht widersprochen wird, gilt dieser automatisch als angenommen; Bewilligungsbescheide werden nicht versandt. …in Scopevisio mit zwei Mausklicks erledigt Wählen Sie im Menü den Punkt Buchhaltung > Umsatzsteuer > Dauerfristverlängerung/ Umsatzsteuersondervorauszahlung. Stellen Sie das Jahr ein, für welches Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen wollen. Erfassen Sie im Eingabefeld Vorauszahlung Vorjahr die Summe der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres. Haben Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Vorjahr mit Scopevisio abgeben, klicken Sie auf Aus Vorjahr berechnen. Die Summe der Vorjahresvorauszahlungen wird automatisch ermittelt. Aus den Angaben im Eingabefeld Vorauszahlung Vorjahr wird automatisch die Sondervorauszahlung berechnet. Ergänzen Sie optional die weiteren Angaben. Mit einem Klick auf den Button An Finanzamt übermitteln wird Ihr Antrag beim Finanzamt eingereicht. Dauerfristverlängerung beenden Sie können Ihren Antrag auf Dauerfristverlängerung auch widerrufen. Das Finanzamt muss die geleistete Sondervorauszahlung dann jedoch nicht erstatten. Es darf sie stattdessen mit bestehenden Umsatzsteuerforderungen verrechnen. Sollte danach noch etwas übrig sein, haben Sie einen Erstattungsanspruch auf Auszahlung des Restbetrages. ### Aufbewahrungsfristen in Unternehmen: Was es zu beachten gilt Rechnungen, Verträge, steuerrechtliche Unterlagen: In Unternehmen sammeln sich zahlreiche Geschäftsunterlagen an. Unternehmen sind in Deutschland verpflichtet, diese für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum – meist sechs oder zehn Jahre – aufzubewahren. Dieser Ratgeber bietet einen Überblick zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Unternehmen. Wer unterliegt der Aufbewahrungspflicht? Von der Aufbewahrungspflicht sind in Deutschland alle Unternehmer betroffen, die nach Steuer- oder Handelsrecht buchführungspflichtig sind. Darüber hinaus gilt die Aufbewahrungspflicht für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Somit betrifft die Aufbewahrungspflicht auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen. Auch Land- und Forstwirte (sofern buchführungspflichtig) und Vereine (sofern wirtschaftlich tätig) sind davon betroffen. Selbst Privatleute unterliegen in einigen Fällen der Aufbewahrungspflicht. In diesem Fall bezieht sie sich vorwiegend auf steuerrelevante Rechnungen und Zahlungsbelege. Das Ziel der Aufbewahrungspflicht ist es, im Rückblick über Geschäftsvorfälle Beweise vorlegen zu können und der sogenannten Beweisnot zu entkommen. Die Aufbewahrungsfristen für die Unternehmen haben zwei Rechtsgrundlagen: das Steuerrecht und das Handelsrecht. Die Aufbewahrungsfristen nach dem Steuerrecht sind in der Abgabenordnung (überwiegend § 147 AO) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsrecht bei Kaufleuten regelt das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB). Warum ist es wichtig, Unterlagen aufzubewahren? Grundlegend gilt: Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, hat mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht kann zu einem Bußgeld oder einer Geldstrafe bis hin zu einer Haftstrafe führen. Der weiterer Grund liegt im Steuerrecht: Durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen können Steuererklärungen inklusive der dazugehörigen Belege überprüft werden. Wer seine Unterlagen beisammen hält, sorgt dafür, dass steuerrechtlich relevante Transaktionen bei der Steuerprüfung auch nachgewiesen werden können. So halten Sie auch finanziellen Überprüfungen, internen Audits und externen Prüfungen leichter Stand. Außerdem kann eine Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen auch strategischer Vorteile bieten. Vergangenheitsdaten können Einblicke in die Entwicklung, Erfolge und Herausforderung im Zeitrückblick geben. Die Erkenntnisse können hilfreich sein, Trends und bisherige Erfolge aufzeigen und als Datengrundlage für fundierte Entscheidungen dienen. Welche Dokumente sind verpflichtend aufzubewahren? Der Gesetzgeber regelt die Archivierungspflicht unmissverständlich: Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge müssen archiviert werden und zwar korrekt. Die relevanten Dokumente lassen sich - für Deutschland - in folgende Kategorien einteilen: 1) Geschäftsbücher und Buchhaltungsunterlagen Hauptbücher, Journalbücher, Kontenblätter Inventare Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kassenbons 2) Handels- und Geschäftsbriefe Eingehende und ausgehende Korrespondenz 3) Steuerlich relevante Unterlagen Steuererklärungen und -bescheide Lohn- und Gehaltsabrechnungen Belege für steuerlich absetzbare Ausgaben Umsatzsteuervoranmeldungen 4) Bankunterlagen Kontoauszüge Überweisungsbelege Darlehensverträge 5) Verträge und Vereinbarungen Kauf- und Lieferverträge Miet- und Pachtverträge Arbeitsverträge Lizenzverträge 6) Protokolle und Aufzeichnungen Sitzungsprotokolle von Geschäftsleitung oder Aufsichtsrat Auszüge aus dem Handelsregister 7) Personalunterlagen Personalakten Sozialversicherungsdokumente Arbeitszeitnachweise 8) Sonstige rechtlich relevante Dokumente Urkunden Testamente Genehmigungen und Lizenzen Abhängig von der jeweiligen Branche können darüber sich hinaus noch unterschiedliche Anforderungen ergeben. So gilt z.B. im Gesundheitswesen eine Aufbewahrungsfrist für Patientenakten (in der Regel 10 Jahre). Wie lange muss man Dokumente aufbewahren? Das Steuerrecht setzt eine zehn- bzw. sechsjährige Archivierungsflicht. Welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen, ist von der Art der Dokumente abhängig. Übersicht der gängigen Aufbewahrungsfristen im Unternehmen Für folgende Dokumente gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist: Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse Bilanzen und die zum Verständnis erforderlichen Unterlagen Vermerke Erläuterungen zu Umbuchungen eines Jahresabschlusses Lageberichte Rechnungen sowie Buchungsbelege Für diese Art von Dokumenten gilt eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe sonstige Unterlagen, soweit sie Bedeutung für die Besteuerung haben Dementsprechend sind alle Unterlagen, die in irgendeiner Weise steuerrelevant sind, mindestens zehn Jahre zu archivieren. Eine Aussage über seine Aufbewahrung kann nicht ausschließlich über die Art des Dokuments getroffen werden. Entscheidend ist die Funktion, die jenes Schriftstück im Unternehmen hat. Bei Unsicherheiten in steuerrelevanten Fragen lohnt sich im Zweifel ein Gespräch mit dem Steuerberater. Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht? Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen im betreffenden Dokument erfolgt sind. Beispiel Für Rechnungen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung, die beispielsweise am 18. Januar 2023 ausgestellt wurde, hat ihren Fristbeginn zum 31. Dezember 2023. Demnach muss die Rechnung mindestens bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden. In welcher Form sollten Unterlagen aufbewahrt werden? Grundsätzlich sind beide Formen zulässig, d.h. Unternehmen dürfen ihre Unterlagen in Papier- sowie in elektronischer Form aufbewahren. Demnach müssen Dokumente nicht mehr zwangsweise im Keller-Archiv aufbewahrt werden. Auch die Dokumenten-Ablage in digitaler Form ist zulässig, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Digitale Aufbewahrung Geschäftsunterlagen, die von vornherein in elektronischer Form vorliegen, müssen auch digital aufbewahrt werden. Ein bestimmten Fällen ist es auch zulässig, Papier-Dokumente zu digitalisieren und sie im digitalen Archiv aufzubewahren. Rechnungen beispielsweise werden häufig schon in elektronischer Form zugestellt. Bei jeder digitalen Zustellung muss jedoch gewährleistet sein, dass bestimmte Voraussetzungen gelten. Darunter die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung. Ein digitales Archiv muss den Anforderungen der AO (Abgabenordnung), der GoB (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) sowie der GoBD entsprechen. Die Daten müssen so gespeichert werden, dass Sie unveränderlich, lesbar sowie in guter Qualität vorhanden sind. Gleichzeitig müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht sein und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Papierbasierte Aufbewahrung Geschäftsunterlagen, die in Papierform erstellt worden sind, können auch in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Aber Achtung! Einzelne Dokumente müssen sogar zwingend physisch im Original aufbewahrt werden. Dies gilt für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie Konzernabschlüsse (§257 Abs. 3 S. 1 HGV, §147 Abs. 2 S. 1 AO). Wo müssen die Unterlagen aufbewahrt werden? Grundsätzlich sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach steuerlichen Vorschriften (§ 146, Abs. 2 AO) in Deutschland aufzubewahren. Auf schriftlichen Antrag kann die zuständige Finanzbehörde abweichend bewilligen, dass elektronische Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden. Entsprechende Voraussetzungen werden in den §§ 90, 93, 97, 140 bis 170 und 200 Abs. 1 und 2 geregelt. Der Datenzugriff muss nach § 147 Absatz 6 vollumfänglich möglich und die Besteuerung darf nicht beeinträchtigt sein. Das Handelsgesetzbuch gibt keinen Ort vor, fordert aber, dass die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB). Rechnungen von im Inland ansässigen Unternehmen müssen im Inland aufbewahrt werden. Abweichend davon muss bei elektronisch archivierten Rechnungen die vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet sein. Fazit In Deutschland müssen Unternehmen ihre Geschäftsunterlagen gemäß gesetzlicher Vorgaben für bestimmte Zeiträume aufbewahren. Dies dient der Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Verpflichtungen. Neben Handelsgesellschaften sind auch Einzelunternehmer, Freiberufler und andere Gruppen betroffen. Die Geschäftsunterlagen dürfen sowohl in Papierform als auch digital aufbewahrt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die gesetzlichen Bedingungen dafür erfüllt sind (u.a. GoBD). _____ Hinweis: Unser Ratgeber soll Ihnen einen guten Überblick über das Thema geben, ersetzt allerdings keine juristische oder rechtliche Beratung. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt oder Steuerberatung. ### 6 GOBD-Anforderungen, die sie kennen sollten Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Durch die Speicherung oder Aufbewahrung darf die maschinelle Auswertbarkeit von Daten nicht reduziert werden (kein „Downgrade“). Bei einer Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Daten in ein eigenes Format müssen beide Versionen archiviert werden. Der Umgang mit elektronischen Belegen muss in einer Verfahrensdokumentation definiert sein. Diese beschreibt, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Vollständigkeit und Richtigkeit Es müssen alle für Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten relevanten Unterlagen aufbewahrt werden. Insbesondere betrifft das auch E-Mails und E-Mail-Anlagen, die geschäftliche Dokumente darstellen, wie z. B. Rechnungen, Aufträge usw. Nicht nur Buchhaltungssysteme, sondern auch Nebensysteme, Kassen, Taxameter, Zeiterfassungssysteme usw. fallen unter die GoBD-Vorschrift. Vom Empfang bis zur Erfassung und Buchung dürfen keinesfalls Belege verloren gehen. Laden Sie sie am besten direkt in einen Cloud-Speicher wie Teamwork. Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitgerecht stattfinden Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen. Wird nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, müssen alle unbaren Vorfälle bis zum Ablauf des Folgemonats erfasst sein. Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit Die geschäftlichen Unterlagen müssen leicht aufzufinden, genügend gekennzeichnet und vor Verlust geschützt sein. Das Laden gescannter Belege in einen Cloud-Speicher wie Teamwork und die Auffindbarkeit durch Volltextsuche erfüllen diese Vorschriften. Geschäftsvorfälle müssen in der Buchhaltung so verarbeitet werden, dass in sie schnell Überblick über die Vermögens- und Ertragslage geben. Unveränderbarkeit In IT-Systemen muss die Authentizität der Daten sichergestellt sein. Belege gelten in dem Moment als unveränderbar, in dem sie erfasst werden. Auch die Daten aus Alt- oder Nebensystemen müssen unverändert aufbewahrt und dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Es muss eine Veränderungs-Historie gepflegt werden. Die definitive buchhalterische Verarbeitung unterliegt erstmals konkreten Fristen, die an den Termin der USt-Voranmeldung angelehnt sind. Im Sinne der Unveränderbarkeit von Dokumenten sind PDFs und Bilddateien normalerweise unbedenklich, aber Office-Formate nicht. Finanzamt hat Zugriff auf Ihre Daten Das Finanzamt hat das Recht auf unmittelbaren, nur-lesenden Datenzugriff (Z1) auf Ihr System. Das Finanzamt hat das Recht auf mittelbaren Datenzugriff (Z2). Es kann von Ihnen verlangen, dass Sie Ihre Daten auf eine bestimmte Weise aufbereiten und mit nur-lesendem Datenzugriff zur Verfügung stellen. Das Finanzamt hat das Recht auf Datenträgerüberlassung (Z3), d. h. es kann verlangen, dass Sie Ihre Daten auf einem Datenträger oder gar als Ausdruck ausliefern. ### 10 Fragen und Antworten zum Thema Rechnungen 1. Müssen Rechnungen unterschrieben werden? Nein, Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden. Wichtig ist nur, dass sie alle Pflichtangaben enthalten. 2. Muss man auch bei Dienstleistungen ohne klaren Termin ein Lieferdatum angeben? Ja. Der Liefer- oder Leistungstermin muss angegeben werden. Er darf auch mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Es genügt allerdings auch die Angabe des Monats als Leistungsdatum. 3. Muss ich ein Zahlungsziel angeben? Nein. Laut Paragraph 286 BGB kommt der Schuldner automatisch „spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung“ zahlt. Es kann allerdings auch ein anderes Zahlungsziel benannt werden („zahlbar am 15….“ Oder „zahlbar innerhalb von 45 Tagen“), jedoch nur, wenn dies zuvor vertraglich vereinbart wurde. Das Zahlungsziel ist eine Zahlungsbedingung, die beim Abschluss eines Kaufvertrages gewährt werden kann. Es reicht somit nicht aus, einseitig einen Zahlungstermin festzulegen. Dies ist nur möglich, wenn Sie die Leistungszeit bereits im Vertrag festgelegt haben. 4. Sind Rechnungen per E-Mail zulässig? Ja. Die Papierform ist nicht zwingend erforderlich. Mit Einverständnis des Empfängers darf eine Rechnung auch elektronisch verschickt werden (z. B. als PDF-Dokument im E-Mail-Anhang). Der Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen wird derzeit jedoch nur dann anerkannt, wenn die "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts" durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist. 5. Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung? Der Wechsel von der klassischen Rechnung per Post zum elektronischen Austausch spart einem Unternehmen Kosten und Zeit. Der Rechnungssteller kann Einsparungen in den Bereichen Druck, Distribution und Porto erreichen. Der Rechnungsempfänger spart die Kosten der manuellen Rechnungsbearbeitung. Falls der Rechnungsempfänger Rechnungen bereits elektronisch verarbeitet, entfallen das Scannen der Dokumente und das Erfassen von Rechnungsdaten. Darüber hinaus profitieren Sie von einer Verkürzung und Vereinfachung des Rechnungsprozesses. 6. Wie viel lässt sich bei der elektronischen Rechnungsstellung sparen? Laut einer Studie der Europäischen Kommission können Unternehmen Einsparungen von bis zu 72% beim Wechsel von der Papierrechnung zur elektronischen Rechnung erreicht werden. In einer weiteren Untersuchung wurde ermittelt, dass eine per Post versendete Rechnung im Durchschnitt mit 16,16 Euro zu Buche schlägt, während der Gesamtprozess des standardisierten Datenaustauschs zwei Euro kostet. Somit können Sie mehr als 14 Euro pro Rechnung sparen. 7. Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Laut Paragraph 147 Abgabenordnung müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 8. Was ist Factoring? Beim Factoring verkaufen Sie als Unternehmer Ihre offenen Forderungen aus Warenlieferungen und Dienstleistungen an ein Factoringinstitut. Sie erhalten Liquidität und Schutz vor Forderungsausfällen. Weitere Informationen erhalten Sie beim Deutschen Factoring Verband. 9. Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung? Eine Rechnung dokumentiert das Bestehen einer Forderung. Eine Quittung hingegen bestätigt, dass eine Forderung erloschen ist, d.h. die Leistung wurde bezahlt. 10. Muss ich drei Mahnungen schreiben? Hierbei handelt es sich um einen typischen Geschäftsirrtum. Laut §286 Abs.3 BGB kommt „der Schuldner einer Entgeltforderung […] spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet“. Sie müssen somit aus juristischer Sicht keine drei Mahnungen schreiben. ### CSV Import und Export in der Buchhaltung Buchhaltungssoftware ist besonders vielseitig, wenn ihre Daten in andere Anwendungen übertragen werden bzw. aus anderen Programmen eingelesen werden können. Für den Export und den Import von Datensätzen wird eine CSV-Schnittstelle verwendet. Daten importieren und exportieren mit CSV Der Begriff CSV (Comma-separated values) beschreibt Textdateien, deren Inhalte durch Kommata oder andere Trennzeichen separiert werden. Bekannte Standards sind das ASCII- und das ANSI-Format. In der Buchhaltung werden viele Daten verwendet, die in Datenbanken gesammelt werden, zum Beispiel die Kunden- und Lieferantendatei, die Artikelübersichten und die Buchungen auf den Sachkonten. Solche Daten lassen sich auch aus anderen Programmen wie Excel oder Outlook importieren. Dazu müssen sie in ein CSV-Format umgewandelt werden, welches die Buchhaltungssoftware über die Schnittstelle einlesen kann. Der Vorteil von CSV wird schnell klar, wenn mit großen Datenmengen gearbeitet wird. Große Datenmengen per Hand einzutragen, ist sehr aufwendig und der Zeitaufwand immens. Das CSV-Format hat sich als ein Standard etabliert und wird überall verwendet. Jede moderne Buchhaltungssoftware hat eine CSV-Schnittstelle. Je mehr Schnittstellen das Buchhaltungsprogramm anbietet desto vielseitiger lässt sie sich nutzen. Schnittstellen sind damit auch ein Qualitätsmerkmal der Software. ### Buchhaltungssoftware für Deutschland, Schweiz, Österreich (DACH) Unterschiede bei Kontenrahmen und Mehrwertsteuervorschriften Grundlegende Prinzipien der Buchhaltung sind in allen drei Ländern gleich. Die Buchhaltung muss alle Geschäftsvorfälle aufarbeiten, die Bewertung des Vermögens erfolgt nach einer Inventur und ihre Anschaffungskosten dürfen nur über Abschreibungen den Gewinn mindern. Alle Unterlagen müssen einem Fremden zeitnah einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens vermitteln. Und dennoch gibt es Unterschiede in den einzelnen Ländern. Buchhaltungssoftware muss hier vor allem die unterschiedliche Kontenrahmen sowie Mehrwertsteuervorschriften berücksichtigen. Natürlich muss das Programm, das auf dem Euro basiert, auch die Schweizer Franken umrechnen können. Software für mehrere Länder benutzbar Einige Softwareanbieter entwickelten in den letzten Jahren Programme, die in verschiedenen Ländern verkauft werden und natürlich den dort geltenden Vorschriften entsprechen. Damit wird es möglich, die Jahresabschlüsse der einzelnen Gesellschaften bei der Muttergesellschaft zusammenzuführen. Beispiele für solche Programme sind Diamant/2, Monkey-Office, Sage Office oder Banana. Sie eignen sich für verschiedene Unternehmensgrößen und unterschiedliche Betriebssysteme. Hier empfiehlt es sich, die Demoversionen zu nutzen und das Programm ausführlich zu testen. Holdingstruktur stellt besondere Anforderungen Softwareanwender legen besonderes Augenmerk darauf, ob die angebotenen Sachkontenrahmen individuell verändert werden können. Beteiligungen und Geschäftsbeziehungen zu verbundenen Unternehmen erfordern hier eine besondere Struktur. ### Rechnungen als Kleinunternehmer Auch wenn Sie Kleinunternehmer sind, müssen Ihre Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben aufweisen. Sie benötigen ebenfalls eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie auf Ihrer Rechnung angeben müssen. Allerdings dürfen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, da Sie diese sonst an das Finanzamt abführen müssen. Es empfiehlt sich, auf der Rechnung folgenden Hinweis aufzunehmen: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Tipp: Sie haben hohe Ausgaben für Investitionen und/oder Warenlieferungen und müssen daher viel Vorsteuer zahlen? Überlegen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, um Ihre Vorsteuerzahlungen geltend machen zu können. Wann bin ich Kleinunternehmer? Die sogenannte Kleinunternehmerregelung erlaubt es Unternehmen mit niedrigen Umsätzen wie Nichtunternehmer behandelt zu werden. Die Folge: Kleinunternehmer erheben keine Umsatzsteuer, sind aber folglich auch vom Vorsteuerabzug aus Rechnungen anderer Unternehmer ausgeschlossen. Die Kleinunternehmerregelung trifft unter folgenden Voraussetzungen auf Sie zu: im vorangegangenen Kalenderjahr darf der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuern nicht höher als 17.500 Euro gewesen sein und im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuern voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro sein Unternehmen, auf die diese Voraussetzungen zutreffen, können allerdings auch freiwillig darauf verzichten, die Kleinunternehmerregelung anzuwenden. An diese Entscheidung ist man fünf Jahre gebunden. Im Hinblick auf die Rechnungsstellung ergeben sich für Sie folgende Konsequenzen: Kleinunternehmen dürfen auf ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen darf nicht abgezogen werden. Kleinunternehmer müssen somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Beispiele für Kleinunternehmer Der Kleinunternehmer Max Mustermann arbeitet als Fotograf. Dazu hat er zunächst eine Kameraausrüstung und einen PC gekauft. Nach der Geschäftseröffnung muss er regelmäßig Materialien zur Entwicklung seiner Bilder, Visitenkarten zur Vermarktung seines Unternehmens und Ähnliches kaufen. Darüber hinaus tätigt Max Mustermann Investitionen in Bildbearbeitungsprogramme und technisches Equipment. Nach jedem Einkauf bezahlt er die Rechnung, die er von den Lieferanten enthält. Zuzüglich zum Rechnungsbetrag überweist er die ausgewiesene Mehrwertsteuer. Fall 1: Herr Mustermann entscheidet sich, keinen Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung zu machen. Dies bedeutet, dass er auf den Rechnungen an seine Kunden die entsprechende Mehrwertsteuer ausweist. Den erhaltenen Steuerbetrag muss Mustermann jeden Monat an das Finanzamt weiterleiten. Allerdings kann er die Steuerbeträge, die er an seine Lieferanten bezahlt hat, die Vorsteuer, von den eingenommenen Steuerbeträgen abziehen. Wenn er mehr Vorsteuer bezahlt als Umsatzsteuer eingenommen hat, bekommt er Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Fall 2: Max Mustermann macht Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung. In diesem Fall darf Mustermann in den Rechnungen an seine Kunden keine Umsatzsteuer ausweisen. Er schreibt den oben erwähnten Zusatz „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Herr Mustermann muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Er hat weniger Bürokratie „am Hals“. Aber: Er darf die Vorsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat, gegenüber dem Finanzamt nicht geltend machen. Rechnung in Eigenregie erstellen? Als Kleinunternehmer stellen Sie sich irgendwann die Frage, ob sich der Kauf eines Rechnungsprogramms bereits lohnt oder ob die Rechnungen lieber kostengünstiger, aber dafür aufwändiger, mit der Hilfe eines Textverarbeitungs- oder Tabellenprogramms erstellt werden sollen. Leider kann die Frage nicht pauschal beantwortet werden. Es kommt wie so oft auf die eigenen Präferenzen und auf die Häufigkeit der Rechnungserstellung an. Betreiben Sie beispielsweise einen Online-Shop und müssen in kurzen Abständen viele Rechnungen schreiben, ist die manuelle Erstellung sicherlich sehr Zeitintensiv und Fehleranfällig. Haben Sie dagegen nur wenige Kunden oder müssen unregelmäßig Rechnungen erstellen, lohnt sich die Anschaffung eines Rechnungsprogramms nicht im jeden Fall. Ist die Wahl auf eine kostenlose Rechnungsvorlage gefallen, greifen Sie doch einfach auf unsere kostenlosen Rechnungsmuster zurück. ### Projektmanagement Lösungen Wozu Projektmanagement Software? Viele Unternehmen arbeiten heute projektorientiert. Wie bei anderen Unternehmensprozessen kommen auch hier häufig Softwarelösungen zum Einsatz. Sie entlasten die Projektbeteiligten bei ihren Aufgaben und helfen dabei, Projekte zum Erfolg zu führen. Eine Projektmanagement-Lösung ist vor allem dann wertvoll, wenn viele Personen an einem komplexen Projekt beteiligt sind und der Kommunikationsfluss zwischen allen Akteuren gewährleistet werden muss. Projektmanagement Lösungen unterstützen bei: Planung Der Projektmanager hinterlegt die Projektziele, Pläne und Aufgaben in der Software. Alle Beteiligten können dort ihre Aufgaben einsehen und dokumentieren. Steuerung Alle Projektbeteiligten hinterlegen ihre Arbeitsergebnisse im System. Dadurch wird der Projektfortschritt sichtbar und gleichzeitig steuerbar. Kontrolle Der Status eines Projektes kann zu jedem Zeitpunkt nach diversen Gesichtspunkten (z.B. Termineinhaltung) ausgewertet werden. Wichtige Funktionen von Projektmanagement Lösungen Projektmanagement Lösungen sind heute in großer Zahl erhältlich. Sie unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Funktionen und ihrem Projektmanagement-Ansatz jedoch meist erheblich voneinander. Einige decken eine große Bandbreite an Projektmanagement-Funktionen ab, andere konzentrieren sich nur auf einen kleineren Teilbereich. Zu den wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement Lösung zählen die folgenden: Projektvorbereitung: Software-gestützte Zieldefinition, Ober - und Unterziele Projektplanung: Strukturierung des Projektes mit Hilfe von Teilprojekten, Arbeitspakten, Aufgaben und Meilensteinen sowie Einbettung in einen Zeitplan. Hierzu werden häufig sogenannte Gantt-Diagramme verwendet. Sie stellen die zeitliche Abfolge von Aktivitäten als Balken auf einer Zeitachse dar. Projektabwicklung: Zusammentragung aller Informationen, Dokumente und Arbeitsergebnisse zum Projekt (Projektdokumentation), Projektkalender Projektcontrolling: Grafische Auswertungen (z.B. Projektfortschritt, aktueller Status), Soll-Ist-Vergleich, Prognosen Mögliche Zusatzfunktionen: z.B. Ressourcenmangement (Teamplanung), Knowledge-Management, Kostenplanung, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Projektabrechnung Auch andere Tools wie Mailsysteme, Wikis oder Webkonferenzsysteme werden ergänzend für das Projektmanagement eingesetzt. ### Vertriebssteuerung mit Verkaufschancen Steuern Sie Ihren Verkauf systematisch mit der Steuerung von Verkaufschancen in Ihrem CRM-System! Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Verkaufschancen strukturiert festzuhalten und einen einheitlichen und nachvollziehbaren Verkaufsprozess zu praktizieren. Verkaufschancen überblicken Legen Sie Verkaufschancen an, die direkt mit Ihren Interessenten (Leads) oder Bestandskunden verbunden sind. Danach können Sie der Verkaufschance die Produkte zuweisen, die Sie verkaufen wollen. Legen Sie außerdem die aktuelle Verkaufsphase sowie den Entscheidungstermin fest. Anhand der von Ihnen im Laufe des Verkaufsprozesses stetig aktualisierten Verkaufschance wird eine Wahrscheinlichkeit berechnet. Aus der Verkaufsphase und dem aus den hinterlegten Produkten hervorgehenden Gesamtpreis wird schließlich ein gewichteter Betrag bestimmt. So können Sie Ihre Prioritäten schneller überblicken![vertriebbanner] Ansprechpartner definieren Delegieren Sie Arbeiten an Ihre Mitarbeiter und legen Sie beliebig viele Verkaufschance-Ansprechpartner an. Bestimmen Sie die Rolle Ihrer Kollegen und Kunden im Verkaufsprozess: Sind sie z.B. Einkäufer, Entscheider oder Berater? Erfassen Sie auch Aufgaben oder Dokumente im Kontext einer Verkaufschance. So haben Sie alle Informationen beisammen. Vertriebssteuerung mit Sales Forecast & Plausibilitätscheck Erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Stand Ihres Unternehmens und Ihre zukünftigen Möglichkeiten: Sales Forecast Zeigt zu erwartende Umsätze in grafischer oder tabellarischer Form an Kann gewichtete und ungewichtete Beträge darstellen Plausibilitätscheck Zeigt frühzeitig implausible Verkaufschancen Zeigt vernachlässigte Verkaufschancen ### Aufbewahrungsfrist von Rechnungen: Was Sie beachten müssen Für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gelten Aufbewahrungsfristen. Folgender Beitrag erläutert die Details rund um die Aufbewahrungsfirsten. Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Eingangs- und Ausgangsrechnungen - auch Kleinbetragsrechnungen - müssen zehn Jahre lang aufbewahrt und über den gesamten Zeitraum lesbar gehalten werden. Nun werden aber gerade Kleinbetragsrechnungen und Quittungen oft auf Thermo- oder Durchschlagspapier ausgegeben, das schnell ausbleichen kann. Solche Belege sollten Sie deshalb grundsätzlich kopieren oder digitalisieren. Informieren Sie sich auch über alle notwendigen Pflichtangaben in Ihren Rechnungen. Verletzung der Aufbewahrungspflicht Im Falle eines Verstoßes gegen die zehnjährige Aufbewahrungspflicht kann laut § 26a Abs. 1 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5000 € erhoben werden. Weitere Bußgeldvorschriften können Sie unter www.gesetze-im-internet.de nachlesen. Wo müssen Rechnungen aufbewahrt werden? Es ist zu beachten, dass der im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG benannten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im sonstigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Dies ist allerdings dem Finanzamt mitzuteilen. Aufbewahrungsfrist für private Rechnungsempfänger Da auch private Rechnungsempfänger nach § 14b Abs. 1 Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren müssen, sind Sie als Rechnungssteller verpflichtet, den Rechnungsempfänger auf diese Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dies kann zum Beispiel durch einen Zusatz wie den folgenden geschehen: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken zwei Jahre lang aufzubewahren.“   ### Online-Software - die Vorteile überwiegen Unter Online-Software versteht man Programme, die über das Internet bereitgestellt und genutzt werden und somit nicht mehr auf dem eigenen Computer installiert werden müssen. Dies ermöglicht es dem Anwender, überall und jederzeit auf Software und Daten zuzugreifen. Dazu benötigt er lediglich einen PC oder Mac mit einem Internetanschluss. Online-Software wird auch als Software-as-a-Service (SaaS), Software on Demand oder Cloud-Software bezeichnet. Im SaaS-Modell werden Software und IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben. Hierbei nutzt der Kunde die Software ausschließlich als einen Service. Er kauft die Software somit nicht als Produkt, sondern abonniert sie als Dienstleistung. Dies schließt in der Regel Wartung, Administration und Updates ein, die im „Mietpreis“ inbegriffen sind. Meist handelt es sich bei den Kosten um eine nutzungsabhängige Gebühr, die pro Monat und Benutzer gezahlt wird. Online-Software wird deshalb häufig mit Versorgungsgütern wie Wasser oder Strom verglichen, die nach Bedarf und verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Vergleich traditionelles Lizenzmodell – Online-Software  Traditionelles LizenzmodellOnline-SoftwareSoftwareDer Kunde kauft eine Software-Lizenz und somit das Recht zur Nutzung der Software.Der Kunde abonniert die Software als Dienstleistung. Hierbei wird eine monatliche (oder nutzungsabhängige) Gebühr fällig.Hardware, IT-InfrastrukturDer Kunde muss die notwendige Hardware selbst erwerben und betreiben.Für die Bereitstellung der IT-Infrastruktur ist der Software-Anbieter verantwortlich.Administration, Wartung, DatensicherungFür Administration, Wartung sowie Datensicherung ist der Kunde selbst verantwortlich.Administration, Wartung und Datensicherung übernimmt der Software-Anbieter. Updates werden automatisch und in der Regel kostenlos eingespielt. Vor- und Nachteile von Online-Software Vorteile Mobile Nutzung: Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff. Geringere Investitionskosten: Da Anschaffungskosten für die IT-Infrastruktur entfallen, können die Investitionskosten erheblich gesenkt werden. Kurze Einführung: Da Online-Lösungen meist standardisiert sind und die Konfiguration des Systems beim einzelnen Kunden meist schnell realisiert werden kann, wird die Implementierung deutlich beschleunigt. Konzentration auf das Kerngeschäft: Da die IT-Infrastruktur ausgelagert ist und sich der Anwender nicht um IT-Administration und Wartung kümmern muss, kann er sich ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Datensicherheit: Aufgrund von umfänglichem Brandschutz, redundanter Stromversorgung, Zutrittskontrolle und Verschlüsselung sind Software und Daten bei einem seriösen Cloud-Anbieter sicherer aufgehoben als im Unternehmen selbst. Gerade deutsche Anbieter punkten hier mit den hohen deutschen Standards im Datenschutz und der Transparenz in Sachen Datensicherheit. Nachteile Abhängigkeit vom Anbieter: Viele Anwender fürchten die Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter. Wie stark diese ist, hängt jedoch von den AGBs des einzelnen Anbieters ab (Kündigungsfristen, Exportmöglichkeiten der Daten). In der Regel ist die Bindungsdauer eher gering (monatliche Kündigung möglich). Geringe Anpassungsmöglichkeiten: Die SaaS-Lösungen sind meist standardisiert, dennoch existieren vielfältige Individualisierungsmöglichkeiten (z.B. eigenes Menü konfigurieren, eigene Formularansichten). Eine umfängliche Anpassung an die eigenen Bedürfnisse (sogenanntes „Customizing“) ist jedoch nicht möglich. Fazit: Analysten und Experten bescheinigen speziell Software as a Service rosige Zukunftsaussichten. Allerdings schwankt die Akzeptanz von Online-Software je nach Einsatzgebiet. So hat es im Bereich der klassischen Business-Software vor allem Online CRM-Software geschafft, sich einen signifikanten Anteil am SaaS-Markt zu sichern. Obwohl Online-ERP-Systeme weniger verbreitet sind, sind nach einer aktuellen Studie von PAC mehr als 70 % der deutschen Unternehmen davon überzeugt, dass ERP aus der Cloud langfristig ein fester Bestandteil der Firmen-IT sein wird. ### Welche Rechtsform eignet sich bei der Existenzgründung? Die Entscheidung ist getroffen: Sie wollen Ihr eigenes Unternehmen gründen! Doch wie wird aus Ihrer Geschäftsidee eine eigene Firma? Jeder Gründer muss sich zu Beginn seiner Unternehmertätigkeit für eine Rechtsform entscheiden. Diese ist das Gerüst des Unternehmens und bestimmt dessen steuerliche, finanzielle und rechtliche Rahmenbedingungen. Die in- und externe Organisation eines Unternehmens wird durch diese Rechtsform bestimmt. Daher ist die Ihre Wahl eine wichtige Entscheidungsvariable, welche die Gründung in vielerlei Hinsicht beeinflussen kann. Die Rechtsform lässt sich zwar bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ändern, die erste Wahl stellt jedoch die Weichen für Ihren Unternehmensstart. Welche Fragen sollten Sie sich bei der Wahl einer Rechtsform stellen? Gewerbe oder Freiberuf: Betreiben Sie ein Gewerbe oder sind Sie Freiberufler? Kapital: Welche Gründungskosten kommen auf mich zu? Muss ein Mindestkapital aufgebracht werden? Haftung: Möchte ich mit meinem Privatvermögen haften? Partner: Gründe ich mit Partnern zusammen? Wer soll das Unternehmen leiten? Steuern: Welche steuerlichen Vor- und Nachteile ergeben sich aus der Rechtsform? Branche: Welche Rechtsform ist in meiner Branche üblich? In jedem Fall ist die Frage nach der geeigneten Rechtsform für Ihr Start-Up ein wichtiger Punkt auf Ihrer To-Do-Liste, für dessen Entscheidung Sie sich ausreichend Zeit nehmen sollten und die den Werdegang Ihres Unternehmens stark beeinflussen kann. Egal, für welche Rechtsform Sie sich bei ihrer Gründung entscheiden, Sie sollten sich intensiv mit den unterschiedlichen Möglichkeiten beschäftigen und in Ruhe Vor- und Nachteile der Gesellschaftsformen abwägen. Desweiteren könnte es für Sie ratsam sein, einen Rechtsanwalt zu konsultieren, der sich auf Gesellschaftsrecht spezialisiert hat. Bei einer Partnerschaft oder einer GbR ohne ausreichenden Gesellschaftsvertrag kann es z. B. bei später auftretenden Konflikten, schwierig und kostspielig sein, sich von einem Partner zu trennen. Eine haftungsbeschränkte Gesellschaft (Kapitalgesellschaft) ist in den Augen der Banker zunächst weniger kreditwürdig, weil die Gesellschafter nicht mit ihrem gesamten, persönlichen Vermögen haften. Falls Sie fachkundige Beratung benötigen, haben Sie die Möglichkeit, Beratungsstellen der örtlichen IHK aufzusuchen, z.B. hier für Bonn und den Rhein-Sieg-Kreis. Außerdem gibt es zahlreiche private Unternehmensberater, die sich auf Gründercoaching spezialisiert haben. Welche Rechtsformen gibt es? Einzelunternehmungen haben die Möglichkeit, folgende Rechtsformen zu wählen: EinzelunternehmenJede selbständige Betätigung einer einzelnen natürlichen Person als Landwirt, Gewerbetreibender oder Freiberufler. Ein-Personen GmbH o. Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Jeder Einzelunternehmer kann sein Unternehmen in eine GmbH umwandeln oder mit einer Ein-Personen-GmbH starten. Für diese gelten dieselben Bestimmungen wie für eine "normale" GmbH. Ein-Personen-AGAuch eine einzelne Person kann eine AG gründen, was jedoch bezüglich der Gründungsformalitäten und der laufenden Pflichten aufwendig ist. Die Ein-Personen-AG kann aber unter Berücksichtigung von Faktoren, wie Anteilsübertragung, Eigenkapitalbeschaffung, Image etc. sinnvoll sein. Personengesellschaften zeichnen sich dadurch aus, dass die Gesellschafter für ihr Unternehmen mit ihrem Privatvermögen haften. Die Gesellschafter sind nicht verpflichtet, ein Mindestkapital aufzubringen und nicht nur Inhaber, sondern auch Leiter Ihrer Firma. Zu den Personengesellschaften gehören: Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) Die GbR gilt als Grundform der Personengesellschaft. Sie wird begründet durch ein Vertrag zwischen zwei oder mehr Personen. Dieser muss auf die Erreichung eines gemeinsamen Zwecks, zu dessen Erfüllung die Vertragspartner verpflichtet sind, gerichtet sein. Gesellschafter einer GbR sind grundsätzlich gleichberechtigt und verpflichtet auch für die Fehler der anderen Gesellschafter zu haften. Die GbR wird nicht ins Handelsregister eingetragen. Offene Handelsgesellschaft (OHG) Die OHG ist als Handelsgesellschaft auf einen bestimmten Zweck ausgerichtet: den Betriebe eines Handelsgewerbes. Sie muss einen Namen tragen, der Unterscheidungskraft hat. Alle Gesellschafter haften unbeschränkt. Mit dem Gesellschaftsvertrag ist die OHG gegründet. Sie besteht zunächst nur im Innenverhältnis und unterliegt dem Gesellschaftsrecht. Nach ihrem Eintrag ins Handelsregister besteht die OHG auch im Außenverhältnis gegenüber Dritten und unterliegt dementsprechend dem Handelsrecht. Kommanditgesellschaft (KG) Die KG besteht aus mindestens zwei Personen: dem Komplementär (Vollhafter), der als Geschäftsführer die Gesellschaft vertritt und dem Kommanditisten (Teilhafter), der als Geldgeber fungiert. Sie gilt als Sonderform der OHG, erfordert aber die Bezeichnung des Kommanditisten und die Betrag jeder Kommanditeinlage. Mit der KG soll ein Handelsgewerbe geführt werden. Sie muss deshalb ins Handelsregister eingetragen werden. Stille GesellschaftDie Stille Gesellschaft ist eine Innengesellschaft und keinen Handelsgesellschaft. Sie entsteht, wenn sich eine natürliche oder juristische Person am Handelsgewerbe eines anderen mit einer Einlage beteiligt. Partnerschaftsgesellschaft (PartG) Eine PartG besteht dann, wenn sich Freiberufler zwecks Ausübung Ihrer Berufe zusammenschließen. Es muss sich dementsprechend um natürliche Personen handeln und bloße Kapitalgeber sind nicht zulässig. Im Unterschied zu den typischen Personengesellschaften lässt sich die Haftung auf das Privatvermögen eines oder mehrerer "handelnder" Partner beschränken. GmbH & Co. KG. Die GmbH & Co. KG ist eine Sonderform der KG. In diesem Fall ist jedoch der Komplementär (persönlich haftender Gesellschafter) keine natürliche Person, sondern eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). So ist das Haftungsrisiko für die hinter der Gesellschaft stehende Person geringer. Kapitalgesellschaften sind haftungsbeschränkt. Aktionäre und Gesellschafter müssen für ihr Unternehmen nur in Höhe ihrer Einlage haften. Im Gegensatz zu Personengesellschaften sind sie für die Aufnahme vieler Mitglieder geeignet. Ihre Leitung unterteilt sich in verschiedene Organe, wie z.B. die Gesellschaftsversammlung, den Vorstand, den Geschäftsführer und den Aufsichtsrat. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Die GmbH ist eine populäre Gesellschaftsform, die früher vorwiegend wegen der Möglichkeit der Haftungsbeschränkung gewählt wurde. Heute verlangen die Gläubiger jedoch meistens zusätzliche Sicherheiten (Bürgschaft, Grundschuld), was die Haftungsbeschränkung aushebelt. Die Gründung einer GmbH ist kostspielig. Es müssen ein Mindestkapital (Stammkapital über 25.000 €) aufgebracht und ein Notar konsultiert werden. Die GmbH wird durch den Abschluss eines Gesellschaftsvertrags von einer oder mehrerer Personen gegründet. Sie ist für Existenzgründer insofern ungeeignet, als dass sie steuerliche Nachteile bewirkt, wenn Verluste gemacht werden. Da in den ersten Jahren eines Start-Ups Verluste manchmal unvermeidbar sind, empfiehlt es sich, zunächst eine Einzelfirma zu gründen und später die Rechtsform in eine GmbH abzuändern. GmbH-Variante: Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG) Die Rechtform UG wird umgangssprachlich auch als Mini-GmbH bezeichnet und stellt eine existenzgründerfreundliche Alternative zur GmbH dar. Sie wurde am 01.11.2008 im Rahmen des „Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen" (MoMiG) eingeführt. In der Gründung ähnelt die UG der GmbH. Es müssen ein Gesellschaftsvertrag geschlossen und Stammeinlagen aufgebracht werden. Aktiengesellschaft (AG) In einer AG ist das Grundkapital der Gesellschaftsform in Aktien zerlegt. Wechselnde Gesellschafter und eine Trennung von Kapitaleignern und Management sollen bewirken, dass qualifizierte Dritte das Unternehmen leiten, die nicht identisch mit den Geldgebern sind. Sobald die AG ins Handelsregister eingetragen ist, gilt sie als juristische Person und kann als Träger von Rechten und Pflichten klagen und verklagt werden. Die Aktiengesellschaft besteht aus drei Organen: dem Vorstand, dem Aufsichtsrat und der Hauptversammlung. Der Vorstand ist das leitende Organ, besteht grundsätzlich aus mehreren Personen und unterliegt der Kontrolle des Aufsichtsrates. Dessen Aufgabe besteht in eben jener Überwachung des Vorstandes und der Wahl der Vorstandsmitglieder. Die Hauptversammlung ist der Zusammenschluss aller Aktionäre. Sie kann Beschlüsse bezüglich verschiedener Bereiche der AG fassen, ist aber im Vergleich zu anderen Mitgliederversammlungen von Gesellschaftsformen eher schwach. Private Company Limited by Shares (Ltd.) (britische Rechtsform, die auch in Deutschland verbreitet ist) Die Limited Company ist eine britische Gesellschaftsform, die sich auch in Deutschland sehr populär ist. Ihre Gründung ist einfacher und kostengünstiger als die Gründung einer GmbH. Mit einem Eigenkapital von einem britischen Pfund kann man innerhalb weniger Tage geschäftsfähig sein. Die Limited fordert dem Gesellschafter eine hohe Transparenz ab, was sich auf das Vertrauen der Kunden positiv auswirken kann. Der Gründer, der sich für die Rechtsform der Limited entscheidet, muss allerdings in Kauf nehmen, dass er in Großbritannien sowohl eine Adresse einrichten als auch einen Jahresabschluss abgeben muss. Außerdem gilt zu berücksichtigen, dass sich deutsche Gründer mit ihrer Limited zwischen zwei Rechtssystemen bewegen müssen. ### Top 10 Buchhaltungssoftware im Vergleich "Wir wollen nicht die neueste und beste Finanzbuchhaltung der Welt entwickeln, sondern Software, die die Buchhaltung weitgehend autonom erledigen kann", sagt Scopevisio-Gründer Jörg Haas. Niemand hat je (ernsthaft und ohne Hintergedanken) behauptet, Buchführung mache Spaß. Trotz allen technologischen Fortschritts wird sich daran wohl nichts ändern. Wenn Sie Werbe- und Artikelbilder von Leuten sehen, die sich im Akt der Buchhaltung mimisch ausdrucksvoll amüsieren, dann wahrscheinlich, weil es sich um gutbezahlte Darsteller handelt. Lebenslust und Freude in der Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens werden auch in Zukunft auf das entsprechende Wesen der Buchhalter vertrauen müssen – und nicht auf das bereichernde Gefühl und das Erheiterungspotential der Buchführungsarbeit. https://www.youtube.com/watch?v=IYjUhq0YNE0#t=0m13s Dennoch verspricht der technologische Wandel Abhilfe – moderne Softwareprodukte bringen uns dem Ideal von Scopevisio-Gründer Jörg Haas zumindest einen stolzen Schritt näher. Der heutige Markt für Buchhaltungssoftware ist groß, viele Anbieter haben spezielle Lösungen mit angepassten Funktionen für die unterschiedlichen Unternehmensformen und -branchen entwickelt. Viele von ihnen bieten dabei die Möglichkeit zum kostenlosen Test an. Scopevisio liefert hier einen Überblick und einen Vergleich von zehn bekannten und namhaften Unternehmen. SAP – ERP Der deutsche Softwarehersteller SAP aus Walldorf (BaWü) ist der größte seiner Art in Europa und außerhalb Amerikas. Sein Flaggschiff ist sein eigenes Enterprise-Resource-Planning (ERP). Dieses Unternehmens-Informationssystem dient dazu, verschiedene Informationen aus diversen Bereichen eines Unternehmens miteinander zu verknüpfen. Es eignet sich vor allem für Konzerne und große Unternehmen, die umfangreiche Abläufe – auch in ihrer Gesamtheit – vereinheitlichen sowie die Informationen ihrer Finanzbuchhaltung in die innerbetrieblichen Prozesse einbinden wollen. Anwendung findet es – neben den Finanzen – auch im Personalwesen, in diversen Corporate Services sowie in vertrieblichen und logistischen Kategorien der Unternehmensverwaltung. Microsoft – Dynamics NAV Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen bietet Microsoft das ERP namens Dynamics NAV. Dieses wurde ursprünglich von der dänischen Firma Navision Software A/S entwickelt. Mit der Übernahme der Firma durch Microsoft zu Beginn des Jahrtausends wurde es in das Business-Software System der MS integriert. Da es mit den Jahren mit verschiedenen anderen ERP-Lösungen aus dem Hause Microsoft zusammengeführt wurde, läuft die Software heute nicht mehr unter dem ursprünglichen Namen Navision, sondern unter (Microsoft) Dynamics NAV. Die Kunden werden über verschiedene Microsoft-Partner versorgt, wodurch das Produkt mehrere Branchen abdecken kann. So findet sich die Buchhaltungssoftware der Dynamics NAV etwa im Bereich der Finanzen wieder, aber auch in der verarbeitenden Industrie, im CRM eines Unternehmens oder auch im e-commerce. DATEV Die DATEV aus Nürnberg ist einer der größten deutschen Anbieter für Buchhaltungslösungen und richtet sich im Wesentlichen an Steuerberater oder Rechtsanwälte, verstärkt aber auch mittelständische Unternehmen. Gerade im Bereich der Finanzbuchführung bietet die Software von DATEV mittlerweile oftgenutzte Funktionen, die für ihre Komplexität und Aktualität bekannt sind. Durch die quantitative Verwendung ihrer Software in diesem Bereich sowie die Vorbildfunktion für andere Software-Hersteller ist DATEVs Firmenname bereits Synonym für den deutschen Standard elektronischer Buchführung geworden. Prosaldo – MonKey Office Prosaldo bietet mit MonKey Office eine kaufmännische Software an, die sich vor allem an Freiberufler, Selbständige und kleinere Unternehmen richtet. Die Ausrichtung von MonKey Office erfolgt, an der wesentlichen Kundschaft gemessen, im Sinne einer unkomplizierten Erstellung von Rechnungen und Angeboten sowie buchhalterischer Abrechnungen oder Steuermeldungen. Lexware Eine ähnliche Kundschaft (nebst mittlerer Unternehmen) versorgt Lexware aus Freiburg. Die Firma aus dem Breisgau weiß in ihrem Repertoire eine Palette sich ergänzender Softwaremodule, deren Funktionen sich auf verschiedene Bereiche der Buchhaltung (Finanzen, Rechnungen, Löhne, Anlage) sowie der Warenwirtschaft spezialisieren. Das Unternehmen bietet dabei Lösungen mit und ohne Buchführungskenntnisse an – wie es überhaupt versucht, verschiedenste Bedürfnisse der Kunden durch eine Varietät des Angebots weitgehend abzudecken. Buhl Data Service – WISO Buhl Data Service aus Neuenkirchen (Siegerland) entwickelt bereits seit über 30 Jahren Software zur Steuererklärung, Finanzverwaltung und zur Steuerung von Geschäftsabläufen kleinerer Unternehmen. Zum Erfolg des Unternehmens trug in der Vergangenheit jedoch die Zusammenarbeit mit dem ZDF bei: So wurden für das Format WISO schon manches Programm erstellt. Die bekanntesten Software-Produkte des Unternehmens tragen daher auch den Namen des ZDF-Magazins. Diese WISO-Reihe von BDS bietet eine satte Sammlung verschiedener Produkte an, die für bestimmte Bereiche – darunter mehrere im breiten Rahmen der Buchhaltung – zugeschnitten sind. Data Becker Data Becker aus Düsseldorf ist einer der ältesten IT-Fachverlage in Deutschland. In der Software-Entwicklung hatte die Firma, bevor sie 2014 ihre Geschäftstätigkeit einstellte, eigentlich andere Schwerpunkte als die Buchhaltung. Ihre seitdem durch andere Unternehmen unterstützten Produkte aus dieser Sparte erfreuen sich allerdings bis heute besonders bei manchem Freiberufler großer Beliebtheit. Sage Group – PC Kaufmann/GS-Auftrag Die Sage Group aus Newcastle (UK) ist weltweit eine der größten Anbieter für Unternehmenssoftware für kleinere und mittlere Unternehmen. Gerade kleinere Unternehmen wie Handwerksbetriebe haben bei der Verbindung ihrer Auftragsbearbeitung mit den Informationen ihrer Finanzbuchhaltung lange und gerne auf den PC Kaufmann als ERP-Software vertraut. Der deutsche Name deutet es an – diese Software wurde ursprünglich von KHK in Frankfurt entwickelt und nach der Übernahme durch die Sage Gruppe in die dortige Palette integriert. PC Kaufmann war als Programm in Versionen mit verschiedenem Umfang verfügbar, die sich an die jeweiligen Bedürfnisse verschieden großer Unternehmen richteten. 2014 wurde der PC Kaufmann zwar eingestellt, als Nachfolgeprodukt wurde aber bald GS-Auftrag vorgestellt. Addison – tse:nit Das Unternehmen Addison aus Ludwigsburg will mit tse:nit die passende Lösung für Kanzleien, Unternehmen und vor allem Steuerabteilungen bieten, mithilfe von Beratungssystemen den Job in der Kanzlei zu erleichtern. Das Angebot umspannt im Wesentlichen Software für die Steuerberatung, das Rechnungswesen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Scopevisio Last but not least darf die Firma Scopevisio aus Bonn hier zu ihrem Recht kommen. Sie hat längst die Möglichkeiten erkannt, Cloud-Lösungen mit einem modernen Buchhaltungsprogramm zu kombinieren: Die Software wird nicht mehr auf dem Rechner des Kunden installiert, sondern steht – ganz einfach – nach einer Lizenz-Vergabe online zur Verfügung. Scopevisio wurde schnell zu einer der führenden Softwareschmieden, die diese Innovation für sich entdeckt hat. Was Scopevisio von den meisten anderen Herstellern unterscheidet, ist, dass dem Unternehmen die Integration verschiedenster Anwendungsmöglichkeiten und -bereiche in einer Software gelungen ist (Buchhaltung selbstredend inklusive). Die Software von Scopevisio ist vielschichtig und vielseitig anwendbar, gleichzeitig aber intelligent geschustert und daher leicht zu bedienen. Das Ergebnis ist die Unternehmenssoftware im eigentlichen Sinne, die bereits von ihrem Konzept heraus für Kunden verschiedener Sparten optimiert ist und den Anforderungen jedes mittleren Unternehmens (und immer mehr auch von Großunternehmen) mehr als gewachsen ist. Fazit Die Auswahl im richtigen Programm für die elektronische Buchführung ist so vielseitig, dass jeder Anwender zumindest theoretisch die geeignete Buchhaltungssoftware für ihn finden kann. Andererseits zeigt sich auch, dass Langlebigkeit von Unternehmen nicht unbedingt mit Unsterblichkeit der Produkte gleichzusetzen ist. Je nachdem, wie groß bzw. welcher Art das eigene Unternehmen ist und welche Anforderungen an das Buchhaltungsprogramm gestellt wird, ist eine tiefgehende Recherche unabdingbar. Umfassendes Informieren und ausführliches Testen der verschiedensten Produkte lässt sich (trotz der eventuellen Prozesslänge) nicht vermeiden, wenn man vor bösen Überraschungen und vermeidbaren Schädigungen des eigenen Unternehmens sicher sein will. Für alle, die bereits enttäuscht wurden, die noch suchen, die ein optimales wie optimiertes Angebot brauchen oder ob der schwierigen und langwierigen Auswahl verzweifeln – für die gibt es natürlich immer noch Scopevisio. ### Buchhaltungssoftware für den Mac Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Angebote erstellen und Aufträge bestätigen, online Zahlungen überprüfen oder veranlassen, bilanzieren, Umsatz- und Vorsteuer berechnen – der Bereich Buchhaltung stellt für viele Existenzgründer zunächst ein abschreckendes Hindernis dar, das unter großem Zeitaufwand überwunden werden muss. Für Agenturen, Startups, Kleinunternehmer und Freiberufler haben wir gute Nachrichten: Alle Unternehmen, die den Mac professionell nutzen, finden bei uns eine Buchhaltungssoftware, die auch auf dem Mac läuft! Denn die Scopevisio Buchhaltung ist eine professionelle Unternehmens-Software aus der Cloud, die als plattformunabhängiges System sowohl auf dem PC als auch auf dem Mac genutzt werden kann. Online-Software vereinfacht Teamwork Ob Einnahmenüberschussrechnung oder Finanzbuchhaltung - dank Software as a Service (SaaS) können auch externe Mitarbeiter, Freelancer oder Ihr Steuerberater - selbstverständlich nach vorheriger Berechtigung - auf das System zugreifen und reibungslos mit Kollegen zusammenarbeiten. Viele Anbieter bieten einen kostenlosen Test an. Sicherheit mit Brief und Siegel: Scopevisio Buchhaltungslösungen sind von PricewaterhouseCoopers zertifiziert und erfüllen die Vorschriften der GoB bzw. GoBD. Vorteile im Überblick Günstige Online-Software für den Mac optimiert Alle Finanzdaten immer online verfügbar Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER Perfekt für Freiberufler, Web-Worker und Agenturen Ideal für Freiberufler Wenn Sie Freiberufler oder Selbstständiger sind und eine Einahmenüberschussrechnung erstellen wollen, ist Scopevisio die richtige Wahl. Die Buchhaltungssoftware für den Mac ist so einfach zu bedienen, dass selbst Laien ihre Buchhaltung schnell und korrekt selbst erledigen können. Smarte Diagramme und Charts bieten jederzeit einen schnellen Überblick über den aktuellen Finanzstatus. Perfekt für Agenturen Ist Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig, greifen Sie auf die Scopevisio Finanzbuchhaltung zurück. Ihr voller Funktionsumfang mit integriertem Berichtswesen, Mahnwesen und Offener-Posten-Verwaltung liefert Ihnen Kennzahlen in Echtzeit - wo immer Sie gerade sind. Umfangreiche Auswertungen und grafisch aufbereitete Berichte unterstützen Sie beim Planen und Entscheiden. Umsatzsteuervoranmeldung ohne Aufwand Ihr Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch durch die Software erstellt. Mit einem Klick schicken Sie es direkt per ELSTER an Ihr Finanzamt. Die Eingangsbestätigung des Finanzamts erhalten Sie unmittelbar im Anschluss als PDF-Protokoll. Ob es in bereits übermittelten Zeiträumen noch Nachbuchungen gab, sehen Sie in der tabellarischen Übersicht. ### Warum Buchhaltungssoftware? Nicht jeder Selbstständige verfügt über das kaufmännische Wissen, um die Buchhaltung effizient und gesetzeskonform durchführen zu können. Doch gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt es an finanziellen Mitteln, um eine eigene Buchhaltung zu finanzieren. Und oft ist dies auch gar nicht notwendig, da der Aufwand in keinem Verhältnis zu den Geschäftsvorfällen steht. Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich alle finanziellen Aktionen erfassen, dokumentieren und verarbeiten. Das Produkt leistet Hilfe bei der Verwaltung von Kundendaten, bei der Auftragserstellung und Rechnungsprüfung sowie bei der Erstellung von Geschäftsberichten. Belege werden einfach eingescannt und den jeweiligen Konten zugeordnet, Transaktionen aus dem Online-Banking können über eine Schnittstelle direkt mit der Buchhaltungssoftware verbunden werden. Arbeiten verschiedene Personen mit der Software oder sind diese Personen auf Mobilität angewiesen? Wollen Sie nur die Vorarbeiten übernehmen und die eingegebenen Daten einem Buchhalter oder Steuerberater zur weiteren Verarbeitung übermitteln? Dann nutzen Sie statt einer Desktopsoftware eine Online-Software. Buchführungspflicht für Unternehmen Dass die gesetzliche Pflicht zur Buchführung besteht, ist Ihnen bekannt. Nur stellt sich vielen Unternehmen die Frage, wie sie dieser Pflicht nachkommen, ohne sich im wahren Sinne des Wortes zu „verzetteln“. Da müssen Kundendateien angelegt, Aufträge erstellt und bearbeitet, Rechnungen überprüft, Vor- oder Umsatzsteuer berechnet werden. Da sind Zahlungseingänge zu überprüfen und Mahnungen zu schreiben und viele weitere Fragen zu klären. Haben wir unser Umsatzziel erreicht? Welche Differenz besteht zwischen Umsatz und Gewinn? Wurden alle Verbindlichkeiten beglichen? Wie kann ich Belege und Rechnungen so sortieren, dass das Finanzamt meine Steuererklärung akzeptiert? Für Freiberufler und alle, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, mag dies noch relativ einfach zu bewältigen sein. Doch wer sich dauerhaft in die Selbstständigkeit begibt, wird geschäftlich expandieren wollen. Daher sollten Sie sich auch dann möglichst früh an eine korrekte Buchführung gewöhnen, wenn Sie bisher nur geringe Umsätze erzielen. Für alle anderen gilt ohnehin: Verstöße gegen die gesetzliche Buchführungspflicht können Sie teuer zu stehen kommen. Dies gilt auch, wenn Sie ein System benutzen, das nicht testiert ist. Setzen Sie daher von vornherein auf eine seriöse Software, mit der Sie alle anfallenden Tätigkeiten rasch und effizient erledigen können. Eine Software – viele Einsatzmöglichkeiten Ihre Buchhaltungssoftware lässt sich beispielsweise für die folgenden Bereiche nutzen: Faktura Lohn- und Gehaltsabrechnung Auftragserstellung und -bearbeitung Automatisierung wiederkehrender Zahlungen Berechnung von Umsatz- und Vorsteuer Verbinden von Online-Banking und Finanzbuchhaltung Verbindung von Kundendateien und Buchhaltung Controlling Berichterstellung Bilanzierung und Planung Ein wesentlicher Nutzen liegt zudem darin, dass Sie keine aufwendigen Berechnungen mehr durchführen müssen, um sich rasch einen Überblick über Ihre Firmenkonten und -geschäfte zu verschaffen. In Form von Berichten und Tabellen liegen Ihnen alle wichtigen Kennzahlen vor, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu steuern. Überprüfen Sie beispielsweise regelmäßig, ob Sie Ihre Umsatzziele erreicht haben, wie Ihr monatlicher Einnahmendurchschnitt aussieht, welche Zahlungen säumiger Kunden oder welche Verbindlichkeiten ihrerseits noch ausstehen. Je rascher Sie bei Fehlentwicklungen gegensteuern, je schneller Sie erkennen, wo Ihre Wettbewerbsvorteile liegen, desto besser für Ihr Geschäft. Belege und Rechnung effizient verwalten Insgesamt soll die Buchhaltungssoftware also ein Instrument sein, mit dem sich effizient arbeiten, kontrollieren und planen lässt. Ohne meterlange Aktenschränke aufzubauen und ohne, dass Sie sich selbst ein ausgeklügeltes System ausdenken müssten, um Kundendaten und finanzielle Aktionen zu erfassen und in Verbindung zueinander zu setzen. So können Sie beispielsweise Belege effizienter verarbeiten, indem Sie diese einscannen und direkt in Ihre Software hochladen. Wollen Sie einen Beleg noch einmal überprüfen, so lässt er sich über die Suchfunktion oder Texterkennung einfach wieder auffinden. Gleiches gilt für Rechnungen, die klar erfasst und übersichtlich gelistet werden. Lassen Sie sich den Rechnungsstatus anzeigen, verfolgen Sie Änderungen oder geben Sie Zahlungen frei – alles bequem vom Chefsessel aus und ohne das zeitraubende Stöbern in Aktenschränken. Kontrollieren und planen Gewinn oder Verlust – diese Frage entscheidet auf Dauer über Ihre Existenz und den Fortbestand Ihres Unternehmens. Die Buchhaltungssoftware kann Ihnen das kaufmännische Denken nicht abnehmen und Ihnen auch keine Neukunden akquirieren. Sie kann Ihnen aber den Kopf freihalten für Ihre eigentlichen Aufgaben. Mit der Software können Sie sich jederzeit eine Einnahmen-Überschussrechnung, eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Bilanz erstellen lassen. Sie erkennen auf einen Blick, wo Sie gegenwärtig stehen, welche Ziele erreicht wurden, können die Geschäftszahlen für weitere Planungen nutzen. Dazu gehört das Einleiten von anstehenden Finanzaktionen, beispielsweise von Überweisungen oder die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Und dazu gehören übersichtlich gestaltete Mappen, die Ihnen als Grundlage für wichtige Entscheidungen dienen. Neben der gesetzlichen Pflicht zur Buchhaltung und der Unternehmenssteuerung im Allgemeinen gibt es zahlreiche weitere Gründe, die für die Nutzung einer Buchhaltungssoftware sprechen. Grundsätzlich haben Sie – speziell in der Online-Variante – die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Denn gerade im Finanzsektor werden ständig Gesetzesänderungen vorgenommen – besteht die Möglichkeit zum Upgrade, so werden diese von Ihrer Software automatisch berücksichtigt, ohne dass Sie sich damit befassen müssen. Viele Kleinunternehmer sind zudem auf Mobilität angewiesen, Freiberufler und Kreative arbeiten häufig von verschiedenen Standpunkten aus an Projekten. Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware mit Cloud-Funktion, so hat jeder der Beteiligten sicheren und zuverlässigen Zugriff darauf. ### GDPdU einfach erklärt – Alles zur digitalen Betriebsprüfung Inhalt der GDPdU In der GDPdU sind neben der Aufbewahrungspflicht für digitale Unterlagen auch die Mitwirkungspflichten der Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung - hier das BMF - geregelt. Die Verwaltungsanweisung wurde vom Bundesfinanzministerium erlassen, sie umfasst Rechtsnormen des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung. Die digitale Aufbewahrung von Buchungsbelegen, Buchhaltungen und Rechnungen und der Verwendung in Software-Systemen wird in der GDPdU konkretisiert. Die Anforderungen für Betriebsprüfungen nach GDPdU werden wie folgt beschrieben: Rechnungsempfänger prüfen Rechnungen auf die Vollständigkeit gesetzlich vorgeschriebener Angaben und auf ihre formale und sachliche Richtigkeit Speicherung der Rechnungen in unveränderbarer Form Protokollierung der Speicherung sowie der Konvertierung der Rechnung Rechnungsempfänger sind für die Archivierung nach GoBS verantwortlich (Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-Buchführungssysteme) Diese Grundsätze gelten für alle aufbewahrungspflichtigen digitalen Unterlagen. Durchführung einer Betriebsprüfung gemäß der GDPdU Beim Zugriff auf Daten des Steuerpflichtigen kann der Betriebsprüfer zwischen dem unmittelbaren Lesezugriff, dem mittelbaren Zugriff über Auswertungen sowie der Datenträgerüberlassung in unterschiedlichen Formaten wählen. Eigene digitale Software darf der Betriebsprüfer nicht auf betriebsinterne Systeme des Steuerpflichtigen überspielen. Für die Überlassung von Material auf Datenträgern können laut Empfehlung des BMF verschiedene Formate verwendet werden, die in die Prüfersoftware eingelesen werden können. Wenn diese Regelungen eingehalten werden, dürfen digitale Unterlagen auch ins Ausland übertragen beziehungsweise ausgelagert werden. Die Einhaltung der Abgabenordnung der GDPdU ist Firmen seit 2008 vorgeschrieben, bei Verstößen droht ein Bußgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro. Datenformate der GDPdU Die Betriebsprüfer verwenden die Software IDEA, die folgende Datenformate erkennt, wenn die Strukturinformationen in auswertbarer Form bereitstehen: ASCII feste Länge ASCII Delimited (inklusive kommagetrennter Wert) EBCDIC-Dateien mit fester Länge EBCDIC-Dateien mit variabler Länge Excel Access dBASE Lotus 123 ASCII Druckdateien mit Informationen für Datenelemente und Struktur Dateien von SAP/AIS Ebenso ist die Konvertierung von AS/400-Datensatzbeschreibungen in RDE-Datensatzbeschreibungen möglich (FDF-Dateien, die von PC-Support/400 erstellt wurden), des Weiteren der Import durch eine ODBC-Schnittstelle. Sollten Informationen in hiervon abweichende Dateiformate in der Software vorliegen, müssen diese konvertiert werden. Die Verfahrensdokumentation gemäß GDPdU und GoBS Die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) stammt aus dem Jahr 1995, sie bildet zusammen mit dem HGB die Rechtsgrundlage für die Verfahrensdokumentation. Die GDPdU stützt sich auf die GoBS. Die Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis und der Transparenz der Erfüllung aller gesetzlichen Vorgaben und Anforderungen. Sie beschreibt den Ablauf des Abrechnungsverfahrens zwischen der Entstehung bis zum Wiederauffinden der Daten. Innerhalb der Verfahrensdokumentation müssen die sachlogische und die programmtechnische Lösung beschrieben werden, außerdem die Wahrung der Programm-Identität und der Datenintegrität. Schließlich ist eine Arbeitsanweisung für die Anwendung und Archivierung des Programms vorgeschrieben. ### Standardkontenrahmen: Alles Wichtige auf einen Blick Auf der Suche nach einer geeigneten Buchführungssoftware stolpern Interessenten über Angaben wie SKR03 oder SKR04 in der Softwarebeschreibung. Die Abkürzung SKR steht für den Begriff Standardkontenrahmen. Diese Kontenrahmen stellen eine nach gewissen Kriterien zusammengestellte Menge von Konten dar. Die Kontenrahmen finden für unterschiedliche Betriebe Anwendung. Unternehmen haben damit sofort den für sie passenden Sachkontenrahmen zur Verfügung. Entstehung der Kontenrahmen In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle auf Sachkonten verbucht. Diese lassen sich in Bestandskonten der Bilanz und GuV-Konten unterscheiden. Die Gesamtheit aller Sachkonten wird als Sachkontenrahmen bezeichnet. In der Geschichte der Buchhaltung entwickelten sich verschiedene Sachkonten. Die DATEV als Vertreterin der deutschen Steuerberater führte den SKR03 ein, der auf die Belange der computergestützten Verarbeitung der Buchhaltung abgestimmt ist. Bei seiner Gestaltung wurde das Prozessgliederungsprinzip beachtet, welches die betrieblichen Abläufe besonders berücksichtigt. Der SKR03 wird heute sehr häufig verwendet. Beliebt ist auch der SKR04, der nach dem Abschlussprinzip aufgebaut ist. Außerdem gibt es viele branchentypische Sachkontenrahmen, für die die SKR abgewandelt wurden. Die Auswahl eines geeigneten Kontorahmens erleichtert die Buchhaltung sehr, weil die Bezeichnung und Funktion der Sachkonten auf die Branche oder die Gesellschaftsform des Unternehmens abgestimmt sind. Ein modernes Buchhaltungsprogramm bietet die gängigsten Sachkontenrahmen zur Auswahl an. Liste der gängigsten Kontenrahmen SKR 03: Standardkontenrahmen | Nach dem Geschäftsprozess des UNs gegliedert SKR 04: Standardkontenrahmen | Nach dem Abschlussgliederungsprinzip gegliedert SKR 07: Standardkontenrahmen | An Anlehnung an den österr. Kontenrahmen SKR 14: Kontenrahmen für land- und forstwirtschaftliche Betriebe SKR 45: Kontenrahmen für soziale Betriebe nach PBV SKR 49: Kontenrahmen für Vereine, Stiftungen und gGmbH SKR 70: Kontenrahmen für Hotels/Gaststätten SKR 80: Kontenrahmen für Zahnärzte SKR 81: Kontenrahmen für Arztpraxen SKR 97: Kontenrahmen für Privatpersonen | Immobilien, Verpachtung SKR 99: Kontenrahmen für Krankenhäuser Alle oben genannten, sowie weitere Kontenrahmen können auf der Seite der DATEV kostenlos abgerufen werden. ### Die 10 wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware Was Buchhaltungssoftware heute können muss Eine gute Buchhaltungssoftware hilft Ihnen nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch bei der Offene-Posten-Abstimmung, dem Mahnwesen und der Liquiditätsplanung. Sie unterstützt die Anlagenbuchhaltung, generiert Berichte, wie EÜR (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung), Jahresabschluss und Bilanz, und Steuererklärungen für das Finanzamt und hält Sie immer auskunftsbereit. Eine Anbindung zum Steuerberater ermöglicht die externe Buchführung über DATEV. Assistenzsysteme erhöhen die Effizienz und Qualität der Arbeit im Rechnungswesen. 1. Buchführung mit Assistenzsystemen Für unterschiedliche Anforderungen sollten verschiedene Arten der Eingabe zur Verfügung stehen: Für Freiberufler, Einzelunternehmer oder Nicht-Buchhalter ist es einfacher, Geschäftsvorfälle zu buchen, anstatt Buchungssätze selber bestimmen zu müssen. Buchhalter erledigen die Buchführung in einer flexiblen Buchungsmaske mit der Fähigkeit zum Stapel- oder Dialogbuchen. Freiberufler buchen nur Einnahmen und Ausgaben, während für mittelständische Unternehmen eine doppelte Buchführung und Bilanzierung wichtig ist. Assistenzsysteme unterstützen Buchhalter durch Automatismen, die sich passgenau einstellen lassen. Eine gute Buchhaltungssoftware kann Rechnungen digitalisiert in das System einlesen, die wichtigsten Angaben daraus extrahieren und die Rechnungen anhand bestimmter Kriterien und Regeln kontieren. So automatisieren Sie die Buchung wiederkehrender Geschäftsvorfälle. In den Buchungsregeln kann z. B. festgelegt werden, dass Rechnungen Ihres Telefonanbieters, die Ihre Kundennummer enthalten, als Ihre Telefonrechnung gebucht werden, ohne dass sich ein Buchhalter darum noch kümmern muss. SEPA-Lastschriften werden automatisiert verarbeitet. 2. Online-Banking mit Assistenzsystemen Dies ist das Gegenstück zur regelbasierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Das Buchhaltungsprogramm sollte Ihre Kontoauszüge automatisiert importieren und vorverarbeiten. Ein Assistenzsystem mit einem flexiblen Regelwerk kann Ihre Buchungsregeln speichern, sodass bestimmte, häufig vorkommende Geschäftsvorfälle schon direkt auf Grundlage der Kontoauszüge vorkontiert werden können. Gute Buchhaltungssoftware bietet den Import von Kontoauszügen nach unterschiedlichen Standards an. Der häufigste Standard ist HBCI, aber manche Banken stellen ihre Kontoauszüge auch als MT940-Dateien zur Verfügung. Darüber hinaus sollte das Programm auch Umsätze auf PayPal-Konten sowie Lastschriften und Überweisungen über seine Online-Banking-Schnittstelle verarbeiten können. 3. Offene-Posten-Verwaltung Offene Posten werden übersichtlich nach Debitoren und Kreditoren angezeigt und können in der Software mit wenigen Klicks mit ihren jeweiligen Gegenbuchungen abgeglichen (ausgeziffert) werden. Auch Teilauszifferungen und das Ausbuchen von Skonti und Kleindifferenzen sollte ermöglicht werden. Die Offene-Posten-Liste informiert Sie über Fälligkeiten und Mahnstufen. Die Fälligkeiten der Offenen Posten sind ein wichtiger Input für Ihre Liquiditätsbetrachtung. 4. Mahnwesen Die Buchhaltungssoftware sollte das Mahnwesen unterstützen und den Workflow beim Forderungsinkasso abbilden. Es sollte möglich sein, einen Mahnrhythmus und mehrere Mahnstufen bis hin zur Übergabe ausgemahnter Posten an ein Inkassobüro einzustellen. Die Software sollte die mahnbaren Posten samt Historie übersichtlich darstellen und auch ermöglichen, Posten für einen Mahnlauf zu sperren. Der Versand von Mahnschreiben sollte auf Basis von Vorlagen automatisierbar sein. 5. Anlagenbuchhaltung Längst keine Selbstverständlichkeit, aber für investitionintensive Betriebe absolut unverzichtbar: Die Anlagenbuchhaltung. Die Anlagenverwaltung sollte Zugänge zum und Abgänge vom Anlagevermögen ausweisen, sie sollte einen Anlagenspiegel und ein Inventar aufstellen können und eine Zuordnung von Finanz- und Anlagenbuchhaltung ermöglichen. Selbstverständlich sollte sie auch die rechtskonforme Buchung der Abschreibungen und Abschreibungsläufe umfassen sowie entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen. 6. Digitales Belegmanagement Moderne Buchführungsprogramme sind in der Lage, digitalisierte Belege einzulesen und zu verarbeiten; das wurde oben bereits gesagt. Einige dieser Programme können zudem Belege mit Eingangs-, Prüf-, Freigabe- und Buchungsstempeln versehen. Die Belege werden mit der gesamten Versionshistorie abgelegt, um allen Anforderungen an die elektronische Archivierung zu entsprechen. Sie erfüllen damit die Erfordernisse für das „Ersetzende Scannen“ und machen eine Ablage und Lagerung von Papierbelegen letztlich überflüssig. 7. USt-Voranmeldung via ELSTER Dies ist eine Standardfunktionalität, die praktisch jedes Buchhaltungsprogramm mitbringen muss. Unternehmer müssen bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums eine elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung „nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz“ abgeben. Für die Übermittlung muss sich der Steuerpflichtige beim elektronischen Finanzamt – ElsterOnline – registrieren. Über die ELSTER-Schnittstelle kann er anschließend die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung mit seiner Buchhaltungssoftware an das Finanzamt senden. Das Programm extrahiert die erforderlichen Werte - Einnahmen, Ausgaben und Steuern - automatisch aus den Daten der Finanzbuchhaltung.  Gute Programme bieten mehr als nur die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können auch mithilfe einer Umsatzsteuer-Verprobung die Richtigkeit der zugrunde liegenden Werte feststellen. Darüber hinaus kann der Anwender mit ihnen eine Dauerfristverlängerung beantragen und die dafür notwendige Umsatzsteuersondervorauszahlung berechnen, um einen Aufschub für die Abgabe der USt.-Voranmeldung zu erwirken. Des Weiteren kann eine gute Buchhaltungssoftware auch eine Zusammenfassende Meldung der Umsätze im EU-Ausland gemäß § 18 UStG elektronisch abgeben. 8. Datenübergabe an Steuerberater Viele Betriebe erledigen die vorbereitende Buchführung selbst und geben die Daten dann weiter an den Steuerberater zur Weiterverarbeitung und Erstellung der Geschäftsabschlüsse. Da viele Steuerberater mit DATEV arbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle bei Buchführungsprogrammen gang und gäbe. Besonders komfortabel ist der digitale Belegtransfer per DATEVconnect online. Die Übermittlung der Daten an den Steuerberater sollte möglichst einfach zu bewerkstelligen sein. Darüber hinaus ist es gut, wenn das Programm auch weitere Schnittstellen für den Im- und Export von Daten zur Verfügung stellt. 9. Berichte und Auswertungen Die gebräuchlichsten Berichtsformate sind Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Jahresabschluss bzw. Bilanz. Diese Auswertungen sollte jedes Buchführungsprogramm bewältigen können. Komfortable Programme bieten darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Berichte, die sowohl vordefiniert als auch individuell zusammengestellt werden können. Finanzberichte, Umsatz-, Kosten-, Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung und viele weitere Analysen und Kennziffern liefern belastbare Informationen für die Unternehmenssteuerung. Die Übergänge vom Berichtswesen zu den Controlling-Funktionen sind fließend. 10. Controlling und Datenquellen Die Fülle von Daten, die in einem Buchhaltungsprogramm gespeichert werden, sind eine Fundgrube für Controller und Unternehmer. Oben wurde bereits gesagt, dass gute Programme die Daten zu den verschiedensten standardisierten und individuellen Berichten und Auswertungen zusammenstellen können. Je nach Controlling-Bereich – strategisches Controlling, operatives Controlling, Finanzcontrolling, Projektcontrolling usw. – können die Berichte als übersichtliche Dashboards für den jeweiligen Nutzer individuell kombiniert werden. Manche Software lässt sich darüber hinaus als Datenquelle verwenden oder ist mit einem BI-Tool integriert. Das bedeutet, dass Sie Berichte visualisieren und innerhalb des Berichts einzelne Positionen oder Abschnitte aufbohren können, um an dieser Stelle detailliertere Informationen zu erhalten. Berichte werden bei jedem erneuten Öffnen mit aktuellen Daten aus der Buchhaltungssoftware befüllt. ### Anlagespiegel: Überblick und Analyse Ihrer Anlagegüter Der Wert eines Unternehmens und seine wirtschaftliche Kraft werden in großem Maße von seinem Anlagevermögen bestimmt. Daher erfordert die Bewertung der Wirtschaftsgüter im Jahresabschluss eine hohe Aufmerksamkeit. Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses ist die Aufstellung eines Anlagenspiegels, wie er im Paragraphen 284 Abs. 3 des Handelsgesetzbuches (HGB) gefordert wird. Hier werden alle angeschafften Vermögenswerte aufgeführt und alle Veränderungen sowie der aktuelle Buchwert ausgewiesen. In Unternehmen mit umfangreichen Anlagevermögen ist die buchhalterische Pflege der Sachanlagen aufwändig. Diese Aufgaben übernehmen Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung, die speziell geschult worden sind. Grundlegende Begriffe der Anlagenbuchhaltung Als Anlagevermögen werden alle angeschafften Wirtschaftsgüter bezeichnet, wenn sie einen geringfügigen Wert überschreiten (Geringwertiges Wirtschaftsgut GWG), nicht verbraucht werden und vom Unternehmen längerfristig, länger als ein Jahr, genutzt werden. Abschreibungen Alle Anlagegüter unterliegen einer zeitlichen Abnutzung, d.h. ihr Wert wird mit zunehmender Nutzungsdauer geringer. Die jährliche Abnutzung der beweglichen Wirtschaftsgüter wird durch Abschreibungen auf den Anschaffungspreis dargestellt. Die Abschreibungen auf die Wirtschaftsgüter sind Kosten des Unternehmens. Kosten mindern den Jahresgewinn. Wenn der Wert einer Sachanlage nicht geringfügig ist, muss die Abschreibung über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes verteilt werden. Diese darf das Unternehmen jedoch nicht selbst festlegen, sondern muss sie aus den amtlichen AfA (Abschreibung für Abnutzung) -Tabellen ablesen. Die Abschreibungen werden so lange vorgenommen, bis der Restbuchwert nur noch ein Euro beträgt. Auch die Abschreibungshöhe ist gesetzlich geregelt. In der Regel erfolgt die Abschreibung in gleich hohen Raten. Hier wird allgemein von der linearen Abschreibung gesprochen. Die degressive Abschreibung, bei der die Beträge jährlich geringer werden, ist steuerlich für neu angeschaffte Gegenstände (seit Januar 2011) nicht mehr erlaubt und hat damit ihre Bedeutung verloren. Nur vor 2011 angeschaffte Gegenstände konnten noch degressiv abgeschrieben werden. Das Aufstellen des Anlagespiegels Gemäß den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 284 HGB) müssen viele verschiedene Informationen zu den Anlagegütern erfasst werden. Der Kopf eines Anlagenspiegels kann so aussehen: Jahr Wirtschaftsgut Gesamte Anschaffungs- oder Herstellungskosten Zugänge Abgänge Umbuchungen Zuschreibungen Abschreibungen kumuliert Buchwert Abschlussjahr Buchwert Vorjahr Abschreibungen Abschlussjahr Jedes Wirtschaftsgut muss einzeln erfasst und abgeschrieben werden, ausgenommen geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Wirtschaftsgüter ähnlicher Art dürfen nicht zusammengefasst werden. Kauft ein Unternehmen also zwei gleiche Maschinen, dann muss jede Maschine einzeln aufgelistet werden. Zur genauen Identifizierung sollte eine Seriennummer angegeben werden. Hilfreich ist auch die Erfassung eines Baujahres, denn bei gebrauchten Vermögensgegenständen darf nur noch eine Restnutzungsdauer berücksichtigt werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter Geringwertige Wirtschaftsgüter werden gesondert behandelt. Als geringwertig gelten Wirtschaftsgüter bis 1.000 €. Liegt der Wert unter 150 € (Nettokaufpreis) ist der Kaufpreis als Betriebsausgabe sofort abzugsfähig. Eine gesonderte Aufzeichnungspflicht besteht nicht. Liegt der Wert zwischen 150,01 € und 410 € besteht ein Wahlrecht zwischen dem Sofortabzug als Betriebsausgaben oder der Bildung eines Sammelpostens für die GWG, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Eine Aufzeichnung in einem Verzeichnis ist notwendig. Wirtschaftsgüter mit einem Preis zwischen 410,01 € und 1.000 € müssen in einen Sammelposten eingestellt werden, der durch gleichmäßige Abschreibungen über 5 Jahre aufzulösen ist. Nach Erwerb des Wirtschaftsgutes wird der Anschaffungs- bzw. Herstellpreis ermittelt. Dabei gehört zu den Anschaffungskosten nicht nur der Einkaufspreis, sondern auch Kosten für den Transport, die Montage, die erste Befüllung mit Schmierstoffen etc. Unter Herstellkosten versteht man die Aufwendungen, die das Unternehmen für eigene Leistungen aufbringen muss. Ein gutes Beispiel dafür sind maschinengebundene Sonderwerkzeuge, die für eine neu angeschaffte Maschine in einem Produktionsbetrieb selbst gefertigt werden aber auch ein Betonfundament, welches zum Betrieb der Maschine errichtet wurde. Als Zugänge werden nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten erfasst. Ein gutes Beispiel ist ein maschinengebundenes Werkzeug, das für eine im November angeschaffte Maschine erst im Februar des neuen Jahres eingekauft wird, um damit einen speziellen Auftrag für einen Kunden abzuarbeiten. Es wird nicht als einzelner Vermögensgegenstand aufgeführt, da es nur in dieser Maschine genutzt werden kann und fest mit ihr verbunden wird. Wird im Folgejahr dieses Werkzeug wieder verkauft, stellt das einen Abgang bei dem Wirtschaftsgut dar und wird entsprechend erfasst. Umbuchungen entstehen dann, wenn zwischen einzelnen Positionen des Anlagevermögens Veränderungen vorgenommen werden. Diese Umbuchungen erfolgen nur intern und lösen keine Umsatzsteuerpflicht aus. Das oben genannte Werkzeug etwa wird vielleicht für die Maschinen nicht mehr benötigt, wenn der Auftrag abgearbeitet ist. Mit geringen Anpassungen kann es aber an einer anderen Maschine angebaut werden. In der Anlagenbuchhaltung wird dann der Gegenstand einem anderen Vermögenswert zugeordnet und eine Umbuchung vorgenommen. Die Abschreibungen werden in zwei Spalten des Anlagenspiegels ausgewiesen, zum einen durch die Angabe aller bisherigen Abschreibungen (kumulierte Abschreibungen), zum anderen wird die Abschreibungsrate ausgewiesen, die für das laufende Geschäftsjahr vorgenommen wurde. Aus den Anschaffungs- und Herstellungskosten des ersten Jahres und der Summe der vorgenommenen Abschreibungen ermittelt sich der aktuelle Buchwert des Vermögensgegenstandes. Um die Entwicklung des Anlagevermögens zu verdeutlichen, wird auch der Buchwert des Vorjahres noch einmal benannt. Verwaltung der Anlagen mit der Buchhaltungssoftware Das Buchen der Abschreibungen und die Berechnung der Restbuchwerte der einzelnen Vermögensgegenstände erfolgt in der Regel während des Jahresabschlusses. Doch in vielen großen Unternehmen kann das heute so nicht mehr praktiziert werden. Zum einen bedeutet das einen enorm hohen Arbeitsaufwand innerhalb einer sehr kurzen Zeit für die Buchhalter, zum anderen werden unterjährige Auswertungen zu Gewinn und Verlust verfälscht, wenn Abschreibungen bis dahin nicht berücksichtigt werden. Mit Hilfe moderner Buchhaltungssysteme, die die Anlagenbuchhaltung einschließen, werden heute Veränderungen im Anlagenspiegel zeitnah verbucht. Die praktische Umsetzung Computergestützte Buchhaltung ermöglicht eine Erfassung aller Daten in Datenbanken, die sich vielfältig auswerten lassen. In der Anlagenbuchhaltung wird jeder neu erfasste Gegenstand mit einer Anlagennummer versehen und auf einem separaten Sachkonto erfasst. Dazu werden Unterkonten von Hauptsachkonten eingerichtet. Die Buchung der Anschaffungskosten, aller Abschreibungen, Umbuchungen usw. erfolgt dann stets gegen dieses Anlagekonto. Der Saldo des Kontos ist der aktuelle Buchwert. ### Buchhaltungssoftware für Linux Die meisten Buchhaltungsprogramme werden für Windows erstellt. Linux-Nutzer müssen gezielt suchen, um eine leistungsfähige Software zu finden die auf den unterschiedlichen Distributionen wie Debian oder Ubuntu läuft. Das ist nicht ganz einfach, da Linux nicht so stark verbreitet ist und aus diesem Grund nicht im Fokus der Unternehmen steht. Linux-Nutzer müssen oft auf wichtige Funktionen verzichten. Inzwischen gibt es aber auch für Linux gute Buchhaltungssoftware. Schnittstellen sind das A und O Buchhaltungssoftware ist stets nach einer bestimmten Systematik aufgebaut, da alle derartigen Programme dieselben gesetzlichen Grundlagen der Buchhaltung befolgen müssen. Auch die Grundfunktionen sind oft ähnlich gestaltet. Besonders wichtig ist die Datenübertragung über Schnittstellen. Mit ELSTER und einer DATEV- oder CSV-Schnittstelle ist die Kommunikation mit dem Steuerberater oder das Versenden der Umsatzsteuervoranmeldung kein Problem. Für Linux-Enthusiasten sollte die Buchhaltungssoftware vor allem diese Funktion enthalten. Buchhaltungssoftware immer up to date Fast jedes Jahr gibt es neue Richtlinien in der Buchhaltung. Das setzt voraus, dass das Buchhaltungsprogramm stets aktuell ist und in regelmäßigen Abständen aktualisiert wird. Je nachdem ob die Buchhaltungssoftware von Freiberuflern als Bürosoftware eingesetzt wird oder von Unternehmen, sollten Kosten für Updates berücksichtigt werden. Die Liste der Buchhaltungsprogramme für Linux ist überschaubar, die Funktionen manchmal nicht ausreichend. Online Buchhaltungssoftware bietet deswegen die beste Alternative für Linux-Enthusiasten. Die Kosten bleiben überschaubar und Updates sind im Preis mit enthalten. Fazit Linux-Lösungen für die Buchhaltung sind meist sehr speziell und werden oft von kleineren Softwarefirmen angeboten. Linux-Nutzer müssen darauf achten, dass der Support ausreichend ist und Gesetzesänderungen zeitnah in die Software eingearbeitet werden. ### Kosten einer Buchhaltungssoftware Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit Viele Jahre war die Buchhaltung in Unternehmen das Stiefkind der Verwaltung. Doch inzwischen setzt ein Umdenken ein. Einen großen Beitrag dazu leisten auch Buchhaltungsprogramme, die eine Verarbeitung der kaufmännischen Zahlen ohne umfangreiche Vorkenntnisse ermöglichen. Das erleichtert die die Steuerung der Geschäfte und spart Kosten. Die wichtigsten Funktionen eines Buchhaltungsprogrammes Eine Buchhaltungssoftware wird eingesetzt, um alle Geschäftsvorfälle auf die dafür vorgesehenen Sachkonten des Rechnungswesens zu buchen. Damit wird die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der jährlichen Gewinn- und Verlustrechnung gelegt. Üblich ist eine Offene-Posten-Buchhaltung inklusive Mahnwesen. Betrieben mit vielen Barvorgängen erleichtert ein Kassenbuchmodul die Buchführung. Die Buchhaltungssoftware sollte außerdem eine Elster-Schnittstelle für die Umsatzsteuervoranmeldung sowie eine Anlagenbuchhaltung enthalten. Auch eine Anbindung an das Online-Banking erleichtert die Arbeit. Ein umfangreiches Auswertungs- bzw. Reportingmodul rundet eine gute Software ab. Der Softwaremarkt ist groß Die meisten Buchhaltungsprogramme sind für bilanzierungspflichtige Unternehmen entwickelt. Kleine Gewerbetreibende oder Freiberufler, die ihren Gewinn mit Hilfe der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, benötigen eine speziell dafür geeignete Software. Betriebe, in denen die Buchhaltung von mehreren Mitarbeitern erledigt wird, benötigen eine Mehrplatz- bzw. eine netzwerkfähige Version. Bei beratenden Firmen oder Dienstleistern dagegen müssen Programme oft mandantenfähig sein, also mehrere Buchhaltungen parallel bearbeiten können. Nicht zuletzt ist das genutzte Betriebssystem des Computers bzw. des Servers wichtig. Die meisten Programme laufen unter Windows, für den Mac gibt es nur wenige Versionen. Großes Entwicklungspotenzial sehen die Experten im Moment in Cloud-gestützter Software. Hier werden alle Daten nur noch online gespeichert. Auch bei der Software steckt der Teufel im Detail. Viele Programme werden als Download oder als CD angeboten (oft als Lizenz mit monatlichen oder jährlichen Gebühren). Über regelmäßige Updates sichert der Anbieter die Aktualität der Software. Hierbei punkten vor allem Branchenführer wie DATEV und wir von der Scopevisio AG als Cloud-Dienst. Kleine Anbieter verkaufen oft Jahresversionen der Programme. Diese sind zwar deutlich günstiger, müssen aber auch jedes Jahr neu gekauft werden. Vor der Einführung der Software lohnt es sich, die Kosten genau zu kalkulieren. Neben Preis oder Lizenzgebühren können Installationsgebühren entstehen, außerdem könnten Kosten für die Updates anfallen. Die Nutzer müssen geschult werden, in der Einführungsphase muss ein größerer Zeitbedarf für die Buchhaltung eingeplant werden. Beispiele für Buchhaltungssoftware inkl. Kosten (Stand Dezember 2014) Gewerbetreibende und Freiberufler können Buchhaltungssoftware schon für unter 50 Euro Preis erwerben, zum Beispiel von Lexware die Version „Büro easy“ oder für die Einnahmenüberschussrechnung „Büro easy start“. Die Lexware-Software aus dem Hause Haufe ist als Jahresversion für unter 50 Euro erhältlich. Diese enthält alle wichtigen Funktionen und kann auch von Einsteigern bewältigt werden. Etwas mehr Komfort bietet der „Lexware Buchhalter“. Diese Software ist vor allem für Unternehmen geeignet, in denen sich Mitarbeiter um die Buchhaltung kümmern. Die Jahresversion kostet ca. 170 Euro. Mehrstufiges Mahnwesen, Bankingmodul und DATEV-Schnittstelle sind enthalten, womit der komplette Jahresabschluss erstellt werden kann. In Betrieben des Mittelstandes wird inzwischen häufig DATEV-Software, zum Beispiel „DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen“ eingesetzt. Hiermit kann die Buchhaltung online ohne Zeitverlust an das Steuerbüro gesendet werden. Kostenstellenrechnung und ein umfangreiches Berichtswesen sind in der DATEV-Software integriert. Je nach Umfang der eingesetzten Software ist diese ab 20 Euro monatlich erhältlich. Für die Installation der Software und der Updates empfiehlt sich jedoch Hilfe vom Profi. Auch die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist in diesem Fall zwingend notwendig. Alle zukunftsorientierten Unternehmen die ihre Buchhaltung mit Hilfe einer Cloud-Software erledigen möchten, sollten sich die Buchhaltungssoftware von Scopevisio anschauen. Das Buchhaltungsprogramm eignet sich auch für Anwender mit verhältnismäßig geringen Vorkenntnissen im Thema Buchführung. Außerdem entfällt die komplizierte Übergabe der Daten an den Steuerberater, denn durch seinen eigenen Zugang kann er jederzeit auf alle Buchungen zugreifen. Diese Software eignet sich auch für Mac-Nutzer und wird für monatliche Lizenzgebühren ab 20 Euro zur Verfügung gestellt. Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware kann der Steuerberater bzw. seine Mitarbeiter helfen, denn er kennt die Anforderung an das Rechnungswesen des Unternehmens sehr gut. Er unterstützt auch bei der Eingabe aller Stammdaten des Betriebes und bei der Anbindung notwendiger Schnittstellen wie zum Beispiel zu DATEV-Software, welche dann abschließend die Steuererklärung aus der laufenden Buchführung generiert. ### Buchhaltungssoftware für mittelständische Unternehmen In der modernen Wirtschaft ist elektronische Datenverarbeitung heute selbstverständlich geworden. Computer, Scanner, Mailprogramme werden in mittelständischen Unternehmen für die Kommunikation zwischen den Abteilungen sowie für die Kontakte mit Geschäftspartner und Kunden rege genutzt. Auch die Vorgänge in den Buchhaltungen werden mit moderner Software erledigt. Doch die Auswahl an guten Programmen für den Mittelstand ist groß. Welche Eigenschaften muss eine Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) also mit sich bringen? Anforderungen definieren und Anbieter vergleichen Bei der Anschaffung neuer Buchhaltungssoftware sollte ein mittelständisches Unternehmen ein Anforderungsprofil erstellen, bevor verschiedene Anbieter verglichen und die vorhandenen Funktionen ausführlich getestet werden. Die Beschäftigten im Unternehmen sollten ebenfalls Gelegenheit haben, ihre Ideen und Anforderungen einzubringen. Ein Anforderungsprofil kann mit Hilfe einer Tabellenkalkulation erstellt werden. Welche Kriterien spielen dabei eine Rolle? Das Buchen aller Geschäftsvorfälle auf branchen- oder gesellschaftstypischen Standardkontenrahmen, die von mittleren Unternehmen verwendet werden, sollte etwa jedes Programm anbieten. Die Unternehmen sollten jetzt darauf achten, dass die Kontenrahmen der Taxonomie für die E-Bilanz entsprechen. Integration spart Doppelarbeit Buchhaltungssoftware soll doppelte Arbeit verhindern und die wichtigsten Funktionen für die Beschäftigten enthalten. Da ist es praktisch, wenn kleine und mittlere Unternehmen aus dem Programm heraus ihre Rechnungen, Lieferscheine und auch Mahnungen erstellen können. Gleichzeitig kann mit modernen Anwendungen über ein Banking-Modul auch der Zahlungsverkehr und Umsatz von KMU gesteuert werden. Die gewählte Buchhaltungssoftware sollte sich an das Unternehmen anpassen und für höhere Anforderungen erweiterbar sein. Schnittstellen wie DATEV und ELSTER Mit Schnittstellen kann die moderne Buchhaltungssoftware auf andere Anwendungen zugreifen, womit die Funktionalität gesteigert wird. Einige Schnittstellen sind inzwischen in der Buchhaltung Standard. Enthaltene Banking-Module können nicht nur die Datensätze der Überweisungen übergeben, sondern auch die Zahlungseingänge importieren. Eine ELSTER-Schnittstelle ermöglicht die Übergabe der im Unternehmen erstellten Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt und die DATEV-Schnittstelle erleichtert die Kommunikation mit dem Steuerbüro. Weitere Programmierschnittstellen sorgen für eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation in mittelständischen  Unternehmen. Bei der Erstellung eines Anforderungsprofils, sollten deshalb die APIs mitberücksichtigt werden. Schnelles Buchen Die gesamte Software sollte auf die Bedürfnisse mittlerer Unternehmen ausgerichtet sein, insbesondere Buchungen zügig und zeitnah zu erfassen. Dazu gehören einfache Buchungsmasken. Diese berücksichtigen im Idealfall Beschäftigte mit unterschiedlichem Kenntnisstand, indem sie einen Beginner- und einen Expertenmodus anbieten. Profis arbeiten zum Beispiel gern mit Stapelbuchungen. Wird die Anwendung von mehreren Beschäftigten genutzt, muss sie netzwerkfähig sein. Für mittlere Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen bietet sich die Anschaffung einer Online-Buchhaltungssoftware an. Dienstleistungsunternehmen der mittelständischen Wirtschaft benötigen eine mandantenfähige Version, mit der sie verschiedene Buchhaltungen abbilden können. Berichte und Auswertungen für den Wissensvorsprung Ihren großen Vorteil spielen Buchhaltungsprogramme aus, wenn sie ein umfangreiches Berichtswesen installiert haben. Die Buchhaltung für den Mittelstand ermöglicht dann individuelle und zeitnahe Auswertungen der Zahlen. Ein Wissensvorsprung, der sich auszahlt, denn die Zahlen zeigen sehr genau, an welchen Punkten Verbesserungen notwendig sind. Unternehmer werden so zu aktiven Gestaltern ihres Betriebes und müssen nicht mehr auf Gespräche mit dem Steuerberater warten. Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens profitiert von tagesaktuellen Auswertungen und die Buchhaltung wird durch die automatische Erstellung von Auswertungen und Berichten entlastet. ### Buchhaltungssoftware mit API Software erleichtert die Buchhaltung In allen modernen Unternehmen wird die Buchhaltung heute mit effektiver Software erledigt. Gut strukturierte Programme ermöglichen ein zeitnahes Erfassen aller Geschäftsvorfälle. Dabei werden die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung beachtet, Buchungsjournal, Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher, Waren- und Kassenbücher können auf Knopfdruck erstellt werden. Große Vorteile bieten solche Programme bei der Erstellung von Jahresabschlüssen und unterjährigen Auswertungen. Außerdem können Offene Posten effektiv verwaltet werden. Der Einsatz von Buchführungssoftware bietet die Chance, die Buchhaltung im eigenen Hause termingerecht zu erstellen. Der schnelle Überblick über alle kaufmännischen Daten ermöglicht ein kurzfristiges Reagieren bei Problemsituationen. Schnittstellen von Buchhaltungsprogrammen Viele Programme bieten ihren Anwendern Schnittstellen zu anderen Anwendungen an, sogenannte Programmierschnittstellen (englisch: application programming interface oder API). Damit kann die Software Daten oder einen Teilbereich davon an andere Programme übergeben oder von anderen Anwendungen einspielen. Schnittstellen können in Export- und Import-Schnittstellen unterschieden werden. Exportschnittstellen ermöglichen eine Übertragung der Daten an andere Anwendungen, Schnittstellen für den Import gestatten das Einspielen von externen Daten. Beim Kauf einer Buchhaltungssoftware sollten Interessenten genau darauf achten, welche Schnittstellen angeboten werden. Den Export von Daten an DATEV, an Excel oder an ein Banking System erlauben bereits viele Programme, jedoch sollte auch der Import von Daten möglich sein, etwa um Daten des Steuerberaters wieder einzuspielen. Export-Schnittstellen in der Buchhaltungssoftware In der Buchhaltung sammeln sich viele Daten, die für unterschiedliche Zwecke im Unternehmen weiter genutzt werden können. Allein durch die Stammdaten von Kreditoren und Debitoren können große Datenbanken entstehen. Diese lassen sich kaufmännisch verwenden, wenn Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Mahnungen erstellt werden sollen. Dafür ist eine Schnittstelle zu einem Office-Programm wie Word notwendig. Eine Schnittstelle zur Tabellenkalkulation Excel ermöglicht das Aufstellen von Listen. Damit können sämtliche betriebswirtschaftliche Daten nach den gewünschten Gesichtspunkten geordnet werden. Mit Buchungsübersichten, Kontoblättern und Summen- und Saldenlisten wird das Abstimmen von Konten im Jahresabschluss sehr erleichtert. Offene-Posten-Listen ermöglichen ein effektives Mahnwesen. Stammdaten der Kunden lassen sich natürlich auch für Marketingzwecke einsetzen. Außerdem geben Details zu den Umsatzzahlen wichtige Aufschlüsse über das Kaufverhalten der Zielgruppen des Unternehmens. Nicht zuletzt lassen Auswertungen des Zahlungsverhaltens von Debitoren auch Rückschlüsse auf ihre Bonität zu. Mit der DATEV-Schnittstelle einer Buchhaltungssoftware können die Daten schnell an den Steuerberater übergeben werden, in unserer modernen Zeit sogar per E-Mail. Einzelne Vorläufe des Buchungsjahres oder die komplette Buchführung können im Steuerbüro bearbeitet und dann wieder eingespielt werden. Die eigenen Finanzen können durch die Schnittstelle zu einem Banking-Programm besser verwaltet werden. In einer guten Buchhaltungssoftware sind alle Stammdaten der Kreditoren bereits gespeichert – die Übergabe von Überweisungen an die Bank durch einen SEPA-Auftrag ist durch die Schnittstelle problemlos möglich. Die Finanzbehörden verlangen heute für angesetzte Prüfungen die Vorlage der Daten in elektronischer Form, und zwar im GDPdU-Format. Wird die Buchführung im eigenen Hause erledigt, liegt es nahe, auch diese Dokumente im Unternehmen selbst vorzubereiten. Eingesetzt wird dafür eine GDPdU-Schnittstelle. Import-Schnittstellen im Rechnungswesen Das Einspielen von Daten anderer Anwendungen erleichtert die Arbeit enorm. Mithilfe der DATEV-Schnittstelle können Jahresabschlussarbeiten des Steuerberaters schnell in die laufende Buchhaltung eingepflegt werden. Auch das Banking-Programm sollte Buchungen automatisch an die Buchhaltungssoftware übergeben können. Unternehmen, die viele Zahlungseingänge verarbeiten müssen, können dann Kontoauszüge einlesen, die Einzahlungen den offenen Posten zuordnen und entsprechend verbuchen. Große Bedeutung erlangen Schnittstellen bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten. Ein Beispiel dafür ist die PDF-Schnittstelle. Das Einscannen von Eingangsrechnungen und ihre Speicherung auf Datenträgern spart Archivplatz. Das genügt auch den gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen über mehrere Jahre. Ein Praxisbeispiel Ein IT-Unternehmen hat eine Branchenlösung für Reisebüros entwickelt, welche die komplette Verwaltung der verkauften Reisen ermöglicht. Die Software begleitet den Verkauf der Reisen ab der Erstellung der Angebote, vermerkt Reservierungen, bestätigt Reisebuchungen und erstellt abschließend die Rechnungen an Kunden. Eine Buchhaltung wurde jedoch nicht integriert. Die Programmierer möchten auf bereits vorhandene Softwarelösungen zurückgreifen. Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen, die diese Anforderungen erfüllen, eine davon ist die Buchhaltungssoftware von Scopevisio. Die Cloud-Software kann ohne Probleme an das entwickelte Programm angedockt werden. Die Reisebüros verfügen dann über eine API-Schnittstelle, mit der Reisedaten an die Buchhaltung übergeben werden. Damit verbuchen sie alle Rechnungen automatisch, auch Anzahlungen und Teilzahlung werden hier verwaltet. Die doppelte Eingabe von Debitorenstammdaten entfällt. Zusammen mit der Datenbank der Reisenden und den offenen Posten der Buchhaltung lassen sich Mahnungen leicht erzeugen. Die Reisebüros können ihre Buchhaltung selbst erledigen, nur die Eingangsrechnungen müssen noch eingepflegt werden. Zeitnah sind dann Auswertungen möglich, wie etwa die Umsatzübersicht, eine Betriebswirtschaftliche Auswertung oder Vorjahresvergleiche. Alle Daten stehen dem Steuerberater in Echtzeit zur Verfügung, wenn er einen Online-Zugang erhält. Scopevisio bietet weitere Schnittstellen - etwa zur Bank, zum GDPdU-Format und zu Office-Anwendungen von Microsoft. Diese Module sind bereits programmiert und in der Praxis umfassend getestet, das spart bei der Erstellung neuer Programme Kosten und Zeit.. Schnittstellen ermöglichen einfachen Datenaustausch zwischen Softwaresystemen. Je mehr Schnittstellen eine Buchhaltungssoftware anbietet, desto vielseitiger kann sie eingesetzt werden. Ihre Nutzung vereinfacht die Abläufe in der Verwaltung, spart Kosten und wertvolle Zeit. ### Buchhaltung mit DATEV-Schnittstelle Interessiert sich ein Unternehmen für eine neue Buchhaltungssoftware, müssen zuerst die grundlegenden Eigenschaften bestimmt werden. Mit Hilfe eines Anforderungsprofils lassen sich die wichtigsten Eigenschaften der Software bestimmen. Dazu gehören der Funktionsumfang, der mindestens erfüllt sein muss, und Details für die technischen Möglichkeiten. Online-Buchhaltungssoftware muss zum Beispiel nicht im Unternehmen administriert werden und ist somit in vielen Fällen einfacher und kostengünstiger zu realisieren. Mit den Systemdaten, die das neue Programm ausweist, sollte sich jeder Interessent intensiv beschäftigen. Einzelplatzversion oder Netzwerkfähigkeit, Anzahl der zu verarbeitenden Buchungen, angebotene Sachkontenrahmen und anderes mehr finden sich in den Programmbeschreibungen. Ein oft genanntes Merkmal einer Buchhaltungssoftware sind die Schnittstellen, wozu auch die DATEV-Schnittstelle gehört. DATEV – Bindeglied zum Steuerberater Viele kleine und mittelständische Unternehmer wünschen sich Software, mit der sie ihre laufende Buchhaltung zeitnah und kostengünstig im eigenen Hause erledigen können. In regelmäßigen Abständen werden dann die Buchungen an einen Steuerberater übergeben. Dieser wird meist damit beauftragt, den jährlichen Gewinn zu ermitteln, den Jahresabschluss aufzustellen und die Steuererklärungen an das Finanzamt zu übermitteln. Dafür wird auch im Steuerbüro moderne Software verwendet, nicht zuletzt, um den Anforderungen der E-Bilanz gerecht zu werden. Viele der Steuerberater in Deutschland verwenden die Softwarelösungen der DATEV. Diese eingetragene Genossenschaft ist Interessenvertreterin der Steuerberater und hat sich zu einem der größten Softwareanbieter entwickelt. Viele andere Buchhaltungsprogramme lehnen sich inzwischen an die Systematik der DATEV an und verwenden die bekannten Standardkontenrahmen. DATEV-Schnittstelle im Einsatz Das Aufarbeiten der eigenen Buchungssätze und die Überführung in das DATEV-Format übernimmt im Buchhaltungsprogramm die DATEV-Schnittstelle. Heute werden so meist monatliche Vorläufe erzeugt, der per Mail übertragen werden können. Problemlos können sie dann im Steuerbüro wieder eingespielt werden und stehen so zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Eine gute Buchhaltungssoftware bietet weitere API-Schnittstellen an. Damit wird die Auswertung der Daten komfortabler. ### Anlagenbuchhaltung: So behalten Sie den Überblick über Ihre Anlagegüter Was sind Anlagegüter? In der Buchhaltung jedes Unternehmens werden alle Geschäftsvorfälle erfasst, um die korrekte Verbuchung zu gewährleisten. Alle Einkäufe und Anschaffungen vermehren das Vermögen des Betriebes. Unterschieden wird dabei in Umlaufvermögen und Anlagevermögen. Alle Gegenstände, die wieder verkauft werden und so nur kurzfristig dem Unternehmen gehören, werden auf den Sachkonten des Umlaufvermögens verbucht. Alle Werte, die dem Unternehmen langfristig dienen, nicht verbraucht werden und einen gewissen Wert überschreiten, werden als Anlagegüter definiert und entsprechend behandelt. Der Ausweis des Anlagevermögens Das Anlagevermögen hat für die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens eine große Bedeutung, denn es bildet die Grundlage für den betrieblichen Leistungsprozess. Rechtliche Grundlagen für den Ausweis des Anlagevermögens in der Bilanz finden sich im Handelsgesetzbuch, in den Paragraphen 247 und 253. Hier wird auch geregelt, dass zum Bilanzstichtag alle Vermögensgegenstände bewertet werden müssen. Es gehört zum Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung, dass jeder Vermögensgegenstand nur mit seinem tatsächlichen Wert angesetzt werden darf. Für alle nicht bilanzierungspflichtigen Betriebe gelten die Regelungen der Absetzung für Abnutzung (AfA) des deutschen Einkommenssteuergesetzes. Was ist eine Abschreibung? Vermögensgegenstände, die sich abnutzen und verschleißen, können im Unternehmen nur zeitlich begrenzt genutzt werden. Dieser Werteverzehr des Vermögens wird durch Abschreibungen abgebildet, die regelmäßig vorgenommen werden. Grundlage für die Berechnung der jährlichen Abschreibungsraten sind die Anschaffungs- bzw. Herstellkosten der Wirtschaftsgüter. Die Abschreibungen werden als Kosten gebucht und vermindern so den Gewinn des Unternehmens. Im Rechnungswesen werden verschiedene Abschreibungsarten unterschieden. Für die Kostenrechnung können gleichmäßig hohe Abschreibungsraten (lineare Abschreibung), Abschreibungsraten in fallenden Beträgen (degressiv*) oder auch die Abschreibung entsprechend der betrieblichen Nutzung gewählt werden. Anmerkung: *Sowohl für den handelsrechtlichen als auch für den steuerlichen Jahresabschluss sind seit 2011 keine degressiven Abschreibungen möglich. Steuerliche Abschreibungsregeln werden von den Bundesbehörden gern geändert, da sie eine Möglichkeit bieten, die Investitionsfreude der Unternehmen zu fördern. Verwaltung der Anlagen in der Anlagenbuchhaltung In großen Unternehmen müssen in der Regel sehr viele Anlagegüter verwaltet werden. Für Kapitalgesellschaften gehört es zu den Pflichten des Jahresabschlusses, das Anlagevermögen in einem Anlagegitter aufzuführen. In diesem sind alle Gegenstände mit den Anschaffungs- und Herstellkosten aufzulisten, die Höhe der regelmäßigen und auch der außerordentlichen Abschreibungen zu notieren sowie alle Zu- und Abgänge zu verzeichnen. Der Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit dem Anlagevermögen beschäftigt, wird als Anlagenbuchhaltung bezeichnet. Die Anlagenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung Die Grundlagen für alle Buchungen in der Anlagenbuchhaltung werden in der Finanzbuchhaltung gelegt. Hier finden sich alle Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die für das Verbuchen des Anlagezuganges wichtig sind. Der Zugang darf erst dann erfolgen, wenn der Vermögensgegenstand betriebsbereit ist. Alle dafür benötigten Aufwendungen gehören zu den Anschaffungskosten von Sachanlagen. Das ist dann nicht nur der Einkaufspreiseiner Maschine, sondern auch die Errichtung eines Fundamentes, der Transport und die Kosten für das Abladen, das erste Befüllen mit Betriebs- und Schmiermitteln usw. Bei Eigenleistungen gehören der Lohn der Mitarbeiter und auch ein angemessener Teil der Lohnnebenkosten zu den Anschaffungskosten. Auch nachträglich können solche Kosten noch anfallen, ein Skontoabzug verringert die Kosten wieder. Fallstricke in der Anlagenbuchhaltung Buchungen des Anlagevermögens beeinflussen die gesamte Vermögenssituation eines Unternehmens. Dabei gilt zu beachten: Die Anschaffungs- und Herstellkosten müssen in der richtigen Höhe erfasst werden. Bei vielen Positionen kann die Berechnung sehr umfangreich sein. Die Abschreibungsart muss genau definiert werden. Wechsel zwischen den Abschreibungen sind möglich, sobald sie wirtschaftlich vorteilhaft sind. Güter bis zu einem Nettokaufpreis von 150 Euro dürfen immer sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden, eine gesonderte Aufzeichnungspflicht in der Anlagenbuchhaltung entfällt. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gibt es durch die Steuergesetzgebung Möglichkeiten zur Verwaltungsvereinfachung. So können entweder alle Güter ab 150,01 Euro bis 1.000 Euro einem Sammelposten (GWG-Pool) zugeordnet werden, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Alternativ können Güter von 150,01 bis 410 Euro netto im Jahr der Anschaffung vollständig abgeschrieben werden, Güter ab 410,01 Euro sind dann einzeln aufzuführen (kein Sammelposten). In der Bilanz ist der tatsächliche Wert der Vermögensgegenstände anzusetzen. Dazu sind zum Bilanzstichtag Bewertungen notwendig. Außerordentliche Abschreibungen, aber auch gegebenenfalls Zuschreibungen, sind vorzunehmen. Die Auswahl der geeigneten Software Viele Finanzbuchhaltungsprogramme bieten eine Anlagenbuchhaltung als zusätzliches Modul an. Interessieren Sie sich für solch eine Software, fordern Sie vom Hersteller am besten Infomaterial an. Eine Demoversion sollte zum Testen zur Verfügung stehen. Achten Sie darauf, dass regelmäßige Updates bereitgestellt werden, damit Sie immer auf dem aktuellen Gesetzesstand sind. Die Software sollte verschiedene Auswertungsmöglichkeiten anbieten, die sich auch auf Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen lassen. Schauen Sie auch auf die Erreichbarkeit des angebotenen Supports sowie die Schulungen für Ihre Mitarbeiter. In den Entscheidungsprozess für eine Anlagenbuchhaltung sollten Sie Ihren Softwarebetreuer und Ihre Mitarbeiter der Buchhaltung von Anfang an mit einbeziehen, denn sie kennen die betrieblichen und buchhalterischen Abläufe Ihres Unternehmens am besten. Langlebige Wirtschaftsgüter, die einen bestimmten Wert übersteigen und dem Produktions- bzw. Leistungsprozess eines Unternehmens dienen, gehören zu dessen Anlagevermögen und müssen gemäß §247 HGB ausgewiesen und gemäß §253 HGB abgeschrieben werden, wobei sich der Wertansatz in der Bilanz jeweils um den als Aufwand gebuchten Abschreibungsbetrag vermindert. Die Abschreibung (auch Absetzung für Abnutzung oder AfA) soll sich über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz) erstrecken, für deren Ermittlung das Bundesfinanzministerium AfA-Tabellen ins Netz stellt. Dessen ungeachtet müssen bei einer ungeplanten Wertminderung auch außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden. Software für die Anlagenbuchhaltung (AnBu) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung, Abschreibung, Bewertung, Verbuchung und Aufstellung ihrer Anlagen. Was sollte eine Software für die Anlagenbuchhaltung leisten? Die Abläufe des betrieblichen Rechnungswesens haben sich mit dem Einzug des Computers in die Arbeitswelt grundlegend gewandelt. Inzwischen helfen Programme, alle Geschäftsvorfälle systematisch und zeitnah zu verbuchen. Der große Vorteil: Alle Daten können so aufbereitet werden, dass Jahresabschlüsse und unterjährige, betriebswirtschaftliche Auswertungen ohne großen Zeitaufwand erledigt werden können. Durch die Verknüpfungen zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung wird es leicht möglich, alle Vermögensgegenstände mit ihrem aktuellen Buchwert zu ermitteln. Sind die Vermögensgegenstände mit ihren Anschaffungskosten einmal erfasst und die Abschreibungsart festgelegt, werden Abschreibungen automatisch verbucht. Damit ist eine unterjährige Auswertung möglich. Eine gute Software für die Anlagenbuchhaltung sollte folgende Funktionen aufweisen: Anlagenverwaltung Im Idealfall kann für jedes Anlagegut eine Anlagekarte erfasst werden, die alle relevanten Informationen aufnimmt. Dazu gehören die Inventarnummer die Bezeichnung des Anlagegutes die Anschaffungs- oder Herstellungskosten das Sachkonto, auf dem es gebucht wird die Kostenstelle der Beginn der Abschreibung die Nutzungsdauer die Abschreibungsart der vom Programm ermittelte Buchwert Dokumente, Kommentare usw., die das Anlagegut betreffen Es sollte festgehalten werden, ob es sich um einen Abgang oder Zugang oder eine andere Art von Bewegung handelt, wie etwa eine Teilwertabschreibung, Umbuchung, Korrektur usw. Praktisch ist, wenn die Anlagenbuchhaltungs-Software die AfA-Tabellen integriert. Anlagengitter Das Anlagevermögen wird in einem Anlagengitter gemäß §268 II HGB verzeichnet. Kapitalgesellschaften müssen das Anlagengitter als Anhang zur Bilanz beifügen. In einer Anlagenbuchhaltungssoftware richtet sich die Gliederung nach Bilanzpositionen. Unterhalb von Posititionen wie „Sachanlagen/Technische Anlagen und Maschinen“ werden z. B. Maschinen des Unternehmens einzeln mit den Angaben aus der Anlagekarte ausgewiesen: Inventarnummer, Zugänge/Abgänge, AfA, Buchwert usw. Es ist sinnvoll, das Anlagengitter in verschiedenen Berichtsformaten ausgeben und ausdrucken zu können. Inventarliste Ein gutes Programm für die Anlagenbuchhaltung kann aus den im System hinterlegten Daten im Handumdrehen eine Inventarliste des Anlagevermögens eines Unternehmens erstellen. Rechtsgrundlage ist §240 I HGB, der jeden Kaufmann verpflichtet, bei Aufnahme seines Geschäfts sowie am Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar, d. h. ein ausführliches Bestandsverzeichnis seiner Vermögenswerte und Schulden, zu erstellen. Abgleich von Finanz- und Anlagenbuchhaltung Üblicherweise wird neben der Anlagenbuchhaltungssoftware auch eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt. Um die Konsistenz der Buchführung und Wertansätze zu gewährleisten, sollten die Salden von Finanz- und Anlagenbuchhaltung abgestimmt werden. Wenn sich Differenzen ergeben, kann es sein, dass Positionen nachgebucht werden müssen. Der Saldenabgleich sollte nach Sachkonten tabellarisch geordnet sein, um einen raschen und vollständigen Überblick zu geben. Abschreibungsläufe Eine softwaregestützte Anlagenbuchhaltung berechnet automatisch zum Periodenschluss Buchungsläufe für die Abschreibungen. Der Buchungsstapel enthält alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen sowie die Kostenbuchungen nach Kostenarten, Dimensionen und Kostenträgern. Die Beträge errechnen sich anhand der für die Anlagegüter erfassten Werte (AHK, AfA, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode). So können in einem einzigen Arbeitsgang alle Abschreibungsbuchungen einer Periode festgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können als Poolabschreibung sofort abgeschrieben werden. Sinnvoll ist es, wenn das Programm zusätzlich Differenzen zur Finanzbuchhaltung ermittelt und dem Anwender Möglichkeiten gibt, diese direkt zu korrigieren. Zuordnung von Posten der Anlagen-/Finanzbuchhaltung Manche Programme können auflisten, welche Bewegungen auf Anlagekonten innerhalb eines Zeitraums nicht eindeutig einem Vorgang in der Anlagen- oder Finanzbuchhaltung zugeordnet werden können. Anhand dieser Informationen kann der Bearbeiter nachträglich die Zuordnung vornehmen, etwa bei neuen Anlagegütern oder bei nachträglichen Anschaffungskosten.   ### Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) - Buchhaltung leicht gemacht Das deutsche Steuerrecht kennt zwei Arten der Gewinnermittlung. Personen- und Kapitalgesellschaften sind bilanzierungspflichtig und unterliegen dem Handelsgesetzbuch. Das bedeutet, dass sie einen Jahresabschluss aufstellen müssen. Dazu gehören unter anderem die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden am Bilanzstichtag. Die GuV-Rechnung weist den Jahresumsatz aus und ermittelt den Gewinn oder Verlust des Unternehmens als Differenz zwischen Aufwand und Ertrag über das Jahr und bildet die Grundlage für die Berechnung der Steuern. Gewinnermittlung in der EÜR Für die Gewinne aus einer selbständigen Tätigkeit, auch wenn sie keinen Gewerbebetrieb erfordern, müssen Steuern gezahlt werden. Ermittelt wird der Überschuss eines Jahres als Differenz aller Betriebseinnahmen und -ausgaben. Dieser muss im Rahmen der Einkommensteuererklärung an das Finanzamt gemeldet werden. Umfangreiche Aufzeichnungen müssen nicht geführt werden. Es genügt, den Kontoauszügen der Bank die entsprechenden Belege zuzuordnen. Bei sehr vielen Kontobewegungen empfiehlt es sich, monatlich einen Saldo zwischen den Einnahmen und den Betriebsausgaben zu ermitteln. Bei der EÜR gilt das Abflussprinzip, alle Einnahmen gelten zum Zeitpunkt des Geldeingangs als zugeflossen und alle Ausgaben zum Zeitpunkt der Zahlung als abgeflossen. Betriebsausgaben in der EÜR Hier gelten ähnliche Regeln wie bei den bilanzierenden Unternehmen. Alle Ausgaben, die für die Erzielung von Einnahmen notwendig sind, können als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Dazu gehören Wareneinkäufe und Fremdleistungen sowie Aufwendungen für den Steuerberater, für Betriebsmittel, für eine PKW-Nutzung und viele weitere. Wie bei allen anderen Betrieben auch dürfen Anschaffungsausgaben für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens nicht sofort den Gewinn mindern. Ihre Abnutzung muss über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden, im Steuerrecht werden diese Abschreibungen „Absetzung für Abnutzung“ genannt. Nur wenig Spielraum gibt es für eine eigene Einschätzung der Nutzungsdauer, sie wird mit Hilfe der amtlichen AfA-Tabellen ermittelt. Auf der Grundlage des Einkommenssteuergesetzes sind nur lineare Abschreibungen erlaubt. Die Höhe des Betriebsvermögens, welches ja durch den Wert der Anlagen erheblich bestimmt wird, bleibt bei der Gewinnermittlung durch die EÜR unberücksichtigt. Umsatz- und Vorsteuer bei der EÜR Umsatzsteuer für die erzielten Einnahmen müssen auch jene Betriebe abführen, die nicht bilanzieren. Für manche Umsätze gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz. Davon kann die für gekaufte Waren und Dienstleistungen gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer abgezogen werden. Auch hier gilt das Abflussprinzip, die Steuern sind zum Zeitpunkt des Geldflusses fällig. Die Gewerbetreibenden müssen je nach ihrem Umsatzsteueraufkommen in der Regel monatlich oder quartalsmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen elektronisch abgeben. Ausnahmen gibt es nur für sehr kleine Firmen, wenn sie einen Antrag auf die Kleinunternehmerregelung stellen. Es empfiehlt sich, die Einzelheiten mit einem Steuerberater zu besprechen. Pflichtmitgliedschaft bei der IHK Welche Gewerbetreibende verpflichtet sind, an die örtliche IHK Beiträge abzuführen, ist in den IHK-Satzungen verankert. Grundsätzlich werden alle Betriebe Mitglied der IHK, wenn sie gewerbesteuerpflichtig sind und keiner anderen Kammer, etwa der Handwerkskammer angehören. Freiberufler sind meistens von der Pflichtmitgliedschaft in der IHK ausgenommen. Der Abzug von Schuldzinsen bei der EÜR Schuldzinsen eines Einnahme-Überschussrechners sind dann Betriebsausgaben, wenn sie für Investitionsgüter angefallen sind. Dann sind sie unbegrenzt gewinnmindernd. Weitere Schuldzinsen können für Darlehen oder für Kontokorrentkonten entstehen. Solange ihre Höhe den Betrag von 2.050 € nicht überschreiten (sogenannte Bagatellgrenze), sind sie ebenfalls abziehbar. Für alle Beträge darüber hinaus muss separat berechnet werden, ob sie abziehbar sind. Dabei achtet das Finanzamt sehr genau darauf, wie viel Geld der Unternehmer sich aus dem Betrieb entnimmt. Die Organisation einer EÜR Für das Finanzamt muss die Einnahmenüberschussrechnung als Anhang der Einkommenssteuer auf einem Formular eingereicht werden. Während in früheren Jahren Vordrucke dafür bereitgestellt wurden, können inzwischen die Erklärungen nur noch elektronisch eingereicht werden. Das Finanzamt hat aber das Recht, weitere Dokumente anzufordern. Die Ermittlung des Überschusses kann durch eine Excel-Aufstellung erfolgen, die alle Einnahmen und Ausgaben enthält. Weitere Aufzeichnungen wie ein Kassenbuch oder Wareneingangs- und -ausgangsbücher werden nicht gefordert. Aber inzwischen bieten einige Softwareunternehmen auf gute Buchhaltungsprogramme an, die eine EÜR ermöglichen. Funktionen der Software bei der EÜR Kaufmännische Software für Einnahme-Überschussrechner muss einfach strukturiert und leicht zu bedienen sein. Eine doppelte Buchführung und auch das Mitführen von offenen Posten der Kreditoren und Debitoren ist eigentlich nicht notwendig. Eine gute Softwarelösung bietet eine Buchungsmaske, die ein Verbuchen der Geschäftsvorfälle erleichtert. Dabei sollten Einnahmen und Ausgaben unterschieden werden. Das Programm sollte nur wenige Sachkonten anbieten, um einen guten Überblick zu gewährleisten. Die unterschiedlichen Steuersätze, die in der Buchhaltung zu berücksichtigen sind, müssen automatisch verbucht werden. Gebucht werden nur die Zahlungsaus- und -eingänge der Kontoauszüge oder von Kassenbelegen mit dem Datum der Ausführung. So wird das Abflussprinzip durchgesetzt. Der Anwender der Software sollte in der Lage sein, mit wenigen Befehlen eine Aufstellung aller Buchungen auszudrucken und den Überschuss einer Periode zu ermitteln. Wenn der Einnahme-Überschussrechner umsatzsteuerpflichtig ist, dann hilft ihm eine Schnittstelle der Buchhaltungssoftware zum ELSTER-Programm der Finanzbehörden. Das Programm sollte alle Sachkonten so verschlüsselt haben, dass die entsprechenden Beträge automatisch im Formular eingetragen werden. Buchhaltungssoftware für die EÜR können durch weitere Module ergänzt werden. Dazu gehört zum Beispiel die Anlagenbuchhaltung. Angeschaffte Wirtschaftsgüter werden mit ihren Kosten erfasst und die voraussichtliche Nutzungsdauer festgehalten. Daraus kann ein Programm automatisch die jährlichen Abschreibungsraten ermitteln und verbuchen. Für die Abrechnung beim Finanzamt benötigt der Einnahme-Überschussrechner die Anlage EÜR. Auch hier sollte die Software beim Ausfüllen helfen. Software gründlich testen Nicht jedes Buchhaltungsprogramm, das erhältlich ist, eignet sich auch für eine Einnahmenüberschussrechnung. Auf den entsprechenden Hinweis sollte jeder Interessent bereits bei der Suche nach Software achten. Viele Anbieter stellen eine Demoversion zur Verfügung, mit der die Software ausführlich getestet werden kann. Nur nach einem umfassenden Test kann die Entscheidung getroffen werden, ob die Software alle Anforderungen erfüllt. Eine Tabelle mit Anforderungen, Pro- und Contra-Liste hilft eine gute Wahl zu treffen. ### Business Software in der Praxis Unter Business Software bzw. Unternehmenssoftware versteht man eine Gruppe von Programmen, die in Unternehmen oder Organisationen eingesetzt wird. Sie dient  dazu, betriebliche Prozesse zu unterstützen, zu automatisieren, zu steuern und zu kontrollieren. Das Ziel dabei ist es, Unternehmensprozesse schneller und besser zu bewältigen. Dieser Beitrag untersucht, welche Anwendungen zur Business Software dazugehören und wie sie genutzt werden können, um Prozesse zu optimieren. Software für Unternehmen Software für Unternehmen umfasst neben der Business Software auch sogenannte Office Anwendungen. Diese Bürosoftware nutzen Sie zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Erstellung von Präsentationen. Auch E-Mail-Programme und Kalender-Anwendungen gehören zu dieser Gruppe. Der Unterschied zwischen "einfacher" Bürosoftware und Business Software besteht darin, dass letztere komplette Prozesse bearbeiten kann. Office Programme können das nicht. Sie sollten jedoch an die Business Software angebunden werden, um ein reibungsloses Arbeiten in beiden Welten zu ermöglichen.  Zum Begriff der Business Software Der Begriff Business Software ist nicht fest umrissen: Er kann für ein umfassendes ERP-System stehen, das Ihre gesamte Wertschöpfungskette unterstützt, genauso wie für ein einzelnes Modul für die Finanzbuchhaltung. Häufig besteht die Business Software in Unternehmen aus mehreren Lösungen, die über Schnittstellen miteinander verbunden sind. Cloud und On-Premise Lösungen Business Software kann in der Cloud ebenso wie auf der unternehmenseigenen IT betrieben werden. Die Art der Bereitstellung hat wenig Einfluss auf die Funktionalität. Cloud Lösungen werden meist als Software as a Service beim Anbieter abonniert. Das hat den Charme, dass Ihr Unternehmen die IT Services des Anbieters gleich mit einkauft: Datenschutz, regelmäßige Updates und IT Management. Kaufmännische und technische Lösungen Oft wird Unternehmenssoftware auch mit kaufmännischer Software gleichgesetzt, allerdings greift diese Definition etwas zu kurz. Zur Unternehmenssoftware zählen nämlich nicht nur kaufmännische Software (z.B. Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme), sondern auch Lösungen für Kontaktverwaltung, Projektplanung, Marketing-Kampagnen usw. Darüber hinaus gibt es technische Lösungen für ganz spezifische Aufgaben. Viele dieser technischen Lösungen beginnen den Buchstaben CA (für „Computer Aided“). Bekannt sind hier etwa die CAD-Programme (Computer Aided Design) für die rechnergestützte Konstruktion, mit deren Hilfe zum Beispiel technische Zeichnungen angefertigt werden, oder CAT-Tools (Computer Aided Translation) zur Unterstützung eines Übersetzungs-Workflows. Einsatzmöglichkeiten von Business Software (Auswahl) Customer Relationship Management (CRM) CRM-Systeme sind Programme, die Unternehmen dabei helfen, ihre Kundenbeziehungen zu dokumentieren, zu verwalten und auszuwerten. Ziel ist dabei die optimale Beratung und Betreuung von Kunden. Das erstreckt sich vom ersten Kontakt bis hin zur langjährigen Kundenbeziehung. In einem CRM-System werden oftmals Informationen aus den Unternehmensbereichen Marketing, Vertrieb und Service bzw. Kundendienst integriert. Typische in einem CRM gespeicherte Informationen sind zum Beispiel Kontaktdaten, Kundenhistorie, Angebote und Aufträge sowie Kampagnen. Aktuelle CRM Systeme können noch viel mehr: Sie unterstützen Unternehmen bei der Lead Generierung und bei der Akquisition von Kunden über den gesamten, individuell konfigurierbaren Sales Funnel hinweg. Für das Online Marketing bieten sie viele Optionen, bis hin zur Anbindung von Marketing Automation Systemen.  Enterprise Resource Planning (ERP) ERP-Programme umfassen z. B. Finanzbuchhaltung, Abrechnung und Projektmanagement. Sie dienen der Ressourcenplanung im Betrieb und sorgen für einen effizienten Einsatz von Kapital, Mitarbeitern und Betriebsmitteln. Es handelt sich in der Regel um umfangreiche Softwarelösungen, die fast alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben im Unternehmen unterstützen. ERP-Suites verstehen sich oft als integrierte Lösung für Marketing, Vertrieb, Projekte, Fertigung, Logistik, Personal und Finanzen. Meist bestehen solche Systeme aus mehreren, über Schnittstellen verbundenen Anwendungen. Einige Anbieter haben allerdings auch hochfunktionale Komplettlösungen auf den Markt gebracht. ERP deckt auf diese Weise die Planung und Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette in einer Organisation ab. Zunehmend entscheidet ERP über den Erfolg von Unternehmen, denn sie sind der Dreh- und Angelpunkt für die Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Dies wiederum ist der Schlüssel zu mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Enterprise Content Management (ECM) Zentraler Baustein eines ECM-Systems ist häufig das Dokumentenmanagementsystem, kurz: DMS. Außerdem kann es z. B. eCollaboration und Geschäftsprozessmanagement einbeziehen. Ein großer Trend im ECM ist das Cloud-Computing, weil Inhalte heute standortübergreifend und auch für reisende Mitarbeiter aktuell und zugänglich sein müssen. Material- bzw. Warenwirtschaft Materialwirtschaftssysteme (MWS), im Handel auch als Warenwirtschaftssysteme (WWS) bezeichnet, dienen dazu, den Material- bzw. Warenfluss zwischen Lieferanten, Kunden, Unternehmensbereichen (z.B. Produktion) und Lager zu koordinieren. Sie werden im Einkauf bzw. der Beschaffung, bei der Bestandsführung im Lager und in der Disposition eingesetzt. Lösungen zur Warenwirtschaft für Fertigung und Handel werden oftmals als Enterprise Software im Business Bereich angesehen. Personalwirtschaft Personalsoftware unterstützt Unternehmen und das jeweilige Management unter anderem beim Recruiting, der Personalverwaltung und -entwicklung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalplanung. Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung REWE und Fibu sind oft mit Faktura Software (d.h. Abrechnungsprogrammen) in einer einzigen Software vereint. Es ist sinnvoll, Angebote direkt in Rechnungen zu überführen, die dann nahtlos und vorkontiert an die Fibu übergeben werden. So können die Daten ungehindert von einem Prozessschritt in den nächsten fließen. Buchhaltungssoftware dient der Unterstützung des Rechnungswesens mit Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen“) und Betriebsbuchhaltung (internes Rechnungswesen / Kosten- und Leistungsrechnung). Produktionsplanung und -steuerung Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS) werden in Industriebetrieben eingesetzt und begleiten diese bei der Planung, Steuerung und Kontrolle der Fertigung. Unter anderem helfen PPS-Systeme als Business Lösung bei der Materialbedarfsplanung, der Produktionsprozessplanung (Termine, Kapazitäten) und der Auftragsüberwachung. Fazit Business Software unterstützt Unternehmen in vielfältiger Weise. Vom Marketing und Vertrieb über Projekte, Fertigung und Logistik bis hin zu Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung und Controlling machen ERP, CRM und Co. Unternehmen produktiver, rentabler und wettbewerbsfähiger. Vorausgesetzt, sie werden richtig eingesetzt.  Wenn Sie Ihre Digitalisierung mit neuer Unternehmenssoftware vorantreiben möchten, sollten Sie die Beratung und Onboarding Services der infrage kommenden Anbieter nutzen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Initiative ein Erfolg wird. ### Online-Speicher: Das sind die Vorteile & Einsatzbereiche Online Speicher sind virtuelle Speicher (virtuelle Festplatten) im Internet, auf denen Daten gesichert und von jedem anderen internetfähigen Gerät mit Netzzugang abgerufen werden könne. Online Speicher werden manchmal auch als Online Backup, Cloud Speicher oder sogar Internet-Festplatte bezeichnet. Sie erfüllen folgende Funktionen: Datensicherung über das Internet Datensynchronisation auf diversen internetfähigen Geräten wie Smartphones und Tablets Teilen von Daten mit anderen Speichern – Synchronisieren – Teilen Mit der Nutzung von Online Speichern sparen Anwender Platz auf Ihrem Rechner. Sie können außerdem von überall auf ihre Daten zugreifen – sei es vom PC, Tablet, Handy oder Laptop aus. Cloud Speicher ermöglichen es, selbst große Dateien mit anderen zu teilen. Private und geschäftliche Nutzung Besonders im privaten Bereich ist der Austausch von Fotos, Videos oder Musik beliebt. Doch auch im beruflichen Alltag bieten Cloud Speicher viele Vorteile: Sie unterstützen bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und vereinfachen auch die Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern. Zusammenarbeit – Collaboration Gerade letztere Funktion – auch unter dem Begriff Collaboration bekannt – ist bei den unterschiedlichen Systemen verschieden stark ausgeprägt: So gibt es Systeme, die sich eher als reine Speicher verstehen, wohingegen andere sich als Collaboration-Tools positionieren. Speicher, die den Fokus auf Zusammenarbeit legen, bieten häufig Zusatzfunktionen wie Dokumenten-Versionierung, Kommentarfunktion oder ein ausgefeiltes Benutzermanagement an. ### Ziele der Marktsegmentierung Was ist Marktsegmentierung? Marktsegmentierung in der BWL ist ein Instrument, das darauf abzielt, einen Gesamtmarkt in Segmente aufzuteilen. Diese Segmente können entweder nach Produkten oder nach Kunden gebildet werden. Je nachdem spricht man auch von Teilmärkten oder Zielgruppen. Die Marktsegmentierung ist eine Voraussetzung für ein kundenzentriertes Marketing. Sie kann ein Schlüssel zum Geschäftserfolg sein. Je genauer ein Unternehmen seine Zielgruppen und Marktsegmente kennt, umso besser kann es auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, seine Marktsegmente bearbeiten und Produkte kreieren, die diese erfüllen. Auch der Marketing-Mix und die Formen der Kundenansprache orientieren sich an den einzelnen Käufergruppen, die bei diesem Prozess identifiziert wurden. Das Ziel ist Marktpositionierung Da die Marktsegmentierung mit dem Ziel vorgenommen wird, ein Produkt oder eine Dienstleistung für den Verkauf möglichst gut zu positionieren, sind es vor allem die Zielgruppen und der Vergleich mit den Mitbewerbern, die im Zentrum der Analyse stehen. Der erste Schritt in der Marktsegmentierung besteht darin, den Markt im Hinblick auf ein bestimmtes Produkt so gut wie möglich zu erfassen und zu beschreiben, der zweite Schritt besteht in der Bearbeitung der Marktsegmente im Hinblick auf das eigene Marketing. Zielgruppenerfassung und Kundensegmentierung im B2C-Geschäft Im Verlauf der Marktsegmentierung werden Produktgruppen oder Zielgruppen definiert und nach bestimmten Eigenschaften unterschieden. Unternehmen, die bereits über einen festen Kundenstamm verfügen, können diesen beispielsweise nach biografischen Daten einteilen und sich somit einen Überblick verschaffen, ob ihre Zielgruppe homogene Merkmale zeigt, welche dies sind und worin sich die einzelnen Mitglieder der Zielgruppe unterschieden. Dies kann für das gesamte Unternehmen oder für einzelne Produkte/Dienstleistungen erfolgen. Eine andere, wenngleich schwierigere Form der Bestimmung besteht in der Einteilung von Kundentypen und damit der Erstellung sogenannter psychografischer Segmentierungskriterien. Auch Hobbys können in die Marktsegmentierung mit Blick auf die Zielgruppe einbezogen werden. Positionierung und Produktabgrenzung Neben den Zielgruppen ist auch die Frage nach der Abgrenzung zu den Mitbewerbern ein relevantes Kriterium der Marktsegmentierung. Hierzu wird das eigene Angebot mit Konkurrenzprodukten verglichen. Das Ziel ist es, das Marktpotenzial zu bestimmen und Segmente zu besetzen, die nicht bereits durch Mitbewerber besetzt sind. Gleichzeitig können Alleinstellungsmerkmale oder sogenannte „Nischen“ ausfindig gemacht werden, die das Produkt/die Dienstleistung von anderen unterscheiden. Auf diese Weise werden Teilmärkte und spezielle Zielgruppen identifiziert. In der Regel werden unterschiedliche Arten der Segmentierung verwendet, mit dem Ziel, die bestmögliche Marketingstrategie zu finden. Grade und Kriterien der Marktsegmentierung Wie detailliert die Marktsegmentierung vorgenommen wird, hängt u. a. vom Image eines Unternehmens und dem Produkt/der Dienstleistung, das/die positioniert werden soll, ab. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom „Grad“ der Segmentierung. Grundsätzlich werden drei Grade der Segmentierung unterschieden: Die Marktsegmentierung im eigentlichen Sinne zielt auf größere Kundengruppen ab. Die Nischensegmentierung würde diese Kundengruppen nach definierten Kriterien weiter unterteilen. Die atomisierte Segmentierung betrachtet jeden Kunden als eigenes Segment. Handelt also ein Unternehmen beispielsweise mit preiswerten Massenartikeln, wird es auf eine detaillierte Zielgruppenanalyse verzichten können und muss sich stattdessen stärker auf eine Vermarktung allgemeiner Produktmerkmale stützen – etwa durch eine aggressive Preispolitik oder eine Billigfertigung. Ist ein Unternehmen allerdings auf exklusive Sonderanfertigungen spezialisiert - z. B. den Innenausbau von Luxusdomizilen oder Yachten - so lohnt es sich, den ganzen Weg zu gehen und eine atomisierte Segmentierung zu betreiben. Die Kriterien der Segmentierung müssen gemäß der Strategie und Zielsetzung des Unternehmens eingesetzt werden, und sie müssen überprüfbar sein. Unter Umständen lassen sich die Kriterien als Variablen definieren, die dann auch in Softwarelösungen umgesetzt werden können. Softwarelösungen zur Marktsegmentierung: CRM und Data Mining Softwarelösungen zur Marktsegmentierung werden zur unterstützenden Erfassung und Auswertung von Daten eingesetzt. Sie unterstützen den gesamten Prozess des „Data Mining“, also des Bemühens, aus einer großen Menge an Daten relevante Ergebnisse und erkennbare Strukturen herzuleiten. Dieses erfolgt durch die Datenerhebung, die Datenbereinigung, die Datenauswertung und schließlich durch die Überprüfung der Ergebnisse. In CRM-Systemen wird Data Mining für die Erstellung von  einzelnen Kundenprofilen genutzt. Auch die Kundensegmentierung erfolgt auf diese Weise. Zu den weltweit führenden Herstellern von Datensoftware, die Data-Mining-Prozesse auf Grundlage von CRM- und ERP-Systemen unterstützt, gehört StatSoft. Das Unternehmen bietet Softwarelösungen an, die den gesamten Prozess der Datenerhebung von der Definition der Ziele bis zur Auswertung unterstützen. Auch Scopevisio, Microsoft, Oracle und SAP bieten Data-Mining-Software an, Salesforce setzt auf webbasierte Lösungen in der Cloud. Um eine vollständige Marktsegmentierung durchführen zu können, wäre allerdings der Einsatz verschiedener Softwarelösungen erforderlich. In der Regel wird die Software daher für die Kunden- oder Projektsegmentierung eingesetzt. Segmentierung als Vorbereitung effektiver Marketingmaßnahmen Software für die Kundensegmentierung kann Teil eines CRM-Systems sein oder als eigenständige Software implementiert werden. Die Software analysiert vorhandene Daten, ermittelt relevante Zielgruppen und Kundenprofile, erstellt Prognosen und unterstützt eine effektive Marktbearbeitung ("Targeting"). Die Resultate lassen sich in der Regel sowohl in Form von Tabellen als auch in visualisierter Form darstellen. Insgesamt sollen Softwarelösungen zur Kunden- und Marktsegmentierung dazu beitragen, Marketingmaßnahmen zielgruppenorientiert umzusetzen und die Ergebnisse zu kontrollieren. ## Seiten ### Scopevisio2Go Basisanwendung Ihre Büro in einer App Scopevisio2Go Basisanwendung: Alle Unternehmensdaten überall dabei Die Scopevisio2Go Basisanwendung bringt Ihr Büro aufs Smartphone – mit Zugriff auf Kontakte, Aufgaben, Kalender und Dokumente. Sie behalten unterwegs jederzeit den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen – ganz gleich, wo Sie gerade sind. Dank direkter Anbindung ans Scopevisio Cloud-ERP vermeiden Sie Medienbrüche, ersparen sich doppelte Arbeit und stellen Ihrem Team alle Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Kontakte jederzeit griffbereit Effizientes CRM Management: Kontakte überall im Blick behalten Mit der Scopevisio2Go Basisanwendung greifen Sie auch unterwegs auf Ihre gesamte Kontaktverwaltung zu. Sie können neue Kontakte anlegen, bestehende bearbeiten und direkt mit Notizen, E-Mails oder Dokumenten verknüpfen. Das reduziert Rückfragen und macht Nachträge im Büro überflüssig. Alle Änderungen sind sofort im Scopevisio Cloud-ERP sichtbar – auch für Ihre Kollegen. So bleiben alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand und arbeiten effizient zusammen. Kontakte mobil anlegen, bearbeiten oder suchen – mit allen verknüpften Infos sofort verfügbar Alle Details direkt im Kontakt: Notizen, E-Mails, Dokumente und verknüpfte Aufgaben Teamaktuelle Daten durch ERP-Anbindung – kein Nachpflegen oder manuelles Weiterleiten mehr Aufgaben jederzeit im Griff Alle Aufgaben im Griff – jederzeit und überall Auch Aufgaben lassen sich mit der Scopevisio2Go Basisanwendung ganz einfach unterwegs organisieren. Neue Aufgaben können sofort erfasst, bestehenden zugeordnet oder kommentiert werden. Durchgängige Transparenz und Statusübersichten sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten. Die enge Verzahnung mit dem Cloud-ERP-System stellt sicher, dass alle Änderungen zentral erfasst werden – ganz ohne Medienbruch oder Zeitverzug. Aufgaben schnell erstellen, delegieren oder kommentieren – direkt aus der mobilen App heraus Aktuelle Fortschritte jederzeit im Blick – auch bei Aufgaben, die Kolleginnen zugewiesen sind Mobile Prozesssteuerung: Aufgaben anstoßen, Status ändern, Überblick behalten Alle Dateien zur Hand Per DMS-App Dokumente jederzeit finden und nutzen Ob Angebote, Protokolle oder Rechnungen – mit der Scopevisio2Go Basisanwendung haben Sie Ihre wichtigsten Dokumente auch unterwegs stets verfügbar. Per Volltextsuche finden Sie Dateien im Handumdrehen, inklusive Kommentaren und Versionen. Sie laden neue Dokumente hoch oder geben bestehende direkt weiter. Die Integration mit dem Scopevisio Dokumentenmanagementsystem Teamwork garantiert stets aktuelle Inhalte – auch für Ihr Team. Dokumente unterwegs durchsuchen, öffnen, hochladen oder mit Teammitgliedern teilen Kommentare & Versionen direkt einsehen – inklusive Historie und Änderungsstatus Volltextsuche nutzen und relevante Dateien sofort im Scopevisio DMS wiederfinden Zeiterfassung per App Arbeitszeiten projekt- und kontaktbezogen mobil erfassen Nach dem Kundentermin direkt Zeiten erfassen, damit diese schnell weiterberechnet werden können? Mithilfe der Scopevisio2Go Basisanwendung sind in der Lage, Arbeitszeiten projektbezogen und kontaktbezogen bereits von unterwegs zu erfassen und zu verwalten. So gehen keinen Details mehr verloren und alle notwendigen Informationen stehen den Kolleginnen und Kollegen im Büro zur Weiterberechnung zur Verfügung. Zeiterfassung per Timer oder manuell: Auch direkt im Kalender bzw. Projektkalender Zeiten erfassen: Ob Projekt, Aufgaben oder kontaktbezogen Übersicht über Zeiteinträge: Filterbar nach Kontakten, Projekten, Aufträgen, Leistungen und Aufgaben Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die Scopevisio2Go Basisanwendung ist Ihre mobile Schaltzentrale für Kontakte, Aufgaben, Dokumente und Kalender. Sie können neue Kontakte anlegen oder bestehende bearbeiten – inklusive verbundener E-Mails, Kommentare und Notizen. Aufgaben lassen sich erstellen, verwalten und delegieren, während der Kalender Ihre Projekte, Reisen und Zeiteinträge bündelt. Darüber hinaus greifen Sie per Volltextsuche auf Ihre Dokumente zu, inklusive Versionen und Kommentaren. Alle Daten sind in Echtzeit mit dem Scopevisio Cloud-ERP synchronisiert, sodass auch Ihr Team im Büro sofort mit den aktuellen Informationen arbeiten kann. Mit der Scopevisio2Go Basisanwendung verwalten Sie Ihre Geschäftskontakte auch unterwegs komfortabel. Sie können neue Kontakte direkt in der App anlegen, bestehende bearbeiten oder wichtige Informationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Notizen und Kommentare ergänzen. Auch verknüpfte Dokumente oder Aufgaben lassen sich anzeigen. Per Knopfdruck senden Sie E-Mails, starten Anrufe oder planen die Anfahrt via Google Maps. Alle Änderungen sind unmittelbar im ERP-System sichtbar und für Ihr Team verfügbar – ganz ohne Medienbruch oder Nacharbeit im Büro. Mit der mobilen Aufgabenverwaltung der Scopevisio2Go Basisanwendung behalten Sie Ihre To-dos auch unterwegs stets im Blick. Sie können neue Aufgaben erstellen, bestehende bearbeiten, kommentieren oder Kontakten zuordnen. Statusänderungen und Kommentare werden sofort synchronisiert, sodass alle Beteiligten den aktuellen Stand kennen. Zudem lassen sich Aufgaben delegieren, Prioritäten setzen und Fortschritte verfolgen – ganz ohne Rückfragen oder Verzögerungen. Dank ERP-Anbindung wird jede Aktion automatisch dokumentiert, wodurch die Zusammenarbeit im Team deutlich effizienter wird. Die App bietet Ihnen mobilen Zugriff auf sämtliche Dokumente im Scopevisio DMS Teamwork – inklusive Volltextsuche, Versionierung und Kommentaren. Sie finden Auswertungen, Angebote oder Protokolle im Handumdrehen, können Kommentare einsehen und neue Dateien hochladen. Damit sind Sie auch auf Reisen oder bei Kundenterminen bestens vorbereitet. Alle Änderungen werden direkt im ERP-System gespeichert, sodass Ihr Team jederzeit mit der aktuellen Version arbeitet. So vermeiden Sie Doppelarbeit, erhöhen die Transparenz und stellen sicher, dass keine Informationen verloren gehen. Die Scopevisio2Go Basisanwendung bildet das Fundament für alle weiteren mobilen Anwendungen der 2Go-Reihe. Sie stellt zentrale Funktionen wie die Kontakt-, Aufgaben- und Dokumentenverwaltung bereit, auf die auch Apps wie ReBu2Go, Kasse2Go oder Bedarfsmeldung2Go zugreifen. Nur durch diese gemeinsame Basis ist sichergestellt, dass Daten und Prozesse nahtlos miteinander verknüpft sind. Außerdem erleichtert die einheitliche Plattform die Bedienung, verhindert Doppeleingaben und sorgt dafür, dass Informationen nur an einer Stelle gepflegt werden müssen – ganz im Sinne durchgängiger Digitalisierung. Alle Änderungen, die Sie in der Scopevisio2Go Basisanwendung vornehmen – egal ob Kontaktpflege, Aufgabenbearbeitung oder Dokumentenaktualisierung – werden automatisch in das Scopevisio Cloud-ERP übernommen. Die Synchronisation erfolgt in Echtzeit, sodass auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Büro sofort mit den neuen Informationen arbeiten können. Das spart Rückfragen, beschleunigt Entscheidungen und verbessert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Medienbrüche, doppelte Arbeit oder veraltete Informationen gehören damit der Vergangenheit an. ### Projekte2Go Ihre Projekte-App Projekte2Go: Projekte managen - überall im Griff Mit Projekte2Go steuern Sie Ihre Projekte, wann und wo Sie wollen. Greifen Sie unterwegs auf Projektakten, Aufträge, Dokumente und E-Mails zu, erfassen Sie Zeiten direkt vor Ort und bleiben Sie stets informiert. Dank nahtloser Verbindung zum Scopevisio Cloud ERP arbeiten Sie und Ihr Team effizient in Projekten zusammen – egal ob Sie im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen sind. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Mobiles Projektmanagement Projekte jederzeit und überall effizient steuern Dank Projektmanagement2Go haben Sie Ihre Projekte immer griffbereit. Öffnen Sie vollständige Projektakten, legen Sie neue Projekte an oder bearbeiten Sie bestehende – direkt auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Notizen, Kommentare, E-Mails, Aufträge und Dokumente sind nur einen Klick entfernt. So können Sie auch von unterwegs Aufgaben koordinieren und wichtige Infos für Ihr Team hinterlegen – ohne Wartezeit oder doppelte Arbeit. Schneller Zugriff: Projektakten und Detailinfos jederzeit mobil öffnen und bearbeiten Immer aktuell: Änderungen werden sofort im ERP-System für alle sichtbar gespeichert Teamorientiert: Wichtige Infos unterwegs erfassen und direkt für Kollegen freigeben Zeiterfassungs-App Zeiten direkt buchen statt später nachtragen Halten Sie Arbeitszeiten dann fest, wenn sie angefallen sind – nach dem Kundentermin, nach einer Präsentation oder nach Ihrem Einsatz vor Ort. Erfassen Sie Ihre Zeiten projekt- oder kontaktbezogen, ordnen Sie Aufgaben zu und stellen Sie sicher, dass keine Minute verloren geht. Die Daten sind sofort im Scopevisio Cloud ERP verfügbar und können für Abrechnungen oder Auswertungen genutzt werden. Sofort erfasst: Zeiten direkt vor Ort ins System eintragen, statt später rekonstruieren Fehler vermeiden: Lückenlose Erfassung reduziert Nacharbeit und falsche Zuordnungen Abrechnung sichern: Erfasste Stunden stehen sofort für Faktura oder Auswertung bereit Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Projekte2Go umfasst alle zentralen Funktionen, die Sie für mobiles Projektmanagement benötigen. Sie greifen jederzeit auf Projektakten zu und sehen Angebote, Aufträge, Aufgaben, Dokumente und E-Mails in einer übersichtlichen Struktur. Mit integrierten Such- und Filterfunktionen finden Sie auch unterwegs schnell die richtigen Informationen. Zusätzlich können Sie neue Projekte anlegen, bestehende bearbeiten und Notizen oder Kommentare hinzufügen. Die App ermöglicht Ihnen, Projektzeiten direkt beim Kunden zu erfassen und sofort ins ERP zu übertragen. So arbeiten Sie unterwegs genauso effizient wie im Büro. Durch die direkte Anbindung an Scopevisio werden alle Änderungen sofort synchronisiert, sodass Ihr gesamtes Team stets auf demselben Stand ist. Projekte2Go macht es Ihnen leicht, jederzeit den Überblick zu behalten. Sie müssen keine Informationen mehr ins Büro mitnehmen oder nachträglich erfassen, da alle Daten direkt in die App eingetragen werden können. