Support Center - SEPA-Konvertierung

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IBAN Konvertierung

In Ihrer Anwendung finden Sie ab sofort das SEPA-Konvertierungstool für deutsche Banken. Das Tool ergänzt oder überschreibt in den Bankverbindungen Ihrer Hausbanken, Kunden und Lieferanten die IBAN und BIC.

Öffnen Sie dazu Stammdaten > Banken >  Zahlungsverkehr konfigurieren den Link „IBAN Konvertierung durchführen“. In der Tabelle sind alle aus Kontonummer und Bankleitzahl bestehenden Bankverbindungen Ihrer Stammdaten aufgelistet. Gleichzeitig wird Ihnen der errechnete IBAN-Vorschlag angezeigt.

SEPA-Konvertierung

Der Spalte „Hinweis“ können Sie sofort entnehmen, ob die IBAN erfolgreich berechnet werden konnte. Mit dem Button „Alle erfolgreichen Sätze konvertieren“ übernehmen Sie auf Knopfdruck alle erfolgreichen Konvertierungen in Ihre Stammdaten.

Sätze mit einem Warn- oder Fehlerhinweis bleiben in der Tabelle stehen. Die IBAN aus Sätzen mit einem Warnhinweis können dennoch in die Stammdaten übernommen werden. Markieren Sie dazu die Zeile und klicken auf den Button „Ausgewählte konvertieren“. Zum Nachbearbeiten gelangen Sie mit einem Doppelklick oder über „Bearbeiten“ in den entsprechenden Stammdatensatz.

Ebenfalls mit einem Warnhinweis versehen werden Tabelleneinträge, bei denen eine bereits hinterlegte IBAN von der erzeugten abweicht. Sätze, in denen hinterlegte und berechnete IBAN übereinstimmen, lassen sich mit der Checkbox „Übereinstimmende anzeigen“ ein- bzw. ausblenden.

Wurde die IBAN-Konvertierung mit einem „Fehler“ abgeschlossen, konnte keine IBAN erzeugt werden. Hier muss die Eingabe einer gültigen IBAN händisch erfolgen.   

Sie können die IBAN-Konvertierung mehrmals anstoßen.

Die SEPA-Konvertierung wirkt sich nicht automatisch auf den Zahlungsverkehr aus. Sie können weiterhin Überweisungen und Lastschriften im alten DTAUS-Format erzeugen. 

Erzeugen der ersten Mandatsreferenznummer für bestehende Debitoren

Achtung! Das Tool zur automatischen Erzeugung der ersten Mandatsreferenznummer kann nur einmal pro Debitor ausgeführt werden. Der gewählte Nummernkreis kann nicht nachträglich geändert werden!

Um alle bestehenden Debitoren mit einer Mandatsreferenznummer zu versehen, finden Sie in Ihrer Anwendung ab sofort eine Automatik zur Unterstützung. Das Tool erzeugt den ersten Eintrag in der Tabelle des Geschäftsobjekts "SEPA Mandatsverwaltung" im Kontaktmanagement.

Ihre SEPA-Mandatsreferenznummern setzen sich zusammen aus einer bereits bestehenden Nummer und einem Zähler. Der Zähler ist nötig, da die Referenznummern z.B. durch Nichtnutzung ungültig werden können.

Wählen Sie zur Generierung der Nummern unter Stammdaten > Banken >  Zahlungsverkehr konfigurieren zunächst den Nummernkreis, der Ihren Mandatsreferenznummern zugrunde liegen soll. Sind die Nummern erzeugt, lässt sich die Wahl des Nummernkreises nicht mehr rückgängig machen.

SEPA-Konvertierung

Hinterlegen Sie das Datum der Mandatsreferenzerteilung. Nach diesem Datum richtet sich auch die 3-jährige Ablauffrist bei Nichtverwendung.

Generieren Sie anschließend die erste Mandatsreferenz für alle oder für ausgewählte Debitoren.

Die Tabelle SEPA-Mandatsverwaltung finden Sie unter der Rolle Debitor im Kontaktmanagement.

SEPA-Konvertierung

Umstellung des Zahlungsverkehrs

Die Umstellung des Zahlungsverkehrs erfolgt nicht automatisch. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, Überweisungen und Lastschriften im alten DTAUS-Format erzeugen oder beide Zahlungsweisen parallel zu nutzen.

Um weiterhin DTAUS-Dateien zu erzeugen müssen Sie nichts machen.

SEPA-Überweisungslauf erzeugen

Prüfen Sie die bankseitige Voraussetzungen für SEPA-Zahlläufe.

Scopevisio erzeugt SEPA-Überweisungen nach Standard pain.001.003.03.xsd und SEPA-Lastschriften nach Standard pain.008.003.02.xsd. Bevor Sie Zahlungsläufe erzeugen, fragen Sie Ihre Bank, ob bereits Dateien in diesem Standard verarbeitet werden. Falls nicht, stellen Sie unter Stammdaten > Zahlungsverkehr konfigurieren – SEPA-Experteneinstellungen auf die abweichende SEPA Version 2.4 (pain.001.002.02 und pain 008.002.01) um. Nach unseren Informationen sind die Formate weder auf- noch abwärts kompatibel.

