Support Center - Personenkontakt hinzufügen

Scopevisio Cloud Software


Personenkontakt hinzufügen Personenkontakt hinzufügen

  1. Wählen Sie im Menü Kontakte > Kontakte oder STRG+N > Person anlegen Personenkontakt hinzufügen  zum Formular
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen und im folgenden Auswahldialog auf den Button Person.
    1. Die Informationen, die Sie bei einem Personenkontakt hinterlegen können, unterscheiden sich von den Informationen für einen Gesellschaftskontakt. Hinterlegen Sie für personalisierte Ansprachen Vor- und Nachname bei Ihren Personenkontakten und verknüpfen Sie Personen als Arbeitnehmer mit Gesellschaften.
    2. Die Informationsfelder, die Sie mit den Daten Ihres Kontakts ausfüllen können, sind in Geschäftsobjekten angeordnet. Anhand der Überschriften können Sie erkennen, welche Informationen das jeweilige Geschäftsobjekt abfragt.
    3. Tragen Sie als Pflichtangabe den Nachnamen Ihres Kontakts in das entsprechende Feld  ein.
    4. Ergänzen Sie weitere Angaben zu Ihrem Kontakt.
  3. Mit den Plussymbolen können Sie bspw. unter dem Punkt 'Telefonnummer' weitere Telefonnummern hinzufügen.
  4. Möchten Sie eine weitere Adresse hinzufügen, klicken Sie auf die Adressart neben der Überschrift 'Adresse' und wählen Sie die Art aus, die Sie hinzufügen möchten.
  5. Speichern Sie Ihre Eingaben. Wenn bereits ein Kontakt gleichen Namens gespeichert ist, erhalten Sie eine Duplikatswarnung, die Sie auffordert, die Anlage des Kontakts explizit zu bestätigen.
  6. Sie können die Anzeige Ihrer Kontaktinformationen personalisieren, indem Sie die Geschäftsobjekte per Drag und Drop an eine andere Position verschieben, weitere Geschäftsobjekte hinzufügen oder ausblenden,  Informationszeilen ausblenden oder benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Weitere Informatonen erhalten Sie hier: Ändern Sie die die Darstellung Ihrer Kontaktdetails

 

Kontaktrollen

Das Scopevisio Kontaktmanagement beruht auf Rollen. Personen haben unterschiedliche Rollen, in denen sie sich auf verschiedene Weise präsentieren und unterschiedliche Interessen und Funktionen haben. Eine Person (bzw. Firma) kann auch je nach Kontext verschiedene Rollen spielen. So kann z. B. ein Arbeitnehmer eines Kundenunternehmens zugleich selbst mein Kunde sein.

Scopevisio trennt in der Kontaktverwaltung zwischen Stammdaten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer) und Bewegungsdaten (z.B. Notizen, E-Mails, dem Kontakt zugeordnete Dokumente usw.).

Stammdaten werden direkt in der Rolle Kontakt erfasst, während Bewegungsdaten in den anderen Rollen dokumentiert sind.

Im Scopevisio Kontaktmanagement werden Rollen meist automatisch zugewiesen, können aber auch manuell über den Button Konvertieren eingestellt werden. Für Personen stehen die Rollen Partner, Arbeitnehmer, Lead, Interessent, Kunde, Lieferant, Debitor, Kreditor und Mitarbeiter zur Verfügung.

Die Arbeitnehmerrolle

Ein Arbeitnehmer ist ein Beschäftigter eines Ihrer Kundenunternehmen und ein Mitarbeiter ist Ihr eigener Beschäftigter.

In der Rolle Arbeitnehmer können Sie festlegen, dass Informationen, die Sie an der Person eines Arbeitnehmers speichern, auch in dessen Arbeitgeberunternehmen sichtbar sind. So steuern Sie den Informationsfluss zwischen einem Ansprechpartner im Unternehmen und der Gesellschaft selbst. Die Standardeinstellung, ob - und wenn ja welche - Information an welche Gesellschaft vererbt werden soll, legen Sie im Geschäftsobjekt Arbeitgeber (AG) und Sichtbarkeit fest. Diese Einstellung kann zeitlich begrenzt werden. Ihre Auswahl steuert die aktuelle Ansicht; die Sichtbarkeit der Einträge kann jederzeit aus- und wieder eingeschaltet werden.

Abweichend davon können auch einzelne Einträge unter den Geschäftsobjekten Kommentare, E-Mails, Aufgaben und Allgemeine Informationen weitergegeben werden. Aktivieren Sie dazu im entsprechenden Eintrag die Checkbox in der Spalte Anzeigen beim AG.

Sonderfall Sichtbarkeit von Dokumenten: Bitte beachten Sie, dass im Gesellschaftskontakt im Geschäftsobjekt Teamwork Dokumente im Feld Zusätzlicher Bezug die Checkbox Zum Arbeitnehmer aktiviert sein muss, damit Dokumente dort sichtbar werden.

Sonderfall Sichtbarkeit von E-Mails: Bitte beachten Sie, dass im Gesellschaftskontakt im Geschäftsobjekt E-Mail im Feld Ansichtsart die Option Auch E-Mails der Arbeitnehmer eingestellt sein muss, damit E-Mails dort sichtbar werden.

Umgang mit bestehenden Kontakten: alle Personenkontakte, die als Mitarbeiter einem Gesellschaftskontakt zugeordnet waren, erhalten automatisch die Rolle Arbeitnehmer. Zu diesen Personen gehörige Kommentare, E-Mails, Dokumente, Aufgaben und Allgemeine Informationen werden zunächst auch im Gesellschaftskontakt angezeigt. Wie oben beschrieben, kann diese Einstellung aber geändert werden.

Wenn die Rolle Arbeitnehmer vergeben wurde, ist die Rolle Partner nicht mehr notwendig.

Lead, Interessent oder Kunde

Zur Unterstützung Ihrer Vertriebsaktivitäten werden Kontakte in Leads, Interessenten und Kunden unterteilt. Die Unterteilung in Interessenten und Kunden erfolgt durch das System, sobald bspw. eine Verkaufschance oder eine Rechnung für einen Kontakt erstellt werden. Sie können die Einteilung jedoch auch manuell vornehmen.

  1. Öffnen Sie den Kontakt, dessen Status Sie ändern möchten.
  2. Klicken Sie auf die Überschrift des Geschäftsobjekts Angaben zur Person und wählen Sie Datenfelder ein- und ausblenden.
    • Wenn Sie den Hinweis Zugriff verweigert. Fehlende Berechtigung erhalten, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Dieser kann das Recht der Bearbeitung der Geschäftsobjekte wiederherstellen. Nähere Informationen finden Sie hier: Rechtemanagement
  3. Markieren Sie in der Tabelle die ersten drei Zeilen (Lead, Interessent, Kunde) mit einem Häkchen und speichern Sie Ihre Änderungen.
  4. Sie haben nun die Auswahlfelder, in denen Sie den Status Ihrer Kontakte bestimmen können, zu den Kontaktdetails hinzugefügt.
  5. Wählen Sie nun den Status aus, den Sie dem Kontakt zuweisen möchten und speichern Sie Ihre Änderungen.
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Gehört zu: Kontaktmanagement

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