Support Center - Belegarbeitsliste

Scopevisio Cloud Software


Belegarbeitsliste

Die Belegarbeitsliste ist das Arbeitsmittel, um Dokumente, die in Scopevisio zur weiteren Verarbeitung hochgeladen wurden, zu kontieren und zu buchen. Die Verarbeitung der Belege unterstützend, können Regeln im Buchungsassistenten definiert werden, wodurch die Verbuchung weitgehend automatisiert werden kann und sich die Tätigkeit des Buchenden auf die Funktion des Prüfenden verlagert.

Belegimport

Belege gelangen auf drei möglichen Wegen in die Belegarbeitsliste.

Funktionen der Belegarbeitsliste

  • In der Belegarbeitsliste werden alle unbearbeiteten Dokumente angezeigt. Zusätzlich können verarbeitete (gebuchte) oder weitere manuell ausgeblendete Dokumente angezeigt werden.
  • Alle Belege wurden beim Belegimport einer Belegart zugeordnet. Es können alle Belege oder die Belege einer bestimmten Belegart angezeigt werden.
  • Mit einem Klick der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften der Belegtabelle können weitere Spalten eingeblendet oder vorhandene Spalten ausgeblendet werden. Hier kann unter anderem die Spalte „Notiz“ aktiviert werden. In dieser Spalte befindet sich der Kommentar, der eventuell im Belegimport einem Importstapel beigefügt worden war. Andere, individuelle Kommentare können jederzeit im Eingabefenster der Notiz hinterlegt werden. Diese Notizen können beim Kontierungsassistenten als Bedingung und Aktion berücksichtigt werden. Unterhalb der Arbeitsliste können die Einstellungen der Belegarbeitsliste aufgerufen und die Regeln des Kontierungsassistenten bearbeitet und neue hinzugefügt werden. Zudem wird wahlweise das Buchungsjournal eingeblendet.
  • Mithilfe der Einstellmöglichkeiten der PDFBelegansicht kann der Anwender festlegen, wie am Arbeitsplatz die Darstellung der zu verarbeitenden Dokumente erfolgen soll. Die Darstellung kann im Splitscreen (Dokument und Buchungsmaske auf einem Bildschirm) erfolgen. Werden mehrere Monitore genutzt, kann die Ansicht auf zwei Monitore verteilt werden. Die Buchungsmaske öffnet sich auf Monitor Eins, das Dokument auf Monitor Zwei.
  • Buchungen, die das Anlagevermögen betreffen, können nun direkt aus der Buchungsmaske der Belegarbeitsliste in die Anlagenbuchhaltung übergeben werden. Die Funktion finden Sie unter dem „Weitere Aktionen“-Pfeil oben in der Kopfzeile.

Die Verarbeitung

  • Wie unterhalb der Belegarbeitsliste bei „PDF-Belegansicht“ eingestellt, öffnet sich bei Doppelklick in eine Belegzeile (oder auf den Button Buchen) zur Belegbearbeitung die Scopevisio-Buchungsmaske und das Dokument. Mit Öffnen der Buchungsmaske werden vom Kontierungsassistenten die Kontierungsregeln, die der Belegarbeitsliste hinterlegt sind, angewendet. Angaben, die aufgrund der Texterkennung und aufgrund der Kontierungsregeln bereits erkannt worden, sind in der Buchungsmaske bereits vorbefüllt.
  • Die Belegangaben und Kontierung sind nun zu ergänzen. Beleg- und Buchungstexte können aus dem PDF-Dokument kopiert (Bereich mit gedrückter linker Maustaste markieren oder der rechten Maustaste und Kopieren) und in das entsprechende Eingabefeld der Buchungsmaske eingefügt (oder rechte Maustaste und Einfügen) werden.
  • Direkt aus der Buchungsmaske heraus können neue Kontierungsregeln erstellt oder bereits vorhandene Regeln bearbeitet werden.
  • Soll ein vorhandener Beleg nicht verarbeitet werden, kann zwischen den Belegen vor oder zurück gesprungen werden. Als nächster oder vorheriger Beleg werden nur solche Belege angezeigt, die den Belegstatus „Neu“ haben und nicht ausgeblendet sind.
  • Mit dem Button „Beleg ausblenden“ werden Belege aus der Belegarbeitsliste dauerhaft ausgeblendet. Diese Dokumente sind nicht gelöscht und können bei Bedarf in der Belegarbeitsliste wieder eingeblendet werden.
  • Unwiderruflich entfernt werden Dokumente mit dem Button „Entfernen“. Es können nur Dokumente entfernt werden, die den Belegstatus „Neu“ haben.

Buchungsassistent

  • Bei der Verarbeitung der Belege wurde der Belegarbeitsliste zur Unterstützung der Anwender ein konfigurierbarer Buchungsassistent beigefügt. Es können neue Regeln angelegt werden. Eine Regel wird angewendet, wenn bestimmte Bedingungen auf das Dokument zutreffen und diese erkannt werden.
  • Wurden die zu einer Regel hinterlegten Bedingungen bei einem Beleg erkannt und die zugehörigen Aktionen durchgeführt, werden bei diesem Beleg keine weiteren Regeln angewendet. Es empfiehlt sich die Reihenfolge der hinterlegten Regeln entsprechend festzulegen. Je niedriger die Priorität einer Regel ist, desto grober sollte sie gehalten sein. Je detaillierter und spezieller eine Regel ist, desto höher sollte ihre Priorität sein.

Laden Sie die Produkthilfe zur Belegarbeitsliste herunter: PDF

 

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