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler. Gerade wenn Sie viel unterwegs sind, behalten Sie wichtige Dokumente, Aufgaben und Aufträge immer griffbereit. Entscheidungen können schneller getroffen werden, da die relevanten Informationen sofort verfügbar sind. Gleichzeitig profitieren auch Ihre Kollegen, weil Ihre Änderungen in Echtzeit im ERP sichtbar sind. Das sorgt für bessere Abstimmung, weniger Rückfragen und reibungslosere Projektabläufe. Nein, Projekte2Go ist eine Erweiterung innerhalb der Scopevisio2Go-Plattform. Um die App nutzen zu können, benötigen Sie mindestens eine Lizenz für die Scopevisio-Hauptfunktion Organisation sowie das Add-on Projektmanagement. Zusätzlich ist eine Lizenz für die Basis-App Scopevisio2Go erforderlich. Erst dann können Sie beliebig viele Lizenzen für Projekte2Go erwerben. Ohne diese Grundlage ist die App nicht nutzbar, da sie auf die ERP-Daten in Scopevisio zugreift. So ist sichergestellt, dass Sie unterwegs immer mit den gleichen, aktuellen Informationen arbeiten wie im Büro. Projekte2Go kostet 5,00 Euro pro Nutzer und Monat. Hinzu kommt die Scopevisio2Go Basisanwendung für 10,00 Euro pro Nutzer und Monat. Damit stehen Ihnen nicht nur die Projektmanagement-Funktionen, sondern auch weitere mobile Erweiterungen offen. Auf unserer Preise-Seite finden Sie den vollständigen Überblick über alle Module des Scopevisio Cloud ERP. So können Sie die Kosten transparent kalkulieren und genau die Apps wählen, die Ihren Geschäftsalltag am besten unterstützen. Das macht Ihre IT-Investition planbar und flexibel anpassbar. Ja, Projekte2Go ist Teil der modularen Scopevisio2Go-Plattform. Sie starten mit der Basisanwendung und fügen nach Bedarf weitere Apps hinzu. So konfigurieren Sie Ihr mobiles ERP ganz individuell. Zu den verfügbaren Erweiterungen gehören unter anderem Reisekostenmanagement2Go, Vertrieb2Go, Rechnungseingangsbuch2Go, Finanzen2Go, Bedarfsmeldung2Go, Lagerverwaltung2Go, Abrechnungsmanagement2Go, Kasse2Go, Dokumentenmanagement2Go und Payment2Go. Sie entscheiden, welche Module Ihren Alltag erleichtern. Damit wächst die Plattform mit Ihren Anforderungen und bietet Ihnen maximale Flexibilität für mobiles Arbeiten. Ja, Projekte2Go ist ideal für hybride oder dezentrale Teams. Alle Änderungen, die Sie unterwegs erfassen, sind sofort für Kollegen sichtbar und stehen ohne Verzögerung im ERP bereit. Das bedeutet: Ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen – jeder hat Zugriff auf denselben Informationsstand. Damit verbessern Sie die Transparenz, reduzieren Rückfragen und beschleunigen Entscheidungen. Die App sorgt dafür, dass Prozesse nicht ins Stocken geraten, nur weil ein Teammitglied nicht am Arbeitsplatz ist. Besonders in modernen Arbeitsmodellen ist das ein entscheidender Vorteil, um Zusammenarbeit effizient zu gestalten und Projekte erfolgreich abzuschließen. ### Vertrieb2Go Ihre Vertriebs-App Vertrieb2Go: Verkaufsprozesse mobil steuern und beschleunigen Vertrieb2Go ist die smarte Vertriebs-App für den mobilen Einsatz, die alle wichtigen Vertriebsinformationen jederzeit und überall verfügbar macht. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Dank nahtloser Integration in das Scopevisio Cloud ERP ermöglicht Vertrieb2Go eine schnellere, engere Zusammenarbeit im Team – für schnellere Abschlüsse und mehr Umsatz. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Mobile Vertriebssteuerung Vertrieb ohne Schreibtisch, mit Smartphone & Tablet Vertrieb2Go unterstützt Ihre komplette Verkaufspipeline vom Lead über die Opportunity bis hin zum Abschluss. Alles, was Sie in der App dokumentieren, ist sofort im Scopevisio Cloud ERP verfügbar. So vermeiden Sie Doppeleingaben und arbeiten effizienter. Außendienst und Innendienst greifen auf denselben Datenstand zu – das verbessert die Zusammenarbeit und spart wertvolle Zeit. Vertriebsprojekte mobil verwalten: Informationen zu Leads und Interessenten jederzeit einsehen, erfassen oder aktualisieren Kein Nachtragen nötig: Gespräche, Pitches oder Präsentationen direkt unterwegs dokumentieren Nahtlose Zusammenarbeit: Zugriff für alle berechtigten Teammitglieder in Echtzeit App mit allen Vertriebsinfos Alle Chancen und Deals jederzeit griffbereit Wo auch immer Sie sind – mit der Vertriebs-App von Scopevisio behalten Sie Ihre Verkaufsprojekte im Blick. Ob Kontakte, Leads, Interessenten, Potenziale oder Angebote: Alle relevanten Details wie Beträge, Status oder gewichtete Werte sind direkt in der App verfügbar. So sind Sie bei Terminen bestens vorbereitet, können schneller reagieren und steigern Ihre Abschlussquote. Potenziale und Angebote im Blick: Alle Details in Echtzeit einsehen Von unterwegs bearbeiten: Neue Infos direkt ergänzen oder aktualisieren Direkte Synchronisation: Änderungen sofort im ERP für alle verfügbar Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Vertrieb2Go bietet zahlreiche Funktionen, um Verkaufschancen strukturiert zu erfassen und effizient zu steuern. Dank leistungsstarker Such- und Filterfunktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten. Verkaufsprojekte enthalten alle relevanten Informationen wie Leads und Interessenten, Potenziale und Angebote sowie Aufgaben, Zeiteinträge, Dokumente und E-Mails. Potenziale lassen sich detailliert auswerten und umfassen Positionen, Beträge sowie gewichtete Werte. Gleiches gilt für Angebote, die ebenfalls mit Positionen, Beträgen und Bewertungsgrößen verknüpft sind. Mit Vertrieb2Go verfügen Sie somit über ein zentrales Werkzeug, das Ihre Vertriebsprozesse transparent macht und von der Lead-Erfassung bis zum Angebot lückenlos unterstützt. Vertrieb2Go ist darauf ausgelegt, Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten – vor allem dann, wenn Sie häufig unterwegs sind. Die App liefert Ihnen Zugriff auf Kunden- und Angebotsdaten, Aufgaben, Notizen und mehr. So können Sie Informationen direkt vor Ort ergänzen, Angebote einsehen oder neue Aufgaben anlegen. Gerade in Meetings oder zwischen Terminen sparen Sie dadurch Zeit und vermeiden doppelte Arbeit. Außerdem bleiben alle Beteiligten im Unternehmen auf dem aktuellen Stand, da Änderungen sofort im Cloud ERP erscheinen. Die mobile Nutzung der Vertriebs-App sorgt für schnellere Reaktionen, bessere Vorbereitung und mehr Flexibilität im Kundengespräch. Ja, die Scopevisio2Go Basisanwendung ist Voraussetzung, um Vertrieb2Go und andere mobile Anwendungen wie Kasse2Go oder ReBu2Go nutzen zu können. Die Basisanwendung stellt zentrale Grundfunktionen bereit, wie den Zugriff auf Kontakte, Aufgaben, Kalender und Dokumente. Vertrieb2Go baut auf diesen Funktionen auf und erweitert sie gezielt um mobile Vertriebsfunktionen. Nur so ist die tiefe Integration in das Scopevisio Cloud ERP gewährleistet, die für reibungslose Abläufe sorgt. Ohne die Basisanwendung wäre eine vollständige Synchronisation der Daten und Funktionen nicht möglich. Dank Echtzeit-Synchronisation sind alle Daten in Vertrieb2Go stets auf dem neuesten Stand. Sobald Änderungen vorgenommen werden – sei es vom Außendienst unterwegs oder vom Team im Büro – sind diese sofort für alle sichtbar. Das gilt für Vertriebsprojekte, Angebote, Notizen, Aufgaben und vieles mehr. Die App ist nahtlos mit dem Scopevisio Cloud ERP verbunden, wodurch Doppeleingaben vermieden werden. Gerade in dynamischen Vertriebsprozessen ist es entscheidend, dass alle mit aktuellen Informationen arbeiten. Die mobile App garantiert genau das – auch bei schlechter Internetverbindung, da Inhalte zwischengespeichert und später synchronisiert werden. Ja, Vertrieb2Go wurde speziell für den Einsatz in Teams entwickelt – unabhängig von deren Größe. Die App ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Außendienst, Innendienst und Management. Informationen werden zentral gespeichert, sofort synchronisiert und stehen allen berechtigten Teammitgliedern zur Verfügung. Auch bei räumlich verteilten Teams oder dezentralen Vertriebsstrukturen bleibt jeder auf dem aktuellen Stand. Aufgaben, Kommentare oder Angebotsänderungen können gemeinsam bearbeitet und nachvollzogen werden. Das verbessert die Transparenz, beschleunigt Abstimmungen und sorgt für einen durchgängig digitalen Vertriebsprozess – vom Lead bis zum Abschluss. Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei Scopevisio höchste Priorität. Vertrieb2Go nutzt die gleichen Sicherheitsstandards wie das Scopevisio Cloud ERP. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffsrechte sowie eine sichere Cloud-Infrastruktur mit Serverstandorten in Deutschland. Darüber hinaus werden regelmäßig Sicherheitsupdates eingespielt und Systeme aktiv überwacht. Mobile Geräte können zusätzlich über Geräte- und Zugriffskontrollen abgesichert werden. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen auf sensible Kunden- und Vertriebsdaten zugreifen können – egal ob unterwegs, im Homeoffice oder im Büro. ### Lagerverwaltung2Go Die App für Ihre Lagerverwaltung Lagerverwaltung2Go: Bestände mobil steuern Mit Lagerverwaltung2Go organisieren Sie Ihr Lager effizient – mobil, digital und direkt im Scopevisio Cloud ERP integriert. Ob Wareneingang, Umlagerung oder Kommissionierung. Sie behalten jederzeit den Überblick über Bestände und Artikel. Durch Barcode-Scan, Echtzeit-Synchronisation und Bestandswarnungen arbeiten Sie fehlerfrei und sparen wertvolle Zeit im Lageralltag. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Lagerbestände im Griff Mobile Lagerverwaltung für effiziente Bestandsführung Mit Lagerverwaltung2Go behalten Sie Ihre Bestände jederzeit im Blick. Warenein- und -ausgänge lassen sich direkt per Scan erfassen, Artikel werden klaren Lagerplätzen zugeordnet und Engpässe durch automatische Warnungen vermieden. Alle Daten fließen sofort ins Scopevisio ERP, sodass Fehler sinken und Transparenz steigt. So sparen Sie Wege im Lager, arbeiten mobiler und steuern Ihre Abläufe schneller, effizienter und flexibler. Bestände in Echtzeit: Alle Bewegungen sofort sichtbar und für das Team nachvollziehbar Lagerplatzverwaltung: Klare Zuordnung sorgt für kurze Wege und schnelle Auffindbarkeit Bestandswarnungen: Engpässe rechtzeitig erkennen und Nachschub automatisch anstoßen Kommissionierung mobil Lagerverwaltung2Go für effiziente Bestandsführung Mit Lagerverwaltung2Go behalten Sie Ihre Bestände jederzeit im Blick. Warenein- und -ausgänge lassen sich direkt per Scan erfassen, Artikel werden klaren Lagerplätzen zugeordnet und Engpässe durch automatische Warnungen vermieden. Alle Daten fließen sofort ins Scopevisio ERP, sodass Fehler sinken und Transparenz steigt. So sparen Sie Wege im Lager, arbeiten mobiler und steuern Ihre Abläufe schneller, effizienter und flexibler. Digitale Picklisten: Alle Aufträge mobil priorisieren und Schritt für Schritt abarbeiten Automatische Buchungen: Korrekte Mengen ohne manuelles Übertragen ins System ERP-Integration: Durchgängige Datenflüsse statt Medienbrüche im gesamten Prozess Digitale Inventur Inventur mit Lagerverwaltung2Go schnell erledigen Inventuren werden mit Lagerverwaltung2Go einfacher und schneller. Mitarbeitende scannen Artikel per Smartphone, erfassen Mengen direkt im System und erkennen Abweichungen sofort. Alle Daten aktualisieren sich automatisch im ERP, sodass Nachbearbeitung entfällt. Dadurch sparen Sie Zeit und vermeiden Übertragungsfehler. Gleichzeitig liefern digitale Auswertungen volle Transparenz, vereinfachen die Analyse und verbessern Ihre Planung. Digitale Erfassung: Artikel per Scan aufnehmen und Mengen direkt bestätigen Automatische Updates: ERP-Bestände sofort aktuell und jederzeit verlässlich Transparente Auswertung: Klare Ergebnisse für Controlling, Planung und Audit Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Lagerverwaltung2Go ist Ihre mobile App für die digitale Steuerung aller Lagerabläufe. Sie erfassen Warenein- und -ausgänge per Scan, prüfen Bestände in Echtzeit und arbeiten mit digitalen Picklisten. Alle Daten werden sofort mit dem Scopevisio Cloud ERP synchronisiert, sodass Ihre Informationen stets konsistent bleiben. Dadurch vermeiden Sie Medienbrüche und reduzieren Fehler. Zugleich sparen Sie Zeit, weil Wege entfallen und Buchungen automatisch erfolgen. Ob im Lager, im Büro oder unterwegs: Sie behalten jederzeit den Überblick über Artikel, Mengen und Aufträge. Auf Wunsch erweitern Sie die App um weitere Scopevisio2Go-Module, wodurch Prozesse nahtlos zusammenlaufen und Mitarbeitende ein einheitliches Bedienkonzept nutzen. Die App deckt die zentralen Lagerprozesse ab: Bestandsverwaltung in Echtzeit, Erfassung von Warenein- und -ausgängen, Lagerplatzverwaltung, digitale Kommissionierlisten sowie Barcode- und QR-Code-Scanning. Außerdem unterstützt Lagerverwaltung2Go Inventuren, sendet Bestandswarnungen bei kritischen Mengen und bildet mehrere Standorte ab. Weil alle Bewegungen automatisch ins Scopevisio Cloud ERP fließen, entsteht eine einheitliche Datenbasis für Planung, Reporting und Analyse. So arbeiten Teams sicher, transparent und durchgängig effizient. Optional stehen Rollen- und Rechtekonzepte, Mehrlagerfähigkeit sowie mobile Umlagerungsvorgänge bereit. Dadurch skalieren Sie die Lösung von kleinen Lagern bis hin zu verteilten Strukturen. Ja. Mit Lagerverwaltung2Go verwalten Sie mehrere Lagerstandorte zentral. Sie sehen sofort, wo welche Artikel liegen, und stoßen Umlagerungen digital an. Alle Bewegungen werden automatisch ins ERP übertragen, wodurch Bestände jederzeit aktuell sind. Das verhindert Engpässe und Überbestände, erleichtert die Disposition und schafft Transparenz über Standorte hinweg. So behalten Sie auch in wachsenden Strukturen die Kontrolle und steuern Prozesse konsistent – unabhängig von Ort und Größe der Lager. Dashboards zeigen Verfügbarkeiten und Reservierungen je Standort, während Regeln die Nachschubversorgung automatisch auslösen können. Die Inventur wird mit Lagerverwaltung2Go vom Pflichttermin zum klaren Prozess. Statt Papierlisten zu pflegen, scannen Mitarbeitende Artikel direkt per Smartphone oder Tablet. Mengen werden sofort erfasst, Abweichungen erscheinen auf einen Blick und alle Daten aktualisieren sich automatisch im ERP. Nachbearbeitung entfällt, dadurch sinkt die Fehlerquote. Zusätzlich liefern Auswertungen Transparenz für Analyse, Controlling und Planung, sodass Sie schneller zu belastbaren Ergebnissen gelangen. Regelwerke unterstützen Zählintervalle, und Differenzen werden sauber protokolliert. So können Sie Maßnahmen direkt ableiten und die nächste Inventur gezielt verkürzen. Lagerverwaltung2Go ist in kurzer Zeit produktiv. Sie laden die App aus dem App Store oder von Google Play, melden sich mit Ihren Zugangsdaten an und starten direkt. Administratoren vergeben Benutzerrechte im ERP, sodass keine lange Einrichtung nötig ist. Dank intuitiver Bedienung finden sich Teams rasch zurecht. Bei Bedarf unterstützen Schulungsmaterialien und der Scopevisio Support. So setzen Sie die App ohne Vorlauf im Tagesgeschäft ein – auch wenn wenig IT-Ressourcen verfügbar sind. Pilotbereiche lassen sich in wenigen Tagen aufsetzen; Erfahrungen übertragen Sie schrittweise auf weitere Zonen. So wächst der Nutzen iterativ, ohne den Betrieb zu stören. Sie beschleunigen Abläufe, senken Fehlerquoten und schaffen Transparenz. Warenein- und -ausgänge werden sofort gebucht, Picklisten führen sicher durch das Picking und Bestandswarnungen verhindern Engpässe. Inventuren laufen digital und liefern belastbare Ergebnisse. Weil alle Daten in Echtzeit ins ERP fließen, arbeiten Teams auf derselben Grundlage und können schneller entscheiden. Das spart Zeit und Kosten – und erhöht Flexibilität, Liefertreue und Zufriedenheit im Lagerbetrieb. Gleichzeitig steigen Servicelevel und Kundenzufriedenheit, weil Lieferzusagen verlässlicher eingehalten werden. Und das täglich. ### Bedarfsanforderungen2Go Mobil erfassen und freigeben Bedarfsanforderung2Go: Bedarf schnell anlegen und genehmigen Mehr Zeit für das, was zählt: Mit Scopevisio automatisieren Sie lästige Routineaufgaben in Vertrieb, reduzieren den manuellen Aufwand und schaffen Transparenz über alle Vertriebsphasen. Entlasten Sie Ihr Vertriebsteam bei administrativen Tätigkeiten – und schaffen Freiraum für das Wesentliche: die Gewinnung neuer Kunden. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Bedarf erfassen & freigeben Bedarfsanforderungen mobil jederzeit im Griff Mit Bedarfsanforderung2Go behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Beschaffung. Neue Anforderungen legen Sie mobil an, Freigaben erledigen Sie flexibel unterwegs. Das sorgt für schnelle Entscheidungen und kürzere Bearbeitungszeiten. Durch die einfache Handhabung sparen Sie wertvolle Zeit, vermeiden Verzögerungen und schaffen Transparenz im gesamten Prozess. So wird Ihre Beschaffung effizienter und Sie reagieren schneller auf aktuelle Bedarfe. Mobil starten: Bedarfsmeldungen direkt von Smartphone, Tablet oder PC erfassen Schnell genehmigen: Freigaben direkt unterwegs erteilen und Prozesse beschleunigen Fehler vermeiden: Einheitliche digitale Abläufe sichern zuverlässige Ergebnisse Nahtlose ERP-Integration Alle Bedarfsanforderungen (BANF) zentral im Scopevisio ERP Bedarfsanforderung2Go ist vollständig ins Scopevisio Cloud ERP integriert. Alle Anforderungen laufen zentral zusammen, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten. Die integrierte Verfügbarkeitsampel zeigt sofort, welche Bedarfe aus dem Lagerbestand bedient werden können. Nicht verfügbare Artikel münden automatisch in einen Bestellvorschlag. Dadurch beschleunigen Sie den gesamten Prozess von der Anforderung bis zur Bestellung. Zentrale Übersicht: Alle Bedarfe laufen zentral im Scopevisio Cloud ERP zusammen Verfügbarkeitsampel: Sofort sehen, welche Bedarfe aus Beständen bedient werden können Automatischer Vorschlag: Nicht verfügbare Artikel direkt als Bestellung vorbereiten Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Bedarfsanforderung2Go digitalisiert den gesamten Prozess der Bestellanforderung (BANF) und macht ihn mobil verfügbar. Sie erfassen Bedarfe direkt auf Smartphone, Tablet oder PC und genehmigen diese ohne Verzögerung. Dadurch vermeiden Sie Medienbrüche, verkürzen Freigabezeiten und behalten jederzeit den Überblick über offene Anforderungen. Dank Integration ins Scopevisio Cloud ERP laufen alle Schritte zentral und transparent ab. Ja. Bedarfsanforderung2Go ist sowohl im App Store (iOS) als auch im Google Play Store (Android) verfügbar. Unterstützt werden mindestens iOS 11 und Android 7. Zusätzlich können Sie die App direkt im Browser nutzen – Scopevisio ist HTML5-basiert und unabhängig vom Betriebssystem. Safari, Chrome, Edge und Firefox werden unterstützt, sofern Cookies aktiviert sind. Damit ist ein flexibler Einsatz jederzeit möglich. Die App lässt sich direkt im jeweiligen Store herunterladen und ist sofort nutzbar. Sie melden sich einfach mit Kundennummer, E-Mail und Passwort an. Ihr Administrator weist Ihnen die Benutzerrechte zu, sodass eine langwierige Einrichtung entfällt. Zusätzlich stehen Schulungsmaterialien und Support zur Verfügung. Dadurch können Ihre Mitarbeitenden sofort produktiv arbeiten, selbst ohne technische Vorkenntnisse. Für die Nutzung benötigen Sie eine Scopevisio-Lizenz mit den Hauptfunktionen Organisation und Beschaffung. Sobald diese vorhanden sind, können Sie beliebig viele Nutzerlizenzen für Bedarfsanforderung2Go erwerben. Die App ist Teil der mobilen Scopevisio2Go Basisanwendung, die als Plattform dient. Nur in Kombination mit dieser lassen sich Bedarfsanforderung2Go und weitere Apps wie Lagerverwaltung2Go einsetzen Bedarfsanforderung2Go sorgt für transparente Prozesse in der Beschaffung. Alle Anfragen und Freigaben sind in Echtzeit im Scopevisio Cloud ERP sichtbar. Dadurch weiß jedes Teammitglied sofort, welche Bedarfe bereits gestellt oder genehmigt wurden. Medienbrüche und doppelte Arbeit entfallen vollständig. Zusätzlich können Sie Verantwortlichkeiten klar zuweisen und so die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Lager und Verwaltung deutlich verbessern. Die Verfügbarkeitsampel ist ein zentrales Feature von Bedarfsanforderung2Go. Sie zeigt unmittelbar, ob eine Anforderung aus dem aktuellen Lagerbestand gedeckt werden kann. Grünes Signal bedeutet: sofort verfügbar. Gelb oder Rot zeigen an, dass Artikel bestellt werden müssen. Dadurch erkennen Sie Engpässe rechtzeitig und stoßen automatisch Bestellvorschläge an. So beschleunigen Sie den gesamten Prozess von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung. ### Abrechnung2Go Ihre Rechnungs-App Abrechnung2Go: Ihre Faktura in der Hosentasche Mit Abrechnung2Go erstellen und versenden Sie Rechnungen flexibel – direkt vom Tablet oder Smartphone. Greifen Sie unterwegs auf Vorlagen, Kunden- und Artikeldaten zu und erstellen Sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Alle offenen, überfälligen und bezahlten Rechnungen sehen Sie auf einen Blick. So behalten Sie Ihre Faktura jederzeit im Griff – egal, wo Sie gerade sind. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Abrechnung unterwegs erledigen Rechnungen mobil erstellen und versenden Abrechnung2Go ist Ihre App für die Rechnungserstellung auf dem Smartphone oder Tablet. Nutzen Sie Vorlagen, Textbausteine und Stammdaten, um Zeit zu sparen. Versenden Sie die fertigen Rechnungen direkt aus der App, zum Beispiel als PDF oder E-Rechnung. Die nahtlose Synchronisation der App mit dem Scopevisio Cloud ERP sorgt dafür, dass Ihr Team immer auf dem neuesten Stand ist. Schnell erstellen und versenden: Vorlagen, Textbausteine und Stammdaten nutzen Verschiedene Rechnungsarten:  Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung; Dauerrechnungen E-Rechnung: ZUGFeRD, XRechnung Faktura-Überblick jederzeit Alle Rechnungen im Blick mit der Rechnungs-App Welche Rechnungen sind offen, überfällig oder bezahlt? Scopevisio2Go liefert Ihnen den Überblick. Mit der Volltextsuche finden Sie jede Rechnung in Sekunden und sehen alle Details samt Beleg. So sind Sie auch beim Kunden vor Ort auskunftsfähig. Sofort finden: Rechnungen per Volltextsuche abrufen Alle Details sehen: Status, Beträge, Belege prüfen GoBD-konform: Alle Belege mit vollständiger Änderungshistorie Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Mit Abrechnung2Go erstellen Sie Rechnungen schnell und einfach mithilfe von Vorlagen, Textbausteinen sowie Artikel- und Kundendaten. Sie versenden die Rechnungen direkt aus der App als PDF oder E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Außerdem bietet Abrechnung2Go eine vollständige Rechnungsübersicht, in der offene, bezahlte und überfällige Rechnungen angezeigt werden. Über die Volltextsuche finden Sie jede Rechnung sofort und können alle Details inklusive Beleg einsehen. Damit behalten Sie Ihre Faktura stets im Blick – auch unterwegs. Ja, Abrechnung2Go unterstützt Sie bei der Erstellung rechtssicherer Rechnungen nach deutschem Steuerrecht. Alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuernummer oder USt-ID sowie die Umsatzsteuer werden automatisch ergänzt. Damit sind Ihre Rechnungen GoBD-konform und können ohne Nacharbeit direkt an Ihre Kunden versendet werden. Die App sorgt zudem dafür, dass alle Rechnungen im Scopevisio Cloud ERP archiviert werden, sodass sie jederzeit nachvollziehbar und revisionssicher verfügbar sind. Ja, Abrechnung2Go bietet die Möglichkeit, sogenannte Dauerrechnungen einzurichten. Damit erstellen Sie Rechnungen für regelmäßig wiederkehrende Leistungen, wie etwa monatliche Servicegebühren, automatisch nach Ihrem festgelegten Zeitplan. Diese Rechnungen werden zuverlässig generiert und direkt aus der App versendet. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei manueller Erstellung. Auch diese Rechnungen erscheinen in Ihrer Übersicht und werden automatisch mit dem Scopevisio Cloud ERP synchronisiert. Ja, Abrechnung2Go ist sowohl im Apple App Store für iOS-Geräte als auch im Google Play Store für Android-Geräte verfügbar. Wir empfehlen mindestens iOS 11 oder Android 7 als Betriebssystem. Nach dem Download können Sie sich mit Kundennummer, E-Mail-Adresse und Passwort anmelden. Die Einrichtung ist einfach, da Ihr Administrator die App nur freischalten und Benutzerrechte zuweisen muss. Eine lange Konfiguration entfällt. So können Sie die App sofort nutzen und Ihre Rechnungen mobil bearbeiten oder erstellen – ganz ohne technisches Vorwissen. Abrechnung2Go ist sofort einsatzbereit. Sie laden die App einfach im App Store oder Play Store herunter und melden sich mit Ihren Zugangsdaten an. Voraussetzung ist eine Lizenz für die Scopevisio Hauptfunktion Organisation sowie das Add-on Abrechnung. Danach weist Ihr Administrator die entsprechenden Rechte zu, und Sie können direkt starten. Eine aufwendige Einrichtung entfällt vollständig. Zusätzlich stehen Schulungsmaterialien und der Scopevisio Support bereit, sodass Ihre Mitarbeiter die App ohne Verzögerung produktiv einsetzen können – auch ohne technische Kenntnisse. Mit Abrechnung2Go erstellen Sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD direkt auf Ihrem Tablet oder Smartphone. Wählen Sie die gewünschte Vorlage, ergänzen Sie die Daten und speichern Sie die Datei als E-Rechnung. Die App ergänzt automatisch alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, sodass Ihre Rechnungen rechtssicher sind. Anschließend können Sie sie sofort aus der App versenden. Alle erstellten E-Rechnungen werden in Ihrem Scopevisio Cloud ERP gespeichert und stehen jederzeit für weitere Verarbeitung, Prüfung oder Archivierung zur Verfügung. Abrechnung2Go verschafft Ihnen maximale Flexibilität, da Sie Rechnungen auch unterwegs schreiben und versenden können. Nach Kundenterminen erstellen Sie Rechnungen sofort vor Ort und versenden diese ohne Umwege. Sie greifen jederzeit auf offene, bezahlte oder überfällige Rechnungen zu und bleiben auskunftsfähig – auch außerhalb des Büros. Dank Vorlagen, Artikel- und Kundendaten sparen Sie Zeit bei der Erstellung. Die Synchronisation mit dem ERP-System stellt sicher, dass alle Daten aktuell sind und Ihr gesamtes Team jederzeit auf demselben Stand arbeitet. ### Finanzen2Go Ihre Controlling-App Finanzen2Go: Finanzkennzahlen mobil steuern Mit Finanzen2Go haben Sie Ihre Unternehmensfinanzen jederzeit griffbereit – ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Die App liefert Ihnen in Echtzeit Management-Dashboards zu Umsatz, Kosten, Liquidität und Offenen Posten. So treffen Sie fundierte Entscheidungen, wo auch immer Sie gerade sind und reagieren bei Bedarf sofort. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Management-Dashboards Betriebliche Kennzahlen überall abrufen Mit Finanzen2Go greifen Sie auch mobil auf Ihre wichtigsten Finanzkennzahlen zu. Das Dashboard zeigt Umsatz, Kosten, Ergebnis, Liquidität und weitere betriebliche Kennzahlen in übersichtlichen Diagrammen an. Filtern Sie nach Zeiträumen und lassen Sie sich Entwicklungen, Veränderungen und anderes mehr anzeigen. So steuern Sie Ihr Unternehmen gezielt, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Übersichtliche Diagramme zu Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität für schnellen Überblick Flexible Filterfunktionen nach Zeiträumen, damit Sie Entwicklungen gezielt vergleichen können Drill-Down-Analysen bis auf Einzeldaten, um Ursachen zu erkennen und Chancen zu nutzen Offene Posten & Fälligkeiten Automatisiert vom Angebot bis zur Rechnung Behalten Sie offene Posten und Fälligkeiten jederzeit im Blick – sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten. Finanzen2Go zeigt Ihnen in Echtzeit, welche Zahlungen ausstehen oder bald fällig sind, sodass Sie früh reagieren können. Dadurch vermeiden Sie Liquiditätsengpässe und sichern Ihre Zahlungsfähigkeit, während Sie unterwegs sind. Klare Übersicht über Debitoren- und Kreditorenposten für transparente Finanzsteuerung Echtzeit-Informationen zu offenen Rechnungen und Fälligkeiten für schnelle Reaktionen Vermeidung von Engpässen, da Sie frühzeitig auf Liquiditätsrisiken hingewiesen werden Digitale Berichtsmappe Alle Reports mobil verfügbar Mit Finanzen2Go haben Sie Ihre Berichtsmappe immer dabei, zudem wird diese automatisch aktualisiert. Sie enthält alle in Scopevisio erstellten Finanzberichte – jederzeit mobil abrufbar. So sehen Sie auf einen Blick, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt und erkennen Trends frühzeitig. Auch unterwegs treffen Sie verlässliche Entscheidungen, wenn es darauf ankommt. Automatisch aktualisierte Berichte, die Ihnen jederzeit mobil zur Verfügung stehen Zentrale Ablage aller Reports in einer Mappe für schnellen Zugriff auch unterwegs Fundierte Entscheidungsbasis, da alle Kennzahlen aktuell und übersichtlich verfügbar sind Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Finanzen2Go stellt Ihnen die wichtigsten Finanzfunktionen mobil zur Verfügung, sodass Sie auch unterwegs jederzeit den Überblick behalten. Die App bietet Ihnen klare Übersichten zu Offenen Posten und Fälligkeiten – sowohl bei Debitoren als auch bei Kreditoren – und erleichtert damit das Liquiditätsmanagement. Mahnungen können ebenso eingesehen werden wie Zahlungsverläufe. Im Management-Dashboard greifen Sie auf Kennzahlen zu Umsatz, Kosten, Ergebnis, Liquidität, Eigenkapital, Investitionen und Finanzierung zu. Alle Daten sind in Diagrammen dargestellt und lassen sich nach Zeiträumen filtern. Zusätzlich haben Sie Zugriff auf Ihre Berichtsmappe, die alle relevanten Reports bündelt. Damit liefert Finanzen2Go eine kompakte, aber umfassende Basis, um Finanzentscheidungen fundiert und zeitnah zu treffen – unabhängig davon, wo Sie gerade sind. Ja, Finanzen2Go erfüllt vollständig die aktuellen GoBD-Anforderungen. Dazu gehören eine unveränderbare Belegarchivierung, eine umfassende Versionshistorie, automatisierte Aufbewahrungsmechanismen sowie eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge. Die Software wird außerdem regelmäßig von PricewaterhouseCoopers (PwC) nach IDW PS 880 geprüft. Deshalb ist sichergestellt, dass alle Daten ordnungsgemäß und rechtssicher verarbeitet werden – eine wichtige Grundlage für gesetzliche Konformität und Unternehmensprüfungen. Finanzen2Go ist sowohl für iOS als auch für Android verfügbar. Sie finden die App im Apple App Store und im Google Play Store, außerdem ist die Nutzung über den Internet-Browser möglich. Für den Einsatz empfehlen wir mindestens iOS 11 bzw. Android 7. Unterstützt werden gängige Browser wie Safari, Chrome, Edge und Firefox. Damit sind Sie flexibel und greifen unabhängig vom Gerät auf Ihre Finanzdaten zu. So können Sie Finanzen2Go ganz nach Bedarf auf Smartphone, Tablet oder im Browser einsetzen. Finanzen2Go steht Ihnen sofort nach dem Download aus dem App Store oder Google Play Store zur Verfügung. Für die Anmeldung benötigen Sie lediglich Ihre Kundennummer, E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Die Freischaltung erfolgt durch Ihren Administrator, der Benutzerrechte in wenigen Minuten zuweist. Deshalb entfällt eine aufwändige Einrichtung. Zusätzlich helfen Schulungsmaterialien und der Scopevisio Support beim schnellen Einstieg, sodass Sie die App ohne technische Vorkenntnisse sofort produktiv nutzen können. Für die Nutzung von Finanzen2Go ist eine Basislizenz im Scopevisio Cloud ERP erforderlich, da die App als Erweiterung auf den Hauptfunktionen Organisation und Finanzen aufbaut. Ohne diese Kernlizenz ist Finanzen2Go nicht einsetzbar. Sobald die Hauptfunktionen jedoch lizenziert sind, können Sie beliebig viele Finanzen2Go-Zugänge für weitere Nutzer erwerben. Zusätzlich ist die Scopevisio2Go Basisanwendung notwendig, die die Grundlage für alle mobilen Module bildet. Dieses Modell sorgt dafür, dass sämtliche Daten auf einer zentralen Plattform verarbeitet werden und die Apps nahtlos ineinandergreifen. Dadurch profitieren Sie von einer durchgängigen Datenbasis und einem konsistenten System, das alle Finanzprozesse integriert. Finanzen2Go kostet 10,00 Euro pro Monat und Nutzer. Zusätzlich ist eine Lizenz für die Scopevisio2Go Basisanwendung erforderlich, die ebenfalls 10,00 Euro pro Monat und Nutzer kostet. Einen vollständigen Überblick über alle Preise – inklusive der Scopevisio Cloud ERP Hauptfunktionen und weiteren mobilen Apps – finden Sie auf unserer Preise-Seite. Deshalb können Sie transparent kalkulieren und genau die Module buchen, die Sie benötigen. So wissen Sie jederzeit, welche Kosten auf Ihr Unternehmen zukommen, und können die Nutzung flexibel skalieren. Ja, Finanzen2Go ist Teil der Scopevisio2Go App-Familie und lässt sich flexibel mit weiteren Modulen kombinieren. Dazu gehören beispielsweise Projektmanagement2Go, Reisekostenmanagement2Go, Vertrieb2Go, Rechnungseingangsbuch2Go oder Payment2Go. Die Scopevisio2Go Basisanwendung bildet das Fundament, auf dem Sie weitere Apps ergänzen können. So gestalten Sie Ihre mobile ERP-Umgebung passgenau nach Ihren Anforderungen. Dadurch erweitern Sie Ihre Lösung jederzeit schrittweise und nutzen genau die Module, die Ihr Unternehmen für Wachstum und Effizienzsteigerung benötigt. ### Buchhaltungssoftware Cloud-Buchhaltungssoftware für den Mittelstand Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Routineprozesse in der Buchhaltung. Scopevisio ist die professionelle Cloud-Lösung für wachsende Unternehmen im Dienstleistungssektor. Manuellen Aufwand durch KI reduzieren und Zeit gewinnnen Ortsunabhängig arbeiten und Finanzdaten in Echtzeit abrufen Individuelle Auswertungen auf Knopfdruck erstellen Mehr als Buchhaltung Basis für unternehmerische Entscheidungen Scopevisio entlastet Mitarbeitende mit Automatisierungs- und Assistenzfunktionen bei der korrekten und GoBD-konformen Buchhaltung. Gleichzeitig profitiert die Finanzleitung von Echtzeit-Berichten und individellen Auswertungen auf Knopfdruck. So sparen alle Beteiligten nicht nur Zeit, sondern treffen auch bessere Entscheidungen. Starten Sie jetzt durch – mit einer Buchhaltungssoftware, die so smart ist wie Ihr Business! Zahlen im Griff. Zeit im Plus. Moderne Cloud-Buchhaltungssoftware, wie sie sein soll Unternehmensgruppen Verwalten Sie mehrere Firmen in einer einzigen Softwareumgebung und dennoch datentechnisch voneinander getrennt. Scopevisio ist mandantenfähig und unterstützt Sie mit übergreifenden Konzernfunktionen. E-Rechnung Erstellen Sie E-Rechnungen (ZUGFeRDD/XRechnung) auf Knopfdruck – ganz einfach im Scopevisio Abrechnungsmanagement. Eingehende E-Rechnungen verarbeitet das Scopevisio Rechnungseingangsbuch automatisiert. Online Banking mit FIN-Api Integrieren Sie Ihr Online Banking nahtlos in Ihre Buchhaltung mit FIN-Api. Die automatisierten Buchungen und Zahlungsvorschläge sparen Zeit, während Sie alle Zahlungsvorgänge direkt aus der Software abwickeln können. Offene Posten Verwalten Sie Ihre offenen Forderungen und Verbindlichkeiten effizient: Scopevisio bietet eine übersichtliche Fälligkeitsanzeige und ermöglicht eine präzise Auszifferung – so behalten Sie stets den Überblick über Ihre Liquidität. Integriertes Mahnwesen Reduzieren Sie Zahlungsausfälle mit einem automatisierten Mahnwesen, inklusive individuell anpassbarer Mahnrythmen und -stufen. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Mahnprozesse effizient ablaufen und Ihr Cashflow gesichert bleibt. Berichtswesen & Controlling Generieren Sie Standardberichte wie BWA, Bilanz und GuV auf Knopfdruck und lassen Sie sich individuelle Echtzeit-Reports anzeigen. Nutzen Sie Microsoft Power BI für interaktive Dashboards und Visualisierungen.. Fokussieren Sie sichauf Ihr Kerngeschäft Wir automatisieren IhreRoutineaufgaben in der Buchhaltung Das sagen unsere Anwender Monatstsberichte reichen zur Unternehmenssteuerung nicht aus. Ich muss mir täglich und in Echtzeit ansehen können, wo wir stehen. In Scopevisio kann ich ad hoc alle möglichen Auswertungen abrufen: Tagesumsätze, Kosten, Top Kreditoren – dafür genügt ein Klick.“ Christoph Kunzmann General Manager H+ Hotel Christoph Kunzmann General Manager H Hotel Wir sind mit Scopevisio in Richtung papierloses Büro unterwegs. Aktenordner mit Eingangsrechnungen gibt es nicht mehr. Ob Auftrag, Eingangs- oder Ausgangsrechnung oder aber Schriftverkehr – bei uns ist alles digital. Patrick Reinhardt Head of Finance, Breuer Nachrichtentechnik GmbH kundenstimmen Patrick Reinhardt Breuer Nachrichtentechnik Wir sind in einer Art Filialsystem organisiert. Mit Scopevisio können wir diese Struktur einfach abbilden und volldigitalisierte, medienbruchfreie Prozesse erreichen. Björn Langer CFO Maybach Medical Group Björn Langer Maybach Medical Group Einer der Hauptvorteile von Scopevisio ist der Bezug zum Mittelstand. El-Hadi Zahri Geschäftsführer, Textbroker (Sario Marketing GmbH) Mit Scopevisio ist ein laufendes Controlling einfach möglich. Finanzkennzahlen stehen der Geschäftsführung in Echtzeit zur Verfügung. Ina Schröder Abteilungsleitung Buchhaltung, Beta Klinik Service-, Verwaltungs- und Forschungs-GmbH Dass es sich um eine Cloud Software handelt, ist ein absoluter Vorteil für uns. Im Zuge der Pandemie hat es sich etabliert, dass man auch von zu Hause aus arbeiten kann. Benedikt Jagdfeld Inhaber und Geschäftsführer, Jagdfeld Real Estate Management GmbH Effizient Im Schnitt 56 Prozent des Verwaltungsaufwandes eingesparen Transparent "Single Source of Truth" für verbesserte Datenqualität und weniger Fehler Mobil Alle Daten immer griffbereit und digital in Echtzeit abrufbar Skalierbar Scopevisio bedarfsgerecht bis hin zum ERP-System ausbauen Integriert Weitere Scopevisio Anwendungen nahtlos anbinden Kollaborativ Einfache und sichere Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei Für alle ein Gewinn Komfortabel für Mitarbeitende, effizient fürs Unternehmen Was Buchhalter:innen lieben Jahresübergreifende Buchhaltung Intergriertes System: nahtloser Wechsel zu Rebu, Anbu, Faktura Drill-Down bis auf Belegebene Automatisierter Zahlungsverkehr 90 % vorkontierte Rechnungen Was Finanzleiter:innen lieben Valide Daten in Echtzeit und höhere Transparenz Individuell modifizierbare Standardberichte und eigene Managementberichte Workflows für Rechnungsprüfung und- freigabe Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Microsoft Power BI, Excel oder anderen Reporting-Programmen Anbindung der digitalen Pliant-Kreditkarte mit automatischer Weitergabe der Belege an die Buchhaltung Persönlicher Kundenservice Wir stehen Ihnen mit kompetenter Beratung und individueller Betreuung zur Seite. Wir machen Sie zum erfahrenen Anwender Wir verstehen uns nicht nur als Softwareanbieter, sondern vor allem als langfristiger Partner unserer Kunden. Mit unserem Customer-Lifetime-Service begleiten wir Sie kontinuierlich – ob beim Onboarding oder bei der stetigen Weiterbildung. Dabei kombinieren wir digitale Formate wie zum Beispiel Videokurse mit analogen Services wie etwa Schulungen, damit Sie dauerhaft erfolgreich mit Scopevisio arbeiten. Mit der Scopeunity bieten wir Ihren eine eigene Anwenderplattform zum gemeinsamen Austausch und zur Weiterbildung an. Scopevisio Cloud-Buchhaltungssoftware Ausbaubar zur ERP-Komplettlösung Scopevisio Business Automation Platform Unsere Vorkonfiguration:Organisation, Finanzen, DMS / ECM inkl. Customer Lifetime Service Basis 67 ,20 € Netto pro Benutzer/Monat(jährlich abgerechnet) Profi-Software aus der Cloud zum fairen Preis Jederzeit flexibel anpassbar Verwenden Sie Scopevisio nach Ihren Bedürfnissen. Aufbauend auf der Scopevisio Cloud konfigurieren Sie Ihre individuelle Software. Sie bestimmen, welchen Softwareumfang Sie benötigen. Vertrauen Sie auf eine zertifizierte Cloud-Buchhaltungssoftware Entwickelt und betrieben in Deutschland TÜV-zertifiziert nach ISO 27001 Wenn Sie nach einem zuverlässigen Partner suchen, der Ihre Daten sicher und geschützt hält, sind Sie bei Scopevisio genau richtig. Mehr erfahren Rechenzentren in Deutschland Deutschland ist ein hervorragender Ort, um Ihre Daten zu speichern, denn hier profitieren Sie von strengen Datenschutzgesetzen, moderner Technologieinfrastruktur und einem stabilen Rechtssystem. Mehr erfahren Höchste Sicherheit Verschlüsselung, Rechtemanagement, automatische Backups und weitere Maßnahmen sorgen für den Schutz Ihrer Daten. Mehr erfahren FAQs Scopevisio Finanzen ist eine hochfunktionale Buchhaltungssoftware für Dienstleister im Mittelstand. Scopevisio richtet sich insbesondere an wachstumsorientierte Unternehmen, die großen Wert auf Skalierbarkeit und Transparenz legen. Unternehmensgruppen finden in Scopevisio eine zentrale, cloudbasierte Plattform für ihre Finanzprozesse. Cloud-Buchhaltungslösungen wie Scopevisio ermöglichen den ortsunabhängigen Zugriff auf alle Finanzdaten – jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät. Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen werden automatisch im Hintergrund ausgeführt, sodass keine manuelle Wartung erforderlich ist. Unternehmen sparen Investitionen in lokale Server-Infrastruktur und IT-Betreuung. Durch die zentrale Datenhaltung arbeiten Teams und Steuerberater effizient zusammen, ohne Daten hin- und her senden zu müssen. Zudem lassen sich Prozesse einfacher automatisieren, z. B. durch den Einsatz von KI zur Belegerkennung. Skalierbarkeit ist ein weiterer Vorteil: Neue Nutzer oder Funktionen können flexibel hinzugebucht werden. So wächst die Lösung mit dem Unternehmen – ohne zusätzliche IT-Projekte. Bei Scopevisio erhalten Sie Ihre Software direkt vom Herstelller – ohne Zwischenhändler oder externe Berater. Das bedeuet für Sie: direkte Kommunikation, schnelle Umsetzung und klare Zuständigkeiten. Besonders beim Onboarding profitieren Kunden von der individuellen Unterstützung durch das Scopevisio-Team. Scopevisio Finanzen lässt sich zu einem vollintegrierten Cloud-ERP-System ausbauen. Anwender profitieren somit von durchgängigen Prozessen – angefangen bei der Angebotserstellung über die Abrechnung bis zur automatischen Verbuchung. Die Integration mit Modulen wie Vertrieb, Beschaffung oder DMS/ECM schafft eine zentrale Plattform ohne Medienbrüche. Zudem zeichnet sich Scopevisio durch eine offene Schnittstelle (OpenScope) aus, über die andere Anwendungen nahtlos angebunden werden können. Ja, Scopevisio erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) vollständig. Alle Buchungsvorgänge sind nachvollziehbar protokolliert, revisionssicher archiviert und jederzeit exportierbar. Auch in Sachen Datenschutz setzt Scopevisio auf höchste Standards: Die Software ist DSGVO-konform und wird ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren betrieben. Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und ein durchdachtes Berechtigungskonzept sorgen für Sicherheit auf allen Ebenen. Regelmäßige Audits und ein umfassendes Compliance-Management gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Scopevisio legt höchsten Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten. Die Anwendung wird ein einem ISO-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland gehostet. Jegliche Datenübertragungen erfolgt verschlüsselt. Tägliche Backups und ein zuverlässiges Notfallmanagement gewährleisten die Verfügbarkeit. Die kontinuierliche Überwachung der Systeme und regelmäßige Sicherheitsupdates sorgen für umfassenden Schutz. Das Informationssicherheitsmanagementsystem der Scopevisio ist ISO 27001-zertifiziert. Scopevisio kann auf Wunsch auch in einer C5-testierten Softwareumgebung betrieben werden. Scopevisio ist als integrierte Unternehmenssoftware konzipiert – alle Module greifen nahtlos ineinander. So lassen sich viele Daten direkt aus anderen Programmbereichen in die Buchhaltung übernehmen, ohne dass Doppeleingaben nötig wären. Belege werden automatisch im Dokumentenmanagement abgelegt. Workflows ermöglichen die automatische Übergabe von Aufgaben zwischen Abteilungen, z. B. bei der Rechnungsfreigabe. Diese durchgängige Integration reduziert Fehlerquellen und sorgt für maximale Effizienz. Dank Scopevisio arbeiten Sie digital und effizient mit Ihrem Steuerberater zusammen. Mithilfe des DATEV-Exports lassen sich Buchungsdaten einfach bereitstellen. Über einen sicheren Steuerberaterzugang kann der Steuerberater jedoch auch direkt in Ihrer Software arbeiten. So entfallen doppelte Arbeitsschritte und Abstimmungsaufwände. Die Zusammenarbeit wird effizienter, transparenter und weniger fehleranfällig. Ja, Scopevisio bietet mit Scopevisio2Go eine mobile App, die auch Buchhaltungsfunktionen unterstützt. Belege lassen sich mobil erfassen und an die Buchhaltung übergeben – zum Beispiel direkt nach einem Kundentermin. Reisekosten können über die App eingereicht und geprüft werden. Dashboards und Berichte sind ebenfalls mobil einsehbar, sodass Geschäftsleitungen auch unterwegs den Überblick behalten. Die App ist für iOS und Android verfügbar und ergänzt die Desktop-Version ideal. Die monatlichen Kosten für Scopevisio hängen vom Umfang Ihrer Lizenz und weiteren Faktoren wie der Anzahl der Nutzer und der Laufzeit des Vertrags ab. Auf unserer Preise-Seite können Sie Ihre Lösung individuell konfigurieren. Basis für Scopevisio ist grundsätzlich die Hauptfunktion Organisation. Diese wird um die Hauptfunktion Finanzen ergänzt. Wir empfehlen zusätzlich die Hauptfunktion DMS/ECM für die revisionssichere Archivierung Ihrer Belege.Sinnvolle Ergänzungen sind folgende Add-Ons: Rechnungseingangsbuch Reisekosten- und Spesenmanagement Abrechnungsmanagement Online-Banking Finanzberichte-Generator Anlagenbuchhaltung Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kasse2Go Kasse2Go – Ihre digitale Kassenlösung für unterwegs Mit Kasse2Go Belege erfassen und Kassenbewegungen direkt verbuchen Mit Kasse2Go erfassen Sie Ihre Kassenbewegungen digital, sicher und jederzeit mobil. Egal ob im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder beim Kunden vor Ort – Ihre Ausgaben werden direkt erfasst, automatisch verarbeitet und im Scopevisio ERP integriert. So sparen Sie wertvolle Zeit, vermeiden Zettelchaos und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Finanzdaten. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Nahtlose ERP-Integration Kasse2Go: Kassenbewegungen in Echtzeit ins System übertragen Kasse2Go sorgt für eine direkte Synchronisierung Ihrer Kassenbewegungen mit dem Scopevisio ERP-System – vollautomatisch und in Echtzeit. Sobald ein Beleg erfasst wird, ist er unmittelbar im ERP sichtbar. Manuelle Übertragungen, doppelte Eingaben oder das Risiko von Informationsverlust gehören damit der Vergangenheit an. Die Integration schafft nicht nur Transparenz, sondern spart wertvolle Zeit in der Buchhaltung. Zudem behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre aktuelle Finanzlage, was fundierte Entscheidungen erleichtert. Besonders bei mehreren Standorten oder mobilen Teams zahlt sich dieser nahtlose Datenfluss aus. Automatische Übertragung der Daten ins ERP-System in Echtzeit Keine Doppeleingaben, keine Medienbrüche, keine Zeitverluste Immer aktuelle Finanzdaten für Ihre Buchhaltung und Auswertungen Automatisierte Datenweiterverarbeitung Einmal erfassen – mehrfach nutzen Mit Kasse2Go erfassen Sie Kassenbewegungen einmal, damit Sie sie vielfach nutzen können. Denn nach der Erfassung stehen Ihre Daten sofort für Monatsabschlüsse, Steuererklärungen, Auswertungen sowie betriebsinterne Kontrollen zur Verfügung. Die automatische Weiterverarbeitung reduziert nicht nur Fehlerquellen, sondern spart auch Zeit und sorgt gleichzeitig für einen durchgehend digitalen Ablauf. Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Arbeitsschritte, während Sie gleichzeitig die Datenqualität verbessern und eine konsistente Buchhaltung sichern. Gerade für Unternehmen mit hohem Barumsatz bedeutet das somit eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Direkte Verfügbarkeit für steuerliche und buchhalterische Prozesse Minimierung manueller Bearbeitung und Fehlerquellen Schnellere Monatsabschlüsse und Auswertungen auf Knopfdruck Revisionssicherheit & Datenschutz Mit Kasse2Go sicher dokumentieren und revisionssicher archivieren Sämtliche mit Kasse2Go erfassten Belege und Daten werden nicht nur GoBD-konform gespeichert, sondern auch revisionssicher archiviert. Denn die Archivierung erfolgt nachvollziehbar, vollständig und auf Dauer – sodass alle Daten selbst Jahre später noch einsehbar sind. Bei Bedarf, etwa bei steuerlichen Prüfungen, profitieren Sie dadurch von Transparenz sowie Rechtssicherheit. Darüber hinaus erfüllt Kasse2Go höchste Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Daten werden DSGVO-konform in einer zertifizierten Cloud in Deutschland gespeichert – verschlüsselt, geschützt und jederzeit zugänglich für berechtigte Personen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre sensiblen Informationen, während gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. Revisionssichere Speicherung aller Belege nach GoBD-Standards Schutz sensibler Daten durch DSGVO-konforme Archivierung Lückenlose Nachvollziehbarkeit bei steuerlichen Prüfungen Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die Integration von Kasse2Go in das Scopevisio ERP erfolgt automatisch und in Echtzeit. Sobald Sie eine Kassenbewegung erfassen, wird diese direkt und ohne manuelle Zwischenschritte in das System übertragen. Das heißt: Kein Nachtragen, kein händisches Kopieren und keine Medienbrüche mehr. Die Daten stehen unmittelbar für alle nachgelagerten Prozesse wie Buchhaltung, Auswertungen oder Monatsabschlüsse bereit. Darüber hinaus profitieren Sie von einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit, hoher Datenqualität und einer aktuellen Finanzübersicht – jederzeit und an jedem Ort. Ja, Kasse2Go wurde speziell für mobile Nutzungsszenarien entwickelt. Ganz gleich, ob Sie sich auf Geschäftsreise befinden, im Außendienst arbeiten oder im Homeoffice tätig sind – mit Ihrem Smartphone oder Tablet können Sie Belege sofort digital erfassen. Die Informationen werden in Echtzeit gespeichert und mit Ihrem ERP-System synchronisiert. So sparen Sie sich das spätere Nachbuchen, vermeiden Papierstapel und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Ihr Tagesgeschäft. Ja, alle Daten, die Sie mit Kasse2Go erfassen, archivieren Sie revisionssicher – gemäß den GoBD-Vorgaben und den Anforderungen des deutschen Steuerrechts. Jede Bewegung dokumentieren Sie nachvollziehbar und können sie jederzeit einsehen. Zusätzlich speichern Sie die Informationen DSGVO-konform in einer sicheren Cloud-Infrastruktur in Deutschland. Manipulationen sind ausgeschlossen. Auch bei steuerlichen Betriebsprüfungen weisen Sie lückenlos alle relevanten Informationen nach. Das schafft Vertrauen, Sicherheit und schützt vor rechtlichen Risiken. Im Gegensatz zu klassischen Kassenbüchern bietet Kasse2Go eine Vielzahl moderner Vorteile: Belege erfassen Sie digital, verarbeiten sie automatisch weiter und übertragen sie direkt ins Scopevisio ERP. So sparen Sie sich handschriftliche Einträge, vermeiden Übertragungsfehler und behalten jederzeit den Überblick über Ihre Kassenlage. Darüber hinaus erstellen Sie Auswertungen schneller und bereiten Prüfungen effizienter vor. Die ortsunabhängige Nutzung ermöglicht es Ihnen, flexibel zu arbeiten – im Büro, unterwegs oder direkt beim Kunden. Ja, alle Daten, die Sie mit Kasse2Go erfassen, archivieren Sie nicht nur revisionssicher, sondern auch vollständig – gemäß den GoBD-Vorgaben sowie den Anforderungen des deutschen Steuerrechts. Dabei dokumentieren Sie jede Bewegung nachvollziehbar, sodass Sie sie jederzeit einsehen können. Zusätzlich speichern Sie die Informationen DSGVO-konform in einer sicheren Cloud-Infrastruktur in Deutschland. Dadurch sind Manipulationen ausgeschlossen. Auch bei steuerlichen Betriebsprüfungen weisen Sie lückenlos alle relevanten Informationen nach, was Vertrauen schafft, Sicherheit bietet und vor rechtlichen Risiken schützt. Die Sicherheit Ihrer Daten hat bei Kasse2Go oberste Priorität. Sie übertragen alle Informationen verschlüsselt, archivieren sie revisionssicher und speichern sie ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ebenso selbstverständlich wie der Zugriffsschutz über Rollen- und Rechtekonzepte. Nur autorisierte Personen greifen auf sensible Daten zu. Zusätzlich sichern regelmäßige Backups und Sicherheitsupdates Ihre Buchhaltungsdaten jederzeit zuverlässig ab. ### Reisekosten2Go Reisekosten2Go Reisekosten2Go: Smarte Reisekostenerfassung für unterwegs Mit Reisekosten2Go erfassen Sie Ihre Dienstreisen ganz einfach unterwegs – ob im Zug, am Flughafen oder in der Warteschlange an der Tankstelle. Schon während der Reise können Sie sämtliche Daten eingeben, Belege abfotografieren und die Abrechnung vorbereiten – schnell, papierlos und vollständig digital. Dank der mobilen App sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Reisekosten. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Verpflegung Verpflegung mit Reisekosten2Go automatisch berechnen Mit Reisekosten2Go entfällt die mühsame Berechnung von Verpflegungspauschalen. Egal ob kurzer Kundentermin, Messebesuch oder mehrtägige Auslandsreise: Die App ermittelt den Verpflegungsmehraufwand automatisch – basierend auf Uhrzeit, Dauer und Reiseziel. Sie müssen keine Tabellen mehr durchsuchen oder Beträge manuell erfassen. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden typische Fehler bei der Abrechnung. Die automatische Berechnung ist korrekt, nachvollziehbar und entspricht allen steuerlichen Anforderungen. Auch bei komplexen Reiserouten mit mehreren Stationen arbeitet das System zuverlässig und genau. Pauschalen automatisch und gesetzeskonform nach Reiseziel und Dauer berechnen Fehlerfreie Ermittlung spart Zeit und reduziert Rückfragen in der Buchhaltung Ideal für Mitarbeitende mit wechselnden Einsatzorten und flexiblen Tagesreisen Belegscan Belege unterwegs mit Reisekosten2Go erfassen Mit Reisekosten2Go fotografieren Sie Ihre Belege direkt nach dem Erhalt – einfach per Smartphone und direkt in die App. Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Bewirtungsbelege landen sofort an der richtigen Stelle. Dank intelligenter Zuordnung lassen sich die Ausgaben sofort oder später mit der jeweiligen Reise verknüpfen. Sie sparen sich Papierberge, unnötige Nachfragen und aufwendige Nachbearbeitungen. Alle Belege werden digital archiviert, sind revisionssicher abgelegt und jederzeit nachvollziehbar. Das erleichtert nicht nur Ihre Arbeit, sondern auch die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberater. Belege direkt nach dem Kauf mit dem Smartphone fotografieren und sicher ablegen Revisionssichere Archivierung aller Belege – jederzeit digital verfügbar und nachvollziehbar Papierchaos vermeiden: Alle Quittungen zentral in einer App dokumentieren und abrufen Abrechnung Reisekosten2Go in Scopevisio ERP integrieren & weiterverrechnen Reisekosten2Go fügt sich nahtlos in Scopevisio ERP ein – inklusive direkter Anbindung an Projekte, Mandanten und Abrechnungseinheiten. Reisekosten und Spesen lassen sich auf Knopfdruck weiterfakturieren, etwa bei Beratungsleistungen oder Kundenprojekten mit verrechenbarem Aufwand. Dabei entscheiden Sie flexibel, ob eine direkte Weiterberechnung erfolgt oder zuvor ein interner Freigabeprozess eingehalten wird. So passen sich Ihre Workflows exakt an Ihre Unternehmensrichtlinien an. Das sorgt für Klarheit, reduziert manuelle Nacharbeiten und verbessert die Nachvollziehbarkeit aller Kosten – sowohl intern als auch gegenüber dem Kunden. Verrechenbare Reisen direkt aus dem ERP dem Kunden in Rechnung stellen Flexible Freigabeschritte vor Weiterfakturierung individuell konfigurierbar Volle Transparenz über alle Projektkosten durch tiefe Systemintegration Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Mit Reisekosten2Go erfassen Sie Ihre Reisen direkt unterwegs über die App. Dabei geben Sie Reisedaten wie Startzeit, Ziel und Anlass ein, fotografieren Belege und ordnen diese den Reisen zu. Die App berechnet automatisch den Verpflegungsmehraufwand auf Basis der eingegebenen Daten. So entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Abrechnung, ohne dass Sie nachträglich Belege zusammensuchen müssen. Zudem können Reisen zur Weiterfakturierung oder internen Freigabe direkt ans Scopevisio ERP übergeben werden. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Ja, mit Reisekosten2Go können Sie Belege direkt nach dem Kauf fotografieren und speichern. Die Zuordnung zur passenden Reise ist sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Alle Belege werden digital archiviert und sind revisionssicher abgelegt. So behalten Sie auch bei mehreren Reisen den Überblick und vermeiden das Verlieren oder Vergessen von Papierbelegen. Das erleichtert die Nachbearbeitung deutlich und reduziert Rückfragen aus der Buchhaltung. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Reisekosten2Go übernimmt die automatische Berechnung Ihrer Verpflegungspauschalen. Sobald Sie Abfahrtszeit, Rückkehrzeit und Ziel angeben, errechnet die App den passenden Verpflegungsmehraufwand. Dabei werden sowohl gesetzliche Vorgaben als auch tagesaktuelle Regeln berücksichtigt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Abrechnung korrekt und vollständig ist – auch bei komplexeren Reiserouten oder Auslandsaufenthalten. Das spart Zeit und sorgt für Rechtssicherheit im gesamten Prozess. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Reisekosten2Go ist vollständig mit Scopevisio ERP verbunden. Reisen und Belege lassen sich automatisiert Projekten, Mandanten oder Kostenstellen zuweisen. Nach Abschluss der Reise kann die Abrechnung direkt weiterfakturiert oder in einen Freigabeprozess überführt werden. Dank dieser nahtlosen Integration vermeiden Sie Medienbrüche und profitieren von einem durchgängigen, digitalen Workflow. Die Daten stehen sofort für die Weiterverarbeitung in Buchhaltung oder Controlling bereit. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Auch ohne Internetverbindung können Sie mit Reisekosten2Go Reisen erfassen und Belege fotografieren. Die Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei der nächsten Verbindung automatisch synchronisiert. So bleiben Sie unabhängig vom Standort oder Netzverfügbarkeit. Diese Offline-Funktionalität ist besonders praktisch für Außendienstmitarbeiter oder Reisen in Regionen mit schwacher Netzabdeckung. Ihre Daten sind sicher – und Ihre Reisekostenabrechnung bleibt lückenlos. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. Ja, alle mit Reisekosten2Go erfassten Daten und Belege werden revisionssicher im Scopevisio-System abgelegt. Das umfasst die vollständige Historie der Eingaben sowie die digitale Archivierung der Belege. Zugriffe und Änderungen lassen sich jederzeit nachvollziehen. Damit erfüllt die Lösung alle Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – sowohl intern als auch für externe Prüfer. Ihr Unternehmen ist somit bestens für Prüfungen vorbereitet. Dadurch erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Reisekostenprozesse, sondern auch die Transparenz im gesamten Unternehmen. ### Rebu2Go Rebu2Go – Rechnungsfreigabe mobil denken Schnell, sicher, effizient: Rechnungen unterwegs freigeben Mit Rebu2Go prüfen, kommentieren und genehmigen Sie Eingangsrechnungen mobil – vollständig integriert in das Scopevisio ERP-System. Kein Warten auf den nächsten Bürotag: Freigaben erfolgen direkt per App, egal ob im Zug, zwischen Terminen oder im Homeoffice. So bleibt Ihr Rechnungsworkflow stets im Fluss, Verzögerungen werden vermieden und Prozesse spürbar beschleunigt. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Rechnungsfreigabe unterwegs Rebu2Go – Mobilität ohne Kompromisse – mit voller Kontrolle Mit Rebu2Go haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre offenen Eingangsrechnungen – inklusive Belegbild, Kontierung und Historie. Ob im Meeting, auf Reisen oder im Homeoffice: Alle Informationen liegen in der App vor, sodass Sie Rechnungen direkt prüfen, kommentieren und freigeben können. Dank durchgängiger Prozessintegration bleiben Entscheidungen transparent und nachvollziehbar. Zudem reduziert sich der Bearbeitungsaufwand erheblich – ganz ohne Medienbruch und ohne Rückstaus im Rechnungsworkflow. Rechnungsprüfung in Echtzeit mit direkter App-Freigabe Kommentarfunktion für schnelle Rückfragen und Hinweise Volle Transparenz durch Zugriff auf alle Rechnungsdetails Synchron & sicher Echtzeit-Synchronisation mit Scopevisio ERP Alle Aktionen, die Sie in Rebu2Go ausführen, werden automatisch mit Scopevisio synchronisiert. Dadurch ist stets der aktuelle Stand systemweit sichtbar. Doppelte Bearbeitungen entfallen, weil alles sofort erfasst wird. Die Daten sind verlässlich, Änderungen sind nachvollziehbar. Ihre Buchhaltung arbeitet daher stets mit korrekten Informationen. So wird mobile Freigabe zu einem echten Bestandteil Ihres digitalen Rechnungsprozesses – einfach, sicher und effizient. Permanente Aktualisierung zwischen App und ERP-System Keine doppelten Bearbeitungen durch automatische Synchronisation Fundierte Entscheidungen durch aktuelle Datenlage Sicherheit mit System Zugriffsrechte und Datenschutz im Fokus mit Rebu2Go Rebu2Go sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen auf Rechnungsdaten zugreifen können. Alle Daten werden sicher übertragen, denn die Verbindung ist verschlüsselt. Nutzer melden sich mit modernen Verfahren an. Rollen steuern, wer was sehen und freigeben darf. Deshalb bleiben sensible Informationen geschützt. Die Nutzung ist DSGVO-konform und alle Aktivitäten werden nachvollziehbar dokumentiert. So behalten Sie auch unterwegs jederzeit die volle Kontrolle. Zugriff nur für berechtigte Nutzer gemäß Rollenmodell Verschlüsselte Datenübertragung für maximale Sicherheit DSGVO-konform durch revisionssichere Protokollierung Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Mit Rebu2Go greifen Sie mobil auf eingehende Rechnungen zu und können diese direkt prüfen, kommentieren und freigeben. Egal ob im Zug, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise – Sie bleiben handlungsfähig. Die App bietet alle nötigen Informationen wie Belegbild, Beträge und Kontierung. Rückfragen können direkt in der App hinterlegt werden. Dank nahtloser Anbindung an das Scopevisio ERP-System werden alle Änderungen automatisch synchronisiert. Dadurch sparen Sie Zeit, vermeiden Rückstaus und beschleunigen den gesamten Freigabeprozess – ganz ohne Medienbruch oder manuelle Umwege. Ja, Rebu2Go erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Die Anwendung arbeitet DSGVO-konform und überträgt alle Daten verschlüsselt. Nutzer authentifizieren sich über sichere Verfahren und erhalten ausschließlich Zugriff auf die Informationen, die ihrer Rolle im Unternehmen entsprechen. So wird der Schutz sensibler Daten gewährleistet und ein Missbrauch effektiv verhindert. Alle Aktionen sind revisionssicher dokumentiert und nachvollziehbar. Die Benutzerrechte lassen sich zentral verwalten, sodass auch bei wechselnden Zuständigkeiten jederzeit volle Kontrolle besteht. Rebu2Go ermöglicht es Ihnen, Rechnungen ortsunabhängig zu bearbeiten. Im Vergleich zum klassischen Büroprozess entfallen Wartezeiten und Medienbrüche. Sie müssen nicht auf Ausdrucke, Papierakten oder separate E-Mails zurückgreifen. Stattdessen prüfen Sie Rechnungen digital und in Echtzeit, direkt über Ihr mobiles Endgerät. Der gesamte Workflow bleibt durchgängig digital. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Rückfragen lassen sich sofort im Dokument hinterlegen – ganz ohne zusätzliche Kommunikationswege. Rebu2Go ist vollständig in das Scopevisio ERP-System integriert und funktioniert auf mobilen Endgeräten mit iOS oder Android. Die App wird regelmäßig aktualisiert und unterstützt moderne Authentifizierungsverfahren sowie rollenbasierte Zugriffskontrollen. Alle Daten werden in Echtzeit mit der Scopevisio-Cloud synchronisiert, sodass auch parallele Bearbeitungen jederzeit korrekt abgebildet werden. Eine separate Installation von Drittsystemen ist nicht notwendig. Durch die enge Anbindung an Scopevisio profitieren Sie zudem von einer einheitlichen Datenbasis und verlässlichen Prozessen. Die Einführung von Rebu2Go gelingt in der Regel innerhalb weniger Stunden, da die Anwendung direkt über den jeweiligen App Store heruntergeladen werden kann. Nach erfolgreicher Anmeldung mit einem Scopevisio-Zugang ist das System sofort nutzbar. Administratoren können Benutzerrechte schnell und einfach zuweisen. Eine langwierige Einrichtung entfällt vollständig. Zudem stehen Ihnen bei Bedarf Schulungsmaterialien und der Scopevisio Support zur Verfügung, sodass Ihre Mitarbeiter die App sofort produktiv einsetzen können – auch ohne technische Vorkenntnisse. Rebu2Go richtet sich an alle, die Rechnungen mobil freigeben müssen – etwa Bereichsleitungen, Projektverantwortliche oder Buchhaltungsmitarbeiter im Außendienst. Aber auch Teamleitungen profitieren davon, Prozesse nicht mehr im Büro blockieren zu müssen. Unternehmen mit dezentralen Strukturen oder hoher Reisetätigkeit können besonders stark profitieren. Der Einsatz von Rebu2Go erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit, verbessert die Zusammenarbeit und unterstützt eine effiziente, digitale Arbeitsweise – auch über Abteilungsgrenzen hinweg. ### Cloud Computing Cloud Computing Die Cloud macht Ihr Business agil und zukunftssicher Mit moderner Cloud-Software arbeiten Sie effizienter denn je. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Anwendungen und Daten. Updates, Backups und Wartung laufen automatisch, Ihre IT bleibt schlank und leistungsstark. Skalieren Sie Ihre Software flexibel nach Bedarf und profitieren Sie von höchster Sicherheit und Verfügbarkeit. Ortsunabhängigkeit Cloud Computing macht’s möglich: Das ganze Unternehmen immer dabei Arbeiten, wann und wo Sie wollen – mit Scopevisio ist Ihr Unternehmen dort, wo Sie sind. Ob unterwegs auf dem Smartphone oder an Ihrem Laptop im Büro : Greifen Sie sicher auf Ihre Daten zu, arbeiten Sie nahtlos im Team und bleiben Sie produktiv – ganz ohne technische Hürden. Arbeiten von überall – ohne Einschränkungen Einfache Zusammenarbeit in Echtzeit – unabhängig vom Standort Mobile App: Scopevisio2Go für die Nutzung auf Smartphone und Tablet Skalierbarkeit Scopevisio und Cloud Computing – wachsen Sie flexibel mit Ihrem Business Ihre Anforderungen ändern sich – Ihre IT passt sich an. Mit cloudbasierter Software skalieren Sie Ressourcen flexibel nach Bedarf: Ob neue Nutzer, erweiterte Funktionalität, zusätzliche Gesellschaft – alles mit wenigen Klicks. So bleiben Sie effizient, sparen Kosten und reagieren schnell auf neue Herausforderungen. Hohe Flexibilität: IT-Ressourcen jederzeit individuell anpassen Kosten im Griff: Sie bezahlen nur das, was Sie wirklich brauchen Schnell einsatzbereit: Skalierung ohne lange Einführungszeiten Cloudbetrieb Wartung und Updates inklusive durch die Cloud Konzentrieren Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft – wir kümmern uns um Hardware, Wartung und Updates. Dadurch sinkt Ihr IT-Administrationsaufwand. Gleichzeitig ist die Verfügbarkeit Ihrer Software immer zuverlässig gewährleistet. Und Sie arbeiten stets mit der neuesten Softwareversion, ohne komplizierte und zeitintensive Update-Projekte zu starten. Immer auf dem neuesten Stand – Neuerungen und Patches werden automatisch eingespielt Keine eigene Infrastruktur: Keine Investitionen in Hardware, keine Kapitalbindung, keine Pflege der IT-Infrastruktur Hohe Sicherheit: Scopeviso „made and hosted in Germany“, ISO-zertifiziert und befindet sich im Prozess der C5-Testierung Cloud-Sicherheit Datensicherheit in der Cloud neu gedacht – mit Cloud Computing Ihre sensiblen Geschäftsdaten werden bei Scopevisio bestmöglich geschützt. Dafür sorgen modernste Technologien und klare Sicherheitsprozesse. Verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige, redundante Datensicherung und wirksamer Schutz vor Cyberattacken – Scopevisio erfüllt höchste Sicherheitsansprüche. Das bestätigen auch externe Prüfungen: Scopevisio ist ISO-27001-zertifiziert und befindet sich im Prozess der BSI-C5-Testierung. Rechenzentrum in Deutschland: Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland Verschlüsselung: ausschließlich verschlüsselte Datenübertragung Rechtemanagement: Feingranulare Rollen- und Rechtevergabe schützt vor unbefugtem Zugriff Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio ist ein Cloud-Pionier der ersten Stunde und setzt seit 2007 auf Cloud-Technologien. Unsere Anwenderinnen und Anwender arbeiten mit einer vollständig cloudbasierten ERP-Lösung, die von Anfang als Software-as-a-Service (SaaS-Lösung) konzipiert worden ist. Die Cloud ist sozusagen Teil unserer DNA. Wir bieten ausschließlich cloudbasierte Lösungen an, um unseren Kunden maximale Skalierbarkeit und Effizienz zu ermöglichen. Dabei stehen Zuverlässigkeit, Sicherheit und Kundenorientierung im Zentrum unseres Handelns. Scopevisio erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Scopevisio schützt Ihre Unternehmensdaten durch ein mehrstufiges Sicherheitskonzept. Das Informationssicherheitsmanagement der Scopevisio ist ISO-27001-zertifiziert. Außerdem befindet sich Scopevisio im Prozess der BSI-C5-Testierung. Scopevisio setzt auf Datenspeicherung in Deutschland, um maximale Sicherheit, Verfügbarkeit und Compliance mit europäischen Datenschutzstandards zu gewährleisten. Die genutzten, zertifizierten Hochleistungs-Rechenzentren verfügen über eine moderne, ausfallsichere Infrastruktur mit redundanten Systemen und automatischen Backups. Das bestimmen ausschließlich Sie selbst! Über ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement können Administratoren granular steuern, wer welche Daten sehen und/oder bearbeiten darf. Administratoren können ebenso zusätzliche Vorgaben wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passwortrichtlinien definieren. Scopevisio Mitarbeitende haben keinen Zugriff auf Ihre Daten – es sei denn, Sie erlauben dies temporär im Supportfall. Scopevisio ist durch moderne Sicherheitsmechanismen gegen Cyberbedrohungen wie Malware, Ransomware und Brute-Force-Angriffe abgesichert. Dazu gehören Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme, regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests durch externe Spezialisten. ### Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Anlagegüter komfortabel und integriert verwalten Das Anlagevermögen ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Unternehmensbilanz. Umso wichtiger, dass Sie jederzeit den Überblick darüber behalten. Mit der Anlagenbuchhaltung von Scopevisio verwalten Sie Ihre Wirtschaftsgüter effizient und komfortabel im direkten Zusammenspiel mit der Finanzbuchhaltung. Die Software unterstützt alle gängigen Abschreibungsarten und Anlagebewegungen und bietet Ihnen einen Überblick über alle Anlagegüter in Echtzeit. Integration mit Finanzbuchhaltung Anlagegüter effizient verwalten Organisieren Sie Ihre Wirtschaftsgüter einfach und effizient mit der Scopevisio Anlagenbuchhaltung. Dank der Integration in die Finanzbuchhaltung ersparen Sie sich Doppelarbeit. Legen Sie beim Buchen einer Eingangsrechnung direkt ein Anlagegut an oder wählen Sie Buchungen zur Übernahme in die Anlagenbuchhaltung aus. Umgekehrt können Sie Abschreibungen und Bewegungen aus der Anlagenbuchhaltung einfach in die Finanzbuchhaltung übergeben. Nahtloser Datenaustausch zwischen Anlagenbuch und Hauptbuch für eine konsistente Buchführung Flexible Datenverarbeitung durch Import und Export von Anlagegütern (CSV, XLSX, GDPdU) Transparente Anlagenverwaltung mit detaillierter Anlagenkarte zu Kosten, Laufzeit und Abschreibungsart Automatische Abschreibung Abschreibungen automatisiert berechnen und verbuchen Scopevisio ermittelt die Abschreibungsbeträge automatisch auf Basis der gewählten Abschreibungsmethode und der individuellen Stammdaten des Anlageguts. Die Nutzungsdauer bestimmen Sie individuell oder mit Hilfe der hinterlegten AfA-Tabellen. Die monatlichen Abschreibungen werden periodisch verbucht, ohne dass manuelle Buchungen notwendig sind. Dadurch sparen Sie Zeit, minimieren Fehlerquellen und erhalten stets aktuelle und korrekte Werte für ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. AfA-Tabelle gemäß BMF sowie branchenspezifische AfA-Tabellen Gängige Abschreibungsarten (linear, degressiv, GWG und Sammelposten) Individuelle Abschreibungsarten in beliebiger Anzahl Finanzplanung Automatisierte Berichte und Auswertungen Mit Scopevisio behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihr Anlagevermögen. Sortierbare Inventarlisten, Anlagenzugangslisten und -abgangslisten werden automatisiert erstellt. Der Anlagenspiegel (Anlagengitter) bildet HGB-konform die Wertentwicklung der einzelnen Positionen des Anlagevermögens innerhalb des eingestellten Zeitraums ab. Übersichtliche Verwaltung aller Anlagegüter inkl. Bestands- und Inventurlisten Flexible Auswertungen durch konfigurierbare Berichte und skalierbare Anlagespiegel Integrierte Fördermittelverwaltung mit Fördergebern und individuellen Förderarten Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die Scopevisio Anlagenbuchhaltung unterstützt mittelständische Unternehmen bei der systematischen Erfassung, Verwaltung und Bewertung ihres Anlagevermögens. Dazu gehören unter anderem Gebäude, Maschinen, IT-Equipment oder der Fuhrpark. Die Software automatisiert Prozesse wie Abschreibungen, Umbuchungen, Zugänge und Abgänge und sorgt für eine lückenlose Dokumentation aller wertrelevanten Veränderungen. Das spart Zeit, minimiert Fehler und erhöht die Transparenz in der Vermögensverwaltung. Mit der Scopevisio Anlagenbuchhaltung stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher und das äußerst effizient. Die Anlagenbuchhaltung ist ein Add-on (eine Profi-Funktion) zur Hauptfunktion Finanzen. Nähere Informationen zu den monatlichen Kosten pro Nutzer erhalten Sie auf unserer Preise-Seite. Ja, die Scopevisio Anlagenbuchhaltung arbeitet nahtlos mit der Finanzbuchhaltung zusammen. Vom Anlagegut gelangen Sie sofort in die Eingangsrechnung (mit Beleg) und von dort weiter in den Prüfprozess mit seinen Kommentaren und ergänzenden Dokumenten. Abschreibungen und weitere Bewegungen werden auf Knopfdruck automatisch verbucht. Ergänzende Dokumente aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können direkt verknüpft werden. Diese Integration spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und bündelt Ihre Daten. Scopevisio unterstützt verschiedene Abschreibungsmethoden: die lineare Abschreibung, die degressive Abschreibung sowie Sonder- und Sofortabschreibungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland. Bei der Erfassung einer Anlage wählen Sie die gewünschte Methode aus, und Scopevisio berechnet automatisch die monatlichen Abschreibungsbeträge. Änderungen der Methode sind im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich. Eine detaillierte Funktionsübersicht erhalten Sie in der Scopevisio Leistungsbeschreibung. Scopevisio bietet zahlreiche Standard- und Individualberichte, z. B. Anlagespiegel (auch speziell mit Förderbeträgen), eine Inventarliste, Zugänge und Abgänge etc. Diese lassen sich individuell filtern und sortieren. So erhalten Unternehmen jederzeit eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Investitionsplanung, Bilanzvorbereitung oder interne Audits. Alle Auswertungen sind exportierbar und können prüfungssicher im integrierten DMS/ECM archiviert werden. ### Zahlungsabwicklung Zahlungsabwicklung Zahlungen im Griff – für eine stressfreie Buchhaltung Optimieren Sie Ihre Bankbuchhaltung und Ihren Zahlungsverkehr mit Scopevisio. Ihre Geschäftskonten können Sie nahtlos an die Buchhaltungssoftware anbinden – idealerweise über die Banking-Schnittstelle von finAPI. Lesen Sie Bankbewegungen einfach per Klick ein und definieren Sie Regeln, um Ihre Bankumsätze vom System vorkontieren zu lassen. So funktioniert die Verbuchung von Banktransaktionen noch einfacher und komfortabler. Zahlungsabgleich Online-Banking mit Assistenzsystemen Binden Sie Ihre Banken über finAPI an Scopevisio an. Umsätze von verschiedenen Bankkonten werden automatisiert in Ihre Software übertragen und mit offenen Rechnungen abgeglichen. Mithilfe von Regeln können Bankumsätze zu einem erheblichen Teil vorkontiert werden. Überweisungen tätigen Sie direkt aus Scopevisio heraus, ohne separate Banking-Tools zu nutzen. Automatischer Kontenabruf via finAPI und Import von camt.53- sowie PayPal-Kontoauszügen Kontoauszugsregeln zur automatischen Vorkontierung und Buchungsvorschlägen Zahlungen direkt aus der Software heraus ausführen Mahnwesen Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen Managen Sie Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten einfach und effizient. Vom umfangreichen Offene-Posten-Management über die Fälligkeitsübersicht bis zum integrierten Mahnwesen erhalten Sie alles vernetzt in einem System. Übersicht über Debitoren/Kreditoren mit Offenen Posten (Anzahl, Saldo, Fälligkeit) Automatisiertes Ausziffern und Mahnwesen mit frei definierbaren Mahnstufen und -texten (mehrsprachig) Flexibler Mahnstopp mit automatischer Aufhebung Ausgabenmanagement Digitale Firmenkreditkarten für ein effizientes Ausgabenmanagement Nutzen Sie die digitalen Firmenkreditkarten unseres Partners Pliant und vereinfachen Sie Ihre Kreditkartenabrechnung. Die nahtlose Verbindung von Pliant und Scopevisio ermöglicht einen systemübergreifenden Datentransfer und minimiert Ihren manuellen Aufwand. Nie wieder Abtippen – Daten und Belege werden täglich synchronisiert und fehlerfrei von Pliant zu Scopevisio übertragen. Kein Stress mehr am Monatsende dank automatisierter Datenübertragung Eindeutige Zuordnung von Zahlung und Beleg über eine Transaktions-ID Ein Pliant-Bankkonto für alle Kreditkarten in Scopevisio statt eines Kontos pro Karte Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die Zahlungsabwicklung in Scopevisio erfolgt direkt über das integrierte Online-Banking, z. B. mithilfe der Schnittstelle finAPI. Unternehmen können ihre Bankkonten direkt mit dem ERP-System verbinden, sodass Kontoauszüge automatisch importiert und verarbeitet werden. Offene Posten werden automatisch mit den Banktransaktionen abgeglichen – ganz ohne manuelle Zuordnung. Zahlungen lassen sich gesammelt oder einzeln über Scopevisio auslösen, autorisieren und an die Bank übermitteln. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für mehr Effizienz im gesamten Zahlungsverkehr. Die Anbindung an Onlinebanking-Dienste wie finAPI ist ein zentraler Baustein für eine automatisierte und sichere Zahlungsabwicklung mit Scopevisio. Sie ermöglicht den nahtlosen Import von Kontoauszügen und die sofortige Verarbeitung von Zahlungsein- und -ausgängen. Durch den direkten Abgleich mit der Offene-Posten-Verwaltung entfällt das manuelle Prüfen und Zuordnen von Zahlungen. Auch SEPA-Lastschriften – etwa im Debitorenbereich mit Einzugsermächtigung – lassen sich automatisiert und rechtssicher durchführen. So wird der Zahlungsverkehr zentral gesteuert und gleichzeitig deutlich beschleunigt. Scopevisio bietet ein automatisiertes Mahnwesen, das vollständig in die Zahlungsabwicklung integriert ist. Überfällige Rechnungen werden durch intelligente Workflows automatisch erkannt und können nach definierten Mahnstufen direkt aus dem System gemahnt werden – inklusive E-Mail-Versand. Das System berücksichtigt auch Teilzahlungen oder kürzliche Zahlungseingänge und verhindert damit unnötige Mahnungen. Das Ergebnis: schnelleres Forderungsmanagement, verbesserter Cashflow und deutlich weniger manueller Aufwand. Die Offene-Posten-Verwaltung in Scopevisio ist das Herzstück für eine präzise Zahlungsabwicklung. Sie sorgt dafür, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisch den passenden Zahlungen zugeordnet werden – unabhängig davon, ob es sich um Einmalzahlungen, Sammelüberweisungen oder Teilzahlungen handelt. Durch die automatische Abstimmung wird die Buchhaltung deutlich entlastet, Fehler werden reduziert und die Transparenz über Forderungen und Verbindlichkeiten steigt. Die aktuelle Liquiditätslage bleibt jederzeit im Blick. Die Integration von Pliant-Kreditkarten in Scopevisio schafft Transparenz und Kontrolle über Unternehmensausgaben – in Echtzeit. Jeder Karteneinsatz wird automatisch im System erfasst, mit Belegen verknüpft, kategorisiert und mit einem Buchungsvorschlag versehen. Damit wird nicht nur die Abrechnung vereinfacht, sondern auch die Einhaltung von Ausgaberichtlinien sichergestellt. Die Kombination aus digitaler Spesenverwaltung und automatisierter Zahlungsabwicklung sorgt für eine schlanke, regelkonforme Buchhaltung und minimiert manuelle Arbeitsschritte. Mit Scopevisio behalten Unternehmen den Überblick über alle Zahlungsvorgänge – von der Rechnung bis zur Buchung. Durch die zentrale Steuerung des Zahlungsverkehrs inklusive automatischer Kontoauszugsverarbeitung, Mahnwesen und Kreditkartenintegration werden Finanzdaten in Echtzeit verfügbar. Dashboards und Berichte sorgen für eine umfassende Sicht auf Liquidität, offene Posten und Zahlungsflüsse. So wird die Zahlungsabwicklung nicht nur effizienter, sondern auch nachvollziehbarer und audit-sicher. ### IT-Services Für Entscheider in IT-Services ERP für IT-Services – Prozesse, Transparenz und Effizienz vereint In der IT-Services-Branche steigen die Anforderungen an transparente Prozesse und effiziente Zusammenarbeit. Ob Managed Services, Beratung oder Softwareentwicklung – ohne zentrale Steuerung wird das Tagesgeschäft schnell unübersichtlich. Viele Unternehmen arbeiten mit verschiedenen Tools, die jedoch nicht durchgängig integriert sind. Die Folge: Medienbrüche, manuelle Aufwände und fehlende Auswertbarkeit. Scopevisio vernetzt Ihre Projekte, Finanzen und Kundenprozesse in einer Cloud-Plattform. Damit schaffen Sie Durchgängigkeit, Automatisierung und Transparenz für Ihre IT-Services. Für Projektleiter IT-Services Projekte steuern – digital und strukturiert Planen, steuern und überwachen Sie IT-Services-Projekte an einem zentralen Ort. Mit Scopevisio behalten Sie Aufgaben, Budgets und Ressourcen jederzeit im Blick. Die teamübergreifende Zusammenarbeit wird einfacher – und die Projektabwicklung messbar effizienter. Strukturierte Projektplanung mit Meilensteinen und Rollen Aktueller Fortschritt in Echtzeit Kommunikation und Dokumentation direkt im Projekt Für Ressourceneinsatz & Auslastung Zeit und Kapazitäten im Griff – mobil und genau Zeiterfassung ist mehr als Abrechnung: Sie schafft Planbarkeit. Mit Scopevisio dokumentieren Ihre Mitarbeitenden Zeiten direkt im Projektkontext. So erkennen Sie Überlastungen frühzeitig und optimieren Ihre Kapazitätsplanung. Mobile und webbasierte Zeiterfassung Automatischer Abgleich mit Aufgaben und Budgets Echtzeitübersicht für Planung und Abrechnung Für die Finanzabwicklung Automatisierte Abrechnung – weniger Aufwand, mehr Klarheit Verrechnen Sie Leistungen direkt aus dem Projekt. Mit Scopevisio erstellen Sie automatisch korrekte Rechnungen – ohne Excel, ohne Kopieren, ohne Zeitverlust. Auch die Buchhaltung läuft digital und GoBD-konform. Automatische Faktura aus Projektdaten Integration in die Finanzbuchhaltung Übersicht über Erlöse, Budgets und offene Posten Für Dokumentation & Informationszugriff Cloudbasiertes Dokumentenmanagement – alles an einem Ort Verlieren Sie keine Zeit mit Suchen. In Scopevisio finden Sie Verträge, Dokumentationen, Supportvereinbarungen und Angebote zentral und revisionssicher gespeichert. Strukturierte Ablage nach Kunden oder Projekten Rechtebasierter Zugriff für Teams Versionshistorie und schnelle Volltextsuche Für datengestützte Entscheidungen Dashboards & Berichte – alles Wichtige auf einen Blick Wichtige KPIs, Projektstatus, Umsatzentwicklung oder Auslastung: Mit Scopevisio erkennen Sie Trends und Engpässe frühzeitig – datenbasiert und präzise. Individuelle Dashboards für Ihre IT-Services Auswertungen zu Projekt-, Umsatz- und Zeitdaten Berichte exportierbar für Controlling & Kunden Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Weil es typische Medienbrüche in IT-Services auflöst: Projekte, Finanzen und Dokumente laufen in einer Plattform zusammen – das reduziert Aufwand und erhöht die Transparenz. Projektmanagement, Zeit- und Leistungserfassung, Abrechnung, DMS und Reporting. Entscheidend ist die Integration aller Prozesse auf einer Plattform. Alle Projektzeiten fließen direkt in die Faktura. Das System erstellt automatisch korrekte Rechnungen und reduziert manuelle Fehlerquellen. Scopevisio hostet in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Ihre Daten sind DSGVO-konform geschützt und rollenbasiert zugreifbar. Dank vorkonfigurierter Module und professioneller Begleitung können viele IT-Services innerhalb weniger Wochen starten. ### Unternehmensberater ERP für Unternehmensberater Die Realität vieler Unternehmensberater Ob Strategieentwicklung, Prozessoptimierung oder Change Management – Unternehmensberater bringen Struktur in andere Unternehmen. Gleichzeitig wächst intern der Druck, eigene Abläufe effizient zu organisieren. Projekte laufen parallel, Kundenerwartungen steigen, und der administrative Aufwand nimmt zu. Oft kommen dabei verschiedene Tools zum Einsatz – für Zeiterfassung, Abrechnung, Aufgaben oder Dokumente. Doch ohne zentrale Plattform entstehen Lücken, Informationsverluste und unnötiger Mehraufwand. Genau hier setzt Scopevisio an: Mit einer integrierten ERP-Lösung, die speziell auf die Anforderungen in der Beratungsbranche abgestimmt ist. Für Projektmanager Projektmanagement & Aufgabenverteilung – Struktur in jedem Projekt Gut geplante Projekte sind die Basis erfolgreicher Beratungsarbeit. Mit Scopevisio lassen sich Projekte übersichtlich strukturieren, Aufgaben zuweisen und Fortschritte in Echtzeit verfolgen. So behalten Sie jederzeit den Überblick – auch wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Übersichtliche Projektstruktur mit Phasen und Zuständigkeiten Echtzeit-Überblick über Aufgaben und Fortschritt Zentrale Kommunikation direkt im Projekt Für den Leistungsnachweis Zeiterfassung & Ressourcenplanung – Planungssicherheit für Ihre Auslastung Wenn Zeit ein entscheidender Faktor für die Abrechnung ist, braucht es präzise Erfassung und übersichtliche Planung. Mit Scopevisio dokumentieren Ihre Mitarbeitenden Zeiten direkt im System – mobil, am Desktop oder automatisch über Projektzuweisungen. Einfache, projektbezogene Zeiterfassung Automatischer Abgleich mit Projektfortschritt und Budgets Grundlage für eine präzise Abrechnung Für den Unternehmenserfolg Finanzbuchhaltung & Abrechnung – Alles im Blick, ohne Excel Finanzen sind das Rückgrat jeder erfolgreichen Beratung. Scopevisio verbindet Projektarbeit und Buchhaltung, sodass alle Kosten, Rechnungen und Umsätze automatisch zusammenlaufen – ohne Medienbrüche und mit deutlich weniger manuellem Aufwand. Automatisierte Rechnungsstellung aus Projektdaten Direkter Überblick über Budget und Kosten Integrierte, revisionssichere Buchhaltung Für Finden statt suchen Dokumentenmanagement & Vertragsverwaltung – Alles an einem Ort Verträge, Angebote, Präsentationen oder Rechnungen: In Scopevisio legen Sie alle Dokumente zentral ab, verwalten Versionen und verknüpfen sie direkt mit Projekten oder Kunden. So bleibt alles auffindbar – ohne langes Suchen. Zentrale Ablage aller Dokumente im System Direkte Verknüpfung mit Projekten und Kunden Schnelle Suche und strukturierter Zugriff Für erfolgreiche Projekte Dashboards & Reporting für Unternehmensberater – Die Zahlen, die wirklich zählen Wer viele Projekte betreut, braucht den Überblick – in Echtzeit und auf den Punkt. Mit Scopevisio sehen Sie wichtige KPIs, Budgets, Auslastung und Projektstände auf einen Blick. Und wenn nötig, exportieren Sie Berichte mit wenigen Klicks. Echtzeit-KPIs im Dashboard Frühzeitige Erkennung von Engpässen Exportierbare Reports für internes und externes Reporting Wolf-Heinrich WerlingCo-Founder & Managing Director, Radial GmbH Scopevisio ist genau das Tool, welches wir benötigen, um unseren ganzheitlichen data-first Beratungsansatz auch intern zu verwirklichen. Dirk BurghausGeschäftsführer, RBSR GmbH & Co. KG Wir benötigen eine einzige, zentrale Arbeits- und Informationsplattform. Sie sollte alle wichtigen Projektinformationen integrieren und diese auf Knopfdruck abrufbar machen. Alfons GeelhoedGeschäftsführer, GGT Consulting & Projects GmbH Für uns als Beratungsunternehmen ist es eine Notwendigkeit, dezentral arbeiten zu können und dabei den vollen Zugriff auf unsere Unternehmenssysteme zu haben. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Eine ERP-Software lohnt sich, weil sie alle wichtigen Geschäftsprozesse in einer zentralen Lösung zusammenführt. So sparen Beratungsunternehmen Zeit, reduzieren Fehler und behalten jederzeit den Überblick über Projekte, Finanzen und Ressourcen. Wichtige Funktionen sind Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung, Dokumentenmanagement und Reporting. Denn nur wenn alles miteinander verknüpft ist, lassen sich Beratungsprojekte effizient und transparent steuern. Durch die Verknüpfung von Zeiterfassung und Projektfortschritt erstellt das System automatisch korrekte Rechnungen. So wird der Abrechnungsprozess schneller, transparenter und fehlerfrei – vom Projektstart bis zur Zahlung. Mit Scopevisio sind Ihre Daten nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt. Die Cloud-Server stehen in Deutschland und erfüllen alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit gemäß DSGVO. Das hängt von Ihrem Startumfang ab. Viele Beratungsunternehmen können schon nach wenigen Wochen produktiv arbeiten, da Scopevisio intuitiv bedienbar ist und bei der Einführung professionell begleitet wird. ### Vertriebsprozess Vertriebsprozess Bauen Sie eine starke Sales-Pipeline auf und schließen Sie Deals erfolgreich ab Mit Scopevisio erhält Ihr Vertrieb das perfekte Tool, um Leads zu qualifizieren, Opportunities zu managen und Abschlüsse zu erzielen. Scopevisio unterstützt den Vertriebsprozess umfassend, indem es alle Phasen – von der Leadgenerierung bis zum Verkaufsabschluss – auf einer zentralen Plattform abbildet. Behalten Sie den gesamten Customer Lifecycle im Blick und strukturieren Sie Ihren Vertriebsprozess effizient – für mehr Umsatz und Wachstum. Chancen erkennen Leads effizient qualifizieren – mit der BANT-Methode Damit Ihr Vertriebsprozess strukturiert abläuft, bewertet Scopevisio Leads anhand der BANT-Kriterien – also Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf und Zeitpunkt der Kaufentscheidung. Auf Basis des Scorings werden automatisch passende Folgeaktivitäten angestoßen. So konzentriert sich Ihr Vertriebsteam auf die relevantesten Chancen und arbeitet gleichzeitig effizienter und zielgerichteter. Gezielt entwickeln: Verkaufschancen bis zum Abschluss steuern Zentral verwalten: Aktivitäten & Kontakte im Blick behalten Richtig reagieren: Zum passenden Zeitpunkt Maßnahmen ergreifen Strukturierter Prozess Effizientes Opportunity-Management im Vertriebsprozess Mit Scopevisio steuern Sie Ihre Verkaufschancen gezielt bis zum Abschluss. Die Software unterstützt Ihr Vertriebsteam bei der strukturierten Verwaltung von Leads, Opportunities, Angeboten und Terminen – inklusive lückenloser Nachverfolgung im Sales Funnel. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Aktivitäten und Interaktionen, um zum richtigen Zeitpunkt gezielt zu handeln und Ihre Abschlüsse effizient voranzutreiben. Gezielt zum Abschluss: Verkaufschancen strukturiert im Sales Funnel begleiten Alles im Blick: Leads, Angebote und Termine zentral verwalten Clever reagieren: Kundenkontakte zur richtigen Zeit aktiv bearbeiten Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Damit Sie jederzeit den Überblick behalten, bietet Scopevisio eine übersichtliche Sales-Pipeline, in der alle Verkaufschancen strukturiert dargestellt sind. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, in welcher Phase sich jede Opportunity befindet. Gleichzeitig können Sie Prioritäten gezielt setzen, Zuständigkeiten klar definieren und Ihre Vertriebsprozesse datenbasiert steuern – für maximale Transparenz und bessere Entscheidungen. Um reibungslose Abläufe sicherzustellen, bildet Scopevisio den gesamten Vertriebsprozess in klar definierten Schritten ab – von der ersten Kontaktaufnahme über die Qualifizierung bis hin zum Abschluss. Durch diese standardisierten Workflows arbeiten alle Beteiligten nach dem gleichen Prozessmodell, was nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch Fehlerquellen reduziert und Übergaben vereinfacht. Damit Sie Interessenten gezielt ansprechen und Bestandskunden systematisch pflegen können, stellt Scopevisio ein integriertes Kampagnenmanagement bereit. Dabei selektieren Sie direkt in der Software passende Zielgruppen und versenden anschließend personalisierte Mailings – ganz einfach per Klick. So werden Marketing und Vertrieb sinnvoll miteinander verknüpft, wodurch Sie einerseits neue Leads generieren und andererseits langfristige Kundenbeziehungen stärken. Ein zentraler Bestandteil jedes erfolgreichen Vertriebsprozesses ist die Qualifizierung von Leads. In Scopevisio geschieht dies auf Basis des BANT-Modells, das vier entscheidende Kriterien berücksichtigt: Budget, Authority (Entscheidungskompetenz), Need (Bedarf) und Timing. Dadurch erkennt Ihr Vertriebsteam schnell, welche Kontakte echtes Potenzial haben – und kann seine Ressourcen auf die vielversprechendsten Chancen konzentrieren. Scopevisio vereinfacht die Angebotserstellung erheblich, indem es auf vorhandene Kontaktdaten, Produkte und Textbausteine zurückgreift. Angebote lassen sich zeitsparend und im Corporate Design erstellen – und direkt in den Vertriebsprozess einbinden. So entsteht ein durchgängiger Workflow ohne Medienbrüche, der die Kommunikation mit dem Kunden professionell und konsistent gestaltet. In Scopevisio können Sie für einen Kontakt mehrere Vertriebsprojekte anlegen. Derselbe Kontakt kann in verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen haben. In Vertriebsprojekten werden die Rollen Lead und Interessent abgebildet. Sobald der Interessent das Angebot annimmt, wird er zum Kunden und das Vertriebsprojekt wird in ein Kundenprojekt überführt. ### Vertriebsprojekt Kontakt- und Projektakte im Vertriebsprojekt 360°-Sicht auf Ihre Vertriebsaktivitäten Bündeln Sie alle Vertriebsinformationen an einer Stelle – für mehr Transparenz und bessere Zusammenarbeit im Vertriebsteam. Ob Gesprächsnotizen, E-Mails, Aufgaben oder Angebote – in Scopevisio bildet das Vertriebsprojekt die Klammer um all Ihre Daten. So haben Sie jederzeit eine einheitliche und stets aktuelle Sicht auf Leads und Interessenten und können Ihre Opportunities zielgerichtet zum Abschluss führen. Vertriebsprojekt Alle Vertriebsdaten auf einen Blick im Vertriebsprojekt BANT-Klassifikation, Wettbewerbsumfeld, Korrespondenz, Angebote und vieles mehr: Alle vertriebsrelevanten Informationen finden sich im Vertriebsprojekt – für mehr Transparenz und eine bessere Übersicht im Team. Das Vertriebsprojekt bildet die verschiedenen Rollen eines Kontakts ab (Lead, Interessent, Kunde) und begleitet den gesamten Vertriebsprozess bis zum Geschäftsabschluss. Optimierter Vertriebsprozess dank zentraler Datenhaltung Informationen schneller finden mit der Volltextsuche Bessere Zusammenarbeit durch gleichen Informationsstand Kontaktakte Die 360°-Sicht auf Ihre Kontakte In Scopevisio ist jede Information nur einen Klick entfernt. Switchen Sie von der Projektsicht (Vertriebsprojekt) einfach in die Kontaktsicht: In der virtuellen Kontaktakte laufen alle Informationen und Interaktionen aus verschiedenen Quellen und Kanälen zusammen. Ob Kontaktdaten, E-Mails oder Dokumente: Sie haben jederzeit Zugriff auf die komplette Kontakthistorie – egal, ob im Büro, aus dem Home-Office oder unterwegs. jederzeit schnell und kompetent auskunftsfähig Suchzeiten reduzieren und Fehlerquellen minimieren Ortsunabhängiger Zugriff mit der App Scopeviso2Go Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Ein Vertriebsprojekt in Scopevisio ist eine digitale Akte für einen Interessenten (Opportunity). Darin werden alle vertriebsrelevanten Informationen, Aktivitäten und Dokumente zu einem Interessenten zentral gebündelt. Das Vertriebsprojekt bildet die verschiedenen Rollen eines Kontakts ab (Lead, Interessent, Kunde) sammelt alle Belege (Potenziale, Angebote) und begleitet den gesamten Vertriebsprozess bis zum Abschluss. Ein zentrales Merkmal eines Vertriebsprojekts in Scopevisio ist die vollständige Bündelung aller relevanten Informationen und Dokumente an einem Ort. Vom ersten Kontakt über die Leadbewertung bis hin zur Angebotserstellung wird jeder Schritt lückenlos dokumentiert. Dadurch behalten Vertriebsteams jederzeit den Überblick – ohne Medienbrüche oder Informationsverluste. Ja, das ist problemlos möglich. Scopevisio erlaubt die parallele Verwaltung mehrerer Vertriebsprojekte pro Kontakt. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Interessent mehrere Produkte oder Dienstleistungen gleichzeitig in Betracht zieht. So lassen sich unterschiedliche Verkaufschancen individuell steuern und gezielt verfolgen. Ein Vertriebsprojekt in Scopevisio schafft eine intelligente Verknüpfung zwischen der Kontaktakte – also allen Informationen, Aktivitäten und Dokumenten zum jeweiligen Unternehmen oder Ansprechpartner – und der Vertriebsakte, die sich auf die konkrete Verkaufschance bezieht. Beide Perspektiven sind miteinander verzahnt und bieten eine vollständige Sicht auf den gesamten Vertriebsprozess. Zur effektiven Zusammenarbeit bietet Scopevisio ein integriertes Aufgabenmanagement und umfassende Kalenderfunktionen, die Bestandteil der zentralen Organisationsfunktion sind. Aufgaben können projektspezifisch zugewiesen, Fristen verwaltet und Teamkalender synchronisiert werden. So bleibt jeder im Team informiert und die Bearbeitung von Vertriebsprojekten verläuft koordiniert und effizient. Auf Basis der erfassten Projektdaten lassen sich automatisierte Verkaufsprognosen (Forecasts) sowie aussagekräftige Berichte für das Vertriebscontrolling erstellen. Diese ermöglichen eine datenbasierte Steuerung Ihrer Vertriebspipeline und liefern wertvolle Einblicke in Erfolgswahrscheinlichkeiten, Umsatzpotenziale und Verkaufschancen – direkt aus dem Vertriebsprojekt heraus. ### Vertriebsautomatisierung Vertriebsautomatisierung Mehr Deals statt Datenpflege Mehr Zeit für das, was zählt: Mit Scopevisio automatisieren Sie lästige Routineaufgaben in Vertrieb, reduzieren den manuellen Aufwand und schaffen Transparenz über alle Vertriebsphasen. Entlasten Sie Ihr Vertriebsteam bei administrativen Tätigkeiten – und schaffen Freiraum für das Wesentliche: die Gewinnung neuer Kunden. Neukundengewinnung Lead- und Opportunitymanagement effizient vereinfachen Mit Scopevisio gelingt der Einstieg in die Vertriebsautomatisierung besonders einfach: Leads aus unterschiedlichen Quellen – zum Beispiel von Ihrer Website oder aus Vorsystemen – werden automatisch übernommen und zentral in der Software erfasst. Anschließend erfolgt die Qualifizierung mithilfe der bewährten BANT-Methode, wobei ein intelligentes Lead-Scoring zum Einsatz kommt. Abhängig vom erreichten Score lassen sich definierte Folgeaktivitäten automatisch auslösen – etwa ein Anruf oder eine E-Mail. So wird aus jedem Kontakt ein systematisch entwickelter Vertriebsprozess. Zentrale Lead-Erfassung: Automatischer Import aus Website und Vorsystemen Effiziente Bewertung: Lead-Scoring auf Basis der BANT-Methode Automatisierte Folgeprozesse: Nächste Schritte starten je nach Score automatisch Belegerstellung Automatisiert vom Angebot bis zur Rechnung Mit Scopevisio erstellen Sie Angebote im Corporate Design mit nur wenigen Klicks – direkt auf Basis vorhandener Daten, hinterlegter Textbausteine und Produktkataloge. Dabei greifen Sie auf vordefinierte Vorlagen zurück, die die Erstellung beschleunigen und vereinfachen. Bereits eingetragene Positionen werden automatisch in nachgelagerte Belege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen übernommen – ganz ohne erneute Eingabe. So entsteht ein durchgängiger, effizienter Vertriebsprozess als Teil Ihrer Vertriebsautomatisierung. Schnelle Angebotserstellung: Mit Vorlagen und vorhandenen Daten in wenigen Klicks zum fertigen Dokument Durchgängige Prozesse: Nahtlose Übergabe von Positionen an Folgebelege wie Rechnungen Weniger Aufwand: Keine Doppeleingaben – einmal gepflegte Daten sind automatisch übernommen Vertriebscontrolling Automatisierte Berichte und Dashboards Ein leistungsfähiges Vertriebscontrolling ist ein zentraler Bestandteil moderner Vertriebsautomatisierung. Mit Scopevisio erstellen Sie Verkaufsprognosen und Forecasts automatisch – basierend auf gewichteten Abschlusswahrscheinlichkeiten aus Ihren Potenzialen und Angeboten. In Verbindung mit Power BI lassen sich daraus übersichtliche Dashboards und interaktive Diagramme erzeugen, die sich per Knopfdruck aktualisieren lassen. Auf diese Weise behalten Vertriebsleiter:innen jederzeit den Überblick über Umsatzentwicklungen, Pipeline-Status, Top-Deals und vieles mehr. Automatische Verkaufsprognosen: Forecasts aus gewichtetem Lead- und Angebotsvolumen Aktuelle Dashboards: Reports und Diagramme per Knopfdruck aktualisieren Volle Transparenz: Überblick über Vertriebspipeline, Umsätze und Top-Deals in Echtzeit Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio unterstützt den Vertrieb durch die (Teil-) Automatisierung von manuellen Aufgaben – sei es bei der Leadverwaltung, der Angebotserstellung oder der Erstellung von Forecasts und Berichten. Ziel ist es, Routineaufgaben zu minimieren, Fehlerquellen zu reduzieren und dem Vertriebsteam mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu verschaffen. Durch Vertriebsautomatisierung lassen sich Leads automatisch aus verschiedenen Quellen wie Ihrer Website, Online-Formularen oder externen Vorsystemen erfassen. Anschließend erfolgt die Qualifizierung der Leads durch ein standardisiertes Scoring-Modell, beispielsweise anhand der BANT-Methode. Basierend auf dem Score können vordefinierte Folgeaktivitäten – wie etwa ein Anruf oder eine E-Mail – automatisch ausgelöst werden. Mit Hilfe von Vertriebsautomatisierung lassen sich Zielgruppen direkt aus dem System heraus selektieren. Auf dieser Basis können automatisierte E-Mail-Kampagnen geplant, personalisiert und versendet werden – ganz ohne manuelles Eingreifen. Dadurch wird die Kundenkommunikation effizienter, gezielter und skalierbarer – und Ihre Vertriebsteams gewinnen wertvolle Zeit. Die Erstellung von Angeboten kann durch Vertriebsautomatisierung erheblich beschleunigt werden. So greifen Sie auf hinterlegte Vorlagen, Kontaktdaten, Artikel und Textbausteine zurück und generieren in wenigen Klicks professionelle Angebote im Corporate Design. Diese lassen sich zudem nahtlos in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen überführen – ohne erneute Dateneingabe. Auch die Terminorganisation profitiert deutlich von Vertriebsautomatisierung. Durch den automatischen Abgleich von Kalendern und Verfügbarkeiten lassen sich Meetings effizient koordinieren – sowohl intern als auch mit Kund:innen. Das spart nicht nur Abstimmungsaufwand, sondern verbessert auch die Reaktionszeit im Vertriebsalltag. Im Rahmen der Vertriebsautomatisierung sorgt ein zentrales Kontaktmanagement dafür, dass Dubletten automatisch erkannt und vermieden werden. Gleichzeitig werden neue Kontakte intelligent den richtigen Firmen oder Vorgängen zugeordnet. Das sorgt für eine höhere Datenqualität und verbessert die Grundlage für personalisierte Ansprache und Vertriebsaktionen. Vertriebsautomatisierte Systeme wie Scopevisio erstellen Verkaufsprognosen und Forecasts automatisch – auf Basis gewichteter Abschlusswahrscheinlichkeiten aus bestehenden Leads und Angeboten. Durch die Integration mit Tools wie Power BI können zudem interaktive Dashboards erstellt werden, die auf Knopfdruck aktualisierbar sind. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Umsätze, Verkaufspipeline und Erfolgsquoten. Dank offener Schnittstellen – beispielsweise über die API OpenScope – können bestehende Systeme wie CRM-, Marketing- oder Support-Lösungen problemlos angebunden werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Datenfluss ohne Medienbrüche, der eine ganzheitliche Vertriebsautomatisierung über alle Abteilungen hinweg ermöglicht. ### Rechnungsverarbeitung Mit Software automatisierte Rechnungsverarbeitung Profitieren Sie von einer effizienten und fehlerfreien Rechnungsverarbeitung Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung von Scopevisio profitieren Sie von einer effizienten, fehlerfreien und rechtskonformen Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Mit der nahtlosen Integration in das Scopevisio ERP-System gewinnen Unternehmen mehr Zeit für strategische Aufgaben, während gleichzeitig die Compliance sichergestellt und der gesamte Rechnungsprozess optimiert wird. Für den Rechnungserfasser Maximale Effizienz bei der Rechnungserfassung Machen Sie sich die fortschrittliche OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zu Nutze, um alle relevanten Rechnungsdaten automatisch zu extrahieren. So werden wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Steuersatz erfasst und sofort auf ihre Richtigkeit überprüft. Dieser automatisierte Prozess garantiert eine fehlerfreie Datenübernahme, die Ihre Buchhaltung effizient und präzise gestaltet. Fehlerfreie Datenextraktion durch OCR-Technologie: OCR-Technologie extrahiert automatisch alle relevanten Rechnungsdaten, wodurch Fehler bei der Erfassung vermieden werden. Direkte Validierung und Plausibilitätsprüfung: Rechnungsdaten werden sofort auf Korrektheit geprüft, um Fehler zu verhindern. Automatische Anpassung an gesetzliche Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung: Die Lösung verarbeitet Rechnungen automatisch nach den geltenden gesetzlichen Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung. Für den Buchhalter Nahtlose Integration ins ERP-System Nach der Validierung werden die Rechnungen automatisch in der Finanzbuchhaltung verbucht. Scopevisio sorgt für eine korrekte und schnelle Buchung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, wobei alle relevanten Konten und Kostenstellen automatisch zugeordnet werden. So entfällt die manuelle Eingabe von Buchungsinformationen, was den Buchungsprozess optimiert und Fehlerquellen vermeidet. Automatische Zuordnung der Buchungskonten und Kostenstellen: Die Buchungskonten und Kostenstellen werden automatisch zugewiesen, was den Buchungsprozess beschleunigt. Fehlerfreie und schnelle Verbuchung in Echtzeit: Rechnungen werden in Echtzeit fehlerfrei und schnell verbucht, ohne manuelle Eingriffe. Direkte Integration in das Scopevisio ERP-System für eine konsistente und transparente Finanzbuchhaltung: Die Lösung ist direkt ins ERP-System integriert, was eine lückenlose und transparente Buchhaltung ermöglicht. Für den Freigabeberechtigten Schnelle Genehmigung und Freigabe durch automatisierte Workflows Die Lösung ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Jede Rechnung durchläuft vordefinierte Workflows, die den entsprechenden Prüf- und Freigabeprozessen zugeordnet werden. Dies sorgt für eine hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Freigabeschritte, gleichzeitig werden Verzögerungen minimiert und Genehmigungsprozesse beschleunigt. Automatisierte Workflows für die Rechnungsfreigabe: Genehmigungsprozesse werden automatisch gesteuert, was den Freigabeablauf beschleunigt. Einfache Nachverfolgbarkeit von Genehmigungen und Prüfungen: Alle Freigaben und Prüfungen sind transparent und jederzeit nachvollziehbar. Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen zur Vermeidung von Verzögerungen: Automatische Erinnerungen und Eskalationen stellen sicher, dass keine Freigabeprozesse verzögert werden. Für mehr Rechtssicherheit Rechtskonforme Aufbewahrung und schneller Zugriff Die vollautomatisierte Archivierung aller Rechnungen sorgt für eine rechtskonforme Aufbewahrung und ermöglicht jederzeit einen schnellen Zugriff auf vergangene Rechnungen. So erfüllt Scopevisio nicht nur die Anforderungen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, sondern sorgt auch dafür, dass alle Rechnungen sicher und transparent archiviert werden. Rechtssichere Archivierung: Alle Rechnungen werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sicher archiviert, wodurch Unternehmen jederzeit die Einhaltung der Vorschriften nachweisen können. Schneller Zugriff: Dank der automatisierten Archivierung können vergangene Rechnungen jederzeit schnell und einfach aufgerufen werden, ohne lange Suchzeiten. Transparente Dokumentation: Die transparente Archivierung sorgt dafür, dass alle Rechnungen lückenlos dokumentiert sind, was Audits und Prüfungen vereinfacht. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Dank moderner OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden alle relevanten Daten aus Rechnungen automatisch extrahiert und in das System übertragen. Dies umfasst Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Fälligkeit, die sofort auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Die Automatisierung von Rechnungsprozessen erhöht die Effizienz, reduziert Fehler und sorgt für eine rechtssichere Verarbeitung. Unternehmen sparen Zeit und können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, während gleichzeitig die Compliance gewahrt bleibt. Ja, die Lösung gewährleistet eine hohe Sicherheit, indem sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine transparente Archivierung aller Rechnungen ermöglicht. Dadurch wird das Risiko von Fehlern oder Compliance-Verstößen erheblich reduziert. Ja, die Lösung ist vollständig in das Scopevisio ERP-System integriert und ermöglicht eine nahtlose Buchung und Archivierung von Rechnungen direkt im Finanzmodul. Unsere Lösung erfüllt alle relevanten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der ZUGFeRD- und XRechnung-Formate, um die ordnungsgemäße Archivierung und Übermittlung von Rechnungen sicherzustellen. Durch die schnellere Bearbeitung von Rechnungen und die automatische Zahlungsvorschläge können Unternehmen ihre Zahlungen termingerecht durchführen und dadurch ihren Cashflow besser steuern. ### Konzernfunktionen Konzernfunktionen und Konsolidierung in der ERP-Software Automatisierte Finanzprozesse für den Mittelstand – Nahtlose Integration von Konzernfunktionen und Konsolidierung Optimieren Sie Ihre Finanzprozesse durch die einfache Integration von Konzernfunktionen und Konsolidierungen in Ihr ERP-System. Unsere Lösung vereinfacht die Konsolidierung Ihrer Konzernbilanz und P&L-Abschlüsse, sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung und garantiert Compliance mit internationalen Rechnungslegungsvorschriften wie IFRS, HGB oder US-GAAP. Für eine effiziente Finanzverwaltung Saldenabgleiche zwischen Intercompany - Personenkonten Optimieren Sie Ihre Intercompany-Abstimmungen durch den automatisierten Saldenabgleich zwischen den Intercompany-Personenkonten. Das ERP-System sorgt dafür, dass alle offenen Posten und Transaktionen zwischen Tochtergesellschaften und dem Mutterunternehmen in Echtzeit abgeglichen und korrekt verbucht werden. Dies reduziert Fehler und garantiert eine fehlerfreie Buchführung. Fehlerreduktion: Automatisierte Saldenabgleiche eliminieren menschliche Fehler und steigern die Buchungsgenauigkeit. Volle Transparenz: Jeder Abgleich ist klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar – für interne und externe Prüfungen. Revisionssicherheit: Alle Abgleiche werden revisionssicher protokolliert, um Compliance-Vorgaben zu erfüllen und Prüfprozesse zu vereinfachen. Für die Zusammenarbeit mit Tochterunternehmen Automatisierte Weiterberechnung an Tochterfirmen Berechnung von Darlehenszinsen, internen Gebühren und weiteren Verrechnungen werden durch das ERP-System effizient durchgeführt. Die automatische Berechnung von Transferpreismodellen und internen Verrechnungen sorgt für eine präzise, fehlerfreie und schnelle Abwicklung der internen Abrechnungen. Die Lösung ist flexibel und passt sich den individuellen Unternehmensrichtlinien an. Automatische Berechnungen: Interne Verrechnungen werden direkt im System berechnet und gebucht, ohne manuelle Eingriffe. Schnelle und präzise Abwicklung: Reduzieren Sie die Bearbeitungszeit und steigern Sie die Effizienz des Abrechnungsprozesses. Flexible Anpassung: Berechnungsregeln für interne Verrechnungen lassen sich leicht an spezifische Unternehmensbedürfnisse anpassen. Für Unternehmen mit komplexer Konzernstruktur Zentralisierte Verwaltung von Daten und automatisierte Konsolidierung Ob Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder verschiedene Geschäftsbereiche – mit unserem ERP-System bündeln Sie alle relevanten Finanzdaten und stellen diese in einer übersichtlichen, konsolidierten Ansicht zur Verfügung. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Unternehmensbereiche. Die Konsolidierung Ihrer Finanzdaten erfolgt automatisch gemäß den für Ihr Unternehmen relevanten Rechnungslegungsvorgaben. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erstellung von Konzernabschlüssen. Zentralisierte Finanzdatenverwaltung für eine bessere Übersicht und Kontrolle aller Unternehmensbereiche. Automatisierte Konsolidierung sorgt für eine effiziente und fehlerfreie Erstellung der Konzernabschlüsse. Schnelle Konsolidierung der finanziellen Daten aus verschiedenen Tochtergesellschaften und Geschäftsbereichen. Für vollständige Transparenz und Compliance Einhaltung von Vorschriften, lückenlose Dokumentation und Kontrolle Mit der Konsolidierungslösung von Scopevisio stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzberichterstattung den gesetzlichen Anforderungen und internationalen Standards entspricht. So erfüllen Sie mühelos alle regulatorischen Anforderungen und gewährleisten die Compliance Ihres Unternehmens. Alle konsolidierten Finanzdaten werden revisionssicher dokumentiert und sind jederzeit für interne und externe Prüfungen zugänglich. Dadurch bieten Sie vollständige Transparenz und sichern Ihre Dokumentationspflichten ab. Sichere und gesetzeskonforme Finanzberichterstattung gemäß internationalen Standards (z. B. IFRS, HGB). Revisionssichere Dokumentation aller konsolidierten Finanzdaten für maximale Transparenz. Einfache Prüfung und Kontrolle der Finanzdaten durch interne und externe Stellen. Für die Optimierung Ihrer Planung und -steuerung Datenbasierte, zukunftsorientierte Finanzplanung Durch die vollständige Integration von Konzernfunktionen in Ihr ERP-System erhalten Sie eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Unternehmensfinanzen. So treffen Sie fundierte und zukunftsorientierte Entscheidungen, die das Wachstum Ihres Unternehmens fördern. Nutzen Sie die vollautomatisierte Auswertung Ihrer konsolidierten Finanzdaten und gewinnen Sie wertvolle Insights, die Ihnen helfen, strategische Entscheidungen effizient zu treffen. Ganzheitliche Finanzplanung zur Verbesserung der Unternehmenssteuerung und langfristigen Wachstumsförderung. Automatisierte Auswertung der konsolidierten Daten für fundierte, datengestützte Entscheidungen. Bessere strategische Planung durch schnelle und präzise Finanzberichte. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die automatische Konsolidierung erfolgt durch die Erfassung aller relevanten Finanzdaten aus den Tochtergesellschaften und Geschäftsbereichen. Das System prüft und konsolidiert diese Daten gemäß den internationalen Rechnungslegungsvorgaben (z. B. IFRS oder HGB), um eine vollständige und fehlerfreie Konsolidierung Ihrer Konzernbilanz zu gewährleisten. Unsere Softwarelösung stellt sicher, dass alle Konsolidierungsprozesse den aktuellen gesetzlichen Vorschriften und internationalen Standards entsprechen. Die Software ermöglicht eine kontinuierliche Anpassung an neue Regelungen, sodass Sie jederzeit compliant bleiben. Der automatische Saldenabgleich zwischen Intercompany-Personenkonten gewährleistet, dass alle offenen Posten zwischen Tochtergesellschaften und dem Mutterunternehmen in Echtzeit abgeglichen werden. Das ERP-System vergleicht automatisch die Salden und gleicht Differenzen aus. Dieser Prozess spart Zeit, minimiert Fehler und sorgt für eine präzise Buchführung, die jederzeit nachvollziehbar ist. Die Automatisierung der Weiterberechnung an Tochterfirmen stellt sicher, dass interne Verrechnungen wie Darlehenszinsen oder Dienstleistungen automatisch und fehlerfrei durchgeführt werden. Das ERP-System berechnet die internen Verrechnungen basierend auf festgelegten Regeln und verbucht diese ohne manuelle Eingriffe. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und die Abrechnungen werden schneller und genauer abgewickelt. Ja, die konsolidierten Daten werden automatisch für Ihre Jahresabschlüsse aufbereitet. Sie können die Daten direkt verwenden, um Ihre Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen, ohne zusätzliche manuelle Eingriffe. ### Zahlungsverkehr Zahlungsverkehr automatisieren mit ERP-Software Zahlungsprozesse digitalisieren und wirtschaftlich optimieren Mit Scopevisio automatisieren Sie den gesamten Zahlungsverkehr: von der Erstellung intelligenter Zahlungsvorschläge, über die Workflow gesteuerte Freigabe, bis hin zur sicheren Ausführung von Überweisungen und SEPA-Lastschriften. So behalten Sie den Überblick über Ihre Liquidität, nutzen Skonti optimal aus und reduzieren manuelle Fehlerquellen. Für mehr Automatisierung im Zahlungsverkehr Zahlungsvorschläge automatisch erstellen – individuell & regelbasiert Generieren Sie automatisierte Zahlungsvorschläge nach definierten Kriterien wie Fälligkeit, Skonto, Betrag oder Lieferant. Das ERP-System erkennt offene Posten, prüft Zahlungsbedingungen und bereitet Ihre Zahlungen zur Freigabe vor – vollintegriert und fehlerfrei. Effiziente Zahlungsabwicklung: Automatisierte Vorschläge basierend auf vordefinierten Kriterien optimieren den Zahlungsprozess. Fehlerreduktion: Automatische Erkennung offener Posten und Prüfung der Zahlungsbedingungen minimiert Fehler. Nahtlose Integration: Zahlungen werden vollintegriert und fehlerfrei zur Freigabe vorbereitet. Für mehr Skonto-Optimierung Intelligente Zahlungsabwicklung Dank automatisierter Analysen schlägt das System automatisch die wirtschaftlich sinnvollste Zahlungsoption vor. Die automatisierte Fälligkeitsüberwachung weist auf anstehende Zahlungen hin, sodass Sie keine Skontofrist mehr verpassen. Optimierte Zahlungen: Das System schlägt automatisch die wirtschaftlich beste Zahlungsoption vor. Skonto-Maximierung: Automatische Fälligkeitsüberwachung sorgt dafür, dass keine Skontofristen mehr verpasst werden. Effiziente Liquiditätssteuerung: Dank der automatisierten Analyse behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Zahlungen. Für digitale Zahlungsfreigabe Zahlungsfreigabe über Workflows – revisionssicher & effizient Definieren Sie Genehmigungsprozesse nach Ihren Unternehmensrichtlinien. Durch Workflow gesteuerte Freigaben im ERP-System erfolgt die Freigabe sicher und transparent – mit klaren Verantwortlichkeiten und vollständiger Protokollierung. Individuelle Genehmigungsprozesse: Definieren Sie Freigaberegeln nach Ihren Unternehmensrichtlinien für maßgeschneiderte Workflows. Sichere Freigaben: Workflowgesteuerte Prozesse sorgen für eine transparente und sichere Genehmigung von Zahlungen. Volle Nachvollziehbarkeit: Alle Freigaben werden mit klaren Verantwortlichkeiten und vollständiger Protokollierung dokumentiert. Für einfache SEPA Zahlungen Überweisungen & Lastschriften sicher durchführen – direkt aus dem System Exportieren Sie den Zahllauf im SEPA-konformen XML-Format und übertragen Sie ihn in Ihre Banking-Software oder ans Online-Banking Ihrer Hausbank. Überweisungen und Einzüge lassen sich so gebündelt und zeitsparend ausführen – sicher und fehlerfrei. SEPA-konformer Export: Exportieren Sie Zahlläufe im XML-Format für eine einfache Übertragung in Ihre Banking-Software oder Online-Banking. Zeitsparende Abwicklung: Überweisungen und Einzüge lassen sich gebündelt ausführen, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen. Fehlerfreie Ausführung: Durch den automatisierten Export werden Zahlungen sicher und ohne Fehler abgewickelt. Für mehr Sicherheit und Transparenz Zahlungsabwicklung mit Protokollierung – für maximale Nachvollziehbarkeit Jeder Schritt im Zahlungsprozess wird im System dokumentiert. Buchungsprotokolle und Zahlungsdetails sorgen für volle Transparenz gegenüber internen Kontrollinstanzen und Wirtschaftsprüfern. Optimierte Fehleridentifikation: Durch die vollständige Dokumentation können potenzielle Fehlerquellen schnell identifiziert und behoben werden. Verstärkte Compliance: Die detaillierte Aufzeichnung stellt sicher, dass alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen jederzeit erfüllt sind. Prozessverbesserung: Die transparente Dokumentation hilft, Schwachstellen im Zahlungsprozess zu erkennen und kontinuierlich zu optimieren. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo ie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Mit einer ERP-Software können Sie den gesamten Zahlungsprozess automatisieren, indem Zahlungsvorschläge automatisch basierend auf Fälligkeiten, Skonto, Betrag oder Lieferant erstellt werden. Das System prüft offene Posten, validiert Zahlungsbedingungen und bereitet Zahlungen zur Freigabe vor. Dies spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und sorgt für eine effizientere Zahlungsabwicklung. Die Automatisierung des Zahlungsverkehrs in einem ERP-System bietet eine signifikante Zeitersparnis, da manuelle Prozesse minimiert werden. Zahlungen können schneller abgewickelt werden, wodurch die Effizienz des gesamten Prozesses gesteigert wird. Darüber hinaus wird die Fehlerquote durch systemgestützte Workflows stark reduziert, was die Qualität der Zahlungen verbessert. Durch die zentrale Steuerung im ERP-System können alle Zahlungsvorgänge an einem Ort verwaltet und überwacht werden, was für eine bessere Kontrolle und mehr Transparenz sorgt. ERP-Systeme bieten eine intelligente Zahlungsabwicklung, die automatisch die wirtschaftlich sinnvollste Zahlungsoption vorschlägt. Die Software überwacht kontinuierlich die Skontofristen und erinnert rechtzeitig an bevorstehende Zahlungen, sodass Skontovorteile optimal genutzt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie keine Fristen verpassen und Ihre Liquidität effizient optimiert wird. Die digitale Zahlungsfreigabe über Workflows im ERP-System sorgt dafür, dass Zahlungen sicher und revisionssicher freigegeben werden. Durch die Definition klarer Genehmigungsprozesse im System wird gewährleistet, dass alle Zahlungen gemäß den festgelegten Regeln automatisch und effizient genehmigt werden. Dies erhöht die Transparenz, verringert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine zügigere Zahlungsabwicklung. Mit einer ERP-Software können SEPA-Überweisungen und Lastschriften direkt aus dem System heraus durchgeführt werden. Das ERP-System ermöglicht es, den Zahllauf im SEPA-konformen XML-Format zu exportieren und einfach in Ihre Banking-Software oder Online-Banking zu übertragen. Diese Automatisierung reduziert den Aufwand und minimiert Fehler, da Zahlungen effizient gebündelt und sicher ausgeführt werden können. ### Projekte Für professionelle Projekte Professional Services Automation (PSA) Mittelständische Unternehmen stehen unter hohem Effizienzdruck, sodass Kundenerwartungen steigen, Margen sinken, Personalressourcen sind knapp. Umso wichtiger sind automatisierte Abläufe, verlässliche Daten und ortsunabhängiger Zugriff auf aktuelle Projektinformationen. Scopevisio unterstützt Sie mit einer cloudbasierten Lösung für Professional Services Automation – vom Projektstart bis zur GoBD-konformen Abrechnung. Alle Beteiligten arbeiten in einem System: transparent, mobil und sicher. Ob Geschäftsführung, Projektleitung oder Team – Sie gewinnen Zeit, Überblick und Steuerungskompetenz. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Effizienz Vom Projekt bis zur Buchhaltung Für einen reibungslosen Projektablauf Für einen reibungslosen Projektablauf Projektarbeit strukturieren, Fortschritte überwachen, Ressourcen gezielt einsetzen. Mit Scopevisio planen Sie Projekte digital, steuern Aufgaben zentral und dokumentieren Leistungen in Echtzeit – auch mobil. Alle Projektbeteiligten greifen auf dieselbe Datenbasis zu, egal ob im Büro oder unterwegs. Projektplanung mit Aufgaben, Ressourcen und Budget in einem Tool Zeiterfassung und Fortschritt mobil dokumentieren Projektcontrolling in Echtzeit per Dashboard Für eine strukturierte und durchgängige Auftragsabwicklung Von der Vertriebschance bis zur Leistungserbringung – alles vernetzt Verwandeln Sie gewonnene Deals in umsetzbare Aufträge. In Scopevisio definieren Sie Leistungen, tracken Bearbeitungsstände und stellen sicher, dass Fristen und Budgets eingehalten werden – digital und nachvollziehbar. Leistungspositionen aus Angeboten direkt übernehmen Workflows für Aufgaben, Freigaben und Kommunikation Durchgängiger Datenaustausch mit Projekt- und Abrechnungseinheiten Für automatisierte, regelbasierte Leistungsabrechnung Transparente Abrechnungen nach Zeit, Aufwand oder Pauschale – direkt aus der Cloud Scopevisio überführt dokumentierte Leistungen automatisch in abrechnungsfähige Positionen. So erstellen Sie Rechnungen auf Knopfdruck – regelbasiert, revisionssicher und GoBD-konform. Automatisierte Rechnungsstellung nach frei definierbaren Modellen Integrierte Prüf- und Freigabeprozesse Übergabe an FiBu & DMS – ohne Medienbrüche Für Entscheider Ihr Unternehmen wächst – Ihre Software wächst mit Mit Scopevisio setzen Sie auf eine skalierbare Cloudplattform, die Ihnen jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Daten bietet – ob vom Laptop im Büro, vom Tablet unterwegs oder vom Smartphone im Hotel. Hosting in zertifizierten deutschen Rechenzentren (ISO 27001) Kein Wartungsaufwand, keine Updates – alles läuft automatisch Mobile Apps für Projektmanagement und Zeiterfassung Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Ihre Daten werden in zertifizierten deutschen Rechenzentren gespeichert – DSGVO-konform, ISO 27001-zertifiziert und rund um die Uhr überwacht. Dank verschlüsselter Übertragung und rollenbasierter Zugriffe bleibt alles geschützt, auch bei mobilen Zugriffen. Ja, mit den mobilen Apps und dem browserbasierten Zugang arbeiten Sie standortunabhängig – im Hotel, beim Kunden oder im Homeoffice. Sie greifen auf dieselben Daten zu wie im Büro, in Echtzeit und ohne Umwege. Die Cloud spart Ihnen IT-Aufwand, da keine eigenen Server, Installationen oder Updates nötig sind. Sie profitieren von automatischer Skalierbarkeit, regelmäßigen Sicherheitsupdates und sofortiger Verfügbarkeit – ohne zusätzliche Infrastrukturkosten. Nur berechtigte Personen mit entsprechender Rolle erhalten Zugriff. Sie steuern individuell, wer was sehen, bearbeiten oder freigeben darf – einfach über das zentrale Benutzer- und Rechtekonzept. Nein, Scopevisio wird automatisch aktualisiert. Sie nutzen stets die neueste Version – ohne Ausfallzeiten, manuelle Installationen oder IT-Aufwand. So bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand, ganz ohne Zutun. ### E-Rechnung Pflicht zur E-Rechnung E-Rechnung mit Scopevisio Mit Scopevisio erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht vollständig: Empfang, Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen – alles in einem System. Aber das ist längst noch nicht alles. Denn erst durch die Automatisierung der zugehörigen Prozesse schöpfen Sie das volle Potenzial der Digitalisierung aus. Und genau dabei unterstützt Sie Scopevisio! Rechnungsausgang und Rechnungseingang Der Vorher-Nachher-Effekt mit Scopevisio E-Rechnungen empfangen Verarbeiten Sie Ihre E-Rechnungen automatisiert E-Rechnungen empfangen? Nichts leichter als das. Aber es wäre kurzsichtig, den Prozess nicht zu Ende zu denken. Scopevisio bildet den gesamten kreditorischen Prozess vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung und GoBD-konformen Archivierung ab. Gesetzeskonform: Scopevisio unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Effizienzgewinn: Rechnungsdaten werden fehlerfrei erkannt und in das Softwareformular übernommen. Außerdem wird die Rechnung vom System vorkontiert, was die weitere Bearbeitung in der Buchhaltung erleichtert. Kosteneinsparung: Manuelle und papierbasierte Prozesse werden digitalisiert und beschleunigt. Dadurch sparen Sie Prozesskosten ein und können zusätzlich Skonto zuverlässiger ziehen. E-Rechnungen schreiben Erstellen Sie E-Rechnungen mit wenigen Klicks Mit Scopevisio erstellen Sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD, ohne mit XML-Code zu hantieren. Scopevisio wandelt Ihre Rechnung automatisch in das gewünschte Format um. Mit Scopevisio können Sie jedoch mehr als nur Rechnungen erstellen: Scopevisio bildet den gesamten debitorischen Prozess ab. Liquidität steigern: Die beschleunigte Rechnungserstellung führt zu schnelleren Zahlungen und erhöht Ihre Liquidität Automatische Zahlungsüberwachung: Offene Posten können in Echtzeit kontrolliert werden. Integriertes Mahnwesen: Automatisierter Mahnlauf mit Eskalationsstufen. E-Rechnungen aufbewahren Archivieren Sie Ihre E-Rechnungen rechtskonform E-Rechnungen müssen laut gesetzlichen Vorgaben acht Jahre im Originalformat (z.B. als ZUGFeRD, XRechnung) und revisionssicher archiviert werden. Ein „normaler“ Dateiordner reicht nicht aus. Mit Scopevisio DMS/ECM erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen. GoBD-konform: E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher speichern. Zeitersparnis: Mit der Volltextsuche lassen sich Dokumente in Sekundenschnelle wiederfinden. Mobiler Zugriff: Zugriff auf das Archiv jederzeit und überall vom mobilem Endgerät. Silvia EbbighausenProkuristin und Verwaltungsleiterin, Julius Tönebön Stiftung Der Prozess vom Rechnungseingang bis zur Freigabe läuft schätzungsweise 50 Prozent schneller ab als zuvor. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Ich stimme zu, dass die Scopevisio AG mich über dieses Anliegen hinaus kontaktieren darf.Mit dem Einsenden dieses Formulars bestätige ich die AGB und Datenschutzrichtlinie der Scopevisio AG gelesen zu haben und akzeptiere diese. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz gemäß der EU-Norm EN 16931 dargestellt wird. Dadurch ist gewährleistet, dass die Rechnung elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Sie soll dabei helfen, den elektronischen Rechnungsaustausch zu standardisieren und zu vereinfachen. Sie sind häufig als XML-Datei formatiert und deshalb für das menschliche Auge schwer lesbar. Der große Vorteil ist jedoch, dass XML ein einheitlicher Standard ist, der von allen Softwareanwendungen „verstanden“ wird. Die gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Seit dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt allerdings nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) und nicht für das Privatkundengeschäft (B2C). Was die Erstellung angeht, gibt es Übergangsfristen. Dazu mehr in unserem Blogartikel E-Rechnung im Überblick. Ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen – unabhängig von der Unternehmensgröße oder vom Jahresumsatz. ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und gleichzeitig der Name für ein E-Rechnungsformat. Das Format kombiniert PDF/A-3 Dateien, die visuell wie eine gewöhnliche Rechnung aussehen, mit eingebetteten XML-Daten, die maschinenlesbare Informationen enthalten. Diese Kombination ermöglicht es, dass die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann. XRechnung ist ebenfalls ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es stellt Rechnungsinformationen im XML-Format dar. Das Ziel von XRechnung ist es, einen einheitlichen Standard zu bieten, der den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erleichtert. Die E‑Rechnungspflicht gilt nur innerhalb von Deutschland. Für andere EU-Länder oder Drittländer wie die Schweiz müssen Sie keine E‑Rechnungen ausstellen. Das ZUGFeRD-Format mit der visuellen PDF-Komponente können Sie jedoch auch für Geschäfte außerhalb von Deutschland nutzen. Zukünftig sollen elektronische Rechnungen in der EU und weltweit vermehrt verwendet werden. Die Unternehmenssoftware der Scopevisio erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung und ermöglicht Ihnen den Empfang und die Verarbeitung, die Erstellung und den Versand sowie die Archivierung. Wir unterstützen XRechnung und ZUGFeRD – beides Formate, die sich als Standard für elektronische Rechnungen im Mittelstand bewährt haben Sie benötigen mindestens die Hauptfunktion Organisation sowie die Profifunktionen Rechnungseingangsbuch und Abrechnungsmanagement, um E-Rechnungen empfangen und erstellen zu können. Um den kompletten Prozess bis hin zur revisionssicheren Archivierung abbilden zu können, empfehlen wir zusätzlich die Hauptfunktionen Finanzen und DMS/ECM. Die Kombination aller genannten Bausteine sichert die durchgängige digitale Verarbeitung und den größten Effizienzgewinn für Ihre Rechnungsprozesse. Unter Scopevisio Preise finden Sie genauere Informationen zu den monatlichen Kosten je Benutzer. Diese sind nicht nur vom Funktionsumfang, sondern auch von der Benutzerzahl und Laufzeit abhängig. ### Finanzen Finanzmanagement von KMU bis Konzern Das Scopevisio Finanzmanagement Effizientes und automatisiertes Finanzmanagement – vollständig integriert in Ihre Geschäftsabläufe. Durch digitale Buchhaltungsprozesse sowie automatisierter Workflows und intelligente Analysen steigern Sie die Effizienz Ihrer Finanzsteuerung und minimieren manuelle Aufwände. Smarte Funktionen für Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung und Liquiditätsmanagement sorgen für maximale Transparenz und Planungssicherheit. Dank flexibler Cloud-Technologie behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Finanzbewegungen – unabhängig von Standort oder Endgerät. Optimieren Sie Ihre Unternehmensfinanzen mit einer zukunftssicheren Lösung, die ebenso Compliance-Anforderungen erfüllt und Prozesse nachhaltig vereinfacht. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Effizienz Scopevisio Finanzen Konzerne und Unternehmensverbünde Optimierte Konzernprozesse mit modernem Finanzmanagement Mit einer durchgängigen Integration aller Unternehmensbereiche steuern Sie Finanzprozesse zentral und optimieren Ihre Konzernstrukturen. Automatisierte Konsolidierung, digitale Intercompany-Abstimmung und eine zentrale Finanzkontrolle reduzieren den administrativen Aufwand und sorgen für einheitliche Datenqualität. Intelligente Analysen liefern präzise Echtzeit-Einblicke, während die flexible Cloud-Technologie jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Finanzkennzahlen ermöglicht. Konsistente Finanzdaten: Einheitliche Abstimmung und automatische Konsolidierung reduzieren Fehlerquellen. Zeitersparnis durch Automatisierung: Weniger manuelle Eingriffe und effizientere Abstimmungsprozesse. Bessere Entscheidungsgrundlage: Echtzeit-Analysen und zentrale Steuerung für fundierte strategische Entscheidungen. Für alle Finanzverantwortlichen Transparenz in der Zahlungsabwicklung Behalten Sie Ihre Finanzströme jederzeit im Blick – mit einer intelligenten Erfassung und automatisierten Zuordnung von Zahlungseingängen. Effiziente Workflows optimieren die Steuerung von Zahlungsausgängen und reduzieren manuelle Aufwände erheblich. Durch präzises Liquiditätsmanagement sichern Sie finanzielle Stabilität und treffen ebenfalls fundierte Entscheidungen. Die integrierte virtuelle Kreditkartenlösung ermöglicht eine transparente Verwaltung Ihrer Unternehmensausgaben. Abrechnungen werden vereinfacht, Zahlungen nahtlos in Ihre Finanzprozesse eingebunden und Budgets effizient kontrolliert. Automatische Zahlungszuordnung: Reduzieren Sie manuelle Buchungen und optimieren Sie die Cashflow-Steuerung. Effizientes Liquiditätsmanagement: Präzise Prognosen und volle Transparenz über verfügbare Mittel. Optimierte Ausgabenkontrolle: Digitale Zahlungsprozesse sorgen für mehr Sicherheit und einfache Verwaltung. Für Ihre Herausforderungen Rechtssichere Buchhaltung durch automatisierte Rechnungsverarbeitung Optimieren Sie Ihr Finanzmanagement mit einer digitalen und gesetzeskonformen Rechnungsverarbeitung. Automatisierte Rechnungseingangsprozesse erfassen und validieren Belege in Echtzeit, sodass eine zentrale, digitale Archivierung alle Dokumente revisionssicher speichert. So erfüllen Sie problemlos gesetzliche Vorgaben und minimieren Compliance-Risiken. Durch die Unterstützung von E-Rechnungen gemäß den aktuellen Standards sind Sie stets steuer- und prüfungskonform aufgestellt. Weiter sorgen intelligente Workflows für eine lückenlose Dokumentation und eine effiziente Verarbeitung aller Rechnungen. Automatisierte Compliance – Rechtssichere Finanzprozesse nach aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Digitale Archivierung – Revisionssichere Speicherung aller Belege und Dokumente. E-Rechnungskonformität – Nahtlose Verarbeitung und Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien für elektronische Rechnungen. Für Anlagenbuchhalter Anlagenbuchhaltung all inklusive Verwalten Sie Ihr Anlagevermögen nahtlos und ohne fehleranfällige Doppelbuchungen. Durch automatisierte Abschreibungen, präzise Wertanpassungen und eine direkte Integration in die Finanzbuchhaltung optimieren Sie Ihre Prozesse und minimieren Risiken. Alle Buchungen fließen in Echtzeit zwischen Anlagen- und Hauptbuch, infolge eine lückenlose Abstimmung sichergestellt wird. So sparen Sie wertvolle Zeit und gewährleisten eine rechtssichere Verwaltung Ihres Anlagevermögens. Automatische Abschreibungen: Korrekte Berechnungen und Buchungen ohne manuellen Aufwand. Fehlerfreie Abstimmung: Direkte Integration zwischen Anlagen- und Hauptbuch reduziert Inkonsistenzen. Zuverlässige Finanzplanung: Aktuelle Bestände und Buchwerte jederzeit im Zugriff für präzise Prognosen. Für Unternehmenscontroller Präzises Controlling mit Durchblick im Finanzmanagement Effizientes Controlling basiert auf aktuellen Zahlen und durchgängigen Prozessen – ohne zeitaufwendige manuelle Abstimmungen. Mit einem zentralisierten Finanzmanagement greifen Sie jederzeit auf alle relevanten Daten zu, sodass Sie eine verlässliche Grundlage für strategische Entscheidungen erhalten. Echtzeit-Datenanalyse: Alle Finanzkennzahlen auf einen Blick für schnelle, fundierte Entscheidungen. Automatisierte Berichte: Reduzieren Sie manuellen Aufwand durch vordefinierte und individuell anpassbare Reports. Optimierte Finanzsteuerung: Detaillierte Auswertungen für eine vorausschauende Planung und sichere Budgetkontrolle. Für Entscheider Zukunftssicheres Finanzmanagement mit moderner Cloud-Technologie Veraltete Systeme, eingeschränkte Mobilität und Sicherheitsrisiken behindern effiziente Unternehmenssteuerung. Mit einer leistungsstarken Cloud-Lösung profitieren Sie von maximaler Datensicherheit, einer konformen Rechnungslegung und nahtlos integrierten Finanzprozessen – jederzeit und überall verfügbar. Durch modernste Verschlüsselungstechnologien, regelmäßige Updates und eine zertifizierte Infrastruktur erfüllen Sie höchste Compliance-Standards, sodass Sie sensible Finanzdaten zuverlässig schützen. Dank ortsunabhängigem Zugriff behalten Sie Ihre Finanzkennzahlen jederzeit im Blick und steuern Geschäftsprozesse flexibel. Maximale Datensicherheit: Verschlüsselte Speicherung und DSGVO-konforme Verarbeitung in zertifizierten Rechenzentren. Mobil und flexibel: Sicherer Zugriff auf Finanzdaten von jedem Standort und Endgerät. Effiziente Prozesse: Cloud-basierte Automatisierung reduziert manuelle Aufwände und erhöht die Produktivität. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio ermöglicht eine nahtlose Finanzbuchhaltung innerhalb eines integrierten ERP-Systems. Durch die automatische Verbuchung von Geschäftsvorfällen, die digitale Rechnungsverarbeitung und die direkte Anbindung an das Controlling reduzieren Unternehmen manuelle Fehler, sparen Zeit und gewährleisten eine revisionssichere Buchführung. Scopevisio erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungskonformität, GoBD und DSGVO. Die digitale Belegarchivierung, automatische Prüfprotokolle und sichere Workflows sorgen für eine rechtssichere Buchhaltung, minimieren Compliance-Risiken und vereinfachen Steuerprüfungen. Ja, mit der Cloud-basierten Finanzbuchhaltung von Scopevisio haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Zahlungen, Auswertungen und Buchungsvorgänge. Die mobile App ermöglicht eine effiziente Verwaltung, selbst von unterwegs – sicher und benutzerfreundlich. Scopevisio erkennt Zahlungseingänge automatisch, ordnet sie den richtigen Rechnungen zu und steuert Zahlungsausgänge effizient. Unternehmen profitieren von einer optimierten Liquiditätssteuerung, weniger manuellen Korrekturen und mehr finanzieller Transparenz. Scopevisio setzt auf modernste Cloud-Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Datenübertragung, regelmäßiger Backups und DSGVO-konformer Speicherung. Ihre Finanzdaten sind in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum geschützt, jederzeit verfügbar und vor unbefugtem Zugriff gesichert. ### Handel Die cloudbasierte ERP-Lösung für den Handel Ob Groß- oder Einzelhandel, stationär oder online: Scopevisio optimiert Ihre Geschäftsprozesse – vom Einkauf über die Lagerverwaltung bis hin zur Rechnungsstellung und Auswertung. header handel Integrierte Komplettlösung Artikel, Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen – das All-in-one-Paket für den Handel Nahtloses Zusammenspiel Zentrale Plattform für Warenwirtschaft, Vertrieb und Buchhaltung Mehr Effizienz im Tagesgeschäft Digitale und automatisierte Abläufe reduzieren den Aufwand und minimieren Fehler Effiziente Steuerung Ihrer Handelsprozesse – vom Einkauf bis zur Auswertung Scopevisio begleitet Sie durch alle Prozesse Ihres Handelsgeschäfts. Im Zentrum steht die digitale Vorgangsakte, in der alle Informationen zu Artikeln, Kunden und Bestellungen strukturiert gebündelt und fortlaufend aktualisiert werden. Behalten Sie mit den integrierten Analyse- und Reporting-Funktionen jederzeit den Überblick über Verkaufszahlen, Lagerbestände und offene Posten – für fundierte Entscheidungen in Echtzeit. Durchgängige Workflows – alles in einem System Verwalten Sie Ihre Artikel, Kunden, Bestellungen, Rechnungen, Finanzen und Dokumente zentral in Scopevisio. Von der ersten Kundenanfrage über die Angebots- und Auftragsabwicklung bis zur Auslieferung und Abrechnung – durchgängige, automatisierte Workflows sorgen für Schnelligkeit, Transparenz und weniger manuelle Arbeit. Mobil und ortsunabhängig arbeiten Ob Lager, Filiale oder Außendienst – mit Scopevisio haben Sie Ihr gesamtes Unternehmen digital dabei. Greifen Sie unterwegs auf Kundendaten, Lagerbestände oder Auftragsinformationen zu. Arbeiten Sie ortsunabhängig und erfassen Sie Zeiten, Leistungen oder Reisekosten mobil. Ideal für moderne Arbeitswelten und verteilte Teams. Flexibel und unabhängig mit Scopevisio2Go Mobiler Zugriff auf Artikel, Kunden und Aufträge Dokumente unterwegs einsehen und bearbeiten Verkaufs- und Lagerdaten mobil erfassen Rechnungen prüfen, Zahlungen überwachen Kalender mit Terminen und Aufgaben Für Tablet und Smartphone optimiert Diese Funktionen sind für Handelsunternehmen interessant DMS Teamwork Professionelle Vernetzung von Dokumenten und Objekten Abrechnung Digitale Belegverarbeitung & automatisierte Kontierung der Belege Finanzen Effizienter Rechnungsworkflow mit künstlicher Intelligenz Berichte Mit integriertem Berichtswesen haben Sie alle Kennzahlen im Blick Automatisieren Sie Routineaufgaben mit dem digitalen ReBu eurosoft – seit 1996 IT-Kompetenz für den Handel eurosoft wurde 1996 gegründet und verknüpft seither erfolgreich den stationären und digitalen Handel. Mit ihrer langjährigen Erfahrung hat sich die eurosoft IT GmbH auf Branchen wie Buchhandel, Verlagswesen, Weinfachhandel und Musikfachgeschäfte spezialisiert. Das Unternehmen entwickelt praxisnahe IT-Lösungen, die genau auf die Anforderungen des Handels zugeschnitten sind – und begleitet seine Kunden persönlich vom ersten Konzept bis zur erfolgreichen Umsetzung. Ihre Vorteile im Überblick Automatisierung von Abläufen im Einkauf, Verkauf und Lager Hochgradig skalierbar – ideal für wachsende Handelsstrukturen Flexibel anpassbar an individuelle Branchenanforderungen Echtzeit-Auswertungen zu Umsätzen, Lagerbeständen und Kundenverhalten Echtzeit-Analysen auf Knopfdruck Offene Schnittstellen für nahtlosen Datenaustausch Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Bedarfsanforderung Bedarfsanforderung (BANF) Bedarfsanforderung per App einreichen Was auch immer Sie benötigen: Melden Sie Ihren Bedarf einfach per App auf Ihrem Smartphone. In Scopevisio2Go stehen alle zugelassenen Produkte zur Auswahl bereit. Mit wenigen Klicks haben Sie Ihre Bedarfsanforderung erstellt und eingereicht. Automatisch reserviert das System die entsprechenden Materialien im Lager oder erzeugt einen Bestellvorschlag – oder kombiniert beides. Mobile Bedarfsanforderung Intuitive Bedienung in der App Bedarfsanforderung leichtgemacht: Die übersichtliche Darstellung mit Produktbildern unterstützt Sie bei der Auswahl der benötigten Materialien. Über die Plus und Minus-Tasten stellen Sie die gewünschten Mengen bequem ein. Noch schneller und sicherer funktioniert der Produktscan: Scannen Sie mithilfe Ihres Smartphones oder Tablets den Barcode des gewünschten Produktes, so wie es an der Kasse im Supermarkt jeden Tag passiert. Zentrale Steuerung Verfügbarkeitsampel: alles im grünen Bereich Alle Bedarfsanforderungen laufen in einer zentralen Übersicht zusammen. Hier zeigt Ihnen die Verfügbarkeitsampel direkt, welche Bedarfsanforderungen aus dem aktuellen Lagerbestand bedient werden können. Zeigt die Ampel grün? Dann kann die Bedarfsanforderung sofort kommissioniert werden. Alle Anforderungen, die rot gekennzeichnet sind, werden zusammengefasst als Bestellvorschlag ausgewiesen. Automatisierter Rechnungsabgleich Rechnungen im Handumdrehen prüfen Dauert bei Ihnen die Rechnungsprüfung auch viel zu lange? Ab sofort müssen Sie nicht mehr mühsam recherchieren, wer was wann bestellt hat und ob die Ware wunschgemäß eingetroffen ist. Weil die Beschaffung nahtlos an das Scopevisio Rechnungseingangsbuch angebunden ist, kann das System das Matching von Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung für Sie übernehmen. Zusammenarbeit optimieren Kommissionierung leichtgemacht – auf Papier oder in der App Mit dem Start der Kommissionierung wird der Mitarbeitende im Lager über die gewünschten Waren und deren Lagerorte informiert. Das schafft jederzeit Klarheit darüber, wo welches Produkt zu finden ist. Interne Anforderungen können somit schnell und fehlerfrei kommissioniert werden. