Openscope Export

Scopevisio verfolgt die Strategie einer offenen und fairen Businesslösung. Hierzu stehen vielfältige Funktionen zum einmaligen und laufenden Export von Daten und Dokumenten zur Verfügung.

 

Scopevisio

 

Inhalt

1.    Listen und Übersichten über CSV, HTML, XML, ODT, Excel, PDF und Word

2.    Finanzen über GDPdU, IDEA, ERiC, DTAUS, SEPA, MT 940, HBCI, Datev-DAMO

3.    Kontakte und Termine über vCard und iCal

4.    Openscope API-Export: Daten über SOAP; Dokumente über REST, RESTful

5.    Teamwork DMS Uploader & Export sowie REST API

6.    Zentraler Dateiexport und zentraler E-Mail Export (Zip-Archiv)

7.    Abrechnungs- und eCommerce-Belegen über XML

 

Openscope Export

 

1. Listen und Übersichten über CSV, HTML, XML, ODT, Excel, PDF und Word

Alle Arbeitslisten und tabellarischen Übersichten in Scopevisio können als CSV-, HTML-, Excel-, PDF- und Word-Datei exportiert werden, so z.B. das Journal, Aufgaben, Kontakte, Verkaufschancen, Offene Posten, Ereignisse, CRM Journal, Steuermatrix, alle Kataloge, Geschäftsjahre, Eingangs­rechnungen, Änderungsprotokolle, Produkte und alle weiteren Tabellen.

Belegarten wie Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Packzettel, Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften können in einem XML-Format sowie als ODT-, Word- und PDF-Datei exportiert werden.

In XML sind zusätzlich folgende Daten exportierbar:

  • Organigramm
  • Eingehende und ausgehende E-Mails (einzeln und mehrfach als Archive)
  • Berichtsstrukturen inkl. Kontenzuordnungen
  • Zusammenfassende Meldungen (ZM)
  • Berichte in Form von Berichtsmappen

  • Anlagenspiegel inkl. Unter­stützung einer eigenen Word-Exportvorlage
  • Lieferscheine, optional gepaart mit Packzettel, die individuell gestaltet und automatisch aus der Scope­visio eCommerce Anwen­dung nach Lieferant bzw. Logistiker gruppiert werden.
  • Scopevisio-Einstellungen (Geschäftsobjekte, Custom­felder, Tabellenansichten, Mein-Scopevisio-Menü, Arbeitslisten). Die Intention hier ist es, dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, individuelle Einstellungen im Ganzen oder in Teilen mit anderen Scopevisio-Benutzern zu teilen oder von Drittanbietern zur Verfügung gestellte Einstellungen verwenden zu können.

Mahnungen werden als PDF wahlweise pro Forderung oder verdichtet pro Kunde exportiert. Eine individuell gestaltete Ausgabe ist durch die Verwendung von ODT-Vorlagen zusätzlich möglich.

 

2. Finanzen über GDPdU, IDEA, ERiC, DTAUS, SEPA, MT 940, HBCI, Datev-DAMO

Finanzwirtschaftlichen Daten können GDPdU-konform im IDEA Format exportiert werden. Diese Daten sind insbesondere auch Gegenstand von steuerrechtlichen Überprüfungen durch die Finanzämter.

Das von den Finanzverwaltungen häufig verwendete Prüfprogramm AIS TaxAudit verfügt über eine vom Hersteller Audicon speziell für Scopevisio erstellte Importschnittstelle. Damit ist die Prüfung von GDPdU-Exporten aus Scopevisio mit TaxAudit besonders einfach und komfortabel möglich. Da der Prüfer sich manuelle Importarbeiten erspart, führt dies oft zu einer schnelleren und für den Prüfer reibungsloseren Abarbeitung von Prüfungen. Dabei ist zu bedenken, dass eine etwaige Prüfung in jedem Fall – also auch bei Nicht-Vorhandensein einer entsprechenden Schnittstelle – stattfinden würde, der Prüfer in diesem Fall aber von Hand die Importdaten aufbereiten müsste. Die explizite TaxAudit-Unterstützung von Scopevisio ist folglich ein großer Kundenvorteil.

