Support Center - Geben Sie Dokumente an Sammlungen und einzelne Benutzer frei

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Geben Sie Dokumente an Sammlungen und einzelne Benutzer frei

Freigabe von Dokumenten über die Freigabeeinstellungen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabellenzeile des Dokuments und wählen Sie Freigaben und Sammlungen verwalten. Es öffnet sich das Fenster Sammlungen und Freigaben verwalten.

Danach klicken sie auf Hinzufügen, wählen einzelne Personen, Sammlungen oder Gruppen, für die Sie das Dokument freigeben möchten, und markieren sie mit einem Häkchen.

Bestätigen Sie mit OK.

Schnellfreigabe von Dokumenten in einer Untersammlung

Erstellen Sie eine Untersammlung mit den freizugebenden Dokumenten. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Untersammlung und wählen Dokumente freigeben. Es öffnet sich das Formular Sammlungen und Freigaben verwalten mit der Angabe, wie viele Dokumente betroffen sind. Wählen Sie im unteren Formularbereich die Person(en), Sammlung(en) und Gruppe(n) aus, für die Sie die Dokumente freigeben möchten und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Diese Art der Freigabe wirkt sich lediglich auf die Dokumente aus, die im gegenwärtigen Zeitpunkt in der Untersammlung liegen. Wenn später Dokumente hinzukommen oder aus der Sammlung entfernt werden, ändert das nichts an den Freigaben, da diese nicht auf die Untersammlung, sondern nur auf die Dokumente wirken.

Freigabe von Dokumenten per Drag&Drop

Wählen Sie im Teamwork Dateibrowser die Dokumente Sie an bestehende Gruppen freigeben möchten.

Klicken Sie auf den Dokumentnamen und halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie das Dokument auf den Namen der Sammlung ziehen, für welche Sie das Dokument freigeben möchten.

Lassen Sie dann die Maustaste los und das Dokument wird für die gewählte Sammlung freigegeben.

Öffentlichen Link auf ein Dokument oder eine Sammlung erstellen

Erstellen Sie einen Weblink auf ein Dokument oder eine Sammlung, den Sie per E-Mail verschicken oder in sozialen Netzwerken teilen können.

  1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente bzw. eine Sammlung und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung.
  2. Klicken Sie auf Externen Link erstellen bzw. auf Link erstellen.
  3. Sie haben im folgenden Fenster die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch die jeweiligen Auswahldialoge.
  4. Wenn Sie nun den Link in die Zwischenablage kopieren, können Sie ihn in eine E-Mail einfügen und versenden. Oder Sie versenden ihn aus Scopevisio heraus wie folgt:
  5. Geben Sie die Empfänger-Adresse(n) in die Felder ein und versenden Sie eine E-Mail direkt aus Scopevisio heraus oder öffnen Sie eine neue E-Mail mit den erstellten Links in Ihrem E-Mail Programm, um sie zu vervollständigen.

 

Freigabe von Dokumenten über das Geschäftsobjekt Dokumente

Beim Hochladen in Dokumente

Wenn Sie Dokumente im Geschäftsobjekt Dokumente eines Kontaktes, einer Aufgabe, eines Projektes usw. über den Upload-Button in Teamwork hochladen, öffnet sich der Bildschirm Sammlungen und Freigaben verwalten automatisch. So können Sie Freigaben direkt zuordnen.

Sammlung zu GO Dokumente zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, eine Sammlung direkt einer Aufgabe, einem Projekt oder einer Kontaktrolle zuzuordnen. Wählen Sie dazu im Geschäftsobjekt Dokumente eine Sammlung aus Teamwork.
Wenn dann Dokumente über das Geschäftsobjekt Dokumente in das betreffende Objekt hochgeladen werden, sind sie direkt mit der ausgewählten Sammlung verknüpft und erben deren Freigaben. Ändert man die Sammlung, kann entschieden werden, ob alle bereits freigegebenen Dokumente in die neue Sammlung mitgenommen werden sollen.
Wird die Sammlung entfernt, können die Dokumente wahlweise in der Sammlung verbleiben oder ebenfalls aus der Sammlung entfernt werden

 

Gehört zu: TEAMWORK

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