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio2Go ist die mobile App zur ERP-Software von Scopevisio, die eine Vielzahl an Funktionen in sich vereint. Die Bedarfsanforderung 2Go ermöglicht es Mitarbeitenden, Produkte oder Materialien über eine App oder Webanwendung schnell und unkompliziert anzufordern. Alle Bedarfsmeldungen werden zentral erfasst, der Lagerbestand wird automatisch reserviert und es werden Vorschläge für Nachbestellungen erstellt, falls Artikel nicht verfügbar sind. Die Bedarfsanforderung verbessert die Effizienz der Prozesse bei internen Anforderungen, da sie manuelle Eingaben reduziert und Vorgänge automatisiert. Unternehmen profitieren außerdem von der vollständigen Transparenz über alle Bedarfe und Lieferungen. Die größte Effizienzsteigerung ergibt sich allerdings bei der Prüfung von Eingangsrechnungen. Dank der Integration der Beschaffung in die ERP-Software von Scopevisio können zahlreiche Teilschritte im Prüfungs- und Genehmigungsprozess automatisiert werden, was den Gesamtprozess im Vergleich zum manuellen Ablauf erheblich beschleunigt. Dazu trägt insbesondere der automatisierte Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung bei. Mitarbeitende, die über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Bedarfsanforderungen erstellen. Die Organisation legt fest, welche Produkte angefordert werden dürfen und wer diese anfordern kann. So werden Missbrauch oder Fehlbestellungen vermieden. Für Produkte, die nicht im Katalog hinterlegt sind, bietet die Bedarfsmeldung eine Produktwunschfunktion. Mit dieser können Mitarbeiter Produkte manuell eingeben, die anschließend geprüft und im System ergänzt werden können. Die Bedarfsanforderung reserviert automatisch den vorhandenen Lagerbestand für gemeldete Bedarfe. Sobald die Produkte geliefert werden, werden sie über die Reservierungen zugeordnet und die entsprechenden Meldungen im System als abgeschlossen markiert. Das System stellt detaillierte Berichte bereit, die Einblicke in Bedarfe, Durchlaufzeiten und Bestände bieten. Diese Analysen helfen Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Das System ist flexibel konfigurierbar. Zugriffsrechte können für einzelne Organisationseinheiten definiert werden. Welche Produkte für welche Nutzer in der App sichtbar und damit anforderbar sind, lässt sich fein granular regeln. Einzelne Produkte können individuell mit Bildern und zusätzlichen Informationen versehen werden. Kostenstellen lassen sich zuordnen, um individuelle Unternehmensanforderungen zu erfüllen. ### Lagerverwaltung Lager Lagerverwaltung und Organisation per App Mit Scopevisio2Go organisieren Sie Ihre gesamte Lagerverwaltung effizient und transparent – vom Wareneingang über den Warenausgang bis hin zur Inventur. Erfassen Sie Wareneingänge direkt in der App, ordnen Sie Artikel für die Kommissionierung zu und wickeln Sie Aufträge präzise und schnell ab. Auch bei der Inventur unterstützt die App durch Barcode-Scans und automatischen Abgleich. Scopevisio2Go ist nahtlos in die ERP-Software von Scopevisio integriert. Dank Echtzeit-Synchronisation sind deshalb alle Lagerbewegungen sofort im ERP-System abgebildet. Mobile Erfassung Wareneingang in der Lagerverwaltung digitalisieren Kontrollieren und buchen Sie eingehende Waren schnell und fehlerfrei direkt per Barcode-Scan. Die App synchronisiert die Daten in Echtzeit mit dem ERP-System, sodass Mengen, Artikelnummern und Lieferdetails sofort verfügbar sind. Beschleunigte Auftragsabwicklung Papierlose Kommissionierung Optimieren Sie Ihr HR-Management mit durchdachten Onboarding-Checklisten. Unsere Onboarding-Lösung garantiert einen vollständigen Überblick über den gesamten Onboarding-Prozess: von der Büroorganisation bis zur Bereitstellung der IT. Perfekte Kontrolle Für eine fehlerfreie Inventur Verabschieden Sie sich von Zetteln und Formularen bei der Inventur. Mit Scopevisio2Go erfassen Sie Ihre Bestände bequem per Barcode-Scan oder manueller Eingabe. Die erfassten Daten werden automatisch mit dem ERP-System abgeglichen, was eine präzise Bestandsaufnahme sicherstellt. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio 2GO für Ihr Lager (in der Ausprägung Lager 2GO) ist eine Lagerverwaltungs-App, die sich nahtlos in die ERP-Software von Scopevisio einfügt. Die App unterstützt Sie bei allen logistischen Aufgaben und bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über alle Lagerprozesse – vom Wareneingang bis zur Inventur. Durch die mobile Datenerfassung und Echtzeit-Synchronisation mit dem ERP-System werden Fehler minimiert, und Arbeitsabläufe werden deutlich effizienter gestaltet. Bestandsverwaltung – Erfasst und aktualisiert Bestände in Echtzeit. Warenein- und -ausgang – Dokumentiert Wareneingänge und -ausgänge, inklusive Scannen von Barcodes oder QR-Codes. Lagerplatzverwaltung – Ordnet Artikel bestimmten Lagerplätzen zu, um eine schnelles Auffinden und eine optimierte Lagerstruktur zu gewährleisten. Auftrags- und Kommissionierprozesse – Erleichtern die Abwicklung von Bestellungen durch digitale Kommissionierlisten. Barcode-Scanner – Ermöglicht das Scannen von Artikeln zur schnellen Identifikation und Erfassung im System. Inventur-Funktion – Unterstützt manuelle und automatische Bestandsprüfungen, um Inventuren effizient durchzuführen Bestandswarnung – Sendet Benachrichtigungen, wenn Artikel einen kritischen Lagerbestand erreichen. Mehrlagerverwaltung – Koordiniert Bestände über mehrere Lagerstandorte hinweg mit synchronisierten Daten. Integration in das Scopevisio ERP – Sichert eine konsistente Datenbasis und ermöglicht eine zentrale Steuerung. Ein In-App-Scanner ist enthalten. Mit der mobilen Datenerfassung können Waren direkt bei der Anlieferung geprüft und verbucht werden. Mithilfe eines Barcode-Scans werden Artikelnummern, Mengen und Lieferdetails erfasst und in Echtzeit mit dem ERP-System synchronisiert. Ja, denn Scopevisio ist ein integriertes System. Dank der automatischen Synchronisation der App mit dem ERP-System werden alle Eingaben, wie Artikelnummern oder Bestandsmengen, direkt geprüft und verarbeitet. Dadurch werden manuelle Eingabefehler nahezu ausgeschlossen, und die Daten sind jederzeit korrekt und aktuell. In Lager 2GO können mehrere Standorte und Lagerplätze angelegt und verwaltet werden. Ja, die App bietet eine effiziente Unterstützung bei der Inventur. Mitarbeiter können Bestände schnell per Barcode-Scan oder manueller Eingabe erfassen. Die Daten werden automatisch mit dem ERP-System abgeglichen, was eine präzise und schnelle Bestandsübersicht gewährleistet. Die App wurde so gestaltet, dass sie intuitiv und leicht verständlich ist. Selbst Mitarbeiter ohne technische Vorkenntnisse können sie problemlos nutzen. Die mobile Anwendung ermöglicht zudem flexibles Arbeiten direkt im Lager oder unterwegs. Im Vergleich zu papierbasierten oder manuellen Prozessen spart die App Zeit, reduziert Fehler und bietet eine Echtzeit-Übersicht über alle Lagerbewegungen. Die mobilen Funktionen erleichtern ortsunabhängiges Arbeiten und sorgen für eine optimierte Bestandsführung. ### Beschaffung Procurement Beschaffung ohne Systembrüche Die richtigen Waren in der richtigen Menge zur richtigen Zeit: Genau das gelingt Ihnen mit Scopevisio mühelos. Mit unserem cloudbasierten Warenwirtschaftssystem verwalten Sie Material und Lager effizient und beschleunigen Ihre Beschaffungsprozesse. Scopevisio Beschaffung ist integraler Bestandteil der Cloud ERP-Software von Scopevisio. Dadurch werden Systembrüche vermieden und reibungslose Einkaufsprozesse sichergestellt. Die Integration sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss und unterstützt Unternehmen in ihrem arbeitsteiligen Vorgehen. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Effizienz Scopevisio Beschaffung Auftragssteuerung Lieferzeiten verkürzen, Cashflow optimieren Was kann heute noch versendet und monetarisiert werden? Ein Klick in Scopevisio genügt, um das herauszufinden. Schnellere Lieferungen führen dazu, dass Kunden früher zahlen, was den Cashflow verbessert. Scopevisio liefert Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über Ihre offenen Aufträge und Bestellungen, über anstehende Lieferungen und den aktuellen Lagerbestand. Ob Einkauf, Verkauf oder Lager: Alle arbeiten mit denselben Daten. Unklarheiten und Missverständnisse können deshalb gar nicht erst entstehen. Alle Daten zentral an einem Ort Mehr Transparenz über die gesamte Lieferkette Reibungsloses abteilungsübergreifendes Arbeiten Verbrauchsmaterial Bedarfsanforderung auf dem Smartphone Erstellen Sie Ihre Bedarfsanforderung schnell und unkompliziert in der App Scopevisio2Go – entweder durch Auswahl der gewünschten Produkte aus einer vordefinierten Liste oder noch schneller per Barcode-Scan. Die Bedarfsanforderung durchläuft danach automatisiert einen Genehmigungsworkflow oder fließt direkt in den Beschaffungsprozess ein. Voreingestellte Produkte und Dienstleistungen zur Auswahl Automatische Reservierung im Lager Bestellvorschlag, falls nicht vorrätig Einkauf optimieren Intelligente Bestellvorschläge Lassen Sie sich automatisch Bestellvorschläge auf der Basis des aktuellen Bedarfs anzeigen. So sind Sie immer in der Lage, alle offenen Aufträge und Bedarfsanforderungen zu erfüllen. Zusätzlich können Melde- und Maximalbestände geführt werden. So verpassen Sie nie mehr den Zeitpunkt zum Nachbestellen. Automatisierung des Bestellprozesses Geführter Prozess, weniger Fehler Optimales Bestandsmanagement Warenbestände immer im Blick Lagerverwaltung optimieren Verarbeiten Sie Wareneingänge mit der bequem und schnell über Barcodes, ordnen Sie Waren den digitalen Kommissionierlisten zu und beschleunigen Sie so den Warenfluss. Mit Scopevisio können Sie alle Zugänge jederzeit nachvollziehen und behalten so die volle Kontrolle über Ihr Lager – vom Wareneingang bis zur Inventur. Synchronisierte Bestandsdaten Präziser Überblick über die Warenbestände Einfache und schnelle Inventur Durchgängige Prozesse Integriertes System Scopevisio bildet den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess lückenlos und integriert ab. Ihr Vorteil: Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen müssen nicht mehr aufwändig einzeln geprüft werden. Weil das System Bestell- und Liefermengen kennt, sind Sie in der Lage, Eingangsrechnungen binnen kürzester Zeit zu kontrollieren.   Effizienzgewinn von bis zu 60 Prozent durch Teilautomatisierung Automatischer Abgleich der Eingangsrechnungen mit dem Wareneingang Alle Daten sind vollständig miteinander verknüpft und in detaillierten Reports auswertbar Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Für alle, die mehr wissen wollen Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio Beschaffung ist eine cloudbasiertes Warenwirtschaftssystem, das besonders für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen, insbesondere auch in der Hotellerie und im Gesundheitswesen geeignet ist. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für mittlere Unternehmen von zentraler Bedeutung. So müssen auch hier die Arbeitsabläufe vom Einkauf über die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf effizient organisiert werden, um die reibungslose Auftragsabwicklung sicherzustellen. Sobald die Zahl an Lieferanten, Kunden und Aufträgen zunimmt, stößt die Verwaltung mit Excel-Tabellen oder Anwendungen für Start-ups schnell an ihre Grenzen. Ein Warenwirtschaftssystem hilft dabei, effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig einen professionellen Service zu bieten. Gerade in Zeiten gestiegener Kundenerwartungen ist ein WWS ein entscheidender Schritt, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Scopevisio Beschaffung umfasst folgende Funktionen: Die Scopevisio Beschaffung umfasst folgende Funktionen: Standorte und Lager Mehrere Standorte und Lager Produkte Produktverwaltung mit Text, Bild, Verkaufspreisen Staffeleinkaufspreise und individuelle Preise Mehrere verschiedene Einheiten Mehrere Lieferanten und Einkaufspreise pro Produkt Bevorzugter Lieferant pro Produkt Lieferanten Lieferantenverwaltung / SRM (Supplier Relationship Managent) Stücklisten Mehrstufige Stücklisten Aufträge Auftragserfassung Auftragssteuerung und Produktreservierung nach Wunschdatum und Priorität Automatische Vorbereitung der Kommissionierung/Auftragsfertigung nach Wunschdatum Liefertermine an Aufträge übertragen aus Bestand und eingehenden Lieferungen Bestellungen Automatische Bestellvorschläge zur Bedarfsdeckung aus Auftrag oder Meldebestand Ausfertigung Bestellung und Versand dieser per Mail an Lieferanten Wareneingang Buchung Wareneingang gegen Bestellung Eingangsrechnungen Teilautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank der Integration der Beschaffung in Scopevisio Finanzen (Rechnungseingangsbuch) Inventur Sofern Sie Scopevisio an Power BI anbinden, können Sie umfangreiche Auswertungen für die Warenwirtschaft erstellen. Sie können dabei auch Daten aus anderen Geschäftsbereichen miteinander kombinieren, um detaillierte Berichte zu erstellen. Power BI ermöglicht es, individuelle Dashboards mit Diagrammen anzulegen, die sich jederzeit per Klick mit Echtzeitdaten aktualisieren lassen. Beispiele für Reports: Top Produkte, Top Lieferanten, Slow- und Non-Mover. Ergänzend zur Scopevisio Beschaffung bieten wir die App Scopevisio2Go mit den Funktionen Bedarfsmeldung 2Go und Lager 2Go an. Bedarfsmeldung 2Go unterstützt Ihre Mitarbeitenden und vor allem auch gelegentliche Nutzerinnen und Nutzer dabei, per Self-Service interne Anforderungen einzureichen und genehmigen zu lassen. Lager 2Go hilft Ihnen, Ihr Lager effizient und zuverlässig zu verwalten. Die App verfügt über Funktionen für Barcode-Scanning, Bestandsverwaltung und Inventur. Scopevisio Beschaffung verfügt über keinen integrierten Online-Shop, bietet jedoch über die offene Schnittstelle Open Scope die Möglichkeit, Online-Shops einfach anzubinden. Über standardisierte No-Code-Mappings lässt sich eine Vielzahl von Lieferanten einfach und kostengünstig anbinden, sodass die Kommunikation mit Ihrem Lieferanten nicht mehr per Mail laufen muss, sondern von Scopevisio direkt zum Lieferanten-ERP-System. ### Trust Center Scopevisio Trust Center Sicherheit für ihre Daten Alle Informationen zur Sicherheit auf einen Blick Berichte und Zertifikate zum Herunterladen Weitere Daten auf Anfrage möglich GoBD-Konformität Ein wesentlicher Bestandteil der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Scopevisio unterstützt durch effiziente Workflows, klare Zuständigkeiten und vollständige Protokollierung. ISO/IEC 27001 Wir setzen höchste Standards in der Informationssicherheit und schützen zuverlässig die Daten unserer Kunden. Durch ISO 27001 Normen verbessern wir uns kontinuierlich. Sicherheit und Verfügbarkeit Scopevisio gewährleistet höchste Datensicherheit durch Zutrittskontrollen, automatisierte Prozesse, HTTPS mit TLS, tägliche Backups und redundante Systeme zum Schutz Ihrer Daten. Auftragsverarbeitung Kunden der Scopevisio AG hinterlegen personenbezogene Daten in der Software. Wir empfehlen den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Scopevisio hosted in Germany Bei Scopevisio werden Daten im hochsicheren Rechenzentrum Frankfurt gespeichert. Automatische Löschsysteme, redundante Stromversorgung und Zutrittskontrollen schützen Ihre Daten. REST API Reference Die Scopevisio AG entwickelt moderne Business-Lösungen als SaaS. Unsere Anwendungen sind über das Internet zugänglich, interaktiv oder via Open Semantic API für Integration. Ihre Daten sicher abgelegt Vertrauen durch höchste Sicherheitsstandards und transparente Prozesse 16 Jahre Zertifizierung der Scopevisio “Finanzen” Aktuelle Bescheinigungen stehen zum Download für Sie bereit. 2025 2024 2023 2022 Sie benötigen detaillierte Einblicke in unseren Prüfbericht? Stellen Sie uns eine Anfrage über das Kontaktformular. Wir schicken Ihnen das aktuelle Dokument zu. Sicherheit verstehen: Whitepaper gibt tiefe Einblicke. Vertrauen gewinnen: Prüfbericht IDW PS 880 gibt Klarheit. Gewissheit bei Datensicherheit: Prüfbericht gibt Sicherheit. Compliance-Check: Prüfbericht bestätigt GoBD-Konformität. Daten schützen: Backupkonzept für höchste Sicherheit. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich selbst ein Bild von der Sicherheit und Compliance unserer Lösungen zu machen. Der Prüfbericht bietet Ihnen detaillierte Einblicke und Gewissheit. Machen Sie den nächsten Schritt und laden Sie den Bericht noch heute herunter! Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kontakt aufnehmen Interesse geweckt? Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen! Heben Sie mit uns ab in die Cloud und machen Sie Ihr Hotel fit für die Zukunft – mit modernster Unternehmenssoftware aus der Cloud: Persönliche Beratung Individuelle Software-Demonstration Schrittweise Begleitung durch die Software Passgenaues Angebot Auf Ihre Hotellerie-Bedürfnisse abgestimmt Jetzt Kontakt zu uns aufnehmen! Einfach Formular ausfüllen und Kontaktanfrage absenden. ### Kontakt aufnehmen Interesse geweckt? Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen! Heben Sie mit uns ab in die Cloud und erleben wie Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft gestalten, mit modernster Unternehmenssoftware aus der Cloud: Persönliche Beratung Individuelle Software Demonstration Schrittweise Begleitung durch die Software Passgenaues Angebote Auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt Jetzt Kontakt zu uns aufnehmen! Einfach Formular ausfüllen und Kontaktanfrage absenden. ### Referenzen ### Finanzbuchhaltung Mit einer automatisierten Finanzbuchhaltung Können Sie sich wieder voll auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren Schnell Zeitraubende Routineaufgaben an die Software delegieren und Zeit erarbeiten Effizient Papierloses und effizientes Zusammenarbeiten Transparent Mehr Überblick dank Echtzeit-Dashboards und Management-Berichten Entlastung durch automatisierte Buchhaltung Stets den Überblick über das Rechnungswesen in Ihrer Einrichtung behalten? Mit der digitalen Finanzbuchhaltung kein Problem. Schluss mit Zettelwirtschaft im Gesundheitswesen! Durch digitalisierte Prozesse in der Verwaltung werden Rechnungen automatisch vorkontiert, extrahiert, geprüft und gebucht. Sparen sie somit Zeit in Ihrem Arbeitsalltag und treffen Sie fundierte Entscheidungen zur Entlastung Ihres Hauses. Verkürzung von Durchlaufzeiten Dank KI-basierter Datenextraktion und automatisierter Rechnungsverarbeitung können Durchlaufzeiten deutlich verkürzt werden und Rechnungen von überall aus abgerufen und freigeben werden. Ideal geeignet für mobiles Arbeiten von verschiedenen Standorten. Effiziente Arbeitsabläufe mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch Gerade beim Rechnungseingang lohnt sich der Abschied vom Papier: Mit Hilfe von Scopevisio können Sie Ihre Rechnungen in automatisierten Prozessen bearbeiten und digital verwalten. Dadurch reduzieren Sie Ihren Aufwand und steigern gleichzeitig die Qualität. Ein beschleunigter Rechnungsdurchlauf führt auch zu schnelleren Zahlungen. Vor allem sorgt er für Entlastung bei Ihren administrativen Aufgaben! Mit einer automatisierten Finanzbuchhaltung Können Sie sich wieder voll auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren Die wichtigsten Zahlen stets auf einen Blick Ihre Vorteile mit der digitalen Finanzbuchhaltung Digitalisierung Durch eine digitale FiBu können wichtige Arbeitsprozesse wie die Erfassung aller Zahlungsvorgänge optimiert werden. Automatisierung Schluss mit papierbasierter Rechnungsbearbeitung. Generieren Sie effiziente Rechnungsworkflows mit cleverer Assistenzfunktion für Eingangsrechnungen. Transparenz Mit Controlling, Berichten und Dashboards in Echtzeit vollständig den Überblick über Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte behalten. Schnittstellen Schnittstellenanbindung zu weiteren lokalen Vorsystemen. Die technologische Brücke von lokalen Anwendungen zu den Saas-Cloud-Services der Scopevisio. Das sagen unsere Anwender Unser kaufmännischer Geschäftsführer wünschte sich einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation. Die BWA und andere Auswertungen vom Steuerberater dauerten einfach zu lange. Deshalb fiel die Entscheidung, die Buchhaltung ins Haus zu holen.“ Ina Schröder Abteilungsleitung BuchhaltungBeta Klinik Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen ### Dokumentenmanagement DMS ist das digitale Herzstück Ihrer Verwaltungsunterlagen Wie die Aufnahme Ihrer Patienten Intuitiv Eine intuitive und strukturierte Ablage von Dokumenten erleichtert Ihnen die Zusammenarbeit Übersichtlich Durch Verknüpfung von Dokumenten mit der Entstehungsquelle behalten Sie immer den Überblick Sicher Alle Dokumente werden rechtssicher archiviert, versioniert gespeichert DMS-Teamwork von Scopevisio für das Gesundheitswesen Verwalten, bearbeiten und teilen, Projektdokumente, Aufträge und Rechnungen die in der Gesundheitseinrichtung entstehen in nur einem System. Das DMS-Teamwork dient als gemeinsame, integrierte Arbeitsplattform. Alle Änderungen bleiben dank Versionierung immer nachvollziehbar und können per Link mit externen Kontakten geteilt werden. Erleichterung in der Zusammenarbeit Die Verwaltung gemeinsamer, patientenunabhängiger Dokumente mit angehängten Kommentaren, Versionierung und gesteuertem Zugriff auf den Teamspeicher, erleichtert die Zusammenarbeit. Erleben Sie, wie einfach das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sein kann und das standortunabhängig. Mit dem Aufgabenmanagement behalten Sie jederzeit den Überblick über die laufenden Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus. Schluss mit Zettelwirtschaft Endlich freie Sicht in der Verwaltung Dateien und Dokumente überall verfügbar In vielen Bereichen des Krankenhauses kann das DMS eingesetzt werden Automatisierung In Scopevisio erstellte Dokumente wie Rechnungen oder Angebote werden automatisch in den entsprechenden Ordnern abgelegt Verfügbarkeit Durch userbezogene Berechtigungen und Freigaben externer Links können Dokumente für andere verfügbar gemacht wrden 360°-Grad-Blick Dokumente zu Projekten, Aufgaben und Prozessen zuordnen und durch Verknüpfung von Objekten den ganzheitlichen Überblick behalten Sicherheit Ihre Dateien sind sicher. Basierend auf einer BSI C5-testierten Anwendung genügt das DMS höchsten Anforderungen. Das sagen unsere Kunden Die Suchfunktion ist einfach klasse. Ich kann Belege im Handumdrehen finden. Das reduziert den Aufwand enorm. Früher musste ich dazu lange in Ordnern suchen.“ Marlis Pfützenreuter VerwaltungsfachkraftArid-Hus e.V. Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Lösung Effiziente Softwarelösungen für das Gesundheitswesen: Transparenz und Zeitgewinn Erleichtern Sie die Arbeitsabläufe in Ihrer Gesundheitseinrichtung mit einer Software, die speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist. Funktionen Von der digitalen Finanzbuchhaltung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Alles drin. Benutzerfreundlich Intuitiver Bedienbarkeit und höchste Sicherheitsstandards unterstützen Ihre Organisation. Flexibel Dank offener Schnittstellen ist eine Verbindung mit bestehenden Systemen möglich. DMS-Teamwork: Ihre zentrale Lösung für Dokumentenorganisation Unser DMS-Teamwork übernimmt die strukturierte Verwaltung Ihrer Dokumente. Entwickelt für die Anforderungen im Gesundheitswesen, sorgt die Software für eine vollständige Digitalisierung und Verwaltung von Unterlagen. Durch Funktionen wie Versionierung, eine sichere Archivierung und eine intuitive Dokumentenablage bleibt Ihre Verwaltung transparent und effizient – selbst bei standortübergreifender Nutzung. Das DMS ist vollständig in Scopevisio integriert und ermöglicht eine automatisierte Ablage. Verknüpfungen mit Aufgaben und Projekten schaffen eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Prozesse. Gesteuerte Zugriffsrechte und die Möglichkeit, externe Links zu nutzen, erleichtern die Zusammenarbeit und erhöhen die Sicherheit. Mehr erfahren Digitale Finanzbuchhaltung: Weniger Aufwand, mehr Überblick Mit einer digitalen Finanzbuchhaltung reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand erheblich. Manuelle Arbeiten wie das Prüfen und Buchen von Rechnungen werden durch intelligente Automatisierungen abgelöst. Dashboards in Echtzeit bieten Ihnen volle Transparenz über Ihre Finanzen und verkürzen Bearbeitungszeiten. Scopevisio integriert Ihre bestehende Verwaltungssoftware und vernetzt diese mit der Cloud. So profitieren Sie von papierlosen Workflows und können mobil auf alle relevanten Daten zugreifen. Automatisierte Prozesse und Echtzeit-Controlling ermöglichen Ihnen, jederzeit die richtigen Entscheidungen für Ihre Einrichtung zu treffen. Mehr erfahren Die Lösung fürIhre Gesundheitseinrichtung. Innovative Prozessemit Cloud Softwarevon Scopevisio! Warum ist Scopevisio die Lösung für das Gesundheitswesen? Ein digitaler Assistent für Ihren Alltag – immer verfügbar und zuverlässig. Welche Vorteile bringt die digitale Finanzbuchhaltung? Automatisierte Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch Fehler. Mit Echtzeit-Dashboards behalten Sie den Überblick und können strategische Entscheidungen treffen. Erhöhen Automatismen wirklich die Effizienz? Kürzere Bearbeitungszeiten bei der Rechnungsverarbeitung, weniger Fehler und optimierte Zahlungsfristen sorgen für bessere Liquidität und minimalen Aufwand. Ist ein Berichtswesen vorteilhaft? Präzise und individuell anpassbare Berichte liefern wertvolle Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen und unterstützen das strategische Wachstum. Welche Vorteile bietet ein zentrales DMS? Digitale Ablagen, standortunabhängige Nutzung und sichere Archivierung ermöglichen ein effektives Back-Office und optimierte Verwaltungsabläufe. Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Customer Lifetime Service Customer Lifetime Service: Zurücklehnen und Ihren Rundum-sorglos-Service genießen Einfach Einfach Teilnehmer werden und Ihr individuelles Wunschpaket auswählen. Kompetent Jeder Zeit einen optimalen Rundum-Service genießen Familiär Dauerhaftes und persönliche Unterstützung, sowie Fachwissen unserer Experten erfahren. Eine einzigartige Kundenbetreuung Angepasst auf Ihren Arbeitsalltag Scopevisio für das Gesundheitswesen steht für exzellenten Service: Und das auch über die Softwareeinführung hinaus. Wir begleiten Sie mit vielen Service- und Supportleistungen und passen uns an Ihr Tagesgeschäft an. Das ist der Customer Lifetime Service. Persönliche undindividuelle Betreuung einfach Service zum Wohlfühlen Alles drin für Ihren Unternehmenserfolg. Content-, Collaboration- und E-Learning-Platform: Unsere Anwenderplattform Scopeunity steht allen Customer Lifetime Service Kunden zur Verfügung. Hier finden Sie digitale Schulungskurse, interaktive Austauschmöglichkeiten und können sich mit anderen Anwendern & Experten vernetzen. Digitale Schulungskurse: Alle Customer Lifetime Service Kunden erhalten Zugriff auf unser umfassendes Angebot an Scopevisio-Schulungskursen sowie unsere Scopevisio-Mediathek. Unser Kursangebot entwickeln wir stetig weiter und führen so auch neue Features und Arbeitsprozesse ein. Expertenchat: Alle Customer Lifetime Service Kunden können auf unserer Scopeunity Plattform mit Scopevisio-Experten chatten und Ihre Fragen zur Scopevisio-Software klären. Melden Sie sich dafür einfach mit Ihren Scopevisio-Zugangsdaten auf der Scopeunity an.Kunden zur Verfügung. Hier finden Sie digitale Schulungskurse, interaktive Austauschmöglichkeiten und können sich mit anderen Anwendern & Experten vernetzen. Veranstaltungen: Wir laden alle Customer Lifetime Service Kunden zu Veranstaltungen wie dem Cloud Unternehmertag, Currywurst und Sekt oder anderen spannenden Veranstaltungen ein. Eine aktuelle Übersicht finden Sie hier: Scopevisio Release Webinar: Nach jedem Software-Release stellen wir allen Customer Lifetime Service Kunden die wichtigsten Neuerungen in einem kurzen Release-Webinar vor. So können Sie unsere neuen Features direkt gewinnbringend nutzen und bleiben immer auf dem Laufenden: Telefon-Hotline: Kunden des Customer Lifetime Service Plus und Enterprise steht unsere Telefon-Hotline zur Verfügung. Scopevisio Lösungsfinder: Im Customer Lifetime Service Plus und Enterprise Paket können sich Anwender direkt an unsere Scopevisio Lösungsfinder zur Klärung technischer und fachlicher Fragen wenden. Experten-Seminar: Halbjährlich bieten wir unseren Customer Lifetime Service Plus und Enterprise Kunden ein Experten-Seminar an. Fachliche Schulung: Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise erhalten auf Wunsch monatliche Softwareschulungen. Individueller Fachworkshop & Business Review: Halbjährlich bieten wir Customer Lifetime Service Enterprise Kunden einen interaktiven Fachworkshop sowie jährlich ein Business-Review an. Kontaktieren Sie hierfür einfach unseren Service. Entwickler-Support: Von API-Beratung bis zur Bereitstellung von Nutzungsstatistiken. Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise unterstützen wir auch mit umfassendem Entwickler-Support Data Analytics Beratung: Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise schulen wir bei der Einrichtung von Scopevisio Datenquellen und beraten Sie auch bei der Implementierung von Daten in Microsoft Power BI. Mehr Service finden Sie nirgendwo. Kontinuierlich über Ihre gesamte Scopevisio-Nutzung von unserem Service- und Support profitieren. Mit interaktiven Schulungsvideos, Tutorials, unserem Expertenchat und weiteren Leistungen werden Sie so unterstützt, wie Sie es brauchen. Mitarbeiterfluktuation oder regulatorische Veränderungen erfordern keine teuren Nachschulungen, sodass Sie auf Dauer Geld sparen. Wir helfen Ihnen sowohl bei technischen als auch bei fachlichen Fragen. Vom Anfänger zum erfahrenen Anwender – wachsen Sie mit Scopevisio. Bringen Sie sich mit Ihren Entwicklungsideen direkt aktiv in unsere Softwareentwicklung ein. Nutzen Sie unsere einzigartige Content-, Collaboration und E-Learning-Plattform Scopeunity 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Wir machen Siezum erfahrenenAnwender. Vertrauensvoll und herzlich Einmal auswählen – immer profitieren:Wählen Sie Ihr Scopevisio-Erfolgspaket! CLS Paket Basis Für alle, die optimal mit Scopevisio arbeiten möchten Schriftlicher Anwendersupport: Via Ticketsystem, per E-Mail oder Chat Neuigkeiten, schnelle Hilfe, Wissen & Tipps auf unserer Content-, Collaboration- & E- Learning-Plattform Scopeunity Digitale Coworking-Spaces für den Austausch mit Fachexperten und anderen Anwendern 24/7 Scopevisio Schulungskurse und Zugriff auf unsere Mediathek CLS Paket Plus Für alle, die tiefer in die Business-Digitalisierung gehen Alle Leistungen des CLS-Basis-Paketes Telefonischer Anwendersupport: Via Telefon-Hotline oder Experten-Rückruf inkl. Remote Unterstützung Scopevisio Lösungsfinder (Direkte Ansprechpartner) Halbjährliches Experten-Seminar Zugriff auf Beispiel-Repositorie CLS Paket Enterprise Für komplexe Unternehmen, die ihr Business digital transformieren Alle Leistungen des CLS-Plus-Paketes Individuelle Fachworkshops & monatliche Softwareberatung Data Analytics Beratung für Scopevisio & Microsoft Power BI Jährliche Business Reviews Entwickler-Support wie API-Beratung Alle reden vom agilen Arbeiten Sollte dann der Service nicht genauso agil sein? Unser FAQ-Service Der Customer Lifetime Service ist unser einzigartiges Rundum-sorglos Servicepaket für die cloudbasierte Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse, das Sie direkt zusammen mit Ihrer Softwarelizenz buchen. Mit diesem Service- Programm stellen wir Sie, den Kunden (Customer), in den Mittelpunkt. Wir unterstützen Sie über Ihre gesamte Kundendauer (Lifetime) mit weitreichenden Service- und Supportleistungen (Service) und ermöglichen Ihnen jederzeit ein bestmögliches Arbeiten mit unserer Software. Alle unsere Anwender erhalten so umfassende Service- und Supportleistungen und haben rund um die Uhr Zugriff auf die Inhalte unserer Content-, Collaboration-, und E-Learning-Platform Scopeunity, auf der Sie Online- Schulungskurse zu unserer Software finden oder interaktive Lern- und Austauschmöglichkeiten nutzen können. Zusätzlich profitieren Sie je nach Service-Modell auch von direkten Ansprechpartnern, individuellen Beratungsleistungen, Business-Reviews und Entwickler-Support (u.a. API- Beratung oder Unterstützung bei der Konvertierung von Schnittstellen). Unsere Kunden wählen aus einem von drei Service-Paketen ihren Customer Lifetime Service aus. Sie zahlen im Basis-Paket 12% Ihrer SaaS-Lizenz, im Plus- Paket 18% und im Enterprise-Paket 24%. Sie entscheiden sich direkt zu Beginn Ihrer Scopevisio-Nutzung für eines der drei CLS-Pakete und genießen dann alle Leistungen des entsprechenden Modells. Sie buchen unsere Service-Pakete direkt mit Ihrer Scopevisio-Cloudnutzung. Entsprechend der Dauer, Anzahl und Zahlungsmodalität legen Sie so auch fest, wie Sie unseren Customer Lifetime Service nutzen. Das ist nicht nur einfach, sondern gibt Ihnen genau die Flexibilität, die Sie sich bei Scopevisio wünschen. Ja. All unsere Kunden genießen mindestens immer alle Vorteile des Customer Lifetime Service (CLS) Basis-Pakets. Je nach Anforderungen können Sie aber auch unser CLS Plus oder CLS Enterprise-Paket wählen. Das CLS-Enterprise-Paket empfehlen wir allen Kunden, die mehr als 30 Lizenzen haben. Die Scopeunity ist unsere einzigartige Lern- und Austauschplattform, die wir extra für unsere Scopevisio-Anwender entwickelt haben. Hier spielen wir viele Service- und Supportleistungen aus und gewährleisten so einen leistungsfördernden Customer Lifetime Service. Dazu gehören digitale Schulungskurse, ein Expertenchat oder der Austausch mit anderen Anwendern in unseren digitalen Coworking Spaces. Mit unserer Scopeunity geben wir so all unseren Scopevisio-Anwendern ein einzigartiges Ökosystem zum Austauschen, Vernetzen, Hilfe-finden und Weiterbilden. Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Onboarding Individuelles Onboarding Service ist für uns gelebte Praxis Lehrreich Profitieren Sie von unseren verschiedenen Schulungs- und Informationsangeboten Interaktiv Mit der Community vernetzen und voneinander lernen Vielseitig Selbst entscheiden, welches Trainings-Format Sie nutzen möchten Individuelles Softwaretraining Lernen Sie die Potenziale der Digitalisierung kennen Erhalten Sie eine auf Sie zugeschnittene Schulung und erleben Sie, wie Scopevisio Sie bei Ihrer digitalen Transformation unterstützt. Erfahren Sie wie Sie unsere Software innovativ und effektiv in Ihrer Verwaltung einsetzen. Professionelle Unterstützung Digitale Prozesse verstehen und anwenden Zeitschonende Softwareeinführung führt zu schnellen Ergebnissen Bedarfsgerechte Lerninhalte sorgen für nachhaltige Arbeitsprozesse Flexible Lehrformate, angepasst an Ihre Unternehmensbedürfnisse Lernen wo, wann und wie Sie wollen Direkter und schneller Austausch mit unseren Fachberatern Die Vorteile unseres Onboardings. Schön, wenn man einen Haken an die Softwareeinführung machen kann. Gemeinsam identifizieren wir die Herausforderungen, denen Ihr Gesundheitswesen gegenübersteht, und erarbeiten mögliche Lösungen mit Scopevisio. In nur wenigen Wochen bereiten wir Sie optimal auf die Nutzung von Scopevisio vor. Die Module unserer Standardsoftware werden individuell an die Bedürfnisse Ihrer Einrichtung angepasst. Sie lernen anhand von Best-Practice-Beispielen, wie Sie Ihre administrativen Prozesse im Gesundheitswesen durch Digitalisierung vereinfachen. Als Einrichtung im Gesundheitswesen lernen Sie, neue effiziente digitale Arbeitsprozesse zu implementieren. Sie profitieren von einem direkten und schnellen Austausch mit Ihren persönlichen Fachberatern. Unser Onboarding: 3 mal schneller einsatzfähig! Unsere Onboarding-PaketeDie richtige Wahl für Ihren Erfolg: Onboarding Paket Basis Für die Grundbedürfnisse des effizienten Arbeitens von Scopevisio inkl. 60 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Onboarding Paket Professional Für die Anpassung von Scopevisio an Ihre unternehmenseigenen Prozesse inkl. 80 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Unternehmensprozesse mit Scopevisio abbilden Onboarding Paket Enterprise Für alle Bedürfnisse inklusive intelligenter Datenanalyse inkl. 110 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Unternehmensprozesse mit Scopevisio abbilden Individuelle Kennzahlen mit Microsoft Power BI erstellen und per Datenanalyse auswerten Unser Onboarding abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse! Unser FAQ-Service Ja, auch für Akteure im Gesundheitssektor ist die Einführung in Scopevisio besonders. Das Onboarding-Verfahren ermöglicht es ihnen, sich zügig und optimal mit Scopevisio vertraut zu machen, und liefert einen detaillierten Überblick über neue Features und branchenspezifische Abläufe. Ein auf die spezifischen Anforderungen der Nutzer im Gesundheitsbereich abgestimmtes Onboarding sorgt für einen nahtlosen Übergang in die Nutzung von Scopevisio. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit und Energie effizient zu nutzen und die Pluspunkte von Scopevisio so schnell wie möglich in ihren alltäglichen Abläufen im Gesundheitswesen zu integrieren. Beim Onboarding im Gesundheitswesen orientieren wir uns an Ihren Bedürfnissen und koordinieren den Zeitplan gemeinsam mit Ihnen. In der Regel nimmt die Implementierung einer Software zwischen 4 bis 12 Wochen in Anspruch. Natürlich ist es auch möglich, ein kompakteres Einführungsprogramm zu gestalten. Diese Details können Sie direkt und persönlich mit unseren Fachberatern diskutieren. Wir setzen auf einen hybriden Ansatz zur Softwareimplementierung im Gesundheitswesen. Wir stellen Ihnen Tutorials und digitale Schulungen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, grundlegendes Wissen selbstständig zu erwerben. Auch Meetings und Workshops können digital durchgeführt werden. Unsere Zusammenarbeit und unser Dialog erfolgen in einem privaten virtuellen Raum auf unserer Content-, Kollaborations- und E-Learning-Plattform Scopeunity. In diesem exklusiv für Sie zugänglichen digitalen Raum finden Sie nicht nur sämtliche Informationen zum Onboarding-Prozess, sondern haben auch die Möglichkeit, sich direkt mit uns und anderen Scopevisio-Experten auszutauschen und weitere Informationen zu Scopevisio zu erlangen. Dies reduziert nicht nur unnötige E-Mails, sondern steigert auch Ihre Effizienz. Durch die Kombination aus analogen und digitalen Dienstleistungen können wir Ihnen unsere Softwareeinführung zu einem deutlich günstigeren Preis anbieten, als es viele andere Softwarefirmen mit ihren kostenintensiven Vor-Ort-Beratern tun. Sie bestimmen die Anzahl der Teilnehmer. Im Allgemeinen empfehlen wir, dass alle, die in Ihrem Haus mit Scopevisio arbeiten, unmittelbar an der Softwareeinführung teilnehmen. Nach dem Onboarding sind Sie optimal für den Umgang mit Scopevisio vorbereitet. Um dies dauerhaft zu gewährleisten, erwerben Sie gleichzeitig mit dem Abschluss Ihrer Scopevisio-Lizenz ein Servicepaket unseres Kundendienstes für die gesamte Nutzungsdauer. Damit profitieren Sie nicht nur von umfangreichen Service- und Supportleistungen, sondern haben auch die Möglichkeit, sich mit anderen Akteuren aus dem Gesundheitssektor zu vernetzen und Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in der Nutzung von Scopevisio kontinuierlich zu vertiefen. Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Service Digitale Exzellenz für Ihre Praxis oder Klinik Intelligent. Maßgeschneidert. Zukunftssicher. Interaktiv Ihre individuellen Anforderungen stehen im Mittelpunkt. Dauerhaft Wir begleiten Sie während der gesamten Nutzung – für nachhaltigen Erfolg. Innovativ Eine Plattform, die Wissensaustausch, Fortbildung und Vernetzung neu definiert. Einfach mehr erreichen – mit Service-Lösungen für das Gesundheitswesen Wir bieten eine ganzheitliche Betreuung, die exakt auf die Bedürfnisse von Praxen und Kliniken zugeschnitten ist. Von der Abrechnung bis zur Personalplanung: Unsere Softwarelösungen und Services sorgen für reibungslose Abläufe, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – die bestmögliche Versorgung Ihrer Patienten. Auf unserer Plattform Scopeunity können Sie Fachwissen vertiefen, Kontakte zu Branchenkollegen knüpfen und von interaktiven Weiterbildungsangeboten profitieren. Voller Fokus durchexzellenten Service?So geht’s! Oft nutzt man nur 20% einer Software.Das ändern wir zu 100%. Diese Mehrwerte bieten wir: Verlässliche Unterstützung:Unser Service begleitet Sie während der gesamten Zusammenarbeit – von der Einführung bis zur langfristigen Optimierung. Wissensplattform für Zusammenarbeit und Weiterbildung:Erfahren Sie, wie Sie Ihre Prozesse im Gesundheitswesen effizienter gestalten können – mit interaktiven Schulungsangeboten und praxisnahen Inhalten. Zeit- und Kostenersparnis:Mit unseren flexiblen Servicemodellen kombinieren wir digitale Lösungen mit persönlicher Beratung, um Ihre Abläufe zu optimieren. Individuelle Unterstützung:Maßgeschneiderte Lernangebote, Online-Schulungen und direkter Kontakt zu unseren Experten – für jede Fragestellung die passende Hilfe. Mehr schaffen in weniger Zeit:Wir unterstützen nicht nur bei technischen Fragen, sondern auch mit branchenspezifischem Fachwissen. Gemeinsam wachsen:Unsere interaktive Anwender-Community bietet Raum für den Austausch zwischen Fachkräften und Experten – profitieren Sie von wertvollen Impulsen aus der Praxis. Zwei Service-Bausteine,ein klarer Vorteil. Perfekter Start mit unserem Onboarding: Neukunden erhalten von uns ein umfassendes Onboarding, damit alle Prozesse – von der Buchung bis zur Abrechnung – reibungslos integriert werden und Ihr Team sicher im Umgang mit der Software wird. Unser einzigartiger Customer Lifetime Service sorgt dafür, dass Sie jederzeit das Beste aus unserer Software herausholen. Wir begleiten Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse – und damit auch Ihrer Praxis oder Klinik. On-boarding Maßgeschneiderte Softwareeinführung mit persönlicher Betreuung Customer Lifetime Service Rundum-sorglos-Servicepaket für Ihre Scopevisio-Nutzung Individueller Servicefür stressfreienPraxis- und Klinikbetrieb. Workshops Praktische Schulungen zu Finanzmanagement, Personalplanung und Verwaltung. Support Umfassende Unterstützung bei allen technischen und organisatorischen Fragen. Community und Plattform Lernen Sie von anderen, teilen Sie Ihre Erfahrungen und bleiben Sie informiert. Veranstaltungen Vernetzen Sie sich auf unseren Events speziell für das Gesundheitswesen. Business Reviews Regelmäßige Analysen und Coachings zur Optimierung Ihrer Hotelprozesse. Entwickler Support Hilfe bei Schnittstellenanbindungen und individuellen Anpassungen. Schulungen Wir unterstützen unsere Anwender mit individuellen Schulungseinheiten. Kurse Selbstlernkurse speziell für die Gesundheitswesen Ideen einbringen Wir schätzen die Ideen aus unserer Anwenderlandschaft. Unser FAQ-Service Die Digitalisierung von Prozessen im Gesundheitswesen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die weit über die einfache Implementierung einer Software hinausgeht. Eine ERP-Software wie Scopevisio unterstützt komplexe Betriebsprozesse wie Buchhaltung, Dienstplanung und Berichtswesen, die individuell angepasst werden müssen. Unser Service stellt sicher, dass diese Prozesse optimal integriert werden, damit Ihre Software nicht nur funktioniert, sondern auch nachhaltig Mehrwert schafft. Jede Einrichtung im Gesundheitswesen ist einzigartig – von der Arztpraxis bis zur großen Klinik. Unsere Software muss auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt werden, und Ihr Team muss die Funktionen effizient nutzen können. Mit unserem Onboarding stellen wir sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden alle notwendigen Prozesse und Werkzeuge kennen, um sofort produktiv zu sein. Die Kosten unseres Serviceangebots sind flexibel und an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst: Customer Lifetime Service: Unser Basis-Service wird zu 12 % der Lizenzkosten angeboten. Erweiterte Pakete wie das Plus- oder Enterprise-Modell sind speziell auf Ihre Herausforderungen zugeschnitten. Onboarding: Wählen Sie zwischen verschiedenen Paketen – vom Starter-Paket bis zu umfassenden Schulungen für komplexe Prozesse. Um optimal mit Scopevisio zu arbeiten, empfehlen wir jedem Neukunden ein Onboarding. Anschließend bieten Ihnen die verschiedenen Erfolgspakete unseres Customer Lifetime Services (CLS) genau die Unterstützung und Sicherheit, die Sie und Ihre Mitarbeiter tagtäglich brauchen. Unser CLS-Basis-Paket erwerben alle unsere Kunden immer gleich mit Start ihrer Scopevisio-Lizenz. Größeren Unternehmen ab 30 Usern empfehlen wir, auf unser CLS-Enterprise-Paket zu setzen. Die Einführung einer ERP-Software ist eine strategische Entscheidung, die sich direkt auf Ihren gesamten Betrieb im Gesundheitswesen auswirkt. Unser Service sorgt für Stabilität, Effizienz und Innovation, sodass Sie langfristig von einer modernen und verlässlichen Prozessgestaltung profitieren. Peter ZieglerIhr Expertefür MigrationSie haben noch Fragen oder möchten sich einfach unverbindlich beraten lassen?Vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter. Gerne auch Vorort!Jetzt Beratung anfragen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Gesundheitswesen Gesundheitswesen Effiziente Finanzbuchhaltung im Gesundheitswesen Starten Sie gemeinsam mit uns ins digitale Zeitalter! Denn gerade im kaufmännischen Bereich liegen vielerorts noch ungenutzte Potenziale brach. Mit Scopevisio automatisieren Kliniken, MVZ und soziale Einrichtungen zeitraubende Routineaufgaben in der Finanzbuchhaltung – einfach, effizient und zuverlässig. Verabschieden Sie sich von manuellen Tätigkeiten und papierbasierten Abläufen! Scopevisio sorgt für mehr Effizienz in Ihren kreditorischen und debitorischen Prozessen und unterstützt Sie dabei, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. So bleibt Ihnen wieder mehr Zeit für Wichtigeres– und der Rest läuft von ganz alleine! Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Professionell und rechtssicher Ausgerichtet auf die hohen Anforderungen im Gesundheitswesen Scopevisio ist eine moderne, cloudbasierte Software, die in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben wird. Scopevisio erfüllt nicht nur die hohen funktionalen, sondern auch die besonderen regulatorischen Anforderungen im Gesundheitswesen. Höchste Sicherheit: Scopevisio ist ISO-2700-zertifiziert und befindet sich im Prozess der C5-Zertifizierung. Perfekte Integration: Binden Sie vorhandene Lösungen (z.B. KIS, Personalabrechnung, Wawi) nahtlos über unsere offene Schnittstelle an. Mandantenfähige Software: Verwalten Sie mehrere Einheiten einfach parallel – ideal für Unternehmensverbünde im Gesundheitswesen. Rechnungseingang Von Skonto profitieren und Fristen einhalten Bilden Sie Ihre debitorischen Prozesse – vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe – vollständig und durchgängig digital ab. Denn mit Scopevisio erstellen Sie individuelle Prüf- und Freigabeworkflows, definieren verbindlich Urlaubs- und Vertretungsregelungen und stellen damit reibungslose Abläufe sicher. Gleichzeitig erinnern automatische Reminder die jeweils zuständigen Personen zuverlässig an ihre Aufgaben. Eingangsrechnungen werden zentral erfasst und direkt Bestellungen und Lieferscheinen zugeordnet – der manuelle Abgleich entfällt. Digitale Freigaben – auch mobil per App – beschleunigen Prozesse und verkürzen Bearbeitungszeiten. Der optimierte Ablauf reduziert Liegezeiten, verbessert die Skontoausnutzung und hilft, Fristen sicher einzuhalten. Rechnungsausgang Rechnungserstellung mit wenigen Klicks Im Gesundheitswesen fallen auch Rechnungen ohne Patientenbezug an, zum Beispiel bei der Abrechnung von Verpflegungsleistungen einer zentralen Küche gegenüber verbundenen Unternehmen wie Altenheimen oder Kitas. Mit Scopevisio erledigen Sie Ihre sonstige Faktura unkompliziert und schnell. Schnelle Erstellung: Generieren Sie Rechnungen mit wenigen Klicks. Sie greifen dabei immer auf dieselben Stammdaten zurück, was die Fehleranfälligkeit reduziert. E-Rechnungs-ready: Erstellen Sie E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format und versenden Sie diese direkt aus der Software heraus. Wiederkehrende Rechnungen: Sparen Sie Zeit, indem Sie wiederkehrende Rechnungen automatisiert von der Software erstellen lassen. Finanzen Buchhaltung entlasten durch automatisierte Prozesse Eingangsrechnungen sind vom System vorkontiert – in der Buchhaltung findet nur noch eine Kontrolle statt. Auch Ausgangsrechnungen sind automatisiert verbucht und eingegangene Zahlungen automatisiert ausgeziffert. Das erleichtert den Arbeitsalltag enorm. Automatisierte Kontierung und Skontoberechnung: Passende Konten, Kostenstellen und Zahlungsfristen werden automatisch vorgeschlagen. Zahlungsabwicklung und OP-Übersicht: Zahlungen erfolgen direkt aus Scopevisio, offene Posten und Fälligkeiten sind jederzeit im Blick. Integrierter Mahnlauf mit Eskalationsstufen: Überfällige Rechnungen werden automatisch gemahnt – abgestuft nach Eskalationsgrad. Dokumentenmanagement Belege rechtssicher archivieren Im integrierten DMS/ECM archivieren Sie sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen revisionssicher und GoBD-konform. Gleichzeitig sind sie jederzeit in der Lage, Belege in Sekundenschnelle wiederzufinden. GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen sind automatisch im Scopevisio DMS Teamwork gespeichert. Revisionssicherheit durch Protokollierung: Alle Änderungen an einer Rechnung sind lückenlos dokumentiert. Schnelle Recherche: Rechnungen können jederzeit anhand von Schlagwörtern oder Belegnummern gefunden werden. Controlling Echtzeitdaten auf Knopfdruck Nutzen Sie Scopevisio als zentrale Datenquelle, um Ihr Echtzeit-Controlling effizient und zuverlässig umzusetzen. Denn Scopevisio bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, mit denen sich Ausgaben und Einnahmen gezielt analysieren lassen. In Kombination mit Power BI erstellen Sie individuelle Dashboards, die sich per Knopfdruck automatisch und in Echtzeit aktualisieren – für maximale Transparenz und fundierte Entscheidungen. Automatisierte Berichte über Forderungen, Verbindlichkeiten, Zahlungseingänge und offene Posten Analyse von KPIs wie Debitorenlaufzeit, Zahlungsausfälle und Mahnquote in Kombination mit Power BI In Planung: KI-gestützte Prognosen künftiger Zahlungseingänge zur Liquiditätssicherung Heike HeideckKaufmännische Direktorin, Prokuristin Dr. von Ehrenwall`sche Klinik Mit der E+S Finanzbuchhaltung stoßen wir inzwischen an Grenzen. Scopevisio bietet alles, was eine moderne Finanzbuchhaltung heute können muss. Uns hat besonders die einfache Suche nach Informationen gefallen. Aber nicht nur die Funktionalitäten haben uns überzeugt. Auch die offene und transparente Kommunikation im Vorfeld fanden wir angenehm. Wir fühlen uns bei Scopevisio gut aufgehoben. Björn LangerCFO, Maybach Medical Group Wir sind in einer Art Filialsystem organisiert. Mit Scopevisio können wir diese Struktur einfach abbilden und volldigitalisierte, medienbruchfreie Prozesse erreichen. Andre TheveßenGeschäftsführer, Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Die wesentlichen Gründe für Scopevisio waren für uns die Wirtschaftlichkeit und die Anpassbarkeit der Software und das Servicelevel des Unternehmens. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Der Wechsel von einer bestehenden Finanzbuchhaltungssoftware zu Scopevisio ist auf Wunsch von uns professionell begleitet. Gemeinsam mit Ihnen planen wir den gesamten Migrationsprozess sorgfältig – von der Datenübernahme bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme. Unsere erfahrenen Experten stellen sicher, dass Ihre Daten, im vereinbarten Umfang sicher und vollständig übertragen werden, während Ihr Tagesgeschäft ungestört weiterläuft. Mit klar definierten Prozessen und einer bewährten Methodik sorgen wir dafür, dass der Umstieg für Sie reibungslos. effizient und GoBD-konform verläuft. Wir legen höchsten Wert auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Scopevisio-Unternehmenssoftware ist in Deutschland entwickelt und in ISO-zertifizierten Rechenzentren gehostet. Alle Daten sind verschlüsselt übertragen, regelmäßig und redundant gesichert und durch wirksame Schutzmechanismen vor Cyberangriffen geschützt. Unsere Finanzfunktionen sind zudem regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfern gemäß IDW PS 880 geprüft und ermöglichen eine GoBD-konforme Buchhaltung. Unser Informationssicherheitsmanagement wird regelmäßig vom TÜV nach ISO 27001 geprüft. Aktuell befinden wir uns zudem im Zertifizierungsprozess nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI. Obwohl Scopevisio keine Gesundheitsdaten verarbeitet, stellen wir uns freiwillig dieser Prüfung – um unsere hohen Sicherheitsstandards auch unabhängig nachweisen zu können. Einrichtungen im Gesundheitswesen – wie Kliniken, MVZ oder soziale Träger – stehen vor der Herausforderung, komplexe Prozesse sowohl effizient als auch rechtssicher abzuwickeln. Eine moderne ERP-Lösung wie Scopevisio automatisiert dabei zentrale Abläufe in Buchhaltung, Faktura und Dokumentenmanagement. Dadurch wird Zeit gespart, gleichzeitig werden Kosten gesenkt und Fehlerquellen reduziert. Zudem profitieren Organisationen von integrierten Workflows, mobiler Freigabe per App und einer rechtskonformen Archivierung. So wird nicht nur die Verwaltung entlastet, sondern auch die Qualität der kaufmännischen Prozesse messbar gesteigert. Im Gesundheitswesen gelten strenge Anforderungen an Datenschutz, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Scopevisio erfüllt diese Standards zuverlässig – unter anderem durch zertifizierte Datensicherheit nach ISO 27001, eine GoBD-konforme Buchhaltung sowie eine revisionssichere Archivierung im integrierten DMS. Dabei werden alle Rechnungen automatisch protokolliert, wodurch sie jederzeit auffindbar und nachvollziehbar bleiben. Darüber hinaus unterstreicht der laufende C5-Zertifizierungsprozess den Anspruch, höchste Compliance-Standards dauerhaft zu erfüllen – ein entscheidender Vorteil für Träger, die gegenüber Kostenträgern und Aufsichtsbehörden Rechenschaft ablegen müssen. Viele Organisationen im Gesundheitswesen nutzen bereits spezialisierte Softwarelösungen – beispielsweise für das Krankenhausinformationssystem (KIS), die Personalabrechnung oder die Warenwirtschaft. Genau hier setzt Scopevisio an: Durch offene Schnittstellen lässt sich die Lösung problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Dadurch entsteht eine durchgängige Systemlandschaft, in der alle relevanten Daten automatisch und systemübergreifend fließen – ganz ohne Medienbrüche oder doppelte Datenpflege. Das wiederum sorgt für mehr Transparenz, deutlich reibungslosere Prozesse und eine nahtlose, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. ### Referenzen ### Berichtswesen Mit flexiblem Berichtswesen stets den Überblick behalten und Zeit haben zum Verschnaufen Einfach Intelligente Berichte erstellen und individuell optimieren Übersichtlich Alle wichtigen Kennzahlen in Echtzeit erhalten Individuell Jederzeit individuelle Kontrolllisten oder Standardberichte erstellen Hotelspezifisches Berichtswesen vereint in einem System Individuelles und standardisiertes Berichtswesen nach Uniform System of Accounts. Durch Berichte entscheidende Erkenntnisse gewinnen und stets den Überblick behalten. Sparen Sie kostbare Zeit und minimieren Sie Datenvolumen durch das Exportieren von Berichten. Diese Dokumente können einfach zum Versand in externe Links umgewandelt werden. Individualisierung von Berichten Passen Sie Standardberichte Ihren Bedürfnissen an. Individualisieren, erweitern und/oder ändern Sie die Standardberichte und/oder erstellen Sie eine beliebige Anzahl eigene Berichte, ganz nach Ihren Vorstellungen. Periodenvergleiche sind klassisch innerhalb des Wirtschaftsjahres aber auch jahresübergreifend möglich. Effizientes Arbeiten mit der Reportingmappe Mit der Reportingmappe von Scopevisio können Sie Ihr Berichte in Zukunft noch effizienter gestalten. Mit dem Feature haben Sie die Möglichkeit Strukturen einmalig selbst zu definieren und auch mehrere Berichte in einem selbst bestimmten ZeitIntervall in nur einer Mappe ins Dokumentenmanagementsystem ablegen. So gewinnen Sie mehr Zeit für die Analyse und treffen zielgerichtete Entscheidungen. Erleben Sie den Komfortdes Berichtswesens und sparen Sie kostbare Zeit Machen Sie mehr aus Ihrem Berichtswesen Gezieltes Berichtswesen nutzen und mehr Zeit für den Gast haben Standardisierung Auf die Hotellerie abgestimmtes Berichtswesen nach uniform system of accounts. Flexibilität Selbst bestimmen welche Inhalte und Bereiche Sie sehen und ändern möchten. Integration Individuell gestaltete Berichte zentral und tagesaktuell an einem Ort. Präzision Zielgerichtete Entscheidungen treffen und dynamisch Forecasts erstellen. Berichtswesen im Hotel Alle wichtigen Daten im Überblick Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Dienstplan Der HogaPlaner für eine optimale Planung Damit Ihr Hotel nicht leer steht Glückliche Gäste Der Einsatz des HogaPlaners ermöglicht eine hohe Gästezufriedenheit Zufriedenes Personal Mit vorausschauender Personalplanung die Mitarbeiterzufriedenheit steigern Hohe Effizienz Mit einer optimalen und effizienten Planung Zeit und Geld sparen Effiziente Planung für die Hotellerie Ob Service, Front Office oder Housekeeping: Mit dem HogaPlaner erstellen Sie Schichtpläne komfortabel und zeitsparend. Dank automatisierter Sollstärkenberechnung vermeiden Sie teure Über- und Unterbesetzungen und steigern dadurch die Zufriedenheit Ihrer Gäste und Mitarbeiter. Ausgezeichnetes Gasterlebnis dank optimalem Personaleinsatz Auf der Basis von Tagesparametern (aus dem Property Management System) wie Gästezahl, Belegung, An- und Abreisezimmer liefert der HogaPlaner automatisiert Sollstärken, vergleicht diese mit der geplanten Mitarbeiteranzahl und warnt bei Über- und Unterbesetzungen. Der HogaPlaner wird dadurch zum persönlichen Assistenten. Urlaubsplanung und Abwesenheiten in einer Übersicht In der Urlaubs- und Jahresplanung des HogaPlaners wird jede Art von Abwesenheit dokumentiert. Die Werte fließen automatisch in die Wochendienstplanung ein. Urlaubsanträge können im individuellen Layout erstellt werden. Abwesenheitsübersichten- und bewertungen sind für beliebige Zeiträume möglich. Entlastung in der Administration Im HogaPlaner stehen Ihnen eine Vielzahl Hotellerie-spezifischer Auswertungen und Statistiken zur Verfügung, die Sie nach eigenen Vorgaben mit wenigen Klicks filtern können. Dazu gehören Geburtstags- oder Jubiläumslisten ebenso wie Kostenübersichten aus AG-Sicht, Einzelnachweise oder FTE- und Fluktuationsbewertungen. Produktivität bewerten und Kosten senken Im HogaPlaner kann Produktivität auf verschiedene Weisen analysiert werden. So können Ihre Umsatzzahlen aus dem PMS mit den Lohnkosten ins Verhältnis gesetzt werden, basierend auf effektiven oder tatsächlichen Kosten und aufgeschlüsselt nach Abteilung oder ProfitCenter. Ebenso bietet eine FTE-Auswertungen weitere Bewertungsmöglichkeiten. Zaubern Sie Ihren Mitarbeiternein Lächeln ins Gesicht und garantieren besten Service für Ihre Gäste Mehr Mitarbeiterzufriedenheit mit dem HogaPlaner Hoteliers schätzen unsere Stärken aus guten Gründen Lohnvorbereitung Für beliebige Abrechnungszeiträume können SFN-Zuschläge, Aushilfsstunden, Fehlzeiten, Kostgeld oder Pauschalen für Rufbereitschaft an Ihre Lohnbuchhaltung übertragen werden. Mitarbeiterrotation Mitarbeiter können an andere Abteilungen „verliehen“ werden. Der begünstigten Abteilung wird der Mitarbeiter nach „Verleihung“ automatisch mit aktuellen Stunden- und Guttage-Ständen zugeordnet. Arbeits- und Tarifrecht Regelungen aus dem Arbeits- und Tarifrecht werden bei der Dienstplanung automatisch berücksichtigt. Zusätzlich können auch hausinterne Regeln hinterlegt werden. Interaktion Der HoGaPlaner interagiert mit anderen Lohnprogrammen, verschiedenen Zeiterfassungs- sowie Property Management- und Hotelinformations-systemen. Effektive Dienstplanung Gut geplant ist ganz gewonnen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Dokumentenmanagement DMS ist das digitale Herzstück Ihrer Dokumente Wie die Rezeption für Ihre Gäste Intuitiv Die intuitive und strukturierte Ablage von Dokumenten erleichtert die Zusammenarbeit Übersichtlich Durch Verknüpfung von Dokumenten mit Bezugsobjekten behalten Sie immer den Überblick Sicher Alle Dokumente werden rechtssicher archiviert, versioniert gespeichert Das DMS-Teamwork für die Hotellerie Digitalisieren, verwalten, bearbeiten und teilen Sie alle Dokumente, die in der Hotellerie entstehen. Das DMS-Teamwork dient als gemeinsame, integrierte Arbeitsplattform. Alle Änderungen bleiben dank Versionierung immer nachvollziehbar und können per Link mit Externen geteilt werden. Erleichterung im Arbeitsworkflow Die Verwaltung gemeinsamer Dokumente mit angehängten Kommentaren, Versionierung und gesteuertem Zugriff auf den Teamspeicher, erleichtert die Zusammenarbeit. Erleben Sie, wie einfach das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sein kann und das standortunabhängig. Die abgelegten Dokumente sind von überall zugänglich. Auch als App und Web-Client verfügbar. Eine Software zum Wohlfühlen Da möchte man einfach bleiben Dateien und Dokumente überall verfügbar In vielen Bereichen des Hotel-Back-Offices kann das DMS eingesetzt werden Automatisierung In Scopevisio erstellte Dokumente wie Rechnungen oder Angebote werden automatisch in den entsprechenden Ordnern abgelegt. Sicherheit Ihre Dateien sind sicher. Basierend auf einer BSI C5-testierten Anwendung genügt das DMS höchsten Anforderungen. Verfügbarkeit Durch userbezogene Berechtigungen und Freigaben externer Links können Dokumente für andere verfügbar gemacht werden. 360°-Grad-Blick Dokumente zu Projekten, Aufgaben und Prozessen zuordnen und durch Verknüpfung von Objekten den ganzheitlichen Überblick behalten. Das DMS Teamwork Mehr als eine Dokumentenablage Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Onboarding Individuelles Onboarding Service am Gast ist bei uns gelebte Praxis Lehrreich Profitieren Sie von unseren verschiedenen Schulungs- und Informationsangeboten Interaktiv Mit der Community vernetzen und voneinander lernen Vielseitig Selbst entscheiden, welches Trainings-Format Sie nutzen möchten Softwaretraining für die Hotellerie Lernen Sie die Potenziale der Digitalisierung für die Hotellerie kennen Erhalten Sie eine auf Sie zugeschnittene Schulung und erleben Sie, wie Scopevisio Sie bei Ihrer digitalen Transformation unterstützt. Erfahren Sie wie Sie unsere Software innovativ und effektiv in Ihrem Back-Office einsetzen. Wir nehmen Sie an die Hand und freuen uns über den direktenAustausch mit Ihnen Professionelle Wissensvermittlung Wir unterstützen Sie persönlich Digital Prozesse verstehen und lernen anzuwenden Einfach Bedarfsgerechte Lehrinhalte für jeden Mitarbeiter Effizient Flexible Lehrformate, angepasst an Ihre Bedürfnisse Mobil Lernen von überall aus möglich Kompetent Persönlicher Austausch mit unseren Fachberatern Betreut Schrittweise Begleitung durch die Software Onboarding im Überblick Unser Lehr- und Informationsangebot für Sie Video-Tutorials Die ersten Schritte in Scopevisio werden im Selbststudium mit Hilfe von Tutorials erarbeitet. Klickanleitungen Schritt für Schritt werden Prozesse als Klickanleitung, zu jedem Tutorial, visuell dargestellt. Workshops Workshops zur Softwareeinführung finden je nach Onboarding vor Ort oder digital statt. Wissenstest Kurze Tests am Ende eines jeden Software-Tutorials vertiefen und prüfen das zuvor erlernte Wissen. Berater-Chat Fachberater unterstützen im Chat, bei der Umsetzung von Prozessen und Fragen der täglichen Arbeit. Scopeunity Auf unserer Community-Plattform lehrreiche und spannende Impulse zur Software und Digitalisierung bekommen. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Customer Lifetime Service Customer Lifetime Service: Zurücklehnen und Ihren Rundum-sorglos-Service genießen Einfach Einfach Member werden und Ihr individuelles Wunschpaket auswählen Kompetent Jeder Zeit einen optimalen Rundum-Service genießen Familiär Dauerhaftes und persönliche Unterstützung, sowie Fachwissen unserer Experten erfahren Exklusiv für Sie: Ein einzigartiges Gästeerlebnis angepasst auf Ihren Hotelalltag Scopevisio steht für exzellenten Service: Und das auch über die Softwareeinführung hinaus. Wir begleiten Sie mit vielen Service- und Supportleistungen und passen uns an Ihr Tagesgeschäft an. Das ist der Customer Lifetime Service. Ein persönlicher Grußauf Ihr Zimmer?! einfach Service der begeistert Unsere Aufmerksamkeit des Hauses für Sie sind umfassende Service- und Supportleistungen Workshops Digital oder analog – aber immer interaktiv. In Workshops vermitteln wir Ihnen in kurzer Zeit hilfreiches Fachwissen. Trainieren Lernen Sie neue Arbeitsweisen mit Scopevisio kennen. Erhalten Sie spannende Eindrücke rund um die Digitalisierung und bereiten Sie sich schon heute auf die Welt von morgen vor. Anwenden Die gewonnenen Eindrücke und Impulse befähigen Sie, Gelerntes direkt in Ihrer Unternehmenspraxis anzuwenden. Veranstaltungen Lernen Sie uns und Scopevisio in interaktiven Veranstaltungen kennen. Support Unser Support unterstützt Sie sowohl bei fachlichen als auch bei technischen Fragen. Lern – & Austauschplattform Ein einzigartiger Ort für alles: Hier finden Sie Kurse, Coworking Spaces oder Expertenchats mit der Scopevisio. Wir machen Siezum glücklichenAnwender. Vertrauensvoll und herzlich Wählen Sie Ihr gewünschtes Sternelevel Zurücklehnen und Ihren Rundum-sorglos-Service genießen CLS Paket Basis Das Einstiegs 3 Stars-Paket für alle, die optimal mit Scopevisio arbeiten möchten Schriftlicher Anwendersupport: Via Ticketsystem, per E-Mail oder Chat Neuigkeiten, schnelle Hilfe, Wissen & Tipps auf unserer Content-, Collaboration- & E- Learning-Plattform Scopeunity Digitale Coworking-Spaces für den Austausch mit Fachexperten und anderen Anwendern 24/7 Scopevisio Schulungskurse und Zugriff auf unsere Mediathek CLS Paket Plus Das Midlevel 4 Stars–Paket für all, die tiefer in die Business-Digitalisierung gehen Alle Leistungen des CLS-Basis-Paketes Telefonischer Anwendersupport: Via Telefon-Hotline oder Experten-Rückruf inkl. Remote Unterstützung Scopevisio Lösungsfinder (Direkte Ansprechpartner) Halbjährliches Experten-Seminar Zugriff auf Beispiel-Repositorie CLS Paket Enterprise Das High Level 5 Stars-Paket, für komplexe Unternehmen und ein gesamtes Komforterlebnis Alle Leistungen des CLS-Plus-Paketes Individuelle Fachworkshops & monatliche Softwareberatung Data Analytics Beratung für Scopevisio & Microsoft Power BI Jährliche Business Reviews Entwickler-Support wie API-Beratung Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Service Service made byScopevisio für die Hotellerie Wir vereinfachen Ihren Hotelalltag. Interaktiv Maßgeschneiderter Service für die Hotellerie Dauerhaft Betreuung während der gesamten Nutzung Innovativ Plattform für Schulung, Kollaboration und Fachwissen Einfach mehr erreichen – mit Scopevisio für das Gesundheitswesen Wir bieten Ihnen eine Rundum-Betreuung, die speziell auf die Herausforderungen in der Hotellerie abgestimmt ist – von der Finanzbuchhaltung über die Lohnabrechnung bis zur Dienstplanung. Unsere Experten stehen Ihnen während Ihrer gesamten Software-Nutzung zur Seite und helfen Ihnen, das Beste aus Ihrer digitalen Transformation herauszuholen. Mit „Scopeunity“ bieten wir Ihnen eine Plattform, auf der Sie branchenspezifisches Fachwissen erwerben, sich mit anderen Hoteliers vernetzen und sich kontinuierlich weiterbilden können. Besserer Hotelbetrieb durchexzellenten Service?So geht’s! Oft nutzt man nur20%einer Software.Das ändern wir zu100%. Diese Mehrwerte bieten wir: Immer für Sie da:Unser Service begleitet Sie über die gesamte Kundenbeziehung hinweg. Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform:Lernen Sie, wie Sie Ihre Hotelprozesse effizienter gestalten können. Zeit und Kosten sparen:MMit digitalen und persönlichen Servicemodellen optimieren Sie Ihre Abläufe und senken Kosten. Anwenderunterstützung:Persönliche Lernangebote, digitale Schulungskurse und Expertenchats. In weniger Zeit mehr schaffen:Wir unterstützen Sie nicht nur technisch sondern auch fachlich. Voneinander lernen, voneinander profitieren:In unserer interaktiven Anwender-Community für Hoteliers tauschen sich Branchenkollegen und Experten aus. Zwei Service-Bausteine,ein klarer Vorteil. Perfekter Start mit unserem Onboarding: Neukunden erhalten von uns ein umfassendes Onboarding, damit alle Prozesse – von der Buchung bis zur Abrechnung – reibungslos integriert werden und Ihr Team sicher im Umgang mit der Software wird. Unser einzigartiger Customer Lifetime Service sorgt dafür, dass Sie jederzeit das Beste aus unserer Software herausholen. Wir begleiten Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse – und damit auch Ihres Hotelbetriebs. On-boarding Maßgeschneiderte Softwareeinführung mit persönlicher Betreuung Customer Lifetime Service Rundum-sorglos-Servicepaket für Ihre Scopevisio-Nutzung Individueller Servicefür stressfreiesHotelmanagement. Workshops Interaktive Schulungen zu Themen wie Finanzbuchhaltung, Dienstplanung und Verwaltung. Support Wir helfen Ihnen bei technischen und fachlichen Fragen rund um Ihre Hotelsoftware. Community und Plattform Zugang zu Kursen, Expertenchats und einer Community für Hoteliers. Veranstaltungen Lernen Sie uns und andere Scopevisio-Nutzer bei speziellen Events für die Hotellerie kennen. Business Reviews Regelmäßige Analysen und Coachings zur Optimierung Ihrer Hotelprozesse. Entwickler Support Hilfe bei Schnittstellenanbindungen und individuellen Anpassungen. Schulungen Wir unterstützen unsere Anwender mit individuellen Schulungseinheiten. Kurse Selbstlernkurse speziell für die Hotellerie. Ideen einbringen Wir schätzen die Ideen aus unserer Anwenderlandschaft. Unser FAQ-Service Die Digitalisierung von Hotelprozessen ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die oft weit über die einfache Implementierung einer Software hinausgeht. Eine ERP-Software wie Scopevisio unterstützt komplexe Betriebsprozesse wie Buchhaltung, Dienstplanung und Berichtswesen, die in einem Hotelbetrieb oft individuell angepasst werden müssen. Unser Service stellt sicher, dass diese Prozesse optimal integriert werden, damit Ihre Software nicht nur funktioniert, sondern auch nachhaltig Mehrwert für Ihren Betrieb schafft. Darüber hinaus sorgt unser Team dafür, dass Sie mit technologischen Entwicklungen Schritt halten und stets die besten Praktiken in Ihrem Betrieb anwenden. Jede Hotelstruktur ist einzigartig – von Boutique-Hotels bis hin zu großen Hotelketten. Unsere Software muss auf Ihre spezifischen Anforderungen abgestimmt werden, und Ihr Team muss die Funktionen effizient nutzen können. Mit unserem Onboarding stellen wir sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden alle notwendigen Prozesse und Werkzeuge kennen, um sofort produktiv zu sein. Der Customer Lifetime Service geht darüber hinaus: Er bietet Ihnen langfristige Begleitung, laufende Updates und Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Hotelprozesse. So bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand der Technologie und können von neuen Funktionen profitieren, sobald diese verfügbar sind. Die Kosten unseres Serviceangebots sind flexibel und an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst: Das Onboarding: Hier können Sie zwischen verschiedenen Paketen wählen – vom Starter-Paket bis hin zu umfassenden Schulungen für komplexe Betriebsprozesse. Preise variieren je nach Umfang und Tiefe der Einführung. Customer Lifetime Service: Unser Basis-Service wird zu 12% der Lizenzkosten angeboten und bietet bereits umfangreiche Unterstützung. Für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen gibt es erweiterte Pakete, wie das Plus- oder Enterprise-Modell, die auf Ihre besonderen Herausforderungen zugeschnitten sind. Um optimal mit Scopevisio zu arbeiten, empfehlen wir jedem Neukunden ein Onboarding. Anschließend bieten Ihnen die verschiedenen Erfolgspakete unseres Customer Lifetime Services (CLS) genau die Unterstützung und Sicherheit, die Sie und Ihre Mitarbeiter tagtäglich brauchen. Unser CLS-Basis-Paket erwerben alle unsere Kunden immer gleich mit Start ihrer Scopevisio-Lizenz. Größeren Unternehmen ab 30 Usern empfehlen wir, auf unser CLS-Enterprise-Paket zu setzen. Die Einführung einer ERP-Software ist eine strategische Entscheidung, die sich direkt auf Ihren gesamten Hotelbetrieb auswirkt. Ein umfassender Service und Support gewährleistet nicht nur einen reibungslosen Start, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Teams effizient arbeiten und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Bei Scopevisio setzen wir auf Kundennähe, um Ihre Bedürfnisse zu verstehen und Sie in einer dynamischen, technologiegetriebenen Branche erfolgreich zu machen. Unser Ziel ist es, Digitalisierung und Planungssicherheit in Einklang zu bringen, sodass Sie langfristig von Stabilität, Effizienz und Innovation profitieren. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Finanzbuchhaltung Mit einer digitalen Finanzbuchhaltung können Sie sich wieder voll auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren Schnell Zeitraubende Routineaufgaben an die Software delegieren und Zeit erarbeiten Effizient Papierloses und effizientes Zusammenarbeiten Transparent Mehr Überblick dank Echtzeit-Dashboards und Management-Berichten Entlastung durch automatisierte Buchhaltung Stets den Überblick über das Rechnungswesen im Unternehmen behalten? Mit der digitalen Finanzbuchhaltung kein Problem. Schluss mit Zettelwirtschaft in der Hotellerie! Durch digitalisierte Prozesse werden Rechnungen automatisch vorkontiert, extrahiert, geprüft und gebucht. Sparen sie somit Zeit in Ihrem Arbeitsalltag und treffen Sie fundierte Unternehmensentscheidungen für Ihr Hotel. Verkürzung von Durchlaufzeiten Dank KI-basierter Datenextraktion und automatisierter Rechnungsverarbeitung können Durchlaufzeiten deutlich verkürzt werden und Rechnungen von überall aus abgerufen und freigeben werden. Ideal geeignet für mobiles Arbeiten von verschiedenen Standorten. Prozesse automatisierenermöglicht Ihnen mehr Zeit Das erfreut nicht nur Ihren Vorgesetzten Die wichtigsten Zahlen stets auf einen Blick Ihre Vorteile mit der digitalen Finanzbuchhaltung Digitalisierung Durch eine digitale FiBu können wichtige Arbeitsprozesse wie die Erfassung aller Zahlungsvorgänge zur Ermittlung des Unternehmenswertes optimiert werden. Automatisierung Schluss mit papierbasierter Rechnungsbearbeitung. Generieren Sie effiziente Rechnungsworkflows mit cleverer Assistenzfunktion für Eingangsrechnungen. Transparenz Mit Controlling, Berichten und Dashboards in Echtzeit vollständig den Überblick über Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte behalten. Datagateway Verbindung zur lokalen Hotellösung (Anbindung ans PMS). Technologische Brücke von lokalen Anwendungen zu den Saas-Cloud-Services der Scopevisio. Automatisierung im Rechnungseingangsbuch Prozessbeispiel aus dem Kameha Grand Hotel Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Lohnbuchhaltung Schluss mit Papierbergen in der Lohnbuchhaltung! Schonen Sie nicht nur den Geldbeutel, sondern auch die Umwelt Komfortabel Sicherer und einfacher Zugriff von überall aus möglich Leistungsstark Dank intelligenter Assistenten und praktischer Komfortfunktionen Zeit gewinnen Nachhaltig Lohnabrechnungen ohne Papieraufwand digital verteilen Effiziente Lohnabrechnung Gemeinsam mit unserem strategischen Partner, der eurodata AG, bietet die Scopevisio eine im Markt etablierte Lohnabrechnungssoftware: Sparen Sie Zeit und Aufwand in der Lohnbuchhaltung. Gesetzliche Meldungen an Behörden, Ämter und Krankenkassen werden automatisch aus der Software heraus versendet. Neuerungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht werden laufend eingepflegt, damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind. Integriertes DMS „Teamwork“ Profitieren Sie vom integrierten DMS, das auf einer BSI C5-testierten Anwendung basiert und höchsten Sicherheitsanforderungen genügt. Erstellen Sie gemeinsam Dokumente, Tabellen uvm. mit Bezug zu Mitarbeitern und Aufgaben. Schluss mit Kuvertieren und Verteilen: Entgeltabrechnungen werden jedem Mitarbeiter personalisiert und passwortgeschützt als Link über Teamwork bereitgestellt. Ohne Zettelwirtschafteinfach leichter fühlen Ihre Gäste werden es Ihnen danken Intelligente Lohnabrechnung Die Basis für zufriedene Hotelmitarbeiter Automatisierung Meldungen und Rückmeldungen erfolgen automatisiert und werden durch den geprüften Lohnanwender erstellt und ohne Ihr Zutun an die richtige Stelle übermittelt. Bescheinigungen Einfacher Informationsaustausch innerhalb des Hotels. Sie können alle gängigen Bescheinigungen systemseitig generieren und versenden. Interaktion Vernetzen Sie Lohn & Gehalt mit dem Dienstplan und der Fibu. Über Schnittstellen einfach Daten zu Mitarbeitern, Arbeitszeiten und Rückstellungen austauschen. Im- und Export Änderungen großer Datenmengen einfach und schnell! Individuell konfigurierbare, eingebaute Schnellerfassung, ermöglicht es Daten aus anderen Anwendungen zu verarbeiten. Entlastung der Lohnbuchhaltung im Tagesgeschäft Ihr Vorteilsüberblick zu Scopevisio Lohn & Gehalt Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Rechnungseingangsbuch Automatisierung von Eingangsrechnungen Scopevisio ermöglicht Ihren Finanzbuchhaltern maximale Zeitersparnis und Effizienz Schnell 90% schnellerer Workflow Effizient Individuelle regelbasierte Workflows Transparent über Zuständigkeiten und Prozesse Schnelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen Ihre unternehmensweiten Rechnungsworkflows im Hotel werden digitalisiert. So haben Sie jederzeit die volle Transparenz und vollständigen Überblick über alle Verbindlichkeiten, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte. Profitieren Sie von einem bis zu 90% schnelleren Rechnungsdurchlauf als bei papierbasierten Vorgängen! Einzelpositionskontierung digitalisiert mit dem Rebu+ Selbst aufwändige Rechnungen mit vielen Positionen können mit Hilfe von KI automatisiert und schnell auf die richtigen Sachkonten und Kostenstellen vorkontiert und verbucht werden. Kein aufwändiges händisches Buchen mehr, beispielsweise bei umfangreichen Rechnungen aus Hotellerie und Gastronomie. Sind Sie bereits Bestandskunde ? Dann lassen Sie mit unseren Experten eine Potentialanalyse durchführen und finden Sie heraus wie viel Zeit und Geld Sie mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sparen können. Rechnungen im Blick – maßgeschneidert für die Hotellerie Ihre Vorteile mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch Digital optimieren Vereinfachen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen: Mit automatisierten Prozessen sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf das Wesentliche – Ihre Gäste – konzentrieren. Automatisierung nutzen Kein Papierchaos mehr! Automatische Workflows und smarte Assistenzfunktionen gewährleisten eine schnelle, fehlerfreie Bearbeitung Ihrer Rechnungen. Alles im Blick Mit Echtzeit-Dashboards und Berichten behalten Sie jederzeit den Überblick über den Status und Fortschritt Ihrer Rechnungen – flexibel und ortsunabhängig. Perfekte Anbindung Das Datagateway verbindet Ihre Hotelsoftware (z. B. PMS) mit den Scopevisio Cloud-Services. So schaffen Sie eine reibungslose Integration Ihrer Systeme und steigern die Effizienz. Digitales Rechnungseingangsbuch von Scopevisio Alle Vorteile auf Ihrer Seite – effizient, transparent und kostensparend. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Digitale Finanzbuchhaltung: Mehr Effizienz für die Hotellerie Mit digitaler Finanzbuchhaltung automatisieren Hotels zeitraubende Prozesse wie das Prüfen und Buchen von Rechnungen. Echtzeit-Dashboards und KI-gestützte Datenextraktion bieten volle Transparenz und verkürzen Durchlaufzeiten. So bleibt mehr Zeit für Gäste und strategische Entscheidungen. Scopevisio Finanzen integriert lokale Hotelsoftware nahtlos mit Cloud-Lösungen. Papierlose Workflows und mobile Nutzung ermöglichen effizientes Arbeiten an jedem Standort. Dank Automatisierung und Echtzeit-Controlling behalten Sie stets den Überblick und schaffen die Basis für langfristigen Erfolg. Mehr erfahren Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Effizienz für die Hotellerie Digitalisierte Rechnungsworkflows sparen Zeit und schaffen Transparenz über alle Verbindlichkeiten und Prozesse. Mit KI-gestützter Automatisierung reduzieren Sie Durchlaufzeiten um bis zu 90 % und vermeiden Fehler bei der Bearbeitung. So bleibt mehr Zeit für die strategischen Aufgaben in Ihrem Hotel. Selbst komplexe Rechnungen mit vielen Positionen werden schnell und korrekt vorkontiert – ohne händischen Aufwand. Dank papierloser Prozesse entfallen Postverteilung und Transportzeiten, während Skontofristen optimal genutzt werden können. Nutzen Sie unsere Potentialanalyse, um Zeit- und Kosteneinsparungen für Ihr Hotel zu entdecken! Mehr erfahren Maßgeschneidertes Berichtswesen: Transparenz und Effizienz für Hotels Behalten Sie alle wichtigen Kennzahlen im Blick und treffen Sie fundierte Entscheidungen dank individueller und standardisierter Berichte. Das hotelspezifische Berichtswesen nach dem Uniform System of Accounts spart Zeit und bietet volle Kontrolle – ideal für strategisches Management und effiziente Prozesse. Mit Scopevisio gestalten Sie Berichte flexibel nach Ihren Bedürfnissen. Die Reportingmappe ermöglicht es, mehrere Berichte zeitgleich zu erstellen und zentral zu verwalten. Dynamische Forecasts und Periodenvergleiche sorgen für präzise Analysen, während die zentrale Ablage mehr Zeit für Ihre Gäste und den Hotelbetrieb schafft. Mehr erfahren Smarte Lohnabrechnung: Zeit sparen, Mitarbeiter begeistern Optimieren Sie Ihre Lohnbuchhaltung und setzen Sie auf digitale Lösungen, die speziell auf die Hotellerie abgestimmt sind. Automatisierte Prozesse und papierlose Abrechnungen schonen Ressourcen und schaffen mehr Zeit für Ihre Gäste. Mit Scopevisio und eurodata AG bleiben Sie effizient, nachhaltig und stets auf dem neuesten Stand. Das integrierte DMS „Teamwork“ verbindet Lohnabrechnung, Dienstpläne und Finanzbuchhaltung nahtlos. Mitarbeiter erhalten personalisierte Entgeltabrechnungen sicher und digital, während gesetzliche Meldungen automatisch versendet werden. Diese Entlastung im Tagesgeschäft sorgt für zufriedene Teams und einen optimalen Hotelbetrieb. Mehr erfahren DMS-Teamwork: Die Schaltzentrale für Ihre Hoteldokumente Wie die Rezeption Ihre Gäste empfängt, so organisiert das DMS-Teamwork Ihre Dokumente. Für die Hotellerie konzipiert, digitalisiert und verwaltet es sämtliche Unterlagen, von Rechnungen bis Verträgen. Mit Versionierung, sicherer Archivierung und intuitiver Ablage bleibt die Zusammenarbeit effizient und transparent – auch standortunabhängig. Das DMS ist nahtlos in Scopevisio integriert und ermöglicht die automatische Ablage von Dokumenten wie Angeboten oder Rechnungen. Verknüpfungen mit Projekten und Aufgaben schaffen einen 360°-Blick, während gesteuerte Zugriffsrechte und externe Links den Austausch erleichtern. Mit dieser zentralen Plattform steigern Sie Effizienz und Sicherheit im Hotel-Back-Office. Mehr erfahren HogaPlaner: Perfekte Planung für zufriedene Mitarbeiter Mit dem HogaPlaner gestalten Sie Dienstpläne effizient und präzise – vom Service bis zum Housekeeping. Automatische Sollstärkenberechnungen vermeiden Über- und Unterbesetzungen, während Urlaubs- und Abwesenheitsplanung nahtlos integriert werden. Das Ergebnis: glückliche Gäste, zufriedene Mitarbeiter und ein reibungsloser Hotelbetrieb. Der HogaPlaner bietet außerdem umfassende Produktivitätsanalysen, indem er Lohnkosten mit Umsatzzahlen verknüpft. Von SFN-Zuschlägen bis zur Abteilungsrotation unterstützt er Hoteliers bei der Einhaltung von Tarif- und Arbeitsrecht sowie bei hausinternen Regeln. So steigern Sie die Effizienz und senken gleichzeitig Kosten, optimal für eine erfolgreiche Hotelplanung. Mehr erfahren Die Lösung fürIhr Hotel. Geschäftsinnovationmit Cloud Softwarevon Scopevisio! Warum Unternehmenssoftware aus der Cloud für mein Hotel? Es ist, als ob Sie einen Geschäftspartner direkt an Ihrer Seite hätten. Macht digitale Finanzbuchhaltung mein Hotel effizienter? Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler, Echtzeit-Dashboards schaffen Transparenz. So bleibt mehr Raum für strategische Entscheidungen und Gästebetreuung. Steigert automatisierte Rechnungsbearbeitung meine Effizienz? Reduzierte Durchlaufzeiten, weniger Fehler und optimale Skontofristen verbessern Liquidität und Effizienz – bei minimalem manuellem Aufwand. Ist Berichtswesen ein Vorteil für mein Hotel? Standardisierte und individuelle Berichte liefern präzise Kennzahlen für fundierte Entscheidungen, sparen Zeit und fördern strategisches Wachstum. Erleichtert ein zentrales DMS die Verwaltung?? Digitale Ablage, standortunabhängige Nutzung und sichere Archivierung steigern Effizienz und sorgen für ein reibungsloses Back-Office. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Daraus resultiert eine umfangreiche Kundenbasis mit kundennahem Service und Support - und einer bewährten Software für Hotels, die bereits in zahlreichen Hotelbetrieben erfolgreich im Einsatz ist. Nähe zum Gast Unsere Software-Anwender sind unsere Gäste! Wir wissen, was Sie bewegt Innovative Software Mit moderner Cloud-Software digitalisieren wir Ihr Back-Office Kompetente Betreuung Service am Gast ist bei uns gelebte Praxis Digitalisierung Wir optimieren Ihre Prozesse im Back-Office und Sie haben mehr Zeit für Gäste Volle Integration Immer den Überblick in Ihrem Hotel behalten, mit optimiertem Berichtswesen Mehr Sicherheit Zielgerichtete Entscheidungen treffen durch dynamische Forecasts. Warum Scopevisio? Es ist, als hätten Sie einen Assistenten in Ihrem Back-Office. Gastfreundlich Daten intelligent zur Erkennung neuer Geschäftsmodelle nutzen und somit die Gastfreundlichkeit steigern. Zukunftsorientiert Kontinuierliche Entwicklung modernster Cloud-Technologie in Kooperation mit Innovationspartnern der Hotellerie. Kompetent Scopevisio vereint intelligentes Berichtswesen im Hotel mit erfolgreicher Cloud-ERP-Kompetenz in einem System. Konfiguriert Selbst bestimmen, welche Inhalte Sie sehen und abbilden möchten. Individuell angepasst auf Ihre Bedürfnisse. Onboarding Selbst entscheiden, wann einzelne Softwarebereiche sinnvoll implementiert werden.e. Datenverknüpfung Auf das Wesentliche fokussieren, durch Datenzusammenführung aus unterschiedlichen Anwendungen zu einem Bericht.. Einchecken und bleiben Bei uns sind Sie der Gast Effizientes Backoffice in der Hotellerie mit moderner Software für Hotels von Scopevisio Damit mehr Zeit für Ihre Gäste bleibt Finanzbuchhaltung Finanzen Intelligentes Berichtswesen mit Power-BI Dauerrechnungen und Versand automatisieren Standardisiertes Berichtswesen nach USALI Anbindung an PMS und weitere Vorbücher Rechnungseingangsbuch Finanzen Bis zu 90 Prozent schneller Strukturierte regelbasierte Workflows Vollständiger Überblick über Zuständigkeiten Revisionssichere Archivierung aller Belege Berichtswesen Organisation Zentrales Wissensmanagement MS-Office-Integration Berichtswesen für alle Hotelbereiche In Echtzeit über alle Ereignisse informiert Lohnbuchhaltung Personal Digitaler und personalisierter Lohnordner Automatisierte Lohnabrechnung Erinnerungen zur aktuellen Lohnabrechnung Nur ein Klick zum Download der Abrechnung Dokumentenmanagement DMS / ECM Automatische Versionierung Volltextsuche in Dokumenten, Belegen oder Bilddateien Integriert in alle Unternehmensprozesse Revisionssicher archivieren Dienstplan Personal Automatisierte Sollstärkenberechnung Einfach und übersichtliche Arbeitszeiterfassung Digitale Lohnabrechnung über das DMS Jederzeit rechts- und revisionssicher Effiziente Softwareeinführung Damit Sie sich ganz auf IhrenAlltag konzentrieren können Unser Service für Sie So schnell haben Sie noch nie Zeit erarbeitet Service Wir unterstützen Sie bei der Software-Einführung durch Tutorials und Wissenstests Mehr erfahren Customer Lifetime Service Rundum-sorglos – für Ihren vollumfänglichen Service Mehr erfahren Für Neukunden Wir bereiten Sie bestens für die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse vor Mehr erfahren Diese Kunden sind bereits bei uns eingecheckt Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Zeiterfassung Für alle Personalverantwortlichen Einfache und gesetzeskonforme Software zur Arbeitszeiterfassung In einer Zeit, in der die genaue Erfassung von Arbeitszeiten zur gesetzlichen Pflicht wird, ist die Wahl der richtigen Software entscheidend. Erleben Sie nicht eine moderne Lösung zur lückenlosen Dokumentation Ihrer täglichen Arbeitszeiten. Zukunftsweisendes Arbeitszeitmanagement Arbeitspotenzial mit HR-Management erschließen Einfache Zeiterfassung: Mühelose Erfassung von Arbeitszeiten oder Terminal Effizientes Ressourcenmanagement: Planung und Auswertung von Arbeitszeiten Transparente Kommunikation: Mitarbeitern ihren Arbeitszeitkonten ermöglichen. Rechtssicherheit: Automatisierte Funktionen für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Flexibilität Unterstützung verschiedener Arbeitszeitmodelle. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Mit dem HR-Management wird die digitale Zeiterfassung, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach und flexibel erfassen, sei es am PC, mobil von unterwegs oder an Zeiterfassungsterminals. Durch das HR-Management wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung unterstützt Des Weiteren bietet die Software automatisierte Funktionen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und das Risiko von Verstößen zu minimieren. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Als Reaktion darauf hat im September 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG) festgestellt, dass in Deutschland die Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, entsprechende Systeme einzuführen, wo die Arbeitszeit erfasst werden kann. (Stand August 2024) Absolut. Transparente Arbeitszeitkonten und effektive Kommunikation zwischen Mitarbeitern und leitenden Angestellten wird durch das HR-Management ermöglicht. Außerdem können Mitarbeiter die Dokumentation der Arbeitszeiten einsehen und Abwesenheiten flexibel planen. Das HR-Management unterstützt eine Vielzahl von Arbeitszeitmodellen, von Wochenarbeitszeiten über Jahreszeitkonten bis zur flexiblen Stundenbasis. Darüber hinaus ist die Software flexibel an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassbar. ### Onboarding Für alle Personalverantwortlichen Mit Onboarding-Software neue Teammitglieder fließend integrieren Unsere Bewerbermanagement-Software ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Prozess, von der Stellenausschreibung bis zur Mitarbeitereinstellung. Durch individuell angepasste Pläne und Automatisierung wird der Einstieg für neue Teammitglieder einfacher. Ideal für erfahrene Personaler, die Wert auf Qualität und Strukturierung legen. Gelungener Start für alle Software geführtes Onboarding Reibungslose Datenintegration von Bewerberinformationen: Nutzen Sie vorhandene Bewerberdaten für ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis. Automatisierte Onboarding-Workflows: Erleichtern Sie den Einstellungsprozess durch vordefinierte Workflows. Personalisierte Checklisten basierend auf Bewerberdaten: Nutzen Sie dynamische Onboarding-Checklisten, die individuell auf neue Mitarbeiter zugeschnitten sind. Rechtskonformität: Automatische Updates erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Überall erreichbar: Einfacher, mobiler Zugriff auf Daten – jederzeit und überall, für maximale Flexibilität Alle Infos zur rechten Zeit Strukturiertes Onboarding – maximale Employer Experience Optimieren Sie Ihr HR-Management mit durchdachten Onboarding-Checklisten. Unsere Onboarding-Lösung garantiert einen vollständigen Überblick über den gesamten Onboarding-Prozess: von der Büroorganisation bis zur Bereitstellung der IT. Automatisierung & Willkommenskultur Automatisiertes Onboarding durch verknüpfte Workflows Digitale Dokumentenmanagementsysteme beschleunigen die Erstellung standardisierter Verträge. Sie stellen sicher, dass alle Verträge rechtlich konform und professionell gestaltet sind. Vertragsvorlagen lassen sich einfach anpassen und bleiben konsistent. Automatisierung des Onboarding-Prozesses: Ermöglichen Sie einen effizienten Start durch automatisierte Aufgabenverteilung (To Dos) und Abläufe. Abteilungsübergreifende Koordination: Sorgen Sie für eine nahtlose Integration neuer Mitarbeiter durch eine abgestimmte Zusammenarbeit aller Teams. Bereitstellung von Schulungsmaterialien: Erleichtern Sie die Bereitstellung von Informationen und Materialien, um neuen Teammitgliedern den Einstieg zu erleichtern. Skill-Tracker Assessment-Tools: Talente methodisch beurteilen Entdecken Sie, wie unsere Assessment- und Bewertungstools, einschließlich des 9 Box-Grids, Ihnen helfen kann, die Fähigkeiten und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter objektiv zu bewerten. Optimieren Sie Ihre Personalentwicklung und Teamzusammenstellung mit datengestützten Einblicken. Ideal für strategische Personalentscheidungen. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Das HR-Management ist eine modulare HR-Anwendung, die das Unternehmen bei verschiedenen HR-Aufgaben unterstützt. Der Bereich Onboarding ist eines der Schlüsselmodule, das den Einstieg und die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden durch automatisierte Prozesse und individuelle Anpassungen erleichtert. Das HR-Tool enthält umfangreiche Funktionen, darunter maßgeschneiderte Pläne und automatisierte Workflows, um den Einstieg neuer Mitarbeiter zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem er Aufgaben verteilt und den Fortschritt überwacht. Ja, das modulare Design von dem HR-Management ermöglicht eine einfache Integration mit bestehenden Systemen, um Daten für ein personalisiertes Onboarding zu nutzen und den Informationsfluss zu optimieren. Durch das HR-Management wird die abteilungsübergreifende Koordination durch klare Kommunikationswege und automatisierte Aufgaben verbessert, was eine effiziente und nahtlose Onboarding-Erfahrung ermöglicht. Durch Echtzeit-Tracking und Analysefunktionen erkennt das HR-Management System Engpässe und bietet Einblicke, die es Unternehmen ermöglichen, das Onboarding-Programm kontinuierlich zu optimieren. Ja, das HR-Management bietet vollständig anpassbare Checklisten und Workflows, die auf die spezifischen Anforderungen und Rollen innerhalb Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können. Mit einem strukturierten und transparenten Onboarding-Prozess wird sichergestellt, dass neue Mitarbeiter sich von Anfang an unterstützt und integriert fühlen. Mit dem HR-Management sorgen Sie für die Einhaltung aller erforderlichen Schritte und wichtiger Dokumente im Bereich Onboarding und tragen so zur Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben bei. Beginnen Sie jederzeit mit dem Bereich Onboarding oder einem anderen Modul, indem Sie Kontakt für eine individuelle Beratung aufnehmen. ### Digitale Personalakte Für alle Personalverantwortlichen Alles im Griff mit der digitalen Personalakte Mit unserer digitalen Personalakte behalten Sie in der Personalabteilung den Überblick über jeden einzelnen Mitarbeiter: Kontaktdaten, Verträge, Gehälter, Aus- und Weiterbildung, Fehlzeiten und weitere personalrelevante Informationen. Die Plattform ermöglicht eine klare und übersichtliche Verwaltung und Organisation aller relevanten Personalinformationen, erleichtert die Personalentwicklung und reduziert den administrativen Aufwand. Alles im Blick Digitale Personalakte: Zentralisiert, sicher, flexibel Zentralisierung: Zentraler und schneller Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten Automatisierung: Hohe Effizienz durch digitalisierte Routineaufgaben Datensicherheit: Schutz sensibler Personaldaten durch modernste Sicherheitsfunktionen und -zertifikate Rechtskonformität: Automatische Updates erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Überall erreichbar: Einfacher, mobiler Zugriff auf Daten – jederzeit und überall, für maximale Flexibilität Für den Menschen im Vordergrund Alle Daten zentral und nahtlos integriert Die digitale Personalakte zentralisiert alle Mitarbeiterdaten, von Kontaktdaten bis Entwicklungsplänen. Dies erleichtert Personalverantwortlichen die schnelle Suche und Verwaltung von Informationen. Benötigte Daten lassen sich mit nur wenigen Klicks abrufen. Aktualisierungen sind einfach durchführbar. Durch definierte Zugriffsrechte bleiben sensible Informationen und personenbezogene Daten stets geschützt. Für Effizienz & Rechtssicherheit Smartes Dokumentenmanagement: Schnell & effizient durch Vorlagen Digitale Dokumentenmanagementsysteme beschleunigen die Erstellung standardisierter Verträge. Sie stellen sicher, dass alle Verträge rechtlich konform und professionell gestaltet sind. Vertragsvorlagen lassen sich einfach anpassen und bleiben konsistent. Rechtskonformität: Alle Verträge entsprechen den aktuellen Gesetzen. Einfache Umsetzung gesetzlicher Vorgaben. Anpassbare Vorlagen: Flexibel anpassbar, ohne Formatänderungen. Zentrale Ablage: Sichere & übersichtliche Speicherung an einem Ort. Schneller Zugriff: Schnelles Auffinden und Abrufen mit wenigen Klicks. Personaldaten schützen Datenschutz durch moderne Technologie Zugriffsberechtigungen schützen sensible Personaldaten und ermöglichen den Zugang nur autorisierten Personen. So wird der Datenschutz zuverlässig gewährleistet. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Ich stimme zu, dass die Scopevisio AG mich über dieses Anliegen hinaus kontaktieren darf.Mit dem Einsenden dieses Formulars bestätige ich die AGB und Datenschutzrichtlinie der Scopevisio AG gelesen zu haben und akzeptiere diese. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio HR-Management unterstützt Personalprozesse wie Bewerbermanagement, die Zeiterfassung, die vorbereitende Lohn und Gehaltsabrechnung sowie die Aus- und Weiterbildung. Die Software ermöglicht bietet die Zeiterfassung über PC, mobile Apps oder Terminals und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle. Ja, es unterstützt bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und erfüllt die Vorgaben zur rechtskonformen Speicherung und Löschung sensibler Daten. Durch standardisierte Gestaltung und effiziente Verwaltung von Stellenanzeigen, digitaler Bewerberkorrespondenz und Bewertungsmethoden in strukturierten Auswahlprozessen. Alle Personaldaten und -Dokumente sind zentral gespeichert und nach Berechtigungsschema für Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilung differenziert zugänglich. Ja, Scopevisio bietet zur Ressourcenplanung Dashboards für einen umfassenden Überblick über Mitarbeiterdaten, Skills und Verfügbarkeiten. ### Bewerbermanagement Für alle Personalverantwortlichen Modernes Recruiting mit Bewerbermanagement-Software Unsere Bewerbermanagement-Software ermöglicht einen nahtlosen und effizienten Prozess, von der Stellenausschreibung bis zur Mitarbeitereinstellung. Die zentrale Darstellung aller Bewerberdaten ermöglicht einen schnellen Abgleich zwischen Bewerberprofilen und Jobanforderungen. Beschleunigen Sie Ihre Einstellungsverfahren und sichern Sie sich die besten Talente mit weniger Aufwand. Top Kandidaten identifizieren Drei Schlüsselfunktionen für Ihre Personalauswahl Ein Ort für alle Bewerbungen: Ganz gleich aus welcher Quelle bündeln sie alle Bewerbungen zentral und DSGVO-konform an einem Ort. Bearbeitung von Bewerbungen: Bewerten Sie Ihre Bewerbungen ganz einfach durch standardisierte Verfahren und vergleichen Sie die Profile untereinander. Interviewer im Prozess halten: Erinnerungen an ausstehende Bewertungen automatisieren. Durch die Erinnerungsfunktion arbeiten alle Beteiligte Hand in Hand. Voller Fokus auf die Talente Die Zukunft gestalten – Bewerbermanagement Finden Sie mit der Bewerbermanagement-Software Mitarbeiter für Ihr perfektes Team. Von Stellenanzeigen bis zur finalen Auswahl – alles in einer Lösung. Intuitive Anwendungen und klare Dashboards vereinfachen Ihren Recruiting-Prozess. Stellenanzeigen – Upgrade Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen mit digitaler Unterstützung Digitale Dokumentenmanagementsysteme beschleunigen die Erstellung standardisierter Verträge. Sie stellen sicher, dass alle Verträge rechtlich konform und professionell gestaltet sind. Vertragsvorlagen lassen sich einfach anpassen und bleiben konsistent. Effizienzsteigerung: Digitale Unterstützung beschleunigt die Erstellung von Stellenanzeigen. Wiederverwendbarkeit: Zeitersparnis durch Vorlagen für zukünftige Job-Anzeigen. Zielgerichtete Ansprache: Passen Sie Inhalte einfach an, um die richtigen Talente zu erreichen. Einfachheit: Unkomplizierte und benutzerfreundliche Handhabung der HRM-Software. Skill-Tracker Assessment-Tools: Talente methodisch beurteilen Entdecken Sie, wie unsere Assessment- und Bewertungstools, einschließlich des 9 Box-Grids, Ihnen helfen kann, die Fähigkeiten und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter objektiv zu bewerten. Optimieren Sie Ihre Personalentwicklung und Teamzusammenstellung mit datengestützten Einblicken. Ideal für strategische Personalentscheidungen. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Skill-Tracker Ihre Fragen & unsere Antworten Digital optimierte Anzeigen erhöhen die Sichtbarkeit und Ansprache, was zu einer größeren und qualitativ hochwertigeren Bewerberanzahl führt. Ja, durch gezielte Keyword-Nutzung und präzise Jobbeschreibungen in digitalen Anzeigen lässt sich die Übereinstimmung zwischen Bewerberprofilen und Stellenanforderungen erhöhen. Strukturierte Bewertungen und Analysen, helfen Fähigkeiten und Kompetenzen objektiv zu messen und zu vergleichen. Das 9 Box-Grid ist ein Modell zur objektiven Bewertung von Mitarbeiterleistung und -potenzial. Ja, sie sind flexibel einsetzbar und können für verschiedene Ebenen und Rollen im Unternehmen angepasst werden. Diese Tools basieren auf standardisierten Kriterien und Methoden, um eine möglichst objektive Bewertung zu gewährleisten. Sie können als Teil des Bewertungsprozesses implementiert werden, um datengestützte Entscheidungen im Bereich Human Resources zu unterstützen. Die Ergebnisse bieten wertvolle Einblicke auf individuelle Entwicklungspläne und können zur Förderung von Talenten genutzt werden. ### Aus- und Weiterbildung Für alle Personalverantwortlichen Mit der Software für Personalentwicklung In einer Zeit des Fachkräftemangels, gewinnt die gezielte Förderung Ihrer Mitarbeiter an Bedeutung. Wir unterstützen Ihr Unternehmen nicht nur in der Ausbildung, sondern auch in der die Weiterentwicklung. Mit individuell anpassbaren Workflows für jeden Bildungsplan behalten Sie den Überblick und steuern effektiv die Entwicklung jedes Einzelnen. Automatisierte Erinnerungen und ein präzises Aufgabenmanagement sorgen dafür, dass keine Chance zur Qualifikation ungenutzt bleibt. Bildung, Effizienz Erfolg Weiterbildung als Schlüssel zum Erfolg Persönliche Bildungswege: Individuelle Aus- und Weiterbildungspläne, abgestimmt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter. Effizientes Zeitmanagement: Durch die klare Strukturierung und Planung von Ausbildungszeiten wird wertvolle Zeit im Arbeitsalltag optimal genutzt. Zielgerichtetes Aufgabenmanagement: Präzise Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle sorgen für Motivation und zielgerichtete Entwicklung bei Auszubildenden und Mitarbeiten. Termine stehts im Blick behalten: Alle Beteiligten werden stets über anstehende Aufgaben und Fristen automatisch erinnert und informiert. Workflow-Optimierung: Eigene Workflows für Aus- und Weiterbildungspläne ermöglichen eine effiziente Steuerung der Personalentwicklungsprozesse. Ausbildung: Innovation und regelkonform Ausbildungszeit ist mehr als Pflichterfüllung Verpflichtende Inhalte sind in der Ausbildung unerlässlich. Planen Sie Ausbildungszeiten optimal, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Kompetenzen vermittelt werden. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung der Ausbildungsinhalte sichert langfristigen Erfolg und bereitet Ihre Auszubildenden umfassend auf ihre berufliche Zukunft vor. Digitalisierung und Lernerfolg Bildung neu entdecken: Innovationen & Lösungen Verpflichtende Ausbildungsinhalte managen: Flexible Planungssoftware ermöglicht individuelle Lernpläne. Lernfortschritt auf einen Blick: Übersichtliche Dashboard-Ansichten für transparente Fortschrittskontrolle. Zeitmanagement in der Ausbildung: Automatische Erinnerungen und optimierte Zeitplanungsabläufe. Transparenz bei Ausbildungszielen: Zielorientierte Aufgaben- und Workflow-Verwaltung schafft klare Struktur. Administrative Herausforderungen in der Ausbildungsgestaltung: Formular-Designer für schnelle und unkomplizierte Anpassung bei Formularen. Mitarbeiter fördern Weiterbildung mit Begeisterung In einer dynamischen Arbeitswelt sind fortlaufende Weiterbildung und das Erkennen von Entwicklungspotenzialen unerlässlich. Durch gezielte Förderung und individuell abgestimmte Lernangebote motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten zu erweitern. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Ja, unsere Software ermöglicht die Erstellung individueller Lern- und Entwicklungspläne, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele jeder Mitarbeiter abgestimmt sind. Durch personalisierte Weiterbildungsangebote und klare Zielsetzungen erkennen Mitarbeiter ihren Fortschritt und fühlen sich in ihrer Entwicklung wertgeschätzt, was die Motivation steigert. Ja, unser HR-Tool bietet umfassende Übersichts- und Tracking-Funktionen, mit denen Sie den Fortschritt jedes Mitarbeiters in Echtzeit verfolgen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Selbstverständlich. Unsere Software ermöglicht die Integration von verpflichtenden Ausbildungsinhalten in die Lernpläne, um die Rechtskonformität zu gewährleisten und gleichzeitig Flexibilität zu bieten. Das System verfügt über eine automatisierte Erinnerungsfunktion, die sicherstellt, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig über anstehende Termine und erforderliche Maßnahmen informiert werden. ### HR-Management HR-Management als Disziplin Die All-in-One HRM-Software Optimierte, rechtssichere Personalprozesse, nahtlos in Ihre Unternehmensstrukturen integriert. Effizientes Onboarding, digitale Personalakten sowie umfassendes Aus- und Weiterbildungsmanagement: Mit einer HRM-Software zentralisieren Sie verschiedene Aufgaben in einem System und erhöhen somit die Produktivität Ihrer Personalabteilung. Dank mobiler Zugänglichkeit bleibt Ihr Team jederzeit flexibel und leistungsstark. Entdecken Sie, wie Scopevisio die Arbeitswelt im Personalmanagement mittelständischer Unternehmen verändert. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Effizienz Scopevisio HR-Management Für die richtigen Talente Bewerbungen smart managen Effizient und Genauigkeit in der Mitarbeiterakquise. Nutzen Sie intuitive HRM-Tools verbunden mit tiefer Datenintegration, um jeden Schritt zu vereinfachen – von der Stellenanzeige bis zur Bewerberauswahl. Verbessern Sie Ihre Prozesse und gewinnen Sie Top-Talente. Jetzt loslegen! Einfache Erstellung von Stellenanzeigen mit Hilfe von Vorlagen Automatisierte Bewerberkommunikation Zentrale Bewerberdatenverwaltung inklusive Löschkonzept Für Ihre Herausforderungen Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter Automatisieren Sie mit der HRM-Lösung wiederkehrende Aufgaben im Onboarding-Prozess: Mit Hilfe von individuellen Plänen und automatisierten Workflows entlasten Sie Ihre HR-Manager im Arbeitsalltag. Zeitgleich gestalten Sie den perfekten Start für neue Mitarbeiter. Individuelle Onboarding-Pläne für jede Rolle Vereinfachte Schritte mit Checklisten Positive Erfahrung für alle Beteiligten Für den Menschen im Vordergrund Alles im Blick – die digitale Personalakte Digitalisieren sie Ihre Personalakten. Verträge, Zeugnisse, Zertifikate, Beurteilungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind zentral gespeichert und jederzeit abrufbar. Zentrale Verwaltung aller Mitarbeiterdaten Geschützt durch hohe Sicherheitsstandards Nahtlos integriert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung Für Effizienz & Rechtssicherheit Vollständige und gesetzeskonforme Arbeitszeit-Erfassung Integrieren Sie mühelos die Arbeitszeit-Erfassung in den Alltag Ihrer Teams, egal ob mobil, am Terminal oder PC. Behalten Sie als Führungskraft den Überblick, planen Sie Arbeitszeiten effizient und mühelos. Arbeitszeit-Erfassung im Self-Service Vollständige Übersicht für Führungskräfte Gesetzeskonform und transparent Für weniger Fachkräftemangel HR-Management für strukturierte Personalentwicklung Mitarbeiter zu fördern und zu fordern, benötigt digitale Unterstützung und strukturierte Personalentwicklungspläne. Legen Sie Einzel- und Teamziele fest, um das Beste zu erreichen. Durch kontinuierliches Feedback und gezielte Schulungen sichern Sie langfristigen Erfolg und Zufriedenheit. Strukturierte Übersicht und automatisierte Erinnerungen Anreizsysteme für Mitarbeiter und Teams Identifizierung und Förderung von Talenten und Leistungsstärke Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio HR-Management unterstützt Personalprozesse wie Bewerbermanagement, die Zeiterfassung, die vorbereitende Lohn und Gehaltsabrechnung sowie die Aus- und Weiterbildung. Die Software ermöglicht bietet die Zeiterfassung über PC, mobile Apps oder Terminals und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle. Ja, es unterstützt bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und erfüllt die Vorgaben zur rechtskonformen Speicherung und Löschung sensibler Daten. Durch standardisierte Gestaltung und effiziente Verwaltung von Stellenanzeigen, digitaler Bewerberkorrespondenz und Bewertungsmethoden in strukturierten Auswahlprozessen. Alle Personaldaten und -Dokumente sind zentral gespeichert und nach Berechtigungsschema für Mitarbeitende, Führungskräfte und Personalabteilung differenziert zugänglich. Ja, Scopevisio bietet zur Ressourcenplanung Dashboards für einen umfassenden Überblick über Mitarbeiterdaten, Skills und Verfügbarkeiten. ### Scopevisio Pliant Für effizientes Ausgabenmanagement Pliant x Scopevisio Digitale Firmenkreditkarte trifft automatisierte Buchhaltung: Dank unserer Kooperation mit Pliant können Sie Ihre Zahlungsprozesse durchgängig abbilden und Ihren administrativen Aufwand bei der Verbuchung von Kreditkartenzahlungen verringern. Die nahtlose Verbindung von Pliant und Scopevisio ermöglicht einen systemübergreifenden Datentransfer und garantierte einen reibungslosen End-to-End-Prozess. Für digitales Kartenmanagement Digitale Kreditkartenlösung Pliant für Unternehmen Pliant bietet Firmen eine neuartige Kreditkartenlösung, die Zahlungsprozesse optimiert. Im Fokus stehen virtuelle Kreditkarten, die per Klick individuell ausgegeben werden und mit Budgetlimits, zeitlichen Beschränkungen oder Verwendungsmöglichkeiten versehen werden können. Virtuelle (und auch physische) Visa-Kreditkarten mit hohen Limits Einfaches Kartenmanagement in der App und Kontrolle von Ausgaben Nahtlose Integration in Scopevisio Finanzen Tradition trifft Zukunft Die Firmenkreditkarte Pliant für das digitale Zeitalter Traditionelle KreditkartenPliant KreditkartenKarten binnen Sekunden anlegen oder sperren, auch Einmalkarten möglichKartenlimits jederzeit verändern, zeitlich beschränken und Einsatzbereiche bestimmenBelege per Smartphone abfotografieren und an Zahlung anhängenVollständige Übermittlung von Buchungsdaten und Belegbildern in die BuchhaltungssoftwareKein Warten auf die monatliche Kreditkartenabrechnung, tägliche Synchronisation Für mehr Entlastung in der Buchhaltung Nahtlose Prozesse von der Zahlung bis zur Buchung Ersparen Sie sich den Stress mit der Kreditkartenabrechnung am Monatsende. Pliant-Transaktionen werden täglich automatisiert mit Scopevisio synchronisiert. Dabei werden Daten und Belege per Schnittstelle übertragen – fehlerfrei und ohne manuellen Aufwand. Kommentare werden direkt an die Rechnung in Scopevisio angehängt. Kein Abtippen mehr notwendig dank automatisierter Übertragung Eindeutige Zuordnung von Zahlung und Beleg dank Transaktions-ID Ein Pliant-Bankkonto für alle Kreditkarten in Scopevisio statt ein Konto pro Karte Matthias RinckeProjektleiter, Baltes & Partner GmbH Früher dauerte es ewig, fehlende Belege bei der Kreditkartenabrechnung nachzutragen. Belege werden direkt erfasst und an Verantwortliche delegiert. Was früher Wochen dauerte, ist jetzt in wenigen Tagen erledigt. Stefan ReiboldVertriebsleiter, Francke GmbH Das Nachtragen fehlender Belege war früher ein langer Prozess. Heute können Belege sofort digital erfasst werden, und der zuständige Mitarbeiter ist schnell identifiziert. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Die Pliant GmbH mit Hauptsitz in Berlin ist Anbieter einer modernen, digitalen Kreditkartenlösung für Unternehmen. Pliant bietet sowohl physische als auch virtuelle Visa-Kreditkarten an. Mithilfe der zugehörigen Apps können Unternehmen Kreditkarten flexibel erstellen, verwalten und in Echtzeit kontrollieren. Über seine Pro API ermöglicht Integrationen in die Buchhaltungssoftware führender Anbieter. Dadurch können Zahlungsprozesse automatisiert und Daten automatisiert in bestehende Finanzsysteme übertragen werden. Kreditkartenzahlungen verursachen oft einen hohen manuellen Aufwand im Ausgabenmanagement von Unternehmen. Durch die nahtlose Integration der Pliant-Firmenkreditkarte in die Scopevisio-Unternehmenssoftware werden diese Aktivitäten weitgehend automatisiert. Statt am Ende der Monats zahlreiche Kreditkartenabrechnungen zu bearbeiten, können Sie die Ausgaben mit Kreditkarten laufend verbuchen. Ihre Vorteile: Tagesaktuelle Übersicht der Transaktionen auf der Bank Direktes Buchen der Ausgaben in der Bank Automatischer Belegimport in die Bank und in das Rechnungseingangsbuch Transparente Übersicht über fehlende Belege Verknüpfung von Transaktion und Beleg über eine ID Vollständige Auszifferung von Buchung und Beleg in Scopevisio Zuordnung von Dimensionen oder Projekten zu einer Zahlung in Scopevisio Transaktionen Ihrer Pliant-Kreditkarten werden täglich automatisiert mit Scopevisio synchronisiert. Dabei werden die Zahlungen inklusive der Belege zu Scopevisio Finanzen übertragen. In Scopevisio existiert dafür ein Pliant-Bankkonto (statt ein Konto pro Karte). Auch Kommentare werden zu Scopevisio übertragen. Auf der Basis von Bankregeln können die Kreditkartenzahlungen in Scopevisio schnell und einfach verbucht werden. Sie benötigen eine Scopevisio Lizenz (mind. Organisation und Finanzen) sowie einen Pliant Account. In der Pliant App klicken Sie im Menü auf Einstellungen > Integrationen > Scopevisio > Scopevisio verbinden. Dadurch wird die initiale Verknüpfung gestartet. Während der Einrichtung wird in Scopevisio ein Bankkonto mit der Bezeichnung Pliant angelegt. ### Scopevisio2Go Für Smartphone und Tablet Scopevisio2Go – die App für unterwegs Mit Scopevisio2Go haben Sie Ihr Unternehmen auch unterwegs immer dabei. Legen Sie Kontakte an, geben Sie Rechnungen frei oder sehen Sie Dokumente ein – all dies und vieles mehr in Scopevisio2Go. Die ergänzende App zur Scopevisio Unternehmenssoftware bietet Ihnen vor allem die Funktionen, die Sie remote benötigen. Scopevisio2Go ist für die Nutzung auf dem Smartphone und Tablet optimiert und zeichnet sich durch einfache und intuitive Bedienbarkeit aus. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung Eingangsrechnungen von unterwegs prüfen und freigeben Prüfen und genehmigen Sie Rechnungen einfach und bequem von unterwegs. Scopevisio2Go zeigt Ihnen nur die Rechnungen an, für die Sie zuständig sind. Die zugehörigen Belege sind angehängt. So sind Prüfung und Freigabe mit wenigen Klicks erledigt. Schnellerer Rechnungsdurchlauf Skontomöglichkeiten ausschöpfen Mahnungen vermeiden Für Ihr Kontaktmanagement Kontaktinfos von unterwegs abrufen und bearbeiten Scopevisio2Go ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Kontakte zum Beispiel auf dem Weg zu Terminen – inklusive Kontakthistorie und zugehörigen Angeboten, Aufgaben, Kommentaren und Dokumenten. Sie können neue Kontakte anlegen oder bestehende ergänzen – ideal für den Vertrieb und alle Vielreisende. Alle Kontaktinformationen immer dabei Kontakte anlegen oder ändern Komplette Kontakthistorie einsehen Für Ihre Reisekostenerfassung Reisekosten bequem erfassen und Belege hochladen Mit Scopevisio2Go erfassen Sie Ihre Reisekosten einfach und schnell schon während der Reise. Kilometer- und Verpflegungspauschalen werden automatisiert errechnet. Papierbelege fotografieren Sie ab, laden Sie hoch reichen Ihre Abrechnung mit einem Klick ein. Kein Quittungs- und Zettelchaos Komfortable Erfassung Schnelle Erstattung Für Ihre Beschaffung Bedarfsanforderung per App einreichen Sie möchten eine interne Anforderung zum Beispiel für Büromaterial oder IT-Ausstattung einreichen? Mit Scopevisio2Go ist dies schnell erledigt. Der Freigabeprozess wird digital angestoßen und der Einkauf automatisch benachrichtigt. So ergibt sich ein komplett digitaler Prozess, der die Beschaffung beschleunigt. Schnellere Beschaffung Reibungsloser Prozess Hohe Transparenz Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio2Go ist eine mobile App, welche die Desktop-Anwendung der Scopevisio ergänzt. Die App ist für die Verwendung auf dem Smartphone oder Tablet optimiert und bietet Funktionen, die Anwenderinnen und Anwender vor allem unterwegs benötigen. Scopevisio2Go umfasst folgende Bereiche: Dokumente, Kontakte, Aufgaben, Kalender, Reisen, Spesen, Aktivitäten, Vertrieb, Projekte, Finanzen, Bedarfsanforderung, Lager, Kommissionierung und Inventur Scopevisio2Go ist ein Angebot für Kundinnen und Kunden der Scopevisio AG. Derzeit beinhaltet jede Client-Lizenz auch eine 2Go-Lizenz. Zusätzlich lassen sich Scopevisio 2Go-Lizenzen zu einer bestehenden Lizenz hinzubuchen. Das Preismodell befindet sich jedoch derzeit in Umstellung. Geplant ist, Scopevisio2Go einzeln zu bepreisen. Sie können Scopevisio2Go im App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) auf Ihr mobiles Endgerät herunterladen. Zur Anmeldung in der App benötigen Sie Ihre Kundennummer, Ihre E-Mail und Ihr Passwort. Für eine optimale Darstellung und Funktionalität gelten folgende Systemvoraussetzungen: Betriebssystem: mind. iOS 4.0 (ab iPhone 4S) oder mind. Android 4.0 Browser (Cookies erlauben): Safari, Chrome Empfohlene min. Bildschirmauflösung: 600px x 800px Mit Scopevisio2Go haben Sie auch unterwegs immer alle wichtigen Geschäftsinformationen auf dem Smartphone oder Tablet dabei. Außerdem bietet Ihnen die App eine Auswahl an Funktionen, die Sie remote häufig benötigen, zum Beispiel die Kontaktverwaltung, die Reisekostenerfassung oder die Rechnungsfreigabe. Weil Mitarbeitende Daten direkt vor Ort erfassen, entfällt die lästige Nacharbeit im Büro. Mitarbeitende in der Verwaltung wissen sofort Bescheid und können Folgeprozess schneller durchführen. Zudem laufen Daten nicht nur in größerem Umfang, sondern auch in höherer Qualität in Auswertungen und Berichte ein. Scopevisio2Go eignet sich besonders für den Vertrieb und Außendienst (Zugriff auf Kontaktinformationen), für Projektmitarbeiter und andere Vielreisende (z.B. Reisekostenerfassung), für das Lager (Lagerbuchungen, z.B. Wareneingang), für Vorgesetzte (Rechnungsfreigabe), und für die Geschäftsleitung (KPIs, Dashboards). ### Reisekostenmanagement Für den Mittelstand Reisekostenmanagement ganzheitlich abbilden Mit Scopevisio steuern Sie den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung von der Erfassung bis zur Erstattung an den Mitarbeitenden in einem einzigen System. Der Gesamtprozess schließt die Buchung der Aufwände in der Finanzbuchhaltung und die Weiterberechnung an den Kunden ein. Scopevisio führt alle Daten und Prozesse rund um das Thema Reisekosten in einer Software zusammen. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für Ihre Effizienz Der Vorher-/Nachher-Effekt mit Scopevisio Reisekostenmanagement Für den Reisenden Reisekosten einfach erfassen mit Scopevisio2Go Erfassen Sie Ihre Reisekosten und Spesen einfach und schnell auf Ihrem Smartphone mit der 2Go-App von Scopevisio. Ihr Vorteil: Sie bekommen Ihre Ausgaben schneller erstattet. Den Status Ihrer Reisekostenabrechnung können Sie jederzeit in der App nachverfolgen. Automatische Berechnung von Pauschalen Belege abfotografieren und anhängen Kostenstelle, Projekt oder Auftrag zuordnen Für ein modernes Ausgabenmanagement Virtuelle Firmenkreditkarten für mehr Komfort Virtuelle Firmenkreditkarten vereinfachen die Reisekostenabrechnung erheblich. Sie können einfach per Klick für Mitarbeitende oder Abteilungen freigeschaltet und mit temporären Budgets und Ausgabenlimits versehen werden. Dank unserer Kooperation mit dem Kreditkartenanbieter Pliant ist ein nahtloser Prozess von der Zahlung bis zur Buchung garantiert. Transaktionen werden automatisiert zu Scopevisio übertragen Transaktion und Belege sind über eine Transaktions-ID eindeutig verknüpft Beschleunigte Prozesse bei gleichzeitiger Entlastung Für das Management Schnelle und einfache Freigabe von Reisekostenabrechnungen Schluss mit Zettelwirtschaft! In Scopevisio prüfen und genehmigen Sie Reisekostenabrechnungen komplett digital. Dadurch wird der gesamte Prozess beschleunigt und die zeitnahe Weiterberechnung an den Kunden gesichert. Erinnerung per Mail an ausstehende Prüfungen Schnelle und einfache Prüfung und Freigabe auch per Smartphone oder Tablet mit Scopevisio2Go Schnelle Weiterberechnung an den Kunden Für die Buchhaltung Weniger Aufwand dank vorkontierter Belege Sparen Sie sich manuellen Aufwand und lästiges Abtippen! Die Positionen in den Reisekostenbelegen sind bereits mit den passenden Konten verknüpft. Im Scopevisio Rechnungseingangsbuch können Sie die Reisekosten deshalb mit wenigen Klicks verbuchen. Kein manuelles Nachpflegen mehr am Monatsende Starke Entlastung durch Automatisierung Hohe Datenqualität dank durchgängig digitaler Prozesse Für die Faktura Reisekosten einfach weiterberechnen Vereinfachen Sie Ihre Projektabrechnung! Mit Scopevisio erstellen Sie die Gesamtrechnung für ein Projekt mit wenigen Klicks – auch als E-Rechnung. Der Rechnung können Sie einen automatisiert erstellen Leistungsnachweis mit geleisteten Arbeitszeiten und weiter berechenbaren Reisekosten beifügen. Reisekosten stehen in der Faktura zur Weiterberechnung bereit Weniger Rückfragen, da weiter berechenbare Reisekosten gekennzeichnet sind Eine Gesamtrechnung inklusive Arbeitszeiten und Reisekosten (auch als getrennte Rechnungen möglich) Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Skill-Tracker Ihre Fragen & unsere Antworten Scopevisio Reisekostenmanagement ist eine Funktionserweiterung (Add-on) zum ERP-System von Scopevisio, die einen reibungslosen, digitalen Prozess von der Erfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung von Reisekosten ermöglicht. Scopevisio bildet folgende Prozesse durchgängig ab: Erfassung der Reise am Desktop-PC oder Mac bzw. auf dem Tablet oder Smartphone mit der App Scopevisio2Go. Prüfung und Freigabe der Reisekostenabrechnung im Scopevisio-Rechnungseingangsbuch im Client oder in der App. Verbuchung im Scopevisio-Modul Finanzen und Erstattung an den Reisenden (direkt oder über Lohn & Gehalt). Weiterberechnung (inklusive Leistungsnachweis) an den Kunden im Scopevisio-Modul Abrechnung. Scopevisio vereinfacht und beschleunigt die Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten, weil die Software alle relevanten Daten in einer zentralen Anwendung zusammenführt. Sie Software bildet die einzelnen Teilprozesse der Reisekostenabrechnung ohne Medienbrüche in einem System ab. Excel-Listen und Belegchaos gehören damit der Vergangenheit an. Der Reisende erhält mit Scopevisio2Go eine intuitiv bedienbare App an die Hand, mit der er die Reisekostenerfassung von unterwegs erledigen kann. Die Erfassung in der App reduziert die Fehleranfälligkeit und ermöglicht es, Belege abzufotografieren und anzuhängen. Die Vorgesetzen können Reisekostenabrechnungen einfach und schnell im Rechnungseingangsbuch prüfen und freigeben. Lange Liegezeiten entfallen, wodurch die Auszahlung an den Reisenden beschleunigt wird. Die Buchhaltung profitiert von fehlerfreien Daten und digitalen Belegen. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung von Daten ebenso wie die „Jagd“ nach fehlenden Belegen. Die Erstattung an den Reisenden erfolgt entweder direkt oder über Lohn & Gehalt. In der Faktura werden entsprechend markierte Reisekostenabrechnungen für die Weiterberechnung an den Kunden vorgeschlagen. Reisekosten können auf in einem Leistungsschein zur Rechnung separat ausgewiesen werden. Nein, Scopevisio Reisekostenmanagement ist Teil der integrierten Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio und somit nicht als singuläre Lösung erhältlich. Um Scopevisio Reisekostenmanagement nutzen zu können, benötigen Sie mindestens das Modul Organisation. Wenn Sie einen durchgängigen Prozess von der Erfassung bis zur Erstattung bzw. Weiterberechnung erreichen wollen, sind zusätzlich das Modul Finanzen sowie die Add-ons Rechnungseingangsbuch und Abrechnung notwendig. Die Profifunktion Reisekostenmanagement kostet als Add-On zum Modul Organisation 6,72 Euro netto pro Nutzer und Monat. Das Modul Organisation ist für die Nutzung des Add-ons Reisekostenmanagement allerdings zwingend erforderlich. Die Kosten für Scopevisio sind von verschiedenen Faktoren, wie zum Beispiel Nutzerzahl und Laufzeit, abhängig. Nutzen Sie den Preiskonfigurator auf unsere Preise-Seite, um Ihre individuellen Kosten zu errechnen. Als SaaS-Lösung ist Scopevisio jederzeit auf dem aktuellen gesetzlichen Stand und berücksichtigt die gesetzlichen Reisekostenpauschalen. Änderungen durch den Gesetzgeber werden automatisiert mit unseren kontinuierlichen Updates ausgespielt. Somit sind Sie immer auf der sicheren Seite und arbeiten jederzeit gesetzeskonform. Eine Besonderheit bei Scopevisio: Sie können auch bestimmte Regionen von den Pauschalen ausschließen. Das könnte interessant für Sie sein, wenn Sie z.B. keine Reisekosten für Fahrten zu Ihren Niederlassungen übernehmen. Ja, auch Reisen ins Ausland können abgerechnet werden. Die Verpflegungspauschalen für unterschiedliche Länder sind hinterlegt. Die Pauschalen für das Ausland werden jedes Jahr aktualisiert ### Cloud ERP-Software Cloud ERP-Software Machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft! Scopevisio ist die Cloud Enterprise Software, die Ihre kaufmännischen Prozesse automatisiert und Ihre Profitabilität steigert. Cloud ERP-Software für den Mittelstand Ganzheitlich und durchgängig Verabschieden Sie sich von Insellösungen, redundanten Daten und manuellen Prozessen! Wir helfen Ihnen, Ihre Geschäftsbereiche zu integrieren, Prozesse zu automatisieren und die Produktivität ortsunabhängiger Teams zu steigern. Scopevisio bringt alle(s) zusammen: DMS/ECM, Vertrieb, Beschaffung, Personal, Finanzen und Organisation – zentral in einem System für alle Mitarbeitende. Alles in einem System Modular und flexibel Organisation Verwalten Sie Ihre Kontakte, Dokumente, Aufgaben und Termine zentral an einem Ort. Perfekt für das Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs – das komplette Büro ist immer dabei! Mehr erfahren DMS / ECM Speichern Sie Ihre sensiblen Geschäftsdokumente übersichtlich, digital und sicher. Scopevisio ist Ihre unternehmensweite Informations- und Arbeitsplattform. Mehr erfahren Finanzen Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung mithilfe von cleveren Assistenzsystemen und intelligenten Workflows. Unsere GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware unterstützt Sie dabei. Mehr erfahren Vertrieb Bringen Sie mehr Struktur in Ihr Leadmanagement und steuern Sie Ihren Vertrieb effizient. Vom Lead bis zum Vertragsabschluss behalten Sie alles im Blick. Mehr erfahren Beschaffung Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse und sorgen Sie für mehr Übersicht in Ihrer Lagerverwaltung. Von der Bedarfsanforderung bis zur Zahlung ist alles effizient organisiert. Mehr erfahren Personal Vereinfachen Sie den Arbeitsalltag Ihres HR-Teams. Ob digitale Personalakte, Arbeitszeiterfassung oder Recruiting: Scopevisio unterstützt die moderne Personalarbeit. Mehr erfahren Fokussieren Sie sichauf Ihr Kerngeschäft Wir automatisierenIhre Routineaufgaben Effizient Im Schnitt werden 56 Prozent des Verwaltungsaufwandes eingespart. Integriert Bündeln Sie alle Geschäftsbereiche in einem System für eine einheitliche Datenbasis. Mobil Alle Daten sind immer griffbereit und digital in Echtzeit abrufbar. Zukunftsorientiert Die Cloud ERP-Lösung ist skalierbar und passt sich ihren Bedürfnissen an. Flexibel Konfigurieren Sie den Funktionsumfang Ihrer ERP-Lösung individuell. Sicher Scopevisio ist 100% made & hosted in Germany und zertifiziert nach ISO 27001. Das sagen unsere Anwender Letztlich haben wir uns für Scopevisio entschieden, weil wir in den Gesprächen das Gefühl hatten, dass wir auf Augenhöhe sind, dass wir einander verstehen, dass wir ein und dieselbe Sprache sprechen. […] Wir glauben, dass wir mit Scopevisio genau den Weg einschlagen können, den wir wollen, um Tertia bei der Digitalisierung zukunftsfähig zu machen.“ Dr. Kristine Mörchen Geschäftsführerin, TERTIA GmbH Deutsche Krankenhäuser werden jedes Jahr aufs Neue damit konfrontiert, dass sie Kosten einsparen und verschiedenste Auflagen erfüllen müssen, angefangen beim Datenschutz […] bis zur rechtssicheren Archivierung. Das ist mit den Produkten von Scopevisio deutlich einfacher geworden: Wir konnten unsere Papierarchive teilweise abschaffen, sodass wir Raum gewonnen haben. Matthias Bitter Geschäftsführer, Christliches Krankenhaus Quakenbrück Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut. Beim Thema API trennt sich die Spreu vom Weizen. Viele Anbieter errichten bildlich gesprochen hohe Mauern um Ihre Systeme, die komplett abgeschlossen sind. Anders Scopevisio: Mit der API können wir alles machen.“ Jan Kammerath CTO & Co-Founder, LODGEA GmbH Einer der Hauptvorteile von Scopevisio ist der Bezug zum Mittelstand. El-Hadi Zahri Geschäftsführer, Textbroker (Sario Marketing GmbH) Mit Scopevisio ist ein laufendes Controlling einfach möglich. Finanzkennzahlen stehen der Geschäftsführung in Echtzeit zur Verfügung. Ina Schröder Abteilungsleitung Buchhaltung, Beta Klinik Service-, Verwaltungs- und Forschungs-GmbH Dass es sich um eine Cloud Software handelt, ist ein absoluter Vorteil für uns. Im Zuge der Pandemie hat es sich etabliert, dass man auch von zu Hause aus arbeiten kann. Benedikt Jagdfeld Inhaber und Geschäftsführer, Jagdfeld Real Estate Management GmbH Offene Schnittstellenstruktur für mehr Flexibilität Integrieren Sie Lösungen von Drittanbietern einfach über die Scopevisio Schnittstelle „OpenScope“. Unsere REST-API bietet ein hohes Maß an Flexibilität, um Ihre Vorsysteme oder auch spezielle Branchenlösungen einfach und sicher an Scopevisio anbinden. So können Sie bestehende Lösungen weiter nutzen und alle Geschäftsdaten über Scopevisio zentral verwalten. Egal ob Shopsysteme, Marketplaces, MS Office-Programme oder Finanz-Tools: Binden Sie Ihre Anwendungen einfach an Scopevisio an. Customer Lifetime Service Unser Rundum-sorglosServicepaket unterstützt Siewährend der gesamten Nutzungszeit Wir machen Sie zum erfahrenen Anwender Wir verstehen uns nicht nur als Softwareanbieter, sondern vor allem als langfristiger Partner unserer Kunden. Mit unserem Customer-Lifetime-Service begleiten wir Sie kontinuierlich – ob beim Onboarding oder bei der stetigen Weiterbildung. Dabei kombinieren wir digitale Formate wie zum Beispiel Videokurse mit analogen Services wie etwa Schulungen, damit Sie dauerhaft erfolgreich mit Scopevisio arbeiten. Mit der Scopeunity bieten wir Ihren eine eigene Anwenderplattform zum gemeinsamen Austausch und zur Weiterbildung an. Scopevisio Cloud-ERP Ausgezeichnet als ERP-System des Jahres 2023 Vertrauen Sie auf eine zertifizierte ERP Software Entwickelt und betrieben in Deutschland TÜV-zertifiziert nach ISO 27001 Wenn Sie nach einem zuverlässigen Partner suchen, der Ihre Daten sicher und geschützt hält, sind Sie bei Scopevisio genau richtig. Mehr erfahren Rechenzentren in Deutschland Deutschland ist ein hervorragender Ort, um Ihre Daten zu speichern, denn hier profitieren Sie von strengen Datenschutzgesetzen, moderner Technologieinfrastruktur und einem stabilen Rechtssystem. Mehr erfahren Höchste Sicherheit Verschlüsselung, Rechtemanagement, automatische Backups und weitere Maßnahmen sorgen für den Schutz Ihrer Daten. Mehr erfahren Scopevisio Business Automation Platform Unsere Vorkonfiguration:Organisation, Finanzen, DMS / ECM inkl. Customer Lifetime Service Basis 67 ,20 € Netto pro Benutzer/Monat(jährlich abgerechnet) Profi-Software aus der Cloud zum fairen Preis Jederzeit flexibel anpassbar Verwenden Sie Scopevisio nach Ihren Bedürfnissen. Aufbauend auf der Scopevisio Cloud konfigurieren Sie Ihre individuelle Software. Sie bestimmen, welchen Softwareumfang Sie benötigen. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Abrechnungen Professionelle Abrechnungen mit automatisierten Prozessen Rechnen Sie auftrags- oder projektbezogen ab und erstellen Belege mit wenigen Klicks in Ihrem eigenen Design. Ein durchgängiger Belegfluss vom Angebot bis hin zur Rechnung erleichtern den Arbeitsalltag und ermöglichen eine effiziente Rechnungserstellung und -verwaltung. Integriert Durchgängigen Belegfluss vom Angebot bis hin zur Rechnung Automatisiert Von der Rechnungserstellung inkl. Leistungsnachweis bis zum Versand Individuell Abrechnungsdokumente im Corporate Design erstellen E-Rechnung Ab Anfang 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) – mit Übergangsfristen – bei B2B-Geschäften verpflichtend. Mit Scopevisio können Sie Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen. Beide Formate entsprechen der europäischen Norm EN-16931. ZUGFeRD-Rechnungen können Sie direkt aus Scopevisio heraus versenden. X-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber laden Sie in die entsprechenden E-Rechnungsportale der Kunden hoch. Zeit ist Geld: Erbrachte Leistungen zur Abrechnung bringen Mit Scopevisio können Sie im Handumdrehen aus bereits angelegte Zeiteinträgen Zeitabrechnungen nach Mitarbeiter, Projekt, Kontakt, Auftrag oder Leistung anlegen. So lassen sich mit wenigen Klicks Rechnungen inkl. Leistungsnachweise über die abgerechneten Leistungen erstellen. Eine korrekte und vollständige Leistungsdokumentation gibt Ihnen die Sicherheit, dass Rechnungen nicht bemängelt werden und Zahlungen dadurch verzögert oder gar nicht eintreffen. Und das gibt es bei Scopevisio ohne zusätzlichen Aufwand. Rechnungen effizient erstellen & verwalten In Scopevisio können Aufträge per Mausklick in Rechnungen verwandelt werden. Das direkte Erstellen, Duplizieren oder Stornieren von Rechnungen ist ebenfalls schnell und einfach erledigt. Neben Einzelrechnungen lassen sich auch Anzahlungs-, Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnungen sowie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD im Handumdrehen erstellen. Die in Rechnung gestellten Beträge können automatisch gebucht und zur weiteren Verarbeitung in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Wiederkehrende Rechnungen automatisieren & Mehrarbeit vermeiden Einmal alle Daten eingeben – Von-Bis, Turnus der Wiederholung, wann die nächste Rechnung gestellt werden soll, ob die automatische Erstellung aktiviert ist (empfohlen – dazu ist Digitalisierung da!) – und entspannt zurücklehnen. Scopevisio übernimmt für Sie nun die Arbeit. Wie jeden Abrechnungsbeleg können Sie auch eine wiederkehrende Rechnung als Vorlage speichern oder aus einer Vorlage erzeugen. Dauerrechnungen können auch direkt aus bestehenden Aufträgen oder Rechnungen heraus erzeugt werden. Dabei werden sämtliche Informationen automatisch übernommen. Einfach & schnell Rechnungen korrigieren & Gutschriften erstellen In Scopevisio finden Sie alle Ihre Gutschriften sowie deren Status übersichtlich und strukturiert in einer Liste dargestellt. Rechnungskorrekturen können aus bereits gestellten Rechnungen abgeleitet werden oder unabhängig erstellt werden. Der gutgeschriebene Betrag wird automatisch gebucht und der Zahlstatus der vorausgegangenen Rechnung automatisch angepasst. Kleinere Veränderung an einem bereits erstellten Beleg lassen sich schnell & einfach über die Nachbearbeitungsfunktion vornehmen. So schnell sind Rechnungen korrigiert. Wertvolle Zeit einsparen durch automatischen Rechnungsversand Eine Rechnung kann als Dokument ausgegeben oder per E-Mail (mit oder ohne PDF-Anhang) direkt aus Scopevisio heraus versendet werden. Optional können Sie für den E-Mailversand automatisch ZUGFeRD konforme Rechnungen generieren. Ebenso können Sie XRechnungen per Klick erzeugen und direkt aus Scopevisio versenden oder aber speichern, um Sie in einem eRechnungsportal hochzuladen. Bereits versendete Belege können erneut versendet werden. Sparen Sie Zeit mit dem Massenversand von Rechnungen per E-Mail. Zeitraum wählen, Versandart bestimmen, Angaben kontrollieren, Rechnungslauf durchführen – fertig. Kunden können für Rechnungsläufe gesperrt werden. Professionelle Rechnungsstellung: Individuell & flexibel anpassbar Manuell den Rechnungsstatus überprüfen ist Geschichte. Heute hinterlegen Sie detaillierte Zahlungsbedingungen und sehen auf einen Blick, welche Rechnungen fällig, überfällig oder bezahlt sind. Teilen Sie einzelne Rechnungen auf oder fassen Sie mehrere Rechnungen zu einer einzigen Rechnung zusammen. Außerdem können Sie individualisierte Geschäftsbriefe in Ihrem Corporate Design erstellen, entweder aus eigenenBeleglayouts oder schnell und einfach mit dem Layout Assistenten. Damit haben Sie professionelle Rechnungen und dennoch individuell. Ihre Vorteile im Überblick E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) erstellen Abrechnungsdokumente im eigenen Design erstellen Automatisierte Prozesse sparen Zeit & Geld Rechnungen direkt aus Scopevisio heraus versenden Effiziente Rechnungserstellung und -verwaltung Cloudbasierte, voll integrierte Lösung Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kontakt Was können wir für Sie tun? Unsere Ansprechpartner im Sales, Professional Service und Support helfen Ihnen gerne weiter! Ihr Kontakt zu Scopevisio Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir helfen Ihnen gerne weiter! Sales Interessieren Sie sich für die Scopevisio Lösung oder befinden sich in einer kostenlosen Testphase und haben Fragen? Gerne können Sie sich an uns wenden. Telefon: 0800 800 800 2Telefon aus dem Ausland:+49 (0) 228 763641 01 Professional Service Sie benötigen / suchen erweiterte Unterstützung bei der Nutzung von Scopevisio, Datenmigration oder interessieren sich für Schulungen? Dann sind Sie bei uns richtig. Telefon: 0800 500 00 10Telefon aus dem Ausland:+49 (0) 228 763641 00 Support Sie sind Kunde, kennen unsere Online-Hilfe und haben dennoch weitere Fragen? Wir helfen Ihnen gerne. Sie erreichen den technischen Kundensupport telefonisch und über das integrierte Ticketsystem. Telefon: 0800 500 00 10Telefon aus dem Ausland:+49 (0) 228 763641 00 Support Ticket erstellen:in weniger als 1 Minute Supportzeiten:Montag bis Freitag9-12 und 14-17 Uhr Sie finden uns direkt am Rhein in Bonn-Beuel – in unmittelbarer Nähe zum Kameha Grand. Unsere speziellen Gäste-Parkplätze stehen Ihnen direkt am Eingang der rohmühle zur Verfügung und sind an dem Schriftzug Scopevisio erkennbar. AnschriftScopevisio AGRheinwerkallee 353227 BonnDeutschland Wie kommen Sie zu uns? Ob mit Auto, Bahn oder Flugzeug, finden Sie den richtigen Weg zu uns! Mit dem Auto Auf der A59 (rechtsrheinisch) Richtung Bonn/Königswinter:Am Autobahnkreuz Bonn-Ost auf die A562 Richtung Bad Godesberg dann Ausfahrt 3 Bonn-Beuel-Süd abfahren, auf der Ausfahrtsgabelung links halten, den Schildern nach Königswinter / Oberkassel folgen, links abbiegen, dann im Kreisverkehr vom Landgrabenweg rechts in die Joseph-Schumpeter-Allee abbiegen. Parkmöglichkeiten finden sich in den Parkhäusern P1 bis P3. Mit der Bahn Mit der Straßenbahn:Stadtbahn Linie 66 Richtung Bad Honnef bzw. Königswinter oder Linie 62 Richtung Oberkassel-Süd bis zur Haltestelle Ramersdorf. Von der Stadtbahnhaltestelle Ramersdorf fahren Sie mit dem Bus Linie 606 (siehe oben) oder gehen zehn Minuten zu Fuß. Fußweg vom Bahnhof Bonn-Oberkassel:Vom Gleis kommend, gehen Sie in der Bahnhofsunterführung nach rechts Richtung Rhein und am Rheinufer entlang bis zur Rohmühle (Backsteingebäude), in der Sie Scopevisio finden. Der Eingang befindet sich auf der vom Rhein abgewandten Seite. Fußweg von der Stadbahnhaltestelle Ramersdorf:Sie verlassen die Haltestelle und laufen zum Kreisverkehr. Folgen Sie der Königswinterer Straße in Richtung Oberkassel, vorbei am Polizeipräsidium, danach rechts in die Heinrich-Konen-Straße. Durch die Bahnunterführung hindurch und geradeaus über den Konrad-Zuse-Platz Richtung Rhein. Scopevisio befindet sich in der Rohmühle (Backsteingebäude) am Rhein. Vom Flughafen Köln/Bonn kommend: Vom Flughafen Köln/Bonn:Vom Flughafen Köln/Bonn fahren Sie mit dem Regionalexpress Richtung Koblenz (Gleis 4 D-F) bis Bonn-Oberkassel (ca. 40 Min.). Von hier sind es 5 Minuten Fußweg (Beschreibung siehe oben). Sie möchten mehr über Scopevisio erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir stehen Ihnen gerne für alle Anfragen zur Verfügung. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Startups ERP System für kleine Unternehmen – klein starten, erfolgreich wachsen Profitieren Sie von einer flexiblen Cloud-Lösung, die heute Ihre Abläufe optimiert und morgen mit Ihren Anforderungen wächst. Integrierte Software-Lösung Alle wichtigen Prozesse in einer integrierten Cloud Unternehmenssoftware Persönliches Mentoring-Programm Professionelle und zielgerichtete Beratung für Startups durch qualifizierte Partner Sonderkonditionen für Gründer Besonders günstige Tarife bei voller Power und komplettem Funktionsumfang Funktionen, die kleine Unternehmen mit Scopevisio begeistern Möchten Sie Ihr Unternehmen von Beginn an auf Erfolgskurs bringen? Mit ERP Systemen für kleine Unternehmen automatisieren Sie Routineaufgaben, behalten Ihre Finanzen im Blick und schaffen von Anfang an professionelle Strukturen. Scopevisio unterstützt Sie dabei, kaufmännische Prozesse zu digitalisieren, Zeit zu sparen und Ihr Unternehmen effizient zu steuern. Lassen Sie die Scopevisio Software für sich arbeiten, damit Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft haben. Weg von Insellösungen hin zu einem integrierten System Suchen Sie eine Lösung, in der Sie Ihr ganzes Unternehmen organisieren können? Von der Organisation der internen Prozesse wie Kontakte, Aufgaben und Dokumente bis hin zum Vertrieb. Dieses Gründerpaket bietet Ihnen vollumfänglich alle Funktionen. Mehr zu den Konditionen Finanzen und Buchhaltung mit ERP Systemen für kleine Unternehmen steuern Mit dem ERP System für kleine Unternehmen von Scopevisio behalten Sie Ihre Finanzen jederzeit selbst in der Hand. Dank KI-gestützter Automatisierung läuft Ihre gesamte Buchhaltung nahezu von allein. Praktische Tipps und klare Regeln unterstützen Sie dabei, gesetzliche Anforderungen spielend leicht einzuhalten. So steuern Sie nicht nur Ihre internen Prozesse effizient, sondern behalten auch Ihre finanziellen Kennzahlen jederzeit im Blick. Mehr zu den Konditionen Julia Gontscharow Partner, Scopevisio Seit über 10 Jahren arbeite und lehre ich im Rechnungswesen mit Scopevisio, bis ich mich 2018 selbstständig gemacht habe, um genau dieses Wissen gezielt an Startups und Gründer zu vermitteln. Unsere Partner unterstützen Sie auf Ihrem Weg zum Erfolg Ausgewählte Partner aus unserem Netzwerk unterstützen Sie als Gründer bei Ihrem Weg zum Erfolg. Jahrelange Erfahrung und Expertise in der Startup-Szene und mit der Software von Scopevisio zeichnen unsere Partner aus. So werden Sie rundum betreut, auch über die Einführung und Ihrer Gründung hinaus. Mehr zu Beratungsleistungen erfahren DIY Einrichtung mit Online-Kursen und Guides Sie lieben Do-it-yourself und möchten Scopevisio selbst einrichten?Um Ihnen den Einstieg in die Unternehmenswelt von Scopevisio einfach zu gestalten, findest Sie hier unsere umfangreiche kostenfreie Online Hilfe oder unser Online-Kursangebot, mit dem Sie sich gezielt schulen lassen können. Ideal für kleine Unternehmen: unser ERP System wächst mit Ihrem Bedarf Schnelle Einführung Dank Cloud benötigen Sie keine eigene IT- Infrastruktur Kostengünstig Software-as-a-Service zu besonders attraktiven Konditionen Zeitgewinn Durch automatisierte Prozesse und Routineaufgaben Zahlen im Griff Aktuelle Kennzahlen und Reporting in Sekundenschnelle Kundenzufriedenheit Reibungslose Auftragsabwicklung und mehr Transparenz Mitarbeiterzufriedenheit Effizientere Teamarbeit und kollaboratives Arbeiten für alle Überall verfügbar Mobiles Arbeiten von überall dank sicherer Cloud-Lösung Effektives Onboarding Durch Online-Kurse maximal flexibel und schnell Persönlicher Support Professionelle und zielgerichtete Beratung für Startups Wir sind das Triebwerk für Ihr Unternehmen Ihr doppelter Wachstumsschub Managen Sie Ihr Unternehmen stressfrei und effizient Jetzt kostenlos beraten lassen Voller Funktionsumfang Attraktive Sonderkonditionen für Gründer Unterstützung durch qualifizierte Partner Schnelle Implementierung Integrierte Lösung Eine Übersicht zu den Leistungen finden Sie hier: Einfach Formular ausfüllen und absenden! Kundenstimmen Das sagen unsere Startups Ich betreibe einen Laden für ausgesucht schöne Lieblingsdinge und einen Webshop. Außerdem baue ich gerade einen kleinen B2B-Geschäftszweig auf. Da ist es wichtig, den Überblick über Rechnungen und Zahlungen zu behalten. Mit Scopevisio habe ich alle Ein- und Ausgangsrechnungen im Blick und die Belege immer an Ort und Stelle. So behalte ich die Kontrolle darüber, was bezahlt ist und was nicht“ Lara Himmel Gründerin Julada GmbH Im DMS Teamwork können wir Ordner einfach per Link mit Kunden teilen. Das erleichtert uns die Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehr. Auch ist es praktisch, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt aus der Software heraus verschicken zu können.“ Kay Christian Dominte Gründer Strange Designs UG Mit etwas buchhalterischer Erfahrung und der Unterstützung durch Julia Gontscharow habe ich mich schnell in Scopevisio zurecht gefunden. Ich nutze die Software neben der Buchhaltung auch für das Kundenmanagement, Angebote und Rechnungen. Es ist schön, alles an einem Ort und auf einen Blick zu haben.“ Kathrin Burkhardt Gründerin Bewusst.Werk UG Für arbeitsteilige Buchhaltung an verschiedenen Standorten ist Scopevisio ideal.“ Sabine Kurrle Controller Ecosia GmbH Gibt es Bedingungen? Diese Konditionen muss Ihr Startup erfüllen! Ihr Startup besteht nachweislich nicht länger als zwei Jahre Ihr Startup steht in keinem Beteiligungsverhältnis zu juristischen Personen des öffentlichen Rechtes Die Abrechnung erfolgt monatlich Mindestlaufzeit von 12 Monaten Unser FAQ-Service Das Unternehmen besteht nachweislich nicht länger als 24 Monate Das Unternehmen steht in keinem Beteiligungsverhältnis zu juristischen Personen des öffentlichen Rechtes Mindestlaufzeit von 12 Monaten Wenn Sie Beratungsleistungen einer Unternehmensberatung aus unserem Partnernetzwerk wahrnehmen möchten, können Sie staatliche Förderungen für Gründer in Anspruch nehmen. Mehr Informationen finden Sie hier oder kontaktieren Sie einfach unsere Scopevisio Partner Julia Gontscharow: julia-gontscharow@web.de FunktionsbereichFunktionsbeschreibungOrganisation– Kontakte, Aufgaben und Aktivitäten in einem System– Dateiablage sowie zentrale Informations- und Arbeitsplattform– Zeiterfassung– OpenScope API– 360-Grad-Blick auf das Unternehmen in EchtzeitDMS/ECM– DMS als Informations- und Arbeitsplattform (BSI C5 testiert)– ECM als Wissensbasis– Revisionssichere Speicherung– Automatische Versionierung– Dokumente finden statt suchenVertrieb– Leadgenerierung durch effiziente Kampagnen– Qualifizierung von Leads nach dem BANT-Scoring-Model– Systematische Abbildung des Vertriebsprozesses– Virtuelle Kundenakte mit allen Daten und Dokumenten– Umsatz-Forecast für die erfolgreiche VertriebssteuerungFinanzen– GoBD-konform und durch PwC zertifiziert– (Teil-)automatisierte Buchhaltung dank Buchungsregeln– Banking-Modul mit Kontoauszugsimport und Zahlungsverkehr– Integrierte Verfahrensdokumentation im DMS– BI-IntegrationProfi Funktionen– Projektmanagement– Reisekostenerfassung– Rechnungseingangsbuch– Abrechnungsmanagement– Online-Banking (bei Konfiguration mit Buchhaltung) Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Nachdem der Begriff geklärt ist, beschäftigen wir uns mit der Eingangsrechnungsverarbeitung und zum Schluss mit der Archivierung von Eingangsrechnungen. Inhaltsverzeichnis Was ist eine Rechnung? Gemäß §14 des Umsatzsteuergesetztes ist eine Rechnung ein Dokument, „mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Laut Wikipedia handelt es sich um „eine gegliederte Aufstellung über die Forderungen des Entgeltes für eine erbrachte Leistung.