Freiberufler möchten sich mehr mit ihrer Kernkompetenz beschäftigen als mit „Papierkram“. Werbung, Akquisition und Kundenbetreuung werden oft stiefmütterlich behandelt, weil dafür schlicht keine Zeit bleibt. Außerdem fehlt für einen professionellen Vertrieb oft die fachliche Kompetenz. Mit einer CRM-Software können Prozesse rationalisiert und Kunden besser betreut werden.
Beispiel Rechtsanwalt
Kontaktverwaltung
Rechtsanwälte können Kontakte im CRM speichern und segmentieren. Dazu gehören nicht nur Mandanten, sondern auch Korrespondenzanwälte. Ist die Datenbasis gut gepflegt, können gezielte Marketing-Aktionen gefahren werden.
Wenn z. B. ein Fachanwalt für Erbrecht in der örtlichen Volkshochschule einen Vortrag zum Thema „richtig vererben“ hält, kann er dazu gezielt Personen einladen, die Kinder haben, Immobilieneigentum besitzen und einer bestimmten Einkommensgruppe angehören. Informierende Werbung verstößt heute nicht mehr gegen das Standesrecht von Anwälten.
Dokumentenmanagement
Wird ein Rechtsfall kompliziert, fallen oft meterweise Akten an. In manchen Kanzleien wird die Hälfte der Zeit darauf verwendet, in Bergen von Papier die Informationen zu finden, die gerade benötigt werden. Ein Dokumentenmanagement, in dem Akten digitalisiert und mit Volltexterkennung eingelesen werden, kann diesen Zeitaufwand einsparen. Die Akten werden direkt am Mandanten-Kontakt gespeichert. Hinzu kommen Telefonnotizen, E-Mails und weitere relevante Informationen. So entsteht eine 360-Grad-Sicht auf den Mandanten.
Zusammenarbeit
Die in CRM-Software übliche Versionierung sorgt dafür, dass immer die aktuellste Version eines Schriftsatzes zugreifbar ist. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Anwälte gleichzeitig an einem Fall arbeiten.
Die virtuelle Mandantenakte kann auch von mehreren Personen an mehreren Standorten bearbeitet und eingesehen werden, ohne dass es zu Kollisionen oder Versionsproblemen kommt. Am einfachsten funktioniert dies mit einer Cloud-Software.
Mobiler Zugriff auf Informationen
Mit einer CRM-Software ist der Anwalt auch im Gerichtssaal immer informiert. Er hat in Echtzeit den vollen Zugriff auf alle Informationen, die für den betreffenden Fall relevant sind. Und wenn er im Treppenhaus des Gerichtsgebäudes die Staatsanwältin trifft, die gerade über einen anderen Fall mit ihm sprechen will, kann er auch diese Informationen im Nu aufrufen und das Gespräch direkt auf seinem Tablet protokollieren.
Andere freie Berufe
Viele dieser Vorteile sind für andere freie Berufe ebenso gültig wie für Anwälte. Zusätzlich mögen folgende Ideen als Anregungen dienen:
Was hatten wir noch einmal vereinbart?
Eine Journalistin arbeitet für eine Reihe von Auftraggebern. Nach einem Jahr ruft ein alter Kunde erneut an. Er möchte einen Artikel bestellen und fragt nach dem Preis.
Früher hätte die Journalistin länger suchen müssen, um sich die Geschäftsbeziehung in Erinnerung zu rufen. Die geschriebenen Artikel lagen in einem Verzeichnis auf dem PC, die vereinbarten Konditionen im Rechnungsordner, die Nebenabreden in einem alten E-Mail-Archiv, die Ansprechpartner in einer Excel-Kundendatei…
Heute kann sie noch während des Telefonats sehen, welches Honorar sie verlangen kann und wie das damalige Briefing ausgesehen hat. Der Kunde fühlt sich sofort wieder aufgehoben und freut sich, dass die Journalistin sich nach dieser langen Zeit noch so genau an ihn erinnert.
Neue Patienten gewinnen
Eine Praxis für Orthopädie möchte ihren Patientenstamm verjüngen. Da auch Ärzten inzwischen informierende Werbung erlaubt ist, möchten sie in einer Vortragsreihe auf neue Behandlungsmethoden bei Sportverletzungen aufmerksam machen.
Für die Anmeldung zu den Vorträgen stellen die Ärzte ein Kontaktformular ins Internet. Dieses Formular hat die Arzthelferin mit dem CRM ganz ohne Programmierkenntnisse erstellt. Die Kontaktdaten der Personen, die sich mit dem Formular registrieren, werden automatisch in das CRM übernommen. Auf diese Weise können die Ärzte zukünftig gezielt Informationen über ihre speziellen Angebote für Sportler versenden.
Lesen Sie unter folgendem Link, was CRM-Software für Einzelunternehmer bewirken kann.
