Support Center - Erstellen Sie Sammlungen und Untersammlungen

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Erstellen Sie Sammlungen und Untersammlungen

Sammlungen erstellen

In TEAMWORK erstellen Sie Sammlungen mit Dokumenten und geben diese gezielt für Gruppen oder Benutzer frei.

  1. Wählen Sie im Menü DMS TEAMWORK > Dokumente.
  2. Auf der Leiste links werden die Sammlungen angezeigt, die Scopevisio bereits bei der Ersteinrichtung für Sie erstellt hat. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab klicken, können Sie eine Sammlung oder eine Untersammlung anlegen. Klicken Sie auf ‚Sammlung erstellen‘, so wird Ihre neue Sammlung hinzugefügt.
  3. Beim Anlegen einer neuen Sammlung können Sie bestimmen, ob diese privat oder öffentlich sein soll. Anschließend wird Ihre Sammlung in der Liste links auf dem Bildschirm angezeigt. Rechts im Bearbeitungsbereich werden die Inhalte der jeweils markierten Sammlung angezeigt.

 Die neu erstellte Sammlung erscheint nun in der Tabelle. Mit einem Doppelklick auf die Zeile der Sammlung erhalten Sie Detailinformationen und können ihre Mitglieder sehen. Hier können Sie auch entscheiden, ob Ihre Sammlung „öffentlich“ oder „privat“ sein soll. Untersammlungen erben die Freigabe-Einstellungen der übergeordneten Sammlung. Private Sammlungen sind durch ein Briefsymbol mit Vorhängeschloss , öffentliche durch ein Aktensymbol mit Auge  gekennzeichnet

Öffentlich bedeutet: Alle Benutzer sehen die Sammlung und ihre Mitglieder. Auf Wunsch können sie dieser Sammlung beitreten (sie abonnieren) und haben somit Zugriff auf alle Dateien darin.

Geteilt bedeutet: Einzelnen Benutzern, Sammlungen oder Gruppen wurde Zugriff auf die Sammlung erteilt.

Privat bedeutet: Eine private Sammlung wird nicht eingeladenen Benutzern nicht in der Auswahl angezeigt. Die Sammlung und ihr Inhalt sind nur für eingeladene Benutzer sichtbar.

Fügen Sie eine Untersammlung hinzu

Sie können in jeder Sammlung Untersammlungen erstellen, um Ihre Dokumente bspw. nach Arbeitsbereich zu organisieren. Diese Untersammlungen sind für alle Mitglieder der Gruppe sichtbar. Ein Dokument kann beliebig vielen Untersammlungen zugewiesen sein.

Klicken Sie dafür im Teamwork Dateibrowser mit der rechten Maustaste auf den Namen der Sammlung, für die Sie die Untersammlung erstellen möchten und wählen Sie „Untersammlung erstellen“. Vergeben Sie einen Namen (bspw.: A-Kunde) für die neue Untersammlung und bestätigen Sie mit „Enter“.

Durch Ziehen mit der Maus können Sie Dokumente aus einer anderen Untersammlung oder einer Sammlung in Ihre neue Liste verschieben. Das Dokument ist dann in der Ursprungssammlung nicht mehr sichtbar.

Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird das Dokument in Ihre Untersammlung kopiert und bleibt weiterhin auch in der Ursprungssammlung sichtbar.

Gehört zu: TEAMWORK

 

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