Der GDPdU-Export von Scopevisio umfasst folgende Daten:

  • Firmenstammdaten
  • Kontenplan
  • Debitorenstamm
  • Kreditorenstamm
  • Steuermatrix
  • Dimensionsstammdaten (Kostenrechnung, Projekte, etc.)
  • Buchungen (Journal)
  • Offene Posten (Auszifferungen)
  • Summen- und Saldenliste
  • Sachkontenblätter
  • Anlagenverzeichnis
  • Inventarliste
  • Anlagenbewegungen

Alle für eine steuerrechtliche Prüfung relevanten Informationen sind somit umfassend und vollständig in dem Export enthalten.

Die Daten werden in ein Verzeichnis auf der Festplatte gespeichert und können zur Prüfung weitergegeben oder archiviert werden.

Über ERiC online werden Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt. Die Protokolle der versendeten Umsatzsteuervoranmeldungen können auch als PDF gespeichert und exportiert werden. Die Übermittlung erfolgt entsprechend den Anforderungen der Finanzverwaltung mit Zertifikat. Hierdurch wird sichergestellt, dass keine Anmeldung von unbefugten Personen für Fremdfirmen weitergegeben werden können.

Lastschriften und Zahlungslisten können für die Weiterverarbeitung durch Banken im SEPA-Format exportiert werden. Scopevisio bietet zum Stichtag 01.02.2014 eine SEPA-Stammdatenkonvertierung an. Zusätzlich ist ein Export im DTAUS-Format möglich. Prinzipiell wird dieses Format durch SEPA ersetzt. In der Praxis und im Austausch mit Programmen außerhalb der Bankensoftwarewelt ist aber noch mit einer längeren Lebensdauer des DTAUS-Formats zu rechnen.

Im Rahmen des Banking und bei der Arbeit mit der Belegarbeitsliste ermöglichen Buchungsregeln in Scopevisio ein automatisiertes Vorkontieren von Bankauszügen und Buchungsbelegen. Diese Buchungsregeln, die individuell erstellt und angepasst werden können, können zur Wiederverwendung, Archivierung und Weitergabe als XML exportiert werden.

Bilanz, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) sowie die Hauptabschlussübersicht (HÜ) können zusätzlich zum Standardexport als Worddatei unter der Verwendung von eigenen Vorlagen ausgegeben werden.

Buchungsdaten können auf Bewegungsebene im üblichen Datev-Austauschformat (DAMO) exportiert werden. Scopevisio unterstützt hier auch Skonti, Storno/Generalumkehr, Splitbuchungen und Kostenstellen. Buchungsdaten in Form von Monatssalden können im CSV-Format und speziell für den Import in Datev gesondert exportiert werden.

 

3. Kontakte und Termine über vCard und iCal

Kontakte und Termine können im vCard- bzw. iCal-Format exportiert werden. So ist es beispielsweise möglich, alle Kontakte und Termine (Aktivitäten, Aufgaben, Ereignisse, Projektplan) aus Scopevisio einfach nach Microsoft Outlook oder den Kalender von Mac OS X zu übertragen oder in Android-Geräte sowie iPhones oder iPads zu importieren.

 

4. Openscope API-Export: Daten über SOAP; Dokumente über REST, RESTful

Über die Openscope API können Einzel- und Massenexporte von den wichtigen Bezugsobjekten realisiert werden. Die API arbeitet SOAP-basiert und ist für den Einsatz in IT-Integrationsprojekten und zur fortlaufenden Integration in IT-Systemlandschaften ausgelegt. Im Überblick sind folgende Objekte bzw. Informationen automatisiert (auch periodisch) exportierbar:

