Openscope Import

Vielfältige Funktionen zum einmaligen und laufenden Import von Daten und Dokumenten, bringen die Offenheit des Systems zum Ausdruck.

 

Scopevisio

 

Inhalt

1.    Kontakte als CSV, vCards, UBL, FeRD über API, Outlook, Web2Lead und LDIF

2.    Web2Lead Generator (CSS und HTML-Code)

3.    Senden und empfangen von E-Mails inkl. Anhänge

4.    Dokumente (DMS) über REST-API, Viewer, Webclient, iPad & Android App

5.    Eingangsrechnungen über UBL 2.0, FeRD, Fax, Uploader, eMail, Drag & Drop

6.    XML-Import von Abrechnungs- und eCommerce-Belegen

7.    Finanzdaten und Anlagen im CSV sowie XML Format

8.    E-Commerce (Amazon, eBay mit JSON/XML, PDF)

9.    Paypal über digitale Kontoauszüge

10.  Banking über SwiftMT940, HBCI, CSV

11.  Openscope API-Import: Daten über SOAP; Dokumente über REST, RESTful

12.  Datev Postversand und Datev GDPdU-konforme CSV

 

Openscope Import

Die Offenheit des Scopevisio-Systems kommt nicht nur in umfangreichen Exportmöglichkeiten zum Ausdruck, sondern auch in zahlreichen Funktionen, die einen Import von Daten aus Drittsystemen nach Scopevisio ermöglichen.

Zur größtmöglichen Transparenz werden alle Importe in einer zentralen Import-Protokollfunktion im Menüpunkt „Importläufe“ aufgelistet. Hier ist zu erkennen, wer wann welche Daten importiert hat. Die Importdaten werden dabei stets auch archiviert und können zwecks Kontrolle, Fehlersuche und Nachverfolgung erneut eingesehen werden. Falls gewünscht, ist es auch möglich, Importläufe in ihrer Gesamtheit zu löschen bzw. zu stornieren. Sollte sich beispielsweise ein Import von 1000 Buchungen als fachlich falsch herausstellen, so ist es möglich, alle 1000 Buchungen durch einen einzigen Klick auf die Funktion „Importlauf stornieren“ zu stornieren.

 

1. Kontakte als CSV, vCards, UBL, FeRD über API, Outlook, Web2Lead und LDIF

In Scopevisio existieren verschiedene Möglichkeiten, Kontaktdaten zu importieren:

  • Über die Anwendung als CSV
  • Einzeln oder in Massen als vCards (zum Beispiel können so alle XING-Kontakte importiert werden)
  • Über die API als CSV
  • Über die API als vCard
  • Über den Outlook-Connector direkt aus Outlook
  • Über LDIF aus Thunderbird und Enterprise-Directories

Zusätzlich werden vom System automatisch Kontakte im Rahmen der Stammdatenverwaltung angelegt, wenn Eingangsrechnungen in den Formaten UBL oder FeRD (Forum elektrische Rechnung Deutschland) verarbeitet werden.

Auch im Rahmen der Web2Lead Verarbeitung können Kontakte automatisch angelegt werden (siehe nachfolgender Abschnitt).

 

2. Web2Lead Generator (CSS und HTML-Code)

Über den Web2Lead Generator kann direkt aus Scopevisio heraus ein einfacher HTML-Code generiert werden, den Scopevisio-Kunden auf ihrer Website einbinden können, um ein individuelles Kontaktformular für Interessenten zu integrieren. Kontaktstammdaten und Informationswünsche eines Interessenten, die über dieses Formular erfasst werden, werden automatisch im Scopevisio Kontaktmanagement angelegt. Auch das automatische Anlegen einer Verkaufschance und eines Angebots ist hierüber möglich.

So werden in Scopevisio ohne weitere Zwischenschritte direkt folgenden Informationen zur weiteren vertrieblichen Bearbeitung generiert:

  • Kontakt
  • Optionale Kontaktklassifizierung (Interessent, Lead, Kunde)
  • Optionale Verkaufschance mit
    • konfigurierbarem Entscheidungszeitpunkt zur Steuerung der Vertriebsaktivitäten
    • konfigurierbarer Realisierungswahrscheinlichkeit
    • optionalem Vertriebsbeauftragtem

Die Formularfelder, die ein Scopevisio-Nutzer in seinem Kontaktformular nutzen möchte, können in Inhalt, Typ und Reihenfolge im Web2Lead Generator festgelegt werden. Durch CSS oder auch durch Anpassung des HTML-Codes kann zusätzlich eine vollständige Anpassung des Kontaktformulars an individuelle  Kundenwünsche erfolgen.

