Support Center - TEAMWORK - Einstellungen

Scopevisio Cloud Software


TEAMWORK - Einstellungen

Sobald Sie TEAMWORK aktiviert haben, können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, z. B. die automatische Synchronisierung aktivieren und Einstellungen für die Synchronisierung festlegen.

  1. Öffnen Sie die dazu im Menü unter Global > Systemadministration > System > DMS-Einstellungen bearbeiten. TEAMWORK - Einstellungen  zum Formular
  2. Sie können Ihren Testzugang im sich öffnenden Fenster aktivieren, indem Sie ein Passwort vergeben, mit welchem Sie sich auch über Ihren Browser in Teamwork einloggen können. Sie erreichen Ihre TEAMWORK Dateien von jedem PC, auch ohne Scopevisio zu öffnen, über die URL https://teamwork.scopevisio.com/anmelden/.

Anwendungsgverhalten bei TEAMWORK

  • Teamwork Weblogin:
    • Über den Link 'Teamwork Weblogin' öffnet sich die TEAMWORK Webseite in Ihrem Browser, in die Sie sich mit Ihrem gewählten Teamwork-Passwort einloggen können. Speichern Sie den Link in Ihren Favoriten, um Ihre Dateien aufrufen, ohne sich in die Scopevisio Anwendung einzuloggen.
  • Tabellenexport versionieren
    • Alle Tabellen in Scopevisio, die Sie zuvor über die Exportfunktion gespeichert haben, können Sie in Teamwork hinterlegen. Bestimmen Sie, ob Sie beim wiederholten Upload gleicher Inhalte eine weitere Version oder ein neues Dokument hinzufügen möchten.
  • Dokumentenfreigabe
    • Wenn Sie manuell Belege aus Scopevisio zu Teamwork hochladen, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialog beim Upload anzeigen.
  • Anhänge bei Kommentaren
    • Hier bestimmen Sie, ob Dokumente, die den Kommentaren zu Ihren Kontakten als Anhang beigefügt sind, automatisch zu Teamwork hochgeladen werden oder nicht.
  • Belege direkt hochladen
    • Laden Sie Abrechnungsbelege (wie Rechnungen, Angebote etc.) nach Erstellung des PDFs direkt zu Teamwork hoch. Als Uploader wird dann der Ersteller des Belegs in Teamwork angegeben.
  • Belegstempel
    • Wählen Sie, ob Sie Ihre Belege beim Upload zu Teamwork unverändert lassen möchten oder ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten.
    • In Scopevisio importierte Eingangsrechnungen werden folgende Informationen hinzugefügt: Rechnungseingang, Rechnungsnummer, Sachlich geprüft, Zahlungsfreigabe, Kontierung, Buchungsdatum, Zahlungsdatum, Storno, Dimensionen, Bankkonto.
  • Automatische Belegsynchronisation
    • Neben dem Direktupload, können Sie Belege, die Sie in Scopevisio erstellt oder zu Scopevisio hochgeladen haben, automatisch synchronisieren. Um Mehrfachuploads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die automatische Synchronisation aktivieren. Wählen Sie hierzu die Option ‚Unter meinem Namen synchronisieren‘. Es werden alle in Scopevisio erstellten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen, etc.) zu Teamwork hochgeladen. Die automatische Synchronisation erfolgt alle 15 Minuten.
  • Simultane Dokumentbearbeitung
    • Nicht überwachen – Es erfolgt keine Benachrichtigung, wenn ein Dokument bereits geöffnet ist.
    • Bis zu einer viertel Stunde nach Öffnen durch andere Benutzer warnen – Es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn das Dokument innerhalb der letzten 15 Minuten von einem anderen Benutzer geöffnet wurde.
    • Bis zu einer halben Stunde nach Öffnen durch andere Benutzer warnen (Default) – Es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn das Dokument innerhalb der letzten 30 Minuten von einem anderen Benutzer geöffnet wurde.
    • Bis zu einer Stunde nach Öffnen durch andere Benutzer warnen – Es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn das Dokument innerhalb der letzten Stunde von einem anderen Benutzer geöffnet wurde.
  • Externer-Link Beleglayout
    • Hinterlegen Sie eine HTML Vorlage, um Benachrichtigungs-E-Mails über freigegebene Dokumente in Ihrem Firmenlayout darzustellen.
  • Standardsammlungen
    • Wenn  Sie Ihre Dokumente aus Projekten, Aufgaben oder Kontakten nicht mehr automatisch in die Teamwork-Standardsammlungen laden möchten, wählen Sie in den Teamwork-Einstellungen die Option Dokumente nicht automatisch in Standardsammlungen freigeben. In diesem Fall müssen Dokumente explizit an weitere Benutzer oder Sammlungen freigegeben werden.
      Die Option bezieht sich nicht auf Dokumente aus den Standardsammlungen Eingangsrechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften.

