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Erfassen Sie eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch

Erfassen und buchen Sie eine eingescannte Rechnung über das Rechnungseingangsbuch.

Vorbereitung: Wenn Sie eine Rechnung per Post erhalten haben und diese in Scopevisio verbuchen möchten, empfehlen wir Ihnen, diese Rechnung mit einem Scanner einzuscannen und als PDF-Datei auf Ihrem PC zu speichern, dann können Sie diese Datei einfach per Direkt-Upload oder per E-Mail in die Anwendung hochladen und anschließend verbuchen. Die automatische Texterkennung (OCR) scannt die Datei und liest bestimmte Werte (bspw. Rechnungsbetrag) direkt in die Buchungsmaske ein. Eine Beschreibung, wie Sie aus Ihren eingescannten Belegen automatisiert PDF-Dateien herstellen können, finden Sie in Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

Sie können auch eine PDF-Datei mit mehreren Rechnungen erstellen. Wenn Sie die Rechnungen mit den von Scopevisio zur Verfügung gestellten Deckblättern voneinander trennen, werden die Rechnung einzeln in der Anwendung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie hier: Belegarbeitsliste

  1. Scannen Sie eine Eingangsrechnung und speichern Sie sie als PDF-Datei auf Ihrer Festplatte.
  2. Wählen Sie im Menü Rechnungseingang > Rechnungseingangsbuch. Tour: Erfassen Sie eine Rechnung im Rechnungseingangsbuchzum Formular
  3. Klicken Sie auf [Hinzufügen].
  4. Klicken Sie auf den Button Direkt-Belegerfassung Tour: Erfassen Sie eine Rechnung im Rechnungseingangsbuch
  5. Wählen Sie über den Dialog die eingescannte Rechnung aus und klicken Sie auf [Öffnen]. Die Rechnung wird eingelesen und die Daten werden verarbeitet. Einschränkung: Über die Direkt-Belegerfassung können Sie nur PDF Dateien mit einer Größe von maximal 20MB verarbeiten.
  6. Überprüfen Sie die übernommen Werte. Übernehmen Sie automatisch den Belegtext, in dem Sie
    1. in das Feld Belegtext klicken.
    2. den gewünschten Text in der Dateivorschau markieren.
  7. Wenn alle Werte korrekt sind, klicken Sie auf [Übernehmen]. Die Buchungsmaske öffnet sich und die aus der Rechnung übernommenen Werte sind eingetragen. Wichtig: Das Personenkonto wird eingetragen, wenn der Kreditor angelegt ist.
  8. Bestimmen Sie im Feld Konto bzw. Geschäftsvorfall über die Auswahlliste das Sachkonto bzw. den Geschäftsvorfall, auf das die Rechnung gebucht werden soll. Anmerkung: Sie können unter Mein Scopevisio definieren, ob Sie nach Geschäftsvorfällen oder mit Konten buchen wollen. Tour: Erfassen Sie eine Rechnung im Rechnungseingangsbuchzum Formular
  9. Klicken Sie auf [Abschließen und Buchen]. Die Eingangsrechnung wird gebucht. Sie erhalten einen Hinweis mit Link zum Buchungsprotokoll.

 

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