“ Die Bezeichnung Faktura als Synonym für Rechnung gilt in Deutschland als veraltet, ist in Österreich jedoch geläufig. Rechnungen können bislang noch auf Papier oder bevorzugt digital – zum Beispiel als E-Rechnung oder vorrübergehend auch noch als PDF per E- Mail – übermittelt werden. Unter einer elektronischen Rechnung (E- Rechnung) versteht man eine Rechnung in einem maschinenlesbaren Format (Beispiele: XRechnung , ZUGfeRD ). Die E-Rechnungspflicht für den Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2025. Das bedeutet, dass Unternehmen diesem Termin in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen besteht grundsätzlich ebenfalls diesem Zeitpunkt, allerdings gibt es Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung Jede Rechnung ist gleichzeitig Ausgangs- und Eingangsrechnung. Für das Unternehmen, das eine Rechnung erstellt und versendet, handelt es sich um eine Ausgangsrechnung. Für das Unternehmen, das diese empfängt, ist es eine Eingangsrechnung. Bei den beiden Begriffen kommt es also nur auf die Perspektive an. Was ist eine Eingangsrechnung? Definition Eingangsrechnung Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen (oder eine Privatperson) von einem Lieferanten oder Dienstleister erhält. Die Eingangsrechnung enthält eine Aufstellung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren und benennt die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Zweck der Eingangsrechnung ist es, den Empfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung anzuweisen. Allerdings ist auch zu beachten: Der Zahlungsanspruch resultiert grundsätzlich schon aus dem geschlossenen Vertrag zwischen Leistungsempfänger und Leistendem. Eine Rechnung ist jedoch erforderlich, weil Buchhaltung und Steuerrecht dies fordern. Die Eingangsrechnung dient in der Buchhaltung als Beleg, um den zugehörigen Geschäftsvorfall korrekt zu buchen. Gleichzeitig dienen Rechnungen als Beleg der ordnungsgemäßen Versteuerung der Leistungen für das Finanzamt. Wissenswertes rund um die Eingangsrechnung Rechnungen benötigen keine handschriftliche Unterschrift. Digitale Rechnungen benötigen keine elektronische Signatur. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen Eingangsrechungen von anderen Unternehmen als E-Rechnungen empfangen können. Als Unternehmer sind Sie einem anderen Unternehmer gegenüber verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erstellen. Eine Gutschrift kann eine Rechnung ersetzen. Manche Unternehmen wollen keine Rechnungen erhalten und stellen daher Gutschriften an ihre Lieferanten aus. Die Prüfung wird damit auf den Lieferanten verschoben. Bei Leistungen außerhalb Deutschlands gilt grundsätzlich das Recht des Landes, in dem der ausgeführte Umsatz zu versteuern ist. Eine fehlerhafte Rechnung muss vom Ausstellenden korrigiert werden, damit für den Empfänger keine Probleme mit dem Finanzamt entstehen. Eingangsrechnungen zählen zu den häufigsten Belegen im Unternehmen und unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Eingangsrechnung als E-Rechnung Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet typischerweise XML-Daten. Im Unterschied zu unstrukturierten Formaten wie PDF oder Bilddateien (z. B. JPEG, TIFF) ermöglicht sie eine automatisierte elektronische Verarbeitung  und damit medienbruchfreie Prozesse von der Erstellung bis zur Zahlung. Die in Deutschland gängigen E-Rechnungsformate sind ZUGFeRD und XRechnung. Der Eingangsrechnungs-Workflow Nachdem eine Eingangsrechnung per Post, per Mail oder auf anderem Wege eingegangen ist, durchläuft sie mehrere Arbeitsschritte. An diesen sind häufig unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeitende beteiligt sind. Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen werden der vorbereitenden Buchhaltung zugeordnet. Die Buchung und Zahlung übernimmt die Buchhaltung. Erfassen von Eingangsrechnungen: das Rechnungseingangsbuch Eingangsrechnungen werden nach dem Posteingang häufig in einem sogenannten Rechnungseingangsbuch erfasst. Es handelt sich um ein sogenanntes Vorbuch in der Buchhaltung. Eine Pflicht zur Führung eines Rechnungseingangsbuchs gibt es nicht. Im Rechnungseingangsbuch werden Informationen aus der Rechnung übernommen wie zum Beispiel Rechnungsdatum, Nettobetrag oder Zahlungsfristen. Das Rechnungseingangsbuch enthält oft auch Informationen zu Wareneingängen, Gutschriften und Storno- Wareneingängen. Der Begriff stammt noch aus einer Zeit, als für die Aufzeichnung Bücher bzw. Kladden genutzt wurden. Später wurden dazu auch Excel-Listen verwendet. Heute empfiehlt sich die Nutzung eines elektronischen Rechnungseingangsbuchs. Müssten Rechnungsdaten früher häufig händisch abgetippt werden, können diese heute auch elektronisch ausgelesen werden, sofern die Rechnung zuvor gescannt wurde und eine OCR-Erkennung (Optical Character-Recognition) durchlaufen hat. Mit der E-Rechnung wird nun auch diese Prozess obsolet: Aus einer E-Rechnungen können alle Rechnungsdaten automatisiert übernommen werden. Prüfung von Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen müssen im Unternehmen sachlich, rechnerisch und rechtlich geprüft werden. Sachliche Prüfung: Stimmt die gelieferte Ware bzw. erbrachte Dienstleistung mit den Angaben auf der Rechnung überein? Ergeben sich Abweichungen bei Lieferschein und Eingangsrechnung? Rechnerische Prüfung: Haben sich Rechenfehler eingeschlichen? Wurden vereinbarte Rabatte berücksichtigt? Rechtliche Prüfung: Sind alle Pflichtangaben gemäß Umsatzsteuergesetz enthalten? Wurden weitere rechtliche Aspekte beachtet (z.B. Verjährung, Verrechnung mit anderen Forderungen)? Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung In §14 des Umsatzsteuergesetztes (§ 14 UStG Abs. 4) ist geregelt, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss. Sollten bestimmte Angaben auf der Rechnung fehlen, kann der Rechnungsempfänger beim Finanzamt keine Vorsteuer geltend machen. Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollten Sie also um Korrektur bitten. Pflichtangaben gelten unabhängig davon, ob Rechnungen auf Papier oder in elektronischer Form übermittelt werden. Eine Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer (Umsatzsteuer ID) Ausstellungsdatum der Rechnung Fortlaufende Rechnungsnummer Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistungen Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung Nettosumme: das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt Steuersatz: anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung Bei kleineren Beträgen bis zu 250 Euro müssen weniger Angaben aufgeführt werden. Man spricht hier von sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Eingangsrechnung buchen Eingangsrechnungen sind das Aufgabengebiet der Kreditorenbuchhaltung. Sie kümmert sich um deren Buchung und Zahlung. Eine Eingangsrechnung dokumentiert eine Verbindlichkeit gegenüber einem Lieferanten (Kreditor). Die Ware bzw. Dienstleistung, der Nettobetrag und die Umsatzsteuer werden einzeln verbucht. Beim Buchen einer Eingangsrechnung werden folglich verschiedene Konten im Soll und im Haben angesprochen. Eine Beispiel dafür finden Sie in unserem Blogbeitrag „Eingangsrechnung buchen“. Analoger versus Digitaler Rechnungseingang In der Vergangenheit fand die Eingangsrechnungsverarbeitung noch vorwiegend papierbasiert statt und war mit großem manuellen Aufwand verbunden. Die Rechnungen liefen durch die Abteilungen und durch zahlreiche Hände. Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass Studien die Kosten für die Eingangsrechnungsverarbeitung in der Vergangenheit mit 12 bis 20 Euro pro Rechnung veranschlagt haben. Dieser Wert dürfte sich aber deutlich verringert haben, weil inzwischen die digitale Rechnungsverarbeitung auf dem Vormarsch ist. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2022 erstellen sieben von zehn Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital. Laut des Bitkom nutzen sogar bereits über 50 Prozent der Unternehmen ein E-Rechnungsformat. In folgendem Video haben wir die manuelle der digitalen Rechnungsverarbeitung gegenübergestellt Anwendungen für die digitale Rechnungsverarbeitung sind oft Erweiterungen von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Bestandteile von Buchhaltungs- oder ERP-Software. Die digitalen Eingangsrechnungen werden in der Software zentral erfasst und per OCR-Erkennung ausgelesen. Sie werden dann automatisiert zuvor definierten Prüf- und Genehmigungsprozessen zugeordnet. Die Bearbeiter werden per Mail informiert und ggf. an die digitale Rechnungsprüfung oder digitale Rechnungsfreigabe erinnert. All das findet papierlos in der Software statt. Mit einer geeigneten Software können Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verwalten und Ihre Prüf- und Freigabeprozesse digital abwickeln . Folgende Grafik zeigt den digitalen Rechnungsworkflow im Cloud-ERP-System von Scopevisio: In einem integrierten System stehen die Rechnungen ohne Medienbruch auch der Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Nach der abschließenden Bearbeitung und Begleichung werden die Rechnungen revisionssicher gespeichert – zum Beispiel in einem DMS. Für Unternehmen, die einen Einstieg in die Digitalisierung suchen, gibt es eine klare Empfehlung: den Rechnungseingang digitalisieren. So einfach funktioniert es mit Scopevisio: Archivierung von Eingangsrechnungen Eingangsrechnungen zählen zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Ihre Aufbewahrungsfrist beträgt – wie oben schon erwähnt – zehn Jahre. In den GoBD ist festgelegt, welche Anforderungen an die rechtssichere Archivierung gelten. So müssen Eingangsrechnungen während der gesamte Aufbewahrungsdauer vor Verlust, Manipulation und Beschädigung geschützt werden. Sie müssen außerdem dem zugrundeliegenden Geschäftsvorfall zugeordnet sein. Und Sie müssen bei einer Betriebsprüfung schnell gefunden werden können – um nur einige Anforderungen zu nennen. Um das Thema GoDB und Eingangsrechnungen so komfortabel wie möglich zu gestalten, sollten Sie ein DMS nutzen. So können Sie sicherstellen, dass die Belege revisionssicher – also auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig und fälschungssicher – gespeichert werden. Inhaltsverzeichnis Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Dokumentenmanagementsystem DMS Dokumentenmanagementsystem: Alles, was Sie zu DMS wissen sollten Ohne Dokumentenmanagementsystem kommen moderne Unternehmen in der digitalen Welt kaum mehr aus. Unser Guide erklärt, worin die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems liegen, wie es funktioniert und welche Funktionen es bietet. Dokumentenmanagement: Ohne Papier – aber mit System Die Arbeit im Büro war jahrzehntelang durch Papier geprägt. Dokumente wurden durch die Abteilungen gereicht und stapelten sich in Ablagen, Ordnern und Kellerarchiven. Heute findet das Dokumentenmanagement elektronisch statt. Dazu verwendet man ein Dokumenten-Management-System, das alle zugehörigen Prozesse digitalisiert und vielfach auch automatisiert. Definition: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die der Verwaltung elektronischer Dokumente dient. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Verträge erfassen, bearbeiten, verteilen, verwalten und archivieren. Grundlegendes Ziel dabei ist es, den Geschäftsprozessen im Unternehmen eine vollständige, einheitliche und jederzeit verfügbare Informationsbasis bereitzustellen. Häufig werden neben der Abkürzung DMS werden auch die Begriffe DMS-Software oder DMS-System oft synonym verwendet. Das folgende Video gibt einen kurzen Abriss zum Thema DMS und benennt die wichtigsten Vorteile und Einsatzmöglichkeiten: Welche Dokumente können in einem DMS verwaltet werden? Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Geschäftsunterlagen digital zu organisieren. Beispiele für Dokumente im Geschäftskontext sind: Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen Schriftverkehr (Briefe, E-Mails) Verträge Akten Textdokumente und Tabellenkalkulationen Marketingunterlagen (Broschüren, Flyer) Präsentationen Formulare Sowie weiterer Content wie zum Beispiel: Grafiken, Bilder und Fotos Video- oder Audiodateien Welche Herausforderungen können mit einem Dokumentenmanagementsystem gemeistert werden? Im Arbeitsalltag ergeben sich bei der Arbeit mit Dokumenten zahlreiche Herausforderungen: Lange Suchzeiten Nicht autorisierter Zugriff Verlust von Dokumenten Fehlende Transparenz Zusammenarbeit an Dokumenten Langfristige Archivierung Versionierung von Dokumenten Revisionssicherheitund andere gesetzliche Vorgaben Compliance All diesen Problemen kann man mit dem Einsatz eines DMS begegnen. Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems? Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement sind vielfältig: Zeitersparnis durch schnelles Suchen und Finden: Jedes Dokument ist im System zentral gespeichert und mittels OCR-Volltextsuche schnell auffindbar. Deshalb entfällt das langwierige Suchen. Höhere Sicherheit: Durch Rechtekonzept, Authentifizierung und Verschlüsselung kann ein höheres Sicherheitsniveau erreicht werden. Mehr Transparenz: Dokumentenbasierte Vorgänge sind dank Dokumentation (z.B. Versionierung) leichter nachvollziehbar. Senkung der Verwaltungskosten: Durch die Digitalisierung von alltäglichen, dokumentenbasierten Arbeitsabläufen(z.B. digitaler Posteingang) werden administrative Kosten gesenkt. Effizient zusammenarbeiten: Mitarbeitende können Dokumente bearbeiten, ohne diese hin- und herzuschicken. Auch Modelle wie das Home Office lassen sich so einfacher umsetzen. Optimierte Geschäftsprozesse: Die Abkehr vom Papier ist die Basis für durchgängig digitale, dokumentenbasierte Workflows. (z.B. Digitale Rechnungsworkflows). Revisionssichere Archivierung: Sie können die steuerlich relevanten Gesetzesvorgaben für die Archivierung von Dokumenten (z.B. die GoBD) leichter einhalten. Gesetzliche Vorgaben: Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich leichter im Auge behalten und die Vorgaben der DSGVO einfacher umsetzen. Höhere Kundenzufriedenheit: Mitarbeitende sind sofort auskunftsfähig, weil alle Informationen im direkten Zugriff haben. Das strahlt positiv auf den Kundenservice aus. Geringere Materialkosten: Kosten für Papier, Drucker, Toner und Archiv entfallen. Platzeinsparung: Weil das physische Archiv durch ein digitales Archiv ersetzt wird, sind entsprechende Räumlichkeiten sind nicht mehr notwendig. Umweltschutz: Weltweit wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Laut WWF lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland im Jahr 2019 bei 227 Kilogramm. Dieser Wert wurde nur von wenigen anderen Ländern übertroffen. Mit Hilfe eines DMS kann der Papierverbrauch reduziert und ein (fast) papierloses Büro erreicht werden. Für welche Unternehmen und Abteilungen eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem? Da praktisch jedes Unternehmen mit Dokumenten arbeitet, eignen sich Dokumentenmanagementsysteme für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen, Beispiele für Einsatzbereiche von DMS (Branchen): Werbung und Kommunikation: Bild- und Grafikdateien Industrie: Geräte- und Maschinenakten mit CAD-Elementen Bauwesen und Immobilien: Bauakten und Immobilienexposés Gesundheitswesen: Versicherten- und Patientenakten Dokumente entstehen in vielen Bereichen einer Organisation. Die bevorzugten Einsatzgebiete sind verständlicherweise jene Abteilungen, in denen z.B. viele Verträge, Belege und sonstige Schriftstücke anfallen. Ein besonderes Kennzeichen von Dokumentenmanagementsystemen ist Ihre abteilungs- und prozessübergreifende Nutzung. DMS fungiert dabei als Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen. Abb.: DMS: abteilungs- und prozessübergreifende Nutzung Beispiele für Einsatzbereiche von DMS (Abteilungen) Verträge, Bestellanforderungen, Produktinfos Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belegaufbewahrung Compliance, Vertragsmanagement, Records Management Kundenunterlagen, Angebote Montageanweisungen, Entnahmebelege, Leistungskontrolle Testberichte, Protokolle, Dokumentationen Versandpapiere, Lieferscheine, Zollunterlagen Projektunterlagen, Veröffentlichungen, Bekanntmachungen Personenbezogene Dokumente, Bewerbungsunterlagen Häufig gibt es Verbindungen zwischen den dort eingesetzten Systemen und dem DMS geben. Diese Integration erfolgt in der Regel über Schnittstellen (API). Grundsätzlich kann Dokumentenmanagement jedoch in jeder Abteilung eingesetzt werden. Denn ob Marketing, Produktion oder Geschäftsführung: Mit Dokumenten arbeitet jeder im Unternehmen. Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem? Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Von der Erfassung bis hin zur Aufbewahrung: Alle Prozesse werden gesamthaft in einem DMS abgebildet. Erfassung im System: Das Dokument wird in das DMS importiert. Dies geschieht z.B. automatisiert aus einem angebundenen Vorsystem oder die Dokumente werden zuvor gescannt und digitalisiert. Ergänzung von Metadaten: Am digitalen Dokument werden Informationen hinterlegt, welche dieses leichter auffindbar machen. Dies können z.B. sein Name des Erstellers, Erstelldatum oder Schlagwörter, die manuell hinzugefügt werden. Speicherung im System: Dokumente werden abgespeichert. Wo und wie dies erfolgt, unterscheidet sich nach Art des DMS-Systems (Cloud, On-premises oder hybride Lösung). Dokumentensuche: Gespeicherte Daten können über eine Suchfunktion aufgerufen werden. Das Hinzufügen von Schlagwörtern und Metadaten vereinfacht dabei die Suche. Mit Hilfe der Volltextsuche und OCR-Erkennung lassen sich Dokumente auch mit semantischem Bezug leichter auffinden. Gemeinsame Zusammenarbeit: Manche Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, dass Mitarbeitende die Dokumente direkt im System bearbeitet werden können. So wird mehreren Nutzern die gemeinsame Arbeit am Dokument ermöglicht. Versionierung: Mit Hilfe einer Versionierungsfunktion können ältere Bearbeitungsstände eines Dokuments wiederhergestellt werden. Sie bietet ferner Transparenz z.B. über Stand und Zeitpunkt der Bearbeitung. Bereitstellung von Workflows: In vielen Geschäftsbereichen durchlaufen Dokumente stets einen ähnlichen Prozess. Dies ist zum Beispiel bei den Prüf- und Freigabeprozessen von Eingangsrechnungen der Fall. Mit Hilfe sogenannter Workflows können individuelle Abläufe digital abgebildet werden und die Geschäftsprozesse im Unternehmen automatisieren. Sicherheit und Zugriffskontrolle: In einem Dokumentenmanagementsystem sind viele Sicherheitsmaßnahmen integriert, z.B. durch eingeschränkten Dokumentenzugriff. Nicht jeder Benutzer hat Zugriff auf alle Dokumente. Die Freigaberechte werden für den Benutzerkreis individuell festgelegt. Des Weiteren kann Dokumentiert werden, wann welches Dokument von wem aufgerufen oder bearbeitet wurde. Archivierung und Löschung: In einem DMS können Dokumente z.B. revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Sie können nachträglich nicht mehr verändert werden. Zusätzlich können Regeln dazu erstellen werden, wie lange Dokumente aufbewahrt werden. Auch kann festgelegt werden, wann sie sicher gelöscht und vernichtet werden. Welche Anwendungsbereiche von DMS gibt es? Gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten an Dokumenten Ein Dokumentenmanagementsystem kommt überall dort zum Einsatz, wo Mitarbeitende gemeinsam an Dokumenten arbeiten. In der heutigen Arbeitswelt kommt es nicht selten vor, dass Teams dezentral verteilt sind. Dokumente müssen demnach von überall aus verfügbar sein, sodass ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht wird. Häufig werden neben der Abkürzung DMS werden auch die Begriffe DMS-Software oder DMS-System oft synonym verwendet. Ebenso sollte gewährleistet sein, dass allen berechtigten Personen stets das aktuelle Dokument vorliegt bzw. alle den gleichen Informationsstand haben. Die Versionierungs-Funktion trägt maßgeblich dazu bei, dass Dokumente stets in der aktuellen Version zur Verfügung stehen. Wird ein Dokument bearbeitet, so wird der letzte Arbeitsstand zentral im DMS gespeichert. Andere Personen können somit jederzeit das Dokument mit dem aktuellen Stand zentral aus dem DMS aufrufen. Ein DMS vereinfacht nicht nur das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten innerhalb einer Organisation. Es unterstützt auch die Zusammenarbeit mit Externen. Dazu ein Beispiel: Sie möchten einer Person ein Dokument per E-Mail zukommen lassen. Allerdings bereitet die Dateigröße Schwierigkeiten beim Versenden. Nicht so mit einem Dokumentenmanagementsystem. Das Dokument kann z.B. unabhängig von der Größe über einen externen Link (inkl. Passwort und Zugriffschutz) Externen zur Verfügung gestellt werden. Das ist auch unter Sicherheitsaspekten sinnvoll. So können Externe können Dokumente abrufen, ohne dass sensible oder sicherheitsrelevante Informationen per E-Mail versendet werden müssen. Dokumente mit Externen teilen, am Beispiel von Scopevisio. Archivierung Die digitale Archivierung von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben von Dokumentenmanagementsystemen. Dank digitalem Archiv können Unternehmen ihre physischen Lagerstätten reduzieren. Gleichzeitig können sie einen schnelleren und effizienteren Zugriff auf ihre Daten gewährleisten. Hierfür werden (Papier)-Dokumente eingescannt und anschließend elektronisch aufbewahrt. Das sogenannte “ersetzende Scannens” sorgt dafür, dass nach der Digitalisierung von Dokumenten die physischen Originale vernichtet werden können. Dabei bleibt die rechtliche Gültigkeit zu bestehen. DMS ermöglichen die rechtskonforme Archivierung digitaler Dokumente. So stellt das elektronische Archiv stellt sicher, dass die Ablage nach festgelegten Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente erfolgt. Zusätzlich gewährleistet die revisionssichere Archivierung, dass alle Dokumente unverändert und in ihrem ursprünglichen Zustand erhalten bleiben. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die GoBD-Konformität von Bedeutung. Diese beschrieben die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff. Mit DMS können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und ihre Daten effizient und sicher verwalten. Digitale Rechnungsverwaltung Die digitale Rechnungsverarbeitung gilt als Klassiker, wenn es um Prozesse geht, die ein DMS mit Workflows unterstützen kann. Der Eingangsrechnungs-Workflow beginnt mit dem Eingang und Auslesen der digitalen Rechnung. Dabei kommen OCR-Technologien zum Einsatz, die Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch erkennen. Die digitale Rechnung geht dann in einen zuvor definierten Prüf- und Freigabeworkflow ein. Zuständige Personen überprüfen die Eingangsrechnung im System. Automatisch wird die Rechnung an weitere Personen in der „Bearbeitungskette“ weitergereicht. Auf diese Weise ergeben sich schnellere Durchlaufzeiten als beim papierbasierten Vorgang, der zudem wesentlich fehleranfälliger ist. Digitale Prüf- und Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen, am Beispiel von Scopevisio. Nach der Verarbeitung der Eingangsrechnung kann diese rechtssicher im DMS archiviert werden. So werden Unternehmen den geltenden Gesetzen zur die sicheren Aufbewahrung von Finanzunterlagen gerecht. Vertragsmanagement Zu den wichtigsten Dokumenten im betrieblichen Kontext zählen Verträge. Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, diese revisionssicher an einem zentralen Ort abzulegen – man spricht hier auch von Vertragsverwaltung. Das Vertragsmanagement umfasst jedoch noch mehr: Es unterstützt zum Beispiel dabei, Fälligkeiten von Verträgen zu überwachen (automatische Fristüberwachung). Die Software warnt verantwortliche Mitarbeiter rechtzeitig vor wichtigen Terminen. Ob Kündigung, Neuverhandlung oder automatische Verlängerung: Wichtige Termine blieben damit immer auf dem Schirm. Darüber hinaus bietet das Vertragsmanagement Workflows für die Vertragsgenehmigung an. Oft ist das Vertragsmanagement ein Add-on zum DMS. Digitale (Personal-)akte Auch im HR-Management fallen zahlreiche Dokumente an, die früher in Personalakten gesammelt wurden. Das elektronische Pendant dazu ist die digitale Personalakte, die eine wichtiges Anwendungsbeispiel für da Dokumentenmanagement darstellt. In der digitalen Personalakte werden mitarbeiterbezogene Informationen und Dokumente zusammengetragen und verwaltet. Beispiele dafür sind wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse und Weiterbildungsnachweise, aber auch Notizen. Grundsätzlich beinhaltet sie jedoch keine privaten Informationen wie etwa Angaben zur politischen Einstellung oder zu Hobbies. Wie können Dokumentenmanagementsysteme die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben? Bei der Digitalisierung geht es in der Regel darum, bisher manuell durchgeführte Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Danach sie in einem weiteren Schritt ggf. automatisiert werden. Ziel ist es, die Mitarbeiter zu entlasten und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Geschäftsprozesse sind jedoch gerade im kaufmännischen Bereich mit Dokumenten verknüpft. Deshalb sollten zuerst die Dokumente digitalisiert und digital verwaltet werden, ehe man sich um die Prozesse kümmert. Ein Dokumentenmanagementsystem ist deshalb der ideale Einstieg in die Digitalisierung. Ein DMS bildet gleichzeitig die Basis für eine weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auf diese Weise kann ein DMS die digitale Transformation vorantreiben. Wie trägt ein DMS zur Datensicherheit in Unternehmen bei? Ein DMS trägt auf vielfältige Weise zum sicheren Umgang mit Dokumenten im Unternehmen bei: Zugriffsbeschränkungen: Ein DMS ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente und Informationen auf Benutzerebene zu kontrollieren. Definieren Sie individuelle Rollen und Rechte für Benutzer oder Benutzergruppen. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen oder Dokumente freigeben können. Verschlüsselung: DMS bietet in der Regel Verschlüsselungsmöglichkeiten für gespeicherte Dokumente und während der Übertragung. Revisionssicherheit: Ein DMS speichert Änderungsverläufe und Protokolle von Dokumenten. Dies ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und Identifizierung von Verantwortlichen. Backups und Wiederherstellung: Regelmäßige Backups von Dokumenten und Daten schützen vor Datenverlust bei Hardwarefehlern oder Katastrophen. Versionierung: DMS bietet in der Regel die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern. Dadurch können vorherige Versionen wiederhergestellt werden. Auditing und Compliance: DMS kann Berichte und Prüfprotokolle erstellen, die zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen beitragen. Schutz vor physischem Diebstahl: Da Dokumente digital gespeichert werden, sind vor physischen Diebstahl geschützt. Was gibt es bei der Einführung eines DMS zu beachten? Bei der Einführung eines DMS sollten Sie verschiedene Aspekte beachten: Dokumentation der aktuellen Prozesse: Die bestehenden Dokumentenverwaltungsprozesse und -workflows dokumentieren, um darauf aufbauend die Zukunft zu planen. Ziele und Anforderungen definieren: Klare Ziele für die DMS-Einführung setzen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ermitteln.In einem Anforderungsworkshop sollten wichtige Fragen geklärt werden. Welche Art von Dokumenten sollen verwaltet werden? Welche Prozesse (z.B. Rechnungseingang, Vertragsmanagement) sollen unterstützt werden und wie sollen diese künftig aussehen? Benutzerakzeptanz sicherstellen: Die Mitarbeiter frühzeitig in den Implementierungsprozess einbeziehen. So können Sie Bedenken vorbeugen und die Mitarbeiter für das System begeistern. Abb: Schluss mit der Zettelwirtschaft – dank DMS Datenmigration: Einen klaren Plan für die Migration von bestehenden (Papier-) Dokumenten und Daten in das DMS erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen und Zugriffsrechte für Dokumente festlegen. Jedes DMS bringt ein spezielle Rechtekonzept mit. Workflow-Optimierung: Workflows überdenken und optimieren, um die Vorteile der Automatisierung zu nutzen. Sind Ihr bestehende Prozesse effizient und genügen sie den gesetzlichen Bestimmungen? Compliance und rechtliche Aspekte: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Anforderungen sicherstellen. Kosten und ROI überwachen: Die Gesamtkosten der DMS-Einführung überwachen und den Return on Investment (ROI) bewerten. So stellen Sie sicher, dass sich die Investitionen auszahlen. Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es? Open Source DMS: Hierbei handelt es sich um sogenannte freie – also herstellerunabhängige – Software. Der Quelltext von Open Source Software ist öffentlich zugänglich und frei verfügbar. Er kann somit von Dritten geändert werden. Open Source DMS ist folglich flexibel anpassbar.Open Source-Anwendungen sind oft kostenfrei bzw. zu geringen Kosten nutzbar. On-Premises DMS: Dieses wird vom Unternehmen auf eigenen Servern vor Ort (engl. „on premises“) selbst betrieben.Die Lizenzen für die Nutzung von On-Premises Software sind kostenpflichtig. Es handelt sich hier – im Unterschied zu Open Source – um sogenannten proprietäre Software. Die Anpassbarkeit dieser Anwendungen durch den Anbieter ist eingeschränkt bzw. in der Regel mit Zusatzkosten verbunden. Cloud DMS (Online DMS): Dieses wird vom Anbieter in der Cloud betrieben. Das Anwenderunternehmen muss somit keine Server dafür vorhalten. Das System wird in diesem Fall als Software-as-a-Service – kurz SaaS – bereitgestellt. Der Anbieter sorgt außerdem für Wartung und Updates. Cloud DMS-Systeme sind kostenpflichtig und werden in der Regel im monatlichen Abonnement („Miete“) bezogen. Stand-Alone oder integriertes DMS: Dokumentenmanagementsysteme sind als separate Softwareanwendungen erhältlich. Bisweilen sind sie auch integrierte Bausteine von ERP-Systemen. Die Grenzen von DMS zu anderen Anwendungen sind nicht immer scharf: Auch Kollaborations-Tools wie zum Beispiel Microsoft Sharepoint bieten DMS-Funktionen. Sie führen jedoch bei Workflows, Zugriffberechtigungen oder Aufbewahrungsfristen schnell an Grenzen. Deshalb gelten sie gemeinhin nicht als „echte“ DMS. Neben DMS mit Workflow-Funktionen existieren auch separate Workflow-Management-Systeme. Sie sind sich auf die Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel mobile Apps an. Sie erlauben es zum Beispiel Außendienstmitarbeitern, von unterwegs auf Dokumente im DMS zuzugreifen. Was muss ein Dokumentenmanagementsystem können? Der Markt für DMS-Systeme ist groß. Wer den DMS Vergleich anstellt, sollte einige wichtige Funktionen im Auge behalten: OCR (Optical Charakter Recognition: Eine Texterkennung ist meist Bestandteil eine DMS oder wird angebunden. Sie erweitert die Volltextsuche ermöglicht sie z.B. auch in PDFs oder Bildern). Dokumentenklassifizierung und Metadaten: Metadaten sind begleitenden Informationen, die manuell oder automatisiert zum Dokument hinzugefügt werden (z.B. Autor, Schlagwort, Kostenstelle). Sicherheit und Zugriffskontrolle: Festlegung von Lese- und Zugriffsrechten sowie hochsichere Datenräume für besonders vertrauliche Informationen. Kollaboration: Unterstützung der internen und externen Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff. Hierbei sollen Differenzierungen zwischen Lesen und/oder Bearbeiten und andere Zugriffbeschränkungen (z.B. zeitlich limitiert) möglich sein. Leistungsfähige Suchfunktion: Eine Volltexterkennung (OCR-Erkennung: Optical Charakter Recognition) ist die Grundlage für schnelles Finden. Versionierung: Sie bietet Transparenz z.B. über Bearbeitung und Zeitpunkt der Bearbeitung und ermöglich die Wiederherstellung alter Versionen. Mobiler Zugriff: Remote Work ist spätestens seit der Pandemie gang und gäbe. Ein DMS-System sollte deshalb das Arbeiten von überall einfach ermöglichen. Integration: Verknüpfung mit anderen Anwendungen etwa durch Schnittstellen zu vorgelagerten (E-Mail-System) bzw. nachgelagerten Systemen (ERP-System) . Workflowmanagement: Oftmals verfügen moderne Systeme über Workflow-Module, welche die Automatisierung von Prozessen unterstützen. Zertifizierung: Externe Zertifikate unterstützen die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit. Revisionssicherheit: Schutz der gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen Offline-Zugriff: Bei einem Cloud-DMS sollte zeitweise offline-Zugriff möglich sein. Denn nicht überall ist eine stabile Internetverbindung gegeben. Dies bedeutet allerdings auch das eine Synchronisation der Daten gesichert sein muss. Was kostet ein DMS? Eine pauschale Antwort auf die Frage, was DMS kosten, ist leider unmöglich. Allenfalls können Preisspannen benannt werden. Unterschieden werden muss dabei zwischen DMS aus der Cloud und auf eigenen Servern betriebenen DMS (On-Premises). Je nach Betriebsmodell ergeben sich Fixkosten und/oder laufende Kosten. Eine On Premises-Lösung verursacht oft hohe Anfangsinvestitionen. Da ist bei einer Cloud Lösung oft nicht der Fall. Jedoch zieht diese laufende monatliche Kosten nach sich. Kosten Cloud DMS Die Kosten eines Cloud DMS sind von vielen Faktoren abhängig. Dazu zählen u.a. die Anzahl der Benutzer, der Funktionsumfang und der benötigte Speicherplatz.Cloud DMS werden in der Regel monatlich pro User abgerechnet. Die Preise für Cloud DMS bewegen sich zwischen 10 – 100 Euro pro User und Monat. Speicherplatz kann meist hinzugekauft werden.Oft haben DMS-Anbieter drei verschiedene Pakete zur Auswahl. Updates und Wartung sind bei Cloud-Lösungen meist inbegriffen. Bei hoher Anzahl von Lizenzen können sich Rabatte ergeben. Bisweilen werden auch kostengünstige „Nur-Lesen“-Lizenzen angeboten. Kosten On-Premises DMS Wollen Sie Ihre DMS-Software lokal installieren, müssen Sie nicht nur die Software kaufen. Sie müssen ggf. auch die notwendigen Server zum Betrieb der Software anschaffen. Die Kosten für ein On-Premises DMS sind schwer zu beziffern. Die On-Premises-Anbieter veröffentlichen meist keine Preisinformationen. Einstiegerlösungen ohne Workflows sind ab 5.000 Euro erhältlich. Umfassende DMS-Systeme für Mittelständler beginnen bei 20.000 Euro. Beim On-Premises-Betrieb kommen Kosten für die laufende Wartung, für Administration, Updates und Datensicherheit hinzu. Implementierung und Schulung Die Software (und ggf. Hardware) macht nur einen Teil der DMS-Kosten aus. Hinzu kommen Dienstleitungen rund um die Implementierung und Schulung. Manchmal sind auch Supportleistungen kostenpflichtig. Wie unterscheiden sich die Begriffe DMS und ECM? Die Begriffe Dokumenten Management System (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) werden in Deutschland häufig synonym verwendet. Laut dem Digitalverband Bitkom ist DMS jedoch “nur” ein Teilbereich von ECM – wenngleich ein sehr wichtiger. DMS meint die Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten. ECM geht einen Schritt weiter. Es bezieht bezieht Aspekte wie Workflows und Collaboration mit ein, wie auch folgende Grafik auf dem Leitfaden ECM des Digtalverbandes Bitkom zeigt: Abb: DMS vs. ECM (BITKOM, Leitfaden ECM – Überblick und Begriffserläuterungen, S. 14, Berlin 2012) Inhaltsverzeichnis Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Indem wir ein hochmodernes Workflow Management System mit einem rechtssicheren Cloud DMS kombinieren. Cloudbasiert Alle Dateien und Dokumente sicher in der Cloud speichern Automatisiert Strukturierte Ablage von Dokumenten und Dateien Verfügbarkeit Flexible Rechte und Freigaben regeln den Zugriff Vernetzt Dateien einfach finden statt aufwendigem Suchen Mobil Standortunabhängig auf Dokumente zugreifen Zugriff Jederzeit und überall auf Ihre Daten zugreifen Verträge online verwalten und rechtssicher archivieren Setzen Sie auf sicheres Vertragsmanagement aus der Cloud und lassen Sie Ihre Verträge für sich arbeiten! Scopevisio Documents erinnert Sie an Fristen und Fälligkeiten, sodass Sie nie wieder eine Frist verpassen. Sie behalten den Überblick über alle Termine wie Wiedervorlagen, Fristenkontrolle oder Verhandlungstermine So verpassen Sie nie wieder eine Frist Beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse Jetzt Demo-Termin vereinbaren Dokumente unternehmensweit austauschen Verwalten Sie alle Dokumente in einem Tool! Egal ob Verträge, Belege oder Marketingunterlagen: in Scopevisio Documents legen Sie alle Dokumente Ihres Unternehmens sicher ab – und teilen Sie bei Bedarf mit den richtigen Personen. Egal ob Sie mit Externen zusammenarbeiten für die sporadische Zusammenarbeit oder ob Sie im Team mit Dokumenten arbeiten. Mit Scopevisio Documents arbeiten Sie effizient und immer an der richtigen Datei! Sicherer und schneller Zugriff von überall, egal ob Büro, Homeoffice oder unterwegs Transparente Zugriffs-Dokumentation DSGVO konform: Arbeiten Sie sicher auch mit besonders schützenswerten Dokumenten. Jetzt Demo-Termin vereinbaren Dateien strukturiert ablegen & einfach wiederfinden Archivieren Sie Ihre Verträge, Dokumente und Belege sicher in der Cloud. Sie sparen Platz und Geld – mit der Sicherheit, jedes Dokument blitzschnell zu finden. Sparen Sie Zeit bei der Betriebsprüfung und stellen Sie alle erforderlichen Dokumente mit wenigen Klicks zusammen Sicher und C5 testiert im deutschen Rechenzentrum gespeichert In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation sind alle Dokumente und Belege GoBD-konform gespeichert Jetzt Demo-Termin vereinbaren Unser FAQ-Service Vertragsmanagementsysteme sind unerlässlich für für den Erfolg von größeren Unternehmen. Ohne ein Vertragsmanagement-System können Unternehmen Verträge nicht effektiv verwalten, überwachen oder analysieren. Vertragsmanagementsysteme bieten Ihnen die Möglichkeit, Verträge zu erstellen, zu verwalten und an Fristen zu erinnern. Eine Software fürs Vertragsmanagement lohnt sich ab einer Unternehmensgröße von ca. 10 Mitarbeiter:innen. Die Software hilft dabei, die Verträge zu verwalten und so den Überblick zu behalten. Außerdem kann sie benachrichtigen, wenn ein Vertrag bald ausläuft oder erneuert werden muss. Ja, Sie können Ihr lokales Netzwerk mithilfe von Scopevisio Documents ablösen. Scopevisio Documents ermöglicht es, Ihre Dokumente in der Cloud zu speichern und zu verwalten. Scopevisio Documents bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen lokalen Netzwerken, darunter höhere Flexibilität, Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Das sagen unsere Anwender Wir sind mit Scopevisio in Richtung papierloses Büro unterwegs. Aufträge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr – bei uns ist alles digital“ Patrick Reinhardt Head of Finance, Breuer Nachrichtentechnik GmbH Jetzt live erleben!Vereinbaren Sie einen Demo-Termin! Erfahren Sie in einem individuellen Demo-Termin, welche Mehrwerte Ihnen die Scopevisio Documents für Ihr Unternehmen bietet. Das erwartet sie: Unsere Expert:innen zeigen Ihnen die Anwendung Persönliches Gespräch für einen direkten Austausch Vollständig unverbindlich und kostenfrei Wir zeigen Ihnen, wie Scopevisio Documents Sie unterstützt Einfach Formular ausfüllen und absenden! ### Partner Partner by Scopevisio Digitalisierung lohnt sich! Mit dem Partnernetzwerk von Scopevisio setzen Sie auf die Zukunft. Vernetzen sich mit Profis und bringen Sie Ihre Ideen voran. Einfache Vernetzung Generieren Sie effizient Mehrwerte durch eine Markenpartnerschaft Angepasste Modelle Profitieren Sie von attraktiven Konditionen und Anreizsystemen Schnelle Umsetzung Schneller Start durch viele Trainings, Tools und Materialien Digitalisierung lohnt sich mit Scopevisio als Partner! Cloudbasierte Lösungen und Dienstleistungen ermöglichen Kunden und unseren Partnern enorme Umsatzmöglichkeiten. Das Scopevisio Partner Programm bietet die passenden Bedingungen, um mit vereinten Kräften den Unternehmenserfolg der Kunden und der Partner zu steigern. Profitieren Sie als Scopevisio Partner von innovativen Produkten, verkaufsstarken Angeboten und Top-Provisionen. Darüber hinaus bietet das Scopevisio-Ökosystem eine Partner-Community, in der unsere ausgewählte Partner direkt teilnehmen können. Jetzt Partner werden Warum Partner werden? Attraktive Rahmenbedingungen Egal, ob Sie Technologiepartner, Vertriebspartner oder Referral Partner sind: als Scopevisio Partner profitieren Sie von attraktiven Konditionen und zusätzlichen Anreizsystemen sowie vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Effektive Unterstützung Scopevisio bietet ein effektives Tool-Set, um Sie als Scopevisio Partner auf dem Weg zum Erfolg zu unterstützen. Wir bringen Ihr Team schnell auf Kurs, indem wir Ihnen eine Vielzahl von Trainings, Marketing-Tools und -Materialien zur Verfügung stellen. Bekanntheit Ihres Unternehmens steigern Unser mehrstufiges Partnermodell macht deutlich, wo Ihre Stärken liegen. Zeigen Sie Ihren Kunden, was Sie als Partner von Scopevisio zu bieten haben, und profitieren Sie von einer erstklassigen Markenpartnerschaft. Kompetente Ansprechpartner Erhalten Sie Hilfe, Schulungen und schnelle Antworten – telefonisch, online durch unseren Partner-Produkt-Support und durch unsere Partner-Manager, die Ihnen beratend zur Seite stehen. Für alle Branchenbestens geeignet Scopevisio fürIhr Unternehmen Nutzen Sie den Scopevisio Marketplace Spielend leicht über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten Weitere Gesellschaft + Verwalten Sie zusätzliche Gesellschaften in einer Instanz für den besseren Überblick Multi-Mandanten-Nutzer Legen Sie Nutzer in zusätzlichen Gesellschaften an und erteilen Sie Berechtigungen E-Commerce Shop Verbinden Sie Scopevisio mit Shops: E-Commerce Marketplace Verbinden Sie Scopevisio mit Marketplaces: MS Office Connector Mit MS Office in Scopevisio anmelden und verschiedene Daten speichern oder holen Lohn & Gehalt + Lohnbuchhaltung für Mobile-only User ohne eigene Scopevisio Lizenz LucaNet Konzernabschlüsse über mehrere Gesellschaften mit innerbetrieblichen Abrechnungen automatisiert erstellen Creditreform Firmeninformationen wie Adresse und Telefonnummer über die Creditreform Datenbank vervollständigen Hubspot Nahtloser Datenaustausch, automatisierte Workflows und zentrale Übersicht über Kunden- und Geschäftsdaten für effizientere Prozesse MS Power BI Über Scopevisio Datenquellen ist es möglich, beeindruckende Management Berichte zu erstellen DATEV Schnittstelle DATEV ermöglicht den einfachen Austausch zu Ihrem Steuerberater invoicefetcher® Automatisiert Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio laden Office 365 Die nahtlose Integration von Office Produkten für 100%ige eCollaboration im gesamten Team finAPI PSD2 konform Kontoumsätze in der Anwendung schnell und einfach abgerufen Partner werden?So einfach geht’s! Registrieren Sie sich kostenfrei und in nur wenigen Schritten für unser Partnerprogramm, und erhalten weitere Informationen und den detaillierten Scopevisio-Partnerprogramm-Guide. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Das erwartet Sie: Innovatives Portfolio Attraktive Vergütungen und Prämien Vertriebs-/Projektunterstützung Partner Community Einfach Formular ausfüllen und Anfrage absenden! Das sagen unsere Partner Scopevisio und Schuster & Walther ergänzen sich optimal, um Mittelständler und Steuerberater gemeinsam fit für die digitale Zukunft zu machen. Denn künftig werden Steuerberater und Mandanten noch viel enger zusammenarbeiten und Prozesse verknüpfen. Steuerberater nehmen für ihre Mandanten dabei auch zunehmend eine signifikante Rolle als Unternehmens- und Digitalisierungsberater ein. Dafür brauchen sie aber eine gemeinsame digitale Basis. Diese können wir zusammen mit Scopevisio schaffen.” Norbert Zinkel Geschäftsführender Gesellschafter, Schuster & Walther IT-Business GmbH Von der digitalen Transformation sind Unternehmen und Steuerberater gleichermaßen betroffen. Alle stehen seit dem 1.1.2017 verstärkt unter dem Druck, die GoBD einhalten zu müssen und die Einhaltung auch nachzuweisen. Mit den nach GoBD zertifizierten Cloud-Lösungen von Scopevisio sind unsere Mandanten auf der sicheren Seite. Aus diesem Grund haben wir Scopevisio als Partner gewählt und die Cloud-Lösungen in unser Mandantenportal integriert.” Herbert Zankl Steuerberater und Geschäftsführer, Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H Bosys bietet unter anderem die Integration von Beratungs- und Buchungssystemen (…). Zudem ergänzt die Finanzbuchhaltung von Scopevisio das Backoffice-Tool. Alle Daten innerhalb der Anwendungen werden nahezu vollständig synchronisiert.” .BOSYS Software GmbH Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Online-Beratung Online-Beratung Fragen Sie hier Ihren persönlichen Termin zur Online-Beratung an und lernen Sie Scopevisio näher kennen! Digitalisieren Sie mit Scopevisio Ihre Geschäftsprozesse! Wir erklären, wie es funktioniert: Vom Angebot bis zur Rechnung – alles in einer Software Mehr Effizienz durch vordefinierte Abläufe Ihre Finanzen und die Buchhaltung automatisieren Den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben reduzieren Gemeinsam an Dokumenten mit einem DMS / ECM arbeiten Legen Sie doch gleich los! Entdecken Sie die vielen Vorzüge unserer Cloud Unternehmenssoftware und erleben Sie Digitalisierung im 21. Jahrhundert! Sie haben Fragen? Wir helfen ihnen gerne weiter. ### Online Demo Online-Demo Vereinbaren Sie hier Ihre kostenlose Online-Demo und lernen Sie Scopevisio in einem kurzen Termin kennen! Die Cloud-ERP-Software von Scopevisio unterstützt alle Prozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Scopevisio auch Ihren Arbeitsalltag erleichtert: Vom Angebot bis zur Rechnung – alles in einer Software Mehr Effizienz durch vordefinierte Abläufe Ihre Finanzen und die Buchhaltung automatisieren Den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben reduzieren Gemeinsam an Dokumenten mit einem DMS / ECM arbeiten Legen Sie doch gleich los! Entdecken Sie die vielen Vorzüge unserer Cloud Unternehmenssoftware und erleben Sie Digitalisierung im 21. Jahrhundert! Sie haben Fragen? Wir helfen ihnen gerne weiter. ### Data Analytics Beratung Datenanalyse mit Scopevisio Verbessern Sie die Entscheidungssituation in Ihrem Unternehmen. Mit Scopevisio zum datengesteuerten Unternehmen. Gewinnbringend Datenmengen automatisch analysiert, intelligent interpretiert und visualisiert Integriert Scopevisio & Microsoft Power BI – das perfekte Duo für eine effiziente Datenanalyse in Echtzeit Individuell Erstellung individueller Reports für unternehmensspezifische Auswertungen Unsere Experten unterstützen Sie beim Thema Datenanalyse Als Kunde mit dem CLS Paket Enterprise erhalten Sie jährliche eine Data Analytics Beratung für Scopevisio & Microsoft Power BI. Gemeinsam bringen wir so Ordnung in Ihren Datendschungel und machen aus Ihren verstreuten Daten übersichtliche Reports mit wertvollen Erkenntnissen. Hinweis: Zur Nutzung der Scopevisio Reports benötigen Sie zwingend eine Microsoft PowerBI Lizenz pro Nutzer. Mit Datenanalysenzu mehr Transparenz Nutzen Sie noch heutedas volle Potenzial Ihrer Daten So werden Ihre Daten zu gewinnbringenden Informationen Wir erstellen für Sie aus den großen Datenmengen in Ihrem Unternehmen individuelle Reports, die Sie für eine datengesteuerte Entscheidungsfindung nutzen. Mit dem Customer Lifetime Service Enterprise können Sie dazu jährlich ohne weitere Kosten eine achtstündige Beratung inkl. der Erstellung von Reports des Basis-Pakets buchen. Alle wichtigen Kennzahlen im Überblick Erfahren Sie mehr über Ihre Kunden. Mit unserem Report “Kundenanalyse” sehen Ihre Kundensegmente, können sich den Umsatz je Kunden anzeigen und haben Ihre gesamte Kundenstruktur direkt im Blick. So können sie die Wünsche Ihrer Kunden besser verstehen, Ihre Kunden langfristig binden, neue Angebote unterbreiten und weitere Kunden für sich begeistern. Artikel und Produkte detailliert analysieren Mit der Produktanalyse erfahren Sie mit nur einem Klick, welches Produkt am meisten verkauft wird oder welches Produkt den größten Umsatz generiert. Analysieren Sie den Umsatz pro Produkt und Produktgruppe oder ziehen Sie bspw. neue Erkenntnisse aus der Auswertung der verkauften Produkte pro Kunde. Unsere Data-Analytics-Beratungspakete: Basis Beratung inkl. Erstellung der Reports wie z. B.: Angebotsauswertung: Behalten Sie den Überblick über Ihre Angebote! Schauen Sie sich die gewichteten und ungewichteten Auftragssummen an und clustern Sie diese nach Produktgruppen oder Branchen. Sehen Sie ebenfalls, die Anzahl der Deals und die Angebotssumme pro Produkt und Kunden. Konsolidierte BWA: Sie haben in Scopevisio mehrere Gesellschaften und möchten diese nicht immer wechseln um die BWA zu betrachten? Kein Problem, mit dem konsolidierten BWA Report, haben Sie alle BWA’s Ihrer Business Units auf einen Blick und schalten ganz einfach zwischen den Gesellschaften um. 8 Stunden à 180,00 € = 1.440,00 € (Normalpreis) Preis mit CLS Paket Enterprise = 0,00 € Fortgeschritten Beratung inkl. Erstellung der Reports wie z. B.: Auftragsbestand: Dieser Report enthält alles, was Sie zu Ihren Aufträgen wissen müssen: Von noch unbearbeiteten Aufträgen im Auftragseingang bis zu den bereits in Rechnung gestellten und noch offenen Leistungen. Wir bieten Ihnen einen erweiterten Report mit integrierter Zeiterfassung für Beratungsunternehmen. Kostenstellenreport: Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kostenstellen und das auch gesellschaftsübergreifend. Erstellen Sie eine individuelle Clusterung, welche Sie jederzeit individuell anpassen können und sehen Sie die Buchungssummen auf Kostencluster, Kostenstellen und Zeitebene. 14 Stunden à 180,00 € = 2.520,00 € (Normalpreis) Preis mit CLS Paket Enterprise = 1.080,00 € Experte Beratung inkl. Erstellung der Reports wie z. B.: Customer Journey: Benötigen Sie eine Übersicht über Ihren Sales-Funnel? In diesem Report finden Sie alle Informationen aus Ihrem Vertrieb in Scopevisio – Von Lead bis zum Auftragseingang. Management Dashboard: Ihre Finanzen mit Scopevisio voll im Griff. Behalten Sie den Überblick über GuV, Bilanz und Cashflow in Echtzeit. Natürlich stehen Ihnen alle Filterfunktionen wie Drill-downs von Jahres bis auf Monatsebene zur Verfügung. 20 Stunden à 180,00 € = 3.600,00 € (Normalpreis) Preis mit CLS-Enterprise-Paket: 2.160,00 € Individueller Report Sprechen Sie uns einfach an und wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot! Preis mit CLS Paket Enterprise = nach Aufwand Buchen Sie sich Ihren persönlichen Beratungstermin! Erfahren Sie, welche Mehrwerte und Erkenntnisse Sie mit unseren Data Analytics Leistungen aus Ihrem Unternehmen herausholen können. Wir beraten Sie gerne und erstellen für Sie unternehmensindividuelle Berichte Das erwartet Sie: individuelle Beratung Empfehlung auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten Einfach Formular ausfüllen und absenden! Wer entscheidet bei Ihnen? Ihr Kopf oder Ihr Bauch?Wir unterstützen Sie dabei, die Grundlage für rationale Entscheidungen zu schaffen. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### REST API REST API Reference Scopevisio AG ist die Technologiefirma des 21. Jahrhunderts, die von Grund auf neue Business Lösungen als Software as a Service entwickelt. Automatisiert In Echtzeit Daten abfragen und Berichte erstellen Sicherheit Zuverlässiger Dokumenten- und Datenaustausch über die API Integriert Flexible und unabhängige Anbindung von Drittsystemen Nutzen Sie die Openscope API, um ihre Branchenlösungen zu erweitern. Scopevisio bietet Business Anwendungen als Software as a Service „on Demand“ über das Internet an. Die Zugriffe erfolgen entweder interaktiv mit der Scopevisio Zugangssoftware oder programmatisch über Webservices der Open Semantic API. Die einzelnen Webservices der API geben die Möglichkeit Batch-Prozesse und externe Software mit der Scopevisio Plattform zu integrieren. Mehr zurREST API? Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Projekte Projekte erfolgreich führen mit der digitalen Projektakte Mehr als eine Projektmanagement-Software: Verwalten und steuern Sie Ihre Projekte effizient – und rechnen diese bequem und einfach auf Basis der erfassten Zeiten und Leistungen ab. Die digitale Projektakte bündelt dabei alle Informationen und ermöglicht die Zusammenarbeit. Digitale Projektakte Für den 360-Grad-Blick auf jedes Projekt Digitale Kundenakte Infos, Mails und Dokumente – alles in einer Akte Effiziente Zusammenarbeit Alle Projektdaten und -dokumente an einem Ort Projektbezogen abrechnen Zeiten und Leistungen per Klick abrechnen Abrechnung auf Knopfdruck Rechnungen im eigenen Corporate Design International einsetzbar Rechnungstellung für EU-Länder Die digitale Projektakte als Informationspool Mit Scopevisio halten Sie Ihre Projekte auf Kurs. In der digitalen Projektakte bündeln Sie sämtliche Projektdaten und Dokumente unabhängig von Format und Quelle an einem Ort. Von den Beteiligten über Aufgaben, Verträgen bis hin zu Abrechnungsbelegen: Hier finden Sie sämtliche Daten und Dokumente zum Projekt. Die Projektakte wird dadurch zur Anlaufstelle und Arbeitsplattform für das Projektteam. Zusammenarbeit verbessern mit der virtuellen Projektakte Zusammenarbeit verbessern mit der virtuellen ProjektakteFühren Sie alle Projektdaten an einer Stelle zusammen: Aufgaben, Beteiligte, Kommunikation und Dokumente werden in einer virtuellen Projektakte gebündelt. So können alle – auch standortübergreifend – auf eine gemeinsame & immer aktuelle Informationsbasis zurückgreifen. Auch externe Partner und Lieferanten lassen sich einfach und sicher einbinden und mit passenden Zugriffsbeschränkungen auf Distanz halten. Die Cloud-Projektakte wird damit zum Produktivitätsbeschleuniger. Professionelle Projekte mit effizienter Aufgabenverwaltung Lassen Sie sich die Aufgaben im Kalender anzeigen und sehen Sie auf einen Blick, was heute ansteht. Projektfortschritt, Aufgaben und deren Priorität und Status werden übersichtlich strukturiert und für alle Projektmitglieder transparent dargestellt. Mit wenigen Klicks können Sie projektspezifische Aufgaben erstellen, Aufgaben in einzelne Tätigkeiten zerlegen und – egal ob einzelne Tätigkeit oder ganze Aufgaben – an Teamkollegen delegieren. So leicht geht effiziente Aufgabenverwaltung! Aufgabenpakete, die wiederholt abgearbeitet werden müssen, können als Musterprojekt angelegt, immer wieder dupliziert & anschließend beliebig individualisiert werden. Damit können auch Sie Projekte erfolgreich steuern! Die komplette Kundenhistorie im Blick Sichern Sie sich den 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden und verknüpfen Sie Kunden mit Projekten. In der Kundenakte finden sich sämtliche E-Mails, Kommentare und Dokumente. Sie behalten den Überblick, wer was mit wem besprochen hat. Auch von unterwegs können Sie jederzeit auf alle Kundendaten zugreifen. So bleiben Sie auch unterwegs jederzeit rundum informiert und handlungsfähig. Projekte auswerten und Kontrolle über Projektkosten behalten In der Projektakte wird anhand der erfassten und dem Projekt zugeordneten Ein- und Ausgangsrechnungen der aktuelle Deckungsbeitrag errechnet. Eine andere Möglichkeit Projekte auswerten ist in den Finanz- und Standardberichten mithilfe des Berichtsfilters. Mit der Dimensionsauswertung „Projekte“ bietet Scopevisio eine Auswertungsmöglichkeit, die weit über den Umfang anderer Business-Software hinausgehen. Weisen Sie die Kosten und Einnahmen eines Projekts den von Ihnen selbst angelegten Dimensionen zu und nutzen Sie die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten von Scopevisio, um die Einnahmen und Ausgaben Ihrer Projekte genau zu analysieren. Zeiten per Mausklick erfassen und automatisch abrechnen Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Zeiten projektspezifisch erfassen: Erstellen Sie Zeiteinträge direkt in der Projektakte, über die Zeiterfassungsfunktion oder wie gewohnt im Kalender. Möchten Sie z. B. Kundengespräche minutengenau erfassen starten Sie die Stoppuhr und pflegen weitere notwendige Informationen später nach. Alle erstellten Zeiteinträge können Sie einem Projekt, Kontakt oder sonstigen Bezugsobjekt zuordnen und durch eine Leistungsnummer und -bezeichnung spezifizieren. Mit den von den Mitarbeitern erfassten Zeiten lassen sich Zeitabrechnungen und Leistungsnachweise in Scopevisio automatisch generieren. Ihre Vorteile im Überblick Eine zentrale Arbeitsplattform für alle Projektbeteiligten – intern & extern Alle Dokumente, E-Mails, Kommentare & Aufgaben des Projekts an einem Ort. Übersicht über alle abgerechneten und offen Zeiten zur besserenProjektsteuerung Erfolgreiche Projektplanung &-durchführung mithilfe intelligenter Projektworkflows Optimale Teamarbeit mit einheitlicher Informationsbasis & verbessertemAustausch. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten für mehr Kostentransparenz Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Aufträge Aufträge integriert abwickeln: Von der Erstellung bis zur Abrechnung Voll integrierter Belegfluss: Mit durchgängigen Prozessen von der Angebotserstellung über die Auftragsabwicklung bis zur Abrechnung Ihrer Leistungen. Effizienteres Arbeiten & Produktivitätssteigerung sind damit garantiert. Effizientes Arbeiten Mit einem Klick vom Angebot zum Auftrag & vom Auftrag inkl. Lieferschein zur Rechnung GoBD-konform Lückenlose Ereignisprotokollierung & nachvollziehbare Geschäftsvorfalldokumentation Automatisiert Erfolgreiche Auftragsabwicklung durch automatisierte Prozesse mit durchgängigem Belegfluss Erfolgreiche Aufträge abwickeln durch integrierte Prozesse Die Auftragsabwicklung ist in Scopevisio Teil eines voll integrierten Vertriebs- und Abrechnungsprozesses. Aufträge werden Projekten, Kontakten oder Kunden zugeordnet und mit Aufgaben oder Tätigkeiten verknüpft. So haben Sie alle Informationen an einem Ort – jederzeit (auch mobil) verfügbar und direkt auffindbar. Egal ob Angebot, Auftrag, Rechnung oder Lieferschein: Erfassen Sie individuelle oder globale Zahlungsbedingungen, die Zahlungsart und hinterlegen Sie Versandkosten, die automatisch in die anschließend erstellte Rechnung übernommen werden. Jederzeit Rechtskonform Aufträge abwickeln Alle Ereignisse im Rahmen eines Geschäftsvorfalls werden protokolliert und nachvollziehbar dokumentiert. Informationen sind an einem Ort gespeichert und jederzeit für jeden verfügbar – unabhängig davon, ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs in der Bahn arbeiten. Diese Funktion hilft Ihnen beim Erfüllen der behördlichen Anforderungen. Durch die lückenlose Ereignisprotokollierung & nachvollziehbare Dokumentation arbeiten Sie jederzeit GoBD-konform. Effizient Aufträge erstellen im Corporate Design Mit wenigen Klicks erstellen Sie Aufträge und Lieferscheine in Ihrem Corporate Design. Dabei greifen Sie auf die vorhandenen Kontaktdaten, den Produktkatalog und Textbausteine zurück. Falls Sie Ihre Ware ins Ausland versenden, können Sie auch Übersetzungen angeben bzw. aus den hinterlegten Sprachen wählen. Legen Sie individuell oder mittels Textbausteine fest, welcher Einleitungs- und Schlusstext auf Ihrem Abrechnungsbeleg ausgegeben wird. Mit Vorlagen einen standardisierte Aufträge zurückgreifen Duplizieren Sie häufig verwendete Verkaufsdokumente oder Erstellen Sie daraus Vorlagen, die Sie immer wieder verwenden können, und sparen Sie so wertvolle Zeit. So schaffen Sie die Grundlage, um schnell Aufträge erstellen zu können. Zusätzlich können direkt aus Scopevisio heraus (mit oder ohne Lieferschein) Aufträge versendet oder als Dokument ausgegeben werden. Strukturiert Aufträge verwalten mit smarten Arbeitslisten In einer übersichtlichen Tabelle werden alle Aufträge inklusive Bearbeitungsstatus (Erteilt, Ausgeliefert, Abgerechnet, Storniert), verknüpftes Projekt, Kunde, Beauftragter, Rechnungsbetrag, Rechnungsstatus u.v.m. aufgelistet. Auch zum Beleg zusätzliche Dokumente können zu einem Abrechnungsvorgang oder Geschäftsvorfall hinterlegt und in der Übersicht angezeigt werden. Entfernen Sie nicht benötigte Felder oder ergänzen Sie beliebig viele Zusatzinformationen: Die strukturierte Auftragsübersicht lässt sich mit wenigen Klicks an Ihre individuellen Vorgaben anpassen. Mit den intelligenten Arbeitslisten kann sich jeder Mitarbeiter seine eigene Übersicht erstellen. So behalten Sie alles im Blick. Lieferscheine schnell erzeugt und einfach abgerechnet Erstellen Sie manuell Lieferscheine oder direkt aus einem Auftrag heraus. Mit einem Klick können Leistungen bzw. Lieferscheine in Rechnungen überführt werden. So können Sie Aufträge schnell & einfach abrechnen. Um noch Effizienter zu arbeiten können Sie Vorlagen erstellen und die Angaben in Lieferscheinen dauerhaft speichern. Lieferschein einmal erstellen und immer wieder aufrufen – das spart Zeit und Geld. Ihre Vorteile im Überblick Professionell Aufträge abwickeln – von der Erstellung bis zur Abrechnung Strukturierte Auftragsübersicht mit intelligenten Arbeitslisten Automatisierter Abrechnungsprozess mit durchgängigem Belegfluss Individuell an Ihre Vorgaben anpassbar Alle Geschäftsvorfälle & Ereignisse nachvollziehbar dokumentiert Aufträge auch mobil verfügbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Customer Lifetime Service Customer Lifetime Service Rundum-sorglos Servicepaket. Content Release Notes, Magazinbeiträge, News und Tipps & Tricks Collaboration Mobile Zusammenarbeit bei Beratung, Support und Workshops E-Learning Schulungskurse, Tutorials, Guides & interaktiver Expertenaustausch Wir möchten, dass Sie jederzeit das Optimum aus Scopevisio für sich rausholen. Genau dafür haben wir den Customer Lifetime Service entwickelt. Viele Support- und Serviceleistungen spielen wir auf unserer eigenen Content-, Collaboration und E-Learning-Plattform Scopeunity aus. Sie bekommen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse, profitieren vom Fachwissen unserer Experten und erhalten dauerhaft Unterstützung über Ihre gesamte Scopevisio Nutzung. Alles drin für Ihren Unternehmenserfolg. Content-, Collaboration- und E-Learning-Platform: Unsere Anwenderplattform Scopeunity steht allen Customer Lifetime Service Kunden zur Verfügung. Hier finden Sie digitale Schulungskurse, interaktive Austauschmöglichkeiten und können sich mit anderen Anwendern & Experten vernetzen. Digitale Schulungskurse: Alle Customer Lifetime Service Kunden erhalten Zugriff auf unser umfassendes Angebot an Scopevisio-Schulungskursen sowie unsere Scopevisio-Mediathek. Unser Kursangebot entwickeln wir stetig weiter und führen so auch neue Features und Arbeitsprozesse ein. Expertenchat: Alle Customer Lifetime Service Kunden können auf unserer Scopeunity Plattform mit Scopevisio-Experten chatten und Ihre Fragen zur Scopevisio-Software klären. Melden Sie sich dafür einfach mit Ihren Scopevisio-Zugangsdaten auf der Scopeunity an.Kunden zur Verfügung. Hier finden Sie digitale Schulungskurse, interaktive Austauschmöglichkeiten und können sich mit anderen Anwendern & Experten vernetzen. Veranstaltungen: Wir laden alle Customer Lifetime Service Kunden zu Veranstaltungen wie dem Cloud Unternehmertag, Currywurst und Sekt oder anderen spannenden Veranstaltungen ein. Eine aktuelle Übersicht finden Sie hier: Scopevisio Release Webinar: Nach jedem Software-Release stellen wir allen Customer Lifetime Service Kunden die wichtigsten Neuerungen in einem kurzen Release-Webinar vor. So können Sie unsere neuen Features direkt gewinnbringend nutzen und bleiben immer auf dem Laufenden: Telefon-Hotline: Kunden des Customer Lifetime Service Plus und Enterprise steht unsere Telefon-Hotline zur Verfügung. Scopevisio Lösungsfinder: Im Customer Lifetime Service Plus und Enterprise Paket können sich Anwender direkt an unsere Scopevisio Lösungsfinder zur Klärung technischer und fachlicher Fragen wenden. Experten-Seminar: Halbjährlich bieten wir unseren Customer Lifetime Service Plus und Enterprise Kunden ein Experten-Seminar an. Fachliche Schulung: Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise erhalten auf Wunsch monatliche Softwareschulungen. Individueller Fachworkshop & Business Review: Halbjährlich bieten wir Customer Lifetime Service Enterprise Kunden einen interaktiven Fachworkshop sowie jährlich ein Business-Review an. Kontaktieren Sie hierfür einfach unseren Service. Entwickler-Support: Von API-Beratung bis zur Bereitstellung von Nutzungsstatistiken. Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise unterstützen wir auch mit umfassendem Entwickler-Support Data Analytics Beratung: Kunden des Customer Lifetime Service Enterprise schulen wir bei der Einrichtung von Scopevisio Datenquellen und beraten Sie auch bei der Implementierung von Daten in Microsoft Power BI. Mehr Service finden Sie nirgendwo. Kontinuierlich über Ihre gesamte Scopevisio-Nutzung von unserem Service- und Support profitieren. Mit interaktiven Schulungsvideos, Tutorials, unserem Expertenchat und weiteren Leistungen werden Sie so unterstützt, wie Sie es brauchen. Mitarbeiterfluktuation oder regulatorische Veränderungen erfordern keine teuren Nachschulungen, sodass Sie auf Dauer Geld sparen. Wir helfen Ihnen sowohl bei technischen als auch bei fachlichen Fragen. Vom Anfänger zum erfahrenen Anwender – wachsen Sie mit Scopevisio. Bringen Sie sich mit Ihren Entwicklungsideen direkt aktiv in unsere Softwareentwicklung ein. Nutzen Sie unsere einzigartige Content-, Collaboration und E-Learning-Plattform Scopeunity 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Wir machen Siezum erfahrenenAnwender. Einmal auswählen – immer profitieren:Wählen Sie Ihr Scopevisio-Erfolgspaket! CLS Paket Basis Für alle, die optimal mit Scopevisio arbeiten möchten Schriftlicher Anwendersupport: Via Ticketsystem, per E-Mail oder Chat Neuigkeiten, schnelle Hilfe, Wissen & Tipps auf unserer Content-, Collaboration- & E- Learning-Plattform Scopeunity Digitale Coworking-Spaces für den Austausch mit Fachexperten und anderen Anwendern 24/7 Scopevisio Schulungskurse und Zugriff auf unsere Mediathek CLS Paket Plus Für alle, die tiefer in die Business-Digitalisierung gehen Alle Leistungen des CLS-Basis-Paketes Telefonischer Anwendersupport: Via Telefon-Hotline oder Experten-Rückruf inkl. Remote Unterstützung Scopevisio Lösungsfinder (Direkte Ansprechpartner) Halbjährliches Experten-Seminar Zugriff auf Beispiel-Repositorie CLS Paket Enterprise Für komplexe Unternehmen, die ihr Business digital transformieren Alle Leistungen des CLS-Plus-Paketes Individuelle Fachworkshops & monatliche Softwareberatung Data Analytics Beratung für Scopevisio & Microsoft Power BI Jährliche Business Reviews Entwickler-Support wie API-Beratung Oft nutzt man nur 20% einer Software.Das werden wir 100%ig ändern. Nutzen Sie bereits das volle Potenzial Ihrer Daten? Mit Scopevisio können Sie Ihre Daten und Informationen analysieren und auf dieser Grundlage bessere Entscheidungen treffen. Damit Ihnen das gelingt, sind in unserem CLS-Paket Enterprise jährlich 8 Stunden Data Analytics Beratung im Wert von 1440€ enthalten. Mit den professionellen Reports in Scopevisio werden auch Sie zu einem datengetriebenen Unternehmen. Alle reden vom agilen Arbeiten Sollte dann der Service nicht genauso agil sein? Unser FAQ-Service Der Customer Lifetime Service ist unser einzigartiges Rundum-sorglos Servicepaket für die cloudbasierte Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse, das Sie direkt zusammen mit Ihrer Softwarelizenz buchen. Mit diesem Service- Programm stellen wir Sie, den Kunden (Customer), in den Mittelpunkt. Wir unterstützen Sie über Ihre gesamte Kundendauer (Lifetime) mit weitreichenden Service- und Supportleistungen (Service) und ermöglichen Ihnen jederzeit ein bestmögliches Arbeiten mit unserer Software. Alle unsere Anwender erhalten so umfassende Service- und Supportleistungen und haben rund um die Uhr Zugriff auf die Inhalte unserer Content-, Collaboration-, und E-Learning-Platform Scopeunity, auf der Sie Online- Schulungskurse zu unserer Software finden oder interaktive Lern- und Austauschmöglichkeiten nutzen können. Zusätzlich profitieren Sie je nach Service-Modell auch von direkten Ansprechpartnern, individuellen Beratungsleistungen, Business-Reviews und Entwickler-Support (u.a. API- Beratung oder Unterstützung bei der Konvertierung von Schnittstellen). Unsere Kunden wählen aus einem von drei Service-Paketen ihren Customer Lifetime Service aus. Sie zahlen im Basis-Paket 12% Ihrer SaaS-Lizenz, im Plus- Paket 18% und im Enterprise-Paket 24%. Sie entscheiden sich direkt zu Beginn Ihrer Scopevisio-Nutzung für eines der drei CLS-Pakete und genießen dann alle Leistungen des entsprechenden Modells. Sie buchen unsere Service-Pakete direkt mit Ihrer Scopevisio-Cloudnutzung. Entsprechend der Dauer, Anzahl und Zahlungsmodalität legen Sie so auch fest, wie Sie unseren Customer Lifetime Service nutzen. Das ist nicht nur einfach, sondern gibt Ihnen genau die Flexibilität, die Sie sich bei Scopevisio wünschen. Ja. All unsere Kunden genießen mindestens immer alle Vorteile des Customer Lifetime Service (CLS) Basis-Pakets. Je nach Anforderungen können Sie aber auch unser CLS Plus oder CLS Enterprise-Paket wählen. Das CLS-Enterprise-Paket empfehlen wir allen Kunden, die mehr als 30 Lizenzen haben. Die Scopeunity ist unsere einzigartige Lern- und Austauschplattform, die wir extra für unsere Scopevisio-Anwender entwickelt haben. Hier spielen wir viele Service- und Supportleistungen aus und gewährleisten so einen leistungsfördernden Customer Lifetime Service. Dazu gehören digitale Schulungskurse, ein Expertenchat oder der Austausch mit anderen Anwendern in unseren digitalen Coworking Spaces. Mit unserer Scopeunity geben wir so all unseren Scopevisio-Anwendern ein einzigartiges Ökosystem zum Austauschen, Vernetzen, Hilfe-finden und Weiterbilden. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Vertriebsprojekte Behalten Sie mit Vertriebsprojekten alles im Blick! Bringen Sie mehr Struktur in Ihr Leadmanagement und steuern Sie Ihren Vertrieb effizient. Alle Prozesse von der Leadgewinnung bis zum Verkaufsabschluss sind in einem System vereint. Scopevisio begleitet Ihr Leadmanagement entlang der gesamten Sales Pipeline. Integriert Einheitlicher Vertriebsprozess von Akquise bis Auftragsübergabe Kundenzentriert 360° Kontaktansicht dank zentralisierter Informationen Automatisiert Qualifizierung der Leads auf Basis von BANT-Scoring-Modellen. Leads generieren, Interessenten identifizieren und Kunden gewinnen Das Vertriebsprojekt beinhaltet alle Informationen und Dokumente von der Erstbewertung des Kontakts bis zum Versand des Angebots. Mit der automatisierten Qualifizierung von Leads durch die BANT-Methode können Sie Verkaufschancen ganz einfach priorisieren und das Potenzial erstellen. Besteht konkreter Bedarf können Sie mit nur einem Klick aus einem Lead einen Interessenten machen und ein Angebot erstellen. Alle vertriebsrelevante Informationen zentralisiert Automatisierte, individuell anpassbare Arbeitslisten richten den Fokus auf die relevante Datenbasis. Durch die zentrale Erfassung und Darstellung aller Kontaktinformationen erhalten Sie die 360° Sicht auf den Kontakt. Nutzen Sie die flexiblen Möglichkeiten der Kontaktdatenerfassung oder den automatisierten, rechtssicheren Abgleich von Unternehmensdaten über Creditreform. Professionelle Teamarbeit Verbessern Sie die Teamarbeit mit dem integrierten Aufgabenmanagement inkl. Team-Kalender und wenigen einfachen Organisationstricks. Gesprächsnotizen werden direkt am Kontakt dokumentiert, zugehörige Dokumente und E-Mails hinterlegt und damit der gesamte Kommunikationsverlauf transparent gestaltet. Mit der vollständigen Kundenhistorie sind alle vertrieblichen Aktivitäten jederzeit nachvollziehbar dokumentiert und an einem zentralen Ort erfasst. So kann der Interessent bestens betreut werden – von Ihnen und Ihren Kollegen. Ihre Vorteile im Überblick Vertriebsprozess automatisieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren Integrierte und automatisierte Lead Qualifizierung durch die BANT-Methode Alle Kontakt- und Projektinformationen auf einen Blick & an einem Ort Professionelle Teamarbeit dank Aufgabenmanagement, Kalender & verschiedenen Dokumentationsmöglichkeiten Flexible Möglichkeiten der Kontaktdatenerfassung alle vertrieblichen Aktivitäten sind transparent und jederzeit nachvollziehbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Leads Behalten Sie Ihre Leads & Interessenten im Blick Automatisieren Sie die Qualifizierung von Leads und profitieren Sie von der 360° Sicht auf den Kunden. Das integrierte Aufgabenmanagement unterstützt Sie bei der Organisation ihres Vertriebsteams. Integriert Einheitlicher Vertriebsprozess von Akquise bis Auftragsübergabe Kundenzentriert 360° Kontaktansicht dank zentralisierter Informationen Automatisiert Qualifizierung der Leads auf Basis von BANT-Scoring-Modellen. Leads generieren und effizient weiter qualifizieren Scopevisio begleitet Ihr Leadmanagement entlang der gesamten Sales Pipeline. Automatisieren Sie die Lead-Qualifizierung und profitieren Sie von der 360° Sicht auf den Kunden. Das integrierte Aufgabenmanagement unterstützt Sie bei der Organisation ihres Vertriebsteams. Interessenten präzise für den Vertrieb vorbereiten In Scopevisio können Sie für einen Kontakt mehrere Vertriebsprojekte anlegen. Derselbe Kontakt kann in verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen haben. In Vertriebsprojekten werden die Rollen Lead und Interessent abgebildet. Sobald der Interessent das Angebot annimmt, wird er zum Kunden und das Vertriebsprojekt wird in ein Kundenprojekt überführt. Eine virtuelle Kundenakte mit allen Daten und Dokumenten Das Vertriebsprojekt verbindet die Kontakt- und Projektsicht und bietet damit einen umfassenden Überblick über Kontakte, Leads und Interessenten. Alle Informationen sind transparent und leicht auffindbar an einem Ort abgelegt. Hinterlegen Sie einen interessentenseitigen Ansprechpartner sowie den zuständigen Vertriebsmitarbeiter. Scopevisio ermöglicht Ihnen eine bearbeiterspezifische Kontaktansicht und dennoch abteilungsübergreifend auf derselben Datenbasis zu agieren. Ihre Vorteile im Überblick Vertriebsprozess automatisieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren Integrierte und automatisierte Lead Qualifizierung durch die BANT-Methode Alle Kontakt- und Projektinformationen auf einen Blick & an einem Ort Professionelle Teamarbeit dank Aufgabenmanagement, Kalender & verschiedenen Dokumentationsmöglichkeiten Flexible Möglichkeiten der Kontaktdatenerfassung alle vertrieblichen Aktivitäten sind transparent und jederzeit nachvollziehbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kampagnen Erfolgreiche Kampagnen mit effizienten Vertrieb- und Marketingprozess Scopevisio erleichtert Ihnen die Kundenklassifizierung und ermöglicht eine optimale Ansprache basierend auf Ihrer umfassenden Kontaktdatenbasis. Erstellen Sie professionelle Kampagnen und steigern Sie durch automatisierte Leadgenerierung wie von selbst Ihren Umsatz. Integriert Zielgruppen mit detaillierten Filtermöglichkeiten aus Kontaktdatenbank selektieren Professionell Leadgenerierung durch effizientes & ganzheitliches Kampagnenmanagement Individuell Kampagnenvorlagen erstellen mit Platzhaltern und Textbausteinen Optimale Kundenansprache durch Zielgruppendefinition Mit Scopevisio definieren Sie mit wenigen Klicks Zielgruppen und legen damit die Grundlage für eine erfolgreiche, zielgerichtete Kundenansprache. Nutzen Sie alle in der Kontaktdatenbank hinterlegten Informationen und erstellen Sie mit detaillierten Filterkriterien schnell & einfach Zielgruppen, die Sie bspw. für E-Mails, Briefe und Telefonkampagnen nutzen können. Neue Marketing-Kampagnen im Handumdrehen erstellen Erstellen Sie professionelle Kampagnen, indem Sie Zielgruppen selektieren und Mailings per Klick generieren. Mit Scopevisio können Sie individuelle und personalisierte Kampagnenvorlagen erstellen, bereits vorhandene Kampagnen duplizieren oder Serienbriefe erzeugen und automatisch Leads generieren. Platzhalter in individuellen Kampagnenvorlagen werden automatisch durch die im Kontaktmanagement hinterlegten kundenspezifischen Informationen ausgetauscht. Ganzheitliches Kampagnenmanagement von A bis Z Von der Planung geeigneter Maßnahmen, über die Durchführung der Kampagnen bis zur Kontrolle von gezielten Marketingmaßnahmen dokumentieren Sie alles in einem System. So schaffen Sie mehr Transparenz und der gesamte Kampagnenverlauf ist lückenlos nachvollziehbar. Personalisierte Kampagnen per E-Mail versenden Scopevisio unterstützt Sie bei Massenaussendungen, z. B. von Newslettern, per E-Mail oder Brief an Ihre Kontakte. Kampagnen können als E-Mail auch mit Anhang (als generierte PDF) versendet werden. Bei E-Mail-Kampagnen können Sie einen Link zur Abmeldung von Kampagnen durch den User mit einem Platzhalter direkt in die E-Mail integrieren. Eine Abmeldung wird im Kontaktmanagement vermerkt und der Kunde von zukünftigen Kampagnen ausgeschlossen. E-Mail-Marketing mit CleverReach professionalisieren Um noch erfolgreichere E-Mail Kampagnen zu versenden, können Sie die integrierte Schnittstelle zu CleverReach nutzen. Bis zu 8000 gefilterte Kontaktdaten können inkl. Segmentierungsmerkmal zur Weiterverarbeitung an den professionellen Newsletteranbieter CleverReach übergeben werden. 360-Grad Kundenblick – auch im Marketing Durch das Zugreifen auf bestehende Kunden- und Produktdaten aus dem CRM-System haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Je besser Sie den Kunden kennen, je mehr Informationen Sie zu Verfügung haben, desto gezielter kann die Kundenansprache erfolgen, wodurch Ihre Verkaufschancen und Umsätze gesteigert werden. Ihre Vorteile im Überblick Zielgerichtete Kundenansprache durch umfassende Informationsbasis Leadgenerierung durch effiziente Kampagnen Kampagnenverlauf jederzeit lückenlos nachvollziehbar Zielgruppen selektieren und Mailings per Klick generieren Individuelle Kampagnenvorlagen erstellen CleverReach Anbindung für professionelle E-Mail-Kampagnen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? 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Damit haben Sie immer die aktuellen Vertriebskennzahlen übersichtlich zur Hand. Treffen Sie zu jeder Zeit die richtige Entscheidung auf Basis von qualifizierten Daten im Forecast. Alle Potenziale und Angebote stets im Blick behalten Forecast Berichte lassen sich auf Potenziale und/oder Angebote bestimmter Mitarbeiter bzw. Kunden eingrenzen. Auch eine As-If-Sold-Betrachtung für periodisch wiederkehrende Einkünfte ist möglich. Graphische Forecast Analysen & präzise Umsatzprognosen Lassen Sie sich im Forecast Chart anzeigen, wie sich die Prognose auf Potenziale und Angebote verteilt sowie die Verteilung nach Verkaufswahrscheinlichkeiten. Auch die monatliche oder quartalsweise Betrachtung der Verteilung der im Bericht ausgewählten Belege können Sie darstellen. Unterhalb des Charts erscheinen alle Informationen zum Vertriebsprojekt inkl. Belege in tabellarischer Form. Ihre Vorteile im Überblick Übersichtliche Forecast Ansichten Graphische Forecast Analyse Intelligente Arbeitslisten Gewichtete Potenziale und Angebote Automatische Forecast Berechnung Alle Kennzahlen jederzeit im Blick Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Berichte Mit Scopevisio bessere und übersichtliche Berichte erstellen Mit Hilfe des Vertriebsdashboards haben Sie wichtige Vertriebskennzahlen im Blick und können zuverlässige Berichte erstellen. Treffen Sie immer die richtigen Entscheidungen auf Basis fundierter Daten. Erfolgreich Präzise Umsatzprognosen & individuelle Berichte Integriert Vertriebscontrolling im BI System Ihrer Wahl Übersichtlich Alle aktuellen Vertriebskennzahlen auf einen Blick Individuelles & automatisiertes Reporting Das Vertriebscontrolling enthält detaillierte Analysen von Potenzialen, Angeboten und Aufträgen von allen Mitarbeitern. Erstellen Sie individuelle Berichte und intelligente Arbeitsliste. Speichern Sie bspw. Kombinationen aus Mitarbeiter, Belegartart, Belegstatus und Betrachtungszeitraum als einzelne Vertriebsberichte. Durch die intelligenten Arbeitslisten werden diese Berichte automatisch aktualisiert. So können Sie Ihren Vertriebsprozess immer gut bewerten. Erfolgreiche Vertriebssteuerung mit BI Berichten Mit BI Berichten erhalten Sie noch bessere Berichte und können Ihre Daten noch genauer analysieren. Scopevisio bietet Ihnen das dafür benötigte umfassende Datenmodell. Durch externe BI Programme und die vielen Reporting-Funktionen in Scopevisio erhalten Sie so ein mächtiges Analyse Tool, mit denen Sie Ihre Vertriebssteuerung noch erfolgreicher machen. Vertriebscontrolling im BI System Ihrer Wahl Behalten Sie den Überblick über Ihre mit externen BI Programmen erstellten Berichte und greifen Sie mit Scopevisio mit einem einzigen Klick darauf zu, indem Sie problemlos externe Berichte in Scopevisio verlinken. So erhalten Sie alle Vertriebskennzahlen in Echtzeit. Ihre Vorteile im Überblick Übersichtliches Vertriebsdashboard Gewichtete Potenziale und Angebote Individuelle Berichte & intelligente Arbeitslisten Umsatz richtig analysieren Vertriebscontrolling im BI System Ihrer Wahl Alle Vertriebskennzahlen jederzeit & überall im Blick Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Angebote Angebote erstellen, verwalten & versenden Mit Scopevisio sind Angebote mit wenigen Klicks erstellt. Übersichtlich strukturierte und personalisierte Listen helfen Ihnen alles im Blick zu behalten. Und selbst das Versenden eines Angebotes erledigen Sie mit einem Klick per E-Mail, ohne die Anwendung zu wechseln. Effektiv Vom Potenzial zum Angebot mit einem einzigen Klick Individuell Mit eigenen Arbeitslisten den Überblick über Potenziale und Angebote behalten Integriert Aufgaben zu Potenzialen & Angeboten erstellen und an Kollegen delegieren Mit wenigen Klicks Ihre Angebote erstellen Zeitschonend und einfach erstellen Sie Angebote in Ihrem Corporate Design. Dabei greifen Sie auf vorhandene Kontaktdaten, Produktkatalog und Textbausteine zurück. Sparen Sie sich unnötige Mehrarbeit, indem häufig verwendete Verkaufsdokumente dupliziert werden. Das Angebot kann direkt aus der Scopevisio Angebotsansicht heraus an den Interessenten gesendet oder als Dokument ausgegeben werden. Strukturiert arbeiten und Verwaltungsaufwand reduzieren Jeder Vertriebsmitarbeiter kann sich eigene Arbeitslisten anlegen und individuell einstellen. Erstellen Sie beliebig viele Aufgaben zu jedem Potenzial & Angebot und delegieren Sie diese an andere Kollegen. Zu jedem erstellten Angebot kann ein Status vergeben werden wie z. B. Entwurf, Angenommen, Abgelehnt etc. So sind alle Vertriebsmitarbeiter jederzeit auf dem aktuellen Stand. Damit steigern Sie Ihre Teamproduktivität und letztlich auch den Umsatz. Nahtlos vom Potential zum Angebot mit einem Klick Ist der Vertriebsprozess fortgeschritten, kann ein Potential einen echten Interessenten verwandelt werden. Erstellte Angebote können mit nur einem Klick in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Bereits eingetragene Positionen werden dabei übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden. Potenziale erstellen & Leads im Blick behalten Im Potenzial werden mögliche Verkaufspositionen zusammen mit der Lead-Qualifizierung, Zuständigkeiten und Folgeaktivitäten erfasst. Auf dieser Informationsbasis lassen sich fundierte Prognosen darstellen. Dazu werden die passenden Produkte für das jeweils angefragte Produkt / Dienstleistung in Abhängigkeit von der Anfrage des Kunden mit Mengenangaben und Preis versehen. Ihre Vorteile im Überblick Individuelle & übersichtliche Arbeitslisten für Potenziale & Angebote Für einen strukturierten & optimierten Vertriebsprozess Folgeaktivität festlegen Beliebig konfigurierbare Vertriebsdokumente schnell & einfach erstellt Alle benötigten vertrieblichen Informationen zu einem Kontakt sofort griffbereit Potenziale mit einem Klick in Angebote überführen Angebote direkt aus Scopevisio heraus versenden Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Referenzen ### Verwaltung Verwaltung von Personal und Lohn leicht gemacht Verzichten Sie auf volle Ordner-Schränke und teure Serverstrukturen in der Verwaltung. Digitalisieren Sie Ihre Mitarbeiterdokumente und legen Sie in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters ab. Die integrierte Lohnlaufverwaltung unterstützt Sie außerdem bei der Verteilung der digitalen Abrechnungsdokumente sowie Verbuchung der Lohnbuchungsdatei. Übersichtlich In der Verwaltung alle Mitarbeiter auf einen Blick Integrierte Lohnschnittstelle Einfache Weiterverarbeitung über Lohnlaufverwaltung Digitale Abrechnungsdokumente Papierlose Entgeltabrechnung Die Verwaltung als zentrale Ablage wichtiger Mitarbeiter-Dokumente Lassen Sie Papierberge der Vergangenheit angehören und legen Sie die Dokumente Ihrer Mitarbeiter in der elektronischen Personalakte ab. Zugriffsrechte lassen sich darüber hinaus über Freigaben steuern. Das erhöht die Effizienz Ihrer Personalarbeit und spart Zeit und Kosten! Organisieren Sie Ihre Stellenbesetzung zentral an einem Ort Mit Hilfe der in individuell erstellbaren Stellenliste, können Sie Ihre Mitarbeiter einfach und schnell per Drag & Drop den zugehörigen Stellen zuordnen. Behalten Sie Ihre Stellenbesetzung im Blick und erstellen Sie darüber hinaus ein Organigramm für Ihr Unternehmen. Schnelle Verteilung und Verbuchung der Lohnläufe über integrierte Schnittstelle Sparen Sie sich das aufwändige Kuvertieren und Verteilen der Lohnabrechnungen. Die Lohndokumente werden digital zugestellt und landen im persönlichen Ordner des Mitarbeiters. Die Verteilung auf die Ordner sowie das Verbuchen des Lohnlaufs über die integrierte Finanzbuchhaltung funktionieren per Knopfdruck. Ihre Mitarbeiter werden durch automatisierte E-Mails über personalisierte Dokumente informiert. Ihre Vorteile im Überblick Alle Dokumente sicher in der Cloud API-Schnittstelle integriert Systemübergreifende Kommunikation Kosten- und Zeitersparnis In der Verwaltung alles digital Prozessoptimiertes Arbeiten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Mandant Verwaltung von Mandanten leicht gemacht Behalten Sie Ihre Mandanten und zugehörige Einstellungen stets im Blick und genießen Sie die Vorteile unserer integrierten Import- und Export-Funktion sowie das mandantenübergreifende Kopieren wichtiger Lohnarten und anderer Anpassungen. Übersichtlich Alle Mandanten auf einen Blick Einfacher Im- und Export Standard-Möglichkeiten systemseitig gegeben Übernahme von Mandantenprofilen Standard-Möglichkeiten systemseitig gegeben Systemseitige Im- und Exportmöglichkeiten Mithilfe der systemseitigen Standard-Möglichkeiten im- oder exportieren Sie Ihre Daten im Handumdrehen mit nur wenigen Klicks und profitieren von einer vielfältigen Auswahl an Excel-Ausgaben zu Ihren Abrechnungsdaten. Einstellung der Druckansicht individuell anpassen Sie bestimmen, wie Ihre Auswertungen und Lohnabrechnungen aufgebaut werden, welche Inhalte sichtbar sind und in welcher Merkmal-Reihenfolge Ihre Auswertungen ausgegeben werden. Erfassung individueller Lohnarten Neben Standard-Kontenrahmen und über 180 integrierten Lohnarten besteht die Möglichkeit der Erfassung kundenspezifischer Lohnarten oder Berechnungselementen. Mandantenübergreifende Profile einfach übernehmen Mithilfe des integrierten Übernahme-Assistenten können Mandantenprofile samt Lohnarten, Formularen und anderen wichtigen Daten problemlos kopiert und auf einen weiteren Mandanten übertragen werden. Ihre Vorteile im Überblick Zeitersparnis durch standardisierten Im- und Export Individuelle Druckeinstellungen für Entgeltabrechnungen Kundenspezifische Lohnarten und Merkmale Einfache Übernahme Ihrer Einstellungen in weitere Mandanten Alle Mandanten auf einen Blick Systemseitige und individualisierbare Excel-Ausgaben Ihrer Abrechnungsdaten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Abrechnungsdaten Alle Informationen und Fristen zu Lohn & Gehalt stets im Blick Individuelle Darstellung Anpassung der Übersicht nach Ihrem Belieben Schnellerfassung Mehrere Abrechnungsdaten einfach und schnell erfassen Individuelle Anpassung Ihrer Lohn & Gehalt Übersicht Durch die individuelle Einstellmöglichkeit designen Sie sich Ihre Übersicht ganz einfach selbst und haben dabei die Daten im Blick, die für Sie wichtig sind. Nachrichten von Finanzbehörden und Sozialversicherungsträgern erhalten Sie über das integrierte Postfach in Echtzeit. Wichtige Abrechnungsdaten zu Ihrer Firma, Betriebsstätte und Mitarbeitern auf einen Blick Welche Dokumente Sie im Abrechnungslauf automatisch archivieren wollen, kann in der Dokumentenauswahl beliebig festgelegt und verändert werden. Eine Vielzahl an Auswertungen stehen hier zur Auswahl. Digitalisieren Sie Ihre Notizen in Lohn & Gehalt Mit dem integrierten, digitalen Notizzettel verzichten Sie ganz einfach auf Klebezettelchen auf Ihrem Schreibtisch. Notieren Sie sich wichtige Infos einfach direkt im System und haben Sie ortunabhängig immer mit dabei. Änderung größerer Abrechnungsdaten im Handumdrehen Sparen Sie sich Zeit mithilfe der integrierten Schnellerfassung! Die Anlage mehrerer Abrechnungsdaten über verschiedene Mitarbeiter hinweg, wie z. B. eine Prämienzahlung, war noch nie so schnell und einfach. Ihre Vorteile im Überblick Das Wichtigste zu Lohn & Gehalt auf einen Blick Individuelle Anpassung der Übersicht Immer up-to-date durch integriertes Postfach Lohn & Gehalt Fristen stets im Fokus Weniger Papierkram durch digitalen Notizzettel Erleichterung der Abrechnung mithilfe der Schnellerfassung Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Automatisiert Systemseitige Erstellung der gesetzlichen Meldungen Übersichtlich Meldungen, Bescheinigungen und Rückmeldungen stets Blick Aktualität Alles auf aktuellem Rechtsstand Systemseitige Meldungen zur Sozialversicherung Gesetzliche Meldungen zur Sozialversicherung werden im Anwendungsfall systemseitig automatisch erstellt, sodass manuelle Meldungen ab sofort der Vergangenheit angehören. Elektronischer Versand Ihrer Erstattungsanträge Versenden Sie Ihre elektronischen Anträge auf Erstattung der Lohnfortzahlung für Ihre Mitarbeiter einfach und schnell aus der Anwendung heraus. Sollten Sie nicht bis zur Abrechnung warten wollen, ist der Vorab-Versand jederzeit ebenso möglich. ELStAM-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen Sofern sich elektronische Lohnsteuer-Abzugsmerkmale Ihrer Mitarbeiter ändern, erhalten Sie die Information systemseitig. Der Import der gemeldeten Daten sowie die Erstellung etwaiger Lohnsteuerbescheinigungen erfolgen automatisch. Konten- und Kostenstellenzuordnung leicht gemacht Die Richtigkeit Ihrer Buchungs- und Kostenstellenliste steuern Sie einfach und schnell über die integrierte Konten- und Kostenstellenzuordnung. Der automatisierte Import Ihrer Buchungsdatei in Ihre Scopevisio Finanzbuchhaltung erleichtert Ihnen Ihren Arbeitsalltag zusätzlich. Ihre Vorteile im Überblick Systemseitige Meldungen Reduktion der manuellen Tätigkeiten Gesetzliche Vorgaben stets erfüllt Aktualität gewährleistet Automatischer ELSTER-Import Elektronischer Versand Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Stanardtiesiert Alle Auswertungen auf einen Blick Einfache Generierung Standard-Auswertung systemseitig gegeben Export jederzeit möglich Auswertungen beliebig archivieren Übersicht aller Entgeltabrechnungen Ihrer Mitarbeiter Lassen Sie sich die Entgeltabrechnungen Ihrer Mitarbeiter anzeigen und wählen Sie in der Ansicht aus den letzten 12 Monaten. Einfache Abstimmung der Beitragsnachweise Ihre Beitragsnachweise werden mithilfe einer Systemschätzung fristgerecht an die Kassen übertragen. Differenzen werden im Folgemonat ausgeglichen und können über die Abstimmungsliste eingesehen werden. Alle Lohnarten auf einen Blick Mithilfe der Arbeitgeberübersicht behalten Sie Ihren laufenden Gesamtaufwand im Jahr stets im Blick. Auch ein Forecast zum Stichtag 31.12. ist möglich. Rückstellungslisten nach Steuer- und Handelsrecht integriert Durch die systemseitige Auswertung Ihrer Rückstellungsdaten mithilfe der von Ihnen festgelegten Berechnungslohnarten, generieren Sie im Handumdrehen Rückstellungslisten. Ob Sie die Rückstellungen monatlich oder jährlich zusätzlich verbuchen möchten, entscheiden Sie. Ihre Vorteile im Überblick Standardisierte Auswertungen Zeitersparnis Automatisierter Versand von Beitragsnachweisen und Meldungen Übersichtlich Alles auf einen Blick Abrechnungsassistent inkludiert Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Alles digital Papierlose Abrechnungen Einfache Archivierung Integrierte Schnittstelle Effiziente Lohnabrechnung Automatische Übertragung Festlegung der Einstellungen für elektronische Services In Ihren Firmeneinstellungen legen Sie fest, in welchem Format und auf welchem Weg die Archivierung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung monatlich stattfinden soll. Profitieren Sie von dem automatischen Archiv-Export. Dokumentenauswahl für das automatische Archivieren beim Abrechnen Welche Dokumente Sie im Abrechnungslauf automatisch archivieren wollen, kann in der Dokumentenauswahl beliebig festgelegt und verändert werden. Eine Vielzahl an Auswertungen stehen hier zur Auswahl. Archivieren der Auswertung der monatlichen Abrechnung Mithilfe einer integrierten Schnittstelle, übertragen Sie die Dokumente zur Archivierung schnell und einfach zu Scopevisio Teamwork (DMS). Im elektronischen Backoffice haben Sie jederzeit die Möglichkeit, auf Ihre Dokumente zuzugreifen und diese auf digitalem Weg an Ihre Mitarbeiter zuzustellen. Passwortgeschütze Zustellung der Abrechnungsdokumente Über das revisionssichere Dokumentenmanagementsystem Teamwork von Scopevisio haben Sie die Möglichkeit, die archivierten Gehaltsdokumente sicher und schnell auf digitalem Weg an Ihre Mitarbeiter zuzustellen. Dafür benötigen Sie lediglich die Zustimmung sowie aktuelle Mailadresse Ihrer Mitarbeiter. Ihre Vorteile im Überblick Revisionssicher Große Auswahl an Auswertungen Automatische Archivierung Papierlose Abrechnung Digitaler Versand der Abrechnungsdokumente Umweltschonend Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Automatisiert Unterstützung durch automatisierte Prozesse Rechtssicher Alle Tabellen und Beitragssätze auf aktuellem Rechtsstand Kostenlose Probeabrechnung Überprüfung der Abrechnungen jederzeit möglich Jederzeit kostenlose Probeabrechnung möglich Durch die Möglichkeit der kostenlosen Probeabrechnungen vermeiden Sie Fehler in der Abrechnung nach Änderungen der Abrechnungsdaten. Vergewissern Sie sich jederzeit, ob die Abrechnung korrekt ist, bevor sie final wird. Unterstützung durch Plausibilitätsprüfungen Erhalten Sie durch die systemseitige Plausibilitätsprüfung Fehler, Warnungen und Hinweise zu Ihren Probeabrechnungen, um effektiv und schnell zu fehlerfreien Abrechnungen für Ihre Mitarbeiter zu gelangen. Fristversäumnisse adé Durch unseren Service des automatischen und fristgerechten Versand der Beitragsnachweise für Ihre Mitarbeiter, sparen Sie sich zukünftige Erinnerungen der Krankenkassen und etwaige Säumniszuschläge. Mit integriertem Abrechnungsassistenten und Automatisierung ans Ziel Profitieren Sie von optimierten Prozessen in der Lohnabrechnung und verlassen Sie sich auf den integrierten Abrechnungsassistent sowie die automatisierte Übertragung aller abrechnungsrelevanten Meldungen. Ihre Vorteile im Überblick Kostenlose Probeabrechnungen Integrierte Abrechnungsprüfung Automatisierter Versand von Beitragsnachweisen und Meldungen Keine Fristversäumnisse Immer auf aktuellem Rechtsstand Abrechnungsassistent inkludiert Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? 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Änderungen können direkt aus Teamwork heraus mit Microsoft365 vorgenommen werden. Sie benötigen lediglich ein Microsoft365-Abonnement. Dokumente im Team bearbeiten ganz ohne Versionschaos Sparen Sie sich das umständliche Herunterladen & Hochladen von Dokumenten. Nach der Bearbeitung in der Web-Anwendung, wird Ihr Dokument automatisch als neue Version gespeichert. Dadurch greifen alle Kollegen beim nächsten Öffnen der Datei automatisch auf die Version mit Ihren Änderungen zu. Vorherige Versionen können jederzeit wiederhergestellt werden. Virtuell zusammenarbeiten – überall & jederzeit Arbeiten Sie gemeinsam – auch gleichzeitig – online an einem Dokument. Sie sehen live wer gerade an dem Dokument arbeitet. Änderungen werden automatisch in Echtzeit abgeglichen und ihren Kollegen direkt angezeigt. So können Sie virtuell genauso zusammenarbeiten wie vor Ort in ihrem Büro. Ihre Vorteile im Überblick Virtuell zusammenarbeiten wie im Büro Gemeinsam & gleichzeitig Dokumente bearbeiten Keine Installation erforderlich Änderungen werden in Echtzeit angezeigt Automatische Synchronisation der Dateien ohne Speichern Immer die aktuellste Version zur Hand Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### DMS Teamwork DMS-Teamwork als integrierte Arbeitsplattform Virtuelles Arbeiten im Team geht ganz einfach, wenn alle Dokumente in der Cloud gespeichert sind. Arbeiten Sie standortunabhängig gemeinsam an Dokumenten. Alle Änderungen bleiben dank Versionierung immer nachvollziehbar und können per Link mit Externen geteilt werden. Teamwork Gemeinsam Dokumente verwalten und bearbeiten 360°-Blick Dokumente zu Projekten und Kontakten zuordnen Verfügbarkeit Flexible Zugriffsrechte und Freigaben regeln den Dokumentenzugriff Automatisiert Strukturierte Ablage von Dokumenten Mobil Standortunabhängig auf Dokumente zugreifen Rechtssicher Scopevisio bietet Daten- und Informationssicherheit DMS-Teamwork erleichtert die Zusammenarbeit Mithilfe von Kommentaren, Versionierung, einem gemeinsamen Teamspeicher und flexiblen Zugriffsrechten wird die Zusammenarbeit erleichtert. Professionelle Vernetzung von Dokumenten und Objekten Stellen Sie Bezüge zwischen Dokumenten und Objekten (Kontakten/Projekten) her. So können Sie, ohne das Dokument zu öffnen, direkt erkennen mit welchem Objekt es verknüpft ist und das verknüpfte Objekt, wie z. B. ein Kontakt, öffnen. Automatische Ablage aller hinzugefügter Dokumente In Scopevisio erstellte Dokumente wie z. B. Rechnungen oder Angebote werden automatisch in entsprechenden Ordnern abgelegt. Machen Sie sich keine Gedanken mehr über lästige Ordnerbenennung, dank intelligenter Sortierung. Dokumente sicher in der Cloud speichern Im hochsicheren Cloud-Archiv werden alle Dokumente online gespeichert. Das ermöglicht jederzeit den standortunabhängigen Zugriff. Laden Sie Dokumente hoch oder herunter, wann immer Sie möchten. Dokumente teilen einfach gemacht Durch Freigaben oder externe Links können Sie Dokumente für andere verfügbar machen. Sie entscheiden über Gültigkeitsbegrenzung, Druck- bzw. Downloadoption oder Passwortschutz. Ihre Dokumente GoBD konform in der Cloud abgelegt Alle Dokumente werden GoBD-konform gespeichert. Revisionssichere Archivierung, integrierte Bearbeitungshistorie und ordnungsgemäße Buchhaltung sind in Scopevisio Standard. Um Datensicherheit und Ausfallsicherheit kümmert sich Scopevisio. Ihre Vorteile im Überblick Alle Dokumente sicher in der Cloud gespeichert Im Team flexibel zusammenarbeiten Rechtssichere Archivierung, DSGVO- und GoBD-konform Dokumente einfach miteinander teilen – auch extern möglich 360°-Blick durch Verknüpfung von Dokumenten mit Objekten Auch als App und Web Client verfügbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### eCollaboration Virtuelle Zusammenarbeit - Dokumente digital, sicher & effektiv im Team bearbeiten Machen Sie sich das Leben leichter und arbeiten sicher & effektiv mit Dokumenten. Die Versionierung verhindert Mehrarbeit und Missverständnisse durch Duplikate. Dateien können einfach miteinander geteilt werden und Kommentare sorgen für mehr Transparenz & Nachvollziehbarkeit. Team-Produktivität Effizienter im Team an Dokumenten arbeiten Qualitätssteigerung Automatischer Zugriff auf die aktuelle Version einer Datei Vernetzt Dateien & Ordner sicher mit anderen (intern & extern) teilen Interne & externe Zusammenarbeit verbessern & Produktivität steigern Mit unserem DMS / ECM erleichtern wir Ihnen die Zusammenarbeit im Team. Alle Mitarbeiter haben jederzeit & überall Zugriff auf alle Dokumente, können diese gemeinsam bearbeiten und greifen immer auf die aktuelle Version zu. Laden Sie externe Benutzer zur Zusammenarbeit ein, erteilen Sie individuelle Freigaben, stellen Sie Dateien und Ordner über einen Link externen zur Verfügung oder bearbeiten Sie Dateien direkt gemeinsam & gleichzeitig online. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Nerven Ihrer Mitarbeiter. Informationen immer auf dem aktuellsten Stand!n Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern an einem Dokument arbeiten, können Sie sich die langen Mails und Telefonate zum Austausch über Änderungen & Aktualisierungen ab sofort sparen. Mit der Versionierung werden alle Änderungen automatisch als neue Version gespeichert. Die Ursprungsdateiund alle früheren Versionen sind jederzeit wiederherstellbar. Das führt nicht nur zu mehr Transparenz, sondern verhindert auch Fehler aufgrund veralteter Informationen. Steigern Sie die Produktivität im Team Mit der Kommentarfunktion können Sie Informationen einfacher & schneller austauschen. Speichern Sie Ihre Kommentare direkt am Dokument, statt lange Diskussionen über Mails und Dokumente verstreut zu führen. Dabei ist jederzeit ersichtlich, auf welche Version sich der Kommentar bezieht. Flexible Zugriffsrechte schützen sensible Dokumente Sowohl für unternehmensexterne Benutzer als auch für Mitglieder der eigenen Organisation können individuelle Schreib-/Lese-/Download-Berechtigungen zugewiesen und jederzeit geändert werden. Dateien und Ordner können unabhängig davon mit nur einem Klick für bestimmte Empfänger oder Empfängergruppen jederzeit mit nur einem Klick freigegeben werden. Sicher Dokumente austauschen Erstellen Sie einen Link, über den externe Personen Dokumente & andere Dateien hochladen und Ihnen zur Verfügung stellen können. Wenn Sie möchten, auch passwortgeschützt und/oder zeitlich befristet. Damit können Sie Dokumente & Dateien sicher und in einem geschützten Raum austauschen. Dokumente gemeinsam & gleichzeitig online bearbeiten Mit der Microsoft365-Integration können Sie im Team Dokumente direkt ausTeamwork heraus online in Word, Excel und PowerPoint bearbeiten. Damit entfällt das umständliche herunterladen, lokal speichern und anschließende bearbeiten von Dokumenten. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar und werden automatisch als neue Version gespeichert. Dazu ist keine separate Installation erforderlich. Sie benötigen lediglich ein kostenpflichtiges Microsoft365-Abonnement. Ihre Vorteile im Überblick Intern & extern gemeinsam an und mit Dokumenten arbeiten Mit Office Online Dokumente gleichzeitig online bearbeiten Dateien und Ordner sicher mit anderen Teilen – upload & download Transparent & nachvollziehbar Dokumente bearbeiten und versionieren Produktivität steigern durch schnellen & einfachen Informationsaustausch Individuelle Zugriffsrechte zum Schutz sensibler Dateien Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Desktop Client DMS-Teamwork als integrierte Arbeitsplattform Virtuelles Arbeiten im Team geht ganz einfach, wenn alle Dokumente in der Cloud gespeichert sind. Arbeiten Sie standortunabhängig gemeinsam an Dokumenten. Alle Änderungen bleiben dank Versionierung immer nachvollziehbar und können per Link mit Externen geteilt werden. Teamwork Gemeinsam Dokumente verwalten und bearbeiten 360°-Blick Dokumente zu Projekten und Kontakten zuordnen Verfügbarkeit Flexible Zugriffsrechte und Freigaben regeln den Dokumentenzugriff Automatisiert Strukturierte Ablage von Dokumenten Mobil Standortunabhängig auf Dokumente zugreifen Rechtssicher Scopevisio bietet Daten- und Informationssicherheit DMS-Teamwork erleichtert die Zusammenarbeit Mithilfe von Kommentaren, Versionierung, einem gemeinsamen Teamspeicher und flexiblen Zugriffsrechten wird die Zusammenarbeit erleichtert. Professionelle Vernetzung von Dokumenten und Objekten Stellen Sie Bezüge zwischen Dokumenten und Objekten (Kontakten/Projekten) her. So können Sie, ohne das Dokument zu öffnen, direkt erkennen mit welchem Objekt es verknüpft ist und das verknüpfte Objekt, wie z. B. ein Kontakt, öffnen. Automatische Ablage aller hinzugefügter Dokumente In Scopevisio erstellte Dokumente wie z. B. Rechnungen oder Angebote werden automatisch in entsprechenden Ordnern abgelegt. Machen Sie sich keine Gedanken mehr über lästige Ordnerbenennung, dank intelligenter Sortierung. Dokumente sicher in der Cloud speichern Im hochsicheren Cloud-Archiv werden alle Dokumente online gespeichert. Das ermöglicht jederzeit den standortunabhängigen Zugriff. Laden Sie Dokumente hoch oder herunter, wann immer Sie möchten. Dokumente teilen einfach gemacht Durch Freigaben oder externe Links können Sie Dokumente für andere verfügbar machen. Sie entscheiden über Gültigkeitsbegrenzung, Druck- bzw. Downloadoption oder Passwortschutz. Ihre Dokumente GoBD konform in der Cloud abgelegt Alle Dokumente werden GoBD-konform gespeichert. Revisionssichere Archivierung, integrierte Bearbeitungshistorie und ordnungsgemäße Buchhaltung sind in Scopevisio Standard. Um Datensicherheit und Ausfallsicherheit kümmert sich Scopevisio. Ihre Vorteile im Überblick Alle Dokumente sicher in der Cloud gespeichert Im Team flexibel zusammenarbeiten Rechtssichere Archivierung, DSGVO- und GoBD-konform Dokumente einfach miteinander teilen – auch extern möglich 360°-Blick durch Verknüpfung von Dokumenten mit Objekten Auch als App und Web Client verfügbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Datensicherheit Unser DMS bietet das gewisse Mehr an Datensicherheit - Zertifiziert & Testiert Wir schätzen Ihr Vertrauen sehr. Daher setzen wir Prozesse und Techniken auf dem höchsten Sicherheitsniveau ein, um Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität zu gewährleisten. Das wird auch durch externe Prüfer bestätigt. Ausgezeichnet ISO 27001 zertifiziert und C5 testiert Datensicherheit Hochsicherheits-Verschlüsselung Ihrer Daten Made in Germany Datenhaltung in Deutschland Sicher ist sicher! Damit Ihre Dokumente sicher geschützt sind, setzen wir auf eine sichere Authentifizierung, die durch Passwortrichtlinien und Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt. Zum Schutz vor Dritte führen wir tägliche, automatische Security Scans durch und monatliche automatisierte Schwachstellenprüfung. Jährlich Penetrationstests durch externe Experten runden unsere Sicherheitsmaßnahmen ab. Wir garantieren Ihnen Hochverfügbarkeit Für mehr Ausfallsicherheit werden Ihre Daten auf drei räumlich getrennte Rechenzentren verteilt. Selbst der Ausfall eines ganzen Rechenzentrums wirkt sich nicht auf die Verfügbarkeit Ihrer Dokumente aus. Die Verfügbarkeit ist damit rund um die Uhr das ganze Jahr lang sichergestellt. Hochsicherheits-Verschlüsselung – Mehr geht nicht Wir verschlüsseln wirklich alles: Jedes Dokument und alle Metadaten. Immer. Wir übertragen verschlüsselt und wir speichern verschlüsselt. Und jeder Verarbeitungsschritt bis hin zur Löschung passiert verschlüsselt. Mehr Sicherheit geht nicht. Backups, auf die Sie sich verlassen können Ihre Dokumente werden nach jeder Änderung vollautomatisch in unserem Backup-System gesichert. Metadaten wie z.B. Dokumentenzugriffe oder Kommentare sichern wir einmal am Tag vollständig. Und damit Ihre Daten im Fall der Fälle auch wieder hergestellt werden können führen wir wöchentlich eine automatische und vollständige Wiederherstellungsprüfung durch. Ihre Vorteile im Überblick Schutz vor unberechtigtem Zugriff dank verschlüsselter Daten Geschäftssitz, Entwicklung und Betrieb in Deutschland Hochverfügbarkeit Ihrer Daten – 24/7/365 Datensicherung durch tägliche, vollautomatische Backups Prozesse und Techniken auf dem höchsten Sicherheitsniveau ISO 27001 zertifiziert & testiert gemäß BSI „Cloud Computing ComplianceControls Catalogue“ (C5) Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Dateiablage Mit der smarten Dateiablage die eigene Produktivität steigern Mit der smarten Dateiablage werden Dokumente strukturierter & gebündelt im Geschäftskontext abgelegt. Sparen Sie sich aufwendiges Suchen, finden Sie stattdessen Dateien schnell & einfach durch übersichtliche Kategorien, die Volltextsuche oder umfangreiche Filter. Effizient Dateien strukturiert, gebündelt & kontextbezogen ablegen Automatisiert Ordner & Dateien automatisch über das Organigramm freigeben Vernetzt Dateien einfach finden statt aufwendigem Suchen Informationen schneller finden statt lange Suchen Mit der Volltextsuche finden Sie Ihre Dokumente ohne aufwendiges Suchen jederzeit wieder. Verschiedene Filter wie bspw. Schlagwort, Dateiendung, Benutzer oder Zeitraum vereinfachen das Auffinden der Dateien und steigern damit die Produktivität. Kategorien sorgen für mehr Übersichtlichkeit und fungieren zugleich als Filter. Alle Informationen im Geschäftskontext gebündelt Legen Sie Dateien strukturierter und im Geschäftskontext gebündelt ab.Stellen Sie Bezüge zwischen Kontakten, Projekten und Aufgaben her und verknüpfen Sie Ihre Dateien damit. Mit automatisierten Geschäftsprozessen erfolgt die Kontextzuordnung automatisch. So haben Sie bspw. alle Dateien zu einem Kunden – vom Angebot bis zur Rechnung – direkt am Kontakt gespeichert. Informationsaustausch zwischen Teams verbessern Werden alle Dateien im Geschäftskontext gebündelt und strukturiert abgelegt, verbessern Sie nicht nur den Informationsaustausch im Unternehmen sondern auch die Betreuung Ihrer Kunden. Alle Kollegen können auf alle wichtigen Geschäftsunterlagen zugreifen und haben mit der Kundenhistorie alles direkt zur Hand. Mehr Übersichtlichkeit mit benutzerdefinierten Kategorien Kategorien sortieren Ordner entsprechend Ihrer Benutzerfreigabe. Über Kategorien wird nicht nur die Freigabe der Dateien geregelt, sie fungieren auch als Filter. Benötigen Sie über die vordefinierten Kategorien „Öffentlich“, „Persönlich“, „Abteilung“, „Organisation“, „Team“, „Belege“ und „Abonnements“ hinaus weitere Kategorien, können Sie beliebig viele Kategorien anlegen & verwalten. Dateien mit einem Klick an alle Team-Kollegen freigeben Freigaben steuern Sie noch einfacher, indem abteilungsbezogene Ordner über das Organigramm zugewiesen werden. Durch die Zuordnung der Mitarbeiter zu den jeweiligen Abteilungen im Organigramm erhalten alle Mitarbeiter automatisch Zugriff auf alle für die jeweilige Abteilung relevanten Ordner. Damit stellen Sie nicht nur eine einheitliche Informationsbasis sicher, sondern können auch Dateien mit einem Klick an Ihr gesamtes Team freigeben. Ihre Vorteile im Überblick Dateien strukturiert ablegen & dem Geschäftskontext zuordnen Produktivität steigern durch automatisierte Prozesse Automatische Ordner- und Dateifreigabe über das Organigramm Benutzerdefinierte Kategorien für mehr Übersicht Dateien leichter finden dank Volltextsuche & vielen Filtern Erfolgreicher zusammenarbeiten durch verbesserten Informationsfluss Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Automatisiert Compliance-Anforderungen erfüllen durch automatisierte Dokumentation Transparenz Kenntnisnahme wichtiger Informationen sicherstellen Effizient Erleichtert die Qualitätssicherung durch lückenlose Nachvollziehbarkeit Ordner auditieren und Aktivitäten automatisch protokollieren Mit einem Klick können Sie die Auditierung des gesamten Ordners aktivieren. Nach Bestätigung eines Sicherheitshinweises werden alle Aktivitäten wie Ansichten, Änderungen oder Downloads aller Dokumente in diesem Ordner automatisch aufgezeichnet. Protokollierung nur mit Zustimmung Nutzer, die einem Auditordner beitreten wollen, werden zunächst darüber in Kenntnis gesetzt, dass alle Bewegungen aufgezeichnet werden. Stimmen die Nutzer dieser Auditierung nicht zu, haben sie keinen Zugriff auf die Daten und der Ordner wird nicht mehr angezeigt. Qualitätssicherung durch lückenlose Nachvollziehbarkeit In einer globalen Übersicht sehen Sie, welcher Nutzer welche Änderung am Dokument vorgenommen hat. So können Sie auf einen Blick ausfindig machen, wen Sie bei Fragen zu den Änderungen ansprechen müssen. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen gesehen wurden. Aktivitätenprotokolle mit einem Klick verfügbar Das revisionssichere Aktivitätenprotokoll für Dateien oder Ordner lässt sich per Klick exportieren und detailliert analysieren. Damit haben Sie jederzeit einen Auditnachweis zur Hand und alle benötigten Informationen für Audits sofort verfügbar. So bestehen Sie Audits ganz leicht. Compliance sicherstellen Durch automatisierte Protokollierung stellen Sie sicher, dass EU-DSGVO, GoBD und Revisionssicherheit eingehalten wird und können so Compliance-Verstöße vermeiden. Mit der übersichtlichen Protokollierung behalten Sie jederzeit die Kontrolle über alle Compliance-Maßnahmen, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Ihre Vorteile im Überblick Erleichtert die Qualitätssicherung Audits einfach und ohne zusätzlichen Aufwand bestehen Kenntnisnahme wichtiger Informationen sicherstellen Compliance-Verstöße vermeiden durch automatisierte Prozesse Protokoll einfach exportieren als Auditnachweis Mehr Transparenz & lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Archivierung Archivierung von heute - Digital und gesetzeskonform Ein Kellerraum voller archivierter Dokumente war gestern: Jetzt wird auch Ihr Archiv digital! Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann so einfach und dennoch gesetzeskonform sein. Wir unterstützen Sie bei der Einhaltung aller Nachweis-, Auskunfts- und Löschpflichten. Umweltbewusst Platz & Papier sparen mit dem digitalen Archiv Rechtskonform Dokumente GoBD-konform und revisionssicher archivieren Smart Dokumente mit der Volltextsuche einfach wiederfinden GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung Archivieren Sie Ihre Dokumente mit digitaler Archivierung GoBD-konform und revisionssicher. Archivierte Ordner und Dateien sind nicht veränder- oder löschbar – so sind Sie bei einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite. Das papierlose Archiv Stellen Sie Betriebsprüfern mit einem Klick alle relevanten Dokumente zur Verfügung. Geben Sie Ihrem Steuerberater Zugriff auf die archivierten Dokumente, um papierlos zusammenzuarbeiten. Sparen Sie sich den Platz,den ein Papierarchiv benötigt und schonen Sie gleichzeitig die Umwelt. Das Archiv immer dabei – jederzeit & überall Mit den Dokumenten in der Cloud können Sie Ihr Archiv überall mit hinnehmen und von jedem mobilen Gerät darauf zugreifen. Die Volltextsuche zeigt jedes gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden. Das ist so einfach wie googlen und Sie müssen dafür nie wieder in den Keller. Zeitersparnis durch einfaches Suchen & Finden Archivierte Dateien können Sie ganz einfach aus der Standardsuche ausblenden. So müssen Sie sich nicht durch ihr gesamtes Archiv suchen, sondern finden schnell & einfach das benötigte Dokument. Mit der Volltextsuche haben Sie Ihre Dokumente blitzschnell durchsucht. Mitarbeiter entlasten dank digitaler Archivierung Erleichtern Sie sich die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Bestimmen Sie den Zeitraum bzw. den Zeitpunkt Ihrer Archivierungsfrist und Sie werden automatisch & rechtzeitig an den Ablauf der Archivierungsfrist erinnert. Damit garantieren Sie nicht nur die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, sondern sorgen auch für die Sicherstellung gesetzlicher Löschfristen. Warum digitale Archivierung heute unverzichtbar ist Platz sparen mit dem papierlosen Archiv GoBD-konforme Speicherung Automatisierte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Sicherstellung gesetzlicher Löschfristen Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente – auch mobil! Dokumente löschsicher und unveränderbar speichern Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Integriertes DMS Mit dem integrierten DMS „Teamwork“ Dokumente gemeinsam bearbeiten Smart Dank Volltextsuche, Filtern und Kategorien: Inhalte suchen & Dateien finden Gesetzeskonform Archivfunktion und Auditierung für die revisionssichere Aufbewahrung Cloudbasiert Dateien sicher in der Cloud speichern und jederzeit & überall – auch offline – darauf zugreifen Vernetzt intern & extern digital & produktiv zusammenarbeiten Effizient Mit automatisierten Prozessen produktiver arbeiten und die Qualität steigern Im Team zusammenarbeiten Im DMS „Teamwork“ arbeiten Sie einfacher gemeinsam an Dokumenten. Dank Versionierung und Kommentarfunktion bleiben alle Änderungen transparent. Rechnungen und andere Belege werden revisionssicher gespeichert. Mehr erfahren Dokumentenmanagement in der Cloud – sicher und effizient Das DMS ist gemäß BSI C5 testiert. C5 ist das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat für Cloudprodukte. Es setzt eine ISO 27001 Zertifizierung voraus und prüft die Sicherheit eines Cloudproduktes. Damit sind Ihre Daten auf der sicheren Seite. Mehr erfahren Revisionssicheres Dokumentenmanagement für alle Unternehmensbereiche Bei der Auditierung wird ein chronologisches und detailliertes Protokoll darüber angelegt, was mit Dokumenten in einem Ordner geschehen ist. Mitauditierten Ordnern können Sie alle Aktivitäten wie Ansichten, Downloads oder Änderungen jederzeit nachverfolgen. Verschiedene Exportmöglichkeit des Protokolls erleichtern die weitere Verwendung. Mehr erfahren Dokumente digital aufbewahren mit automatisierten Prozessen Die Archivierung ermöglicht die GoBD konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten. Archivierte Ordner und Dateien sind nicht veränder- oder löschbar. Zur besseren Übersicht können Sie archivierte Dateien aus der Standard- suche ausblenden. Automatisierte Prozesse zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen erleichtert es Ihnen, die gesetzlichen Pflichten zur Datenhaltung und -löschung zu erfüllen. Mehr erfahren Intern & extern digital zusammenarbeiten Erleichtern Sie sich die digitale Zusammenarbeit! Die Versionierung verhindert Duplikate und alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Kommentare können Sie direkt am Dokument hinterlegen. Ordner & Dokumente können Sie intern & extern miteinander austauschen,indem Sie individuelle Freigaben erteilen, über externe Links zum Download anbieten oder Dokumente direkt gemeinsam & gleichzeitig im Web mit Office Online bearbeiten. Flexible Zugriffsrechte schützen dabei Ihre sensiblen Dokumente. Mehr erfahren Integriertes Arbeiten mit etablierten Office Produkten Mit der Microsoft 365 werden Office Produkte nahtlos in Scopevisio integriert. Die nahtlose Integration der Microsoft Welt verbessert die arbeit im Team online. Es war noch nie so einfach Geschäftsunterlagen direkt online in Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten. Mehr erfahren Dateien strukturiert ablegen & einfach wiederfinden Mit der smarten Dateiablage werden Dokumente strukturierter & gebündelt im Geschäftskontext abgelegt. Alle Dateien sind dank der Volltextsuche, vielen Filtern und Kategorien für mehr Übersichtlich schnell & einfach wiederzufinden. Freigaben können über das Organigramm und abteilungsbezogene Ordner automatisiert erfolgen. Damit können Sie Prozesse effizienter steuern und die Produktivität steigern. Mehr erfahren Offline mit Cloud-Dokumenten arbeiten Der Teamwork Desktop Client lässt sich ganz einfach in die Dateiverwaltung Ihres Betriebssystems integrieren. So können Sie Ihre Dateien direkt in Teamwork ablegen oder daraus öffnen und bearbeiten, genauso unkompliziert wie Ihre lokalen Ordner. Auch offline können Sie damit jederzeit auf Ihre Cloud-Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Synchronisiert werden die Dateien automatisch, sobald Sie wieder online sind. Mehr erfahren Warum Scopevisio DMS & ECM? Einstieg in die integrierte Welt DMS/ECM veredelt Teamwork mit spezifischen Funktionen. Effizienter arbeiten Abteilungsbezogene Ordner über das Organigramm freigeben und mit benutzerdefinierten Kategorien den Überblick behalten. Revisionssichere Aufbewahrung Mit der Auditierung (Protokollierung) & Archivierung DSGVO- und GoBD-konform arbeiten. Virtuelles Teamwork Mit Office 365 gemeinsam an Dokumenten arbeiten – egal von wo. Das sagen unsere Anwender Wir sind mit Scopevisio in Richtung papierloses Büro unterwegs. Aufträge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr – bei uns ist alles digital“ Patrick Reinhardt Head of Finance, Breuer Nachrichtentechnik GmbH Sicheres und einfaches Dokumentenmanagement So funktioniert das Scopevisio Dokumentenmanagement Zusammenarbeit an Dokumenten Hochladen Dokument in Teamwork hochladen Änderungen Alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert Versionierung Durch die Versionierung können jederzeit die vorherigen Versionen widerhergestellt werden Freigaben Dokumente per Link oder Zugriffsrechte miteinander teilen und gemeinsam bearbeiten. Dokumente ortsunabhängig verwalten mit Scopevisio2Go Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente Automatische Synchronisation mit Ihrer Client-Anwendung Dokumente online anzeigen lassen oder downloaden Per Mausklick auf bezogene Objekte zugreifen Alles in einer App integriert In Scopevisio DMS / ECM sind viele Funktionen enthalten DMS-Teamwork DMS-Teamwork als integrierte Arbeitsplattform Dateiablage Mit smarter Dateiablage Produktivität steigern Archivierung Digitale und gesetzeskonforme Archivierung Auditierung Ereignisse nachverfolgen mit auditierten Ordnern Datensicherheit Mehr Datensicherheit – Zertifiziert & Testiert eCollaboration Dokumente digital, sicher & effektiv im Team bearbeiten Desktop Client Offline mit Cloud-Dokumenten arbeiten Microsoft 365 Dateien im Team mit Office online bearbeiten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Heben Sie mit wenigen Klicks ab in die Cloud und testen Sie unsere voll funktionsfähige Unternehmenssoftware: Keine Kündigung und keine Zahlungsdaten notwendig Automatischer Auslauf der Testversion Verlängerung der Testversion nur auf Wunsch Bedarfsabhängige Unterstützung von unseren Beratern Exklusiver Zugriff auf unserer Austauschplattform „Scopeunity“ Legen Sie doch gleich los! Entdecken Sie die vielen Vorzüge unserer Cloud Unternehmenssoftware und erleben Sie Digitalisierung im 21. Jahrhundert! Sie haben Fragen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. ### Zeiterfassung Individuelle Zeiterfassung per Mausklick Mit der Zeiterfassung können Sie sämtliche Zeiten wie z. B. Ihre Arbeitszeiten oder projektbezogene Zeiteinträge erfassen und Ihre Aktivitäten ganz genau abrechnen. Übersichtlich Alle erfassten Zeiten werden übersichtlich in der Zeiterfassungsliste angezeigt Individuell Personalisieren Sie Ihre Ansichten durch zahlreiche Filter und Einstellungen Integriert Geben Sie digital erfasste Zeiten einfach per Mausklick zur Abrechnung frei Mobilität Behalten Sie auch von unterwegs immer den Überblick über Ihre Zeiteinträge Vernetzt Verknüpfen Sie zugehörige Kontakte, Mitarbeiter, Aufgaben oder Projekte Einfach Erfassen Sie Zeiteinträge direkt im Kalender oder über das Formular zur Zeiterfassung Digitale Zeiterfassung per Mausklick Starten bzw. stoppen Sie die Zeiterfassung mit nur einem Klick und pflegen Sie weitere Informationen später nach. Haben Sie beim Start der Zeiterfassung über die Stoppuhr ein Kontakt oder Projekt geöffnet, wird die erfasste Zeit automatisch damit verknüpft. Zeiteinträge erfassen und verwalten Zeiteinträge z. B. für Projekte können auch über ein Formular erfasst und bearbeitet werden. So können auch nachträglich noch Notizen oder Informationen wie z. B. der abzurechnende Stundensatz ergänzt werden. Einen Zeiteintrag in eine Reise verwandeln Nutzen Sie Ihren Zeiteintrag, um daraus schnell und einfach eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Alle im Zeiteintrag erfassten Informationen werden bei der Reiseerfassung automatisch übernommen. Zeiteinträge digital weiterverarbeiten Kennzeichnen Sie Zeiteinträge als „Fakturierbar“, „Durchgeführt“ oder „zur Abrechnung freigegeben“, um Leistungen mit nur einem Klick abzurechnen. Ihre Vorteile im Überblick Alle Zeiten sind übersichtlich dokumentiert Mit zugehörigen Objekten verknüpft Zeiterfassung per Mausklick Personalisierte Ansicht durch Filtereinstellungen Individuell einsetzbar Effektiv weiterverwenden Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Reiseerfassung Reiseerfassung als integrierter Prozess Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Reisekosten erfassen und einreichen. Sparen Sie Zeit und Kosten, verringern Sie den Erfassungsaufwand und automatisieren Sie Ihre Prozesse. Der gesamte Vorgang ist in der Software dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Schnell Reisen direkt aus dem Kalendereintrag oder Zeiteintrag heraus anlegen Integriert Effizienteres Arbeiten dank integriertem Prozess Digitalisiert Belege einscannen und digital aufbewahren Integrative Reiseerfassung statt Insellösung Erfassen Sie eine Reise und die dazugehörigen Kosten mit nur wenigen Klicks. Ist die Reise bereits im Kalender oder als Zeiteintrag erfasst, können Sie den Eintrag direkt in die Reiseerfassung übernehmen. Nach der Erfassung wird die Reiseabrechnung direkt an die zuständigen Stellen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Digitale Archivierung aller Belege Alle Belege werden gescannt und in der Cloud archiviert. Die Archivierung in der Cloud ermöglicht jederzeitigen Zugriff auf die Daten. Durch das Scannen der Belege verhindern Sie, Belege zu verlieren oder zu beschädigen und ersparen sich das aufwendige Suchen. Mobiler Zugriff auf Reisekosten Durch dauerhafte Datenverfügbarkeit können Reisekosten mobil erfasst, bearbeitet und verwaltet werden. Belege können unterwegs per Smartphone eingescannt und hochgeladen werden. Datenquellen-Anbindung erleichtert die Auswertung Erstellen Sie selbstdefinierte Reports und lassen Sie Ihre Daten per Mausklick direkt aktualisieren. Sobald die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist, wird Ihr Bericht automatisch in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio befüllt. Vorgaben speziell an das Unternehmen anpassen Pauschalen und Auswahlmöglichkeiten können individuell an die Vorgaben des Unternehmens angepasst werden. Ihre Vorteile im Überblick Die papierbasierte Reisekostenerfassung entfällt Reisekosten mobil erfassen und verwalten Dank Integration mit nur wenigen Klicks erstellt Daten können aus vorhandenen Einträgen übernommen werden Erspart aufwendiges Suchen von Belegen Mobiler Zugriff auf alle Daten und Belege Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Produkte Mit wenigen Klicks Produkte anlegen und verwalten Legen Sie Produkte und Leistungen an und verwalten Sie diese – im Client und Unterwegs. Produkte und Leistungen werden mit den ihnen zugeordneten Einheiten, Preisen, Steuersätzen usw. per Mausklick in Abrechnungsbelege übernommen. Integriert Hinterlegte Produkte werden einfach in Abrechnungsbelegen eingefügt Effizient Mit der Funktion zur Massenbearbeitung sparen Sie sich viel Arbeit und Zeit Einfach Neue Produkte importieren, neu anlegen oder vorhandene duplizieren Übersichtlich Kategorisieren Sie Produkte durch eigene Produktgruppen Individualisierbar Passen Sie die Produktverwaltung durch individuelle Elemente und Felder an Mobilität Produkte auch von unterwegs einfach anlegen und verwalten Produkte spielen einfach in Gruppen kategorisieren Mit Produktgruppen behalten Sie in Ihrem Produkt/Leistungskatalog immer den Überblick. Erstellen Sie über die angelegten Produktgruppen Auswertungen und filtern Sie Ihre Rechnungen nach Produktgruppen. Import Ihrer Produkte einfach per Mausklick In Scopevisio können Sie ganz einfach Produkte und Produktkataloge als CSV Datei importieren. Genauso einfach funktioniert auch der Produktexport. Beliebig viele Produkte anlegen Im Produktkatalog können beliebig viele Produkte und Dienstleistungen gespeichert werden. Die so hinterlegten Produkte können in jeden Abrechnungsbeleg eingefügt werden. Legen Sie neue Produkte an, indem Sie neue Produkte hinzufügen oder vorhandene duplizieren und anpassen. Produktspezifische Angaben hinterlegen Hinterlegen Sie zu jedem Produkt, Netto-Preise, Einkaufspreise und den Umsatzsteuersatz. Über die Wahl einer Preisgruppe beim Kundendatensatz kann bestimmt werden, welcher Netto-Preis für den jeweiligen Kunden maßgeblich ist. Definieren Sie zusätzlich für jeden Kunden einen individuellen prozentualen Schlussrabatt. Auf Basis des Einkaufspreises kann in den Abrechnungsdokumenten der Deckungsbeitrag pro Position errechnet werden. Übersichtliche Zusammenfassung aller Produkte In der Produktverwaltung sind alle Produkte in der Produktübersichtstabelle dargestellt und können direkt bearbeitet bzw. masseneditiert werden. Legen Sie Produktnummer, -bezeichnung und -art fest, sowie die Einheit, den Steuersatz und Preise. Sperren Sie Produkte für die weitere Verwendung oder entfernen Sie diese aus dem Produktkatalog. Für das ausgewählte Produkt können Sie sich die Verwendungen anzeigen lassen. Ihre Vorteile im Überblick Einfacher Produktimport und -export als CSV-Datei Produkte kategorisieren mit Produktgruppen Produkte anlegen und in Abrechnungsbelege einfügen Produktspezifische Auswertungen Rechnungen nach Produktgruppen filtern Teil eines integrierten Prozesses Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Organigramm Unternehmensstruktur darstellen mit dem Organigramm Im Organigramm können Sie Ihre Unternehmensstruktur abbilden und mit Stellen und Mitarbeitern verknüpfen. Visualisieren Sie Hierarchien und organisatorische Abläufe. Informativ Unternehmensstruktur übersichtlich darstellen Unkompliziert Einfache Erstellung und Aktualisierung per Drag’n’Drop Integriert Mit allen Geschäftsbereichen verknüpft Organigramme einfach erstellt und schnell aktualisiert Erstellen Sie ohne viel Aufwand die Struktur des Organigramms und ordnen Sie Stellen und Mitarbeiter einfach per Drag-and-Drop zu. Mit anderen Geschäftsbereichen verknüpft Als integrativer Bestandteil in Scopevisio werden auch Prozesse aus anderen Geschäftsbereichen mit dem Organigramm verknüpft. Somit können z. B. abteilungsinterne Ordner erstellt und über das Organigramm freigegeben werden. Alle Informationen auf einen Blick Erhalten Sie auch als Personaler alle Informationen auf einen Blick. Durch einen Farbcode sind unbesetzte Stellen direkt erkennbar. Umfangreiche Berechtigungsfunktionen für Benutzer Steuern Sie über entsprechende Zuordnungen von Stellen und Mitarbeitern, Berechtigungen und Aufgaben. Erteilen Sie über das Organigramm Zuständigkeiten wie z. B. für den Freigabeprozess für das Rebu. Ihre Vorteile im Überblick Organigramm schnell und effizient erstellt Auf einen Blick erkennbar, welche Stellen unbesetzt sind Stellen per Drag-and-Drop einfach zuordnen Ohne viel Aufwand das Organigramm immer aktuell halten Verknüpft Struktur mit Stellen und Mitarbeitern eines Unternehmens Integrativer Bestandteil mit umfangreichen Berechtigungsfunktionen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### OpenScope Mit OpenScope bleiben Sie immer vernetzt Die OpenScope REST API ermöglicht es, Scopevisio mit anderen Systemen zu verbinden. So können Vorsysteme oder auch spezielle Branchenlösungen an Scopevisio angebunden werden. Über die Schnittstelle werden Daten sicher ausgetauscht. Automatisiert In Echtzeit Daten abfragen und Berichte erstellen Migration Einfacher Import und Export von CSV und XML-Dateien Flexibilität Flexibler Einsatz und Erweiterung durch Anbindung von Webservices Sicherheit Zuverlässiger Dokumenten- und Datenaustausch über die API Integriert Flexible und unabhängige Anbindung von Drittsystemen E-Commerce Verbinden Sie Scopevisio mit Ihren Online-Shops und verwalten Sie Ihre Bestellungen. Erweitern Sie mit REST API Ihre Branchenlösung Mit der Open Semantic API bieten wir einen einheitlichen Standard zur Integration in bestehende Systeme und ermöglichen so die einfache Interaktion mit anderen Anwendungen. Es werden nicht nur Daten hin und her geschrieben, sondern auch logische Prozesse mit gesteuert, Konsistenzen geprüft und Daten z.B. in Buchungssätze übersetzt oder andere logische Befehle durchgeführt. Unsere Kunden genießen hierdurch einen erheblichen technologischen Vorsprung im Hinblick auf Geschwindigkeit, Wirtschaftlichkeit, Innovationszyklen und Integration. Mehr erfahren Volle Integration statt Insellösungen Über die Programmierschnittstelle lassen sich sämtliche Anwendungen und Webservices anbinden. So lassen sich Power BI und sämtliche Produkte der Office 356 Plattform via REST API einfach integrieren. Datenquellen-Anbindung erleichtert die Auswertung Erstellen Sie selbstdefinierte Reports und lassen Sie Ihre Daten per Mausklick direkt aktualisieren. Sobald die Verknüpfung zwischen Scopevisio und Ihrem Controlling-Tool einmal eingerichtet ist, wird Ihr Bericht automatisch in Echtzeit mit Daten aus Scopevisio befüllt. Effizient Daten nach Scopevisio importieren Übertragen Sie Ihre Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenblätter („Belege“) einfach online über die DATEV-Schnittstelle. Dabei können Belege zusammengefasst werden. Eine Belegübermittlung kann auch wieder rückgängig gemacht werden. Spielend leicht verschiedene Daten exportieren In Scopevisio lassen sich alle Berichte und Übersichten auch als Excel, Word und PDF exportieren. In Scopevisio ist auch der Finanzamt-GoBD-Export (IDEA/GDPdU-Archiv) und für Steuerberater der DATEV-Export (Buchungen & Saldenexport) möglich. Optimieren Sie Ihr Kontaktmanagement Scopevisio bietet eine Schnittstelle zum Abruf von Auskünften der Creditreform. Nutzen Sie die Adressvervollständigung durch die Creditreform-Adressdatenbank Verbinden Sie Scopevisio mit Ihren Online-Shops Bestellungen über Ihren Online-Shop können in Scopevisio importiert, in Rechnungen und Lieferscheine umgewandelt und verbucht werden. Bestellungen können in einer CSV oder XML Datei zusammengefasst und an den Logistiker weitergegeben werden. Ihre Vorteile im Überblick Offene Schnittstelle für einfachen Datenaustausch Datenimport- und Export erleichtert die Migration Crefo, DATEV, STOTAX, Eurodata IDEA (GDPdU-Import) etc. Anbindung externer Datenquellen mittels Webservice Integration von Outlook und Online Shops Import und -export (z. B. Produkte, Kontakte etc.) Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? 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Informativ Immer stets informiert sein und auf dem Laufenden bleiben Individuell Konfigurieren Sie Ihr persönliches Nachrichtenprofil Anpassbar Wählen Sie die Häufigkeit die Art der Benachrichtigung aus Mobilität Behalten Sie auch unterwegs immer den Überblick Objektbezogen Erhalten Sie Nachrichten über einzelne Kontakte, Projekte oder Aufgaben Automatisiert Einmal eingestellt, kommen Ihre Nachrichten automatisch Effektives Arbeiten dank Digitalisierung Mit modernen Prozessen, einer vollständig papierlosen Zusammenarbeit sowie schlanken und einfachen Strukturen, können Steuererklärungen, die Lohn- und Finanzbuchhaltung oder Jahresabschlüsse vollständig digital umgesetzt werden. Digitale Belegübermittlung auf Knopfdruck Übertragen Sie Ihre Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenblätter („Belege“) einfach online über die DATEV-Schnittstelle. Dabei können Belege zusammengefasst werden. Eine Belegübermittlung kann auch wieder rückgängig gemacht werden. Mit wenigen Klick belege exportieren Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks direkt als Excel, CSV, PDF oder Word exportieren sowie in die Zwischenablage ziehen. Zusätzlich können Dokumente und Belege per E-Mail versendet und in Teamwork abgelegt werden. Ihre Vorteile im Überblick Individuelle oder Standard Nachrichtenprofile Durch viele Einstellungen personalisierbar Mit wenigen Klicks erstellt Keine Informationen mehr verpassen Objektbezogene Nachrichten erhalten Automatisierter Prozess Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Mandanten Die digitale Schnittstelle zwischen Unternehmen, Dienstleistern und Steuerberater Tschüss Analog – Hallo Digital. Die Scopevisio Software vereinfacht die Zusammenarbeit durch digitale Dokumentenablage und sicheren Belegtransfer. Von der Finanzbuchhaltung bis zum Jahresabschluss erledigen Sie alles in einem System. Vernetzt Erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Holding und Gesellschaften Digital Alle Ihre Dokumente und Belege einfach mit wenigen Klicks übertragen Sicher Geschützte Daten mit ortsunabhängigem Zugriff sicher in der Cloud gespeichert Effektives Arbeiten dank Digitalisierung Mit modernen Prozessen, einer vollständig papierlosen Zusammenarbeit sowie schlanken und einfachen Strukturen, können Steuererklärungen, die Lohn- und Finanzbuchhaltung oder Jahresabschlüsse vollständig digital umgesetzt werden. Digitale Belegübermittlung auf Knopfdruck Übertragen Sie Ihre Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenblätter („Belege“) einfach online über die DATEV-Schnittstelle. Dabei können Belege zusammengefasst werden. Eine Belegübermittlung kann auch wieder rückgängig gemacht werden. Einfacher Belegexport mit wenigen Klicks Dokumente lassen sich mit wenigen Klicks direkt als Excel, CSV, PDF oder Word exportieren sowie in die Zwischenablage ziehen. Zusätzlich können Dokumente und Belege per E-Mail versendet und in Teamwork abgelegt werden. Das Mandantenportal erleichtert Ihnen die Arbeit Greifen Sie mit einmaliger Anmeldung auf alle Mandanten-Instanzen zu, um Belege abzuholen, Stammdaten zu pflegen oder Informationen auszutauschen. Der Statusabruf zeigt an, ob Belege fällig oder bereits bearbeitet sind. Geben Sie zusätzliche Informationen wie z. B. Kostenstellen und Buchungsschlüssel mit. Zugriff per Berechtigungen einfach steuern Regeln Sie als Steuerberater, welcher Mitarbeiter aus der Kanzlei welche Zugriffsberechtigungen für Gesellschaften von Mandanten erhält. Alle Informationen in einem System vereint Im Mandantenportal haben Sie sämtliche Informationen aller Gesellschaften im Blick. Optimieren Sie Ihr Konzernmanagement durch digitalen Belegtransfer und automatisierte Prozesse sowie flexibel anpassbare Konzernstrukturen. Ihre Vorteile im Überblick papierlose und nachhaltige Arbeitsweisen digitale Dokumentenablage und Belegtransfer Zugriffsrechte individuell festlegen digital aufeinander abgestimmter Arbeitsabläufe Sicherer Datenaustausch Vernetztes Arbeiten auch gesellschaftsübergreifend Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kontakte Professionelles Kontaktmanagement als integraler Bestandteil Mit der umfangreichen Kontaktverwaltung können Sie Geschäftskontakte einfach und sicher verwalten. Verknüpfen Sie Kontakte mit Dokumenten, E-Mails und Kommentaren. So haben Sie alle relevanten Kundeninformationen immer griffbereit. Individuell Freie Gestaltung der Kontaktfelder inkl. benutzerdefinierter Felder Effektiv Integrierte Dublettenprüfung mit intelligenter Zusammenführung Integriert Adressvervollständigung durch Creditreform-Adressdatenbank Schnittstelle Anbindung an Ihre hauseigene Telefonanlage (TAPI) Rollenbasiert Mehrere Kontaktrollen wie Kunde, Lieferant, Partner und Mitarbeiter Mobilität Jederzeit vollen Zugriff auf die Kontaktverwaltung – online und offline Dank Kontaktimport per Mausklick migrieren Bereits vorhandene Adressbestände können mit wenigen Klicks als CSV, LDIF oder VCF importiert werden. Sofern Outlook verwendet wird, können Adressbestände auch direkt aus Outlook übernommen werden. Kontakte spielend einfach verknüpfen Kontakte können untereinander verknüpft werden, so z.B. Mitarbeiter (Personen) mit ihrem Arbeitgeber (Gesellschaft) oder Muttergesellschaften mit ihren Tochtergesellschaften. Außerdem können Bezüge zwischen Kontakten und mit ihnen verbundenen Elementen hergestellt werden. Alle Kontaktinformationen sind nachvollziehbar Alle Änderungen an Kontaktdaten sind transparent und für jeden nachvollziehbar dokumentiert. Sie können nach Ihren Vorgaben filtern, um jederzeit den Überblick zu behalten. Lesen Sie Ihre Kunden durch integrierte Kontaktverwaltung Informationen aus allen Geschäftsbereichen fließen in die Kontaktinformationen mit ein. So haben Sie die Kundenhistorie, genauso wie alle relevanten Informationen zu Geschäftspartnern, Lieferanten oder Mitarbeiter in einem System vereint. Spezifische Verwaltung der Kontakte je nach Wunsch Sie haben keine Kunden, sondern Mandanten oder Klienten? Kein Problem! Vergeben Sie benutzerdefinierte Bezeichnungen. Zusätzlich können bis zu 20 benutzerdefinierte Felder erstellt werden, die in den Kontaktdetails angezeigt werden. Ihre Vorteile im Überblick Alle Informationen in einem System Einfacher Import und Export von Kontaktdaten Auch unterwegs vollen Zugriff auf Kontaktinformationen Umfangreiche Vorgangsübersicht Individuell an Ihr Unternehmen anpassbar Einfache Suche dank Verschlagwortung Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kalender Optimieren Sie Ihr Terminmanagement Digitalisiert, integriert und in der Cloud gespeichert – professionelle Terminplanung. Erstellen und verwalten Sie Ihre Einträge und verknüpfen Sie diese mit anderen Geschäftsbereichen wie der Projektplanung oder der Zeitabrechnung. Digitalisiert Termine per Mausklick bearbeiten, verschieben oder löschen Berechtigungen Kalender einzelnen Personen oder ganzen Teams freigeben Integriert Reisekostenerfassung direkt aus dem Kalender heraus Mobil Vollen Zugriff auch von unterwegs – in der App oder als iCal-Freigabelink Prozessorientiert Vom Kalendereintrag bis zur Abrechnung – alles in einem System Cloudbasiert Termine auf dem Rechner, dem Tablet und dem Smartphone automatisch synchronisiert Professionelles Terminmanagement Im digitalen Kalender können Sie Termine einfach bearbeiten, verschieben oder löschen, ohne dass etwas auf dem Papier verschmiert oder unlesbar wird. Keine Termine gehen mehr verloren. Dank der Cloud haben Sie Ihren Kalender immer dabei und synchronisiert auf dem Rechner, dem Tablet oder dem Smartphone. Produktivität steigern durch integrierte Prozesse Aus einem Kalendereintrag erstellen Sie per Mausklick die Reisekostenerfassung oder die Projektabrechnung. Als Basis der Zeitabrechnung können hier nicht nur Zeiteinträge, sondern auch direkt Zeiten erfasst und digital weiterverarbeitet werden Eigene Kalender einfach in Outlook einbinden Sie können sich auch den Scopevisio Kalender in Outlook anzeigen lassen. Als Internetkalender ist dieser mit dem Scopevisio Kalender synchronisiert und immer aktuell. Auf dem Smartphone können Sie den Scopevisio Kalender als Ical-Freigabelink in Outlook oder andere Kalenderapps integrieren. Kalender aus verschiedenen Objekten heraus öffnen Öffnen Sie Kalender direkt aus Kontakten, Projekten oder Aufgaben heraus. Kalender, die einen Bezug zu dem ausgewählten Objekt haben, können Sie so mit nur wenigen Mausklicks öffnen. Steuern Sie den Zugriff individuell Sie entscheiden, wer Termine in Ihrem Kalender sehen darf und wer nicht. Geben Sie den Kalender für andere Personen oder ganze Teams frei. Private Termine und Abwesenheiten können Sie so erfassen, dass diese nur für Sie sichtbar sind. Ihre Vorteile im Überblick Aufgaben, Projekte und Kontakte mit dem Kalender verknüpfen Reisekostenerfassung direkt aus dem Kalendereintrag heraus Termine und Informationen miteinander teilen Integrierte Projektplanung und Zeitabrechnung Alle Informationen in einem System Auch unterwegs immer den Kalender dabei Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? 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Effektiv Integriertes Management für den E-Mail-Empfang und -Versand in Scopevisio Automatisiert E-Mail-Korrespondenz automatisch zu Kontakten, Projekten und Aufgaben zuordnen Individuell Erstellen Sie eigene Vorlagen mit Platzhaltern ganz nach Ihren Wünschen Datenaustausch E-Mails und/oder Anhänge per Mausklick importieren und weiterverarbeiten Archivierung Rechtssichere E-Mail Archivierung an den dazugehörigen Geschäftsvorfällen Connector Office Connector als hilfreiche Erweiterung zur nahtlosen Integration für Scopevisio Der gesamte E-Mail-Verkehr in einem System Versenden Sie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften direkt aus Scopevisio heraus. Auch Informationen aus eingehenden E-Mails werden in Scopevisio automatisch gespeichert. Erstellen Sie eigene individuelle Vorlagen Erstellen Sie Ihr eigenes HTML-Layout für Teamwork-E-Mails oder verwenden Sie eines unserer voreingestellten Layouts. Passen Sie voreingestellte Layouts durch Platzhalter an Ihre Vorgaben an. Mit wenigen Klicks verbessern Sie Ihre Produktivität Mit nur einem Klick können Sie aus einer E-Mail aus Outlook eine Aufgabe in Scopevisio erstellen. Verringern Sie Ihren Arbeitsaufwand und nutzen Sie die vielen Möglichkeiten, mit Scopevisio effizient zu arbeiten. Hilfreiche Office Erweiterung für Scopevisio Mit dem MS Office Connector von unserem Entwicklungspartner Agindo können Sie u. a. aus E-Mails per Knopfdruck Aufgaben erstellen, den Newsletter-Versand steuern, E-Mails selektieren und selektierten Objekten zuordnen. Einfache Migration mit Import und Export E-Mails und/oder Anhänge können mit nur wenigen Klicks ganz einfach importiert und exportiert werden. Sie müssen keine aufwändigen Umwege mehr gehen, um Ihre E-Mail Korrespondenz zu speichern. Ihre Vorteile im Überblick Der MS Office Connector als Add-on für Scopevisio E-Mails an Kontakten hinterlegen Aufgaben aus E-Mails heraus erstellen Rechtssichere Archivierung Automatisierte Zuordnung der E-Mails Jederzeit mobiler Zugriff auf alle E-Mails Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Aufgaben schnell und einfach organisieren Behalten Sie alle Aufgaben im Blick! Verknüpfen Sie Aufgaben mit Projekten, weisen Sie Verantwortliche zu. Fügen Sie alle Informationen und Dokumente zentral einem Ort zusammen. Aufgabenverwaltung in einer neuen Dimension, auch von unterwegs. Mobilität Greifen Sie auch von unterwegs auf Ihre Aufgaben und die zugehörigen Informationen zu Übersichtlich Behalten Sie den Überblick mit dem Aufgabenmanagement von Scopevisio Effizient Sparen Sie Erfassungsaufwand, indem Sie Aufgaben einfach duplizieren Individuell Speichern Sie sich Ihre persönlichen Aufgaben als Arbeitsliste Integriert Alle wichtigen Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert Organisiert Verpassen Sie keine Fristen mehr durch wiederkehrende Aufgaben Effizientes Arbeiten durch integriertes System Verknüpfen Sie Aufgaben mit Dokumenten, Emails, Kontakten oder Projekten und ersparen Sie sich langes Suchen nach Informationen. In Scopevisio speichern Sie alles an einem Ort. Aufgaben im Team erledigen In Scopevisio können Sie den Aufgaben Verantwortliche zuweisen oder ganze Teams hinzufügen. Geben Sie Aufgaben an den nächsten Bearbeiter weiter oder delegieren Sie Aufgaben an Mitarbeiter. Unterteilen Sie Aufgaben in einzelne Tätigkeiten und organisieren Sie so die Teamarbeit. Machen Sie Informationen sichtbar Erfassen Sie Kommentare und fügen z. B. Telefonnotizen direkt der Aufgabe hinzu. So gehen keine Informationen verloren und Hinweise bleiben für jeden transparent. Mithilfe der Kommentarfunktionen können auch Rückfragen gestellt und die dazugehörige Antwort direkt in der Aufgabe festgehalten werden. Ihre Vorteile im Überblick Alle Aufgaben übersichtlich in einer Liste Geben Sie Aufgaben an andere Personen weiter Verknüpfen Sie Aufgaben mit Projekten, Kontakten, Emails und Dokumenten Erstellen Sie Aufgaben direkt aus Emails heraus Fügen Sie konkrete Tätigkeiten den Aufgaben hinzu Fälligkeiten im Blick behalten mit wiederkehrenden Aufgaben Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Informativ Alle Aktivitäten sind transparent und nachvollziehbar Individuell Personalisieren Sie Ihre Ansichten durch viele Filter und Einstellungen Integriert Öffnen Sie mit nur einem Klick aus dem Aktivitätenjournal das Objekt Mobilität Behalten Sie auch unterwegs immer den Überblick über Ihre Aktivitäten Zugriffsbeschränkung Steuern Sie den Zugriff auf das Aktivitätenjournal durch individuelle Rechtevergabe Vernetzt Mit der Kommentarfunktion hinterlegen Sie zusätzliche Informationen Aktivitäten einfach verfolgen im Journal Das Aktivitätenjournal zeigt neu erstellte oder geänderte Ereignisse in Scopevisio an. Mit dem kontextbezogenen Aktivitätenjournal können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen, was sich z. B. bei einem Projekt im letzten Monat getan hat. Alle Aktivitäten sind transparent und jederzeit nachvollziehbar. Das personalisierte Aktivitätenjournal Der Scoper ist eine gefilterte Ansicht des Aktivitätenjournals. Je nach Zuständigkeit können Sie für Ihre diversen Anforderungen maßgeschneiderte Ansichten speichern und jederzeit aktuell aufrufen. Auf diese Weise erhalten Sie genau die Informationen, die Sie benötigen, und werden nicht von der Informationsfülle überwältigt. Sie entscheiden, worüber Sie informiert werden Mit der Kommentarfunktion können Sie Notizen, Ergebnisse oder andere Informationen objektbezogen dokumentieren. Weisen Sie Kommentare den entsprechenden Kontakten, Aufgaben oder Projekte zu. In den Kommentarlisten können Sie sämtliche Kommentare verwalten. Ihre Vorteile im Überblick Alle Aktivitäten sind nachvollziehbar dokumentiert Mit Kommentaren Informationen transparent machen Personalisierte Ansicht durch Filtereinstellungen Informieren Sie sich mit dem kontextbezogenen Aktivitätenjournal Keine Informationen mehr verpassen Sie entscheiden, worüber Sie informiert werden Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? 