Aufbewahrung von Unternehmensdokumenten – Pflichten und Fristen

Wann darf ich meine Rechnungen entsorgen? Wie lange muss ich diverse Belege und E-Mails aufbewahren? Genau diese Fragen stellen sich zahlreiche Unternehmer:innen! Mit diesem Beitrag möchten wir den Fragenzeichen in den Köpfen und den unnötig hohen Papierstapeln ein Ende setzen.

Was versteht man unter der Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht ermöglicht eine ständige Nachprüfbarkeit von wichtigen Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen. Somit ist jeder Unternehmer und jede Unternehmerin dazu verpflichtet, alle geschäftlichen Unterlagen aufzuheben. Hierbei kann es sich um Belege, Konten, Geschäftspapiere, Jahresabschlüsse, Bilanzen und diverse Unterlagen, die in Hinsicht auf die Besteuerung von Bedeutung sind, handeln.

Wie lange muss ich meine Unterlagen aufheben?

In Österreich gilt meistens eine 7-jährige Frist, welche stets am Ende es Kalenderjahres, an dem der jeweilige Betrag gezahlt/gebucht wurde, beginnt. Man muss allerdings etwas aufpassen, denn es gibt auch eine Handvoll Dokumente, die bis zu 22 Jahre aufgehoben werden müssen!
Hierzu zählen:

  • Aufzeichnungen und Unterlagen, die in Zusammenhang mit Grundstücken stehen
  • Unterlagen, welche in Verbindung mit einem Verfahren (bzgl. Behörden oder Gerichten) in Verbindung stehen, müssen aufbewahrt werden, bis das Verfahren abgeschlossen ist

Übersicht über Unterlagen und deren Fristen

Art des Dokuments Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre
Belege/Rechnungen 7 Jahre
Unterlagen iZm Grundstücken 22 Jahre
Belege iZm Verfahren bis zum Ende des Verfahrens
Auszeichnungen und Bücher 7 Jahre
Lieferscheine 7 Jahre
Personalunterlagen 7 Jahre (Dienstzeugnisse 30 Jahre)
Lohnunterlagen 7 Jahre
E-Mails 7 Jahre
Zolldokumente 7 Jahre

Covid-19 Unterstützungen

Art des Dokuments Gesetzliche Aufbewahrungsfrist
Investitionsprämie 10 Jahre
Kurzarbeitsbeihilfe 10 Jahre
Härtefallfonds 7 Jahre; Phase 1: 10 Jahre
Fixkostenzuschuss I; 800.000 7 Jahre
Ausfallsbonus I, II; III 7 Jahre
Verlustersatz 7 Jahre

Welche Möglichkeiten der Dokumentenaufbewahrung habe ich?

Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten: die elektronische Aufbewahrung oder die in Papierform. Welche sollten Sie nun nutzen? Das bleibt ganz Ihnen überlassen, jedoch profitieren Sie von einem digitalen Dokumentenmanagement enorm und sparen neben Zeit auch noch bares Geld! Für beide Möglichkeiten gelten jedoch dieselben Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist dabei, dass die Dokumente in der Originalform aufbewahrt werden!

Falls die Entscheidung auf die elektronische Variante fällt, muss bei der Archivierung darauf geachtet werden, dass eine Wiedergabe der elektronisch aufbewahrten Dokumente zu jedem Zeitpunkt möglich ist. Zusätzlich muss sie vollständig angezeigt werden und geordnet sein. Die Wiedergabe muss hierbei stimmig und getreu der Urschrift sein.

Elektronische Buchführung

Unter einer elektronischen Buchhaltung wird die vollständige Aufzeichnung und Verarbeitung von buchhaltungsrelevanten Daten über eine elektronische Datenverarbeitungsanlage verstanden. Das Erfassen und Sortieren von Daten kann somit binnen kürzester Zeit erledigt werden. Auch die Aufbewahrungspflicht erfolgt automatisch, was einen Verstoß nahezu unmöglich macht.

Zu beachten gilt: Wenn es diverse Hilfsmittel benötigt, um Dokumente lesbar zu machen, müssen diese jederzeit bereitgestellt werden können.

Hier ist es wichtig eine zuverlässige Buchhaltungssoftware zu finden, welche zu ihrem Unternehmen passt.

 

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Mit welchen Konsequenzen habe ich bei einem Verstoß der Aufbewahrungspflicht zu rechnen?

Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ist strafbar und kann schmerzhafte Folgen haben. Zum einen macht man sich einer Finanzordnungswidrigkeit schuldig, was eine Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro bedeuten kann. Zusätzlich kann es zu einer Schätzungsbefugnis, im Falle einer Nichtaufbewahrung, führen.

Weitere Informationen und offizielle Quellen zur Aufbewahrungspflicht- und Fristen

Wirtschaftskammer Österreich – Aufbewahrungspflichten für Unternehmen

Wirtschaftskammer Österreich – Aufbewahrungspflichten FAQ

Bundesministerium für Finanzen/Unternehmensservice Portal – Aufbewahrungspflicht 

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