Ein Messeauftritt kostet viel Zeit und Geld. Umso wichtiger ist es, Leads zu sammeln, um anschließend neue Aufträge holen und die Kosten wieder einspielen zu können. Schließlich ist die Geschäftsanbahnung eine Hauptmotivation, um sich überhaupt erst auf einer Messe, Konferenz oder Veranstaltung zu präsentieren.
Was ist ein Lead?
Ein Lead ist ein potenzieller Interessent, d.h. eine Person oder Firma, bei der ein möglicher Bedarf an meinem Produkt oder meiner Leistung identifiziert wurde. Leads können über Werbung, Kampagnen oder auch im Wege der Direktansprache, etwa auf Messen und Kongressen, identifiziert werden.
Leads zu erkennen, zu qualifizieren und zu bearbeiten ist der erste Schritt im Akquisitionsprozess. Hier werden die Weichen für den gesamten Geschäftserfolg des Unternehmens gestellt.
Probleme der manuellen Lead-Erfassung
Das Messeteam mancher Firmen sammelt bei Messgesprächen lediglich die Visitenkarten von potenziellen Interessenten und macht freihändig Gesprächsnotizen.
Ein strukturierter Erfassungsbogen ist oft schon der Gipfel der Professionalität. Wenn Hektik herrscht, werden die Angaben darin oft unvollständig erfasst oder fallen unter den Tisch.
Abends oder im Anschluss an die Messe werden die Bögen dann ins CRM übertragen. Dabei entstehen wieder neue Lücken, weil die Erinnerung nicht mehr frisch ist, weil sich Übertragungsfehler einschleichen oder weil eventuell der Werkstudent oder die Praktikantin mit der ungeliebten Aufgabe betraut wird, die schwer leserlichen handschriftlichen Aufzeichnungen zu entziffern.
Lead-Generierung erfolgreich vereitelt
Diese Vorgehensweise erschwert oder vereitelt die Lead-Generierung, denn
- Pflichtangaben können auf Papierformularen nicht erzwungen werden.
- Die erfassten Daten sind lückenhaft oder gar falsch.
- Das Gesicht und die Persönlichkeit der Gesprächspartner werden nicht dokumentiert.
- Durch den Bearbeitungsstau verzögert sich die Lead-Ansprache, der potenzielle Interessent erinnert sich nicht mehr oder ist enttäuscht und vermutet – nicht ganz zu Unrecht – dass man sich nicht richtig um ihn bemüht.
- Wenn in der Lead-Nachbearbeitung vom potenziellen Interessenten Angaben abgefragt werden, die er im persönlichen Gespräch bereits gemacht hat, wirkt das unprofessionell.
Zu allem Überfluss macht diese Methode auch noch doppelte Arbeit, weil jeder Lead zweimal erfasst wird.
Professionelle Lead-Erfassung
Zu einem Lead gehört mehr als nur eine Visitenkarte und eine hingekritzelte Notiz. Eine professionelle Lead-Erfassung kann neben den weiteren Gesprächsinhalten u.a. folgende Elemente umfassen:
- Die Firmen- und Kontaktdaten des Interessenten einschließlich Titel und Funktion
- Geschlecht (ist aus ausländischen Vornamen im Nachhinein nicht immer ersichtlich)
- Eine Typbeschreibung (vorsichtig, forsch, zahlenaffin, skeptisch, begeisterungsfähig, kreativ, bedächtig, unsicher, statusbewusst, modisch, alt, jung usw.)
- Der zuständige Ansprechpartner im Unternehmen, wiederum einschließlich Titel und Funktion
- Eine Klassifizierung (VIP, wichtig, weniger wichtig)
- Informationen, welches Produkt eventuell abgelöst werden könnte
- Potenzialabschätzung
- Eine dokumentierte Verkaufschance einschließlich gewichteter Verkaufswahrscheinlichkeit
- Angaben zur Lead-Qualifizierung, etwa nach der BANT-Methode (Budget, Authority, Need, Time – Budget, Entscheidungskompetenz, Bedarf, Entscheidungszeitpunkt)
Je differenzierter und genauer die Angaben sind, umso leichter fällt es dem Vertriebsteam anschließend, den Lead richtig einzuschätzen und ihn genau so zu betreuen, wie er es sich wünschen würde. Im Idealfall sollte die Erfassung daher bereits während des Verkaufsgesprächs stattfinden, damit die Eindrücke frisch, die Informationen vollständig und die Daten in Echtzeit verfügbar sind.
Die Lead-Qualifizierung, -Gewichtung und –Klassifizierung hilft dem Vertrieb, sich auf die Akquisitionen mit dem größten Potenzial zu konzentrieren. Die Folgen: Mehr Effizienz und höhere Verkaufsabschlüsse – sowie ein durch Erfolgserlebnisse hochmotiviertes Team.
Leads professionell erfassen und generieren
Aus den obigen Überlegungen wird schnell ersichtlich, dass die manuelle Erfassung von Leads ausgedient hat. Moderne Systeme bieten eine saubere Lead-Erfassung, ohne Redundanzen, Tippfehler und Lücken. Smartphones und Tablet-Computer sind heute Standardausrichtung und moderne, Cloud-gestützte Marketing- und Vertriebssoftware leistet Erstaunliches.
Glücklich ist der, der nicht nur ein CRM-System, sondern eine integrierte Unternehmenssoftware besitzt, die neben der Lead-Qualifizierung auch den gesamten Vertriebsprozess bis hin zur Rechnungsstellung und Verbuchung abbilden kann – dann sind keine Doppeleingaben mehr nötig und die Lead-Daten überall präsent, wo sie gebraucht werden!
Ein Beispielszenario
Der folgende Prozess zeichnet beispielhaft auf, wie eine computergestützte Lead-Erfassung ablaufen kann.
- Der Vertrieb spricht einen Besucher auf einer Fachmesse an.
- Nach einer ersten Präsentation zeigt sich der Gesprächspartner interessiert. Seine Daten werden am iPad digital erfasst
- Die Visitenkarte des Besuchers wird abfotografiert und in das CRM-System eingespielt. Automatisch werden die Angaben darauf ausgelesen und der Lead im Kontaktmanagement angelegt oder einer vielleicht im System bereits angelegten Gesellschaft zugeordnet.
- Gesprächsnotizen werden in Echtzeit erfasst.
- Ein Online-Formular mit entsprechenden Pflichtfeldern unterstützt den Vertriebsbeauftragten dabei, die richtigen Fragen zu stellen und relevante Informationen zu beschaffen.
- Eventuelle Dokumente des Gesprächspartners werden direkt eingescannt/abfotografiert und in der virtuellen Lead-Akte gespeichert.
- Ein ausgefeiltes Kontaktmanagement bietet auch die Möglichkeit, Informationen über den Hintergrund und die Persönlichkeit bzw. das Auftreten des Gesprächspartners zu hinterlegen.
- Bei einer späteren Bearbeitung des Leads sind alle wichtigen Informationen im System hinterlegt. Auch andere Betreuer können sich im Nu ein Bild machen und den Lead kompetent bearbeiten.
- Unter Umständen kann direkt aus dem System heraus eine Online-Bonitätsauskunft angefordert werden.
- Da die Daten sofort im System sind, kann das Unternehmen schnell, konsequent und angemessen reagieren, die Response-Zeit ist wesentlich kürzer als bei herkömmlichen, manuellen Methoden.
- Der Interessent ist beeindruckt von der schnellen, kompetenten und umfassenden Betreuung. Das baut Vertrauen auf und ebnet den Weg zum Vertriebserfolg.