 

3. Senden und empfangen von E-Mails inkl. Anhänge

Über eine persönliche Scopevisio System-E-Mail Adresse ist es möglich, E-Mails inklusive Anhänge an Scopevisio zu senden und so komfortabel in Scopevisio zu importieren. Anhand der in den E-Mails enthaltenen Adressaten werden die E-Mails automatisch den entsprechenden Kontakten in Scopevisio zugeordnet. Auch eventuell vorhandene Anhänge werden importiert, den Kontakten in Scopevisio zugeordnet und dauerhaft gespeichert.

Auf diese Weise können E-Mails, die ein Scopevisio-Nutzer z. B.  an seine Firmen-Mailadresse erhält, zwecks Datenimport an die persönliche Scopevisio System-E-Mail Adresse weitergeleitet werden. Versendete E-Mails können über die persönliche Scopevisio System-E-Mail Adresse in Scopevisio importiert werden, indem Scopevisio Mail-Adresse bei der ausgehenden E-Mail in BCC gesetzt wird. Auf diese Weise kann beispielsweise der Mailverkehr mit einem Kunden komfortabel in Scopevisio protokolliert werden.

Zusätzlich können über die persönliche Scopevisio System-E-Mail Adresse auch Dateien in Scopevisio Teamwork abgelegt werden. Auch das Anlegen von Aufgaben ist über eine besondere Kennzeichnung der E-Mails möglich – genauso wie das Importieren von Eingangsrechnungen (siehe hierzu auch den Abschnitt Eingangsrechnungen).

 

4. Dokumente (DMS) über REST-API, Viewer, Webclient, iPad & Android App

Über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Scopevisio Teamwork können Dateien per „Drag and Drop“ in Scopevisio importiert werden. Dies ist möglich über folgende Zugriffsprogramme:

  • Teamwork Rest-API (für Programme)
  • Integrierter Teamworkviewer in Scopevisio
  • Externer Teamwork Webclient
  • Teamwork iPAD-App
  • Teamwork Android-App

Zusätzlich ist es möglich, sogenannte Uploader zu definieren. Diese Uploader laden bestimmte Verzeichnisse auf dem Rechner des Benutzers automatisch in Scopevisio hoch. Die in dem Verzeichnis enthaltenen Dateien sind dann über den Teamworkviewer durchsuchbar und „online“ editierbar.  Die Uploader laufen im Hintergrund und ermöglichen so ein komfortables, permanentes Hochladen von ganzen Verzeichnisstrukturen nach Scopevisio. Beim Einrichten einer solchen Upload-Automatik kann optional der Dokumententyp „Eingangsrechnung“ vergeben werden. In diesem Fall werden die in dem entsprechenden Ordner auf dem Rechner des Benutzers abgelegten Dokumente automatisch als Eingangsrechnung klassifiziert und in das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio übertragen. Anschließend findet eine automatische OCR-Verarbeitung in Scopevisio statt und die verarbeiteten Dateien werden auf dem Rechner des Scopevisio-Benutzers in einem Unterordner „Verarbeitete-Dateien“ abgelegt.

 

5. Eingangsrechnungen über UBL 2.0, FeRD, Fax, Uploader, eMail, Drag & Drop

Scopevisio-Kunden können ihre Eingangsrechnungen auf die folgenden Arten in Scopevisio importieren:

  • Über den Teamwork-Uploader (siehe hierzu den vorangegangenen Abschnitt)
  • Per FAX
  • Per “Drag and Drop” der Dateien
  • Per automatischen Massenupload im Hintergrund
  • Per E-Mail an die persönliche Scopevisio System-E-Mail-Adresse mit Kennung „Eingangsrechnung“

Beim Import werden die Eingangsrechnungen einer automatischen OCR-Verarbeitung und Belegerkennung unterzogen.

Idealerweise sind die Eingangsrechnungen PDF-Dateien, die mit strukturierten, maschinell verarbeitbaren Rechnungsdaten angereichert sind. Dies passiert durch Anhänge an den PDF-Dateien. Scopevisio unterstützt hier die beiden Formate UBL2.0 und FeRD. Die Vorverarbeitung kann z. B. durch Buchhaltungspartner und/oder Belegerkennungsdienste erfolgen. Die UBL- und/oder FeRD-Daten bleiben in Form der PDF-Anhänge dauerhaft in Scopevisio gespeichert.

 

6. XML-Import von Abrechnungs- und eCommerce-Belegen

Abrechnungs- und eCommerce-Belege können im XML-Format in Scopevisio importiert werden.