  • Eingangsrechnungen
  • Original PDF-Dateien zu Eingangsrechnungen
  • Offene Posten
  • Offene Posten PDF-Datei
  • Auszifferungshistorie
  • Mahnungen
  • Fälligkeiten
  • Finanzberichte
  • Journal
  • Zahlungen
  • Steuermatrix
  • Debitorenstamm
  • Kreditorenstamm
  • Offene Posten
  • Dimensionsjournale
  • Bankverbindungen
  • Bankbewegungen
  • Kontaktdaten
  • Dateien zu Kontakten
  • Kontakte als vCards
  • Kontakte als CSV
  • Kontaktbild
  • Notizen zu Kontakten
  • Aufgaben
  • Dateien zu Aufgaben
  • Aufgaben als iCal-Datei
  • Vertriebsjournal/Ereignisse
  • Verkaufschancen
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Gutschriften
  • Dateien zu Ereignissen

Genauere Beschreibungen über die einzelnen Services, die generelle Funktionsweise und übergreifende Konzepte wie Authentifizierung, Datentypen und Traffic-Limitierungen sind online in der API-Dokumentation einsehbar. Es existieren auch Beispielprogramme.

Die API wird erfolgreich und produktiv von Programmiersprachen wie Visual Basic, Java, Dot.Net, Perl, PHP, ObjectiveC (für MacOS und iOS) und Javascript verwendet. Aufgrund der Programmiersprachen-neutralen Formate wie SOAP besteht hier keine Limitierung.

Die API richtet sich an Programmierer und Systemintegratoren und setzt Basis-Programmier­kennt­nis­se voraus.

 

5. Teamwork DMS Uploader & Export sowie REST API

Dokumente und Dateien, die in dem  Dokumentenmanagementsystem Scopevisio Teamwork abgelegt sind, können mittels manuellem, halbautomatischem und automatischem Export – inklusive dem Archiv – einzeln und als Stapel runtergeladen bzw. exportiert werden.

Bei PDF-Dokumenten ist es zudem möglich, einzelne Seiten aus einem Dokument zu extrahieren und zu exportieren.

Bei der Anbindung von Dritt-Anwendungen (Softwareprogrammen) kann die REST API der Open­Scope API verwendet werden. Hierüber ist der permanente Austausch von Dokumenten mit Fremdsystemen zu dem DMS Scopevisio Teamwork möglich. Diese API ist für die professionelle Anbindung von Drittsystemen durch Softwareentwickler im Sinne einer offenen Plattform verwendbar.

 

6. Zentraler Dateiexport und zentraler E-Mail Export (Zip-Archiv)

Durch eine offene und leicht zu bedienende Exportmöglichkeit erlaubt es Scopevisio jedem Benutzer, seine gespeicherten Dateien zentral anzuschauen und auch zentral und gesammelt als Archiv zu exportieren. Hierdurch entfällt ein unzumutbares Exportieren von einzelnen Dateien, wodurch partielle oder auch vollständige Systemwechsel erleichtert werden.

Vergleichbar mit den Dateien aus den zentralen Menüpunkten können auch die E-Mails (sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden) im Menü „Kommunikation“ als Archiv exportiert werden.

 

7. Abrechnungs- und eCommerce-Belegen über XML

Alle Abrechnungsbelege, die in Scopevisio erstellt werden (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften) können im XML-Format exportiert werden. Auch hier existiert eine Archivautomatik, die den gesammelten Export aller Dokumente ermöglicht. Bei Bedarf können auch einzelne Dokumente exportiert werden.

Über die Funktion „Rechnungslauf“ können Massenabrechnungen erzeugt werden. Die dabei erzeugten E-Mails können als Archiv über die vorselektierte Ausgangsmailsicht komfortabel als Archiv oder einzeln heruntergeladen werden.

Der XML-Export passt genau zum Abrechnungs-XML-Import und ist voll „roundtrip“-fähig. Dies bedeutet dass die exportierten Dateien in unveränderter Form wieder importiert werden können. Die Import und Export Formate sind somit syntaktisch und semantisch gleich.

Mit Scopevisio E-Commerce existiert ein für die massenhafte Abwicklung von Bestellungen optimierter Export von Rechnungen, Lieferscheinen und Packzetteln unter Berücksichtigung von Lieferantendaten aus den Produktdaten (siehe auch den Abschnitt zum Datenimport E-Commerce).

Datenexport

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