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TEAMWORK Dokumente

Hier werden alle Daten angezeigt, für die Sie die Berechtigung besitzen. Sie erreichen den Dateibrowser mit Ihren Dokumenten im Menü unter Teamwork > DokumenteTEAMWORK Dokumente  zum Formular

Statt der Menüleiste wird beim Öffnen des Dateibrowsers der Tab Sammlungen auf der linken Seite eingeblendet.
In diesem Tab können Sie über die Auswahl die Sammlungen oder Untersammlungen wählen, deren Inhalte Sie sich im Dateibrowser anzeigen lassen möchten. Mit dem Filter oberhalb der Auswahl können Sie gezielt nach einem Namen einer Sammlung suchen.

Dokumente hinzufügen

Klicken Sie auf die Sammlung, für die Sie das Dokument freigeben möchten, wählen Sie die gewünschte Datei auf Ihrem Computer aus und ziehen Sie sie auf die Teamwork-Formularoberfläche. Sobald Sie die Datei im Anzeigefeld loslassen, wird sie hochgeladen.

Die für die gewählte Sammlung freigegebenen Inhalte werden in der Tabelle angezeigt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und blenden Sie Spalten ein oder aus.

Durchsuchen Sie die Dokumente mit dem Filter. Sobald Sie den ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs eingeben haben, startet die Suche. In der Tabelle werden alle Dokumente aufgelistet, die Ihre Suchbegriffe enthalten. Mit weiteren Suchbegriffen können Sie die Auswahl verfeinern.

Mit dem Drop-Down Menü können Sie Ihre Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien anordnen.

Für eine Schnellvorschau auf Ihre Dokumente wechseln Sie über das Rastersymbol am rechten oberen Bildschirmrand in die Kachelansicht. Hier erhalten Sie eine Vorschau auf die erste Seite jedes Dokuments. Tipp: Nutzen sie die Tastenkombination Alt+T.

Wenn Sie mit der Maus über die Vorschau fahren, vergrößert sich die Anzeige.

Per Drag und Drop können Sie ein Dokument in eine andere (Unter-)Sammlung verschieben. Wenn Sie dabei zusätzlich die STRG-Taste gedrückt halten, wird die entsprechende Datei kopiert.

Schlagwörter hinzufügen

Über das Schlagwort-Symbol am rechten oberen Bildschirmrand kann die Liste der im Teamwork vergebenen Schlagwörter angezeigt und einem Dokument hinzugefügt werden. Per Doppelklick übernehmen Sie ein Schlagwort für das markierte Dokument. Um ein neues Schlagwort hinzuzufügen, geben Sie es in das Eingabefeld ein.

Dokumente suchen

In den Geschäftsobjekt Dokumentfilter können Sie gezielt nach Dokumenten suchen, die mit Kontakten, Projekten oder Aufgaben verknüpft sind.
Im Filter vorhandene Einträge können mit einem Klick auf das X gelöscht werden. Dadurch wird die ungefilterte Liste angezeigt.
Der Dokumentfilter ist sammlungsübergreifend. Wenn allerdings eine Sammlung markiert ist, wirkt sich der Filter auf die Dokumente dieser Sammlung aus.
Im Schlagwortfilter können mehrere Schlagwörter eingegeben werden, die als „UND“-Verknüpfung funktionieren. Jedes zusätzliche Schlagwort grenzt die Suchergebnisse weiter ein.

Öffentlichen Link erstellen

Erstellen Sie einen Weblink auf ein Dokument, den Sie per E-Mail verschicken oder in sozialen Netzwerken teilen können.

  1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung.
  2. Klicken Sie auf Externer Link.
  3. Klicken Sie auf Links erstellen.
  4. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch die  jeweiligen Auswahldialoge.
  5. Sie können den Link in die Zwischenablage kopieren, um ihn an anderer Stelle, eventuell in einer E-Mail, zu verwenden.
  6. Versenden Sie den oder die Links per E-Mail direkt aus Scopevisio heraus oder öffnen Sie eine neue E-Mail mit den erstellten Links in Ihrem E-Mail Programm.

PDF-Dokumente zusammenführen

Markieren Sie dazu die gewünschten PDF-Dokumente in der Dokumentenübersicht. Über die rechte Maustaste finden Sie den Aufruf Dokumente zusammenführen.
Anschließend kann die Reihenfolge der Dokumente festgelegt und das Zieldokument bestimmt werden. Das neue Dokument erbt die Freigaben des Zieldokuments. Die Ursprungsdokumente werden gelöscht.

Ein PDF-Dokument aufsplitten

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie einem PDF-Dokument einzelne Seiten entnehmen möchten.

  1. Öffnen Sie die Dokumentinformationen und markieren Sie die Seite(n), die Sie entnehmen möchten.
  2. Klicken Sie auf Seite entnehmen.
  3. Im nachfolgenden Dialog können Sie einen Namen für die neu zu erstellende Datei wählen und festlegen, ob die entnommenen Seiten aus dem Originaldokument gelöscht werden oder darin enthalten bleiben sollen.

Hinweis: Aufsplitten und Zusammenführen von PDF-Dokumenten ist nur in der Scopevisio-Anwendung möglich. Bei Aufruf von Teamwork über den Browser steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Aufgaben anlegen

Wird mit der rechten Maustaste auf ein oder mehrere markierte Teamwork-Dokumente geklickt, erscheint im Kontextmenü der Punkt Aufgabe erstellen. Dieser Aufgabe werden dann diese Teamwork-Dokumente zugewiesen, sobald die Aufgabe gespeichert wird.
Besteht in Teamwork bereits ein Dokumentbezug (Aufgabe, Kontakt, etc.), kann man wählen, ob die bestehenden Bezüge durch den neuen Bezug zur Aufgabe ersetzt werden sollen.

Bezüge bearbeiten

Wird mit der rechten Maustaste auf ein oder mehrere markierte Teamwork-Dokumente geklickt, erscheint im Kontextmenü der Punkt Bezug > Bezüge bearbeiten. Hier können Sie Dokumente mit einem Bezug zu einem Kontakt, einer Aufgabe oder einem Projekt versehen oder einen vorhandenen Bezug durch Klick auf Zuweisung aufheben entfernen. Ein Dokument kann nur ein einziges Bezugsobjekt haben.

Weitere Dokument-Aktionen

Das Kontextmenü, das bei Rechtsklick auf ein Dokument erscheint, gibt Ihnen zusätzlich folgende Möglichkeiten:

  • Über den Punkt Freigaben und Sammlungen legen Sie die Sichtbarkeit und die Zugriffsberechtigungen für Dokumente fest.
  • Über den Punkt Kommentare können Sie Hinweise, Lesebestätigungen u.ä. mit einem Dokument verknüpfen. Der Eigentümer eines Dokuments kann sich über solche Kommentare automatisch benachrichtigen lassen. Diese Funktion ist ein gutes Tool für die Team-Zusammenarbeit an Dokumenten.
  • Über die Funktion Schlagwörter werden Begriffe mit dem Dokument verknüpft, die als zusätzliches Filterkriterium für mehr Ordnung sorgen. Einem Dokument können beliebig viele Schlagwörter zugewiesen werden.
  • Über die Dokumentinformationen rufen Sie nicht nur eine Vorschau und Metainformationen auf, sondern Sie können auch Seiten entnehmen, Freigaben bearbeiten, Links erstellen sowie Vorversionen einsehen und wiederherstellen.

 

Gehört zu: TEAMWORK

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