Support Center - Auftragserstellung

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Auftragserstellung

Erstellen Sie einen Auftrag neu oder bearbeiten Sie ein überführtes Angebot. Über die einzelnen Tabs werden die verschiedenen Elemente des Auftrags bearbeitet.

Kopfdaten

Die Kopfdaten des Auftrags bestehen aus Auftragsnummer, Datum und dem Kunden, an den der Auftrag geht. Die Auftragsnummer und das Datum werden zunächst automatisch gesetzt können aber auch manuell eingegeben werden. Der Beginn der Auftragsnummern lässt sich über die Nummernkreise der Auftragsbelege definieren Auftragserstellung  zum Formular.

Den Kunden wählen Sie aus den hinterlegten Stammdaten aus, sofern er nicht bereits aus dem überführten Angebot übernommen wurd.

Die Nummer des Vorgängerbelegs ist angegeben.

Außerdem können Sie den Status des Auftrags angeben (erteilt, ausgeliefert, abgerechnet, storniert).

Fügen Sie, wenn vorhanden, eine Bestellnummer hinzu.

Positionen

Wenn Sie in der Produktverwaltung Produkte oder Dienstleistungen hinterlegt haben, können Sie diese über die Auswahlhilfe einfügen und müssen nur noch die Mengen ergänzen.

Wenn Sie im Produktstamm einen Einkaufspreis hinterlegt haben, wird auf dieser Basis ein Deckungsbeitrag pro Position errechnet. Blenden Sie dazu die Spalten Einkaufs-Preis, Einkaufs-Einzelpreis, Einzelpreis-Marge, Marge und Marge relativ ein.

Bei einem überführten Angebot werden die Positionen des Angebots übernommen.

Sie können die Positionen auch manuell eingeben bzw. weitere Positionen hinzufügen.

Sonderpositionen

Fügen Sie eine neue Zeile in Form von Zwischenüberschriften, Zwischensummen oder beliebigem Freitext ein.

Blenden Sie die Spalte Typ in die Tabelle ein, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenüberschriften klicken und über die Spaltenauswahl die Spalte Typ einblenden. In der Zelle der neuen Spalte können Sie nun per Drop-Down Menü auswählen, ob Sie ein weiteres Produkt, eine Zwischensumme oder eine Überschrift hinzufügen möchten.

Versand

Sie können verschiedene Versandarten und damit verbundene Versandkosten definieren. Die zur Lieferart gehörenden Versandkosten werden automatisch in der Summenberechnung aufgeführt, können aber manuell überschrieben werden.

Zahlungsbedingungen

Es werden automatisch die bei dem Kunden hinterlegten Zahlungsbedingungen eingetragen, die Sie anpassen können.

Texte

Der Textteil des Auftrags besteht neben den einzelnen Positionen aus einem Einleitungsteil und einem Schlussteil. Für beides können Sie Textbausteine hinterlegen bzw. den Text direkt eingeben.

Titel und Untertitel können verändert werden.

Dateien

Sie können zu Ihrem Auftrag Dateien ablegen (z.B. Ausschreibungsunterlagen, Anfragen Bilder etc.)

Aktionen

Über die Kontrollelemente können Sie verschiedene Aktionen ausführen.

Sie können:

  • Den Auftrag in eine Rechnung überführen
  • Ein PDF ausgeben (Siehe auch: Dokumentausgabe)
  • Den Auftrag per E-Mail versenden

Hinweis: Um die Angaben in Ihres Angebots im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Das Angebot öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Das geänderte Angebot wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt.

Vorlagen für Aufträge

Mit Klick auf den Button [Vorlagen] wird der ausgefüllte Beleg als Vorlage im Menü Mein Arbeitsplatz > Meine Vorlagen unter dem Punkt Belegvorlagen > Aufträge gespeichert. Klicken Sie nun auf die so gespeicherte Vorlage, öffnet sich ein neuer Auftrag mit den vorausgefüllten Daten.

Gehört zu: Aufträge

 

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