Support Center - Tour: Erfassen Sie eine Eingangsrechnung

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Erfassen Sie eine Eingangsrechnung

Verwenden Sie die Direkt-Belegverarbeitung und hinterlegen Sie die eingescannte Rechnung (PDF). Erfassen Sie die Daten der Eingangsrechnung und buchen Sie diese in einem Schritt. Über die Tabs können Sie weitere Eingabemasken zu der Eingangsrechnung erreichen.

Dateien hochladen (optional)

Ziehen Sie die Datei der eingescannten Rechnung per Drag&Drop auf das Importfeld oder öffnen Sie Ihr lokales Verzeichnis über einen Klick und wählen die Datei aus.

Rechnung

Erfassen Sie die Rechnung. Geben Sie in die Felder sämtliche Daten der Rechnung ein. Wurde eine gescannte Eingangsrechnung hinterlegt, sind bereits einige Felder mit den automatisch erkannten Rechnungsdaten gefüllt.

Um Daten in weitere Felder nachzutragen, klicken Sie neben dem Eintrag 'OCR' auf den Link 'Belegerkennung durchführen'. Dadurch wird eine Eingabemaske mit dem Rechnungs-PDF daneben aufgerufen. Um ein Feld der Eingabemaske auszufüllen, klicken Sie hinein und markieren die relevante Angabe im PDF-Beleg. Sie wird dann automatisch übernommen

Ist kein Kreditor erkannt worden, wählen Sie aus der Auswahlliste den angelegten Lieferanten aus. Sollte der Kreditor noch nicht angelegt sein, können sie ihn über "Weitere Aktionen" anlegen.

Soll die Rechnung auf mehrere Positionen aufgeteilt werden (Splitt-Buchung), gelangen Sie mit "Rechnungspositionen aufteilen" in die Buchungsmaske.

Speichern Sie die Eingaben oder schließen Sie die Erfassung mit der Buchung der Rechnung ab.

Freigabe und Bearbeitung

Oben wird der aktuell verantwortliche Bearbeiter angezeigt. Darunter gibt es die Schritte ‚Sachlich geprüft‘ und ‚Zahlungsfreigabe‘, jeweils mit einer Auswahlliste von möglichen Werten und Begründungen.

Wenn ein Schritt abgeschlossen ist, springt die Verantwortung direkt auf den nächsten Bearbeiter über.

Weiter unten kann man ‚Externe Bearbeitung‘ auf ‚ja‘ oder ‚nein‘ einstellen. Wird die externe Bearbeitung auf ‚ja‘ eingestellt, kann die Rechnung nicht mehr intern bearbeitet werden, ihre Eingabefelder sind dann ausgegraut.

Die Bearbeitung wird durch eine Kommentarfunktion komplettiert. Die Kommentare werden auch in der Belegarbeitsliste angezeigt.

Filtern nach ‚Verantwortlichem‘

In der Übersicht der Rechnungseingänge kann nun nach ‚Verantwortlichem‘ gefiltert werden

Werden im Feld ‚Verantwortlicher‘ keine Werte eingetragen, werden alle Einträge in der Tabelle angezeigt. Um nur die Einträge ohne einen Verantwortlichen anzuzeigen, muss im erweiterten Tabellenfilter in der Spalte ‚Verantwortlicher‘ die Zeichen !* eingetragen werden.

Link zum Kreditor

Wenn Sie die Details einer Eingangsrechnung aufrufen, funktioniert nunmehr die Feldbezeichung ‚Kreditor‘ als Link, der zum zugehörigen Kontakt führt.

Zahlungsbedingung

Hinterlegen Sie die Zahlungsbedingungen des Lieferanten. Wurden bei einem bereits angelegten Lieferanten die Angaben hnterlegt, werden die Zahlungsbedingungen aus den Stammdaten des Lieferanten gefüllt. Sie können diese Angaben manuell für diese Rechnung ändern.

Dokumente

Fügen Sie weitere zur Eingangsrechnung gehörige Dokumente dem Vorgang hinzu.

Buchung

Sie bekommen die Buchungen und Teilbuchungen sowie Zahlungen und Teilzahlungen zu der Rechnung angezeigt.

Ereignisse

Alle Ereignisse, die in Zusammenhang mit dieser Eingangsrechnung stehen, werden protokolliert.

 
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