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Unterstützung der gängigen Abschreibungsarten Es werden die allgemein verwendbare AfA-Tabelle gemäß BMF sowie branchenspezifische AfA-Tabellen zur Verfügung gestellt. Die gängigen Abschreibungsarten linear, degressiv, GWG und Sammelposten werden unterstützt. Zusätzlich können beliebig viele individuelle Abschreibungsarten vom Benutzer definiert und verwendet werden. Detaillierte und übersichtliche Anlagenverwaltung Jedes Anlagegut wird durch eine Anlagenkarte dargestellt. Die Anlagenkarte enthält neben den üblichen Angaben über Anschaffungs- und Herstellungskosten, Abschreibungsart, Laufzeit usw. auch die kostenrechnerischen Zuordnungen des Anlageguts. Die Wertentwicklung des Anlageguts wird tabellarisch dargestellt. Abschreibungen in ausgewählten Zeiträumen ermitteln Die Anlagebewegungen (Abschreibungen, Abgänge etc.) werden als Buchungsläufe in die Finanzbuchhaltung übergeben. Differenzen aus Vormonaten (durch nachträgliche Aktivierung) werden angezeigt und werden stornofrei im aktuellen Monat berücksichtigt. In der Detailansicht wird detailliert die Zusammensetzung der automatisch ermittelten Buchungen und die im gewählten Zeitraum bereits erfolgten gebuchten Abschreibungen dargestellt. Unkompliziert Anlagen importieren und exportieren Importieren Sie Ihre Daten (z. B. bei Systemstart, Migration) einfach per CSV-Datei in Scopevisio. In der Detailansicht können einzelne Anlagegüter nachbearbeitet oder entfernt werden. Exportieren Sie die Anlagen als GDPdU-Export, CSV-Datei oder XLS-Datei. Berichte & Auswertungen in übersichtlichen Listen Zu Berichts- und Auswertungszwecken stellt Scopevisio sortierbare Inventarlisten, Anlagenzugangslisten und -abgangslisten zur Verfügung. Der Anlagespiegel (Anlagegitter) bildet HGB-konform innerhalb des eingestellten Zeitraums die Wertentwicklung der einzelnen Positionen des Anlagevermögens ab. Korrekturbuchungen & Storno übersichtlich und gesammelt abwickeln Bei Änderungen bereits erfasster Anlagegüter oder nachträglich hinzugefügten Anlagegütern werden automatisch Korrekturbuchungen vorgenommen. Alle Abschreibungsbuchungen eines gewählten Zeitraums können gesammelt storniert werden. Ihre Vorteile im Überblick Alles in einem System integriert Einfacher Import und Export der Daten Automatisierte Buchungsprozesse Individuell anpassbare Abschreibungsarten AfA-Tabellen für mehrere Branchen Informativ durch umfangreiche Berichte und Auswertungen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Automatisiert Schnelle und fehlerfreie Abwicklung des Zahlungsverkehrs Terminoptimiert Einhaltung der Skonto- und Fälligkeitsfristen Detailliert Zahlungsavis zur detaillierten Aufsplittung des Zahlungsbetrages Automatisierter Zahlungsverkehr Erstellen Sie Zahlungsvorschläge nach individuellen Kriterien und stellen Sie so die Einhaltung der Skonto- und Fälligkeitsfristen sicher. Steuern Sie den Liquiditätsabfluss durch Priorisierung Ihrer Hausbanken unter Berücksichtigung von Saldo und Kreditrahmen. Verbessern Sie Ihre Buchhaltungsprozesse durch direktes Ausziffern aller offenen Posten inklusive Teilzahlungen und Skontoabzügen. Zahlungsavise einfach erstellt Erzeugen Sie Zahlungsavise und informieren ihr Gegenüber über die genaue Zuordnung der Summen.Avise können im benutzerdefinierten Layout erstellt und direkt aus Scopevisio heraus als PDF-Datei im Anhang per E-Mail versendet werden. Transparente und sichere Zahlungsabwicklung Mit detaillierten Buchungsprotokollen garantieren Sie die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchungsaktivitäten und sorgen somit für mehr Sicherheit. Sämtliche relevante Daten werden transparent dargestellt, so dass die Zahlungsabwicklung jederzeit überprüft werden kann. Überweisungen und Einzüge effizient ausführen Speichern Sie den in Scopevisio erstellen Zahllauf als XML-Datei. Einfacher Import in das Online-Banking Ihrer Hausbank oder über Ihre Banking-Software. Überweisungen und Einzüge können Sie so mit wenigen Klicks als Sammler ausführen. So profitieren Sie nicht nur von der Zeitersparnis, sondern vermeiden auch Fehler. Ihre Vorteile im Überblick Zahlungsvorschläge für Überweisungen und Einzüge Automatisierter Zahlungsverkehr mit terminoptimierten Zahlläufen Zahlungsavise erstellen und direkt per Mail versenden Effizientere Buchhaltungsprozesse durch Digitalisierung & Automatisierung Überweisungen auch für Debitoren möglich Detaillierte Buchungsprotokolle für mehr Transparenz & Sicherheit Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? 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Flexibel Einfache Abbildung der umsatzsteuerlichen Organschaft Vernetzt ELSTER-Übermittlung mit kostenfreiem Software-Zertifikat Länderübergreifend Deutsche und österreichische Voranmeldung möglich Umsatzsteuer-Voranmeldung online übermitteln Mit Scopevisio ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit wenigen Klicks, dank des übersichtlichen und leicht verständlichen Formular, schnell erledigt. Über die integrierte ELSTER-Schnittstelle wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus Scopevisio heraus an das Finanzamt übermittelt. Zusammenfassende Meldung schnell erstellt Scopevisio erstellt für Sie die Zusammenfassende Meldung (ZM), berechnet automatisch die Werte und weist Kontonummer und Geschäftsart zu. Optional kann die Zuordnung von Buchungen zum Umsatzsteuerformular auch über Steuerschlüssel statt über Konten erfolgen Mit einem Klick können Sie die Meldung online direkt an das Finanzamt übermitteln oder exportieren Sie die Meldung als CSV-Datei. Qualitätssicherung durch Umsatzsteuerverprobung Scopevisio bietet eine klassische Umsatzsteuerverprobung mit einer übersichtlichen gebucht vs. errechnet Übersicht mit. Die flexiblen Zeitfilter erlauben ein einfaches iteratives Herangehen – auch bei großem Buchungsvolumen. Durch die Nutzung flexibler Steuerschlüssel sind Auffälligkeiten schnell erklärt und Korrekturen sind fix erledigt. Dauerfristverlängerung mit zwei Mausklicks beantragen Verschieben Sie den Abgabetermin Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne großen Aufwand. Der Betrag zur Vorauszahlung wird von Scopevisio automatisch berechnet. Anschließend können Sie auch dieses Formular einfach online an das Finanzamt übermitteln. Ganz einfach zur umsatzsteuerlichen Organschaft Wechsel Sie bei Veranlassung durch das Finanzamt jederzeit zur Organschaft. Erstellen Sie komfortabel pro Gesellschaft eine eigene Umsatzsteuer-Voranmeldung und geben diese an den Organträger weiter. Sobald diesem die Voranmeldungen aller Organgesellschaften vorliegen, reicht er sie, konsolidiert mit seiner eigenen, beim Finanzamt per Mausklick ein. Ihre Vorteile im Überblick Mehr Sicherheit mit detaillierten Protokollen Integrierte ELSTER-Schnittstelle Direkt einsetzbare Verprobung Berücksichtigung von Nachbuchungen Vollständig digitalisierte Prozesse Voranmeldung für Deutschland & Österreich möglich Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Rechnungseingangsbuch Effizienter Rechnungsworkflow mit künstlicher Intelligenz Papierbasierte Rechnungsbearbeitung war gestern! Mit Hilfe von KI, Rechnungsprozesse digitalisieren und automatisieren, Durchlaufzeiten von Rechnungen beschleunigen und Skontofristen besser ausnutzen. Schnell Bis zu 90 Prozent schneller als beim gewöhnlichen papierbasierten Vorgang Effizient Mit regelbasierte Workflows strukturiert vorgehen und Fehler vermeiden Transparent Vollständiger Überblick über Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte E-Rechnungen verarbeiten Mit Scopevisio können Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung empfangen und verarbeiten. Aus den XML-Dateien werden alle Daten automatisiert extrahiert. Das reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit. Im Falle der XRechnung generiert Scopevisio ein PDF aus der XML-Datei und haben damit ein visuelles Format für die Prüfung und Freigabe vorliegen. Die empfangenen E-Rechnungen gehen in Ihre vordefinierten digitalen Prüf- und Freigabeworkflows ein. Individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse In Scopevisio können Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen individuell gestaltet werden. Anwender definieren verschiedene Freigabeprozesse, etwa nach Abteilungen. Das System unterstützt mehrstufige Freigabeprozesse wie das 4-Augen-Prinzip oder Stellvertreter-Regelungen. Mit wenigen Klicks lassen sich diese Prozesse im neuen Rechnungsbuch konfigurieren und Bearbeiter erhalten automatische Benachrichtigungen. Jeder Anwender sieht nur die Rechnungen und Aufgaben, für die er verantwortlich ist, was die Effizienz steigert und die Datensicherheit gewährleistet. Upload per E-Mail, Drag-and-Drop, Scanner, App Alle Rechnungen können von jeder beliebigen Quelle erfasst und automatisiert weiterverarbeitet werden. Dies gilt für jede Papierrechnung und Digitalrechnung. Revisionssichere Archivierung aller Belege Revisionssichere Archivierung, integrierte Bearbeitungshistorie, ordnungsgemäße Buchhaltung: Mit Scopevisio sind Sie in Sachen GoBD auf der sicheren Seite Dokumentation aller Bearbeitungsschritte Für alle Beteiligten bleibt jederzeit transparent, wo sich welche Rechnung befindet und wer welche Rechnung bearbeitet Unterstützung GoBD-konformer Prozesse Jeder Bearbeitungsschritt wird automatisch protokolliert. Alle Schritte sind transparent nachvollziehbar. Ganz im Sinne der GoBD Automatisches Vorkontieren mittels KI KI-basierten Methoden bilden die Basis, um relevante Daten aus Rechnungsbelegen zu extrahieren. Scopevisio erkennt Lieferanten, Rechnungsnummern, Positionen und vieles mehr Ihre Vorteile im Überblick E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) verarbeiten Transport- und Liegezeiten reduzieren Eingangsrechnungen gehen nicht mehr verloren Durchlaufzeiten werden verkürzt Skontofristen besser nutzen Verwaltungskosten senken Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Kassen Zeitsparende Buchhaltung mit Kassenführung in der Cloud Mit der intuitiv bedienbaren Kassenbuchführung von Scopevisio erledigt sich Ihre Buchhaltung fast von allein. Alle Kassenbewegungen sind schnell erfasst und Sie erhalten mit wenigen Klicks ein vollständiges, rechtskonformes Kassenbuch. Geschäftsvorfalls können gleich miterfasst werden und Belege fügen Sie direkt aus dem integrierten DMS hinzu. Sicherheit Rechtssicheres & GoBD-konformes Arbeiten mit der Kasse Intelligent Automatischer Abgleich und Zuordnung der Belege bei der Datenerfassung Integriert Kassenbücher mit Sachkonten verknüpfen und vorkontierte Buchungsvorschläge erzeugen Richten Sie verschiedene Kassenbücher ein In Scopevisio können Sie mehrere Kassenbücher führen. Legen Sie für jedes Kassenbuch individuelle Einstellungen (Barkasse, Kreditkarte) fest. Verschiedene Benutzerprofile ermöglichen eine genaue Unterscheidung in Zugriffsrechten pro Kassenbuch. Kassenbewegungen effektiv erfassen Erfassen Sie schnell und einfach Ihre Einnahmen und Ausgaben. Über selbst erweiterbare Geschäftsvorfälle aus, erfassen Sie im Hintergrund Konten und Steuerschlüssel – auch ohne Buchhalter zu sein. Quittung mit Hilfe von Vorlagen erstellen Hinterlegen Sie Ihr Logo einmalig auf einer anpassbaren Quittungsvorlage. Dann können Sie für zuvor erfasste Einnahmen mit einem Klick eine Quittung im PDF-Format erstellen und ausgeben. Die Quittung wird automatisch an der zugehörigen Kassenbewegung gespeichert. Mit dem Kassensturz den Bestand abgleichen Der integrierte Kassensturz ermöglicht den Abgleich zwischen dem Kassenbuchsaldo in Scopevisio und dem gezählten physischen Bestand in der Kasse. Auf Wunsch können Sie den Kassensturz automatisch starten, dies schafft Sicherheit für den Kassenführer. Kassenbelege und Bewegungen einfach zuordnen Die Kassenbewegungen können mit den buchungsbegründenden Belegen direkt verknüpft werden. Die einzelnen Zeilen zu Einnahmen und Ausgabenlassen sich direkt bei Erfassung oder später mit Rechnungen, Quittungen oder sonstigen Belegen per Dateiupload oder aus Teamwork verbinden. Ihre Vorteile im Überblick Rechtssicher & GoBD-konform Integriertes Dokumentenmanagementsystem Keine Doppelerfassung durch Buchhaltung An Ihre Vorgaben anpassbar Kassenbewegungen schnell und einfach erfasst Effektive und optimierte Buchhaltungsprozesse Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Forderungen Managen Sie Forderungen & Verbindlichkeiten optimal Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit Scopevisio. Vom umfangreichen OP-Management mit moderner Auszifferungsfunktion über die Fälligkeitsdarstellung bis zum integrierte Mahnwesen, erhalten Sie alles vernetzt in einem System. Effizient Aufhebung der Auszifferung ohne Storno Übersichtlich Offene Posten Liste zum Stichtag verfügbar Unterstützend Zeitlich befristeter Mahnstopp, der sich automatisch aufhebt Offene Posten effizient verwalten In der OP-Liste wird der Gesamtbetrag einer Rechnung sowie der noch offene Restbetrag dargestellt. Zugeordnete Zahlungen werden übersichtlich angezeigt. Mit einem Klick sehen Sie die offenen Posten zu einem Stichtag. Das Einblenden bereits ausgezifferter Posten mit einem Klick zeigt das gesamte Personenkonto. Offene Posten schnell und einfach ausziffern Offene Posten können, falls nicht bei der Zahlungsbuchung geschehen, auch in der OP-Liste ausgeziffert werden. Das Zurücksetzen geschieht ohne Stornobuchung. Sparen Sie Arbeit, indem Auszifferungen per Assistent automatisch vorgenommen werden. Skonti können per Button vorsteueranteilig direkt ausgebucht werden. Integriertes Mahnwesen mit flexibler Abstufung Generieren Sie Mahnschreiben im eigenen Corporate Design, definieren Sie beliebig viele Mahnstufen sowie den Mahnrhythmus und erstellen Sie individuelle Mahntexte (auch in Fremdsprachen). Die PDF-Mahnungen können direkt aus der Anwendung heraus als E-Mail-Anhang versendet oder gedruckt werden. Informative Übersicht über Debitoren & Kreditoren Die Übersicht der Debitoren und Kreditoren bietet Ihnen schnellen Zugriff auf Daten wie OP-Anzahl und OP-Saldo, grundlegende Kommunikationsdaten und Zahlsperre, Mahnsperre und Kontosperre. Mit einem Klick öffnen Sie das integrierte Kontaktmanagement in der Rolle Debitor oder Kreditor mit weiteren Stammdaten wie Bankverbindung, Zahlungsart und -kondition. Behalten Sie alle Fälligkeiten im Blick Alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten auf Personenkonten werden Ihnen in einer zeitlich nach Fälligkeit skalierbaren Liste angezeigt. So verlieren Sie nie den Überblick. Ihre Vorteile im Überblick Individuell anpassbar Stichtagsbezogene OP-Liste Automatisierte Auszifferung Befristeter Mahnstopp mit automatischer Aufhebung Aufhebung der Auszifferung ohne Storno Integriertes Kontaktmanagement Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Automatisiert Kontoauszüge mit den Kontoauszugsregeln automatisiert verarbeiten Integriert Banking Bewegungen einfach importieren oder online abfragen Vernetzt Nutzen Sie finAPI für einfaches Online-Banking gemäß PSD2 Modernes Online-Banking gemäß PSD2 Mit finAPI binden wir Ihre Geschäftskonten mit Banking-API an die Scopevisio-Software an. Über unserer PSD2 konforme Online-Banking Schnittstelle binden wir Ihre Zahlungskonten einfach und sicher in unsere Cloud-Lösung ein. Über die Schnittstelle können Kontoinformationen für Buchungen ausgelesen, Zahlungen ausgelöst werden und vieles mehr. Damit werden bestehende Prozesse in der Verbuchung von Banktransaktionen noch einfacher. Zahlungen in sekundenschnelle Loggen Sie sich mit den Daten Ihres Online-Banking Zugangs ein ohne zusätzliche Registrierung und Integrieren Sie Zahlungsauslösedienste der hinterlegten Bank für eine Direktüberweisung aus der Scopevisio. So einfach geht das. Einfache Verarbeitung mit den Kontoauszugsregeln Automatisieren Sie den Kontoimport mithilfe von Kontoauszugsregeln. Nutzen Sie entweder die vordefinierten Regeln, passen Sie sich diese Regeln individuell an oder erstellen Sie eigene Regeln. Die Kontoauszüge werden nach den vorgegebenen Bedingungen durchsucht und entsprechende Aktionen angewendet. Paypal-Kontoauszug einfach importieren Paypal Kontobewegungen können direkt importiert werden. Anhand der E-Mail-Adresse werden Kunden und Lieferanten erkannt und Buchungsvorschläge generiert. Buchung von Umsatzes direkt aus dem Kontoauszug Buchen Sie Kontobewegungen direkt aus den Kontoauszügen oder den abgefragten Bankbewegungen. Bereits zugeordnete Buchungen können mit einem Klick gebucht werden. Nicht-zugeordnete Buchungen können direkt bearbeitet werden. Bankbewegungen standardisiert importieren Bankbewegungen können auch im MT940-Format importiert werden. In diesem Format können auch Kreditkartenumsätze importiert werden. Die elektronischen Kontoauszüge sparen nicht nur Zeit, sondern schonen auch die Umwelt! Ihre Vorteile im Überblick Regeln für automatisches Ausziffern Berechtigungskonzept Automatisierte Skontobuchung Bankumsätze online abfragen Einfacher Kontoauszugsimport und -export als CSV Datei, mt940, CAMT Auch unterwegs verfügbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Controlling Controlling Effiziente Geschäftssteuerung mit integriertem Controlling Mit Scopevisio steuern Sie Ihr Unternehmen auf Basis aktueller Zahlen – aus einer einzigen, konsistenten Quelle. Für Ihr Controlling erstellen Sie Auswertungen auf Knopfdruck und automatisieren die Berichterstattung. Durch die Integration mit Power BI visualisieren Sie Ihre Controlling-Daten in interaktiven Dashboards und analysieren Umsatz, Kosten und Liquidität schnell und übersichtlich. Berichtswesen Berichte für Ihr Controlling auf Knopfdruck erstellen Scopevisio liefert Ihnen per Drag and Drop bestückbare Arbeitsberichte, rechnende Standardberichte sowie grafisch aufbereitete Managementberichte auf Knopfdruck. Über die „Drill-Down“-Funktion klicken Sie in allen Auswertungen bis auf die Ebene der Buchung hinab, um Details, wie etwa das Belegbild, nachzuvollziehen. Umfassende Standardberichte wie BWA, Bilanz und GuV auf Knopfdruck für alle ausgelieferten Sachkontenrahmen Flexible Berichtserstellung: individuell anpassbare Managementberichte zu Umsatz-, Kosten-, Liquiditäts- und Eigenkapitalentwicklung sowie automatisch aktualisierbare Berichtsmappe Finanz-Dashboard mit Überblick über Angebote, Aufträge, offene Posten sowie Top-Kunden und -Lieferanten Kostendimensionen Kostendimensionen für ein detailliertes Projekt-Controlling Wann und wo sind welche Kosten und Erlöse entstanden? Legen Sie eigene Kostendimensionen für Projekte oder Kundengruppen an, um Einnahmen und Ausgaben detailliert zu analysieren. Mithilfe von Kostendimensionen können Sie zum Beispiel den Deckungsbeitrag einzelner Projekte ermitteln oder die Wirtschaftlichkeit einzelner Unternehmensbereiche analysieren. Zehn Kostendimensionen für die tiefergehende Analyse (z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Geschäftsstellen) Beliebig viele Dimensionskonten je Dimension (auch keine additive Begrenzung, kombinieren Sie z.B. 10.000 Kostenstellen und 30.000 Projekte) Detaillierte Berichte und Analysen für einzelne Dimensionen Self-Service BI Moderne Dashboards mit Microsoft Power BI und Scopevisio Verbinden Sie Scopevisio mit Microsoft Power BI und heben Sie Ihr Controlling auf ein neues Level. Die Kombination beider Lösungen ermöglicht Echtzeit-Analysen, automatisierte Berichte und intelligente Prognosen. Ihre Power BI Dashboards aktualisieren sich dynamisch mit Echtzeitdaten aus Scopevisio. So können Sie Geschäftsdaten und KPIs noch schneller und bequemer analysieren – und darauf aufbauend noch bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Individuelle Berichte und Dashboards per Drag and Drop erstellen Intelligente Visualisierungen und Prognosen, z.B. Forecasts für den Vertrieb Bereichsübergreifende Analysen, z.B. für das Projektcontrolling Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Eine integrierte Controlling-Funktion ermöglicht es Unternehmen, betriebswirtschaftliche Kennzahlen direkt aus der Buchhaltung zu analysieren. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und verbessert die Entscheidungsqualität. So greifen Sie auf konsistente, aktuelle Daten zu – etwa für Kostenanalysen oder Liquiditätsplanung. Das erhöht die Transparenz und Reaktionsfähigkeit in der Unternehmenssteuerung. Summen- und Saldenliste Saldenliste 12 Monate (Sachkonto und Kostendimension) Hauptabschlussübersicht Standardberichte Betriebswirtschaftliche Auswertung Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Einnahmenüberschussrechnung Managementberichte Kostenentwicklung: Entwicklung und Zusammensetzung der Kosten Liquiditätsentwicklung: Überblick über alle Geldkonten Eigenkapitalentwicklung: Entwicklung des eigenen Kapitals Finanzierungsentwicklung: Überblick über Fremd- und Eigenkapital Investitionsentwicklung: Überblick über Investitionen im Anlagevermögen Ergebnisentwicklung: Entwicklung und Zusammensetzung des Gewinns Umsatzentwicklung: Entwicklung und Zusammensetzung des Umsatzes Ja, in Scopevisio können Sie vorhandene Berichte modifizieren bzw. neue Berichte anlegen. Auf diese Weise können Sie Ihr Reporting präzise an Ihre betrieblichen Anforderungen anpassen. Gerade für mittelständische Unternehmen ist das ein entscheidender Vorteil gegenüber starren Reporting Strukturen. Diese Möglichkeiten der Individualisierung bietet Scopevisio: Individuelle Anpassung aller Standardberichte Anlage weiterer Berichte durch Anwenderinnen und Anwender Gegenüberstellung und Vergleich von bis zu fünf Perioden in den Standardberichten Optional jahresübergreifende Periodenvergleiche sind auch jahresübergreifend möglich. Alle Auswertungen bieten umfassende Sortier- und Selektionsmöglichkeiten sowie eine „Drill-Down“-Funktion bis auf Ebene des Geschäftsvorfalls. Scopevisio bietet die Möglichkeit, bis zu zehn Kostendimensionen zu definieren. Kostendimensionen in Scopevisio sind zusätzliche Merkmale, die Sie Buchungen im Bereich der Kostenrechnung zuordnen können. Sie ermöglichen eine differenzierte und flexible Gliederung von Kosten und Erlösen nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. Kostenstellen, Kostenträgern, Projekten, Geschäftsstellen oder Mitarbeitern Über die Kostendimensionen lassen sich Berichte und Auswertungen nach beliebigen Kriterien erstellen. Dimensionsstrukturen sind individuell anpassbar, sodass Sie z.B. neben den Standarddimensionen wie Kostenstelle und Kostenträger auch eigene Kategorien (z.B. Projekte, Niederlassungen) definieren können. Sie können beliebig viele Dimensionskonten innerhalb jeder Dimension verwalten. Echtzeitdaten sind essenziell für ein erfolgreiches Controlling. Mit einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Finanzzahlen – unabhängig von Ort und Gerät. Änderungen bei Buchungen, Zahlungsflüssen oder Kostenstellen wirken sich sofort auf Ihre Analysen aus. So erkennen Sie frühzeitig wirtschaftliche Entwicklungen und können gezielt Maßnahmen ableiten, bevor kritische Situationen entstehen. Ja, sämtliche Berichte lassen sich in gängigen Formaten wie PDF, Excel oder CSV exportieren. Zusätzlich können Zugriffsrechte eingerichtet werden, sodass Ihr Steuerberater oder Prüfer direkt und revisionssicher auf definierte Datenbereiche zugreifen kann. Das spart Abstimmungsaufwand und vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich – gerade bei Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen. Projekt- oder Bereichscontrolling erfordert detaillierte Sichtweisen, zum Beispiel auf Kosten und Erlöse. Scopevisio bietet hierfür die Möglichkeit, Kostendimensionen anzulegen. Neben den Standarddimensionen wie Kostenstelle und Kostenträger können sie auch eigene Kategorien (z.B. Projekte, Niederlassungen) definieren. Bei Projekten wird automatisch eine Projektkostennummer als Dimensionskonto angelegt, sodass alle dem Projekt zugeordneten Buchungen direkt über die Kostendimension „Projekte“ ausgewertet werden können. Alle Änderungen an Daten, Berichten oder Kennzahlen werden revisionssicher protokolliert. Versionierung, Zeitstempel und Benutzerzuweisungen sorgen für lückenlose Transparenz. Dadurch erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern erhöhen auch intern die Datenqualität und das Vertrauen in Ihre Reports. Zudem lässt sich nachvollziehen, wer wann welche Werte geändert hat – ein Pluspunkt für Compliance und Kontrolle. Die Berichtsmappe in Scopevisio ist eine Art digitale Sammelmappe für alle Berichte, die im Rahmen der Berichtsplanung regelmäßig oder periodisch erstellt werden. Sie dient dazu, die automatisch generierten Berichte übersichtlich an einem Ort zu sammeln und bereitzustellen. In der Berichtsmappe können zum Beispiel Berichte wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten oder Offene-Posten-Listen automatisch zum festgelegten Zeitpunkt abgelegt und archiviert werden. Die Berichtsmappe ermöglicht einen zentralen Zugriff auf alle Berichte, die beispielsweise für das Controlling, das Management oder die Buchhaltung relevant sind. ### Buchungen Effizienter buchen für mehr Entlastung im Tagesgeschäft Mit Scopevisio buchen Sie Geschäftsvorfälle noch bequemer und schneller. Anpassbare Buchungsmasken, -regeln und -vorlagen erleichtern Ihnen die korrekte doppelte Buchführung. Erfassungshilfen und Buchungsautomatiken unterstützen Sie dabei. Regelassistenten Buchungsregeln zur automatisierten Kontierung anlegen Buchungsvorlagen Wiederkehrende Buchungen einfacher vornehmen Dauerbuchungen Zeitersparnis durch voreingestellte Dauerbuchungen Vielfältige Buchungsarten für jeden Anwendungsfall In Scopevisio nutzen Sie wahlweise die Dialogbuchungsmaske und schreiben jede Buchung direkt im Journal fest oder Sie nutzen die zusätzlichen Kontrollfunktionen im Stapelbuchen. Hierbei werden Buchungen editierbar zwischengespeichert. Dieser Stapel kann dann später, komplett oder in Teilen, festgeschrieben werden. Schnelles Buchen auf Basis von Geschäftsvorfälle Sie können auch ohne die Eingabe von Konten mithilfe von Sachkonten freien Vorlagen buchen. Die zu bebuchenden Konten können dabei in einem Geschäftsvorfall hinterlegt sein. Die Geschäftsvorfälle können angepasst und weitere Geschäftsvorfälle angelegt werden. Buchungspläne anlegen für Dauerbuchungen Über Dauerbuchungen lassen sich periodisch wiederkehrende Buchungen erstellen – automatisch oder manuell angestoßen. Nutzen Sie verschiedene Buchungspläne und organisieren Sie so Dauerbuchungen für kalkulatorische AfA, Auflösung aktive und passiver Rechnungsabgrenzung oder Leasingdauerbelege. So sparen Sie Zeit und Aufwand. Ausziffern direkt beim Buchen Sie können Zahlungen auch direkt beim Buchen über die Erfassungsmaske ausziffern. Diese optionale Funktion steht Ihnen ohne Aufwand immer zur Verfügung, wenn Sie ein Personenkonto ansprechen. Zeit sparen mit Buchungsvorlagen Legen Sie Vorlagen für komplexe (Splitt-)Buchungen an, die sie häufiger vornehmen. Beim nächsten Mal klicken Sie einfach auf die angelegte Vorlage und ergänzen z. B. nur noch die Beträge oder ändern diese ab, während Konten, Texte und Kostendimensionen vorausgefüllt sind. Ihre Vorteile im Überblick Automatisierte Buchungsprozesse Automatische Belegbild-Ansicht Zeitersparnis durch Buchungsvorlagen Buchen auf Basis von Geschäftsvorfällen Buchungsstapel pro Benutzer Buchungsdatum, Belegdatum, Leistungsdatum und Erfassungsdatum Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Berichte Mit integriertem Berichtswesen haben Sie alle Kennzahlen im Blick Erhalten Sie unternehmerische Kennzahlen in Echtzeit und optimieren Sie Ihr Controlling durch automatisierte Prozesse und intelligente Auswertungen. Mit Microsoft Power BI erstellen Sie Ihr individuelles Berichtswesen und bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Intelligent Mit Microsoft Power BI individuelle Berichte erstellen und das Berichtswesen optimieren Integriert Umfangreiche Auswertungen sämtlicher Daten aus allen Funktionsbereichen Flexibel Übersichtliche Jahresübergreifende Berichte ohne starre Wirtschaftsjahre Automatisierte Ausgabe der Berichte Berichte, die mit der Funktion Berichtsplanung versehen sind (z.B. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Betriebswirtschaftliche Auswertung, Summen- und Saldenliste und Offene Posten-Listen) können periodisch ausgegeben werden. Diese Berichte werden zum festgelegten Zeitpunkt in der Berichtsmappe zur Verfügung gestellt und archiviert. Alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick Vordefinierte Standardberichte wie BWA, GuV, Bilanz erhalten Sie mit einem Klick. Alle Auswertungen sind mit den umfassenden Sortier- und Selektionsmöglichkeiten sowie der „Drill-Down“-Funktion bis zur Ebene der Einzelbuchung versehen. Managementberichte und Dashboards in Echtzeit Für das Management stehen Ihnen Berichte über die Entwicklung der Liquidität, des Eigen- und Fremdkapitals sowie der Investitionen in Echtzeit zur Verfügung. Lassen Sie sich über die Entwicklung und Zusammensetzung von Umsatz, Kosten und Gewinn informieren und treffen Sie auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen. Passen Sie Standardberichte Ihren Bedürfnissen an Individualisieren Sie die Standardberichte oder erstellen Sie eine beliebige Anzahl eigene Berichte, ganz nach Ihren Vorstellungen. Periodenvergleiche sind klassisch innerhalb des Wirtschaftsjahres aber auch jahresübergreifend möglich. Behalten Sie das operative Geschäft im Blick Die Finanzübersicht stellt in Summe die Angebote und Aufträge sowie die offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen des laufenden Geschäftsjahres betraglich und grafisch dar. Lassen Sie sich die Einnahmen und Ausgaben, die 5 Top-Kunden und -Lieferanten sowie sämtliche Liquiditätskennzahlen auf einen Blick anzeigen. Individuelle Berichte mit Microsoft Power BI Mit Business Intelligenz optimieren Sie Ihr Controlling. Erstellen Sie sich individuelle Berichte für detailliertere Erkenntnisse und tiefere Analysen. Nutzen Sie die Möglichkeit, um Verbesserungspotenzial zu entdecken oder Chancen und Risiken früher zu erkennen. Ihre Vorteile im Überblick Alle Kennzahlen in Echtzeit erhalten Mehr Informationen und detaillierte Erkenntnisse Alle relevanten Kennzahlen auch mandantenübergreifend im Blick Dashboards für eine übersichtliche und visuelle Darstellung Individuelle und intelligente Berichte mit Microsoft Power BI Auch mobil verfügbar Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Belegarbeitsliste Automatisierung der Belegverarbeitung & Belegkontierung Ihre digitalen Belege können Sie in der Belegarbeitsliste im Splitscreen oder auf zwei Bildschirmen kontieren und buchen. Bereits gebuchte Dokumente können ein- bzw. ausgeblendet werden. Stellen Sie im Regelassistent Buchungsregeln ein, um wiederkehrende Geschäftsvorfälle automatisiert zu kontieren. Digital Zuverlässige Volltexterkennung beim Belegimport belegt Pflichtfelder vor Automatisiert Wiederkehrende Geschäftsvorfälle mithilfe des Regelassistenten automatisiert kontieren Effektiv Daten und Kommentare aus dem Rechnungseingangsbuch übernehmen und einsehen Effektives arbeiten mit der Belegarbeitsliste Filtern Sie die unbearbeiteten Belege mit speicherbaren Arbeitslisten und strukturieren Sie sich so das Kontieren und Buchen. Auch bereits bearbeitete Belege können wieder eingeblendet werden. Lassen Sie sich per Mausklick Dubletten anzeigen und aus der Anwendung entfernen. Vollständig digitale Belegverarbeitung Beim Belegimport durchlaufen die Belege eine Volltexterkennung (OCR-Erkennung), sodass einige Angaben in der Buchungsmaske bereits vorbelegt sind. Die Belegarbeitsliste ist zur Verarbeitung von PDF- und JPEG-Dokumenten vorkonfiguriert. Der Dateityp kann individuell angepasst werden. Optimieren Sie Ihre Buchungsprozesse Lassen Sie sich den Beleg und die Buchungsmaske nebeneinander anzeigen. Eine ständige visuelle Kontrolle und einfaches copy/paste führt schnell zum korrekt kontierten Beleg. Selbstverständlich können Sie die Buchung splitten, Seiten tauschen und Fremdwährungen buchen. Kommentare lassen sich fest mit dem Beleg verknüpfen, ohne dass der Beleg selbst verändert wird. Belegkontierung mit dem einfachen Regelassistenten Erstellen Sie Regeln für die automatische Kontierung der Belege. Durch Bedingungen und davon abgeleitete Aktionen, sparen Sie sich Arbeit und vermeiden Fehler im Buchungsprozess. Legen Sie pauschale Regeln oder greifen Sie individuelle Textergebnisse der Volltext-OCR auf. Ihre Vorteile im Überblick Automatisierte Belegkontierung Zuverlässige Texterkennung durch OCR-Software Belegarbeitsliste individuell anpassbar Dubletten einfach erkennen und entfernen Belegbild zur Buchungsmaske Regelassistent für effizientere Buchhaltungsprozesse Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? 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So entstehen einheitliche Stammdaten, automatisierte Workflows und Echtzeit-Analysen, die für mehr Transparenz, weniger Aufwand und eine bessere Steuerung sorgen. Setzen Sie jetzt auf eine ERP-Lösung, die genau auf die Anforderungen von Dienstleistern zugeschnitten ist. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Für mehr Effizienz Die wichtigsten Vorteile einer ERP-Lösung für Dienstleister Mehr Transparenz in allen ProzessenDank zentral verfügbarer Daten gewinnen Sie jederzeit den Überblick – ob in der Buchhaltung, im Projektmanagement oder im Personalwesen. Effizienz durch AutomatisierungManuelle Tätigkeiten werden durch digitale Workflows ersetzt. Das spart Zeit, senkt Fehlerquoten und erhöht die Produktivität im gesamten Unternehmen. Verbesserte Zusammenarbeit zwischen AbteilungenAlle Unternehmensbereiche greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu – das sorgt für reibungslose Abläufe und fördert den Informationsfluss. Einheitliche Datenbasis für saubere AnalysenDoppelte und fehlerhafte Dateneingaben gehören der Vergangenheit an. Einheitliche Stammdaten schaffen Klarheit und Zuverlässigkeit in der Auswertung. Zukunftssicher und skalierbarIhr Unternehmen wächst? Kein Problem. Unser ERP-System wächst mit – modular, anpassbar und immer auf dem neuesten Stand. Die Lösung Ihr nächster Effizienzschritt: Alle Prozesse zentral steuern - mit Ihrer ERP - Komplettlösung Finanzen: Optimieren Sie Ihre Buchhaltung, das Controlling und das Reporting – übersichtlich, rechtskonform und in Echtzeit. Beschaffung: Steuern Sie Ihre Einkaufsprozesse digital und behalten Sie Ihre Ausgaben sowie Lieferantenbeziehungen jederzeit im Blick. Vertrieb: Nutzen Sie alle Chancen: Mit integriertem CRM, Angebotsmanagement und Kundenhistorie behalten Sie Ihren Vertrieb vollständig im Griff. DMS: Speichern, verwalten und finden Sie alle relevanten Unterlagen schnell und revisionssicher – mit nur wenigen Klicks. Projekte: Planen, steuern und analysieren Sie Projekte durchgängig – von der Idee bis zur Abrechnung, vollständig integriert in Ihr System. Workflows: Automatisieren Sie Genehmigungsprozesse, Freigaben und Aufgaben – ohne Medienbrüche, direkt im ERP. Personal: Verwalten Sie Ihre Mitarbeitenden digital – vom Recruiting über die Zeiterfassung bis hin zur Gehaltsabrechnung. Ihre Branche Mehr Überblick. Weniger Aufwand. Die passende ERP-Lösung für Ihre Branche. Unternehmensberater Unternehmensberatungen analysieren, bewerten und verbessern die Strategien, Prozesse und Strukturen von Unternehmen verschiedenster Branchen. Mit einer integrierten ERP-Lösung behalten Beratungsfirmen Projekte, Ressourcen und Abrechnungen im Blick – effizient, transparent und mandantenorientiert. IT-Dienstleistungen IT-Dienstleister bieten Services wie Systemintegration, Netzwerksicherheit, Support und Infrastrukturmanagement für Unternehmen jeder Größe. Ein ERP-System unterstützt sie dabei, Serviceverträge, Projektzeiten und Kundenanforderungen zentral zu verwalten und flexibel zu skalieren. Softwareentwicklung Die Softwareentwicklung umfasst die Planung, Umsetzung und Pflege maßgeschneiderter digitaler Lösungen für vielfältige Anwendungsbereiche. Ein modernes ERP verknüpft Entwicklung, Vertrieb und Abrechnung nahtlos – für klare Strukturen, effiziente Teams und zuverlässige Projektsteuerung. Werbe- und Marketingagenturen Unternehmensberatungen analysieren, bewerten und verbessern die Strategien, Prozesse und Strukturen von Unternehmen verschiedenster Branchen. Mit einer integrierten ERP-Lösung behalten Beratungsfirmen Projekte, Ressourcen und Abrechnungen im Blick – effizient, transparent und mandantenorientiert. Versicherungsdienstleistungen IT-Dienstleister bieten Services wie Systemintegration, Netzwerksicherheit, Support und Infrastrukturmanagement für Unternehmen jeder Größe. Ein ERP-System unterstützt sie dabei, Serviceverträge, Projektzeiten und Kundenanforderungen zentral zu verwalten und flexibel zu skalieren. Freie Berufe (Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) Die Softwareentwicklung umfasst die Planung, Umsetzung und Pflege maßgeschneiderter digitaler Lösungen für vielfältige Anwendungsbereiche. Ein modernes ERP verknüpft Entwicklung, Vertrieb und Abrechnung nahtlos – für klare Strukturen, effiziente Teams und zuverlässige Projektsteuerung. Florian WeissLeiter Finanzen und Controlling, Platzl Hotel Inselkammer KG Unser Ziel ist es, kaum noch manuell zu buchen. Zwar sind wir heute noch nicht so weit, wissen aber, dass Scopevisio dafür der richtige Partner ist Alexander BraschoßLeiter Finanz- und Rechnungswesen, Kreiskrankenhaus Alsfeld Leiter Finanz- und Rechnungswesen Kreiskrankenhaus AlsfeldHeutzutage geht es darum, Informationen schnell und sicher abrufen zu können – egal ob im Homeoffice, im Büro oder von unterwegs. Genau das ermöglicht die cloudbasierte Finanzbuchhaltung von Scopevisio. Wir haben uns für Scopevisio entschieden, weil uns die einfachen Buchungsmasken, die automatisierten Buchungsvorschläge und die schnellen Auskunfts- und Auswertungsmöglichkeiten überzeugt haben. Und das zu einem fairen Preis. Wolf-Heinrich WerlingCo-Founder & Managing Director, Radial GmbH Scopevisio ist genau das Tool, welches wir benötigen, um unseren ganzheitlichen data-first Beratungsansatz auch intern zu verwirklichen. Julia GontscharowLeiterin Rechnungswesen, Saxess AG Routinetätigkeiten laufen bei uns zu 50 Prozent automatisiert ab. Rechnungen werden eingescannt und komplett innerhalb des Systems weiterverarbeitet. Vorstände können nun auch unterwegs die Freigaben erteilen, so dass dieser Prozess von mehreren Tagen auf maximal einen Tag reduziert werden konnte. Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Dienstleistungsunternehmen arbeiten projektbasiert, oft mit dezentralen Teams und komplexen Prozessen. Eine integrierte ERP-Lösung sorgt für durchgängige Abläufe, reduziert manuellen Aufwand und schafft Transparenz über Projektstatus, Budgets und Ressourcen – alles auf einer zentralen Plattform. Ein modernes ERP-System für Dienstleister deckt alle relevanten Kernprozesse ab: Projektzeiterfassung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Abrechnung, Dokumentenmanagement sowie HR- und Finanzprozesse. So entsteht eine durchgängige, digitale Prozesskette ohne Medienbrüche. Ein integriertes ERP-System ermöglicht Echtzeit-Einblicke in Projektfortschritt, Budgetverbräuche und Ressourcenauslastung. Projektverantwortliche erkennen frühzeitig Abweichungen, können gezielt gegensteuern und steigern so die Effizienz und Rentabilität ihrer Projekte. Im Gegensatz zu Einzellösungen schafft ein zentrales ERP-System eine einheitliche Datenbasis, vermeidet doppelte Dateneingaben und vereinfacht die Kommunikation zwischen Abteilungen. Das erhöht die Datenqualität, senkt den Abstimmungsaufwand und ermöglicht automatisierte Workflows. Erfasste Leistungen und Zeiten fließen automatisch in die Abrechnung ein – inklusive Leistungsnachweisen, Freigaben und Übergabe an die Buchhaltung. Das reduziert Fehlerquellen, beschleunigt den Prozess und sorgt für eine nachvollziehbare, transparente Faktura. Ja, besonders im Mittelstand bietet ein ERP-System ein hohes Optimierungspotenzial. Es skaliert mit dem Unternehmen, senkt operative Kosten, verbessert die Planbarkeit und steigert die Wettbewerbsfähigkeit durch effizientere Prozesse und fundierte Entscheidungen auf Basis konsistenter Daten. ### Cookies Einstellungen für Ihre Cookies Alle persönlichen und gewählten Einstellungen im Überblick Mit einem Klick zu mehr Benutzerfreundlichkeit Mehr Klarheit, mehr Komfort – warum Cookies sinnvoll sindCookies sorgen dafür, dass Websites zuverlässig funktionieren und angenehm zu bedienen sind. Technisch notwendige Cookies halten Grundfunktionen wie Logins oder Formulare am Laufen, während funktionale und Analyse-Cookies helfen, Inhalte nutzerfreundlich und personalisiert darzustellen. Bessere Nutzererfahrung auf einen KlickWenn du alles akzeptierst, profitierst du von einem reibungslosen Ablauf, individuelleren Inhalten und passgenauen Informationen. Bei Scopevisio wird dabei transparent mit deinen Daten umgegangen – für ein digitales Erlebnis, das zu dir passt. Schneller ans Ziel – mit intelligenten EmpfehlungenCookies ermöglichen es uns, dir genau die Inhalte und Funktionen anzuzeigen, die für dich wirklich relevant sind. So findest du schneller, was du suchst – ob Informationen, passende Services oder hilfreiche Tipps rund um unsere Softwarelösungen. Cookies: Ihre persönlichen Einstellungen im Überblick Wir verwenden Cookies und ähnliche Tools, um Ihnen ein optimales Erlebnis zu bieten. Weitere Informationen und Ihre persönlichen Tracking-Einstellungen finden Sie in unter Cookies. Sofern Sie alle Cookie-Einstellungen zulassen, willigen Sie gem. Art. 49 Abs. 1 lit. a DS-GVO ein, dass Ihre Daten in den USA verarbeitet werden. Die USA werden vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Cookie-Einstellungen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Steuerberater Software für Steuerberater – Digital, effizient und GoBD‑konform Heben Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten auf ein neues Niveau! Mit Scopevisio wird die Basis für den effizienten Daten- und Belegaustausch und die komplett papierlose, digitale Zusammenarbeit gelegt. Papierlose Zusammenarbeit Digitaler Austausch statt Pendelordner und Schuhkarton Zentrale Schnittstelle zum Datenaustausch Auf Knopfdruck alle Daten in Ihre Kanzleisoftware übertragen Zentrales Mandantenportal Verwalten Sie Ihre Mandanten-Instanzen in Scopevisio DATEV‑Schnittstelle: Ihre Software für Steuerberater Scopevisio ermöglicht es Ihren Mandanten, komplett digital mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenblätter werden inklusive strukturierter Belegdaten per DATEV Rechnungsdatenservice in Ihre Kanzleisoftware übertragen. Alle Daten werden automatisch in die DATEV-Buchungsmaske übernommen. Dadurch entfallen kostenintensive und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten, Papierberge und unnötige Wege. Neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit Mandanten Sind Sie am Puls der Zeit und möchten Ihren Mandanten einen außergewöhnlichen Service bieten? Dann erledigen Sie die Buchhaltung in der Scopevisio-Instanz Ihres Mandanten! Scopevisio bietet mit Finanzen eine zertifizierte Buchhaltungssoftware, die eine GoBD-konforme Buchhaltung ermöglicht. Für Ihren Mandanten hat das den Vorteil, dass er in Echtzeit auf seine Buchhaltung zugreifen kann. Alle Scopevisio-Mandanten zentral verwalten Alle Ihre Mandanten, die Scopevisio nutzen, verwalten Sie in Ihrem Mandantenportal. Hier melden Sie sich einmalig an und haben Zugriff auf die jeweilige Buchhaltung Ihrer Mandanten. In der Scopevisio-Software Ihrer Mandaten können Sie Belege abholen, Stammdaten pflegen oder Informationen austauschen. Der Statusabruf zeigt an, ob Belege fällig oder bereits bearbeitet sind. Den Zugriff auf das Mandantenportal können Sie an bestimmte Berechtigungen knüpfen. So können Sie steuern, welcher Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf welche Mandanten-Gesellschaften erhält. Effiziente Zusammenarbeit mit Selbstbuchern Selbstbucher, für die Sie den Jahresabschluss erstellen, übertragen die Buchungssätze mittels DATEV-Export an Ihre Kanzlei. Digitale Belege stellt Ihnen der Mandant über sogenannten externe Links auf die entsprechenden Ordner in Scopevisio bereit. Alternativ können Sie über den Steuerberaterzugang Zugriff auf die Buchhaltung Ihres Mandanten erhalten, um Daten und Belege selbst abzuholen. DATEV SmartExperts Suchen Sie eine Steuerkanzlei oder eine Wirtschaftsprüfung, die zu wirklich zu Ihnen passt? Die DATEV-Plattform SmartExperts unterstützt Sie bei der Suche nach dem „Perfect Match“. Hier ist Ihr Experte für alle steuerlichen Fragen nur wenige Klicks entfernt. Anhand von detaillierten Profilen können Sie Kanzleien in Ihrer Nähe miteinander vergleichen und direkt Kontakt aufnehmen. Diese Funktionen sind für Steuerberater interessant Mandanten Neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit Mandanten DATEV Effiziente Zusammenarbeit mit Selbstbuchern Mandantenportal Mandanten-Instanzen einfach verwalten DATEV-Import/Export Professionelles Kontaktmanagement als integraler Bestandteil Die Digitalisierung der Steuerkanzlei – neue Chancen entdecken Das sagen unsere Anwender Für uns ist es wichtig, dass Belege digital vorliegen. So vermeiden wir Doppelerfassung und arbeiten einfach effizienter. Gleichzeitig können wir so viel schneller Informationen abrufen.“ Viktoria Ahlendorf Germania Steuerberatungsgesellschaft m.b.H. Bisher haben wir regelmäßig drei dicke Aktenordner per Botezum Steuerberater bringen lassen. Jetzt können wir die Pendelordner abschaffen und den Belegtransfer komplett digital abbilden.“ Sven Ramuschkat tecRacer GmbH & Co. KG Das sagen Steuerberater steueragenten.de steueragenten.deSteuerberatungsgesellschaft mbHAm Sandtorkai 6820457 Hamburg Kontakt +49 (40) 284 645 390 hamburg@steueragenten.de https://www.steueragenten.de/ Wir sind begeistert von den Möglichkeiten des digitalen Zeitalters. Gleichzeitig wissen wir als Experten um die Komplexität steuerlicher Angelegenheiten. Deshalb wurde steueragenten.de gegründet. Mit einem erfahrenen Team aus exzellenten Steuerberatern bieten wir unseren Mandanten eine smarte Lösung auf höchstem fachlichem Niveau: digitale Steuerberatung für moderne Unternehmer und Freiberufler. Die Kombination aus persönlichen Ansprechpartnern und unserem digitalen Steuerbüro macht erstklassige Steuerberatung, wie sie heute sein sollte, erlebbar. Seit unserer Gründung 2010 in Hamburg gelten wir als einer der Gestalter für die Steuerberatung der Zukunft. Sowohl Focus-Money, als auch das Handelsblatt führen uns regelmäßig in der Liste der Top-Steuerberater. Das ist Steuerberatung von steueragenten.de: einfach, digital. Michael Fortmann Tomik + Partner mbB Wirtschaftsprüfungsgesellschaft SteuerberatungsgesellschaftKättkenstraße 833790 Halle in Westfalen Kontakt +49 (0)5201 8166-17 m.fortmann@tomik-partner.de https://www.tomik-partner.de Wir von Tomik + Partner setzen auf eine kontinuierliche Betreuung unserer Mandanten durch einen kundenverantwortlichen Partner und eine überschaubare Zahl von Mitarbeitern. Wir meinen, dass eine umfassende Kenntnis der Geschäftstätigkeit sowie des persönlichen und wirtschaftlichen Umfeldes unserer Mandanten beste Grundlagen für eine zielgerichtete Beratung sind. Darüber hinaus wollen wir ihnen in allen Fragen der Buchhaltung und Dokumentenverwaltung hocheffizient zur Seite stehen, schlankere und sichere Prozesse entwickeln und einführen. So bleibt unseren Mandanten mehr Freiraum für die wesentlichen Dinge.“ Dr. Marcus Staub Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbBOberer Weg 4997846 Partenstein Kontakt +49 (0) 9355 / 97100 marcus@staub.de https://www.staub.de Fortschritt aus Tradition Seit über 40 Jahren beraten und betreuen wir unsere Mandanten. Mit unseren 30 Mitarbeitern unterstützen wir die digitale Transformation. Wir analysieren die Prozesse und setzen gemeinsam mit unseren Mandanten die Automatisierung der Finanzbuchführung, des Zahlungsverkehrs, der Kostenrechnung sowie der Liquiditätsplanung um.” Karin Janssen Janssen Steuerberatung / OrganisationsberatungAm Mönchshof 150935 Köln Kontakt +49 (0) 221 / 96437878 info@janssenberatung.de https://www.janssenberatung.de Die Kanzlei Janssen Steuerberatung / Organisationsberatung ist nicht nur der steuerliche Berater für mittelständische Unternehmen aus Industrie und Wirtschaft sowie Freiberufler, sondern kongenialer Berater für das Thema Digitalisierung in Unternehmen.Wir begleiten Unternehmer und Mitarbeiter aktiv vor Ort bei allen Fragen der digitalen Transformation – von der Frage der grundsätzlichen Digitalisierungsstrategie, der Auswahl der geeigneten Technologie bis hin zur Implementierung vor Ort und nachhaltigem Support. Die Kanzlei Janssen Steuerberatung und Organisationsberatung ist seit 2008 die Steuerberaterkanzlei für mittelständische Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen. Wir haben hierbei nicht nur das Steuerrecht im Blick, sondern stets die individuellen Bedürfnisse des Mandanten im Fokus. Wir sind keine Steuer“verwalter“, sondern verstehen uns als aktiven Part an der Seite des Mandanten – „Näher dran“ sozusagen. So beraten wir nicht vom kanzleiinternen Schreibtisch aus, sondern sind vor Ort und kennen das Unternehmen, Inhaber sowie Mitarbeiter und die strategischen Planungen vor Ort sehr genau. Wir stellen Fragen, hören zu, verstehen und beraten – auf den Punkt genau und dies sachlich wie zeitlich.“ Frank Nolte HSP STEUER Huget & Nolte Partnerschaft SteuerberaterHamburger Straße 122926 Ahrensburg Kontakt +49 (0) 4102 / 8801- 0 f.nolte@hsp-steuer.de https://www.hsp-steuerberater-ahrensburg.de Tradition und Moderne. Leistung und Erfolg. Der Schwerpunkt unserer Beratung liegt im Bereich von kleinen und mittelgroßen Betrieben, der freien Berufe aller Rechtsformen und Branchen sowie der Betreuung und Beratung von gemeinnützigen Stiftungen und Vereinen. Selbstverständlich bieten wir auch im Privatbereich eine umfassende Beratung. Florian Gößmann-Schmitt Hahn Gößmann-Schmitt PartG mbBTorstraße 3997618 Heustreu Kontakt +49 (0) 9773 / 8977-0 info@smarter-buchen.de https://www.smarter-buchen.de Anfang 2015 trafen sich dann die Wege der beiden und da beide der Meinung waren, dass die konsequente Ausrichtung auf die digitale Buchführung und die Nutzung aller damit einhergehenden Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen die Zukunft ist.Durch die Umstellung von mehr als 150 Mandanten auf die digitale Buchhaltung alleine in den letzten beiden Jahren verfügen wir bei smarter-buchen über die nötige Erfahrung für eine reibungslose Umstellung. In der konsequenten Weiterführung unseres Weges in die digitale Welt haben wir neben der digitalen Buchführung auch die digitale Lohnbuchhaltung eingeführt. Unseren Mandanten stehen hierbei online verschiedenen Module zur Verfügung (u.a. Lohn-Vorerfassung, digitale Personalakte, digitale Lohnauswertungen), die alle dem Zweck der Prozessoptimierung dienen. Wir versuchen stetig unserer Arbeitsweise und unsere – aber auch Ihre Arbeitsläufe weiter zu optimieren. Lassen Sie sich also überraschen, was wir für Sie noch alles smarter erledigen können.“ Frank Hahn Dipl.-Finanzwirt (FH) Hahn Gößmann-Schmitt PartG mbBTorstraße 3997618 Heustreu Kontakt +49 (0) 9773 / 8977-29 stb.frank.hahn@t-online.de https://www.steuerkanzlei-hahn-heustreu.de Die Steuerkanzlei Hahn bietet Beratung und Service in Steuerangelegenheiten und Unternehmensfragen und das nicht nur in der Region Bad Neustadt, sondern weit darüber hinaus. Insbesondere in den Regionen Schweinfurt, Würzburg und Kitzingen liegen unsere Tätigkeitsschwerpunkte. Neben den klassischen Tätigkeitsfelder, wie Steuererklärungen und Bilanzen, bieten wir die Unterstützung bei Existenzgründungen, Bankgesprächen und weiteren Felder der Unternehmensberatung wie z.B.: Unternehmens-Planung und Controlling und Rating-Advisory. Als KFW-Berater sind wir im BAFA-Beraterpool gelistet und können somit auch geförderte Beratungen anbieten. Rating AdvisoryAls Rating-Advisor helfen wir Ihnen und Ihrem Unternehmen zu bessern Noten bei Ihrer Bank oder Sparkasse. Diese sind kraft Gesetz gezwungen ihre Kreditengagements nach Bonitätsklassen zu plazieren. Die Frage ob man eine Finanzierung erhält und zu welchen Konditionen hängt vom eigenen Rating (der eigenen Rating-Note) ab. Verbessern Sie Ihre Noten mit unserer Hilfe, schaffen Sie sich langfristig Finanzierungssicherheit.“ Birgitta Bruder Laufenberg Michels und Partner mbBRobert-Perthel-Str. 8150739 Köln Kontakt +49 (0)221 / 9574940 office@laufmich.de https://www.laufmich.de Mehr als Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung Die aktive, strategische Beratung steht bei Laufenberg Michels & Partner im Mittelpunkt. Die Kanzlei handelt vorausschauend und strategisch zugleich. Die Grundlage dafür schaffen die Berater, indem sie Ihnen die richtigen Fragen stellen. Dank jahrzehntelanger Erfahrung, einem fachübergreifenden Know-how und Kompetenzen von mehr als 60 Mitarbeitern, gelingt es der Kanzlei weiter zu denken, Sachverhalte neu zu bewerten und individuelle Lösungen zu entwickeln. So lenken die Berater Prozesse im Sinne ihrer Mandanten und führen sie zum Erfolg.Die aktive, strategische Beratung steht bei Laufenberg Michels & Partner im Mittelpunkt. Die Kanzlei handelt vorausschauend und strategisch zugleich. Die Grundlage dafür schaffen die Berater, indem sie Ihnen die richtigen Fragen stellen. Dank jahrzehntelanger Erfahrung, einem fachübergreifenden Know-how und Kompetenzen von mehr als 60 Mitarbeitern, gelingt es der Kanzlei weiter zu denken, Sachverhalte neu zu bewerten und individuelle Lösungen zu entwickeln. So lenken die Berater Prozesse im Sinne ihrer Mandanten und führen sie zum Erfolg. Andreas Poppe HSP STEUER Gleye + Poppe PartG mbB SteuerberatungsgesellschaftKättkenstraße 833790 Halle in Westfalen Kontakt +49 (0) 5321 / 3444-0 a.poppe@hsp-steuer.de https://www.hsp-steuerberater-goslar.de Die Qualität anspruchsvoller Steuerberatung liegt in der zielorientierten und aktiven Ausgestaltung der finanziellen Zukunft jedes einzelnen Mandanten – unabhängig und individuell. Als traditionsreiche Kanzlei ist HSP STEUER Goslar am Puls der Zeit und verbindet zum Nutzen seiner Mandanten Tradition mit Moderne und Leistung mit Erfolg. Achim Strinkau HSP STEUER Hamburg-West GmbH & Co. KG Achim Strinkau SteuerberatungsgesellschaftLuruper Chaussee 12522761 Hamburg Kontakt +49 (0) 40 / 37503580 a.strinkau@hsp-steuer.de https://www.hsp-steuerberater-hamburg-west.de Tradition und Moderne. Leistung und Erfolg. Der zukunftsorientierte Beratungsansatz ist tief verwurzelt in der langen und erfolgreichen Geschichte unserer Kanzlei. Die Kanzlei hat Ihren Ursprung im Jahr 2001 und ist seit 2015 eigenständiges Mitglied der HSP GRUPPE. HSP STEUER Hamburg West verbindet persönliche Beratung und Betreuung mit modernster Kanzleiinfrastruktur und steht seinen Mandanten mit steuerberaterlichem Know-how zur Seite. Der Schwerpunkt unserer Beratung liegt im Bereich von kleinen und mittelgroßen Betrieben, der freien Berufe aller Rechtsformen und Branchen sowie der Betreuung und Beratung von gemeinnützigen Stiftungen und Vereinen. Selbstverständlich bieten wir auch im Privatbereich eine umfassende Beratung.PhilosophieNach unserem Verständnis liegt die Qualität anspruchsvoller Steuerberatung in der zielorientierten und aktiven Ausgestaltung der finanziellen Zukunft unserer Mandanten. Im Allgemeinen besteht die klassische Steuerberatung aus der Wahrnehmung von Deklarationsaufgaben, d. h. der Einordnung bereits realisierter Lebenssachverhalte unter gesetzliche Normen. Dies betrifft z. B. die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen für abgelaufene Veranlagungszeiträume bzw. Geschäftsjahre. Diese Aufgaben umfassend und zuverlässig zu erfüllen, ist für uns selbstverständlich. Sie gehören zum grundlegenden Handwerk jeder qualifizierten Steuerberatung.Im Allgemeinen besteht die klassische Steuerberatung aus der Wahrnehmung von Deklarationsaufgaben, d. h. der Einordnung bereits realisierter Lebenssachverhalte unter gesetzliche Normen. Dies betrifft z. B. die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen für abgelaufene Veranlagungszeiträume bzw. Geschäftsjahre. Diese Aufgaben umfassend und zuverlässig zu erfüllen, ist für uns selbstverständlich. Sie gehören zum grundlegenden Handwerk jeder qualifizierten Steuerberatung. ### Rechtsanwälte Digitalisieren Sie Ihre Kanzlei mit Legalvisio Die Digitalisierung bietet nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen. Investieren Sie die gewonnene Zeit in wichtigere Aufgaben, wie die Akquise neuer Mandate. Alle Funktionen Von der Akquise bis zur Buchhaltung in einer Software Browser-Software Sie müssen nichts herunterladen oder installieren. Die Software läuft im Browser Mobiles Arbeiten Greifen Sie jederzeit, überall und von jedem Gerät auf die Kanzlei-Daten zu Legen Sie vollkommen digitale Akten an Digitale Akten enthalten alle wichtigen Informationen mit Ansichten für Beteiligte, Wiedervorlagen, Verfügungen, Termine, Dokumente, Versand, Rechnungen und Zeiterfassung. Damit Sie schnell finden, was Sie suchen. Eine zentrale Kontaktdatenbank für alle Kontakte Nutzen Sie eine Kontaktdatenbank, auf die Sie jederzeit und überall zugreifen können. Legen Sie unterwegs Kontakte oder Akten an und vervollständigen Sie diese im Büro. Digitale Prozesse und Organisation Digitalisieren Sie Ihre Prozesse und Organisation mit Legalvisio. Die Agenda fasst alle Termine und Aufgaben aus allen Akten zusammen. Legen Sie individuelle Aktenstapel an, um Ihre Akten zu organisieren. Diese Funktionen sind für Rechtsanwälte interessant Digitale Akten Legen Sie vollkommen digitale Akten an Kontaktdatenbank Professionelles Kontaktmanagement als integraler Bestandteil Abrechnung Digitale Belegverarbeitung & automatisierte Kontierung der Belege Agenda Digitale Prozesse und Organisation Dokument- und Vorlageneditor Spielend einfach Dokumente und Vorlagen bereitstellen Versandfunktion Korrespondenzverwaltung durch integrierte E-Mail Funktionen Buchhaltung Zeitraubende Routineaufgaben an die Software delegieren Legalvisio: Von der Idee zur Cloudsoftware Warum unsere Lösung die Kunden überzeugt Legalvisio ist für mich das Netflix unter den Anwaltsprogrammen. Innovativ, qualitativ verlässlich, benutzerfreundlich und flexibel.“ Dr. Alexander Hoffmann Rechtsanwalt und Fachanwalt für Bau- und Architekturrecht Cloud-Kanzleisoftware von Anwälten für Anwälte Legalvisio entstand in der Kölner Kanzlei Wilde Beuger Solmecke. Hier begann man mit einer einfachen Software zur Erfassung von Mandaten. Mit der Zeit wurden mehr und mehr Funktionen ergänzt, und es entstand eine vollwertige Kanzleisoftware, die Sie von der Akquise angefangen bis hin zur Buchhaltung unterstützt. Die moderne Cloud-Software läuft im Browser, Sie müssen nichts installieren. Sie können jederzeit, überall und von jedem Gerät auf Ihre Kanzlei-Daten zugreifen. Ihre Vorteile für die Hotellerie Jederzeit, überall und von jedem Gerät auf Kanzlei-Daten zugreifen Vollkommen digitale Akten mit allen wichtigen Informationen Agenda: Zusammenfassung aller Aufgaben und Termine aus allen Akten Auswertungen für Umsätze, Lukrativität der Akten und mehr Abrechnung nach RVG für Zivil- und Strafrecht, sowie Pauschal- oder Stundenrechnung Mit Ratenzahlungen, automatischen Mahnungen und Buchhaltung Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### IT Unternehmen Ihr Unternehmen wächst?Ihr ERP-System wächst mit! Einzellösungen und Datensilos bremsen die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Beschleunigen Sie Ihre kaufmännischen Prozesse und automatisieren Sie Routineaufgaben. Scopevisio wächst mit Ihren Anforderungen. Modular erweiterbar Skalierbar und trotzdem voll integriert – die ERP-Lösung für wachsende IT-Unternehmen Cloud-basiert und mobil Perfekte Zusammenarbeit auch im Home-Office. Echtzeit-Informationen jederzeit und überall Plattform-Konzept Mit unserer Schnittstelle (REST API) bleiben Sie flexibel und können Ihre Drittsysteme einfach anbinden Durchgängige Prozesse in einem integrierten System Vom Angebot bis hin zu Rechnung: Scopevisio ist die All-in-One-Lösung für Ihre kaufmännischen Prozesse. Mit wenigen Klicks überführen Sie Angebote in Aufträge und Aufträge in Rechnungen. Routineaufgaben werden automatisiert und Abläufe beschleunigt. Das sorgt für mehr Entlastung im Arbeitsalltag und minimiert Fehlerquellen. Projektmanagement mit Struktur Mit Scopevisio behalten Sie auch bei der Vielzahl Ihrer Projekte jederzeit den Überblick. In der Projektakte sammeln Sie alle zugehörigen Aufgaben und Dokumente, auf die alle Projektbeteiligten mit der entsprechenden Berechtigung zugreifen können. So verbessern Sie nicht nur die Zusammenarbeit, sondern erstellen „nebenbei“ auch eine lückenlose Projektdokumentation. Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Arbeiten Sie digital mit Ihrem Steuerberater zusammen statt Pendelordner mit Papier hin- und herzutransportieren. Über den Steuerberaterzugang kann er Ihre Buchhaltung direkt in Scopevisio erledigen – oder Sie schicken alle Daten über die DATEV-Schnittstelle per Klick an die Kanzlei. Flexibel und unabhängig mit Scopevisio2Go Mobiler Zugriff auf alle Daten Zusammenarbeit an Dokumenten von unterwegs Rechnungen jederzeit prüfen und freigeben Offene Posten überblicken Projektkalender mit Terminen und Aufgaben Tablet und Smartphone optimiert Diese Funktionen sind für Beratungsunternehmen interessant Kontakte Professionelles Kontaktmanagement als integraler Bestandteil Projekte Gemeinsam effizienter an Projekten arbeiten Rechnungseingangsbuch Digitale Belegverarbeitung & automatisierte Kontierung der Belege Berichte Mit integriertem Berichtswesen haben Sie alle Kennzahlen im Blick Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohnabrechnungen intuitiv managen mit hohem Maß an Automatisierung OpenScope REST API Mit OpenScope bleiben Sie immer vernetzt Rechnungseingangsbuch automatisieren und optimieren Das sagen unsere Anwender Durch die automatische Verarbeitung der Eingangsrechnungen können wir etwa einen Personentag im Monat einsparen. Ebenso wichtig ist die Prozesssicherheit bei der Erstellung und Verfolgung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Wir haben nicht mehr mit Übertragungsfehlern zukämpfen. Die Datenqualität ist deutlich gestiegen“ Torsten Höpfner tecRacer GmbH & Co. KG, Geschäftsführer Wir haben sehr viele Kunden, bei denen mehrere Projekte parallel laufen. Die Software hilft uns, in das Projektmanagement Struktur und Ordnung hineinzubringen“ Alexander Wilms Sieda GmbH, Prokurist Scopevisio ist der starke Partner für Ihr IT-Unternehmen Scopevisio ist eine integrierte Unternehmenssoftware für alle zentralen Aufgaben in Beratungsunternehmen. Mit Scopevisio verwalten Sie Ihre Kunden, Projekte, Aufträge, Rechnungen, Finanzen und Dokumente in einem System. Mit Scopevisio managen Sie Ihre täglichen Aufgaben im Büro noch effizienter, optimieren die Zusammenarbeit im Team und rufen Kennzahlen mit nur einem Klick ab – dank Cloud in Echtzeit. Die Vorteile für Beratungsunternehmen Hochgradig skalierbar und mitwachsend Automatisierung von Routineaufgaben 360-Grad-Blick auf das komplette Unternehmen Übersichtliches Reporting Offene Schnittstelle für den Datenaustausch Mobiler Zugriff auf alle Daten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Branchen Scopevisio: Ihre All-in-One Cloud ERP Lösung für jede Branche Unabhängig von Ihrer Branche - entdecken Sie jetzt die vielseitigen Möglichkeiten der Cloud ERP-Lösung, die sich jeder Unternehmenslandschaft anpasst! Scopevisio: Die Cloud ERP-Lösung speziell für Dienstleistungsunternehmen! Scopevisio bietet eine einheitliche Lösung für diverse Unternehmensarten, und erleichtert somit die effiziente Verwaltung Ihrer Projekte, wo auch immer Sie sich befinden. Profitieren Sie von automatisierten Features und mobilen Zugangsoptionen, die Ihr Geschäft ständig vorantreiben. Entdecken Sie, wie die in Deutschland entwickelte und gehostete Plattform Scopevisio Ihr Geschäft auf ein neues Niveau bringt. Sie ist perfekt zugeschnitten auf den Mittelstand und ermöglicht nachhaltiges Wachstum durch zukunftssichere Skalierungsmöglichkeiten. Mehr erfahren Scopevisio: Revolutionieren Sie Ihr Beratungsunternehmen! Entdecken Sie Scopevisio: Ihre Cloud-basierte Lösung für effizientere Arbeitsabläufe und Teamzusammenarbeit. Mit ortsunabhängigem Datenzugriff und effizienter Projektdokumentation unterstützt es Unternehmen, sicher und flexibel zu wachsen. Mit Scopevisio erleichtern Sie Routineaufgaben und fördern die Zusammenarbeit im Team. Diese in Deutschland gehostete, PwC-zertifizierte Plattform bietet Echtzeitanalysen für fundierte Entscheidungen und ist skalierbar nach Ihrem Geschäftstempo. Mehr erfahren Scopevisio: Ihr skalierbares ERP-System für wachsende der IT-Branche! Mit Scopevisio erreicht Ihr Unternehmen ein neues Effizienzniveau, dank automatisierter Prozesse und angepasster Skalierbarkeit. Ideal fürs Büro und Home-Office, unterstützt es nahtloses Wachstum und fördert durchgängige Geschäftsprozesse. Nutzen Sie die mobile Scopevisio-Anwendung, um Teamkommunikation und Projektverwaltung zu optimieren. Diese integrierte Lösung erleichtert die digitale Zusammenarbeit, bietet Echtzeitzugriff auf wichtige Daten und leitet Ihr Unternehmen sicher in die digitale Zukunft. Mehr erfahren Scopevisio: Ihr digitaler Begleiter für erfolgreiches Hotelmanagement! Mit Scopevisio gelingt die Digitalisierung im Hotelgewerbe spielend leicht. Profitieren Sie von intuitiver Bedienung und maximaler Sicherheit, gepaart mit der Branchenexpertise von Filosof. Mit mobilen Zugriffsmöglichkeiten und effizienter Prozessunterstützung ist Ihr Hotelbetrieb zukunftssicher aufgestellt. Entdecken Sie jetzt, wie Scopevisio die Effizienz und den Komfort Ihres Hotelmanagements steigert. Mit Filosof an Ihrer Seite, einem Experten mit 25 Jahren Branchenerfahrung, ist Ihr Unternehmen bereit für die digitale Zukunft. Mehr erfahren Revolutionieren Sie Ihre Kanzlei mit Legalvisio Steigern Sie die Effizienz Ihrer Kanzlei mit Legalvisio, der Cloud-Software speziell für Rechtsanwälte. Sparen Sie Zeit durch Digitalisierung von Akten und automatisierte Prozesse, und nutzen Sie die gewonnene Zeit für die Mandatsakquise. Mit webbasierter Technologie haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Kanzleidaten. Legalvisio bündelt alle wesentlichen Tools, von Kontaktmanagement bis Buchhaltung, in einer nutzerfreundlichen Plattform, die die Verwaltung Ihrer Kanzlei revolutioniert. Mehr erfahren Scopevisio: Digitalisierung der Branche Gesundheitswesen leicht gemacht! Entdecken Sie Scopevisio für fortschrittliche Verwaltung. Diese in Deutschland gehostete Cloud-Software zentralisiert patientenunabhängige Daten und optimiert Arbeitsabläufe durch Automatisierung. Profitieren Sie von klaren Übersichten und einer nutzerfreundlichen Oberfläche. Steigern Sie mit Scopevisio die Effizienz und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Verbesserte Koordination und Organisation sind nun zentralisiert, mit klar definierten Zuständigkeiten und Terminen für einen reibungslosen Betrieb. 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Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### GoBD Mit Scopevisio GoBD-konform arbeiten Mit Scopevisio sind Sie in Sachen GoBD und Verfahrensdokumentation auf der sicheren Seite GoBD-testiert Scopevisio Finanzen wird regelmäßig durch zertifiziert. Digitale Archivierung Verabschieden Sie sich von Ihren Archivierungskosten. Effizienzsteigerung Automatisieren Sie Ihre administrativen Prozesse mit Scopevisio. GoBD: Darum geht‘s Das Kürzel GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Im Kern beschäftigen sich die GoBD damit, wie elektronische Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden sollen, damit das Finanzamt sie als Belege für die Ermittlung von Steuern akzeptiert. Seit 2015 gelten diese umfangreichen Regeln zwingend für alle Unternehmen in Deutschland – auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, sofern diese buchführungspflichtig sind. Wir beantworten Ihnen in 15 Minuten Ihre Fragen Lassen Sie sich unverbindlich beraten Alles im Blick Einfache Bedienung Belege digitalisieren und archivieren Sichere elektronische Speicherung Effektives Arbeiten von überall Anforderungen der GoBD erfüllen Arbeiten Sie jetzt GoBD-konform! Einfach Formular ausfüllen und absenden! Belege digital und sicher aufbewahren Wie Sie GoBD-konforme Anforderungen erfüllen Zeitgerechte Erfassung: Mobile Apps vereinfachen die zeitnahe Erfassung. Denn spätestens zehn Tage nach dem Geschäftsvorfall müssen Belege digital erfasst sein – so die Vorgaben der GoBD. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit: Alle Bearbeitungen werden lückenlos und übersichtlich in der Software am Beleg protokolliert und geprüft. Unveränderbarkeit: Ein einmal hochgeladener Beleg bleibt im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert. GoBD-konformes Arbeiten ermöglichen Vollständigkeit & Richtigkeit: Belege werden direkt am Geschäftsvorfall bzw. Buchungssatz hinterlegt. Steuerrelevante E-Mails und Dokumente, die den Charakter eines Handelsbriefs haben, werden mit dem Vorfall verknüpft. Auffindbarkeit: Durch eine schnelle Volltextsuche und Drill-Down Funktionen können Informationen jederzeit schnell gefunden werden. Unverlierbarkeit: Berechtigungseinstellungen stellen sicher, dass hochgeladene Dokumente und elektronische Informationen nicht gelöscht werden können. Scopevisio unterstützt Sie dabei, GoBD-konform zu arbeiten Wesentlicher Bestandteil der GoBD ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin beschreiben Unternehmen, wie sie Dokumente und Belege empfangen, erfassen, verarbeiten, ausgeben und aufbewahren. Scopevisio unterstützt Sie bei der Umsetzung der Verfahrensdokumentation im Arbeitsalltag durch Workflows, die Festlegung von Zuständigkeiten und die Protokollierung aller Bearbeitungsschritte. Scopevisio ist zertifiziert Scopevisio wird regelmäßig von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) unter die Lupe genommen. Dabei orientiert PwC sich am Prüfungsstand PS 880 des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW). Das Testat bestätigt, dass Anwender mit Scopevisio GoBD-konform arbeiten können. Viel wichtiger aber ist: Scopevisio nimmt Ihnen jede Menge Arbeit beim Thema GoBD ab. In Scopevisio Organisation sind viele Funktionen enthalten Standardisierung Implementierung von GoBD-konformen Prozessen Konnektivität Ganzheitliche Software inkl. Open-API-Schnittstelle Automatisierung Qualitätsverbesserung durch Prozessautomatisierung Effizienz Integrierte Volltexterkennung und Dokumentenmanagement Datensicherheit Sicheres Archivieren von Dokumenten Made in Germany Hosting und Datenspeicherung in Deutschland Aufbewahrungspflichten erfüllen ganz automatisch Unser FAQ-Service Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen, die Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben und ein internes Kontrollsystem die Funktionstrennung im Betrieb dokumentieren. Die GoBD betreffen alle Unternehmer in Deutschland, die elektronische Buchführung mittels Software betreiben. Das gilt sowohl für buchführungspflichtige als auch für Einnahmenüberschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung pflegen. Alle müssen die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen des BMF beachten und eine Verfahrensdokumentation erstellen. Alle steuerrelevanten IT-Systeme, Prozesse und Daten, darunter unter anderem Buchführungssysteme, Vor- und Nebensysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, aber auch Kassensysteme, Zeiterfassung und sogar Taxameter sind betroffen. Entscheidend ist, ob in einem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. In den GoBD geht es vorrangig darum, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Im Zentrum stehen Ihre digitalen Belege und ihre softwaregestützten buchhalterischen und steuerlichen Prozesse. Zentrale Anforderungen sind: Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Vollständigkeit und Richtigkeit Zeitgerechte Buchung und Erfassung Ordnung und Unverlierbarkeit Unveränderbarkeit Datenzugriff der Finanzbehörde Das Finanzamt prüft die Einhaltung der GoBD im Rahmen von Betriebsprüfungen, Umsatzsteuerprüfungen oder Lohnsteuerprüfungen Werden die GoBD nicht eingehalten, ist mit steuerrechtliche Konsequenzen zu rechnen wie Steuernachzahlungen, Festsetzung von Nachzahlungszinsen, Meldung des Unternehmen an die Bußgeldstelle des Finanzamtes, Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn. Papierlos arbeiten sicher und effizient Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Onboarding Onboarding: Hilft Ihnen ab Tag eins von Scopevisio zu profitieren. Coaching Zeitschonend & optimal mit unserer ERP Software starten Maßgeschneidert Auf Ihre individuellen Unternehmensbedürfnisse Persönlich Wir unterstützen Sie individuell bei der Einführung Mit dem Onboarding zeigen wir Ihnen von der ersten Sekunde an, wie Sie von der Scopevisio-Welt profitieren können. In zeitschonenden Schulungs- und Coaching Programmen erhält jeder Mitarbeiter genau die Unterstützung die er braucht. Professionelle Unterstützung Digitale Prozesse verstehen und anwenden Zeitschonende Softwareeinführung führt zu schnellen Ergebnissen Bedarfsgerechte Lerninhalte sorgen für nachhaltige Arbeitsprozesse Flexible Lehrformate, angepasst an Ihre Unternehmensbedürfnisse Lernen wo, wann und wie Sie wollen Direkter und schneller Austausch mit unseren Fachberatern Die Vorteile unseres Onboardings. Schön, wenn man einen Haken an die Softwareeinführung machen kann. Wir identifizieren gemeinsam Ihre geschäftlichen Herausforderungen und Lösungsmöglichkeiten mit Scopevisio Innerhalb weniger Wochen werden Sie optimal auf die Anwendung von Scopevisio vorbereitet. Die Bausteine unserer Standardsoftware werden individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Sie lernen anhand von Best Practice Bespielen, wie Sie Ihre kaufmännischen Prozesse mit Digitalisierung erleichtern. Als Unternehmen lernen Sie neue effiziente digitale Arbeitsprozesse einzusetzen. Sie erhalten einen direkten und schnellen Austausch mit Ihren persönlichen Fachberatern. Unser Onboarding: 3 mal schneller einsatzfähig! Unsere Onboarding-PaketeDie richtige Wahl für Ihren Erfolg: Onboarding Paket Basis Für die Grundbedürfnisse des effizienten Arbeitens von Scopevisio inkl. 60 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Onboarding Paket Plus Für die Anpassung von Scopevisio an Ihre unternehmenseigenen Prozesse inkl. 80 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Unternehmensprozesse mit Scopevisio abbilden Onboarding Paket Enterprise Für alle Bedürfnisse inklusive intelligenter Datenanalyse inkl. 110 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten mit Scopevisio Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Unternehmensprozesse mit Scopevisio abbilden Individuelle Kennzahlen mit Microsoft Power BI erstellen und per Datenanalyse auswerten Oft nutzt man nur 20% einer Software.Das werden wir 100%ig ändern. Unsere Onboarding-Paketefür die Finanzwelt: Finanzen Paket Basis Abgestimmt auf die Bedürfnisse der Finanzbuchhaltung inkl. 70 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Digitalisierung der buchhalterischen Vorgänge und automatisiertes Abrufen von Kontobewegungen Einrichtung und Arbeitsweisen von Scopevisio Finanzberichten inkl. offene Postenverwaltung Finanzen Paket Business Abgestimmt auf die fundierte Einrichtung der Finanzbuchhaltung inkl. 110 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Digitalisierung der buchhalterischen Vorgänge und automatisiertes Abrufen von Kontobewegungen Einrichtung und Arbeitsweisen von Scopevisio Finanzberichten inkl. offene Postenverwaltung Unterstützung zur Datenmigration inkl. Abbildung von Unternehmensprozessen Finanzen Paket Enterprise „Rund um Sorglos“ für die Einrichtung der Finanzbuchhaltung inkl. 150 Std. Fachberatung. Einrichtung und erste Schritte mit Scopevisio inkl. Kontakt- und Unternehmensdaten anlegen Effektive Arbeitsweisen mit dem DMS und projektbasiertes Arbeiten Abbildung von abrechenbaren Vorgängen und Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Digitalisierung der buchhalterischen Vorgänge und automatisiertes Abrufen von Kontobewegungen Einrichtung und Arbeitsweisen von Scopevisio Finanzberichten inkl. offene Postenverwaltung Unterstützung zur Datenmigration inkl. Abbildung von Unternehmensprozessen Grundlage zur Auswertung von Daten und Kennzahlen Unser Onboarding abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse! Unser FAQ-Service Kurz gesagt: Ja. So lernen Sie, in kürzester Zeit optimal mit Scopevisio zu arbeiten und bekommen Einblick in die neuen Funktionen sowie Prozessabläufe im Detail. Abgestimmt auf Ihre unternehmerischen Bedürfnisse bietet unser Onboarding Ihnen den besten Einstieg in die Welt von Scopevisio. Dadurch ersparen Sie Ihren Mitarbeitenden nicht nur viel Zeit und Mühe, sondern können auch schnellstmöglich die Vorteile von Scopevisio in Ihrem Tagesgeschäft realisieren. Beim Onboarding richten wir uns nach Ihren Wünschen und stimmen die zeitliche Planung gemeinsam mit Ihnen ab. In der Regel dauert eine Softwareeinführung zwischen 4–12 Wochen. Selbstverständlich ist aber auch ein kompakteres Einführungsprogramm möglich. Dies können Sie direkt mit unseren Beratern persönlich absprechen. Wir setzen auf hybride Softwareeinführung. Sie erhalten von uns Tutorials und digitale Kurse, mit denen Sie sich Basiswissen selbst aneignen können. Auch Meetings & Workshops können digital durchgeführt werden. Unsere Zusammenarbeit und unser Austausch finden zudem in einem privaten Coworking Space auf unserer Content-, Collaboration-, und E-Learning-Platform Scopeunity statt. In diesem nur für Sie zugänglichen, digitalen Raum finden Sie nicht nur alle Informationen zum Onboarding, sondern Sie können sich auch direkt mit uns und anderen Scopevisio-Experten austauschen und weiter zu Scopevisio informieren. Das reduziert nicht nur lästige E-Mails, sondern fördert auch die eigene Effizienz. Durch den Mix aus analogen und digitalen Leistungen können wir Ihnen unsere Softwareeinführung auch deutlich kostengünstiger anbieten, als es viele andere Softwareunternehmen mit ihren kostspieligen Beratern vor Ort tun. Sie legen die Personenanzahl fest. In der Regel empfehlen wir, dass alle, die mit Scopevisio arbeiten, auch direkt an der Softwareeinführung teilnehmen. Nach dem Onboarding sind Sie bestmöglich auf den Einsatz mit Scopevisio vorbereitet. Und damit das auch immer so bleibt, erwerben Sie direkt mit Abschluss Ihrer Scopevisio-Lizenz ein Service-Paket unseres Customer Lifetime Services. Dadurch erhalten Sie nicht nur umfassende Service- und Supportleistungen, sondern Sie können sich auch mit anderen Mittelständlern vernetzen und Ihre eigenen Fähigkeiten mit Scopevisio stetig weiterentwickeln. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Vertrieb Vertrieb für erfolgreiche Vertriebsteams Vertrieb mit System Gestalten Sie Ihren Vertriebsprozess effizient und steigern Sie Ihre Umsätze. Als CRM- und Vertriebssoftware automatisiert Scopevisio Routineaufgaben im Vertrieb und verschlankt Ihre Prozesse – vom Lead bis zum Abschluss. So bleibt Ihrem Vertriebsteam mehr Zeit für das Wesentliche: den Verkauf. Mit strukturierten Workflows und einer 360°-Sicht auf alle Aktivitäten erhöhen Sie Ihre Abschlussquote und senken den Aufwand. Holen Sie sich Ihr umfassendes Infopaket Unser Infopaket bietet Ihnen eine vollständige Übersicht über die vielfältigen Möglichkeiten, die Scopevisio für Sie zu bieten hat. Entdecken Sie, wie Scopevisio Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Laden Sie jetzt das Infopaket und beginnen damit, Ihr Geschäft auf die nächste Ebene zu heben. Vertriebsprozesse optimieren Der Vorher/Nachher-Effekt mit Scopevisio Vertriebsprojekt 360°-Sicht auf alle Vertriebsinformationen Im Vertrieb ist es entscheidend, jederzeit schnell auf relevante Informationen zugreifen zu können. Genau deshalb führt Scopevisio alle Kundeninformationen und -interaktionen kanalübergreifend und abteilungsübergreifend in einem zentralen System zusammen. Dadurch entsteht ein vollständiges und stets aktuelles Bild jedes einzelnen Vertriebsprojekts – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Angebotserstellung. Auf dieser Basis ermöglichen Sie nicht nur eine individuellere Kundenbetreuung, sondern auch passgenaue Angebote und damit eine nachhaltig stärkere Kundenbindung. Alle Daten und Dokumente zentral an einem Ort – von überall abrufbar Einheitliche Sicht auf den Kunden für alle Beteiligten Mehr Transparenz im kompletten Akquise Prozess Vertriebsautomatisierung Vertriebserfolg maximieren, Verwaltungsaufwand minimieren Vertriebsmitarbeitende verbringen viel zu viel unnötige Zeit mit Dateneingabe und -pflege. Minimieren Sie den administrativen Aufwand und geben Sie Ihrem Vertriebsteam wieder mehr Zeit für den echten Kundenkontakt. Scopevisio automatisiert Routineaufgaben im Verkaufsprozess und entfesselt dadurch das volle Potenzial ihres Vertriebsteams. Automatisierte Einspielung von Leads aus Vorsystemen (z.B. Hubspot) Schnelle und fehlerfreie Erstellung von Potenzialen und Angeboten auf Basis des Produktkatalogs Automatisierte Berichtserstellung mit Microsoft Power BI Vertriebsprozess Mehr Abschlüsse durch strukturierten Vertrieb Wenn Sie Ihre Vertriebsergebnisse nachhaltig optimieren möchten, sind einheitliche und strukturierte Abläufe unerlässlich. Genau hier setzt Scopevisio an: Die Software bringt mehr Struktur und Transparenz in Ihr Lead- und Opportunity-Management, indem sie alle Prozessschritte sinnvoll miteinander verknüpft. So werden Sie entlang der gesamten Sales-Pipeline begleitet – von der Leadgewinnung über die Qualifizierung bis hin zum Verkaufsabschluss. Dadurch steigern Sie nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität Ihres gesamten Vertriebsprozesses. Qualifizierung von Leads mithilfe der BANT-Methode für den Fokus auf die vielversprechendsten Deals Fokussierung auf vielversprechende Opportunities Strukturierter Prozess mit vorgegebenen Folgeaktivitäten Vertriebs-App Mobiler Vertrieb mit Vertrieb2Go Vertriebsmitarbeitende sind viel unterwegs oder arbeiten oft arbeiten sie im Homeoffice. Scopevisio bietet als cloudbasierte Software ideale Voraussetzungen für das verteile und vernetzte Arbeiten. Mit der App Scopevisio2Go haben Sie auch auf Geschäftsreisen und bei Kundenterminen sämtliche Vertriebsinformationen immer dabei. Smartphone- und Tablet-optimierte App für den Außendienst Komplette Kundenhistorie inklusive aller Dokumente Vertriebsdokumentation auf Reisen unterwegs erledigen Vertriebscontrolling Berichte und Forecast mit Scopevisio und Power BI Damit Sie Ihre Vertriebsprozesse noch gezielter steuern können, erstellt Scopevisio automatisch Umsatzprognosen – basierend auf gewichteten Abschlusswahrscheinlichkeiten – und stellt diese übersichtlich im Forecast-Modul dar. Wenn Sie darüber hinaus detaillierte Einblicke benötigen, lässt sich Scopevisio problemlos mit Microsoft Power BI verbinden. So erstellen Sie aussagekräftige Dashboards, die unter anderem Umsatz, Auftragsbestand und Neukundenzahl abbilden – um Ihre Vertriebssteuerung datenbasiert, transparent und vorausschauend zu gestalten. Prognosen zu Verkaufszahlen oder Umsatzerlösen im Forecast Grafische Berichte und Dashboards mit Scopevisio und Power BI Beliebige KPIs in Power BI darstellen – bezogen auf Mitarbeitende, Teams oder das gesamte Unternehmen Integration Vertrieb als integraler Bestandteil des Cloud-ERP Scopevisio Vertrieb ist Teil der  integrierten ERP-Software von Scopevisio. Dadurch sind durchgängige Prozesse angefangen bei der Leadgewinnung über die Auftragsabwicklung bis hin zur Finanzbuchhaltung sichergestellt. Sie pflegen Daten an nur einer Stelle und ersparen sich Mehrfacheingaben. In Scopevisio ist alles mit allem verknüpft – und jede Information in Sekundenschnelle abrufbar. Keine Doppeleingaben: Rollenbasiertes Lead-zu-Kunde-Konzept Belege nahtlos weiterführen: Vom Angebot bis zur Rechnung per Klick Schneller Zugriff: Bereichsübergreifende Informationen jederzeit einsehbar Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen. Häufig gefragt Ihre Fragen & unsere Antworten Eine Vertriebssoftware ist ein digitales Tool zur Unterstützung des Verkaufsprozesses. Sie automatisiert Routineaufgaben wie Angebotsmanagement, Follow-ups oder Kundendatenpflege. So spart Ihr Vertrieb Zeit, arbeitet strukturierter und fokussiert sich auf den erfolgreichen Abschluss von Deals. Ideal für Unternehmen, die ihren Vertriebsprozess digital optimieren möchten. Scopevisio Vertrieb ist eine cloudbasierte CRM- und Vertriebssoftware, die für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen – insbesondere im Dienstleistungssektor – geeignet ist. Eine Vertriebssoftware hilft mittelständischen Unternehmen, Prozesse zu automatisieren, Leads effizient zu verwalten und Verkaufschancen besser zu nutzen. Sie steigert die Produktivität und Transparenz im Vertrieb, senkt den administrativen Aufwand und verbessert die Zusammenarbeit im Team – ein Wettbewerbsvorteil gerade für wachsende Unternehmen. Scopevisio Vertrieb ist integraler Bestandteil einer cloudbasierten ERP-Lösung. Prozesse, die dem Vertriebsgeschehen vor- bzw. nachgelagert sind, werden ebenfalls in Scopevisio abgebildet. Durch die vollständige Integration in das ERP-System von Scopevisio arbeiten Vertrieb, Einkauf, Projektmanagement, Lager und Buchhaltung mit denselben Daten. Das sorgt für einen durchgängigen Informationsfluss, vermeidet Systembrüche und erhöht die Transparenz über alle Prozesse hinweg. Redundante Daten und manuelle Schnittstellen werden vermieden. Die durchgängige Digitalisierung verbessert die Effizienz und sorgt für konsistente, aktuelle Informationen. Zudem steigert die Automatisierung von Prozessen die Produktivität und senkt langfristig die Betriebskosten. Damit Sie Ihre Zielgruppen effizient erreichen, bietet Scopevisio ein integriertes Kampagnenmodul. Sie erstellen automatisiert Empfängergruppen auf Basis bestehender Kontakte, wobei Sie individuelle Filterkriterien wie Branche, Region oder Status anwenden können. Im Anschluss versenden Sie Ihre Kampagnen entweder direkt per E-Mail oder – auf Wunsch – über eine Anbindung an CleverReach. So gelingt eine nahtlose Integration von Marketing und Vertrieb. Scopevisio unterstützt ein rollenbasiertes Vertriebskonzept, das zwischen Leads und Interessenten unterscheidet. Zur Qualifizierung kommt die bewährte BANT-Methode zum Einsatz: Budget, Authority, Need und Timeline. Sobald Sie diese Informationen erfassen, erfolgt die automatische Bewertung und Einordnung des Kontakts. Das sorgt für eine zielgerichtete Weiterverarbeitung und eine strukturierte Steuerung im Vertriebsprozess. In Scopevisio verwalten Sie Verkaufschancen als sogenannte Opportunities bzw. Vertriebsprojekte. Diese enthalten sämtliche relevanten Daten, Aktivitäten und Dokumente, wodurch eine 360-Grad-Sicht auf den gesamten Vertriebsverlauf entsteht – inklusive Historie. Pro Kontakt können Sie mehrere Vertriebsprojekte gleichzeitig anlegen, um unterschiedliche Angebote oder Bedarfssituationen parallel zu bearbeiten. Mit Scopevisio können Sie für jede Verkaufschance ein Potenzial anlegen – inklusive aller wesentlichen Daten wie Produkte, Dienstleistungen und der vermuteten Verkaufswahrscheinlichkeit. Es lassen sich beliebig viele Positionen hinzufügen. Auf Basis der jeweiligen Vertriebsphase und der damit verbundenen Erfolgswahrscheinlichkeit wird automatisch ein gewichteter Potenzialwert berechnet. So behalten Sie den Überblick über Ihre Pipeline und können den Fokus gezielt auf erfolgversprechende Chancen legen. Scopevisio ermöglicht es Ihnen, Potenziale direkt in Angebote zu überführen, oder alternativ manuell ein neues Angebot zu erstellen. Dabei greifen Sie bequem auf einen integrierten Produktkatalog sowie auf hinterlegte Textbausteine zurück. Darüber hinaus lassen sich Angebote nahtlos in Aufträge umwandeln, was einen durchgängigen und medienbruchfreien Vertriebsprozess gewährleistet. Scopevisio berechnet auf Grundlage gewichteter Abschlusswahrscheinlichkeiten präzise Umsatzprognosen, die anschaulich im Forecast-Modul dargestellt werden. Sowohl Potenziale als auch Angebote fließen in diese Berechnung ein. Damit erhalten Sie eine verlässliche Vorschau auf künftige Umsätze – ideal für eine zielgerichtete Vertriebssteuerung und Ressourcenplanung. Für eine umfassende Vertriebsanalyse stellt Scopevisio vielfältige Berichtsfunktionen bereit. Sie können Potenziale, Angebote und Aufträge auswerten und nach verschiedenen Kriterien filtern. Für weitergehende Analysen lässt sich Scopevisio problemlos mit Microsoft Power BI kombinieren. Dadurch entstehen individuelle Dashboards, die Ihnen helfen, Vertriebskennzahlen in Echtzeit zu überwachen und strategisch zu nutzen. Ja, allerdings sind Kalender und Aufgaben Bestandteil der Scopeivisio Hauptfunktion Organisation. Die Hauptfunktion Organisation ist die Basis-Anwendung der Scopevisio, die bei der individuellen Konfiguration der eigenen Software-Lizenz nicht abgewählt werden kann. Scopevisio Vertrieb ist an vielen Stellen frei konfigurierbar. Individuelle Einstellung von Formularansichten: Geschäftsobjekte können individuell angepasst, angeordnet sowie ein- und ausgeblendet werden. Geschäftsobjekte sind Datenfelder zu bestimmten Themenbereichen. Individuelle Vorlagen z.B. für Angebote Individuelle Menüs („Mein Menü“) Individuellen Listen, z. B. Aufgabenlisten im Vertrieb Beliebig viele Sonderpositionen pro Verkaufsvorgang Definition beliebig vieler Lieferarten und damit verbundener Kosten Konfigurierbare (Verkaufs-) Phasen an einem Potenzial bzw. konfigurierbare Status pro Angebot Beliebig viele Aufgaben pro Potenzial Als cloudbasierte Lösung ist Scopevisio einfach skalierbar. Neue Lizenzen können mit einem Klick im Shop erworben und neue Nutzende somit in kürzester Zeit freigeschaltet werden. Auch funktional ist die Software einfach erweiterbar – wählen Sie einfach die gewünschten Haupt- oder Profifunktionen im Shop aus, diese stehen Ihnen umgehend zur Verfügung. Ja, Scopevisio bietet mit OpenScope eine offene API an, über die sich andere Systeme (z.B. CRM-Systeme oder Marketing Automation-Lösungen wie Hubspot) einfach anbinden lassen. Wenn Sie sich einen detaillierten Überblick über alle Funktionen und Module im Bereich Vertrieb mit Scopevisio verschaffen möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick in die offizielle Leistungsbeschreibung. Dort finden Sie sämtliche Informationen zu Themen wie Lead-Management, Opportunity-Steuerung, Angebotserstellung, Forecasting und Berichtswesen – übersichtlich dargestellt und regelmäßig aktualisiert. Die Leistungsbeschreibung unterstützt Sie dabei, die Software passgenau auf Ihre Anforderungen abzustimmen und den gesamten Vertriebsprozess transparent zu planen. ### Personal Effiziente Personalverwaltung und Lohnabrechnung sparen Zeit und Aufwand Schluss mit aufwändigen Prozessen und Papierbergen! Mit Scopevisio erstellen und verteilen Sie die Lohnabrechnung schnell, komfortabel und digital. Über 180 Standard-Lohnarten, implementierte gesetzliche Regelungen und automatisierte Meldungen erleichtern Ihren Arbeitsalltag. Komfortabel Sicherer und einfacher Zugriff von überall möglich Leistungsstark Dank intelligenter Assistenten und praktischer Komfortfunktionen Zeit gewinnen Nachhaltig Lohnabrechnungen ohne Papier- und Portoaufwand digital verteilen Aktuell und rechtssicher Automatisierte Pflege der Neuerungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht Integriertes Melde- und Bescheinigungswesen Zeit sparen durch automatisierte und elektronische Übermittlungen Personalverwaltung leicht gemacht Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten sowie Stellen Legen Sie wichtige Dokumente direkt in der mitarbeiterbezogenen Personalakte ab Verzichten Sie auf volle Ordner-Schränke und teure Serverstrukturen und digitalisieren Sie Ihre Mitarbeiterdokumente. Arbeitsverträge, Qualifikationsnachweise usw. können Sie einfach per Drag & Drop in die Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters ziehen. Die integrierte Lohnlaufverwaltung unterstützt Sie außerdem bei der Verteilung der digitalen Abrechnungsdokumente sowie Verbuchung der Lohnbuchungsdatei. Mehr erfahren Ihre Mitarbeiterdaten stets im Fokus Legen Sie selbst fest, welche Daten Ihrer Mitarbeiter Sie auf einen Blick sehen wollen. Die individuell einstellbare Übersicht liefert Ihnen die für Sie wichtigsten Informationen. Notizblöcke werden mit Scopevisio Lohn & Gehalt nicht mehr benötigt – diese Funktion haben wir für Sie bereits integriert. Mehr erfahren Ihre Mandanten liegen in Ihrer Hand Verwalten Sie Ihre/n Mandant/en und nehmen Sie Ihre individuelle Kundenanpassung selbst in die Hand. Spezifische Lohnarten können Sie mit Hilfe des Systemassistenten einfach selbst anlegen. Mehr erfahren Lohnabrechnung leicht gemacht Unsere Abrechnungen überzeugen durch ein klares und verständliches Layout. Probeabrechnungen können Sie jederzeit und so oft Sie möchten kostenfrei erstellen. Korrekturabrechnungen sind nach erfolgter Abrechnung problemlos möglich. Um den fristgerechten Versand Ihrer Beitragsnachweise kümmern wir uns für Sie. So sparen Sie sich Säumniszuschläge für etwaige Fristversäumnisse. Mehr erfahren Einfaches Personalcontrolling mit Hilfe standardisierter Auswertungen Eine Vielzahl von wichtigen Auswertungen haben wir bereits für Sie bereitgestellt. Über Buchungs- und Kostenstellenlisten, Jahreslohnjournale, Lohnkonten bis hin zu Rückstellungs- und KUG-Listen finden Sie alles, was Sie für die Buchhaltung und das Controlling brauchen. Sollten Sie mal einen individuellen Export Ihrer Abrechnungsdaten benötigen, können Sie diesen jederzeit individuell generieren. Mehr erfahren Genießen Sie den Komfort unserer elektronischen Services Ob AAG-Erstattungsanträge, EEL-Meldungen, Lohnsteueranmeldungen und -bescheinigungen, SV-Meldungen oder Digitaler Lohnnachweis – wir übermitteln die systemseitig erstellten Meldungen, Bescheinigungen und Anträge automatisiert spätestens mit der laufenden Lohnabrechnung an die jeweiligen Annahmestellen. Mehr erfahren Profitieren Sie von der automatischen Archivfunktion Mit der Archivierungsmöglichkeit bestimmen Sie, ob und welche Dokumente Sie an unser integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) „Teamwork“ senden. Selbstverständlich werden Ihre Dokumenten hier rechts- und revisionssicher aufbewahrt. Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel zur Verteilung der digitalen Abrechnungsdokumente an Ihre Mitarbeiter und sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten. Mehr erfahren Digitale Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement Mit der Arbeitszeiterfassung entstehen digitale Workflows mit drei Prinzipien: Einfachheit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Systemseitige Prüfungen zur Einhaltung des MiLoG finden schon bei der Mitarbeiteranlage automatisch statt. Profitieren Sie durch eine flexible Plattform zum Austausch über Arbeitszeiten, Urlaubsanträge sowie Aufgaben, und binden Sie optional auch gleich die Lohnabrechnung mit ein. Smarte Planung und Kommunikation Die Personaleinsatzplanung unterstützt Sie bei der Erstellung von Schichtplänen und bietet Ihnen ein vollständiges Instrument zur effizienten Planung sowie Auswertung Ihrer Ressourcen Personal und Arbeitszeit. Erstellen Sie Einsatzpläne per Drag & Drop, verteilen Sie digitale Aufgaben sowie Arbeitsdokumente, kommunizieren und erhalten Sie Rückmeldung zu und von Ihren Mitarbeitern via Smartphone App. Warum Scopevisio Personal? Personalverwaltung & Lohnbuchhaltung Verwalten und organisieren Sie mit Arbeitszeiterfassung und Lohn & Gehalt sowie Personaleinsatzplanung Ihre Personalprozesse zentral und einfach. Vertrauen durch starken Partner Scopevisio Lohn & Gehalt basiert auf der erfolgreichsten Online-Lohnabrechnungslösung in Deutschland mit jährlich über fünf Millionen Abrechnungen. Lohn & Gehalt einfach abrechnen Mehr als 50 integrierte, automatisierte Meldeverfahren, kostenlose Probeabrechnungen und Daten zu zentralen Einrichtungen sorgen für effiziente Lohnbuchhaltung. Lohnabrechnung nahtlos integriert Dokumente und Daten können aus der Lohnbuchhaltung mit einem Klick abgerufen und automatisiert an die richtigen Stellen in Scopevisio verteilt werden. Gehaltsabrechnungen vollständig digital verteilen Gehaltsabrechnungen vollständig digital verteilen Datenrundruf Übertragung von Mitarbeiterstammdaten aus Lohn & Gehalt zu Personal über bestehende Schnittstelle Abrechnungsverteilung Digitale Verteilung der Entgeltabrechnungen aus Scopevisio Lohn & Gehalt an Mitarbeiter per E-Mail über integriertes DMS „Teamwork“ Backoffice Alle Arbeitsschritte werden im Aktivitätenjournal übersichtlich abgebildet und für jeden nachvollziehbar Verbuchen Verbuchung der per Schnittstelle übertragenen Buchungsdateien über integrierte Finanzbuchhaltung (Freischaltung dieses Funktionsbereichs ist Voraussetzung) Das sagen unsere Anwender Das sagen unsere Anwender Als langjähriger, sehr zufriedener Kunde der Filosof Software GmbH, haben wir uns bewusst für die Nachfolgelösung „Scopevisio Lohn & Gehalt“, die cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnung der Scopevisio AG als ERP-Softwareanbieter entschieden. Die Kooperation mit der eurodata AG als Entwickler und Betreiber der Abrechnungssoftware war hervorragend abgestimmt. Vom fachspezifischen Vertrieb bis hin zu der kompetenten eurodata-Systemberatung sind wir in einem routinierten, aber doch persönlichen Onboarding Prozess so gut „abgeholt“ worden, dass die erste Abrechnung von mehr als 500 Mitarbeitern absolut reibungslos gelaufen ist. Unsere Entscheidung war goldrichtig.“ Désirée Eichhorn Verwaltungsleiterin Rapunzel Kinderhaus e. V., KerpenH Der Umstieg von der externen auf die interne Lohnbuchhaltung ist uns mit Scopevisio und eurodata sehr leichtgefallen. Die Bedienung ist klar und einfach. Praktisch ist auch, dass die cloudbasierte Software von überall aus erreichbar ist. Unsere Lohnabrechnungen und Bescheinigungen werden einfach, schnell und sicher digital zugestellt – das spart eine Menge Arbeit und Zeit.Auch die Betreuung ist gut: Die Berater bei Scopevisio und eurodata haben für alles ein offenes Ohr und beantworten Fragen schnell und kompetent. Die Entscheidung die Lohnabrechnung inhouse zu machen, wurde dadurch zum Selbstläufer.Das Zusammenspiel von Scopevisio und eurodata ist ein echter Gewinn und eine Bereicherung in Sachen Digitalisierung und Automatisierung.“ Marc Grob Leiter Finanzen & Controlling, Carmato GmbH Intelligente Lohnabrechnung – immer und überall In Scopevisio Personal sind viele Funktionen enthalten Verwaltung Dokumente in der Personalakte ablegen, verteilen und verbuchenLohn & Gehalt Lohn & Gehalt Lohnabrechnungen intuitiv managen mit hohem Maß an AutomatisierungMandant Mandant Ihre Mandanten immer im Überblick behaltenAbrechnung Abrechnung Lohnabrechnung übersichtlich und leicht gemachtAuswertungen Auswertungen Einfaches Personalcontrolling mit Hilfe standardisierter AuswertungenDienste Dienste Genießen Sie den Komfort unserer elektronischen ServicesArchiv Archiv Profitieren Sie von der automatischen ArchivfunktionArbeitszeiterfassung Arbeitszeiterfassung Profitieren Sie von der automatischen ArchivfunktionArbeitszeiterfassung Personaleinsatzplanung Personal und Abwesenheiten spielend einfach managen Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Organisation Modernes und effizientes Dokumentenmanagement mit „DMS Teamwork“ Unser DMS/ECM ist eng mit Geschäftsprozessen verknüpft und wird dadurch zur Informations- und Arbeitsplattform in Ihrem Unternehmen. Archivierung, Auditierung und viele Features verbessern die Zusammenarbeit in Ihrer täglichen Arbeit. Integriertes DMS Mit dem integrierten DMS „Teamwork“ Dokumente gemeinsam bearbeiten Smart Dank Volltextsuche, Filtern und Kategorien: Inhalte suchen & Dateien finden Gesetzeskonform Archivfunktion und Auditierung für die revisionssichere Aufbewahrung Cloudbasiert Dateien sicher in der Cloud speichern und jederzeit & überall – auch offline – darauf zugreifen Vernetzt intern & extern digital & produktiv zusammenarbeiten Effizient Mit automatisierten Prozessen produktiver arbeiten und die Qualität steigern Im Team zusammenarbeiten Im DMS „Teamwork“ arbeiten Sie einfacher gemeinsam an Dokumenten. Dank Versionierung und Kommentarfunktion bleiben alle Änderungen transparent. Rechnungen und andere Belege werden revisionssicher gespeichert. Mehr erfahren Sicher ist Sicher! Das DMS ist gemäß BSI C5 testiert. C5 ist das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat für Cloudprodukte. Es setzt eine ISO 27001 Zertifizierung voraus und prüft die Sicherheit eines Cloudproduktes. Damit sind Ihre Daten auf der sicheren Seite. Mehr erfahren Revisionssicheres Aktivitätenprotokoll für Dateien und Ordner Bei der Auditierung wird ein chronologisches und detailliertes Protokoll darüber angelegt, was mit Dokumenten in einem Ordner geschehen ist. Mitauditierten Ordnern können Sie alle Aktivitäten wie Ansichten, Downloads oder Änderungen jederzeit nachverfolgen. Verschiedene Exportmöglichkeit des Protokolls erleichtern die weitere Verwendung. Mehr erfahren Dokumente digital aufbewahren mit automatisierten Prozessen Die Archivierung ermöglicht die GoBD konforme und revisionssichere Speicherung von Dokumenten. Archivierte Ordner und Dateien sind nicht veränder- oder löschbar. Zur besseren Übersicht können Sie archivierte Dateien aus der Standard- suche ausblenden. Automatisierte Prozesse zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen erleichtert es Ihnen, die gesetzlichen Pflichten zur Datenhaltung und -löschung zu erfüllen. Mehr erfahren Intern & extern digital zusammenarbeiten Erleichtern Sie sich die digitale Zusammenarbeit! Die Versionierung verhindert Duplikate und alle Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert. Kommentare können Sie direkt am Dokument hinterlegen. Ordner & Dokumente können Sie intern & extern miteinander austauschen,indem Sie individuelle Freigaben erteilen, über externe Links zum Download anbieten oder Dokumente direkt gemeinsam & gleichzeitig im Web mit Office Online bearbeiten. Flexible Zugriffsrechte schützen dabei Ihre sensiblen Dokumente. Mehr erfahren Integriertes Arbeiten mit etablierten Office Produkten Mit der Microsoft 365 werden Office Produkte nahtlos in Scopevisio integriert. Die nahtlose Integration der Microsoft Welt verbessert die arbeit im Team online. Es war noch nie so einfach Geschäftsunterlagen direkt online in Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten. Mehr erfahren Dateien strukturiert ablegen & einfach wiederfinden Mit der smarten Dateiablage werden Dokumente strukturierter & gebündelt im Geschäftskontext abgelegt. Alle Dateien sind dank der Volltextsuche, vielen Filtern und Kategorien für mehr Übersichtlich schnell & einfach wiederzufinden. Freigaben können über das Organigramm und abteilungsbezogene Ordner automatisiert erfolgen. Damit können Sie Prozesse effizienter steuern und die Produktivität steigern. Mehr erfahren Offline mit Cloud-Dokumenten arbeiten Der Teamwork Desktop Client lässt sich ganz einfach in die Dateiverwaltung Ihres Betriebssystems integrieren. So können Sie Ihre Dateien direkt in Teamwork ablegen oder daraus öffnen und bearbeiten, genauso unkompliziert wie Ihre lokalen Ordner. Auch offline können Sie damit jederzeit auf Ihre Cloud-Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Synchronisiert werden die Dateien automatisch, sobald Sie wieder online sind. Mehr erfahren Warum Scopevisio DMS & ECM? Einstieg in die integrierte Welt DMS/ECM veredelt Teamwork mit spezifischen Funktionen. Effizienter arbeiten Abteilungsbezogene Ordner über das Organigramm freigeben und mit benutzerdefinierten Kategorien den Überblick behalten. Revisionssichere Aufbewahrung Mit der Auditierung (Protokollierung) & Archivierung DSGVO- und GoBD-konform arbeiten. Virtuelles Teamwork Mit Office 365 gemeinsam an Dokumenten arbeiten – egal von wo. Das sagen unsere Anwender Wir sind mit Scopevisio in Richtung papierloses Büro unterwegs. Aufträge, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr – bei uns ist alles digital“ Patrick Reinhardt Head of Finance, Breuer Nachrichtentechnik GmbH Sicheres und einfaches Dokumentenmanagement Prozesse automatisieren leicht gemacht Zusammenarbeit an Dokumenten Hochladen Dokument in Teamwork hochladen Änderungen Alle Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert Versionierung Durch die Versionierung können jederzeit die vorherigen Versionen widerhergestellt werden Freigaben Dokumente per Link oder Zugriffsrechte miteinander teilen und gemeinsam bearbeiten. Dokumente ortsunabhängig verwalten mit Scopevisio2Go Jederzeit Zugriff auf alle Dokumente Automatische Synchronisation mit Ihrer Client-Anwendung Dokumente online anzeigen lassen oder downloaden Per Mausklick auf bezogene Objekte zugreifen Alles in einer App integriert In Scopevisio DMS / ECM sind viele Funktionen enthalten DMS-Teamwork DMS-Teamwork als integrierte Arbeitsplattform Dateiablage Mit smarter Dateiablage Produktivität steigern Archivierung Digitale und gesetzeskonforme Archivierung Auditierung Ereignisse nachverfolgen mit auditierten Ordnern Datensicherheit Mehr Datensicherheit – Zertifiziert & Testiert eCollaboration Dokumente digital, sicher & effektiv im Team bearbeiten Desktop Client Offline mit Cloud-Dokumenten arbeiten Microsoft 365 Dateien im Team mit Office online bearbeiten Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Downloads Scopevisio Downloads Informationen, Bilder und mehr Unsere Downloads: Laden Sie unsere Leistungsbeschreibung, Informationen zum Datenschutz und zur Auftragsdatenverarbeitung herunter Downloads – Logos Die wichtigsten Logos auf einen Klick Scopevisio Icon 256px (PNG) Scopevisio Icon 256px (PNG) Scopevisio Logo (SVG) Scopevisio Logo (SVG) Scopevisio Icon 64px (SVG) Scopevisio Icon 64px (SVG) Scopevisio Logo (SVG) Scopevisio Logo (SVG) Downloads – Dokumente Themen Flyer, Produktbroschüren und mehr Produktbroschüre Scopevisio Produktbroschüre Scopevisio CLS Broschüre Produktbroschüre Scopevisio Whitepaper Sicherheit Whitepaper Sicherheit Cultural-Paper digitale Plattform Cultural-Paper digitale Plattform Digitale Plattformen Digitale Plattformen Customer Experience neu gestalten Customer Experience neu gestalten Anfahrtsbeschreibung Anfahrtsbeschreibung Scoper und KI Scoper und KI Kasse und GoBD Kasse und GoBD Downloads – Präsentationen Aktuelle Highlights rund um die Scopevisio Unternehmertag Unternehmertag Webtech Scopevisio Webtech Scopevisio Technologie am Bonner Bogen Technologie am Bonner Bogen 8ter Cloud Unternehmertag 8ter Cloud Unternehmertag HW Partners AG HW Partners AG Scopevisio Unternehmen Scopevisio Unternehmen Downloads – Screenshots Vorschau Screenshots aus der Software Scopevisio – Bereich – Organisation Scopevisio – Bereich – Vertrieb Scopevisio – Bereich – Projekte Scopevisio – Bereich – Finanzen Scopevisio – Bereich – Personal Scopevisio – Bereich – Willkommen Scopevisio2Go – Bereich – Organisation Scopevisio2Go – Bereich – Projekte Scopevisio2Go – Bereich – Finanzen Downloads – Datenschutz Leistungen und technische Informationen zusammengefasst Produktbroschüre Scopevisio Produktbroschüre Scopevisio Informationspflichten Informationspflichten Auftragsverarbeitung Auftragsverarbeitung Anhang 1 ADV Anhang 1 ADV Anhang 2 ADV Anhang 2 ADV Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Home Das Beste an unserer Unternehmenssoftware ist, dass Sie immer den Blick über alle Geschäftsprozesse behalten Scopevisio Die Cloud Unternehmenssoftware für den Mittelstand Mit Scopevisio automatisieren Sie Ihre kaufmännischen Routineaufgaben und steuern Ihre Projekte zeit- und kosteneffizient, auch von unterwegs. Vom Kontaktmanagement bis hin zur Buchhaltung: Mit Scopevisio setzen Sie Ihr Digitalisierungsvorhaben um und legen so den Grundstein für zukünftiges Wachstum. Wir bieten die Software-Lösung für Ihre digitale Transformation – betrieben in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren. Erfolgreich zur E-Rechnung Umsteigen mit Scopevisio – Jetzt Vorteile entdecken und wertvolle Zeit sparen! Die Scopevisio AG, Ihr Experte für Digitalisierung und Automatisierung, unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung. Mit modernster Cloud-Technologie und langjähriger Erfahrung gestalten wir den Wechsel einfach und effizient. Nutzen Sie die ERP-Software von Scopevisio, um E-Rechnungen schnell und automatisiert zu erstellen – und sparen Sie wertvolle Zeit für strategische Aufgaben. Schnell Erledigen Sie Ihre Prozesse bis zu 60 Prozent schneller als beim papierbasierten Arbeiten Effizient Mit regelbasierten Workflows strukturiert vorgehen und Fehler vermeiden Transparent Wissen was wo wann passiert. Mit Scopevisio behalten Sie immer den Überblick Intelligent Routineaufgaben wie den Rechnungseingang oder die Berichtsplanung automatisieren Mobil Bestens geeignet für verteilte Standorte und das mobile Arbeiten von unterwegs Integriert Eine Unternehmenssoftware, die sich wie ein roter Faden durch Ihr Unternehmen zieht Warum Scopevisio? Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten an Ihrer Seite Ist Scopevisio für mich geeignet? Scopevisio ist die ERP-Lösung aus der Cloud – individuell anpassbar für alle Branchen und Unternehmensgrößen. Sind meine Daten sicher aufgehoben? Bei uns werden Datenschutz und Datensicherheit großgeschrieben. Hosting und Entwicklung sind 100% „Made in Germany“. Bin ich für die Zukunft gerüstet? Durch Assisted Work, Automation und Multi-Tenancy-Architektur sind Sie mit Scopevisio fit für die Zukunft. Kann ich mit Scopevisio wachsen? Scopevisio können Sie modulweise in Ihr Unternehmen einführen. Sie bestimmen die Geschwindigkeit. Damit sind Sie gut beraten Scopevisio für Ihr Unternehmen Ihre Business Automation Platform Geschäftsprozesse automatisieren und Produktivität steigern Organisation 360-Grad Unternehmensblick Zentrale Informations- und Arbeitsplattform Kontakte, Aufgaben, Aktivitäten Effiziente Dateiablage Informationen in Echtzeit Offene Schnittstelle per OpenScope API Finanzen Automatisierung mit KI GoBD-konform und durch PwC zertifiziert Kontoauszugsimport und Zahlungsverkehr Integrierte Verfahrensdokumentation im DMS (Teil-)automatisierte Buchhaltung dank Buchungsregeln BI-Integration für Echtzeitberichte DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Informations- und Arbeitsplattform Revisionssichere Speicherung Automatische Versionierung DMS gemäß BSI C5 testiert Dokumente finden statt suchen Vertrieb Umsatz steigern leicht gemacht Leadgenerierung durch effiziente Kampagnen Qualifizierung von Leads nach dem BANT-Scoring-Model Systematische Abbildung des Vertriebsprozesses Virtuelle Kundenakte mit allen Daten und Dokumenten Umsatz-Forecast für die erfolgreiche Vertriebssteuerung Beschaffung Effiziente MaWi und Wawi MaWi und WaWi für Produzenten und Händler Einkauf und Disposition optimieren und automatisieren Interne Bestell- und Beschaffungsanforderung Waren-, Material-, Dienstleistungs- und Rechtekatalog Stücklisten- und Rezepturen Verwaltung Personal Schluss Papierbergen, hallo digital Lohn- und Gehaltsabrechnung – DEÜV/ ITSG-zertifiziert Permanente Qualitätskontrolle durch die GKV Digitale Personalakte mit allen Unterlagen Einfache Zeit- und Leistungserfassung, MiLoG-konform Optimierte Personaleinsatzplanung Egal, was Sie vorhaben Wir sind für Sie da Service Wir unterstützen unsere Anwender mit vielen wichtigen Service- und Supportleistungen Mehr erfahren Onboarding Ein kompaktes Einführungsprogramm bringt die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse schnell auf Touren Mehr erfahren Customer Lifetime Service Das Rundum sorglos Servicepaket mit vielen Vorteilen auf unserer Scopeunity, der Content-, Collaboration- & E-Learning Plattform Mehr erfahren Unser Fairsprechen Sie bezahlen nur das, was Sie auch wirklich brauchen Scopevisio Business Automation Platform Unsere Vorkonfiguration:Organisation, Finanzen, DMS / ECM inkl. Customer Lifetime Service Basis 67 ,20 € Netto pro Benutzer/Monat(jährlich abgerechnet) Profi-Software aus der Cloud zum fairen Preis Jederzeit flexibel anpassbar Verwenden Sie Scopevisio nach Ihren Bedürfnissen. Aufbauend auf der Scopevisio Cloud konfigurieren Sie Ihre individuelle Software. Sie bestimmen, welchen Softwareumfang Sie benötigen. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Karriere Mit uns hebst du in die Wolke ab Wir sind kreative Mitdenker und Mitmacher, die gemeinsam mit uns den Mittelstand digitalisieren. 35 Verschiedene Berufe werden ausgeübt 19 Sprachen werden bei uns gesprochen 293 Mitarbeiter arbeiten in der Scopevisio 817 Kaffee’s werden bei uns täglich getrunken Deine Roomtour durch die Scopevisio Spannende Aufgaben sind das Tagewerk, Langeweile gibt es bei uns nicht. Lebe den Traum in einem modernen Unternehmen. Silicon Valley war gestern, Bonner Bogen mit bestem Rheinblick ist heute Mehr Digitalisierung, mehr Anwenden, mehr Karriere, mehr mit Scopevisio. Start-Up-Flair mit tollen Benefits Versorgung Gratis Kaffee, Wasser & Obst Urlaub 30 + 2 Tage Urlaub (Weihnachten und Silvester) Arbeitzeit Flexibel und projektabhängig Fitness Vergünstigte Mitgliedschaft im Fitnessstudio BGM Regelmäßiges betriebliches Gesundheitsmanagement Kind krank Tage 5 Tage for free Arbeiten Auch mobil möglich Arbeitsmittel Wahl zwischen Windows und Apple Cowork Eigene digitale Plattform zur Vernetzung Modern Kanban, Lean, Six Sigma, Scrum, Wasserfallmodell und vieles mehr Onboarding Effizientes Programm zur Einarbeitung Feedback Regelmäßiges Feedback und Jahresgespräche Jobrad Eine Nachhaltige und ökologische Mobilitätslösung Organisation Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien Team Regelmäßiges JourFix, Hangouts, Open Fridays Events Mitarbeiter Versammlungen, Mitarbeiter Feier Mentoring Vertrauenspersonen immer an deiner Seite Veranstaltung Cloud Unternehmertag Scopeunity Community Plattform für Kunden Wie denken Scoper:innen über die Scopevisio? Um diese Frage zu beantworten, führen wir regelmäßig eine Umfrage durch. Wir möchten wissen, was unsere Scoper:innen bewegt. Denn unser Ziel ist es die gesamte Scopevisio für alle attraktiver zu gestalten. Scoper sind Persönlichkeiten Bei uns kannst du aktivdie Zukunft mitgestalten Du hast Fragen? Melde Dich bei uns! Wer bei uns arbeitet, für den ist Digitalisierung so selbstverständlich wie Atmen und Essen. Langweilig wird es nie, spannende Aufgaben gibt es zuhauf. Bei uns findest Du Start-Up-Flair in Kombination mit attraktiven Vorteilen. Und das nicht im Silicon Valley, sondern direkt mit Rheinblick am Bonner Bogen.” Pascal Magiera Human Resources / Recruiter Scopevisio zählt zu den 5 % besten Unternehmen auf Kununu Der kununu Top Company Award wird jährlich an die Unternehmen verliehen, die in den letzten 12 Monaten mindestens einen durchschnittlichen Score von 3,8 in der Gesamt- und der Mitarbeitenden-Bewertung erreicht haben. Nur 5 % der Unternehmen auf Kununu erfüllen diese Anforderung. Wir sind begeistert, dass unsere Mitarbeitenden uns als Arbeitgeber mit einer 4,2 in der Gesamtbewertung beurteilen und eine Weiterempfehlung aussprechen, diese liegt bei 94 %! Mehr erfahren Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Systemanforderungen Systemanforderungen für den Einsatz von Scopevisio Diese Leistung ist zur Nutzung von Scopevisio erforderlich scopevisio contact sales Empfohlene Mindestanforderungen für die Scopevisio Lösung Prozessor: Aktuelle Mehrkern-Prozessoren (z. B. Intel Core i3 der 10. Generation oder vergleichbar)​ Arbeitsspeicher: Mindestens 4 GB RAM, besser 8 GB für flüssiges Multitasking​ Festplattenplatz: Mindestens 10 GB freier Speicher für temporäre Dateien und lokale Daten​ Bildschirmauflösung: Mindestens 1920 x 1080 Pixel (Full HD) für eine gute Darstellung​ Internetverbindung: Stabile Breitbandverbindung mit mindestens 10 Mbit/s Download- und 2 Mbit/s Upload-Geschwindigkeit​ Webbrowser: Aktuellste Versionen von Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge Betriebssystem: Mindestens Windows 10 (64-Bit, Version 21H2 oder höher). Von MS noch bis Oktober 2025 mit Sicherheitsupdates angekündigt, besser Windows 11 Pro. Oder: Mindestens macOS 12 "Monterey", besser macOS13 "Ventura" oder neuer. Empfehlungen zur Steigerung der Benutzerzufriedenheit mit der Scopevisio Lösung  Hardware: Ein System mit mindestens ≥ 8 GB RAM und einer SSD-Festplatte verbessert die Performance deutlich. Internetverbindung: Eine höhere Bandbreite, insbesondere bei gleichzeitiger Nutzung mehrerer Cloud-Dienste, sorgt für ein reibungsloses Arbeiten.​ Browser: Regelmäßige Updates und das Leeren des Browser-Caches können die Geschwindigkeit und Stabilität erhöhen. Optimale von Scopevisio empfohlene Konfiguration für die Scopevisio Lösung KomponenteEmpfehlungCPUIntel Core Ultra 5 / Ultra 7 (Meteor Lake) oder AMD Ryzen 5 7640U / 8640URAM≥ 16 GB DDR5 (für flüssiges Multitasking, 32 GB bei Power-Usern)SSD≥ 512 GB NVMe SSD (PCIe 4.0 oder besser) – schneller Zugriff, kurze BootzeitenMonitor / Notebook Display34" Monitor (21:9), WQHD+ (3440x1440), IPS oder VAMind. 13.3" FHD (1920x1080), besser: 14" QHD – angenehmes ArbeitenBetriebssystemWindows 11 Pro oder Enterprise (Version 23H2 oder neuer) bzw. M365 E3 oder E5 Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Zertifizierung Zertifizierung mit Brief und Siegel: Ihr vertrauenswürdiger Cloud-Partner Mit Scopevisio Finanzen immer auf der sicheren Seite, nach IDW PS 880 Viele Jahre Erfahrung Mit Scopevisio immer auf der sicheren Seite Vertrauen schaffen Geprüft und bescheinigt mit Brief und Siegel. Zertifizierung nach ISO ISO 27001 zertifiziert und betrieben im Rechenzentrum in Frankfurt. Mit Scopevisio Finanzen sind Sie immer auf der sicheren Seite Die Entscheidung für Scopevisio ist die Entscheidung, für eine geprüfte und zertifizierte Software, die aktuellen sowie anerkannten Standards entspricht. Scopevisio wird in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum gehostet. Infolgedessen wird die Scopevisio Hauptfunktion Finanzen regelmäßig von unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zertifiziert. 16 Jahre Zertifizierung der Scopevisio “Finanzen” Aktuelle Bescheinigungen stehen zum Download für Sie bereit. 2025 2024 2023 2022 2019 2017 2015 2013 2012 2011 2010 2009 Sie benötigen detaillierte Einblicke in unseren Prüfbericht? Dann schicken Sie uns gerne eine Anfrage über das Kontaktformular. Wir schicken Ihnen das aktuelle Dokument zu. Detailreiche Einsichten: Prüfbericht offenbart Details. Seien Sie vorbereitet: Prüfbericht als Audit-Rüstzeug. Gewissheit bei Datensicherheit: Prüfbericht gibt Sicherheit. Compliance-Check: Prüfbericht bestätigt GoBD-Konformität. Sicherheit: Prüfbericht unterstreicht Vertrauenswürdigkeit. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich selbst ein Bild von der Sicherheit und Compliance unserer Lösungen zu machen. Der Prüfbericht bietet Ihnen detaillierte Einblicke sowie Gewissheit. Machen Sie den nächsten Schritt in die Zertifizierung und laden Sie den Bericht noch heute herunter! Scopevisio trifft auf Digital Frankfurt – Hochsicherheit trifft Hochleistung. Zertifizierung im Rechenzentrum! Scopevisio wird in einem hochsicheren Rechenzentrum der Digital Frankfurt GmbH gehostet, dass die strengen Anforderungen international anerkannter Standards der DIN ISO/IEC 27001 Normierung erfüllt. Im Rahmen eines Colocation-Betriebs nutzen wir die Infrastruktur des Rechenzentrums und verwenden dort eigene Server. Die Digital Frankfurt GmbH, Grüneburgweg 58-62, D-60322 Frankfurt am Main ist als Betreiber des Rechenzentrums nach ISO 14001:2004, ISO 50001:2011, ISO 9001:2008, ISO/IEC 27001:2013, OHSAS 18001:2007 zertifiziert. Ihre Daten sind sicher. Zertifizierung dank deutschem Rechenzentrum Bei Scopevisio werden sämtliche Daten ausschließlich im Rechenzentrum gespeichert. Ihre sensiblen Daten befinden sich somit nicht irgendwo "in der Wolke", sondern hochsicher gespeichert im Rechenzentrum Frankfurt der Digital Realty Trust, Lyoner Strasse 28, 60528 Germany. Umfangreiche Maßnahmen rund um die Gebäudetechnik wie beispielsweise vollautomatische Löschsysteme und redundante Stromversorgung sowie strengste Zutrittskontrollen gehören im Rechenzentrum zum Standard. Weil genau diese Maßnahmen aber im Unternehmen nur eingeschränkt umgesetzt werden können, sind unternehmenskritische Daten im Rechenzentrum immer sicherer und zuverlässiger aufgehoben als im Unternehmen. GoBD-konform Scopevisio “Finanzen” ist zertifiziert Scopevisio “Finanzen” wird regelmäßig unter die Lupe genommen. Die Scopevisio beauftragt regelmäßig unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaften mit einer Prüfung der Anwendung Scopevisio “Finanzen” nach IDW PS 880. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat eine entsprechende Software-Bescheinigung erteilt. Scopevisio “Finanzen” unterstützt bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechende Rechnungslegung. Verschlüsselte Datenübertragung Sensible Daten sicher übertragen Die Scopevisio-Website kann Ihre persönlichen Informationen über ein Symantec-TLS-Zertifikat sicher übertragen. Informationen, die mit Adressen ausgetauscht werden, die mit https beginnen, werden vor der Übertragung mittels TLS (Transport Layer Security) – besser bekannt unter der Vorgängerbezeichnung SSL (Secure Sockets Layer) – verschlüsselt. Software Made in Germany Qualität schafft Vertrauen „Software Made in Germany“ ist ein Gütesiegel des Bundesverbandes IT-Mittelstand (BITMi e.V.). Es steht für erstklassigen, deutschsprachigen Service, in Deutschland designte und getestete Software, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit. Software Hosted in Germany Ihr vertrauenswürdiger Cloud-Partner “Software Hosted in Germany” steht für besonders sichere, online verfügbare Lösungen. Die Software und Daten werden in deutschen Rechenzentren gehostet und verlassen das Land nicht, es sei denn, der Kunde wünscht dies ausdrücklich. Für den Hostingvertrag gilt ausschließlich deutsches Recht, einschließlich Datenschutz, BGB und HGB. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Service Service made byScopevisio We simplify your daily business. Interaktiv Service- und Support genau wie Sie es brauchen Dauerhaft Betreuung über die gesamte Scopevisio-Nutzung Innovativ Zugriff auf Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform Wir bringen die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse auf Touren und passen uns Ihren unternehmerischen Wegen an. Ein Leben lang. Je umfassender die Unterstützung ist, desto besser können Sie mit unserer Unternehmenssoftware arbeiten. Deshalb sind wir mit unserem Service- und Support immer an Ihrer Seite. Und zwar nicht nur, bis Sie mit unserer Software starten, sondern auch die ganze Zeit danach. Dafür haben wir eine einzigartige Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform geschaffen, über die wir viele Service- und Supportleistungen anbieten. Neben dem Onboarding gewährleisten wir so auch immer eine leistungsfördernde Kundenbetreuung. Erfolgreicherdurch Service?So geht’s! Oft nutzt man nur 20% einer Software.Das werden wir 100%ig ändern. Diese Mehrwerte bieten wir: Immer für Sie da:Unser Service unterstützt Sie über Ihren gesamten Kundenzeitraum. Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform:Auf unser einzigartigen Scopeunity Plattform lernen Sie, wie Sie bestmöglich mit Scopevisio arbeiten. Zeit und Kosten sparen:Mit Ihrem persönlichen und digitalen Servicemodell. Anwenderunterstützung:Persönliche Lernangebote, digitale Schulungskurse und Expertenchats. In weniger Zeit mehr schaffen:Wir unterstützen Sie nicht nur technisch sondern auch fachlich. Voneinander lernen, voneinander profitieren:In einer interaktiven Anwender-Community tauschen sich Anwender und Profis aus. Zwei Service-Bausteine,ein klarer Vorteil. Neukunden erhalten von uns ein umfangreiches Onboarding, damit Sie perfekt mit der Software starten und arbeiten können. Anschließend helfen wir Ihnen mit unserem einmaligen Serviceprogramm des Customer Lifetime Service, jederzeit das Optimum aus der Software – und vor allem aus Ihrem Business – herauszuholen. On-boarding Maßgeschneiderte Softwareeinführung mit persönlicher Betreuung Customer Lifetime Service Rundum-sorglos-Servicepaket für Ihre Scopevisio-Nutzung Mehr Service,mehr Betreuung,weniger Stress. Workshops Digital oder analog – aber immer interaktiv. In Workshops vermitteln wir Ihnen in kurzer Zeit hilfreiches Fachwissen. Support Unser Support unterstützt Sie sowohl bei fachlichen als auch bei technischen Fragen. Plattform Scopeunity Ein einzigartiger Ort für alles: Hier finden Sie Kurse, Coworking Spaces oder Expertenchats mit der Scopevisio. Veranstaltungen Lernen Sie uns und Scopevisio in interaktiven Veranstaltungen kennen. Business Reviews Auf Wunsch unterstützen wir Sie mit regelmäßigen Reviews und persönlichen Coachings. Entwickler Support Ob API-Beratung oder bei der Anbindung von Schnittstellen – auch hier helfen wir. Schulungen Wir unterstützen unsere Anwender mit individuellen Schulungseinheiten. Kurse Mithilfe von Schulungskursen können Sie sich viel im Selbststudium beibringen. Ideen einbringen Wir schätzen die Ideen aus unserer Anwenderlandschaft. Unser FAQ-Service Der Umgang mit Werkzeugen will gelernt sein. Das gilt besonders auch für digitale Werkzeuge, die Sie bei der Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse begleiten. Damit Sie im Umgang mit den vielfältigen Funktionsweisen von Scopevisio geschult sind, immer mit den neusten technologischen Entwicklungen Schritt halten und Sie mit Scopevisio Ihre individuelle Erfolgsgeschichte schreiben, begleiten wir Sie mit unseren Services bei Ihrer Scopevisio-Nutzung. Damit Sie optimal in der Welt von Scopevisio starten, haben wir unsere Softwareeinführung in den letzten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt. Hier führen wir Sie in einem fokussierten Projektzeitraum persönlich in die Scopevisio-Nutzung ein und machen Sie und Ihre Mitarbeitenden mit allen notwendigen Arbeits- und Prozessschritten vertraut. Buchstäblich bereiten wir Ihnen so den Weg in die Welt der Cloud, zur Digitalisierung und der Automation Ihrer kaufmännischen Prozesse. Aber: Nur Wege vorzubereiten, wie es viele andere Softwareunternehmen machen, ist uns nicht genug. Daher begleiten wir Sie mit unserem Customer Lifetime Service auch bei Ihrer Scopevisio-Nutzung – und das fortwährend. Mit dem Start Ihrer Scopevisio-Lizenz wählen Sie immer auch aus einem von drei Servicemodellen Ihr passendes Customer Lifetime Service Modell aus. Hierdurch erhalten Sie über Ihre gesamte Nutzungsdauer Zugriff auf vielfältige Serviceleistungen wie technische und fachliche Unterstützung. Sie können auch Entwicklungsvorschläge einbringen, sich Schulungskurse anschauen und sich mit anderen Anwendern auf unserer Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform Scopeunity vernetzen und interaktive Lerngruppen bilden. Service ist für uns keine Einmal Leistung. Vielmehr verfolgen wir immer das Ziel, Ihnen kontinuierlich das bestmögliche Erleben mit unserer Software zu bieten: Das Onboarding: Mehr als 90% unserer Unternehmenskunden buchen bei uns zunächst ein Onboarding. Hier können Sie zwischen verschiedenen Onboarding-Paketen wählen, angefangen bei einem Starter-Paket bis hin zu einer umfassenden Enterprise-Schulung im Finanzwesen. Das Onboarding ist immer ein zeitlich fokussiertes Projekt, in dem wir Sie intensiv persönlich coachen. Customer Lifetime Service: Der Customer Lifetime Service ist das Rundum-sorglos Servicepaket der Scopevisio, welches in der ERP-Welt in dieser Form einzigartig ist. Den Customer Lifetime Service erwerben Sie immer direkt mit Ihrer Software-Lizenz. Dadurch erhalten Sie umfassende Unterstützungsleistungen während Ihrer Scopevisio-Laufzeit und das in der Basis-Version für nur 12% auf Ihre gewählte Software-Lizenz. Je nach Ihren Bedürfnissen und Wünschen können Sie aber auch unser Customer Lifetime Service Plus- oder Enterprise-Paket wählen. Viele unserer Service- und Support-Leistungen spielen wir auf unserer Content-, Collaboration- und eLearning-Plattform Scopeunity aus. Neben dem Onboarding gewährleisten wir so einen leistungsfördernden Customer Lifetime Service. Um optimal mit Scopevisio zu arbeiten, empfehlen wir jedem Neukunden ein Onboarding. Anschließend bieten Ihnen die verschiedenen Erfolgspakete unseres Customer Lifetime Services (CLS) genau die Unterstützung und Sicherheit, die Sie und Ihre Mitarbeiter tagtäglich brauchen. Unser CLS-Basis-Paket erwerben alle unsere Kunden immer gleich mit Start ihrer Scopevisio-Lizenz. Größeren Unternehmen ab 30 Usern empfehlen wir, auf unser CLS-Enterprise-Paket zu setzen. Die Einführung einer ERP-Software ist immer eine Herausforderung und wirkt sich umfassend auf Ihr Unternehmen aus. Eine Software zu nutzen, heißt noch lange nicht, sie auch richtig anzuwenden. Der Service und Support der Scopevisio stellt diese Fähigkeit dauerhaft sicher. Und das nicht nur einmal, sondern immer. Bei der Scopevisio legen wir viel Wert darauf, kein anonymes Unternehmen wie SAP oder Salesforce zu sein. Wir leben vom Dialog, der Kundennähe und dem Austausch untereinander. Unsere Kunden sollen dies spüren und wissen, dass wir alles für ihr Unternehmenswachstum tun. Digitalisierung bedeutet Wandel. Gleichzeitig wird die eigene Planungssicherheit in einer schnelllebigen Welt immer wichtiger. Mit unseren innovativen Service-Konzepten führen wir beides zusammen: Wir entwickeln Sie, Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen immer weiter. So bringen wir Effizienz, Sicherheit sowie Kontinuität in die Scopevisio-Nutzung und vereinfachen Ihr Tagesgeschäft. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Presse Alles Wissenswerte rund um Scopevisio Wollen Sie mehr über Scopevisio erfahren? Unser Blog, die Scopeunity und unser Pressebereich liefern Ihnen aktuelle Infos Daten & Fakten Wichtige Infos zur Scopevisio Die Scopevisio AG begleitet mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Grundlage dafür ist eine hochfunktionale, integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud, die soflexibel, mobil und skalierbar ist, wie moderne Mittelständler es heute erwarten. Scopevisio bietet Funktionalitäten für Kontaktmanagement, Marketing, Vertrieb, Angebote & Aufträge, Projekte, Abrechnung & Banking, Finanzbuchhaltung, DMS (ECM) und Controlling. Bei der Weiterentwicklung derSoftware nutzt Scopevisio auch Verfahren der künstlichen Intelligenz (KI), administrative Abläufe weitgehend zu automatisieren. Scopeunity Vernetzen / Lernen / Anwenden Die Scopeunity ist eine Plattform sowohl für Scopevisio-Anwender als auch für Menschen, die an Themen aus der Welt der Digitalisierunginteressiert sind. Im Scopeunity-Magazin schreiben Experten regelmäßig zu aktuellen Themen wie digitale Transformation,neues Arbeiten und künstliche Intelligenz. Außerdem gibt es praktische Tipps rund um Management und Recht,Projektmanagement und Buchhaltung. Informationen für Journalisten Suchen Sie Informationen und Bildmaterial zu Scopevisio? Pressemitteilungen Lesen Sie mehr über unsere aktuellen Pressemitteilungen und Veröffentlichungen Downloads Laden Sie unsere Leistungsbeschreibung, Informationen zum Datenschutz und zur Auftragsdatenverarbeitung herunter Pressespiegel Lesen Sie mehr über vergangene Veröffentlichungen in regionalen und überregionalen Medien Ansprechpartnerin Experten für Unternehmenskommunikation Özlem Doger-HerterHead of Communication Scopevisio AGRheinwerkallee 353227 BonnDeutschlandT: +49 228 4334 3161oezlem.doger-herter@scopevisio.com Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Events ### Besondere Geschäftsbedingungen für die Vermittlung von Buchhaltungsservices durch die Scopevisio AG Besondere Geschäftsbedingungen für die Vermittlung von Buchhaltungsservices durch die Scopevisio AG Version 2.2, Stand: September 2023 Scopevisio AG Rheinwerkallee 353227 Bonn – AG Bonn, HRB 15257 – vertreten durch die Vorstände:Dr. Jörg Haas (CEO)Alexander Kintzi (CRO)Dr. Lukas Pustina (CTO)Dr. Markus Cramer (CFO)– nachfolgend Scopevisio – Serviceanschrift: Scopevisio AGKundenserviceRheinwerkallee 353227 Bonn Tel.: 0800 – 800 800 2 (kostenfrei aus dem deutschem Festnetz der deutschen Telekom, ansonsten ggf. abweichende Tarife – insbesondere Mobilfunktarif) Scopevisio bietet Ihnen die von Scopevisio angebotenen unentgeltlichen Vermittlungsleistungen ausschließlich auf der Grundlage der nachfolgenden Besonderen Geschäftsbedingungen für die unentgeltliche Vermittlung von Buchhaltungsservices an. Durch Absendung Ihrer Vermittlungsanfrage bestätigen Sie, dass Sie die nachfolgenden Regelungen anerkennen: § 1 Vertragspartner; Geltungsbereich 1. Vertragspartner des Kunden für die unentgeltliche Vermittlungsleistung von Buchhaltungsservices ist die Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn. Scopevisio ist nicht Vertragspartner für die Buchhaltungsservices an sich. 2. Diese Besonderen Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich für den Vermittlungsservice. Sonstige Allgemeine Geschäftsbedingungen der Scopevisio oder eines Dritten finden diesbezüglich keine Anwendung. Etwaige sonstige bestehende Vereinbarungen werden durch diese Vereinbarung nicht berührt. § 2 Vermittlungsleistung; Vertragsbeziehungen 1. Scopevisio vermittelt dem Kunden auf dessen Anfrage den Kontakt zu einem selbstständigen Buchhalter oder Steuerberater (Scopevisio Servicepartner). Hierbei werden die Kundenangaben/-wünsche möglichst berücksichtigt. Die Vermittlung des Kontaktes erfolgt unter Vorbehalt der Verfügbarkeit eines Servicepartners. Die von Scopevisio beworbenen Buchhaltungsservices beinhalten ausschließlich Buchhaltungsdienstleistungen gem. § 6 Nr. 4 StBerG. Etwaige ergänzende, über den beworbenen Leistungsumfang der Scopevisio Buchhaltungsservices hinaus gehende Services, die ein vermittelter Servicepartner anbietet oder erbringt, sind nicht Bestandteil der Scopevisio Buchhaltungsservices bzw. deren Vermittlung. Voraussetzung für die Erbringung der Scopevisio Buchhaltungsservices durch einen vermittelten Servicepartner ist, dass der Kunde mindestens die Scopevisio Software “Finanzbuchhaltung” oder “Einnahmenüberschussrechnung” gebucht hat. 2. Für die Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Servicepartner gelten allein die zwischen diesen auf eigene Verantwortung separat abzuschließenden Vereinbarungen. Diese Vereinbarungen liegen außerhalb des Verantwortungsbereiches der Scopevisio. § 3 Vertragsschluss Buchhaltungsservices Der Vertrag über die Erbringung der Buchhaltungsservices wird selbstständig zwischen Kunde und Servicepartner geschlossen. Die Konditionen, wie z. B. Laufzeit und die Kündigungsmöglichkeiten, richten sich nach dem mit dem Servicepartner abgeschlossenen Vertrag. § 4 Kostenfreie Vermittlung/Vergütung Die Vermittlungsleistung durch Scopevisio ist kostenfrei. Scopevisio rechnet nur Services ab, für die der Kunde in direkter Vertragsbeziehung mit Scopevisio steht. Die angegebenen Preise für Buchhaltungsservices sind unverbindliche Preisempfehlungen. Der Servicepartner vereinbart seine Vergütung selbstständig mit dem Kunden und rechnet diese in der so vereinbarten Form gegenüber diesem ab. § 5 Haftung Scopevisio haftet nicht für Störungen oder Verzögerungen in der Datenübertragung über das Internet, die sie nicht zu vertreten hat. Scopevisio haftet im Zusammenhang mit Buchhaltungsservices nur für eine ordnungsgemäße Vermittlungsleistung. Die Haftung und Gewährleistung des Servicepartners richtet sich allein nach den zwischen dem Kunden mit dem Servicepartner vereinbarten Regelungen. § 6 Sonstiges 1. Die Vertragsbedingungen stellen die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und Scopevisio in Bezug auf die Vermittlung von Buchhaltungsservices dar. 2. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt das die Wirksamkeit der übrigen Klauseln nicht. Die Vertragspartner sind im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben verpflichtet, die unwirksame Klausel durch eine ihr im wirtschaftlichen Erfolg gleichkommende, zulässige Regelung zu ersetzen, sofern dadurch keine wesentliche Änderung des Vertragsinhaltes herbeigeführt wird. Gleiches gilt für eventuelle Vertragslücken. 3. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme des UN-Kaufrechts (CISG). 