Auch hier gilt, dass alle Abrechungsbelege sowohl manuell, als auch automatisiert über die Webservice-Schnittstellen importiert werden können. Eine besondere Bedeutung kommt hierbei dem Import von Rechnungen zu, da Spezial- und Branchensysteme oft Rechnungsdaten produzieren. Diese können auch auf einer anderen Abstraktionsstufe implizit vorhanden sein. Als Beispiele können die Rechnungen für eine Reise, für ein Vermittlungsgeschäft oder eines Hotelgasts angesehen werden. Ein zentraler Mehrwert wird in diesem Zusammenhang durch die Möglichkeit geschaffen, die Kundenstammdaten in der Rechnung selber zu kodieren und mit der Rechnung aus dem Vorsystem als einen logischen Datensatz zu generieren. Die Abfrage, ob die Stammdaten auf Seite des empfangenden Systems (hier Scopevisio) schon vorhanden sind, entfallen. Scopevisio macht automatisch das Richtige: Anlage von Stammdaten bei Bedarf oder Aktualisierung von Stammdaten, die bereits anhand ihres Schlüssels identifiziert worden sind.

Der Import von Produktstammdaten erfolgt im CSV-Format. Hierbei ist es leicht möglich, Updates auf bereits in Scopevisio vorhandene Daten vorzunehmen. Scopevisio erkennt automatisch, wenn Produkte schon im System vorhanden sind, sucht die entsprechenden Einträge aus dem Datenbestand und führt Updates aus.

 

7. Finanzdaten und Anlagen im CSV sowie XML Format

Im CSV-Format können Sachkontenstammdaten, Debitorenstammdaten, Kreditorenstammdaten und Buchungen importiert werden. Die CSV-Formate können dabei in Bezug auf die Spalten und andere Einstellungen konfiguriert werden. Zur Verwendung bei zukünftigen Importen können diese Konfigurationen gespeichert und bei zukünftigen Importen wiederverwendet werden.

Ähnlich wie bei den Produkten können bei den Sachkonten, Debitoren und Kreditoren Updates auf die bestehenden Daten erfolgen. Scopevisio erkennt automatisch, welche Daten schon im System vorhanden sind, sucht die entsprechenden Einträge aus dem Datenbestand und führt die gewünschten Updates aus.

Anlagen für die Anlagenbuchhaltung können über den Anlageimport im CSV-Format importiert werden.

Angepasste Berichte sind ein zentraler Mehrwert für die Benutzer von Scopevisio. Die Berichte können inklusive Struktur und Kontenzuordnungen (bzw. Dimensionszuordnungen) importiert werden. Anhand des Namens erkennt das System, ob es sich um einen neuen Bericht oder das Update eines bestehenden Berichts handelt. Die externalisierte Repräsentation (ausgegebene Darstellung) der Berichte in XML ist für den Austausch über Mail oder die Nachbearbeitung mit XML-Editoren ausgelegt. Ein Customizing von Berichten wird so im Allgemeinen durch Drittanbieter implementiert.

 

8. E-Commerce (Amazon, eBay mit JSON/XML, PDF)

Die Scopevisio E-Commerce Funktionen beinhalten als einen zentralen Funktionsbestandteil den automatischen und periodischen Import von Verkaufsdaten sowohl aus Amazon als auch aus eBay.

eBay- oder Amazon-Verkäufer können Ihre Zugangsdaten in Scopevisio konfigurieren, und anschließend werden die Kaufvorgänge der Kunden in Scopevisio dargestellt. Anschließend ist eine Nachbearbeitung der Verkaufsvorgänge in Scopevisio möglich. So können aus Verkaufsvorgängen direkt Rechnungen und Lieferscheine generiert werden. Dabei werden Stammdaten in Scopevisio intelligent nur bei Bedarf angelegt oder bestehende Kunden wiederverwendet. Ein Export der Rechnungen und Lieferscheine erfolgt im Anschluss gruppiert nach Lieferant/Logistiker als PDF oder in für die maschinelle Verarbeitung aufbereitetem JSON/XML.

 

9. Paypal über digitale Kontoauszüge

Paypal-Verkäufer können Ihre Paypal-Kontoauszüge direkt in Scopevisio importieren. Die Auszüge werden archiviert und, soweit sinnvoll, analog zu klassischen Bankauszügen der Finanzbuchhaltung übergeben. Es finden Auszifferungen statt, und es kann im Rahmen der Offenen-Posten-Buchhaltung eine genaues Tracking der Vorgänge stattfinden. Der Import kann zeitlich unabhängig von der Anlage der entsprechenden Forderungen stattfinden und auch bereits zeitlich vorher geschehen.