Führen Sie zunächst die IBAN-Konvertierung durch.

Ob ein Zahlungslauf im SEPA- oder DTAUS-Format erzeugt wird, regeln Sie mit der Checkbox „Zahlungsverfahren“ bei Ihren Hausbanken. Wählen Sie unter Stammdaten > Banken > Hausbanken anlegen und verwalten die Bank aus, von der Sie überweisen möchten und stellen das Zahlungsverfahren auf „SEPA“ um.

Führen Sie anschließend wie gewohnt den Zahlungslauf durch.

SEPA-Lastschriften einziehen

Prüfen Sie die bankseitige Voraussetzungen für SEPA-Zahlläufe.

Scopevisio erzeugt SEPA-Lastschriften nach Standard pain.001.003.03.xsd und SEPA-Lastschriften nach Standard pain.008.003.02.xsd. Bevor Sie Zahlungsläufe erzeugen, fragen Sie Ihre Bank, ob bereits Dateien in diesem Standard verarbeitet werden. Falls nicht, stellen Sie unter Stammdaten – Zahlungsverkehr – SEPA-Experteneinstellungen auf die abweichende SEPA Version 2.4 (pain.001.002.02 und pain 008.002.01) um. Nach unseren Informationen sind die Formate weder auf- noch abwärts kompatibel.

Hinterlegen Sie zunächst Ihre Gläubiger-ID unter Stammdaten > Zahlungsverkehr konfigurieren. Führen Sie dann die IBAN-Konvertierung durch und erzeugen bei Bedarf die ersten Mandatsreferenznummern über unser automatisches Tool. 

Ob ein Zahlungslauf im SEPA- oder DTAUS-Format erzeugt wird, regeln Sie mit der Checkbox „Zahlungsverfahren“ bei Ihren Hausbanken. Wählen Sie unter Stammdaten > Banken > Hausbanken anlegen und verwalten die Bank aus, die Sie für den Lastschrifteinzug verwenden möchten und stellen das Zahlungsverfahren auf „SEPA“ um.

SEPA-Konvertierung

Wählen Sie anschließend wie gewohnt unter Banken > Lastschriften (DTAUS) die Belege, die eingezogen werden sollen und übernehmen sie in die Zahlungsliste.

Die Zahlungsliste wurde für SEPA-Lastschriften um folgende Spalten erweitert:

  • SEPA-Lastschriftart
  • SEPA-Mandat
  • SEPA-Mandatsdatum
  • Wertstellungsdatum und
  • Mögliches Wertstellungsdatum
  • Tage verbleibend.

SEPA-Lastschriftart

Wählen Sie bei der SEPA-Lastschriftart, ob Sie mit der dazugehörigen Mandatsnummer einmalig, zum ersten Mal, zum letzten Mal einziehen oder ob Sie bereits Einzüge vorgenommen haben (wiederkehrend). Der Eintrag in der SEPA-Lastschriftart wirkt sich auf die Vorschau des Wertstellungsdatums und die verbleibenden Tage aus. Bei einmaligen, ersten und letzten Lastschrifteinzügen benötigt die Bank 5 Tage Vorlaufzeit bis zur Wertstellung Ihres Guthabens. Handelt es sich um eine wiederkehrende Lastschrift, werden von der Bank 2 Tage veranschlagt.

Das „COR1-Verfahren“

Alle deutschen Kreditinstitute haben sich geeinigt, im innerdeutschen Lastschriftverkehr Lastschriften wie bisher ohne Vorlaufzeit zu akzeptieren; die Beträge also spätestens am Folgetag gut zu schreiben. Unsicher ist allerdings, ob Banken mit ausländischen Mutterkonzernen ebenfalls am sogenannten „COR1-Verfahren“ teilnehmen. Des Weiteren ist nach unseren Informationen dieses Verfahren auch bei einigen teilnehmenden Banken noch nicht vollständig implementiert. Informieren Sie sich daher vorher bei Ihrer Hausbank, ob Lastschriften im „COR1-Verfahren“ akzeptiert werden. Wenn ja, nutzen Sie die Checkbox „verkürzte Basislastschrift (COR1) bevorzugen“ über der Zahlungsliste, um Ihre Lastschriften als „sofort fällig“ zu kennzeichnen. Diese Kennzeichnung gilt nur für das Inland. Besteht Ihr Lastschrifteinzug sowohl aus deutschen als auch aus EU-Lastschriften, erhalten Sie 2 getrennte Dateien.

SEPA-Mandat und –Mandatsdatum

Grundlage zur Befüllung beider Spalten ist die Tabelle im Geschäftsobjekt SEPA-Mandatsverwaltung unter der Rolle Debitor im Kontaktmanagement.

Wertstellungsdatum

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Lastschriften das gewünschte Wertstellungsdatum mitzugeben. Beachten Sie dazu allerdings die oben beschriebenen Vorlaufzeiten der Banken.

 

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