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Juli 2025 Scopevisio AGmit Sitz in Bonn (eingetragen im Amtsgericht Bonn unter HRB 15257)Rheinwerkallee 353227 Bonn Servicekontakt:Tel.: 0800 – 800 800 2(kostenfrei aus dem deutschen Festnetz der deutschen Telekom, ansonsten ggf. abweichende Tarife – insbesondere Mobilfunktarif) nachfolgend "Scopevisio" Die nachfolgenden Allgemeinen Service- und Nutzungsbedingungen wurden zuletzt am 01.07.2025 aktualisiert. § 1 Geltungsbereich Scopevisio stellt Ihnen die von Scopevisio angebotenen unentgeltlichen und entgeltlichen SaaS-Dienste und Services auf der Grundlage der nachfolgenden Allgemeinen Service- und Nutzungsbedingungen zur Verfügung (nachfolgend „AGB”).Abweichende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Vertragspartners gelten nicht. Sie finden auch dann keine Anwendung, wenn Scopevisio ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Zusätzlich können bei Benutzung bestimmter Scopevisio SaaS-Dienste und Services besondere oder modifizierte Bestimmungen zur Anwendung kommen. Hierauf werden Sie gegebenenfalls vor Nutzung des betreffenden SaaS-Dienstes oder Services hingewiesen. Soweit diese besonderen Bestimmungen von den nachfolgenden Regelungen abweichen, so gelten diese vorrangig. Diese Bedingungen gelten ausdrücklich nicht für als “Drittdienste” gekennzeichnete SaaS-Dienste, die nicht von Scopevisio selbst, sondern von einem Dritten angeboten werden, auch wenn dies unentgeltlich geschieht und/oder für deren Nutzung eine Registrierung bei Scopevisio erforderlich ist. Für diese Dienste gelten ausschließlich die von dem Dritten eingestellten Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Zur Inanspruchnahme solcher Dienste, werden Sie eventuell auf Server des Drittanbieters umgeleitet. Sollten für die Inhalte der Drittanbieter zusätzliche Kosten entstehen, werden Sie zuvor hierauf hingewiesen. § 2 Vertragsschluss Allgemein: Die von Scopevisio angebotenen SaaS-Dienste und Services richten sich ausschließlich an Unternehmer oder Behörden, die ihren Geschäftssitz in Deutschland haben. Einem Vertragsabschluss durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB wird ausdrücklich widersprochen. Vorschriften zum Verbraucherschutz finden keine Anwendung.Sollten Sie Ihren Geschäftssitz außerhalb Deutschlands haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular unserer Webseite an uns. Soweit Sie den Vertrag im Namen einer anderen juristischen Person bzw. einer Firma abschließen, sichern Sie uns zu, dass Sie befugt sind, diese (jurist.) Person an diese Bedingungen zu binden. Um auf die SaaS-Dienste und Services zugreifen zu können, müssen Sie im Rahmen des Anmeldevorgangs oder während der fortlaufenden Nutzung wahrheitsgemäße Angaben zu Ihrer Person und Ihrem Unternehmen machen (wie z.B. Identifikations- und Kontaktdaten). Sie erklären, dass die Informationen, die Sie bei der Anmeldung an Scopevisio weitergeben, jederzeit zutreffend, richtig und aktuell sind – insbesondere, dass Sie Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sind. Online-Vertragsabschluss über Internet: Sie können, nachdem Sie ein Kundenkonto (siehe auch § 6) z.B. für Testzwecke eingerichtet haben, aus dem Sortiment der Scopevisio Produkte und Services, insbesondere SaaS-Dienste auswählen und diese über den Button „in den Warenkorb“ in einem sogenannten Warenkorb sammeln. Über den Button „zahlungspflichtig bestellen“ geben Sie, einen verbindlichen Antrag zur Bestellung der im Warenkorb befindlichen Waren ab. Vor Abschicken der Bestellung können Sie die Daten jederzeit ändern und einsehen.Ihr Antrag kann jedoch nur abgegeben und an uns übermittelt werden, wenn Sie durch Klicken auf den Button „Ich habe die AGB gelesen und akzeptiere diese“ diese AGB akzeptieren und dadurch in ihren Antrag aufgenommen haben. Scopevisio schickt Ihnen daraufhin eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail, in welcher Ihre Bestellung nochmals aufgeführt wird und die Sie über die Funktion „Drucken“ ausdrucken können. Die automatische Empfangsbestätigung dokumentiert lediglich, dass Ihre Bestellung bei Scopevisio eingegangen ist und stellt keine Annahme Ihres Antrags dar.Der Vertrag kommt erst durch die Abgabe der Annahmeerklärung durch Scopevisio zustande, die mit einer gesonderten E-Mail („Auftragsbestätigung“) versandt wird.In dieser E-Mail oder in einer separaten E-Mail, jedoch spätestens bei Lieferung der Ware bzw. Zurverfügungstellung der Zugangsdaten, wird der Vertragstext (bestehend aus Bestellung, AGB, Datenschutzrichtlinien und Auftragsbestätigung) von uns per E-Mail oder Papierausdruck) zugesandt (Vertragsbestätigung). Der Vertragstext wird unter Wahrung des Datenschutzes gespeichert. „Offline“-Vertragsabschluss: Angebote der Scopevisio sind freibleibend und unverbindlich. Dies gilt auch, wenn Scopevisio Ihnen Kataloge, technische Dokumentationen, sonstige Produktbeschreibungen oder Unterlagen – auch in elektronischer Form – überlassen hat, an denen Scopevisio sich sämtliche Eigentums- und Urheberrechte vorbehält. Ihre Unterzeichnung eines Vertragsangebotes der Scopevisio gilt als verbindliches Vertragsangebot. Sofern sich aus dem Vertragsangebot nichts anderes ergibt, ist Scopevisio berechtigt, dieses Vertragsangebot innerhalb von 10 Kalendertagen nach Zugang bei Scopevisio anzunehmen.Die Annahme durch Scopevisio kann gegenüber Ihnen entweder schriftlich (z.B. Gegenzeichnung und Vertragsrücksendung oder Auftragsbestätigung) oder durch Freischaltung der Nutzung nebst Übermittlung der Zugangsdaten erklärt werden. § 3 Vertragsgegenstand Scopevisio bietet verschiedene Softwarelösungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen an. Zusätzlich können nützliche Ergänzungen und Ressourcen zu den Produkten und Services ausgewählt werden. Die meisten Produkte und Services der Scopevisio werden zur Nutzung über das Internet als Webapplikation zugänglich gemacht (SaaS-Services).Der konkrete Funktionsumfang der jeweiligen Produkte und Services sowie die Anforderungen an die Hardware- und Softwareumgebung, die auf Ihrer Seite erfüllt sein müssen, ergeben sich aus der abschließenden Leistungsbeschreibung und ggf. unserem Angebot. Die Leistungsbeschreibung wird ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Die Bedienung und Aufrechterhaltung der Hard- und Softwareumgebung liegt allein in Ihrer Verantwortung. Insbesondere haben Sie dafür zu sorgen, dass die Internetbrowser-Software so eingestellt und konfiguriert ist, dass diese die clientseitig ablaufenden Softwarekomponenten der SaaS-Dienste verarbeiten kann.Ihre vorgenannte Verpflichtung gilt entsprechend im Falle von Weiterentwicklungen der SaaS-Dienste bzw. deren Infrastruktur. Soweit Sie unentgeltliche Leistungen der Scopevisio nutzen oder die von Ihnen gewählten Produkte und Services über die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Spezifikationen hinausgehende Dienste und Leistungen beinhalten, so erfolgt dies unentgeltlich und ohne jeglichen Rechtsanspruch. Soweit Scopevisio kostenlose Dienste oder Services erbringt, können diese jederzeit und ohne Vorankündigung eingestellt werden. Minderungs-, Erstattungs- oder Schadensersatzansprüche ergeben sich aus der Einstellung nicht. Soweit nicht ausdrücklich erwähnt, schuldet Scopevisio keine weiteren Leistungen. Insbesondere ist Scopevisio nicht zur Erbringung von Installations-, Beratungs-, Anpassungs- und/oder Schulungsleistungen sowie zur Erstellung und Überlassung von Individualfunktionen bzw. Zusatzprogrammen verpflichtet. § 4 Inklusivleistung bei SaaS-Diensten und Services gemäß § 3 Abs. 1 / Updates /Verfügbarkeit Sie erhalten entsprechend dieser AGB die technische Möglichkeit und Berechtigung die SaaS-Dienste und Services der Scopevisio zu nutzen, welche auf zentralen Servern der Scopevisio bzw. ihrer Subunternehmer gehostet werden. Die SaaS-Dienste enthalten in der Regel eine Benutzer-Schnittstelle (Client), eine verschlüsselte Übertragung, eine Datenverarbeitung und verschlüsselten Zugriff auf Ihre Daten sowie die Speicherung und Sicherung Ihrer Daten. Scopevisio übernimmt ebenfalls die Wartung und Pflege der zur Inanspruchnahme der SaaS-Dienste erforderlichen hard- und softwaretechnischen Infrastruktur auf den zentralen Servern. Als Bestandteil der SaaS-Dienste wird Speicherplatz auf zentralen Servern zur Verfügung gestellt, auf den die mit den SaaS-Diensten erzeugten und verarbeiteten Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert werden können. Die Archivierung der Daten entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen ist im Leistungsumfang nicht enthalten (siehe § 14 Abs. 4). Leistungsübergabepunkt für vertraglich geschuldete SaaS-Dienste und Services der Scopevisio ist die Übergangsstelle bzw. der Router-Ausgang ins Internet des von Scopevisio genutzten Rechenzentrums.Die Anbindung des Kunden an das Internet, die Aufrechterhaltung der Netzwerkverbindung sowie die Beschaffung und Bereitstellung der auf Seiten des Kunden erforderlichen Hard- und Software ist nicht Gegenstand dieses Vertrages. Scopevisio erbringt ihre SaaS-Dienste und Services auf der Basis von komplexer moderner Technologie. Scopevisio beabsichtigt, die SaaS-Dienste und Services nach ihrem eigenen Ermessen fortlaufend weiterzuentwickeln, um den Nutzern einen möglichst großen Komfort zu ermöglichen. Sie bestätigen und sind damit einverstanden, dass sich die Form und Art der von Scopevisio bereitgestellten SaaS-Dienste und Services während der Vertragslaufzeit in zumutbarem Umfang ändern kann. Zumutbarkeit ist insbesondere gegeben, wenn die Leistungen Produkte von Drittherstellern enthalten und diese Produkte Scopevisio nicht, nicht mehr oder nur noch in geänderter Form zur Verfügung stehen, ohne dass dies auf Umstände zurückzuführen ist, die Scopevisio zu vertreten hat, in Bezug auf den geschuldeten Funktionsumfang neue gesetzliche oder behördliche Anforderungen eine Änderung notwendig machen, die vereinbarten Leistungen nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik, den Sicherheitsbestimmungen oder dem Datenschutz entsprechen oder ihre Lauffähigkeit nicht mehr gewährleistet ist, oder vereinbarte Leistungen ganz oder teilweise gegen gleich- oder höherwertige Leistungen ausgetauscht werden, die vereinbarte Soll-Beschaffenheit im Wesentlichen unverändert bleibt und die damit verbundene Leistungsänderung zumutbar ist.Scopevisio wird Ihnen wesentliche Leistungsänderungen mindestens einen Monat vor dem Wirksamwerden mitteilen. Scopevisio verpflichtet sich, entsprechend dem anerkannten Stand der Technik Updates ihrer SaaS-Produkte und Services ohne zusätzliche Vergütung zur Verfügung zu stellen. Im Falle der Überlassung von Apps haben Sie diese Updates auch clientseitig einzuspielen. Updates im Sinne dieses Vertrags sind gekennzeichnet durch Fehlerkorrekturen oder kleinere sonstige Verbesserungen ohne wesentliche neue Funktionalitäten. Von der Updateverpflichtung nicht umfasst ist die Auslieferung oder Zur-Verfügung-Stellung zusätzlich angebotener, neuer Funktionalitäten bzw. von Zusatzkomponenten.Scopevisio wird die SaaS-Produkte und Services im Übrigen nach eigenem Ermessen aktualisieren und weiterentwickeln. Die von Ihnen zur Nutzung der SaaS-Produkte und Services verwendete Software bzw. der Client lädt regelmäßig automatisch Updates von Scopevisio herunter und installiert diese. Ebenso wird die Ihnen als SaaS-Dienste zugänglich gemachte Software nach Ermessen der Scopevisio stetig weiterentwickelt. Siehe auch Abs. 6. Sie erklären sich bereit und erkennen an, dass Voraussetzung der Leistungen der Scopevisio ist, entsprechende Updates als Bestandteil der Leistung entgegenzunehmen und gestatten Scopevisio, Ihnen diese zukommen zu lassen. Scopevisio strebt an, den Systemzugriff auf ihre SaaS-Dienste und Services auch außerhalb der Betriebszeiten, das heißt 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr zu ermöglichen. Die jederzeitige Verfügbarkeit wird ausdrücklich nicht garantiert und ist nicht geschuldet. Insbesondere kann aus technischen Gründen, etwa wegen erforderlicher Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten der Zugriff zeitweise beschränkt sein. Außerhalb der Verfügbarkeitszeiten gemäß Leistungsbeschreibung ist Scopevisio nicht verpflichtet, ihre SaaS-Dienste und Services zugänglich zu machen. Nähere Details zu Funktionsumfang und zur Verfügbarkeit (Abs. 9) entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung. § 5 Testzeiträume Sofern angegeben, haben Sie im Zusammenhang mit ihrer erstmaligen Bestellung, die Gelegenheit unsere Leistungen für einen vereinbarten Zeitraum kostenfrei und unverbindlich zu testen (Testphase). Eingegebene Testdaten werden spätestens 30 Tage nach Ablauf der Testphase gelöscht. Vorhandene Datensicherungen werden im Rahmen der üblichen Backup-Zyklen (siehe Leistungsbeschreibung) überschrieben. § 6 Kundenkonto; Registrierung und Verwaltung von berechtigten Nutzern bei SaaS-Produkten Die Nutzung von SaaS-Diensten sowie ein Online-Vertragsabschluss gemäß § 2 Abs. 2 setzt zwingend eine Registrierung voraus. Die Registrierung einer juristischen Person darf nur von einer vertretungsberechtigten natürlichen Person vorgenommen werden, die namentlich genannt werden muss. Scopevisio kann die Annahme von Registrierungen ablehnen, wenn dafür ein sachlicher Grund vorliegt, z.B. unrichtige Angaben gemacht werden oder zu befürchten ist, das Zahlungspflichten voraussichtlich nicht nachgekommen wird. Scopevisio wird die Ihrerseits bestimmte Zahl von berechtigten Nutzern für Sie (ggf. automatisiert über den Shop) anlegen. Scopevisio sorgt dafür, dass die berechtigten Nutzer sich für die anschließende passwortbasierte Nutzung der SaaS-Dienste und Services registrieren können. Sie haben dabei sicherzustellen, dass die von Ihnen berechtigten Nutzer, die unsere SaaS-Dienste und Services nutzen sollen, ebenfalls die Vertragsbedingungen einhalten. Ihnen obliegt es, die berechtigten Nutzer zu verwalten. Sie haben darauf zu achten, dass berechtigte Nutzer gelöscht werden, wenn die entsprechenden Personen nicht mehr für Sie tätig sind. Sie sind weiter für die Zuweisung der Rollen und Rechte der berechtigten Nutzer verantwortlich. Sie sind verpflichtet, ihre Zugangsdaten und Passwörter geheim zu halten und vor Missbrauch durch Dritte zu schützen. In diesem Zusammenhang weist Scopevisio darauf hin, dass unsere Mitarbeiter nicht berechtigt sind, telefonisch oder schriftlich Passwörter abzufragen. Bei der Wahl des Passwortes sollten die allgemein bekannten Regeln beachtet werden (Länge, Komplexität des Passwortes), Änderungen des Passwortes sind nur online innerhalb des Kundenkontos möglich. Sie haben Scopevisio bei Verlust der Zugangsdaten, des Passwortes oder bei Verdacht der missbräuchlichen Nutzung dieser Daten unverzüglich zu unterrichten. Im Übrigen sind wir berechtigt, bei Missbrauch den Zugang zum Kundenkonto bzw. zu den SaaS-Diensten zu sperren. Sie haften bei von Ihnen zu vertretendem Missbrauch. Sie haben den Missbrauch in jedem Fall zu vertreten, wenn zum Zeitpunkt einer in Frage stehenden, potentiell missbräuchlichen Aktivität die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht für alle Nutzenden, die Zugriff auf das Kundenkonto haben, aktiviert war. Ein Erstattungsanspruch und/oder weitergehende Schadensersatzansprüche gegen Scopevisio sind für diesen Fall ausgeschlossen. § 7 Ansprechpartner / Zustimmung zur E-Mail Kommunikation Die den Vertrag abschließende Person steht Scopevisio als Ansprechpartner während der Vertragslaufzeit zur Verfügung. Sie wird insbesondere die zur Durchführung dieses Vertrages erforderlichen Auskünfte erteilen und gilt gegenüber Scopevisio als berechtigt, rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben. Änderungen in der Person des Ansprechpartners sind Scopevisio unverzüglich mitzuteilen. Sie erklären sich ausdrücklich damit einverstanden, dass Ihnen Informationen bezüglich angefragter bzw. bestehender Verträge und zur Vertragsdurchführung sowie Abrechnung zwischen Ihnen und Scopevisio per E-Mail an eine von Ihnen bei der Vertragsanmeldung angegebene E-Mail Adresse versendet werden. Sie werden den von Ihnen angegebenen E-Mail Account geschäftsüblich auf eingegangene Nachrichten überprüfen. § 8 Nutzungsrechte bei SaaS-Diensten und Services Sie sind im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen dazu berechtigt, die SaaS-Dienste und Services zum eigenen Gebrauch für ihren Geschäftsbetrieb innerhalb der EU und in der Schweiz während der vereinbarten Vertragslaufzeit gemäß nachfolgenden Regelungen vertragsgemäß zu nutzen. Sie sind dazu berechtigt, auf die SaaS-Dienste und Services per Internetbrowser zuzugreifen oder, soweit zusätzlich eine App angeboten und überlassen wird, diese Client-Komponente des SaaS-Dienstes und Services ihren berechtigten Nutzern zur Nutzung zur Verfügung zu stellen.Die Nutzungsrechte sind auf die berechtigten Nutzer begrenzt (Named-User). Die berechtigten Nutzer dürfen die SaaS-Dienste durch Aufruf der SaaS-Dienste und Services ablaufen lassen und durch Zugriff über die dafür vorgesehenen Nutzer- oder Applikations-Schnittstellen nutzen, im Übrigen aber nicht vervielfältigen. Die Nutzung außerhalb des Vertragsgebietes ist grundsätzlich untersagt; sofern dies gewünscht ist, wenden Sie sich bitte an uns über das Kontaktformular auf unserer Webseite. „Nutzen“ im Sinne dieses Vertrags ist jedes dauerhafte oder vorübergehende ganze oder teilweise Vervielfältigen (Kopieren) durch Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen in den Arbeitsspeicher oder Speichern der SaaS-Dienste und Services zum Zwecke ihrer Ausführung auf dem Server der Scopevisio und/oder der Ihnen überlassenen Software auf ihrer Hardware. Zur Nutzung gehört auch die Ausführung der genannten Handlungen zum Zwecke der Beobachtung, Untersuchung oder zum Test. Für die jeweils in digitaler Form überlassene Leistungsbeschreibung und Anwendungsdokumentation gilt Abs. (3) entsprechend. „Vertragsgemäße Nutzung“ bedeutet: Im Rahmen der Nutzung sind alle anwendbaren Gesetze und sonstigen Rechtsvorschriften zu beachten. Untersagt ist, Daten oder Inhalte auf Server der Scopevisio zu übertragen, die gegen Rechtsvorschriften verstoßen oder fremde Schutz- oder Urheberrechte oder sonstige Rechte Dritter verletzen. Es dürfen nur solche Daten übermittelt werden, die frei von Computerviren oder anderem schädlichen Code sind. Es darf weder die Software noch dürfen andere Techniken oder Verfahren im Zusammenhang mit der Nutzung der SaaS-Dienste verwendet werden, die geeignet sind, den Betrieb, die Sicherheit und die Verfügbarkeit zu beeinträchtigen. Die Nutzung von Schnittstellen, die nicht von Scopevisio angeboten werden und undokumentiert sind, ist untersagt. Wir gehen davon aus, dass Sie unsere Services nur für die Zwecke einsetzen, wofür diese auch vorgesehen sind. Da jedes Unternehmen unterschiedliche und für uns nicht vorhersehbare Anforderungen haben kann, gilt bei uns die Fair-Use-Regelung: Wir behalten uns vor, übermäßig oder ungewöhnlich hohe Inanspruchnahmen unsere Dienste, die die Nutzung und Verfügbarkeit der Dienste aller unserer Anwender nach unserer Einschätzung beeinträchtigen könnten, technisch einzuschränken. In diesem Falle treten wir mit Ihnen bei nächster Möglichkeit in Kontakt, um Ihr spezifisches Nutzungsbedürfnis möglichst einer Lösung zuzuführen. Die derzeitigen Fair-Use-Richtlinien können Sie der Leistungsbeschreibung entnehmen.Wir behalten uns das Recht vor, die Nutzung der vertragsgegenständlichen Leistungen einzuschränken oder aus wichtigem Grund zu kündigen, wenn Sie gegen anwendbares Recht, die vorstehenden Pflichten oder vertragliche Vereinbarungen einschließlich der geltenden Richtlinien verstoßen. Soweit Ihnen Software im Rahmen der SaaS-Dienste und Services zugänglich gemacht wird, sind Änderungen an der Software sowie Fehlerkorrekturen in dem Umfang zulässig, wie sie zur bestimmungsgemäßen Benutzung der Software notwendig sind. Eine Rückübersetzung (Dekompilierung) des Programmcodes in eine andere Darstellungsform ist untersagt. Ausgenommen hiervon ist eine teilweise Übersetzung zum Zwecke der Herstellung der Interoperabilität eines unabhängig geschaffenen Computerprogramms mit einem überlassenen Computerprogramm oder mit anderen Computerprogrammen unter den in § 69e UrhG angegebenen Beschränkungen. Sie sind nicht berechtigt, die in Abs. (1) bis (4) eingeräumten Rechte auf Dritte zu übertragen oder Dritten entsprechende Nutzungsrechte einzuräumen. Sie verpflichten sich, die SaaS-Dienste und Services ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Scopevisio Dritten nicht zugänglich zu machen, zu vermieten oder diesen die Nutzung für deren eigene Zwecke sonst zu gestatten oder gar selbst als Service Provider gegenüber Dritten aufzutreten. Dies gilt auch für den Fall einer vollständigen oder teilweisen Veräußerung oder Auflösung Ihres Unternehmens. Als Dritte gelten nicht Ihre Arbeitnehmer oder andere Personen, solange sie sich zur vertragsgemäßen Nutzung der SaaS-Dienste und Services für Zwecke des Kunden bei diesem aufhalten. Unbeschadet der gemäß diesem § 8 eingeräumten Nutzungsrechte behält sich Scopevisio alle Rechte an der den SaaS-Dienste und Services zugrunde liegenden Software vor. Eine Überlassung von SaaS-Diensten und Services (auf Datenträgern oder als Download) zur lokalen Installation ist ausgeschlossen. Sämtliche Inhalte der Internetseiten, SaaS-Dienste, Services, Newsletter, Software und Dokumentationen sowie Technologien von Scopevisio (“Inhalte”) unterliegen allein und unabhängig einer Eintragung gewerblicher Schutzrechte bzw. geistiger Eigentumsrechte und insbesondere aber nicht abschließend dem Urheberrecht von Scopevisio beziehungsweise deren Lizenzgebern. Scopevisio behält sich alle Rechte vor, die nicht ausdrücklich gewährt wurden. Sie sind nur berechtigt, die Inhalte in der von Scopevisio zur Verfügung gestellten Form bestimmungs- und vertragsgemäß zu verwenden. Ihnen ist es untersagt Copyrightvermerke, Kennzeichen, Markenzeichen sowie Eigentumsangaben an den „Versionen/Produkten/Diensten“ zu verändern. Soweit Scopevisio neue Versionen der SaaS-Dienste oder Services während der Vertragslaufzeit infolge Weiterentwicklungen bereitstellt, gilt die Rechteeinräumung für diese grundsätzlich entsprechend, es sei denn, Scopevisio fügt ergänzende Regelungen bei, worauf Sie zuvor ausdrücklich hingewiesen werden. § 9 Datenspeicherung / Datensicherung / handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten Scopevisio verpflichtet sich vorbehaltlich der Begrenzung nach Maßgabe des Abs. (2), Ihnen für die Vertragsdauer zu ermöglichen, dass Sie auf den von Scopevisio betriebenen Servern die für die Nutzung der SaaS-Dienste und Services erforderlichen oder im Rahmen der Nutzung anfallenden Daten soweit dieses von dem SaaS-Dienst vorgesehen ist, zwischenspeichern bzw. ablegen können. Insoweit gilt: Scopevisio wird dafür sorgen, dass Sie während der Vertragslaufzeit auf diese Daten zugreifen können. Scopevisio schuldet dabei lediglich die Vorhaltung von Speicherplatz zur Speicherung und Nutzung der Daten durch Sie als Kunden. Scopevisio treffen hinsichtlich der von Ihnen übermittelten und verarbeiteten Daten keine Verwahrungs- und/oder Obhutspflichten. Der Ihnen zur Verfügung gestellte Speicherplatz ist nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung begrenzt. Sofern Sie darüberhinausgehenden Speicherplatz benötigen, können Sie diesen grundsätzlich über support@scopevisio.com zusätzlich beauftragen. Ihre Daten werden grundsätzlich täglich gesichert. Die derzeit aktuelle Vorgehensweise der Scopevisio in Bezug auf die Datensicherungen können Sie der Leistungsbeschreibung entnehmen. Die längerfristige Datensicherung obliegt Ihnen. Sie können mit Hilfe des SaaS-Dientes die meisten Ihrer Daten exportieren. Ein Wiedereinspielen der Daten eines vorherigen Stands ist nur im Falle eines von Scopevisio verursachten Datenverlustes geschuldet. Ein sonstiger „Roll-Back“ von Datenständen etwa aufgrund von Löschungen durch Sie ist nicht geschuldet. Die Archivierung von Daten entsprechend der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach Vertragsablauf ist in unserem Leistungsumfang nicht enthalten. Die Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen liegt ausschließlich in Ihrem Verantwortungsbereich (siehe jedoch § 14 Abs. 4). Nähere Informationen zum Datenspeicher und zur Datensicherung entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung. § 10 Supportleistungen, Fehlerbeseitigung und Schulungen Bei Fragen zum SaaS-Dienst oder Meldungen von Störungen, insbesondere von Sicherheitsvorfällen, wenden Sie sich bitte an support@scopevisio.com. Scopevisio übernimmt bei ordnungsgemäßer Fehlermeldung die Analyse und Behebung dokumentierter, reproduzierbarer Fehler der SaaS-Dienste durch geeignetes Personal gemäß anerkannten Industriestandards. Scopevisio steht für den Erfolg bei der Beseitigung von Fehlern nicht ein und übernimmt diesbezüglich auch keine Garantie. „Fehler“ im Sinne dieser Geschäftsbedingungen ist jede von Ihnen gemeldete Störung, die zur Folge hat, dass die Beschaffenheit und Funktionsfähigkeit vom vertraglich Geschuldeten abweicht und sich dies auf die Gebrauchstauglichkeit mehr als unwesentlich auswirkt oder Korruption von Daten und/oder Verlust von Daten eintritt, die mit dem SaaS-Services bearbeitet oder von ihr erzeugt werden.Falls eine aufgetretene Störung nicht reproduziert werden kann, gilt diese nicht als Fehler. Die Parteien werden in diesem Fall das weitere Vorgehen gemeinsam abstimmen. Bei der Feststellung, Eingrenzung und Meldung von Fehlern oder sonstigen Mängeln haben Sie die zum SaaS-Dienst gehörige Anwendungsdokumentation und eventuelle Hinweise der Scopevisio zu beachten. Sie treffen im Rahmen des Zumutbaren die erforderlichen Maßnahmen zur Feststellung, Eingrenzung und Dokumentation der Fehler oder der sonstigen Mängel. Scopevisio führt nach Ihrer Anfrage und gegen gesonderte Vergütung Schulungen für die Nutzung der SaaS-Produkte und Services für die berechtigten Nutzer durch. Es gilt die jeweils aktuelle Preisliste der Scopevisio. Andere Leistungen, wie die Anpassungen der SaaS-Diensten und Services an die besonderen Bedingungen von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen oder Programmierleistungen, erfordern den Abschluss eines gesonderten Vertrags. § 11 Ihre Mitwirkungspflichten / Verhalten bei Sicherheitsvorfällen Der Erfolg oder Misserfolg der Leistungserbringung unter diesem Vertrag hängt wesentlich davon ab, ob und in welchem Umfang Sie im Rahmen Ihrer Leistungsfähigkeit an der Leistungserbringung mitwirken. Sie sind daher verpflichtet, alle sachdienlichen Mitwirkungsleistungen unverzüglich und kostenlos vorzunehmen, insbesondere, wenn Scopevisio Sie dazu auffordert und die erforderlichen Maßnahmen einen angemessenen Aufwand nicht übersteigen. Sie sollten nur fachlich kompetente Nutzer für die Nutzung unserer SaaS-Dienste und Services einsetzen. Sie haben Scopevisio unverzüglich jede unbefugte Nutzung von Kennwörtern oder unbefugte Zugriffsmöglichkeiten auf die SaaS-Dienste und Services oder andere Ihnen bekannt gewordene oder vermutete Verletzung der Daten- und/oder Informationssicherheit (Sicherheitsvorfall) an support@scopevisio.com zu melden (siehe auch § 6 Abs. 4). „Falschmeldungen“ führen zu keinen Kosten, sofern diese nicht grob fahrlässig oder vorsätzlich abgebeben wurden. Nicht Scopevisio, sondern Sie allein sind verantwortlich für die Korrektheit, Genauigkeit, Qualität, Integrität, Rechtmäßigkeit, Zuverlässigkeit und Eignung im Zusammenhang mit sämtlichen an Scopevisio übermittelten Daten. Scopevisio haftet nicht für durch Sie zu vertretende Löschungen, Korrekturen, Zerstörungen, Beschädigungen, Verluste oder unterlassene Speicherungen Ihrer Daten. Scopevisio führt keinerlei Kontrolle der durch Sie gespeicherten Daten und Inhalte durch. Es wird ausdrücklich empfohlen mit den SaaS-Diensten und Services erstellte Arbeitsergebnisse auf ihre Korrektheit zu überprüfen. Sie sind verpflichtet, die Regelungen des Exportkontrollrechts zu beachten.Produkte der Scopevisio können Verschlüsselungstechnologien nutzen, die den Lizenzierungsvorschriften der US Export Administration Regulations, 15 C.F.R. Parts 730-774 und Council Regulation (EC) No. 1334/2000 unterliegen. Weitere Mitwirkungspflichten von Ihnen werden an diversen Stellen in diesen AGB geregelt; z.B. Einhaltung der Einsatzbedingungen (§ 3 Abs. 1). Unverzügliche Meldung von Sicherheitsvorfällen an support@scopevisio.com (z.B. Verantwortung für unbefugte Aktivitäten im Kundenkonto; Geheimhaltung von Passwörtern) Virenschutz Benennung eines festen und kompetenten Ansprechpartners bzw. die Aktualisierung der Kontaktdaten bei einem Wechsel (§ 7) Einhaltung der Nutzungsbestimmungen auch durch die berechtigten Nutzer (§ 8). Soweit Scopevisio durch die nicht vertragsgemäße Erbringung Ihrer Mitwirkungspflichten an der Erbringung der eigenen vertraglichen Leistungen gehindert ist, ist Scopevisio für sich daraus ergebende Leistungsstörungen nicht verantwortlich. Sie haben selbstständig für die Erfüllung bzw. Einhaltung der Ihnen und Ihrer berechtigten Nutzer betreffenden gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Auflagen sowie die Erteilung behördlicher Erlaubnisse Sorge tragen. § 12 Vergütung und Konditionen Die für die Inanspruchnahme von kostenpflichtigen SaaS-Diensten und Services anfallenden Entgelte sowie mögliche Zahlungsmethoden ergeben sich aus der jeweils gültigen Preisliste. Rechnungen sind im Regelfall mit Zugang sofort zur Zahlung fällig. Lastschriften werden in der Regel fünf Tage nach Rechnungszugang abgebucht. Die Rechnungsstellung erfolgt elektronisch an den gemäß § 7 von Ihnen benannten Ansprechpartner. Gleiches gilt im Falle von Mahnungen. Sollten Sie eine Papierrechnung auf dem Postwege verlangen oder dies erforderlich sein, so wird zusätzlich ein Entgelt von EUR 2,35 je Rechnung abgerechnet. Gleiches gilt im Falle einer Mahnung. Soweit nicht explizit anders angegeben, handelt es sich bei allen genannten Vergütungen, Entgelten und Preisen um Nettopreise, welche zzgl. der im Zeitpunkt der Rechnungsstellung jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer wird gesondert in der Rechnung aufgeführt. Gebühren für durch Sie zu vertretende Rücklastschriften oder nicht gedeckte Kreditkarten sind von Ihnen zu tragen. Für jeden Fall werden Bearbeitungsgebühren von EUR 10,- fällig. Ihnen bleibt der Nachweis vorbehalten, ein Schaden sei überhaupt nicht oder in wesentlich niedrigerer Höhe entstanden. Bei Widerruf der Einzugsermächtigung, bei einer Rücklastschrift auf Ihren Wunsch oder bei sonstigen Veränderungen im Zahlungsablauf kann Scopevisio die Inkassoart auf Rechnungszahler umstellen. Aufgrund des höheren Aufwandes werden Ihnen als Rechnungszahler zusätzliche Kosten in Höhe von EUR 2,35 pro Rechnungsstellung berechnet. Eine Rückumstellung von Rechnungszahler auf Lastschriftzahler erfolgt nur auf Ihren schriftlichen Antrag hin Eventuelle Gutschriften oder Rückerstattungsbeträge wegen zu viel gezahlter Vergütung, Doppelzahlungen usw. werden grundsätzlich mit der nächstfälligen Abrechnung verrechnet. Einwendungen gegen die Rechnung haben Sie innerhalb von acht Wochen ab Zugang der Rechnung in Textform gegenüber Scopevisio anzuzeigen. Das Unterlassen rechtzeitiger Einwendungen gilt als Genehmigung. Scopevisio wird Sie in den Rechnungen auf die Folgen einer unterlassenen rechtzeitigen Anzeige besonders hinweisen. Gesetzliche Ansprüche von Ihnen bei begründeten Einwendungen bleiben unberührt. Sie sind nicht berechtigt, Zahlungen zurückzuhalten, sofern ihnen nicht aus demselben Vertragsverhältnis ein gesetzliches Zurückbehaltungsrecht zusteht. Die Aufrechnung ist nur zulässig, soweit die Forderung, mit der aufgerechnet wird, unbestritten oder rechtskräftig festgestellt ist. Bei Zahlungsrückstand gegenüber Scopevisio, geben wir Ihnen per E-Mail, SMS, per Post oder telefonisch einen entsprechenden Hinweis und schicken Ihnen ggf. eine Mahnung. Sofern eine Zahlung Ihrerseits dennoch ausbleibt, leiten wir ein Inkassoverfahren gegen Sie ein. Dies wird durch einen von uns beauftragten Inkassodienstleister durchgeführt. Soweit dies für die Durchführung des Inkassoverfahrens erforderlich ist, führt der Inkassodienstleister Adressermittlungen durch und greift hierzu auf öffentliche Register zurück, um Sie als Schuldner ausfindig zu machen. Im Rahmen einer Rechtsstreitigkeit mit Ihnen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchsetzung und/oder Verteidigung unserer Rechte. Sofern und soweit dies für die Durchführung des Rechtsstreits erforderlich ist, greifen wir hierzu auch auf Daten aus anderen Quellen (z. B. öffentliche Register) zurück. Diese Datenverarbeitungen sind zur Vertragsdurchführung und -abwicklung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, Missbrauch unserer Dienstleistungen zu verhindern und Rechtsansprüche geltend zu machen, durchzusetzen bzw. zu verteidigen, erforderlich (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). § 13 Vertragsbeginn / Laufzeit / Kündigung Soweit nicht anders vereinbart, beginnt die Vertragslaufzeit spätestens mit Zurverfügungstellung Ihrer Zugangsdaten, womit Sie die SaaS-Dienste und Services der Scopevisio aktivieren können bzw. die SaaS-Dienste zugänglich gemacht werden. Soweit keine festen Laufzeiten und deren Verlängerung vereinbart werden, ist die Vertragslaufzeit unbestimmt; in diesem Fall beträgt die beidseits einzuhaltende ordentliche Kündigungsfrist vier Wochen zum Monatsende. Der Vertrag kann von beiden Seiten aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden Die Regelung des § 545 BGB (stillschweigende Verlängerung des Mietverhältnisses) findet keine Anwendung. Eine Annahmeverweigerung oder Nichtnutzung von Lieferungen und Dienstleistungen gilt nicht als Kündigung. Ohne rechtzeitig eingehende Kündigung verlängert sich die Vertragsdauer automatisch. § 14 Folgen der Vertragsbeendigung / Datenherausgabe / Datenlöschung Mit Beendigung des Vertrags erlöschen Ihre Nutzungsrechte an den SaaS-Diensten und Services. Sie sind aufgefordert, vor Vertragsende Ihre Daten mit Hilfe des SaaS-Dienstes zu exportieren. Entsprechend der Leistungsbeschreibung/ Anwendungsdokumentation können Sie die dafür vorgesehenen kundenspezifischen Daten in gängigen, aber vorgegebenen Formaten jederzeit selbstständig exportieren. Daten in der Finanzbuchhaltung können beispielsweise als GDPdU-konforme Datei im IDEA-Format exportiert werden. Scopevisio ist spätestens nach Ablauf von dreißig Tagen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses berechtigt, Ihre Daten unwiederbringlich zu löschen. Auf die unwiederbringliche Löschung werden Sie bzw. Ihr Ansprechpartner gemäß § 7 zuvor textlich auf der zuletzt hinterlegten E-Mail-Adresse hingewiesen. Scopevisio weist darauf hin, dass nach Beendigung des Vertrages Ihrerseits kein Anspruch darauf besteht, dass Ihre Kundendaten in einer dann aktuellen Version der SaaS-Dienste oder Services wieder eingespielt werden können. Insbesondere gehen bei Beendigung des Vertrages Ihre Einstellungen, Einrichtungen und Stammdateneingaben dauerhaft verloren. Sie können Scopevisio jederzeit gegen gesonderte Vergütung beauftragen, Ihre Daten unverzüglich zu löschen und unter Beachtung der Backup-Zyklen bei Scopevisio sämtliche angefertigten Kopien zu vernichten oder gegen gesonderte Vergütung ohne Löschung von Daten den Zugriff für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten aufrecht zu erhalten. Weitergehende Unterstützungsleistungen für die Migration der Daten kann Scopevisio aufgrund gesonderter Beauftragung erbringen. Solche weitergehenden Unterstützungsleistungen werden gemäß der jeweils gültigen Preisliste vergütet. § 15 Anpassung der AGB / Anpassung der Vergütung Scopevisio behält sich nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen das Recht vor, diese AGB zu ändern, sofern diese Änderung unter Berücksichtigung der Interessen von uns für Sie zumutbar ist. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Änderung für Sie ohne wesentliche rechtliche oder wirtschaftliche Nachteile ist, z.B. Veränderungen im Registrierungsprozess, Änderungen von Kontaktinformationen. Im Übrigen werden Sie vor einer Änderung dieser Geschäftsbedingungen mit angemessenem Vorlauf, mindestens jedoch einen Monat vor dem beabsichtigten Inkrafttreten informiert. Die Information erfolgt elektronisch per E-Mail an den von Ihnen benannten Ansprechpartner (§ 7). Sollten Sie mit einer von uns beabsichtigten Änderung nicht einverstanden sein, haben Sie das Recht, der Änderung innerhalb eines Monats nach Mitteilung zu widersprechen. Sofern Sie fristgerecht widersprechen, ist Scopevisio berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats schriftlich zu kündigen. Scopevisio ist berechtigt, die Vergütung während der Laufzeit des Vertrages anzupassen. Eine solche Preisänderung ist jedoch nur einmal im Jahr zulässig. Preiserhöhungen sind spätestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform gegenüber dem von Ihnen benannten Ansprechpartner (§ 7) anzukündigen. Für den Fall, dass die Preiserhöhung mehr als 10 % der bisherigen Vergütung ausmacht, haben Sie ein Sonderkündigungsrecht, das Sie mit einer Frist von einem Monat zum Ende des Kalendermonats nach Zugang der Preiserhöhungsankündigung schriftlich ausüben können. § 16 Drittanbieter Scopevisio bietet Kooperationen mit externen Partnern an. Sie schließen mit diesen Partnern direkte (Lizenz-)Verträge ab. Über die Möglichkeiten der Anbindung von Drittanbieter-Anwendungen und Partnerschaften können Sie sich auf unserer Partnerseite informieren. Siehe auch § 1 Abs. 3. § 17 Zugangssperre / Verzug Befinden Sie sich in Zahlungsverzug, muss Scopevisio die SaaS-Dienste und Services nach Androhung unter Fristsetzung von einer Woche nicht mehr erbringen, insbesondere kann Scopevisio den Zugang sperren. In diesem Fall bleiben Sie weiterhin verpflichtet, die monatliche Vergütung zu bezahlen. Die Geltendmachung sonstiger Ansprüche wegen Zahlungsverzugs bleibt Scopevisio vorbehalten. Macht ein Dritter uns gegenüber eine Rechtsverletzung durch Daten oder Inhalte geltend, die von Ihnen auf die von uns bereitgestellten Datenspeicher übermittelt wurden, sind wir berechtigt, die entsprechenden Daten oder Inhalte vorläufig zu sperren, wenn der Dritte die Rechtsverletzung schlüssig dargetan hat. Scopevisio wird Sie in diesem Falle auffordern, innerhalb einer angemessenen Frist die Rechtsverletzung einzustellen oder die Rechtmäßigkeit der Inhalte nachzuweisen. Wird dieser Aufforderung nicht oder nicht genügend nachgekommen, sind wir unbeschadet weiterer Rechte und Ansprüche berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. Soweit die Rechtsverletzung von Ihnen zu vertreten ist, sind Sie auch zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet und haben uns insoweit von etwaigen Ansprüchen Dritter auf erstes Anfordern freizustellen. Weitergehende Rechte bleiben vorbehalten. § 18 Gewährleistung Scopevisio gewährleistet, dass sie ihre Leistungen in einer Weise erbringt, die den allgemeinen Branchenstandards entspricht, soweit diese auf die SaaS-Dienste anwendbar sind, und dass die Dienste im Wesentlichen so erbracht werden, wie dies in der Leistungsbeschreibung bei einer üblichen Nutzung unter normalen Umständen angegeben ist. Sind die von Scopevisio nach diesem Vertrag zu erbringenden Leistungen mangelhaft, wird Scopevisio innerhalb angemessener Frist und nach Zugang einer Mängelrüge die Leistungen nach ihrer Wahl nachbessern oder erneut erbringen. Schlägt die mangelfreie Erbringung aus durch von Scopevisio zu vertretenden Gründen innerhalb einer von Ihnen gesetzten angemessenen Frist fehl, können Sie die vereinbarte Vergütung um einen angemessenen Betrag mindern.Das Recht der Minderung ist der Höhe nach auf die – auf den mangelhaften Leistungsteil entfallende – Vergütung beschränkt. Im Falle einer Unterschreitung der Systemverfügbarkeit von 98%/Jahr können Sie entsprechend der Unterschreitung Ihre Vergütung mindern. Ansprüche auf Schadensersatz richten sich ausschließlich nach § 19. Voraussetzung Ihrer Gewährleistungsansprüche ist, dass Sie Fehler an der geschuldeten Leistung unverzüglich melden und dabei angeben, wie und unter welchen Umständen der Fehler auftritt und Scopevisio soweit zumutbar bei der Fehlersuche aktiv unterstützen. Stellt sich nach Prüfung einer Fehlermeldung heraus, dass der Fehler nicht innerhalb des Verantwortungsbereiches der Scopevisio aufgetreten ist, kann Scopevisio Ihnen die Kosten der Prüfung der Fehlermeldung zu den jeweils gültigen Preisen in Rechnung stellen. Dies gilt jedoch nicht, wenn Sie bei Anwendung der erforderlichen Sorgfalt nicht erkennen konnten, dass die Störung nicht innerhalb des Verantwortungsbereiches von Scopevisio aufgetreten ist. Scopevisio übernimmt keine Zusicherung, Garantie oder Gewährleistung dafür, dass die Nutzung der SaaS-Dienste und Services Ihren Anforderungen oder Erwartungen entspricht. die Nutzung der SaaS-Dienste ununterbrochen, zeitgerecht, sicher bzw. fehlerfrei erfolgt. die im Rahmen der Produktnutzung eingeholten Informationen richtig und zuverlässig sind. alle Mängel und/oder Fehler bezüglich der SaaS-Dienste und Services oder Funktionalitäten der als Bestandteil des SaaS-Dienstes bereitgestellten Software behoben werden. Scopevisio gewährleistet nicht, dass die SaaS-Dienste für die Nutzung an anderen Standorten außerhalb des Vertragsgebietes geeignet oder verfügbar sind. Wenn Sie die SaaS-Dienste und Services außerhalb des Vertragsgebietes nutzen, sind Sie allein verantwortlich für die Befolgung/Einhaltung aller geltenden Gesetz; einschließlich der Export- und Importbestimmungen anderer Länder. Umleitungen der Webinhalte unter Missachtung der Gesetze sind untersagt. Die Ausschlüsse gemäß Abs. 4 und 5 beeinträchtigen nicht ihre gesetzlichen Rechte, auf die Sie in jedem Falle Anspruch haben und die nicht vertraglich änderbar oder abdingbar sind. § 19 Haftung Soweit in diesem Vertrag nicht abweichend geregelt, haften Scopevisio, ihre gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen gleich aus welchem Rechtsgrund nach Maßgabe folgender Regelungen: Scopevisio haftet für vorsätzlich und grob fahrlässig verursachte Schäden, Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie bei einer Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit nach den gesetzlichen Bestimmungen. Für Schäden, die auf einfacher Fahrlässigkeit von Scopevisio oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruhen, haftet Scopevisio nur, wenn eine wesentliche Vertragspflicht verletzt wurde oder ein Fall des Verzuges oder der Unmöglichkeit vorliegt. Die verschuldensunabhängige Haftung von Scopevisio für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel wird ausgeschlossen. In den Fällen des Abs. 1 b) ist die Haftung von Scopevisio für alle Schadensfälle pro Kalenderjahr auf einen Gesamtbetrag begrenzt, der einer Jahresvergütung im Zeitpunkt des schadensverursachenden Ereignisses entspricht. Scopevisio weist darauf hin, dass es nach dem Stand der Technik kaum bzw. nur mit unverhältnismäßigem und unwirtschaftlichem Aufwand möglich ist, Software so zu entwickeln, dass sie in allen Anwendungen und Kombinationen fehlerfrei arbeitet. Daher übernimmt Scopevisio keine Haftung für die Fehlerfreiheit ihrer Produkte. Insbesondere übernimmt Scopevisio keine Gewährleistung, dass die Produkte mit Programmen Dritter zusammenarbeiten, soweit dies nicht ausdrücklich in der Produktbeschreibung vorgesehen ist. Scopevisio haftet nicht für mangelnden wirtschaftlichen Erfolg, mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn. § 20 Rechte Dritter / Schadloshaltung Im Rahmen Ihrer Nutzung der SaaS-Dienste haben Sie alle anwendbaren Gesetze und sonstigen Rechtsvorschriften zu beachten. Sie sind für die von Ihnen bereitgestellten Daten und Inhalte selbst verantwortlich. Scopevisio überprüft die Inhalte weder auf ihre Richtigkeit noch auf Virenfreiheit oder virentechnische Verarbeitbarkeit hin. Sie verpflichten sich, dass Sie für einen Verstoß gegen Ihre Verpflichtungen gemäß den Vertragsbedingungen und für die sich daraus ergebenden Konsequenzen die alleinige Verantwortung tragen. Sie stellen Scopevisio von jeglichen Ansprüchen nebst angemessenen Kosten zur Rechtsverteidigung frei, die auf rechtswidriger oder nicht vertragsgemäßer Nutzung der SaaS-Dienste Ihrer Nutzer beruhen. Soweit Sie wegen der vertragsgemäßen Nutzung der von Scopevisio erbrachten Leistungen wegen einer Verletzung von gewerblichen Schutzrechten und Urheberrechten Dritter gerichtlich verurteilt werden, stellt Scopevisio Sie von diesen Ansprüchen unter folgenden Voraussetzungen frei: Sie benachrichtigen Scopevisio unverzüglich schriftlich, sobald Sie von den gegen Sie geltend gemachten Ansprüchen Kenntnis erlangt haben, und Sie räumen Scopevisio die Kontrolle über alle Abwehrmaßnahmen und Vergleichsverhandlungen ein. Insbesondere werden Sie kein gerichtliches oder außergerichtliches Anerkenntnis abgeben über Ansprüche des Dritten abgeben, und Sie unterstützen Scopevisio bei der Abwehr oder Beilegung der Ansprüche in angemessener Weise; sowie:Ihre Rechte gemäß diesem § bestehen nicht, soweit die Verletzung von Schutzrechten darauf beruht, dass Sie eine Änderung an den SaaS-Diensten durchgeführt haben, die von Scopevisio nicht im Rahmen dieses Vertrages oder sonstiger Weise schriftlich genehmigt wurde, oder die vertraglichen Leistungen in anderer Weise als in diesem Vertrag zugrunde gelegten Zweck benutzen, oder Sie die Produkte mit Hard- oder Software kombinieren, die nicht den in der Beschreibung genannten Erfordernissen entspricht. Über die Freistellungsverpflichtung nach vorstehender Ziffer 3 hinaus ist Scopevisio Ihnen nur dann zum Schadensersatz entsprechend § 19 verpflichtet, wenn Scopevisio an der Verletzung ein Verschulden trifft. § 21 Höhere Gewalt Ereignisse höherer Gewalt, die die Leistung wesentlich erschweren oder zeitweilig unmöglich machen, berechtigen jede Vertragspartei, die Erfüllung ihrer Leistung um die Dauer der Behinderung und eine angemessene Anlaufzeit hinauszuschieben. Der höheren Gewalt stehen Arbeitskampf und ähnliche Umstände gleich, soweit sie unvorhersehbar, schwerwiegend und unverschuldet sind: Als vergleichbare Ereignisse gelten auch behördliche Anordnungen, der Ausfall von Kommunikationsnetzen oder Gateways anderer Betreiber sowie Störungen im Bereich anderer Telekommunikations- oder Diensteanbieter. Die Parteien teilen sich gegenseitig unverzüglich solche Umstände mit. Die Haftung wegen höherer Gewalt, insbesondere für Streik, Aufruhr, Feuer, Hochwasser, Terror, Pandemien und sonstige Naturkatastrophen sowie nicht zu vertretende Umstände, wie Stromausfälle und Unterbrechung oder Zerstörung datenführender Leitungen und Umständen der vorherigen Ziff. 2 ist ausgeschlossen. Eine Rückvergütung von Entgelten bei Ausfällen von Diensten wegen einer außerhalb des Verantwortungsbereiches von Scopevisio liegenden Störung ist ausgeschlossen. § 22 Datenschutz Die Parteien verpflichten sich, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Scopevisio ist nur berechtigt, Ihre Daten nach Ihren Weisungen und im Rahmen der Vertragsdurchführung zu verarbeiten. Sie (Anm: „der Kunde“) haben insbesondere darauf achten, ob Sie für die Übermittlung und/oder Verarbeitung von Daten eine Einwilligung bei den betroffenen Personen einholen müssen, und die Zustimmung erforderlichenfalls einholen. Dies gilt z.B. bei der Verarbeitung von Daten, die berufsrechtlichem Geheimnisschutz unterliegen (bspw. Patientendaten, Mandantendaten bei rechts- und steuerberatenden Berufen). Scopevisio verarbeitet die personenbezogenen Daten, insbesondere Daten der berechtigten Nutzer sowie der im Rahmen der Auftragsplanung und Entsorgungsdurchführung verarbeiteten Daten als Auftragsverarbeiter iSd Art. 28 DSGVO. Hierzu schließen die Parteien eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab. Weitere Informationen zum Umgang der Scopevisio mit personenbezogenen Daten können Sie der Datenschutzerklärung der Scopevisio AG entnehmen. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@scopevisio.com wenden. § 23 Geheimhaltung Die Vertragsparteien verpflichten sich, sämtliche ihnen im Zusammenhang mit diesem Vertrag zugänglich werdenden Informationen, die als vertraulich bezeichnet werden oder nach sonstigen Umständen als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Vertragspartei erkennbar sind, unbefristet geheim zu halten und sie – soweit nicht zur Erreichung des Vertragszwecks geboten – weder aufzuzeichnen noch weiterzugeben oder zu verwerten.Die Weitergabe an Dritte, die einer gesetzlichen Verpflichtung zur Geheimhaltung unterliegen, ist nicht zustimmungspflichtig. Die Weitergabe an Mitarbeiter, welche die Informationen für ihre Tätigkeit bei Durchführung von vertragsgegenständlichen Leistungen benötigen, bedarf ebenfalls keiner Zustimmung. Eine Nutzung dieser Informationen ist allein auf den Gebrauch für die Durchführung dieses Vertrages beschränkt.Die Vertragsparteien werden durch geeignete vertragliche Abreden mit den für sie tätigen Arbeitnehmern und Beauftragten jedoch sicherstellen, dass auch diese unbefristet jede eigene Verwertung, Weitergabe oder unbefugte Aufzeichnung solcher Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse unterlassen und diesen nur soweit erforderlich Zugang zu den Geheimnissen verschaffen. Eine Nutzung dieser Informationen ist allein auf den Gebrauch für die Durchführung dieses Vertrages beschränkt. Die Geheimhaltungspflicht gemäß Abs. (1) gilt nicht, soweit die Erlaubnisse und Ausnahmen der §§ 3 bzw. 5 GeschGehG eingreifen, sowie gegenüber solchen Personen, die gesetzlich oder aufgrund Gestattung der jeweils anderen Vertragspartei zur Kenntnisnahme befugt und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, sowie für Veröffentlichungen, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher Anordnungen von einer der Vertragsparteien verlangt werden können. Der Geheimhaltungspflicht unterliegen nicht bzw. nicht mehr solche vertraulichen Informationen, die allgemein bekannt sind oder allgemein bekannt werden, ohne dass dieses von der offenbarenden Vertragspartei zu vertreten ist. Das Vorliegen einer der vorstehenden Ausnahmen hat die sich hierauf berufende Vertragspartei zu beweisen. § 24 Nebenbestimmungen / Gerichtsstand Scopevisio ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten Subunternehmer einzusetzen. Näheres zum Einsatz von Subunternehmer wird in der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geregelt. Die Abtretung von Rechten und Ansprüchen aus dem Vertrag, soweit nicht ausdrücklich zugelassen, ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Scopevisio zulässig.Scopevisio ist jedoch berechtigt, den Vertrag insgesamt auf mit ihr verbundene Unternehmen zu übertragen. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Bonn, sofern Sie Kaufmann oder gleichgestellt sind. Scopevisio ist auch berechtigt, die Klage bei dem Gericht zu erheben, das für den Sitz des Kunden allgemein zuständig ist. Dieser Vertrag und seine Anlagen enthalten sämtliche Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien. Nebenabreden bestehen nicht. Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt das die Wirksamkeit der übrigen Klauseln nicht. Die Vertragspartner sind im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben verpflichtet, die unwirksame Klausel durch eine ihr im wirtschaftlichen Erfolg gleichkommende, zulässige Regelung zu ersetzen, sofern dadurch keine wesentliche Änderung des Vertragsinhaltes herbeigeführt wird. Gleiches gilt für eventuelle Vertragslücken. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland, mit Ausnahme des UN-Kaufrechts (CISG). Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Hinweis zur Auftragsverarbeitung / AV Hinweis zur Auftragsverarbeitung / AV Scopevisio AG Als Kunde der Scopevisio AG hinterlegen Sie in der Regel personenbezogene Daten zur Verarbeitung in Ihrer Unternehmenssoftware. Wir verpflichten unsere Kunden nicht, einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung über die Leistungen der Scopevisio AG abzuschließen, empfehlen allerdings den Abschluss einer solchen Vertrags, da Sie hierdurch die Möglichkeit bekommen, die gesetzlichen Anforderungen des Art. 28 DSGVO zu erfüllen. Kann die Scopevisio AG meine Daten einsehen? Nein. Die Scopevisio AG nimmt grundsätzlich keine Einsicht in Ihre Kundendaten. Wie kann ich gesetzeskonform handeln und meine Daten schützen? Während der gesamten Zeit des Vertragsverhältnisses mit Scopevisio haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die hier zum Download bereitgestellte Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung schriftlich mit Scopevisio abzuschließen. Der Gesetzesgeber schreibt in Art. 28 Abs. 9 DSGVO vor, dass ein solcher Vertrag, schriftlich abgeschlossen werden kann. Sie können den Vertrag auch zu einem späteren Zeitpunkt mit uns abschließen; z.B. wenn Sie damit beginnen, personenbezogene Daten mit unserem System zu verarbeiten. Scopevisio setzt sich für Datenschutz ein Laden Sie kostenlos die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und Anlage 1 Technisch-Organisatorische Maßnahmen sowie die Anlage 2 Subunternehmer herunter, füllen diese aus und senden Sie einen Ausdruck an: Scopevisio AGAbteilung AuftragsverarbeitungRheinwerkallee 353227 Bonn Innerhalb einer Woche erhalten Sie den Vertrag gegengezeichnet und kostenfrei zurück. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Datenschutzrichtlinie Datenschutzrichtlinie der Scopevisio AG Gültig ab 12. Juni 2025 (Version 1.12) Wir freuen uns sehr über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert für die Geschäftsleitung der Scopevisio AG, Bonn. Eine Nutzung unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung der betroffenen Person ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den für uns geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchten wir die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt. Scopevisio AG, Bonn hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln. 1. Begriffsbestimmungen Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten, die in der DSGVO verwendet werden. Unsere Datenschutzerklärung soll sowohl für die Öffentlichkeit als auch für unsere Kunden und Geschäftspartner einfach lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir vorab Begrifflichkeiten erläutern. Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe: A. personenbezogene Daten Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. B. betroffene Person Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personen-bezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden. C. Verarbeitung Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. D. Einschränkung der Verarbeitung Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. E. Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. F. Auftragsverarbeiter Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. G. Empfänger Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger. H. Dritter Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. I. Einwilligung Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist. 2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Ziff. 7 DSGVO, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die: Scopevisio AGRheinwerkallee 353227 BonnTel.: 0800 800 800 2Fax: 0800 500 00 20E-Mail: info@scopevisio.comWebsite: www.scopevisio.com Rückfragen und Ersuchen um Auskunft, Änderung, Sperrung oder Löschung können postalisch an diese Adresse oder per E-Mail an die vorstehende E-Mail-Adresse gestellt werden. 3. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist: Günter HilgersEcoVisio GmbHRheinwerkallee 353227 BonnE-Mail: datenschutz@scopevisio.com Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. 4. Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde Zuständige Aufsichtsbehörde für den für die Verarbeitung Verantwortlichen ist: Name:                Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-WestfalenStraße:                Kavalleriestraße 2 - 4Ort:                     40213 DüsseldorfTelefon:              0211 / 38424-0Telefax:               0211 / 38424-10E-Mail:                poststelle@ldi.nrw.de 5. Cookies Ein Cookie ist ein kleiner Datensatz, der auf Ihrem Endgerät gespeichert wird und Daten wie z. B. persönliche Seiteneinstellungen und Anmeldeinformationen enthält. Dieser Datensatz wird von dem Web-Server, mit dem Sie über Ihren Web-Browser eine Verbindung aufgebaut haben, erzeugt und an Sie gesendet. Im Allgemeinen setzen wir Cookies zur Analyse des Interesses an unseren Webseiten sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten ein. Sie können unsere Webseiten grundsätzlich auch ohne Cookies aufrufen. Wollen Sie unsere Webseiten vollumfänglich bzw. komfortabel nutzen, sollten Sie jedoch diejenigen Cookies akzeptieren, die die Nutzung bestimmter Funktionen ermöglichen bzw. die Nutzung komfortabler machen. Die Verwendungszwecke der von uns genutzten Cookies können Sie dem Consent-Management beim ersten Aufruf unserer Webseite bzw. danach über den Aufruf der Steuerung der Cookiedienste unter „Cookies“ auf unserer Webseite   entnehmen. Mit der Nutzung unserer Webseiten werden Sie aufgefordert, der Nutzung von Cookies, soweit diese nicht zum ordnungsgemäßen Betrieb der Webseite erforderliche sind, zuzustimmen. Die Entscheidung, ob Sie in die Nutzung zustimmungspflichtiger Cookies einwilligen, treffen Sie im Consent-Manager auf unserer Webseite. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, Ihren Browser derart einzustellen, dass Cookies vor ihrer Speicherung angezeigt, nur bestimmte Cookies akzeptiert oder abgelehnt werden oder Cookies generell abgelehnt werden. Wir weisen darauf hin, dass Einstellungsänderungen im Browser immer nur den jeweiligen Browser betreffen. Nutzen Sie verschiedene Browser oder wechseln Sie das Endgerät, müssen die Einstellungen erneut vorgenommen werden. Darüber hinaus können Sie Cookies jederzeit aus Ihrem Speichermedium löschen. Informationen zu den Cookie-Einstellungen, deren Änderung und der Löschung von Cookies entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion Ihres Web-Browsers. Nachfolgend sind die gebräuchlichsten Arten von Cookies zu Ihrem Verständnis erklärt: 5.1 Sitzungs-Cookies Während Sie auf einer Webseite aktiv sind, wird temporär ein Sitzungs-Cookie im Speicher Ihres Computers abgelegt, in dem eine Sitzungskennung gespeichert wird, um z. B. bei jedem Seitenwechsel zu verhindern, dass Sie sich erneut anmelden müssen. Sitzungs-Cookies werden bei der Abmeldung gelöscht oder verlieren ihre Gültigkeit, sobald ihre Sitzung automatisch abgelaufen ist. 5.2 Permanente oder Protokoll-Cookies Ein permanenter oder Protokoll-Cookie speichert eine Datei über den im Ablaufdatum vorgesehenen Zeitraum auf Ihrem Computer. Durch diese Cookies erinnern sich Webseiten bei Ihrem nächsten Besuch an Ihre Informationen und Einstellungen. Das führt zu einem schnelleren und bequemeren Zugriff, da Sie z. B. nicht erneut ihre Spracheinstellung für unser Portal vornehmen müssen. Mit Verstreichen des Ablaufdatums wird der Cookie automatisch gelöscht, wenn Sie die Webseite besuchen, die diesen erzeugt hat. 5.3 Drittanbieter-Cookies Drittanbieter-Cookies stammen von anderen Anbietern als dem Betreiber der Webseite. Sie können beispielsweise zum Sammeln von Informationen für Werbung, benutzerdefinierte Inhalte und Web-Statistiken verwendet werden. 5.4 Flash-Cookies Flash-Cookies werden als Datenelemente von Webseiten auf Ihrem Computer gespeichert, wenn diese mit Adobe Flash betrieben werden. Flash-Cookies haben kein Zeitlimit. 5.5 Cookie-Einwilligung mit Usercentrics 5.5.1   Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung Damit Sie die Verwendung von Cookies kontrollieren können, ist auf der Website ein Cookie-Consent-Tool implementiert (nachstehend: Usercentrics). Usercentrics wird von der Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München betrieben und zeigt Ihnen eine nach Funktionsgruppen gegliederte Cookie-Liste an, erklärt den Zweck der Cookie-Funktionsgruppen und der einzelnen Cookies sowie deren Speicherdauer. Die Usercentrics Consent Management Plattform sammelt Logfile- und Einwilligungsdaten mittels JavaScript. Dieses JavaScript ermöglicht es, den Nutzer über seine Einwilligung zu bestimmten Tags auf unserer Website zu informieren und diese einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren. Wir verarbeiten dabei die folgenden Daten: Consent Daten bzw. Daten der Einwilligung (anonymisierte Logbuchdaten (Consent ID, Processor ID, Controller ID), Consent Status, Timestamp) Device Daten bzw. Daten der verwendeten Geräte (u.a. gekürzte IP-Adressen (IP v4, IP v6), Geräteinformationen, Timestamp) User Daten bzw. Benutzerdaten (u.a. eMail, ID, Browserinformationen, SettingIDs, Changelog) Die ConsentID (enthält die oben genannten Daten), der Consent-Status inkl. Zeitstempel werden in dem lokalen Speicher Ihres Browsers und gleichzeitig auf den eingesetzten Cloud-Servern gespeichert. Eine weitere Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eine Anfrage auf Auskunftsersuchen stellen oder Ihre Zustimmung widerrufen. In diesem Fall werden dem Verantwortlichen die entsprechenden Informationen in einem kompakten Datenformat in einer einfach lesbaren Textform zum Zweck des Datenaustauschs bereitgestellt. Für die Statistik der Nutzung der erteilten oder nicht erteilten Zustimmung werden keine Nutzerinformationen gespeichert. Lediglich die Häufigkeit und die Orte der Klicks werden gespeichert. Für den Einsatz von Usercentrics ist das Speichern eines Cookies technisch erforderlich. 5.5.2   Rechtsgrundlage der Verarbeitung Der Einsatz von Usercentrics erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. 5.5.3   Dauer der Speicherung, Wiederspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, das Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Das dazugehörige Cookie besitzt eine Laufzeit von 60 Tagen. Der Widerrufsbeleg einer vormals erteilten Einwilligung wird für die Dauer von drei Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrung gründet in unserer Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung mit Usercentrics geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass Usercentrics die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet. 6. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen1 Unsere Internetseite erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden können die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), (7) der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen. Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite sowie die Werbung für diese zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch uns daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit in unserem Unternehmen zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert. Zudem verwenden wir auch sogenannte Local Storage sowie Session StorageTechnik (auch „Lokale Daten“ und „Lokaler Speicher“ sowie „Sitzungsspeicher“ genannt). Bei Local Storage werden Daten lokal im Cache Ihres Browsers gespeichert, die auch nach dem Schließen des Browser-Fensters oder dem Beenden des Programms weiterhin bestehen und ausgelesen werden können, falls Sie den Cache nicht aktiv löschen. Local Storage ermöglicht es, dass Ihre Präferenzen bei der Nutzung unserer Websites auf Ihrem Rechner gespeichert und von Ihnen genutzt werden können. Die Funktion von Session Storage entspricht inhaltlich dem beschriebenen Local Storage, nur dass die entsprechenden Daten unmittelbar nach Schließen des Browser („Sitzung“) aus dem Cache Ihres Browsers automatisch entfernt werden. Auf die im Local Storage sowie im Session Storage gespeicherten Daten können Dritte nicht zugreifen. Sie werden an Dritte nicht weitergegeben und auch nicht zu Werbezwecken verwendet. Insbesondere wird diese Technik dazu eingesetzt, um Ihnen unsere Inhalte in einer ansprechenden grafischen Darstellung präsentieren zu können (z.B. Pop-Ups-Fenster u.ä.) sowie unser Angebot und die Navigation auf unseren Seiten für Sie zu personalisieren. Local-Storage-Inhalte verwalten Sie im Browser über die Einstellungen zur „Chronik“ bzw. zu „Lokalen Daten“, je nachdem welchen Browser Sie verwenden. Sollten Sie die beschriebenen Funktionen entsprechend einschränken, kann es ggf. zu Funktionseinschränkungen kommen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (berechtigtes Interesse).Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Kompatibilität und Stabilität dieser Webanwendung für möglichst alle Nutzer einschließlich der Missbrauchsbekämpfung und Störungsbeseitigung zu erhalten. Dauer der Speicherung  Die Löschung der vorgenannten technischen Daten erfolgt, sobald sie nicht mehr benötigt werden, um die Kompatibilität dieser Webanwendung für alle Besucher zu gewährleisten, spätestens aber 3 Monate nach Nutzung der Webanwendung.  Auf die Speicherdauer der Daten in Ihrem Lokal Storage haben wir keinen Einfluss. Local-Storage-Inhalte verwalten Sie im Browser über die Einstellungen zur „Chronik“ bzw. zu „Lokalen Daten“, je nachdem welchen Browser Sie verwenden. Sollten Sie die beschriebenen Funktionen entsprechend einschränken, kann es ggf. zu Funktionseinschränkungen kommen. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. 7. Umfang und Verwendungszweck der erhobenen Daten 7.1 Scopevisio Webseiten – Generell Bei jeder Anforderung einer Webseite oder einer über ein Browserprogramm zugänglichen Datei werden folgende Daten gespeichert: die angeforderte Webseite oder Datei, Datum und Uhrzeit der Anforderung, die übertragene Datenmenge, die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps und des verwendeten Betriebssystems, die IP-Adresse des anfordernden Computers, Diese Informationen werden zur Optimierung der Scopevisio Webseiten und zur Protokollierung evtl. Angriffe über das Internet auf unsere Dienste verwendet. Die angeführten Daten werden nach einem Jahr automatisch oder durch Mitarbeiter der Scopevisio AG gelöscht. 7.2 Scopevisio Webseiten – Buchhaltungsservices Während der Registrierung für die von der Scopevisio AG vermittelten Buchhaltungsservices werden mindestens folgende Daten aus den Pflichtfeldern gespeichert: E-Mail-Adresse des Nutzers, Name der Firma, Vor- und Nachname des Nutzers, Postleitzahl, Ort, Branche, in der die Firma tätig ist, Rechtform der Firma, Mitarbeiterzahl der Firma, Geschätzte Anzahl der monatlichen in der Buchhaltung anfallenden Belege. Die Scopevisio AG verwendet diese Daten, um dem Nutzer einen Partner zu vermitteln, der die von dem Nutzer ausgewählte Buchhaltungsdienstleistung durchführen kann. Zu diesem Zweck werden die oben genannten Informationen an den ausgewählten Partner weitergegeben. Die Scopevisio AG ist berechtigt, diese Daten auch im Rahmen einer Registrierung zu erheben, zu speichern und an einen Partner zur Vermittlung der Buchhaltungsdienstleistung weitergeben, sofern dieser Verwendungszweck auf den entsprechenden Webseiten gesondert ausgewiesen ist. 7.3 Scopevisio – KI-Assistent Auf unserer Webseite haben wir eine Lösung auf Basis künstlicher Intelligenz (KI basierte Anwendung) zur Ihrer effizienten Überstützung bei Fragen rund um unsere Produkte und Dienste eingebunden. Diese Anwendung unterstützt Sie umfänglich bei Ihren diesbezüglichen Fragen.   Die Anwendung unterstützt Sie nur in Bezug auf Daten, die auf der Webseite verfügbar sind. Allgemeine oder Anfragen zu Themen, die nicht Inhalt der Webseite sind, insbesondere Anfragen an das World-Wide-Web (www), können über die KI basierte Anwendung nicht verarbeitet werden. Dabei besteht neben der Bereitstellung von Informationen zu Themen in Bezug auf die Webseite der Scopevisio auch die Möglichkeit, dass wir Ihre Benutzereingaben dazu nutzen, um Antworten auf Ihre Fragen im Lernmodell der Anwendung weiterzuentwickeln. Die von Ihnen eingegebenen Daten werden nicht direkt an das LLM übermittelt, sondern zunächst an unser eigenes System (Backend) gesendet. Dort werden Ihre Anfragen mit relevanten Angaben aus der Online-Hilfe angereichert und anschließend zur Bearbeitung an das LLM weitergeleitet. Die Antworten des LLM werden über unser Backend zurück an Sie gesendet. Zu keinem Zeitpunkt besteht eine direkte Verbindung zwischen Ihnen und dem LLM. Durch diese Architektur nutzen Sie den Service anonym. 7.4 Scopevisio Webseiten – Kontaktformular, Supportanfragen und Webinare Die Scopevisio Webseiten beinhalten die Möglichkeit, allgemein Kontakt mit der Scopevisio AG aufzunehmen, Anfragen direkt an den Support der Scopevisio AG zu stellen oder sich für Webinare zu registrieren. Dabei werden mindestens folgende Daten aus den Pflichtfeldern gespeichert: E-Mail-Adresse, Freitext (nur Kontaktformular und Supportanfrage), Telefonnummer (nur Webinare). Diese Daten werden von der Scopevisio AG verwendet, um auf Anfragen zu antworten oder Termine für Webinare bekannt zu geben. Die im Einzelfall gespeicherten Daten entsprechen den in den Formularen angegebenen Feldern und sind somit direkt aus den Formularen ersichtlich. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nur mit Einwilligung des jeweiligen Nutzers statt. 7.5 Scopevisio Software – Registrierung Während der Registrierung für die Scopevisio Software über die Webseite wird die E-Mail-Adresse des Nutzers gespeichert. Das im Zuge der Registrierung eingegebene Passwort für die Scopevisio Software wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert und ist auch durch die Scopevisio AG nicht entschlüsselbar. Die Scopevisio AG weist ausdrücklich darauf hin, dass die E-Mail-Adressen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer dazu verwendet werden, um Mitteilungen, welche die Verfügbarkeit unserer vertraglich zugesicherten Dienste betreffen, an diese Benutzer zu versenden; z.B. die Mitteilung von Wartungszeiträumen. Da es sich hier um Informationen zur Vertragsdurchführung handelt, ist eine Abmeldung von diesen Mitteilungen nicht möglich. 7.6 Scopevisio Software Bei jeder Anforderung oder Speicherung von Daten können serverseitig verschiedene Aktionen ausgeführt werden, um die Daten zu lesen, zu speichern und zu verarbeiten, bevor eine Übertragung bzw. Antwort zum aufrufenden Computer des Nutzers gesendet wird. Im Rahmen dieser Aktionen werden folgende Daten gespeichert: die Art der auszuführenden Aktion und aller im Rahmen der Ausführung weiteren automatisch ausgeführten Aktionen, Datum und Uhrzeit des Starts und der Beendigung aller ausgeführten Aktionen, die verwendete Kundennummer, der verwendete Login Name des Nutzers, die ID der verwendeten Benutzersession, die übertragene Datenmenge sowohl vom Computer des Nutzers zu den Servern der Scopevisio AG als auch in umgekehrter Richtung, die Art und Menge der angeforderten Daten aber nicht den Inhalt, die IP-Adresse des Computers. Diese Daten werden auf den Servern der Scopevisio AG für die Dauer von höchstens einem Jahr gespeichert und danach automatisch oder durch Mitarbeiter der Scopevisio AG gelöscht. Sie dienen der Optimierung der Scopevisio Dienste, der Kapazitätsplanung, der Aufklärung von Missbrauch und evtl. auftretender Fehler in der Scopevisio Software (Bugs). Über die oben genannten Daten hinaus, werden alle Daten, die direkt durch Nutzer der Scopevisio Software eingeben werden, für die Dauer des Vertragsverhältnisses auf den Servern der Scopevisio AG gespeichert. Diese Daten werden nicht von der Scopevisio AG verwendet. Berechtigte Nutzer können schriftlich bei den unter 2) aufgeführten Adressen die Löschung aller selbst in die Scopevisio Software eingegebenen Daten verlangen. Die Scopevisio AG weist ausdrücklich darauf hin, dass in diesem Fall eine Vertragsdurchführung seitens der Scopevisio AG nicht mehr möglich ist und kein Anspruch auf Schadensersatz oder Rückzahlung evtl. bereits für die Vertragsdurchführung geleisteter Zahlungen besteht. 7.7 Kundendatenbank Die Scopevisio AG führt eine interne Kundendatenbank, in der alle relevanten kundenbezogenen Ereignisse und Vermerke gespeichert werden. Dazu zählen: Kundennummer, Firmenname, Firmenadresse, E-Mail-Adressen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer, Namen aller aktiven (d.h. nicht gelöschten) Benutzer, Vermerke zu Telefonaten, Abrechnungsinformationen, statistische Informationen über die Nutzung. Diese Daten dienen der Optimierung der Betreuung der Kunden der Scopevisio AG Seitens Support und Vertrieb. Darüber hinaus werden statistische Auswertungen dieser Daten zur Optimierung des Leistungsumfangs der Scopevisio Dienste herangezogen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt. Nutzer können schriftlich bei den unter 2) aufgeführten Adressen die Löschung dieser Daten verlangen. 7.8 Kooperationspartner Die im Rahmen von der Scopevisio AG erhobenen personenbezogenen Daten können bei erklärtem Einverständnis auch an Kooperationspartner zur Verwendung im Rahmen des zuvor angegebenen Zweckes weitergeben werden. Eine Liste unserer Kooperationspartner finden wir hier verlinkt. Diese sind nicht in der vorliegenden Datenschutzerklärung eingeschlossen und werden außerhalb des Einflussbereichs der Scopevisio AG evtl. zusätzliche Daten erheben und nutzen. 7.9 Erweiterte Datenverwendung Die Scopevisio AG ist nach protokollierter Einwilligung des Nutzers in die „erweiterte Datenverarbeitung“ berechtigt, personenbezogene Daten sowie Profildaten und demografische Daten zum Zweck der Optimierung der Scopevisio Dienste zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Die Scopevisio AG ist nach Einwilligung des Nutzers nicht verpflichtet, die Nutzungsdaten frühestmöglich, also spätestens unmittelbar nach Ende der jeweiligen Nutzung, zu löschen, sondern ist zur Speicherung berechtigt. Ferner ist die Scopevisio AG nach Einwilligung des Nutzers berechtigt, seine personenbezogenen Daten an Kooperationspartner zum Zwecke der Werbung, Marktforschung, der Information über Produkte und Dienstleistungen der Zustellung von Angeboten zum Abschluss von Verträgen für Dienstleistungen und einer optimal an die Interessen des Nutzers abgestimmten weiteren Information durch einen Newsletter, weiterzugeben. Die Einwilligung erfolgt durch Setzen des Häkchens in das entsprechende Feld. Die erteilte Einwilligung wird protokolliert und kann nur durch schriftliche Aufforderung des Nutzers an die unter 2) aufgeführte Adresse widerrufen werden. Unsere Internetseite enthält Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu unserem Unternehmen sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine Adresse der sogenannten elektronischen Post (E-Mail-Adresse) umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt, mit dem für die Verarbeitung Verantwortlichen aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche auf freiwilliger Basis von einer betroffenen Person an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelten personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte. 8. Abonnement unseres Newsletters Auf der Internetseite wird Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, den Newsletter unseres Unternehmens zu abonnieren. Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung unseres Newsletters, an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske. Wir informieren unsere Kunden und Geschäftspartner in regelmäßigen Abständen im Wege eines Newsletters über das Unternehmen und Angebote des Unternehmens. Der Newsletter unseres Unternehmens kann von der betroffenen Person grundsätzlich nur empfangen werden, wenn uns hierzu eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO vorliegt. Daher kann der Newsletter nur dann empfangen werden, wenn (1) die betroffene Person über eine gültige E-Mail-Adresse verfügt und (2) die betroffene Person sich für den Newsletterversand registriert. An die von einer betroffenen Person erstmalig für den Newsletterversand eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-In-Verfahren versendet. Diese Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob der Inhaber der E-Mail-Adresse als betroffene Person den Empfang des Newsletters autorisiert hat. Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO). Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte. Das Abonnement unseres Newsletters kann durch die betroffene Person jederzeit gekündigt werden. Die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die die betroffene Person uns für den Newsletterversand erteilt hat, kann jederzeit widerrufen werden. Zum Zwecke des Widerrufs der Einwilligung findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link. Ferner besteht die Möglichkeit, sich jederzeit auch direkt auf der Internetseite des für die Verarbeitung Verantwortlichen vom Newsletterversand abzumelden oder dies dem für die Verarbeitung Verantwortlichen auf andere Weise mitzuteilen. 9. Newsletter-Tracking Unsere Newsletter enthalten sogenannte Zählpixel. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen. Dadurch kann eine statistische Auswertung des Erfolges oder Misserfolges von Online-Marketing-Kampagnen durchgeführt werden. Anhand des eingebetteten Zählpixels können wir erkennen, ob und wann eine E-Mail von einer betroffenen Person geöffnet wurde und welche in der E-Mail befindlichen Links von der betroffenen Person aufgerufen wurden. Solche über die in den Newslettern enthaltenen Zählpixel erhobenen personenbezogenen Daten, werden von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gespeichert und ausgewertet, um den Newsletterversand zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser den Interessen der betroffenen Person anzupassen. Diese personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Betroffene Personen sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-In-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung zu widerrufen. Nach einem Widerruf werden diese personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gelöscht. Eine Abmeldung vom Erhalt des Newsletters deuten wir automatisch als Widerruf. 10. Löschung und Sperrung von personenbezogenen Daten Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine von einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. 11. Rechte der betroffenen Person A. Recht auf Auskunft Sie können von gegenüber uns jederzeit ihr Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO wahrnehmen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. B. Recht auf Berichtigung Sie können uns gegenüber jederzeit Ihr Berichtigungsrecht nach Art. 16 DSGVO wahrnehmen, und die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten verlangen. C. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie können uns gegenüber jederzeit ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO wahrnehmen, und die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. D. Recht auf Löschung Sie können uns gegenüber jederzeit Ihr Löschungsrecht nach Art. 17 DSGVO wahrnehmen, und verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn diese Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind. Diesem Löschungsrecht können andere gesetzliche Pflichten (z.B. Aufbewahrungspflichten) entgegenstehen. E. Recht auf Unterrichtung Sie können uns gegenüber jederzeit Ihr Recht auf Unterrichtung nach Art. 19 DSGVO geltend machen. Haben Sie ein Recht auf Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, die Berichtigung oder Löschung der Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder dies ist nur mit einem unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Ihnen steht das Recht zu über diese Empfänger unterrichtet zu werden. F. Recht auf Datenübertragbarkeit Sie können uns gegenüber jederzeit das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO wahrnehmen. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, wenn die technisch machbar ist. G. Recht auf Widerspruch Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.  Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen sie dieser Datenschutzrichtlinie. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die den Interessen, Rechten und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widerspricht die betroffene Person gegenüber uns der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Zur Ausübung des Rechts auf Widerspruch kann sich die betroffene Person direkt an uns wenden. Der betroffenen Person steht es ferner frei, ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben. H. Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. I. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. 12. Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren1 Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich bei uns oder einem unserer Partnerunternehmen zu bewerben (z. B. über unsere Bewerberplattform oder per E-Mail oder postalisch). Im Folgenden informieren wir Sie über Umfang, Zweck und Verwendung Ihrer im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten. Wir versichern, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten in Übereinstimmung mit geltendem Datenschutzrecht und allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen erfolgt und Ihre Daten streng vertraulich behandelt werden. Umfang und Zweck der Datenerhebung Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Genaue Informationen über Art und Umfang der erhobenen Daten erhalten Sie unter Information Art 13 DSGVO Bewerber - InviteGroup - Stand 20210825.pdf (softgarden.de). Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG-neu nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung) und – sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Ihre personenbezogenen Daten werden innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an Personen weitergegeben, die an der Bearbeitung Ihrer Bewerbung beteiligt sind. Sofern die Bewerbung erfolgreich ist, werden die von Ihnen eingereichten Daten auf Grundlage von § 26 BDSG-neu und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses in unseren Datenverarbeitungssystemen gespeichert. Aufbewahrungsdauer der Daten Sofern wir Ihnen kein Stellenangebot machen können, Sie ein Stellenangebot ablehnen oder Ihre Bewerbung zurückziehen, behalten wir uns das Recht vor, die von Ihnen übermittelten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bis zu 6 Monate ab der Beendigung des Bewerbungsverfahrens (Ablehnung oder Zurückziehung der Bewerbung) bei uns aufzubewahren. Anschließend werden die Daten gelöscht und die physischen Bewerbungsunterlagen vernichtet. Die Aufbewahrung dient insbesondere Nachweiszwecken im Falle eines Rechtsstreits. Sofern ersichtlich ist, dass die Daten nach Ablauf der 6-Monatsfrist erforderlich sein werden (z.B. aufgrund eines drohenden oder anhängigen Rechtsstreits), findet eine Löschung erst statt, wenn der Zweck für die weitergehende Aufbewahrung entfällt. Eine längere Aufbewahrung kann außerdem stattfinden, wenn Sie eine entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) erteilt haben oder wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. Auftragsverarbeitung Für die Abwicklung der verwaltungstechnischen Prozesse des Bewerbungsverfahrens bedienen wir uns der Invite Group GmbH53227 BonnRheinwerkallee 3 E-Mail: jobs@scopevisio.comals Dienstleister für die Ausschreibungen der Stelle und für die Analyse der Bewerbungen. Wir haben mit Invite Group GmbH, Bonn einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Bezüglich der technischen Prozesse des Bewerbungsverfahrens über die Bewerbungsplattform bedienst sich Invite Group GmbH derSoftgarden e-Recruiting GmbHTauentzienstr. 1410789 BerlinTel.: 030 884 940 483E-Mail: info@softgarden.de Invite Group GmbH, Bonn hat mit dem Unterauftragnehmer eine Vereinbarung nach Art. 28 DSVO zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. 13. Datenschutzbestimmungen zum Einsatz und zur Verwendung von Fanpages 13.1 Datenschutzerklärung für Facebook-Fanpage 13.1.1 Verantwortliche Als Betreiber dieser Facebook-Seite sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn, Deutschland) gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes Facebook (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland ein Unternehmen der Meta Platforms Inc., 1 Mata Way, Menlo Park, California 94025-1453, USA) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer Facebook-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Wir haben als Verantwortlicher dieser Seite mit Facebook Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Facebook-Seite regeln. Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen von Facebook sowie die dort am Ende aufgeführten sonstigen Bedingungen und Richtlinien. 13.1.2 Zwecke der Verarbeitung Die Verarbeitung der Informationen soll u.a. zum einen Facebook ermöglichen, sein System der Werbung, die es über sein Netzwerk verbreitet, zu verbessern. Zum anderen soll sie uns als Betreiber der Facebook-Seite ermöglichen, Statistiken zu erhalten, die Facebook aufgrund der Besuche unserer Facebook-Seite erstellt. Dies bezweckt die Steuerung der Vermarktung unserer Tätigkeit. Beispielsweise ist es uns dadurch möglich, Kenntnis von den Profilen der Besucher zu erlangen, die unsere Facebook-Seite schätzen oder Anwendungen der Seite nutzen, um ihnen relevantere Inhalte bereitstellen und Funktionen entwickeln zu können, die für sie von größerem Interesse sein könnten. Damit wir besser verstehen, wie wir mit unserer Facebook-Seite unsere Ziele besserer erreichen können, werden zudem anhand der erfassten Informationen auch demografische und geografische Auswertungen erstellt und uns zur Verfügung gestellt. Diese Informationen können wir einsetzen, um gezielt interessenbasierte Werbeanzeigen zu schalten, ohne unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers zu erhalten. Sofern Besucher Facebook auf mehreren Endgeräten verwenden, kann die Erfassung und Auswertung auch Geräte übergreifend erfolgen, wenn es sich um registrierte und jeweils im eigenen Profil angemeldete Besucher handelt. Die erstellten Besucherstatistiken werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugang zu den jeweils zugrundliegenden Daten. 13.1.3 Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese Facebook-Seite, um uns den Nutzern von Facebook sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere Facebook-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 13.1.4 Weitergabe von Daten Wir haben weder Einfluss auf die Erhebung von Daten durch Facebook, noch auf die bei Facebook bestehenden Datenverarbeitungsvorgänge. Auch sind uns weder der Umfang der Datenerhebung, noch die Zwecke der Verarbeitung oder die hinterlegten Speicherfristen bekannt. Eine Weiterleitung der Daten in anonymisierte Statistiken kann daher nicht ausgeschlossen werden. Wenn Sie unsere Facebook-Seite besuchen, ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch die Facebook Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Mangement der Facebook-Seite selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Melo Park, California 94025-1453 ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter.  13.1.5 Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von Facebook können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer Facebook-Seite erfasst werden darf. Weitere Möglichkeiten bieten die Facebook-Einstellungen, das Consent-Management der Fanpage oder das Formular zum Widerspruchsrecht . Verarbeitung von Informationen mittels des von Facebook eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von Facebook nicht zugelassen werden. 13.1.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit Facebook auch zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei Facebook geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit Facebook-Seiten dort einzubinden, verfügt Facebook allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.1.7 Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und weiteren Rechten als Betroffener Weitere Informationen zu unseren Kontaktdaten, den Rechten betroffener Personen gegenüber uns und wie im Übrigen personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, können in dieser Datenschutzerklärung abgerufen werden. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch Facebook finden sich in deren Datenschutzrichtlinie. 13.2 Datenschutzerklärung für Instagram 13.2.1 Verantwortliche Als Betreiber dieser Instagram-Seite sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn) gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland ein Unternehmen der Meta Platforms Inc., 1 Mata Way, Menlo Park, California 94025-1453, USA) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer Instagram-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Wir haben als Verantwortlicher dieser Seite mit Facebook Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Instagram-Seite regeln. Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen von Facebook  und Instagram unter https://help.instagram.com/581066165581870 sowie die dort am Ende aufgeführten sonstigen Bedingungen und Richtlinien. 13.2.2 Zwecke der Verarbeitung Die Verarbeitung der Informationen soll u.a. zum einen Facebook ermöglichen, sein System der Werbung, die es über sein Netzwerk verbreitet, zu verbessern. Zum anderen soll sie uns als Betreiber der Instagram-Seite ermöglichen, Statistiken zu erhalten, die Facebook aufgrund der Besuche unserer Instagram-Seite erstellt. Dies bezweckt die Steuerung der Vermarktung unserer Tätigkeit. Beispielsweise ist es uns dadurch möglich, Kenntnis von den Profilen der Besucher zu erlangen, die unsere Instagram-Seite schätzen oder Anwendungen der Seite nutzen, um ihnen relevantere Inhalte bereitstellen und Funktionen entwickeln zu können, die für sie von größerem Interesse sein könnten. Damit wir besser verstehen, wie wir mit unserer Instagram-Seite unsere Ziele besser erreichen können, werden zudem anhand der erfassten Informationen auch demografische und geografische Auswertungen erstellt und uns zur Verfügung gestellt. Diese Informationen können wir einsetzen, um gezielt interessenbasierte Werbeanzeigen zu schalten, ohne unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers zu erhalten. Sofern Besucher Instagram auf mehreren Endgeräten verwenden, kann die Erfassung und Auswertung auch Geräte übergreifend erfolgen, wenn es sich um registrierte und jeweils im eigenen Profil angemeldete Besucher handelt. Die erstellten Besucherstatistiken werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugang zu den jeweils zugrundliegenden Daten. 13.2.3 Rechtliche Grundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese Instagram-Seite, um uns den Nutzern von Instagram sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere Instagram-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 13.2.4 Weitergabe von Daten Wir haben weder Einfluss auf die Erhebung von Daten durch Instagram noch auf die bei Facebook bestehenden Datenverarbeitungsvorgänge. Auch sind uns weder der Umfang der Datenerhebung, noch die Zwecke der Verarbeitung oder die hinterlegten Speicherfristen bekannt. Eine Weiterleitung der Daten in anonymisierte Statistiken kann daher nicht ausgeschlossen werden. Wenn Sie unsere Instagram-Seite besuchen, ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch die Facebook Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfs-möglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Mangement der Instagram-Seite selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Melo Park, California 94025-1453 ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter 13.2.5 Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von Instagram können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer Instagram-Seite erfasst werden darf. Weitere Möglichkeiten bieten die Facebook- und Instagram-Einstellungen unter: https://www.facebook.com/login.php https://www.instagram.com/accounts/login/ oder das Formular zum Widerspruchsrecht unter: https://www.facebook.com/help/contact/ Die Verarbeitung von Informationen mittels des von Facebook eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von Facebook nicht zugelassen werden. 13.2.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit Facebook auch zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei Facebook geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit Seiten dort einzubinden, verfügt Facebook allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.2.7 Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und weiteren Rechten als Betroffener Weitere Informationen zu unseren Kontaktdaten, den Rechten betroffener Personen gegenüber uns und wie im Übrigen personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, können in dieser Datenschutzrichtlinie abgerufen werden. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch Facebook auf Instagram finden sich in deren Datenschutzrichtlinie  (Facebook) und unter https://help.instagram.com/519522125107875  (Instagram). 13.3 Datenschutzerklärung für unseren X-Account (ehemals Twitter) 13.3.1 Verantwortliche Als Betreiber des X-Accounts sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn, Deutschland) gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes X (Twitter International Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Ireland, ein Unternehmen der X Corp., 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94102, USA) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer X-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Wir haben als Verantwortlicher dieser Seite mit X Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der X-Seite regeln. Maßgeblich sind die allgemeinen Geschäftsbedingungen unter  https://x.com/de/tos sowie die dort aufgeführten sonstigen Bedingungen und Richtlinien. 13.3.2 Zwecke der Verarbeitung Die Verarbeitung der Informationen soll u.a. zum einen X ermöglichen, sein System der Werbung, die es über sein Netzwerk verbreitet, zu verbessern. Zum anderen soll sie uns als Betreiber der X-Seite ermöglichen, Statistiken zu erhalten, die X aufgrund der Besuche unserer X-Seite erstellt. Dies bezweckt die Steuerung der Vermarktung unserer Tätigkeit. Beispielsweise ist es uns dadurch möglich, Kenntnis von den Profilen der Besucher zu erlangen, die unsere X-Seite schätzen oder Anwendungen der Seite nutzen, um ihnen relevantere Inhalte bereitstellen und Funktionen entwickeln zu können, die für sie von größerem Interesse sein könnten. Damit wir besser verstehen, wie wir mit unserer X-Seite unsere Ziele besser erreichen können, werden zudem anhand der erfassten Informationen auch demografische und geografische Auswertungen erstellt und uns zur Verfügung gestellt. Diese Informationen können wir einsetzen, um gezielt interessenbasierte Werbeanzeigen zu schalten, ohne unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers zu erhalten. Sofern Besucher X auf mehreren Endgeräten verwenden, kann die Erfassung und Auswertung auch Geräte übergreifend erfolgen, wenn es sich um registrierte und jeweils im eigenen Profil angemeldete Besucher handelt. Die erstellten Besucherstatistiken werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugang zu den jeweils zugrundliegenden Daten.  13.3.3 Rechtliche Grundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese X-Seite, um uns den Nutzern von X sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere X-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 13.3.4 Weitergabe von Daten Wir haben weder Einfluss auf die Erhebung von Daten durch X, noch auf die bei X bestehenden Datenverarbeitungsvorgänge. Auch sind uns weder der Umfang der Datenerhebung noch die Zwecke der Verarbeitung oder die hinterlegten Speicherfristen bekannt. Eine Weiterleitung der Daten in anonymisierte Statistiken kann daher nicht ausgeschlossen werden. Wenn Sie unsere X-Seite besuchen, ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch X Corp. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfs-möglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management der X-Seite selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Darüber hinaus ist X Corporation, 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94102, USA nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. 13.3.5 Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von Twitter können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer Twitter-Seite erfasst werden darf. Möglichkeiten bietet X in den Einstellungen im X-Account oder unter https://x.com/de/privacy. Die Verarbeitung von Informationen mittels des von X eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von X nicht zugelassen werden. 13.3.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit X auch zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei X geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit X-Seiten dort einzubinden, verfügt X allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.3.7 Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und weiteren Rechten als Betroffener Weitere Informationen zu unseren Kontaktdaten, den Rechten betroffener Personen gegenüber uns und wie im Übrigen personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, können in dieser Datenschutzerklärung abgerufen werden. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch X auf X finden sich in deren Datenschutzrichtlinie unter: https://x.com/de/privacy. 13.4 Datenschutzerklärung für YouTube 13.4.1 Verantwortliche Als Betreiber dieser YouTube-Seite sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn) gemeinsam mit dem Betreiber der YouTube-Webseite (YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA eine Tochter der Google Inc. 160 Amphitheatre parkway, Mountain View, CA 94043, USA) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer YouTube-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Sämtliche Einstellungen zum Datenschutz bei YouTube müssen im Google-Konto vorgenommen werden. Wir haben als Verantwortlicher dieser Seite mit Google Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der Google-Dienste (hier: YouTube) regeln. Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen von YouTube unter: https://www.youtube.com/static?gl=DE&template=terms&hl=de und von Google unter: https://policies.google.com/terms?hl=de 13.4.2 Zwecke der Verarbeitung Die Verarbeitung der Informationen soll u.a. zum einen YouTube ermöglichen, sein System der Werbung, die es über sein Netzwerk verbreitet, zu verbessern. Zum anderen soll sie uns als Betreiber der YouTube-Seite ermöglichen, Statistiken zu erhalten, die YouTube aufgrund der Besuche unserer YouTube-Seite erstellt. Dies bezweckt die Steuerung der Vermarktung unserer Tätigkeit. Beispielsweise ist es uns dadurch möglich, Kenntnis von den Profilen der Besucher zu erlangen, die unsere YouTube-Seite schätzen oder Anwendungen der Seite nutzen, um ihnen relevantere Inhalte bereitstellen und Funktionen entwickeln zu können, die für Sie von größerem Interesse sein könnten. Damit wir besser verstehen, wie wir mit unserer YouTube-Seite unsere Ziele besser erreichen können, werden zudem anhand der erfassten Informationen auch demografische und geografische Auswertungen erstellt und uns zur Verfügung gestellt. Diese Informationen können wir einsetzen, um gezielt interessenbasierte Werbeanzeigen zu schalten, ohne unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers zu erhalten. Sofern Besucher YouTube auf mehreren Endgeräten verwenden, kann die Erfassung und Auswertung auch Geräte übergreifend erfolgen, wenn es sich um registrierte und jeweils im eigenen Profil angemeldete Besucher handelt. Die erstellten Besucherstatistiken werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugang zu den jeweils zugrundliegenden Daten.  13.4.3 Rechtliche Grundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese YouTube-Seite, um uns den Nutzern von YouTube sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere YouTube-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 13.4.4 Weitergabe von Daten Wir haben weder Einfluss auf die Erhebung von Daten durch YouTube oder Google, noch auf die bei YouTube oder Google bestehenden Datenverarbeitungsvorgänge. Auch sind uns weder der Umfang der Datenerhebung noch die Zwecke der Verarbeitung oder die hinterlegten Speicherfristen bekannt. Eine Weiterleitung der Daten in anonymisierte Statistiken kann daher nicht ausgeschlossen werden. Es ist denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch YouTube LLC oder Google Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management der Instagram-Seite selbst, ob Sie einer Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Google LLC, 160 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. 13.4.5 Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von YouTube können unter den Einstellungen Ihres Google-Kontos beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer YouTube-Seite erfasst werden darf. Siehe hierzu auch: https://policies.google.com/privacy?hl=de#infochoices. Weitere Möglichkeiten bietet das Consent-Management der Fanpage. Die Verarbeitung von Informationen mittels der von YouTube oder Google eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von Google und YouTube nicht zugelassen werden. 13.4.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit YouTube (Google) zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei YouTube oder Google geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit YouTube-Seiten dort einzubinden, verfügt YouTube allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.4.7 Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und weiteren Rechten als Betroffener Weitere Informationen zu unseren Kontaktdaten, den Rechten betroffener Personen gegenüber uns und wie im Übrigen personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, können in dieser Datenschutzerklärung abgerufen werden. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch YouTube auf Google finden sich in deren Datenschutzerklärung (https://policies.google.com/privacy?hl=de). 13.5 Datenschutzerklärung für XING 13.5.1 Verantwortliche Als Betreiber dieser XING-Seite sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn, Deutschland) gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes XING (New Work SE, Dammtorstraße 30, 20354 Hamburg, Deutschland) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer XING-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Wir als Verantwortlicher dieser Seite mit XING betreiben diese auf Basis der Bedingungen für die Nutzung der XING-Seite. Maßgeblich sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von XING unter https://www.xing.com/terms  sowie die dort ergänzend aufgeführten Bedingungen und Richtlinien. 13.5.2 Zwecke der Verarbeitung Wir erheben personenbezogene Daten, um mit Ihnen und weiteren Interessenten zu kommunizieren und Sie dort unter anderem über unser Unternehmen informieren zu können. Beim Besuch unserer XING-Seite werden im Regelfall Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert, in denen das Nutzungsverhalten gespeichert wird. Diese Nutzungsdaten werden uns von Xing anonymisiert und aggregiert zur Auswertung zur Verfügung gestellt. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Hierbei sind personenbezogene Daten alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Bitte prüfen Sie sorgfältig, welche personenbezogenen Daten Sie mit uns über XING teilen. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung von XING finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von XING unter https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. 13.5.3 Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese XING-Seite, um uns den Nutzern von XING sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere XING-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern Sie in XING darüber hinaus Datensätze zur Verfügung stellen, ist die Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. 13.5.4 Weitergabe von Daten Wir geben keine Daten, die wir von Ihnen über XING erhalten haben, an Dritte weiter. Bezüglich der Datenweitergabe durch XING verweisen wir auf den in Abschnitt 13.5.7 zitierten Link zu den Datenschutzerklärung von XING. 13.5.5 Widerspruchsmöglichkeiten Die Verarbeitung von Informationen mittels des von XING eingesetzten Cookies kann in den Cookie-Richtlinien und zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von XING nicht zugelassen werden. 13.5.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit XING auch zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei XING geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit XING-Seiten dort einzubinden, verfügt XING allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.5.7 Speicherdauer / Löschen der Daten Wir löschen Ihre Daten, die Sie uns über XING zur Verfügung gestellt haben, sobald der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist und darüber hinaus keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Da der Kontaktaufnahme mit uns über XING verschiedene Gründe und Zwecke zugrunde liegen können, hängt auch die Speicherdauer damit in direktem Zusammenhang. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten (auch zum Löschen von Daten) durch XING finden sich in deren Datenschutzerklärung unter https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung Den Datenschutzbeauftragten von XING können Sie über das von XING bereitgestellte Kontaktformular unter https://privacy.xing.com/de/ihre-ansprechpartner  kontaktieren. 13.6 Datenschutzerklärung für LinkedIn 13.6.1 Verantwortliche Als Betreiber dieser LinkedIn-Seite sind wir (Scopevisio AG, Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn, Deutschland) gemeinsam mit dem Betreiber des sozialen Netzwerkes LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland ein Unternehmen der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052 USA) Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Beim Besuch unserer LinkedIn-Seite werden personenbezogene Daten durch die Verantwortlichen verarbeitet. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen. Wir haben als Verantwortlicher dieser Seite mit LinkedIn Vereinbarungen getroffen, welche unter anderem die Bedingungen für eine Nutzung der LinkedIn-Seite regeln. Maßgeblich sind die Nutzungsbedingungen von LinkedIn unter: https://www.linkedin.com/legal/user-agreement?src=or-search&veh=www.google.com%7Cgo-pa&trk=sem_lms_gaw 13.6.2 Zwecke der Verarbeitung Die Verarbeitung der Informationen soll u.a. zum einen LinkedIn ermöglichen, sein System der Werbung, die es über sein Netzwerk verbreitet, zu verbessern. Zum anderen soll sie uns als Betreiber der LinkedIn-Seite ermöglichen, Statistiken zu erhalten, die LinkedIn auf Grund der Besucher unserer LinkedIn-Seite erstellt. Dies bezweckt die Steuerung der Vermarktung unserer Tätigkeit. Beispielsweise ist es uns dadurch möglich, Kenntnis von den Profilen der Besucher zu erlangen, die unsere LinkedIn-Seite schätzen oder Anwendungen der Seite nutzen, um Ihnen relevante Inhalte bereitstellen und Funktionen entwickeln zu können, die für Sie von größtem Interesse ein könnten. Damit wir besser verstehen, wie wir mit unserer LinkedIn-Seite unsere Ziele besser erreichen können, werden zudem anhand der erfassten Informationen auch demographische und geographische Auswertungen erstellt und uns zur Verfügung gestellt. Dies Informationen können wir einsetzen, um gezielt interessenbasierte Werbeanzeigen zu schalten, ohne unmittelbar Kenntnis von der Identität des Besuchers zu erhalten. Sofern Besucher LinkedIn auf mehreren Endgeräten verwenden, kann die Erfassung und Auswertung auch Geräte übergreifend erfolgen, wenn es sich um registrierte und jeweils im eigenen Profil angemeldete Besucher handelt. Die erstellten Besucherstatistiken werden ausschließlich in anonymisierter Form an uns übermittelt. Wir haben keinen Zugang zu den jeweils zugrundliegenden Daten. 13.6.3 Rechtsgrundlage und berechtigte Interessen Wir betreiben diese LinkedIn-Seite, um uns den Nutzern von LinkedIn sowie sonstigen interessierten Personen, die unsere LinkedIn-Seite besuchen zu präsentieren und mit diesen zu kommunizieren. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer erfolgt auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen, an einer optimierten Unternehmensdarstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. 13.6.4 Weitergabe von Daten Wir haben weder Einfluss auf die Erhebung von Daten durch LinkedIn, noch auf die bei LinkedIn bestehenden Datenverarbeitungsvorgänge. Auch sind uns weder der Umfang der Datenerhebung, noch die Zwecke der Verarbeitung oder die hinterlegten Speicherfristen bekannt. Eine Weiterleitung der Daten in anonymisierte Statistiken kann daher nicht ausgeschlossen werden. Wenn Sie unsere LinkedIn-Seite besuchen ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch LinkedIn Corporation mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management der LinkedIn-Seite selbst, ob Sie einer Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung von LinkedIn nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung von LinkedIn immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Sowohl Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052, USA als auch LinkedIn Corporation, 1000 W Maude Ave, Sunnyvale, CA 94085 (USA) sind zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. 13.6.5 Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von LinkedIn können im Consent-Management der LinkedIn-Seite beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer LinkedIn-Seite erfasst werden darf. Weitere Möglichkeiten bietet LinkedIn in den Einstellungen im LinkedIn Account sowie über das Consent-Management der Fanpage. Die Verarbeitung von Informationen mittels des von LinkedIn eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von LinkedIn nicht zugelassen werden. 13.6.6 Wesen der gemeinsamen Verantwortung Aus den Vereinbarungen mit LinkedIn auch zur gemeinsamen Verantwortung ergibt sich im Wesentlichen, dass Auskunftsanfragen und die Geltendmachung weiterer Betroffenenrechte sinnvollerweise direkt bei LinkedIn geltend gemacht werden. Denn als Anbieter des sozialen Netzwerkes und der Möglichkeit LinkedIn-Seiten dort einzubinden, verfügt LinkedIn allein über die unmittelbaren Zugriffsmöglichkeiten auf erforderliche Informationen und kann zudem unmittelbar etwaige erforderliche Maßnahmen ergreifen und Auskunft geben. Sollte dennoch unsere Unterstützung erforderliche sein, können wir jederzeit kontaktiert werden. 13.6.7 Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und weiteren Rechten als Betroffener Weitere Informationen zu unseren Kontaktdaten, den Rechten betroffener Personen gegenüber uns und wie im Übrigen personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, können in deren Datenschutzerklärung abgerufen werden. Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten durch LinkedIn auf LinkedIn finden sich in deren Datenschutzrichtlinie (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=de_DE). 14. Datenschutzbestimmungen zum Einsatz und zur Verwendung des Facebook Pixel, Facebook Custom Audiences und Facebook-Conversion Innerhalb unseres Onlineangebotes wird das sog. "Facebook-Pixel" des sozialen Netzwerkes Facebook, welches von Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Ireland ein Unternehmen der Meta Platforms Inc., 1 Mata Way, Menlo Park, California 94025-1453, USA betrieben wird („Facebook“), eingesetzt. Mit Hilfe des Facebook-Pixels ist es Facebook möglich, Sie als Besucher unseres Onlineangebotes als Zielgruppe für die Darstellung von Anzeigen (sog. "Facebook-Ads") zu bestimmen. Dementsprechend setzen wir das Facebook-Pixel ein, um die durch uns geschalteten Facebook-Ads nur solchen Facebook-Nutzern anzuzeigen, die auch ein Interesse an unserem Onlineangebot gezeigt haben oder die bestimmte Merkmale (z.B. Interessen an bestimmten Themen oder Produkten, die anhand der besuchten Webseiten bestimmt werden) aufweisen, die wir an Facebook übermitteln (sog. „Custom Audiences“). Mit Hilfe des Facebook-Pixels möchten wir auch sicherstellen, dass unsere Facebook-Ads dem potentiellen Interesse der Nutzer entsprechen und nicht belästigend wirken. Mit Hilfe des Facebook-Pixels können wir weiter die Wirksamkeit der Facebook-Werbeanzeigen für statistische und Marktforschungszwecke nachvollziehen, in dem wir sehen ob Nutzer nachdem Klick auf eine Facebook-Werbeanzeige auf unsere Website weitergeleitet wurden (sog. „Conversion“). Wir erhalten von Facebook hierzu ausschließlich statistische Daten ohne Bezug zu einer konkreten Person. So können wir die Wirksamkeit der Facebook-Werbeanzeigen für statistische und Marktforschungszwecke erfassen. Insbesondere falls Sie bei Facebook angemeldet sind, verweisen wir im Übrigen auf deren Datenschutzinformationen https://www.facebook.com/about/privacy/. Datenschutzerklärung von Facebook Die Verarbeitung der Daten durch Facebook erfolgt im Rahmen der Datenverwendungsrichtlinie von Facebook. Dementsprechend finden Sie generelle Hinweise zur Darstellung von Facebook-Ads, in der Datenverwendungsrichtlinie von Facebook. Spezielle Informationen und Details zum Facebook-Pixel und seiner Funktionsweise erhalten Sie im Hilfebereich von Facebook. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Die Speicherung von „Facebook-Pixel-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen des Consent-Managements. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Consent-Management widerrufen oder ändern. Weitergabe Wenn Sie unsere Webseite besuchen, ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch die Facebook Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management der Facebook-Seite selbst, ob Sie einer Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übermittlung Ihrer erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung von Facebook nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung von Facebook immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Meta Platforms Inc., 1 Meta Way, Melo Park, California 94025-1453 ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active Wir geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von Facebook können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten erfasst werden darf. Weitere Möglichkeiten bieten die Facebook-Einstellungen, das Consent-Management unserer Homepage oder das Formular zum Widerspruchsrecht . Verarbeitung von Informationen mittels des von Facebook eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von Facebook nicht zugelassen werden. AuftragsverarbeitungsvertragFür die Verarbeitung der Daten, bei welchen Facebook als Auftragsverarbeiter auftritt, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Facebook abgeschlossen, in dem wir Facebook verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. 15. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Google Analytics 4 Soweit Sie Ihre Einwilligung erklärt haben, wird auf dieser Website Google Analytics 4 eingesetzt, ein Webanalysedienst der Google LLC. Verantwortliche Stelle für Nutzer in der EU/ dem EWR und der Schweiz ist Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Umfang der Verarbeitung Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung unserer Webseiten durch Sie ermöglichen. Die mittels der Cookies erhobenen Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir nutzen Google Signale. Damit werden in Google Analytics zusätzliche Informationen zu Nutzern erfasst, die personalisierte Anzeigen aktiviert haben (Interessen und demographische Daten) und Anzeigen können in geräteübergreifenden Remarketing-Kampagnen an diese Nutzer ausgeliefert werden. Bei Google Analytics 4 ist die Anonymisierung von IP-Adressen standardmäßig aktiviert. Aufgrund der IP-Anonymisierung wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird laut Google nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.Während Ihres Website-Besuchs wird Ihr Nutzerverhalten in Form von „Ereignissen“ erfasst. Ereignisse können sein: Seitenaufrufe Erstmaliger Besuch der Website Start der Sitzung Ihr „Klickpfad“, Interaktion mit der Website Scrolls (immer wenn ein Nutzer bis zum Seitenende (90%) scrollt) Klicks auf externe Links  interne Suchanfragen Interaktion mit Videos Dateidownloads gesehene / angeklickte Anzeigen Spracheinstellung Außerdem wird erfasst: Ihr ungefährer Standort (Region) Ihre IP-Adresse (in gekürzter Form) technische Informationen zu Ihrem Browser und den von Ihnen genutzten Endgeräten (z.B. Spracheinstellung, Bildschirmauflösung) Ihr Internetanbieter die Referrer-URL (über welche Website/ über welches Werbemittel Sie auf diese Website gekommen sind) Zwecke der Verarbeitung Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre [pseudonyme Nutzung der Website auszuwerten und um Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen. Die durch Google Analytics bereitgestellten Reports dienen der Analyse der Leistung unserer Website und des Erfolgs unserer Marketing-Kampagnen. Empfänger Empfänger der Daten sind/können sein Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA Alphabet Inc., 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA Es ist nicht auszuschließen, dass US-amerikanische Behörden auf die bei Google gespeicherten Daten zugreifen. Drittlandtransfer Soweit Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden und kein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau besteht, haben wir zur Herstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus mit dem Dienstleister EU-Standardvertragsklauseln geschlossen. Die Muttergesellschaft von Google Ireland, Google LLC, hat Ihren Sitz in Kalifornien, USA. Es kann also nicht ausgeschlossen werden, dass Google Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA verarbeitet. Wir weisen darauf hin, dass die USA vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten Ihrerseits, verarbeitet werden können. Mit Ihrer Zustimmung zur Verwendung von Google Analytics 4 im Consent-Mangement stimmen Sie auch einer solchen Übertragung in die USA zu. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Google LLC, 160 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Speicherdauer Die von uns gesendeten und mit Cookies verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat. Rechtsgrundlage Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Art.6 Abs.1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 it. a DSGVO. Widerruf Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen Einstellungen [https://www.scopevisio.com/cookies/] aufrufen und dort Ihre Auswahl ändern. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Sie können die Speicherung von Cookies auch von vornherein durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wenn Sie Ihren Browser so konfigurieren, dass alle Cookies abgelehnt werden, kann es jedoch zu Einschränkung von Funktionalitäten auf dieser und anderen Websites kommen. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie a. Ihre Einwilligung in das Setzen des Cookies nicht erteilen oderb. das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics hier herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen von Google Analytics und zum Datenschutz bei Google finden Sie unter https://marketingplatform.google.com/about/analytics/terms/de/ und unter https://policies.google.com/?hl=de. 16. Google Ads (vormals Google Adwords) 16.1 Google Ads Conversion 16.1  Google Ads Conversion Diese Website verwendet Google AdWords. AdWords ist ein Online-Werbeprogramm der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (“Google”). Im Rahmen von Google AdWords nutzen wir das so genannte Conversion-Tracking. Wir nutzen das Angebot von Google Ads Conversion, um mit Hilfe von Werbemitteln (sogenannten Google-Ads) auf externen Webseiten auf unsere attraktiven Angebote aufmerksam zu machen. Wir verfolgen damit das Interesse Ihnen Werbung anzuzeigen, die für Sie von Interesse ist, unsere Websseite für Sie interessanter zu gestalten und eine faire Berechnung von Werbekosten zu erreichen. Wenn Sie auf eine von Google geschaltete Anzeige klicken, wird ein Cookie für das Conversion-Tracking gesetzt. Besucht der Nutzer bestimmte Seiten dieser Website und das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können Google und wir erkennen, dass der Nutzer auf die Anzeige geklickt hat und zu dieser Seite weitergeleitet wurde. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Wir erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Wir erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.  Wir selbst erheben und verarbeiten in den genannten Werbemaßnahmen keine personenbezogenen Daten. Aufgrund der eingesetzten Marketing-Tools baut Ihr Browser automatisch eine direkte Verbindung mit dem Server von Google auf. Wir haben keinen Einfluss auf den Umfang und die weitere Verwendung der Daten, die durch den Einsatz dieses Tools durch Google erhoben werden und informieren Sie daher entsprechend unserem Kenntnisstand: Durch die Einbindung von Ads Conversion erhält Google die Information, dass Sie den entsprechenden Teil unseres Internetauftritts aufgerufen oder eine Anzeige von uns angeklickt haben. Sofern Sie bei einem Dienst von Google registriert sind, kann Google den Besuch Ihrem Account zuordnen. Selbst wenn Sie nicht bei Google registriert sind bzw. sich nicht eingeloggt haben, besteht die Möglichkeit, dass der Anbieter Ihre IP-Adresse in Erfahrung bringt und speichert. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die Speicherung von „Google-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen des Consent-Managements. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.  Weitergabe Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Wir weisen darauf hin, dass die USA vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten Ihrerseits, verarbeitet werden können. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Google LLC, 160 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruch gegen Datenerfassung Wenn Sie nicht am Tracking teilnehmen möchten, können Sie dieser Nutzung widersprechen, indem Sie das Cookie des Google Conversion-Trackings über ihren Internet-Browser unter Nutzereinstellungen leicht deaktivieren. Sie werden sodann nicht in die Conversion-Tracking Statistiken aufgenommen. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten im Zusammenhang mit Google AdWords und Google Conversion- Tracking finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google: https://www.google.de/policies/privacy/. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Speicherdauer Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen Ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung der Nutzer. 16.2 Google Ads Remarketing Wir verwenden die Remarketing-Funktion innerhalb des Google Ads-Dienstes. Mit der Remarketing-Funktion können wir Nutzern unserer Webseite auf anderen Webseiten innerhalb des Google Werbenetzwerks (in der Google Suche oder auf YouTube, sog. „Google Anzeigen“ oder auf anderen Webseiten) auf deren Interessen basierende Werbeanzeigen präsentieren. Dafür wird die Interaktion der Nutzer auf unserer Webseite analysiert, z.B. für welche Angebote sich der Nutzer interessiert hat, um den Nutzern auch nach dem Besuch unserer Webseite auf anderen Seiten zielgerichtete Werbung anzeigen zu können. Hierfür speichert Google eine Zahl in den Browsern von Nutzern, die bestimmte Google-Dienste oder Webseiten im Google Displaynetzwerk besuchen. Über diese Cookies werden die Besuche dieser Nutzer erfasst. Die Cookies dienen zur eindeutigen Identifikation eines Webbrowsers auf einem bestimmten Endgerät und nicht zur Identifikation einer Person. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die Speicherung von „Goolge-Remarketing-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen des Consent-Managements. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Consent-Management widerrufen oder ändern. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Wir weisen darauf hin, dass die USA vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten Ihrerseits, verarbeitet werden können. Mit Ihrer Zustimmung zur Verwendung von Google-Cookies im Consent-Management stimmen Sie auch einer solchen Übertragung in die USA zu. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Google LLC, 160 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruch gegen Datenerfassung Sie können die Teilnahme an diesem Tracking-Verfahren auf verschiedene Weise verhindern: a) durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software, insbesondere führt die Unterdrückung von Drittcookies dazu, dass Sie keine Anzeigen von Drittanbietern erhalten; b) durch Installation des von Google bereitgestellten Plug-Ins unter nachfolgendem Link: https://www.google.com/settings/ads/plugin; c) durch Deaktivierung der interessenbezogenen Anzeigen der Anbieter, die Teil der Selbstregulierungs-Kampagne „About Ads“ sind, über den Link http://www.aboutads.info/choices, wobei diese Einstellung gelöscht wird, wenn Sie Ihre Cookies löschen; d) durch dauerhafte Deaktivierung in Ihren Browsern Firefox, Internetexplorer oder Google Chrome unter dem Link http://www.google.com/settings/ads/plugin, e) mittels entsprechender Cookies Einstellung im Consent-Management unserer Homepage.  Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht alle Funktionen dieses Angebots vollumfänglich nutzen können. Speicherdauer Bis zu 180 Tage [GH1] (für Cookies, die über diese Webseite genutzt werden). 17. Microsoft Ads Wir verwenden auf unserer Website den Dienst Microsoft Advertising des Anbieters Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, (ehemals Bing Ads) einem Unternehmen der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052 USA. Zweck der Verarbeitung Bei Microsoft Advertising handelt es sich um einen Online-Marketingdienst, der uns über das Tool Universal Event Tracking (UET) dabei unterstützt, Werbeanzeigen gezielt über die Suchmaschine Microsoft Bing auszuspielen. Microsoft Ads ermöglicht uns die Nachverfolgung von Nutzeraktivitäten auf unserer Website, soweit die Nutzer über Anzeigen von Microsoft Ads auf unsere Website gelangt sind. Auf unserer Website ist ein Microsoft Advertising UET-Tag integriert. Hierbei handelt es sich um einen Code, über den in Verbindung mit dem Cookie einige nicht-personenbezogene Daten über die Nutzung der Website gespeichert werden. Dazu gehören unter anderem die Verweildauer auf der Website, welche Bereiche der Website abgerufen wurden und über welche Anzeige die Nutzer auf die Website gelangt sind. Ihre IP-Adresse wird nur verschlüsselt erhoben, der Cookie erhebt zudem eine sog. Global UID (Globally Unique Identifier), die Ihrem Browser zugeordnet wird und/oder eine Nutzer-ID, die Ihrem Microsoft-Account zugeordnet wird. Speicherdauer Die erfassten Informationen werden an Server von Microsoft in den USA übertragen und dort für maximal 180 Tage gespeichert. Weitergabe Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Wir weisen darauf hin, dass die USA vom Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten Ihrerseits, verarbeitet werden können. Mit Ihrer Zustimmung zur Verwendung von Microsoft Ads im Consent-Mangement unserer Internetseite stimmen Sie auch einer solchen Übertragung in die USA zu. Die Übertragung erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052 USA ist zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000GnywAAC&status=Active  Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruchsmöglichkeiten Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Außerdem kann Microsoft unter Umständen durch sogenanntes CrossDevice-Tracking Ihr Nutzungsverhalten über mehrere Ihrer elektronischen Geräte hinweg verfolgen und ist dadurch in der Lage personalisierte Werbung auf bzw. in Microsoft-Webseiten und -Apps einzublenden. Dieses Verhalten können Sie unter http://choice.microsoft.com/de-de/opt-out deaktivieren. Darüber hinaus können Sie im Consent-Management unserer Seite einstellen, ob Sie Cookies von Microsoft Ads – und damit der Ausführung des Dienstes – zustimmen oder nicht. Standardmäßig sind die Cookies und der Dienst nicht aktiv. Auftragsverarbeitungsvertrag Für die Verarbeitung der Daten, bei welchen Microsoft als Auftragsverarbeiter auftritt, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft Corporation abgeschlossen, in dem wir Microsoft verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. 18. Google Consent Mode V2 Konzerne wie Google sind – wie andere „Gatekeeper“ - nach dem Gesetz über digitale Märkte (englisch: „Digital Markets Act (DMA)) verpflichtet eine Einwilligung der Nutzer zur Datenerhebung und -verarbeitung einzuholen und dem Gesetzgeber nachzuweisen. Diese Einwilligung ist erforderlich, bevor Nutzerdaten für Zwecke der personalisierten Werbung verarbeitet werden. Die Einwilligungspflicht beruht in diesem Fall auf Art. 5 Abs. 2 lit. b DMA. Als Gatekeeper werden Unternehmen bezeichnet, die eine marktbeherrschende Stellung mit ihrem Plattformdienst einnehmen. Im Bereich der Online-Werbung nimmt Google eine solche marktbeherrschende Stellung ein. Im Rahmen des „klassischen“ Einwilligungsmanagements erteilten Sie als Nutzer Ihre Einwilligung primär uns gegenüber als Webseitenbetreiber. Die Einwilligungen beziehen sich dabei auf die Nutzung Ihrer Daten und Cookies. Diese Einwilligungen werden über das Consentmanagement der Webseite eingeholt. Daran ändert sich auch mit dem neuen Einwilligungsmodus von Google Analytics nichts. Mit dem DMA muss Ihre Einwilligung auch gegenüber Google erfolgen. Google macht sich diesen Prozess einfach und überträgt die Verantwortung für die Einholung der Einwilligung direkt auf uns als Betreiber der Webseite. Mit dem Consent Mode hat Google eine Schnittstelle zwischen unserem Opt-In-Verfahren und Google Analytics geschaffen, damit Ihre Einwilligung auch gegenüber Google gilt. Dabei unterscheidet Google zwischen einer einfachen und einer erweiterten Implementierung. Die beiden Varianten unterscheiden sich im Tag-Verhalten. Bei der einfachen Implementierung sind Google-Tags so lange blockiert, bis Sie in deren Nutzung eingewilligt haben. Bei der erweiterten Implementierung werden Google-Tags geladen, bevor der Dialog zur Einholung von Einwilligungen eingeblendet wird. Dabei senden die Tags Pings ohne Cookies, wenn keine Cookie-Einwilligung erteilt wurde. Google-Analytics wird in diesem Fall ausgeführt, sendet reduzierte Daten, setzt aber keine Cookies. Google-Code wird ausgeführt und sendet einen „Ping“ mit einer einzigartigen „Ping-ID“ (eine nur für den jeweiligen Aufruf der Seite erzeugte Nummer). Google hat dabei auch Zugriff auf automatisch übermittelte Informationen wie IP-Adresse, Browserdetails, System und die besuchte URL. Bei der erweiterten Implementierung des Einwilligungsmodus besteht keine Möglichkeit, das Nutzerverhalten in einem zusammenhängenden Kontext zu analysieren. Ohne Cookies kann Google die Aktivitäten der Website-Besucher nicht über mehrere Webseiten hinweg verfolgen. In diesem Fall erscheinen für Google Analytics Besuche auf verschiedenen Seiten als Aktivitäten unterschiedlicher Benutzer (da ja für jeden Besuch eine eigene Ping-ID erstellt wird, mit der der Besuch einer Webseite verfolgt wird). Dennoch ist es Google im erweiterten Modus, auch ohne Einwilligung des Nutzers, möglich, festzustellen, ob Webseiten-Besucher über eine Google-Werbeanzeige auf die Webseite gelangt sind (dazu bedient sich Google sogenannter „Conversion-ID´s“). Um diesbezüglich datenschutzrechtliche Probleme im Zusammenhang mit einer möglichen erforderlichen Einwilligung auszuschließen, haben wir uns für die Implementierung im Rahmen des „serverseitigen Trackings“ entschieden. Diese bezieht sich auf die Erfassung von Nutzerdaten, ohne dass Daten direkt vom Browser der Nutzer an Google übermittelt werden. Das passiert in folgenden Schritten: Der Webseiten-Betreiber sammelt Daten, die Nutzer an den Server senden. Dazu zählen IP-Adresse, Referrer-URL, besuchte URL´s und Zeitpunkte. Die gesammelten Daten werden als „digitaler Fingerabdruck“ gespeichert und pseudonymisiert. Wichtig ist dabei, dass auch die Nutzer-ID, die bei einem Ping an Google entsteht, entfernt wird, da sie eine direkte Zuordnung zu einem Nutzer ermöglichen kann. An Google werden dann nur die pseudonymisierten Daten übertragen. 19. Google Fonts Um unsere Inhalte browserübergreifend korrekt und graphisch ansprechend darzustellen, verwenden wir auf unserer Webseite „Google Fonts“ der Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; nachfolgend „Google“ genannt) zur Darstellung von Schriften. Wir haben diese Skriptbibliothek lokal auf unserem Webserver eingebunden, so dass beim Aufruf unserer Internetseite keine Verbindung zu Google hergestellt wird und auch kein „Google-Cookie“ gesetzt wird. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Rechtsgrundlage für die Einbindung von Google Fonts stellt unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO an einer korrekten und graphisch ansprechenden Darstellung der Internetseite dar. Da wir die Skriptbibliothek lokal auf unserem eigenen Webserver eingebunden haben erfolgt kein Datentransfer zu Google. Es bedarf insofern keiner ausdrücklichen Einwilligung Ihrerseits in die Verwendung von Google Fonts. Weitergabe von Daten Durch die lokale Einbindung der Skriptbibliothek auf unserem Webserver erfolgt keine Weitergabe von Daten an Dritte. Speicherdauer Wir erheben durch die lokale Einbindung der Skriptbibliothek auf unserem Server keine personenbezogenen Daten. 20. LinkedIn Analytics (LinkedIn Ads) Wir verwenden auf unserem Internetauftritt "LinkedIn Ads", einen Dienst der LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland ein Unternehmen der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052 USA (nachfolgend bezeichnet als: "LinkedIn"). LinkedIn Analytics speichert und verarbeitet Informationen über Ihr Nutzerverhalten auf unserem Internetauftritt. LinkedIn Analytics verwendet hierfür unter anderem Cookies. Wir verwenden LinkedIn Ads zu Marketing- und Optimierungszwecken, insbesondere um die Nutzung unseres Internetauftritts analysieren und um einzelne Funktionen und Angebote sowie das Nutzungserlebnis fortlaufend verbessern zu können. Durch die statistische Auswertung des Nutzerverhaltens können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Die Speicherung von „LinkedIn-Analytics-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen des Consent-Managements. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Consent-Management widerrufen oder ändern. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Weitergabe von Daten Wenn Sie unsere Webseite besuchen, ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch die LinkedIn Corporation mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfsmöglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung der LinkedIn-Cookies nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung der LinkedIn-Cookies immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann.   Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Zudem ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, Washington 98052, USA nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Frame-work ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von LinkedIn können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer LinkedIn-Seite erfasst werden darf. Weitere Möglichkeiten bietet LinkedIn in den Einstellungen im LinkedIn Account sowie über das Consent-Management der Fanpage. Die Verarbeitung von Informationen mittels des von LinkedIn eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von LinkedIn nicht zugelassen werden. Wir weisen darauf hin, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht alle Funktionen unseres Internetauftritts vollumfänglich nutzen können. Sie können die Erfassung der vorgenannten Informationen durch LinkedIn auch dadurch verhindern, indem Sie auf einer der nachfolgend verlinkten Webseiten ein Opt-Out-Cookie setzen: https://www.linkedin.com/ http://optout.aboutads.info http://www.youronlinechoices.com/ 21. Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von YouTube1 Wir haben auf unserer Webseite YouTube-Videos eingebaut. So können wir Ihnen interessante Videos direkt auf unserer Seite präsentieren. YouTube ist ein Videoportal, das seit 2006 eine Tochterfirma von Google LLC ist. Betrieben wird das Videoportal durch YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Diese Videos sind alle im „erweiterten Datenschutz-Modus“ eingebunden, d.h. dass keine Daten über Sie als Nutzer an YouTube übertragen werden, wenn Sie die Videos nicht abspielen. Erst wenn Sie die Videos abspielen, werden die im nächsten Absatz genannten Daten auch im erweiterten Datenschutzmodus übertragen. Auf diese Datenübertragung haben wir keinen Einfluss. Durch den Besuch auf der Website erhält YouTube die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Website aufgerufen haben. Zudem werden die unter Abschnitt 2 dieser Erklärung genannten Daten übermittelt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob YouTube ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei YouTube nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. YouTube speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an YouTube richten müssen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Die Speicherung von „YouTube-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen aufgrund Ihrer Einwilligung – in dem Sie das Video aktiv anschauen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Consent-Management der Homepage widerrufen oder ändern. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Weitergabe von Daten Es ist denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch YouTube Inc. oder Google Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfs-möglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung der YouTube-Cookies nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung der Google-Cookies immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Zudem ist Google LLC, 160 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework Program zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. Widerspruchsmöglichkeiten Nutzer von YouTube können unter den Einstellungen für Werbepräferenzen beeinflussen, inwieweit ihr Nutzerverhalten bei dem Besuch auf unserer LinkedIn-Seite erfasst werden darf. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch YouTube erhalten Sie in der Datenschutzerklärung. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy. Die Verarbeitung von Informationen mittels des von YouTube eingesetzten Cookies kann zu dem dadurch unterbunden werden, dass in den eigenen Browser-Einstellungen Cookies von Drittanbieter oder solche von LinkedIn nicht zugelassen werden. Wir weisen darauf hin, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht alle Funktionen unseres Internetauftritts vollumfänglich nutzen können. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch YouTube erhalten Sie in der Datenschutzerklärung. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy. 22. HubSpot Wir nutzen auf dieser Webseite den Service der HubSpot Germany GmbH, Am Postbahnhof 17, 10243 Berlin und dessen Unterauftragnehmern HubSpot Inc., 2nd Floor, 30 Wall Quay, Dublin 1, Irland und HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA. Bei Hubspot handelt es sich um eine integrierte Software-Lösung, die es uns ermöglicht bestehende und potenzielle Kunden sowie Kundenkontakte zu verwalten. Damit werden wir in die Lage versetzt verschiedene Aspekte unseres Online Marketings abdecken. Dazu zählen unter anderem: E-Mail-Marketing, Social Media Publishing & Reporting, Reporting, Kontaktmanagement (z.B. Nutzersegmentierung & CRM), Landing Pages und Kontaktformulare. Diese Software wird im so genannten Bereich des Inbound-Marketings eingesetzt und hilft uns u.a. mittels statistischer Analysen und Auswertung des protokollierten Nutzerverhaltens, unsere Marketing-Strategie besser koordinieren und optimieren zu können. Wir nutzen HubSpot außerdem zum Erstellen von Webseiten und als Technologie für den Versand von Newslettern. Dabei erheben wir personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig übermitteln, beispielsweise Kontaktdaten. Ihre eingegebenen Daten nutzen wir lediglich zur Personalisierung und um die Inhalte den Interessen der Leser anzupassen. Diese Informationen helfen uns außerdem dabei unser Angebot zu verbessern, um Ihnen ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Die Daten geben wir ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht an Dritte weiter. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Die Verwendung von Hubspot erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben grundsätzlich ein berechtigtes Interesse an einer möglichst effizienten Kundenverwaltung und Kundenkommunikation. Die Speicherung von „Hubspot-Cookies“ und die Nutzung dieses Tools erfolgen jedoch ausschließlich aufgrund Ihrer Einwilligung im Rahmen des Consent-Managements. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TTDSG umfasst. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Consent-Management widerrufen oder ändern. Darüber hinaus können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein. Nähere Informationen finden Sie in den Nutzungsbedingungen und den Datenschutzrichtlinien der HubSpot Inc. entsprechend unter www.hubspot.com/terms-of-service  und unter www.hubspot.com/privacy-policy . Falls Sie nicht wünschen, dass die Informationen über Ihren Besuch zu den beschriebenen Zwecken genutzt werden, können Sie uns dies auch gern per E-Mail oder per Post jederzeit mitteilen. Alle von uns erfassten Informationen unterliegen dieser Datenschutzbestimmung.Der Versand von Newslettern über Hubspot erfolgt ausschließlich auf Grund Ihrer Einwilligung im Rahmen des sogenannten Double-Opt-In-Verfahrens (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO). Weitergabe von Daten Wir haben mit Hubspot eine Vereinbarung zur Verarbeitung der Daten in Rechenzentren in der Eu abgeschlossen. Dennoch ist es denkbar, dass einige der erfassten Informationen auch außerhalb der Europäischen Union durch HubSpot Inc. mit Sitz in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass die USA von Europäischen Gerichtshof als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichenden Datenschutzniveau eingeschätzt werden. Es besteht insofern das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken, möglicherweise auch ohne Rechtsbehelfs-möglichkeiten, verarbeitet werden können. Sie entscheiden im Consent-Management selbst, ob Sie einer solchen Übertragung zustimmen wollen oder nicht. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt in einem solchen Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung in die Nutzung von Hubspot nach Art. 6 Abs. 1 lit. a in Verbindung mit Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, da mit der Einwilligung in die Nutzung von Hubspot immer eine Datenübertragung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann. Darüber hinaus wird die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und deren Sicherheit über die sogenannten Standardvertragsklausel abgesichert. Diese gewährleisten, dass die Verarbeitung einem Sicherheitsniveau unterliegt, das dem der DSGVO entspricht. Zudem nimmt HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, USA am EU-U.S. Data Privacy Framework Programm teil und ist entsprechend zertifiziert. Das EU-U.S. Data Privacy Framework ist ein bilateraler Angemessenheitsbeschluss für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU in die USA. Den Nachweis zur Zertifizierung finden Sie hier: https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active Wir selbst geben keine personenbezogenen Daten weiter. 23. Rechtsgrundlage der Verarbeitung1) Soweit nichts anderes ausgeführt: Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für eine Lieferung von Waren oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DS-GVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen. Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DS-GVO. In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Besucher in unserem Betrieb verletzt werden würde und daraufhin sein Name, sein Alter, seine Krankenkassendaten oder sonstige lebenswichtige Informationen an einen Arzt, ein Krankenhaus oder sonstige Dritte weitergegeben werden müssten. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DS-GVO beruhen. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DS-GVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Solche Verarbeitungsvorgänge sind uns insbesondere deshalb gestattet, weil sie durch den Europäischen Gesetzgeber besonders erwähnt wurden. Er vertrat insoweit die Auffassung, dass ein berechtigtes Interesse anzunehmen sein könnte, wenn die betroffene Person ein Kunde des Verantwortlichen ist (Erwägungsgrund 47 Satz 2 DS-GVO). 24. Berechtigte Interessen an der Verarbeitung, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden1 Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DS-GVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zugunsten des Wohlergehens all unserer Mitarbeiter und unserer Anteilseigner. 25. Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden1 Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind. 26. Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss; Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung1 Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch uns verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet uns personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn unser Unternehmen mit ihr einen Vertrag abschließt. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Vertrag mit dem Betroffenen nicht geschlossen werden könnte. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen muss sich der Betroffene an einen unserer Mitarbeiter wenden. Unser Mitarbeiter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte. Diese Datenschutzerklärung wurde in den markierten Punkten durch den Datenschutzerklärungs-Generator, der in Kooperation zwischen DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz GmbH, Dachau und der Kanzlei Wilde/Beuger/Solmecke Rechtsanwälte GbR, Köln (erhältlich unter: https://www.wbs-law.de/it-recht/datenschutzrecht/datenschutzerklaerung-generator/) betrieben und zur Verfügung gestellt wird, erstellt. Diese Texte unterliegen dem Urheberrecht der DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz GmbH, Dachau sowie der der Kanzlei Wilde/Beuger/Solmecke Rechtsanwälte GbR, Köln. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. 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Die Scopevisio AG übernimmt keine Garantie oder Haftung für die Zugriffsmöglichkeit oder deren Qualität und die Art der Darstellung. Auf den Webseiten der Scopevisio AG zur Verfügung gestellte Texte, Textteile, Grafiken, Tabellen oder Bildmaterialien dürfen ohne vorherige Zustimmung der Scopevisio AG nicht vervielfältigt, nicht verbreitet und nicht ausgestellt werden. Diese Website beinhaltet Daten und Informationen aller Art, die marken- und/oder urheberrechtlich zugunsten der Scopevisio AG oder im Einzelfall auch zugunsten Dritter geschützt sind. Es ist daher nicht gestattet, die Website im Ganzen oder einzelne Teile davon herunterzuladen, zu vervielfältigen und zu verbreiten. Gestattet ist vor allem die technisch bedingte Vervielfältigung zum Zwecke des Browsing, soweit diese Handlung keinen wirtschaftlichen Zwecken dient, sowie die dauerhafte Vervielfältigung für den eigenen Gebrauch. Es ist gestattet, einen Link auf diese Website zu setzen, soweit er allein der Querreferenz dient. Das Framen dieser Website ist nicht gestattet. Nicht urheberrechtlich geschützt sind auf den Web-Seiten wiedergegebene Gesetze, Verordnungen, amtliche Erlasse und Bekanntmachungen sowie Entscheidungen und amtlich verfasste Leitsätze zu Entscheidungen. Hinweis/Haftungsausschluss Für Vollständigkeit, Fehler redaktioneller und technischer Art, Auslassungen usw. sowie die Richtigkeit der Eintragungen kann keine Haftung übernommen werden. Scopevisio AG übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen. Haftungsansprüche gegen Scopevisio AG, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens Scopevisio AG kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Insbesondere kann keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit von Informationen übernommen werden, die über weiterführende Links erreicht werden. Anbieter sind für die eigenen Inhalte, die sie zur Nutzung bereithalten, nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Von diesen eigenen Inhalten sind Querverweise auf die von anderen Anbietern bereitgehaltenen Inhalte zu unterscheiden. Die Verweise durch Hyperlinks auf Inhalte fremder Webseiten dienen lediglich der Information. Die Verantwortlichkeit für diese fremden Inhalte liegt alleine bei dem Anbieter, der die Inhalte bereithält. Vor dem Einrichten des entsprechenden Verweises sind die Web-Seiten der anderen Anbieter mit Sorgfalt und nach bestem Wissen und Gewissen überprüft worden. Es kann jedoch keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit von Informationen übernommen werden, die über weiterführende Hyperlinks erreicht werden. Der Inhalt der anderen Web-Seiten kann jederzeit ohne Wissen der Scopevisio AG geändert werden. Für sämtliche Links auf diesen Seiten gilt: Wir betonen, dass wir keinen Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte der durch Link von unserer Homepage aus erreichbaren Seiten anderer Anbieter haben und uns deren Inhalt nicht zu eigen machen. Diese Erklärung gilt für alle Seiten dieser Homepage und die dort angebrachten Links. Falls Scopevisio AG auf Seiten verweist, deren Inhalt Anlass zur Beanstandung gibt, bitten wir Sie um eine Mitteilung. Scopevisio AG behält sich das Recht vor, ohne vorherige Ankündigung die bereitgestellten Informationen zu ändern, zu ergänzen oder zu entfernen. Die Nutzung des Internets erfolgt auf eigene Gefahr des Nutzers. Scopevisio AG haftet vor allem nicht für den technisch bedingten Ausfall des Internets bzw. des Zugangs zum Internet. Gerichtsstand ist Bonn. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Datenschutzrichtlinien Es gelten desweiteren bei der Nutzung der Website die Datenschutzrichtlinien der Scopevisio AG. Wirksamkeit Im Falle der Unwirksamkeit einzelner Regelungen dieser Nutzungsvereinbarung bleibt die Wirksamkeit im Übrigen unberührt.n dieser Nutzungsvereinbarung bleibt die Wirksamkeit im Übrigen unberührt. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. 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Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Impressum Impressum Impressum der Scopevisio AG Unternehmen - Impressum Scopevisio AG Vorstand:Dr. Jörg Haas (CEO)Alexander Kintzi (CRO)Dr. Lukas Pustina (CTO)Dr. Markus Cramer (CFO) Aufsichtsratsvorsitzender:Prof. Dr. Paul Richard Gottschalk Anschrift: Rheinwerkallee 3, 53227 Bonn, GermanyHandelsregister-Nr.: HRB 15257HR-Gericht: BonnUSt-IdNr.: DE-254222079 Verantwortlicher gemäß § 18 Abs. 2 MStV:Dr. Jörg HaasRheinwerkallee 353227 Bonn Kontakt Telefon: 0800 800 800 2Telefax: 0800 500 00 20Außerhalb DeutschlandTelephone: +49 (0) 228 763641 01Fax: +49 (0) 228 763641 02Unternehmenshomepage: www.scopevisio.comE-Mail: info@scopevisio.com Alle Rechte dieses Online-Auftritts bleiben vorbehalten. Die Inhalte dieser Website sind ausschließlich für den persönlichen Bedarf frei nutzbar. Unautorisiertes Kopieren, Weiterverwenden oder Verändern der Gestaltung und der Inhalte der Website ist nicht gestattet. Die Scopevisio AG übernimmt keine Garantie oder Haftung für die Zugriffsmöglichkeit oder deren Qualität und die Art der Darstellung. Die Scopevisio AG ist nicht verantwortlich für die Inhalte ggf. verlinkter Fremdseiten außerhalb dieses Online-Auftritts. Indem sie die Webseiten der Scopevisio nutzen, erklären Sie sich mit den Nutzungsbedingungen der Website und den Datenschutzrichtlinien der Website einverstanden. Dieses Impressum gilt für folgende Webpräsenzen:www.scopevisio.com, www.scopevisio.de, www.cloud-unternehmertag.de BildnachweiseQuellen: Fotolia.com, Shutterstock.com, iStockphoto.com Diese Impressum gilt auch für die folgenden Social Media Seiten:X (ehemals Twitter), Facebook, Xing, LinkedIn, YouTube, Instagram Unsere Angebote und Produkte richten sich grundsätzlich nur an Nicht-Verbraucher bzw. Unternehmen. Wir sind nicht bereit oder verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. 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Datensicherheit Modernste Technologien schützen vor unberechtigten Zugriffen, Einbruch, Brand und Diebstahl. Verschlüsselung Die Datenübertragung verfolgt ausschließlich verschlüsselt. Rechtemanagement Ein zuverlässiges Rechtemanagement sorgt dafür, dass Ihre Daten niemals in falsche Hände geraten. Automatische Backups Keine Angst vor Datenverlust: Wir sichern Ihre Daten in regelmäßigen Intervallen. Unabhängigkeit Sie können Ihre Daten jederzeit exportieren. Nach Ende des Vertrages werden Ihre Daten vollständig gelöscht. Maximale Sicherheit für Ihre Daten Ihre Daten sind Ihr Kapital. Deshalb ist es uns wichtig, diese bestmöglich zu schützen. Scopevisio ist ISO 27001 zertifiziert und wird in einem Hochleistungsrechenzentrum betrieben. Verschlüsselte Datenübertragung, regelmäßige, redundante Datensicherung und wirksamer Schutz vor Cyberattacken – Scopevisio erfüllt höchste Sicherheitsansprüche. Wir gehen für Sie noch einen Schritt weiter. Sicherheit ist heute wichtiger denn je, insbesondere im Bereich der IT. Doch was bedeutet Sicherheit wirklich und wie kann man sicherstellen, dass die eigenen Daten und Informationen geschützt sind? Die Antwort darauf lautet: ISO 27001. ISO 27001 ist ein international anerkannter Standard für Informationssicherheit, der Unternehmen dabei hilft, Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zum Schutz ihrer Daten zu ergreifen. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und automatisieren Sie ihre Prozesse und Daten nach den höchsten Sicherheitsstandards. Scopevisio ist nach ISO 27001 zertifiziert, darauf sind wir stolz Wir haben höchste Standards für Informationssicherheit erreicht und unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass ihre Daten bei Scopevisio sicher sind. Unser Engagement für die Einhaltung der ISO 27001 Normen bedeutet, dass wir uns regelmäßig überprüfen und verbessern, um sicherzustellen, dass wir den höchsten Anforderungen an Informationssicherheit entsprechen. Als zertifiziertes Unternehmen können Sie sicher sein, dass wir bei allen Aspekten höchste Standards für Informationssicherheit einhalten. Von der Datenverschlüsselung bis hin zur verlässlichen Verfügbarkeit sind wir bestrebt, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher sind. Wir bieten unseren Kunden und Partnern die höchste Qualität und Sicherheit. Wenn Sie nach einem zuverlässigen Partner suchen, der Ihre Daten sicher und geschützt hält, sind Sie bei Scopevisio genau richtig. Wir setzten auf den Standort Deutschland Deutschland ist ein hervorragender Ort, um Ihre Daten zu speichern, denn hier profitieren Sie von strengen Datenschutzgesetzen, moderner Technologieinfrastruktur und einem stabilen Rechtssystem. Als europäischer Knotenpunkt bietet Deutschland schnellen und einfachen Zugang zu Daten aus der ganzen Welt. Außerdem steht Deutschland für Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit im Umgang mit Daten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten sicher aufbewahrt werden. Wenn Sie auf der Suche nach einem sicheren und vertrauenswürdigen Speicherort für Ihre Daten sind, ist Scopevisio genau der richtige Partner für Sie. Ihre Daten sicher abgelegt Zertifiziert nach ISO 27001 Datensicherheit Unbefugte haben keinerlei Zugriff auf Ihre Daten Im Rechenzentrum sind Ihre Daten nicht nur gegen Verlust, sondern auch gegen Diebstahl gesichert. Strengste Zutrittskontrollen verhindern unberechtigten Zugang. Mitarbeiter der Scopevisio AG haben nur insoweit Zugriff auf Ihre Daten, wie dies für administrative Zwecke absolut notwendig ist. Dabei werden die allermeisten Aufgaben – wie etwa Backups, Wiederherstellung und Loadbalancing auf Datenbankebene – automatisiert abgearbeitet Verschlüsselung Datenübertragung mit Banken-Standard Auf dem Weg von Ihrem Computer zum Rechenzentrum wird jegliche Kommunikation mittels HTTPS verschlüsselt. Auch hier orientiert sich die Scopevisio AG an den gängigen Standards bzgl. der Technologie wie TLS (Transport Layer Security) – besser bekannt unter der Vorgängerbezeichnung SSL (Secure Sockets Layer) – und Verschlüsselungsstärke (2.048 Bit für den asymmetrischen und 128 oder 256 Bit für den symmetrischen Schlüssel, abhängig von Ihrem System). Rechtemanagement Nur Befugte haben Zugriff Mithilfe unseres ID-Managements lässt sich jeder Nutzer eindeutig und zuverlässig identifizieren. So können wir durch die Verknüpfung von E-Mail-Adresse und dem Zugang zu unserer Software sicherstellen, dass nur die benannten Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Auch wird dadurch gewährleistet, dass beispielsweise der Anwender im Unterschied etwa zum Administrator nur auf die Daten zugreifen kann, die für ihn freigegeben sind. Automatische Backups Ihre Daten werden sicher gespeichert Die IT-Infrastruktur von Scopevisio ist hochsicher ausgelegt: Die Scopevisio-Server sind durch mehrere Firewalls und ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept gleich mehrfach geschützt. Ihre Daten werden täglich als Back-up auf Festplatten gespeichert. So kann nichts verloren gehen – auch wenn im Unternehmen mal der Computer abstürzt. Die Scopevisio-IT-Infrastruktur ist zudem redundant ausgelegt. Das bedeutet, dass bei Ausfall einer Komponente eine andere deren Funktion übernehmen kann. Unabhängigkeit Ihre Daten bleiben in Ihrer Verfügungsgewalt Sie haben jederzeit die Möglichkeit, relevante Daten wie zum Beispiel Kontakte oder Buchungen zu exportieren. Dies ist im DATEV oder CSV-Format möglich. Sie verlieren also niemals die Kontrolle über Ihre Daten. Individuelle Maßnahmen Es liegt in Ihrer Hand Zusätzlich haben die Administratoren in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, weitere sicherheitsrelevante Einschränkungen vorzunehmen: So können sie etwa den Zugriff, der prinzipiell von jedem Ort mit Internetzugang möglich ist, auf das Firmennetzwerk beschränken. Dabei ist der Mechanismus flexibel genug, um etwa dem Chef den Zugriff von seinem privaten Netzwerk aus zu erlauben. Administratoren können außerdem die Richtlinien für die Passwörter verschärfen und die Gültigkeit der Passwörter zeitlich einschränken Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? 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Wir verstehen uns als Ihren zuverlässigen Partner, der Ihnen stets zur Seite steht und auf den Sie in allen Belangen vertrauen können. Unsere zahlreichen Auszeichnungen und Awards, die wir regelmäßig von unabhängigen Institutionen erhalten, unterstreichen unsere führende Position und unser kontinuierliches Bestreben, die besten Lösungen für unsere Kunden zu entwickeln. Vertrauen auch Sie auf unsere bewährte Expertise und machen Sie uns zu einem Teil Ihres Erfolgs. Beste Mittelstands Dienstleister 2025 Scopevisio erhält die WirtschaftsWoche-Auszeichnung als einer der besten ERP-Dienstleister 2025 – ein starkes Zeichen für Qualität und Teamleistung. Das Siegel steht ab sofort zur Verfügung. ERP des Jahres 2025 Die Auszeichnung „ERP-System des Jahres 2025“ in der Kategorie Künstliche Intelligenz würdigt Scopevisio als cloudbasiertes ERP, das KI konsequent und praxisnah zur Automatisierung administrativer Prozesse in seine Unternehmensplattform integriert. Certified Cloud 2025 Das Qualitätssiegel zeichnet die Scopevisio-Anwendung als SaaS-Lösung im Jahr 2025 aus, die höchste technische, vertragliche und Service-bezogene Cloud-Standards erfüllt. Das Zertifikat wird vom Cloud Ecosystem vergeben. Software Made in Germany 2025 Das BITMi-Gütesiegel "SOFTWARE MADE IN GERMANY" bestätigt, dass unsere Software und unser Unternehmen den hohen Standards des Bundesverbandes IT-Mittelstand e.V. entsprechen. Es zeichnet uns als Anbieter qualitativ hochwertiger und in Deutschland entwickelter Technologien aus. Software Hosted in Germany 2025 Das BITMi-Gütesiegel "SOFTWARE HOSTED IN GERMANY" bestätigt, dass unsere Produkte in Deutschland gehostet werden und vollständig deutschen Rechtsnormen entsprechen. Wir haben die strengen Anforderungen für sicheres Hosting erfolgreich nachgewiesen. IT-Award 2023 (Gold) Bei den IT-Awards 2023 hat Scopevisio seinen Titel, den „CloudComputing Insider-Award“ in Gold in der Kategorie „Enterprise SaaS“ verteidigen können. Der Cloud Computing Insider Award wird jährlich für Exzellenz im Cloud-Bereich verliehen. Er würdigt innovative Technologien und das Engagement von Branchenführern. Dieser Preis symbolisiert den kontinuierlichen Fortschritt in der Cloud-Technologie. EPR System des Jahres 2023 Die Scopevisio AG hat den renommierten “ERP-System des Jahres 2023” Preis in der Kategorie “Branchenübergreifend für KMU” erhalten, die höchste Auszeichnung für ERP-Lösungen in Europa. Das Unternehmen dankt seinem Team sowie Kunden und Partnern für ihre Unterstützung und bekräftigt seine Absicht, durch Innovationen Marktführer im Cloud-ERP-Sektor zu werden und weiterhin erstklassige Lösungen für KMUs anzubieten. Digitaler Vorreiter 2023 Die Scopevisio AG wurde vom F.A.Z.