 

10. Banking über SwiftMT940, HBCI, CSV

Sowohl SwiftMT940-Kontoauszugsdateien als auch HBCI-Kontobewegungen können in Scopevisio importiert werden. Buchungsregeln, deren Abarbeitung durch den Import der Bankbewegungen ausgelöst wird, ermöglichen dabei ein automatisiertes Vorkontieren der Bankauszüge. Die vordefinierten Regeln reichen dabei bereits für eine hohe Automatisierung insbesondere bei der Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und bei den damit einhergehenden Auszifferungen aus. Die restlichen Sachbuchungen können durch Regeln und Regelschnellerstellungen sehr leicht hinzufügt werden, womit schließlich ein hochautomatisierter und treffgenauer Import von Bankbewegungen mit minimalem Aufwand erreicht werden kann.

HBCI-Importe erfolgen auf Wunsch auch periodisch und vollautomatisch unter Benutzung von PINs der Benutzer. Eine Unterstützung von CSV-Bankbewegungsimporten ist auch vorhanden, um Szenarien zu bedienen, in denen HBCI nicht verfügbar ist oder diese Lösung vom Kunden aufgrund der einfachen Handhabbarkeit bevorzugt wird.

 

11. Openscope API-Import: Daten über SOAP; Dokumente über REST, RESTful

Im Folgenden wird kurz auf die wichtigsten Importaspekte der Webservice-API, basierend auf SOAP, eingegangen. Für weitere Informationen sollte die Dokumentation der API und auch der Abschnitt „Openscope API-Export“ angesehen werden. Die API arbeitet SOAP-basiert und ist für den Einsatz in IT-Integrations­projekten und zur fortlaufenden Integration in IT-Systemlandschaften ausgelegt.

Die zentralen importierbaren und exportierbaren Stammdaten und Bewegungsdaten der Finanzbuchhaltung sind

  • Sachkontenstamm
  • Debitorenstammdaten
  • Kreditorenstammdaten
  • Kontaktdaten
  • Buchungen
  • Personenkontenbuchungen

Insbesondere bei den Buchungsdaten bestehen – analog zu den manuellen Importen – alle Möglichkeiten, Pro-Diverse Bewegungen vollumfänglich zu importieren. Conto-Pro-Diverse bezeichnet solche Buchungen mit pro Beleg abweichenden Kunden- und Lieferantendaten, die über Sammeldebitoren bzw. Sammelkreditoren gebucht werden.

Abrechnungsbelege, Verkaufschancen und Kontaktdaten sind ebenfalls über die API in Scopevisio einzuladen. Dateien und Kommentare sind hier ebenfalls importierbar, um CRM-Integrations­sze­na­rien und periodische Datentransfers zu ermöglichen. Eine Integration in bestehenden Kundenverwaltungssysteme ist somit auch falls gewünscht arbeitsteilig möglich.

Separat existiert die Teamwork Rest-API, eine nach den Grundsätzen des RESTful Prinzips aufgebaute API, die den vollen Zugriff auf alle Funktionen von Scopevisio Teamwork zur Verfügung stellt. Periodische Uploads oder Downloads seien hier als Beispiele für implementierbare Integrationsszenarien genannt.

 

12. Datev Postversand und Datev GDPdU-konforme CSV

Datev und viele weitere Systeme benutzen das klassische Datenpostversandformat. In diesem Format werden Buchungen im einem klassischen, der Datev-Buchungszeile entsprechenden, sogenannten Konto-/Gegenkontoformat übertragen. Der Scopevisio-Import ist hier sehr leistungsfähig und kann mit sehr vielen Fällen – wie bspw. Skonto, Stornos oder manuellen Schlüsselungen – umgehen, bei denen viele Konkurrenzsysteme keine sinnvollen Ergebnisse liefern.

Seit einigen Jahren exportiert Datev auch GDPdU-konforme CSV-Dateien, welche die Buchungen enthalten. Dieser Weg steht allerdings nur für neuere Datev-Installationen und nicht für Drittsysteme oder andere alte Systemlandschaften zur Verfügung. Die technische und fachliche Qualität des Imports ist genauso zu bewerten wie bei dem Datev-Postversand Import.

Für beide Varianten der Datev-Datenübernahme existieren Vorschau-Oberflächen, mit deren Hilfe man optional die entstehenden Buchungen noch genauer untersuchen und nachvollziehen kann.

Datenimport

200000,380052https://www.scopevisio.com/clientx/edition: business https://www.scopevisio.com/ /integration/openscope/import 2256 erp_business