Benachrichtigungen

Stellen Sie ein, ob Sie sofort per eine E-Mail benachrichtigt werden wollen, wenn eine neue Freigabe für Sie erfolgt ist, eine neue Version erstellt wurde oder einem Dokument ein Kommentar hinzugefügt wurde. Eine tägliche Zusammenfassung ist ebenfalls als E-Mail erhältlich.

E-Mails in TEAMWORK bereitstellen

E-Mails, die Kontakten, Projekten oder Aufgaben zugeordnet sind, können automatisiert nach Teamwork übertragen werden. Im Geschäftsobjekt „E-Mails in Teamwork bereitstellen“ finden Sie dazu die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten. Wahlweise können auch nur die Mail-Anhänge abgelegt werden. Im Standard ist die Automatik abgeschaltet.

Überwachung von Eingangs-Sammlungen

Aktivieren Sie diese Funktion im ersten Datenfeld. Im zweiten Datenfeld können Sie eine von Ihnen erstellte Sammlung auswählen, deren Inhalt in die Standardsammlung 'Eingangsrechnungen' verschoben. Die so verschobenen Belege erscheinen in der Anwendung sowohl in der Belegarbeitsliste als auch unter dem Punkt Eingangsrechnungen und können dann verbucht werden.

E-Mails in TEAMWORK bereitstellen

Legen Sie fest, in welcher Form die E-Mails, die Sie in die Anwendung importiert und mit Kontakten, Projekten oder Aufgaben verknüpft haben, in TEAMWORK importiert werden sollen. Hier können Sie wählen ob die E-Mail als eml-Datei inkl. Anhänge oder nur die Anlagen (Option: nur Anlagen bereitstellen) nach TEAMWORK übertragen.

Teamwork mit lokalem Ordner verknüpfen

  1. Füllen Sie zunächst das Feld ‚Bezeichnung‘ beliebig aus.
  2. Über das Dropdown Menü unter ‚Status‘ können Sie die Funktion aktivieren und deaktivieren.
  3. Wählen Sie über den Link ‚Verzeichnis ändern‘ den Ordner auf Ihrem PC aus, über den Sie die Dokumente in Teamwork hochladen möchten. Wenn Sie zwischen bereits hochgeladenen und noch unbearbeiteten Dokumenten unterscheiden wollen, stellen Sie im Feld 'Dokumentenart' die Option „Standarddokumente (mit Hochgeladen-Ordner)“ ein. Dies bewirkt, dass Dokumente nach dem Hochladen in einen Unterordner „_Hochgeladen“ verschoben und in „_Hochgeladen_*.*“ umbenannt werden.
  4. Geben Sie eine Sammlung an, für die die Dokumente freigegeben werden sollen.

Wenn Sie eine neue Sammlung anlegen möchten, tippen Sie einfach den Namen in das Textfeld.

  1. Über das Dropdown Menü unter ‚Dokumentenart‘ können Sie wählen, ob Sie über den angelegten Ordner Buchhaltungsbelege oder Standardbelege hochladen möchten.
  2. In dem Datenfeld Ausschluss-Liste können Sie Dateinamen oder –endungen eintragen, die sich in dem Upload Ordner befinden, aber nicht zu Teamwork hochgeladen werden sollen. Tragen Sie den vollständigen Dateinamen ein, um eine Datei auszuschließen (bspw. thumbs.db, DS_Store) und/oder - hinter einem Sternchen, die Endungen von Dateien (bspw. *.ini, *.csv). Geben Sie beliebig viele auszuschließende Dateien an und trennen Sie die Eingaben mit einem Komma.
  3. Speichern Sie Ihre Eingaben.
  4. Klicken Sie auf die Bezeichnung [Ordner 1] um einen weiteren Upload Ordner einzurichten.
Gehört zu: System

 

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