-Institut als einer der 'Digitalen Vorreiter 2023' in Deutschland ausgezeichnet. Die Auszeichnung basiert auf einer Analyse von 5000 Unternehmen durch das IMWF Institut, die digitale Kompetenzen, Innovationskraft, Profitabilität und Arbeitgeberattraktivität bewertete. Damit wird die Innovations- und Visionärfähigkeit der Scopevisio AG bestätigt. Certified Cloud 2023 Das Qualitätssiegel zeichnet die Scopevisio-Anwendung als SaaS-Lösung im Jahr 2023 aus, die höchste technische, vertragliche und Service-bezogene Cloud-Standards erfüllt. Das Zertifikat wird vom Cloud Ecosystem vergeben. IT-Award 2022 (Gold) Bei den IT-Awards 2022 hat Scopevisio den „CloudComputing Insider-Award“ in Gold in der Kategorie „Enterprise SaaS“ gewonnen. Der Wettbewerb wird jährlich von den Insider-Portalen der Vogel IT-Medien initiiert und basiert auf einer großen Leserumfrage. Das Voting im Jahr 2022 war mit über 72.000 Stimmen das bisher teilnehmerstärkste seit dem Start im Jahr 2015. ISO 27001 zertifiziert Wir schaffen Vertrauen gegenüber unseren Kunden. Mit der ISO 27001 Zertifizierung belegt Scopevisio das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenschutzverletzungen zu reduzieren. Die ISO 27001 ist eine international anerkannte Norm für Informationssicherheitsmanagement, die Scopevisio dabei hilft, ihre Informationen und Systeme vor Bedrohungen zu schützen. Innovator des Jahres 2022 Scopevisio wurde im Jahr 2022 erstmals als „Innovator des Jahres“ ausgezeichnet. Mit dem renommierten Wirtschaftspreis werden Akteure und Hidden Champions der deutschen Wirtschaft ausgezeichnet, sich durch besondere Innovationsfähigkeit hervorgetan haben. Der Wettbewerb wird vom Informationsnetzwerk »Die Deutsche Wirtschaft« (DDW) ausgerichtet. Small Business Solution 2024 Wir haben das Qualitätssiegel für das Cloud Ecosystem erworben. Es bescheinigt der Scopevisio AG, dass ihre Unternehmenssoftware besonderes für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist. Das Zertifikat wird vom Cloud Ecosystem vergeben. Certified Cloud 2021 Das Qualitätssiegel zeichnet die Scopevisio-Anwendung als SaaS-Lösung aus, die höchste technische, vertragliche und Service-bezogene Cloud-Standards erfüllt. Das Zertifikat wird vom Cloud Ecosystem vergeben. Cloud Ecosystem Professional Member Die Scopevisio ist Mitglied im Cloud Ecosystem. Das anbieterunabhängige Netzwerk bringt führende Cloud-Unternehmen zusammen und hat sich zum Ziel gesetzt, das SaaS Business in Deutschland und Europa zu voranzutreiben. Mitglied im BITMi e. V. Scopevisio trägt das Gütesiegel SOFTWARE HOSTED IN GERMANY des Bundesverbandes IT-Mittelstand (BITMi e. V.). Mit diesem Gütesiegel zeichnet der Verband Produkte aus, deren Daten und Software in einem Rechenzentrum in Deutschland gehostet werden und somit deutschem Recht unterliegen. IT-Award 2016 (Platin) Scopevisio hat den IT-Award des CloudComputing-Insider Portals in der Kategorie Cloud-ERP in Platin gewonnen. Die Leser der Insider-Portale der Vogel IT-Medien wählten im Frühjahr ihre Favoriten aus Short Lists, die von den Redaktionen der sechs Insider-Portale mit bis zu zehn führenden Unternehmen pro Kategorie zusammengestellt wurden. Initiative Mittelstand „Best of 2016“ Mit dem „Innovationspreis IT“ kürt die Initiative Mittelstand die innovativsten Lösungen Deutschlands, Österreichs und der Schweiz. Der Preis deckt mit 38 Kategorien und zwei Sonderauszeichnungen alle wichtigen Bereiche moderner IT ab. Scopevisio wurde 2016 in die Bestenliste „Best of“ aufgenommen. Initiative Mittelstand „Best of 2015“ Die Scopevisio Suite hat das Prädikat „Best of 2015“ in der Kategorie ERP beim Innovationspreis-IT erhalten. Die Initiative Mittelstand vergibt den Preis seit nunmehr zwölf Jahren an solche Firmen, die innovative IT-Lösungen mit hohem Nutzwert für den Mittelstand anbieten. NRW-Kampagne „Germany at its best” Scopevisio wurde im Rahmen der Kampagne „Germany at its best: Nordrhein-Westfalen“ von NRW.INVEST in der Kategorie „Technologie/Innovation“ als einer der „Bestleister“ in NRW ausgezeichnet. Die Kampagne zielt darauf ab, die Vielfalt herausragender Leistungen in Nordrhein-Westfalen zu präsentieren und für den Standort zu werben. Cloud Leader 2015 In ihrem aktuellen Cloud Vendor Benchmark hat die Experton Group Scopevisio als „Cloud Leader“ eingestuft. Scopevisio erhielt die Bewertung in der Kategorie „SaaS ERP für KMU“. Die Experton Group gilt als eines der führenden Analystenhäuser in der DACH-Region. Jährlich erstellt sie mit dem Cloud Vendor Benchmark einen unabhängigen Anbietervergleich zum Thema Cloud Computing. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Unternehmen Scopevisio: Die ERP-Lösung, die versteht, was Unternehmen wirklich brauchen. Echte Partnerschaft, Kommunikation auf Augenhöhe und maßgeschneiderte Lösungen für den Mittelstand. Digital Mit Scopevisio legen Sie den digitalen Grundstein für zukünftiges Wachstum in Ihrem Unternehmen Integriert Eine Unternehmenssoftware, die sich wie ein roter Faden durch Ihr Unternehmen zieht Authentisch Wir kennen die Bedürfnisse unserer Kunden und erleichtern Ihnen den Arbeitsalltag Scopevisio Unsere Einstellung Mission Unternehmen die Möglichkeit geben, sich durch Automatisierung auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Vision Den Menschen Zeit geben, kreativ und innovativ zu sein. Vorstand Erfahrung und Zuverlässigkeit auf der Führungsebene CEO Chief Executive Officer Dr. Jörg Haas Scopevisio AG CTO Chief Technology Officer Dr. Lukas Pustina Scopevisio AG CFO Chief Financial Officer Dr. Markus Cramer Scopevisio AG CRO Chief Revenue Officer Alexander Kintzi Scopevisio AG Dr. Jörg Haas CEO - Scopevisio AG Persönliches Statement Dr. Jörg Haas ist Unternehmer aus Leidenschaft. Als Visionär und Stratege entwickelt er anspruchsvolle Business Software Unternehmen, so in der Vergangenheit die GWI AG oder gegenwärtig die Scopevisio AG. Daneben ist er Gründer und Gesellschafter der BonnVisio Gruppe sowie der Invite Group. Karriere im Überblick 06/2007 - heute CEO - Gründer, Aktionär Scopevisio AG 03/2005 - heute CEO - Gründer, Aktionär HW Partners AG 04/2008 - 02/2013 Vorsitzender des Hochschulrates Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn 03/2005 – 04/2006 Head of IT Healthcare AGFA HealthCare GmbH (ehemals: GWI AG, heute: Dedalus HealthCare) 03/1990 – 02/2005 CEO - Gründer, Aktionär GWI AG 12/1990 – 06/1995 Wissenschaftlicher Mitarbeiter | Promotion Wirtschaftsinformatik (Dr. rer. pol.) Universität Trier 10/1987 – 11/1990 Studium Sozial- und Wirtschaftswissenschaften (Diplom-Kaufmann) Universität Trier 10/1984 – 09/1987 Studium Wirtschaftsinformatik (Diplom-Wirtschaftsinformatiker) Hochschule Trier | Trier University of Applied Sciences Dr. Markus Cramer CFO - Scopevisio AG Persönliches Statement Erfahrener CFO mit 26 Jahren Erfahrung in der IT-Branche, einem starken Hintergrund in der Entwicklung von Finanzstrategien und der Anwendung hochautomatisierter Buchhaltungs-, Konsolidierungs- und Planungssysteme in wachstumsstarken Unternehmen. Karriere im Überblick Seit 2021 CFO & Vorstandsmitglied, Scopevisio AG Since 2006 Partner & CFO of HW Partners AG 2012 – 2021 Produktmanagement und Entwicklung & Mitglied der Geschäftsleitung, Scopevisio AG 1996 – 2006 Finanzvorstand, GWI AG 1992 – 1996 Wirtschaftsprüfer, KPMG 1992 – 1996 Teilzeitpromotion, Universität Bochum 1987 – 1999 Freelancer, Entwicklung und Wartung von individuellen Softwarelösungen für verschiedene Kleinunternehmen 1986 - 1992 Freelancer - Buchhaltungsservice für kleine Unternehmen Dr. Lukas Pustina CTO - Scopevisio AG Persönliches Statement 25 Jahre Erfahrung in der IT-Branche, beginnend als Gymnasiast, Unterstützung der Entwicklung eines regionalen Internet Service Providers (ISP) und Gründung eines IT-Beratungsunternehmens. Außerdem ist er Autor einer Reihe von wissenschaftlichen und populärwissenschaftlichen Artikeln. Karriere im Überblick Seit 2021 CTO & Vorstandsmitglied, Scopevisio AG Seit 2016 CEO, CenterDevice GmbH 2014 – 2016 Head of Site Reliability Engineering, CenterDevice GmbH 2013 – 2014 Performance Engineer, CenterDevice GmbH 2013 – 2019 Principal Cloud Engineer and Consultant, codecentric AG 2012 – 2013 Senior Researcher, Abteilung für Cyber-Analyse und -Abwehr des Fraunhofer Instituts FKIE 2010 – 2013 PhD Dr. rer. nat., Rheinische Friedrich-Wilhelms-University Bonn 2006 - 2013 Wissenschaftlicher Mitarbeiter mit Schwerpunkt Drittmittelforschung und Lehre, Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn Alexander Kintzi CRO - Scopevisio AG Persönliches Statement Eine leidenschaftliche, menschenorientierte Führungspersönlichkeit, die Teams zu Höchstleistungen antreibt, indem sie Top-Talente und Führungskräfte mit ihren individuellen Weltklasse-Kompetenzen zusammenstellt, um die Vision, Mission und Ziele des Unternehmens zu erreichen. Nachgewiesene Erfolgsbilanz beim Aufbau innovativer und skalierbarer Wachstumsmotoren für den Vertrieb von B2B-Software im mittleren Marktsegment. Karriere im Überblick Seit Juni 2021 CRO & Vorstandsmitglied, Scopevisio AG 2018 – 2021 Regional VP Middle and Eastern Europe (MEE), SAP 2017 – 2018 COO & Leadership Coach, Midmarket Sales (MEE), SAP 2012 – 2017 Head of Partner Management Germany, SAP 2010 – 2012 Leiter Channel & Cloud Sales, SAP 2008 – 2010 Channel Development Manager SME Germany, SAP 2006 – 2008 Vertriebsleiter für Service Provider, Siemens, Siemens 2003 - 2006 Business Development im Partnervertrieb, Siemens, Siemens Previous Next Über die Scopevisio AG SaaS Anwendung für Unternehmen 2007 Gegründet durch HW Partners AG 293 (FTEs) begeisterte Mitarbeiter 8 Standorte 32 M€ Umsatz im Jahr 2023 Ø 36 % Jährliches Wachstum (CAGR) > 7500 Aktive zufriedene Kunden 108 % Net retention in 2023 Die Scopevisio Unternehmensanwendung wird als SaaS-Modell vermarktet und nutzt eine skalierbare, multi-tenant Cloud Technologie. Sie ist branchenunabhängig und bietet eine ganzheitliche Lösung für Unternehmen. Unser Team – Der Puls unserer Innovation Top Unternehmen, Top Mitarbeiter:innen, Top ausgezeichnet Beindruckende Teamleistung Jeder Klick, jede Funktion und jeder Fortschritt in unserer Software spiegelt das Herzblut und die Expertise unseres Teams wider. Gemeinsam treiben wir den digitalen Wandel voran, immer mit dem Ziel, unseren Kunden die bestmöglichen Lösungen zu bieten. Dies belegt auch unser Kununu Rating mit 4,2 in der Gesamtbewertung und einer Empfehlung von 94 %. Das Scopevisio-Team – wo Technologie auf Leidenschaft trifft Megatrend Cloud Enterprise Software Enterprise Software Champion für mittelständische Unternehmen Scopevisio macht Mittelständler “Fit for Future”. Dazu integrieren wir betriebswirtschaftliche Methoden in Software. Legen Hauptgeschäftsprozesse über Kunden- und Produktbeziehungen offen. Kombinieren manuelles und automatisiertes Arbeiten und setzen Verfahren der künstlichen Intelligenz ein, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Scopevisio ist viel mehr als Software, Scopevisio ist Ihre Lösung. Dr. Jörg Haas Gründer Scopevisio AG, CEO Vita Dr. Jörg Haas als pdf-Download (de) Dr. Jörg Haas als pdf-Download (en) Gemeinsam Wachstum und Erfolg gestalten ERP Unternehmenssoftware vom Mittelstand für den Mittelstand Kundenorientierung Bei uns stehen Sie im Mittelpunkt. Wir nehmen uns die Zeit, Ihre geschäftlichen Herausforderungen und Bedürfnisse zu verstehen. Es geht uns nicht nur darum, Ihnen ein Produkt zu verkaufen, sondern darum, mit Ihnen gemeinsam Lösungen zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passen. Anpassungsfähigkeit Mit unserer modularen Struktur geben wir Ihnen die Freiheit, genau die Tools und Funktionen auszuwählen, die Sie wirklich benötigen. Ihr Geschäft ist einzigartig, und so sollte auch Ihr ERP-System sein. Bei uns können Sie es nach Ihren Wünschen gestalten. Sicherheit In der heutigen digitalen Welt wissen wir, wie wertvoll und sensibel Ihre Daten sind. Deshalb haben wir bei Scopevisio höchste Standards in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Sie können darauf vertrauen, dass Ihre Daten bei uns in sicheren Händen sind. Partnerschaft Wir sehen uns nicht nur als Anbieter, sondern als Partner an Ihrer Seite. Gemeinsam können wir wachsen und erfolgreich sein. Unser Ziel ist es, eine langfristige und vertrauensvolle Beziehung zu Ihnen aufzubauen, in der wir Hand in Hand arbeiten. Aufsichtsrat bei Scopevisio Steuern, Beraten und Stärken für nachhaltigen Unternehmenserfolg Prof. Dr. Paul Gottschalk Rechtsanwalt, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater mit langjähriger Expertise in Governance und Compliance.Vorsitzender Benedikt Joeris Partner bei HgCapital mit fundierter Erfahrung in Wachstumsstrategien und Investments in führende europäische Softwareunternehmen.Stellv. Vorsitzender Dr. Georg Tacke Ehemaliger CEO von Simon-Kucher & Partners und international anerkannter Experte für Pricing- und Wachstumsstrategien. Michael Hochgürtel Mitgründer und Investor der adesso SE, ehemaliger Vorstand codecentric AG, Spezialist für agile Softwareentwicklung, Cloud-Technologie und digitale Transformation. Stefan Schmidtner Investment-Experte bei HgCapital mit Schwerpunkt auf Softwareunternehmen und fundierter Erfahrung im internationalen Technologiemarkt. Moritz Schwab Investment Professional bei HgCapital, spezialisiert auf den Software- und SaaS-Sektor sowie innovative digitale Geschäftsmodelle. Partner der Scopevisio Gemeinsam stärker, für Innovation und Wachstum Prof. Dr. Alexander Pohl HW Partners AG Mergers & Acquisitions Dr. Rüdiger Wilbert HW Partners AG Innovation & Technologie Michael Rosbach HW Partners AG Business Development Standorte der Scopevisio Wo Sie uns überall finden können Bonn (Hauptsitz) Berlin Hamburg Wuppertal Halle (Westfalen) Nürnberg Trier Wien Kontakt Zentrale T +49 (0) 228 763641 01 F +49 (0) 228 763641 02 M info@scopevisio.com Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Preise Scopevisio Business Automation Platform Konfigurieren Sie Ihre individuelle Scopevisio-Lizenz Funktionsbereiche 3 ausgewählt Organisation Finanzen DMS / ECM Vertrieb Beschaffung Personal Benutzeranzahl Benutzeranzahl 1 - 24 25 - 99 100 - 249 250 - 499 > 500 Laufzeit Laufzeit flexibel 1 Jahr 2 Jahre 3 Jahre 4 Jahre 5 Jahre Abrechnung Abrechnung monatlich jährlich 2-jährlich 3-jährlich Customer Lifetime Service Customer Lifetime Service CLS Paket Basis CLS Paket Plus CLS Paket Enterprise 90,00 €* *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. (zweijährlich abgerechnet) 20,00 €* je Funktionsbereich inkl. Customer Lifetime Service Basis Organisation Kontakte Aufgaben Zeiterfassung Office Anbindung Dateiablage OpenScope API Organisieren Sie Ihr gesamtes Unternehmen - auch von unterwegs. Alles griffbereit und vollständig digital. Finanzen Smart FiBu GoBD testiert BI Integration Zahlläufe Banken Kassen Clevere Assistenzfunktionen und automatisierte Buchhaltungsprozesse entlasten Sie im Tagesgeschäft. DMS / ECM eCollaboration Versionierung Archivierung Auditierung Volltextsuche Datensicherheit Das DMS/ECM ist eng mit Geschäftsprozessen verknüpft und wird zur unternehmensweiten Informations- und Arbeitsplattform. Vertrieb Vertriebsprozess Pipeline Mgmt. Forecast 360° Kundensicht Angebotswesen Kampagne Scopevisio unterstützt Ihre komplette Sales-Pipeline vom Lead bis zum Abschluss. Abschlüsse erzielen mit weniger Aufwand. Beschaffung WaWi & MaWi Einkauf Stücklisten Bestellwesen Inventur Lieferanten Mit Scopevisio bilden Sie Ihre Warenflüsse effizient ab. Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess mithilfe automatisierter Workflows. Powered by Eurodata Personal Verwaltung Lohn & Gehalt Meldewesen Abrechnung Auswertungen DEÜV/ITSG Lohnabrechnung digital erstellen und verteilen. Über 180 Standards, Regelungen und automatisierte Meldungen erleichtern Ihren Arbeitsalltag. Profifunktionen Projektmanagement Reisekosten- & Spesenmanagement Ressourcenplanung Rechnungseingangsbuch Abrechnungsmanagement Finanzberichte-Generator Online-Banking Anlagenbuchhaltung Projektmanagement Reisekosten- & Spesenmanagement Ressourcenplanung Rechnungseingangsbuch Abrechnungsmanagement Finanzberichte-Generator Online-Banking Anlagenbuchhaltung 2Go Anwendungen 2Go Organisation (Basis) 2Go Reisekostenmanagement 2Go Vertrieb 2Go Projektmanagement 2Go Rechnungseingangsbuch 2Go Finanzen 2Go Bedarfsanforderung 2Go Lagerverwaltung 2Go Abrechnung 2Go Kasse 2Go Dokumentenmanagement 2Go Payment 2Go Basisanwendung 2Go Reisekosten- & Spesenmanagement 2Go Vertrieb 2Go Projektmanagement 2Go Rechnungseingangsbuch 2Go Finanzen 2Go Bedarfsanforderung 2Go Lagerverwaltung 2Go Abrechnung 2Go Kasse 2Go Dokumentenmanagement 2Go Payment Konfiguration mit Produktbeschreibung per E-Mail zusenden Ihr konfiguriertes Scopevisio ERP-Paket [hubspot-form portalId="1889922" formId="c8d856b3-9288-4fee-9a54-34be10c42ccc"] Sie benötigen weitere Profi-Funktionen? Add-on auswählen und Funktionsbereich einfach erweitern Projektmanagement Verwaltung von (Kunden-) Projekten inkl. Zeiterfassung zur genauen Abrechnung. Add-on für Organisation 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Reisekosten- & Spesenmanagement Reisekosten- und Spesenabrechnung inkl. Belegen erfassen. Add-on für Organisation 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Ressourcenplanung Personalressourcen- und Einsatzplanung mit Leistungsnachweisen und Projektakten. Benötigt Profi-Funktion Projektmanagement 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Rechnungseingangsbuch Workflows mit geringerer Fehleranfälligkeit dank künstlicher Intelligenz. Add-on für Organisation 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Abrechnungsmanagement Schnelle Zeit- oder Dauerabrechnungen, Rechnungsversand und Korrekturen. Add-on für Organisation 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Finanzberichte-Generator Berichtswesen und Reporting-Mappe mit tagesaktuellen Finanzberichten. Add-on für Finanzen 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Online-Banking Online-Banking gemäß PSD2 mit Schnittstelle zu finAPI Open Finance. Add-on für Finanzen 5,00 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Anlagenbuchhaltung Detaillierte und übersichtliche Anlagenverwaltung inkl. Anlagebewegungen. Add-on für Finanzen 7,50 € *Netto pro Nutzer/Monat zzgl. USt. Konfiguration mit Produktbeschreibung per E-Mail zusenden Scopevisio2Go mobile Application 2Go für mobile Nutzer: Optimierte Profi-Tools zum Erfassen und Lesen 2Go Basisanwendung Dokumente, Kontakte, Kalender und Aufgaben verwalten inkl. Suche (Scopen) 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. (monatlich kündbar) inkl. Customer Lifetime Service Basis 2Go Reisekosten- & Spesenmanagement Intelligente Reisekosten und Spesen inkl. Belegen erfassen 2Go für Reisekosten- & Spesenmanagement 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Vertrieb Kontakte, Leads sowie Potenziale spielend einfach erfassen 2Go für Vertrieb 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Projektmanagement Einfache Projektübersicht und schnelle Projektausführung 2Go für Projektmanagement 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Rechnungseingangsbuch Intuitive Rechnungsprüfung und -freigabe 2Go für Rechnungseingangsbuch Benötigt 2Go Dokumentenmanagement 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Finanzen Mahnungen und Fälligkeiten überblicken und Managementberichte einsehen 2Go für Finanzen 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Bedarfsanforderung Schnelle Bedarfsanforderung und übersichtliche Materialbedarfserfassung 2Go für Beschaffung 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Lagerverwaltung Wareneingang, Kommissionierung, Inventur und Umlagerung immer im Blick 2Go für Beschaffung 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Abrechnung (Coming Soon) Rechnungsausgänge im Blick behalten und einfach verwalten 2Go für Abrechnungsmanagement 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Kasse Kassenbewegungen schnell erfassen und rechtskonform wenigen Klicks ablegen 2Go für Finanzen 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Dokumentenmanagement Dokumente sicher von unterwegs hochladen und verwalten 2Go für DMS / ECM 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. 2Go Payment (Coming Soon) Einfache Zahlung und automatischer Buchhaltung mittels virtueller oder physischer Kreditkarten 2Go für Finanzen 5,00 €* *Netto pro 2Go Nutzer/Monat zzgl. USt. Konfiguration mit Produktbeschreibung per E-Mail zusenden Unser Plus an ServiceCustomer Lifetime Service Jederzeit das Optimum ausScopevisio für sich rausholen Customer Lifetime Service Wählen Sie Ihr Rundum-sorglos-Servicepaket für Ihre Scopevisio Nutzung CLS Paket Basis Für alle, die optimal mit Scopevisio arbeiten möchten Schriftlicher Anwendersupport: Via Ticketsystem, per E-Mail oder Chat Neuigkeiten, schnelle Hilfe, Wissen & Tipps auf unserer Content-, Collaboration- & E-Learning-Plattform Scopeunity Digitale Coworking-Spaces für den Austausch mit Fachexperten und anderen Anwendern 24/7 Scopevisio Schulungskurse und Zugriff auf unsere Mediathek CLS Paket Plus Für alle, die tiefer in die Business-Digitalisierung gehen Alle Leistungen des CLS Paket Basis Telefonischer Anwendersupport: Via Telefon-Hotline oder Experten-Rückruf inkl. Remote Unterstützung Scopevisio Lösungsfinder (Direkte Ansprechpartner) Halbjährliches Experten-Seminar Zugriff auf Beispiel-Repositories CLS Paket Enterprise Für komplexe Unternehmen, die ihr Business digital transformieren Alle Leistungen des CLS Paket Plus Individuelle Fachworkshops & monatliche Softwareberatung Data Analytics Beratung für Scopevisio & Microsoft Power BI Jährliche Business Reviews Entwickler-Support wie API-Beratung Konfiguration mit Produktbeschreibung per E-Mail zusenden Individuelle Konditionen Profitieren Sie von unserem transparenten Preismodell Funktionsbereiche Drei und mehr Funktionsbereiche vergünstigen jeden bereits gewählten Funktionsbereich. Benutzeranzahl Je mehr Benutzer in Ihrem Unternehmen mit Scopevisio arbeiten, desto mehr profitieren Sie mit Ihrer Scopevisio-Cloud. Laufzeit Sie können flexibel mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende kündigen oder von längeren Laufzeiten profitieren. Abrechnung Nutzen Sie die Vorteile der Zahlung im Voraus und profitieren Sie an attraktiven Nachlässen. Konfiguration mit Produktbeschreibung per E-Mail zusenden Das Scopevisio Ökosystem Viele Partnerschaften, die denArbeitsalltag weiter erleichtern Nutzen Sie den Scopevisio Marketplace Spielend leicht über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten Weitere Gesellschaft + Verwalten Sie zusätzliche Gesellschaften in einer Instanz für den besseren Überblick Multi-Mandanten-Nutzer Legen Sie Nutzer in zusätzlichen Gesellschaften an und erteilen Sie Berechtigungen E-Commerce Shop Verbinden Sie Scopevisio mit Shops: E-Commerce Marketplace Verbinden Sie Scopevisio mit Marketplaces: MS Office Connector Mit MS Office in Scopevisio anmelden und verschiedene Daten speichern oder holen Lohn & Gehalt + Lohnbuchhaltung für Mobile-only User ohne eigene Scopevisio Lizenz LucaNet Konzernabschlüsse über mehrere Gesellschaften mit innerbetrieblichen Abrechnungen automatisiert erstellen Creditreform Firmeninformationen wie Adresse und Telefonnummer über die Creditreform Datenbank vervollständigen Hubspot Nahtloser Datenaustausch, automatisierte Workflows und zentrale Übersicht über Kunden- und Geschäftsdaten für effizientere Prozesse MS Power BI Über Scopevisio Datenquellen ist es möglich, beeindruckende Management Berichte zu erstellen DATEV Schnittstelle DATEV ermöglicht den einfachen Austausch zu Ihrem Steuerberater invoicefetcher® Automatisiert Rechnungen in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio laden Office 365 Die nahtlose Integration von Office Produkten für 100%ige eCollaboration im gesamten Team finAPI PSD2 konform Kontoumsätze in der Anwendung schnell und einfach abgerufen Noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns doch einfach! Was Sie am Preismodell der Scopevisio interessiert Ihre Fragen – Unsere Antworten Was macht die Scopevisio Cloud besonders? Scopevisio ist die ERP-Cloud-Software für den Mittelstand. Durch die Modularität der Scopevisio Business Automation Plattform mit insgesamt sechs Funktionsbereichen und den buchbaren Zusatzfunktionen können Sie Ihren Softwareumfang nach Ihren kaufmännischen Präferenzen konfigurieren: Digitalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement, beenden Sie die Zettelwirtschaft in Ihrem Unternehmen, werden Sie nachhaltiger & effizienter, nutzen Sie intelligente Automation im Finanzwesen, digitalisieren Sie Ihr Personalwesen oder setzen Sie dank unserer E-Kollaboration auf nahtlose unternehmensweite Zusammenarbeit. Starten Sie entweder mit einzelnen Funktionsbereichen oder erleben Sie mit der gesamten Business Automation Plattform, wie die Unternehmensorganisation, Finanz- und Personalwesen, Vertrieb und Dokumentenmanagement nahtlos digital in unserer Software zusammenspielen. Bei Scopevisio bestimmen also immer Sie, welche und wie viele kaufmännische Prozesse Sie mit unserer Software abdecken möchten. Dank eines umfassenden Ökosystems profitieren Sie zudem an zahlreichen Schnittstellen, einer umfassenden API & vielen Partnerunternehmen. So werden nicht nur Ihre kaufmännischen Prozesse digital, sondern Ihr Unternehmen kann auch optimal in der digitalen Welt wachsen. Warum zeigt die Scopevisio im Vergleich zu anderen Software-Anbietern die Preise so transparent? Wir stehen für Transparenz und Leistungsfähigkeit und gehören daher nicht zu den vielen Software-Anbietern, die ihre Preise verstecken. Daher ermöglichen wir es Ihnen auch schon vor der ersten persönlichen Kontaktaufnahme, eine genaue Vorstellung über den Preis unserer Software zu erhalten. Mit unserem einmaligen Konfigurator können Sie nicht nur Ihre individuelle Scopevisio Business Automation Plattform konfigurieren, sondern direkt auch Ihren individuellen Scopevisio-Preis ermitteln. Dabei bieten wir Ihnen die Möglichkeit, durch eine längere Bindung, einen umfassenderen Funktionsumfang oder eine größere Anwenderzahl an attraktiven Preisnachlässen zu profitieren. Kann ich Scopevisio 30 Tage ohne Kündigung testen? Ja! Nach der Registrierung können Sie Scopevisio kostenlos und unverbindlich 30 Tage lang testen. Dann können Sie sich für eine kostenpflichtige Nutzung entscheiden oder Ihre Lizenz wird automatisch ohne Kündigung gelöscht. Kann ich Scopevisio mehr als 30 Tage kostenlos testen? Auf Anfrage verlängern wir gerne Ihre kostenlose Testversion. Kontaktieren Sie uns einfach und vereinbaren Sie mit uns Ihren Verlängerungswunsch. Kann ich auch nach Vertragsabschluss weitere Funktionsbereiche oder Lizenzen erwerben? Wir möchten gemeinsam mit Ihnen wachsen. Genau dafür haben wir unsere Business Automation Plattform so konzipiert, dass sie sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpasst. In Abhängigkeit Ihres gewählten Tarifs können Sie jederzeit neue Lizenzen oder Funktionen hinzubuchen. Ihre ursprünglich gewählte Vertragslaufzeit verlängert sich dadurch nicht. Wie lange dauert die Implementierung von Scopevisio und wie werde ich unterstützt? Aufgrund der langjährigen Erfahrung bei unseren Softwareeinführungen, haben wir in den letzten Jahren unser Implementierungsangebot kontinuierlich weiterentwickelt: Von einem hybriden Onboarding, digitalen Kursen & Webinaren bis hin zu unserer umfassenden Online-Hilfe. In der Regel dauert das Onboarding bei der Scopevisio daher meist nur zwischen 6–12 Wochen. Selbstverständlich ist aber auch ein noch kompakteres Einführungsprogramm möglich. Dies können Sie direkt mit unseren Beratern persönlich absprechen. Für uns ist Digitalisierung weder Sprint noch Marathon: Vielmehr verstehen wir uns mit dem Onboarding als Ihr Wegbegleiter in die Scopevisio-Welt und tun alles dafür, dass Sie die Mehrwerte von Scopevisio schnellstmöglich in Ihrem Unternehmen realisieren können. Was ist der Customer Lifetime Service der Scopevisio? Der Customer Lifetime Service ist unser Rundum-sorglos-Servicepaket. Damit bieten wir allen Anwendern umfassende Service- und Supportleistungen wie Anwender-Support (Telefon- oder Remote-Unterstützung), Workshops, ein jährliches Business-Review oder Entwickler-Support. Zudem erhalten alle Scopevisio Anwender einen Zugang zur Scopeunity, unserer Content-, Collaboration- und E-Learning-Plattform. Über diese Plattform bieten wir für unseren Anwender umfassende Service- & Supportleistungen. Hier finden Sie Schulungskurse, können sich mit anderen Anwendern in unseren Coworking-Spaces vernetzen oder einen Expertenchat nutzen. Neben dem Onboarding gewährleisten wir so einen leistungsfördernden Customer Lifetime Service. Im Basispaket kostet der Customer Lifetime Service zusätzlich nur 12% auf die Lizenz-Gebühr. Diese Gebühr zahlen Sie komfortabel mit Ihrer Scopevisio-Lizenz. Wünschen Sie eine intensivere Betreuung, so können Sie sich aber auch für den Customer Lifetime Service Plus oder unseren Customer Lifetime Service Enterprise entscheiden. Noch Fragen zu Ihrer eigenen Konfiguration? Sie möchten sich weiter beraten lassen? Sprechen Sie gerne direkt mit unserem Team! Jetzt Kontakt aufnehmen ### Lösung Revolutionieren Sie Ihr Business mit der Unternehmenssoftware-Lösung von Scopevisio Mit Scopevisio an Ihrer Seite setzen Sie auf fortschrittliche Cloud-Unternehmenssoftware für eine agile, effiziente und zukunftssichere Geschäftsführung. Unternehmenssoftware-Lösung der Zukunft: Der 360-Grad Unternehmensblick In der dynamischen Geschäftswelt von heute ist es unerlässlich, mit einer Unternehmenssoftware ausgestattet zu sein, die Sie an die Spitze bringt. Entdecken Sie eine zentrale Informations- und Arbeitsplattform, die all Ihre Kontakte, Aufgaben und Aktivitäten unter einem Dach vereint. Die effiziente Dateiablage erleichtert Ihnen nicht nur die Arbeit, sondern setzt auch neue Standards in Sachen Organisationsstruktur. Lassen Sie sich nicht zurückfallen: Unsere Unternehmenssoftware bietet Ihnen Informationen in Echtzeit, eine flexible und offene Schnittstelle per OpenScope API und vieles mehr. Steigen Sie ein in eine neue Ära der Unternehmensführung, in der Sie jederzeit den Überblick behalten und Ihre Unternehmung zu neuen Höhen führen können. Entdecken Sie jetzt, was möglich ist. Mehr erfahren Teamwork neu definiert: Sicher und Einfach mit Innovativem DMS & ECM Steigern Sie Ihre Effizienz im Team mit unserer fortschrittlichen Unternehmenssoftware, die Ihnen eine nahtlose und sichere Informations- und Arbeitsplattform bietet. Vergessen Sie das mühsame Suchen nach Dokumenten; jetzt finden Sie, was Sie benötigen, mit Leichtigkeit und Geschwindigkeit. Profitieren Sie von Funktionen wie revisionssicherer Speicherung und automatischer Versionierung, die den Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen revolutionieren. Unsere Software ist gemäß BSI C5 testiert, um Ihnen höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit zu garantieren. Entdecken Sie jetzt, wie unser DMS & ECM System die Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten, verändern kann. Mehr erfahren Finanzmanagement der Zukunft: KI-basierte Automatisierung Ihrer Geschäftsabläufe Machen Sie sich bereit für eine Revolution in der Welt der Finanzen! Unsere modernste Unternehmenssoftware nimmt Ihnen mit fortschrittlichen KI-Funktionen die Arbeit ab, wodurch Ihre Finanztransaktionen nahtloser und effizienter als je zuvor ablaufen. Entdecken Sie die Vorzüge einer (Teil-)automatisierten Buchhaltung, die Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen spart. Vertrauen Sie auf eine Software, die GoBD-konform und durch PwC zertifiziert ist, und erleichtern Sie sich die Arbeit mit Funktionen wie Kontoauszugsimport und optimiertem Zahlungsverkehr. Profitieren Sie von integrierter Verfahrensdokumentation im DMS und BI-Integration für Echtzeitberichte, die Ihnen jederzeit den vollständigen Überblick über Ihre Finanzen ermöglichen. Tauchen Sie ein in die neue Ära des Finanzmanagements. Mehr erfahren Umsatz-Booster: Vertriebsoptimierung mit unserer Unternehmenssoftware Die Zeiten des mühsamen Umsatzwachstums sind vorbei! Entdecken Sie, wie unsere Unternehmenssoftware Ihren Vertriebsprozess auf das nächste Level hebt. Mit effizienten Kampagnen zur Leadgenerierung und präzisen Strategien zur Qualifizierung von Leads nach dem BANT-Scoring-Modell steht Ihnen ein Werkzeug zur Verfügung, das Ihr Unternehmen in eine florierende Zukunft führt. Tauchen Sie tiefer in die Welt der virtuellen Kundenakte ein, in der alle Daten und Dokumente sicher und griffbereit sind. Zudem ermöglicht Ihnen unsere Software einen präzisen Umsatz-Forecast, der Sie bei der erfolgreichen Steuerung Ihres Vertriebs unterstützt. Machen Sie sich bereit, Ihr Unternehmen mit uns zu revolutionieren! Mehr erfahren Die Lösung in der Beschaffung: Nahtlose Integration von MaWi und WaWi Steigern Sie Ihre Effizienz im Beschaffungsprozess auf ein neues Niveau mit unserer spezialisierten Unternehmenssoftware. Egal, ob Sie Produzent oder Händler sind, unsere MaWi und WaWi Lösungen sind maßgeschneidert, um Ihre Einkaufs- und Dispositionsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Erleben Sie die Vereinfachung interner Bestell- und Beschaffungsanforderungen und entdecken Sie die Vorteile eines umfangreichen Katalogs für Waren, Materialien, Dienstleistungen und Rechte. Ob Sie Stücklisten oder Rezepturen verwalten müssen, unser System ist darauf ausgerichtet, Ihren Workflow reibungslos und effektiv zu gestalten. Steigen Sie jetzt ein in die Zukunft der Beschaffung! Mehr erfahren Digitale Personalverwaltung: Sag Adieu zu Papierstapeln und Hallo zur Effizienz Begrüßen Sie die Zukunft der Personalverwaltung, in der die Tage von Papierbergen gezählt sind. Unsere Unternehmenssoftware bringt eine frische Brise in Ihre HR-Abteilung, indem sie den gesamten Verwaltungsprozess digitalisiert und optimiert. Entdecken Sie, wie einfach und sicher die Lohn- und Gehaltsabrechnung sein kann, dank DEÜV/ ITSG-zertifizierten Funktionen. Nicht nur das, genießen Sie die Ruhe und Sicherheit einer permanenten Qualitätskontrolle durch die GKV sowie eine digitale Personalakte, die alle Unterlagen an einem Ort zusammenführt. Erleben Sie die Leichtigkeit einer MiLoG-konformen Zeit- und Leistungserfassung und einer optimierten Personaleinsatzplanung, die Ihren Betrieb auf ein neues Niveau der Effizienz hebt. Tauchen Sie jetzt ein in eine Welt der Innovation im Personalmanagement! Mehr erfahren Die Lösung fürIhr Unternehmen. Geschäftsinnovationmit Cloud Softwarevon Scopevisio! Warum Unternehmenssoftware aus der Cloud? Es ist, als ob Sie einen Geschäftspartner direkt an Ihrer Seite hätten. Ist Cloud Unternehmenssoftware das Richtige für mich? Die Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware ist Ihre maßgeschneiderte ERP-Lösung – flexibel anpassbar für jede Branche und Firmengröße. Sind meine Informationen sicher und geschützt? Ihre Datensicherheit steht bei uns an erster Stelle. Wir garantieren höchste Datenschutzstandards mit Hosting und Entwicklung, die zu 100% in Deutschland stattfinden. Bin ich für zukünftige Herausforderungen gewappnet? Mit Funktionen wie unterstützter Arbeit, Automatisierung und Multi-Tenancy-Architektur, bereitet Sie die Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware optimal auf die Zukunft vor. Kann ich mit Cloud Unternehmenssoftware expandieren? Sie haben die Freiheit, die Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware stufenweise in Ihrem Unternehmen zu implementieren, wobei Sie das Tempo bestimmen. Jetzt testen, später entscheiden!Heben Sie ab in die CloudTesten Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!30 Tage kostenlos testen Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ## Referenzen ### H+ Hotel Bochum H+ Hotel Bochum Schneller informiert mit individuellen Auswertungen auf Knopfdruck Branche Hotellerie Mitarbeitende 27 Standort Bochum Gründung 2006 Herausforderung Wechsel von Filosof zu einer neuen Buchhaltungssoftware Manuelle Prozesse und zeitaufwändige Abläufe in der Verwaltung, teils noch papierbasiert Schwer anpassbare Finanzberichte und unzureichende Daten für eine effiziente Unternehmenssteuerung Das H+ Hotel Bochum ist ein 4-Sterne-Haus mit 119 Zimmern in unmittelbarer Nähe des bekannten Musicaltheaters Starlight Express, des Kongresszentrums RuhrConress und des Stadions vom VfL Bochum. Seit 2021ist die moderne Finanzbuchhatungssoftware der Scopevisio beim H+ Hotel Bochum im Einsatz. Ein Grund für die Wahl der cloudbasierten Lösung: Der Director of Finance betreut hauptsächlich von Bonn aus sowohl das H+ Hotel in Bochum als auch zwei weitere Tochterunternehmen in Berlin. Zusätzlich gibt es Verwaltungsmitarbeitende vor Ort, die Zugriff auf die Software benötigen. Für diese Konstellation ist eine mandantenfähige Cloud-Software geradezu prädestiniert. Auch General Manager Christoph Kunzmann weiß diesen Vorteil zu schätzen „Mit der Cloud-Fibu von Scopevisio kann ich problemlos auch mal von Zuhause und von unterwegs in die Zahlen schauen, wenn ich das möchte.“ Lösung Kombiniertes Dokumentenmanagementsystem Einfaches Controlling auf Knopfdruck und individualisierbare Berichte (Fast) papierloses Büro: alle Belege und Dokumente digital Ausschlaggebend für die Wahl von Scopevisio war jedoch nicht allein das Thema Cloud. Ebenso wichtig waren die funktionale Abdeckung, die Benutzerfreundlichkeit und vor allem die individuellen Auswertungsmöglichkeiten in Scopevisio. Anders als andere Lösungen liefert Scopevisio nicht nur Standardauswertungen wie Bilanz und GuV. Das Besondere ist, dass sich diese bei Bedarf an die eigenen Anforderungen anpassen lassen. So können bestehende Standardberichte modifiziert oder komplett eigene Berichte nach individuellen Vorgaben erstellt werden. Kunzmann schätzt diese Flexibilität sehr - ebenso wie die Aktualität der Informationen. „Monatsberichte reichen zur Unternehmenssteuerung nicht aus. Ich muss mir täglich und in Echtzeit ansehen können, wo wir stehen. In Scopevisio kann ich ad hoc alle möglichen Auswertungen abrufen: Tagesumsätze, Kosten, Top Kreditoren – dafür genügt ein Klick.“ Christoph Kunzmann General Manager H+ Hotel H+ Hotel Bochum „Scopevisio ist nicht nur eine Finanzbuchhaltung, sondern vor allem ein Controlling-Instrument, das wir nicht mehr missen möchten.“ Christoph Kunzmann General Manager H+ Hotel Bochum Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen „Mit Scopevisio macht Software Spaß. Mit Scopevisio ist man viel schneller in allen Prozessen.“ Christoph Kunzmann General Director H+ Hotel Bochum Mit dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch zum papierlosen Büro Das Papieraufkommen in der Verwaltung wurde deutlich reduziert. Mittlerweile treffen die Rechnungen der Lieferanten zu 98 Prozent digital ein und landen direkt im Scopevisio Rechnungseingangsbuch. Auch der Rechnungsprüfungs- und -freigabeprozess funktioniert inzwischen komplett digital. Dazu nutzen die sieben verantwortlichen Abteilungsleiter die App Scopevisio2Go. Darin sieht jede bzw. jeder nur die Rechnungen, für die sie bzw. er zuständig ist. „Die Usability von Scopevisio ist sehr gut und die Oberfläche übersichtlich gestaltet. Besonders die App ist intuitiv bedienbar“, so Kunzmann. Alle Informationen sind nur einen Klick entfernt Größter Vorteil ist laut Kunzmann die Möglichkeit, Daten und Auswertungen in Scopevisio auf Knopfdruck abrufen zu können. „Ich bin seit über zwanzig Jahren in der Hotellerie“, berichtet er. „Früher musste ich in die Buchhaltung gehen und um diesen oder jenen Bericht bitten. Auch wenn es nur um eine offene Posten-Liste ging, eine Kreditorenliste, den Mahnlauf– immer musste ich andere bemühen. Das ist heute anders. Ich habe die Software von Scopevisio von morgens bis abends geöffnet und kann mir alle gewünschten Informationen mit einem Klick selbst beschaffen. Das entlastet auch die Mitarbeitenden.“ Individuelle Konten In Scopevisio dagegen kann die Buchhalterin von Kazawa auch eigene Konten anlegen. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn man wissen will, woher welche Umsätze kommen. Ein Erlöskonto allein reicht dann nicht. Gerade Buchhaltungssoftware für Start-ups bietet oft nicht die Möglichkeit, individuelle Buchungskonten oder Unterkonten für bestehende Konten anzulegen. Zahlen in Echtzeit abrufen Wo stehen wir? Wie war der Vormonat? Antworten auf diese Fragen liefert Scopevisio dem General Manager auf Knopfdruck. Die Finanzübersicht zeigt ihm Umsätze, Kosten, Top-Kunden und Top-Lieferanten an. Auch Informationen zu Detailfragen wie etwa zum Wareneinsatz (Was ist wo hingelaufen?) oder zur Zahlungsmoral (Welche Kunden zahlen immer verzögert?) kann Kurzmann ganz einfach selbst recherchieren. Das ermöglicht es ihm, frühzeitig gegenzusteuern. Berichte individuell anpassen Ein weiterer Pluspunkt bei Scopevisio: die Möglichkeit, Standardberichte zu individualisieren. Einige Beispiele dafür: Anpassung der Berichtsstruktur und der angezeigten Kennzahlen Modifikation der Spalten in Berichten Auswahl und Filterung nach bestimmten Zeiträumen oder Konten Ergänzung um individuelle Auswertungen DMS/EMC verbessert Zusammenarbeit Im integrierten Dokumentenmanagementsystem speichert das Hotel nicht nur sämtliche Belege, sondern auch andere Dokumente wie zum Beispiel Verträge. Dokumente lassen sich dank Volltextsuche darin einfach finden und gemeinsam bearbeiten, sofern Mitarbeitende die entsprechenden Rechte haben. Das Scopevisio DMS/ECM sorgt so für eine strukturierte und transparente Dokumentenverwaltung, was wiederum die Zusammenarbeit verbessert. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen H+ Hotel Bochum Stadionring 22 44791 Bochum Zur Hotelwebsite Über das H+ Hotel Bochum Das H+ Hotel Bochum ist ein modernes 4-Sterne-Hotel mit 119 Betten, das sich durch seine besondere Lage auszeichnet: Das Haus befindet sich direkt zwischen dem bekannten Musicaltheater „Starlight Express“, dem Veranstaltungs- und Kongresszentrum „RuhrCongress“ und dem Vonovia Ruhrstadion, dem Stadion des VfL Bochum. Das H+ Hotel Bochum ist deshalb ideal für Geschäftsreisende, Familien, Musical-Fans und Veranstaltungsbesucher geeignet. Mit neun Veranstaltungsräumen und seiner guten Verkehrsanbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die Autobahn ist es besonders bei Tagungsgästen beliebt. Zum Angebot zählen ein Restaurant und eine Hotelbar mit Terrasse sowie ein Wellnessbereich mit Sauna. Das H+ Hotel Bochum beschäftigt 27 Mitarbeitende. Betrieben wird es von der Curator Hotelbetriebsgesellschaft mbH, die das Haus als Franchisepartner unter der Marke H+ Hotels führt. Es handelt sich hier um eine Marke der H-Hotels Gruppe mit über 60 Hotels in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Ungarn und Frankreich. Im Februar 2025 wurde die H-Hotels GmbH von der HR Group übernommen, bleibt aber als eigenständige Hotelgruppe bestehen. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Privathotel Lindtner Hamburg Privathotel Lindtner Hamburg Komfortabel Auswertungen erstellen Branche Hotellerie Mitarbeitende 1000 Standort Hamburg Gründung 1939 Herausforderung Ablösung der Filosof-Finanzbuchhaltung Datenmigration zu neuer Software Umstieg von On-Premises auf Cloud Das Privathotel Lindtner ist das einzige inhabergeführte 5-Sterne-Hotel im Hamburger Raum. Das traditionsreiche Haus bietet seinen Gästen seit über 85 Jahren ein besonderes Ambiente und erstklassigen Service. In der Finanzbuchhaltung war bei Lindtner lange Jahre die Software der Filosof im Einsatz. Doch mit der Übernahme der Filosof durch die Scopevisio stand die Überlegung an, auf ein neues System zu wechseln. Die Entscheidung für Scopevisio fiel vor allem aufgrund der Tatsache, dass der Softwarehersteller eine einfache Migration versprach – und dieses Versprechen auch einlösen konnte. Übertragen wurden die Buchungssätze von des laufenden und vorangegangen Wirtschaftsjahres Lösung Scopevisio Finanzen und Lohn & Gehalt Komfortable Anpassung von Auswertungen Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater In der Buchhaltung arbeiten heute drei Mitarbeitende mit Scopevisio Finanzen und in der Personalabteilung zwei mit der Anwendung Lohn & Gehalt. Im Frontoffice nutzt das Hotel eine Anwendung von Protel. Die Daten des Tagesabschlusses werden über eine Schnittstelle automatisiert zu Scopevisio übertragen. Als besonders komfortabel empfindet Thorsten Marxen, Leiter der Buchhaltung, die Möglichkeit, Auswertungen individuell anzupassen. Sehr einfach funktioniert auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin, die  einen gesicherten Zugriff auf die Software erhalten und Daten unmittelbar einsehen kann. „In unserem alten System waren die Auswertungen damals sehr starr und Änderungen sehr umständlich. In Scopevisio ist es viel einfacher, Auswertungen individuell anzupassen.“ Thorsten Marxen Leiter Buchhaltung Privathotel Lindtner Hamburg „Das Thema Cloud war ursprünglich nicht der ausschlaggebende Punkt für uns. Im Nachhinein hat sich die Cloud aber als vorteilhaft erwiesen: Wir sind dadurch unabhängig von eigenen Servern.“ Thorsten Marxen Leiter Buchhaltung Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen „Unsere Steuerberaterin kann in der Kanzlei unsere Daten unmittelbar einsehen. Das ist ein ganz klarer Vorteil einer Cloud-Lösung“. Thorsten Marxen Leiter Buchhaltung Berichtswesen: Individuelle Auswertungen In der zuvor genutzten Buchhaltungssoftware war die Anpassung von Auswertungen oft mühsam. „Wir mussten mit großem Bedacht vorgehen“, erläutert Marxen. „Zeilennummern in den Auswertungen mussten genau definiert und den entsprechenden Stellen zugeordnet werden. Das war aufwändig und fehleranfällig. In Scopevisio funktioniert das wesentlich komfortabler. Man kann sich Auswertungen sehr einfach maßgeschneidert zusammenstellen.“  Das liegt auch dran, dass Scopevisio viel mehr Dateneingaben ermöglicht. Beispiele dafür sind Felder wie „Interne Belegnummer“ und „Externe Belegnummer“, die man für verschiedene Zwecke nutzen kann. Durch die zusätzlichen Datenfelder ergeben sich folglich auch mehr Auswertungsmöglichkeiten. Banking über MT940 Die Bewegungen auf den Bankkonten liest das Unternehmen weiterhin über MT940-Dateien ein. Die Regeln in der vorherigen Software waren vergleichsweise simpel. Scopevisio dagegen bietet mehr Kriterien, die in eine Regel einfließen können. „Das ist Segen und Fluch gleichzeitig“, so Marxen. Integrierte Kassenfunktion Die Kassenfunktion war in der zuvor genutzten Software ein eigenes Modul, in Scopevisio hingegen ist sie integriert. Dadurch entfällt die Übertragung vom einen in das andere System. „Man erfasst die Buchung und hat sie dann auch gleich im System“, beschreibt der Buchhaltungsleiter den Vorteil eines „All-in-one“-Ansatzes. DMS-Teamwork als Dokumentenablage Ebenfalls integriert ist ein Dokumentenmanagementsystem. Darin speichert das Hotel nicht nur die Belege, sondern zum Beispiel auch Verträge und Konditionen. Ein Sonderfall im Haus ist die Abrechnung von E-Ladesäulen. Hierbei handelt es sich nicht um Kreditorenrechnungen im eigentlichen Sinne, sondern teils um Gutschriften, die ebenfalls im DMS abgelegt werden. Steuerberaterzugang: Sicherer Zugriff auf die Finanzbuchhaltung In der Vergangenheit wurden der Steuerkanzlei PDF-Dateien übermittelt, die oft Nachfragen nach sich zogen. Heute kann sich die Steuerberaterin ebenfalls in die Buchhaltungssoftware einloggen und die entsprechenden Informationen selbst im System recherchieren. Möglich macht dies ein Steuerberaterzugang, der in der Scopevisio-Lizenz inbegriffen ist. Der Steuerberaterzugang vereinfacht auch die Zusammenarbeit beim Jahresabschluss: So finden die vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten zunächst in der Verwaltung statt. Die Steuerberaterin wird anschließend informiert, wenn sie übernehmen kann. Da alle Parteien auf der Basis der gleichen Software und mit den gleichen Daten arbeiten, funktioniert die Zusammenarbeit viel reibungsloser als zuvor. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Privathotel Lindtner Hamburg Privathotel Lindtner Hamburg Heimfelder Str. 12 21075 Hamburg www.lindtner.com Über das Lindtner Privathotel Hamburg Das Privathotel Lindtner in Hamburg ist ein privat geführtes 5-Sterne-Hotel im Stadtteil Heimfeld im grünen Süden der Hansestadt. Das Haus mit 128 individuell gestaltete Zimmer und Suiten zeichnet sich durch eine exklusive Kombination aus luxuriösem Komfort und erstklassigem Service aus. Schwerpunkt des Privathotels ist mit über 90 Prozent das Tagungsgeschäft. 21 Veranstaltungsräume – darunter ein großer Festsaal – bieten ideale Rahmenbedingungen für Events und Konferenzen mit bis zu 1.000 Personen. Kulinarisch verwöhnt das Privathotel Lindtner mit zwei Restaurants, einer Bar und einer Kaminlounge. Der Wellnessbereich „Lindtner Spa & Beauty“ bietet Sauna, Dampfbad, medizinische Therapien sowie diverse Beauty- und Entspannungsangebote. Das Hotel ist zudem als „Certified Green Hotel“ Umweltpartner der Stadt Hamburg und legt großen Wert auf Nachhaltigkeit in allen Bereichen. Das Privathotel Lindtner geht auf eine 1912 gegründete Konditorei zurück, die heute noch als Tochterunternehmen besteht und im Hamburger Stadtteil Eppendorf angesiedelt ist. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Christian Schmidt Die Migration von unserem Altsystem zu Scopevisio hat reibungslos funktioniert. Auch das Einführungspaket passte vom Umfang her perfekt. Nützlich war es, dass wir uns mithilfe der Lernvideos gut auf die Schulungen vorbereiten konnten. Während der Einführungsphase fühlten wir uns immer gut betreut. ### Dr. von Ehrenwall'sche Klinik Dr. von Ehrenwall'sche Klinik Neustart mit Scopevisio Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 260 Standort Ahrweiler Gründung 1877 Herausforderung Neustart in der Verwaltung nach der Flut im Ahrtal Software, die den Anforderungen einer modernen Finanzbuchhaltung entspricht Migration vom Altsystem auf Scopevisio Die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik ist ein privates Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Neurologie in Bad Neuenahr-Ahrweiler. Im Jahr 2021 wurde die Klinik durch die Flutkatastrophe im Ahrtal stark geschädigt. Auch die Unterlagen der Finanzbuchhaltung wurden nahezu komplett zerstört, da sie sich im Erdgeschoss befanden. Im Zuge des Wiederaufbaus wurde auch die IT neu überdacht. Als Nachfolgelösung für die bislang genutzte Buchhaltungssoftware der E+S kam Scopevisio ins Spiel. Ein Vorteil der Lösung von Scopevisio ist die Tatsache, dass sie cloudbasiert ist und somit keinen eigenen Server benötigt, die durch Hochwasser gefährdet sein könnten. Vor allem aber überzeugte die Klinik der Scopevisio-Ansatz „Alle Daten aus einer Quelle“, der eine konsistente und transparente Sicht auf alle Finanzdaten sicherstellt. Lösung Cloudbasierte Buchhaltungssoftware Scopevisio „Finanzen“ Digitalisierung bisher analoger und papierbasierter Verwaltungsabläufe Alle Daten aus einer Quelle: transparentes und übersichtliches Berichtswesen Mit der cloudbasierten Buchhaltungssoftware arbeiten inzwischen zwei Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung, die kaufmännische Direktorin und die Geschäftsleitung. Liefen in der Verwaltung früher noch viele Prozesse analog und papierbasiert ab, sind diese heute weitgehend digitalisiert – allen voran die Eingangsrechnungsverarbeitung. 20 Mitarbeitende können Rechnungen in der Software prüfen und freigeben. Damit dies reibungslos geschehen kann, wurden digitale Workflows eingerichtet. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung sparen dadurch manuellen Aufwand und Zeit. Wir sind zunächst mit der E-Rechnung gestartet, waren uns aber dann schnell einig, dass wir unsere gesamte Finanzwelt umstellen wollen. Wir möchten alles, was in der Finanzbuchhaltung zusammenfließt, zentralisiert einsehen können. Heike Heideck Kaufmännische Direktorin und Prokuristin Dr. von Ehrenwall’sche Klinik „Das digitale Arbeiten in der Cloud ist sicherer. Egal, welches Schadensereignis auch eintritt  – wir haben immer Zugriff auf unsere Daten.“ Heike Heideck Kaufmännische Direktorin und Prokuristin Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Wir fühlen uns bei Scopevisio rundum super betreut. Heike Heideck Kaufmännische Direktorin und Prokuristin Rundum gut betreut bei der Software-Einführung Das Onboarding wurde vom Customer Care der Scopevisio engmaschig begleitet. Die Buchhaltung konnte deshalb innerhalb von drei Monaten aufgesetzt werden. Als besonders positiv empfanden es die Mitarbeitenden, dass sie feste Ansprechpartnerinnen und -partner bei Scopevisio hatten und ein strukturierter Projektplan ihnen Orientierung gab. „Wir waren immer up to date zu den nächsten Schritten“, so Heike Heideck. „Und falls es mal Fragen gab, hingen wir nicht in einer Telefonhotline, sondern konnten direkt unseren festen Ansprechpartner kontaktieren.“ Test-Datenbank zu Übungszwecken Die Datenmigration fand in einem ersten Schritt zunächst testweise statt. Mit den so übertragenen Daten könnten die Mitarbeitenden üben. „Unsere Sorge, dass gegebenenfalls Daten verloren gehen oder bestimmte Sachverhalte nicht berücksichtigt würden, waren dadurch verflogen“, erklärt Heideck. Erst danach fand in einem zweiten Schritt die „echte“ Migration statt, die mithilfe von Scopevisio reibungslos vonstattenging. Moderne Finanzbuchhaltung Mit Scopevisio Finanzen kann die Ehrenwall’sche Klinik viele ihrer Anforderungen an eine moderne Finanzbuchhaltung umsetzen: Finanzdaten und Prozesse zentralisiert und von überall zugänglich Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung von Scopevisio kann problemlos auch im Homeoffice genutzt werden. Der IT-Aufwand sinkt: Um Bereitstellung, Wartung und Sicherheit kümmert sich Scopevisio. Automatisierung manueller Prozesse – zum Beispiel im Rechnungseingangsbuch Das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio vereinfacht und beschleunigt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen – auch als E-Rechnung. „Die Rechnungen gelangen digital direkt in die Finanzabteilung, die Bearbeitungszeiträume verkürzen sich“, bestätigt die kaufmännische Direktorin. Die zuständigen Kolleginnen und Kollegen erhalten automatisiert eine Mail, wenn Sie Rechnungen prüfen und/oder freigeben müssen. „Ein wesentlicher Aspekt ist, dass der Papieraufwand bezüglich der Rechnungen um einiges reduziert werden konnte“, sagt Heideck. Ein schneller und tagesaktueller Überblick über die konsolidierten Zahlen War das Thema Auswertungen zuvor häufig mit Aufwand verbunden, stehen heute alle relevanten Zahlen auf Knopfdruck bereit. Welche Verbindlichkeiten haben wir? Welche Forderungen sind offen? Welche Rechnungen sind zu mahnen? Wie sieht es mit unserer Liquidität im Haus aus? Antworten auf diese Fragen kann die kaufmännische Direktorin in Echtzeit abrufen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Dr. von Ehrenwall'sche Klinik Walporzheimer Straße 2 53474 Ahrweiler www.ehrenwall.de Über die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik Die Dr. von Ehrenwall’sche Klinik in Bad Neuenahr-Ahrweiler blickt auf eine 148-jährige Tradition zurück. Gegründet wurde sie 1877 von Carl von Ehrenwall als Ehrenwall’sche Kuranstalt für Gemüths- und Nervenkranke. Bis heute befindet sich das Fachkrankenhaus für Psychiatrie und Psychotherapie, Psychosomatik und Neurologie in Privatbesitz. Die Ehrenwall’sche Klinik beschäftigt 260 Mitarbeitende. Sie bietet derzeit 106 Betten, wobei die Kapazität nach dem Wiederaufbau auf 170 ansteigen wird. Zu den Einrichtungen der Klinik zählen ein Akutkrankenhaus, zwei Tageskliniken, die die PIA (Psychiatrische Institutsambulanz) und der aufsuchende Dienst E3.4. Die Ehrenwallsche Klinik zeichnet sich durch einen integrativen Therapieansatz an, der auf die individuellen Ansprüche der Patientin bzw. des Patienten ausgerichtet ist. Durch den Einsatz moderner therapeutischer Konzepte und Behandlungsmethoden sorgt das Klinik-Team für eine bestmögliche Patientenversorgung. Die Einrichtung bietet mehrere Therapieformen, darunter zum Beispiel Kunsttherapie und körperorientierte Gruppenpsychotherapie, an. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Hotel Berlin, Berlin Hotel Berlin, Berlin Bestens betreut in der Cloud Branche Hotellerie Mitarbeitende 150 Standort Berlin Gründung 1958 Herausforderung Teils noch manuelle, papierbasierte Prozesse in der Verwaltung Datensicherheit und Datenschutz mussten in der neuen Lösung gewährleistet sein Die Zustimmung des Betriebsrates war erforderlich Das Hotel Berlin, Berlin ist ein 4-Sterne-Haus und zählt mit 701 Betten und 46 Konferenzräumen zu den größten Hotels in Deutschland. Seit 2006 gehört es zum schwedischen Unternehmen Pandox AB. In der Finanzbuchhaltung war jahrelang die Software der Filosof im Einsatz. Doch nach der Übernahme der Filosof durch die Scopevisio lag der Wechsel zur cloudbasierten Buchhaltungssoftware der Scopevisio nahe. „Wir sind zwar ein Traditionshotel, aber gleichzeitig sehr modern aufgestellt. Wir versuchen, sehr viele Dinge zu digitalisieren“, so Andreas Günter, Director HR. Selbstverständlich sollte die neue Lösung in der Finanzbuchhaltung auch alle Anforderungen in Sachen Datensicherheit und Datenschutz erfüllen. Darauf legte insbesondere der Betriebsrat großen Wert.„Das Thema Datenschutz ist uns sehr wichtig", betont Andreas Günther, Director HR. „Unser Datenschutzbeauftragter hatte bei Scopevisio keinerlei Bedenken“.´ Lösung Scopevisio Finanzen für mehr Effizienz und Transparenz in der Verwaltung Ortsunabhängiges Arbeiten in der Cloud Zuverlässige Begleitung durch die Experten der Scopevisio Inzwischen nutzt das Hotel Berlin, Berlin nicht nur Scopevisio Finanzen, sondern zusätzlich die Anwendung Lohn & Gehalt sowie den Hoga-Planer für die Dienstplanung. Da es sich bei Scopevisio um eine mandantenfähige und cloudbasierte Software handelt, kann von Berlin aus problemlos auch ein Schwesterhotel in Bremen mit verwaltet werden. Auch das Head Office in Schweden kann auf Scopevisio zugreifen. Scopevisio ist für uns ein wichtiger Partner, der uns dabei hilft, unsere Arbeit genauso schnell und effektiv zu machen, wie wir das brauchen. Andreas Günther Director HR Hotel Berlin, Berlin Hotel Berlin, Berlin "Das Wichtigste beim Thema Finanzen ist die Rechtssicherheit. Im Zuge der Digitalisierung ändert sich ja laufend etwas – Stichwort E-Rechnung. Mit Scopevisio haben wir dafür den richtigen Partner an unserer Seite." Andreas Günther Director HR Hotel Berlin, Berlin Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Mit Scopevisio ist einfach alles easy. Andreas Günther Director HR Hotel Berlin, Berlin Beschleunigte Rechnungseingangsverarbeitung Vor dem Einsatz von Scopevisio liefen manche Prozesse noch papierbasiert und händisch ab. Eingangsrechnungen zum Beispiel gingen teils noch auf Papier ein, wurden mit einem Stempel versehen und zur Freigabe durchs Haus gereicht. Dieses Vorgehen war aufwändig und zeitintensiv. Der gesamte Eingangsrechnungsprozess funktioniert mit Scopevisio heute komplett digital. Im Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen ausgelesen und automatisiert den Personen zugeordnet, die zuvor als Prüfer festgelegt wurden. Die verantwortlichen Abteilungsleiterinnen und -leiter geben die Rechnungen im System frei. Der digitale Rechnungsworkflow hat den Prozess deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht. Moderne Finanzbuchhaltung Nicht nur beim Rechnungseingang, sondern auch in der Buchhaltung hat Scopevisio dabei geholfen, die Digitalisierung weiter voranzubringen. Die Cloud-Software bietet dabei viele Vorteile: ein einheitliches System mit durchgängigen Prozessen Finanzdaten und Prozesse zentral an einem Ort Automatisierung von Teilprozessen und Beschleunigung von Abläufen aktuelle Finanzübersichten auf der Basis von Echtzeitdaten Perfekt betreut Doch nicht nur die Software wird von den Mitarbeitenden gerne genutzt. Auch die Betreuung durch Scopevisio kommt gut an. „Angefangen beim Angebot bis hin zum Onboarding war immer jemand für uns da – und auch heute noch schätzen wir den guten Support. Scopevisio meldet sich in der Regel sehr zeitnah – das ist heutzutage auch nicht mehr üblich“, betont Andreas Günther. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Hotel Berlin, Berlin Lützowplatz 17 D-10785 Berlin www.hotel-berlin.de Über das Hotel Berlin, Berlin Das Hotel Berlin, Berlin ist nicht nur eines der größten Kongresshotels in Berlin, sondern zählt auch zu den größten Hotels in Deutschland. Das 4-Sterne-Haus verfügt über 701 Zimmer und wurde im Jahr 1958 eröffnet. Es handelt sich um den ersten Hotelneubau in Westberlin nach dem Zweiten Weltkrieg. Am Lützowplatz in Berlin Mitte gelegen, zeichnet sich das Hotel durch seinen zentralen Standort aus und bietet sich deshalb insbesondere für Stadtbesichtigungen an. Gleichzeitig ist es mit seinen 46 Konferenzräumen ideal für Tagungen und Konferenzen geeignet. Das Hotel legt großen Wert auf Nachhaltigkeit. Es ist mit einer Solaranlage ausgestattet und wurde gemäß ISO 14001 für sein Umweltmanagement zertifiziert. Zudem hebt sich das Hotel durch seine besondere Zimmereinrichtung von anderen Häusern ab und verfolgt ein besonderes Storytelling-Konzept, das den Gästen authentische Berliner Geschichten vermittelt. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Tobias Baldauf Die Produktvorstellung hat uns alle überzeugt – und das bei einem super Preis-Leistungsverhältnis. ### Andreas Günther Director HR Hotel Berlin, Berlin ### Breuer GmbH Breuer GmbH Unterwegs in Richtung digitales Büro Branche Elektrotechnik Mitarbeitende 60 Standort Bonn Gründung 1984 Herausforderung Isolierte Lösungen, Excel und Papier Neue Anforderungen durch Unternehmenswachstum Umstieg von On-Premises auf Clou Anfangs noch ein Anbieter von Autotelefonen und Alarmanlagen, hat sich die Breuer GmbH in über vierzig Jahren zu einem innovativen IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen in den Bereichen Mess- und Kontrolltechnik entwickelt. Besonders um das Jahr 2014 herum wuchs das Unternehmen stark. Das führte zu einem Wechsel der Steuerkanzlei und zu Überlegungen, eine moderne Unternehmenssoftware einzuführen. Bis dahin hatte das Unternehmen mit Einzellösungen, Excel und Papierablage gearbeitet und stieß nun damit an seine Grenzen. Im Auswahlprozess wurden mehrere Lösungen verglichen und die Entscheidung On-Premises vs. Cloud diskutiert. Für eine On-Premises-Lösung wären allerdings hohe Lizenzkosten vorab und somit ein hohes Einmalinvest notwendig gewesen. Lösung Standardsoftware für alle Verwaltungsprozesse Papierloses Büro: Alle Dokumente digital Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Die Entscheidung für Scopevisio fiel nicht nur aufgrund des guten Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Wichtig waren auch die funktionale Abdeckung und die Benutzerfreundlichkeit der Lösung. Inzwischen ist Scopevisio schon fast zehn Jahre als Standardsoftware bei Breuer im Einsatz. Sechs Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter nutzen die Software tagtäglich. Sehr einfach funktioniert auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, der ebenfalls einen gesicherten Zugriff auf die Software erhalten und zum Beispiel die Prüfung des Jahresabschlusses auf Distanz vornehmen kann. Wir sind mit Scopevisio in Richtung papierloses Büro unterwegs. Aktenordner mit Eingangsrechnungen gibt es nicht mehr. Ob Auftrag, Eingangs- oder Ausgangsrechnung oder aber Schriftverkehr – bei uns ist alles digital. Patrick Reinhard Head of Finance, Breuer Nachrichtentechnik GmbH Breuer GmbH „Ein großer Vorteil bei Scopevisio ist es, dass jede Buchung mit dem Beleg verknüpft ist und der Nutzer mit einem Klick von der Buchung zum Beleg gelangt.“ Patrick Reinhardt Breuer GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Es ist super, dass Scopevisio sich frühzeitig auf die XRechnung vorbereitet hat und das neue Rechnungsformat so problemlos funktioniert Patrick Reinhardt Breuer GmbH Schnelle Suche im DMS Sämtliche Dokumente, Belege, Verträge und die komplette Korrespondenz werden im Scopevisio DMS Teamwork gespeichert. Praktisch ist, dass sich über die Suche in Scopevisio Informationen sehr schnell finden lassen. „Früher musste man überlegen, wo zum Beispiel die Wohngebäudeversicherung war: im Gebäudeordner oder bei den Versicherungen oder doch in der Buchhaltung? Jetzt sind die Informationen mit einem Klick da. Und sie können außerdem viel besser mit anderen geteilt werden“, so Reinhardt. Rechnungsein- und -ausgang Rechnungseingangsbuch und Buchhaltung sind bei Breuer (und auch in Scopevisio) getrennt. Die Rechnungsprüfung findet im Backoffice statt. Hier kommt Breuer nicht ganz ohne Papier aus, da die Servicemitarbeiter keinen Zugriff auf Scopevisio haben. Lieferscheine etwa zu Hardware-Komponenten werden vom zuständigen Mitarbeiter abgezeichnet, danach eingescannt und der Rechnung beigefügt. Diese wiederum durchläuft einen vordefinierten Prüf- und Freigabeprozess und wird in der Buchhaltung gebucht. Da die Anzahl der Vorgänge zu gering ist, lohnen sich eigene Zugänge zu Scopevisio für die Mitarbeiter nicht. Faktura und XRechnung Auch für die Faktura wird Scopevisio im Backoffice genutzt. „Der elektronische Rechnungsversand mit Scopevisio funktioniert super. Das hat sich besonders beim Thema XRechnung gezeigt“, so Reinhardt. Hier hat Scopevisio sehr früh reagiert und das Format zeitig implementiert. „Das war für uns enorm wichtig, weil wir intensiv mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, die ja mit der XRechnung begonnen haben. Wir schreiben nicht viele, dafür aber sehr große Rechnungen. Deshalb darf da kein Sand ins Getriebe kommen“, erläutert Reinhardt, der die Einführung der XRechnung bei Scopevisio lobt. Effiziente Buchhaltung und Jahresabschluss Das Unternehmen schätzt auch die verschiedenen Unterstützungsfunktionen im Bereich der Buchhaltung. „Scopevisio denkt an vielen Stellen mit“, sagt Reinhardt und meint damit die Automatisierungsfunktionen der Software. So werden zum Beispiel Kreditoren vorgeschlagen oder Beträge aus Rechnungen ausgelesen. Der Buchhalter wird dadurch entlastet – und muss nur noch kontrollieren. Sehr einfach funktioniert auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. „Wir lassen unseren Jahresabschluss freiwillig prüfen. Wir machen das im Hinblick auf unsere Auftraggeber und das entsprechende Testat. Gerade in Corona-Zeiten zeigte sich hier der besondere Vorteil von Scopevisio: Wir haben zwei Jahresabschlüsse erstellt, bei denen unsere Steuerberater nicht ein einziges Mal vor Ort waren. Ich habe dafür alle vorbereitenden Arbeiten erledigt. Die Gegenseite konnte problemlos zu Scopevisio „zugeschaltet“ werden und die Prüfung auf Distanz vornehmen.” Datenexporte und Berichte Breuer Nachrichtentechnik nutzt auch die Exportfunktion in Scopevisio, um Daten in eigene Berichte in Excel bzw. Power-BI zu überführen. Hier handelt es sich zum Beispiel um den Forecast oder die Ist-Darstellung (Rentabilität). Das Unternehmen ist gerade dabei, dies weiter auszuarbeiten und mit Planzahlen für den Soll-Ist-Vergleich zu ergänzen. „Wir pflegen die Kundenpotenziale in Scopevisio ein, überführen diese in Angebote, danach bestenfalls in Aufträge und schließlich in Rechnungen. Deshalb haben wir eine Datenbasis, die wir für die nachgeschalteten Berichte nutzen und darin weiterverarbeiten können.“ So macht sich einmal mehr der Vorteil einer umfassenden Unternehmenssoftware bemerkbar. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen BREUER GmbH Pützchens Chaussee 199 D-53229 Bonn www.breuer-gmbh.de Über die Breuer GmbH Die Breuer Nachrichtentechnik GmbH ist ein IT-Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Bonn. Das 1983 gegründete Unternehmen hat sich auf komplexe Technologien und Lösungen in den Bereichen Telekommunikation und Telematik spezialisiert Ein Schwerpunkt des Unternehmens liegt in der Mess- und Kontrolltechnologie. Auf der Basis seiner umfangreichen Expertise entwickelt Breuer kundenindividuelle Lösungen für Kontrollfahrzeuge, die es maßgefertigt mit Hard- und Software ausstattet. Die Breuer-Experten für individuelle Softwareentwicklung verknüpfen Sensordaten in KI-unterstützte Auswertungen, steuern Indoor-Navigation per App oder schaffen Monitoring-Lösungen für dezentrale Standorte. Mobile Datenerfassung, Simulation, IoT und der digitale Zwilling - mit Technologie verbessert das Unternehmen die zielorientierte Mobilität von Menschen, Daten und Nachrichten. Als einer der wenigen Spezialisten im Bereich der Mauttechnologie war Breuer Nachrichtentechnik erfolgreich am Aufbau des ersten satellitengestützten Mautsystems beteiligt. Heute beschäftigt das Unternehmen im Bonn über 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu den Kunden zählen Konzerne und große Unternehmen wie Toll Collect, Deutsche Bahn und Deutsche Telekom sowie die öffentliche Hand. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Martin Kohl Scopevisio bietet mit seiner API die Möglichkeit, andere Softwareanwendungen vergleichsweise offen anzubinden. Wir haben im Haus viele unterschiedliche Softwarelösungen im Einsatz. Mithilfe dieser Schnittstelle konnten wir Scopevisio mit wenig Aufwand in unsere bestehende Infrastruktur integrieren. Sehr gut gefallen haben uns auch das Onboarding und die engmaschige Betreuung durch den externen Dienstleister Accountonauts ### Antje Raschke Die intuitive Benutzeroberfläche von Scopevisio und das professionelle Projektmanagement für den Übergang von E+S zu Scopevisio haben uns überzeugt. Dazu kommt die Sicherheit, nach Abschluss des Übergangs eine vollständig digitale Buchhaltung zu nutzen und mit Scopevisio alle gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen zu erfüllen. Wir sind sehr zufrieden mit der ausführlichen Beratung und hervorragenden Kundenbetreuung durch Herrn Ziegler. ### Svetlana Wachsmann Leitung kaufm. Controlling BDH Klinik Vallendar GmbH ### Andreas Kranzusch Geschäftsführer Kranzusch GmbH ### Heike Heideck Prokuristin Dr. von Ehrenwall'sche Klinik ### Corinne Jubl Traget GmbH ### Matthias Bitter Geschäftsführer Christliches Krankenhaus Quakenbrück gemeinnützige GmbH ### Hufeland-Klinik Bad Ems Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Individualisierbares Reporting mit Echtzeitdaten Branche Gesundheitwesen Mitarbeitende 300 Standort Bad Ems Gründung 2000 (Trägerwechsel) Herausforderung Veraltete Software in der Finanzbuchhaltung mit wenig Individualisierungsmöglichkeiten Wunsch nach mehr Digitalisierung in der Verwaltung Besondere Berichtspflichten im Gesundheitswesen Die Hufeland-Klinik ist eine Lungenfachklinik, die als „Centrum für Pneumologie“ 65 Betten im Akut-Bereich und 100 Betten im Reha-Bereich bietet. Vor dem Einsatz von Scopevisio nutzte die Hufeland-Klink eine Buchhaltungslösung, die der Geschäftsführer Andre Theveßen als „klassisch und wenig anpassbar“ beschreibt. So bot die Software wenig individuelle Gestaltungsmöglichkeiten, insbesondere im Reporting. Dies war angesichts der umfassenden und sich stetig wandelnden Berichtsanforderungen im Gesundheitswesen eine Herausforderung Deshalb machte sich die Klinik auf die Suche nach einer modernen Lösung, die sie in der cloudbasierten Software von Scopevisio fand. Lösung Moderne, cloudbasierte Finanzbuchhaltungssoftware Digitale Workflows in der Rechnungseingangsbearbeitung Flexibles Reporting mit Echtzeitdaten Im Controlling bietet Scopevisio der Klinik heute die Möglichkeit, Berichte individuell anzupassen und damit den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Dank der Kombination von Scopevisio mit Power BI ist inzwischen ein flexibles Echtzeit-Reporting (fast) auf Knopfdruck möglich. Gleichzeitig wurden Verwaltungsabläufe mit Scopevisio optimiert und deren Digitalisierung weiter vorangetrieben. Der vormals papierbasierte Rechnungseingang läuft nun digital mithilfe von Prüf- und Freigabeworkflows in der Software ab. Die Folgen: mehr Transparenz und ein schnellerer Rechnungsdurchlauf. Die wesentlichen Gründe für Scopevisio waren für uns die Wirtschaftlichkeit und die Anpassbarkeit der Software und der Servicelevel des Unternehmens. Andre Theveßen Geschäftsführer Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH "Das Onboarding mit Online-Anteilen und Schulungen vor Ort hat uns gut strukturiert an die Software herangeführt.“ Andre Theveßen Geschäftsführer Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Wir haben eine deutlich bessere Übersicht über die Zahlläufe Andre Theveßen Geschäftsführer Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Standortunabhängig in der Cloud Als Cloud-Lösung lässt sich Scopevisio einfach im Homeoffice nutzen. Für Flexibilität sorgt auch die App Scopevisio2Go. So kann zum Beispiel die Rechnungsprüfung und -freigabe mit der App auch mobil auf dem Smartphone erfolgen. „Das erleichtert es allen Beteiligten, solche Aufgaben problemlos im Alltag zu erledigen“, betont Theveßen. Controlling und Echtzeit-Berichterstattung „Im Krankenhaus haben wir umfassende Berichtspflichten. Außerdem sind wir immer wieder damit konfrontiert, dass sich die Anforderungen an das Controlling ändern“, erläutert der Geschäftsführer. Scopevisio bietet hier in Kombination mit Power BI viele Gestaltungs- und Individualisierungsmöglichkeiten. „Wir können damit die Anforderungen der unterschiedlichen Parteien viel einfacher erfüllen als mit anderen Systemen, die oft sehr starr sind. Mit Scopevisio und Power BI dagegen können wir schnell und flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren. Und das alles geht komfortabel aus dem System heraus, ohne dass wir dafür Beratertage benötigen.“ Fazit des Geschäftsführers: „Wir können Scopevisio auf jeden Fall weiterempfehlen.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Taunusallee 5 56130 Bad Ems https://www.hufeland-klinik.com Über die Hufeland-Klinik Bad Ems GmbH Die Hufeland-Klinik eine pneumologische Fachklinik, in der das gesamte Spektrum der Lungenerkrankungen diagnostiziert und behandelt wird. Dazu zählen auch chronische Atemwegserkrankungen und Bronchialkarzinome, deren Zahl derzeit stark zunimmt. Das „Centrum für Pneumologie“ bietet 65 Betten in der akuten Versorgung sowie 100 Betten in der Rehabilitation. Die Klinik verfügt außerdem über eine Intensiv- und Weaningstation und ein Schlaflabor, in dem Patienten mit atemwegsbedingten Schlafstörungen untersucht und therapiert werden. Die Hufeland-Klinik ist im traditionsreichen Kurorts Bad Ems gelegen, der für seine Heilquellen und die berühmte Emser Sole bekannt ist. Die Region zählt zu den schönsten Urlaubs- und Ferienregionen Deutschlands und bietet den Patientinnen und Patienten somit eine Umgebung, die Entspannung und Ruhe, aber auch ein attraktives kulturelles Angebot verspricht. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Andre Theveßen Geschäftsführung Hufeland-Klinik Bad Ems ### Kreiskrankenhaus Alsfeld Kreiskrankenhaus Alsfeld Fliegender Wechsel von E+S zu Scopevisio Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 650 Standort Alsfeld Gründung 1908 Herausforderung Wechsel von der E+S Finanzbuchhaltung zu Scopevisio Finanzen Altdatenübernahme Schnittstellen zu Fremdsystemen, insbesondere zu Orbis Das Kreiskrankenhaus Alsfeld (KKH Alsfeld) ist ein Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung mit 150 Betten. Viele Jahre war dort die E+S Finanzbuchhaltung im Einsatz. Inzwischen war jedoch der Wunsch nach einer neuen, zeitgemäßeren Lösung aufgekommen. „Die E+S-Finanzbuchhaltung läuft stabil, wirkt aber mit ihrer veralteten Benutzeroberfläche antiquiert“, so Alexander Braschoß, Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice. Nachdem das Unternehmen E+S durch die Scopevisio übernommen worden war, bot es sich an, die Lösung der Scopevisio genauer unter die Lupe zu nehmen. „Heutzutage geht es vor allem darum, Informationen schnell und sicher von überall abrufen zu können und die Möglichkeiten der Automatisierung – zum Beispiel bei der Erstellung wiederkehrender Reports – zu nutzen“, so Braschoß. Auch deshalb entschied sich das KKH zum „Upgrade“ auf die moderne, cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio. Lösung Verlässliche Unterstützung durch die Scopevisio bei der Migration Übernahme der Buchungsdaten und Belege des letzten und aktuellen Wirtschaftsjahres Schulung mithilfe von Videotutorials und Workshops Der Wechsel von der E+S Finanzbuchhaltung zu Scopevisio erfolgte über einen Zeitraum von circa sechs Wochen. Der Migrationsplan gliederte sich in eine Schulungsphase, gefolgt von der Altdatenübernahme, einer Testphase, einer Korrekturphase und schließlich dem „Go live“. Die Schulung der Anwenderinnen und Anwender fand mithilfe von Videotutorials und Workshops statt. Als sehr positiv erwies sich, dass in der Testphase die eigenen, echten Daten zur Verfügung standen. Fehler, die bei einem Migrationsprojekt nie ausbleiben, wurden von Scopevisio während der Testphase innerhalb von drei bis vier Tagen behoben. Man hat im Migrationsprojekt immer das Gefühl gehabt, dass man auf Augenhöhe miteinander kommuniziert. Es war eine rundum gelungene Einführung, die fast lautlos vonstattengegangen ist. Alexander Braschoß Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice Kreiskrankenhaus Alsfeld „Die Mitarbeitenden sind froh, jetzt mit einer frischen, modernen Software zu arbeiten.“ Alexander Braschoß Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Personal Personalverwaltung und Abrechnung Nutzen Scopevisio ebnet uns den Weg hin zu einer intelligenteren Buchhaltung." Alexander Braschoß Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice Migration in mehreren Schritten In einem Kickoff zur Migration zu Beginn stellte Scopevisio den Projektplan mit den wesentlichen Milestones vor. Danach startete die Migration in folgenden Schritten:Woche 1: Schulungen zu Stammdaten und GeschäftsprozessenWoche 2: Testweise Altdatenübernahme und Übernahme der Schnittstellen (Personalabrechnungssystem Loga, Orbis Warenwirtschaft)Wochen 2-5: Testphase Buchungen und Schnittstellen + laufende KorrekturenEnde Woche 5 - Stichtag: Ende BuchungenWoche 6: SaldenabgleichFür den Wirtschaftsprüfer wurde ein Überleitungsprotokoll „Altsystem-Neusystem“ erstellt, das von diesem abgenommen und den Unterlagen des Jahresabschlusses beigefügt wurde. Scopevisio läuft inzwischen im Echtbetrieb. „Die Mitarbeitenden wissen schon gar nicht mehr, wie sie damals mit E+S gearbeitet haben“, so Braschoß. „Sie sind froh, jetzt eine frische, moderne Software zu nutzen.“ Schnittstelle zu Orbis und anderen Systemen „Die Integration von Scopevisio und Orbis ist auf gleichem Niveau wie damals von E+S und Orbis“, erläutert Braschoß. Der Datenaustausch findet bidirektional statt. Folgende Daten werden aus Orbis zu Scopevisio übertragen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen Monatsabschlusswerte aus der Materialwirtschaft Folgende Daten werden aus Scopevisio zu Orbis übertragen: Anlagenbuchhaltungsrelevante Eingangsrechnungen Buchhaltungsdaten der Erfolgskonten Generell lobt Braschoss die Anbindung von Subsystemen und vorgelagerten Systemen. „Wir haben auch Personalabrechnungssysteme und Patientenabrechnungssysteme im Einsatz. Diese konnte Scopevisio ohne Zutun der anderen Anbieter anbinden. Scopevisio hat einfach das „nachprogrammiert“, was in der E+S schon angelegt war.“ Rechnungseingangsverarbeitung jetzt digital Zusätzlich zum Modul Finanzbuchhaltung wurde das Rechnungseingangsbuch der Scopevisio im KKH Alsfeld eingeführt. Auch dies brachte deutliche Verbesserungen mit sich, denn zuvor lief der Prozess papierbasiert ab. Eingangsrechnungen wurden mit der Hauspost verteilt und blieben bei Urlaub oder Krankheit der Zuständigen oft liegen. „Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch und den zugehörigen Workflows ist der Prozess jetzt wesentlich einfacher, schneller und außerdem umweltfreundlicher“, fasst Braschoß die Vorteile zusammen. Eine Sorge weniger Bei Kazawa ist Scopevisio die Zentrale für alles Kaufmännische. Für die kreativen Aufgaben nutzt Kazawa andere Tools. Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio läuft sicher im Rechenzentrum – der Anwender muss sich nicht um Wartung und Pflege kümmern. Auch dies betrachtet Braschoß als Vorteil: „Wir glauben, dass Cloud-Lösungen Zukunft haben. Wir brauchen keine Updates mehr einzuspielen, müssen uns nicht mehr um Datensicherung und Datensicherheit kümmern. Gerade in der IT sind Fachkräfte rar. Deshalb freuen wir uns, in Scopevisio einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, der sich um diese Themen kümmert. Wir haben an dieser Stelle eine Sorge weniger.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Kreiskrankenhaus des Vogelsbergkreises in Alsfeld GmbH Schwabenröder Straße 81 36304 Alsfeld www.kkh-alsfeld.de Über das Kreiskrankenhaus Alsfeld Das Kreiskrankenhaus Alsfeld ist ein Krankenhaus der Grund- und Regelversorgung mit 150 Betten. Die Einrichtung hat verschiedene Fachschwerpunkte, darunter Orthopädie, Allgemeine und Gefäßchirurgie sowie Geriatrie. Die Intensivstation des Kreiskrankenhauses verfügt über sechs Betten. Jährlich werden rund 6.500 Patientinnen und Patienten stationär und ca. 15.000 ambulant behandelt. Das Kreiskrankenhaus legt großen Wert auf eine familiäre Atmosphäre, auf kurze Wege und ein freundliches Miteinander. Ebenso wichtig sind die medizinische Expertise, moderne Prozesse und ein zukunftsorientiertes Qualitätsmanagement. Nachdem vor Kurzem die entsprechenden Landesmittel bewilligt wurden, soll im Jahr 2025 der Neubau des Kreiskrankenhauses starten. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Maybach Medical Group Maybach Medical Group Dezentrale Organisation – zentrale Verwaltung Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 300 Standort Stuttgart (Verwaltung) + 11 weitere Gründung 2020 Herausforderung Dezentral aufgestellte Unternehmensgruppe mit zentraler Verwaltungsfunktion „Legacy“-Software im Einsatz, die nicht mit dem schnellen Wachstum Schritt halten konnte Hohe Anforderungen an Berichterstattung Die Maybach Medical Group betreibt mehrere Medizinische Versorgungszentren (MVZ) und OP-Zentren/Privatkliniken mit orthopädischem Schwerpunkt sowie diverse Physio- und Sporttherapiepraxen im Raum Baden-Württemberg. Um die zentrale Verwaltung sämtlicher Einheiten kümmert sich zehnköpfiges Team am Standort Stuttgart. Diese besondere Organisationsstruktur konnte mit den vorhandenen Softwareanwendungen nur unzureichend abgebildet werden. So fehlte es der „Legacy“-Software beispielsweise an Funktionalität und Flexibilität, um ohne externe Unterstützung neue Standorte und/oder neue Prozesse zu integrieren. Deshalb machte sich Maybach Medical auf die Suche nach einer neuen Lösung für die Finanzbuchhaltung und für die Eingangsrechnungsbearbeitung. In Scopevisio fand sie eine mandantenfähige Cloud-Lösung samt App für die Rechnungsfreigabe in den Praxen und Kliniken vor Ort. Wir sind in einer Art Filialsystem organisiert. Mit Scopevisio können wir diese Struktur einfach abbilden und volldigitalisierte, medienbruchfreie Prozesse erreichen. Björn Langer CFO Maybach Medical Group Lösung Moderne, flexible Finanzbuchhaltung, die individuelles Customizing in bestimmtem Rahmen erlaubt App Scopevisio2Go für die Rechnungsprüfung und -freigabe Aktuelles Reporting ohne Zeitversatz und einfach anpassbare Berichte Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung der Scopevisio ermöglicht die einfache Verwaltung der insgesamt sechs Gesellschaften in der Stuttgarter Zentrale. Der größte Vorteil: Alle Mitarbeitenden in der Verwaltung greifen auf ein- und dieselbe Datenbasis zurück – auch im Homeoffice. In den verteilten medizinischen Einrichtungen nutzen insgesamt 25 Personen – meist die Praxisleitung oder leitenden Ärzte – die App Scopevisio2Go-App für die Rechnungsfreigabe auf dem Smartphone. Das ist auch deshalb besonders praktisch, weil die Mitarbeiter der Praxen in der Regel keine Büroarbeitsplätze haben. Im Bereich Controlling schätzt das investorengeführte Unternehmen besonders die Flexibilität der Berichtsfunktionen. Die speziellen Anforderungen der unterschiedlichen Berichtsempfänger an das Reporting können mit Scopevisio einfach umgesetzt werden, weil die Software individuelle Anpassungen in bestimmtem Rahmen erlaubt. Maybach Medical Group „Scopevisio hat nicht mit einem Jahrzehnte alten Software-Erbe zu kämpfen, wie das bei Legacy-Systemen der Fall ist. Die Software ist modern und bietet eine „applesque“ Oberfläche.“ Björn Langer CFO Maybach Medical Group Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Personal Personalverwaltung und Abrechnung Nutzen Unsere Mitarbeitenden haben schnell erkannt, dass die Funktionalitäten von Scopevisio arbeitserleichternd sind und einfach zu einer modernen Büroorganisation passen. Björn Langer CFO Mitarbeiterakzeptanz und Benutzerfreundlichkeit Als die Maybach Medical Group ankündigte, ihre etablierte Finanzbuchhaltungssoftware abzulösen, waren die Mitarbeitenden zunächst skeptisch. Schnell haben sie aber erkannt, welche Arbeitserleichterung Scopevisio mit sich bringt. „Einige sind deshalb sehr schnell Fan der neuen Lösung geworden“, so CFO Björn Langer, der auch die Benutzerfreundlichkeit der Lösung lobt. „Man kann sich einfach in Scopevisio zurechtfinden. Das System offeriert einem immer das, was man gerade braucht.“ Besonders das Scopen – das Google-ähnliche Suchen in Scopevisio – hat es Langer angetan. Onboarding: Selbstlernen in Kombination mit Anleitung Beim Onboarding werden Videokurse zum Selbstlernen mit persönlichen Workshops kombiniert. Dieses besondere Konzept sorgte zunächst für Irritation: „Wir waren anfangs schon überrascht, dass wir uns einiges selbst beibringen mussten. Im Nachhinein hat sich das aber wirklich gelohnt. Denn jetzt sind wir problemlos selbst in der Lage, Workflows zum Beispiel für den Rechnungseingang ohne externe Hilfe selbst aufzusetzen oder zu ändern.“ Diese Flexibilität weiß Langer besonders zu schätzen: „Ich kann als Kunde selbst Geschäftsprozesse abbilden und gestalten, ohne den Softwarehersteller zu bemühen.“ Reporting: Berichte individuell anpassen „Als investorengeführtes, mittelständisches Unternehmen haben wir vielfältige und sich verändernde Berichtsanforderungen. Mit Scopevisio haben wir dabei die Möglichkeit, unsere GuV oder Bilanzsreports einfach zu customizen“, so Langer. Auch können Berichte mit einem Klick nach Excel überführt und dort weiterbearbeitet werden. „All das empfinde ich als Befreiung, wenn ich an die Arbeit mit der alten Software denke“, so Langer. Flexible Software für ein wachsendes Unternehmen Die Maybach Medical Group hat sich innerhalb von nur drei Jahren zu einer Unternehmensgruppe mit elf Standorte entwickelt. Jüngst erst wurde ein neuer Physiotherapiestandort eröffnet, in Kürze kommt ein weiterer Standort hinzu. Ziel ist es, kontinuierlich weiter zu wachsen, insbesondere durch Zukäufe. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Maybach Medical Holding GmbH Maybachstraße 50 70469 Stuttgart www.maybachmedical.com Über die Maybach Medical Group Die Maybach Medical Group ist eine Unternehmensgruppe, die in Baden-Württemberg ein Netzwerk der ambulanten orthopädischen Versorgung aufgebaut hat und betreibt. Die Gruppe ist als Holding mit mehrere medizinischen Versorgungszentren (MVZ), Physiotherapiezentren und Privatkliniken organisiert. Mit über 100.000 Patienten pro Jahr und 6.000 Operationen versteht sich die Maybach Medical Group als orthopädischer Rundum-Versorger. Ziel ist die ganzheitliche Versorgung von Patientinnen und Patienten aus einer Hand – sowohl ambulant als auch stationär. Dabei kommen modernste Diagnose- und Therapieverfahren zum Einsatz. Seit ihren Anfängen im Jahr 2020 ist die Maybach Medical Group inzwischen aufelf Standorte angewachsen und beschäftigt über 300 Mitarbeitende, davon 35 Ärztinnen und Ärzte. Das Wachstum soll sich auch in Zukunft durch die stetige Weiterentwicklung neuer Standorte und durch die Integration von Praxen fortsetzen. Investitionspartner der Maybach Medical Group ist die FMC Beteiligungs-KG. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Alexander Braschoß Leiter Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf und Patientenservice Kreiskrankenhaus Alsfeld ### Björn Langer CFO Maybach Medical Group ### Jörn Pabst Wir haben uns für das Scopevisio Rechnungseingangsbuch entschieden, weil es an die E+S-Finanzbuchhaltung angebunden ist. Uns sind nahtlose Prozesse zwischen beiden Systemen wichtig. ### Heike Heideck Mit der E+S Finanzbuchhaltung stoßen wir inzwischen an Grenzen. Scopevisio bietet alles, was eine moderne Finanzbuchhaltung heute können muss. Uns hat besonders die einfache Suche nach Informationen gefallen. Aber nicht nur die Funktionalitäten haben uns überzeugt. Auch die offene und transparente Kommunikation im Vorfeld fanden wir angenehm. Wir fühlen uns bei Scopevisio gut aufgehoben. ### Peter Holtkamp Wir haben uns für das Scopevisio Rechnungseingangsbuch entschieden, weil es an die Finanzbuchhaltung der E+S angebunden ist. Für uns entfällt dadurch manueller Übertragungsaufwand. Die vorbereiteten Buchungen werden einschließlich Belegbild automatisch an die E+S-Finanzbuchhaltung übergeben. ### prizeotel (Prize Holding) Prizotel (Prize Holding) Backoffice in der Cloud Hotels 12 (2022) Mitarbeitende +200 Standort Bremen (Gründungsort) und 11 weitere Standorte Gründung 2008 Herausforderung Finance-Team, das komplett remote arbeitet Schlanke Lösung, die Verwaltungsaufwand reduziert Mac-taugliche Software Unter dem Markennamen prizeotel betreibt die prize Deutschland derzeit acht Design-Economy-Hotels in Deutschland. Zwei weitere Häuser befinden sich in der Schweiz und in Belgien. prizotel hat nur wenige Bürostandorte: Die Reservierung arbeitet im Büro, darüber hinaus gibt es ein Shared Office in Hamburg. Das Finance Team arbeitet jedoch ausschließlich remote. Eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud bietet sich in dieser Situation geradezu an. Da alle Backoffice-Mitarbeiter mit Apple-Rechnern arbeiten, sollte die Software außerdem unter macOS laufen. Wozu ein Büro einrichten, wenn wir von überall aus arbeiten können? Unsere Finance-Abteilung ist komplett remote und digital aufgestellt. Drucker haben wir nicht mehr. Sven Elmers Head of Finace Lösung Finanzbuchhaltung aus der Cloud Kompatibel mit macOS Praktische Import- und Exportfunktionen Prize wechselte von der On-Premise-Lösung der Filosof zur Cloud-Finanzbuchhaltung der Scopevisio. Dies ermöglicht dem Team heute, noch einfacher an verteilten Standorten zusammenzuarbeiten. Selbst während der Umstellung von Filosof zu Scopevisio war das prizeotel-Team remote in Dubai, Marrakech, Hurghada und Istanbul unterwegs. Die Finanzbuchhaltung von Scopevisio unterstützt Sven Elmers Anspruch an eine schlanke Administration. „Die Verwaltung muss so einfach und so automatisiert wie möglich laufen“, betont der Teamleiter. An Scopevisio schätzt er die Möglichkeit, Daten einfach in das System zu importieren und zu exportieren. Zudem lobt er die einfache Bedienung, mit der sich auch neue Teammitglieder auf Anhieb zurechtfinden. Wozu ein Büro einrichten, wenn wir von überall aus arbeiten können? Unsere Finance-Abteilung ist komplett remote und digital aufgestellt. Drucker haben wir nicht mehr. Sven Elmers Head of Fiance Prizotel / Prize Holding “Die Import- und Export-Funktion von Scopevisio ist – im positiven Sinne – ein echtes Killerfeature.” Sven Elmers Head of Finance Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung 360-Grad Blick auf ds Unternehmen Mehr erfahren Berichtswesen Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Lohn & Gehalt Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Dokumentenmanagement Teamwork einfach und sicher Mehr erfahren Hoga Planer Dienstplanung leicht gemacht Nutzen Scopevisio ist intuitiv bedienbar und hebt sich durch seine moderne Oberfläche von anderen Programmen ab. Sven Elmers Head of Finance Prize Holding Migration zu Scopevisio Um die Übernahmen aller Daten aus dem Altsystem hat sich Filosof gekümmert, so dass Prize nach nur einem Tag mit der neuen Software arbeiten konnte. „Ich habe noch nie eine so reibungslose Umstellung erlebt. Es wird in diesem Zusammenhang ja oft das Blaue vom Himmel versprochen, aber hier hat alles innerhalb kürzester Zeit geklappt“, so Elmers. „Wir hatten nur einen Tag Downtime, danach konnten wir sofort buchen – so als sei nichts passiert.“ Onboarding mit Hilfe von Videos Auch die Einarbeitung ins Programm gelang schnell mit Hilfe der Videos, die Scopevisio auf der Anwenderplattform Scopeunity bereitstellt. „Ich war erst etwas überrascht – auf der Plattform waren gefühlt mehr als hundert Videos. Aber die einzelnen Beiträge sind oft nur wenige Minuten lang und deshalb ideal, um einzelnen Fragestellungen nachzugehen.“ Zusätzlich fanden mehrere Termine statt, bei denen die Fachberater:innen der Scopevisio das Prize-Team geschult und individuelle Fragen beantwortet haben. So ergab sich eine ideale Kombination von Selbstlernen und persönlicher Anleitung durch Scopevisio. Daten sicher in der Cloud „Für uns ist es wichtig zu wissen, dass unsere Daten sicher im Rechenzentrum gespeichert sind. Wenn ein Rechner ausfällt, zum Beispiel durch Defekt oder Diebstahl, sind unsere Daten nicht verloren“, so Elmers. „Um Backups müssen wir uns keine Gedanken machen.“ Moderne Oberfläche und intuitive Bedienung „Viele Anwendungen im Hotellerie-Umfeld sehen aus wie Windows 95“, beschreibt Elmers augenzwinkernd die Benutzeroberflächen mancher Lösungen. Scopevisio sticht seiner Meinung nach durch ein modernes Look & Feel hervor, das auch junge Menschen anspricht. Zudem lobt er die intuitive Bedienung: „Mir gefällt die Verlinkung aller Informationen. Ich kann von einer Information aus noch eine Ebene tiefer gehen und noch eine Ebene tiefer und so weiter. Dieses Prinzip macht es auch Quereinsteigern in der Buchhaltung leicht, sich in Scopevisio zurechtzufinden.“ Praktische Import- und Exportfunktionen Der Nutzen des einfachen Imports und Exports macht sich an vielen Stellen positiv bemerkbar, so z.B. beim Import von Buchungsdaten des Steuerberaters der Hotelgruppe, der die ausländischen Gesellschaften bucht. Aber auch bei der Übertragung von Daten von Vorsystemen erweist sich die Scopevisio API als hilfreich, so z.B. beim Import von Daten aus Cis-Box, die Prize für das Kreditorenmanagement nutzt. Die Schnittstelle erlaubt es, Daten in unterschiedlichen Formaten zu importieren und zu exportieren, z.B. als csv- oder Excel-Datei. Kreditkartenabrechnungen automatisiert einlesen In den Hotels der Gruppe finden täglich tausende Kreditkartenzahlungen statt. Die weltweit operierenden Kreditkartenanbieter liefern die Daten in unterschiedlichen Exportformaten. Das Gute an Scopevisio ist, dass diese problemlos eingelesen werden können. Musste Elmers zuvor teilweise 40-seitige PDFs abtippen, funktioniert der Import nun in Scopevisio automatisiert mit Hilfe von individuell konfigurierbaren Vorlagen, die sich Elmers selbst so anpassen kann, wie es die jeweilige Exportdatei des Kreditkartenanbieters erfordert. Dafür muss keine extra Programmierleistung von Scopevisio angefragt werden und keine neue Schnittstelle. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Prize Deutschland GmbH Admiralstraße 54 28215 Bremen www.prizeotel.com Über Prizeotel Unter der Marke prizeotel betreibt die Prize Holding eine Vielzahl an Design Economy Hotels, die den Anspruch haben, besonderes Design und cooles Ambiente in bester Lage für jeden erschwinglich zu machen. Für die bunte Ausstattungswelt der Hotels zeichnet der New Yorker Stardesigner Karim Rashid verantwortlich. Derzeit gibt es acht prizeotels in Deutschland, eines in der Schweiz und eines in Belgien. Im Jahr 2022 kommen zwei weitere Häuser in Münster und Wien hinzu. Die Hotelkette wurde 2008 gegründet, das erste prizeotel wurde 2009 in Bremen eröffnet. Die Hotelgruppe gehört inzwischen komplett zur Radisson Hotel Group. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Bachmair Weissach GmbH & Co. KG Bachmair Weissach GmbH & Co. KG Buchhaltung digital und automatisiert Hotels 4 Mitarbeitende +250 Standort Weissach Gründung 2010 Herausforderung Verwaltungsteam mit dem Wunsch nach hybridem Arbeiten Papierbasierte Abläufe z.B. beim Rechnungseingang Teils manuelle Prozesse in der Administration mit hoher Fehleranfälligkeit Das Spa & Resort Bachmair Weissach belegte erst kürzlich als Aufsteiger des Jahres einen hervorragenden achten Platz unter den „101 besten Hotels Deutschlands“. Ebenso wichtig wie der exzellente Service für die Gäste ist dem Bachmair Weissach eine effiziente Verwaltung. Mit Hilfe einer neuen Buchhaltungssoftware sollten papierbasierte Abläufe weitgehend digitalisiert und Routineaufgaben automatisiert werden, um die Mitarbeitenden zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten. Die zehn Mitarbeitenden in der Administration betreuen die vier Hotels der Bachmair Weissach-Welt zentral am Standort in Kreuth. Besonders die Mitarbeitenden mit Familie und die Teilzeitkräfte schätzen allerdings die Möglichkeit, auch von zu Hause aus zu arbeiten – eine Herausforderung, die mit Cloud-Software einfach zu lösen ist. Lösung Mandantenfähige Finanzbuchhaltung aus der Cloud “Beleglose”, (teil-)automatisierte Buchhaltung Berichtswesen für die Hotellerie Bachmair Weissach wechselte von der On-Premise-Lösung der Filosof zur Cloud-Finanzbuchhaltung der Scopevisio. Gerade während der Corona-Pandemie war damit der „Umzug“ ins Homeoffice völlig unproblematisch möglich. In der mandantenfähigen Software können die vier Hotels der Gruppe parallel verwaltet werden. An Scopevisio schätzt Jan Bernthaler, kaufmännischer Leiter, vor allem das durchgängig digitale, papierlose Arbeiten. Außerdem unterstützen Automatisierungsfunktionen wie etwa Buchungsregeln oder das automatische Ausziffern den Arbeitsalltag. Auch das Berichtswesen lobt Bernthaler: „‘Das ist eine Stärke von Filosof, die Scopevisio übernommen hat.“ Bernthaler nutzt vor allem die GuV und Berichte für die einzelnen Abteilungen, aber auch projektbezogene Auswertungen, für die Scopevisio bis zu zehn Kostendimensionen bereitstellt. Wir nehmen fast kein Papier mehr in die Hand, weil alle Belege digital vorliegen. Das erleichtert das Arbeiten ungemein. Jan Bernthalter Kaufmännischer Leiter Hotel Bachmair Weissach GmbH & Co. KG Hotel Bachmair Weissach GmbH & Co. KG "Unser PMS konnten wir als Vorsystem problemlos über die API an Scopevisio anbinden. Alle Hotel- und Restaurant-Umsätze aus dem PMS werden dadurch automatisiert in Scopevisio eingespielt." Jan Bernthaler Kaufmännischer Leiter Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung 360-Grad Blick auf ds Unternehmen Mehr erfahren Berichtswesen Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Lohn & Gehalt Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Dokumentenmanagement Teamwork einfach und sicher Mehr erfahren Hoga Planer Dienstplanung leicht gemacht Nutzen Scopevisio ist einfach und intuitiv bedienbar für jeden, der in der Buchhaltung arbeitet. Jan Bernthaler Kaufmännischer Leiter Hotel Bachmair Weissach GmbH & Co. KG Buchhaltung digital und automatisiert Viele Funktionen unterstützen und entlasten das Administrations-Team im Arbeitsalltag. Folgende Aspekte stellt Bernthaler heraus: Digitale Belege:Der Verzicht auf Papier führt zu einer durchgängig digitalen Arbeitsweise. Vernetzte Daten:In Scopevisio können Nutzer einfach von der Buchung zum Beleg und vom Kreditor zu den Stammdaten gelangen, denn alle Informationen sind miteinander vernetzt. Automatisches Ausziffern:Offene-Posten werden zur Auszifferung vorgeschlagen, so dass die Buchhaltung nur noch kontrollieren muss. Buchungsregeln:Vordefinierte Regeln führen zu automatischen Buchungsvorschlägen, die nur noch bestätigt werden müssen. Wiederkehrende Buchungen werden nahezu automatisiert verarbeitet. Offenes System: API und Import/Export-Funktionen Scopevisio erlaubt die Anbindung von Vorsystemen und Fremdanwendungen über die OpenScope API. Außerdem ist es sehr einfach, Daten in das System zu importieren und aus der Software zu exportieren. Bernthaler führt dafür verschiedene Beispiele an. Bankanbindung:Dank der Schnittstelle zur Sparkasse gelangen Bankbuchungen automatisch ins System. Was bleibt, ist die Zuweisung der Buchungen zu den einzelnen Konten. Paypal:Die Hotels verzeichnen viele Paypal-Umsätze, die einfach in Scopevisio importiert werden können. Dank der hinterlegten Regeln für wiederkehrende Buchungen hat die Buchhaltung hier nur noch eine kontrollierende Funktion. API OpenScope:Über die REST-API ist das PMS der Firma infor an Scopevisio angebunden. Alle Umsätze aus dem PMS werden automatisiert in Scopevisio eingespielt. Einfacher Export für Dritte:Daten für den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer können ohne großen Aufwand mit wenigen Klicks aus Scopevisio exportiert werden. Schnellere Monatsabschlüsse und 100 Prozent Transparenz Das Rechnungseingangsbuch ist zu einer zentralen Funktion für Bachmair Weissach geworden. „Wir erhalten eine fünfstellige Zahl an Rechnungen“, so Bernthaler. Diese gingen damals ihren langen Weg durch die Häuser – mit dem Nachteil, dass auch mal Rechnungen verloren gingen oder liegen blieben. Inzwischen läuft der Prozess komplett digital in Scopevisio ab. Lieferanten wurden gebeten, nur noch digitale Rechnungen zu schicken. „Bei uns prüfen etwa 25 Personen über alle Häuser verteilt die Eingangsrechnungen. Es gibt solche, die nur von einer Person geprüft werden, andere von drei. All das haben wir im Rechnungseingangsbuch digital abgebildet.“ Die Zuständigen nutzen dafür die App Scopevisio2Go. „So haben wir immer die vollständige Transparenz darüber, wo welche Rechnung liegt und wo es vielleicht hakt“, erklärt Bernthaler. „Ein großer Vorteil ist, dass wir nun viel schneller unsere Monatsabschlüsse erstellen können.“ Lohn & Gehalt – einfach und intuitiv Individuelle Vertragsmodelle mit besonderen Zeiten und Zuschlägen (z.B. Fahrtkostenzuschuss, Kindergartenzuschuss) lassen sich gut abbilden. Besonders positiv fällt außerdem auf, dass sich Korrekturen für Vormonate unkompliziert durchführen lassen. Ihre Lohnabrechnungen erhalten die Mitarbeitenden inzwischen digital in einem persönlichen, passwortgesicherten elektronischen Postfach. Hoga Planer Beim Dienstplan-Tool lobt Bernthaler den ausgezeichneten Support und die Möglichkeit der individuellen Anpassung etwa bei speziellen Diensten oder speziellen Zeiten. „Während der Pandemie brauchten wir einen Button für Mitarbeitende in Quarantäne. Ein Anruf genügte – und schon hatten wir den Button in der Software.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Bachmair Weissach Spa & Resort Wiesseer Straße 1 83700 Weissach (Rottach-Egern) Über die Hotelgruppe Bachmair Weissach „Dezenter Luxus und moderne Eleganz mit einem großen Schuss bayerischer Herzenswärme“ – das zeichnet das SPA & RESORT BACHMAIR WEISSACH im Tegernseer Tal aus. Das gleichermaßen stilvolle wie persönliche Hotel im Luxussegment wurde unlängst im Ranking der „101 besten Hotels Deutschlands“ zum Aufsteiger des Jahres gekürt. Von einer großzügige Parkanlage mit eigenem Bach umgeben, bietet das Grandhotel eine kulinarische Vielfalt in mehreren Restaurants. Die einmalig schöne Umgebung des Tegernsees lädt zu einem umfangreichen Outdoor-Aktivitätenprogramm und zum Erkunden des urbanen Umfelds ein. Zur Bachmair Weissach-Welt zählen außerdem das Berghotel Altes Wallberghaus auf 1.520 Metern Höhe, das Bussi Baby Hotel für ein junges Publikum, das Clubhaus Bachmair Weissach sowie die Wildbad Kreuth Pop-Up-Lodge, die Hotelier und Visionär Korbinian Kohler in ein „Mental Retreat“ verwandeln möchte. Ab dem Sommer 2022 eröffnet zudem das Tegernsee Phantastisch als weiterer selbständiger Betrieb im Bachmair Weissach Kosmos. Ein Indoor-Edutainmentcenter für junge Menschen, Kinder und neugierige Erwachsene – sowie eigenem Restaurant „Gardone“ mit Holzofenpizza und viel italienischem Lebensgefühl. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Scopevisio Connector für Apaleo: die Brücke zwischen PMS und Finanzbuchhaltung Hotels 1 Mitarbeitende 55 Standort Langweiler Gründung 2009 Herausforderung PMS und Finanzbuchhaltung miteinander verbinden Manuelle Importe und Exporte vermeiden Aufwand reduzieren und Fehlerrisiko verringern Das Marienhöh Hideaway & Spa ist ein Wellnesshotel am Rande des Nationalparks Hunsrück-Hochwald, das über 66 Zimmer und Suiten sowie neun Chalets verfügt. Im Frontoffice nutzt das Marienhöh seit 2022 das Property Management System (PMS) von Apaleo. Im Backoffice ist für alle buchhalterischen Aufgaben Scopevisio Finanzen und für die Lohnbuchhaltung Scopeviso Lohn & Gehalt im Einsatz. Im Arbeitsalltag hatte dies zur Folge, dass Transaktionen aus Apaleo für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung nach Scopevisio übertragen werden mussten. Zwar stehen in beiden Systemen Import- und Exportfunktionen zur Verfügung. Nichtsdestotrotz bedeute dies tagtäglich eine manuelle Bearbeitung. Mitunter haben sich dabei auch Fehler eingeschlichen. Lösung Apaleo Connector als Bindeglied zwischen beiden Systemen Automatisierte Übertragung von Transaktionsbuchungen Automatisierte Übertragung von Statistikbuchungen Der Connector ermöglicht heute die reibungslose Kommunikation zwischen Apaleo und Scopevisio. Dahinter steht die Kooperation zweier starker Partner: Apaleo verfolgt einen API-first-Ansatz und ermöglicht die reibungslose Integration mit anderen Anwendungen. Scopevisio bietet mit der offenen Schnittstelle OpenScope (REST-API) ebenfalls eine einfache Möglichkeit, Drittsysteme anzubinden. Beste Voraussetzung also, beide Systeme zu verbinden! Genau dies übernimmt der Scopevisio Connector für Apaleo: Über den Connector kann Scopevisio sicher und automatisiert Daten aus dem Apaleo PMS empfangen. Der Scopevisio Connector verbindet unser PMS nahtlos mit unserer Buchhaltungssoftware. Dadurch ersparen wir uns den manuellen Export. Stattdessen genügt ein Klick. Das funktioniert auch mit Qualitätssicherung ganz unkompliziert, spart Zeit und reduziert außerdem die Fehleranfälligkeit enorm.“ Martin Jung Geschäftsführer Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Klosterhotel Marienhöh "Alle Hotel- und Restaurant-Umsätze aus dem Apaleo PMS werden automatisiert in Scopevisio eingespielt." Martin Jung Geschäftsführer Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung 360-Grad Blick auf ds Unternehmen Mehr erfahren Berichtswesen Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Lohn & Gehalt Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Dokumentenmanagement Teamwork einfach und sicher Mehr erfahren Hoga Planer Dienstplanung leicht gemacht Nutzen Der Apaleo Connector gewährleistet vollständige und konsistente Daten in der Scopevisio Finanzbuchhaltung. Martin Jung Geschäftsführer Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Die kürzeste Verbindung zwischen zwei Systemen Der Connector schlägt die Brücke von Apaleo zu Scopevisio. Im Connector werden Apaleo Hotels mit Scopevisio Gesellschaften verbunden. Es können also auch mehrere Hotels über den Connector angebunden werden. Transaktionsbuchungen Für den Export der Transaktionsbuchungen können frei wählbare Zeiträume in der Vergangenheit festgelegt werden. Übertragene Transaktionen landen bei Scopevisio im Buchungsstapel des jeweiligen Benutzers, von wo aus sie weiterverarbeitet werden können. Statistikbuchungen Statistikbuchungen wie Anreisen, Abreisen und Stornierungen können ebenfalls automatisiert nach Scopevisio übergeben werden. Auch hier können die Zeiträume frei gewählt werden. Folgende Statistikwerte können übertragen werden: House Count Out of Order Verkaufte Einheiten Verfügbare Einheiten Belegung Anreisen Abreisen No-Shows Stornierungen Vorläufig geblockt Diese Daten stehen in Scopevisio zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Journal: dokumentiert alle Änderungen Änderungen bei Debitoren, Stammdaten, Transaktionsbuchungen oder Statistikbuchungen werden automatisch vom System aufgezeichnet. Gesammelt werden diese Änderungen im Journal. Hier kann nachvollzogen werden, wer welche Änderungen im Connector vorgenommen hat. Der Apaleo Connector ist die erste API-zu-API-Verbindung von Apaleo an ein vollständiges ERP-System. Fazit: Mit dem Scopevisio Connector für Apaleo spart sich das Marienhöh lästige manuelle Im- und Exporte. Die automatisierte Datenübertragung sorgt nicht nur für mehr Schnelligkeit. Sie garantiert auch vollständige und fehlerfreie Transaktionen in Scopevisio. Gleichzeitig gewinnt das Hotel Transparenz darüber, wer wann welche Daten übertragen hat. Mit Scopevisio hat das Klosterhotel zwei Software-Lieferanten an seiner Seite, die beide über eine große Branchenexpertise verfügen. Über den Connector verbunden, können beide Systeme nun ihre Stärken noch besser ausspielen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Klosterhotel Marienhöh Management GmbH Marienhöh 2-10 55758 Langweiler www.dasmarienhoeh.de Über das Marienhöh Hideaway & Spa Früher ein Kloster, heute ein 4-Sterne Hotel: Das Marienhöh Hideaway & Spa ist für seine einzigartige Kombination aus Luxus, Natur und Erholung bekannt. Das Hotel liegt idyllisch am Rande des neuen Nationalparks Hunsrück-Hochwald. Mit seinen Schwerpunkten Wellness, Outdoor und Genuss versteht sich das Marienhöh sich als Refugium für alle Gäste, die Abstand vom Alltag und Erholung in der Natur suchen. Modernes Design und historisches Ambiente gehen an diesem besonderen Ort eine spannende Symbiose ein. Das Marienhöh Hideaway & Spa verfügt über 66 stilvoll eingerichtete Zimmer und Suiten und neun Chalets. Auf über 1.500 Quadratmeter Gesamtfläche bietet das Wellnesshotel außerdem einen der schönsten und weitläufigsten Spas in der Region. Das Marienhöh Hideaway & Spa beschäftigt derzeit 55 Mitarbeitende. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Jagdfeld Real Estate Management GmbH Jagdfeld Real Estate Management GmbH Cloudbasierte Buchhaltung Hotels 3 Mitarbeitende +250 Standort Aachen, Zingst, Chemnitz Gründung 2022 Herausforderung Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware in drei Hotels Unterstützung und Entlastung in der Buchhaltung Einfacher Import und Export aus bzw. in andere Branchensoftware Die Jagdfeld Gruppe hat für drei ihrer Hotelimmobilien – für den Quellenhof in Aachen, das Strandhotel in Zingst und das c/o56 in Chemnitz – seit Kurzem zusätzlich zur Immobilienverwaltung auch den Betrieb der Hotels übernommen. Ab dem August 2022 werden die drei Häuser unter dem Dach der Jagdfeld Real Estate beheimatet sein. Die Übernahme des Hotelbetriebs in den drei Häusern hatte zur Folge, dass die Systemlandschaft komplett neu strukturiert wurde. Dazu gehörte auch die Auswahl einer neuen Buchhaltungssoftware. Diese sollte die kleinen Teams in der Verwaltung entlasten und Schnittstellen zu Opera und Fairmas bieten. Nach den Erfahrungen mit Homeoffice im Zuge der Corona-Pandemie wurde außerdem eine Cloud-Lösung favorisiert. Lösung Mandantenfähige Finanzbuchhaltung aus der Cloud Automatisierungsfunktionen zur Unterstützung der Verwaltung Schnittstellen zu Opera und Fairmas Mit Scopevisio hat die Jagdfeld Real Estate eine cloudbasierte Software für die Buchhaltung ausgewählt, die viele Komfortfunktionen bietet, welche die tägliche Arbeit in der Buchhaltung erleichtern. Die Kolleg:innen in der Buchhaltung schätzen vor allem die leichte Auffindbarkeit von Belegen und das schnelle Buchen. Das Dokumentenmanagement-System von Scopevisio wird außerdem für die Vertragsablage genutzt. Alle Rechnungen und Belege sind im System gespeichert, und mit nur wenigen Klicks ist die Buchung verfügbar. Das Auffinden von Rechnungen, Kontonummern, Kreditoren, offenen Posten und Kontoauszüge funktioniert sehr schnell. Benedikt Jagdfeld Inhaber & Geschäftsführer Jagdfeld Gruppe Jagdfeld Real Estate Management GmbH "Dass es sich um eine Cloud-Software handelt, ist ein absoluter Vorteil für uns. Im Zuge der Pandemie hat es sich etabliert, dass man auch von zu Hause aus arbeiten kann." Benedikt Jagdfeld Inhaber & Geschäftsführer Jagdfeld Gruppe Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung 360-Grad Blick auf ds Unternehmen Mehr erfahren Berichtswesen Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Lohn & Gehalt Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Dokumentenmanagement Teamwork einfach und sicher Mehr erfahren Hoga Planer Dienstplanung leicht gemacht Nutzen Schnelles Onboarding Da die Betreibergesellschaften neu gestartet waren, wurde auch die Buchhaltung von Grund auf neu eingerichtet, ohne dass eine Migration aus einem Altsystem stattfand. Der Onboarding-Prozess wurde durch das Customer Care-Team der Scopevisio begleitet und umfasste einen Zeitraum von 2-3 Monaten. Lieblingsfunktionen in der Buchhaltung Scopevisio unterstützt bei den täglichen Aufgaben in der Verwaltung auf vielfache Weise: Papierlose Archivierung Digitale Rechnungsverarbeitung im Rechnungseingangsbuch mit digitalem Freigabeprozess Belege per Drag-and-Drop ins System ziehen Schnelles Finden von Informationen und Belegen Schnelle Verbuchung auf der Basis von Regeln Automatisierungsfunktionen für mehr Komfort Erstellung von Regeln im Rechnungseingangsbuch Regeln für Buchungstexte und Lieferanten bei immer gleicher Leistung Möglichkeit der Duplizierung von Buchungen und Vorgängen Lohn & Gehalt – einfach und intuitiv Individuelle Vertragsmodelle mit besonderen Zeiten und Zuschlägen (z.B. Fahrtkostenzuschuss, Kindergartenzuschuss) lassen sich gut abbilden. Besonders positiv fällt außerdem auf, dass sich Korrekturen für Vormonate unkompliziert durchführen lassen. Ihre Lohnabrechnungen erhalten die Mitarbeitenden inzwischen digital in einem persönlichen, passwortgesicherten elektronischen Postfach. Anbindung an Branchenlösungen Import: Aus Opera werden über den sogenannten Datagateway die Umsätze importiert. Dabei werden die Dateien nach Scopevisio in den Bereich Stapelbuchen übertragen. Dort können Umsätze mit der Tagesabrechnung abgestimmt und per Knopfdruck verbucht werden. Benutzerfreundlichkeit: Datenimport und -export Export: Aus Scopevisio werden sämtliche Buchhaltungsdaten per csv-Export nach Fairmas übertragen. Hier werden die Gewinn- und Verlustrechnungen für alle Hotels erstellt. Zudem werden in Fairmas Forcast und Budget erstellt. “Sehr schön ist hier, dass wir auf die Detailebene herunterscrollen können und so die Buchung hinter einer bestimmten Position immer nachvollziehen können.” Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Jagdfeld Real Estate Management GmbH Kölnstraße 89 52351 Düren Über die Jagdfeld Gruppe Die Jagdfeld Gruppe ist eine mittelständische inhabergeführte Unternehmensgruppe mit bundesweit etwa 500 Mitarbeitern, deren Wurzeln im Immobiliengeschäft liegt. Anno August Jagdfeld ist ihr Gründer. Die Gruppe hat in mehr als 40 Jahren insgesamt etwa 800 Objekte für über 100.000 Investoren mit einem Volumen von mehr als 5 Milliarden Euro realisiert. Dabei deckt die Jagdfeld Gruppe die gesamte Bandbreite ab: von der Idee über Grundstücksankauf, Entwicklung, Finanzierung, Realisierung, Vermarktung bis zur Verwaltung und Verwertung der Immobilie. Die „JAGDFELD RE Management GmbH“ kümmert sich u.a. um Asset- und Propertymanagement der als geschlossene Immobilienfonds aufgelegten „Hotel ADLON Kempinski“ in Berlin, „Parkhotel Quellenhof“ in Aachen, „Strandhotel Zingst“ auf dem Darß sowie „c/o 56 Chemnitz“. Während das ADLON vom Pächter Kempinski betrieben wird, verantwortet die Jagdfeld Real Estate unter der Leitung von Benedikt Jagdfeld nunmehr auch den operativen Betrieb der drei letztgenannten Hotels, die als unabhängige Privathotels geführt werden. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Platzl Hotel Inselkammer KG Platzl Hotel Inselkammer KG Traditionsunternehmen mit Cloud-Buchhaltung Hotels 2 Mitarbeitende 180 Standort München Gründung 1956 Herausforderung Moderne Buchhaltungslösung für die Verwaltung Unterstützung und Entlastung in der Buchhaltung Migration von Filosof zu Scopevisio Als langjähriger Kunde der Filosof lag für die Platzl Hotel Inselkammer KG der Weg zu Scopevisio nah. Ziel war es, die Mitarbeitenden in der Buchhaltung bestmöglich zu unterstützen. „Bei uns zählt jede bzw. jeder Mitarbeitende – egal, ob er oder sie im operativen oder administrativen Bereich arbeitet. Jede und jeder soll sich wohlfühlen und einen guten Job machen können“, so Florian Weiss, Leiter Finanzen und Controlling. Eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware bietet dafür in der Verwaltung eine gute Voraussetzung. Lösung Finanzbuchhaltung aus der Cloud Rundum-Paket mit allen notwendigen Funktionen Optimierung der Prozesse in der Buchhaltung Tradition wird in den Platzl-Betrieben großgeschrieben – gleichzeitig ist man neuen Technologien gegenüber immer aufgeschlossen. „Auch bei uns ist die Digitalisierung ein großes Thema“, so Florian Weiss, Leiter Finanzen und Controlling der Platzl Hotel Inselkammer KG. Deshalb entschieden sich die Betriebe für den Wechsel von Filosof zur Cloud Buchhaltungslösung der Scopevisio. Es ist ein Vorteil, wenn man die Möglichkeit hat, flexibel zu arbeiten – egal ob im Home Office oder wechselnd in einem unserer beiden Hotelbetriebe. Eine Cloud-Software macht das möglich. Wir können ortsunabhängig unseren Laptop aufklappen und loslegen Florian Weiss Leiter Finanzen und Controlling Platzl Hotel Inselkammer KG Platzl Hotels "Unser Ziel ist es, kaum noch manuell zu buchen. Zwar sind wir heute noch nicht so weit, wissen aber, dass Scopevisio dafür der richtige Partner ist." Florian Weiss Leiter Finanzen und Controlling Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Finanzbuchhaltung 360-Grad Blick auf ds Unternehmen Mehr erfahren Berichtswesen Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Lohn & Gehalt Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Dokumentenmanagement Teamwork einfach und sicher Mehr erfahren Hoga Planer Dienstplanung leicht gemacht Nutzen Scopevisio ist übersichtlich. Gut finde ich, dass man mehrere Formulare gleichzeitig öffnen kann und nicht gezwungen ist, Fenster zu schließen. Florian Weiss Leiter Finanzen und Controlling Platzl Hotel Inselkammer KG Migration und Support Die Migration zu Scopevisio verlief – auch dank der Unterstützung des Professional Service-Teams von Scopevisio – reibungslos und schnell. Das Team des Platzl konnte somit praktisch ohne Unterbrechung mit der neuen Software weiterarbeiten. Auch beim Thema Support fühlt sich das Traditionshaus bei Scopevisio gut aufgehoben. „Feedback auf unsere Fragen kommt immer sehr schnell, so dass wir zeitnah weiterarbeiten können.“ Rechnungseingangsbuch: Digitale Prüf- und Freigabeprozesse Die Buchhaltungssoftware unterstützt den Alltag in der Verwaltung auf unterschiedliche Art und Weise. Besonders die digitalen Workflows bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen machen sich positiv bemerkbar. Zuvor liefen Prüfung und Freigabe ausschließlich papierbasiert ab. Die Belege machten ihre Runden durch die beiden Häuser, um schließlich ihren Weg zurück in die Buchhaltung zu finden. Heute laufen die Prozesse digital in Scopevisio ab, wobei mehrere Abteilungsleiter dafür zuständig sind, Rechnungen in der Software prüfen, ehe die Direktion diese mit einem Klick freigibt. Sämtliche Belege liegen digital in der Software. „Das ist eine sehr große Erleichterung“, so die Mitarbeiterin in der Buchhaltung. „Wenn alles am Schnürchen läuft, kann eine Rechnung in zwei Tagen bearbeitet sein. Früher konnte das schon mal zwei Wochen dauern.“ Import und Export leichtgemacht Auch das einfache Einspielen von csv-Dateien hebt die Mitarbeiterin in der Buchhaltung als positiv hervor. Umgekehrt gestaltet sich auch der Export sehr einfach – etwa um Daten nach Fairmas zu übertragen. „Man exportiert den ganzen Monat und innerhalb von fünf Sekunden sind die csv-Dateien erstellt“, so Weiss. Die Schnittstelle von Scopevisio wird derzeit noch nicht genutzt. „Wir haben noch nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, die Scopevisio bietet. So wollen wir zum Beispiel noch unser PMS-System und unsere Warenwirtschaft anbinden“, so der Leiter Finanzen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Platzl Hotel Inselkammer KG Sparkassenstraße 10 80331 München www.platzl.de Über Platzl Hotel Inselkammer KG Unter dem Dach der Platzl Hotel Inselkammer KG vereinen sich zwei Hotelbetriebe – das Platzl Hotel am Münchner Marienplatz und das Marias Platzl Hotel am benachbarten Mariahilfplatz – sowie ein vielfältiges Gastronomieangebot: Unter dem Dach der Platzl Hotel Inselkammer KG vereinen sich zwei Hotelbetriebe – das Platzl Hotel am Münchner Marienplatz und das Marias Platzl Hotel am benachbarten Mariahilfplatz – sowie ein vielfältiges Gastronomieangebot: Im Restaurant Pfistermühle treffen bayerische Handwerkskunst und eine leidenschaftliche Küche mit feinsten kulinarischen Kreationen aufeinander. Die Wirtshäuser Ayinger am Platzl und Ayinger in der Au mit Wirtsgarten stehen für moderne Wirtshauskultur mit typisch bayerischen Gerichten – immer frisch und authentisch zubereitet. Bayerische Lebensfreude mit Spirituosen aus der Region, bestem Kaffee und Tee erleben Gäste in der Josefa Bar & Kaffee. Die Aperitif-Bar Platzl Karree Boden & Bar hält Weine, Champagner und Signature-Drinks unter freiem Himmel bereit. Zudem stehen im Platzl Hotel acht individuell gestaltete Bankett- und Tagungsräume für bis zu 150 Gäste zur Verfügung. Ergänzend bieten sich im Marias Platzl Hotel Veranstaltungen jeglicher Art in der multifunktionalen Event-Location Kreszenz4 – Der Saal an. Diese verfügt über eine eigene Bühne, ist mit einer Top-Technik ausgestattet und fasst bis zu 180 Gäste. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Florian Weiss Unser Ziel ist es, kaum noch manuell zu buchen. Zwar sind wir heute noch nicht so weit, wissen aber, dass Scopevisio dafür der richtige Partner ist. ### Benedikt Jagdfeld Dass es sich um eine Cloud Software handelt, ist ein absoluter Vorteil für uns.Im Zuge der Pandemie hat es sich etabliert, dass man auch von zu Hause aus arbeiten kann. ### Jan Bernthalter Unser PMS konnten wir als Vorsystem problemlos über die API an Scopevisio anbinden. Alle Hotel- und Restaurant-Umsätze aus dem PMS werden dadurch automatisiert in Scopevisio eingespielt. ### Sven Elmers Scopevisio ist intuitiv bedienbar und hebt sich durch seine moderne Oberfläche von anderen Programmen ab. ### Florian Weiss Leiter Finanzen und Controlling Platzl Hotel Inselkammer KG ### IHR Rehabilitations-Dienst IHR Rehabilitations-Dienst Quantensprung in Sachen Digitalisierung Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 27 + 50 Standort Köln und Witten Gründung 1996 Herausforderung Isolierte Systeme für die „interne“ und „externe“ Abrechnung Hoher Aufwand für die Erstellung von rund 500 Ausgangsrechnungen Klassische, papierbasierte Eingangsrechnungsbearbeitung Der IHR Rehabilitations-Dienst ist ein Beratungsunternehmen, das Menschen nach einem Unfall oder einer Krankheit in allen Phasen der Rehabilitation begleitet. Auftraggeber sind vor allem Versicherungen, aber auch Unternehmen. Neben 27 Festangestellten sind für den IHR 50 freiberufliche Rehabilitationsberaterinnen und -berater tätig, die ihre Tätigkeit dem IHR in Rechnung stellen. Dieser berechnet die Leistungen wiederum an seine Kunden weiter. Die monatliche Abrechnung gegenüber den rund 150 Kunden gestaltete sich bislang sehr aufwendig. Die freiberuflichen Beraterinnen und Berater nutzen eine separate Software für ihre Abrechnung an den IHR, parallel war in der Verwaltung des IHR DATEV im Einsatz, jedoch fehlte eine Abrechnungsschnittstelle zwischen den beiden Systemen. Dies hatte einen hohen Aufwand bei monatlich circa 500 Ausgangsrechnungen zur Folge, da Daten händisch übertragen werden mussten. Auch die Eingangsrechnungsbearbeitung fand noch klassisch papierbasiert statt. Per E-Mail eingegangene Rechnungen wurden ausgedruckt, gestempelt und zur Freigabe an die jeweiligen Vorgesetzen weitergeleitet. Lösung Legalvisio in Kombination mit Scopevisio Datenübertragung per Excel2Scope Mehr Effizienz insbesondere in der Faktura Heute nutzt der IHR Rehabilitations-Dienst Legalvisio in Kombination mit Scopevisio. Dies ist eine außergewöhnliche Kombination, denn Legalvisio ist eigentlich eine Branchensoftware für Juristen – ebenfalls aus dem Hause Scopevisio. Die besonderen Anforderungen der Falldokumentation beim IHR kann Legalvisio allerdings besonders gut abbilden. Hier lässt sich das Konzept der Akte (Mandanteninformationen) in der Kanzlei perfekt auf den Fall (Patienteninformationen) beim IHR übertragen. Um die Anbindung an Scopevisio zu gewährleisten, wurde über Excel2Scope eine „Brücke“ zwischen beiden Systemen gebaut. Die Abrechnungen der freiberuflichen Beraterinnen und Berater gelangen nun per Mausklick aus Legalvisio nach Scopevisio und die Leistungen können hier einfach und schnell an die Versicherungen weiterberechnet werden. Mit Scopevisio haben wir den Sprung zur Digitalisierung hinbekommen. Unsere Abrechnungsprozesse wurden deutlich vereinfacht und beschleunigt. Heute können wir mit einem Mausklick hundert Rechnungen erstellen. Marius Nusch Finanzbuchhaltung IHR Rehabilitations-Dienst GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Scopevisio hat uns das Leben deutlich vereinfacht. Marius Nusch Finanzbuchhaltung IHR Rehabilitations-Dienst GmbH Standortunabhängig arbeiten mit Cloud-Software Für den IHR ist es wichtig, dass es sich sowohl bei Legalvisio als auch bei Scopevisio um cloudbasierte Lösungen handelt. Die 50 freiberuflichen Beraterinnen und Berater sind bundesweit tätig und müssen jederzeit problemlos auf die Anwendung zugreifen können. Aber auch das Unternehmen, das neben der Zentrale in Köln eine weitere Niederlassung in Witten hat, schätzt den standortunabhängigen Zugriff. Datensicherheit und Datenschutz Gleichzeitig ist dem IHR das Thema Sicherheit sehr wichtig, denn das Unternehmen arbeitet mit personenbezogen und Gesundheits-Daten. Diese müssen besonders geschützt werden. Daher ist die Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO selbstverständlich. Weiterhin ist die Datensicherheit zu gewährleisten, denn auch der Gesundheitssektor ist immer wieder Ziel von Cyberangriffen. Dem IHR war es deshalb wichtig, dass Scopevisio ein hohes Sicherheitsniveau bietet. Bestätigt wird dies durch das ISO-27001-Zertifiktat für das Informationssicherheits-Management-System des Softwareherstellers. Außerdem ist das Modul Finanzen gemäß IDW PS 880 zertifiziert und ermöglicht somit eine GoBD-konforme Buchhaltung. Die Cloud-Lösung der Scopevisio wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt betrieben. Onboarding mit Videos und persönlicher Beratung Die Einführung von Legalvisio und Scopevisio fand über einen Zeitraum von vier bis fünf Monaten statt. Vor allem in der Anfangsphase wurde das Selbstlernen mit Videos auf der Anwenderplattforum Scopeunity vorangetrieben. Ergänzt wurde dies durch den intensiven Austausch in regelmäßigen Websessions. Aus dem alten System wurden die Daten dreier Geschäftsjahre übernommen. „Ich hatte vorher schon den Schweiß auf der Stirn stehen und so meine Bedenken, ob auch alles klappen würde. Aber tatsächlich lief die Datenmigration reibungslos“, erläutert Marius Nusch, der beim IHR für die Finanzbuchhaltung zuständig ist. Faktura ohne Medienbrüche Das Problem isolierter Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, wird durch Scopevisio beseitigt: Die Verwaltung sowie die Beraterinnen und Berater nutzen Legalvisio für ihre Dokumentation und Abrechnung. In der Buchhaltung kommt Scopevisio Abrechnung zum Einsatz – und die Datenübertragung wird mittels Excel2Scope sichergestellt. Excel2Scope ist eine Funktionserweiterung (AddIn) für Excel, die es erlaubt, eine strukturierte Datensammlung als Ausgangsrechnung (auch als Angebot, Liederschein, Auftrag oder Gutschrift) in Scopevisio zu erzeugen. Die abzurechnenden Daten aus Legalvisio werden in einer CSV-Datei ausgegeben und über Excel2Scope zu Scopevisio übertragen. Dadurch entfällt manuelle Aufwand bei der Datenübertragung, was bei einem Rechnungsaufkommen von 500 Stück pro Monat eine enorme Zeitersparnis ausmacht. Eingangsrechnungsverarbeitung digital statt analog Nicht nur die Faktura wird mit Scopevisio effizienter abgewickelt – auch die Eingangsrechnungsbearbeitung funktioniert nach der Umstellung von analog auf digital inzwischen einfacher und schneller. Die Lieferanten wurden gebeten, nur noch digitale Rechnungen zu senden. Für deren Prüfung und finale Freigabe wurden Workflows in der Software eingerichtet. Sämtliche Prüf- und Freigabeprozesse werden seither automatisch protokolliert. Der Verbleib und der Status jeder Rechnung sind somit jederzeit nachvollziehbar. Das sorgt für mehr Transparenz und Geschwindigkeit bei der Rechnungsprüfung und -freigabe. Vereinfachung der buchhalterischen Prozesse In der Buchhaltung lobt Marius Nusch besonders die automatisieren Prozesse, die ihm viel Arbeit abnehmen. Beispiele dafür sind: Vorerfasste Daten: Manuelle Eingaben entfallen Kontierungsregeln: Buchungen müssen nur noch bestätigt werden Wiederkehrende Buchungen (z.B. Miete): Aufwand sparen durch Dauerbuchungen Fazit Beim IHR unterstützt Scopevisio die Rechnungslegung, die Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung durch Digitalisierung und Automatisierung. „In unserer Verwaltung war Scopevisio wirklich ein Quantensprung in Sachen Digitalisierung“, so das Fazit von Marius Nusch. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen IHR Rehabilitations-Dienst GmbH Theodor-Heuss-Ring 52 50668 Köln www.ihr-rehadienst.com Über den IHR Rehabilitations-Dienst Der IHR-Rehabilitations-Dienst unterstützt Menschen nach Unfällen oder Krankheiten bei der Organisation ihrer Rehabilitation. Ziel ist es, die Betroffenen in dieser schwierigen Phase zu beraten und zu begleiten, um die Reha-Phasen optimal zu gestalten. Auftraggeber des IHR sind seit über 25 Jahren Versicherungsunternehmen und – im Falle von betrieblichen Eingliederungsmanagement – auch Arbeitgeber. Der IHR Rehabilitationsdienst beschäftigt an seinem Hauptsitz in Köln 27 festangestellte Mitarbeitende. Darüber hinaus sind für den IHR 50 freiberufliche Fachberater tätig, die den Betroffenen vor Ort mit ihrem medizinischen und therapeutischen Fachwissen zur Seite stehen. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Riessersee Hotel Riessersee Hotel Durchgängige Geschäftsprozesse Branche Hotellerie Mitarbeitende 140 Standort Garmisch-Partenkirchen Gründung 1920 Herausforderung Insellösungen im Backoffice Aufwändige Rechnungsbearbeitung Manuelle Prozesse Das Riessersee Hotel ist idyllisch in Garmisch-Partenkirchen gelegen und verfügt über 166 Zimmer. Natur, Sport und Gemütlichkeit – das Riessersee ist zum Entspannen ebenso geeignet wie für den Aktivurlaub. Als eines der führenden Hotels in der Region ist es bekannt für seine erstklassigen Dienstleistungen. Auch im Backoffice hat das Hotel hohe Ansprüche und legt großen Wert auf effiziente Geschäftsprozesse. Vor der Umstellung auf Scopevisio stand das Riessersee Hotel vor der Herausforderung, dass viele Prozesse ineffizient und manuell durchgeführt wurden. Die getrennten Systeme für Buchhaltung, Personalabrechnung und Dienstplanung führten zu doppeltem Aufwand und erhöhten das Fehlerrisiko. Zudem erschwerte die manuelle Bearbeitung von Rechnungen und Überwachung von Skontofristen eine schnelle und präzise Finanzabwicklung. Vor Scopevisio hatten wir für jedes Aufgabenfeld ein eigenes System, was zu einem hohen Abstimmungsaufwand führte. Außerdem waren viele Abläufe noch papierbasiert und mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Die manuelle Eingabe von Daten war nicht nur zeitaufwendig, sondern hat auch zu unnötigen Fehlern geführt, die wir dann mühsam korrigieren mussten. Maximilian Bräu Kaufmännischer Leiter Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG Lösung Nahtlose Integration von Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung Höhere Automatisierte Prozesse in der Finanzbuchhaltung Individuelles Reporting und übersichtliche Dashboards mit Power BI Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden und die Unternehmenssteuerung zu optimieren, entschied sich das Hotel im Jahr 2020 für Scopevisio Software. Seit der Umstellung auf Scopevisio konnte das Riessersee Hotel seine Verwaltungsprozesse erheblich optimieren. Die Integration von Organisation, Finanzbuchhaltung und Lohn & Gehalt in einem zentralen System hat das Unternehmen in die Lage versetzt, effizienter und fehlerfreier zu arbeiten. Dank der Kontierungsregeln in Scopevisio sind Buchungen bereits so vorbereitet, dass sie nur noch bestätigt werden müssen. Auch Auszubildende können deshalb stärker in die Buchhaltung einbezogen werden. Automatisierte Prozesse, insbesondere bei der Eingangsrechnungsverarbeitung und der Skontofristenüberwachung, tragen dazu bei, dass das Hotel seine Finanzen besser steuern und gleichzeitig Einsparungen erzielen kann. Riessersee Hotel "Die Kombination von Scopevisio und Power BI ermöglich es, ein komplett individuelles Reporting zu bauen. Das ist initial zwar mit Aufwand verbunden, zahlt sich aber im Nachhinein vielfach aus. Wir können heute auf Knopfdruck Dashboards mit unterschiedlichen KPIs generieren." Maximilian Bräu Kaufmännischer Leiter Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Controlling Die integrierten Controlling-Funktionen von Scopevisio geben dem Hotel einen umfassenden Überblick über seine Finanzen. Dank der Anbindung an Power BI können die zuständigen Mitarbeitenden Budgets erstellen, Kosten vergleichen und die Rentabilität seiner verschiedenen Geschäftsbereiche analysieren. Dies hilft dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Geschäft kontinuierlich zu optimieren. In Power BI hat sich das Riessersee Hotel eine Sammlung an Dashboards und Berichten mit KPIs in Echtzeit aufgebaut, die sich mit einem Klick aktualisieren. Power BI ist mit Scopevisio und mit der Fidelio Suite 8 über Schnittstellen verbunden. Beispiele für Berichte: WEG-Bericht: Bericht für die Eigentümer, enthält BWA mit den wichtigsten Kennzahlen inklusive Betriebsergebnis 1 KPIs: Bericht mit allen Hotel-relevanten Kennzahlen wie RevPAR, TrevPOR und Budget. Personalkosten BWA OPOS Kreditor Umsatz: Umsatz mit Kreditoren, filterbar nach PLZ (als Basis für Verhandlungen) Entlastung in der Buchhaltung Auch in Ausfall- und Spitzenzeiten in der Buchhaltung ist das Hotel dank der Automatisierung durch Scopevisio in der Lage, dies nahezu aufwandslos zu kompensieren und das Hotel in gewohnter Qualität zu führen. Die automatisierte, schnelle Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand. Das Unternehmen kann Zahlungen schneller abwickeln und von Skonti profitieren. Compliance Scopevisio stellt sicher, dass das Hotel relevante Compliance Vorschriften einhält. Das beginnt mit der DSGVO- und GoBD-Konformität und geht bis zu den Vorgaben im Bereich Lohn und Gehalt. Damit ist das Riessersee Hotel jederzeit für eventuelle Prüfungen gewappnet. Mobiles Arbeiten Scopevisio ist eine cloudbasierte Lösung, die ortsunabhängiges Arbeiten unterstützt. „Die Kollegin, die dreißig Jahre vorwiegend papierbasiert gearbeitet hat, freut sich nun, auch problemlos im Homeoffice arbeiten zu können“, so Maximilian Bräu. Gerade in einem Hotelbetrieb, in dem verschiedene Abteilungen vernetzt zusammenarbeiten, ermöglicht dies eine höhere Flexibilität und einen reibungslosen Austausch zwischen den Teams. Effizienzsteigerung Dank der Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in das System werden nun alle relevanten Daten automatisiert verarbeitet. Dies verringert den manuellen Aufwand und das Risiko von Fehlern in der Abrechnung. Die Mitarbeitenden im Hotel können sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, ohne ständig Korrekturen an der Lohnabrechnung vornehmen zu müssen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Riessersee Logo Rot CMYK 2018 Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co. Sporthotel KG Riess 5 82467 Garmisch-Partenkirchen https://www.riessersee-hotel.de/ Über das Riessersee Hotel Das Riessersee Hotel ist ein privat geführtes Hotel in malerischer Lage direkt am Riessersee in Garmisch-Partenkirchen. Es verfügt über166 Zimmer, zehn Tagungsräume und eine Tagungswiese, einen Wellnessbereich und ein Hotelrestaurant. Das Urlaubshotel punktet besonders mit der atemberaubenden Naturkulisse des Zugspitzmassivs, kulinarischen Genüssen im Seehaus und einer herzlichen Atmosphäre. Das Riessersee Hotel ist ein traditionsreiches Haus, dessen Anfänge weit über hundert Jahre zurückliegen. Gleichzeitig ist das Riessersee immer offen für Neues. So achtet das Hotel auf ressourcenschonendes Handeln, verwendet saisonale und lokale Produkte und nutzt Strom aus einhundert Prozent erneuerbaren Energien. Ausgezeichnet wurde es jüngst mit dem GreenSign Level 4 als nachhaltiges Hotel. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Maximilian Bräu Kaufmännischer Leiter Riessersee-Hotel Betriebsgesellschaft mbH & Co Sporthotel KG ### Robert Tack Grundsatzfragen & Rechnungswesen Hamburger Lebenshilfe-Werk gGmbH ### Richard Marxen Geschäftsführer m&p public relations GmbH ### Andreas Günther Director HR Hotel Berlin, Berlin ### Anja Höppner Teamleitung Buchhaltung, Hundt Consult GmbH ### DRK Kreisverband Freiberg-Rochlitz e.V. Referenzstory / DRK Kreisverband Freiberg-Rochlitz e.V. Auf Wolke 7 mit Buchhaltung in der Cloud Branche Wohlfahrtsverband Mitarbeitende 550 Standort Landkreis Mittelsachsen (Freiberg und Rochlitz) Gründung 2022 Herausforderung Eine Buchhaltungssoftware für die fusionierten Verbände Entlastung in der Verwaltung und Buchhaltung Automatisierte Berichte für die Einrichtungsleiter und die Geschäftsführung Das Deutsche Rote Kreuz e.V. (DRK) mit Sitz in Berlin ist mit 19 Landesverbänden und rund 480 Kreisverbänden einer der größten und bekanntesten Wohlfahrtsverbände in Deutschland. Der DRK-Kreisverband Freiberg-Rochlitz entstand 2022 durch die Fusion der beiden Kreisverstände Freiberg und Rochlitz und beschäftigt heute 300 ehrenamtliche und 550 hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu seinen Angeboten zählen unter anderem die Altenpflege, zahlreiche Kindertagesstätten und Fahrdienste für ältere oder behinderte Menschen . In Folge der Fusion sollten die bisher genutzten Anwendungen für die Buchhaltung durch ein System ersetzt werden. Dafür wünschte sich der Verband aufgrund der verteilten Standorte eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Wichtig war dem Team auch die umfangreiche Funktionalität der Software und ein integriertes Dokumentenmanagementsystem für die rechtssichere Archivierung von Belegen und zukünftig eventuell auch von Verträgen. Mit Cloud-Technologie möchten wir die räumliche Trennung überwinden. Außerdem wollen wir flexibel sein, was das mobile Arbeiten angeht. IT-Leiter Kreisverband DRK Freiberg-Rochlitz e.V Lösung Cloudbasierte Buchhaltungssoftware Beschleunigung der Finanzprozesse durch Automatisierung in der Buchhaltung Aktuelle Live-Auswertungen in Power BI für die unterschiedlichen Leitungsfunktionen Mit der cloudbasierten Buchhaltungssoftware von Scopevisio können die zehn Mitarbeiter in der Buchhaltung sowohl in den Geschäftsstellen in Freiberg und Rochlitz als auch im Homeoffice effizient arbeiten. Digitale Rechnungsworkflows, in die rund 40 Personen einbezogen sind, und Automatisierungen in der Buchhaltung reduzieren manuellen Aufwand und sparen Zeit. Finanzdaten aus Scopevisio werden in Microsoft Power BI übersichtlich visualisiert. Die jeweiligen Leitungspersonen sehen nur die für sie relevanten Daten und rufen ihre individuellen Dashboards mit wenigen Klicks ab. Die Buchhaltung lobt insbesondere die Suchfunktion in Scopevisio. Mit Hilfe der intelligenten Suche -auch Scopen genannt– wird die komplette Anwendung durchsucht. Die Scopen-Suchfunktion ist genial in Scopevisio gelöst. Über die Eingabe des Suchbegriffs im zentralen Suchfeld werden übergreifend aus allen Rubriken wie z.B. Sachkonten, Personenkonten, Buchungen, Kontakte, etc. schnell und effektiv Ergebnisse geliefert Finanzbuchhaltung St. VinBuchhaltung Kreisverband DRK Freiberg-Rochlitz e.V.zenz Pfronten DRK Freiberg-Rochlitz "Ein wesentlicher Vorteil von Scopevisio ist die Tatsache, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, die es ermöglicht, über große Entfernungen zusammenzuarbeiten." IT-Leiter DRK Freiberg-Rochlitzn Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Beim Onboarding standen uns Videos zum Selbstlernen und zum Wiederholen zur Verfügung. Am meisten hat uns aber die persönliche Betreuung vorangebracht. IT-Leiter DRK Freiberg-Rochlitz Einführung und Migration Das Onboarding des DRK Freiberg-Rochlitz startete im Herbst 2022. Die Buchhaltung wurde innerhalb von drei Monaten aufgesetzt, so dass die zuständige Abteilung ab dem neuen Jahr mit Scopevisio beginnen konnte. Die Altdatenmigration führte der Verband nach Anleitung durch Scopevisio selbständig durch. Dabei waren auch die flexiblen Import-Tools von Scopevisio hilfreich. In weiteren Schritten wurden weitere Funktionen nachgezogen. Insgesamt dauerte die Einführung sieben Monate.„Besonders positiv möchten wir erwähnen, dass gerade in der Einführungsphase und auch im weiteren Verlauf, je nach Möglichkeit, auf Wünsche oder Anregungen zur Verbesserung von Abläufen eingegangen und diese zeitnah realisiert wurden.“ Moderne Finanzbuchhaltung Mit Scopevisio Finanzen kann der Kreisverband viele seiner Anforderungen an eine moderne Finanzbuchhaltung umsetzen: Finanzdaten und Prozesse zentralisiert und von überall zugänglich ein einheitliches System mit durchgängigen Prozessen die Automatisierung manueller Prozesse die Eliminierung ineffizienter Arbeitsschritte ein schneller und tagesaktueller Überblick über die konsolidierten Zahlen Abschlusserstellung Umsatzsteuererklärung Beschleunigte Rechnungseingangsverarbeitung Vor dem Einsatz von Scopevisio mussten Eingangsrechnungen an 40 Verantwortliche, in den verschiedenen Einrichtungen und Geschäftsbereichen zur Prüfung und Freigabe teilweise manuell verteilt werden. Dieses Vorgehen war aufwändig, zeitintensiv und fehleranfällig. Das gesamte Verfahren läuft nun für alle digital ab – mit Hilfe des Scopevisio Rechnungseingangsbuchs und der App Scopevisio2Go. Im Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen ausgelesen und automatisiert den zuvor definierten Bearbeitern zugeordnet. Die verantwortlichen Einrichtungsleiter bzw. Führungspersonen nutzen für die Prüfung und Freigabe die einfach zu bedienende App Scopevisio2Go, ohne die Buchhaltungssoftware überhaupt zu öffnen. Der digitale Rechnungsworkflow hat den Prozess deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht. Anbindung von Vorsystemen: Beispiel Abrechnung Eine Besonderheit ergibt sich bei der Rechnungserstellung in den Kindertagesstätten. Hier ist die Anwendung PCKita im Einsatz, die nicht abgelöst werden sollte. In PCKita werden somit weiterhin Rechnungen erstellt und aus der Anwendung heraus versendet. Um die Daten nach Scopevisio zu übertragen, wurde gemäß den Vorgaben des DRK eine Schnittstelle umgesetzt. Daten aggregieren und visualisieren Über die Schnittstelle OpenScope wurde Scopevisio auch an Microsoft Power BI angebunden. Nach Vorgaben des DRK wurden unterschiedliche Berichte für die Geschäftsführung und für die einzelnen Einrichtungen angelegt. Dashboard für die Geschäftsführung GuV des aktuellen Monats. Unter jedem Gliederungspunkt Kostenstellenstruktur und Sachkonten. Anzeigt werden die Ist-Werte des Monats sowie die kumulierte Jahressumme. Beides jeweils mit Plan- und Ist-Werten sowie der Differenz. Dashboard für die Einrichtungsleiter Spezielle, einrichtungsbezogene GuV des aktuellen Monats. Für jeden Gliederungspunkt jeweils die kumulierten Ist- und-Plan Summen, die Planjahreswerte und die Abweichungen. Jede Leitungsperson erlangt damit auf Knopfdruck einen Einblick in ihre Finanzdaten – sozusagen in Selbstbedienung. Rückfragen in der Buchhaltung werden damit seltener notwendig. Die individuellen Dashboards bieten den Verantwortlichen eine zuverlässige Grundlage für datengestützte, sichere Entscheidungen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen DRK Kreisverband Freiberg-Rochlitz e.V. Annaberger Straße 5 09599 Freiberg https://www.drk-freiberg.de Über den DRK Kreisverband Freiberg-Rochlitz Das Deutsche Rote Kreuz e.V. (DRK) ist einer der größten Wohlfahrtsverbände in Deutschland und Teil der Internationalen Rotkreuz- und Rothalbmond-Bewegung. Das DRK engagiert sich allen Bereichen der Wohlfahrtspflege und Sozialarbeit. Dazu zählen zum Beispiel die Altenhilfe, die Kinder-, Jugend- und Familienhilfe sowie die Suchdienste bei Katastrophenfällen. Das DRK ist föderal organisiert. Neben den 19 Landesverbänden existieren mehrere hundert Kreisverbände und zahlreiche Ortsverbände. Die beiden Kreisverbände Freiberg und Rochlitz sind im Jahr 2022 miteinander fusioniert. Der so entstandene Kreisverband Freiberg-Rochlitz ist mit 300 ehrenamtlichen Helferinnen und Helfern und 550 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Menschen in der Region tätig. Zu den Angeboten des Kreisverbandes zählen die ambulante Pflege, die Kurzzeit- und Tagespflege, Kindertagesstätten, Fahrdienste, Schwangeren- und Konfliktberatung und viele weitere Hilfsangebote mehr. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### St. Vinzenz Allgäu (Klinik | Reha | MVZ) St. Vinzenz Allgäu (Klinik | Reha | MVZ) Eingangsrechnungsverarbeitung: Digital statt Hauspost Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 507 Standort Pfronten Gründung 1897 Herausforderung Freigabe von Papierrechnungen per Hauspost Ausdruck digitaler Rechnungen für die Hauspost Intransparenz darüber, bei welchem Zuständigen sich Rechnungen befinden Die St. Vinzenz Klinik Allgäu verfügt über 115 Betten. An die Klinik ist eine Rehaklinik mit 60 Betten sowie ein MVZ angeschlossen. Insgesamt beschäftigen alle Einrichtungen zusammen 507 Mitarbeitende. Jede Einrichtung wird als eigene GmbH geführt. Die Eingangsrechnungsbearbeitung beanspruchte bislang sehr viel Zeit. Rund 60 Rechnungen treffen täglich in der zentralen Verwaltung ein, davon damals gut zwei Drittel per Mail. Um eine ordnungsgemäße Freigabe zu gewährleisten, mussten alle digitalen Rechnungen ausgedruckt – und wie auch die Papierrechnungen – gestempelt und in die Ablagefächer der Verantwortlichen einsortiert werden. Im St. Vinzenz sind 25 Abteilungsleiterinnen und -leiter plus 25 Vertretungen für die Prüfung und die Geschäftsleitung für die Freigabe der Rechnungen zuständig. Für die Verwaltung bedeutete das nicht nur einen großen Aufwand. Der Prozess war auch intransparent: Einmal aus der Hand gegeben, war die Eingangsrechnung zunächst „verschwunden“. So war nicht mehr nachvollziehbar, ob die Rechnung auf dem Schreibtisch des Zuständigen gelandet war und in welchem Status sie sich befand. Allein das Ausdrucken hat morgens viel Zeit gekostet. Außerdem fehlte der Überblick. Kam einmal eine Zahlungserinnerung, wussten wir nicht, ob die Rechnung überhaupt eingetroffen, verloren gegangen oder noch im Umlauf war. Christina Mair Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten Lösung Prozessbeschleunigung durch digitalen Rechnungsworkflow Höhere Transparenz in Bezug auf Verbleib und Status von Eingangsrechnungen Nahtlose Anbindung an die E+S Finanzbuchhaltung Mit dem Rechnungseingangsbuch der Scopevisio wird der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung inzwischen komplett digital und für jede Einrichtung getrennt abgebildet. Dank des durchgängig digitalen Workflows konnten die Rechnungslaufzeiten deutlich verkürzt werden. Daten und Belege werden automatisch in die E+S Finanzbuchhaltung übertragen, die nahtlos an Scopevisio angebunden ist. Dadurch entfällt manueller Aufwand, der zuvor notwendig war. Insgesamt ergibt sich so ein reibungsloser und schneller Prozess, der die Verwaltung entlastet. Zuvor war die Verwaltungsfachkraft in Scopevisio geschult worden. Der Wechsel zur neuen Software konnte somit innerhalb kürzester Zeit stattfinden, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leiden musste oder gar unterbrochen wurde. Der Rechnungseingangsprozess funktioniert jetzt wesentlich schneller. Dadurch können wir auch viel besser unsere Skontofristen einhalte Christina Mair Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten St. Vinzenz Allgäu "Die Schnittstelle zu E+S ist für uns Gold wert." Christina Mair Finanzbuchhaltung St. Vinzenz Pfronten Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Onboarding Die Einführung des Rechnungseingangsbuchs fand parallel zum Tagesgeschäft statt. Deshalb bestand der Wunsch, das Onboarding, für das normalerweise sechs Wochen angesetzt sind, etwas zu strecken. Pro Monat fanden ein bis zwei Beratungstermine statt. Als „Hausaufgabe“ zu den Terminen wurde den Anwenderinnen und Anwender eine Auswahl an Lernvideos mitgegeben. Die Mitarbeitenden konnten somit vorbereitet in die anstehenden Termine hineingehen. „Das Onboarding war vom Ablauf und vom Zeitaufwand her super“, so Christina Mair. Digitaler Rechnungseingang Inzwischen treffen im St. Vinzenz nur noch vereinzelt Rechnungen auf Papier ein. Die Lieferanten wurden gebeten, Ihre Rechnungen an eine Buchhaltungs-E-Mail-Adresse zu schicken. Auf Wunsch der Verwaltung übernimmt diese die Verteilung der Eingangsrechnungen auf die drei Rechnungseingangsbücher. Differenziertes Berechtigungskonzept Die Freigabe der Eingangsrechnungen findet digital im System statt. Damit jeder nur die Rechnungen sehen, prüfen und freigeben kann, für die er zuständig ist, wurde Berechtigungen und Workflows (z.B. im Falle von Urlaubsvertretung) für 25 Abteilungsleiter und ihre 25 Stellvertreter sowie die Geschäftsleitung definiert. Zuständige Personen werden seither automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben. Mehr Transparenz für alle Wie lange liegt welche Rechnung wo? Diese Frage kann Christina Mair nun ganz einfach beantworten. Die digitalen Prüf- und Freigabeprozesse sorgen für höhere Transparenz, denn es kann jederzeit eingesehen werden, wo und in welchem Stadium sich eine Rechnung befindet. Anbindung an E+S Dank der Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden. „Die Schnittstelle ist für uns sehr wichtig“, so Mair. „Der Datensatz geht rüber und ich muss ihn nur noch übernehmen“. Das erspart der Buchhaltung unnötige Doppeleingaben. „Sehr vorteilhaft ist auch, dass die Rechnung am Buchungssatz anhängt. Gibt es Rückfragen, kann man heute schnell im System nachschauen und muss nicht wie früher ins Archiv laufen“. Es werden auch Daten zurückgespielt – zum Beispiel, wenn Lieferanten neu im KIS Orbis von Daedalus angelegt werden. Da E+S an Orbis angebunden ist, werden diese zu E+S und weiter an Scopevisio übergeben und stehen damit in allen Anwendungen zur Verfügung. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen St. Vinzenz Allgäu Kirchenweg 15 D-87459 Pfronten https://www.vinzenz-klinik.de/ Über St. Vinzenz Allgäu Unter dem Dach des St. Vinzenz Allgäu in Pfronten sind eine Klinik, eine Rehaklinik und ein MVZ beheimatet. Alle drei Einrichtungen werden jeweils als eigene GmbH betrieben. In den drei Einrichtungen sind insgesamt über 500 Mitarbeitende tätig. Das Krankenhaus blickt auf eine lange Tradition zurück. Es war Ende des 19. Jahrhunderts zunächst als „Wohltätigkeitsanstalt“ von einem örtlichen Pfarrer gegründet worden. Später leiten die Barmherzigen Schwestern vom Mutterhaus Augsburg das Krankenhaus. Im Jahr 2006 wurde es durch die St. Vinzenz Klinik Pfronten im Allgäu GmbH übernommen. Das MVZ wurde 2010 gegründet. Der Leitspruch „Freundlichkeit löst Schwierigkeiten“ des Heiligen Vinzenz von Paul (1581-1660) – Namenspatron der Klinik – ist Leitbild der drei Einrichtungen. Der Mensch wird in den Mittelpunkt des Handelns gestellt. Wertschätzung und Offenheit kennzeichnen das Miteinander.. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Alexander Braschoß Heutzutage geht es darum, Informationen schnell und sicher abrufen zu können – egal ob im Homeoffice, im Büro oder von unterwegs. Genau das ermöglicht die cloudbasierte Finanzbuchhaltung von Scopevisio.Wir haben uns für Scopevisio entschieden, weil uns die einfachen Buchungsmasken, die automatisierten Buchungsvorschläge und die schnellen Auskunfts- und Auswertungsmöglichkeiten überzeugt haben. Und das zu einem fairen Preis. ### Christina Mair Der Rechnungseingangsprozess funktioniert jetzt wesentlich schneller. Dadurch können wir auch viel besser unsere Skontofristen einhalten. ### Arid-Hus e.V. Fliegender Wechsel: Migration von E+S zu Scopevisio Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 18 Standort Heiligenhafen Gründung 1986/1987 Herausforderung Wechsel von der E+S-Finanzbuchhaltungssoftware zu Scopevisio Altdatenübernahme aus dem Vorsystem Onboarding und erste Schritte im neuen System Das Arid-Hus ist eine vollstationäre Einrichtung in Heiligenhafen mit 45 Betreuungsplätzen für chronisch suchtkranke, vor allem alkoholabhängige Menschen. Träger der therapeutischen Einrichtung ist der Arid-Hus e.V., der 18 festangestellte Mitarbeitende und mehrere Minijobber beschäftigt. In der Verwaltung der Einrichtung war Ende 2022 der Wunsch nach einer neuen Buchhaltungssoftware aufgekommen. „Wir wollten keinen eigenen Server mehr im Haus haben“, erklärt Marlis Pfützenreuter, Verwaltungsfachkraft des Arid-Hus, den Wunsch nach einer neuen, cloudbasierten Software. Die Einrichtung entschied sich deshalb für den Wechsel von der vor Ort installierten Lösung der E+S zur Cloud-Software FINANZEN der Scopevisio. Ich habe in meinem Berufsleben schon mehrere Umstellungen auf eine andere Software erlebt. Aber so einfach wie bei Scopevisio war es nie.“ Marlis Pfützenreuter Verwaltungsfachkraft Arid-Hus e.V. Lösung Datenmigration innerhalb weniger Tage Nahtloser Übergang zur neuen Software Schnelles Onboarding mit Hilfe von Lernvideos und persönlichen Schulungen Der Wechsel von E+S zu Scopevisio verlief reibungslos. Die Datenmigration wurde dabei komplett von Scopevisio übernommen. Migriert wurden die alle Stammdaten der Finanzbuchhaltung und die Buchungen der letzten zwei Jahre. Für die korrekte und vollständige Datenübernahme sorgte Scopevisio, ohne dass sich Arid-Hus um Daten-Importe oder Exporte kümmern musste. „Wir hatten praktisch keinen Aufwand mit der Migration. Scopevisio hat sich um alles gekümmert. An einem Tag habe ich noch mit E+S gearbeitet – am nächsten schon mit Scopevisio“, beschreibt Marlis Pfützenreuter den nahtlosen Übergang. Zuvor war die Verwaltungsfachkraft in Scopevisio geschult worden. Der Wechsel zur neuen Software konnte somit innerhalb kürzester Zeit stattfinden, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leiden musste oder gar unterbrochen wurde. Arid-Hus e.V. "Die Kombination von Lernvideos und persönlichen Terminen beim Onboarding finde ich sehr gut. Die Basisinformationen kann man sich selbst aneignen. In den gemeinsamen Websessions werden dann die Themen vertieft. Die Anbindung unserer Banken haben wir zum Beispiel gemeinsam vorgenommen." Marlies Pfützenreuter Verwaltungsfachkraft Arid-Hus Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Die persönliche Startseite gefällt mir. Wenn man das Programm am Morgen startet, hat man alles Wichtige im Blick“ Marlis Pfützenreuter Verwaltungsfachkraft Arid-Hus Schneller Einstieg Beim Onboarding kombiniert Scopevisio Lernvideos mit persönlichen Websessions. Die Lernvideos finden sich auf der Scopeunity, einer speziellen Plattform für die Anwenderinnen und Anwender der Scopevisio. Hier werden zudem virtuelle, abgeschlossene Coworking Spaces für den gemeinsamen Informationsaustausch eingerichtet – etwa für die Protokolle der Websessions. „Da gucke ich jetzt manchmal noch hinein“, so Marlis Pfützenreuter, die die Scopeunity auch weiterhin nutzt. Das Onboarding bei Arid-Hus erstreckte sich über zwei bis drei Monate. Insgesamt fanden sechs Websessions statt. Einfache Suche Heute nutzen sowohl die Einrichtungsleitung als auch die Verwaltung die Buchhaltungssoftware Scopevisio FINANZEN. Besonders gut kommt das sogenannte „Scopen“ an: „Einfach ein Schlagwort einzugeben und mit einem Klick einen Beleg angezeigt zu bekommen – das erspart schon enorm viel Zeit, wenn man bedenkt, wie lange ich vorher manchmal in Ordnern suchen musste,“ so die Verwaltungsmitarbeiterin. Individuelle Startseite Scopevisio bietet außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle Startseite mit Favoriten anzulegen. Auch Marlis Pfützenreuter hat sogenannte Widgets mit ihren bevorzugten Themen ausgewählt und individuell auf der Startseite angeordnet. Sie lässt sich unter anderem die Eingangsrechnungen, die Kasse und die Banken anzeigen. Fazit Das Fazit der Verwaltungsfachangestellten: Scopevisio ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen – auch im Vergleich zu anderen Lösungen. Kurzum: einfach perfekt. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Arid-Hus, Therapeutische Einrichtung zur Förderung chronisch Suchtkranker e.V. Hof Wiesengrund, An der E 47 23774 Heiligenhafen www.arid-hus.de Über Arid-Hus Das „Arid-Hus“ ist eine vollstationäre Einrichtung für chronisch mehrfach geschädigte abhängigkeitskranke Menschen. Träger ist der Verein „Arid-Hus Therapeutische Einrichtung zur Förderung chronisch Suchtkranker e.V.“, der 1986 gegründet wurde. Die Einrichtung selbst wurde 1987 eröffnet und verfügt heute über 42 Betreuungsplätze, die sich auf zwei ehemalige Bauernhöfe verteilen. Betreut werden vor allem Menschen, deren langjährige Alkoholabhängigkeit zu organisch bedingten psychischen Störungen geführt hat. Ziel ist es, sie wieder in die Gesellschaft einzugliedern und ihnen ein selbstbestimmtes Leben ohne Sucht zu ermöglichen. Der Verein beschäftigt 18 Mitarbeitende unterschiedlicher Profession, darunter Sozialpädagogen, Ärzte, Krankenpfleger, Therapeuten und Hauswirtschaftskräfte. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Beta Klinik Beta Klinik Buchhaltung in der Cloud Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 120 Standort Bonn Gründung 2008 Herausforderung Buchhaltung inhouse statt Steuerberater Zugriff auf aktuelle Finanzberichte Eingangsrechnungsprozess digitalisieren Die Beta Klinik bietet als privates Facharzt- und Klinikzentrum eine hochwertige medizinische Rundumversorgung mit 220 Mitarbeitenden. Um die Buchhaltung der Bonner Privatklinik kümmert sich ein dreiköpfiges Team unter Leitung von Ina Schröder. Im Jahr 2016 entschied die Geschäftsführung, die Buchhaltung vom Steuerberater ins Haus zu holen. Das Unternehmen war gewachsen – und mit ihm die Ansprüche an Controllingfunktionen. Unser kaufmännischer Geschäftsführer wünschte sich einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation. Die BWA und andere Auswertungen vom Steuerberater dauerten einfach zu lange. Deshalb fiel die Entscheidung, die Buchhaltung ins Haus zu holen.“ Ina Schröder Abteilungsleitung Buchhaltung Generell sollte mit der Einführung einer neuen Software auch die Digitalisierung vorangetrieben werden – etwa beim Rechnungseingang. Zudem sollte die Software mandantenfähig sein, um auch die Tochterfirmen BetaGenese Klinik, Beta Neurologie und die Beta Gemeinschaftspraxis in derselben Software verwalten zu können. Lösung Mandantenfähige Buchhaltungssoftware in der Cloud Eingangsrechnungsprozess komplett digital Jederzeit Zugriff auf Auswertungen Scopevisio bietet einer Beta Klinik eine mandantenfähige Buchhaltungssoftware, die es erlaubt, mehrere Firmen zu verwalten und einfach zwischen den Mandanten zu wechseln. Da die Software cloudbasiert ist, hat das dreiköpfige Buchhaltungsteam problemlos auch im Homeoffice Zugriff. Auch die Kolleginnen und Kollegen, die Rechnungen prüfen und freigeben, können dies von überall aus tun. Die Geschäftsführung ist jederzeit in der Lage, aktuelle Finanzkennzahlen abzurufen und so Kosten und Liquidität besser im Blick zu behalten. Beta Klinik "Mit Scopevisio ist ein laufendes Controlling einfach möglich. Finanzkennzahlen stehen der Geschäftsführung in Echtzeit zur Verfügung." Ina Schröder Abteilungsleitung Buchhaltung Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Mit Scopevisio können unsere Geschäftsführer jederzeit die aktuellen Zahlen und Berichte per Mausklick abrufen.“ Ina Schröder Abteilungsleitung Buchhaltung Nutzerfreundliche Lösung „Das Handling von Scopevisio ist einfach – besonders, wenn man als Buchhalter schon mit anderen Programmen gearbeitet hat. Vieles erschließt sich intuitiv“, so Ina Schröder. Highlights der Buchhaltung Folgende Buchhaltungs-Funktionen schätzt Ina Schröder besonders: die Tatsache, dass jede Buchung mit einem Beleg verbunden ist die hohe Erkennungsquote beim automatisierten Auslesen der Eingangsrechnungen die Funktion der Dauerbuchungen, die es ermöglicht, Buchungen in selbstdefinierten Intervallen automatisch ausführen zu lassen die Möglichkeit, Scopevisio-Übersichten mit einem Klick als PDF oder Excel-Datei auszugeben Schnittstelle zum KIS Scopevisio verfügt über eine offene Schnittstelle, über die Drittsysteme einfach angebunden werden können – in diesem Fall das Krankenhausinformationssystem principa.kis, das die Beta Klinik für die Patientenverwaltung, aber auch für die Faktura nutzt. Rechnungen werden im KIS erstellt und automatisch nach Scopevisio übertragen. Diese einfache KIS-Integration weiß die Beta Klinik zu schätzen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Beta Klinik Service-, Verwaltungs- und Forschungs-GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 15 53227 Bonn www.betaklinik.de Bildnachweis (Gebäude Beta Klinik):Julian Huke Photography Über die Beta Klinik Gute Ideen hält nichts auf Die Beta Klinik ist ein privates Facharzt- und Klinikzentrum am Bonner Bogen, das eine hochwertige medizinische Rundumversorgung bietet. Sie wurde 2008 als Spezialklinik für Kopf- und Wirbelsäulenerkrankungen gegründet. Inzwischen sind von der Anästhesie über die Kardiologie, Onkologie und Gynäkologie bis hin zur Orthopädie über 20 Fachrichtungen vertreten. Die renommierte Privatklinik steht für Spitzenqualität in Diagnostik und Therapie. Neben einem kompletten Klinikbetrieb befinden sich zahlreiche hochspezialisierte Facharztpraxen auf dem Beta-Campus, der über 8.000 Quadratmeter umfasst. Die Fachärzte nutzen das Klinikzentrum sowohl für ambulante als auch stationäre Operationen. Insgesamt beschäftigt die Beta Klinik 220 Mitarbeitende. Eine Besonderheit der Beta Klinik die eng vernetzte Zusammenarbeit der verschiedenen Disziplinen. Das entspricht auch dem ganzheitlichen Ansatz der Klinik, die den Menschen in den Mittelpunkt des Handelns stellt. Die Patienten erhalten ihre Diagnose in kürzester Zeit. Die Behandlung kann somit umgehend starten und im angeschlossenen Physio- und Reha-Zentrum fortgeführt werden. Der Umsatz des Klinikzentrums betrug im Jahr 2022 13,7 Millionen Euro. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### KAZAWA Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG Buchhaltung: inhouse statt Steuerberater Branche Werbung/Kommunikation Mitarbeitende 5 Standort Frankfurt am Main Gründung 2013 Herausforderung Hohe Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater Unzufriedenheit mit bisherigen Lösungen für Start-ups Unterschiedliche Betriebssysteme im Einsatz Die Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG ist ein Film- und Videoproduktions-Unternehmen aus Frankfurt, das bundesweit für Unternehmen tätig ist. Bis Mitte 2023 hatte das Unternehmen eine Steuerkanzlei mit der Buchhaltung beauftragt. Für die vorbereitende Buchhaltung probierte Kazawa gleich mehrere Buchhaltungslösungen, darunter Lexoffice, SevDek und Fastbill, aus. Dennoch war die Geschäftsführung mit der Situation unzufrieden: Die Kosten für den Steuerberater waren hoch. Auf Zahlen und Auswertungen musste das Unternehmen lange warten. Es war nicht möglich, eigene Buchhaltungskonten anzulegen. Eine selbständige Umsatzsteuervoranmeldung war ebenfalls nicht möglich. Lösung Hochfunktionale Buchhaltungssoftware aus der Cloud Kombiniertes Dokumentenmanagementsystem Daten und Auswertungen in Echtzeit abrufen Kazawa beschloss 2023, die Buchhaltung ins zu Haus holen. Da die Agentur bereits mit vielen Cloud-Anwendungen und Apps auf unterschiedlichen Geräten arbeitete, war klar: Auch die Buchhaltungssoftware sollte cloudbasiert sein. Gerade für eine Produktionsfirma, deren Mitarbeitende viel unterwegs sind, wird dadurch der Zugriff auf Daten und Dokumente erleichtert. Hinzu kam, dass in der Agentur sowohl Windows-PCs als auch Macs im Einsatz sind und die Buchhaltungssoftware auf beiden Betriebssystemen laufen sollte. Die Entscheidung fiel für Scopevisio, weil die Software den funktionalen Anforderungen entsprach und auch ein Dokumentenmanagementsystem beinhaltete. In Scopevisio kann der Geschäftsführer nun jederzeit Auftragsbestand, Umsätze und Ergebnis sowie Kosten und Liquidität einsehen. Das lange Warten auf Auswertungen hat damit ein Ende. Geschäftszahlen stehen auf Knopfdruck in Echtzeit bereit. Scopevisio hat die Buchhaltung unserer Agentur revolutioniert, indem es Zeit und Kosten durch ideales Dokumentenmanagement und abteilungsübergreifende Kommunikation einspart. Die Cloud-Lösung ist für uns entscheidend, da wir bereits viele browserbasierte Lösungen auf verschiedenen Geräten nutzen Florian Kannengießer Producer & DOP, CEO Kazawa Film- und Medienproduktion GmbH & Co. KG "Dank integriertem Dokumentenmanagement und besserer abteilungsübergreifender Kommunikation können wir langfristig Zeit und Kosten sparen." Florian Kannengießer Producer & DOP, CEO Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Im Vergleich zu unserer bisher genutzten Software hat Scopevisio mehr zu bieten. Die Software ist komplexer. Dadurch haben wir auch viel Neues gelernt.“ Florian Kannengießer Producer & DOP, CEO Onboarding in drei Monaten Die Einführung von Scopevisio fand über einen Zeitraum von drei Monaten statt. Die Kombination von Selbstlernphasen und persönlicher Betreuung erwies sich dabei als sehr effizient. „Unter der Anleitung extrem kompetenter und geduldiger Coaches haben wir sehr schnell gelernt. Von Anfang an war allerdings auch klar, dass „Learning by doing“ eine große Rolle spielen würde. Wir haben uns vieles selbständig mit Hilfe von Video-Tutorials erarbeitet“, so die Mitarbeitenden bei Kazawa. Hauptnutzer von Scopevisio sind Julia Lutz, zuständig für Finanzen und Controlling, und Florian Kannengießer, CEO von Kazawa. Scopevisio für alle kaufmännischen Prozesse Inzwischen sind bei Kazawa die Scopevisio-Module Organisation, Finanzen und DMS/ECM sowie weitere Profifunktionen wie das Rechnungseingangsbuch für vielfältige Aufgaben im Einsatz: Kontaktverwaltung Kundenprojekte und Aufträge Monatliche Rechnungsstellung Eingangsrechnungsbearbeitung Abschlusserstellung Umsatzsteuervoranmeldung In Scopevisio laufen somit alle kaufmännischen Prozesse zusammen. Individuelle Konten In Scopevisio dagegen kann die Buchhalterin von Kazawa auch eigene Konten anlegen. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn man wissen will, woher welche Umsätze kommen. Ein Erlöskonto allein reicht dann nicht. Gerade Buchhaltungssoftware für Start-ups bietet oft nicht die Möglichkeit, individuelle Buchungskonten oder Unterkonten für bestehende Konten anzulegen. Manuellen Aufwand reduzieren Folgende Funktionen schätzt Julia Lutz besonders, da sie Zeit und Aufwand sparen: Online-Banking: Bankumsätze einfach abrufen und Zahlungen auslösen Rechnungseingangsbuch: Gute OCR-Erkennung, digitale Prüf- und Freigabeprozesse und nahezu automatisierte Buchung dank Kontierungsregeln. „Das Programm ermöglicht durch Aufstellung von Regeln, dass beim Einspielen der Eingangsrechnungen automatisch kontiert wird. Dadurch spart man mindestens 50% an Zeit“, so die Buchhalterin. Umsatzsteuervoranmeldung: Die UStVA lässt sich einfach und schnell mit wenigen Klicks erstellen und über die ELSTER-Schnittstelle aus der Software heraus an das Finanzamt übermitteln. Schnelle Rechnungserstellung: „Ein Vorteil von Scopevisio ist, dass man die Kontaktdaten direkt mit den Personenkonten verbindet, was die Rechnungsstellung und die Überwachung bzw. die anschließende Kommunikation bei offenen Rechnungen erleichtert“, erläutert Lutz. Individuelle Auswertungen und Berichte: Für die Auswertungen kann man die Zeiträume ganz flexibel und tagesaktuell wählen, so dass man bei Bedarf nur genau das sieht, was wichtig ist. Fazit Bei Kazawa ist Scopevisio die Zentrale für alles Kaufmännische. Für die kreativen Aufgaben nutzt Kazawa andere Tools. Die Buchhalterin schätzt an Scopevisio besonders diejenigen Funktionen, die ihr die alltägliche Arbeit erleichtern. Die Geschäftsführung hat mit Scopevisio immer im Blick, wo das Unternehmen aktuell steht. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Kazawa Film & Medienagentur Niederräder Landstraße 56 D-60528 Frankfurt am Main www.kazawa.de Über Kazawa Gute Ideen hält nichts auf Die Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG hat sich auf die Film- und Videoproduktion für Unternehmen spezialisiert. Mit ihren Bewegtbild-Formaten trägt die Kreativagentur dazu bei, die interne und externe Kommunikation ihrer Kunden zu verbessern. Von der Idee über das Konzept, den Dreh und die Postproduktion bis hin zum fertigen Film begleitet Kazawa die Kunden ganzheitlich und unterstützt sie außerdem beim Bewegtbild-Marketing. Das Leistungsspektrum umfasst Imagefilme, Recruitingvideos, Produktfilme, Social-Media-Clips, TV-Werbespots und andere Formate mehr, die mit ihrem emotional aufgeladenen Storytelling einen wesentlichen Bestandteil im Marketing-Mix der Unternehmen ausmachen. Die beiden CEOs des Unternehmens sind seit fast 20 Jahren im Filmbusiness zu Hause. Zu den Kunden von Kazawa zählen unter anderen Vitronic, Lufthansa Systems, dm und die KfW IPEX-Bank. Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main beschäftigt fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Radial Consulting GmbH Radial Consulting GmbH Data-First-Unternehmensssteuerung Branche Dienstleistung Mitarbeitende 12 Standort München Gründung 2022 Herausforderung Datensilos in heterogenen Systemen vermeiden Skalierbare Software für ein ambitioniertes Start-up Cloud-Anwendung für dezentrales Arbeiten Radial ist eine Beratungsboutique mit einem Schwerpunkt auf der finanzwirtschaftlichen Begleitung von Unternehmenstransaktionen auf Käufer- und Verkäuferseite. Darüber hinaus berät Radial branchenübergreifend mittelständische und Private Equity-Portfoliounternehmen bei der Optimierung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse mit Power BI sowie dem Themenbereich ESG-Implementierung. Die Problematik heterogener Softwarelandschaften war den Gründern von Radial aus ihrer Vergangenheit als Senior Berater zur Genüge bekannt. „Wir sind gebrannte Kinder: Bei Transaktions- und Restrukturierungsprojekten haben wir gesehen, wie aufwändig es ist, verschiedene Daten aus unterschiedlichen Systemen manuell zusammenzuführen. Oft passt eins nicht zum anderen: Operative Daten aus der Produktion stimmen nicht Finanzdaten überein oder die Zahl der Mitarbeitenden im HR-System ist nicht dieselbe wie im ERP-System, um nur zwei Beispiele zu nennen“, so Dr. Sascha Haggenmüller und Wolf-Heinrich Werling. Umso wichtiger war es den beiden Gründern, im eigenen Unternehmen eine kohärente Datenbasis zu schaffen. Anwendungen, die sich an explizit an Gründer richten, waren aufgrund ihres überschaubaren Funktionsumfangs dafür nur begrenzt geeignet. Lösung Integrierte Unternehmenssoftware Live-Daten in Power BI abbilden Kohärente Datenbasis Alles in einem System – dieser Vorteil war ausschlaggebend für die Entscheidung, Scopevisio einzuführen. „Vor allem haben uns die Buchhaltungs- und Abschlusserstellungsfunktionen überzeugt. Aber auch ein CRM ist mit enthalten, eine Schnittstelle zu Lohn- und Gehalt und eine Schnittstelle zu Power BI – dieser Funktionsumfang passte sehr gut zu uns“, so Haggenmüller. Besonders wichtig war es den Gründern auch, Live-Daten aus Scopevisio in Power BI darzustellen. Möglich ist dies, weil Scopevisio als Datenquelle in Verbindung mit Microsoft Power BI, Power Automate oder Excel genutzt werden kann. Im Unterschied zu vielen anderen Programmen bietet Ihnen Scopevisio damit die Möglichkeit, selbstdefinierte Reports mit Echtdaten aus Scopevisio als Controlling-Instrument zu erstellen, das auf allen Endgeräten verfügbar ist. Wir wollen wachsen. Uns war deshalb von Anfang an klar: Wir brauchen eine integrierte Lösung und kein Stückwerk. Dr. Sascha Haggenmüller Co-Founder und Managing Director Radial Consulting GmbH "Scopevisio ist genau das Tool, welches wir benötigen, um unseren ganzheitlichen data-first Beratungsansatz auch intern zu verwirklichen." Wolf-Heinrich Werling Co-Founder und Managing Director Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Was das Thema Controlling angeht, machen wir fast nichts mehr händisch Dr. Sascha Haggenmüller Co-Founder und Managing Director Moderne Cloud-Anwendung “Für uns kam nur eine Cloud-Lösung in Frage – alles andere ist heute nicht mehr zeitgemäß”, betont Haggenmüller. Zu seinem Team gehören auch Mitarbeitende, die teils verteilt arbeiten und in der Cloud sicheren Zugriff auf die Software haben. Die Mitarbeitenden des Beratungsunternehmens sind außerdem viel unterwegs und müssen von diversen Endgeräten auf die Unternehmensdaten zugreifen können. Hier erweist sich die App Scopevisio2Go als praktisches Tool, mit dem Arbeitszeiten und Reisekosten während der Reise erfasst werden können. Kurze Einführungszeit Beim Onboarding wurde Radial vom Professional Service-Team der Scopevisio begleitet. Bis alle Prozesse eingerichtet und die Mitarbeitenden geschult waren, dauerte es zwei Monate. Im Anschluss fand eine Feinjustierung statt. Zwar seien die Einführungskosten für ein Startup relativ hoch gewesen, diese würden sich aber langfristig dank der Umsetzung schlanker und vor allem skalierbarer Prozesse rechnen. Integrierte Lösung Inzwischen nutzt Radial Scopevisio für alle Aufgaben, die im Projektgeschäft anfallen, wie zum Beispiel: Anlage von Kontakten und ihre Qualifikation sowie Weiterentwicklung Anlage von Kundenprojekten und Aufträgen Verbuchung von Stunden und Reisekosten auf die jeweiligen Projekte Monatliche Rechnungsstellung an die Mandanten Effiziente Eingangsrechnungsbearbeitung Abschlusserstellung Umsatzsteuererklärung Automatisiertes Reporting Die Gründer haben nicht nur individuelle Reportings wie eine monatliche GuV und Bilanz in Power BI erstellt. Über die Kombination von Scopevisio, Power BI und Power Automate haben Sie auch spezielle Tools für sich entwickelt. Dazu zählt zum Beispiel ein Prüftool, das checkt, ob Arbeitsstunden wöchentlich von den Mitarbeitenden korrekt gebucht wurden. Falls das nicht geschehen ist, werden automatisiert Erinnerungsmails verschickt. Des Weiteren hat Radial auf Basis der ERP-Daten ein vollautomatisiertes ESG-Controlling und -Reporting in Power BI implementieren können. Fazit der Gründer: Das Wichtigste ist Datenkohärenz. Und je mehr einem integrierten, zentralen System gearbeitet wird, desto eher ist diese gegeben. Radial Consulting GmbH Co-Founder und Managing Director Dr. Sascha Haggenmüller Live im Interview Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Radial Consulting GmbH Fürstenstraße 11 80333 München www.radial.consulting/de/ Über Radial Consulting Radial ist eine führende Finance-Beratungsboutique und unterstützt Private Equity-Investoren und deren Portfoliounternehmen sowie mittelständische Unternehmen holistisch bei allen Finance-bezogenen Themen. Die Expertise von Radial umfasst Financial Due Diligence-Tätigkeiten, Vendor Assistance und die Automatisierung/Optimierung von Controlling & Reporting Prozessen mit Power BI. Außerdem berät Radial seine Mandanten bei allen Fragestellungen rund um die Implementierung von ESG Controlling und Reporting-Lösungen. Die Stärken des Teams liegen in einer hohen Flexibilität und Reaktionsgeschwindigkeit, einem für Finanzler überdurchschnittlichen IT-Verständnis und einer rein ergebnisorientierten ‚hands-on‘-Mentalität. Radial wurde Anfang 2022 von Dr. Sascha Haggenmüller und Wolf-Heinrich Werling gegründet. Beide waren zuvor als Senior Manager bei Deloitte tätig. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### LODGEA GmbH LODGEA GmbH 24/7- Buchhaltung dank Automatisierung Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 8 Standort München Gründung 2021 Herausforderung Hochautomatisierte Buchhaltung Offene API zur einfachen Integration Zukunftssichere Cloud-Anwendung Die LODGEA GmbH bietet einen Self-Service-Webbaukasten für Ferienwohnungen, Hotels und Pensionen an. „Was Shopify für den Einzelhandel ist, ist LODGEA für den Tourismus“, bringt es CTO und Co-Founder Jan Kammerath auf den Punkt. Da sie selbst SaaS-Hersteller sind, war für LODGEA klar, dass die neue Buchhaltungssoftware aus der Cloud kommen sollte. Trotz eines Büros in München arbeitet das Team weitgehend dezentral und benötigt von überall einen sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten. Doch nicht nur das Thema Cloud war gesetzt. Klar war auch: Das komplett digitale Geschäftsmodell der LODGEA kann nur mit einer hochautomatisierten Buchhaltung funktionieren. Grundvoraussetzung hierfür war die Möglichkeit, die eigene Lösung an die Buchhaltungssoftware anbinden zu können. Lösung Online-Buchhaltungssoftware Datenaustausch über die API Buchhaltung übernimmt nur noch Kontroll- und Steuerungsfunktionen Nach einem Vergleich verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf Scopevisio. Ausschlaggebend war dafür vor allem die OpenScope API. Über die offene API können andere Anwendungen mit überschaubarem Aufwand an Scopevisio angebunden werden. Bei großen US-amerikanischen Unternehmen wäre dies teils gar nicht oder nur mit hohem externen Entwicklungsaufwand möglich gewesen. „Das Konzept, das Scopevisio hier bietet, haben wir bei niemand anderem gefunden“, betont Kammerath. Durch die Verknüpfung der eigenen Software mit Scopevisio Finanzen erreicht LODGEA einen hohen Automatisierungsgrad in der Buchhaltung. Finance-Mitarbeitende greift nur noch steuernd und kontrollierend ein. Wir haben uns verschiedene Systeme angeschaut. Beim Thema API trennt sich die Spreu vom Weizen. Viele Anbieter errichten bildlich gesprochen hohe Mauern um Ihre Systeme, die komplett abgeschlossen sind. Anders Scopevisio: Mit der API können wir alles machen. Jan Kammerath CTO & Co-Founder LODGEA LODGEA GmbH "Buchhaltungsthemen haben wir wegautomatisiert. Es wird fast nichts mehr mit der Hand gemacht. Denn bei uns gilt der Grundsatz: Alles, was man drei Mal pro Monat in gleicher Form durchführt, braucht kein Mensch zu machen." Jan Kammerath CTO & Co-Founder LODGEA Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Scopevisio ist eine der wenigen modernen Cloud-Lösungen, bei der auch das Preismodell stimmt. Jan Kammerath CTO & Co-Founder LODGEA Software as a Service Für die Buchhaltung kam auch deshalb nur eine Cloud-Lösung in Frage, weil sich LODGEA nicht mit Betrieb, Sicherheit und Wartung der Software befassen möchte. „Ich bin froh, dass sich Scopevisio um diese Themen kümmert und ich mir darüber keine Gedanken machen muss“, so Kammerath. Auch LODGEA läuft in der Cloud. „Wir haben keinen einzigen eigenen Server“, so Kammerath. „Wir mieten Server bei Amazon nicht tage-, sondern sekundenweise.“ Automatisierte Buchhaltung Der von LODGEA angebotene Website-Baukasten beinhaltet auch eine Buchungsmaschine. Somit entstehen für die Kunden nicht nur Software-Nutzungsgebühren, sondern zum Beispiel auch Transaktionsgebühren. Kosten entstehen zusätzlich, wenn der Kunde nutzungsabhängige KI-Services zum Beispiel für die Übersetzung von Texten nutzt. KI-basierte Dienste werden auch bei der Bilderkennung angeboten, zum Beispiel zur Verknüpfung von Ausstattungsmerkmalen. So fallen sehr viele unterschiedliche und teils auch kleinteilige Gebühren über den Tag an. „Diese monotonen, wiederkehrenden Verbuchungen können wir nicht von Menschenhand durchführen lassen. Mit Scopevisio können wir das automatisieren“, so Kammerath. Über die API werden auch Kontaktdaten aktualisiert, wenn der Kunde zum Beispiel eine Adressänderung in der Software von LODGEA vornimmt. Nachdem mit Scopevisio Finanzen nun die Grundlage in der Buchhaltung geschaffen ist, werden nach und nach die weiteren ERP-Funktionen von Scopevisio bei LODGEA eingeführt. Zukunftssicherheit Die offene API ermöglicht die einfache Anbindung von Fremdsystemen. Das macht Scopevisio auch zu einer zukunftssicheren Lösung: „Eine Buchhaltungssoftware will man ja nicht alle paar Jahre wechseln“, so Kammerath. „Scopevisio ist für uns eine Lösung, mit der wir die nächsten fünf bis zehn Jahre arbeiten können.“ LODGEA GmbH CTO & Co-Founder Jan KammerathLive im Interview Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen LODGEA GmbH Landwehrstr. 61 80336 München Über LODGEA Die LODGEA GmbH bietet einen Self-Service-Webbaukasten für Ferienwohnungen, Hotels und Pensionen an. LODGEA ist die erste kommerzielle „Software-as-a-Service“ („SaaS“) Lösung zur Online-Vermarktung von Unterkünften. Mit der Shop-Software des Startups können Unterkunftsanbieter ihre eigene Homepage einfach selbst einrichten – inklusive Buchungssystem, integrierter Zahlungsabwicklung und Marketing-Automation. Neueste Technologien erlauben es so auch kleinen und mittleren Anbietern, neben großen, internationalen Marktteilnehmern in der Direktvermarktung zu bestehen. Die LODGEA GmbH wurde Anfang 2021 von Ricarda Kies und Jan Kammerath in München gegründet. Beide verfügen über langjährige Erfahrung in der Reisebranche und waren in verantwortlichen Positionen unter anderem bei der e-domizil GmbH, Qatar Airways, der Lufthansa Group und der TUI Group tätig. Dank einer erfolgreichen Seed-Finanzierungsrunde Ende 2021 kann LODGEA die technologische Weiterentwicklung des eigenen Produkts langfristig sichern und ist nun auch in der Lage, internationale Märkte anzugehen. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### SIEDA GmbH SIEDA GmbH Integrierte Workflows in der Auftragsbearbeitung Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 60 Standort Kaiserslautern Gründung 1993 Herausforderung Ablösung einer On-Premise-Lösung für die Auftragsabwicklung und Buchhaltung Ausbaufähige Unternehmenssoftware mit einfachen Export-Möglichkeiten Erfahrungen mit Cloudsoftware für das eigene Geschäft sammeln Die SIEDA GmbH aus Kaiserslautern hat sich auf die Entwicklung von Software für die Personaleinsatzplanung und für das Arbeitszeitmanagement spezialisiert. Bei Feuerwehren und Rettungsdiensten ist der Softwarehersteller Marktführer. Darüber hinaus sind die SIEDA-Anwendungen im Gesundheits- und Sozialwesen weit verbreitet. In der Verwaltung war bei SIEDA zuletzt eine On-Premise-Lösung im Einsatz, die jedoch durch eine Cloud-Lösung abgelöst werden sollte. “Wir wollen uns mehr und mehr in Richtung Cloud entwickeln – als Anwender und als Softwarehersteller gleichermaßen“, erläutert der Prokurist Alexander Wilms. Die neue Unternehmenssoftware sollte Funktionen für den Auftragsworkflow und die Buchhaltung bieten, später jedoch auch das CRM ersetzen und den Vertrieb unterstützen. Wichtig war dem Unternehmen auch, dass die Standardsoftware eine gewisse Flexibilität bieten sollte, auch künftige Anforderungen abzubilden. Zudem sollte sie die Offenheit mitbringen, auch Daten einfach aus dem System exportieren zu können, um diese für das Controlling bereitzustellen. Lösung Cloudbasierte Unternehmenssoftware Integrierte Workflows vom Angebot bis zur Abrechnung Import- und Exportmöglichkeiten über Datenquellen Scopevisio wurde im Jahr 2016 für die Auftragsabwicklung und Buchhaltung eingeführt. Später wurde der Einsatz auf die Projektverwaltung ausgeweitet. Zuletzt kam der Vertrieb hinzu. Möglich ist dies, weil Scopevisio modular aufgebaut ist und die Bausteine kombiniert werden können. Das hat den Vorteil, dass die Software mit dem Unternehmen wachsen kann. Heute nutzt SIEDA die Software von Scopevisio umfänglich. Gleichwohl sind weitere Systeme im Einsatz. Vorteilhaft ist, dass Daten einfach aus Scopevisio exportiert und zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen – hier in BI-Tools – verwendet werden können. Anders als andere Anwendungen im ERP-Umfeld baut Scopevisio hier keine Hürden auf, was die Offenheit des Systems unterstreicht. Einer der Hauptvorteile von Scopevisio ist sicherlich die Tatsache, dass es sich um eine Cloud-Lösung handelt, die stabil im Rechenzentrum läuft. Alexander Wilms Prokurist SIEDA GmbH SIEDA GmbH "Wir haben in der Vergangenheit mit Serviceberichten auf Papier gearbeitet. Das war enorm aufwändig. Heute nutzen wir die digitalen Leistungsnachweise in Scopevisio, die auf der Zeiterfassung basieren. Dadurch wird die Verwaltung deutlich entlastet. Das war wirklich das Beste, was wir machen konnten." Alexander Wilms Prokurist Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Wir haben sehr viele Kunden, bei denen mehrere Projekte parallel laufen. Die Software hilft uns, in das Projektmanagement Struktur und Ordnung hineinzubringen. Alexander Wilms Prokurist SIEDA GmbH Vom Lead zum Auftrag In Scopevisio werden Leads, die zum Beispiel aus Messebesuchen resultieren oder die der Telemarketing-Mitarbeiter gewonnen hat, gepflegt und im Vertriebsprozess weiterentwickelt. Auf der Basis der Daten aus dem Vertrieb werden Forecasts erstellt. Aufgrund spezifischer Vorgaben geschieht dies jedoch nicht in Scopevisio, sondern mithilfe von Power Query für Excel. Als vorteilhaft erweisen sich hier die Exportmöglichkeiten von Scopevisio. Vielfältige Möglichkeiten der Individualisierung Komplexität kann Fluch oder Segen sein: Die Möglichkeiten, zum Beispiel Kontakte in Scopevisio zu beschreiben, sind vielfältig. „Unsere Mitarbeiter sind angehalten, keineswegs alle Felder auszuschöpfen. Nur die wirklich verabredeten werden genutzt“, so Alexander Wilms. Klare Absprachen sorgen so dafür, dass die Komplexität von Scopevisio sinnvoll für das eigene Unternehmen kanalisiert wird. Gemeinsames Arbeiten an Projekten Seit einem Jahr nutzt SIEDA auch verstärkt die Projektfunktionen in Scopevisio. Hervorzuheben ist hier der gleitende Übergang eines Projektes von der vorhergegangenen in die nächste Phase. Wilms findet dies wichtig, weil Vertriebler und Projektleiter bei SIEDA nicht isoliert agieren. So sind die Vertriebler gerade zu Beginn eines Kundenprojekts als wichtige Ansprechpartner der Kunden weiterhin involviert. Umgekehrt informieren sich die Projektleiter noch während des Vertriebsprozesses zu einem sich anbahnenden Geschäft. Hier erweisen sich die vielfältigen Filtermöglichkeiten in Scopevisio als positiv. „Gerade die Abschluss- bzw. Startphase halten wir für äußerst kritisch und widmen ihr besondere Aufmerksamkeit“, erläutert der Prokurist. Entsprechende gefilterte Listen dienen auch als Grundlage für die gemeinsame Wochenbesprechung von Vertrieb und Projektleitern. Optimierte Prozesse in der Projektabrechnung Die Neueinführung oder Nutzung einer Software kann dazu führen, eigene Prozesse zu überdenken. Genau das hat SIEDA im Hinblick auf die Projektabrechnung getan. Vormals arbeitete der IT-Spezialist mit Dienstleistungsbudgets, die der Kunde beauftragte. Zugehörige Serviceberichte wurden ausgedruckt und vom Kunden abgezeichnet. Heute wird vermehrt nach Aufwand abgerechnet. Statt der Serviceberichte werden der Abrechnung digitale Leistungsnachweise beigefügt, die auf der Projektzeiterfassung in Scopevisio basieren. „Das wird von den Mitarbeitern und von den Kunden sehr gut angenommen. Das war das Beste, was wir machen konnten,“ so das Fazit von Wilms. Buchhaltung „Alle Pflichtaufgaben in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung erledigt Scopevisio sehr gut. Mehr noch: Von Kollegen höre ich immer wieder, wie leicht jetzt manche Dinge fallen, die früher sehr umständlich waren. Die Integration der Workflows ist wirklich gut“, betont Wilms. Eine Mitarbeiterin in der Steuerkanzlei des Unternehmens hat ebenfalls Zugriff, was den Jahresabschluss vereinfacht. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen SIEDA Systemhaus für Intelligente EDV-Anwendungen GmbH Am Hinkelstein 4 67663 Kaiserslautern www.sieda.com Über SIEDA Die SIEDA GmbH (Systemhaus für Intelligente EDV-Anwendungen) entwickelt und vertreibt Software für die Personaleinsatzplanung und das Arbeitszeitmanagement. Mithilfe der SIEDA-Anwendungen können Personalverantwortliche schnell und einfach Dienst- und Schichtpläne erstellen und dadurch Zeit und Kosten sparen. „biduum – der Online Dienstplan“ ist die cloudbasierte Lösung im Portfolio des Softwareherstellers mit Sitz in Kaiserslautern. Spezialisiert ist SIEDA vor allem auf Einrichtungen mit Mehrschichtbetrieb und Branchen mit komplexen tariflichen Rahmenbedingungen. Weit verbreitet sind die Anwendungen der SIEDA im Gesundheits- und Sozialwesen. Bei den Feuerwehren und Rettungsdiensten ist das Unternehmen Marktführer, wenn es um die softwaregestützte Dienstplanung geht. Rund 800 Kunden schätzen die Unterstützung der SIEDA-Anwendungen besonders bei komplexen Planungsaufgaben. Seit ihrer Gründung im Jahr 1993 ist die inhabergeführte SIEDA GmbH stetig gewachsen. Derzeit beschäftigt der Softwarehersteller 60 Mitarbeitende. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Julius Tönebön Stiftung Julius Tönebön Stiftung Mehr Effizienz in der Rechnungsverarbeitung Branche Gesundheitswesen Mitarbeitende 380 Standort Hameln Gründung 1941 Herausforderung Botenfahrten zu den verschiedenen Standorten Manuelle Bearbeitung des Rechnungseingangs Verlust von Rechnungen und lange Verweildauer in den Ablagen Ob ambulante Pflege, Tagespflege oder vollstationäre Pflege: Die gemeinnützige Julius Tönebön Stiftung bietet im Bereich der Altenpflege ein vielseitiges Angebot für Hameln und die Region. In der Verwaltung nutzt die Stiftung seit fast 25 Jahren die Software der E+S für das Rechnungswesen, allerdings lief die Eingangsrechnungsbearbeitung noch analog. Dies hatte zur Folge, dass zeitaufwändige Botenfahrten nötig waren, um die Eingangsrechnungen, die sowohl in der Verwaltung als auch an den verschiedenen Standorten eingingen, zu den zuständigen Personen zu bringen. Auf den Wegen von A nach B und wieder zurück kam es vor, dass Rechnungen verloren gingen. Manche blieben auch beim Bearbeiter liegen, was zu zeitlichen Verzögerungen führte. Nicht zuletzt platzte auch das Archiv aus allen Nähten – Zeit also, das Thema Digitalisierung anzugehen. Lösung Digitaler Rechnungseingangsworkflow Berechtigungskonzept für 28 Mitarbeitende Effizienzgewinn Die Entscheidung für Scopevisio fiel unter anderem wegen der Schnittstelle zu E+S, aber auch wegen der weiteren Perspektiven, welche die Finanzbuchhaltung von Scopevisio eröffnet. Mit Hilfe von Scopevisio wurde der Rechnungseingangsworkflow digital abgebildet. Die sachliche Freigabe durch die Einrichtungs- und Bereichsleitungen findet nun digital im System statt, ebenso die Zahlungsfreigabe durch den Vorstand oder die Verwaltungsleiterin. Basis dafür war ein Freigabe- und Berechtigungskonzept für insgesamt 28 Mitarbeitende, das in Scopevisio umgesetzt wurde. Die Rechnungslaufzeiten können dadurch erheblich beschleunigt werden. Wir sparen die Botenfahrten ein und haben nun einen schnelleren Prozess von Rechnungseingang bis zur -freigabe. Silvia Ebbighausen Prokuristin und Verwaltungsleiterin Julius Tönebön Stiftung Julius Tönebön Stiftung "Der Prozess von Rechnungseingang bis zur Freigabe läuft schätzungsweise 50 Prozent schneller ab als zuvor." Silvia Ebbighausen Prokuristin und Verwaltungsleiterin Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Die Kollegen zeichnen die digitalen Rechnungen wesentlich schneller ab als zuvor die Papierrechnungen. Silvia Ebbighausen Prokuristin und Verwaltungsleiterin Julius Tönebön Stiftung Digitaler Rechnungseingang Momentan gehen bei Tönebön noch viele Rechnungen auf Papier ein, die dann eingescannt ins System gelangen. In Kürze werden jedoch die Lieferanten angeschrieben und um digitale Rechnungen an eine vorgegebene E-Mail-Adresse gebeten. So landen die Eingangsrechnungen direkt in Scopevisio, was noch einmal eine weitere Zeitersparnis bringt. Differenziertes Berechtigungskonzept Einrichtungs- und Bereichsleitungen (z.B. Pflege, Küche, Hauswirtschaft, Haustechnik) geben Rechnungen für ihren Bereich sachlich frei, die Einrichtungsleitung kann sämtliche Freigaben erteilen. Nur die Verwaltungsleitung und der Vorstand sind zur Zahlungsfreigabe berechtigt. Zuständige Personen werden automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben. Mehr Transparenz für alle Die Zuständigen können auch noch im Nachgang selbstständig auf Rechnungen zugreifen und müssen nicht erst Kollegen fragen, die ihnen umständlich Papierrechnungen aus Ordnern heraussuchen. Perspektiven für die Buchhaltung Auch in der Buchhaltung ergeben sich Effizienzgewinne. Von Standards wie der Erkennung der Kreditoren profitiert die Tönebön-Mitarbeiterin in der Buchhaltung schon jetzt. Weitere Regeln ermöglichen es künftig, dass auch Sachkonto, Kostenstelle und weitere Daten im entsprechenden Formular vorausgefüllt sind. Dank Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung dann automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden. Digitalisierung Schritt für Schritt „Innovationsprojekte sind bei einem kleinen Verwaltungsteam und einem dicht gepackten Tagesgeschäft immer eine Herausforderung“, erklärt die Prokuristin. Trotzdem sieht sie großes Potenzial darin, noch weitere Bereiche anzugehen, etwa die digitale Personalakte oder die digitale Bewohnerakte. „Das Rechnungseingangsbuch war ein erster Schritt. Aber natürlich haben wir noch viel mehr Ideen für die Zukunft“, so Ebbighausen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Julius Tönebön Stiftung Fischbecker Straße 31 31785 Hameln www.toeneboen-stiftung.de Über die Julius Tönebön Stiftung Die gemeinnützige Julius Tönebön Stiftung mit Sitz in Hameln bietet ein hochwertiges und breitgefächertes Angebot im Bereich der Altenpflege. Dazu zählen unter anderem zwei Häuser für die Tagespflege, vier für Betreutes Wohnen und zwei für die vollstationäre Pflege. Darüber hinaus ist die Stiftung auch Dienstleister im Bereich der ambulanten Pflege. Mit dem „Tönebön Gala Menü“ bietet die Stiftung eine gehobene Variante des bekannten „Essens auf Rädern“. Bundesweite Aufmerksamkeit erzielte die Stiftung mit ihrer Einrichtung „Tönebön am See“, die in sechs Häusern 76 Plätze für an Demenz erkrankte Personen bietet. Die Stiftung fühlt sich dem solidarischen Gedanken ihres Gründers Julius Tönebön verpflichtet, der als vermögender Ziegeleifabrikant sein gesamtes Vermögen 1940 in die Stiftung einbrachte. Dank der langjährigen Erfahrung in der Altenpflege und des hohen Qualitätsanspruchs genießt die Tönebön Stiftung in Hameln und der Region einen hervorragenden Ruf. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### eyevolution GmbH eyevolution GmbH ERP mit offener API Branche Informationstechnologie Mitarbeitende < 10 Standort Hamburg Gründung 2014 Herausforderung Unternehmen von Anbeginn digital aufstellen Betriebssystemunabhängige Software für Faktura und Buchhaltung Einfache Anbindung von Fremdsystemen Die eyevolution GmbH ist eine Agentur für datengetriebenes und programmatisches Online-Marketing aus Hamburg, die kleine und mittelständische Kunden kanalübergreifend in den Bereichen Suchmaschinenenwerbung (SEA) und Suchmaschinenoptimierung (SEO), Website- und E-Commerce-Systeme sowie Analyse und Controlling (Business Intelligence) unterstützt. Das Fundament für die Agenturleistungen im Marketing stellt die eigene Marketing-Data-Warehousing Lösung “DataCloud” mit der universellen Schnittstelle Google BigQuery dar. Als der Geschäftsführer Marcel Portofoé das Unternehmen 2014 gründete, war eine besondere Grundanforderung die möglichst vollständige Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Für die Abrechnung und Buchhaltung sollte ein ERP-System zum Einsatz kommen, das betriebssystemübergreifend auch auf dem Mac lauffähig ist. Als Grundanforderung für alle SaaS-Komponenten der betrieblichen Systemlandschaft war es Portofoé außerdem wichtig, dass umfangreiche Schnittstellen verfügbar sind, die eine Integration unterschiedlicher Teilsysteme ermöglicht. Auch ein ERP-System ist idealerweise ein lose gekoppeltes System, das über Schnittstellen arbeiten kann. Marcel Portofoé Geschäftsführer eyevolution GmbH Lösung Cloudbasierte kaufmännische Software, die auf dem Mac läuft Abrechnung mit Leistungsnachweis API für den einfachen Datenaustausch eyevolution nutzt Scopevisio seit 2014 für die Kontaktverwaltung, Angebotserstellung, Abrechnung und Buchhaltung auf dem Mac. Als Dienstleister für Unternehmen spielt für eyevolution Transparenz in der Zusammenarbeit mit Kunden eine ganz besondere Rolle. Umgesetzt wird dieses Prinzip beispielsweise auch durch eine besonders transparente Abrechnung von Agenturleistungen inklusive eines Leistungsnachweises. Dank der Import- und Exportmöglichkeiten in Scopevisio kann eyevolution die geleisteten Arbeitsstunden aus einem Fremdsystem einfach in Scopevisio einspielen, wo sie automatisiert den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Im Anschluss kann die Abrechnung inklusive Leistungsnachweis erfolgen. eyevolution GmbH "Ich habe die betrieblichen Prozesse von eyevolution von Gründung an digital aufgestellt. Wir nutzen ausschließlich SaaS-Lösungen, die wir über Schnittstellen orchestrieren. Scopevisio bildet dabei den kaufmännischen Part ab. Marcel Portofoé Geschäftsführer eyevolution GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Für uns ist die transparente Abrechnung gegenüber unseren Kunden sehr wichtig. Deshalb ist die Kombination von Rechnung und Leistungsnachweis ein besonders wichtiges Feature für uns.“ Marcel Portofoé Geschäftsführer eyevolution GmbH Abrechnung eyevolution verfügt über einen Dienstleistungskatalog mit festgelegten Stundensätzen, der in Scopevisio abgebildet ist. In seinen Kundenprojekten arbeitet das Unternehmen mit festgelegten Budgets. Die Budgets sind in Scopevisio in den Projekten in benutzerdefinierten Feldern hinterlegt. Innerhalb der Projekte gibt es Aufgaben mit einer monatlichen Laufzeit und dem entsprechenden Budget-Saldo. Aus einem eigenen System für die Zeiterfassung und das Budget-Controlling werden Zeiteinträge importiert und automatisch den entsprechenden Projekten in Scopevisio zugeordnet. Dafür wurden zuvor die Datenstrukturen aneinander angepasst. Auf den so abgebildeten Prozessen basiert die Abrechnung der eyevolution mit Leistungsnachweis. Finanzen “Was die Unternehmensführung angeht, halte ich die Buchhaltung für das Allerwichtigste, um das gesamte Unternehmen in Echtzeit zu verstehen und fortlaufend mögliche Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu entdecken”, so Portofoé. Der studierte Medien-Informatiker hat sich intensiv mit dem Thema Buchhaltung befasst, als er eyevolution gründete. Er und ein weiterer Geschäftsführer sind heute die Hauptnutzer von Scopevisio Finanzen im Kontext der betrieblichen Steuerung. „Im Bereich der Buchhaltung bietet Scopevisio einen großen Funktionsumfang und eine hohe Qualität“, so Portofoé. Unverzichtbar sei auch die Anbindung an DATEV (DATEV-Importe und Exporte). Rechnungseingangsbuch Ebenso nutzt eyevolution das Rechnungseingangsbuch. “Ich bin fortlaufend dabei, Automatisierungsregeln in Scopevisio zu erstellen – besonders bei den Rechnungserfassungsprozessen.” Am Rechnungseingangsbuch gefallen ihm vor allem das Regelwerk und die enge Verknüpfung der Abrechnungsprozesse mit der Buchhaltung. Standard vs. Individualisierung Scopevisio hat laut Portofoé einen vielfältigen Funktionsumfang im Bereich der betrieblichen Standardanforderungen für ERP-Systeme. “All unsere speziellen Themen – wie unser Vertrags- oder Budgetmanagement – passen in kein Standard-ERP-System der Welt und erfordern ein individuelles System auf unserer Seite. Die offene Systemarchitektur, die Scopevisio über Schnittstellen bietet, ermöglicht, dass die Daten problemlos überführt bzw. zwischen Systemen synchronisiert werden können. So passt alles für uns perfekt zusammen.” Sein Fazit: Individualisierung darf nicht in der ERP-Lösung stattfinden sondern sollte über angebundene Individual-Systeme erfolgen. Standardprozesse dagegen gehören in eine Standardsoftware. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Ecosia GmbH Bernstorffstraße 120 22767 Hamburg www.eyevolution.de Über eyevolution GmbH Die eyevolution GmbH ist eine Digital- und Online-Marketing-Agentur mit Sitz in Hamburg, die im B2B-Umfeld vor allem kleinere und mittlere Unternehmen betreut. Besondere Stärken der Agentur sind der datengetriebene Ansatz und das kanalübergreifende Arbeiten. Die Schwerpunkte von eyevolution liegen in den Bereichen Business Intelligence, Controlling, Online Werbung wie SEA, Social Ads und SEO, sowie Website- und E-Commerce-Systeme. Ein wichtige IT-Infrastruktur ist dabei eine von eyevolution selbst konzipierte Datawarehouse-Lösung für die kanalübergreifende Analyse von Vertriebs- und Marketing-Daten: eyevolution DataCloud. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### BERATER.group BERATER.group Unternehmensgruppe setzt auf mandantenfähige Cloud-Lösung Branche Dienstleistung Mitarbeitende 30 Standort Hanau, Recklinghausen Gründung 1974 (Gruppe) Herausforderung Unternehmensverwaltung bis 2017 vor allem mit Word und Excel Manuelle und papierbasierte Prozesse sowie fehlende Synergien bei der Verwaltung der einzelnen Firmen Fehlender Zugriff auf Daten und Dokumente von unterwegs Die BERATER.group ist ein Verbund von vier Dienstleistungsunternehmen und beinhaltet u.a. zwei Beratungsunternehmen für Dienstleistungen mit Schwerpunkten in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, Umweltschutz und Managementsysteme. Eine unabhängige Prüfgesellschaft zur Prüfung von Arbeitsmitteln und das Hanseatische BildungsZentrum für Schulungen rund um das Thema Arbeitsschutz runden das Portfolio ab. 2017 machte sich die BERATER.group auf die Suche nach einer mandantenfähigen Business-Software, in der die vier Unternehmen verwaltet werden konnten. Bis dahin war vor allem das Microsoft Office-Paket im Einsatz; viele Prozesse in der Verwaltung liefen noch papierbasiert und manuell ab. „Wir waren, überspitzt gesagt, noch in der analogen Steinzeit“, so der Geschäftsführer Thorsten Reichert, der mit einer neuen Unternehmenssoftware auch ein neues Zeitalter einläuten wollte. Eine Inhouse-Lösung kam für ihn dabei nicht in Frage, weil das Unternehmen sich nicht selbst um den IT-Betrieb kümmern wollte. Lösung Mandantenfähige Unternehmenssoftware für die Unternehmensgruppe Cloudbasierte Lösung für Berater, die viel unterwegs sind Passender Funktionsumfang für Dienstleistungsunternehmen In Scopevisio fand die BERATER.group eine mandantenfähige Unternehmenssoftware, in der alle Firmen der Gruppe abgebildet werden können. „Das hat auch den Vorteil, dass Verwaltungsmitarbeiter Urlaubsvertretungen übernehmen können. Sie kennen sich in der Software aus und werden einfach für das betreffende Unternehmen freigeschaltet“, erklärt Reichert. Für ihn war klar, dass die neue Lösung cloudbasiert sein sollte, denn die Berater und die Führungskräfte der Gruppe sind viel unterwegs und benötigen idealerweise Zugriff auf Daten und Dokumente auch von unterwegs oder beim Kunden vor Ort. Bei der Auswahl der Unternehmenssoftware hatte sich die BERATER.group auch andere Lösungen angeschaut. „Diese waren für uns aber überdimensioniert“, so Reichert. „Scopevisio bietet für uns als Beratungsunternehmen genau das, was wir an Funktionalität brauchen – nicht zu viel und nicht zu wenig.“ Ich bin kein Freund davon, eigene Server zu betreiben. Man muss die Systeme selbst warten, Updates einspielen und sich um das Thema Sicherheit kümmern. Beim Cloud-Betrieb kann man sich das alles sparen. Thorsten Reichert Geschäftsführer BERATER.group BERATER.group "Mit Scopevisio haben wir alles in einem Programm: Vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung werden alle wesentlichen Prozesse durchgängig abgebildet. Das hat in jedem Fall die Produktivität gesteigert." Thorsten Reichert Geschäftsführer BERATER.group Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Mitwachsende Software Scopevisio war zunächst nur in einem Unternehmen der Gruppe im Einsatz, anfangs auch nur mit zwei Anwendern. Später kamen weitere Anwender und weitere Unternehmen hinzu. Möglich ist dies dank der leichten Skalierbarkeit von Scopevisio. IndividuelleNutzbar auf PC und Mac Reports In der Unternehmensgruppe werden teilweise auch Mac-Rechner genutzt. Praktisch ist, dass Scopevisio nicht nur auf Window-PSs, sondern auch auf dem Mac funktioniert (mit Mac OS X 10.7 oder höher), was bei anderen kaufmännischen Programmen nicht immer der Fall ist. Ortsunabhängigkeit und Zeitersparnis Thorsten Reichert ist als Geschäftsführer viel unterwegs und schätzt es, auch einmal im Hotel an Angeboten weiter zu arbeiten oder Rechnungen zu prüfen. „Dadurch gibt es auch keinen Zeitverzug mehr. Die Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung brauchen nicht mehr auf meine Unterlagen zu warten. Sie können direkt nahtlos in der Software übernehmen.“ Benutzerfreundlichkeit „Das Programm ist selbsterklärend,“ sagt Reichert, der auch die Möglichkeit schätzt, benuzterdefinierte Felder selbst anzulegen und dadurch Formulare individuell anzupassen. „Das geht einfach, dafür braucht man keine EDV-Kenntnisse“, sagt er. Auch die Gestaltung von Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorlagen nach eigenen Vorgaben bewertet er posititv – wie auch generell das Zusammenspiel von Scopevisio einerseits und Word beziehungsweise Excel andererseits. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Die Buchhaltung der Beratungsunternehmen hat eine Steuerkanzlei übernommen. Wurden in der Vergangenheit Ordner mit Belegen zum Steuerberater gebracht, funktioniert die Zusammenarbeit heute fast ausschließlich digital. Dabei nutzen die Unternehmen die DATEV-Schnittstelle in Scopevisio zur einfachen Übertragung der Daten. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen BERATER.groupREIGO-HANSE Holding GmbH Hertener Str. 100a 45657 Recklinghausen www.berater.group Über BERATER.group Die Suchmaschine, die Bäume pflanzt Die BERATER.group – vertreten durch die REIGO-HANSE Holding GmbH – ist auf die Beratung, Schulung und Auditierung in den Bereichen Qualitäts-, Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutz spezialisiert. Die Unternehmensgruppe vereint vier Unternehmen mit unterschiedlichen Schwerpunkten unter ihrem Dach: uniServum und SCHLIETER IFAS (Schwerpunkt Beratung), IGzert (Schwerpunkt Prüfung), und HBZ Hanseatisches Bildungszentrum (Schwerpunkt Schulung). Einzelne Unternehmen der Gruppe blicken dabei auf fast 50 Jahre Erfahrung zurück. Die Expertise der Gruppe erstreckt sich auf unterschiedliche Branchen, darunter Automobil, Textil, Metall, Stahlbau und Petrochemie sowie Gesundheit und Pflege. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### five(9)s GmbH five(9)s GmbH Digital mit dem Steuerberater zusammenarbeiten Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 13 Standort Alzenau Gründung 2006 Herausforderung Zusammenarbeit mit dem Steuerberater durch Systembrüche geprägt Manuelles Nacharbeiten beim Im- und Export erforderlich Fehlende gemeinsame digitale Plattform Seit 2006 unterstützt die five(9)s GmbH Geschäftskunden bei der digitalen Transformation ihrer Unternehmensprozesse in den Bereichen Service-, Asset- und Identity-Management. Die Zusammenarbeit der (five)9s mit dem Steuerberater war für das für das Unternehmen in der Vergangenheit mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden, denn der Im- und Export von Daten hatte immer manuelle Anpassungen zur Folge: „Wir mussten viel nacharbeiten, was uns einiges an Nerven gekostet hat. Systembrüche sind immer schwierig. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die uns alles aus einer Hand bietet“, so Felix Wolf, Geschäftsführer der five(9)s GmbH. Lösung Sichere Buchhaltungssoftware aus der Cloud Kostenloser Steuerberaterzugang zur Software Scopevisio als gemeinsame Plattform nutzen In Scopevisio hat five(9)s eine Online-Buchhaltungssoftware gefunden, welche die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfacht. Über einen Steuerberaterzugang kann die Steuerkanzlei des Unternehmens, die Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB, einfach zugeschaltet werden. „Die Steuerkanzlei hat einen Zugang zu unserer Cloud Unternehmenssoftware und kann sich frei in unserem System bewegen. Praktisch ist, dass wir proaktiv Hinweise von Dr. Staub bekommen, wenn wir noch etwas zu tun haben. Deshalb sind wir sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit,“ erklärt Felix Wolf, der Geschäftsführer von Five(9)s Das ganze Buchhaltungs- und Steuerthema hat sich für uns erheblich vereinfacht. Felix Wolf Geschäftsführer five(9)s GmbH "Wir schreiben unsere Rechnungen praktisch per Knopfdruck." Felix Wolf Geschäftsführer Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Eine Plattform für Unternehmer und Steuerberater „Die Steuerkanzlei hat einen Zugang zu unserer Cloud Unternehmenssoftware und kann sich frei in unserem System bewegen. Praktisch ist, dass wir proaktiv Hinweise von Dr. Staub bekommen, wenn wir noch etwas zu tun haben. Deshalb sind wir sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit,“ erklärt Felix Wolf, der Geschäftsführer von Five(9)s. Arbeitsteilige Buchhaltung In dem arbeitsteiligen Modell übernimmt five(9)s GmbH die vorbereitende Buchhaltung. Das Unternehmen schreibt Rechnungen in Scopevisio und bearbeitet die Eingangsrechnungen. „Das funktioniert alles weitgehend automatisch“, erklärt Wolf, „wenn man in Scopevisio Debitoren und Kreditoren sauber angelegt und Regeln eingerichtet hat. Wir schreiben unsere Rechnungen praktisch per Knopfdruck“. Die Verbuchung und die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt die Steuerkanzlei Staub. Persönlicher Kontakt bleibt Wie wirkt sich aber die digitale Zusammenarbeit auf den persönlichen Kontakt aus? Erodiert dadurch die Vertrauensbasis zwischen Steuerberater und Mandant? „Keineswegs“, sagt Staub „wir haben digital aufgestellte Mandanten, mit denen wir sogar mehr persönlichen Kontakt haben, als mit Mandanten, die Papier bevorzugen. Allerdings geht es dabei weniger um Buchführung, als um strategische und betriebswirtschaftliche Themen. „Und gerade dadurch wird die Vertrauensbasis doch viel mehr gestärkt, als durch das Klein-Klein rund um Belege oder Buchungen. Gerade hier können wir uns als Sparringspartner in Sachen Unternehmensentwicklung beweisen.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen five(9)s GmbH Industriegebiet Süd E4 63755 Alzenau www.five9s.de Über five(9)s Seit 2006 unterstützt die five(9)s GmbH Geschäftskunden bei der digitalen Transformation ihrer Unternehmens-prozesse in den Bereichen Service-, Asset- und Identity-Management. Historisch kommt five(9)s aus der End-User-IT Optimierung und hier insbesondere aus der Automation der Prozesses des End-Point-Managements in sehr großen internationalen Unternehmen. Aufgaben für Anwender zu automatisieren und so einfach wie möglich zu machen, ist unsere Motivation. Hierfür nutzen die Kunden die five(9)s Web- und Cloud-basierten Software-Lösungen und -Erweiterungen. Die Kunden eliminieren dadurch der Komplexitäten und erzielen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse. Besonders schätzen die Kunden die einfachen und intuitiv zu bedienenden Oberflächen und die minimalen Trainings- und Einführungsaufwände. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Ecosia GmbH Ecosia GmbH Bäume wachsen in die Cloud Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 50 Standort Berlin Gründung 2009 Herausforderung Ortsunabhängiges Arbeiten in der Buchhaltung Zugriff von überall bei arbeitsteilige Organisation und gleicher Informationsstand Gleicher Informationsstand für effiziente Zusammenarbeit Ecosia.org ist eine ökologische Suchmaschine, die ihre Werbeeinnahmen nutzt, um Bäume zu pflanzen. Für die Buchhaltung bei Ecosia ist Sabine Kurrle zuständig, die als Bilanzbuchhalterin auch ein weiteres Tech-Unternehmen betreut und außerdem Unternehmen zur Digitalisierung in den Bereichen Controlling und Buchhaltung berät. Sie arbeitet hauptsächlich in Ihrem Office zuhause und ist nur gelegentlich im Berliner Büro der Ecosia. Ihre Kollegin Kristin Schreiber ist bei Ecosia ebenfalls in der Buchhaltung tätig. Beide sollen sich gegenseitig vertreten können– etwa im Urlaubs- oder Krankheitsfall. Das bedeutet aber auch: Dafür müssen beide jederzeit Zugriff auf die aktuelle Buchhaltung haben – etwa was die Bezahlung von Rechnungen angeht. Lösung Sichere Buchhaltungssoftware aus der Cloud Public Cloud statt Private Cloud Reibungslose Zusammenarbeit dank transparent dokumentierter Änderungen Um das verteilten Arbeiten an unterschiedlichen Standorten zu gewährleisten, hat Sabine Kurrle den Wechsel von der bislang bei Ecosia eingesetzten On-Premise-Lösung zu einer Cloud-Buchhaltungssoftware vorangetrieben. Denkbar wäre auch eine Private Cloud gewesen. Dann wäre ein Server notwendig gewesen, auf den beide Buchhalterinnen Zugriff bekommen hätten. „Diese Variante wäre aber relativ teuer geworden“, so Kurrle. „Außerdem hätte der Server gepflegt werden müssen. Und jemand hätte regelmäßig Updates einspielen müssen“, erläutert Kurrle. Deshalb bevorzugte Kurrle den Wechsel zu einer sicheren Public Cloud-Lösung. In Scopevisio haben beide Buchhalterinnen Zugriff auf die Eingangsrechnungen. Im Rechnungseingangsbuch von Scopevisio ist genau dokumentiert, ob und wann die Rechnung einging sowie wann und von wem sie bezahlt und gebucht wurde. „So sind wir immer auf dem gleichen Stand.“ Für arbeitsteilige Buchhaltung an verschiedenen Standorten ist Scopevisio ideal. Sabine Kurrle Controlling Ecosia GmbH Ecosia GmbH "Bei den Auswertungen ist in Scopevisio prinzipiell alles vorgegeben – etwa die Gliederung der BWA. Aber wenn man etwas ändern möchte, dann funktioniert das sehr einfach und schnell." Sabine Kurrle Controlling Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Wie Scopevisio die Sache mit der befristeten Umsatzsteuersenkung während der Corona-Pandemie gehandhabt hat – das fand ich sehr komfortabel Sabine Kurrle Controlling Ecosia GmbH Vorteil Scopen: Gesucht? Gefunden! „Sehr praktisch an Scopevisio ist das Scopen – etwa für andere Kolleginnen und Kollegen, die nichts mit der Buchhaltung zu tun haben, aber zum Beispiel eine Eingangsrechnung suchen: Man gibt einfach den Suchbegriff in das entsprechende Feld ein und schon werden die entsprechenden Ergebnisse angezeigt. In anderen Programmen muss man dagegen recht genau wissen, wo man suchen muss.“ Individuelle Reports Besonders interessant für Start-ups sind die Möglichkeiten von Scopevisio, individuelle Reports zu erstellen. Natürlich kann man in Scopevisio eine „reguläre“ BWA und eine „ordentliche“ Bilanz erstellen, so wie es das HGB erfordert. „Aber in Start-ups möchte man die Gliederung oft anders haben. Angepasst an die Erfordernisse der Investoren. In Scopevisio kann man das relativ leicht umsetzen.“ Finanzberichte bei Ecosia Die Ecosia GmbH ist ein Non-Profit Unternehmen. Das Geschäftsmodell entspricht „einer Kreuzung aus einem gemeinnützigen und einem gewinnorientierten Unternehmen“, so die Selbstbeschreibung des Unternehmens. Ziel ist es durchaus, Gewinne zu maximieren – dies jedoch vor allem, um Aufforstungsprojekte zu finanzieren. Transparenz ist dem Unternehmen deshalb sehr wichtig. Monatlich werden Berichte dazu auf der Homepage veröffentlicht, wie viel Geld mit Werbung eingenommen wurde und welcher Prozentsatz der Erträge in Baumprojekte geflossen ist. Auch Zahlen aus der Scopevisio Cloud-Finanzbuchhaltung fließen in diese Berichte ein. Thema Jahresabschluss Als GmbH muss Ecosia einen Jahresabschluss erstellen. Diesen vorzubereiten, ist mit Scopevisio nicht aufwändig, wenn die Buchhaltung im Geschäftsjahr strukturiert geführt würde. Auch die Übergabe aller Unterlagen an den Steuerberater gestaltet sich durch diverse Schnittstellen einfach. Zudem kann der Steuerberater einen kostenlosen Zugang zur Softwareinstanz erhalten. Die Ecosia GmbH wird den Jahresabschluss erstmalig für das Jahr 2021 mit Scopevisio selbst erstellen. Kurrles Fazit: „Ich bin immer wieder begeistert von Scopevisio und wie viel man damit machen kann.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Ecosia GmbH Gerichtstraße 23 (Hof 4) 13347 Berlin www.ecosia.org Über Ecosia Die Suchmaschine, die Bäume pflanzt Ecosia.org ist eine kostenlose Suchmaschine, die ihre Gewinne aus Werbeanzeigen für die weltweite Pflanzung von Bäumen nutzt. Seit der Gründung im Jahr 2009 konnten bereits über 127 Millionen Bäume gepflanzt werden. Die Wiederaufforstungen mildern den Klimawandel, retten gefährdete Tiere, regenerieren ausgelaugte Böden und verbessern die Lebensgrundlage der lokalen Bevölkerung. Die Zentrale in Berlin beschäftigt über 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB Digitale Steuerkanzlei Branche Steuerkanzlei Mitarbeitende 35 Standort Partenstein, Karlstatt, Marktheidenfeld, Frammersbach Gründung 1978 Herausforderung Zusammenarbeit mit dem Steuerberater noch häufig papierbasiert Systembrüche führen zu Mehraufwand Fehlende gemeinsame digitale Plattform Viele kleine, aber auch mittelständische Unternehmen lassen ihre Buchhaltung beim Steuerberater erledigen. Das bedeutet häufig noch, dass Ein- und Ausgangsrechnungen ausgedruckt und dicke Pendelordner von A nach B befördert werden. Ähnlich der Weg zurück: Auswertungen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse werden in der Kanzlei ausgedruckt und dem Mandanten in die Hand gedrückt. Allerdings wird dieses Vorgehen mehr und mehr zum Auslaufmodell: In vielen Unternehmen und Kanzleien sind die genannten Prozesse bereits digitalisiert – allerdings mit dem Nachteil, dass auf beiden Seiten unterschiedliche Systeme genutzt werden und dies den Export und Import von Daten sowie teils manuelle Nacharbeit zur Folge hat. Lösung Sichere Buchhaltungssoftware aus der Cloud Kostenloser Steuerberaterzugang zur Software Scopevisio als gemeinsame Plattform nutzen Wäre es nicht ideal, Steuerberater und Mandant würden auf einer Plattform arbeiten? Scopevisio macht genau das möglich – und zwar in ganz unterschiedlicher Ausprägung. Ob punktuelle Unterstützung in der Buchhaltung oder vollständiges Buchhaltungsmandat – alles ist denkbar. Dr. Marcus Staub setzt genau das in seiner Kanzlei um. Scopevisio ermöglicht es ihm, digital mit über 30 Mandanten in deren jeweiligen Systemen zusammenzuarbeiten. Scopevisio wird im Wesentlichen für die vorbereitende Buchhaltung genutzt, für die Britta Palmowski verantwortlich ist. Sie erfasst Belege und Zahlungen und überträgt alle relevanten Daten über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater. Der Charme von Cloud-Lösungen ist ja gerade, dass sich arbeitsteilige Formen ganz leicht realisieren lassen. Dr. Marcus Staub Geschäftsführender Partner Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft "Mit Scopevisio haben wir eine digitale Basis, mit der unsere Mandanten und wir gemeinsam digital arbeiten können. Ohne Papier, ohne Medienbrüche, ohne großen Aufwand." Dr. Marcus Staub Geschäftsführer Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Ein belebtes Modell bei vielen unserer Scopevisio-Mandanten: Etwa 80 Prozent der Buchungen werden selbst übernommen. Das sind die Standardbuchungen. Die restlichen 20 Prozent übernehmen wir. Dr. Marcus Staub Geschäftsführender Partner Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB Eine Plattform für Unternehmer und Steuerberater In der Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant sind verschiedene Modelle denkbar – abhängig davon, wie viel Buchhaltung das Unternehmen selbst übernehmen und wie viel es abgeben will. Arbeitsteilige Buchhaltung Marcus Staub berichtet aus seiner Zusammenarbeit mit Mandanten von folgender Aufteilung der Prozesse: Der Mandant erstellt seine Ausgangsrechnungen in Scopevisio. Die Offenen Posten ziffert er aus. Auf die aktuelle Offene-Posten-Liste kann er jederzeit zugreifen. Der Steuerberater bucht in der Bank den Rest. Ebenso bearbeitet der Mandant in Scopevisio seine Eingangsrechnungen und kümmert sich um den Zahlungsverkehr. Seine Verbindlichkeiten hat er immer im Blick und sieht den Zahlungseingang seiner Lieferanten. Die Verbuchung übernimmt der Steuerberater. Buchhaltung beim Steuerberater Die Alternative ist die Hundert-Prozent-Lösung: Die Buchhaltung wird komplett vom Steuerberater übernommen. „Wir haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Scopevisio geschult sind und in der Software die Buchhaltung für den Mandanten erledigen. Der wiederum kann jederzeit auf seine Daten in der Buchhaltungssoftware zugreifen.“ So kann das Problem, dass zum Beispiel ein im Unternehmen benötigter Beleg gerade in Papierform beim Steuerberater liegt, gar nicht erst aufkommen. Stattdessen liegen die Belege digital – und vor allem auch revisionssicher archiviert – in der Software. Ein weiterer Vorteil für den Unternehmer sind zudem jederzeit aktuelle Zahlen und Auswertungen. So hat dieser zum Beispiel jederzeit Zugriff auf seine Offene-Posten-Liste, um Zahlungen zu kontrollieren. Auch die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) lässt sich einfach digital abrufen, um die Ertragslage im Blick zu behalten. Selbstbucher: Buchhaltung im Unternehmen Last but not least gibt es die sogenannten „Selbstbucher“, die ihre Buchhaltung in Scopevisio (fast) alleine erledigen und „nur“ den Jahresabschluss beim Steuerberater erledigen lassen. „Hier werden wir aber immer wieder bei Exotenfällen hinzugezogen. Da kommt zum Beispiel eine Rechnung aus der Schweiz, bei der unklar ist, wie diese verbucht werden soll. In diesem Fall können wir uns über den Buchhalterzugang zu Scopevisio „hinzuschalten“ und uns die Sache anschauen. Ein anderes Beispiel: Wir überbrücken für einen anderen Mandanten die 14-tägige Urlaubszeit der Buchhalterin. Auf diese Weise können wir ganz einfach Unterstützung im laufenden Betrieb bieten“, so Staub. Welches Modell auch gewählt wird – wenn der Jahresabschluss ansteht, kann der Steuerberater alle notwendigen Daten und Dokumente selbst aus Scopevisio ziehen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB Oberer Weg 49 97846 Partenstein www.staub.de Über Dr. Staub & Partner Seit bereits 45 Jahren und mittlerweile in der dritten Steuerberater-Generation ist die Dr. Staub & Partner Steuerberatungsgesellschaft im Landkreis Main-Spessart aktiv. Dr. Staub beschäftigt 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Erfolg der Kanzlei basiert auf langfristigen und stabilen Beziehungen zu den Mandanten, gleichzeitig aber auch auf der Offenheit gegenüber Innovationen. Dr. Staub und Partner setzt konsequent auf Digitalisierung und betreut rund 30 Scopevisio-Kunden im Bereich der Buchhaltung. Dr. Staub & Partner ist Gründungsmitglied im Steuerberater-Netzwerk Paplo, einem Zusammenschluss digital-affiner Kanzleien. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Viaboxx GmbH Viaboxx GmbH Digital statt Papier Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 18 Standort Königswinter Gründung 2009 Herausforderung Papierbasierte Verwaltung Umständliche Eingangsrechnungsbearbeitung Gesammelte Belege als „Arbeitspaket“ für den Steuerberater Die Viaboxx GmbH ist ein Technologieunternehmen, das Software-Projekte und -Produkte für die Bereiche Logistik, Gerätemedizin und Smart City entwickelt. Bis 2017 liefen bei Viaboxx noch viele Verwaltungsprozesse klassisch papierbasiert ab. Eingangsrechnungen zum Beispiel wurden zwecks Prüfung und Freigabe zwischen den Verantwortlichen weitergereicht. Belege gingen in Papierform zum Steuerberater. Für das wachsende Unternehmen waren diese Abläufe nicht mehr adäquat. In Scopevisio sah die kaufmännische Leiterin Britta Palmowski die Chance, die vorbereitende Buchhaltung zu digitalisieren. Lösung Zeitersparnis durch digitalen Rechnungseingangsprozess Vorbereitende Buchhaltung auch im Homeoffice Weniger Rückfragen dank digitaler Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Viaboxx ist ein begeisterter Nutzer des Scopevisio Rechnungseingangsbuchs. Hier finden die Prüf- und Freigabeprozesse, die hauptsächlich beim Geschäftsführer liegen, digital statt. Scopevisio wird im Wesentlichen für die vorbereitende Buchhaltung genutzt, für die Britta Palmowski verantwortlich ist. Sie erfasst Belege und Zahlungen und überträgt alle relevanten Daten über die DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater. Mit Scopevisio haben wir die perfekte interne Kontrolle über alle Rechnungen. Britta Palmowski Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH Viaboxx GmbH "Scopevisio ist nicht starr, die Software bietet dem Nutzer Freiheiten bei der individuellen Anpassung." Britta Palmowski Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Scopevisio hat sich stetig weiterentwickelt. Britta Palmowski Kaufmännische Leitung Viaboxx GmbH Vorteil Cloud während der Pandemie Während der Corona-Pandemie wechselte Viaboxx komplett ins Homeoffice. „Für unsere IT-ler kein Problem – und für mich dank Scopevisio auch nicht“, so Palmowski. „Ich habe den Rechner im Büro zugeklappt und zu Hause wieder aufgeklappt und konnte ganz normal weiterarbeiten.“ Auch im Urlaub schätzt sie die Möglichkeit – falls es ausnahmsweise nötig sein sollte – über die App Scopevisio2Go auf alle Daten und Dokumente zugreifen zu können. Digitale Verwaltung und Rechnungseingangsbuch „Scopevisio hat uns aus dem Steinzeitalter der Papierbuchführung ein Stück weit ins digitale Zeitalter katapultiert“, so Palmowski, die ein großer Fan des Rechnungseingangsbuchs ist. Sie hat damit alle Belege digital an einem Ort und gleichzeitig den Überblick darüber, wann was bezahlt wurde oder wo noch Fragen offen sind. Außerdem bietet Scopevisio ihr die Gewissheit der GoBD-konformen Verarbeitung und Archivierung der Belege. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: digital und effizient „Früher war es Usus, dass Rückfragen vom Steuerberater kamen. Immer mal wieder fehlten Belege, die nachgereicht werden mussten. Jetzt, da alles digital vorliegt, funktioniert alles viel reibungsloser“, erläutert Palmowski die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. In Scopevisio können die Daten über die DATEV-Schnittstelle einfach exportiert werden. Partner auf Augenhöhe Bei Scopevisio werden monatlich Updates eingespielt. Die Anwenderinnen und Anwender profitieren kontinuierlich von kleinen und auch mal großen Neuerungen: „Man bekommt immer einen „Flow“ mit. Und das Schöne ist: Der Kunde wird mit einbezogen. Man ist nicht nur eine Nummer“, so Palmowski, die auch gerne die Veranstaltungen der Scopevisio vor Ort besucht. „Man spürt auch die Individualität der Firma. Man fühlt sich anders aufgehoben als bei einem Konzern“, beschreibt Palmoswki die Zusammenarbeit mit Scopevisio, wobei die örtliche Nähe auch eine Rolle spielt. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Viaboxx GmbH Hauptstraße 164 D-53639 Königswinter www.viaboxx.de Über Viaboxx GmbH Die Viaboxx GmbH ist ein Technologieunternehmen, das Software-Projekte und -Produkte für die Bereiche Logistik, Gerätemedizin und Smart City entwickelt. Ein Schwerpunkt ist dabei die Konzeption und Entwicklung komplexer Automatensysteme und individueller Softwarelösungen für die Logistik (z. B. Routenoptimierungen, Volumenvermessungen). In der Softwareentwicklung folgt das Unternehmen agilen Prinzipien, wobei der Technologie-Stack auf Open-Source-Software und Cloud-Services basiert. Zum Produktportfolio von Viaboxx zählen ein Fahrradparksystem für Städte und Gemeinden und ein Paketboxen-System für die 24/7-Zustellung sowohl im B2C als auch B2B-Bereich. Das Qualitätsmanagement des Unternehmens ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Am Firmensitz in Königswinter beschäftigt die Viaboxx 18 Mitarbeitende. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Synos GmbH Synos GmbH Auswertungen auf Knopfdruck Branche Dienstleistung Mitarbeitende 4 Standort Bonn Gründung 1992 Herausforderung Buchhaltungslösung für örtlich verteiltes Team Software für GoBD-konformes Arbeiten Auswertungsmöglichkeiten ohne Programmieraufwand Die Synos GmbH ist eine Vermögens- und Unternehmensberatung mit Sitz in Bonn, die sich auf die Auswahl von Geldanlagen und deren Verwaltung für anspruchsvolle Klienten mit großen Privatvermögen spezialisiert hat. Der Geschäftsführer Karim Haschemi hat ein Büro in Bonn, seine Assistentin arbeitet – besonders seit Corona – vermehrt im Homeoffice, die weiteren Mitarbeiter befinden sich in Köln und Hamburg. Für das verteilte Arbeiten nutzt Synos schon länger Microsoft 365. “Selbst im Urlaub oder beim Defekt eines Gerätes kommt man an alle Daten und Unterlagen heran”, beschreibt Haschemi den Vorteil von Cloud-Software. Auch für die Buchhaltung sollte eine sichere Cloud-Lösung mit allen notwendigen Funktionen für eine GoBD-konforme Buchhaltung gefunden werden. Zudem sollte die Software einfache Auswertungsmöglichkeiten mitbringen. Ziel für uns ist es, alles sicher in der Cloud zu haben Karim Haschemi Geschäftsführer Synos GmbH Lösung Finanzbuchhaltung aus der Cloud Mac-taugliche Software Detaillierte Auswertungsmöglichkeiten dank Anbindung an Power-BI Synos kam auf Empfehlung eines anderen Unternehmens zu Scopevisio und zeigte sich besonders angetan von der Hauptfunktion Finanzen. Kein Hindernis war dabei der Umstand, dass der Geschäftsführer zwischenzeitlich auf Mac umgestellt hatte, denn die Cloud-Buchhaltungssoftware von Scopevisio läuft auch unter MacOs. Besonders gefallen Haschemi die Auswertungsmöglichkeiten in Scopevisio – sowohl diejenigen, die Scopevisio von Haus aus mitbringt, als auch die weiteren, tiefgreifenderen Analysen, die durch die Anbindung an Power BI möglich sind. Synos GmbH "In Scopevisio ist jede Buchung mit dem Beleg verknüpft. Das ist wirklich großartig. Andere Programme bieten das nicht in dieser Weise an." Karim Haschemi Geschäftsführer Synos GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Die Auswertungsfunktionen sind ein Hauptgrund, weshalb wir uns für Scopevisio entschieden haben. Karim Haschemi Geschäftsführer Synos GmbH Arbeiten von überall Mit der cloudbasierten Finanzbuchhaltung von Scopevisio wird das verteilte Arbeiten perfekt unterstützt. Synos setzt deshalb weitestgehend auf Cloud-Anwendungen – auch in der Buchhaltung. In Zukunft will Haschemi zusätzlich CRM und DMS von Scopevisio nutzen. „Ein großer Vorteil ist es, alles in einem System zu haben“, so Haschemi. GoBD-konforme Software Als Vermögensberatung unterliegt die Synos GmbH der Prüfungspflicht durch einen Wirtschaftsprüfer. Dem Unternehmen ist es deshalb sehr wichtig, GoBD-konform zu arbeiten und den damit verbundenen Anforderungen an Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und anderem mehr zu genügen. Auswertungen in Scopevisio Als Pluspunkt für Scopevisio führt der Geschäftsführer die vorhandenen Berichte in Scopevisio, wie etwa die GuV, an. „Ich persönlich finde es sehr gut, dass ich in Scopevisio Auswertungen selber durchführen und dabei auch in die Tiefe gehen kann – ohne den Steuerberater“, erläutert Haschemi. Auswertungen in Power BI Das tiefergehende Controlling mit rund 20 individuellen KPIs hat sich Haschemi zusätzlich von Scopevisio in Power-BI programmieren lassen. In Power-BI werden ausgewählte KPIs grafisch dargestellt. Beispiele für KPIs bei Synos sind ROI kumuliert nach Jahren, Gesamtkapitalquote nach Jahren, Deckungsgrad 1 kumuliert, Liquidität inklusive Depot und andere KPIs. Die Daten dafür kommen automatisiert aus Scopevisio. Einmal eingerichtet, kann Haschemi nun seine Dashboards von jedem Gerät aus abrufen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Synos GmbH Joachimstr. 9 53113 Bonn www.synos.eu Über die Synos GmbH Die Synos GmbH ist eine unabhängige Vermögensberatung, die Klienten mit großem Privatvermögen persönlich und umfassend bei der Geldanlage berät und maßgeschneiderte, individuelle Konzepte zur Erhaltung und Mehrung des Gesamtvermögens ihrer Klienten erarbeitet. Dabei folgt das Unternehmen dem Prinzip des Wealth Managements, einer modernen Form der Vermögens- und Finanzplanung, die Elemente wie Geld- und Immobilienanlagen, aber auch Anlagen in Kunst, Uhren, Edelmetalle oder Rohstoffe umfasst. Neben der Vermögensberatung ist Synos auch im Bereich der Unternehmensberatung tätig. Schwerpunkte sind hier die Themen Strategieplanung, Unternehmensentwicklung, Marketing und Vertrieb, Projekt- und Änderungsmanagement sowie Logistik und Produktion. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Paul IT-Service GmbH Paul IT-Service GmbH Quantensprung in der Verwaltung Branche Dienstleistung Mitarbeitende 158 Standort Berlin Gründung 2016 Herausforderung Word und Excel reichten für die kaufmännischen Prozesse nicht mehr aus “Papierverwaltung” und Ordnerablage sollten abgeschafft werden Statt auf eigenen Servern sollte die Unternehmenssoftware in der Cloud laufen Die Paul IT-Service GmbH ist ein Berliner Personaldienstleister im IT-Bereich, der hauptsächlich Support für Großkunden und Behörden anbietet. Bevor sich Paul IT für Scopevisio entschied, waren Word und Excel für alle administrativen Prozesse im Einsatz. „Für alles gab es Vorlagen. Und es wurde viel mit Copy und Paste gearbeitet“, beschreibt Geschäftsführerin Petra Ebeling das damalige Vorgehen. Papier war allgegenwärtig, Dokumente wurden in Ordnern gesammelt. 2016 machte sich Paul IT die Suche nach einer Unternehmenssoftware, die Projekte und Buchhaltung kombinierte. „Wir haben uns viele Programme angeschaut, aber viele konnten nur das eine oder das andere. Die Verschneidung in die Buchhaltung fehlte oft“, so Ebeling. Außerdem war Paul IT das Thema Cloud wichtig, weil das Unternehmen keinen eigenen Server betreiben wollte – auch aus Sicherheitsgründen. Lösung Projektverwaltung, Projektabrechnung und vorbereitende Buchhaltung in einer Software Ablösung manueller Prozesse bei der Abrechnung mit der Folge erheblicher Zeiteinsparung Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über DATEV Mit Scopevisio konnten die Aufgabenorganisation und die Projektabrechnung auf ein neues Level gehoben werden. So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden, die nach und nach bearbeitet werden können. Im Bereich der Faktura konnte der Aufwand mit Hilfe automatisch erstellter, wiederkehrender Rechnungen deutlich reduziert werden. Scopevisio wird außerdem in der vorbereitenden Buchhaltung genutzt. Auf diese Weise unterstützt Scopevisio den IT-Dienstleister bei zahlreichen administrativen Aufgaben und sorgt so für eine effiziente Verwaltung. Wir haben uns für Scopevisio entschieden, weil die Software standardmäßig schon 80 Prozent von dem mitbrachte, was wir uns vorstellten. Petra Ebeling Geschäftsführerin Paul IT-Service Paul IT-Service "Unsere monatliche Gesamtabrechnung ist sehr aufwändig. Was früher zehn bis zwölf Tage brauchte, schaffen wir jetzt in der Hälfte der Zeit." Petra Ebeling Geschäftsführerin Paul IT-Service Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Sicherheit ist uns beim Thema Cloud sehr wichtig. Für uns kam nur ein Hersteller mit Serverstandort in Deutschland in Frage.“ Petra Ebeling Geschäftsführerin Paul IT-Service Projektverwaltung in Scopevisio Projekte legt das Unternehmen mit Ansprechpartnern und Projektteilnehmern sowie den Rahmenbedingungen für die Abrechnung an. Aufträge werden ebenfalls unter das Projekt „gehängt“. Produkte in Scopevisio entsprechen bei Paul IT den verschiedenen Mitarbeiterfunktionen wie z.B. Supporter, IT-Spezialist oder IT-Projektleiter. Musteraufgaben: eine Art To-Do-Liste Paul IT arbeitet sehr intensiv mit Aufgaben in Scopevisio. So wurden zahlreiche Musteraufgaben angelegt, in denen detailliert alle zugehörigen Tätigkeiten gelistet werden. So gibt es zum Beispiel Vorlagen für das Onboarding von Angestellten mit 27 Einzeltätigkeiten, die in diesem Fall durchzuführen sind. Die Musteraufgabe kann kopiert, individuell angepasst und nach und nach abgearbeitet werden. So geht nichts Wichtiges verloren. Dokumentenmanagement unterstützt Qualitätsprozesse Paul IT hat ein ausgeklügeltes System für die Dokumentenablage entwickelt und dafür sogar ein eigenes Handbuch erstellt. Scopevisio spielt auch für die ISO-9001-Zertifizierung des Unternehmens eine zentrale Rolle. Qualitätsprozesse sowie die zugehörigen Dokumente können so beispielsweise bei Audits direkt und schnell präsentiert werden. „Mit unseren DMS können wir darlegen, wie wir Dokumente für wen zugänglich machen. Wir überlegen, auch die ISO 27001 anzugehen. Auch dafür ist wichtig nachweisen zu können, wer was einsehen kann.“ Arbeitszeiterfassung Für die Arbeitszeiterfassung wird ein firmeneigenes, webbasiertes Tool verwendet. Dieses Tool ist aber insofern auf Scopevisio abgestimmt, als dass darin Projekte, Aufgaben und Produkte mit Master-IDs aus Scopevisio versehen sind. Mit einem einzigen Import am Monatsende können somit alle Daten in Scopevisio eingelesen werden, wo sie automatisch korrekt den Projekten zugeordnet werden. Zeitersparnis bei der Abrechnung Edward Weiß findet auch lobende Worte für den Support, den er als flexibel und lösungsorientiert bezeichnet. Auch als Einzelunternehmer fühlte er sich hier gut aufgehoben. „Ich habe hier fast nur positive Erfahrungen gemacht.“ XRechnung Sehr intensiv nutzt Paul IT auch die XRechnung, denn das Unternehmen stellt viele Rechnungen an Behörden, die seit diesem Jahr das besondere Format verlangen. Bei Paul IT ist man deshalb sehr angetan von der Tatsache, dass Scopevisio die XRechnung schnell implementiert hat. Buchhaltung Die vorbereitende Buchhaltung wird ebenfalls in Scopevisio erledigt. So werden etwa die erzeugten Rechnungen in Scopevisio gebucht. Zuvor hat das Unternehmen alles Buchhalterische wie Kontenrahmen, Sachkonten u.a. mit dem Steuerberater abgestimmt. Über DATEV werden die Buchungen an den Steuerberater übertragen. Rohdaten aus Scopevisio werden für eigene Management-Reports verwendet. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen PAUL IT-Service GmbH Rückertstraße 5 10627 Berlin Über Paul IT-Service GmbH Die Paul IT-Service GmbH – kurz Paul IT – ist ein mittelständischer IT-Dienstleister mit 110 festen und 48 freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Das 2011 gegründete Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin, ein weiterer Standort befindet sich in Cottbus. Paul IT ist auf den IT-Support (1st, 2nd und 3rd Level Support) spezialisiert, den es für Bundesbehörden und große Unternehmen bundesweit leistet. Darüber hinaus begleitet der Servicespezialist auch Rollout- und Migrationsprojekte und stellt dafür komplette Projektteams vom Projektleiter bis zum Rollouter zusammen. Die Geschäftsführung erfolgt gemeinsam durch Petra Ebeling und Patrick Kümmel. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Textbroker (Sario Marketing GmbH) Textbroker (Sario Marketing GmbH) Komplettlösung für ein wachsendes Unternehmen Branche Informationstechnologie Mitarbeitende 100 Standort Mainz, Las Vegas Gründung 2005 Herausforderung Zwei Plattformen vereinen Die Ansammlung von Einzellösungen erschwerte ein professionelles Projektmanagement. Marktführende ERP-System waren laut Sario zu mächtig und nicht mittelstandstauglich. Die Kommunikation zwischen der Textbroker-Plattform und ERP-System sollte sichergestellt werden. Unter der Marke Textbroker bietet die Sario Marketing GmbH die weltweit führende Online-Plattform für Texte an. Auf dieser Plattform finden Autoren und Auftraggeber zueinander, wobei die zughörigen Geschäftsprozesse wird über das System automatisiert abgewickelt werden. Ein Teil der Kunden wird jedoch individuell betreut. Für die betriebliche Steuerung in diesem Geschäftsbereich nutzte Sario vor dem Einsatz von Scopevisio unterschiedliche Einzellösungen: zwei CRM-Systeme in Deutschland und den USA sowie Excel, Dropbox und andere Anwendungen. Datensilos und unterbrochene Workflows waren die Folge. Aus dieser Situation heraus entstand der Wunsch nach einem einheitlichen Tool zunächst für Sales und Operations. Wichtigste Bedingung: Die Textbroker Plattform sollte an das ERP-System angebunden werden können. Wir selbst kommen aus dem Cloud-Business. Von daher war eine lokale Lösung für uns gar nicht denkbar. Susanne Koplin Business Analyst Lösung Integrierte Unternehmenssoftware Komplettsystem für Sales, Operations und Finance im Unternehmensbereich „Managed Services“ Über die API Open Scope konnte die Textbroker Plattform an Scopevisio angebunden werden. Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit sind sichergestellt. In Scopevisio hat Sario ein Komplettsystem für die Unternehmensbereiche Sales, Operations und Finance gefunden. „Wir konnten dadurch unser Projektmanagement im Bereich Managed Services weiter professionalisieren“, erklärt El-Hadi Zahri, Geschäftsführer der Sario Marketing GmbH. Unter den Begriff Managed Services fallen bei Sario Textaufträge für diejenigen Kunden, die individuelle Anforderungen haben und persönlich betreut werden. Darin unterscheidet sich der Managed Service vom Self Service, der auf der Textbroker-Plattform weitgehend automatisiert abläuft. Im Bereich des Managed Service bildet Sario in Scopevisio den Sales-Prozess ab, weiterhin das Projektmanagement inklusive der Rechnungstellung durch das Projektmanagement und last but not least die Buchhaltung. „Im Vergleich zu vorher haben wir nun alles an einem Ort. Wir haben Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit“, so Susanne Koplin, Business Analyst bei Sario. Einer der Hauptvorteile von Scopevisio ist der Bezug zum Mittelstand. El Hadi Zahri Geschäftsführer Textbroker(Sario Marketing GmbH) Geschäftsführer El Hadi ZahriLive im Interview Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Einführung und Matching Aufgrund der unterschiedlichen Struktur der Systeme war die Anbindung von Scopevisio an die Textbroker-Plattform mit einigen Hindernissen verbunden und die Einführung von Scopevisio langwieriger als erwartet. Dennoch sagt die Projektleiterin: „Das Ergebnis hat sich gelohnt“. Vorteil offene API Heute gelangen Umsätze und Kosten aus der Textbroker-Plattform automatisiert nach Scopevisio. Sie bilden die Grundlage für die Deckungsbetragsrechnung auf Knopfdruck. Vertriebprozess Mit Scopevisio werden Leads klassifiziert, Verkaufswahrscheinlichkeiten dokumentiert, Angebote und Aufträge erstellt. Zeiterfassung Die Zeiterfassung findet projektbezogen statt, dies jedoch nur für interne Zwecke. Projekte haben bei Textbroker Pauschalpreise. DMS / ECM Das Dokumentenmanagement wird in den Abteilungen gerne genutzt – auch für die Zusammenarbeit mit Kunden. Ein Beispiel sind hier die externen Links für Dokumente. Ein Hauptvorteil von Scopevisio ist für den Geschäftsführer El-Hadi Zahri die Tatsache, dass es sich um eine Komplettlösung für wachsende Unternehmen handelt: „Die Software ist ideal geeignet für ein wachsendes Unternehmen im Mittelstand. Scopevisio bietet die Option, die Anwendung nach und nach auszubauen. Für uns war auch die Zusammenarbeit mit Scopevisio in der Projektphase wichtig. Wir haben gesehen: Die kümmern sich, die helfen uns. Wir machen die Reise gemeinsam.“ Sario plant, Scopevisio auch in der Niederlassung in den USA einzusetzen. Parallel wird bei Scopevisio die Lokalisierung der Software vorangetrieben. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Textbroker / Sario Marketing GmbH An den Grachten 29 55120 Mainz www.textbroker.de Über Textbroker / Sario Marketing Die Sario Marketing GmbH bietet mit der Marke Textbroker die weltweit führende Online-Plattform für Texte an. Die Textbörse führt Autoren und Kunden mit dem Ziel zusammen, einzigartige, individuelle Texte für die Kunden zu erstellen. Das Mainzer Unternehmen mit einer Niederlassung in Las Vegas und einem Büro in Kiew wurde 2005 gegründet und beschäftigt heute über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland und den USA. Textbroker ist mit Plattformen in Deutschland, Niederlande, UK, Frankreich, Spanien, Italien, Polen, Portugal, Brasilien und USA vertreten. Das Unternehmen versteht sich als Komplettpartner für professionelles Content-Marketing und bietet über 80.000 Kunden von Muttersprachlern verfassten Content in 36 Sprachen an. Darüber hinaus gehören auch Übersetzungen sowie weitere Services rund um die Content-Erstellung zum Portfolio. Zu den Kunden zählen bekannte und namhafete Unternehmen wie Otto, Rossmann, Ebay, 1&1, Xing und viele andere mehr. Die Mission des Unternehmens: Offer the best content possible to everyone everywhere for every situation. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Förde Digital GmbH Förde Digital GmbH Scopevisio und Power BI: Dreamteam im Vertrieb Branche Unternehmensberatung Mitarbeitende 31 Standort Kiel, Hamburg, Mannheim Gründung 2008 Herausforderung Wettbewerbsfähige Organisation Gesucht wurde eine CRM-Software für Leadmanagement, Angebotserstellung und Forecasting. Die Software sollte möglichst cloudbasiert sein, um mobiles Arbeiten optimal zu unterstützen. Die Software sollte schnell implementierbar und kurzfristig verfügbar sein. Förde Digital ist ein IT-Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Kiel, das sich auf das Thema Business-Process-Management (BPM) spezialisiert hat und bundesweit als Premium-Partner für das BPM-Tool JobRouter tätig ist. Für die Digitalisierung und Automatisierung eigener Geschäftsprozesse im Vertrieb hat sich Förde Digital 2021 auf die Suche nach einem Tool für das Leadmanagement, die Angebotserstellung und das Forecasting gemacht. „Ich brauchte ein Reporting-Werkzeug, mit dem ich sehen kann, wie sich unser Forecast entwickelt“, so Sönke Bolduan, Marketing und Vertrieb bei Förde Digital. Bei anderen Lösungen, die evaluiert wurden, stellte sich heraus, dass die Einführung nicht nur sehr langwierig, sondern auch kostenintensiv gewesen wäre. „Wir haben uns in diversen Testinstallationen einfach mal den Weg zum ersten Angebot in unterschiedlichen Tools angeschaut – und das ging in Scopevisio tatsächlich am schnellsten. Auch wiesen andere Lösungen nicht die nötige Flexibilität auf. Lösung Cloudbasierte Lösung für den Vertrieb, die mobiles Arbeiten einfach ermöglicht Durch die Anbindung an Power BI wird aus Scopevisio ein Controlling-Tool In einer zweiten Phase wird Scopevisio nun auch für das Thema Abrechnung eingeführt Bei Scopevisio schätzt Förde Digital besonders die Auswertungsmöglichkeiten, die durch die Kombination von Scopevisio und Power BI entstehen. „Anhand des Forecasts kann ich zum Beispiel sehen, wo sich eine „Welle an Verkaufschancen“ aufbaut – und personell darauf reagieren. In Power BI kann ich darüber hinaus noch viel tiefere Einblicke gewinnen und die Sicht auf Produktgruppen oder Produkte herunterbrechen oder aber auf einzelne Mitarbeiter“, so Bolduan. In Power BI können beliebige Kriterien ausgewählt und Abhängigkeiten hergestellt werden. In Sekundenschnelle liefert das System Antworten auf unzählige vertriebliche Fragen – und das unter Berücksichtigung von Echtzeitdaten.“ In einem weiteren Schritt wurde Scopevisio bei Förde Digital nun auch für die Abrechnung eingeführt. Dafür werden Zeiterfassungsdaten aus einem Fremdsystem automatisiert nach Scopevisio übertragen. Das Thema Cloud ist für uns ein Riesenvorteil, denn wir wollen uns nicht um die IT-Administration im eigenen Haus kümmern. All die Herausforderungen rund um Datenschutz- und Datensicherheit sind in einem kleinen Unternehmen kaum zu stemmen. Sönke Bolduan Leiter Marketing und kaufmännischer Berater bei Förde Digital Förde Digital "Die Kombination von Power BI und Scopevisio ist ein Traum, weil man alles feingranular auswerten und miteinander in Beziehung setzten kann. Dadurch ist die Grundlage für eine zukunftsgerichtete Unternehmenssteuerung geschaffen." Sönke Bolduan Marketing und Vertrieb Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Begleitung durch Scopevisio „Allerdings würde ich heute bei der Konzeptionierung und Implementierung auf die Unterstützung vom Scopevisio Professional-Services setzen.“ Das nämlich habe den Vorteil, dass bisher gelebte und eigentlich gute Prozesse auf den Prüfstand kommen und mit den neuen Möglichkeiten von Scopevisio veredelt werden. Es spart einfach Zeit! Mobiles Arbeiten Gerade für Berater ist es wichtig, standortunabhängig arbeiten zu können, wie Bolduan betont: „Wenn ich unterwegs bin, habe ich alle Adressen, Telefonnummern und E-Mails immer zur Hand.“ Die mobile App Scopevisio2Go erweist sich dabei als besonders praktisch für die Nutzung auf dem Smartphone oder Tablet. Bolduan schätzt auch die zentrale Datenhaltung in einem einzigen System: „Alles ist zentral gepflegt. Ich bin kein Freund davon, Daten redundant zu halten – genau das wird in der Cloud vermieden.“ Möglichkeit der Individualisierung Obwohl Scopevisio eine Standardsoftware aus der Cloud ist, die „out of the box“ für viele Branchen und unterschiedliche Branchen passt, können durch Parametrisierung viele individuelle Einstellungen getroffen werden. Skalierbare Lösung Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit von Cloud-Software. „Wir können von heute auf morgen sagen: Wir legen einen neuen Mitarbeiter an oder einen weiteren Mandanten – das geht alles auf Knopfdruck.“ Einfache Anbindung von Fremdsystemen Die Zeiterfassung findet bei Förde Digital in einem Fremdsystem, einem Kanban-Projektmanagement-Tool, statt. Über die offene API (OpenScope) ist dieses Tool an Scopevisio angebunden. Hier findet schließlich die Abrechnung statt. „Nicht alle Komponenten einer so umfangreichen SaaS Lösung wie Scopevisio passen immer zu 100% für jedes Unternehmen. In unserem Fall betrifft das die Zeiterfassung. Da ist es super, dass Fremdsysteme so einfach angebunden werden können.“ Benutzerfreundlichkeit: Datenimport und -export Scopevisio arbeitet in Tabellen. Das hat den Vorteil, dass Anwenderinnen und Anwender die Inhalte der Tabellenansichten an nahezu jeder Stelle editieren und auf Knopfdruck nach Excel übertragen oder als CSV bzw. PDF speichern können. „Das ist ein unglaublicher Komfort und Performancegewinn“, so Sönke Bolduan. „Andere Systeme tun sich viel schwerer, wenn es darum geht, Daten hinein- oder herauszubekommen. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Förde Digital Theodor-Heuss-Ring 56 24113 Kiel www.foerdedigital.de Über Förde Digital Digitalisierung neu erleben – so machen wir das! Das IT-Beratungsunternehmen Förde Digital GmbH versteht sich als Spezialist für Prozessanalyse, Prozessberatung und Digitalisierung. Außerdem ist das Unternehmen Premium Partner und zertifizierter Systemintegrator für die Business-Process-Management-Lösung JobRouter. Dabei handelt es sich um eine Low-Code-Digitalisierungsplattform, die Unternehmen dabei unterstützt, beliebige Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Mit dem JobRouter können unternehmensweit und unternehmensübergreifend Daten zusammengeführt, veredelt, verarbeitet, übertragen und archiviert werden. Zu den Kunden von Förde Digital zählen Unternehmen aus der Industrie, dem Handel, dem Dienstleistungsbereich und dem Finanzwesen. Das Beratungsunternehmen beschäftigt 31 Mitarbeitende am Hauptstandort Kiel und weiteren Standorten in Hamburg und Mannheim. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### MKM Gruppe MKM Gruppe Fibu gesucht – ERP gefunden Branche Unternehmensberatung Mitarbeitende 33 Standort Nürnberg, Berlin Gründung 2013 Herausforderung Mandantenfähigkeit als wichtiges Kriterium für die Abbildung beider Unternehmen der MKM-Gruppe Separate Datenhaltung für beide Unternehmen mit der Möglichkeit übergreifender Auswertungen Cloud-Lösung zum Einsatz an den Standorten in Nürnberg und Berlin Unter dem Dach der MKM-Gruppe sind die Rechtsanwaltskanzlei MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB und die Unternehmensberatung MKM Datenschutz GmbH beheimatet. In beiden Unternehmen sollte aus betriebswirtschaftlichen Gründen die Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt und im Zuge dessen ein neue Buchhaltungssoftware angeschafft werden. Ein entscheidendes Kriterium war dabei die Mandantenfähigkeit. Auch war von Anfang an klar, dass es sich um eine Cloud-Lösung handeln sollte, weil MKM keine eigenen Server betreiben wollte. Zudem sprachen die Standorte der Gruppe in Nürnberg und Berlin für eine Cloud-Lösung, die das verteilte und mobile Arbeiten optimal unterstützt. Lösung Integriertes Managementsystem Cloud-Unternehmenssoftware mit umfassenden Funktionen für Dienstleistungsunternehmen Mandantenfähige Lösung zur getrennten Abbildung der beiden Unternehmen auf einer Plattform Einfache Anbindung an MS Power BI und daraus resultierend grenzenlose Möglichkeiten der Projektauswertung Anfangs auf der Suche nach einer Cloud-Lösung für die Buchhaltung, fanden die Nürnberger Rechts- und Datenschutzexperten in Scopevisio eine Unternehmenssoftware, die noch weit mehr bietet. So nutzt die MKM-Gruppe inzwischen nicht nur die Scopevisio Hauptfunktion Finanzen, sondern darüber hinaus Kontaktverwaltung, Kampagnenmanagement, Projektverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Abrechnung und Projektcontrolling. Scopevisio ist somit in beiden Dienstleistungsunternehmen in jeweils unterschiedlichem Umfang als Epe-Lösung im Einsatz. In der Unternehmensberatung wurde Scopevisio vollumfänglich eingeführt; hier arbeiten inzwischen alle 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Scopevisio. Aufgrund der besonderen Anforderungen an Termine und Fristen nutzt die Wirtschaftskanzlei dagegen eine spezielle Anwaltssoftware. Zusätzlich sind die Scopevisio-Module Organisation und Finanzen im Einsatz. Für uns war die Mandantenfähigkeit der Software ein entscheidendes Auswahlkriterium: Mit Scopevisio können wir beide Unternehmen der MKM-Gruppe getrennt verwalten – so wie dies gesetzlich vorgesehen ist. Dennoch können wir Daten gruppenübergreifend konsolidieren und gemeinsame Auswertungen erstellen. Thilo Märtin Geschäftsführer MKM Datenschutz GmbH MKM Gruppe "Besonders gut gefallen hat uns die offene API. Das ermöglicht es zum Beispiel, mit Daten aus Scopevisio in Microsoft Power BI sehr individuelle Auswertungen zu erstellen. Für uns ergeben sich daraus grenzenlose Möglichkeiten, Projekte auszuwerten." Thilo Märtin Geschäftsführer MKM Datenschutz GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Die vielen zusätzlichen Funktionen von Scopevisio – zum Beispiel das Vertriebsmodul – aber auch die offene Schnittstelle und nicht zuletzt der Preis: All das waren Pluspunkte, die letztlich zur Entscheidung für Scopevisio führten Francisco Hofmann Carvalho Projektleiter MKM Datenschutz ERP-Einführung in drei Monaten Bei der Einführung der Software wurde MKM vom Scopevisio-Vertriebspartner Schuster und Walther unterstützt. Dank seiner IT-Erfahrung konnte Projektleiter Francisco Hofmann Carvalho jedoch den Wechsel vom Vorsystem auf Scopevisio weitgehend selbständig vornehmen und nach rund zwei bis drei Monaten abschließen. „Wenn man das Prinzip der Listen in Scopevisio einmal verstanden hat, kann man sich sehr gut in die Software reindenken“, so Hofmann Carvalho. Synergien in der Kontaktverwaltung Die Vorteile einer gemeinsamen Plattform machen sich zum Beispiel bei der Kontaktverwaltung bemerkbar. Sowohl die Kanzlei als auch die Unternehmensberatung hat separate Kunden, die DSGVO-konform getrennt in den separaten Software-Mandanten gespeichert und gepflegt werden. Aber es gibt auch gemeinsame Kunden. Diese können automatisiert in das jeweils andere System übertragen werden, was zusätzlichen manuellen Aufwand erspart. Zielgerichtete E-Mail-Kampagnen Die MKM Datenschutz hat auch bereits Brief- bzw. E-Mailkampagnen mit Hilfe von Scopevisio verschickt. Dazu wurden spezielle Verteiler in Scopevisio erstellt, die Kampagne in Scopevisio vorbereitet und die zugehörigen Mails mit wenigen Klicks gesammelt versendet – inklusive automatischer Dokumentation am jeweiligen Kontakt. Projektverwaltung und Projektcontrolling Die Datenschützer von MKM legen alle ihre Projekte in Scopevisio an. Am Projekt werden sämtliche zugehörige Dokumente wie Verträge oder die Datenschutzdokumentation gespeichert. So hat praktisch jedes Datenschutzprojekt seine eigene digitale Projektakte. Projektzeiterfasssung und Budgetkontrolle An den Projekten erfassen die Berater auch ihre Zeiten. Das wiederum macht eine Budgetkontrolle möglich. So berichtet Hofmann Carvalho davon, dass er einen entsprechenden Projektbericht in Power-BI angelegt hat. Jedem Projekt ist ein Zeitbudget (Jahresbudget oder einmaliges Gesamtbudget) zugewiesen. Von diesem werden die geleisteten monatlichen Beraterzeiten subtrahiert, so dass das Restbudget immer im Blick behalten werden kann. Kombination Scopevisio – Power BI Möglich wird die individuelle Berichterstellung durch die vielfältigen Möglichkeiten bei der Felder-Verwendung in Power BI. So können sich Scopevisio-Nutzer, die gleichzeitig Power-BI nutzen, ein sehr individuelles Controlling in unterschiedlichen Bereichen – etwa Vertrieb oder Projekte – einrichten. Arbeitszeiterfassung: Zeit ist Geld Bei MKM findet zudem eine Vollzeiterfassung durch die Mitarbeitenden in Scopevisio statt. Denn gerade im Beratungsbereich ist es essenziell, dass keine geleisteten Stunden unter den Tisch fallen. Um einer Untererfassung vorzubeugen, erhalten die MKM-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine wöchentliche Erinnerungsmail über ihre eingetragenen Stunden. Diese dient nicht der Kontrolle, sondern als Reminder, eventuell vergessene Arbeitszeiten nachzutragen. Auch die Einrichtung dieser Mail wurde durch die Scopevisio-API einfach möglich. Rechnungseingangsbuch: übersichtlich und automatisert Die rund 100 Eingangsrechnungen, die MKM pro Monat erhält, werden in Scopevisio verarbeitet. Dazu hat das Unternehmen individuelle Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse in Scopevisio definiert. So können etwa Prokuristen Rechnungen bis 1.000 Euro freigeben, Rechnungen über 1.000 Euro gelangen automatisch zum Geschäftsführer. Selbst eingerichtet hat MKM auch eine E-Mail-Benachrichtigung, die jeder Sachbearbeiter morgens um 8.00 Uhr in sein Postfach bekommt. Diese erinnert ihn daran, dass bestimmte Rechnungen von ihm zu bearbeiten sind. Faktura und Buchhaltung Auch Ausgangsrechnungen werden in Scopevisio geschrieben und gebucht. „Das war früher wesentlich umständlicher. Damals mussten wir die Daten exportieren, und sie wurden dann beim Steuerberater eingespielt“, so Hofmann Carvalho. In Scopevisio als integrierte Lösung können Rechnungen sowohl erstellt und als auch gebucht werden. Auch die Arbeit mit Kassen funktioniert reibungslos: Für jede Kreditkarte wurde eine Kasse angelegt, die quartalsweise durch die Buchhaltung ausgeglichen wird. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen MKM Datenschutz GmbH Äußere Sulzbacher Str. 118 90491 Nürnberg www.mkm-datenschutz.de Über die MKM Gruppe Zur MKM Gruppe zählen die MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB und die MKM Datenschutz GmbH. Die MKM + PARTNER Rechtsanwälte PartmbB ist eine Wirtschaftskanzlei mit einem breiten Beratungsspektrum – angefangen beim Wirtschafts- und Handelsrecht, Steuer- und Steuerstrafrecht bis hin zum Arbeitsrecht. MKM ist für Unternehmen unterschiedlicher Branchen in ganz Deutschland aktiv. Branchenschwerpunkte sind Industrie, Pharma, Automotive, Softwareentwicklung und Baugewerbe. Die mittelständisch geprägte Wirtschaftskanzlei beschäftigt in Nürnberg und Berlin elf Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie sieben weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Expertinnen und Experten der MKM Datenschutz GmbH beraten zum Datenschutzrecht und stehen ihren Kunden bei Rechtsfragen rund um den Datenschutz zur Seite. Das 2013 gegründete Unternehmen beschäftigt am Hauptsitz in Nürnberg und in seinem Büro in Berlin insgesamt 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Unternehmensberatung betreut nationale und internationale Kunden. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Grotenkamp Holding Management & Beteiligungs GmbH Grotenkamp Holding Management & Beteiligungs GmbH Steuerung einer Unternehmensgruppe mit Power BI und Scopevisio Branche Druckindustrie Mitarbeitende 150 Standort Hamburg, Berlin, Greven, Neetze Gründung 2012 (Holding) Herausforderung Wettbewerbsfähige Organisation Das Marktumfeld ist national wie international sehr wettbewerbsintensiv. In der Branche herrscht ein großer Preis -und Kostendruck. In den Unternehmen der Holding sind unterschiedliche, isolierte Anwendungen im Einsatz, die relevante Daten für die Unternehmenssteuerung liefern Es fehlte ein übergreifendes, integriertes Managementsystem, in dem ausgewählte Daten automatisiert aggregiert und in Bezug zueinander gesetzt werden können. Die Grotenkamp Holding vereint derzeit vier Unternehmen der Druckvorstufe mit insgesamt 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter ihrem Dach. Größtes Unternehmen der Gruppe ist die U. Günther GmbH in Hamburg mit Referenzen wie Iglo, Homann und Vitakraft. Im Bereich der Druckvorstufe ist die Unternehmensgruppe mit einem jährlichen Umsatz von 15 Mio. Euro markt- und technologieführend. Diese Position gilt es zu stärken und auszubauen. Im Bereich der Druckvorstufe befinden wir uns in einem sehr wettbewerbsintensiven Markt. Deshalb ist für uns ein übergreifendes Managementsystem wichtig, in dem wir sämtliche Kennzahlen jederzeit im Blick haben. Iris Wilhelm Geschäftsführerin Lösung Integriertes Managementsystem Einfache Anbindung von Scopevisio über die API Konsolidierte Daten in MS Power BI Übersichtliche Diagramme mit Drill-Down-Möglichkeit zum „Hineinzoomen“ auf Detailinformationen Auf Basis von Microsoft Power BI entstand in Kombination mit Scopevisio Finanzen ein integriertes Managementsystem für die Unternehmenssteuerung und das Controlling. An dieses System sind weitere Programme (z.B. Personalsoftware, Auftragsdaten, Zeiterfassung, Maschinendaten, Lagerverwaltung) angebunden. In Microsoft Power BI werden die Daten aggregiert und in übersichtlichen Dashboards aufbereitet. Beispiele dafür sind Ergebnis- und Liquiditätskennzahlen, Kostenanalysen gegliedert nach Standorten und Geschäftsbereichen, Umsätze nach Kunden- und Produktgruppen, Top Kunden, Krankheitsquoten und viele weitere Auswertungen mehr. Alle Auswertungen sind automatisiert und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Eine zentrale Rolle in diesem System spielt Scopevisio Finanzen. Die Finanzkennzahlen fließen über die Scopevisio-API automatisch in Power BI ein. Wenn wir zu Bankterminen mit Power BI auf unserem Tablet erscheinen und unsere Dashboards in Echtzeit abrufen, sind die Bankberater immer sehr erstaunt, wie das ohne SAP möglich ist. Iris Wilhelm Geschäftsführerin Grotenkamp Holding "Scopevisio war der Auslöser, uns intensiver mit Power BI zu beschäftigen. Wir sind dann immer tiefer eingestiegen." Iris Wilhelm Geschäftsführerin Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Die Kombination von Microsoft Power BI und Scopevisio – mit der Option, auch weitere Anwendungen anzubinden – bietet Mittelständlern ein integriertes Managementsystem, wie man es sonst nur von großen Unternehmen und Konzernen kennt. Iris Wilhelm Geschäftsführerin Cloud Anwendung In der Unternehmensgruppe arbeiten 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Scopevisio. „Mitarbeiter in der Buchhaltung können bei uns grundsätzlich mobil arbeiten“, so die Geschäftsführerin Iris Wilhelm. Gerade während der Corona-Pandemie erwieß sich die Cloud-Lösung als praktisch. „Ich arbeite derzeit vier Tage im Homeoffice. Mit Scopevisio kann ich problemlos auch von Zuhause aus arbeiten“, so Claudia Kohlenberg, Finanzbuchhalterin bei der U. Günther GmbH. Hoher Automatisierungsgrad Scopevisio ist in den vier Unternehmen als Finanzbuchhaltungslösung im Einsatz, weitere Funktionsbereiche – etwa die Abrechnung – werden teilweise ebenfalls genutzt. In Scopevisio laufen viele Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse automatisiert. Beispiel dafür sind: Vordefinierte Prüf- und Freigabeprozesse im RechnungseingangsbuchHohe Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung durch Regeln im RechnungseingangsbuchBankbuchungen mit automatischer Vorbelegung Rechnungseingangsbuch Vor dem Einsatz von Scopevisio wurden Rechnungen gescannt und per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung und Freigabe verschickt. Dieser Prozess konnte in Scopevisio mit Hilfe von Freigabeworkflows deutlich verschlankt und beschleunigt werden. Für die Freigabeprozesse wird teils die mobile Anwendung Scopevisio2Go genutzt, weitere Softwarelizenzen sind hier also nicht nötig. Datenschnittstelle (API Open Scope) “Im Vergleich zu anderen Anwendungen lässt sich Scopevisio sehr einfach und komfortabel an Power BI anbinden. Das ist wirklich ein großer Vorteil”, betont die Geschäftsführerin Iris Wilhelm. Schnelles und kostengünstiges Controllinginstrument Das Managementsystem konnte in kurzer Zeit mit überschaubaren Kosten aufgesetzt werden – auch weil nicht alle „alten“ Anwendungen ersetzt werden mussten. So konnte ein professionelles und individuelles Instrument zur Steuerung der gesamten Unternehmensgruppe auch ohne sechsstellige Investition geschaffen werden. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Grotenkamp Holding Management & Beteiligungs GmbH Neu Süttorf 20 21398 Neetze www.grotenkamp-holding.de Über die Grotenkamp Holding Die Grotenkamp Holding führt als strategische Management Holding eine Unternehmensgruppe mit vier Firmen der Druckvorstufe Mitglieder der Gruppe sind die U. Günther GmbH, Hamburg, die Klischee-Anstalt Cl. Jaehde GmbH, Berlin, die Reprofeil GmbH, Memmingen und die PreCess GmbH, Neetze. Die vier inhabergeführten Firmen blicken auf eine teils langjährige Firmengeschichte zurück. So feiert die Cl. Jaehde GmbH im Jahr 2022 ihr 125-jähriges Jubiläum; die U. Günther GmbH ist seit über 50 Jahren am Markt. Gemeinsam erzielen die Unternehmen der Gruppe einen jährlichen Umsatz von 15 Millionen Euro. Als zertifizierte Restrukturierungs- und Sanierungsberater bieten die beiden Geschäftsführer der Holding, Iris Wilhelm und Peter Tarnowski, auch Consulting-Dienstleitungen mit den Schwerpunkten Effizienzsteigerung in der Produktion und Digitalisierung von Unternehmensprozessen an. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Venista Ventures GmbH Venista Ventures GmbH Eingangsrechnungsworkflow in der Cloud Branche Beteiligungsgesellschaft Mitarbeitende 31 Standort Köln, Manila (Philippinen) Gründung 2013 Herausforderung Aufwendiger Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung mit manueller Erfassung von Rechnungsstammdaten in Google Tabellen und Freigabeprozess via E-Mail-Kommunikation Umständliche Abbildung des Prozesses in der Unternehmensgruppe mit zehn Untergesellschaften Gewünscht war eine automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe sowie eine Vereinfachung der konsolidierten Liquiditätsplanung für die Unternehmensgruppe Venista Ventures ist heute in erster Linie eine Kölner Venture Capital Gesellschaft, die in aufstrebende Tech-Startups investiert. Vor über sechs Jahren war Venista Ventures als Unternehmensgruppe mit zehn Untergesellschaften organisiert. Das Eingangsrechnungsmanagement wurde damals noch mit „Bordmitteln“ – zunächst mit Excel, dann in der Cloud – bewerkstelligt. Rechnungen wurden in Google Drive bzw. Google Tabellen erfasst, Freigaben erfolgten per E-Mail, die Status der Rechnungen wurden in Google gepflegt. Dieses umständliche und fehleranfällige Verfahren sollte abgelöst und durch eine professionelle Unternehmenssoftware ersetzt werden. Die neue Business Software sollte in der Lage sein, den Eingangsrechnungsworkflow in der Unternehmensgruppe abzubilden und Daten zur Liquidität zu liefern. Zudem sollte die Software Fremdwährungen unterstützen. Bei der Recherche stellte sich allerdings heraus, dass das die Anforderungen nur von hochpreisigen Lösungen erfüllt wurden. Scopevisio überzeugte schließlich mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Lösung Mandantenfähige Unternehmenssoftware aus der Cloud Lösung für den digitalen, durchgängigen Rechnungsworkflow mit Freigaben und Prüfungen Datenexport über die API zur Liquiditätsplanung in einem separaten Tool Venista Ventures nutzt Scopevisio insbesondere für den Eingangsrechnungsworkflow, die Faktura und die vorbereitende Buchhaltung. Inzwischen hat die Unternehmensgruppe auch eine Dependance in Manila auf den Philippen, wo ebenfalls mit Scopevisio gearbeitet wird. Volllizenzen haben die Buchhalter und Controller bei Venista, wohingegen die Accout Manager Scopevisio2Go für die Rechnungsprüfung und -freigabe die App nutzen. Über die API zieht Venita Ventures Daten aus Scopevisio für die Liquiditätsplanung in einem unternehmenseigenen Tool. Die Mandantenfähigkeit ist wichtig für uns. Mit einem Log-In kann ich mehrere Firmen in einem System verwalten. Frank Maschmeier COO Venista Ventures Venista Ventures "Ein großer Vorteil von Scopevisio – auch im Vergleich zu anderen Systemen – ist, dass man Daten ganz einfach importieren und vor allem auch exportieren kann. Möglich machen dies Datenquellen als auch die API." Frank Maschmeier COO Venista Ventures Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Man sieht es nicht sofort, aber Scopevisio bietet „unter der Haube“ weitreichende Funktionen. Frank Maschmeier COO Venista Ventures Rechnungseingangsworkflow ohne Medienbrüche In Scopevisio ist der gesamte Rechnungsdurchlauf schneller und einfacher geworden. Dank OCR-Erkennung werden viele wichtige Daten automatisiert ausgelesen. Die Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeitenden erfolgt workflowgesteuert und automatisiert. Der Status jeder Rechnung ist immer einsehbar. Abrechnung Die Online-Marketing-Agenturen der Venista Group nutzen für ihre Mediabuchungen eigene Spezialsysteme – etwa für die Schaltung von mobilen Ads. Die Daten aus diesen Systemen fließen über die API in Scopevisio ein. Hier werden schließlich die Rechnungen erzeugt und verschickt. Datenaustausch über die Open Scope API Die offene API der Scopevisio – Open Scope – ermöglicht es, Daten einfach und automatisiert in andere Systeme zu übertragen. Bei Venista Ventures fließen Daten aus Scopevisio in ein separates Liquiditätstool ein. GoBD-konform arbeiten Mit Scopevisio muss Venista Ventures keinen zusätzlichen Aufwand betreiben, um GoBD-konform zu arbeiten, dies geschieht automatisch: Belege werden revisionssicher gespeichert, Daten lückenlos archiviert und Änderungen nachprüfbar dokumentiert. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH Hans-Böckler-Straße 11b 40764 Langenfeld www.signtec.de Über Venista Ventures Seed capital from founders for founders Venista Ventures ist eine Beteiligungsgesellschaft, die als Frühphasen-Investor (Pre-Seed und Seed-Investor) in Tech-Start-ups investiert. Zum Portfolio zählen derzeit dreizehn aktive Startups aus dem Enterprise- und Consumer Bereich. Bei den Beteiligungen handelt es sich um Minderheitsbeteiligungen mit üblichen Initialinvestment in Höhe von 50.000 – 100.000 Euro. Zur Venista Ventures Group gehören außerdem die Agenturen motainment und Spyke Media, beide mit dem Schwerpunkt „Performance Marketing“. Hauptsitz von Venista Ventures ist Köln, eine weitere Dependance befindet sich in Manila (Philippinen). Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH Alles in der Cloud Branche Werbetechnik Mitarbeitende 15 Standort Langenfeld Gründung 1994 Herausforderung Durch Silos geprägte Softwarelandschaft Redundante Datenhaltung und Pflege isolierter Systeme Wunsch nach einem umfassenden Wechsel in die Cloud Die SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH ist auf Leit- und Informationssysteme im Innen- und Außenbereich spezialisiert. Über die Jahre waren bei SIGNTEC unterschiedliche Systeme für verschiedene Aufgaben eingeführt worden: ein CRM-System für die Kundenverwaltung, zusätzlich eine kaufmännische Software und DATEV für die Buchhaltung. Das Problem war jedoch, dass diese Systeme nicht miteinander kommunizierten. Die Schnittstellen wurden nie vernünftig gepflegt. Das hatte zur Folge, dass Daten doppelt und dreifach eingegeben werden mussten oder aber – wie im Falle von E-Mails – nur in einer Anwendung vorhanden waren. Außerdem liefen die Systeme auf dem eigenen Server, der wiederum von einem externen Dienstleister gepflegt wurde. Die getrennte Datenhaltung führte zu Mehrarbeit und Frust, es fehlte eine homogene Datenbasis. Lars Bußmann Geschäftsführer Lösung Integrierte Lösung mit allen wesentlichen Funktionen Cloudbasierte Lösung für verteiltes Arbeiten Keine eigenen Server, die gepflegt werden müssen Für die kaufmännischen Aufgaben hat SIGNTEC gezielt nach einer Standardlösung gesucht, um den Aufwand gering zu halten. „Eine Individualentwicklung kam für uns nicht in Frage, weil dies mit jedem Update Aufwand und Kosten verursacht hätte.“ Bei Scopevisio kam dem Unternehmen zu pass, dass die Software „Out of the box“ fast alle gewünschten Funktionen mitbrachte. Seit 2019 setzt SIGNTEC Scopevisio als cloudbasierte, integrierte Komplettlösung ein, mit der zum Beispiel auch die Vertriebsmitarbeiter in Frankfurt und Hamburg arbeiten. Und inzwischen sind noch weitere Anwendungen in die Cloud umgezogen– angefangen bei der Telefonanlage bis hin zu Microsoft Office 365 mit Teams und SharePoint. Nur noch ein NAS-System für die Produktionsdaten ist als On-Premise-Lösung in Einsatz. SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH "Wir wollten in einem einzigen System den Vertrieb abbilden, Artikel verwalten, Rechnungen schreiben und die Buchhaltung erledigen. Scopevisio brachte genau das als integrierte Lösung – sozusagen „Out of the box“ – mit." Lars Bußmann Geschäftsführer der SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Für uns ist es das Wichtigste, jetzt alles in einem System zu haben Lars Bußmann Geschäftsführer Alles in einem System SIGNTEC nutzt Scopevisio im Vertrieb, für Eingangs- und Ausgangsrechnungen und in der Buchhaltung. Dadurch werden Geschäftsprozesse durchgängig digital abgebildet und Medienbrüche vermieden. Das weiß auch die Kollegin in der Buchhaltung zu schätzen. Musste sie vorher Daten exportieren und zur Verbuchung in das andere System importieren, wickelt sie dies nun alles in einer Lösung ab. Für den Steuerberater werden die Daten monatlich exportiert. Mobiles Arbeiten Der Geschäftsführer, der selbst viel vertrieblich unterwegs ist, schätzt es, jederzeit auf alle Daten zugreifen zu können: „Man braucht immer viele Informationen, wenn man beim Kunden ist, und manchmal braucht man sie überraschend. Früher musste man immer alles dabeihaben. Heute kann man über das Tablet auf alle Informationen zugreifen, auf jede Datei, jede E-Mail, jeden Beleg,“ betont Bußmann. Mehr Effizienz im Arbeitsalltag „Das tägliche Buchen, die digitale Prüfung und Freigabe der Eingangsrechnungen, die Zahlläufe – all dies funktioniert in Scopevisio einfach und reibungslos“, erläutert Bußmann, der auch die Erfahrung gemacht hat, dass sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell in Scopevisio zurechtfinden. „Für uns ist es das Wichtigste, jetzt alles in einem System zu haben“. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH Hans-Böckler-Straße 11b 40764 Langenfeld www.signtec.de Über SIGNTEC Leit- und Informationssysteme GmbH Die 1994 gegründete SIGNTEC GmbH mit Sitz in Langenfeld hat sich auf Leit- und Informationssysteme im Innen- und Außenbereich spezialisiert. Das Leistungsspektrum umfasst die Planung und Beratung ebenso wie die Herstellung, Montage und Pflege. Bei fast allen Aufträgen arbeitet SIGNTEC eng mit Architekten und Projektentwicklern zusammen. Die Produktpalette der SIGNTEC reicht vom einfachen Türschild in Innenbereich über den Pylon im Außenbereich bis hin zum kompletten Leitsystem, etwa für Universitäten, Bahnhöfe oder Stadtquartiere wie zum Beispiel das Kölner Gerling Quartier. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### politide GmbH politide GmbH Unternehmenssoftware auf dem Mac Branche Werbung/Kommunikation Mitarbeitende 4 Standort Hemau Gründung 2016 Herausforderung politide wollte sich von Anbeginn in Richtung Cloud orientieren. Gewünscht war eine durchgängige Unternehmenssoftware – vom ersten Kontakt bis hin zur Abrechnung. Die Agentur nutzt Macs. Die Unternehmenssoftware sollte darauf laufen. politide ist eine Kommunikationsagentur im bayerischen Hemau, deren Schwerpunkt im öffentlichen Sektor liegt. Dem Geschäftsführer Jochen Meyer war es von Anfang an ein Anliegen, seine Agentur cloudbasiert auszurichten. Als er sich 2011 selbständig machte, hat er Software noch lokal betrieben. Angebote und Rechnungen schrieb er damals in Word. Nachdem die ersten Mitarbeiter hinzukamen, wurde das Interesse an Cloud Lösungen größer. Für die kaufmännischen Prozesse vom Angebot bis hin zur Abrechnung machte sich Meyer auf die Suche nach einer integrierten Lösung, die auch auf dem Betriebssystem Mac-OS funktioniert. Lösung „All in One“-Lösung aus der Cloud Mac-taugliche, kaufmännische Software Einfaches verteiltes Arbeiten Die Cloud ermöglicht es verteilten Teams, einfach zusammenzuarbeiten. Während der Corona-Pandemie war politide für den Wechsel ins Homeoffice bestens vorbreitet. politide nutzt Scopevisio inzwischen durchgängig für alle kaufmännischen Aufgaben, angefangen bei der Kontaktverwaltung bis zur Buchhaltung. Zum Jahresabschluss werden die Daten für den Steuerberater exportiert. Bei uns arbeitet jeder, wo er mag. Ich selbst wechsle gerne vom Büro nach Hause und zurück. Diese Flexibilität ist optimal. Als Agentur schätzen wir es außerdem, dass Scopevisio auch auf dem Mac läuft. Jochen Meyer Geschäftsführer politde GmbH Politide GmbH "Wir nutzen Scopevisio durchgehend: Wir pflegen unsere Kontakte im System, erstellen Potenziale, leiten daraus Angebote ab, übernehmen diese in Aufträge und überführen sie in Rechnungen. Auch die Buchhaltung machen wir in Scopevisio. Wir bilden also den kompletten Prozess in Scopevisio ab." Jochen Meyer Geschäftsführer politde GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Mir ist es wichtig, dass auch die Datensicherung geregelt ist. Cloud-Dienste leisten hier wertvolle Arbeit. Jochen Meyer Geschäftsführer politide GmbH Arbeiten von überall Mit der cloudbasierten Software von Scopevisio wird das verteilte Arbeiten perfekt unterstützt- Auch die Telefonanlage ist bei politide inzwischen in die Cloud umgezogen ist. Ob Homeoffice oder Büro: Der sichere Datenzugriff von überall ist gewährleistet. Eine Kollegin ist kürzlich nach Hamburg umgezogen und ist seitdem von dort aus tätig. Durchgängiges System Von der Kontaktverwaltung bis zur Buchhaltung: Bei politide schätzt man besonders die Durchgängigkeit der Lösung. „Bei einer All-in-One-Lösung umgeht man die Schnittstellenproblematik, die man hat, wenn man mit unterschiedlichen Anwendungen arbeitet,“ erläutert Meyer den Vorteil einer integrierten Lösung. Automatisierung von Verwaltungsvorgängen Ist das System einmal eingerichtet – was zu Beginn Aufwand erfordert – laufen einzelne Prozesse sozusagen wie von selbst. „Sind die Produkte richtig angelegt, sind automatisch die richtigen Buchführungskonten dahinter. Sind Rechnungen erstellt, gelangen sie automatisch in die Buchhaltung. Und mit Hilfe von Buchhungsregeln kann ich Buchungen automatiseren – all das nimmt einem viel Arbeit ab“, so Meyer. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen politide gmbh Stadtplatz 2 93155 Hemau Über politide GmbH einfach.miteinander.reden politide ist eine Kommunikations- und Werbeagentur mit Sitz in Hemau, die sich auf öffentliche Auftraggeber fokussiert hat. Die Stärken der Agentur liegen in den Bereichen Strategische Kommunikation, Baustellenkommunikation, Bürgerdialog und Wahlkampf. Der Ansatz von politide ist ganzheitlich, die Philosophie der Agentur ist es „vom Bürger her zu denken“. politide hat auch Kunden aus dem privatwirtschaftlichen Bereich, denen sie angefangen bei der Logoentwicklung bis hin zum kompletten Markenauftritt ein breites Leistungsportfolio bietet. Geschäftsführer Jochen Meyer hat sich 2011 selbstständig gemacht, 2016 gründete er die politide GmbH. Heute beschäftigt das Unternehmen vier Mitarbeitende. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH CRM, DMS und Faktura in einem System Branche Verlagswesen Mitarbeitende 5 Standort Berlin Gründung 1996 Herausforderung Starkes Wachstum Austausch größerer Datenmengen (Dokumente und Bilder) mit Autoren, Kunden und Gestaltern Zugriff auf Kontaktdaten von überall Anbindung von Auftragsmanagement und Rechnungswesen an die Kontaktdatenbank Der Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag gibt Fachzeitschriften heraus, betreibt Onlineportale und organisiert Veranstaltungen rund um das Thema Büro. Flaggschiffe sind das Magazin und der Blog OFFICE ROXX. Der Verlag hat im Jahr 2014 nach einer Lösung gesucht, um große Mengen an Dokumenten und Bildern untereinander sowie mit Autoren, Kunden und Gestaltern auszutauschen. Plattformen wie Dropbox sollten dafür nicht mehr genutzt werden. Darüber hinaus wurde nach einer Möglichkeit gesucht, von überall auf die Kontaktdatenbank zuzugreifen. Aus dieser heraus sollte via TAPI-Schnittstelle auch telefoniert werden können. Zudem sollten Auftragsmanagement und Rechnungswesen mit der Kontaktdatenbank verbunden sein, um paralleles Arbeiten in zwei Systemen zu vermeiden. 2014 wollten wir unsere wichtigsten Anwendungen DMS, CRM und Faktura unter einem Dach in der Cloud haben. Scopevisio überzeugte uns sofort. Dr. Robert Nehring Geschäftsführer PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH Lösung Eine Komplettlösung für alles Zugriff auf Dokumente und Kontakte von überall Verknüpfung Abrechnungsmodul und Kontaktdatenbank Die Daten liegen auf Servern in Deutschland Das DMS/ECM bietet sowohl internen als auch externen Mitarbeitenden die Möglichkeit, von nahezu jedem Ort über die Cloud auf Dokumente zugreifen zu können. Das gilt ebenfalls für die Kontaktdatenbank. Hier wird besonders die TAPI-Schnittstelle geschätzt, um direkt per Klick eine Rufnummer zu wählen. Zudem liegen alle Daten auf Servern in Deutschland. Da das Abrechnungsmodul auch direkt auf die Kontakte zugreift, brauchen keine zusätzlichen Datensätze angelegt werden. Angebote, Aufträge und Rechnungen werden automatisch in Teamwork abgelegt und können je nach Freigabe von allen eingesehen werden. PRIMA VIER Nehring Verlag "Wir nutzen Scopevisio seit über sieben Jahren. Genau wie diese noch immer sehr zeitgemäße Lösung entwickeln auch wir uns immer weiter. Einer weiteren Nutzung steht auch in Zukunft nichts im Wege." Dr. Robert Nehring Geschäftsführer PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Dokumentenmanagement Sowohl interne als auch externe Mitarbeitende können über die Cloud von nahezu jedem Ort auf Dokumente zugreifen, auch direkt über den Web-Browser. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Kontakte Nach Installation der Scopevisio-Anwendung stehen die Kontakte ebenfalls von überall zur Verfügung. Hier wird besonders die TAPI-Schnittstelle geschätzt, um direkt per Klick eine Rufnummer zu wählen, aber auch die Möglichkeit, Schlagwörter zu vergeben. Abrechnung Das Abrechnungsmodul greift direkt auf die Kontakte zu, dadurch liegt alles in einer Hand. Es brauchen keine zusätzlichen Datensätze angelegt werden. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften werden als PDF-Dokumente automatisch in Teamwork abgelegt und können je nach Freigabe von allen eingesehen werden. Buchhaltung Das Stapelbuchen ermöglicht ein bequemes Ausziffern der offenen Rechnungen. Finanzen Überfällige Rechnungen werden zum jeweiligen Datum automatisiert durch Symbole angezeigt. Zahlungserinnerungen können dann bequem mit einer zuvor eingerichteten Dokumentenvorlage per E-Mail verschickt werden. Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen PRIMA VIER Nehring Verlag Gustav-Freytag-Straße 7 10827 Berlin Über den PRIMA VIER Nehring Verlag Der PRIMA VIER Nehring Verlag ist mit seinen Printmagazinen, Onlineportalen sowie seinem Institut, das auch Veranstaltungen und Öffentlichkeitskampagnen organisiert, Deutschlands führender Fachverlag im Bereich Büro. Zu seinen Haupttätigkeitsfeldern gehören OFFICE ROXX, Mag und Blog für moderne Arbeit, die Sonderbeilagen MODERN OFFICE, der Bürowirtschaftsblog OFFICE DEALZZ und das Deutsche Institut für moderne Büroarbeit DIMBA. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### ZAHLEN IM TAKT e.K. ZAHLEN IM TAKT e.K. Buchhaltung komplett digital Branche Unternehmensberatung Mitarbeitende 1 Standort Melsungen Gründung 2017 Herausforderung Umständliche Zusammenarbeit mit Mandanten Papierbasierte Prozesse in der Buchhaltung bei Mandanten Hoher Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit manueller Abläufe Edward Weiß, Geschäftsführer von ZAHLEN IM TAKT, berät Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen bei der Prozessoptimierung und Prozessdigitalisierung in der Buchhaltung und im Controlling. Einige seiner Mandanten arbeiteten vor Jahren noch mit Papierbelegen und Pendelordnern, was sich als umständlich und zeitraubend erwies. Besonders bei Mandanten mit hohem Belegaufkommen entstand ein enormer Arbeitsaufwand. Ziel war es, Workflows rund um den Rechnungsein- und -ausgang von analog auf digital umzustellen. Lösung Digitaler Rechnungseingangsworkflow GoBD-konforme Buchhaltung mit Automatierungsfunktionen Sicheres Dokumentenmanagement in der Cloud Edward Weiß nutzt Scopevisio für sein eigenes Unternehmen, betreut aber auch Mandanten, die mit Scopevisio arbeiten. Er schätzt vor allem den komplett digitalen Eingangsrechnungsworkflow. „Das hat mir das Leben als Buchhalter wirklich erleichtert“, erklärt Weiß. „Ich spare unheimlich viel Zeit.“ Angetan ist er besonders von der OCR-Erkennung im Rechnungseingangsbuch und von den Kontierungsregeln. Darüber hinaus nutzt er Teamwork, das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio. Sämtliche geschäftlichen Dokumente speichert er in Teamwork, auf das er über die mobile App auch von unterwegs Zugriff hat Ich bin sehr von Scopevisio überzeugt, auch wenn ich nur einen Teil nutze – und ich habe wirklich schon mit vielen anderen Systemen gearbeitet. Edward Weiß ZAHLEN IM TAKT (Geschäftsführer) ZAHLEN IM TAKT "„Bei Scopevisio bewegt sich ständig was. Monatlich kommt ein neues Release raus mit neuen Funktionen. Das gefällt mir sehr.“" Edward Weiß ZAHLEN IM TAKT (Geschäftsführer) Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Zeitersparnis und Arbeitserleichterung Durch die Umstellung auf digitale Workflows im Belegwesen spart Weiß sowohl im eigenen Unternehmen als auch bei der Betreuung von Buchhaltungsmandanten viel Zeit und Aufwand. „Dadurch wird der Arbeitsalltag enorm erleichtert“, so Weiß. Lästiges Abtippen oder Einscannen von Belegen entfällt. Durchgängige digitale Workflows sorgen für mehr Effizienz. Sicherheit und Flexibilität in der Cloud Scopevisio ist für ZAHLEN IM TAKT ein vertrauensvoller Partner. „Hier weiß ich auch das Thema Datensicherheit in guten Händen“, so Weiß. „Als Selbstständiger muss ich mich somit nicht um eigene Server, Wartung und Updates kümmern.“ Zudem hat die Cloud den Vorteil, dass der Geschäftsführer ortsunabhängig ist. So hat er vor einiger Zeit zehn Wochen in Schweden verbracht und konnte von dort aus problemlos arbeiten. All-in-One-System „Scopevisio ist ein All-in-One-System“, so Weiß, der sich die Funktionen von Scopevisio nach und nach erschlossen hat. So nutzt er seit einiger Zeit auch die Faktura und schreibt Rechnungen in Scopevisio. Da sich derzeit sein Geschäftsfeld immer mehr zu Digitalisierungsberatung hin verlagert, will er künftig auch verstärkt CRM- und Projektmanagement-Funktionen nutzen. Kontinuierliche Weiterentwicklung Scopevisio bringt alle vier Woche ein neues Release heraus. Auf diese Weise profitieren Anwender von immer neuen Funktionen. Das schätzt auch Weiß, der seit vielen Jahren Kunde ist: „Scopevisio hat sich über die Jahre stark weiterentwickelt.“ Lösungsorientierter Support Edward Weiß findet auch lobende Worte für den Support, den er als flexibel und lösungsorientiert bezeichnet. Auch als Einzelunternehmer fühlte er sich hier gut aufgehoben. „Ich habe hier fast nur positive Erfahrungen gemacht.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen ZAHLEN IM TAKT e. K. Rotenburger Straße 28 34212 Melsungen www.zahlenimtakt.de Über ZAHLEN IM TAKT ZAHLEN IM TAKT berät Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen in der Buchhaltung und im Controlling. Daneben übernimmt ZAHLEN IM TAKT auch die laufende Buchhaltung für Mandanten, jedoch liegt der Fokus des Unternehmens auf der Digitalisierungsberatung. Ein Schwerpunkt ist dabei die Beratung rund um die GoBD und die zugehörige Verfahrensdokumentation. Hinter ZAHLEN IM TAKT steht Edward Weiß, der angestellt über 25 Jahre in der Buchhaltung und im Controlling sowohl im Mittelstand als auch in Konzernen tätig war. Mit ZAHLEN IM TAKT hat er sich 2017 selbständig gemacht, um seine langjährige Expertise weiterzugeben. Weiß ist Bilanzbuchhalter, Controller, Betriebswirt IHK und Datenschutzbeauftragter. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern ### Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen e.V. (KAT) Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen e.V. (KAT) Mobiles Arbeiten in der Cloud Branche Vereine/Verbände Mitarbeitende 25 Standort Bonn Gründung 1995 Herausforderung Mehr Digitalisierung Gesucht war eine neue Buchhaltungssoftware. Die neue Lösung sollte mobiles Arbeiten ermöglichen. Man wollte die kurzen Wege zum Hersteller nutzen. Der Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen e.V. – kurz KAT – ist die Kontrollinstanz für die Herkunftssicherung und Rückverfolgung von Eiern aus Bio-, Freiland- und Bodenhaltung in Deutschland. Der Code, den man auf jedem Ei findet, geht auf den KAT zurück. Der Verein war 2019 auf die Suche nach einer neuen kaufmännischen Software für die Rechnungsstellung und Buchhaltung gegangen. Die bis dahin eingesetzte lokale Lösung sollte durch eine Cloud-Lösung ersetzt werden, die mobiles Arbeiten leichter ermöglichte. „Wir wollten digitaler werden“, so die einhellige Meinung beim KAT. Gleichzeitig schätzte man die räumliche Nähe zu Scopevisio, denn sowohl der KAT als auch Scopevisio sitzen in Bonn. Man wollte von kurzen Wegen profitieren. Wir wollten digitaler werden Gaby Schneider Finanzbuchhalterin Lösung Kaufmännische Software aus der Cloud Einfaches mobiles Arbeiten Onbording mit Hilfe Videos in Kombination mit persönlicher Betreuung Alle Belege digital zentral an einem Ort Der Verein entschied sich für Scopevisio Finanzen als Buchhaltungslösung aus der Cloud. Bei der Einführung der Software wurde das Videotraining mit der Beratung durch einen Scopevisio-Fachberater kombiniert. Statt einer Schulung im herkömmlichen Sinn gab es Videos zur Einführung der Software. Das lief besser als erwarter. Verbleibende Fragen haben wir persönlich mit unserer Scopevisio-Ansprechpartnerin geklärt. Gaby Schneider Inzwischen schätzt der Verein das mobile Arbeiten mit Scopevisio. Gerade während der Corona-Pandemie profitiert der KAT e.V. von der Möglichkeit, kurzfristig ins Homeoffice zu wechseln. „Die Cloud garantiert reibungsloses Arbeiten von zu Hause oder in dringenden Fällen auch aus dem Urlaub – wo auch immer man sich befindet“, erläutert Gaby Schneider, Finanzbuchhalterin beim KAT. Außerdem schätzen die kaufmännischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass jetzt vieles digitalisiert ist, was vorher auf Papier vorlag – allen voran die Belege. KAT e.V. "Die Cloud garantiert reibungsloses Arbeiten von zu Hause aus oder von anderen Orten, egal wo man sich befindet." Gaby Schneider Finanzbuchhalterin Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche Organisation 360-Grad Blick auf das Unternehmen Mehr erfahren Finanzen Automatisierung mit künstlicher Intelligenz Mehr erfahren DMS & ECM Teamwork sicher und einfach Mehr erfahren Vertrieb CRM und Vertriebssteuerung Mehr erfahren Beschaffung Effiziente Material- und Warenwirtschaft Mehr erfahren Personal Personalverwaltung und Abrechnung Mehr erfahren Nutzen Papierloses Büro Alle Belege liegen digital in Scopevisio vor, die klassische Ablage gehört der Vergangenheit an. Auf Ein- und Ausgangsrechnungen kann problemlos zugegriffen werden. Dauerrechnungen Die Mehrzahl der Rechnungen beim KAT sind jährlich oder quartalsweise wiederkehrende Rechnungen, diese konnten entsprechend als Dauerrechnung angelegt und automatisiert erstellt werden. Das hat den Arbeitsaufwand und die Fehlerquellen deutlich reduziert. Rechnungseingangsbuch Relevante Daten der Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen. Es sind nur wenige manuelle Schritte notwendig. Berichte In Scopevisio können Berichte und Auswertungen individuell angepasst werden. Der KAT hat eine eigene Gliederung für die Kostenstellenauswertung angelegt. Auch für das Ergebnis wurde eine eigene Gliederung und Reihenfolge gewählt. Steuerberaterzugang Der Steuerberater kann in die Scopevisio-Instanz des Unternehmens eingeladen werden, um Zugriff auf alle Buchungen und Belege zu erhalten, die er für den Jahresabschluss benötigt. Dieser Zugang ist kostenfrei; eine eigene Lizenz ist dafür nicht nötig. „Im letzten Jahr haben wir das zum ersten Mal so gemacht – es funktionierte problemlos“, erläutert die Finanzbuchhalterin. Benutzerfreundlichkeit „Es ist praktisch, mehrere Programmbereiche in Scopevisio gleichzeitig geöffnet zu haben“, erklärt Gaby Schneider. „Die Bedienung ist im Prinzip recht intuitiv und gut strukturiert, wenn man die diversen Informationen und Möglichkeiten einordnen kann.“ Sie möchten Scopevisio kennenlernen? Jetzt unverbindlich testen Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen e.V. (KAT) Konrad-Zuse-Platz 5 53227 Bonn Über KAT Der Verein für kontrollierte alternative Tierhaltungsformen (KAT) wurde 1995 auf Initiative der Wirtschaft ins Leben gerufen. Im Jahr 2000 hat der Verband das erste Rückverfolgbarkeitssystem der Lebensmittelwirtschaft entwickelt, dessen sichtbartbares Zeichen die Printnummer auf dem Ei ist. Der Verband gilt heute als Prüfinstanz für die Herkunftssicherung und Rückverfolgung von Eiern aus alternativen Hennenhaltungssystemen, wozu Bio-, Freiland- und Bodenhaltung zählen. Dem KAT-System sind über 500 Packstellen und Verkaufsstellen sowie ca. 700 Aufzuchtbetriebe mit mehr als 40 Mio. Aufzuchtplätzen und rund 2.500 Legebetriebe mit mehr als 5.800 Ställen angeschlossen. Hinzu kommen ca. 180 Mischfutterbetriebe sowie ca. 200 Unternehmen aus dem Bereich der Nahrungsmittelindustrie. Können wir Ihnen weiterhelfen?Live-WebinareSie wollen Scopevisio unverbindlich kennenlernen und mehr über die Software erfahren? Stöbern Sie durch unser Angebot und melden sich kostenlos an.Jetzt anmeldenOnline-DemoSie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.Jetzt vereinbarenRückrufSie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.Jetzt anfordern